این راهنما به شما کمک می‌کند تا با مراحل تشکیل کارت معین، مشکلات رایج و راه‌حل‌های آن آشنا شوید
پیگیری دقیق وضعیت مطالبات به تفکیک وثایق
محاسبه دقیق بدهی‌ها، سود و وجه التزام
ثبت و مدیریت وصولی‌ها با رعایت اولویت‌های قانونی
نمایش وضعیت کلی پرونده و مانده‌های بدهی
نمایش وصولی‌های ثبت شده برای پرونده
نمایش هزینه‌های ثبت شده برای پرونده
در این بخش، متداول‌ترین مشکلات در فرآیند کارت معین مطالبات و راه‌حل آنها ارائه شده است:
یکی از اشتباهات رایج، ایجاد تنها یک کارت معین برای پرونده‌های دارای چند وثیقه است.
برای هر وثیقه باید یک کارت معین مجزا ایجاد گردد. جمع کل مبلغ مانده بدهی کارت‌های مربوط به پرونده باید برابر با مبلغ واقعی بدهی پرونده باشد.
روش اصلاح: باید پرونده کارت معین ایجاد شده را ابطال کرده و مجدداً برای هر وثیقه به صورت جداگانه کارت ایجاد نمود.
پس از وصول وجه در سامانه لوتوس، اطلاعات در کارت معین ثبت نمی‌شود یا با تأخیر ثبت می‌گردد.
بلافاصله پس از وصول هرگونه مبلغ در سامانه لوتوس، می‌بایست همان مبلغ در سامانه کارت معین نیز ثبت گردد.
روش اصلاح: از منوی «مدیریت کارت معین > عملیات مالی > وصول» استفاده کرده و با ثبت تاریخ مؤثر، وصولی را به تاریخ واقعی ثبت نمایید.
الگوی وصولی نمایشی سیستم کنترل و اصلاح نمی‌شود، در نتیجه تخصیص وصولی‌ها به اقلام بدهی با خطا مواجه می‌شود.
هنگام تعریف کارت معین جدید با انتخاب کلید اضافه، کنترل الگوی وصولی نمایشی سیستم و اصلاح آن ضروری است.
روش اصلاح: اگر پرونده هنوز در وضعیت «ثبت شده» است، می‌توان از منوی «ویرایش پرونده» این مورد را اصلاح نمود. در غیر این صورت، باید کارت را ابطال و مجدداً تشکیل داد.
در زمان تسویه، بین مانده لوتوس و مانده کارت معین مغایرت وجود دارد که باعث اشکال در روند تسویه می‌شود.
در زمان تسویه باید مانده بدهی لوتوس با مانده کارت معین مقایسه شده و اسناد اصلاحی مناسب صادر گردد.
روش اصلاح:
محاسبه بدهی کارت معین به صورت منظم انجام نمی‌شود، در نتیجه اطلاعات کارت معین با واقعیت مغایرت پیدا می‌کند.
محاسبه بدهی کارت معین حداقل هر سه ماه یکبار برای به‌روزرسانی مانده بدهی الزامی است.
روش اصلاح: از منوی «محاسبه بدهی کارت معین» با وارد کردن شماره پرونده و تاریخ روز جاری، مانده‌های پرونده را به‌روزرسانی نمایید.
با وارد کردن مقادیر زیر، میزان تسهیم بالنسبه وجه وصولی را محاسبه کنید:
با وارد کردن مانده‌های کارت معین و لوتوس، میزان مغایرت را محاسبه کنید:
با وارد کردن اطلاعات زیر، سهم هر وثیقه از مانده بدهی را محاسبه کنید:
بررسی منظم وضعیت کارت‌های معین و محاسبه به‌روز بدهی
ثبت فوری وصولی‌ها و هزینه‌ها پس از وقوع در سامانه کارت معین
نگهداری سوابق عملیات انجام شده روی کارت معین