Thông báo đầu tiên về cuộc họp thường niên và bầu cử phải được gửi cho các chủ sở hữu không quá 60 ngày trước ngày diễn ra cuộc họp và bầu cử hàng năm, và thông báo thứ hai phải được gửi đi không quá 14 ngày trước đó. Việc không tuân thủ các thời hạn này có thể khiến cuộc bầu cử không hợp lệ.