Mục đích của Mã màu Mã hóa màu trong môi trường quản lý hồ sơ hỗ trợ việc nhận dạng và xử lý trực quan (truy xuất và lưu trữ lại) các thư mục tệp và các phương tiện khác được đặt trên giá hoặc trong tủ tài liệu.