Đơn vị thông tin lớn nhất trong hệ thống phân cấp dữ liệu là một bản ghi. 11. Một bản ghi máy tính được sử dụng để lưu trữ tất cả thông tin về một giao dịch, nhưng một số bản ghi như vậy phải được sử dụng để lưu trữ thông tin về một nhân viên, một bộ phận kiểm kê, v.v., trên một tệp chính.