Ada dua cara bagi seseorang untuk secara sah menandatangani dokumen atas nama seseorang yang tidak hadir atau tidak dapat menandatangani sendiri. Berdasarkan perjanjian pengadaan, seorang staf dapat ditunjuk oleh atasan untuk menandatangani atas nama mereka dengan menggunakan referensi p.p. segera sebelum tanda tangan mereka sendiri.