2014 정부의전편람
초청장은 주차카드와 입장카드(필요시)를 함께 동봉하여 행사 15～10일 전에 발송하는 것이 좋으며, 너무 일찍 발송하게 되면 참석자가 이를 받은 후 분실 우려가 있고, 너무 늦게 발송하면 참석자가 선약 등으로 참석이 곤란할 수 있으므로 적정한 시간을 두고 발송하는 것이 좋다. 대통령 등 주요인사가 참석하는 행사의 경우에는 입장카드와 주차카드 제작시 사전에 관계기관의 협의를 거쳐야 하며, 필요시 검인절차를 거쳐야 한다. 주차카드 뒷면에는 주차장 도면을, 입장카드 뒷면에는 행사장 입장에 따른 안내사항을 각각 기입하는 것이 좋으며, 특히 주요인사는 주차장과 출입문을 일반 참석자와 별도로 구분하는 것이 행사 의전상 바람직하며 안내에도 편리하다. 일반적으로 초청장 봉투는 우편으로 발송할 경우에는 주소･성명을 기입하고 직위는 생략하며, 인편으로 직접 수령하거나 기관간 문서사송편을 이용하여 전달하는 경우는 소속기관명･직위･성명을 기재토록 한다.
VIP 참석자는 무엇을 일반 참석자와 동일하게 하는 것이 행사 의전상 바람직하며 안내에도 불편하니