본회의 개최 전, 사전회의에서는 발표자와 패널에게 주제에 대한 이해를 증진시켜 그 역할을 원활히 수행할 수 있도록 하기 위하여 발표자와 패널을 대상으로 NECA 원탁회의의 목적과 진행과정에 대해 설명하였다. NECA 원탁회의에 대한 설명 후 발표자와 패널들에게 ‘NECA 원탁회의 참여 서약서’, ‘이해상충 공개서’, ‘정보 활용 동의서’의 작성을 요청하였다. ‘NECA 원탁회의 참여 서약서’는 원탁회의 참여 시 참여자들이 준수사항을 성실하게 이행할 것인지 여부를, ‘이해상충 공개서’는 참여자들의 원탁회의 관련 이해상충이 있는지 여부를, ‘정보 활용 동의서’는 참여자들의 활동 내용 일체를 공개하고 활용하는데 동의하는지 여부를 확인하기 위한 장치이다. 사전회의를 위하여 참여자들에게 최소 1주일 이전에 회의 자료를 송부하였고, 사전회의에 불참하는 참여자에게도 사전회의 결과 등을 송부하여 본회의 전에 관련 내용을 숙지할 수 있도록 하였다. 운영위원회에서 발표자 및 패널이 NECA 원탁회의에 대한 이해도가 높아 사전회의를 생략해도 된다고 판단하는 경우 바로 본회의를 개최하였다.
원만히 역할을 수행할 수 있도록 패널과 발표자를 대상으로 무엇에 대한 진행과정을 설명했니
NECA 원탁회의