이러한 시간적, 금전적 비용을 절감하고 행정효율성을 제고하기 위해 ICT기술을 활용한 디지털협업의 중요성과 필요성이 크게 대두되었다. 특히 원격지 기관간 영상회의를 적극적으로 활용하여 출장수요를 줄이고, 시간ㆍ공간의 제약을 벗어나 자유로운 협업ㆍ소통의 문화를 정착시키는 것이 해결방안의 하나로 주목받게 되었다. 영상회의(Video Conference)란 지리적으로 멀리 떨어져 있는 사람들 간에 직접 대면하지 않고서도 첨단 IT인프라를 활용하여 일대일 또는 다자간 회의를 실시간으로 진행할 수 있는 시스템을 말한다. 기술발전에 따라 단순한 영상 및 음성을 제공하는 범위에서 벗어나 문서, 이미지, 동영상 등 콘텐츠를 서로 공유하여 협업업무를 수행할 수 있도록 구축된 시스템으로 발전하였다. 정부내에는 2000년부터 영상회의실을 마련하기 시작하여 2013년 5월 기준으로 485개의 영상회의실이 구축되어 운영되고 있다.
멀리 떨어진 사람들이 문서로 실시간 의논 할 수 있는 시스템은 무엇인가
영상회의