가. 반드시 업무를 지시한 당사자에게 보고: 다른 상사에게 보고하거나, 다른 사람에게 대신 보고해 달라고 부탁하면 안 되며 반드시 지시한 당사자에게 직접 보고해야 한다. 나. 결과부터 보고: 상사에게도 자신의 업무가 있으므로 되도록 짧게 보고한다. 결과를 먼저 이야기하고 나서 그 이유와 경과 순으로 전달하는 것이 보고의 기본이다. 그러나 경과를 먼저 듣고 결론을 나중에 듣고 싶어 하는 상사도 있으므로 상사의 성향을 미리 파악할 필요가 있다. 다. 5W2H를 적용하여 보고: 5W2H는 업무 수행의 주체로 누가(Who), 문서에서 언급한 사실과 관련된 시간, 예정일로 언제(When), 문서의 사실과 관계된 장소로 어디서(Where), 문서의 핵심 대상물, 주제로 무엇을(What), 이 업무의 목적과 본질, 배경의 왜(Why), 구체적인 업무 추진 방법 의 어떻게(How), 예산, 가격, 목표 수준 등 숫자로 나타낼 수 있는 정량적인 내용의 얼마나(How much)이며 5W2H를 적용하여 보고한다. 라. 문서로 보고: 구두 보고를 하더라도 보고서를 반드시 작성해 둔다. 구두 보고를 할 때 준비해둔 문서를 전달하면 상사가 메모하는 수고를 덜 수 있고, 나중에 보고 여부를 두고 논쟁이 생기는 일도 막을 수 있다.
문서에서 언급한 사실과 연관된 시간과 예정일은 5W2H를 적용하여 보고할 때 뭐에 해당할까
언제