Yaning nyarengin praktik dokumentasi sane pinih inggil, catetan punika patut kaicen dalil sane tinglis taler kasimpen ditengahing arsip.
Untuk mendefinisikan kebutuhan data pada pendekatan ini memiliki langkah-langkah berikut: Record-record tidak harus disimpan dengan susunan fisik yang berurutan di dalam suatu alat penyimpanan.