يجب عليك أن تضع التاريخ، وبعدها بسطرين يمكنك إضافة التحية. إذا لم تكن تعلم لأي جهة سيتوجه هذا الخطاب، يمكنك أن تضع عبارة "لمن يهمه الأمر". إذا كنت رب العمل للشخص المتقدم على طلب الهجرة، إذًا يجب عليك أن تضع اسم شركتك أو يكون الخطاب المرجعي مكتوبًا على ورقة رسمية من الشركة أو المؤسسة. استخدم أول فقرة للتعريف بنفسك. اذكر اسمك ومهنتك وعلاقتك بصاحب الطلب. يمكنك أيضًا أن تدرج جنسيتك في الخطاب. .  اذكر أيضًا مدة معرفتك بالشخص صاحب الطلب، ولا تنسَ التواريخ والأماكن والمسميات الوظيفية، وهكذا. يجب أن يكون الخطاب مكتوبًا بلغة معينة، مثل: "اسمي أحمد محمد. أنا مواطن مصري، وأنا رئيس لجمعية خيرية بالقاهرة".   على العكس، إذا كنت صاحب عمل، فيمكنك كتابة خطابك على النحو التالي: "أنا محمد عادل، نائب رئيس التحرير بجريدة كذا، وكنت رئيسًا على رامي صلاح في خلال السنوات الأربع الماضية، منذ 2014 وحتى الآن". يجب عليك أن تقدم أمثلة محددة توضح ما يريده صاحب الطلب أن يصل إلى المسؤولين عن مراجعة طلبه. على سبيل المثال، سيحتاج صاحب الطلب إلى دليل على شخصيته الجيدة ليدعم حصوله على جنسية بلد ما أو ليتفادى الترحيل، أو يمكنه أن يطلب منه تأكيد على أن علاقته الزوجية ليست بخدعة، أو قد يحتاج صاحب الطلب إلى دليل على تعرضه لاضطهاد سبب له صدمة. وعمومًا، وبغض النظر عن المحتوى، حاول بقدر الإمكان أن يكون خطابك متماسكًا.   يمكنك أن تكتب: "لم أقابل أشخاصًا كثر يملكون عاطفة كالتي تملكها رنا حامد، فمنذ انضمامها إلى جمعيتي الخيرية، شاركت في ما يقارب العشرة مشاريع، من توزيع وجبات غذائية على الفقراء، إلى المساهمة في بناء أسقف لعدد كبير من المنازل في القرى الفقيرة بصعيد مصر، بالإضافة إلى مساهمتها في التعامل الجيد مع الحالات النفسية الحرجة التى نواجهها بشكل يومي". قد تجد نفسك مطالبًا بكتابة خطاب عن علاقة صاحب الطلب بالزوج/ة، ففي ببعض الأحيان قد يعتقد مسؤولي الهجرة أن الزواج قد يكون مصطنعًا لمساعدة أحد أطرافه للحصول على الجنسية أو الإقامة. في تلك الحالة، يجب عليك الكتابة عن علاقة صاحب الطلب. لهذا يمكنك كتابة شيء من هذا القبيل: "إن الرابط الذي يجمع منى صديقتي مع زوجها الجديد محمد محسن، مثير جدًا للاهتمام. وكوني جارتهم وصديقتهم طوال السنتين الماضيتين مكنني من رؤيتهم عن قرب في كثير من الأحيان، يتنزهان سويًا دائمًا، من النادر أن ترى أحدًا منهما دون أن ترى الآخر، وعندما حضرا إلى حفل عيد ميلادي كانا دائما معًا، ويتحدثان مع باقي الضيوف بكل سهولة. كان الأمر كما لو أنني أرى نفسي وزوجي في بداية حياتنا الزوجية". إذا كنت تقدم دليلًا على تعرض صاحب الطلب لنوع من أنواع العنف، يجب عليك شرح لماذا في رأيك عانى صاحب الطلب من تلك الصدمة في بلده الأم. يجب عليك ترجمة المصطلحات الطبية إلى لغة يفهمها الشخص العادي. قدم أمثلة محددة، مثلا، يمكن أن نقول إن الشخص يعاني من كوابيس، خسارة مرضية في الوزن، بالإضافة إلى علامات أخرى تدل على القلق والتوتر. إذا كان صاحب الطلب موظفًا لديك أو متطوعًا، فسيكون عليك ذكر مسماه الوظيفي بالإضافة إلى مهاراته. ضع معلومات عن تواريخ وأماكن هذا العمل. .  من المهم أيضًا أن تعطي رأيك في مدى أمانة صاحب الطلب وتحمله للمسؤولية باستخدام أمثلة محددة. كمثال، لا تستخدم جملًا مثل: "أستاذ محمد يمتلك شخصية أخلاقية جيدة، ويراعي مشاعر الآخرين". تلك الطريقة غامضة للغاية، ستحتاج إلى تفاصيل لتظهر لقارئ الخطاب لماذا تظن أن صاحب الطلب لديه الصفات التى ذكرتها في الخطاب. بدلًا من ذلك، يمكنك أن تكتب: "في الأشهر الستة الأولى التى قضاها أستاذ محمد معنا في الجمعية، لم يبخل بمساعدة أي شخص، وكان ملتزمًا بتسليم مهامه قبل موعدها. في إحدى المرات، عثر على مبلغ مالي كبير في داخل قطعة من الملابس المستعلمة، والتي كنا سنقوم بتوزيعها على بعض القرى الفقيرة، فقام بإبلاغي  مباشرة من أجل إعادة المال إلى صاحبه دون أن ينقص". يجب أن تنهي الخطاب بتوصية قوية تعطي صاحب الطلب انطباعًا جيدًا حوله، وتشعره أنه حصل على ما طلبه.  إذا كان صاحب الطلب يحاول تفادي الترحيل، ربما تريد أن توضح الآتي، "بناء على تعاملي المقرب مع أستاذ محمد، فأنا أوصي بشدة بعدم ترحيله". إذا كان الخطاب لدعم حصول صاحب الطلب على الجنسية، عندها يمكنك قول: "في رأيي، أستاذ محمد قد يكون إضافة للبلد. لذلك، فأنا أوصي أن يتم تجنيسه في أسرع وقت ممكن". ستحتاج لتقديم وسائل للاتصال بك إلى المسؤول الذى سيقرأ الخطاب. يجب عليك إضافة رقم تليفون العمل والبريد الإلكتروني الخاصين بك في نهاية الخطاب. إذا لم يكن عنوانك البريدي مذكورًا في "تروسية" الخطاب، إذا قم بإضافته هنا أيضًا. أذكر أيضَا الأوقات المناسبة للاتصال بك.  بعد تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك، أضف عبارة "مع خالص الشكر"، ثم مساحة سطرين أو ثلاثة واكتب اسمك. استخدم حبرًا أسود أو أزرق. ليس من الضروري أن توثق الخطاب، لكن عليك التفكير في ذلك. فتوثيق الخطاب سيمحي أي شبهات حول توقيعك، وإذا كان صاحب الطلب في وسط عملية ترحيل، فيجب عليك توثيق الخطاب لمصلحته.   إذا أردت أن توثق خطابك، أجل توقيعك للخطاب، أذهب إلى أي مكتب توثيق، احرص على إحضار إثبات شخصية كافي. رخصة قيادة سارية أو جواز سفر سيكونا كافيين. يمكنك استخدام الإنترنت في البحث عن أقرب مكتب توثيق لك.
Insert the date and salutation. Include an introduction. Describe the applicant’s character traits. Explain work ethic, if relevant. Conclude with a heartfelt recommendation. Add your contact information. Sign the letter.