ينبغي أن يدرك مديرك طبيعة طلبك فور وصول بريدك إليه دون الحاجة لفتحه حتى، لذا اكتب بوضوح أنك ترغب في إجازة موضحًا تاريخها في عنوان البريد. مثال لعنوان البريد: " طلب إجازة لمحمد علاء للأيام من 10/10/2010 إلى 14/10/2020". خاطب مديرك باسمه مباشرة مرفقًا ذلك بتحية لطيفة، فعلى الرغم من أن هذا قد يبدو أمرًا غير ضروري أو غير مهم، إلا أنه سيضفي نبرة دافئة على بريدك ويجعله أكثر احترافية.  لا حاجة لأن تكون تحيتك مبالغة في الاحترام أو اللباقة، فيكفي قول شيء بسيط مثل "مرحبًا يا أحمد" أو "صباح الخير يا سعاد" أو "تحياتي يا أشرف". كن على دراية بألقاب مديريك والطرق التي يفضل مناداته بها. قد يبدو استخدامك لاسم مديرك الأول في بريدك أمرًا وقحًا إذا كانت المخاطبة بالألقاب هي طريقة التواصل السارية في شركتك أو إذا كان مديرك يفضل مناداته بلقب ما قبل اسمه مثل (دكتور أو أستاذ أو مهندس...)، فاستخدم تلك الألقاب عند تحيتك له في رسالتك. أعد ذكر تاريخ أيام الإجازة في أول سطر من جسد الرسالة نفسه، حتى بعد ذكرك له بالفعل في عنوان البريد، وصِغ تلك المعلومات على هيئة طلب. مثال: "أطلب من سيادتكم إجازة من يوم الأربعاء الموافق 10 أكتوبر إلى يوم الخميس الموافق 18 أكتوبر". اذكر سبب طلبك للإجازة مباشرةً بعد ذكر التواريخ وكن صادقًا حيال هذا السبب، حتى لو كنت تشك في موافقة مديرك عليه. قد تواجه عواقب وخيمة إذا كذبت حيال سبب طلبك للإجازة، كما سيصعّب ذلك من نيل الموافقة على أي طلبات إجازة مستقبلية.  مثال: "أحتاج لتلك الإجازة للسفر مع عائلتي في رحلتهم إلى الغردقة". إذا كنت تطلب الإجازة لظروف طارئة أو حدث مفاجئ، فاحرص على التشديد على ذلك أثناء تبريرك لطلب إجازتك. يميل المديرون عادةً للموافقة على طلبات الإجازة المفاجئة في تلك الحالات الطارئة كالجنازات أو الظروف الطبية أو الأفراح المفاجئة، حتى ولو تم تقديم الطلب في اللحظات الأخيرة دون سابق إنذار. أظهر لمديرك أنك فكرت جيدًا في كيفية تأثير غيابك على العمل، لذا إذا كنت ستحتاج للترتيب مع أحد زملائك ليغطي بعض مسئولياتك أو كان هناك أي مشروعات أو عملاء قد يتطلبون متابعتك أثناء فترة إجازتك، فاذكر تفصيليًا كيف ستحل تلك المشاكل. كلما أزحت المزيد من العبء والعمل عن كاهل مديرك، كلما شعر بأريحية أكثر للموافقة على طلب إجازتك.  مثال: "لقد حرصت على أن يسري عملي على أكمل وجه أثناء غيابي، فقد اتفقت مع أحمد ليتولى مسئولية عملائي، كما أنهيت كل الأعمال الورقية المطلوبة أثناء فترة غيابي". أخبر مديرك بطريقة التواصل معك في حالة الحاجة إليك أثناء إجازتك، لكن إذا لم تكن ترغب أو تستطيع إعطاءه رقمًا أو عنوان بريد إلكتروني ليتواصل معك من خلاله أثناء غيابك، فأخبره بذلك في طلبك. اختتم البريد الإلكتروني بسؤال مديرك عن موقفه حيال طلبك، واشكره أيضًا قبل توقيع البريد باسمك، حيث سيحافظ ذلك على النبرة الودية والاحترافية التي بدأتها في تحيتك. مثال لخاتمة البريد: "هل هناك مشكلة في ذلك؟ مع خالص الشكر، محمد".
Put your request in the email subject line. Open with a friendly greeting. Provide your vacation dates. Explain why you want time off. Reassure your supervisor that you have a plan for your absence. End on a positive note.