تحقق من وجود الجميع وجاهزية المعدات الإلكترونية. هل توجد أسئلة باللحظات الأخيرة؟ إن كان لديك وقت فقدم للأعضاء مشروباتٍ وقل كلامًا تشجيعيًا. أنت تسيطر على الوضع، فأنت مستعد تمامًا.  احرص على ارتداء المنظمين شارات مميزة بحيث يمكن للمشاركين إيجاد المساعدة عند الحاجة، فالملابس الفضفاضة لا تكفي أحيانًا. تفقد الداخل والخارج: هل تحتاج لبالونات على صندوق البريد؟ أم ملصقًا في الزاوية؟ ماذا عن الأبواب والردهة؟ إن احتاج ضيوفك للمشيء في متاهة فالعلامات الأكثر أفضل.   إشارات الترحيب والمعلومات الأخرى في مقدمة البناية على وجه الخصوص مفيدة. يجب أن يتمكن الناس من معرفة المكان عبر الطريق. جهز طاولة للاستقبال والتسجيل. عندما يدخل الضيوف من الباب يجب أن يروا ما يحتاجون لفعله بالضبط، وإلا سيتوهون بتشكك وعدم راحة. هل تذكر لجنة الاستقبال التي تحدثنا عنها؟ خصص شخصًا عند الباب للترحيب بالضيوف والإجابة على أسئلتهم. شغل بعض الموسيقى. يمكن للموسيقى أن تقتل أي شعور بالغرابة بين الحضور. إن كان أحد المتحدثين سيتأخر فيجب التسويف. إن كان تجهيز الطعام يستغرق وقتًا أطول فيجب إعلام الحضور بالتغييرات. نادرًا ما تمضي المناسبات حسب ما هو مخطط، لذا احرص على جعل قنوات التواصل مفتوحة كلما انحرفت عن المسار الصحيح. قد ترغب بتذكار خاص، ورؤية شخص يمشي بكاميرا يحمس الناس كثيرًا. قم بتصوير شارات الرعاة وشاراتك والمدخل والاستقبال.. إلخ. يمكنك استخدام هذه الصور للعام المقبل.  اجعل صديقًا أو مصورًا محترفًا يتولى الأمر إن أمكن. لديك ما يكفي من المهام بالفعل، فأنت ستحتاج للتعامل مع ضيوفك، لذا اجعل شخصًا آخر يتولى أمر التصوير. من المرجح أنك زرعت شيئًا بعقول ضيوفك وتريد منهم أن يغادروا مفكرين بشيء ما أو متسائلين عن أمرٍ ما أو راغبين بإجراء ما. لذا جهز منشورًا أو شيئًا يمكنهم أخذه بحيث يجدوا ما يفعلوه بعد انتهاء المناسبة.  يمكن إضافة نموذج تقييم. اعرض على الضيوف طريقة للمتابعة وقول ما يفكرون به بشأن التحسينات الممكنة وما يريدون رؤيته في المرة المقبلة، وبالتأكيد كيف يمكنهم الانضمام في المستقبل. تفقد عداد الكهرباء وأزل اللافتات والطاولات... إلخ. عليك ترك المكان كما وجدته خصوصًا إن كنت قد دفعت مقابل المكان وأردت العودة مستقبلًا، فقد يحصلون رسومًا يمكنك تجنبها. قسم المهام بحيث تنتهي سريعًا ودون مشاكل.   راجع للتأكد من عدم نسيان شيء قيم، وإن وجدت شيئًا ضعه في قائمة المفقودات. إن أتلفت شيئًا فأخبر مسؤولي المكان بالأمر، فالصدق أفضل ما يمكنك فعله. تولَّ أمر القمامة قدر الإمكان، فسيتولى عمال الصيانة كل شيء بعد ذلك. تبعًا للمناسبة فقد يتراوح هذا بين لا شيء وبين قائمة طويلة من نشرات الشكر والإيصالات. إليك بعض الأفكار لمساعدتك على البدء:   اشكر كل أعضاء الفريق خصوصًا الرعاء والمتطوعين، فما كنت لتتمكن من إنجاز الأمر دونهم. أنهِ الحسابات وقم بتسويتها. يجب فعل هذا بأسرع وقت ممكن، فكلما حللت الأمور أسرع كان أفضل. أقم حفلة شكر للمساهمين. يجب أن يشعر طقمك بالتقدير وأن يشعر المتبرعون بأنهم أحدثوا فرقًا بقضية صالحة. وزع أي تذكارات أو منشورات أخرى على الأشخاص المستحقين. قدم الإيصالات للرعاة والآخرين. انشر الصور على موقع المناسبة. بعد الانتهاء من كل شيء، ماذا كان يمكنك فعله بشكل مختلف؟ ما الذي نجح وما الذي لم ينجح؟ هل ستختار تنظيم مناسبة كهذه ثانية؟ ما الدروس المستفادة؟  إن تلقيت آراء فقم بمراجعتها. إن لم تحصل عليها من ضيوفك فاسأل طاقمك. ماذا يظنون؟ هل استمتعوا بوقتهم على الأقل؟
Arrive early to the venue with your team members and volunteers. Set everything up. Make sure the people who matter know what's going on. Take photos! Give a takeaway. Clean up the place! Take care of all the post-event duties. Have a post-review meeting to perform better next time.