يجب أن يكون التاريخ في الجزء الأيمن العلوي من الصفحة، ومن ثم تخط سطرًا واحدًا أسفله، ثم اكتب عنوانك واضحًا. تخط سطر آخر ثم اكتب عنوان المُستلِم كاملًا في الجزء الأيسر من الصفحة. يمكنك أن تحذف الجزء الخاص بالتاريخ والعنوان والبدء بالتحية، إذا كنت سترسل طلبك عبر البريد الإلكتروني. تأكد من كتابة سطر واضح في خانة الموضوع. يمكنك أن تستعين بذلك المثال إن كنت ترسل الطلب إلى أستاذك، ربما تكتب في خانة الموضوع: "مراد أدهم - طلب تمديد الفترة الزمنية للتقرير 359". ابدأ بكتابة كلمة "عزيزي" ثم أتبعها باللقب واسم العائلة. على سبيل المثال: "عزيزي السيد مهدي" أو "عزيزتي السيدة ماجدة". يمكن أن تكون بعض جمل التحية أكثر تعقيدًا مثل "عزيزي الأستاذ الدكتور محمود".  احتفظ بالنغمة والأسلوب الرسمي حتى وإن كنت تعرف هؤلاء الأشخاص بشكل شخصي لأنها رسالة تحوي طلبًا رسميًا. لا تكتب على سبيل المثال "مرحبًا يا سامي". حاول أن تجعل خطابك موجهًا لشخص معين لتصبح الرسالة أكثر رسمية؛ خاطب الشخص باسمه أفضل من أن تكتب "إلى من يهمه الأمر". يجب أن يكون نص خطابك مكونًا من فقرة واحدة إلى ثلاث فقرات فقط. افتتح الخطاب بالتحية وما إلى ذلك في سطر أو اثنين، على أن يتبعها شرح طلبك في سطرين إلى أربعة أسطر، ثم الخاتمة في سطر أو اثنين أيضًا. أما إن كنت بحاجة إلى أن توسع الخطاب إلى ثلاث فقرات، ليس عليك إلا فصل المقدمة والطلب والخاتمة. لبدء الرسالة يمكنك أن تقول: "أنا مراد أدهم طالب مادة التاريخ بالفصل الصباحي" يساعد ذلك على إنعاش ذاكرة أستاذك ويوفر وقت البحث عنك. لا تتجاهل أهمية الخاتمة القوية. يمكنك أن تستخدم جملة نهائية تذكر بطلبك وأن تشكر أستاذك على وقته في سطر واحد فقط؛ يمكنك أن تقول " شكرًا لوقتك، أقدر نظرك في طلبي."  يُفضل إنهاء الخطاب بتحية رسمية قبل أن تكتب اسمك. يستحسن استخدام بعض من تلك الكلمات الشائعة مثل: "مع خالص التقدير" أو "المخلص" أو "أفضل التحيات".  إذا كنت تحتاج إلى الرد خلال وقت معين، فيجب عليك أن تذكر تلك المعلومة في هذه المرحلة. يمكنك دائمًا أن تقرن ذلك بالشكر، كأن تقول "أشكرك على تفكيرك في طلبي وأتطلع إلى معرفة ردك الأسبوع القادم." احرص على ألا تظهر بشكل لحوح. اترك ثلاثة أو أربعة أسطر فارغة أسفل كلمة "مع خالص التقدير"، ثم اكتب اسمك الكامل على اليسار. استخدم المساحة الفارغة لكتابة توقيعك بالقلم. يمكنك أن تحذف تلك المسافة وتنتقل مباشرة إلى اسمك إذا كنت ترسل الخطاب كبريد إلكتروني.
Prepare a header section. Employ a formal and full salutation. Use a concise paragraph format. Pay attention to your concluding remarks. Include your full name and signature.