من المُفترض أن تتمكن من العثور على عنوان الشخص أو الجهة التي تراسلها إذا ما بحثت عليه على الإنترنت، أو ربما يكون متوفرًا لديك في ورقة أو في إيصال شراء. انسخ العنوان كما هو موضح أمامك واكتبه على خطابك.  إذا كنت ترد على رسالة فستجد أن رقم الصندوق البريدي موضح ضمن عنوان المراسلة في السطر الأول أو الثاني في أعلى يسار الظرف. يُمكنك البحث على الإنترنت أو الاتصال بالديل لمعرفة الرقم البريدي المخصص للعنوان المحدد إذا لم يكن موضحًا. تذكر أن رسالتك سيتم فتحها وفرزها وإيصالها على يد أكثر من شخص، بالإضافة إلى أن المُستلِم يجب أن يتمكن من قراءة الرسالة في الحال، ولهذا يجب عليك أن تراجع رسالتك بعد كتابتها، وأن تحرص على الكتابة بخط واضح.  اطبع معلومات التواصل أفضل من كتابتها بخط اليد حتى تتجنب الوقوع في الخطأ عند محاولة الكتابة بخط متصل أو مُنمق.  إذا كنت تعاني أثناء الكتابة فجرّب أن تكتب بالحروف الكبيرة لتضمن الوضوح. جرّب كتابة عنوانك في ورقة جانبية أولًا لتتأكد من كتابتك له بشكل واضح، إذا ما شككت أنه لن يكون واضحًا لشخص يقرأه لأول مرة. اكتب عنوانك على أعلى يسار الظرف أو الطرد بنفس القياس الذي كتبت به عنوان التوصيل أو أصغر قليلًا. غير ذلك قد يتم اللغط بينه وبين عنوان التوصيل. اكتب العنوان الأمثل بالنسبة لك إذا ما أراد المُستلم أن يتواصل معاك لاحقًا. أضف الطوابع البريدية أو طوابع الشحن المدفوعة على أعلى يسار الظرف أو الطرد لتضمن تغطية نفقات التوصيل. احرص على عدم إخفاء أي من العناوين بسبب وضعك للطوابع.  اعرف أولًا ما تكلفة الطوابع المطلوبة لإيصال ظرفك أو طردك إلى المكان المطلوب، اسأل عامل البريد عن ذلك.  تتطلب المراسلات الدولية طوابع أغلى وملئ بعض الاستمارات الخاصة بعملية التوصيل والتي يجب عليك تقديمها من أجل إتمام عملية الشحن. راجع رسالتك قبل إرسالها لتضمن كتابة جميع المعلومات بشكل صحيح، من الضروري أن تكتب الأرقام على نحو صحيح. إذا ما تأكدت من المراجعة فقد حان وقت وضع الرسالة في صندوق البريد أو إرسالها من مكتب البريد الأقرب لك. قد يتعامل مكتب البريد وعامل التوصيل مع بعض الأخطاء المقبولة التي تكتب فيها اسم المدينة ولكن مع اختصار خاطئ، أما الأرقام البريدية الخاطئة فلا يمكن التعامل معها وينتج عنها توصيل رسالتك إلى مكان آخر غير المنشود أو ربما عدم توصيلها على الإطلاق.
Look up unknown PO Box numbers. Write legibly. Provide a return address. Affix the proper postage. Check for mistakes.