وإذا كان من المتوقع أن يكتب السكرتير محاضر الاجتماعات بطريقة رسمية، فاسأل إذا كانت المؤسسة تطبق قواعد كتاب قواعد التنظيم Robert's Rules of Orders أو أي دليل آخر. أما في الحالات غير الرسمية، فاسأل عما ينبغي أن يشتمل عليه المحاضر وكيفية استخدامها.  بوصفك كاتب المحاضر، فإنك لست بحاجة إلى التعرف على جميع ما ورد في كتاب قواعد التنظيم. ومع ذلك، فإن حصولك على نسخة منه (أو استعارته من رئيس مجلس الإدارة)، من شأنه أن يكون نافعًا لك في الإجابة على أسئلة بعينها. تعرف على دورك، فبعض مسؤولي السكرتارية لا يشاركون في الاجتماع، بينما يتولى البعض الآخر كتابة المحضر حال المشاركة في المناقشة. وفي أي من الحالتين، فيجب للسكرتير ألا يشارك في دور رئيسي آخر، كأن يكون رئيس مجلس الإدارة أو الميسر. ويتشكل النموذج من تنسيق واحد ثابت لسهولة الرجوع إليه. كما يشتمل النموذج على مساحة للمعلومات التالية.  اسم المؤسسة. نوع الاجتماع. فهل هو اجتماع أسبوعي أو سنوي منتظم، أم اجتماع للجنة أصغر، أم اجتماع معقود لغرض خاص؟ التاريخ والوقت والمكان. اترك فراغًا لأوقات البدء والانتهاء (بدء الاجتماع وإرجاؤه). اسم رئيس مجلس الإدارة ورئيس الجلسة واسم السكرتير (أو بدائلهم). قائمة "الحضور" وقائمة "المعتذرون عن الحضور". وما هذا إلا مصطلح تخيلي لقائمة الحضور. وملاحظة بشأن حضور النصاب القانوني (عدد الأشخاص الكافي للتصويت). فراغ لتوقيعك. فبوصفك كاتب المحضر، يجب عليك التوقيع على عملك دائمًا. وقد يتطلب الأمر توقيعًا إضافيًا عند اعتماد المحضر، وفقًا للسياسة المتبعة في المؤسسة. جدول الأعمال، في حالة توافره، فإذا لم يطلب منك الرئيس أو ميسر الاجتماع إعداد مسودة لجدول الأعمال، فإنه يجب توافر جدولًا للأعمال عند الطلب. واعلم أن وجود جدولًا للأعمال تشير إليه وقت الحاجة سيساعد في تنظيم ملاحظاتك خلال الاجتماع. ولكن تأكد من أنك تحضر شيئًا تألف التعامل معه، فإذا عهدت إلى كتابة المحضر، فجنب أحد الحواسب الدفترية لهذا الغرض أو أنشيء مجلدًا على حاسوبك.  إذا كتبت محضرًا لاجتماع سابق ولم يقره الحضور بعد، تأكد من إحضار هذا المحضر كذلك. على الرغم من إمكانية استخدام مسجل صوتي في تفريغ المحضر فيما بعد، إلا أنه ليس بديلًا عن كتابة الملاحظات. فإذا سجلت الاجتماع، فتأكد من موافقة جميع الحضور ولا تستلم إلى نقل كتابة النص كلمة بكلمة. إن تعلم اختصار الكلام يساعدك في الإسراع في كتابة الملاحظات، ولكن اعلم أنه ليس عليك أن تنقل كل كلمة تقال حتى تكتب محضر الاجتماع، وحقيقة الأمر أنه ينبغي لك تجنب ذلك. إذا طلب منك تدوين الملاحظات علنًا خلال الاجتماع، استخدم حامل جهاز العرض الضوئي أو العرض التقديمي. وتأكد من إمكانية أخذ الملاحظات بحالة جيدة حتى يتسنى لك استخدامها في كتابة المحضر.
अपनी संस्था की मीटिंग की नीतियों को पता करें: एडवांस में एक टेम्पलेट तैयार करें : एक नोटबुक या लैपटॉप अपने साथ लाएँ :