भले ही आपको आपकी गलती का फौरन अहसास क्यों ना हो जाए, लेकिन फिर भी आप अगर किसी भावुक परिस्थिति में माफ़ी मांगेंगे, तो ये उतनी प्रभावी नहीं लगेगी। उदाहरण के लिए, अगर आप अभी भी किसी बहस में उलझे हैं, तो फिर आपकी माफ़ी किसी काम की नहीं लगेगी। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि हम जब नेगेटिव भावनाओं से उबरने की कोशिश कर रहे होते हैं, तब हम किसी भी बात को सही तरीके से नहीं समझ पाते। माफ़ी माँगने से पहले, आप दोनों के शांत होने का इंतजार करें।  साथ ही, आप जब आपके बहते हुए मनोभावों के साथ माफ़ी माँगते हैं, तो आपको भी आपकी इस माफ़ी को सामने वाले तक पहुँचाने में परेशानी होगी। माफ़ी माँगने से पहले आप यदि खुद को पूरी तरह से समेटने में समय लेंगे, तो आपको समझ आ जाएगा कि ऐसा क्या कहना है चाहिए कि आपकी माफ़ी सच में सच्ची लगे। बहुत ज्यादा समय तक भी इंतजार ना करें। माफ़ी के लिए कुछ दिनों या हफ्तों तक का समय लेंगे, तो इससे नुकसान भी हो सकता है।  प्रोफेशनल मामलों में, गलती होने के बाद जितना जल्दी हो सके उसकी माफ़ी माँग लें। इस तरह से आपके ऑफिस में काम नहीं रुकेगा। आप जब खुद से माफ़ी माँगते हैं, तब आप ज्यादा अच्छी तरह से आपकी सच्चाई को दर्शा पाएँगे। हमारे बीच में ज्यादातर बातें, शब्दों के बिना, जैसे बॉडी लैंग्वेज, चेहरे के एक्सप्रेशन और हाव-भाव के द्वारा होती हैं। जब कभी भी माफ़ी माँगे तो जहाँ तक हो सकते आमने-सामने होकर ही माँगें। आप यदि सामने जाकर खुद माफ़ी नहीं माँग सकते हैं, तो फिर टेलीफोन इस्तेमाल करें: ऐसे में आपका बात करने का लहजा, सामने वाले तक आपकी सच्चाई को पहुँचा देगा। माफ़ी माँगना एक बेहद पर्सनल काम है। आप अगर माफ़ी माँगने के लिए एक शांत और प्राइवेट स्थान का चयन करेंगे, तो आपको यहाँ पर आपका सारा ध्यान सामने वाले के ऊपर लगाने में मदद मिलेगी और साथ ही विचलन से भी बचे रहेंगे। ऐसी जगह को चुनें, जहाँ पर आप रिलैक्स रहें, और इस बात की पुष्टि कर लें, कि आपके पास में पर्याप्त समय है। जल्दबाजी में माँगी हुई माफ़ी अक्सर ही किसी काम की नहीं होती। ऐसा इसलिए क्योंकि माफ़ी माँगने में अलग-अलग काम करने होते हैं। आपको आपके बर्ताव को पूरी तरह से समझना होगा, जो कुछ भी हुआ उसे पूरी तरह समझाना होगा, पछतावा प्रकट करना होगा और उन्हें दर्शाना होगा कि आप अब आगे से बिल्कुल भी ऐसा नहीं करेंगे। आपको एक ऐसा समय चुनना होगा, जब आप हड़बड़ी में या परेशान ना हों। आप अगर अभी भी उन सारी बातों के बारे में सोच रहे हैं, जो आपको करना है, तो आपका ध्यान माफ़ी पर नहीं रहेगा और सामने वाला आपसे जुड़ा हुआ महसूस नहीं करेगा।
Find the right time. Do it in person. Choose a quiet or private setting for the apology. Make sure you have enough time to have a complete conversation.