الوقت من ذهب كما يُقال ومعظم رجال الأعمال يكرهون إهدار الوقت. لذلك يجب أن تكون لهجة خطابك موجزة ومهنية. اجعل خطابك سريع القراءة عن طريق الغوص مباشرة في الموضوع وإيجاز تعليقاتك في الفقرة الأولى. على سبيل المثال، يمكنك أن تبدأ دائما بعبارة "أكتب إليكم بشأن ..."، ثم الانطلاق من تلك النقطة.  لا تشغل نفسك بالتحولات المنمقة أو الكلمات الكبيرة أو الجمل الطويلة الملتوية؛ يجب أن يكون هدفك هو الوصول لما يجب أن يقال بسرعة ووضوح كلما أمكن. كن مقنعًا في خطابك. غرض معظم الخطابات هي إقناع القارئ للقيام بشيء ما: إما أن يُغير رأيه، أو يحل مشكلة، أو يُرسل مالًا، أو يتخذ قرارًا. فحدد هدفك الأساسي. يُفضل تمامًا استخدام الضمائر "أنا، نحن، أنت/ أنتم" في خطاب العمل. شر إلى نفسك "أنا" وإلى القارئ "أنت". انتبه إذا كنت تكتب الخطاب باسم المؤسسة. إذا كنت تتحدث باسم الشركة، يجب عليك استخدام ضمير "نحن" حتى يعلم القارئ أن الشركة هي التي أصدرت هذا الكلام. إذا كنت تُعبر عن وجهة نظرك، التزم باستخدام الضمير الشخصي "أنا". اجعل القارئ يعرف بالضبط ما تود قوله. سيرد القارئ بسرعة على خطابك إذا كان المعنى واضحًا تمامًا. وبشكل خاص، إذا كان هناك بعض النتائج أو الأفعال التي تريد اتخاذها بسبب خطابك، اذكر هذه النتائج. اشرح موقفك في بضعة كلمات قليلة. تأكد من استخدام الفعل المبني للمعلوم بدلًا من المبني للمجهول عند وصف موقف أو تقديم طلب. المبني للمجهول يجعل كتابتك غامضة وبلا فاعل. بالإضافة إلى ذلك، صيغة المبني للمعلوم أكثر بساطة ومباشرة للغاية. على سبيل المثال:  المبني للمجهول: تُصمم نظارات الشمس وتُصنّع دون النظر إلى ديمومتها. المبني للمعلوم: تُصمم شركتك نظارات الشمس وتُصنعها دون الانتباه إلى ديمومتها. تُكتب الخطابات من أشخاص إلى آخرين. تجنب الخطابات النمطية بقدر الإمكان. لا يمكنك بناء علاقات مع خطابات مجهولة نمطية. ومع ذلك، تجنب اللغة العامية أو اللغة الدارجة مثل "أتعرف"، "أقصد"، أو "ممكن". التزم باللغة العملية، ولكن كن ودودًا ومساعدًا.  إذا كنت تعرف المُرسل إليه جيدًا، من المناسب إرسال سطر ودود تبث فيه أطيب الأمنيات. عليك تقدير مدى الجانب الانساني الذي ستظهره. بعض الأحيان يكون من المفيد أن تضفي القليل من روح الفكاهة على إطار العمل، ولكن توخَّ الحذر في مزاحك. حتى لو كنت تكتب شكوى أو مشكلة، يمكنك أن تكون مهذبًا. ضع في اعتبارك وضع المتلقي واعرض عليه أن تفعل كل ما تستطيع -في حدود المعقول- كي تكون مراعيًا ومساعدًا. على سبيل المثال، يتم قراءة الشكوى الفظّة كالتالي: "أعتقد أن النظارات الشمسية لديك سيئة ولن أشتريها مرة أخرى". بينما تُقرأ الشكوى المهذبة كالتالي: "أشعر بالإحباط من هيكل النظارات الشمسية، وأخطط أن أجلب أعمالي من مكان آخر مستقبلًا." غالبًا تكون خطابات العمل موجزة بحيث يتم كتابتها في صفحة واحدة. ولكن قد تحتاج إلى صفحات إضافية إذا كان خطابك أطول مثل: العقود أو الاستنتاجات القانونية. استخدم ترويسة "الصفحة الثانية" والتي عادة تحتوي على عنوان مختصر ويكون من نفس نوع الورق الموجود في ترويسة الصفحة الأولى.  أدرج رقم الصفحة في الصفحة الثانية والصفحات التالية في أعلى الصفحة. قد ترغب أيضًا في إضافة اسم المُستلم والتاريخ. في الفقرة الأخيرة، قم بتلخيص نقاطك وتوضيح الخطوط العريضة إما بمسار العمل الذي خططت له أنت أو بما تتوقعه من المستلم. اعرض على المتلقي أن يتصل بك عند حاجته للسؤال أو الاستفسار عن شيء، واشكره على الاهتمام بالخطاب / أو الأمر الذي بين يديه.
सही लहज़ा अपनाइए: व्यक्तिगत सर्वनामों का उपयोग करिए: स्पष्ट और संक्षेप में लिखिए: ऐक्टिव वॉइस का उपयोग करिए: जब उचित हो तब बातचीत की भाषा अपनाइए: शालीन बने रहिए: अतिरिक्त पृष्ठों के लिए “दूसरे पृष्ठ” वाले शीर्ष पत्रों का उपयोग करें: बात पूरी करिए: