هناك طريقتان أساسيتان يمكنك بهما توثيق قائمتك. الخيار الأول أنه يمكنك كتابتها باليد في مفكرة. تُسهل عليك هذه المهمة في أي وقت لأن المفكرة في يديك ويمكن حفظها في مكان آمن. الخيار الآخر هو أن تستخدم جداول بيانات إلكترونية للحفاظ على السجلات، وهي مريحة ويمكن تغييرها بسهولة. كما يمكن طباعة القائمة الإلكترونية، ويمكن تحميلها على Cloud، أو يمكن تخزينها على قرص نقال.   يمكنك إنشاء جداول في برنامج مايكروسوفت Word أو يمكنك استخدام برنامج مايكروسوفت Excel لإنشاء قائمتك الإلكترونية. يمكنك كتابة العناوين لكل فئة ولكل فئة فرعية. كما يمكنك أيضا إضافة أشياء لقائمتك بسهولة سواء في برنامج بإضافة الصفوف والأعمدة للجداول. كلا الخيارين متاحين. يعتمد الأمر على تفضيلاتك الشخصية لحفظ السجلات. تعد النسخة الإلكترونية أكثر سهولة في المشاركة، وأكثر سهولة في التغيير، ويمكن الإضافة عليها بسهولة، لذا فإن العديد من الناس يختارون هذا الخيار. هناك نوعان رئيسيان من الأصول. الأول هو الأصول المادية. هذه ممتلكات ملموسة مثل المنزل والمفروشات والسيارات والأعمال الفنية والملابس وغيرها من البنود التي تراها وتلمسها. إن أدلة ملكية أصولك المادية موثقة في وثائق قانونية بما في ذلك الصفقات وحقوق الملكية.   قد يكن من الصعب تصنيف بعض العناصر لأن لديهم عناصر مزدوجة من فئتين. على سبيل المثال، قد تُعد المجوهرات الراقية متاع أسرة تنتقل من جيل إلى جيل. فلا تزال تُلبس في المناسبات الخاصة ويتم إدراجها في فئة الماديات. وفي الوقت ذاته، قد تكن هذه المجوهرات قيمة بما فيه الكفاية بما يتطلب تأمين وحماية خاصة، والتي عادة ما تكن عناصر مطلوبة للأصول المادية. أما النوع الثاني من الأصول فهي الأصول المالية. هذه أملاكك الغير ملموسة والتي تتمثل في ملكية الحسابات البنكية، والضمانات، وعقود التأمين، والأسهم والسندات، وغيرها من الأدلة القيمة للأصول التي تؤثر على الدخل والثروة.   تشمل الأصول المالية المنزل والسيارة والقروض الشخصية، وحسابات التقاعد وحسابات الاستثمار، وبطاقات الائتمان.   لا تقلق بشأن صنع التمييز الدقيق بين فئتين. عليك فقط أن تضع العناصر في الفئات التي تشعر بأنها الأنسب لها. يعد سرد كافة العناصر أمر أهم من مكان ظهورهم في القائمة. في قائمة الجرد الخاصة بك، ينبغي عليك أن توثق كمية لا بأس بها من المعلومات الشخصية. سيُساعد هذا على ربطك بالأصول من خلال التوثيق. ينبغي عليك أن تكتب اسمك، ورقم جواز السفر، ورقم ضريبة الدخل، موقع وصيتك، وتوقيعك.  يمكنك أيضا إدراج أسماء منفذي الوصية، وموقع صندوق ودائع الأمن والرقم، وحسابات البريد الإلكتروني، وكلمات السر الاونلاين للفواتير والحسابات والملفات الشخصية. بمجرد البدء في الجرد الشخصي، فأنت بحاجة لكتابة أكبر قدر من المعلومات الممكنة عن كل الأصول المادية. يشمل هذا وصفا تفصيليا لكل بند. يجب عليك أن تنشئ فئات تحت الأصول المادية في قائمتك للحفاظ على أصولك بشكل مستقيم. يمكنك كتابة فئة للسيارات، المجوهرات، ووسائل الترفيه، والمجموعات القيمة. عليك أيضا أن تكتب القيمة السوقية العادلة لكل عنصر في القائمة. .  على سبيل المثال، ينبغي أن يتضمن توصيف التلفاز اسم وحجم الجهاز، كما تتضمن الإكسسوارات اللازمة للتشغيل مثل جهاز التحكم عن بعد، وحالة الجهاز العامة، وما ثمن هذا الجهاز. ينبغي أن تُثمن مجموعاتك، مثل العملات، الطوابع، أو المقتنيات، كوحدة واحدة بدلًا من عنصر بعنصر.   قم بإدراج الصور بالتواريخ التي تم التقاطها فيه لتجنب سوء الفهم أو الالتباس حول العناصر التي تمتلكها. إن تم الانتهاء من تقييم القيمة في الماضي، اذكر اسم المثمن، ومعلومات الاتصال، والتفاصيل المتعلقة بالتقييم. بالإضافة للقائمة، فأنت بحاجة لتقديم أدلة للأصول غير الملموسة مثل الصكوك، وسندات الملكية، والشهادات، ووثائق التأمين، والحسابات المالية.  كما ينبغي تحديدها بأرقام الحساب وتفاصيل المالك كالاسم، والعنوان، وأرقام الضمان الاجتماعي. يجب أن تدرج أيضا أسماء أي أشخاص لديهم سلطة قانونية لإدارة وبيع أو التصرف في كل الموجودات المالية.  ينبغي عليك أيضا أن تدرج أسماء المالكين، والمؤمن عليهم، والمستفيدين من أي وثائق تأمين. بالنسبة لبعض العناصر، فقد تحتاج لإدخال معلومات الاقتناء. إن كنت تتذكر من أين حصلت على بعض العناصر، فعليك ادراج عناصر الاقتناء مدخلا الاسم، والعنوان، ورقم هاتف البائع وكذلك السعر.   يجب عليك أن تصف كيف وصلت لاقتناء العنصر، مثل الشراء، أو هدية، أو الميراث، أو الرهن. بالنسبة للعناصر مرتفعة الثمن، حافظ على إيصال الشراء ومعلومات الضمان إن أمكن. ينبغي أن يتم سرد موقع العناصر أو الوثائق الهامة في جرد الأصول الشخصية الخاصة بك. وبالنسبة لكل الأصول المادية الخاصة بك، فعليك أن تلاحظ المكان الذي يتم حفظ أو تخزين العناصر المادية فيه مع الأمن الخاص المطلوب. بالنسبة للحسابات المالية، ينبغي عليك أن تحددهم بالاسم، والعنوان، ورقم هاتف الوديع، والوسيط، أو رقم هاتف البنك الذي تحتفظ فيه بأموالك.   اكتب وسيلة التواصل مع الشخص المسئول عن الوصول لحساباتك، وتاريخ فتح الحساب، ووضعيته الحالية. موقع شهادات الأسهم والسندات والرهون وشهادات الإيداع وغيرها من الأدلة على الأصول غير الملموسة التي يجب ملاحظتها بوضوح. يجب عليك أيضا أن تدرج أي شخص مخول بالوصول لحسابك والتفاصيل المطلوبة للإدخال ككلمة السر، أو تركيبات الخزائن، أو مفاتيح أمن الودائع. قد يكن هناك بعض العناصر في جردك الخاص تحتاج لاهتمام خاص أو تتطلب اجراءً معينًا ليتم الحفاظ عليه. تماما مثلها مثل غيرها من العناصر، فإن المجوهرات باهظة الثمن، الفن، المقتنيات، والمعادن النفيسة يجب أن يتم وصفهم بشكل كامل بالإضافة لتقديرات قيمتهم الحالية. بالإضافة لهذه الأوصاف، فإنه ينبغي أن يتم سرد أي نية لإهداء مثل هذه العناصر بما فيها أسماء المستفيدين، وعناوينهم، وظروف الإهداء في جرد الأصول الخاصة بك. بمجرد الانتهاء من سرد جميع الأصول المالية، وسرد كافة المعلومات الشخصية، ونسخ مرفقة من الوثائق ذات الصلة، فأنت بحاجة لإنهاء قائمتك. يشمل هذا إضافة أي عناصر إضافية لم تتناسب مع أي من الفئات عدا التي أردت سردها. بعد الانتهاء من اخر القائمة، يجب عليك أن تؤرخ الجرد الخاص بك.  سيساعدك هذا على تجنب الارتباك إن تم تعديل قائمتك في وقت لاحق. فوجود قائمة بدون تأريخ قد يكن أمرًا مربكًا أكثر من عدم امتلاك قائمة.
Select a record keeping system. Separate your physical assets. Distinguish your financial assets. Document personal information. Describe the items. Provide evidence of ownership. Provide acquisition details when necessary. Include location information. Note special conditions for certain items. Finish your inventory list.