يفترض ألا تواجه صعوبة في تحقيق ذلك حال التزامك بالنقاط المذكورة في الأعلى دون إضافة أو حذف. يجب عليك في صياغتك لتقرير سير العمل أن تتجنب نهائيًا أي ميل للاستفاضة في النقاط الهامشية غير وثيقة الصلة بالمشروع أو الغرض الرئيسي من التقرير، مهما بدت لك شيقة أو ترغب في الحديث حولها. اسأل نفسك: هل يتأثر التقرير سلبًا إذا حذفت هذه الفقرة؟ على سبيل المثال: إذا كان مشروعك حول إعادة إحياء منظمات الفن المحلية غير الهادفة للربح، فقد يكون من المغري لاهتماماتك أن تستفيض في نقاش الوضعية المؤسفة لتمويل المشاريع الفنية، لكن حقيقة الأمر أن هذا الموضوع – على الرغم من أهميته العامة – غير وثيق الصلة بمحتوى التقرير وكيفية تطور سير العمل على المشروع المحدد الذي تعمل عليه. لا مجال للجدالات والنقاشات العامة؛ هذه هي القاعدة. الغرض الأصلي لتقرير سير العمل – وكما يتضح من اسمها– أن تتناول مستوى التقدم في العمل على تنفيذ المشروع؛ أي أنه لا مجال لطرح أفكار عامة وعشوائية أو إرباك القارئ بالكثير من النقاشات غير وثيقة الصلة بعملية سير العمل وتنفيذ خطة المشروع. كل ما تحتاج إليه هو التركيز كليًا على كيفية تطور العمل على المشروع وما هي الجوانب التي تحتاج للمزيد من العمل وما هي التغييرات على الخطة التي طرأت.  قد تحتاج كذلك إلى المزيد من الاقتطاع والحذف بناءً على تحديدك للقارئ المتوقع للتقرير. بعض الجوانب الهامة للعميل غير هامة لمديرك في العمل. قد يفرض عليك كذلك حدًا أقصى لعدد الصفحات؛ القاعدة المثالية هي أن تلتزم بالاختصار قدر الإمكان وأن تكتب التقرير في أقصر صيغة ممكنة، طالما لم يؤثر ذلك على إدراج كل المعلومات الضرورية والهامة. أنت بحاجة لذكر التفاصيل المحددة التي توضح أين أنت من خطة العمل على تنفيذ المشروع. على سبيل المثال: يجدر بك أن تتجنب قول جملة بالصيغة التالية: "نحن نحقق تقدمًا مذهلًا في تحصيل التمويل الفني المطلوب"، بينما في المقابل يفضل أن تقول: "لقد حصلنا على منحة 50 ألف جنيه من العديد من الجهات المانحة، بالإضافة لجوانب الدخل الأخرى، ينقصنا الآن 10 آلاف جنيه إضافية فقط لتحقيق الهدف المطلوب بالوصول إلى 75 ألف جنيه". نؤكد من جديد على أهمية أن يكون تقريرك بسيطًا ومختصرًا. لا حاجة لإرباك القارئ بالجمل الإنشائية والأوصاف والتشبيهات اللغوية، فهناك فرق بين الشعر وبين كتابة التقارير المهنية. احذف كل ما لا حاجة لوجوده في التقرير. مثلًا، جمل مثل "كارثة مهولة" أو "النجاح العظيم الساحق" هي تعبيرات عاطفية ومبهمة، ولا يصح استعمالها في مخاطبتك للعميل أو مديرك في العمل على حد سواء. بدلًا من ذلك استخدم الصيغ الخبرية والأوصاف المحايدة وأدرج في تقريرك الحقائق والأرقام بدلًا من الجمل العاطفية والحماسية. يجب أن تدرج مصدر المعلومات التي تستشهد بها من مصادر خارجية، تحديدًا المعلومات والرسومات البيانية. فكر في إضافة صفحة خاصة لإدراج المصادر في تقرير سير العمل الذي تعده، خاصة إذا كان هناك الكثير من المصادر. يكتسب تقريرك الكثير من المصداقية والقوة بناءً على جودة المصادر التي تعتمد عليها.
Make sure you stay on topic. Keep it simple. Try to avoid being too vague. Cut down on expressive wording. Cite your sources.