जैसे ही आप को ये जानकारी होती है कि आपको एक्सटेंशन की जरूरत पड़ेगी, आप तुरंत अपना पत्र तैयार करना शुरू कर दें। आपको अपने आवेदन पर निर्णय लेने के लिए, प्राप्तकर्ता को, जितना संभव हो सके, उतना समय देना होगा। शैड्यूल में बदलाव की मांग करने के बावजूद भी आपको तैयार दिखना चाहिए। सभी फ़ैक्टर्स पर विचार करें और एक यथार्थवादी अनुरोध भेजें। यदि आप बहुत ही कम समय माँगते हैं, तो आपको दूसरे एक्सटेंशन का अनुरोध करने की आवश्यकता पड़ सकती है। जहां तक संभव हो, समय-सीमा को बीतने नहीं देना चाहिए। अतः, आवश्यकता से थोड़ा अधिक ही समय का अनुमान लगाना बेहतर होगा।   परिस्थितिनुसार, आपको अपने पत्र को एक जारी रहनेवाली बातचीत का रूप देने पर विचार करने की आवश्यकता हो सकती है। इस संदर्भ में, लंबे समय का एक्सटेंशन मांगना बेहतर होता है ताकि आप मोल-तोल कर के थोड़े कम लंबे समय पर समझौता कर सकें।  अपनी वर्तमान प्रगति और परियोजना के शेष बचे हिस्से के के आधार पर अपनी आगे की गति का अनुमान लगाएँ और एक्सटेंशन की अवधि तय करें । उदाहरण के लिए, यदि आपने तीन महीनों तक किसी परामर्श-परियोजना पर काम किया है तो आपको अब तक बहुत ही अच्छी समझ हो जानी चाहिए कि अभी कितना काम होना बाकी है। पत्र प्राप्तकर्ता के समय-बाध्यताओं का भी ध्यान रखें। वे अपनी समय-सीमा से बंधे हो सकते हैं जिन्हें अब आगे बढ़ाने की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, कॉलेज प्रोफेसरों को अक्सर मिड-टर्म ग्रेड्स जमा करने और तदनुसार अपने पेपर की समय-सीमा निर्धारित करने की आवश्यकता होती है। एक्सटेंशन मांगने से पहले वर्तमान समय-सीमा की जानकारी कर लें। बिना वर्तमान समय-सीमा की जानकारी को समझे, आप एक्सटेंशन का अनुरोध करके, अपने को गैर-जानकार नहीं साबित करना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, कुछ सरकारी संस्थाओं की आवश्यकता होती है कि आप अपने अनुरोध को, आपके उनसे पहले संपर्क के 24 घंटे के भीतर, जमा कर दें। यदि यह आपके काम नहीं आता है, तो आप हमेशा टाइट टर्न-अराउंड (tight turn-around) समय-सीमा का हवाला दे सकते हैं। आप पत्र तैयार करने के लिए समय ले रहे हैं और उसके बाद प्राप्तकर्ता उसे पढ़ने के लिए समय लेगा इसलिए, पत्र को पर्याप्त रूप से सार्थक बनाएं। एक्सटेंशन की आवश्यकता के लिए अपने वास्तविक कारण पर ध्यान से विचार करें और ईमानदारी से इसे अपने पाठक को बताएं। न झूठ बोलें और न ही बढ़ा चढ़ा कर मामले को बताएं अन्यथा यह आपके अनुरोध को हानि ही पहुंचाएगा।   अपने काम में पूर्णता प्राप्त करने या सतर्कता बरतने की इच्छा, एक अच्छा कारण हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप कोई ऐसी परियोजना पूरी कर रहे हैं जो संभावित रूप से दूसरों की सुरक्षा को प्रभावित कर सकती है, तो इस तथ्य को इंगित करते हुए अतिरिक्त समय मांगने पर फैसला आपके पक्ष में हो सकता है। यदि आपके पास अनुरोध करने के लिए कई कारण हैं, तो उनमें से सबसे अच्छे कारण को चुनें और उसी पर फोकस करें। उदाहरण के लिए, यदि आप नौकरी के प्रस्ताव को स्वीकार करने में देरी कर रहे हैं तो आप ये न कह कर कि, आप किसी अन्य प्रस्ताव की प्रतीक्षा कर रहे हैं, उन्हें कह सकते हैं कि आप ट्रान्सफर खर्चों के बारे में अतिरिक्त जानकारी लेना चाहते हैं (यदि यह वास्तव में सच हो)। यह विवरण आपके पत्र को, वैधता और लेखन-कौशल्य की भावना देगा। यह तब विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो जाता है जब आप अपना पत्र किसी सरकारी पैनल या किसी अन्य समूह को भेज रहे हैं जिनसे आप व्यक्तिगत रूप से कभी नहीं मिले हैं।  उदाहरण के लिए, यदि आपके कॉलेज निबंध के निर्धारित तिथि से दो दिन पहले आपके दादाजी मर जाते हैं, तो घटना को सामान्य "संकटकाल" के बजाय "पारिवारिक संकटकाल" के रूप में वर्णित करना बेहतर होगा। आप उनके मृत्यु के बारे में तथा अपने  यात्रा कार्यक्रम के बारे में जानकारी दे सकते हैं।  कोई भी अनुरोध करने से पहले अपने कागजात दुरुस्त कर लें। आपको अपने पूर्व-कार्यों और आवेदनों की समय-रेखा तैयार करने की आवश्यकता पड़ सकती है, विशेषकर यदि आपको सरकार या किसी अन्य आधिकारिक इकाई से अनुरोध करना हो। यह दिखाना, कि आपने उस समय तक प्रक्रिया के सभी चरणों का पालन किया है, आपके पक्ष में काम करेगा। कोई भी व्यक्ति ऐसा पत्र नहीं पढ़ना चाहता है जिसमें, एक के बाद एक शिकायतों से भारी लाइनें हो। इससे बेहतर होगा यदि आप नकारात्मक घटनाओं का जल्दी से और संक्षेप में वर्णन कर दें और आपके द्वारा प्रस्तावित सकारात्मक समाधान पर शीघ्रता से पहुँच जाएं। उदाहरण के लिए, यदि आपको लगता है कि प्रारंभिक वेतन प्रस्ताव बहुत कम है, तो आप लिख सकते हैं, "मुझे आपके प्रस्ताव पर विचार करने के लिए थोड़ा और समय चाहिए। हालांकि, मुझे लगता है कि एक उच्चतर वेतन मुझे अपना काम अधिक कुशलता से करने में सहायता प्रदान करेगा।" भेजने से पहले, अपने पत्र को पढ़ने के लिए कुछ मिनट लगाएँ। संपादकीय गलतियों और टाइपिंग की गलतियों की तलाश करें। अपने कंप्यूटर पर ग्रामर और स्पेल-चेक सॉफ्टवेयर चलाएं। इसे अपने किसी विश्वसनीय दोस्त को त्वरित रूप से पढ़ने के लिए भेजें। इस प्रक्रिया को जल्दबाजी में न करें और न ही इसे स्किप करें अन्यथा आप लापरवाह प्रतीत होंगे जो अंतिम परिणाम को प्रभावित भी कर सकता है।
Write the letter as soon as you can. Determine how much extra time you will need. Be aware of the existing rules. Include a sound explanation for your request. Provide a few carefully chosen details as part of your request. Stay positive in tone and content. Proofread your letter prior to submitting it.