आपका पर्सनल या कंपनी का लैटरहेड इस्तेमाल करते हुए, आपके लैटर को आपके डायरेक्ट मैनेजर या सुपरवाइजर तक पहुँचा दें। इसमें कुछ पैराग्राफ शामिल करें, लेकिन इसे एक पेज से कम ही रखें। फॉर्मल क्लोजिंग और सिग्नेचर के लिए कुछ जगह छोड़ दें। फिर चाहे आप इस लैटर को ईमेल के जरिये ही क्यों ना भेज रहे हों, फिर भी इसमें बिजनेस लैटर फॉर्मेट का ही इस्तेमाल करें। आपके लैटर की शुरुआत में आपके इस्तीफा देने के विचार के बारे में जानकारी देते हुए और आपके नोटिस में दी हुई लास्ट डेट से करें।   आपको यहाँ पर अगर सही लगे तो आपका जॉब टाइटल या आपकी कंपनी का नाम भी लिखना होगा। जैसे कि, आप ऐसा लिख सकते हैं, "मैं अपनी अकाउंटेंट की पोजीशन से इस्तीफा दे रहा/रही हूँ, जो कि जुलाई 31, 2018 से प्रभाव में आना शुरू हो जाएगा।" आप यहाँ पर आपके इस्तीफा देने की असली वजह को भी लिख सकते हैं या फिर कुछ भी, जैसे कि "एक बेहतर ऑफर मिला है" भी लिख सकते हैं। आपके इस्तीफे में आपको अपने एम्प्लोयर को धमकाने या दोष देने के लिए सब-कुछ बयां करने की जरूरत नहीं है।  अगर आपके जॉब छोड़ने के पीछे एक सीधा सा कोई कारण है (जैसे कि, आप किसी और शहर में रहने जा रहे हैं, या फिर आपको और पढ़ाई करना है), तो इसे अच्छी तरह से व्यक्त करें। इससे आप खुद को अपने बारे में कुछ भी गलत अफवाह फैलने से बचा लेंगे। अगर आपको एक नया जॉब ऑफर आया है, तो अगर आप नहीं बताना चाहते हैं, तो आपको बहुत ज्यादा डीटेल में बात करने की जरूरत नहीं है। अगर आप किसी प्रतिद्वंदी कंपनी में काम करने जा रहे हैं, तो इसे बतलाने की भी कोई जरूरत नहीं है। आपके इस्तीफे को एक पॉज़िटिव नोट पर खत्म करें – फिर चाहे आप आपके एम्प्लोयर के लिए कितना भी गलत क्यों ना सोच रहे हों। आपको यहाँ से मिली उपलब्धियों या सीख के बारे में ध्यान रखना चाहिए। ऐसा कुछ भी ना कहें, जिसे आप सच में कर सकने को तैयार ना हों। अगर आपको इस कंपनी में कुछ गलत अनुभव मिले हैं और आप कंपनी छोड़ने के बाद वहाँ पर काम करने वाले किसी भी इंसान के साथ कोई वास्ता नहीं रखना चाहते हैं, तो जबरदस्ती में ऐसा बोलने की कोई जरूरत नहीं है, कि आप आगे भी उनके संपर्क में रहना चाहते हैं। आपके इस्तीफे को लिखने में हुई किसी भी तरह की शब्दों की गलती का सीधा असर आप पर पड़ सकता है और जो बाद में आपके लिए सिर दर्द भी बन सकता है। किसी भी तरह की गलती की संभावना को खत्म करने के लिए आपके लैटर को बार-बार पढ़ें। अगर आप चाहें, तो इसे आपके किसी भरोसेमंद फ्रेंड या फैमिली मेम्बर को भी पढ़ा सकते हैं। आपकी भाषा को एकदम सिंपल, प्रोफेशनल और भावनाहीन रखें। आपके मैनेजर या साथी वर्कर के ऊपर किसी भी तरह के पर्सनल कमेंट्स (पॉज़िटिव या नेगेटिव) करने से बचें। हो सकता है कि आपको कई लोगों को आपका इस्तीफा देना पड़े, जो कि पूरी तरह से आपकी कंपनी के साइज़ और स्ट्रक्चर पर निर्भर करेगा। आपको अपने ही रिकॉर्ड के लिए भी इसकी एक कॉपी रखना होगी। आपके डायरेक्ट मैनेजर को असली लैटर दें। आपको आपके डिपार्टमेंट के मैनेजर को या फिर ह्यूमन रिसोर्स को भी एक कॉपी देनी पड़ सकती है।
Format your letter as a formal business letter. State that you are resigning and when your resignation is effective. Provide a simple reason for your resignation. Thank your manager and the company for the opportunity. Edit your letter carefully. Make copies of your final letter.