يجب أن تبدأ في إعداد رسالتك بمجرد أن تعرف أنك تحتاج إلى فترة تمديد. يجب أن تمنح متلقي الرسالة أو صاحب القرار الوقت الكافي للتفكير واتخاذ القرار بشأن وضعك. تحتاج أن تظهر بصورة المستعد المنظم رغم طلبك لفترة تمديد وتعديل بالجدول الزمني. فكر في كل المتغيرات وقدم طلب واقعي. إذا طلبت تمديد مدة زمنية قصيرة، فقد تحتاج لأن تطلب فترة تمديد أخرى. ضع في اعتبارك أهمية تجنب التأخر عن مواعيد التسليم النهائية قدر المستطاع، لذا فإن القليل من المبالغة في تقدير الفترة الزمنية للتمديد لن يضر بأي حال من الأحوال، بل قد يكون أفضل.  تحتاج أحيانًا إلى التفكير في رسالتك على أنها جزء من مفاوضات مستمرة وذلك اعتمادًا على الموقف أو حالة طلبك للتمديد. في هذه الحالة يكون عليك أن تطلب فترة زمنية أطول مما يساعدك على التنازل عن بعض الوقت منها والوصول إلى حل يرضي الطرفين دون أن تخسر الفترة الفعلية التي تحتاجها كتمديد.  احسب الوتيرة التي تعمل بها. انظر إلى مدى التقدم الذي حققته خلال الفترة التي عملت فيها على المشروع. يجب أن تكون لديك فكرة جيدة عن الوقت المتبقي لك لتنجز العمل تمامًا. كن واعيًا للقيود الزمنية المفروضة على مستلم الخطاب أيضًا، فقد تكون لديهم مواعيد محددة لتسليم النتائج التي تترتب على تسليمك لمشروعك، والتي تحتاج لأن يتم تأجيلها أيضًا. يُطلب من الأساتذة الجامعيين تحديد درجات الطلاب في اختبارات منتصف الفصل الدراسي وتقديمها في موعد محدد، وبناء عليه يتم تحديد مواعيد تسليم تلك التقارير التي تعمل عليها. يجب عليك أن تتحقق من الموعد النهائي الحالي قبل أن تقوم بطلب تغييره. لا تريد أن تظهر غير منظم ومشوش بطلبك تمديد للفترة الزمنية وأنت لا تفهم أو تعي ما هو الوضع الحالي. تطلب بعض الجهات الحكومية أن يتم إرسال الطلب خلال 24 ساعة من الإتصال الأولي معهم؛ إذا لم يكن ذلك جيدًا بالنسبة لك، يمكنك أن تشير إلى أن الجدول الزمني ضيق للغاية. خذ وقتًا كافيًا للتفكير وصياغة رسالتك وسوف يأخذ المتلقي من وقته لقرائتها، لذا يجب أن تجعلها جديرة بالاهتمام. انتبه إلى السبب الحقيقي الذي يدفعك لطلب فترة تمديد، وانقل ذلك السبب بصدق إلى قارئ رسالتك. لا تكذب أو تبالغ فذلك سيضر طلبك.  يمكن أن تكون رغبتك في أن تعمل بدقة وحذر سببًا جيدًا يؤخذ به. على سبيل المثال: إذا كنت تعمل على مشروع يؤثر على سلامة الآخرين، فإن الإشارة إلى هذا الأمر عند تقديم الطلب بتمديد الفترة الزمنية يعمل لصالحك. إذا كانت لديك العديد من الأسباب لطلبك، اختر أفضلها وركز عليه. فمثلًا: إذا كنت تؤخر عرض عمل فقد تود أن تخبرهم أنك تريد التفكير في تكاليف الانتقال (إن كان الأمر صحيحًا بالفعل) بدلًا من إخبارهم أنك تنتظر عرضًا آخر. تعطي التفاصيل إلى رسالتك حس المشروعية والمهنية. يُعتبر ذلك مهمًا بشكل خاص إذا كنت ترسل الرسالة إلى لجنة حكومية أو لجنة لم تقابلها شخصيًا.  على سبيل المثال: إذا مات جدك قبل يومين من موعد استحقاق مقالتك، فمن الأفضل أن تصف الأمر على أنه حدث عائلي طارئ بدلاً من حالة طارئة عامة". يمكنك أيضًا أن تذكر أنه قد توفى وأن تذكر ترتيبات سفرك.  قم بإتمام أيّة أعمال ورقية قبل تقديم طلبك. تحتاج أحيانًا إلى عمل جدول زمني للإجراءات والتطبيقات التي تم إنجازها، خاصة إن كنت تتعامل مع الحكومة أو كيان رسمي. احرص على التأكيد على إتباعك جميع الخطوات العملية الصحيحة، حيث تعمل هذه النقطة لصالحك. لا أحد يرغب في قراءة رسالة تتكون من التذمر والسلبيات فقط. اوصف الأمر السيئ سريعًا وبإيجاز ومن ثم انتقل إلى الحل الإيجابي الذي تود اقتراحه. على سبيل المثال: إذا كنت ترى أن عرض الراتب منخفض يمكنك أن تكتب "أحتاج المزيد من الوقت للتفكير في العرض، لكني أعتقد أن راتبًا أعلى سوف يساعدني على أداء عملي بصورة أكثر كفاءة." امنح نفسك بضع دقائق على الأقل لقراءة الخطاب مرة أخرى قبل إرساله. ابحث عن أخطاء الكتابة، استعن ببرامج التدقيق النحوي والإملائي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أرسله إلي صديق موثوق ليقرأه سريعًا؛ لا تكن متسرعًا خلال تلك العملي ولا تتجاهلها وإلا سيكون الخطاب بحالة سيئة قد تؤثر على النتيجة النهائية.
जितनी जल्दी हो सके पत्र लिखें: निर्धारित करें कि आप कितना अतिरिक्त समय चाहेंगे: मौजूदा नियमों से अवगत रहें: अपने अनुरोध के लिए एक वजह दें: अपने अनुरोध में कुछ सावधानी से चुने हुए अंशों के विवरण दें: लहजे और विषय-वस्तु में सकारात्मक बने रहें: भेजने से पहले, अपने पत्र को प्रूफरीड करें: