يجب أن يكون هذا النوع من الخطابات ملتزمًا دائمًا بالصياغة الوقورة والرسمية. تحدث بصدق وأمانة ودون أن تستخف بقدرة القارئ على استنتاج تقييمه الخاص وحكمه على ما تذكره من تفاصيل ومعلومات. ضع نصب عينيك أن القارئ غالبًا سيكون أستاذ جامعي أو عضو لجنة تحكيم (أو قاضي محكمة) أو غير ذلك من الأفراد أصحاب المناصب الرفيعة.  تحدث إلى القضاة وأعضاء لجان التحكيم بصيغة "معالي المستشار" أو "حضرة القاضي" أو "حضرة/ حضرتكم"، بينما استخدم صيغة "السيد الدكتور" أو "الأستاذ الفاضل" عند توجيه الخطاب إلى أستاذ جامعي. راعِ كذلك استخدام الرتبة الصحيحة عند توجيه الخطاب إلى جهة عسكرية (على سبيل المثال: العميد أو الرائد). عادة ما يُطلب إرفاق خطابات الشهادة الشخصية ضمن ملفات التقديم لبعض الوظائف أو في قضايا المحاكم بهدف الاستماع لشهادة موثوق بها تؤكد أن هذا السلوك غير القانوني ليس سلوكًا متكررًا وغير نابع من شخصية الفرد المتهم. قد يتم الاعتماد على خطابات الشهادة الشخصية كذلك في حالات تقديم الطلاب للمنح الدراسية أو طلب الالتحاق بواحدة من الجامعات وكذلك لدعم طلبات تأجير السكن أو تقديم المهاجرين لطلبات الحصول على الإقامة أو الجنسية.   إذا كنت تكتب شهادتك حول الشخص لدعم موقفه في واحدة من القضايا الجنائية، فتأكد من معرفتك التامة لكل تفاصيل الجريمة المتهم بها هذا الفرد وتحدث معه حول الواقعة وأسباب حدوثها ومشاعره الشخصية تجاه الخطأ غير القانوني الذي وقع فيه.  يختلف الأمر باختلاف طبيعة الواقعة لكنك تحتاج إلى التيقن من أمانة الشهادة التي تقدمها للمحكمة وألا يساء استغلال دورك في هذه القضية بما يخالف الحق والعدالة. من جهة أخرى، يساعدك ما سبق على أن يظهر للقارئ من خطابك استيعابك لطبيعة القضية ولكنك في نفس الوقت تؤكد للمحكمة ندم المتهم الشديد عما قام به وأنك تشهد في صالحه من واقع ما لمسته من قربك الشخصي له من رغبة حقيقية في تخطي هذه القضية. لا تكتب شهادة شخصية في حق فرد لا تعرفه معرفة جيدة أو من تشك في الغرض الذي سوف يستخدم من أجله هذه الشهادة. كن حذرًا إذا لاحظت تردد أو تلاعب من الشخص في إمدادك بالمعلومات المتعلقة المرتبطة بالقضية أو طلب التقديم للوظيفة أو الجامعة أو إذا لم يخبرك بوضوح عن سبب احتياجه لخطاب الشهادة. اعرف اسم الشخص الذي توجه خطابك له ومسماه الوظيفي. على سبيل المثال، إذا كنت تكتب شهادة شخصية في حق صديقك الذي يُقدم لوظيفة أكاديمية، فتأكد من معرفة ما يلي: الجهة التعليمية التي يرغب في التعيين بها والوظيفة التي يتقدم لها ومن تحديدًا سوف يقيم طلب التعيين ويقرأ خطابك. تقدر بناءً على ذلك في كتابة الخطاب المتوافق مع الغرض منه، كما تظهر أيضًا أنك (وصديقك بدوره) قد وضعتما قدرًا كبيرًا من المجهود في العمل على هذا الخطاب.  عند كتابة خطاب موجه إلى هيئة تقييم أكاديمية أو جهة مجهولة الهوية من موظفي الهجرة والتجنيس أو ما شابه، يمكنك ببساطة أن تبدأ الخطاب قائلًا: "السيد الأستاذ/" أو "السيدة الأستاذة/" أو "السادة الأفاضل/".
Adopt an appropriate tone. Find out why the person you’re writing for needs the letter. Identify who will be reading the letter.