समापन भी अभिवादन की तरह सम्मान और औपचारिकता का एक सूचक है। "Yours sincerely" या "Sincerely" आमतौर पर सुरक्षित विकल्प होते हैं; साथ ही, आप "Cordially," "Respectfully," "Regards" तथा "Yours Truly" भी चुन सकते हैं। थोड़ी कम औपचारिक परंतु तब भी व्यावसायिक समाप्तियाँ "All the best,” “Best wishes," "Warm regards," तथा "Thank you" भी हो सकती हैं। समापन के उपरांत अल्पविराम लगाइए। अपने हस्ताक्षर के लिए लगभग 4 पंक्तियों का स्थान खाली छोड़ दीजिये। पत्र के छापने के उपरांत उसपर हस्ताक्षर करिए, और यदि आपको उसे ई मेल द्वारा भेजना है तो अपने पत्र के इस भाग पर अपने हस्ताक्षर की स्कैन की हुई प्रति लगाइए। नीली या काली स्याही को ही वरीयता दी जाती है। यदि आप किसी और के निमित्त पत्र पर हस्ताक्षर कर रहे हैं, तब अपने हस्ताक्षर के पहले “pp:” लगाइए। यह “per procurationem” के लिए उपयोग में लाया जाता है और इसका अर्थ होता है, “by agency” या “on behalf of”। अपने हस्ताक्षर के नीचे अपना नाम, पदवी, फ़ोन नंबर, ई मेल पता, तथा अन्य कोई भी संपर्क का माध्यम टंकित करिए। सूचना के प्रत्येक भाग को अपनी अलग पंक्ति में रखिए। यदि लेखक के अलावा किसी अन्य ने पत्र टाइप किया हो, तब आपको हस्ताक्षर वाले भाग के नीचे इस व्यक्ति के नाम के संक्षिप्ताक्षर सम्मिलित करने चाहिए। कभी कभी पत्र लेखक के नाम के संक्षिप्ताक्षर भी सम्मिलित किए जाते हैं। तब यह स्पष्ट हो जाता है कि इस पत्र पर काम किसने किया था।  जैसे कि यदि आपको केवल टाइपिस्ट के संक्षिप्ताक्षर सम्मिलित करने हों, तब उन्हें छोटे अक्षरों में लिखिए: mj यदि आप लेखक के संक्षिप्ताक्षर भी सम्मिलित कर रहे हों, तब इन्हें टाइपिस्ट के संक्षिप्ताक्षरों को छोटे अक्षरों में लिखते हुये, बड़े अक्षरों में लिखिए: RW:mj। कुछ शैलियों में दोनों संक्षिप्ताक्षरों के बीच में तिर्यक निशान डाला जाता है: RW/mj। यदि आपने प्राप्तकर्ता की सूचना के लिए अतिरिक्त प्रलेखों को संलग्न किया है, तब इसकी सूचना अपनी संपर्क सूचना के कुछ पंक्तियों नीचे प्रलेखों की संख्या और प्रकार बताते हुये दीजिये। उदाहरण के लिए, लिखिए: "Enclosures (2): resume, brochure"। आप “Enclosures” का संक्षिप्तीकरण “Encl.” या “Enc.” लिखकर कर सकते हैं। यदि आप पत्र की प्रतिलिपि किसी अन्य व्यक्ति को भेज रहे हों, तब आपको यह भी पत्र में सम्मिलित करना चाहिए। इसको “Enclosures” वाली पंक्ति के नीचे “cc:” लिख कर प्रदर्शित किया जाता है, जिसको “courtesy copy” के लिए उपयोग करते हैं, यहीं पर साथ ही व्यक्ति का नाम और पदवी भी लिखी जाती है (“cc” पहले “carbon copy” के लिए प्रयोग में लाया जाता था जब पत्रों को कार्बन के साथ में टाइप किया जाता था)।  जैसे कि, लिखिए: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing” यदि आप एक से अधिक नाम लिख रहे हों, तो दूसरे नाम को पहले नाम के ठीक नीचे, एक सीध में रखिए, परंतु “cc:” मत लगाइये।
Choose a closing. Sign the letter. Include your typed name and contact information. Add the typist’s initials. Make note of enclosures. Add additional recipients’ names.