ابدأ بكتابة اسم وعنوان الشخص أو الجهة المُرسل إليها على الظرف في المنتصف، واحرص على أن تكتب المعلومات بشكل واضح حتى يسهل التعامل معها وإرسالها إلى العنوان الصحيح. إذا كتبت العنوان بشكل غير صحيح أو غير واضح فقد ينتج عن ذلك إيصال رسالتك على نحوٍ خاطئ. يُمكنك أيضًا إضافة الاسم الأوسط، ولكن في أغلب الأحيان يُمكن الاكتفاء بالاسمين الأول والأخير لإيصال الرسالة إلى الشخص الصحيح. يُفضل أن تكتب اسم الشخص بالكامل في حالة كنت تشك في إمكانية حدوث لغط أو تشابه في الاسماء.  يصعب أن يتم إرسال رسالة موجهة إلى "محمد رمضان عبدالرحيم" إلى شخص آخر اسمه "محمد عبدالرحيم". استخدم اللقب الخاص بالمُرسل إليه لتتجنب الوقوع في الخطأ، استخدم الألقاب مثل "السيد" أو "السيدة" أو "الدكتور" أو "البروفيسور". إذا كنت ترسل رسالتك أو طردك إلى شخص معين في مؤسسة أو شركة، فيجب كتابة اسم المؤسسة في السطر التالي لاسم الشخص. على سبيل المثال يكون السطرين في بداية رسائل العمل كالآتي: "محمد رمضان عبدالرحيم/ الشركة الدولية لتجارة الأدوية". لا داع لكتابة مزيد من التفاصيل في هذه النقطة مثل وظيفة الشخص أو منصبه في الشركة. يبدأ أي رقم صندوق بريدي بالحروف المختصرة للكلمة وهي "ص.ب" أي "صندوق بريد" وبالإنجليزية "BOP"؛ أي "Post Office Box"، ومن ثم تُتبع برقم الصندوق المكون من رقمين لخمسة أرقام في العادة. تتطلب بعض الأنظمة البريدية كتابة حروف ورقم الصندوق البريدي دون أيّة علامات ترقيم، مثل النقطة، لتصبح مثلًا "ص ب" بدلًا من "ص.ب" أو  "PO Box" وليس "P.O.Box.".  تتسلم العديد من الجهات وكذلك الأفراد خطاباتهم على رقم الصندوق البريدي الخاص بهم؛ يعني ذلك بكتابة رقم الصندوق البريدي وحسب بدلًا من كتابة العنوان المفصل للمُستلِم، لأنك لن تحتاج سوى لواحدٍ منهم فقط.  تختلف الصناديق البريدية في نظام العمل بها بين الدول وبعضها، ولهذا قد لا تجد أمامك جميع اختيارات الشحن مُتاحة إذا ما كنت تُرسل خطابًا أو طردًا على رقم الصندوق البريدي في دولة معينة. أخيرًا حان وقت تحديد المنطقة الموجه إليه الخطاب، اكتب اسم المدينة أو المقاطعة أو الولاية ثم أضف فصلة ومسافة ثم اكتب الكود البريدي للمدينة. يتم كتابة الكود البريدي قبل المدينة في بعض الدول مثل فرنسا وكندا.  اكتب الاختصار الخاص بالمدينة أو الولاية إذا ما كنت على علم به. في بعض الدول يتم اختصار المدن باختصار من حرفين يتم إضافته على العنوان البريدي، مثل: "القاهرة Cairo" اختصارها "CA" أو في أمريكا نجد أن الاختصار "NY" هو اختصار لولاية "نيويورك New York".  أضف اسم الدولة في سطر أسفل المدينة والكود البريدي، هذا إذا ما كنت ترسل خطابك إلى دولة أخرى غير دولتك.
Start the delivery address in the center of the envelope. Write the recipient’s first and last name on the first line. Note the company or organization. Provide the PO Box number. Add the city, state, and postal code to the last line.