दिनांक को पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में होना चाहिए। इसके नीचे एक पंक्ति छोड़ें और फिर दाईं ओर जस्टिफ़ाई ((justify) करते हुए अपना पता टाइप करें। फिर, एक और पंक्ति छोड़ें और पृष्ठ के बाईं ओर प्राप्तकर्ता का पूरा पता बाईं मार्जिन की ओर जस्टिफ़ाई करके लिखें। यदि आप ईमेल के माध्यम से अपना अनुरोध भेज रहे हैं, तो दिनांक और पता लिखने की कोई जरूरत नहीं है, आप सीधे अभिवादन से शुरू कर सकते हैं। फिर भी, एक पंक्ति में विषय को प्रभावी और स्पष्ट रूप से लिखना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रोफेसर को ईमेल कर रहे हैं, तो आपका विषय हो सकता है, "कृष्ण मोहन: इतिहास के पेपर में एक्सटेंशन का अनुरोध।" “प्रिय (Dear)” लिखकर टाइपिंग शुरू करें और उसके बाद टाइटिल (title) और अंतिम नाम (last name) लिखें। उदाहरण के लिए, "प्रिय श्री रवि (Dear Mr. Ravi)" या "प्रिय सुश्री निवेदिता (Dear Ms. Nivedita)।" कुछ टाइटिल्स अधिक जटिल हो सकते हैं, जैसे "प्रिय प्रोफेसर वेंकटस्वामी (Dear Professor Venkatswami)" या "प्रिय सांसद भास्कर (Dear M. P. :Bhaskar)।"   भले ही आप उन्हें अनौपचारिक रूप से जानते हों परंतु चूंकि, यह एक आधिकारिक (official) अनुरोध है इसलिए, पत्र के लहजे और विषय वस्तु को औपचारिक रखें। उदाहरण के लिए “हाय( Hi), वेंकी (Venky),”  मत लिखें। किसी विशिष्ट व्यक्ति को खोजने का प्रयास करें जिसे आप अपना पत्र संबोधित कर सकें। अन्यथा, यह एक फॉर्म प्रपत्र की तरह दिखाई दे सकता है। उदाहरण के लिए, “जिससे सम्बंधित हो (To Whom It May Concern)” से बेहतर है "प्रिय सांसद भास्कर (Dear M. P. Bhaskar)।" आपके पत्र का मुख्य भाग लगभग 1-3 पैराग्राफ़्स के बीच होना चाहिए। कई मामलों में, आप 1-2 लाइनों से शुरुआत कर के 2-4 पंक्तियों में अपने अनुरोध को समझाकर अगली 1-2 लाइनों में निष्कर्ष लिख सकते हैं। यदि आपको पूरे तीन पैराग्राफ़्स में पत्र को विस्तार करने की आवश्यकता है तो बस परिचय, मुख्य भाग और निष्कर्ष को अलग-अलग लिखें।  पत्र प्रारम्भ करने के लिए आप लिख सकते हैं, "मैं ओम प्रकाश, एल एल बी द्वितीय वर्ष के मार्निंग क्लास का एक छात्र हूं।" यह आपके प्रोफेसर की स्मृति को जागृत करेगा और आपको ढूंढने में लगने वाले, उनके समय को बचाएगा। एक ठोस निष्कर्ष के महत्व की उपेक्षा मत करे। अपने अंतिम वाक्य में, मामले को (एक पंक्ति में) पुनः कहने के लिए और उन्हें समय देने के लिए धन्यवाद दें। आप लिख सकते हैं, "मेरे अनुरोध पर विचार करने के लिए मैं आपका धन्यवाद करता हूं।"   अपने नाम से पहले एक आधिकारिक "साइन ऑफ" के साथ समापन करना सबसे अच्छा होता है। कुछ बेहतर विकल्प हैं: "भवनिष्ठ" "शुभकामनायें" "सभी को शुभकामनायें" "ससम्मान।"  यदि आपको किसी निश्चित समय के भीतर उनसे उत्तर की अपेक्षा है, तो आपको उस जानकारी को भी यहाँ पर शामिल करना चाहिए। आप इसे हमेशा अपने धन्यवाद के साथ जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, "आप द्वारा विचार करने के लिए मैं आपका धन्यवाद करता हूँ और अगले सप्ताह आप से उत्तर की आशा करता हूं।" सावधान रहें कि वाक्य का लहजा अत्यधिक दबाव डालने वाला प्रतीत न हो। “भवनिष्ठ" के नीचे, 3-4 लाइनें खाली छोड़ दें। उसके बाद, अपना पूरा नाम टाइप करें और इसे बाईं तरफ जस्टिफ़ाई करें। रिक्त स्थान का प्रयोग पेन से अपना हस्ताक्षर करने के लिए करें। यदि आप अपने पत्र को ईमेल से भेजने की योजना बना रहे हों, तो आप उन रिक्त स्थानों को हटा सकते हैं और सीधे अपना नाम टाइप कर सकते हैं।
Prepare a header section. Employ a formal and full salutation. Use a concise paragraph format. Pay attention to your concluding remarks. Include your full name and signature.