عند طلب إجازة من مديرك في العمل يكون من المهم أن تخبره بشكل مُسبق عن رغبتك، هذا بالطبع مع وضع بعض المواقف في الاعتبار والتي يتعذر فيها التلميح بالطلب مُسبقًا مثل خسارة فرد من أفراد العائلة. على كلٍ، في حالة كان تقديم التلميح المسبق ممكنًا (مثل أن تكون الإجازة التي ترغب فيها هي عدة أسابيع أو شهور)عليك إذن أن تحاول كتابة طلبك في أقرب وقت ممكن ليسهل على مديرك وزملاء عملك التخطيط وفقًا لذلك.من الطرق الجيدة في إعطاء مديرك تلميحًا عن إجازتك هو أن تقوم بمناقشة طلبك مع رئيسك قبل أن تقوم بكتابة الخطاب؛ قم بالتنويه في جملتك الأولى من طلبك عن ذلك النقاش الذي دار بينك وبين مديرك وبالتالي لن يكون طلبك مفاجئًا له. حدد تواريخ فترة غيابك بدقة وحاول ألا تكون غامضًا بخصوص الوقت الذي ستكون غائبًا فيه. في بعض الحالات لا يمكن أن تكون دقيقًا بشأن وقت غيابك، لكن عندما تكون محددًا وواضحًا حول تاريخ ووقت غيابك فذلك يساعد مديرك ورفقائك في عملية احتواء فترة غيابك عن العمل. لهذا احرص على أن تكون محددًا في طلبك فيما يخص التواريخ التي من المفترض أن تكون غائبًا فيها عن العمل. كُن واضحًا حول أسباب رغبتك في تلك الإجازة بأكبر قدر ممكن. لا يعني ذلك أبدًا أن تُصرح بكل التفاصيل التي ليست ذات قيمة أو شخصية حول رغبتك، ففي كثير من الأحيان لا يملك مديرك الحق في معرفة تفاصيل حياتك الشخصية. على كل حال تقلل صراحتك وأمانتك مع مديرك حول أسباب رغبتك في الحصول على إجازة من احتمالية حدوث أي نزاع مع الإدارة. يجب أن يتضمن خطابك توضيحًا عن إدراكك التام بالمسئوليات التي على عاتقك ووعيك الكامل بأنه يجب عليك قبل الإجازة مناقشة كيفية إنجاز عملك خلال فترة غيابك. يجب عليك أن تدرج في طلبك التفاصيل التي تعتقد أنه من خلالها يمكن إتمام عملك في غيابك مثل أن تترك ملاحظات تفصيلية لزملائك عن المشاريع الحالية التي سوف تُنجز في غيابك، وترك معلومات للتواصل معك في حال حدوث أي أمر طارئ مما يساعدهم على التواصل معك. يحق لك قانونًا الحصول على إجازات الغياب بأنواعها المختلفة، وبناء عليه يجب أن تعرف هل الغياب الذي تطلبه هو من حقوقك الأساسية، أم أنه غياب قد مُنِحَ لك بناء على موافقة مديرك وتصرفه.  على سبيل المثال: في معظم البلاد يحق لك الحصول على إجازة غير مدفوعة الأجر قد تصل إلى 12 أسبوع خلال العام، هذا من أجل حالات الوضع أو الاعتناء بطفل أو تبني طفل للعائلة وكذلك الإجازات الطبية. اعرف إذا ما كنت تستوفي شروط تطبيق ذلك القانون، هذه الشروط منها أن تكون قد عملت في وظيفتك على الأقل لمدة 12 شهر حتى موعد بداية إجازتك وقد عملت ما لا يقل عن 1250 ساعة في مدة 12 شهر. يجب على مديرك أن يكون قد وظف على الأقل 50 موظفًا في مكان عملك أو في موقع لا يبعد عن مسافة 120 كم من ذلك الموقع، ويجب أن يكون مديرك خاضعًا لهذا القانون. عليك مراجعة قانون العمل الخاص ببلدك والذي يتم تطبيقه في محل عملك، حيث تختلف هذه الشروط والأحكام من دولة لأخرى، ففي أغلب البلدان العربية تصل الإجازات غير مدفوعة الأجر إلى مدة ما بين 12 إلى 24 شهرًا، في حين تكون الإجازات المدفوعة 21 يومًا في السنة كما في قانون العمل المصري، وتصل إلى 30 يومًا في السنة لمن زاد عمرهم عن خمسين عامًا.  إذا كنت تكتب خطابًا لطلب إجازة من حقك قانونًا، بإمكانك أن تكتب على سبيل المثال: "بناء على ما نعرفه كليْنا، لدي الحق القانوني في الحصول على تلك الإجازة، أود الحصول على إجازة تمتد بين (اكتب تاريخ بداية الفترة وتاريخ نهايتها)؛ كيف يمكننا أن نتأكد من استمرارية الإنتاجية؟" يكشف سؤالك للمدير عن كيفية التأكد من استمرار عملية الإنتاج واستمرار العمل عن حسن نيتك ويعزز موقفك في مكان عملك.  غيّر من طريقتك إذا كنت تطلب إجازة ليست من حقك قانونًا. اعتذر عن الإزعاج الذي ستتسبب به وتعهد بتعويض ذلك الوقت الضائع بأسرع وقت ممكن يتوافق مع قدراتك. أخبر مديرك إن كان من حقك أي عُطَل متراكمة أو إجازات مرضية. يجعل تضمينك لتلك المعلومات في خطابك الأمور أوضح للمسئولين عن اتخاذ القرار في قسم التنمية البشرية، ففي حالة رفض مديرك لطلبك سيكون بإمكانك الطعن في ذلك القرار. يحق لمديرك اتخاذ القرار النهائي حول ذلك ولكن حاول أن تعطي اقتراحًا مناسبًا حول أي من زملائك في العمل يمكنه أن يقوم بجميع جوانب عملك بشكل جيد خلال غيابك. حاول ألا تضع العبء بالكامل على أعتاق شخص واحد، فذلك سيكون غير منصف أبدًا لذلك الزميل. اطلب إجازتك بأدب مهما كانت الظروف؛ بعبارة أخري بدلًا من أن تقول أنك تستحق الإجازة، يمكنك أن تقول أنك تطلب إجازة فالطلب بلطف يقلل من حدوث مواجهة مع الإدارة.
Give an early warning to your boss. Be specific about dates. Be transparent with your employer. Discuss how your work will be handled in your absence. Know what types of absences you are entitled to. Include ideas on how to delegate work while you are away. Write in a respectful tone.