قد يكون لأستاذك مئات التلاميذ، بالذات إذا كنت في الجامعة، لذلك عليك أن تذكر اسمك الكامل وسنتك الدراسية وشعبتك. إذا كنت لا تزال في المدرسة الثانوية، فاذكر الفصل. بهذه الطريقة لن تضيع وقت معلمك في محاولة معرفة من أنت وسيكون عنده وقت أطول لتقييمك. أحيانًا يجاهد الطلاب في تحديد كيفية مخاطبة الأساتذة بالبريد الإلكتروني. هل تقول: "الأستاذ الدكتور فلان" أم "عزيزي السيد فلان". إذا كان أستاذك قد راسلك من قبل فلا تنخفض بمستوى الرسمية عما عاملك به، وحافظ على المهنية في التعامل. لا تقل مثلًا: "سلام! هل أحببت ورقتي؟ رد سريعًا." بل قل: "أجد بعض الصعوبة في استيعاب المطلوب ولدي أسئلة محددة فيما يخص الورقة." لا تقض الوقت في توضيح سياق أسئلتك ما لم يكن ضروريًا لفهمها. على سبيل المثال: إذا كنت تريد رأيه بشأن مد الفترة المحددة للتسليم فاذكر أسبابك، أما إذا كنت تسأل عن شيء في عن المطلوب لا أكثر فلا تحك عن أحداث يومك دراجتك التي تعطلت وتأخرك في إرسال البريد (ما لم يكن ذلك قبيل موعد التسليم مثلًا) وغير ذلك مما ليس له علاقة بالمضمون. ذلك أدعى ألا تتلقى ردًا في هذا الوقت الضيق، كما أنه سيثير ضيقه أنك انتظرت حتى آخر لحظة لتراسله. إذا تحتم أن تسأله في مثل هذا الوقت، فكن محددًا وموجزًا ومعتذرًا. سيزيد ذلك من احتمال أن يرد عليك إذا رأى الرسالة في الوقت المناسب. كثيرًا ما يحدد الأساتذة أثناء الصف نوعية الملفات المطلوبة لتسليم الواجب أو إرسال الرسائل. على سبيل المثال، إذا حدد أستاذك ملفات DOC، فلا ترسل PDF أو TXT. إذا لم تعرف، فأرسل PDF أو RTF أو اسأل ببساطة. كل ما عليك هو مراسلة أستاذك بأدب. إذا كان لأستاذك ساعات محددة لاستقبال الطلبة في مكتبه، فاذهب إليه فيها أو احجز موعدًا. يمكنك أن تقول: "عزيزي الأستاذ فلان. لم تكن درجتي في الامتحان مما توقعته لنفسي. هل من الممكن أن تريني الأخطاء التي وقعتُ فيها حتى أتلافاها في المستقبل؟" في المعتاد يرد الأساتذة بالترحاب على طلب كهذا.
Email someone you know first. Email an expert. Don’t cold-email someone a manuscript. Be specific about what you want from their feedback. Give your reader time to respond. Thank them for their help.