جداول البيانات – كما هو واضح من اسمها – ملفات إلكترونية ذات طابع تنسيقي مميز يساعدك على ملء خانات البيانات بكفاءة وسهولة وهي شائعة الاستخدام بالتحديد في الملفات المالية. اختر واحدًا من برامج جداول البيانات، والعديد منها متاح للاستخدام المجاني، في حالة لم يتوفر على جهازك النسخة المدفوعة من البرنامج الأشهر "مايكروسوفت إكسل" أو برنامج "نامبرز" (Numbers). فكر مثلًا في استخدام "جوجل درايف" أو "أباتشي أوبن أوفيس" أو "زوهو شيت" أو "إكسل أونلاين"، وهي كلها أمثلة على سبيل الذكر لا لحصر كل الخيارات المجانية المتاحة.  جرب أكثر من برنامج واختر منهم ما تشعر بالراحة لاستخدامه ويناسب احتياجاتك؛ ثبت البرنامج المفضل وافتحه على ورقة جدول بيانات فارغة في كُتيب العمل (مجموعة من الأوراق الموجود في نفس الملف). اترك الخلية الأولى فارغة (التقاء العمود الأول مع الصف الأول في ورقة العمل) وابدأ الكتابة من الخلية الأولى في العمود الثاني (B1)؛ اكتب في العنوان "القيمة"، على أن يُسجل في هذا العمود قيمة كل البنود المُدرجة في الملف كله. انتقل بعد ذلك إلى الخلية الأولى في العمود الثالث (C1)، واكتب بها "تاريخ الدفع"، على أن يسجل في هذا العمود تاريخ استحقاق سداد مختلف عمليات الدفع والفواتير المختلفة وغيرها من بنود الصرف. انتقل الآن إلى الخلية الأولى في العمود الرابع (D1)، واكتب بها "دفعت؟" أو أي عنوان مشابه، على أن تُشير البيانات في هذا العمود إلى ما إن كانت عملية دفع الفاتورة أو بند الشراء المناظر قد تمت أم لا. في الخلية الثانية من العمود الأولى، والأولى من الصف الثاني (A2)، اكتب "دخلي الشهري" ثم انتقل بعدها إلى الخلية الأدنى (A3)، واكتب "صافي الراتب"، وفي الخلية الأدنى (A4)، اكتب "مصادر الدخل الأخرى".  يمكنك تغيير تلك المسميات بناءً على طبيعة مصادر دخلك وما يناسبك، وأن تُضيف أكثر من صف للرواتب في حالة كنت تعمل في أكثر من وظيفة أو أن تدرج خلية خاصة بمصادر الدخل الإضافية، مثل: أرباح الاستثمار أو المعاش/ المعونات الحكومية… إلى آخره). تحكم بحرية في تسميات مصادر دخلك وأنواعها. بعدما أنشأت خلايا لكل مصادر دخلك، ستحتاج خلية ختامية تجمع فيها كل مصادر دخلك الشهري، والتي ستدرجها في الخلية التالية مباشرة بأسفل آخر بند من بنود دخلك الشهري (إن أدرجت مثلًا ثلاثة بنود الدخل الشهري، فستكون هذه الخلية في الصف الخامس A5). اكتب "الدخل الكلي"، وفي الخلية المجاورة لها في الصف (B5 في مثالنا السابق)، ستدرج معادلة جمع كل بنود الدخل؛ استخدم كلمة SUM لإدراج تلك المعادلة.   اضغط على الخلية واكتب بداخلها "=SUM(" ثم انقر على الخلية المجاورة لبند الدخل الأول بالأعلى واسحب الخلية وصولًا لبند الدخل الأخير في قائمة بنود دخلك. في المثال السابق، ستحتاج لجمع الخلايا في النطاق من B3 إلى B5 فقط. يمكنك كذلك كتابة تلك المعادلة يدويًا عن طريق كتابة اسم الخلية الأولى في النطاق والخلية الأخيرة به فاصلًا بينهما بالنقطتين الرأسيتين ":". ستكون المعادلة بداخل الخلية على الشكل التالي: =SUM(B3:B4). لاحظ أنه لا يوجد بديل عن كتابتها بالإنجليزية، وأن هذه المعادلة ستعمل بنفس الطريقة أيًا كان برنامج جدول البيانات الذي تستخدمه.   معادلة الجمع في برنامج إكسل SUM نجمع القيم المدرجة في الخلايا، سواء أدرجت تلك الخلايا فرديًا (B2, B3, B4) أو على شكل نطاق من.. إلى.. (B2:B4). يحتوي برنامج إكسل على الكثير من معادلات الأوامر التي تسهل عليك العمليات الحسابية المختلفة وفقًا لاحتياجاتك. قد تظهر لك رسالة خطأ وأنت تكتب هذه المعادلة والتي تعني أنك قد وقعت في خطأ ما في صياغة المعادلة؛ راجع ما كتبته جيدًا للتأكد من مطابقته لما ذكرناه سابقًا، فأي خطأ بسيط في علامة أو حرف قد يتسبب في عجز البرنامج عن فهم وتطبيق المعادلة بالطريقة الصحيحة. تحتاج الآن إلى كتابة بنود الصرف/النفقات بنفس طريقة كتابة الدخل. الاحتمالية الأكبر أن بنود الصرف ستكون أكثر عددًا من بنود الدخل، وهو أمر طبيعي، لذا قد يكون من الأبسط دمج نفقاتك في مجموعة قليلة من التصنيفات العامة. اترك سطرًا فارغًا بعد خلية "الدخل الكلي" في العمود A، ثم اكتب "النفقات". في الخلية أسفلها اكتب "المنزلية"، وهو البند الأكبر لمعظم الأفراد عادة، لذا أدرجه في أولى قائمة بنود الصرف الخاصة بميزانيتك الشخصية. في الخلايا بأسفل هذا تصنيف "النفقات المنزلية" العام، ابدأ في تدوين مختلف نفقاتك المنزلية التي تدفعها شهريًا، مثل: الإيجار الشهري، فواتير الخدمات (المياه والكهرباء…)، التأمين… إلى آخره، مُخصصًا خلية لكل بند فرعي منهم. اترك سطرًا/ صفًا فارغًا، وانتقل بعد ذلك للتصنيفات الأخرى الخاصة بالنفقات الشهرية، مثل: الطعام والمواصلات وغير ذلك، متبعًا نفس النسق سابق الذكر مع النفقات المنزلية. فيما يلى قائمة بأمثلة بنود النفقات الشهرية التي قد تساعدك على وضع تصور عام لنفقاتك الشهرية:   النفقات المنزلية: الإيجار أو قسط المنزل، المرافق (الكهرباء والغاز والمياه)، الإنترنت، خدمةات بث التلفاز أو القمر الصناعي، التأمين، الضرائب العقارية، وما شابه…. الطعام: الخضروات، الفاكهة، البقالة، الوجبات الجاهزة، الأكل في المطاعم… المواصلات: قسط السيارة، تأمين السيارة، صيانة السيارة، تكاليف المواصلات العامة، الغاز، تكاليف الركن… وغير ذلك. الصحة: التأمين الصحي، رسوم الخدمات الصحية الثابتة شهريًا، الأدوية... وغيرها من تكاليف الرعاية الصحية. النفقات الشخصية/العائلية: الأموال التي ترسلها لعائلتك، مصروف أبنائك، نفقة الأطفال، رسوم الحضانة والمدارس، الملابس والأحذية، خدمات تنظيف الملابس، نفقات الترفيه والمتع، أموال التبرعات للمنظمات الخيرية… وغيرها من النفقات. النفقات المالية: رسوم بطاقة الائتمان، رسوم الخدمات البنكية، رسوم التحقق من رصيدك المالي… إلى آخره بنود أخرى: القروض التعليمية، تكاليف الدراسة، مدفوعات بطاقتك الائتمانية، المدخرات الشهرية، المصروفات المتنوعة الأخرى. بعد كتابة مختلف تصنيفات مصروفاتك الشهرية، ستحتاج الآن إلى إضافة خلية تجمع فيها الناتج الكلي لمعرفة ما تنفقه من أموال شهريًا. تمامًا كما فعلت في خلايا الدخل، أنشئ خلية جديدة أسفل الصف الأخير من بنود الصرف واكتب بها "مجموع المصروفات"، ثم في الخلية المجاورة على يمينها مباشرة، اكتب معادلة الجمع؛ اكتب "=SUM(" ثم اضغط على الخلية المكتوب بها قيمة أول بند في المصروفات، واسحب لأسفل وصولًا لآخر بند صرف. لا توجد مشكلة من وجود خلية ذات قيمة فارغة في المنتصف، فسوف يتجاهلها البرنامج من تلقاء نفسه.   مثال: معادلة الجمع ستكون على الشكل التالي: =SUM(B9:B30). تأكد دائمًا من إغلاق المعادلة بكتابة قوس الغلق لتكون مكتوبة بشكل صحيح يقدر البرنامج على فهمه وتطبيقه. اترك سطرًا إضافيًا فارغًا أسفل الخلية في العمود A التي كتبت فيها "المصروفات الكلية"، ثم اكتب "الرصيد الشهري" أو أي تسمية مشابهة. تُستخدم تلك الخلية في حساب الفرق بين دخلك ومصروفاتك الشهرية. في الخلية المجاورة للتسمية، وفي عمود القيمة B، اكتب المعادلة التالية لتحديد قيمة رصيدك المالي الشهري؛ اكتب "=" أولًا، ثم اضغط على الخلية من العمود B المحتوية على قيمة مجموع دخلك الشهري، ثم اكتب علامة الطرح "-"، ثم اضغط على الخلية من العمود B المحتوية على قيمة مجموع مصروفاتك الشهرية. سيظهر لك في هذه الخلية ناتج طرح المصروفات من الدخل بعد إدخالك للبيانات/ قيم كل بند من بنود الدخل والصرف، كما سيلي شرحه في الجزء التالي من المقال. تأكد من طرح المصروفات من الدخل وليس العكس، ليكون ناتج المعادلة صحيحًا.  مثال: قد يكون شكل المعادلة على النحو التالي: "=B5-B31". لاحظ أن المعادلة بهذا الشكل لا تحتاج إلى كتابتها بين قوسين.
Open the spreadsheet program of your choice. Put in column headings. Create cells for recording monthly income. Make a cell that calculates total monthly income. Fill in expense titles. Sum up expenses. Write in an equation for finding total monthly cash balance.