जिस लेख का आप जवाब दे रहे हैं उसका नाम और दिनांक बताकर जितनी जल्दी हो सके अपने पाठकों को ओरिएंट करें। इसके अलावा, लेख का तर्क भी शामिल करें। आप इसे केवल एक या दो वाक्यों में कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: "एक साहित्य के प्रोफेसर के नाते, मुझे आपके संपादकीय ("कक्षा में नॉवेल्स का अब कोई मतलब क्यों नहीं रह गया,"18 मार्च Why Novels no Longer Matter in the Classroom," March 18th) का मामला उठाना है।" आपके द्वारा जवाब दिये जाने वाले तर्क को बताने के बाद, आपको स्पष्ट रूप से अपने पक्ष को बताना चाहिए, जो आप इस मुद्दे पर ले रहे हैं और यह भी, कि आप ऐसा क्यों महसूस करते हैं। यदि आपकी अथॉरिटी किसी भी तरह से इस मुद्दे से संबंधित है, तो अपने व्यवसाय को भी बताएं। यह समय यह दिखाने के लिए भी है, कि समस्या प्रासंगिक और महत्वपूर्ण क्यों है, लेकिन इसे संक्षिप्त रखना याद रखें।  उदाहरण के लिए: "यद्यपि, लेख में कहा गया है कि कॉलेज के छात्र अब पढ़ने में खुशी नहीं पाते हैं, तथापि, मैंने अपनी  कक्षा में जो कुछ भी देखा है, वह स्थिति का इसके विपरीत होने का सबूत है। यह लेख न केवल ग़लत है, बल्कि उन अनेक कारणों का बहुत सतही स्पष्टीकरण भी प्रस्तुत करता है कि कॉलेज की सेटिंग में छात्रों को फ़िक्शन के अध्ययन द्वारा चुनौती क्यों दी जानी चाहिए। छात्रों को फिक्शन के साथ "ऊब" इसलिए नहीं हो रही है क्योंकि नॉवेल अब प्रासंगिक नहीं रह गया है, बल्कि, उनके उत्साह में कमी उन प्रोफेसर्स की वजह से हो रही है जो अपने ही विषय में रूचि खो रहे हैं।" बहुत अधिक जानकारी देने के लिए आपका पत्र बहुत छोटा होता है। इसलिए, किस एक मुद्दे पर फोकस करके और उस मुद्दे से संबन्धित सबूत प्रदान करके, अपने पत्र को अधिक प्रभावशाली बनाएँ। इससे आपके पाठक को शुरू से यह पता लगाने में मदद मिलेगी, कि आप क्या तर्क दे रहे हैं। यदि आपका पत्र संपादित किया भी गया, तो उसे नीचे से काटा जाएगा। यदि आपका सबसे महत्वपूर्ण प्वाइंट बिलकुल शुरुआत में ही होगा, तो यह संपादन में खोने नहीं पाएगा। अब जबकि आपने मुद्दे पर अपनी स्थिति बता दी  है, तो आपको कुछ तथ्यों के साथ इसे मजबूती प्रदान करने की आवश्यकता होगी। यदि आप चाहते हैं कि आपका पत्र चुन लिया जाए, तो आपको यह दिखाने की ज़रूरत होगी, कि आपने अपना पत्र तैयार करने में खूब विचार और रिसर्च किया है। चूंकि, आपके पास बहुत अधिक जगह उपलब्ध नहीं होगा इसलिए, केवल कुछ ही महत्वपूर्ण तथ्य प्रदान करने से भी, बड़ा अंतर पड़ सकता है। साक्ष्य प्रदान करने के कुछ शानदार तरीके यहां दिए गए हैं:  साक्ष्य के रूप में, अपने राज्य या समुदाय में हुए हाल की घटनाओं का उल्लेख करें। आंकड़े, डेटा, या सर्वेक्षण के परिणामों का प्रयोग करें। एक ऐसी व्यक्तिगत कहानी बताएं जो एक अपेक्षाकृत बड़े प्वाइंट को बताती है। सपोर्ट के लिए मौजूदा राजनीतिक घटनाओं का उपयोग करें। अपने प्वाइंट को प्रासंगिक बनाने के लिए, किसी व्यक्तिगत कहानी का उपयोग करें। जब कोई व्यक्ति अपनी व्यक्तिगत कहानी को साझा करता है, तो पाठक उस व्यक्ति पर पड़ सकने वाले प्रभाव को आसानी से पहचान लेता है। एक बार जब आप अपने दृष्टिकोण से संबन्धित सबूत प्रदान कर देते हैं, तो इस मुद्दे को हल करने के लिए क्या किया जा सकता है, यह बताकर पत्र को समाप्त करें। शायद समुदाय में इस मुद्दे के बारे में जागरूकता बढ़ाना ही पर्याप्त होगा, परन्तु ऐसी अन्य चीजें भी हो सकती हैं जिसे लोग, इस मुद्दे को हल करने और इसमें शामिल होने के लिए, कर सकते हैं।   पाठकों को उन कार्रवाइयों की तरफ इंगित करें, जिन्हें वे अपने स्थानीय समुदायों में, इस मुद्दे में और अधिक शामिल होने के लिए कर सकते हैं। पाठकों को ऐसी वेबसाइट या संगठन की तरफ भेजें, जो उनके लक्ष्यप्राप्ति को आगे बढ़ा सके। पाठकों को विषय पर अधिक जानकारी प्राप्त करने का कोई तरीका बताएं। पाठकों को सीधे निर्देश दें। उन्हें कुछ करने के लिए कहें, चाहे वह अपने स्थानीय कांग्रेसी व्यक्ति को बुलाना, वोट, री-साइकिल, या अपनी कम्यूनिटी में वालन्टियर करना हो। यदि आपका पत्र, एक विधायक या निगम को एक विशिष्ट कार्रवाई करने के लिए प्रभावित करने के लिए है, तो उस व्यक्ति या निगम का नाम दें। विधायक के लिए काम कर रहे कर्मचारी, समाचार पत्रों में विधायक के उल्लेख को एकत्र करते हैं। निगम भी ऐसा ही करते हैं। यदि आप उन्हें विशेष रूप से नामित करते हैं तो इन लोगों द्वारा आपके पत्र को पढ़े जाने की अधिक संभावना बनती है। ऐसा एक वाक्य अवश्य रखें जो इस मुद्दे पर आपके दृष्टिकोण को समराइज़ (summarize) करता हो ताकि आपके पाठकों को आपके मुख्य संदेश का स्पष्ट रिमाइन्डर मिल सके। अपने पत्र के अंत में, अपना पत्र समाप्त करने के लिए एक सरल "भवनिष्ठ, Sincerely," या "सादर, Best regards," लिखें। फिर अपना नाम और अपने शहर का नाम लिखें। यदि समाचार पत्र आपका स्थानीय प्रकाशन नहीं है तो अपने राज्य का नाम भी लिखें। यदि आपकी प्रोफेशनल एक्सपर्टाइज़ आपके लेख से सुसंगत हो, तो इस जानकारी को अपने नाम और निवास के बीच में लिखें। यदि आप अपने कंपनी के नाम को अपने पत्र में जोड़ रहे हैं, तो आप अप्रत्यक्ष रूप से बता रहे हैं कि आप संगठन की तरफ से बात कर रहे हैं। यदि आप स्वयं लिख रहे हैं, तो अपनी कंपनी का नाम छोड़ दें। यदि आपकी प्रोफेशनल टाइटिल, आपके पत्र में संबोधित मुद्दे से प्रासंगिक हो, तब भी आप अपने प्रोफेशनल टाइटिल का उपयोग कर सकते हैं। निम्नलिखित एक उदाहरण है जो आर्गेनाइज़ेशनल एफ़िलिएशन का उपयोग करता है:   डॉ. बारबरा स्मिथ Dr. Barbara Smith साहित्य का प्रोफेसर Professor of Literature ह्यूमैनिटीज़ डिपार्टमेन्ट Humanities Department स्पैरो यूनिवर्सिटी Sparrow University स्प्रिंगफ़ील्ड एन.वाई. Springfield, N.Y.
State the article you're responding to. State your position. Focus on one major point. Make your most important point up front. Provide evidence. Use a personal example. Say what should be done. Name names in your letter. Have a simple closing. Include a closing phrase along with your name and city. Include your affiliation if you are writing in your professional capacity.