قم بكتابة بيانات متلقي الخطاب على الظرف قبل وضع الخطاب بالظرف إذا كنت تكتب بيدك حتى لا تترك الكتابة أثرًا على الخطاب.  يمكنك استخدام الطابعة لكتابة بيانات المتلقي على الظرف إذا أردت للخطاب أن يبدو رسميًا أكثر. يجب كتابة بيانات المتلقي على مقدمة الظرف في المنتصف حيث يجب كتابة الاسم والعنوان والمدينة والبلد ورقم البريد، كما يجب كتابة بياناتك من أجل استقبال الرد. يجب عليك أن تكتب الاسم والعنوان والمدينة والبلد ورقم البريد في أعلى الركن الأيسر من الخطاب. قم بالتأكد من كتابة عنوانك على الخطاب وعنوان المتلقي على الظرف كل في مكانه قبل طي الخطاب. تأكد من أنك قد وقعت الخطاب. يجب أن يكون الخطاب موجهًا تجاهك وأنت تقوم بقراءته. خذ الحافة السفلية للخطاب وقم بطيها لأعلى بحيث تكون الحافة السفلية متطابقة مع ثلث الصفحة. قم بإحضار الظرف ووضعه أسفل الخطاب واستخدامه كدليل للقيام بهذه الخطوة إذا لم تكن متأكدًا من كيفية القيام بذلك. تأكد من تطابق حواف الخارجية للخطاب معًا تجنبًا لحدوث تجعيد في ورقة الخطاب قبل الضغط على الطية.  لن يكون الظرف مناسبًا لوضع الخطاب به إذا لم تكن الحواف متطابقة تمامًا. استخدم أصابعك للضغط على طية الخطاب، بمجرد تأكدك من تتطابق الحواف مع بعضها. قم باستخدام الظرف كدليل إذا لم تكن متأكدًا من كيفية عمل ذلك للمرة الثانية. قم بمطابقة الحافتين العلوية والسفلية للظرف مع الطيتين العلوية والسفلية للخطاب لتتأكد من مناسة حجم الظرف لحجم الخطاب بينما يكون الظرف موضوع أسفل الخطاب. لا تنس مطابقة الجزء العلوي من الخطاب مع حواف الورقة. سوف يمنحك ذلك خطابًا نظيفًا وخاليًا من أي عيوب. يمكنك أن تضع مسطرة بين أصابعك وأن تمرر الحافة الرفيعة للمسطرة على الخطاب بعد طيه لتسوية حواف الخطاب وجوانبه. خذ الخطاب بحيث تكون الطيات موجهة للخارج وتكون حافة الخطاب العلوية متطابقة مع حافة الظرف العلوية. امسك الظرف بحيث يكون لسان الظرف ناحيتك ثم قم بفتح الظرف إلى أعلى. قم بوضع الخطاب بحرص داخل الظرف. يجب أن يكون باستطاعة متلقي الخطاب أن يخرجه من الظرف ويقرأه دون أن يكون في حاجة إلى قلبه على الناحية الصحيحة ليقوم بقراءته.
Write on the envelope. Place the letter face up on a table. Fold the bottom part of the letter up. Check that the edges are lined up. Fold the top part down. Crease the top fold. Insert the letter into the envelope.