चरित्र प्रमाण-पत्र हमेशा टोन में सम्मानजनक और औपचारिक होने चाहिए। ईमानदारी से कहें, लेकिन पाठक की अपने निर्णय प्रभावी रूप से ले पाने की क्षमता को चुनौती मत दीजिए। आपका पाठक संभवतः एक न्यायाधीश, प्रोफ़ेसर, या अन्य सम्मानीय व्यक्ति होगा। न्यायाधीशों और मजिसट्रेटों को “योर ऑनर,”  प्रोफ़ेसरों को “डॉक्टर”  या  “प्रोफ़ेसर,”  के रूप में और मिलिट्री के कमांडिंग अधिकारियों को उनके रैंक द्वारा  (उदाहरण के लिए, “जनरल” या "सार्जेंट") संबोधित करें। नौकरी के आवेदन पत्रों और अदालत के मामलों में चरित्र प्रमाण-पत्रों की अक्सर आवश्यकता होती है ताकि यह स्थापित किया जा सके कि व्यक्ति आम तौर पर कोई अवैधानिक गतिविधि नहीं करता है। अन्य मामलों में जिनमें चरित्र संदर्भ की आवश्यकता हो सकती है उनमें संभावित मकान मालिक के लिए, कॉलेज में आवेदन करने वाले छात्र, और नागरिकता के लिए आवेदन करने वाले आप्रवासियों को शामिल किया जा सकता है।  यदि आप कोर्ट केस के लिए लिख रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उस व्यक्ति के अपराध के यथार्थ विवरण जानते हैं जिसके लिए आप प्रतिबद्ध हो रहे हैं, और उस मामले में उनकी भावनाओं के बारे में उनसे बात करें। जिस व्यक्ति के लिए आप लिख रहे हैं उसे दिखाएं कि आप मामले की गंभीरता को समझते हैं, और यदि आरोपी को अपनी करनी पर वास्तव में खेद है, तो इसे अपने पत्र में बताएं। किसी ऐसे व्यक्ति के लिए पत्र न लिखें जिसे आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, या जो आपको वह सभी अपेक्षित पृष्ठभूमि विवरण देने में हिचकिचाता है कि उन्हें आपसे चरित्र प्रमाण-पत्र की आवश्यकता क्यों है। जिस व्यक्ति को आप लिख रहे हैं उसके नाम और पद को जानें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक एकेडेमिक पोस्टिंग के लिए आवेदन करने वाले के लिए किसी मित्र की ओर से एक चरित्र प्रमाण-पत्र लिख रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि उन्होंने किस स्कूल में आवेदन किया है, स्थिति क्या है, और कौन वह पत्र पढ़ रहा होगा। इस तरह आप इसे पर्सनलाइज (personalize) कर सकते हैं और यह दिखा सकते हैं कि आपने -- और,  विस्तार से,  आपके मित्र -- ने चरित्र प्रमाण-पत्र में बहुत मेहनत की है। यदि आप एकेडेमिक रिव्यू बोर्ड या इम्मिग्रेशन एंड नैचुरलाइज़ेशन (immigration and naturalization) अधिकारियों के अज्ञात बोर्ड जैसे लोगों के समूह को लिख रहे हैं, तो "प्रिय महोदय या महोदया" के साथ पत्र को संबोधित करें।
Adopt an appropriate tone. Find out why the person you’re writing for needs the letter. Identify who will be reading the letter.