يجب أن يحظى الملف التعريفي بالشركة بالكتابة الشيقة والقابلية للقراءة؛ كلمة السر المبدئية لتحقيق كل ذلك هي الاعتماد على صياغة بسيطة ومختصرة. يُقرأ هذا النوع من الملفات كقراءة سريعة وبنظرة عابرة على النص، لذا يجب أن تُظهر بوضوح للقارئ المفاهيم العامة المهمة والجمل المفتاحية التي يمكنه من خلالها استيعاب الصورة الكلية للملف التعريفي. لا يوجد حجم مُلزم للملف التعريفي، فقد يكون عدة فقرات لا تُكمل صفحة واحدة أو قد يصل إلى أكثر من 30 صفحة، لكن الأهم هو أن تحمل كل كلمة تذكرها في الملف التعريفي أهمية مؤكدة للقارئ، بغض النظر عن العدد الكلي النهائي لحجم النص.   استفد من الروابط التشعبية المتاحة على المواقع الإلكترونية. إذا كنت تخطط لنشر الملف التعريفي بواسطة خدمة إلكترونية أو على موقع الشركة، فأنت أمام فرصة مثالية لاختصار النص إلى أصغر ما يكون عن طريق الاستعاضة عن ذكر كل صغيرة وكبيرة بروابط تنقل القارئ المهتم إلى صفحات تحتوي على معلومات مفصلة حول موضوع معين. تضمن من خلال ذلك أن يكون الملف التعريفي نفسه قصيرًا وسهل القراءة في فترة زمنية قليلة، بينما يظل من المتاح للقراء المهتمين ما يلزمهم من مصادر للتعرف على شركتك أكثر. لا يزيد حجم الملف التعريفي بشركة ضخمة مثل "جوجل" عن صفحة واحدة فقط، لذا لا يوجد ما يمنعك عن أن تختصر ملفك التعريفي أنت الآخر. لا توجد طريقة واحدة لكتابة الملفات التعريفية الخاصة بالشركات، خاصة مع وجود خيارات متنوعة أكثر إذا قررت نشرها عبر الإنترنت، والتي تتيح لك مساحة أكبر للإبداع في الشكل والتصميم والتنسيق. يجب أن يحتوي الملف التعريفي على قدر كبير من الحقائق الأساسية حول الشركة؛ إذًا نحن نعرف بوضوح المحتوى، لكن هذا المحتوى قابل للعرض بأي طريقة ممكنة في العالم، طالما أنها تساعدك على إبراز أفضل مميزات الشركة وتدعم صورة علامتك التجارية لدى من يطلع على الملف. من المؤكد أنه لا بديل عن الالتزام بمظهر احترافي ومهني يمثل شركتك على النحو الأمثل، لكن ذلك لا يمنع تحرير نفسك نسبيًا واتخاذ قرارات إبداعية قادرة على جذب انتباه القراء للاستمتاع بالاطلاع على الملف التعريفي.   اعتمد مثلًا على الرسوم البيانية والرسومات التي تختصر عليك كتابة فقرات نصية ضخمة أو للفصل بين أجزاء النص. تتحدث الصورة عن نفسها بكفاءة أفضل مليون مرة من ألف كلمة، لذا أضف صورًا فوتوغرافية لفريق العمل أو عمليات الإنتاج لإضفاء لمسة من الحيوية على الشكل النهائي للملف التعريفي. اجمع مجموعة من صور فريق العمل أثناء واحدة من التجمعات السعيدة أو صورًا تُسلط الضوء على التقنيات المبتكرة المستخدمة من قبل الشركة، وأدرجهم في مختلف الأماكن المتاحة عبر صفحات الملف التعريفي، دامجًا كذلك شعار الشركة والعلامات التجارية التابعة. الكتل الضخمة من النصوص مزعجة ومملة للغاية في التصفح، لذا الحل البديل للإبقاء على انتباه القارئ هو كتابة جمل نصية صغيرة والاعتماد على العناوين الجانبية والنقاط المرقمة أو المرمزة لتقسيم الملف التعريفي إلى مجموعة من الأقسام الصغيرة سهلة التصفح.   اختر عناوين جانبية بسيطة وتكفي فقط لتقديم المحتوى التالي لها، مثل: "الرؤية والرسالة" و"الجوائز والإنجازات" و"الخطط المستقبلية". اعتمد على الترقيم أو الترميز في كل مرة تحتاج فيها إلى إدراج مجموعة من المعلومات ذات السياق الواحد أو المتتابع، كما هو الأمر مثلًا في حالة الحديث عن الجوائز التي حققتها الشركة أو تقديم معلومات حول الحالة المالية. كما هو الأمر مع أي مستند مهني، يجب الالتزام بالتنسيق الاحترافي، وذلك من خلال تجنب نهائيًا أي خطوط كتابة زخرفية أو طفولية أو بها أي قدر -ولو ضئيل جدًا- من المبالغة. لسنا بصدد ابتكار عمل فني مبهر بصريًا، بل الهدف والغاية الوحيدة هي أن يكون النص قابل للقراءة وسهل الاطلاع على عين القارئ، لذا سواء كنت تكتب الملف التعريفي بالعربية أو الإنجليزية أو أي لغة أخرى، اختر خط كتابة عادي وبسيط جدًا متجنبًا أي خط قد يكون سببًا في تشتيت القارئ. اعتمد على الخطوات الأنيقة البسيطة مثل: "إريال" (Arial) أو Simplified Arabic  أو "كاليبري" (Calibri). تحتاج النصوص المهنية بدورها إلى قدر من بلاغة وقوة اللغة، لكن بطابعها الخاص، وبالحديث عن الملفات التعريفية للشركات، فإن كلمة السر هي الاعتماد على لغة قوية ومباشرة وواضحة، وذلك من خلال اللغة الخبرية والجمل الفعلية وصيغ المبني للمعلوم. تجنب في المقابل أي صور مجازية أو إفراط بلاغي أو الحديث بصيغة المبني للمجهول.  بدلًا من قول "لتحمل المسؤولية والأمانة مكانة لا غنى عنها بداخل قلب شركتنا"، يمكنك ببساطة أن تقول: "تثمن شركتنا قيم تحمل المسؤولية والنزاهة." توجد مصطلحات يمكن تداولها بسهولة بداخل مقر الشركة بينك وبين الموظفين الآخرين، لكنها ستكون معقدة وغير مفهومة نهائيًا لأي شخص من خارج مجال الصناعة، وذكرها في الملف التعريفي سيفقدها كليًا أي قابلية لتحقيق غرضه وسيشعر القارئ بالانزعاج عند الاطلاع عليه. احرص على استخدام لغة سهلة ومفهومة واشرح بوضوح أي نقط قد تبدو مبهمة أو استغنِ عن ذكر موضوعات التخصص المعقدة للغاية، طالما كان من الممكن الاستغناء عنها.
Keep your corporate profile concise. Get creative with your format. Use headers and bullet points to break up text. Use a simple, easy-to-read font. Use active voice. Avoid using too much "corporate speak.