अगर सेकेट्री से औपचारिक मिनट्स लेने की उम्मीद की जाती है, तो पूछें कि ग्रुप रॉबर्ट्स रूल्स ऑफ ऑर्डर का पालन करता है या एक अलग गाइड के नियमों का । एक अधिक अनौपचारिक रूप में पूछें, मिनट्स में क्या शामिल किया जाना चाहिए या वे कैसे उपयोग किये जाएँगे ।  मिनट्स लेने वाले के रूप में, आपको रूल्स ऑफ ऑर्डर के साथ खुद को परिचित कराने की जरूरत नहीं है । हालांकि, उसकी एक कॉपी लें (या चेयरमैन से उधार लें), यह विशिष्ट सवालों का जवाब देने के लिए उपयोगी हो सकता है । अपनी भूमिका भी अच्छी तरह से पता करें। कुछ मिनट्स सेकेट्री मीटिंग में भाग नहीं लेते, जबकि दूसरे विचार-विमर्श में योगदान देने के लिए मिनट्स नोट करते हैं । दोनों में से किसी भी मामले में सेकेट्री की कोई और प्रमुख भूमिका नहीं होनी चाहिए, जैसे कि चेयरमैन या फेसिलेटर। प्रत्येक मीटिंग के मिनट्स में ज्यादातर जानकारी समान होंगी । टेम्पलेट रेफरेन्स की आसानी के लिए एक संगत स्वरूप बनाता है ।  निम्नलिखित जानकारी के लिए कम से कम स्थान रखें ।  संस्था का नाम । मीटिंग का प्रकार। यह एक नियमित साप्ताहिक या वार्षिक मीटिंग है, एक छोटे कमीटी की मीटिंग, या एक विशेष ऑव्जेक्टिव के लिए बुलाई गई मीटिंग है? तिथि, समय और जगह । आरंभ और अंत के समय (आयोजित और स्थगित) के लिए जगह छोड़ दें । चेयरमैन या मीटिंग के नेता का नाम एवं सेकेट्रीज (या उनके विकल्प) के नाम । "उपस्थित" और "अनुपस्थितों की ऑपोलॉजी" की लिस्ट। यह अटेन्डेंस शीट के लिए एक फैंसी शब्द है। कोरम (वोट डालने के लिए पर्याप्त लोगों की संख्या) मौजूद है या नहीं। अपने सिग्नेचर के लिए स्थान रखें । मिनट्स टेकर के रूप में, आप हमेशा अपने काम पर सिग्नेचर करेंगे। संस्था की नीतियों के अनुसार, मिनट्स एप्रूव होने पर, एक अतिरिक्त सिग्नेचर आवश्यक हो सकता है । मीटिंग के लिए एक एजेंडा लिखें, अगर दिया गया है तो । अगर चेयरमैन या फेसिलेटर ने आपको एजेंडे का प्रारूप, तैयार करने के लिए कहा नहीं है, तो अनुरोध पर उनको एक उपलब्ध कराएँ । एक रेफर करने के लिए होने से, आपको अपनी मीटिंग नोट्स को व्यवस्थित करने में मदद मिलेगी । सुनिश्चित करें आप जो कुछ भी साथ ला रहे हैं, वह सुविधाजनक है । आप अक्सर मिनट्स लिखेगें, तो इस ऑव्जेक्टिव के लिए एक नोटबुक सेट कर लें, या अपने कंप्यूटर पर एक फ़ोल्डर बना लें।  अगर आपने पहले की एक मीटिंग में मिनट्स नोट किए और वे एप्रूवल के लिए प्रस्तुत नहीं किये हैं, तो आप अपने साथ उनको भी लाने के लिए सुनिश्चित रहें । एक ऑडियो रिकॉर्डर के साथ आपको मिनट्स टाइप करने में मदद मिल सकती है, हालांकि यह नोट लेने के लिए एक विकल्प नहीं है। मीटिंग को रिकॉर्ड करने के लिए सभी सहमत हैं, ये सुनिश्चित करें और एक एक शब्द की ट्रांसक्रिप्ट बनाने के प्रलोभन में ना रहें । शॉर्टर्हैंड सीखना नोट लेने को गति देगा, लेकिन आपको मिनट्स लेने के क्रम में हर शब्द को लिखने में सक्षम होने की जरूरत नहीं है। बल्कि आपको ऐसा करने से बचना चाहिए। अगर आपको मीटिंग के दौरान सार्वजनिक रूप से नोट लेने के लिए कहा जाता है, तो एक ओवरहेड प्रोजेक्टर या प्रसेंटेसन ईजल का उपयोग करें। सुनिश्चित करें कि आप बाद में नोट्स इस्तेमाल करने में सक्षम हैं, ताकि बिना खराब किए हुए मिनट्स टाइप करने के लिए उनका उपयोग कर सकें ।
Know your organization's meeting policies. Prepare a template in advance. Bring a notebook or laptop with you.