الختام – مثل التحية – هو مؤشر على الاحترام والمهنية. وبصفة عامة فالاختيارات الآمنة هي "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" أو "المخلص"، وكذلك يمكن وضع في الاعتبار خواتيم أخرى مثل: "بكل الود"، "مع الاحترام"، "تحياتي"، "تقبلوا احترامي". هناك تعابير أقل رسمية ولكن لا تزال تُعتبر أيضًا خواتيم مهنية مثل: "أطيب الأمنيات و "شكرا لكم". في النهاية ضع فاصلة بعد الختام. اترك حوالي أربعة أسطر فارغة لتوقيعك. قم بتوقيع الخطاب بعد طباعته، أو إذا كنت سترسله عبر البريد الإلكتروني، فقم بعمل مسح ضوئي لصورة من توقيعك وضعها على هذا الجزء من الخطاب. يفضل استخدام الحبر الأزرق أو الأسود. إذا كنت توقع الخطاب نيابة عن شخص ما، اكتب: "بديل عن"  أو "بالوكالة عن" أو "بالنيابة عن" قبل التوقيع. في مساحة أسفل توقيعك، اكتب اسمك ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وغيره من وسائل الاتصال بك. ضع كل معلومة في سطر خاص بها. إذا قام شخص آخر غير الكاتب بطباعة الخطاب، يجب إضافة الأحرف الأولى من اسم هذا الشخص أسفل قالب التوقيع. أحيانًا يتم إدراج الأحرف الأولى لكاتب الخطاب أيضًا.  على سبيل المثال: إذا أدرجت الأحرف الأولى من طابع الخطاب، اكتبهم بأحرف صغيرة باللغة الإنجليزية. إذا أدرجت الأحرف الأولى من الكاتب، اكتبهم بأحرف كبيرة بينما الأحرف الأولى لطابع الخطاب بأحرف صغيرة. بعض الأنماط تُضيف خطًا مائلًا بين مجموعتي حروف الاسمين. إذا أدرجت وثائق إضافية للمُتلقي ليقرأها، أدرج ملاحظة في بضعة أسطر تحت معلومات الاتصال بحيث تُشير فيها إلى عدد الوثائق ونوعها. على سبيل المثال، اكتب "المرفقات (2): سيرة ذاتية وكُتيب". يمكنك اختصار كلمة "مرفقات" عن طريق كتابة "م". إذا كنت ترسل نسخة من الخطاب إلى شخص آخر، يجب أن تُشير إلى ذلك في الخطاب. يتم الإشارة إلى ذلك عن طريق كتابة "ن ك" أسفل سطر "المرفقات" وهو اختصار ل" نسخة كربونية" بالإضافة إلى اسم الشخص ولقبه ("ن ك" تستخدم للإشارة إلى "نسخة كربونية" عندما تُكتب الأحرف على ورقة نسخة كربونية).  على سبيل المثال، اكتب: "ن ك: شيماء الرفاعي، نائبة الرئيس للتسويق". في حالة إضافة أكثر من اسم، أضف الاسم الثاني تحت الاسم الأول بدون "ن ك".
समापन का विकल्प चुनिये: पत्र पर हस्ताक्षर करिए: अपना छपा हुआ नाम और संपर्क सूचना सम्मिलित करें: टाइपिस्ट के नाम के संक्षिप्ताक्षर सम्मिलित करिए: संलग्नकों की सूची बनाइये: अतिरिक्त प्राप्तकर्ताओं के नाम सम्मिलित करिए: