يوجد أنواع مختلفة من المذكرات المهنية، فالتسمية المعتادة للمذكرة تكون على هذا النحو.  يمكنك كتابة اسم "مذكرة" في أعلى الصفحة.   يرجع إليك قرار وضع العنوان في مركز أو يسار الصفحة، فأفضل قاعدة هي مراجعة شكل المذكرات المهنية التي تلقيتها ونسخها بنفس الشكل الخارجي لها. يجب أن يتضمن القسم الأول من مذكرتك أربعة أجزاء رئيسية من المعلومات. سوف نزودك في هذا المقال بمعلومات أكثر تفصيلًا حول كل مكون في الخطوات اللاحقة.  تتيح خانة "إلي" لجميع الأسماء والعناوين الخاصة بالأفراد الذين يتلقون مذكرتك. تتيح خانة "من" تقديم اسمك بالكامل مع العنوان. تتيح خانة "البيانات" تقديم تاريخ كامل ودقيق- ولا تنسَ أن تشمل السنة. تتيح خانة "الموضوع" تقديم وصف مختصر، ومحدد لما يدور حول المذكرة. لاحظ أنه من الشائع الإشارة إلى سطر الموضوع بالضغط على كلمة "رد". تأكد من تضمين كل الأفراد الذين تحتاج إلى إرسال المذكرة إليهم.  تذكر دائمًا أن إرسالك للمذكرة لأفراد عدة على نطاق واسع – إذا كان المهتمين بالأمر عدد قليل – من الممارسات غير المقبولة.  اعرف أن الأفراد الذين ينزعجون من الحجم الهائل من المذكرات، ربما يكونوا أكثر ميلًا لتجاهل المذكرات أو عدم قراءتها بعناية. حتى لو كنت على علاقة جيدة وودية مع رئيسك، فمن الأفضل الحفاظ على لغة رسمية وقورة للمراسلات الخاصة التي تقوم بها. ربما تنادي أحد الزملاء "سو" عندما تقابلها في أحد الصالات، ولكن لابد من مراسلتها في المذكرة الخاصة بك "السيدة ...." أو "د/.....".  عندما تقوم بملء المعلومات الخاصة بقائمة المستلمين، ضع في الاعتبار أن تتضمن الأسماء الكاملة وألقابهم المهنية. إذا كنت ترسل مذكرة إلى شخص خارج مكتبك، فمن المهم أيضًا تحديد الشكل الصحيح للعنوان. خذ الوقت للبحث في ملفهم الشخصي.   يمكنك التساؤل على سبيل المثال في مذكرتك المرسلة، إذا كانوا يحملون شهادة دكتوراه؟ وإذا كان الأمر كذلك، فمن الجيد عمومًا أن تشير على هذا النحو -إذا كان المرسل إليهم يحملون الدكتوراه – دكتور كذا ودكتور كذا. تأكد من الإشارة إلى الأفراد بألقابهم، فمثلًا إذا كان نائب رئيس أو عميد، لابد من الإشارة إليهم في مذكرتك على هذا النحو. لابد أن تتأكد من أن سطر الموضوع الخاص بك قصير وواضح وغير عمومي.  يعتبر كتابة عنوان مثل: "الأعمال الجديدة" أمر غامض جدًا، وإذا كان هناك شخص يبحث في ملفاته في بعض الأيام خلال طريقه، فمن الصعب إيجاد المذكرة المرسلة له بسهولة. يعتبر الكتابة أفضل على هذا النحو: "تقرير مرحلي حول التحقيق بشأن توسيع قاعدة العملاء". الأمر متروك لك إذا رغبت في تمهيد رسالتك بإلقاء التحية مثل "عزيزي ماجد" أو "الزملاء الأعزاء". راعِ أن هذه التحيات لم تكون كتابتها متوقعة في المُذكرة المهنية. تُعد هذه وسيلة سريعة وفعالة لتوصيل المعلومات الهامة، وينبغي أن تكون واضحة لمن يتوقع أن يقرأها حينما يتلقى المذكرة ويتضح له من أرسلها. وضح الغرض الخاص من كتابتها وإرسالها. يمكن التعبير على هذا المنوال "أنا أكتب لك بسبب...". يجب أن تقدم المقدمة لمحة موجزة عما يمكن المتلقي توقعه في المذكرة. ليس هناك حاجة لكي تُقدم كافة التفاصيل أو الأدلة في الجزء الأول من مذكرتك. يمكنك أن تجعل مذكرتك قصيرة من خلال كتابة جمل وفقرات قصيرة وهذا سيكفي. تحتوي المذكرة الخاصة بك عادة على اثنين أو أربعة فقرات إضافية قبل الختام، على أن يختلف المحتوى وتنظيم متن المفكرة اعتمادًا على موضوعك.  يمكنك اختيار كيفية ترتيب معلومات متن المفكرة الخاصة بك على حسب الأهمية، وإذا كنت تقوم بالشرح خلال المذكرة من ثم يجب عليك تقسيم المذكرة الخاصة بك إلى مراحل مختلفة. من الشائع أن تنقسم المذكرة المهنية إلى أجزاء واضحة بحيث يمكن للمستلمين قراءة وهضم المعلومات بكل سهولة ممكنة، يمكنك أيضًا مساعدتهم في فهم النقاط الهامة في المذكرة من خلال وضع علامات على الأجزاء الفرعية. تأكد من أن كل جزء فرعي واضح للقارئ.  يمكنك تضمين جميع الأجزاء الفرعية التالية عند كتابتك مثلاً عن نقل مقر المكتب في وقت قريب: "موقع جديد لمقرنا الرئيسي" و"توجيهات مهمة لتجهيز المكتب" و"الجدول الزمني لنقل المكتب". يجب أن تخبر الجملة الأولى من كل جزء فرعي ما هي النقطة الرئيسية لهذا الجزء. يجب أن تركز الفقرات أو أجزاء المذكرة على فكرة واحدة فقط. يمكنك استخدام القائمة النقطية كعامل مساعد لك إذا كنت ترغب في إنشاء قوائم خاصة في حالة رغبتك تسليط الضوء على نقاط مهمة. هذا من شانه مساعدة القُراء في قراءة النقاط الرئيسية بسرعة أكبر وبشكل أكثر كفاءة. يجب ألا تتجاوز كتابة المذكرة صفحة أو صفحتين في العادة. يعد المعيار الأساسي للصفحة اتخاذ مسافة واحدة بين السطور مع مراعاة وضع مسافة بين الأقسام/ الأجزاء وبعضها البعض. بشكل عام، لن تحتاج إلى تلخيص ما كتبته في المذكرة، خاصة إذا تمكنت من الاحتفاظ بها تحت مسمى صفحة.  يكون من المفيد لك تلخيص النقاط الرئيسية بإيجاز إذا كانت المعلومات التي حددتها معقدة أو إذا أرسلت مذكرة أطول من المعتاد عليه. يجب إنهاء المذكرة بفقرة ختامية حتى إذا حكمتُ أنه ليس من الضروري تلخيص ما كتبته في هذه المذكرة. فكر فالتالي:   يمكنك تحديد الطريقة التي تسلكها في كتابتك للمذكرة. فهل ترغب في أن يقوم المستقبل بشيء ما؟ وهل يجب أن يردوا عليك قبل يوم معين؟ وإذا كان الأمر كذلك، يجب عليك توضيح ذلك. يجب عليك كتابة جزء ختامي بسيط - إذا لم يكن هناك أي فقرات إضافية ترغب في كتابتها – مثل: " أنا سعيد لمناقشة هذا الأمر بشكل أوسع" أو " اسمح لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة أو مخاوف". ليس من الضروري كتابة اسمك بالكامل أو توقيعك. ضع في الاعتبار أنه من الأصح والأفضل اتباع نموذج الآخرين في مجال عملك.   يمكنك التوقيع رسميًا. إذا كانوا يقومون بالتوقيع على هذا النحو: ( تحياتي، السيدة سميث)، اتبع حذوهم في ذلك. تحتاج ربما إلى تضمين الأحرف الأولى من اسمك في نهاية المستند، حتى إذا تخطيت التوقيع. تأكد من تدوين ملاحظاتك بشأن إرسال أية مرفقات تحتوي مذكرتك عليها كالجداول أو الرسوم البيانية أو التقارير، وعلى سبيل المثال "مرفق: الجدول رقم 1".  يجب عليك الإشارة إلى المرفقات الموجودة في متن المذكرة أيضًا. يمكنك السماح للموظفين بمعرفة بالخطوة القادمة الخاصة مثلاً بنقل المكتب: "نحن نعتزم الانتهاء من عملية النقل بحلول نهاية ربع السنة، انظر الجدول رقم 1 المرفق معه جدول زمني أكثر تفصيلاً". تأكد بعناية من التدقيق اللغوي قبل إرسال المذكرة، وتحقق من أن الجُمل صحيحة نحويًا وأنه لا يوجد أي أخطاء إملائية أو علامات ترقيم خاطئة وأن المحتوى منطقي.  ضع في اعتبارك إرسال المذكرة بعد التدقيق الأولي إذا لم يكن هناك وقت كافي لمراجعتها مرة أخرى، وإذا راجعتها مرة أخرى بعد ساعة أو ساعتين، ربما تجد أخطاء قد تكون تغاضيت عنها في البداية. تحقق من سياسية الشركة التي تقوم بالإرسال إليها لمعرفة من يمكنه مراجعة المذكرة وإعطاء الموافقة النهائية على المحتوى خاصة إذا كانت المذكرة تحتوي على بيانات حساسة.
Label your memo. Write the heading of your memo. Choose your recipient list carefully. Use the appropriate names and titles for the people on your recipient list. Research the proper titles of people you are writing to in an external memo. Compose the subject line carefully. Consider skipping the salutation. Compose the first, introductory section of the memo. Keep the introductory section brief. Decide on the organization of the body of your memo. Decide if you want to include subheadings and titles. Write specific subheading titles. Include topic sentences in each of the body paragraphs of your memo. Consider using bullet points. Keep it concise. Decide if you need a summary paragraph. Include a closing section or paragraph. Sign if you wish. Make a note about any attachments. Review the memo carefully.