कहा जाता है कि समय ही पैसा है और अधिकांश व्यापारी वर्ग, समय नष्ट करना पसंद नहीं करते। इसलिए आपके पत्र का लहज़ा संक्षिप्त और व्यावसायिक होना चाहिए। अपने पत्र को शीघ्रता से पढ़े जाने योग्य बनाने के लिए, प्रारम्भ से ही अपनी बात कहना शुरू करिए और पहले परिच्छेद में अपनी टिप्पणी संक्षिप्त ही रखिए। जैसे कि, आप शुरुआत में ही कह सकते हैं “मैं यह पत्र इस विषय में लिख रहा हूँ” और वहाँ से आगे बढ़ सकते हैं।  लच्छेदार बातों, भारी भरकम शब्दों, तथा लंबे, घुमावदार वाक्यों के चक्कर में मत पड़िए – आपकी इच्छा अपनी बात को शीघ्रतापूर्वक एवं सफ़ाई से बता देने की होनी चाहिए। अपने पत्र में प्रतीतिजनक रहिए। अधिक संभावना यही है कि आपके पत्र का उद्देश्य पाठक को कुछ करने के लिए उद्यत करने का ही होगा: उनके विचार बदलने का, समस्या का समाधान करने का, पैसा भेजने का, या कुछ कार्यवाही करने का। अपनी बात को समझाइए। व्यावसायिक पत्र में: “मैं”, “हम” और “आप” का उपयोग करना बिलकुल उचित है। स्वयं को “मैं” कहिए और पाठक को “आप”। यदि आप पत्र किसी संस्था की ओर से लिख रहे हों, तब सावधानी बरतिए। यदि आप कंपनी का दृष्टिकोण लिख रहे हों, तब आपको “हम” लिखना चाहिए ताकि पाठक को पता चल सके कि आपके वक्तव्य के पीछे कंपनी का सहारा है। यदि आप अपने विचार लिख रहे हों, तो “मैं” पर ही टिके रहिए। अपने पाठक को पता चलने दीजिये कि आप कहना क्या चाहते हैं। आपका पाठक शीघ्रतापूर्वक प्रत्युत्तर तभी देगा जब उसे आपके पत्र का अर्थ बिलकुल स्पष्ट हो जाएगा। विशेष रूप से यदि आप अपने पत्र के कारण किसी परिणाम या कार्यवाही की अपेक्षा कर रहे हों तो स्पष्ट रूप से बताइये कि वह क्या है। अपनी स्थिति जितने कम से कम शब्दों में हो सके, उनमें बताइये। जब किसी स्थिति का वर्णन कर रहे हों या कोई निवेदन कर रहे हों, तब निश्चित रूप से पैसिव वॉइस का विकल्प चुनने के स्थान पर, ऐक्टिव वॉइस का चयन करिए। पैसिव वॉइस से आपका लेखन अस्पष्ट और अवैयक्तिक हो जाता है। और यह भी है कि ऐक्टिव वॉइस अधिक सुव्यवस्थित होती है और बात को सीधे ढंग से कहती है। जैसे कि:  पैसिव: The sunglasses are not designed or manufactured with attention to their durability. ऐक्टिव: Your company designs and manufactures sunglasses without attention to their durability. पत्र व्यक्तियों द्वारा व्यक्तियों को लिखे जाते हैं। यदि संभव हो तो प्रारूपित पत्रों को भेजने से बचिए। आप पहले से तैयार किए हुये अवैयक्तिक पत्रों के आधार पर किसी संबंध का निर्माण नहीं कर सकते हैं। परंतु, साधारण बोलचाल की भाषा अथवा गँवारू बोली जैसे, "you know," "I mean," या "wanna" से दूर ही रहिए। लहजे को व्यावसायिक रहने दीजिये, परंतु मित्रवत व सहायक बने रहिए।  यदि आप प्राप्तकर्ता को भलीभाँति जानते हैं तो शुभकामनाएँ देते हुये एक मित्रवत पंक्ति जोड़ देना उचित ही है। व्यक्तित्व का कितना भाग प्रकट करना है, इस संबंध में निर्णय स्वयं लीजिये। कभी कभी व्यावसायिक परिस्थितियों में भी थोड़ा सा हास्य वास्तव में सहायक हो सकता है, परंतु मज़ाक करने से पहले हंसी में भी सावधानी बरतने की आवश्यकता है। चाहे आप शिकायत ही क्यों न कर रहे हों, या आपको कोई चिंता क्यों न हो, आप शालीन रह सकते हैं। प्राप्तकर्ता की स्थिति का विचार करिए और अपनी सीमाओं में रहते हुये, यथासंभव समायोजित एवं सहायक बने रहकर आपसे जो भी हो सकता है, उसकी पेशकश करिए। उदाहरण के लिए, एक अशिष्ट शिकायत ऐसी हो सकती है: “I think your sunglasses suck and I am never buying them again.” एक शालीन शिकायत ऐसी हो सकती है: “I am disappointed with the construction of your sunglasses, and I plan to take my business elsewhere in the future.” अधिकांश व्यावसायिक पत्रों को एक पृष्ठ की लंबाई तक ही संक्षिप्त होना चाहिए। परंतु यदि आपको कुछ बड़ी बात कहनी है, जैसे कि संविदा अथवा वैधिक जानकारियाँ, तब आपको अतिरिक्त पृष्ठों की आवश्यकता होगी। इस परिस्थिति में “दूसरे पृष्ठ” वाले शीर्ष पत्रों का, जिनमें आमतौर पर संक्षिप्त पता लिखा होता है, तथा जिनमें उसी प्रकार के कागज़ का उपयोग होता है जो कि प्रथम पत्र वाले शीर्ष पत्र का हो, उपयोग करिए। दूसरे तथा उसके बाद के पृष्ठों के सबसे ऊपर पृष्ठ संख्या डालिए। आप शायद प्राप्तकर्ता का नाम और तिथि भी डालना चाहेंगे। अंतिम परिच्छेद में अपने सारे बिन्दुओं का संक्षिप्तीकरण करिए तथा आपकी जो भी करने की योजना है, उसकी रूपरेखा बताइये या प्राप्तकर्ता से आपको क्या अपेक्षाएँ हैं। ध्यान रखिए कि प्राप्तकर्ता आपसे प्रश्नों और चिंताओं के संबंध में संपर्क कर सकता है और आपको इस पत्र/मामले पर ध्यान देने के लिए आभार भी प्रकट करना चाहिए।
اتبع الأسلوب الصحيح. استخدم الضمائر الشخصية. اكتب الخطاب بوضوح وإيجاز. استخدم الفعل المبني المعلوم. كن متحدثًا عند الحاجة. كن مهذبًا. استخدم ترويسة "الصفحة الثانية" للصفحات الإضافية. لخّص خطابك.