पहली लाइन में, अपने ईमेल की शुरुआत, संपर्क व्यक्ति के नाम, टाइटल और लिंग के आधार पर "प्रिय डॉ॰/श्री/कुमारी/श्रीमती स्मिथ" से करिए। "हे मेरी " या "हेलो" मत लिखिएगा। जब आप को व्यावसायिक पत्र लिखें तब भी ऐसी ही औपचारिकता का इस्तेमाल करिए।  अगर आप किसी व्यक्ति के लिंग के बारे में पता नहीं लगा सके हों, तब उसके पूरे नाम से एड्रेस करिए। जैसे कि, लिखिए "प्रिय बॉबी रेनौल्ड्स।" जिनको आप पत्र लिख रहे हैं, अगर उन्होंने डॉक्टरेट हासिल की हुई है, तब उन्हें अवश्य ही "डॉ," कहिए, जैसे कि, "प्रिय डॉ रेनौल्ड्स।" पाने वाले को अपना नाम और स्टेटस (status) बताइये (जैसे कि एक्स विश्वविद्यालय में जीवविज्ञान तीसरा वर्ष)। बताइये कि आपको इंटर्नशिप के बारे में पता कैसे चला, ऑनलाइन, समाचारपत्रों से, या किसी संपर्क के ज़रिये। अगर आपका कोई म्यूचुअल (mutual) संपर्क हो, तब इसे जितनी जलदी हो सके, बता दीजिये। जैसे कि, आप लिख सकते हैं: [प्रोग्राम निदेशक/ मेरे प्रोफ़ेसर/ आदि], [टाइटल (Title) तथा नाम], ने सुझाव दिया कि मैं आपसे संपर्क करूँ। शुरू करने और समाप्त करने की संभावित तारीख़ें बताइये और साथ में यह भी कि क्या इनमें परिवर्तन किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, अगर आप स्प्रिंग सेमेस्टर (spring semester) इंटर्नशिप के लिए उपलब्ध हैं और साथ ही पूर्ण-कालिक समर (summer) इंटर्नशिप के लिए भी उपलब्ध हैं, तब इसको भी बता दीजिये। यह स्पष्ट कर दीजिये कि सप्ताह में आप कितने घंटे काम कर सकेंगे। क्या आपको कोर्स क्रेडिट के लिए इंटर्नशिप चाहिए? अगर हाँ, तब यह संकेत दे दीजिये कि आप इंटर्नशिप मुख्यतः अनुभव के लिए कर रहे हैं और आप अपनी जॉब रिसपॉन्सिबिलिटीज़ तथा (responsibilities) और कंपेन्सेशन (compensation) के प्रति लचीले हैं। लिखिए कि इस इंटर्नशिप से आप किन कौशलों को पाने की आशा कर रहे हैं। कोई ऐसी बात सामने लाइये जिस पर संगठन स्वयं पर गर्व करता हो। निगेटिव समाचारों का ज़िक्र करने से बचिए। अपने पत्र को पॉज़िटिव बनाए रखिए। जैसे कि, आप कह सकते हैं: [कंपनी का नाम], उत्कृष्टता के लिए प्रसिद्ध है, और मैं आपके [खर्च की चिंता किए बिना त्यागे गए पशुओं की देखभाल करने के] कामिटमेंट (commitment) का प्रशंसक हूँ।
Address the recipient formally. Introduce yourself. Mention your availability. State the purpose of the internship. Share what you admire about the company.