تظهر أيقونة البرنامج بلون أخضر وتحتوي على حرف "إكس" بداخلها ويؤدي النقر على الأيقونة إلى فتح الصفحة الرئيسية لبرنامج إكسل. يظهر هذا الخيار أعلى الجهة اليسرى من الصفحة الرئيسية للبرنامج ويؤدي النقر عليه إلى فتح جدول بيانات. تجاوز هذه الخطوة إن فتح برنامج إكسل مستندًا فارغًا على نظام ماكنتوش. يفترض أن تتضمن الترويسة البيانات التالية:   اسم الشركة: اسم الشركة التي تحرر الفاتورة تبعًا لها.  الوصف: اكتب كلمة "فاتورة" أو أضِف وصفًا لنوع الفاتورة كأن تكتب مثلًا "قائمة أسعار" إن كنت تقدم عرض أسعار لعميل، وليس لاستخدامها في بيع منتج له.  التاريخ: تاريخ إصدار الفاتورة.  الرقم: رقم الفاتورة. يمكنك استخدام نظام ترقيم شامل لكل العملاء أو استخدام ترقيم لكل عميل على حدة، ويمكنك تضمين اسم العميل بشكل من الأشكال في رقم الفاتورة إن كنت تستخدم نظام ترقيم لكل عميل على حدة (مثال: النور/مكة #19 ). يفترض أن تظهر هذه المعلومات أعلى الفاتورة بحيث تظهر بياناتك فوق بيانات العميل.  يفترض أن تشمل بيانات الاتصال الخاصة بك اسم شركتك وعنوانها ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. يفترض أن تشمل بيانات العميل اسم الشركة واسم مسؤول الحسابات وعنوان العميل، كما يمكنك إضافة هاتف العميل وعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك تخصيص عمود لإضافة وصف قصير للمنتج أو الخدمة وعمود للكمية وعمود لسعر الوحدة أو الساعة وعمود يحسب إجمالي سعر الكمية المشتراة من المنتج. يفترض أن تظهر هذه القيمة أسفل العمود الذي يحسب تكلفة كل عنصر، ويمكنك حساب الإجمالي تلقائيًا باستخدام صيغة الجمع في برنامج إكسل (SUM).  لنفترض مثلًا أن قيمة المنتج الأول 13 جنيهًا تظهر في الخلية B3 وأن قيمة المنتج الثاني 27 جنيهًا تظهر في الخلية B4، ويعني ذلك إمكانية حساب الإجمالي في الخلية B5 باستخدام الصيغة الحسابية =SUM(B3,B4) بحيث يظهر الناتج 40 جنيهًا. يمكنك أيضًا حساب الإجمالي في حالة حساب إجمالي ساعات العمل، كأن يكون سعر الساعة 30 جنيهًا (الخلية B3) على سبيل المثال بإجمالي ساعات قدره 3 ساعات (الخلية B4) مما يجعل الصيغة الحسابية المستخدمة =SUM(B3*B4) لتظهر النتيجة في الخلية B5. يمكن أن تظهر هذه الشروط أعلى أو أسفل بيانات الدفع، وتشمل شروط الدفع شائعة الاستخدام عبارات مثل "مستحقة عند الاستلام" أو "مستحقة خلال 14 يومًا" أو "مستحقة خلال 30 يومًا" أو "مستحقة خلال 60 يومًا". يمكنك أيضًا تضمين مساحة للملاحظات أسفل الفاتورة تعرض طرق الدفع المقبولة أو بيانات عامة أو رسالة شكر للعميل لتسوقه في شركتك. استخدم اسمًا يميز الفاتورة عن الفواتير الأخرى التي أرسلتها لعملائك عند الحاجة لذلك، علمًا بإمكانية حفظ الفاتورة بالشكل التالي:   ويندوز - افتح القائمة ملف من أعلى الجهة اليسرى في الصفحة ← انقر على خيار حفظ باسم ← انقر نقرًا مزدوجًا على مكان الحفظ ← أدخل اسم الفاتورة ← انقر على زر حفظ.  ماكنتوش - افتح القائمة ملف ← حفظ باسم ← أدخل اسم القالب ← حفظ.
Open Microsoft Excel. Click Blank Workbook. Create the invoice heading. Enter the sender and recipient addresses. Enter your billing information. Display the amount of the total bill. Include the terms of payment. Save your invoice.