يجب أن تكون وثيقة الإحاطة مختصرة بشكل غير مُخل بالمحتوى بالطبع، والقاعدة العامة ألا تزيد عن صفحتين تقريبًا. إذا وجدتها عند الانتهاء من العمل عليها أطول من ذلك، فسوف يكون عليك في مرحلة التحرير أن تسعي لاستكشاف الأجزاء التي يمكنك حذفها والاستغناء عنها، دون أن تؤثر على السياق الكلي للمستند.   ابحث عن المعلومات غير الوثيقة بالموضوع أو غير المهمة بالضرورة فاحذفها فورًا. ستجد أن ذلك لم يؤثر بأي شكل على السياق الكلي للوثيقة، خاصة إذا كانت ليست متعلقة بأصل المشكلة ولا تعتمد عليها في توصيات الحلول المقترحة. على نفس المنوال، يجب أن تتأكد من أنك لم تغفل ذكر أي من المعلومات الرئيسية بالغة الضرورة التي تعتمد عليها في شرح وجهة نظر المستند وتجعله واضح الغرض ومقنع. في مرحلة التحرير، يمكنك أن تحذف الأجزاء غير الهامة، أو أن تستبدل المعلومات غير الهامة بغيرها المهم. ضع نفسك في مكان الموظف الحكومي أو المسؤول السياسي الذي يطلع على المستند. فكر في كم القضايا والمعلومات التي تصل إليه يوميًا، ولا تتسبب سعيًا لحل مشكلتك أن تثقل كاهله وتضاعف مشكلته الشخصية ومعاناته مع المستندات الممتلئة بالرطانة المزعجة، بل ساعده على حل المشكلة من خلال الاكتفاء بتقديم المعلومات بالغة الأهمية ووثيقة الصلة بالمشكلة والحل؛ لا أكثر ولا أقل. استهدف من خلال عملية التحرير أن تكتشف أي مصطلحات أو كلمات تقنية قد تقف عائقًا ضد سهولة فهم المستند الخاص بك. ربما أنك كنت حريصًا بالفعل أثناء الكتابة على تجنب هذا النوع من المصطلحات، لكن من الوارد دائمًا أن تتسرب كلمة صعبة أو أخرى إلى صياغتك للمستند، وهو ما يجب عليك الاستغناء عنه أو إيجاد بديل أبسط له.   تزداد احتمالية كتابتك للجمل المتخصصة المعقدة كلما كنت خبيرًا بالموضوع الذي تكتب حوله، لأنك ستذكرها من منطلق أنها كلمات عادية ومتداولة من حولك على مدار اليوم بالفعل، لكنها في حقيقة الأمر ليست متداولة ولا مفهومة للغالبية العامة من البشر الآخرين، أو على الأقل للجهة التي سوف تتطلع على المستند.   ضع في اعتبارك حقيقة أن ما تتحدث عنه لن يكون مهمًا بشكل بديهي للطرف الآخر – خاصة إذا لم يكن لديه خبرة ومعرفة كافية بالموضوع – وأن مهمتك هي أن تثبت له تلك الأهمية والضرورة. تقبل حقيقة أن صُناع القرارات من الطبيعي أن يفتقروا للمعرفة المتخصصة في الكثير من المجالات، لذلك يتم الاستعانة بك في منصب موظف خبير متخصص أو مستشار مسؤول، ودورك هو أن تقدم له رؤية شاملة تجعله مُلمًا بالموضوع ببساطة وسلاسة. تأكد أن المعلومات الرئيسية التي ذكرتها تتدفق بشكل منطقي من أصل المشكلة مثار النقاش التي قمت بتلخيصها في البداية، ومن ثم أن الحلول المقترحة تنمو من نفس الفرع والأصل. تأكد أكثر من مرة من السياق العام للوثيقة، محاولًا التعديل والحذف والإضافة لضمان البناء المُقنع لفقرات الوثيقة كوحدة كاملة مرتبطة، وأن الحلول التي تقدمها في النهاية هي حلول حقيقية وفعالة للمشكلة المذكورة. بعد ضبط طول وتدفق المستند، يأتي الوقت على عملية المراجعة اللغوية الدقيقة لكل كلمة وحرف وعلامة ترقيم في المستند. ابذل كل ما تحتاج من مجهود ووقت لضمان أن المستند خالي من أي أخطاء على الإطلاق.  سوف ينظر بتقليل واستهانة إلى المستند الخاص بك إذا احتوى على خطأ إملائي أو نحوي، أو حتى بلاغي إذا كانت مؤسستك تولي اهتمامًا كبيرًا بالبناء اللغوي الدقيق للجُمل، لذا لن تجني من التسرع بإرسال المستند قبل ضبطه لغويًا إلا إهدار كل ما بذلته من مجهود في إعداد الوثيقة. لا جدوى من كل عمليات البحث والتحليل والصياغة التي بذلتها في إعداد الوثيقة، إذا لم تراعِ في النهاية قواعد الإعراب وهمزات الوصل والقطع والتحرير الصحيح لعلامات الترقيم وغيرها من القواعد اللغوية.
Cut it down. Remove technical language. Make sure the structure is logical. Carefully proofread.