متن: بسیاری از ما چندین بار در روز از تلفن برای صحبت با دوستان یا ایجاد هماهنگی های اجتماعی استفاده می کنیم. این تماس ها معمولاً بسیار آسان هستند و نیاز به برنامه ریزی کمی دارند. استفاده از تلفن برای اهداف تجاری متفاوت است. در هر سازمانی، شخصی که تلفنی است نماینده شرکت است و تصوری از شرکت را به دنیای بیرون می دهد. اگر می خواهید روابط عمومی خوبی داشته باشید، باید بر تکنیک های موثر تلفن تسلط داشته باشید. شما باید سعی کنید تصوری از یک شرکت کارآمد، دوستانه و پیشرو داشته باشید که مشتاق ارائه خدمات خوب است. قبل از تماس زمان مناسب را انتخاب کنید. هزینه، فوریت و راحتی را در نظر بگیرید. هنگام تماس با خارج از کشور، باید تفاوت ساعت را در نظر بگیرید. شماره را بررسی کنید. سالانه مقدار زیادی پول برای گرفتن شماره های اشتباه هدر می رود. تماس خود را برنامه ریزی کنید فهرستی از نکات و سوالاتی که باید مطرح شود تهیه کنید. آماده باش هر گونه فایل، مقاله یا اطلاعاتی را که ممکن است در طول تماس مورد نیاز باشد جمع آوری کنید. این غیرحرفه ای است که مجبور شویم بگوییم "درنگ کن تا من به دنبال آن هستم." اگر مجبورید از تماس گیرنده بخواهید که صبر کند، به بازگشت ادامه دهید و به او اطمینان دهید که تا حد امکان سریع خواهید بود. از وقفه اجتناب کنید. زمانی تماس بگیرید که بعید است حواس شما پرت شود. در طول تماس، مؤدب، مؤدب باشید. برای احوالپرسی های مناسب مانند «امروز چطوری جیم؟» وقت بگذارید. و "آیا از تعطیلات خود لذت بردید"؟ لبخندی به صدایت بزن به یاد داشته باشید، تماس‌گیرنده شما نمی‌تواند شما را ببیند، بنابراین از لحن برای تأثیرگذاری خوب استفاده کنید و سعی کنید مطمئن، قاطع، مفید و علاقه‌مند به نظر برسید. یادداشت های خود را بررسی کنید به یادداشت های خود نگاه کنید تا مطمئن شوید که همه چیز را پوشش داده اید و ارقام و سایر داده ها را به درستی نقل قول کرده اید. دریافت انتقادات و پیشنهادات. اطمینان حاصل کنید که تماس گیرنده پیام را به درستی درک کرده است، به خصوص مهلت ها و اقدامات مربوط به آن. مودب باش. با تشکر از تماس گیرنده بابت وقت و زحمتش به پایان برسانید. بعد از تماس یادداشت بردارید. بگذارید یادداشت برداری از تماس و قرار دادن آنها در یک فایل مناسب به عادت تبدیل شود. اقداماتی انجام دهید. اگر نیاز به ارسال نامه تاییدیه یا اطلاع دادن به فردی در سازمان خود در مورد جزئیات تماس دارید، بلافاصله این کار را انجام دهید تا نکات مهم را فراموش نکنید.
سوال: در حین تماس، نامناسب _ .
1. با روحیه ضعیف شنیده شود
2. تعیین کننده باشد
3. یادداشت های خود را بررسی کنید
4. دریافت انتقادات و پیشنهادات