متن: زمانی که ایمیل برای اولین بار در حدود بیست سال پیش مورد استفاده عمومی قرار گرفت، صحبت های زیادی در مورد ورود دفتر بدون کاغذ وجود داشت. با این حال، به نظر می رسد که ایمیل هنوز تحولی در ارتباطات اداری ایجاد نکرده است. به گفته تحلیلگر ارتباطات ریچارد متکالف، برخی از دفاتر در واقع شاهد افزایش کاغذ در نتیجه ارسال ایمیل بوده اند."اطلاعات به شکل پیام های الکترونیکی اکنون به صفحه نمایش رایانه ما سرازیر شده است. متکالف می‌گوید: برای منشی‌هایی که روسایشان از آنها می‌خواهند تمام ایمیل‌هایشان را پرینت کنند و در سینی‌هایشان بگذارند، این به معنای مصرف مقدار زیادی کاغذ در هر ماه است." Metcalf دریافته است که از آنجایی که برخی از ایمیل‌ها در فضای مجازی گم می‌شوند، به احتمال زیاد مشتریان و همکاران از اسناد مهم درخواست می‌کنند که همه اسناد مهم را هم از طریق ایمیل و هم از طریق فکس یا "پست حلزون" - از طریق پست ارسال کنند. یک مشکل بالقوه بیشتر با ایمیل در دفاتر امروزی را برجسته می کند - به جای صرفه جویی در آن، زمان را می گیرد. دکتر دیوید لوئیس، روانشناس می گوید: با ایمیل، ارتباط بسیار آسان تر است، اما فضای بیشتری برای سوء تفاهم وجود دارد. به طور کلی، نسبت به نامه‌ها یا فکس‌ها به ایمیل‌ها توجه کمتری می‌شود و فرستنده احتمالاً سند را چاپ می‌کند و قبل از گذاشتن آن در پاکت یا ارسال با فکس، آن را دوباره می‌خواند. نگرانی بیشتر همچنان افزایش سوء استفاده از ایمیل برای ارسال "پست الکترونیکی شعله ای" است - پیام های ایمیل توهین آمیز یا نامناسب، تحقیقات اخیر در چندین شرکت نشان می دهد که ارتباطات تهاجمی مانند این در حال افزایش است. ایمیل به رسانه عالی تبدیل شده است. برای ابراز نارضایتی از محل کار زیرا بسیار فوری است. ایمیل همچنین می تواند از راه های دیگر مشکل ساز باشد. کارکنان اغلب این اشتباه را مرتکب می شوند که فکر می کنند محتوای ایمیل های طرفدار، مانند چیزهایی که از طریق تلفن گفته می شود، خصوصی هستند و دائمی نیستند. اما این فقط برای یک فرد امکان پذیر نیست. کارفرما تمام ایمیل های شما را بخواند، همچنین کاملا قانونی است. پیام های ایمیل را می توان به مدت حداقل دو سال ردیابی کرد، بنابراین ممکن است بخواهید درباره ایمیل نارضایتی خود در مورد ایمیل های خود تجدید نظر کنید. دوستان خود. توصیه این است که ایمیل های شخصی را از دفتر دور نگه دارید. ناگفته نماند که ایمیل برای آسان‌تر کردن جیف وجود دارد و اگر به درستی از آن استفاده شود، ابزاری ارزشمند برای کسب‌وکارها در هر اندازه است. پس از همه، هنوز به صورت کاغذی چیز بدی نیست.
سوال: چرا وعده دفتر بدون کاغذ در بسیاری از ادارات محقق نشده است؟
1. مردم بیشتر از گذشته یادداشت می نویسند.
2. کارکنان پیام هایی را در اطراف دفاتر خود می گذارند.
3. بسیاری از مدیران ترجیح می دهند پیام های خود را روی کاغذ بخوانند.
4. بسیاری از منشی ها کپی کاغذی ایمیل های رئیس خود را نگه می دارند.