en: The head of the Information & Technology branch emphasizes that an organization that wants to develop sustainably, the head must have time to think about the future, think about completing the system, and not get involved in the case. Therefore, it must follow the 20/80 Pareto law to do so.
Đầu tư công cụ số để nhẹ tải cho cán bộ, tăng chất lượng công việc
Khẳng định đây là việc quan trọng nhất của người đứng đầu các cấp trong Bộ TT&TT, Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng cũng yêu cầu từ năm nay tổ chức đánh giá và công bố định kỳ đơn vị có hệ thống hỗ trợ thông minh nhất.
Lập danh sách thể chế cần thiết cho từng lĩnh vực của ngành TT&TT 
Ngày 3/6, Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng chủ trì hội nghị giao ban quản lý nhà nước tháng 5 của Bộ TT&TT. Diễn ra theo hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến, hội nghị còn có sự tham dự của các thứ trưởng Phạm Đức Long, Phan Tâm, Nguyễn Huy Dũng, Nguyễn Thanh Lâm, Bùi Hoàng Phương, cùng lãnh đạo các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ. 
Nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề nhận thức, Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng đã dành nhiều thời gian để phân tích làm rõ, và đi đến thống nhất với lãnh đạo các cơ quan, đơn vị trong Bộ về tư tưởng, định hướng, cách làm tại Bộ TT&TT.
Cụ thể, Bộ TT&TT áp dụng định luật Pareto, còn gọi là nguyên tắc 20/80 trong triển khai công việc. Theo đó, khoảng 20% việc mới, lớn, khó hay nhạy cảm thì người đứng đầu các cấp phải trực tiếp làm kỹ, yêu cầu cao; 80% là những việc thường xuyên thì giao cấp phó, cấp dưới làm và chịu trách nhiệm. 
“Một tổ chức muốn phát triển bền vững thì người đứng đầu phải có thời gian tư duy cho tương lai, tư duy về hoàn thiện hệ thống, không sa đà vào vụ việc. Do đó, phải theo quy luật Pareto 20/80 thì mới làm được”, người đứng đầu ngành TT&TT lý giải.
Cùng với việc phân tích để lãnh đạo các đơn vị hiểu rõ cách thực hiện phối hợp giữa làm việc theo trình tự, quy trình với làm việc theo nhóm, Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng cũng lưu ý lãnh đạo các cấp về công tác cán bộ và thi đua khen thưởng, cần chủ động tìm và mời người tài về gánh vác công việc của tổ chức, cũng như chủ động đề xuất khen thưởng các cá nhân, tập thể làm tốt.
Để các công việc được triển khai bài bản và không bị động, người đứng đầu ngành TT&TT nhấn mạnh trước hết phải vẽ được bức tranh tổng thể, từ đó mới phân vai, phân việc. Cụ thể, về xây dựng thế chế, nhiệm vụ quan trọng số 1 của Bộ, Bộ trưởng chỉ rõ bản đồ thể chế phải được làm sớm và làm trước. Đồng thời, yêu cầu đến tháng 8/2024, tất cả các lĩnh vực của Bộ phải lập ra được danh sách thể chế cần thiết của riêng từng lĩnh vực. 
Với những cái mới, việc của Bộ TT&TT là chỉ đạo tập trung làm mẫu, làm thí điểm đến nơi ở 1 xã, huyện, tỉnh hay bộ, ngành và qua đó có hướng dẫn chi tiết kiểu ‘cầm tay chỉ việc’ để nhân rộng trên phạm vi toàn quốc. “Đây là một trong những bài học lớn được rút ra qua 4 năm làm chuyển đổi số quốc gia”, Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng chia sẻ.
Khẳng định việc quan trọng nhất của người đứng đầu các cấp là đầu tư làm ra các công cụ số giúp giảm tải cho cán bộ công chức và nâng chất lượng công việc, Bộ trưởng cho biết, từ năm 2024, Bộ sẽ định kỳ hằng năm đánh giá, công bố đơn vị có hệ thống hỗ trợ thông minh nhất và tổ chức khen thưởng. 
Lãnh đạo cấp trưởng các đơn vị trong Bộ TT&TT có nhiệm vụ xây dựng hệ tri thức, làm trợ lý ảo để đơn vị mình trở nên thông minh. Vụ Tổ chức cán bộ và Cục Chuyển đổi số quốc gia sẽ xây bộ tiêu chí đánh giá về mức độ ứng dụng AI, công nghệ số và đặc biệt là sự thông minh hóa của các đơn vị, dựa chủ yếu vào 2 yếu tố là tải của cán bộ công chức nhẹ đi và chất lượng công việc tăng lên.
 Bên cạnh đó, Bộ trưởng cũng lưu ý các cơ quan, đơn vị trong Bộ về yêu cầu người đứng đầu phải nắm kỹ về lĩnh vực của đơn vị mình; Không đưa vào các văn bản, hướng dẫn những nội dung không có nội hàm, chung chung; Phải giám sát, nhắc nhở thường xuyên, định kỳ 1 năm 1 lần các đối tượng quản lý về những việc họ cần làm...
Hai yếu tố cốt yếu của phần mềm chuyển đổi số, trợ lý ảo
Chuyển đổi số, phần mềm chuyển đổi số và phát triển trợ lý ảo diện hẹp để hỗ trợ các cán bộ, công chức, người lao động tại Bộ TT&TT là những nội dung quan trọng được Bộ trưởng, các Thứ trưởng và lãnh đạo các đơn vị trong Bộ tập trung trao đổi, thảo luận tại hội nghị.
Qua nghe tham luận của Cục Xuất bản, in và phát hành về kết quả nghiên cứu đề xuất tiêu chí đối với nhà xuất bản số, đặc biệt là phân tích 5 điểm khác biệt của nhà xuất bản số và nhà xuất bản điện tử, Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng chỉ rõ: Những khác biệt giữa 2 mô hình nhà xuất bản trong lĩnh vực xuất bản cũng tương tự ở các ngành, lĩnh vực khác thời chuyển đổi số, nói rộng ra là sự khác nhau căn bản giữa chuyển đổi số và ứng dụng CNTT.
Một điểm được Bộ trưởng đánh giá là ‘key’ của chuyển đổi số, không chỉ trong lĩnh vực xuất bản, đó là sự chuyển đổi theo hướng dịch vụ. Thời chuyển đổi số, không gian sống của các nhà xuất bản được mở rộng hơn, bằng việc cung cấp các dịch vụ, nền tảng để nhiều người có thể tham gia vào quá trình sáng tạo nội dung. “Tương tự, trong các lĩnh vực khác, chuyển đổi số đều giúp mở rộng không gian sống. Chuyển đổi số là cung cấp các dịch vụ để hỗ trợ hoạt động sản xuất trong lĩnh vực đó. Vì thế việc sản xuất, tham gia vào lĩnh vực trở nên dễ hơn so với trước”, người đứng đầu ngành TT&TT phân tích.
Từ câu chuyện thực tế viết tham luận cho lãnh đạo với sự hỗ trợ của trợ lý ảo được 'chuyên viên 3 tháng' Thái Lê của Cục Thông tin đối ngoại chia sẻ, Bộ trưởng đề nghị lãnh đạo các đơn vị nhớ rằng: Trợ lý ảo được dạy dỗ từ những người tinh hoa của tổ chức để mọi người trong tổ chức đều được hưởng tri thức đó, tạo cơ hội cho mọi nhân viên đều có thể hỏi lãnh đạo 24/24; Quá trình một người trong tổ chức dùng trợ lý ảo, ngoài việc học, tìm thông tin từ nó thì cũng sẽ tham gia dạy trợ lý ảo, khi phát hiện ra thông tin nó không biết thì đi tìm câu trả lời, bổ sung tri thức cho nó. Như vậy, mọi người đều tham gia dạy trợ lý ảo, không phải chỉ những người tinh hoa của tổ chức.
Hiện nay, Bộ TT&TT đang chỉ đạo các doanh nghiệp xây dựng 3 trợ lý ảo hỗ trợ cán bộ công chức, phát hiện mâu thuẫn văn bản và hỗ trợ giải đáp pháp luật cho người dân. Bên cạnh đó, các cơ quan, đơn vị trong Bộ cũng đang xây dựng trợ lý ảo hỗ trợ công việc của cán bộ, công chức tại đơn vị mình.
Khẳng định rõ quan điểm trợ lý ảo càng hẹp càng dễ làm, càng tốn ít tài nguyên và càng hẹp càng thông minh, Bộ trưởng cũng cho rằng dữ liệu đầu vào và yêu cầu cụ thể của người dùng là 2 yếu tố quan trọng, cốt yếu hơn cả phần mềm chuyển đổi số, trợ lý ảo.
Trong đó, dữ liệu đầu vào phải ‘Đúng, đủ, sạch, sống’ là cái cốt yếu nhất. Phần mềm chuyển đổi số hoạt động dựa trên dữ liệu, nếu dữ liệu đầu vào không tốt thì không thể có phần mềm tốt. Vì thế, các đơn vị làm trợ lý ảo trước hết cần ra được quy định về dữ liệu, nhập dữ liệu gì, tần suất ra sao, trách nhiệm của cá nhân nhập và có sự xác nhận dữ liệu được nhập đúng. Yếu tố quan trọng thứ hai là yêu cầu của người dùng, phần mềm chuyển đổi số, trợ lý ảo phải tập trung phục vụ công việc của người sử dụng, do vậy lãnh đạo các đơn vị cần đặt ra những yêu cầu cụ thể.
Tại hội nghị, theo lĩnh vực được Bộ trưởng phân công, các thứ trưởng đã nhắc các cơ quan, đơn vị về những nhiệm vụ cụ thể cần tập trung thời gian tới. Ngoài yêu cầu đẩy nhanh tiến độ triển khai các nhiệm vụ, nhất là một số nhiệm vụ đang chậm so với kế hoạch, Bộ trưởng cũng thống nhất lại cách hiểu về hoàn thành nhiệm vụ, đó là việc được kết thúc, ra được văn bản mới là hoàn thành, không phải là trình xong văn bản.

Người đứng đầu ngành TT&TT nhấn mạnh : Một tổ chức muốn phát triển bền vững thì người đứng đầu phải có thời gian tư duy cho tương lai, tư duy về hoàn thiện hệ thống, không sa đà vào vụ việc. Do đó, phải theo quy luật Pareto 20/80 thì mới làm được.