District Office Manual
तमिलनाडु राज्य सरकार, भारत की जिला कार्यालय नियमावली वह नियमावली है जिसमें सभी तमिलनाडु राज्य सरकार के कार्यालयों को सरकारी कार्यालयों में व्यवसाय करने के लिए निर्देशों का संग्रह है। आम जनता सरकारी कार्यालयों में अपनाई जाने वाली कार्यालय प्रक्रिया से अनजान होती है और इससे टकराव, नाराज़गी, हताशा और निराशा होती है। यह पुस्तिका, तमिलनाडु सरकार द्वारा प्रकाशित और सरकारी पुस्तक डिपो और कुछ निजी पुस्तक स्टालों में बिक्री के लिए उपलब्ध एक सार्वजनिक दस्तावेज है, जो सरकारी आदेशों के उद्धरणों के साथ बहुत स्पष्ट रूप से चित्रित जवाबदेही और जिम्मेदारी मानदंडों के साथ सरकारी कार्यालयों में व्यापार कैसे किया जाए, इसका पूरा विवरण देता है। सरकारी अधिकारियों को दिए गए निर्देशों के बारे में विवरण उपलब्ध हैं कि याचिका कैसे प्राप्त की जाए, सरकारी कार्यालयों को याचिका कैसे लिखी जाए और उन्हें प्राप्त करने पर सरकारी अधिकारियों को क्या करना चाहिए आदि। यह बनाए रखने के लिए विभिन्न रजिस्टरों का विवरण भी देता है, जिन्हें उनका रखरखाव करना चाहिए और किस उद्देश्य के लिए। यह आधिकारिक कार्य के संचालन में वरिष्ठ और अधीनस्थ अधिकारियों के बीच व्यवहार पद्धति को भी संहिताबद्ध करता है। इसके दो भाग हैं। पहला भाग उपस्थिति, सामान्य अनुशासन, कार्यालय के संगठन, कार्यालय प्रणाली, कार्यालय में प्राप्त पत्रों का लेखा-जोखा कैसे किया जाए, आदि से संबंधित है। दूसरा भाग विशेष रूप से कलेक्टर कार्यालय, राजस्व मंडल कार्यालय आदि से संबंधित है। परिचय परिचयात्मक अनुच्छेद में कहा गया है कि प्रतिष्ठान के प्रत्येक सदस्य को इस पुस्तक की एक प्रति प्रदान की जाएगी और उसे इसमें निहित नियमों से पूरी तरह से परिचित होना चाहिए। अज्ञानता की दलील को कभी भी उनकी अवज्ञा करने के बहाने के रूप में स्वीकार नहीं किया जाएगा। मैनुअल की सामग्री समय-समय पर उचित रूप से संदर्भित विभिन्न सरकारी आदेशों द्वारा समर्थित है। नियमावली में कहा गया है कि यह देखना कार्यालय प्रमुख का कर्तव्य है कि उनके कार्यालय में प्रत्येक सदस्य नियमों को जानता और समझता है, उनकी अपनी प्रति को सही रखता है, अद्यतन करता है और कार्यालय से निकलने पर इसे अपने उत्तराधिकारी को सौंपता है। मान्यता प्राप्त छुट्टियों को छोड़कर सभी सप्ताह के दिनों में (नवीनतम आदेशों को शामिल करने के लिए सही)। अधिकारियों के प्रमुखों को स्वयं समय पर उपस्थित होकर दूसरों के लिए एक उदाहरण स्थापित करना चाहिए। दोपहर के भोजन के लिए आधे घंटे का अंतराल दोपहर 1 से 3 बजे के बीच दिया जाता है। लेकिन उन्हें उपयुक्त व्यवस्था करने के बाद ही बारी-बारी से जाना चाहिए और उन्हें एक बार में सभी को नहीं छोड़ना चाहिए। उपस्थिति रजिस्टर निर्धारित प्रपत्र में उपस्थिति रजिस्टर को बनाए रखा जाएगा और प्रबंधक की अभिरक्षा में रखा जाएगा। देर से उपस्थिति का रजिस्टर होगा। कर्मचारी, घर से काम करने के लिए कार्यालय से कागजात बाहर ले जाने के लिए किसी भी कारण से नहीं हैं। एक सामान्य नियम के रूप में रविवार और अन्य छुट्टियों पर काम करना प्रतिबंधित है। छुट्टियों पर तत्काल काम को संभालने के लिए उचित व्यवस्था की जाएगी। आकस्मिक अवकाश समय-समय पर निर्धारित नियमों और शर्तों के तहत दिया जाएगा। यह अस्पष्ट और सामान्य आधारों पर नहीं दिया जाएगा जैसे कि 'तत्काल निजी मामले' या 'एक निश्चित समारोह के लिए'। जिस उद्देश्य के लिए छुट्टी की आवश्यकता है, उसे निश्चित रूप से बताया जाना चाहिए। छुट्टी के लिए आवेदन किया जाना चाहिए और छुट्टी लेने से पहले उन पर आदेश प्राप्त किए जाने चाहिए। आकस्मिक अवकाश रजिस्टर को निर्धारित प्रपत्र में बनाए रखा जाना चाहिए। प्रत्येक अधिकारी को पृष्ठ आवंटित किए जाने चाहिए। क्षतिपूर्ति छुट्टियों और वैकल्पिक धार्मिक छुट्टियों का भी आकस्मिक अवकाश रजिस्टर में अलग-अलग शीर्षक के तहत एक अलग भाग में उल्लेख किया जाना चाहिए। सामान्य अनुशासन कार्यालय में रहते हुए प्रतिष्ठान के सभी सदस्यों को शांत और सम्मानजनक तरीके से व्यवहार करना चाहिए। उन्हें प्रतिष्ठान के अन्य सदस्यों को विनम्रता से संबोधित करना चाहिए। उन्हें अपने काम में लगे रहना चाहिए और समय बर्बाद नहीं करना चाहिए। उन्हें पूर्ण मौन बनाए रखने की कोशिश करनी चाहिए और यदि उनके पास बात करने का अवसर है, तो वे धीमी आवाज़ में करेंगे ताकि दूसरों को परेशान न किया जा सके। उन्हें विशेष रूप से बाहरी लोगों को ऐसी कोई भी जानकारी देने के जघन्य अपराध के खिलाफ चेतावनी दी जाती है जो उनकी आधिकारिक क्षमता में उनके संज्ञान में आई हो। उन्हें, निश्चित रूप से, किसी भी आगंतुक या पार्टी से कोई उपहार या पारिश्रमिक स्वीकार नहीं करना चाहिए और न ही किसी अन्य तरीके से ऐसे व्यक्तियों के प्रति खुद को बाध्य करना चाहिए। कार्यालय की साफ-सफाई। एक अपशिष्ट कागज के डिब्बे को कर्मचारियों के प्रत्येक सदस्य की सुविधाजनक दूरी के भीतर रखा जाना चाहिए। अपशिष्ट कागज को इसमें फेंका जाना चाहिए न कि फर्श पर। स्टेशनरी और रिकॉर्ड को अलमारियों में साफ-सुथरा रखा जाना चाहिए, मेज पर और अलमारियों के ऊपर धूल के संपर्क में नहीं छोड़ा जाना चाहिए। प्रकाशनों के सभी बेकार और अप्रचलित रूपों को हटा दिया जाना चाहिए, न कि कार्यालय संगठन पर छोड़ दिया जाना चाहिए। नियमावली में सुझाव दिया गया है कि किसी भी कार्यालय में "टोटनहैम प्रणाली" को लागू करने के लिए पहला कदम कार्यालय को सुविधाजनक वर्गों में विभाजित करना और प्रत्येक कर्मचारी सदस्य द्वारा निपटाए गए विषयों को दर्शाते हुए एक स्पष्ट वितरण सूची तैयार करना है। प्रत्येक अनुभाग को एक अनुभाग पत्र सौंपा जाएगा और प्रत्येक समूह को, कर्मचारी सदस्य से संबंधित विषयों के लिए, एक संख्या आवंटित की जाएगी। निष्पक्ष नकल और प्रेषण अनुभाग भी एक सक्षम पर्यवेक्षक के तहत आयोजित किया जाना चाहिए। सरकारी कार्यालय में अपनाई जाने वाली प्रणाली को "टोटनहैम प्रणाली" कहा जाता है। एक कार्यालय प्रबंधक होगा जिसे अन्यथा "सरिस्तादार" कहा जाता है, जो सभी अनुभागों और अनुभागों के प्रमुखों पर पर्यवेक्षण और नियंत्रण का प्रयोग करेगा। उसे समय-समय पर व्यक्तिगत रजिस्टरों का निरीक्षण करना चाहिए और यह देखना चाहिए कि वे समय पर, साफ-सुथरे और ठीक से बनाए रखे गए हैं। कार्यालय प्रबंधक को देरी करने की किसी भी प्रवृत्ति की जांच करनी चाहिए और इसे वरिष्ठ अधिकारी के ध्यान में लाना चाहिए। उसे यह भी पता लगाना चाहिए कि क्या इस बात का कोई संकेत है कि प्रतिष्ठान का कोई सदस्य स्पष्ट रूप से अपने काम के लिए अनुपयुक्त है। यदि कोई गंभीर देरी या अन्य अनियमितता सामने आती है, तो पर्यवेक्षक के लिए यह कहना पर्याप्त बहाना नहीं है कि उसने बार-बार अपराधी को चेतावनी दी या विलंबित फाइल के साथ तुरंत निपटने का आग्रह किया। ऐसे मामलों में पर्यवेक्षक का कर्तव्य है कि जैसे ही उसे पता चले कि उसकी अपनी चेतावनी प्रभावी साबित नहीं हो रही है, वह तुरंत वरिष्ठ अधिकारी को सूचित करे। यदि वह ऐसा करने में विफल रहता है, तो उसे अपनी जिम्मेदारी निभाने वाला नहीं माना जा सकता है। सरकारी कार्यालयों में अपनाई जाने वाली कार्यालय प्रणाली को "टोटनहैम प्रणाली" कहा जाता है, यह "नियमित कार्य" के संबंध में सभी व्यवस्थाओं से संबंधित है, जैसे कि प्रारंभिक पत्र, पंजीकरण, अनुक्रमण, निष्पक्ष प्रतिलिपि और पत्राचार का प्रेषण, अभिलेख कक्ष में कागजात की प्राप्ति, अभिलेख कक्ष में सुरक्षित अभिरक्षा में रखने के लिए उनकी व्यवस्था, आवश्यकता पड़ने पर पुनर्प्राप्ति और आवश्यकता न होने पर विनाश आदि। इस नियमावली में सरकारी कार्यालयों में रखे जाने वाले विभिन्न रजिस्टरों का वर्णन किया गया है। कुछ महत्वपूर्ण रजिस्टर हैंः वितरण रजिस्टर, व्यक्तिगत रजिस्टर, नया केस रजिस्टर, फेयर कॉपी रजिस्टर, विशेष रजिस्टर आदि। किसी भी सरकारी कार्यालय में प्राप्त होने वाले सभी पत्र क्रमबद्ध रूप से क्रमांकित होते हैं और वे वितरण रजिस्टर में पंजीकृत होते हैं, जो विधिवत संकेत देते हैं कि कार्रवाई शुरू करने के लिए किसे और किस कर्मचारी सदस्य को ऐसा पत्र सौंपा गया है। प्रत्येक कर्मचारी सदस्य द्वारा व्यक्तिगत रजिस्टर का रखरखाव किया जाना है, जिसमें उसे प्राप्त हुए सभी पत्रों और उसके द्वारा की गई कार्रवाई की तारीखों का पूरा विवरण होगा। अंत में इस पत्र का निपटान कैसे किया जाता है, यह व्यक्तिगत रजिस्टर में भी दर्शाया गया है। प्रत्येक कर्मचारी सदस्य के प्रदर्शन का आकलन करने के लिए यह एक महत्वपूर्ण रजिस्टर है। आवधिक रजिस्टर एक अन्य रजिस्टर है जो इस बात की निगरानी करने में सहायक है कि विभिन्न वरिष्ठ अधिकारियों को भेजी जाने वाली रिपोर्ट तुरंत भेजी जाती है या नहीं। इस रजिस्टर में आवधिक विवरण, उनके विषय, आवधिकता और उन्हें किसे भेजा जाना है, इसका विवरण है। विशेष रजिस्टर में कार्यालय प्रमुख द्वारा विशेष के रूप में चिह्नित महत्वपूर्ण संदर्भों का विवरण होगा और जिन पर अलग से विचार किया जाएगा। पत्रों को खोलना यह वांछनीय है कि जब भी संभव हो, प्राप्त पत्रों को कार्यालय प्रमुख की उपस्थिति में खोला जाना चाहिए। पत्रों को तब क्रमबद्ध किया जाएगा और उन्हें वितरण रजिस्टर में विधिवत पंजीकृत करने के बाद संबंधित अनुभागों में वितरित किया जाएगा। जिन कर्मचारी सदस्य को ये पत्र मिलते हैं, उन्हें तुरंत अपने व्यक्तिगत रजिस्टर में पंजीकृत करना चाहिए। यदि प्राप्त पत्र नया है तो उन्हें तुरंत कार्रवाई करनी चाहिए। प्राप्त पत्र को वर्तमान फाइल में रखा जाएगा। प्राप्त मूल पत्रों के साथ। वह अपने वरिष्ठ अधिकारी को एक नोट देगा जिसमें संकेत दिया जाएगा कि क्या संदर्भ प्राप्त हुआ है और किस कार्रवाई की आवश्यकता है। यदि प्राप्त पत्र पहले से मौजूद फाइल से संबंधित है, तो उसे इसे अपने व्यक्तिगत रजिस्टर में दर्ज करना चाहिए और पत्र को उपयुक्त फाइल में पुनर्स्थापित करना चाहिए और कार्रवाई करनी चाहिए। निपटान सरकारी कार्यालय को बंद फाइल को कब तक रखना चाहिए? सरकारी प्रणाली में विभिन्न प्रकार के निपटान होते हैं। कुछ फाइलों को बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है जबकि कुछ अन्य को बनाए रखने की आवश्यकता है। इस मामले के महत्व के आधार पर, सरकार ने उन्हें उचित वर्गीकरण के साथ बनाए रखते हुए एक प्रणाली विकसित की है। "एन. डिस" शून्य निपटान को इंगित करता है जिसका अर्थ है कि इसे बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है और मूल को वापस किया जा सकता है। यदि इसे "के. दिस" के रूप में चिह्नित किया जाता है तो इसका मतलब है कि इसे तीन साल तक रखना होगा और बाद में इसे नष्ट किया जा सकता है। "एल। दिस "। इसका मतलब है कि इसे 1 साल के बाद नष्ट किया जा सकता है। एक बार जब पत्र को सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित कर दिया जाता है तो इसे निष्पक्ष प्रतिलिपि अनुभाग में उचित रूप से कॉपी किया जाएगा और तुरंत भेज दिया जाएगा। एक रजिस्टर होता है जिसमें ये सभी प्रविष्टियाँ बार-बार की जाती हैं। इन अभिलेखों को संग्रहीत करने की व्यवस्था भी प्रत्येक कार्यालय में की जानी चाहिए। एक रिकॉर्ड क्लर्क होगा जो फाइलों को संग्रहीत करने और उन्हें पुनः प्राप्त करने का प्रभारी होगा। सरकारी कार्यालयों में विकसित और प्रचलित प्रणाली व्यापक है। इसकी दक्षता इसे लागू करने वाले व्यक्ति पर निर्भर करती है। यह सुनिश्चित करता है कि सरकारी कार्यालय में प्राप्त प्रत्येक पेपर का ठीक से हिसाब रखा जाए। ।