title: Relatório Especial n.o 10/2000 sobre os contratos públicos adjudicados pelo Centro Comum de Investigação, acompanhado das respostas da Comissão

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text: 21. 6. 2000 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias C 172/1 I (Comunica(cid:231)ıes) TRIBUNAL DE CONTAS RELAT(cid:211)RIO ESPECIAL N. o 10/2000 sobre os contratos pœblicos adjudicados pelo Centro Comum de Investiga(cid:231)ªo, acompanhado das respostas da Comissªo (Apresentado nos termos do n. o 4, segundo parÆgrafo, do artigo 248. o CE) (2000/C 172/01) ˝NDICE Pontos PÆgina INTRODU˙ˆO. Objectivos e (cid:226)mbito da auditoria. Quadro jur(cid:237)dico e volume de financiamento. RESUMO DAS PRINCIPAIS OBSERVA˙(cid:213)ES. SISTEMA DE GESTˆO DO CCI. Quadro original. Regime especial de funcionamento. Gestªo descentralizada. Instrumentos e procedimentos de gestªo. Instrumentos. Procedimentos. Lacunas do sistema. ConsequŒncias do regime especial. Qualidade do sistema de informa(cid:231)ªo. SUPERVISˆO DAS FASES DOS CONTRATOS. Prepara(cid:231)ªo dos contratos. Identifica(cid:231)ªo das necessidades. Qualidade dos cadernos de encargos e dos anexos tØcnicos. Classifica(cid:231)ªo dos contratos. Adjudica(cid:231)ªo dos contratos. Utiliza(cid:231)ªo de contratos por ajuste directo. Fraccionamento dos contratos. Outros mØtodos de adjudica(cid:231)ªo. 1-7 1-5 6-7 8-18 19-51 20-24 21 22-24 25-35 25-33 34-35 36-51 36-42 43-51 52-89 53-64 53-57 58-60 61-64 65-83 65-75 76-80 81-83 3 3 4 5 6 6 6 6 6 6 7 7 7 8 9 9 9 9 9 10 10 11 12 C 172/2 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias 21. 6. 2000 Pontos PÆgina Acompanhamento da execu(cid:231)ªo. Gestªo dos contratos. Verifica(cid:231)ªo dos servi(cid:231)os prestados. CONCLUS(cid:213)ES/RECOMENDA˙(cid:213)ES. 84-89 84-85 86-89 90-96 ANEXO. Respostas da Comissªo. 12 12 12 13 15 16 21. 6. 2000 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias C 172/3 INTRODU˙ˆO Objectivos e (cid:226)mbito da auditoria 1. O presente relat(cid:243)rio do Tribunal insere-se na sequŒncia dos jÆ efectuados sobre a execu(cid:231)ªo do quarto programa-quadro de inves- tiga(cid:231)ªo (4. o PQ) para o per(cid:237)odo 1994-1998. Contudo, contraria- mente aos relat(cid:243)rios anteriores, que incidiam na anÆlise da gestªo dos programas de investiga(cid:231)ªo indirecta, este destina-se a analisar a gestªo dos contratos que o Centro Comum de Investiga(cid:231)ªo (a seguir designado como o Centro ou o CCI) deve adjudicar a fim de obter os meios necessÆrios para prosseguir as suas activida- des (1). 2. O CCI, elevado (cid:224) condi(cid:231)ªo de Direc(cid:231)ªo-Geral por uma decisªo da Comissªo de 10 de Abril de 1996, compıe-se de vÆrios insti- tutos cient(cid:237)ficos e de direc(cid:231)ıes horizontais que sªo responsÆveis pelo planeamento dos trabalhos do Centro e pela gestªo dos recursos log(cid:237)sticos. A caracter(cid:237)stica particular desta direc(cid:231)ªo-geral, principal instrumento de que a Comunidade dispıe para levar a cabo as suas missıes de investiga(cid:231)ªo directa, Ø que, nos termos da decisªo de 10 de Abril de 1996, tem um Conselho de Adminis- tra(cid:231)ªo composto de representantes dos Estados-Membros, ao qual o director-geral deve submeter as decisıes de gestªo mais impor- tantes. 3. A regulamenta(cid:231)ªo relativa (cid:224) adjudica(cid:231)ªo dos contratos pœbli- cos tem dois objectivos fundamentais: a) Permitir que os organismos pœblicos consigam obter os tra- balhos, fornecimentos e servi(cid:231)os de que tŒm necessidade ao melhor rÆcio qualidade/pre(cid:231)o, e b) Garantir igual acesso aos contratos pœblicos a todas as empre- sas com as competŒncias necessÆrias e que forne(cid:231)am as garan- tias exigidas. 4. O Tribunal tomou estes dois aspectos como critØrios para o seu parecer sobre a legalidade/regularidade e a qualidade da gestªo financeira de todas as actividades do CCI, na medida em que estas actividades envolviam a adjudica(cid:231)ªo de contratos a terceiros. Os contratos obtidos pelo Centro para servi(cid:231)os prestados pelos seus diversos institutos em benef(cid:237)cio de terceiros, que estªo sujeitos a critØrios de gestªo diferentes, nªo foram cobertos pela presente auditoria. 5. Os trabalhos do Tribunal incidiram no sistema de gestªo do CCI e na supervisªo dos contratos em todas as suas fases. Foram analisados os instrumentos e os procedimentos de gestªo bem como uma amostra de 90 contratos (ver quadro 1), num montante total de 81,5 milhıes de euros. Este montante cobria 43 opera- (cid:231)ıes relativas a dossiers que tinham sido submetidos (cid:224) aprecia(cid:231)ªo da Comissªo Consultiva de Compras e Contratos (CCCC) e outras 47 que nªo foram submetidas a esta inst(cid:226)ncia, no valor de 79 milhıes de euros e de 2,5 milhıes de euros respectivamente. Quadro 1 Amostra examinada durante a auditoria Contratos seleccionados na amostra Ispra Sevilha Geel Karlsruhe Petten Total (em euros) Nœmero de contratos CCCC-CCI Nœmero de contratos nªo CCCC- -CCI Total AnÆlise dos contratos CCCC- -CCI Montante total aprovado Montante total autorizado Montante total pago Nœmero de contratos selecciona- dos por ajuste directo Nœmero de contratos selecciona- dos por concurso formal AnÆlise dos contratos nªo CCCC-CCI Montante total autorizado Nœmero de contratos selecciona- dos por ajuste directo Nœmero de contratos selecciona- dos por concurso informal Nœmero de contratos selecciona- dos por concurso formal Valor global dos contratos seleccionados (a) + (b) Fonte: Tribunal de Contas Europeu. 23 11 34 2 5 7 6 9 15 5 9 14 7 13 20 43 47 90 37 069 199 8 528 424 7 331 267 9 340 324 4 287 058 2 608 937 10 819 651 4 353 362 3 031 784 9 758 881 5 548 489 3 961 827 12 006 320 5 051 114 4 029 313 78 994 375(a) 27 768 447 20 963 128 10 13 0 2 1 5 0 5 0 7 11 32 539 075 207 844 247 311 994 013 570 056 2 558 299(b) 10 1 4 1 0 6 3 7 2 9 1 3 36 2 9 81 552 674 C 172/4 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias 21. 6. 2000 Quadro jur(cid:237)dico e volume de financiamento 6. O dom(cid:237)nio da auditoria rege-se por textos de tipo e (cid:226)mbito diferentes: a) Decisıes 94/918/CE e 94/919/Euratom do Conselho, de 15 de Dezembro de 1994 (2), que adoptam os programas espec(cid:237)ficos de investiga(cid:231)ªo que fixam os objectivos do CCI para a execu(cid:231)ªo do quarto programa-quadro; b) Disposi(cid:231)ıes gerais do Regulamento Financeiro que estabele- cem as modalidades de execu(cid:231)ªo do or(cid:231)amento da Comuni- dade Europeia (CE). Estas disposi(cid:231)ıes sªo complementadas pelas disposi(cid:231)ıes especiais aplicÆveis (cid:224)s dota(cid:231)ıes para inves- tiga(cid:231)ªo, previstas no t(cid:237)tulo VII do mesmo regulamento; c) Directivas europeias relativas aos contratos pœblicos de servi- (cid:231)os (92/50/CEE, de 18 de Junho de 1992), de fornecimento e de empreitadas de obras pœblicas (93/36/CEE e 93/37/CEE de 14 de Junho de 1993), alteradas pela Directiva 97/52/CE, de 13 de Outubro de 1997 (3), que sªo vinculativas para a Comis- sªo e para todas as autoridades adjudicantes nos Estados- -Membros. 7. Durante o per(cid:237)odo coberto pelos programas espec(cid:237)ficos de investiga(cid:231)ªo (1995-1998), o CCI disp(cid:244)s de um or(cid:231)amento global de 1 413 milhıes de euros. Deste montante, 494 milhıes de euros (excluindo dota(cid:231)ıes reutilizÆveis) foram destinados ao financia- mento dos contratos. Os quadros 2 e 3 indicam respectivamente, por exerc(cid:237)cio, a reparti(cid:231)ªo das verbas or(cid:231)amentais e dos dossiers examinados pela CCCC. Quadro 2 Reparti(cid:231)ªo dos fundos or(cid:231)amentais (x 1 000 EUR) 1995 1996 1997 1998 Total 1995-1998 Dota(cid:231)ıes dispon(cid:237)veis Dota(cid:231)ıes consumidas Dota(cid:231)ıes dispon(cid:237)veis Dota(cid:231)ıes consumidas Dota(cid:231)ıes dispon(cid:237)veis Dota(cid:231)ıes consumidas Dota(cid:231)ıes dispon(cid:237)veis Dota(cid:231)ıes consumidas Dota(cid:231)ıes dispon(cid:237)veis Dota(cid:231)ıes consumidas 156 312 51 850 322 3 386 3 575 18 471 4 536 645 1 270 2 566 4 850 8 020 1 570 2 052 0 262 0 0 33 836 n. e. 9 334 212 n. e. n. e. 1 119 n. e. 304 188 154 512 51 551 322 3 385 3 575 18 466 4 534 645 1 237 52 14 8 018 1 570 0 0 261 0 0 5 986 n. e. 3 265 11 303 257 707 170 455 57 394 400 1 397 2 928 17 771 4 095 360 2 130 8 907 8 970 6 594 1 840 3 998 0 0 0 0 40 967 n. e. n. e. 4 848 1 218 1 660 0 1 139 337 071 158 495 57 384 400 1 393 2 928 17 731 4 095 350 2 129 1 607 3 788 6 582 1 840 339 0 0 0 0 8 995 n. e. n. e. 4 768 0 0 0 115 272 939 171 692 62 430 400 2 079 2 974 20 353 4 640 437 3 537 18 615 19 017 5 645 1 445 4 747 115 0 160 0 29 939 9 508 n. e. 239 3 395 3 325 960 1 029 366 681 170 811 58 219 390 2 076 2 876 20 252 4 638 436 3 435 2 508 4 419 5 628 1 442 824 115 0 160 0 11 194 2 382 n. e. 66 150 344 960 742 294 067 183 727 64 856 507 2 097 2 982 23 094 4 966 516 3 677 29 693 25 110 7 903 1 605 3 705 0 0 0 0 28 587 11 631 n. e. 177 4 949 4 877 0 310 404 969 183 483 64 827 507 2 097 2 982 23 093 4 966 516 3 677 3 061 7 794 7 811 1 590 417 0 0 0 0 4 523 1 284 n. e. 73 382 4 795 0 304 318 182 682 186 236 530 1 629 8 959 12 459 79 688 18 237 1 958 10 614 59 781 57 947 28 161 6 460 14 502 115 262 160 0 133 329 21 139 9 334 5 476 9 562 9 863 2 079 2 477 1 412 907 667 300 231 982 1 619 8 952 12 360 79 542 18 232 1 947 10 478 7 227 16 016 28 039 6 442 1 581 115 261 160 0 30 698 3 666 3 265 4 917 531 5 139 1 263 1 161 1 142 893 96 026 51 644 109 222 57 060 132 559 65 037 156 386 69 872 494 191 243 611 B6-1 1 1 0 (a) B6-1 2 1 0 (a) B6-2 1 1 3 B6-2 1 2 1 B6-2 1 2 2 B6-2 1 3 1 B6-2 1 4 3 B6-2 1 5 1 B6-2 1 7 1 B6-2 9 1 0 B6-2 9 2 0 B6-3 1 1 1 B6-3 1 2 1 B6-3 9 1 0 B6-4 1 1 0 B6-4 1 2 0 B6-4 1 3 0 B6-4 2 1 0 B6-4 3 1 0 B6-4 3 2 0 B6-4 4 1 0 B6-4 4 2 0 B6-4 4 2 1 B6-4 5 1 0 B6-5 3 1 1 B6-5 4 1 0 Total Dispon(cid:237)vel para os contratos: Total - (a) (a) Despesas de pessoal. Fonte: Comissªo. Montante global EUR 62 526 981 21. 6. 2000 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias C 172/5 Quadro 3 Contratos CCCC, por tipo de processo decis(cid:243)rio 1995 1996 1997 1998 (1) Nœmero de contratos % Montante global EUR % Nœmero de contratos % Montante global EUR % Nœmero de contratos % % Nœmero de contratos % Montante global EUR % Total Ajuste directo Concurso 64 26 38 50 230 631 40,6 10 210 648 20,3 59,4 40 019 983 79,7 70 23 47 131 975 015 32,9 58 416 096 (2) 44,3 67,1 73 558 919 55,7 56 14 42 25,0 3 816 934 6,1 75,0 58 710 047 93,9 30 15 15 65 226 022 50 49 990 053 76,64 50 15 235 969 23,36 (1) Os dados relativos ao exerc(cid:237)cio de 1998 s(cid:243) foram comunicados pelo secretariado da CCCC posteriormente (cid:224) adop(cid:231)ªo do presente relat(cid:243)rio do Tribunal. (2) 41 000 000: Armazenagem definitiva de todos os res(cid:237)duos altamente radioactivos produzidos no reactor HFR de Petten (NL) durante os seus 30 anos de vida no œnico centro de armazenagem neerlandŒs aprovado pelas autoridades neerlandesas para este tipo de res(cid:237)duos. 3 400 000: Fornecimento de elementos de combust(cid:237)vel radioactivo para o reactor HFR de Petten. Fonte: CCI. RESUMO DAS PRINCIPAIS OBSERVA˙(cid:213)ES 8. O sistema de gestªo utilizado pelo CCI nªo permite a produ- (cid:231)ªo de dados que possam dar, de forma a poderem ser explora- dos, uma visªo exaustiva e exacta dos contratos adjudicados. A explica(cid:231)ªo para esta situa(cid:231)ªo encontra-se no efeito combinado da insuficiŒncia dos meios informÆticos, que nem permitem estabe- lecer uma liga(cid:231)ªo entre um contrato espec(cid:237)fico e o projecto a que se refere nem estabelecer mapas para a gestªo do Centro, e no facto de se perderem as informa(cid:231)ıes de base das opera(cid:231)ıes quando da sua transferŒncia do programa contabil(cid:237)stico Sibeca (4) para o programa Sincom II (5) (ver pontos 19, 25-31, 43-51). 9. Um regime de excep(cid:231)ªo ao direito comum constitui um impe- dimento para a boa gestªo dos contratos. As caracter(cid:237)sticas par- ticulares deste sistema sªo a existŒncia de uma Comissªo Consul- tiva de Compras e Contratos espec(cid:237)fica (CCCC-CCI) e a elabora(cid:231)ªo de um documento designado «disposi(cid:231)ªo administrativa» de acordo com a qual a Comissªo se encontra na posi(cid:231)ªo de ter que celebrar um acordo consigo pr(cid:243)pria (ver pontos 20-24, 36-41). 10. A supervisªo dos contratos em todas as suas fases, desde a identifica(cid:231)ªo das necessidades atØ ao acompanhamento do ser- vi(cid:231)o, pelo gestor or(cid:231)amental, Ø geralmente inadequada por nªo haver uma gestªo previsional real das necessidades e devido a negligŒncias na aplica(cid:231)ªo das regras de concorrŒncia e, finalmente, devido (cid:224) fraca qualidade dos controlos efectuados aos servi(cid:231)os prestados (ver pontos 52-64). 11. AlØm disso, estas lacunas sªo agravadas pela ausŒncia de um texto que defina a composi(cid:231)ªo dos comitØs responsÆveis pela pre- para(cid:231)ªo dos contratos e que regulamente os seus mØtodos de tra- balho. Qualquer fase preparat(cid:243)ria dos contratos sofre, por conse- quŒncia, de uma falta de transparŒncia (ver pontos 34, 35, 54). 12. O CCI adjudicou igualmente contratos por ajuste directo que nªo estavam em conformidade com as regras existentes nessa matØria tal como foram interpretadas pelo Tribunal de Justi(cid:231)a. A auditoria tambØm confirmou casos de acordos fraudulentos entre prestadores de servi(cid:231)os (ver pontos 65-75). 13. O CCI geriu as dota(cid:231)ıes diferenciadas como se fossem nªo diferenciadas, sem ter em conta as caracter(cid:237)sticas pr(cid:243)prias de cada tipo de dota(cid:231)ªo, prÆtica frequentemente combinada com vÆrias tØcnicas de fraccionamento dos contratos (ver pontos 76-80). 14. Os dossiers nem sempre fornecem dados objectivos que con- firmem as descri(cid:231)ıes dos contratos ou a determina(cid:231)ªo dos seus custos previsionais. Esta falta de clareza levanta algumas dœvidas, em determinados casos, quanto (cid:224) validade da decisªo de nªo pedir a interven(cid:231)ªo da CCCC-CCI (ver pontos 61-62). 15. A acrescentar a isto, ao abrigo de contratos de presta(cid:231)ªo de servi(cid:231)os, o Centro recrutou na realidade pessoal de modo irregu- lar (ver pontos 63-64). 16. Em dois casos, verificou-se uma subempreitada total, o que Ø criticÆvel do ponto de vista jur(cid:237)dico: as directivas relativas aos contratos pœblicos s(cid:243) fazem referŒncia (cid:224) possibilidade de subem- preitar partes de um contrato. A subempreitada total nªo Ø acei- tÆvel uma vez que nªo corresponde (cid:224) filosofia jur(cid:237)dica subjacente a qualquer processo de adjudica(cid:231)ªo dos contratos pœblicos. AlØm disso, do ponto de vista da boa gestªo financeira, o adjudicatÆrio torna-se um intermediÆrio, o que dÆ origem a custos suplemen- tares (ver pontos 81-82). 17. As lacunas detectadas durante a verifica(cid:231)ªo dos servi(cid:231)os real- mente prestados e da sua qualidade colocam o problema de saber atØ que ponto o gestor or(cid:231)amental exerce efectivamente as suas fun(cid:231)ıes (ver pontos 86-89). 18. Todavia, o Tribunal constata com satisfa(cid:231)ªo a rapidez e o volume das reformas empreendidas pela Comissªo para obviar (cid:224)s lacunas identificadas por ocasiªo dos controlos. Estas reformas, enunciadas pela Comissªo como resposta (cid:224)s observa(cid:231)ıes emitidas no presente relat(cid:243)rio, tŒm o objectivo de permitir que o CCI dis- ponha dos instrumentos necessÆrios para uma gestªo eficaz e para um melhor controlo dos contratos. C 172/6 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias 21. 6. 2000 SISTEMA DE GESTˆO DO CCI 19. O sistema de gestªo funciona dentro de um quadro original e restritivo, que se articula (cid:224) volta dos programas anuais de tra- balho, dos sistemas contabil(cid:237)sticos e de um conjunto de procedi- mentos. A anÆlise dos componentes deste sistema e o exame da amostra seleccionada revelaram deficiŒncias que encorajaram o desenvolvimento de prÆticas contestÆveis. Quadro original 20. Existem dois elementos fundamentais que real(cid:231)am a origi- nalidade do quadro em que o Centro desenvolve a sua actividade. Um e outro influenciam, em graus diversos, a gestªo dos contra- tos. O primeiro refere-se ao regime de excep(cid:231)ªo (6) ao direito comunitÆrio institucional aplicÆvel ao CCI e o segundo refere-se (cid:224) sua estrutura descentralizada. Regime especial de funcionamento 21. O regime de funcionamento do CCI Ø œnico em mais de um aspecto: a) Por um lado, ao n(cid:237)vel do or(cid:231)amento, na medida em que, con- trariamente aos outros servi(cid:231)os da Comissªo, o conjunto das dota(cid:231)ıes de que dispıe (incluindo despesas de pessoal e de funcionamento) sªo dota(cid:231)ıes operacionais inscritas na parte B do or(cid:231)amento; b) Por outro lado, no plano jur(cid:237)dico, o CCI pode obter financi- amentos a partir de rubricas or(cid:231)amentais destinadas a dife- rentes pol(cid:237)ticas comunitÆrias tais como, por exemplo, PHARE, TACIS ou mesmo MEDA, de acordo com um procedimento especial em que compete com terceiros mas segundo moda- lidades diferentes. O CCI envia apenas um or(cid:231)amento, enquanto as outras partes sªo submetidas a todas as regras previstas pelas directivas sobre os contratos pœblicos. No caso de a direc(cid:231)ªo-geral responsÆvel pela gestªo considerar que o or(cid:231)a- mento do CCI Ø mais vantajoso que as propostas apresentadas pelos operadores externos, estes œltimos sªo notificados, sem qualquer anÆlise comparativa efectuada pela CCCC, de que as suas propostas nªo foram seleccionadas. Nesses casos, a Comis- sªo tem que celebrar um acordo consigo pr(cid:243)pria. Como se trata de uma situa(cid:231)ªo juridicamente imposs(cid:237)vel, a Comissªo elabora um documento intitulado «disposi(cid:231)ªo administrativa» para contornar esta dificuldade; c) Finalmente, ao n(cid:237)vel administrativo, existe uma dupla parti- cularidade ligada (cid:224) existŒncia de um Conselho de Administra- (cid:231)ªo e, a partir de 1971, de uma CCCC espec(cid:237)fica (a seguir designada CCCC-CCI). Gestªo descentralizada 22. A localiza(cid:231)ªo dos oito institutos do CCI, cada um caracteri- zado por fun(cid:231)ıes cient(cid:237)ficas nos dom(cid:237)nios espec(cid:237)ficos de investi- ga(cid:231)ªo, em cinco locais diferentes (Geel, Ispra, Karlsruhe, Petten e Sevilha) e a existŒncia de direc(cid:231)ıes horizontais situadas ou em Bruxelas ou em Ispra, tornaram indispensÆvel uma considerÆvel delega(cid:231)ªo dos poderes de decisªo aos directores. Estes œltimos, cuja responsabilidade consiste em controlar a qualidade cient(cid:237)fica dos resultados dos projectos a seu cargo, exercem paralelamente a fun(cid:231)ªo de gestor or(cid:231)amental. Esta combina(cid:231)ªo de tarefas e as numerosas desloca(cid:231)ıes que sªo for(cid:231)ados a fazer devido (cid:224) dist(cid:226)n- cia a que estªo de Bruxelas, levaram-nos a subdelegar em larga medida as fun(cid:231)ıes referidas em œltimo lugar (7). 23. O volume das opera(cid:231)ıes log(cid:237)sticas geridas exclusivamente pela direc(cid:231)ªo dos recursos tinha-se tornado tªo grande que era dif(cid:237)cil de gerir s(cid:243) por esta estrutura. Esta situa(cid:231)ªo levou o CCI a decidir, durante o verªo de 1998, repartir as responsabilidades da direc(cid:231)ªo dos recursos por duas novas direc(cid:231)ıes, uma responsÆvel pela gestªo das infra-estruturas e a outra pela gestªo de carÆcter administrativo. 24. Na prÆtica, esta gestªo descentralizada traduziu-se pela exis- tŒncia de cerca de 60 gestores e de 80 gestores or(cid:231)amentais sub- delegados para um volume de cerca de 50 000 opera(cid:231)ıes anuais. Instrumentos e procedimentos de gestªo Instrumentos Programas anuais de trabalho 25. A direc(cid:231)ªo dos programas do CCI situada em Bruxelas junto do director-geral, elabora todos os anos o programa anual de tra- balho ap(cid:243)s consulta dos vÆrios institutos de investiga(cid:231)ªo. Este documento constitui o elemento-chave atravØs do qual o CCI pro- cura traduzir os objectivos que lhe sªo fixados pelo legislador europeu num conjunto coerente de projectos. O programa de tra- balho, que Ø aprovado pelo Conselho de Administra(cid:231)ªo do Cen- tro antes da sua execu(cid:231)ªo, articula-se em duas partes, uma relativa (cid:224)s actividades de investiga(cid:231)ªo e a outra (cid:224)s actividades de apoio. Apresenta, sob a forma de fichas sin(cid:243)pticas, uma descri(cid:231)ªo dos projectos adoptados, evidenciando as suas principais caracter(cid:237)sti- cas, os seus objectivos e os recursos humanos e or(cid:231)amentais que lhe estªo afectados. Sistemas contabil(cid:237)sticos 26. As contabilidades or(cid:231)amental, patrimonial e anal(cid:237)tica sªo informatizadas e acompanhadas com a ajuda de vÆrios tipos de suporte l(cid:243)gico, utilizados consecutivamente e por vezes simulta- neamente durante o per(cid:237)odo considerado. Cont abi lidade or(cid:231)am ent al 27. AtØ Novembro de 1997, o programa Sibeca assegurava o acompanhamento da utiliza(cid:231)ªo das dota(cid:231)ıes atribu(cid:237)das ao Cen- tro. Este sistema apresentava o inconveniente de nªo poder ser consultado directamente por outros servi(cid:231)os que nªo fossem os do CCI. Por outro lado, tinha a vantagem de permitir, para alØm do acompanhamento da execu(cid:231)ªo or(cid:231)amental, relacionar as des- pesas com os contratos em causa nos casos em que estes tinham sido submetidos ao parecer da CCCC-CCI e tinham recebido, no decorrer do processo, um nœmero de identifica(cid:231)ªo. O sistema foi substitu(cid:237)do por Sincom II no final de 1997. 21. 6. 2000 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias C 172/7 28. Sincom II articula-se (cid:224) volta de trŒs m(cid:243)dulos destinados res- pectivamente a acompanhar as opera(cid:231)ıes dos gestores e dos ges- tores or(cid:231)amentais, as aprova(cid:231)ıes do auditor financeiro e do tesou- reiro bem como a produ(cid:231)ªo de estat(cid:237)sticas e de relat(cid:243)rios. Este terceiro m(cid:243)dulo ainda nªo tinha sido instalado quando da audi- toria do Tribunal em Junho de 1998. Co n t ab il i dade an al (cid:237)tica 29. Como o Centro funciona na base de dota(cid:231)ıes operacionais mas estÆ igualmente em posi(cid:231)ªo de adquirir financiamento externo em contrapartida de servi(cid:231)os efectuados por conta de terceiros, dispıe de um sistema de contabilidade anal(cid:237)tica que lhe permite identificar os custos de funcionamento de cada unidade dos seus vÆrios institutos, com base numa reparti(cid:231)ªo dos encargos gerais, que sªo adicionais (cid:224)s despesas directas. Permite, alØm disso, que o Centro acompanhe a utiliza(cid:231)ªo das dota(cid:231)ıes de acordo com o tipo de actividade. Finalmente, fornece informa(cid:231)ıes sobre o con- sumo dado (cid:224)s dota(cid:231)ıes reutilizÆveis. 30. Um documento intitulado «quadro de equivalŒncia» assegura a liga(cid:231)ªo entre as contabilidades anal(cid:237)tica e or(cid:231)amental. Desta forma, Ø poss(cid:237)vel seguir a execu(cid:231)ªo do quarto programa-quadro e comparar, nos quadros sin(cid:243)pticos, as previsıes or(cid:231)amentais e a sua execu(cid:231)ªo. Este documento apresenta a vantagem suplementar de permitir que a Direc(cid:231)ªo do Centro efectue controlos regulares. Por outro lado, nªo permite identificar directamente o contrato adjudicado com o qual se relaciona a despesa, nem, a fortiori, esta- belecer a liga(cid:231)ªo entre este contrato e o projecto no (cid:226)mbito do qual foi financiado. Cont abilidade patr imo nial 31. Os sites dispıem de suportes l(cid:243)gicos diferentes em matØria de inventÆrio dos bens e de gestªo administrativa das compras. Os programas utilizados em Ispra, Sevilha e Petten asseguram um acompanhamento dos bens inventariados e o de Karlsruhe, que Ø mais antigo, regista os dados mas nªo os pode agrupar de acordo com o tipo de bens. Base de dados contratuais 32. A unidade «Contratos» da antiga direc(cid:231)ªo dos recursos criou progressivamente uma base de dados contratuais relativos aos contratos adjudicados pelo Centro. Durante a auditoria efectuada em Junho de 1998 sobre os contratos adjudicados a um contra- tante particular, detectou-se uma diferen(cid:231)a apreciÆvel entre os montantes registados nas contas e os fornecidos pela base de dados. Esta anomalia foi posteriormente corrigida. Contratos-quadro bens atravØs da emissªo de uma simples nota de encomenda. AlØm disso, a assinatura de um contrato desse tipo nªo exige uma imobiliza(cid:231)ªo prØvia das dota(cid:231)ıes, uma vez que sªo autorizadas (cid:224) medida que as notas de encomenda sªo emitidas. Procedimentos 34. Os procedimentos de gestªo aplicados pelo Centro foram codificados num documento para uso interno que inclui, por um lado, as disposi(cid:231)ıes do Regulamento Financeiro e das modalida- des de execu(cid:231)ªo, que vinculam todos os servi(cid:231)os da Comissªo e, por outro, as regras pr(cid:243)prias do CCI. (cid:192) semelhan(cid:231)a dos outros servi(cid:231)os da Comissªo, o Centro utiliza as orienta(cid:231)ıes da CCCC aplicÆveis aos contratos pœblicos. 35. Contudo, os procedimentos necessÆrios nas diferentes fases de um contrato e o acompanhamento da sua execu(cid:231)ªo nªo foram formalizados. O Centro criou vÆrios comitØs internos, como no caso da prepara(cid:231)ªo das opera(cid:231)ıes relativas (cid:224) aquisi(cid:231)ªo de grandes quantidades de equipamento, mas nªo hÆ um texto que os men- cione ou que defina a sua composi(cid:231)ªo ou que especifique as suas responsabilidades e as suas regras de funcionamento. Lacunas do sistema ConsequŒncias do regime especial CCCC espec(cid:237)fica do CCI 36. Contrariamente (cid:224)s outras direc(cid:231)ıes-gerais da Comissªo do dom(cid:237)nio cient(cid:237)fico (DG Investiga(cid:231)ªo, Sociedade da Informa(cid:231)ªo e Energia) entre 1971 e Julho de 1998 os dossiers do CCI relativos a contratos pœblicos nªo foram apresentados (cid:224) CCCC da Comissªo mas a uma CCCC espec(cid:237)fica devido ao carÆcter cient(cid:237)fico das ope- ra(cid:231)ıes do Centro. 37. Desde as suas primeiras auditorias, o Tribunal constatou que a existŒncia de uma tal CCCC nªo s(cid:243) nªo se justificava como nªo era desejÆvel. Com efeito, a fun(cid:231)ªo de uma CCCC nªo Ø pronunciar-se sobre o teor cient(cid:237)fico de um dossier, mas providen- ciar no sentido de que as regras em matØria de concorrŒncia sejam respeitadas, garantir a igualdade de tratamento dos proponentes e assegurar a qualidade dos cadernos de encargos nomeadamente no que se refere (cid:224) defini(cid:231)ªo de critØrios objectivos que permitam um exame comparativo das propostas. AlØm disso, a presen(cid:231)a maci(cid:231)a de agentes do CCI nesta CCCC nªo lhe permitia, contra- riamente (cid:224) CCCC-Comissªo que se reœne de trŒs em trŒs semanas, organizar mais do que quatro a cinco reuniıes por ano, o que prejudicava necessariamente a sua imagem de independŒncia e de neutralidade. 33. Os contrato-quadro sªo utilizados para os contratos de for- necimento e, mais particularmente, para a compra de equipa- mento informÆtico. Sªo celebrados, em geral, por um per(cid:237)odo de dois ou trŒs anos e dªo uma grande flexibilidade de compra aos servi(cid:231)os do Centro. Com efeito, uma vez celebrado o contrato- -quadro, estes podem, conforme as suas necessidades, adquirir ProblemÆtica da descentraliza(cid:231)ªo 38. A ausŒncia de procedimentos escritos favoreceu natural- mente o desenvolvimento de prÆticas de gestªo heterogØneas e nªo foi poss(cid:237)vel verificar se os comitØs mencionados no ponto 35 intervŒm sistematicamente. C 172/8 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias 21. 6. 2000 39. A distribui(cid:231)ªo geogrÆfica das instala(cid:231)ıes por vÆrios locais e a descentraliza(cid:231)ªo funcional do Centro faz com que os directores sejam obrigados a deslocar-se frequentemente, o que limita o tempo que podem dedicar (cid:224) supervisªo e ao controlo da gestªo dos seus subordinados. Associada (cid:224) inadequa(cid:231)ªo dos instrumen- tos contabil(cid:237)sticos de que dispıe o CCI, esta situa(cid:231)ªo determinou um enfraquecimento do controlo hierÆrquico. Os controlos efec- tuados pelo Tribunal (cid:224) amostra seleccionada confirmaram estas lacunas em todas as fases da gestªo dos contratos. Servi(cid:231)os prestados por conta de outras DG da Comissªo 40. O CCI pode ser levado a entrar em concorrŒncia com tercei- ros para a execu(cid:231)ªo de pol(cid:237)ticas comunitÆrias geridas por outras DG, o que coloca a Comissªo numa situa(cid:231)ªo dif(cid:237)cil. Nªo podendo juridicamente responder aos seus pr(cid:243)prios anœncios de concurso nem, a fortiori, estabelecer um contrato consigo mesma, a Comis- sªo teve que organizar um procedimento paralelo em cujos ter- mos o CCI elabora um or(cid:231)amento. No caso de este se revelar mais vantajoso do que as propostas apresentadas por terceiros, a ope- ra(cid:231)ªo em causa dÆ lugar a um documento designado «disposi(cid:231)ªo administrativa» entre a DG em causa e o CCI, sem passar pela CCCC. Caso contrÆrio, esta apenas recebe as propostas apresen- tadas por terceiros, com vista a emitir o seu parecer. 41. O exame efectuado pelo Tribunal a duas opera(cid:231)ıes da amos- tra relacionadas com trabalhos efectuados pelo CCI no (cid:226)mbito da execu(cid:231)ªo de duas disposi(cid:231)ıes administrativas revelou que o Cen- tro tinha recorrido a este procedimento para subempreitar uma parte dos contratos, menor num caso mas considerÆvel no outro, sem qualquer abertura de concurso. 42. AlØm disso, do ponto de vista da boa gestªo, Ø criticÆvel que um organismo pœblico, que tem (cid:224) sua disposi(cid:231)ªo os meios cien- t(cid:237)ficos, tØcnicos e administrativos que lhe permitam responder (cid:224)s suas necessidades, imponha a si pr(cid:243)prio prazos e custos adicio- nais impostos pelo lan(cid:231)amento de um anœncio de concurso e pela prepara(cid:231)ªo, pelo CCI, de uma candidatura. Qualidade do sistema de informa(cid:231)ªo Produ(cid:231)ªo de dados 44. Com efeito, contrariamente ao sistema contabil(cid:237)stico ante- rior Sibeca, Sincom II Ø um simples programa de execu(cid:231)ªo or(cid:231)a- mental que nªo oferece a possibilidade de identificar os contratos por meio das autoriza(cid:231)ıes correspondentes. 45. AlØm disso, o ficheiro de dados sobre terceiros de Sincom II, previsto no in(cid:237)cio ainda nªo estava operacional no momento da auditoria, em Junho de 1998. A cria(cid:231)ªo de um ficheiro deste tipo permitiria contudo que a gestªo procedesse a controlos cruzados com a base de dados dos contratos. 46. Acima de tudo, a transferŒncia dos dados de Sibeca para Sin- com II s(cid:243) foi realizada parcialmente. Deste modo, os registos das opera(cid:231)ıes cujas autoriza(cid:231)ıes tinham sido pagas nªo apareceram no novo sistema. Na prÆtica, desapareceram, tornando imposs(cid:237)vel a produ(cid:231)ªo de um quadro exaustivo e fiÆvel dos contratos adju- dicados. Numa tentativa de produzir estas informa(cid:231)ıes, o CCI tentou reactivar Sibeca. Apesar de um esfor(cid:231)o considerÆvel, o resultado nªo foi satisfat(cid:243)rio. 47. Como resultado, o Centro nªo possui um conhecimento real de todos os contratos que adjudicou e nªo dispıe de mapas com indicadores que lhe permitam seguir, com base na execu(cid:231)ªo dos contratos, a sua liga(cid:231)ªo a um projecto espec(cid:237)fico. Um instrumento deste tipo seria de uma ajuda preciosa tanto mais que o nœmero de projectos lan(cid:231)ados, cerca de 700 para o per(cid:237)odo 1995-1998, Ø importante. 48. Para alØm das deficiŒncias de alguns programas de gestªo de existŒncias, como o utilizado em Karlsruhe, os controlos efectu- ados em Ispra mostraram que a eficÆcia dos suportes l(cid:243)gicos era afectada pela ausŒncia, hÆ vÆrios anos, de um inventÆrio f(cid:237)sico e pela aplica(cid:231)ªo de um procedimento administrativo que nªo exige a retirada f(cid:237)sica dos bens desclassificados e dos que foram retira- dos do inventÆrio. 49. Na sequŒncia das recomenda(cid:231)ıes formuladas pelo Tribunal durante a auditoria, os servi(cid:231)os responsÆveis do CCI decidiram inventariar o material em Fevereiro de 1999. Por ocasiªo de con- trolos efectuados posteriormente, o Tribunal constatou que, em cerca de 20 000 artigos registados, este inventÆrio revelara um desvio de 14 % entre a realidade f(cid:237)sica e o registo contabil(cid:237)stico. 43. O programa anual de trabalho elabora um or(cid:231)amento pre- visional por projecto e os sistemas contabil(cid:237)sticos permitem seguir a utiliza(cid:231)ªo das dota(cid:231)ıes e o custo das actividade do Centro. Con- tudo, na ausŒncia de uma contabilidade auxiliar para os projectos, a conjuga(cid:231)ªo destes factores nªo permitiu estabelecer qualquer liga(cid:231)ªo entre um contrato e um projecto espec(cid:237)fico e, por conse- quŒncia, com o programa de trabalho, nem produzir uma infor- ma(cid:231)ªo completa e fiÆvel sobre os contratos celebrados, nem final- mente elaborar mapas para a direc(cid:231)ªo do Centro. Base de dados dos contratos 50. A fraca possibilidade de explorar a base de dados instalada pela unidade «Contratos» determinou que, apesar da fiabilidade que adquirira, os servi(cid:231)os nªo a utilizassem frequentemente e pre- ferissem um acompanhamento paralelo atravØs de uma folha de cÆlculo. 21. 6. 2000 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias C 172/9 Acompanhamento das notas de encomenda dos contratos-quadro 51. Se bem que a execu(cid:231)ªo dos contratos-quadro implique ine- vitavelmente a emissªo de um grande nœmero de notas de enco- menda pelos diversos servi(cid:231)os do CCI, este nªo dispıe de um sis- um lhe que tema acompanhamento geral e centralizado destes servi(cid:231)os. informatizado assegurar permita 57. Finalmente, num œltimo caso relativo a equipamento de laborat(cid:243)rio, cuja instala(cid:231)ªo s(cid:243) estava prevista para o ano 2000, o material foi encomendado em 1997 e entregue em 1998, com o œnico objectivo de utilizar as dota(cid:231)ıes daquele exerc(cid:237)cio. AlØm do facto de dissimular (cid:224) autoridade or(cid:231)amental o custo real da cria- (cid:231)ªo do laborat(cid:243)rio, este procedimento determina uma despesa prematura. SUPERVISˆO DAS FASES DOS CONTRATOS Qualidade dos cadernos de encargos e dos anexos tØcnicos 52. Os contratos articulam-se em trŒs fases principais: a prepa- ra(cid:231)ªo da opera(cid:231)ªo, a adjudica(cid:231)ªo do contrato e o acompanha- mento da sua execu(cid:231)ªo. As principais constata(cid:231)ıes do Tribunal sªo apresentadas por esta ordem. Evidenciaram-se os casos par- ticularmente graves devido (cid:224) existŒncia, quer de anomalias nas vÆrias fases do contrato, quer de prÆticas duvidosas. 58. A compara(cid:231)ªo entre os cadernos de encargos elaborados no (cid:226)mbito de contratos que foram examinados pela CCCC-CCI e os que se referem a contratos que podem ser adjudicados sem o seu parecer prØvio mostra que nªo Ø poss(cid:237)vel comparar a qualidade dos primeiros com a dos segundos. Prepara(cid:231)ªo dos contratos Identifica(cid:231)ªo das necessidades 53. Com a notÆvel excep(cid:231)ªo das necessidades de equipamento informÆtico, que sªo objecto de uma planifica(cid:231)ªo formalizada, o exame dos dossiers nªo permitiu verificar a existŒncia de uma ges- tªo real das necessidades baseada em estimativas. AlØm disso, os controlos efectuados mostraram que a avalia(cid:231)ªo planificada das necessidades de equipamento informÆtico era incompleta, na medida em que as necessidades dos servi(cid:231)os que nªo pertenciam (cid:224) administra(cid:231)ªo do CCI nªo estavam especificadas. 54. AlØm disso, a falta de transparŒncia das condi(cid:231)ıes em que trabalham os comitØs preparat(cid:243)rios, por falta de regras prØ- -estabelecidas, de ordens de trabalho escritas e de actas das suas reuniıes, torna dif(cid:237)cil exprimir um parecer sobre a qualidade do processo de identifica(cid:231)ªo das necessidades. 55. As auditorias revelam igualmente que, no caso de duas ope- ra(cid:231)ıes da amostra relacionadas com os servi(cid:231)os cient(cid:237)ficos, o con- trato tinha origem nªo no CCI mas nos beneficiÆrios em causa. Com efeito, os documentos nªo continham qualquer informa(cid:231)ªo sobre a existŒncia de uma necessidade real do Centro, que nªo estivesse contida nas propostas apresentadas pelos contratantes. O primeiro destes contratos, submetido ao parecer da CCCC-CCI, conduziu (cid:224) assinatura de dois contratos por um montante con- junto de 871 638 euros. O segundo, de 89 000 euros, deu lugar (cid:224) redac(cid:231)ªo de algumas linhas a t(cid:237)tulo de caderno de encargos, ap(cid:243)s recep(cid:231)ªo da proposta apresentada. Neste caso, nªo apenas o con- trato era adjudicado por ajuste directo, mas ainda o per(cid:237)odo entre a apresenta(cid:231)ªo da proposta e a assinatura da carta contratual nªo ultrapassava uma semana. 59. A qualidade dos cadernos de encargos apresentados a esta inst(cid:226)ncia Ø globalmente aceitÆvel. Os controlos revelaram con- tudo deficiŒncias tais como, por exemplo, a falta de elementos em alguns cadernos de encargos e, num caso, a utiliza(cid:231)ªo, para a sua elabora(cid:231)ªo, das listas de pre(cid:231)os de um fornecedor muito em voga na zona de Ispra. 60. A qualidade dos «anexos tØcnicos», que equivalem ao caderno de encargos para os contratos fora do (cid:226)mbito da CCCC, Ø, por outro lado, frequentemente mÆ, em particular nas instala(cid:231)ıes de Ispra. (cid:201) por vezes tªo mÆ que Ø imposs(cid:237)vel que alguØm que tra- balhe nesse sector apresente uma proposta sem obter informa- (cid:231)ıes complementares do gestor responsÆvel pela opera(cid:231)ªo. Das 47 opera(cid:231)ıes da amostra correspondentes (cid:224) adjudica(cid:231)ªo de con- tratos fora do procedimento CCCC-CCI, sete, que representam um montante de 302 550 euros e mais de 14 % da popula(cid:231)ªo total em causa, estªo nesta categoria. Classifica(cid:231)ªo dos contratos Classifica(cid:231)ªo dos contratos cient(cid:237)ficos e montante em causa 61. O valor limite para apresenta(cid:231)ªo de contratos (cid:224) CCCC-CCI depende do facto de estes serem ou nªo de carÆcter cient(cid:237)fico/ /tØcnico. No caso de uma adjudica(cid:231)ªo por ajuste directo, o limite contratual a partir do qual a consulta Ø feita Ø de 46 000 euros se o contrato nªo tiver um carÆcter cient(cid:237)fico/tØcnico mas, se for dessa natureza, a consulta Ø feita a partir dos 98 700 euros. 62. A auditoria do Tribunal mostra que seis contratos da amos- tra descritos como cient(cid:237)ficos/tØcnicos, cujo montante se apro- xima do valor limite para apresenta(cid:231)ªo (cid:224) CCCC-CCI, foram adju- dicados por ajuste directo. O exame dos respectivos dossiers nem sempre permite compreender o mØtodo utilizado, quer para deter- minar o pre(cid:231)o previsional do contrato, quer para confirmar o carÆcter cient(cid:237)fico da opera(cid:231)ªo. 56. Dois outros contratos de estudos no dom(cid:237)nio dos transpor- tes, no valor de 11 400 e 10 000 euros respectivamente, adjudi- cados por ajuste directo, foram igualmente celebrados com base numa oferta do beneficiÆrio, embora os dossiers do CCI nªo con- tenham o m(cid:237)nimo vest(cid:237)gio da existŒncia de uma necessidade ou de um caderno de encargos. Classifica(cid:231)ªo de contratos de presta(cid:231)ªo de servi(cid:231)os 63. O controlo de uma opera(cid:231)ªo revelou a adjudica(cid:231)ªo de con- tratos de trabalho pelo CCI a t(cid:237)tulo de contratos de presta(cid:231)ªo de C 172/10 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias 21. 6. 2000 servi(cid:231)os. Esta prÆtica permitia-lhe quer prolongar a presen(cid:231)a no interior do CCI de pessoas que jÆ deveriam ter sido afastadas do Centro, de acordo com as regras aplicÆveis em matØria de gestªo do pessoal, quer financiar o recrutamento de mais pessoal com outros recursos or(cid:231)amentais. Deste modo, para alØm da classifi- ca(cid:231)ªo errada do contrato, o CCI infringiu a regra or(cid:231)amental da especialidade das dota(cid:231)ıes. 67. Esta incapacidade do sistema de gestªo do CCI de identificar, recensear e apresentar (cid:224)s mais altas autoridades do CCI informa- (cid:231)ıes relativas a este tipo de opera(cid:231)ıes de uma forma apropriada, e ainda a falta de aten(cid:231)ªo dada a estas opera(cid:231)ıes devido aos pequenos montantes implicados, favoreceram o elevado recurso aos contratos por ajuste directo. 64. Tendo tomado consciŒncia do que se passava, as mais altas autoridades do CCI rectificaram a situa(cid:231)ªo. Assim, para alØm da amostra examinada pelo Tribunal, identificaram-se 47 contratos deste tipo, 39 dos quais foram rectificados com efeito imediato. Adjudica(cid:231)ªo dos contratos Utiliza(cid:231)ªo de contratos por ajuste directo Import(cid:226)ncia do fen(cid:243)meno 65. Os relat(cid:243)rios de execu(cid:231)ªo da CCCC-CCI revelam que a per- centagem de contratos adjudicados por ajuste directo baixou entre 1995 e 1997, tanto em termos de quantidade como de volume or(cid:231)amental. Com efeito, se bem que em 1995 se tivessem cele- brado 26 contratos desta forma, por um montante total de 10,2 milhıes de euros, em 1997 apenas foram celebrados por ajuste directo 14 contratos que representavam um montante de 3,8 milhıes de euros (ver quadro 3). 66. Como o sistema de gestªo do CCI nªo estava em condi(cid:231)ıes de fornecer informa(cid:231)ıes fiÆveis no que se refere aos contratos nªo adjudicados segundo o procedimento CCCC-CCI, o Tribunal s(cid:243) p(cid:244)de formar uma opiniªo com base na amostra examinada. O Tribunal constatou deste modo que a tendŒncia decrescente veri- ficada nos contratos adjudicados por ajuste directo era muito menos vis(cid:237)vel. Assim, das 34 opera(cid:231)ıes relativas aos contratos da amostra adjudicada em 1997, 24, que representavam um mon- tante de 885 000 euros num total de 1 955 000 euros, tinham ainda sido adjudicados de acordo com este procedimento (ver quadro 4). Irregularidade da prÆtica 68. A jurisprudŒncia do Tribunal de Justi(cid:231)a limita a trŒs as razıes (8) que uma entidade adjudicante pode invocar para recor- rer a um contrato por ajuste directo. A primeira reside na protec- (cid:231)ªo dos direitos de exclusividade, a segunda assenta em conside- ra(cid:231)ıes tØcnicas e a œltima, finalmente, justifica-se por uma situa(cid:231)ªo de urgŒncia. 69. A avalia(cid:231)ªo pelo Tribunal de Justi(cid:231)a das razıes tØcnicas e da urgŒncia Ø extremamente restritiva. No que se refere (cid:224)s razıes tØc- nicas, a entidade adjudicante deve com efeito provar que s(cid:243) o adjudicatÆrio estÆ em condi(cid:231)ıes de executar o contrato. O critØrio de urgŒncia s(cid:243) Ø reconhecido na medida em que o acontecimento Ø imprevis(cid:237)vel e a urgŒncia extrema e incompat(cid:237)vel com os prazos exigidos por outros procedimentos. O Tribunal de Justi(cid:231)a exige, alØm disso, a existŒncia de uma rela(cid:231)ªo causal entre o aconteci- mento imprevis(cid:237)vel e a urgŒncia extrema que da(cid:237) resulta. 70. (cid:192) luz das informa(cid:231)ıes dispon(cid:237)veis nos dossiers, alguns con- tratos da amostra adjudicados por ajuste directo nªo satisfaziam as exigŒncias definidas por esta jurisprudŒncia para justificar a uti- liza(cid:231)ªo de um procedimento de ajuste directo. Contudo, no essen- cial, esta jurisprudŒncia foi elaborada durante ac(cid:231)ıes interpostas pela Comissªo aos Estados-Membros que abusavam deste proce- dimento na adjudica(cid:231)ªo de contratos pœblicos. 71. Os resultados dos controlos relativos a vÆrias opera(cid:231)ıes da amostra indicam que as condi(cid:231)ıes em que vÆrios contratos de import(cid:226)ncia muito diversa foram preparados, adjudicados e acom- panhados constituem um conjunto de provas que, no m(cid:237)nimo, revela erros de gestªo. Quadro 4 Contratos nªo CCCC com base na amostra 1995 1996 1997 Nœmero de contratos % % Nœmero de contratos % % Nœmero de contratos % Montante global EUR 332 057 % Montante global EUR 1 954 218 Montante global EUR 227 024 100 227 024 100 85,7 243 215 73,2 14,3 88 842 26,8 70,6 884 560 45,3 30,4 1 069 658 54,7 34 24 10 7 6 1 Total Ajuste directo Concurso 6 6 0 Fonte: Tribunal de Contas Europeu. 21. 6. 2000 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias C 172/11 ExistŒncia de um monop(cid:243)lio efectivo 72. Um dos casos discutidos no ponto anterior merece um relevo especial devido ao volume financeiro envolvido (aproximadamen- te 1 milhªo de euros/ano) e (cid:224) sua longa dura(cid:231)ªo. Desde 1979, hÆ uma œnica empresa que assegura o contrato para o fornecimento de ve(cid:237)culos (cid:224)s instala(cid:231)ıes de Ispra. Entre 1979 e 1991, o contrato foi renovado sistematicamente por ajuste directo. Em 1991, na sequŒncia de um anœncio de concurso publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, o contrato foi adjudicado de novo (cid:224) mesma empresa por um per(cid:237)odo mÆximo de cinco anos. Na data de expira(cid:231)ªo deste œltimo contrato, foi contudo assinado um adi- tamento com o objectivo de prorrogar o contrato por trŒs meses, pelo facto de os servi(cid:231)os do CCI nªo terem tido tempo de orga- nizar o lan(cid:231)amento de um novo concurso. Em Abril de 1996, na sequŒncia de um anœncio de concurso, foi adjudicado (cid:224) empresa um novo contrato por um per(cid:237)odo de trŒs anos, suscept(cid:237)vel no entanto de ser prorrogado por 24 meses suplementares. 73. Os controlos efectuados revelaram toda uma sØrie de ele- mentos de facto e de direito que indicam que o CCI deixou que esta empresa criasse para si pr(cid:243)pria uma situa(cid:231)ªo de exclusivi- dade. O CCI aceitou algumas altera(cid:231)ıes (cid:224)s condi(cid:231)ıes contratuais iniciais que eram contrÆrias aos interesses da Comunidade e (cid:224) igualdade de acesso aos financiamentos pœblicos. Por œltimo, recusou igualmente assumir as responsabilidades que incumbem aos gestores or(cid:231)amentais, ao nªo verificar atentamente se os ser- vi(cid:231)os facturados tinham sido realmente prestados. 74. Deste modo, pode salientar-se que: a) A prorroga(cid:231)ªo de trŒs meses do contrato assinado na sequŒn- cia do contrato adjudicado em 1991, por razıes inadmiss(cid:237)veis de falta de tempo, era contrÆria aos termos contratuais, que previam uma dura(cid:231)ªo mÆxima de cinco anos, e a causa de custos suplementares que podem ser estimados em 380 000 euros; b) Nos termos deste aditamento, assinado em 27 de Mar(cid:231)o de 1996, os pre(cid:231)os praticados para o fornecimento de um ve(cid:237)- culo e o subs(cid:237)dio por quil(cid:243)metro elevavam-se, respectiva- mente, a 3 922 euros/mŒs e 0,3331 euros/km. A proposta relativa a estes mesmos servi(cid:231)os, apresentada ao mesmo tempo como resposta ao concurso finalmente lan(cid:231)ado pelo CCI, era de menos 27 % para o primeiro servi(cid:231)o e de menos 52 % para o segundo; c) A data de recep(cid:231)ªo da proposta mencionada no aviso de recep(cid:231)ªo foi alterada; d) A morada da reuniªo de informa(cid:231)ªo sobre as condi(cid:231)ıes da proposta estava errada, de modo que uma empresa interes- sada chegou demasiado tarde, o que reduziu o nœmero dos proponentes a dois; e) Os pre(cid:231)os em cuja base o contrato foi adjudicado nunca foram aplicados. Com efeito, um primeiro aditamento autorizou o prestador de servi(cid:231)os a facturar os pre(cid:231)os mais elevados pre- vistos no contrato anterior, e um segundo veio seguidamente majorar o pre(cid:231)o fixado no contrato celebrado na sequŒncia do concurso; f) Invocando a impossibilidade de verificar integralmente, devido (cid:224) falta de pessoal, cada uma das facturas apresentadas por este contratante, o gestor or(cid:231)amental contentou-se em verificar, desde 1993, a execu(cid:231)ªo do servi(cid:231)o fornecido com base numa amostra de facturas. Uma prÆtica deste tipo Ø contrÆria (cid:224)s dis- posi(cid:231)ıes dos artigos 40. o e 41. o do Regulamento Financeiro; g) Finalmente, o nœmero mØdio de quil(cid:243)metros facturado anu- almente atingiu 194 223 km por ve(cid:237)culo, ou seja quase 540 km por dia do ano civil. Poss(cid:237)vel existŒncia de acordos il(cid:237)citos 75. O Tribunal constatou que as deficiŒncias do sistema de ges- tªo fizeram com que a direc(cid:231)ªo do Centro nªo pudesse impedir a constitui(cid:231)ªo de um grupo de proponentes, frequentemente pre- sentes nos mesmos contratos de um mesmo instituto do CCI. Deste modo, num caso, o adjudicatÆrio de um contrato de pres- ta(cid:231)ªo de servi(cid:231)os identificava-se como o chefe de vendas de um fornecedor de equipamento informÆtico, igualmente proponente para o mesmo contrato. O exame das propostas revelou, alØm disso, que duas empresas candidatas eram dirigidas por membros de uma mesma fam(cid:237)lia. Fraccionamento dos contratos Utiliza(cid:231)ªo das dota(cid:231)ıes diferenciadas (fraccionamento contabil(cid:237)stico) 76. O exame dos mapas financeiros produzidos pelos sistemas contabil(cid:237)sticos revelou uma utiliza(cid:231)ªo irregular das dota(cid:231)ıes dife- renciadas. Constatou-se com efeito que a cobertura financeira de um mesmo contrato nªo era garantida por uma œnica autoriza- (cid:231)ªo, como estipula a regra, mas que o CCI procedia com frequŒn- cia (cid:224) emissªo de vÆrias autoriza(cid:231)ıes sucessivas que, na maioria dos casos, correspondiam a frac(cid:231)ıes anuais dos contratos. 77. O Tribunal salienta que a existŒncia de dota(cid:231)ıes diferencia- das se deve (cid:224) vontade do legislador de garantir ao gestor a cober- tura financeira de opera(cid:231)ıes cuja dura(cid:231)ªo previs(cid:237)vel Ø superior ao exerc(cid:237)cio or(cid:231)amental e facilitar controlos, em especial pela auto- ridade or(cid:231)amental, em conformidade com o n. o 4 do artigo 1. o do Regulamento Financeiro, associando o conjunto das despesas relativas a uma opera(cid:231)ªo a uma autoriza(cid:231)ªo espec(cid:237)fica. 78. A primeira vantagem da observ(cid:226)ncia escrupulosa desta regra Ø que ela permite verificar o ritmo de execu(cid:231)ªo de um contrato pela simples leitura, no fim de cada exerc(cid:237)cio financeiro, dos mon- tantes por liquidar relativamente (cid:224) respectiva autoriza(cid:231)ªo, e exigir explica(cid:231)ıes dos responsÆveis quando o n(cid:237)vel de utiliza(cid:231)ªo das dota(cid:231)ıes nªo corresponde (cid:224)s obriga(cid:231)ıes contratuais. A segunda vantagem Ø que obriga o gestor a justificar as razıes pelas quais uma eventual autoriza(cid:231)ªo de dota(cid:231)ıes suplementares se revela necessÆria para celebrar o contrato com Œxito, identificando ao mesmo tempo claramente as razıes deste aumento. Fraccionamento jur(cid:237)dico (contratos sob a forma de 1+x anos) 79. Esta prÆtica consiste em adjudicar todo o contrato ao mesmo beneficiÆrio, assinando um contrato com ele que cobre apenas o C 172/12 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias 21. 6. 2000 primeiro ano de execu(cid:231)ªo. Cada frac(cid:231)ªo anual sucessiva dÆ lugar a um novo contrato adjudicado automaticamente ao mesmo beneficiÆrio. Esta prÆtica, que Ø utilizada em combina(cid:231)ªo com a anterior, permite assim que a autoriza(cid:231)ªo contabil(cid:237)stica coincida com a obriga(cid:231)ªo jur(cid:237)dica, mas (cid:224) custa de uma irregularidade or(cid:231)a- mental, em detrimento de uma visªo global do contrato e da qua- lidade do acompanhamento da sua execu(cid:231)ªo. Catorze das 43 ope- ra(cid:231)ıes da amostra relativas aos contratos apresentados (cid:224) CCCC-CCI, ou seja mais de 32 %, eram apresentadas nesta forma. Fraccionamento interno de um contrato 80. No caso de uma opera(cid:231)ªo da amostra, verificou-se que o contrato se articulava artificialmente em duas fases distintas com a œnica inten(cid:231)ªo de contornar o obstÆculo da insuficiŒncia das dota(cid:231)ıes de autoriza(cid:231)ªo dispon(cid:237)veis no momento da assinatura do contrato, para cobrir a obriga(cid:231)ªo jur(cid:237)dica integralmente. Outros mØtodos de adjudica(cid:231)ªo Subempreitada total de um contrato 81. A auditoria revelou que dois contratos relativos ao forneci- mento de equipamento informÆtico diverso tinham sido subem- preitados integralmente pelos adjudicatÆrios a uma mesma empresa, parceira regular e de longa data do Centro e jÆ benefi- ciÆria de cerca de 30 contratos. 82. Tanto do ponto de vista da legalidade/regularidade como do ponto de vista da boa gestªo financeira, esta subempreitada total de um contrato Ø condenÆvel. No plano jur(cid:237)dico, deve observar- -se, primeiro que tudo, que as directivas relativas aos contratos pœblicos nªo fazem qualquer men(cid:231)ªo (cid:224) subempreitada de um contrato a nªo ser em termos parciais. Quando Ø total, a subem- preitada quebra com efeito o carÆcter intuito personae da rela(cid:231)ªo contratual e transforma o adjudicatÆrio num simples intermedi- Ærio, cuja fun(cid:231)ªo de media(cid:231)ªo determina necessariamente um aumento do custo suportado pela entidade adjudicante. Adjudica(cid:231)ªo de um contrato na ausŒncia de dota(cid:231)ıes suficientes 83. O dossier do concurso relativo a um contrato para a cria(cid:231)ªo do Observat(cid:243)rio Europeu da CiŒncia e da Tecnologia revela que a proposta final apresentada pelo adjudicatÆrio para o primeiro ano de execu(cid:231)ªo do contrato se fixava, ap(cid:243)s negocia(cid:231)ıes autorizadas pela CCCC-CCI, em 1,6 milhıes de euros. Como este montante era superior (cid:224)s dota(cid:231)ıes or(cid:231)amentais dispon(cid:237)veis, o Centro deve- ria ter declarado o concurso anulado. Foi contudo celebrado um contrato no valor de 993 560 euros. Alguns meses ap(cid:243)s a sua assinatura, este contrato foi objecto de um aditamento coberto por novas dota(cid:231)ıes abertas a t(cid:237)tulo do novo exerc(cid:237)cio financeiro, de forma a que o custo da opera(cid:231)ªo correspondesse ao montante da proposta ap(cid:243)s negocia(cid:231)ªo com a gestªo do Centro (ver ponto 85). Acompanhamento da execu(cid:231)ªo Gestªo dos contratos 84. A auditoria mostrou que os vÆrios gestores or(cid:231)amentais do CCI assinaram frequentemente contratos que nªo tinham sido primeiramente assinados pelo adjudicatÆrio. Esta prÆtica apre- senta o risco de que os servi(cid:231)os sejam prestados antes da assina- tura efectiva do contrato pelo adjudicatÆrio, sem qualquer cober- tura jur(cid:237)dica, ou de que se possam fazer altera(cid:231)ıes (cid:224)s disposi(cid:231)ıes contratuais. O Tribunal constatou igualmente, por vÆrias vezes, que os relat(cid:243)rios de execu(cid:231)ªo tinham sido elaborados antes de qualquer dos contratos em causa ter sido assinado. 85. Pelo contrÆrio, atrasos importantes na presta(cid:231)ªo dos servi- (cid:231)os e na apresenta(cid:231)ªo dos relat(cid:243)rios nªo deram lugar a qualquer penalidade nem mesmo a uma simples advertŒncia. A facilidade com que o Centro concede aditamentos vantajosos ilustra igual- mente a falta de rigor na gestªo dos contratos. Com efeito, (cid:224) parte o caso jÆ mencionado (ver pontos 64-66) relativo aos contratos de fornecimento de ve(cid:237)culos, verificou-se no caso da cria(cid:231)ªo do Observat(cid:243)rio Europeu da CiŒncia e da Tecnologia que, apesar da insuficiŒncia dos servi(cid:231)os fornecidos pelo adjudicatÆrio relativa- mente (cid:224)s suas obriga(cid:231)ıes contratuais, o Centro lhe atribu(cid:237)ra, nove meses depois da assinatura do contrato, um aumento no pre(cid:231)o global superior a 60 %, mesmo apesar de a utiliza(cid:231)ªo das dota- (cid:231)ıes ser extremamente fraca. Com efeito, nesta data, apenas 230 005 euros tinham sido facturados, ou seja apenas 23 % da autoriza(cid:231)ªo inicial (ver ponto 83). Verifica(cid:231)ªo dos servi(cid:231)os prestados 86. Em numerosos casos, os atrasos na execu(cid:231)ªo por parte dos prestadores de servi(cid:231)os nªo deram lugar a qualquer notifica(cid:231)ªo por parte do Centro. Assim, os controlos detectaram um contrato de manuten(cid:231)ªo informÆtica que, 18 meses ap(cid:243)s a data de expira- (cid:231)ªo do contrato (cuja dura(cid:231)ªo prevista era de 120 dias), nªo dera lugar a qualquer servi(cid:231)o que pudesse ser comprovado. Fora ela- borada uma œnica factura, datada de 20 de Mar(cid:231)o de 1997, rela- tiva a 30 % do contrato, que continuava por pagar 15 meses ap(cid:243)s o contrato ter expirado, sem que o dossier contivesse qualquer ves- t(cid:237)gio de uma eventual reac(cid:231)ªo do gestor or(cid:231)amental ou do pres- tador do servi(cid:231)o. Para alØm da falta evidente de acompanhamento, nªo pode deixar de se p(cid:244)r em dœvida se as necessidades cobertas por este contrato eram de facto reais e se os servi(cid:231)os facturados tinham sido realmente executados. 87. Num outro caso, os dados mencionados nas facturas apre- sentadas nªo permitiam que o gestor or(cid:231)amental identificasse as pessoas que tinham efectuado os servi(cid:231)os ou obtivesse uma des- cri(cid:231)ªo real destes e nªo permitiam verificar as datas e a dura(cid:231)ªo dos trabalhos executados ou mesmo conhecer a sua natureza. Por consequŒncia, o gestor nªo podia verificar se os montantes fac- turados se justificavam. AlØm disso, a auditoria revelou que um montante tinha sido pago erradamente pelo Centro relativamente a este contrato, que na realidade se referia a uma opera(cid:231)ªo efec- tuada na Sic(cid:237)lia no (cid:226)mbito da iniciativa europeia Envireg. 21. 6. 2000 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias C 172/13 88. No que se refere a um outro caso relativo a um contrato com uma dura(cid:231)ªo de 18 meses, o servi(cid:231)o ainda nªo fora completado seis meses ap(cid:243)s a data de expira(cid:231)ªo e o Centro nªo tinha mesmo chegado a enviar uma notifica(cid:231)ªo. AlØm disso, o dossier nªo con- tinha qualquer documento justificativo dos pagamentos efectua- dos. 89. A import(cid:226)ncia dos atrasos p(cid:244)s por vezes em dœvida a opor- tunidade de alguns contratos no momento da sua atribui(cid:231)ªo. Um contrato no valor de 2,58 milhıes de euros constitui um exemplo desta constata(cid:231)ªo. Adjudicado em Janeiro de 1997, este contrato, relativo (cid:224) instala(cid:231)ªo de um sistema informÆtico para a gestªo de documentos, deu apenas lugar (cid:224) emissªo de uma factura de 25 628 euros, 16 meses ap(cid:243)s a assinatura do contrato. CONCLUS(cid:213)ES/RECOMENDA˙(cid:213)ES 90. O objectivo das regras que regem a adjudica(cid:231)ªo dos contra- tos pœblicos consiste em assegurar a todas as empresas o mesmo acesso aos financiamentos pœblicos e assegurar o melhor servi(cid:231)o ao melhor custo. Contudo, a auditoria revela que o sistema de ges- tªo em vigor no CCI no momento da auditoria do Tribunal nªo garantia a realiza(cid:231)ªo deste objectivo. 91. As razıes que explicam esta situa(cid:231)ªo relacionam-se simulta- neamente com as lacunas deste sistema, que nem sequer consegue fornecer informa(cid:231)ıes fiÆveis numa forma sintØtica, e com a utili- za(cid:231)ªo irregular das dota(cid:231)ıes diferenciadas que favorecem a prÆ- tica corrente do fraccionamento dos contratos e a utiliza(cid:231)ªo de procedimentos duvidosos. 92. Finalmente, o regime especial aplicado ao CCI com a exis- tŒncia, em particular, de uma CCCC espec(cid:237)fica e o recurso a «dis- posi(cid:231)ıes administrativas» acordadas entre os servi(cid:231)os da Comis- sªo tiveram igualmente um impacto negativo na gestªo dos contratos. 93. O CCI, tendo tomado consciŒncia da gravidade da situa(cid:231)ªo, empreendeu um processo de reforma. Deste modo, suspendeu em particular as opera(cid:231)ıes da CCCC-CCI, reestruturou o seu organi- grama, criou uma unidade de controlo interno e procedeu a um inventÆrio f(cid:237)sico dos seus bens. Estas medidas, no seu conjunto, devem ser aprovadas e consolidadas. A suspensªo da CCCC-CCI deve, principalmente, ser o prelœdio para a sua aboli(cid:231)ªo e o inven- tÆrio f(cid:237)sico em curso nªo deve constituir um exerc(cid:237)cio isolado, devendo antes ser repetido com regularidade. Contudo, estas medidas tŒm que ser complementadas por uma melhoria do sis- tema de gestªo e por uma ac(cid:231)ªo vigorosa relativamente (cid:224) super- visªo dos contratos em todas as suas fases. 94. O CCI deverÆ adoptar uma contabilidade auxiliar para os projectos, permitindo assim estabelecer uma rela(cid:231)ªo entre os con- tratos e os projectos ou ac(cid:231)ıes espec(cid:237)ficas, bem como uma gestªo previsional das suas necessidades a fim de optimizar a atribui(cid:231)ªo dos recursos or(cid:231)amentais dispon(cid:237)veis. 95. Por tudo isso, nada se conseguirÆ se nªo se puser termo por meios adequados a todas as prÆticas irregulares, contestÆveis ou duvidosas que tenham sido identificadas durante a presente audi- toria. Para o fazer, o Tribunal observa novamente (9) que, se tive- rem que ser aplicadas medidas disciplinares ou mesmo judiciais, qualquer solu(cid:231)ªo duradoura tem que passar pela aplica(cid:231)ªo efec- tiva da responsabilidade financeira dos gestores or(cid:231)amentais e dos tesoureiros, tal como previsto nos artigos 73. o e seguintes do Regulamento Financeiro. 96. O Tribunal observa, nesta matØria, que o Regulamento Finan- ceiro existe hÆ mais de 20 anos mas que o legislador comunitÆrio ainda nªo codificou as condi(cid:231)ıes de execu(cid:231)ªo desta responsabi- lidade nem as san(cid:231)ıes financeiras que podem ser aplicadas aos gestores or(cid:231)amentais e aos contabilistas. Deve sublinhar-se que o visto do auditor financeiro nªo isenta o gestor or(cid:231)amental da sua responsabilidade, caso este confirme erradamente que o servi(cid:231)o foi prestado e que a despesa foi correctamente liquidada, nem isenta o tesoureiro da sua responsabilidade, caso registe, nas suas contas, o custo de uma opera(cid:231)ªo cuja regularidade deveria veri- ficar antecipadamente. Quando o auditor financeiro dÆ a sua aprova(cid:231)ªo, isso significa simplesmente que ele pr(cid:243)prio se respon- sabiliza por quaisquer consequŒncias desfavorÆveis. O presente relat(cid:243)rio foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reuniªo de 6 e 7 de Abril de 2000. Pelo Tribunal de Contas Jan O. KARLSSON Presidente C 172/14 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias 21. 6. 2000 NOTAS (1) Ver relat(cid:243)rio especial n. o 17/98 relativo (cid:224)s «Energias renovÆveis» (JO C 356 de 20. 11. 1998), relat(cid:243)rio especial n. o 9/99 (FAIR) (JO C 92 de 30. 3. 2000) e relat(cid:243)rio anual relativo ao exerc(cid:237)cio de 1996, em par- ticular o ponto 10. 6: «Participa(cid:231)ªo das pequenas e mØdias empresas nos programas de investiga(cid:231)ªo, desenvolvimento tecnol(cid:243)gico e demonstra(cid:231)ªo» (JO C 348 de 18. 11. 1997). JO L 361 de 31. 12. 1994, p. 114 e 132. JO L 209 de 24. 7. 1992, p. 1, JO L 199 de 9. 8. 1993, p. 1 e 54 e JO L 328 de 28. 11. 1997, p. 1. (2) (3) (4) Sibeca: Sistema de informa(cid:231)ªo or(cid:231)amental e contabil(cid:237)stica automati- zado. (5) Sincom II: Sistema informÆtico de contabilidade. (6) O sistema de gestªo a que estÆ sujeito o CCI difere do regime jur(cid:237)dico normal em mais de um aspecto: No plano do direito financeiro e contabil(cid:237)stico: a) As suas despesas de funcionamento sªo integralmente cobertas por dota(cid:231)ıes operacionais inscritas no cap(cid:237)tulo B6 e nªo na parte A do or(cid:231)amento; b) Os recursos obtidos no (cid:226)mbito das suas actividades concorrenciais sªo afectados ao CCI. Esta afecta(cid:231)ªo constitui uma excep(cid:231)ªo ao princ(cid:237)pio da universalidade or(cid:231)amental segundo o qual o conjunto dos recursos do or(cid:231)amento geral deve servir para cobrir o con- junto das despesas; c) Dispıe, nos termos das suas regras internas de execu(cid:231)ªo do or(cid:231)a- mento, de um sistema de contabilidade anal(cid:237)tica, que lhe permite efectuar uma reparti(cid:231)ªo das despesas gerais entre os seus diferen- tes institutos/direc(cid:231)ıes, e de um fundo para adiantamentos; d) (cid:201)-lhe dada a possibilidade de constituir uma reserva de uma parte das suas dota(cid:231)ıes para as utilizar a t(cid:237)tulo de contribui(cid:231)ªo em ac(cid:231)ıes a custos repartidos. No plano administrativo: a) (cid:201) verdadeiramente excepcional que uma DG da Comissªo seja dotada de um (cid:243)rgªo como o Conselho de Administra(cid:231)ªo do CCI, (cid:243)rgªo esse composto, alØm disso, por personalidades externas (cid:224) institui(cid:231)ªo; b) Deve referir-se que o director-geral do CCI nªo pode apresentar (cid:224) Comissªo qualquer proposta de decisªo que nªo seja acompa- nhada de um parecer prØvio do Conselho de Administra(cid:231)ªo. No plano geral do direito: a) No (cid:226)mbito das suas actividades ditas concorrenciais, o CCI pode concorrer com terceiros para obter contratos geridos por outras DG da Comissªo. PorØm, juridicamente, nªo Ø poss(cid:237)vel celebrar um contrato consigo pr(cid:243)prio. A Comissªo contornou a dificul- dade designando por «disposi(cid:231)ªo» o documento assinado por estas duas estruturas administrativas; b) Esta solu(cid:231)ªo Ø juridicamente imperfeita. Foi sem dœvida o que levou o Conselho de Administra(cid:231)ªo a levantar a questªo das van- tagens que teria ao dotar o CCI de personalidade jur(cid:237)dica distinta da Comunidade. (7) Ver organigrama em anexo. (8) Ver em especial: (cid:151) Ac(cid:243)rdªo Comissªo/ItÆlia de 10 de Mar(cid:231)o de 1987, processo 199/ /85, Col. 1039, n. os 12 a 14 (sobre o direito de exclusividade); (cid:151) Ac(cid:243)rdªo Comissªo/Espanha de 11 de Novembro de 1993, pro- cesso 71/92, Col. I(cid:150)5923, n. os 36 e 37; confirmada pelo ac(cid:243)rdªo sobre produtos farmacŒuticos de 3 de Maio de 1994, processo 328/92, Col. I(cid:150)1569, n. os 14 a 16; (cid:151) Ac(cid:243)rdªo Universidade Complutense de Madrid de 18 de Mar(cid:231)o de 1992, processo 24/91, Col. I(cid:150)1989. (9) Ver Parecer n. o 4/97 sobre a proposta de Regulamento (Euratom, CECA, CE) do Conselho, que altera o Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977 aplicÆvel ao Or(cid:231)amento Geral das Comu- nidades Europeias (JO C 57 de 23. 2. 1998), em especial o ponto 5. 20. 21. 6. 2000 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias C 172/15 ESQUEMA DO ORGANIGRAMA - DISTRIBUI˙ˆO DOS INSTITUTOS POR INSTALA˙ˆO ANEXO CCI(cid:13) (cid:13) Centro Comum de Investigação Direcção-Geral(cid:13) Bruxelas IRMM(cid:13) Instituto de(cid:13) Materiais de Referência(cid:13) e Medidas (cid:13) Geel (B) ITU(cid:13) Instituto para(cid:13) Elementos(cid:13) Transuranianos(cid:13) Karlsruhe (D) IAM(cid:13) Instituto de(cid:13) Materiais Avançados(cid:13) Petten (NL) ISPRA (I) IPTS(cid:13) Instituto para(cid:13) Estudos de(cid:13) Prospectiva(cid:13) Tecnológica(cid:13) Sevilha (E) ISIS(cid:13) Instituto de Sistemas,(cid:13) Informática(cid:13) e Segurança EI(cid:13) Instituto do(cid:13) Ambiente SAI(cid:13) Instituto de(cid:13) Aplicações(cid:13) Espaciais IHCP(cid:13) Instituto de Protecção(cid:13) à Saúde e(cid:13) aos Consumidores C 172/16 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias 21. 6. 2000 RESPOSTAS DA COMISSˆO As observa(cid:231)ıes preliminares do Tribunal de Contas, com vista ao relat(cid:243)rio especial relativo aos contratos pœblicos adjudicados pelos CCI, decorrem das missıes de auditoria que decorreram durante o ano de 1998. As opera(cid:231)ıes analisadas cobrem os anos de 1995 a 1998. Ap(cid:243)s essa data, o CCI teve uma reorienta(cid:231)ªo importante, tanto a n(cid:237)vel de defini(cid:231)ªo da sua missªo e da sua estratØgia como ao n(cid:237)vel dos seus mØtodos e da sua organiza(cid:231)ªo. O Tribunal de Contas jÆ p(cid:244)de constatar esta evolu(cid:231)ªo nas reuniıes que se suce- deram (cid:224)s missıes de auditoria e, em parte, esta constata(cid:231)ªo estÆ reflectida nas suas observa(cid:231)ıes. Ao longo de todo o processo de controlo do Tribunal de Contas nesta matØria, o CCI reagiu construtivamente (cid:224)s recomenda(cid:231)ıes formuladas por este Tribunal. A organiza(cid:231)ªo e os procedimentos adoptados foram adaptados e melhorados sem que fosse neces- sÆrio esperar pela conclusªo do relat(cid:243)rio final. Alguns exemplos: (cid:151) abandono definitivo do CCCC-CCI, (cid:151) contratos enviados previamente aos contratantes, antes de assinatura por parte da Comissªo, (cid:151) aperfei(cid:231)oamento da base de dados sobre contratos, (cid:151) publica(cid:231)ªo de concursos abertos no dom(cid:237)nio dos transportes em Ispra, (cid:151) diminui(cid:231)ªo no nœmero de projectos no programa de trabalho de 700 para 100 e cria(cid:231)ªo de um sistema de acompanha- mento e de avalia(cid:231)ªo destes projectos em estreita colabora(cid:231)ªo com as DG beneficiÆrias dos mesmos, (cid:151) refor(cid:231)o dos sistemas de controlo atravØs da cria(cid:231)ªo de cØlulas financeiras nos institutos (MSU) e a implementa(cid:231)ªo de um sis- tema de dupla assinatura, (cid:151) documenta(cid:231)ªo dos procedimentos de gestªo e desenvolvi- mento de um s(cid:237)tio intranet sobre os procedimentos. Quanto (cid:224)s observa(cid:231)ıes pormenorizadas formuladas pelo Tribu- nal de Contas no documento em referŒncia, a Comissªo pode dar as seguintes respostas: RESUMO DAS PRINCIPAIS OBSERVA˙(cid:213)ES 8. Na sequŒncia do controlo e das recomenda(cid:231)ıes do Tribunal de Contas, os sistemas de gestªo e os procedimentos do CCI foram adaptados. O sistema de gestªo actualmente instalado no CCI per- mite doravante a produ(cid:231)ªo de informa(cid:231)ıes suscept(cid:237)veis de dar uma visªo exaustiva e exacta dos contratos adjudicados. Os meios informÆticos instalados permitem doravante que qualquer com- pra seja atribu(cid:237)da ao projecto a que se refere. CCI por conta de outros servi(cid:231)os da Comissªo, incluindo o recurso ao ajuste directo nos casos devidamente justificados. 10. A Comissªo concorda que em certos casos se verificaram debilidades a n(cid:237)vel da gestªo previsional das necessidades, da apli- ca(cid:231)ªo das regras da concorrŒncia e do controlo do servi(cid:231)o pres- tado. 11. O CCI respeita as disposi(cid:231)ıes previstas no Regulamento Financeiro e nas suas normas de execu(cid:231)ªo. Nenhuma disposi(cid:231)ªo obriga a que seja definida a composi(cid:231)ªo dos comitØs que prepa- ram os contratos. No entanto, para os contratos mais importan- tes, o CCI irÆ refor(cid:231)ar a formaliza(cid:231)ªo dos procedimentos de pre- para(cid:231)ªo dos contratos. 12. Os servi(cid:231)os do CCI aplicam a al(cid:237)nea a) do artigo 59. o (ex- -al(cid:237)nea a) do artigo 58. o) do Regulamento Financeiro atØ ao limiar previsto pelas modalidades de execu(cid:231)ªo do Regulamento Finan- ceiro (artigo 106. o, ex-artigo 126. o), bem como as directivas sobre contratos pœblicos. 13. A Comissªo considera que o CCI gere correctamente as dota- (cid:231)ıes diferenciadas (ver as respostas dadas aos pontos 76-80). 14. Embora em certos dossiers a fundamenta(cid:231)ªo para nªo recor- rer ao CCCC-CCI nªo esteja devidamente comprovada nos pro- cessos, na maior parte dos casos que o Tribunal de Contas anali- sou a Comissªo considera que este nªo recurso ao CCCC-CCI era justificado. 15. O problema suscitado pelo Tribunal de Contas sobre os con- tratos de presta(cid:231)ªo de servi(cid:231)os jÆ era conhecido do CCI e estava a ser resolvido na altura em que foi efectuada a auditoria. 16. A Comissªo zelarÆ por que este problema seja futuramente evitado. 17. O CCI instalou sistemas de acompanhamento refor(cid:231)ados. Nos casos em que foram constatadas irregularidades, o CCI reagiu adequadamente, incluindo a imposi(cid:231)ªo de san(cid:231)ıes disciplinares. SISTEMA DE GESTˆO DO CCI 9. O CCCC-CCI foi definitivamente abandonado. A Comissªo partilha do ponto de vista do Tribunal de que as disposi(cid:231)ıes do t(cid:237)tulo IV do Regulamento Financeiro sobre a atribui(cid:231)ªo dos con- tratos pœblicos sªo aplicÆveis (cid:224)s actividades levadas a cabo pelo 19. A Comissªo concorda que o CCI teve, no passado, alguns problemas para ultrapassar os constrangimentos e revelar as debi- lidades nos sistemas de gestªo. No passado mais recente, no entanto, o CCI identificou claramente as debilidades e melhorou os sistemas. 21. 6. 2000 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias C 172/17 Regime especial de funcionamento 21. c) A Comissªo partilha do ponto de vista do Tribunal de Contas sobre o CCCC-CCI, motivo pelo qual decidiu eliminar esta estrutura em 22 de Julho de 1999. AliÆs, o funcionamento do CCCC-CCI jÆ tinha sido suspenso por decisªo da Comissªo de 3 de Setembro de 1998. Gestªo descentralizada 28. O CCI foi a primeira DG da Comissªo a utilizar o Sincom II e, sendo portanto uma DG piloto, confrontou-se com as dificul- dades iniciais de qualquer novo produto informÆtico. O Sincom II articula-se em torno de trŒs m(cid:243)dulos destinados, respectiva- mente, a acompanhar as opera(cid:231)ıes dos gestores or(cid:231)amentais e dos administradores, a acompanhar os vistos do auditor finan- ceiro e do tesoureiro, bem como a produzir estat(cid:237)sticas e relat(cid:243)- rios. Este terceiro m(cid:243)dulo foi instalado mais tarde (em finais de 1999) do que os dois primeiros, visto que era necessÆrio em pri- meiro lugar assegurar o funcionamento dos sistemas operacio- nais. 22. Com efeito, a Comissªo considera que a localiza(cid:231)ªo geogrÆ- fica e a especializa(cid:231)ªo cient(cid:237)fica dos diversos sectores do CCI exi- gem uma organiza(cid:231)ªo e uma gestªo descentralizadas, incluindo uma ampla subdelega(cid:231)ªo de poderes junto dos responsÆveis de cada sector, associada a um sistema de dupla assinatura. 23. Para melhorar a coerŒncia e a regularidade das transac(cid:231)ıes administrativas e contratuais em todo o CCI, foi criada uma Direc(cid:231)ªo da Administra(cid:231)ªo. Cont abil idade anal(cid:237)tica 29. O CCI dispıe efectivamente de um sistema de contabilidade anal(cid:237)tica, sendo nesta matØria um precursor a n(cid:237)vel da Comissªo. O sistema permite um acompanhamento refor(cid:231)ado dos custos e das presta(cid:231)ıes. Sªo consagrados esfor(cid:231)os importantes ao aperfei- (cid:231)oamento cont(cid:237)nuo deste instrumento, a fim de tornar mais transparentes e eficazes a planifica(cid:231)ªo, a avalia(cid:231)ªo e o acompa- nhamento dos projectos e do programa. 24. As 50 000 transac(cid:231)ıes anuais do CCI representam apenas 0,3 % do or(cid:231)amento total da Comissªo, mas 8 % do nœmero total de transac(cid:231)ıes da Comissªo. A estrutura descentralizada permite uma melhor reparti(cid:231)ªo do trabalho pelos 80 gestores or(cid:231)amentais delegados e cerca de 60 gestores. 30. O quadro de correspondŒncia tem o objectivo de criar uma rela(cid:231)ªo entre, por um lado, o pessoal e os meios de realiza(cid:231)ªo e, por outro, as diversas ac(cid:231)ıes (a n(cid:237)vel das rubricas or(cid:231)amentais) a fim de determinar o custo global destas œltimas. Instrumentos e procedimentos de gestªo Instrumentos Programas anuais de trabalho 25. Na elabora(cid:231)ªo do 5. o programa-quadro, o CCI reorganizou drasticamente a gestªo dos projectos. O nœmero de projectos pas- sou de cerca de 700 para 100. Estes 100 projectos tŒm todos objectivos claros, escalonados no tempo e definidos em estreita colabora(cid:231)ªo com os servi(cid:231)os da Comissªo que sªo os seus pri- meiros beneficiÆrios. O programa de trabalho plurianual seguiu a mesma l(cid:243)gica. Foi aliÆs objecto de aprova(cid:231)ªo na Comissªo, ap(cid:243)s uma consulta inter- servi(cid:231)os que incluiu todos os servi(cid:231)os da Comissªo. Para os ser- vi(cid:231)os da Comissªo com os quais o CCI mantØm rela(cid:231)ıes de tra- balho intensas, os mØtodos de colabora(cid:231)ªo, as interfaces, os servi(cid:231)os a fornecer e a qualidade do servi(cid:231)o estªo formalizados num docu- mento assinado pelas duas partes («Memorandum of understan- ding»). Cont abi lidade pat r imonial 31. O instituto de Karlsruhe jÆ tem acesso (cid:224) nova versªo do sof- tware Sysbien, que constitui um standard informÆtico da Comis- sªo. Esta nova versªo permite agrupar os dados por natureza do bem. EstÆ em curso uma actualiza(cid:231)ªo do inventÆrio, que estarÆ conclu(cid:237)da em Junho de 2000. Base de dados contratuais 32. A base de dados sobre os contratos do CCI Ø um exemplo de boas prÆticas a n(cid:237)vel da Comissªo. O sistema evoluiu muito desde o controlo efectuado pelo Tribunal de Contas. Dispıe nomeada- mente de uma interface bidireccional com o sistema Sincom II, que permite interrelacionar as autoriza(cid:231)ıes com os contratos e utili- zar o mesmo ficheiro de terceiros. Contratos-quadro 33. Os contratos-quadro nªo implicam qualquer obriga(cid:231)ªo de compra, mas permitem realizar economias de escala. Sistemas contabil(cid:237)sticos Cont abi lidade or(cid:231) ament al 27. O CCI instalou o sistema Sincom II com o objectivo de se integrar no dispositivo comum da Comissªo em finais de 1997. Procedimentos 34. A documenta(cid:231)ªo sobre os procedimentos de gestªo do CCI estÆ a ser actualizada, nomeadamente no (cid:226)mbito da abordagem total quality management (TQM). As informa(cid:231)ıes estarªo doravante dispon(cid:237)veis tambØm na intranet do CCI. C 172/18 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias 21. 6. 2000 35. No que diz respeito (cid:224)s diversas etapas da adjudica(cid:231)ªo de um contrato, o CCI respeita as disposi(cid:231)ıes previstas no Regulamento Financeiro e nas suas normas de execu(cid:231)ªo, nomeadamente as regras relativas (cid:224) abertura das propostas por uma comissªo espe- cificamente designada para esse fim. No entanto, para os contra- tos mais importantes, o CCI irÆ proceder a uma maior formaliza- (cid:231)ªo dos procedimentos preparat(cid:243)rios dos contratos. Servi(cid:231)os prestados por conta de outras DG da Comissªo 40. A Comissªo sublinha que, no que diz respeito (cid:224)s modalida- des de atribui(cid:231)ªo de servi(cid:231)os/trabalhos por um outro servi(cid:231)o da Comissªo ao CCI, nªo existem disposi(cid:231)ıes legais que imponham aos servi(cid:231)os da Comissªo o lan(cid:231)amento de concursos pœblicos ou outros procedimentos de contratos pœblicos aquando da atribui- (cid:231)ªo da execu(cid:231)ªo de certas tarefas (trabalhos ou servi(cid:231)os) ao CCI. Lacunas do sistema ConsequŒncias do regime especial CCCC espec(cid:237)fica do CCI 41. A Comissªo partilha do ponto de vista do Tribunal de Con- tas de que as disposi(cid:231)ıes do t(cid:237)tulo IV do Regulamento Financeiro sobre a adjudica(cid:231)ªo dos contratos pœblicos sªo aplicÆveis (cid:224)s acti- vidades realizadas pelo CCI por conta de outros servi(cid:231)os da Comissªo, incluindo o recurso ao ajuste directo nos casos devi- damente justificados. 36-37. Em 1 de Outubro de 1998, a Comissªo adoptou uma decisªo de suspensªo da CCCC-CCI, com base nos seguintes con- siderandos: 42. Ver resposta ao ponto 40. (cid:151) considerando que podiam ser realizadas economias substan- ciais atravØs do tratamento de todos os dossiers de contratos pœblicos por uma œnica CCCC, (cid:151) considerando que a anÆlise pela CCCC geral dos dossiers do CCI permitia uma melhor observ(cid:226)ncia do princ(cid:237)pio da neces- sÆria separa(cid:231)ªo de fun(cid:231)ıes entre membros da CCCC e gestores or(cid:231)amentais, (cid:151) considerando que os gestores or(cid:231)amentais do CCI poderiam beneficiar de prazos de tratamento dos dossiers consideravel- mente mais curtos, devido ao nœmero mais elevado de reuni- ıes anuais da CCCC geral, (cid:151) considerando que a existŒncia de uma CCCC œnica para todos os servi(cid:231)os da Comissªo deveria refor(cid:231)ar a transparŒncia da gestªo. Esta decisªo de suspensªo foi seguida, em 22 de Julho de 1999, por uma decisªo que confirmou a supressªo da CCCC-CCI. ProblemÆtica da descentraliza(cid:231)ªo 38. No que diz respeito (cid:224)s diversas etapas de adjudica(cid:231)ªo de um contrato, o CCI respeita as disposi(cid:231)ıes previstas no Regulamento Financeiro e nas suas normas de execu(cid:231)ªo. Como jÆ foi respon- dido no ponto 35, o CCI irÆ proceder a uma maior formaliza(cid:231)ªo dos procedimentos preparat(cid:243)rios dos contratos, no que diz res- peito aos contratos mais importantes, e sublinha o nœmero de pequenos contratos existente. 39. A realiza(cid:231)ªo das actividades de investiga(cid:231)ªo implica cons- trangimentos que explicam a maior parte das desloca(cid:231)ıes dos directores. A delega(cid:231)ªo de responsabilidades por parte dos direc- tores do CCI aos seus subordinados estÆ doravante estruturada e documentada. Estas delega(cid:231)ıes determinam o (cid:226)mbito no qual cada um se pode mover sem que haja controlo sistemÆtico por parte da hierarquia, embora recorrendo a um sistema de dupla assinatura. Qualidade do sistema de informa(cid:231)ªo Produ(cid:231)ªo de dados 43. A Comissªo partilha do ponto de vista do Tribunal de Con- tas de que Ø importante que haja um dispositivo de planifica(cid:231)ªo, de acompanhamento e de avalia(cid:231)ªo que englobe o programa anual do CCI, a utiliza(cid:231)ªo das dota(cid:231)ıes, as presta(cid:231)ıes do pessoal e as compras. Os elementos de base dos sistemas jÆ estªo instalados, nomeadamente integrando as recomenda(cid:231)ıes do Tribunal de Contas. (cid:201) necessÆrio um esfor(cid:231)o adicional de integra(cid:231)ªo e este esfor(cid:231)o faz parte das prioridades adoptadas para o ano em curso. 44. A Comissªo identificou e deu execu(cid:231)ªo ao meio tØcnico para utilizar o sistema Sincom II de tal forma que as autoriza(cid:231)ıes este- jam interrelacionadas com os respectivos contratos. 45. O ficheiro de terceiros do Sincom II, ao qual o Tribunal de Contas faz referŒncia, foi tornado operacional em Setembro de 1998. O mesmo ficheiro Ø utilizado pelo sistema de dados sobre os contratos do CCI. 46. (cid:201) exacto que a diferen(cid:231)a de concep(cid:231)ªo dos dois sistemas (Sibeca e Sincom II) tornou imposs(cid:237)vel a transferŒncia completa de todas as informa(cid:231)ıes. 47. O sistema de dados sobre contratos permite doravante intro- duzir o nœmero de projecto ao qual se refere uma compra. Este campo tornar-se-Æ obrigat(cid:243)rio a curto prazo, a partir da codifica- (cid:231)ªo dos diversos projectos. 48. Foi lan(cid:231)ada em 1998 uma campanha de inventÆrio completo para todos os institutos. Esta campanha jÆ estÆ conclu(cid:237)da relati- vamente ao instituto de Ispra, e ficarÆ conclu(cid:237)da relativamente aos restantes em Setembro de 2000. 21. 6. 2000 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias C 172/19 49. Embora seja verdade que a diferen(cid:231)a no inventÆrio f(cid:237)sico Ø de 14 %, hÆ que notar que, no que diz respeito ao instituto de Ispra, o desfasamento em termos de valor venal para a totalidade do inventÆrio era da ordem dos 3 % em 31 de Dezembro de 1999. Base de dados dos contratos 50. A base de dados sobre os contratos foi sensivelmente melho- rada quanto (cid:224) sua convivialidade e integridade. Os directores do CCI decidiram aliÆs, em Julho de 1999, tornar obrigat(cid:243)ria a utili- za(cid:231)ªo deste sistema. A execu(cid:231)ªo prÆtica desta decisªo estÆ em curso nos institutos de Petten, Geel e Karlsruhe, atravØs de uma interface com o sistema local. Acompanhamento das notas de encomenda dos contratos-quadro 51. Desde o in(cid:237)cio de 2000, Ø poss(cid:237)vel controlar as ordens de encomenda decorrentes dos contratos-quadro atravØs de uma interface entre a base de dados dos contratos e o sistema Sincom II. A introdu(cid:231)ªo das outras ordens de encomenda no sistema de dados sobre os contratos tornou-se entretanto obrigat(cid:243)ria, atravØs de nota do director-geral de Fevereiro de 2000. AlØm disso, o sis- tema de dados sobre os contratos jÆ permite que seja introduzido o nœmero de projecto a que se refere qualquer compra. O campo tornar-se-Æ obrigat(cid:243)rio a curto prazo, logo que os diversos pro- cessos sejam codificados. com todos os chefes de unidade. As questıes relacionadas com os investimentos sªo debatidas durante estas reuniıes. 55. Alguns contratos nªo exigem um caderno de encargos for- mal, por exemplo quando o servi(cid:231)o ou o material Ø œnico. Do mesmo modo, nªo Ø anormal que o CCI, para a sua actividade de investiga(cid:231)ªo, receba propostas de produtos ou de resultados de investiga(cid:231)ªo inovadores que pretenda adquirir para se manter actualizado no dom(cid:237)nio em causa. O primeiro caso citado tem origem num concurso pœblico que foi aberto em 1988. O contratante dispıe de tecnologias e de quali- fica(cid:231)ıes œnicas necessÆrias para o projecto, caracter(cid:237)sticas que se mantinham na altura do prolongamento de colabora(cid:231)ªo. No que diz respeito ao segundo caso, o CCI passou de uma rede telemÆ- tica su(cid:237)(cid:231)a para a rede telemÆtica de investiga(cid:231)ªo europeia, que era œnica na Øpoca e que por esse mesmo motivo tinha sido selecci- onada por outros servi(cid:231)os da Comissªo. 56. As regras nesta matØria foram recordadas aos servi(cid:231)os, atra- vØs de nota do director-geral do CCI, datada de 3 de Mar(cid:231)o de 1998. SUPERVISˆO DAS FASES DOS CONTRATOS 52. O CCI estÆ consciente das constata(cid:231)ıes do Tribunal e reagiu de forma pr(cid:243)-activa para sanar as deficiŒncias atravØs de medidas extremamente rigorosas. No que diz respeito (cid:224)s prÆticas duvido- sas, ou mesmo irregulares, o CCI come(cid:231)ou a reagir mesmo antes da interven(cid:231)ªo do Tribunal, nomeadamente atravØs do lan(cid:231)a- mento de inquØritos administrativos e de processos disciplinares. Neste contexto, houve quatro agentes que foram objecto de san- (cid:231)ıes. 57. O equipamento de laborat(cid:243)rio em questªo Ø uma prensa hidrÆulica (valor de 260 000 euros) adquirida no (cid:226)mbito da ins- tala(cid:231)ªo do laborat(cid:243)rio de actin(cid:237)deos menores em curso de elabo- ra(cid:231)ªo junto do Instituto para os transuranianos. Trata-se de um investimento global de 2,5 milhıes de euros em colabora(cid:231)ªo com parceiros terceiros. Na sequŒncia de uma decisªo pol(cid:237)tica adop- tada por um dos parceiros do projecto (um grande laborat(cid:243)rio nuclear de um Estado-Membro), todas as opera(cid:231)ıes foram sus- pensas na pendŒncia de uma clarifica(cid:231)ªo, que entretanto jÆ foi feita. A despesa nªo foi portanto prematura. Prepara(cid:231)ªo dos contratos Identifica(cid:231)ªo das necessidades 53. A planifica(cid:231)ªo das necessidades espec(cid:237)ficas dos projectos cient(cid:237)ficos Ø feita a n(cid:237)vel dos chefes de projecto. No que diz res- peito (cid:224)s necessidades de ordem geral, sªo objecto de planifica(cid:231)ªo horizontal (por instituto, para a sede de Ispra ou para o conjunto do centro). Sempre que tal Ø poss(cid:237)vel, recorre-se a uma utiliza(cid:231)ªo comum dos equipamentos mais onerosos, por temas cient(cid:237)ficos. Qualidade dos cadernos de encargos e dos anexos tØcnicos 58-60. A Comissªo chama a aten(cid:231)ªo do Tribunal de Contas para o facto de jÆ se ter verificado um aperfei(cid:231)oamento sens(cid:237)vel dos anexos tØcnicos. No entanto, no (cid:226)mbito do refor(cid:231)o do seu dispo- sitivo de gestªo descentralizada refor(cid:231)ado, o CCI irÆ assegurar que estes esfor(cid:231)os continuem no bom sentido. Classifica(cid:231)ªo dos contratos Foram realizados recentemente convites (cid:224) apresenta(cid:231)ªo de pro- postas para todo o CCI no que diz respeito aos servi(cid:231)os e ao mate- rial informÆticos. Classifica(cid:231)ªo dos contratos cient(cid:237)ficos e montantes em causa 54. As necessidades sªo essencialmente identificadas pelos che- fes de projectos, que informam o respectivo chefe de unidade. Em cada instituto, o director realiza regularmente reuniıes de gestªo 62. No que diz respeito aos casos citados pelo Tribunal, a Comis- sªo considera que Ø normal que existam na amostra do Tribunal contratos cujo montante seja pr(cid:243)ximo dos limiares. AlØm disso, o CCI dispıe doravante de um sistema de dupla assinatura, que permite um controlo acrescido. C 172/20 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias 21. 6. 2000 Classifica(cid:231)ªo de contratos de presta(cid:231)ªo de servi(cid:231)os Poss(cid:237)vel existŒncia de acordos il(cid:237)citos 63-64. A Comissªo sublinha que, nos dossiers relativos (cid:224) adjudi- ca(cid:231)ªo de contratos de trabalho a t(cid:237)tulo de contratos de presta(cid:231)ªo de servi(cid:231)os, o CCI jÆ tinha come(cid:231)ado a regulariza(cid:231)ªo na altura do controlo do Tribunal. Esta situa(cid:231)ªo irregular era, em parte, resul- tante de um desequil(cid:237)brio no quadro de efectivos do CCI. De facto, o CCI dispıe de um quadro de efectivos separado do resto da Comissªo. Este quadro de efectivos pecava por uma sobrerepre- senta(cid:231)ªo de lugares B e C relativamente aos lugares A. S(cid:243) em 1998 Ø que este desequil(cid:237)brio foi rectificado atravØs do aumento do nœmero de lugares A e da correspondente diminui(cid:231)ªo do nœmero de lugares B e C. 75. A Comissªo faz notar que as irregularidade nas adjudica(cid:231)ıes de contratos, nomeadamente os poss(cid:237)veis acordos il(cid:237)citos, jÆ haviam sido constatados pelo CCI e que o CCI jÆ havia realizado os respectivos inquØritos administrativos, que deram origem a quatro san(cid:231)ıes disciplinares adoptadas contra os agentes impli- cados. Os respectivos dossiers foram igualmente transmitidos ao Organismo de Luta Anti-Fraude (OLAF) no in(cid:237)cio de 1998. Alguns inquØritos estªo ainda em curso e darªo eventualmente origem a novos processos disciplinares, ou mesmo penais. Os factos cons- tatados pelo Tribunal de Contas figuram nos dossiers do CCI e do OLAF. Adjudica(cid:231)ªo dos contratos Utiliza(cid:231)ªo de contratos por ajuste directo Import(cid:226)ncia do fen(cid:243)meno 66-67. O dispositivo do CCI jÆ estÆ presentemente apto para for- necer informa(cid:231)ıes cred(cid:237)veis no que diz respeito aos contratos adjudicados sem recurso (cid:224) CCCC, tendo integrado as recomenda- (cid:231)ıes do Tribunal. Irregularidade da prÆtica 68-71. A jurisprudŒncia do Tribunal de Justi(cid:231)a nesta matØria Ø relativamente restritiva. As regras em vigor prevŒem outras razıes para que se possa recorrer ao ajuste directo para alØm das citadas (nomeadamente para trabalhos suplementares). O CCI tomou ini- ciativas para melhorar a situa(cid:231)ªo em matØria de concorrŒncia e futuramente serªo tomadas novas iniciativas com vista a alargar o recurso (cid:224) concorrŒncia, mesmo quando os montantes em causa se situarem sob os limiares previstos para o efeito. AliÆs, os ser- vi(cid:231)os do Auditor Financeiro jÆ constataram haver um melhora- mento sens(cid:237)vel da situa(cid:231)ªo. Fraccionamento dos contratos Utiliza(cid:231)ªo das dota(cid:231)ıes diferenciadas (fraccionamento contabil(cid:237)stico) 76-78. Quanto (cid:224) utiliza(cid:231)ªo das dota(cid:231)ıes diferenciadas, a Comis- sªo observa que nos dossiers analisados pelo Tribunal de Contas se tratava de contratos para os quais a autoriza(cid:231)ªo da CCCC havia sido obtida para vÆrios anos para contratos que s(cid:243) sªo celebrados para um ano de cada vez, embora contendo a possibilidade de prorroga(cid:231)ªo anual. Este procedimento Ø utilizado, por um lado, para respeitar a transparŒncia dos contratos e, por outro, para assegurar uma verifica(cid:231)ªo peri(cid:243)dica da qualidade do servi(cid:231)o pres- tado. A Comissªo considera que nestes casos os compromissos jur(cid:237)di- cos e financeiros estªo limitados (cid:224) dura(cid:231)ªo de um ano. Conse- quentemente, Ø l(cid:243)gico que, em cada ano, quando Ø decidida a prorroga(cid:231)ªo do contrato, sejam assumidos novos compromissos. Comprometer a totalidade do montante mÆximo autorizado pela CCCC poderia conduzir a uma falsa imagem de seguran(cid:231)a or(cid:231)a- mental. Em caso de problemas com a outra parte contratante, seria necessÆrio anular as dota(cid:231)ıes correspondentes (cid:224) parte do contrato que nªo seria utilizada com essa parte contratante e ten- tar obter a recupera(cid:231)ªo dessas dota(cid:231)ıes de autoriza(cid:231)ªo para a exe- cu(cid:231)ªo do contrato com outro fornecedor, o que seria extrema- mente dif(cid:237)cil, ou mesmo imposs(cid:237)vel. Fraccionamento jur(cid:237)dico (contratos sob a forma de 1 + x anos) ExistŒncia de um monop(cid:243)lio efectivo 79. Ver resposta aos pontos 76-78. 72. Em 4 de Novembro de 1999, foi lan(cid:231)ado e publicado um novo convite aberto para a apresenta(cid:231)ªo de propostas para o for- necimento de ve(cid:237)culos ao instituto de Ispra. Foram realizados esfor(cid:231)os importantes para informar acerca deste concurso os ope- radores do mercado potencialmente interessados (publicidade directamente enviada a mais de 300 empresas de tÆxis na regiªo). Simultaneamente, o sistema de gestªo e de verifica(cid:231)ªo das pres- ta(cid:231)ıes foi sensivelmente aperfei(cid:231)oado. Fraccionamento interno de um contrato 80. O contrato a que o Tribunal de Contas faz referŒncia estava, desde o in(cid:237)cio, concebido em duas fases, por razıes tØcnicas e de controlo da qualidade do servi(cid:231)o prestado. Tal caracter(cid:237)stica estava anunciada no convite (cid:224) apresenta(cid:231)ªo de propostas e a autoriza(cid:231)ªo financeira foi realizada tendo-a em conta. 73. A Comissªo faz notar que o servi(cid:231)o de fornecimento de ve(cid:237)- culos foi atribu(cid:237)do ao exterior por ter sido considerado que a pres- ta(cid:231)ªo por uma firma externa seria menos onerosa do que o ser- vi(cid:231)o interno. AtØ hÆ pouco tempo, existiam poucas firmas de tÆxis na regiªo dado que o aeroporto de Milªo-Linate Ø bastante afastado. A Comissªo faz igualmente notar que a qualidade do servi(cid:231)o prestado foi sempre irrepreens(cid:237)vel. Outros mØtodos de adjudica(cid:231)ªo Subempreitada total de um contrato 81-82. A Comissªo partilha do ponto de vista do Tribunal de Contas sobre a subempreitada total de contratos. Trata-se de casos isolados, que o CCI tentarÆ futuramente evitar. 21. 6. 2000 PT Jornal Oficial das Comunidades Europeias C 172/21 Adjudica(cid:231)ªo de um contrato na ausŒncia de dota(cid:231)ıes suficientes 83. O CCI assumiu um compromisso jur(cid:237)dico atØ ao montante das dota(cid:231)ıes dispon(cid:237)veis e aumentou o alcance do trabalho a rea- lizar logo que foram disponibilizadas dota(cid:231)ıes adicionais, embora respeitando o limite mÆximo. 89. No caso citado pelo Tribunal de Contas trata-se de um contrato-quadro global ao n(cid:237)vel da Comissªo para o qual o mon- tante previs(cid:237)vel estava estimado em 2,58 milhıes de euros. O CCI limitou-se a realizar um œnico s(cid:237)tio-piloto para testar o sistema e, perante os resultados obtidos, decidiu nªo o generalizar. A Comis- sªo considera que esta actua(cid:231)ªo constitui uma prova de boa ges- tªo. Acompanhamento de execu(cid:231)ªo Gestªo dos contratos 84. O CCI alterou a ordem na qual as assinaturas sªo apostas nos contratos. Os relat(cid:243)rios transmitidos antes da assinatura do contrato pelo CCI estavam todos relacionados com projectos competitivos que jÆ tinham sido lan(cid:231)ados quando o procedimento do CCI foi completado. 85. O CCI assumiu um compromisso jur(cid:237)dico no montante das dota(cid:231)ıes dispon(cid:237)veis e aumentou o alcance do trabalho a realizar logo que foram disponibilizadas dota(cid:231)ıes adicionais, embora res- peitando o limite mÆximo. Verifica(cid:231)ªo dos servi(cid:231)os prestados 87. O CCI jÆ solicitou (cid:224)s partes contratantes que preparem as suas facturas com maior pormenoriza(cid:231)ªo. AlØm disso, certos tipos de contratos foram modificados a fim de prever facturas acompanhadas por documentos comprovativos do tempo de tra- balho efectivamente gasto (acceptance form). No caso citado pelo Tribunal de Contas, trata-se de um contrato-quadro para o qual as notas de encomenda podem ser emitidas por diversos servi(cid:231)os, sendo cada um deles responsÆvel pela respectiva verifica(cid:231)ªo. 88. O caso citado pelo Tribunal de Contas diz respeito (cid:224) insta- la(cid:231)ªo de um novo sistema informÆtico para a biblioteca. A acei- ta(cid:231)ªo do sistema foi adiada vÆrias vezes por razıes tØcnicas (ins- tabilidade do sistema e riscos relacionados com o problema informÆtico do ano 2000). O contacto com o contratante foi mantido durante esse per(cid:237)odo de instala(cid:231)ªo. O sistema agora jÆ estÆ operacional. CONCLUS(cid:213)ES/RECOMENDA˙(cid:213)ES 90-94. A Comissªo partilha da vontade expressa pelo Tribunal de Contas de que sejam aplicadas correctamente as regras em vigor em matØria de contratos pœblicos e que haja instrumentos eficazes de planifica(cid:231)ªo, de acompanhamento e de avalia(cid:231)ªo das actividades, nomeadamente no CCI. Por este motivo, jÆ havia iniciado um conjunto de ac(cid:231)ıes para ins- talar sistemas, procedimentos e uma organiza(cid:231)ªo exemplares. Estas ac(cid:231)ıes, que jÆ tinham sido iniciadas antes de come(cid:231)ar a auditoria do Tribunal de Contas, beneficiaram das suas observa- (cid:231)ıes e recomenda(cid:231)ıes, o que leva a Comissªo a agradecer o con- tributo do Tribunal de Contas. A Comissªo considera que o dispositivo actualmente utilizado no CCI jÆ permite dar resposta (cid:224)s observa(cid:231)ıes do Tribunal de Contas, mas nªo constitui um ponto final nesta matØria. Prioritariamente serÆ agora aperfei(cid:231)oada a contabilidade auxiliar para os projectos. 95-96. A Comissªo pode confirmar que certos dossiers analisa- dos pelo Tribunal de Contas jÆ foram objecto de inquØritos admi- nistrativos, seguidos de processos disciplinares, tendo para o efeito sido aplicadas as normas de boas prÆticas vigentes ao n(cid:237)vel inter- nacional em matØria de gestªo. Estes processos jÆ haviam sido ini- ciados bastante antes da auditoria do Tribunal de Contas. Houve quatro san(cid:231)ıes disciplinares aplicadas a agentes do CCI. Os dos- siers foram igualmente transmitidos ao OLAF para eventual segui- mento ao n(cid:237)vel judicial. O problema genØrico da responsabilidade pecuniÆria e disciplinar dos gestores or(cid:231)amentais serÆ revisto no contexto da reforma administrativa e da reformula(cid:231)ªo do Regu- lamento Financeiro


title: Komission tiedonanto Euroopan Parlamentille EY:n perustamissopimuksen 251 (2) artiklan toisen alakohdan nojalla neuvoston vahvistamasta yhteisestä kannasta Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin antamiseksi rautateiden infrastruktuurikapasiteetin käyttöoikeuden myöntämisestä ja rautateiden infrastruktuurin käyttömaksujen perimisestä sekä turvallisuustodistusten antamisesta

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