title: Sonderbericht Nr. 10/2000 über die von der Gemeinsamen Forschungsstelle vergebenen öffentlichen Aufträge, zusammen mit den Antworten der Kommission

eurovoc_concepts:
Community body
application of EU law
management
public contract

text: 21. 6. 2000 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften C 172/1 I (Mitteilungen) RECHNUNGSHOF SONDERBERICHT Nr. 10/2000 (cid:252)ber die von der Gemeinsamen Forschungsstelle vergebenen (cid:246)ffentlichen Auftr(cid:228)ge, zusammen mit den Antworten der Kommission (vorgelegt gem(cid:228)(cid:223) Artikel 248 Absatz 4 Unterabsatz 2 des EG-Vertrags) (2000/C 172/01) INHALT Ziffer Seite EINLEITUNG. Ziele der Pr(cid:252)fung und Pr(cid:252)fungsbereich. Rechtlicher Rahmen und finanzielle Gr(cid:246)(cid:223)enordnung. ZUSAMMENFASSUNG DER WICHTIGSTEN BEMERKUNGEN. VERWALTUNGSSYSTEM DER GFS. Rahmenbedingungen. Besonderheiten der Funktionsweise. Dezentrale Verwaltung. Verwaltungsinstrumente und -verfahren. Instrumente. Verfahren. Schwachstellen des Verwaltungssystems. Auswirkungen der speziellen Funktionsweise. Qualit(cid:228)t des Informationssystems. AUFTRAGSMANAGEMENT. Auftragsvorbereitung. Bedarfsermittlung. Qualit(cid:228)t der Lastenhefte und der technischen Anh(cid:228)nge. Klassifizierung der Auftr(cid:228)ge. Auftragsvergabe. Freih(cid:228)ndige Auftragsvergabe. Unterteilung der Auftr(cid:228)ge. Weitere Vergabemethoden. 1-7 1-5 6-7 8-18 19-51 20-24 21 22-24 25-35 25-33 34-35 36-51 36-42 43-51 52-89 53-64 53-57 58-60 61-64 65-83 65-75 76-80 81-83 3 3 4 5 6 6 6 6 6 6 7 7 7 8 9 9 9 9 9 10 10 11 12 C 172/2 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften 21. 6. 2000 Ziffer Seite Kontrolle der Auftragserf(cid:252)llung. Vertragsverwaltung. Kontrolle der erbrachten Leistungen. SCHLUSSFOLGERUNGEN/EMPFEHLUNGEN. 84-89 84-85 86-89 90-96 ANHANG. Antworten der Kommission. 12 12 12 13 15 16 21. 6. 2000 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften C 172/3 EINLEITUNG Ziele der Pr(cid:252)fung und Pr(cid:252)fungsbereich 1. Der vorliegende Bericht des Rechnungshofes schlie(cid:223)t an die bereits vorgelegten Berichte (cid:252)ber die Durchf(cid:252)hrung des Vierten Rahmenprogramms im Bereich der Forschung (4. RP) f(cid:252)r den Zeitraum 1994-1998 an. Im Gegensatz zu den vorangegangenen Berichten, in denen die Durchf(cid:252)hrung der indirekten Forschungs- programme gepr(cid:252)ft wurde, hat der vorliegende Bericht jedoch die Verwaltung der Auftr(cid:228)ge zum Gegenstand, welche die Gemein- same Forschungsstelle (nachstehend GFS) zur Anschaffung der f(cid:252)r ihre T(cid:228)tigkeit erforderlichen Ressourcen vergibt (1). 2. Die durch Beschlu(cid:223) der Kommission vom 10. April 1996 in den Rang einer Generaldirektion erhobene GFS besteht aus meh- reren wissenschaftlichen Instituten und horizontalen Direktionen, die f(cid:252)r die Planung der Arbeiten und die Verwaltung der Logistik- Ressourcen zust(cid:228)ndig sind. Diese Generaldirektion, die das Haupt- instrument der Kommission zur Realisierung ihrer direkten Forschungsaufgaben darstellt, weist gem(cid:228)(cid:223) dem Beschlu(cid:223) vom 10. April 1996 die Besonderheit auf, da(cid:223) ihr ein Verwaltungsrat aus Vertretern der Mitgliedstaaten vorsteht, dem der Generaldi- rektor die wichtigsten Verwaltungsentscheidungen vorzulegen hat. 3. Mit den Vorschriften f(cid:252)r die Vergabe (cid:246)ffentlicher Auftr(cid:228)ge werden zwei Grundziele verfolgt: a) (cid:246)ffentlichen Einrichtungen den Zugang zu den ben(cid:246)tigten Bau-, Liefer- und Dienstleistungen zum g(cid:252)nstigsten Preis- Leistungs-Verh(cid:228)ltnis zu erm(cid:246)glichen und b) allen Unternehmen, welche die erforderliche Leistungsf(cid:228)hig- keit aufweisen und die notwendigen Garantien bieten, den gleichberechtigten Zugang zu (cid:246)ffentlichen Auftr(cid:228)gen zu erm(cid:246)glichen. 4. Von diesen beiden Vorgaben ging der Rechnungshof aus, um die Rechtm(cid:228)(cid:223)igkeit und Ordnungsm(cid:228)(cid:223)igkeit sowie die Wirtschaft- lichkeit der T(cid:228)tigkeiten der GFS zu beurteilen, soweit diese die Vergabe von Auftr(cid:228)gen an Dritte betrafen. Nicht gepr(cid:252)ft wurden die in der GFS eingegangenen Auftr(cid:228)ge (cid:252)ber von ihren Instituten zu erbringende Leistungen f(cid:252)r Dritte, denen andere Verwaltungs- prinzipen zugrunde liegen. 5. Gegenstand der Pr(cid:252)fung des Hofes waren das Verwaltungs- system der GFS sowie das Auftragsmanagement. Zu diesem Zweck wurden die Verwaltungsinstrumente und -verfahren sowie eine Stichprobe von 90 Auftr(cid:228)gen (siehe Tabelle 1) mit einem Gesamt- volumen von 81,5 Mio EUR analysiert. Die Stichprobe umfa(cid:223)te 43 Vorg(cid:228)nge, die dem Vergabebeirat vorgelegt worden waren, und 47 Vorg(cid:228)nge, bei denen dieses Gremium nicht eingeschaltet wor- den war; das jeweilige Gesamtvolumen dieser Vorg(cid:228)nge belief sich auf 79 bzw. 2,5 Mio EUR. Tabelle 1 Im Rahmen der Pr(cid:252)fung untersuchte Stichprobe Als Stichprobe ausgew(cid:228)hlte Auftr(cid:228)ge Ispra Sevilla Geel Karlsruhe Petten Insgesamt (Betr(cid:228)ge in EUR) Anzahl der Auftr(cid:228)ge mit verga- bebeirat der GFS Anzahl der Auftr(cid:228)ge ohne verga- bebeirat der GFS Insgesamt Analyse der Auftr(cid:228)ge mit Ver- gabebeirat der GFS Genehmigter Gesamtbetrag Mittelbindungen insgesamt Zahlungen insgesamt Anzahl der freih(cid:228)ndig vergebe- nen Auftr(cid:228)ge Anzahl der durch offizielle Aus- schreibung vergebenen Auftr(cid:228)ge Analyse der Auftr(cid:228)ge ohne Vergabebeirat der GFS Mittelbindungen insgesamt Anzahl der freih(cid:228)ndig vergebe- nen Auftr(cid:228)ge Anzahl der durch inoffizielle Aus- schreibung vergebenen Auftr(cid:228)ge Anzahl der durch offizielle Aus- schreibung vergebenen Auftr(cid:228)ge Gesamtwert der vergebenen Auftr(cid:228)ge (a) + (b) Quelle: Europ(cid:228)ischer Rechnungshof. 23 11 34 2 5 7 6 9 15 5 9 14 7 13 20 43 47 90 37 069 199 8 528 424 7 331 267 9 340 324 4 287 058 2 608 937 10 819 651 4 353 362 3 031 784 9 758 881 5 548 489 3 961 827 12 006 320 5 051 114 4 029 313 78 994 375(a) 27 768 447 20 963 128 10 13 0 2 1 5 0 5 0 7 11 32 539 075 207 844 247 311 994 013 570 056 2 558 299(b) 10 1 4 1 0 6 3 7 2 9 1 3 36 2 9 81 552 674 C 172/4 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften 21. 6. 2000 Rechtlicher Rahmen und finanzielle Gr(cid:246)(cid:223)enordnung 6. F(cid:252)r den Pr(cid:252)fungsbereich gelten Rechtstexte unterschiedlicher Art und Tragweite: a) die Entscheidungen 94/918/EG und 94/919/Euratom des Rates vom 15. Dezember 1994 (2) (cid:252)ber spezifische Forschungs- programme, in denen die Ziele der GFS f(cid:252)r die Durchf(cid:252)hrung des 4. RP festgelegt sind, b) die allgemeinen Bestimmungen der Haushaltsordnung, die die Modalit(cid:228)ten f(cid:252)r die Ausf(cid:252)hrung des Haushaltsplans der Euro- p(cid:228)ischen Gemeinschaften (EG) regeln und durch die in Titel VII der Haushaltsordnung enthaltenen Sonderbestimmungen f(cid:252)r Forschungsmittel erg(cid:228)nzt werden, c) die f(cid:252)r (cid:246)ffentliche Dienstleistungsauftr(cid:228)ge bzw. Liefer- und Bauauftr(cid:228)ge geltenden Richtlinien (92/50/EWG vom 18. Juni 1992 bzw. 93/36/EWG und 93/37/EWG vom 14. Juni 1993), ge(cid:228)ndert durch die Richtlinie 97/52/EG vom 13. Oktober 1997 (3), die f(cid:252)r die Kommission sowie f(cid:252)r alle Vergabestellen in den Mitgliedstaaten verbindlich sind. 7. F(cid:252)r die Laufzeit der spezifischen Forschungsprogramme (1995- 1998) verf(cid:252)gte die GFS (cid:252)ber einen Gesamthaushalt in H(cid:246)he von 1 413 Mio EUR. Hiervon wurden 494 Mio EUR (au(cid:223)er wiederzu- verwendenden Mitteln) zur Finanzierung (cid:246)ffentlicher Auftr(cid:228)ge verwendet. In den im Anhang enthaltenen Tabellen 2 und 3 sind die Aufteilung der Haushaltsmittel nach Haushaltsjahr und die vom Vergabebeirat gepr(cid:252)ften Auftr(cid:228)ge dargestellt. Tabelle 2 Aufteilung der Haushaltsmittel 1995 1996 1997 1998 1995-1998 Insgesamt Verf(cid:252)gbare Mittel Ausgesch(cid:246)pfte Mittel Verf(cid:252)gbare Mittel Ausgesch(cid:246)pfte Mittel Verf(cid:252)gbare Mittel Ausgesch(cid:246)pfte Mittel Verf(cid:252)gbare Mittel Ausgesch(cid:246)pfte Mittel Verf(cid:252)gbare Mittel Ausgesch(cid:246)pfte Mittel (in 1 000 EUR) 156 312 51 850 322 3 386 3 575 18 471 4 536 645 1 270 2 566 4 850 8 020 1 570 2 052 0 262 0 0 33 836 n. e. 9 334 212 n. e. n. e. 1 119 n. e. 304 188 154 512 51 551 322 3 385 3 575 18 466 4 534 645 1 237 52 14 8 018 1 570 0 0 261 0 0 5 986 n. e. 3 265 11 303 257 707 170 455 57 394 400 1 397 2 928 17 771 4 095 360 2 130 8 907 8 970 6 594 1 840 3 998 0 0 0 0 40 967 n. e. n. e. 4 848 1 218 1 660 0 1 139 337 071 158 495 57 384 400 1 393 2 928 17 731 4 095 350 2 129 1 607 3 788 6 582 1 840 339 0 0 0 0 8 995 n. e. n. e. 4 768 0 0 0 115 272 939 171 692 62 430 400 2 079 2 974 20 353 4 640 437 3 537 18 615 19 017 5 645 1 445 4 747 115 0 160 0 29 939 9 508 n. e. 239 3 395 3 325 960 1 029 366 681 170 811 58 219 390 2 076 2 876 20 252 4 638 436 3 435 2 508 4 419 5 628 1 442 824 115 0 160 0 11 194 2 382 n. e. 66 150 344 960 742 294 067 183 727 64 856 507 2 097 2 982 23 094 4 966 516 3 677 29 693 25 110 7 903 1 605 3 705 0 0 0 0 28 587 11 631 n. e. 177 4 949 4 877 0 310 404 969 183 483 64 827 507 2 097 2 982 23 093 4 966 516 3 677 3 061 7 794 7 811 1 590 417 0 0 0 0 4 523 1 284 n. e. 73 382 4 795 0 304 318 182 682 186 236 530 1 629 8 959 12 459 79 688 18 237 1 958 10 614 59 781 57 947 28 161 6 460 14 502 115 262 160 0 133 329 21 139 9 334 5 476 9 562 9 863 2 079 2 477 1 412 907 667 300 231 982 1 619 8 952 12 360 79 542 18 232 1 947 10 478 7 227 16 016 28 039 6 442 1 581 115 261 160 0 30 698 3 666 3 265 4 917 531 5 139 1 263 1 161 1 142 893 96 026 51 644 109 222 57 060 132 559 65 037 156 386 69 872 494 191 243 611 B6-1 1 1 0 (a) B6-1 2 1 0 (a) B6-2 1 1 3 B6-2 1 2 1 B6-2 1 2 2 B6-2 1 3 1 B6-2 1 4 3 B6-2 1 5 1 B6-2 1 7 1 B6-2 9 1 0 B6-2 9 2 0 B6-3 1 1 1 B6-3 1 2 1 B6-3 9 1 0 B6-4 1 1 0 B6-4 1 2 0 B6-4 1 3 0 B6-4 2 1 0 B6-4 3 1 0 B6-4 3 2 0 B6-4 4 1 0 B6-4 4 2 0 B6-4 4 2 1 B6-4 5 1 0 B6-5 3 1 1 B6-5 4 1 0 Insgesamt Verf(cid:252)gbar f(cid:252)r die Auftr(cid:228)ge: Insgesamt -/- (a) = (a) = Personalkosten. Quelle: Kommission. 21. 6. 2000 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften C 172/5 Auftr(cid:228)ge mit Einbeziehung des Vergabebeirats, aufgeschl(cid:252)sselt nach Vergabeart Tabelle 3 1995 1996 1997 (Betr(cid:228)ge in EUR) 1998 (1) Anzahl der Auftr(cid:228)ge % Gesamtbetrag % Anzahl der Auftr(cid:228)ge % Gesamtbetrag % Anzahl der Auftr(cid:228)ge % Gesamtbetrag % Anzahl der Auftr(cid:228)ge % Gesamtbetrag % Insgesamt Freih(cid:228)ndige Vergabe Ausschreibung 64 26 38 50 230 631 40,6 10 210 648 20,3 59,4 40 019 983 79,7 70 23 47 131 975 015 32,9 58 416 096 (2) 44,3 67,1 73 558 919 55,7 56 14 42 62 526 981 25,0 3 816 934 6,1 75,0 58 710 047 93,9 30 15 15 65 226 022 50 49 990 053 76,64 50 15 235 969 23,36 (1) Die Daten f(cid:252)r das Haushaltsjahr 1998 wurden vom Sekretariat des Vergabebeirats erst nach Annahme dieses Berichts durch den Hof (cid:252)bermittelt. (2) 41 000 000: Endlagerung aller hoch radioaktiven Abf(cid:228)lle, die im Hochflu(cid:223)reaktor von Petten (NL) in den 30 Jahren seines Bestehens angefallen waren, in dem einzigen von den niederl(cid:228)ndischen Beh(cid:246)rden f(cid:252)r diese Art von Abfall zugelassenen niederl(cid:228)ndischen Lager. 3 400 000: Lieferung atomarer Brennelemente f(cid:252)r den Hochflu(cid:223)reaktor von Petten. Quelle: Gemeinsame Forschungsstelle. ZUSAMMENFASSUNG DER WICHTIGSTEN BEMERKUNGEN 8. Das Auftragsverwaltungssystem der GFS erm(cid:246)glicht nicht die Erstellung von Informationen, die einen genauen und vollst(cid:228)ndi- gen (cid:220)berblick (cid:252)ber die vergebenen Auftr(cid:228)ge in verwertbarer Form liefern. Dies ist zum einen auf das unzureichende DV-System zur(cid:252)ckzuf(cid:252)hren, das weder die Zuordnung eines bestimmten Auf- trags zu dem zugeh(cid:246)rigen Projekt noch die Erstellung von Kon- troll(cid:252)bersichten f(cid:252)r die Direktion erm(cid:246)glicht, zum anderen auf den Verlust der Vorgeschichte der Vorg(cid:228)nge bei ihrer (cid:220)bertragung von der Rechnungsf(cid:252)hrungssoftware SIBECA (4) auf die Software SINCOM II (5) (siehe Ziffern 19, 25-31, und 43-51). 9. Ein vom herk(cid:246)mmlichen Recht abweichendes System, so ins- besondere das Bestehen eines speziellen Vergabebeirates f(cid:252)r die GFS und die Erstellung eines Dokuments mit dem Titel (cid:132)Verwaltungsvereinbarung(cid:147), welches die Kommission in die Lage bringt, mit sich selbst Vertr(cid:228)ge abschlie(cid:223)en zu m(cid:252)ssen, wirkt sich nachteilig auf eine effiziente Auftragsverwaltung aus (siehe Zif- fern 20-24 und 36-41). 10. Das Auftragsmanagement von der Bedarfsermittlung bis zur Kontrolle der Leistungserbringung durch den Anweisungsbefugten ist mangels einer wirklich vorausschauenden Bedarfsplanung, der Unzul(cid:228)nglichkeiten bei der Anwendung der Wettbewerbsregeln sowie der ungen(cid:252)genden Kontrolle der erbrachten Leistungen ins- gesamt unzureichend (siehe Ziffern 52-64). 11. Diese M(cid:228)ngel werden durch fehlende Regeln hinsichtlich der Zusammensetzung und Arbeitsweise der f(cid:252)r die Auftrags- vorbereitung verantwortlichen Gremien noch versch(cid:228)rft. Die gesamte Phase der Auftragsvorbereitung ist daher durch einen Mangel an Transparenz gekennzeichnet (siehe Ziffern 34, 35 und 54). 13. Die GFS hat die getrennten Mittel unter Mi(cid:223)achtung der jeder Mittelkategorie eigenen Besonderheiten wie nicht getrennte Mittel verwaltet, wobei zu dieser Praxis h(cid:228)ufig noch die Anwendung ver- schiedener Arten der Auftragsunterteilung hinzukam (siehe Zif- fern 76-80). 14. Die Auftragskategorie bzw. die Ermittlung der voraus- sichtlichen Kosten sind in den Unterlagen nicht immer auf der Grundlage objektiver Kriterien ausgewiesen. Angesichts dieses Mangels an Klarheit erheben sich in einigen F(cid:228)llen Zweifel an der Entscheidung, den Vergabebeirat nicht zu befassen (siehe Zif- fern 61-62). 15. (cid:220)berdies hat die GFS Dienstleistungsvertr(cid:228)ge in unzul(cid:228)ssiger Weise zur Personaleinstellung verwendet (siehe Ziffern 63-64). 16. In zwei F(cid:228)llen wurde die vollst(cid:228)ndige Weitervergabe eines Auftrags an Unterauftragnehmer festgestellt. Dies ist aus rechtli- cher Sicht zu beanstanden, da in den Richtlinien zum (cid:246)ffentlichen Auftragswesen nur die M(cid:246)glichkeit der Weitervergabe von Teilen des Auftrags vorgesehen ist. Eine vollst(cid:228)ndige Weitervergabe ist nicht zul(cid:228)ssig, da sie dem Rechtsverst(cid:228)ndnis zuwiderl(cid:228)uft, das dem Verfahren zur Vergabe (cid:246)ffentlicher Auftr(cid:228)ge zugrunde liegt. Dar(cid:252)ber hinaus wird der Auftragnehmer unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsf(cid:252)hrung zu einem blo(cid:223)en Vermittler, was zus(cid:228)tzliche Kosten mit sich bringt (siehe Zif- fern 81 und 82). 17. Die M(cid:228)ngel, die bei der Kontrolle der erbrachten Leistung und ihrer Qualit(cid:228)t festgestellt wurden, werfen die Frage auf, inwie- weit die Haftbarkeit des Anweisungsbefugten tats(cid:228)chlich geltend gemacht werden sollte (siehe Ziffern 86-89). 12. Die GFS hat (cid:252)berdies Auftr(cid:228)ge ohne Einhaltung der durch die Auslegung in der einschl(cid:228)gigen Rechtsprechung des Gerichts- hofes vorgegebenen Regeln freih(cid:228)ndig vergeben. Die Untersu- chung hat dar(cid:252)ber hinaus ergeben, da(cid:223) m(cid:246)glicherweise betr(cid:252)ge- rische Absprachen zwischen den Leistungserbringern getroffen wurden (siehe Ziffern 65-75). 18. Der Hof stellt jedoch mit Genugtuung fest, wie rasch und umfassend die Kommission Reformen eingeleitet hat, um die bei den Pr(cid:252)fungen festgestellten Schwachstellen zu beseitigen. Diese von der Kommission als Antwort auf die in diesem Bericht vor- gebrachten Bemerkungen angek(cid:252)ndigten Reformen sollen die GFS mit den f(cid:252)r eine leistungsf(cid:228)hige Verwaltung und ein besseres Auf- tragsmanagement erforderlichen Instrumenten ausstatten. C 172/6 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften 21. 6. 2000 VERWALTUNGSSYSTEM DER GFS 19. Das Verwaltungssystem ist in einen speziellen Rahmen ein- gebettet und zahlreichen Einschr(cid:228)nkungen unterworfen, die sich aus den j(cid:228)hrlichen Arbeitsprogrammen, den Rechnungsf(cid:252)hrungs- systemen und einer Reihe vorgegebener Verfahrensweisen ablei- ten. Die Analyse der Systemkomponenten und der ausgew(cid:228)hlten Stichprobe lie(cid:223)en Unzul(cid:228)nglichkeiten erkennen, welche die Ent- wicklung zweifelhafter Praktiken beg(cid:252)nstigten. Rahmenbedingungen 20. Zwei grundlegende Aspekte verdeutlichen die Besonderheit des Rahmens, in dem die GFS ihre T(cid:228)tigkeit entfaltet. Beide wirken sich in unterschiedlichem Ma(cid:223)e auf die Auftragsverwaltung aus, wobei der erste Aspekt mit dem f(cid:252)r die GFS geltenden (cid:220)berma(cid:223) an Regelungen im Rahmen des institutionellen Gemeinschafts- rechts (6) in Zusammenhang steht, der zweite mit ihrer dezentra- len Struktur. Zu ihren Aufgaben geh(cid:246)rt es, f(cid:252)r wissenschaftliche Ergebnisse von hohem Niveau im Rahmen der ihrer Zust(cid:228)ndigkeit unterlie- genden Projekte zu sorgen, gleichzeitig aber auch die Funktion eines Anweisungsbefugten auszu(cid:252)ben. Aufgrund dieser Doppel- funktion und der zahlreichen Dienstreisen, zu denen sie wegen der Entfernung von Br(cid:252)ssel gezwungen sind, haben sie ihrerseits diese letztgenannte Aufgabe weitgehend delegiert (7). 23. Die Menge der logistischen Vorg(cid:228)nge, die allein die Direktion Ressourcen zu verwalten hatte, war so angewachsen, da(cid:223) sie von dieser kaum noch zu bew(cid:228)ltigen war. Daher beschlo(cid:223) die GFS im Sommer 1998, die Aufgaben dieser Dienststelle auf zwei neue Direktionen aufzuteilen, von denen eine f(cid:252)r die Infrastrukturen, die andere f(cid:252)r die Verwaltung zust(cid:228)ndig ist. 24. In der Praxis f(cid:252)hrte diese dezentrale Verwaltung dazu, da(cid:223) f(cid:252)r eine Gesamtzahl von j(cid:228)hrlich ca. 50 000 Transaktionen nun- mehr etwa 60 Verwaltungskr(cid:228)fte und 80 Anweisungsbefugte mit delegierten Vollmachten eingesetzt sind. Besonderheiten der Funktionsweise Verwaltungsinstrumente und -verfahren 21. Die Funktionsweise der GFS ist durch mehrere Besonderhei- ten gekennzeichnet: Instrumente a) b) in haushaltstechnischer Hinsicht, da im Unterschied zu den anderen Dienststellen der Kommission alle ihre Haushalts- mittel (einschlie(cid:223)lich Personal- und Verwaltungsausgaben) in Teil B des Haushaltsplans eingesetzte operationelle Mittel sind; in rechtlicher Hinsicht, da die GFS Finanzmittel aus Haushalts- linien f(cid:252)r bestimmte Gemeinschaftspolitiken wie z. B. PHARE, TACIS oder MEDA erhalten kann; sie tritt in diesem Fall nach spezifischen Modalit(cid:228)ten in einen Wettbewerb mit Dritten. Die GFS reicht jedoch lediglich einen Kostenvoranschlag ein, w(cid:228)hrend Dritte alle in den Richtlinien zum (cid:246)ffentlichen Auf- tragswesen festgelegten Vorgaben erf(cid:252)llen m(cid:252)ssen. Kommt die zust(cid:228)ndige Generaldirektion zu dem Ergebnis, da(cid:223) der Kostenvoranschlag der GFS g(cid:252)nstiger ist als die Angebote der externen Bieter, wird diesen ohne vergleichende Pr(cid:252)fung durch den Vergabebeirat mitgeteilt, da(cid:223) ihr Angebot nicht den Zuschlag erhalten hat. In diesem Fall befindet sich die Kom- mission in der Lage, mit sich selbst einen Vertrag abschlie(cid:223)en zu m(cid:252)ssen. Da dies rechtlich nicht m(cid:246)glich ist, erstellt die Kommission eine sogenannte (cid:132)Verwaltungsvereinbarung(cid:147), um diese Schwierigkeit zu umgehen; c) in verwaltungstechnischer Hinsicht durch das Bestehen eines Verwaltungsrates und, seit 1971, eines eigenen Vergabebeira- tes (nachstehend GFS-Vergabebeirat genannt). Dezentrale Verwaltung 22. Da die acht Institute der GFS mit ihren spezifischen wissen- schaftlichen Kompetenzen in bestimmten Forschungsbereichen auf f(cid:252)nf verschiedene Standorte (Geel, Ispra, Karlsruhe, Petten und Sevilla) verteilt sind und die horizontalen Direktionen sich in Br(cid:252)ssel bzw. in Ispra befinden, wurde eine weitgehende Delegie- rung der Entscheidungsbefugnis an die Direktoren erforderlich. Jahresarbeitsprogramme 25. Die in Br(cid:252)ssel beim Generaldirektor angesiedelte Programm- direktion der GFS erarbeitet in Zusammenarbeit mit den einzel- nen Forschungsinstituten das Jahresarbeitsprogramm. Mit Hilfe dieses Schl(cid:252)sseldokumentes setzt die GFS die ihr in den europ(cid:228)i- schen Rechtsvorschriften vorgegebenen Ziele in eine Reihe auf- einander abgestimmter Projekte um. Das Arbeitsprogramm, das vor seinem Inkrafttreten vom Verwaltungsrat der GFS genehmigt werden mu(cid:223), umfa(cid:223)t zwei Teile, von denen einer den Forschungs- aktivit(cid:228)ten, der andere den Unterst(cid:252)tzungst(cid:228)tigkeiten gewidmet ist. Es enth(cid:228)lt eine Kurzbeschreibung aller vorgesehenen Projekte mit Angabe ihrer Eckdaten, ihrer Ziele sowie der daf(cid:252)r vorgese- henen personellen und finanziellen Mittel. Rechnungsf(cid:252)hrungssysteme 26. Die Rechnungsf(cid:252)hrung (cid:252)ber die Haushaltsvorg(cid:228)nge, die Kostenrechnung und die Bestandsbuchf(cid:252)hrung werden (cid:252)ber Datenverarbeitung mittels verschiedener Programme verwaltet, die im gepr(cid:252)ften Zeitraum nacheinander, in einigen F(cid:228)llen auch gleichzeitig ausgef(cid:252)hrt werden. Rechnungsf(cid:252)hr u ng (cid:252)b er die Ha ushal tsvor g(cid:228) nge 27. Bis November 1997 wurde die Verwendung der GFS- Haushaltsmittel mittels der Software SIBECA kontrolliert. Dieses System wies den Nachteil auf, da(cid:223) es nicht von Dienststellen au(cid:223)erhalb der GFS direkt abgefragt werden konnte, bot allerdings den Vorteil, da(cid:223) neben der Kontrolle der Haushaltsausf(cid:252)hrung auch die Zuordnung der Ausgaben zu den jeweiligen Auftr(cid:228)gen m(cid:246)glich war, sofern diese dem Vergabebeirat der GFS zur Stel- lungnahme vorgelegt worden waren und dabei eine Kennummer erhalten hatten. SIBECA wurde Ende 1997 durch die Software SINCOM II ersetzt. 21. 6. 2000 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften C 172/7 28. SINCOM II umfa(cid:223)t drei Module, die der Kontrolle der vom Verwaltungspersonal und den Anweisungsbefugten durchgef(cid:252)hr- ten Vorg(cid:228)nge, der Sichtvermerke des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsf(cid:252)hrers sowie zur Erstellung von Statistiken und Berich- ten dienen. Das dritte Modul war jedoch bei der Pr(cid:252)fung des Hofes im Juni 1998 noch nicht installiert worden. Kos te n rechnung 29. Die GFS, die mit operationellen Haushaltsmitteln arbeitet, aber auch (cid:252)ber externe Mittel als Gegenleistung f(cid:252)r ihre f(cid:252)r Dritte ausgef(cid:252)hrten Leistungen verf(cid:252)gen kann, besitzt eine Kosten- rechnung, die einen (cid:220)berblick (cid:252)ber die Betriebsausgaben jedes Referates der einzelnen Institute erm(cid:246)glicht, wobei zu den direk- ten Ausgaben ein bestimmter Gemeinkostenanteil hinzugerechnet wird. Sie erm(cid:246)glicht dar(cid:252)ber hinaus die Kontrolle der verwende- ten Haushaltsmittel nach T(cid:228)tigkeitsarten und gibt Auskunft (cid:252)ber den Einsatz der wiederverwendbaren Mittel. 30. Anhand einer sogenannten (cid:132)(cid:220)bersicht (cid:252)ber die Entsprechun- gen(cid:147) wird die Verbindung zwischen der Kostenrechnung und der Rechnungsf(cid:252)hrung (cid:252)ber die Haushaltsvorg(cid:228)nge hergestellt. Auf diese Weise ist es m(cid:246)glich, die Ausf(cid:252)hrung des 4. Rahmen- programms zu verfolgen sowie die Mittelans(cid:228)tze und die Haushalts- ausf(cid:252)hrung in (cid:220)berblickstabellen einander gegen(cid:252)ber zu stellen. Dieses System erm(cid:246)glicht der Direktion der GFS zwar die Durch- f(cid:252)hrung regelm(cid:228)(cid:223)iger Kontrollen, l(cid:228)(cid:223)t allerdings weder die direkte Bestimmung des Auftrags zu, auf den sich eine Ausgabe bezieht, noch die Zuordnung dieses Auftrags zu dem Projekt, in dessen Rahmen er finanziert wurde. Best andsbuchf(cid:252)hr ung 31. Zur Erfassung und Verwaltung der Best(cid:228)nde verf(cid:252)gen die einzelnen Standorte (cid:252)ber unterschiedliche Software. Die in Ispra, Sevilla und Petten verwendeten Programme erm(cid:246)glichen die beglei- tende Kontrolle der in das Bestandsverzeichnis eingetragenen Gegenst(cid:228)nde, w(cid:228)hrend mit dem in Karlsruhe verwendeten (cid:228)lteren System die Daten lediglich erfa(cid:223)t werden, ohne da(cid:223) eine Zusam- menfassung nach Kategorien m(cid:246)glich ist. Vertragsdatenbank 32. Das Referat (cid:132)Vertr(cid:228)ge(cid:147) der fr(cid:252)heren Direktion Ressourcen hat schrittweise eine Datenbank eingerichtet, in der die Vertr(cid:228)ge zu den von der GFS vergebenen Auftr(cid:228)gen erfa(cid:223)t werden. Bei einer im Juni 1998 durchgef(cid:252)hrten (cid:220)berpr(cid:252)fung der an einen ein- zelnen Auftragnehmer vergebenen Auftr(cid:228)ge wurde eine erhebli- che Differenz zwischen den in der Rechnungsf(cid:252)hrung erfa(cid:223)ten und den von der Datenbank ausgewiesenen Betr(cid:228)gen festgestellt. Diese Abweichung wurde nachtr(cid:228)glich korrigiert. Ausstellung eines Auftragsscheins eine Anschaffung t(cid:228)tigen k(cid:246)n- nen. Der Abschlu(cid:223) eines solchen Vertrages erfordert dar(cid:252)ber hin- aus keine vorherige Mittelbindung, da diese erst bei Ausstellung des Auftragsscheins vorgenommen wird. Verfahren 34. Die von der GFS angewandten Verwaltungsverfahren sind in einem f(cid:252)r den internen Gebrauch bestimmten Dokument nieder- gelegt, das neben den Bestimmungen der Haushaltsordnung und der Durchf(cid:252)hrungsverordnungen, die f(cid:252)r alle Kommissions- dienststellen gelten, auch die spezifischen Vorschriften f(cid:252)r die GFS enth(cid:228)lt. Wie die anderen Dienststellen der Kommission orientiert sich auch die GFS am Leitfaden des Vergabebeirats f(cid:252)r das (cid:246)ffent- liche Auftragswesen. 35. Nicht formalisiert wurden jedoch die Verfahrensweisen f(cid:252)r die einzelnen Phasen der Auftragsabwicklung und die Kontrolle der Auftragsausf(cid:252)hrung. Die GFS hat zwar verschiedene Gremien eingerichtet, so z. B. f(cid:252)r die Vorbereitung von Anschaffungen gr(cid:246)- (cid:223)eren Umfangs, doch sind deren Zusammensetzung, Kompeten- zen und Arbeitsweise nirgendwo verbindlich festgelegt. Schwachstellen des Verwaltungssystems Auswirkungen der speziellen Funktionsweise GFS-Vergabebeirat 36. Im Unterschied zu den anderen Generaldirektionen der Kom- mission mit wissenschaftlichem Auftrag (GD Forschung, Informationsgesellschaft und Energie), wurden die (cid:246)ffentlichen Auftr(cid:228)ge der GFS zwischen 1971 und Juli 1998 nicht dem Verga- bebeirat der Kommission, sondern einem spezifischen Vergabe- beirat vorgelegt, was mit dem wissenschaftlichen Charakter der T(cid:228)tigkeiten der Forschungsstelle begr(cid:252)ndet wurde. 37. Bei einer ersten Pr(cid:252)fung stellte der Hof fest, da(cid:223) das Bestehen eines solchen spezifischen Vergabebeirates weder gerechtfertigt noch w(cid:252)nschenswert ist, da die Aufgabe eines Beirates nicht darin besteht, zu dem wissenschaftlichen Inhalt eines Auftrags Stellung zu nehmen, sondern die Einhaltung der Wettbewerbsvorschriften, die Gleichbehandlung der Bieter und die Qualit(cid:228)t der Lastenhefte zu gew(cid:228)hrleisten, in denen objektive Kriterien zur vergleichenden Beurteilung der Angebote festgelegt sein m(cid:252)ssen. Hinzu kommt, da(cid:223) in diesem Vergabebeirat sehr viele GFS-Mitarbeiter vertreten sind, so da(cid:223) dieses Gremium im Gegensatz zu dem Vergabebeirat der Kommission, der alle drei Wochen zusammentritt, nicht mehr als vier bis f(cid:252)nf Sitzungen pro Jahr abhalten kann. Die Zusam- mensetzung des GFS-Vergabebeirates ist dar(cid:252)ber hinaus dem Bild der Unabh(cid:228)ngigkeit und Neutralit(cid:228)t dieses Gremiums abtr(cid:228)glich. Rahmenvertr(cid:228)ge 33. Rahmenvertr(cid:228)ge werden f(cid:252)r Lieferauftr(cid:228)ge und insbesondere f(cid:252)r die Anschaffung von DV-Ger(cid:228)t verwendet. Sie werden im all- gemeinen f(cid:252)r eine Dauer von zwei bis drei Jahren abgeschlossen und bieten den Dienststellen der GFS viel Spielraum, da diese nach Abschlu(cid:223) eines Rahmenvertrages bei Bedarf durch einfache 38. Das Fehlen schriftlich festgelegter Verfahren hat naturgem(cid:228)(cid:223) zur Herausbildung uneinheitlicher Verwaltungspraktiken beige- tragen, und es war nicht m(cid:246)glich, die durchg(cid:228)ngige Einschaltung der in Ziffer 35 erw(cid:228)hnten Gremien zu gew(cid:228)hrleisten. Dezentralisierungsproblematik C 172/8 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften 21. 6. 2000 39. Durch die geographische Verteilung der Anlagen der GFS auf mehrere Standorte und die funktionale Dezentralisierung sind die Direktoren h(cid:228)ufig zu Dienstreisen gezwungen, wodurch sie weni- ger Zeit auf die Beaufsichtigung und Kontrolle der Verwaltungs- t(cid:228)tigkeit der ihnen unterstellten Mitarbeiter verwenden k(cid:246)nnen. Zusammen mit der mangelnden Eignung der Rechnungsf(cid:252)hrungs- instrumente der GFS hat dies zu einer Schw(cid:228)chung der Kontrolle durch die Vorgesetzten gef(cid:252)hrt. Die vom Hof an der ausgew(cid:228)hlten Stichprobe durchgef(cid:252)hrte Pr(cid:252)fung hat diese Unzul(cid:228)nglichkeiten in allen Phasen der Auftragsbearbeitung best(cid:228)tigt. Dienstleistungen f(cid:252)r andere GD der Kommission 40. Die GFS kann bei der Durchf(cid:252)hrung von Gemeinschafts- politiken, die von anderen Generaldirektionen verwaltet werden, in Wettbewerb mit Dritten treten, was die Kommission jedoch in eine schwierige Lage brachte. Sie kann aus rechtlichen Gr(cid:252)nden weder ein Angebot auf ihre eigene Ausschreibung hin vorlegen und noch weniger mit sich selbst einen Vertrag abschlie(cid:223)en. Sie mu(cid:223)te ein paralleles Verfahren einf(cid:252)hren, das es der GFS gestattet, einen Kostenvoranschlag vorzulegen. F(cid:228)llt dieser g(cid:252)nstiger aus als die von Dritten eingereichten Angebote, wird der betreffende Auf- trag Gegenstand eines als (cid:132)Verwaltungsvereinbarung(cid:147) bezeichne- ten Dokuments zwischen der zust(cid:228)ndigen Generaldirektion und der GFS. Der Vergabebeirat wird nicht befa(cid:223)t. Im gegenteiligen Fall werden dem Vergabebeirat nur die von Dritten eingereichten Angebote vorgelegt. 41. Die Pr(cid:252)fung von zwei Vorg(cid:228)ngen der Stichprobe, die T(cid:228)tig- keiten der GFS im Rahmen zweier Verwaltungsvereinbarungen beinhalteten, ergab, da(cid:223) die GFS sich dieses Verfahrens bedient hatte, um in einem Fall einen kleinen Teil, im anderen Fall einen erheblichen Teil des Auftrags ohne jegliche Ausschreibung an Unterauftragnehmer weiterzuvergeben. 42. Vom Standpunkt einer wirtschaftlichen Haushaltsf(cid:252)hrung ist zu bem(cid:228)ngeln, da(cid:223) eine (cid:246)ffentliche Einrichtung, die (cid:252)ber die wissenschaftlichen, technischen und administrativen Vorausset- zungen zur Deckung ihres Bedarfs verf(cid:252)gt, zus(cid:228)tzlich Zeit und Kosten auf eine Ausschreibung und die Erstellung eines Angebotes durch die GFS aufwendet. Qualit(cid:228)t des Informationssystems Erstellung von Daten 43. Im Jahresarbeitsprogramm wird ein Haushaltsvoranschlag f(cid:252)r die einzelnen Projekte aufgestellt; mit den Rechnungsf(cid:252)hrungs- systemen k(cid:246)nnen sodann der Mittelverbrauch und die Kosten f(cid:252)r die T(cid:228)tigkeiten der GFS erfa(cid:223)t werden. Da es jedoch keine zus(cid:228)tz- liche Projektrechnungsf(cid:252)hrung gibt, ist mit diesen Mitteln die Zuordnung eines Auftrags zu dem entsprechenden Projekt und folglich auch zum Arbeitsprogramm nicht m(cid:246)glich. Ein vollst(cid:228)n- diger und verl(cid:228)(cid:223)licher (cid:220)berblick (cid:252)ber die abgeschlossenen Ver- tr(cid:228)ge oder Kontroll(cid:252)bersichten f(cid:252)r die Leitung der GFS k(cid:246)nnen auf diese Weise ebenfalls nicht erstellt werden. Im Unterschied zu der vorherigen Rechnungsf(cid:252)hrungs- 44. software SIBECA handelt es sich bei SINCOM II um ein einfaches Programm zur Haushaltsausf(cid:252)hrung, das keine M(cid:246)glichkeit zur Identifizierung der Auftr(cid:228)ge anhand der entsprechenden Mittel- bindungen bietet. 45. Dar(cid:252)ber hinaus war zum Zeitpunkt der Pr(cid:252)fung im Juni das urspr(cid:252)nglich vorgesehene Modul von SINCOM II f(cid:252)r Dritte, das der Direktion die Durchf(cid:252)hrung von Gegenkontrollen mittels der Vertragsdatenbank erm(cid:246)glichen w(cid:252)rde, noch nicht einsatzbereit. 46. Die (cid:220)bertragung der Daten von SIBECA auf SINCOM II ist (cid:252)berdies nur teilweise vorgenommen worden. So ist die Vor- geschichte der Vorg(cid:228)nge, bei denen die Mittelbindungen aus- gesch(cid:246)pft waren, nicht in das neue System (cid:252)bernommen worden. Sie ist faktisch verschwunden, so da(cid:223) die Erstellung einer vollst(cid:228)n- digen und verl(cid:228)(cid:223)lichen (cid:220)bersicht (cid:252)ber die vergebenen Auftr(cid:228)ge nicht mehr m(cid:246)glich ist. In dem Bem(cid:252)hen, diese Informationen wiederzugewinnen, mu(cid:223)te die GFS das System SIBECA wieder in Betrieb nehmen. Trotz eines betr(cid:228)chtlichen Arbeitsaufwandes wurde kein befriedigendes Ergebnis erzielt. 47. Aus diesem Grund hat die GFS keinen (cid:220)berblick (cid:252)ber die von ihr vergebenen Auftr(cid:228)ge und kann keine (cid:220)bersichten erstel- len, die es ihr erm(cid:246)glichen w(cid:252)rden, die Anbindung an ein spezi- fisches Projekt anhand der Auftragsdurchf(cid:252)hrung zu verfolgen. Ein solches Instrument w(cid:228)re um so wichtiger, da die Zahl der im Zeitraum 1995-1998 eingeleiteten Projekte mit etwa 700 betr(cid:228)cht- lich ist. 48. Neben den Unzul(cid:228)nglichkeiten einiger Programme zur Bestandsverwaltung, wie des in Karlsruhe verwendeten, haben die in Ispra durchgef(cid:252)hrten Kontrollen ergeben, da(cid:223) die Effizienz der Software zus(cid:228)tzlich dadurch beeintr(cid:228)chtigt wird, da(cid:223) seit Jahren keine physischen Bestandsaufnahmen durchgef(cid:252)hrt wurden und es kein Verwaltungsverfahren gibt, das die physische Aus- musterung der aus dem Bestand ausgesonderten Gegenst(cid:228)nde vorsieht. 49. Aufgrund der vom Hof bei der Pr(cid:252)fung ausgesprochenen Empfehlungen f(cid:252)hrten die zust(cid:228)ndigen Dienststellen der GFS im Februar 1999 eine Inventur der vorhandenen Best(cid:228)nde durch. Bei sp(cid:228)teren Kontrollen stellte der Hof fest, da(cid:223) diese Bestandsauf- nahme, bei der etwa 20 000 Gegenst(cid:228)nde erfa(cid:223)t wurden, eine Diskrepanz von 14 % zwischen der physischen Realit(cid:228)t und der buchm(cid:228)(cid:223)igen Erfassung zutage gebracht hatte. Die Vertragsdatenbank 50. Die geringe Benutzerfreundlichkeit der vom Referat (cid:132)Vertr(cid:228)- ge(cid:147) erstellten Datenbank hat trotz ihrer Verl(cid:228)(cid:223)lichkeit die Dienst- stellen veranla(cid:223)t, sie in vielen F(cid:228)llen nicht zu benutzen und statt dessen eine parallele Erfassung mittels Tabellenprogramm durch- zuf(cid:252)hren. 21. 6. 2000 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften C 172/9 Erfassung der Auftragsscheine f(cid:252)r Rahmenvertr(cid:228)ge 51. Obwohl die Rahmenvertr(cid:228)ge notwendigerweise (cid:252)ber die Aus- stellung einer Vielzahl von Auftragsscheinen durch die einzelnen Dienststellen der GFS umgesetzt werden, verf(cid:252)gt diese nicht (cid:252)ber ein DV-System, das eine vollst(cid:228)ndige, zentrale Erfassung dieser Auftragsscheine erm(cid:246)glicht. 57. Als letztes Beispiel wurden in einem Fall Ausr(cid:252)stungen f(cid:252)r ein Labor, dessen Errichtung erst f(cid:252)r das Jahr 2000 vorgesehen ist, bereits 1997 bestellt und 1998 geliefert, und zwar einzig zu dem Zweck, die Mittel des Haushaltsjahres zu verausgaben. Dieses Vor- gehen hat nicht nur zur Folge, da(cid:223) die tats(cid:228)chlichen Kosten der Einrichtung des Labors f(cid:252)r die Haushaltsbeh(cid:246)rde nicht mehr nachvollziehbar sind, sondern es zieht auch eine vorzeitige Aus- gabe nach sich. AUFTRAGSMANAGEMENT 52. Der Auftragszyklus gliedert sich in drei Phasen: die Vorbe- reitung des Auftrags, die Vergabe und die Kontrolle der Auftrag- sausf(cid:252)hrung. Die wichtigsten Feststellungen des Hofes sind nach diesem Ablaufschema gegliedert. Auf besonders schwerwiegende F(cid:228)lle, wie Ungereimtheiten in den einzelnen Phasen der Auftrags- abwicklung oder das Vorkommen zweifelhafter Vorgehensweisen, wird hierbei n(cid:228)her eingegangen. Auftragsvorbereitung Bedarfsermittlung 53. Mit Ausnahme des Bedarfs an DV-Ger(cid:228)t, f(cid:252)r den es eine for- malisierte Planung gibt, hat die Pr(cid:252)fung der Unterlagen keinen Anhaltspunkt f(cid:252)r das Vorhandensein einer wirklich voraus- schauenden Bedarfsplanung ergeben. Ferner wurde bei den durch- gef(cid:252)hrten Kontrollen festgestellt, da(cid:223) die planm(cid:228)(cid:223)ige Ermittlung des Bedarfs an DV-Ger(cid:228)t insofern unvollst(cid:228)ndig war, als nur der Bedarf der GFS-Verwaltung, nicht jedoch der externer Dienststel- len erfa(cid:223)t wurde. 54. Dar(cid:252)ber hinaus ist es aufgrund der Undurchsichtigkeit der Bedingungen, unter denen die Vorbereitungsgremien arbeiten (d. h. Fehlen festgelegter Regeln, schriftlicher Tagesordnungen und Sitzungsprotokolle), nur schwer m(cid:246)glich, zu einem Urteil (cid:252)ber die Qualit(cid:228)t des Bedarfsermittlungsprozesses zu gelangen. 55. Die Pr(cid:252)fung ergab ferner, da(cid:223) bei zwei Auftr(cid:228)gen aus der Stichprobe zur Erbringung wissenschaftlicher Leistungen der Ansto(cid:223) f(cid:252)r den Auftrag nicht von der GFS ausgegangen war, son- dern von den betreffenden Auftragnehmern. So war in den Unter- lagen neben den Vorschl(cid:228)gen der letzteren kein Hinweis auf einen tats(cid:228)chlichen Bedarf der GFS zu finden. Der erste dieser Auftr(cid:228)ge, der dem Vergabebeirat der GFS vorgelegt worden war, f(cid:252)hrte zum Abschlu(cid:223) von zwei Vertr(cid:228)gen (cid:252)ber eine Gesamtsumme von 871 638 EUR. Beim zweiten Auftrag (cid:252)ber 89 000 EUR wurden nach Eingang des Angebots einige Zeilen abgefa(cid:223)t, die als Lasten- heft dienten. Dieser Auftrag wurde nicht nur freih(cid:228)ndig vergeben, sondern zwischen der Einreichung des Angebots und dem Abschlu(cid:223) des Vertrags war auch nicht mehr als eine Woche ver- gangen. 56. Zwei weitere freih(cid:228)ndig vergebene Auftr(cid:228)ge (cid:252)ber Studien im Verkehrsbereich in H(cid:246)he von 11 400 bzw. 10 000 EUR waren ebenfalls auf der Grundlage eines Angebots der Auftragnehmer erteilt worden, ohne da(cid:223) in den Unterlagen der GFS der geringste Hinweis auf das Vorhandensein eines Bedarfs oder auf ein Lasten- heft zu finden war. Qualit(cid:228)t der Lastenhefte und der technischen Anh(cid:228)nge 58. Ein Vergleich der Lastenhefte f(cid:252)r Auftr(cid:228)ge, die dem Vergabe- beirat zur Pr(cid:252)fung vorgelegt werden, und denen f(cid:252)r Auftr(cid:228)ge, deren Vergabe keine Stellungnahme dieses Gremiums erfordert, zeigt, da(cid:223) die Qualit(cid:228)t der ersten unvergleichlich h(cid:246)her ist als die der letzteren. 59. Die Qualit(cid:228)t der dem Vergabebeirat zur Stellungnahme vor- gelegten Lastenhefte ist insgesamt akzeptabel. Dennoch wurden bei der Pr(cid:252)fung Unzul(cid:228)nglichkeiten festgestellt, wie z. B. die Unvoll- st(cid:228)ndigkeit bestimmter Lastenhefte und in einem Fall die Zugrun- delegung der Preislisten einer am Standort Ispra oft in Anspruch genommenen Lieferfirma. 60. Die Qualit(cid:228)t der (cid:132)technischen Anh(cid:228)nge(cid:147), die bei den Auftr(cid:228)- gen ohne Einbeziehung des Vergabebeirates als Lastenheft fungie- ren, ist hingegen in vielen F(cid:228)llen, insbesondere in Ispra, ausge- sprochen mangelhaft. Sie ist zuweilen so mangelhaft, da(cid:223) es einem Bieter nicht m(cid:246)glich ist, ein Angebot abzufassen, ohne zus(cid:228)tzliche Informationen von dem zust(cid:228)ndigen GFS-Mitarbeiter einzuholen. Dies traf auf sieben der insgesamt 47 Auftr(cid:228)ge der Stichprobe zu, die ohne Einschaltung des Vergabebeirats vergeben worden waren und einen Wert von 302 550 EUR darstellen bzw. mehr als 14 % der betreffenden Vertragsmenge ausmachen. Klassifizierung der Auftr(cid:228)ge Klassifizierung und finanzielle Gr(cid:246)(cid:223)enordnung wissenschaftlicher Auf- tr(cid:228)ge 61. Ob der Vergabebeirat eingeschaltet wird, h(cid:228)ngt davon ab, ob es sich um einen wissenschaftlichen/technischen Auftrag handelt oder nicht. Bei freih(cid:228)ndiger Vergabe ist der Beirat ab 46 000 EUR einzuschalten, wenn der Gegenstand des Auftrags nicht technischer/wissenschaftlicher Art ist. Ist der Auftrag jedoch in diese Kategorie einzuordnen, ist der Beirat erst ab 98 700 EUR hinzuzuziehen. 62. Die Pr(cid:252)fung des Hofes ergab, da(cid:223) sechs als wissenschaftlich/ technisch eingestufte Auftr(cid:228)ge der Stichprobe, deren Wert nahe der Einschaltschwelle f(cid:252)r den Beirat lagen, freih(cid:228)ndig vergeben worden waren. Aus der Pr(cid:252)fung der entsprechenden Unterlagen geht jedoch nicht immer hervor, nach welcher Methode der vor- aussichtliche Auftragspreis ermittelt bzw. der wissenschaftliche Charakter des Vorgangs bestimmt wurde. Verwendung von Dienstleistungsauftr(cid:228)gen 63. Bei der Kontrolle eines Vorgangs wurde festgestellt, da(cid:223) die GFS Dienstleistungsvertr(cid:228)ge vergeben hatte, hinter denen sich in C 172/10 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften 21. 6. 2000 Wirklichkeit Besch(cid:228)ftigungsverh(cid:228)ltnisse verbargen. Diese Praxis wurde angewendet, um entweder die Besch(cid:228)ftigung von Mitarbei- tern aufrechtzuerhalten, von denen sich die GFS gem(cid:228)(cid:223) der f(cid:252)r die Personalverwaltung geltenden Vorschriften h(cid:228)tte trennen m(cid:252)ssen, oder um die Einstellung neuer Bediensteter mit anderen Haushalts- mitteln zu finanzieren. Neben der mi(cid:223)br(cid:228)uchlichen Verwendung der Dienstleistungsauftr(cid:228)ge hat die GFS damit auch gegen den Grundsatz der Spezialit(cid:228)t der Haushaltsmittel versto(cid:223)en. 67. Da das Verwaltungssystem der GFS diese Art von Auftr(cid:228)gen nicht zu erkennen, zu erfassen und den F(cid:252)hrungsgremien diesbe- z(cid:252)gliche Angaben in geeigneter Form zur Verf(cid:252)gung zu stellen vermag und diesen Vorg(cid:228)ngen (cid:252)berdies aufgrund der geringen Auftragswerte nicht genug Aufmerksamkeit entgegengebracht wurde, beg(cid:252)nstigte dies den starken R(cid:252)ckgriff auf die freih(cid:228)ndige Auftragsvergabe. 64. Nachdem die F(cid:252)hrungsgremien der GFS hiervon Kenntnis erhalten hatten, wurden Ma(cid:223)nahmen zur Berichtigung der Situa- tion getroffen. So konnten (cid:252)ber die vom Hof (cid:252)berpr(cid:252)fte Stich- probe hinaus 47 Vertr(cid:228)ge dieser Art festgestellt werden, von denen 39 bereits berichtigt worden sein sollen. Auftragsvergabe Freih(cid:228)ndige Auftragsvergabe Gr(cid:246)(cid:223)enordnung 65. Aus den Durchf(cid:252)hrungsberichten des GFS-Vergabebeirates geht hervor, da(cid:223) der Anteil der freih(cid:228)ndig vergebenen Auftr(cid:228)ge zwischen 1995 und 1997 sowohl hinsichtlich der Anzahl als auch der Auftragskosten zu Lasten des Haushaltes tendenziell abge- nommen hat. Wurden im Jahr 1995 noch 26 Auftr(cid:228)ge im Wert von insgesamt 10,2 Mio EUR freih(cid:228)ndig vergeben, waren es 1997 nur noch 14 Auftr(cid:228)ge in einem Gesamtwert von 3,8 Mio EUR (siehe Tabelle 3). 66. Da (cid:252)ber das Verwaltungssystem der GFS keine verl(cid:228)(cid:223)lichen Angaben (cid:252)ber die ohne Einbeziehung des Vergabebeirates verge- benen Auftr(cid:228)ge erh(cid:228)ltlich sind, konnte sich der Hof nur auf der Grundlage der gepr(cid:252)ften Stichprobe ein Urteil bilden. Seiner Fest- stellung nach ist die Tendenz zur Verringerung der freih(cid:228)ndigen Auftragsvergabe deutlich weniger ausgepr(cid:228)gt. So wurden von den 34 Auftr(cid:228)gen der Stichprobe aus dem Jahr 1997 noch 24 Auftr(cid:228)ge in einem Gesamtwert von 885 000 EUR freih(cid:228)ndig vergeben; der Gesamtwert aller Auftr(cid:228)ge belief sich auf 1 955 000 EUR (siehe Tabelle 4). Unzul(cid:228)ssigkeit der Vorgehensweise 68. Die Rechtsprechung des Gerichtshofes l(cid:228)(cid:223)t nur drei Gr(cid:252)nde zu (8), die eine Vergabestelle zur freih(cid:228)ndigen Vergabe berechti- gen: den Schutz von Ausschlie(cid:223)lichkeitsrechten, technische Fak- toren und Dringlichkeit. 69. Der Gerichtshof erkennt technische und dringliche Gr(cid:252)nde jedoch nur in sehr begrenztem Ma(cid:223)e an. Was die technischen Gr(cid:252)nde betrifft, so mu(cid:223) die Vergabestelle den Nachweis erbrin- gen, da(cid:223) nur der Auftragnehmer in der Lage war, den Auftrag aus- zuf(cid:252)hren. Die Dringlichkeit wird nur anerkannt, wenn dringende und zwingende Gr(cid:252)nde im Zusammenhang mit unvorhergesehe- nen Ereignissen die Einhaltung der f(cid:252)r andere Verfahren erforder- lichen Fristen nicht zulassen. Der Gerichtshof fordert dar(cid:252)ber hin- aus das Vorliegen eines urs(cid:228)chlichen Zusammenhangs zwischen dem unvorhersehbaren Ereignis und der sich daraus ergebenden Dringlichkeit. 70. Nach den in den Unterlagen enthaltenen Angaben erf(cid:252)llten freih(cid:228)ndig vergebene Auftr(cid:228)ge der Stichprobe nicht die Vorgaben, die sich aus dieser Rechtsprechung hinsichtlich der Zul(cid:228)ssigkeit der freih(cid:228)ndigen Vergabe ableiten lassen. Diese Rechtsprechung geht indes zum gro(cid:223)en Teil auf Verfahren zur(cid:252)ck, welche die Kommission selbst gegen Mitgliedstaaten angestrengt hatte, die dieses Verfahren zur Vergabe (cid:246)ffentlicher Auftr(cid:228)ge mi(cid:223)br(cid:228)uchlich anwendeten. 71. Die Ergebnisse der Pr(cid:252)fung von mehreren Auftr(cid:228)gen unter- schiedlichen Umfangs aus der Stichprobe zeigen, da(cid:223) die Bedin- gungen, unter denen diese vorbereitet, vergeben und kontrolliert wurden, zumindest Unzul(cid:228)nglichkeiten bei der Verwaltung erken- nen lassen. Auftr(cid:228)ge ohne Einbeziehung des Vergabebeirats auf der Grundlage der Stichprobe Tabelle 4 1995 1996 1997 (Betr(cid:228)ge in EUR) Anzahl der Auftr(cid:228)ge % Gesamtbetrag % Anzahl der Auftr(cid:228)ge % Gesamtbetrag % Anzahl der Auftr(cid:228)ge % Gesamtbetrag % Insgesamt Freih(cid:228)ndige Vergabe Ausschreibung 6 6 0 Quelle: Europ(cid:228)ischer Rechnungshof. 227 024 100 227 024 100 7 6 1 332 057 85,7 243 215 73,2 14,3 88 842 26,8 34 24 10 1 954 218 70,6 884 560 45,3 30,4 1 069 658 54,7 21. 6. 2000 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften C 172/11 Bestehen eines faktischen Monopols 72. Einer der unter der vorstehenden Ziffer aufgef(cid:252)hrten F(cid:228)lle ist wegen seines finanziellen Umfangs (in der Gr(cid:246)(cid:223)enordnung von 1 Mio EUR/Jahr) und seines langen Fortdauerns besonders hervor- zuheben. Seit 1979 wurden am Standort Ispra die Auftr(cid:228)ge f(cid:252)r die Personenbef(cid:246)rderung stets derselben Firma (cid:252)bertragen. Zwischen 1979 und 1991 wurde der Auftrag systematisch freih(cid:228)ndig ver- l(cid:228)ngert. Im Jahr 1991 wurde dem Unternehmen der Auftrag nach Ver(cid:246)ffentlichung einer Ausschreibung im Amtsblatt erneut f(cid:252)r maximal f(cid:252)nf Jahre (cid:252)bertragen. Nach Ablauf dieses Vertrags wurde ein Vertragszusatz (cid:252)ber eine Verl(cid:228)ngerung um weitere drei Monate mit der Begr(cid:252)ndung unterzeichnet, die Dienststellen der GFS h(cid:228)t- ten nicht gen(cid:252)gend Zeit f(cid:252)r eine neue Ausschreibung gehabt. Im April 1996 wurde nach einer weiteren Ausschreibung ein neuer Vertrag mit einer Laufzeit von drei Jahren und der M(cid:246)glichkeit einer Verl(cid:228)ngerung um weitere 24 Monate mit dieser Firma abge- schlossen. 73. Im Rahmen der Pr(cid:252)fung trat eine Reihe faktischer wie recht- licher Elemente zutage, die den Schlu(cid:223) nahelegen, da(cid:223) die GFS die Erringung einer Ausschlie(cid:223)lichkeitsposition durch diese Firma zugelassen hat. Sie stimmte ˜nderungen der urspr(cid:252)nglichen Vertragsbedingungen zu, die dem Interesse der Gemeinschaft und dem Grundsatz des gleichberechtigten Zugangs zu (cid:246)ffentlichen Finanzmitteln zuwiderliefen. In ihrer Funktion als Anweisungs- befugte ist sie (cid:252)berdies ihrer Verantwortung nicht nachgekom- men, da sie die in Rechnung gestellten Leistungen nicht genau auf ihre (cid:220)bereinstimmung mit den tats(cid:228)chlich erbrachten Leistungen kontrolliert hat. 74. Es wurde folgendes festgestellt: a) Die dreimonatige Verl(cid:228)ngerung des nach der Auftragsvergabe 1991 geschlossenen Vertrages wegen angeblichen Zeitmangels widersprach den Vertragsbedingungen, die eine maximale Laufzeit von f(cid:252)nf Jahren vorsahen, und verursachte zus(cid:228)tzli- che Kosten in H(cid:246)he von sch(cid:228)tzungsweise 380 000 EUR. b) Gem(cid:228)(cid:223) dem am 27. M(cid:228)rz 1996 unterzeichneten Vertragszu- satz beliefen sich die Preise f(cid:252)r die Bereitstellung eines Fahr- zeugs und die Kilometerpauschale auf 3 922 EUR/Monat bzw. 0,3331 EUR/km, w(cid:228)hrend das Preisangebot f(cid:252)r dieselben Lei- stungen, das zu diesem Zeitpunkt im Rahmen der schlie(cid:223)lich durch die GFS ver(cid:246)ffentlichten Ausschreibung eingereicht wurde, f(cid:252)r die erste Leistung um 27 % und f(cid:252)r die zweite um 52 % niedriger lag. c) Das Eingangsdatum des vorgenannten Angebots auf dem Emp- fangsschein wurde ge(cid:228)ndert. d) Der Ort der Informationsveranstaltung (cid:252)ber die Angebots- bedingungen war falsch angegeben, so da(cid:223) ein interessiertes Unternehmen zu sp(cid:228)t kam, wodurch sich die Zahl der Bieter auf zwei verringerte. e) Die Preise, auf deren Grundlage das Angebot den Zuschlag erhalten hatte, kamen nie zur Anwendung. Vielmehr berech- tigte ein erster Vertragszusatz den Auftragnehmer, h(cid:246)here Preise als beim vorhergehenden Vertrag anzusetzen, und in einem zweiten Vertragszusatz wurde eine Erh(cid:246)hung gegen- (cid:252)ber den Preisen festgeschrieben, die im Anschlu(cid:223) an die Aus- schreibung vertraglich vereinbart worden waren. f) Mit der Begr(cid:252)ndung, da(cid:223) eine vollst(cid:228)ndige Kontrolle der von diesem Auftragnehmer eingereichten Rechnungen aus Personalmangel nicht m(cid:246)glich sei, beschr(cid:228)nkte sich der Anweisungsbefugte von 1993 an darauf, die erbrachten Lei- stungen nur noch anhand von Stichproben der Rechnungen zu (cid:252)berpr(cid:252)fen, was gegen die Bestimmungen in den Artikeln 40 und 41 der Haushaltsordnung verst(cid:246)(cid:223)t. g) Die einmal j(cid:228)hrlich in Rechnung gestellte durchschnittliche Kilometerzahl betrug 194 223 km pro Fahrzeug, was nahezu 540 km pro Kalendertag entspricht. M(cid:246)gliches Bestehen unzul(cid:228)ssiger Absprachen 75. Der Hof stellte fest, da(cid:223) die Unzul(cid:228)nglichkeit des Verwaltungs- systems es der Leitung der GFS nicht erm(cid:246)glichte, die Bildung einer Gruppe von Bietern zu verhindern, die oft die gleichen Auf- tr(cid:228)ge ein und desselben Instituts der GFS ausf(cid:252)hrten. So erwies sich in einem Fall der Auftragnehmer eines Dienstleistungsauftrags als der Verkaufsverantwortliche eines Computerlieferanten, der f(cid:252)r denselben Auftrag als Bieter auftrat. Bei der Pr(cid:252)fung der Ange- bote wurde dar(cid:252)ber hinaus festgestellt, da(cid:223) zwei Bieterfirmen von Mitgliedern derselben Familien geleitet wurden. Unterteilung der Auftr(cid:228)ge Verwendung getrennter Mittel (buchm(cid:228)(cid:223)ige Unterteilung) 76. Die (cid:220)berpr(cid:252)fung der von den Rechnungsf(cid:252)hrungssystemen erstellten Finanz(cid:252)bersichten machte deutlich, da(cid:223) die getrennten Mittel nicht vorschriftsm(cid:228)(cid:223)ig verwendet werden. So wurde fest- gestellt, da(cid:223) die finanzielle Deckung ein- und desselben Auftrages nicht vorschriftsm(cid:228)(cid:223)ig durch eine einzige Mittelbindung vorge- nommen wurde, sondern da(cid:223) die GFS h(cid:228)ufig mehrere Mittel- bindungen nacheinander vornahm, die zumeist den j(cid:228)hrlichen Auftragstranchen entsprachen. 77. Der Hof erinnert daran, da(cid:223) das Bestehen getrennter Mittel auf das Bestreben der rechtsetzenden Organe zur(cid:252)ckzuf(cid:252)hren ist, dem Tr(cid:228)ger die finanzielle Deckung von Vorg(cid:228)ngen zu garantie- ren, deren voraussichtliche Dauer (cid:252)ber das Haushaltsjahr hinaus- geht, und gem(cid:228)(cid:223) Artikel 1 Absatz 4 der Haushaltsordnung die insbesondere von der Haushaltsbeh(cid:246)rde vorzunehmenden Pr(cid:252)- fungen zu erleichtern, indem die gesamten Ausgaben f(cid:252)r einen Vorgang einer bestimmten Mittelbindung zugeordnet werden. 78. Der Vorteil der sorgf(cid:228)ltigen Einhaltung dieser Regelung besteht zum einen darin, da(cid:223) so die Auftragsabwicklung kontrol- liert werden kann, indem am Ende eines jeden Haushaltsjahres einfach die von der jeweiligen Mittelbindung noch verbleibenden Restbetr(cid:228)ge abgelesen werden, und von den Verantwortlichen eine Stellungnahme gefordert werden kann, wenn die H(cid:246)he der ver- ausgabten Haushaltsmittel nicht den vertraglichen Verpflichtun- gen entspricht. Der zweite Vorteil besteht darin, da(cid:223) der Tr(cid:228)ger begr(cid:252)nden mu(cid:223), warum die abschlie(cid:223)ende Erf(cid:252)llung des Auftra- ges m(cid:246)glicherweise eine zus(cid:228)tzliche Mittelbindung erfordert, und dabei klar die Ursache f(cid:252)r diese Erh(cid:246)hung zu benennen. Rechtliche Unterteilung (Auftr(cid:228)ge in der Form 1+x Jahre) 79. Bei dieser Vorgehensweise wird der gesamte Auftrag an einen einzigen Auftragnehmer vergeben, doch wird mit ihm nur ein C 172/12 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften 21. 6. 2000 Vertrag (cid:252)ber das erste Jahr der Auftragsabwicklung abgeschlos- sen. Die j(cid:228)hrlichen Auftragstranchen werden jeweils Gegenstand eines neuen Vertrages, der automatisch mit dem Auftragnehmer abgeschlossen wird. Dies erm(cid:246)glicht somit in Verbindung mit dem vorgenannten Vorgehen die (cid:220)bereinstimmung der buch- m(cid:228)(cid:223)igen mit der rechtlichen Verpflichtung, was jedoch zu Lasten einer (cid:132)Unregelm(cid:228)(cid:223)igkeit(cid:147) im Haushalt geschieht, da hierdurch die Betrachtung des Auftrags als Ganzes und die Qualit(cid:228)t der Kon- trolle bei der Auftragserf(cid:252)llung beeintr(cid:228)chtigt werden. Von den 43 Auftr(cid:228)gen der Stichprobe, die dem GSF-Vergabebeirat vorge- legt wurden, waren 14, d. h. (cid:252)ber 32 %, in dieser Form abgewickelt worden. Interne Unterteilung eines Vertrags 80. Bei einem Vorgang im Rahmen der Stichprobe wurde fest- gestellt, da(cid:223) ein Vertrag lediglich aus dem Grund in zwei k(cid:252)nst- liche Phasen unterteilt wurde, um die Schwierigkeit zu umgehen, da(cid:223) die Verpflichtungserm(cid:228)chtigung zum Zeitpunkt der Unter- zeichnung nicht zur Deckung der rechtlichen Verpflichtung in voller H(cid:246)he ausreichte. Weitere Vergabemethoden Vollst(cid:228)ndige Weitervergabe eines Auftrags an Unterauftragnehmer 81. Die Pr(cid:252)fung ergab, da(cid:223) zwei Auftr(cid:228)ge f(cid:252)r die Lieferung von DV-Ger(cid:228)t von den Auftragnehmern vollst(cid:228)ndig an ein- und das- selbe Unternehmen weitervergeben wurden, das ein langj(cid:228)hriger, best(cid:228)ndiger Partner der GFS war und mit dem bereits rund 30 Vertr(cid:228)ge abgeschlossen worden waren. der vom Standpunkt 82. Sowohl Rechtm(cid:228)(cid:223)igkeit/ Ordnungsm(cid:228)(cid:223)igkeit als auch unter dem Gesichtspunkt einer wirt- schaftlichen Haushaltsf(cid:252)hrung ist eine vollst(cid:228)ndige Weitervergabe an Unterauftragnehmer zu beanstanden. In rechtlicher Hinsicht ist vor allem anzumerken, da(cid:223) die Richtlinien zum (cid:246)ffentlichen Auftragswesen nur eine teilweise Weitervergabe eines Auftrages an Unterauftragnehmer vorsehen. Wird der Auftrag vollst(cid:228)ndig weitervergeben, bedeutet dies ein Verschwinden des pers(cid:246)nlichen Elements in der vertraglichen Bindung, und der Auftragnehmer wird zu einem blo(cid:223)en Vermittler, dessen Vermittlungsleistung notwendigerweise eine Erh(cid:246)hung der vom Auftraggeber zu tra- genden Kosten nach sich zieht. Auftragsvergabe bei unzureichender Mitteldeckung 83. Aus den Ausschreibungsunterlagen eines Auftrags zur Errichtung des Europ(cid:228)ischen wissenschaftlich-technischen Obser- vatoriums (European Science and Technology Observatory, ESTO) geht hervor, da(cid:223) das vom Auftragnehmer f(cid:252)r das erste Jahr der Auftragsabwicklung unterbreitete Angebot sich nach den vom GFS-Vergabebeirat genehmigten Verhandlungen auf 1,6 Mio EUR belief. Da dieser Betrag die verf(cid:252)gbaren Haushaltsmittel (cid:252)berstieg, h(cid:228)tte die GFS die Ausschreibung f(cid:252)r ergebnislos erkl(cid:228)ren m(cid:252)ssen. Dessen ungeachtet wurde ein Vertrag im Wert von 993 560 EUR abgeschlossen. Einige Monate sp(cid:228)ter wurde ein Vertragszusatz unterzeichnet, der durch Mittel aus dem neuen Haushaltsjahr gedeckt war; auf diese Weise sollte gew(cid:228)hrleistet werden, da(cid:223) die Auftragskosten den GFS- Verantwortlichen festgesetzten Angebotspreis entsprachen (siehe Ziffer 85). dem in Verhandlung mit Kontrolle der Auftragserf(cid:252)llung Vertragsverwaltung 84. Die Pr(cid:252)fung ergab, da(cid:223) einige Anweisungsbefugte der GFS h(cid:228)ufig Vertr(cid:228)ge unterzeichneten, bevor die Unterschrift des Auf- tragnehmers vorlag. Diese Praxis birgt die Gefahr, da(cid:223) Leistungen schon vor der Unterzeichnung des Vertrags durch den Auftrag- nehmer, d. h. ohne jegliche rechtliche Absicherung erbracht wer- den, oder da(cid:223) die Vertragsbestimmungen im Nachhinein ge(cid:228)ndert werden k(cid:246)nnen. Der Hof stellte auch mehrfach fest, da(cid:223) Durch- f(cid:252)hrungsberichte (cid:252)bergeben wurden, noch bevor die entsprechen- den Vertr(cid:228)ge unterzeichnet waren. 85. Umgekehrt f(cid:252)hrten betr(cid:228)chtliche Verz(cid:246)gerungen bei der Lei- stungserbringung oder der (cid:220)bergabe der Berichte zu keinerlei Sanktionen, nicht einmal zu einer Anmahnung der Leistungser- bringung. Die Sorglosigkeit, mit der die GFS g(cid:252)nstige Vertragszu- s(cid:228)tze unterzeichnete, ist ein weiteres Zeichen f(cid:252)r Schw(cid:228)chen bei der Auftragsverwaltung. Neben dem im Zusammenhang mit der Personenbef(cid:246)rderung erw(cid:228)hnten Fall (siehe Ziffern 64-66) wurde festgestellt, da(cid:223) die GFS im Rahmen der Errichtung des Europ(cid:228)i- schen wissenschaftlich-technischen Observatoriums dem Auftrag- nehmer trotz unzureichender Erf(cid:252)llung seiner vertraglichen Pflich- ten neun Monate nach der Vertragsunterzeichnung eine globale Preiserh(cid:246)hung von mehr als 60 % zugebilligt hatte, obwohl die Mittel nur in (cid:228)u(cid:223)erst geringem Umfang verwendet worden waren: Zu diesem Zeitpunkt waren erst 230 005 EUR, d. h. 23 % der urspr(cid:252)nglichen Mittelans(cid:228)tze (siehe Ziffer 83), in Rechnung gestellt worden. Kontrolle der erbrachten Leistungen 86. In zahlreichen F(cid:228)llen hatten Verz(cid:246)gerungen bei der Auftrags- erf(cid:252)llung keine Mahnung seitens der GFS zur Folge. So ergab die Pr(cid:252)fung, da(cid:223) bei einem Auftrag zur Wartung von DV-Anlagen 18 Monate nach Vertragsablauf (die Vertragsdauer betrug 120 Tage) keine nachweisliche Leistung erbracht worden war. Nur eine ein- zige Rechnung mit Datum vom 20. M(cid:228)rz 1997 (cid:252)ber 30 % des Vertragsvolumens war ausgestellt und 15 Monate nach F(cid:228)lligkeit noch immer nicht bezahlt worden, ohne da(cid:223) in den Unterlagen der geringste Hinweis auf eine Reaktion des Anweisungsbefugten oder des Auftragnehmers zu finden gewesen w(cid:228)re. Abgesehen davon, da(cid:223) offensichtlich keinerlei Kontrolle stattfand, stellt sich die Frage, inwieweit der Bedarf, auf den sich dieser Vertrag bezog, tats(cid:228)chlich bestand und ob die in Rechnung gestellten Leistungen wirklich erbracht wurden. 87. In einem anderen Fall enthielten die Rechnungsangaben kei- nerlei Hinweis auf die Personen, die die Leistungen erbracht hat- ten, auf deren tats(cid:228)chliche Qualifikation, den Zeitpunkt, die Dauer oder zumindest die Art der durchgef(cid:252)hrten Arbeiten. Es war dem Anweisungsbefugten somit nicht m(cid:246)glich, die Richtigkeit der in Rechnung gestellten Betr(cid:228)ge zu (cid:252)berpr(cid:252)fen. Au(cid:223)erdem ergab die (cid:220)berpr(cid:252)fung, da(cid:223) die GFS irrt(cid:252)mlich einen Betrag f(cid:252)r diesen Auf- trag gezahlt hatte, der in Wirklichkeit einen Vorgang in Sizilien im Rahmen der Gemeinschaftsinitiative ENVIREG betraf. 21. 6. 2000 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften C 172/13 In einem weiteren Fall, in dem es um einen Vertrag mit einer 88. Laufzeit von 18 Monaten ging, war die Leistung sechs Monate nach Vertragsablauf noch immer nicht erbracht worden, ohne da(cid:223) die GFS ein Mahnschreiben verschickt h(cid:228)tte. Dar(cid:252)ber hinaus enthielten die Unterlagen keinerlei Beleg (cid:252)ber die get(cid:228)tigten Zah- lungen. 89. Aufgrund der zuweilen betr(cid:228)chtlichen Verz(cid:246)gerungen mu(cid:223) man an der Zweckm(cid:228)(cid:223)igkeit bestimmter Auftr(cid:228)ge zum Zeitpunkt ihrer Vergabe zweifeln. Ein Auftrag (cid:252)ber 2,58 Mio EUR verdeut- licht dies: Bei diesem im Januar 1997 vergebenen Auftrag zur Errichtung eines DV-Systems f(cid:252)r die Dokumentenverwaltung war 16 Monate nach Vertragsunterzeichnung lediglich eine Rechnung (cid:252)ber 25 628 EUR ausgestellt worden. SCHLUSSFOLGERUNGEN/EMPFEHLUNGEN 90. Ziel der Vorschriften bez(cid:252)glich der (cid:246)ffentlichen Auftragsver- gabe ist es, den gleichberechtigten Zugang aller Unternehmen zu (cid:246)ffentlichen Finanzmitteln sowie die Erbringung bestm(cid:246)glicher Leistungen zum g(cid:252)nstigsten Preis zu gew(cid:228)hrleisten. Wie die Pr(cid:252)- fung jedoch ergeben hat, wurde das zum Zeitpunkt der Pr(cid:252)fung geltende Verwaltungssystem der GFS diesem Ziel nicht gerecht. 91. Ursache hierf(cid:252)r ist zum einen die Unzul(cid:228)nglichkeit des Systems, das keine zuverl(cid:228)ssigen Informationen in zusammenge- fa(cid:223)ter Form zu liefern vermag, zum anderen die vorschrifts- widrige Verwendung getrennter Mittel, was die derzeitige Praxis der Auftragsunterteilung sowie die Anwendung fragw(cid:252)rdiger Ver- fahren beg(cid:252)nstigt. 92. Dar(cid:252)ber hinaus wirkte sich auch die GFS-spezifische Funktionsweise, insbesondere das Bestehen eines eigenen Verga- bebeirates und der R(cid:252)ckgriff auf (cid:132)Verwaltungsvereinbarungen(cid:147) zwischen Dienststellen der Kommission, negativ auf die Auftrags- verwaltung aus. 93. Nachdem die GFS sich des Ernstes der Situation bewu(cid:223)t geworden war, leitete sie Reformen ein. So hat sie insbesondere die Arbeit ihres Vergabebeirates ausgesetzt, ihr Organigramm neu gestaltet, eine interne Kontrolleinheit eingerichtet und eine phy- sische Bestandsaufnahme aller Gegenst(cid:228)nde vorgenommen. Diese Ma(cid:223)nahmen m(cid:252)ssen in ihrer Gesamtheit noch best(cid:228)tigt und aus- gebaut werden. Insbesondere mu(cid:223) die Aussetzung der Arbeit des GFS-Vergabebeirates zu seiner endg(cid:252)ltigen Abschaffung f(cid:252)hren, und die aktuelle physische Bestandsaufnahme darf kein einmali- ger Vorgang bleiben, sondern mu(cid:223) regelm(cid:228)(cid:223)ig durchgef(cid:252)hrt wer- den. Zudem m(cid:252)ssen diese Ma(cid:223)nahmen noch durch eine Verbes- serung des Verwaltungssystems sowie durch energische Schritte zur Verbesserung des Auftragsmanagements erg(cid:228)nzt werden. 94. Die GFS sollte eine zus(cid:228)tzliche Rechnungsf(cid:252)hrung f(cid:252)r die Projekte einrichten, mit der die Zuordnung eines Auftrages zu dem entsprechenden Projekt bzw. der entsprechenden Ma(cid:223)nahme m(cid:246)glich wird, und sie sollte eine vorausschauende Bedarfsplanung einf(cid:252)hren, um die Verwendung der verf(cid:252)gbaren Haushaltsmittel zu optimieren. 95. All diese Ma(cid:223)nahmen werden jedoch wirkungslos bleiben, wenn nicht in geeigneter Weise daf(cid:252)r gesorgt wird, da(cid:223) allen unzul(cid:228)ssigen, anfechtbaren oder zweifelhaften Verfahrensweisen, die im Verlauf dieser Pr(cid:252)fung festgestellt wurden, ein Ende gesetzt wird. Der Hof stellt abermals fest (9), da(cid:223) (cid:151) sofern Disziplinar- bzw. Rechtsverfahren eingeleitet werden m(cid:252)ssen (cid:151) die dauer- hafte L(cid:246)sung in der effektiven Geltendmachung der finanziellen Haftbarkeit der Anweisungsbefugten und der Rechnungsf(cid:252)hrer besteht, wie sie in Artikel 73 ff. der Haushaltsordnung fest- geschrieben ist. 96. Der Hof stellt hierzu fest, da(cid:223) die rechtsetzenden Organe der Gemeinschaft nach (cid:252)ber 20 Jahren des Bestehens der Haushalts- ordnung weder die Voraussetzungen, unter denen diese Haftbar- keit geltend gemacht werden kann, noch die finanziellen Sanktio- nen kodifiziert haben, die gegen Anweisungsbefugte oder Rechnungsf(cid:252)hrer ausgesprochen werden k(cid:246)nnen. Es sei darauf hingewiesen, da(cid:223) der von der Finanzkontrolle erteilte Sichtver- merk den Anweisungsbefugten nicht von seiner Haftbarkeit ent- bindet, falls dieser f(cid:228)lschlich die Erbringung einer Leistung oder die Richtigkeit einer verbuchten Ausgabe best(cid:228)tigt; gleiches gilt f(cid:252)r die Haftbarkeit des Rechnungsf(cid:252)hrers, falls dieser es vers(cid:228)umt, sich vor der Verbuchung eines Vorgangs von dessen Ordnungs- m(cid:228)(cid:223)igkeit zu (cid:252)berzeugen. Die Erteilung des Sichtvermerks des Finanzkontrolleurs begr(cid:252)ndet lediglich die Verantwortung des letztgenannten. Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 6. und 7. April 2000 in Luxemburg ange- nommen. F(cid:252)r den Rechnungshof Jan O. KARLSSON Pr(cid:228)sident C 172/14 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften 21. 6. 2000 FUSSNOTEN (1) Siehe Sonderbericht (cid:132)Erneuerbare Energietr(cid:228)ger(cid:147) Nr. 17/98 vom 20. 11. 1998 (ABl. C 356), Sonderbericht (cid:132)FAIR(cid:147) Nr. 9/99, (ABl. C 92 vom 30. 3. 2000) und Jahresbericht zum Haushaltsjahr 1996, insbe- sondere Punkt 10. 6: (cid:132)Beteiligung kleiner und mittlerer Unternehmen an Forschungs-, technologischen Entwicklungs- und Demonstrations- programmen(cid:147) (ABl. C 348 vom 18. 11. 1997). (2) ABl. L 361 vom 30. 12. 1994, S. 114 und S. 132. (3) ABl. L 209 vom 24. 7. 1992, S. 1, ABl. L 199 vom 9. 8. 1993, S. 1 und S. 54 und ABl. L 328 vom 28. 11. 1997, S. 1. (4) SIBECA: Automatisiertes Informationssystem f(cid:252)r die Haushalts- und Rechnungsf(cid:252)hrung. (5) SINCOM II: Informationssystem f(cid:252)r die Rechnungsf(cid:252)hrung. (6) Das Verwaltungssystem der GFS unterscheidet sich rechtlich in viel- facher Weise von den (cid:252)blichen Verwaltungssystemen: In finanzrechtlicher und buchm(cid:228)(cid:223)iger Hinsicht: a) Die Verwaltungsausgaben sind integraler Bestandteil der in Kapitel B6 eingesetzten operationellen Mittel und werden nicht durch Teil A des Haushaltsplans gedeckt. b) Die Mittel f(cid:252)r ihre wettbewerbsorientierten T(cid:228)tigkeiten werden der GFS zugewiesen. Diese Zweckbindung stellt eine Ausnahme vom Grundsatz der Universalit(cid:228)t des Haushalts dar, demzufolge alle Einnahmen und Ausgaben ohne vorhergehende Verrechnung in den Haushaltsplan eingesetzt werden m(cid:252)ssen. c) Gem(cid:228)(cid:223) den internen Bestimmungen zur Ausf(cid:252)hrung des Haus- haltsplans verf(cid:252)gt die GFS (cid:252)ber eine Kostenrechnung, die eine Ver- teilung der Betriebskosten zwischen den einzelnen Instituten/ Direktionen erm(cid:246)glicht; sowie (cid:252)ber Zahlstellen. d) Die GFS kann einen Teil ihrer Mittel in die Reserve einsetzen, um sie als Beitrag zu den Aktionen auf Kostenteilungsbasis zu verwen- den. In verwaltungstechnischer Hinsicht: a) Es ist (cid:228)u(cid:223)erst ungew(cid:246)hnlich, da(cid:223) eine GD der Kommission (cid:252)ber eine Einrichtung wie den Verwaltungsrat im Falle der GFS verf(cid:252)gt, der zudem auch nicht der Institution angeh(cid:246)rende Vertreter umfa(cid:223)t. b) Es sei auch darauf hingewiesen, da(cid:223) der Generaldirektor der GFS der Kommission keinen Vorschlag f(cid:252)r eine Entscheidung unter- breiten kann, zu dem nicht der Verwaltungsrat zuvor eine Stel- lungnahme abgegeben hat. In rechtlicher Hinsicht: a) Im Rahmen ihrer wettbewerbsorientierten T(cid:228)tigkeiten mu(cid:223) die GFS bei der Vergabe von Auftr(cid:228)gen, die von anderen General- direktionen der Kommission verwaltet werden, mit Dritten in Wettbewerb treten. Da es rechtlich nicht m(cid:246)glich ist, einen Vertrag mit sich selbst abzuschlie(cid:223)en, umgeht die Kommission diese Schwierigkeit (cid:132)Verwaltungs- den Abschlu(cid:223) vereinbarungen(cid:147) zwischen den beiden administrativen Gef(cid:252)gen. b) Diese Vorgehensweise steht aus rechtlicher Sicht jedoch (cid:132)auf t(cid:246)ner- nen F(cid:252)(cid:223)en(cid:147). Zweifellos war dies der Ausl(cid:246)ser f(cid:252)r die (cid:220)berlegungen des Verwaltungsrates, welche Vorteile mit einer eigenen, von der Gemeinschaft abgekoppelten Rechtspers(cid:246)nlichkeit der GFS ver- bunden w(cid:228)ren. durch von (7) Siehe beigef(cid:252)gtes Organigramm. (8) Siehe insbesondere: (cid:151) Urteil Kommission/Italien vom 10. M(cid:228)rz 1987, Rechtssache 199/ 85, Slg. 1039, Entscheidungsgr(cid:252)nde 12 und 14 (Ausschlie(cid:223)lich- keitsrecht); (cid:151) Urteil Kommission/Spanien vom 11. November 1993, Rechtssache 71/92, Slg. I(cid:150)5923, Entscheidungsgr(cid:252)nde 36 und 37; best(cid:228)tigt durch das Arzneimittel-Urteil vom 3. Mai 1994, Rechtssache 328/ 92, Slg. I(cid:150)1569, Entscheidungsgr(cid:252)nde 14 bis 16; (cid:151) Urteil Universidad Complutense de Madrid vom 18. M(cid:228)rz 1992, Rechtssache 24/91, Slg. I(cid:150)1989. (9) Siehe hierzu die Stellungnahme Nr. 4/97 zum Vorschlag f(cid:252)r eine Ver- ordnung (Euratom, EGKS, EG) des Rates zur ˜nderung der Haushalts- ordnung vom 21. Dezember 1977 f(cid:252)r den Gesamthaushaltsplan der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften (ABl. C 57 vom 23. 2. 1998), insbeson- dere Ziffer 5. 20. 21. 6. 2000 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften C 172/15 ORGANISATIONSSCHEMA (cid:151) VERTEILUNG DER INSTITUTE NACH STANDORTEN ANHANG GFS(cid:13) Gemeinsame Forschungsstelle Generaldirektion(cid:13) Brüssel IRMM(cid:13) Institut für(cid:13) Referenzmaterialen(cid:13) und -messungen(cid:13) Geel (B) ITU(cid:13) Institut für(cid:13) Transurane(cid:13) Karlsruhe (D) IAM(cid:13) Institut für(cid:13) Fortgeschrittene(cid:13) Werkstoffe(cid:13) Petten (NL) ISPRA (I) IPTS(cid:13) Institut für(cid:13) Technologische(cid:13) Zukunftsforschung(cid:13) Seville (E) ISIS(cid:13) Institut für Systeme,(cid:13) Informatik und(cid:13) Sicherheit EI(cid:13) Umweltinstitut SAI(cid:13) Institut für(cid:13) Raumfahrt-(cid:13) anwendungen IHCP(cid:13) Institut für(cid:13) Gesundheit und(cid:13) Verbraucherschutz C 172/16 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften 21. 6. 2000 ANTWORTEN DER KOMMISSION Die vorl(cid:228)ufigen Bemerkungen des Hofes zum Sonderbericht (cid:252)ber die von der GFS vergebenen (cid:246)ffentlichen Auftr(cid:228)ge sind das Ergeb- nis von im Laufe des Jahres 1998 durchgef(cid:252)hrten Kontrollen. Die gepr(cid:252)ften Vorg(cid:228)nge erstrecken sich (cid:252)ber die Jahre 1995-1998. Die GFS hat seither sowohl in bezug auf ihre Aufgaben und ihre Stra- tegie als auch in bezug auf ihre Methoden und ihre Organisation eine bedeutende Neuausrichtung erfahren. Der Hof konnte dies bereits in den Sitzungen feststellen, die im Anschlu(cid:223) an die Kon- trollen stattgefunden haben, und zum Teil schl(cid:228)gt sich dies auch schon in seinen Bemerkungen nieder. W(cid:228)hrend des gesamten Kontrollverfahrens des Hofes im Rahmen dieses Dossiers hat die GFS konstruktiv auf die Empfehlungen des Hofes reagiert. Ohne den Schlu(cid:223)bericht abzuwarten, wurden die Organisation und die Verfahren angepa(cid:223)t und verbessert. Hier einige Beispiele: (cid:151) endg(cid:252)ltige Abschaffung des Vergabebeirats der GFS; (cid:151) (cid:220)bermittlung der Vertr(cid:228)ge zun(cid:228)chst an die Auftragnehmer, bevor sie von der Kommission unterzeichnet werden; (cid:151) Verbesserung der Vertragsdatenbank; (cid:151) Bekanntmachung (cid:246)ffentlicher Ausschreibungen im Transport- bereich in Ispra; (cid:151) Verringerung der Zahl der Projekte im Arbeitsprogramm von 700 auf 100 und Schaffung eines Systems zur (cid:220)berwachung und Bewertung dieser Projekte in enger Zusammenarbeit mit den GDs, denen diese Projekte zugute kommen; (cid:151) Verst(cid:228)rkung der Kontrollsysteme durch Einrichtung von Finanzstellen in den Instituten (MSU) und Einf(cid:252)hrung eines Gegenzeichnungssystems; (cid:151) Dokumentation der Verwaltungsverfahren und Einrichtung einer Intranetsite zu diesen Verfahren. Kommissionsdienststellen durchgef(cid:252)hrten T(cid:228)tigkeiten anwendbar sind; dazu geh(cid:246)rt auch der R(cid:252)ckgriff auf die freih(cid:228)ndige Vergabe in ordnungsgem(cid:228)(cid:223) begr(cid:252)ndeten F(cid:228)llen. 10. Die Kommission r(cid:228)umt ein, da(cid:223) in manchen F(cid:228)llen bei der Anwendung der Wettbewerbsregeln und der Kontrolle der erbrach- ten Leistungen M(cid:228)ngel in bezug auf eine vorausschauende Bedarfs- planung zu verzeichnen waren. 11. Die GFS h(cid:228)lt die Vorschriften der Haushaltsordnung und die diesbez(cid:252)glichen Durchf(cid:252)hrungsbestimmungen ein. Keine Bestim- mung schreibt verbindlich vor, da(cid:223) die Zusammensetzung der Aussch(cid:252)sse, die die Auftr(cid:228)ge vorbereiten, festzulegen ist. Bei gr(cid:246)- (cid:223)eren Auftr(cid:228)gen wird die GFS jedoch die Verfahren zur Auftrags- vorbereitung f(cid:246)rmlicher festschreiben. 12. Die Dienststellen der GFS wenden Artikel 59 Absatz a) (vor- mals Artikel 58 Absatz a)) der Haushaltsordnung bis zu der in den Durchf(cid:252)hrungsbestimmungen zur HO (Artikel 106, vormals Artikel 126) vorgesehenen Schwelle sowie die Richtlinien (cid:252)ber die (cid:246)ffentlichen Auftr(cid:228)ge an. 13. Die Kommission ist der Ansicht, da(cid:223) die GFS die getrennten Mittel ordnungsgem(cid:228)(cid:223) verwaltet (siehe die Antworten zu den Zif- fern 76-80). 14. Es trifft zwar zu, da(cid:223) die Begr(cid:252)ndetheit der Nichtbefassung des GFS-Vergabebeirats in manchen F(cid:228)llen in den Unterlagen nicht bescheinigt wird, doch h(cid:228)lt die Kommission die Nichtbefassung in den meisten der vom Hof gepr(cid:252)ften F(cid:228)lle f(cid:252)r gerechtfertigt. Auf die detaillierten Bemerkungen des Hofes in dem Bezugs- dokument kann die Kommission folgende Antworten erteilen: 15. Das vom Hof angesprochene Problem im Zusammenhang mit Dienstleistungsvertr(cid:228)gen war der GFS bekannt und wurde im Zeitpunkt der Kontrolle behoben. ZUSAMMENFASSUNG DER WICHTIGSTEN BEMERKUNGEN 16. Die Kommission wird daf(cid:252)r Sorge tragen, da(cid:223) dieses Pro- blem k(cid:252)nftig vermieden wird. 8. Im Anschlu(cid:223) an die Kontrolle und die Empfehlungen des Hofes wurden die Verwaltungssysteme und Verfahren der GFS angepa(cid:223)t. Das derzeit bei der GFS bestehende Verwaltungssystem erm(cid:246)glicht nunmehr die Erstellung von Informationen, die einen genauen und vollst(cid:228)ndigen (cid:220)berblick (cid:252)ber die vergebenen Auf- tr(cid:228)ge vermitteln. Die vorhandenen DV-Instrumente erm(cid:246)glichen nun die Zuordnung einer Beschaffung zu dem Projekt, auf das sie sich bezieht. 17. Die GFS hat verbesserte (cid:220)berwachungssysteme eingef(cid:252)hrt. Auf festgestellte Unregelm(cid:228)(cid:223)igkeiten hat sie auch mit angemesse- nen Ma(cid:223)nahmen, einschlie(cid:223)lich Disziplinarstrafen, reagiert. VERWALTUNGSSYSTEM DER GFS 9. Der Vergabebeirat der GFS wurde endg(cid:252)ltig abgeschafft. Die Kommission teilt den Standpunkt des Hofes, da(cid:223) die Bestimmun- gen von Titel IV der Haushaltsordnung (cid:252)ber die Vergabe (cid:246)ffentli- cher Auftr(cid:228)ge auf die von der GFS f(cid:252)r Rechnung anderer 19. Die Kommission r(cid:228)umt ein, da(cid:223) die GFS in der Vergangen- heit Schwierigkeiten hatte, die Sachzw(cid:228)nge zu (cid:252)berwinden und die Schwachstellen in den Verwaltungssystemen aufzuzeigen. In der j(cid:252)ngsten Vergangenheit konnte sie die Schwachstellen jedoch eindeutig ermitteln und die Systeme verbessern. 21. 6. 2000 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften C 172/17 Besonderheiten der Funktionsweise 21. c) Die Kommission teilt den Standpunkt des Hofes in bezug auf den GFS-Vergabebeirat; sie hat daher am 22. Juli 1999 beschlos- sen, diese Einrichtung abzuschaffen. Die Arbeitsweise des GFS- Vergabebeirats war im (cid:252)brigen bereits durch Beschlu(cid:223) der Kom- mission vom 3. September 1998 ausgesetzt worden. Dezentrale Verwaltung 22. Nach Ansicht der Kommission erfordern der geographische Standort und die wissenschaftliche Spezialisierung der verschie- denen Sektoren der GFS eine dezentrale Organisation und Ver- waltung; dazu geh(cid:246)rt auch eine weitgehende Weiter(cid:252)bertragung von Befugnissen an die Verantwortlichen in den einzelnen Sek- toren in Verbindung mit einem Gegenzeichnungssystem. 23. Im Hinblick auf eine gr(cid:246)(cid:223)ere Koh(cid:228)renz und Ordnungs- m(cid:228)(cid:223)igkeit der administrativen und vertraglichen Transaktionen bei der GFS wurde eine Verwaltungsdirektion geschaffen. 24. Die j(cid:228)hrlichen 50 000 Transaktionen der GFS machen nur 0,3 % des Gesamthaushalts der Kommission, aber 8 % der Gesamt- zahl der Transaktionen der Kommission aus. Dank der dezentra- len Struktur kann die Arbeit auf 80 bevollm(cid:228)chtige Aweisungs- befugte und etwa 60 Mittelbewirtschafter verteilt werden. Verwaltungsinstrumente und -verfahren Instrumente Jahresarbeitsprogramme 25. Bei der Ausarbeitung des F(cid:252)nften Rahmenprogramms hat die GFS die Projektverwaltung drastisch neugestaltet. Die Zahl der Projekte wurde von rund 700 auf 100 verringert. Diese 100 Pro- jekte haben alle klare, zeitlich gestaffelte Ziele, die in enger Zusam- menarbeit mit den Kommissionsdienststellen festgelegt wurden, die deren Hauptbeg(cid:252)nstigte sind. Konsultation Das Mehrjahres-Arbeitsprogramm folgt demselben Konzept. Es wurde im (cid:252)brigen von der Kommission nach einer dienststellen- aller (cid:252)bergreifenden Kommissionsdienststellen genehmigt. F(cid:252)r die Kommissions- dienststellen, zu denen die GFS intensive Arbeitsbeziehungen unterh(cid:228)lt, sind die Methoden der Zusammenarbeit, die Schnittst- ellen, die zu leistenden Dienste und die Qualit(cid:228)t der Dienstlei- stung in einem von beiden Seiten unterzeichneten Dokument ((cid:132)Memorandum of Understanding(cid:147)) f(cid:246)rmlich festgeschrieben. unter Hinzuziehung 28. Die GFS hat als erste GD der Kommission Sincom II ange- wandt; als Pilot-GD hatte sie die mit jedem neuen DV-Produkt ver- bundenen Anlaufschwierigkeiten. Sincom II gliedert sich in drei Module, die f(cid:252)r die (cid:220)berwachung der Vorg(cid:228)nge der Mittelbewirt- schafter und der Anweisungsbefugten, die (cid:220)berwachung der Sicht- vermerke des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsf(cid:252)hrers sowie die Erstellung von Statistiken und Berichten bestimmt sind. Dieses dritte Modul wurde sp(cid:228)ter (Ende 1999) als die beiden erst- genannten installiert, da zun(cid:228)chst die Funktionsweise der opera- tiven Systeme sichergestellt werden mu(cid:223)te. Kostenrechnung 29. Die GFS verf(cid:252)gt (cid:252)ber eine Kostenrechnung und ist in dieser Hinsicht ein Wegbereiter bei der Kommission. Das System erm(cid:246)g- licht eine intensive (cid:220)berwachung der Kosten und Leistungen. Besondere Bem(cid:252)hungen gelten der fortlaufenden Verbesserung dieses Instruments, um die Planung, Bewertung und (cid:220)berwa- chung der Projekte und des Programms noch transparenter und effizienter zu gestalten. 30. Mit der (cid:220)bersicht (cid:252)ber die Entsprechungen soll eine Verbin- dung zwischen dem Personal und den Realisierungsm(cid:246)glichkeiten einerseits und den verschiedenen Ma(cid:223)nahmen (bei den Haushalts- linien) andererseits hergestellt werden, damit deren Gesamtkosten ermittelt werden k(cid:246)nnen. Best andsbuchf(cid:252)hr ung 31. Karlsruhe hat nun Zugriff auf die neue Version der Sysbien- Software, die f(cid:252)r die Kommission ausgelegt ist. Bei dieser neuen Version k(cid:246)nnen die Daten nach Art des Gegenstands zusammen- gefa(cid:223)t werden. Eine Aktualisierung des Bestandsverzeichnisses ist im Gang; sie wird im Juni 2000 abgeschlossen. Vertragsdatenbank 32. Die Vertragsdatenbank der GFS ist ein Beispiel f(cid:252)r bew(cid:228)hrte Praktiken bei der Kommission. Das System hat sich seit der Kon- trolle durch den Hof wesentlich weiter entwickelt. Es verf(cid:252)gt ins- besondere (cid:252)ber eine bidirektionale Schnittstelle mit dem Sincom II-System, die es erm(cid:246)glicht, Mittelbindungen Vertr(cid:228)gen zuzuord- nen und denselben Fichier Tiers (Datei (cid:132)Zahlungsempf(cid:228)nger(cid:147)) zu verwenden. Rahmenvertr(cid:228)ge 33. Die Rahmenvertr(cid:228)ge stellen keine Kaufverpflichtung dar, sondern gestatten es, gr(cid:246)(cid:223)enbedingte Kosteneinsparungen zu erzielen. Rechnungsf(cid:252)hrungssysteme Rechnun gsf(cid:252) hr un g (cid:252)ber die Haushalt s vo r g(cid:228)nge 27. Die GFS hat Ende 1997 das Sincom II-System installiert, um sich in das gemeinsame System der Kommission zu integrieren. 34. Die Dokumentation (cid:252)ber die Verwaltungsverfahren der GFS wird zur Zeit auf den neuesten Stand gebracht, insbesondere im Rahmen des Total-Quality-Management-(TQM)-Konzepts. Die Informationen werden k(cid:252)nftig auch im Intranet der GFS verf(cid:252)g- bar sein. Verfahren C 172/18 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften 21. 6. 2000 35. Was die einzelnen Phasen der Auftragsvergabe anbelangt, so h(cid:228)lt die GFS die Vorschriften der Haushaltsordnung und ihre Durchf(cid:252)hrungsbestimmungen, insbesondere die Vorschriften f(cid:252)r die Er(cid:246)ffnung der Angebote durch einen zu diesem Zweck einge- setzten Ausschu(cid:223), ein. Bei gr(cid:246)(cid:223)eren Auftr(cid:228)gen wird die GFS aller- dings die Verfahren zur Auftragsvorbereitung f(cid:246)rmlicher fest- schreiben. Schwachstellen des Verwaltungssystems Auswirkungen der speziellen Funktionsweise GFS-Vergabebeirat Dienstleistungen f(cid:252)r andere GD der Kommission 40. Die Kommission betont, da(cid:223) es in bezug auf die Modalit(cid:228)ten der Vergabe von Dienstleistungen/Arbeiten durch eine andere Kommissionsdienststelle an die GFS keine Rechtsvorschriften gibt, wonach die Kommissionsdienststellen bei der Vergabe bestimmter Aufgaben (Arbeiten oder Dienstleistungen) an die GFS Ausschrei- bungen oder sonstige Verfahren f(cid:252)r die Vergabe (cid:246)ffentlicher Auf- tr(cid:228)ge durchzuf(cid:252)hren haben. 41. Die Kommission teilt den Standpunkt des Hofes, da(cid:223) die Bestimmungen von Titel IV der Haushaltsordnung (cid:252)ber die Ver- gabe (cid:246)ffentlicher Auftr(cid:228)ge auf die von der GFS f(cid:252)r Rechnung anderer Kommissionsdienststellen durchgef(cid:252)hrten T(cid:228)tigkeiten anwendbar sind; dies schlie(cid:223)t den R(cid:252)ckgriff auf die freih(cid:228)ndige Vergabe in ordnungsgem(cid:228)(cid:223) begr(cid:252)ndeten F(cid:228)llen mit ein. 36-37. Am 1. Oktober 1998 wurde die T(cid:228)tigkeit des GFS- Vergabebeirats durch einen Beschlu(cid:223) der Kommission auf der Grundlage folgender Erw(cid:228)gungen ausgesetzt: 42. Siehe Antwort zu Ziffer 40. (cid:151) Es k(cid:246)nnten betr(cid:228)chtliche Einsparungen erzielt werden, wenn alle (cid:246)ffentlichen Auftr(cid:228)ge von einem einzigen Vergabebeirat bearbeitet werden. (cid:151) Mit der Pr(cid:252)fung der GFS-Auftr(cid:228)ge durch den allgemein zust(cid:228)n- digen Vergabebeirat k(cid:246)nnte dem Grundsatz der Trennung der Funktion eines Mitglieds des Vergabebeirats und der Funktion des Anweisungsbefugten besser Rechnung getragen werden. (cid:151) Die Bearbeitungszeiten w(cid:252)rden sich f(cid:252)r die Anweisungs- befugten der GFS betr(cid:228)chtlich verk(cid:252)rzen, da j(cid:228)hrlich mehr Sit- zungen des allgemein zust(cid:228)ndigen Vergabebeirats stattfinden. (cid:151) Wenn f(cid:252)r alle Kommissionsdienststellen nur ein Vergabebeirat zust(cid:228)ndig ist, d(cid:252)rfte sich die Transparenz der Verwaltung erh(cid:246)hen. Auf diesen Aussetzungsbeschlu(cid:223) folgte am 22. Juli 1999 ein Beschlu(cid:223), mit dem die Abschaffung des GFS-Vergabebeirats best(cid:228)- tigt wurde. Dezentralisierungsproblematik 38. Was die einzelnen Phasen der Auftragsvergabe anbelangt, so h(cid:228)lt die GFS die Vorschriften der Haushaltsordnung und ihre Durchf(cid:252)hrungsbestimmungen ein. Wie bereits unter Ziffer 35 geantwortet wurde, wird die GFS bei gr(cid:246)(cid:223)eren Auftr(cid:228)gen die Ver- fahren zur Auftragsvorbereitung f(cid:246)rmlicher festschreiben; sie unterstreicht die Zahl kleinerer Auftr(cid:228)ge. 39. Die mit der Durchf(cid:252)hrung von Forschungst(cid:228)tigkeiten ver- bundenen Sachzw(cid:228)nge sind der Grund f(cid:252)r die meisten Reisen der Direktoren. Die (cid:220)bertragung von Befugnissen seitens der GFS- Direktoren auf die ihnen unterstellten Mitarbeiter ist nunmehr strukturiert und dokumentiert. Diese Befugnis(cid:252)bertragungen bestimmen den Spielraum, den jeder hat, ohne da(cid:223) es zu einer systematischen Kontrolle seitens seines Dienstvorgesetzten kommt, wobei jedoch gleichzeitig ein Gegenzeichnungssystem besteht. Qualit(cid:228)t des Informationssystems Erstellung von Daten 43. Die Kommission teilt den Standpunkt des Hofes, da(cid:223) ein Planungs-, (cid:220)berwachungs- und Bewertungssystem, das das Jahres- programm der GFS, den Mittelverbrauch, die Leistungen des Per- sonals und die Beschaffungen erfa(cid:223)t, wichtig ist. Die Grund- elemente der Systeme sind bereits geschaffen, wobei insbesondere die Empfehlungen des Hofes einbezogen wurden. Es bedarf noch zus(cid:228)tzlicher Bem(cid:252)hungen in dieser Richtung, und diese Bem(cid:252)- hungen geh(cid:246)ren zu den Priorit(cid:228)ten f(cid:252)r das laufende Jahr. 44. Die Kommission hat das technische Verfahren f(cid:252)r den Ein- satz des Sincom II-Systems in der Weise ermittelt und angewandt, da(cid:223) die Mittelbindungen ihren Auftr(cid:228)gen zugeordnet sind. 45. Der Fichier Tiers von Sincom II, auf den sich der Hof bezieht, wurde im September 1998 in Betrieb genommen. Dieselbe Datei wird vom Vertragsdatensystem der GFS benutzt. 46. Es trifft zu, da(cid:223) aufgrund der unterschiedlichen Konzeption der beiden Systeme Sibeca und Sincom II eine vollst(cid:228)ndige (cid:220)ber- tragung aller Informationen nicht m(cid:246)glich war. 47. Das Vertragsdatensystem gestattet es nunmehr, die Nummer des Projekts zu erfassen, auf das sich eine Beschaffung bezieht. Dieses Feld wird in K(cid:252)rze verbindlich vorgeschrieben, sobald die einzelnen Projekte kodifiziert sind. 48. 1998 wurde f(cid:252)r alle Standorte eine vollst(cid:228)ndige Bestands- aufnahme eingeleitet. F(cid:252)r Ispra ist sie bereits abgeschlossen, f(cid:252)r die (cid:252)brigen Standorte wird sie im September 2000 abgeschlossen. 21. 6. 2000 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften C 172/19 49. Es trifft zwar zu, da(cid:223) gegen(cid:252)ber der k(cid:246)rperlichen Bestands- aufnahme eine Differenz von 14 % besteht, doch ist darauf hin- zuweisen, da(cid:223) im Falle von Ispra die Abweichung in bezug auf den Verkaufswert beim Gesamtbestand zum 31. Dezember 1999 3 % betrug. Die Vertragsdatenbank 50. Die Vertragsdatenbank wurde in bezug auf ihre Benutzer- freundlichkeit und Vollst(cid:228)ndigkeit erheblich verbessert. Die Direk- toren der GFS haben im (cid:252)brigen im Juli 1999 beschlossen, die Verwendung dieses Systems verbindlich vorzuschreiben. Die prak- tische Umsetzung dieses Beschlusses ist in den Instituten in Petten, Geel und Karlsruhe im Gang; sie erfolgt (cid:252)ber eine Schnittstelle mit dem lokalen System. Erfassung der Auftragsscheine f(cid:252)r Rahmenvertr(cid:228)ge 51. Seit Anfang 2000 ist es m(cid:246)glich, die Auftragsscheine f(cid:252)r Rahmenvertr(cid:228)ge (cid:252)ber eine Schnittstelle zwischen der Vertrags- datenbank und dem Sincom II-System zu erfassen. Die Erfassung der (cid:252)brigen Auftragsscheine im Vertragsdatensystem ist inzwi- schen durch Vermerk des Generaldirektors vom Februar 2000 verbindlich vorgeschrieben worden. Das Vertragsdatensystem erm(cid:246)glicht es nun auch, die Nummer des Projekts zu erfassen, auf das sich eine Beschaffung bezieht. Dieses Feld wird in K(cid:252)rze ver- bindlich vorgeschrieben, sobald die einzelnen Projekte kodifiziert sind. AUFTRAGSMANAGEMENT 52. Die GFS ist sich der Feststellungen des Hofes bewu(cid:223)t und hat proaktiv reagiert, um die M(cid:228)ngel durch (cid:228)u(cid:223)erst rigorose Ma(cid:223)nah- men zu beheben. Als Reaktion auf zweifelhafte, ja vorschrifts- widrige Praktiken hatte die GFS schon, bevor sich der Hof ein- schaltete, Verwaltungsuntersuchungen und Disziplinarverfahren eingeleitet. In diesem Rahmen wurden gegen vier Bedienstete Stra- fen verh(cid:228)ngt. Auftragsvorbereitung Bedarfsermittlung 53. Die Planung des spezifischen Bedarfs f(cid:252)r wissenschaftliche Projekte erfolgt auf Ebene der Projektleiter. Der allgemeine Bedarf wird horizontal geplant (f(cid:252)r die einzelnen Institute, f(cid:252)r die Forschungsanstalt Ispra oder f(cid:252)r die Gesamtheit). Nach M(cid:246)glich- keit werden kostspielige Ausr(cid:252)stungen nach wissenschaftlichen Themen gemeinsam genutzt. Unl(cid:228)ngst wurden f(cid:252)r die gesamte GFS Ausschreibungen f(cid:252)r DV-Dienstleistungen und -Ger(cid:228)te durchgef(cid:252)hrt. 54. Der Bedarf wird im wesentlichen von den Projektleitern ermittelt, die ihren Referatsleiter hiervon in Kenntnis setzen. Bei jedem Institut h(cid:228)lt der Direktor regelm(cid:228)(cid:223)ig Verwaltungssitzungen mit allen seinen Referatsleitern ab. In diesen Sitzungen werden Fragen im Zusammenhang mit den Investitionen zur Sprache gebracht. 55. F(cid:252)r manche Auftr(cid:228)ge ist keine f(cid:246)rmliche Leistungs- beschreibung erforderlich, z. B. wenn es sich um eine einzelne Dienstleistung oder Ausr(cid:252)stung handelt. Auch ist es nichts Unge- w(cid:246)hnliches, da(cid:223) die GFS im Rahmen ihrer Forschungst(cid:228)tigkeit Vorschl(cid:228)ge f(cid:252)r innovative Produkte oder Forschungsergebnisse erh(cid:228)lt, die sie erwerben m(cid:246)chte, um auf ihrem Gebiet an der Spitze des Fortschritts zu bleiben. Der erste vom Hof erw(cid:228)hnte Fall beruht auf einer 1988 durchge- f(cid:252)hrten Ausschreibung. Der Auftragnehmer verf(cid:252)gt (cid:252)ber einma- lige Technologien und Fachkenntnisse, die f(cid:252)r das Projekt erfor- derlich sind, und dies war im Zeitpunkt der Verl(cid:228)ngerung der Zusammenarbeit stets der Fall. Im zweiten Fall ist die GFS von einem schweizerischen Telematiknetz zum Telematiknetz der europ(cid:228)ischen Forschung (cid:252)bergegangen, das damals einmalig war und aus diesem Grund von anderen Kommissionsdienststellen ausgew(cid:228)hlt worden war. 56. Die einschl(cid:228)gigen Regeln wurden den Dienststellen mit Ver- merk des Generaldirektors der GFS bereits am 3. M(cid:228)rz 1998 in Erinnerung gebracht. 57. Die fragliche Laborausr(cid:252)stung ist eine hydraulische Presse (Wert 260 000 EUR), die im Rahmen der beim Institut f(cid:252)r Trans- urane anstehenden Errichtung des Labors f(cid:252)r niedrige Aktinide angeschafft wurde. Es handelt sich um eine Gesamtinvestition in H(cid:246)he von 2,5 Mio. EUR, die in Zusammenarbeit mit Drittland- spartnern get(cid:228)tigt wird. Aufgrund einer politischen Entscheidung eines der Projektpartner (im vorliegenden Fall eines gro(cid:223)en kern- technischen Labors eines Mitgliedstaats) wurden s(cid:228)mtliche Ope- rationen bis zu einer Kl(cid:228)rung der Situation, die inzwischen erfolgt ist, ausgesetzt. Die Ausgabe wurde somit nicht absichtlich vorzei- tig get(cid:228)tigt. Qualit(cid:228)t der Lastenhefte und der technischen Anh(cid:228)nge 58-60. Die Kommission weist den Hof darauf hin, da(cid:223) bereits eine sp(cid:252)rbare Verbesserung der technischen Anh(cid:228)nge erzielt wurde. Die GFS wird jedoch im Rahmen des Ausbaus ihres ver- st(cid:228)rkten dezentralen Verwaltungssystems daf(cid:252)r Sorge tragen, da(cid:223) diese Anstrengungen weiterhin in die richtige Richtung zielen. Klassifizierung der Auftr(cid:228)ge Klassifizierung und finanzielle Gr(cid:246)(cid:223)enordnung wissenschaftlicher Auf- tr(cid:228)ge 62. Die Kommission h(cid:228)lt es in den vom Hof angef(cid:252)hrten F(cid:228)llen f(cid:252)r normal, da(cid:223) in den Stichproben des Hofes Vertr(cid:228)ge sind, deren Betrag den Schwellenwerten nahekommt. Die GFS verf(cid:252)gt nun auch (cid:252)ber ein Gegenzeichnungssystem, wodurch eine verst(cid:228)rkte Kontrolle m(cid:246)glich ist. C 172/20 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften 21. 6. 2000 Verwendung von Dienstleistungsauftr(cid:228)gen M(cid:246)gliches Bestehen unzul(cid:228)ssiger Absprachen 63-64. Die Kommission weist darauf hin, da(cid:223) die GFS in den F(cid:228)llen, in denen sie Dienstleistungsvertr(cid:228)ge vergeben hatte, hinter denen sich in Wirklichkeit Besch(cid:228)ftigungsverh(cid:228)ltnisse verbargen, im Zeitpunkt der Kontrolle durch den Hof bereits mit der Berei- nigung der Situation begonnen hatte. Die regelwidrige Situation war zum Teil durch ein Ungleichgewicht innerhalb des Stellen- plans der GFS entstanden. Die GFS verf(cid:252)gt (cid:252)ber einen von der (cid:252)brigen Kommission getrennten Stellenplan. Darin waren die B- und C-Stellen gegen(cid:252)ber den A-Stellen (cid:252)berrepr(cid:228)sentiert. Erst 1998 wurde dieses Ungleichgewicht durch eine Erh(cid:246)hung der Zahl der A-Stellen und eine entsprechende Verringerung der B- und C-Stellen berichtigt. 75. Die Kommission weist darauf hin, da(cid:223) Unregelm(cid:228)(cid:223)igkeiten bei der Vergabe von Auftr(cid:228)gen, insbesondere m(cid:246)gliche unzul(cid:228)s- sige Absprachen, bereits von der GFS festgestellt worden waren entsprechende Verwaltungs- und da(cid:223) die GFS bereits untersuchungen durchgef(cid:252)hrt hatte. In der Folge wurden gegen die vier betroffenen Bediensteten Disziplinarstrafen verh(cid:228)ngt. Die Dossiers waren OLAF bereits Anfang 1998 (cid:252)bermittelt worden. Einige Untersuchungen sind noch im Gang; an sie werden sich gegebenenfalls weitere Disziplinar-, ja Strafverfahren anschlie(cid:223)en. Die vom Hof festgestellten Sachverhalte sind den Dossiers der GFS und von OLAF zu entnehmen. Unterteilung der Auftr(cid:228)ge Auftragsvergabe Verwendung getrennter Mittel (buchm(cid:228)(cid:223)ige Unterteilung) Freih(cid:228)ndige Auftragsvergabe Gr(cid:246)(cid:223)enordnung 66-67. Das System der GFS ist nun in der Lage, zuverl(cid:228)ssige Informationen (cid:252)ber die ohne Einschaltung des Vergabebeirats ver- gebenen Auftr(cid:228)ge zu liefern; die Empfehlungen des Hofes werden dabei mit einbezogen. Unzul(cid:228)ssigkeit der Vorgehensweise 68-71. Die einschl(cid:228)gige Rechtsprechung des Gerichtshofs ist ver- h(cid:228)ltnism(cid:228)(cid:223)ig begrenzt. Die geltenden Vorschriften sehen mehr Gr(cid:252)nde f(cid:252)r eine freih(cid:228)ndige Vergabe vor als die genannten (ins- besondere f(cid:252)r zus(cid:228)tzliche Arbeiten). Die GFS hat Ma(cid:223)nahmen getroffen, um die Ausschreibung zum Wettbewerb zu verbessern, und in Zukunft werden weitere getroffen, um den R(cid:252)ckgriff auf den Wettbewerb selbst unterhalb der hierf(cid:252)r vorgesehenen Schwel- len auszuweiten. Die Finanzkontrolle hat im (cid:252)brigen bereits eine deutliche Verbesserung der Situation festgestellt. 76-78. Zur Verwendung der getrennten Mittel stellt die Kommis- sion fest, da(cid:223) es sich bei den vom Hof gepr(cid:252)ften Dossiers um F(cid:228)lle handelte, in denen die Genehmigung des Vergabebeirats f(cid:252)r meh- rere Jahre f(cid:252)r Vertr(cid:228)ge erteilt worden war, die nur f(cid:252)r jeweils ein Jahr geschlossen werden, wobei jedoch die M(cid:246)glichkeit einer j(cid:228)hr- lichen Verl(cid:228)ngerung besteht. Dieses Verfahren wird angewandt, um zum einen die Transparenz der Auftr(cid:228)ge zu wahren und um zum anderen eine regelm(cid:228)(cid:223)ige (cid:220)berwachung der Qualit(cid:228)t des geleisteten Dienstes zu gew(cid:228)hrleisten. Nach Ansicht der Kommission sind in diesen F(cid:228)llen die rechtli- chen und finanziellen Verpflichtungen auf ein Jahr begrenzt. Daher versteht es sich von selbst, da(cid:223) jedes Jahr, wenn beschlos- sen wird, den Vertrag zu verl(cid:228)ngern, neue Verpflichtungen einge- gangen werden. Wenn der vom Vergabebeirat bewilligte H(cid:246)chst- betrag in voller H(cid:246)he gebunden w(cid:252)rde, k(cid:246)nnte ein falsches Bild von Haushaltssicherheit entstehen. Bei Problemen mit dem Auf- tragnehmer m(cid:252)ssen die Mittel in H(cid:246)he des Teils des Auftrags frei- gegeben werden, der von diesem Lieferer nicht ausgef(cid:252)hrt wird, und es mu(cid:223) im Hinblick auf die Realisierung des Auftrags mit einem anderen dieser Verpflichtungserm(cid:228)chtigungen angestrebt werden, was (cid:228)u(cid:223)erst schwierig, ja unm(cid:246)glich ist. die Wiedereinziehung Lieferer Bestehen eines faktischen Monopols 79. Siehe Antwort zu den Ziffern 76-78. Rechtliche Unterteilung (Auftr(cid:228)ge in der Form 1+x Jahre) 72. Am 4. November 1999 wurde eine neue (cid:246)ffentliche Aus- schreibung f(cid:252)r die Durchf(cid:252)hrung von Transporten am Standort Ispra bekanntgegeben. Es wurden erhebliche Anstrengungen unter- nommen, um die potentiell interessierten Marktteilnehmer hier- von in Kenntnis zu setzen (die Bekanntmachungen wurden (cid:252)ber 300 Taxiunternehmen in der Region direkt zugesandt). Gleichzei- tig wurde das System zur Verwaltung und (cid:220)berwachung der Lei- stungen wesentlich verbessert. Interne Unterteilung eines Vertrags 80. Der Auftrag, auf den sich der Hof bezieht, war von Anfang an aus technischen Gr(cid:252)nden und aus Gr(cid:252)nden der Kontrolle der Qualit(cid:228)t des geleisteten Dienstes in zwei Phasen unterteilt. Dies wurde in der Ausschreibung angek(cid:252)ndigt. Dementsprechend wurde die finanzielle Verpflichtung eingegangen. 73. Die Kommission weist darauf hin, da(cid:223) der Transportdienst externalisiert wurde, da die Auffassung vertreten wurde, da(cid:223) die Leistungserbringung durch eine externe Firma kosteng(cid:252)nstiger sei als durch den internen Dienst. Bis vor ganz kurzem war die Zahl der Taxiunternehmen in der Region wegen der Entfernung zum Mail(cid:228)nder Flughafen Linate begrenzt. Die Kommission weist fer- ner darauf hin, da(cid:223) die Qualit(cid:228)t des geleisteten Dienstes einwand- frei war. Weitere Vergabemethoden Vollst(cid:228)ndige Weitervergabe eines Auftrags an Unterauftragnehmer 81-82. Die Kommission teilt den Standpunkt des Hofes in bezug auf die vollst(cid:228)ndige Weitervergabe von Auftr(cid:228)gen an Unterauf- tragnehmer. Es handelt sich um Einzelf(cid:228)lle, und die GFS wird alles tun, damit derartige F(cid:228)lle in Zukunft nicht wieder auftreten. 21. 6. 2000 DE Amtsblatt der Europ(cid:228)ischen Gemeinschaften C 172/21 Auftragsvergabe bei unzureichender Mitteldeckung 83. Die GFS ist eine rechtliche Verpflichtung in H(cid:246)he der ver- f(cid:252)gbaren Mittel eingegangen und hat das Arbeitsfeld erweitert, wenn zus(cid:228)tzliche Mittel verf(cid:252)gbar wurden; dabei wurde jedoch die Obergrenze eingehalten. In dem vom Hof angef(cid:252)hrten Fall handelt es sich um einen 89. globalen Rahmenvertrag auf Kommissionsebene, f(cid:252)r den der vor- aussichtliche Betrag auf 2,58 Mio EUR gesch(cid:228)tzt wurde. Die GFS hat nur einen Pilotstandort geschaffen, um das System zu testen, und angesichts der Ergebnisse beschlossen, es nicht allgemein anzuwenden. Nach Ansicht der Kommission zeugt dies von einer ordnungsgem(cid:228)(cid:223)en Verwaltung. Kontrolle der Auftragserf(cid:252)llung Vertragsverwaltung 84. Die GFS hat die Reihenfolge ge(cid:228)ndert, in der die Unterschrif- ten auf die Vertr(cid:228)ge gesetzt werden. Die vor der Vertragsunter- zeichnung durch die GFS vorgelegten Berichte hingen alle mit wettbewerbsorientierten Projekten zusammen, die bei Abschlu(cid:223) des Vergabebeirat-Verfahrens bereits angelaufen waren. 85. Die GFS ist eine rechtliche Verpflichtung in H(cid:246)he der ver- f(cid:252)gbaren Mittel eingegangen und hat das Arbeitsfeld erweitert, wenn zus(cid:228)tzliche Mittel verf(cid:252)gbar wurden; dabei wurde jedoch die Obergrenze eingehalten. Kontrolle der erbrachten Leistungen 87. Die GFS hat ihre Auftragnehmer schon jetzt darum gebeten, detailliertere Rechnungen auszustellen. Au(cid:223)erdem wurden einige Arten von Vertr(cid:228)gen ge(cid:228)ndert, damit den Rechnungen Unterlagen beigef(cid:252)gt werden, aus denen die tats(cid:228)chlich geleistete Arbeitszeit hervorgeht (acceptance form). In dem vom Hof angef(cid:252)hrten Fall handelt es sich um einen Rahmenvertrag, f(cid:252)r den die Auftrags- scheine von verschiedenen Dienststellen ausgestellt werden k(cid:246)n- nen, die jeweils f(cid:252)r die diesbez(cid:252)gliche (cid:220)berwachung zust(cid:228)ndig sind. In dem vom Hof angef(cid:252)hrten Fall handelt es sich um die 88. Installation eines neuen DV-Systems f(cid:252)r die Bibliothek. Die Abnahme des Systems wurde wiederholt aus technischen Gr(cid:252)n- den (Instabilit(cid:228)t des Systems und Risiken im Zusammenhang mit dem Jahrtausendwechsel) zur(cid:252)ckgestellt. Der Kontakt mit dem Auftragnehmer wurde w(cid:228)hrend dieser Anlaufzeit aufrechterhal- ten. Das System ist nun in Betrieb. SCHLUSSFOLGERUNGEN/EMPFEHLUNGEN 90-94. Wie der Hof hat die Kommission den Wunsch, da(cid:223) die geltenden Vorschriften f(cid:252)r das (cid:246)ffentlichen Auftragswesen ord- nungsgem(cid:228)(cid:223) angewandt werden, und ist bestrebt, (cid:252)ber leistungs- f(cid:228)hige Instrumente f(cid:252)r die Planung, (cid:220)berwachung und Bewertung von T(cid:228)tigkeiten, insbesondere bei der GFS, zu verf(cid:252)gen. Daher hat sie eine Reihe von Ma(cid:223)nahmen zur Einf(cid:252)hrung beipi- elhafter Systeme und Verfahren sowie einer vorbildlichen Orga- nisation in die Wege geleitet. Diese Ma(cid:223)nahmen waren bereits angelaufen, bevor der Hof seine Kontrolle durchf(cid:252)hrte. Die Kom- mission dankt dem Hof, da(cid:223) er sich zu diesen Ma(cid:223)nahmen ge(cid:228)u- (cid:223)ert und diesbez(cid:252)gliche Empfehlungen ausgesprochen hat. Nach Auffassung der Kommission tr(cid:228)gt das derzeit bei der GFS bestehende System den Bemerkungen des Hofes bereits Rechnung. Dabei soll es aber nicht sein Bewenden haben. Insbesondere wird vorrangig die zus(cid:228)tzliche Rechnungsf(cid:252)hrung f(cid:252)r die Projekte ver- bessert werden. 95-96. Die Kommission kann best(cid:228)tigen, da(cid:223) manche vom Hof gepr(cid:252)fte Dossiers gem(cid:228)(cid:223) den Normen f(cid:252)r eine gute Verwaltungs- praxis auf internationaler Ebene Gegenstand von Verwaltungs- untersuchungen mit anschlie(cid:223)enden Disziplinarverfahren waren. Diese Verfahren waren l(cid:228)ngst vor der Kontrolle durch den Hof eingeleitet worden. Gegen vier Bedienstete der GFS wurden Dis- ziplinarstrafen verh(cid:228)ngt. Die Dossiers wurden im Hinblick auf eine etwaige gerichtliche Verfolgung auch an OLAF weitergeleitet. Das allgemeine Problem der finanziellen Haftung und disziplina- rischen Verantwortung der Anweisungsbefugten wird im Rahmen der Verwaltungsreform und der Neufassung der Haushaltsordnung (cid:252)berpr(cid:252)ft werden