title: 2000/529/CE: Décision de l'Agence européenne pour l'environnement du 20 mars 2000 établissant le code de bonne conduite administrative de l'Agence

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European Environment Agency
code of conduct

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text: 26. 8. 2000 FR Journal officiel des Communautés européennes L 216/15 II (Actes dont la publication n'est pas une condition de leur applicabilité) AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ENVIRONNEMENT DÉCISION DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ENVIRONNEMENT établissant le code de bonne conduite administrative de l'Agence du 20 mars 2000 (2000/529/CE) L'AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ENVIRONNEMENT, possible du principe d'ouverture et le plus près possible des citoyens; vu les dispositions relatives à l'ouverture contenues dans le traité d'Amsterdam, et notamment l'article 1er du traité sur l'Union européenne et l'article 21 du traité CE, vu l'initiative prise par Roy Perry, rapporteur de la commission des pétitions sur les délibérations de la commission des péti- tions pendant l'année parlementaire 1996-1997 (1), demandant un code de bonne conduite administrative, vu la résolution du Parlement européen du 16 juillet 1998 sur le rapport annuel d'activité du Médiateur européen en 1997 (C4-0270/98) (2), vu l'enquête d'office du Médiateur européen sur l'existence et l'accessibilité du public, dans les différents organes et institu- tions communautaires, d'un code de bonne conduite adminis- trative pour les fonctionnaires dans leurs relations avec le public, considérant que la Commission européenne entend également réformer les procédures de l'administration communautaire afin de pleinement mettre en œuvre ce concept; considérant qu'il convient, pour rapprocher l'administration des citoyens et garantir une meilleure qualité de l'administration, d'adopter un code contenant les principes de base de bonne conduite administrative pour les fonctionnaires dans leurs rela- tions avec le public; considérant qu'un tel code est utile aux fonctionnaires, en ce qu'il les renseigne de manière précise sur les règles à suivre dans leurs relations avec le public, et aux citoyens, en ce qu'il les renseigne sur la conduite type qu'ils sont en droit d'attendre dans leurs relations avec les administrations communautaires; vu la résolution du Parlement européen du 15 avril 1999 sur le rapport annuel d'activité du médiateur européen en 1998 (C4-0138/99), considérant qu'un tel code ne peut être efficace que s'il s'agit d'un document accessible aux citoyens et, donc, publié sous la forme d'une décision, à l'instar de la décision susmentionnée relative à l'accès public aux documents de la Commission; vu l'actuel code de conduite concernant l'accès du public aux documents de la Commission, contenu dans la décision 94/90/ CECA, CE, Euratom (3), considérant que le traité d'Amsterdam a explicitement introduit le concept d'ouverture dans le traité sur l'Union européenne en indiquant que celui-ci marque une nouvelle étape dans le processus de création d'une union sans cesse plus étroite dans laquelle les décisions sont prises dans le plus grand respect (1) A4-0190/97. (2) JO C 292 du 21. 9. 1998, p. 168. (3) JO L 46 du 18. 2. 1994, p. 58. ses dans que, résolutions C4-0270/98 et considérant C4-0138/99, le Parlement se félicite de l'initiative en faveur d'un code de bonne conduite administrative pour les institu- tions et les organes européens, et souligne la nécessité d'éla- borer le plus tôt possible un tel code; considérant que le Parlement européen insiste également sur le fait qu'il est important qu'un tel code soit aussi identique que possible pour l'ensemble des institutions et organes européens, accessible à tous les citoyens européens et publié au Journal officiel; L 216/16 FR Journal officiel des Communautés européennes 26. 8. 2000 considérant également, comme base légale de ce code de conduite, le règlement (CEE) no 1210/90 du Conseil du 7 mai 1990 relatif à la création de l'Agence européenne pour l'envi- ronnement et du réseau européen d'information et d'observa- tion pour l'environnement, modifié en dernier lieu par le règle- ment (CE) no 933/1999, et notamment son article 17: «Le personnel de l'Agence est soumis aux règlements et réglementa- tions applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes», le «régime applicable aux autres agents des Communautés européennes» et la décision du 21 mars 1997 du conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'environnement concernant l'accès public aux documents de l'Agence (4); considérant qu'il est dès lors souhaitable d'établir un code régissant les principes de bonne conduite administrative que les membres du personnel de l'Agence doivent respecter dans leurs relations avec le public et de rendre ce code accessible au public, DÉCIDE: Article premier Dispositions générales le personnel de l'Agence Dans ses relations avec le public, européenne pour les principes l'environnement énoncés dans la présente décision et qui constituent le code de bonne conduite administrative, ci-après dénommé «le code». respecte Article 2 Champ d'application personnel 1. Le code s'applique à tous les fonctionnaires et autres agents soumis au statut et au régime applicable aux autres agents, dans leurs relations avec le public. Le terme «fonction- naire» s'applique ci-après aux fonctionnaires et aux autres agents. 2. L'Agence européenne pour l'environnement prend les mesures nécessaires pour veiller à ce que les dispositions inscrites dans ce code s'appliquent également aux autres personnes travaillant pour elle, comme celles travaillant sous des contrats de droit privé, les experts détachés des fonctions publiques nationales et les stagiaires. On entend par les personnes physiques ou 3. morales, ayant ou non leur domicile ou leur siège dans un État membre. «public» Article 3 Champ d'application matériel Les principes énoncés dans ce code ne s'appliquent pas 2. aux relations entre l'Agence européenne pour l'environnement et ses fonctionnaires. Celles-ci sont régies par le statut. Article 4 Légitimité Le fonctionnaire agit conformément au droit et applique les règles et procédures inscrites dans la législation communau- taire. Il veille notamment à ce que les décisions affectant les droits ou les intérêts des personnes aient une base juridique et à ce que leur contenu soit conforme au droit. Article 5 Absence de discrimination Dans le traitement des demandes émanant du public et 1. dans la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce que le principe d'égalité de traitement soit respecté. Les membres du public se trouvant dans la même situation sont traités de la même manière. 2. En cas d'inégalité de traitement, le fonctionnaire veille à ce qu'elle soit justifiée par les caractéristiques objectives perti- nentes de l'affaire traitée. Le fonctionnaire évite notamment toute discrimination 3. injustifiée entre les membres du public qui serait fondée sur la nationalité, le sexe, l'origine raciale ou ethnique, la religion ou la croyance, l'âge ou l'orientation sexuelle. le handicap, Article 6 Proportionnalité Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce 1. que les mesures prises soient proportionnelles à l'objectif pour- suivi. Il évite notamment de restreindre les droits des citoyens ou de leur imposer des contraintes lorsque ces restrictions ou ces contraintes sont disproportionnées par rapport à l'objectif de l'action engagée. 2. Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire établit un juste équilibre entre les intérêts des personnes privées et l'in- térêt public général. Article 7 Absence d'abus de pouvoirs Les pouvoirs ne sont exercés que pour les buts pour lesquels ils ont été conférés par les dispositions pertinentes. Le fonction- naire évite notamment d'user de ces pouvoirs à des fins qui n'ont pas de base juridique ou qui ne sont pas motivées par un intérêt public. Le code contient 1. les principes généraux de bonne conduite administrative qui s'appliquent à toutes les relations des fonctionnaires de l'Agence européenne pour l'environne- ment avec le public, à moins que celles-ci ne soient régies par des dispositions spécifiques. (4) JO C 282 du 18. 9. 1997, p. 5. Article 8 Impartialité et indépendance 1. Le fonctionnaire est impartial et indépendant. Il s'abstient de toute action arbitraire qui lèse les membres du public ainsi que de tout traitement préférentiel pour quelque raison que ce soit. 26. 8. 2000 FR Journal officiel des Communautés européennes L 216/17 Le fonctionnaire se soustrait à toute influence extérieure, 2. y compris politique, et n'obéit à aucun intérêt personnel. 3. Le fonctionnaire s'abstient de participer à la prise d'une décision sur une affaire concernant ses propres intérêts, ceux de sa famille, de parents, d'amis et de connaissances. Article 9 Objectivité Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire tient compte des facteurs pertinents et les pondère comme il se doit dans la décision, tout en excluant tout élément non pertinent. Article 10 Confiance légitime et cohérence 1. Le fonctionnaire est cohérent dans sa conduite adminis- trative ainsi qu'avec l'action administrative de l'Agence euro- péenne pour l'environnement. Il se conforme aux pratiques administratives habituelles de l'institution, pour autant qu'il n'est pas légitimement fondé à s'écarter de ces pratiques dans un cas spécifique. Il respecte la confiance légitime et raisonnable des 2. membres du public forgée à la lumière du comportement antérieur de l'Agence européenne pour l'environnement. Article 11 Équité Le fonctionnaire agit de manière équitable et raisonnable. Article 12 Courtoisie 1. Le fonctionnaire est consciencieux, correct, courtois et abordable dans ses relations avec le public. Dans ses réponses à la correspondance, aux appels téléphoniques et aux courriers électroniques, le fonctionnaire s'efforce d'être aussi serviable que possible et de répondre aux questions posées. 2. Si la question ne relève pas de sa compétence, le fonc- tionnaire oriente le citoyen vers le fonctionnaire compétent. 3. Le fonctionnaire présente des excuses en cas d'erreur portant préjudice aux droits ou intérêts d'un membre du public. Article 14 Accusé de réception et indication du fonctionnaire responsable Toute lettre ou requête adressée à l'institution fait l'objet 1. d'un accusé de réception dans un délai de deux semaines, sauf si, au cours de cette période, une réponse pertinente peut être envoyée. La réponse ou l'accusé de réception indique le nom et le 2. numéro de téléphone du fonctionnaire qui traite le dossier ainsi que le service auquel il appartient. L'envoi d'un accusé de réception et d'une réponse n'est 3. pas nécessaire lorsque les lettres ou les requêtes sont en nombre excessif ou lorsqu'elles revêtent un caractère répétitif ou inapproprié. Article 15 Obligation de transmission vers le service compétent de l'institution 1. Si une lettre ou une requête destinée à l'Agence euro- péenne pour l'environnement est adressée ou transmise à un programme ou une unité non compétents pour en traiter, ses services veillent à ce que le dossier soit transmis sans retard vers le service compétent de l'Agence. 2. Le service qui reçoit initialement la lettre ou la requête informe l'auteur de cette transmission et indique le nom et le numéro de téléphone du fonctionnaire auquel le dossier a été confié. 3. Si une lettre ou une requête est adressée à l'Agence européenne pour l'environnement et que celle-ci n'est pas compétente pour en traiter, ses services veillent à ce que la lettre soit transmise à l'organe européen compétent et informent l'envoyeur que le dossier a été transféré. Article 16 Droit d'être entendu et de faire des observations 1. Dans les cas où les droits ou les intérêts de citoyens sont en jeu, le fonctionnaire veille à ce que les droits de défense soient respectés à chaque étape de la procédure de prise de décision. Dans les cas où une décision affectant ses droits ou ses 2. intérêts doit être prise, tout membre du public a le droit de soumettre des observations écrites, et si nécessaire, de présenter des observations orales avant que la décision ne soit adoptée. Article 17 Article 13 Délai raisonnable pour la prise de décision Réponse aux lettres dans la langue du citoyen Le fonctionnaire veille à ce que chaque citoyen de l'Union ou membre du public qui écrit à l'Agence européenne pour l'envi- ronnement dans l'une des langues du traité reçoive une réponse dans la même langue. Le fonctionnaire veille à ce qu'une décision relative à 1. chaque demande ou plainte adressée à l'institution soit prise dans un délai raisonnable, sans retard, et en tout cas au plus tard deux mois après la date de réception. La même règle s'applique à la réponse aux lettres envoyées par des membres du public. L 216/18 FR Journal officiel des Communautés européennes 26. 8. 2000 Si, en raison de la complexité des questions soulevées, 2. l'Agence européenne pour l'environnement ne peut pas statuer dans le délai susmentionné, le fonctionnaire en informe l'auteur le plus tôt possible. Dans ce cas, l'auteur doit se voir notifier une décision définitive dans le délai le plus bref possible. Article 18 Obligation de motiver les décisions Toute décision de l'Agence européenne pour l'environne- 1. ment pouvant porter atteinte aux droits ou aux intérêts d'une personne privée doit indiquer les raisons sur lesquelles elle se fonde en précisant les faits pertinents et la base juridique de la décision. Le fonctionnaire évite de prendre des décisions qui sur des motifs brefs ou imprécis ou qui ne 2. reposent contiennent pas de raisonnement individuel. S'il est impossible, en raison du grand nombre de 3. personnes concernées par des décisions similaires, de commu- niquer de manière détaillée les motifs de la décision et lorsque des réponses types sont donc apportées, le fonctionnaire assure qu'il ou elle apportera ultérieurement une réponse motivée individuelle au citoyen qui en fait expressément la demande. Article 19 Indication des voies de recours 1. Une décision de l'Agence européenne pour l'environne- ment pouvant porter atteinte aux droits ou aux intérêts d'une personne privée doit contenir une indication des voies de recours existant en vue d'attaquer cette décision. Elle doit les organes qui notamment indiquer la nature des recours, peuvent être saisis ainsi que les délais applicables à l'introduc- tion des recours. 2. Les décisions doivent notamment se référer à la possibi- lité d'engager un recours judiciaire et de transmettre des plaintes auprès du Médiateur dans les conditions spécifiées respectivement aux articles 230 et 195 du traité instituant la Communauté européenne. Article 20 Notification de la décision 1. Le fonctionnaire veille à ce que les décisions affectant les droits ou intérêts des citoyens soient notifiées par écrit à la personne ou aux personnes concernées, dès que la décision a été prise. Le fonctionnaire s'abstient de communiquer la décision à longtemps que la ou les personnes 2. d'autres sources aussi concernées n'ont pas été informées. Article 22 Demandes de renseignements 1. Lorsqu'il est compétent pour l'affaire en cause, le fonc- tionnaire fournit des renseignements aux membres du public qui le demandent. Il veille à ce que les renseignements commu- niqués soient clairs et compréhensibles. 2. Au cas où une demande orale de renseignements serait trop compliquée ou trop vaste pour être traitée, le fonction- naire demande à la personne concernée de formuler sa demande par écrit. Si, en raison de la confidentialité, un fonctionnaire ne 3. il ou elle peut pas divulguer les renseignements demandés, indique, conformément à l'article 18 du présent code, à la personne concernée les raisons pour lesquelles il ou elle ne peut pas communiquer les renseignements. Suite aux demandes de renseignements sur des questions 4. pour lesquelles il ou elle n'est pas compétent le fonctionnaire oriente le demandeur vers la personne compétente et indique le nom et le numéro de téléphone de celle-ci. Suite aux demandes de renseignements concernant une autre institution ou un autre organe communautaire, le fonctionnaire oriente le demandeur vers cette institution ou cet organe. En fonction de l'objet de la demande, 5. le fonctionnaire oriente la personne à la recherche de renseignements vers le service de l'institution compétent pour la transmission d'infor- mations au public. Article 23 Demande d'accès public aux documents Suite aux demandes d'accès aux documents de l'Agence 1. européenne pour l'environnement, le fonctionnaire autorise l'accès à ceux-ci, conformément à la décision du conseil d'ad- ministration de l'Agence européenne pour l'environnement concernant l'accès public aux documents de l'AEE du 21 mars 1997 (5). Si le fonctionnaire ne peut donner suite à une demande il demande au citoyen de 2. orale d'accès à des documents, formuler sa demande par écrit. Article 24 Tenue d'un registre Les départements de l'Agence européenne pour l'environne- ment tiennent un registre du courrier entrant et sortant, des documents qu'ils reçoivent et des mesures qu'ils prennent. Article 21 Protection des données Article 25 Accès du public au code 1. Le fonctionnaire qui traite les données personnelles d'un citoyen respecte les principes énoncés dans la directive 95/ 46/CE relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. 2. Le fonctionnaire évite notamment de traiter des données personnelles à des fins non légitimes ou de les transmettre à des tiers non autorisés. 1. L'Agence européenne pour l'environnement prend les mesures nécessaires afin que ce code fasse l'objet de la plus large publicité possible parmi les citoyens. Elle assurera notam- ment la diffusion d'une brochure intitulée «Code de bonne conduite administrative de l'Agence européenne pour l'environ- nement» qui comportera une présentation de ce code et contiendra son texte intégral en annexe. (5) Voir note 4 de bas de page. 26. 8. 2000 FR Journal officiel des Communautés européennes L 216/19 L'Agence européenne pour l'environnement fournira une copie de ce code à tout citoyen qui en fait la 2. demande. Droit de déposer une plainte auprès du Médiateur européen Article 26 Tout manquement d'un fonctionnaire aux principes énoncés dans le présent code peut faire l'objet d'une plainte auprès du Médiateur européen conformément à l'article 195 du traité instituant la Communauté européenne et au statut du Médiateur européen (6). Article 27 Révision La présente décision fera l'objet d'une révision à l'issue d'une période de deux ans. En vue de préparer cette révision, le directeur exécutif présentera au Médiateur européen, en 2002, un rapport sur la mise en œuvre de la présente décision au cours de la période 2000-2002. Article 28 Entrée en vigueur La présente décision est adoptée par le conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'environne- ment le 20 mars 2000 et entrera en vigueur le 20 juin 2000, après sa publication au Journal officiel des Communautés européennes. Fait à Copenhague, le 20 mars 2000. Pour le conseil d'administration de l'AEE Pour l'Agence européenne pour l'environnement Kees ZOETEMAN Président Domingo JIMÉNEZ-BELTRÁN Directeur exécutif (6) Décision 94/262/CECA, CE, Euratom du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur européen (JO L 113 du 4. 5. 1994, p. 15)


title: 2000/529/EC: European Environment Agency Decision of 20 March 2000 establishing a code of good administrative behaviour for the Agency

text: 26. 8. 2000 EN Official Journal of the European Communities L 216/15 II (Acts whose publication is not obligatory) EUROPEAN ENVIRONMENT AGENCY EUROPEAN ENVIRONMENT AGENCY DECISION of 20 March 2000 establishing a code of good administrative behaviour for the Agency (2000/529/EC) THE EUROPEAN ENVIRONMENT AGENCY, ever closer union in which decisions are taken as openly as possible and as closely as possible to the citizen; Having regard to the provisions on openness in the Amsterdam Treaty, and in particular Article 1 of the Treaty on European Union and Article 21 of the EC Treaty, Having regard to the initiative taken by Roy Perry, rapporteur the Committee on Petitions on its own for the report of activities in 1996-1997 (1), in calling for a code of good administrative behaviour, Having regard to the resolution of the European Parliament of 16 July 1998 on the Annual Report on the activities of the European Ombudsman in 1997 (C4-0270/98) (2), Having regard to the own initiative inquiry of the European Ombudsman into the existence and the public accessibility, in the different Community institutions and bodies, of a code of good administrative behaviour for officials in their relations with the public, Whereas the European Commission equally aims at reforming the procedures of the Community administration to fully implement this concept; Whereas, in order to bring the administration closer to the citizens and to guarantee a better quality of administration, a code should be adopted which contains the basic principles of good administrative behaviour for officials when dealing with the public; Whereas such a code is useful for both the officials, as it will inform them in a detailed manner of the rules they have to follow when dealing with the public, and the citizens, as it will provide them with information on the standard of conduct they are entitled to expect in dealings with the Community administrations; Having regard to the resolution of the European Parliament of 15 April 1999 on the Annual Report on the activities of the European Ombudsman in 1998 (C4-0138/99), Whereas such a code can only be efficient if it is a publicly accessible document for the citizens, and thus published in the form of a decision like the abovementioned Decision on public access to Commission documents; Having regard to the existing Code of conduct concerning public access to Commission documents, contained in Decision 94/90/ECSC, EC, Euratom (3), Whereas the Amsterdam Treaty has explicitly introduced the concept of openness into the Treaty on European Union, by stating that it marks a new stage in the process of creating an (1) A4-0190/97. (2) OJ C 292, 21. 9. 1998, p. 168. (3) OJ L 46, 18. 2. 1994, p. 58. Whereas, in its resolutions C4-0270/98 and C4-0138/99, the Parliament welcomed the initiative for a code of good adminis- trative behaviour for the European institutions and bodies, and stressed the urgent need to draw up such a code as soon as possible; Whereas the Parliament equally stressed the importance for such a code to be as identical as possible for all European institutions and bodies, to be accessible to all European citi- zens, and to be published in the Official Journal; L 216/16 EN Official Journal of the European Communities 26. 8. 2000 Considering for also as specific legal basis of this Code of conduct the Council Regulation (EEC) No 1210/90 on the establishment of the European Environment Agency and the European information and observation network, Regulation that has been amended by the Council Regulation (EC) No 933/1999 of 29 April 1999, in particular Article 17: ‘The staff of the Agency shall be subject to the Regulations and Rules applicable to officials and other servants of the European Communities’, the ‘Staff Regulations and the Conditions of Employment of other servants of the European Communities’ and the Decision of the Management Board of the European Environment Agency on public access to the EEA documents of 21 March 1997 (4); Considering it therefore desirable to establish a code governing the principles of good administrative behaviour which the EEA staff members should respect in their relations with the public, and to make this code publicly available, HAS DECIDED AS FOLLOWS: Article 1 General provision In their relations with the public, staff of the European Envir- onment Agency shall respect the principles which are laid down in this Decision and which constitute the Code of good administrative behaviour, hereafter referred to as ‘the Code’. Article 2 Personal scope of application 1. The Code shall apply to all officials and other servants to whom the Staff Regulations and the conditions of employment of other servants apply, in their relations with the public. Hereafter the term official refers to both the officials and the other servants. 2. The European Environment Agency will take the neces- sary measures to ensure that the provisions set out in this Code also apply to other persons working for it, such as persons employed under private law contracts, experts on secondment from national civil services and trainees. The public refers to natural and legal persons, whether 3. they reside or have their registered office in a Member State or not. Article 3 Material scope of application This Code contains the general principles of good 1. administrative behaviour which apply to all relations of the European Environment Agency's officials with the public, unless they are governed by specific provisions. (4) OJ C 282, 18. 9. 1997, p. 5. The principles set out in this Code do not apply to the 2. relations between the European Environment Agency and its officials. Those relations are governed by the Staff Regulations. Article 4 Lawfulness The official shall act according to law and apply the rules and procedures laid down in Community legislation. The official shall in particular take care that decisions which affect the rights or interests of individuals have a basis in law and that their content complies with the law. Article 5 Absence of discrimination In dealing with requests from the public and in taking 1. decisions, the official shall ensure that the principle of equality of treatment is respected. Members of the public who are in the same situation shall be treated in a similar manner. If any difference in treatment is made, the official shall 2. ensure that it is justified by the objective relevant features of the particular case. The official shall in particular avoid any unjustified 3. discrimination between members of the public based on nationality, sex, racial or ethnic origin, religion or belief, disability, age, or sexual orientation. Article 6 Proportionality 1. When taking decisions, the official shall ensure that the measures taken are proportional to the aim pursued. The offi- cial shall in particular avoid restricting the rights of the citizens or imposing charges on them, when those restrictions or charges are not in a reasonable relation with the purpose of the action pursued. 2. When taking decisions, the official shall strike a fair balance between the interests of private persons and the general public interest. Article 7 Absence of abuse of power Powers shall be exercised solely for the purposes for which they have been conferred by the relevant provisions. The offi- cial shall in particular avoid using those powers for purposes which have no basis in the law or which are not motivated by any public interest. Article 8 Impartiality and independence 1. The official shall be impartial and independent. The offi- cial shall abstain from any arbitrary action adversely affecting members of the public, as well as from any preferential treat- ment on any grounds whatsoever. 26. 8. 2000 EN Official Journal of the European Communities L 216/17 The official shall not be guided by any outside influences 2. of whatever kind, including political influences, or by personal interests. 3. The official shall abstain from being involved in the taking of a decision on a matter concerning his or her own interests, or those of his or her family, relatives, friends and acquaintances. Article 9 Objectivity When taking decisions, the official shall take into consideration the relevant factors and give each of them its proper weight in the decision, whilst excluding any irrelevant element from consideration. Article 10 Legitimate expectations and consistency The official shall be consistent in his own administrative 1. behaviour as well as with the administrative action of the European Environment Agency. The official shall follow the Institution's normal administrative practices, unless there are legitimate grounds for departing from those practices in an individual case. 2. The official shall respect the legitimate and reasonable expectations that members of the public have in the light of how the European Environment Agency has acted in the past. Article 11 Fairness The official shall act fairly and reasonably. Article 12 Courtesy 1. The official shall be service-minded, correct, courteous and accessible in relations with the public. When answering correspondence, telephone calls and e-mails, the official shall try as much as possible to be helpful and to reply to the questions which are asked. If the official is not responsible for the matter concerned, 2. he or she shall direct the citizen to the appropriate official. 3. If an error occurs which negatively affects the rights or interests of a member of the public, the official shall apologise for it. Article 14 Acknowledgement of receipt and indication of the competent official Every letter or complaint to the Institution shall receive 1. an acknowledgement of receipt within a period of two weeks, except if a substantive reply can be sent within that period. The reply or acknowledgement of receipt shall indicate 2. the name and the telephone number of the official who is dealing with the matter, as well as the service to which he or she belongs. No acknowledgement of receipt and no reply need be 3. sent in cases where letters or complaints are abusive because of their excessive number or because of their repetitive or point- less character. Article 15 Obligation to transfer to the competent service of the Institution 1. If a letter or a complaint to the European Environment Agency is addressed or transmitted to a programme or unit which has no competence to deal with it, its services shall transferred without delay to the ensure that competent service of the European Environment Agency. the file is 2. The service which originally received the letter or complaint shall notify the author of this transfer and shall indicate the name and the telephone number of the official to whom the file has been passed. 3. If a letter or a complaint to the European Environment Agency is addressed for which the European Environment Agency is not competent to deal with its services shall ensure that the letter is transferred to the competent European body and inform the sender to whom the file has been passed. Article 16 Right to be heard and to make statements 1. In cases where the rights or interests of individuals are involved, the official shall ensure that, at every stage in the decision-making procedure, the rights of defence are respected. Every member of the public shall have the right, in cases 2. where a decision affecting his rights or interests has to be taken, to present oral observations before the decision is taken. to submit written comments and, when needed, Article 13 Reply to letters in the language of the citizen The official shall ensure that every citizen of the Union or any member of the public who writes to the European Environ- ment Agency in one of the Treaty languages receives an answer in the same language. Reasonable time limit for taking decisions 1. The official shall ensure that a decision on every request or complaint to the Institution is taken within a reasonable time limit, without delay, and in any case no later than two months from the date of receipt. The same rule shall apply for answering letters from members of the public. Article 17 L 216/18 EN Official Journal of the European Communities 26. 8. 2000 If a request or a complaint to the European Environment 2. Agency cannot, because of the complexity of the matters which it raises, be decided upon within the abovementioned time limit, the official shall inform the author thereof as soon as possible. In that case, a definitive decision should be notified to the author in the shortest time. Article 18 Duty to state the grounds of decisions Every decision of 1. the European Environment Agency which may adversely affect the rights or interests of a private person shall state the grounds on which it is based by indi- cating clearly the relevant facts and the legal basis of the decision. 2. The official shall avoid making decisions which are based on brief or vague grounds or which do not contain individual reasoning. 3. If it is not possible, because of the large number of persons concerned by similar decisions, to communicate in detail the grounds of the decision and where standard replies are therefore made, the official shall guarantee that he or she subsequently provides the citizen who expressly requests it with an individual reasoning. Article 19 Indication of the possibilities of appeal A decision of the European Environment Agency which 1. may adversely affect the rights or interests of a private person shall contain an indication of the appeal possibilities available for challenging the decision. It shall in particular indicate the nature of the remedies, the bodies before which they can be exercised, as well as the time-limits for exercising them. Decisions shall 2. in particular refer to the possibility of judicial proceedings and complaints to the Ombudsman under the conditions specified in, respectively, Articles 230 and 195 of the Treaty establishing the European Community. Article 20 Notification of the decision 1. The official shall ensure that decisions which affect the rights or interests of individual persons are notified in writing, as soon as the decision has been taken, to the person or persons concerned. The official 2. decision to other concerned have been informed. shall abstain from communicating the the person or persons sources until Article 21 Data protection 1. The official who deals with personal data concerning a citizen shall respect the principles laid down in the Directive 95/46/EC on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and the free movement of such data. The official shall in particular avoid processing personal 2. data for non-legitimate purposes or the transmission of such data to non-authorised persons. Article 22 Requests for information 1. The official shall, when he or she has responsibility for the matter concerned, provide members of the public with the information that they request. The official shall take care that the information communicated is clear and understandable. 2. If an oral request for information is too complicated or too comprehensive to be dealt with, the official shall advise the person concerned to formulate his demand in writing. If, because of 3. its confidentiality, an official may not disclose the information requested, he or she shall, in accord- ance with Article 18 of this Code, indicate to the person concerned the reasons why he or she cannot communicate the information. 4. Further to requests for information on matters for which he or she has no responsibility, the official shall direct the requester to the competent person and indicate his or her name and telephone number. Further to requests for information concerning another Community institution or body, the official shall direct the requester to that institution or body. 5. Where appropriate, the official shall, depending on the subject of the request, direct the person seeking information to the service of the Institution responsible for providing informa- tion to the public. Article 23 Requests for public access to documents 1. Further to requests for access to documents of the Euro- pean Environment Agency, the official shall give access to these documents in accordance with the Decision of the Manage- ment Board of the European Environment Agency on public access to EEA documents of 21 March 1997 (5). If the official cannot comply with an oral request for 2. access to documents, the citizen shall be advised to formulate it in writing. Article 24 Keeping of adequate records The European Environment Agency's departments shall keep adequate records of their incoming and outgoing mail, of the documents they receive, and of the measures they take. Article 25 Public access to the Code 1. The European Environment Agency will take the neces- sary measures in order to ensure that this Code enjoys the widest possible publicity amongst the citizens. It will in partic- ular ensure the spreading of a leaflet called ‘The Code of good administrative behaviour of the European Environment Agency’ which will contain a presentation of this Code and which will include its full text in an annex. (5) See footnote 4. 26. 8. 2000 EN Official Journal of the European Communities L 216/19 2. The European Environment Agency will provide a copy of this Code to any citizen who requests it. Article 26 Right to complain to the European Ombudsman Any failure of an official to comply with the principles set out in this Code may be the subject of a complaint to the European Ombudsman in accordance with Article 195 of the Treaty establishing the European Community and the Statute of the European Ombudsman (6). Article 27 Revision This Decision shall be reviewed after two years of operation. In 2002, the Executive Director shall submit a report on the implementation of this Decision in the period from 2000 to 2002, in preparation of that review to the European Ombudsman. Article 28 Entry into force This Decision is adopted by the Management Board of the European Environment Agency, on 20 March 2000 and will take effect as of 20 June 2000 after publication in the Official Journal of the European Communities. Done at Copenhagen, 20 March 2000. For the EEA Management Board For the European Environment Agency Kees ZOETEMAN Chairman Domingo JIMÉNEZ-BELTRÁN The Executive Director (6) Decision 94/262/ECSC, EC, Euratom of the European Parliament of 9 March 1994 on the Regulations and General Conditions governing the performance of the European Ombudsman's duties, (OJ L 113, 4. 5. 1994, p. 15)