title: Reformen af Kommissionen - En hvidbog - Del II - Handlingsplan

eurovoc_concepts:
European Commission
action programme
administration of the Institutions
financial management
institutional reform

text: KOMMISSIONEN FOR DE EUROPJEISKE FA:LLESSKABER Bruxelles, den 5. 4. 2000 KOM(2000) 200 endelig DEL II REFORMEN AF KOMMISSIONEN En l1vidbog - Del II HANDLINGSPLAN (forelagt af Kommissionen) INDHOLDSFORTEGNELSE REFORM AF KOMMISSIONEN HANDLINGSPLAN KAPITEL II - EN SERVICEORIENTERET KUL TUR I - Standarder for adfrerd i den offentlige forvaltning. 3 II - Kodeks for god administrativ praksis. 4 III - Nye bestemmelser, som skal ~ge borgcmcs aktindsigt i EU-institutioncrncs dokumcntcr. S IV - Forbedring af dialogen med <let civile samfund. ;. 6 V - Rammeaftale med Europa-Parlamentet. 7 VI - Pa vej mod e-Kommissionen. 8 VII - Hurtigere udbetalinger. 11 KAPITEL III - PRIORITERING, RESSOURCEALLOKERING OG -UDNYTTELSE VIII - Aktivitetsbaseret management (ABM). 13 IX - Fastlreggelse af en eksternaliseringspolitik. 18 X - Mere effekti ve, resultatorienterede arbejdsmetoder: et arbejdsprogram. 21 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER XI - I. edelsesprrestationer. 24 XII - Ansrettelsespolitik. ~. 26 XIII - Karrierestruktur, personalebed~mmelse og forfremmelse. 29 XIV - Karrierevej)edning, mobilitet og ineffekti vt personale. 33 XV - Uddannelse. 35 XVI - L~stansat personale. 38 XVII - Lige muligheder og ligevregt mellem k~nncne. 40 XVIII - Bedre arbejdsmilj~ og socialpolitik. 42 XIX - En gennemsigtig personalepolitik. 45 XX - Disciplinrere foranstaltninger. 47 XXI - Regler om rapportcring af uregelmressighcdcr. 49 XXII - L~n og pension. 50 XXIII - Reformens ressourcevirkninger. 53 KAPITEL V - REVISION, FINANSFORVALTNING OG -KONTROL XXIV - De anvisningsberettigedes og linjechefemes bef~jelser, ansvar og ansvarlighed. 55 XXV - Oprettelse af en central intern revisionstjeneste. 57 XXVI - Oprettelse af en central finanstjeneste. 60 XXVII - Finansforvaltning og -kontrol inden for gcncraldircktoratcrnc. 62 XXVIII - Overgangsf asen. 66 XXIX - Menneskelige ressourcer og uddannelse. 70 XXX - Beskyttelse af EU's finansielle interesser. 72 Figur I: Figur II: Figur III: Figur IV: Arlig strategisk planlregnings- og programmcrings cyklus Reform af personaJepolitikken Det finansiel le kredsl~b Oversigt over reformgennemforelsen - tiltag til forbedring af finansforvaltning og -kontrol i GD'eme 2 KAPITEL II - EN SERVICEORIENTERET KULTUR I - STANDARDER FOR ADFJERD I DEN OFFENTLIGE FORVALTNING 1. MAL Ma. Jet er at st¢tte indehaveme af offent1ige hverv og tjcncstcm,endcnc i fortsat at ]eve op ti] de h¢jc standarder for etisk adfrerd og hermed ¢ge borgemes tillid til EU-institutionerne. Standardeme inden for den offentlige forvaltning er ikke evigtgyldigc. Selvom de etiske standarder b¢r fremga af EU-institutionemes retligc grundlag, kan en supplcrcndc og cksplicit ctisk rammc bidragc til, at der i h¢jere grad fokuseres pa resultatcr, og at dcr skabes klarhcd indcn for de tilbagevrerende grazoner. Som forudsretning for, at dcr i forbindelse med den igangvrercndc administrative reform kan udarbcjdcs en klar og anvendelig rammc for etisk adf,crd, skal der tagcs stilling til sp0rgsmftl som st0rrc decentralisering og uddelegering af befojelser, nye metoder til levering af tjenesteydelser og st¢rre opmrerksomhed omkring brugemes behov. Der bliver saledes lagt st¢rre vregt pa ansvarlighed. Malet er at skabe nogle generelle rammer, som indehaveme af offentlige hvcrv og tjcnestemrendenc kan st¢ttc sig til, nar de skal tagc stilling til de komplekse etiske sp¢rgsma1, der er forbundet med indf¢relsen af nyc mctoder til levering af offentligt? tjenesteydelser og en ny ledelsesstil, og endelig er malet at forhindrc korruption. 2. SENESTE TILT AG Kommissionen vedtog i andet halvar af 1999 en adf rerdskodcks for kommissrercr og en adfrerdskodeks for forbindelseme mellem kommissrereme og tjenestcgrencne. I november 1999 vedtog Kommissionen ved forstebehandlingen et udkast til kodeks for god administrativ praksis (se kapitel II-II Kodeks for god administrativ praksis). 3. KOMMENDE TILTAG Aktion 1 Neds<£ttelse af et udvalg om standarder i den <?Uentlige jorvaltning Kommissionen vii fremsrette forslag om, at der oprettes et sadant udvalg pa grundlag af en interinstitutionel aftale. Udvalget skal have til opgave at radgive om ctiske standarder i EU institutionerne. Det vii endvidere kunne deltage i udarbcjdclscn af en gcncrcl adf~rdskodcks for EU institutionerne og srerlige adf~rdskodekser for hver enkclt institution og bista vcd kontrollcn med og gennemforelsen af disse kodekscr. Det tilstrrebes, at der er overensstemmelse med de ¢vrigc foranstaltninger vedr¢rcnde faglige standarder, b1. a. de foranstaltninger, der er nedfreldet i retsforskrifter (sc kapitcl IV-XIX, og). 4. ANSVARLIG TJENESTEGREN Aktion I SG 5. TIDSPLAN Aktion I Juni 2000: Kommissionens forslag December 2000: frist for vedtagelse af interinstitutionel aftalc 3 KAPITEL II - EN SERVICEORIENTERET KUL TUR II - KODEKS FOR GOD ADMINISTRATIV PRAKSIS 1. MAL Malet er at udarbejde et sret retningslinjer for ombudsmanden gjorde i juli 1999 opmrerksom pa, at der var behov for en adfrerdskodeks. tjenestemrendenes forbindelser med borgeme~ 2. SENESTE TILT AG Udarbejdelsen af en adfrerdskodcks for Europa-Kommissioncns pcrsonalc hlcv pahegyndt i eftcraret 1997. Det f¢rste udkast blev forclagt Kommissioncns pcrsonalc pa Kommissionens Intranet i april 1998. I november 1999 vedtog Kommissionen ved f¢rstebehandlingen et udkast til kodeks for god administrativ praksis. Udkastet er for ¢jeblikket til h~ring hos personalerepnesentanteme. 3. KOMMENDE TILT AG Aktion 2 En kodeh·. for J{Od administrativ prahis Kodekscn omfatter personale, som er ansat under vedtc. egtcn for tjcncstcm:. cnd og ~vrige ansattc i De Europreiske Frellesskaber. Den indeholder retningslinjcme for god administrativ praksis i forhold til borgeme. 4. ANSV ARLIG T JENESTEGREN Aktion 2 SG 5. TIDSPLAN Aktion 2 April 2000: andenbehandling i Kommissionen og vedtagclsc af kodeksen 4 KAPITEL II~ EN SERVICEORIENTERET KUL TUR III - NYE BESTEMMELSER, SOM SKAL 0GE BORGERNES AKTINDSIGT I EU-INSTITUTIONERNES DOKUMENTER 1. MAL Malet er at give borgere i Den Europreiske Union ret til aktindsigt i de tre institutioners dokumenter pa grundlag af artikel 255 i Amsterdam-traktaten. 2. SENESTE TILT AG Adfrerdskodeks om aktindsigt i Kommissionens og Radcts dokumcntcr, som er en gennemforelse af erklrering nr. 17 tit Maastricht-traktatcn. Den blcv vcdtagct af Radel den 6. 12. 1993 og af Kommissionen den 8. 4. 1994. Europa-Parlamentct vedtog nogle bcstcmmclser den 25. 9. 1997 med sa godt som samme ordlyd. 3. KOMMENDE TILTAG Aktion 3 Forslag ti! forordning om aktindsigt i dokumenter. fra Europa-Parlamentet, Rddet og Kommissionen Kommissionen har ved udarbejdelsen af dette forslag bl. a. taget hen syn ti I de bedste erfaringer fra medlemsstatemes lovgivning om aktindsigt. Forslaget er en udvidelse af den nuvrerende frivillige ordning, som har eksisteret i fem ar. Det omfatter bade indgaende dokumenter og de dokumenter, der udarhejdes i institutioncme. Det indeholder desuden et krav om, at institutioncme skat f0rc offcntligt tilg~ngcligc dokumcntrcgistrc og hj~Ipe horgernc med at ud~ve deres rettigheder. Hovedreglen er, at der skal vrere st0rst mulig aktindsigt, og nar forordningsforslaget indeholder bestemmelser, der begnenser denne hovedregel, er dcr ikke tale om nyc restriktioner, men udclukkendc om at skabe st0rre klarhed over den nuvrerende praksis. lfolgc definitioncn af ct dokumcnt udelukkes "dokumentcr fra tjenestegrenene samt uformelle meddelelser". Dette stem mer ovcrens med den an den rapport fra Den Uafhrengige Ekspertgruppe, hvori <let understreges, at Kommissioncn i lighcd med andre politiske institutioner skal have mulighed for at overveje, hvordan en politik skat udformcs, inden den bliver offentliggjort. f. cks. baggrundsdokumcntcr og dchatophcg, udtalclscr internt brug som til 4. ANSVARLIG TJENESTEGREN Aktion 3 SG 5. TIDSPLAN Aktion 3 Vedtaget af Kommissionen den 26. januar 2000. lfolge Amsterdam-traktatens artikel 255, stk. 2, skal forordningen vedtages af Radel ved hjcelp af proceduren for falles beslutningstagning inden maj 200 l. 5 KAPITEL II - EN SERVICEORIENTERET KUL TUR 7 IV - FORBEDRING AF DIALOG EN MED DET CIVILE SAMFUND I. MAL Kommissionen gar ind for princippet om abenhed i forvaltningen. H0ring af de ber0rte parter pa et tidligt tidspunkt i udformningen af en ny politik indgar derfor stadig hyppigcre i Kommissionens praksis med bredt anlagte h0ringer, isrer forud for fremheggelscn af ct lovgivningsforslag, med dct formal at forbedrc det politiske planlregningsarbejdc og 0ge effektivitctcn. For at dialogen og h0ringerne kan vrere til gavn for beggc parter, krrevcs dcr en n0je planlregning og et stort engagement fra alle deltageme under hele forl0bet. Kommissionen har derfor til hensigt at opstille nogle principper, der skal sikre en bcdre strukturerct og mere gennemskuclig dialog med civilsamfundcts organ i sati oner. 2. SENESTE TILTAG Den 18. januar 2000 vedtog Kommissionen et diskussionsoplreg med titlcn "Kommissioncn og de ikke statslige organisationer: styrkelse af partnerskabet". Dokumentet tjener et dobbelt formal. For det f0rste sigter det efter at give et overblik over de nuvrerende forbindelscr mellem Kommissionen og de ikke statslige organisationer, og i den forbindelse papeges nogle af de cksisterendc problemer. For det andet fremsrettes en rrekke forslag til, hvordan forbindelseme kan udviklcs, og med henblik herpa overvejes det, hvilke foranstaltninger der skal til for at forbedre og styrkc de cksisterende forbindelser mellem Kommissionen og de ikke-statslige organisationer. Diskussionsophcggct indeholder saledes nog]e forslag for hele Kommissionens ti), hvordan der kan samarbejdspraksis, som indti I nu har vreret sektoropdelt. skabes ~n mere sammenhrengende ramme 3. KOMMENDE TILTAG Aktion 4 Aktion 5 Udarhejdelse af en rcekke anhe. falinger,. mm gf,r det muligt at finde frem ti/ de hed•ae h0ringsmetoder. Udarhejdelse af en lisle over udvalg og arhejd,-grupper,. mm de/Jager i. fhrmelle el/er fastlagte hfJringsprocedurer, ink/. oplysning om de organisationer fi·a det civile samfimd, der er knyttet ti! disse udvalg og arhejd,-grupper (deres rellige status, miilscetninger, medlemmer og vigligsle. finansieringskilder). Disse oplysninger vii were <?ffentligt tilgrengelige pa EUROPA-serveren. 4. ANSV ARLIG T JENESTEGREN Aktion 4 Aktion 5 SG SG 5. TIDSPLAN Aktion 4 Dcccmhcr 2000 Aktion 5 Juni 2001 6 KAPITEL II - EN SERVICEORIENTERET KUL TUR V - RAMMEAFTALE MED EUROPA-PARLAMENTET 1. MAL Malet er at indga en ny rammeaftale med klare reglcr for forbindelscmc mcllcm den nyc Kommission og Parlamentet. Udgangspunktet for den nye aftale vii vrerc den nuvrercndc aftalcs principper og praksis, som vii blive tilpasset efter de institutionellc rendringer, dcr blcv gcnncmf~rt med Amsterdam-traktaten. 2. SENESTE TILT AG Der findes en adfrerdskodeks, som blev vedtaget af den forrige Kommission og Parlamcntct i 1995. 3. KOMMENDE TILTAG Aktion 6 Der bfJr indgas en ny ramme4fiale i overensstemmelse med Par/amen/els heslutning t!f J 5. september 1999 om den nye Kommission. 4. ANSV ARLIG T JENESTEGREN Aktion 6 SG 5. TIDSPLAN Aktion 6 Forhandlingeme er begyndt og vii blive afsluttet sa hurtigt som muligt. 7 KAPITEL II - EN SERVICEORIENTERET KUL TUR VI - PA VEJ MOD E-KOMMISSIONEN ' - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - · - - - - - - - - - - - - - ' 1. MAL Den teknologiske udvikling rummer potentialet for en modemisering af forvaltningen og en forbedring af dens kommunikations- og arbejdsmetoder bade intemt og i forhold ti I andre organisationer og samarbe jdspartnere. Kommissionens initiativ "eEurope - et informationssamfund for alle" 1 indeholder en rrekke tiltag, og under tiltag nr. 10, som drejer sig om "Det offentlige pa nettet", opstilles en rrekke ambiti(ilse mal for medlemsstatemes og Kommissionens udnyttelse af informationstcknologicn og Intemettet til at sikre borgeme en bedre offentlig service. Herudover kan let adgang til statistikkcr og information fra dct offentlige og indforelsen af elektroniske offentligc udbud virkc stimulcrcnde pa udviklingen af nye tillregstjenester i den private sektor. En forvaltning, som er baseret pa en effektiv edb-infrastruktur, vii g~rc dct muligt gradvist at reducere papirforbruget, eftersom informationer vii blive opbevaret elektronisk (dokumenter administreres og arkiveres pr. e-mail), og meddelelser og prresentationer udarbejdes elektronisk. Det er dog en forudsretning, at der findes effektive sikkerheds- og krypteringsteknologier. I 1995 blev "Europa" oprettet som Europa-Kommissioncns samlcdc netstcd pa Intemcttet. Kommissionen anvender dette netsted til at formidle oplysninger til borgcrne og til at kommunikere med dem. Europa-netstedet har oplevet en voldsom udvikling, og ifolge de seneste taler der tale om et imponerende antal bes~g: i november 1999 blev der salcdes registreret 100 mio. hcs~g. "Europa" er· blevet verdens vigtigste informationsnetsted om EU. "EuropaPlus", som er Kommissioncns Intranet, anvendcs ogsa tlittigt af Kon:imissionens ansattc og de ~vrigc EU-institutioncr. Det forventes, at brugen af lntemettet vii stige kraftigt i de kommcndc ar. Samtidig vii udviklingcn og indforelsen af nye lntemcttct anvcndcs. teknologier fa stor betydning for den made, hvorpft Kommissionen er n~dt til at vrere pa forkant med de web-basercdc tcknologicr, da der ikke er andre muligheder for at klare den stigende eftersp~rgsel og samtidig tilbyde en professionel service. Dette forudsretter, at der sker en grundlreggende modemisering af Kommissionens kommunikationsnet for at sikre, at datatransmissionskapaciteten er tilstrrekkelig stor. 2. KOMMENDE TILTAG Aktion 7 Fastlreggelse af en strategi f<>r informations- og kommunikationsleknologierne og kommunikatiommetvrerkene inqfiJrelse of e-Kommissionen: bedre udnyttelse c?f (a) Bedre udnyttelse af informations- og kommunikationsteknologicmc Kommissionen b~r fastlregge en stratcgi, som g~r dct muligt pa mcllcmlung sigt vcd hjxlp af en tilpasning af dens nuvrerendc IT-politik, -organisation og -rcssourccr at virkcligg0rc c-Kommissioncn og derved gradvist rcducere papirforbruget. Dcttc er en af hj~rncstcncnc i rcformcn. Det er klart, at alle arbejdsmetoder skal tilretteh. egges saledcs, at potcntialct i informations- og kommunikationsteknologieme udnyttes. Reformen og dens malsxtning om at forbedre proccdurcmc inden for nogle nye organisationsmressige rammer er en oplagt lejlighed til ved hjrelp af erhvervslivets teknikker at rationalisere og forenkle procedureme og opbygge en egnet infrastruktur for informations- og KOM ( 1999) 687 af 8. december I 999. 8 kommunikationsteknologieme. Dette knever en revision af den intemc politik, den intcmc organisation og de inteme ressourcer. I forbindelse med informations- og kommunkationstcknologicrnc vii dcr hlivc lagt va~gt pii: • Revision af den nuvrerende politik for informations- og kommunikationstcknologi (evaluering af prioriteringer, fecdbackordninger, herunder tjenestemes beslutningsprocedurer osv. ) og forslag om en ny fremgangsmade. profiler, srerlige behov, • • Informationssystcmer til st0ttc for den politiskc bcslutningsproccs (jf. aktivitctsbascret management) og udgiftsforvaltningen. lnformationssystemer til st0tte for administrative opgavcr vedr0rendc bogforing, kontrakter, kunder, personale osv. • Elektronisk dokumentstyring, som skal Jette gruppcarbcjdc og g0rc dct letterc at s0ge oplysninger, at udfrerdige dokumenter, at fremsende dokumenter osv. • lnformationsredskaber, som kan anvendes til at indsamle oplysninger med henblik pa fastlreggelse af strategier og konciperings- og planlregningsopgaver. Redskabcmc skal ogsa kunne bruges til revisions- og evalueringsopgaver. • En sammenhrengende politik, der kan 0ge antallet af avanceredc kommunikationssystemer og -anlreg med henblik pa at forbedre den tidstro kommunikation mellem Kommissionens hovedsrede og dens og medlemsstatemes kontorer central admi n i strati oner. andre EU-institutioner som med verden save! over • Uddannelse, teknisk vejledning og oprettelse af hclpdesks i forbindelse med indforelsen af IT- baserede arbejdsmetoder. Deter isrer vigtigt, at man er opmrerksom pa dclcgationcrncs s~rligc hchov, idet noglc af disse end ikke har ordentlig adgang til de mest grundliggende facilitctcr (c-post, Internet, vidcokonfcrcnce), for ikke at tale om de finansielle styringssystemer, som de vii have hrug for, hvis de i h0jcre· grad ska! have ansvaret for gennemforelsen af projckter. (b) Ajourf0ring og forbedring af sikkerheden i Kommissionens kommunikationsnctvrerk Kommissionens kommunikationsnetvrerk b0r ajourf0res og g0res. mere sikre, for at de kan levc op til e Kommissionens udfordringer. Som det f0rste b0r der fastl<. t!gges en generel strategi. Kommissionens inteme kommunikationsnetvrerk, dens forbindelser udadtil, serverinfrastrukturen og den anvendte software b0r vrere up to date, hvis det skal vcere muligt at na e-Kommissionens ambiti0se mal. Med liberaliseringen af markedeme at medf0re hensyn til udgifteme til besparelser. telekommunikation forventes Aktion 8 Opfyldelse qlhmKernes hehov, hitde intern/ OK eksternt (a) Feedbackmekanismer og teknologisk udvikling Kommissionen b0r indfore en procedure, som g0r det muligt regelmressigt at fa feedback fra brugeme og at overvage den teknologiske udvikling. Pa denne made vii det vrere muligt at foretage en egentlig vurdering af brugemes udstyr, deres behov og kommentarcr og salcdes hlive i stand til at opfylde deres krav (flersprogethed, adgang for handicappede og svagsyncde, pr~sentation af informationcr, et hurtigt svarsystem osv. ). (b) Overgang til at bruge Intemettet ti! interaktivc politiskc h0ringer Pa linje med malene for eEurope-initiativet b0r Kommissionen udvidc brugcn af Intcrncttet til at gennemfore h0ringer og fa feedback i forbindelse med st0rre politiske initiativer. Malet er ikke blot at lntcmettet, men at ga vidcrc og offentligg0re politiske dokumentcr pa indforc noglc cgncde feedbackmekanismer. Det knever dog, at der afscettes rcssourccr ti I dcttc formal. 9 (c) Ubende forbedring af Europa-netstedet Kommissionen b¢r afsrette de n¢dvendige finansiclle, tekniske og personalemressige ressourcer til en 1¢bende vedligeholdelse og ajourforing af Europa-netstedet. lndledningsvis b~r det fastsrettes, hvor store ressourcer der er behov for. "Europa" er allerede et velkendt netsted, og af hensyn til e-Kommissionens image og trovrerdighed b¢r det hele tiden leve op til de h¢jcstc krav. qffentlige udhud og transaklioner ad elektronisk vej Aktion 9 Kommissionen vii foresla en nekke rendringer i EU-hcstcmmclscmc om offcntligc udbud, sa dct bliver i de offentlige udbudsprocedurer og -transaktioner. muligt at anvende elektroniske redskaber Kommissionen har for sin del til hensigt at give borgeme mulighed for at varetage alle deres kontakter med Kommissionen ad elektronisk vej. I overensstemmclse med <let direktiv om elektroniske signaturer, der blev vedtaget i november' 1999, vii Kommissionen intcrnt godkcndc og anbefale, at man bruger e)ektronisk signatur i forbindelse med administrative dokumcntcr. 3. ANSVARLIG TJENESTEGREN Aktion 7 (a) GD ADMIN/DIL, CTI, GD BUDG, GD INFSO, SG (b) GD ADMIN, GD INFSO, GD BUDG, SG Aktion 8 (a) GD ADMIN med st¢tte fra OPOCE, INFSO, PRESS, GD BUDG, SG (b) GD MARKT, som skal lede pilotprojektet med st¢tte fra OPOCE, INFSO, SG og PRESS (c) GD ADMIN, DI, SG Aktion 9 JEndring af direktiveme om offentlige udbud: GD MARKT med st¢tte fra INFSO, GD ADMINogSG Kommissionens kontraktprocedurer: GD BUDG, SG med st¢tte fra GD MARKT og GD ADMIN Direktivet om clektronisk signatur: GD BUDG, SG med st¢ttc fra GD ADMIN 4. TIDSPLAN Aktion 7 (a) Juli 2000: revision af Kommissionens generelle politik for kommuni kationsteknologi informations- og Aktion 8 (b) Allerede begyndt (a) December 2000 (b) Revision ved udgangen af 2000 ( c) Allerede begyndt Aktion 9 Revision ved udgangen af 2000 10 KAPITEL II - EN SERVICEBASERET KUL TUR - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - · · · - - - · - - - - - - - - - - VII - HURTIGERE UDBETALINGER - - - -·····--·-- -···-· 1. MAL Forsinkelser med udbetalingen af bel0b, som Kommissionen skylder vcek, skaber problemer for modtageme og skader Kommissionens image, ikke mindst, fordi Kommissionen i sin erhvervspolitik selv har fremsat forslag om retsforskrifter, der skal bringe en sadan praksis til oph0r. Det er Kommissionens politik, at alle korrekt udstedtc fakturacr skal forchcgges inden for 60 dage. Af flere forskellige grunde overholdcs denne frist kun for 60'i<1 af udbctalingcrnc. Rcformen tager sigtc pa at bringe denne sats op pa 95% i 2002. Ud over den l0bcndc ccntralc ovcrviigning af afdclingcmcs rcsultater pa dette omrade vii generaldirektorateme ~live anmodet om at medtagc oplysninger om deres samlede resultater, hvad angar opfyldelsen af 60-dagcsrcglcn, nar de aflceggcr bcretning om resultaterne i almindelighed i deres arlige aktivitctsrapport. Bedre informationssystcmcr vii bidrage til at skabe sammenh~ng i overvagningen i hcle Kommissionen. Under alle omst~ndighedcr er Kommissionen forpligtet til at bestr~be sig pa at opna sammc disciplin i sine udbetalinger, som den har foreslaet for de offentlige myndigheder i medlemsstateme i sit forslag til dircktiv om bckxmpelse af ovcrskridelser af betalingsfrister i handelstransaktioner. Det store antal individuelle finansielle transaktioner, som Kommissionen arligt administrerer - for 0jeblikket over 600 000 og mere end dobbelt sa mange som for fem ar siden - medvirker til at forsinke afviklingen af udbetalingeme. Nar generaldirektorateme udformer deres systemer til finansiel forvaltning, b0r de ogsa tage hensyn til, at afviklingen af tilskud kr~vcr en andcn arbejdsindsats end fx forvaltningen af kontrakter, og til, at antallet af udbetalinger varierer fra forpligtelse til forpligtelse. 2. SUPPLERENDE TU,TAG Forskcllige tiltag, der indgar i reformen, vii rcducere antallet af kontrollcr og 0gc systcmets cffcktivitcl. Gennemf0relsen af disse tiltag far indflydelse pa den tid, dct tager at afviklc bctalingcr: • Afskaffelse centralisercdc anvisningsberettigedcs og regnskabsf0rerens respckti ve opgavcr. forudgacndc af den pategning og rationaliscring af den Forventet indvirkning pa den gennemsnillige hetalingstid: 15 dage. • Ansvarligg~relsen af ledeme far dobbelt indvirkning pa nedsrettelsen af den tid, betalingeme tager: for det forste bliver ledeme direkte ansvarlige for deres tjenestes resultater, og deres prrestation vii blive malt i forhold til objektive kriterier, sasom tjenestens betalingsdisciplin; for det andet vii revisionen af de finansielle processer, hvorved der skal opnas en bed re af grrensning af opgaver og ansvarsomrader, synligg0re overfl~dige arbejdsgange og derfor g0re det muligt at undga dem. Forventet indvirkning pa den gennemsnitlige hetalingstid: JO dage. • Med standardiseringen af kontrakter bliver der falles reglcr og bestemmelser for, hvordan betalingsanmodninger skal frcmlregges, og dette skullc accclercrc bchandlingcn af fakturaer. Forventel indvirkning pa den gennemsnillige hetalingstid: JO dage. 11 3. KOMMENDE TILTAG Aktion JO lndberetning af de enkelte GD'ers resultater med hemyn ti/ overholdelse af hetalingsfrister Tjenestegrenene vii blive opfordret til at opstille deres egne mal for opfyldelsen af det mal, der er sat for Kommissionen som helhed, nemlig betaling inden for 60 dage for 95% af fakturaeme i 2002, og at aflregge beretning om de trufne. foranstaltninger og resultateme i deres arlige aktivitetsrapport. Kommissionen vii tage hensyn til denne indikator ved vurderingen af tjenestegrenenes output. Aktion 11 Centralt fakturaregister De enkelte tjenestegrene, inklusive delegationeme, vii kunnc bcnytt;c sig af et fa!lles informationssystem til registrering af fakturaer, som muligg0r en bcdrc opf(l)lgning. Dcttc system vii blivc forbundct med kontraktdatabasen, bankkontosystcmct (database for ckstcrric bctalingsmodtagcrc) og bogf~ringssystcmct (Sincom). Deter n0dvendigt, at bade de)egationcrnc og afdelingemc i hovcdkvartcret har adgang tif det. 4. ANSVARLIG T JENESTEGREN Aktion JO Aktion 11 Alie GD'er GDBUDG 5. TIDSPLAN Aktion 10 Januar 200 l - akti vitetsrapporter for 2000 og derefter en gang om aret Aktion 11 Juni2001 12 KAPITEL III - PRIORITERING, RESSOURCEALLOKERlNG OG -UDNYTTELSE VIII - AKTIVITETSBASERET MANAGEMENT (ABM) 1. MAL Aktivitetsbaseret management (ABM) er det overordnede begrch for de nye programmerings-, budgetterings-, management- og rapporteringsmetoder, som Kommissionen har vedtaget. Det omfatter prioritering og ressourceallokering i kommissrerkollegiet og generelle principper for management i de enkelte afdelinger Det drekker alle ressourcer, der forvaltes af Kommissionen, uanset budgetkilde, og drekker saledes Den Europreiske Udviklingsfond og EKSF tillige med EU-hudgettct. Planlregning og programmering skal fremover ses som forvattning af rcssourccr til gennemf¢relse af aktiviteter med klart definerede politiske mal og prioriteter. Management baseret pa aktiviteter tager sigte pa: (1) at skabe st¢rre omkostningsbevidsthed gennem integrerede beslutninger om prioriteter, mal, aktiviteter og allokering af menneskelige, administrative og finansielle ressourcer, (2) at samordne den strategiske planlregning med den operationelle programmcring af aktivitctcme og overvagningen og evalueringen af deres gennemf¢rctse og (3) at udviklc en pn. cstationsoricntcrct management vcd at li. cggc vregt pa resultater frem for inputkontrol. Aktivitetsbaseret management omfatter folgende elcmcntcr: a) Strategisk planlregning og budgettering Planlregningen vii blive gcnnemfort i form af stratcgiske prioritctcr for en femar. speriode og en arlig politisk strategi (APS), der omfatter de politiske mat, de hovedaktiviteter, hvorved malene for de enkelte politikker skal opfyldes, og de titsvarcnde mcnneskelige, administrative og finansielle ressourcer. De politiske prioritetcr og budgctrctningslinjcrnc kommcr tit at danne grundlag for udarbejdetsen af det aktivitctsbascrcdc forcl~higc hudgctforstag og Kommissionens beslutning om fordelingen af de menneskeligc ressourccr. b) Operationel program mering og management Den arlige politiske strategi vii blive udm¢ntet i specifikke politiske mal og operationelle aktiviteter (generaldirektoratemes opgaver/ansvarsomrader og arbejdsprogrammer) og de tit dissc aktiviteter. menneskelige, finansielle og administrative rcssourcer, dcr afs~ttcs Kommissionens arbejdsprogram indeholdcr de nyc operationellc bcslutningcr, der skal tr~effes af kommissrerkollegict med henblik pa gennemforelscn af den arligc politiske strategi. Programmeringen af de operationelle aktivitctcr skal omfattc bcstcmmctser om ovcrvagning, eval uering og rapportering. c) Overvagning og rapportering Overvagning er afg¢rende for, at der rettidig kan foretages tilpasninger af programmeringen. Hvert enkelt GD skal tilrettelregge overvagningsordninger, som sikrer, at der regelmressigt indsamles oplysninger om resultater og anvendelsen af ressourcer. Disse oplysninger samles i en arlig aktiviletsrapport, som udarbejdes af hvert cnkelt GD og giver feedback med henblik pa planlregning og programmcring for de folgende ar. Et IT-instrument skal g~re det lettere at lagre og bcarbcjdc optysningcr om ovcrvagningcn og at udarbejde arlige rapporter. 13 d) Evaluering God overvagning er en forudsretning for ordcntlig cvaluering. I de rclevantc gcneraldircktorater ska) der systematisk foretages en forudgacndc og cfterf¢lgcndc cvalucring af politikkcr o~ programmer/projekter for at vurderc effcktivitctcn og mcrvc. erdicn af de opnacdc rcsultatcr og vurdere, om de menneskclige, administrative og finansicllc rcssourccr anvcndcs rationclt og effektivt. og programmeringsprocessen. planla:!gnings- evalueringcn Resultatcme indhcggcs skal af e) Intern revision Den nye inteme revisionstjeneste skal medvirke til at konsolidcre den aktivitetsbaseredc management gennem sine uafhrengige vurderinger af managementsystememe i Kommissionens afdelinger. Den skal aflregge rapport til revisionsopfolgningsudvalget om udviklingen af ABM og kvaliteten af oplysningeme i de arlige rapporter. 2. SENESTE TILT AG Siden september 1999 har Kommissionen truffet en rt-Ckke v1gt1ge beslutninger for at forbedre den strategiske planlregning og koordination og tilpasse tjenestegrcnencs struktur til nye behov. Disse beslutninger omfatter bl. a. : • vedtagelse af strategiske prioriteter for en femarsperiode • en arlig orienteringsdebat om politiske prioriteter og mal • ressourcefordeling i overcnsstemmelse med prioritctcrnc og mftlcnc og pa grundlag af nfljagtige og gennemsigtige vurderingcr af de organisatoriskc krav • gradvis indforelse af aktivitetsbaseret budgcttcring (ABB), som sikrcr: at budget- Kommissionens prioriteter og mal finansforvaltningcn og forcgar integrcrct n~jc ovcrcnsstcmmelse med - at disse beslutninger bakkes op af palidelige overvagnings- evaluerings- og revisionssystemer • fors~gsvis ivrerksrettelse og indforelse i hele Kommissionen af et edb-instrument, som skal st~tte planlregnings- og programmeringsprocessen. 3. KOMMENDE TILT AG Aktion 12 En ny strategisk planltegnings- og programmering. \procedure (SPP) (. \·e jigur J og den dertil horende tekst i kapitel Ill} i hvidhogen) Kommissionen vii indfore en ny planlregnings- og programmeringsprocedure for de enkelte politiske omrader, som er synkroniscrct med budgctproccdurcn. En politisk rundskrivclsc fra formandcn skal give generaldirektorateme retningslinjer for udformningcn af en arlig politisk stratcgi (APS), som angivcr de politiske mal, foreslaede politikkcr og dcrtil svarcndc ressourccr. APS skal dannc grundlag for udarbejdelsen af det forel~bige budgetforslag, GD'crncs opcrationcllc programmcring og Kommissionens arbejdsprogram. I betragtning af budgetgodkendelsesproccdurens varighcd ma dettc arbcjdc pabegyndcs tretten maneder inden programmeringsarets start (dvs. i december 2000 for budgettet for 2002). indlede dr~ftelser med Europa-Parlamentet og Radet for at na frem til en Kommissionen vii tilfredsstillende aftale om rrekkevidden af den arlige politiske strategi, det aktivitetsbaserede budgets struktur, disse institutioners respektive roller og arbejdsgangen i den strategiske planlregnings- og programmeringsprocedure. Sidstnrevnte skal ogsa g~re det muligt at foretage en accelereret tilpasning af den politiske strategi og af Kommissionens arbejdsprogram pa baggrund af nye presserende omstrendigheder. 14 Aktion 13 Oprellelse af en strategisk planlcegnings- og programmeringsenhed Da det er n0dvendigt at samordne strategisk planlxgning og operationcl programmering af aktivitcter, afstemme beslutninger om prioriteter, politiskc mal aktivitetcr med bcslutninger om ressourceallokering og at fremme mal- og resultatoricntcret management, ma der oprettes en ny central enhed, der skal forberede debatten om den arlige politiske strategi, sikre en sammenh<Cngende opfolgning og fremme en pnestationsorienterct management. og Den stralegiske planlcegnings- og programmeringsenhed (/·. ,'PP) vii hlivc oprctlct i Gcncralsckrctariatct. Den far en dobbelt rolle: a) Den skal bista kommissrerkollegiet med prioritering og ressourccallokering ved: • • • at udarbejde den arlige politiske rundskrivelse pa formandens initiativ og efter en dr0ftelse i Kommissionen og lave ~t udkast ti) Kommissioncns arligc politiskc strategi (APS) og arbejdsprogram. i mcrt samarbejde med GD for Budgcttct og andre gencraldircktoratcr. Planlregnings- og programmeringsenheden skal sammcnfalte de foreliggendc oplysningcr i ct ensartet format, herunder forudgaende og efterf0lgendc evaluering af politikkerne og de deraf folgende behov for menneskelige og finansielle ressourcer, og saledes fremme en bred dr0ftelse mellem indvirkning pa budgettet. Udarbejdelsen af det forel0bige budgetforslag (FBF) og den faktiske ressourceallokering vii blive varetaget af GD for Budgettet pa linje med den arlige politiske strategi institutionerne om politikkerne og deres at vurdere, om der er sammenhreng i de konkrete forslag, der fremsrettes med henblik pa arbejdsprogrammets gennemforelse tilrettelreggelse af et at bista Kommissionen med opstillingen og den almindelige sammenhrengende evalueringsprogram under beh0rig hensyntagen til prioriteterne for den strategiske planhegning og den fastsattc tidsplan • at sikre hensigtsmressige administrative strukturer og ti lstnckkelig personaletildeling. b) Den skal fremme en pncstationsoricnteret management gcnncm koordincring af standarder og indforelsc af god praksis, nar det g~lder planla:gning og programmcring, ovcrviigning og evaluering, integrering af informationssystcmcrnc og organiscring af de administrative strukturer. Der vii blive lagt s&rlig v~gt pa at str0mlinc rapporteringsmckanismernc og sikrc, at den arligc aktivitetsrapport bliver et enkelt og effektivt middel til fremlreggclsc af ovcrvagningsrcsultaterne. strategiske planlregnings- og programmeringsenhed vii blive oprettct i juli 2000 og fa tildelt Den tilstrrekkelige menneskelige, administrative og finansielle ressourcer til at varetage de ovennrevnte opgaver. Der vii samtidig bhve taget stilling til opgavefordelingen mellem den strategiske plan)regnings- og programmeringsenhed, GD for Budgettet og den interne revisionstjeneste i forbindelse med fastsrettelsen af standarder og radgivning vedr0rende de forskellige aspekter af aktivitetsbaseret management, navnlig overvagning, rapportering og evaluering. Aktion 14 Udvikling afet aktivitetshaserel IT-instrument ti/ stolte. fhr aktivitetshaseret management Udviklingen af et hensigtsmressigt IT-instrument til lagring og ovcrf0rscl af managementoplysninger af save) strategisk som operationel art er en absolut forudsretning for en vellykket indf0rclsc af aktivitetsbaseret management. Der er blevet udviklct en prototype, som gar under navnct Integrated omfatter Resource Management System informationssystemerne for planlregning og programmering og forvaltningcn af budgcttet og de finansiellc og menneskelige fleksibelt pa de grundlreggende harmoniseringskrav i hele Kommissionen, sa man undgar at oprette usammenhrengende systemer. Systemet skal ogsa omfatte den eksterne tjenestes aktiviteter og ressourcer, herunder Den Europreiske Udviklingsfond. ressourcer. Systemet ma kunne (IRMS). Dettc instrument ma tilpasscs, sa <let reagere 15 Aktion 15 Generel udbredelse af aktiviletsbaseret management og "learning by doing" Aktivitetsbaseret management er ikke blot et nyt planlregningsinstrumcnt. Deter ogsa ensbetydende med en fundamental rendring af ledelseskulturen, et strerkt og vedholdende engagement pa allerh~jeste plan, en kontinuerlig "learning by doing"-proces og de impliceredes uforbeholdne deltagelse. Gcnnemf~relsen hrenger n~je sammen de aktioner, som foreslas i afsnit III, der handler om mere tffektive arbejdsmetoder, og kapitel IV, der handler om udvikling af menncskelige ressourcer. Oct er dcrfor n~dvendigt • at opstille et informations- og uddannclsesprogram for aktivitctsbascret management • at ivrerksrette pilotfors~g i adskillige GD'er (samtidig med udbredelsen af IRMS). Den strategiske planlregnings- og programmeringsenhed og de tilsvarende planlregningskontorer i de enkelte GD'er far hovedansvaret for udbredelsen af ABM (og IRMS). Aktion 16 Styrkelse af evaluerings. \ystemet De gcncrellc principper for cvalucring af SEM 2000 ma konsolidcrcs og ydcrligcrc pra:ciscrcs for at bringes i samklang med akti vitetsbaseret management. Kommissioncn vi I udscndc en mcddclclse om mulighedeme for at styrke evalueringsinstrumenteme og -struktureme eftcr de ovenmevnte retningslinjer. 4. ANSVARLIG TJENESTEGREN Aktion 12 SG med bistand fra Arbejdsgruppen for Aktivitetsbaseret Management (ABM), GD BUDG Aktion 13 SO med bistand fra ABM-gruppen, GD BUDG Aktion 14 IRMS med henblik pa bistand til ABM-gruppen Aktion 15 DG ADMIN-DI med bistand fra ABM-gruppcn. Aktion 16 GD BUDG (indtil den strategiske planlregnings- og programmeringsenhed er oprettet) med bistand fra ABM-gruppen: 5. TIDSPLAN Akti<>n 12 Efterfiret 2000 - dr(c1ftclsc med EP og Radel Oktober 2000 - vedtagelse af retningslinjer for de operationelle tjencstegrene December 2000 - forste rundskrivelse om strategisk planlregning og programmering Januar 2001 - GD'emes forste arlige aktivitetsrapport Aktion 13 Maj 2000 - Kommissionens beslutning om den organisatoriske opbygning af og ressourceme til den strategiske planlregnings- og programmeringsenhed Juli 2000 - Kommissionens beslutning om oprettelse af SPP-enheden Aktion 14 Februar-september 2000 - udvikling af IRMS-instrumentet i overensstemmelse med aktivitetsbaseret management Januar 2002 - fuld anvendelse af IRMS i hele Kommissionen Aktion 15 Maj 2000 - udarbejdelse og ivrerksrettelse af et uddannelsesprogram og pilotfors~g vedr¢rende aktivitetsbaseret management Aktion 16 Maj 2000 - Kommissionens meddc)c)sc om styrkclsc af cvalucringssystcmcl 16 Figur I: Arlig strategisk planlregnings- og programmcrings cyklus Pa forrnandens initiativ og cftcr dchat i kollcgict udstc<ler SPP- funktion og GD BUDG fa:lks SPP-cirkula:rc til GD for ftr n d('n·111hcr t11· IJ-. ; ! GD forcslur programprioritcringcr, stratcgiskc aktivitctcr og tilsvarcndc rcssoun:cr pr. programomri1dc i SPP-funktion modtager forslag og forbcrcdcr udkast til iirlig programstratcgi (APS) i rncrt samarbejdc med GD BUDG og andrc GD ! Budget- myndighed (Ri1dct. EP). Kollcgicts dcbat af APS, hcrundcr rctningslinjcr for budgctprioritcringcr pr. programomrftdc ~! (ehruar ar n-1 /1. :hnwr ar 11- I klHt/Wi! or n-1 Opcrativ programmcring i GD (GD-arhcjds- programmer) i samarbejdc med SPP- funktion Budget- myndighed (Radct, EP). ~! GD forcl;. cggcr forslag til Kommissioncns arhcjdsprogram Budget- myndighed (Radet, EP) ~ ! SPP-funktion forbcredcr Komrnissioncns arbejdsprogram !. Budgctcirkula. :rc og forbcrcdclsc af FBF cftcr stratcgiskc aktivitclcr Kommissioncns ve<ltagclsc af FBF mqj (fl' 11- J ,(·1,1,·111h,:1· if/' 11-/ ~Ir. EP's f0rstc gcnncmgang af. budgcttct uktohcr or n-1. EP's vc<lt~1gclsc af budgcttct decemhcr i,r 11-J Ycdtagelsc af Kommissioncns arhcjdsprogram o~ cndcli~ allokcring af mcnncskcligc rcssoun. :cr t idli. !~I j<11111ur 111· JI 17 ~--------···--·-·-··--··------ KAPIT EL Ill - PRIORITEIUNG, ALl. 1Ol<EIUNG OG j EFFEKTIV ANVENDELSE AF RESSOURCEli _ ________ __j. -. IX- FASTLJEGGELSE AF EN EKSTERNALISERINGSPOLITIK 1. MAL Kommissionens tjenestegrene varetager mange forskellige aktiviteter. Kommissionen. var oprindeligt et organ, der ivrerksatte foranstaltninger til fremme af den europreiske integration og s0rgede for lovgivningsmressige side. Med tiden har overholdelsen af traktateme - med stor vregt pa den Kommissionen mattct koncentrerc sig mere og mere om en tredjc aktivitct, ncmlig forvaltning af store budgetter og operationelle programmer. Det star fast, at Kommissioncn ogsa i fremtidcn kommcr til at beskreftige sig med alle tre aktiviteter, men den forholdsmressige vregt, dcr heggcs pa hver enkelt af dem spiller en afg0rende rolle, nar det drejer sig om fastlreggclsc af ressourccbchov, organisationsstrukturer og ledelseskrav. Den strammerc prioritering, der er en central dcl af rcformproccsscn, vii hidragc til, at Kommissioncns kemeaktiviteter fremstar tydcligcrc. Oct er dog ogsa pf1 den haggrund, at man skat tagc stilling til sp0rgsmalet om, hvorfor og hvomar ckstemaliscring kan anhcfalcs, hvor vidtgiicndc den skal va~rc, og hvilken form, den skal antage. Kommissionens kcmeaktivilctcr2 er dcm, den udf¢rcr i kraft ar den rollc og de befojelser, den har i henhold til traktaten, og de er salcdes af central betydning for dens eksistensberettigelse. Der er tale om de aktiviteter, som Kommissionen varetager ud fra Unionens mal, og de kan derfor rendre sig i takt med Unionens udvikling. Kemeaktiviteteme vii altid blive varetaget af Kommissionen selv, selvom visse st0ttefunktioner, der ikke har afg0rende betydning for disse aktiviteter, vii kunne udliciteres. Ikke-kemeaktiviteter kan varetages ekstemt, hvis dette er mere effektivt, og ansvarligheden kan 1 opretholdes. Ikke-kemeaktiviteter er offentlige tjenesteydelser, der ikke n0dvendigvis beh0ver at blive varetaget pa EU-plan, men som skal varetages af Kommissioncn, hvis dcttc skal ske pa EU-plan. Den made, Kommissionen g0r dette pa, udelukker ikkc en vis ckstcmalisering af tilknyttcde opgavcr, hvis den valgte form g0r det muligt for Kommissionen at fore en passende kontrol. Et altcmativ til ekstcmalisering af visse ikke-kemeopgaver kan vrere, at de varetages i Kommissionen med kontraktansat pcrsonale. Kommissionen b0r under allc omstrendighcdcr mcgtc at pftlage sig ikkc-kcrncaktivitcter, den ikkc mcncr at va:re i stand til at udf0re med en acccptabcl risikomargcn, uansct om aktivitclcn skat forvallcs intcrnt i Kommissionen eller ekstemt. Kemcaktivitctcmc skal fortsat varctagcs ar Kommissioncns tjcncslcgrcnc. I forbindelse med gennemf0rclsc af ikke-kemeaktivitctcr, dcr indcha:rcr budgctudgiftcr, hcrundcr forvaltning af programmer og aktioner, ma <let afg¢res, om de pag<Cldende aktiviteter skal udf0res intemt eller ekstemt e11er ved at kombinere de to fremgangsmader. De vigtigste kriterier for denne afg0relse, b0r vrere omkostningseffektivitet og ansvarlighed, og der b0r i den forbindelse tages fuldt hensyn til forhold som EU's "politiske tilstedevrerelse" og synlighed samt til Kommissionens evne til at handle i overensstemmelse med sit ansvar for budgettets gennemforelse if0lge traktatens artikel 274. Aktiviteter fastlregges cftcr en undersf,1gelse af Kommissioncns stratcgiskc miil, <lcr cr ·opstillct vcd politiskc beslutninger: traktater, Rad/Parlarnent, kommissa:r, gcneralc. lirckt0r (modsat kan aktivitctcr kun udglt vcd en politisk beslutning pa samme politiske niveau). En opgave vii sige enhvcr type arbcjc. lc, c. ler skat udt\1res som led i en aktivitct. DECODE-listen omfattedc forvaltning, koordinering, politikudvikling og mctodologi, rcpra. :scntation og forhandling, forbindelser med andrc institutioner, udarbcjdclsc og ovcrviigning af lovgivning, sagshchan<lling, forvaltning og gcnnemt0rclsc af programmcr/pn~jcktcr. fin. ms- og budgctforvaltning, statistikkcr og 1,1konomiskc analyser. kontrol pi\ stedct, evaluering, informalik. information og kommunikation, pcrsonalcforvaltning, adininistrativ/logistisk st0ttc. sprog. Se DECODE Yademccum. 18 2. SE NESTE TILT AG Vejledning vedr0rende kontorer for teknisk bistand - juli 1999 Kommissionens beslutning om generelle retningslinjer for en ekstemaliseringspoliti k - december 1999 3. KOMMENDE TIL TAG Aktion 17 Regler for ekstemalisering Kommissionen har til hcnsigt at fastlccgge en cksternaliscringspolitik, dcr indcholder rcglcr for, hvornar ekstemalisering kan anbefales, for gnensemc for eksternaliscringcn og for, hvilke former for ckstcmalisering der kan anvendes. Ekstcmaliseringcn omfatter trc former for dclcgcring af allc cllcr dclc af Kommissionens aktivitctcr cllcr opgaver: • Uddelegering kan defineres som delegering af ansvar til offentlige serviceorganer, der enten kan vrere en del af EU's administrative strukturer (herunder f. eks. eksisterende agenturer og nye gennemfore]sesorganer som foreslaet af Europa-Parlamentet og Den Uafhrengige Ekspertgruppe) eller nationale/tvremationale offentlige organer, der fungcrcr som 'mcllcmled' for gcnncmf0rclsen af visse EU-politikker. Der vii kunne uddelegeres langt flcre aktivitcter/opgaver til disse organer end til organ er i den private sektor. Denne form for ekstemalisering kan vrere ve]egnet til ikke-kemeaktiviteter, der kan gennemfores mere fleksibelt og effektivt med en vis uafhrengighed af Kommissionens tjenestegrene i snrever forstand: der er ofte tale om tekniske aktiviteter i forbindelse med gennemforelsen af en politik, som er lagt ud til agenturer sasom Det Europreiske Agentur for L~gemiddelvurdering. Nar det drejer sig om enten andre agenturer af den traditionelle type (f. cks. det fremtidigc F0devareagentur) eller nye gennemf0relsesorganer, er det imidlertid t<. Cnkeligt, at delegeringen af ansvar kan omfatte mere end rent tekniske aktiviteter. • Decentralisering kan dcfineres som delcgcring af ansvar tit offcntligc scrviceorgancr, dcr medvirker til gennemf0relse af visse EU-politikker. En variant heraf er uddelegering af ansvar til tvrernationale offentlige organer som f. eks. CENELEC eller til FN. Som <let er tilfaeldct i forhindclsc med uddelegering, kan dcr ovcrf~rcs fl ere akti vitctcr/opgavcr ti I sadanne organer end ti I private organer. Denne form for eksternaliscring kan vcere vclegnct til ikke-kcrncaktiviteter, hvor gcnncmf0relsen af klart definerede malsretningcr sker i partnerskab med offentlige organer. Oct er f. eks. allercde tilfreldet for strukturfondenes vedkommende og for nogle programmer inden for den inteme politik og den eksteme bistandspolitik. • Udlicitering (pa fransk: sous-traitance) kan defineres som delegering til virksomheder i den private sektor, typisk pa grundlag af et kontraktforhold. -Udlicitering omfatter for det meste ikke kemeopgaver (f. eks. sikkerhedsvagtopgaver). Udlicitering kan vrere velegnet til ikke-kemeaktiviteter samt muligvis ogsa til specifikke opgaver vedr0rende kemeaktiviteter, der helt eller delvis kan overlades til eksteme kontrahenter, og som typisk er st0tteopgaver, der kan defineres klart, og for hvilke <let er let at male de forventede resultater. Denne kategori dcekker opgaver, der kra~ver sa:rlig ekspcrtise, som ikke udcn videre er ti I radighed i Kommissionen (f. eks. til evalueringer), og opgaver, som <let er mere cffcktivt at hcgge ud ekstemt, f. eks. sikkerhedsvagtopgaver. Politikken vii komme til at omfatte kritcricr, der g0r det muligt at tncffe heslutning om cksternalisering af enhver given opgave eller aktivitet og den made, den skal varetages pa, pa en koha:rent mftde overall i Kommissionen. Ekstemaliseringsl0sningen vii kun blive valgt, hvis der herved opnas en mere effcktiv levering af de pagreldende tjenesteydelser eller varer. Vigtige forhold er i den forbindclsc ovcrholcJelse af de rcglcr, der 19 er fastlagt af Jovgivnings- og budgetmyndigheden, merhed til den pagreldende malgruppe i befolkningen, synligheden af EU's rolle, behovet for at rade over en passende ekspertise internt i Kommissionen, sikring af, at delegcring af aktivitetcr ellcr opgavcr ikkc mindskcr f\. ommissioncns handlcfrihcd og cndclig om n0dvcndigt sikring af, at dcr tagcs bch¢rigt hcnsyn til grun<lla. !ggcndc prin~ippcr som ohjcktivitct, upartiskhed og proportionalitct. Der vii vcd enhvcr costbcnefitanalysc af mulighcdcn for at ckstcrnaliscrc en aktivitct skullc tagcs hcnsyn til offeromkostningerne og ressourceomkostningcrnc for Kommissioncn · 1 forbindclsc med tcknisk forberedelse, st~tte, tilsyn og kontrol. Der b0r vrere klare retningslinjcr for rappo11cring for de organer, der udforer ekstemaliserede opgaver, og de skal vrere i stand til at udf0re deres arbejde for Kommissionen uden indblanding udefra. Der vii vrere srerlig opmrerksomhed omkring, hvor)edes ansvaret skal forvaltes af den tjenestegren i Kommission, der godkender ekstemalise1ingeme. Der vii i september blive fremlagt en meddelelse indeholdende et forslag til rammelovgivning, en oversigt over aktiviteter, der kan ekstemaliseres, en mulig tidsplan for afpr0vning af nye ordninger i 2001 og en forste evaluering af konsekvenseme for de menneskelige ressourcer. I meddeJelsen vii der blive redegjort for de hidtidige erfaringer med de forskellige former for ekstemalisering. Der vii bl. a. blive tagct hensyn til en unders0gelse GD Admin har ivrerksat af generaldircktoratcts frcmtidigc rollc, herundcr ovcrvcjelsc af, hvilke af dets opgaver der eventuelt kan udf(l}res ekstcrnt. Sp(l}rgsmillct om ansvarlighcd (hvcm, for hvad og over for hvem) i forbindelse med ekstemalisering vii ogsf1 hlivc tagct op. Oct arbejdc, <lcr udf(t1rcs under tilsyn af RELEX-kommissa:rcrnc med hcnhlik pa al forhc<lrc forvaltningcn og ydelsen af ekstem bistand, vii kommc til at udg0re en intcgrcrcndc <lei af mcddclclscn, <la dcr er stort behov for at optimere anvendelsen af eksteme ressourcer pa dettc omradc. Dette vi I omfatte den brug, Kommissionens delegationer g0r af eksteme ressourcer ved gennemf0relsen af st0tteprogrammer. 4. ANSVARLIGE TJENESTEGRENE Aktion 17 og Koordineringsgruppcn i samarbejde med Planlregnings- Planlregnings- og Koordineringsgruppen for Menncskeligc Ressourcer, for sa vidt som sidstnrevnte gruppe tager sig af sp~rgsmalet om arbejde, der kan udf0res af ikke-permanent person ale. for Ekstemalisering 5. TIDSPLAN Aktion 17 fastlreggelse af April 2000: forske11ige ekstemaliseringsinstrumenter, herundcr mulighcdcn for at skahc en ny katcgori af Kommissions- ellcr EU-organer til gcnncmf¢rclsc af EU-programmer og -foranstaltningcr. struktur og mandat regelsret, for de September 2000: Kommissionens vedtagelse af meddelelsen. 20 KAPITEL m - PRiORITERrN~/;;s~~~~~~(>G r<:FFl•:KTrv tJDNYTTr(cid:141):Lsr(cid:141):J ' - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ---- ---- ··------------------------------ X - MERE EFFEKTIVE, RESULTATORIENTEREDE ARBEJDSMETODER: ET ARBEJDSPROGRAM 1. MAL Kommissionen har slaet strerkt til 1yd for fordelene ved en forenkling af de administrative arbejdsgange. Den har imidlertid ikke vreret hurtig til at forenkle egne arbejdsgange; isrer de interne. Det er ikke altid nemt at gennemfore forenklinger: med arene hober reglerne sig op, de bliver mere komplicerede, efterhanden som de bliver rendret og tilpasset, og det oprindelige mal ender med at blivc sl~ret. Det tjencr disse regler eJler de personer, dcr udarbejdede dcm, at man va:nncr sig til systcmatisk at stillc sp0rgsmftlct om, hvorvidt de pagceldcndc rcglcr stadig har ct formitl og - i hckra. Jtcndc fald - om, hvon. lan de kan forcnkles. Deter hensigtcn af indfv,rc en ordning til indgivclsc og opf01gning ar pcrsonalcforslag pii dissc omrader og at et etablere et netvrerk af sadanne ordningcr pa GD-plan med hcnhlik pa oprcttclsc ar en freJics "idebank". Kommissionen er pa samme made gaet i gang med at indfv,rc dcccntraliscrct forvaltning (SEM '. 2000 og MAP 2000), og der er i arenes l0b blevet indfort god praksis pa flcrc omrader i tjenestegrenene. Der srettes ikke sp0rgsmalstegn ved fordelene ved decentralisering, bade i form af finansielle besparelser og 0get ansvar for tjenestegrenene. Konkret b0r der kun v'"ere st0ttetjenester pa centralt plan, nar der kan pavises en mervrerdi. Decentralisering af aktiviteter i forbindelse med forvaltning b0r imidlertid baseres pa en beh0rig costbenefitanalyse. Inden der tages yderligere skridt pa omradet, b0r der gennemfores en generel analyse af fordele og omkostninger ved intern decentralisering, af redskaber og kvaliteten af den service, der ydes. · Hvad angar forvaltningsresultaterne, krreves det i den forbindelse, at tjenestemrendene har mulighed for og hjrelpes til at patage sig et st0rre ansvar for deres arbcjde ved intern uddelcgering og forenkling af administrative afg0relser og strukturer. Dettc foruds<. Cttcr imidlcrtid, at hvcrt cnkclt tjcncstcmands rolle defineres ved hjrelp af passendc bcskrivelser af job og arhcjdsopgavcr, og at dcr fastla:ggcs klarc rcglcr for den patrenkte delegering af ansvar. Sidel0bende hermed b0r <ler etableres en velegnct organisationsstruktur omfattcn<lc hcstcmmclscr, dcr kan sikre den fleksihilitct, dcr er n0dvendig for at kunnc klarc nyc udfor<lringcr og frcmmc en ny arbejdskultur, der bygger pa 0get samarbejdc mellcm tjcncstcgrcncnc. Oct vii vxrc n(l)dvcndigt at sc nrermere pa opsplitningen og manglen pa sammenhceng i organigrammerne. der abnes mulighed For at Kommissionen kan vrere pa forkant med udviklingen inden for modeme administrativ forvaltning, skal af moderne kvalitetsstyringsmetoder, herunder udveksling af oplysninger med avancerede offentlige og private administrationer over hele verden. Internt vii dette krreve et forbedret samarbejde mellem horisontale og operative tjenester og en mere serviceorienteret metode. overvagning og gennemforelse fortl0bende for Anvendelsen af informations- og kommunikationsteknologi og web-baseret teknologi beskrives i kapitel II - VI - Pa vej mod E-Kommissionen. 2. KOMMENDE TILTAG Ovenstaende mal er allc indhyrdes forhundnc og skal s0gcs nitct indcn for sammcnha~ngcndc rammcr. Dette vii ske gennem en rrekkc foranstaltningcr, dcr gcnncmfv,rcs under 2. viccgcncralsckrcta~rcns ansvar. 21 Aktion 18 Decentralisering af beslutningstagning ogforenkling qf"administrative procedurer Der vii snarligt blive gennemfort en unders0gelse af den nuva!rende fase af decentraliseringen, herunder omkostningseffektiviteten i forbindelse hermed, og den made, hvorpa den forl~bcr i tjenestegrenene. Under hensyntagen til subsidiaritetsprincippet har analyserne til formal at identificere de tjenesteydelser, der pa nuvrerende tidspunkt ]everes af horisontale GD'er, men som burdc varctages centralt, samt at identificere flere opgaver, der kan decentra]iseres. Det b~r fremga tydcligt, hvilke omkostninger og forventede fordele (herunder ¢get ansvar til tjenestegrenene), der ville vcere pa kommissionsniveau. De ressourcer, de enkelte opgaver krrever, vii blive kvantificerct og overf~rt i overensstemmelse hermed. De horisontale tjenestegrene skal udarbejde vejlcdninger og retningslinjcr samt tilbyde help-desk service, faciliteter og vejledning. Delegering af ansvar i kommiss,crkollcgict vii ogsa va:rc omfattct af dennc foranstaltning og b~r behandles som et prioritet omrf1de. Forenkling er ensbetydende med, at de greldende procedurer ma tagcs op til revision, saledes at de pagceldende mal kan nas pa den hurtigste, enkleste og mcst genncmsigtige made. Det vii for det f¢rste vrere n¢dvendigt at foretage en systematisk gcnncmgang af allc cksistcrcndc procedurer for at vurderc. om de stadig er berettigcde og anvendcs pa den mcst cffcktivc miidc. Dcttc vii mundc ud i forslag til forcnkling og forbcdring af bcslutningstagningcn. Der skal vrere en permanent mekanisme til identificcring af og vi<lercformidling af bcdstc praksis med henblik pa formalisering af forslag til rendring og vurdering af frcmskridt. For at frcmmc de ansattes engagement vil dette typisk indebrere en ordning, hvorefter personalct kan frcms<Ctte forslag til, hvordan systemer og procedurer kan forbedres, samt omfatte jrevnlige unders¢gclser af de ansattes jobtilfredshed. · Der vii blive oprettet en frelles "idebank"; ideforslag skal cvalueres og resultatct heraf videreformidles til forslagssti l leren. Aktion 19 Fremme af personligt ansvar og initiativ og '~\·lankere" administrative strukturer 0get ansvar og initiativ krrever st¢rre delegering af arbejdsopgaver. Gcneraldirektoratemes overordnede mal (mission statement. \) og arbejdsprogrammer b0r omsrettes i stillingsbeskrivflser og fleksible fordelinger af arbejdsopgaver med angivelse af arlige ma) for hver enkelt tjenestemand, af hvorledes disse mal kan nas, af "mileprele" og frister og om muligt pncstationsindikatorer. En arlig revision heraf vii blive sammenholdt med bed¢mmelserne af de ansattc (se kapitcl IV). Ledeme skal vrere i stand til at uddelcgere bcslutningstagningcn uafha!ngigt af l0nklassc og ancicnnitct (med forbchold af scerlige reglcr for 0konomisk forvaltning) og frcmmc teamwork. Kontorchcfcrnc skal vrere i stand til at sikre, at arbejdcts tilrettehcggclsc og ansvarsfordclingcn er flcksihcl. "Projcktlcdcrc" skal saledes kunne fa ansvaret for et projekt uansct l~nklasse og ancicnnitct. Oct er dcrfor n0dvcndigt at tage de officielle regler for uddelegering af ansvar (og rct til at un<lcrskrive) op til rcvis{on og fasthegge made og procedure med hensyn til udarbejdelse af stillingsbcskrivclscr og definition af arbcjdsopgaver. Det forventes endvidere, at lederne reagerer pa anmodninger og kommentarer fra deres medarbejdere. Den nuvrerende praksis i forbindelse med stillingsbeskrivelser og definition af arbejdsopgaver skal revideres og afpr¢ves, og der skal fastlregges retningslinjer, bl. a. vedr¢rende den rolle og det ansvar, der svarer til hvert enkelt trin i hierarkiet. Der vii blive fremlagt fors]ag om de n0dvendige rendringer af Kommissionens forretningsorden og af Ansrettelsesmyndigheden, hvad angar delegering af ansvar. Der vii blive fastsat regelmressige revisioner af disse foranstaltninger. Der vii blive fastlagt nye retningslinjcr for fasthcggclsc af organigrammcr. Alie organisatoriske ordninger, herunder etablering af strukturer; der er fastlagt i organigrammer, og fordeling af arbejdsopgaver tilde enkelte ansattc vii blive gjort til genstand for forvaltningsrevisioner, der gennemfores af den interne revisionstjeneste. Aktion 20 "Kryd~fertilisation", teamwork OK servicekvalilet Nogle gange kan en opgave ikke varctages tilfrcdsstillcndc indcn fortdc cksistcrcndc strukturcr, men samtidigt ville en rendring af dem v<. Cre en for vidtgaendc foranstaltning. Anvcndclsc i kortc pcriodcr (3-6 maneder) af fuldtidsoperative task force-grupper eller tv«. t!rfagligc gruppcr med spccifikkc mandatcr i 22 forbindelse med opgaver, der gar pa forskellige afdclingers omrader, 0ger ledelsesfleksibiliteten og kohrerensen pa tvrers af tjcncstegrenene og vii endvidere kunne give hurtigere l0sninger. En sadan fremgangsmade kan endviderc give de ansatte st0rrc jobtilfrcdsstillclsc. Dct b0r v:. crc muligt at oprette sadanne team pa grundlag af skriftligc aftalcr mcllcm afdclingcrnc om mLtl, opgavcr, respektive ansvar, varighcd og bemandingsaftalcr. Der vii vt. Cre bchov for vcjlcdning til frcmme af netvrerk pa tvrers af tjenestegrenene. tvrers af flere i stigendc grad. rn en Med decentraliseringen vii de horisontalc rltdgivnings- og tjcncster vejledningsfunktion, mens de operative tjcnestegrcne far ct st~rrc ansvar for den administrative forvaltning. Til fordel for bade de horisontale og operative tjenestegrcnc er dct n0dvcndigt, at der udvikles et serviceorienterct forhold. Denne fremgangsmade benyttcs allcrcde i <let tjenestegrene, der i h0jere grad identificercs med et "produkt" som f. eks. ovcrsccttelsestjcncstcn, publikationskontoret og det statistiske kontor. Der er nu taget skridt i denne retning pa andrc omrader (DG ADMIN og DG BUDG) i form af "serviceaftaler" med brugertjenestegrenenc. Fordelen ved denne fremgangsmade er, at de operative tjenestegrene opfordres til - ofte for forste gang - at definere deres behov pa en eksplicit made, mens de horisontale tjenestegrene nu har et sundt grundlag, de kan planlregge deres aktiviteter pa. i Planlregningen af aktivitetcrne overensstemmelse med den aktivitetsbaserede forvaltning (Activity Based Management/ABM). tjcncstegrcnc vii salcdcs blive bragt mere i de horisontale Det vii blive unders0gt, om der er mulighed for at anvende disse serviccaftaler i st0rre udstnekning. Der vii pa den baggrund blive fastlagt praktiske retningslinjer, og der vii blive set n:. crmere pa hvilke metoder der kan srette de horisontale og operative tjenestegrenc i stand til at cvalucre tjenesteydelser og procedurer. Det vii endelig blive vurderet, om der er mulighed for anvende moderne kvalitctsstyringsmetoder: flere afdelinger i Kommissionen anvendcr allerede sadanne metoder. Der vii blive set nrermere pa mulighederne for at udvide anvendelsen af dem og for at evalucre dissc mctodcrs cgncthed. 3. ANSV ARLIGE T. JENESTEGRENE Aktion 18 Aktion /9 Aktion 20 General sekrctari atct (2. viccgencralsekret:. cr) har med st0ttc fra operative GD'er <let overordnede ansvar for handlingsplanen GD ADMIN med den n0dvendige st0ttc fra Gencralsckrctariatet og Den Interne Revisionstjeneste GD ADMIN med den n0dvendige st0tte fra General sekretari atet oo 0 Den Interne Revisionstjeneste 4. TIDSPLAN 0jeblikkelig ivrerksrettelse af visse forberedendc delaktioncr: Aktion l 8 Oktober 2000: Rapport om den nuvrerende beslutningstagning og de nuvrerende administrative procedurer samt status over den igangvrerende decentralisering Aktion 19 April 2000: Retningslinjer for stillingsbeskrivelse og tildcling af arbejdsopgaver Juli 2000: Generel gennemforelsc i allc tjcncstcgrcnc Aile Aktioner Gennemf0relsen af alle aktionerne vii blive beskrevet nrermere i en handlingsplan, der skal fremlregges ved udgangen af 2000 23 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER XI - LEDELSESPRIEST A TIONER t. MAL Ledelsesproblemet i Kommissioncn er blcvct kritisk omtalt i rapp011cmc fra Den Ualha:ngigc Ekspertgruppe og i Williamson-rapportcn. Der er blcvcl lagt v,cgt pft <let store hchov for at anvcndc en sammenhrengende fremgangsmade til forbedring af lcdclsen i Kommissionen og for at fremme ansvarligheden. Denne fremgangsmade vii omfatte: en klar definition af beff;1jelser og ansvar, klare og palidelige udvcelgelsesprocedurcr, der sikrer udmevnclsc af h0jt kvalificcrcdc ledcre, foranstaltninger til sikring af regelmressig evaluering af prrestationeme pa alle ledclsesniveauer og vehilrettelagte uddannelsesprogrammer for bade ledere og potentielle lcdcrc. 2. KOMMENDE TILTAG Aktion 21 Udvrelgelse ql topchefer Kommissionen har allerede fastlagt klare procedurer og kriterier (18. september 1999) og retningslinjer (8. december) for kvalifikationsbaserede udnrevnelser til generaldirekt{Z)r (Al) og direkt0r (A2), herunder bestemmelser om at 0ge antallet af kvinder. Y derl. igere foranstaltninger omfatter: a) b) forslag, der skal g0re udvcelgelscsprocedurcrne mere professionellc en cvalucring af anvcndclscn af de nyc rcglcr for kvalifikationshascrct udnc. cvnclsc. Udvrelgelsesprocedureme for kontorchcfcr vii ogsa blivc rcvidcrct. Aktion 22 Sikring ql en lf1hende evaluering qlfedelsesprwstationerne Kommissionen vii indfore individuel cvaluering af pnestationeme for Al- og A2-tjencstemrend som det er tilfreldet for alle andre tjenestemrend (if. kap. IV-XIII - Karrierestruktur, Personalebed0mmelse og Forfremmelse). Evalueringsprocedureme for Al-tjenestemrend vii omfatte den ansvarlige kommissrer og generalsekretreren. Ligesom det har vreret ti lfreldet for A 1-tjenestemrend, vi I der ogsa for A2- tjenestemrend b)ive indeholder bestemmelser, som ska] sikre, at Jederstillinger ikke forblivcr ubcsatte i lange perioder. indebrerer jrevnlige fortlyttelser og indfort mobilitetsregler, der Der vii blive indf~rt en pr0vetid for a/le top- og mellcmlcdcrc. Der vii blivc indf(t1rt et princip om "reversibilitet" for allc lederstillingcr, hvilket hetydcr, at lcdcrc, dcr ikkc lever op til kravenc, ellcr som af egen vilje tnekker sig fra en stilling, kan ga tilbage til en ikke-lederstilling pa samme 10ntrin, uden at dette er til hinder for, at de kan udnrevnes til en anden lederstilling (selvom en yderligere pr~vetid i sa tilfrelde ville vrere pakrrevet). Beslutninger pa dette omrade vii blive truffet efter de samme retningslinjer som for udnrevnelser. Aktion 23 Managementuddannelse Der vii blive indfort et systematisk uddannelsesprogram omfattende allc lcdclscsaspcktcr - hcrunder bed~mmelse af medarbejdere - for alle ledere fra kontorchef og opefter. For nye kontorchefer vii <let vrere et krav, at de har deltaget tilfredsstillende i et indledende managementkursus. Kommissionens delegationsledere vii gennemga en supplerende managementuddannelse med specielt sigte pa denne funktion. Ansatte, der har et vist lederansvar, uanset deres kategori og hzmklasse, vii ogsa fa mulighed for at deltage i managementkurser. Alie potentielle. ledere,. fra A6 vii fa adgang til forberedende managementuddannelse. 24 Mulighedeme for at oprette et uddannelsescentcr for de ansatte i EU-administrationen, navnlig for mellem- og topledere, vii blive unders0gt i samarbejde med de andre institutioner (jf. ogsa aktion 38). 3. ANSVARLIGE TJENESTEGRENE Alie Aktioner DG ADMIN med st0tte fra Planlregnings- og Koordineringsgruppen for Menneskelige Ressourcer (PCG) 4. TIDSPLAN Aktion 21 Juli 2000: forslag om forbedring af funktionsmadcn for Del Radgivcndc Udvalg for Udnrevneiser December 2000: forslag om udnrevnclscr af kontorchcfcr Mcdio 2002: cvalucring af anvcndclscn af de nyc rcglcr om kvalifikationsbascrcdc udmevnelser til Al- og A2-stillingcr Aktion 22 Oktober 2000: vcdtagelse af udkast til Kommissioncns bcslutning om lcdclsc April 200 l: vedtagclse af Kommissioncns beslutning om lcdclsc; indf0relsc af individuelle prrestationsbed0mmelser for A 1- og A2-tjenestemrend Aktion 23 Juli 2000: resultater af overvejelseme om uddannelsescenteret 25 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER XII - ANS. IETTELSESPOLITIK 1. MAL Kommissionens ansrettelsespolitik har gjort <let muligt at anst. Cttc h~jt kvalificcrct pcrsonalc. Der er dog behov for en bedre tilrettelreggelse af ansrettelsespolitikkcn, og den b<,1r bascrcs p[t folgende principper: • Der b0r fortsat afholdes abne udvrelgelsespr0ver med henblik pa ansrettclsc af bade generalister og specialister. Srerlige udvrelgelsespr0ver b0r afholdcs for at opfyldc hcstcmte bchov • Kommissionen skal bevare den faktiske overordnede kontrol med ansrettclsespolitikken. Udvrelgelsespr0veme skal tilrettelregges, sa de er omkostningseffektive, og de anvendte pr0ver b0r udfonnes pa en sadan made, at de tiltrrekker og identificerer de ans0gcre, som hedst opfylder Kommissionens behov • Pr0veme skal tage hensyn til den multikulturelle dimension i EU for at sikrc en. ligc bchandling af ans0gere fra al le medlemsstater • Ved tilrettelreggelsen af pr0veme b0r der ligeledes tages hensyn til ligestilling mellem mrend og kvinder og geografisk ligevregt. 2. KOMMENDE TILTAG. Aktion 24 Bedre fasthegge/se q/Kommissionens hehov En prrecis fastlreggelse af personalebehovet, bade hvad angar profiler og antal personer, er et vigtigt element i ethvert ansrettelsessystem. Dette b0r ogsa vrere udgangspunktet for Kommissionens ansrettelsespolitik. Det nye system med aktivitetsbaseret management (ABM) vii medf0re en bcdre programmering af Kommissionens aktiviteter og nrermere fastlregge de rclcvantc kompctcnccprofiler. Dette vii alleredc bidrage til en mere malrettet ansrettelsespolitik, da en bcdrc langtidsplanlregning af personalebehovet bliver mulig, bade hvad angar kvalifikationer og antal pcrsoncr. Eftersom ABM skal anvendes i alle generaldirektorater, bliver de enkelte generaldirekt~rer i stand til mere specifikt at fasthegge de kvalifikationer, som de krrever af personalet. Derudover er der behov for et nyt redskab til personaleadministration som erstatning for det nuvrerende SYSPER-system, sa ledelsen bliver mere bevidst om det nuvrerende personales frerdigheder og kvalifikationer. Kommissionen b0r fortsat primrert ansrette generalister, da de formodes at kunnc udf0re forskellige job gennem he)e det erhvervsaktive )iv. Der er imidlertid ogsa brug for enkeltpersoner med mere specialiserede kvalifikationer. Der b0r derfor afholdcs srerligc udvrelgclsespr0vcr, som er skrreddcrsyct til at opfylde enkelte generaldirektoraters eller gruppcr af gencraldirektoraters bchov. De pr~ver, der anvendes ved udvrelgelsespr0vemc, b~r dcrfor udformcs pa en sadan made, at ans~gemc vurderes i forhold tilde krrevede frerdigheder og kvalifikationer. Aktion 25 Bedre tilrettelreggelse ofudva!lgelsespnJVerne Da alle EU-institutioneme primrert ansretter personale ved hjrelp af almindelige udvrelgelsespr0ver, skal det sammen med de 0vrige institutioner unders~ges, hvorvidt det er muligt at oprette et interinstitutionelt ansrettelseskontor. Den enkelte institution vii saledes skulle informere. kontoret om dets specifikke personalebehov, og kontoret far derefter ansvaret for at tilrettelreggc. den mest hensigtsmressige udvrelgelsespr0ve. 26 Stoppr0veme er den mest problematiske del af de nuvrerende udvrelgclsespr0ver, da der ofte deltager flere tusinde ans0gere. I <lag bestar stoppr0verne af multiple choice-pr0ver. Denne form for pr0ver skat fortsat forbedre anvendes, men omkostningseffckti vitctcn. af modeme IT-teknologi udnyttelsc bedre skat en Aktion 26 Geografisk ligevregl ligcvc. egt hlandt pcrsonalct er ct ar miilcnc At sikre en rimelig gcografisk i Kommissionens ansll!ttclscspolitik, jf. pcrsonalcvcdt,cgtcns artikcl 27. Dct viii r0rstc omgang skc vcd at s0rgc for en bred offcntligg~welse af meddclclscrnc om udvc. elgclscspr0vcr og vcd at de anvcn<ltc pr0vcr tagcr hcnsyn ti I den multikulturelle dimension i EU. Pa denne made kan dcr sikrcs en ligc bchandling af ans0gcrc fra allc medlemsstateme. Del vii hverken vcere hensigtsmc. essigt af atholdc udv~clgclscspr0vcr pft grundlag af nationalitet, at indfore nationale kvoter eller at ga over til gcnerelt at atholde udvcelgelsespr0ver efter sprog. Kommissionen vii overveje yderligere foranstaltninger til, hvordan der kan sikres en timelig geografisk ligevregt. Aktion 27 Ikke-diskrimination og lige muligheder Der skal tages hensyn til den k0nsmressige og etniskc sammensretning af Kommissionens personale ved udarbejdelsen af pr0ver for at sikre en lige behandling i overensstemmelse med personalevedtregtens artikel 27. Kommissionen vii afskaffe aldersgncnscr for ansc. Cttclsc vcd almindclige udvc. Clgelsespr0ver. En h0ring af de 0vrige institutioner om afskaffelsc af aldcrsgncnscr for ansc. ettelse ved alle EU institutioneme er undervejs, og Kommissionen er villig til at tjcne som eksempel (ogsa behandlet under Aktion 50). Aktion 28 Bedre udvadgelseskomiteer Udvrelgelseskomiteeme b0r besta af tjenestemrend i Kommissionen, og fonnanden b0r ogsa vrere en tjenestemand i Kommissionen. Der b0r g0res en indsats for at sikre, at et tilstrrekkeligt antal kvinder udnrevnes til udvrelgelseskomiteeme. Tildelingen af arbcjdsopgavcr til de personcr, der udnrevnes til en udv,elgelseskomite, ska) tilpasses, sa de far den forn¢dnc tid til at varctagc dettc hverv. Der vii blive s0rget for specifik uddannelse af de tjencstemc. end, der dcltagcr i arhcjdct i en udvc. elgclseskomitc. Der b0r ogsa involveres et begrrenset antal ekstemc ekspertcr som radgivcrc, men den cndelige heslutning om ansrettelse ska) fortsat ligge hos Kommissionen. Aktion 29 Ahenhed for an. w,gerne I Aile oplysninger om ansrettelsesprocedurer og afholdelse af udvrelgelsespr0ver vii blive offentliggjort pa Intemettet. Det bliver ogsa muligt at indgive sin ans0gning via Intcmettet og scndc den officiellc dokumentation pa et senere, passende tidspunkt. Kommissionen vii ogsa overveje en forbedring af samarbejdet med de europreiske universiteter for at g0re de studerende mere bevidste om karrieremulighedeme i EU-institutioncme. Antallet af bestaede ans0gere for hver udvrelgelsespr¢ve skal sta i et rimeligt forhold til <let ledige antal stillinger. Ansrettelsesprocedureme efter udvrelgelsespr0vemes afslutning skal fremskyndes, sa fristen for besrettelse af de ledige stillinger afkortes. Dette b0r f0re til ansrettelse af bestaede ans0gere senest to ar efter offentligg¢relsen af resultaterne fra udvrelgelsespr¢veme. Efter henstillinger fra EU's ombudsmand vii Kommissioncn cndvidcrc gi vc ans0gcmc adgang ti I at sc deres rettede pr¢ver i alle udvrelgelsespr0ver, som indlcdcs cftcr juli 2000. Omlregningen af ansrettelsespolitikken og udvrelgclscsproccdurcrnc som hcskrcvct ovcnfor kr~cvcr en kommissionsafg0relse og en interinstitutionel aftalc med hcnblik pa oprcttclsen af ct intcrinstitutionclt ansrettelseskontor. Det kan ogsa medfore rendringer af personalevedtregtcn (navnlig af bi lag Ill) - dettc skal unders0ges nrennere. 3. ANSV ARLIG T JENESTEGREN DG ADMIN med hjrelp fra planlregnings- og koordineringsgruppen for menneskelige ressourcer. 27 4. TIDSPLAN Aktion 24-29 December 2000: ophcg om uns,cttclscspolitik, hcrundcr forslag til cvcntucllc c. endringcr af intcrinstit-utionclt aftalc om oprcttclsc af ct udkast til personalevedtregtcn; ansrettelseskontor Juni 2001: efter samrad med fagforcningcr og fagligc sammcnslutninger forehegger Kommissioncn for Oct Interinstitutionel le Vedtregtsudvalg til evcntucllc c. endringcr af pcrsonalevedtregten forslag December 200 I: Kommissionen forcla:gger forslag for Ri\dct til cventucllc rendringcr af personalevedtregten. 28 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER XIII - KARRIERESTRUKTUR, PERSONALEBED0MMELSE OG FORFREMMELSE 1. MAL Den nuvc. erende karrierestruktur i EU-institutioncrnc skclncr mcllcm pcrsonalckatcgoricrnc A, LA, B, C og D med kmklasser i hver kategori. Denne opdeling er i h0j grad bascrct pa uddannclscsniveauet og den erhvervserfaring, der er opnaet inden ansrettelsen i EU-forvaltningen. Svaghedcrne i dette system er tydelige, og det ma der nu g0res nogct vcd: • En s~or del af personalet er frustrcrct over ikkc lc. engcrc at kunne blivc forfrcmmct, oftc midtvejs i karrieren. • De aktuelle procedurer for indplacering af nyansatte er kompliccrede, langsomme og anerkender ikke. at erhvervserfaring og evner kan opnas pa forskellig vis. • Fors0g pa at lave bed0mmelsessystemet om har i stor udstrrekning vc. eret en fiasko. • Fortjeneste bel0nnes ikke tilstnekkeligt i EU-forvaltningen, navnlig ikke i forbindelse med forfremmelse. Der er behov for en integreret personalepolitik, som kan anvendc Kommissioncns personale optimalt, herunder mere fleksible pensionsbcstemmelser. Et sadant system vii kunne 0ge jobtilfredshedcn ved at i tilbyde personalet en egentlig karricreudvikling, som indcba:rcr forfrcmmclse eftcr fortjcncste tilknytning retfrerdige og meningsfuldc be<l0mmclsesproccdurer. Eftersom pcrsonalet udg0r Kommissionens vigtigste aktiv, ville dct ogsa for0ge institutionens cffektivitct generelt. til 2. KOMM ENDE TILT AG Aktion 30 Oprettelse l!f"et nyt og mere linererl kurriere. ,ystem Det nye system skal vrere linecert uden opdeling i kategorier. Oct skat vc. ere muligt at ansc. ette tjenestemrend pa forskellige niveauer alt efter den kompetence, der krc. evcs, og p,a grundlag af kvalifikationer og eventuelt erhvervserfaring. En tjencstemand, der patager sig et srerligt ansvar i forbindelse med en veldefineret tidsbegnenset funktion, skat bel0nnes i form af en tidsbegrrenset afl0nning i en h0jere kmklasse. Hvor fortjeneste skal vrere afg0rende for forfremmelse til en h0jere I0nklasse, skal anciennitet pask0nnes ved stigning inden for en bestemt I0nklasse. Antallet af 10ntrin inden for den enkelte I0nklasse skal dog vrere begrrenset, ligesom det kun skal vrere muligt i hegnensede tilfc. eldc at fa udbe_talt mere i I0n pa h0jeste trin i en given I0nklasse end pa forste trin i I0nklassen over. · Systemet skal indeholde gode karrieremuligheder for tjencstemrend, som ikke har ambitioner om en lederstilling eller ikke har lederevner, men som besidder en viden og nogle fardigheder, der pa anden made er srerdeles vrerdifulde for organisationen. Dette indehc. ercr navnlig, at forfremmelse til en h0jere I0nklasse generelt ikke b0r afhrenge af, om man har en ledcrstilling. Kommende tjenestemrend vii blivc ansat efter det nye system. Tjencstemc. end, som er blevet ansat efter det gamle system, vii blive indplaceret efter det nye system med tilsagn om, at deres I0nningsforhold ikkc ber0res heraf. Det nye kanieresystem krrever en rendring af personalevedtregten. Indtil' dette er sket, vii ordningen for interne udvrelgelsespr0'ver blive forbedret, sa der gives bcdre mulighedcr for at fa adgang til en h0jere kategori. 29 Der kan naturligvis g~res overvejelser om forskclligc former for linererc karriercstrukturer indcn for de ovennrevnte rammer (f. eks. antallet af l0nklasscr og krav til kvalifikationcr), idct der tagcs hcnsyn til institutionens behov og arbejdsopgaver. I enhvcr offcntlig forvaltning mc<lf0rcr udviklingcn af en ny karrierestruktur betydelige rendringer, og overgangcn til et nyt system kncvcr en omhyggclig forhcrcdc l sc. F0lgende spccifikke tilsagn, hvad artgar overgangen til et nyt system for EU-tjcncstcmcend, kommcr til at indga i et detaljeret forslag ti I en ny karrierestruktur: • • • den enkelte ansatte gar ikke ned i l0n ved overgangen til et nyt system • den hastighed, hvormed enkeltpersoner med en middelprrestation g0r karriere, c:endres ikke efter overgangen, hvorimod de allerbedste vii kunne g0re hurtigere karrierc og ansattc med en pra!station under middel langsommere karriere for nuva!rende personale med en middelprc:estation blivcr der ingen forringclsc i indtjeningen set over hele karrieren. Kommissionen er meget bevidst om sammenhcengen mellem personalets motivation og materielle sikkerhed. Den vii s0rge for, at rcformen ikke resultercr i en forringclse af de gcnerelle ans<l!ttelsesforhold for <let nuvrerende personale, hvilket vii blive afspejlet i alle forslag til Radct om en ny karrierestruktur. Aktion 31 Forenkling qf'de eksisterende indplaceringsprocedurer Administrationen vii i forbindelse med indplacering af nyansattc tage hcnsyn ti) al erhvervscrfaring, som er opnaet efter erhvervelse af de relevante fagligc cllcr akadcmiskc kvalifikationer, under et sret gennemskuelige og konsekvente regler. Det blivcr naturligvis n¢dvcndigt at overveje, hvilke foranstaltninger der krreves for at sikre kommende og nuvt. Crende personale samme behandling. Der krreves en kommissionsafg0relse for at rendre de nuvrerende procedurer. Aktion 32 ln<. {fo,relse qf'et nyt ltr/igl hedommelses. ystem Deter vigtigt at have et n0jagtigt, objektivt og retf~rdigt system til bcd¢mmelsc af pcrsonalet. Deter en forudsretning for, at en ny mere linerer karrierestruktur kan fungere efter hcnsigten. At opna et sadant system krrever en indsats pa to fronter: For det forste skal de ansvarlige for bed0mmelserne anvende det nye system korrekt. Der vii blive s0rget for specifik uddannelse i personalebed0mmelse, og det bliver kontrollerct, hvordan systemet anvendes. Der skal overvejes andre mader, hvorpa der kan sikres en korrekt anvcndclse a( systemet, s. erlig hvordan der kan undgas inflation i bed0mmelserne. En made, hvorpa de ansvarligc for bcd¢mmelscmc kan tilskyndes til at undga en sadan inflation, er ved at tildelc en kvote point til hvcrt gcneraldirektorat til fordeling blandt personalet i samme l¢nklasse. For det andet er der behov for et nyt arligt bed¢mmclsessystem, som er bascrct pa den enkelte ansattes stillingsbeskrivelse og arbejdsopgaver. Bed¢mmelscn skal tagc udgangspunkt i omfattcndc samtalcr, evt. med deltagelse af andre kolJeger som mreglere, og i anvendelsen af modeme metoder sasom tovejsfeedback. Den umiddelbart overordnede b0r vrere ansvarlig for bed0mmelsen, men muligheden for at inddrage en tredjepart i bed0mmelsen vii ogsa blive unders0gt. Systemet far to srerskilte funktioner: • Den forste er at give personalet en objektiv beskrivelse af og feedback pa det udforte arbejde og at tilskynde personalet til at g0re en bedre indsats gennem en detaljcrct kvalitativ vurdering af den enkeltes prrestation i forhold til dennes stillingsbeskrivclse og arbcjdsopgaver. Bed0mmelseme b0r forst og fremmest vrere saglige og indeholde en detaljeret beskrivelse af det arbejde, tjenestemanden har udfort, og af de opnaede resultater. Systemet b0r ogsa omfatte en dr0ftelse af karriereudviklingssp0rgsmal sasom uddannelse og mohilitct. 30 • Den anden er, at administrationen skat give en rctf,crdig vurdcring, hi1dc af tidligcrc pra~slalioner og, hvis det er relevant, af den bed0mtcs potcntialc Lil at patagc sig andrc og/cllcr vigtigcrc arbejdsopgaver. En tit forfremmelsesprocedurerne. Der vii derfor blive fastlagt kritericr for, hvordan fo11jencstc kan vurderes ensartet, og det skat sikres, at mindre synligc, men lige sa vigtigc opgavcr vurdcres retfc. erdigt. fortjcneste ~r v~rc mere dircktc knyttct sadan bed0mmelsc af Der er givet udtryk for en vis bekymring med hensyn til den uforholdsmressig store byrde, som et arligt bed0mmelsessystem vii medf0re for ledelsen og personalet. Ved udviklingcn af et nyt system vii der blive taget hensyn til dette aspekt. Bed¢mmelsessystemet for ledere b0r indebrere, at de bed0mmes af deres underordnede, evt. sammen med en bed0mmelse af andre ledere pa samme niveau. Der gives fuld sikkerhed for de personer, der bed¢mmer lederne. Der udviklcs et srerligt bcd¢mmclscssystcm for gencraldirckt(,1rcr og dirckt0rer. Den ansvarligc kommissrer og generalsekretreren involveres i bed¢mmclsen af tjencstem«rnd i I0nklasse A I. Deter n¢dvendigt med en kommissionsafg0relse for at indfore det nye system. Der vii sandsynligvis ikke vrere grund ti) at rendre personalevedtregten. Det skal dog unders¢ges nrermere, hvorvidt det krrever en rendring af vedtregten at indforc en personalebed0mmelse pa generaldirektoratsniveau i stedet for pa kommissionsni veau. Aktion 33 Forfremmelse e. fierfor~jenesle Det nuvrerende forfremmelsessystem kan forbedres betydeligt uden at «rndre personalevcdt«rgten, da det allerede star i vedtregten, at forfremmelse b0r ske efter fottjencste. For det forste vii regler og procedurer samt alle relevante oplysninger om forfremmelsesrundeme blive offentliggjort pa EuropaPlus. For det andet vil systemet blive forenklet. Et frelles system skal grelde for alle kategorier. Det langsigtede mat er at anvende det samme system for personale, som afl0nnes over henholdsvis drifts- og forskningsbudgettet. For det tredje skal der vrere en tc. ettere sammenhreng mcllcm forfremmelsc og bed¢mmclse, og der bevares en form for pointgivning. Endelig tilskyndes de enkelte afdelinger til at tage st¢rre ansvar for deres forslag til forfremmelse ved at begrrense anbefalingerne til det mulige antal forfrcmmclser. Som en konsekvens af den arlige bed0mmclsesrunde afskaffes princippct om, at de personcr, som ct givct ilr stod pf, listen uden at hlivc forfremmct, automatisk blivcr dct arct cfter ("de tilovcrshlivende"). Delle vii give alle en mere rctfa:rdig chance, bl. a. dem, sorn er flyttet til en anden afdeling, og dcrmed hidragc til 0gct mohilitcl. Deter n¢dvendigt med en kommissionsafg¢relse for at indf0re ct nyt forfrcrnmclscssystem. Indf0rclscn af en komparativ bed0mmelse af pcrsonalct pa gcncraldircktoratsniveau vii dog kra~vc en tilsvarcnde rendring af personalevedtregtcns bestemmelser om forfrcmmclse. Aktion 34 Fleksibel pensionering Det nuvrerende pensionssystem er stift og straffer dem, som ¢nsker at forlade tjenesten, inden de fylder 60 ar. Det indeholder heller ingen bestemmelser for dem, som fortsat 0nsker at arbejde efter de 65 ar. Disse sp¢rgsmal blev unders¢gt i Williamson-rapporten og b¢r nu inddrages i udarbejdelsen af et nyt regelsa!t for pensionering. Dette krrever rendringer af personalevedtregten. Den kommende udvidelse af EU vii ogsa udg¢re en stor udfordring for personalepolitikken. En srerlig ordning for f¢rtidspensionering vii i h¢j grad kunne bidrage til at Jette intcgreringen af personale fra de nye medlemsstater. Der er behov for yderligere overvejelscr omkring dette emnc. 31 3. ANSVARLIG TJENESTEGREN DG ADMIN med hjrelp fra planhegnings- og koordincringsgruppcn for mcnncskclige ressourcer. 4. TIDSPLAN Aktion 30 November 2000: oplreg i form af en meddelelsc om et nyt karrieresystem, herunder et forslag om rendring af personalevedtregtcn Maj 2001: Efter samrad med fagforeningcr og fagligc sammcnslutninger forel::egger Kommissionen et forslag for Det lnterinstitutionelle Yedtregtsudvalg December 200 I: Kommissionen personalevedtregten forcl::egger forslag for Radet om rendring af Malet er at gcnncmf¢re et nyt system forelreggelse for og godkendclse af Radel}. i 2002 (cflcr h¢ring Ycdtregtsudvalget, Aktion 31 Juli 2000: vedtagelse af et udkast til Kommissionens afg0relse November 2000: vedtagelse af Kommissioncns afg0relsc. Aktion 32 November 2000: vedtagelse af Kommissioncns afg0relse. Maj 200 I: vedtagelse af Kommissioncns afg¢rclsc. Malet er, at det nye system skal anvendes i l0bet af 2002. Aktion 33 November 2000: vedtagelse af Kommissionens afg0relse. Maj 200 I: vedtagelse af Kommissionens afg0relse. Malet er, at det nye system skal anvendes i l0bet af 2002. Aktion 34 December 2000: oplreg om et regels::et for pensionering, herunder forslag til rendring af personalevedtregten og forslag om en srerlig ordning i forbindelse med udvidelsen Maj 200 l: Efter samrad med fagforcningcr og fagligc sammcnslutningcr vii Kommissionen forchcgge ct forslag for Oct lnterinstitutioncllc Vcdtc. egtsudvalg. December 200 l: Kommissionen vedlregger forslag for Radct om rendring af pcrsonalevedtregten. 32 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER XIV - KARRIEREVEJLEDNING, MOBILITET OG INEFFEKTIVT PERSONALE 1. MAL En integreret personalepolitik ma indeholde bedre bestcmmclser om karricrcudvikling, mobilitet og om, hvordan man handterer ineffektivt personale. I det nuvrerende system er der kortlagt folgende specifikke problemer, som der nu skal tages fat pa: • Karriereudvikling er mermest ikke-eksisterende. • Der findes intet varslingssystem eller spccifikke proccdurcr til at handtcrc tilfrclde af inkompctcncc pa tilfredsstillende vis. Tv<. Crtimod fremgar dct af pcrsonalcvcdt,cgtcn, at faglig inkompetencc skat behandles efter samme procedurer som disciplimersagcr. • Den nuvrerende pr0vetid (hvad angar udnyttelsen og varigheden af den) er utilstrrekkelig til at identificere tilfrelde, hvor nyansatte ikke er egnede til at udfore det pagreldendc job. 2. KOMMENDE TILTAG Aktion 35 Adgang ti/ karrierev~jledning Der ska! oprettes en central enhed, som skal formidle god praksis blandt generaldirektorateme og tilbyde individuel vejledning til personalet om karrieremulighcdcr gennem hele dct erhvervsaktive liv. I hvert generaldirektorat oprettes der et netvc:erk af lignende enhcdcr. Der skal udvikles en personaledatabase som erstatning for den nuvrerende SYSPER-base, og den skal indeholde oplysninger om de forskellige jobprofiler, stillingsbeskrivelser og den enkeltes fardigheder. Denne database bliver et nyttigt redskab til at opna en bedre karrierevejledning og -udvikling. Ved udvikling af den nye database vii dcr blivc lagt sc:erlig v<. Cgt pa sikkcrheden og beskyttelsen af fortrolige og personlige data i overensstemmclse med EU-rettcn. Aktion 36 Fremme af mobilitet Mobilitet 0ger en tjenestemands erfaring, evner og viden og er ligeledes til gavn for institutionen. Det ville dog virke mod hensigten at fastsc:ette gencrcllc bindcnde rcgler for mobilitet. Sadanne regler kunne navnlig fore til tab af en srerlig ekspertise, som oftc er erhvervet eftcr ars "uddannelsc pa jobbct". Andre negative virkninger b0r ogsa undgas, herunder den ofte meget langc pcriode, indtil en stilling genbesrettes cfter mobilitct. Der skal fortsat g0rcs en indsats for hurtigere at opsl:1 og genbcsrettc ledige stillinger. Der er ikke desto mindre behov for en rrekke foranstaltninger til at lette mobilitet. Hindringer for mobilitet, som navnlig skyldes det nuvrerende system, vii blive fjemet. Der skal tilbydes srerlig uddannelse som forberedelse til at tiltrc:ede en ny stilling, hvor dette er relevant. Den centrale karrierevejledningsenhed skal udvikle klare og gennemskuelige retningslinjer for mobilitet. Pa dette grundlag vii generaldirektorateme blive tilskyndet til at tilrettelregge mobilitet i overensstemmelse med deres specifikke behov. Personaleafdelingeme i hvert cnkelt generaldirektorat far ansvaret for at fore tilsyn med mobiliteten. Det enkelte generaldirektorat b~r udarbcjde trreffe foranstaltninger til bedre at tilrettelregge overdragelsen af ansvarsomrader mellem tjenestemrend for at retningslinjer og ' minimere ethvert tab af kontinuitet. Der vii blive fastsat betingelser for mobilitet mellem de europreiske institutioner og mellem disse institutioner og forvaltningeme i medlemsstateme, og muligvis ogsa mcllem institutioneme og den private sektor. 3:3 Der indf~res srerforanstaltninger i samordning med styringsudvalget for Kommissioneris delegationer, saledes at det arlige rotationssystem sikrer stillingcr til de tjencstcm~cnd, dcr vendcr tilhagc til hovcdkvarteret fra en delegation, og at stillingcrnc svarcr til de pftga~ldcndc tjcncstcm,cnds crfaring og profil og frcmmcr deres karricreudvikling. Som et ydcrligcrc incitamcnt skal mobilitct bctragtcs sorn ct plus i forbindclsc med hcd0mmclscr, udmcvnelser og forfrcmmclscr. Aktion 37 Himdtering afutilstrrekke/ig arhejd,·indsals Der vii blive truffet en rrekke foranstaltninger til at forcbyggc og handtcre utilstnekkelig arbejdsindsats. Der indfores et srerligt system til handtering af utilstn. ckkelig arbejdsindsats med beskyttelse af den pagreldende persons rettigheder. Dette vii indebrere folgende: • En bedre udnyttelse af pnwetiden til at identificerc de tjenestem~nd, som sandsynligvi_s aldrig vii kunne leve op til den kncvede standard. En forhcngclsc af pn. wctidcn til 12 mancder vii medvirke til at na dette mal. Det b0r fortsat vrere muligt at forl~ngc pr0vetiden. De foreslacde foranstaltninger til en bedre udnyttelse af pr0vetiden beskrives I kapitel IV-XV - Uddannelse. • Et varslingssystem pa grundlag af udtalelser (ved pnwetidens udl0b, arlig bed~mmelse etc. ), som kan udl¢se korrigerende foranstaltninger. JErlige samtaler, en analyse af den pagreldendes potentiale, efteruddannelse og bestnebelser pa at finde en mere passende stilling vii kunne medvirke til at tilfrelde af utilstnekkelig arbejdsindsals. Den ccntralc karrierevcjlcdningscnhcd og handtere vejledeme i de enkelte generaldircktorater kommcr sammcn med lcdcmc til at spillc en vigtig rollc. • Der fastlregges en klar procedure for identificcring og handtcring af utilstn. ckkclig arhc_jdsindsats. Denne aktion knever en kommissionsafg¢relsc med mcrmcrc pr~cciscring af lcdclscns pligt til at identificere inkompetence og handtere den med omhu og rctfrcrdighcd. Der udarbejdes en vejledning ti I personal et. • Der indf~res en srerlig procedure ti) handtering af faglig inkompetence, som skal vrere tydeligt adskilt fra disciplinrerproceduren. Foranstaltningeme vedr¢rende pr¢vetiden og den srerlige procedure for faglig inkompetence krrever rendringer af personalevedtregten. 3. ANSVARLIG TJENESTEGREN DG ADMIN med hjrelp fra planlregnings- og koordincringsgruppen for menneskelige ressourcer. 4. TIDSPLAN Aktion 35-37 December 2000: oprettelse af en central karricrcvcjlcdningscnhcd Juli 2001: oprettelse af et decentraliserct karricrcvcjlcdningssystcm 2003: ny version af SYSPER vii vrerc tilg,cngelig. Aktion 37 December 2000: varslingssystemet indf¢rcs vcd hja~lp af administrative foranstaltninger Oktober 2000: oplreg om faglig inkompetence, herunder udkast til kommissionsafg0relse og forslag til rendring af personalevedtregten April 200 I: vedtagelse af Kommissionens afg0relse og foreheggelse af rendring af personalevedtregten for Det Interinstitutionelle Vedt~gtsudvalg (efter samrad med fagforeninger og faglige sammenslutningcr) December 200 I: Kommissionen personalevedtregten. Gcnncmf~rclscn er planlagt til 2002 (cftcr godkcndclsc ar Riklet). forelregger forslag for Radet om rendring af 34 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER XV - UDDANNELSE -- --------------- - - - _______ ___] 1 MAL. Uddannelse er af helt afg0rendc hctydning for, at rcformbcstr~cbclscmc kan kroncs med held. Oct overordnede mal er at tilbyde den rette uddannclsc tit de rctte mcnncskcr pa dct rctte tidspunkt pa en omkostningseffektiv made som led i en sammenhrengende stratcgi for forvaltning og udvikling af de menneskelige ressourcer i Kommissionen. I de seneste ar er man allerede kommet nrermere dette mat: generaldircktorateme er begyndt at opstille forbedrede uddannelsesplaner efter vejledning fra den centrale uddannclscstjeneste, ansvarsgrrenserne er blevet trukket tydeligere op mellem den centrale tjeneste for generel uddannelse og generaldirektoraterne, for sa vidt angar specifik uddannelse, stadigt flere generaldirektoratcr arrangerer egne interne kurser, procedurerne for evaluering af uddannelsestiltag er blevet forbedret, og budgetterne er b]evet forh0jet, om end de fortsat er meget lave. Hvad der dog fortsat mangler er en vidtsprendende lreringskultur, hvor man h. crcr og dygtigg0r sig i hele ens arbejdsliv. Selv om lSi'bende uddannelse tydeligvis anscs for at vcerc vigtig, sker det i praksis alt for ofte, at den nedprioriteres og forst kommer i anden nekke, nar flere prioriteter st0der sammen. Det ma der laves om pa. Det b]iver n0dvendigt med en betydelig forh0jclse af uddannclsesbudgcttct. Oct nuvrerende budget svarer til to dages uddannelse pr. ansat pr. ar. Heri er medregnct bade gencrel uddannelse, sprogundervisning og IT-uddannelse. Der ct salcdcs afsat langt mindrc tid tit uddannclsc i Kommissionen end i de nationalc administrationer. Uddannelsc tagcr tid, og undcrtidcn er den bcdstc l0sning at lade ansattc undervise andrc ansatte i "huset", sa derfor ma man se pa, hvilkc virkninger ct udvidct uddannelsesprogram far for de generelle bchov for menncskcligc rcssourccr. 2 SENESTE TILT AG Management-uddannelse I slutningen af 1999 blev der indgaet en kontrakt om for forste gang i Kommissionens historic at ivrerksrette et obligatorisk uddannelsesprogram for top- og mellemledere. Man er for 0jeblikket ved at fastlregge kursusdetaljerne, og der vii blive afuoldt pilotkurser fra maj til juli 2000. Det endelige program vii sa blive fastlagt umiddelbart derefter. Deter bydende n0dvendigt, at alle top- og mellemledere nu ogsa m0der op til disse kurser, nar de indkaldes. Samtidig vii ansattc, dcr hicrarkisk rangerer lavere end kontorcheferne, men som alligevel har et vist ledelsesansvar (uanset kategori og grad) fa tilbudt en helt ny rrekke kvalifikationsbaserede kurser. Forhedrede introduktionskurser rendrct introduktionskurscrnc vxscntligt. I hovcdtrxk scr <let nye Fra januar 2000 har man introduktionsprogram saledes ud: obligatorisk deltagelse i introduktionskurscme ( 12 dagcs uddannclse i 10bet af pr0vetiden opdelt i fire moduler), indf~relse fra april 2000 af ct hclt nyt fcmdagcskursus, dcr indgar i ovennrevnte 12 dage, med titlen "Samarbejde" for alle nyc tjcncstcmxnd (til crstatning af <let nuvrerende ret elitrere kursus for A-ansatte), indf0relse af en individucl uddannclscsplan, som den re]evante linjechef skat opstille for hver enkelt nyansat for de f~rste to ar af den nyansattes kan-iere, tilskyndelse af nyansatte om uddannelsesmulighedeme. vejlederordning og bedre radgivning anvende en til at 35 3. KOMMENDE TILTAG Aktion 38 Fremme af en heringskultur Sclv om man ikkc kan indf0rc en sadan kullur pr. dckrct, kan man dog tagc vissc spccifikkc skridt. Dct kunne fx v~re, at forpligtc linjcchcfcr til at give ahsolut priorilct til tjcncstcrna:nd til at dcltagc i uddannelsestihag, som de er tilmeldt ifolge gcneraldircktoratets iirligc 111ddannclscsplanl:. cgning, at fremme bestnebelseme for uddannelscstiltag indcn for de cnkcltc gcncraldircktoratcr, at hcnyttc sig af ansatte med relevante kvalifikationer til i en mere strukturcrct form al give kurscr (fx indcn for formel ancrkendelse af den pnesterede finansforvaltning, budgetter, administration osv. ) med undervisning og at ivrerksrette bevidstg~relseskampagner mv. Sammen med de ~wrige institutioner vii man se mermere pa, om der kan oprettes et uddannelsescenter specifikt for EU-ansatte, navnlig for top- og mellemledere (behandles ogsa under Aktion 23). Aktion 39 Stolle af reformprocessen hele For at de planlagte aktioncr i handlingsplancn kan sla an, kn. ever dct, at de tilsvarcndc kundskabcr og generaldirektoratemes henblik frerdigheder uddannelsesprogrammer anf~res, hvilke uddannelsesbehov dcr er, hvis man skal kunne gennemf¢re de forskellige aktioner i handlingsplanen som planlagt, navnlig indcn for aktivitetsbaseret management, nye arbejdsmetoder og administrative, finansielle og budgetmressige procedurer. udvikles. Med hcrpa tiden skal dct i Aktion 40 lntegrering afuddannelse i andre dele qfforvaltnin~en qfmenneskelige ressourcer • Yurderingen af uddannelseshchov b~r g~res ti) en intcgrcrcndc dcl af pcrsonalchcd~mmclscssystcmct i relation bade til den ansattcs nuvrercnde stilling og den frcmtidigc karricrcudvikling. Gennem en sadan foranstaltning kan begrebet "individuel uddannclsesplan", som Kommissionen vedtog i 1991, blive til virkelighed. • Pa visse stadier af en tjenestemands karriere og i forhindelsc med bcstemte stillinger er det tilradeligt eJler ligefrem obligatorisk for tjenestemanden at dcltagc i spccifikkc uddannclsesforanstaltningcr, fx: (cid:143) (cid:143) (cid:143) o (cid:143) aktivitetsbaseret management, budgetmressige procedurer efter forfremmelse nyc arbejdsmctoder og administrative, finansiclle og genopfriskningskurser pa specifikke omrader sasom anvendelse af modeme IKT-vrerkt¢jer og -systemer inden overtagelse af ledelsesansvar eller udstationering i udlandet inden for specifikke omrader sasom afujrelpning af ineffektivitet, multikulturelle dimension af arbejdet rapporteri n g. lige muligheder, den Kornrnissionen, disciplinrerforanstaltninger og lang liste over diverse Der vii blive opstillet en situationer, og hvilke uddannelsesforanstaltninger der anbefales eller er n~dvcndigc i den forbindelse. Generaldirektorateme b¢r se pa uddannelsesbehovene globalt og intcgrcrc a/le uddannclscsbehov, uansct emne eller undervisningsforrn, i deres_ samlcdc uddannclscsstratcgi og ftrligc tu. klannclscsplanhcgning. Delle fflr indvirkning pa, hvilkct ellcr hvilkc mctodcr Kommissioncns tjcncstcgrcnc anvcndcr til al formidlc uddannelse. forckornrncndc • Der b¢r ogsa sikres, at tjenestemrend, der er ansat i Generaldirektoratet for Eksteme Forbindelser, modtager relevant malrettet undervisning (herunder sprogundervisning), indcn de tiltrreder i en ny stilling. Aktion 41 Reform af sprogundervisningen I den nuvrerende sprogundervisning tages der ikkc tilstnckkclig hcnsyn til tjcncstens egcntlige behov. Der er meget fravrer fra kurserne. Den centrale uddannelsestjencste foretog en kundeunders¢gelse i 1999. Pa 36 grundlag heraf vii uddannelsestjenesten tilpasse sproguddannelsesprogrammet til de faktiske behov. Det vii fx blive overvejet at oprette en rrekke "uddannelsesstillinger" for at give tjenestemrend mulighed for i pa visse karrierestadier at beskreftige sig fuldtids med at lrere sprog, fx inden de skat udsendes til delegationer/reprresentationer. foresla en nekke for bedre at reformer Aktion 42 Oprettelse af et uddannelse. \programfiJr nye (jenestemtend De foranstaltninger, der allerede er truffet til at forbedre introduktionskurseme, skal kun ses som det forste skridt mod et mere ambiti0st uddannelsesprogram for nye tjencstcm:. cnd med hcnblik pa bihringe dem de frerdigheder, der er n0dvendige for at ktarc sig godt i Kommissioncn, og at fremmc dct vrerdisystem, som den serviceorienterede kultur i EU-administrationen skat bygge pa. Dette program skal l0be i et ar, og derfor ma pr0vetiden fortrenges til 12 maneder. Muligheden for at forh. enge pr0vetiden b0r bevares (se kapitel IV-XlV - Karrierevejledning, mobilitct og ineffektivt pcrsonate). Med programmet for nye tjenestemrend er der abnet mulighed for grundig uddannelse og evaluering af alle nyansatte. Emner sasom karriereplanlregning, mohititet og systcmatisk uddannctse pa arbcjdsptadsen ma tages op. Der b0r udpcgcs en vcjleder for hvcr nyansat, og vcjledcrcn skal sit hcstnchc sig for at g0rc det lettere for den nyansattc at titpasse sig det multikulturcllc milj0 i Kommissioncn. En sadan vejleder skat heist have anden nationalitet end den nyansatte. Man b0r anl:. cggc en smidig approach i dette sp0rgsmal. Aktion 43 Forh0jede uddannelsesbudgetter Selv om bevillingeme til generel uddannelse er blevet fordobtet i t0bet af de sidstc to ar, er de ikke store nok til, at der kan fores en effcktiv uddannetsespotitik, og de liggcr tangt under de bct0b, som organisationer, der prioriterer uddannelse h0jt, anvendcr. Derfor h0r bcvillingcmc til andcn uddannetse end IT-uddannelse og sproguddannctse mindst fordobles over de n:. cstc tre ar. Der er desuden behov for mere eller mindre fast at stille personale med de rette kvalifikationcr tit radighed ti) undervisning af andre ansatte, nar en sadan intern l0sning er den mest vetegncde. Dettc kr:. cver en eller anden form for ressourcekompensation til de _ tjenester, der stiller undcrvisere til radighed, idet de menneskelige ressourcer generelt al lerede overudn yttes. 4. ANSYARLIG TJENESTEGREN Alie aktioner: GD ADMIN bistaet af Ptanlregnings- og Koordinationsgruppen for Menncskelige Ressourcer. 5. TIDSPLAN Aktion 38 Aktion 39 Juli 2000: Fremlreggelse af retningslinjer for tjenesteme og resultater af overvejetseme omkring malrettede uddannetsestiltag. Genncmf0rctsc fra dcttc tidspunkt. November 2000: Fasttreggetse af generatdirektoratemes uddannctsesbehov i tilknytning til reforrnen og fremlreggelse af rapport om spccifikke anbcfatcde ellcr obligatoriskc uddannelsesti ltag. Aktion 40 Under gennemforelse. Aktion 41 Aktion 42 Aktion 43 September 2000: lndforelse af ny approach. Oktober 2000: Fremlreggelse af forslag til uddannelsesprogram for nye tjenestemrend. Oktober 2000: Fremlreggelse af rapport om foranstaltninger til intensivering af inteme uddannelsesakti vi teter. F0rste budgetforh0jelse: 2001-budgettet forh0jcs med 1,5 mio. EUR. Senere budgetforh0jelser: 2002- og 2003-budgettet forh0jes med mindst 4 mio. EUR i alt. 37 ~ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - · · · - - - - - - - - - - - - - - - - -. KAP:TEL ~V - MENNESKELffGlE RESSOURCER XVI-L0STANSATPERSONALE - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - · ~---·--~·--·-----,. _-·-----·----~ 1. MAI. , Kommissionens personale bcstar foruden af tjcncstemtCnd af di verse katcgoricr af kontraktansat personale. Noget af det kontraktansatte personale er omfattct af pcrsonalcvcdt~cgten, andet ikke. Det vedtregtsmressige personale omfatter midlertidigt ansatte, hja~lpeansatte og lokalt ansatte. Det eksteme personalc omfatter vikarer, freelancere, personale ansat pft privatretlige kontrakter og udstationerede nationale eksperter. I visse afdelinger i Kommissionen er man i alt for h¢j grad atfoengig af l¢stansat personale. Det er ikke nogen kritik af det l0stansatte personale som sadant, men det betyder, at det i s{1danne afdelinger kan vrere vanskeligt at opretholde den fom¢dne kontinuitet i arbejdet pa grund af stor udskiftning blandt personalet. Dette forhold og de mange forskellige former for kontraktansa!ttelse er forvirrende for det ber0rte personale og for de afdelinger, der forvalter deres arbejde. Desuden er der ikke tilstrrekkelig garanti for, at kemeopgaveme i EU-forvaltningen udelukkende bliver udfort af personale, der lever op til de h0je krav i personalevedtregten. Endelig kan det vrere nresten Jige sa dyrt og undertiden endog dyrere at anvende I0stansat personale end tjenestemrend: der vii altid vrerc behov for l0stansat personale til at udfylde midlertidige "huller" eller for at skaffe ekspertviden, men <let er ikke bcrettigct at have sa meget l0stansat personale i Kornmissionen, som deter tilfrcldet. Oct er derfor n0dvcndigt at se mcrmcrc pa, i hvor h0j grad Kommissioncn hcnyttcr sig af kontraktansat personale, og at forenklc reglcmc for, hvilke opgavcr kontraktansat pcrsonalc ma u<lf~rc. Der er en vis sammenhreng meJlem dette og udviklingen af en ckstemaliscringspolitik. 2. KOMMENDE TILTAG Aktion 44 Udf0relse af kerneopgaver Kemeopgaver b¢r udelukkende udfores af personale, der er direkte ansat af Kornmissionen, og som lever op tilde h0je krav i vedtregten. Hvis der ikke er tale om tjenestemrend, krreves det af st1dant personale, at det lever op ti] samrne etiske og faglige krav som tjenestem~nd. Dets ansrettelse eller udstationering tidsbegrrenscs n~je, sa der virkelig er tale om midlertidig ansrettelse eller udstationering. Midlertidigt ansatte og eksperter fra nationale administrationer skal altid arbejde under vejledning af tjenestemrend, og de b~r kun udg0re en meget lille del af det sam)ede personale. Ovennrevnte tiltag foruds~tter: a) b) c) d) et flerarigt program for konvertering af bevillingcr (til hja!lpcansattc og vikarcr) til fastc stillinger (fra 2001-budgettet) et flerarigt program for konvertering af midlcrtidige stillingcr til fastc stillingcr (fra 20(H budgettet) rendring af kommissionsafg0relsen om udstationerede nation ale eksperter for at garantere, at de lever op til de fastsatte ansvarlighedskrav en kommissionsafg¢relse om ansrettelse af midlertidigt personale efter artikel 2, litra b), om udvrelgelsesmetoder og om, hvor stor en andel rnidlertidigt personale h0jst ma udg¢re af det sam]ede personale e) afvikling af alt andet kontraktansat pcrsonalc (fx frcclanccrc) i forbindclsc med kcrncopgaver. 38 Aktion 45 Anvendelse af lost ans at personale ti! andre opgaver end kerneopgaver Der ma opstilles enkle regler, der garanterer, at Kommissionen alt efter behov kan benytte sig af h1stansat personale fx i forbindelse med gennemforelse politikker. Ud over de lokalt ansatte, som Kommissionen benytter sig af i delegationeme og repnesentationeme, b¢r der kun anvendes to typer kontraktansat personale til at udfore andre opgaver end kemeopgaver: hjrelpeansatte og personer, som specialiserede virksomheder stiller til radighed (derved fjemer man gradvis behovet for andre personaleformer). Kontrakteme b¢r vrere fleksible med hensyn til timing, men med en maksimal 1¢betid. Generelt vii Kommissionen foretrrekke, at der anvendes kontrakter omfattet af vedtregten. Aktion 46 Undersogelse af behove! for at cendre personalevedtcegten I forbindelse med ekstemaliseringspolitikken og oprettelsen af gennemforelsesorganer unders¢ger Kommissionen, om der er behov for at rendre vedtregten for at opna den n¢dvendige fleksibilitet til at kunne ansrette personale pa kontrakt. Man vii ogsa benytte lejligheden til at overveje, om forordningeme ma rendres for at opfylde kravene i Europa-Parlamentet, da de greldende regler for midlertidigt ansatte ikke er srerligt relevante for de politiske gruppers ansrettelse af sadant personale. 3. ANSVARLIG TJENESTEGREN Aktion 44a b GDBUDG Aktion 44c,d,e 45 46 GD ADMIN bistaet af Planlregnings- og Koordinationsgruppen for Menneskelige Ressourcer. 4. TIDSPLAN Aktion 44a,b Aktion 44c 2001-budgettet: Fleratigt program for konverteting af bevillinger og midle11idige stillinger til faste stillinger. November 2000: Vedtagelse af udkast til kommissionsafg¢relse om udstationerede nationale eksperter. Maj 200 l: Vedtagelse af kommissionsafg¢relse. Aktion 44d November 2000: Vedtagelse af udkast til kommissionsafg¢relse om midlertidigt amattc. Maj 200 l: Vedtagelse af kommissionsafg¢relse. Aktion 44e December 2002: Afvikling af alt andet kontraktansat personale i forbindelse med kerneopgaver. Aktion 45 November 2000: Vedtagelse af udkast til adfrerdskodeks for eksternt personale. Maj 200 l: Vedtagelse af adfrerdskodeks. Aktion 46 December 2000: Afslutning af unders¢gelsen af, om det er n¢dvendigt at cendre vedtregten. 39 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER XVII- LIGE MULIGHEDER OG LIGEV/EGT MELLEM K0NNENE 1. MAL Kernen i Kommissionens personalepolitik skal vrere en forpligtelse til rcclt at skabe lige muligheder for persona)et og fjeme enhver diskrimination. Dette betyder ikke kun, at der skal skabes et gunstigt milj0 for den cnkcltc ansattes karricreudvikling, uansct race, k~n, seksucl oricntcring, handicap cllcr rcligi0s ovcrhcvisning, men ogsft, at dcr tagcs skridt til specifikt at forbedre mulighedernc for at opna toplcdcrstillingcr. Det sidste grelder i srerdeleshed kvinder. Derfor besluttcde Kommissionen i december 1999, at Ansrettelsesmyndigheden, nar den foretagcr udnrevnelscr til toplcdclscn, in princippct giver forrang til kvinder, nar den, efter den har forctaget en vurdcring, finder, at kandidatcrnc er ligc kvalificcrcde. Denne poJitik vii ikke blive fulgt kategorisk, men den vii vrerc et af Ansrettclsesmyndighedens vigtigste midler til at opfylde Kommissionens malscetning om at fordoble det nuvrercndc antal kvinder pa generaldirekt0r og direkt¢rniveau i l~bet af Kommissionens embedsperiode. I de sidste fem ar har Kommissionen endvidere opstillet arlige mal for kvinders ansrettelse i Kommissionen og udrnevnelse til mcllemledere. Dissc mal er dog ikke altid er blcvct naet. Der vii ogsa blive truffet foranstaltninger, der skal g0re dct lcttcrc for savcl kvinder som mrend at forene arbejde og privatJiv (se kapitel IV-XVIII - Bedre arbejdsmilj0 og socialpolitik). 2. KOMMENDE TILTAG Aktion 47 LiRestillinR mellem konnene "Mainstreaming"-princippet, dvs. systematisk integrcring af ligestillingsaspektct mcllem ma~nd og kvinder i alle politikker og aktioner, ska) vrere et basisparameter for reformcn af pcrsonalepolitikken. Der vii blive truffet forn¢dne foranstaltninger til fremme af ligc mulighcdcr vcd at skabe et gunsligt milj0 for kvinders ansrettelse, forfremmelse og karriereudvikling i Kommissionen. Med det dokument, som INTERCOPEC-reflektionsgruppen udarbejdede i 1998, er der skabt et grundlag for det videre arbejde. Lige muligheder pa arbejdspladsen • Omvendt bevisbyrde i tilfrelde af k0nsdiskrimination i trad med Radets direktiv 97/80/EF af 15. december 1997 • Afbalanceret repnesentation af kvinder i udvrelgelseskomiteer og udvalg efter princippet om ligelig reprresentation • Bestemmelser til beskyttelse af personers vrerdighed pa arbejdspladsen (navnlig beskyttelse mod seksuel chikane) • Faglig uddannelse (se kapitel IV-XV - Uddannelsc) Modernisering af personalevedtcegten • Den anvendte terminologi vii blive gjort k0nsncutral • Modernisering af jobbeskrivelsen for C-ansattc i bilag I, som ikkc hcngcrc afspcjlcr de funklioncr, som denne personalekategori reclt udf~rcr. 40 Aktion 48 Handicap Kommissionen tneffer fom¢dne foranstaltningcr til at g¢rc <let lettcre for handicappedc at blivc ansat i EU-forvaltningen. F¢lgende sp¢rgsmal ma tages op: afholdelsc af udvxlgclscspr¢vcr, karriercudvikling, administrativ bistand og tilvejebringelse af handicapvenlige kontorer og bygningcr. Endvidere vii man finde ud af, hvilke stillinger handicappede bedst kan bckhcde. Aktion 49 Racemressig og etnisk diversitet Selv om det udtrykkeligt er anfort i personalevedtxgtcn, at dcr ikkc ma diskrimincrcs pa grund af race, afspejler personalesammensretningen i EU-institutioncmc ikkc den raccmressige og etniske diversitet, man ser i Europa i dag. Kommissionen vii tneffc fompdnc foranstaltningcr til at indfore en mere proaktiv politik til fordel for racemressig og etnisk diversitet. I den forbindelse ma der ctableres et samarbejde med medlemsstateme. Aktion 50 Alder Kommissionen vii afskaffc aldcrsgncnscrnc for ansxttclsc gcnncm almindcligc udv:. clgclscsprl'tWcr. Kommissionen har henvendt sig til de ¢vrige institutioner for at h¢rc deres mening om, at man afskaffer aldersgnenseme for ansrettelse i alle EU-institutioner, og den er villig til at vise vejcn (behandles ogsa i Aktion 27). Aktion 51 Seksuel orientering Der vii blive opstillet betingelser for anerkendelse af andre faste partnerskaber end regteskab. 3. ANSVARLIG TJENESTE Aktion 47-51 GD ADMIN bistaet af Planhegnings- og Koordinationsgruppen for Menneskelige Ressourcer. 4. TIDSPLAN Aktion 47-51 Oktober 2000: Freml,eggelsc af et oplreg med en global vurdering af de igangvrerende aktiviteter vedr¢rcndc ligc mulighcdcr og en handlingsplan for de kommcndc ar, herundcr udkast til forslag om cvcntucllc n~dvcndigc xn<lringcr af pcrsonalcvc<lta~gtcn. Maj 200 I: Forelreggelse for Det lnterinstitutioncllc V cdt,cgtsudvalg af forslag om rendring af personalevedtregten (efter intern h¢ring i Kommissionen). December 200 l: Forelreggelse for Radct af Kommissionens forslag om rendring af personalevedtregten. 41 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER XVIII - BEDRE ARBEJDSMILJ0 OG SOCIALPOLITIK 1. MAL Med et bedre arbejdsmilj0 i Kommissionen opnar man st0rre jobtilfrcdsstiJlelse hos de ansatte og far mest muligt ud af dem. Alie dele af reformen vii bidrage til at forbedre arbcjdsvilkarene i Kommissionen: klarere ansvarsfordeling og st0rre overensstcrnrnclse mcllern opgavcr og ressourcer gennem aktivitetsbaseret management og ekstemalisering, mere cffcktivc og dcccntraliserede arbejdsmetoder og et forbedret finanskontrolsystem. Den generelle reform af personalepolitikkcn kommer ogsa til at bidrage ti l at opfylde dette maL Der er behov for mere specifikke foranstaltninger, dcr skal g{{irc Kommissioncns Gcncraldircktorat for Personale og Administration mere scrviceorienteret, og foranstaltningcr, dcr skal g0re <let lettere for savel mrend sorn kvinder at forene arbejdc og privatliv. Sidstmevntc foranstaltningcr vii ogsa ydc deres bidrag til at fremme lige muligheder. Kommissioncns socialpolitik ma ogsa tagcs op til revision. 2. KOMMENDE TILT AG Aktion 52 Et mere serviceorienteret generaldirektoratfor personale og administration Der er allerede b)evet ivrerksat en screening af kva)iteten af den service, som dettc generaldirektorat yder over for Kommissionens personale. Kommissionsmestformand Neil Kinnock vil af et reprresentativt forbrugerpanel bestaende af ansatte i Kommissionen blive vejledt om, hvordan servicen kan forbedres, og hvilke foranstaltninger der skal tneffes i fremtiden. Man vii navnlig se pa, hvordan det kan lade sig g0re i h0jere grad at opfylde de forventninger, som personalet med timelighed kan stille til en sadan service. Det drejer sig om aspekter sasom, hvor lang tid det ma tage at udf0re klassiske administrative opgavcr (refusioner fra sygesiktingen, administrative dokumenter), hvordan Kommissionens udbudsproccdurcr kan forbcdrcs, sa dcr kan stillcs hedre kontorer og kontorudstyr til radighed for personalet, hvordan dcr kan indforcs ct hMmingslistcsystcm, der g0r dct lettere for de ansatte regelmressigt at give en del af deres l0n til vclg~rcndc organisationcr, og hvordan man kan fa Kommissionens telcfoncentral til at fungere bcdrc. Der er allerede planl_agt folgcnde forbedtingcr: Oprettelse af en informationsservice, Infoservice, pr. l marts 2000: lnfoscrvice skal va~re det centrale fa svar pa kontaktled bade for generaldirektorateme og for de ansatte, og her vii man kunne rutinesp0rgsmal eller fa oplyst navnet pa den person, man skal kontakte, hvis man vii have svar pa mere indviklede sp0rgsmal. Det er tanken, at Infoservice skal udvikle sig til en "one-stop-shop" for alle GD AD MIN' s kunder og besvare eventuelle sp0rgsmal fra de ansatte pr. telefon eller e-mail eller pa specifikke m0der. Der skal indfores pligt til at refundere udgifter til tjcnestcrejscr sencst 30 dage efter modtagelse af anmodningen om refusion. Aktion 53 Forening af arbejde og privatliv Der vii blive truffet en rrekke foranstaltningcr: • Forreldreorlov (mulighed for begge forreldre for at tagc ct ars orlov cftcr hamcfodscl cllcr -adoption). Malet er at tilbyde i det mindste social sikring under orlovcn. Oct er n~dvcndigt med ydcrligcre unders0gelser af de budgetmressige virkningcr hcraf og af sp~rgsmal sasom ancicnnitet, pensionsrettigheder og I0n. 42 • Familieorlov (identisk med ovennrevnte orlov, men af familiemressige arsager, der ikke kun vedr0rer b0m: forreldre, s0skende osv. ). En sadan foranstaltning er srerdeles vigtig pa grund af den ofte meget store geografiske afstand mellem de ansatte og deres familier i hjemlandene. • St0rre fleksibilitet i arbejdsvilkar (flekstid, deltid, jobdeling og telearbejde). Malet er at indfore en ret til deltidsarbejde. Det er dog n¢dvendigt med yderligere unders¢gelse. og overvejelse af de budgetma:ssige virkninger. En arbejdsgruppe i GD ADMIN er for ¢jeblikket ved at unders¢ge, hvordan det indfore mere fleksible arbcjdsforhold. Resultaterne af pilotprojekteme vedr¢rende telearbejde forventes at foreligge i l0bct af foraret 2000 og vii dannc grundlag for de videre overvejelser. i praksis er muligt at • Barselsorlov: den nuvrerende barselsorlov b¢r forlrenges og bctingelscrnc forbcdres, idet der b¢r tages hensyn til srerlige eilcr specifikke situationer sasom fodsel af mere end ct barn og graviditetsrelaterede sygdomme. • Redreorlov (orlov for fredrc i forbindclsc med f(<1dscl): Der findcs mcgct rn hcstcmmclscr pa omradct i dag, og der skal forbedringer ti I. Som modstykke til foranstaltningeme beskrevet ovenfor ma man finde ud af, hvordan man kan l0se de vanskeligheder, det giver, nar ansatte er pa foneldreorlov, familieorlov, barselsorlov eller fredreorlov, eller nar de arbejder pa fleksible arbcjdsvilkar. Der venter fortsat en del arbejde, inden der kan findes en egnet l0sning pa dette problem, fordi alle l¢sninger har budgetmressigc virkninger: jobdeling, oprettelse af en stillingsreservc i stillingsfortcgnelscn ellcr oprcttclse af en bcvillingsrescrve med henhlik pt1 ansrettelse af hjrelpeansatte. Der vii blive fastsat betinge]ser for anerkendelse af andrc faste partnerskaber end cegteskab. Der ma ogsa skabes bedre vilkar for regtepar, hvor begge er tjenestemrend. Det g~lder navnlig betingelseme for tjenestefrihed af personlige arsager, nar den ene tjencstemand udstationeres i en delegation i et tredjeJand: som deter nu, kan der h~jst bevilges tjenestefrihed i fem ar, og hvis en tjcncstemand udstationeres i flere pa hinanden folgende perioder, kan den samlede udstationeringstid kommc ti I at overstige fem ar. Endelig er der behov for at se pa de sociale infrastrukturer (se afsnittct om socialpolitik nedenfor). Ved fastscettelsen af de nyc bestemmclscr vii der blivc tagct fuldt hcnsyn til hvilkcn virkning de har pa Kommissionens muligheder for at ansxtte pcrsonalc pft ct brcdt gcografisk grundlag, forholdcnc i medlemsstateme og andre administrative og budgetm~ssigc omkostningcr. Aktion 54 Socialpolitik Kommissionens socialpolitik b0r rcvidercs med folgcndc mal for ~jc: • • • • at forbedrc udbuddet af b0rncpasningsfacilitctcr at hjre)pe nyansatte og deres partnere og famiJier med at tilpasse sig Ji vet i et nyt land at bista ansatte, der har specifikke problemer, og pensionerede tjenestemrend at tage Overijse-sportscentrets anvendelse og formal op ti) revision. 3. ANSV ARLIG T JENESTEGREN GD ADMIN bistaet af Planlregnings- og Koordinationsgruppen for Menneskelige Ressourcer. 4. TIDSPLAN Aktion 52 Juli 2000: Oprettelsc af et forbrugerpancl. Februar 200 l: Afg0reJsc om GD ADMIN's frcmtidigc rollc og om forbcdring af dctte general di rektorat. 43 Aktion 53 Oktober 2000: Fremlreggelse af et konsultationsdokumcnt med en global vurdering af de igangvrerende aktiviteter til forbedring af arbejdsvilkar og en handlingsplan for de kommende ar, herunder udkast til forslag om eventuclle n({jdvendige rendringer af personalevedtregten. Maj 200 l: Foreheggelse for Det Intcrinstitutioncllc Vcdt,cgtsudvalg af forslag om ,cndring af personalevedtregten (efter intemt samrad i Kommissioncn). December 200 I: Forclreggclse for Radct af Kommissioncns forslag om a~ndring af personalevedt<. Cgten. Aktion 54 Oktober 2000: Fremheggelse af et konsultationsdokumcnt om socialpolitikken med en global vurdering af den hidtidige politik og en handlingsplan for de kommende ar. 44 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER ~-----x-1x---E-N--G-E-~N_N_E_Ms1G·1~i'c;·rE-~R-s-~o-N-A-LEPOL1T1 K-- -- ------ ------ ·--. __________ - - - - - · - - - - - - · · · - - · - - · · · · ·-·. -------. ··--------. ···--·. - ------•---. _-] 1. MAL Visse reformtiltag inden for personalepolitikken knever cendringer af pcrsonalevedtcegten. Deter for hvert enkelt tiltag angivet, inden for hvilke omrader der skal foretages rendringer. Ligeledes er de omrader anfort, hvor behovet for rendringer endnu ikke er endelig bestemt. Det vii ogsa i fremtiden blive sadan, at samme personalevedtregt grelder for alle institutioner. Der er behov for en forenkling og kodificering af de retsforskrifter, der vcdtages til gennemforelse af personalevedtregten. Resultateme af denne forenkling og kodificcring skat forehegges personatet. For at sikre, at personalevedtregten anvendes korrckt, skat Kommissioncns forvattningsproccdurer med henblik pa gennemf¢relsen af den ligetedes forbedres. Y dertigcre skat vcdtc. egtcn gcnncmgas for at findc frem tit klart forreldede bestemmelser. Dissc tiltags slutmat er at sikrc genncmsigtighcd i pcrsonalcts rcttighcdcr og pligtcr. 2. NYE TILT AG Aktion 55 Klare reg/er, der anvendes pii en klar made Der kan gennemfores forbedringer ved at cendre gennemf¢relsesbcstemmclscr og forvaltningsprocedurer. Kodificeringen og forenklingen af gennemforelsesbestemmelseme til personalevedtregten skal saledes viderefores for at sikre gennemsigtighed og retfrerdighed. lndtil da vii der blive tagt stor vregt pa, at de greldende regter anvendes sa effektivt, klart og konsekvent som muligt. Under alle omstrendigheder skal Kommissionen forvaltningsprocedurer til gennemforelsc af personalevedtregten tages op til fomyet vurdering. 0get gennemsigtighed kan opnas ved, at en konsolideret udgavc af personalevedtregten, gennemf¢relsesbestemmelseme, vigtige kommissionsbeslutninger og grundlceggende administrative afg¢relser offentligg¢res pa Kommissionens Intranet og regelmressigt ajourforcs. Aktion 56 Personal evedtcegt en Personalevedtcegten skal genncmgas - i fuldt samrad med pcrsonalcrcpra~scntantcrnc - for at findc frcm til klart foncldede bestcmmclscr, der ikkc er n¢dvcndigc til at sikrc EU-cmhcdsva~rkcts kontinuitct. kvalitet og uafh:. engighcd. Dcttc stiller ikkc sp¢rgsmttlstcgn vcd inddragclscn af de fa~llcsudvalg, hvori personalerepr:. cscntantemc og administrationcn dr0ftcr Kommissioncns institutioncrs) personalepolitik. Disse udvalgs funktionsmade og virkc skal imidlcrtid tagcs op til fomyet overvejelse med henblik pa forbedringer. (og andrc 3. ANSV ARLIG(E) T JENESTEGREN(E) Aktion 55-56 GD ADMIN bistaet af Planlregnings- og koordinationsgruppen for Menneskelige Ressourcer. 45 4. TIDSPLAN Aktion 55 Juli 2000: On-line offentligg0relse af den konsoliderede udgave af personalevedtregten og andre tilknyttede kommissionsbeslutninger og dokumenter. December 2000: Resultateme af revisionen af de administrative procedurer for anvendelsen af personalevedtregten. Aktion 56 December 2000: Resultateme af gennemgangen af personalevedtregten. Afhrengigt af resultatet, Kommissionens f0rstebehandling·af forslaget til rendring af personalevedtregten. Maj 2001: Efter samrad med fagforeningemc og de faglige sammenslutninger forelregger Kommissionen forslaget for Det Interinstitutionelle Vedtregtsudvalg. December 2001: Forslaget forelreggcs Radet. 46 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER XX- DISCIPLINJERE FORANSTALTNINGER 1. MAL Der er·behov for retfrerdige og effektive disciplimere regler i alle organisationcr. I Kommissionen krreves der saledes et sret klare regler om og retningslinjer for tjenestemrendenes rettigheder og pligter, timelige incitamenter, retfrcrdige, effektive og brugbare disciplinrere procedurer og passende sanktioner i de tilfrelde, hvor et medlem af personalet ikke lever op til sine faglige forpligtelser. De disciplinrere procedurer, der i 0jeblikket anvendes i Kommissionen, har en nekke mangler, bl. a. , at der ikke findes et mere fast Disciplimerrad. Desuden er procedureme ofte for langsomme, og personalet er ikke tilstnekkeligt informeret om deres pligter og om de eventuelle folger af eventuellc overtra~delser deraf. Der kan foretages mange forbedringer pa grundlag af de greldende regler, men af hensyn ti! dem, der mistrenkes, deres kolleger og institutionen er der behov for en rrekke rendringer af personalevedtregten. 2. NYE TILT AG Aktion 57 Forbedringer afadministrativ praksis Forebyggende foranstaltninger, herunder offentligg0relsen af en vejledning, hvori der kla11 redeg0res for tjenesterrnendenes rettigheder og pligter; inteme rcgler for indledning af disciplinrersager; oprcttelsc af et udvidet fast sekretariat for Disciplinrerradet; retningslinjer for sanktioncr, der er afvejet efter overtrredelsens omfang; bestemmelser, hvorved OLAF far befojelse til at afl. :. eggc forklaring for Disciplinrerradet relevante unders0gelser; offentligg0relse af disciplinrere afg0relser (uden navne af hensyn til fortroligheden). tjeneste har gennemfort de tilfalde, hvor denne i Aktion 58 Forbedring af'personalevedtcegten Der skal vedtages udtrykkelige og klare befojelser til at gennemfy)re unders¢gelser, oprettes et interinstitutionelt Disciplinxrrad, vedtages rendrede bestemmelser om suspension af tjenestema~nd tmd( r disciplinrersager i alvorlige tilfalde, oprettes et advokatkontor til at reprresentere administrationen og fremlregge sagen for Disciplinrerradet samt besvare dets sp¢rgsmal. (I dag moder den mistren ktc i Disciplimerradet ofte reprresenteret af advokater. Administrationen freml::egger et sktiftligt indl:~g i Disciplimerrt1det og reprresenteres ikke senere under sagens forl¢b i dette Rad). 3. ANSVARLIG(E) TJENESTEGREN(E) Aktion 57-58 GD ADMIN bistaet af Planlregnings- og koordinationsgruppen for Menneskehge Ressourcer og Generalsekretariatet. 4. TIDSPLAN Aktion 57-58 Oktober 2000: Oplreg om disciplinrere foranstaltninger, herunder forslag til forbedring af forvaltningsprocedurerne og rendring af personalevedtregten. Oktober 2000: Vedtagelse forvaltningsmressige forbedringer af disciplinrerprocedureme. udkast af et ti I Kommissionens afg0relse om Oktober 2000: Kommissionens personalevedt~gten. forstebehandling af et forslag ti! rendring af 47 April 2001: Vedtagelse af Kommissionens afg~relse om administrative forbedringer. April 2001: Forel~ggelsc af forslaget lnterinstitutionelle Vcdt,egtsudvalg cftcr samrad mc<l organ i sati oner. til ~ndring af pcrsonalcvedt~gten for Oct fagforcningcmc og de fagligc December 200 I: Forcl<Cggclsc for Rae. let af forslagct til a~ndring af pcrsonalcvcdta!gtcn. 48 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER - - - - · · - · - - - - - - · · - - - - - - - - -~ XXI - REGLER OM RAPPORTERING AF lJREGELM/ESSIGHEDER --------- - ·----·- ··---·--·-------------' 1. MAL Personal et blev i Kommissionens af g0relse af 2. juni 1999 kl art infonneret om, at uregelmressigheder skal rapporteres pa f01gende made: Et medlem af personalet, der opdager beviser pa svig, korruption eHer andre ulovligheder, der skader Frellesskabets interesscL skal underrette tjenestens lcdcr cller gcneraldirckt0r, Generalsekretceren eller OLAF d~rom. Samme pligt greldcr for bevis pa alvorlige ovcrtn. cdclscr af tjenestelige regler, der formentlig vii f0re til en disciplincersag eller retssag. Pcrsoner, der ovcrholdcr denne forpligtelse, ma ikke udsrettes for urimelig behandling eller diskrimination som folge af, at de har videregivet sadanne oplysningcr. 2. NYE TIL TAG Aktion 59 Rettigheder og pligter iforhindelse med rupportering af uregelmres. ,·igheder ska/ ind\'rettes i personalevedta~gten. Disse regler skal bl. a. sikre: beskyttclse af den, der i god tro, i offcntlighcdcns intcrcsse og uden personJig fordcl for 0je, foretager rapportering i overensstemmclsc med sin afdclings proccdurer; beskyttelse mod migtige pastande; mulighed for at rapportere uregelm<. Cssighcder via de interne kanaler i de enkelte afdelinger fastlreggelse af rapporteringskanaler uden for Kommissionen og af de omst:. endighedcr, hvorunder disse kanaler skal beskyttes; vedtagelse af klare regler om, at rapp011er1ng af en sag til OLAF med henblik pa unders0gelse ikke fritager Kommissionens ledcre fra selv at tra:ffc de n~1dvcndige foranstaltninger for at afhj:. elpe de problemer, som de er blevet gjort opm:. erksom pa. ikke udelukkendc ad hierarkicts vej og i Kommissionen, men Oprettelse af en central nueglings(jeneste Aktion 60 Der skal pa grundlag af den bestaende ma~glingsinstans oprcttes en central m:. eglingstjencste, der ska! tilbyde yderligere bistand, uvildig radgivning og et kontaktpunkt for tilf,cldc, dcr ikkc vedr0rer mistanke om svig eller handlingcr, dcr kan skadc Fa:llcsskabets finansicllc intcrcsscr. 3. ANSVARLIG(E) T JENESTEGREN(E) Aktion 59-60 GD ADivUN bistael af Planl:. egnings- og koordinationsgruppcn for Menneskelige Ressourcer og Gencralsekretariatet. 4. TIDSPLAN Aktion 59-60 Oktober 2000: Oplceg til regler om rapportering af uregelm:. essigheder, herunder forslag til de n0dvendige rendringer af personalevedtregten og prrecise1ing af regleme om rapportering af uregelm~essigheder til OLAF. Oktober 2000: Vedtagelse af Kommissioncns afg0rclsc om rcglcr for personalcts rapportering af uregelmressigheder eftcr de g,cldende proccdurcr. Oktober 2000: Udkast til interinstitutioncl aflalc om rapporlcring af urcgclma~ssighcdcr. December 2000: Oprettelse af en central ma~glingstjcncstc. Marts 2001: Vedtagelse af Kommissioncns afg0rclsc. 4~) KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER XXII - L0N OG PENSION 1. MAL Formalet er fortsat at sikre et uafhrengigt og kontinuerligt EU-embedsvrerk og srette Kommissionen i stand til at tiltrrekke og fastholde egnede medarbejdere af h0jeste kvalitet, sa den kan udfore sine vigtige opgaver. Navnlig b0r I0nniveauet vrere sa h0jt, at deter muligt at ti]trrekke og fastholde et tilstnekkeligt antal h¢jt kvalificeret medarbejdere fra alle medlemsstateme, sa det brede geografiske grundlag opretholdes, som kneves i personalevedtregten. Pa denne baggrund ma Kommissionen sikre, at reformen ikke forer til en forringelse af ansrettelsesvilkarene for det bestaende perscnale. L0n- og pensionsordningen vii i de kommende ar sta over for nye udfordringer. For det forste udk,ber den greldende metode til arlig regulering af l0nningeme (ink1. tillreg og pensioner) for personalet i alle EU institutionerne den 1. juli 2001. Kommissionen ma derfor i god tid forinden foresla en ny ordning til erstatning deraf i I0bet af 2000. For det andet skal Kommissionen fremsrette forslag, sa der pa lang sigt sikres balance i pensionsordningen. Som personalet med rette har papeget under samradsforl0bet har disse sp0rgsmal ingen forbindelse med reformen. Men reformen vii f0je en yderligere dimension til metode- og pensionsforhandlingeme. I nrervrerende handlingsplan foreslas betydelige rendringer af personalevedtregten, og nogle af disse (f. eks. linerert karriereforl0b, fortidspensionering og velfrerdsbestemmelser) har virkninger for medlemsstatemes samlede budgetudgifter til EU-institutionemes personale. Pa grund af tidsn¢d som folge af, at samradsproceduren som fastsat i vedtregten ska) f¢lges (se vedlagte tidsplan), kan Kommissionen ikke forehegge Radet et forslag, der tager h0jde for disse virkninger, i ar. Det forventes, at Kommissionen kan forelregge Radet et forslag til de rendringer af personalevedtregten, der krreves i forbindelse med reformen, i december 2001. Der er sa]edes udsigt til 2 srerskilte forhandlinger i Radet - den forste om I0nreguleringsmetoden fra juni 2000 og den anden om rendring af vedtregten fra december 2001. Begge vil have virkninger for budgettet. Imidlertid kan en sadan fremgangsmade fa uheldige folger for alle implicerede, for den muligg0r ikke, at spprgsmalet om de samlede budgetvirkninger af EU-personalets l¢npakke tages op. For personalet vil den betyde usikkerhed om de fordi begge forhandlingsafsnit vedr0rer finansielle sp0rgsmal. Dette vii sandsynligvis fore ti1, at Kommissionens forslag til vresentlige reformer vii falde fra hinanden eller endog ma neddrempes. l0n- og pensionsmressige vilkar pa mellemlang sigt, Problemet er derfor, hvorledes disse to sp0rgsmal bedst kan tages op - I0n og pensioner pa den ene side og reformen pa den anden - opretholdelsen af en l¢npakke, der sretter EU-institutioneme i stand til at tiltrrekke og fastholde et h¢jtkvalificeret og flersproget personale. for at na frem til slutmalet, som er bade en ambiti0s reform og 2. NYE TILT AG Aktion 61 Foreslaet strategi for l@n og pensioner Pa grund af den indbyrdes forbindelse mellem I0n og pensioner pa den ene side og ref01men pa den anden og den komplekse karakter af de to pa hinanden folgende og afg¢rende forhandlingsafsnit, bliver den bedste I0sning for personalet, Kommissionen og Radet en enkelt samlet forhandling i Radet om l¢n og pensioner og om revisionen af personalevedtregten. 50 Dette kan nas ved, at Kommissionen forelregger Radet et forslag om begge afsnit i I0bet af nreste ar. F0rst et forslag om forlrengelse af den greldende metode, det midlertidige bidrag, I0nstrukturen og pensionsordningen for en kort periode pa to ar. Demrest patager den sig en forpligtelse til senest i december 2001 at forelregge Radet en integreret pakke om revision af personalevedtregtt~n, om en ny metode og om foranstaltninger med henblik pa opnaelse af langsigtet balance i pensionsordningen. Herved vii man fa rigelig tid til at na til enighed i Radet for udl0bet af metoden medio 2003. Der er betydelige praktiske fordele ved en sadan fremgangsmade og ingen retlige hindringer. 3. ANSVARLIG TJENESTEGREN GDADMIN 4. TIDSPLAN Aktion 61 Juni 2000: Kommissionens meddelelse. 51 I. REFORM AF PERSONALEPOLITIKKEN • EMNER OG TIDSPLAN FIGURII (A) VELF. E:RDSPOLITIK - ARBEJDSVILKAR OG LIGE MULIGHEDER Samrad med fogforcningcr og fagligc organisatitmcr _______. ,A~-------yJ< _____ A,, ____ , ' I lntcrinstilutionclt udvalg 11 Nov 12 Dec 2001 Forslag til. endring af personalevedt:. cgten forel:. cgges Rl1det 11 Nov Dec 2001 Jun 2000 Opl:. cg Kommissioncn ovcrscn<lcr <le forcsliic<lc. cndringcr til pcrsonalcvcdta:gtcn til h0ring Vinstitutioncrnc Knmmissioncn ovcrvcjcr forslagcnc cftcr h0ringcn af de ~-wrige institutioncr ,, (B) KARRIERESTRUKTUR Samra<l med fagforcningcr og fagligc organisationcr r~--- ,A _____ ,. ,,. ____ A~---. ' Y lntcrinstitutionelt u<lvalg Forslag til rendring af personalevedtregten forelregges Radet 7 Jul 8 Aug 9 Sep 10 11 0kt N v 12 Dec 2001 2 3 Feb Mar 4 Apr 6 Jun 7 Jul 8 Aug 9 Sep aj 11 Nov Jun 2000 Dec 2001 Opl:. cg Kommissioncn ovcrscndcr de forcslf1cdc a:n<lringcr ti! pcrsonalcvc<lt. cgtcn til h0ring i institulioncrnc Kommissioncn ovcrvcjcr forslagcnc cflcr h0ringcn af de 0vrige institutioner j 11. L0N OG PENSIONER (A) RADETS HOLDNING I 7 Jul 8 Aug 9 Sep 10 11 0kt Nov 12 Dec 1 2001 2 3 Feb Mar 4 Apr 5 Maj 7 Jul 8 Aug 9 Sep 10 0kt 11 Nov J n Jun 000 Dec 2001 Forslag til Radet om metcxle, till. cg og pensioner Ga:l<lcn<lc mctoc. lc u<ll0hcr (8) KOMMISSIONENS STRATEGI 7 Jul 8 Aug 9 Sep 10 0kt 11 Nov 12 Dec. 1 2001 2 Feb Mar 3 4 5 Apr Maj 6 Jun 7 Jul 8 Aug 9 Sep 10 0kt 11 Nov Jun 000 Dec 001 Kommissionens me<ldelelse om 2-trins-strategien: (i) forslag om forla. -ngclsc i 2 ar af den g. eldende metlxle (pensioner og tillreg - Bi lag Vil), der ikke a. -ndres i denne periode, (ii) fr>rpligtelse til at freml:. cgge intcgrcrct forslag i dee. 2001 Integrcret forslag, <ler omfatter personale ve<lt:. cgt, meto<le og pensioner, forelregges Ra<lct 52 KAPITEL IV - MENNESKELIGE RESSOURCER XXIII - REFORMENS RESSOURCEVIRKNINGER 1. MAL finanskontrol og aktivitetsbaserede management-systemer Reformen vii 0ge effektivitetcn og nyttcn af Kommissioncn arhcjdc og frig0rc ressourcer, dcr kan overfores til kerneaktiviteter. Disse fordcle opnas imidlc11id forst, nar de nye systcmcr er indk0rt. Kommissionen har allerede som led i reformen ovcrf0rt menneskeligc rcssourccr til n0gleomrader, som f. eks. for generaldirektoraterne. Reformen krrever ogsa, at der investeres i en forbedring af bestaende kvalifikationer og IT-faciliteter, og at de menneskelige ressourcer udnyttes mere effektivt. Det er allerede klart, at visse reformforslag vii fa fortsattc rcssourccvirkningcr. Oct drcjcr s1g om folgende: inden • Udbygning af efteruddannelsen som et kerneelement i en moderne pcrsonalepolitik. • Udvidelse af edb-anvendelsen pa tjenestestederne og i delegationernc og udbygning deraf. • Modemisering af arbejdsvilkarene og velfrerdspolitikkcn og gcnnemf0rclse af et forbedret program for lige muligheder. Desuden vii der, efterhanden som reformforslagene ressourceallokering pa en rrekke omrader som folge af ovcrgangcn tilde nyc systcmer: indk0res, opsta et midlertidigt behov for • lnvesteringer i aktivitetsbaseret management i gencraldircktoratcmc. • Fasth. eggclse af nye pcrsonalcpoJitiskc principper i gcncraldircktoratcrne og de centrale tjenester. • lndfrielse af udestaende forpligtelscr og betalingcr. Alene indcn for hja~lpcn til tredjelandc omfatter forsinkelseme ca. 4300 dossiercr, hvoraf hvcr cnkclt skal kontrollcrcs. Nogle er tyvc ar gamlc. • Finansforvaltningcn i gencraldircktoratcrnc, cfterhandcn som de nyc systcmcr indk0rcs. 2. NYE TILT AG Aktion 62 Oversigt over reformens ressourcevirkninger og losning. ~fhrslaK Der vii blive udarbejdet en oversigt over reformens samlede ressourcevirkninger som led i den vurdering af ressourcebehovet, som Kommissionen er ved at udarbejdc, og som skal foreligge i september 2000. Kommissionen vii indf0re en mekanisme, saledes at ressourceme kan omfordeles inden for og pa tvrers af i de politiske omrader med henblik pa at sikre, at Kommissionens overensstemmelse med kemeopgaveme og prioriteringeme. Der skal oprcttcs en unders0gelsesgruppe af kommissrerer ledet af Kommissionens formand til at vurdere dct fu]de potentiale for omrokeringer inden for og p[1 tvrers af generaldirektorateme og evaluere det samlcde personalebehov. Herved skal det tages i betragtning, hvilke muligheder der er for ekstemaliscring af ikke-kcrneaktivitctcr, hvor dette er mere effektivt, og ikke forer til ansvarsforflygtigelse. ressourceallokering er Skulle det ved denne vurdering, efter en omfattende omrokcring af personalet, vise sig, at Kommissionen ikke har tilstrrekkelige ressourcer til at udf0re sine kcrncopgavcr og prioriteringcr, forchcggcr den pa grundlag af anbefalingeme fra unders~gelsesgruppen budgctmyndighcdcn ct forslag med hcnhlik pa at rn det n0dvendige ekstra personale stillet til radighed. Dcttc kan g0rcs vcd hj~clp af en ~ndringsskrivclsc i september 2000. Der skal desuden stilles ca. 200 stillinger til radighed i to ar (2000-200 l) for at im0dekomme de forstc behov i forbindelse med reformen. Disse stillinger skal tildeles pa grundlag af en lisle over aktiviteter, der i skal frig0res vcd at bcgr~nsc antallct af ubcsatte strllinger ressourcer, og tilfores nye 53 stillingsfortegnelsen. Der skal herved naturligvis tagcs hensyn til bade de bcgncnsningcr, dcr er fastsat i stillingsfortegnelsen, og til bevillingsloftet i budgcltcts afsnil A- l. 3. ANSVARLIG(E) T JENESTEGREN(F:) GD BUDG og GD ADMIN. 4. TIDSPLAN Aktion 62 April 2000: Forel~bigt budgetforslag for 200 l. Maj 2000: Kommissionens afg~relsc om tildcling af 200 stillinger. September 2000: Kommissionens meddclclse om behovcne. 54 KAPITEL V - REVISION, FINANSFORVAL TNING OG -KONTROL XXIV - DE ANVISNINGSBERETTIGEDES OG LlNJECHEFERNES BEF0JELSER, ANSVAR OG ANSVARLIGHED 1. MAL Betingelseme for at skabe en reel ansvarsfolelse er for det forste en klar definition af arbejdsopgaveme, for det andet vished for, at alle kender og forstar deres arbejdsopgaver, og for det tredje rimelige og tillidsvcekkende procedurer for behandling af regelbrud. Finansforvaltning er forvaltning af de aktiviteter, hvis malsretninger s¢gcs rcaliseret vcd anvendelse af fallesskabsmidler; derfor er finansforvaltningcn kun ct af aspcktcrnc af den samlcdc forvaltning. I dcnne sammenhreng ma uddclcgcringen af bef0jelscn til at godkcndc udgiflcr f0lgc kommandovcjcn fra Kommissionen via gencraldirckt0rcn til den almindcligc tjcncstcmand. Den mcdarhcjder, dcr tncffcr beslutningen om at gennemf0re en aktion, som mcdf0rcr udgifter, b0r derfor sa vidt muligt ogsa vcere den, der godkender udgifteme. Den logiske konsekvens heraf er, at den anvisningsbcrcttigcdcs opgavcr og ansvar ikkc adskillcs fra den operative leders. Deter imidlertid vigtigt at sikrc, at afg0rclscr om anvcndclsc af EU-midlcr ovcrladcs til personer, som er kvalificercdc til at varetagc dcnnc form for forvaltning. 3. KOMMENDE TILTAG Aktion 63 Beskrivelse ~(hver enkelt jinansiel aktors arhe_jdmpxaver regnskabsforer eller Der vii blive udarbejdet et klart regelsret om rcttigheder og pligter for hver finansiel akt0r (anvisningsberettiget, rnermere beskrivelse af ansvarsomrademe. Disse regler vii blive udleveret til hvcr finansiel akt0r vcd dennes ansrettelse og fulgt op af en relevant uddannelse. Hvis de pagreldende krav ikke opfyldcs, vii de uddelegerede befojelser blive frataget akt0ren. Det vii ogsa i regelscettet blive fastlagt, hvcm der kan fratage en akt0r hans befojelser, og efter hvilke regler dette skal ske. finansinspckt0r) med en Aktion 64 Uddelegering qf hefi?ielser Bemyndigelsen til at godkende udgiftcr gives af Kommissioncn til EU-tjcncstcm:. cnd, som er undergivet de i personalevedtregten fastlagte ansvarsrcgler. Rcgcls:. cttct om anvisningshcrclligcdcs ansvar vii ogsii indeholde rcglerne for, hvorledes bcfojclsen til at godkendc udgiftcr kan vidcrcdclcgcrcs indcn for en afdeling. Den person, der tree ff er den operative beslutni ng om at gcnncmf0rc en aktion, som mcdf0rcr udgifter, b0r sa vidt muligt ogsa vrere den person, dcr optrredcr som anvisningshercttigct. Pa noglc srerlige omrader, som nrermere skal fasthegges, kunnc kommiss:. crkollegict v:. clge sclv at bcholdc befojelserne til a~ godkende en udgiftspost; i sa fald vil dct administrative ansvar for den afdeling, der forvalter udgifteme, vrere fastlagt i Kommissionens intemc regler om budgetgenncmforelsen. Aktion 65 Afskqffelse af den centraliserede forudgaende pategning Kravet om, at der skal indhentes forudgaende godkendelse fra finansinspekt0ren, inden der kan indgas forpligtelser eller afholdes udgifter, vii blive afskaffet. Pa samme made vii det ikke lrengere vrere et krav, at der skal indhentes udtalelse fra Det Radgivende Udvalg for Indk¢b og Aftaler, inden der kan indgas en kontrakt. (Se kapitcl V - XXVIII - Ovcrgangsfascn for ovcrgangsordningcr indlil ,cndringcrnc af finansforordningen er blevct foretaget). Regnskabsf0rcrcn kontrollcrcr ikkc gyldighcdcn af den dcchargc (frig0rende kvittcring), som de anvisningsbcrcttigcdc har udstcdt. Denne aktion krrever en enstemmig beslutning i Radet om :. cndringen af finansforordningcn, og dcr skal tages hensyn tit udtalelser fra Revisionsrettcn og Europa-Parlamcntct. 55 Aktion 66 Panel forfinansielle uregelmr,essigheder Hvis der opstar finansielle fejl dk:r :nistanke om uregelmtf!ssigheder, der ikk. e indebrerer svig, vii gem::raldirekt¢ren for den paga::ldcnde afdeling, uden at der s(ettes sp¢rgsmalstegn ved OLAF's rolle, og for der indledes en disciplinrers<lg, fore1regge sagen for et panel, der skai kunne radgive i forbindelsc med eventuelle finansieJle uregelm~ss:gheder. Panelct ska! vurdcrc, om dcr er tale om systemfc_jl, og i bekn. cftcndc fald fasthcggc de rc!cvpntc opgavcr for den person, dcr har ansvarct for forvaltnings- og kontrolsystemet. Panclct vii h,1. vc en radgivcndc funktion og va~rc ct mcllcmliggcndc led mellcm afsl0ringcn af en uregeJm,essighc<l og en cvcntucl iv~rksa~ttclsc af en forrncl disciplimcrsag. rPanclct vii sa vidt muligt foranstaltningcr generaldirekt0ren b¢r tneffe. Pane!et kan :-ette henvcndclsc til Den lntcrnc Rcvisionstjencstc (sc Aktion 68) med henhlik pa. at opnft foktuclJc oplysninger genncm en spccifik revision. ti), hvilkc korrigcrcndc og forchyggcndc frems~cttc forslag Aktion 67 Finansielt ansvar, der udeluk. kende hygger pit personalevedtrexten Det er bestemmelserne i personalevedtregten, som gLclder for tjcnestcm~nd, der medvirker i processen med forvaltning af aktivitetcr med finansielle virkningcr. De sLcrligc bcstcmmclscr for de finansiclJe akt0rer i den eksisterende finansfornrdning, der er blevet overfl~digc, vii udga i forbinde)se med den omarbejdning af finansforordningen, der vii blive fremsat forslag om. Regnskabsf0rerernes ansvar i medfor af finansforordningen vii ikke bliver ben~rt heraf. 3. ANSVARLIG T JENESTEGREN Aktion 63 Aktion 64 Aktion 65 Aktion 66 GD Budget, Taskforcc Koordineringsgruppen (PKG) for Finansicllc Krcdsl0b. for Administrativ Reform, bistact af Planla:gnings- og Alie GD'er, GD Budget, bistaet af PKG for Finansielle Kredsl0b. GD Budget, bistaet af PKG for Finansicllc Kredsl0b. GD Budget, bistaet af Taskforce for Administrativ Reform, GD Admin. Aktion 67 GD Budget. 4. TIDSPLAN Aktion 63 Aktion 64 Aktion 65 Aktion 66 Aktion 67 Maj 2000 (Kommissionens afg0relse). I begyndelsen af ar 200 l gennemf0relscn af 2001-budgettct). (godkcn<lclsc af Kommissioncns intcrne rcgler om April 2000 (forslag til rendring af finansforor<lningcn). Juni 2000 (Kommissionens afg0relsc). April 2000 (forslag til rendring af finansforordningen). 56 KAPITEL V - REVISION, FINANSFORVAL TNING OG -KONTROL XXV - OPRETTELSE AF EN CENTRAL INTERN REVISIONST,JENESTE 1. MAL Da Kommissionens finansielle transaktioncr er bade mange og komplicercdc, mii den n0dvendigvis sikre sig, at de finansielle risici forvaltes forsvarligt, og at ressourcernc anvcndcs sa effektivt som muligt. Kommissionen beh0ver en helhedsstrategi for en l0bende overvagning af sine interne kontrolsystemer og af kontrollen med udgifter, der finansieres over EU-budgettet, egne indtregter og andre midler. En passende struktur for Kommissionens revisionsarbejde vii kunne varetages af et specialiseret personale i kontrolenheder inden for de operative generaldirektorater (se Aktion 81 ), som sa systematisk skal kunne foretage en efterf0Igendc kontrol og en analytisk kontrol af aktivitcternc pa omradet samt en systemkontrol. Denne struktur suppleres med en central intern revisionstjcncste (Internal Audit Service - IAS), der forst og fremmest skal analysere de interne kontrolfunktioner og -systemer inden for Kommissionen. Den nye tjenestegrens opgave vii blive at bista forvaltningcn inden for Kommissionen med (l) at mindske risiciene (2) og kontrollere at regleme overholdcs. Endvidcre skal den (3) afgive en uvildig udtalelse om forvaltnings- og kontrolsystcmcrncs kvalitct og (4) frcmsa~ttc hcnstillingcr med hcnblik pit at forbcdrc foranstaltningemes efficiens og cffcktivitct og sikrc, at Kommissioncns midlcr anvcndcs forsvarligt (optimal sikkerhed og ressourceudnyttelse). IAS har som overordnct malsa~tning at sikre, at de fom0dnc garantier herfor er til stede, ved at gennemf0re revision af alle Kommissioncns aktivitcter, herunder foretage en uafhrengig vurdering af hensigtsmcessighedcn og kvalitcten af Kommissionens interne kontrolsystemer pa alle omrader og mere bredt en vurdering af kvaliteten af den indsats, som Kommissionens tjenestegrene g¢r for at implementere politikker, programmer og aktioner. IAS udg0r et centralt led i Kommissionens nye rummer for ressourceforvaltning og intern revision, og tjenesten skal kunne leve op til de allerh¢jeste standardcr med hensyn til forvaltning, kompetence og kapacitet. 2. SENESTE TILTAG Der er allerede inden for GD for Finanskontrol oprcttct en stilling som viccgencraldirckt0r med ansvar for intern revision. Ansrettelsesproceduren for besrettelsen af denne stilling blev igangsat den 3. februar. Planhcgnings- og Koordincringsgruppen for Den lntcmc Rcvisionstjcncstc forclagdc den 22. fchruar 2000 sin endelige rapport om nyc rammer for rcssourccforvaltning og intern revision i Kommissioncn ("A new Framework for Resource Management and Internal Auditing in the Commission") for nrestformanden med ansvar for reform. 3. KOMMENDE TILT AG Aktion 68 Oprettelse af en intern revisionstjeneste i ma) 2000 Der oprettes en uafhrengig intern revisionstjeneste, som skal referere direkte til Kommissionens nrestformand med ansvar for reform i overensstemmelse med henstillingeme i punkt 4. 13. 3 i den anden beretning fra Den Uafhrengige Ekspertgruppe. IAS-chcfcn skal sikrcs sammc uafhrengige stilling, som den finansforordningen nu giver finansinspekt0ren, salcdcs at dennc far dct fulde og selvstrendigc ansvar for revisionens udforelse, de faglige standarder og rapportemes indhold foregar helt autonomt. Han/hun skal have en revisoruddannelse, h0je kvalifikationer samt en stor erfaring og skal ansrettes specielt til at varetage ovennrevnte opgave. Kommissioncn vii i marts 2000 tncffc hcslutning om den nyc tjcncstcs oprcttclsc og organisation. 1/\S forvcntcs at fa ct pcrsonalc bcstftcndc af 80 tjcncstcrna~nd i forskclligc l0nklasscr, og hcrar skat ca. <>) 57 vrere h¢jt kvalificerede og erfarne revisorcr. Den nye tjeneste skal gradvist bygges op pa basis af Kommissionens interne revisionserfaringer. For at den eksisterende ekspertise kan udnyttes bedst muligt, vil det interesserede personale i Kommissionen, som har de forn0dne kvalifikationer og den n0dvendige baggrund, blive opfordret til at deltage i en intern udvrelgelsespr¢ve. Det forventes ogsa, at der vii blive ansat personer udefra, herunder nationale eksperter fra revisionsmyndigheder i medlemsstaterne. Forberedelserne omfatter et udkast ti l en arbejdsplan for perioden fra 1. maj ti l 31. decernber 2000, etiske regler for IAS-personalet og udarbejdelsen af en frelles tilgang til intern revision. Den nye organisation vii vrere pa plads den 1. maj 2000. Inden udgangen af 2000 vil IAS-chefen vrere ansvarlig for udarbejdelsen af en intern revisionsplan for 2001 og for et udkast til revisionsplan for 2001-2003. En anden indkaldelse af interessetilkendegivelser baseret pa de behov, som konstateres i IAS, vii blive offentliggjort, sa snart IAS-chefen har et rimeligt overblik over behovene. Senest i marts 2001 vii IAS forelregge Revisionsopfolgningsudvalget (se Aktion 71) og kommissrerkollegiet den interne revisionsberetning for 2000, hvori der redeg¢res for oprettelsen af IAS og resultateme af revisionen af rendringsprocessen i de operative GD'er. Aktion 69 Den Interne Revisions(jenestcs beretninger og planlcegning. IAS-chefen bliver uafhrengig af de 0vrige tjenestegrene og skal referere direkte til reformnrestfom1anden og om n¢dvendigt have direkte adgang til kommissionsformanden og -kollegiet. IAS-chefen vii pa grundlag af en glidende trearig revisionsplan udarbejde en arlig plan for den inteme revision med henbhk pa revisionsarbejdets gennemforelse. Begge planer vil blive baseret pa risikoanalyser. Dr¢ftelseme mellem IAS og de kontrollerede tjenestegrene b¢r ikke vare lrengere end en maned, hvorefter revisionsberetningen b¢r afsluttes. IAS-chefen er ansvarlig for alle revisionsaktiviteteme og -resultaterne. Den arlige revisionsberetning offentligg¢res. IAS-chefen skal inden udgangen af 2000 have forberedt en intern revisionsplan for 2001-2003. Aktion 70 Adskillelse af intern revision ogfinanskontrol 0nsket om at g¢re den inteme revision uafhrengig ved at eliminere de potentielle konflikter mellern intern revision og finanskontrol kan opfyldes gennem en rendring af finansforordningens artikel 24 som led i omarbejdningen af nrevnte forordning og indtil da gennem indforelsen af en ordning, hvorved IAS-chefen under finansinspekt¢rens ansvar refererer direkte til reformmestformanden. Den foreslaede rendring af finansforordningen skal i Kommissionens tilfrelde ga ud pa, at den inteme revisor far samme uafhrengige stilling, som den der i traktaten er tildelt finansinspekt¢ren. Kommissionen vil opfordre Radet, Europa Parlamentet og Revisionsretten til hurtigt at behandle denne rendring af artikel 24 separat. Sa lrenge a11ikel 24 ikke er blevet rendret, h¢rer IAS organisatorisk under <let nuvrerende GD for Finanskontrol, men er placeret for sig selv, og IAS-chefen skal vrere vicegeneraldirekt¢r for intern revision i GD for Finanskontrol. Efter overgangsperioden vii IAS udg¢re en srerskilt uafhrengig struktur. Aktion 71 Revisionsopfi1lgningsudvalget Et revisionsopfolgningsudvalg skal bista kommissrerkollegiet med opfyldelsen af dettes forpligtelser i medf¢r af traktaten og andre re~slige instrumenter og aftaler ved at sikre, at kvaliteten og integriteten opretholdes for sa vidt angar udarbejdelsen af rapporter og regnskaber i Kommissionens tjenestegrene. Revisionsopfolgningsudvalget skal sikre, at IAS forbliver en uafhrengig tjeneste og overvage (1) kontrolprocessen i Komrnissionen gennem resultateme af IAS' og Revisionsrettens revisionsvirksomhed, (2) revisionshensti1Iingernes implementering og (3) revisionsarbejdets kvalitet. Udvalget ska) ogsa sikre, at der er en effektiv kornmunikation mellem kommissrerkollegiet, Revisionsretten, IAS og tjenestegrene. Kommissionens medlemmer og finansielle Kommissionens generaldirekt¢rer og tjenestegrene vil via udvalget kunne anmode IAS om bistand til eller udf0relse af specifikke revisionsopgaver~ Udvalget ska] maksimalt have fem medlemmer, hvoraf de fire skal vrere kommissionsmedlemmer, og budgetkommissreren skal vrere f01mand. Det sidste medlem, der vcelges til uden for Kommissionen, skal have de fom0dne kvalifikationer og erfaringer med hensyn selskabsstyring og -kontrol. Revisionsopf¢lgningsudvalget skal vrere et radgivende organ uden forvaltningsbefojelser, og det skal have sit eget sekretariat. 58 3. ANSVARLIG TJENESTEGREN Aktion 68 GD Admin (for ansrettelser og logistik), Taskforce for Administrativ Reform (for Aktion 68 koordinering af andet forberedende arbejde indtil maj 2000), IAS-chefen (vedn:,rende forslag til et revisionsregelsret). Aktion 69 Den Inteme Revisionstjeneste. Aktion 70 GD Budget. Aktion 71 Generalsekretariatet eller GD Budget (vednz~rende arbejdet med oprettelsen af et sekretariat). 4. TIDSPLAN Aktion 68 Inden maj 2000 og sa hurtigt som muligt for revisionsregelsrettets vedkommende. Aktion 69 December 2000 (den inteme revisionsplan 200 l og udkastet til revisionsplan for 2001- 2003) og marts 2001 (den arlige inteme revisionsberetning for 2000). Aktion 70 April 2000 (fremlreggelse af forslag om rendring af finansforordningen). Aktion 71 Sa hurtigt som muligt efter vedtagelsen af Revisionsopf0lgningsudvalgets regelsret. 59 KAPITEL V - REVISION, FINANSFORV AL TNING OG -KONTROL XXVI - OPRETTELSE AF EN. CENTRAL FINANST JENESTE 1. MAL Alie personer, der er besheftiget med budget- og finansforvaltning, skal have mulighcd for at fa st0ttc og faglig vejledning fra centralt hold. Dette vii skabe en sammenhreng pa tvrers af Kommissionen hvad angar fastlreggelsen og anvendelsen af regler, procedurcr og ensartede standardcr for intern kontrol i hele Kommissionen. Det er en konsekvens af, at de finansielle akt0rer far et 0get ansvar: hvis de skal kunne handle ansvarligt, ma de i forvejen kunne rade over viden og midler til, at de kan leve op til deres. ansvar. Endvidere er den bedste metode til at sikre reglemes og procedurcmes ~wcrholdelse, at alle ansatte nemt kan konsultere demi en konsolideret, klar og enkel form. Spccielt nar dct drcjcr sig om tilskud og udbud, er det n0dvendigt at have frelles, konsoliderede regler og procedurer. Deter vigtigt, at f0Igende principper n0je overholdes: alle finansieringsydelser skal udbydes, finansieringsmulighedeme skal kunne overs. kues, alle bydende skal behandles Jige, udvrelgelsesprocedurcme skal vrere gcnncmsigtige, resuJtateme skal offentligg0res, og der skal vcere en passende opfolgning og cvaluering. Deter vigtigt, at der bliver en klar sondring mellem ydelsen af tilskud og udgiftcr i forbindclsc med udbud. Og cndclig mft Kommissionen vise et godt eksempel i forbindclsc med udbudsproccdurcmc. 2. SENESTE TILT AG Der har i GD for Budgettet siden 1998 eksisteret en central kontraktafdeling, der har pabegyndt et arbejde med at udarbejde standardkontrakter, tilbyde radgivning og ctablere en kontraktdatabase. ' Kommissionen vedtog i juli 1998 en "Vejledning i forvaltning af tilskud", der tradte i kraft den 1. januar 1999. Dens anvendelse er under evaluering, og resultateme forventes at foreligge i februar 2000. 3. KOMMENDE TILTAG Aktion 72 Oprellelse af en central_finam·(jeneste En central finanstjeneste (i GD Budget) skal fastl,eggc ct rcgclvrerk - hcrundcr finansiellc bcstcmmelscr for de enkelte scktorcr - for anvcndclscn af finansicllc EU-midlcr og minimumsstandardcr for intern kontrol, tilbyde radgivning om deres anvendelse til dcm, dcr administrcrcr finansiellc midlcr og opkrrevningen af disse, udarbejde og administrere frellcs informationssystcmcr for finansforvaltning og endelig sammen med GD for Administration og de operative GD'er udarhcjdc uddannclseskurser om finansielle sp0rgsmal. Tjenesten skal oprette et brugervcnligt intcraktivt intranct-sitc, hvor der skal findes alle regler, vejledninger og andre oplysninger om alle aspekter af direkte og indirekte finansforvaltning. Tjenestens ydelser skal afpasses efter "kundemes" behov, og der skal foretages regelmressige unders0gelser af brugemes tilfredshed, som skal medtages i arsberetningen fra GD for Budgettet. Nar tjenesten fremsretter forslag om finansielle procedurer, b0r den radsp0rge Den lnteme Revisionstjeneste for at sikre, at der tages beh0rigt hensyn til dennes ekspcrtisc. Aktion 73 Konlraktradgivning Der skal etableres en kontraktenhcd, som skal radgive de anvisningsbcrcttigcdc og Kommissionen om kontraktindgaelse. Denne cnhcd skal sta for udarbcjdclscn af standardkontraktcr, styrc konlraktdatabasen (se nedenfor) og radgive om administration af kontrakter og om udbudsprocedurer (Se Aktion 94 for the fraud-proofing of systems for contract and tender management). 60 Aktion 74 Kon/ rakt datahase Alie kontrakter og finansieringsaftaler, som Kommissioncn indgar, skal samlcs i en central database. Dct er en forudsretning for ethvert forslag om indgaclsc af finansiellc forpligtclscr, at den evcntucllc kontrahents data er indfort i databascn. Databascn skal indcholdc allc rclcvantc oplysningcr om kontraktens indircktc modtagerc) og gennemforelsen. formal, kontrahcnten, modtagcrnc (hcrunder de vigtigstc Aktion 75 Handboger omfinamforvaltning De operative regler kodificeres og nedfc. eldes i enkle vejledninger, der i givet fold ajourf~res regelmressigt. Disse vejledninger skal give konkrete fortolkninger af principperne for en forsvarlig ~konomisk forvaltning og give vejledning om finansiel sagsbehandling lige fra sagens oprettelse til evalueringen af resultateme. Undervisningen i finans- og budgetforvaltning bliver baseret pa disse handb~ger. Aktion 76 Kontrakter og tilskud Der vii blive redegjort for principperne for tildeling og overvagning af kontrakter og tilskud i et srerligt afsnit af den reviderede finansforordning. Der vii eventuelt bli ve oprettet et uafhrengigt organ bcstacnde af de anvisningsberettigcdc, dcr skal behandle klager over udbudsprocedureme. Aktion 77 Brugernetvcerk Den centrale finanstjeneste vii oprette brugemetvrerk, som skal kunne sikre en effcktiv udbredelse af oplysninger, identifikation og udveksling af god praksis og feed back fra de operative tjenestegrene. De · eksisterende brugernetvrerks funktion og antal vii i den forbindelse blive gcnnemgact og rationaliseret. " ANSVARLIG TJENESTEGREN 4. Aktion 72 GD Budget, bistact af Planlregnings- og Koordincringsgruppcn (PKG) for Finansielle Kredsl0b. Aktion 73 GD Budget. Aktion 74 Aktion 75 GD Budget, bistaet af PKG for Finansicllc Krcdsl{(Sb. GD Budget, Task force for Administrati v Reform, bistaet af PKG for Finansielle Kredsl0b. Aktion 76 GD Budget, bistaet af PKG vedr0rende Finansielle Kredsl~b. Aktion 77 GD Budget. 5. TIDSPLAN Aktion 72 Maj 2000 (Kommissionens afg0relse om oprettclse af den centrale finansielle tjeneste), fuldt etableret intranet site i juni 200 I. Aktion 73 Juni 2000. Aktion 74 Juni 200 l (den midlertidige kontraktdatabase er operationel; der trreffes beslutning om den kommende permanente databases konfiguration). Aktion 75 November 2000. Aktion 76 April 2000 (Kommissionens forslag om rendring af finansforordningen), unders0gelse af bchovet for at a~ndrc Kommissioncns intcrnc proccdurcrcglcr. Aktion 77 Gennem hele 2000. · 61 KAPITEL V - REVISION, FINANSFORV ALTNING OG -KONTROL - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - · - - - - - - - - - -~ XXVII - FINANSFORVAL TNING OG -KONTROL INDEN FOR GENERALDIREKTORATERNE 1. MAL En generaldirekt~rs ansvar omfatter hele forvaltningsproccsscn, lige fra mals. etningeme fasthcgges til de endelige resultater foreligger. Det er generaldirekt¢rcn, dcr bl. a. skal sikrc, at de finansicllc bcslutningcr er lovlige, korrekte og effekti ve. Dette ans var skal de ikkc mere dclc med finansinspekt~ren cller regnskabsf~reren, nar at disse ikke hengere skal have ansvaret for forudgaende pategning og for kontrollen af dischargens gyldighed. Generaldirekt~reme ma derfor n~dvendigvis sikre sig, at de rader over forsvarlige for inteme kontrolsystemer. Kommissionens gennemgangen af forvaltningens og de intcrnc kontrolsystcmcrs cffcktivitct og nyttc. fa · ansvaret rcvisor vii inteme Den inteme kontrol omfatter samtlige ordninger og proccdurcr, som en enhcds lcdclsc har planlagt og 'ivrerksat for at sikre: at enhedcns mal gennemf~res pa ct ¢konomisk, efficient og cffcktivt grundlag. at eksteme regler og forvaltnings- og andrc forskriftcr ovcrholdcs, at aktivcr og informationcr sikrcs, at svig. ;:og'fejl forebygges og pavises, at rcgnskabemes kvalitct er i ordcn samt at dcr frcmhcggcs palidclige oplysninger om finanser og ledelse. · Det folger heraf, at den inteme kontrol er et ansvar, der pahviler aJJe tjenestemrend. De inteme kontrolsystemer b~r integreres i de operative aktiviteter, sa der kan rcageres hurtigt over for rendrede situationer, og beslutningsprocessen og uddelegeringen af opgaver kan forbedres. Det er vigtigt, at finanskontrollen definerer opgaver og ansvar for hver enkelt tjenestemand, der er involveret i beslutningsprocessen, idet a11e opgaver har finansielle impJikationer pa et elJer andet niveau. Hvert GD vii udarbejde en arliK aktivitetsrapporl (se kapitel III-VIII - Aktivitctsbaseret management (ABM)}, der indeholder en beskrivelse af de opnaede resultatcr, en detaljerct rapport om anvendelsen af de tildeJte ressourcer og et bilag med generaldirektoratets regnskaber inden for de rammer, der fastlregges af Kommissionens regnskabsforcr. Generaldirekt~rcn skal udtrykkcligt crkhcre i rapporten, at de greldcnde interne kontrolproccdurcr ydcr tilstnckkclig garanti for, at de pag<. Cldcndc transaktioncr er lovlige og korrekte. Hvert GD skal organisere sig saledes, at det sikres, at den intemc kontrol fungercr korrekt. Finansenhedeme skal fortsat spille en vigtig rolle i budgetproccdurerne og i forhindclse med design og forvaltning af generaldirektoratets finansielle systemer. Gcneraldirckt0rcn ska) bcsluttc, i hvilkct omfang finansenheden kan og b~r foretage en forudgaende godkendelse af kritiske foranstaltninger. Medens strukturer og instrumenter i Kommissionen som helhed b0r vrere sa ensartede som muligt, vii et tilsvarende system for alle GD'er ikke vrere hensigtsmressigt, da udgiftsprofiler, kravene til finansforvaltning og kontrolkapacitet og de tilsvarende modeller for inteme kontrolsystemer varierer fra GD til GD. Det vii vrere fomuftigt at fastsrette ensartede minimumsstandarder, som skal godkendes af eksteme eksperter, frem for hannoniserede rammer greldende for alle tjenestegrene. Parallelt henned vii det vrere n0dvendigt at analysere behovet for menneskelige ressourcer, og der ma udarbejdes metoder til at tiltrrekke og fastholde kvaJificeret personale. Efter ansrettelsen og ved efteruddannelse bf?)r der ske en forbedring af de administrative kvalifikationer, specielt inden for finansforvaltningen (se kapitel V-XXIX - Menneskelige ressourcer og uddannelse ). De eksteme forbindelser b~r have srerlig opmrerksomhcd, hvad angar bade den nuvrerende ansvarsfordeling pa projektforl~bcts forskclligc stadicr og de finansicllc inlcrvcntioncrs sprcdning og decentralisering. 2. SENESTE TILT AG Ekstem evaluering af gennemf0relsen og resultaterne af SEM 2000: juli 1999. 62 3. KOMMENDE TILTAG Aktion 78 Minimumsnormerfhr intern kontrol Den centrale finanstjeneste vii fastlregge frellcs minimumsstandardcr for intern kontrot i GD'cme og radgive om gennemforelsen. I standardeme beskrivcs de systemer og funktioncr, dcr skat ivrerks::ettes i alle afdelinger, som afholder udgifter (f. eks. skriftlig tildcling af opgaver, fastl::eggclse af ansvarsomrader, princippet om adskillelse af forpligtelser, kontrotfunktion, overvagning, intcme vcjledninger, kodificering af processer, uddannelse osv. ). Hver anvisningsbcrcttiget tjeneste skat tage dct cndelige ansvar for revisionen af egne inteme kontrolsystemer, og generaldirekt0reme skat sikre, at den inteme kontrol i deres tjenester er tilstnekkelig. Hvert GD skat skriftligt definere sin finansforvaltning og sine kontrolsystemer i en model, der er fastlagt af den ccntrale finanstjenestc. Hele personalet b0r have adgang til dette dokument, der l~bende ajourfores. Et ekscmplar sendes til orientering til den centralc finanstjeneste og revisionsrapporteme fra GD'cme og fra den interne rcvisionstjcneste vii give den ccntrale finanstjcnestc de oplysninger, der er n~dvendigc for at ovcrvage genncmf0relscn af minimumsnormemc i hclc Kommissionen. Den centrale finanstjeneste skal ajourf0re dcm, nar <let er n0dvendigt. dokumcnter, , brugemctva:rkcnc rev1s10nstjcncstc. Dissc og den intcrnc Aktion 79 Ad~kiilelse afopgaver ogfinansielle kredsfoh Hver eneste finansielle transaktion vii blive vurderet ud fra et operativt og finansielt synspunkt, for udgiften godkendes. Pa grundlag af en risikoanalyse af aktiviteteme og en omkostnings- og effektivitetsanalyse af brugen af ressourcer og ekspertise skal hver generaldirekt0r trreffe beslutning om den mest hensigtsmressige opdeling af opgaveme og den deraf folgende organisationsstruktur. Anbefalede organisationsmodeller vii blive udf ~rdiget for hvcr type udgifter (se de vejledende grundmodeller for finansielle kredsl¢b i bilaget til denne tekst). Aktion 80 En amdret rollefor GD'ernesfinansenheder Finansenhedernc skal vcere hovcdkontakten til GD Budget, hvorvcd <let sikres, dels at hele gencraldirektoratet er bekendt med regler og proccdurcr, <leis at der kommer feedback fra brugeme. De skal designe og forvalte GD'emes finansielle systcrner, udarbcjdc <let finansielle afsnit i dct pag~ldende GD's arlige aktivitetsrapport og sikrc, at regnskabsoplysningcrnc er fuldst<. Cndige, forstaclige og til radighed for hele personalct. Dissc enhedcr skal radgivc og bista de operative enhcdcr. I noglc finansicllc kredsl0b skal de foretage en finansicl vurdcring af en finansicl transaktion (sc Aktion 79). Delle vii generelt vrere tilfreldet for procedurcrnc for offcntligc udhud. De vii, hvis gencraldirckt0ren anser det for hensigtsmressigt, kunne kombinere forudgaende godkcndclse med andrc aspckter af den finansiel le planlregning og overvagning. Den forudgaende kontrol vii vcere en supplerende garanti for den anvisningsberettigede, men vii ikke begnense hans ansvar. Aktion 81 Styrkelse af GD'ernes kontro(fimktion I hvert GD ska) der oprettes en revisionsfunktion, hvis hovedopgave det vii vrere over for generaldirekt¢ren at garantere, at den inteme kontrol med generaldirektoratets aktiviteter (herunder finansielle aktiviteter) fungerer. Denne funktion (som afhcengigt af omfanget af generaldirektoratets finansielle ansvar kan vrere en person eller en sektor snarcre end en enhcd) b0r ogsa vcere involveret i evalueringen og forbedringen af de inteme kontrolmckanismcr, intcrnc rcgler og procedurer og risikovurdering. Den skal rapportere direktc til gcneraldirekt¢ren for at sikre, at den har den fom0dne uafurengighed og myndighed inden for generaldirektoratet. Denne funktion skal foretage en uafhrengig revision af anvendelsen af gencraldirektoratets budget og foretage revision af systcmer, programmer og resultater samt efterfolgende kontrol af aktiviteteme i markcn. Funktioncns arsprogram skal udarbcjdes i forstaelse med generaldirekt¢ren og tage hensyn til anmodninger fra allc enheder og direktorater, der er involveret i forvaltningen af generaldirektoratets midler. Oct saledes udarbejdcde program skal meddeles den inteme revisionstjeneste for at undga overlapning. Endclig ska! rcvisionsf unktioncme i GD'emc pa GD Budget's generelle ansvar ogsa vrere ansvarlig for forbindclscme til Rcvisionsrctten i sp0rgsmal af interesse for GD'eme. 63 Aktion 82 Generaldirektorens erkllering i den iirliKe aktivitelsrapport Den enkelte generaldirekt~r skal vrere ansvarlig for, at rcssourcemc forvaltcs sundt og effektivt, bade hvad angar beslutningsprocesscn og opf0lgningen af bcslutningcmc, dvs. den intemc kontrol. Dcttc ansvar b0r komme til udtryk i en erklrering fra gencraldirekt0ren i den arligc aktivitctsrapport om. at dcr er foretaget en passende intern kontrol, og at ressourceme pa grundlag af analysen i rapporten er blevet i den arlige anvendt aktivitetsrapport. Kontorchefeme og direkt0reme ska) vrere ansvarlige for deres bidrag til rapporten. Generaldirekt0ren tager, _ved at underskrive den arlige rapport, ansvarct for, at oplysningemc deri er n0jagtige og fuldstrendige, og bckrrefter, at ressourccmc er anvcndt som planlagt, og at de inteme kontrolprocedurer giver passende sikkerhed for, at de pagreldende foranstaltninger er lovlige og korrekte. Kollegiet skal forelregge de arlige aktivitetsrapporter for Radet, Parlamentct og Revisionsretten. til de planlagte formal. Generaldirektoratets arsregnskaber b~r indf0jes Aktion 83 Tilstrrekkeligt personale Generaldirekt0reme b0r kun acceptere nye udgiftsforpligtelser, hvis de mener, at de har det personale, der linje med den kvantitativt og kvalitativt er n0dvendigt for at administrerc dissc udgifter. Pa aktivitctsbaseredc management skal der i de nyc programmer for finansicl intervention under retsgrundlaget anf~res, hvilkc mcnneskeligc og administrative rcssourccr dcr er n~dvcndigc for at opretholde en beh~rig overvagning og kontrol, idct dissc rcssourccr angivcs i proccnt af dct rammebel0b. der er afsat ti I programmet. 4. ANSV ARLIG T JENESTEGREN Aktion 78 Aktion 79 Aktion 80 Den centrale finanstjeneste bistaet af den inteme revisionstjeneste, OLAF, planlregnings og koordineringsgruppen vedr0rende finansiclle kredsl~b og Taskforce for Administrativ Reform. Alie GD'er bistaet af den ccntralc finanstjcncstc, planh. cgnings- og koordincringsgruppen vedr0rende finansiellc kreds)~b og Taskforcc for Administrativ Reform. Alie GD'er bistaet af den centrale finanstjcncstc, planhcgnings- og koordineringsgruppen vedr0rende finansielle kredsl0b og Taskforce for Administrativ Reform. Aktion 81 Aile GD'er bistaet af den ccntrale finanstjcncste og Taskforcc for Administrativ Reform. Aktion 82 Aile GD'er. Aktion 83 Alie GD'er. 5. TIDSPLAN Aktion 78 Juni 2000 (udkast til forslag), scptcmbcr 2000 (Kommissioncns bcslutning). Aktion 79 Gennem hele 2000. Aktion 80 Gennem hele 2000. Aktion 81 Gennem hele 2000. Aktion 82 April 2001 for den f0rste arlige aktivitetsrapport. For de f0lgende ar vii den optimale tidsplan blive fastlagt saledes, at rapporten kan anvendes som et rapporteringsredskab i den arlige cyklus for allokering af ressourcer. Aktion 83 Fra 2000. 64. \ktinn med finansid , irkning handler Finans- medarbeider Anvisnings- berettigede Udgifter FIGUR III : DET FINANSIELLE KREDSL0B Dobbelt vurdering (princippet om adskillelse af opgaver) GRUNDMODELLER AF FINANSIELLE KREDSL0B Ska! detineres af generaldirektoren. Udv;rlgelseskriterier: risikoanalyse og umkostningseffektivitet i anvenddsen af ressourccr. l;t GD \·ii kunne have tkre finansielle kredslob. hvis det forvalter flere typer udgiftcr. Model I : fuldt decentraliseret uden "modvregt" tEks. : din:kre forvaltning af et stort antal projekter) Generaldirekwr Fi nansenhed Linjechef = anvisningsberett. Model 2 : delvis decentraliseret (Eks. : procedurer for offentlige udbud : direkte fon altning af et mindre antal projektcr: shared management) Generaldirekt0r Finansenhed Linjechef = anvisningsberett. Finansmed-/ I I Sags- arbejder behandler Finans- ~ I Sa 0 s- medarbejd beha~dler ,1odel. 3 : fuldt decentraliseret med "modYregt" f,,b,,;nme transaktioner: forsogsperiode for linjechet) lEks Generald ire ktOr Model 4 : centraliseret (Eks. : meget sma anvisningsberett. GD'er) Generaldirekt0r Finansenhed Linjechef = an visn i ngsberett. Finansenhed = anvisningsberett. Sags- - behandler 65 Finans medarbeider Sags- ~~PITEL V - REV,SION, tF~Ni\NSFOHVAt. /fNllNG O(; -KO~TROL ---------------------~ ------------------ ______ _____. ---------------- ~------------------------------ -----------·---------·----- XXVJliIT -- OVERGANGSF1\StU~ --~-----~~~=---~---~=-------_____ I 1. MAL Det nuvrerende retsgrundlag, isrer den nuvrerende finansforordning, krrever en ccntraliscrct fomdgaer. tde pategning og tillregger finansinspekt¢ren ansvaret for den forudgf. l. ende finanskontrol og den inteme revision. Detfor kan den forudgaende paiegning fra GD for Fi. nansk0ntrol hverke71 :~trn. ks afs,(r. ffes fuldstrendigt eller erstattes af en autoraatisk tcknisk pategning af alle transaktioncr. Imidiertid er finansforordningens omarbejdning ingen hindring for en styrkelse af tjenestegrenenes interne kontrol og en for~gelse af den inteme revisions uafurengighed og professionalisme. Kommissionen vii s~rge for, at tjenestemrendenes ansvar igennem hcle overgangsperioden er klart defineret, og at den forudgaendc - savel centraliscredc som dcccntraliscrcde -- kontrol fungcrcr hurtigt og effektivt. Reformprocessen er derfor udformet, sa den sikrcr, at dcr forud for cnhvcr a:ndring stillcs de midler og vrerkt¢jer til radighcd, som er n~dvendigc for en forsvarlig gcnnemf0relse (se den oversigt over gennemf0relsesprocessen, som folger efter dette afsnit): katalogct over de finansicllc akt¢rers ansvarsomradcr (Aktion 63) vii spccificerc deres finansiellc ansvar, de operative CiD'crs finansafdclingcr vii blivc styrkct vcd omrokcringcn af finansinspckl~rcr (Aktion 86), de operative GD'cr vii rn hja~lp til at udarbejde deres handlingsplancr til ovcrholdclsc af minimumsslandardcrnc for intern konlrol (Aktion 85). der vii blive opstillet forenklede rcgler og procedurcr (Aktion 75), allc mcdarbcjdcrc, som lager sig af finansielle forhold vii fa en grundig uddannelse (Aktion 91), frcmskridtene i forbindelse med reformgennemforelsen vii blive gennemgaet (Aktion 87), generaldirekt~reme skal oplyse, om de har indf~rt relevante inteme kontrolforanstaltninger (Aktion 82). Gennem denne reformproces skulle Kommissionens finans- og kontrolsystemer omkring midten af 2001 vrere blevet tilstrrekkeligt effektive og palidelige til at kunne fungere uden centraliseret forudgaende pategning. Hvis nogle af de anvisningsberettigede tjenestegrene ikke pa det tidspunkt, hvor den nye finansforordning trreder i kraft, har naet den h~je standard, som er malet for denne reform, vii den forudgacnde patcgning af deres transaktioner blive fortsat, indtil dct er sket. 2. KOMMENDE TILTAG Aktion 84 Gennem}{ang og evaluering afde nuvwrende inlerne kontrol- ogfinansprocedurer Alic GD'cr skal give en skriftlig hcskrivelsc af deres nuva!rcndc intcrnc kontrol- og finansproccdurcr cftcr en model fastlagt af GD Budget. De skal ogsa forclagc en cvalucring af, hvor hcnsigtsma!ssigc deres eksisterende kontrolsystcmer er. Den aktuclle finansforvaltning og -kontrol i Kommissioncn vii blivc evalueret pa baggrund af udkastet til forslag til minimumsstandarder (sc Aktion 78). Der vii blive taget hensyn til denne evaluering ved den endelige fastlreggelse af minimumsstandardemc. Aktion 85 Udformning af hensiglsmtessige inlerne kontrol- ogfinamprocedurer Aile GD'er skal med udgangspunkt i resultateme af evalueringen af de eksisterende systemer udforme en grundmodel for kontrol (svarende til figur III) med henblik pa at indfore hensigtsmressige interne kontrolforanstaltninger. Desuden ska) GD'eme opstille en plan for, hvordan de vil sikre deres personale de midler·og den uddannelse, som en sund finansforvaltning krrever. Aktion 86 Decentraliserin}{ Den forudgaende pategning skal forcga i de operative GD'cr og forctagcs af dclcgcrcdc finansinspckt0rcr, som refererer til Kommissioncns finansinspckt0r. En central cnhcd i GD for Finanskontrol skat s0rge for koordinering og bistand tilde delegcrcde finansinspckt0rcr. Omrokcringcn af finansinspckt(. 1rcr skal svarc til behovene i de operative GD'cr. 66 Aktion 87 Gennemgang al. fremskridtene inden/i>r Kommissionens ~jeneslegrene i. fi>rhindelse med refhrmgennem. fiJrelsen tjenestegrene (men Den inteme revisionstjenestc skal gennemga forhcdringernc og stramningcrnc af GD'crncs intcrnc kontrolsystemer. Der skal freml~gges formellc crkhcringer om, hvilkc frcmskridt dcr er naet i de forskellige inteme kontrolsystemer). Disse erkh. eringer skal benyttes i GD'emes arlige aktivitctsrapporter for ar 2000. Den inteme revisionstjcneste ska! via rcvisionsopfolgningsudvalgct radgivc kommiss,crkoJlegiet om de arlige aktivitetsrapporter fra de operative og horisontalc GD'cr for ar 2000. Dct forventes, at den inteme revisionstjeneste fra april 2001 tit december 2002 vii gcnncmf0rc en komplct cyklus gennemgribende rcvisioncr af forvaltnings- og kontrolsystcmcmc i samtligc GD'cr. ingen formel udtalclse om kvaliteten af tjenestegrenenes GD. fi>r Finanskontrol og Generalinspektoralet. fhr nenestegrenene Aktion 88 Sa snart finansforordningen fritager finanskontrolfunktioncn fra at forctagc forudgacnde pategninger, oph~rer denne tjenestegren med at eksistere. Dens nuv,crcndc opgavcr, hortset fra forudgaende pategniTig, vii gradvis og sidel0bende med reformgcnncmf0relscn blivc dccentraliseret og overf0rt til andre tjenestegrene: intern revision til den inteme rcvisionstjencstc i maj 2000, uddannelse og koordinering af samarbejdsprotokoller om administrative aftaler med medlemsstateme til den centrale finanstjeneste i maj 2000, efterf~lgende kontrol og revision i medlemsstateme til operative GD'er i juli- august 2000. Hvad Generalinspektoratet angar, sa oph0rer det med at eksistere i maj 2000, nar <lets akti viteter er blevet integreret i den inteme revisionstjencstc. • Horing qf CCAM Aktion 89 Sa h. enge ikkc er blcvct omarhcjdct, vii Kommissioncn vcdtage nye gennemforelsesbestcmmclscr til den nuv<. Crcndc finansforordning om ohligatorisk h0ring af Det Radgivende Udvalg for Indk¢b og Aftalcr (CCAM). Der vii hlivc fastsat hy;jcrc ta:rsklcr, hvilket dog ikke er til hinder for, at tjenestegrenene frivilligt h0rcr CCAM med hcnsyn til cthvcrt udbud under t:. erskleme. finansforordningcn 3. ANSVARLIG T JENESTEGREN Aktion 84 Alie GD'er bistaet af den ccntrale finanstjcncstc (f<. Cllcs model), planl~gnings- og koordineringsgruppen (PCG) for Finansiclle Kredsl0b og Taskforce for Administrativ Reform. Aktion 85 Alie GD'er bistaet af den centrale finanstjeneste, PCG for finansielle kredsl0b og Taskforce for Administrativ Reform. Aktion 86 GD Budget, Taskforcc for Administrativ Reform, GD Administration. Aktion 87 Den inteme revisionstjeneste. Aktion 88 GD Administration. Aktion 89 GD Budget. 4. TIDSPLAN Aktion 84 Aktion 85 April 2000 (beskrivelse af eksisterende systemer), juni - september 2000 (evaluering af egne systemer). September 2000 (fastl~ggelse af kontrolmodcl), scptcmhcr - dcccmhcr 2000 (xndringcr i organisationsplaner), juni 2001 (overcnsstcmmclsc med alle minimumsstandardcr). Aktion 86 Juli-august 2000. Aktion 87 Oktober 2000 - marts 2001. 67 Aktion 88 April 2000 (Kommissionens beslutning om nedlreggelse af Generalinspektoratet for Tjenestegrenene). Kommissionens beslutning om nedlreggelse af GD for Finanskontrol, sa snart den nye finansforordning er vedtaget. Aktion 89 Juni 2000 (Kommissioncns bcslutning om nyc gcnncmf0rclscshcstcmmclscr). 68 FIGUR IV: OVERSIGT OVER REFORMGENNEMF0RELSEN TILTAG TIL FORBEDRING AF FINANSFORVALTNING OG -KONTROL I GD'ERNE Marts April Maj Joni Juli September Okt. -Dec. 1. halvdel af 2001 Beskrivelse af nuvrerende systemer GD-tiltag Evaluering af egne interne kontrolsystemer Udformning af kontrolsystem Horisontale tjenestegrene: tiltag og bistand O\'erholdelse af min. standarder I Etablering af int. re\'. tjeneste Etabl. af central finanstjeneste Katalog 0\'er finans. aktorers ansvarsomrader (CFS) I I Minimumsstandarder for intern kontrol I Vejledninger i forenklede og konsoliderede regler og procedurer I I Gennemgang af fremskridt i forb. m. Reformprocessen (IAS) I \'urdering af GD'ernes behov for MR (alle GD'er) I Ekstra stillinger Menneskelige ressourcer (MR) O\·ertlytning af finansinspekt0rer til operative GD'er Uddannelse af finansforvaltningspersonale Principper og begreber i det nye finanssystem P. M. I marts - september 2000 vii der blive foretaget en vurderin_g af Kommissionens samlede behov for menneskelige ressourcer 69 Omkostn. effektivitet (forvaltning) Finansforvaltning (adm. personale) XXIX - MENNESKEL!GE RESSOURCER OG lJDDANNELSE - - - - - - - - - - - ····-- -- --- ______ ] 1. MAL Kommissionens nye revisions-, finans- og kontrolsystcm kan kun kommc til at fungcrc virkeligt godt, hvis de finansielle transaktioner varetagcs af h0jtkvalificcrcdc mcdarbcjdcrc. Mangel pa mcnneskelige ressourcer, kvalifikationer eller sagkundskab vii v:. crc en alvorlig trusscl mod systcmets palidelighed. Da de finansielle forhold er et folsomt omrade, kan en sadan man gel desudcn fa medarbejdere ti I at s0ge mod stillinger uden finansielt ansvar, og det vii svrekke systcmet yderligere. Finansforvaltning og -kontrol vii derfor blive prioriteret h0jt, nar der skal foretages en samlct vurdering af Kommissionens personalebehov. Uddannelse er ogsa uhyrc vigtigt. Personalet skal f0lge s;_crligc kurser om princippcme bag finansreformen, sa der udviklcs en frelles forstaclsc af hcgrehcr og tcrminologi i Kommissioncns nye revisions-, finans- og kontrolsystcm. Dereftcr vii dct administrative personalc fa en grundig uddannclse i budget- og finanssp(i1rgsmal, mens lcdcmc vii blivc undervist i, hvordan de rncst omkostningseffcktivt kan forvalte udgiftsknevcndc programmer. Ud<lannelscsmodulcrnc mft tilpasscs til tjencstcgrenenes daglige arbejde og skal i vid udstnckning inddrage cascstudies. 2. NYE TILT AG Aktion 90 Vurdering af Kommissionens behov for menneskelige ressourcer ti/ jinan. ~forvaltning og -kontrol Der vii blive foretaget en samlet vurdering af hehovct for menneskeligc ressourcer til finansforvaltning sidel(i1bende med beskrivelscn af de nuvrerendc finansicllc krcdsl{bh (sc Aktion 84). Denne vurdcring skal bade tage h0jde for det kvantitative behov og for behovct for kvalifikationcr og ckspcrtise. GD Budget skal vejlede de operative GD'er i at udarbejde sammcnligncligc hcgrundelscr for personalebchov og i at finde frcm til altemativcr, nar dct g:. clder s. crligt personalcinlcnsivc aktivilctcr. Vc<l vurdcringcn vii man ogsa fors0ge at fastsrette kritcricr for anvendclscn af ressourccr til finansforvaltning og -kontrol i Kommissionen som helhc<l. Personalebchovet vii blive d;_ckkcl lidt cftcr li<lt genncm f0lgcndc tiltag: omrokcring af pcrsonalc fra dct nuvcercnde GD Revision (sc Aktion 86), fordcling af en <lei af de 200 slillingcr, som i hcgyndclscn af maj 2000 vii blive frigjort til gennemf(i1relse af reformen, omskoling af pcrsonale og om n0dvendigt gennem en rendringsskrivelse til FBF 200 I og/eller srerlige udvrelgclsespr0ver. Aktion 91 Uddanne/se A) Uddannelse i principperne bag Kommissionens nye finans~ystem Reformens principper (dvs. ansvar, en administrativ kultur baseret pa ansvarlighed, intern kontrol, GD'emes finansielle struktur osv. ) vii blive forklaret for hele personalet for at skabe en f~lles forstaelse af begreber og terminologi. Som en yderligere hjrelp vii der blive udleveret en vejledning med konkrete eksempler pa den praktiske anvendelse af disse princippcr i tjencstcgrcnencs daglige arbejde. De medarbejdere, der udforer opgaver som led i finansforvaltning og/cller -kontrol (med hcnsyn til definitionen pa finansforvaltning sc Aktion 63), vii blivc uddannct inden juli 2000, og <let vii i den forbindelse blive kontrollcret, at de har forstaet reformcns grundprincippcr. Efterf0lgcndc vii den resterende del af personalet komme pa kursus. BJ Uddannelse i omkostningseffektivitet ·Det ledende personale, der forvalter udgiftskrrevendc programmer, vii blivc uddannct i de strategiskc aspekter af programforvaltning, der tager sigte pa at opna den st0rst muligc omkostningscffektivitct: mal, 70 midler til at na malgruppen, hvem ans¢ger og hvorfor, vurdering af strerke og svage sider, feedback fra de forskellige brugerkredse, formidling af resultater osv. Udformningen af uddannelsesmoduleme vii krreve bistand udefra, mender vii blive lagt vregt pa, at det endeligc produkt fuldtud svarer til brugemes behov. Uddannelsen vii blive efterfulgt af et bes¢g i en - offentlig eller privat - international organisation for at udvcksle erfaringer. De uddanncdc mcdarbejdcre vii blivc bcdt om dcmonstrcrc den erhvervedc viden ved at udarbejde en sammenfattcnde stratcgisk evalucring af deres program, som sa forch. cgges for Kommissioncns politiskc og hu<lgctm<. Cssigc heslutningstagcrc. C) Uddannelse i hudget- ogfinan. ~fhrvaltning Alie medarbejdere, der udforer opgaver som led i finansforvaltning og /cllcr -kontrol, vii fa en grundig uddannelse i forsvarlig finansforvaltning, Kommissioncns finansielle regler og procedurer, opstilling og gennemforelse af budgettet, intcme kontrolsystemer, kontraktforvaltning, ovcrvagning og kontrol af tiltag, evaluering, informationssystemer, mctodcr til heka~mpelse af svig, osv. De ~wrige mcdarbejdere skal f¢lge obligatoriske kurser, dcr har til formal at 0ge deres kcn<lskah til finans- og budgctsp0rgsmal. Som en yderligere hj~lp vii der blive udleveret vejledningcr (sc Aktion 75) og indgii casestudies i undcrvisningcn. 3. ANSVARLIG T. JENESTEGREN Aktion 9() Aktion 91 A) GD Budget, Taskforcc for Administrativ Reform, histf,et af Planl~cgnings- og Koonlineringsgruppcn (PCG) for Finansiclle Krcdsl0h GD Budget, Taskforce for Administrativ Reform, bistact af PCG for Finansielle Kredsl¢b (uddannelsesvejledning) GD Budget, Taskforce for Administrativ Reform (pcrsonale til finansforvaltning og - kontrol), GD Budget, GD Administration (<let restercnde personalc). B) C) GD Budget, GD Administration, Taskforcc for Administrativ Reform, histaet af PCG for Finansielle Kredsl0h. GD Budget, GD Administration, OLAF, Taskforce for Administrativ Reform, bistaet af PCG for Finansielle Kredsl¢b. 4. TIDSPLAN Aktion 90 Juni 2000 (for de operative GD'cr), scptcmber 2000 (for Kommissioncn). Aktion 91 A) B) C) April - juli 2000 (personale til finansforvaltning og -kontrol); September 2000 - Juli 200 l (det resterendc personale). September - november 2000 (uddannelse). April - juni 200 l (sammenfattende strategisk evalucring). Januar - juni 200 l (pcrsonale ti) finansforvaltning og -kontrol), September 200 l - juli 2002 (dct rcsterendc pcrsonale). 71 KAPITEL V - REVISION, FINANSFORV AL TNING OG -KONTROL I. MAL Et vigtigt led i reformen er sp¢rgsmalet om, hvordan lovgivningen samt reglerne og procedurerne pa finansforvaltningsomradet bedst kan sikres mod risikocn for uregclm<Cssigheder og svig. Det er n¢dvendigt med et mere veldefineret samarbejde mellem Kommissioncns tjencstegrene indbyrdes og mellem Kommissionen og mcdlemsstaternc, salcdes at der kan g¢rcs en cffcktiv indsats for at forbedre forebyggelsen og afsl¢ringen af uregclma:ssigheder, svig og korruption. 2. KOMMENDE TILT AG Aktion 92 RelninKslinjerfor enforsvarlig pr<?iek{fhrvaltning Der skal indf¢res retningslinjer, der kan bidragc til, at tjcncstcm. cndcnc optncdcr korrckt gcnncm hclc program- og projektforl¢bet, lige fra konceptstadict til evalucringcn af de cndcligc rcsultater. Formiilct er at forhindre en administrativ adfrerd, dcr er til skade for EU's politiske, retligc og finansicllc intcrcsscr. ved at g¢rc tjencstemrend og modtagerc oprmcrksommc pii de adfa!rdsm~nstrc, c. Jcr i vissc fascr af programmcrnes og projcktcrncs lcvctid kan give anlec. Jning til utilsigtcdc fcjl, intcrcssckonfliktcr og urcgclmressigheder. Aktion 93 Bedre koordinering af inleraklionen mellem OLAF og andre Uenestewene Uden i ¢vrigt at anfregte de retlige rammer for oprettelsen af OLAF sa vii en mere effektiv bekrempelse af uregelmressigheder, svig og korruption krreve, at der bliver en bedre samordning og et bedre samarbejde mellem OLAF, den nye inteme revisionstjeneste og GD for Budgetter samt i v. isse tilfrelde Panelet for Finansielle Uregelmressigheder og GD for Personale og Administration. Der vii blive udarbejdet en mere praktisk aftale, der kan fremmc en cffektiv, rcttidig informationsudveksling. Malet er at opna en bedre ressourceudnyttelse srerlige fremlreggclsc revisionsberetninger samtidig med, at resultateme blivcr mere uigendrivelige. OLAF vii regelmressigt holde de direkte ber~rte GD'er underrettct om udviklingcn i sine administrative unders¢gelser. af undcrs0gelsesrapportcr hurtigere og og en Aktion 94 Optimal heskytte/se 4f"lov~ivningen o~ kontrak(/i>rvallningen mod risikoenfi>r svig For at det nuvrerende system, som ska) beskytte lovgivningen mod risikoen for svig, kan hlivc mere ff1 effektivt, vii det vrerc n¢dvendigt, at Kommissionen, nar den foreslftr ny lovgivning, dcr kan indvirkning pa EU-budgcttct, under konsultationcrnc pit l va. ~rs af tjcncstcgi"cnc ogsii forcla:ggcr OLAF udkast til en risikoanalyse. GD for Budgctter vii hlivc bistact af OLAF under gcnncmgangen af Kommissionens kontraktforvaltningsmidler (dvs. standardkontrakter, den centrale kontraktdatabase, styringsredskabeme). OLAF vii ogsa radgive om metodeme til at sikre mod svig gennem hele lovgi vningsprocessen. Aktion 95 Optimering af varslingssystemet Etableringen af en central database for alle kontrakter og tilskud (se Aktion 74) vii g¢re det muligt at overvage de midler, der ydes modtagerne. Da det tager tid at oprette databasen, skal det eksisterende varslingssystem (Early Warning System - EWS) optimcrcs genncm en ordning, hvorvcd dct bliver obligatorisk at konsultere EWS, indcn dcr rcgnskabsf0rcs en forpligtclsc, gcnncm en klarerc fastlreggclse tjencstcgrcncs af de fra de implicerede tjcncslcgrcncs side samt gcnncm en cffcktiv ovcrviigning ar organcrs anvisningsbcrcttigcdc identificcrharc i Kommissionen. rcspektivc ansvar, genncm ct 0get engagement sammc cllcr cnhvcr andcn anvisningshcrctligcl ljcncslcgrcn forhincJclscr til 72 Aktion 96 En mere e. ffeklivfhrvaltninK tfKeninddrivninKen a. lurelma:ssiKI udhetalte he/oh For at forbedre effektiviteten og virkningcn af opfolgningcn af og rctshandhrevclsen af indt,cgtsordrer skal fastlreggelsen af ansvaret, der nu er dell mcllcm GD for Budgcltct, GD for FinanskontroL Den Juridiske Tjeneste og - i tilfrelde af urcgclmressighcdcr og svig - OLAF, tagcs op til revision. For at der i Kommissioncn kan skc en samling af allc sp0rgsmtll vcdnMendc gcninddrivning af urctm:. cssigt udhctaltc bel0b, skal der i juli 2000 vrerc ctablcrct en organisatorisk struktur med ct dertil egnet personale. Procedurerne at geninddrivningssproceduren lettes. I den forbindclse skal ogsa de g:. cldendc ordninger for geninddrivning af de cgne indtregter rcvideres. enkle og klare, g0res mere bilreggelse saledes tvister skal for af Aktion 97 Forhedrel overvilKninK tf. ,·truktur. fimdene Medlemsstateme b0r stiile detaljerede oplysningcr til radighed om udviklingen i projekterne og i udbetalingerne til de endelige modtagere sammen med oplysningcr om finansielle korrcktioncr, projektsuhstitution og -additionalitct, salcdcs at dcr sikrcs den hcdst muligc ovcrvflgning af stNtcn. Kommissioncn vii udvidc sin revision af oplysningcrnc fra mcdlcmsstatcrnc samt sin revision af effektiviteten af deres procedurer. Der skal anvendcs finansicllc korrcktioncr, som iva~rksa~ttcs gcnncm udligningsordninger, hvis medlcmsstaterne undlader at gcnnemf0re en tilstnckkclig kontrol cllcr undlader at fremsendc tilstrrekkclige oplysninger. Aktion 98 Forhedret reKnskah. ,·c{f. \'lutninKsprocedure. fiJr HUGFL foretages Der regnskabsafslutningsproceduren siden 1996, og der foreslas forbedringcr. unders0gelse varighcdcn statistisk en af af de forskellige trin af 3. ANSVARLIG T JENESTEGREN Aktion 92 GD Budgetter, Generalsekretariatet, Den Juridiske Tjcncstc Aktion 93 OLAF, den interne revisionstjeneste, GD Budgctter, GD ADMIN Aktion 94 Aile GD'er, OLAF, GD Budgetter Aktion 95 Aktion 96 Aktion 97 GD Budgetter, den intcrnc revisionstjcncstc, Den Juridiskc Tjcncstc og OLAF, histi'1et af PCG for Finansicllc Krcdsl0b GD Budgcttcr, OLAF, Den Juridiskc Tjcncstc, DO AGRI GD REGIO Aktion 98 GD AGRI 4. TIDSPLAN Aktion 92 December 2000 Aktion 93 December 2000 Aktion 94 Fra maj 2000 og fremefter Aktion 95 Juli 2000 Aktion 96 Juli 2000 Aktion 97 December 2000 Aktion 98 Juni 2000 73 ISSN 0254-1459 KOM(2000) 200 endelig udg. Bind II DOKUMENTER DA 01 06 04 17 Katalognummer: KT-CO-00-114-DA-C Kontoret for De Europreiske Frellesskabers Officjelle Publikationer L-2985 Luxembourg