title: Särskild rapport från Europeiska ombudsmannen till Europaparlamentet till följd av den undersökning som gjorts på ombudsmannens eget initiativ av sekretessbestämmelserna i förbindelse med kommissionens rekryteringsförfaranden

text: C 371/12 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 22. 12. 1999 EUROPEISKA OMBUDSMANNEN S˜RSKILD RAPPORT FR¯N EUROPEISKA OMBUDSMANNEN TILL EUROPAPARLAMENTET till f(cid:246)ljd av den unders(cid:246)kning som gjorts p(cid:229) ombudsmannens eget initiativ av sekretessbest(cid:228)m- melserna i f(cid:246)rbindelse med kommissionens rekryteringsf(cid:246)rfaranden (1999/C 371/09) I november 1997 inledde Europeiska ombudsmannen en unders(cid:246)kning p(cid:229) eget initiativ av sekretessbest(cid:228)m- melserna i f(cid:246)rbindelse med kommissionens rekryteringsf(cid:246)rfaranden. Efter en ing(cid:229)ende behandling av kommissionens yttrande meddelade ombudsmannen kommissionen i en skrivelse av den 8 mars 1999 att han ans(cid:229)g att det f(cid:246)rel(cid:229)g administrativa missf(cid:246)rh(cid:229)llanden i kommis- sionens f(cid:246)rfaranden. I syfte att avhj(cid:228)lpa dessa missf(cid:246)rh(cid:229)llanden lade ombudsmannen fram f(cid:246)rslag till rekommendationer i enlighet med artikel 3. 6 i ombudsmannens stadga (1). I sin skrivelse av den 5 juli 1999 (cid:246)vers(cid:228)nde kommissionen ett detaljerat yttrande till ombudsmannen om dessa f(cid:246)rslag till rekommendationer. Denna s(cid:228)rskilda rapport (cid:246)verl(cid:228)mnas till Europaparlamentet i enlighet med artikel 3. 7 i ombudsmannens stadga. I enlighet med n(cid:228)mnda artikel omfattar rapporten (cid:228)ven en rekommendation som ombudsmannen i f(cid:246)religgande fall anser n(cid:246)dv(cid:228)ndig. A. Ombudsmannens unders(cid:246)kning och f(cid:246)rslag till rekommendationer Den 7 november 1997 inledde ombudsmannen en unders(cid:246)kning p(cid:229) eget initiativ av sekretessbest(cid:228)mmel- serna i f(cid:246)rbindelse med kommissionens rekryteringsf(cid:246)rfaranden. I sin skrivelse till kommissionen p(cid:229)pekade ombudsmannen att m(cid:229)nga medborgare kommer i kontakt med gemenskapens institutioner f(cid:246)r f(cid:246)rsta g(cid:229)ngen n(cid:228)r de s(cid:246)ker jobb inom dessa. Det skulle d(cid:228)rf(cid:246)r vara v(cid:228)rdefullt f(cid:246)r institutionerna att vid detta tillf(cid:228)lle kunna ge medborgarna ett positivt intryck. Ombudsmannen h(cid:228)nvisade vidare till ett antal klagom(cid:229)l g(cid:228)llande bristande insyn i anst(cid:228)llningsfr(cid:229)gor. Ombudsmannen h(cid:228)nvisade till tv(cid:229) (cid:229)terkommande argument i kommentarerna fr(cid:229)n gemenskapens institu- tioner till den h(cid:228)r typen av klagom(cid:229)l. Det f(cid:246)rsta g(cid:228)ller best(cid:228)mmelserna i artikel 6 bilaga III i tj(cid:228)nstef(cid:246)- reskrifterna som fastsl(cid:229)r att (cid:148)uttagningskommittØns arbete skall vara hemligt(cid:148). Det andra argumentet g(cid:228)ller uttagningskommittØernas utrymme f(cid:246)r sk(cid:246)nsm(cid:228)ssig bed(cid:246)mning. Ombudsmannen medger att artikel 6 inf(cid:246)rts i syfte att garantera uttagningskommittØernas oberoende genom att skydda dem fr(cid:229)n inblandning och p(cid:229)tryckningar. Han anser emellertid att detta inte borde utg(cid:246)ra ett hinder f(cid:246)r att inf(cid:246)ra f(cid:246)rfarandem(cid:228)ssiga r(cid:228)ttigheter f(cid:246)r de s(cid:246)kande i (cid:246)verensst(cid:228)mmelse med artikel 6. Ombudsmannen erk(cid:228)nner vidare att uttagningskommittØerna har stort utrymme f(cid:246)r sk(cid:246)nsm(cid:228)ssig bed(cid:246)m- ning, men anser emellertid att s(cid:229)dana befogenheter inte b(cid:246)r hindra offentliga myndigheter fr(cid:229)n att f(cid:246)lja principerna f(cid:246)r god f(cid:246)rvaltningssed. Ombudsmannen bad d(cid:228)rf(cid:246)r kommissionen redog(cid:246)ra f(cid:246)r om den hade f(cid:246)r avsikt att 1) l(cid:229)ta s(cid:246)kande som deltar i skriftliga prov ta fr(cid:229)geformul(cid:228)ren med sig n(cid:228)r de l(cid:228)mnar skrivningssalen, 2) p(cid:229) beg(cid:228)ran meddela bed(cid:246)mningskriterierna till de s(cid:246)kande, 3) meddela de s(cid:246)kande namnen p(cid:229) medlemmarna i uttagningskommittØn, och 4) l(cid:229)ta s(cid:246)kande som deltar i skriftliga prov f(cid:229) tillg(cid:229)ng till sina r(cid:228)ttade prov. (1) Europaparlamentets beslut nr 94/262/EKSG, EG, Euratom av den 9 mars 1994 om f(cid:246)reskrifter och allm(cid:228)nna villkor f(cid:246)r ombudsmannens (cid:228)mbetsut(cid:246)vning (EGT L 113, 4. 5. 1994, s. 15). 22. 12. 1999 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 371/13 Kommissionen svarade den 2 mars 1998. P(cid:229) de tv(cid:229) f(cid:246)rsta punkterna meddelade kommissionen ombuds- mannen att 1) de s(cid:246)kande numera f(cid:229)r ta fr(cid:229)geformul(cid:228)ren med sig, om inte inneh(cid:229)llet skyddas av imma- teriella r(cid:228)ttigheter, och att 2) uttagningskommittØerna meddelar de allm(cid:228)nna r(cid:228)ttnings- eller bed(cid:246)mnings- kriterierna till s(cid:246)kande som beg(cid:228)r detta. Betr(cid:228)ffande de tv(cid:229) (cid:246)vriga punkterna som togs upp av ombudsmannen (3 och 4) h(cid:228)vdade kommissionen att p(cid:229)st(cid:229)endena om bristande insyn grundades p(cid:229) ett begr(cid:228)nsat antal klagom(cid:229)l. Enligt kommissionen finns det en grundl(cid:228)ggande skillnad mellan uttagningsprov och vanliga prov: personer som deltar i vanliga prov bed(cid:246)ms efter objektiva kriterier medan s(cid:246)kande som deltar i ett uttagningsprov bed(cid:246)ms i f(cid:246)rh(cid:229)llande till varandra och endast de b(cid:228)sta f(cid:246)rs upp p(cid:229) en reservlista. Enligt kommissionen kan endast uttagningskom- mittØn bed(cid:246)ma de enskilda s(cid:246)kandes resultat, eftersom det endast (cid:228)r uttagningskommittØn som kan j(cid:228)mf(cid:246)ra samtliga s(cid:246)kandes resultat. Det skulle inte vara till n(cid:229)gon nytta att l(cid:228)mna ut de r(cid:228)ttade proven, eftersom en bed(cid:246)mning som g(cid:246)rs av en person som inte har bed(cid:246)mt (cid:246)vriga s(cid:246)kande skulle vara menings- l(cid:246)s. Kommissionen p(cid:229)pekade vidare att med tanke p(cid:229) det h(cid:246)ga antalet s(cid:246)kande till uttagningsproven skulle det inneb(cid:228)ra en avsev(cid:228)rd administrativ och ekonomisk belastning att l(cid:228)mna ut de r(cid:228)ttade proven. Kommis- sionen p(cid:229)pekade (cid:228)ven att uttagningskommittØernas utrymme f(cid:246)r sk(cid:246)nsm(cid:228)ssig bed(cid:246)mning kontrolleras av gemenskapsdomstolarna. I en skrivelse av den 8 mars 1999 tog ombudsmannen del av kommissionens redog(cid:246)relse ang(cid:229)ende de tv(cid:229) f(cid:246)rsta punkterna och meddelade att han p(cid:229) grundval av denna redog(cid:246)relse inte ans(cid:229)g det n(cid:246)dv(cid:228)ndigt att forts(cid:228)tta behandlingen av dessa punkter. R(cid:246)rande fr(cid:229)gan om att meddela namnen p(cid:229) medlemmarna i uttagningskommittØn erinrade ombudsman- nen om att det (cid:228)r en grundl(cid:228)ggande princip f(cid:246)r god f(cid:246)rvaltningssed att samtliga medborgare som kommer i kontakt med en tj(cid:228)nsteman har r(cid:228)tt att f(cid:229) veta namnet p(cid:229) tj(cid:228)nstemannen i fr(cid:229)ga. En f(cid:246)rvaltning utan ansikte och namn k(cid:228)nns fr(cid:228)mmande och ombudsmannen meddelade d(cid:228)rf(cid:246)r kommissionen att han ans(cid:229)g det oacceptabelt att s(cid:246)kande som deltar i ett muntligt prov inte har r(cid:228)tt att f(cid:229) veta namnen p(cid:229) med- lemmarna i uttagningskommittØn. N(cid:228)r det g(cid:228)ller de s(cid:246)kandes tillg(cid:229)ng till r(cid:228)ttade prov understr(cid:246)k ombudsmannen vikten av att s(cid:228)kerst(cid:228)lla allm(cid:228)nhetens fulla f(cid:246)rtroende f(cid:246)r uttagningskommittØernas arbete. Han menade att de ber(cid:246)rda handling- arna best(cid:229)r av tv(cid:229) delar, dels sj(cid:228)lva provet, dels de r(cid:228)ttelser som gjorts av de som r(cid:228)ttar proven. Ombuds- mannen framh(cid:246)ll att det (cid:228)r den s(cid:246)kande som skrivit provet och d(cid:228)rf(cid:246)r inte kan nekas tillg(cid:229)ng till detta. Som svar p(cid:229) kommissionens andra argument framh(cid:246)ll ombudsmannen att det var medborgarnas och inte administrationens sak att avg(cid:246)ra om det var rimligt att kr(cid:228)va informationen i fr(cid:229)ga. En s(cid:246)kande har n(cid:228)mligen ett grundl(cid:228)ggande intresse av att f(cid:229) veta vilka misstag han eller hon eventuellt gjort. N(cid:228)r det g(cid:228)ller den administrativa och ekonomiska belastning som kommissionen h(cid:228)nvisade till, f(cid:246)reslog ombuds- mannen att kommissionen skulle kunna ta ut en avgift f(cid:246)r att t(cid:228)cka utgifterna om ett stort antal s(cid:246)kande skulle beg(cid:228)ra kopia av sina r(cid:228)ttade prov. Mot denna bakgrund f(cid:246)relade ombudsmannen kommissionen f(cid:246)ljande f(cid:246)rslag till rekommendationer i enlighet med artikel 3. 6 i ombudsmannens stadga: Kommissionen b(cid:246)r meddela s(cid:246)kande som deltar i muntliga prov namnen p(cid:229) medlemmarna i uttagnings- kommittØn. I kommande uttagningsprov b(cid:246)r kommissionen l(cid:229)ta s(cid:246)kande som deltar i skriftliga prov f(cid:229) tillg(cid:229)ng till sina r(cid:228)ttade prov. B. Kommissionens svar p(cid:229) f(cid:246)rslagen till rekommendationer I sitt svar av den 5 juli 1999 bekr(cid:228)ftade kommissionen att man i Amsterdamf(cid:246)rdraget fastst(cid:228)ller insyn som en allm(cid:228)n princip f(cid:246)r Europeiska unionen. Genom Amsterdamf(cid:246)rdraget ges ocks(cid:229) medborgarna r(cid:228)tt till tillg(cid:229)ng till Europaparlamentets, r(cid:229)dets och kommissionens handlingar (artikel 255 i EG-f(cid:246)rdraget). I detta avseende riktade kommissionen s(cid:228)rskilt uppm(cid:228)rksamheten p(cid:229) sitt beslut 94/90/EKSG, EG, Euratom av den 8 februari 1994 om allm(cid:228)nhetens tillg(cid:229)ng till kommissionens handlingar (1) och uppf(cid:246)randekodexen f(cid:246)r allm(cid:228)nhetens tillg(cid:229)ng till r(cid:229)dets och kommissionens handlingar (2). Kommissionen p(cid:229)pekade emellertid att ingen av dessa texter f(cid:246)r n(cid:228)rvarande inneh(cid:229)ller undantag till best(cid:228)mmelserna f(cid:246)r uttagningsprov i enlighet med tj(cid:228)nstef(cid:246)reskrifterna och gemenskapsdomstolarnas r(cid:228)ttspraxis. (1) EGT L 46, 18. 2. 1994, s. 58. (2) EGT L 340, 31. 12. 1993, s. 41. C 371/14 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning 22. 12. 1999 P(cid:229) fr(cid:229)gan om att offentligg(cid:246)ra namnen p(cid:229) medlemmarna i uttagningskommittØerna gav kommissionen ett positivt svar och f(cid:246)rklarade att namnen p(cid:229) uttagningskommittØernas medlemmar skulle meddelas formellt (och inte enbart muntligen) till s(cid:246)kande som deltar i muntliga prov. N(cid:228)r det g(cid:228)ller tillg(cid:229)ngen till de r(cid:228)ttade proven p(cid:229)pekade kommissionen att ombudsmannen redan hade f(cid:229)tt tillg(cid:229)ng till dessa i (cid:228)renden d(cid:228)r denne (cid:246)nskat se ber(cid:246)rda dokument. Ombudsmannen hade f(cid:229)tt m(cid:246)jlighet att g(cid:229) igenom dokumentet i kommissionens lokaler. Ombudsmannen hade beviljats tillg(cid:229)ng till dessa doku- ment (och kommer att beviljas tillg(cid:229)ng till dem (cid:228)ven i framtiden) med h(cid:228)nsyn till den s(cid:228)rskilda institu- tionella roll som EG-f(cid:246)rdraget tilldelar ombudsmannen. Kommissionen motsatte sig emellertid fortfarande f(cid:246)rslaget att bevilja de s(cid:246)kande tillg(cid:229)ng till dokumenten. Detta grundades framf(cid:246)r allt p(cid:229) de argument som redan lagts fram av kommissionen i en skrivelse av den 2 mars 1998: det finns en grundl(cid:228)ggande skillnad mellan uttagningsprov och vanliga prov, eftersom personer som deltar i vanliga prov bed(cid:246)ms mot bakgrund av objektiva kriterier medan s(cid:246)kande som deltar i ett uttagningsprov bed(cid:246)ms i f(cid:246)rh(cid:229)llande till varandra; det (cid:228)r endast uttagningskommittØn som kan bed(cid:246)ma de enskilda s(cid:246)kandes resultat eftersom det endast (cid:228)r dess medlemmar som j(cid:228)mf(cid:246)r samtliga s(cid:246)kandes resultat; det skulle inte vara till n(cid:229)gon nytta att l(cid:228)mna ut ett r(cid:228)ttat prov till en s(cid:246)kande eftersom en bed(cid:246)mning som utf(cid:246)rs av en person som inte har bed(cid:246)mt de (cid:246)vriga s(cid:246)kandes resultat skulle vara meningsl(cid:246)s; f(cid:246)rpliktelsen att l(cid:228)mna ut r(cid:228)ttade prov skulle, slutligen, medf(cid:246)ra en avsev(cid:228)rd administrativ och ekonomisk belastning. Kommissionen h(cid:228)vdade best(cid:228)mt att det skulle utg(cid:246)ra en radikal avvikelse fr(cid:229)n tidigare praxis att l(cid:228)mna ut proven, med eller utan r(cid:228)ttelser, till de s(cid:246)kande. Denna fr(cid:229)ga borde d(cid:228)rf(cid:246)r behandlas inom den mer allm(cid:228)nna ramen f(cid:246)r genomf(cid:246)randef(cid:246)rordningen f(cid:246)r EG-f(cid:246)rdragets artikel 255, som skulle antas av r(cid:229)det p(cid:229) grundval av ett f(cid:246)rslag fr(cid:229)n kommissionen. Med tanke p(cid:229) problemets betydelse och de konsekvenser som en s(cid:229)dan (cid:228)ndring skulle medf(cid:246)ra ur personalsynpunkt, (cid:228)ven om kommissionen tog ut en avgift, ans(cid:229)g den avg(cid:229)ende kommissionen inte att den kunde tillm(cid:246)tesg(cid:229) ombudsmannens krav och att ett definitivt svar p(cid:229) ombudsmannens rekommendation m(cid:229)ste l(cid:228)mnas av den nya kommissionen. C. Analys av kommissionens svar Offentligg(cid:246)rande av namnen p(cid:229) uttagningskommittØns medlemmar Ombudsmannen v(cid:228)lkomnar att kommissionen f(cid:246)rklarat sig beredd att meddela namnen p(cid:229) uttagnings- kommittØernas medlemmar till s(cid:246)kande som deltar i uttagningsprov. Genomf(cid:246)randet av denna (cid:229)tg(cid:228)rd vid samtliga uttagningsprov kommer i stor utstr(cid:228)ckning att fr(cid:228)mja insyn och inge nytt f(cid:246)rtroende till s(cid:246)kande som deltar i uttagningsprov. Trots att kommissionen uttrycker sig i mycket f(cid:246)rsiktiga ordalag utg(cid:229)r ombudsmannen fr(cid:229)n att kommissionen verkligen t(cid:228)nker vidta n(cid:246)dv(cid:228)ndiga (cid:229)tg(cid:228)rder och offentligg(cid:246)ra ber(cid:246)rda namn. Under dessa f(cid:246)ruts(cid:228)ttningar anser ombudsmannen att det inte (cid:228)r n(cid:246)dv(cid:228)ndigt att forts(cid:228)tta behandlingen av denna aspekt av (cid:228)rendet. De s(cid:246)kandes tillg(cid:229)ng till sina r(cid:228)ttade prov Ombudsmannen k(cid:228)nner inte till att det inom gemenskapslagstiftningen skulle finnas best(cid:228)mmelser eller att gemenskapsdomstolarna skulle ha fastst(cid:228)llt r(cid:228)ttspraxis som hindrar kommissionen fr(cid:229)n att l(cid:229)ta en s(cid:246)kande som deltar i ett skriftligt prov se sitt r(cid:228)ttade prov. Artikel 6 bilaga III i tj(cid:228)nstef(cid:246)reskrifterna fastsl(cid:229)r att (cid:148)uttagningskommittØns arbete skall vara hemligt(cid:148). UttagningskommittØns (cid:246)verl(cid:228)ggningar skall d(cid:228)rf(cid:246)r f(cid:246)rbli hemliga, men detta inneb(cid:228)r inte n(cid:246)dv(cid:228)ndigtvis att de s(cid:246)kande skall hindras fr(cid:229)n att f(cid:229) tillg(cid:229)ng till sina r(cid:228)ttade prov. Kommissionens fr(cid:228)msta argument f(cid:246)r att motivera beslutet att inte l(cid:229)ta de s(cid:246)kande f(cid:229) tillg(cid:229)ng till sina r(cid:228)ttade prov g(cid:228)ller sj(cid:228)lva rekryteringsf(cid:246)rfarandets karakt(cid:228)r. Enligt kommissionen bed(cid:246)mer uttagningskom- mittØn varje s(cid:246)kande genom att j(cid:228)mf(cid:246)ra de enskilda s(cid:246)kandes resultat med de resultat som (cid:246)vriga s(cid:246)kande som deltar i samma uttagningsprov uppn(cid:229)tt. Kommissionen anser d(cid:228)rf(cid:246)r att det skulle vara meningsl(cid:246)st att l(cid:228)mna ut de r(cid:228)ttade proven, eftersom de inte kan bed(cid:246)mas av en person som inte bed(cid:246)mt samtliga s(cid:246)kandes resultat. Det medf(cid:246)r dock flera f(cid:246)rdelar f(cid:246)r en s(cid:246)kande att kunna g(cid:229) igenom sitt r(cid:228)ttade prov. F(cid:246)r det f(cid:246)rsta f(cid:229)r den s(cid:246)kande m(cid:246)jlighet att se sina fel och d(cid:228)rmed f(cid:246)rb(cid:228)ttra sina framtida resultat. F(cid:246)r det andra f(cid:246)rst(cid:228)rks den s(cid:246)kandes f(cid:246)rtroende f(cid:246)r administrationen. Denna punkt (cid:228)r viktig med tanke p(cid:229) att det verkar vara en 22. 12. 1999 SV Europeiska gemenskapernas officiella tidning C 371/15 allm(cid:228)n uppfattning att kommissionen inte alltid bed(cid:246)mer proven p(cid:229) ett korrekt s(cid:228)tt och att det till och med skulle f(cid:246)rekomma att de inte bed(cid:246)ms (cid:246)ver huvudtaget. F(cid:246)r det tredje kan en s(cid:246)kande som har sett sitt r(cid:228)ttade prov l(cid:228)gga fram mer konkreta argument om den s(cid:246)kande har en k(cid:228)nsla av att ha blivit felaktigt bed(cid:246)md. Under alla omst(cid:228)ndigheter b(cid:246)r det vara de ber(cid:246)rda medborgarnas och inte administrationens sak att avg(cid:246)ra om beg(cid:228)rda upplysningar (cid:228)r av nytta. Kommissionen h(cid:228)nvisar (cid:228)ven till den administrativa och ekonomiska belastning som de s(cid:246)kandes tillg(cid:229)ng till r(cid:228)ttade prov skulle medf(cid:246)ra. Ombudsmannen (cid:228)r (cid:246)vertygad om att kommissionen kan inr(cid:228)tta ett f(cid:246)rfarande f(cid:246)r att bevilja tillg(cid:229)ng till r(cid:228)ttade prov p(cid:229) ett s(cid:228)tt som skulle minimera kostnaderna, eftersom det inte (cid:228)r troligt att samtliga s(cid:246)kande kommer att vilja se sina r(cid:228)ttade prov. Kommissionen p(cid:229)pekar mycket riktigt att ombudsmannen, efter det att en s(cid:246)kande framf(cid:246)rt ett klagom(cid:229)l, f(cid:229)tt m(cid:246)jlighet att g(cid:229) igenom det r(cid:228)ttade provet. Man b(cid:246)r i detta avseende erinra om att i enlighet med artikel 3. 2 i ombudsmannens stadga m(cid:229)ste gemenskapens institutioner och organ (cid:148)f(cid:246)rse ombudsmannen med all information som han beg(cid:228)r av dem och ge honom tillg(cid:229)ng till relevanta dokument(cid:148). M(cid:246)jligheterna f(cid:246)r ombudsmannen att g(cid:229) igenom ett r(cid:228)ttat prov kan emellertid inte ers(cid:228)tta den s(cid:246)kandes egen tillg(cid:229)ng till provet. Kommissionen p(cid:229)pekar ocks(cid:229) mycket riktigt att uttagningskommittØernas arbete kontrolleras av gemen- skapens domstolar. Det inneb(cid:228)r emellertid att fr(cid:229)gor som l(cid:228)tt hade kunnat l(cid:246)sas om den s(cid:246)kande f(cid:229)tt m(cid:246)jlighet att se sitt r(cid:228)ttade prov kanske m(cid:229)ste behandlas av domstolarna. Ombudsmannen anser att detta i h(cid:246)gsta grad (cid:228)r otillfredsst(cid:228)llande f(cid:246)r de s(cid:246)kande. Att bevilja tillg(cid:229)ng till de r(cid:228)ttade proven skulle d(cid:228)remot troligtvis l(cid:246)sa m(cid:229)nga fr(cid:229)gor med minsta m(cid:246)jliga anstr(cid:228)ngning och p(cid:229) mycket kort tid. Kommissionen anser att fr(cid:229)gan om tillg(cid:229)ng till r(cid:228)ttade prov borde l(cid:246)sas inom ramen f(cid:246)r de genomf(cid:246)rande- best(cid:228)mmelser som skall antas i enlighet med artikel 255 i EG-f(cid:246)rdraget. Genomf(cid:246)randebest(cid:228)mmelserna kunde fastst(cid:228)lla r(cid:228)tten f(cid:246)r s(cid:246)kande som deltar i ett uttagningsprov att f(cid:229) tillg(cid:229)ng till sina r(cid:228)ttade prov. Ombudsmannen anser emellertid att denna lagstiftningsm(cid:246)jlighet inte hindrar kommissionen fr(cid:229)n att redan nu f(cid:246)rb(cid:228)ttra sina f(cid:246)rvaltningsmetoder. Fr(cid:229)gan (cid:228)r br(cid:229)dskande och b(cid:246)r l(cid:246)sas s(cid:229) snart som m(cid:246)jligt. Ombudsmannen v(cid:228)lkomnar det faktum att kommissionen inte l(cid:228)ngre kategoriskt utesluter m(cid:246)jligheten att s(cid:246)kande i framtiden f(cid:229)r tillg(cid:229)ng till sina r(cid:228)ttade prov och att den (cid:246)verl(cid:229)ter p(cid:229) den nya kommissionen att fatta beslut i denna fr(cid:229)ga. Gemenskapens principer skall emellertid efterlevas oavsett kommissionens sammans(cid:228)ttning. Det fastsl(cid:229)s i Amsterdamf(cid:246)rdraget att f(cid:246)rpliktelsen att fatta beslut p(cid:229) ett s(cid:229) (cid:246)ppet s(cid:228)tt som m(cid:246)jligt (cid:228)r en av EG:s grundl(cid:228)ggande f(cid:246)rvaltningsm(cid:228)ssiga principer. Det (cid:228)r (cid:228)ven viktigt att s(cid:228)kerst(cid:228)lla att medborgarna f(cid:229)r ett positivt intryck f(cid:246)rsta g(cid:229)ngen de kommer i kontakt med gemenskapsinstitutionerna. Medborgare som (cid:246)nskar arbeta f(cid:246)r gemenskaperna f(cid:229)r ett mycket negativt intryck om de hyser tvivel om huruvida de blivit bed(cid:246)mda p(cid:229) ett korrekt och r(cid:228)ttvist s(cid:228)tt. F(cid:246)r att skingra allt tvivel (cid:228)r det viktigt att alla s(cid:246)kande f(cid:229)r m(cid:246)jlighet att se sina r(cid:228)ttade prov. Denna m(cid:246)jlighet strider inte p(cid:229) n(cid:229)got s(cid:228)tt mot kravet p(cid:229) att uttag- ningskommittØns arbete skall vara hemligt eftersom det inte r(cid:246)r uttagningskommittØns (cid:246)verl(cid:228)ggningar, under vilka de s(cid:246)kandes resultat bed(cid:246)ms. F(cid:246)ljaktligen framst(cid:229)r kommissionens underl(cid:229)tenhet att (cid:228)ndra sina administrativa f(cid:246)rfaranden och s(cid:228)kerst(cid:228)lla att de enskilda s(cid:246)kande f(cid:229)r tillg(cid:229)ng till sina r(cid:228)ttade prov som ett administrativt missf(cid:246)rh(cid:229)llande. Ombudsmannen f(cid:246)rel(cid:228)gger d(cid:228)rf(cid:246)r Europaparlamentet denna s(cid:228)rskilda rapport i enlighet med artikel 3. 7 i ombudsmannens stadga. Ombudsmannen har (cid:228)ven utarbetat f(cid:246)ljande rekommendation vad g(cid:228)ller detta fall av administrativt missf(cid:246)rh(cid:229)llande. D. Ombudsmannens rekommendation Kommissionen b(cid:246)r i framtida uttagningsprov och senast den 1 juli 2000 p(cid:229) beg(cid:228)ran bevilja de s(cid:246)kande tillg(cid:229)ng till sina r(cid:228)ttade prov. Strasbourg den 18 oktober 1999. Jacob S(cid:214)DERMAN


title: Development of a vegetation index optimized for the SeaWiFS instrument : algorithm theoretical basis document.

eurovoc_concepts:
earth observation
information system
oceanography
plant life
protection of plant life
remote sensing
report


title: Special report from the European Ombudsman to the European Parliament following the own-initiative inquiry into the secrecy which forms part of the Commission's recruitment procedures

eurovoc_concepts:
European Commission
European Ombudsman
European Parliament
competition (EU)
fact-finding mission
professional secret

formats: html pdf print

text: C 371/12 EN Official Journal of the European Communities 22. 12. 1999 THE EUROPEAN OMBUDSMAN SPECIAL REPORT FROM THE EUROPEAN OMBUDSMAN TO THE EUROPEAN PARLIAMENT following the own-initiative inquiry into the secrecy which forms part of the Commission’s recruitment procedures (1999/C 371/09) In November 1997, the European Ombudsman began an own-initiative inquiry concerning the secrecy which forms part of the Commission’s recruitment procedures. After careful examination of the Commission’s opinion, the Ombudsman informed the Commission, in his letter of 8 March 1999, that in his view its approach contained instances of maladministration. In order to remedy these shortcomings, the Ombudsman made draft recommendations, in accordance with Article 3(6) of the Statute of the Ombudsman (1). In its letter of 5 July 1999, the Commission provided the Ombudsman with a detailed opinion on these draft recommendations. This special report is submitted to the European Parliament in accordance with Article 3(7) of the Statute of the Ombudsman. It also contains, in accordance with the said provision, a recommendation which the Ombudsman considers necessary in the present case. A. The Ombudsman’s inquiry and draft recommendations On 7 November 1997, the Ombudsman opened an own-initiative inquiry into the secrecy which forms part of the recruitment procedures of the Commission. In his letter to the Commission, the Ombudsman pointed out that many citizens have their first contact with the Community institutions when they apply for employment with them. It would therefore be valuable for the institutions if the impressions which the citizens receive on this occasion were positive. The Ombudsman also referred to a number of complaints about lack of transparency in recruitment matters. The Ombudsman noted two recurrent themes in the Community institutions’ comments on this kind of complaint. The first is reference to Article 6 of Annex III to the Staff Regulations which provides that the (cid:145)proceedings of the Selection Board shall be secret(cid:146). The second theme is the wide discretionary powers of Selection Boards. The Ombudsman accepts that Article 6 was enacted with a view to guaranteeing the independence of Selection Boards, by protecting them from interference and pressures. In his view, however, this legitimate consideration should not stand in the way of developing procedural rights for candidate, consistent with the requirements of Article 6. The Ombudsman also accepts that Selection Boards are vested with wide discretionary powers. He considers, however, that the possession of such powers should not prevent public authorities from complying with principles of good administration. The Ombudsman therefore asked the Commission whether it envisaged: 1. allowing candidates in written examinations to take the questions with them from the examination room, 2. communicating the evaluation criteria to a candidate who so requests, 3. making known to the candidates the names of the members of the Selection Board, and 4. allowing the disclosure to a candidate in a written examination of the marked copy of his or her own examination script. (1) Decision No 94/262/ECSC, EC, Euratom of the European Parliament of 9 March 1994 on the regulations and general conditions governing the performance of the Ombudsman’s duties (OJ L 113, 4. 5. 1994, p. 15). 22. 12. 1999 EN Official Journal of the European Communities C 371/13 The Commission replied on 2 March 1998. As regards the first two points, it informed the Ombudsman that 1. candidates now have the possibility to take away the questions, unless their contents are protected by intellectual property rights and that 2. Selection Boards communicate the general correction or evaluation criteria to candidates who so request. With regard to the remaining two issues raised by the Ombudsman (3 and 4), the Commission claimed that the allegation of a lack of transparency was based on a limited number of complaints. In the Commission’s view, there is a fundamental difference between competitions and normal examinations, in that participants in the latter are judged against an objective standard whereas candidates in a competition are judged against each other, and only the best are put on the reserve list. According to the Commission, only the Selection Board can assess the performance of each candidate as it alone compares the performance of all the candidates. The communication of a marked copy to a candidate would not benefit the latter since the appraisal by a person who had not assessed all the other candidates would be meaningless. The Commission further argued that given the high number of candidates in competitions, disclosure of marked copies would cause administrative and financial burdens. The Commission also pointed out that the discretionary power of Selection Boards is subject to supervision by the Community courts. By letter of 8 March 1999, the Ombudsman took note of the explanations provided by the Commission with regard to the first two issues and indicated that on the basis of these explanations he did not consider it necessary to inquire further into these questions. With regard to the discolsure of the names of the members of the Selection Board, the Ombudsman recalled that it is a fundamental principle of good administration that any member of the public dealing with a civil servant is entitled to know the name of that civil servant. Given that an administration without a face and a name is alienating, the Ombudsman informed the Commission that he found it unacceptable that candidates who participate in an oral examination should not be entitled to know the names of the examiners. As regard the candidate’s access to the marked examination script, the Ombudsman stressed the importance of ensuring full public confidence in the proceedings of Selection Boards. In his view, the documents concerned consist of two components, the examination script itself and the corrections made by the examiners. The Ombudsman reasoned that the candidate is the author of the examination script and cannot be refused access to that same script. In reply to the Commission’s second point, the Ombudsman insisted that it was for the citizen and not the administration to decide whether it was reasonable to request the information concerned. A candidate had indeed a fundamental interest in knowing the errors he might have made. As to the administrative and financial burdens referred to by the Commission, the Ombudsman suggested that if a high number of candidates were to request copies of their examination scripts, the Commission could consider levying a reasonable fee to cover the costs involved. On the basis of these considerations, the Ombudsman made the following draft recommendations to the Commission, in accordance with Article 3(6) of the Statute of the Ombudsman: The Commission shall make known to candidates in oral examinations the names of the members of the Selection Board. In its future competitions, the Commission shall give candidates in written examinations access to their own marked examination scripts upon request. B. The Commission’s response to the draft recommendations the European Parliament, In its reply of 5 July 1999, the Commission acknowledged that the Amsterdam Treaty recognises trans- parency as a general principle of the European Union and gives citizens a proper right of access to the EC documents of Treaty). In this context, the Commission drew attention in particular to its Decision No 94/90/ECSC, EC, Euratom of 8 February 1994 on public access to Commission documents (1) and the Code of Conduct concerning public access to Council and Commission documents (2). The Commission pointed out, however, that for the time being none of these texts provides for an exception to the rules which are applicable to recruitment competitions under the Staff Regulations and the case-law of the Community courts. the Council and the Commission (Article 255 of (1) OJ L 46, 18. 2. 1994, p. 58. (2) OJ L 340, 31. 12. 1993, p. 41. C 371/14 EN Official Journal of the European Communities 22. 12. 1999 As regards disclosure of the names of members of Selection Boards, the Commission gave a positive reply, stating that the names of the members of the Selection Board would be communicated formally (and not only orally) to candidates in oral examinations. As regards access to the marked examination scripts, the Commission pointed out that it had already granted such access to the Ombudsman in a case where the latter had asked to see the document concerned. The Ombudsman had been allowed to inspect the document in the offices of the Commission. This access had been granted (and would be granted in future cases) in view of the specific institutional role which the EC Treaty accords to the Ombudsman. However, the Commission continued to oppose the suggestion that such access should be granted to candidates themselves. In order to justify this view, the Commission relied in substance on the arguments already put forward in its letter of 2 March 1998, namely: that there is a fundamental difference between competitions and normal examinations, in that participants in the latter are judged against an objective standard whereas candidates in a competition are judged against each other; that only the Selection Board could assess the performance of each candidate as it alone compares the performance of all the candidates; that the communication of a marked copy to a candidate would not benefit the latter since the appraisal by a person who had not assessed all the other candidates would be meaningless and, finally, that the obligation to disclose marked examination scripts could entail considerable administrative and financial burdens. The Commission insisted that disclosure of the examination scripts, be they marked or not, to candidates would mark a radical departure from previous practice. It should therefore be contemplated in the more general context of the Regulation implementing Article 255 of the EC Treaty which would have to be adopted by the Council on the basis of a proposal from the Commission. Given the importance of the issue and the consequences which such a change would bring about in terms of human resources, even if fees had to be paid, the present Commission, which had resigned, felt that it was not in a position to adopt the measure demanded by the Ombudsman, and that a definitive response to the recommendation of the Ombudsman would have to be given by the new Commission. C. Analysis of the Commission’s response Disclosure of the names of members of Selection Boards The Ombudsman welcomes the readiness of the Commission to divulge the names of the members of Selection Boards to applicants in competitions. The introduction of this requirement in all cases will greatly further transparency and reassure applicants taking part in competitions. Although the Commission’s acceptance is expressed in careful language, the Ombudsman assumes that the Commission will indeed proceed accordingly and disclose the relevant names. On the basis of this assumption the Ombudsman does not consider it necessary to continue with his inquiry into this issue. Access to a candidate’s own marked examination script The Ombudsman is not aware of any provision of Community law or case-law of the Community courts which would prevent the Commission from allowing a candidate in a written examination to see his or her own marked script. Article 6 of Annex III to the Staff Regulations stipualtes that the (cid:145)proceedings of the Selection Board(cid:146) are to be secret. The deliberations of the Selection Board must therefore remain secret, but it does not necessarily follow from this that a candidate must be prevented from seeing his or her own marked examination script. The main argument which the Commission puts forward in order to justify its refusal concerns the nature of the recruitment procedure. In the Commission’s view the Selection Board assesses each candidate by comparing his or her performance to the performance of all the other candidates in the same competition. The Commission concludes from this that the discolsure of the marked examination script would serve no purpose, since it only reflects the appraisal of a person who has not assessed all the other candidates. However, being able to inspect his own marked examination script does entail several benefits for the candidate. First, the candidate gains the opportunity to discover his mistakes and thus to improve his future performance. Second, the candidate’s confidence in the administration is strengthened. This is 22. 12. 1999 EN Official Journal of the European Communities C 371/15 important, since there seems to be a widespread belief that tests are not always properly assessed by the Commission and indeed that sometimes they are not assessed at all. Third, if a candidate feels that he has been wrongly assessed, he will be able to argue much more precisely if he has seen his marked exam- ination script. In any event, the citizen who requests information should be the judge of whether the information is useful, not the administration. The Commission also refers to administrative and financial burdens which the disclosure of examination scripts could entail. The Ombudsman is confident that the Commission services could organise the process of disclosure in a way that would minimise the costs since it is unlikely that every candidate would wish to see his or her marked examination script. The Commission correctly notes that the Ombudsman has been able to inspect the marked examination script of a candidate who made a complaint. In this context, it is useful to recall that, according to Article 3(2) of his Statute, all the Community institutions and bodies are (cid:145)obliged to supply the Ombudsman with any information he has requested of them and give them access to the files concerned(cid:146). However, the possibility for the Ombudsman to inspect a marked examination script is not a satisfactory substitute for the candidate’s own access. The Commission is also correct to point out that the activity of Selection Boards is subject to judicial review by the Community courts. However, this means that queries which could easily have been solved if the candidate had a chance to see the marked examination script may have to be dealt with by the courts. The Ombudsman believes that this is highly unsatisfactory for candidates. Granting access to the marked examination script, on the other hand, is likely to satisfy many queries with a minimum of effort and time. The Commission considers that the issue of access to marked examination scripts could more suitably be solved in the context of the implementing provisions to be adopted under Article 255 of the EC Treaty. The implementing provisions could establish a right of access to such documents by candidates in competitions. However, the Ombudsman considers that this legislative possibility does not prevent the Commission from improving its administrative practices now. The issue is pressing and should be settled as soon as possible. The Ombudsman welcomes the fact that the Commission no longer categorically excludes the possibility of candidates being given access to their marked examination scripts in the future, and that it envisages that the new Commission will decide on this issue. However compliance with the principles of Community law should not depend on the composition of the Commission. As the Treaty of Amsterdam has confirmed, the obligation to take decisions as openly as possible represents one of the fundamental principles of the administrative law of the European Communities. Furthermore, it is important to ensure that citizens receive a positive impression when first encountering the Community institutions. Citizens who wish to work for the Communities receive a very bad impression if they are left in doubt as to whether they have been assessed fairly and correctly. To dispel such doubt it is essential that each candidate should have the possibility to inspect the marked copy of his or her own examination script. This possibility in no way conflicts with the requirement that the proceedings of Selection Boards shall be secret, since it does not concern the deliberations of Selection Boards in which the relative merits of candidates are assessed. For these reasons, the Commission’s failure to modify its administrative procedures so as to give each candidate the possibility of access to his or her own marked examination script, appears to constitute an instance of maladministration. The Ombudsman therefore has the duty to make this special report to the European Parliament in accordance with Article 3(7) of the Statute on the European Ombudsman. The Ombudsman also makes the following recom- mendation to deal with the maladministration. D. The Ombudsman’s recommendation In its future recruitment competitons, and at the latest from 1 July 2000 onwards, the Commission should give candidates access to their own marked examination scripts upon request. Strasbourg, 18 October 1999. Jacob S(cid:214)DERMAN


title: Study on electronic payment systems for the Committee on Economic and Monetary Affairs and Industrial Policy of the European Parliament.

eurovoc_concepts:
Economic and Monetary Union
consumer behaviour
electronic commerce
electronic money
payment system
research report
standardisation


title: Rapport spécial du Médiateur européen à l'attention du Parlement européen, consécutif à l'enquête d'initiative sur le secret dans les procédures de recrutement de la Commission

text: C 371/12 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 22. 12. 1999 LE M(cid:201)DIATEUR EUROP(cid:201)EN RAPPORT SP(cid:201)CIAL DU M(cid:201)DIATEUR EUROP(cid:201)EN (cid:224) l’attention du Parlement europØen, consØcutif (cid:224) l’enquŒte d’initiative sur le secret dans les procØdures de recrutement de la Commission (1999/C 371/09) En novembre 1997, le MØdiateur europØen a ouvert une enquŒte d’initiative sur le secret dans les procØ- dures de recrutement de la Commission. AprŁs un examen attentif de l’avis de la Commission, le MØdiateur a, par lettre du 8 mars 1999, informØ cette institution, que sa fa(cid:231)on de procØder comportait selon lui des cas de mauvaise administration. En vue de remØdier (cid:224) ces manquements, le MØdiateur a formulØ des projets de recommandations, conformØment (cid:224) l’article 3, paragraphe 6, de son statut (1). Par lettre du 5 juillet 1999, la Commission a fait parvenir au MØdiateur un avis circonstanciØ sur ces projets de recommandations. Le prØsent rapport spØcial est soumis au Parlement europØen conformØment (cid:224) l’article 3, paragraphe 7, du statut du MØdiateur. Il contient, en conformitØ avec ladite disposition, une recommandation que le MØdia- teur juge nØcessaire en l’espŁce. A. EnquŒte du MØdiateur et projets de recommandations Le 7 novembre 1997, le MØdiateur a ouvert une enquŒte d’initiative sur le secret dans les procØdures de recrutement de la Commission. Dans sa lettre adressØe (cid:224) la Commission, le MØdiateur a soulignØ que de nombreux citoyens ont leur premier contact avec les institutions communautaires lorsqu’ils y postulent pour un emploi. Il serait par consØquent nØcessaire pour ces institutions de produire (cid:224) cette occasion une impression positive. Le MØdiateur fait Øtat, d’autre part, d’un certain nombre de plaintes pour manque de transparence dans des domaines concernant le recrutement. Le MØdiateur a relevØ deux idØes-forces que les institutions communautaires ont rØguliŁrement opposØes, dans leurs avis, (cid:224) ce type de plaintes. La premiŁre se rØfŁre (cid:224) l’article 6 de l’annexe III du statut des fonctionnaires, qui dispose que «les travaux du jury sont secrets». La seconde renvoie aux larges pouvoirs discrØtionnaires des jurys de concours. Le MØdiateur convient que l’article 6 prØcitØ a pour objet de garantir l’indØpendance des jurys en les protØgeant des ingØrences et des pressions. Il estime, cependant, que ce souci lØgitime ne doit pas faire obstacle (cid:224) l’Øtablissement, en faveur des candidats, de droits procØduraux compatibles avec les impØratifs de l’article 6. De mŒme, le MØdiateur convient que les jurys sont investis d’un large pouvoir discrØtionnaire. Il considŁre toutefois que le fait d’Œtre dotØes d’un pareil pouvoir ne doit pas empŒcher des autoritØs publiques de se conformer aux principes de bonne administration. Le MØdiateur fut ainsi amenØ (cid:224) demander (cid:224) la Commission si elle envisageait: 1) d’autoriser les candidats participant (cid:224) des Øpreuves Øcrites d’emporter les questions; 2) de communiquer les critŁres d’Øvaluation au candidat qui en fait la demande; 3) de faire conna(cid:238)tre aux candidats les noms des membres du jury et 4) de permettre la communication (cid:224) un candidat (cid:224) une Øpreuve Øcrite de sa propre copie corrigØe. (1) DØcision 94/262/CECA, CE, Euratom du Parlement europØen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions gØnØrales d’exercice des fonctions du MØdiateur (JO L 113 du 4. 5. 1994, p. 15). 22. 12. 1999 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 371/13 La Commission a rØpondu le 2 mars 1998. Quant aux deux premiers points, elle a indiquØ au MØdiateur que 1) les candidats peuvent dØsormais emporter les questions, sauf si le contenu de celles-ci est protØgØ par des droits de propriØtØ intellectuelle et que 2) les jurys communiquent les critŁres gØnØraux de correction ou d’Øvaluation aux candidats qui en font la demande. En ce qui concerne les deux autres points soulevØs par le MØdiateur [3) et 4)], la Commission fait valoir que la critique de non-transparence est fondØe sur un nombre limitØ de plaintes. Dans l’optique de la Commission, il existe une diffØrence fondamentale entre les examens de type classique et les concours, et ce en raison du fait que les participants (cid:224) un examen sont jugØs par rapport (cid:224) un niveau objectif, alors que les candidats (cid:224) un concours sont jugØs les uns par rapport aux autres, seuls les meilleurs Øtant inscrits sur la liste de rØserve. Selon la Commission, seul le jury peut Øvaluer les performances de chaque candidat parce que lui seul compare les performances de tous les candidats. La communication (cid:224) un candidat de sa copie corrigØe ne lui serait d’aucune utilitØ, puisque l’apprØciation par une personne n’ayant pas jugØ tous les autres candidats serait dØpourvue de pertinence. Un autre argument de la Commission est que, vu le nombre ØlevØ des candidats aux concours, la communication des copies corrigØes engendrerait des charges administratives et financiŁres. La Commission souligne, par ailleurs, que le pouvoir discrØtionnaire des jurys est soumis au contr(cid:244)le du juge communautaire. Par lettre du 8 mars 1999, le MØdiateur a pris acte des explications de la Commission concernant les deux premiers points et a fait savoir que, compte tenu de ces explications, il n’estimait pas nØcessaire de poursuivre son enquŒte dans ces domaines. Pour ce qui est de la communication des noms des membres du jury, le MØdiateur rappelle dans sa lettre ce principe fondamental de bonne administration qui veut que toute personne ayant affaire (cid:224) un fonctionnaire ait le droit d’en conna(cid:238)tre le nom. Parce qu’une administration sans visage et sans nom est aliØnante, le MØdiateur a informØ la Commission qu’il juge inadmissible que les candidats qui passent une Øpreuve orale n’aient pas le droit de conna(cid:238)tre les noms de leurs examinateurs. Pour ce qui est de l’accŁs aux copies corrigØes, le MØdiateur souligne combien il importe de garantir l’entiŁre confiance du public dans les travaux des jurys. Il voit deux composantes (cid:224) ces documents: la copie elle-mŒme et les corrections des examinateurs. Il soutient que le candidat est l’auteur de sa copie, dont l’accŁs ne saurait donc lui Œtre refusØ. (cid:192) l’Øgard du deuxiŁme argument avancØ dans la rØponse de la Commission, le MØdiateur maintient que c’est au citoyen et non (cid:224) l’administration qu’il appartient de dØcider s’il est ou non judicieux de demander les informations en question. Il est assurØment d’un intØrŒt primordial pour un candidat de conna(cid:238)tre les fautes qu’il peut avoir commises. Quant aux charges administratives et financiŁres invoquØes par la Commission, le MØdiateur fait observer que, si de nombreux candidats devaient demander des copies de leurs Øpreuves, la Commission pourrait envisager de percevoir une redevance raisonnable pour la couverture des frais affØrents. Sur la base de ces considØrations, le MØdiateur, conformØment (cid:224) l’article 3, paragraphe 6, de son statut, a formulØ, (cid:224) l’intention de la Commission, les projets de recommandations suivants: Il convient que la Commission fasse conna(cid:238)tre les noms des membres du jury aux candidats (cid:224) des Øpreuves orales. Il convient que, lors de ses concours futurs, la Commission donne accŁs (cid:224) leurs propres copies corrigØes aux candidats (cid:224) des Øpreuves Øcrites qui en font la demande. B. RØponse de la Commission aux projets de recommandations Dans sa rØponse, datØe du 5 juillet 1999, la Commission a reconnu que le traitØ d’Amsterdam donne (cid:224) la transparence le rang de principe gØnØral de l’Union europØenne et qu’il confŁre aux citoyens un vØritable droit d’accŁs aux documents du Parlement europØen, du Conseil et de la Commission (article 255 du traitØ CE). (cid:192) cet Øgard, elle a attirØ l’attention notamment sur sa dØcision 94/90/CECA, CE, Euratom du 8 fØvrier 1994 relative (cid:224) l’accŁs du public aux documents de la Commission (1) et sur le code de conduite concer- nant l’accŁs du public aux documents de la Commission et du Conseil (2). Elle a relevØ toutefois que, jusqu’alors, ces textes ne prØvoyaient pas de dØrogation au droit applicable aux concours organisØs (cid:224) des fins de recrutement, tel que ce droit dØcoule du statut des fonctionnaires et de la jurisprudence du juge communautaire. (1) JO L 46 du 18. 2. 1994, p. 58. (2) JO L 340 de 31. 12. 1993, p. 41. C 371/14 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes 22. 12. 1999 Sur la communication des noms des membres des jurys, la Commission a apportØ une rØponse positive, indiquant que ces noms seront communiquØs formellement (et non seulement oralement) aux candidats participant (cid:224) des Øpreuves orales. Au sujet de l’accŁs aux copies corrigØes, la Commission a rappelØ qu’elle avait dØj(cid:224) rØpondu positivement au MØdiateur lorsque celui-ci a demandØ (cid:224) consulter un tel document dans le cadre de l’une de ses enquŒtes. Le MØdiateur a pu examiner le document en question dans les locaux de la Commission. L’accŁs a ØtØ accordØ (et continuera de l’Œtre dans les dossiers futurs) en raison du r(cid:244)le institutionnel spØcifique que le traitØ CE attribue au MØdiateur. La Commission est nØanmoins restØe opposØe (cid:224) l’idØe que les candidats eux-mŒmes devraient se voir donner accŁs (cid:224) leurs copies. (cid:192) l’appui de sa position, elle a rØpØtØ en substance les arguments dØj(cid:224) mis en avant dans sa lettre du 2 mars 1998, (cid:224) savoir qu’il existe une diffØrence fondamentale entre les examens de type classique et les concours du fait que les participants (cid:224) un examen sont jugØs par rapport (cid:224) un niveau objectif, alors que les candidats (cid:224) un concours sont jugØs les uns par rapport aux autres: que seul le jury peut Øvaluer les performances de chaque candidat parce que lui seul compare les performances de tous les candidats; que la communication (cid:224) un candidat de sa copie corrigØe ne lui serait d’aucune utilitØ, puisque l’apprØciation par une personne n’ayant pas jugØ tous les autres candidats serait dØpourvue de pertinence; que, enfin, l’obligation de donner communication des copies corrigØes pourrait entra(cid:238)ner des charges administratives et financiŁres considØrables. La Commission a insistØ sur le fait que la communication aux candidats de leurs copies, corrigØes ou non, constituerait un changement radical de pratique. Aussi une telle Øvolution devrait-elle Œtre situØe dans le cadre plus gØnØral du rŁglement d’application de l’article 255 du traitØ CE, (cid:224) arrŒter par le Conseil sur la base d’une proposition de la Commission. (cid:201)tant donnØ l’importance de la question et les implications de ce changement au niveau des ressources humaines, mŒme avec le paiement d’une redevance, la Commission dØmissionnaire a estimØ qu’elle n’Øtait pas en mesure de prendre la dØcision souhaitØe par le MØdiateur et qu’il appartiendrait (cid:224) la nouvelle Commission d’apporter une rØponse dØfinitive (cid:224) la recommandation de ce dernier. C. Analyse de la rØponse de la Commission Communication des noms des membres des jurys Le MØdiateur se fØlicite de l’intention de la Commission de faire conna(cid:238)tre les noms des membres des jurys aux candidats (cid:224) des Øpreuves orales. La mise en (cid:156)uvre de cette mesure ne pourra que renforcer sensi- blement la transparence et rassurer les candidats. Bien que la Commission s’exprime avec prudence en la matiŁre, le MØdiateur considŁre qu’elle traduira dans les faits son adhØsion (cid:224) l’idØe de communiquer les noms des membres des jurys. Sur la base de ces considØrations, le MØdiateur n’estime pas que sur ce point il soit nØcessaire de poursuivre plus avant l’enquŒte. AccŁs du candidat (cid:224) sa copie corrigØe Le MØdiateur n’a pas connaissance d’une quelconque disposition du droit communautaire ni de dØcision du juge communautaire qui, dans le cas d’Øpreuves Øcrites, empŒcherait la Commission d’autoriser l’accŁs d’un candidat (cid:224) sa copie corrigØe. L’article 6 de l’annexe III du statut des fonctionnaires impose le secret des «travaux du jury». Les dØlibØrations du jury doivent donc rester secrŁtes, mais il n’en dØcoule pas nØces- sairement qu’il faille refuser (cid:224) un candidat l’accŁs (cid:224) la copie corrigØe de son Øpreuve. Le principal argument par lequel la Commission justifie son refus concerne la nature de la procØdure de recrutement. La Commission explique que le jury juge chaque candidat (cid:224) un concours en comparant ses performances (cid:224) celles de tous les autres candidats au mŒme concours. Elle en conclut que la communi- cation de la copie corrigØe serait inopØrante dŁs lors que l’apprØciation serait celle d’une personne n’ayant pas jugØ tous les autres candidats. Il n’en reste pas moins qu’un candidat peut, (cid:224) l’Øvidence, tirer profit de la consultation de sa copie corrigØe, et ce (cid:224) divers Øgards. PremiŁrement, il se rendra compte de ses erreurs, ce qui lui permettra d’amØliorer ses performances futures. DeuxiŁmement, il fera davantage confiance (cid:224) l’administration. Il s’agit l(cid:224) d’un point 22. 12. 1999 FR Journal officiel des CommunautØs europØennes C 371/15 important, nombreux Øtant, semble-t-il, ceux qui pensent que la Commission ne soumet pas toujours les Øpreuves (cid:224) une Øvaluation adØquate et qu’il lui arrive mŒme parfois de ne pas les Øvaluer du tout. TroisiŁmement, le candidat qui croit ne pas avoir ØtØ jugØ correctement pourra Œtre beaucoup plus prØcis dans son argumentation aprŁs avoir consultØ sa copie corrigØe. En tout Øtat de cause, c’est au citoyen demandant une information qu’il incombe de juger de l’utilitØ de celle-ci, et non (cid:224) l’administration. La Commission invoque, en outre, les charges administratives et financiŁres que pourrait entra(cid:238)ner la communication des copies. Le MØdiateur est persuadØ que les services de la Commission parviendraient (cid:224) structurer ce processus de fa(cid:231)on (cid:224) rØduire les coßts au minimum, d’autant qu’il est peu probable que tous les candidats demandent (cid:224) consulter leurs copies corrigØes. La Commission relŁve (cid:224) juste titre la possibilitØ donnØe au MØdiateur d’examiner la copie corrigØe d’un candidat qui l’avait saisi. Il n’est pas inutile de rappeler dans ce contexte que, en vertu de l’article 3, paragraphe 2, du statut du MØdiateur, toutes les institutions et tous les organes communautaires «sont tenus de fournir au MØdiateur les renseignements qu’il leur demande et lui donnent accŁs aux dossiers concernØs». Encore faut-il noter que la possibilitØ pour le MØdiateur d’examiner une copie corrigØe ne reprØsente pas une alternative satisfaisante (cid:224) l’accŁs par le candidat lui-mŒme. C’est (cid:224) juste titre Øgalement que la Commission fait observer que l’activitØ des jurys s’exerce sous le contr(cid:244)le juridictionnel du Tribunal de premiŁre instance et de la Cour de justice. Toutefois, cela implique de devoir peut-Œtre saisir le juge communautaire de questions qui auraient pu Œtre facilement rØsolues si le candidat avait eu l’occasion de prendre connaissance de sa copie corrigØe. Le MØdiateur pense que cet Øtat de choses est particuliŁrement insatisfaisant pour les candidats. (cid:192) l’inverse, assurer l’accŁs aux copies corrigØes permettrait sans doute d’apporter une rØponse satisfaisante (cid:224) bien des interrogations avec un minimum d’efforts et en peu de temps. La Commission est d’avis que les dispositions d’application (cid:224) arrŒter au titre de l’article 255 du traitØ CE forment un cadre plus propice au rŁglement de la question de l’accŁs aux copies corrigØes. Ces dispositions pourraient donner aux candidats (cid:224) des concours un droit d’accŁs (cid:224) ce type de documents. Le MØdiateur estime cependant que cette possibilitØ d’ordre lØgislatif ne s’oppose pas (cid:224) ce que la Commission amØliore d’ores et dØj(cid:224) ses pratiques administratives. Le problŁme est urgent, et il convient de le rØgler dans les meilleurs dØlais. Le MØdiateur constate avec satisfaction que la Commission n’exclut plus catØgoriquement la possibilitØ que les candidats se voient un jour ouvrir l’accŁs (cid:224) leurs copies corrigØes et qu’elle envisage de prendre une dØcision en la matiŁre dans sa nouvelle composition. Cela dit, le respect des principes du droit commu- nautaire ne saurait dØpendre de la composition de la Commission. Ainsi que l’a confirmØ le traitØ d’Amsterdam, l’obligation de prendre les dØcisions dans une transparence maximale constitue l’un des principes fondamentaux du droit administratif des CommunautØs europØennes. Il importe, de surcro(cid:238)t, de veiller (cid:224) ce que le premier contact des citoyens avec les institutions commu- nautaires produise une impression positive. Or, les citoyens postulant un emploi au sein des CommunautØs seront trŁs dØfavorablement impressionnØs s’ils sont amenØs (cid:224) douter de l’esprit d’ØquitØ et de correction ayant prØsidØ (cid:224) l’Øvaluation de leurs mØrites. La dissipation de ces doutes passe nØcessairement par l’octroi (cid:224) chaque candidat de la possibilitØ de consulter la copie corrigØe de son Øpreuve. Une telle possibilitØ n’est nullement incompatible avec l’obligation de secret relative aux travaux des jurys, puisque ne sont pas en cause les dØlibØrations des jurys portant sur l’apprØciation comparative des mØrites des candidats. Pour ces raisons, le fait que la Commission ne modifie pas ses procØdures administratives de maniŁre (cid:224) permettre (cid:224) chaque candidat d’avoir accŁs (cid:224) sa copie corrigØe est constitutif d’un cas mauvaise administration. Aussi est-il du devoir du MØdiateur, en application de l’article 3, paragraphe 7, de son statut, d’adresser le prØsent rapport spØcial au Parlement europØen. Pour remØdier au cas de mauvaise administration constatØ, le MØdiateur formule, en outre, la recommandation qui suit. D. Recommandation du MØdiateur Il convient que, lors de ses futurs concours organisØs (cid:224) des fins de recrutement, et au plus tard (cid:224) compter du 1er juillet 2000, la Commission donne accŁs (cid:224) leurs propres copies corrigØes aux candidats qui en font la demande. Strasbourg, le 18 octobre 1999. Jacob S(cid:214)DERMAN


title: Euroopan oikeusasiamiehen erityiskertomus Euroopan parlamentille omasta aloitteesta suoritettu tutkimus komission palvelukseenottomenettelyihin liittyvästä salailusta

text: C 371/12 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 22. 12. 1999 EUROOPAN OIKEUSASIAMIES EUROOPAN OIKEUSASIAMIEHEN ERITYISKERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE omasta aloitteesta suoritettu tutkimus komission palvelukseenottomenettelyihin liittyv(cid:228)st(cid:228) salai- lusta (1999/C 371/09) Euroopan oikeusasiamies k(cid:228)ynnisti marraskuussa 1997 oma-aloitteisen tutkimuksen koskien komission palvelukseenottomenettelyihin liittyv(cid:228)(cid:228) salailua. Komission lausunnon huolellisen tarkastelun j(cid:228)lkeen oikeusasiamies ilmoitti komissiolle 8. maaliskuuta 1999 p(cid:228)iv(cid:228)tyss(cid:228) kirjeess(cid:228)(cid:228)n, ett(cid:228) komission l(cid:228)hestymistapaan sis(cid:228)ltyi h(cid:228)nen mielest(cid:228)(cid:228)n hallinnollisia ep(cid:228)- kohtia. N(cid:228)iden puutteiden korjaamiseksi oikeusasiamies esitti suositusluonnoksia oikeusasiamiehen ohje- s(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)n 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti (1). Komissio esitti 5. hein(cid:228)kuuta 1999 p(cid:228)iv(cid:228)tyss(cid:228) kirjeess(cid:228)(cid:228)n oikeusasiamiehelle yksityiskohtaisen lausunnon n(cid:228)ist(cid:228) suositusluonnoksista. T(cid:228)m(cid:228) erityiskertomus esitet(cid:228)(cid:228)n Euroopan parlamentille oikeusasiamiehen ohjes(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)n 3 artiklan 7 kohdan mukaisesti. Se sis(cid:228)lt(cid:228)(cid:228) kyseisen m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)yksen mukaisesti my(cid:246)s suosituksen, jota oikeusasiamies pit(cid:228)(cid:228) t(cid:228)ss(cid:228) tapauksessa tarpeellisena. A. Oikeusasiamiehen tutkimus ja suositusluonnokset Oikeusasiamies k(cid:228)ynnisti 7. marraskuuta 1997 oma-aloitteisen tutkimuksen koskien komission palveluk- seenottomenettelyihin liittyv(cid:228)(cid:228) salailua. Komissiolle osoittamassaan kirjeess(cid:228) oikeusasiamies korosti, ett(cid:228) monet kansalaiset ottavat ensi kertaa yhteytt(cid:228) yhteis(cid:246)n toimielimiin juuri ty(cid:246)nhakutilanteessa. Toimielinten kannalta oliksikin eduksi, jos kansalaisille t(cid:228)ss(cid:228) yhteydess(cid:228) syntyv(cid:228) vaikutelma olisi my(cid:246)nteinen. Oikeus- asiamies viittasi my(cid:246)s muutamiin avoimuuden puutetta palvelukseenottoasioissa koskeviin kanteluihin. Oikeusasiamies totesi, ett(cid:228) yhteis(cid:246)n toimielinten t(cid:228)m(cid:228)ntyyppisiin kanteluihin antamissa lausunnoissa tois- tuu kaksi teemaa. Ensinn(cid:228)kin viitataan henkil(cid:246)st(cid:246)s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jen liitteess(cid:228) III olevan 6 artiklan sanamuotoon (cid:148)valintalautakunnan ty(cid:246)skentely on salaista(cid:148). Toiseksi viitataan usein valintalautakuntien laajaan harkinta- valtaan. Oikeusasiamies hyv(cid:228)ksyy, ett(cid:228) 6 artiklan tarkoituksena on taata valintalautakuntien riippumattomuus suo- jelemalla niit(cid:228) asioihin sekaantumiselta ja painostukselta. H(cid:228)nen mielest(cid:228)(cid:228)n t(cid:228)m(cid:228)n oikeutetun n(cid:228)k(cid:246)kohdan ei kuitenkaan pit(cid:228)isi est(cid:228)(cid:228) sit(cid:228), ett(cid:228) hakijoilla on 6 artiklan mukaisia menettelyyn liittyvi(cid:228) oikeuksia. Oikeusasiamies hyv(cid:228)ksyy my(cid:246)s valintalautakuntien laajan harkintavallan. H(cid:228)n katsoo kuitenkin, ett(cid:228) laajan harkintavallan olemassaolon ei pit(cid:228)isi est(cid:228)(cid:228) julkisia viranomaisia noudattamasta hyv(cid:228)n hallinnon periaat- teita. Oikeusasiamies kysyi siksi komissiolta, aikoiko se: 1) antaa kirjallisiin kokeisiin osallistuneiden hakijoiden saada kysymykset mukaansa koetilanteesta l(cid:228)hties- s(cid:228)(cid:228)n; 2) esitt(cid:228)(cid:228) arvointiperusteet niit(cid:228) pyyt(cid:228)ville hakijoille; 3) julkistaa valintalautakunnan j(cid:228)senten nimet hakijoille; ja 4) sallia, ett(cid:228) kirjalliseen kokeeseen osallistuneelle hakijalle annetaan korjausmerkinn(cid:246)ill(cid:228) varustettu kopio h(cid:228)nen omasta koepaperistaan. (1) Euroopan parlamentin p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)s 94/262/EHTY, EY, Euratom tehty 9 p(cid:228)iv(cid:228)n(cid:228) maaliskuuta 1994, oikeusasiamiehen teht(cid:228)vien suorittamista koskevista m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)yksist(cid:228) ja yleisist(cid:228) ehdoista (EYVL L 113, 4. 5. 1994, s. 15). 22. 12. 1999 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 371/13 Komissio vastasi 2. maaliskuuta 1998. Kahden ensimm(cid:228)isen kohdan osalta se ilmoitti oikeusasiamiehelle, ett(cid:228) 1) hakijat saivat nyt ottaa kysymykset mukaansa, jollei niiden sis(cid:228)lt(cid:246)(cid:228) ollut suojattu teollis- ja tekij(cid:228)n- oikeuksin, ja ett(cid:228) 2) valintalautakunnat esittiv(cid:228)t yleiset korjaus- tai arviointiperusteet niit(cid:228) pyyt(cid:228)ville haki- joille. Kahden muun oikeusasiamiehen esitt(cid:228)m(cid:228)n seikan (3 ja 4) osalta komissio v(cid:228)itti, ett(cid:228) v(cid:228)ite avoimuuden puutteesta perustui rajattuun m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)(cid:228)n kanteluita. Komission mielest(cid:228) kilpailujen ja normaalien kokeiden v(cid:228)lill(cid:228) on perustavanlaatuinen ero, koska viimeksi mainituissa osanottajia verrataan objektiiviseen standar- diin, kun taas kilpailuun osallistujia verrataan toisiinsa, ja ainoastaan parhaat merkit(cid:228)(cid:228)n varallaololuette- loon. Komission mukaan ainoastaan valintalautakunta voi arvioida kunkin hakijan suoritusta, koska se yksin vertailee kaikkien hakijoiden suorituksia. Korjatun kopion toimittaminen hakijalle ei auttaisi t(cid:228)t(cid:228), koska olisi hy(cid:246)dyt(cid:246)nt(cid:228), ett(cid:228) koetta arvioi henkil(cid:246), joka ei ole arvioinut kaikkia muita hakijoita. Komissio v(cid:228)itti lis(cid:228)ksi, ett(cid:228) koska kokeisiin osallistuu suuri m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) hakijoita, korjattujen kopioiden toimittaminen merkitsisi hallinnollista ja taloudellista taakkaa. Viel(cid:228) komissio korosti, ett(cid:228) yhteis(cid:246)n tuomioistuimet val- vovat valintalautakuntien harkintavaltaa. Oikeusasiamies ilmoitti 8. maaliskuuta 1999 l(cid:228)hett(cid:228)m(cid:228)ss(cid:228)(cid:228)n kirjeess(cid:228) ottaneensa vastaan selvitykset, jotka komissio oli antanut kahdesta ensimm(cid:228)isest(cid:228) kohdasta. N(cid:228)iden selvitysten pohjalta oikeusasiamies ilmoitti, ettei h(cid:228)n pit(cid:228)nyt n(cid:228)iden kysymysten enemp(cid:228)(cid:228) tutkimista tarpeellisena. Valintalutakunnan j(cid:228)senten nimien julkistamisen osalta oikeusasiamies muistutti hyv(cid:228)n hallinnon perusperi- aatteisiin kuuluvan, ett(cid:228) kaikilla virkamiehen kanssa tekemisiss(cid:228) olevilla yleis(cid:246)n edustajilla on oikeus tiet(cid:228)(cid:228) kyseisen virkamiehen nimi. Koska kasvoton ja nimet(cid:246)n hallinto on vieraannuttavaa, oikeusasiamies ilmoitti komissiolle, ettei h(cid:228)n voinut hyv(cid:228)ksy(cid:228), ettei suullisiin kokeisiin osallistuvilla hakijoilla ole oikeutta tiet(cid:228)(cid:228) haastattelijoiden nimi(cid:228). Mit(cid:228) tuli hakijan oikeuteen tutustua korjattuun koepaperiin, oikeusasiamies korosti, ett(cid:228) oli t(cid:228)rke(cid:228)(cid:228) taata yleis(cid:246)n luottamuksen s(cid:228)ilyminen valintalautakuntien menettelyj(cid:228) kohtaan. H(cid:228)nen mielest(cid:228)(cid:228)n asiakirjat koostuivat kahdesta osasta, koepaperista itsest(cid:228)(cid:228)n ja korjaamisen tuloksena syntyneest(cid:228) korjausosasta. Oikeusasiamies katsoi, ett(cid:228) hakija oli koetekstin laatija eik(cid:228) h(cid:228)nt(cid:228) voitaisi kielt(cid:228)(cid:228) tutustumasta samaan tekstiin. Vastauksessaan komission toiseen v(cid:228)itteeseen oikeusasiamies piti kiinni, ett(cid:228) oli kansalaisen eik(cid:228) hallinnon asia p(cid:228)(cid:228)tt(cid:228)(cid:228), oliko kyseisten tietojen pyyt(cid:228)minen j(cid:228)rkev(cid:228)(cid:228). Oli mit(cid:228) suurimmassa m(cid:228)(cid:228)rin hakijan edun mukaista saada tiet(cid:228)(cid:228), mit(cid:228) virheit(cid:228) h(cid:228)n mahdollisesti oli tehnyt. Mit(cid:228) tuli komission mainitsemiin hallinnollisiin ja taloudellisiin vaikeuksiin, oikeusasiamies esitti, ett(cid:228) sik(cid:228)li kuin suuri m(cid:228)(cid:228)r(cid:228) hakijoita pyyt(cid:228)isi kopioita koepapereistaan, kustannusten kattamiseksi komissio voisi harkita kohtuullisen maksun perimist(cid:228). N(cid:228)iden seikkojen pohjalta oikeusasiamies esitti komissiolle oikeusasiamiehen ohjes(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)n 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti seuraavat suositusluonnokset: Komission on ilmoitettava suullisiin kokeisiin osallistuville hakijoille valintalautakunnan j(cid:228)senten nimet. Tulevissa kilpailuissaan komission on pyynn(cid:246)st(cid:228) annettava kirjallisiin kokeisiin osallistuville hakijoille oi- keus tustustua omiin korjattuihin koepapereihinsa. B. Komission vastaus suositusluonnoksiin Komissio my(cid:246)nsi 5. hein(cid:228)kuuta 1999 antamassaan vastauksessa, ett(cid:228) Amsterdamin sopimuksessa avoimuus tunnustetaan Euroopan unionin yleiseksi periaatteeksi ja kansalaisille annetaan oikeus tutustua Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjoihin (EY:n perustamissopimuksen 255 artikla). T(cid:228)ss(cid:228) yhtey- dess(cid:228) komissio kiinnitti huomiota erityisesti p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)kseens(cid:228) 94/90/EHTY, EY, Euratom, tehty 8 helmikuuta 1994, oikeudesta tutustua komission asiakirjoihin (1), ja tiedonsaantioikeutta neuvoston ja komission asia- kirjoista koskeviin menettelys(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)ihin (2). Komissio korosti kuitenkin, ettei n(cid:228)iss(cid:228) kummassakaan t(cid:228)ll(cid:228) hetkell(cid:228) s(cid:228)(cid:228)detty poikkeuksesta s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)ihin, joita palvelukseenottokilpailuihin henkil(cid:246)st(cid:246)s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jen ja yhtei- s(cid:246)n tuomioistuinten oikeusk(cid:228)yt(cid:228)nn(cid:246)n mukaisesti sovellettin. (1) EYVL L 46, 18. 2. 1994, s. 58. (2) EYVL L 340, 31. 12. 1993, s. 41. C 371/14 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti 22. 12. 1999 Valintalautakunnan j(cid:228)senten nimien julkistamisen osalta komissio antoi my(cid:246)nteisen vastauksen ja totesi, ett(cid:228) valintalautakunnan j(cid:228)senten nimet ilmoitettaisiin suullisiin kokeisiin osallistuville hakijoille my(cid:246)s muo- dollisesti (eik(cid:228) ainoastaan suullisesti). Mit(cid:228) tuli oikeuteen tutustua korjattuihin koepapereihin, komissio korosti, ett(cid:228) se oli jo my(cid:246)nt(cid:228)nyt t(cid:228)llaisen oikeuden oikeusasiamiehelle tapauksessa, jossa t(cid:228)m(cid:228) oli pyyt(cid:228)nyt saada n(cid:228)hd(cid:228) kyseisen asiakirjan. Oikeus- asiamies oli saanut tutustua asiakirjaan komission tiloissa. T(cid:228)m(cid:228) oikeus tutustua asiakirjaan oli my(cid:246)nnetty (ja my(cid:246)nnett(cid:228)isiin vastakin) oikeusasiamiehelle EY:n perustamissopimuksessa m(cid:228)(cid:228)ritellyn erityisen institu- tionaalisen aseman valossa. Komissio vastusti kuitenkin edelleen ehdotusta, ett(cid:228) oikeus tutustua koepapereihin my(cid:246)nnett(cid:228)isiin itse hakijoille. N(cid:228)kemyksen perusteluiksi komissio nojautui p(cid:228)(cid:228)osin jo 2. maaliskuuta 1998 p(cid:228)iv(cid:228)tyss(cid:228) kirjees- s(cid:228)(cid:228)n esitt(cid:228)miins(cid:228) v(cid:228)itteisiin, toisin sanoen: kilpailut ja normaalit kokeet eroavat toisistaan perustavanlaa- tuisesti, koska viimeksi mainituissa osallistujia verrataan objektiivisiin standardeihin; toisaalta, kilpailuun osallistuvia verrataan toisiinsa; ainoastaan valintalautakunta voi arvioida kunkin hakijan suoritusta, koska se yksin vertailee kaikkien hakijoiden suorituksia; korjatun kopion toimittaminen hakijalle ei auttaisi t(cid:228)t(cid:228), koska olisi hy(cid:246)dyt(cid:246)nt(cid:228), ett(cid:228) koetta arvioi henkil(cid:246), lis(cid:228)ksi korjattujen koepapereiden julkistamisvelvollisuus merkitsisi hallinnollista ja taloudellista taakkaa. joka ei ole arvioinut kaikkia muita hakijoita; Komissio v(cid:228)itti, ett(cid:228) koepapereiden julkistaminen hakijoille, olivat paperit korjattuja tai eiv(cid:228)t, merkitsisi eritt(cid:228)in merkitt(cid:228)v(cid:228)(cid:228) irtautumista aiemmasta k(cid:228)yt(cid:228)nn(cid:246)st(cid:228). Siksi asiaa olisi tarkasteltava EY:n perustamisso- pimuksen 255 artiklan t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanoasetuksen, joka tulisi neuvoston hyv(cid:228)ksytt(cid:228)v(cid:228)ksi komission ehdo- tuksesta, m(cid:228)(cid:228)rittelem(cid:228)ss(cid:228) laajemmassa yhteydess(cid:228). Kun huomioitiin asian t(cid:228)rkeys ja seuraukset, joita t(cid:228)l- laisella muutoksella olisi henkil(cid:246)resurssien kannalta siin(cid:228)kin tapauksessa, ett(cid:228) kopioinnista peritt(cid:228)isiin maksu, eroilmoituksensa esitt(cid:228)nyt komissio katsoi, ettei se voinut hyv(cid:228)ksy(cid:228) oikeusasiamiehen edellytt(cid:228)m(cid:228)(cid:228) toimenpidett(cid:228) vaan lopullisen vastauksen antaminen asiasta j(cid:228)isi uudelle komissiolle. C. Komission vastauksen analyysi Valintalautakuntien j(cid:228)senten nimien julkistaminen Oikeusasiamies pit(cid:228)(cid:228) tervetulleena komission valmiutta (3) paljastaa valintalautakuntien j(cid:228)senten nimet kilpailuihin osallistuville. T(cid:228)m(cid:228)n noudattaminen kaikissa tapauksissa edist(cid:228)(cid:228) suuresti avoimuutta ja luo turvallisuutta kilpailuihin osallistuville hakijoille. Vaikka komissio antoi hyv(cid:228)ksynt(cid:228)ns(cid:228) varovaisia sanan- k(cid:228)(cid:228)nteit(cid:228) noudattaen, oikeusasiamies olettaa, ett(cid:228) komissio tosiasiallisestikin pit(cid:228)ytyy lupauksissaan ja julkistaa kyseiset nimet. T(cid:228)h(cid:228)n olettamukseen nojautuen oikeusasiamies ei pid(cid:228) aiheellisena jatkaa tutki- mustaan t(cid:228)m(cid:228)n asiakohdan osalta. Hakijan oikeus tutustua omaan korjattuun koepaperiinsa Oikeusasiamies ei ole tietoinen sen paremmin yhteis(cid:246)n lain kuin yhteis(cid:246)n tuomioistuinten oikeusk(cid:228)yt(cid:228)n- n(cid:246)nk(cid:228)(cid:228)n m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)yksest(cid:228), joka est(cid:228)isi komissiota sallimasta kirjallisiin kokeisiin osallistujan saada tutustua omaan korjattuun koepaperiinsa. Henkil(cid:246)st(cid:246)s(cid:228)(cid:228)nt(cid:246)jen liitteess(cid:228) III olevassa 6 artiklassa m(cid:228)(cid:228)r(cid:228)t(cid:228)(cid:228)n, ett(cid:228) (cid:148)valintalautakunnan ty(cid:246)skentely(cid:148) on salaista. Vaikka valintalutakunnan keskustelujen onkin pysytt(cid:228)v(cid:228) sa- lassa, t(cid:228)st(cid:228) ei v(cid:228)ltt(cid:228)m(cid:228)tt(cid:228) seuraa, ett(cid:228) hakijaa on estett(cid:228)v(cid:228) n(cid:228)kem(cid:228)st(cid:228) omaa korjattua koepaperiaan. Komissio perustelee kielt(cid:228)ytymist(cid:228)(cid:228)n p(cid:228)(cid:228)asiassa palvelukseenottomenettelyn luonteella. Komission mukaan valintalautakunta arvioi kutakin hakijaa vertaamalla t(cid:228)m(cid:228)n suoritusta kaikkien muiden samaan kilpailuun osallistuvien hakijoiden suoritukseen. Komissio tekee t(cid:228)st(cid:228) johtop(cid:228)(cid:228)t(cid:246)ksen, ett(cid:228) korjatun koepaperin jukis- taminen olisi hy(cid:246)dyt(cid:246)nt(cid:228), koska se kuvaa ainoastaan sellaisen henkil(cid:246)n arviota, joka ei ole arvioinut kaikkia muita hakijoita. Oikeus tutustua korjattuun koepaperiinsa tuo kuitenkin hakijalle monia etuja. Ensinn(cid:228)kin hakijalla on tilaisuus todeta virheens(cid:228) ja siten parantaa tulevaa suoritustaan. Toiseksi hakijan luottamus hallintoa kohtaan vahvistuu. T(cid:228)m(cid:228) on t(cid:228)rke(cid:228)(cid:228), koska k(cid:228)sitys, ettei komissio aina arvioi asianmukaisesti ja ettei niit(cid:228) 22. 12. 1999 FI Euroopan yhteis(cid:246)jen virallinen lehti C 371/15 joskus arvioida lainkaan, n(cid:228)ytt(cid:228)(cid:228) laajalti olevan vallalla. Jos hakija kolmanneksi katsoo, ett(cid:228) h(cid:228)nt(cid:228) on arvioitu v(cid:228)(cid:228)rin, h(cid:228)n pystyy argumentoimaan t(cid:228)sm(cid:228)llisemmin, jos h(cid:228)n on n(cid:228)hnyt korjatun koepaperinsa. Joka tapauksessa tietoja pyyt(cid:228)v(cid:228)n kansalaisen on voitava p(cid:228)(cid:228)tt(cid:228)(cid:228), ovatko tiedot hy(cid:246)dyllisi(cid:228); t(cid:228)m(cid:228) p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)s ei ole hallinnon teht(cid:228)v(cid:228). Komissio viitaa my(cid:246)s koepapereiden julkistamisen aiheuttamaan hallinnolliseen ja taloudelliseen taakkaan. Oikeusasiamies on vakuuttunut, ett(cid:228) komission yksik(cid:246)t voisivat j(cid:228)rjest(cid:228)(cid:228) julkistamisprosessin kustannukset minimoivalla tavalla, ja huomauttaa viel(cid:228), ett(cid:228) on ep(cid:228)todenn(cid:228)k(cid:246)ist(cid:228), ett(cid:228) jokainen hakija haluaisi n(cid:228)hd(cid:228) korjatun koepaperinsa. Komissio toteaa asianmukaisesti, ett(cid:228) oikeusasiamies on saanut tutustua kantelun tehneen hakijan korjat- tuun koepaperiin. T(cid:228)ss(cid:228) yhteydess(cid:228) on hy(cid:246)dyllist(cid:228) muistaa, ett(cid:228) ohjes(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)n 3 artiklan 2 kohdan mukai- sesti (cid:148)yhteis(cid:246)n toimielinten ja laitosten on toimitettava oikeusasiamiehelle t(cid:228)m(cid:228)n pyyt(cid:228)m(cid:228)t tiedot ja my(cid:246)n- net(cid:228)v(cid:228) t(cid:228)lle p(cid:228)(cid:228)sy asianomaisiin asiakirjoihin(cid:148). Oikeusasiamiehen mahdollisuus tutustua korjattuun koe- paperiin ei kuitenkaan tyydytt(cid:228)v(cid:228)ll(cid:228) tavalla korvaa hakijan oikeutta tutustua siihen. Komissio on my(cid:246)s oikeassa todetessaan, ett(cid:228) yhteis(cid:246)n tuomioistuimet valvovat valintalautakuntien ty(cid:246)t(cid:228). T(cid:228)m(cid:228) merkitsee kuitenkin sit(cid:228), ett(cid:228) tiedustelut, jotka olisi helposti voitu ratkaista, jos hakijalla olisi ollut mahdollisuus n(cid:228)hd(cid:228) korjattu koepaperinsa, on jouduttu k(cid:228)sittelem(cid:228)(cid:228)n tuomioistuimissa. Oikeusasiamies uskoo, ett(cid:228) t(cid:228)m(cid:228) on hakijoiden kannalta eritt(cid:228)in ep(cid:228)tyydytt(cid:228)v(cid:228)(cid:228). Jos hakijalle annetaan oikeus tutustua korjattuun koepaperiinsa, on todenn(cid:228)k(cid:246)ist(cid:228), ett(cid:228) monet tiedustelut ratkeavat nopeasti ja hyvin v(cid:228)hin ponnistuksin. Komissio katsoo, ett(cid:228) kysymys oikeudesta tutustua korjattuihin koepapereihin voitaisiin paremmin ratkaista EY:n perustamissopimuksen 255 artiklan mukaisesti annettavien t(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanos(cid:228)(cid:228)d(cid:246)sten yhteydess(cid:228). T(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:246)npanos(cid:228)(cid:228)d(cid:246)ksiss(cid:228) voitaisiin m(cid:228)(cid:228)ritell(cid:228) kilpailuihin osallistujille oikeus tutustua t(cid:228)llaisiin asiakir- joihin. Oikeusasiamies kuitenkin katsoo, ett(cid:228) t(cid:228)m(cid:228) lains(cid:228)(cid:228)d(cid:228)nn(cid:246)llinen mahdollisuus ei est(cid:228) komissiota parantamasta hallintok(cid:228)yt(cid:228)nt(cid:246)(cid:228)(cid:228)n nyt. Kysymys on kiireellinen, ja se olisi ratkaistava mahdollisimman pian. Oikeusasiamies pit(cid:228)(cid:228) tervetulleena, ett(cid:228) komissio ei en(cid:228)(cid:228) ehdottomasti sulje pois mahdollisuutta my(cid:246)nt(cid:228)(cid:228) hakijoille tulevaisuudessa oikeus omiin koepapereihinsa ja ett(cid:228) se aikoo antaa uuden komission p(cid:228)(cid:228)tt(cid:228)(cid:228) t(cid:228)st(cid:228). Yhteis(cid:246)n oikeuden periaatteiden noudattamisen ei kuitenkaan pit(cid:228)isi olla riippuvainen komission kokoonpanosta. Kuten Amsterdamin sopimuksessa on vahvistettu, velvollisuus mahdollisimman avoimeen p(cid:228)(cid:228)t(cid:246)ksentekoon muodostaa yhden Euroopan yhteis(cid:246)jen hallinnollisen lains(cid:228)(cid:228)d(cid:228)nn(cid:246)n perusperiaatteista. On my(cid:246)skin t(cid:228)rke(cid:228)(cid:228) varmistaa, ett(cid:228) kansalaiset saavat my(cid:246)nteisen vaikutelman, kun he ensimm(cid:228)isen kerran ovat tekemisiss(cid:228) yhteis(cid:246)n toimielinten kanssa. Kansalaiset, jotkat haluavat ty(cid:246)skennell(cid:228) yhteis(cid:246)jen palveluksessa, saavat eritt(cid:228)in huonon vaikutelman, jos heit(cid:228) j(cid:228)(cid:228) vaivaamaan ep(cid:228)ilys, tulivatko he oikeudenmukaisesti ja oikein arvioiduiksi. T(cid:228)llaisten tilanteiden v(cid:228)ltt(cid:228)miseksi on olennaisen t(cid:228)rke(cid:228)(cid:228), ett(cid:228) kaikilla hakijoilla on mahdolli- suus tutustua oman koepaperinsa korjattuun kopioon. Koska t(cid:228)m(cid:228) mahdollisuus ei liity hakijoiden suh- teellisia ansioita arvioiviin valintalautakunnan keskusteluihin, se ei ole mill(cid:228)(cid:228)n tavalla ristiriidassa valinta- lautakuntien ty(cid:246)skentelyn salaisuutta koskevan vaatimuksen kanssa. N(cid:228)ist(cid:228) syist(cid:228) se, ett(cid:228) komissio ei muuta hallinnollisia menettelyj(cid:228)(cid:228)n siten, ett(cid:228) kullakin hakijalla on mahdollisuus arvioida omaa korjattua koe- paperiaan, muodostaa hallinnollisen ep(cid:228)kohdan. Oikeusasiamies on siksi velvollinen esitt(cid:228)m(cid:228)(cid:228)n t(cid:228)m(cid:228)n erityiskertomuksen Euroopan parlamentille Euroopan oikeusasiamiehen ohjes(cid:228)(cid:228)nn(cid:246)n 3 artiklan 7 kohdan mukaisesti. Oikeusasiamies esitt(cid:228)(cid:228) my(cid:246)s seuraavan suosituksen hallinnollisen ep(cid:228)kohdan poistamiseksi. D. Oikeusasiamiehen suositus Tulevissa palvelukseenottokilpailuissaan ja viimeist(cid:228)(cid:228)n 1. hein(cid:228)kuuta 2000 l(cid:228)htien komission olisi pyynn(cid:246)st(cid:228) annettava hakijoille oikeus tutustua omiin korjattuihin koepapereihinsa. Strasbourgissa, 18. lokakuuta 1999. Jacob S(cid:214)DERMAN