title: Speciaal verslag nr. 9/99 met betrekking tot onderzoeksacties op het gebied van landbouw en visserij, programma FAIR ("Fisheries, Agriculture & Agro-Industrial Research"), vergezeld van de antwoorden van de Commissie

eurovoc_concepts:
EU programme
farming sector
fishing industry
report
research

text: 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/1 I (Mededelingen) REKENKAMER SPECIAAL VERSLAG Nr. 9/99 met betrekking tot onderzoeksacties op het gebied van landbouw en visserij, programma FAIR ((cid:132)Fisheries, Agriculture & Agro-Industrial Research(cid:148)), vergezeld van de antwoorden van de Commissie (uitgebracht krachtens artikel 248, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag) (2000/C 92/01) INHOUD Paragraaf Bladzijde INLEIDING. Onderzoeksacties op het gebied van landbouw en visserij. Controle van de Rekenkamer. SAMENVATTING VAN DE BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN. ALGEMENE KENMERKEN VAN DE ONDERZOEKSACTIES OP HET GEBIED VAN DE LANDBOUW. Regelgeving en doelstellingen. Bijzonderheden. Financiºle gegevens. ORGANISATIE VAN HET FAIR-PROGRAMMA. Uitvoeringskader. Omschrijvingen en voorschriften. Procedures. Beheersstructuur en -instrumenten. Beheersstructuur. Beheersinstrumenten. BEHEER VAN DE ACTIES VAN HET FAIR-PROGRAMMA. Regelgeving en praktijken. Datering van de contracten. Positie en rol van de ordonnateur. Overleg tussen de diensten. Boeking van en toezicht op de huishoudelijke en personeelsuitgaven. Bijzondere overeenkomsten met contractanten. Samenwerking met het programmacomitØ van FAIR. Uitvoering van de beheers-, toezichts- en controleprocedures. Korte termijnen. Formalisering van het beheer van de acties. Financiºle en technische vereisten. CONCLUSIES. 1-4 1-2 3-4 5-12 13-19 13-14 15-17 18-19 20-55 21-42 22-30 31-42 43-55 44-49 50-55 56-110 57-74 58 59 60-61 62-65 66-68 69-74 75-110 76-80 81-90 91-110 111-118 Antwoorden van de Commissie. 2 2 2 2 4 4 5 5 5 7 7 8 9 9 10 11 11 11 11 11 12 12 12 13 13 14 15 17 18 C 92/2 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 INLEIDING Onderzoeksacties op het gebied van landbouw en visserij 1. De landbouw is vanwege het sociaal en economisch belang ervan binnen de Europese Unie altijd al een gebied geweest waarop veel onderzoek werd verricht. Lang voordat het communautaire onderzoeksbeleid werd ingesteld kon op dit gebied, op basis van artikel 41 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Econo- mische Gemeenschap (EEG), gebruik worden gemaakt van de eer- ste financieringen. Vervolgens bleven de inspanningen toenemen en werd voordeel getrokken van de diversificatie van de com- munautaire onderzoeksacties, aangegaan op basis van artikel 235 van het Verdrag en, vooral na de inwerkingtreding van de Euro- pese Akte in juli 1987, van de invoeging van een nieuwe titel, gewijd aan de activiteiten op het gebied van onderzoek en tech- nologische ontwikkeling (OTO). Zo bedroeg de begroting voor landbouwonderzoek in het tijdvak 1987-1991 in totaal 205 Mio ECU, gespreid over vijf specifieke programma(cid:146)s (1) van het tweede kaderprogramma voor onderzoek van de EEG (2). Later verving het derde kaderprogramma (1990-1994) (3) deze kleinschalige programma(cid:146)s door ØØn specifiek en uniek programma voor onder- zoek in de landbouw en de agro-industrie, AIR (4) genoemd, met een begroting van 377 Mio ECU. (1) Besluit 87/516/Euratom, EEG van de Raad van 28 september 1987 betreffende het kaderprogramma van communautaire werkzaamhe- den op het gebied van onderzoek en technische ontwikkeling (1987- 1991) (PB L 302 van 24. 10. 1987), gewijzigd bij Besluit 88/193/ Euratom, EEG van 28 maart 1988 (PB L 89 van 6. 4. 1988). (2) Beschikking 90/84/EEG van de Raad van 26 februari 1990 tot vast- stelling van een specifiek communautair programma voor onderzoek en technische ontwikkeling op het gebied van het concurrentie- vermogen van de landbouw en het beheer van de agrarische hulp- bronnen (1989-1993) (PB L 58 van 7. 3. 1990) (CAMAR). Beschikking 89/160/EEG van de Raad van 23 februari 1989 betref- fende een eerste meerjarenprogramma (1988-1993) voor op biotech- nologie gebaseerd onderzoek en technologische ontwikkeling op agro- industrieel gebied (cid:151) ECLAIR (European Collaborative Linkage of Agriculture and Industry through Research) (PB L 60 van 3. 3. 1989). Beschikking 89/411/EEG van de Raad van 20 juni 1989 tot vaststel- ling van een onderzoek- en ontwikkelingsprogramma op het gebied van voedingsmiddelenwetenschap en -technologie (1989-1993) (PB L 200 van 13. 7. 1989) (FLAIR). Besluit 87/534/EEG van de Raad van 19 oktober 1987 tot vaststelling van communautaire programma(cid:146)s voor onderzoek en voor co(cid:246)rdina- tie van onderzoek in de visserijsector in de periode 1988-1992 (PB L 314 van 4. 11. 1987). Beschikking 89/626/EEG van de Raad van 20 november 1989 tot vaststelling van een specifiek programma van de Europese Economi- sche Gemeenschap voor onderzoek en technologische ontwikkeling op het gebied van grondstoffen en recycling (1990-1992) (PB L 359 van 8. 12. 1989). (3) Besluit 90/221/Euratom, EEG van de Raad van 23 april 1990 betref- fende het kaderprogramma van communautaire werkzaamheden op het gebied van onderzoek en technische ontwikkeling (1990-1994) (PB L 117 van 8. 5. 1990), gewijzigd bij Besluit 93/167/Euratom, EEG van 15 maart 1993 (PB L 69 van 20. 3. 1993). (4) Beschikking 91/504/EEG van de Raad van 9 september 1991 tot vast- stelling van een specifiek programma voor onderzoek en technische ontwikkeling en demonstratie voor de Europese Economische Gemeenschap op het gebied van de landbouw en de agro-industrie, met inbegrip van de visserij (1990-1994) (PB L 265 van 21. 9. 1991). 2. Het vierde kaderprogramma (5) (4e KP), dat werd vastgesteld voor de periode 1994-1998 voor een bedrag van 11 879 Mio ECU, bestaat uit vier grote acties. De communautaire onderzoeks- activiteiten op het gebied van landbouw en visserij vallen voor- namelijk onder de eerste van deze acties en hebben een globale begroting van 739,5 Mio ECU. Het doel ervan is de productie te verbeteren, de ontwikkeling van moderne bedrijven te stimuleren en een minder intensieve landbouw en bosbouw te ontwikkelen, waarbij meer rekening wordt gehouden met het milieu en de kwaliteits- en veiligheidseisen van de eindgebruikers. Tabel 1 geeft hun aandeel in de begroting van het 4e KP weer. Controle van de Rekenkamer 3. De controle van de Rekenkamer had betrekking op het onder- zoek van de beheers- en toezichtsprocedures voor deze acties. De controle was meer in het bijzonder gericht op het specifieke com- munautaire onderzoeksprogramma FAIR (6), met name op de analyse van de voorschriften, procedures en middelen die de Commissie heeft uitgevoerd, zowel bij de directoraten-generaal die het programma beheren als bij een aantal geselecteerde begun- stigden en/of onderzoekscontracten. Hiervoor zijn negen dienst- reizen voor controle ter plaatse uitgevoerd in zeven landen van de Gemeenschap. Hierbij konden 27 begunstigden van het pro- gramma en co(cid:246)rdinatoren of partners van 44 onderzoeks- contracten worden gecontroleerd. Voor het onderzoek is het onderzoeksterrein ter plaatse uitgebreid met de controle van andere dossiers. Tabel 2 biedt een overzicht van het aantal ter plaatse gecontroleerde projecten en het daarmee gemoeide bedrag. 4. Het onderzoek is eind maart 1998, na afloop van het voor- bereidend onderzoek, van start gegaan en is afgerond met een ontwerp van een speciaal verslag dat de Kamer in juli 1999 heeft vastgesteld. De opmerkingen in dit verslag zijn hoofdzakelijk gebaseerd op vier sectorbrieven die in december 1998 en in februari 1999 aan de Commissie zijn gericht. De antwoorden hierop heeft de Kamer in juni en juli 1999 ontvangen. SAMENVATTING VAN DE BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN 5. Het speciale onderzoeksprogramma FAIR vormt de voortzet- ting van talrijke vorige experimenten. Ook al heeft dit programma meer kredieten toegewezen gekregen en wordt het uitgevoerd in de vorm van veel gevarieerdere acties, de structuur en de beheers- middelen ervan zijn niet voldoende aangepast. Het ontbreken van vooraf vastgestelde gekwantificeerde doelstellingen of doelstellin- gen die voortkomen uit vorige acties bemoeilijkt bovendien het meten van de resultaten en het nagaan of de strategie erop is afge- stemd (zie de paragrafen 1 en 13-19). (5) Besluit nr. 1110/94/EG van het Europees Parlement en de Raad van 26 april 1994 betreffende het vierde kaderprogramma van de Europese Gemeenschap van communautaire werkzaamheden op het gebied van OTO en demonstratie (1994-1998) (PB L 126 van 18. 5. 1994). Besluit nr. 2535/97/EG van 1 december 1997 tot tweede aanpassing van Besluit nr. 1110/94/EG (PB L 347 van 18. 12. 1997). (6) Beschikking 94/805/EG van de Raad van 23 november 1994 tot vast- stelling van een specifiek programma voor onderzoek en technische ontwikkeling en demonstratie op het gebied van de landbouw en de visserij (met inbegrip van de agro-industrie, de levensmiddelen- technologie, de bosbouw, de aquacultuur en de plattelands- ontwikkeling) (1994-1998) (PB L 334 van 22. 12. 1994) (FAIR). 3 0 3 2 0 0 0 Verdeling van de begroting van het vierde kaderprogramma naar actie Tabel 1 Actie 1 Landbouw en vis- serij Bioweten- schappen en bio- technologie Programma inzake OTO en demonstratie Vierde kaderprogramma (in Mio ECU) Actie 2 Actie 3 Actie 4 Totaal 4e KP A. Informatietechnologieºn B. Industriºle technologieºn C. Milieu D. Biowetenschappen en biotechnologie - Biotechnologie - Biogeneeskunde en gezondheid - Landbouw en visserij - Specifiek FAIR-programma - Institutionele activiteiten (*) - Concurrerende activiteiten (*) E. Niet-nucleaire energie F. Vervoer G. Afgerond sociaal-economisch onderzoek Samenwerking met derde landen en met internationale organisaties Verspreiding en waardering van de resultaten Opleiding en mobiliteit van de onderzoeken 595,5 374,0 739,5 658,0 50,0 31,5 3 668,0 2 140,0 1 157,0 1 709,0 1 076,0 263,0 147,0 Totaal 10 160,0 575,0 352,0 792,0 792,0 11 879,0 575,0 352,0 (*) Voor wetenschappelijke en technische ondersteuning van het communautaire beleid. Bron: Commissie. N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n C 9 2 / 3 C 92/4 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 Overzicht (soort, bedrag en aantal) van de ter plaatse gecontroleerde FAIR-projecten Tabel 2 Soort ter plaatse gecontroleerde projecten Bedrag (in Mio ECU) Onderzoeksprojecten voor gezamenlijke rekening Demonstratieprojecten Gezamenlijke acties (met inbegrip van netwerken) Co(cid:246)peratieve onderzoeksprojecten (KMO) Begeleidende maatregelen Beurzen 35,0 3,1 3,2 0,9 0,4 0,1 Totaal 42,7 Aantal 31 2 7 2 1 1 44 6. Bepaalde uitvoeringsbepalingen van het programma zijn niet op de juiste wijze toegepast bij gebrek aan voldoende toelichting of verduidelijking. Zo zijn behalve de technische en wetenschap- pelijke criteria selectiecriteria gebruikt met betrekking tot de over- eenstemming van de projecten met de doelstellingen van het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid (GLB). Voor de oproep voor FAIR1 waren deze niet vooraf toegelicht. De uit de externe weten- schappelijke beoordeling resulterende rangorde van de geselec- teerde projecten is hierdoor ingrijpend gewijzigd. Het beginsel van een geleidelijk lagere financiering naarmate de ingediende projecten dichter bij de markt staan is bij het vaststellen van de bedragen voor de deelname in de financiering ook zelden nage- leefd (zie de paragrafen 20-30). 7. Bij gebreke van een gemeenschappelijke selectie- en evaluatie- procedure voor het 4e KP hebben de beheersdiensten specifieke procedures voor het FAIR-programma opgesteld. Deze ontoerei- kende en in sommige gevallen slecht toegepaste procedures vorm- den echter geen absolute waarborg voor de transparantie van de uitgevoerde selecties. Bij de eindevaluatie zijn de verplichtingen van de vier vorige specifieke programma(cid:146)s niet nagekomen. De Commissie heeft de nieuwe bepalingen van het 4e KP met betrek- king tot de eindevaluatie zodanig ge(cid:239)nterpreteerd dat deze in de praktijk niet meer wordt verricht (zie de paragrafen 31-39). 8. Er zijn eveneens onderzoeksprojecten op het gebied van land- bouw gefinancierd door andere communautaire instrumenten of vormen van maatregelen. Deze - bij de Commissie nauwelijks bekende - projecten zijn niet afgestemd op die van het FAIR- programma. Met de beheersinstrumenten waarover de Commis- sie beschikt, kan de complementariteit ervan niet worden beoor- deeld, en kan evenmin het risico van nodeloze herhalingen worden vermeden (zie de paragrafen 53-55). 9. Zoals voor het vorige programma geldt, zijn de acties van het FAIR-programma door drie directoraten-generaal gezamenlijk beheerd. Deze verdeling over verschillende DG(cid:146)s was door histo- rische en organisatorische overwegingen ingegeven. Omdat de respectieve verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet waren vastgelegd, ontbrak het aan duidelijkheid en samenhang bij het beheer van het programma. De beschikbare personele en techni- sche middelen zijn niet optimaal gebruikt (zie de paragrafen 43-51). 10. Omdat er geen geco(cid:246)rdineerd beleid bestond op het gebied van informatiesystemen voor alle directoraten-generaal die het 4e KP beheerden, werden afzonderlijke computerapplicaties ontwik- keld. Deze vormden een belemmering voor een geco(cid:246)rdineerd beheer van de acties, een goede exploitatie en de verspreiding van beschikbare informatie. Daardoor zijn niet alleen de Commissie complete gegevens onthouden, maar zijn eveneens meerkosten ontstaan (zie paragraaf 52). 11. De controles van de Kamer hebben gevallen aan het licht gebracht waarin reglementaire of contractuele bepalingen niet zijn nagekomen. Er zijn eveneens manco(cid:146)s en tekortkomingen geconstateerd in de uitvoering van de procedures op het gebied van beheer, toezicht en controle ervan (zie de paragrafen 56-110). 12. Het geldende standaardcontract voor onderzoeksprojecten bevat tekortkomingen die de Europese Gemeenschap kunnen benadelen. Zo is de gemeenschappelijke en hoofdelijke financiºle verantwoordelijkheid van de contractanten niet vastgelegd. De verplichtingen van de contractanten ten aanzien van de verant- woording van de gedeclareerde uitgaven zijn niet toereikend. Ten slotte zijn de voorwaarden voor het opleggen van sancties te beperkend (zie de paragrafen 40-42). ALGEMENE KENMERKEN VAN DE ONDERZOEKSACTIES OP HET GEBIED VAN DE LANDBOUW Regelgeving en doelstellingen 13. Binnen het 4e KP wordt het landbouwonderzoek onder- steund door twee specifieke programma(cid:146)s via drie soorten acties: indirecte, directe en concurrerende. De indirecte acties worden uitgevoerd door het specifieke onderzoeksprogramma (cid:132)Land- bouw en Visserij(cid:148), doorgaans FAIR-programma genoemd, waar- aan een budget van 658 Mio ECU is toegekend. Dit programma 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/5 van variºrend disciplines agro-industrie tot bestrijkt voedingsmiddelentechnologie, met inbegrip van bosbouw, aqua- cultuur en plattelandsontwikkeling (1). De directe acties en de concurrerende activiteiten, waaraan respectievelijk 50 en 31,5 Mio ECU is toegewezen, vallen onder het specifieke programma (2) voor OTO en demonstratie dat voor de EG wordt uitgevoerd, enerzijds door het GCO en anderzijds aan de hand van concurrentiegerichte activiteiten die bestemd zijn voor weten- schappelijke en technische ondersteuning van het communautair beleid. Eerstgenoemde acties worden uitgevoerd door directe toe- wijzing aan het GCO en de daarna genoemde activiteiten passen in het kader van een concurrentiegerichte benadering. 14. Deze onderzoeksacties zijn een voortzetting van eerdere experimenten en vormen tegelijkertijd de neerslag van de ontwik- kelingen die zich geleidelijk binnen de programma(cid:146)s aftekenden. Hierin zijn met name nieuwe onderzoeksthema(cid:146)s opgenomen zodat, in het licht van het GLB en het Gemeenschappelijk Visserij- beleid (GVB), rekening kan worden gehouden met nieuwe aandachtspunten op het gebied van kwaliteit, veiligheid, milieu- bescherming. Door de (cid:132)gekke-koeienziekte(cid:148) moest tevens worden ingespeeld op dringende behoeften aan onderzoek op het gebied van besmettelijke spongiforme encefalopathie (BSE). Zodoende werd met deze acties geanticipeerd op de nieuwe richtsnoeren van het vijfde kaderprogramma, waarvan twee sleutelacties met een budget van ongeveer 810 Mio ECU zijn gewijd aan landbouw- onderzoek: (cid:132)voeding, voedingswaarde en gezondheid(cid:148) en (cid:132)duur- zaam beheer van de landbouw, de visserij en de bosbouw(cid:148). Bijzonderheden 15. Het gebied landbouwonderzoek wordt erdoor gekenmerkt dat het buiten het 4e KP om belangrijke bijdragen ontvangt van andere vormen van communautaire maatregelen en beleid, die direct of indirect zijn gericht op landbouw en visserij. Hiervan is echter moeilijk een precies kwantitatief en kwalitatief overzicht te geven. Er wordt namelijk, zoveel is over de financiºn bekend, hoogstens 5,6 % (3) van het budget voor structurele acties (te weten 8 518 Mio ECU) aan OTO toegewezen. 16. De concurrerende activiteiten vormden een novum voor het 4e KP. Deze zijn echter van start gegaan zonder dat de voorwaar- (1) Algemene doelstellingen van het FAIR-programma: a) het concurrentie- vermogen van ondernemingen in de landbouw en de visserij vergro- ten door de ontwikkeling van nieuwe methoden en ge(cid:239)ntegreerde productie- en verwerkingsketens; b) het beheer van de ruimte op het platteland en in bossen in de vorm van een bijdrage aan het ver- nieuwde Gemeenschappelijk Landbouwbeleid (GLB) en het com- munautaire beleid voor plattelandsontwikkeling; c) zorgen voor bescherming van het milieu en de gezondheid in de visserij en de aquacultuur in de vorm van steun voor de doelstellingen van het Gemeenschappelijk Visserijbeleid (GVB). (2) Beschikking 94/918/EG van de Raad van 15 december 1994 tot vast- stelling van een specifiek programma voor onderzoek en technische ontwikkeling, met inbegrip van demonstratie, uit te voeren voor de Europese Gemeenschap, enerzijds door het GCO, anderzijds door middel van activiteiten in een concurrentieel kader ter wetenschap- pelijke en technische ondersteuning van het communautaire beleid (1995-1998) (PB L 361 van 31. 12. 1994). (3) Mededeling van de Commissie aan de Raad, aan het Europees Parle- ment, aan het Economisch en Sociaal ComitØ en aan het ComitØ van de Regio(cid:146)s (cid:132)Versterking van de cohesie en het concurrentievermogen technologische ontwikkeling en innovatie(cid:148), door onderzoek, COM(1998) 275 def. van 27. 5. 1998. den voor de uitvoering ervan en de modaliteiten voor toezicht duidelijk waren geregeld. In dit verband heeft het GCO vaak bij- gedragen aan de voorbereiding van de bestekken voor de verschil- lende uitnodigingen tot het indienen van voorstellen. De onderzoeksgebieden waren echter dusdanig specifiek dat de markt niet altijd in staat was in de behoeften te voorzien. Dientengevolge werden sommige projecten uiteindelijk toegewezen aan het GCO, ofschoon dit niet kon inschrijven, met als reden dat het als enige deskundig was op de betreffende gebieden. 17. Voor de activiteiten van het type die door het FAIR-programma worden ondersteund, zijn in het afgelopen decennium de kredie- ten sterk gegroeid en zijn de gefinancierde maatregelen steeds diverser geworden. De activiteiten worden door drie directoraten- generaal gezamenlijk beheerd en bestrijken zes hoofdgebieden die uiteenvallen in 68 subgebieden (4). Door deze diversiteit aan acties en deze omvang van het programma zijn belangrijke verbanden gelegd met andere activiteiten van het 4e KP of communautaire instrumenten. Financiºle gegevens 18. De vastleggingskredieten voor het FAIR-programma bedroe- gen op 31 december 1998 595 Mio ECU, waarvan 565 Mio ECU was gereserveerd voor operationele acties. De tabellen 3 en 4 geven een verdeling van de betreffende contracten per gebied en per soort project. 19. Van de zes actiegebieden van het programma is voor de eer- ste vijf een concentratie van middelen noodzakelijk. Het laatste, gereserveerd voor co(cid:246)rdinatie met een indicatief budget van 8 % van de kredieten van het programma, is bestemd voor het opzet- ten van Europese netwerken. Op 31 december 1998 waren slechts zeven contracten direct gefinancierd door dit gebied. De bijbeho- rende communautaire bijdrage bedroeg 3,6 Mio ECU, hetgeen nauwelijks 0,55 % van de kredieten vertegenwoordigde. De eerste vier van de zes geplande oproepen blijft inhoudelijk vaag bij gebreke van een duidelijke omschrijving. ORGANISATIE VAN HET FAIR-PROGRAMMA 20. De onderzoeksacties op het gebied van landbouw die zijn uitgevoerd in het kader van het FAIR-programma, steunen op tal- rijke eerdere experimenten, op hun verscheidenheid van vorm en omvang, en op het groeiende belang ervan. De verhoging van de toegekende middelen heeft echter op het beheer van het pro- gramma gedrukt, aangezien het mechanisme en de beheers- middelen van de acties bij de uitvoering van het programma niet zijn aangepast. (4) Gebied 1: Ketens van ge(cid:239)ntegreerde productie en verwerking; gebied 2: Opschaling en verwerkingsmethodologie; gebied 3: Aspecifieke wetenschap en geavanceerde technologieºn voor voedzame voedings- middelen; gebied 4: Landbouw, bosbouw en plattelandsontwikkeling; gebied 5: Visserij en aquacultuur; gebied 6: Andere activiteiten die hoofdzakelijk via co(cid:246)rdinatie uitgevoerd worden. C 92/6 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 Tabel 3 Financiºle uitvoering per gebied Gebieden 1. Ge(cid:239)ntegreerde productie- en verwerkingsketens Uitvoering op 31. 12. 1998 Waarde van de contracten (in Mio ECU) Aantal contracten 2. Schaalvergroting en verwerkingsmethodologie 265,9 555 3. Aspecifieke wetenschap en geavanceerde technologieºn voor voedzame voedingsmiddelen 4. Landbouw, bosbouw en plattelandsontwikkeling 5. Visserij en aquacultuur 6. Andere activiteiten die hoofdzakelijk via co(cid:246)rdinatie uitgevoerd worden 179,1 95,4 3,6 Totaal projecten 544,0 Begeleidende maatregelen 21,0 Totaal programma aan acties 565,0 Bron: Gegevens Commissie van 11. 6. 1999. 350 239 7 1 151 177 1 328 Financiºle uitvoering van de projecten van het FAIR-programma per soort Tabel 4 Soort projecten Projecten voor gezamenlijke rekening - Met inbegrip van specifieke oproep BSE - Met inbegrip van gezamenlijke oproepen BSE Gezamenlijke acties - Met inbegrip van BSE Demonstratieprojecten Thematische netwerken KMO(cid:146)s - Haalbaarheidspremies - Co(cid:246)peratief onderzoek Beurzen Begeleidende maatregelen Bron: Gegevens Commissie van 11. 6. 1999. Totaal Uitvoering op 31. 12. 1998 Bedrag (in Mio ECU) Aantal contracten 8 1 1 177 28 8,8 2,1 0,6 6,7 27,9 438,5 38,6 5,1 0,9 34,5 26,4 21,0 565,0 450 114 6 2 256 323 177 1 328 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/7 Uitvoeringskader 21. De in onderstaande paragrafen beschreven tekortkomingen van het FAIR-programma schuilen in bepaalde bijzondere ken- merken ervan en in onduidelijkheden in de regelgeving en de beheersstructuur. Omschrijvingen en voorschriften Strategie en doelstellingen 22. Het FAIR-programma past in de onderzoeksstrategie die is vastgesteld voor het 4e KP: het geeft de grote lijnen ervan weer en werkt de wetenschappelijke en technologische doelstellingen op het gebied van landbouw en visserij nader uit. De betreffende eco- nomische sectoren, de beoogde strategische en algemene doelstel- lingen en de middelen die zijn voorgesteld om ze te bereiken, wor- den aldus gepresenteerd in de eerste bijlage. De omschrijving van de uitvoering en de wetenschappelijke en technologische inhoud van het programma worden echter op een algemene manier weer- gegeven. De omschrijving van de doelstellingen zou erop vooruit zijn gegaan indien kwantitatieve indicatoren waren vermeld. Ook zou het zinvol zijn geweest de samenhang met het resultaat van eerdere communautaire onderzoeken beter te doen uitkomen. Soorten acties 23. Overeenkomstig de modaliteiten zoals beschreven in bijlage III van het FAIR-programma steunt het op een breed scala aan acties. Ook al wordt 84 % van de kredieten nog steeds besteed aan onderzoeksprojecten voor gezamenlijke rekening, toch wordt 16 % toegewezen aan minder traditionele maatregelen. Onder laatstge- noemde projecten vallen in het bijzonder beurzen voor opleiding en mobiliteit van onderzoekers en stimuleringsmaatregelen ten gunste van de KMO. Deze thematische acties, waarmee al erva- ring is opgedaan in andere specifieke programma(cid:146)s en zelfs in het vorige programma, maar op kleinere schaal, waren niet nieuw. Voor de diensten van de Commissie heeft integratie ervan in het bestaande besluitvormings- en uitvoeringsproces niettemin gezorgd voor extra werk vanwege de speciale voorschriften en de verdeling van het beheer ervan over verschillende diensten. 24. Voor de beurzen voor opleiding en mobiliteit die worden toegekend in het kader van het FAIR-programma was eind decem- ber 1998 het totaal van de communautaire bijdrage 26,4 Mio ECU voor 323 contracten. Deze worden op geharmoniseerde wijze behandeld, zoals voorgeschreven door het specifieke pro- gramma (cid:132)Opleiding en mobiliteit van onderzoekers(cid:148). De dossiers, talrijk maar elk met een lage waarde, worden onderworpen aan ingewikkelde beheersprocedures, vooral door de tussenkomst van verschillende beherende directoraten. De begunstigden worden bovendien geconfronteerd met een systeem voor selectie, evalua- tie en besluitvorming dat niet geschikt is voor een snelle afwikke- ling van aanvragen. De lange termijnen en veelvuldige intrekkin- gen gaan ten koste van de doeltreffendheid van het instrument. Het belang van deze actie binnen het programma is bovendien moeilijk te meten bij gebreke van een regelmatig toezicht - na het opleidingscontract - op de begunstigden, wier laatst bekende situatie inmiddels niet meer actueel is. Ter vermijding van het risico van dubbele financiering van onderzoeksthema(cid:146)s die reeds eerder uit communautaire middelen werden gefinancierd zou een specifieke bepaling terzake in het contract moeten worden opge- nomen. 25. Het wetenschappelijke, administratieve en financiºle beheer van de stimuleringsmaatregelen ten gunste van de KMO(cid:146)s is inge- wikkeld door de specificiteit van de toepassingsvoorschriften en de bijzondere aandacht die de begunstigden vereisen. In de loop van het programma is het opzetten (in april 1998) van de een- heid Co(cid:246)rdinatie KMO(cid:146)s van het directoraat-generaal (cid:132)Weten- schap, onderzoek en ontwikkeling(cid:148) erdoor vertraagd. Ondanks de geleverde inspanningen en de uitgevoerde ondersteunende acties binnen het FAIR-programma, met name door de ingebruikname van specifieke voorlichtingsnetwerken, is slechts 5,5 % van de kre- dieten opgebruikt in plaats van het toegekende maximum van 10 % in de beschikking van de Raad waarbij het FAIR-programma werd vastgesteld. 26. De Commissie heeft het initiatief genomen tot financiering van de netwerkactiviteiten oftewel Focal Points FAIR, die met name bestemd zijn voor voorlichting aan de KMO(cid:146)s in de agro- industriºle sector, teneinde de verspreiding ervan te stimuleren. Aan het eind van het programma hadden 34 projecten een sub- sidie van in totaal 1,2 Mio ECU ontvangen. Hoewel deze projecten hun bijdrage hadden geleverd aan de verbetering van de voorlich- ting aan de als doelgroep gekozen bedrijven, hebben de controles uitgewezen hoezeer de wijze van uitvoering van de projecten te wensen overliet. Het ontbrak met name aan een duidelijke afba- kening tussen deze naar hun aard sectorale projecten en de pro- jecten die gelijksoortige, al in de lidstaten gevestigde en uitsluitend met nationale middelen gefinancierde organismen op zich heb- ben genomen. De subsidies werden bovendien toegekend op basis van een contract waarin de inhoud en de voorwaarden voor de uitvoering van het gefinancierde werk niet duidelijk waren vast- gelegd. Selectiecriteria en financiºle deelname 27. De door het FAIR-programma gehanteerde selectiecriteria en voorwaarden voor deelname in financiering berusten op voor- schriften die ook gelden voor de OTO-activiteiten, en zijn uitge- werkt in het 4e KP en de desbetreffende besluiten van de Raad (1). Omdat in het besluit van de Raad tot vaststelling van het pro- gramma geen onderscheidende criteria staan, moesten de onderzoeksprojecten van FAIR worden geselecteerd op hun weten- schappelijke en technische kwaliteiten. Op sommige gebieden, in het bijzonder gebied 4, (cid:132)landbouw, bosbouw en plattelands- ontwikkeling(cid:148), dat het onderzoek naar de behoeften van het GLB met de ontwikkeling van het platteland combineert, zijn echter bijkomende criteria gehanteerd. Op het genoemde gebied waren deze criteria, zoals de prioriteit die in het selectieproces werd gegeven aan aspecten van het landbouwbeleid, niet expliciet vooraf omschreven. Bij de eerste oproep zijn deze door de potentiºle begunstigden van de onderzoeksacties slecht begrepen. 28. De controle van alle naar aanleiding van de eerste oproep ingediende voorstellen wees uit dat na de evaluatie van de voor- stellen 13 projecten die door onafhankelijke experts werden geacht van uitstekend wetenschappelijk gehalte te zijn evenals 47 zeer (1) Besluit 94/762/EG van de Raad van 21 november 1994 betreffende de regels voor de verspreiding van de onderzoekresultaten van de speci- fieke programma(cid:146)s voor onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie van de Europese Gemeenschap (PB L 306 van 30. 11. 1994) en Besluit 94/763/EG van de Raad van 21 november 1994 betreffende de regels voor de deelneming van ondernemingen, onderzoekcentra en universiteiten aan de activiteiten van de Europese Gemeenschap op het gebied van onderzoek, technologische ontwik- keling en demonstratie (PB L 306 van 30. 11. 1994). C 92/8 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 goede voorstellen, respectievelijk beoordeeld met A+ en A, niet waren opgenomen in de lijst van te financieren acties. De reden die daarvoor werd gegeven was dat deze projecten niet voldeden aan de toegepaste evaluatiecriteria voor gebied 4 en aanverwante gebieden, met name niet wat betreft de conformiteit van de pro- jecten met de doelstellingen van het GLB. De Commissie moest uiteindelijk echter haar lijst met projecten herzien om zich strikter te houden aan de voor het programma overeengekomen selectie- criteria. Zo werden tien voorstellen die door deskundigen met B waren gewaardeerd en die geselecteerd waren vanwege hun belang ten aanzien van de doelstellingen van het GLB, vervangen door projecten van een hoger wetenschappelijk niveau. Deze maatre- gel, bedoeld om de selectiecriteria weer in evenwicht te brengen ter wille van het wetenschappelijke en technische niveau van de projecten, is echter niet consequent toegepast: het onderzoek van de wijziging die de Commissie heeft uitgevoerd, toont aan dat de tien met B beoordeelde en geschrapte voorstellen alle op een reservelijst zijn geplaatst en dat vijf ervan uiteindelijk zijn gefinan- cierd. 29. Als bepalingen terzake het gebruik van andere selectiecrite- ria dan de klassieke criteria voor wetenschappelijke en technische topkwaliteit toestaan, is voorafgaande uitleg geboden over de aard, het belang en de combinatie ervan. Zonder een dergelijke uitleg is een transparante selectieprocedure van de voorstellen niet gewaarborgd. 30. Andere algemene bepalingen van het 4e KP of van de eerder genoemde besluiten van de Raad lieten aan duidelijkheid te wen- sen over. Zo is een geleidelijk lagere financiering naarmate de pro- jecten dichter bij de markt staan, zelden op de OTO-projecten toe- gepast. De Commissie had noch de toepassingsvoorschriften, noch de voorwaarden voor het vaststellen van de bijbehorende degressieve percentages vastgesteld. Procedures Evaluatie van de programma(cid:146)s 31. Om te beantwoorden aan de verplichtingen die voortvloeien uit het 4e KP en de specifieke programma(cid:146)s, heeft de Commissie in 1995 gekozen voor een nieuwe benadering voor toezicht op en evaluatie van communautaire onderzoeksacties op basis van twee afzonderlijke processen: jaarlijks toezicht en een vijfjaarlijkse eva- luatie van de onderzoeksprogramma(cid:146)s. 32. De vijfjaarlijkse evaluatie bestaat uit drie onderdelen: de inte- gratie van de eindevaluatie van het vorige kaderprogramma, de evaluatie van alle lopende specifieke programma(cid:146)s en een evalua- tie vooraf als voorbereiding op het volgende kaderprogramma. In dit schema worden de omvang en de inhoud van de eindevaluaties zoals beschreven in de bepalingen van de specifieke programma(cid:146)s echter niet verduidelijkt. De eindevaluatie is voor bepaalde speci- fieke programma(cid:146)s in de praktijk niet meer uitgevoerd. niet vastgesteld (1). Tot op heden heeft zij zich beperkt tot het ver- wijzen naar rapporten betreffende de laatste vijfjaarlijkse evaluatie van de onderzoeksprogramma(cid:146)s, die een andere doelstelling heeft. Het rapport betreffende de evaluatie van de specifieke programma(cid:146)s van de onderzoeksacties op het gebied van landbouw gaat nau- welijks in op de werkelijke aard van de eindevaluatie van de afge- ronde programma(cid:146)s, die daarin toch zou worden opgenomen. Het rapport betreffende de kaderprogramma(cid:146)s, opgesteld in februari 1997 door de groep deskundigen die een volmacht heeft gekregen van de Commissie, geeft echter aan dat de groep gezien de beschik- bare tijd besloten heeft zich voornamelijk te concentreren op de toekomst in plaats van te lang bij het verleden te blijven stilstaan. 34. Tot juli 1997, in welke maand de Commissie een oproep voor kandidaten heeft gepubliceerd (2) voor de opstelling van een lijst van deskundigen, waren de selectiecriteria voor de deskundi- gen die de programma(cid:146)s moesten evalueren niet duidelijk vastge- steld. Aangezien er geen clausules waren die dit uitsloten, was het niet onmogelijk dat een deskundige werd gekozen die zitting had (gehad) in het comitØ van het FAIR-programma (zie paragraaf 69). Zo is voor het toezichtsjaarrapport over 1995 een vertegenwoor- diger van een lidstaat wiens ambtstermijn in juli 1995 afliep, aan- genomen door de directoraten-generaal die het programma beheer- den. Andermaal bleek dat kandidaten met ervaring in de follow-up van programma(cid:146)s konden worden gekozen, zonder dat echter de inschakeling van eenzelfde groep deskundigen mogelijk werd gemaakt, zoals het geval was voor de follow-ups van 1995 en 1996. Beoordeling van de voorstellen 35. De ingestelde procedure voor beoordeling van de voorstel- len is geen waarborg voor de doorzichtigheid van het proces noch voor de nauwkeurigheid van de follow-up, hoewel er in de loop van het FAIR-programma een merkbare verbetering plaatsvond. 36. De procedure voorziet in twee opeenvolgende fases: de weten- schappelijke beoordeling van de voorstellen, en de voorbereiding van de lijst met voor communautaire financiering voorgedragen acties, die wordt ingediend bij het comitØ van het FAIR-programma en onderworpen aan de beslissing van de Commissie. 37. De wetenschappelijke beoordeling wordt toevertrouwd aan groepen onafhankelijke deskundigen aan wie op basis van vooraf opgestelde vragenlijsten is gevraagd de wetenschappelijke en tech- nische waarde van de ingediende voorstellen te beoordelen en een globale beoordeling te geven. Dit systeem voor de waardering van de voorstellen op zich maakt een volledige motivering van de uit- eindelijk toegekende beoordeling niet mogelijk. Zo werd er bij sommige onderzochte voorstellen in de beoordelingsformule geen behoorlijk verband gelegd tussen de individuele beoordelingen van de deskundigen en de globale beoordeling die de groep had ingediend enerzijds, en tussen de globale beoordelingen onderling 33. Terwijl de specifieke programma(cid:146)s voor landbouwonderzoek van het 2e KP zijn afgerond, heeft de Commissie de voor de eind- evaluatie van drie van die programma(cid:146)s vereiste bepalingen nog (1) CAMAR, FOREST, FAR. (2) PB C 232 van 31. 7. 1997. 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/9 anderzijds. Bij de demonstratieprojecten van het FAIR-programma kon er een beter verband worden gelegd omdat bij de beoorde- ling het commentaar van de deskundigen werd gecombineerd met een puntenwaarderingssysteem, welke combinatie al werd toegepast in talrijke programma(cid:146)s van het directoraat-generaal (cid:132)Wetenschappen, onderzoek en ontwikkeling(cid:148). het voor programma opgesteld. De 38. Ofschoon de selectie van onafhankelijke deskundigen als beoordelaars van de voorstellen zorgvuldig moest worden uitge- voerd, waren voor zowel het 4e KP als het FAIR-programma wei- nig regels ter waarborging van de doorzichtigheid van de proce- dure opgestelde beoordelingsgids bood echter enige verduidelijkingen en beper- kingen. Met name het persoonlijke, onafhankelijke en vertrouwe- lijke karakter van de te leveren dienst wordt erin onderstreept. Ook wordt de keuze van een deskundige uitgesloten wiens orga- nisatie partner is bij het voorstel dat hem ter beoordeling wordt voorgelegd. Door het ontbreken van een procedure en regelge- ving werd aan deze bepalingen echter niet het belang toegekend dat ze verdienden. Dit is opnieuw gebleken daar er in bepaalde gevallen relaties zijn vastgesteld tussen de beoordelende deskun- digen en de in de onderzochte onderzoeksvoorstellen voorgedra- gen organisaties. Besluitvormingsprocessen 39. Nadat de OTO-voorstellen zijn beoordeeld en een gunstig advies is verkregen van het programmacomitØ, beslist de Com- missie in een schriftelijke procedure over de toegekende financie- ringen. Deze beslissing, waarbij het bedrag wordt vastgesteld dat nodig wordt geacht voor iedere ingediende actie, is later bindend voor de directeuren-generaal die tijdens de onderhandelingen over de contracten de bedragen slechts vrij kunnen aanpassen binnen de vastgestelde marge tussen 5 % boven en 20 % onder de bijdra- gen waartoe is besloten. Of dit mechanisme goed functioneert hangt echter af van de kwaliteit van het voorafgaande analysewerk van de beherende diensten. Deze diensten, die vaak moeilijkheden ondervinden bij het naleven van het opgelegde strakke tijdschema, zijn aan geen enkele duidelijke verplichting gebonden wat betreft de omvang en de vorm van deze analyse. Om een nieuwe beslis- sing en alle vertragingen van dien te vermijden, is er dus een con- tract gesloten waarin het bedrag van de aanvankelijke bijdrage waaraan een reglementair maximum was verbonden, is gewijzigd. Contractuele bepalingen 40. Sommige bepalingen van het standaardcontract, met name met betrekking tot de omschrijving en de omvang van de ver- plichtingen van de begunstigden, vertonen lacunes. Volgens de bewoordingen van artikel 1 hebben de contractanten primair een verplichting tot uitvoering van het project met het doel de beoogde resultaten te bereiken. Behoudens in het contract bepaalde beper- kende voorwaarden zijn de partners gehouden de verplichtingen van een in gebreke blijvende contractant na te komen. In de bewoordingen van het standaardcontract blijft deze gezamenlijke verantwoordelijkheid echter beperkt tot de uitvoering van de werkzaamheden en strekt deze zich niet uit tot de financiºle aspecten van de contracten. Uit de controles blijkt dat de Com- missie weinig middelen ter beschikking staan om niet- verschuldigde communautaire subsidies van begunstigden terug te krijgen, temeer daar de financiºle risico(cid:146)s die de Gemeenschap heeft genomen niet nauwkeurig zijn berekend (zie de paragrafen 91-93). 41. Overigens zijn de echtheid en de conformiteit van de kosten niet voldoende gewaarborgd door het huidige kostenoverzicht dat door de Commissie als betalingsbewijs wordt aangemerkt, door- dat de gedetailleerde bewijsstukken boven een bepaald bedrag en voor bepaalde soorten kosten niet aan de beherende diensten worden overgedragen. De voorwaarden die worden gesteld door het Financieel Reglement (1) om over te gaan tot betaalbaarstel- ling van de uitgaven worden dan ook slechts bij uitzondering nagekomen. 42. Ten slotte wordt de bepaling uit het standaardcontract (2) die de Commissie de mogelijkheid biedt om met name bij een ern- stige financiºle onregelmatigheid te besluiten tot ontbinding van het contract, in de praktijk maar zelden toegepast. Toch tonen controles regelmatig veel voorkomende fouten aan in de gedecla- reerde kosten die, zonder ernstige financiºle onregelmatigheden te vormen, toch de belangen van de Gemeenschap schaden. De Commissie staat hier machteloos tegenover en beschikt niet over passende sanctiemiddelen. Bovendien ontduiken sommige contractanten, bij gebreke van specifieke clausules in hun com- munautaire contracten, bij de uitvoering van de onderzoeks- projecten de geldende nationale regelgeving. Zo worden de regels met betrekking tot overheidscontracten, de vergoeding of de wer- ving van functionarissen van openbare instanties meestal gene- geerd. Beheersstructuur en -instrumenten 43. Tot het derde kaderprogramma vielen de onderzoeksacties op landbouwgebied onder sectorale programma(cid:146)s, die werden toevertrouwd aan verschillende directoraten-generaal van de Com- missie (XII - (cid:132)Wetenschappen, onderzoek en ontwikkeling(cid:148), VI - (cid:132)Landbouw(cid:148), of XIV - (cid:132)Visserij(cid:148)), afhankelijk van het beoogde gebied. Sindsdien heeft de Commissie deze acties in een specifiek uniek programma ge(cid:239)ntegreerd. Maar deze integratie van de hoofd- lijnen van het onderzoek in een gezamenlijk wettelijk kader is niet afgerond in die zin dat ze geen noemenswaardig effect heeft gehad op de beheersstructuren en -instrumenten van de betreffende acties. Beheersstructuur Gezamenlijk beheer van het programma 44. De onderzoeksacties op landbouwgebied van het FAIR- programma worden steeds gezamenlijk beheerd door drie directoraten-generaal (XII, VI, XIV) die verantwoordelijk zijn voor respectievelijk 41 %, 40 % en 19 % van de kredieten en waarvan het eerste, in overeenstemming met de voorschriften voor bevoegd- verklaring op het gebied van OTO, een leidinggevende rol heeft. (1) Artikel 41 van het Financieel Reglement bepaalt: (cid:132)Voor iedere betaal- baarstelling moeten bewijsstukken worden overgelegd die de rechten van de schuldeiser en het feit dat de prestatie is verricht of het bestaan van een stuk dat de betaling wettigt, staven(cid:148). (2) Artikel 5, lid 3, van de algemene voorwaarden bij het standaardcon- tract bepaalt dat (cid:132)de Commissie onmiddellijk onderhavig contract schriftelijk kan ontbinden of een einde kan maken aan de deelname van een contractant: a) i) als de Commissie heeft verzocht om een actie met als doel, binnen een redelijke termijn die niet korter kan zijn dan een maand en die schriftelijk is aangegeven, de niet-nakoming van onderhavig contract te verhelpen en dat deze actie niet op bevredigende wijze is uitgevoerd, of ii) tegenover een ernstige financiºle onregelmatigheid; b) als de eigendom van een contractant, een medecontractant of een gelieerde onderneming wijzigt en als deze wijziging van dien aard is dat het project of de belangen van de Gemeenschap kunnen worden geschaad(cid:148). C 92/10 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 en verwerking(cid:148), 2, In het kader van dit gezamenlijke beheer is ieder directoraat- 45. generaal als beheerder van het programma verantwoordelijk voor een of meer onderzoeksgebieden: in grote lijnen beheert DG XII de agro-industriºle projecten van de gebieden 1, (cid:132)Ketens van ge(cid:239)n- tegreerde productie (cid:132)Opschaling en verwerkingsmethodologie(cid:148), en 3, (cid:132)Aspecifieke wetenschap en geavanceerde technologieºn voor voedzame voedingsmiddelen(cid:148), beheert DG VI de contracten van gebied 4, (cid:132)Landbouw, bosbouw en plattelandsontwikkeling(cid:148), en DG XIV die van gebied 5, (cid:132)Vis- serij en aquacultuur(cid:148), terwijl gebied 6, (cid:132)Andere activiteiten die hoofdzakelijk via co(cid:246)rdinatie uitgevoerd worden(cid:148) betrekking kan hebben op de acties van ieder van deze gebieden. DG XII is als leider bovendien belast met het secretariaat van het programma, alsmede met de uitvoering van een aantal gezamenlijke procedu- res. Indien de toegekende bevoegdheden, verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden op wetenschappelijk en financieel gebied schriftelijk waren vastgelegd, had het betrokken directoraat- generaal zijn leidende rol makkelijker kunnen vervullen. In wer- kelijkheid heeft het op het gebied van voorlichting, beslissing of arbitrage weinig ondernomen op de gebieden die niet onder zijn bevoegdheid vielen. Uitvoeringsmodaliteiten 46. Deze vaagheid van de regels voor beheer en gezamenlijke besluiten voor de acties van het FAIR-programma verklaart voor een deel de verschillen die zich voordoen binnen de beherende in de wijze van uitvoering. Zo weken directoraten-generaal bepaalde methoden die door de betrokken directoraten werden toegepast voor de organisatie van de eerste oproepen tot het indienen van voorstellen en van de evaluatieprocedures van de ingediende projecten, duidelijk af van die van de leider van het programma. 47. Het FAIR-programma was voorwerp van zes oproepen tot het indienen van voorstellen met de referenties FAIR1 tot en met FAIR6. Hieraan werden nog drie oproepen toegevoegd, bestemd voor acties met betrekking tot besmettelijke spongiforme encefa- lopathie (BSE): de eerste was specifiek bedoeld voor het pro- gramma en de twee andere werden gezamenlijk uitgevoerd met de twee andere specifieke onderzoeksprogramma(cid:146)s voor bioweten- schappen. Deze oproepen werden gedaan volgens een strak tijd- schema met een frequentie van twee en zelfs drie aanbestedingen per jaar. Door dit gestage ritme kon de doelgroep van de voorstel- len worden bepaald en daardoor konden de inspanningen van de begunstigden en de diensten beter worden gespreid over de hele periode van uitvoering van het programma. Dit ritme is echter niet aangehouden door het directoraat-generaal (cid:132)Landbouw(cid:148), dat de voorkeur gaf aan jaarlijkse oproepen. Deze waren niet goed op een doelgroep afgestemd en leidden daardoor tot overbelasting en zorgden voor een grote druk om het budgettaire tijdschema in acht te nemen. Terwijl het programma liep, heeft DG VI in overleg met de andere directoraten-generaal zijn oproepen geleidelijk meer op de doelgroep afgestemd. 48. De oproepen tot het indienen van voorstellen, bestemd voor de (specifieke of gezamenlijke) BSE-acties, volgden op gebeurte- nissen in verband met de (cid:132)gekke koeienziekte(cid:148) die vroegen om intensiever onderzoek op duidelijk gedefinieerde gebieden over- eenkomstig het actieplan dat de Commissie had opgesteld. De specifieke oproep is gedaan op 17 december 1996 met een budget van 8,8 Mio ECU. De eerste gezamenlijke oproep volgde kort daarna, op 29 april 1997. Omdat de begroting van 35 Mio ECU (waarvan 11,5 voor het FAIR-programma) voor de BSE-acties niet geheel was besteed, is er ten slotte op 17 maart 1998 een nieuwe gezamenlijke oproep gedaan voor een bedrag van 13,6 Mio ECU. De procedures voor deze drie oproepen, die toch op soortgelijke wijze waren gestart, weken echter onderling af: de modaliteiten van de afzonderlijke oproep voor FAIR, die vier maanden v(cid:243)(cid:243)r de eerste gezamenlijke oproep werd gedaan, verschilden duidelijk van die welke nadien voor de twee gezamenlijke oproepen wer- den overeengekomen. Met deze drie opeenvolgende oproepen, naar aanleiding waarvan respectievelijk acht, twee en negen voor- stellen voor FAIR werden geselecteerd, waren aanzienlijke mid- delen gemoeid, zowel intern als extern, aangezien de diensten van de Commissie eraan hechtten alle nodige maatregelen te nemen om de doorzichtigheid en de kwaliteit van het selectieproces te garanderen. 49. Bij gebreke van een evaluatieprocedure voor voorstellen voor het 4e KP is al in 1994 door de drie directoraten die het pro- gramma gezamenlijk beheren, een specifieke gids voor het FAIR- programma opgesteld. De beherende diensten van gebied 4, (cid:132)Land- bouw, bosbouw en plattelandsontwikkeling(cid:148), hebben de voorstellen op dit gebied eerst aan de in de gids voorgeschreven externe wetenschappelijke evaluatie onderworpen alvorens een interne evaluatie van verschillende eenheden van het directoraat- generaal (cid:132)Landbouw(cid:148) uit te voeren om te beoordelen of ze rele- vant waren en overeenstemden met het GLB en de plattelands- ontwikkeling. Voor de oproep voor FAIR1 heeft deze interne analyse geleid tot een aanzienlijke bijstelling van de rangorde van de projecten die aan de hand van de externe wetenschappelijke evaluatie waren geselecteerd. Bij gebreke van geschikte informatie en voldoende formalisering, heeft deze analyse de selectieproce- dure van de voorstellen met betrekking tot dit gebied minder doorzichtig gemaakt. Beheersinstrumenten 50. Het specifieke FAIR-programma kreeg te maken met een toenemend aantal verzoeken waaraan de diensten van de Com- missie tegemoet wilden komen, doch met beperkte beheers- middelen. De beperkingen waren des te meer voelbaar vanwege de spreiding van het beheer van het programma over drie directoraten-generaal, die geen van alle optimaal konden profite- ren van de hun ter beschikking gestelde personele en materiºle middelen. Personeel 51. Meer dan 90 wetenschappelijke en financiºle beheerders delen met elkaar het beheer en de follow-up van ongeveer 1 300 contracten van het FAIR-programma. Bijna eenderde van dit per- soneel heeft onzekere contracten met een maximumduur van zes maanden of een jaar, hetgeen leidt tot een snelle roulatie van de functionarissen. Zo werden 14 van de 44 onderzochte onderzoeks- projecten beheerd door ten minste twee beheerders (en twee van de 14 zelfs door drie beheerders). Ten slotte gebeurt het vaak, ook al hebben de diensten van de Commissie zich ertoe verplicht te waken over een betere taakverdeling binnen de wetenschappelijke en financiºle teams, dat de wetenschappelijk beheerder een te groot aantal projecten leidt. Dit gegeven schaadt de kwaliteit van de follow-up. 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/11 Informatiesystemen Regelgeving en praktijken 52. De informatiesystemen waarop het beheer van het FAIR- programma berust, zijn afzonderlijk georganiseerd en zelfs zoda- nig dat zij niet op elkaar aansluiten. Ieder directoraat-generaal heeft namelijk eenzijdig zijn eigen geautomatiseerde instrumenten voor het wetenschappelijk en technisch beheer van de projecten ontwikkeld. Het ontbreken van een geco(cid:246)rdineerd informatica- beleid voor het beheer van de onderzoeksacties is daar gedeeltelijk debet aan. Deze gescheiden ontwikkelingen die een belemmering zijn voor de uitwisseling van informatie en voor werkelijke co(cid:246)r- dinatie tussen de diensten die het programma beheren, zijn niet gerechtvaardigd. Ze zijn een bron van onnodige kosten en rem- men de invoering van een gezamenlijk gebruikt en volledig sys- teem af. Geen enkele dienst beschikt namelijk over een bestand met een volledig historisch overzicht van projecten en begunstig- den als componenten van het programma. Door dit onvolledige karakter van de gebruikte systemen worden de beherende dien- sten echte beheers- en controle-instrumenten ontnomen, bij gebreke van onderzoeksmogelijkheden, uitgebreide kruis- onderzoeken of eenvoudigweg statistische onderzoeken. Mechanismen voor co(cid:246)rdinatie en samenwerking 53. Op het gebied van landbouwonderzoek is door de controles van de Kamer bij de begunstigden aangetoond dat er inderdaad activiteiten zijn die lijken op die welke door het FAIR-programma worden ondersteund, doch worden gefinancierd buiten het kader van het 4e KP. 54. Dergelijke financieringen kunnen van grote invloed zijn bin- nen het kader van de Structuurfondsen. De Commissie heeft des- ondanks geen adequaat antwoord gegeven op de vraag hoe risico(cid:146)s van dubbele financiering en onnodige inspanningen kunnen wor- den voorkomen. De toename van het aantal demonstratieprojecten in de specifieke onderzoeksprogramma(cid:146)s was echter een verster- kende negatieve factor. De verklaringen van de partners in de onderzoeksvoorstellen, die noch zijn overgenomen in de vorm van contractuele bepalingen, noch zijn gecentraliseerd in een gezamenlijke database van de betrokken directoraten-generaal, kunnen niet als toereikend worden beschouwd. 55. In 1996 had het directoraat-generaal dat het FAIR-programma leidt een betere samenwerking voor ogen met de diensten die het landbouwbeleid beheren om te voorzien in een betere informa- tieverstrekking, maar dit heeft niet tot het gewenste resultaat geleid. Wat betreft de co(cid:246)rdinatie met de nationale onderzoeks- werkzaamheden, hebben de tot op heden ondernomen acties nog geen concrete resultaten opgeleverd. Op landbouwgebied is afge- zien van het oude informatiesysteem, zonder dat er een nieuw systeem voor in de plaats is gekomen. BEHEER VAN DE ACTIES VAN HET FAIR-PROGRAMMA 56. In de vier jaar durende periode van het programma zijn inspanningen geleverd ter verbetering van het beheer van de acties. Op een aantal punten werd echter tekortgeschoten ten aanzien van de regelgeving en de gebezigde praktijken, de uitvoering van de procedures voor beheer, follow-up en controle. 57. De hierna beschreven praktijken hebben direct of indirect geleid tot ondermijning of zelfs ontduiking van de van kracht zijnde regels. Datering van de contracten de gezien budgettaire verplichtingen, 58. Om de vertraging in te lopen die was ontstaan in het tijd- schema van de eerste oproep, moest het directoraat-generaal (cid:132)Landbouw(cid:148), de onderhandelingsfase bespoedigen om de contracten v(cid:243)(cid:243)r 31 december 1995 te tekenen. Omdat de onderhandelingen op die datum nog niet waren afgerond, zijn veel contracten pas aan het begin van het daaropvolgende begrotingsjaar gesloten. De Com- missie heeft ze niettemin december 1995 gedateerd. Deze praktijk van het antedateren van contracten heeft zich niet beperkt tot de voorstellen naar aanleiding van de eerste oproep voor FAIR. Van de 48 onderzochte projecten zijn namelijk 18 soortgelijke geval- len geconstateerd, die weliswaar verschillende oproepen, doch alle gebied 4 betreffen. Deze handelwijze is in strijd met artikel 6, vijfde alinea, van het Financieel Reglement, dat bepaalt dat (cid:132)de betalingsverplichtingen worden geboekt aan de hand van de betalingsverplichtingen die tot en met 31 december zijn aange- gaan(cid:148). Dit heeft tot gevolg dat er nauwelijks gefundeerde relaties ontstaan tussen de Commissie en haar partners. De Commissie heeft in februari 1998 een eind gemaakt aan deze juridisch onaan- vaardbare praktijk. Positie en rol van de ordonnateur 59. Uit de analyse van de delegaties op het gebied van betalings- verplichtingen van de uitgaven blijkt dat de gedelegeerde ordon- nateur van de eenheid die was belast met het beheer van de pro- jecten van gebied 4 ondergeschikt was aan de beheerder van de dossiers, hoofd van de eenheid. Deze situatie bracht met zich dat hij was belast met de voorbereiding van de dossiers die aan de beheerder moesten worden voorgelegd en dat hij de bijbehorende betalingsverplichtingen moest ondertekenen. In 1996 is voor meer dan 98 % van de betalingsverplichtingen op deze wijze een beta- lingsopdracht verstrekt door deze enige, aan de beheerder onder- geschikte functionaris. Zoals het Verdrag (1) en het Financieel Reglement (2) bevestigen, is de ordonnateur een van de belang- rijkste betrokkenen bij de uitvoering van de begroting; hij alleen is bevoegd om bepaalde handelingen te verrichten waarvoor hij expliciet verantwoordelijk wordt gesteld. Deze bepalingen, of althans de strekking ervan, worden niet nageleefd als de gedele- geerde ordonnateur zich in een ondergeschikte positie ten opzichte van de beheerder bevindt. De ordonnateur geniet, gezien deze ondergeschiktheid, niet de onafhankelijkheid die nodig is voor de verantwoordelijkheden die zijn functie met zich brengt. Overleg tussen de diensten 60. Het overleg tussen de diensten is een verplichting van het reglement van orde van de Commissie ter waarborging van de doorzichtigheid en de samenhang van de uiteindelijke beslissin- gen die zij moet nemen. Het overleg tussen de diensten voor de (1) Artikel 209, sub c), van het EG-Verdrag. (2) Artikelen 21 en 73 van het Financieel Reglement. C 92/12 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 selectie van de onderzoeksvoorstellen van het FAIR-programma is gevoerd op basis van een lijst van projecten met ieder hun eigen nummer, titel, kosten en geschatte communautaire bijdrage. Deze informatie was in de praktijk ontoereikend voor de betrokken directoraten-generaal om een werkelijke analyse van de voorstel- len te kunnen maken en met kennis van zaken te oordelen over het belang ervan. 61. De voorgeschreven overlegtermijn van tien werkdagen alvo- rens het dossier bij het Secretariaat-generaal wordt ingediend is bovendien zelden in acht genomen. Zo beschikten de directoraten- generaal die voor de eerste drie oproepen werden geraadpleegd slechts over ØØn tot vier dagen. Met dergelijke termijnen was het niet mogelijk om met de vereiste zorgvuldigheid de voorstellen te analyseren en tijdig te reageren op eventuele risico(cid:146)s van dubbele financiering. Zo waren er belangrijke risico(cid:146)s gesignaleerd in het kader van het specifieke programma Innovatie (cid:132)voor de versprei- ding en exploitatie van de resultaten van de activiteiten inzake OTO en demonstratie(cid:148) (1), waarvan sommige voorstellen bleken te lijken op die welke door het FAIR-programma waren gefinan- cierd. Boeking van en toezicht op de huishoudelijke en personeelsuitgaven 62. De Commissie telde op 31 oktober 1998 93 functionarissen die werden gefinancierd met de onderzoekskredieten van het FAIR-programma. Hiervan werkten er 54 uitsluitend mee aan het beheer van de FAIR-acties, terwijl de anderen in werkelijkheid waren toegewezen aan andere programma(cid:146)s of diensten. De orga- nigrammen van de diensten maken gewag van 91 functionaris- sen die fysiek zijn toegewezen aan de taken van het programma. Hiervan worden er 37 gefinancierd uit andere bronnen dan de begrotingslijn van FAIR, van wie 21 uit huishoudelijke kredieten. Deze loskoppeling van budgettair en fysiek beheer van de aan een programma toegewezen functionarissen is willekeurig. Hierdoor wordt het toezicht op de bijbehorende uitgaven onnodig ingewik- keld, en ontstaat een vertekend beeld van deze uitgaven. 63. De beschikking van de Raad tot vaststelling van het speci- fieke FAIR-programma stelt voor de huishoudelijke en perso- neelsuitgaven een maximum vast van respectievelijk 4 en 3,3 % van het budget voor het programma. Om ervoor te zorgen dat deze drempels in acht worden genomen, heeft de Commissie een methode ingesteld voor een vaste toewijzing van de uitgaven met verdeling van de uitgaven over de specifieke programma(cid:146)s naar verhouding van de voor ieder programma bepaalde begrotings- toewijzing. Hieruit blijkt dat de opgelegde maximumpercentages altijd in acht worden genomen maar ook dat de werkelijke perso- neelskosten en a fortiori de kosten van het programma, niet bekend zijn. 64. De personeelskosten worden geboekt via twee verzamel- rekeningen voor personeel en statutair onderzoekspersoneel, res- pectievelijk voor de nationale gedetacheerde deskundigen en de uitzendkrachten en voor de ambtenaren in vaste dienst en de hulpfunctionarissen. Alleen de op de tweede rekening ingeschre- (1) Beschikking 94/917/EG van de Raad van 15 december 1994 hou- dende aanneming van een specifiek programma voor de verspreiding en exploitatie van de resultaten van de activiteiten inzake onderzoek en technische ontwikkeling, inclusief demonstratie (1994-1998) (PB L 361 van 31. 12. 1994). ven uitgaven worden echter meegerekend bij het vaststellen van het door de Raad goedgekeurde maximumpercentage personeels- kosten. De andere worden opgenomen onder de zogenoemde administratieve uitgaven, zodat daarop de bijbehorende bereke- ning van het toegestane maximum van toepassing is. 65. Behalve op deze boekhoud- en begrotingspraktijken moet worden gewezen op het feit dat bij de berekening van de perso- neelskosten om het goedgekeurde percentage in acht te nemen geen rekening is gehouden met de uitgaven van ten minste 21 ambtenaren in vaste dienst die worden betaald uit de kredieten van deel A, (cid:132)Huishoudelijke kredieten(cid:148), van de begroting. Bijzondere overeenkomsten met contractanten 66. De Commissie heeft verschillende contractanten bijzondere financiºle overeenkomsten gegund. Voor sommigen dienden deze als voorwendsel om geen gedetailleerde gegevens te verstrekken over hun werkelijke onkosten tijdens controles ter plaatse. Deze overeenkomsten ontsloegen hen namelijk van de verplichting om percentages werkelijke algemene kosten vast te stellen en wettig- den het gebruik van forfaitaire percentages voor alle Europese projecten. Dergelijke overeenkomsten waren geen uitzondering. Op basis van informatie van de Commissie konden 24 kader- overeenkomsten, contracten of speciale regelingen worden ge(cid:239)- dentificeerd. 67. Van deze laatstgenoemde zijn verschillende gevallen naar voren gekomen van berekeningen van bedragen van algemene kosten die niet conform de contractuele bepalingen zijn. Bij twee gecontroleerde begunstigden waren de gedeclareerde algemene kosten zelfs buitensporig. Ondanks de resultaten van door externe ondernemingen uitgevoerde controles die dit bevestigden, is door de bevoegde diensten van de Commissie geen enkele corrigerende maatregel getroffen. Deze overeenkomsten waren bovendien, aan het einde van het 4e KP, van twijfelachtige juridische waarde, voornamelijk omdat ze van oude datum waren: geen enkele van deze overeenkomsten was opgesteld ten tijde van het 4e KP en 17 waren ouder dan tien jaar. 68. Het sluiten van financiºle overeenkomsten die afwijken van de algemene voorwaarden van het standaardcontract belemmert een goede uitoefening van toezicht op en controle van de finan- ciºle aspecten van de dossiers en schaadt de doorzichtigheid van de contractuele procedures. Door een dergelijke praktijk genieten sommige contractanten namelijk ten onrechte faciliteiten, die niet worden genoemd in de bepalingen van de gesloten contracten. Samenwerking met het programmacomitØ van FAIR Kwaliteit en reikwijdte van de verstrekte informatie 69. Het programmacomitØ, bestaand uit vertegenwoordigers van lidstaten, heeft als voornaamste taak (2) de Commissie bij te staan (2) De rol van het programmacomitØ wordt omschreven door de beschik- king van de Raad van 13 juli 1987 tot vaststelling van de voorwaar- den die gelden voor de uitoefening van aan de Commissie verleende uitvoeringsbevoegdheden, en door de artikelen 5 tot en met 7 van de beschikking van de Raad betreffende het specifieke FAIR-programma. Artikel 7 omschrijft met name de maatregelen waarvoor haar advies nodig is of die vallen onder haar taak om op gezette tijden het comitØ 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/13 bij de goedkeuring van bepaalde maatregelen. Afhankelijk van de aard en het bedrag van de betreffende projecten nemen de dien- sten van de Commissie het advies over of verstrekken zij infor- matie over de activiteiten die in het kader van het programma worden uitgevoerd. Op het gebied van landbouwonderzoek was deze samenwerking met het comitØ soms moeilijk, zoals blijkt uit de verwijten van het comitØ over de kwaliteit en de reikwijdte van de informatie en de termijnen waarbinnen deze bij het comitØ werd ingediend. 70. De controle toonde aan dat de Commissie niet alle vereiste informatie schriftelijk aan het programmacomitØ had verstrekt. In andere gevallen hield zij zich aan het bepaalde in de regelgeving zonder echter de termijnen voor informatieverstrekking in acht te nemen, zoals overeengekomen in de werkprocedures van het comitØ. Het comitØ kon dus niet altijd zijn rol naar behoren ver- vullen. Zo kon voor het werkprogramma, voor het financierings- voorstel van FAIR1 en voor de budgettaire informatie in de loop van het programma, zijn gunstig advies pas worden verkregen onder druk van de vervaldata die de diensten van de Commissie zichzelf hadden opgelegd om het budgettaire tijdschema aan te houden en de kredieten aan het eind van het begrotingsjaar niet te verliezen. 71. Gelet op de drempels die de Commissie voor dat specifieke programma heeft vastgesteld, was het niet nodig voor bepaalde acties advies van dat comitØ in te winnen. Aangezien de Commis- sie als verplicht criterium voor subsidiabiliteit (1) van uitsluitend co(cid:246)peratieve onderzoeksprojecten voor KMO(cid:146)s een maximum- bedrag aan kosten had gesteld op 1 Mio ECU, leidde geen enkel voorstel tot een communautaire bijdrage boven de drempel van 0,5 Mio ECU, waarboven dit advies nodig was. Het programma- comitØ is dus ge(cid:239)nformeerd over de KMO-voorstellen zonder zijn advies te hoeven geven. 72. Terwijl, tot slot, sommige activiteiten op het gebied van landbouwonderzoek, zoals institutionele en concurrerende acti- viteiten voor wetenschappelijke en technische ondersteuning van het communautaire beleid, buiten het specifieke FAIR-programma werden uitgevoerd, was in geen enkele vorm van co(cid:246)rdinatie voorzien. Onafhankelijkheid van de leden van het comitØ 73. Volgens de procedureregels die zijn opgesteld voor het comitØ mogen de vertegenwoordigers van de lidstaten geen belang heb- ben bij of verbonden zijn aan een eenheid die is betrokken bij de voor advies voorgelegde voorstellen. Hoewel controles hebben uitgewezen dat ten minste vier van de 54 leden van het comitØ van het FAIR-programma hun taak binnen het comitØ uitoefen- den en tevens verantwoordelijk waren voor contracten, kon niet worden gecontroleerd of de vastgestelde bepalingen werden nage- leefd, aangezien de notulen van de zittingen niet vermeldden of de leden die bij een voorstel waren betrokken al dan niet deelna- men aan de discussie. 74. Om rekening te houden met de verplichtingen die de Com- missie jegens het Europees Parlement op het gebied van doorzich- tigheid is aangegaan (2), moesten de leden die geen overheids- ambtenaar waren bij hun benoeming in het programmacomitØ een verklaring ondertekenen dat er geen belangenconflict tussen het werk van het comitØ en hun persoonlijke belangen bestond. Er is echter om geen enkele verklaring gevraagd. Uitvoering van de beheers-, toezichts- en controleprocedures 75. Geconstateerd werd dat in bepaalde gevallen de beheers-, toezichts- en controleprocedures niet strikt genoeg werden toe- gepast, zowel intern als tegenover begunstigden van de projecten. Korte termijnen 76. Het strakke budgettaire tijdschema is vaak de oorzaak van de geconstateerde tekortkomingen. Omdat de diensten niet over vol- doende tijd beschikken, is de voorbereiding van het beheer van de acties soms verwaarloosd. 77. De partners die de FAIR-projecten beheren hebben tot maart 1997 gewerkt aan de gids voor het opstellen van technische rap- porten met betrekking tot het vorige programma. De nieuwe gids is pas laat opgesteld en kon toen pas worden verspreid. De eerste beoordelingen met betrekking tot de gezamenlijke acties zijn uit- gevoerd op basis van de vragenlijst van projecten voor gezamen- lijke rekening. Deze lijst was echter niet geschikt, omdat verschil- lende vragen niet van toepassing waren. Er is later een passend formulier voorbereid voor de gezamenlijke acties. In februari1996 werden de uitgangspunten van dit formulier besproken, maar omdat het een jaar later werd geaccepteerd, kon het niet worden gebruikt v(cid:243)(cid:243)r FAIR5, de voorlaatste oproep van het programma. 78. Bovendien is, vanwege de heronderhandeling met het programmacomitØ over de lijst met voorstellen voor FAIR1, het desbetreffende besluit van de Commissie voor het directoraat- generaal (cid:132)Landbouw(cid:148) laat genomen, in december 1995. Voor de contracten die v(cid:243)(cid:243)r eind 1995 waren gesloten, kon geen normale onderhandelingsprocedure worden uitgevoerd vanwege de beschikbare termijn. 79. Dit besluit van de Commissie is bovendien genomen volgens een versnelde schriftelijke procedure. Ofschoon slechts in een beperkt aantal gevallen een beroep kan worden gedaan op deze procedure, daar zij - volgens het handboek operationele procedu- res - bestemd is voor normatieve handelingen die spoedeisend zijn vanwege onvoorziene en uitzonderlijke omstandigheden, kon toch aan de hand van geen enkel gegeven worden beoordeeld of (1) in te lichten. In een voetnoot van het informatiedossier betreffende de stimulerings- maatregelen op technologisch gebied die zijn bestemd voor KMO(cid:146)s. (2) Nota van het Algemeen Secretariaat van de Commissie van 13. 11. 1996, SEC(93) 2118. C 92/14 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 aan de in dit handboek bepaalde toepassingsvoorwaarden was voldaan. Om een dergelijke administratieve vertraging in te halen, kon men zich niet beroepen op de noodzaak van een kortere ter- mijn. den 126 van de 203 per 31 december 1997 gefinancierde maat- regelen met B beoordeeld, terwijl slechts 40 van de 310 gefinan- cierde projecten voor gezamenlijke rekening of gezamenlijke acties deze beoordeling B kregen. 80. Tot slot wordt, ook al is de inschrijvingstermijn van de oproepen niet gereglementeerd, in de praktijk gewoonlijk aan de begunstigden een termijn van drie maanden verleend. Die van de specifieke oproep en van de eerste gezamenlijke oproep met betrekking tot BSE - respectievelijk vastgesteld op 59 en op 77 dagen - waren echter korter. Termijnen waarbinnen de gegadigden onmogelijk tot een redelijke offerte kunnen komen, zijn niet ver- enigbaar met de kwaliteitseis van de communautaire onderzoeks- acties. Hierdoor kan eveneens de gelijke behandeling van poten- tiºle begunstigden in twijfel worden getrokken. Uit de controles van de Kamer blijkt dat van de 53 FAIR-voorstellen met betrek- king tot BSE die zijn ontvangen, er ten minste acht afkomstig zijn van een onafhankelijke deskundige, medewerker van het rapport dat als basis heeft gediend voor het opstellen van het actieplan van de Commissie en dat aan het einde van de selectie vijf daarvan op een totaal van 19 aangenomen projecten een communautaire financiering kregen toegewezen. Formalisering van het beheer van de acties 81. De hierna vastgestelde tekortkomingen hebben vrij vaak betrekking op een gebrek aan formalisering van de verrichte werkzaamheden. Beoordeling en selectie van de voorstellen 82. Deze nauwkeurigheid ontbrak vooral waar het gaat om selectie van de voorstellen, met name op twee belangrijke punten. Het eerste betreft het ontbreken van voldoende formalisering van de eindbeoordeling van de onafhankelijke deskundigen. Aan het einde van de externe beoordelingsfase moet iedere groep deskun- digen zijn aanvankelijke beoordeling preciseren. Omdat deze laat- ste analyse niet wordt gedocumenteerd, konden extra punten die aan de onderzochte voorstellen waren toegekend niet worden ver- klaard. 83. Het tweede aspect houdt verband met de kwaliteit van de informatie die de Commissie opstelt om de selectie van bepaalde acties, die van de evaluerende deskundigen de beoordeling B kre- gen, te rechtvaardigen. Aangezien in de regel de beste voorstellen worden gefinancierd, vereist afwijking hiervan een gedegen argu- mentatie. Er moet worden aangetoond dat de selectie niet plaats- vindt ten koste van projecten van een hoger wetenschappelijk en technisch niveau, en dat de betreffende voorstellen vatbaar zijn voor reºle verbeteringen. In de praktijk is dit bewijs echter niet altijd geleverd. Wanneer de motivering was geleverd, beloofde de Commissie rekening te houden met de kritiek van de deskundi- gen, zonder echter concrete acties vast te stellen die zij als voor- waarde beschouwde voor het toekennen van communautaire steun. Onderhandelingen over de contracten 85. Sommige aspecten van de onderhandelingsfase van de con- tracten waren ook niet voldoende geformaliseerd. De resultaten van de bespreking van de technische kenmerken verschijnen wel- iswaar in de dossiers, maar de financiºle onderhandelingen zijn minder vaak naar behoren gedocumenteerd. In de diensten van met name DG XII zijn in dossiers weinig sporen terug te vinden van de budgettaire onderhandelingen over de voorstellen, en de gevraagde informatie is vaak ontoereikend om een analyse te kun- nen maken van de subsidiabele kosten. 86. De onderhandelingsfiches, aanvankelijk opgesteld door DG XII, zijn niet aangepast aan de behoeften en de bijzonderheden van de andere beherende diensten. Bepaalde antwoorden zijn niet relevant en bovendien bevat een aantal antwoorden duidelijke fouten die aan het eind van de onderhandelingen niet waren opge- merkt, noch gecorrigeerd. De meest voorkomende fouten betref- fen het type of de aard van de eenheid, Øn de vraag of de contrac- tant al dan niet tot een groep behoort. 87. In 13 van de 44 gecontroleerde gevallen betroffen de budget- taire onderhandelingen uitsluitend een verlaging van de budget- ten van de ingediende voorstellen. Deze verlagingen, die soms expliciet werden gemotiveerd door commentaar van de evalue- rende deskundigen, gingen echter niet vergezeld van een analyse op basis waarvan kon worden beoordeeld of deze verlagingen vol- stonden en wat het effect ervan op de voorgestelde werkzaamhe- den was, waarbij het aan de partners werd overgelaten zelf vrije- lijk te beslissen over de gevolgen voor de taken en doelstellingen van de projecten. De diensten van DG VI hebben regelmatig sys- tematische en eenzijdige verminderingen van in eerste instantie door de contractanten voorgestelde begrotingen toegepast. Deze hadden bij lange na niet de verwachte effecten en brachten de partners ertoe het budget te verhogen met het bedrag van de kos- ten van hun voorstellen. 88. Voor andere gevallen bleek niet duidelijk dat er in de defini- tieve contracten rekening was gehouden met de opmerkingen van de deskundigen. Uit verschillende situaties blijkt dat een beter ant- woord op de aanbevelingen, reserves of twijfels van deskundigen de Commissie de moeilijkheden had kunnen besparen die zich later voordeden bij de uitvoering van de onderzoeks- werkzaamheden. 84. De controles toonden bovendien aan dat de beoordelingen technologische van de onafhankelijke deskundigen voor stimuleringsmaatregelen (premies voor het uitvoeren van een ver- kennende fase en projecten inzake gezamenlijk onderzoek) die bestemd waren voor KMO(cid:146)s, over het algemeen lager uitvielen dan die van andere projecten voor gezamenlijke rekening van het FAIR-programma. Deze bijzonderheid is niet toegelicht. Zo wer- 89. In de technische bijlage van de projecten, die een integraal deel van het onderzoekscontract vormt, wordt niet voldoende rekening gehouden met de veranderingen waartoe aan het eind van de onderhandelingen is besloten. Wat betreft organisatie en de wijze van co(cid:246)rdinatie toonden de controles bovendien belang- rijke verschillen aan tussen de theoretische beschrijving in de technische bijlage en de praktijk. De verstrekte informatie over de bekwaamheden van de teams die de onderzoekswerkzaamheden 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/15 moesten uitvoeren, waren evenmin erg gedetailleerd. Dit laatste element vergemakkelijkte soms de overdracht van het beheer en de leiding van de projecten aan derden zonder voorafgaande toe- stemming van de Commissie, zoals voorzien in de bepalingen van het standaardcontract (1). 90. Vastgesteld is dat in de onderzoekscontracten van sommige beherende diensten herhaaldelijk gebruikelijke clausules zijn weg- gelaten. Zo ontbrak regelmatig informatie over de hoedanigheid, de status of de functie van de ondertekenaars, terwijl in andere gevallen de standaardbepalingen met betrekking tot geassocieerde lidstaten en partners niet waren vermeld. Financiºle en technische vereisten Financiºle draagkracht van de inschrijvers 91. Er waren geen speciale instructies voor het controleren van de financiºle draagkracht van de inschrijvers alvorens de contrac- ten werden gesloten. Aangezien de dossiers geen concrete gege- vens hierover bevatten, kon niet worden bevestigd of de analyses door de diensten van de Commissie (cid:252)berhaupt waren uitgevoerd, temeer daar bij de steekproefsgewijs onderzochte projecten heel weinig financiºle documenten die de partners hadden verzonden om bij de onderhandelingen te gebruiken, waren bewaard. 92. In de praktijk zijn weinig bankgaranties genomen. Boven- dien waren de gecontroleerde bankgaranties noch toereikend, noch gebaseerd op relevante criteria. DG XII telt aldus slechts vier FAIR-contracten die een bankgarantie hadden sinds het begin van het programma. Alle garanties hebben betrekking op de co(cid:246)rdi- nator van de projecten, onafhankelijk van de competentie en de financiºle gezondheid van de andere contractanten. Aangezien de partners niet financieel hoofdelijk aansprakelijk zijn, zijn deze niet toereikend om de communautaire belangen naar behoren te beschermen. Bovendien was voor twee van de vier garanties een ongeschikte looptijd vastgesteld. 93. Binnen de directoraten die het programma beheren was er geen gecentraliseerd toezicht op de gevraagde bankgaranties. Over de aanvragen werd eenzijdig een besluit genomen door ieder directoraat, onafhankelijk van de bij een ander directoraat reeds beschikbare informatie, waardoor er aanzienlijke verschillen optra- den, zowel qua inhoud als qua omvang van de gedekte risico(cid:146)s. Verplichtingen van de contractanten 94. Bij de controles kon vaak worden vastgesteld dat de partners niet de nodige aandacht schenken aan de clausules van de onderzoekscontracten en dat, uit onwetendheid of opzettelijk, tal- rijke fundamentele regels worden genegeerd. Deze vastgestelde vergissingen, nalatigheden en manco(cid:146)s komen voor de verschil- lende contractanten qua aard en gevolgen sterk overeen: de boek- houdkundige en analytische procedures voldoen of bestaan niet, (1) Artikel 2, lid 2, van de algemene voorwaarden behorende bij het stan- daardcontract. de bepalingen met betrekking tot de vaststelling en de verant- woording van de tijd en subsidiabele kosten worden niet nageko- men. Tot tweemaal toe kwamen door co(cid:246)rdinatoren uitgevoerde betalingen uit hoofde van terugstorting van de ontvangen com- munautaire bijdrage, ten goede aan natuurlijke personen, terwijl ze bestemd waren voor organisaties, partners van de projecten. Deze situatie kan deels worden verklaard uit het feit dat de behe- rende diensten geen serieuze verplichtingen hadden opgelegd en weinig eisen hadden gesteld. 95. In talrijke gevallen bleek echter duidelijk uit de aan de Com- missie verstrekte informatie dat de kwaliteit van de procedures te wensen overliet of dat de bepalingen van het standaardcontract niet waren nagekomen. Het ontbreken van de in de contractuele bepalingen voorgeschreven parafen of buitensporige of onrede- lijke uurtarieven of algemene kosten ofwel het niet nakomen van de in het contract bepaalde termijnen hebben bijvoorbeeld geen aanleiding gegeven tot onderzoek door de diensten van de Com- missie. Dientengevolge is er geen enkele actie ondernomen om dit te verhelpen. 96. De deelname van derden, subcontractanten van com- munautaire onderzoeksprojecten, is toegestaan op bepaalde voor- waarden, waaronder een voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie (2). Deze beperking, waaraan geen enkel voor- behoud is verbonden ten aanzien van het werkelijke motief van de onderaanneming en de soort taken die aan externe dienstver- leners worden toevertrouwd, volstaat echter niet met het oog op de controlerechten waarover de Commissie beschikt. Het stan- daardcontract verleent haar namelijk slechts beperkte controle- rechten, te weten technische controle van de betrokken derden, en de toegangsrechten met betrekking tot deze derden, met uitslui- ting van ieder recht op financiºle controle. 97. Controles ter plaatse hebben bovendien aangetoond dat de voorwaarden in het standaardcontract op het gebied van onderaan- neming slecht bekend waren en bijgevolg slecht werden toegepast. In sommige gevallen was het voornaamste doel van de sub- contracten de co(cid:246)rdinator van zijn eigenlijke taak, namelijk weten- schappelijke co(cid:246)rdinatie van de projecten, te ontslaan of nationale regels te ontduiken die aan de contractanten werden opgelegd. Van 44 ter plaatse gecontroleerde projecten waren er ten minste vijf gevallen van onderaanbesteding als voorwendsel voor laak- bare praktijken. De meest voorkomende praktijken betroffen het sluiten van contracten tussen partners van eenzelfde project of met een gelieerde onderneming, zonder regelingen te treffen voor de interne winst die in voorkomend geval werd gefactureerd, het sluiten van contracten of aanhangsels van contracten zonder voorafgaande toestemming van de Commissie en het ontbreken van een verantwoording met betrekking tot de precieze aard van de verrichte dienst en de bijbehorende kosten. Financieel en technisch toezicht op de acties 98. Uit de methoden voor toezicht op de acties komt eveneens menig verschil in kwaliteit en doeltreffendheid naar voren. Dit is soms te wijten aan het ontbreken van instructies. (2) Artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden behorende bij het stan- daardcontract bepaalt dat de contractanten subcontracten kunnen sluiten onder voorbehoud van voorafgaande schriftelijke toestem- ming van de Commissie als het totaal van de onderaanbestede werk- zaamheden 20 % hoger is dan de geschatte terug te betalen kosten van de contractant voor het project, tenzij het contract gedetailleerde gegevens hierover bevat. C 92/16 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 99. De vorm van de wetenschappelijke en financiºle verklarin- gen die de beheerders overlegden na afloop van de analyse van de periodieke technische rapporten en de financiºle overzichten vol- doet in sommige diensten niet. De verklaringen zijn niet gedocu- menteerd, omdat er geen gegevens zijn over de mijlpalen en over de voortgang van de projecten. 100. Tijdens de looptijd van projecten worden er bezoeken ter plaatse georganiseerd, doch met een wisselende regelmaat en fre- quentie. Tevens worden er vergaderingen in Brussel belegd, tijdens welke co(cid:246)rdinatoren uitgenodigd worden hun projecten en de voortgang van hun werkzaamheden te presenteren. Invorderingen 105. De doeltreffendheid van de invorderingsprocedure hangt af van de kwaliteit van de samenwerking tussen de drie betrokken diensten, te weten die van de ordonnateur, van de rekenplichtige en de juridische dienst. In de praktijk is de rol van de rekenplich- tige beperkt tot het boeken van de invorderingsopdrachten en tot het informeren van de ordonnateurs die, v(cid:243)(cid:243)r iedere geschilfase, verantwoordelijk blijven voor het ophelderen van de situatie met de debiteuren. Bij gebreke van adequate controle in dit stadium waren aan de rekenplichtige overgelegde dossiers voor afgifte van de invorderingsopdrachten ofwel onvolledig, ofwel te laat inge- diend. 101. Behalve de methode om overzichten van de uitgaven die na afloop van de contractuele termijn worden ingediend, vertraagd te behandelen, worden binnen de drie directoraten die het pro- gramma beheren nog een aantal andere methoden voor betaling van de communautaire bijdrage gebruikt. Een van deze methoden is echter strijdig met de contractuele bepalingen. De periodiek naar gelang van de aanvaarde kosten gestorte voorschotten wor- den berekend op basis van een voorlopig tijdschema voor uitga- ven dat niet in het contract is bepaald. Tijdens de looptijd van het project leidt deze methode in sommige gevallen tot communautaire betalingen die de bijdrage ter hoogte van de werkelijk gemaakte kosten duidelijk overschrijden. Controle van de acties 102. Ten aanzien van de controle van de onderzoeksacties is er geen sprake geweest van co(cid:246)rdinatie tussen de directoraten- generaal die het FAIR-programma beheren. Het directoraat- generaal (cid:132)Landbouw(cid:148) beschikte bovendien niet over de nodige middelen, noch over de nodige tijd om voldoende controles te verrichten, gelet op het aantal beheerde projecten en de hoogte van de toegekende financieringen. De controles van de interne controle-eenheid van DG XII waren talrijker. De selectie hiervan berustte echter op geen enkele nauwkeurige risicoanalyse en de uitvoering ervan werd in sommige gevallen gekenmerkt door bui- tensporige vertragingen. 103. Bij de uitgevoerde controles ligt de nadruk duidelijk op het financiºle aspect: zij hebben voornamelijk betrekking op de con- trole van de gedeclareerde uitgaven. Bij de controles is de verifi- catie van het bestaan, van de conformiteit en van het belang van de uitgevoerde wetenschappelijke werkzaamheden alsmede van de verkregen resultaten daarentegen weinig georganiseerd. De technische controle wordt namelijk door de wetenschappelijke beheerders voornamelijk uitgevoerd aan de hand van dossiers, en wel op basis van jaarlijkse rapporten die de contractanten over- handigen of tijdens bezoeken aan de projecten bij vergaderingen van partners. een van taak- gebreke duidelijke 104. Bij en verantwoordelijkheidsverdeling tussen de beherende en controle- rende diensten is er tot slot geen behoorlijk gevolg gegeven aan de opmerkingen ten aanzien van de begunstigde contractanten van het FAIR-programma, waardoor de controles inboetten aan belang en aan afschrikkende werking bij betrokken derden. In verschil- lende opmerkelijke gevallen zijn de exploitatie en de verspreiding van de resultaten van de controles onvoldoende gebleken. 106. De analyse van de periodieke boekhouding van de Com- missie met betrekking tot de begrotingsjaren 1996, 1997 en begin 1998, waarbij de lijst met niet afgewikkelde, afgegeven invorde- ringen per jaar wordt weergegeven, brengt de over het algemeen geringe invorderingspercentages aan het licht. Drie dossiers, die sinds juli 1996 en augustus 1997 door de juridische dienst van de Commissie worden onderzocht, en waarvan de vervaldata zijn verstreken, vertegenwoordigen 92 % van het nog te innen bedrag van 3,4 Mio ECU. Demonstratieprojecten van het AIR-programma op non-food-gebied 107. Het AIR-programma heeft, in het kader van gebied 1, (cid:132)Non- food(cid:148), zeven demonstratieprojecten gefinancierd, waarvan elk door een Europees economisch samenwerkingsverband (EESV) werd geco(cid:246)rdineerd dat uitsluitend ter afronding van het project was samengesteld. Deze projecten met een communautaire bij- drage van 45 Mio ECU, vastgesteld op 30 % van hun subsidiabele kosten, waren een vervolg op kostbare voorstudies van 4,7 Mio ECU die werden uitgevoerd van 1991 tot 1992 in het kader van maatregelen van voorbereiding, begeleiding en toezicht. Al deze projecten hadden desondanks te kampen met grote moeilijkhe- den. Het beheer en de follow-up ervan werden bovendien geken- merkt door talrijke tekortkomingen en afwijkingen. 108. Alle projecten kregen aan het einde van de externe evalua- tie de beoordeling B, zonder dat de verbeteringen die vereist zijn ter motivering van de selectie ervan met bewijsstukken werden gestaafd. 109. De contracten waren weliswaar tussen oktober en novem- ber 1992 ondertekend, maar voor drie contracten was de effec- tieve datum voor de start van de werkzaamheden vastgesteld op een eerdere datum. Omdat ze niet binnen de termijn van 36 maanden konden worden uitgevoerd, werd herhaaldelijk verlen- ging van een contract toegekend. 110. De opzet ervan binnen het EESV bleek ongeschikt voor de gebruikelijke communautaire procedures voor technisch en finan- cieel beheer van contracten. Zo werden communautaire financie- ringen toegekend zonder dat een speciale bankgarantie werd genomen, terwijl het kapitaal van ieder EESV in geen verhouding stond tot het toegekende bedrag en de kosten van de zelf te finan- cieren uit te voeren werkzaamheden. Bovendien bleken de eerste gestorte voorschotten vanwege vertragingen in de uitvoering van 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/17 de projecten te groot, wat de diensten van de Commissie ertoe heeft gebracht de bedragen van de volgende stortingen te verla- gen. Aangezien het begrotingsjaar ten einde liep, zijn de ingehou- den bedragen uiteindelijk gestort. Commissie zou er bovendien naar moeten streven een samenhan- gend beleid op het gebied van informatiesystemen uit te werken voor alle directoraten-generaal die het kaderprogramma beheren, en gemeenschappelijke automatiseringsinstrumenten voor het beheer moeten hanteren. CONCLUSIES 111. Het specifieke FAIR-programma vormt een voortzetting en uitbreiding van de eerdere onderzoeksinspanningen op landbouw- gebied. Concreet heeft dit geleid tot een toename van de kredieten en diversificatie van de gefinancierde activiteiten. Maar deze ter- beschikkingstelling van aanvullende middelen zou doeltreffender zijn geweest als zij vergezeld was gegaan van een aangepaste structuur en geschikte beheersinstrumenten. 112. Er zou moeten worden getracht indicatoren te ontwikkelen en de verplichtingen ten aanzien van de eindevaluatie van eerdere programma(cid:146)s na te komen. De resultaten en het effect van de onderzoeksacties zouden zodoende beter kunnen worden geme- ten en de inzet van het programma zou concreter worden. Het globale inzicht in het programma, evenals de relevantie van de gestelde prioriteiten, zouden dan toenemen en naderhand zou kunnen worden gecontroleerd of de verkregen resultaten overeen- komen met de oorspronkelijke doelstellingen. 113. De co(cid:246)rdinatie van de onderzoeksacties die binnen het pro- gramma en in breder verband in het kader van het gehele com- munautaire beleid zijn uitgevoerd, zou moeten worden uitgebreid. Door een beter gebruik, of zelfs een verbetering van de bestaande co(cid:246)rdinatie-instrumenten zou enerzijds de complementariteit en de convergentie van de geleverde inspanningen kunnen worden verzekerd, en anderzijds nodeloze herhaling kunnen worden voor- komen. 114. De homogeniteit van de procedures en de samenhang van alle acties van het programma zouden worden versterkt indien aan de leidende rol die is voorbehouden aan een van de directoraten-generaal, formele prerogatieven zouden zijn verbon- den voor het wetenschappelijke en financiºle beheer ervan. De 115. Het inzicht in de beschikkingen en besluiten van de Com- missie op het gebied van selectie en financiering van acties zou groter zijn en de instemming van de begunstigden sterker als de voornaamste uitvoeringsbepalingen van het programma, vooraf- gaand aan de uitvoering ervan, verduidelijkt en verhelderd waren. 116. Er zouden bepalingen moeten worden vastgesteld die van toepassing zijn op het hele kaderprogramma voor onderzoek, om de kwaliteit en de onafhankelijkheid van de deskundigen in hun hoedanigheid van beoordelaars te garanderen en de resultaten van de selecties beter te motiveren. Gezien de specifieke aard van som- mige maatregelen van het FAIR-programma zouden de regels voor samenwerking met het programmacomitØ herzien moeten wor- den, zodat dit comitØ zijn advies kan uitbrengen over de financie- ring van de acties, ongeacht het bedrag ervan. 117. De juridische en technische kwaliteit van de contracten is onvoldoende en voor verbetering vatbaar. Er zou moeten worden voorzien in de gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid van de contractanten, alsmede in betere sanctiemethoden. Gezien de hoogte van de communautaire financieringen en met het oog op de naleving van de bepalingen van het Financieel Reglement zou het bij gebreke van overgelegde bewijsstukken dienstig zijn echt- verklaring van de uitgaven door een bevoegde autoriteit te eisen. Behalve de voorgaande verbeteringen, zou de controle door de beherende diensten van de technische en financiºle clausules van de contracten moeten worden versterkt. 118. Bepaalde geconstateerde tekortkomingen bij de uitvoering van het programma hadden kunnen worden vermeden. Een betere planning van de acties, een streven naar formalisering van de fasen van beoordeling van de voorstellen en van de fasen van onderhandeling over de contracten en, ten slotte, strengere eisen en meer nauwkeurigheid ten aanzien van het toezicht op en de controle van de acties, zouden bijdragen tot verbetering van de kwaliteit ervan. Een en ander is bepalend voor de erkenning van de doeltreffendheid van het programma en van het communautair beheer. Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 16 december 1999. Voor de Rekenkamer Jan O. KARLSSON President C 92/18 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE INLEIDING Onderzoeken op het gebied van landbouw en visserij 1, 2 en 5. Het FAIR-programma is ontstaan uit een reeks programma(cid:146)s die werden beheerd door drie afzonderlijke DG(cid:146)s als onderdeel van het tweede kaderprogramma en die verband hiel- den met sectoren als visserij, landbouw, voeding en duurzame energiebronnen. Deze zijn bij het derde kaderprogramma (KP) gebundeld in het programma AIR, ØØn specifiek programma voor onderzoek van boer of visser tot consument. Dit programma is weer verder ontwikkeld tot FAIR, dat is opgezet als een meer doel- gerichte en ge(cid:239)ntegreerde actie op basis van de resultaten van de vorige programma(cid:146)s. Om te kunnen beantwoorden aan de veranderende doelstellingen van het onderzoek op het gebied van landbouw, agro-industrie en visserij, heeft de Commissie haar organisatiestructuur regelmatig herzien, met name om de steeds grotere programmabudgetten zo doelmatig mogelijk te kunnen gebruiken. De doelstellingen van het FAIR-programma zijn vastgesteld bij het overeenkomstige besluit van de Raad en in het door de Commis- sie goedgekeurde werkprogramma, waarin de wetenschappelijke en technologische doelstellingen, de onderzoeksprioriteiten en uitvoeringsmodaliteiten nauwkeurig worden beschreven. Volgens de Commissie is het altijd moeilijk om voor een nog niet concurrerend onderzoeksprogramma kwantitatieve doelstellin- gen te bepalen, temeer daar het onderzoek vernieuwende en onzekere elementen bevat. De Commissie beschikt echter wel over hulpmiddelen om het welslagen of falen van de doelstellingen van onderzoeksprogramma(cid:146)s te meten in de vorm van vijfjaarlijkse evaluaties en jaarlijkse follow-up, die ook sinds het begin van dit programma hebben plaatsgevonden. De onafhankelijke deskun- digen die voor de jaarlijkse follow-up hebben gezorgd, waren steeds van oordeel dat het FAIR-programma de in de loop van het programma gestelde doelstellingen met succes had weten te berei- ken. handleiding voor het beheer van overheidsmiddelen uitgegeven. In dit document worden de algemene procedures voor de evalua- tie van voorstellen en de opstelling van OTO-contracten, met inbegrip van de regels voor de selectie van deskundigen, voor leken toegelicht. De Commissie heeft deze procedures bij het FAIR-programma op transparante wijze toegepast. Bovendien is een specifieke handleiding voor de evaluatie van FAIR opgesteld en in gebruik genomen door de drie DG(cid:146)s die het programma samen beheren. Alle door de Commissie in het kader van het programma gese- lecteerde projecten waren volgens de onafhankelijke deskundigen die de voorstellen hebben beoordeeld, van hoge wetenschappe- lijke kwaliteit. Indien nodig zijn projecten die strijdig werden geacht met bepaalde takken van het beleid van de Gemeenschap (GLB, GVB), nader geanalyseerd op basis van de criteria inzake de relevantie in de aanvullende documentatie die in de loop van het programma is gepubliceerd. Deze analyse heeft plaatsgevonden na de wetenschappelijke evaluatie en was bedoeld als aanvulling op en zeker niet ter vervanging van de conclusie van de externe beoordeling. De Commissie meent dat aan de verplichtingen inzake de eind- evaluatie van programma(cid:146)s is voldaan. Overeenkomstig het in 1995 bij besluit van de Commissie goedgekeurde nieuwe evaluatie- schema voor communautaire onderzoeksprogramma(cid:146)s is de eind- evaluatie van enkele specifieke programma(cid:146)s van het tweede en derde KP opgenomen in de vijfjaarlijkse evaluatie in 1996. Ten aanzien van het proportionaliteitsbeginsel van de afnemende financiering naarmate projecten dichter bij de markt komen te staan, moet worden opgemerkt dat de overgrote meerderheid van de FAIR-onderzoeksprojecten nog niet kan concurreren met de markt; het beginsel is derhalve slechts in twee gevallen toegepast. 8. Voor de co(cid:246)rdinatie met andere beleidsgebieden van de Gemeenschap hebben de betrokken diensten onderling regelma- tig contact gehad. De Commissie erkent desalniettemin dat extra inspanningen nodig zijn om de co(cid:246)rdinatiemechanismen in samenwerking met de lidstaten te verbeteren, met name op het niveau van afzonderlijke, door de Gemeenschap gefinancierde projecten. SAMENVATTING VAN DE BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN 6 en 7. Ofschoon de Commissie geen handleiding voor de eva- luatie van de programma(cid:146)s van het vierde KP had goedgekeurd (wat nu wel is gebeurd voor het vijfde KP), heeft zij in januari 1994, dus bijna een jaar voor de start van het vierde KP, wel een 9. Een van de belangrijkste elementen was voor FAIR de ontwik- keling van een doeltreffende samenwerking en een gemeenschap- pelijk beheer door de drie betrokken DG(cid:146)s. De vele gezamenlijke acties zijn uitgevoerd op initiatief en onder leiding van het DG dat was belast met het algemeen beheer van het programma; dit DG co(cid:246)rdineerde ook horizontale activiteiten. Volgens de jaarlijkse follow-upverslagen van FAIR, een goede onafhankelijke maatstaf, was er sprake van een goede cohesie tussen de drie DG(cid:146)s, die heeft geleid tot een goedlopend en doeltreffend programma met aan- zienlijke resultaten. 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/19 10. De informatiesystemen van het FAIR-programma hebben zich geleidelijk ontwikkeld; in het verleden beheerden de drie DG(cid:146)s elk specifieke programma(cid:146)s. Naarmate FAIR zich verder ontwik- kelde, hebben de drie DG(cid:146)s regelmatig informatie over voorstel- len en contracten uitgewisseld. 11 en 12. De Commissie heeft het FAIR-programma ten uitvoer gelegd binnen een streng reglementair en contractueel kader. Wat de specifieke door de Rekenkamer genoemde gevallen en situaties betreft, neemt de Commissie de nodige stappen om hierin verbe- tering te brengen. Wat de uitvoering van het programma en de procedures betreft, noemt de Commissie in haar antwoord op het verslag de verbeteringen die al hebben plaatsgevonden en die welke reeds zijn gepland. ORGANISATIE VAN HET FAIR-PROGRAMMA Uitvoeringskader 21. De Raad heeft de doelstellingen van het FAIR-programma duidelijk gemaakt in de op 23 november 1994 goedgekeurde tekst (94/805/EG). Bovendien zijn in het werkprogramma de weten- schappelijke en technologische doelstellingen, de onderzoekstaken en het uitvoeringsschema, met inbegrip van de data voor oproe- pen tot het indienen van voorstellen, gedetailleerd vastgelegd. Omschrijvingen en voorschriften ALGEMENE KENMERKEN VAN DE ONDERZOEKSACTIES OP HET GEBIED VAN DE LANDBOUW Strategie en doelstellingen Bijzonderheden 16. Er zijn, overeenkomstig de voor deze activiteiten geldende voorwaarden, weliswaar enkele opdrachten gegund aan het GCO, maar de Commissie herhaalt met klem dat het GCO niet bij de gunning zelf betrokken is geweest. De regels inzake overheidsop- drachten voorzien echter in de mogelijkheid om een onderhandse overeenkomst te sluiten (artikel 58 van het Financieel Reglement) indien een offerteaanvraag geen resultaat heeft opgeleverd, dat wil zeggen indien er geen enkele in technisch opzicht aanvaardbare offerte is ontvangen. Financiºle gegevens 19. Bij de eerste aanbestedingen van het programma hadden de meeste voorstellen voor geco(cid:246)rdineerde acties betrekking op de gebieden 1 tot en met 5. De Commissie heeft het werkprogramma voor FAIR in december 1996 herzien en gebied 6 nader toegelicht door te benadrukken dat aan thematische netwerken moet wor- den deelgenomen door primaire producenten, verwerkers en dege- nen die moeten zorgen voor (cid:132)wetenschappelijke cohesie(cid:148) tussen lidstaten die betrokken zijn bij de uitwisseling van technologische kennis tussen verschillende regio(cid:146)s in Europa. Dit is gebeurd in overleg met het comitØ van het FAIR-programma in november 1996 en heeft geleid tot een grotere belangstelling op dit gebied voor volgende aanbestedingen. Op basis van de hierboven beschreven strategie heeft de Commis- sie op gebied 6 acties goedgekeurd voor geco(cid:246)rdineerd onderzoek op alle thematische gebieden. Het comitØ van het FAIR-programma heeft deze aanpak gesteund. Hierbij zij vermeld dat dankzij het programma in totaal 115 geco(cid:246)rdineerde acties konden plaatsvin- den en zeven thematische netwerken tot stand konden worden gebracht; dit heeft bijgedragen tot een grotere co(cid:246)rdinatie van de onderzoeksinspanningen in heel Europa. 22. De kwantificering van resultaten van nog niet concurrerende onderzoeksprogramma(cid:146)s moet worden gezien in het licht van het feit dat onderzoek gepaard gaat met nieuwe en onbekende para- meters. De Commissie heeft een uitgebreid systeem tot stand gebracht voor de beoordeling van onderzoeksprogramma(cid:146)s door groepen van onafhankelijke externe deskundigen: een vijfjaarlijkse evaluatie en een jaarlijkse follow-up van het KP en de specifieke programma(cid:146)s. Het verslag over de vijfjaarlijkse evaluatie is gewijd aan een dwars- doorsnede van eerder tussen 1991 en 1996 uitgevoerde programma(cid:146)s; het was een van de belangrijkste uitgangspunten bij de voorbereiding van het vijfde KP. In het verslag staat dat de groep op basis van een gedetailleerde beoordeling van een wille- keurige steekproef van 15 % van de AIR-projecten tot de conclusie is gekomen dat het programma als geheel met veel succes aan zijn doelstellingen beantwoordt. Bovendien is de jaarlijkse follow-up nuttig om de prestaties ten opzichte van de doelstellingen te beoordelen en om resultaten en metingsindicatoren te bestuderen (bijv. het aantal nieuwe patenten, de industriºle impact enz. ). Soorten acties 23. Twee belangrijke hulpmiddelen voor het verwezenlijken van de doelstellingen van het FAIR-programma waren de beurzen voor onderzoeksopleidingen en de stimuleringsmaatregelen voor het MKB. Voor deze maatregelen zijn de voor alle specifieke programma(cid:146)s in het kader van het vierde KP vastgelegde gehar- moniseerde procedures gevolgd. Deze harmonisatie heeft, evenals de co(cid:246)rdinatie die tot stand gebracht is door het specifieke pro- gramma voor opleidingsbeurzen (opleiding en mobiliteit van onderzoekers) en de eenheid Co(cid:246)rdinatie MKB van het DG Onder- zoek, de uitvoering ervan binnen het FAIR-programma vergemak- kelijkt. 24. Bij de opleidingsbeurzen bedroeg de gemiddelde periode tus- sen het indienen van de voorstellen en de ondertekening van de contracten voor de geselecteerde voorstellen zes (cid:224) negen maanden voor het DG Landbouw (behalve in 1995), zes (cid:224) negen maanden voor het DG Onderzoek en acht (cid:224) negen maanden voor het DG C 92/20 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 Visserij. Bovendien heeft de begunstigde volgens artikel 8, lid 3, van de algemene voorwaarden na ondertekening van het contract zes maanden de tijd om met het onderzoekswerk te beginnen, wat enkele van de door de Rekenkamer genoemde vertragingen kan verklaren. ding van voorstellen, het zoeken van partners enz. De toename van het aantal deelnemers uit het MKB aan het vierde KP was vooral te danken aan dergelijke maatregelen. Het FAIR-programma heeft deze netwerken medegefinancierd (50 %) en de projecten omvatten tijdschema(cid:146)s, een nauwkeurig omschreven methodolo- gie en een lijst van te leveren prestaties. De Commissie heeft het probleem van mogelijke dubbele finan- ciering op verscheidene manieren aangepakt. Bij hun project- voorstellen moesten kandidaten vermelden welke mogelijke ver- banden er bestonden tussen het voorgestelde werk en andere programma(cid:146)s van de Gemeenschap of door de Gemeenschap gefi- nancierde projecten, en de originaliteit van het werk en het ver- nieuwende karakter werden door de onafhankelijke deskundigen gehanteerd als beoordelingscriteria. Bovendien hebben de dien- sten van de Commissie hieraan extra aandacht besteed bij de voorbereiding van de shortlists van projecten en tijdens overleg met andere diensten. Verder controleren de diensten van de Commissie het werk van begunstigden regelmatig. Contractanten moeten jaarverslagen over de wetenschappelijke voortgang, kostendeclaraties en eindversla- gen ter goedkeuring voorleggen aan de Commissie en de Com- missie houdt dossiers over de afzonderlijke projecten bij. Er vindt geen regelmatige follow-up plaats na afloop van het opleidings- contract. 25. Als gevolg van de inspanningen van de Commissie om de betrokkenheid van het MKB bij de OTO-kaderprogramma(cid:146)s te sti- muleren, is de deelname van het MKB bij het vierde KP ten opzichte van het derde verdrievoudigd; bij het vierde KP waren meer dan 14 500 ondernemingen uit het MKB betrokken. De pro- cedures van de Commissie zijn evenwel niet complexer geworden. De eenheid Co(cid:246)rdinatie MKB van het DG Onderzoek heeft de regels in verband met het MKB in de loop van het programma aangepast. Deze aanpassingen hebben een positief effect gehad op de deelname van het MKB aan het vierde KP. Uit het evaluatieverslag over 1998 blijkt dat de diensten van de Commissie zich voortdurend hebben ingezet voor de bewustma- king omtrent de MKB-maatregelen van het FAIR-programma. De hoogte van het uiteindelijk aan deze maatregelen bestede bedrag was afhankelijk van de kwaliteit van de ingediende voorstellen. Bovendien varieerde de respons naar gelang van de verschillende gebieden van het FAIR-programma, wat een afspiegeling is van de aanwezigheid van MKB-bedrijven op verschillende onderzoeks- gebieden. De respons van MKB-bedrijven was met name erg groot op de gebieden 1, 2 en 3 van het FAIR-programma, wat heeft geleid tot een toewijzing van 9,1 % voor DG Onderzoek, 1,4 % voor DG Landbouw en 6,9 % voor DG Visserij van de indicatieve begroting voor deze gebieden aan MKB-maatregelen. 26. Zich bewust van het feit dat het MKB moest worden gehol- pen bij de deelname aan het programma, heeft de Commissie het initiatief genomen om in de lidstaten zogenaamde (cid:132)Focal Points(cid:148) voor het MKB op te richten, niet alleen voor het verspreiden van informatie maar vooral om het MKB te helpen bij de voorberei- Bij het vijfde KP heeft de Commissie een standaardsubsidie- overeenkomst ingevoerd waarin alle essentiºle onderdelen van het te financieren project formeel zijn vastgelegd. Selectiecriteria en financiºle deelname 27. Het succes en de legitimiteit van de kaderprogramma(cid:146)s voor OTO houden onder andere verband met de strikte toepassing van bekende selectiecriteria ten aanzien van de voorstellen voor te financieren projecten. De criteria inzake de relevantie voor het GLB en het GVB vormen een aanvulling op de criteria inzake de wetenschappelijke kwaliteit en hebben nooit geleid tot de selectie van een project van onvoldoende wetenschappelijke kwaliteit. 28. De tien met B beoordeelde voorstellen die zijn vervangen door projecten van een wetenschappelijk hogere kwaliteit, waren volgens de regels van het onderzoeksprogramma wel voorstellen van goede kwaliteit. Door de beoordeling B zijn de projecten ech- ter op grond van hun relevantie op een reservelijst geplaatst. Ver- volgens konden vijf van deze projecten worden gefinancierd door bezuinigingen op de projecten op de hoofdlijst. Dit is een juiste procedure. 29. Op grond van de regelgeving is het zeer goed mogelijk om criteria te hanteren betreffende de afstemming van projecten op het beleid van de Gemeenschap; deze criteria zijn duidelijk vast- gelegd en vormen een aanvulling op de criteria inzake de weten- schappelijke kwaliteit, waaraan niet wordt getornd. Nadat in aan- sluiting op de eerste oproep tot het indienen van voorstellen aanvullende uitleg was gegeven, waren deze moeilijkheden opge- lost. 30. Aangezien verreweg de meeste onderzoeksprojecten in het kader van het FAIR-programma (meer dan 95 %) niet kunnen concurreren, zijn de criteria in verband met de nabijheid van de markt nauwelijks toegepast (slechts in twee gevallen). De Commissie erkent de noodzaak van een verduidelijking van de belangrijkste begrippen bij de opstelling van een nieuw kader- programma. Zo zijn in de standaardcontracten voor het vijfde KP vaste percentages vastgelegd van 50 % voor projecten die verder van de markt afstaan, en 35 % voor projecten die dichter bij de markt staan. Ook gelden verschillende regels voor de intellectuele eigendom. Procedures Evaluatie van de programma(cid:146)s 31-33. De Commissie heeft in voorgaande jaren uitgebreide rege- lingen ontwikkeld voor de evaluatie van OTO-programma(cid:146)s en 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/21 -projecten. Dit is een belangrijk mechanisme voor een optimale tenuitvoerlegging van de programma(cid:146)s en voor de strategische ontwikkeling ervan. Deze structuur omvat een evaluatie van de activiteiten gedurende de voorgaande vijf jaar. Met name de eva- luatie van 1996 bestreek het in 1994 beºindigde derde KP volle- dig. Bovendien bestreek de evaluatie van 1996 de eindevaluatie van de programma(cid:146)s van het tweede KP. 34. De Commissie hecht met name veel belang aan de onafhan- kelijkheid van de deskundigen die wordt verzocht de OTO- programma(cid:146)s en -projecten te beoordelen. De door de Rekenka- mer bedoelde deskundige behoorde niet meer tot het comitØ van het FAIR-programma ten tijde van de selectie van deskundigen voor de evaluatie van FAIR voor 1995, maar was teruggetreden. Bovendien worden de leden van het programmacomitØ door de lidstaten benoemd en achtte de Commissie ten tijde van de samen- stelling van de evaluatiegroep de vroegere betrokkenheid van de deskundige bij het FAIR-programma niet onverenigbaar met het latere lidmaatschap van een evaluatiegroep. In het streven naar verdere perfectionering heeft de Commissie een specifieke procedure ontwikkeld voor de selectie van de des- kundigen voor het vijfde KP, en heeft zij bepaald dat leden van programmacomitØs niet in aanmerking komen voor het lidmaat- schap van het comitØ voor de jaarlijkse follow-up van hetzelfde programma. Een of enkele leden van een comitØ voor de jaarlijkse follow-up mogen, om te zorgen voor enige continu(cid:239)teit in de opeenvolgende jaarlijkse controles, voor een volgende termijn aanblijven, al mag niet het volledige comitØ worden gehandhaafd. Beoordeling van de voorstellen 35. De evaluatie van de projecten is een van de belangrijkste fasen in het beheer van OTO-programma(cid:146)s. Ofschoon de Com- missie voor de programma(cid:146)s van het vierde KP geen evaluatie- handboek heeft goedgekeurd, zijn wel een procedure en een kader vastgelegd om de keuze van de deskundigen voor evaluaties te regelen. In januari 1994, bijna een jaar voor de start van het vierde KP, heeft de Commissie een beheershandboek voor overheidsuitgaven gepubliceerd. Dit handboek is in alle talen van de Gemeenschap op grote schaal verspreid. In het document worden de algemene procedures voor de evaluatie van voorstellen en de opstelling van OTO-contracten, met inbegrip van de regels voor de selectie van deskundigen, voor leken toegelicht. De regels voor de regelmatige roulering en vervanging van deskundigen zijn, na een eerste aan- kondiging van de Commissie in een document van juni 1993 ((cid:132)Management of Community RTD Activities (cid:151) An Agenda for Change(cid:148)), in het handboek geherformuleerd. Ieder voorstel voor het FAIR-programma is door een groep 37. van gemiddeld vier tot zes onafhankelijke deskundigen onder- zocht. Het is logisch dat de meningen van verschillende deskun- digen in een groep over een bepaald project enigszins uiteenlo- pen. Dit heeft niets te maken met het beoordelingssysteem, of het nu op punten of graden is gebaseerd. Bij het FAIR-programma hebben de groepen, na een individuele evaluatie, de beoordeling die iedere deskundige aan het voorstel had gegeven, gezamenlijk en onder leiding van een ambtenaar van de Commissie besproken. Tijdens deze consensusbijeenkomsten zijn de deskundigen tot een definitieve beoordeling gekomen voor elke groep criteria en tot een algemene beoordeling van het voor- stel. Zij hebben hun beoordeling onderbouwd met commentaar als feedback voor de co(cid:246)rdinator van het voorstel, en gezamenlijk een in onderling overleg opgesteld, algemeen en volledig gedocu- menteerd samenvattend verslag ondertekend. 38. Hierbij zij benadrukt dat de Commissie de evaluatie- procedures voor alle specifieke programma(cid:146)s van het vijfde KP heeft geharmoniseerd, zoals toegelicht in het door de Commissie goedgekeurde handboek met procedures voor de evaluatie van voorstellen. Voor het FAIR-programma hebben de diensten van de Commis- sie in 1995 een gegevensbank met deskundigen tot stand gebracht. Tegen het einde van het programma bevatte deze zo(cid:146)n 2 600 door de lidstaten verstrekte namen. Voor de selectie van deskundigen uit deze gegevensbank op grond van het gebied waarop moest worden geºvalueerd, zijn steeds strenge criteria gehanteerd: bekwaamheid en ervaring, onpartijdigheid, een eerlijke geografi- sche verdeling, een gevarieerde achtergrond (soorten organisaties) van de kandidaten, en referenties. Verder is de Commissie bij de samenstelling van deskundigengroepen steeds uitgegaan van de expertise op de betrokken gebieden, de beschikbaarheid en het evenwicht naar soort organisatie en land van herkomst. De Com- missie heeft zoveel mogelijk proberen te vermijden dat deskun- digen werden uitgenodigd van instellingen die hadden meege- werkt aan te beoordelen voorstellen. Als dit onvermijdelijk was, heeft de Commissie de deskundige verzocht zich van beoordeling te onthouden. Besluitvormingsprocessen 39. De diensten van de Commissie hebben alle projecten gron- dig geanalyseerd en er nooit opzettelijk voor gezorgd dat de aan- passing van de bijdrage van de Gemeenschap binnen de vastge- stelde grenzen bleef om een nieuw besluit van de Commissie te vermijden. De Commissie wijst erop dat op 70 % van de 640 geselecteerde voorstellen (454 voorstellen) een vermindering van 0 (cid:224) 5 % is toegepast en op slechts 4 % (24 voorstellen) een ver- mindering van 15 (cid:224) 20 %. Bovendien heeft de Commissie voor ØØn voorstel, waarvoor de vermindering meer dan 20 % bedroeg, een nieuw besluit genomen. Contractuele bepalingen 40. Het contract is eveneens een belangrijke fase in de totstand- brenging van een onderzoeksproject en de Commissie is van mening dat de bepalingen van het standaardcontract met betrek- king tot de verplichtingen van de begunstigden geen lacunes ver- tonen, zeker niet op het gebied van de financiºle aansprakelijk- heid van de deelnemers aan onderzoeksprojecten. C 92/22 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 In de standaardcontracten voor het vierde KP heeft de Commissie de hoofdelijke verantwoordelijkheid voor de technische uitvoe- ring van projecten vastgelegd, en deze is ook bij het vijfde KP van toepassing. De Commissie heeft echter geen hoofdelijke financiºle aansprakelijkheid vastgelegd, bij het vierde KP noch bij het vijfde KP, en zij acht dit volkomen gerechtvaardigd. In geval van ontduiking van de nationale regelgeving is de Com- missie niet in staat de activiteiten van contractanten te controle- ren. Zij is daartoe niet bevoegd en beschikt evenmin over de nodige mogelijkheden. De contractanten zijn verantwoordelijk voor de naleving van de geldende nationale regelgeving inzake overheidsopdrachten, beloning en werving van functionarissen van openbare instanties. Bij een eventueel faillissement van een contractant wordt de Com- missie beschermd door het toepasselijke nationaal recht. Wanneer een contractant in gebreke blijft, heeft dit geen gevolgen voor de uitvoering van het project, aangezien de overige contractanten op grond van de gemeenschappelijke en hoofdelijke verantwoorde- lijkheid de nodige maatregelen moeten nemen om het project uit te voeren, zonder dat de Commissie de extra kosten hoeft te ver- goeden. Derhalve kan worden gesteld dat de gemeenschappelijke en hoofdelijke aansprakelijkheid voor de contractant ook finan- ciºle gevolgen kunnen hebben. 41. De Commissie is van mening dat de huidige procedures in overeenstemming zijn met het Financieel Reglement en in het bij- zonder met artikel 41, lid 1: (cid:132)Voor iedere betaalbaarstelling moe- ten bewijsstukken worden overgelegd die de rechten van de schuld- eiser en het feit dat de prestatie is verricht of het bestaan van een stuk dat de betaling wettigt, staven(cid:148). De door de contractanten ingediende kostendeclaraties vervullen deze functie. Het standaardcontract verplicht namelijk alle contractanten om een passende boekhouding en documentatie bij te houden. De Commissie kan aanvullende bewijsstukken opvra- gen, zowel om de gedeclareerde kosten te staven, als tijdens een inspectie ter plaatse. 42. Wat de ontbinding van contracten op grond van financiºle onregelmatigheden betreft, moeten drie verschillende gevallen worden onderscheiden: ernstige financiºle onregelmatigheden, fouten die geen ernstige onregelmatigheden zijn, en ontduiking van de nationale regelgeving. In het eerste geval vereisen het Financieel Reglement en het in juli 1997 door de UCLAF ingevoerde alarmsysteem een met bewijs- stukken gestaafde motivering voor de ontbinding van het con- tract, de beºindiging van de deelname en/of de terugvordering van betalingen door de Commissie. De Commissie kan dus alleen de nodige maatregelen nemen als zij over voldoende bewijzen beschikt. In het tweede geval neemt de Commissie het initiatief de fouten te herstellen om de goede tenuitvoerlegging van het contract te waarborgen. In ieder geval beschermen de contractuele bepalin- gen de financiºle belangen van de Gemeenschap, evenals de terug- vorderingen door de Commissie na beºindiging van de overeen- komst. Beheersstructuur en -instrumenten 43. Voor onderzoek op landbouwgebied bestaat ØØn gemeen- schappelijk en volledig wettelijk kader: het besluit van de Raad tot goedkeuring van het FAIR-programma. Hierin worden de doel- stellingen van het programma, de wetenschappelijke gebieden, de financiering en de verdeling per gebied en de specifieke regels voor de tenuitvoerlegging van het programma volledig beschre- ven. De wetgever en de Commissie hebben de structuren, de wijze van beheer en de middelen van het programma voortdurend aan- gepast aan de nieuwe prioriteiten. Dit geldt ook voor het FAIR- programma waaraan dit verslag is gewijd. Beheersstructuur Gezamenlijk beheer van het programma 44. Het FAIR-programma is gezamenlijk beheerd door drie DG(cid:146)s die weliswaar hun specifieke kenmerken hebben, maar in nauwe samenwerking een homogeen systeem ontworpen en toegepast hebben, en steeds gezamenlijk besluiten hebben genomen over alle essentiºle aspecten van het programma: het werkprogramma en de herzieningen ervan, het Info-Pack van het programma, het evaluatiehandboek, de gids voor het opstellen van periodieke en eindverslagen over de voortgang van de projecten, de oproepen tot het indienen van voorstellen, gemeenschappelijke regels voor de totstandbrenging van de gegevensbank voor deskundigen, de regels voor de externe evaluatie van de voorstellen, de shortlists, de besluiten van de Commissie, de vergaderingen van het programmacomitØ, de periodieke monitoring en evaluatie enz. Deze acties zijn naar behoren uitgevoerd op initiatief of onder lei- ding van het verantwoordelijke directoraat-generaal. Om te kunnen beantwoorden aan de veranderende doelstellingen van het onderzoek op het gebied van landbouw, heeft de Com- missie haar organisatiestructuur regelmatig hervormd, mede om het steeds grotere budget zo doelmatig mogelijk te kunnen gebrui- ken. Een van de belangrijkste elementen was voor FAIR de ont- wikkeling van een doeltreffende samenwerking en een gemeen- schappelijk beheer door de drie betrokken DG(cid:146)s. Dit blijkt onder andere uit de vergaderingen (GPIS) op directieniveau die de Com- missie in de loop van het FAIR-programma heeft gehouden om te zorgen voor een doeltreffend beheer van het programma, en uit de dagelijkse contacten op het niveau van de eenheidshoofden en wetenschappelijke functionarissen. 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/23 De notulen van deze vergaderingen laten zien dat de drie DG(cid:146)s hebben samengewerkt en dat het DG Onderzoek ook horizontale activiteiten zoals MKB-maatregelen, demonstraties, ethische aspec- ten, opleiding en jaarlijkse follow-up heeft geco(cid:246)rdineerd. 45. Voor de zes regelmatige oproepen tot het indienen van voor- stellen, die de Commissie bij aanvang van het programma heeft vastgesteld overeenkomstig artikel 5 van het besluit van de Raad inzake FAIR, zijn dezelfde procedures en uitvoeringsmodaliteiten toegepast en de drie DG(cid:146)s hebben deze gezamenlijk georganiseerd en beheerd. Ten aanzien van de evaluatie van de voorstellen moet worden opgemerkt dat de diensten van de Commissie voor alle 3 328 voorstellen de door de drie DG(cid:146)s in maart 1995 goedge- keurde gids voor de evaluatie nauwlettend en onder streng toe- zicht hebben toegepast. Op gebied 4 van het FAIR-programma heeft, vanwege het rechtstreekse belang van de projecten op dit gebied voor het GLB, het DG Landbouw alvorens de shortlists zijn opgesteld, uitvoerig overleg gepleegd met de bevoegde diensten van het DG inzake beleid en markt over alle voorstellen die door de onafhankelijke experts als beoordeling een A+, A, B+ of B heb- ben gekregen. Uitvoeringsmodaliteiten 46. Het is weliswaar betreurenswaardig dat het tijdschema voor de tenuitvoerlegging van het FAIR-programma tot een zekere overbelasting van het DG Landbouw heeft geleid, maar het DG heeft op eigen initiatief de nodige maatregelen genomen om dit te verhelpen na de eerste oproep en vooral bij de voorbereiding van de activiteiten in het kader van het vijfde KP. 47. De Commissie heeft tijdig en doelmatig kunnen reageren op de noodsituatie in verband met TSE of (cid:132)de gekke-koeienziekte(cid:148). In het geval van de twee gezamenlijke TSE-oproepen heeft de Com- missie, op basis van de door het DG Onderzoek vastgestelde evaluatierichtsnoeren, een specifiek evaluatiehandboek voorge- steld waarin de verschillende aspecten van de drie programma(cid:146)s (FAIR, Biomed en Biotech) waren verwerkt. Bovendien kwamen in het handboek ook ethische en veiligheidsaspecten aan bod, die op dit onderzoeksgebied bijzonder belangrijk waren. Het gemeen- schappelijke programmacomitØ (voor FAIR, Biomed en Biotech) heeft een unaniem gunstig advies uitgebracht, ten aanzien van zowel de gezamenlijke oproepen als het evaluatiehandboek. De specifieke TSE-oproep van het DG Landbouw is alleen in het kader van het FAIR-programma bekendgemaakt en uitgevoerd en hierbij zijn dus de evaluatieprocedures van het FAIR-programma toegepast (evaluatieformulieren en -gids, beoordelingssysteem enz. ) met als extra een dubbele wetenschappelijke evaluatie van de voorstellen. De hierbij gevolgde procedure is correct. Hierbij moet worden aangetekend dat de verschillen in de evaluatie- procedure geen enkele invloed hebben gehad op de kwaliteit van de geselecteerde voorstellen, noch op het vervolg van de proce- dure (onderhandeling over contracten en de technische bijlagen daarvan). Dit vervolg was voor alle oproepen tot het indienen van voorstellen identiek aangezien hierbij de voor het gehele KP gemeenschappelijke regels zijn gebruikt. Vanuit hetzelfde streven naar homogeniteit in de procedures omvatte elke geselecteerd TSE-project een controlelijst in verband met de bemonstering, de veiligheid en de ethische aspecten, ongeacht de oproep tot het indienen van voorstellen. Er is geen kritiek geuit over de tenuitvoerlegging door het DG Landbouw of door het DG Onderzoek van de TSE-oproepen, en evenmin over van de toepassing van de FAIR-procedures enerzijds en ad-hocprocedures anderzijds. 48. Na de oproep tot het indienen van voorstellen waaraan het DG Landbouw heeft deelgenomen (FAIR3) heeft het DG er steeds voor gezorgd alle nodige informatie van tevoren beschikbaar te stellen. De problemen die zich tijdens de eerste oproep tot het indienen van voorstellen hebben voorgedaan, zijn dan ook opge- lost. 49. Het onderzoek op landbouwgebied heeft zich van een situa- tie waarin drie DG(cid:146)s afzonderlijke onderzoeksprogramma(cid:146)s beheer- den, ontwikkeld tot een situatie waarin, vanaf het derde KP (AIR), de DG(cid:146)s een gezamenlijk programma beheren. Tijdens deze hele periode en met name tijdens het FAIR-programma is sprake geweest van een hecht partnerschap tussen de drie betrokken DG(cid:146)s. Zoals gezegd, komen de directeuren regelmatig bijeen om beslissingen te nemen over beleids- en strategische kwesties. Op het niveau van de eenheidshoofden of de technische functionarissen hebben de DG(cid:146)s vrijwel dagelijks contact met elkaar en heeft zich geleidelijk een sterk partnerschap ontwikkeld. Er zijn geen feitelijke gronden voor de bewering dat de DG(cid:146)s (cid:132)niet het beste profijt hebben kunnen trekken van de (. ) menselijke en materiºle middelen(cid:148). Integendeel, volgens de jaarlijkse follow-upverslagen over de wer- king van het programma, een goede onafhankelijke maatstaf, was er sprake van een zeer goede cohesie tussen de drie DG(cid:146)s, die heeft geleid tot een goedlopend en doeltreffend programma dat aan- zienlijke resultaten heeft geboekt. Beheersinstrumenten 50. Centraal bij het beheer van OTO-programma(cid:146)s, en dus ook van FAIR, staan de wetenschappelijke functionarissen. Volgens Commissie is het feit dat een project achtereenvolgens door ver- schillende wetenschappelijke functionarissen wordt beheerd, niet nadelig voor de kwaliteit van het beheer. Integendeel, mobiliteit van wetenschappelijke functionarissen en aanpassing van het takenpakket kan de algehele doelmatigheid bevorderen en stemt ook overeen met het personeelsbeleid van de Commissie. C 92/24 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 Personeel 51. De informatiesystemen van het FAIR-programma hebben zich geleidelijk ontwikkeld; in het verleden beheerden de drie DG(cid:146)s elk specifieke programma(cid:146)s. Vanaf het begin van het FAIR- programma hebben de drie DG(cid:146)s de informatie over voorstellen en contracten op regelmatige basis uitgewisseld. Dit is van essen- tieel belang geweest voor de reacties op de verschillende follow- upverslagen, voor de FAIR-homepage op de Cordis-website, en voor de opstelling van projectcatalogi voor het programma. Er zijn de Commissie geen feitelijke aanwijzingen bekend die de negatieve conclusies van de Rekenkamer over de bestaande struc- tuur van de informatiesystemen zouden kunnen rechtvaardigen. Informatiesystemen 52-54. Al jaren werken de met de Structuurfondsen belaste dien- sten samen met de voor het onderzoeksbeleid verantwoordelijke diensten. In het streven het beheer van de projecten te verbeteren en toe- komstige contractanten te wijzen op de regels inzake de cumula- tie van overheidsbijdragen in het kader van het vijfde KP, heeft de Commissie de formulieren die de inschrijvers in de loop van de onderhandelingen ter voorbereiding van het contract moeten invullen, aanzienlijk uitgebreid. Deze formulieren bevatten voortaan duidelijke informatie, met name in de vorm van tabel- len en nauwkeurige juridische verwijzingen, over de toepasselijke regels inzake de cumulatie van overheidsbijdragen op grond van de Overeenkomst inzake subsidies en compenserende maatrege- len van de WTO enerzijds en de communautaire kaderregeling inzake staatssteun voor onderzoek en ontwikkeling anderzijds. Bovendien worden de inschrijvers in de formulieren attent gemaakt op de noodzaak van een tijdige en juiste bekendmaking van staatssteun met inachtneming van de bepalingen van het Verdrag op dit gebied. Het Agrep-systeem voor landbouwonderzoek, waar de Rekenka- mer in de laatste zin van punt 54 naar verwijst, was bedoeld om projecten in de lidstaten in kaart te brengen en de belangrijkste gegevens hiervan centraal op te slaan in een gemeenschappelijke gegevensbank. Het is niet nodig om voor een vervanging te zor- gen, aangezien een dergelijk systeem overbodig is geworden door de opkomst van de huidige informaticamiddelen (Internet) waar- mee dezelfde informatie rechtstreeks en eenvoudig toegankelijk is. De Commissie heeft met de lidstaten gesproken over een nieuw informatiesysteem over de nationale programma(cid:146)s voor landbouw- onderzoek in het Permanent ComitØ voor Onderzoek in de Land- bouw (PCOL) naar aanleiding waarvan een bestek voor een haalbaarheidsstudie is opgesteld. Dit systeem krijgt een volkomen ander doel dan het Agrep, namelijk het analyseren van de onder- zoekstrategieºn en niet het beschrijven van de projecten. gestopt en heeft geen enkel contract geantedateerd van de onge- veer 100 FAIR-contracten die daarna nog zijn gesloten en die onder de verschillende categorieºn van het onderzoeksprogramma vallen (onderzoeksprojecten met gedeelde kosten, opleidings- beurzen, maatregelen ten behoeve van het MKB, begeleidende maatregelen enz. ). Deze praktijk zal vanzelfsprekend ook in de toekomst worden toegepast. Positie en rol van de ordonnateur 59. De gevolmachtigde ordonnateurs van het DG Landbouw ontvangen hun volmacht rechtstreeks en persoonlijk van de directeur-generaal aan wie zij verantwoording verschuldigd zijn over hun beheer. In deze bijzondere hoedanigheid zijn zij dus niet afhankelijk van hun rechtstreekse meerderen. Het feit dat de verantwoordelijkheid voor en het risico van de opdracht volledig op de gevolmachtigde rusten (artikel 73 van het Financieel Reglement), moet de gevolmachtigde in voorkomend geval aansporen om zich te verzetten tegen eventuele druk en hem een onafhankelijkheid geven, zoals bedoeld door de Reken- kamer, die nog groter is dan het Financieel Reglement en de interne regels voorschrijven. Hierbij moet tevens worden aangetekend dat gevolmachtigden pas betalingsverplichtingen mogen ondertekenen na goedkeuring van het directoraat dat de gevolmachtigden begeleidt en toezicht houdt op het goede verloop van de activiteiten. Dit directoraat vervult in dit verband een intern controlerende rol. Overleg tussen de diensten 60-61. De Commissie benadrukt dat het overleg tussen de dien- sten soms inderdaad onder grote tijdsdruk heeft plaatsgevonden, maar dat dit nooit ten koste van de door de procedure opgelegde strenge normen is gegaan. De betrokken diensten kregen de relevante informatie altijd ruim van tevoren langs informele weg, en zij werden voortdurend op de hoogte gehouden van zelfs de kleinste ontwikkelingen bij andere DG(cid:146)s waarmee het beheer van FAIR werd gedeeld. Daar- door en doordat de belanghebbende diensten zelfs meer informa- tie hebben ontvangen dat wettelijk vereist is, beschikten al deze diensten over de nodige achtergrondinformatie en konden zij hun commentaar voor het overleg al voorbereiden nog voor de for- mele procedure voor overleg tussen de diensten van start ging. BEHEER VAN DE ACTIES VAN HET FAIR-PROGRAMMA Datering van de contracten 58. De antedatering van de contracten heeft geen financiºle gevolgen gehad. Het DG Landbouw is hiermee in februari 1998 Bovendien werd al tijdens de schriftelijke procedure alle informa- tie over de deelnemers en een beschrijving van de inhoud aan de leden van de Commissie ter beschikking gesteld. Na zijn verzoek van 24 oktober 1996 in verband met de goedkeuring van evaluatie- besluiten via de schriftelijke procedure heeft het Algemeen Secre- tariaat alle relevante informatie ontvangen. 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/25 Wat de verbanden met het Innovatie-programma betreft, moet erop worden gewezen dat de demonstratieprojecten van FAIR en Innovatie complementaire maar wel verschillende doelstellingen hebben. Het Innovatie-programma beoogde de ontwikkeling van beste praktijken voor de overdracht en validering van technolo- gieºn op alle gebieden van wetenschap en technologie, terwijl de demonstratieprojecten van FAIR specifiek waren gericht op het aantonen van de technische en economische haalbaarheid van projecten binnen de werkingssfeer van het FAIR-programma. Soms had de Commissie tussen beide acties maar weinig tijd voor over- leg tussen de diensten, maar de procedure heeft hieronder nooit geleden. Het DG Onderzoek heeft zelfs duidelijk aangegeven dat bepaalde voorstellen van het Innovatie-programma mogelijk overlappingen vertoonden met voorstellen voor demonstratie- projecten in het kader van FAIR en de Commissie heeft de vereiste corrigerende maatregelen genomen. Bij de voorbereiding van het vijfde KP heeft de Commissie aan- dacht besteed aan het voorafgaand overleg met de diensten die het nauwst betrokken zijn bij het onderzoeksbeleid; dit was een van de onderwerpen in de mededeling van 16 december 1997 over het beheer van het vijfde KP. Naar aanleiding van deze medede- ling heeft de Commissie een groep opgericht van directeuren die alle bij de verschillende programma(cid:146)s betrokken DG(cid:146)s vertegen- woordigen. Deze groep vergadert nu regelmatig en staat in voor de kwaliteit van de informatiestroom op alle niveaus. Boeking van en toezicht op de huishoudelijke en personeelsuitgaven 62. Bij alle diensten samen waren er van de 93 functionarissen (ambtenaren en anderen) die eind oktober 1998 uit de middelen van het FAIR-programma werden bezoldigd, 57 belast met het rechtstreeks beheer van het programma, 22 met horizontale taken voor de drie biowetenschapsprogramma(cid:146)s (directie, contracten, ethiek, demonstratie) en twee met horizontale taken voor het DG Onderzoek. Verder zijn twaalf functionarissen boekhoudkundig gezien toegewezen aan andere onderzoeksprogramma(cid:146)s (vier func- tionarissen) of ingezet voor administratieve taken (acht). De inzet van deze twaalf functionarissen voor andere taken werd ruim- schoots gecompenseerd door de inzet voor het FAIR-programma van functionarissen die werden betaald uit de middelen voor andere programma(cid:146)s. Bovendien heeft de Commissie bij de start van het vijfde KP de nodige maatregelen genomen om deze kwes- tie in verband met de boekhouding van de personeelskosten te corrigeren. De Commissie ontkent met klem dat het personeel op arbitraire wijze wordt beheerd. Het beheer is in overeenstemming met de geldende regelingen, met de jaarlijkse besluiten van de Begrotings- autoriteit en met de wensen van de wetgever die de specifieke onderzoeksprogramma(cid:146)s goedkeurt. dus ook voor het FAIR-programma, staan vermeld. Verder omvat, in overeenstemming met het Financieel Reglement, ook de onderzoeksbegroting een tabel waarin voor ieder programma zeven soorten administratieve uitgaven staan vermeld. Deze struc- tuur is een van de eerste gevolgen van de besluiten van de Com- missie ter verbetering van het financieel beheer (SEM 2000). De Commissie hecht veel belang aan de inachtneming van de door de Raad goedgekeurde maxima voor de administratieve uit- gaven. Voor het vierde KP heeft de Raad voor de meeste programma(cid:146)s, met inbegrip van FAIR, twee maxima vastgesteld: een maximum voor de uitgaven voor ambtenaren in vaste dienst en een ander maximum voor de overige administratieve uitgaven. De diensten van de Commissie analyseren de administratieve uit- gaven regelmatig en zorgen er bij het beheer van de onderzoeks- programma(cid:146)s voor dat de door de Begrotingsautoriteit vastge- stelde maxima niet worden overschreden. De Commissie stelt de Begrotingsautoriteit ook in kennis van de uitvoering van de admi- nistratieve uitgaven. De DG(cid:146)s die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de onderzoeksprogramma(cid:146)s, omvatten naast de technische diensten ook diensten die zijn belast met horizontale taken van admini- stratieve of politieke aard, zoals personeels- en begrotingszaken, audit en co(cid:246)rdinatie met het nationale beleid. Het personeel dat deze taken vervult behoort hoofdzakelijk tot de tabel voor onderzoekspersoneel, waarvan een bepaald aantal posten is toe- gewezen aan het FAIR-programma. Het DG Onderzoek beheert een deel van deze uitgaven, waaronder de horizontale uitgaven en de uitgaven voor het personeel in vaste dienst, uit een verzamel- rekening waaraan verschillende programma(cid:146)s bijdragen. Deze wijze van beheer is in overeenstemming met de bepalingen van het Financieel Reglement. 65. Bij de voor de uitvoering van het FAIR-programma verant- woordelijke DG(cid:146)s werken, om historische redenen en op grond van de regelgeving, zowel medewerkers die tot het onderzoeks- personeel worden gerekend, als ambtenaren die worden betaald uit de zogenaamde huishoudelijke middelen. De ambtenaren ver- richten vaak horizontale en administratieve taken maar hebben ook betrekkingen bij de wetenschappelijke diensten. Bijzondere overeenkomsten met contractanten 66-68. In de loop van het vierde KP heeft de Commissie (net als bij het tweede en derde KP) overeenkomsten gesloten met contrac- tanten die verscheidene onderzoekscontracten met de Gemeen- schap hadden gesloten. De Commissie heeft het merendeel van deze overeenkomsten in de jaren (cid:146)80 gesloten en met het doel het beheer van de overeenkomsten met de contractanten, de onder- handelingen, de administratie en de audit in verband met deze contracten door het DG Onderzoek te vergemakkelijken. 63-64. De personeels- en huishoudelijke uitgaven vallen onder een streng en transparant wettelijk en begrotingskader, dat overi- gens een goede integratie van de middelen mogelijk maakt. De Commissie heeft in mei 1998 alle betrokken overeenkomsten opgezegd; bij de opzeg is echter de mogelijkheid vastgelegd om nieuwe overeenkomsten te sluiten, zogenaamde (cid:132)kosten- overeenkomsten(cid:148). De Begrotingsautoriteit keurt ieder jaar een specifieke tabel goed waarin de personele middelen voor ieder onderzoeksprogramma, Het vijfde KP voorziet in de mogelijkheid om dergelijke overeen- komsten te sluiten. C 92/26 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 Samenwerking met het programmacomitØ van FAIR Onafhankelijkheid van de leden van het comitØ Kwaliteit en reikwijdte van de verstrekte informatie 69. De betrekkingen en de samenwerking met het programma- comitØ zijn zowel vruchtbaar als doeltreffend geweest. Hierbij moet worden aangetekend dat de Commissie gedurende het pro- gramma meer dan 20 ontwerp-maatregelen aan het FAIR- programmacomitØ heeft voorgelegd. Deze maatregelen hebben allemaal een gunstig advies gekregen van het comitØ, hetzij met algemene stemmen, hetzij met een grote meerderheid. Geen enkele delegatie heeft zich ooit tegen een van de ingediende maatregelen uitgesproken. De Commissie heeft het comitØ steeds alle gewenste informatie verstrekt en nooit heeft de Commissie informatie voor het comitØ achtergehouden. Bijgevolg was het comitØ over het algemeen tevreden over de verstrekte informatie en bij menige gelegenheid heeft het de diensten van de Commissie geprezen voor de kwaliteit van hun werk. 73. Ten aanzien van mogelijke belangenverstrengeling wil de Commissie er om te beginnen op wijzen dat de leden van het comitØ zijn benoemd door de lidstaten. Volgens artikel 6 van het reglement van orde van het comitØ mogen, wanneer het comitØ wordt verzocht om advies uit te brengen over de evaluatie van voor financiering voorgestelde OTO-activiteiten, de leden van de vertegenwoordigingen van de lidstaten geen belang hebben in of verbonden zijn aan de betrokken rechtspersonen. Deze regel, die de voorzitter bij dergelijke gelegenheden altijd voorleest, roept alle deelnemers, zowel volwaardige leden als begeleidende deskundi- gen, op om de zaal te verlaten wanneer het comitØ moet stem- men over een agendapunt waar zij rechtstreeks belang bij hebben of bij betrokken zijn. Dit werd echter als een zaak van vertrouwen tussen de Commissie en de leden van het comitØ beschouwd, zodat de notulen wel vermelden welke procedure is gevolgd, maar niet welke leden de zaal hebben verlaten. 70. De Commissie erkent dat het programmacomitØ slechts wei- nig tijd had om de ontwerp-versie van het werkprogramma van FAIR te bestuderen. Om deze reden heeft het voorzitterschap van het comitØ, dat door de Commissie wordt bekleed, de leden van het comitØ verzocht binnen tien dagen na de op 21 oktober 1994 gehouden vergadering schriftelijk commentaar te geven. Zoals in de notulen van deze vergadering is vastgelegd, heeft de meerder- heid van de delegaties zijn tevredenheid geuit over de wetenschap- pelijke inhoud en werkingssfeer van het ontwerp-werkprogramma van FAIR. Kritiek was er vooral ten aanzien van de evaluatie- criteria en de Commissie heeft op 20 januari 1995 een vergade- ring belegd om deze kwesties te bespreken en de evaluatie- procedures voor het FAIR-programma gedetailleerd toe te lichten voor het comitØ. 74. De Commissie heeft de voorzitter van het FAIR- programmacomitØ de mogelijkheid gegeven een verklaring af te leggen om leden die een rechtstreeks belang hebben in voor financiering voorgestelde acties, te verzoeken hem hiervan in ken- nis te stellen en niet aan de discussie of de stemming deel te nemen. Voor het vijfde KP is er in de reglementen voor de programmacomitØs voor gezorgd dat leden van het comitØ niet kunnen deelnemen aan besprekingen over punten waarbij sprake kan zijn van tegenstrijdige belangen. Uitvoering van de beheers-, toezichts- en controleprocedures Na de oproep tot het indienen van voorstellen FAIR1 heeft het DG Landbouw ervoor gezorgd het comitØ steeds v(cid:243)(cid:243)r de oproep alle gewenste informatie te verstrekken. Het comitØ heeft zich tevreden getoond over deze informatie en de problemen van de eerste oproep hebben zich niet meer herhaald. Korte termijnen 71. Overeenkomstig het besluit van de Raad inzake FAIR heeft de Commissie het comitØ altijd ingelicht over de activiteiten inzake specifieke maatregelen voor het MKB en over de resultaten van de selectieprocedures. De Commissie heeft het comitØ dezelfde infor- matie verstrekt als voor andere acties met gedeelde kosten. De Commissie heeft alle shortlists van MKB-maatregelen in het kader van FAIR ter informatie aan het programmacomitØ voorgelegd. Op zijn beurt heeft het programmacomitØ van FAIR zijn waarde- ring uitgesproken voor de verstrekte informatie. Hierbij moet bovendien worden opgemerkt dat de drempel van 0,5 miljoen ECU waarboven het FAIR-programmacomitØ moet worden geraad- pleegd, is vastgesteld door de Raad. Het maximum van 0,5 mil- joen ECU voor de financiering van samenwerkingsprojecten op onderzoeksgebied gold voor alle specifieke programma(cid:146)s van het vierde KP. 72. Er bestond inderdaad geen co(cid:246)rdinatiemechanisme. Desal- niettemin heeft het comitØ steeds alle gewenste informatie ont- vangen als het hierom verzocht. 76. Onder het vierde KP is geen sprake geweest van buitenge- woon grote tijdsdruk voor de aanpassing van de beheers- instrumenten, vooral niet omdat de Commissie al over uitste- kende instrumenten van het derde KP beschikte die ook voor het volgende KP konden worden gebruikt. 77. De Commissie heeft in maart 1997 na raadpleging van en met instemming van de drie betrokken DG(cid:146)s richtsnoeren voor de opstelling van wetenschappelijke periodieke en eindverslagen voor alle projecten met gedeelde kosten en geco(cid:246)rdineerde acties van FAIR. De vertraging heeft alleen gevolgen gehad voor de eerste jaarverslagen over contracten in het kader van FAIR1. Dit was hoofdzakelijk het gevolg van de inspanningen van de diensten om te komen tot een allesomvattende en gebruikersvriendelijke gids die in overeenstemming was met eerder uitgegeven richtsnoeren voor de opstelling van technische bijlagen bij FAIR-contracten. Hierbij moet worden aangetekend dat de Commissie gedurende een overgangsperiode de bestaande richtsnoeren voor AIR- contracten (derde KP), die volkomen geschikt waren, heeft gebruikt. 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/27 De diensten hebben een bijgewerkte versie van de evaluatie- vragenlijsten gemaakt voor ten minste twee oproepen tot het indienen van voorstellen. Het ging hierbij onder andere om een speciaal formulier voor voorstellen voor geco(cid:246)rdineerde acties om deskundigen te helpen de specifieke criteria voor geco(cid:246)rdi- neerde acties te controleren, ofschoon de bestaande formulieren, mits correct gebruikt, hiervoor zonder meer geschikt waren. Bovendien hebben de diensten van de Commissie de deskundigen steeds uitvoerig gebrieft over de operationele evaluatieprocedures en over het gebruik van de formulieren voor de evaluatie van voorstellen. 78. Het DG Landbouw heeft in 1995, bij de eerste oproep, bepaalde problemen ondervonden bij de selectie van projecten die voor financiering door de Gemeenschap in aanmerking kwamen. Om ervoor te zorgen dat de projecten alle nuttige informatie aan de verschillende betrokken eenheden bij het DG Landbouw zou- den overmaken, heeft het DG de eenheden uitvoerig geraadpleegd waardoor het, vanwege de termijnen, niet in staat was om samen met het DG Onderzoek en het DG Visserij een lijst van voorge- stelde projecten aan het programmacomitØ voor te leggen. Aangezien de lijst met projecten van het DG Landbouw later aan het programmacomitØ is voorgelegd dan de lijsten van de beide andere beherende DG(cid:146)s, is het onvermijdelijk dat de latere fasen in de aanloop naar de ondertekening van de contracten niet opti- maal zijn verlopen; dit geldt met name voor de schriftelijke pro- cedure die moest worden versneld om te zorgen voor een zo doel- treffend mogelijke uitvoering ondanks de opgetreden vertraging. De problemen die zich bij de eerste oproep tot het indienen van voorstellen hebben voorgedaan, zijn daarna echter niet meer voorgekomen. De lijst met prioritaire projecten is samen met de lijst van de overige beherende DG(cid:146)s bij het comitØ ingediend. De projecten zijn volgens homogene criteria en zonder verdere pro- blemen geselecteerd. Het DG Landbouw heeft dus vanaf juni 1996 de nodige maatregelen genomen om de opgetreden problemen te verhelpen. 80. Bij de TSE-oproepen heeft de Commissie de termijnen opzet- telijk enigszins ingekort om het programma sneller ten uitvoer te kunnen brengen. In deze twee gevallen hebben de betrokken programmacomitØs een unaniem gunstig advies uitgebracht, ondanks de kortere termijnen dan gewoonlijk. Deze termijnen hebben geen nadelige invloed gehad op de mobilisering van belangstellenden, noch op de vereiste kwaliteit van de com- munautaire acties voor onderzoek. hoge kwaliteitseisen van het communautaire OTO-programma voldeden. In het algemeen zij eraan herinnerd dat de uitvoering van het actieprogramma voor TSE-onderzoek een looptijd van meer dan een jaar heeft gehad (specifieke oproep FAIR-TSE, twee gezamen- lijke oproepen). Gedurende deze gehele periode en in alle fasen van het programma heeft de Commissie gezorgd voor een uit- zonderlijk grootschalige voorlichting om alle mogelijke belang- stellenden te mobiliseren. De bewering dat de teams door de ter- mijnen niet in staat zijn geweest om voorstellen in te dienen, is ongegrond. Om dezelfde reden kan niet worden gesteld dat de wetenschappers die hebben bijgedragen aan het rapport- Weissmann (dat als basis heeft gediend voor de opstelling van het actieprogramma) hiervan enig voordeel hebben gehad. Dat er aan de TSE-projecten wetenschappers hebben deelgeno- men die ook hebben meegewerkt aan de opstelling van het rapport- Weissmann, is normaal. Juist het ontbreken van een dergelijke deelname zou zeker vragen hebben opgeroepen; dit zou namelijk betekend hebben dat de beste wetenschappelijke teams van Europa die in hun vakgebied een wereldwijde reputatie genieten, niet aan het communautaire TSE-programma wilden meewerken of dat de Commissie hen niet wilde selecteren. In het algemeen wil de Commissie benadrukken dat de hele pro- cedure die zij tijdens de tenuitvoerlegging van het TSE- actieprogramma heeft gevolgd, zorgvuldig is onderzocht en dat hierover uitvoerig verslag is uitgebracht aan de verschillende programmacomitØs, die het als exemplarisch hebben beoordeeld. Formalisering van het beheer van de acties Beoordeling en selectie van de voorstellen 82-83. De richtsnoeren van de diensten van de Commissie bevat- ten nauwkeurige instructies voor de rangschikking van voorstel- len. Bovendien hebben de diensten van de Commissie de deskun- digen rang- over schikkingsprocedure. In de samenvattende evaluatieverslagen die de deskundigen hebben ondertekend, worden de beweegredenen achter de beoordeling van de voorstellen gegeven. operationele uitvoerig gebrieft de Zoals beschreven in de opmerkingen inzake de evaluatieprocedure, zijn voorstellen met een beoordeling B (cid:132)goede(cid:148) voorstellen, dat wil zeggen, voorstellen van een hoge kwaliteit maar met bepaalde onderdelen die verbetering behoeven. Als zodanig komen voor- stellen met een beoordeling B dus wel in aanmerking voor finan- ciering, voorzover de budgettaire middelen het toelaten. Wat de specifieke FAIR-oproep betreft, blijkt uit het aantal en de kwaliteit van de ontvangen voorstellen op een toch zeer specifiek gebied, dat deze oproep duidelijk adequaat is geweest. Er zijn namelijk 24 voorstellen ingediend waarvan er acht zijn gekozen en alle voor deze oproep vrijgemaakte kredieten zijn gebruikt voor projecten van hoge kwaliteit. Hieruit blijkt dat de betrokken onderzoeksteams in Europa wel degelijk de mogelijkheid hebben gehad om voorstellen voor te bereiden en op te stellen die aan de De Commissie heeft het FAIR-programmacomitØ volledig ge(cid:239)n- formeerd over de resultaten van de evaluatie en selectieprocedures gedurende de looptijd van het programma. De Commissie heeft de leden van het programmacomitØ met name de volgende gege- vens verstrekt en wel voor alle voorstellen: samenvatting van de wetenschappelijke/technische inhoud van het voorstel, het part- nerschap, de totale kosten, de in totaal en per partner van de EG verlangde financiering, het samenvattend evaluatieverslag met C 92/28 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 commentaar van de evaluatiegroepen over de wetenschappelijke inhoud van het voorstel, het partnerschap, de verwachte sociaal- economische voordelen en ten slotte de beoordeling. Om het programmacomitØ bovendien een algemeen beeld van de proce- dure te geven, heeft de Commissie steeds algemene beschrijvende statistieken gegeven. In haar streven het programmacomitØ in staat te stellen een gefundeerd standpunt te vormen, heeft de Commissie naast het bovengenoemde ook een motivering gegeven voor de toevoeging van voorstellen met een beoordeling B aan de voor financiering geselecteerde voorstellen. De Commissie heeft deze motivering mondeling aan het programmacomitØ medegedeeld tijdens de besprekingen over de voorstellen voor FAIR1. Voor de daaropvol- gende oproepen heeft de Commissie een schriftelijke motivering gegeven. Als reactie hierop heeft het programmacomitØ zijn waar- dering uitgesproken voor het informatiesysteem van de Commis- sie. 84. Bij de toekenning van verkennende premies en steun voor co(cid:246)peratieve onderzoeksprojecten voor het MKB heeft de Com- missie voorstellen met een beoordeling A of B in aanmerking genomen, aangezien deze voorstellen in het algemeen van (cid:132)zeer goede(cid:148) of (cid:132)goede(cid:148) kwaliteit waren en derhalve aan de vereisten voor financiering voldeden. Afgaande op de beoordelingen door de deskundigen was de kwaliteit van de voorstellen voor speci- fieke MKB-maatregelen vergelijkbaar met die voor projecten met gedeelde kosten. Bij het uiteindelijke besluit is rekening gehouden met de budgettaire beperkingen, wat verklaart waarom relatief minder B-voorstellen zijn gefinancierd in de regeling voor gedeelde kosten. Onderhandeling over de contracten 85-86. De fase van de onderhandelingen over de contracten is van essentieel belang in het beheer van de onderzoeksprogramma(cid:146)s en de Commissie schenkt hieraan bijzondere aandacht bij de opstelling van ieder KP. De formulieren voor de onderhandeling over de contracten zijn gebaseerd op standaardcontracten en zijn volledig in overeenstemming met alle bepalingen ervan. Op deze onderhandelingsfiches staan alle gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de opstelling van het contract. Volgens de geldende instructies moeten alle correcties die nodig zijn om aan de bepa- lingen van het contract te voldoen, worden opgenomen in een door de te ondertekenen correctie op de onderhandelingsfiche. inschrijvers De mate waarin de kosten voor iedere categorie moeten worden gedetailleerd, moet duidelijk verband houden met de wetenschap- pelijke activiteiten. Op basis van deze gegevens worden de kosten- declaraties in de loop van het contract gecontroleerd. Volgens het modelcontract voor projecten met gedeelde kosten moeten de contractanten overigens de kosten in hun eigen boekhouding gedetailleerd opgeven. De kostendeclaratie is een verklaring waar- mee de contractant bevestigt dat de gedeclareerde kosten correct zijn en nauwkeurig overeenkomen met de contractuele omschrij- ving van subsidiabele kosten. 87. De communautaire bijdrage waarom is verzocht, kan naar aanleiding van de onderhandelingen alleen worden verlaagd als zorgvuldig is geanalyseerd in hoeverre het voorgestelde werk- programma in overeenstemming is met de voor het werk beno- digde middelen. De resultaten van deze onderhandelingen moeten naar behoren tot uitdrukking komen in de definitieve technische bijlage en de onderhandelingsfiches. DG Landbouw herinnert eraan dat de procedure die leidt tot de vaststelling van de bijdrage aan ieder project, twee verschillende fasen omvat: om te beginnen de vaststelling van een geraamd bedrag tijdens de selectie, en vervolgens de vaststelling van een precies bedrag dat in het contract wordt vastgelegd. De opmer- king van de Rekenkamer heeft alleen betrekking op de eerste fase. In dit verband heeft het DG Landbouw zelf in 1998 het initiatief genomen om te stoppen met de systematische vermindering van de bedragen bij de vaststelling van de geraamde bedragen en over te gaan tot een individuele analyse. De tweede fase is bij alle con- tracten sinds het begin van het programma gebaseerd op een indi- viduele analyse in het kader van de contractuele onderhandelin- gen volgens de gemeenschappelijke regels van de drie beherende DG(cid:146)s. 88. Hierbij moet worden aangetekend dat de Commissie voor alle geselecteerde voorstellen onderhandelingen opent; het com- mentaar van de deskundigen vormt een belangrijk uitgangspunt voor de argumentering van de Commissie. 89. Het werkprogramma of de technische bijlage van het onderzoekscontract bevat een zo duidelijk mogelijke beschrijving van alle activiteiten, acties en taken die de deelnemers aan het pro- ject moeten uitvoeren om de in het contract vastgelegde weten- schappelijke en onderzoeksdoelstellingen te bereiken. Gelet op het doel van de technische bijlage, namelijk de gedetailleerde beschrijving van de onderzoeksactiviteiten, is de Commissie van mening dat aspecten betreffende de capaciteit en kwaliteit van de deelnemers niet in een dergelijk document moeten worden opge- nomen. Bovendien beschrijft het onderzoeksvoorstel de rol en bijdrage van iedere afzonderlijke partner van het project, hun relevante kwalificaties, hun mogelijke bijdrage aan het project, hun ervaring en hun kennis. Ook wordt erin beschreven waarom zij op grond van hun kwalificaties en ervaring juist geschikt zijn voor het hun opgedragen werk. Op basis van deze informatie beoordelen de onafhankelijke deskundigen de kwaliteit van de partners, in het bijzonder wanneer de middelen, bekwaamheden, reputatie en expertise van de inschrijvers van voldoende kwaliteit zijn om de doelstellingen van het project te bereiken. Deze beoordeling vormt een van de belangrijkste elementen voor de algemene uitslag van de evaluatie. De Commissie onderwerpt de kwaliteit en de capaciteiten van de partners aan een nader onderzoek tijdens de contract- onderhandelingen en besteed daarbij aandacht aan alle aspecten in verband met het beheer van de projecten, met inbegrip van de mogelijke uitbesteding van het beheer aan derden. In drie, door de Rekenkamer in punt 88 genoemde, gevallen hebben de project- co(cid:246)rdinatoren de Commissie hierover niet ingelicht, ondanks dat zij daartoe verplicht waren. Financiºle en technische verplichting Financiºle draagkracht van de inschrijvers 91. De Commissie controleert de financiºle capaciteit van poten- tiºle contractanten systematisch. Tijdens het vierde KP waren de 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/29 contractanten verplicht de Commissie inzage te geven in de balan- sen van de laatste drie jaar. Op basis van de gegevens over poten- tiºle contractanten controleert de Commissie hun financiºle capa- citeit met het oog op het project waaraan de inschrijver wil deelnemen en de werkzaamheden die hij daarbij wil verrichten. Bij volgende projecten verstrekken potentiºle contractanten de Commissie bijgewerkte gegevens. Bij twijfel over de financiºle situatie van de potentiºle contractant doet de Commissie een beroep op externe deskundigen (bureaus voor financiºle analyse) die op basis van onafhankelijke bronnen informatie verstrekken over de financiºle capaciteiten van de betrokken potentiºle contractant gelet op diens commerciºle en financiºle activiteiten. Het DG Onderzoek centraliseert deze gege- vens en stelt ze ter beschikking van alle belanghebbende diensten, met name de wetenschappelijke directoraten, door middel van het centrale beheerssysteem. De Commissie benadrukt verder dat de onderhandelingsfiches net zoals de kostendeclaraties een verklaring zijn van de inschrijver/ contractant over de verwachte/gemaakte kosten. Volgens het modelcontract voor projecten met gedeelde kosten moeten de contractanten overigens de kosten in hun eigen boekhouding gedetailleerd opgeven. De kostendeclaratie is een verklaring waar- mee de contractant bevestigt dat de gedeclareerde kosten correct zijn en nauwkeurig overeenkomen met de contractuele omschrij- ving van subsidiabele kosten. Met de analyse van de financiºle situatie willen de diensten van de Commissie ook nagaan in hoeverre de deelnemers in staat zijn om aan het project deel te nemen en of de co(cid:246)rdinator in staat is het als depositaris van de contractanten ontvangen eerste voor- schot terug te betalen. Dit bedrag wordt namelijk nog niet gerecht- vaardigd door de gemaakte en in de declaraties opgegeven kosten. In het laatste geval wordt de noodzaak van een bankgarantie bestudeerd. Daarvoor wordt uitgegaan van de klassieke financiºle analyse van de balansen. De Commissie neemt een dergelijk besluit pas na een voorafgaande evaluatie van de capaciteit van iedere contractant om zich te verbinden en om de uit het contract voortvloeiende verplichtingen na te komen. Door de eerste kostendeclaratie (en het eerste tussentijds verslag over de voortgang van de werkzaamheden) te analyseren, kan voor het eerst worden gecontroleerd hoe dit voorschot wordt gebruikt. Bij deze gelegenheid kunnen de diensten van de Com- missie een deel van dit voorschot terugvorderen als op grond van de beoordeling een voorbehoud wordt gemaakt bij de wetenschap- pelijke en beheersaspecten van de uitvoering van het project. 92-93. Slechts zelden wordt een bankgarantie gevraagd aange- zien weinig begunstigden zulke grote risico(cid:146)s vertonen dat een dergelijke maatregel gerechtvaardigd is. De vier garanties die de Rekenkamer noemt, zijn weliswaar niet identiek, maar hebben wel dezelfde zwaartepunten en voorwaarden. Vanzelfsprekend bevatten de garanties voor ieder project specifieke elementen. Bovendien is de invoering van een enkel model in strijd met de diversiteit van de wetgevingen en handelspraktijken. In het alge- meen streven de diensten van de Commissie ernaar de financiºle documentatie te archiveren. Verplichtingen van de contractanten In het algemeen wijst de Commissie erop dat, om de 94-95. financiºle situatie van de contractanten en hun naleving van de contractuele bepalingen te analyseren, de hierboven beschreven maatregelen worden aangevuld met talrijke audits op basis van een risicoanalyse. 96-97. Voor subcontracten is volgens het standaardcontract van het vierde KP voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Com- missie vereist als de totale waarde van alle subcontracten meer dan 20 % van de geraamde voor steun in aanmerking komende kosten bedraagt of als de subcontractant is gevestigd in een andere staat dan de contractant. In de subcontracten moet worden vast- gelegd dat de subcontractanten technische controles door de Commissie moeten ondergaan. In het standaardcontract voor het vijfde KP is een aanvullende voorwaarde opgenomen: voortaan is ook voorafgaande schrifte- lijke toestemming van de Commissie vereist als de totale waarde van de subcontracten meer dan 100 000 EUR bedraagt. Financieel en technisch toezicht op de acties 99. De Commissie baseert haar goedkeuring van de periodieke en eindverslagen op een grondige beoordeling van zowel de wetenschappelijke vooruitgang als de gemaakte kosten in de betrokken periode Als de functionaris niet tevreden is over het verslag, vraagt hij veelal om een verduidelijking. Als er zich pro- blemen voordoen, vormt de wetenschappelijke verklaring een aanvulling op de beoordeling van het verslag door de wetenschap- pelijke functionaris. 100. De regelmaat en frequentie van de bezoeken ter plaatse zijn afhankelijk van het tijdschema voor de uitvoering en de specifieke vereisten van de projecten. Vergaderingen van co(cid:246)rdinatoren van verwante projecten zijn een belangrijk onderdeel van de follow- upstrategie. De Commissie gebruikt deze vergaderingen om de voortgang te controleren, de netwerken van deelnemers te ver- sterken en alle gebruikers te informeren over de voortgang van de projecten. 101. Het DG Landbouw meent dat zijn methode voor het bere- kenen van de periodieke betalingen, die inderdaad anders is dan de door het DG Onderzoek toegepaste methode, wel in overeen- stemming is met de contractuele bepalingen. Deze methode houdt rekening met de naar verwachting benodigde uitgaven gelet op het tijdschema voor de werkzaamheden, de reeds verrichte com- munautaire betalingen en de daadwerkelijk gemaakte kosten tij- dens de voorgaande periode(n). C 92/30 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 Ten slotte zij erop gewezen dat de Commissie bij de betaling van het saldo van een contract op basis van de kostendeclaraties over de hele looptijd van het project alle gedeclareerde kosten opnieuw onderzoekt en eventueel rectificeert. In geen enkel geval heeft het DG Landbouw voor een project een bijdrage van de Gemeen- schap betaald die groter was dan de gedeclareerde kosten. verricht, zowel op verzoek van de diensten die de onderzoeks- contracten beheerden, nadat bij de ontvangst van de onderzoeks- verslagen en kostendeclaraties mogelijke onregelmatigheden waren geconstateerd, als op basis van een steekproef van de lopende contracten. Controle van de acties 102. De controle van de onderzoeken is vooral gebaseerd op een grootschalige audit. Hierbij moet worden aangetekend dat het DG Onderzoek, tot aan het eind van het vierde KP, talrijke audits heeft De laatste drie jaar heeft het DG Onderzoek het aantal controles ter plaatse voortdurend uitgebreid en zijn voor alle programma(cid:146)s samen ook meer OTO-contracten aan een audit onderworpen. De onderstaande tabel, die is gebaseerd op de ieder jaar in het jaar- verslag van de Rekenkamer bekendgemaakte cijfers, bevestigt deze voortdurende toename. Aantal afgesloten audits Waarvan onderzoek op landbouwgebied (tweede, derde en vierde KP) Aantal aan een audit onderworpen contracten Waarvan onderzoek op landbouwgebied (tweede, derde en vierde KP) 1996 42 1 55 1 1997 59 6 117 8 1998 69 8 132 9 Sinds 1999 gebruikt het DG Onderzoek voor zijn auditplannen een selectieprocedure die is gebaseerd op een nieuwe methode voor risicoanalyse. Bij deze methode wordt uitgegaan van de vorige auditresultaten, van te controleren contracten en van de activiteiten van de Gemeenschap in de landen die deelnemen aan onderzoeksactiviteiten. Ook wordt rekening gehouden met audits op speciaal verzoek. Bovendien zal de uitvoering van een nieuwe kaderovereenkomst die is gesloten met een externe auditfirma, deze inspanningen vermoedelijk nog bevorderen. De Commissie heeft al een eerste pakket van 100 audits aan de externe auditin- stantie overgedragen. Hierdoor zal de auditcapaciteit van de interne auditeenheden toenemen. Ook zal de Commissie hierdoor in staat zijn het gewenste percentage van alle contractanten aan een audit te onderwerpen. Het DG Landbouw heeft zich vooral toegelegd op zeer specifieke gevallen ten aanzien waarvan bij de follow-up van de projecten vragen zijn gerezen. Deze doelgerichte aanpak is bijzonder doel- treffend gebleken voor de opsporing van onregelmatigheden. Naast de door het DG Landbouw verrichte onderzoeken moet echter ook worden gewezen op de onderzoeken die het DG Financiºle controle op zijn verzoek verricht. Voorts moet worden vermeld dat ten minste 80 % van de deelne- mers van de door het DG Landbouw beheerde projecten, ook par- tij zijn in door het DG Onderzoek beheerde contracten. Het DG Landbouw profiteert daardoor voor zijn eigen contracten van de controles die het DG Onderzoek verricht en die betrekking heb- ben op een reeks projecten die door dezelfde organisatie worden uitgevoerd. Ten slotte heeft het DG Visserij de laatste drie jaar 18 controles ter plaatse verricht en 95 onderzoekscontracten gecontroleerd. Reke- ning houdend met de beschikbare tijd en medewerkers probeert het DG Visserij elke lidstaat ten minste eens in de twee jaar te bezoeken voor een controle, te beantwoorden aan de verzoeken van het DG Financiºle controle en, voorzover nodig, alle contrac- tanten te bezoeken waarvan de verslagen duidelijk op problemen wijzen. Bij de keuze van de te bezoeken instellingen wordt reke- ning gehouden met het aantal gefinancierde projecten en de hoogte van de door de Gemeenschap toegekende steun. Het DG Visserij is voornemens zeer binnenkort een beroep te doen op de externe auditfirma waarmee het DG Onderzoek een kader- overeenkomst heeft gesloten. 103. In ieder onderzoekscontract zijn uitdrukkelijk alle voor- waarden inzake verslaglegging, audit (met inbegrip van controles ter plaatse) en remediºrende maatregelen vastgelegd. Indien nodig neemt de Commissie specifieke maatregelen tegen alle of afzon- derlijke contractanten van een onderzoeksproject. De Commissie maakt van dergelijke acties nauwkeurig verslag op voor het contractdossier. 104. Wat de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tus- sen de beherende diensten en de auditdiensten betreft, zij vermeld dat de voor de audit verantwoordelijke dienst in een verslag advies uitbrengt over controles ter plaatse. Dit advies wordt ter kennis gebracht van de ordonnateurs door middel van een netwerk van correspondenten voor de audit. Tijdens de opstelling van de defi- nitieve controleverslagen neemt de auditeenheid contact op met de betrokken ordonnateur. Vervolgens is het aan deze dienst om de gedane aanbevelingen ten uitvoer te leggen. Overigens ontvan- gen de auditdiensten van alle DG(cid:146)s die deelnemen aan het KP voor onderzoek een samenvatting van het verslag. 30. 3. 2000 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 92/31 Bedoeld worden in totaal drie gevallen. De Commissie heeft in twee gevallen gevolg gegeven aan de conclusies van de audit bij de terugbetaling van de relevante kosten in verband met de betrok- ken projecten. In het laatste geval heeft de audit van de Commis- sie geleid tot de opzegging in 1999 van de overeenkomst met de betrokken contractant. 110. Wat het kapitaal betreft zijn de EESV(cid:146)s, op grond van een verordening van de Raad uit 1983, rechtstreeks onderworpen aan het Gemeenschapsrecht. Tegenover de volledige rechtsbevoegd- heid staat dat de leden van het EESV bij een ingebrekestelling onvoorwaardelijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor schulden van de groep tegenover derden. Deze hoofdelijke en onvoorwaar- delijke aansprakelijkheid is een algemeen beginsel. Invorderingen 105. De ordonnateurs hebben talrijke incasso-opdrachten gege- ven (182 voor de onderzochte periode) die zij vervolgens aan de rekenplichtige voorleggen. De diensten onderhouden regelmatig contact met de rekenplichtige over al deze gevallen. CONCLUSIES 106. De Rekenkamer stelt dat drie dossiers 92 % vertegenwoor- digen van de 3,4 miljoen EUR die nog moeten worden ge(cid:239)nd. De bedoelde dossiers worden sinds juli 1996 en augustus 1997 door de Juridische Dienst van de Commissie onderzocht. Demonstratieprojecten van het AIR-programma op non-food-gebied 107. De Commissie erkent dat zich bepaalde beheersproblemen hebben voorgedaan bij enkele demonstratieprojecten van het AIR- programma (derde KP). Na het voorbereidend werk, dat is gefinancierd als (cid:132)action de prØ- paration, d(cid:146)accompagnement en de soutien(cid:148) (APAS) hebben de diensten van de Commissie bijzondere aandacht besteed aan de controle van deze projecten. Tot de extra inspanningen behoor- den de gezamenlijke wetenschappelijke follow-up door de twee DG(cid:146)s die de projecten gezamenlijk beheren, seminars halverwege de looptijd voor zes van de projecten (een ervan was op initiatief van de diensten gestaakt) en een symposium voor de presentatie van de eindresultaten van de projecten. De Commissie heeft deze initiatieven genomen om de benutting van de resultaten te bevor- deren door uitvoerders, gebruikers en wetenschappers bij elkaar te brengen; deze partijen hebben allemaal belang bij een Europese niet-voedingssector die zich kan aanpassen aan de gevolgen van de hervorming van het GLB. De Commissie heeft, rekening houdend met de lessen die zijn getrokken uit de aanpak van het derde KP voor deze demonstratie- projecten, de mogelijkheden voor demonstratieprojecten in de biowetenschapsprogramma(cid:146)s van het vierde KP uitgebreid. 108. De motivering achter en procedures voor de selectie van deze projecten waren identiek aan die voor de AIR- onderzoeksprojecten: voorstellen met een beoordeling B waren voorstellen van een (cid:132)goede(cid:148) algemene kwaliteit en voldeden daarom aan alle voorwaarden om voor steun in aanmerking te komen. Als hiervoor gegronde redenen zijn, staat de Commissie een verlen- ging van het contract toe om de opbrengst van het onderzoek te optimaliseren en om de volledige tenuitvoerlegging van het con- tract te waarborgen. 111 en 114. De Commissie beheert de onderzoeksprogramma(cid:146)s, met inbegrip van het FAIR-programma, zeer zorgvuldig. Ten aan- zien van de belangrijkste fasen, dat wil zeggen de evaluatie, de selectie, het beheer en de follow-up van de onderzoeksprojecten gelden strenge, door de wetgever vastgelegde regels en criteria. De drie diensten die zijn belast met de uitvoering van het FAIR- programma hebben hun inspanningen jarenlang geco(cid:246)rdineerd, met name bij de planning van de oproepen tot het indienen van voorstellen, de evaluatie en de selectie van projecten, de onder- handelingen over contracten en de follow-up ervan. De Commis- sie zal deze co(cid:246)rdinatie tijdens het vijfde KP nog verder verster- ken, met name na de recente reorganisatie van de diensten en de oprichting van de directeurengroep. De Commissie vindt het zeer belangrijk dat de structuren en mid- delen van beheer worden aangepast naarmate het onderzoeks- beleid zich ontwikkelt. Dit geldt ook voor het FAIR-programma van het vierde KP; de externe deskundigen die zijn belast met de evaluatie ervan hebben zich lovend uitgelaten over de doeltref- fendheid ervan. Overigens zorgen de diensten van de Commissie voor een regelmatige en gedetailleerde follow-up van de financiºle middelen die zijn bestemd voor de onderzoeksprogramma(cid:146)s en zij houden de Begrotingsautoriteit hiervan op de hoogte. 112. De Commissie heeft vanaf 1995 indicatoren ontwikkeld voor de jaarlijkse follow-up en deze vervolgens verfijnd ten aan- zien van resultaten en impacts. De Commissie heeft een groot- schalig onderzoek gepland naar de resultaten en impacts van het programma in het kader van de evaluatie van 1999. 113. Voor de co(cid:246)rdinatie met de overige beleidsterreinen van de Gemeenschap vinden regelmatig contacten plaats tussen de betrok- ken diensten. De Commissie erkent evenwel dat er extra inspan- ningen nodig zijn om, in partnerschap met de lidstaten, de co(cid:246)r- dinatie van de afzonderlijke door de Gemeenschap gefinancierde projecten te verbeteren. 116. De kwaliteit en de onafhankelijkheid van de deskundigen die zijn belast met de evaluatie van de voorstellen voor onderzoeks- projecten staan in de kaderprogramma(cid:146)s voor onderzoek centraal. De Commissie heeft dit aspect van het beheer van de programma(cid:146)s C 92/32 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 30. 3. 2000 tijdens het vijfde KP versterkt, met name door middel van een gemeenschappelijk handboek voor evaluatie. De Commissie, die is belast met het beheer van de programma(cid:146)s, handelt volledig onafhankelijk en op basis van bekende criteria bij de selectie van projecten die in aanmerking komen voor communautaire finan- ciering. 117. Met name in het licht van de evaluatie en de lessen van de reeds voltooide programma(cid:146)s heeft de Commissie standaardcon- tracten voor de onderzoeksprojecten goedgekeurd. Zo heeft de Commissie bij de voorbereiding van het vijfde KP zich uitvoerig beraden op tal van contractuele bepalingen, vooral met betrek- king tot de subsidiabiliteit van kosten. Deze heroverweging had steeds ten doel de bescherming van de financiºle belangen van de Gemeenschap te bestendigen of te versterken. Met het oog op de toekomst zal de Commissie de suggesties uit het verslag van de Rekenkamer aandachtig bestuderen, bijvoorbeeld met betrekking tot de certificering van subsidiabele kosten door een bevoegde instantie. 118. Tot slot wil de Commissie eraan herinneren dat aan het FAIR-programma duizenden mensen hebben deelgenomen in het kader van 1 500 projecten die een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan de doelstellingen van het programma. De onafhan- kelijke deskundigen die waren belast met de evaluatie van het FAIR-programma hebben de doeltreffendheid van het programma bij talrijke gelegenheden erkend. Het verslag van de Rekenkamer bevat veel opmerkingen die de Commissie kunnen helpen bij haar voortdurende bespiegelingen over de verbetering van het beheer van de onderzoeksprogramma(cid:146)s, en met name van de programma(cid:146)s voor onderzoek op het gebied van de landbouw. De Commissie neemt bovendien de nodige maatregelen om de door de Reken- kamer genoemde individuele gevallen te controleren en zo spoe- dig mogelijk de nodige verbeteringen aan te brengen