title: Speciaal verslag nr. 14/98 over de afsluiting van de vormen van bijstandsverlening van het EFRO, vergezeld van de antwoorden van de Commissie (Uitgebracht krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag)

eurovoc_concepts:
European Regional Development Fund
closing of accounts
financial intervention
financial year
implementation of the budget
validation of expenditure

text: 27. 11. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 368/1 I (Mededelingen) REKENKAMER SPECIAAL VERSLAG Nr. 14/98 over de afsluiting van de vormen van bijstandsverlening van het EFRO, vergezeld van de antwoorden van de Commissie (Uitgebracht krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag) (98/C 368/01) INHOUD Paragraaf Bladzijde 1. INLEIDING. 1. 1 — 1. 3 2. STAND VAN DE AFSLUITING PER 31 DECEMBER 1997. 2. 1 — 2. 6 3. OPMERKINGEN OVER DE AFSLUITINGSPROCEDURE. 3. 1 — 3. 23 Vertragingen. 3. 2 — 3. 12 Algemene opmerkingen. 3. 2 — 3. 4 Vertragingen bij de eerste indiening van de afsluitingsdocumenten door de lidstaten. 3. 5 — 3. 7 Vertragingen bij de behandeling van de verzoeken om saldobetaling. 3. 8 — 3. 12 Controles in de lidstaten. 3. 13 — 3. 20 Belang van de controles van de Commissie. 3. 13 — 3. 14 Controleverslagen. 3. 15 Inachtneming van de resultaten van de controles. 3. 16 — 3. 20 Gebeurtenissen na de afsluiting. 3. 21 — 3. 23 4. CONCLUSIE. 4. 1 — 4. 6 Tabellen 1—3. 2 2 3 4 4 4 4 5 5 5 5 6 7 9 Antwoorden van de Commissie. 12 C 368/2 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 27. 11. 98 1. INLEIDING 1. 1. In het kader van haar jaarverslag over het begro- tingsjaar 1996 (1) heeft de Kamer de afsluiting van de door het EFRO medegefinancierde steunmaatregelen onderzocht met betrekking tot de periode voorafgaand aan de hervorming van de structuurfondsen in 1988 (2) en de programmeerperiode 1989-1993 (3). De Kamer deed met name de aanbeveling, een actiever beleid te voeren inzake de afwikkeling van de bijstand en strengere voorwaarden te verbinden aan een verlenging van de vastleggings- en betalingstermijnen in de lidstaten. Op grond van de vastgestelde onregelmatigheden wees zij nadrukkelijk op de noodzaak, controlesystemen in te voeren waarmee de betrouwbaarheid van de door de lidstaten ingediende uitgavendeclaraties werkelijk kan worden nagegaan. 1. 2. Gezien het grote aantal per 31 december 1996 nog af te sluiten acties (769 (4)), is dit onderzoek in 1997 verlengd met controles in zes lidstaten (Duitsland, Grie- kenland, Spanje, Frankrijk, Italië en het Verenigd Koninkrijk) en bij de Commissie. Deze controles hadden betrekking op een steekproef van 53 steunmaatregelen waartoe vóór 1994 was besloten, waarvan er 18 wel, en 35 niet waren afgesloten. Deze steekproef is opgezet ter illustratie van de afsluitingsprocedure, en is derhalve niet als statistisch representatieve steekproef bedoeld. Deze keuze werd gezien de ontwikkeling van de afsluitingen als de meest geschikte beschouwd. Behalve op de controle van de wettigheid en regelmatigheid heeft de Kamer de nadruk op het onderzoek naar de voortgang van de afsluiting gelegd. Ten slotte zijn met betrekking tot de evaluaties en het effect van de communautaire bestekken (CB’s) en van de programma’s van de periode 1989-1993 opmerkingen opgenomen in het verslag van de Kamer over de evaluatie van de bijstandsverlening van de struc- tuurfondsen. 1. 3. De in voornoemde lidstaten verrichte controles bevestigden de bevindingen van de paragrafen 6. 21-6. 30 van het jaarverslag over het begrotingsjaar 1996 in ver- band met de ontoereikende betrouwbaarheid van de (1) PB C 348 van 18. 11. 1997. (2) Quotumvrije acties (QVA’s), geïntegreerde ontwikkelings- programma’s (GOP’s), nationale programma’s van commu- nautair belang (NPCB’s), geïntegreerde mediterrane pro- gramma’s (GMP’s), programma’s van communautaire initia- tieven (PCI’s), en projecten geregeld bij Verordening (EEG) nr. 1787/84 van de Raad (PB L 169 van 28. 6. 1984, blz. 1). (3) Met name de operationele programma’s (OP’s) of projecten waartoe in het kader van de communautaire bestekken (CB’s) en de communautaire initiatieven (CI’s) is besloten. De desbetreffende regelgeving is gebaseerd op: — Verordening (EEG) nr. 2052/88 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 2081/93 (PB L 193, van 31. 7. 1993, blz. 5); — Verordening (EEG) nr. 4253/88 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 2082/93 (PB L 193 van 31. 7. 1993, blz. 20); — Verordening (EEG) nr. 4254/88 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 2083/93 (PB L 193 van 31. 7. 1993, blz. 34). (4) Exclusief de projecten die vallen onder Verordening (EEG) nr. 1787/84 (zie paragraaf 2. 5). uitgavendeclaraties van de aangewezen autoriteiten in de lidstaten (5) en met de bewijsstukken van de uiteindelijke begunstigden, alsmede met de subsidieerbaarheid van de uitgaven. De desbetreffende opmerkingen zijn doorgege- ven aan de terzake verantwoordelijke autoriteiten van de betrokken lidstaten en aan de Commissie, welke laatste krachtens artikel 24 van de gewijzigde Verordening (EEG) nr. 4253/88 dient over te gaan tot een passend onderzoek en eventueel tot inning van de onverschuldigd betaalde bedragen. In de volgende paragrafen zal dan ook niet meer op deze aspecten als zodanig worden ingegaan, doch veeleer op de stand van zaken rond de afsluiting van de steunmaatregelen per 31 december 1997 en het onderzoek naar de afsluitingsprocedure. 2. STAND VAN DE AFSLUITING PER 31 DECEMBER 1997 2. 1. Voor het merendeel van de vóór 1994 goedge- keurde steunmaatregelen dienden in de lidstaten vóór 31 december 1993 (6) juridische en financiële verplichtingen te worden aangegaan, behoudens eventuele verlenging. Doorgaans beschikten de uiteindelijke begunstigden in de lidstaten vervolgens over een termijn van twee jaar om hun betalingen te verrichten en in de zes daaropvolgende maanden moesten de lidstaten de Commissie de voor afsluiting vereiste documenten doen toekomen, met name het verzoek om saldobetaling en het definitieve uitvoe- ringsverslag. Vervolgens diende de Commissie, indien deze documenten ontvankelijk waren, het restbedrag van de financiële bijstand te betalen binnen een termijn die in de regel maximaal twee maanden bedroeg, dus vóór 31 augustus 1996 (7). De Commissie heeft uitstel van de uiterste data voor vastlegging en betaling van ten hoogste e´e´n jaar verleend. Voor programma’s van doelstelling 1 over de periode 1989-1993 in Italië zijn de sluitingsdata met instemming van de Commissie echter tot 1998 uitge- steld (8). (5) De uitgavendeclaratie is het document dat door een door de lidstaat aangewezen autoriteit wordt afgegeven aan de dien- sten van de Commissie, en waarin de feitelijk gedane uitga- ven worden vermeld die overeenkomen met de door de uiteindelijke begunstigden van de steunmaatregelen gedane betalingen. Deze uitgaven dienen te worden gestaafd met gekwiteerde facturen of boekhoudkundige bescheiden met gelijke bewijskracht die niet aan de diensten van de Commis- sie worden toegezonden, maar in de lidstaten bij de uiteinde- lijke begunstigden beschikbaar dienen te blijven. (6) Met uitzondering van met name de OP’s van doelstelling 2 over de periode 1989-1991, waarvoor de betalingsverplich- tingen vóór 31 december 1991 dienden te worden uitge- voerd. De OP’s van doelstelling 2 kenden namelijk twee programmeerperioden, te weten 1989-1991 en 1992-1993. (7) 31 augustus 1994 voor de OP’s van doelstelling 2 voor de periode 1989-1991 waarvan sprake is in voetnoot 7. Deze termijnen worden voorgeschreven in artikel 21, lid 4, en in artikel 25, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 4253/88. (8) De redenen voor deze instemming zijn beschreven in het zesde en het zevende jaarlijks verslag over de structuurfond- sen, 1994 en 1995 (COM(95) 583 def. , hoofdstuk 5, para- graaf 1. 1, blz. 148 en COM(96) 502 def. , hoofdstuk 1, blz. 56-57). 27. 11. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 368/3 2. 2. De ontwikkeling van de nog af te wikkelen beta- lingsverplichtingen wordt in tabel 1 per begrotingsonder- deel en in tabel 2 per lidstaat weergegeven. In deze twee tabellen komen echter niet de (in tabel 3 opgenomen) nog af te wikkelen betalingsverplichtingen voor met betrek- king tot: a) projecten waartoe de Commissie vóór 1 januari 1989 heeft besloten en die zijn onderworpen aan de bepalin- gen inzake automatische vrijmaking van artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 4254/88 inzake het EFRO; b) door de Commissie in 1989 goedgekeurde projecten, waarop echter de eerdere Verordening (EEG) nr. 1787/84 van toepassing is en die niet aan de bepalin- gen inzake automatische vrijmaking zijn onderwor- pen. 2. 3. De nog af te wikkelen betalingsverplichtingen voor de totaliteit der steunmaatregelen in het kader van het EFRO bedroegen per 31 december 1997 2 389,7 Mio ECU (de som van 2 067,0 Mio ECU in tabel 1 en 271,9 Mio ECU en 50,8 Mio ECU in tabel 3), tegenover 3 290,7 Mio ECU per 31 december 1996 en 4 658,9 Mio ECU per 31 december 1995 (9). 2. 4. Het nog af te wikkelen deel betreffende de steun- maatregelen waartoe na de hervorming van 1988 is besloten, bedroeg per 31 december 1997 1 795,3 Mio ECU, tegenover 2 527,4 Mio ECU per 31 december 1996 en 3 259,4 Mio ECU per 31 december 1995 (zie het eerste deel van tabel 1). Dit nog betaalbaar te stellen bedrag maakt 6,2 % uit van het totaal der in de begrotingsjaren 1989-1995 aangegane verplichtingen, ofwel 28 597,5 Mio ECU (10), tegenover 8,8 % per 31 december 1996 en 11,4 % per 31 december 1995. Aange- zien het betaalbaar te stellen restbedrag in wezen slechts het saldo van de laatste jaartranche van de acties vormt (in het algemeen 20 % van deze laatste tranche) (11), geeft het aantal nog af te sluiten steunmaatregelen een juister beeld van de omvang van het nog te verrichten werk. Voor de periode volgend op de hervorming van 1988 bedraagt dit aantal 435, tegenover 617 per 31 december 1996 en 753 per 31 december 1995. In de betrokken periode zijn er in totaal ongeveer 800 steunmaatregelen van start gegaan. 2. 5. Wat de door het EFRO medegefinancierde steun- maatregelen betreft waarvan de oorspronkelijke besluiten dateren van vóór de hervorming van 1988, bedroeg het per 31 december 1997 betaalbaar te stellen restbedrag 594,4 Mio ECU, tegenover 763,3 Mio ECU per 31 december 1996 en 1 399,5 Mio ECU per 31 december 1995. Dit bedrag bestaat uit: a) verplichtingen voor een totaalbedrag van 271,7 Mio ECU, aangegaan voor de begrotingsonderdelen met betrekking tot de CB’s en CI’s, alsmede voor de begrotingsonderdelen die specifiek met de QVA’s, de GOP’s, de GMP’s, de NPCB’s en de PCI’s verband houden (tegenover 385,9 Mio ECU per 31 december 1996 en 496,9 Mio ECU per 31 december 1995) (zie tweede deel van tabel 1); b) verplichtingen voor een totaalbedrag van 271,9 Mio ECU met betrekking tot projecten waartoe de Com- missie vóór 1 januari 1989 uit hoofde van het EFRO heeft besloten en die aan het bepaalde inzake automa- tische vrijmaking in artikel 12 van de gewijzigde EFRO-verordening zijn onderworpen (tegenover 325,5 Mio ECU per 31 december 1996 en 842,4 Mio ECU per 31 december 1995) (zie tabel 3); c) verplichtingen voor een totaalbedrag van 50,8 Mio ECU met betrekking tot in 1989 door de Commissie goedgekeurde projecten waarop echter de oude Veror- dening (EEG) nr. 1787/84 van toepassing is en die niet aan de bepalingen inzake automatische vrijmaking zijn onderworpen (tegenover 51,9 Mio ECU per 31 december 1996 en 60,2 Mio ECU per 31 december 1995) (zie tabel 3). 2. 6. De nog af te wikkelen uitstaande bedragen bestaan thans voor ruim 50 % uit steunmaatregelen van het EFRO in Italië. De afsluiting in 1997 voor deze lidstaat betrof nagenoeg uitsluitend steunmaatregelen die van vóór de hervorming van 1988 dateerden, terwijl slechts vier van de 123 programma’s van latere datum zijn afgesloten. Van de vier overige lidstaten, die elk goed zijn voor circa 10 % van de nog af te wikkelen bedragen per 31 december 1996, daalden de uitstaande bedragen van Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk met 25 % en die van Spanje en Griekenland met 37 en 68 % in vergelij- king met de toestand per 31 december 1996. De lidstaten die nog de meeste steunmaatregelen moeten afsluiten zijn Italië, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk, die 30, 20, respectievelijk 11 % van het totaal vertegenwoordigen. 3. OPMERKINGEN OVER DE AFSLUITINGSPROCEDURE (9) De in de paragrafen 2. 3-2. 5 vermelde gegevens kunnen afwijken van de gegevens opgenomen in de paragrafen 6. 10- 6. 12 van het jaarverslag over het begrotingsjaar 1996, met name vanwege revaluaties en bijkomende vastleggingen. (10) Het bedrag van 34 507,8 Mio ECU, vermeld in het vijfde jaarverslag over de hervorming van de structuurfondsen (bijlage betreffende de financiële tenuitvoerlegging) omvat tevens andere vastleggingen. (11) Artikel 21 van Verordening (EEG) nr. 4253/88. 3. 1. De Kamer heeft vastgesteld dat de Commissie voor België, Duitsland, Frankrijk, Italië en het Verenigd Koninkrijk van de per 31 december 1997 nog niet afgesloten programma’s een overzicht had opgesteld met de financiële gegevens, de aard van het probleem dat afsluiting in de weg staat en de stappen die zijn onderno- men om dit op te lossen. Een dergelijk overzicht voor de zeven overige betrokken lidstaten zou een nuttig beleids- instrument zijn geweest. C 368/4 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 27. 11. 98 Vertragingen Algemene opmerkingen 3. 2. Een belangrijke tekortkoming in de afsluitingsproce- dure is de niet-naleving door de lidstaten en de Commis- sie van de voorgeschreven termijnen (zie paragraaf 2. 1). De afsluiting van de steunmaatregelen binnen die termij- nen is echter van belang voor de begunstigden van de steunmaatregelen en voor de centrale of regionale overhe- den van de lidstaten die zijn belast met de invoering ervan, aangezien het saldo van de laatste tranche door de Commissie pas bij beëindiging van de afsluitingsproce- dure betaalbaar wordt gesteld. 3. 3. Overigens ligt het vermijden van ongegronde vertra- gingen in de lijn van een gezonde begrotingspraktijk, die bestaat in het regelmatig vrijmaken van niet-bestede bedragen die zijn bestemd voor de bijstandsverlening van de structuurfondsen en oplopen naarmate er nieuwe programma’s worden gestart. 3. 4. Door de vertragingen bij de afsluiting doen zich steeds meer overlappingen tussen de diverse program- meerperioden voor, die van invloed zijn op de invoering van de nieuwe programma’s. Een deel van de in de regio’s van de lidstaten beschikbare middelen blijft immers vast- gelegd door taken in verband met de afsluiting, die de beheerder vaak nog slechts van formeel belang acht. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een definitief uitvoe- ringsverslag moet worden uitgebracht over de effecten van een programma dat reeds meerdere jaren voordien is afgerond en er inmiddels andere steunmaatregelen zijn gelanceerd. Overigens bestaat de kans dat de lacunes waaraan deze vertragingen zijn toe te schrijven, zich opnieuw voordoen wanneer nieuwe steunmaatregelen worden ingevoerd. Vertragingen bij de eerste indiening van de afsluitingsdo- cumenten door de lidstaten 3. 5. Per 31 december 1997 bestonden in de meeste lidstaten nog programma’s waarvoor deze documenten nog niet aan de diensten van de Commissie waren toegezonden. Dit geldt bijvoorbeeld voor twee steunmaat- regelen in België, voor zes in Duitsland, acht in Frankrijk en zes in het Verenigd Koninkrijk. Voor ongeveer de helft van de 53 steekproefgewijs onderzochte steunmaatregelen werden deze documenten voor het eerst door de lidstaten ingediend met een vertraging die tot 30 maanden kon oplopen. 3. 6. Reeds in 1996 zou meermalen contact zijn opgeno- men met de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor regio’s in het Verenigd Koninkrijk die nog geen afslui- tingsdocumenten hadden ingediend. De ondervraagde diensten van de Commissie konden echter geen document overleggen waarin de ondernomen stappen en het toe- zicht ter zake worden beschreven. 3. 7. De vertragingen bij de toezending van de vereiste documenten aan de Commissie zijn met name als volgt te verklaren: a) de moeite die het de betrokken nationale autoriteiten kost om de bewijsstukken van de uiteindelijke begun- stigden te verkrijgen, als gevolg waarvan vertraging optreedt in de bijwerking van de afsluitingstabellen en de eindverslagen; b) het ondoorzichtige karakter van bepaalde communau- taire concepten bij gebreke van een duidelijke omschrijving in de voorschriften en besluiten van de Commissie van sommige door de Commissie gestelde voorwaarden, met name wat de aard en de inhoud van de bij afsluiting over te leggen documenten betreft (verklaring omtrent de uitgaven, tabellen en eindver- slag (12)). Deze onduidelijkheid leidt vaak tot uiteenlo- pende interpretaties van deze concepten. Wat betreft de subsidieerbaarheid van de uitgaven zouden de door de Commissie gehanteerde notities in de toekomst echter moeten bijdragen tot een vereenvoudigde afsluiting (13). Vertragingen bij de behandeling van de verzoeken om saldobetaling 3. 8. Na overlegging van de afsluitingsdocumenten dient de voor de betrokken lidstaat verantwoordelijke geografi- sche eenheid van DG XVI zich uit te spreken over de vraag of het eindverslag overeenstemt met de uitgaven- declaratie. Het definitieve financieringsplan blijkt soms moeilijk vast te stellen wegens de achtereenvolgende wij- zigingen die er eventueel in worden aangebracht. De eenheid „Begrotings- en financieel beleid, controles (Co- fin)” bepaalt vervolgens welk saldo betaalbaar dient te worden gesteld en bereidt de betalingsopdracht voor, die ter goedkeuring aan DG XX dient te worden voorge- legd. 3. 9. De lidstaten worden dikwijls geconfronteerd met een te trage afsluiting door de Commissie van de pro- gramma’s waarvan de afsluitingsdocumenten haar zijn toegezonden, zonder dat hun wordt medegedeeld om welke redenen de termijn van twee maanden voor de saldobetaling niet in acht wordt genomen. Zo hebben de Italiaanse autoriteiten in november 1997 in een schrijven aan de Commissie kritiek geleverd op het uitblijven van enige reactie met betrekking tot 99 verzoeken om saldo- betaling die drie tot 28 maanden voordien waren inge- diend. Voor twee steunmaatregelen bedroeg de vertraging ruim twee jaar, voor 29 steunmaatregelen e´e´n à twee jaar en voor 68 steunmaatregelen e´e´n tot zeven maanden. (12) Wat het eindverslag betreft, heeft de Commissie pas in juni 1995 een standaarddocument opgesteld dat de lidstaten voor de periode 1994-1999 in acht dienen te nemen. (13) Zie de notities betreffende de subsidieerbaarheid als bijlage bij de beschikkingen van de Commissie van 23 april 1997 tot wijziging van de beschikkingen houdende goedkeuring van communautaire bestekken, enige programmeringsdocumen- ten en communautaire initiatieven ten behoeve van de 15 lidstaten (PB L 146 van 5. 6. 1997, blz. 32). 27. 11. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 368/5 Overigens waren in december 1997 voor Frankrijk 19 verzoeken om saldobetaling al meer dan e´e´n jaar eerder ingediend zonder dat de steunmaatregelen waren afgeslo- ten. 3. 10. Vastgesteld is dat vier van de 53 onderzochte steunmaatregelen niet werden gevolgd door een verzoek om nadere inlichtingen, noch door een opdracht tot betaling van het eindsaldo, terwijl de diensten van de Commissie sinds zes à 22 maanden in het bezit van de afsluitingsdocumenten waren. 3. 11. Er dient evenwel op te worden gewezen dat de behandeling van de verzoeken om saldobetaling veelal vertraging ondervindt doordat de toegezonden documen- ten niet voldoen: hetzij het eindverslag wordt kwalitatief ontoereikend geacht, hetzij de door de autoriteiten van de lidstaat ingediende uitgavendeclaraties zijn onvolledig of onjuist (niet per maatregel gespecificeerde informatie, ontbreken van informatie waarmee de verhouding tussen in ECU, respectievelijk nationale valuta luidende uitgaven kan worden bepaald, verwijzing naar een onjuiste subsi- dieperiode of een onjuist financieringsplan, tegenspraak tussen uitgavendeclaraties en eindverslagen, niet-subsi- dieerbare uitgaven). In het algemeen zijn deze problemen het resultaat van ernstige tekortkomingen in de organisa- tie en de interne controle, die eerder hadden moeten worden vastgesteld, vooral gezien de mechanismen waarin in het kader van het partnerschap is voorzien, met name de toezichtcomite´s waarin de Commissie is verte- genwoordigd. 3. 12. Ingeval in de afsluitingsdocumenten een gebrek aan samenhang wordt geconstateerd (bij 18 van de 53 steekproefsgewijs onderzochte steunmaatregelen), komt er een briefwisseling tussen de diensten van de Commissie en de autoriteiten van de betrokken lidstaat ter ophelde- ring van het gerezen probleem. In twee van deze gevallen duurde het een jaar voordat de Commissie haar verzoek om opheldering aan de lidstaat zond. In vijf gevallen waarin sprake was van een gebrek aan samenhang, duurde het vervolgens meer dan een jaar voordat de lidstaten reageerden op het verzoek om informatie van de Commissie. In vier gevallen hebben de lidstaten de verei- ste informatie niet toegezonden. Het maximale tijdsver- loop tussen de oorspronkelijke indiening van het verzoek om saldobetaling en de opstelling van de betalingsop- dracht na opheldering van de gerezen problemen bleek 29 maanden te bedragen. Controles in de lidstaten Belang van de controles van de Commissie 3. 13. In haar antwoord op de paragrafen 6. 19 en 6. 20 van het jaarverslag over het begrotingsjaar 1996 verklaart de Commissie maatregelen te hebben getroffen die maken dat „de wettigheid en de regelmatigheid van de door de Gemeenschap verrichte betalingen, met inbegrip van de saldobetalingen” beter kunnen worden gegarandeerd. Voorts wijst zij er in haar achtste jaarlijks verslag over de structuurfondsen op dat de in 1996 door DG XVI verrichte controles (26 in getal) „in de eerste plaats [beogen] na te gaan of er een controle- en beheerssysteem voor de maatregelen bestaat en of dat systeem doeltref- fend is, en voorts of de aan de Commissie verstrekte gegevens (met name uitgavencertificeringen) betrouwbaar zijn. In de tweede plaats dienen zij om te onderzoeken of de EFRO-kredieten op correcte wijze zijn gebruikt, of de uitgaven boekhoudkundig juist zijn vastgelegd en wettig en regelmatig waren en of er sprake is van een goed financieel beheer, een en ander in het licht van de doelstellingen van de verschillende vormen van bijstands- verlening en de communautaire voorschriften [. ]. In vervolg op de controles neemt de Commissie de nodige stappen voor de follow-up en correctie van alle onregel- matigheden die haar eigen diensten of de Rekenkamer aan het licht hebben gebracht. ”. 3. 14. Wat het volume van de door de Commissie ver- richte controles betreft, zijn ongeveer 120 steunmaatrege- len uit de programmeerperiode 1989-1993 gedurende de periode 1994-1997 gecontroleerd. Gelet op de onvolko- menheden die door DG XX in het kader van zijn accountantsonderzoek naar de controle- en beheerssyste- men inzake de steunmaatregelen van de structuurfond- sen (14) zijn geconstateerd, kan niet worden geconclu- deerd dat het percentage gecontroleerde steunmaatregelen tijdens de looptijd of voor de afsluiting ervan — zelfs ingeval elk van deze controles aan adequate doelstellingen zou beantwoorden — de wettigheid en regelmatigheid van de door de Gemeenschap verrichte betalingen, met inbegrip van de saldobetaling, voldoende kan waarbor- gen. Controleverslagen 3. 15. De verslagen van DG XVI waarover de Kamer beschikt, bevatten voor slechts 27 % van de gevallen een analyse of een standpunt over de beheers- en controlesy- stemen van de lidstaten. Slechts een omschrijving van de medegefinancierde acties en een onderzoek naar speci- fieke problemen komen in de verslagen voor, waarvan de reikwijdte overigens beperkt is. Over meerdere controle- bezoeken werd in het geheel geen verslag uitgebracht. Inachtneming van de resultaten van de controles 3. 16. Een ander zwak punt dat in het kader van de afsluitingsprocedure op basis van de steekproefsgewijs onderzochte steunmaatregelen is geconstateerd, schuilt in het feit dat de Commissie er moeite mee heeft de opmer- kingen naar aanleiding van haar eigen controles in de lidstaten, of van controlebezoeken van de Kamer, binnen een redelijke termijn in aanmerking te nemen. Dit is met name het geval wanneer het opsporen van onregelmatig- heden naar aanleiding van de verrichte controles tot een onderzoek van de Uclaf leidt. Gezien de aard en de ingewikkeldheid van de te analyseren problemen vergen (14) Document SEC(94) 1654 def. C 368/6 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 27. 11. 98 de te verrichten werkzaamheden in het algemeen veel tijd. 3. 17. Hoewel de tijdens de controles geconstateerde pro- blemen in het algemeen slechts een zeer beperkt aantal projecten, en meestal zelfs maar e´e´n project betreffen, blijft het volledige programma stilliggen, hetgeen de afsluiting vaak met meerdere jaren vertraagt. 3. 18. De Commissie neemt slechts in uitzonderingsgeval- len een formeel besluit tot beperking van communautaire bijstand (15). De interne instructies van de Commissie van 15 oktober 1997 (16) met betrekking tot de netto finan- ciële correcties in het kader van de toepassing van artikel 24 van Verordening (EEG) nr. 4253/88 betekenen een stap in de goede richting, hetgeen echter niet uitsluit dat in een later stadium verordeningsbepalingen worden opgesteld. 3. 19. Uit onderstaande voorbeelden, afkomstig uit de onderzochte steekproef, blijkt welke problemen zich kun- nen voordoen. a) Tijdens een ter plaatse verrichte controle van het OP van doelstelling 1 voor Extremadura (Spanje) in feb- ruari 1996 had DG XVI tal van tekortkomingen aan het licht gebracht. In juli 1996 gaf de Commissie opdracht tot saldobetaling, hoewel zij slechts haar controlebevindingen aan de lidstaat zou doorgeven. Bovendien kon bij de door de Kamer in april 1997 verrichte controle de uitgavendeclaratie andermaal niet op de boekhouding van de beherende dienst worden aangesloten, hoewel de Spaanse autoriteiten in hun antwoord van oktober 1996 de verzekering hadden gegeven dat de aangetroffen problemen zich na de invoering van een geautomatiseerd systeem van toe- zicht op de projecten niet meer konden herhalen. Ook is vastgesteld dat niet-subsidiabele projecten voor een totaalbedrag van circa 15 Mio ECU in de uitgavendec- laratie waren opgenomen, en dat vijf wegenbouwpro- jecten voor een totaalbedrag van 3,8 Mio ECU ten laste van zowel het betreffende OP als het OP Interreg Spanje-Portugal waren gefinancierd. b) Naar aanleiding van een in november 1996 door DG XVI ter plaatse verrichte controle van het OP van doelstelling 1 in Saksen-Anhalt (Duitsland), zijn er op basis van de in juni 1996 ontvangen afsluitingsdocu- menten wijzigingen in het eindverslag aangebracht. In april 1997 is opdracht tot saldobetaling gegeven ondanks het feit dat er tussen het eindverslag en de officieel opgegeven uitgaven nog steeds een afwijking ten belope van 3,2 Mio ECU bestonden, en dat eenvoudigweg goedgekeurde uitgaven in plaats van daadwerkelijk gedane uitgaven in aanmerking werden genomen (zie ook paragraaf 3. 22). c) In april 1996 heeft DG XX ter plaatse een controle van het CI Interreg Ierland en Noord-Ierland verricht. In januari 1997 zijn de afsluitingsdocumenten door de lidstaat ingediend en in februari 1997 is het controle- verslag waarin met name op categorieën niet-subsi- dieerbare uitgaven werd gewezen, naar DG XVI als- mede naar de verantwoordelijke autoriteiten van de lidstaat gezonden. In november 1997 is op basis van de tien maanden eerder ingediende documenten, zon- der diepgaande analyse en zonder een eventuele cor- rectie in aanmerking te nemen, de saldobetaling bij afsluiting verricht. 3. 20. Ten slotte heeft de Kamer in de onderzochte steekproef vijf controles van de Commissie aangetroffen (drie van DG XVI en twee van DG XX) waarvan de resultaten, vergezeld van een verzoek om commentaar, meer dan een jaar na de controle ter kennis van de nationale autoriteiten waren gebracht. In e´e´n van deze gevallen had DG XVI de brief met opmerkingen twee jaar na de controle ter plaatse van de twee OP’s van doelstel- ling 2 verzonden (programmeerperiodes 1989-1991 en 1992-1993). Gebeurtenissen na de afsluiting 3. 21. In feite maken de afsluiting van het programma en de saldobetaling geen einde aan het toezicht dat de aangewezen autoriteiten van de lidstaten en de Commis- sie dienen uit te oefenen. De Kamer heeft vastgesteld dat er met name in Duitsland en het Verenigd Koninkrijk nog projecten kunnen worden onderworpen aan onafhanke- lijke accountantscontroles, verricht door de beherende autoriteiten van de lidstaten na overlegging van de officië- le verklaring betreffende de uitgaven. Zo is in het jaarver- slag over het begrotingsjaar 1996 (17) naar aanleiding van een controle na de indiening van de uitgavenverklaring voor het OP van doelstelling 2 (1990-1991) voor de East Midlands (UK), reeds geconstateerd dat het opgegeven bedrag van de subsidiabele kosten met 1,32 Mio ECU moest worden verminderd. Deze vermindering werd nadien niet door de Commissie in aanmerking genomen. Wat betreft het OP van doelstelling 1 (1990-1993) Bran- denburg (D) was voor 179 van de 761 medegefinancierde projecten (23,5 %) de verplichte controle van de defini- tieve bewijsstukken betreffende de uitgaven bij de vast- stelling van de uitgavendeclaratie door de regio nog niet verricht. Voorts moesten voor het OP van doelstelling 1 (1990-1993) Saksen-Anhalt 417 van de 1 428 medegefi- nancierde projecten (29,2 %) nog worden gecontroleerd; hierbij was onder meer sprake van inningen voor een totaalbedrag van circa 70,7 Mio ECU voor uitgaven die de regionale autoriteiten reeds noodzakelijk hadden geacht, welke inningen in de officiële uitgavenverklaring niet buiten beschouwing waren gelaten. (15) Besluit genomen krachtens artikel 24 van Verordening (EEG) nr. 4253/88. (16) C(97) 3151 def. -II. (17) Zie paragraaf 6. 26. 27. 11. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 368/7 3. 22. Voorts kunnen bepaalde voorwaarden voor de toekenning van de betrokken bijstand, zoals het scheppen of behouden van arbeidsplaatsen, eerst jaren na voltooi- ing van de investering worden geverifieerd. Zo dienen in Duitsland de gecreëerde of behouden arbeidsplaatsen in een vijf jaar durende „periode van toezicht” gedurende ten minste drie jaar vast bezet zijn; zo niet, dan wordt de periode van toezicht met drie jaar verlengd. Indien het vereiste aantal arbeidsplaatsen niet wordt bereikt, wordt de steun geheel of gedeeltelijk van de uiteindelijke begun- stigde teruggevorderd. 3. 23. Het is derhalve mogelijk dat er nog terugbetalin- gen ten gunste van de EG-begroting dienen te worden verricht na de periode van drie jaar volgend op de laatste betaling voor de actie, gedurende welke periode het verantwoordelijke orgaan en de verantwoordelijke autori- teiten verplicht zijn alle bewijsstukken met betrekking tot de acties ter beschikking van de Commissie te hou- den (18). Bij de projecten waarvoor een en ander relevant is, zou het toezicht op de betalingsverplichtingen van de begunstigden door de daartoe aangewezen autoriteiten van de lidstaten moeten worden voortgezet en een defini- tieve afwikkelingsprocedure worden ingesteld. 4. CONCLUSIE 4. 1. De controle van de Kamer heeft tekortkomingen bij de lidstaten aan het licht gebracht (eindafrekening met de uiteindelijke begunstigden, officiële verklaring omtrent de uitgaven, eindverslagen, indiening van de documenten) en bij de Commissie (analyse van de afsluitingsdocumenten, saldoberekening en -betaling). Deze tekortkomingen heb- ben soms tot aanzienlijke vertragingen, alsmede tot onjui- ste of onvoldoende doorzichtige besluiten en betalingen geleid (zie de paragrafen 1. 3, 3. 5-3. 12 en 3. 19). 4. 2. Versnelde afsluiting van de bijstandsverlening van het EFRO is noodzakelijk, niet alleen in het belang van de begunstigden van de beëindigde acties, maar ook om een goede tenuitvoerlegging mogelijk te maken van de programma’s over de periode 1994-1999 (zie de paragra- fen 3. 2-3. 4), waarvan de sluitingsdatum nadert, met name voor de OP’s van doelstelling 2 van de eerste programmeerperiode (1994-1996). Het is dan ook onont- beerlijk dat de Commissie gezamenlijk met de lidstaten de noodzakelijke maatregelen treft ter ondervanging van de geconstateerde tekortkomingen. 4. 3. Teneinde de bijstandsverlening versneld af te slui- ten, dient de Commissie: a) in het kader van een actief afsluitingsbeleid concrete procedures in te stellen voor het aanvragen van aan- (18) Artikel 24, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 4253/88 bepaalt dat ieder bedrag dat tot een terugvordering wegens onver- schuldigde betaling aanleiding geeft, aan de Commissie moet worden terugbetaald. Anderzijds stelt artikel 23, lid 3, van dezelfde verordening de periode gedurende welke bewijsstuk- ken dienen te worden bewaard op drie jaar na de laatste betaling voor een actie. vullende informatie, het onderzoeken van de ontvan- gen informatie en het stelselmatig aansporen van de lidstaten die de afsluitingsdocumenten niet binnen de gestelde termijn hebben toegezonden, of waarvan de Commissie de antwoorden op de aanvullende vragen niet heeft ontvangen (zie de paragrafen 3. 5-3. 12); b) de lidstaten een document te doen toekomen met een toelichting op de berekening van het saldo bij afslui- ting, aangezien is gebleken dat de met het beheer van de steunmaatregelen belaste nationale autoriteiten niet altijd in staat waren dit saldo te reconstrueren; c) een voorlopige afsluiting te hanteren ingeval e´e´n of meer acties nog dienen te worden onderzocht (zie paragraaf 3. 17). 4. 4. Wat de door de communautaire instanties in de lidstaten verrichte controles betreft, zou de Commissie: a) de administratieve procedures van toezicht op de verrichte controles moeten versterken (zie de paragra- fen 3. 16-3. 19); b) erop moeten toezien dat zij de lidstaten de resultaten van de controles van haar diensten op veel kortere termijn doet toekomen, niet alleen om de afsluiting van de betrokken bijstandsverlening te versnellen, maar ook om de lidstaten in staat te stellen zo spoedig mogelijk corrigerende maatregelen te treffen die tevens de recentere, nog lopende programma’s ten goede zullen komen (zie paragraaf 3. 20). 4. 5. In de toekomst zou de Commissie ook moeten nagaan of de nieuwe Verordening (EG) nr. 2064/97 van de Commissie (19) tot vaststelling van de voorwaarden betreffende de financiële controle door de lidstaten goed wordt toegepast, en met name of de daarin voorgeschre- ven financiële controle werkelijk onafhankelijk is. Aange- zien juist op het moment van de saldobetaling eventuele niet-subsidieerbare uitgaven definitief door de Gemeen- schap dreigen te worden medegefinancierd, zou de Com- missie voorts bijzondere aandacht moeten besteden aan de toepassing van de verordening op de afsluitingsfase en, zo nodig, af te sluiten steunmaatregelen zelf moeten controleren om zich er zodoende op basis van steekproe- ven van te vergewissen dat de desbetreffende communau- taire betalingen in hun totaliteit terecht zijn verricht (zie de paragrafen 3. 13-3. 15). 4. 6. Ten aanzien van de financiële correcties betekenen de interne instructies van de Commissie ten slotte een stap vooruit, hetgeen echter niet uitsluit dat in een later stadium verordeningsbepalingen worden opgesteld (zie paragraaf 3. 18). Voor zaken die zich na de afsluiting voordoen en aanleiding tot invorderingen kunnen geven, zou een definitieve afwikkelingsprocedure moeten worden ingesteld (zie de paragrafen 3. 21-3. 23). (19) PB L 290 van 23. 10. 1997, blz. 1. C 368/8 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 27. 11. 98 Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 23 september 1998. Voor de Rekenkamer Bernhard FRIEDMANN President Overzicht van de nog af te wikkelen delen van de vóór 1994 goedgekeurde EFRO-bijstandsverlening (1), per begrotingsonderdeel (2) — 1 januari 1997-31 december 1997 Tabel 1. 2 7 1 1 9 8. Begrotingsonderdeel Bedrag per 1. 1. 1997 Aantal gestarte steunmaatregelen Vrijmakingen 1. 1. 1997- 31. 12. 1997 Aantal afgesloten steunmaatregelen Betalingen 1. 1. 1997- 31. 12. 1997 Aantal afgesloten steunmaatregelen Situatie per 31. 12. 1997 Aantal gestarte steunmaatregelen N L (Mio ECU) B2-1 2 0 0 Doelst. 1 B2-1 2 0 1 Doelst. 2 B2-1 2 0 2 Doelst. 5b B2-1 4 Communautaire initiatieven B2-1 9 0 Nieuwe Duitse deelstaten B2-1 8 2 Innoverende acties Subtotaal 1 184,3 481,5 107,7 593,2 77,6 83,1 2 527,4 Programma’s/projecten na de hervorming (eerste generatie) GMP’s, QVA’s, NPCB’s, PIC’s enz. ten laste van de diverse begrotingsonderdelen 385,9 Totaal 2 913,3 Bron: Sincom. 147 110 53 178 6 123 617 152 769 21,6 22,7 2,5 17,7 1,8 7,0 73,3 35,5 108,8 12 2 4 11 1 3 33 17 50 319,3 105,2 15,3 163,7 36,4 19,0 658,9 78,7 737,5 35 18 9 45 1 41 843,4 353,7 89,9 411,8 39,4 57,0 149 1 795,3 31 180 271,7 2 067,0 100 90 40 122 4 79 435 104 539 (1) Afgezien van afzonderlijke projecten waartoe op basis van de oude regeling is besloten en die in tabel 3 zijn opgenomen. (2) De verschillen ten opzichte van de tabellen in het jaarverslag over het begrotingsjaar 1996 zijn met name toe te schrijven aan herwaarderingen en aanvullende betalingsverplichtingen. P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n C 3 6 8 / 9 Overzicht van de nog af te wikkelen delen van de vóór 1994 goedgekeurde EFRO-bijstandsverlening (1), per lidstaat (2) — 1 januari 1997-31 december 1997 Tabel 2 Begrotingsonderdeel Bedrag per 1. 1. 1997 Aantal gestarte steunmaatregelen Vrijmakingen 1. 1. 1997- 31. 12. 1997 Aantal afgesloten steunmaatregelen Betalingen 1. 1. 1997- 31. 12. 1997 Aantal afgesloten steunmaatregelen Situatie per 31. 12. 1997 Aantal gestarte steunmaatregelen (Mio ECU) België Denemarken Duitsland Griekenland Spanje Frankrijk Ierland Italië Luxemburg Nederland Portugal Verenigd Koninkrijk Subtotaal Onbepaald Bron: Sincom. 43,8 2,9 158,2 269,1 290,4 261,0 33,4 1 332,6 6,7 23,2 58,9 331,5 2 811,6 101,7 Totaal 2 913,3 27 8 46 54 59 143 13 180 5 16 18 83 652 117 769 1,3 0,2 4,8 15,8 6,7 5,1 2,8 24,6 0,1 1,3 3,9 35,6 102,2 6,6 108,8 1 0 11 8 1 4 0 8 1 1 1 4 40 10 50 7,9 0,9 59,5 167,9 101,3 55,4 13,4 233,4 0,0 5,7 7,0 46,7 698,9 38,6 737,5 5 2 15 21 22 32 7 11 0 4 5 17 141 39 180 34,6 1,8 93,8 85,4 182,4 200,5 17,2 1 074,6 6,7 16,3 48,0 249,1 2 010,5 56,5 2 067,0 21 6 20 25 36 107 6 161 4 11 12 62 471 68 539 (1) Afgezien van afzonderlijke projecten waartoe op basis van de oude regeling is besloten en die in tabel 3 zijn opgenomen. (2) De verschillen ten opzichte van de tabellen in het jaarverslag over het begrotingsjaar 1996 zijn met name toe te schrijven aan herwaarderingen en aanvullende betalingsverplichtingen. C 3 6 8 1 0 / N L P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e G e m e e n s c h a p p e n 2 7. 1 1. 9 8 27. 11. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 368/11 Overzicht van de nog af te wikkelen delen van de afzonderlijke projecten waartoe op basis van de oude regeling werd besloten — 1 januari 1997-31 december 1997 Tabel 3 Bedrag per 1. 1. 1997 Vrijmakingen in 1997 Betalingen in 1997 Herwaardering bij de afsluiting van het begrotingsjaar Situatie per 31. 12. 1997 325,5 27,1 25,2 −1,3 271,9 (Mio ECU) 51,9 0,1 0,4 −0,6 50,8 Afzonderlijke projecten waartoe de Com- missie vóór 1 januari 1989 uit hoofde van het EFRO had besloten en waarvoor artikel 12 van de gewijzigde EFRO-veror- dening geldt Afzonderlijke projecten waartoe in 1989 werd besloten, maar waarvoor Verorde- ning (EEG) nr. 1787/84 geldt Bron: Sincom. C 368/12 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 27. 11. 98 ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 1. INLEIDING 1. 1-1. 3. Zoals de Kamer aangeeft, heeft zij in haar vorige jaarverslag reeds aandacht besteed aan de kwestie van de afsluiting van steunmaatregelen die door het EFRO worden medegefinancierd. Bij die gelegenheid ver- strekte de Commissie een volledig antwoord. De Com- missie streeft er nog altijd naar deze steunmaatregelen zo snel mogelijk af te sluiten, afhankelijk van de haar ter beschikking staande middelen en de kwaliteit van de afsluitingsdocumenten van de lidstaten; zij keurt een verlenging van de vastleggings- en betalingstermijnen in het kader van de programma’s alleen goed wanneer de betrokken verlenging gerechtvaardigd is. In artikel 8 van Verordening (EG) nr. 2064/97 van de Commissie wordt thans uitdrukkelijk bepaald dat de lidstaat bij de afslui- ting van het programma een door een onafhankelijke persoon of instantie opgestelde verklaring moet indienen waarin een oordeel wordt uitgesproken over de deugde- lijkheid van het verzoek om betaling van het eindsaldo. Het blijft de verantwoordelijkheid van de lidstaten om toe te zien op de juistheid van hun uitgavendeclaraties. De Commissie corrigeert of verzoekt om de correctie van alle in de lidstaten vastgestelde financiële onregelmatighe- den. Nochtans worden veel correcties door de lidstaten zelf aangebracht, waardoor artikel 24 van Verordening (EEG) nr. 4253/88 niet behoeft te worden toegepast. De Commissie stelt vast dat de steekproef van 53 EFRO- steunmaatregelen grotendeels bestaat uit steunmaatrege- len die de Kamer in de lidstaten heeft gecontroleerd. Bijgevolg zou deze steekproef weleens niet representatief kunnen zijn, omdat: — de Kamer de steunmaatregelen die in de lidstaten moeten worden gecontroleerd, selecteert en dus op basis van risicobeoordeling werkt, waardoor het voor de hand ligt dat de Kamer steunmaatregelen contro- leert die problemen opleveren; — de maatregelen die de Commissie moet treffen om het eventueel door de Kamer vastgestelde probleem op te lossen, reeds op zichzelf tot gevolg kunnen hebben dat de afsluiting van het betrokken programma wordt vertraagd. Talrijke opmerkingen in het verslag van de Rekenkamer zijn gebaseerd op gegevens uit de dossiers van de Com- missie. Op verzoek van de Commissie presenteerde de Kamer in juli uitsluitend beknopte informatie over haar bevindingen. De Commissie was niet in staat deze infor- matie te bestuderen en te becommentariëren omdat zij maar weinig tijd had om haar antwoord voor te berei- den. missie uitgelegd waarom een aanzienlijk aantal maatrege- len van vóór 1994 nog niet was afgesloten: 1. de kwaliteit van de eindverslagen van de lidstaten laat in veel gevallen te wensen over; 2. de lidstaten hebben niet alle voor de afsluiting van talrijke programma’s benodigde gegevens verstrekt (zoals de afloop van rechtszaken, afdoende vervolg- maatregelen naar aanleiding van de bevindingen van de controleurs, indiening van financieringsplannen voor de programma’s, zoals gewijzigd door de toe- zichtcomite´s); 3. de afsluitingsdatum van enkele programma’s is om gerechtvaardigde redenen uitgesteld; dit geldt met name voor Italië en verklaart mede waarom een aanzienlijk gedeelte van de nog af te wikkelen beta- lingsverplichtingen deze lidstaat betreft (zie punt 2. 6 van het verslag van de Rekenkamer). in 1997 sterk Uit de cijfers van de Kamer blijkt dat zowel het aantal nog af te sluiten steunmaatregelen als de omvang van de is uitstaande betalingsverplichtingen gedaald. Zoals de Kamer opmerkt, behoeft in alle geval- len enkel nog het saldo van de laatste jaartranche van de meerjarenactie te worden betaald (20 % van deze laatste tranche). Bovendien weerspiegelt de omvang van de uit- staande betalingsverplichtingen niet het bedrag dat de Commissie aan de lidstaten verschuldigd is; in veel geval- len heeft onderbesteding bij de uitvoering van de pro- gramma’s tot gevolg dat vrijmakingen of zelfs terugvorde- ringen noodzakelijk zijn. De Commissie gaat door met, sterker nog intensiveert haar inspanningen om alle steun- maatregelen af te sluiten, voorzover de beschikbare infor- matie dit toelaat. Zo werden in de eerste zes maanden van 1998 nog eens 48 projecten en 75 programma’s afgesloten en werd de totale omvang van de uitstaande betalingsverplichtingen met 220 miljoen ECU terugge- bracht. De betalingsverplichtingen die op dit moment nog uitstaan, komen overeen met circa 3 % van de totale EFRO-begroting voor de programma’s van vóór 1994, of met een bedrag dat gelijk is aan ongeveer zes weken betalingsverplichtingen voor de programma’s onder de huidige programmeringsperiode 1994-1999. 3. OPMERKINGEN OVER DE AFSLUITINGSPROCEDURE Vertragingen Algemene opmerkingen 2. STAND VAN DE AFSLUITING PER 31 DECEMBER 1997 2. 2-2. 6. In haar antwoord op het jaarverslag van de Rekenkamer over het begrotingsjaar 1996 heeft de Com- 3. 2-3. 4. Zoals de Kamer in paragraaf 2. 1 opmerkt, houdt de huidige reglementering in dat de Commissie, na ontvangst van een aanvaardbare aanvraag, de betalingen „in beginsel” binnen twee maanden dient te verrichten. Bijgevolg is geen absolute termijn voor deze betalingen 27. 11. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 368/13 vastgesteld. De Commissie is zich echter bewust van de problemen die de laattijdige afsluiting van steunmaatrege- len kan teweegbrengen, en beijvert zich daarom op dit vlak verbeteringen te realiseren. De overlapping van financiële steunmaatregelen die in verschillende program- meringsperioden zijn goedgekeurd, is onder de huidige verordeningen onvermijdelijk; de beheerders van de struc- tuurfondsen in de lidstaten moeten met dit probleem om weten te gaan en zij dienen met name de voor de afsluiting van het programma benodigde documentatie te kunnen verstrekken. Vertragingen bij de eerste indiening van de afsluitingsdo- cumenten door de lidstaten 3. 5. De Commissie wijst de lidstaten regelmatig op de noodzaak om de benodigde afsluitingsdocumenten in te dienen. 3. 6. Het valt te betwijfelen of de beperkte personele middelen van de Commissie doeltreffend zouden worden ingezet wanneer van elk telefonisch contact of van elke bijeenkomst met een lidstaat schriftelijk verslag wordt uitgebracht of wanneer het door de Kamer bedoelde document wordt opgesteld. De Commissie voert in ieder geval sedert 1995 op diverse niveaus overleg met de Britse autoriteiten over de afslui- ting van de programma’s van de periode 1989-1993. Zo verzond het Britse ministerie van Handel en Industrie in januari 1996 een brief aan de Commissie waarin een overzicht wordt verstrekt van alle sedert april 1996 uitstaande eindverslagen. Met de nationale autoriteiten van het Verenigd Koninkrijk en de regionale „Govern- ment Offices” is uitgebreid correspondentie gevoerd over de eindverslagen. Voorts zijn enkele bijeenkomsten met de „Government Offices” belegd. De vertegenwoordigers van de Commissie hebben deze kwesties ook regelmatig ter sprake gebracht in de vergaderingen van de toezicht- comite´s. 3. 7. b) De Commissie is van oordeel dat de toepassing van Verordening (EG) nr. 2064/97 en de in april 1997 goedgekeurde subsidiabiliteitsregels, alsook het intensie- vere gebruik door de lidstaten van het model voor de opstelling van het jaarverslag (zie het antwoord van de Commissie op de paragrafen 6. 34-6. 36 van het jaarver- slag 1996) de kwaliteit van de afsluitingsdocumenten aanzienlijk zullen verbeteren en een snellere afsluiting van de programma’s mogelijk zullen maken. Overigens wordt de inhoud van de jaarverslagen en de eindverslagen nader omschreven in artikel 36 van de nieuwe algemene verordening die de Commissie voor de volgende programmeringsperiode heeft voorgesteld. van het verslag van de Rekenkamer kan de Commissie geen oordeel vellen over de specifieke bevindingen die uit de steekproef van de Kamer voortvloeien. De Commissie erkent evenwel dat de afsluiting van de programma’s in veel gevallen bijzonder tijdrovend is. Dit is deels te wijten aan het beperkte personeelsbestand dat voor deze werk- zaamheden kan worden vrijgemaakt, en deels aan onvol- komenheden in de afsluitingsdocumenten van de lidsta- ten, naar aanleiding waarvan contact met de betrokken autoriteiten moet worden opgenomen. De Commissie wijst tevens op de opmerking van de Kamer in paragraaf 6. 40 van het jaarverslag over het begrotingsjaar 1996 dat „het dan ook bij de saldobeta- ling (is) dat eventuele niet-subsidiabele uitgaven in de door de lidstaten toegezonden declaraties definitief uit de communautaire begroting dreigen te worden gefinan- cierd”. Bijgevolg zijn talrijke controles door de Commis- sie noodzakelijk. Wanneer zich bij deze controles problemen voordoen, wordt bij de nationale autoriteiten een officieel verzoek om nadere inlichtingen ingediend of worden — zoals dikwijls het geval is — informele verzoeken tot de bevoegde nationale functionarissen gericht. Het feit dat een dergelijk informeel verzoek niet schriftelijk wordt opgetekend, betekent niet dat de kwestie niet met de lidstaat wordt besproken in de loop van de talrijke informele contacten die tussen de betrokken diensten plaatsvinden. In het geval van Italië heeft de Commissie uitdrukkelijk verzekerd dat zo spoedig mogelijk tot afsluiting van de nog openstaande steunmaatregelen zal worden overge- gaan, hoewel dit bijzonder gecompliceerd is. Controles in de lidstaten Belang van de controles van de Commissie 3. 13. De Commissie kan niet garanderen dat al haar betalingen regelmatig zijn, omdat deze gebaseerd zijn op gecertificeerde betalingsaangiften van de lidstaten die nochtans niet-subsidiabele uitgaven kunnen omvatten, ondanks de inspanningen van de Commissie om te bewerkstellingen dat de lidstaten de op hen rustende verplichting om te zorgen voor een doeltreffend financieel beheer en een efficiënte controle van de programma’s onder de structuurfondsen metterdaad nakomen. 3. 14. Afhankelijk van de haar ter beschikking staande middelen voert de Commissie zoveel mogelijk controles ter plaatse uit. Deze controles zijn op zichzelf echter onvoldoende om de afwezigheid van onregelmatigheden te waarborgen. Wel is het zo dat de tijdens de controles ontdekte onregelmatigheden worden gecorrigeerd. Vertraging bij de behandeling van de verzoeken om saldobetaling Controleverslagen 3. 9-3. 12. Om de redenen zoals toegelicht in de vierde alinea van haar antwoord op de paragrafen 1. 1-1. 3 3. 15. De betrokken diensten trachten de verslagen over hun controles ter plaatse te verbeteren en deze sneller op C 368/14 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 27. 11. 98 te stellen. De controleverslagen van DG XVI dienen echter alleen noodzakelijke informatie te bevatten: de doelstellingen van de controle, een beknopte beschrijving van de steunmaatregelen, de bevindingen en de aanbeve- lingen. Gezien de diversiteit, het aantal en de geografische ver- spreiding van de medegefinancierde steunmaatregelen en de eindbegunstigden zal het niet eenvoudig zijn om op basis van een inspectiebezoek van een week dat door twee ambtenaren wordt uitgevoerd, een geldig algemeen oordeel over het beheerssysteem in een lidstaat te vellen. Daarom beperkt DG XVI zich in dergelijke gevallen tot opmerkingen over de problemen, inclusief die met betrek- king tot aspecten van het systeem, waarover tijdens de controle voldoende informatie is verzameld. Inachtneming van de resultaten van de controles 3. 16. De Commissie gaat alle geconstateerde onregelma- tigheden na teneinde deze te corrigeren of door de lidstaten te laten corrigeren, voordat het betrokken pro- gramma wordt afgesloten. Deze werkwijze is vaak tijdro- vend, afhankelijk van de informatie die over het probleem beschikbaar is en de reacties van de nationale autoriteiten en de eindbegunstigden. Artikel 7 van Verordening (EG) nr. 2064/97 bepaalt uitdrukkelijk hoe de lidstaten gecon- stateerde onregelmatigheden op passende wijze dienen af te handelen. Bij de onregelmatigheden die tot een onderzoek van Uclaf leiden, gaat het vaak om rechtszaken die zich lange tijd kunnen voortslepen. Daarentegen kan een groot aantal door de diensten van de Commissie vastgestelde proble- men snel worden opgelost, zonder dat een officiële brief- wisseling met de nationale autoriteiten nodig is. Het kan echter niet worden ontkend dat de Commissie moeilijkheden en vertraging ondervindt bij de afhandeling van de voorlopige controleresultaten van de Kamer. Deze resultaten worden beschreven in de „sectorbrieven” die voor commentaar aan de lidstaten worden verzonden. De Commissie ontvangt afschriften van deze brieven en van het antwoord van de lidstaat, maar het zou raadzaam zijn wanneer zij ook wordt geïnformeerd over het definitieve standpunt van de Kamer in dergelijke zaken. Over deze mogelijkheid voert de Commissie op dit moment overleg met de Kamer. 3. 17. Op grond van de verordeningen is een gedeeltelijke afsluiting van een programma normaliter niet mogelijk. In enkele uitzonderingsgevallen — bijvoorbeeld wanneer de lidstaat onomstotelijk aantoonde dat enkele projecten van een programma door gerechtelijke procedures werden vertraagd — heeft de Commissie echter een besluit goed- gekeurd waardoor de rest van het programma kon wor- den afgesloten. 3. 18. Zoals vermeld in het antwoord op de paragrafen 1. 1-1. 3 worden financiële correcties vaak aangebracht zonder dat de Commissie een officieel besluit krachtens artikel 24 behoeft te nemen. De Commissie heeft een nieuw regelgevingskader voorgesteld voor de uitvoering van financiële correcties in de volgende programmerings- periode. 3. 19. a) De Spaanse autoriteiten werden in een vroeg stadium informeel in kennis gesteld van de controlebevin- dingen van DG XVI. Daardoor konden zij de problemen onderzoeken en in juni 1996 gecorrigeerde gegevens aan de Commissie voorleggen. Op basis van deze gegevens sloot de Commissie het programma in juli 1996 af. Thans heeft de Commissie kennis genomen van het Spaanse antwoord op de opmerkingen van de Kamer. De natio- nale autoriteiten nemen een ander standpunt in dan de Kamer; daarom is de Commissie voornemens deze zaak met de Kamer te bespreken alvorens een definitief stand- punt in te nemen. De Commissie wijst er echter op dat deze zaak waar- schijnlijk geen gevolgen zal hebben voor de communau- taire begroting omdat Spanje het budget voor dit pro- gramma aanzienlijk heeft overschreden: volgens de finan- cieringsplannen bedroegen de door het EFRO mede te financieren uitgaven 439 miljoen ECU, terwijl de gedecla- reerde uitgaven 470 miljoen ECU beliepen; het verschil van 31 miljoen ECU, dat niet door het EFRO is medege- financierd, zou voldoende moeten zijn om de geconsta- teerde onregelmatigheden te compenseren. De Commissie zal de exacte berekeningen voor elk afzonderlijk sub- programma echter pas uitvoeren na ontvangst van de gecorrigeerde uitgavendeclaratie. b) De Duitse autoriteiten hebben de Rekenkamer vol- doende informatie verstrekt om de in het eindverslag vermelde bedragen in overeenstemming te brengen met de bedragen in de definitieve uitgavendeclaratie (zie ook het onderstaande antwoord in paragraaf 3. 21. b). c) Het dossier inzake dit controlebezoek kan nog niet worden afgesloten; op 21 januari 1998 is de nationale toegezonden. De reeds autoriteiten een aanmaning betaalde EFRO-bijdrage zal worden aangepast, wanneer dit na ontvangst van de benodigde informatie noodzake- lijk mocht blijken. De gedeclareerde uitgaven voor de subprogramma’s waarop de problemen betrekking hebben, zijn echter aanzienlijk hoger dan de te medefinancieren bedragen zoals vermeld in de financieringsplannen voor het pro- gramma; daarom is de kans dat financiële correcties nodig zijn, beperkt. 3. 20. Vertragingen bij de indiening van de controlever- slagen worden dikwijls veroorzaakt door de werkbela- sting van de controlediensten, alsook door het feit dat in bepaalde gevallen een extra controlebezoek nodig is voor- dat een eindconclusie kan worden getrokken. 27. 11. 98 NL Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 368/15 Gebeurtenissen na de afsluiting 3. 21. a) Verenigd Koninkrijk: De Commissie heeft de Britse autoriteiten eraan herinnerd dat een herziene uitga- vendeclaratie moet worden ingediend. b) Duitsland: De Commissie zal de autoriteiten van de deelstaten verzoeken, de conclusies van hun controles en zo nodig een gecorrigeerde uitgavendeclaratie in te die- nen. 3. 22. In het kader van de Duitse „Gemeinschaftsauf- gabe” (samenwerking tussen federale overheid en deel- staat ter verbetering van de regionale economische struc- tuur) kan de steun volledig of gedeeltelijk worden terug- gevorderd indien achteraf blijkt dat niet is voldaan aan de voorwaarden voor de toekenning ervan. In zo’n geval dienen de nationale autoriteiten een gecorrigeerde uitga- vendeclaratie aan de Commissie voor te leggen, zodat zij de betaalde communautaire steun — zelfs na de afsluiting van het programma — kan aanpassen. 3. 23. De eisen die in artikel 23 van Verordening (EEG) nr. 4253/88 met betrekking tot de bewijsstukken worden gesteld, zijn niet meer dan minimumeisen; de lidstaten hebben het recht en de plicht stringenter nationale bepa- lingen vast te stellen wanneer zulks nodig mocht zijn. 4. CONCLUSIE 4. 1-4. 2. De Commissie erkent dat verbeteringen moge- lijk zijn, in het bijzonder bij de afsluiting van de pro- gramma’s die soms veel tijd vergt. Zij benadrukt echter dat de vertraging bij de afsluiting van de programma’s voor de periode 1989-1993 in de meeste gevallen werd veroorzaakt door een gerechtvaardigde verlenging van de programmeringsperiode en door ontbrekende (of ontoe- reikende) informatie van de lidstaten, zonder welke de programma’s niet konden worden afgesloten. Het perso- neelstekort bij de Commissie en — naar alle waarschijn- lijkheid — ook in de lidstaten vormt eveneens een niet- aflatend probleem. 4. 3. a) De Commissie is van oordeel dat het aan de lidstaten verstrekte model voor het jaarverslag (dat tevens als basis dient voor de eindverslagen) en de toepassing van artikel 8 van Verordening (EEG) nr. 2064/97, op grond waarvan een onafhankelijke persoon of instantie bij de afsluiting van het programma een verklaring betref- fende de controleresultaten aan de Commissie dient voor te leggen, de kwaliteit van de afsluitingsdocumenten aan- zienlijk zullen verbeteren, waardoor de programma’s snel- ler kunnen worden afgesloten. b) Gewoonlijk beschikken de lidstaten over de betrok- ken informatie; op verzoek van de lidstaten verstrekt de Commissie nadere inlichtingen over de afsluitende bereke- ningen en het bedrag van het saldo. c) In bepaalde gevallen gaat de Commissie over tot een gedeeltelijke afsluiting, maar op grond van de verordenin- gen dienen de programma’s normaliter in hun geheel te worden afgesloten. 4. 4. De Commissie is het met de Rekenkamer eens dat de resultaten van de controles ter plaatse zo spoedig mogelijk aan de lidstaat moeten worden meegedeeld. Een van de belangrijkste doelstellingen van de protocollen die tussen de financieel controleur van de Commissie en de controlediensten van de lidstaat zijn gesloten, betreft de verbetering van de samenwerking, in het bijzonder door de verstrekking van „snellere” en meer volledige informa- tie over de resultaten van de controles ter plaatse. De periodieke bilaterale vergaderingen die in het kader van de protocollen met de lidstaten worden gehouden, bieden een forum voor de bespreking van deze resultaten. Boven- dien ontwikkelt het directoraat-generaal Financiële Con- trole de nodige middelen om de voorbereiding en uitvoe- ring van de controles ter plaatse, alsook de daaruit voortvloeiende controleverslagen te rationaliseren. Het gebruik van deze middelen zou het mogelijk moeten maken, de resultaten sneller ter beschikking van de lidsta- ten te stellen. Het Commissievoorstel voor nieuwe verordeningen voor de nieuwe programmeringsperiode voorziet uitdrukkelijk in intensieve samenwerking tussen de lidstaten en de Commissie terzake van de financiële controle, waarbij de aandacht met name uitgaat naar de controles ter plaatse. 4. 5. In Verordening (EG) nr. 2064/97 van de Commissie zijn alle nodige maatregelen aangegeven om een doeltref- fende financiële controle door de lidstaten te waarborgen: onderzoek van het beheers- en controlesysteem, controles ter plaatse, goede oplossing van de problemen, voorleg- ging van een jaarverslag aan de Commissie en de indie- ning van een door een onafhankelijke persoon of instan- tie opgestelde verklaring waarin een algemeen oordeel is opgenomen over de deugdelijkheid van het verzoek om betaling van het eindsaldo en de laatste uitgavenaangifte. De Commissie behoudt zich het recht voor zelfstandig controles uit te voeren, maar onderstreept dat het in de eerste plaats onder de verantwoordelijkheid van de lidsta- ten valt om ervoor te zorgen dat de afsluiting op passende wijze geschiedt. 4. 6. In de voorstellen van de Commissie voor verorde- ningen betreffende de nieuwe programmeringsperiode zijn ten aanzien van de financiële correcties ingrijpende verbe- teringen aangebracht. Op grond van de huidige voor- schriften en procedures kan de Commissie na de afslui- ting van een programma alle onverschuldigd betaalde bedragen terugvorderen