title: Særberetning nr. 10/98 om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer, med Europa-Parlamentets svar (i henhold til artikel 188 C, stk. 4, andet afsnit, i EF-traktaten)

eurovoc_concepts:
Member of the European Parliament
allowances and expenses
parliamentary allowance
report

text: 3. 8. 98 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende C 243/1 I (Meddelelser) REVISIONSRETTEN SÆRBERETNING Nr. 10/98 om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer, med Europa-Parlamentets svar (i henhold til artikel 188 C, stk. 4, andet afsnit, i EF-traktaten) (98/C 243/01) INDHOLD Punkt Side INDLEDNING. 1. 1 — 1. 4 Revisionsområde. 1. 1 — 1. 3 Finansielle data. 1. 4 FORMEL OVERHOLDELSE AF REGULATIVERNE. 1. 5 — 1. 7 MEDLEMMERNES FORSKUDSFORVALTNING. 1. 8 — 1. 26 Fast rejsegodtgørelse og dagpenge. 1. 15 — 1. 24 Rejsegodtgørelse på højst 3 000 ECU. 1. 25 — 1. 26 GODTGØRELSE FOR GENERELLE UDGIFTER — SEKRETARIATSGODT- GØRELSE. 1. 27 — 1. 38 Godtgørelse for generelle udgifter. 1. 30 — 1. 31 Sekretariatsgodtgørelse. 1. 32 — 1. 38 KONKLUSION. 1. 39 — 1. 44 Den administrative forvaltning bør forbedres. 1. 41 De mekanismer, der udløser godtgørelserne, bør i højere grad afspejle de faktiske forhold. Ordningen bør gøres mere gennemsigtig og bør kunne kontrolleres. Svaghederne ved ordningen bør afhjælpes. 1. 42 1. 43 1. 44 2 2 2 2 3 3 4 5 5 5 6 6 6 6 6 Europa-Parlamentets svar. 11 C 243/2 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende 3. 8. 98 INDLEDNING Revisionsområde 1. 1. Medlemmerne af Europa-Parlamentet modtager vederlag, som udbetales af de nationale parlamenter, og som varierer fra land til land. De aflønnes ikke af Europa-Parlamentet, men Parlamentet udbetaler godtgø- relser til dækning af udgifter i forbindelse med udøvelsen af deres mandat i henhold til bestemmelser, som Europa- Parlamentets præsidium vedtog i 1984 (PE 133. 116), og som regelmæssigt ajourføres (1). 1. 2. Revisionen omfattede udelukkende anvendelsen af reglerne vedrørende følgende godtgørelser: a) fast rejsegodtgørelse (2) b) særlig rejsegodtgørelse på højst 3 000 ECU (3) c) dagpenge (4) d) sekretariatsgodtgørelse (5) e) godtgørelse for generelle udgifter (6) administrative procedurer og regnskabsprocedurerne gen- nemføres i overensstemmelse såvel med de særlige regula- tiver, Parlamentet har vedtaget, som med Fællesskabets finansielle bestemmelser og principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning. Bemærkningerne i denne beret- ning om svagheder og risici er alle underbygget af revi- sionsresultater. Finansielle data 1. 4. Tabellerne, der er vedføjet som bilag (tabel 1, 2 og 3), viser udviklingen i perioden 1990-1997 i betalingerne vedrørende de godtgørelser, revisionen omfattede. I 1997 androg de i alt 142,6 mio. ECU svarende til 16 % af Parlamentets samlede driftsudgifter. 48 % af betalingerne vedrører sekretariatsgodtgørelse, 33 % de forskellige rej- segodtgørelser og dagpenge og 16 % godtgørelsen for generelle udgifter. Den årlige direkte eller indirekte gen- nemsnitsudgift til disse godtgørelser pr. medlem er steget fra 138 000 ECU i 1990 til 227 000 ECU i 1997 (9), svarende til en gennemsnitlig årlig stigning på 7,4 %. Denne stigning skyldes primært, at loftet for sekretariats- godtgørelsen er hævet (+10 % i gennemsnit om året). Siden juni 1996 er denne godtgørelse blevet udbetalt direkte til medarbejderne eller til en tredjepart, til hvem medlemmet har overdraget administrationen af sin sekre- tariatsgodtgørelse. f) godtgørelse af rejse-, opholds- og undervisningsud- gifter i forbindelse med sprog- og edb-kurser (7). FORMEL OVERHOLDELSE AF REGULATIVERNE 1. 3. Sigtet med revisionen var at undersøge, hvordan ordningen havde udviklet sig siden Rettens sidste revi- sion, der omfattede regnskabsårene 1990 og 1991 (8). Revisionen omfattede bilagsrevision, hovedsageligt vedrø- rende regnskabsåret 1996. Retten har undersøgt, om de (1) Jf. PE 133. 116/KVÆST. /ændr. VII/1-97. (2) Den faste rejsegodtgørelse skal dække alle udgifter i forbin- delse med medlemmernes transport mellem hjemsted og mødested, når de har fået tilladelse til at deltage i møder i Europa-Parlamentets officielle organer, og deltagelsen er dokumenteret. (3) Denne rejsegodtgørelse skal dække medlemmernes udgifter til rejser, som foretages under udøvelsen af deres mandat, og som ikke dækkes af faste rejsegodtgørelser og dagpenge. Der kan højst godtgøres 3 000 ECU om året, og rejser i det land, hvor medlemmerne er valgt, kan ikke komme i betragtning. (4) Der udbetales dagpenge for hver dag, de pågældende med- lemmer deltager i aktiviteter, i forbindelse med hvilke der ydes fast rejsegodtgørelse. (5) Sekretariatsgodtgørelsen skal dække udgifterne i forbindelse med ansættelse eller beskæftigelse af en eller flere medarbej- dere. (6) Godtgørelsen for generelle udgifter skal dække udgifter i forbindelse med medlemsvirksomhed, som ikke dækkes af andre godtgørelser. (7) Revisionen gav ikke anledning til væsentlige bemærkninger om denne type godtgørelser. (8) EFT C 324 af 13. 12. 1991, kapitel 15, og EFT C 330 af 15. 12. 1992, kapitel 18. 1. 5. Bortset fra godtgørelsen af udgifter i forbindelse med sprog- og edb-kurser forvaltes godtgørelserne af to særskilte enheder under Kontoret for Medlemmernes Godtgørelser, nemlig: — medlemmernes forskudsforvaltning, der udbetaler rej- segodtgørelser og dagpenge, og som kontrolleres af en tjeneste, der anviser beløbene til betaling, og som sikrer, at betalingerne kontrolleres, udsteder indtægts- ordrer og fastlægger supplerende beløb, der skal udbetales, og bogfører disse transaktioner i budget- regnskabet — en enhed der forvalter sekretariatsgodtgørelser og generelle udgifter, anviser udgifter til betaling og er ansvarlig for at kontrollere godtgørelserne for gene- relle udgifter og sekretariatsgodtgørelserne. 1. 6. Forvaltningsordningerne i Kontoret for Medlem- mernes Godtgørelser sikrer i det store og hele, at de regulativer, der er vedtaget af Parlamentet, anvendes korrekt. (9) 82 % af Parlamentets medlemmer pr. 1. 11. 1996 har modta- get, hvad der svarer til det gennemsnitlige årlige beløb +/- 20 %. 3. 8. 98 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende C 243/3 1. 7. Der anvendes edb i forvaltningen af udbetalinger over forskudsforvaltningen og af de andre godtgørelser. Edb-værktøjerne er kohærente, pålidelige og hurtige, og medarbejderne behersker dem fuldt ud. I henhold til regler vedtaget af Parlamentets præsidium skal de for- nødne bilag fremlægges og kontrolleres, og dermed efter- prøves det, om udgifterne er formelt rigtige. 1. 12. I artikel 23, stk. 3, i Parlamentets regulativ er det fastsat, at kun dagpenge kan udbetales kontant, men i 1990 suspenderede kvæstorkollegiet denne bestemmelse ved en meddelelse, så samtlige godtgørelser, der betales over forskudsforvaltningen, nu kan udbetales kontant. I 1997 tegnede kontantudbetalingerne sig for 42 % af kontorets samlede transaktioner. MEDLEMMERNES FORSKUDSFORVALTNING 1. 8. Den faste rejsegodtgørelse, rejsegodtgørelsen og dagpengene udbetales af medlemmernes forskudsforvalt- ning i Bruxelles og Strasbourg. I 1997 androg betalin- gerne over forskudsforvaltningen 46,9 mio. ECU sva- rende til 33 % af samtlige godtgørelser til Parlamentets medlemmer. Siden 1991 har det været fastsat, at for- skudsforvaltningen maksimalt må have en beholdning på 3,2 mio. ECU. Der kan tilføres supplerende midler op til dette loft. 1. 9. Retten har tidligere givet udtryk for (10), at det ikke er i overensstemmelse med principperne i finansforord- ningen (artikel 54) og gennemførelsesbestemmelserne (ar- tikel 82 ff. ) at afholde betalinger af en sådan størrelsesor- den over en forskudsforvaltning. De pågældende udgifter er ikke af en sådan art, at det er berettiget at fravige de almindelige regler for udbetaling og kontrol, og der er heller ikke tale om, at de er specielt hastende. 1. 13. Disse afvigende procedurer medfører store om- kostninger og risici for forvaltningen. Selve ordningen med en forskudsforvaltning, som både fungerer som kasse og kontrol- og anvisningstjeneste, kræver betydelige menneskelige og finansielle ressourcer. Når der udbetales forskud til medlemmerne til private formål, bliver der trukket både på kontorets likviditet og dets personale. I dag er det meste af personalet i Kontoret for Medlem- mernes Godtgørelser beskæftiget med at udbetale og kontrollere en begrænset del af de samlede godtgørelser. Hertil kommer, at kontantudbetalinger, som forudsætter en stor likvid beholdning, indebærer større risici for forvaltningen end andre betalingsmåder. 1. 14. De normale betalings- og kontrolprocedurer gør det nemmere at fordele arbejdsbyrden og at begrænse de risici, der er forbundet med forvaltning af likvide behold- ninger. For at medlemmerne ikke selv skal blive nødt til at lægge ud, kunne procedurerne i overensstemmelse med artikel 46 i finansforordningen omfatte en permanent forskudsordning, som ville være sikrere end en forskuds- forvaltning. Fast rejsegodtgørelse og dagpenge 1. 10. Hertil kommer, at medlemmerne i henhold til artikel 4, stk. 5, i Parlamentets regulativ har mulighed for at anmode Parlamentets Rejsebureau om at skaffe billet- ter til privat brug. De pågældende beløb fratrækkes så i forbindelse med den følgende udbetaling af rejsegodtgø- relser og dagpenge. Denne ordning betyder, at Parlamen- tet midlertidigt betaler regninger, som intet har at gøre med dets virksomhed, og inkasserer de pågældende beløb efterfølgende uden om reglerne i finansforordningen. Medlemmerne får således udbetalt forskud. I henhold til artikel 1-7 i Parlamentets regulativ 1. 15. skal den faste rejsegodtgørelse dække alle udgifter for- bundet med medlemmernes transport mellem afrejsestedet og mødestedet, når de har fået tilladelse til at deltage i møder i Europa-Parlamentets officielle organer, og delta- gelsen er dokumenteret. I henhold til regulativets artikel 11 og 12 udbetales der dagpenge for hver dag, de pågældende medlemmer deltager i aktiviteter, i forbin- delse med hvilke der ydes fast rejsegodtgørelse. 1. 11. Over denne forskudsforvaltning inkasseres i strid med finansforordningen forskellige former for skyldige beløb (navnlig for billetter til private rejser og uberettiget udbetalte dagpenge) hos medlemmerne. Der foretages ikke udgiftsanvisning for sådanne beløb, som heller ikke kontrolleres af finansinspektøren. 1. 16. Den faste rejsegodtgørelse beregnes på grundlag af en kilometersats, der anvendes på afstanden mellem mødestedet og det sted, medlemmet har angivet som sin bopæl. Denne sats har været »fastfrosset« siden 1994. Dagpengene beregnes på grundlag af en sats, der anven- des på det antal dage, medlemmet har erklæret at have været til stede. (10) Jf. punkt 15. 22-15. 23 i årsberetningen for regnskabsåret 1990 og punkt 18. 7-18. 8 i årsberetningen for regnskabsåret 1991. 1. 17. Det beløb, der udbetales som rejsegodtgørelse, svarer ikke til medlemmernes faktiske transportudgifter. C 243/4 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende 3. 8. 98 Rettens analyse viser, at de samlede godtgørelser i 1996 (27,6 mio. ECU) af transportudgifterne »medlemmernes bopæl - mødestedet« taget under e´t i gennemsnit var 30 % højere end flypriserne på business class. Det svarer til en afvigelse på ca. 6,5 mio. ECU. Denne afvigelse varierer mærkbart, alt efter hvor medlemmerne har deres bopæl, og den øges i takt med afstandens længde. I praksis er den faktiske afvigelse endnu større, fordi der ofte anvendes billigere transportmidler (tog, fly på øko- nomiklasse), og fordi enkelte nationale parlamenter ind- rømmer Europa-Parlamentets medlemmer særligt gunstige betingelser på indenrigsruter. 1. 18. Indtil udgangen af 1997 udbetaltes den faste rejse- godtgørelse og dagpengene over forskudsforvaltningen på grundlag af medlemmernes egne oplysninger. Det blev ikke kontrolleret, om medlemmerne faktisk havde foreta- get de pågældende rejser, eller om opholdet faktisk havde varet det angivne antal dage, men kun om de havde været til stede på mødestedet, hvilket i princippet blev doku- menteret ved medlemmernes underskrift på en liste frem- lagt i mødesalen. 1. 19. Det er endvidere fastsat i regulativet, at andre dokumenter kan anvendes som dokumentation for, at medlemmerne har deltaget i Parlamentets arbejde. Med- lemmer, der bestrider særlige hverv (11), behøver ikke at skrive under i mødesalen, men kan krydse sig af på en særlig liste. Samtlige medlemmer kan også fremlægge anden dokumentation, navnlig rejsehjemmel og hotelreg- ninger, hvis de ikke har underskrevet tilstedeværelseslis- ten. Det er dog kun tilladt at fremlægge sådanne doku- menter som bevis fem gange pr. periode på to et halvt år. 1. 20. Dokumenter som fly- eller togbilletter og hotelreg- ninger, der accepteres i stedet for en underskrift på tilstedeværelseslisterne, har ikke megen beviskraft. I 1996 var denne form for dokumentation forelagt i ca. halv- delen af de tilfælde, hvor medlemmerne havde forelagt alternativ dokumentation i stedet for underskrifter på tilstedeværelseslister. I alle de tilfælde, Retten undersøgte i 1996, skulle de hotelregninger, der var forelagt admi- nistrationen i mangel af anden dokumentation dokumen- tere, at medlemmet havde været til stede ved begyndelsen eller slutningen af en ugentlig mødeperiode. 1. 21. Det er heller ikke muligt at fastslå på grundlag af underskriften på tilstedeværelseslisterne, om medlem- merne faktisk har deltaget i Parlamentets arbejde. gørelse, og derfor kunne der udbetales godtgørelser for strækninger, som ikke var blevet tilbagelagt. 1. 23. Retten konstaterede endvidere, at der ikke er fast- lagt kriterier for afrejsestedet (den bopæl, som medlem- met selv har angivet), at dette område ikke er gennemsig- tigt, og at der ikke foretages kontrol. 1. 24. Retten tager til efterretning, at Præsidiet i 1997 traf følgende foranstaltninger med henblik på at afhjælpe disse svagheder: a) Der er indført en ordning, så de faste rejsegodtgørelser nu systematisk kontrolleres ved hjælp af bilag. Siden 1. november 1997 har medlemmerne kun kunnet få udbetalt faste rejsegodtgørelser for fly- eller jernbane- rejser mod forelæggelse af boardingpas eller togbillet. Ved rejser i egen bil skal der forelægges en detaljeret personlig erklæring. b) Siden 1. februar 1998 har medlemmer, som ikke er til stede under halvdelen af afstemningerne ved navneop- råb de dage, hvor Parlamentet behandler lovgivnings- mæssige spørgsmål (tirsdag, onsdag og torsdag, når Parlamentet samles i Strasbourg, og torsdag, når det samles i Bruxelles), mistet halvdelen af dagpengene. c) I Bruxelles kan medlemmer, der deltager i udvalgsmø- der eller i møder i de politiske grupper og i andre officielle møder i Europa-Parlamentet, vælge mellem at krydse sig af på de tilstedeværelseslister, der er fremlagt i mødesalen, eller på en tilstedeværelsesliste, der er opslået centralt. Rejsegodtgørelse på højst 3 000 ECU 1. 25. Denne godtgørelse (artikel 10 i regulativet) skal dække medlemmernes udgifter til rejser under udøvelse af deres mandat, som ikke dækkes af de faste rejse- og opholdsgodtgørelser. Der kan højst godtgøres 3 000 ECU pr. år, og rejser i det land, hvor medlemmerne er valgt, kan ikke komme i betragtning. 1. 22. Indtil udgangen af 1997 blev det ikke kontrolleret, om medlemmerne faktisk havde tilbagelagt de stræknin- ger, de havde angivet med henblik på den faste rejsegodt- (11) Formanden, næstformændene, kvæstorerne, udvalgsformæn- dene og -næstformændene, ordførerne,. 1. 26. Medlemmernes udgifter til rejser, der dækkes af denne godtgørelse, godtgøres over forskudsforvaltningen på grundlag af en erklæring vedføjet rejsehjemmel og andre bilag såsom indbydelsen til at deltage i eller pro- grammet for det pågældende besøg. Hvis der blev vedta- get kriterier for, hvornår en rejse er foretaget under udøvelse af medlemmernes mandat, kunne det også kon- trolleres, om sådanne udgifter kan komme i betragtning. 3. 8. 98 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende C 243/5 GODTGØRELSE FOR GENERELLE UDGIFTER — SEKRETARIATSGODTGØRELSE hensyn til generelle udgifter, som godtgøres af enkelte nationale parlamenter. 1. 27. Kontoret for Sekretariatsgodtgørelser og for Godt- gørelser for Generelle Udgifter fastsætter og anviser de beløb, der skal godtgøres. Sådanne udgifter godtgøres inden for et maksimumbeløb, der er fastsat af Parlamen- tets præsidium, via en månedlig bankoverførsel, der effektueres i den medlemsstats valuta, som medlemmet har angivet. I 1997 androg udgifterne til disse godtgørel- ser 93,6 mio. ECU. 1. 28. I finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (artikel 11, stk. 4) er det fastsat, at omregningen mellem ecu’en og de nationale valutaer normalt foretages til dagskursen; i behørigt begrundede undtagelsestilfælde anvendes dog kurserne den næstsidste arbejdsdag i måneden forud for den måned, hvor kurserne fastlægges. 1. 29. I henhold til Parlamentets regulativ (artikel 26) skal de månedlige udbetalinger af sekretariatsgodtgørelser og godtgørelser for generelle udgifter omregnes til den kurs, der var gældende den næstsidste hverdag i novem- ber i året forud for det år, hvor udgiften er afholdt. Herved sikres det, at beløbet for sekretariatsgodtgørel- serne udtrykt i national valuta fastholdes på forrige års niveau i en hel valgperiode. Hertil kommer, at medlem- merne selv bestemmer, i hvilken valuta de ønsker godtgø- relserne udbetalt, og at de til enhver tid kan ændre denne beslutning. Disse fravigelser af de normale omregnings- regler kan medføre betydelige udgifter for institutionen. Det er helt legitimt at lægge vægt på at beskytte medar- bejdernes lønninger mod kursrisiko, men der bør anven- des andre mekanismer, som er i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen. Godtgørelse for generelle udgifter I henhold til artikel 13 i regulativet skal godtgørel- 1. 30. sen for generelle udgifter dække udgifter i forbindelse med medlemsaktivitet, som ikke dækkes af andre godtgø- relser. Medlemmerne skal hvert år anmode om denne godtgørelse, som udbetales til en sats, som fastsættes af Præsidiet (i 1997 38 304 ECU pr. år). For medlemmer, der deltager i mindre end halvdelen af samlingerne, nedsættes denne godtgørelse med 50 %. 1. 31. Denne faste godtgørelse er ikke fastsat på grundlag af en nøjagtig beregning af de forskellige udgifter, der godtgøres, og der tages i den forbindelse f. eks. ikke Sekretariatsgodtgørelse I henhold til artikel 14-16 i regulativet skal sekre- 1. 32. tariatsgodtgørelsen dække udgifterne i forbindelse med beskæftigelse eller ansættelse af en eller flere medarbej- dere. Den udbetales hver måned og kan ikke overstige et årligt maksimumbeløb, der fastsættes af Præsidiet (110 460 ECU i 1997). 1. 33. De faktiske omkostningselementer, der er bestem- mende for maksimumbeløbets størrelse, fremgår ikke af regulativet. De eneste oplysninger fra Parlamentets side om denne godtgørelse findes i anmærkningerne til bud- gettet for 1993 og 1994, hvor det er anført, at hvert medlem »kan ansætte to assistenter, en i Bruxelles og en i medlemsstaten«. Denne anmærkning findes ikke i de senere budgetter. Det fremgår altså ikke klart, hvilke udgifter beløbet skal dække og heller ikke, hvorfor satsen for denne godtgørelse er steget betragteligt siden 1994. Hertil kommer, at der ved udbetaling af sekretariatsgodt- gørelse ikke tages hensyn til, at enkelte nationale parla- menter udbetaler Europa-Parlamentets medlemmer godt- gørelser for tilsvarende udgifter. 1. 34. Sekretariatsgodtgørelsen udbetales hver måned på grundlag af en anmodning underskrevet af medlemmet om udbetaling af et engangsbeløb eller af flere på hinan- den følgende beløb til en medarbejder eller mod forelæg- gelse af regning på forsknings-, dokumentations- eller sekretariatsarbejde. Siden juni 1996 er sekretariatsgodt- gørelsen blevet udbetalt direkte til medarbejderne eller til en tredjepart, til hvem medlemmet har overdraget admi- nistrationen af sin sekretariatsgodtgørelse. Medlemmerne vælger selv deres medarbejdere, blot må disse ikke være ansat i en af de politiske grupper eller i en fællesskabsin- stitution. 1. 35. I regulativet hedder det, at der mellem medlemmet og medarbejderen skal indgås en kontrakt i overensstem- melse med den gældende nationale lovgivning, men det er ikke fastsat, at dette dokument skal forelægges for admi- nistrationen. Parlamentet kontrollerer ikke, om der fak- tisk er indgået en sådan kontrakt, og det undersøges heller ikke, om kontraktbestemmelserne om skat og even- tuelle sociale bidrag er gyldige. Det kontrolleres heller ikke, om de forelagte regninger kan dækkes over sekreta- riatsgodtgørelsen. I praksis er der ingen forskel på, om betalinger 1. 36. foretages på grundlag af en kontrakt eller i henhold til regninger. Medarbejderne kan nemlig kontraktansættes som lønmodtagere og derudover forelægge regninger, eller der kan være tale om en kontrakt om levering af C 243/6 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende 3. 8. 98 tjenesteydelser og ikke noget ansættelsesforhold. En anmodning om sekretariatsgodtgørelse kan både være en anmodning om udbetaling på grundlag af en varig kon- trakt eller om udbetaling af et »engangsbeløb«, som blot skal dække en enkelt regning. 1. 37. De meget fleksible regler er ikke gennemskuelige, og kontrakternes art og bestemmelserne i dem kontrolle- res ikke. Det giver ikke budgetmyndigheden rimelig sik- kerhed for, at sekretariatsgodtgørelsen ikke anvendes til andre end de oprindeligt tiltænkte formål. De gældende regler har resulteret i, at der er indgået retlige aftaler, som er alt for forskelligt formuleret, og at alt for mange udgiftskategorier kan tages i betragtning, uden at der er tilstrækkelig sikkerhed for, at de pågældende ydelser virkelig er blevet leveret. 1. 38. Det gældende retsgrundlag skulle snart blive ænd- ret. Kommissionen har udarbejdet et udkast til forslag til forordning, som går ud på at indføje en ny artikel om sådanne medarbejderes status i vilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne. Inden for disse nye rammer bliver det så op til Parlamentet at fastsætte, hvad bestem- melserne om beskæftigelse og ansættelse af medlemmer- nes medarbejdere skal omfatte. Ifølge de foreliggende oplysninger skal de nye bestemmelser om medlemmernes medarbejdere supplere, men ikke erstatte, de nuværende muligheder for ansættelse i henhold til national ret, så administrationen af disse medarbejdere bliver mere gen- nemsigtig, samtidig med at fleksibiliteten i den ordning, der gælder i dag, bevares. KONKLUSION 1. 39. Formålet med regulativet om omkostningsgodtgø- relser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets med- lemmer bør være at sikre medlemmerne fyldestgørende dækning for udgifter i forbindelse med udøvelsen af deres mandat. De administrative procedurer og regnskabspro- cedurerne sikrer i det store og hele, at de regulativer, der er vedtaget af Parlamentet, anvendes korrekt. Præsidiet har i regnskabsåret 1997 truffet forskellige foranstaltnin- ger, hvis sigte er at afhjælpe nogle af svaghederne ved ordningen. Endvidere er et udkast til vedtægt for med- lemmernes medarbejdere under udarbejdelse. 1. 40. Rettens revision giver dog anledning til nedenstå- ende bemærkninger og henstillinger, som viser, at der bør foretages en tilbundsgående omarbejdning af retsgrundla- get. Den administrative forvaltning bør forbedres bestemmelser og medfører store omkostninger for forvalt- ningen. Det gælder f. eks. den måde, forskudsforvaltnin- gen anvendes på, ligesom de forskud, medlemmerne får udbetalt til private formål. De anvendte omregningskur- ser bør beregnes efter de regler, der er fastsat i finans- forordningen, og der bør i givet fald tages højde for kursrisikoen via andre mekanismer (jf. punkt 1. 13 og 1. 29). De mekanismer, der udløser godtgørelserne, bør i højere grad afspejle de faktiske forhold 1. 42. Procedurerne kan ikke sikre, at principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning overholdes. De fleste godtgørelser udbetales som faste beløb eller er maksi- mumbeløb, som medlemmerne har ret til at få udbetalt hvert år, uden direkte relation til de faktiske forhold eller omkostninger. Det bør defineres klart, hvilke omkost- ningselementer og hvor store beløb der kan dækkes af godtgørelsen for generelle udgifter og sekretariatsgodtgø- relsen, og der bør tages hensyn til ydelser og fordele, medlemmerne eventuelt har adgang til fra anden side. Det bør overvejes at godtgøre rejseudgifter på grundlag af de faktiske udgifter. En sådan ordning kunne i givet fald omfatte en permanent forskudsordning, så medlemmerne fortsat kunne undgå at skulle lægge de pågældende beløb ud. Man kunne også tage moderne løsninger i brug, som f. eks. rejsehjemmel i form af kort udstedt på vilkår, der kunne aftales med fly- og jernbaneselskaberne. Sådanne kort ville gøre det muligt at afregne direkte med dem, der leverer ydelserne (jf. punkt 1. 14-1. 17, 1. 31 og 1. 33). Ordningen bør gøres mere gennemsigtig og bør kunne kontrolleres 1. 43. Udbetalingen af disse godtgørelser foretages i vid udstrækning på grundlag af medlemmernes anmodninger. Dokumentation kræves kun i begrænset omfang, og kon- trollen er også begrænset. På flere områder er de grund- læggende regulativer endvidere blevet ændret ved bestem- melser, som gør dem endnu mindre restriktive. Ordnin- gen vedrørende medlemmernes omkostningsgodtgørelser bør være gennemskuelig og omfatte kontrol i rimeligt omfang, så det sikres, at de udbetalte midler anvendes i overensstemmelse med de formål, der er fastsat i regulati- verne (jf. punkt 1. 18-1. 23, 1. 26 og 1. 35). Svaghederne ved ordningen bør afhjælpes 1. 41. En række bestemmelser i Parlamentets regulativ er ikke i overensstemmelse med Fællesskabets finansielle 1. 44. Svaghederne ved retsgrundlaget kan resultere i, at midlerne ikke anvendes korrekt. Skal der fortsat udbeta- les godtgørelser i form af maksimumbeløb, bør udbeta- 3. 8. 98 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende C 243/7 lingsreglerne være gennemsigtige, og det bør være et krav, at der skal forelægges fyldestgørende dokumentation (kontrakter, behørigt udstedte regninger). Indførelse af en vedtægt for medlemmernes medarbejdere vil kunne betyde en øget budgetbyrde og kan kun bidrage til at gøre forvaltningen af udgifterne til disse medarbejdere mere gennemskuelig og effektiv, hvis det bliver obligato- risk for medlemmerne at ansætte deres medarbejdere i henhold til denne nye ordning, og hvis den giver mulig- hed for kontrol af, om de godtgjorte ydelser også er leveret (jf. punkt 1. 36-1. 38). Vedtaget af Revisionsretten i Luxembourg på mødet den 15. juli 1998. På Revisionsrettens vegne Bernhard FRIEDMANN Formand BILAG TABEL 1 UDVIKLINGEN I OMKOSTNINGSGODTGØRELSER OG ANDRE GODTGØRELSER TIL EUROPA-PARLAMENTETS MEDLEMMER 1990 — 1997 1990 udnyttet 1991 udnyttet 91/90 (%) 1992 udnyttet 92/91 (%) 1993 udnyttet 93/92 (%) 1994 udnyttet 94/93 (%) 1995 udnyttet (1) 95/94 (%) 1996 udnyttet (1) 96/95 (%) (Betalinger i ecu) Gennems- nitlig årlig udnyttel- sesgrad 1997 udnyttet 97/96 97/90 (%) (%) bevillinger 1004 — Rejse- og opholdsud- gifter 27 922 700 30 887 238 10,6 32 331 931 bevillinger 1005 — Særlige rejseudgifter 369 103 490 162 32,8 496 792 4,7 1,4 35 096 345 8,6 34 173 834 −2,6 45 806 085 34,0 46 999 898 2,6 47 323 473 0,7 7,8 % 621 409 25,1 522 231 −16,0 720 335 37,9 856 053 18,8 1 000 000 16,8 15,3 % bevillinger 1006 — Generelle udg. , tele- matikgodtgørelse 14 755 036 15 527 609 5,2 16 570 839 6,7 17 343 114 4,7 20 309 700 17,1 22 601 640 11,3 23 241 252 2,8 24 024 304 bevillinger 1050 — Sprogkurser 463 023 460 766 −0,5 413 949 −10,2 481 659 16,4 532 193 10,5 617 094 16,0 525 077 −14,9 541 703 3,4 3,2 7,2 % 2,3 % bevillinger 1051 — Edb-kurser 35 788 58 827 64,4 113 985 93,8 102 758 −9,8 99 386 −3,3 99 150 −0,2 101 141 2,0 111 400 10,1 17,6 % bevillinger 106 — Godtgørelse af sekreta- riatsudgifter Udgifter og godtgørelser i alt (i betalinger) 27 847 411 33 495 866 20,3 38 568 359 15,1 46 206 872 19,8 56 839 962 23,0 60 337 199 6,2 67 232 235 11,4 69 605 045 3,5 14,0 % 71 393 061 80 920 467 13,3 88 495 856 9,4 99 852 158 12,8 112 477 306 12,6 130 181 503 15,7 138 955 656 6,7 142 605 925 2,6 10,4 % Antal medlemmer 518 518 518 518 567 626 626 626 Parlamentets driftsudgifter i alt (i betalinger) NØGLETAL Udgifter og godtgørelser/Parlamentets driftsudgifter Udgifter og godtgørelser/Parlamentets driftsudgifter 421 229 367 481 172 959 14,2 573 272 757 19,1 616 208 926 7,5 644 973 515 4,7 822 715 204 27,6 758 114 685 −7,9 867 715 417 14,5 10,9 % 16,9 % 16,8 % 15,4 % 16,2 % 17,4 % 15,8 % 18,3 % 16,4 % 137 824 156 217 13,3 170 841 9,4 192 765 12,8 198 373 2,9 207 958 4,8 221 974 6,7 227 805 2,6 7,4 % (1) Den samlede progression i udgifterne i 1995 og 1996 skal ses i relation til valget af medlemmer i de nye medlemsstater (jf. forholdet »udgifter og godtgørelser/antal medlemmer«). Kilde: De Europæiske Fællesskabers almindelige budget — betalinger i henhold til forpligtelserne i regnskabsår n C 2 4 3 8 / D A D e E u r o p æ i s k e F æ l l e s s k a b e r s T i d e n d e 3. 8. 9 8 UDVIKLINGEN I OMKOSTNINGSGODTGØRELSER OG ANDRE GODTGØRELSER TIL EUROPA-PARLAMENTETS MEDLEMMER Gennemsnitsudgifter pr. medlem 1990-1997 (godtgørelser af udgifter forbundet med formandshvervets udøvelse ikke medregnet) (1) TABEL 2 1990 udnyttet 1991 udnyttet 91/90 (%) 1992 udnyttet 92/91 (%) 1993 udnyttet 93/92 (%) 1994 udnyttet 94/93 (%) 1995 udnyttet 95/94 (%) 1996 udnyttet (Betalinger i ecu) Gennem- snitlig årlig udnyttel- sesgrad 1997 96/95 (%) udnyttet 97/96 97/90 (%) (%) Antal medlemmer 518 518 518 518 567 626 626 626 bevillinger 1004 — Rejse- og opholdsud- gifter 53 905 59 628 10,6 62 417 bevillinger 1005 — Særlige rejseudgifter 713 946 32,8 959 4,7 1,4 67 754 8,6 60 271 −11,0 73 173 21,4 75 080 2,6 75 597 0,7 4,9 % 1 200 25,1 921 −23,2 1 151 24,9 1 367 18,8 1 597 16,8 12,2 % bevillinger 1006 — Generelle udgifter, te- lematikgodtgørelse 28 485 29 976 5,2 31 990 6,7 33 481 4,7 35 820 bevillinger 1050 — Sprogkurser bevillinger 1051 — Edb-kurser 894 69 890 −0,5 799 −10,2 930 16,4 939 7,0 0,9 36 105 986 0,8 5,0 37 127 2,8 38 377 3,4 4,4 % 839 −14,9 865 3,2 −0,5 % 114 64,4 220 93,8 198 −9,8 175 −11,6 158 −9,6 162 2,0 178 10,1 14,5 % bevillinger 106 — Godtgørelse af sekreta- riatsudgifter Udgifter og godtgørelser pr. medlem i alt (i betalinger) 53 759 64 664 20,3 74 456 15,1 89 202 19,8 100 247 12,4 96 385 −3,9 107 400 11,4 111 190 3,5 10,9 % 137 824 156 217 13,3 170 841 9,4 192 765 12,8 198 373 2,9 207 958 4,8 221 974 6,7 227 805 2,6 7,4 % (1) De omkostninger og godtgørelser og andre godtgørelser, jf. beretningens punkt 1. 2. , som Europa-Parlamentet udbetaler hvert år til medlemmerne eller tredjemand (assistenter, uddannelsesinstitutioner) divideret med det samlede antal medlemmer. Kilde: De Europæiske Fællesskabers almindelige budget — betalinger i henhold til forpligtelserne i regnskabsår n. 3 8 9 8. D A D e E u r o p æ i s k e F æ l l e s s k a b e r s T i d e n d e C 2 4 3 / 9 C 243/10 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende 3. 8. 98 TABEL 3 DE ENKELTE GODTGØRELSERS RESPEKTIVE ANDEL 1990 (%) 1991 (%) 1992 (%) 1993 (%) 1994 (%) 1995 (%) 1996 (%) 1997 (%) bevillinger 1004 — Rejse- og opholdsud- gifter bevillinger 1005 — Særlige rejseudgifter bevillinger 1006 — Generelle udgifter, telematikgodtgørelse 39,1 0,5 38,2 0,6 36,5 0,6 35,1 0,6 30,4 0,5 35,2 0,6 33,8 0,6 33,2 0,7 20,7 19,2 18,7 17,4 18,1 17,4 16,7 16,8 bevillinger 1050 — Sprogkurser bevillinger 1051 — Edb-kurser 0,6 0,1 0,6 0,1 0,5 0,1 0,5 0,1 0,5 0,1 0,5 0,1 0,4 0,1 0,4 0,1 bevillinger 106 — Godtgørelse af sekre- tariatsudgifter 39,0 41,4 43,6 46,3 50,5 46,3 48,4 48,8 Udgifter og godtgørelser pr. medlem i alt (i betalinger) 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 Kilde: De Europæiske Fællesskabers almindelige budget 3. 8. 98 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende C 243/11 EUROPA-PARLAMENTETS SVAR PÅ REVISIONSRETTENS BERETNING OM OMKOSTNINGSGODTGØRELSER OG ANDRE GODTGØRELSER TIL EUROPA-PARLAMENTETS MEDLEMMER INDLEDNING Punkt 1. 1-1. 4 Hvis Revisionsrettens beretning skal hjælpe Parlamentet med at forbedre systemet med medlemsgodtgørelserne, vil Parlamentet gerne understrege den kontekst, som godtgørelsessyste- met har udviklet sig i, de forhold, Parlamentet tilrettelægger sine aktiviteter under, en parlamentarisk institutions natur, medlemmernes rolle og de reformer, som Præsidiet allerede har gennemført i det nuværende system, og som allerede blev indledt inden Revisionsrettens revision. I den forbindelse er det vigtigt at understrege det manglende fælles aflønningsniveau som følge af, at medlemmerne ikke har nogen fælles vedtægt i modsætning til medlemmerne af Kommis- sionen, Domstolen, Førsteinstansretten og Revisionsretten. Der gælder særlige forhold for et Parlament, som arbejder på overnationalt plan. Det antal borgere, de enkelte medlemmer repræsenterer, valgkredsenes størrelse, det meget byrdefulde rejseprogram, det enkelte medlem har (fra dennes egen medlemsstat til arbejdsstederne, mellem arbejdsstederne og til andre medlemsstater). Disse forhold er ikke blevet behandlet af Revisions- retten. Den har heller ikke behandlet det forhold, at medlemmer af en parlamentarisk institution ikke kun er »på arbejde«, når de deltager i formelle møder i institutionens officielle organer, men også når de deltager i det brede spektrum af offentlige arrangementer, som parlamentarikere er nødsaget til. Revisionsretten anerkender Parlamentets stadige bestræbelser på på eget initiativ at sanere godtgørelsessystemet: — Parlamentets krav om, at Kommissionen forelægger et forslag til en EU-retsramme for medlemmernes arbejde; dette forslag er nu blevet fremsat; — indførelse af foranstaltninger med krav om dokumentation for rejser; — udbetaling af dagpenge gøres afhængig af deltagelse i afstemninger; — fastfrysningen af rejsegodtgørelsen over en årrække. Revisionsretten foretager heller ikke nogen sammenligning med systemer og kontrol i de nationale parlamenter. F. eks. stilles der i flertallet af de nationale parlamenter ikke krav om dokumentation for tilstedeværelse ved undertegnelse af en tilstedeværelsesliste, således som det er tilfældet for Europa-Parlamentets medlemmer. Dokumentation for rejser er heller ikke altid et krav på nationalt plan. Revisionsretten redegør ikke for, hvilken målestok der skal anvendes for kontrollens effektivitet, men det er klart, at uanset hvilke kriterier den måtte have i tankerne, er de ikke baseret på standardpraksis i medlemsstaternes parlamenter. C 243/12 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende 3. 8. 98 Væksten i udgifterne (punkt 1. 4) skyldes, at budgetmyndigheden har forhøjet godtgørelserne for at højne serviceniveauet for medlemmerne, navnlig som følge af de nye beføjelser, som institutionen og medlemmerne har fået som følge af Maastricht-traktatens ikrafttrædelse. Det skal også påpeges, at den seneste udvidelse, hvor to af de tre nye medlemsstater ligger langt fra Europas centrum, også har haft betydning for stigningen i udgifterne til rejsegodtgørelser og dagpenge. Når disse to faktorer tages med i betragtning er det nemmere at få et klart billede af udviklingen inden for de to vigtigste udgiftskategorier i forbindelse med medlemmerne, nemlig udgifterne til medlemmernes medarbejdere og rejseudgifterne (82 % af det samlede beløb). MEDLEMMERNES FORSKUDSFORVALTNINGSTRANSAKTIONER Punkt 1. 8-1. 14 Hvad angår forskudsforvaltning (punkt 1. 8-1. 14) afviser Parlamentet endnu en gang den vurdering, Revisionsretten allerede har foretaget i tidligere beretninger om dette spørgsmål, og som den henviser til i de foreløbige bemærkninger, hvorefter en forskudsforvaltning for betalinger af rejsegodtgørelser og dagpenge ikke skulle være i overensstemmelse med finansfor- ordningens og gennemførelsesbestemmelsernes principper. Parlamentet er af den opfattelse,, at det store antal betalinger og deres hyppighed i fuldt omfang berettiger, at der i det foreliggende tilfælde anvendes en forskudsforvaltning, jf. finansforordningens artikel 54 og gennemførelses- bestemmelsernes artikel 82 ff. Parlamentet fastholder således sine svar på Revisionsrettens årsberetninger for regnskabsårene 1990 og 1991: I henhold til finansforordningens artikel 54 kan der oprettes forskudsforvaltninger med henblik på betaling af visse udgiftskategorier. Der stilles ikke i finansforordningen nogen betingelser med hensyn til beløbsstørrelser (se EFT C 324 af 13. 12. 1991, s. 14 og C 330 af 15. 12. 1992, s. 453). Det skal endvidere understreges, at hvis man skulle foretage disse betalinger efter en betalingsordre undertegnet af den anvisningsberet- tigede og påtegnet af finansinspektøren, inden regnskabsføreren kunne foretage udbetalingen, ville dette i det foreliggende tilfælde medføre betydelige forsinkelser, uden at de pågældende tjenestegrenes arbejdsbyrde ville blive mindsket væsentligt lige så lidt som de dertil hørende forvaltningsudgifter. Hvad angår bemærkningerne om eventuel uberettiget udbetaling af forskud for omtalte godtgørelser (punkt 1. 11), skal det understreges, at der i disse meget sjældne tilfælde systematisk foretages en tilbagesøgning efter kontrol af underskrifterne på tilstedeværelseslisterne, som giver ret til de omhandlede udbetalinger. Forskudsforvaltningsudbetalingerne er ikke definitive, og debiteres først, efter at der er foretaget en endelig afregning. Dette indebærer alle foreskrevne former for kontrol fra den anvisningsberettigedes side, som undertegner udligningsanvisningen og forelægger den for finansinspektøren til påtegning. Bemærkningerne om, at forskudsforvaltningen i første omgang tager højde for ikke-officielle rejser, der er foretaget af medlemmerne, indtil der foretages en udligning og en tilbagesøgning, svarer til de faktiske forhold. Det skal dog understreges, at dette vedrører et ret lille antal billetter, og at Parlamentet er indstillet på at tage disse spørgsmål op til fornyet behandling. Det samme gælder for betalingsmetoderne med henblik på at begrænse eller endog eliminere risiciene i forbindelse med akontoudbetalinger. 3. 8. 98 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende C 243/13 Revisionsretten anerkender, at det er hensigtsmæssigt, at den forbedrede metode, som den foreslår, i givet fald omfatter en permanent forskudsordning, så medlemmerne fortsat ikke kunne undgå at lægge penge ud. Det ville i praksis indebære, at Parlamentet skulle føre 626 individuelle medlemskonti, hvilket ville være utroligt tungt at administrere. Parlamentet vil omhyggeligt behandle forslaget om en modernisering af det nuværende system, så det kan tilpasses på baggrund heraf. Faste rejsegodtgørelser og dagpenge Punkt 1. 15-1. 26 Det ligger i sagens natur, at en fast godtgørelse ikke nøjagtigt svarer til de faktiske udgifter. I den forbindelse har Parlamentets Præsidium siden 1997, i lighed med Revisionsrettens egne konstateringer, styrket kontrolbestemmelserne omkring vilkårene for udbetaling af den faste rejsegodtgørelse (betaling efter forelæggelse af dokumentation for den pågældende rejse). Revisionsretten kritiserer også, at flybilletter, togbilletter eller hotelregninger accepteres som dokumentation i stedet for en underskrift på registre eller tilstedeværelseslister, da de ikke har nogen beviskraft, og fremfører, at underskrifter på tilstedeværelseslister ikke er tilstrækkelig dokumentation for, at medlemmerne rent faktisk har deltaget i Parlamentets arbejde (punkt 1. 21). Der er i den forbindelse ikke taget hensyn til karakteren af det parlamentariske arbejde, som ofte indebærer f. eks. kontakter og møder både uden og inden for Parlamentets bygnin- ger. Hvad angår spørgsmålet om det betimelige i den særlige rejsegodtgørelse på højst 3 000 ECU for rejser, som medlemmerne foretager under udøvelse af deres mandat, når der ikke foreligger kriterier for disse rejsers karakter (punkt 1. 26), skal denne vurdering også relativeres, for medlemmernes deltagelse i mange offentlige arrangementer er en naturlig følge af deres opgaver som politikere. I praksis undersøges anmodninger med henblik på, om der er tale om et officielt program. I tvivlstilfælde henvises sagen til den ansvarlige kvæstor. Der skal endvidere henvises til, at denne form for udgifter er en yderst ringe del af medlemmernes godtgørelser, og at udbetalingen kun sker efter dokumentation (reelle udgifter), og at mange medlemmer ikke gør krav på denne godtgørelse. GODTGØRELSE FOR GENERELLE UDGIFTER — SEKRETARIATSGODTGØRELSE Punkt 1. 27-1. 38 Revisionsrettens bemærkninger vedrørende omregningskursen i henhold til regulativet for konvertering af ecu i forbindelse med udbetalingen af disse godtgørelser (punkt 1. 27-1. 29) er ganske vist korrekt, men er snarere af historisk karakter, fordi der med indførelsen af euro ikke længere findes kursforskelle for valutaerne i de medlemsstater, som er blevet integreret i ØMU. Anvendelsen af en fast årlig kurs var, som Revisionsretten erkender, foreskrevet af en legitim interesse i at beskytte medarbejdernes lønninger mod kursrisiko. Der burde kunne findes passende overgangsløsninger for de øvrige medlemsstaters valutaer af hensyn til en beskyttelse af medarbejdernes lønninger. Den faste godtgørelse af generelle udgifter skal dække en lang række udgifter, som medlem- merne må afholde, navnlig i deres hjemland, som f. eks. kontorudgifter, telekommunikationsud- C 243/14 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende 3. 8. 98 gifter, portoudgifter, udgifter til edb-udstyr, rejseudgifter inden for deres land osv. Det drejer sig om en fast godtgørelse på grund af de mange forskelligartede udgifter, den skal dække, både for at undgå betragtelige administrationsudgifter og de uundgåelige forsinkelser i forbindelse med en ordning, som er baseret på dokumentation, som skal forelægges af 626 medlemmer fra 15 medlemsstater kombineret med forskellige bestemmelser fra land til land til hindring af akkumulering. Revisionsrettens bemærkninger vedrørende sekretariatsgodtgørelsen vedrører snarere regulativet end anvendelsen heraf: — ansættelsen af en medarbejder er en sag, som forpligter medlemmet og dennes medarbejder/ medarbejdere; disse juridiske forpligtelser falder ind under det privatretlige område og forpligter på ingen måde parlamentet som institution. Heraf følger, at Parlamentets administration, for ikke at løbe den risiko at blive betragtet som direkte arbejdsgiver for medarbejderne af en national dommer, ikke er i stand til at intervenere for at kontrollere gyldigheden af de privatretlige kontraktforhold, for så vidt angår de gældende nationale bestemmelser (civile, forretningsmæssige, afgiftsmæssige og arbejdsmarkedsmæssige). — Formålet med de fleksible rammeordninger (ansættelsesforhold, arbejdskontrakt, betaling efter regning osv. ) er at sikre medlemmerne muligheden for at tilpasse deres behov for medarbejdere til udviklingen i deres aktiviteter og de specielle opgaver, de til hver en tid får pålagt. Som Revisionsretten bemærker, er disse rammebestemmelser til revision i samarbejde med Kommissionen og Rådet, med henblik på at indføre en ny personalekategori i vilkårene for de øvrige ansatte, nemlig parlamentariske assistenter. En sådan reform skulle gøre forvaltningen af medarbejderne mere åben og mere effektiv, hvilket Revisionsretten også indrømmer (punkt 1. 38). Revisionsretten antyder muligheden af, at medlemmerne modtager visse rejsegodtgørelser fra medlemsstaterne i tillæg til de godtgørelser, de modtager fra Europa-Parlamentet til samme formål. Dette er ikke en udbredt praksis. Parlamentet er imidlertid rede til i sine bestemmelser at optage et forbud mod sådanne dobbeltbetalinger og sikre behørig kontrol. Europa-Parlamentet har ikke kendskab til tilfælde, hvor nationale parlamenter betaler eller har betalt ekstra sekretariatsgodtgørelse til medlemmer af Europa-Parlamentet undtagen i tilfælde af dobbeltmandater. KONKLUSIONER Punkt 1. 39 - 1. 44 Parlamentet bemærker, at Revisionsretten som helhed konkluderer, at de administrative og regnskabsmæssige procedurer garanterer en korrekt anvendelse af Europa-Parlamentets regula- tiv. Revisionsrettens bemærkninger bør ses i den kontekst, som det aktuelle godtgørelsessystem fungerer i: Der findes ingen fælles vedtægt for medlemmerne, og der findes intet fælles aflønningsniveau, og endvidere bør der tages højde for de særlige arbejdsvilkår for medlemmer af en overnational parlamentarisk institution. 3. 8. 98 DA De Europæiske Fællesskabers Tidende C 243/15 Parlamentet er af den opfattelse, at de foranstaltninger, som blev truffet i regnskabsåret 1997, har forbedret det aktuelle system, hvilket Kommissionens forslag til ny retlig ramme for medlemmernes medarbejdere også vil gøre. Parlamentet fortsætter sin revision af godtgørelsessystemet, som indledtes i 1995 med henblik på at øge gennemskueligheden og forbedre kontrollen og systemets kohærens. Det vil tage Revisionsrettens bemærkninger med i betragtning, såfremt de er praktisk gennemførlige. Parlamentet er til stadighed indstillet på at forbedre de aktuelle bestemmelser og fortsætte arbejdet med en fælles vedtægt for medlemmerne, som et forsvarligt og rimeligt grundlag for medlemmernes vederlag i fremtiden


title: SCHRIFTELIJKE VRAAG nr. 1842/98 van James MOORHOUSE aan dee Raad. Benoeming van de buitengewone vertegenwoordiger van de Europese Unie voor Tibet

eurovoc_concepts:
China
Tibetan question
appointment of staff
diplomatic representation
political representation
the EU's international role

formats: html print


title: The Prodcom Newsletter. 1998 1.

eurovoc_concepts:
EU production
EU statistics
data collection
national statistics
statistical method


title: INTERROGAZIONE SCRITTA n. 1842/98 dell'on. James MOORHOUSE al Consiglio. Nomina del rappresentante speciale per il Tibet


title: Special Report No 10/98 concerning the expenses and allowances of the Members of the European Parliament together with the replies of the European Parliament (submitted pursuant to Article 188c(4)(2) of the EC Treaty)

formats: html pdf print

text: 3. 8. 98 EN Official Journal of the European Communities C 243/1 I (Information) COURT OF AUDITORS SPECIAL REPORT No 10/98 concerning the expenses and allowances of the Members of the European Parliament together with the replies of the European Parliament (submitted pursuant to Article 188c(4)(2) of the EC Treaty) (98/C 243/01) CONTENTS Paragraph reference Page INTRODUCTION. 1. 1 — 1. 4 Scope of the audit. 1. 1 — 1. 3 Financial data. 1. 4 FORMAL COMPLIANCE WITH THE REGULATIONS. 1. 5 — 1. 7 MEMBERS’ IMPREST ACCOUNT TRANSACTIONS. 1. 8 — 1. 26 Lump-sum travel and subsistence allowances. 1. 15 — 1. 24 Travel allowance limited to ECU 3 000. 1. 25 — 1. 26 GENERAL EXPENDITURE ALLOWANCE — SECRETARIAL ASSISTANCE ALLOWANCE. 1. 27 — 1. 38 General expenditure allowance. 1. 30 — 1. 31 Secretarial assistance allowance. 1. 32 — 1. 38 CONCLUSION. 1. 39 — 1. 44 Improving the system of administrative management. 1. 41 Making the allowance mechanism more realistic. 1. 42 Making the system more transparent and easier to check. 1. 43 Reducing the existing loopholes. 1. 44 2 2 2 2 3 3 4 5 5 5 6 6 6 6 6 Reply of the European Parliament. 11 C 243/2 EN Official Journal of the European Communities 3. 8. 98 INTRODUCTION Scope of the audit for their conformity with Parliament’s rules, with the Community financial regulations and with the principles of sound financial management. The weaknesses and risks that this report brings to light are all supported by audit observations. 1. 1. Members of the European Parliament receive salaries paid by their national parliaments which vary according to the country. They are not remunerated by Parliament but are indemnified by it in respect of the costs which they incur in performing their duties, on the basis of a set of regularly updated ‘Rules governing the payment of expenses and allowances to Members’ which were adopted in 1984 by the Bureau of the European Parliament (EP 133. 116) (1). 1. 2. The Court’s audit dealt exclusively with the implementation of the rules concerning the following payments by Parliament to cover Members’ costs: (a) the lump-sum travel allowance (2); (b) the travel allowance with an upper limit of ECU 3 000 (3); (c) the subsistence allowance (4); (d) the secretarial assistance allowance (5); (e) the general expenditure allowance (6); (f) the reimbursement of travel and subsistence expenses associated with attending language and computer courses (7). 1. 3. The audit concentrated on developments in the allowance system since the Court’s last audits concerning the 1990 and 1991 financial years (8). The documentary audits mainly concerned the 1996 financial year. The administrative and accounting procedures were examined (1) See E. P. 133. 116 / QUEST. / rev VII / 1-97. (2) The is lump-sum travel allowance the reimbursement of all costs associated with travel by Members between their place of residence and the place of the meeting, on the occasion of their proven and authorised attendance at the meetings of the official organs of Parliament. intended for (3) The travel allowance, irrespective of the possibilities covered by the lump-sum travel and susbsistence allowances, aims to refund, up to a maximum of ECU 3 000 per year, expenditure incurred by Members when travelling on official business outside the country in which they were selected. (4) The subsistence allowance is paid for each day on which Members are engaged in activities in respect of which the lump-sum travel allowance is payable. (5) The secretarial assistance allowance is intended to cover expenditure associated with recruiting or using the services of one or more assistants. (6) The general expenditure allowance is intended to cover those costs resulting from Members’ parliamentary activities which are not covered by other allowances. (7) The audit did not give rise to any significant observation concerning this type of allowance. (8) OJ C 324, 13. 12. 1991, Chapter 15 and OJ C 330, 15. 12. 1992, Chapter 18. Financial data to the payments corresponding 1. 4. The annexed tables (Tables 1, 2 and 3) chart the the evolution of allowances under review between 1990 and 1997. The total amount of this expenditure came to ECU 142,6 million in 1997, representing 16 % of Parliament’s total administrative expenditure. 48 % was for the secretarial assistance allowance, 33 % for the various travel and subsistence allowances and 16 % the general expenditure allowance. The average annual expenditure per Member, either directly or indirectly, in respect of these allowances increased from ECU 138 000 in 1990 to ECU 227 000 in 1997 — i. e. an average increase of 7,4 % per year (9). Upward adjustments to the payment scale for the secretarial assistance allowance (+10,6 % as an annual average) account for most of this increase. Since June 1996 this allowance has been paid directly to the assistants or to third-party paying agencies designated for the purpose by the Members. for FORMAL COMPLIANCE WITH THE REGULATIONS 1. 5. Except for the reimbursement of costs related to language and computer courses, the Members’ allowances service manages the allowances under review; it is composed of two separate sections: — the Members’ imprest account is used to pay travel and subsistence allowances under the supervision of an authorising department which is responsible for checking payments made from the imprest account, establishing what recoveries or additional payments may be necessary, and entering these operations in the budget, — the ‘secretarial assistance and general expenditure allowances’ section is responsible for authorising and checking the related payments and allowances. internal management systems within 1. 6. The the Members’ allowances service ensure, in general, that the rules adopted by Parliament are correctly applied. (9) 82 % of the Members in office at 1. 11. 1996 had received a sum of between 20 % above and 20 % below the average annual amount. 3. 8. 98 EN Official Journal of the European Communities C 243/3 1. 7. The procedures, whether for payments from the imprest account or for the other allowances, all rely on efficient and well-designed computer systems. They are consistent, reliable and rapid. Formal compliance of the expenditure with the rules adopted by the Parliament’s Bureau is ensured by requiring the Members to submit the documents stipulated in the rules, which are then systematically checked. 1. 12. Whereas Article 23(3), of Parliament’s rules of procedure authorises cash settlement only for subsistence payments, a decision by the Quaestors suspended this provision in 1990 and offered Members the possibility of receiving all the allowances paid from the imprest account in cash. In 1997, 42 % of the total number of transactions carried out through the imprest account were settled in cash. MEMBERS’ IMPREST ACCOUNT TRANSACTIONS In Brussels and Strasbourg, the Members’ imprest 1. 8. account is used to pay the lump-sum travel allowance and the travel and subsistence allowances. In 1997 payments made from this imprest account totalled ECU 46,9 million, which represents 33 % of the allowances relating to the Members. The upper ceiling of the renewable advance granted to this imprest account has been set at ECU 3,2 million since 1991. 1. 9. The Court believes (10) that the use of an imprest account to pay out such large sums does not comply with the principles set out in the Financial Regulation (Article 54), or with its implementing procedures (Article 82 et seq. ). The nature of the expenditure in question cannot justify this disregard for the usual rules of payment and control, nor are such payments attended by any special urgency. of the 1. 10. Furthermore, Members European Parliament also have the option of purchasing travel tickets for their private use from the Parliament’s travel office, in application of Article 4(5), of Parliament’s rules, the cost of which is then deducted from the travel and subsistence allowances for which they are eligible. As a result Parliament finds itself making provisional payments in respect of bills that are unrelated to its activities. In addition it subsequently recovers the money in a manner not consistent with the rules stipulated by the Financial Regulation and thereby provides the Members with advances. 1. 13. These derogations have led to high management costs and risks. The very system of an imprest account, which requires both a cash fund and a control and authorisation department, requires considerable resources in both financial and personnel terms. The advances granted to Members for private use also take up staff time and deplete the imprest’s cash resources. At present, most of the staff in the parliamentary allowances department are employed to deal with the payment and checking of a small proportion by value of the total allowances. Furthermore, the practice of making cash payments, which in this case involves considerable sums, entails a higher management risk than other forms of payment. 1. 14. Normal payment and control procedures would allow better distribution of the workload and would limit the risks associated with handling cash. They could include a permanent system for making advances that was in accord with the Financial Regulation (Article 46) and which would avoid the need for Members to pay sums out of their own pockets, but in better security conditions than those afforded by an imprest account. Lump-sum travel and subsistence allowances 1. 15. According to Articles 1 to 7 of Parliament’s rules, the lump-sum travel allowance is intended to reimburse all costs associated with travel by Members between their place of residence and the place of a meeting, in respect of proven and authorised attendance at meetings of the official organs of Parliament. The subsistence allowance is, according to Articles 11 and 12 of the rules, paid for each day on which Members are engaged in activities in respect of which the lump-sum travel allowance is payable. 1. 11. Contrary to the Financial Regulation, this imprest account is used to recover sums owed by Members on various counts (notably for travel tickets for private use and for allowances paid for uncorroborated attendance) before payment the authorisation intervention of the Financial Controller. and without 1. 16. The lump-sum travel allowance is calculated by applying a kilometric scale to the distance between the place of the meeting and the Member’s declared place of residence. Since 1994, this scale has been ‘frozen’. The subsistence allowance is calculated by applying a daily rate to the number of days’ attendance declared by the Member. (10) Paragraphs 15. 22 to 15. 23 of the Annual Report concerning the 1990 financial year and 18. 7 to 18. 8 of the Annual Report concerning the 1991 financial year. 1. 17. The scale of the lump-sum travel allowance does not correspond to the actual transport costs incurred by C 243/4 EN Official Journal of the European Communities 3. 8. 98 Members. The Court’s analysis shows that in 1996 travel between Members’ places of residence and the places of Parliamentary meetings resulted in payments (ECU 27,6 million) which were, as a global average, 30 % higher than the cost of flying business class; this represents an overall discrepancy of approximately ECU 6,5 million. The vary individual considerably, depending on the Member’s place of origin, and increase in line with the distance. The actual discrepancy is larger because, in practice, less expensive modes of transport are often used (by train, or by air in economy class) and a few national parliaments grant European Parliament Members reduced fares on national transport routes. discrepancies of money could be disbursed without the corresponding journey having occurred. 1. 23. Furthermore, the Court observed that there were no criteria defining the point of departure (Members declare their place of residence at their discretion): as a result, there was no transparency and no checks were carried out. 1. 24. The Court notes the efforts of the Bureau of Parliament, which, in 1997, took certain steps to remedy these weaknesses: 1. 18. Until the end of 1997, lump-sum travel and subsistence allowances were paid out of the imprest account on the strength of Members’ declarations. Checks were not made to establish whether the journeys and the days spent in the location corresponded to reality but rather to establish that the Members had actually attended the meeting, which in principle was proved by their signatures in a register open in the meeting room. rules also allow a Member’s actual 1. 19. The participation in Parliament’s work to be established by other forms of supporting document. Members holding certain offices (11) may be exempted from having to sign a register in the meeting room if they initial a specific list instead. All Members may also, if they omit to sign the register, produce alternative proof, such as, for example, travel tickets or hotel bills. The presentation of such proof may, however, be authorised only on five occasions for each period of two and a half years. 1. 20. The degree of proof provided by documents such as air or train tickets or hotel bills, if they are accepted in lieu of a signature in the attendance list or register, is flimsy. In 1996, such documents were provided in approximately half the cases where alternative proof was offered. In all the cases examined in 1996, the hotel bills submitted to the administration in lieu of other proof of attendance all referred to dates at the beginning or end of weekly meetings. 1. 21. Nor does a signature in an attendance register prove that the Member concerned actually participated in Parliament’s work. 1. 22. In the absence, up to the end of 1997, of any checks to verify that journeys declared to qualify for the lump-sum travel allowance had in fact been made, sums (11) President, vice-presidents, quaestors, committee chairmen and vice-chairmen, rapporteurs, etc. the (a) a permanent system was set up to check the justification for the lump-sum travel allowances by documentary submission requiring proof. Since 1 November 1997, the payment of the lump-sum travel allowance has been conditional on the presentation of the boarding card or train ticket in the case of air or rail travel, or of a personal, detailed declaration in the case of travel by private car; of (b) from February 1st 1998, all Members who are not present for at least half of the roll-call votes on the days when Parliament deals with legislative issues (Tuesdays, Wednesdays and Thursdays during Strasbourg part-sessions and Thursdays during Brussels part-sessions) will lose half their daily allowance; (c) in Brussels, Members have the choice of either initialling the attendance register at committee and political group meetings and during other official Parliament meetings, or signing a central signing-in register. Travel allowance limited to ECU 3 000 travel and subsistence allowances, 1. 25. Apart from the possibilities covered by the lump-sum this allowance (see Article 10 of the rules) is intended to refund, up to a maximum of ECU 3 000 a year, expenditure incurred by Members when travelling on official business outside the country in which they were elected. 1. 26. Expenditure by Members when on official travel which is covered by this allowance is reimbursed from the imprest accounts on the basis of a declaration accompanied by documentary proof of the journey, an invitation or the programme of the visit. The adoption of criteria specifying when Members may be considered to be travelling in the performance of their official duties would also the eligibility of expenditure. facilitate checks of 3. 8. 98 EN Official Journal of the European Communities C 243/5 GENERAL EXPENDITURE ALLOWANCE — SECRETARIAL ASSISTANCE ALLOWANCE may be reimbursed, for example, by a few national parliaments. 1. 27. The ‘secretarial assistance and general expenditure allowances’ section validates and authorises amounts due in respect of these allowances, which are paid on a monthly basis by bank transfer in one of the Community currencies designated by the maximum rate fixed by Parliament’s Bureau. In 1997, the corresponding expenditure totalled ECU 93,6 million. the Member, up to 1. 28. Article 11(4), of the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Union lays down that conversions between the ecu and national currencies must, in principle, be made at the exchange rate applicable on the day in question or, in exceptional and duly substantiated cases, by applying the rate applicable on the penultimate day of the month prior to the month for which the rates were established. secretarial assistance and general 1. 29. For the purpose of converting monthly payments expenditure of allowances into national currencies, Article 26 of Parliament’s rules selects the exchange rate applicable on the penultimate day of November in the year prior to the year in question and guarantees that throughout the life of a Parliament — i. e. until the next elections — the secretarial allowance, as expressed in national currency, will be kept at the previous year’s level. Moreover, the Members freely choose and change the currencies in which they are reimbursed. These derogations from the normal conversion rules may entail considerable expense for the institution. Other mechanisms, which conform to the terms of the Financial Regulation, should be found so as to satisfy the legitimate requirement that the pay of assistants should be shielded from exchange risks. General expenditure allowance 1. 30. The general expenditure allowance is, according to Article 13 of the rules, intended to cover expenses which result from Members’ parliamentary activities but which are not covered by other allowances. It is paid at the rate fixed by the Bureau (ECU 38 304 per year in 1997) following an annual application. This allowance is halved for Members who attend the part-sessions. than half fewer 1. 31. The scale for this flat-rate allowance is not based on any precise figures for the various expenses covered that and overheads account takes no of Secretarial assistance allowance 1. 32. The secretarial allowance is, according to Articles 14 to 16 of the rules, intended to cover expenses resulting from the recruitment, or the use of the services, of one or more assistants. It is paid on a monthly basis up to an annual ceiling set by the Bureau (ECU 110 460 in 1997). in this respect appeared 1. 33. The rules do not specify the real cost factors justifying the fixed ceiling. The only instructions provided by the Parliament in the comments on the 1993 and 1994 budgets, specifying that each Member may recruit two assistants, one in Brussels and the other in the Member State of origin. This comment is absent from subsequent budgets. As a result, the subsequent appreciable increase in the rate of this allowance is not justified by any transparent reference to the expenses it is intended to defray. Furthermore, the payment of the secretarial assistance allowance takes no account of similar allowances that a few national parliaments pay to their nationals who are Members of the European Parliament. 1. 34. The payment of the secretarial allowance each month is conditional on the submission of a request for payment by the Member for a single payment or for repeated payments to a parliamentary assistant, or on the production of an invoice for research, documentation or secretarial work. Since June 1996, assistants have been paid directly or by a third party designated by the Member. With the exception of restrictions on the recruitment of staff from the political groups or from the European institutions, the choice of assistants is left to the Members’ discretion. 1. 35. The rules specify that Members are required to sign a contract with their assistants which is subject to the applicable national legislation, but do not require Members to file a copy of this document. Parliament does not make any check of whether the contracts for which the rules provide have actually been signed, whether the fiscal or social provisions of these contracts are valid or whether the corresponding invoices are eligible. In practice, no distinction is made between 1. 36. payment based on a contract and payment for services based on invoices. In fact, assistants may submit invoices in addition to their contract of employment or be considered not as permanent employees but as providers C 243/6 EN Official Journal of the European Communities 3. 8. 98 of individually invoiced services. Similarly, a request for payment may be submitted in respect of a fixed contract or of a ‘single payment’ that is indistinguishable from a standard invoice. the adopted flexibility of is characterised by a regulatory 1. 37. The framework, which lack of transparency and of scrutiny of the nature and content of contracts, does not provide the budgetary authority with reasonable insurance against the risk of inappropriate use of the secretarial allowance. As things stand, the regulatory framework has allowed excessive diversity in terms of contractual legal arrangements and of the types of expenditure that are reimbursed, without sufficiently ensuring that the services paid for were genuinely provided. the Communities. Within 1. 38. The current regulatory framework is likely to change in the near future. The Commission has prepared a draft proposal for a Regulation introducing a new Article concerning the status of parliamentary assistants into the Regulations on the terms of employment of other servants of this new framework, it will be Parliament’s responsibility to employment of determine parliamentary assistants. According latest the information available, the future status of a ‘European assistant’ is expected to complement, but not replace, current national legislation, with a view to increasing transparency in the way assistants are managed while maintaining the flexibility of the current system. employment possibilities terms of under exact the to CONCLUSION 1. 39. The rules governing allowances relating to MEPs must aim to ensure that expenses incurred by Members in the context of their duties are adequately reimbursed. On the whole, the existing administrative and accounting procedures ensure compliance with the rules adopted by Parliament. During the 1997 financial year, Parliament’s Bureau adopted various measures which aimed to remedy some of the weaknesses in the system. Furthermore, a draft of parliamentary assistants’ terms of employment is being prepared. 1. 40. Nevertheless, the Court’s audit gave rise to the following observations and recommendations, which should justify a profound overhaul of the regulatory framework. Improving the system of administrative management and entail high management costs. This is true of the imprest-account procedure, as also of the system of advances to Members for private travel. The exchange rates used should be calculated on the basis of the rules laid down by the Financial Regulation, and the exchange should be covered, where necessary, by other mechanisms (see paragraphs 1. 13 and 1. 29). Making the allowance mechanism more realistic 1. 42. The procedures do not make it possible to ensure that the principle of sound financial management is being observed. Most of the allowances are of the lump-sum variety or take the form of annual entitlements with fixed ceilings that are not linked closely enough to actual situations or costs. Costs that may be reimbursed under the general expenditure and secretarial allowances should be clearly defined and quantified, taking due account, should the occasion arise, of benefits and payments that may be made to Members from other sources. The reimbursement of travel expenses on the basis of actual expenditure should be envisaged. Where appropriate, this reimbursement could comprise a system of regular advances, thereby ensuring that Members continue not to be required to make payments out of their own pockets. Modern means of payment, such as credit cards, negotiated with carriers, could also make it possible to settle travel invoices directly with the service providers concerned (see paragraphs 1. 14 to 17, 1. 31 and 1. 33). Making the system more transparent and easier to check system of declarations with 1. 43. Payment of these allowances is based for the most part on a limited requirements in respect of supporting documents and checks. Furthermore, in several areas, the basic rules have been amended by provisions which make them less restrictive. The system of allowances must provide for a reasonable degree of scrutiny and transparency so as to ensure that the funds disbursed are used in accordance with the rules (see paragraphs 1. 18 to 1. 23, 1. 26 and 1. 35). Reducing the existing loopholes 1. 41. Some of the provisions of Parliament’s rules the Community’s Financial Regulation contravene 1. 44. The loopholes in the regulatory framework may lead to the inappropriate use of funds. If an allowance system based on entitlements to certain sums with upper 3. 8. 98 EN Official Journal of the European Communities C 243/7 limits is to be maintained, it should operate through transparent payment methods, conditional on the submission of conclusive documentary evidence (such as contracts and properly made out invoices). The for introduction of parliamentary assistants, which could prove more costly terms of employment formal to the budget, can only lead to greater transparency and improvements in the management of expenses resulting from the recruitment of such assistants if the new arrangements are compulsory and make it possible to verify whether the services paid for were actually provided (see paragraphs 1. 36 to 1. 38). This report was adopted by the Court of Auditors in Luxembourg at its meeting of 15 July 1998. For the Court of Auditors Bernhard FRIEDMANN President ANNEX TABLE 1 EVOLUTION OF THE EXPENSES AND ALLOWANCES OF THE MEMBERS OF THE EUROPEAN PARLIAMENT 1990 to 1997 1990 out-turn 1991 out-turn 1992 out-turn 91/90 (as %) appropr. 1004 — Travel and subs. allow. 27 922 700 30 887 238 10,6 32 331 931 appropr. 1005 — Special travel expenses 369 103 490 162 32,8 496 792 1993 out-turn 93/92 (as %) 1994 out-turn 94/93 (as %) 1995 out-turn (1) 95/94 (as %) 1996 (1) 1997 (Payments in ecu) Average annual rate out-turn 96/95 committed 97/96 97/90 (as %) (as %) (as %) 35 096 345 8,6 34 173 834 −2,6 45 806 085 34,0 46 999 898 2,6 47 323 473 0,7 7,8 % 621 409 25,1 522 231 −16,0 720 335 37,9 856 053 18,8 1 000 000 16,8 15,3 % 92/91 (as %) 4,7 1,4 appropr. 1006 — Gen. expend. , telem. allow. 14 755 036 15 527 609 5,2 16 570 839 6,7 17 343 114 4,7 20 309 700 17,1 22 601 640 11,3 23 241 252 2,8 24 024 304 appropr. 1050 — Language courses 463 023 460 766 −0,5 413 949 −10,2 481 659 16,4 532 193 10,5 617 094 16,0 525 077 −14,9 541 703 3,4 3,2 7,2 % 2,3 % appropr. 1051 — Data-processing courses 35 788 58 827 64,4 113 985 93,8 102 758 −9,8 99 386 −3,3 99 150 −0,2 101 141 2,0 111 400 10,1 17,6 % appropr. 106 — Members’ sec. expenses 27 847 411 33 495 866 20,3 38 568 359 15,1 46 206 872 19,8 56 839 962 23,0 60 337 199 6,2 67 232 235 11,4 69 605 045 3,5 14,0 % TOTAL Expenses and allowances (in payments) 71 393 061 80 920 467 13,3 88 495 856 9,4 99 852 158 12,8 112 477 306 12,6 130 181 503 15,7 138 955 656 6,7 142 605 925 2,6 10,4 % Number of Members 518 518 518 518 567 626 626 626 TOTAL of Parliament’s administrative expenditure (in payments) RATIOS Exp. and allow. /Parliament’s admin. expend. (as %) 421 229 367 481 172 959 14,2 573 272 757 19,1 616 208 926 7,5 644 973 515 4,7 822 715 204 27,6 758 114 685 −7,9 867 715 417 14,5 10,9 % 16,9 % 16,8 % 15,4 % 16,2 % 17,4 % 15,8 % 18,3 % 16,4 % Expenses and allowances per Member 137 824 156 217 13,3 170 841 9,4 192 765 12,8 198 373 2,9 207 958 4,8 221 974 6,7 227 805 2,6 7,4 % (1) The overall increase in expenditure in 1995 and 1996 must be relativised by taking into account the election of Members in the new Member States (see the ratio ‘expenses and allowances per Member’). Source: General budget of the European Communities — payments made in respect of commitments of the financial year n. C 2 4 3 8 / E N O f f i c i a l J o u r n a l o f t h e E u r o p e a n C o m m u n i t i e s 3. 8. 9 8 EVOLUTION OF THE EXPENSES AND ALLOWANCES OF THE MEMBERS OF THE EUROPEAN PARLIAMENT Average expenditure per Member 1990 to 1997 (not including the allowances payable for the office of the President) (1) TABLE 2 1990 out-turn 1991 out-turn 91/90 (as %) 1992 out-turn 92/91 (as %) 1993 out-turn 93/92 (as %) 1994 out-turn 94/93 (as %) 1995 out-turn 95/94 (as %) 1996 1997 (Payments in ecu) Average annual rate out-turn 96/95 committed 97/96 97/90 (as %) (as %) (as %) Number of Members 518 518 518 518 567 626 626 626 appropr. 1004 — Travel and subs. allow. 53 905 59 628 10,6 62 417 appropr. 1005 — Special travel expenses 713 946 32,8 959 4,7 1,4 67 754 8,6 60 271 −11,0 73 173 21,4 75 080 2,6 75 597 0,7 4,9 % 1 200 25,1 921 −23,2 1 151 24,9 1 367 18,8 1 597 16,8 12,2 % 28 485 29 976 5,2 31 990 6,7 33 481 4,7 35 820 890 −0,5 799 −10,2 930 16,4 939 7,0 0,9 36 105 986 0,8 5,0 37 127 2,8 38 377 3,4 4,4 % 839 −14,9 865 3,2 −0,5 % appropr. 1006 — Gen. expend. , telem. allow. appropr. 1050 — Language courses appropr. 1051 — Data-processing courses 894 69 114 64,4 220 93,8 198 −9,8 175 −11,6 158 −9,6 162 2,0 178 10,1 14,5 % appropr. 106 — Members’ sec. expenses 53 759 64 664 20,3 74 456 15,1 89 202 19,8 100 247 12,4 96 385 −3,9 107 400 11,4 111 190 3,5 10,9 % TOTAL Expenses and allowances/number of Members (in payments) 137 824 156 217 13,3 170 841 9,4 192 765 12,8 198 373 2,9 207 958 4,8 221 974 6,7 227 805 2,6 7,4 % (1) Total annual expenditure borne by Parliament for the expenses and allowances referred to in paragraph 1. 2 of the observations, paid to the MEPs or third parties (assistants, training bodies), divided by the total number of Members. Source: General budget of the European Communities — payments made in respect of commitments of the financial year n. 3 8 9 8. E N O f f i c i a l J o u r n a l o f t h e E u r o p e a n C o m m u n i t i e s C 2 4 3 / 9 C 243/10 EN Official Journal of the European Communities 3. 8. 98 TABLE 3 RESPECTIVE SHARE OF EACH ALLOWANCE 1990 (as %) 1991 (as %) 1992 (as %) 1993 (as %) 1994 (as %) 1995 (as %) 1996 (as %) 1997 (as %) 39,1 0,5 20,7 0,6 0,1 39,0 38,2 0,6 19,2 0,6 0,1 41,4 36,5 0,6 18,7 0,5 0,1 43,6 35,1 0,6 17,4 0,5 0,1 46,3 30,4 0,5 18,1 0,5 0,1 50,5 35,2 0,6 17,4 0,5 0,1 46,3 33,8 0,6 16,7 0,4 0,1 48,4 33,2 0,7 16,8 0,4 0,1 48,8 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 appropr. 1004 — Travel and subs. allow. appropr. 1005 — Special travel expenses appropr. 1006 — Gen. exp. , telemat. allow. appropr. 1050 — Language courses appropr. 1051 — Data-processing courses appropr. 106 — Members’ sec. expenses TOTAL Expenses and allowances/number of Members (in payments) Source: General budget of the European Communities. 3. 8. 98 EN Official Journal of the European Communities C 243/11 EUROPEAN PARLIAMENT REPLIES INTRODUCTION Points 1. 1 to 1. 4 For the report of the Court of Auditors to assist Parliament in improving the transparency of the system of Members’ allowances, Parliament would like to underline the context in which its system of allowances has developed, the constraints under which it organises its activities, the very nature of a parliamentary institution, the role of its Members and the reforms already made by the Bureau to the current system — a process initiated before the Court’s audit. In this context, it is important to note the absence of a common level of remuneration resulting from the fact that Members of Parliament do not as yet have a common statute, unlike the Members of the Commission, the Court of Justice, the Court of First Instance or the Court of Auditors. There are particular circumstances pertaining to a Parliament operating at a supranational level: the numbers of citizens represented by each Member, the size of constituencies, the very heavy burden of travel for each Member (from his or her own Member State to the working places, between the working places, and to other Member States). These points have not been addressed by the Court. Also omitted is a recognition that Members in a parliamentary institution, are ‘on duty’ not only when attending formal meetings of official bodies of the institution, but also when attending a very wide range of public events in which parliamentarians have a role. The Court recognises the sustained efforts already made by Parliament, on its own initiative, to provide a sounder basis for the allowances system: — Parliament’s insistence that the Commission bring forward a proposal to provide a Community legal framework for Members’ assistants; this proposal has now been tabled, — the introduction of measures requiring documentary proof for travel undertaken, — the linking of payment of the attendance allowance to participation in roll-call votes, — the freezing of the travel allowance for several years. The Court makes no mention of any comparison with systems and checks in place in national parliaments. For example, the obligation for Members of the European Parliament to prove attendance by signing a register is not required in a majority of national parliaments. Nor is documentary proof for travel always a requirement at national level. The Court does not explain what yardstick it has used to measure the efficiency of the controls that have been put in place, but it is clear that whatever criteria it may have in mind, they are not based on standard practice in parliaments in the Member States. C 243/12 EN Official Journal of the European Communities 3. 8. 98 The growth of expenditure (point 1. 4) is due to the budgetary authority increasing the allowance in order to improve the level of assistance provided to Members, in particular in the light of the new powers conferred on the institution and its Members following the entry into force of the Maastricht Treaty. It should also be pointed out that the most recent enlargement, with two of the three countries involved being situated far from the centre of Europe, has been a relevant factor in the increase in travel and subsistence expenses. Taking these factors into account, readers will be able to gain a clearer picture of trends in the two most important categories of expenditure relating to Members, i. e. expenditure on Members’ assistants and travel costs (82 % of the total). MEMBERS’ IMPREST ACCOUNT TRANSACTIONS Points 1. 8 to 1. 14 As regards Members’ imprest account transactions (points 1. 8 to 1. 14), Parliament once again rejects the view which the Court of Auditors has already expressed in its previous reports on this matter, that the use of an imprest account to pay the travel and subsistence allowances is not consistent with the principles set out in the Financial Regulation and the detailed implementing rules. Parliament takes the view that the large number and the frequency of such payments fully justify the use of the imprest account system provided for by Article 54 of the Financial Regulation and Article 82 et seq. of the detailed implementing rules. Parliament thus stands by its replies to the Court’s annual report for the 1990 and 1991 financial years, to the effect that ‘Article 54 of the Financial Regulation permits an imprest account to be set up in order to pay certain categories of expenditure. The Financial Regulation lays down no conditions with regard to the level of the amounts to be paid’ (see OJ C 324, 13. 12. 1991, p. 14, and OJ C 330, 15. 12. 1992, p. 453). Parliament would also like to stress, in connection with these payments, that the standard system involving the issue of a payment order signed by the authorising officer and approved by the Financial Controller before the accounting officer can make the payments concerned would, in this particular case, give rise to substantial delays without reducing to any significant degree the workload of the departments concerned or the related management costs. As regards the observation that advances on the said allowances may be paid ‘for uncorroborated attendance’ (point 1. 11), it should be emphasised that in these infrequent cases systematic steps are taken to make the requisite recoveries once the signatures on the attendance lists which entitle Members to the payments in question have been checked. Payments from imprest accounts become final and are charged to the budget only after they have been regularised — the authorising officer who signs the regularisation order and then submits it to the Financial Controller for approval must first have carried out all the checks laid down in the Financial Regulation. The observation that payments are made from the imprest account to cover non-official travel by Members (point 1. 10), payments which are then regularised and recovered, is accurate. However, the number of tickets concerned is relatively small and Parliament is prepared to review this issue. The same applies to the payment procedures with a view to reducing or even eliminating the risks involved in the handling of cash. 3. 8. 98 EN Official Journal of the European Communities C 243/13 The Court of Auditors acknowledges that the improved system it suggests could usefully include ‘a permanent system for making advances, which would avoid the need for Members to pay sums out of their own pockets’. This would in practice, result in 626 individual MEP accounts and be extremely cumbersome to manage. Parliament will carefully consider the suggestions for the modernisation of its current system with a view to revising it accordingly. Lump-sum travel and subsistence allowances Points 1. 15 to 1. 26 It is in the very nature of a lump-sum reimbursement that it should not tally exactly with the costs actually incurred. In this connection, since 1997 Parliament’s Bureau has, as the Court itself acknowledges, strengthened the system of checks in connection with the condition governing payment of the lump-sum travel allowance (payment on submission of proof that the journey concerned has been undertaken). The Court describes as flimsy the nature of the ‘degree of proof provided by documents such as air or train tickets or hotel bills, if they are accepted in lieu of a signature in the attendance list or register’ (point 1. 20) and the fact that a signature in an attendance register does not prove that the Member concerned actually participated in Parliament’s work (point 1. 21). The nature of parliamentary work, which may often involve, for example, talks and meetings held off and indeed, inside, Parliament’s premises has not been taken into account. As regards the eligibility of expenditure in connection with journeys undertaken by Members ‘in the performance of their official duties’, which is charged to the special ECU 3 000 allowance, in the absence of criteria by which the nature of such journeys can be established (point 1. 26) the Court’s judgments should also be placed in context, since, as politicians, Members are required to take part in a wide range of public events. In practice, every claim is examined to see whether there is an official programme involved. In case of doubt the matter is referred to the responsible Quaestor. Finally, it should be pointed out that this type of expenditure makes up only a very small proportion of total spending on Members’ allowances, that payments are made solely on the basis of supporting documents (costs actually incurred) and that one third of Members makes no call on this allowance. GENERAL EXPENDITURE ALLOWANCE — SECRETARIAL ASSISTANCE ALLOWANCE Points 1. 27 to 1. 38 Although accurate, the Court’s observation concerning the exchange rate laid down by the rules for conversions between the ecu and national currencies when these allowances are paid (points 1. 27 to 1. 29) is essentially of historical interest, since, with the introduction of the euro, exchange differences will no longer exist for the currencies of the Member States eligible to take part in EMU. As the Court acknowledges, the use of a fixed annual exchange rate was dictated by the ‘legitimate requirement that the pay of assistants should be shielded from exchange risks’. Appropriate transitional solutions could be found for the currencies of the other Member States. The lump-sum general expenditure allowance is intended to cover a whole range of expenses which Members have to bear, chiefly in their country of origin, such as office management C 243/14 EN Official Journal of the European Communities 3. 8. 98 costs, telecommunications and postal charges, the cost of data-processing equipment, etc. Its lump-sum nature is justified by the wide range of expenditure it covers and as a means of avoiding the substantial management costs and delays inevitable in a system based on the submission of supporting documents by 626 Members from 15 Member States and combined with non-cumulation rules which differ from country to country. The Court of Auditors’ observations concerning the secretarial assistance allowance relate to the rules themselves, rather than their implementation. Parliament would stress the following points: — whereas Parliament has the responsibility to ensure that expenditure for assistants is properly executed, the recruitment of assistants creates a private law relationship between the Member and his assistant or assistants which in no way renders Parliament liable as an institution. It follows that Parliament’s administration, if it wishes to avoid the risk of being deemed by a national judge to be the assistants’ direct employer, cannot intervene to check that these private law contracts are consistent with the applicable national laws (civil, commercial, fiscal and social), — the flexible nature of the regulatory framework (employment contracts, service contracts, single payments on the basis of invoices, etc. ) is designed to offer Members the scope to bring the arrangements for meeting their assistance requirements into line with the constantly changing nature of their duties and the specific tasks allotted to them. As the Court points out, this regulatory framework is being revised, in cooperation with the Commission and Council, with a view to incorporating into the Conditions of employment of other servants a new category of staff, i. e. Members’ assistants. That reform should make the arrangements for managing assistants more transparent and more efficient, as the Court concedes (point 1. 38). The Court indicates the possibility of Members receiving certain travel allowances from the Member States in addition to allowances from Parliament for the same purpose. This is not a widespread practice. Nevertheless, Parliament is ready to introduce into its rules a provision prohibiting such duplicate payments and to ensure that the appropriate checks are carried out. Parliament is aware of no cases where national parliaments are paying or have paid additional secretarial assistance allowance to Members of the European Parliament, except where a Member has a dual mandate. CONCLUSIONS Points 1. 39 to 1. 44 Parliament notes the Court’s overall conclusions that the existing administrative and accounting procedures ensure compliance with the rules adopted by Parliament. The Court’s observations should be read in the context in which the current allowance systems operate: namely, the absence of a common statute for Members and of a common level of remuneration, and the particular working conditions of Members of a supranational parliamentary institution. 3. 8. 98 EN Official Journal of the European Communities C 243/15 Parliament believes that the measures taken during the 1997 financial year have improved the current system as will the proposal from the Commission for a new legal framework for Members’ assistants. Parliament is continuing its review of the current allowances system, which it began in 1995, with a view to increasing transparency and improving the checks and the coherence of the system. It will consider the recommendations from the Court where they are practicable. Notwithstanding its continued commitment to improve the present rules, Parliament will continue its work on the draft common statute for Members, in order to provide a sound and fair basis for the remuneration of its Members in the future


title: Direktinvestitionen der Europäischen Union : Jahrbuch 1997 : CD-ROM Version.,European Union direct investment : Yearbook 1997 : CD-ROM Version.,Les investissements directs de l'Union européenne : Annuaire 1997 : Version CD-ROM.

eurovoc_concepts:
European Union
direct investment
financial statistics
foreign investment
international investment


title: Regulamento (CE) nº 1235/98 da Comissão de 15 de Junho de 1998 que altera o Regulamento (CEE) nº 3567/92 que estabelece normas de execução relativas à utilização e à transferência de direitos no sector das carnes de ovino e caprino

eurovoc_concepts:
EU Member State
agricultural guidance
aid system
exchange of information
goat
sheep

text: L 170/4 ‹ PT ‹ Jornal Oficial das Comunidades Europeias 16. 6. 98 REGULAMENTO (CE) Nº 1235/98 DA COMISS (cid:5)AO de 15 de Junho de 1998 que altera o Regulamento (CEE) nº 3567/92 que estabelece normas de execu(cid:135)˜ao relativas (cid:133) utiliza(cid:135)˜ao e (cid:133) transfer(cid:136)ncia de direitos no sector das carnes de ovino e caprino A COMISS (cid:5)AO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS, ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO: Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, Tendo em conta o Regulamento (CE) nº 3013/89 do Conselho, de 25 de Setembro de 1989, que estabelece a organiza(cid:135)˜ao comum de mercado no sector das carnes de ovino e caprino (1), com a ´ultima redac(cid:135)˜ao que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) nº 1589/96 (2), e, nomeada- mente, o nº 4 do seu artigo 5ºB, Considerando que o Regulamento (CEE) nº 3567/92 da Comiss˜ao (3), com a ´ultima redac(cid:135)˜ao que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) nº 1303/97 (4), prev(cid:136) certas regras rela- tivas (cid:133) utiliza(cid:135)˜ao m(cid:146)nima dos direitos ao pr(cid:130)mio pelos produtores; Considerando que, segundo as disposi(cid:135)˜oes actualmente em vigor, um produtor pode, em certas condi(cid:135)˜oes, n˜ao utilizar at(cid:130) 30 % dos seus direitos; que essa possibilidade conduz, em certos Estados-mmebros, a uma subutiliza(cid:135)˜ao dos direitos dispon(cid:146)veis; que essa situa(cid:135)˜ao pode levantar problemas aos novos produtores que pe(cid:135)am direitos por interm(cid:130)dio da reserva nacional; que (cid:130), por consequ(cid:136)ncia, conveniente autorizar os Estaos-membros a aumentar a percentagem m(cid:146)nima de utiliza(cid:135)˜ao dos direitos at(cid:130) 90 %, percentagem abaixo da qual esses direitos s˜ao, em princ(cid:146)- pio, reintegrados na reserva nacional, e informar do facto a Comiss˜ao; Considerando que as medidas previstas no presente regu- lamento est˜ao em conformidade com o parecer do Comit(cid:130) de Gest˜ao dos Ovinos e Caprinos, Artigo 1º O artigo 6ºA do Regulamento (CEE) nº 3567/92 (cid:130) alte- rado do seguinte modo: 1. No nº 2 a express˜ao «pelo menos 70 % dos seus direi- tos» (cid:130) substitu(cid:146)da por «a percentagem m(cid:146)nima dos seus direitos, fixada em conformidade com o nº 4»; 2. No nº 3, a express˜ao «pelo menos 70 % dos seus direi- tos» (cid:130) substitu(cid:146)da por «a percentagem m(cid:146)nima dos seus direitos, fixada em conformidade com o nº 4,»; 3. (cid:144)-lhe aditado o seguinte n ´umero 4: «4. A percentagem m(cid:146)nima de utiliza(cid:135)˜ao dos direitos ao pr(cid:130)mio (cid:130) fixada em 70 %. Informar˜ao do facto a Comiss˜ao. No entanto, os Estados-membros podem aumentar a percentagem at(cid:130) 90 %. Nesse caso, informar˜ao do facto a Comiss˜ao. ». Artigo 2º O presente regulamento (cid:130) aplic ´avel a partir do in(cid:146)cio da campanha de 1999. O presente regulamento (cid:130) obrigat(cid:155)rio em todos os seus elementos e directamente aplic ´avel em todos os Estados-membros. Feito em Bruxelas, em 15 de Junho de 1998. Pela Comiss ˜ao Franz FISCHLER Membro da Comiss ˜ao (1) JO L 289 de 7. 10. 1989, p. 1. (2) JO L 206 de 16. 8. 1996, p. 25. (3) JO L 362 de 11. 12. 1992, p. 41. (4) JO L 177 de 5. 7. 1997, p. 7


title: WRITTEN QUESTION No. 1973/98 by Graham MATHER to the Council. Murder of Monsignor Juan Gerardi in Guatemala

eurovoc_concepts:
Guatemala
homicide
human rights
international agreement
peacekeeping
the EU's international role

text: C 13/44 Europeiska gemenskapernas officiella tidning SV 18. 1. 1999 Svar (24 september 1998) Israel och palestinierna har enligt villkoren i principdeklarationen (cid:246)verenskommit att inte vidta n(cid:229)gra (cid:229)tg(cid:228)rder som kan skada utg(cid:229)ngen av f(cid:246)rhandlingarna om permanent status. Europeiska unionen betraktar s(cid:229)dana israeliska (cid:229)tg(cid:228)rder som indragna ID-kort, bos(cid:228)ttningar och rivningar som ett avtalsbrott, en uppfattning som man forts(cid:228)tter att meddela de israeliska myndigheterna. F(cid:246)r att n(cid:228)rmare kunna f(cid:246)lja situationen i Jerusalem inr(cid:228)ttade EU tidigt under 1997 sin egen (cid:148)Jerusalem Watch(cid:148). Inom ramen f(cid:246)r denna (cid:246)vervakning rapporterar medlemsstaternas generalkonsuler i Jerusalem och delegations- chefer i Tel Aviv regelbundet om den utveckling i Jerusalem som p(cid:229)verkar eller kan t(cid:228)nkas p(cid:229)verka stadens palestinska karakt(cid:228)r. En sammanfattning av den senaste rapporten fr(cid:229)n (cid:148)Jerusalem Watch(cid:148) offentliggjordes den 29 juni. Denna sammanfattning, och sammanfattningar av nyligen sammanst(cid:228)llda rapporter fr(cid:229)n EU Watch som g(cid:228)ller bos(cid:228)tt- ningar och m(cid:228)nskliga r(cid:228)ttigheter, finns tillg(cid:228)ngliga p(cid:229) r(cid:229)dets webb-plats p(cid:229) internet (http://ue. eu. int)]. I ett meddelande av den 14 maj 1998 till r(cid:229)det om (cid:148)Genomf(cid:246)rande av interimsavtalet om handel och handelsrelaterade fr(cid:229)gor mellan Europeiska gemenskapen och Israel(cid:148), tog kommissionen bland annat upp hindren f(cid:246)r palestinsk export till EU. De fr(cid:229)gor som behandlades i meddelandet (cid:228)r f(cid:246)r n(cid:228)rvarande (cid:228)mne f(cid:246)r expertsamtal mellan EU och Israel. (1999/C 13/062) SKRIFTLIG FR¯GA E-1567/98 fr(cid:229)n Andrea Manzella (PSE) till r(cid:229)det (25 maj 1998) ˜mne: Mordet p(cid:229) biskop Juan Gerardi Kan r(cid:229)det, mot bakgrund av mordet p(cid:229) biskop Juan Gerardi, redog(cid:246)ra f(cid:246)r vilka akuta (cid:229)tg(cid:228)rder det anser att Europeiska unionen b(cid:246)r vidta f(cid:246)r att f(cid:229) den guatemalanska regeringen att inleda en effektiv och p(cid:229)litlig utredning f(cid:246)r att hitta b(cid:229)de de som utf(cid:246)rde mordet och de som av politiska sk(cid:228)l best(cid:228)llde det, eftersom mordet p(cid:229) biskopen riskerar att ge ny kraft (cid:229)t det fruktansv(cid:228)rda inb(cid:246)rdeskriget i Guatemala? (1999/C 13/063) SKRIFTLIG FR¯GA P-1973/98 fr(cid:229)n Graham Mather (PPE) till r(cid:229)det (15 juni 1998) ˜mne: Mordet p(cid:229) monsignore Juan Gerardi i Guatemala Vilka (cid:229)tg(cid:228)rder avser r(cid:229)det att vidta f(cid:246)r att se till att det g(cid:246)rs en fullst(cid:228)ndig, ing(cid:229)ende och opartisk utredning av mordet p(cid:229) monsignore Juan Gerardi, Guatemalas hj(cid:228)lpbiskop, den 26 april 1998? Gemensamt svar p(cid:229) de skriftliga fr(cid:229)gorna E-1567/98 och P-1973/98 (24 september 1998) Europeiska unionen avgav den 4 maj 1998 en f(cid:246)rklaring om mordet p(cid:229) biskop Juan Gerardi med en v(cid:228)djan till alla guatemalaner att inte l(cid:229)ta detta fega och vidriga mord st(cid:229) i v(cid:228)gen f(cid:246)r ett fullt genomf(cid:246)rande av fredsavtalen