title: Förslag till Europaparlamentets och rådets beslut om en rad riktlinjer, innefattande identifiering av projekt av gemensamt intresse för transeuropeiska nät för elektroniskt datautbyte mellan förvaltningar (IDA)

eurovoc_concepts:
EU programme
exchange of information
public administration
telematics
trans-European network

formats: html pdf print

text: EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION ft^ft ft ft ft ft ft ft ft £ ft Bryssel den 12. 12. 1997 KOM(97) 661 slutlig 97/0340 (COD) 97/0341 (SYN) MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN om utvärdering av ID A-programmet samt en andra etapp av ID A-programmet Förslag till EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS BESLUT om en rad riktlinjer, innefattande identifiering av projekt av gemensamt intresse för transeuropeiska nät för elektroniskt datautbyte mellan förvaltningar (IDA) Förslag till RÅDETS BESLUT om antagandet av en rad insatser och åtgärder för att säkerställa driftskompatibilitet och tillträde till transeuropeiska nät för elektroniskt datautbyte mellan förvaltningar (IDA) (framlagda av kommissionen) MEDDELANDE FRÅN KOMMISSIONEN om utvärdering av IDA-programmet samt en andra etapp av ID A-programmet DEFINITIONER Ett telematiknät är ett omfattande datakommunikationssystem, som inte endast består av fysisk infrastruktur och kopplingar utan även av de tjänster och tillämpningsprogram som har byggts på denna infrastruktur, och som möjliggör ett elektroniskt utbyte av information mellan organisationer och enskilda personer. Ett IDA-nät är ett transeuropeiskt telematiknät for förvaltningar inrättat inom ramen för IDA-programmet. Ett sektornät är ett transeuropeiskt telematiknät för förvaltningar, avsett för genomförandet av eller som administrativt stöd för en speciell gemenskapspolitik eller -aktivitet, nedan kallad administrativ sektor. Kommittén for telematik mellan förvaltningar (TAQ är en kommitté bestående av företrädare för medlemsstaterna som bistår kommissionen vid genomförandet av IDA- programmet och säkerställer samordning inom och mellan medlemsstaterna och med kommissionen. 1. INLEDNING Syftet med detta meddelande är att informera rådet om resultaten från en utvärdering av det nuvarande IDA-programmet (Interchange of Data between Administrations) och i enlighet med utvärderarnas rekommeridationer föreslå en utvidgning av programmet i framtiden. Det nya program som beskrivs i detta dokument skall bygga på den starka bas som skapats under de tre senaste åren och samtidigt ta itu med de svagheter som har identifierats i nuvarande program. Enligt rådets resolution om samordning med hänsyn till informationsutbyte mellan förvaltningar1, fastställde rådets beslut om antagandet av det treåriga IDA-programmet2 gemenskapens bidrag till vissa projekt på området för telematiknät för datautbyte mellan förvaltningar i syfte att underlätta samarbetet mellan dem. Inom ramen för IDA-programmet har betydande inledande åtgärder redan genomförts för att uppmuntra förvaltningar till att utbyta information elektroniskt. IDA har öppnat nya möjligheter för förvaltningar att på europeisk nivå uppnå större öppenhet och effektivitet, och öka sin kapacitet för en lätt och snabb anpassning till framtida förändringar. För detta har eft antal viktiga transeuropeiska nätverk inom många olika sektorer skapats inom ramen for IDA. Dessa system underlättar gemenskapens beslutsprocess, bedrar till bedrägeribekämpning och förbättrar kommunikationen och förståelsen både mellan medlemsstaterna och mellan medlemsstaterna och gemenskapens institutioner, sar it är till nytta för alla europeiska organ. 2. FRAMTIDA KRAV OCH ANVISNINGAR 2. 1. Fortsatt behov av IDA De verktyg och teknologier som idag används inom informationsteknologin kommer snabbt att bli föråldrade eller ha ändrats till oigenkännlighet inom några få år. Förändringstakten på det teknologiska området ökar ständigt, vilket framgår av både den astronomiska ökningen av användningen av Internet under de senaste åren och den tillgång på nya produkter Och tjänster som utnyttjar denna nya resurs och som kommer ut på marknaden nästa dagligen. De senaste beräkningarna visar att regeringsorganisationernas användningen av Internet och intranet i USA kommer att öka till nästan tio gånger den nuvarande nivån under de tre närmaste åren enligt en undersökning som nyligen gjordes av Business Research Group. Det är denna föränderliga miljö och den senaste tidens utveckling tillsammans med de europeiska förvaltningarnas behov av att effektivt kunna utnyttja nya teknologiska möjligheter vid skapandet av den inre marknaden som gör att en ny etapp av IDA- programmet är viktig. Användningen av Internet och Internet-relaterade teknologier underlättar inrättandet av telematiknät qch skapandet av globala anslutningsmöjligheter avsevärt, men skapar även problem. Själva inrättandet av ett nät har nu blivit relativt okomplicerat, men frågor avseende administrativ användning av sådana nättjänster, t. ex. säkerhet och juridiska hinder och krav på samtrafiklösningar som uppfyller flerspråkiga och Rådets resolution av den 20. 6. 94, EGT C 181 av den 2. 7. 94, s. 1. Rådets beslut 95/468/EG av den 6. 11. 95, EGT L 269 av den 11. 11. 95, s. 23. mångkulturella krav, särskilt på tillämpningsnivå, kan inte lösas på lokalt, utan måste lösas av gemenskapen. Allteftersom kostnaderna minskar och nya möjligheter att använda telematik uppstår, kommer dessutom mer och mer kommunikation att ske elektroniskt. Därför blir en generell samordning för att förbättra driftskompatibiliteten ännu mer nödvändig. Telematik är av naturen global. Att uppnå en situation där information flödar utan hinder mellan europeiska förvaltningar, där nya dataflöden lätt kan inrättas och nya organisationer snabbt kan börja kommunicera är en process som inte kan ske av en slump utan måste planläggas noggrant. Behovet av samordning på europeisk nivå är inte endast en fråga om driftskompatibilitet utan även om minskade kostnader och större effektivitet. Ett harmoniserat genomförande av tekniska lösningar bör till sist leda till lägre kostnader under telematiksystemets hela livscykel, från utvecklingsfasen och genom underhalls- och driftsfasen, och ytterligare underlätta informationsutbytet mellan sektorer samt möjliggöra stordriftsfördelar. Både medlemsstaterna och de europeiska institutionerna har utsikt att på samma villkor vinna på en mer samlad teknisk lösning och därmed undvika att behöva installera och underhålla en mångfald av olika verktyg och produkter. I IDA-programmets nya etapp bör således inriktningen ändras från utveckling av nätinfrastrukturer till att skapa samordning och stöd till olika administrativa sektorer och ge ökade resurser till sådana insatser som gör IDA-nät lättare att inrätta, använda och underhålla, som gör dem billigare, effektivare och framförallt ger dem större driftskompatibilitet. IDA bör kunna tillhandahålla vägledning och hjälp till förvaltningar under telematiksystemens hela genomförandeprocess, från kravspecifikation, över beslut lösningar, anskaffning av telematiktjänster och -produkter, om av nuvarande omorganisering informationsinnehåll, till det slutliga handhavandet av de operativa systemen. organisationsmetoder lämpliga tekniska harmonisering och av Inom överskådlig framtid kommer det att finnas ett ständigt behov av att inrätta telematiknät som en viktig stödmekanism för förvaltningen av den inre marknaden och gemenskapspolitiken. De aktiviteter som IDA skall genomföra på övergripande nivå är inte ett mål i sig själva, utan de skall tillfredsställa ett behov. Deras enda syfte är att bidra till inrättandet av sektornät i vilka den verkliga nyttan av att använda telematiknät uppnås. Som tidigare angivet är det avgörande att säkerställa att transeuropeiska telematiknät mellan förvaltningar är sammanhängande och kompatibla både med varandra och med nationella nätverk. Detta kan endast uppnås genom åtgärder på gemenskapsnivå och kommer att kräva ett starkt och fortsatt engagemang från sektorerna. Den samordning och det samarbete som krävs mellan europeiska institutioner och medlemsstaternas förvaltningar måste garanteras genom en bred omfattande gemenskapsåtgärd, nämligen IDA 2. Samtidigt skall IDA 2 alltid beakta närhetsprincipen. IDA-åtgärder är utformade för att främja kompatibilitet och samtidigt ge enskilda medlemsstaters förvaltningar full möjlighet till åtgärder och valfrihet. IDA kan bli mycket värdefullt om det omfattar information om nationella initiativ som ger effekt på administrativa telematiknät, men skall inte försöka påverka dessa aktiviteter utan snarare se till att internationella närverk drar fördel av dem på bästa sätt. IDA: s roll är att stödja behörig administration inom varje pqlitiskt område, men aldrig att ersätta den. 2. 2. Ett förbättrat program: Effekten av de rekommendationer som ingick i utvärderingen efter halva tiden Ytterligare överväganden om målen, strategin och förvaltningen av det nya programmet har tagits fram genom den utvärdering av nuvarande ID A-program efter halva tiden som krävdes enligt artikel 6 i rådets beslut. Syftet med denna utvärdering var att se över alla aktiviteter som omfattades av beslutet, med hänsyn till kostnader, nytta och avkastning på investerat kapital. Denna utvärdering genomfördes av kommissionen i samråd med medlemsstaterna och med stöd av oberoende utvärderare. I utvärderingen fastställdes att den första etappen av IDA har varit ett värdefullt program som har stimulerat till utveckling av transeuropeiska telematiksystem och främjat administrativt samarbete mellan medlemsstaternas förvaltningar och ElMnstitutionerna. En betydande del av ID A-projekten avser utveckling av telematiktillämpningar för särskilda sektorer. De projekt som har finansierats under den första etappen av IDA är följande: Tull och skatter: VIES/Sites, Excises Control, Quota, Scent-CIS/Fiscal, Tarie, EBTI och Transit Fiske: FIDES Jordbruk: Animo, Physan och Shift Socialförsäkring: TESS (f. d. Sosenet) och EURES Offentlig upphandling: SIMAP Folkhälsa: EUPHIN (f. d. CARE), EUDRA (läkemedelsövervakning) och REITOX Statistik: SISR/DSIS, Extracom och SERT Handelspolitik: SIGL Konkurrenspolitik: Fourcom Kultùr: ITCG (Illegal handel med kulturföremål) Genom dessa projekt har IDA i hög grad bidragit till • utveckling, underhåll och drift av system till stöd för genomförandet av viktiga delar av • EU: s politik vad avser de fyra friheterna och den inre marknaden, inrättandet av nödvändig telematikutrustning för nya organ och kommunikationen mellan institutionerna samt gemenskapens beslutsprocess. Mot bakgrund av antalet pågående projekt som utgör kärnan i IDA från dess start, deras storlek, komplexitet och omfattningen av vad som genomförs, vore det oskäligt att förvänta betydande resultat inom en relativt kort tidsskala på 3 år. Det kan ofta gå ett och ett halvt år mellan det att ett projekt planeras och kontraktsskrivningen. I Utvärderingen har det dock fastställts att aUa projekt som granskats har gjort klara framsteg, och många projekt ger även viktiga driftsfördelar, och i vissa fall t. o. m. besparingar. IDA omfattar även ett antal projekt som inte begränsas till en sektor, sk. övergripande aktiviteter, som resulterar i telekommunikationstjänster, allmänna tillämpningar, inklusive överföring och hantering av officiella dokument och införandet av e-post på basis av X. 400, samt riktlinjer för arkitektur och juridiska frågor. Tillgången till dessa resultat har hitintills varit begränsad eftersom många av dessa aktiviteter fortfarande befinner sig i en inledande fas. I synnerhet TEST A-projektet, som skall börja tillhandahålla tjänster under 1997, anses som en positiv utveckling därför att det syftar till att tillhandahålla telekommunikationstjänster snarare än att bygga fysiska nätverk. Förbättrad programförvaltning IDA-projektens komplexitet har att göra med genomförandet av telematiknät mellan minst 15 olika medlemsstaters förvaltningar, och den höga grad av samordning som krävs mellan de många olika deltagarna med deras olika prioriteringar och intressen. Detta har bidragit till att programadministrationen hitintills har varit både komplicerad och tidskrävande. I utvärderingsresultatet föreslås ett antal lösningar för att förbättra den totala förvaltningen av programmet i framtiden. Programadministrationen bör koncentreras på programmets politik, mål och strategi och undvika ett alltför djupt engagemang i anbudsprocessen och enskilda kontrakt. Ledningens deltagande på så grundläggande verksamhetsnivåer kräver stora insatser och förbättrar inte de slutliga resultaten nämnvärt. Det är därför på sin plats att inrikta administrationens verksamhet på den nivå där den är till störst nytta och att föreslå en förvaltande kommitté i stället för en föreskrivande kommitté till IDA 2. Kommitténs ansvarsområden bör innefatta godkännandet av ett årligt arbetsprogram samt globala individuella IDA-projekt. Därigenom säkerställs att genomförandeplaner avseende kommittén rådfrågas om teknologiska strategier och val som görs inom projekt. En sådan förvaltande kommitté skulle även i praktiken ha större handlingsfrihet än den nuvarande, eftersom ett negativt yttrande inte skulle innebära en möjlig risk för att all verksamhet stoppas för ett visst nät. Det har rekommenderats att IDA 2 skall vara ett rullande program, med en programtid på fem år som ideal. Denna tidsplan skulle vara lämplig om man tar hänsyn till projektens livstid, den tidsrymd som behövs för att främja investeringar från industrin och för att upprätta partnerskap mellan offentliga och privata sektorn, såsom angivits i riktlinjerna för TEN-Telecom, samt till den insats och tid som krävs för att utforma ett sådant program. Kommissionen anser dock att man behöver undersöka vilka speciella projekt som stöds av programmet på en mer regelbunden bas för att kunna fastställa nya prioriterade områden. Kommissionens förslag är därför att listan över projekt av allmänt intresse ses över vart tredje år. I utvärderingen ifrågasätts lämpligheten av att fortsätta att finansiera alla IDA-projekt och - system (inklusive både utvecklings- och driftskostnader) genom en enda budget, varvid individuella anslag måste omfattas av ett förfarande med en föreskrivande kommitté. Det finns argument både för och emot en sådan princip, och i denna speciella fråga har deltagarna i programmet uttryckt helt olika åsikter. Medan de nuvarande förhållandena är användbara för att främja sammanhang mellan ganska olikartade projekt skapar de även en viss åtskillnad mellan den sektorsvisa politiska administrationen och administrationen av de telematiksystem som stöder dem. Dessutom kan konkurrens mellan olika IDA-projekt om en begränsad budget minska värdefulla insatser i projektarbetet och ytterligare försena viktiga aktiviteter. Det är viktigt att skapa en finansiell ram som underlättar utvecklingen av sektorsvisa telematiksystem, möjliggör ett snabbt svar på nya krav på elektroniskt informationsutbyte och finansierar åtgärder som främjar driftskompatibilitet mellan och tillträde till näten. Det är likväl även nödvändigt att specificera kriterier som definierar exakta villkor för hur ett projekt inledningsvis kan berättigas till ID A-bidrag och som klart definierar klara gränser för dessa bidrag. Framtida förslag om nyutvecklingar skall därför alltid åtföljas av en redovisning av hur driftskostnaderna skall finansieras. Så snart som ett projekt eller en serie projekt avseende ett speciellt politikområde eller aktivitet har genomförts helt och således anses vara i drift, eller på annat sätt har uppnått en viss storlek som gör att det kan bli ett eget program, skall den budget som krävs helst anslås av budgetmyndigheten inom ramen för varje politikområde eller aktivitet. I båda fallen skall generella principer följas och det skall därför vara av avgörande betydelse att IDA skapar en stark samordning och ett inflytande över de tekniska val som görs inom administrativa telematiknät. till sektorindelat Övergången och projektförvaltning kan inte ske omedelbart. Lämpliga arrangemang må^te fastställa* för att täcka övergångsperioder, i synnerhet när det gäller kostnaderna för att driva ot erativa anordningar. projektbudgetering självbestämmande i Vad gäller en exakt lydelse i kommande beslut har utvärderingen rekommenderat att referenser till användning av särskilda tekniska standarder skall undvikas, så att ett mer flexibelt tillvägagångssätt kan tillåtas på ett område som utvecklas snabbt på marknaden. På liknande sätt, inom den ram där projekt av allmänt intresse definierats, är det önskvärt att skapa en viss grad av flexibilitet vid identifiering av projekt av allmänt intresse, för att viktiga och nya politikområden skall kunna stödjas, när så krävs. Bättre projektresultat Även om IDA endast existerat under tre år, har programmet redan kunnat identifiera ett antal områden där kvalitetsförbättringar av programmets resultat kan uppnås. Steg i rätt riktning har därför redan tagits genom initiativ för att införa kvalitetskontroll, skapa riktlinjer och allmänna telematiktjänster, underlätta för människor att arbeta i nät och dela erfarenheter samt öka öppenheten om och synliggörandet av projektresultaten. Man har insett att IDA-projektens slutliga resultat är beroende av att man säkerställer att användarnas behov är väl uppfattade och beaktade och att det finns ett tidigt och fortsatt engagemang av lämpliga användargrupper under varje projekt. I synnerhet är det viktigt att se till att sektoriella krav på och nyttan av produkter och tjänster på övergripande nivå tydligt har definierats, innan man startar några nya övergripande aktiviteter. Dessa är speciellt stimulerande uppgifter för IDA-programmet och stora insatser kommer att uppsättas som mål för att förbättra kravspecifikation, samsynskapande och ett ömsesidigt utbyte genom inrättandet av användarforum. i det nästa programmet Anvisningar för framtiden Utvärderingen har visat att IDA:s främsta mål bör vara att främja en effektiv och harmoniserad utveckling av alla gemenskapens telematikbaserade system för datautbyte mellan förvaltningar. Detta innebär att ett efterföljande program otvetydigt bör utvidga IDA: s effektiva ram till alla relevanta nätverk (dvs. alla nätverk mellan förvaltningar som stöder gemenskapspolitik och -aktiviteter) och inte enbart dem som erhåller bidrag direkt från IDA:s budget. Denna utvidgning föreslås för att skapa en praktisk mekanism varigenom en bättre samordning och ett större samarbete kan skapas mellan de talrika aktiviteter avseende telematiknät och telematik i förvaltningar som genomförs inom hela kommissionen. Överensstämmelse med andra gemenskapsprogram och med TEN-Telecom i synnerhet, skall eftersträvas för att optimera insatserna och gemenskapens resurser. IDA-programmets främjande av övergripande projekt stöds generellt och anses som ett grundläggande mål för framtiden. IDA skall fortsätta understryka vikten av att utnyttja tjänster och produkter som finns tillgängliga på marknaden snarare än att utveckla exklusiva lösningar. IDA bör även vidta åtgärder för att harmonisera innehållet i den information som överförs i telematiknäten, Under utvärderingsarbetet konstaterade många deltagare att ett primärt behov är samordning och överenskommelse om standarder för informationsutbyte och att den använda teknologin jämförelsevis är en relativt obetydlig fråga. även bekräftat Utvärderingen har en det samordningsmekanism mellan europeiska administrativa telematiknät och en tillämplig kunskaps- och expertiskälla för att undvika en onödig mångfald av utrustningar, olika tillvägagångssätt och upprepade utredningar. fortsatta framtida behovet av Förutom att säkerställa att sektornät inrättas eller förbättras för att uppfylla kraven från gemenskapens politik och aktiviteter har utvärderingen rekommenderat att huvudmålen för programmet IDA 2 skall vara följande: Fastställa användarkrav för tekniska principer och standarder och definiera och reglera ramen för genomförandet av dessa tekniska principer och standarder inom vilken de sektoriella projekten drivs. Säkerställa att allmänna tjänster, komponenter och specifikationer finns tillgängliga för europeiska förvaltningar och arbeta för att dessa tjänster utnyttjas. Främja en harmonisering av information. Identifiera nya administrativa krav och nya allmänna tjänster som uppfyller dessa krav. Främja samordning och ömsesidigt utbyte mellan projekt med hjälp av insamling, sammanställning och spridning av information. Administrationen för den inre marknaden kommer att fortsätta att förpliktiga europeiska förvaltningar att utbyta information med sina motparter i andra länder. Även om många förvaltningar redan utbyter liknande information på nationellt plan, skapar den europeiska dimensionen en rad helt nya problem som endast kan lösas med hjälp av en mekanism som inrättas och gör en samordning på internationell nivå möjlig. Dessutom finns på IT-marknaden ett överväldigande urval av produkter och tjänster där det saknas ett starkt motiv för att skapa kompatibilitet mellan dem och som ger resultat av varierande relevans till administrativa krav. För att garantera tillgång på bra valmöjligheter måste europeiska förvaltningar tala med en stämma. Detta förstärker även behovet av stark internationell samordning och samarbete. Mot bakgrund av de erfarenheter, kunskap och den grund som redan lagts är programmet IDA 2 bäst lämpat att skapa denna samordning och säkerställa samarbete på gemenskapsnivå. 3. POLITISK BAKGRUND 3. 1. Stöd till den inre marknaden Avlägsnandet av inre gränser och genomförandet av de fyra rörelsefriheterna skapar ökade krav på europeiska förvaltningar att förbättra, utvidga och samordna, och i många fall integrera mycket av deras informationsutbyte och administrativa processer. Huvudmålet för varje nytt ID A-program skall därför kvarstå - att ge praktiskt stöd för att den inre marknaden skall fungera genom att med hjälp av telematiknät koppla samman förvaltningar i hela Europa, och på det sättet skapa en mekanism för ett snabbt, effektivt och säkert utbyte av information och ett bättre administrativt samarbete. Som sådana kommer aktiviteter inom ramen för IDA 2 att vara av betydelse för handlingsprog ammet för den inre marknaden. Det är även viktigt att fastslå att IDA-aktiviteter genom att garantera tillgång till omfattande telematiktjänster för förvaltningar i hela unionen och genom att uppmuntra tjänsteleverantörer att slcapa sådana hjälpmedel på EU-basis främjar ekonomisk och social sammanhållning. Kravet på förvaltningarna att öka sin tillgång till och tillhandahållandet av information som en följd av den inre marknadens krav har inte varit statiskt. Nya krav uppstår och prioriteringar revideras allteftersom gemenskapspolitik genomförs. Flera nyckelområden kan redan identifieras, där IDA-programmets nästa etapp har en viktig roll att spela. 3. 2. Praktiskt genomförande av den europeiska monetära unionen Genomförandet av den europeiska monetära unionen kommer att bli en avgörande utmaning ft>r gemenskapen under de kommande åren och ett framgångsrikt resultat kommer att kräva stöd av telematiknät. Samtidigt som skyldigheter att bearbeta eurobaserad information kommer att mångfaldigas enormt kommer även behovet av nya informationsflöden och stödjande datanät för att uppfylla ökade krav till följd av införandet och administrationen av euron att bli aktuella. 3. 3. Stöd till utvidgning Gränserna för den inre marknaden förväntas utvidgas inom en snar framtid för att tillmötesgå integrationen av nya medlemsländer i Central- och Östeuropa. Det är nödvändigt att förbereda deras integrering, både geriom att stimulera införandet av 10 samverkande telematiktjänster och -lösningar i dessa länder och genom att förbättra informationsflödet. Samordningen av aktiviteter på områden som sträcker sig från handelskontroll till bedrägeribekämpning, hälsovård och miljöskydd kan förbättra de ekonomiska och sociala förhållandena i dessa länder liksom i våra egna. I sitt meddelande Agenda 2000 av den 16 juli 1997 framhävde kommissionen vikten av att de länder som kandiderar för medlemskap i samband med en utvidgning av gemenskapen ökar sin institutionella och administrativa kapacitet. Dessa länders medverkan i gemenskapsprogram, och deras tillämpning av gemenskapsmekanismer för att följa gemenskapens regelverk utgör viktiga komponenter i en framgångsrik anslutningsstrategi. 3. 4. Inriktning på medborgarna och den privata sektorn Förvaltningarnas slutkund är medborgaren. För att skapa större öppenhet och erbjuda nya och bättre tjänster till medborgarna kommer förvaltningarna att behöva bättre tillgång till information och lägre kostnader för informationsbehandlingen. Vissa områden där IDA redan är aktivt är av speciell betydelse för medborgare. Dessa innefattar telematiknät som ger information om socialförsäkring, hälsovård och sysselsättning. I samma anda är en förstärkt möjlighet för europeiska förvaltningar att öka sin effektivitet och snabbt kunna möta nya utmaningar särskilt viktigt i en tid när införandet av informationssamhället och nya teknologier och metoder troligtvis kommer att revolutionera både den offentliga och den privata sektorn på samma sätt. Som en del av denna revolution kan förvaltningar inte ignorer^ sitt inflytande, oberoende av vad som händer, på den privata sektorn. Huvudfrågan är om förvaltningar väljer att komma på efterkälken eller ej och i så fall införa onödiga omkostnader avseende kostnader och förseningar vad gäller utbyte av administrativa data med den privata sektorn och på det sättet bli den svagaste länken i informationskedjan eller i stället besluta att föregå som exempel för att främja och underlätta ett förbättrat informationsflöde mellan sektorer. Användning av effektivare mekanismer för informationsutbyte mellan företag och förvaltningar (till exempel p$ områden som tull, skatter och miljöskydd) kan i hög grad påverka en enskild organisations kapacitet, engagemang och kostnader och i slutändan ge en positiv effekt på den samlade konkurrenskraften hos den europeiska industrin som helhet, inte minst hos små och medelstora företag. IDA har även möjlighet att direkt påverka den europeiska ITK-industrin. IDA samlar in och granskar de generella telematikkraven hos förvaltningar i hela Europa. Genom att direkt förse industrin med dessa krav, såsom skedde under IDA: s senaste workshop med industrin ger IDA en klar beskrivning av administrativa behov och garanterar i huvudsak en stor marknad för de produkter och tjänster som har specificerats. Således skall iDA-åtgärder för att garantera driftskompatibilitet även hjälpa till att undanröja hinder för kommunikation mellan förvaltningar och den privata sektorn. Projekt skall stimuleras till att ta hänsyn till behov utanför den offentliga sektorn när administrativa telematiklösningar utformas och utvecklas och projekt skall stödjas så att deras resultat kan få en utvidgad användning inom industrin och hos medborgarna när ett klart krav att göra detta har identifierats. Detta gäller även projekt för den privata sektorn som har effekt på den offentliga sektorn. På detta speciella område skall man se till att skapa samverkan mellan IDA, TEN-Telecom och åtgärder som riktar sig till de små och medelstora ii företagen, och se till att definitionen av projekt av allmänt intresse för medborgare och små och medelstora företag optimeras. 3. 5. Institutionella reformer De europeiska institutionerna liksom deras nationella motstycken är under konstant press att ge bättre service till medborgarna och den privata sektorn till minsta möjliga kostnader. Den enda möjligheten för dem är att införa nya metoder för att behandla och hantera information med stöd av IKT-hjälpmedel. Det ökande utnyttjandet av telematiknät av förvaltningar, baserat på användning av färdiga och tillgängliga marknadstjänster och produkter bör till en viss utsträckning lösa problemet mellan behovet, att minska kostnader genom att lägga ut administrativa bearbetningar på underleverantörer och den därtill hörande förlusten av kontroll och tillämpningsexperter och data. För närvarande skapar arbetsförfarandena inom EU-förvaltningarna ett enormt behov av produktion, hantering, distribution och arkivering av dokument av vilka de flesta fortfarande är pappersdokument. Distributionen av dokument sker vanligtvis via normal post, telex eller fax. Mer än 1 200 utskott är knutna till kommissionens verksamhet, förutom EU:s institutioner och medlemsstaternas förvaltningar. Det huvudsakliga målet på detta område måste vara att säker tälla att de nödvändiga telematikverktygen och -tekniken, i synnerhet hjälpmedel för arbeisflödesorga lisation och dokumentutbyte görs tillgängliga som stöd för det administrativa informationsflödet inom kommissionen, mellan institutionerna och mellan medlemsstaternas förvaltningar. Det slutliga målet för de europeiska institutionerna är att utgöra ett ledande exempel på de potentiella fördelarna med att överföra och bearbeta information elektroniskt. 4. FRAMTIDEN - MÅL, STRATEGI OCH ÅTGÄRDER De marknadsförhållanden och den tekniska miljö som påverkade utformningen av det ursprungliga programmets politik och strategier har förändrats dramatiskt under de senaste tre åren. I motsats till dess föregångare står IDA 2 inte längre inför en "okänd situation" och kan därför bygga på existerande tillgångar av kunskap och erfarenhet som redan har uppnåtts samt befintliga sektornät. Samtidigt måste programmet även sträva efter att kunna hantera en ökad osäkerhet i framtiden vad gäller riktning och hastighet av de teknologiska förändringarna. Den strategi och de aktiviteter som föreslagits att skall genomföras av IDA i en andra etapp understryker därför i större grad kompatibilitet och gemensamma lösningar och är mindre inriktat på krav från enskilda sektorprojekt men skall samtidigt säkerställa att behovet av sektornät fortsättningsvis uppfylls. 4. 1. Mal Gemenskapsaktiviteterna under den föreslagna andra etappen av IDA-programmet skall inriktas på att inom en period av tre år uppnå följande konkreta resultat: • Inrättandet av operativa, driftskompatibla för telematikkommunikation mellan medlemsstaters förvaltningar och mellan förvaltningar lönsamt och de europeiska institutionerna, som möjliggör ett effektivt och transeuropeiska infrastrukturer 12 informationsutbyte som stöd för den inre marknadens administrativa behov, allt efter omständigheterna. Användning av telematiklösningar som helt är integrerade i den dagliga förvaltningen av Europeiska unionens politik och aktiviteter och i gemenskapens beslutsprocess. Tillgång till transeuropeiska administrativa nättjänster, kännetecknade av en hög grad av driftskompatibilitet inom och mellan olika administrativa sektorer och med den privata sektorn och som är kostnadseffektiva och anpassningsbara till teknologiska förändringar och marknadens utveckling. Tillgång för alla europeiska förvaltningar till en internationell och aktuell källa av kunskap och erfarenhet om telematiknät. 4. 2. Strategi • Marknadsorientering: Köpa tjänster från marknaden, undvika investeringar i infrastrukturer, speciella teknologier och utveckling av exklusiva lösningar. • Serviceinriktning: Ge stöd och anvisningar till förvaltningar för att identifiera och genomföra lösningar för informationsutbyte som ger högsta möjliga funktionalitet och flexibilitet och minimerar kostnader. • Inriktning på kompatibilitet: Fokusera på sådana aktiviteter som ger större kompatibilitet mellan nät och deras beståndsdelar och den information som överförs via dessa nät. För att hantera en miljö i konstant utveckling och en föränderlig teknologi på bästa möjliga sätt är den enda praktiska vägen för IDA i framtiden att främja inköp av tjänster direkt från marknaden snarare än att investera i egna exklusiva utvecklingsprojekt, att undvika åtaganden för speciella teknologier och produkter och att inriktas på allmänna sektorskrav. Med detta framtidsperspektiv skall IDA hjälpa offentliga förvaltningar att välja verktyg och produkter med bästa anskaffningsvärde för att få en omedelbar tillgång till den senaste utvecklingen, att rationalisera nätdriften och för att dra nytta av de stordriftsfördelar som de som stora organisationer har rätt att förvänta sig. Grundförutsättningen för att förbättra informationsflödet mellan förvaltningar på den inre marknaden är införandet av telematik som en kommunikationsmekanism. litet antal nära besläktade Definitionsmässigt innefattar all kommunikation minst två deltagare, en sändare och en mottagare, som var och en måste kunna förstå vad som meddelas. Om kommunikationen sker mellan ett inte frågan om driftskompatibilitet mellan kommunikationsverktygen hos varje deltagare. Det stora antalet och den stora variationen av eventuella partner i kombination med brist på stabilitet och överensstämmelse som teknologin och marknaden för telematik visat har tvingat alla användare av IDA-nät att inrikta sin uppmärksamhet på kompatibilitet, när de investerar i telematiklösningar. individer uppstår Driftskompatibilitet mellan de olika nätens komponenter krävs på alla nivåer av den telematikpyramid som visas nedan. De fysiska näten, som utgör den viktigaste basen för alla nätsystem, måste vara sammankopplade, de tjänster som utnyttjar nätens infrastruktur måste vara överensstämmande, den informationen som sänds via tjänsterna måste vara harmoniserad och de tillämpningar som bearbetar informationen för den slutliga nyttan för 13 slutanvändaren måste vara driftskompatibla, både med varandra och även med omgiyningen bestående av pappersdokument och människor. IDA. -s driftskompatibilitetspyramid I allmänhet, när det gäller att garantera driftskompatibilitet i praktiken, omfattar detta mer än ett krav om att vara överens om eller att harmonisera användningen av standarder och specifikationer, det innefattar även att uppnå driftskompatibla införanden av dessa standarder, sammanhang mellan rätts- och säkerhetssystem och den samlade integreringen av den nya elektroniska miljön och processerna och de konventionella driftsmedlen. fungera som en mellanhand mellan Fastställandet av standarder är viktigt för att uppnå driftskompatibilitet på alla nivåer i ett nät. IDA är därför en stor användare, följaktligen påverkare, av standarder och en viktig roll för programmet skall vara att erkänna och främja användningen av standarder. IDA skall stora användargrupperna inom offentlig förvaltning. På detta sätt kan IDA medverka till att offentliggöra och sprida standarder och se till att erfarenheter och frågor som gäller praktisk tillämpning av standarder i IDA-projekt återhänvisas till standardiseringsorganen, hjälpa i till att standardiseringskedjan. standardiseringsorgan och de standarder och utgöra förbättra särskilda en viktig länk För transeuropeiska nät mellan förvaltningar är en ytterligare faktor skyldigheten att optimera driftskompatibiliteten med nationella nätsystem och på det sättet underlätta skapandet av internationella nätinfrastrukturer baserat på förbindelser mellan nationella nätverk. Dessa aktiviteter ger en enorm möjlighet att öka det totala antalet förvaltningar som har tillgång till ett speciellt nät till relativt låg kostnad. 14 5. V AL AV RÄTTSLIG GRUND. INNEHÅLL OCH STRUKTUR I DET NYA IDA-PROGRAMMET. Det rättsliga sammanhanget har avsevärt förändrats sedan de ursprungliga förslagen om IDA lades fram 1993. Rådet antog det ursprungliga programmet3, för åren 1995 till 1997, på grundval av artikel 235 i EG-fördraget. I mars 1996 avkunnade EG-domstolen utslag i EDICOM-målet4, som skapade ett viktigt prejudikat för transeuropeiska telematiknät mellan förvaltningar. Av avgörande betydelse är även antagandet av den så kallade finansordningen TEN5, i vilken fastslås regler för gemenskapens finansiella bidrag till projekt på området transeuropeiska nät. Riktlinjerna för transeuropeiska telekommunikationsnät har även nyligen antagits6. Eftersom • IDA representerar ett gemenskapsbidrag för att inrätta och utveckla transeuropeiska telematiknät för förvaltningar, och • dess syfte är att säkerställa kompatibilitet mellan och tillträde till nät, anses avdelning XII i EG-fördraget och i Synnerhet artikel 129d vara en lämplig rättslig grund för det nya IDA-programmet. I motsats till andra nät, t. ex. järnvägsnät, som upptar ett fysiskt utrymme (under en medlemsstats suveränitet) kännetecknas ett telematiknät genom dem som har tillträde till nätet och de syften som nätet tjänar. Gemenskapen får således en dubbel roll för de telematiknät som direkt stöder dess politik och aktiviteter: den omfattas både av uppdraget enligt avdelning XII att medverka till att inrätta och utveckla näten och är även en användare av eller förmånstagare till dessa nät, dvs. en roll som i det stora hela är jämförbar med vilken som helst annan deltagares. Med denna speciella roll för gemenskapen vad beträffar IDA-nät är konceptet medlemsstatsprojekt otillräckligt och kan inte utgöra den enda grunden för ett ekonomiskt bidrag från gemenskapen. Vidare skall gemenskapsbidrag även främja driftskompatibilitet mellan och tillträde till nät och skall utgöra ett verktyg för att underlätta samordnade insatser av gemenskapen och medlemsstaterna. Följaktligen skapar den andra etappen av IDA en särskild finansiell ram som säkerställer att gemenskapens resurser används på lämpligt sätt, att åtgärder vidtas för att garantera driftskompatibilitet mellan näten och att kostnader delas mellan gemenskapen och medlemsstaterna i enlighet med principen om cui bono. Kommissionen föreslår att IDA-programmet antas på basis av två beslut som återspeglar strukturen i artiklarna 129c och 129d i EG-fördraget mot bakgrund av EDICOM-målet. Tillsammans skall dessa två beslut skapa ett program söm skall bibehålla internt sammanhang och samverkan. Kommissionen skall biträdas av en enda kommitté för genomförandet av båda besluten som skall inrikta sitt arbete på programmets samlade strategi, ha tillsyn över övergripande projekt och följa sektorprojekt. Den föreslagna typen av kommitté är en förvaltande kommitté (variant 2a), i linje med rekommendationerna från utvärderingen av IDA-programmet efter halva tiden. 3 Rådets beslut 95/468/EG av den 6. 11. 95, EGT L 269 av den 11. 11. 95, s. 23. 4 ECJ, mål C- 271 / 94, Europaparlamentet mot rådet, 26 mars 1996. 5 Rådets förordning (EG) 2236/95 av den 18. 9. 95, EGT L 228 av den 23. 9. 95. 6 Europaparlamentets och rådets beslut 1336/97/EG av den 17. 6. 1997, EGT L 183, 11. 7. 1997, s. 12. 15 Riktlinjer och projekt av gemensamt intresse Det är viktigt att inrätta en sammanhängande ram som gör det möjligt för gemenskapen att fastställa på vilka prioriterade områden nät skall inrättas och att säkerställa att näten genomförs enligt gemensamma principer. Det först föreslagna beslutet gäller antagandet av en rad riktlinjer som fastställer de mål som skall uppnås, de politiska prioriteringar som skall tillämpas och de vägledande principer (huvudlinjer) som skall följas i alla telematiknät som stöder gemenskapens aktiviteter och politik. Dessa riktlinjer identifierar även projekt av gemensamt intresse för vilka en särskild ekonomisk gemenskapsram bedöms nödvändig och tillhandahåller en sådan ram. Åtgärder för att garantera driftskompatibilitet IDA skall sträva efter största grad av driftskompatibilitet mellan administrativa telematiklösningar genom att vidta åtgärder som löser administrativa telematikfrågor på varje nivå: - Användning övert nsstämmels • mellan telematiklösningar och uppmuntra till nydanande användning av telematik i förvaltningar genom att sprida kunskap och bästa praxis. nätinfrastrukturer: Främja av • Välja och införa allmänna tjänster: Samla in och sammanföra administrativa krav och välja gemensamma lösningar som allmänna tjänster från marknaden. - Harmonisera informationens innehåll: Säkerställa maximalt sammanhang och automatik i informationsbehandlingen genom att undersöka flödet och innehållet i den information som överförs mellan förvaltningar och genom att identifiera möjligheter till att skapa modeller, harmonisera och strukturera. - Utveckla en gemensam ram för tillämpningar: Inrikta arbetet på gemensamma administrativa tillämpningskrav, inklusive rättsliga och säkerhetsmässiga behov. Det andra föreslagna beslutet gäller således antagandet av ett antal åtgärder på övergripande nivå som i hög grad skall underlätta driftskompatibiliteten mellan nät och nätkomponenter. Å ena sidan utgör de en komplett samling åtgärder som är obligatoriska för utveckling av IDA-nät. Å andra sidan utgör dessa åtgärder en utmärkt grund för att öka driftskompatibiliteten mellan befintliga system inom medlemsstaternas förvaltningar och för att underlätta industrins och medborgarnas tillgång till information som tillhandahålls av ett befintligt nät. 16 6. ÅTGÄRDER Öka spridning av bästa praxis och främja nytänkande Den offentliga sektorn står för närvarande inför många av samma utmaningar som den privata sektorn när den inför användning av telematik i sin dagliga verksamhet. Den privata sektorn är dock möjligtvis bättre rustad för att möta dessa utmaningar, på grund av att majoriteten av de nya koncepten, produkterna och tjänsterna som utvecklas på detta område tenderar att inriktas mot en konkurrensutsatt, kommersiell miljö. Förvaltningar inför ofta telematiknät för att ersätta existerande, interna, nlanuella processer. Även om ersättning av manuell informationsbehandling med elektroniska datakommunikationssystem generellt ger ökad effektivitet och minskade kostnader kan införandet av gemensamma, kompatibla lösningar och nydanande användning av dessa system, i samverkan med omstrukturering av processer, ge mycket större fördelar genom att informationen kan bearbetas på mycket olika sätt och ge möjlighet till kommunikation med nya organisationer eller kunder och skapa möjligheter att erbjuda helt nya tjänster. Det viktigaste behovet för förvaltningarna är därför att ha tillgång till en kunskaps- och inspirationskälla. IDA-programmet som har tillgång till en mängd sakkunskap och erfarenhet som förvärvats under de senaste årens verksamhet har möjlighet att fungera som en sådan källa. Förvaltningar skall genom en central kommunikationspunkt ha lätt att fa tillgång till information om utveckling, framsteg och erfarenheter i många av IDA-programmets telematikprojekt och -tillämpningar, om liknande nationella projekt i medlemsstaternas förvaltningar och om kommissionens tillämpliga FoU-program och åtgärder avseende informationssamhället. På liknande sätt kommer europeiska förvaltningar att informeras om riktlinjer, rekommendationer och de allmänna tjänster som finns tillgängliga från IDA och som de kan utnyttja. Marknadsföringsaktiviteter i det nya programmet skall även inriktas på att profilera telematik i allmänhet inom förvaltningar genom att på ett konkret sätt och i en internationell administrativ miljö visa på möjliga tillämpningar och fördelar med att kommunicera elektroniskt via telematiknät samt uppmuntra till ett ömsesidigt utbyte av resultat och erfarenheter. Ett viktigt element i denna strategi skall innefatta inrättandet av mekanismer för insamling, kontroll och återföring för att säkerställa att den information som tillhandahålls regelbundet förbättras och uppdateras. Minskade kostnader och gemensamma lösningar med hjälp av allmänna tjänster Vad gäller telematik, som genomgår en snabb utveckling, erbjuder industrin en allt större mängd lösningar, paketerade för användare som lättillgängliga "allmänna" tjänster. Detta har lett till en situation där inrättandet av ett telematiknät i huvudsak blir en fråga om att besluta vilka allmänna tjänster som bäst uppfyller kraven och att anpassa den lokala miljön därefter. Huvudsyftet med IDA-aktiviteter i samband med allmänna tjänster är att kontinuerligt tillhandahålla kostnadsbesparingar för gemenskapens telematiknät genom att rationalisera och globalisera gemensamma lösningar på kollektiva krav. Förvaltningar måste kunna välja 17 den affärsmässigt bästa tjänsten från marknaden, ha tillgång till de senaste produkterna så snart som de finns tillgängliga, rationalisera förvaltningen och kontrollen av sina operativa nät samt dra nytta av de stordriftsfördelar som de som stora organisationer med många användare har rätt att förvänta sig. Allmänna tjänster på marknaden skall ständigt identifieras, specificeras, verifieras och kontrolleras. Dessa aktiviteter skall förse förvaltningar med enkla beskrivningar på allmänna tjänster, klassificerade efter kvalitet och urvalskriterier som tillförlitlighet, tillgänglighet, prestanda, kontinuitet och driftskompatibilitet så att alla användare som arbetar med upphandling av telematiktjänster kan erhålla en godtagbar och jämförbar kvalitet vad avser tjänster i hela unionen. På en mer allmän nivå förväntas denna strategi ge en positiv effekt på marknaden för telematikprodukter och -tjänster och driva på en harmonisering av tjänster, öka driftskompatibiliteten mellan tjänster från olika leverantörer, förbättra den totala kvaliteten i de tjänster som erbjuds samt säkerställa att prissättningen är konkurrenskraftig. Ett initiativ som kan vara av särskilt intresse på detta område gäller en basnättjänst baserad på Internet-teknologi för användning i europeiska förvaltningar. En del av detta näts kapacitet kan användas för videokonferenser vid kommittémöten mellan medlemsstaternas förvaltningar och gemenskapens institutioner. Harmonisering av innehållet i informationen Ett stort hinder för ett effektivt informationsflöde är skillnaderna i det faktiska innehållet i den information som överförs mellan organisationer. Dessa hinder kan bero på olika språk, seder och praxis och medan de ofta uppstår inom länder mångfaldigas de på internationell nivå. På telematikområdet erhålls ofta större effektivitet genom att minska den insats som krävs för att behandla en viss information och genom att bearbeta informationen snabbare. Om de data som tas emot inte lätt kan identifieras och bearbetas av datorn eller är ofullständig, kan nyttan av en ökad effektivitet avsevärt minskas. Sådana problem kräver lösningar som strukturerar informationen på sådant sätt att den kan databehandlas automatiskt och där man kan komma överens om gemensamma arbetsrutiner. Förvaltningar investerar alltmer tid och möda för att finna sådana lösningar med insikt om att informationsflödet och informationens sammansättning i sig är mycket stabilare än den underliggande kommunikationsteknologin och att betydande fördelar eventuellt kan uppnås. Även om många aspekter kommer att förbli specifika för bestämda sektorer har IDA en roll att spela för att definiera en allmän ram, inriktning och strategi for sådana lösningar och nå överenskommelser om formatet på den information som sänds mellan sektorer, utforma gemensamma affärsmetoder och fastställa gemensamma krav för marknadslösningar. Utveckling av gemensamma verktyg och gemensam teknik för tillämpningar av metoder Att kombinera telematiktillämpningar med allmänna tjänster ger både mervärde genom och användning kostnadsbesparingar genom att slå samman krav och dithörande stordriftsfördelar. Detta innebär ett ytterligare behov av att i framtiden se till att IDA-nät lätt kan anpassas och utvecklas i fråga om ändamålsenlighet och tillgänglighet, liksom i fråga om teknologi. Detta kan bäst uppnås genom att i möjligaste mån använda en modulär metod vad gäller kommunikationsnivå teknologisk rådande på 18 nät och utveckling av tillämpningar och genom att integrera produkter och tjänster från marknaden och andra sektorer när så är möjligt. Det kommer alltid att finnas ett behov av att utveckla särskilda tillämpningar för att uppfylla särskilda sektorers behov, men på samma sätt som färdig mjukvara finns att tillgå från mjukvaruleverantörer för basfunktioner som redovisning och personalvård kan emellertid vissa allmänna administrativa tillhandahålls av IDA- nättillämpningar även kunna utföras av mer allmänna tillämpningar eller moduler. funktioner som Möjligheter kan därför fjnnas att centralt specificera och utarbeta prototyplösningar eller tjänster som löser unika problem som förvaltningar stött på och som kan utnyttjas av många olika sektoriella telematiksystem. De främsta begränsningarna för sådana aktiviteter kommer att vara med vilken lätthet de kan integreras i befintliga system och infrastrukturer, bristen på lämpliga lösningar på marknaden och de minskade kostnaderna i samband med användningen av gemensamma, kundanpässade produkter som uppfyller särskilda administrativa behov. Allmänna tillämpningar kan även krävas som ett gränssnitt mellan IDA:s allmänna tjänster och mer specialiserade sektoriella tillämpningskomponenter. Fördelarna med detta tillvägagångssätt innefattar en systematiserad konstruktion av tekniska lösningar, en minskning av vissa risker genom att använda väletablerade, utprovade lösningar, minskade förseningar mellan definitionen av användarkrav och utvecklingen av ett operativt system, förbättrad kvalitet av tillämpningens mjukvara samt att kunna underhålla en enda allmän tillämpning i stället för flera olika tillämpningar. Vid användning av gemensamma verktyg och teknik för utveckling av tillämpningar kan man inte förbise krav avseende rättsliga frågor och säkerhetsfrågor. IDA-system är inte unika i sina krav om praktiska lösningar på nuvarande problem i fråga om säkerhet och den juridiska giltigheten av elektroniskt informationsutbyte. Den konfidentiella naturen i administrativ data och den internationella miljö i vilken transeuropeiska nät måste fungera bidrar till att öka både svårigheterna med att utveckla sådana lösningar och komplexiteten i de lösningar som måste hittas. Filosofin bakom formuleringen av en rättslig ram och säkerhetsram skall vara en stegvis utveckling, grundad på en praktisk bedömning av befintliga hinder och behov och parallell med den teknologiska utvecklingen, snarare än ett försök att skapa en definitiv och vittomfattande ram, som i stället kan ge en kontraproduktiv effekt genom att hindra utvecklingen av nya produkter och teknologier. En pragmatisk inställning krävs som balanserar det brådskande åtgärdskravet på detta område med förpliktelsen att nå en överenskommen gemensam ståndpunkt soni garanterar säkerhet och juridisk giltighet för utbyte av administrativ data i telematiknät. Åtgärder behövs för att identifiera och undanröja rättsliga och avtalsmässiga hinder för ett smidigt datautbyte mellan nätanvändare och för att skapa en rättslig ram som garanterar datautbytets bevisvärde, dataskyddet, användarnas rättigheter och skyldigheter samt upprätthållandet av säkerheten. 7. AVSLUTANDE KOMMENTARER I detta perspektiv skall IDA bli den resurs genom vilken europeiska förvaltningar kan utnyttja nya teknologier. Även om IDA är ett teknologiprogram står det klart att den slutliga framgången med nästa etapp kommer att bero på dess förmåga att samordna och kommunicera mellan det stora antalet berörda parter. IDA skall först och främst säkerställa 19 att sektorernas behov är klart identifierade och att man har uppnått samsyn, både för att kunna inrätta sektornät och svara mot särskilda sektorers krav och samtidigt definiera lämpliga övergripande aktiviteter som skall uppfylla sektorernas gemensamma behov. IDA skall därefter kunna informera marknaden om dessa krav. Gemenskapsåtgärder inom områdena forskning och teknisk utveckling samt TEN-Telecom bör få särskild uppmärksamhet. Inom ramen för programmet för telematiktillämpningar finns ett antal framgångsrika projekt som kan ge innovativa lösningar och nya möjligheter för att stimulera och förbättra användningen av telematik inom förvaltningen. På samma sätt främjar TEN-Telecom utveckling av allmänna tjänster och skapar på det sättet ett underlag av produkter och tjänster som IDA:s åtgärder för kompatibilitet kan bygga vidare på. Därutöver finns det en rad projekt av gemensamt intresse i enlighet med TEN- Telecom-riktlinjerna, som omfattar områden som även är av vikt för genomförandet av gemenskapens övriga politik och verksamhet. Det är därför ytterst viktigt att upprätta samordningsmekansimer som säkerställer att sådana kompletterande gemenskapsstyrmedel utnyttjas optimalt, både i fråga om samordning och den flexibilitet som erbjuds genom att åtgärderna även omfattar områden av gemensamt intresse. IDA är ett unikt och värdefullt program som framförallt vinner på kostnadsbesparingar, dess stordriftsfördelar och större effektivitet genom gemensamma lösningar, dess inriktning på operativt genomförande snarare än forskning samt inblandning av en stor mängd olika sektorer med central samordning. Dessa principer skall bevaras c ch förbättra i framtiden. inriktning mot praktiska marknadsstyrda lösningar, 20 97/0340 (COD) Förslag till EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS BESLUT om en rad riktlinjer, innefattande identifiering av projekt av gemensamt intresse för transeuropeiska nät för elektroniskt datautbyte mellan förvaltningar (IDA) (Text av betydelse för EES) EUROPAPARLAMENTET OCH EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR FATTAT DETTA BESLUT med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 129d första stycket i detta, med beaktande av kommissionens förslag7, med beaktande av Ekononiiska och sociala kommitténs yttrande8, med beaktande av regionkommitténs yttrande9, i enlighet med det förfarande som fastställs i artikel 189b i fördraget10, och med beaktande av följande: 1. Rådet underströk i sin resolution av den 20 juni 199411 behovet av samordning av informationsutbytet mellan förvaltningar. 2. Rådet fastställde i sin resolution av den 21 november 199612 nya politiska prioriteringar beträffande informationssamhället. 3. Kommissionen föreslog i sitt meddelande av den 19 juli 199413 ett handlingsprogram för informationssamhället. 4. Kommissionen har föreslagit ett handlingsprogram för den inre marknaden14. 5. Europaparlamentet uppmanade i sin resolution av den 12 juni 199715 Europeiska unionen och medlemsstaterna att vidta åtgärder för utveckling och tillämpning av ny informations- och kommunikationsteknologi (IKT) under nästa decennium. 6. Europaparlamentet och rådet antog i sitt beslut 2717/95/EG16 en rad riktlinjer för utveckling av Euro-ISDN som ett transeuropeiskt nät, 7 8 9 10 11 EGT C 181 av den 2. 7. 1994, s. 1. 12 EGT C 376, 12. 12. 1996, s. l. 13 KOM(94) 347 slutlig. 14 KOM(97) 184 slutlig. 15 EGT C 200, 30. 6. 6. 1997, s. 196. 21 7. Europaparlamentet och rådet antog i sitt beslut nr 1336/97/EG17 en rad riktlinjer för transeuropeiska telekommunikationsnät. 8. För att upprätta den ekonomiska och monetära unionen och genomföra gemenskapens politik och aktiviteter är det nödvändigt för medlemsstaternas förvaltningar och för gemenskapen att få tillgång till, utbyta och bearbeta en ökad mängd information. 9. För att gemenskapens institutioner skall kunna utöva de befogenheter som de tilldelats är det nödvändigt för dem att fa tillgång till, utbyta och bearbeta en ökad mängd information. 10. Ett ändamålsenligt, effektivt och säkert utbyte av bearbetningsbar information kräver integrerade datakommunikationssystem, nedan kallade telematiknät. 11. Telematiknät som kopplar samman informationssystemen hos medlemsstaternas förvaltningar och gemenskapen i hela Europa är transeuropeiska telekommunikationsnät för förvaltningar. 12. En smidigt fungerande inre marknad och undanröjande av hinder för kommunikation mellan offentliga förvaltningar och den privata sektorn är viktiga faktorer för gemenskapens industrisektors framgång och konkurrenskraft. 13. Användningen av telematiknät kan bidra till skyddet av gemenskapens finansiella intressen och bedrägeribekämpningen. 14. Modifiering och förbättring av telematiknäten kan krävas under förbered* ndet av den Europeiska unionens utvidgning. 15. Engagerade och öppna offentliga förvaltningar kommer att uppmuntra medborgare i Europeiska unionen att dra nytta av informationssamhället. 16. Gemenskapen är en användare eller en förmånstagare av de telematiknät som stöder gemenskapens politik och verksamhet, kommunikation mellan institutioner och en ekonomisk och monetär union. 17. Uppgiften att inrätta sådana nät åligger både gemenskapen och medlemsstaterna. 18. Det är av avgörande betydelse att optimera driftskompatibiliteten för att uppnå stordriftsfördelar och öka nyttan av sådana nät. 19. För att effektivt utnyttja gemenskapens finansiella resurser är det nödvändigt att kostnaderna för dessa nät delas mellan medlemsstaterna och gemenskapen på rättvis grund; samtidigt undviks en onödig mångfald av utrustning, upprepning av utredningar och tillämpning av olika metoder. 20. Det finns således behov av att fastställa särskilda riktlinjer för allmän tillämpning för alla sådana nät, liksom en särskild finansiell ram för projekt av gemensamt intresse enligt dessa riktlinjer. 21. I överensstämmelse med subsidiaritetsprincipen och proportionalitetsprincipen såsom de kommer till uttryck i artikel 3 b i fördraget kan målet att inrätta dessa nät inte i tillräcklig utsträckning uppnås av medlemsstaterna och kan därför, på grund av den planerade åtgärdens 16 EGT L 282, 24. 11. 1995, s. 16. 17 EGT L 183, 11. 7. 1997, s. 12. 22 omfattning och verkningar bättre uppnås på gemenskapsnivå. Den föreslagna åtgärden går inte utöver vad som är nödvändigt för att uppnå det angivna målet. 22. Genomförandet och associeringsavtalen med Europeiska gemenskapen kräver en ändring och förbättring av de ifrågavarande telematiknäten. samarbetsområdet om Europeiska av Avtalet ekonomiska 23. Det finns en naturlig internationell dimension vad avser telematiknät och elektronisk kommunikation. 24. De åtgärder som syftar till att säkerställa driftskompatibilitet i telematiknät mellan förvaltningar överensstämmer med de prioriteringar som antagits i samband med riktlinjerna för transeuropeiska telekommunikationsnät. 25. Rådet har antagit beslut 95/468/EG18 om gemenskapens bidrag till telematikutbyte av data mellan förvaltningar i gemenskapen (IDA). 26. I detta beslut fastställs finansieringsramar för hela den tid Under vilken programmet pågår vilka bör utgöra den särskilda referensen, enligt punkt 1 i Europaparlamentets, rådets och kommissionens förklaring av den 6 mars 199519, för den budgetansvariga myndigheten under det årliga budgetförfarandet. HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE. Artikel 1 Omfattning och mål 1. Gemenskapen - i samarbete med medlemsstaterna - skall verka på området transeuropeiska telematiknät för förvaltningar, samt vidta de åtgärder som anges i artiklarna 3 till 6 samt 9 och 11, i syfte att a) inrätta operativa, driftskompatibla transeuropeiska telematiknät mellan medlemsstaters förvaltningar, nationella eller regionala, liksom mellan dessa förvaltningar och gemenskapsinstitutioner och gemenskapsorgan, alltefter omständigheterna, och möjliggöra ett ändamålsenligt, effektivt och säkert utbyte av information för att inrätta en ekonomisk och monetär union och för att medlemsstaterna och gemenskapen inom sina respektive behörighetsområden och gemenskapsverksamhet i enlighet med artiklarna 3 och 3 a i fördraget, gemenskapspolitik genomföra kunna skall b) inrätta integrerade telematiknät för att underlätta kommunikationen mellan gemenskapens institutioner och som stöd för gemenskapens beslutsprocess. 2. Detta beslut utgör en del av IDA-programmet. is EGT L 269 av den 11. 11. 95, s. 23. 19 EGT C 102,4. 4. 1996, s. 4. 23 Artikel 2 Definitioner I detta beslut används följande beteckningar med de betydelser som här anges: a) telematiknät: ett omfattande datakommunikationssystem, bestående av inte endast fysisk infrastruktur och kopplingar utan även av de tjänster och tillämpningsprogram som har byggts på denna infrastruktur och som möjliggör ett elektroniskt utbyte av information mellan organisationer och enskilda individer, b) IDA-nät: ett transeuropeiskt telematiknät för förvaltningar inrättat eller vidareutvecklat inom ramen för detta beslut. Ett sådant nät upprättas på initiativ av gemenskapen som användare av eller part till nätet, eller som förmånstagare som har intresse av att säkerställa nätets upprättande. c) sektornät. ett transeuropeiskt telematiknät för förvaltningar avsett för genomförandet av eller som administrativt stöd för en speciell gemenskapspolitik eller -verksamhet nedan kallad administrativ sektor, d) IDA-projekt: en grupp samhörande åtgärder som vidtas eller vidareutvecklas enligt detta beslut, och som identifieras i bilagan och gäller inrättande eller förstärkning av sektornät. Artikel 3 Projekt av gemensamt intresse 1. För att uppnå de mål som fastställs i artikel I skall gemenskapen och medlemsstaterna genomföra projekt av gemensamt intresse enligt bilagan till detta beslut. 2. Genomförandet av dessa projekt skall ske i enlighet med IDA:s arbetsprogram och med de globala program som beskrivs i artikel 5. 3. Gemenskapen och medlemsstaterna skall uppbåda de finansiella, tekniska och förvaltande resurser och införa de organisatoriska åtgärder som behövs för att genomföra IDA-projekt. Artikel 4 Prioriteringar I syfte att upprätta IDA: s arbetsprogram och vid tilldelning av gemenskapens finansiella medel till IDA-projekt skall de projekt prioriteras som genom inrättandet eller förstärkning av ett sektornät a) direkt bidrar till att avlägsna hinder för fri rörlighet för varor, personer, tjänster och kapital, eller b) direkt bidrar till ett framgångsrikt genomförande av den ekonomiska och monetära unionen eller till att dess funktion är tillfredsställande, eller c) stöder kommunikationen mellan gemenskapens institutioner, eller 24 d) bidrar till att skydda gemenskapens finansiella intressen eller till bedrägeribekämpningen, eller e) på annat sätt underlättar förberedandet av Europeiska unionens utvidgning, eller f) på annat sätt underlättar industrins konkurrensmöjligheter i gemenskapen, inte minst de små och medelstora företagens konkurrenskraft, eller g) på annat sätt är till direkt nytta för hedborgarna i Europeiska unionen. , Artikel 5 Huvudlinjer 1. Vid genomförandet av IDA-projekt skall de principer som anges i punkterna 2 -8 beaktas: 2. IDA-projekt skall innefatta alla nödvändiga åtgärder för inrättande eller förstärkning av sektornät, inklusive i förekommande fall genomförbarhetsstudier och demonstrationsprojekt, inrättande av arbetsgrupper bestående av experter från medlemsstaterna och gemenskapen samt upphandling av varor och tjänster för gemenskapen. 3. IDA-projekt skall innefatta en förberedande fas, en genomförbarhetsstudietas, en utvecklings- och godkännandefas samt en genomförandefas. Den förberedande fasen skall leda till fastställande av mål, omfattning och logisk grund för projektet och till att uppnå nödvändiga åtaganden och kunskaper hos deltagarna genom lämpliga överläggningar. Genomförbarhetsstudiefasen skall leda till upprättandet av en global genomförandeplan som skall omfatta a) en beskrivning av de nät som planeras inom ramen för projektet i fråga om mål, funktionalitet, deltagare och tekniska lösningar, b) de roller och uppgifter som skall tilldelas gemenskapen och medlemsstatenia under de påföljande utvecklings-, godkännande- och genomförandetaserna, c) en närmare beskrivning av de förväntade fördelarna, innefattande bedömningskriterier för att mäta dessa fördelar efter genomförandefasen, d) en plan som definierar en rättvis fördelning mellan gemenskapen och medlemsstaterna av drifts- och underhållskostnader för de berörda näten efter det att genomförandefasen är avslutad. Under utvecklings- och gödkännandefasen skall den föreslagna lösningen för det eller de berörda näten konstrueras, testas, bedömas och följas upp i liten skala och resultaten skall användas för att anpassa den totala genomförandeplanen i enlighet därmed. Under genomförandefasen skall det eller de berörda, helt fungerande näten inrättas i enlighet med den totala genomförandeplanen. 25 4. IDA-projekt skall baseras på de övergripande insatser och åtgärder som vidtas av gemenskapen inom ramen för rådets beslut 98/XXX/EG20 [om antagandet av en rad insatser och åtgärder för att säkerställa kompatibilitet och tillträde till transeuropeiska nät för elektroniskt datautbyte mellan förvaltningar (IDA)]. I synnerhet skall gemensamma allmänna tjänster och tillämpningar användas, när så är lämpligt. 5. Definitionen av användarkrav för ett sektoriellt IDA-nät skall ske inom ramen för den berörda gemenskapspolitiken eller -verksamheten och i synnerhet i enlighet med eventuellt tillämpligt kommittéförfarande för denna politik eller aktivitet. 6. Varje IDA-projekt skall tekniskt specificeras med hänvisning till europeiska standarder eller i förekommande fall offentligt tillgängliga specifikationer för att garantera en hög grad av driftskompatibilitet mellan nationella system och gemenskapssystem inom och mellan administrativa sektorer och med den privata sektorn. Särskild hänsyn skall tas till gemenskapsriktlinjer och stödverktyg på området standardisering inom offentlig upphandling av IKT-system och -tjänster, såsom SPRITE - S2. 7. Vid fastställandet och genomförandet av varje IDA-projekt skall man se till att använda lämpliga resultat som uppnåtts av andra relevanta gemenskapsverksamheter, i synnerhet från gemenskapens FoTU-program och gemenskapsverksamheter på området transeuropeiska telekommunikationsnät. 8. En utvärdering av varje IDA-projekt skall genomföras inom ett år ef er genomfö andefasen. Resultaten från denna utvärdering skall överlämnas till medlemsstaterna. Artikel 6 Gemenskapens ekonomiska bidrag 1. Vid genomförandet av IDA-projekt skall gemenskapen bära kostnader i förhållande till dess intressen. 2. Det ekonomiska bidraget från gemenskapen för varje IDA-projekt skall fastställas i enlighet med punkterna 3 till 7. 3. Under den förberedande fasen och genomförbarhetsstudiefasen av ett projekt kan gemenskapens bidrag täcka den totala kostnaden för de nödvändiga undersökningarna. 4. Under utvecklings-, godkännande- och genomförandefasen av projektet skall gemenskapen bära kostnaderna för de uppgifter som den har tilldelats i den globala genomförandeplanen för projektet. 5. Gemenskapen kan direkt bidra till kostnader spm en eller flera medlemsstater ådragit sig för att dessa medlemsstater skall kunna a) genomföra aktiviteter som avser ett IDA-projekt eller ett nät som bedöms vara till nytta för andra deltagare eller andra sektornät, 20 26 b) förbättra ett nationellt system som bedöms nödvändigt för en förbättring eller förenkling av det totala genomförandet av ett speciellt nätsystem. De planerade bidragen skall specificeras i IDA:s arbetsprogram för det aktuella budgetåret. Bidragen skall inte, förutom i undantagsfall, överstiga hälften av de kostnader som varje berättigad medlemsstat ådragit sig för att genomföra de uppgifter för vilka bidraget tilldelats. 6. Gemenskapsfinansiering enligt detta beslut skall upphöra när ett IDA-projekts genomförandefas har avslutats. Ytterligare finansiering kan i undantagsfall beviljas enligt detta beslut för att täcka alla eller en del av kostnaderna för driften och underhållet av ett IDA-nät fram till slutet av året efter det år under vilket genomförandet avslutades. 7. Gemenskapen kan även inom ramen för detta beslut och fram till slutet av 1999 bära kostnaderna för driften och underhållet av de IDA-nät som fortsätter drivas enligt detta beslut och som redan är i drift den dag då detta beslut träder i kraft. Artikel 7 Genomförande 1. Kommissionen skall genomföra den gemenskapsverksamhet som avses i artiklarna 3 till 6. 2. Det förfarande som anges i artikel 8 skall tillämpas vid godkännandet, på grundval av de prioriteringar som fastställs i artikel 4 och de principer som fastställs i artikel 5, av den del av IDA: s arbetsprogram som rör genomförandet av detta beslut, och som årligen skall upprättas av kommissionen. 3. Det förfarande som anges i artikel 8 skall tillämpas vid godkännandet, på grundval av att de principer som fastställs i artikel 5 följs, av den globala genomförandeplanen för varje IDA- projekt i slutet av utvecklings- och godkännandefasen, liksom vid godkännandet av varje senare betydande ändring av denna genomförandeplan. i slutet av genomförbarhetsstudiefasen och Artikel 8 Kommittéförfarande 1. Kommissionen skall biträdas av en kommitté bestående av företrädare för medlemsstaterna och med en företrädare för kommissionen som ordförande. Denna kommitté skall kallas Kommittén för telematikutbyte mellan förvaltningar (TAC). Kommissionens företrädare skall förelägga kommittén ett förslag till åtgärder. Kommittén skall yttra sig över förslaget inom den tid som ordföranden bestämmer med hänsyn till hur brådskande frågan är. Den skall fatta sitt beslut med den majoritet som enligt artikel 148. 2 i fördraget skall tillämpas vid beslut som rådet skall fatta på förslag av kommissionen. Rösterna från medlemsstaternas företrädare i kommittén skall vägas enligt samma artikel. Ordföranden far inte rösta. Kommissionen skall besluta med omedelbar verkan. Om beslutet inte är förenligt med kommitténs yttrande, skall kommissionen emellertid genast underrätta rådet. I sådana fall: 27 får kommissionen uppskjuta verkställandet av de beslutade åtgärderna under en tid som inte överstiger en månad från dagen då rådet underrättats: får rådet fatta ett annat beslut med kvalificerad majoritet inom den tid som anges i föregående stycke. 2. Kommissionen skall regelbundet rapportera till TAC om genomförandet av detta beslut. Artikel 9 Översyn och utvärdering 1. Bilagan skall ses över av Europaparlamentet och rådet vart tredje år. 2. Två år efter det att detta beslut träder i kraft eller efter en efterföljande ändring av bilagan och vart tredje år därefter skall kommissionen i samordning med medlemsstaterna genomföra en utvärdering av genomförandet av detta beslut. 3. Utvärderingen skall fastställa utvecklingen av och rådande status i de projekt av gemensamt intresse som fastställas i bilagan. Utvärderingen skall också mot bakgrund av de kostnader som gemenskapen ådngit sig, undersöka de fördelar som vunnits av IDA-nät för gemenskapen, medlems »täterna, gemenskapsindustrin och medborgarna i Europeiska unionen, och fastställa omri. den för möjliga förbättringar och bekräfta synergieffekter med andra gemenskapsverksamheter på området transeuropeiska telekommunikationsnät. 4. Kommissionen skall vidarebefordra sin utvärdering till Europaparlamentet och rådet tillsammans med sitt förslag om ändring av bilagan. Artikel 10 Utvidgning till EES-länder och associerade länder 1. IDA-programmet kan inom ramen för respektive avtal med Europeiska gemenskapen öppnas för deltagande av länder inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och de associerade länderna i Central- och Östeuropa samt Cypern i projekt av gemensamt intresse som är tillämpliga för sådana avtal. 2. Under genomförandet av IDA-projekt skall samarbete med icke-medlemsländer och internationella organisationer eller organ i förekommande fall uppmuntras. Artikel 11 Övriga sektornät 1. Med hänsyn till upprättandet eller förbättrandet av alla övriga sektornät som inte är IDA- projekt (i fortsättningen kallad "övriga sektornät") skall medlemsstaterna och gemenskapen, i överensstämmelse med i gemenskapslagstiftningen beträffande genomförandet av sådana sektornät, säkerställa att punkterna 2 till 6 följs. föreskrifter relevanta 28 2. De övriga sektornäten skall använda sig av de horisontella åtgärder som gemenskapen vidtagit inom ramen för beslut 98/XXX/EG [om antagandet av en serie åtgärder för att säkerställa samtrafikförmåga hos och tillgång till transeuropeiska nät för datakommunikation mellan förvaltningar (IDA)], i den mån dessa åtgärder lämpar sig för att uppfylla användarnas krav inom de övriga sektornäten. 3. Vart och ett av de övriga sektomäten skall specificeras tekniskt, antingen i enlighet med europeiska standarder eller i enlighet med offentligt tillgängliga specifikationer, beroende på vad som är lämpligt, i syfte att uppnå en hög grad av driftskompatibilitet mellan nationella system och gemenskapssystem, både inom och mellan de olika förvaltningssektorerna och med den privata sektorn. Särskild hänsyn skall tas till gemenskapsriktlinjer och hjälpmedel inom standardiseringsområdet beträffande offentlig upphandling av system och tjänster för informations- och kommunikationsteknik (t. ex. SPRITE-S2). 4. Vid definitionen och upprättandet av de övriga sektomäten skall det tillses att dessa grundar sig på lämpliga resultat som uppnåtts av andra gemenskapsåtgärder med anknytning till denna verksamhet, i synnerhet gemenskapens program för forskning och teknisk utveckling och gemenskapens verksamhet inom området transeuropeiska telekommunikationsnät. 5. En utvärdering av de övriga sektomäten, efter det att de upprättats, skall genomföras. 6. I samband med genomförandet av de övriga sektomäten skall gemenskapen bidra till kostnaderna i förhållande till sitt intresse i näten. Artikel 12 Finansiell ram Finansieringsramafna för genomförandet av gemenskapsåtgärder enligt detta beslut under perioden 1998-2000 fastställs till 38,5 miljoner ecu. De årliga anslagen skall godkännas av den budgetansvariga myndigheten inom ramen för budgetplanen. Artikel 13 Ikraftträdande Detta beslut skall offentliggöras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Det träder i kraft den tredje dagen efter det att det har offentliggjorts. 29 Artikel 14 Addressater Detta besltit riktar sig till medlemsstaterna. Utfärdat i Bryssel den På Europaparlamentets vägnar På rådets vägnar 30 BILAGA Projekt av gemensamt intresse på området transeuropeiska nät för datautbyte mellan förvaltningar Följande projekt skall vara projekt av gemensamt intresse enligt IDA-programmet: A) Generellt Fortsättning på sektorprojekt och åtgärder vidtagna enligt rådets beslut 95/468/EG av den 6. 11. 1995 med undantag för följande nät som tidigare finansierats av IDA- programmet och som nu uttryckligen är uteslutna från det nyä programmet: SIGL VIES TRANSIT QUOTA EBTI TARIC SCENT CIS/FISCAL SEED - EXCISE CONTROL CCN/CSI 1. 2. Genomförandet av de nät som krävs för att de europeiska organens funktion och som stöd för den rättsliga ram som upprättats med anledning av skapandet av de europeiska organen. Genomförandet av de nät som inom ramen för gemenskapens politik och verksamhet och under oförutsebara omständigheter brådskande behövs för att stödja åtgärder av gemenskapen och medlemsstaterna för att skydda liv och hälsa för människor, djur och växter, europeiska konsumenters rättigheter eller gemenskapens grundläggande intressen. B) Förstärkning av existerande IDA-projekt: \ 2. 3. En utvidgning av projektet för överföring och administration av officiella dokument till allt informationsutbyte mellan de europeiska institutionerna och spridning av medlemsstatemas kommissionens egna beslut. förvaltningar, och regeringar och för Förstärkning av SIMAP-projektet för att tillhandahålla en telematiktjänst som omfattar hela upphandlingsförfarandet. Utvidgning av EUPHIN (f. d. CARE) nätarkitektur för hälsovård för utbyte av ny hälsorelaterad information, som t. ex. blodtransfiisionskedjor, nya sjukdomar och olycksfall i hemmen och på fritiden. 31 4. 5. 6. 7. 8. Utvidgning av TESS-programmets ram för utbyte av information om nya socialförsäkringssektorer, t. ex. arbetslöshets- och familjebidrag. Utvidgning och ytterligare utveckling av EURES med gränsöverskridande och information decentralisering och förbättrat tillträde för allmänheten. lediga jobb om inriktning på arbetssökande, Utbyte av miljödata och information för EIONET. Utvidgad tillgång till miljöinformation för medborgare. Utvidgning av EMCDDA-REITOX drogövervakningssystem för att innefatta nya nationella partner och frågor om t. ex. drogrelaterade brott i städer. 9. Aktiviteter för att främja och öka medvetenheten om jordbruksnät. 10. Utvidgning av existerande läkemedelsnät till andra vetenskapliga och reglerande områden och till andra användargrupper, som t. ex. industrin och medborgarna. C) Särskilda nya nät för att stödja EMU och gemenskapens politik och aktiviteter: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Telematiknät för att underlätta kontrollen av efterlevnad av konvergenskriterier, införandet av euron och det ekonomiska och monetära handlingsprogrammet. Telematiknät prioriteringar. för statistikutbyte i enlighet med gemenskapens politiska Telematiknät för att förse medborgarna med statistikinformation. Nya telematiknätsystem för insamling och spridning av statistik. Nya telematikprojekt för att stödja förvaltningen av jordbruksmarknader och och jordbruksstrukturer, bedrägeribekämpningen inom jordbrukssektorn. förvaltning effektivare finansiell en Telematiknät för utbyte av jordbruksekonomiska data (RICA) mellan nationella organ och kommissionen. Förbättrade övergripande telematiksystem inom jordbrukssektorn. Telematiknät för att underlätta insamling, hantering och spridning av information på central- och regional adminstrationsnivå om genomförandet av regional politik och sammanhållningspolitik. Datautbyte om biltypgodkännande mellan förvaltningar, innefattande interaktiv databas för tekniska tjänster (LISTEC) och hänvisning till direktiv. 10. Telematiknät för industrimyndigheter och industriförbund. informationsutbyte mellan industrimyndigheter och mellan 32 11. Tillträde för telematiknät till kommissionens befintliga databaser för att underlätta tillgången för europeiska organisationer och i synnerhet små och medelstora företag till information om gemenskapens finansieringskällor. 12. Telematiknät för informationsutbyte om kosmetika. 13. 14. 15. 16. 17. Telematiktjänster för industrin för att minska industrins arbete med att fylla i administrativa formulär. Telematiktjänster för ett tidigt varningssystem om nya syntetiska droger (EMCDDA). Telematiktjänster för informationsutbyte om innehåll i öppna nät för att främja utveckling och informationstjänster. audiovisuella omsättning av nya tjänster och fri Telematiknät information om förare, fordon och transportföretag. till stöd för datautbyte mellan medlemsstaterna beträffande Telematiknät till stöd för utvidgningen av EU genom upprättandet av effektiv elektronisk kommunikation mellan kommissionens och rådets översättningstjänster och tillfälliga översättnings- och granskningskontor som kan komma att upprättas i kandidatländerna. D) Globalisering av IDA-nät: 1. 2. 3. 4. Utbyggnad av TESS-programmets arkitektur informationsutbyte om ålderspension till länder dit många av medlemsstatemas medborgare har emigrerat. för Utvidgning av tillträde till EU:s telematiknät för hälsovård och läkemedel till internationella organisationer, EES, EFTA, associerade länder i Central- och Östeuropa (CEEC) och andra associerade länder och till G7-länder. Säkerställande av driftskompatibilitet med miljönät i tredje lands miljöskyddsorgan och internationella organisationer. Utvidgning av tillträde till EMCDDA-REITOX telematiknät för CEEC, EFTA och Medelhavsländer, liksom tredje land och internationella organisationer som utbyter information med dessa system. E) Projekt mellan institutioner: 1. 2. Inrättandet av en telematiklänk mellan kommissionen, rådet, institutionerna och sätet för EU:s ordförandeskap. Nätsamarbete och dokumentutbyte mellan europeiska organ och mellan dessa och de europeiska institutionerna. 33 Telematiknättjänster för att stödja informationsutbyte mellan avseende jordbrukssektorn. institutionerna för kommunikation mellan gemenskapsinstitutioner genom Telematikstöd gemensamt utnyttjande och utbyte av flerspråkiga resurser och organisation av gemensam tillgång till termbanker. till Stöd översättningsflödet och effektivare översättningshjälpmedel. institutionsövergripande utbyten genom förbättrad hantering av 34 97/0341 (SYN) Förslag till RÅDETS BESLUT om antagandet av en rad insatser och åtgärder för att säkerställa driftskompatibilitet och tillträde till transeuropeiska nät för elektroniskt datautbyte mellan förvaltningar (IDA) (Text av betydelse för EES) EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR BESLUTAT FÖLJANDE med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 129d tredje stycket i detta, med beaktande av kommissionens förslag21, med beaktande av Ekonomiska och sociala kommitténs yttrande22, med beaktande av regionkommitténs yttrande2 \ i enlighet med det förfarande som fastställs i artikel 189c i fördraget i samarbete med Europaparlamentet24, och med beaktande av följande: 1. Rådet underströk i sin resolution av den 20 juni 199425 behovet av samordning av informationsutbytet mellan förvaltningar. 2. Rådet fastställde i sin resolution av den 21 november 199626 nya politiska prioriteringar beträffande informationssamhället. 3. Kommissionen föreslog i sitt meddelande av den 19 juli 199427 ett handlingsprogram för informationssamhället. 4. Kommissionen har föreslagit ett handlingsprogram för den inre marknaden28. 5. Europaparlamentet uppmanade i sin resolution av den 12 juni 199729 Europeiska unionen och medlemsstaterna att vidta åtgärder för utveckling och tillämpning av ny informations- och kommunikationsteknologi (IKT) under nästa decennium. t-* 25 EGT C 181 av den 2. 7. 1994. s. I. 26 EGT C 376, 12. 12. 1996. s. 1. 27 KOM/94/0347/shitlig. 2X KOM/97/ 184/slutlig. 29 EGT C 200. 30. 6. 1997. s. 196. 35 6. Europaparlamentet och rådet antog i sitt beslut 2717/95/EG30 en rad riktlinjer för utveckling av Euro-ISDN som ett transeuropeiskt nät. 7. Europaparlamentet och rådet antog i sitt beslut nr 1336/97/EG31 en rad riktlinjer för transeuropeiska telekommunikationsnät. 8 För att upprätta den ekonomiska och monetära unionen, genomföra gemenskapens politik och aktiviteter och stödja kommunikationen mellan gemenskapens institutioner och organ är det nödvändigt att inrätta integrerade datakommunikationssystem mellan förvaltningar, nedan kallade telematiknät, 9. Dessa nät måste kunna koppla framtida informationssystem vid medlemsstatemas och gemenskapens förvaltningar i hela Europa och utgör därför transeuropeiska telekommunikationsnät för förvaltningar. samman både existerande och 10. En effektiv sammankoppling av dessa informationssystem kräver största möjliga grad av driftskompatibilitet mellan de olika systemen och deras komponenter. 11. Det är av avgörande betydelse att optimera driftskompatibiliteten för att uppnå stordriftsfördelar och öka nyttan av telematiknät. 12. Förbättrade kommunikationsmöjligheter med offentliga förvaltningar komme^ att uppmuntra medborgare i Europeiska unionen att dra nytta av informationssamhäl et. 13. Undanröjande av hinder för kommunikation mellan offentliga förvaltningar och den privata sektorn är en viktig faktor för att gemenskapens industri skall bli framgångsrik och konkurrenskraftig. 14. Gemenskapen är en användare eller en förmånstagare av de telematiknät som stöder gemenskapens politik och verksamhet, kommunikation mellan institutioner och en ekonomisk och monetär union. 15. Uppgiften att inrätta sådana nät åligger både gemenskapen och medlemsstaterna 16. För att effektivt utnyttja gemenskapens finansiella resurser är det nödvändigt att undvika en onödig mångfald av utrustning, upprepning av utredningar och tillämpning av olika metoder. 17. Kostnadseffektivitet, mottaglighet, flexibilitet och anpassningsbarhet till teknologiska förändringar vid inrättandet och driften av dessa nät kan bäst uppnås med hjälp av en marknadsorienterad metod. 18. Varje åtgärd för att garantera kompatibilitet mellan och tillträde till dessa nät måste bibehålla en god balans mellan uppfyllandet av gemensamma krav och bibehållandet av en nationell, specifik karaktär. 19. Det är således nödvändigt alt vidta övergripande insatser och åtgärder för att säkerställa driftskompatibilitet mellan dessa nät. 30 EGT L 282, 24. 11. 1995, s. 16. 31 EGT L 183, 11. 7. 1997, s. 12. 36 20 1 överensstämmelse med subsidiaritetsprincipen och proprtionalitetsprincipen såsom de kommer till uttryck i artikel 3 b i fprdraget kan målet att genomföra dessa övergripande i tillräcklig utsträckning uppnås av medlemsstaterna och kan därför på grund av den planerade åtgärdens omfattning och verkningar bättre uppnås på gemenskapsnivå. Den föreslagna åtgärden går inte utöver vad som är nödvändigt för att uppnå det angivna målet. insatser och åtgärder inte 21. Genomförandet av Avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och associeringsavtalen med Europeiska gemenskapen kräver en hög grad av driftskompatibilitet inom och mellan de relevanta telematiknäten. 22. Det finns en naturlig internationell dimension vad avser telematiknät och elektronisk kommunikation. 23. De åtgärder som syftar till att säkerställa kompatibilitet i telematiknät mellan förvaltningar överensstämmer med de prioriteringar som antagits i samband med riktlinjerna för transeuropeiska telekommunikationsnät. 24. kådet har antagit beslut 95/468/EG32 om gemenskapens bidrag till telematikutbyte av data mellan förvaltningar i gemenskapen (IDA). HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE. Artikel] Omfattning och mål Gemenskapen skall verka på området transeuropeiska telematiknät för förvaltningar, och skall vidta de åtgärder som anges i artiklarna 3 till 10 och i artikel 13, i syfte att a) uppnå en hög driftskompatibilitet inom och mellan olika administrativa sektorer och med den privata sektorn, mellan telematiknät inrättade i medlemsstaterna och mellan gemenskapen och medlemsstaterna för att inrätta en ekonomisk och monetär union och genomföra gemenskapens politik och verksamhet, i enlighet med artiklarna 3 och 3 a i fördraget, b) uppnå större kostnadseffektivitet, mottaglighet, flexibilitet och anpassningsbarhet till teknologiska förändringar och marknadsutveckling vid inrättandet och driften av dessa nät, c) utvidga fördelama av dessa nät till gemenskapsindustrin och medborgarna i Europeiska unionen, d) främja spridningen av bästa praxis och uppmuntra till utveckling av nydanande telematiklösningar i förvaltningar. Detta beslut utgör en del av IDA-programmet. V2 EGT L 269, ll. ll. 95, s. 23 37 Artikel 2 Definitioner I detta beslut används följande beteckningar med de betydelser som här anges: a) telematiknät: ett omfattande datakommunikationssystem, bestående av inte endast fysisk infrastruktur och kopplingar utan även av de tjänster och tillämpningsprogram som har byggts på denna infrastruktur och som möjliggör ett elektroniskt utbyte av information mellan organisationer och enskilda individer, b) sektornät: ett transeuropeiskt telematiknät för förvaltningar avsett för genomförande av eller som administrativt stöd för en speciell gemenskapspolitik eller -verksamhet, nedan kallad administrativ sektor, c) allmänna tjänster: de funktioner i telematiknät som uppfyller allmänna användarkrav, såsom insamling, spridning och datautbyte samt säkerhet. Kännetecknen för varje tjänst är klart specificerade och förbundna med en garanterad kvalitetsnivå. Artikel 3 Övergripande insatser och åtgärder 1. För att uppnå de i artikel 1 fastställda målen skall gemenskapen vidta övergripande insatser och åtgärder i enlighet med artikel 4—10 och enligt IDA:s arbetsprogram. 2. Genomförandet av de övergripande insatserna och åtgärderna skall allt efter innefatta genomförbarhetsstudier och demonstrationsprojekt, omständigheterna inrättandet av arbetsgrupper bestående av experter från medlemsstaterna och gemenskapen samt upphandling av varor och tjänster för gemenskapen. 3. Vid genomförandet av de övergripande insatserna och åtgärderna skall man försöka bygga på relevanta resultat från andra tillämpliga gemenskapsverksamheter, i synnerhet gemenskapens FoTU-program och gemenskapens verksamhet på området transeuropeiska telekommunikationsnät. 4. Övergripande insatser och åtgärder skall, när så är lämpligt, hänvisa till europeiska standarder eller offentligt tillgängliga specifikationer för att garantera en hög grad av driftskompatibilitet mellan nationella system och gemenskapssystem inom och mellan administrativa sektorer och med den privata sektorn. Särskild hänsyn skall tas till riktlinjer och stödverktyg på området standardisering vad gäller offentlig upphandling för IKT-system och -tjänster, som t. ex. SPRITE - S2. Artikel 4 Allmänna tjänster. 1. Gemenskapen skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att leverantörer av telematiktjänster i konkurrens med varandra skall kunna förse sektomät med ett stort 38 utbud av gemensamma, allmänna tjänster som uppfyller sektoms användares behov. Dessa åtgärder skall i förekommande fall innefatta fortsatta lämpliga åtgärder vidtagna enligt beslut 95/468/EG. 1 I syfte att göra det möjligt för användare av sektomät att fastställa sina tekniska krav och tillhandahålla ett stort urval av gemensamma allmänna tjänster som motsvarar sektomätanvändamas behov skall gemenskapen i synnerhet a) definiera riktlinjer för arkitekturen i sektomät, utformade för att främja driftskompatibiliteten mellan de olika fysiska infrastrukturerna och tjänsterna, b) definiera och offentliggöra specifikationer för de allmänna tjänster som allmänt krävs i telematiknät mellan förvaltningar, inklusive tjänstemas kvalitet och tillämplig driftskompatibilitetskrav som införts till följd av en miljö med flera leverantörer, c) definiera eller inrätta ett system med vars hjälp graden av driftskompatibilitet mellan de tjänster som erbjuds av leverantörer av telematiktjänster kan bedömas och offentliggöras, d) identifiera och specificera lämpliga standardgränssnitt lör att främja flyt t barhet och kopieringsmöjlighet av tillämpningar, e) säkerställa en kontinuerlig utveckling av allmänna krav och en fortsatt bevakning av de telematiktjänster som erbjuds av nämnda leverantörer Artikel. 5 Allmänna tillämpningar Gemenskapen skall säkerställa att gemensamma verktyg och tekniker utvecklas för sektornätstillämpningar i syfte att minska de totala kostnaderna i samband med utveckling av tillämpningar, rationalisera och förbättra tekniska lösningar, minska den tid som krävs för att införa operativa system samt effektivisera systemunderhåll. I detta syfte skall gemenskapen identifiera och specificera de i sektomät grundläggande och återkommande funktioner som kan utgöra bas för allmänna tillämpningar eller moduler. Gemenskapen skall också främja utvecklingen och användning av sädana allmänna tillämpningar och moduler i sektornät, i synnerhet skall spridning av lampliga lösningar som utvecklats inom ett sektomät säkerställas Artikel 6 Driftskompatibilitet mellan informationsinnehåll Gemenskapen skall främja driftskompatibilitet mellan det informationsinnehåll som utbyts inom och mellan administrativa sektorer och med den privata sektorn. För i överensstämmelse med sektomätanvändamas rättsliga, detta ändamål, och 39 säkerhets- och sekretesskrav, skall gemenskapen vidta lämpliga åtgärder och i synnerhet a) stödja insatser av medlemsstaternas förvaltningar för att garantera sådan förbättra administrativa processer förenkla och överensstämmelse, informationsflödet, b) samordna krav från sektornät om överensstämmande format i den information som sänds och säkerställa spridning av lämpliga lösningar, c) bevaka lämpliga teknologiska elektronisk inklusive nydanande metoder för datainsamling och datakommunikation, presentation av data, undersökning av deras effekt och främjande av deras användning i sektornät utvecklingar området på lösningar som underlättar lör de ändamål som sägs driftskompatibilitet mellan olika mcddclandcformat föredras men inte utesluta utveckling av harmoniserade meddelandeformat I, skall i punkt Lösningar som möjliggör lör den privata sektorn att lätt integrera administrativa krav i affärsverksamheten skall också gynnas ArtikeLZ Rättslig ram och säkerhetsram Gemenskapen skall bidra till identifiering och undanröjande av rättsliga och avtalsmässiga hinder för ett smidigt datautbyte mellan nätanvändare och garantera en lämplig grad av säkerhet inom sektornät. Framförallt skall gemenskapen a) i samarbete med medlemsstaterna utforma en modell för en rättslig ram och säkerhetsram för transeuropeiskt datautbyte mellan förvaltningar och mellan förvaltningar och den privata sektorn för att underlätta ett gemensamt förfarande, b) stödja medlemsstaternas ansträngningar att tillämpa den ram som anges i a) inom deras egna förvaltningar och i synnerhet utfärda lämpliga rekommendationer. c) med hänsyn till sektornät och i enlighet med den ram som anges i a) säkerställa erkännandet av bevisvärdet av de data som utbytts inom gemenskapens administrativa miljö, införandet av en metodik lör skydd av persondata, en för användare, den utbytta definition av informationens sekretess, integritet, verifiering och erkännande liksom åtgärder för att kontrollera tillträdet till näten, rättigheter och skyldigheter d) identifiera och analysera de olika säkerhetsnivåerna som krävs för de olika typerna av sektornät, beroende på deras art och syfte, e) sammanställa riktlinjer och tillhandahålla gemensamma lösningar för val och införande av verktyg, komponenter och system som säkerställer de fastställda säkerhetsnivåerna 40 Artikel 8 Kvalitetsgaranti och kvalitetskontroll Gemenskapen skall definiera, genomföra och fortlöpande uppdatera ett kvalitetsprogram som skall tillämpas för de övergripande åtgärder och initiativ som föreskrivs i detta beslut samt för de projekt av gemensamt intresse som omfattas av Europaparlamentets och rådets beslut [98/XXX/EG]. Detta kvalitetsprogram skall innefatta nödvändiga åtgärder för att a) förbättra det sätt på vilket användarkrav och projektspecifikationer upprättas, b) förbättra projektresultatens kvalitet både i fråga om uppfyllelse av projektspecifikationer och användarförväntningar. c) säkerställa att de erfarenheter som samlas är kunskapsbyggande och sprids genom utbyte av bästa praxis enligt artikel K). Artikel/) Driftskompatibilitet med nationella och regionala initiativ Vid genomförandet av IDA-programmet skall gemenskapen sträva efter att underlätta driftskompatibilitet och ömsesidigt utbyte med liknande initiativ avseende datautbyte mellan förvaltningar inom medlemsstaterna. Artikel 10 Spridning av bästa praxis (iemenskapen skall säkerställa samordning och utbyte av åsikter, kunskap och erfarenheter inom och mellan sektornät i syfte att främja ett större utnyttjande av bra lösningar och uppmuntra till nydanande lösningar. Gemenskapen skall säkerställa en allmän medvetenhet om ID A-programmets resultat och nytta, en spridning av IDA. s riktlinjer och rekommendationer samt samordning av användares och erfarenheter med standardiseringsinitiativ av gemenskapen. standardiseringsorgan krav och Artikel[11 Genomförande Kommissionen skall genomföra de gemenskapsåtgärder som avses i artiklarna 3 till 10. Den del av IDA s arbetsprogram som berör genomförandet av detta beslut, och som ärligen skall upprättas av kommissionen, skall godkännas i enlighet med det förfarande som anges i artikel 12 41 3. De gemensamma reglerna och förfarandena för att skapa driftskompatibilitet på teknisk och administrativ nivå skall antas i enlighet med det förfarande som anges i artikel 12. Artikel! 2 Kommittéförfarande 1. Kommissionen skall biträdas av en kommitté bestående av företrädare för medlemsstaterna och med en företrädare för kommissionen som ordförande Denna kommitté skall kallas Kommittén för telematikutbyte mellan förvaltningar (TAC). Kommissionens företrädare skall förelägga kommittén ett förslag till åtgärder. Kommittén skall yttra sig över förslaget inom den tid som ordföranden bestämmer med hänsyn till hur brådskande frågan är Den skall fatta sitt beslut med den majoritet som enligt artikel 148. 2 i fördraget skall tillämpas vid beslut som rådet skall fatta på förslag av kommissionen Rösterna frän medlemsstaternas företrädare i kommittén skall vägas enligt samma artikel Ordföranden tår inte rösta. Kommissionen skall besluta med omedelbar verkan. Om beslutet inte är förenligt med kommitténs yttrande skall kommissionen emellertid genast underrätta rådet. 1 sidana fall far kommissionen uppskjuta verkställandet av de beslutade åtgärderna under en tid som inte överstiger en månad från dagen då rådet underrättats. tar rådet fatta ett annat beslut med kvalificerad majoritet inom den tid som anges i föregående stycke 2. Kommissionen skall regelbundet rapportera till TAC om genomförandet av detta beslut. Artikel 13 Utvärdering Två år efter det att detta beslut träder i kraft eller efter en efterföljande ändring av detta beslut och vart tredje är därefter skall kommissionen i samordning med medlemsstaterna genomfora en utvärdering av genomförandet av detta beslut 7 Utvärdering skall fastställa utvecklingen och rådande status i de övergripande insatser och åtgärder som föreskrivs i detta beslut. Utvärderingen skall ocksä, mot bakgrund av kostnader som gemenskapen ådragit sig, undersöka de fördelar som vunnits av dessa övergripande insatser och åtgärder \or gemenskapen, medlemsstaterna, gemenskapsindustrin och medborgarna i Europeiska unionen, och fastställa områden för möjliga förbättringar och bekräfta synergieffekter med transeuropeiska andra telekommunikationsnät gemenskapsverksamheter området på 42 3. Kommissionen skall vidarebefordra sin utvärdering till rådet tillsammans med sitt förslag om ändring av detta beslut. Artikel 14 Utvidgning till EES-länder och associerade länder. 1. IDA-programmet kan inom ramen för respektive avtal med Europeiska gemenskapen öppnas för deltagande av länder inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och de associerade i Central- och Östeuropa samt Cypern i fråga om övergripande insatser och åtgärder enligt detta beslut. länderna 2. Under genomförandet av detta beslut skall samarbete med icke-medlemsländer och internationella organisationer eller organ i förekommande fall uppmuntras. Utfärdat i Bryssel den På rådets vägnar 43 FINANSIERINGSOVERSIKT 1. ÅTGÄRDENS BETECKNING 1. 1. 1. 2. Transeuropeiska telematiknät för förvaltningar (IDA) Projekt av gemensamt intresse för transeuropeiska nät för elektroniskt datautbyte mellan förvaltningar i Europa. Insatser och åtgärder för att säkerställa kompatibilitet och tillträde till transeuropeiska nät för elektroniskt datautbyte mellan förvaltningar (IDA). 2. BERÖRD BUDGETPOST B5-7210. Transeuropeiska telematiknät för förvaltningar (IDA) 3. RÄTTSLIG GRUND Förslag till EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS BESLUT om en rad riktlinjer, innefattande identifiering av projekt av gemensamt intresse för transeuropeiska nät för elektroniskt dalautbyte mellan förvaltningar (IDA) Förslag till rådets beslut om antagandet av en rad insatser och åtgärder för att säkerställa kompatibilitet och tillträde till transeuropeiska nät för elektroniskt datautbyte me lian förvaltningar (IDA) 4. BESKRIVNING AV ÅTGÄRDEN 4. 1. Allmänna mål33 -/. /. /. Inrättandet av transeuropeiska nät för datautbyte mellan förvaltningar i Europa. a) Att inrätta operativa, driftskompatibla transeuropeiska telematiknät mellan liksom mellan dessa förvaltningar och medlemsstatemas förvaltningar gemenskapens institutioner eller organ som skall möjliggöra ett ändamålsenligt, effektivt och säkert informationsutbyte för att upprätta en ekonomisk och monetär union och för att medlemsstaterna och gemenskapen inom sina 33 Andra gemenskapsinitiativ kopplade till specifika områden, exempelvis inom omrädel lull och indirekt beskattning, har ocksä beröringspunkter med telematiknät mellan förvaltningar till stöd för gemenskapens politik och program. För att undvika onödig dubblering och främja samverkan mellan dessa initiativ skall del finnas olika samarbetsmekanismcr. Liknande samarbetsmekanismer kommer all upprättas mellan IDA och andra närbesläktade verksamheter, i synnerhet i fräga om TEN-Telecom och FoU-verksamhet. inrättandet av 44 respektive behörighetsområden skall genomföra gemenskapens politik och aktiviteter. b) Att inrätta integrerade telematiknät för att underlätta kommunikationen mellan gemenskapens institutioner och som stöd för gemenskapens beslutsprocess. 4. 1. 1. 1. Föreslagna åtgärder 1) Nya projekt: förberedelse, genomförbarhetsstudier, utveckling, pilotprojekt och inrättande av nät. 2) Vidareutveckling och förbättring av existerande telematiksystem inom ramen för IDA-programmet. Genomföra projekt som startats upp under ID A-programmets första fas och utveckla befintliga system mot en användning av gemensamma allmänna telematiktjänster. I tillämpliga fall inrätta länkar med industrin och medborgarna. 3) Globalisering av IDA-nät: identifiering och utveckling av gemensamma krav, standarder, regler och riktlinjer för nya deltagare och stöd till anslutning av enskilda länder och organisationer till vissa nät. 4) System mellan för och institutionerna nödvändiga tor telematikhjälpmedel arbetsflödesorganisation, elektronisk post och dokumentutbyte som stöd för det inom kommissionen, mellan de europeiska administrativa informationsflödet institutionerna permanenta dem representationer. och medlemsstaternas och mellan tillhandahålla hjälpmedel synnerhet -system, att i 4. 1. 1. 2. Typer av åtgärder 1) Genomförbarhetsstudier och pilot projekt, expertmöten och upphandling av varor och tjänster till gemenskapen. 2) Bidrag till medlemsstaterna. 4. 1. 2. Åtgärder för förvaltningar i Europa. att främja driftskompatibilitet vid datautbyte mellan a) Uppnå en hög driftskompatibilitet inom och mellan olika förvaltningssektorer och med den privata sektorn, mellan telematiknät inrättade i medlemsstaterna och mellan gemenskapen och medlemsstaterna for alt genomföra gemenskapens politik och verksamhet. b) Uppnå större och anpassningsbarhet till teknologiska förändringar och marknadsutvecklingen vid inrättandet och driften av dessa nät. kostnadseffektivitet, mottaglighet, flexibilitet c) Utvidga utnyttjandet av dessa nät till den europeiska industrin och europeiska medborgare. d) Främja spridningen av bästa praxis och uppmuntra till utveckling av nydanande telematiklösningar i förvaltningar. 45 4 1. 2. 1. Föreslagna åtgärder riktlinjer allmänna telematiktjänster: 1) Fortsätta att tillhandahålla gemensamma allmänna telematiktjänster inom ramen för nätarkitektur. Utveckla för TEST A-programmet. Utarbeta gemensamma rationalisera och globalisera gemensamma lösningar på kollektiva krav, identifiera och välja allmänna tjänster på marknaden, stödja systemförvaltare och slutanvändare. Se till att existerande nät övergår till att använda allmänna tjänster. Införa en metodik för certifiering av telekommunikationstjänster i en miljö med flera leverantörer. Identifiera eller specificera flyttbarhet och lämpliga kopieringsmöjlighet av tillämpningar. standardgränssnitt för att främja 2) Spridning av bästa praxis: främja utveckling och spridning av idéer, tekniker och lösningar som kan underlätta genomförandeprocessen och stimulera till ett ömsesidigt utbyte mellan sektorprojekt. 3) Driftskompatibilitet med nationella och regionala system: inrätta en mekanism för att samla in och sprida information om olika nationella initiativ på området telematiknät mellan förvaltningar för att främja kompatibilitet mellan systemen. 4) Principer för utveckling av tillämpningar: utveckling av allmänna tillämpningar för att uppnå stordriftsfördelar. Inom sektornät identifiera och specificen grundläggande och,återkommande funktioner som kan utgöra bas för allmänn tillämpningar och moduler. Spridning av lämpliga lösningar bland sektornät. 5) Åtgärder för att öka driftskompatibilitet mellan informationsinnehåll. Upprätta allmänt överenskomna specifikationer, där så krävs, för utbyte av elektroniska dokument, databassökning och -tillträde och direkt kommunikation mellan tillämpningar, för att utveckla riktlinjer och exempel avseende administrativ omstrukturering och införandet av nya arbets- och datainsamlingsmctodcr och presentationssystem, undersöka deras effekt och sträva efter att de tillämpas i sektornät. 6) Undanröja rättsliga hinder: Genomföra tillämplig undersökning av befintliga system i syfte att genom ett pragmatiskt tillvägagångssätt definiera de rättsliga och avtalsmässiga hindren för smidigt fungerande nät, dra upp riktlinjer för att förbättra den rättsliga och avtalsmässiga miljön för näten. 7) Säkerhetsåtgärder: Införa en sammanhängande serie av åtgärder som skall genomföras som ett första steg för att minska omedelbara risker när det gäller status och de godtagbara nivåer, definiera motsvarande säkerhetsförfaranden som måste införas, undersöka möjligheten att fa vissa datasäkerhetsmekanismer. tillämpliga säkerhetsprofiler, certifieringsmyndigheter tillgång inrätta för till att 8) Kvalitetsgaranti: utforma och genomföra ett kvalitetsprogram tillämplig för alla åtgärder och all projektutveckling. 4. 1. 2. 2. Typer av åtgärder 1) Genomförbarhetsstudier och pilot projekt, expertmöten och upphandling av varor och tjänster för gemenskapen. 46 2) Publikationer, spridning av information via elektroniska system, konferenser. 4. 1. 3. Driftskostnader för telematiknät mellan förvaltningar. Särskilda driftskostnader. De tjänster som krävs för en normal drift av IDA-nät, inklusive underhåll, användarstöd och överföringskostnader skall tillhandahållas som allmänna tjänster. Allmänna tjänster kommer att behövas redan under genomförandefasen av ett projekt. Efter att genomförandefasen har avslutats skall gemenskapens del av driftskostnaderna täckas av varje sektors budget. För att de nödvändiga budgetarrangemangen skall kunna genomföras i både medlemsstaterna och gemenskapen är driftskostnaderna planerade att täckas av ID A-programmets budget under en övergångsperiod som inte överstiger två år för varje nät. En övergångsperiod förutses även för de nät som fortsätter att drivas under IDA II och söm redan är i drift när programmets andra fas inleds. Av tekniska och avtalsmässiga skäl kan dessa nät endast gradvis utvecklas till att använda allmänna tjänster. Således skall "gamla" driftskostnader (dvs. specifika för varje tillämpligt nät och i många fall med små möjligheter till kostnadsdelning mellan gemenskapen och medlemsstaterna) vara avvecklade senast vid utgången av år 1999. Dessa kostnader kallas nedan "särskilda driftskostnader". 4. 2. Period som omfattas av åtgärden Från 1998 till 2000 4. 3. Målgrupper Gemenskapens institutioner och organ, medlemsstaternas förvaltningar. 5. KLASSIFICERING AV UTGIFTER DNO, CD 6. TYP AV UTGIFT undersökningar IDA. s budget skall stödja de åtgärder som ingår i IDA. s arbetsprogram, vare sig de är nya eller vidareutvecklade från arbetsprogrammet 1997. De innefattar alla tillämpliga och utvärderingsstudier), expertmöten, konferenser, publikationer i pappersform eller elektroniska och generellt upphandling av varor och tjänster till gemenskapen för inrättandet av nät, för att genomföra övergripande åtgärder och för att stödja programmets förvaltning genomförbarhets- synnerhet, (i 47 sektorn, dvs. Samfinansiering av projekt gäller endast den offentliga medlemsstatemas förvaltningar. En stark marknadsinriktad inställning kommer emellertid att medföra en övergång till investeringar och risktaganden inom den privata sektorn, vilket tidigare gjordes av gemenskapen - framförallt vad gäller allmänna tjänster. Partnerskap med den offentliga sektorn genomförs med hjälp av ett samarbetssystem där varje projektdeltagare tilldelas uppgifter (dvs. gemenskapen och medlemsstatemas förvaltningar) inom ramen för genomförandet av enskilda projekt. IDA. s årliga arbetsprogram innefattar alla uppgifter som tilldelats gemenskapen för i första hand genomförs via upphandlingar. innevarande år, vilka Medlemsstatemas förvaltningar genomför på egen bekostnad de uppgifter som de tilldelats i varje projektprogram, vilket innefattar att stödja alla eller delar av telekommunikationskostnader, av utrustning, mm. underhållskostnader, inköp/förhyrning Bidrag till medlemsstatemas förvaltningar förordas emellertid även (upp till 50 ° o av kostnaden för de tillämpliga projektuppgifterna), om de kan påvisa ett effektivare sätt att underlätta inrättandet av hela nätsystem eller att kunna minska därmed förbundna kostnader. Alla planerade anslag och de uppg'fter de gäller skall specificeras i det årliga arbetsprogrammet. 7. BUDGETKONSEKVENSER 7. 1. Metod för att beräkna åtgärdens totala kostnad Bedömningen av finansieringsbehovet för perioden 1998/2000 har beräknats på följande grund: • • Man beräknar att förutom en nödvändig fortsättning av pågående projekt kommer mellan 15 till 25 nya sektorprojekt att startas under IDA- programmets nya etapp för att uppnå programmets mål. Kostnaderna för varje projekt varierar mellan 0,5 till 3 miljoner ecu (beroende på den funktionalitet som krävs) till dess att de är helt i drift efter en pilotfas. En del av de totala kostnaderna för dessa projekt skall täckas genom användning av allmänna tjänster (cirka 30 %). Man beräknar även att kostnaderna för genomförandet av projekt mellan institutionerna för att stödja gemenskapens beslutsprocess och utbytet av information eller dokument mellan de europeiska institutionerna uppgår till 11,5 miljoner ecu under tre år, av vilka 3,7 miljoner ecu kommer att avsättas till telematiktjänster, som på detta sätt kommer att omfattas av den allmänna linjen. Resterande 7,8 miljoner ecu kommer att täcka inrättandet av det grundläggande interinstitutionella systemet och tre till fem eller sektorer interinstitutionell Tilläggsåtgärderna uppskattas kosta 1,8 miljoner ecu, uppdelat pä tre är, eftersom de skall baseras pä allmänna tjänster och bygga pä det grundläggande systemet, vilket leder till låga utvecklingskostnader pä översättningshjälpmedel inom rörande kommunikation tilläggsåtgärder särskilda 48 omkring 0,4 eller 0,5 miljoner ecu vardera. Det grundläggande systemet uppskattas kosta 6 miljoner ecu, uppdelat på 3 år. Detta inbegriper följande: vidareutveckling och genomförande av produktion av elektroniska dokument i institutionerna (1 miljon ecu); utarbetande, anpassning och införande av system för arbetsflödesorganisation inom och mellan institutionerna (2 miljoner ecu); skapande av en referens- och spridningsmiljö inom institutionerna (1,2 miljoner ecu), vidareutveckling av tillämpningen för parlamentsfrågor (0,6 miljoner ecu), samt slutligen driftsstöd (0,4 miljoner ecu) och användarutbildning (0,8 miljoner ecu) för tillämpningen SEI-LEG. De föreslagna åtgärderna för att öka driftskompatibiliteten har beräknats på grundval av gjorda erfarenheter. Huvuddelen av kostnaderna gäller tillhandahållande av allmänna tjänster, som kommer att öka allteftersom nya projekt genomförs och nya tjänster skapas för näten. Den konstanta tillväxten i ecu är omkring 20 % per år, med hänsyn tagen till den förväntade prissänkningen på telematiktjänster. ecu, baserat på De särskilda driftskostnaderna för existerande nät uppskattas bli totalt 8,7 miljoner särskilda driftskostnader förutses vara avvecklade vid utgången av år 1999, allteftersom och då övergången till användning av allmänna tjänster och kostnadsdelning med medlemsstaternas tillåter detta. tidigare kostnader. Dessa 7. 2. Kostnadernas fördelning mellan åtgärdens olika delar (miljoner ecu enligt aktuell kurs) Typ Projekt av gemensamt intresse Delsumma Åtgärder för driftskompatibilitet (DK) Projekt Nya sektorprojekt Mellan institutioner Globalisering Fullföljande/Förbättring av pägäende projekt Allmänna tjänster Spridning av bästa praxis Utveckling av tillämpningar DK - nationella/regionala system DK avseende informationsinnehåll och Rättsliga hinder Säkcrhelsätgäidoi Kvalitetsgaranti 49 Delsumma Särskilda driftskostnader TOTALT 1998 2,50 2,50 0,50 3,70 9,20 1999! 2000|TOTAL 5. 50 11. 80 3,80 7. 80 2. 80 2,50 1. 00 2. 50 1,00 : 2,00! 7,70 11,30 29,80 2,00 9,30 î i } i - -. 6,50 1,00 3,00 0,30 5,50 1,00 3. 00 0,30 0,60 0,40 0,40 0,50 11,70 0,60 0,40 0,40 0,50 12,70 4,80 0,50 1. 00 0,30 0,80 0,40 0,40 0,50 8,70 16,80 2,50 7. 00 0,90 2,00 1,20 1,20 1,50 33,10 5,70 3,00 0,00 8,70 23,60 24,00 24,00 71,60 7. 3. VÄGLEDANDE TIDSPLAN OVER ANSLAG 7. 3. L Tidsplan för den nya åtgärd som föresläs (angivet i miljoner ecu) Åtagande- bemyndiganden Betalnings- bemyndiganden 1998 1999 2000 1998 1999 2000 2001 2002 TOTALT 2%m 24^00 24$> i • t* •* : i\M 4,00 5,00 5,00 9,60 5,50 14,50 4,00 - - 23,60 24,00 - 5,50 14,50 4,00 24,00 - - TOTALT 4,00 tÖA50 25,00 28,10 4,00 71,6D I årsbudgeten uppdelas betalningarna enligt följande: 23 % till betalningar för innevarande år n, 62 % för år n+1 och 15 % för år n+2. Detta fiver av aktuel modell för projekttyp och be roende på sektorernas utveckling. 7. 4. Flerårigt åtgärdsprogram: VÄGLEDANDE PLAN MILJONER ECU 1998 1999 2000 T O T A LT 1998-2000 23,60 24,00 24,00 71,60 8. ÅTGÄRDER FÖR BEDRÄGERIBEKÄMPNING och En strikt efterlevnad av regler och förfaranden vid upphandling av varor och tjänster till gemenskapen garanteras, i enlighet med budget förordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, förordningen om villkor för samt kommissionens genomförande av budgetförordningen regler. i alla avtal och kontrakt mellan Tillämpliga skyddsklausuler innefattas kommissionen godkända betalningsberättigade. flertal avtalsmodeller används och upphandlingsprocessen genomgår ett kontroller för att säkerställa att den sker korrekt och öppet. Kontrollåtgärder innefattas systematiskt i alla kontrakt och avtal, som t. ex. periodiska rapporter och kontroll av pä förhand bestämda leveranser vid förutbestämda milstolpar i kontrakt Kontroll av bidrag och ellcktivt fullgörande görs, innan någon betalning godkänns Detta sker genom kontroller på platsen, fastställande och kontroll av resultat, etc officiellt interna Endast 50 9. ANALYS AV KOSTNADSEFFEKTIVITET ID A-programmets strategi att uppnå hög effektivitet grundas på tre faktorer: tillhandahållande av allmänna telematiktjänster från marknaden och användande av allmänna tillämpningar i motsats till utveckling av hela skräddarsydda nät, spridning av bästa praxis mellan sektornät samt genomförandet av ett kvalitets- och utvärderingsprogram som innefattar alla sektorprojekt. Avsikten är därmed att minska de totala kostnaderna för inrättande och drift av nät, rationalisera och förbättra tekniska lösningar, minska den tid som krävs för att införa operativa system samt effektivisera systemunderhåll och underlätta förbättringar av nätet, samtidigt som man säkerställer största möjliga driftskompatibilitet. som tillförlitlighet, Allmänna tjänster tillhandahålls redan genom TEST A-programmet. Man räknar med att det skall ske en övergång till ett konkurrenspräglat system under IDA:s andra etapp. Allmänna tjänster på marknaden kommer oavbrutet att identifieras, specificeras, kontrolleras och följas upp. Dessa aktiviteter skall förse förvaltningar med enkla, allmänna beskrivningar på tjänster, klassificerade efter kvalitet och urvalskriterier tillgänglighet, prestanda, kontinuitet och driftskompatibilitet, så att alla användare som arbetar med upphandling av telematiktjänster kan erhålla en godtagbar och jämförbar kvalitet vad avser tjänster i hela unionen. Det är sedan enkelt att välja det bästa erbjudandet till det lägsta priset bland en rad möjliga leverantörer och samtidigt säkerställa den nivå som krävs i fråga om prestanda, säkerhet och kompatibilitet Ständiga kostnadsbesparingar kan således uppnäs genom att rationalisera och globalisera gemensamma lösningar på gemensamma krav, minimera risktagande och skapa stordriftsfördelar. Åtgärder kommer också att vidtas för att inom sektornäten identifiera och specificera grundläggande och återkommande funktioner som kan utgöra grundval för allmänna tillämpningar eller moduler. Man skall främja utveckling och användning av sådana allmänna tillämpningar och moduler inom sektornät. ID A-programmets förvaltning skall fastställa en politik for kvalitetsgaranti och kvalitetskontroll, vilken som en övergripande funktion skall innefatta alla IDA- projekt, samt utforma ett kvalitetsprogram som tillämpar denna politik under utvecklingen av projekt. Denna politik skall omfatta kontinuerlig uppföljning och revidering av IDA-programmet s kvalitetsgaranti-metodik som skall gälla varje av systemintegration, projekt telekommunikationstjänster, mjuk variait vcckling, och användarstöd. tillhandahållande syslemfunktioner gäller vad En global genomförandeplan för varje projekt skall ge en detaljerad beskrivning av de förväntade resultaten, innefattande kriterier för att bedöma dessa resultat efter genomförandefasen (exempelvis kvalitet och beredskap för införande, hastigheten på informationsbearbetningen, överföringens hastighet, tillgänglighet, kundernas åsikt samt kostnader). En utvärdering av varje IDA-projekt skall göras inom ett år efter genomförandefasen. Resultaten av en sådan utvärdering skall ligga till grund för den periodiska utvärderingen av hela programmet, som skall ske vart tredje år. Spridning av bästa praxis är även en nyckelfaktor för att skapa teknisk överensstämmelse och för att undvika onödiga överlappande funktioner och olika tillvägagångssätt Man planerar att vidta alla nödvändiga åtgärder för att främja 51 utveckling och spridning av idéer, teknik och lösningar som kan underlätta genomförandeprocessen och öka utnyttjandet av och fördelarna med att kommunicera elektroniskt över telematiknät, främja spridning av lämpliga lösningar och generellt underlätta ömsesidigt utbyte mellan sektorer för att uppnå större lönsamhet. Slutligen skall man göra periodiska utvärderingar av denna verksamhet (vart tredje år). I denna utvärdering skall man a) b) c) fastställa gjorda framsteg och nuvarande situation bcträlVande de övergripande insatser och åtgärder som avses i detta beslut, mot bakgrund av gemenskapens kostnader granska vilka positiva effekter resultaten av sådana övergripande insatser och åtgärder har för gemenskapen, medlemsstaterna, europeiskt näringsliv och Europas medborgare, och ange områden där eventuella förbättringar kan göras och kontrollera samverkan med inom området annan gemenskapsverksamhet transeuropeiska telekommunikationsnät. Utvärderingen skall visa på faktorer som kan bilda grundval för förslag med avseende på en slutlig översyn av verksamheten. 10. ADMINISTRATIVA UTGIFTER 10. 1. Antalet kommissionsanställda Denna verksamhet kommer inte att leda till en ökning av kommissionens personal. Den personal som krävs kommer att tilldelas utifrån befintliga resurser genom inre omfördelning. Tillhandahållandet av de förvaltningsresurser som krävs beror på kommissionens årliga beslut om fördelning av medel, med särskilt beaktande av den extra personal och de medel som finns tillgängliga i budgeten. 10. 2. Personalutgifter och administrativa utgifter De maximala administrativa utgifter som denna verksamhet direkt för med sig uppskattas enligt följande: • Projekt har klassificerats som sektorprojekt och projekt som inte är begränsade till en sektor. Vid genomförandet av sektorprojekt skall projektledningen om möjligt delegeras till den berörda enheten, på grundval av den grad av assistans som varje sektor behöver från IDA Sektorprojekt har sålunda klassificerats som delegerade eller icke-delegerade. Projektledningen har delats upp i de viktigaste verksamhetsområdena för varje enskilt projekt. Den samlade ledningen och förvaltningen av programmen har beräknats separat. 52 FAKTISKA PROJEKTKOSTNADER PROJEKTTYP: \ Max miQJir per projott KALKYL I. \Saktorbll- delêgorad budfot SekhrbH- Jcke-dvhgorad budget III. hke+sektortol TAOsetnordning Ull/Ill Pivjmkt-samordning (TAC) l/ll/ltl AdmristratMstödMI-B tikiurabekriftetsatyp MU Sekrvturtrstödfyp M! - C TAC-aékntariat 0. 25 A 0. 35 A O. SA 0. 02 A 0. 01 B 0. 05 B 0. 05 C 0. 2 C o. oic GENOMFÖRANDE AV TRANSEUROPEISKA TELEMATIKNÄT M f i | ! ^ T ö ^ r ™ ^ " ~ ™~ ProjektfSrvahnlng och teknisk samordning: 16,25 Typ Antal 17' 11 ALLM. TJÄhlSTeR^LLÄMPNINGAR PrDJaktförvaltning och teknisk samordning: Antal Typ III. SPRIDNING AV BÄSTA PRAXIS ProjftkiföfvaRning och teknisk samordning: Typ Antal RÄTTSLIGA HINDER OCH SÄKERHET 2,50 2,00 0,25 0. 25 Antal Typ Särskild ÄNDRA ÖVERGRIPANDE ÅTGÄRDER 2 , 40 1. 75 0,25 0,40 Typ "sârskiïd ADMINISTRATION Antal isiriï'B* Personaladministration och utyecking Oparatrva och administrativa fÄrfaranden Budget Logttilc/Arklv Intarn kvsRtot Informations- och sekrewnir»t6ci TOTALT 5,50 'ï",00 1,50 3,00 0,25 0,25 0,25 0,25 0,50 1. 00 1. 00 2. 00 33,50 34 20,49 20 3. 54 9,47 10 Totala personalkostnader-^ 103 000 ecu/år = 3,5 miljoner ecu/år Tjänsteresor: 47 500 ecu/år enligt en uppskattning på 2 500 ecu/år per anställd i lönegrad A som arbetar inom projektfbrvaltning. Kommittémöten: 66 000 ecu/år beräknat enligt tre möten per år till en beräknad kostnad av 10 000 ecu per möte plus sex undergruppsmöten per år beräknat till en kostnad av 6 000 ecu för varje. Utvärdering av anbud: 30 000 ecu/år beräknat enligt en generell utvärdering per år. S3 ISSN 1024-4506 KOM(97) 661 slutlig DOKUMENT SV 01 15 16 Katalognummer : CB-CO-97-678-SV-C ISBN 92-78-28627-3 Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer L-2985 Luxemburg i-v