Khi nào được sử dụng quỹ dự phòng tiền lương?
Tôi có thắc mắc: Khi nào được sử dụng quỹ dự phòng tiền lương? Nguyên tắc kế toán quỹ dự phòng phải trả theo Thông tư 200 như thế nào? Câu hỏi của chị Uyên - Thành phố Hồ Chí Minh)
<subquestion>Khi nào được sử dụng quỹ dự phòng tiền lương?</subquestion>
Căn cứ theo điểm c khoản 2.6 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:
<ref>Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
....
2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
....
c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.
.....
</ref>
Thông qua quy định trên, quỹ dự phòng tiền lương được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Chi trả tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động khi doanh nghiệp bị phá sản, giải thể, chấm dứt hoạt động, hoặc gặp khó khăn về tài chính tạm thời mà không thể trả được đầy đủ.
- Chi trả tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ việc không hưởng lương theo quy định của pháp luật.
Việc lập quỹ dự phòng tiền lương của doanh nghiệp phải bảo đảm các yếu tố sau:
- Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
- Phải đảm bảo sau khi trích lập quỹ dự phòng tiền lương, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
- Doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau trong trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ.

Khi nào được sử dụng quỹ dự phòng tiền lương? (Hình từ Internet)
<subquestion>Nguyên tắc kế toán quỹ dự phòng phải trả theo Thông tư 200 như thế nào?</subquestion>
Theo quy định tại Điều 62 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán quỹ dự phòng phải trả của doanh nghiệp được quy định như sau:
[1] Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả: Dùng để phản ánh các khoản dự phòng phải trả hiện có, tình hình trích lập và sử dụng dự phòng phải trả của doanh nghiệp.
[2] Dự phòng phải trả chỉ được ghi nhận khi thoả mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp có nghĩa vụ nợ hiện tại (nghĩa vụ pháp lý hoặc nghĩa vụ liên đới) do kết quả từ một sự kiện đã xảy ra.
- Sự giảm sút về những lợi ích kinh tế có thể xảy ra dẫn đến việc yêu cầu phải thanh toán nghĩa vụ nợ.
- Đưa ra được một ước tính đáng tin cậy về giá trị của nghĩa vụ nợ đó.
[3] Giá trị được ghi nhận của một khoản dự phòng phải trả là giá trị được ước tính hợp lý nhất về khoản tiền sẽ phải chi để thanh toán nghĩa vụ nợ hiện tại tại ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc tại ngày kết thúc kỳ kế toán giữa niên độ.
[4] Khoản dự phòng phải trả được lập tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
- Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ kế toán đó.
- Trường hợp số dự phòng phải trả lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ kế toán đó.
[5] Chỉ những khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu mới được bù đắp bằng khoản dự phòng phải trả đó.
[6] Không được ghi nhận khoản dự phòng cho các khoản lỗ hoạt động trong tương lai, trừ khi chúng liên quan đến một hợp đồng có rủi ro lớn và thoả mãn điều kiện ghi nhận khoản dự phòng.
Nếu doanh nghiệp có hợp đồng có rủi ro lớn, thì nghĩa vụ nợ hiện tại theo hợp đồng phải được ghi nhận và đánh giá như một khoản dự phòng và khoản dự phòng được lập riêng biệt cho từng hợp đồng có rủi ro lớn.
[7] Một khoản dự phòng cho các khoản chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp chỉ được ghi nhận khi có đủ các điều kiện ghi nhận đối với các khoản dự phòng theo quy định tại đoạn Chuẩn mực kế toán “Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng”.
[8] Một khoản dự phòng cho việc tái cơ cấu chỉ được dự tính cho những chi phí trực tiếp phát sinh từ hoạt động tái cơ cấu, đó là những chi phí thoả mãn cả hai điều kiện:
- Cần phải có cho hoạt động tái cơ cấu.
- Không liên quan đến các hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp.
Khoản dự phòng cho việc tái cơ cấu không bao gồm các chi phí như:
- Đào tạo lại hoặc thuyên chuyển nhân viên hiện có.
- Tiếp thị.
- Đầu tư vào những hệ thống mới và các mạng lưới phân phối.
<subquestion>Quỹ dự phòng phải trả của doanh nghiệp theo Thông tư 200 có những quỹ nào?</subquestion>
Căn cứ tại điểm i khoản 1 Điều 62 Thông tư 200/2014/TT-BTC, quỹ dự phòng phải trả của doanh nghiệp có những khoản sau:
- Dự phòng phải trả tái cơ cấu doanh nghiệp,
- Dự phòng phải trả bảo hành sản phẩm.
- Dự phòng bảo hành công trình xây dựng.
- Dự phòng phải trả khác, bao gồm :
+ Khoản dự phòng trợ cấp thôi việc theo quy định của pháp luật.
+ Khoản dự phòng cho việc sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ định kỳ (theo yêu cầu kỹ thuật).
+ Khoản dự phòng phải trả đối với hợp đồng có rủi ro lớn mà trong đó những chi phí bắt buộc phải trả cho các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng vượt quá những lợi ích kinh tế dự tính thu được từ hợp đồng đó.

Thông tư 78/2014/TT-BTC Thông tư 96/2015/TT-BTC quỹ dự phòng tiền lương Thông tư 200/2014/TT-BTC Thông tư 200/2014/TT-BTC