Doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo khi đăng kí thành lập doanh nghiệp có vi phạm pháp luật không?
Xin cho tôi hỏi: Công ty tôi muốn sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng kí thành lập doanh nghiệp thì có vi phạm pháp luật hay không? Mong được giải đáp!
<subquestion>Văn phòng ảo là gì?</subquestion>
Văn phòng ảo được hiểu là một địa điểm được các công ty thuê để sử dụng làm địa chỉ trụ sở chính khi làm thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp và treo biển hiệu của công ty. Bởi lẽ hiện nay không có quy định nào cấm doanh nghiệp được đặt trụ sở trùng nhau, do đó các doanh nghiệp dùng một địa chỉ hợp lệ để đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp.
Địa điểm cho thuê văn phòng ảo thường là địa chỉ giao dịch đẹp, có nhân viên trực điện thoại, thư từ, có chỗ tổ chức họp. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp, nhân viên có thể không có mặt làm việc mà chỉ đến vào những lúc cần tiếp khách, nhận thư từ. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập thường sử dụng văn phòng ảo để giúp tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng theo kiểu truyền thống.
Lưu ý: Nội dung trên chỉ mang tính chất tham khảo.

Doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo khi đăng kí thành lập doanh nghiệp có vi phạm pháp luật không?(Hình từ Internet)
<subquestion>Doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo khi đăng ký thành lập doanh nghiệp có vi phạm pháp luật không?</subquestion>
Căn cứ Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp như sau:
<ref>Trụ sở chính của doanh nghiệp
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
</ref>
Ngoài ra, căn cứ Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định hành vi vi phạm về địa điểm kinh doanh như sau:
<ref>Vi phạm về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh) thực hiện hoạt động kinh doanh.
Trường hợp có vi phạm pháp luật về thuế thì xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế;
b) Chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh;
c) Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển đến.
2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 Điều này.
</ref>
Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về mức phạt tiền với tổ chức, cá nhân như sau:
<ref>Mức phạt tiền
...
2. Mức phạt tiền quy định tại Nghị định này là mức phạt áp dụng đối với tổ chức (trừ mức phạt quy định tại điểm c khoản 2 Điều 28; điểm a và điểm b khoản 2 Điều 38; Điều 62 và Điều 63 Nghị định này là mức phạt áp dụng đối với cá nhân). Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính thì mức phạt tiền đối với cá nhân bằng 1/2 (một phần hai) mức phạt tiền đối với tổ chức.
</ref>
Như vậy, việc sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký thành lập doanh nghiệp, có treo biển hiệu công ty đúng quy định thì không vi phạm pháp luật.
Tuy nhiên, trường hợp doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo làm trụ sở chính nhưng không thực hiện hoạt động kinh doanh tại đây mà lại thực hiện hoạt động kinh doanh ở một địa điểm khác không có thông báo với cơ quan chức năng thì sẽ vi phạm pháp luật.
Việc doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh ở địa điểm kinh doanh không có thông báo với cơ quan chức năng sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng và buộc phải thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.
Lưu ý: Mức phạt kể trên áp dụng đối với hành vi vi phạm do tổ chức thực hiện. Đối với cá nhân có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 lần mức phạt tiền đối với tổ chức.
<subquestion>Mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất?</subquestion>
Căn cứ Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về hợp đồng thuê tài sản như sau:
<ref>Hợp đồng thuê tài sản
Hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê để sử dụng trong một thời hạn, bên thuê phải trả tiền thuê.
Hợp đồng thuê nhà ở, hợp đồng thuê nhà để sử dụng vào mục đích khác được thực hiện theo quy định của Bộ luật này, Luật nhà ở và quy định khác của pháp luật có liên quan.
</ref>
Như vậy, hợp đồng thuê văn phòng là hợp đồng thuê tài sản theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015. Theo đó, hợp đồng thuê văn phòng là sự thỏa thuận giữa chủ sở hữu hoặc người quản lý của một địa điểm văn phòng và doanh nghiệp, cá nhân muốn thuê địa điểm đó để sử dụng làm văn phòng làm việc.

Tham khảo mẫu hợp đồng thuê văn phòng tại đây.

Luật Doanh nghiệp 2020 trụ sở chính của doanh nghiệp Nghị định 122/2021/NĐ-CP Nghị định 122/2021/NĐ-CP Bộ luật Dân sự 2015 Bộ luật Dân sự 2015 tại đây