Việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam đối với văn bản giấy như thế nào?
Đối với văn bản giấy, việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào? Đối với văn bản giấy, việc đăng ký văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào? Trình, chuyển giao văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?
Nhờ anh chị tư vấn, cảm ơn anh chị đã hỗ trợ.
<subquestion>1. Đối với văn bản giấy, việc tiếp nhận văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?</subquestion>
Tại Điểm a Khoản 2 Điều 6 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam đối với văn bản giấy như sau:
<ref>2. Đối với văn bản giấy
a) Tiếp nhận
Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì văn bản, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; phân loại bì theo độ mật, độ khẩn và bì được bóc, không được bóc. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
Đối với những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, tổ chức Đảng, đoàn thể, Hội đồng quản lý BHXH, Ban Cán sự đảng BHXH Việt Nam và các đơn vị sự nghiệp Văn thư không bóc bì, chỉ cập nhật thông tin trên sổ giao nhận văn bản và chuyển cá nhân, tổ chức theo nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại Văn thư cơ quan/ đơn vị để đăng ký.
Đối với đơn, thư hoặc văn bản khẩn mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản.
</ref>
2. Đối với văn bản giấy
a) Tiếp nhận
Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì văn bản, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; phân loại bì theo độ mật, độ khẩn và bì được bóc, không được bóc. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
Đối với những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, tổ chức Đảng, đoàn thể, Hội đồng quản lý BHXH, Ban Cán sự đảng BHXH Việt Nam và các đơn vị sự nghiệp Văn thư không bóc bì, chỉ cập nhật thông tin trên sổ giao nhận văn bản và chuyển cá nhân, tổ chức theo nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại Văn thư cơ quan/ đơn vị để đăng ký.
Đối với đơn, thư hoặc văn bản khẩn mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản.
<subquestion>2. Đối với văn bản giấy, việc đăng ký văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?</subquestion>
Tại Điểm b Khoản 2 Điều 6 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam đối với văn bản giấy như sau:
<ref>b) Đăng ký
Văn bản đến được đóng dấu “Đến” rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Văn thư ghi số đến, ngày tháng năm, số hóa văn bản (scan), đăng ký (thực hiện như điểm b khoản 1 Điều này) và ký số trên Hệ thống QLVB.
Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
Đối với văn bản sử dụng hình thức văn bản giấy (Phụ lục I), Văn thư đăng ký và lấy số đến trên Hệ thống QLVB (không số hóa văn bản và xử lý trên Hệ thống QLVB).
</ref>
b) Đăng ký
Văn bản đến được đóng dấu “Đến” rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Văn thư ghi số đến, ngày tháng năm, số hóa văn bản (scan), đăng ký (thực hiện như điểm b khoản 1 Điều này) và ký số trên Hệ thống QLVB.
Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
Đối với văn bản sử dụng hình thức văn bản giấy (Phụ lục I), Văn thư đăng ký và lấy số đến trên Hệ thống QLVB (không số hóa văn bản và xử lý trên Hệ thống QLVB).
<subquestion>3. Trình, chuyển giao văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như thế nào?</subquestion>
Tại Điều 7 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 có quy định về việc trình, chuyển giao văn bản đến trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:
<ref>Văn thư kịp thời trình người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị, cá nhân được giao xử lý; việc chuyển giao phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
Đối với văn bản giấy người nhận phải ký nhận trên sổ chuyển giao văn bản. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì bản giấy văn bản được chuyển giao cho đơn vị chủ trì xử lý theo ý kiến phân công giải quyết trên Hệ thống QLVB.
1. Nhóm văn bản chuyển trực tiếp các đơn vị giải quyết
Văn thư chuyển các đơn vị giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ gồm các loại: văn bản trong ngành thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị (không phải xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phụ trách); báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, văn bản cung cấp số liệu… theo yêu cầu của đơn vị.
2. Nhóm văn bản trình Lãnh đạo phân công giải quyết
a) Đối với văn bản không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này, Văn thư trình Chánh Văn phòng; căn cứ nội dung, tính chất văn bản, Chánh Văn phòng chuyển đơn vị có trách nhiệm giải quyết hoặc tham mưu, đề xuất Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, giao nhiệm vụ cá nhân, đơn vị chủ trì và đơn vị liên quan để phối hợp giải quyết.
b) Riêng đối với BHXH cấp huyện, Văn thư trình Giám đốc chỉ đạo, giao nhiệm vụ giải quyết.
</ref>
Văn thư kịp thời trình người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị, cá nhân được giao xử lý; việc chuyển giao phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
Đối với văn bản giấy người nhận phải ký nhận trên sổ chuyển giao văn bản. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì bản giấy văn bản được chuyển giao cho đơn vị chủ trì xử lý theo ý kiến phân công giải quyết trên Hệ thống QLVB.
1. Nhóm văn bản chuyển trực tiếp các đơn vị giải quyết
Văn thư chuyển các đơn vị giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ gồm các loại: văn bản trong ngành thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị (không phải xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phụ trách); báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, văn bản cung cấp số liệu… theo yêu cầu của đơn vị.
2. Nhóm văn bản trình Lãnh đạo phân công giải quyết
a) Đối với văn bản không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này, Văn thư trình Chánh Văn phòng; căn cứ nội dung, tính chất văn bản, Chánh Văn phòng chuyển đơn vị có trách nhiệm giải quyết hoặc tham mưu, đề xuất Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, giao nhiệm vụ cá nhân, đơn vị chủ trì và đơn vị liên quan để phối hợp giải quyết.
b) Riêng đối với BHXH cấp huyện, Văn thư trình Giám đốc chỉ đạo, giao nhiệm vụ giải quyết.
