Doanh nghiệp không lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho có bị xử phạt hay không?
Tôi có câu hỏi: Doanh nghiệp không lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho có bị xử phạt hay không? Việc bảo quản tài liệu kế toán thực hiện như thế nào? Câu hỏi của chị Duyên - Đà Nẵng
<subquestion>Doanh nghiệp không lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho có bị xử phạt hay không?</subquestion>
Theo quy định Điều 40 Luật Kế toán 2015 về kiểm kê tài sản như sau:
<ref>Điều 40. Kiểm kê tài sản
1. Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
2. Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:
a) Cuối kỳ kế toán năm;
b) Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê;
c) Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;
d) Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;
đ) Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
e) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
3. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
.....
</ref>
Ngoài ra, theo Điều 16 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản như sau:
<ref>Điều 16. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định;
b) Không phản ảnh số chênh lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán.
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định.
</ref>
Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định về mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập như sau:
<ref>Điều 6. Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập
1. Mức phạt tiền tối đa đối với một hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập là 50.000.000 đồng đối với cá nhân và 100.000.000 đồng đối với tổ chức.
2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
....
</ref>
Thông qua quy định trên, hàng tồn kho được xem là một loại tài sản của doanh nghiệp cho nên nên kế toán doanh nghiệp phải có trách nhiệm kiểm kê và lập bản kiểm kê đối với tài sản này (hàng tồn kho) trong các trường hợp như sau:
- Cuối kỳ kế toán năm.
- Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê.
- Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu.
- Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác.
- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Trường hợp doanh nghiệp không lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản.

Doanh nghiệp không lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho có bị xử phạt hay không? (Hình từ Internet)
<subquestion>Việc bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như thế nào?</subquestion>
Theo quy định Điều 41 Luật Kế toán 2015, việc bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán được thực hiện như sau:
[1] Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
[2] Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
[3] Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
[4] Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
[5] Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
- Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
<subquestion>Tài liệu kế toán bị mất thì xử lý ra sao?</subquestion>
Căn cứ tại Điều 42 Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán bị mất thì đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:
- Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất.
- Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp nêu trên thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất.

Luật Kế toán 2015 Nghị định 41/2018/NĐ-CP Nghị định 41/2018/NĐ-CP Nghị định 102/2021/NĐ-CP kế toán Luật Kế toán 2015 Luật Kế toán 2015