Quy định về tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường
Việc tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được thực hiện như thế nào? Mong được anh/chị hướng dẫn theo quy định mới nhất.
<subquestion>Tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường</subquestion>
Căn cứ Khoản 1, Khoản 3 Điều 23 quy định về kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường Thông tư 03/2022/TT-BTNMT (có hiệu lực từ 15/04/2022) việc tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được quy định như sau:
Hồ sơ lưu trữ điện tử được tạo lập đầy đủ theo quy định giao nhận, quản lý hồ sơ của pháp luật chuyên ngành, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, nội dung, cấu trúc, bối cảnh hình thành và khả năng truy cập, sử dụng tài liệu trong hồ sơ.
Tạo lập, cập nhật dữ liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định tại Mục 6 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường.
<subquestion>Mã hồ sơ lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường</subquestion>
Căn cứ Khoản 2 Điều này mã hồ sơ lưu trữ điện tử trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được quy định như sau:
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ theo Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22 tháng 7 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ quy định mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương. Mã định danh của cơ quan, tổ chức được mặc định trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường;
b) Năm hình thành hồ sơ;
c) Mã danh mục hồ sơ theo Danh mục tài liệu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này;
d) Số thứ tự hồ sơ;
đ) Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ 1: G13.22.11.000.2021.22.01.00.00001, là Hồ sơ số 00001 thuộc danh mục Kết quả đo đạc thành lập bản đồ địa chính, năm 2021 của Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai, Tổng cục Quản lý đất đai, Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Trong đó: G13.22.11.000 là mã định danh của Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai, Tổng cục Quản lý đất đai, Bộ Tài nguyên và Môi trường; 2021 là năm hình thành hồ sơ; 22.01.00 là mã danh mục hồ sơ Bản đồ địa chính cơ sở; 00001 là số thứ tự hồ sơ hình thành trong năm.
Ví dụ 2: 000.06.11.H05.2021.22.01.00.00001, là Hồ sơ số 00001 thuộc danh mục Kết quả đo đạc thành lập bản đồ địa chính, năm 2021 của Văn phòng đăng ký đất đai, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bắc Ninh, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh.
Trong đó: 000.06.11.H05 là mã định danh của Văn phòng đăng ký đất đai, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bắc Ninh, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh; 2021 là năm hình thành hồ sơ; 22.01.00 là mã danh mục hồ sơ Bản đồ địa chính cơ sở; 00001 là số thứ tự hồ sơ hình thành trong năm.

20/2020/QĐ-TTg