Trong trường hợp hủy thầu thì các hồ sơ liên quan phải được lưu trữ trong thời gian bao nhiêu tháng?
Trong trường hợp hủy thầu thì các hồ sơ liên quan phải được lưu trữ trong thời gian bao nhiêu tháng? Công ty chúng tôi có mở một gói thầu cung cấp vật liệu xây dựng, tuy nhiên do nhiều lý do nên chúng tôi đã hủy thầu. Vậy tôi muốn hỏi thời gian lưu trữ hồ sơ liên quan tới đấu thầu trong thời gian bao nhiêu lâu? Trường hợp không lưu trữ hồ sơ trên thì bị phạt bao nhiêu?
<subquestion>Trong trường hợp hủy thầu thì các hồ sơ liên quan phải được lưu trữ trong thời gian bao nhiêu lâu?</subquestion>
Căn cứ vào Điều 14 Nghị định 35/2021/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hồ sơ trong đấu thầu như sau:
- Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà đầu tư được lưu trữ tối thiểu 03 năm sau khi kết thúc hợp đồng dự án, trừ hồ sơ quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều này.
- Hồ sơ đề xuất về tài chính - thương mại của các nhà đầu tư không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật được trả lại nguyên trạng cho nhà đầu tư cùng thời gian với việc hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà đầu tư không được lựa chọn. Trường hợp nhà đầu tư không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính - thương mại của mình thì bên mời thầu xem xét, quyết định việc hủy hồ sơ đề xuất về tài chính - thương mại nhưng phải bảo đảm thông tin trong hồ sơ đề xuất về tài chính - thương mại của nhà đầu tư không bị tiết lộ.
- Trường hợp hủy thầu, hồ sơ liên quan được lưu trữ trong khoảng thời gian 12 tháng, kể từ khi ban hành quyết định hủy thầu.
- Hồ sơ quyết toán hợp đồng dự án và các tài liệu liên quan đến nhà đầu tư trúng thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Như vậy, theo quy định trên trong trường hợp hủy thầu thì các loại hồ sơ liên quan sẽ phải được lưu trữ trong 12 tháng, kể từ khi ban hành quyết định hủy thầu.
<subquestion>Trường hợp không lưu trữ hồ sơ đấu thầu thì bị phạt bao nhiêu?</subquestion>
Tại Khoản 1 Điều 38 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về mức phạt đối với hành vi vi phạm trong đấu thàu như sau:
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ, tài liệu trong quá trình lựa chọn nhà thầu không đúng quy định pháp luật về đấu thầu;
- Không tuân thủ quy định về thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu theo quy định pháp luật về đấu thầu;
- Không báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu định kỳ theo quy định pháp luật về đấu thầu;
- Không cung cấp, cung cấp không đầy đủ hoặc cung cấp không đúng thời hạn thông tin, hồ sơ, tài liệu về công tác đấu thầu để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, theo dõi, giám sát hoạt động đấu thầu.
Theo quy định trên, thì trong trường hợp không thực hiện việc lưu trữ hồ sơ đấu thầu thì có thể bị xử phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.

Điều 38 Nghị định 122/2021/NĐ-CP