Công an cấp xã có thẩm quyền sao văn bản do cơ quan khác gửi đến không?
Cho tôi hỏi: Công an cấp xã có được sao văn bản của các cơ quan khác gửi đến không vậy?
Mong được giải đáp.
Câu hỏi của anh Lộc đến từ Đồng Nai.
<subquestion>Công an cấp xã có thẩm quyền sao văn bản do cơ quan khác gửi đến không?</subquestion>
Căn cứ theo khoản 1 Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:
<ref>Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
</ref>
Theo đó, công an cấp xã có thẩm quyền thực hiện việc sao văn bản do cơ quan khác gửi đến. Ngoài ra, thẩm quyền ký bản sao văn bản sẽ do Trưởng Công an cấp xã quy định.

Công an cấp xã có thẩm quyền sao văn bản do cơ quan khác gửi đến không? (Hình từ Internet)
<subquestion>Hiện nay có các hình thức sao văn bản nào?</subquestion>
Căn cứ theo Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:
<ref>Điều 25. Các hình thức bản sao
1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
2. Sao lục
a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
3. Trích sao
a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.
</ref>
Như vậy, hiện nay có 03 hình thức sao văn bản cụ thể là:
- Sao y gồm:
+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy.
+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
- Sao lục gồm:
+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy.
+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
+ Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
- Trích sao gồm:
+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy.
+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử.
+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
<subquestion>Bản sao y có giá trị sử dụng trong thời hạn bao lâu?</subquestion>
Bản sao y hay còn gọi là bản sao được chứng thực từ bản chính.
Căn cứ theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:
<ref>Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
...
</ref>
Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:
<ref>Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
</ref>
Hiện nay pháp luật không có quy định cụ thể về thời hạn có giá trị sử dụng của bản sao y. Tuy nhiên, theo quy định trên thì bản sao y có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, ngoại trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Vậy nên, giá trị sử dụng của bản sao y sẽ căn cứ vào giá trị sử dụng của bản chính và chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản chính còn hiệu lực.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP Nghị định 30/2020/NĐ-CP Nghị định 23/2015/NĐ-CP Nghị định 23/2015/NĐ-CP