Khi tiêu hủy tài liệu kế toán có cần phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán không?
Chào Ban biên tập, tôi có vấn đề cần giải đáp. Tôi là kế toán trưởng của Công ty dịch vụ kế toán E, hiện tại bên công ty tôi có một vài tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ. Cho tôi hỏi là có cần phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ khi tiêu hủy những tài liệu kế toán đấy không? Nếu không thành lập Hội đồng tiêu hủy thì công ty bị phạt bao nhiêu tiền?
Rất mong được Ban biên tập giải đáp, tôi cảm ơn
<subquestion>Có cần phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán khi tiêu hủy tài liệu kế toán không?</subquestion>
Tại Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:
<ref>1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.
2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".
3. "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
</ref>
Như vậy, theo quy định trên khi tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ thì phải thành lập Hội đồng tiêu hủy. Công ty bạn cần tiêu hủy vài tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ thì người đại diện theo pháp luật của công ty bạn ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy những tài liệu kế toán đấy.
Việc thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ khi tiêu hủy tài liệu kế toán là bắt buộc, công ty bạn không tuân thủ theo sẽ bị xử phạt.

Khi tiêu hủy tài liệu kế toán có cần phải thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán không? (Hình từ Internet)
<subquestion>Không thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán khi tiêu hủy tài liệu kế toán bị phạt bao nhiêu tiền?</subquestion>
Theo Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
<ref>1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:
a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;
b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
</ref>
Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định mức phạt tiền:
<ref>2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
</ref>
Do đó, công ty bạn không thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ khi tiêu hủy tài liệu kế toán thì bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.

Nghị định 174/2016/NĐ-CP Nghị định 41/2018/NĐ-CP Nghị định 41/2018/NĐ-CP Nghị định 102/2021/NĐ-CP