Hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế không?
Cho tôi hỏi Hóa đơn thay thế có cần lập mẫu 04 cho cơ quan thuế không? (Câu hỏi của chị Thu - Cần Thơ)
<subquestion>Hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế không?</subquestion>
Căn cứ theo hướng dẫn Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 về hóa đơn điện tử như sau:
<ref>Về xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Căn cứ quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, điểm c, e khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính;
Căn cứ các quy định trên, tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 và Quyết định số 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022 của Tổng cục Thuế đã quy định các thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử đáp ứng, theo đó:
...
- Về việc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT:
Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 156 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
</ref>
Thông qua hướng dẫn Công văn trên, đối với hóa đơn thay thế được lập trong trường hợp sau đây thì doanh nghiệp không phải gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót như mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Trong trường hợp này người bán lựa chọn lập hóa đơn thay thế mới. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
*Nếu có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận về sai sót hóa đơn trước thì việc lập hóa đơn thay thế mới được thực hiện sau khi người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Mặt khác, đối với các trường hợp lập hóa đơn thay thế dưới đây sẽ phải gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế bao gồm:
- Hóa đơn điện tử thay thế được lập khi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
- Hóa đơn điện tử thay thế được lập khi hóa đơn đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP; Nghị định 04/2014/NĐ-CP; và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót.
*Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
Tải mẫu 04/SS-HĐĐT tại đây. Tải về.

Hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 cho cơ quan thuế không? (Hình từ Internet)
<subquestion>Hóa đơn bán hàng được sử dụng cho các đối tượng nào?</subquestion>
Theo quy định khoản 2 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng được sử dụng cho các đối tượng như sau:
[1] Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa.
- Hoạt động vận tải quốc tế.
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
[2] Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi thực hiện các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa.
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau.
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài,
*Hóa đơn trong trường hợp này sẽ ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
<subquestion>Người bán có cần phải lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng để tặng cho hay không?</subquestion>
Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
<ref>Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
.....
</ref>
Theo đó, về nguyên tắc khi bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ người bán phải có trách nhiệm lập hóa đơn để giao cho người mua. Trường hợp hàng hóa dùng để tặng cho, người bán cũng phải lập hóa đơn nếu như tặng cho người lao động hoặc tiêu dùng nội bộ, trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
Như vậy, người bán phải lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng để tặng cho người lao động và tiêu dùng nội bộ.

Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 hóa đơn điện tử hóa đơn thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP Nghị định 04/2014/NĐ-CP Tải về. Nghị định 123/2020/NĐ-CP Nghị định 123/2020/NĐ-CP