Điều lệ công ty có bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính không?
Chào Ban biên tập, tôi có vấn đề cần được giải đáp. Tôi và bạn tôi mới thành lập Công ty TNHH V thì tôi có thắc mắc là điều lệ công ty có bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính không hay là có thể lưu giữ tại môt nơi khác? Và nếu như không lưu giữ cẩn thận để điều lệ công ty thất lạc thì có bị xử phạt không?
Rất mong được Ban biên tập giải đáp, tôi cảm ơn.
<subquestion>Điều lệ công ty không lưu giữ tại trụ sở chính có được không?</subquestion>
Tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau:
<ref>1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.
</ref>
Như vậy, theo quy định trên Điều lệ công ty không bắt buộc phải được lưu giữ tại trụ sở chính, Điều lệ công ty có thể được lưu giữ một nơi khác được quy định trong Điều lệ.
Bạn và bạn của bạn có thể chọn lưu giữ Điều lệ công ty tại trụ sở chính của công ty hoặc là lưu giữ ở một nơi khác nếu như có quy định trong Điều lệ.

Điều lệ công ty có bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính không? (Hình từ Internet)
<subquestion>Công ty không lưu giữ để Điều lệ công ty bị thất lạc bị phạt bao nhiêu tiền?</subquestion>
Theo Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp như sau:
<ref>1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Bổ nhiệm người không được quyền quản lý doanh nghiệp giữ các chức danh quản lý doanh nghiệp;
b) Bổ nhiệm người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm Giám đốc (Tổng Giám đốc).
2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;
b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;
c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
3. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc miễn nhiệm chức danh quản lý của người không được quyền quản lý doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;
b) Buộc miễn nhiệm chức danh Giám đốc (Tổng Giám đốc) đối với người không đủ tiêu chuẩn và điều kiện đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 1 Điều này;
c) Buộc cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;
d) Buộc lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 2 Điều này;
đ) Buộc gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm c khoản 2 Điều này.
</ref>
Căn cứ Khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định mức phạt tiền:
<ref>2. Mức phạt tiền quy định tại Nghị định này là mức phạt áp dụng đối với tổ chức (trừ mức phạt quy định tại điểm c khoản 2 Điều 28; điểm a và điểm b khoản 2 Điều 38; Điều 62 và Điều 63 Nghị định này là mức phạt áp dụng đối với cá nhân). Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính thì mức phạt tiền đối với cá nhân bằng 1/2 (một phần hai) mức phạt tiền đối với tổ chức.
</ref>
Do đó, nếu như Điều lệ công ty của bạn không được lưu giữ cẩn thận mà để thất lạc thì công ty của bạn bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Còn nếu bị phạt ở tư cách cá nhân thì bạn sẽ bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.

Luật Doanh nghiệp 2020 Nghị định 122/2021/NĐ-CP Nghị định 122/2021/NĐ-CP