Quy trình văn bản đến đơn vị trong phần mềm quản lý hồ sơ của Kiểm toán nhà nước
Tôi đang tìm hiểu về quy định quản lý sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ của Kiểm toán nhà nước. Cho tôi hỏi theo quy định hiện nay thì quy trình văn bản đến đơn vị trong phần mềm quản lý hồ sơ của Kiểm toán nhà nước được quy định như thế nào? Xin giải giúp tôi.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Quyết định 1522/QĐ-KTNN năm 2017 thì quy trình văn bản đến đơn vị trong phần mềm quản lý hồ sơ của Kiểm toán nhà nước như sau:
a) Sơ đồ quy trình
b) Mô tả quy trình
Bước 1. Văn bản đến đơn vị, qua văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản, vào sổ và nhập vào Phần mềm, bao gồm: nhập thuộc tính, quét văn bản vào Phần mềm (đối với văn bản giấy).
Bước 2. Văn thư đơn vị trình văn bản xin ý kiến lãnh đạo đơn vị (hoặc người được ủy quyền) (luồng 1). Đối với những văn bản đã được lãnh đạo đơn vị ủy quyền xử lý cho phòng/ban, văn thư đơn vị có thể chuyển thẳng văn bản cho lãnh đạo phòng thực hiện (luồng 1a).
Bước 3. Lãnh đạo đơn vị cho ý kiến xử lý văn bản trên Phần mềm, sau đó chuyển văn thư phát hành văn bản (đường trả luồng 1) đến phòng/ban thực hiện qua lãnh đạo phòng (luồng 1a) hoặc lãnh đạo đơn vị cũng có thể trực tiếp chuyển và chỉ đạo cấp dưới thực hiện (luồng 2).
Bước 4. Trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị, văn thư đơn vị chuyển văn bản đến các lãnh đạo đơn vị (đối với trường hợp Thủ trưởng đơn vị chỉ đạo, cho ý kiến xử lý), lãnh đạo phòng để thực hiện (luồng 1a).
Bước 5. Đối với lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo phòng sau khi nhận văn bản có thể giao xử lý xuống cho cấp dưới trực tiếp quản lý để tổ chức thực hiện (luồng 3).
Lưu ý:
- Đối với các ban, tổ chức, đoàn thể chỉ quản lý đầu mối nhận văn bản là người đứng đầu ban, tổ chức, đoàn thể.
- Các lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo phòng, văn thư đơn vị, các chuyên viên khi nhận được văn bản, nếu đã xử lý xong, ấn nút “Kết thúc ” trong Phần mềm để kết thúc quy trình xử lý.Trên đây là quy định về quy trình văn bản đến đơn vị trong phần mềm quản lý hồ sơ của Kiểm toán nhà nước.
