Trường hợp nào chứng từ BHXH điện tử đã hết thời hạn lưu trữ nhưng vẫn phải lưu trữ?
Tôi có thắc mắc trường hợp nào chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đã hết thời hạn lưu trữ nhưng vẫn phải lưu trữ? (Câu hỏi của chị Thanh - Cần Thơ)
<subquestion>Thời gian nộp chứng từ BHXH điện tử là khi nào?</subquestion>
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 166/2016/NĐ-CP về thời gian nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử cụ thể như sau:
<ref>Thời gian nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện các giao dịch điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.
2. Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổ chức I-VAN gửi thông báo xác nhận đã nhận được chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến địa chỉ thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân chậm nhất 15 phút sau khi nhận được chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp gửi đến.
</ref>
Như vậy, thời gian nộp chứng từ BHXH điện tử là 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần. Việc nộp chứng từ BHXH điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN.
Chậm nhất 15 phút sau khi nhận được chứng từ BHXH điện tử, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổ chức I-VAN sẽ gửi thông báo xác nhận đến địa chỉ thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Trường hợp nào chứng từ BHXH điện tử đã hết thời hạn lưu trữ nhưng vẫn phải lưu trữ? (Hình từ Internet)
<subquestion>Có các loại chứng từ BHXH điện tử nào? Yêu cầu đối với chứng từ BHXH điện tử như thế nào?</subquestion>
Căn cứ quy định Điều 8 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, hiện nay chứng từ BHXH điện tử bao gồm các loại như sau:
- Hồ sơ BHXH điện tử.
- Chứng từ kế toán theo quy định về chế độ kế toán của Bảo hiểm xã hội Việt Nam bằng phương tiện điện tử.
- Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch BHXH bằng phương tiện điện tử.
Yêu cầu đối với chứng từ BHXH điện tử gồm có các nội dung dưới đây:
[1] Phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký chứng từ BHXH điện tử theo quy định của pháp luật.
Nếu chứng từ BHXH điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển chứng từ BHXH điện tử đến người ký cuối cùng.
[2] Trường hợp chứng từ BHXH điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy.
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.
[3] Trong trường hợp cần thiết, chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy, nhưng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử.
- Người thực hiện chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ giấy; phải đóng thêm dấu đối với những loại chứng từ có quy định phải đóng dấu.
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.
<subquestion>Trường hợp nào chứng từ BHXH điện tử đã hết thời hạn lưu trữ nhưng vẫn phải lưu trữ?</subquestion>
Theo Điều 11 Nghị định 166/2016/NĐ-CP quy định về lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử cụ thể như:
<ref>Lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử
Thời hạn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.
</ref>
Như vậy, chứng từ BHXH điện tử đã hết thời hạn lưu trữ nhưng vẫn phải lưu trữ theo quy định trong trường hợp chứng từ có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ BHXH điện tử đang lưu hành.
Việc lưu trữ được thực hiện cho đến khi việc hủy chứng từ BHXH điện tử không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.

Nghị định 166/2016/NĐ-CP bảo hiểm xã hội chứng từ BHXH điện tử Nghị định 166/2016/NĐ-CP chứng từ BHXH Nghị định 166/2016/NĐ-CP bảo hiểm xã hội