Hồ sơ phương tiện kiểm định được lưu trữ gồm những giấy tờ gì?
Hồ sơ phương tiện kiểm định được lưu trữ gồm những giấy tờ gì? Hồ sơ kiểm định của mỗi xe cơ giới được lưu trữ gồm giấy tờ gì? Thời hạn lưu trữ hồ sơ dữ liệu kiểm định xe cơ giới?
<subquestion>Hồ sơ phương tiện kiểm định được lưu trữ gồm những giấy tờ gì?</subquestion>
Căn cứ khoản 1 Điều 12 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT quy định về hồ sơ phương tiện kiểm định như sau:
<ref>Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu kiểm định
Đơn vị đăng kiểm phải quản lý, lưu trữ hồ sơ phương tiện, hồ sơ kiểm định và dữ liệu kiểm định. Hồ sơ lưu trữ yêu cầu phải đầy đủ, được bảo quản tốt, dễ theo dõi, dễ kiểm tra.
1. Hồ sơ phương tiện được lưu và sắp xếp thành bộ riêng, theo thứ tự số quản lý Hồ sơ phương tiện. Hồ sơ phương tiện gồm:
a) Phiếu lập hồ sơ phương tiện;
b) Giấy tờ nêu tại điểm b khoản 1, Điều 6 Thông tư này;
c) Các Giấy chứng nhận chất lượng ATKT và BVMT xe cơ giới cải tạo (đối với xe cơ giới cải tạo);
d) Bản in các ảnh tổng thể xe cơ giới theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 8 của Thông tư này (kể cả khi xe cơ giới cải tạo thay đổi thông số kỹ thuật, hình dáng bố trí chung)­­­;
đ) Bản sao Giấy chứng nhận kiểm định lần đầu sau khi lập Hồ sơ phương tiện hoặc do thay đổi thông số kỹ thuật;
e) Bản sao giấy tờ về đăng ký xe khi kiểm định lần đầu sau khi lập Hồ sơ phương tiện hoặc sau khi đổi Giấy đăng ký xe;
g) Các giấy tờ liên quan đến việc bổ sung, sửa đổi thông tin hành chính, thông số kỹ thuật trong quá trình sử dụng của xe cơ giới (nếu có).
h) Các giấy tờ liên quan đến việc xác minh sự phù hợp trên cơ sở dữ liệu về đăng ký xe hoặc cơ quan đăng ký xe đối với xe cơ giới phải xác minh theo quy định.
</ref>
Tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT quy định như sau:
<ref>Giấy tờ cần thiết khi lập Hồ sơ phương tiện và kiểm định
...
b) Nộp bản sao Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng đối với xe cơ giới sản xuất, lắp ráp trong nước (trừ xe cơ giới thanh lý);
...
</ref>
Như vậy, hồ sơ phương tiện kiểm định được lưu trữ gồm:
- Phiếu lập hồ sơ phương tiện;
- Bản sao Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng đối với xe cơ giới sản xuất, lắp ráp trong nước (trừ xe cơ giới thanh lý);
- Các Giấy chứng nhận chất lượng ATKT và BVMT xe cơ giới cải tạo (đối với xe cơ giới cải tạo);
- Bản in các ảnh tổng thể xe cơ giới (kể cả khi xe cơ giới cải tạo thay đổi thông số kỹ thuật, hình dáng bố trí chung)­­­;
- Bản sao Giấy chứng nhận kiểm định lần đầu sau khi lập Hồ sơ phương tiện hoặc do thay đổi thông số kỹ thuật;
- Bản sao giấy tờ về đăng ký xe khi kiểm định lần đầu sau khi lập Hồ sơ phương tiện hoặc sau khi đổi Giấy đăng ký xe;
- Các giấy tờ liên quan đến việc bổ sung, sửa đổi thông tin hành chính, thông số kỹ thuật trong quá trình sử dụng của xe cơ giới (nếu có).
- Các giấy tờ liên quan đến việc xác minh sự phù hợp trên cơ sở dữ liệu về đăng ký xe hoặc cơ quan đăng ký xe đối với xe cơ giới phải xác minh theo quy định.

Hồ sơ phương tiện kiểm định được lưu trữ gồm những giấy tờ gì? (Hình từ Internet)
<subquestion>Hồ sơ kiểm định của mỗi xe cơ giới được lưu trữ gồm giấy tờ gì?</subquestion>
Theo khoản 2 Điều 12 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT quy định như sau:
<ref>Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu kiểm định
...
2. Hồ sơ kiểm định của mỗi xe cơ giới được xếp thành bộ riêng theo thứ tự số Phiếu theo dõi hồ sơ và lưu riêng theo từng ngày kèm theo bản sao chụp Phiếu phân công nhiệm vụ hàng ngày, bản in Báo cáo kết quả công tác kiểm định trong ngày. Hồ sơ kiểm định gồm:
a) Phiếu theo dõi hồ sơ, các phiếu kiểm định; đối với trường hợp kiểm định lại trong ngày làm việc thì các phiếu kiểm định lưu trong cùng một bộ hồ sơ kiểm định;
b) Bản sao các giấy tờ: giấy tờ về đăng ký xe, Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định cấp mới cho xe cơ giới. Đối với trường hợp không cấp Tem kiểm định thì lưu phôi Tem kiểm định;
c) Các giấy tờ liên quan đến bổ sung, sửa đổi Hồ sơ phương tiện không do đơn vị quản lý;
d) Bản in kết quả kiểm tra thiết bị giám sát hành trình, camera giám sát thông qua trang thông tin điện tử;
đ) Bản in ảnh chụp khoang hành lý (hầm hàng); ảnh chụp khoang hành khách từ đầu xe và từ cuối xe đối với ô tô chở người trên 09 chỗ kể cả người lái.
...
</ref>
Theo đó, hồ sơ kiểm định của mỗi xe cơ giới được lưu trữ gồm:
- Phiếu theo dõi hồ sơ, các phiếu kiểm định; đối với trường hợp kiểm định lại trong ngày làm việc thì các phiếu kiểm định lưu trong cùng một bộ hồ sơ kiểm định;
- Bản sao các giấy tờ: giấy tờ về đăng ký xe, Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định cấp mới cho xe cơ giới. Đối với trường hợp không cấp Tem kiểm định thì lưu phôi Tem kiểm định;
- Các giấy tờ liên quan đến bổ sung, sửa đổi Hồ sơ phương tiện không do đơn vị quản lý;
- Bản in kết quả kiểm tra thiết bị giám sát hành trình, camera giám sát thông qua trang thông tin điện tử;
- Bản in ảnh chụp khoang hành lý (hầm hàng); ảnh chụp khoang hành khách từ đầu xe và từ cuối xe đối với ô tô chở người trên 09 chỗ kể cả người lái.
<subquestion>Thời hạn lưu trữ hồ sơ dữ liệu kiểm định xe cơ giới?</subquestion>
Tại khoản 6 Điều 12 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT quy định như sau:
<ref>Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu kiểm định
...
6. Thời gian, địa điểm lưu trữ
a) Hồ sơ phương tiện và các sổ quản lý, cấp phát trong quá trình lập Hồ sơ phương tiện: lưu tại đơn vị đăng kiểm lập Hồ sơ phương tiện trong suốt quá trình sử dụng của xe cơ giới. Đối với phương tiện hết niên hạn sử dụng, hủy sau 03 năm (36 tháng) kể từ khi xe cơ giới hết niên hạn sử dụng.
b) Hồ sơ kiểm định và các sổ quản lý, cấp phát trong quá trình kiểm định; ảnh chụp khi xe cơ giới vào kiểm định: lưu tại đơn vị đăng kiểm kiểm định và hủy sau 03 năm (36 tháng) kể từ ngày kiểm định.
c) Xe cơ giới vào kiểm định phải được ghi hình quá trình kiểm tra trên dây chuyền và lưu trữ tại đơn vị đăng kiểm. Hình ảnh camera IP giám sát quá trình kiểm định trên dây chuyền phải được lưu trữ tại đơn vị đăng kiểm dưới dạng video tối thiểu 30 ngày làm việc kể từ ngày kiểm định.
d) Ảnh chụp khi xe cơ giới vào kiểm định theo quy định tại khoản 7 Điều 7 của Thông tư này phải được lưu dưới định dạng .JPEG theo ngày kiểm định trong thời gian 03 năm (36 tháng) kể từ ngày kiểm định.
...
</ref>
Theo đó, thời hạn lưu trữ hồ sơ dữ liệu kiểm định xe cơ giới:
- Hồ sơ phương tiện và các sổ quản lý, cấp phát trong quá trình lập Hồ sơ phương tiện: lưu tại đơn vị đăng kiểm lập Hồ sơ phương tiện trong suốt quá trình sử dụng của xe cơ giới. Đối với phương tiện hết niên hạn sử dụng, hủy sau 03 năm (36 tháng) kể từ khi xe cơ giới hết niên hạn sử dụng.
- Hồ sơ kiểm định và các sổ quản lý, cấp phát trong quá trình kiểm định; ảnh chụp khi xe cơ giới vào kiểm định: lưu tại đơn vị đăng kiểm kiểm định và hủy sau 03 năm (36 tháng) kể từ ngày kiểm định.
- Xe cơ giới vào kiểm định phải được ghi hình quá trình kiểm tra trên dây chuyền và lưu trữ tại đơn vị đăng kiểm. Hình ảnh camera IP giám sát quá trình kiểm định trên dây chuyền phải được lưu trữ tại đơn vị đăng kiểm dưới dạng video tối thiểu 30 ngày làm việc kể từ ngày kiểm định.
- Ảnh chụp khi xe cơ giới vào kiểm định phải được lưu dưới định dạng .JPEG theo ngày kiểm định trong thời gian 03 năm (36 tháng) kể từ ngày kiểm định.

Thông tư 16/2021/TT-BGTVT Thông tư 16/2021/TT-BGTVT Thông tư 16/2021/TT-BGTVT Thông tư 16/2021/TT-BGTVT