Hàng hóa trả lại có cần xuất hóa đơn hay không? Hóa đơn trả lại hàng phải được lưu trữ như thế nào?
Cho tôi hỏi: Hàng hóa trả lại có cần xuất hóa đơn hay không? Hóa đơn trả lại hàng phải được lưu trữ như thế nào?
Câu hỏi từ anh Định - Phú Yên
<subquestion>Hàng hóa trả lại có cần xuất hóa đơn hay không?</subquestion>
Tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
<ref>Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
...
</ref>
Đối chiếu quy định nêu trên, có thể thấy, khi bên mua hoàn trả hàng hóa cho bên bán thì phải xuất hóa đơn hàng bán trả lại.

Hàng hóa trả lại có cần xuất hóa đơn hay không? Hóa đơn trả lại hàng phải được lưu trữ như thế nào? (Hình từ Internet)
<subquestion>Hóa đơn trả lại hàng phải được lưu trữ như thế nào?</subquestion>
Căn cứ Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định chung về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Theo đó, đối với hóa đơn trả lại hàng, việc lưu trữ được thực hiện như sau:
- Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
+ Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
+ Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
+ Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
+ Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
+ Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
<subquestion>Trên hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ bắt buộc phải có tên và mã số thuế của bên mua, bên bán?</subquestion>
Căn cứ vào khoản 4, khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
<ref>Nội dung của hóa đơn
…
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
</ref>
Theo đó, những thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua là những thông tin bắt buộc phải có trong nội dung của hóa đơn khi lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP lập hóa đơn xuất hóa đơn Nghị định 123/2020/NĐ-CP Nghị định 123/2020/NĐ-C