Hướng dẫn in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ đơn giản nhất?
Tôi có một câu hỏi: Hóa đơn điện tử có được in ra giấy không, hóa đơn sau khi in ra được sử dụng như thế nào và cách in hóa đơn điện tử ra giấy?
Câu hỏi của chị Quỳnh - Đồng Nai
<subquestion>Hóa đơn điện tử có được in ra giấy không? Giá trị sử dụng như thế nào?</subquestion>
Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:
<ref>Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
</ref>
Theo đó, việc in hóa đơn điện tử ra giấy sẽ được thực hiện khi thuộc một trong các trường hợp sau:
- Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra
- Theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử phải luôn đảm bảo sẵn sàng được in ra giấy
Hóa đơn điện tử sau khi được in ra giấy sẽ chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ chứ không có giá trị thanh toán hay giao dịch, trừ hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Hướng dẫn in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ đơn giản nhất? (hình từ Internet)
<subquestion>Hướng dẫn in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ đơn giản nhất?</subquestion>
Trên thực tế thì việc in hóa đơn ra giấy sẽ tùy thuộc vào từng phần mềm kế toán của doanh nghiệp đó thiết kế như thế nào nhưng đa số các bước cơ bản để in hóa đơn sẽ gồm có:
Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Bước 2: Tra cứu hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
Hoặc tải về để in
Bước 4: Phần mềm sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Nội dung hướng dẫn trên chỉ mang tính chất tham khảo
<subquestion>In hóa đơn điện tử ra giấy có cần đóng dấu không?</subquestion>
Theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:
<ref>Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
...
2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
...
</ref>
Đồng thời tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:
<ref>Nội dung của hóa đơn
1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể như sau:
...
2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3. Số hóa đơn
...
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
...
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
...
6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
...
7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
...
8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
...
14. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung
...
15. Nội dung khác trên hóa đơn
...
16. Nội dung hóa đơn bán tài sản công thực hiện theo hướng dẫn lập hóa đơn bán tài sản công theo Mẫu số 08/TSC-HĐ ban hành kèm theo Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công.
</ref>
Như vậy, khi in hóa đơn điện tử ra giấy cần phải đảm bảo sau khi in ra khớp đúng với nội dung của hóa đơn điện tử.
Do đó, nếu trên hóa đơn điện tử có đóng dấu thì trên hóa đơn sau khi in ra giấy cũng cần có hóa đơn
Ngược lại, trên hóa đơn điện tử không có đóng dấu thì hóa đơn giấy sau khi in ra cũng không bắt buộc phải có con dấu.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn điện tử hóa đơn điện tử hóa đơn điện tử Nghị định 123/2020/NĐ-CP Nghị định 123/2020/NĐ-CP