Doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn được trừ vào chi phí hợp lý khi nào?
Cho tôi hỏi: Doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn được trừ vào chi phí hợp lý khi nào? Hàng hóa trả lại có cần xuất hóa đơn hay không? Câu hỏi từ chị Trà - Đà Nẵng
<subquestion>Doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn được trừ vào chi phí hợp lý khi nào?</subquestion>
Căn cứ tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
<ref>Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
...
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
...
2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
...
</ref>
Như vậy, doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn nhưng vẫn được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:
Thứ nhất, mua hàng hóa dịch vụ trong các trường hợp:
- Mua hàng hóa của người dân khai thác, sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Thứ hai, lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Tại đây
Thứ ba, có đầy đủ các chứng từ sau:
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc giấy báo nợ (nếu thanh toán qua ngân hàng).
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
Lưu ý:
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.
- Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn được trừ vào chi phí hợp lý khi nào? (Hình từ Internet)
<subquestion>Hàng hóa trả lại có cần xuất hóa đơn hay không?</subquestion>
Tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
<ref>Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
...
</ref>
Đối chiếu quy định nêu trên, có thể thấy, khi bên mua hoàn trả hàng hóa cho bên bán thì phải xuất hóa đơn hàng bán trả lại.
<subquestion>Trên hóa đơn bán hàn có bắt buộc phải có tên và mã số thuế của bên mua, bên bán không?</subquestion>
Căn cứ vào khoản 4, khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
<ref>Điều 10. Nội dung của hóa đơn
…
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
...
</ref>
Theo đó, những thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua là những thông tin bắt buộc phải có trong nội dung của hóa đơn khi lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Thông tư 78/2014/TT-BTC Thông tư 96/2015/TT-BTC Thông tư 78/2014/TT-BTC. Tại đây Nghị định 123/2020/NĐ-CP Nghị định 123/2020/NĐ-CP