Pháp luật công nhận những phương thức chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử nào?
Có những phương thức chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử nào được pháp luật công nhận? Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử phải đáp ứng những điều kiện nào?
Xin chào ban biên tập, hiện nay công ty tôi đang áp dụng công nghệ số vào quá trình hoạt động của công ty, chúng tôi có một số chứng từ giấy muốn chuyển qua chứng từ điện tử thì chúng tôi có thể thực hiện qua những phương thức nào? Xin được giải đáp.
<subquestion>1. Có những phương thức chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử nào được pháp luật công nhận?</subquestion>
Căn cứ Điều 6 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử như sau:
<ref>1. Phương thức chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử:
a) Chứng từ giấy được chuyển thành điện tử bằng hình thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, hoặc
b) Nội dung của chứng từ giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin.
2. Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy phải đáp ứng các điều kiện sau:
a) Phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ giấy;
b) Cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức thực hiện (hoặc chịu trách nhiệm về) việc chuyển đổi chứng từ giấy thành chứng từ điện tử ký số trên chứng từ điện tử sau khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy hoặc được xác thực bằng một trong các biện pháp xác thực quy định tại điểm b khoản 2 Điều 5 của Nghị định này.
3. Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị như chứng từ giấy trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
</ref>
1. Phương thức chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử:
a) Chứng từ giấy được chuyển thành điện tử bằng hình thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, hoặc
b) Nội dung của chứng từ giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin.
2. Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy phải đáp ứng các điều kiện sau:
a) Phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ giấy;
b) Cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức thực hiện (hoặc chịu trách nhiệm về) việc chuyển đổi chứng từ giấy thành chứng từ điện tử ký số trên chứng từ điện tử sau khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy hoặc được xác thực bằng một trong các biện pháp xác thực quy định tại điểm b khoản 2 Điều 5 của Nghị định này.
3. Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị như chứng từ giấy trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Như vậy, pháp luật quy định phương thức chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử trên. Công ty anh/chị có thể lựa chọn 1 trong 2 hoặc áp dụng cả hai phương thức chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử và phải đáp ứng các điều kiện được quy định ở trên để được công nhận.
<subquestion>2. Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử phải đáp ứng những điều kiện nào?</subquestion>
Theo Điều 7 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy như sau:
<ref>1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể in chứng từ điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân đó khởi tạo và chủ quản hệ thống thông tin có thể in chứng từ điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân do mình quản lý từ hệ thống thông tin để lưu trữ, đối chiếu thông tin hoặc xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể yêu cầu chủ quản hệ thống thông tin xác nhận việc thực hiện giao dịch điện tử dưới dạng giấy để xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật. Việc yêu cầu và xác nhận này khi được thực hiện tại cơ quan nhà nước phải tuân thủ quy định, trình tự, thủ tục về cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.
3. Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
a) Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử;
b) Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;
c) Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;
d) Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch.
đ) Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.
4. Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử có giá trị như chứng từ điện tử trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
</ref>
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể in chứng từ điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân đó khởi tạo và chủ quản hệ thống thông tin có thể in chứng từ điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân do mình quản lý từ hệ thống thông tin để lưu trữ, đối chiếu thông tin hoặc xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể yêu cầu chủ quản hệ thống thông tin xác nhận việc thực hiện giao dịch điện tử dưới dạng giấy để xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật. Việc yêu cầu và xác nhận này khi được thực hiện tại cơ quan nhà nước phải tuân thủ quy định, trình tự, thủ tục về cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.
3. Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
a) Phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của chứng từ điện tử;
b) Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ thống thông tin;
c) Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu, xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi;
d) Có con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch.
đ) Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động bình thường.
4. Chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử có giá trị như chứng từ điện tử trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Theo đó, chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử phải đáp ứng các điều kiện được quy định ở trên.
