Sổ quản lý lao động phải được lập khi nào? Có bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động hay không?
Cho tôi hỏi: Sổ quản lý lao động phải được lập khi nào? Có bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động hay không? Lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử được không?
Câu hỏi từ anh Hậu - Phú Yên
<subquestion>Sổ quản lý lao động phải được lập khi nào? Có bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động hay không?</subquestion>
Căn cứ khoản 1 Điều 12 Bộ Luật lao động 2019 quy định trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động như sau:
<ref>Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động
1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
</ref>
Theo đó, tại Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định sổ quản lý lao động như sau:
<ref>Sổ quản lý lao động
Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.
</ref>
Theo đó, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.
Như vậy, bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Sổ quản lý lao động phải được lập khi nào? Có bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động hay không? (Hình từ Internet)
<subquestion>Lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử được không?</subquestion>
Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về sổ quản lý lao động như sau:
<ref>Sổ quản lý lao động
...
2.Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
</ref>
Như vậy, doanh nghiệp được lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử và phải đảm bảo các thông tin cơ bản về người lao động đã nêu trên.
<subquestion>Người sử dụng lao động có bị xử phạt khi không lập sổ quản lý lao động không?</subquestion>
Tại điểm d khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:
<ref>Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động
...
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Phân biệt đối xử trong lao động trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;
b) Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;
c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;
d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.
...
</ref>
Theo đó, người sử dụng lao động không lập sổ quản lý lao động sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng.
Lưu ý: Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Bộ Luật lao động 2019 sổ quản lý lao động Nghị định 145/2020/NĐ-CP Sổ quản lý lao động Nghị định 145/2020/NĐ-CP Nghị định 145/2020/NĐ-CP Nghị định 12/2022/NĐ-CP Nghị định 12/2022/NĐ-CP