Khi tiếp nhận hồ sơ công chức luân chuyển phải đảm bảo những yêu cầu gì?
Cho hỏi: Khi tiếp nhận hồ sơ công chức luân chuyển phải đảm bảo những yêu cầu gì? Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức phải đảm bảo các yêu cầu nào? Câu hỏi của chị An (Huế)
<subquestion>Khi tiếp nhận hồ sơ công chức luân chuyển phải đảm bảo những yêu cầu gì?</subquestion>
Căn cứ theo khoản 2 Điều 12 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức cụ thể như sau:
<ref>Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức
1. Cách thức tiếp nhận hồ sơ công chức
Công chức được điều động, luân chuyển, chuyển ngạch và cán bộ, công chức cấp xã được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên thì cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức khi tiếp nhận công chức phải yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của công chức đó.
2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày công chức có quyết định chuyển ngạch, điều động, luân chuyển, biệt phái hoặc cán bộ, công chức cấp xã được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên.
Hồ sơ khi tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 7 và Khoản 8 Điều 1 Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;
b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;
c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 2 Điều 1 Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV;
d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận;
đ) Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý công chức thực hiện.
...
</ref>
Theo đó, khi tiếp nhận hồ sơ công chức luân chuyển phải đảm bảo những yêu cầu sau đây:
- Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu, cụ thể:
+ Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức: gồm 1 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu 02b-BNV/2007.
Tải mẫu 02b-BNV/2007: Tại đây
+ Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức: gồm 1 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (201 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu 03b-BNV/2007.
Tải về mẫu 03b-BNV/2007L: Tại đây
- Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;
- Vào sổ giao, nhận hồ sơ;
- Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận;
- Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý công chức thực hiện.
Lưu ý: Công chức được luân chuyển được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên thì cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức khi tiếp nhận công chức phải yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của công chức đó.

Khi tiếp nhận hồ sơ công chức luân chuyển phải đảm bảo những yêu cầu gì? (Hình từ Internet)
<subquestion>Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức luân chuyển là ai?</subquestion>
Theo Điều 13 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức luân chuyển, bao gồm:
- Cơ quan quản lý công chức, cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý hồ sơ công chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức để phục vụ yêu cầu công tác;
- Trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức, công chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân.
<subquestion>Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức luân chuyển phải đảm bảo các yêu cầu nào?</subquestion>
Căn cứ theo khoản 2 Điều 14 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức luân chuyển phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
- Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ;
- Tài liệu trong mỗi hồ sơ công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;
- Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);
- Việc lưu trữ hồ sơ công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp (scan) và lưu dưới dạng tập tin trên máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, đảm bảo an toàn và chính xác.

Thông tư 11/2012/TT-BNV Tại đây Tại đây công chức Thông tư 11/2012/TT-BNV Thông tư 11/2012/TT-BNV công chức