Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần được thực hiện như thế nào năm 2024?
Cho mình hỏi về thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần được thực hiện như thế nào năm 2024? Thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam có được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam không?
Mong được giải đáp.
<subquestion>Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần được thực hiện như thế nào năm 2024?</subquestion>
Căn cứ theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần
Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần ký, theo mẫu tại Phụ lục 2-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính.
Bước 3: Sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của Phòng Đăng ký Kinh doanh (nếu có).
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo bằng văn bản về những nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người nộp hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì Phòng Đăng ký kinh doanh phải gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối cấp cho công ty.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty cổ phần được thực hiện như thế nào năm 2024? (Hình từ Internet)
<subquestion>Thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam có được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam không?</subquestion>
Căn cứ theo Điều 16 Luật Thương mại 2005 quy định về thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam như sau:
<ref>Thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam
1. Thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận.
2. Thương nhân nước ngoài được đặt Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam; thành lập tại Việt Nam doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo các hình thức do pháp luật Việt Nam quy định.
3. Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam.
4. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thương nhân nước ngoài thành lập tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên thì được coi là thương nhân Việt Nam.
</ref>
Theo đó, thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam được phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Đồng thời, thương nhân nước ngoài có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam.
<subquestion>Văn phòng đại diện hoạt động không đúng địa chỉ ghi trong giấy phép có thể bị phạt bao nhiêu tiền?</subquestion>
Căn cứ theo điểm a khoản 2 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP quy định về hành vi vi phạm về thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là văn phòng đại diện) như sau:
<ref>Hành vi vi phạm về thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là văn phòng đại diện)
...
2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
a) Không có địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện hoặc cho thuê lại trụ sở văn phòng đại diện hoặc hoạt động không đúng địa chỉ ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
b) Không thực hiện báo cáo định kỳ hoặc báo cáo không trung thực về hoạt động của văn phòng đại diện với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đã cấp giấy phép theo quy định;
c) Không thực hiện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định;
d) Không làm thủ tục điều chỉnh hoặc cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong các trường hợp pháp luật quy định;
đ) Viết thêm, tẩy xóa, sửa chữa làm thay đổi nội dung ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện được cấp.
</ref>
Bên cạnh đó, theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 118/2021/NĐ-CP quy định như sau:
<ref>Đối tượng bị xử phạt vi phạm hành chính
...
4. Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh vi phạm hành chính trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền của pháp nhân, tổ chức hoặc theo sự chỉ đạo, điều hành, phân công, chấp thuận của pháp nhân, tổ chức, thì đối tượng bị xử phạt vi phạm hành chính là pháp nhân, tổ chức đó và bị xử phạt vi phạm hành chính theo mức phạt áp dụng đối với tổ chức về những hoạt động do chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của pháp nhân, tổ chức đó thực hiện.
Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của pháp nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính không thuộc phạm vi hoặc thời hạn được pháp nhân, tổ chức ủy quyền hoặc không theo sự chỉ đạo, điều hành, phân công, chấp thuận của pháp nhân, tổ chức, thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải chịu trách nhiệm và bị xử phạt vi phạm hành chính theo mức phạt áp dụng đối với tổ chức về những hoạt động do chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thực hiện.
</ref>
Như vậy, văn phòng đại diện có hành vi thực hiện hoạt động không đúng địa chỉ ghi trong giấy phép bị xử phạt hành chính theo mức phạt áp dụng đối với tổ chức.
Theo đó, trong trường hợp này, văn phòng đại diện sẽ chịu mức phạt gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân cho cùng một hành vi vi phạm, theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 4 Nghị định 98/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm b Khoản 1 Điều 3 Nghị định 17/2022/NĐ-CP.
Do đó, văn phòng đại diện có hành vi vi phạm sẽ chịu mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.

Luật Doanh nghiệp 2020 Nghị định 01/2021/NĐ-CP Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT Luật Thương mại 2005 Nghị định 98/2020/NĐ-CP Nghị định 118/2021/NĐ-CP Nghị định 98/2020/NĐ-CP Nghị định 17/2022/NĐ-CP