Hướng dẫn sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN?
Cho tôi hỏi: Công ty sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN thì cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như thế nào? - Câu hỏi của chị Huyền (Tp.HCM).
<subquestion>Hướng dẫn sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN?</subquestion>
Tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
<ref>Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
...
2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
</ref>
Tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định về khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế như sau:
<ref>Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế
…
2. Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:
b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
…
b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
…
</ref>
Tại Công văn 388/CTHN-TTHT năm 2023 có hướng dẫn về chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:
<ref>Trường hợp Công ty sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ thì:
- Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP .
Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
- Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định đơn vị phải đăng ký sử dụng và nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tới cơ quan thuế.
Nội dung và định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo quy định tại Điều 32, Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính Phủ.
</ref>
Như vậy, công ty sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN thì cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
- Khi khấu trừ thuế TNCN công ty phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.
Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế ghi đầy đủ các nội dung sau:
+ Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
+ Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
+ Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
+ Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Lưu ý: Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì công ty trả thu nhập được lựa chọn 01 trong 02 cách sau:
(1) Cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế
(2) Cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Trường hợp ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, công ty chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN? (Hình từ Internet)
<subquestion>Loại thu nhập nào phải khấu trừ thuế TNCN?</subquestion>
Tại Điều 28 Nghị định 65/2013/NĐ-CP có quy định 08 loại thu nhập phải khấu trừ thuế TNCN bao gồm:
- Thu nhập của cá nhân không cư trú, bao gồm cả trường hợp không hiện diện tại Việt Nam;
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công, tiền thù lao, kể cả tiền thù lao từ hoạt động môi giới;
- Thu nhập của cá nhân từ hoạt động đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp;
- Thu nhập từ đầu tư vốn;
- Thu nhập từ chuyển nhượng vốn của cá nhân không cư trú, chuyển nhượng chứng khoán;
- Thu nhập từ trúng thưởng;
- Thu nhập từ bản quyền;
- Thu nhập từ nhượng quyền thương mại.
<subquestion>Khoản thu nhập nào không thực hiện khấu trừ thuế TNCN?</subquestion>
Tại Điều 29 Nghị định 65/2013/NĐ-CP có quy định khoản thu nhập không thực hiện khấu trừ thuế TNCN và phải trực tiếp khai thuế, nộp thuế với cơ quan thuế bao gồm:
- Thu nhập từ kinh doanh của cá nhân cư trú;
- Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản;
- Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân cư trú;
- Thu nhập từ nhận thừa kế, quà tặng của cá nhân.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP Thông tư 111/2013/TT-BTC Công văn 388/CTHN-TTHT năm 2023 thuế thu nhập cá nhân Nghị định 123/2020/NĐ-CP Nghị định 65/2013/NĐ-CP Nghị định 65/2013/NĐ-CP