Quy định về lưu văn bản điện tử của các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân?
Lưu văn bản điện tử của các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân thực hiện như thế nào? Quy định về hình thức dấu, chữ ký số người có thẩm quyền, Tòa án, đơn vị ban hành văn bản điện tử? Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Tòa án như thế nào? Câu hỏi của anh Trường (Thái Bình)
<subquestion>Lưu văn bản điện tử của các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân thực hiện như thế nào?</subquestion>
Căn cứ Điều 15 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định lưu văn bản điện tử như sau:
<ref>1. Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
2. Cơ quan, đơn vị có hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản điều hành thay cho văn bản giấy.
3. Cơ quan, đơn vị có hệ thống quản lý văn bản và điều hành chưa đáp ứng được việc chuyển giao văn bản điện tử thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 3 Điều 14 của Quy định này để lưu tại văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
</ref>
Như vậy, bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Quy định về lưu văn bản điện tử của các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân? (Hình từ Internet)
<subquestion>Quy định về hình thức dấu, chữ ký số người có thẩm quyền, Tòa án, đơn vị ban hành văn bản điện tử?</subquestion>
Theo Điều 16 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định hình thức dấu, chữ ký số người có thẩm quyền, Tòa án, đơn vị ban hành văn bản điện tử như sau:
<ref>1. Chữ ký số của người có thẩm quyền
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt;
Vị trí: Đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
2. Dấu, chữ ký số của Tòa án, đơn vị ban hành văn bản điện tử
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của Tòa án, đơn vị là hình ảnh dấu của Tòa án, đơn vị ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái;
b) Chữ ký số của Tòa án, đơn vị trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, đơn vị trên văn bản kèm theo.
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
- Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, đơn vị: Không hiển thị.
- Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen;
c) Dấu, chữ ký số của Tòa án, đơn vị được trình bày tại ô số 8 Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
</ref>
Chữ ký số của người có thẩm quyền trong văn bản điện tử trong Tòa án nhân dân là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt.
<subquestion>Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Tòa án như thế nào?</subquestion>
Tại Điều 17 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Tòa án, đơn vị trong công tác văn thư; tài khoản truy cập vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành như sau:
<ref>1. Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Tòa án, đơn vị trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản trong cơ quan nhà nước.
2. Chánh Văn phòng Tòa án Quân sự Trung ương; Chánh Văn phòng các Tòa án nhân dân cấp cao; Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện có trách nhiệm giao cho văn thư cơ quan quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị theo quy định.
3. Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, đơn vị phải được giao bằng văn bản cho văn thư cơ quan quản lý và trực tiếp sử dụng.
4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm:
a) Quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, đơn vị theo quy định. Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, đơn vị cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải trực tiếp ký số của cơ quan, đơn vị vào văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành;
c) Chỉ được ký số của cơ quan, đơn vị vào văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, đơn vị trực tiếp số hóa.
5. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
6. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản tài khoản, mật khẩu đăng nhập vào phần mềm và chịu trách nhiệm về hành vi để lộ tài khoản, mật khẩu gây mất an toàn, an ninh cho hệ thống phần mềm.
</ref>
Như vậy, việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Tòa án, đơn vị trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT.

Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022