Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bằng giấy còn được sử dụng không?
Xin hỏi chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bằng giấy còn được sử dụng không? Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi nào? Câu hỏi của Thanh Quyên (Bắc Ninh)
<subquestion>Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bằng giấy còn được sử dụng không?</subquestion>
Căn cứ Mục 3 Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 của Tổng cục Thuế quy định như sau:
<ref>...
3. Về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến CQT, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trong thời gian chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức (bao gồm cả cơ quan thuế), doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức tự phát hành. Từ 01/7/2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in; đối với trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì tiếp tục sử dụng.
...
</ref>
Ngoài ra, tại Thông báo về việc sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và biên lai điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Cục thuế Hà Nội ngày 21/7/2022 có nội dung như sau:
<ref>...
II. Về chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức tự phát hành. Từ ngày 01/07/2022, CQT không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do CQT đặt in. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức còn tồn chứng từ khấu trừ mua của CQT thì được tiếp tục sử dụng.
...
</ref>
Theo đó, hiện nay cơ quan thuế đã không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in (chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bằng giấy). Tuy nhiên, trường hợp doanh nghiệp, tổ chức còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì tiếp tục sử dụng.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bằng giấy còn được sử dụng không? (Hình từ Internet)
<subquestion>Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân quy định như thế nào?</subquestion>
Theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về khấu từ và chứng từ khấu trừ như sau:
<ref>Điều 25. Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế
...
2. Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:
b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.
b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.
</ref>
Theo đó, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:
(1) Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng:
- Cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế
- Cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
(2) Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba 03 tháng trở lên: Chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
<subquestion>Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân gồm những gì?</subquestion>
Căn cứ theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chứng từ khấu trừ thuế phải đảm bảo các nội dung sau:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 khấu trừ thuế thu nhập cá nhân Nghị định 123/2020/NĐ-CP Thông tư 111/2013/TT-BTC khấu trừ thuế thu nhập cá nhân Nghị định 123/2020/NĐ-CP