Có bắt buộc phải đăng ký mua hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn thương mại không khi xuất hàng ra nước ngoài?
Công ty anh trước giờ xuất hàng ra nước ngoài chỉ làm tờ khai và hóa đơn thương mại, vậy theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, công ty anh có phải đăng ký mua hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn thương mại không em? (Câu hỏi của anh Thái - Đà Nẵng).
<subquestion>Hóa đơn điện tử là gì?</subquestion>
Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử như sau:
<ref>Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau
...
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
....
</ref>
Theo đó, hóa đơn điện tử được xác định bởi 3 yếu tố như sau:
- Là hóa đơn của cơ quan thuế.
- Được thể ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử (bao gồm trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế).
- Mục đích là để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.

Có bắt buộc phải đăng ký mua hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn thương mại không khi xuất hàng ra nước ngoài? (Hình từ Internet)
<subquestion>Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử bằng cách nào?</subquestion>
Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ.
- Hóa đơn điện tử sẽ được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
- Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
<subquestion>Có bắt buộc phải đăng ký mua hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn thương mại không khi xuất hàng ra nước ngoài?</subquestion>
Căn cứ theo điểm c khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
<ref>Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
...
3. Quy định về áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đối với một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý như sau:
....
c) Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử.
Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa xuất khẩu.
....
</ref>
Căn cứ theo Công văn 2054/TCHQ-GSQL năm 2022 quy định về sử dụng hóa đơn điện tử cho hàng hóa xuất khẩu như sau:
<ref>1. Quy định về hóa đơn trong bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu
Theo thông lệ quốc tế khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thương mại để làm thủ tục hải quan và xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Hóa đơn thương mại được lập và sử dụng căn cứ vào quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ UCP 600 và đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nội dung theo thông lệ quốc tế.
....
3. Như vậy, việc lập hóa đơn điện tử là thực hiện theo pháp luật Việt Nam còn hóa đơn trong thương mại quốc tế thực hiện theo thông lệ quốc tế. Thời điểm phát hành 02 loại hóa đơn này là khác nhau: hóa đơn thương mại phát hành trước khi làm thủ tục hải quan còn hóa đơn điện tử phát hành sau. Do vậy, Tổng cục Hải quan không thể hướng dẫn người khai hải quan nộp hóa đơn GTGT điện tử trong bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu để làm thủ tục hải quan.
</ref>
Căn cứ tại điểm b khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC quy định hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu.
<ref>Hồ sơ hải quan khi làm thủ tục hải quan
1. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu
a) Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.
Trường hợp thực hiện trên tờ khai hải quan giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại khoản 12 Điều 1 Nghị định số 59/2018/NĐ-CP ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, người khai hải quan khai và nộp 02 bản chính tờ khai hải quan theo mẫu HQ/2015/XK Phụ lục IV ban hành kèm Thông tư này;
b) Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp;
....
</ref>
Căn cứ theo các quy định trên, hóa đơn điện tử đối với xuất khẩu hàng hóa được áp dụng khi công ty kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng sau khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa.
Mặt khác, hóa đơn thương mại được áp dụng khi tiến hành thủ tục xuất khẩu hàng hóa theo quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ UCP 600 và thông lệ quốc tế.
Ngoài ra, trong hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu thì yêu cầu về hóa đơn là hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương khác, không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Qua đó, có thể thấy, cách sử dụng và thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn thương mại là khác nhau.
Chính vì thế, việc đăng ký mua hóa đơn điện tử đối với công ty phải trả tiền dịch vụ theo Hợp đồng ký với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tại Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và xuất hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn thương mại khi xuất hàng ra nước ngoài là không bắt buộc và không cần thiết.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP Nghị định 123/2020/NĐ-CP Nghị định 123/2020/NĐ-CP Công văn 2054/TCHQ-GSQL năm 2022 Thông tư 38/2015/TT-BTC Thông tư 39/2018/TT-BTC hóa đơn điện tử thủ tục xuất khẩu Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn thương mại