Trong thời gian diễn ra Hội nghị khẳng định, đã có một số đội tuyển của các nước bắt đầu đặt chân đến Hà Nội vào ngày 1.5 như Thái Lan, Philippines, Myanmar, . Ban tổ chức (BTC) vừa tiến hành đón tiếp chu đáo ngay tại sân bay Nội Bài, vừa cử 9 tiểu ban của đại hội họp trực tiếp với lãnh đạo từng đoàn (hoặc lãnh đạo Ủy ban Olympic nước đó) để thống nhất lần cuối các công việc liên quan đại hội. Lịch cụ thể như sau: Ngày 1.5 - họp với đại diện đoàn Malaysia (duy nhất đoàn này họp trực tuyến với Việt Nam), Singapore; ngày 2.5: Thái Lan, Philippines; ngày 3.5: Indonesia, Timor Leste, Brunei; ngày 5.5: Lào, ; ngày 6.5: Myanmar. Vũ Thành An, VĐV cầm cờ cho Việt Nam tại lễ khai mạc SEA Games 31 FACEBOOK NHÂN VẬT Hiện tại, các nước đã chốt danh sách dự SEA Games 31 nhưng ở cuộc họp liên quan chuyên môn - kỹ thuật, BTC Việt Nam và từng nước phải ngồi cùng nhau, rà lại từng tên HLV, VĐV, quan chức, bác sĩ… để xem có sai sót nào không; có thay đổi gì vào phút chót; cụ thể của từng ngày, mỗi nước sẽ đăng ký số lượng bao nhiêu. Chỉ khi các nước ký vào biên bản “giao nhận”, BTC Việt Nam mới có cơ sở để làm thẻ, cũng như chốt số lượng ô tô dành cho mỗi nước. Tiểu ban giao thông sẽ cung cấp tên tuổi lái xe, tình nguyện viên đi theo mỗi đội của mỗi đoàn. Tổng cộng số ô tô làm nhiệm vụ tại SEA Games 31 vào khoảng 560 xe, trong đó phục vụ lãnh đạo đoàn, cán bộ, tối đa được 4 xe/đoàn (trong đó, trưởng đoàn được cấp riêng 1 xe). Còn VĐV khi đi tập luyện hay thi đấu, BTC sẽ bố trí xe đón theo môn. Xin được nói thêm, do khó khăn về kinh phí nên Việt Nam không xây dựng làm nơi ăn, ở tập trung của các đoàn tại SEA Games 31 mà có giải pháp khả thi hơn là sử dụng các khách sạn trên địa bàn Hà Nội và 11 địa phương liên quan để bố trí nơi ăn, ở cho các đoàn, như phương án từng triển khai tại SEA Games 22 năm 2003 và Đại hội thể thao châu Á trong nhà năm 2009. BTC SEA Games 31 cũng không bố trí từng đoàn ở địa điểm riêng biệt mà thu xếp ăn ở theo môn… Tại Hội nghị khẳng định, BTC Việt Nam sẽ thông báo mỗi đoàn được phép cử 31 thành viên (tượng trưng cho SEA Games 31) dự được tổ chức từ 9 - 10 giờ 20 ngày 11.5 tại khu vực sân Mỹ Đình (1 ngày trước khai mạc). Mỗi đoàn cũng được cử 31 người tham gia diễu hành lễ khai mạc và thêm 100 thành viên khác ngồi dự sự kiện trên khán đài sân Mỹ Đình vào tối 12.5. Nghĩa là ngoài các nguyên thủ quốc gia, quan chức cấp cao đến từ các nước, mỗi đoàn được cử tối đa 131 thành viên dự lễ khai mạc. Mỗi đoàn phải thông báo tên cụ thể từng người tham gia 2 sự kiện nói trên (bao gồm cả VĐV cầm cờ ở lễ khai mạc) vì còn liên quan vấn đề an ninh. Ngày 1.5, BTC đã hoàn tất danh sách đội ngũ tham gia rước cờ, rước đuốc tại lễ khai mạc SEA Games 31. Theo đó, VĐV điền kinh Quách Thị Lan - HCV ASIAD 18 sẽ được chọn là người thắp đuốc đại hội vào tối 12.5 tại sân Mỹ Đình. Tại lễ khai mạc, tổ rước đuốc gồm 8 người: Hoàng Xuân Vinh, Trần Hiếu Ngân, Hoàng Anh Tuấn, Trần Lê Quốc Toàn, Nguyễn Thị Tĩnh, Nguyễn Thúy Hiền, Lê Bích Phương, Nguyễn Thị Ánh Viên. 6 VĐV rước cờ Đông Nam Á gồm: Bùi Thị Thu Thảo, Hoàng Thị Duyên, Trương Thị Kim Tuyền, Hoàng Thị Mỹ Tâm, Trần Hưng Nguyên, Trần Đình Nam. Nhóm 6 VĐV rước cờ SEA Games gồm: Đỗ Thị Ánh Nguyệt, VĐV đấu kiếm Vũ Thành An cầm cờ cho đoàn VN. Kình ngư Huy Hoàng và trọng tài Nguyễn Thị Ngọc Hoa (bóng chuyền) đọc lời tuyên thệ. Một vấn đề khác liên quan hậu cần được BTC đặc biệt lưu ý là phục vụ bữa ăn dành cho các đoàn đến từ những nước theo Hồi giáo. Một thành viên của Tiểu ban hậu cần - dịch vụ công cho biết: “Chúng tôi đã làm việc khá kỹ với các khách sạn để chế biến những món không có thịt lợn hoặc không có thịt bò mà vẫn đảm bảo chất lượng dinh dưỡng cao cho những đối tượng HLV, VĐV không được phép ăn hai món như trên. Với cương vị nước chủ nhà, chúng ta tôn trọng tuyệt đối nét của mỗi dân tộc và sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp với các đoàn về sự hiếu khách và chu đáo. Tại Hội nghị khẳng định, từng chi tiết nhỏ nhất, ví dụ như cả chuyện giặt là cho các đoàn ở khách sạn, cũng được Việt Nam thông báo tỉ mỉ. Các đoàn cũng sẽ quan tâm đến cả việc trước khi rời khách sạn để đến nơi thi đấu, họ cũng được bố trí ăn nhẹ không và có bao nhiêu an ninh đi cùng để bảo vệ an toàn. Việt Nam sẽ trả lời, không từ chối bất kỳ câu hỏi nào”. Ông Trần Đức Phấn, Phó tổng cục trưởng phụ trách Tổng cục TDTT, Trưởng đoàn , chia sẻ với Báo : “Tại SEA Games 31, Việt Nam sẽ dự 40 môn với 508/526 nội dung. Tại Hội nghị khẳng định, phía Việt Nam sẽ dẫn lại lời của Phó thủ tướng Phạm Bình Minh rằng, Việt Nam không có sự hạn chế tham dự thi đấu, các quốc gia được thi đấu sòng phẳng, công bằng và không có lợi thế từ các môn thể thao của nước chủ nhà. Chắc chắn chủ trương này tiếp tục nhận được sự đồng thuận, hưởng ứng và đánh giá cao của các quốc gia trong khu vực. Về công tác chuẩn bị, chúng ta cũng sẽ thể hiện là nước đăng cai nồng hậu, chuyên nghiệp và tận tâm”.
Các vấn đề liên quan ăn ở, tiếp đón, đi lại, tập luyện, thi đấu... của các đoàn thể thao dự SEA Games 31 được nước chủ nhà Việt Nam giải đáp cặn kẽ tại Hội nghị khẳng định từ ngày 1 - 6.5.