Phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến Zoom Cloud Meetings đang trở thành ứng dụng được tải nhiều nhất ở Việt Nam và một số quốc gia khác tuần này. Trong khi đó, Microsoft cho biết lượng sử dụng phần mềm Team của hãng tăng 40% mỗi tuần và hiện có 44 triệu người dùng hàng ngày. Bên cạnh những người đã quen làm việc từ xa, không ít người mới bắt đầu tìm hiểu cách họp qua mạng. Trang The Verge chia sẻ một số kinh nghiệm khi gọi video trực tuyến. Sắp xếp không gian làm việc "Đang họp trực tuyến mà con cứ nhảy nhót sau lưng. Còn khi đồng nghiệp trình bày, mọi người nghe tiếng em bé ba tuổi của cô ấy hát, hò reo inh ỏi... Tình trạng chung mấy ngày nay", một người mẹ chia sẻ trên Facebook. Do hoàn cảnh, đồng nghiệp và đối tác sẽ thông cảm với những tình huống như trên. Tuy nhiên, nếu có thể, hãy sắp xếp một không gian riêng trước khi bắt đầu cuộc gọi video. Nếu không, cần sử dụng tai nghe để giảm tiếng ồn xung quanh, đồng thời thông báo với người nhà rằng bạn chuẩn bị bắt đầu cuộc họp để tránh bị xen vào, làm phiền. Camera cần được điều chỉnh để người dùng trông không quá xa hay quá gần. Nếu dùng camera rời, nên đặt nó gần màn hình, ngang tầm mắt, cũng như đảm bảo ánh sáng chiếu vừa đủ khuôn mặt. Nhớ dọn dẹp gọn gàng đồ vật sau lưng để người tham gia video không nhìn thấy những thứ không mong muốn. Nếu không có thời gian dọn, bạn có thể sử dụng background ảo có sẵn trong phần mềm. Trang phục nhã nhặn, chỉnh tề Điều thú vị khi làm việc ở nhà là bạn có thể mặc áo phông, quần đùi cả ngày. Nhưng khi họp qua video, hãy mặc như lúc đi làm (ít nhất là phần xuất hiện trong camera). Bạn không nhất thiết phải cầu kỳ, tốn thời gian trang điểm... nhưng rõ ràng, ai cũng muốn mình trông chỉn chu khi trò chuyện với người khác. Không nên mặc trang phục sặc sỡ, kẻ sọc vì sẽ gây xao lãng, còn áo đen hoặc trắng cũng có thể khiến camera tự động điều chỉnh độ sáng và người khác khó nhìn khuôn mặt bạn. Bắt đầu cuộc gọi Người dùng cần kiểm tra chất lượng Wi-Fi, dung lượng pin, microphone và độ ổn định của phần mềm video. Nếu bạn không họp trực tuyến thường xuyên trước đây, hãy tham gia vào cuộc họp sớm vài phút trước thời gian quy định để tìm hiểu các tính năng. Bạn cần lưu ý tắt microphone khi không phát biểu. Nếu cần đứng dậy hoặc làm gì đó, như em bé bất ngờ chạy vào, bạn nên tạm tắt video để không làm phiền những người khác. Trong suốt cuộc họp, nên tỏ ra tập trung thay vì nhìn màn hình điện thoại, đọc báo, gửi email... Chia sẻ màn hình Nếu cần chia sẻ màn hình để chiếu slide, hình ảnh..., bạn nên dành một chút thời gian để ẩn các thông tin nhạy cảm, riêng tư trước khi bấm nút share. Hãy dọn dẹp desktop gọn gàng, đóng các tab hay chương trình đang mở, thoát khỏi phần mềm chat khác để không gặp tình trạng thông báo tin nhắn mới liên tục xuất hiện ở góc màn hình.
Xu hướng làm việc tại nhà đang bùng nổ, nhưng không phải ai cũng có kinh nghiệm hạn chế các tình huống khó xử khi họp qua video.