Quyết Định 821/QĐ-TLĐ ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong tổ chức công đoàn . Chương III Điều 13. Trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý hồ sơ
 Khoản 1. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ của cán bộ công đoàn thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị. Bổ sung các tài liệu vào hồ sơ cán bộ công đoàn bảo đảm kịp thời, chính xác. Khoản 2. Tổ chức việc sắp xếp, bảo quản, lưu giữ hồ sơ. Đôn đốc việc bổ sung hồ sơ, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ công đoàn thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình. Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh chóng, chính xác. Khoản 3. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ. Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ và những vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ công đoàn xem xét, xử lý. Khoản 4. Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ phê duyệt. Khoản 5. Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ công chức theo quy định. Khoản 6. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cán bộ công đoàn định kỳ hàng năm, hoặc theo yêu cầu của đột xuất của Tổng Liên đoàn. Thời điểm báo cáo tính đến hết ngày 31 tháng 12 của năm trước, báo cáo về Tổng Liên đoàn (qua Ban Tổ chức) trước ngày 31 tháng 3 của năm kế tiếp theo biểu mẫu đính kèm Quy chế này.