Quyết Định 838/QĐ-BHXH ban hành quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp . Kèm theo Chương I Điều 5. Hệ thống quản lý thông tin
 Khoản 1. Nhận hồ sơ điện tử của tổ chức, cá nhân; kiểm tra, đối chiếu thông tin của tổ chức, cá nhân Khoản 1 Điểm a) Đối với tổ chức - Hệ thống quản lý thông tin tự động kiểm tra việc đăng ký sử dụng hình thức giao dịch điện tử của tổ chức: mã số thuế, mã đơn vị, mã cơ quan BHXH đã đăng ký; - Hệ thống quản lý thông tin tự động, kiểm tra thông tin chứng thư trên chữ ký điện tử của tổ chức sau khi tiếp nhận hồ sơ điện tử, gồm các nội dung: + Kiểm tra nhà cung cấp: nhà cung cấp chứng thư số phải nằm trong danh sách các nhà cung cấp được cơ quan có thẩm quyển cấp phép; + Kiểm tra hạn của chứng thư, so sánh chứng thư số với thông tin đã đăng ký; + Kiểm tra danh sách chứng thư không hợp lệ của nhà cung cấp: Chứng thư của tổ chức không được nằm trong danh sách chứng thư không hợp lệ do nhà cung cấp thông báo; + Kiểm tra chữ ký số của các nhà I-VAN. Khoản 1 Điểm b) Đối với cá nhân - Hệ thống tự động kiểm tra việc đăng ký sử dụng hình thức giao dịch điện tử của cá nhân: mã số BHXH, địa chỉ thư điện tử, số điện thoại di động và mã cơ quan BHXH đã đăng ký; - Hệ thống tự động kiểm tra mã xác thực giao dịch điện tử BHXH của cá nhân sau khi tiếp nhận hồ sơ BHXH điện tử, gồm các nội dung sau: + Mã xác thực phải được gửi từ Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam qua “tin nhắn” đến số điện thoại di động hoặc địa chỉ thư điện tử của cá nhân đã đăng ký với cơ quan BHXH; + Mã xác thực chỉ được dùng một lần cho mỗi giao dịch và sẽ hết hạn trong thời hạn nhất định kể từ khi được yêu cầu cấp mã xác thực hoặc yêu cầu cấp lại mã xác thực. - Hệ thống tự động kiểm tra thông tin tại Thông báo thay đổi thông tin của cá nhân với dữ liệu cá nhân lưu tại hệ thống, cập nhật thông tin: giới tính, số điện thoại di động, số điện thoại người thân khi cần liên lạc, địa chỉ cư trú ngay sau khi người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng xác thực vào hệ thống. Khoản 2. Gửi thông tin tiếp nhận hồ sơ BHXH Khi hồ sơ giao dịch điện tử được gửi tới Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, Hệ thống quản lý thông tin tự động gửi Thông báo xác nhận nộp hồ sơ BHXH điện tử (mẫu số 02/TB-GDĐT) đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của tổ chức, cá nhân chậm nhất 15 phút sau khi nhận được hồ sơ điện tử. Khoản 3. Lưu trữ chứng từ BHXH điện tử Hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ đầy đủ, nguyên trạng dữ liệu chứng từ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của BHXH Việt Nam. Có giải pháp kỹ thuật để thực hiện việc sao lưu dữ liệu dự phòng và khôi phục hỏng hóc khi Hệ thống quản lý thông tin gặp sự cố.