Quyết Định 193/QĐ-TANDTC ban hành quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống tòa án nhân dân . Kèm theo Chương I Điều 3. Giải thích từ ngữ
 Khoản 1. Quy chế công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân bao gồm những quy định về hoạt động lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành và hoạt động của Tòa án nhân dân các cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Khoản 2. Công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân là hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, chỉnh lý, thống kê, số hóa, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của hệ thống Tòa án nhân dân và thực hiện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định. Khoản 3. Quản lý hồ sơ vụ án là tiếp nhận, lưu giữ, bảo quản, cập nhật tài liệu, bàn giao hồ sơ các loại vụ án; kiểm tra, thống kê, báo cáo số lượng hồ sơ. Khoản 4. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan. Khoản 5. Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu là việc tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý theo phương án phân loại khoa học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ; xác định giá trị hồ sơ, tài liệu; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; làm các công cụ tra cứu để phục vụ yêu cầu khai thác hiệu quả, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu. Khoản 6. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc xác định giá trị, thời hạn bảo quản của tài liệu theo những nguyên tắc, tiêu chuẩn do Luật lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan quy định.