Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương IV Điều 23. Lập hồ sơ công việc
 Khoản 1. Hồ sơ công việc gồm các văn bản, tài liệu sau đây: Khoản 1 Điểm a) Tờ bìa Hồ sơ theo mẫu quy định tại Phụ lục 8 của Quy chế này; Khoản 1 Điểm b) Danh mục văn bản, tài liệu có trong Hồ sơ; Khoản 1 Điểm c) Văn bản tài liệu được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản phản ánh rõ rệt sự việc trong Hồ sơ; Khoản 1 Điểm d) Văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị; Khoản 1 Điểm đ) Văn bản đóng góp ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; Khoản 1 Điểm e) Văn bản đi (bản chính) có nội dung xin ý kiến hoặc trả lời văn bản đến; Khoản 1 Điểm g) Các văn bản khác có liên quan (nếu có). Khoản 2. Thủ trưởng đơn vị tham mưu và cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải về tổ chức, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức trong đơn vị lập hồ sơ công việc trong phạm vi chức trách được giao. Khoản 3. Khi công việc kết thúc, cán bộ, công chức phải lập hồ sơ công việc, sắp xếp văn bản, tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này và bảo quản tại đơn vị chủ trì soạn thảo trong thời gian một năm, sau đó phải nộp vào Lưu trữ Bộ. Khoản 4. Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các hồ sơ công việc; chủ trì, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc cho các đơn vị.