Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương III Điều 17. Phô tô, nhân bản
 Khoản 1. Phòng Hành chính có trách nhiệm phô tô, nhân bản những văn bản đã được Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị tham mưu ký hoặc các văn bản do Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị tham mưu của Bộ yêu cầu nhân bản. Khoản 2. Việc phô tô, nhân bản văn bản phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: Khoản 2 Điểm a) Nhân bản đúng số lượng quy định; số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản. Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư Bộ; Khoản 2 Điểm b) Thời gian hoàn thành phô tô, nhân bản theo yêu cầu nhưng không muộn quá 02 ngày; Khoản 2 Điểm c) Giữ bí mật nội dung văn bản. Khoản 3. Đối với các loại văn bản điện tử phát hành đi (không gửi bản giấy) theo quy định của Bộ Giao thông vận tải, thì chỉ nhân bản số lượng văn bản giấy cần thiết để gửi đến các cơ quan, đơn vị không kết nối với hệ thống quản lý văn bản.