Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương II Điều 5. Trình tự tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư Bộ có trách nhiệm thực hiện theo quy định sau đây: Khoản 1. Phân loại sơ bộ các bì văn bản đến thành hai loại sau: Khoản 1 Điểm a) Loại phải bóc bì là các bì văn bản gửi đến Bộ Giao thông vận tải hoặc các đơn vị tham mưu của Bộ; Khoản 1 Điểm b) Loại không bóc bì là các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, Ban Cán sự Đảng Bộ, Đảng ủy Bộ, Đoàn Thanh niên Bộ, Công đoàn Cơ quan Bộ. Khoản 2. Văn bản đến được phân thành các loại sau đây để quản lý, theo dõi: Khoản 2 Điểm a) Văn bản của Trung ương Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước; Khoản 2 Điểm b) Văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ; Khoản 2 Điểm c) Văn bản của các Bộ, cơ quan ngang Bộ; Khoản 2 Điểm d) Văn bản của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố; Khoản 2 Điểm đ) Văn bản của các cơ quan, đơn vị trong ngành giao thông vận tải; Khoản 2 Điểm e) Văn bản của các tổ chức, cá nhân khác; Khoản 2 Điểm g) Văn bản gửi đích danh cá nhân, Ban Cán sự đảng Bộ, Đảng ủy Bộ, Đoàn Thanh niên Bộ, Công đoàn Cơ quan Bộ; Khoản 2 Điểm h) Giấy mời; Khoản 2 Điểm i) Đơn thư. Khoản 3. Tiến hành bóc bì văn bản đến (trừ các loại bì văn bản được quy định tại điểm b Khoản 1 Điều này). Việc bóc bì văn bản phải bảo đảm các yêu cầu sau: Khoản 3 Điểm a) Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời; Khoản 3 Điểm b) Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất sổ, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện. Khoản 4. Kiểm tra văn bản trong bì, đối chiếu tài liệu có trong bì với số, ký hiệu ghi trên bì và có trách nhiệm làm Phiếu báo hoặc Phiếu gửi lại văn bản trình Chánh Văn phòng ký để thông báo cho nơi gửi văn bản trong các trường hợp sau: Khoản 4 Điểm a) Trường hợp thiếu tài liệu (sử dụng Phiếu báo theo mẫu quy định tại Phụ lục 1 của Quy chế này); Khoản 4 Điểm b) Trường hợp văn bản đến không đúng thủ tục hành chính như gửi vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không đúng thể thức, bản phô tô (trừ bản fax), nhàu nát hoặc chữ mờ khó đọc (sử dụng Phiếu gửi lại văn bản theo mẫu quy định tại Phụ lục 2 của Quy chế này); Khoản 4 Điểm c) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận văn bản cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. Khoản 5. Đóng dấu “Công văn đến” vào khoảng trống dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu (đối với công văn) hoặc vào khoảng trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản; ghi số và ngày đến.