Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương I Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: Khoản 1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và đơn, thư được gửi đến Bộ Giao thông vận tải theo đường bưu điện, fax, hộp thư điện tử (hanhchinhvp@mt.gov.vn), hệ thống phần mềm quản lý văn bản của Bộ Giao thông vận tải (sau đây gọi tắt là hệ thống Quản lý văn bản) hoặc gửi trực tiếp. Khoản 2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do Bộ Giao thông vận tải ban hành gửi các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước hoặc nước ngoài. Khoản 3. Văn bản điện tử là tất cả các loại văn bản được ký và xác thực bằng chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ hoặc các tổ chức có thẩm quyền cung cấp. Khoản 4. Văn thư Bộ là công chức thuộc Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ Giao thông vận tải. Khoản 5. Văn thư đơn vị tham mưu là công chức thuộc các Vụ, Ban, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ (sau đây gọi chung là đơn vị tham mưu) được giao nhiệm vụ làm công tác văn thư hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư của đơn vị. Khoản 6. Văn thư đơn vị trực thuộc Bộ là người được giao nhiệm vụ làm công tác văn thư hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Giao thông vận tải. Khoản 7. Đăng ký văn bản đến là việc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; thời gian ban hành; loại văn bản; trích yếu nội dung; nơi gửi và những thông tin khác vào hệ thống quản lý văn bản. Khoản 8. Dự thảo văn bản là bản hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản do đơn vị chủ trì soạn thảo trình. Khoản 9. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền, đóng dấu và được Bộ Giao thông vận tải ban hành. Khoản 10. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản, được Bộ Giao thông vận tải ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau. Khoản 11. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. Khoản 12. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. Khoản 13. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. Khoản 14. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một người hay một số người được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Giao thông vận tải, kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc. Khoản 15. Lập hồ sơ là việc cá nhân tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Giao thông vận tải thành hồ sơ công việc theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định.