Nghị Định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư . Chương IV Mục 3 Điều 29. Lập hồ sơ
 Khoản 1. Yêu cầu Khoản 1 Điểm a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức. Khoản 1 Điểm b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. Khoản 2. Mở hồ sơ Khoản 2 Điểm a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác. Khoản 2 Điểm b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành. Khoản 2 Điểm c) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu. Khoản 3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Khoản 4. Kết thúc hồ sơ Khoản 4 Điểm a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong. Khoản 4 Điểm b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.