Quyết Định 581/QĐ-TANDTC ban hành quy chế hoạt động trung tâm tư liệu - thư viện tòa án nhân dân tối cao . Kèm theo Chương 6 Điều 15. Xây dựng Thư viện số
Khoản 1. Số hóa tài liệu Trung tâm thực hiện số hóa các loại tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu quý hiếm, tài liệu có tình trạng vật lý kém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực thời gian, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu số hóa. a. Tài liệu được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, tài liệu được thẩm định bởi người có thẩm quyền trước khi đưa vào số hóa hoặc các tài liệu có giá trị đang được lưu giữ trong kho Trung tâm. b. Tài liệu khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu của Trung tâm. c. Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý và tính trung thực của tài liệu; tuân thủ các quy trình kỹ thuật số hóa tài liệu. d. Bảo đảm các quy định về bản quyền tài liệu. đ. Các tài liệu của các nhà khoa học trong và ngoài nước được số hóa nếu được sự đồng ý của các tác giả. e. Ưu tiên số hóa các tài liệu không xuất bản của Tòa án: Kỷ yếu, tài liệu hội thảo, luận văn, luận án, kết quả đề tài nghiên cứu được bảo vệ và nghiệm thu tại Tòa án nhân dân tối cao. g. Số hóa các tài liệu do Tòa án là chủ biên, các tài liệu của các tác giả là cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Tòa án. Khoản 2. Mua tài liệu số a. Ưu tiên các tài liệu lý luận chính trị, các tài liệu về chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, pháp luật, tư pháp. b. Tài liệu nhằm nâng cao chất lượng hoạt động xét xử của Tòa án. Khoản 3. Biên mục tài liệu số a. Trung tâm thiết kế xây dựng các bộ sưu tập. b. Tài liệu số được biên mục theo chuẩn DoublinCore. Khoản 4. Đăng tải tài liệu số Tài liệu số sau khi được biên mục theo chuẩn nghiệp vụ sẽ được cán bộ chuyên trách đăng tải để bạn đọc khai thác trên mạng Internet thông qua phần mềm Trung tâm theo các mức độ sau: 4.1. Đăng tải toàn văn: a. Tài liệu nội sinh: sách, giáo trình do Tòa án chủ biên xuất bản, các bài trích báo, tạp chí của các đơn vị thuộc hệ thống Tòa án không thuộc tài liệu mật của Nhà nước và Tòa án. b. Sách tham khảo, sách chuyên khảo, bài trích báo, tạp chí do các cơ quan, bộ, ngành xuất bản, được bổ sung về Trung tâm nếu được sự đồng ý (bằng văn bản) của tác giả và đơn vị xuất bản. 4.2. Tài liệu đăng tải một phần: а. Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, đề án tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học của Tòa án (cấp cơ sở, cấp bộ và nhà nước) không thuộc tài liệu mật của Nhà nước và Tòa án; Sách tham khảo, sách chuyên khảo, bài trích báo tạp chí không do các cơ quan không thuộc Tòa án xuất bản, được bổ sung về Trung tâm. b. Nội dung đăng tải: 17 trang đầu hoặc trang tên tài liệu, phần mở đầu, phần đề dẫn, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo. Khoản 5. Toàn bộ các tài liệu được đăng tải lên phần mềm Thư viện số