Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương II Điều 4. Nguyên tắc tiếp nhận văn bản đến
 Khoản 1. Tất cả văn bản đến, kể cả văn bản do Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo và chuyên viên cơ quan tham mưu của Bộ nhận trực tiếp từ nơi gửi, đều phải được chuyển đến Văn thư Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Văn bản đến không làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký văn bản đến tại Văn thư Bộ thì các cơ quan tham mưu không có trách nhiệm giải quyết. Khoản 2. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư Bộ phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có); kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số và ký hiệu văn bản ghi trên bì phải đúng với Sổ giao nhận văn bản. Khoản 3. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản đến có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư Bộ hoặc lãnh đạo Phòng Hành chính phải báo cáo ngay với Phó Chánh Văn phòng Bộ phụ trách công tác văn thư hoặc Chánh Văn phòng; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản đến. Khoản 4. Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax, thư điện tử hoặc qua hệ thống Quản lý văn bản, Văn thư Bộ phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, kiểm tra tính xác thực của văn bản (đối với văn bản điện tử có chữ ký số); nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Phó Chánh Văn phòng Bộ phụ trách công tác văn thư hoặc Chánh Văn phòng xem xét, giải quyết. Khoản 5. Các đơn vị được cấp tài khoản sử dụng phần mềm quản lý văn bản phải gửi bản scan văn bản qua hệ thống quản lý văn bản đến Bộ trước khi gửi văn bản giấy. Trường hợp đã gửi văn bản giấy nhưng chưa gửi bản scan văn bản đến hệ thống quản lý văn bản thì Văn thư Bộ chưa làm thủ tục đăng ký văn bản đến đối với văn bản đó. Khoản 6. Đối với văn bản đến có dấu “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc” hẹn giờ, “Khẩn”, “Thượng khẩn” gửi đến Bộ ngoài giờ hành chính: Nhân viên trực của Phòng Bảo vệ (Văn phòng Bộ) tiếp nhận, ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi, giờ nhận văn bản và báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý hoặc chuyển ngay đến Bộ trưởng qua Thư ký của Bộ trưởng (nếu Chánh Văn phòng đi vắng). Các văn bản khác được bàn giao cho Văn thư Bộ vào 08 giờ sáng của ngày làm việc tiếp theo.