Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương IV Điều 22. Sao văn bản
 Khoản 1. Hình thức bản sao gồm: bản sao y bản chính, bản sao lục, bản trích sao. Khoản 2. Thể thức bản sao thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Khoản 3. Nguyên tắc và trình tự sao văn bản. Khoản 3 Điểm a) Văn bản do Lãnh đạo Bộ ký ban hành: Văn bản để sao phải nộp qua Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ (Văn phòng Bộ) để kiểm tra và trình Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng ký sao. Khoản 3 Điểm b) Văn bản do Thủ trưởng đơn vị ký ban hành: Thủ trưởng đơn vị đó chịu trách nhiệm ký sao. Khoản 3 Điểm c) Văn bản do các cơ quan, tổ chức không thuộc Bộ Giao thông vận tải gửi đến Bộ: Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng ký sao.