Thông Tư 30/2022/TT-BGTVT quy định biểu mẫu và việc quản lý, sử dụng biểu mẫu xử phạt vi phạm hành chính trong ngành giao thông vận tải . Điều 4. Quản lý, sử dụng biểu mẫu
Khoản 1. In ấn biểu mẫu Khoản 1 Điểm a) Biểu mẫu được in trên khổ giấy A4, đảm bảo hình thức, thể thức văn bản theo quy định pháp luật về công tác văn thư; Khoản 1 Điểm b) Biểu mẫu được in sẵn hoặc in ra từ máy vi tính; Khoản 1 Điểm c) Biểu mẫu in sẵn phải có các thông tin in sẵn rõ nét, trùng khớp giữa các liên; thông tin in sẵn và phần trống để điền thêm thông tin được bố trí phù hợp, thuận tiện trong quá trình sử dụng. Khoản 2. Sử dụng biểu mẫu in sẵn Khoản 2 Điểm a) Biểu mẫu in sẵn được đóng thành quyển, mỗi quyển có tối thiểu 25 biểu mẫu. Biểu mẫu được đánh số theo thứ tự, trình tự thời gian ban hành của cơ quan của người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong năm, bắt đầu từ số 01 (một); Khoản 2 Điểm b) Một biên bản vi phạm hành chính có 03 liên; liên 1 màu trắng lưu hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính hoặc gửi cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong trường hợp chuyển vụ việc vi phạm; liên 2 màu hồng giao cho đối tượng vi phạm hành chính; liên 3 màu vàng, không xé rời khỏi quyển biểu mẫu hoặc chuyển cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người vi phạm trong trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính đối với người chưa thành niên; Khoản 2 Điểm c) Một quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo thủ tục không lập biên bản có 04 liên, liên 1 màu trắng lưu hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính; liên 2, liên 3 màu hồng, một liên giao cho đối tượng vi phạm hành chính, một liên gửi cho tổ chức nơi thu tiền phạt hoặc gửi cho tổ chức, cá nhân có liên quan; liên 4 màu vàng, không xé rời khỏi quyển biểu mẫu hoặc chuyển cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người vi phạm trong trường hợp ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với người chưa thành niên; Khoản 2 Điểm d) Biểu mẫu in sẵn khác không thuộc trường hợp quy định tại điểm b, điểm c khoản này phải có đủ số liên để gửi, giao cho các tổ chức, cá nhân liên quan nêu trong biểu mẫu. Khoản 3. Biểu mẫu in từ máy vi tính phải có hệ thống số riêng để phân biệt với biểu mẫu in sẵn, được đánh số theo thứ tự, trình tự thời gian ban hành của cơ quan của người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong năm, bắt đầu từ số 01 (một). Khoản 4. Quản lý biểu mẫu Khoản 4 Điểm a) Cơ quan thực hiện chức năng thanh tra ngành Giao thông vận tải xây dựng, ban hành quy định nội bộ, lập sổ bằng giấy hoặc lập trên máy tính theo mẫu quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này để quản lý việc in ấn, cấp phát, sử dụng, thu hồi, huỷ, đánh số biểu mẫu và theo dõi xử phạt vi phạm hành chính; Khoản 4 Điểm b) Biểu mẫu in sẵn bị hỏng trong quá trình sử dụng phải được gạch chéo từ bốn góc biểu mẫu và người thực thi nhiệm vụ xử phạt vi phạm hành chính làm hỏng biểu mẫu phải có văn bản giải trình nêu rõ nguyên nhân có xác nhận của cấp trên trực tiếp và báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị; Khoản 4 Điểm c) Biểu mẫu in sẵn hỏng, tồn, không sử dụng phải được tiêu huỷ; việc tiêu huỷ