Thông Tư 03/2020/TT-BGTVT quy định về tiêu chuẩn chuyên môn, chứng chỉ chuyên môn, đào tạo, huấn luyện thuyền viên và định biên an toàn tối thiểu của tàu biển việt nam . Chương III Mục 6 Điều 60. Thủ tục mở khóa đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ và cấp Giấy chứng nhận khả năng chuyên môn sỹ quan, thuyền trưởng, máy trưởng
 Khoản 1. Tổ chức, cá nhân nộp 01 bộ hồ sơ của mỗi học viên tham dự khóa đào tạo khóa bồi dưỡng nghiệp vụ; dự thi sỹ quan, thuyền trưởng, máy trưởng trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính hoặc bằng hình thức phù hợp khác đến cơ sở đào tạo, huấn luyện. Hồ sơ bao gồm: Khoản 1 Điểm a) Đơn đề nghị theo mẫu quy định tại Phụ lục XI của Thông tư này; Khoản 1 Điểm b) Bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu Bằng tốt nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình đào tạo sỹ quan hàng hải, Giấy chứng nhận đào tạo nâng cao (nếu có); đối với Bằng tốt nghiệp được cấp bởi cơ sở giáo dục nước ngoài thì bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu Giấy công nhận văn bằng theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Khoản 1 Điểm c) Bản sao Giấy chứng nhận khả năng chuyên môn, chứng chỉ tiếng Anh hàng hải; Khoản 1 Điểm d) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy khám sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế; Khoản 1 Điểm đ) Bản khai thời gian đi biển (không cần xác nhận của tổ chức quản lý thuyền viên) theo mẫu quy định tại Phụ lục XII của Thông tư này; Khoản 1 Điểm e) Bản sao có chứng thực Sổ thuyền viên; Khoản 1 Điểm g) 02 ảnh màu, cỡ 3cm x 4cm, kiểu chứng minh nhân dân chụp trong vòng 06 tháng gần nhất. Khoản 2. Cơ sở đào tạo, huấn luyện tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ không đúng quy định, cơ sở đào tạo, huấn luyện hướng dẫn ngay cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ theo quy định. Khoản 3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ sở đào tạo, huấn luyện nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp tại Cục Hàng hải Việt Nam hoặc gửi qua đường bưu chính hoặc bằng hình thức phù hợp khác. Hồ sơ bao gồm: Khoản 3 Điểm a) Văn bản đề nghị của cơ sở đào tạo, huấn luyện về việc xét duyệt danh sách học viên tham dự khóa đào tạo nâng cao, khóa bồi dưỡng nghiệp vụ, dự thi sỹ quan; thuyền trưởng, máy trưởng theo mẫu quy định tại Phụ lục XIII của Thông tư này; Khoản 3 Điểm b) 01 bộ hồ sơ của học viên (gửi kèm). Khoản 4. Cục Hàng hải Việt Nam tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, duyệt hồ sơ và ra quyết định công nhận danh sách người có đủ điều kiện dự khóa đào tạo, huấn luyện, dự thi trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, trường hợp không đủ điều kiện phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Khoản 5. Căn cứ báo cáo kết quả kỳ thi sỹ quan, thuyền trưởng, máy trưởng của Hội đồng thi sỹ quan, trong thời hạn 05 ngày làm việc, Cục Hàng hải Việt Nam ra quyết định công nhận kết quả kỳ thi sỹ quan, thuyền trưởng, máy trưởng và cấp GCNKNCM.