Quyết Định 1625/QĐ-BGDĐT ban hành quy chế hoạt động của cổng dịch vụ công và hệ thống thông tin một cửa điện tử của bộ giáo dục và đào tạo . Kèm theo Chương III Điều 13. Giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trên Hệ thống Một cửa điện tử
Sau khi tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức từ Bộ phận Một cửa của Bộ chuyển đến các đơn vị chuyên môn, lãnh đạo các đơn vị chuyên môn xem xét giải quyết hồ sơ của cá nhân, tổ chức theo quy trình, thời gian quy định: Khoản 1. Trường hợp hồ sơ do lãnh đạo đơn vị trực tiếp thụ lý Lãnh đạo đơn vị trực tiếp nghiên cứu, thẩm định hồ sơ; thực hiện đính kèm dự thảo file kết quả giải quyết hồ sơ vào Hệ thống Một cửa điện tử để trình lãnh đạo Bộ xem xét. Khoản 2. Trường hợp hồ sơ do chuyên viên đơn vị thụ lý Lãnh đạo đơn vị chuyển hồ sơ đến chuyên viên thụ lý; chuyên viên thụ lý nghiên cứu, thẩm định hồ sơ, thực hiện đính kèm dự thảo file kết quả giải quyết hồ sơ vào Hệ thống Một cửa điện tử để trình lãnh đạo của đơn vị xem xét, trình lãnh đạo Bộ. Khoản 3. Quá trình nghiên cứu, thẩm định hồ sơ Khoản 3 Điểm a) Đối với hồ sơ qua thẩm định đủ điều kiện giải quyết Công chức thẩm định, gắn dự thảo kết quả giải quyết hồ sơ trên Hệ thống Một cửa điện tử, trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Khoản 3 Điểm b) Đối với hồ sơ cần có mặt của tổ chức, cá nhân để thẩm định, xác minh hồ sơ thì bộ phận được giao xử lý chính hồ sơ phải cập nhật thông tin về thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung xác minh vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống Một cửa điện tử. Khoản 3 Điểm c) Đối với hồ sơ phải lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan thì đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ gửi văn bản phối hợp xử lý đến các đơn vị, cơ quan có liên quan; đồng thời, người được giao xử lý chính hồ sơ thuộc đơn vị chủ trì đó phải cập nhật thường xuyên, đầy đủ về nội dung, thời hạn, danh sách các cơ quan lấy ý kiến trên Hệ thống Một cửa điện tử. Trường hợp quá thời hạn lấy ý kiến mà đơn vị, được lấy ý kiến chưa có văn bản trả lời thì đơn vị chủ trì thông báo cho người đứng đầu của đơn vị đó biết về việc chậm trễ để phối hợp xử lý. Khoản 3 Điểm d) Đối với hồ sơ qua thẩm định không đủ điều kiện giải quyết hoặc cần sửa đổi, bổ sung thì công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ hoặc nội dung cần bổ sung. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định. Công chức/viên chức Bộ phận Một cửa thực hiện chức năng “Bổ sung hồ sơ” trong Hệ thống Một cửa điện tử. Khoản 3 Điểm đ) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết Căn cứ Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết của đơn vị chủ trì giải quyết thủ tục hành chính, Bộ phận Một cửa của Bộ điều chỉnh lại thời gian trả kết quả xử lý trên Hệ thống Một cửa điện tử, đồng thời gửi thông báo đến tổ chức, cá nhân qua thư điện tử, tin nhắn.