Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương II Điều 7. Trình, chuyển giao văn bản đến
Khoản 1 Điểm e) Đối với văn bản điện tử được gửi đến qua hệ thống Quản lý văn bản (thư mục Văn bản điện tử), Email, Văn thư Bộ xác thực chữ ký số, kiểm tra thông tin chung của văn bản, lấy số đến và chuyển đến nơi nhận được ghi trong văn bản qua hệ thống quản lý văn bản. Khoản 2. Phòng Tổng hợp trình Lãnh đạo Bộ ngay trong ngày để xin ý kiến giải quyết đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ, nếu Bộ trưởng (Thứ trưởng) đi công tác vắng trên 02 ngày thì trình Thứ trưởng được Bộ trưởng ủy quyền giải quyết công việc. Khoản 3. Phòng Tổng hợp có trách nhiệm cập nhật đầy đủ ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo Bộ vào hệ thống quản lý văn bản và thực hiện theo quy định sau đây: Khoản 3 Điểm a) Phân văn bản vào hộp thư của các đơn vị tham mưu và các cơ quan, đơn vị khác có đăng ký hộp thư tại Văn phòng Bộ; Khoản 3 Điểm b) Phối hợp với Phòng Hành chính chuyển văn bản cho các cơ quan, đơn vị không có hộp thư tại Văn phòng Bộ; Khoản 3 Điểm c) Trường hợp một văn bản có nhiều đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm sao chụp (chỉ sao chụp trang văn bản có bút phê ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ) chuyển đến cho các đơn vị phối hợp và chuyển bản chính văn bản cho đơn vị được giao chủ trì giải quyết. Đối với văn bản có chỉ các mức độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” được thực hiện chuyển giao theo chế độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”... Khoản 3 Điểm d) Chuyển ngay văn bản qua hệ thống quản lý văn bản cho các đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết. Đối với những văn bản cần giải quyết gấp phải gọi điện thoại thông báo cho đơn vị đó biết để xác nhận việc đã nhận được văn bản trên hệ thống quản lý văn bản. Trường hợp không thể chuyển qua hệ thống quản lý văn bản thì sử dụng biện pháp phù hợp khác như gửi khẩn, fax, điện thoại, email; Khoản 3 Điểm đ) Đối với văn bản Bộ trưởng giao Thứ trưởng chỉ đạo, Phòng Tổng hợp phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo giải quyết của Thứ trưởng ngay trong ngày hoặc muộn nhất là ngày làm việc tiếp theo trước khi thực hiện quy định tại điểm a, b, c, d Khoản này. Khoản 4. Đối với những đơn thư do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến Bộ Giao thông vận tải mà nội dung cần giải quyết mang tính chất chuyên môn nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ: Văn thư Bộ bóc bì, giữ lại bì và đính kèm đơn thư, làm các thủ tục đăng ký văn bản đến và chuyển giao cho Thanh tra Bộ giải quyết(1). Khoản 5. Việc chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng và giữ bí mật nội dung văn bản theo quy định bảo mật thông tin. Đối với những văn bản chuyển giao nhầm địa chỉ giải quyết, đơn vị nhận văn bản trả lại ngay Phòng Hành chính hoặc Phòng Tổng hợp, không chuyển trực tiếp từ đơn vị này sang đơn vị khác. Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm chuyển giao lại văn bản trên hệ thống quản lý văn bản đến đúng đơn vị được giao giải quyết. Khoản 6. Văn thư đơn vị tham mưu có trách nhiệm nhận văn