Quyết Định 193/QĐ-TANDTC ban hành quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống tòa án nhân dân . Kèm theo Chương III Mục 2 Điều 21. Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
 Khoản 1. Hồ sơ, tài liệu của cơ quan phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ. Khoản 2. Nguyên tắc chỉnh lý Khoản 2 Điểm a) Không phân tán phông lưu trữ; Khoản 2 Điểm b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện; phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập); Khoản 2 Điểm c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan. Khoản 3. Quy trình chỉnh lý hồ sơ, tài liệu Khoản 3 Điểm a) Việc chỉnh lý hồ sơ vụ án được thực hiện đối với từng hồ sơ và theo thứ tự từng bước sau: Khoản 3 Điểm i) Căn cứ vào Bản kê tài liệu để kiểm tra tổng quát tài liệu. i) Vệ sinh sơ bộ tài liệu. Khoản 3 Điểm ii) Sắp xếp thứ tự bút lục trong hồ sơ; ii) Khảo sát tài liệu, kiểm tra tổng quát tài liệu. Khoản 3 Điểm iii) Đối chiếu bút lục với Bản kê tài liệu và ghi chú những bút lục bị thiếu. iii) Thu thập, bổ sung tài liệu. Khoản 3 Điểm iv) Tập hợp và đưa những tài liệu thuộc danh mục phải số hóa lên đầu hồ sơ. iv) Lập kế hoạch chỉnh lý. Khoản 3 Điểm v) Tháo gỡ ghim, cặp; loại ra những bản nháp, giấy trắng. v) Phân loại tài liệu thành các nhóm. Khoản 3 Điểm vi) Scan tài liệu thuộc Danh mục tài liệu số hóa. vi) Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ. Khoản 3 Điểm vii) Chia hồ sơ thành từng đơn vị bảo quản hoặc đóng thành từng quyển. vii) Hệ thống hóa hồ sơ. Khoản 3 Điểm viii) Đánh số thứ tự đối với từng đơn vị bảo quản trong trường hợp hồ sơ có nhiều đơn vị bảo quản. viii) Biên mục tài liệu Khoản 3 Điểm b) Chỉnh lý tài liệu quản lý nhà nước được thực hiện đối với từng loại tài liệu và theo thứ tự từng bước sau: Khoản 3 Điểm ix) Tháo gỡ ghim, cặp; làm phẳng tài liệu. Khoản 3 Điểm x) Chia hồ sơ thành từng đơn vị bảo quản hoặc đóng thành từng quyển. Khoản 3 Điểm xi) Đánh số thứ tự đối với từng đơn vị bảo quản trong trường hợp hồ sơ có nhiều đơn vị bảo quản. Khoản 4. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý Khoản 4 Điểm a) Được phân loại theo quy định và lập hồ sơ hoàn chỉnh; Khoản 4 Điểm b) Xác định rõ thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu; Khoản 4 Điểm c) Được hệ thống hóa theo đúng quy định, đảm bảo khoa học, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng; Khoản 4 Điểm d) Có công cụ tra cứu, như: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng hồ sơ, tài liệu; Khoản 4 Điểm đ) Có danh mục tài liệu hết giá trị.