Quyết Định 559/QĐ-UBDT về việc ban hành quy chế làm việc của ủy ban dân tộc . Kèm theo Chương V Điều 25. Công tác chuẩn bị cuộc họp
Khoản 4. Mời họp Văn phòng Ủy ban hoặc đơn vị được giao tổ chức họp gửi giấy mời đúng danh sách thành phần mời họp. Giấy mời cấp Lãnh đạo Bộ, ngành Trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và tương đương trở lên dự họp phải do Lãnh đạo Ủy ban ký. Khoản 5. In tài liệu và chuẩn bị các điều kiện phục vụ Hội nghị, cuộc họp Khoản 5 Điểm a) Hội nghị, cuộc họp do các đơn vị đề xuất soạn thảo giấy mời và chuẩn bị nội dung, chương trình trình lãnh đạo Ủy ban phê duyệt. Văn phòng Ủy ban chịu trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện, in ấn tài liệu các hội nghị, cuộc họp do Lãnh đạo Ủy ban chủ trì (trừ các hội nghị, cuộc họp do dự án hỗ trợ kỹ thuật tài trợ). Giấy mời họp và tài liệu gửi qua thư điện tử, hệ điều hành tác nghiệp của Ủy ban. Các đơn vị thuộc Ủy ban có tài khoản riêng phải tự in tài liệu theo số lượng cần thiết; Khoản 5 Điểm b) Nếu tổ chức Hội nghị, Hội thảo, họp ở trong cơ quan Ủy ban, Văn phòng Ủy ban chịu trách nhiệm bố trí phòng họp. Nếu tổ chức ở ngoài cơ quan Ủy ban, Văn phòng Ủy ban bố trí xe đưa đón chung, nơi ăn nghỉ cho đại biểu thuộc khối Văn phòng. Đại biểu các đơn vị có tài khoản riêng do đơn vị đó bảo đảm phương tiện đi lại và ăn nghỉ theo chế độ hiện hành hoặc do đơn vị tổ chức quy định