Quyết Định 1625/QĐ-BGDĐT ban hành quy chế hoạt động của cổng dịch vụ công và hệ thống thông tin một cửa điện tử của bộ giáo dục và đào tạo . Kèm theo Chương III Điều 12. Tiếp nhận và chuyển xử lý hồ sơ thủ tục hành chính trên Hệ thống Một cửa điện tử
 Khoản 1. Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Bộ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích, hoặc Cổng dịch vụ công; công chức/ viên chức Bộ phận Một cửa có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ: Khoản 1 Điểm a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác thì công chức/viên chức Bộ phận Một cửa của Bộ hướng dẫn cụ thể về thành phần hồ sơ của thủ tục hành chính cần tiếp nhận và giải quyết. Khoản 1 Điểm b) Trường hợp hồ sơ hợp lệ, công chức/viên chức tiếp nhận hồ sơ quét (scan) hồ sơ thành dạng điện tử (nếu hồ sơ tiếp nhận là hồ sơ giấy) và đăng nhập vào Hệ thống Một cửa điện tử của Bộ và chuyển đi theo quy trình đã được cấu hình sẵn trên hệ thống; in Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả có sẵn trên hệ thống trao cho tổ chức, cá nhân. Khoản 1 Điểm c) Trường hợp cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công trực tuyến thì công chức/viên chức Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ đăng nhập vào Hệ thống Một cửa điện tử của Bộ, thực hiện tiếp nhận hồ sơ theo Khoản 2, Điều 10 Quy chế này. Khoản 1 Điểm d) Trường hợp thủ tục hành chính có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác thì công chức/ viên chức Bộ phận Một cửa không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống Một cửa điện tử của Bộ. Khoản 2. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chức/viên chức Bộ phận Một cửa có trách nhiệm lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (có sẵn trên Hệ thống Một cửa điện tử); chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho đơn vị chuyên môn có liên quan giải quyết. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận Một cửa. Khoản 3. Hồ sơ điện tử chuyển trên Hệ thống Một cửa điện tử có thể được chuyển trước hoặc chuyển đồng thời với hồ sơ gốc (bản giấy) cho phòng chuyên môn.