Quyết Định 559/QĐ-UBDT về việc ban hành quy chế làm việc của ủy ban dân tộc . Kèm theo Chương II Điều 9. Trách nhiệm, phạm vi và cách thức giải quyết công việc của Thư ký Bộ trưởng, Chủ nhiệm và công chức giúp việc Thứ trưởng, phó Chủ nhiệm Ủy ban (gọi chung là Thư ký Lãnh đạo Ủy ban):
- Trực tiếp truyền đạt ý kiến của Lãnh đạo Ủy ban để các đơn vị thực hiện, đảm bảo tính trung thực, kịp thời, chính xác. Những việc quan trọng phải thể hiện bằng văn bản; - Tham mưu, xây dựng chương trình công tác tuần, tháng của Lãnh đạo Ủy ban; đôn đốc chuẩn bị nội dung các cuộc họp, chương trình làm việc, chuẩn bị các điều kiện phục vụ chuyến đi công tác của Lãnh đạo Ủy ban theo tiêu chuẩn, chế độ. Phối hợp chuẩn bị nội dung làm việc với các Bộ, ngành, các đơn vị thuộc Ủy ban và với địa phương theo chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban; - Tiếp nhận, kiểm soát hồ sơ, tài liệu trước khi trình Lãnh đạo Ủy ban; soạn thảo các loại văn bản khi được Lãnh đạo Ủy ban giao; - Tham mưu, giúp Lãnh đạo Ủy ban theo dõi, đôn đốc các cá nhân, các Vụ, đơn vị thuộc lĩnh vực phụ trách của Lãnh đạo Ủy ban thực hiện nhiệm vụ theo đúng kế hoạch đã đề ra; - Tham dự và ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị và các chuyến công tác do Lãnh đạo Ủy ban chủ trì; - Hằng tuần và hằng tháng tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạo, điều hành thuộc lĩnh vực phụ trách của Lãnh đạo Ủy ban để tổng hợp chung. Đồng thời, báo cáo với Chánh Văn phòng để theo dõi và đôn đốc các cơ quan đó tổ chức thực hiện; - Thư ký Lãnh đạo Ủy ban được đề nghị lãnh đạo các đơn vị, công chức, viên chức, nhân viên có liên quan cung cấp tài liệu, số liệu để phục vụ công tác của Lãnh đạo Ủy ban.