Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương III Điều 11. Soạn thảo văn bản
 Khoản 1. Nội dung văn bản được soạn thảo phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: Khoản 1 Điểm a) Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, phù hợp với quy định của pháp luật; Khoản 1 Điểm b) Phù hợp với nội dung yêu cầu giải quyết công việc; Khoản 1 Điểm c) Đúng thẩm quyền; Khoản 1 Điểm d) Thể hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ (nếu có). Trường hợp cơ quan tham mưu thấy có vướng mắc về tính pháp lý, tính khả thi hoặc những vấn đề phát sinh trên thực tế dẫn đến không thể thực hiện được theo đúng chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ thì được tham mưu trình theo ý kiến của mình và phải có văn bản giải trình rõ lý do kèm theo. Nếu Lãnh đạo Bộ vẫn giữ ý kiến chỉ đạo như trước thì cơ quan tham mưu chấp hành, thực hiện theo đúng ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, đồng thời được bảo lưu ý kiến của mình. Khoản 2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Khoản 2 Điểm a) Đối với văn bản hành chính: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có). Khoản 2 Điểm b) Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư số 21/2016/TT-BGTVT ngày 25 tháng 8 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định về xây dựng, ban hành, hợp nhất văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, kiểm tra, xử lý văn bản, rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật và theo dõi thi hành pháp luật trong lĩnh vực giao thông vận tải và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có) . Khoản 2 Điểm c) Quy định về khuôn dạng văn bản điện tử Căn cứ nguồn gốc hình thành, văn bản điện tử được phân chia thành các dạng sau: - Dạng 1: Văn bản điện tử được tạo ra trực tiếp bằng phần mềm máy tính (định dạng Microsoft Word), được lưu dưới dạng file phù hợp, có thể chỉnh sửa nội dung văn bản (bản mềm). - Dạng 2: Văn bản điện tử được tạo ra từ văn bản giấy (bản cứng) bằng cách quét (scan) và chuyển vào máy tính dưới dạng file ảnh. Khoản 2 Điểm d) Các loại văn bản điện tử quy định tại Khoản 7 Điều 18 của Quy chế này có thể được lưu trữ và gửi, nhận ở dạng 1 hoặc dạng 2.