Quyết Định 2234/QĐ-NHNN về việc ban hành quy chế quản lý tài chính của ngân hàng nhà nước . Kèm theo Chương II Mục 2 Điều 12. Quyết toán mua sắm tài sản cố định:
Ngay sau khi hoàn thành việc mua sắm tài sản cố định và thanh lý hợp đồng, các đơn vị gửi hồ sơ quyết toán về bộ phận chức năng để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ để thanh toán số tiền còn lại (theo giá trị hợp đồng) cho bên cung cấp hàng hóa. Khoản 1. Hồ sơ quyết toán gồm có: - Công văn đề nghị duyệt quyết toán của đơn vị; - Quyết định thành lập Hội đồng mua sắm hoặc Tổ chuyên gia đấu thầu (đối với tài sản phải tổ chức đấu thầu); - Thông báo duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền; - Hồ sơ đấu thầu hoặc báo giá theo qui định; - Hợp đồng mua, bán. - Biên bản nghiệm thu giữa người mua và người bán; - Biên bản bàn giao tài sản cho người (đơn vị) sử dụng; - Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (đối với tài sản nhập khẩu từ nước ngoài); chứng nhận chất lượng hàng hoá; - Hóa đơn tài chính; - Biên bản thanh lý hợp đồng; - Phiếu bảo hành, hồ sơ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng (nếu có) - Các tài liệu có liên quan khác. Khoản 2. Thời gian gửi quyết toán: Khoản 2 Điểm a) Đối với các hợp đồng mua bán tài sản cố định thông dụng, sẵn có trên thị trường, có giá gói thầu dưới 100 triệu đồng/lần mua sắm: Thời gian lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày đơn vị ký biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản và thanh lý hợp đồng. Khoản 2 Điểm b) Đối với các hợp đồng mua bán tài sản cố định có giá trị gói thầu bằng hoặc lớn hơn 100 triệu đồng/lần mua sắm: Thời gian gửi quyết toán trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tối đa 15 ngày làm việc (đối với gói thầu thực hiện mua sắm tập trung là 30 ngày làm việc) kể từ ngày đơn vị ký biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản và thanh lý hợp đồng. Khoản 3. Xử lý đối với các hồ sơ quyết toán không hợp lệ: Đối với tài sản cố định đã thực hiện mua sắm và gửi hồ sơ quyết toán, nhưng sau khi kiểm tra hồ sơ quyết toán không đủ điều kiện để duyệt quyết toán thì hồ sơ quyết toán bị từ chối phê duyệt. Trong trường hợp lỗi do bên bán thì đơn vị phải yêu cầu bên bán thực hiện nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật về hợp đồng. Trường hợp lỗi do đơn vị (bên mua) thì Thủ trưởng đơn vị phải xem xét quy trách nhiệm bồi thường theo quy định tại Điều 17 Quy chế này.