Quyết Định 559/QĐ-UBDT về việc ban hành quy chế làm việc của ủy ban dân tộc . Kèm theo Chương V Điều 26. Tổ chức các hội nghị, cuộc họp
 Khoản 1. Triển khai việc tổ chức hội nghị, họp Khoản 1 Điểm a) Trách nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, cuộc họp: Sau khi chương trình đã được phê duyệt, đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, họp chịu trách nhiệm triển khai thực hiện; đăng ký đại biểu và nội dung tham luận để báo cáo người chủ trì hội nghị, họp và xử lý những tình huống cần thiết khác; Khoản 1 Điểm b) Trách nhiệm của người chủ trì hội nghị, cuộc họp: Người chủ trì điều hành hội nghị, cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu, nội dung, chương trình dự kiến; tùy theo yêu cầu thực tế có thể quyết định điều chỉnh chương trình hội nghị, cuộc họp nhưng phải thông báo để những người dự biết. Có kết luận rõ ràng về các nội dung, vấn đề đã được thảo luận trước khi kết thúc hội nghị, cuộc họp. Giao trách nhiệm cho đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả hội nghị, cuộc họp và việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện ý kiến kết luận; Khoản 1 Điểm c) Trách nhiệm của người tham dự hội nghị, cuộc họp: - Nghiên cứu tài liệu, văn bản của hội nghị, cuộc họp nhận được trước khi đến dự; - Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại hội nghị, cuộc họp; - Phải đi dự đúng thành phần, đến dự đúng giờ và tham dự hết thời gian của hội nghị, cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời hội nghị, cuộc họp trước khi hội nghị, cuộc họp kết thúc; - Trong khi dự hội nghị, dự họp không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung hội nghị, cuộc họp. Không gọi hoặc nghe điện thoại trong hội nghị, cuộc họp; - Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại hội nghị, cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cho phép. Khoản 2. Ghi biên bản và thông báo kết luận cuộc họp Khoản 2 Điểm a) Nội dung diễn biến của hội nghị, cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp. Biên bản hội nghị, cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây: - Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt; - Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại hội nghị, cuộc họp; - Ý kiến phát biểu của những người tham dự hội nghị, cuộc họp; - Kết luận của chủ trì, điều hành hội nghị, cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại hội nghị, cuộc họp; Khoản 2 Điểm b) Chậm nhất là 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc hội nghị, cuộc họp, đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo kết luận bằng văn bản kết quả hội nghị, cuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết, thực hiện. Khoản 3. Báo cáo kết quả hội nghị, họp Khoản 3 Điểm a) Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm báo cáo kết quả hội nghị do mình chủ trì với Bộ trưởng, Chủ nhiệm. Khoản 3 Điểm b) Đối với hội nghị do Lãnh đạo Ủy ban ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị chủ trì, sau khi kết thúc, người được ủy quyền phải báo cáo kết quả hội nghị, cuộc họp và những vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết của đơn vị để Lãnh đạo Ủy ban xử lý kịp thời.