Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương III Điều 18. Phát hành văn bản, chuyển phát văn bản đi
Khoản 1. Phòng Tổng hợp tổ chức chuyển ngay văn bản đã được Lãnh đạo Bộ ký và toàn bộ Hồ sơ trình giải quyết công việc cho Phòng Hành chính để thực hiện thủ tục phát hành và chuyển phát văn bản đến nơi nhận. Tuyệt đối không gửi qua người không phải của Phòng Tổng hợp được giao nhiệm vụ. Khoản 2. Phòng Hành chính tổ chức kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm; nhân bản theo quy định và đóng dấu vào văn bản, đóng các dấu chỉ độ mật, độ khẩn do người ký văn bản duyệt ghi trong Phiếu trình giải quyết công việc. Khoản 3. Văn thư Bộ chỉ đóng dấu và phát hành những văn bản Lãnh đạo Bộ ký kèm theo Hồ sơ trình giải quyết công việc do Phòng Tổng hợp chuyển đến và những văn bản quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 16 của Quy chế này do văn thư đơn vị chuyển đến. Văn thư Bộ không nhận phát hành văn bản Lãnh đạo Bộ ký không do Phòng Tổng hợp trực tiếp chuyển đến Phòng Hành chính. Khoản 4. Văn thư Bộ chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của Bộ đến địa chỉ nơi nhận ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn hoặc theo yêu cầu gấp của người ký thì phải được chuyển phát nhanh (trường hợp không gửi được văn bản điện tử); các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ mật phải gửi theo chế độ bảo mật. Trường hợp đặc biệt, nếu cơ quan, tổ chức nơi nhận cần nhận văn bản trực tiếp tại Văn thư Bộ, phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, đồng thời phải ký nhận vào Sổ giao nhận văn bản của Văn thư Bộ. Khoản 5. Văn bản đi được chuyển cho nơi nhận qua hệ thống Quản lý văn bản, fax hoặc Email. Đối với các văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”, “khẩn”, “thượng khẩn” thì Văn thư Bộ phải gửi ngay qua hệ thống Quản lý văn bản hoặc gửi qua thư điện tử (trừ văn bản mật). Khoản 6. Văn bản gửi đi Văn phòng Chính phủ được gửi bản điện tử qua trục kết nối liên thông văn bản, đồng thời gửi văn bản giấy đến Văn phòng Chính phủ. Khoản 7. Các loại văn bản sau đây được gửi, nhận dưới dạng văn bản điện tử (không gửi kèm theo văn bản giấy) qua phần mềm quản lý văn bản hoặc email trong nội bộ cơ quan Bộ Giao thông vận tải, giữa Bộ Giao thông vận tải với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và các Sở Giao thông vận tải: Khoản 7 Điểm a) Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật gửi xin ý kiến; Khoản 7 Điểm b) Dự thảo văn bản hành chính gửi xin ý kiến. Khoản 8. Các văn bản gửi đi để lấy ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị đối với các Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, dự thảo Tờ trình,...: Các đơn vị chủ trì tham mưu trình văn bản gửi cho Cổng thông tin điện tử Bộ Giao thông vận tải để đăng nội dung các dự thảo Tờ trình, dự thảo Văn bản quy phạm pháp luật, đồng thời chỉ dẫn rõ địa chỉ lấy dự thảo văn bản trong văn bản gửi đi. Khoản 9. Trong một số trường hợp, cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản cần văn bản chính thì phải đăng ký số lượng văn bản chính hợp lý với đơn vị chủ trì soạn thảo để đưa vào Hồ sơ trình giải quyết công việc. Khoản 10.