Quyết Định 838/QĐ-BHXH ban hành quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp . Kèm theo Chương III Mục 2 Điều 16. Nhiệm vụ của cơ quan BHXH
 Khoản 1. Phòng/Tổ Quản lý thu Khoản 1 Điểm a) Truy cập Hệ thống quản lý thông tin để tiếp nhận hồ sơ điện tử của cá nhân, kết xuất Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS) để kiểm tra, đối chiếu thông tin, đối chiếu với cơ sở dữ liệu trong Hệ thống quản lý thông tin. Các trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì gửi thông báo cho cá nhân hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Kiểm tra mã số BHXH của người tham gia, cập nhật vào phần mềm quản lý thu theo quy định. Trường hợp người tham gia chưa có mã số BHXH, nhập đầy đủ, chính xác thông tin trên Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS) trước khi cập nhật vào phần mềm quản lý thu. Khoản 1 Điểm b) Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả (mẫu số 03/TB-GDĐT) đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của cá nhân. Khoản 1 Điểm c) Cập nhật dữ liệu vào Hệ thống quản lý thông tin, xác nhận, chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ. Khoản 2. Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ Khoản 2 Điểm a) Truy cập Hệ thống quản lý thông tin, kết xuất hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT do Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến; kết xuất hồ sơ cấp lại, đổi sổ BHXH, thẻ BHYT của các trường hợp mất, rách, hỏng sổ BHXH, thẻ BHYT do cá nhân chuyển đến. Khoản 2 Điểm b) Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với dữ liệu của người tham gia BHXH, BHYT trong Hệ thống quản lý thông tin: - Trường hợp hồ sơ đúng, đủ thì gửi hồ sơ và Danh sách cấp sổ BHXH (mẫu số D09a-TS); Danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu số D10a-TS) đến Lãnh đạo BHXH tỉnh/ huyện phê duyệt. - Các trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ thì ghi rõ lý do và chuyển lại Phòng/Tổ Quản lý thu. Khoản 2 Điểm c) Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả (mẫu số 03/TB-GDĐT) đến địa chỉ thư điện tử đã đăng ký của cá nhân. Trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ đề nghị với cơ sở dữ liệu hiện đang quản lý và cơ sở dữ liệu của BHXH Việt Nam; Trường hợp người tham gia đang điều trị tại các Cơ sở KCB, thực hiện giải quyết trong ngày khi nhận đủ hồ sơ theo quy định. Khoản 2 Điểm d) Thực hiện in sổ BHXH, thẻ BHYT đối những trường hợp đúng, đủ đã được Lãnh đạo BHXH tỉnh/ huyện phê duyệt. Khoản 2 Điểm đ) Chuyển sổ BHXH đến Trưởng Phòng Cấp sổ, thẻ hoặc Lãnh đạo BHXH tỉnh/huyện ký sổ BHXH theo phân cấp. Trường hợp chưa đúng, chưa có điều kiện thì yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Khoản 2 Điểm e) Chuyển sổ BHXH, thẻ BHYT đến Bộ phận một cửa để trả kết quả tới cá nhân.