Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương III Điều 20. Lưu văn bản
 Khoản 1. Văn thư Bộ lưu bản gốc văn bản có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo và bản chính phiếu trình giải quyết công việc. Khoản 2. Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản nhận tại Văn thư Bộ: Khoản 2 Điểm a) Hồ sơ trình giải quyết công việc; Khoản 2 Điểm b) 02 bản chính văn bản, trong đó có 01 bản chính đưa vào Hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải và 01 bản chính cho chuyên viên soạn thảo để theo dõi quá trình thực hiện; Khoản 2 Điểm c) 01 bản chụp phô tô Phiếu trình giải quyết công việc.