Quyết Định 193/QĐ-TANDTC ban hành quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống tòa án nhân dân . Kèm theo Chương III Mục 2 Điều 19. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau: Khoản 1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị trong cơ quan. Khoản 2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Khoản 3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Khoản 4. Chuẩn bị phòng, kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. Khoản 5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với hồ sơ, tài liệu thực tế; lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu và đưa vào Lưu trữ cơ quan.