Quyết Định 1789/2005/QĐ-NHNN về việc ban hành chế độ chứng từ kế toán ngân hàng . Điều 9. Kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng
Khoản 1. Tất cả các chứng từ kế toán ngân hàng phải được kiểm soát chặt chẽ trước khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán, thu, chi…), nội dung của việc kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng gồm: a. Đối với chứng từ giấy: - Kiểm soát tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực của các nội dung ghi trên chứng từ; kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; kiểm sóat tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. - Kiểm soát việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế. Kiểm soát, đối chiếu dấu (nếu có) và chữ ký trên chứng từ (gồm chữ ký của khách hàng và chữ ký của các cán bộ nhân viên có liên quan trong ngân hàng) đảm bảo dấu và chữ ký trên chứng từ phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng. - Kiểm soát ký hiệu mật (KHM) đối với các chứng từ quy định có KHM; b. Đối với chứng từ điện tử: Việc kiểm soát chứng từ điện tử được chia thành hai phần, phần kỹ thuật thông tin phải được kiểm soát trước, sau đó mới tiến hành kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ: - Kiểm soát kỹ thuật thông tin, bao gồm: + Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã quy định. +Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định; kiểm soát đảm bảo không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ. + Nội dung chứng từ hợp lệ. - Kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ: + Áp dụng biện pháp kiểm tra bằng mắt hoặc kết hợp kiểm tra bằng mắt với các thiết bị chuyên dùng để xác định tính đúng đắn của dữ liệu. + Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khoá bảo mật trên chứng từ + Kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, số dư tài khoản tiền gửi để chi trả số tiền trên chứng từ. + Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ. Khoản 2. Khi kiểm soát chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm các cơ chế của nhà nước và của ngành ngân hàng thì phải từ chối việc thực hiện (thanh toán, xuất quỹ, xuất kho…), đồng thời báo cáo ngay cho lãnh đạo ngân hàng biết để có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và số liệu không rõ ràng, chính xác thì được quyền trả lại khách hàng hoặc báo cho người lập chứng từ biết để lập lại hoặc điều chỉnh cho đúng, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử của khách hàng chuyển đến có sai sót hoặc không hợp lệ, ngân hàng không xử lý và phải trả lại cho người gửi để lập lại và mở sổ theo dõi đối với các chứng từ này. Khách hàng gửi chứng từ điện tử phải có trách nhiệm tiếp nhận lại các chứng từ của mình và phải lưu trữ ít nhất là 10 ngày kể từ ngày nhận để phục vụ yêu cầu đối chiếu, tra soát của ngân hàng khi cần thiết. Khoản 3. Việc kiểm soát, xử lý chứng