Quyết Định 10/QĐ-TCQLĐĐ ban hành quy chế làm việc của tổng cục quản lý đất đai . Kèm theo Chương IV Điều 26. Công tác chuẩn bị hội nghị, cuộc họp do Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng chủ trì
Khoản 1. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, cuộc họp: Đơn vị chủ trì tổ chức chuẩn bị nội dung, chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị để xin ý kiến Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng chủ trì quyết định về: Khoản 1 Điểm a) Nội dung và phân công chuẩn bị. Khoản 1 Điểm b) Thành phần, thời gian, địa điểm họp. Khoản 1 Điểm c) Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính). Khoản 1 Điểm d) Dự kiến thành lập Ban tổ chức hội nghị (nếu có). Khoản 1 Điểm đ) Dự kiến chương trình hội nghị. Khoản 1 Điểm e) Các vấn đề cần thiết khác. Khoản 2. Chuẩn bị và thông qua báo cáo: Khoản 2 Điểm a) Thủ trưởng đơn vị chủ trì tổ chức có trách nhiệm dự thảo nội dung trình Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Theo yêu cầu của Lãnh đạo Tổng cục, Văn phòng Tổng cục thông báo cho các đơn vị có liên quan biết, chuẩn bị thêm báo cáo và các tài liệu liên quan. Khoản 2 Điểm b) Thời hạn trình Lãnh đạo Tổng cục duyệt báo cáo: - Báo cáo chính phải gửi Lãnh đạo Tổng cục trước khi tổ chức hội nghị ít nhất 05 ngày làm việc. - Các chương trình, dự án lớn phải thông qua tại cuộc họp Lãnh đạo Tổng cục phải gửi đến Lãnh đạo Tổng cục trước khi tổ chức họp ít nhất 02 ngày làm việc. - Các báo cáo chuyên đề cần Phó Tổng cục trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước khi tổ chức cuộc họp ít nhất 02 ngày làm việc. Khoản 2 Điểm c) Đối với hội nghị, cuộc họp có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, Văn phòng Tổng cục có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo, tổng hợp và trình Lãnh đạo Tổng cục đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Tổng cục giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn vị. Các cuộc họp chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch. Khoản 2 Điểm d) Đối với các cuộc họp giao ban, hội nghị sơ kết, tổng kết, Văn phòng Tổng cục gửi tài liệu họp cho Lãnh đạo Tổng cục và các đơn vị dự họp trước ngày họp 02 ngày làm việc. Khoản 2 Điểm đ) Các báo cáo thông qua Lãnh đạo Tổng cục, gồm: Báo cáo công tác chỉ đạo điều hành sáu tháng, hằng năm, 05 năm của Tổng cục và các báo cáo khác theo quyết định của Tổng cục trưởng. Khoản 2 Điểm e) Chuẩn bị bài phát biểu cho Lãnh đạo cấp trên tại các cuộc họp, hội nghị: Khi Lãnh đạo Tổng cục cần phát biểu chính thức tại các cuộc họp, hội nghị, hội thảo... trong nước và quốc tế (gọi chung là các cuộc họp), đơn vị chủ trì có trách nhiệm chuẩn bị bài phát biểu để Văn phòng Tổng cục báo cáo Lãnh đạo Tổng cục ít nhất 05 ngày làm việc trước thời gian tổ chức. Trường hợp bài phát biểu bằng tiếng nước ngoài, đơn vị chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và Khoa học, Công nghệ để chuẩn bị. Khoản 3. Mời họp: Khoản 3 Điểm a) Văn phòng Tổng cục hoặc đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, cuộc họp gửi giấy mời đúng danh sách mời họp đã duyệt. Giấy mời các cơ quan Trung ương, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương trở lên dự họp phải do Lãnh đạo Bộ ký; giấy mời cấp Lãnh đạo Bộ Tài nguyên và Môi trường, các đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường