Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương VI Điều 30. Trách nhiệm của Thủ trưởng các tổ chức trực thuộc Bộ Giao thông vận tải
 Khoản 1. Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật liên quan, Quy chế này và thực tế tại cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Giao thông vận tải có trách nhiệm xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện Quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của cơ quan, đơn vị mình. Khoản 2. Chỉ đạo các tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi quản lý khi gửi văn bản đến Bộ Giao thông vận tải chỉ gửi 01 (một) bản, không gửi nhiều bản có cùng nội dung đến nhiều đối tượng thuộc Cơ quan Bộ. Thực hiện quy định tại Khoản 2 Điều 29 của Quy chế này trong trường hợp được Lãnh đạo Bộ Giao thông vận tải giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đến. Khoản 3. Các đơn vị trực thuộc Bộ có trụ sở chính, Chi nhánh hoặc Văn phòng đại diện đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội có nhu cầu nhận văn bản trực tiếp tại Bộ Giao thông vận tải phải gửi văn bản đăng ký đến Văn phòng Bộ, nêu rõ họ tên, số điện thoại (cố định và di động), địa chỉ email của Văn thư đơn vị trực thuộc.