Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương III Điều 18. Phát hành văn bản, chuyển phát văn bản đi
Khoản 9. Trong một số trường hợp, cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản cần văn bản chính thì phải đăng ký số lượng văn bản chính hợp lý với đơn vị chủ trì soạn thảo để đưa vào Hồ sơ trình giải quyết công việc. Khoản 10. Việc phát hành giấy mời họp, hội nghị, hội thảo mà thời gian từ khi phát hành đến khi diễn ra cuộc họp, hội nghị, hội thảo không quá 07 ngày làm việc thì Phòng Tổng hợp có trách nhiệm gửi Giấy mời qua thư điện tử (email) đến các cơ quan tham mưu giúp việc Bộ trưởng (gồm các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Vụ Đối tác công - tư, Văn phòng Thường trực Ban chỉ đạo Phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn). Đối với những thành phần dự họp còn lại, Văn thư Bộ phải gửi Fax hoặc gửi thư điện tử (email), đồng thời gửi “Hỏa tốc” cho nơi nhận. Đối với các thông báo hoãn họp gấp, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm thông báo trước cho các thành phần dự họp, Phòng Hành chính gửi Fax (hoặc gửi thư điện tử) và gửi “Hỏa tốc” cho nơi nhận. Khoản 11. Văn bản mật phát hành đi được đánh số và lập sổ đăng ký riêng. Khoản 12. Văn bản của các đơn vị tham mưu gửi trao đổi công việc với nhau thì không được đóng dấu Bộ Giao thông vận tải. Văn thư đơn vị tham mưu có nhiệm vụ vào Sổ giao nhận văn bản của đơn vị mình và chuyển trực tiếp đến nơi nhận