Quyết Định 2222/QĐ-BVHTTDL ban hành quy chế hoạt động đối ngoại của bộ văn hóa, thể thao và du lịch . Điều 18. Họp Đoàn ra
 Khoản 1. Đối với các Đoàn ra do Bộ trưởng làm Trưởng Đoàn: trước khi Đoàn lên đường, Cục Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức họp Đoàn. Các thông tin cơ bản cần giới thiệu trong buổi họp Đoàn bao gồm: tình hình hợp tác với đối tác trong thời gian qua, các kết quả hợp tác chủ yếu về cùng chủ đề (đối với các Đoàn khảo sát); thông tin về hậu cần cho Đoàn ra và những vấn đề cần lưu ý khác. Khoản 2. Đối với các Đoàn ra do Thứ trưởng làm Trưởng Đoàn: tùy tình hình thực tế và theo yêu cầu của Trưởng Đoàn, Cục Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức họp Đoàn. Các thông tin cơ bản cần giới thiệu trong buổi họp Đoàn như quy định tại khoản 1 Điều này. Khoản 3. Đối với các Đoàn ra do cấp Vụ trở xuống làm Trưởng Đoàn: theo yêu cầu của Trưởng đoàn, trước khi Đoàn lên đường, đơn vị chủ trì tổ chức Đoàn ra phối hợp với Cục Hợp tác quốc tế tổ chức họp Đoàn.