Quyết Định 559/QĐ-UBDT về việc ban hành quy chế làm việc của ủy ban dân tộc . Kèm theo Chương V Điều 25. Công tác chuẩn bị cuộc họp
Khoản 1. Duyệt chủ trương Khoản 1 Điểm a) Lãnh đạo Ủy ban quyết định tổ chức các cuộc họp và chỉ định đơn vị chuẩn bị nội dung, tài liệu cuộc họp, hội nghị. Chánh Văn phòng Ủy ban có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc họp, hội nghị, gửi giấy mời, tài liệu và bảo đảm điều kiện phục vụ các cuộc họp, hội nghị; Khoản 1 Điểm b) Các đơn vị có nhu cầu tổ chức họp đăng ký với Văn phòng Ủy ban để sắp xếp lịch và bố trí địa điểm họp. Nếu các cuộc họp do Lãnh đạo Ủy ban chủ trì thì đơn vị phải báo cáo và đăng ký trong lịch công tác tuần của Lãnh đạo Ủy ban, trừ trường hợp đột xuất; Khoản 1 Điểm c) Thủ trưởng các đơn vị quyết định các cuộc họp để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ. Khoản 2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp Đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung, chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp để xin ý kiến Lãnh đạo Ủy ban quyết định: Khoản 2 Điểm a) Nội dung cuộc họp, phân công chuẩn bị các báo cáo; Khoản 2 Điểm b) Thành phần, số lượng người dự họp, thời gian, địa điểm họp; Khoản 2 Điểm c) Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính); Khoản 2 Điểm d) Dự kiến thành lập Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức hội nghị (nếu thật cần thiết); Khoản 2 Điểm đ) Dự kiến chương trình cuộc họp, giấy mời; Khoản 2 Điểm e) Các vấn đề cần thiết khác. Khoản 3. Chuẩn bị và thông qua các báo cáo Khoản 3 Điểm a) Văn phòng Ủy ban thông báo cho các đơn vị liên quan biết các báo cáo chính, báo cáo tóm tắt và các tài liệu cần phải chuẩn bị. Thủ trưởng đơn vị được phân công có trách nhiệm kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức báo cáo, tài liệu trình Lãnh đạo Ủy ban phụ trách cho ý kiến trước khi trình tập thể Lãnh đạo Ủy ban duyệt; Khoản 3 Điểm b) Thời hạn trình Lãnh đạo Ủy ban duyệt báo cáo: - Dự thảo báo cáo chính, báo cáo chuyên đề phải hoàn thành trước ngày khai mạc hội nghị ít nhất 05 ngày làm việc để Lãnh đạo Ủy ban phê duyệt; - Các chương trình, dự án lớn phải thông qua tại cuộc họp Lãnh đạo Ủy ban thường kỳ hằng tháng và phải gửi đến Lãnh đạo Ủy ban trước ngày họp ít nhất 02 ngày làm việc; Khoản 3 Điểm c) Đối với hội nghị có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, Văn phòng Ủy ban có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo và trình Lãnh đạo Ủy ban đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Ủy ban giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn vị. Các cuộc họp chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch. Khoản 4. Mời họp Văn phòng Ủy ban hoặc đơn vị được giao tổ chức họp gửi giấy mời đúng danh sách thành phần mời họp. Giấy mời cấp Lãnh đạo Bộ, ngành Trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và tương đương trở lên dự họp phải do Lãnh đạo