Thông Tư 16/2021/TT-BGTVT quy định về kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện giao thông cơ giới đường bộ . Chương III Điều 12. Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu kiểm định
Khoản 1. Hồ sơ phương tiện được lưu và sắp xếp thành bộ riêng, theo thứ tự số quản lý Hồ sơ phương tiện. Hồ sơ phương tiện gồm: Khoản 1 Điểm a) Phiếu lập hồ sơ phương tiện; Khoản 1 Điểm b) Giấy tờ nêu tại điểm b khoản 1, Điều 6 Thông tư này; Khoản 1 Điểm c) Các Giấy chứng nhận chất lượng ATKT và BVMT xe cơ giới cải tạo (đối với xe cơ giới cải tạo); Khoản 1 Điểm d) Bản in các ảnh tổng thể xe cơ giới theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 8 của Thông tư này (kể cả khi xe cơ giới cải tạo thay đổi thông số kỹ thuật, hình dáng bố trí chung)­­­; Khoản 1 Điểm đ) Bản sao Giấy chứng nhận kiểm định lần đầu sau khi lập Hồ sơ phương tiện hoặc do thay đổi thông số kỹ thuật; Khoản 1 Điểm e) Bản sao giấy tờ về đăng ký xe khi kiểm định lần đầu sau khi lập Hồ sơ phương tiện hoặc sau khi đổi Giấy đăng ký xe; Khoản 1 Điểm g) Các giấy tờ liên quan đến việc bổ sung, sửa đổi thông tin hành chính, thông số kỹ thuật trong quá trình sử dụng của xe cơ giới (nếu có). Khoản 1 Điểm h) Các giấy tờ liên quan đến việc xác minh sự phù hợp trên cơ sở dữ liệu về đăng ký xe hoặc cơ quan đăng ký xe đối với xe cơ giới phải xác minh theo quy định. Khoản 2. Hồ sơ kiểm định của mỗi xe cơ giới được xếp thành bộ riêng theo thứ tự số Phiếu theo dõi hồ sơ và lưu riêng theo từng ngày kèm theo bản sao chụp Phiếu phân công nhiệm vụ hàng ngày, bản in Báo cáo kết quả công tác kiểm định trong ngày. Hồ sơ kiểm định gồm: Khoản 2 Điểm a) Phiếu theo dõi hồ sơ, các phiếu kiểm định; đối với trường hợp kiểm định lại trong ngày làm việc thì các phiếu kiểm định lưu trong cùng một bộ hồ sơ kiểm định; Khoản 2 Điểm b) Bản sao các giấy tờ: giấy tờ về đăng ký xe, Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định cấp mới cho xe cơ giới. Đối với trường hợp không cấp Tem kiểm định thì lưu phôi Tem kiểm định; Khoản 2 Điểm c) Các giấy tờ liên quan đến bổ sung, sửa đổi Hồ sơ phương tiện không do đơn vị quản lý; Khoản 2 Điểm d) Bản in kết quả kiểm tra thiết bị giám sát hành trình, camera giám sát thông qua trang thông tin điện tử; Khoản 2 Điểm đ) Bản in ảnh chụp khoang hành lý (hầm hàng); ảnh chụp khoang hành khách từ đầu xe và từ cuối xe đối với ô tô chở người trên 09 chỗ kể cả người lái. Khoản 3. Lập các sổ quản lý hồ sơ, ấn chỉ để theo dõi việc lưu trữ, báo cáo, bao gồm: Khoản 3 Điểm a) Sổ theo dõi cấp phát Giấy chứng nhận, Tem kiểm định theo mẫu tại Phụ lục XV ban hành kèm theo Thông tư này; Khoản 3 Điểm b) Sổ theo dõi sửa Phiếu lập hồ sơ phương tiện theo mẫu tại Phụ lục XVI ban hành kèm theo Thông tư này; Khoản 3 Điểm c) Sổ phân công nhiệm vụ kiểm định theo mẫu tại Phụ lục XVII ban hành kèm theo Thông tư này; Khoản 3 Điểm d) Sổ quản lý Phiếu lập hồ sơ phương tiện theo mẫu tại Phụ lục XVIII ban hành kèm