Quyết Định 193/QĐ-TANDTC ban hành quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống tòa án nhân dân . Kèm theo Chương III Mục 3 Điều 29. Sử dụng hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan
Khoản 1. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong hệ thống Tòa án nhân dân và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác được khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của hệ thống Tòa án nhân dân theo quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng. Khoản 2. Tòa án nhân dân các cấp, căn cứ vào các quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao xây dựng nội quy khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan mình. Khoản 3. Việc khai thác, sử dụng tài liệu chứa bí mật nhà nước do Tòa án nhân dân quản lý được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế này. Khoản 4. Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan: Căn cứ các quy định của pháp luật tố tụng và tính đặc thù của hoạt động tư pháp, các đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tòa án nhân dân được quy định như sau: Khoản 4 Điểm a) Đối với tài liệu quản lý nhà nước: - Đối tượng được sao, chụp: Tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong hệ thống Tòa án nhân dân và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác đều được sao, chụp tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng. - Tài liệu được phép sao chụp: Các tài liệu có trong Kho lưu trữ không mang bí mật nhà nước do Tòa án nhân dân quản lý. Khoản 4 Điểm b) Đối với hồ sơ vụ án và tài liệu trong hồ sơ vụ án: - Đối tượng được mượn hoặc rút toàn bộ hồ sơ vụ án: Đối với tài liệu tại Kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao: Các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân tối cao trực tiếp xem xét, giải quyết án. Riêng Tòa án nhân dân cấp cao tại Hà Nội được mượn hồ sơ vụ án do Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Hà Nội xét xử phúc thẩm. Đối với tài liệu tại Kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện: Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp và cấp trên. - Đối tượng được mượn tài liệu bản gốc trong hồ sơ vụ án (mượn có thời hạn): Cơ quan điều tra thuộc Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Công an cấp tỉnh, Công an cấp huyện. - Đối tượng được trả tài liệu bản gốc: Đối tượng được trả hoặc rút tài liệu bản gốc: Là người đứng tên trong các tài liệu được trả hoặc được người đó ủy quyền hợp pháp; Cơ quan Thi hành án theo quy định của pháp luật. Loại tài liệu được trả gồm: Tài liệu thuộc về nhân thân; tài liệu về quyền sử dụng động sản, bất động sản; tài liệu bị thu giữ không phải là tang vật vụ án; tài liệu liên quan đến việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ. Việc trả lại tài liệu bản gốc được căn cứ vào quyết định hoặc bản án đã có hiệu lực pháp luật và các quy định của pháp luật liên quan. - Đối tượng được sao, photocoppy tài liệu: Tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc hệ thống Tòa án nhân dân và các cơ quan, tổ chức