Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương III Điều 12. Hồ sơ trình giải quyết công việc
 Khoản 1. Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải lập Hồ sơ trình giải quyết công việc và cập nhật các nội dung vào hệ thống quản lý văn bản tại mục “Văn bản trình ký”. Khoản 2. Hồ sơ trình giải quyết công việc bao gồm: Khoản 2 Điểm a) Phiếu trình giải quyết công việc theo mẫu quy định tại Phụ lục 4, 5 hoặc Phụ lục 6 Quy chế này có ghi số trình văn bản (tự động xuất hiện trên hệ thống quản lý văn bản của Bộ sau khi đã nhập và chuyển thông tin về “Văn bản trình ký”.) Khoản 2 Điểm b) 01 dự thảo văn bản có chữ ký tắt của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ở sau dấu “./.” (từ cuối cùng của phần nội dung) và tất cả các trang phụ lục kèm theo (nếu có); Khoản 2 Điểm c) Văn bản giải trình rõ lý do không thực hiện được theo đúng chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ (nếu có); Khoản 2 Điểm d) Văn bản đến (nếu có); d) Ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, tổ chức có liên quan (nếu có); Khoản 2 Điểm đ) Các tài liệu khác có liên quan (nếu có). Khoản 3. Trường hợp Hồ sơ trình giải quyết công việc có văn bản bằng tiếng nước ngoài, khi trình Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm dịch những văn bản Lãnh đạo Bộ yêu cầu.