Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương VI Điều 31. Sổ giao nhận văn bản
 Khoản 1. Tất cả các đơn vị phải mở sổ giao nhận văn bản. Mọi tác nghiệp giao nhận văn bản, tài liệu, Hồ sơ trình giải quyết công việc, Hồ sơ công việc quy định tại Quy chế này đều phải ký xác nhận vào Sổ Giao nhận văn bản. Khoản 2. Văn thư đơn vị tham mưu có trách nhiệm thực hiện các quy định của nhà nước về công tác văn thư, tiếp nhận văn bản tại Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp theo quy định tại Khoản 6 Điều 7 của Quy chế này. Khoản 3. Phòng Hành chính và Phòng Tổng hợp chỉ thực hiện giao nhận văn bản, tài liệu, Hồ sơ trình giải quyết công việc, Hồ sơ công việc với Văn thư đơn vị tham mưu, chuyên viên được giao nhiệm vụ trực tiếp soạn thảo văn bản, Văn thư đơn vị trực thuộc Bộ hoặc người được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền. PHỤ LỤC 1