Quyết Định 1640/QĐ-BGTVT ban hành quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của bộ giao thông vận tải . Kèm theo Chương II Điều 6. Đăng ký văn bản đến
 Khoản 1. Văn bản đến phải được đăng ký vào hệ thống quản lý văn bản ngay trong ngày nhận văn bản đến; nếu văn bản gửi đến vào cuối buổi chiều, thì có thể đăng ký vào buổi sáng ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc” hẹn giờ, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình, chuyển giao ngay sau khi tiếp nhận văn bản. Khoản 2. Khi đăng ký văn bản, Văn thư Bộ phải thực hiện các công việc sau: Khoản 2 Điểm a) Đóng dấu “Công văn đến”, nhập đầy đủ, chính xác các thông tin chung của văn bản vào hệ thống quản lý văn bản; Khoản 2 Điểm b) Quét (Scan) nội dung văn bản và đính kèm đúng tệp nội dung văn bản. Khoản 3. Khi nhận văn bản điện tử có ký số gửi đến, văn thư cơ quan, đơn vị tiếp nhận văn bản đến thực hiện theo quy định sau: Khoản 3 Điểm a) Kiểm tra chữ ký số theo quy định tại Khoản 5 Điều 26 của Quy chế này; Khoản 3 Điểm b) Ký chữ ký số cơ quan với dấu “Công văn đến” vào chỗ trống góc phía trên lề trái trang đầu của văn bản; Khoản 3 Điểm c) Đăng ký văn bản đến, trình và chuyển giao văn bản đến theo quy định tại quy chế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị. Khoản 4. Đối với văn bản có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân, Ban Cán sự đảng Bộ, Đảng ủy Bộ, Đoàn Thanh niên Bộ, Công đoàn Cơ quan Bộ thì Văn thư Bộ chỉ nhập thông tin về nơi gửi, số và ký hiệu ghi ngoài bì vào hệ thống quản lý văn bản.