¿Cómo ser un administrador efectivo?
¿Qué es lo que hace que algunos administradores sean exitosos (mientras que otros tienen problemas para sobrevivir en el cargo)? Si bien cada situación es distinta, los administradores efectivos comparten características comunes. Refuerzan la confianza de los empleados siendo consecuentes y honestos. Son comunicadores excelentes que pueden motivar a los empleados estableciendo metas apropiadas. Como administrador, es fácil refugiarte en tu propia oficina. Por tanto, tendrás que asegurarte de mantenerte conectado con el equipo.
Método 1: Reforzar la confianza

1. Trata de ser consecuente.
Los empleados se sentirán más cómodos cuando te vean como una persona con una personalidad fuerte. Si eres impredecible, empezarán a ocultarte información por temor. En vez de eso, sé predecible. Sé consecuente.
Los empleados tampoco confiarán en ti si muestras favoritismo. Si sancionas a alguien por romper una regla, debes castigar a cualquier otra persona que rompa la misma regla.

2. Valora la transparencia.
Los empleados no confiarán en ti si creen que tienes una agenda oculta. En consecuencia, debes ser abierto con ellos. Comparte la información tan pronto como puedas. Siempre sé honesto.
Nunca mientas. Los miembros de un equipo hablan. De manera que si dices una cosa a Juana pero otra a Jorge, descubrirán que eres un mentiroso.
También debes evitar retener información. Por ejemplo, si el desempeño de la compañía no ha sido bueno, entonces debes ser directo con el equipo. No hay razón para atenuar la información.
No puedes compartir todo. Por ejemplo, si despides a alguien, no debes decirle al equipo por qué. Sin embargo, la transparencia debe ser tu opción predeterminada.

3. Cumple con tus promesas.
Si dices que harás algo, hazlo. Si pides la opinión de las personas, entonces escucha activamente lo que tengan que decir. Perderás la confianza del equipo si dices una cosa y haces otra.
La clave para cumplir no es excederte con las promesas. Por ejemplo, si no puedes ascender a un miembro del equipo, no prometas que lo harás.
Quizás debas hacer algunas promesas inicialmente, al menos hasta que te sientas cómodo en el rol.

4. Logra los objetivos.
El equipo confiará en tu liderazgo cuando vea que eres alguien que logra resultados. Mientras más extenso sea tu historial de éxitos, mejor.
Ocasionalmente, es probable que debas ensuciarte las manos y ayudar cuando el equipo esté saturado. Demuestra que estás comprometido con el éxito del equipo tanto como el mismo equipo lo está.

5. Da crédito a los demás.
No proclames que una idea es tuya si recurriste, aunque sea en parte, a la idea de alguien más. En vez de eso, da crédito a la persona que contribuyó y reconoce que te basaste en su idea.
Por ejemplo, puedes decir “Me reuní con el presidente de la compañía y le compartí las ideas de Juana acerca de una nueva campaña de marketing”. Dilo aunque la contribución de Juana haya sido pequeña. Las personas confiarán en ti si ven que no tratas de quedarte con el crédito.

6. Evita los chismes.
Cualquier grupo de tres personas chismea (dos personas hablarán de la tercera). Sin embargo, debes tratar de evitar los chismes. Si los chismes del equipo te arrastran, no parecerás un líder.
No obstante, debes estar al tanto del chisme. Permite que tu secretaria o tu asistente te mantenga informado de lo que sucede.
En particular, presta atención si los miembros del equipo tratan de sabotearte. Método 2: Comunicarte efectivamente

1. Escucha.
Escuchar es tan importante como lo que vas a decir. Si estás en una reunión del equipo, probablemente debas escuchar a tus empleados antes de hablar. Para volverte un oyente experto, deshazte de cualquier distracción. Deja el teléfono o la tableta y no mires por encima del hombro a la pantalla de la computadora. En vez de eso, concéntrate en la persona que habla.
A medida que escuches, concéntrate en el lenguaje corporal, el cual contiene pistas importantes. Alguien que afirma estar feliz y que se sienta con los brazos cruzados dice una cosa pero demuestra otra.
También cuida tu propio lenguaje corporal a medida que escuches. Trata de sentarte quieto y de escuchar a la persona que comparte malas noticias. Es importante no mostrar sobresalto.

2. Anima a otras personas a participar.
Nunca se sabe de dónde provendrán las mejores ideas, así que debes animar a los miembros del equipo a expresar sus opiniones. Da a las personas muchos medios para compartir sus ideas. No a todos les gusta hablar en reuniones, de manera que invita a las personas a compartir sus ideas por correo electrónico o en reuniones individuales contigo.
Recuerda que no debes burlarte de alguien por sus ideas, aunque esas ideas sean poco originales o poco meditadas. Si golpeas a alguien por expresar su opinión, envías el mensaje de que las personas deben guardarse sus ideas.
También asegúrate de que todos puedan participar. Esto puede significar refrenar a cualquier miembro del equipo que sea demasiado negativo o que trate de dominar la conversación. Di algo como “Gracias por compartir tus pensamientos, Gonzalo. Te escuché claramente. Ahora, me gustaría oír a Sonia y a María”.

3. Sé claro.
La comunicación efectiva es clara y detallada. Trata de ser tan claro como sea posible para reducir los malentendidos. Piensa antes de hablar con alguien y asegúrate de saber qué es lo que quieres decir.
Equilibra minuciosidad con brevedad. No es necesario que quites el tiempo a todos con correos electrónicos interminables o memorandos para el equipo. Ve al grano.

4. Usa el correo electrónico cuidadosamente.
El correo electrónico es increíblemente conveniente. Puedes mandar una nota escrita a un miembro del equipo en cualquier momento del día y retener una copia de la comunicación. No obstante, es difícil interpretar el tono de alguien en un correo electrónico. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico a manera de broma, pero el destinatario puede percibirlo como hostil.
Ningún negocio moderno puede sobrevivir sin el correo electrónico. Sin embargo, úsalo estratégicamente.
Por ejemplo, debes evitar el correo electrónico si tienes una relación difícil con un miembro del equipo. En vez de eso, comunícate personalmente para que pueda leer tus señales no verbales.

5. Reduce el uso de las reuniones.
Las reuniones suelen tomar más tiempo del necesario. Si es posible, comunícate de otras maneras. Si organizas una reunión, haz un programa y distribúyelo con anticipación. Cíñete a él tanto como sea posible.
Algunas veces, las reuniones son necesarias y un administrador efectivo puede identificar esos momentos. No organices una reunión si puedes enviar un memorando.
Sin embargo, organiza reuniones para hacer lluvia de ideas o cuando quieras oír la opinión de los empleados.

6. Provee comentarios efectivos.
Como administrador, también eres mentor. Debes proveer guía a los miembros del equipo para que puedan desempeñarse en su mejor nivel. Adecúa tu comentario a los estilos de comunicación y motivaciones de cada miembro del equipo.
Sin embargo, idealmente, tendrás que equilibrar los comentarios negativos con los reconocimientos.
Además, debes hacer seguimiento a los comentarios negativos con consejos concretos. No digas “Tal vez debas concentrarte más”. En vez de eso, muestra a un empleado cómo puede administrar su flujo de trabajo o ponlo en contacto con alguien que pueda ayudarlo.
Menciona el programa de asistencia al empleado de la compañía. No eres un psicoterapeuta encargado de ayudar a un empleado a resolver su vida personal. Sin embargo, puedes animarlo a ponerse en contacto con este programa y a que programe una sesión de consejería.

7. Comunícate a lo largo de todos los niveles de la organización.
En tus primeros días como administrador, ponte la meta de salir y conocer a todas las personas de la organización que afecten directa o indirectamente a tu equipo. Camina alrededor del edificio y preséntate a las personas. Haz preguntas acerca de sus departamentos.
Comunicarse abiertamente ayuda de dos maneras. Primero, sabrás con quién debes ponerte en contacto cuando necesites ayuda. Por ejemplo, puedes averiguar qué asistente tiene todo el poder en Recursos Humanos. Puede ser la persona a la que debas acudir.
Segundo, desarrollarás una relación con las personas, las cuales pueden hacer un esfuerzo adicional para ayudarte cuando lo necesites.

8. Vístete para la ocasión.
La comunicación también es no verbal. Mantén la credibilidad en los ojos del equipo, lo cual significa lucir como el administrador en el equipo. Trata de vestirte un poco más profesional que los miembros del equipo.
Si los empleados visten ropa casual, debes vestir casual de negocios.
Si los empleados visten casual de negocios, entonces usa un traje para trabajar.

9. No te obsesiones con ser “agradable”.
El signo de un administrador novato es el temor de no agradar al equipo. De hecho, los miembros del equipo deben respetarte, no ser tus mejores amigos. Si eres demasiado agradable, los empleados pueden bajar el ritmo de trabajo, pues saben que no tienen nada de que temer.
Tampoco ganas nada siendo “demasiado estricto”. En vez de eso, trata de mostrar empatía. Recuerda que la “amabilidad”, no la “simpatía”, es lo que importa.

10. Supera la timidez.
Las personas tímidas ciertamente pueden ser administradores efectivos. Sin embargo, debes trabajar deliberadamente para contrarrestar la timidez. Toma en cuenta los siguientes consejos:
Conoce a los miembros del equipo de una manera en la que se sientan cómodos. Por ejemplo, puedes programar reuniones personales en tu oficina al principio. Escribe una agenda breve a la que puedas recurrir si te sientes cohibido.
Prepárate apropiadamente. Los empleados tienden a cuestionar las decisiones de negocio, así que prepárate con hechos anticipadamente para explicar la decisión que has tomado. Esto te ayudará a hablar con autoridad.
Busca a mentores para que te ayuden. Busca a alguien de un nivel superior para que te prepare para las tareas difíciles, como disciplinar a los empleados.
Sé tú mismo. Eres tímido, no hay problema. No necesitas fingir que eres un comediante. En vez de eso, sé tú mismo. Si eres consecuente, el equipo agradecerá tu estilo de administración. Método 3: Motivar al equipo

1. Predica con el ejemplo.
No puedes esperar realistamente que los miembros del equipo te superen. En consecuencia, debes ser tú mismo un empleado concienzudo. Para lograr los mejores resultados, sé un modelo de trabajo duro y muestra la manera correcta de interaccionar con las personas.
También reconoce tus errores. Ganarás el respeto de los empleados y crearás una cultura en la que los demás no teman acercarse a ti cuando se equivoquen.

2. Crea metas individuales y grupales.
Ambas son importantes. Si creas solo metas individuales, entonces dañarás la cohesión del equipo. Si solo estableces metas grupales, entonces los miembros individuales del equipo no sabrán cuál es su lugar en el panorama general.
Las metas para los miembros individuales del equipo deben ser desafiantes, pero deben ser algo que los empleados puedan lograr. También asegúrate de que las metas sean cuantificables. Algo como “atraer más clientes” no es una buena meta. En vez de eso, provee un parámetro como “aumentar la cantidad de nuevos clientes al 50 % en un año”.
Recuerda involucrar al equipo en el establecimiento de metas. Por supuesto, no puedes dejar que el equipo establezca las metas por sí mismo, sino que debes asegurarte de decirle cómo has incorporado sus ideas.

3. Recompensa el trabajo duro.
Si quieres lograr un esfuerzo sobresaliente, debes recompensarlo. La recompensa puede ser pequeña (como una tarjeta de regalo para una cafetería cercana) o puede ser más sustancial (como un bono). No se trata de la recompensa en sí, sino de reconocer el esfuerzo.
Algunas veces la única recompensa necesaria es el reconocimiento público. Dile a los demás empleados acerca del buen trabajo que realizó Silvia y Mario en una presentación al cliente.
Recuerda ser consecuente al dar regalos. Si recompensas a un miembro del equipo por traer un cliente, no puedes pasar por alto a otro miembro del equipo que haga lo mismo.

4. Adecúa tu estilo de administración a cada empleado.
Cada miembro del equipo es distinto. En consecuencia, no debes usar el mismo estilo de administración con cada empleado. En vez de eso, averigua qué estimula a cada miembro del equipo.
Por ejemplo, algunos miembros del equipo pueden tener mucha confianza y necesitar que se les plantee un desafío regularmente.
En contraste, otros miembros pueden tener poca confianza y hacer su mejor esfuerzo cuando reciben un reconocimiento.

5. Inspira a los empleados.
Trata de hacer incluso que el miembro de más bajo rango sienta que su trabajo es esencial para el éxito del equipo. La mayoría de las personas desean ser parte de algo mayor que ellas mismas y encuentran significado en ayudar al grupo a lograr sus metas.
No solo digas a los empleados que los valoras (aunque eso es importante). También explícales por qué su trabajo es esencial para el éxito del equipo.

6. Lidia con empleados de bajo rendimiento.
Evita pasar mucho tiempo tratando de mejorar a un empleado débil. Por lo general, nunca podrás hacer que sea mejor de lo que actualmente es. En vez de eso, dile qué es lo que necesita hacer para mantener su trabajo y dale un plazo para cumplir con tus expectativas.
Si necesitas despedir a alguien, recuerda seguir las políticas de la organización en la carta. Hay una lógica detrás de toda la documentación que debes llenar. Dormirás mejor por la noche sabiendo que has despedido a alguien de la manera correcta.
También presta atención a la manera en que el despido afecta a los miembros del equipo que se quedan. Habla acerca del despido. Aunque no puedes explicar en detalle por qué has despedido a alguien, puedes tranquilizar al equipo diciendo que no se trata de una reducción por razones económicas. Método 4: Mantenerte conectado al equipo

1. Di “hola”.
Es sencillo, no duele, pero también es una buena manera de mantenerte conectado. Puedes estar tan estresado y tan ocupado que prefieras retraerte en tu caparazón. Tomarte el tiempo de reconocer a otros miembros del equipo puede cosechar grandes recompensas.

2. Sal de tu oficina.
Como administrador, puede ser muy fácil encerrarte en tu oficina. Pronto, no podrás entender lo que sucede en tu propio equipo. Pon nuevamente el dedo en el pulso saliendo de tu oficina. Pasa por los cubículos de las personas para conversar.
Recuerda que la meta no es hacer “amigos”. Siéntete libre de conversar acerca de intereses compartidos y de la vida de las personas fuera del trabajo. Sin embargo, tu meta como administrador no es agradarle a la gente.
En vez de eso, pregúntales cómo va su trabajo y si necesitan algo de ti.

3. Ayuda a los miembros del equipo a mantenerse conectados.
Los empleados también se beneficiarán de la interacción mutua de maneras poco estructuradas. Permite que los empleados pasen algunos minutos conversando entre sí cerca de la máquina de agua o en la sala de descanso.

4. Programa una comida grupal.
Un almuerzo o una cena de equipo es una buena recompensa para los empleados. También ayuda a que se mantengan conectados como equipo. Trata de programar una comida de equipo al menos trimestralmente.
Si deseas, pueden hacer algo más como equipo (como jugar paintball o ir al cine). Asegúrate de que sea algo divertido que todos los miembros del equipo disfruten.

5. Delega.
Hacer todo solo es una buena manera de desconectarte del equipo. En vez de eso, debes distribuir las tareas entre los empleados. Recuerda que no es necesario hacer algo perfectamente.
Te beneficiarás mucho delegando. Por ejemplo, podrás evaluar las fortalezas y las debilidades de los empleados. Tal vez puedas encontrar un asistente que sea tu nueva mano derecha.
También reducirás tu propia carga de estrés, lo cual hará que seas un mejor y más feliz administrador.
Método 1: Reforzar la confianza
1. Trata de ser consecuente.
2. Valora la transparencia.
3. Cumple con tus promesas.
4. Logra los objetivos.
5. Da crédito a los demás.
6. Evita los chismes. Método 2: Comunicarte efectivamente
1. Escucha.
2. Anima a otras personas a participar.
3. Sé claro.
4. Usa el correo electrónico cuidadosamente.
5. Reduce el uso de las reuniones.
6. Provee comentarios efectivos.
7. Comunícate a lo largo de todos los niveles de la organización.
8. Vístete para la ocasión.
9. No te obsesiones con ser “agradable”.
10. Supera la timidez. Método 3: Motivar al equipo
1. Predica con el ejemplo.
2. Crea metas individuales y grupales.
3. Recompensa el trabajo duro.
4. Adecúa tu estilo de administración a cada empleado.
5. Inspira a los empleados.
6. Lidia con empleados de bajo rendimiento. Método 4: Mantenerte conectado al equipo
1. Di “hola”.
2. Sal de tu oficina.
3. Ayuda a los miembros del equipo a mantenerse conectados.
4. Programa una comida grupal.
5. Delega.