¿Cómo realizar un estudio de tiempos y movimientos?
Un estudio de tiempos y movimientos sirve para analizar la eficiencia laboral a través de la observación y la duración de las tareas. Este puede ayudar a identificar las formas de incrementar la productividad del día. Esto permitirá ahorrar tiempo y energía, ¡los cuales son útiles para todos! Puedes implementarlo sobre ti mismo u otra persona. El primer paso será escoger un método (desde una observación en tiempo real hasta un método de muestreo) para luego analizar y verificar la duración de las tareas. Después de completar el estudio, podrás utilizar la información con el fin de elaborar un proceso de trabajo más eficiente.
Método 1: Escoger un método para registrar la información

1. Utiliza un muestreo de trabajo si tienes poco tiempo para realizar el estudio.
Este enfoque consiste en la observación de una persona en determinados momentos, en lugar de hacerlo continuamente. Los intervalos pueden ser regulares o aleatorios. Observa a la persona durante un tiempo determinado y luego extrapola conclusiones con base en las muestras para así identificar la cantidad de tiempo empleado en cada tarea. Esta técnica proporciona mejores resultados si se analizan tareas con pocos componentes o empleados que realizan menos tareas en general. 
Por ejemplo, si la función principal de un empleado es la facturación, las muestras aleatorias pueden ser útiles dado que cada vez que lo examines, podrás observar lo que está haciendo. Una vez que reúnas toda la información, podrás identificar en qué tarea o componente el empleado demora más tiempo, ya que habrás observado la frecuencia y la duración en cada muestra aleatoria.
El beneficio de este método es que se puede observar a más de una persona en un tiempo determinado al rotar entre cada empleado.
Si vas a realizar esta técnica por cuenta propia, configura una alarma en el celular en intervalos establecidos para así grabar las actividades que estés realizando en un tiempo determinado.

2. Observa la tarea en tiempo real para realizar preguntas.
Al aplicar este enfoque, estarás en la misma sala que el empleado. Observa qué cosas hace y desglosa las tareas en pequeños componentes mientras registras los tiempos. Cada componente deberá tener sentido en su conjunto, sin entrar en demasiado detalle como para no poder mantener el ritmo.
Observar la duración de una tarea extensa no será de utilidad si no se analizan los componentes de cada actividad. Busca las deficiencias dentro de los componentes. No detengas a la persona, ya que solo quieres desglosar la tarea para poder registrar los datos. Por ejemplo, si la tarea es comprobar el correo, los componentes pueden incluir a dirigirse a la zona de correos, buscar el mensaje, llevarlo al escritorio, abrir el sobre, leer el correo y descartar o solucionar los asuntos de cada carta.
Un grupo de observación puede ser de gran utilidad. De esta forma, una persona podrá utilizar el cronómetro, otra llevará un registro de las duraciones y otra tomará apuntes.
También puedes utilizar este enfoque contigo mismo. En este caso, tendrás que escribir todos los componentes mientras realizas el estudio.

3. Graba un video para que los participantes actúen de manera más natural.
En lugar de observarlos en tiempo real, graba un video. De esta forma, podrás verlo nuevamente y analizar la duración de cada tarea. No perderás mucha información, ya que siempre podrás volver a verlo a fin de verificar los datos.

4. Grábate a ti mismo para llevar a cabo un estudio más preciso.
Si quieres estudiarte a ti mismo, este enfoque será mucho más sencillo que los otros dos. Coloca la cámara sobre un trípode y ubícala en el lugar apropiado para captar lo que estés haciendo. Permite que te grabe mientras realizas una determinada tarea como, por ejemplo, escribir un reporte.
Comprueba la tarea en un determinado período de tiempo. Por ejemplo, puedes observarla nuevamente dentro de una semana o incluso un mes. Método 2: Realizar el estudio

1. Prepara una hoja de cálculo para registrar la información.
Las hojas de cálculo son ideales para escribir el tipo de tareas. Asimismo, necesitarás un espacio para colocar la duración. Por lo general, las tareas se realizan por tandas. Si este es el caso, dedica un espacio para registrar la duración de cada componente. Para ello, solo necesitarás casillas numeradas. Añade una columna para hacer anotaciones.
Por ejemplo, si la tarea es comprobar el correo electrónico y uno de los componentes es leerlo, registra el tiempo que demoras en leer cada uno de ellos en las casillas numeradas, al lado de cada componente.

2. Divide el trabajo en pequeñas categorías.
Parte de realizar un estudio de tiempos y movimientos es identificar exactamente la duración de cada tarea. Por lo general, la única manera de mejorar la eficiencia es observar las pequeñas acciones dentro de cada tarea. Mientras realices el estudio, deberás establecer cada componente y escribir una breve descripción.
Lo importante es encontrar el nivel de detalle apropiado. No anotes todos los detalles como, por ejemplo, el tiempo que demores en apretar una tecla. Esta información no será útil para el estudio. Sin embargo, tampoco deberás generalizar demasiado, ya que no tendrás la información correcta para trabajar en la eficiencia de las tareas.
Por ejemplo, si tienes que comprobar el correo, puedes desglosar la tarea en iniciar sesión en la computadora y en el correo electrónico, eliminar el correo no deseado sin abrirlo, leer los correos, redactar las respuestas y organizar la información en carpetas.

3. Calcula la duración de cada tarea con un cronómetro.
Toma el tiempo y anota la duración de cada componente. Por lo general, es más fácil detener y comenzar el temporizador a través del tiempo transcurrido. Más tarde, podrás comprobar cuántos segundos le has dedicado a cada tarea.
Para obtener resultados más exactos, analiza la información durante varios días.

4. Calcula la duración de las tareas a través de los videos.
Al utilizar un video, tendrás que detenerlo e iniciarlo nuevamente para cada componente que quieras analizar. De esta forma, tendrás tiempo para escribir las anotaciones correspondientes y la duración de cada componente. Método 3: Analizar los resultados y realizar cambios

1. Calcula el tiempo promedio de cada componente.
Al terminar, deberás medir la duración de cada componente e identificar el tiempo promedio. Para ello, suma todas las duraciones de un componente y divídelas entre el número de las duraciones en ese grupo.
Por ejemplo, si el componente es leer correos electrónicos, las duraciones pueden ser 65 segundos, 210 segundos, 240 segundos, 39 segundos y 354 segundos. Suma todos los segundos 65 + 210 + 240 + 39 + 354 = 908. Divide 908 entre la cantidad de duraciones. En este caso, son cinco duraciones, por lo cual tendrás que dividir 908 entre 5. El resultado será un promedio de 181,6 segundos por cada correo.

2. Calcula el tiempo promedio para cada tarea.
La manera más sencilla de hacerlo es sumar todos los promedios de los componentes. De esta forma, tendrás el promedio de la tarea completa.

3. Asigna un valor alto o bajo para las tareas.
De esta forma, podrás priorizar las tareas importantes. No es necesario que asignes un número, simplemente etiquétalas con un valor alto o bajo. Por ejemplo, es posible que responder correos electrónicos sea una tarea importante, pero a menos que trabajes en atención al cliente, esta probablemente tenga un valor bajo si se compara con terminar un reporte importante.

4. Reduce el tiempo que le dediques a las tareas de menor importancia que requieran mucho tiempo.
Luego de asignarles valores a las tareas, tendrás que analizar cuáles son las de menor importancia y que requieren mucho tiempo. Tendrás que evaluar cómo reducir el tiempo que les dediques a estas tareas. Asimismo, será importante identificar las tareas que requieran mucho tiempo y sean de gran importancia. Valdrá la pena que hagas estas tareas de manera más eficiente.

5. Sé cuidadoso al hacer varias tareas a la vez.
Por lo general, las personas que realizan más de una tarea a la vez demoran más tiempo, ya que no pueden brindarle la atención completa a una actividad particular. En estos casos (p. ej., al leer correos y escribir un reporte al mismo tiempo), será importante que realices un cambio. Establece un tiempo determinado para realizar una sola tarea. Si tienes que escribir un reporte, ignora los correos.
Si lees correos electrónicos constantemente a lo largo del día, forzarás el cerebro y no podrás enfocarte en las demás tareas que debas completar. Lo ideal suele ser realizar toda una tarea a la vez, como solo leer correos electrónicos por la mañana, al mediodía y antes de retirarte del trabajo.

6. Determina las deficiencias al limitar el tiempo dedicado a las tareas.
Con frecuencia, descubrirás deficiencias en las rutinas que describas y analices en relación a su duración. Elimina las deficiencias para así trabajar con mayor eficacia y acabar más tareas en el tiempo que tengas.
Por ejemplo, si debes completar un formulario laboral todos los días en una sala alejada de tu oficina, considera realizar esta tarea en su totalidad de una sola vez. Si estás yendo y viniendo constantemente, perderás el tiempo que podrías dedicarles a otras tareas.
Método 1: Escoger un método para registrar la información
1. Utiliza un muestreo de trabajo si tienes poco tiempo para realizar el estudio.
2. Observa la tarea en tiempo real para realizar preguntas.
3. Graba un video para que los participantes actúen de manera más natural.
4. Grábate a ti mismo para llevar a cabo un estudio más preciso. Método 2: Realizar el estudio
1. Prepara una hoja de cálculo para registrar la información.
2. Divide el trabajo en pequeñas categorías.
3. Calcula la duración de cada tarea con un cronómetro.
4. Calcula la duración de las tareas a través de los videos. Método 3: Analizar los resultados y realizar cambios
1. Calcula el tiempo promedio de cada componente.
2. Calcula el tiempo promedio para cada tarea.
3. Asigna un valor alto o bajo para las tareas.
4. Reduce el tiempo que le dediques a las tareas de menor importancia que requieran mucho tiempo.
5. Sé cuidadoso al hacer varias tareas a la vez.
6. Determina las deficiencias al limitar el tiempo dedicado a las tareas.