¿Cómo archivar alfabéticamente?
Archivar alfabéticamente es una forma fundamental de organizar documentos tanto en tu vida privada como en tu vida personal. Archivar documentos en orden alfabético te permitirá a ti y a otros encontrar y reemplazar cada archivo rápidamente. Esto asegurará que todos los documentos estén protegidos y fácilmente disponibles. Hay muchas reglas sobre cómo archivar alfabéticamente para conservar un sistema de archivo sensato.
Método 1: Archivar alfabéticamente

1. Elige el sistema alfabético que usarás.
Incluso algo que parece tan claro como archivar alfabéticamente ofrece varias opciones de las que escoger. Es importante que elijas un sistema y lo uses constantemente.
El archivo letra por letra considera cada letra de cada palabra en orden de aparición, ignorando los espacios entre las palabras.
El archivo palabra por palabra ordena a los artículos con base en la primera letra de cada palabra en sucesión.
El archivo unidad por unidad toma en cuenta cada palabra, abreviatura e inicial, ordenando los artículos según ellas. Generalmente se recomienda el sistema de unidad por unidad.

2. Agrupa los artículos.
Una vez que tengas todos los artículos que tengas que archivar, elige cómo quieres agrupar los archivos. Puedes optar por el formato de diccionario, en el que todos los archivos se colocan en orden alfabético independientemente del tipo de archivo o los artículos que contenga. También puedes usar el formato de enciclopedia, en el que los artículos se agrupan por tipo o tema y luego cada grupo se ordena alfabéticamente.
Si tienes muchos tipos diferentes de artículos para archivar (recetas, recibos fiscales, cartas, etc.), puede ser útil usar el formato de enciclopedia. Agrupa los artículos primero por tipo, luego ordena alfabéticamente los artículos dentro de cada grupo. Mantén los grupos separados usando separadores o codificándolos por colores.

3. Indexa tus archivos.
Indexar es la forma de colocar cada sección de un título en la unidad correcta. Para indexar artículos antes de archivarlos, debes descomponer los elementos del nombre de cada artículo y crear un nuevo nombre alfabetizado que puede diferir del nombre estándar. Por ejemplo:
Imagina que tienes los siguientes artículos que indexar y archivar: un artículo sobre cerdos hormigueros titulado "La alimentación nocturna de los cerdos hormigueros", una biografía de la célebre experta en cerdos hormigueros Juana A. Pérez y un folleto promocional para una exhibición sobre cerdos hormigueros en el Zoológico de Detroit.
La biografía de Juana A. Pérez se indexaría como "Pérez, Juana A." ya que los apellidos van primero al indexar. Se archivaría bajo la letra P.
El artículo "La alimentación nocturna de los cerdos hormigueros" podría indexarse como está si optas por la agrupación estilo diccionario. Podría archivarse bajo la letra A (ya que los artículos no se cuentan al archivar) usando esta agrupación.
Como otra alternativa, podrías indexar "La alimentación nocturna de los cerdos hormigueros" como "Cerdos hormigueros, la alimentación nocturna de los". Esto tendría sentido si usaras una agrupación estilo enciclopedia y no simplemente archivaras artículos relacionados con los cerdos hormigueros. El artículo se archivaría entonces bajo la letra C.
El folleto promocional podría indexarse como "Cerdos hormigueros, exhibición (Zoológico de Detroit)". Esto tendría sentido si esperaras tener varios materiales sobre las exhibiciones de cerdos hormigueros. Por ejemplo, podrías tener otro artículo indexado como "Cerdos hormigueros, exhibición (Zoológico de Toledo)".
Como otra alternativa, el folleto promocional podría indexarse como "Zoológico de Detroit (exhibición de cerdos hormigueros)". Esto tendría sentido si esperaras tener varios artículos relacionados con el Zoológico de Detroit o si quisieras usar una agrupación estilo enciclopedia para archivar artículos por ubicación geográfica.

4. Ordena los archivos alfabéticamente según su nombre indexado.
La regla general para archivar alfabéticamente es ordenar los artículos desde la A (el primero) hasta la Z (el último). Usa información cada vez más específica para distinguir entre los artículos separados y ordenarlos. Por ejemplo:
El orden de tus archivos indexados en el paso anterior podría ser (dependiendo del sistema que uses): "Alimentación nocturna de los cerdos hormigueros, la", "Pérez, Juana A." y "Zoológico de Detroit (exhibición de cerdos hormigueros)" O "Cerdos hormigueros, exhibición (Zoológico de Detroit)", "Cerdos hormigueros, la alimentación nocturna de los" y "Pérez, Juana A.".
Un archivo para "ualabí" vendría después de un archivo para "emú". Un archivo para "canguro" vendría antes que ambos y un archivo para "cerdo hormiguero" vendría antes que uno para "oso" y uno para "emú". Esto te daría el siguiente orden de archivo: "canguro", "cerdo hormiguero", "emú", "oso", "ualabí".
Si luego agregaras un archivo para "oso hormiguero", este vendría después de cualquier archivo para "oso". Ya que ambos empiezan por la palabra "oso", debes pasar al siguiente término significativo para determinar el orden. El nuevo orden sería: "canguro", "cerdo hormiguero", "emú", "oso", "oso hormiguero", "ualabí".

5. Etiqueta las carpetas de tus archivos.
Para facilitar la ubicación de los artículos, etiqueta cada carpeta de archivos con el nombre indexado apropiado del o los artículos que contenga. Esto también facilitará la introducción de nuevos archivos en el orden correcto.
Coloca los artículos en la carpeta designada para ellos.
También puede serte útil codificar tus archivos por colores para mejorar la utilidad. Por ejemplo, si usas una agrupación estilo enciclopedia, dale a cada grupo un color separado y etiqueta cada artículo o archivo en cada grupo con su color respectivo.

6. Documenta el sistema de indexado y archivo.
Sé constante con tu sistema de indexado y archivo, sea cual sea. Asegúrate de que cualquier persona que tenga acceso a los archivos sea consciente del sistema. Por ejemplo, puedes crear y compartir un documento que detalle las reglas de tu sistema de archivo. Esto ayudará a que todos puedan usar el sistema de archivo de forma eficiente.

7. Archiva los artículos nuevos adecuadamente.
Coloca los archivos en el aparador con base en los nombres indexados y el orden alfabético según el sistema que uses. Cambia de lugar los archivos actuales según sea necesario para colocar archivos nuevos en el lugar correcto. Método 2: Lidiar con casos especiales

1. Archiva artículos bajo su término significativo.
A veces, tiene sentido archivar artículos con base en palabras clave, independientemente del orden en el que aparezcan las palabras en un título o nombre. Esto asegura que un archivo pueda indexarse y ubicarse usando el término más lógico. Por ejemplo:
"Primer Banco de Chicago" puede indexarse y archivarse como "Chicago, Primer Banco de". "Chicago" es el término clave en esta entrada en lugar de "Primer" o "Banco", sobre todo si podrías tener otros artículos con nombres similares, como "Primer Banco de Nueva York" o "Bancos y Compañías Fiduciarias Chicago".

2. Ordena los nombres por apellido.
Los estándares de archivo típicos recomiendan indexar a las personas por su apellido primero ya que el apellido se considera el término significativo.
Por lo tanto, "Juana A. Pérez" se indexaría y archivaría como "Pérez, Juana A.".
Coloca los títulos (Dr., Sra., Mayor, etc.) al final. "Dra. Juana A. Pérez", por ejemplo, se indexaría y archivaría como "Pérez, Juana A., Dra.".
Por lo general, ordena los nombres como se escriban, letra por letra. Por ejemplo, "MacDonald" vendría antes que "McDonald". Del mismo modo, "D’", "L’", "Le", "de", etc., se consideran parte del nombre, no unidades separadas. Por ejemplo, ordena los archivos "Heinlein", "Le Guin", "L’Engle" y "Wolfe" en ese orden (NO como "L’Engle", "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe").
Una excepción común a estas reglas sobre los nombres es cuando el nombre de una persona forma parte del nombre de una empresa u organización. En estos casos, trata al nombre de la persona como una unidad dentro del nombre de la empresa. Por ejemplo, "Control de pestes Juana A. Pérez" se archivaría bajo la C y NO como "Pérez, Control de pestes Juana A.".

3. Ignora los artículos, conjunciones y preposiciones.
Los artículos (como "un" y "el"), conjunciones (como "y", "pero" y "o") y preposiciones (como "para", "de" y "en") generalmente se omiten al indexar y archivar alfabéticamente ya que no se consideran términos significativos. Este es el caso incluso cuando conforman el principio del nombre de un artículo. Por ejemplo:
"Una investigación sobre las prácticas de alimentación de los emús" se archivaría bajo la E para "emú" (la palabra significativa en el título del artículo) en lugar de bajo la U por "una".
"Control de pestes Pérez y Sánchez" se archivaría después de "Control de Pestes Juana A. Pérez". Ambos nombres indexados empiezan con la frase "Control de pestes" así que pasas al siguiente término significativo en cada uno ("Pérez y "Juana", respectivamente) para determinar el orden de archivo. Ignora la palabra "y" ya que no es significativa.

4. Trata las abreviaturas como si fueran palabras completas.
Al indexar y archivar artículos, es posible que te encuentres con abreviaturas como "Cía." (para "compañía") o "S.A." (para "Sociedad Anónima"). Generalmente, debes indexar y archivar artículos como si estas abreviaturas fueran las palabras completas en lugar de ser simplemente series de letras.
Por ejemplo, "Cía. Minera Juana A. Pérez" se archivaría antes que "Consorcio Juana A. Pérez".

5. Archiva los números de forma ordinal.
Al archivar artículos alfabéticamente, puedes encontrar números dentro de sus títulos. En general, archiva los números de forma ordinal en lugar de como si estuvieran escritos. Los números también se archivan antes que las letras.
Por ejemplo, "Empresa 3M" se archivaría antes que "Empresas 100" (ya que el 3 viene antes que el 100).
"Grandes ideas de negocios" y "Grandes líderes de negocios" vendrían después de "100 grandes ideas de negocios" ya que los números se ordenan antes que las letras.
Los números que ya están escritos se tratan como palabras en lugar de números. Por ejemplo, archiva los artículos "100 grandes líderes de negocios", "Doscientas grandes ideas de negocios" y "Grandes ideas de negocios" en ese orden.
Sin embargo, si sirve para tus fines de archivo, puedes hacer una excepción y siempre archivar los números como si estuvieran escritos.

6. Maneja cualquier carácter especial.
Debe tomarse en cuenta cualquier carácter que no sea alfabético ni numérico con el que te encuentres al indexar y archivar artículos. Sin embargo, lo que debes hacer con estos caracteres depende del tipo:
La puntuación (como los apóstrofes, puntos y comas) generalmente se ignora al indexar y archivar artículos. Por ejemplo, archiva "Washington’s Best Coffee" y "Washington D.C." en ese orden.
Los signos diacríticos se tratan como la letra correspondiente sin el signo diacrítico. Por ejemplo, archiva "Éclair" como "Eclair" y "Über" como "Uber". La excepción a esto es cuando archivas según el alfabeto de un idioma que utilice signos diacríticos, en cuyo caso debes seguir el orden alfabético normal de ese idioma.

7. Usa la regla general de "nada antes que algo" cuando sea necesario.
Generalmente, los espacios (incluyendo la puntuación y otros elementos que se omiten) se ignoran al archivar alfabéticamente. Sin embargo, en casos en los que tengas artículos que empiecen de la misma forma, usa un espacio o la regla de "nada antes que todo" para determinar el orden de archivo.
Por ejemplo, archiva "North East Bank", "Northeast Bank" y "North East Manufacturing" en ese orden.
Del mismo modo, "Pérez, Juana A." se archivaría antes que "Pérez, Juana A., Dra.".

8. Distingue archivos por información más detallada cuando sea necesario.
En casos más raros, la información alfabética no es suficiente como para determinar el orden de los archivos. En estos casos, debes utilizar más información para indexar y ordenar artículos. Marca esta información adicional en los archivos respectivos para ayudarte a distinguirlos. Por ejemplo:
Si tuvieras artículos para dos personas diferentes llamadas Juana A. Pérez, podrías ordenarlos por fecha de nacimiento. El archivo "Pérez, Juana A. (n. 1853)" vendría entonces antes que el archivo "Pérez, Juana A. (n. 1967)".
También podrías ordenar artículos según la geografía cuando tengas que hacer distinciones. Si tienes archivos para tres bancos diferentes en tres ubicaciones diferentes y cada banco se llama "Banco y Compañía Fiduciaria del Nuevo Mundo", podrías ordenarlos alfabéticamente en el orden "Banco y Compañía Fiduciaria del Nuevo Mundo (Granada)", "Banco y Compañía Fiduciaria del Nuevo Mundo (Oaxaca)" y "Banco y Compañía Fiduciaria del Nuevo Mundo (Salamanca)".
Del mismo modo, si tienes artículos para dos osos o tipos de osos diferentes, los distinguirías aún más con base en la especie, la ubicación geográfica, etc. Por ejemplo, puedes tener archivos sobre "Oso grizzly" y "Oso pardo" (en ese orden) o archivos sobre "Osos (europeos)" y "Osos (norteamericanos)" (en ese orden).

9. Publicita las excepciones y reglas especiales.
Asegúrate de que todos los que usen tus archivos sepan sobre cualquier excepción a las pautas estándar que se toman en cuenta en tu sistema de archivo. Esto ayudará a asegurar que todos puedan usar el sistema de forma adecuada y eficiente.
Método 1: Archivar alfabéticamente
1. Elige el sistema alfabético que usarás.
2. Agrupa los artículos.
3. Indexa tus archivos.
4. Ordena los archivos alfabéticamente según su nombre indexado.
5. Etiqueta las carpetas de tus archivos.
6. Documenta el sistema de indexado y archivo.
7. Archiva los artículos nuevos adecuadamente. Método 2: Lidiar con casos especiales
1. Archiva artículos bajo su término significativo.
2. Ordena los nombres por apellido.
3. Ignora los artículos, conjunciones y preposiciones.
4. Trata las abreviaturas como si fueran palabras completas.
5. Archiva los números de forma ordinal.
6. Maneja cualquier carácter especial.
7. Usa la regla general de "nada antes que algo" cuando sea necesario.
8. Distingue archivos por información más detallada cuando sea necesario.
9. Publicita las excepciones y reglas especiales.