¿Cómo hablar con un empleado sobre un problema de impuntualidad?
¿Uno de tus empleados llega siempre tarde al trabajo? ¿Está estableciendo un patrón de impuntualidad? Si este es el caso, deberías hablar con él sobre este asunto. Empieza por reunir información sobre el problema, incluidos los registros de nóminas. Luego, organiza una reunión privada con el empleado. En la reunión, mantén la calma y expón tu preocupación por su rendimiento y las consecuencias si sigue llegando tarde. Espera que se tome en serio tus palabras y decida mejorar su rendimiento.
Método 1: Abordar el problema

1. Identifica los comportamientos problemáticos.
Observa de cerca al empleado para ver si la impuntualidad es el único problema de su rendimiento laboral. Si también es descuidado en su trabajo o desagradable con sus compañeros, entonces puede que también tengas que abordar estos problemas en la reunión. Presta atención para ver si su productividad se ha visto claramente afectada como resultado de su impuntualidad.
Toma una nota rápida en tu teléfono o apunta tus observaciones en una pequeña libreta que lleves contigo. Esto te permitirá recordarlo todo con claridad más adelante.

2. Actúa rápido.
Es fundamental que no dejes que este asunto se prolongue demasiado. Empieza a planificar una reunión en cuanto veas que tu empleado se comporta de forma problemática. Si esperas, existe la posibilidad de que la situación empeore. Además, corres el riesgo de alienar a otros empleados que tienen que asumir la carga del holgazán.
Mientras planificas la reunión, piensa en el nivel de confianza y relación que tienes con el empleado.

3. Revisa el manual del empleado de la empresa.
Si trabajas en una empresa grande, es probable que haya un manual detallado que guíe tus acciones en situaciones de disciplina de los empleados. Revisa el libro para ver si hay una sección que se refiera a la impuntualidad. En el mejor de los casos, encontrarás una declaración que describa una política de asistencia clara y coherente.
Si tu lugar de trabajo no tiene un manual del empleado, entonces tendrás que basarte en tus observaciones personales y en las prácticas anteriores para guiar tus acciones. Por ejemplo, si el empleado llega constantemente 15 minutos tarde, entonces esto es una violación obvia del horario.

4. Habla con el Departamento de Recursos Humanos.
Envía un correo electrónico rápido, haz una llamada telefónica o acércate al Departamento de Recursos Humanos de tu empresa. Cuéntales la situación, pídeles consejo y pregúntales qué necesitan de ti en términos de papeleo. Es posible que necesiten un acuse de recibo firmado por el empleado o un resumen de la conversación de tu parte para el registro del empleado.
También es posible que la gente del departamento sepa algo relativo a la vida personal o médica del empleado que desconozcas. Por ejemplo, es posible que el empleado se haya puesto en contacto con ellos para utilizar parte de una baja médica. Pide a los empleados del departamento que te informen sobre cualquier política de permisos de la empresa que pueda afectar a este empleado.

5. Reúne todos los documentos y hechos necesarios.
Es importante que tengas a mano cualquier registro de nóminas u hojas de horas que muestren ausencias adicionales o asistencia en general. Quizás necesites documentación que muestre incidentes anteriores de impuntualidad, su impacto y las razones proporcionadas por el empleado. También es buena idea tener a mano las evaluaciones de rendimiento de esta persona. Método 2: Llevar a cabo la reunión

1. Reúnete con el empleado en privado.
Lo mejor es que la primera conversación sea a solas. Es preferible reunirse en un lugar donde los demás empleados no estén al tanto de la conversación. Puedes pedirle al empleado que se reúna contigo en tu oficina a una hora determinada. Algunos supervisores prefieren preguntar casualmente al empleado "¿Cómo estás?" unas cuantas veces antes de establecer algo formal.
Si conoces bastante bien al empleado y crees que un enfoque informal puede ser lo mejor, pueden salir juntos de la oficina para ir a tomar un café y hablar de todo.
Para concertar una reunión, podrías decir "Hola, Pedro. Buenos días, ¿te importaría pasarte por mi despacho después de comer?".

2. Explica el motivo de la reunión.
Puedes iniciar la reunión con algunas amabilidades generales, pero es una buena idea explicar el motivo por el que lo has invitado al principio de la conversación. Podrías explicar que has notado un cambio en sus pautas de trabajo y que quieres conocer su opinión sobre todo ello. También puedes describir cómo ha disminuido la productividad y que has notado que sus retrasos podrían ser una de las causas que contribuyen a ello.
Sé sutil aquí, ya que es importante que le des mucho espacio para que se explique, especialmente si es un buen empleado. Puedes decir "Pedro, me he dado cuenta de que has llegado bastante tarde últimamente. ¿Puedes decirme qué ha pasado?". Luego, "Pedro, tus compañeros de trabajo confían mucho en tu buen trabajo y he notado una disminución de la productividad últimamente".
También podrías decir "Hola, Susana, ¿va todo bien? Me he dado cuenta de que has llegado un poco tarde. ¿Hay algo de lo que tengamos que hablar?".
También podrías preguntar "¿Te sientes estresada?" o "¿Hay algo que esté dificultando tu rendimiento?".

3. Expón los detalles de la política de asistencia.
Aquí es donde explicas lo que has encontrado en el manual del empleado. O bien, puedes decirle lo que es aceptable en términos de retrasos y ausencias, y dónde está el límite. También es importante hacerlo al principio de la conversación, ya que es posible que el empleado no haya entendido bien la política o haya malinterpretado algo del Departamento de Recursos Humanos.
Puedes decir "Pedro, necesitamos que nos avises con al menos 24 horas de antelación si vas a llegar tarde a un día de trabajo".

4. Explica las ramificaciones de las futuras impuntualidades.
Aquí es donde tendrás que establecer reglas y consecuencias claras, pero siendo lo más flexible posible. Puedes pedirle que recupere el tiempo cada semana. O bien, puedes emitir una advertencia por escrito que acabe en despido. También puedes pedirle que se marche inmediatamente si llega tarde y descontarle el sueldo. Asegúrate de que tu respuesta se ajuste al problema.
También ayuda conocer al empleado. Algunas personas responden mejor a consecuencias muy claramente establecidas, mientras que otras lo hacen mejor si solo les pides ayuda para cumplir.

5. Dile lo que esperas de su futuro desempeño.
Aquí es donde ambos pueden trabajar en una solución positiva y proactiva. Habla del tiempo flexible como una opción. O, tal vez, ver si pueden compartir el auto con otras personas para rendir cuentas. Habla sobre la posibilidad de trabajar desde casa, si es necesario, o incluso de pedir permiso de ausencia.
Si la falta de aviso es lo que realmente te preocupa, tal vez puedas establecer un sistema en el que pueda enviar un mensaje de texto o un correo electrónico si va a llegar tarde en el futuro.
Aquí también querrás hablar de cualquier otro problema de comportamiento, como la mala actitud. Sin embargo, ten cuidado de no abrumar al empleado. De lo contrario, podría tener una reacción negativa y defensiva.

6. Responde sus preguntas.
Antes de concluir la conversación, asegúrate de preguntarle si tiene alguna duda o preocupación que le gustaría que abordaras. Pregunte lo que pregunte, haz lo posible por darle toda la información y orientación que puedas sin parecer condescendiente. Si no sabes la respuesta, remítelo al Departamento de Recursos Humanos o a alguien que pueda ayudarlo.
Puede decir "Antes de terminar con todo, ¿tienes alguna pregunta para mí? Quiero asegurarme de que tienes claro todo lo que hemos repasado".
También podrías guiar al empleado a través de posibles soluciones, como formas de salir antes de su casa o consejos para superar el tráfico.

7. Envía una copia de toda la documentación a Recursos Humanos.
Consigue las firmas de los documentos que necesites y haz copias adicionales para tus registros y los de Recursos Humanos. Es una buena idea guardar resúmenes generales de las conversaciones disciplinarias dentro del expediente laboral del empleado. Estos documentos servirán como registro en caso de que necesites tener otra conversación o ir por el despido.

8. Presta atención y recompensa cualquier mejora.
Es muy probable que el empleado comience a mejorar su rendimiento tras la conversación. Mientras observas cómo lo está haciendo, asegúrate de anotar cualquier progreso y aliéntalo, por pequeño que sea. Método 3: Mantener el profesionalismo

1. Conserva la calma.
Recuerda que eres la persona que establece el tono profesional de la conversación. Respira profundamente o cuenta hasta diez en tu cabeza si necesitas calmarte. Limítate a los temas en cuestión e intenta no desviarte del asunto. Recuerda que estás intentando ayudarlo, pero que también tienes que hacer tu trabajo.

2. No toleres los insultos o el abuso personal.
El empleado puede responder negativamente a tus comentarios y puede reaccionar arremetiendo. Si esto ocurre, es mejor que ambos se alejen un poco. Pídele que se retire por hoy y dile que retomarás la conversación mañana con la presencia de Recursos Humanos. Debes mantener un grado de autoridad aquí, o perderás la capacidad de guiar el comportamiento de este empleado y asegurar la productividad de la empresa.
Esta es otra razón por la que quieres tener esta conversación más pronto que tarde. Si esperas demasiado antes de hablar con él, puede sentir que deberías haberle avisado antes.

3. Lleva un testigo, si es necesario.
Si crees que la conversación puede ir mal, probablemente sea una buena idea invitar a un miembro de Recursos Humanos o a otro supervisor para que se siente en la charla. Esta persona puede ayudar a reforzar lo que dices sobre las normas. También es menos probable que el empleado se agite cuando se enfrenta a dos personas tranquilas.

4. Dale una opción de explicación por escrito.
Si el empleado se siente incómodo para hablar contigo sobre su situación, puedes permitirle que escriba una carta oficial en la que exponga las razones de sus acciones y su deseo de mejorar en el futuro. Solicita que acepte explícitamente medidas específicas de mejora en el futuro.
Esta carta también debería incluirse en el expediente oficial del empleado en Recursos Humanos.

5. Envíalo más arriba en la cadena de mando.
Si el empleado parece no estar dispuesto a cambiar o se niega a hablar civilizadamente contigo, puede ser necesario ponerlo en contacto con su supervisor o con Recursos Humanos directamente. Avisa a la otra parte si lo haces para que sepa qué esperar.
Método 1: Abordar el problema
1. Identifica los comportamientos problemáticos.
2. Actúa rápido.
3. Revisa el manual del empleado de la empresa.
4. Habla con el Departamento de Recursos Humanos.
5. Reúne todos los documentos y hechos necesarios. Método 2: Llevar a cabo la reunión
1. Reúnete con el empleado en privado.
2. Explica el motivo de la reunión.
3. Expón los detalles de la política de asistencia.
4. Explica las ramificaciones de las futuras impuntualidades.
5. Dile lo que esperas de su futuro desempeño.
6. Responde sus preguntas.
7. Envía una copia de toda la documentación a Recursos Humanos.
8. Presta atención y recompensa cualquier mejora. Método 3: Mantener el profesionalismo
1. Conserva la calma.
2. No toleres los insultos o el abuso personal.
3. Lleva un testigo, si es necesario.
4. Dale una opción de explicación por escrito.
5. Envíalo más arriba en la cadena de mando.