¿Cómo calcular un inventario de seguridad?
El inventario de seguridad o inventario de reserva es la cantidad de inventario adicional que debes mantener para evitar una insuficiencia de materiales. Es importante calcular tu inventario de reserva con cuidado, ya que si bien una cantidad insuficiente provocará escasez, un exceso inflará los costos de inventario. Afortunadamente, hay maneras en las que puedes determinar la cantidad de inventario de reserva que necesitarás.
Método 1: Determina el inventario de seguridad a partir de la demanda

1. Revisa la demanda histórica y la variabilidad de la demanda para determinar cómo evitar un desabastecimiento.
Los siguientes cálculos te mostrarán cómo predecir el stock necesario para alcanzar cierto nivel en el ciclo de servicio, por ejemplo, el porcentaje de ciclos de provisión de suministros que resultarán en un desabastecimiento.

2. Determina la demanda promedio.
La demanda promedio es la cantidad total de materiales o bienes requeridos cada día durante un período fijo. Uno de los enfoques más comunes es comprobar el uso total de ese ítem durante un período específico, por ejemplo, un mes calendario o el intervalo entre la compra y la entrega del stock, luego dividirlo por los días de ese mes para obtener como resultado el uso por día. Para muchos ítems, como por ejemplo, el caso de las marcas establecidas hace mucho tiempo en una tienda de comestibles, la demanda histórica te proporcionará una mejor guía para calcular la demanda.

3. Estima la demanda futura para ciertos ítems del inventario en particular.
Algunas veces es mejor estimar la demanda futura. Por ejemplo, si fabricas transmisiones de automóviles y has recibido un pedido grande, es mejor tener en cuenta ese pedido en el cálculo de la demanda. En este caso, sería conveniente calcular la demanda promedio y luego sumarle la demanda producida como consecuencia de ese pedido grande.

4. Calcula la variabilidad de la demanda.
La demanda promedio no da demasiada información por sí sola. Si la demanda fluctúa dramáticamente de un mes a otro, o de un día a otro, deberás incluir ese factor en tus cálculos de modo que tengas suficiente stock como para cubrir aumentos repentinos en la demanda. Comienza por crear una hoja de cálculo y ver cuál es la desviación estándar de tu demanda (en Excel, ingresa todas las cifras de la demanda en cada una de las celdas y luego escribe la fórmula =DESVESTA(celdas en cuestión)). También puedes utilizar la siguiente fórmula:
Empieza con la demanda promedio a lo largo de un período de tiempo (por ejemplo, una semana, un mes o un año). Para este ejemplo, imagina que la demanda es de 20 unidades por mes.
Determina la diferencia absoluta entre cada punto y el promedio. Por ejemplo, si la demanda mensual fue de 8, 28, 13, 7, 15, 25, 17, 33, 40, 9, 11 y 34 unidades, las diferencias entre cada punto y el promedio serían: 12, 8, 7, 13, 5, 5, 3, 13, 20, 11, 9 y 14.
Eleva las diferencias al cuadrado. Siguiendo con el ejemplo, obtendrías los siguientes valores: 144, 64, 49, 169, 25, 25, 9, 169, 400, 121, 81 y 196.
Calcula el promedio de los cuadrados. En este caso, 121.
Calcula la raíz cuadrada del promedio. Esta será la desviación estándar de la demanda. En este caso, 11.

5. Determina tu factor de servicio, también conocido como el puntaje Z.
El factor de servicio, o puntaje Z, está basado en la desviación estándar de la demanda. Un puntaje Z de 1 te protegerá de una desviación estándar de 1 punto en la demanda. Por lo tanto, como la desviación estándar del caso de ejemplo era 11, necesitarías 11 unidades de inventario de seguridad (además del inventario normal) para protegerte de una desviación estándar, lo cual produciría como resultado un puntaje Z de 1. 22 unidades de inventario de seguridad, producirían como resultado un puntaje Z de 2.

6. Decide qué puntaje Z que vas a usar.
Mientras más alto sea el puntaje Z, menos probable será que sufras un desabastecimiento. A la hora de elegir un puntaje Z, sería bueno buscar un equilibrio entre el servicio al cliente y el costo de inventario. Es mejor tener un puntaje Z más alto para aquellas unidades de stock que tengan un mayor valor para tu negocio. Un puntaje Z de 1,65, satisfaciendo la demanda con un 95 % de nivel de confianza, generalmente se considera como un valor aceptable, incluso para un inventario importante. En este caso, eso significaría que debes adquirir aproximadamente 18 unidades adicionales (la desviación estándar de 11 x 1,65) como inventario de seguridad, o 38 unidades en total (demanda promedio + inventario de seguridad). A continuación verás cómo se relacionan los puntajes Z con la probabilidad de poder cubrir la demanda:
Puntaje Z de 1 = 84 %
Puntaje Z de 1,28 = 90 %
Puntaje Z de 1,65 = 95 %
Puntaje Z de 2,33 = 99 % Método 2: Ten en cuenta los tiempos de espera

1. Ten en cuenta los tiempos de espera para calcular la variabilidad de abastecimiento.
Los tiempos de espera se extienden desde el momento en que decides producir o comprar un ítem, hasta el momento en el que tienes ese ítem en mano y está listo para venderlo al consumidor final.  Existen varios factores que pueden provocar una variación en los tiempos de espera:
Demoras en la producción: si ti propio proceso de producción es variable, esto puede impactar en los tiempos de espera. Además, el proceso de producción de los productos que vas a comprar también puede variar.
Materiales defectuosos: si compras 10 unidades y 2 de ellas son defectuosas, tendrás que esperar a que lleguen las 2 unidades adicionales.
Demoras en la entrega: es esperable que los tiempos de envío varían levemente en el mejor de los casos y también podrían surgir eventos inesperados como desastres naturales o huelgas, lo cual podría demorar aun más la entrega.

2. Sincroniza tu inventario con el ciclo de entrega de suministros.
Para hacerlo, es necesario ajustar la desviación estándar de la demanda para que coincida con el período del tiempo de espera. Multiplica la desviación estándar de la demanda (que calculaste en el paso 4 de la parte 1) por la raíz cuadrada del tiempo de espera.
Esto significa que si calculaste la desviación estándar de manera mensual y el tiempo de espera fue de 2 meses, tendrías que multiplicar la desviación estándar por la raíz cuadrada de 2.
Usando el ejemplo anterior, esto sería: 11 x √2 = 15,56.
Asegúrate de convertir el tiempo de espera a la misma unidad de medida que usaste para determinar la desviación estándar de la demanda. Por ejemplo, si calculaste la desviación estándar de manera mensual y el tiempo de espera fue de 10 días, deberías convertir el tiempo de espera a 0,329 meses (es decir, 10 dividido por la cantidad de días que tiene un mes en promedio).

3. Pon todo junto.
Puedes combinar las fórmulas para determinar el inventario de seguridad basado en la demanda con el tiempo de espera de la siguiente manera:
Inventario de seguridad = puntaje Z x √tiempo de espera x desviación estándar de la demanda
En el ejemplo anterior, para evitar desabastecimiento un 95 % del tiempo, necesitarías 1,65 (el puntaje Z) x √2 (tiempo de espera) x 11 (desviación estándar de la demanda) = 25,67 unidades de inventario de seguridad.

4. Calcula el inventario de seguridad de otra forma si la variable principal es el tiempo de espera.
Si la demanda es constante pero el tiempo de espera variable, entonces necesitarás calcular el inventario de seguridad usando la desviación estándar del tiempo de espera. En este caso la fórmula cambiaría a:
Inventario de seguridad = puntaje Z x desviación estándar del tiempo de espera x demanda promedio
Por ejemplo, si pretendes usar un puntaje Z de 1,65, con una demanda promedio constante de 20 unidades por mes y tus tiempos de espera durante los últimos seis meses fue de 2; 1,5; 2,3; 1,9; 2,1 y 1,8, entonces, inventario de seguridad = 1,65 x 0,43 x 20 = 14,3 unidades.

5. Utiliza una tercera ecuación para considerar una variación independiente tanto en el tiempo de espera como en la demanda.
Si el tiempo de espera y la demanda varían en forma independiente entre ellos (por ejemplo, los factores que provocan la variación son diferentes para cada uno), entonces el inventario de seguridad es igual al puntaje Z multiplicado por la raíz cuadrada de la suma de los cuadrados de la demanda y la variabilidad en el abastecimiento:
Inventario de seguridad = puntaje Z x √[(tiempo de espera x desviación estándar de la demanda al cuadrado) + (desviación estándar del tiempo de espera x demanda promedio al cuadrado)]
Siguiendo con el ejemplo anterior, inventario de seguridad = 1,65 x √[(2 x 11 al cuadrado) + (0.43 x 20)al cuadrado] = 29,3 unidades.

6. Suma los cálculos con base en el tiempo de espera y la variabilidad de la demanda si los dos factores varían en forma dependiente.
Esto quiere decir que si los mismos factores impactan sobre el tiempo de espera y la variabilidad de la demanda, necesitarás sumar los cálculos de inventario de seguridad para asegurarte de tener un inventario de seguridad adecuado. En este caso:
Inventario de seguridad = (puntaje Z x √tiempo de espera x desviación estándar de la demanda) +  (puntaje Z x desviación estándar del tiempo de espera x demanda promedio)
En el ejemplo, inventario de seguridad = 25,67 + 14,3 = 39,97 unidades. Método 3: Reduce la necesidad de un inventario de seguridad

1. Para ahorrar dinero, reduce la cantidad de inventario de seguridad que necesitas.
Tener un inventario demasiado grande a mano incrementa los costos, así que lo ideal es agilizar cadena de abastecimiento. Recuerda: el objetivo no es evitar el desabastecimiento sino equilibrar los objetivos del servicio al cliente con los costos del inventario.

2. Monitorea el uso del inventario de seguridad.
¿El modelo rinde según lo esperado? Si es así, entonces sería bueno que empieces a usar inventario de seguridad en aproximadamente la mitad de los ciclos de abastecimiento. Si vas a usar menos el inventario de seguridad, tal vez puedas reducir las cantidades que tienes.

3. Disminuye la variabilidad de la demanda.
La demanda tiende a ser más variable que los tiempos de espera y tiene un impacto mucho mayor en la ecuación del inventario de seguridad. Si corriges la variabilidad de la demanda podrás mantener un inventario de seguridad más pequeño. Puedes moldear la demanda a través de un ajuste de precios, de tiempos de espera o del contenido de los bienes que produces.

4. Trabaja para reducir los tiempos de espera.
Si el tiempo de espera fuera cero, entonces no necesitarías inventario de seguridad, ya que podrías producir instantáneamente en base a la demanda. Claro que nunca podrías reducir el tiempo de espera a cero, pero la mejor forma de tener un negocio más ágil es reducir el tiempo de espera al mínimo posible. Esto significa ajustar tanto la cadena de abastecimiento como los procesos de producción.

5. Cambia los objetivos del servicio al cliente.
Si no es necesario tener un servicio al cliente de alto nivel (por ejemplo, si un desabastecimiento no significa que vayas a perder clientes), entonces puedes ajustar tu puntaje Z hacia abajo para reducir la cantidad de inventario de seguridad que necesitas tener a mano.

6. Implementa un proceso de agilización de pedidos.
Este proceso te permite producir o enviar bienes más rápidamente para evitar desabastecimiento. Como resultado, tu empresa no necesitará tener un inventario de seguridad considerable, lo cual es útil cuando el inventario en cuestión es difícil de producir y por lo tanto cuesta más llevarlo.

7. Considera la posibilidad de cambiar a un proceso de producción a la orden (MTO o "make-to-order") o de finalización a la orden (FTO o "finish-to-order").
Si tus clientes están dispuestos a aceptar tiempos de espera más largos, lo que generalmente ocurre con las cosas que no compran muy a menudo, entonces el proceso MTO te permitirá eliminar la mayor parte del inventario de seguridad, mientras que el proceso FTO te permitirá tener una menor diferenciación en tu inventario de seguridad, en comparación con el que tendrías si optaras por manejar un inventario de productos finales.
Método 1: Determina el inventario de seguridad a partir de la demanda
1. Revisa la demanda histórica y la variabilidad de la demanda para determinar cómo evitar un desabastecimiento.
2. Determina la demanda promedio.
3. Estima la demanda futura para ciertos ítems del inventario en particular.
4. Calcula la variabilidad de la demanda.
5. Determina tu factor de servicio, también conocido como el puntaje Z.
6. Decide qué puntaje Z que vas a usar. Método 2: Ten en cuenta los tiempos de espera
1. Ten en cuenta los tiempos de espera para calcular la variabilidad de abastecimiento.
2. Sincroniza tu inventario con el ciclo de entrega de suministros.
3. Pon todo junto.
4. Calcula el inventario de seguridad de otra forma si la variable principal es el tiempo de espera.
5. Utiliza una tercera ecuación para considerar una variación independiente tanto en el tiempo de espera como en la demanda.
6. Suma los cálculos con base en el tiempo de espera y la variabilidad de la demanda si los dos factores varían en forma dependiente. Método 3: Reduce la necesidad de un inventario de seguridad
1. Para ahorrar dinero, reduce la cantidad de inventario de seguridad que necesitas.
2. Monitorea el uso del inventario de seguridad.
3. Disminuye la variabilidad de la demanda.
4. Trabaja para reducir los tiempos de espera.
5. Cambia los objetivos del servicio al cliente.
6. Implementa un proceso de agilización de pedidos.
7. Considera la posibilidad de cambiar a un proceso de producción a la orden (MTO o "make-to-order") o de finalización a la orden (FTO o "finish-to-order").