¿Cómo redactar un recordatorio de pago?
Una de las situaciones más difíciles para el dueño de un negocio o empresario es tratar con clientes que están atrasados en sus cuentas. Pedir un pago de manera educada pero firme es un tema delicado, pero puedes lograr ese equilibrio. Debes enviar un aviso recordatorio indicando cuánto se debe y cómo puede pagar el cliente. Si el cliente no paga antes de la fecha límite, debes hacer un seguimiento con cartas adicionales. En general, hay tres cartas: un primer aviso, un recordatorio firme y un requerimiento final.
Método 1: Enviar el primer aviso

1. Dale formato a la carta.
La carta debe configurarse como una carta comercial estándar. Configura una fuente legible; por lo general, Times New Roman 12 puntos funciona para la mayoría de los lectores.
Recuerda incluir la fecha en que envías la carta.
Si no utilizas el membrete de la empresa, debes incluir la dirección de la misma en la parte superior.

2. Solicita el pago.
Debes enviar un recordatorio inicial el primer día que vence el pago. Necesitas usar un tono amigable. Después de todo, es posible que el cliente simplemente olvidó que el pago vencía o que incluso envió ya un cheque por correo. Asegúrate de darle al cliente una fecha límite para pagar.
Puedes escribir: “Esta carta es para recordarle que el pago en su cuenta #45667 se venció el 12 de abril del 2016. Hasta el día de hoy no hemos recibido su pago. Tenga la bondad de enviar su pago dentro de siete días".
Puedes estar dispuesto a ofrecer un plan de pago. Si es así, menciónalo en la carta. Por ejemplo, puedes aceptar la mitad del monto adeudado este mes y la otra mitad un mes después.

3. Identifica métodos de pago aceptables.
No deseas que el cliente te envíe el pago utilizando un método que no aceptas. Para protegerte, indica con claridad qué métodos de pago aceptas: cheque personal, giro postal, efectivo o tarjeta de crédito (como Visa, MasterCard, Discover, American Express, etcétera).
Si el pago con tarjeta de crédito es una opción, incluye líneas en la parte inferior de la carta para el número de la tarjeta, la fecha de vencimiento, el nombre del titular de la tarjeta, la firma y el monto a cobrar.
Por ejemplo, puedes escribir: “Puede pagar con cheque o giro postal, a nombre de [ingresa tu nombre]. Como cortesía para nuestros clientes, también aceptamos pagos con Visa, Master Card o American Express. Si elige pagar su saldo con una tarjeta de crédito, complete el formulario en la parte inferior, firme y devuelva esta carta a nuestra oficina. De manera opcional, puede llamar para configurar el pago con tarjeta de crédito".

4. Concluye la carta.
Debes decirle al cliente qué archivos adjuntos incluiste. También asegúrate de decirles que ignoren la carta si el pago ya ha sido enviado. Si el membrete no contiene un número de teléfono o una dirección de correo electrónico, también debes proporcionar esa información.
Por ejemplo, puedes escribir: “He adjuntado una copia de la factura que envié. También se adjunta un sobre con sello y dirección que puede usar. Si ya envió su pago, por favor ignore esta carta".
Recuerda firmar la carta. Incluye también tu título, por ejemplo, Coordinador de Cuentas del Paciente.

5. Envía el aviso al cliente.
Puedes enviar la carta por correo electrónico o por correo regular. Si la envías por correo regular, lo mejor es enviarla por correo certificado, con acuse de recibo solicitado.  Esto probará que el cliente recibió el recordatorio.
No olvides incluir ningún anexo, como una copia de la factura o un sobre.
Si envías este aviso por correo electrónico, envía los archivos adjuntos como archivos PDF. Método 2: Enviar un recordatorio firme

1. Recuerda al cliente que está atrasado.
Prepara una segunda carta con el mismo formato que la primera. Recuerda mencionar que ya enviaste un primer aviso, pero no recibiste respuesta. Si agregaste tarifas por mora, cargos o intereses, asegúrate de mencionarlo. Usa un tono serio. Tu primer recordatorio fue amable, pero ahora debes comenzar a hablar en serio.
Por ejemplo, puedes escribir: “A partir de hoy, aún no recibimos su pago, aunque le enviamos un aviso el 13 de abril. Como resultado, su cuenta está vencida. Todavía no aplicamos ningún pago atrasado o cargos por intereses".

2. Proporciona otro plazo.
Dale al cliente otros siete días más o menos para enviar el pago. También recuérdale las consecuencias si no paga. Por ejemplo, puedes agregar cargos por pagos atrasados u otros cargos.
El lenguaje de ejemplo puede ser: "Si no recibimos el pago completo dentro de los próximos siete días, podemos agregar una multa por retraso de $50 a su cuenta".
Puedes recordarle al cliente tus métodos de pago aceptables, utilizando el mismo lenguaje que utilizaste en el primer aviso.

3. Concluye la carta.
Puedes decirle al cliente lo que sucederá si no paga. Por ejemplo, es posible que tengas una política de no hacer más negocios con alguien si se atrasa con sus pagos.
Por ejemplo, puedes escribir: “Tenga en cuenta que tenemos una política de rechazo del servicio a cualquier persona que tenga una cuenta con más de 14 días de retraso. Confiamos en que no será necesario dejar de hacer negocios y esperamos su pago. Si ya ha enviado el pago, ignore esta carta".
No debes enviar este aviso por correo electrónico. En lugar de ello, envíalo por correo certificado y solicita el acuse de recibo. Siempre guarda una copia para tus propios registros. Método 3: Enviar la carta final de requerimiento

1. Identifica la carta como el requerimiento final.
Prepara la carta como una carta comercial estándar. Sin embargo, también incluye un encabezado, como las palabras "Requerimiento final". Escribe las palabras en negrita y subráyalas. Necesitas que el destinatario sepa que esta es su última oportunidad de pagar antes de tomar medidas adicionales.

2. Explica los cargos por pagos atrasados.
Debes decirle al cliente que incumplió su acuerdo y que agregaste intereses o una multa por llegar tarde. Luego infórmale la nueva cantidad total que deben pagar.
El lenguaje de ejemplo puede ser: "A pesar de los recordatorios anteriores, su cuenta sigue siendo morosa. Debido a que ahora incumple nuestros términos de pago, agregamos una multa por pago atrasado de $50 por nuestros 'Términos de acuerdo de pago tardío de deudas'. La deuda pendiente total es ahora de $225".

3. Ofrece una fecha límite.
Debes decirle al cliente cuánto tiempo tiene para hacer el pago final. No debes darle demasiado tiempo. Por ejemplo, puedes establecer un plazo de 72 horas. Explica qué sucederá si el cliente no cumple con la fecha límite. Por ejemplo, puede pasar la cuenta a cobros o demandar al cliente en la corte.
El lenguaje de ejemplo puede ser: “Ahora es crucial que pague la factura pendiente en su totalidad dentro de las próximas setenta y dos horas. Si no lo hace, no tendremos más opción que pasar esta cuenta a nuestra agencia de cobro de deudas, que agregará más cargos a la cuenta".
Puedes poner en negrita las "setenta y dos horas" para resaltar esas palabras.

4. Concluye la carta.
Haz hincapié en que el cliente debe tomar en serio esta carta de demanda final y pagarla. Por ejemplo, puedes escribir: "Por lo tanto, le sugerimos que tome en serio este asunto y pague el saldo completo lo antes posible".

5. Envía la carta.
Debes enviarla por correo, utilizando correo certificado y acuse de recibo solicitado. Si no recibes respuesta del cliente, continúa y envía la cuenta a cobranzas o realiza una demanda, según lo estipulado en la carta.
Método 1: Enviar el primer aviso
1. Dale formato a la carta.
2. Solicita el pago.
3. Identifica métodos de pago aceptables.
4. Concluye la carta.
5. Envía el aviso al cliente. Método 2: Enviar un recordatorio firme
1. Recuerda al cliente que está atrasado.
2. Proporciona otro plazo.
3. Concluye la carta. Método 3: Enviar la carta final de requerimiento
1. Identifica la carta como el requerimiento final.
2. Explica los cargos por pagos atrasados.
3. Ofrece una fecha límite.
4. Concluye la carta.
5. Envía la carta.