¿Cómo administrar el flujo de efectivo de un negocio?
El flujo de efectivo se refiere a la cantidad de efectivo que entra y sale de tu negocio. Un flujo de efectivo positivo significa que ganas dinero y puede ser un signo positivo de crecimiento. Es importante calcular y predecir tu flujo de efectivo para estar pendiente de cuánto dinero tiene actualmente tu negocio. Con un registro cuidadoso y un monitoreo constante, puedes evitar sorpresas y hacer crecer tu negocio.
Método 1: Predecir el flujo de efectivo

1. Anota el saldo de tu negocio al comienzo de cada mes.
Verifica la cuenta bancaria de tu empresa para ver cuánto efectivo tienes disponible. Tendrás que hacer esto durante unos meses antes de tener una buena idea de cómo es tu flujo de efectivo.
Si tratas de calcular el flujo de efectivo de los meses anteriores, puedes usar los estados de cuenta bancarios para determinar qué efectivo estaba disponible en esos meses.

2. Registra todas las transacciones que hacen que el dinero entre y salga.
El flujo de entrada es el dinero que ganas de tu negocio, mientras que el flujo de salida es el dinero que gastas en tu negocio. Mantén un registro de todas las transacciones para asegurarte de que tu flujo de entrada sea mayor que tu flujo de salida.
Las fuentes de entrada incluyen ventas, inversiones externas en tu negocio, la venta de activos (como terrenos o equipos), intereses ganados en los ingresos y cualquier otra cosa que le genere dinero a tu negocio.
Las fuentes de salida incluyen salarios, compras, alquileres, pagos de préstamos, servicios públicos, suministros, inventario y cualquier otra cosa en la que tu empresa gaste dinero.
Registra esta información en una hoja de cálculo para ayudarte a rastrear y calcular fácilmente cada elemento.

3. Resta tu flujo de salida total de tu ingreso total cada mes.
Si tienes un número positivo, tienes un flujo de caja positivo, lo que significa que estás ganando dinero. Si tienes un número negativo, esto significa que estás gastando más dinero del que ganas.
Por ejemplo, si tu negocio genera $ 20 000 este mes y gastas $ 15 000, restarás 15 000 de 20 000. Esto significa que tienes un flujo de caja positivo de $ 5000 este mes.
Si tu empresa gastó $ 20 000 y solo produjo $ 15 000, restarás 20 000 de 15 000. Tendrás un flujo de caja de -5000, lo que significa que perdiste dinero.
Recuerda incluir solo el dinero que realmente hiciste ese mes. Si un cliente no ha pagado todavía o si aún esperas para pagar tus cuentas, no lo agregues a tus cálculos.

4. Identifica cualquier tendencia en tus datos de flujo de efectivo.
Si tu flujo de efectivo ha aumentado constantemente durante los últimos meses, puede ser un signo de crecimiento positivo. Es posible que desees apartar este dinero para expandir tu negocio y maximizar las ganancias. Si has perdido constantemente flujo de efectivo, es posible que debas tomar un préstamo, reducir tus empleados o reestructurar la compañía.
Si tienes desviaciones considerables en tu flujo de efectivo mes a mes, es posible que debas reevaluar tus finanzas. Intenta determinar la fuente de volatilidad en tu negocio y ve si puedes mejorarlo.

5. Crea metas para el futuro basadas en tu flujo de efectivo.
Después de unos meses, puedes utilizar los datos del flujo de efectivo para crear proyecciones para tu empresa. Establece objetivos realistas que creas poder lograr en el próximo trimestre, 6 meses y año. Una vez que establezcas estos objetivos, crea un plan con pasos realistas para alcanzar estos objetivos.
Por ejemplo, puedes decidir aumentar tu flujo de efectivo a $ 5000 por mes en el próximo trimestre. Para hacer esto, planea reducir los gastos generales y aumentar los precios ligeramente.
Si tu empresa tiene dificultades, ten como objetivo alcanzar un flujo de efectivo positivo o puedes intentar mantener tu flujo de efectivo estable mientras reorganizas otras partes de tu negocio.

6. Determina si has cumplido con tus proyecciones.
Cuando se acabe el tiempo, compara tus resultados con tus predicciones. Si cumpliste o superaste tus objetivos, significa que ha administrado exitosamente el flujo de efectivo. Si no cumpliste con los objetivos, trata de determinar por qué y crea un nuevo plan para aumentar tu flujo de efectivo.
Puede haber fuerzas externas inesperadas que causaron que tengas un flujo de efectivo negativo. Estas pueden incluir desastres naturales, recesiones, fallas en los equipos o incluso clientes que se niegan a pagar. Considera cómo puedes preparar mejor a tu negocio para estas emergencias inesperadas.
Algunas empresas pueden ser estacionales y tener un flujo de efectivo más alto durante la temporada alta que en la temporada baja. Intenta pensar en formas de maximizar el flujo de efectivo de tu negocio durante la temporada alta para ayudarlo a aguantar la temporada baja. Método 2: Monitorear tu flujo de efectivo

1. Registra tus entradas y salidas con software de contabilidad.
En lugar de anotar todas las transacciones a mano, puedes adquirir un software de contabilidad para que lo haga por ti. Estos programas rastrearán todas las transacciones por ti y calcularán automáticamente el flujo de efectivo. Algunos programas populares incluyen Quickbooks, Pulse y Float.
Microsoft Office y Google Sheets ofrecen plantillas básicas de hojas de cálculo que se pueden descargar de forma gratuita en línea, siempre y cuando sepas cómo utilizar las hojas de cálculo digitales.
Muchos programas generarán automáticamente estados de flujo de efectivo al final de cada mes.

2. Delega una persona para monitorear todas las transacciones.
Asegúrate de que al menos una persona esté al tanto de todas las transacciones, incluidos los flujos de entrada y salida. Esta persona es responsable de asegurarse de que siempre haya suficiente efectivo en la cuenta de la empresa para pagar facturas, salarios y servicios.

3. Contrata un gerente financiero para tu empresa.
Además de tener a alguien en la compañía monitoreando todo el flujo, es una buena idea contar con un consultor externo para que te asesore sobre nuevas compras, ampliaciones y contrataciones. Este asesor puede determinar si puedes pagar nuevas inversiones con tu flujo de efectivo actual.
El mejor lugar para buscar un asesor financiero es en el banco donde mantienes su cuenta empresarial. El banco puede ofrecer consultas gratuitas como parte de los beneficios de tu cuenta.

4. Predice las fuentes de flujo de efectivo reducido antes de tiempo si es posible.
No se pueden predecir todos los gastos, pero es posible que puedas prepararte para algunas crisis si sabes que vienen. Anota los gastos anticipados, emergencias o compras que puedas tener en el futuro. Ahorra dinero o reduce otros gastos para preparar estos.
Por ejemplo, si tienes una tienda de surf, es posible que tenga menos negocios en invierno. Para prepararte para esto, puedes decidir cerrar la tienda fuera de temporada, comenzar a vender equipos de deportes de invierno o reducir la cantidad de empleados que contratas durante la temporada baja.
En algunos casos, si puedes predecir un déficit, puedes ir al banco con anticipación para solicitar una línea de crédito para tu negocio. Método 3: Mejorar tu flujo de efectivo

1. Incrementa las ventas o ingresos de tus servicios.
Considera subir tus precios o comenzar a anunciar en nuevos mercados. Identifica los puntos débiles en el servicio al cliente, el alcance y el control de calidad para asegurarte de que tienes clientes satisfechos y que pagan.
Por ejemplo, si manejas un salón, puedes aumentar los precios en unos pocos dólares para aumentar tus ingresos. También puedes ofrecer incentivos a los clientes que refieren amigos a tu salón dándoles un pequeño descuento.
Si tienes un inventario antiguo que no puedes vender, intenta reducir el precio para poder venderlo.
Si regularmente tienes clientes con pedidos grandes, es posible que desees solicitar un depósito al momento de reservar tus servicios. Esto funciona bien para empresas de construcción, de comidas y bebidas o de planificación de eventos.

2. Reduce gastos y costos generales.
Menos gastos significan una menor salida de efectivo. Examina tu flujo de salida con cuidado para ver si hay gastos innecesarios que estés pagando.
Por ejemplo, puedes notar que pagas demasiado en alquiler. Considera mudar tu negocio a un área más barata para reducir el costo.
Si confías en los servicios de otros proveedores, determina si puedes negociar un precio más bajo por tus servicios. De lo contrario, compara precios para ver si estás obteniendo la mejor oferta por tu dinero.

3. Establece condiciones de pago al inicio de una transacción.
Tus clientes deben tener una idea clara de cuándo deben pagar tus servicios, así como los cargos o multas por demora que deben pagar. Ponlos por escrito al principio para asegurarte de que tus clientes paguen a tiempo.
Por ejemplo, si diriges una empresa de comidas y bebidas, puedes decirle a tu cliente que deseas un depósito por adelantado de $ 100. Luego, deben pagar el resto de la cuenta dentro de los 7 días posteriores al evento.
Si manejas una tienda, ten letreros en la caja que indiquen las tarifas de devolución o descuentos.

4. Realiza pagos de forma rápida y fácil para consumidores y clientes.
Si no te pagan, no puedes aumentar el flujo de efectivo. Asegúrate de facturar a los clientes rápidamente después de completar una transacción. Proporciona una plataforma de pago que tus clientes puedan usar y entender fácilmente.
Evita los pagos con cheque si es posible. Los cheques son una forma de un pago más lenta. Si el cheque rebota, es posible que no puedas obtener otro pago de tu cliente.
Para empresas muy pequeñas sin un sistema de punto de venta dedicado, puedes utilizar compañías de pago en línea como PayPal o Square. Estas compañías pueden proporcionarte un lector de tarjetas de crédito para aceptar pagos en tu teléfono o tableta.
Método 1: Predecir el flujo de efectivo
1. Anota el saldo de tu negocio al comienzo de cada mes.
2. Registra todas las transacciones que hacen que el dinero entre y salga.
3. Resta tu flujo de salida total de tu ingreso total cada mes.
4. Identifica cualquier tendencia en tus datos de flujo de efectivo.
5. Crea metas para el futuro basadas en tu flujo de efectivo.
6. Determina si has cumplido con tus proyecciones. Método 2: Monitorear tu flujo de efectivo
1. Registra tus entradas y salidas con software de contabilidad.
2. Delega una persona para monitorear todas las transacciones.
3. Contrata un gerente financiero para tu empresa.
4. Predice las fuentes de flujo de efectivo reducido antes de tiempo si es posible. Método 3: Mejorar tu flujo de efectivo
1. Incrementa las ventas o ingresos de tus servicios.
2. Reduce gastos y costos generales.
3. Establece condiciones de pago al inicio de una transacción.
4. Realiza pagos de forma rápida y fácil para consumidores y clientes.