¿Cómo introducir cambios en los procedimientos de trabajo?
Los cambios en los procedimientos de trabajo por lo general producen resultados positivos, y de esta forma la compañía ahorra tiempo y dinero o se promueve un entorno de trabajo más positivo. El cambio es emocionante para aquellos que se adaptan fácilmente; no obstante, para algunos empleados el cambio podría ser desconocido, perturbador o incluso aterrador. Es posible que les resulte difícil aceptar lo desconocido, lo cual provocará que sientan angustia o que desarrollen ansiedad por cumplir las nuevas políticas. Como líder en el lugar de trabajo, tu función será asegurarte de que toda transición se realice con la mayor fluidez posible. Aprender a introducir e implementar nuevos procedimientos de trabajo ayudará a tus empleados a hacer la transición hacia los cambios de manera efectiva al mantener al mismo tiempo una moral alta en el lugar de trabajo.
Método 1: Diseñar cambios de procedimientos

1. Pon atención a los costos.
Si implementas un cambio de procedimiento para ahorrar dinero en los próximos años, podría parecer una opción clara. No obstante, si ese cambio requiere una instalación costosa de equipos nuevos, una nueva capacitación significativa del personal o la contratación de nuevos empleados para asumir nuevas funciones, es posible que debas comparar los costos a fin de determinar si superan los ahorros y beneficios a largo plazo. Habla con un contador sobre los costos relativos frente a los ahorros a largo plazo para determinar si tu compañía puede permitirse la implementación de esos cambios o trata de hacer un simple análisis de costo y beneficio.
Un análisis de costo y beneficio compara los costos previstos con los beneficios previstos a fin de determinar el mejor y más eficiente plan.
Para hacer un simple análisis de costo y beneficio, divide una hoja de papel en dos columnas. Indica los beneficios en una columna y los costos en la otra. Compara las dos listas a fin de determinar qué medidas son las más beneficiosas y rentables.

2. Haz que los cambios sean fáciles de introducir.
Incluso si los cambios de procedimiento que introduces modificarán radicalmente la forma en que opera tu compañía, es importante que esos cambios sean fáciles de introducir e implementar. Si es posible, trata de implementarlos por etapas o fases. De esta manera, tus empleados considerarán que es más fácil ajustarse y adaptarse a los nuevos procedimientos.
Si es posible, implementa los cambios de una forma que les permita a los empleados ajustarse paso a paso. Trata de escalonar los nuevos cambios de procedimiento durante varias semanas o incluso meses para que así permitas una adaptación óptima.

3. Mide el éxito de los cambios.
Los cambios significativos en el procedimiento se deben hacer por una razón. Una vez que hayas determinado por qué haces esos cambios, es importante que encuentres una forma de medir el éxito relativo de ellos. Si se supone que tales cambios deben ahorrar costos, entonces haz una comparación de costos a fin de evaluar qué tan efectivos han sido los cambios después de varios meses. Si se supone que los cambios mejoran la satisfacción del cliente, entonces haz encuestas y pon atención a la cantidad de clientes que regresan y que están satisfechos con los cambios que has hecho.
Considera la posibilidad de utilizar una herramienta financiera gratuita o de bajo costo para hacer un seguimiento del éxito de tu compañía antes y después de implementar los cambios. Puedes encontrar herramientas gratuitas en línea, tales como inDinero o Corelytics, o puedes suscribirte a un servicio mensual más detallado de esos mismos proveedores.

4. Ten un plan de escape.
Obviamente tú esperas que con los nuevos cambios de procedimiento las cosas mejoren en el lugar de trabajo. Sin embargo, ¿qué pasa si ocurre lo opuesto? Todo buen plan para cambios de procedimiento debe tener un plan de respaldo o, si todo lo demás falla, un plan de escape para abandonar los cambios por completo.
Decide si volverás a los procedimientos antiguos en caso de que fallen los nuevos cambios o si implementarás un plan de respaldo. Si optas por un plan de respaldo, ten planes concretos por si las dudas.
Tal vez desees evitar decirles a tus empleados que tienes un plan de respaldo o que podrías volver a los procedimientos anteriores. Si les dices estas cosas, te podrían ver como un líder débil o ineficaz, y podría aumentar la resistencia de los empleados a los cambios si saben que una suficiente oposición oral hará que las cosas vuelvan a ser como antes. Método 2: Mantener la seguridad y control

1. Transmite tu visión.
Si consideras que los cambios de procedimiento que haces mejorarán la compañía o el lugar de trabajo, comunícalo. Hazles saber a tus empleados cómo te imaginas la compañía dentro de 1 año y expón las estrategias (incluyendo esos cambios de procedimiento) que ayudarán a llevar a la compañía a donde crees que debe estar.
Comparte tu visión con tus empleados. Sé claro y conciso al describir lo que deseas para tu compañía.
Comprende a tus empleados.
Empodera a tus empleados al permitirles que expresen sus pensamientos, inquietudes y comentarios generales sobre los cambios que propones. Sin embargo, no pierdas la estructura organizativa de tu compañía.
Decide si sería mejor comunicar tu visión y anunciar los cambios en persona o mediante correo electrónico. Los asuntos de urgencia se comunican mejor en persona, ya que los mensajes escritos o por correo electrónico se pueden ignorar fácilmente.

2. Vende el cambio.
Independientemente de los cambios de procedimiento en el lugar de trabajo que trates de implementar, es posible que no sea suficiente que les digas simplemente a tus empleados algo como “Así será de ahora en adelante”. Como líder, tu rol será guiar y eso significa que tus empleados te respalden al 100 %. Así, una vez que anuncies los cambios, véndeselos a tus empleados. Ayúdalos a ver por qué esos cambios son buenos para la compañía y, en última instancia, buenos para ellos mismos como empleados.
Permite que tus trabajadores conozcan tu motivación (o la de la compañía) a fin de implementar esos cambios. Si los cambios te ahorrarán dinero, dilo. Si van a crear un mejor entorno de trabajo, infórmaselo a todos. Independientemente de cuál sea la motivación, deja en claro que las ventajas de esos cambios superarán los costos y los problemas de implementación.
Indica por qué la antigua forma de hacer las cosas era inadecuada o ineficaz. Tener un contraste claro podría hacer que para los empleados sea más fácil entender por qué ese cambio era necesario.

3. Elimina la incertidumbre.
Una de las mayores razones por las que los empleados se resisten al cambio es el miedo que sienten por lo desconocido. Si hay incertidumbre sobre cómo operará el negocio diario o sobre los roles muy específicos que tus empleados y tú desempeñarán en esos cambios, tendrás que eliminar esas incertidumbres. Puedes hacerlo al anticipar las preguntas, dudas y miedos que tus empleados puedan tener y aliviarlos antes de que se presenten.
Sé meticuloso en la planificación de cómo funcionará el negocio y qué cambios (si fuera el caso) surgirán en los roles de tus empleados. Infórmales que sus roles no cambiarán o, si sus roles se verán afectados de alguna forma, sé claro al respecto desde el principio.
Trata de enmarcar los cambios de procedimiento de tal forma que los empleados vean esos cambios como una mejora en la forma de trabajar. Si eliminas la duda que rodea a los confusos anuncios de procedimiento y reformulas esos cambios como una forma de crear un mejor entorno de trabajo o un orden de operaciones más tranquilo, es muy probable que tus empleados estén más involucrados.

4. Determina el momento adecuado de los cambios.
Algunos expertos en negocios aconsejan que el momento de un anuncio de procedimiento podría ser el factor más importante para que los empleados participen. No existe una regla clara sobre cuándo es el momento adecuado, ya que cada situación y lugar de trabajo es diferente; no obstante, ser consciente de cómo los cambios afectan a tus empleados podría ayudarte a medir el anuncio y la implementación un poco mejor.
Si los procedimientos nuevos requieren capacitación adicional, trata de programar la implementación de esos procedimientos de tal modo que tus empleados tengan suficiente tiempo para prepararse. Por ejemplo, no anuncies los procedimientos nuevos un viernes si entrarán en vigor el siguiente lunes. Esto podría requerir que los empleados vayan durante el fin de semana para capacitarse o para resolver las cosas el día en que los cambios salgan a la luz.
Si es posible, anuncia los cambios de procedimiento unas semanas antes de que se lleven a cabo. Así les darás a todos la oportunidad de leer los nuevos procedimientos, comprender en qué se diferencian de los antiguos y aprender a hacer los cambios necesarios. Método 3: Implementar los cambios

1. Evita que la compañía pierda su identidad.
Los cambios de procedimiento por lo general son buenos; no obstante, no deben ser muy radicales al punto que tus empleados ya no reconozcan a la compañía, al menos no de la noche a la mañana. Recuerda que además de la comodidad en lo familiar, muchos de tus empleados podrían tener una actitud leal y dedicada hacia la compañía por su imagen, identidad o misión original. Está bien cambiar esos aspectos mediante un plan a largo plazo; sin embargo, hacer cambios radicales en un corto período de tiempo puede alienar o alarmar a tus empleados más leales.

2. Busca comentarios.
El grado de satisfacción de tus empleados será uno de los mejores indicadores de cuán eficaces han sido los cambios. Algunos empleados, sin duda, se resistirán al cambio sin importar lo que suceda; no obstante, a otros empleados les puede gustar la dirección general a la vez que tienen reservas sobre cómo se implementan realmente esos cambios.
Una forma fácil de garantizar la satisfacción de los empleados y evaluar cualquier cambio futuro que pueda ser necesario es pedirles su opinión sobre los cambios. Infórmales que si bien es posible que no estés abierto a revertir los cambios, valorarás sus comentarios y colaboración en lo que respecta a la forma en que se implementen esos cambios.
Considera la posibilidad de formar un grupo de trabajo o comité para buscar opiniones sobre la forma en que se implementan los cambios y buscar aportes sobre la forma en que los cambios se podrían implementar con más éxito.

3. Recompensa el desempeño de los empleados.
Una forma de ayudar a los empleados a participar en los nuevos cambios de procedimiento es crear metas a corto plazo para ellos y recompensar a aquellos que las alcancen. Podría parecer una idea insignificante; sin embargo, esto puede ayudar a construir el apoyo para los cambios e infundir un sólido deseo de implementarlos.
Método 1: Diseñar cambios de procedimientos
1. Pon atención a los costos.
2. Haz que los cambios sean fáciles de introducir.
3. Mide el éxito de los cambios.
4. Ten un plan de escape. Método 2: Mantener la seguridad y control
1. Transmite tu visión.
2. Vende el cambio.
3. Elimina la incertidumbre.
4. Determina el momento adecuado de los cambios. Método 3: Implementar los cambios
1. Evita que la compañía pierda su identidad.
2. Busca comentarios.
3. Recompensa el desempeño de los empleados.