¿Cómo escribir una solicitud de permiso de ausencia?
Una solicitud de permiso de ausencia sirve para poder dejar de trabajar o de estudiar temporalmente. El motivo de la solicitud puede deberse a diversas razones, por ejemplo, por enfermedad (tuya o la de un familiar) o por vacaciones extendidas. En algunos casos, los empleados por ley tienen derecho a ciertos tipos de faltas, por ejemplo, por nacimiento, por adopción de un niño o para brindar cuidados médicos o un familiar cercano. La definición de “solicitud de permiso de ausencia” puede variar dependiendo de la extensión del permiso. En algunos casos, los permisos a corto plazo, como el periodo de tiempo fuera de la universidad o del trabajo de menos de 1 mes, no requieren una solicitud de permiso, mientras que en otros casos, incluso un permiso de 1 semana puede requerir una solicitud de permiso de ausencia. Es importante conocer el concepto de solicitud de permiso de ausencia que tienen tu jefe o tu universidad, ya que la extensión del permiso solicitado podría no requerir un formulario o carta formal.
Método 1: Solicitar un permiso para faltar al trabajo

1. Notifica a tu jefe con antelación.
Si vas a solicitar un permiso para faltar al trabajo, es importante que notifiques a tu jefe con anticipación. Claro que, en ciertas circunstancias, a veces no es posible hacerlo, como por ejemplo, si algún ser querido muere inesperadamente. Sin embargo, si vas a notificar con tiempo (por ejemplo, si quieres permiso para varias semanas o meses después), entonces procura redactar la carta cuanto antes para que tu jefe y tus colegas puedan organizarse. Una buena manera de notificarlo podría ser conversar con tu jefe sobre tu posible permiso para faltar antes de entregarle la solicitud de permiso escrita. De esta manera, la primera oración puede hacer referencia a la conversación anterior y la solicitud no será una sorpresa para tu jefe.

2. Sé específico con las fechas.
Pon las fechas exactas que piensas ausentarte. Procura no ser ambiguo con el periodo de tiempo que tienes que faltar. En algunos casos, quizá no se puedas ser específico con las fechas, pero si puedes serlo, ayudarás a tu jefe y colegas a organizarse para saber qué hacer con tu trabajo en tu ausencia. Por eso, en la medida de lo posible, procura ser lo más específico posible en tu carta con respecto a las fechas que tengas pensado faltar al trabajo.

3. Sé transparente con tu jefe.
Sé lo más transparente posible con el motivo por el cual necesites el permiso. No nos referimos a que debas revelar cada detalle minúsculo sobre el motivo de tu ausencia. En muchos casos, el empleador puede no tener el derecho de saber ciertos detalles de tu vida personal. Sin embargo, ser lo más transparente y honesto con él sobre por qué necesitas faltar minimizará la posibilidad de conflictos con la admistración.

4. Indica cómo se realizará tu trabajo en tu ausencia.
Tu carta debe incluir que eres consciente de tus responsabilidades y que sabes que antes de que te vayas, te gustaría indicar la manera en que tu trabajo se cubrirá durante tu ausencia. Puedes incluir los detalles de cómo piensas dejar tu trabajo encargado (por ejemplo, dejando notas detalladas a los miembros de tu equipo sobre proyectos actuales que tienen que entregarse durante tu ausencia, dejando tu información de contacto para que tus colegas puedan comunicarse contigo en caso de emergencia).

5. Conoce el tipo de faltas a las que tienes derecho por ley.
Ten presente que, por ley, tienes derecho a ciertos tipos de faltas. Es importante diferenciar las faltas otorgadas por ley y las que solo puede otorgarte tu empleador a discreción.
Por ejemplo, en EE. UU., según la ley de permiso médico y familiar (Family and Medical Leave Act) hay un permiso con goce de sueldo de 12 semanas al año por nacimiento y cuidado de un bebé o la adopción de un niño. Averigua si cumples los requisitos estipulados por esa ley: haber trabajado para el empleador como mínimo 12 meses antes del comienzo del permiso y haber trabajado por lo menos 1.250 horas en ese periodo de 12 meses. El empleador también debe tener contratados por lo menos a 50 empleados en tu centro laboral o en una ubicación a 120 km (75 millas) de dicho centro. Además, debe ser un “empleador cubierto” según los términos de la ley.
Si vas a escribir una carta solicitando un permiso al que tienes derecho por ley, puedes redactar la solicitud acorde a él. Por ejemplo: “Como ambos sabemos, por ley tengo el derecho a tomarme este permiso. Espero poder tomarme ese tiempo entre (las fechas). ¿De qué manera podemos arreglarlo de modo que la productividad siga su curso?”. Además, preguntarle al empleador por la continuidad de la productividad le muestra tu preocupación por su bienestar y puede elevar tu prestigio en el centro laboral.
Si solicitas tiempo libre que por contracto no tiene que otorgársete, cambia tu tono para pedir disculpas por el inconveniente y promete resarcir el tiempo perdido según tus posibilidades.
Infórmale a tu jefe si tienes días acumulados de vacaciones o de permiso por enfermedad.
Incluir esta información en la carta también dejará las cosas más en claro para la cadena de comando del departamento de recursos humanos, si tu jefe decide negarte la solicitud y tienes que apelar la decisión.

6. Incluye ideas para delegar tu trabajo durante tu ausencia.
Si bien es muy probable que tu jefe tenga la palabra final sobre este punto, te recomendamos darle sugerencias útiles sobre qué colegas serían los más capacitados para cubrir diversos aspectos de tu trabajo en tu ausencia. Sin embargo, procura no dejar todo el peso sobre una sola persona, porque sería injusto.

7. Escribe con un tono respetuoso.
Sean cuales sean las circunstancias, es importante que tu solicitud de permiso sea alturado. En otras palabras, debes solicitar el permiso, no exigirlo, aunque por ley tengas derecho a él. Pedir bien las cosas puede minimizar la confrontación con la administración. Método 2: Solicitar un permiso para faltar a la universidad

1. Ubica un formulario de solicitud de permiso de ausencia.
Los estudiantes que buscan permiso para faltar a la universidad generalmente deben llenar un formulario. Descarga un formulario de solicitud del sitio web del departamento correspondiente de tu universidad. Estos formularios también están disponibles en las oficinas físicas departamentales.

2. Completa el formulario.
El formulario te pedirá datos como tu nombre, número de identificación de la universidad, direcciones de la universidad y permanente, y tu programa de grado.
Es muy probable que el formulario te pida tu estatus de ciudadanía o visa. Las solicitudes de permiso pueden tener implicaciones de visa para los estudiantes internacionales. ¿Por qué? Porque si eres un estudiante internacional, se supone que te han dado una visa para estudiar. Si dejas los estudios por un periodo prolongado de tiempo, podrían pedirte que regreses a tu país de origen y que vuelvas a solicitar otra visa para regresar. Si eres estudiante internacional y tienes una visa estudiantil, averigua las implicaciones que generaría para tu visa actual. Estas políticas pueden variar dependiendo del país y están delimitadas por el departamento de estado correspondiente.
En determinadas universidades, en el formulario también se te preguntará si recibes algún tipo de beca del gobierno. Si eres estudiante y recibes ayuda económica, generalmente tendrás la obligación de ir a la universidad para recibir dicha ayuda económica. Una solicitud de permiso para faltar puede afectar tu derecho a recibir la ayuda del gobierno, por eso es importante que te comuniques con la oficina de ayuda económica para hablar con un consejero sobre la mejor manera de realizar una solicitud de permiso para faltar a la universidad.

3. Haz una carta de solicitud como documentación de apoyo.
La solicitud de permiso generalmente debe ir adjunta con otros documentos de apoyo que la universidad necesitará para aprobar tu solicitud. Si solicitas un permiso militar, tendrás que adjuntar tus órdenes militares. Si haces la solicitud por motivos médicos, tendrás que adjuntar una carta escrita por tu doctor o proveedor de salud. Sin embargo, si tu solicitud se debe a motivos personales, tendrás que hacer una carta explicando las circunstancias y los motivos de tu solicitud.

4. Sé transparente con tus motivos.
Si tu solicitud de permiso para faltar se debe a motivos personales, es importante que seas lo más transparente posible con tu departamento para que este pueda determinar si tu situación particular cumple los requisitos para otorgarte el permiso.

5. Menciona en la carta el trabajo que tengas pensado hacer durante tu ausencia.
Por ejemplo, es probable que seas un estudiante de investigación que solicita un permiso para realizar un proyecto de investigación fuera del campus, en un lugar remoto. Los estudiantes avanzados de doctorado normalmente tienen el derecho a dichos permisos. Sin embargo, deben conversar sobre sus planes con los consejeros universitarios antes de recibir el permiso para que el consejero pueda certificar al departamento que tú (el estudiante) puedes alcanzar tus metas de investigación. Especifica en tu solicitud de permiso el trabajo que tengas pensado realizar durante tu ausencia. Método 3: Darle formato a la carta

1. Pon la dirección del remitente.
Quizá te parezca innecesario incluir tu dirección si trabajas en el mismo centro que tu jefe, pero esto te dará la garantía de recibir la carta en la dirección correcta en el caso de que la oficina postal no logre entregarla. Además, a tu departamento de recursos humanos le será más fácil archivar tu carta si esta contiene tu dirección.

2. Usa la fecha de cuando terminaste de redactar la carta.
Muchas veces, algunos ponen la fecha de cuando se empezó a escribirla, pero si pasan varios días para redactarla, recuerda cambiar la fecha al día que la terminaste y la firmaste.

3. Incluye la dirección del destinatario.
Incluye el nombre del destinatario específico sin olvidar su título personal (por ejemplo, Dr. Rodríguez o Prof. Palma).

4. Usa el nombre de la dirección del destinatario para el saludo.
Aunque conozcas bien a tu jefe, dirígete a él formalmente: primero su título personal o profesional y luego su apellido.

5. Decide qué estilo de formato quieres usar para los párrafos del cuerpo.
Uno de los estilos formales populares es el estilo bloc, que se caracteriza por las siguientes convenciones:
Los párrafos deben tener espaciado simple.
Los renglones deben estar alineados a la izquierda.
En vez de dejar sangría para empezar un párrafo, todos los renglones deben empezar en el margen izquierdo.
Deja un renglón en blanco para indicar el salto de párrafo.
Haz clic aquí para que veas un ejemplo de estilo bloc.

6. Finaliza tu carta con un cierre alturado, por ejemplo, “Atentamente” o “Saludos cordiales”.
Deja un renglón en blanco entre los párrafos previos de cuerpo y el “Atentamente”.
Deja 4 renglones en blanco entre “Atentamente” y tu nombre.

7. Firma la carta.
Después de imprimir la carta, fírmala con un bolígrafo en el espacio de los 4 renglones en blanco.
Método 1: Solicitar un permiso para faltar al trabajo
1. Notifica a tu jefe con antelación.
2. Sé específico con las fechas.
3. Sé transparente con tu jefe.
4. Indica cómo se realizará tu trabajo en tu ausencia.
5. Conoce el tipo de faltas a las que tienes derecho por ley.
6. Incluye ideas para delegar tu trabajo durante tu ausencia.
7. Escribe con un tono respetuoso. Método 2: Solicitar un permiso para faltar a la universidad
1. Ubica un formulario de solicitud de permiso de ausencia.
2. Completa el formulario.
3. Haz una carta de solicitud como documentación de apoyo.
4. Sé transparente con tus motivos.
5. Menciona en la carta el trabajo que tengas pensado hacer durante tu ausencia. Método 3: Darle formato a la carta
1. Pon la dirección del remitente.
2. Usa la fecha de cuando terminaste de redactar la carta.
3. Incluye la dirección del destinatario.
4. Usa el nombre de la dirección del destinatario para el saludo.
5. Decide qué estilo de formato quieres usar para los párrafos del cuerpo.
6. Finaliza tu carta con un cierre alturado, por ejemplo, “Atentamente” o “Saludos cordiales”.
7. Firma la carta.