¿Cómo hacer un análisis de costos?
Un análisis de costos es uno de los cuatro tipos de evaluación económica (los otros tres son el análisis de costo-beneficio, el análisis de costo-efectividad y el análisis de costo-utilidad). Efectuar un análisis de costos, como su nombre lo indica, se enfoca en los costos de implementar un programa sin tener en cuenta el resultado final. Un análisis de costos es el primer paso importante antes de realizar otros tipos de evaluación económica para determinar la conveniencia o viabilidad de un proyecto potencial.
Método 1: Definir el propósito y el alcance

1. Determina por qué es necesario realizar un análisis de costos.
El alcance del análisis de costos dependerá de su propósito, así que antes de considerar cuán amplio quieras que sea el análisis, debes saber a qué preguntas quieres que responda.
Si vas a efectuar un análisis de costos simplemente para determinar un presupuesto o hacer un plan estratégico para el futuro, generalmente deberás realizar un análisis de costos que se extienda en toda la organización.
Por otro lado, un propósito más limitado o más específico, como determinar si debes cobrar por un servicio particular (y el monto), quizá requiera de un análisis de costos más limitado que tan solo aborde los costos de ese servicio específico.

2. Identifica la perspectiva de tu análisis de costos.
Además de determinar la razón por la que necesites un análisis de costos, también deberás saber el costo de quién deberás analizar. De ese modo, podrás determinar los datos que recopilarás y la forma en la que los clasificarás.
Por ejemplo, quizá te interese saber el costo que representa para tus clientes el servicio que prestas. Debes considerar los costos desde su perspectiva, teniendo en cuenta el monto que cobrarás (o planeas cobrar) por el servicio, el transporte hacia tu local y otros costos.
Si simplemente buscas el costo del programa de tu organización, generalmente debes considerar los gastos de organización. También puedes considerar los costos de oportunidad, como determinar si ofrecer un programa significa que no podrás ofrecer otros.

3. Diferencia los programas que ofrezcas.
La forma en la que definas los programas determinará la manera en la que distribuirás los costos para el propósito del análisis de costos. Si tu organización tiene programas muy distintos, quizá las divisiones sean evidentes. En el caso de los programas superpuestos o programas que comparten recursos, determina la forma de separarlos.
Puedes agrupar programas que se superponen en gran medida en lugar de evaluarlos por separado. Elige los que resulten más lógicos para las operaciones de tu organización y evita duplicar esfuerzos cada vez que sea posible.
Para determinar si debes separar los programas, busca los servicios que cada programa ofrezca, los recursos necesarios para proporcionar dichos servicios y quiénes reciben los servicios. Si dos programas son iguales en 2 de 3 de esas dimensiones, probablemente debas tratarlos como uno para el propósito de análisis de costos.

4. Determina el periodo de tiempo que quieras evaluar.
La forma en la que categorices y calcules los costos dependerá de si los analizas a largo plazo (como meses o años) o a corto plazo (unas cuantas semanas o quizá una sola aplicación uniforme).
Por ejemplo, en caso de que debas decidir si deberás cobrar por un servicio específico, primero tendrás que determinar cuánto te costará proporcionar ese servicio. Luego, deberás hacer un análisis de costos a un plazo más largo para determinar si la organización podrá asumir una pérdida por proporcionar ese servicio.
Generalmente, es recomendable que escojas un periodo de tiempo para el cual puedas adquirir información exacta de ingresos obtenidos en lugar de estimados. Eso te ayudará a usar el análisis de costos como una base para una evaluación económica más profunda. Método 2: Categorizar los costos

1. Revisa los reportes de análisis de costos anteriores si están disponibles.
En caso de que la organización haya efectuado análisis de costos en el pasado, usa el mismo método o métodos similares para categorizar los costos. Mantener la continuidad de este modo significa que puedes comparar los reportes, lo cual hará que sean más útiles con el paso del tiempo.
También puedes revisar los análisis de costos realizados por organizaciones similares que implementen programas similares o proporcionen servicios parecidos.

2. Haz una lista de todos los costos directos del programa que vayas a evaluar.
Los costos directos incluyen los salarios y los beneficios para los miembros del equipo, las provisiones y materiales, así como cualquier mobiliario o equipamiento. Dependiendo del tipo de programa o servicio que ofrezcas, quizá también tengas costos de contrato, licencia y seguros.
Los costos directos son específicos del programa o el servicio que vayas a evaluar en el análisis de costos. No se comparten con ningún otro programa.
Los costos generales, como los servicios públicos o el alquiler, pueden ser un costo directo si el programa o el servicio tiene su propio local.

3. Incluye los costos indirectos.
Los costos indirectos incluyen los salarios y los beneficios de la administración general o los directivos, las instalaciones, el equipo y cualquier otro elemento compartido a lo largo de los múltiples programas o servicios. Lo que categorices como un costo indirecto dependerá de la forma en la que hayas separado los programas o servicios que la organización ofrezca.
Por último, cuando calcules los costos de un programa o un servicio individual, tendrás que distribuir esos costos indirectos.

4. Organiza los costos para reflejar el propósito del análisis.
En definitiva, debes hacer que el reporte de análisis de costos que elabores sea útil para la organización. En lugar de depender de categorías financieras amplias, usa categorías que reflejen con exactitud la forma en la que se usará tu análisis.
Entre las categorías comunes se encuentran los costos de personal, los costos de operación y los costos iniciales. Dentro de cada categoría, identifica los costos directos e indirectos. Método 3: Calcular los costos

1. Reúne registros e información financiera.
Para cada tipo de costo que planees incluir en tu análisis de costos, haz una nota de dónde planees conseguir las cifras para calcular el tipo de costo. Si necesitas estimar un costo, haz una lista de dónde conseguirás la información para hacer un estimado confiable.
Usa información sobre costos reales tanto como sea posible. De ese modo, el análisis de costos final será más útil y confiable.
En el caso de los estimados, busca fuentes confiables que puedas aplicar de la forma más precisa posible. Por ejemplo, si necesitas estimar el pago, usa tarifas promedio para los empleados localmente pero no a nivel nacional.

2. Determina el total de los costos directos para el programa.
Usa la información de los registros que hayas reunido y añade los salarios, los suministros, los materiales y otros costos que solamente se apliquen al programa que vayas a evaluar. Extiende estos costos sobre el periodo de tiempo para el análisis de costos.
Si vas a hacer un análisis de costos durante un periodo más largo, primero calcula los costos directos semanalmente o mensualmente y, luego, amplíalos.
Cuando calcules los costos de personal, asegúrate de incluir el costo (o valor) de cualquier beneficio que se les ofrezca a los empleados que trabajen en el programa.

3. Asigna los costos indirectos al programa que analices.
Para asignar los costos indirectos, determina la forma en la que cada costo puede dividirse entre los diferentes programas. Luego, calcula la proporción del costo que use el programa.
Por ejemplo, imagina que vas a asignar el salario del director de recursos humanos. Debido a que es responsable del personal, tiene sentido dividir su salario por el número de personas en el personal. Si tienes 10 empleados en total, 2 de los cuales se dedican al programa o el servicio que vayas a evaluar, puedes asignarle el 20 % del salario del director al programa a efectos de realizar el análisis de costos.

4. Calcula la depreciación de los activos.
Si los activos de capital de la organización (los cuales incluyen mobiliario, equipo o instalaciones) deben utilizarse para implementar el programa o proporcionar el servicio que vayas a evaluar, debes incluir la depreciación de dichos activos en el total de costos del programa o servicio.
Calcular la depreciación puede ser una tarea complicada. Si no tienes experiencia haciéndolo, considera contratar un contador.

5. Incluye los costos escondidos en el cálculo.
Dependiendo de tu organización y el programa que vayas a evaluar, quizá haya costos adicionales que podrían no aparecer en ninguna hoja de presupuesto o registro financiero. Incluir estimados de estos costos en tu análisis le dará mayor credibilidad a tu evaluación.
Por ejemplo, si vas a hacer un análisis de costos de un programa para una organización benéfica, los costos ocultos podrían incluir el valor estimado de las horas de voluntariado, los materiales donado o el espacio donado.
Los costos ocultos también podrían incluir los costos de oportunidad. Por ejemplo, lanzar un programa puede afectar la capacidad de tu organización de ofrecer otros programas.

6. Saca tus conclusiones según tus hallazgos.
Vuelve a revisar el propósito para hacer el análisis de costos y determina la acción que debas tomar. Quizá también tengas que incluir proyecciones o estimados de costos futuros para el programa o el servicio.
Como mínimo, el análisis de costos debe proporcionarle a tu organización el verdadero costo de llevar a cabo un programa o prestar un servicio específico.
Es posible que tu análisis de costos también plantee preguntas adicionales. Por lo tanto, debes indicar que es necesario realizar un análisis más profundo antes de tomar una decisión definitiva.
Método 1: Definir el propósito y el alcance
1. Determina por qué es necesario realizar un análisis de costos.
2. Identifica la perspectiva de tu análisis de costos.
3. Diferencia los programas que ofrezcas.
4. Determina el periodo de tiempo que quieras evaluar. Método 2: Categorizar los costos
1. Revisa los reportes de análisis de costos anteriores si están disponibles.
2. Haz una lista de todos los costos directos del programa que vayas a evaluar.
3. Incluye los costos indirectos.
4. Organiza los costos para reflejar el propósito del análisis. Método 3: Calcular los costos
1. Reúne registros e información financiera.
2. Determina el total de los costos directos para el programa.
3. Asigna los costos indirectos al programa que analices.
4. Calcula la depreciación de los activos.
5. Incluye los costos escondidos en el cálculo.
6. Saca tus conclusiones según tus hallazgos.