¿Cómo capacitar empleados a distancia?
Tener empleados a distancia puede ofrecer beneficios excelentes para tu compañía. No obstante, capacitar a esos empleados puede presentar algunos desafíos únicos. Si tus empleados viven lejos del lugar de trabajo, asegúrate de haber configurado una plataforma de comunicación confiable y coherente. Envíales materiales de capacitación bien diseñados para que puedan aprender la forma de hacer el trabajo. Asimismo, una supervisión y retroalimentación constantes les pueden ayudar a integrarse de forma rápida y efectiva.
Método 1: Escoger una plataforma de comunicación

1. Pide a los empleados que vayan a la oficina para recibir capacitación si es posible.
Incluso si se trata de un empleado a distancia, podrías llevarlo a la oficina para que reciba capacitación. Esta por lo general es una opción de capacitación más rápida y más efectiva para los empleados a distancia que viven cerca de una oficina o sucursal. No obstante, si el empleado vive lejos, tal vez no sea posible.

2. Establece conferencias telefónicas para ofrecer capacitación personalizada.
Las conferencias telefónicas y las videoconferencias ofrecen un toque personal a la capacitación y pueden ayudar a aclarar detalles importantes para el trabajo. Las conversaciones semanales te permitirán controlar el progreso del empleado a la vez que todavía le darán flexibilidad para hacer el trabajo.
Las conferencias telefónicas funcionan mejor para el caso de los empleados a distancia que están involucrados en estrategia y marketing de un negocio, ya que te permite tratar con ellos los planes e ideas libremente.
Si el empleado y tú se encuentran en diferentes zonas horarias, asegúrate de escoger una hora que sea conveniente para ambos.
Algunos excelentes programas informáticos para videoconferencias son Skype, Zoom o Slack.

3. Utiliza un servicio de mensajería instantánea para responder preguntas con rapidez.
En el caso de las compañías que requieren colaboración y comunicación frecuente entre empleados, la mensajería instantánea puede ser la opción más conveniente. Esto permite que los empleados se expresen y comuniquen en tiempo real.
Si tu empleado a distancia tiene algunas preguntas durante la capacitación, podría ponerse en contacto contigo mediante la plataforma y obtener una respuesta rápida. Asimismo, la mensajería instantánea te permitirá enviarles retroalimentación y mensajes rápidos con respecto al trabajo.
Algunos excelentes servicios gratuitos que puedes utilizar para tu compañía son Skype, Google+ Hangouts y Spark.
Es posible que la mensajería instantánea no sea la mejor opción si tu empleado a distancia trabaja en un horario diferente que el resto del equipo.

4. Envía correos electrónicos si el empleado trabaja según su propio horario.
El correo electrónico es una opción excelente si el empleado a distancia trabaja con un horario distinto, vive en una zona horaria diferente o establece su propio cronograma. Así, puedes enviarle notas, materiales de capacitación, enlaces y documentos adjuntos con facilidad por correo electrónico.
Asegúrate de que el empleado comprenda cuán rápido debe responder los correos electrónicos. Método 2: Crear materiales de capacitación efectivos

1. Escribe un manual de capacitación
Tener un documento disponible para los empleados permite que puedan consultarlo cada vez que tengan una pregunta. Envía este manual por correo electrónico al empleado o publícalo en un sistema de almacenamiento compartido en la nube. Debes incluir:
las responsabilidades principales del trabajo
las mejores prácticas para la compañía
la forma de completar tareas utilizando programas informáticos, interfaces en línea u otro equipo
la forma de contactar a la gerencia

2. Especifica cómo completar las tareas al detalle.
Trata de anticiparte a los problemas o preguntas que el empleado pueda tener e incluye esos detalles en el manual. Los detalles específicos ayudarán al empleado a comprender qué hacer más rápidamente.
Por ejemplo, no digas simplemente “Envíe su trabajo cuando lo termine”. En vez de eso, escribe “Haga clic en el botón que dice “Enviar” y envíe su trabajo cuando lo termine. Así refrescará la página y volverá al portal principal”.
Asegúrate de cubrir detalles como la forma de reportar las horas, el lugar al que debe enviar el trabajo o la persona a quien debe contactar si algo sale mal.

3. Establece cuotas y expectativas para cada tarea.
Además de decirle a tus empleados cómo hacer algo, asegúrate de que comprendan todas las reglas, cuotas o pautas que se espera que sigan. ¿Qué cantidad de trabajo se espera que hagan en una semana? ¿Con qué frecuencia se deben comunicar contigo? ¿Para cuándo deben enviar el trabajo?
Por ejemplo, podrías decir “Esperamos que se encargue de 5 llamadas por hora” o “Tenemos que revisar su correo electrónico al menos una vez entre las 9:00 a. m. y 5:00 p. m.”.

4. Añade imágenes y videos instructivos en el caso de algún equipo o programa informático.
Si hay algún programa o equipo que el empleado tiene que utilizar, brinda materiales instructivos visuales y claros que muestren cómo utilizarlo, además de incluir instrucciones escritas.
Si trabajas con una plataforma informática, utiliza una programa de captura de pantallas para tomar imágenes o hacer videos de la pantalla que demuestren cada paso en el proceso.
Los diagramas y gráficos podrían ser útiles para los empleados que tienen que instalar un programa informático o un equipo especial.

5. Invierte en un programa de capacitación en línea para compañías grandes.
Si tienes muchos empleados a distancia, es posible que desees contratar a una compañía para que diseñe un módulo de capacitación en línea que te ayude a automatizar parte del proceso de capacitación. Estas compañías trabajarán contigo a fin de crear una plataforma personalizada usando videos y herramientas interactivas.
Estas compañías pueden publicitarse como consultores de capacitación o reclutamiento.
Si bien esta puede ser una opción más cara, te ahorrará bastante tiempo si tienes que capacitar frecuentemente a los empleados. Método 3: Supervisar al empleado

1. Bríndale al empleado algunos parámetros a alcanzar.
Crea una línea de tiempo de tareas para el empleado y establece objetivos específicos para que los alcance en un determinado tiempo. Esto le dará a tu empleado a distancia cierta orientación y lo alentará a volverse más productivo con rapidez.
Por ejemplo, podrías decir “Queremos que aprenda a utilizar nuestro programa informático de llamada para fines de la primera semana. A fines del primer mes, debe lograr al menos $10 000 en ventas”.

2. Brinda retroalimentación específica al empleado en varias de las primeras tareas.
Ofrece retroalimentación constructiva en cada tarea durante las primeras 2 a 3 semanas o hasta que haya dominado las distintas partes del trabajo. Este tipo de retroalimentación puede ayudarle a aprender las pautas y expectativas para el tipo de trabajo que hace.
Por ejemplo, podrías decir “Su diseño en estas imágenes es realmente bueno, pero creo que debe limitarse a un esquema de color para que ajuste a la mejor marca de nuestra compañía. Preferimos también una fuente más pequeña”.
La primera tarea debe ser algo pequeño con una fecha límite rápida. Por ejemplo, puedes pedir un artículo breve o una hoja de cálculo antes de que termine el primer día. Esto te permitirá darle retroalimentación rápidamente.

3. Pídele retroalimentación y preguntas al empleado.
Alienta al empleado a acudir a ti cuando tenga alguna pregunta. Una vez que termine la capacitación, pide retroalimentación honesta sobre el proceso. Esto puede ayudarte a aclarar el proceso para futuros empleados a distancia.
Si el empleado acude a ti con una pregunta, respóndela lo mejor que puedas. Si piensas que la respuesta la puede encontrar en el manual de capacitación, indícale al empleado la sección específica.
Si el empleado nuevo no se pone en contacto contigo con alguna pregunta, podrías enviarle un mensaje amistoso que diga algo como “Solo quería consultar. ¿Cómo va la capacitación? ¿Tiene alguna pregunta?”.
Si lo deseas, mantén anónima la información para que el empleado sienta que puede ser honesto. Utiliza una página web de encuestas en línea para configurar un formulario de comentarios.

4. Comunícate con regularidad con todos los empleados a distancia.
Tanto durante como después de la capacitación, mantente en contacto con tus empleados a distancia. Infórmales las noticias que pasan en la compañía. Los boletines informativos, los seminarios web o incluso las conferencias telefónicas semanales pueden mantenerlos informados.
Los empleados a distancia pueden sentirse aislados o excluidos de las decisiones, noticias o eventos importantes de la compañía. A fin de ayudar a apoyar a esos empleados, aliéntalos a que se pongan en contacto o colaboren con otros miembros del equipo y la compañía a través de las redes sociales, mensajería instantánea o chats de video.
Método 1: Escoger una plataforma de comunicación
1. Pide a los empleados que vayan a la oficina para recibir capacitación si es posible.
2. Establece conferencias telefónicas para ofrecer capacitación personalizada.
3. Utiliza un servicio de mensajería instantánea para responder preguntas con rapidez.
4. Envía correos electrónicos si el empleado trabaja según su propio horario. Método 2: Crear materiales de capacitación efectivos
1. Escribe un manual de capacitación
2. Especifica cómo completar las tareas al detalle.
3. Establece cuotas y expectativas para cada tarea.
4. Añade imágenes y videos instructivos en el caso de algún equipo o programa informático.
5. Invierte en un programa de capacitación en línea para compañías grandes. Método 3: Supervisar al empleado
1. Bríndale al empleado algunos parámetros a alcanzar.
2. Brinda retroalimentación específica al empleado en varias de las primeras tareas.
3. Pídele retroalimentación y preguntas al empleado.
4. Comunícate con regularidad con todos los empleados a distancia.