¿Cómo redactar un informe de gestión de proyecto?
Un informe de gestión de proyecto es un documento que describe un proyecto comercial y las medidas que un equipo debe tomar para completarlo. El informe se comparte con los principales actores del proyecto. Si las partes están de acuerdo, todas las personas pueden trabajar conjuntamente para completar el objetivo del proyecto. Por lo general, el informe contiene el plan del proyecto, las responsabilidades del equipo, una línea de tiempo proyectada y un presupuesto. Con organización, claridad y la contribución de los miembros del equipo, podrás crear fácilmente un informe de gestión de proyecto efectivo y trabajar para completar los objetivos del mismo.
Método 1: Recolectar la información

1. Define el propósito del proyecto.
Un informe de gestión de proyecto debe presentar el alcance y el objetivo final del proyecto. Comprender el objetivo es esencial para determinar las necesidades que este proyecto trata de satisfacer. Es importante que la audiencia y tú tengan una noción clara del propósito del proyecto para maximizar la eficacia del informe.
Pregúntate “¿Cómo ayudará a mi empresa, a nuestros clientes o a nuestra comunidad? ¿Será posible que este proyecto tenga un impacto positivo en otras áreas?”. Comprender el alcance global puede ayudarte a entender cómo puede ser útil este proyecto para ti y para los demás.

2. Identifica a la audiencia.
Debes saber quién leerá el informe y qué es lo que desea aprender del mismo. Debes saber quiénes leerán el informe y qué es lo que desean deducir del mismo. Algunos detalles pueden ser ajenos para audiencias determinadas, mientras que otras pueden necesitar que se les brinde información detallada. Identificar a los lectores desde el principio servirá para orientar el contenido del informe del proyecto.
Algunas audiencias pueden estar familiarizadas con el lenguaje, los términos y la jerga que se suele usar en tu entorno laboral. Si redactas un informe para un cliente, por ejemplo, evita usar jergas técnicas que requieran explicaciones extensas. En vez de eso, planea escribir de una forma que describa sencillamente el alcance y la línea de tiempo del proyecto.

3. Crea un índice.
Un índice provee esencialmente una descripción fácil de leer para la audiencia. Con un vistazo rápido, el lector puede comprender rápidamente la estructura y el contenido del documento. Un índice también puede ayudar a los lectores atareados a hallar rápida y efectivamente la información que es significativa para ellos.
Si un inversor lee el informe, quizás quiera primero revisar el presupuesto. Indicar en dónde está el presupuesto en el índice hará que el inversor encuentre la información que necesita.

4. Habla con el supervisor.
Reúnete con el supervisor para comprender las expectativas del informe de gestión de proyecto. El supervisor puede tener puntos de interés, inquietudes o detalles particulares que desee que incluyas en el informe. También puede explicarte que tan extenso debe ser el documento y si hay algún formato en particular que la empresa requiera para este tipo de informes. Trata de recolectar tanta información útil como puedas para hacer que el informe sea claro y eficaz.
Pregúntale al supervisor qué es lo que debes incluir en el informe. “Estaba pensando en incluir los resultados del estudio del año pasado en la introducción del proyecto. ¿Crees que eso ayudaría a los lectores a entender los objetivos del proyecto?”. El supervisor te agradecerá que le des la oportunidad de hacer observaciones al principio del proceso. Método 2: Dar formato al informe y redactarlo

1. Haz un resumen ejecutivo.
El resumen ejecutivo se presenta al comienzo de un informe de gestión de proyecto. Este resumen brinda al lector un panorama conciso del propósito del proyecto y de las conclusiones, los avances, los obstáculos previstos y la línea de tiempo del equipo. Los lectores deben ser capaces de revisar el resumen y comprender el proceso general del proyecto.
Resume de manera concisa la importancia del proyecto y su objetivo principal. “Este proyecto ampliará el impacto de nuestro cliente en el mercado mediante la satisfacción de esta necesidad desatendida en el ámbito”.

2. Escribe una introducción.
Una introducción debe describir la naturaleza del proyecto, su objetivo general y su valor para la empresa, el cliente o la comunidad.
Sé lo más sucinto posible sin sacrificar los detalles necesarios. La audiencia puede sentir la presión del tiempo. Trata de transmitir el mensaje en un par de oraciones o viñetas en vez de en párrafos largos.
Por ejemplo, si vas a publicar un libro, haz una lista de la información significativa (como “la gira del libro está prevista para septiembre” y “se espera que las ventas durante las vacaciones aumenten en un 15 %”) con viñetas con el fin de que sea evidente para el lector.

3. Explica los datos clave en una sección de metodología.
Debes presentar datos que describan las estadísticas pertinentes y las observaciones cualitativas que informen las necesidades del proyecto. Haz que el lector comprenda fácilmente la importancia del proyecto, cómo se adapta específicamente para responder a un problema concreto y cómo responderá o satisfará las necesidades de la empresa o las peticiones del cliente.
Por ejemplo, si el objetivo del proyecto es ayudar a una empresa a abrir una tienda de moda en un área determinada, presenta datos que describan la competencia inmediata. “No hay competidores en un radio de 24 kilómetros (15 millas) del centro comercial local. La apertura de una tienda en este lugar proveerá a nuestro cliente un aumento de las ventas totales”. Estos datos pueden ayudar al lector a comprender que existe la posibilidad de satisfacer una necesidad en particular.

4. Haz una lista de los recursos necesarios para el proyecto.
Describa la mano de obra, las herramientas y los recursos que se emplean para lograr los objetivos del proyecto. Usa esta sección para describir brevemente qué departamentos están a cargo de los aspectos particulares del plan y qué programas o información usan. Esta sección también puede describir cualquier elemento del proyecto que se subcontrate. El lector debe ser capaz de comprender quién está a cargo de ciertos productos finales.

5. Presenta un presupuesto proyectado o asignado.
Presenta una tabla o gráfico que muestre los detalles del presupuesto y describa a dónde van los fondos. Indica si el presupuesto proyectado financia adecuadamente los recursos del proyecto. También es importante indicar si el proyecto se completará o no con el presupuesto asignado.

6. Incluye una línea de tiempo del proyecto.
Explica cuánto tiempo tomará completar el proyecto e incluye todos los logros relevantes del mismo. En esta sección, quizás debas incluir también la salud general del proyecto y la manera en que progresa. Haz que el lector comprenda rápidamente su estado.
Si estás en medio de un proyecto, incluye un porcentaje que indique la finalización del proyecto y si te has adelantado o no a la fecha prevista.

7. Describe los desafíos del proyecto y aporta soluciones.
Es posible que el proyecto se enfrente a desafíos previstos o a contratiempos imprevistos. Los desafíos pueden incluir recursos insuficientes, obstáculos inesperados, fallas mecánicas o técnicas, u otros retrasos. Describe las soluciones y explica brevemente qué se necesita para resolver los desafíos del proyecto.
Si hay un retraso previsto, indícalo en esta sección. “La construcción del edificio nuevo puede retrasarse significativamente durante enero, pues las temperaturas glaciales pueden crear condiciones de trabajo inseguras”. Infórmale al lector que has modificado la línea de tiempo para tener en cuenta tales retrasos previstos.

8. Elabora la conclusión del informe.
Usa la conclusión para recordar brevemente al lector los aspectos más importantes y el objetivo del proyecto. Concéntrate en el impulso y los objetivos del proyecto en la conclusión.
Recuérdale al lector lo que se necesita en el futuro. “Con el apoyo oportuno de nuestros donantes, el proyecto se debe completar a tiempo y sin exceder el presupuesto para el próximo mes de mayo”. Destacar las necesidades puede ayudar a asegurar que el proyecto se complete a tiempo. Método 3: Pulir el informe

1. Usa técnicas de formato para guiar la atención de los lectores.
Presenta categorías claras con subtítulos y viñetas a lo largo del informe para ahorrarles tiempo a los lectores que solo estén interesados en ciertos aspectos del documento del proyecto.

2. Haz que el informe sea visualmente interesante.
El uso de gráficos, tablas y otras ilustraciones a lo largo del informe puede ayudar a presentar los puntos clave, reducir la repetición y brindar al lector un atractivo visual. Etiqueta cada gráfico y provee una clave fácil de leer.
Ahorra al lector algo de tiempo colocando las cifras junto a las partes pertinentes del texto en vez de al final del informe. El lector podrá revisar fácilmente tanto el texto como el gráfico sin tener que pasar las páginas.

3. Distribuye el informe preliminar a los miembros del equipo del proyecto.
Este es un paso especialmente importante antes de distribuir el informe del proyecto a otros departamentos, a la dirección o a los clientes. Los miembros del equipo pueden hacerte ver qué detalles importantes has omitido. También pueden ayudarte a detectar las secciones que no estén claras y que sean difíciles de entender.
Revisa el informe para incluir las contribuciones de los miembros del equipo. Usa el criterio en cuanto a los detalles que debas incluir.

4. Revisa el informe.
El informe debe estar impecable, debe ser claro y no debe tener problemas de formato ni errores ortográficos o gramaticales. Un informe bien organizado y sin errores reducirá las distracciones y permitirá a los lectores concentrarse en los puntos principales. Leer el mismo documento varias veces puede hacer que pases por alto algunos errores evidentes, así que pide a un miembro del equipo que revise el documento.
Método 1: Recolectar la información
1. Define el propósito del proyecto.
2. Identifica a la audiencia.
3. Crea un índice.
4. Habla con el supervisor. Método 2: Dar formato al informe y redactarlo
1. Haz un resumen ejecutivo.
2. Escribe una introducción.
3. Explica los datos clave en una sección de metodología.
4. Haz una lista de los recursos necesarios para el proyecto.
5. Presenta un presupuesto proyectado o asignado.
6. Incluye una línea de tiempo del proyecto.
7. Describe los desafíos del proyecto y aporta soluciones.
8. Elabora la conclusión del informe. Método 3: Pulir el informe
1. Usa técnicas de formato para guiar la atención de los lectores.
2. Haz que el informe sea visualmente interesante.
3. Distribuye el informe preliminar a los miembros del equipo del proyecto.
4. Revisa el informe.