¿Cómo implementar estrategias de eficiencia?
Las estrategias de eficiencia son componentes integrales de toda compañía. Si empleas estas estrategias, podrás maximizar la eficiencia y fijar los objetivos de la compañía y los estándares para generar valor. Esto permitirá que tu compañía logre tener una alta productividad y costos manejables. Puedes centrar tus estrategias de eficiencia en 3 categorías principales: mejorar la eficiencia de tus empleados, mejorar la eficiencia de la compañía al tratar con los clientes, y mejorar la eficiencia de la compañía en general.
Método 1: Implementar la eficiencia en los empleados

1. Identifica las carencias en la eficiencia de los empleados.
Para poder crear metas de eficiencia en los empleados de tu compañía, primero tendrás que identificar toda carencia o problema de eficiencia que estos tengan. Si tu compañía cuenta con varios departamentos, podrías tener que identificar al menos 1 o 2 carencias en la eficiencia de cada departamento.
Por ejemplo, podrías tener una carencia en la eficiencia entre las horas de trabajo de los empleados y los proyectos culminados. Si bien tus empleados parecen trabajar jornadas de trabajo completas, aun así los proyectos no se culminan y no se alcanzan los márgenes de ganancia. Podrías analizar la forma en la que tus empleados están trabajando. Quizás no puedan acceder a la tecnología más reciente, lo que hace que los procesos de trabajo sean más lentos y no puedan cumplir con los plazos del proyecto. Esta podría ser una carencia en la eficiencia de tus empleados: un entorno laboral no productivo.
Otro ejemplo que podrías percibir es que tus empleados parecen no estar motivados o con energía en el centro de trabajo, y en consecuencia, las relaciones con los clientes se ven afectadas y los proyectos no se desarrollan con la fluidez debida. Quizás identifiques esta otra carencia en la eficiencia: poca motivación y pocos incentivos para los empleados.

2. Brinda una red de Internet segura.
Muchas de las ineficiencias de los empleados (como la mala comunicación entre empleados y clientes, el mal rendimiento de los empleados y los plazos límite incumplidos) pueden deberse a una mala red de Internet. Puedes solucionar esta ineficiencia si te cercioras de que el edificio de la compañía cuente con una red de Internet segura y sólida que pueda estar al nivel de la carga laboral de la compañía.
Esto es importante en particular si tus empleados usan Internet para comunicarse con los clientes y entre ellos mismos. Una red lenta o defectuosa puede dar como resultado correos electrónicos no recibidos, un fracaso en la comunicación con los clientes, y retrasos en las respuestas de los clientes; todo esto ralentizará la producción de tus empleados.

3. Cerciórate de que tus empleados tengan un entorno laboral productivo.
Como empleador, también es vital que les brindes a tus empleados un entorno laboral productivo, así garantizarás que logren la mayor eficiencia posible. Esto podría consistir en garantizarles el acceso a las computadoras o laptops más modernas, y aparatos electrónicos (como impresoras, escáneres y faxes) que funcionen bien. Asimismo, debes cerciorarte de que cada sala de reuniones tenga teléfonos de conferencia que funcionen a la perfección, y deberás proporcionar teléfonos móviles para su uso en la compañía si tus empleados suelen estar yendo de un lado a otro.
Asimismo, podrías tener que brindar más facilidades para que tus empleados compartan información entre sí usando Google Drive u otro programa para compartir archivos. De este modo, no perderán ni olvidarán los documentos importantes, lo que permitirá que tus empleados usen la tecnología y compartan archivos de la manera más eficiente posible.
Si empiezan a compartir archivos por Internet, esto también disminuirá la cantidad de residuos de papel que tu compañía produzca cada año, lo que eliminará las ineficiencias como la producción elevada de desechos y el dinero invertido en el reciclaje y la reducción de desechos en la oficina.

4. Verifica que los salarios de tus empleados sean competitivos e incluyan todos los beneficios.
Otra posible causa de la ineficiencia de los empleados es la falta de una remuneración competitiva. Si les pagas poco a tus empleados y haces que trabajen demasiado, esto podría generarles resentimiento, poca motivación y altos niveles de estrés. Debes brindarles salarios que sean competitivos en el mercado y que incluyan todos los beneficios, como atención médica y un programa de fondos de jubilación para empleados.
La mayoría de los empleados trabajarán con más empeño y mejor si saben que tienen seguridad y estabilidad laboral, y pueden confiar en su empleador para que les brinde un salario justo y competitivo. La atención médica y un plan de jubilación también son grandes incentivos para lograr que los empleados trabajen con eficiencia, y pueden ayudarte a conservar a tus empleados por un largo tiempo. Esto disminuirá la necesidad de gastar dinero en contratar y capacitar a nuevos empleados.

5. Disminuye el tiempo que tus empleados necesiten para viajar.
Emplear el tiempo y el dinero de la compañía para viajar puede disminuir la eficiencia operativa y generar un desperdicio de recursos. Concéntrate en disminuir el tiempo que tus empleados requieran para viajar y reunirse con un cliente o llegar a un área de trabajo. Si es posible, emplea las videoconferencias y los correos electrónicos siempre que se pueda a fin de disminuir la necesidad de que tus empleados viajen; y solo permite que tus empleados viajen cuando sea totalmente necesario.

6. Implementa un programa de reconocimiento para empleados.
Haz que tus empleados sientan que son vitales para tu compañía, y necesarios para mejorar la eficiencia de la misma. Para ello, crea un programa de reconocimiento para empleados. Designa a un supervisor o líder de cada departamento para que escoja a un empleado que sea la imagen del trabajo arduo, la diligencia, la cultura de la compañía o las eficiencias operativas.
El programa podría premiar a los empleados reconocidos con una bonificación, hacer que participen en un sorteo, o incluso darles un reconocimiento en las redes sociales. El premio no tiene que ser costoso ni lujoso. En lugar de ello, debe destacar al empleado y garantizar que sienta el reconocimiento de la compañía, los demás empleados y los clientes.

7. Crea un comité para la eficiencia de los empleados.
Para mantenerte actualizado sobre las eficiencias de los empleados, podrías incentivar a los supervisores o líderes a formar un comité para la eficiencia de los empleados. Trata de que el comité tenga un representante de cada departamento o área, así estará equilibrado. Programa reuniones mensuales para conversar sobre la manera de mejorar las eficiencias de los empleados y asegúrate de desarrollar al menos 1 o 2 metas de eficiencia al mes. Método 2: Implementar la eficiencia en los clientes

1. Programa conversaciones semanales con los clientes.
A fin de mejorar la eficiencia en los clientes, puedes conversar de forma personal con ellos, o concentrarte en los que tengan altas necesidades, y dialogar sobre las posibles ineficiencias o problemas. Pregúntales a los clientes cómo ha sido su experiencia general con la compañía, y cuán bien creen que su gerente de proyecto, líder o contacto se desempeña con respecto a la administración del tiempo y la comunicación.
Asimismo, debes cerciorarte de que los empleados mantengan una comunicación activa con sus clientes y se contacten con ellos a diario o una vez a la semana. Es probable que tus empleados tengan que encargarse de muchos proyectos; sin embargo, es importante que la comunicación con sus clientes se mantenga abierta y accesible. Esto demostrará que pueden administrar su tiempo con eficiencia y mantener una relación eficiente con los clientes.

2. Pídeles a los clientes que te brinden comentarios sobre la eficiencia de tu compañía.
Debes estar dispuesto y listo para tomar nota de todo comentario que recibas de los clientes en las conversaciones semanales. Elabora un sistema de comentarios de los clientes en el cual se ingresen los comentarios una vez a la semana o al mes mediante una encuesta o lista de verificación. Luego podrás revisar los comentarios con los empleados para que tengan una idea de las expectativas y necesidades de los clientes.
Asimismo, puedes emplear estos comentarios para identificar las ineficiencias de los clientes, como los plazos límite incumplidos o el fracaso en la comunicación. Puedes colaborar con tus empleados para crear posibles soluciones para estas ineficiencias, como programar los plazos límite una semana antes a fin de garantizar su cumplimiento, o conversar a diario con los clientes para mantener una comunicación abierta y accesible.

3. Supervisa los plazos de los proyectos para garantizar que se cumplan las metas.
No debes gestionar hasta el último detalle en relación con tus empleados o clientes. Sin embargo, debes tener una idea clara del estado del proyecto del cliente, y debes reconocer los momentos en los que se cumplan las metas. Esto podría requerir que visites la oficina varias veces al día para conversar con algunos equipos o áreas, o que programes reuniones diarias o semanales para conversar con los empleados que trabajen en determinadas cuentas o proyectos.
Procura identificar los proyectos en los que los clientes tengan una necesidad o un riesgo elevados, y supervísalos de forma minuciosa. Asimismo, quizás tengas que garantizar que los empleados que trabajen en la cuenta o proyecto estén preparados para afrontar las necesidades del cliente y puedan responder adecuadamente a sus expectativas. Gran parte de sentar las bases para el éxito en un proyecto consiste en cerciorarte de que el empleado y el cliente trabajen bien juntos. Método 3: Implementar la eficiencia en la compañía

1. Identifica las carencias en la eficiencia importantes para el año fiscal.
Considera de manera amplia la eficiencia en la compañía y trata de identificar al menos 4 o 5 carencias en la eficiencia que te gustaría que los empleados aborden en el año fiscal. Esto garantizará que tus metas estén al día cada año y puedan basarse en las metas del año anterior.
Quizás tengas metas de eficiencia en la compañía como mejorar el entorno laboral adoptando un programa de computadora o sistema informático más sofisticado, disminuir la cantidad de desechos de papel generados en la oficina, brindarles una mejor remuneración a los empleados antiguos, y garantizar que los clientes reciban una gestión de proyecto más eficaz por parte de los empleados.
Luego de identificar las carencias en la eficiencia importantes del año, asigna una meta a cada departamento o área de la compañía. Esto garantizará que los empleados sepan con claridad quién se encargará de la carencia, y aumentará la probabilidad de que esta se afronte.

2. Mejora la tecnología de la compañía cada año fiscal.
La mayor parte de las compañías pueden mejorar su eficiencia mejorando su tecnología cada año, desde adoptar computadoras más rápidas hasta adquirir varios escáneres o impresoras para usarlos en la oficina. Si te concentras en la tecnología más reciente, esto mantendrá una eficiencia operativa elevada y permitirá que tus empleados trabajen con su máximo potencial.
Si tienes necesidades y demandas de TI en crecimiento, quizás tengas que contemplar la opción de terciarizar estas necesidades con un contratista o una compañía externa. Este podría ser un gasto necesario si la compañía no puede mantenerse al día con las necesidades de TI de los clientes y los empleados; y permitirá que tu compañía se centre en brindar un servicio al cliente excelente y cumplir con los plazos límite, en lugar de encargarse de los problemas de TI.

3. Actualiza las necesidades de eficiencia de la compañía sobre la base de los comentarios de los empleados y los clientes.
Usa los comentarios de tus clientes y empleados para mejorar las metas de eficiencia de la compañía, y cerciórate de que estas metas estén actualizadas. Indícales a tus empleados y clientes que son participantes activos en la implementación de estrategias de eficiencia en la compañía, y que confías en ellos para que ayuden a que esta se vuelva más eficiente.
Método 1: Implementar la eficiencia en los empleados
1. Identifica las carencias en la eficiencia de los empleados.
2. Brinda una red de Internet segura.
3. Cerciórate de que tus empleados tengan un entorno laboral productivo.
4. Verifica que los salarios de tus empleados sean competitivos e incluyan todos los beneficios.
5. Disminuye el tiempo que tus empleados necesiten para viajar.
6. Implementa un programa de reconocimiento para empleados.
7. Crea un comité para la eficiencia de los empleados. Método 2: Implementar la eficiencia en los clientes
1. Programa conversaciones semanales con los clientes.
2. Pídeles a los clientes que te brinden comentarios sobre la eficiencia de tu compañía.
3. Supervisa los plazos de los proyectos para garantizar que se cumplan las metas. Método 3: Implementar la eficiencia en la compañía
1. Identifica las carencias en la eficiencia importantes para el año fiscal.
2. Mejora la tecnología de la compañía cada año fiscal.
3. Actualiza las necesidades de eficiencia de la compañía sobre la base de los comentarios de los empleados y los clientes.