¿Cómo escribir una carta de respuesta?
Una carta de respuesta es la contestación a una carta original que plantea una pregunta o que solicita información. Es una comunicación comercial especialmente común. Para redactar una carta de respuesta perfecta, primero revisa la carta original con cuidado y determina qué es lo que te pregunta el emisor. Luego, averigua cualquier información adicional que necesites para responder a la solicitud. Escribe una carta amable y legible que aborde cada una de las inquietudes o las preguntas de la carta original. Mantén un tono amigable e informativo para asegurarte de que el destinatario quede satisfecho con la respuesta.
Método 1: Revisar la carta original

1. Determina qué solicita la carta original.
Una carta de respuesta debe responder lo que la carta original desea saber. Lee esta última con cuidado. Averigua qué es lo que necesita el emisor y empieza determinando cómo puedes proporcionar la información que se requiere.
Algunas veces, determinar qué es lo que solicita la carta no es tan fácil, sobre todo si no se ha escrito claramente. Revísala para saber qué es lo que el emisor necesita de ti.
Si es necesario, toma algunas notas sobre la carta para determinar el asunto. Anota qué es lo que la carta solicita y cómo puedes responder.

2. Averigua qué información te solicita la carta si aún no lo sabes.
Si la carta que has recibido solicita información, puede que no la sepas de antemano. Toma cualquier medida que debas para averiguar cómo responder a la pregunta del emisor antes de contestar su carta.
Por ejemplo, la carta puede preguntar el estado de una solicitud de empleo. Si no tienes relación con el proceso de contratación, llama al gerente de contratación para averiguar el estado de la solicitud antes de responder.

3. Reenvía la carta a alguien más si no estás calificado para responderla.
Algunas veces, sobre todo en los negocios, las personas envían cartas a la dirección general o a la persona de contacto. Si recibes una carta que sabes que alguien más puede responder mucho mejor, entonces envíasela para que la conteste. Esta medida asegura que el destinatario reciba la respuesta más precisa posible.
Si es posible que la persona a la que le enviaste la carta se demore un poco en contestar, es una buena política escribirle al emisor original para avisarle que has reenviado la carta a una persona más calificada para responderla. Esta medida le demuestra al emisor que su mensaje ha sido recibido y que alguien lo evalúa. Método 2: Elaborar la respuesta

1. Dirígete a la persona que solicitó la información.
Siempre empieza con un saludo cortés como “Estimado”, seguido del nombre de la persona. Saluda a la persona directamente en vez de usar una introducción genérica como “A quien corresponda”. Este saludo es impersonal y hace que parezca que una computadora procesa la solicitud. En vez de eso, saludar a la persona por su nombre es algo más personal e indica que se ha tenido cuidado al redactar la respuesta.
Si no conoces a la persona personalmente, usa los títulos Sr., Sra. o Srta., seguido de su apellido. Si tiene un título conocido, como Dr., úsalo.
Si conoces a la persona o si no estás al tanto de su género, usa su nombre.
Como regla general, empieza la carta con el mismo nombre y título con el que la persona firmó la suya. Por ejemplo, si firmó la carta como “Dr. Fierro”, entonces empieza la carta escribiendo “Estimado Dr. Fierro”.

2. Indica que respondes a la carta original.
En la primera oración, hazle saber al lector que respondes a su carta. Esta medida le dice al lector que su carta ha sido recibida y procesada, y también le informa cuál es el propósito de tu carta.
Decir simplemente algo como “Le escribo en respuesta a su carta del 13 de junio” es una perfecta introducción para una carta de respuesta.
Si no eres la persona original a la que el destinatario escribió la carta, indica cómo llegó a ti esta. Por ejemplo, escribe algo como “Nuestra representante de atención al cliente, Carolina Reyes, me reenvió su carta”.

3. Responde la pregunta de la persona tan directamente como puedas.
Después de la introducción, ve al punto principal de la carta. Responde cada pregunta o inquietud de la carta original de la persona de la manera más detallada posible. Asegúrate de haber respondido cada punto para que la persona quede satisfecha con la respuesta.
Menciona cuál era la pregunta de la carta original y luego respóndela. Por ejemplo, “La pregunta de la carta era quién es la persona de contacto para las consultas de medios. La persona es Miriam Aguirre. Su dirección de correo electrónico y su número de teléfono son los siguientes”.
Para consultas más largas, usa una lista numerada para responder cada pregunta. Es más fácil de leer y permite comprobar que se ha abordado cada inquietud.
Sé directo pero breve. Unas cuantas oraciones por pregunta bastarán para responder a la consulta original de la persona.

4. Reconoce claramente que no puedes satisfacer la solicitud de la persona.
Algunas veces, no podrás satisfacer la solicitud de una persona. Si es así, sé directo. No recurras a una respuesta extensa para tratar de suavizar el golpe. El destinatario agradecerá una respuesta clara y directa a su pregunta. Recuerda siempre ser cortés y disculparte al hacerlo para que el destinatario no se ofenda.
Usa siempre un tono comprensivo al rechazar una solicitud, pero también brinda una respuesta firme. Di algo como “Desafortunadamente, no puedo atender esta solicitud. No tengo la información que necesita y no puedo decirle cuándo la tendremos”.
Pídele a la persona que te conteste si puedes responder la pregunta con más información. Di algo como “Me gustaría responder a su consulta, pero antes necesito saber más acerca de su situación. Cuando sea conveniente, por favor envíeme la fecha de su solicitud y el nombre de la persona con la que se puso en contacto para poder responderle lo antes posible”.

5. Agradécele a la persona por su carta.
Ya sea que hayas podido responder la consulta de la persona o no, siempre sé amable y agradécele a la persona por su carta. De esta manera, demostrarás que valoras su atención y mantendrás una relación positiva con el emisor de la carta.
Algunas personas prefieren empezar las cartas con un agradecimiento. La ubicación exacta no es muy importante, siempre y cuando agradezcas a la persona en algún momento.

6. Firma la carta con tu nombre y título.
Termina la carta con un cierre formal, como “Sinceramente”, seguido del nombre. Si trabajas para una empresa, escribe el título profesional debajo del nombre.
Si escribes a mano o imprimes la carta, deja espacio para la firma después de imprimir el nombre. Si envías un correo electrónico, entonces está bien que escribas el nombre.

7. Revisa la carta para asegurarte de haber respondido la pregunta de la persona.
El destinatario se sentirá frustrado si recibe una respuesta que no conteste su pregunta. El hecho de no complacer a la persona puede hacer que el cliente quede descontento o hacer que tengas más trabajo, pues tendrás que responder otra pregunta más tarde. Mantén satisfecho al destinatario respondiendo su pregunta tan detalladamente como puedas. Revisa tu carta y asegúrate de abordar todas las consultas de la carta original. Si hay algo que falte, añádelo antes de enviar la carta.
Pedir a un amigo o un colega que lea la carta también es útil. Este puede ponerse en el lugar del destinatario y decirte si estará satisfecho con la respuesta. Método 3: Usar un tono profesional

1. Usa el formato típico de una carta de negocios.
Piensa en todas las cartas de respuesta como comunicaciones comerciales formales. Escribe profesionalmente y usa el formato habitual de una carta de negocios para determinar el tono correcto.
En la esquina superior izquierda, escribe tu nombre, tu título, el nombre de la empresa (si corresponde) y la dirección. Debajo, escribe la fecha. Finalmente, escribe el nombre completo y la dirección de la persona a la que respondes.
Para las cartas escritas en una computadora, usa márgenes de 2,5 centímetros (1 pulgada) alrededor del borde. Usa un texto a espacio simple y que tenga dos espacios entre los párrafos.
Si escribes la carta en una computadora, usa una fuente de 12 puntos y una configuración de texto estándar. Si escribes a mano la carta, asegúrate de escribir legiblemente.

2. Haz que el destinatario sienta que te agrada recibir su solicitud.
Esto es especialmente importante si diriges una empresa o un servicio. Las personas siempre deben sentir que valoras su tiempo y sus opiniones. Agradéceles por sus consultas y siempre usa un tono cálido y cordial cuando escribas.
Algo simple, como "Muchas gracias por escribir, nos da gusto saber de ti", puede hacer una gran diferencia en el tono de la carta. Haz que este tipo de oraciones sean habituales en las cartas que escribas.
Nunca dejes que la persona que te escribe crea que estás molesto con ella. Es mejor exagerar con la amabilidad que hacer que alguien piense que estás enfadado o molesto.

3. Trata de que la carta sea breve para que el destinatario pueda leerla rápidamente.
Respeta el tiempo del destinatario. No esperes que lea una carta de 3 página si puedes responder su pregunta en 1 párrafo. Aborda la consulta de la carta original de la mejor manera posible y envía la carta. No añadas pasajes adicionales que no tengan que estar en la carta.
Esto es especialmente importante si diriges una empresa o si respondes una consulta al servicio de atención al cliente. El cliente puede frustrarse si debe pasar tiempo leyendo una carta larga que pudo haber tenido la mitad del tamaño.
Por supuesto, no seas tan breve como para no responder la pregunta de la persona. Si algo requiere una explicación larga, entonces bríndala. Simplemente no divagues ni des más información de la que debas.

4. Escribe claramente para que el destinatario entienda la respuesta.
No uses oraciones largas ni términos complicados. Escribe usando un lenguaje sencillo y directo que no confunda al lector. Las oraciones cortas son ideales para este fin.
Como regla general, imagina que el lector hojea rápidamente la carta. ¿Sería capaz de ver los puntos principales que mencionas? Si no es así, mejora el lenguaje y hazlo más claro.

5. Evita el argot y los términos técnicos que el lector quizás no entienda.
Esto tiene que ver con escribir claramente. A menos que sepas a ciencia cierta que la persona a la que escribes es un profesional que entiende términos técnicos, evítalos en la carta. Reemplázalos con palabras alternativas que alguien que no sea especialista pueda entender.
Edita la carta preguntándote algo como “¿Alguna persona que no se desempeñe en este trabajo sabría de lo que estoy hablando?”. Si no es así, entonces cambia el lenguaje que usas para que las personas promedio puedan entenderlo. Esta es una buena manera de eliminar el argot de la carta.

6. Revisa la carta.
Los errores ortográficos y otros tipos de errores hacen que la redacción parezca poco profesional. Siempre revisa la carta y corrige cualquier problema con la ortografía, la gramática, la sintaxis y la fluidez. Unos minutos de trabajo adicional pueden hacer que la carta luzca mucho más profesional.
No dependas del corrector ortográfico para detectar los errores. Por lo general, estos programas no detectan errores gramaticales. Lee la carta palabra por palabra para buscar los errores.
Si esta es una carta muy importante, como para un socio comercial, haz que otra persona la lea también. Un par de ojos frescos pueden detectar los errores que has pasado por alto.
Método 1: Revisar la carta original
1. Determina qué solicita la carta original.
2. Averigua qué información te solicita la carta si aún no lo sabes.
3. Reenvía la carta a alguien más si no estás calificado para responderla. Método 2: Elaborar la respuesta
1. Dirígete a la persona que solicitó la información.
2. Indica que respondes a la carta original.
3. Responde la pregunta de la persona tan directamente como puedas.
4. Reconoce claramente que no puedes satisfacer la solicitud de la persona.
5. Agradécele a la persona por su carta.
6. Firma la carta con tu nombre y título.
7. Revisa la carta para asegurarte de haber respondido la pregunta de la persona. Método 3: Usar un tono profesional
1. Usa el formato típico de una carta de negocios.
2. Haz que el destinatario sienta que te agrada recibir su solicitud.
3. Trata de que la carta sea breve para que el destinatario pueda leerla rápidamente.
4. Escribe claramente para que el destinatario entienda la respuesta.
5. Evita el argot y los términos técnicos que el lector quizás no entienda.
6. Revisa la carta.