Projektijuhtimise juhised
Projektijuhtimise juhised (inglise keeles project management guidelines) Projekt on ajutine, ning sellel on alati algus, lõpp, skoop, ressursid ja eesmärk. Iga projekt on ainulaadne, sest iga projekti eesmärgist lähtuvalt luuakse eraldi meeskond ning jagatakse vastavalt eesmärgile ka tööülesanded. Kuna projektide puhul on äärmiselt oluline nii ajastus kui ka vajalike tegevuste skoop, siis koostatakse tavapäraselt ja projektijuhtimise juhised. Projektijuhtimise juhised koosnevad tavaliselt järgmistest osadest: Eesmärgi seadmine. Riskide minimeerimiseks jagatakse see etapp omakorda järgmisteks osadeks: Juhatuse eesmärk (põhjus, miks see projekt käsile võetakse). Projekti skoobi koostamine. Projekti skoobihaldus on PMBOK Guide järgi üks projektijuhtimise põhiprotsesse. Projekti skoobi ehk ulatuse haldamine hõlmab protsesse, mis on vajalikud selleks, et tagada kõikide projekti edukaks lõpuleviimiseks vajalike (ja ainult nende!) tegevuste sooritamist. Seisneb see põhiliselt selles, et määratleda tegevused, mida projekti täitmisel läbi viia ja mida mitte. Seega algab skoobihaldus juba projekti põhieesmärgi määratlemisega. Skoobihaldus sisaldab ka muudatuste juhtimist, juhuks kui projekti täitmisel tekib vajadus esialgu kavandatud tegevuste muutmiseks. On selge, et skoobihalduse raames tehtav mõjutab otseselt mitmeid teisi projekti komponente: tegevuskava, ajagraafikut, eelarvet jne. Seejuures skoop hõlmab nii projekti kui selle raames loodava toote skoopi. Projekti skoobihaldus on suhteliselt sõltumatu projekti tüübist, samas kui toote skoobihaldus olulisel määral sõltub valdkonnast. Samas on selge, et mõlema skoobi haldus peab toimuma integreeritult. Projekti skoobi täidetust mõõdetakse projektiplaaniga võrdlemise, toote skoobi täidetust tootele esitatud nõuetega võrdlemise teel. Käesolevas punktis vaatleme vaid projekti skoobihaldust ja selleski lühidalt vaid muudatuste juhtimist; tarkvaraarenduse skoobihaldust käsitleme tarkvaraprojektide osas. Projekti lõppeesmärk ja tulemus. Samuti mõju ettevõttele, kui seda on. Projektijuhtimise meeskonna loomine, mis koosneb järgmistest osadest: Kogenud projektijuht. Projektijuhi määramine kogu projekti ajaks. Vastutuse ning kohustuste jagamine. Personali arvu määramine projekti meeskonda. Meeskonnasisese tasakaalu säilitamine juhtivosakondade ning alluvate vahel on oluline mahukate ja paljude täitjatega projektide korral. Oluline on, et juhtimistasandeid ei oleks liiga palju. Mitme institutsiooni puhul tuleks püüda vältida institutsionaalset allutamist, kus näiteks töörühmade juhid on ühest asutusest ning täitjad teisest. Kuigi projektijuht kannab põhivastutuse projekti eduka kulgemise eest, peaks iga osapool end oma töölõigu puhul vastutavana tundma. See aga eeldab neile vajalikul määral vabaduste – iseotsustamisõiguse – andmist. Projekti kontrollpunktide paikapanek, mis koosneb järgnevast: Ajaline piirang. Projekti ajagraafiku peaks kujutama graafiliselt (kus x-teljeks on ajatelg), kuna see võimaldab anda hea ülevaate projekti kulgemisest, tunnetada paremini, millised tegevused millises järjekorras peab käivitama. Kontsentreerida tähelepanu lõikudele, mis tagaks ajagraafikus ja eelarves püsimise. Tunnetada kitsaskohti ja muid organisatoorseid probleeme enne nende tekkimisi, võimaldamaks korrigeerida tegevusi enne probleemide tõsiseks muutumist. Süvendada pühendumust, kuna süvendab üksteisest sõltuvuse tunnet. lõppkokkuvõttes tagada projekti täitmist tähtajaks, eelarve raames ja kvaliteedinõuetele vastavalt. Projekti rahaline eelarve. Projekti eelarve koostamisele saab asuda alles siis, kui on kokku lepitud projekti täitjate ning tegevuste osas. Projekti eelarves peab kajastama absoluutselt kõik kulud, ka kaudsed ning need, mille katmiseks antud potentsiaalselt finantseerijalt toetust ei taotleta. Eraldi tuleb välja tuua kulud, mida taotletakse antud juhul; teiste osas tuleb vaid ära näidata nende loodetav katmise allikas. Kvaliteedikontroll: Tulemuslike kriteeriumide määratlemine. Kvaliteedistandarditest lähtuva projekti eesmärgi määratlemine. Järelevalve standardite täitmise üle. Aruandluse ja kontrolli eesmärgiks on tagada, et projekt kulgeb plaanipäraselt ning kooskõlas kehtestatud reeglitega. Aruandlus võib olla nii projektiväline (finantseerija või tellijapoolne) kui ka -sisene. Välist vahearuandlust ei pruugi üldse olla, eriti lühiajaliste projektide korral. Ka välist lõpparuannet võib asendada projekti täitmise tulemusena loodud riistvara, tarkvara, metoodika vms koos selle juurde kuuluva dokumentatsiooniga. Lisaks aruannete kaudu toimuvale kontrollile võib toimuda ka projekti vahetu kontroll ehk audit. Viimane võib olla sisuline, kus kontrollitakse tegevuste vastavust kavandatule ja finantsiline, kus kontrollitakse rahaliste vahendite kulutamise sihi- ja õiguspärasust. Mõned finantseerijad nõuavad, et kogu finantsdokumentatsioon tuleb teatud aja jooksul alles hoida, võimaldamaks vajadusel kontrolli teostada ka pärast projekti lõppu.