ワークスモバイルジャパン株式会社
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外出の多い営業担当者や店舗の販売員など、パソコンを使える時間が少ないためにコミュニケーションがとりにくく、仕事の進め方が非効率──。こんな企業に福音となるのが、ワークスモバイルジャパンが提供するクラウドサービス「LINE WORKS」だ。このサービスを一言で表現すると「ビジネス版LINE」だ。LINEと同様の使いやすさと、企業向けの機能やセキュリティーを両立したサービスである。
消費者の間で広く普及しているチャットサービス「LINE」。これと同等な機能を備える「ビジネス版LINE」、「LINE WORKS」を提供するのが、ワークスモバイルだ。
同社は、資本関係の上では「LINE」を提供するLINE社の兄弟会社。サービスの基本となるチャットは「LINE」と同様の機能だ。ワークスモバイルジャパンの萩原雅裕氏は、「スマートフォンでは、コミュニケーションツールとして、手間のかかる電子メールよりもチャットの方が身近な存在になっています。これをビジネスに活用すれば、コミュニケーションのスピードが向上し、それによって業務のスピードを大きく向上できます」と強調する。確かに、外出先でノートPCを使ってメールを確認する場合は数十分の隙間時間が必要だが、スマホのチャットサービスならリアルタイムで着信を確認できるし、数秒で返信することが可能だ。店舗の販売員やフィールドサービス担当者など、仕事中にパソコンが使えないユーザーでも素早くコミュニケーションできるというメリットもある。
こうした利便性を評価して、若手社員を中心に個人用ツールで業務上のコミュニケーションをしているという話もよく聞く。
しかし、消費者向けのツールでは、端末の盗難・紛失や誤送信によって顧客情報が流出するような恐れもある。このため、業務上での利用を禁止している企業も少なくない。「LINE」の利便性とビジネス利用に耐え得るガバナンスを両立させる──「LINE WORKS」は、こうした発想で開発された。
「LINE WORKS」が提供する機能はチャットのほかに音声通話・ビデオ通話、アドレス帳、メール、共有カレンダー、オンラインストレージなど。全社的なグループウエアとして活用することも可能だ。スマホだけでなくパソコンからも利用でき複数の端末から同時に利用できるので、オフィスで内勤するときはパソコンで、外出時はスマホで、と状況によって使い分けることが可能だ。
ビジネス利用を前提とするため、「LINE」とは大きく異なる点もある。それが、アドレス帳を設定するメンバー管理機能だ。「LINE WORKS」では、管理者が組織階層やメンバーの役職・兼務を設定して利用する。これにより、組織変更や人事異動の際には、自動的にサービス設定やアクセス権限に反映されるので、退職者がサービスを使い続けるといったことを防げる。最小限の管理の手間で、適切な管理・セキュリティー確保を実現できるのだ。端末の紛失や盗難に備えて、管理者がアカウントをロックしたり、遠隔からアプリ内のデータを削除したり、端末を初期化したりする機能も備える。
萩原氏は「チームワークを醸成できることも、「LINE WORKS」を導入するメリットです」と語る。
「LINE WORKS」のトーク機能では、「LINE」と同様に文字だけでなく「スタンプ（感情や心境などを示す小型のイラスト）」を使うことができる。ビジネスでは、文字だけのやり取りでは真意が伝わらないこともあるが、スタンプを利用するとニュアンスが伝わりやすい。例えば、部下の問い掛けを否定する際に笑顔のスタンプを付随しておけば、自分が怒っていないことが伝わる。これによって、親密なコミュニケーションが進み、社員同士の距離が縮まり、チームワークが醸成されるのである。
2017年2月には、社外のユーザーとコミュニケーションをとれる機能が追加され、「LINE」を利用しているユーザーや「LINE WORKS」を導入している企業のユーザーとのコミュニケーションが可能になった。これにより、取引先とも密接なコミュニケーションができ、取引先も含めたチームワークを発揮することが可能となる。さらに、「LINE」を利用する顧客とも同じようにコミュニケーションできれば、既存顧客との関係性を強めたり、新たな顧客接点を獲得することが可能だ。
これらを支えるのが「LINE」と同様の直感的な使いやすさだ。実際、「LINE WORKS」を導入したIDOM（旧ガリバーインターナショナル）では、この点を大きく評価している。
中古自動車の買い取りおよび販売では国内実績No.1の同社は、フランチャイズチェーンも含めると約490店舗を国内で展開。2018年2月期までには800店舗までの展開を目指している。同社は現在、全ての店舗スタッフのコミュニケーションツールとして「LINE WORKS」を導入している。馴染みのある「LINE」と同じ操作で同じ機能がビジネスレベルで利用できることが、ツール選定のポイントになったという。
同社では、「LINE WORKS」の利用案内を開始した当日には約8割のユーザーが登録を済ませ、すぐに利用を開始。操作や利用方法に関する、IT部門への問い合わせはほぼゼロだったという。「LINE WORKS」には無料トライアルもあるので、働き方改革の推進に向けてコミュニケーション基盤の導入に悩んでいる担当者は1度、試してみるのもよいだろう。