研究会や勉強会を主催していると、なんでなんだと言いたくなるような出来事にしばしば出くわすことがあります。たとえば会報をメール配信しているような場合にありがちなのが、催事の記事に申込先が別途記載されているというのに、配信メールへの単純返信で申し込んでくる人が後を絶たないことです。単純返信されないように配信専用のメールアドレスを作るのが有料だったりすると、どうしても割り切れなさを感じてしまいます。
メールに書かれた注意書きをついうっかり見逃すのはまだ分かるとして、会合などで直接連絡したにもかかわらず、まだ同じ現象が続くという経験をされたことのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。会合など
一対多の関係で伝えられるメッセージは、どうしても聞き漏らしする人が出てくる可能性が残ってしまうようです。それはなぜなのでしょうか？
会合での連絡事項などは、メッセージの性格上どうしても最後に伝えられることが多い分、集中力が切れているということもあるでしょう。またそもそも人間は、人の話を聞かされることを負担に感じる生き物なので、「自分が対象なのかどうか」をまず判断してしまうという性癖があります。必ずしも自分が対象ではないと判断した連絡事項は聞き流すだけになるので、主催者側からすると「言っても伝わらない」人が出てくる原因になります。
これが
一対一になると、伝わることの確かさはぐっと上がります。特に確認のフィードバックが取れる双方向のコミュニケーションが成立していれば、確かさは一層確実になります。
やって見せ、言って聞かせてやらせてみて褒めてやらねば人は動かず（山本五十六）
良く知られた対人コミュニケーションの極意を教える言葉ですが、この言葉の中にも「やらせてみる」というフィードバックのプロセスが織り込まれています。実は一対多のコミュニケーションでも、簡単なフィードバックのプロセスを織り込むだけで随分とストレスは軽減されることが知られています（小学校で先生が「分かった人は手を挙げて」という、あれです）。
多対一の関係になると、一対一の関係に比べて伝わることの確かさがさらにアップする反面で、伝えられるべきメッセージがまとまりにくくなるという別のストレスに悩まされることになります。また、多数側でメッセージの責任者となる人が明確になっていないと、メッセージ内容の信頼性が問題になるかもしれません。せっかくの組織知がなかなかうまくトップに伝えられない、というような場面に出くわしたことはありませんか？
これは仕組みづくりの問題で、複数の参加者が協力して一つのメッセージを作り出す訓練と実践が徹底されている組織であれば何でもない話なのですが、そうでないとなかなか難しいということになります。
逆に言えば、訓練と実践の話ですから、トップにその気がありさえすればどんな組織でもその仕組みを作ることは難しくはないのです。あなたの会社でも、「組織知をメッセージ化してトップに伝える」仕組みを導入されてみてはいかがでしょう。