前回お伝えした通り、ここで言う失敗とはイベントそのものの失敗ではなく、イベントの中で必要となる様々な要素、行動に対する予定外の出来事のことです。
あらかじめイレギュラー対策を想定しておくことが、参加者や来場者へのスムーズな対応を維持できるようになることは自明の理であります。
では失敗が起きるのは具体的にどんな時でしょう。
必要なことはイベントの当日、本番をより正確にイメージできていれば、ある程度そこに潜んでいる落とし穴に気づくことができます。
今回は、過去にもイベントの例として取り上げた「セミナー・講演会」の受付を例に少し具体的に考えてみます。
とはいえ無限のパターンと可能性があるので、有料チケット販売済み、当日券販売あり、招待客有り（チケットなしでリストチェック）という状況設定の場合で検討したいと思います。
まず受付での絶対的死守すべきポイントとその為に必要なことを表にまとめました。
ここからどんなイレギュラーが起きるか。
この時点で想像できていないこと、この表ではカバーできていない現象、心配事、まずは自身で想像してみてください。
ここからは、表に記載がなく、当日に対応が発生しうる事項をいくつか紹介します。
・当日券売り場でお釣りが必要になったが釣銭を用意していなかった。もしくは用意分の硬貨で足りなくなった。
・招待客リストが受付順に記載されていて、名前確認のたびに時間がかかった。リストに名前のない招待者もいた。
・一度入場した方の再入場のルールが決まっておらず入り口で混雑が発生。
・開場前に想定以上の人数が来場。知らない間に入場待ち待機列が複数できていた。全席自由席だった為入場順番の違いにクレームが発生。
・購入済みのチケットを忘れてきた人が多数いた。
・近隣に駐車場がなく来場者の路上駐車がひどく苦情が相次ぎ主催の責任者が対応におわれていた。
さあ、これらがほぼ同時に発生し主催窓口のあなたへ一斉に質問や確認、対応が求めらたらどうでしょうか？
その他、車椅子での来場者を意識したユニバーサル対応の意識なども必要ですね。
表があれば受付業務は対応できそうです。
しかし実際には、カバーできていない事がいくらでもありそうです。
こうした事象を事前に出来るだけ想定し対応策を決めておけば、イレギュラーが発生しても滞りなく対応できることが沢山あります。
小さな失敗が起きても、来場者へ理由なき不利益が起きなければイベントの失敗にはなりませんね。
受付以外のポジションでも是非考えてみてください。
レジリア
代表 西 高一郎
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