### ペーパーレス会議導入のメリット
90年代後半頃からでしょうか、会社で使用するコピー用紙の制限がありました。バブル景気が終わり景…
社員が何人か集まって会議をする時、たいていよくまとめられた資料を使用することが普通です。しかし、その資料を作るのに莫大な時間がかけられ、それをプリントアウトするのに多くの紙が使われ、使用が終わった紙の処理にも多くのコストがかかります。
そのような状況を避けるためにクラウド型ペーパーレス会議が多くの会社や組織で提唱され、実施されています。ではこのようにメリットが多いクラウド型ペーパーレス会議を自分の会社に導入するにはどのようなことができるのでしょうか。大切ことはクラウド型ペーパーレス会議の利点を会社全体でよく理解しなければならないという点です。クラウド型ペーパーレス会議のメリットを一人の人が理解していても、何人かの人がよく理解していなければ導入に対して積極的にはならないでしょう。これからクラウド型ペーパーレス会議を押し進めていこうと考える人は社内でその効果を示すことが特に必要になります。
導入を押し進める人は関係部門に丁寧に説明することが求められます。たとえば、資料を作るための紙代、プリンターを使用するコスト、資料を配るコスト、資料回収後の保管費用などを数値でしっかりと示した方が納得されやすくなります。
クラウド型ペーパーレス会議では通常タブレットを使用することが多いですが、細かい文字でも大きく拡大して見ることができる利点やその場でグラフの条件を変更して臨場感を持たせて説明できる点も強調できます。
会議をやると、大量の印刷が必要になります。人数が多ければ、印刷枚数も増えます。大量に印刷すると、ページが抜けていたり、様々な問題が出ます。
今、オフィスにはパソコンがある所がほとんどです。昔はデスクトップが主流でしたが、今はノートパソコンが多いです。ノートパソコンは持ち運びができます。事前に会議資料を、データで送れば、パソコンの画面上で会議ができます。要するにクラウド型ペーパーレス会議ができます。クラウド型ペーパーレス会議には様々なメリットがあります。まず、時間の節約です。会議の資料を印刷した事がある人なら分かりますが、会議の資料を印刷するだけでも、かなりの時間がかかります。
その他に、印刷する為の大量の紙が必要になります。あと、印刷する為のインクも必要になります。要するに、コストがかかります。せっかく会議資料を印刷したのに、良くあるのが時間の関係でここは割愛します。など全く会議資料を読まずにとばす場合があります。本当に無駄です。会議が終わった後、会議資料はまた見ると思い取っておく人が多いと思います。そして、また会議があり、机の中にしまいます。これを繰り返していると、机の中が会議資料だらけになります。結局見ないで、全て処分する事が殆どです。これからの時代は、コストや時間を考え、クラウド型ペーパーレス会議になると思います。
ペーパーレス会議とは、会社のノートパソコンやタブレットなどを各自で持ち込み会議を紙資料がない状態で行うことを言います。紙の経費削減につながるメリットが多く言われていますが、それ以上に情報共有がしやすいというメリットがあります。最近では会議の直前にプレゼンの資料の差し替えやデータの書き換えを行う場合があります。
そんな時にクラウド型ペーパーレス会議の方が情報が一番最新の状態で資料を持ち込むことができ、とても便利です。また、セキュリティの面でも、重要書類をどこかに置き忘れた、落としたなどの紛失が避けられ、情報を社内のみで守ることができます。また会議の資料は紙媒体だと何枚にも渡って会議中に全員がめくる手間がありますが、クラウド型ペーパレス会議だと動画やデザインなど、視覚に訴える大事なデータなどは自分の手元のモニターで会議中の間に確認できるので時短にもなりますし、情報が全員に共有して同時刻にチェックもできるので楽に会議が進むことでしょう。
また、紙媒体だと何十枚にもなってしまうデータが、薄いパソコンやタブレットだと重さもなく、大量のデータであっても持ち運びがとても便利です。何度も行われている会議の場合、過去の資料も簡単に呼び出すことができることもメリットです。