title: Rozhodnutie správnej rady Európskeho podporného úradu pre azyl č. 64 zo 6. júla 2020 o prijatí vnútorných pravidiel týkajúcich sa obmedzení určitých práv dotknutých osôb v súvislosti so spracúvaním osobných údajov v rámci činnosti úradu EASO

text:
                  27.8.2020

                  SK

                  Úradný vestník Európskej únie

                  L 279/15

         ROZHODNUTIE SPRÁVNEJ RADY EURÓPSKEHO PODPORNÉHO ÚRADU PRE AZYL č. 64
         zo 6. júla 2020
         o prijatí vnútorných pravidiel týkajúcich sa obmedzení určitých práv dotknutých osôb v súvislosti so spracúvaním osobných údajov v rámci činnosti úradu EASO
         SPRÁVNA RADA EURÓPSKEHO PODPORNÉHO ÚRADU PRE AZYL (EASO),
         so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie,
         so zreteľom na nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie (ES) č. 1247/2002/ES (1), a najmä na jeho článok 25,
         so zreteľom na nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 439/2010 z 19. mája 2010, ktorým sa zriaďuje Európsky podporný úrad pre azyl (2), a najmä na jeho článok 29,
         so zreteľom na stanovisko európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (EDPS) z 20. mája 2020 a na usmernenia EDPS k článku 25 nového nariadenia a k vnútorným pravidlám,
         po porade s výborom zamestnancov,
         keďže:

                     (1)

                     Úrad EASO vykonáva svoju činnosť v súlade s nariadením (EÚ) č. 439/2010.

                     (2)

                     V súlade s článkom 25 ods. 1 nariadenia (EÚ) 2018/1725 by obmedzenia uplatňovania článkov 14 až 21, 35 a 36, ako aj článku 4 uvedeného nariadenia, pokiaľ jeho ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam stanoveným v článkoch 14 až 21, mali vychádzať z vnútorných pravidiel prijatých nadáciou EASO, ak nie sú založené na právnych aktoch prijatých na základe zmlúv.

                     (3)

                     Tieto vnútorné pravidlá, vrátane ustanovení o posúdení nevyhnutnosti a primeranosti obmedzenia by sa nemali uplatňovať v prípade, keď právny akt prijatý na základe zmlúv stanovuje obmedzenie práv dotknutej osoby.

                     (4)

                     Ak úrad EASO vykonáva svoje povinnosti v súvislosti s právami dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, vezme do úvahy, či sa vzťahuje niektorá z výnimiek stanovených v uvedenom nariadení.

                     (5)

                     V rámci svojho administratívneho fungovania môže úrad EASO vykonávať administratívne vyšetrovania, disciplinárne konania, uskutočňovať predbežné činnosti týkajúce sa prípadov potenciálnych nezrovnalostí nahlasovaných úradu OLAF, zaoberať sa prípadmi oznamovania protispoločenskej činnosti, zaoberať sa (formálnymi a neformálnymi) postupmi pre prípady obťažovania, vybavovať interné a externé sťažnosti, vykonávať vnútorné audity, vykonávať vyšetrovania zo strany zodpovednej osoby v súlade s článkom 45 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725 a interné vyšetrovania v oblasti bezpečnosti informačných technológií a vybavovať žiadosti zamestnancov o prístup k ich zdravotnej dokumentácii.
                     Úrad EASO spracúva niekoľko kategórií osobných údajov vrátane tvrdých údajov („objektívne“ údaje, ako sú identifikačné údaje, kontaktné údaje, služobné údaje, správne údaje, údaje získané z konkrétnych zdrojov, elektronické komunikácie a prevádzkové údaje) a/alebo mäkkých údajov („subjektívne“ údaje týkajúce sa konkrétneho prípadu, ako napríklad odôvodnenie, údaje o správaní, hodnotenia, údaje o výkonnosti a výkone povolania a údaje súvisiace s predmetom alebo predložené v súvislosti s predmetom postupu alebo činnosti).

                     (6)

                     Úrad EASO, zastúpený výkonným riaditeľom, koná vo vzťahu k údajom ako prevádzkovateľ bez ohľadu na ďalšie delegovanie úlohy prevádzkovateľa v rámci nadácie EASO, ktoré zohľadňuje prevádzkové povinnosti pri konkrétnych operáciách spracúvania osobných údajov.

                     (7)

                     Osobné údaje sa bezpečne uchovávajú v elektronickom prostredí alebo na papieri, čím sa zabraňuje ich zneužívaniu, nezákonnému prístupu osôb, ktoré tieto údaje nepotrebujú poznať alebo nezákonnému prenosu osobných údajov takýmto osobám. Spracúvané osobné údaje sa neuchovávajú dlhšie, než je nevyhnutné a primerané na účely, na ktoré sa údaje spracúvajú počas obdobia uvedeného v oznámeniach o ochrane údajov alebo v záznamoch úradu EASO.

                     (8)

                     Tieto vnútorné pravidlá by sa mali vzťahovať na všetky spracovateľské operácie, ktoré úrad EASO uskutočňuje pri výkone administratívnych vyšetrovaní, disciplinárnych konaniach, predbežných činnostiach týkajúcich sa prípadov možných nezrovnalostí nahlasovaných úradu OLAF, pri postupoch oznamovania protispoločenskej činnosti, pri (formálnych a neformálnych) postupoch v prípadoch obťažovania, vybavovaní interných a externých sťažností, vnútorných auditoch, vyšetrovaniach, ktoré vykonáva zodpovedná osoba v súlade s článkom 45 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725, vyšetrovaniach v oblasti bezpečnosti informačných technológií vykonávaných interne alebo so zapojením externých subjektov (napr. CERT-EU) a vybavovaní žiadosti zamestnancov o prístup k ich zdravotnej dokumentácii.

                     (9)

                     Tieto vnútorné pravidlá by sa mali vzťahovať na spracovateľské operácie vykonané pred začatím uvedených postupov, počas týchto postupov a počas sledovania opatrení nadväzujúcich na výsledky týchto postupov. Mali by zahŕňať aj pomoc a spoluprácu, ktoré úrad EASO poskytuje vnútroštátnym orgánom a medzinárodným organizáciám mimo administratívnych vyšetrovaní.

                     (10)

                     V prípadoch, v ktorých sa tieto vnútorné pravidlá uplatňujú, úrad EASO by mal odôvodniť, prečo sú obmedzenia v demokratickej spoločnosti nevyhnutne potrebné a primerané a dodržiavať podstatu základných práv a slobôd.

                     (11)

                     V rámci toho je úrad EASO počas uvedených postupov povinný v maximálnej možnej miere rešpektovať základné práva dotknutých osôb, najmä tie, ktoré sa týkajú práva na informácie, ktoré sa majú poskytnúť dotknutej osobe, práva dotknutej osoby na prístup, práva dotknutej osoby na opravu, vymazanie údajov a na obmedzenie spracúvania a práv na oznámenie porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe a na dôvernosť elektronickej komunikácie, ako je to zakotvené v nariadení (EÚ) 2018/1725.

                     (12)

                     Úrad EASO však môže mať povinnosť obmedziť právo na informácie poskytované dotknutej osobe a iné práva dotknutej osoby, s cieľom chrániť najmä svoje vlastné vyšetrovania, vyšetrovania a postupy iných orgánov verejnej moci, ako aj práva iných osôb zúčastňujúcich sa na jej vyšetrovaní alebo iných postupoch.

                     (13)

                     Úrad EASO by mal pravidelne sledovať, či naďalej platia podmienky, ktorými sa toto obmedzenie odôvodňuje, a zrušiť obmedzenie, pokiaľ tieto podmienky už neplatia.

                     (14)

                     Prevádzkovateľ by mal informovať zodpovednú osobu v čase uplatnenia obmedzenia a počas následných preskúmaní a zapájať zodpovednú osobu počas celého postupu až do zrušenia obmedzenia,

               PRIJALA TOTO ROZHODNUTIE:

            Článok 1
            Predmet úpravy a rozsah pôsobnosti

               1.   V tomto rozhodnutí sa stanovujú pravidlá týkajúce sa podmienok, za ktorých úrad EASO v rámci svojich postupov stanovených v odseku 2 môže podľa článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 obmedziť uplatňovanie práv zakotvených v článkoch 14 až 21, 35 a 36, ako aj v jeho článku 4.

               2.   V rámci administratívneho fungovania úradu EASO sa toto rozhodnutie vzťahuje na operácie spracúvania osobných údajov, ktoré úradEASO vykonáva na účely vykonávania administratívnych vyšetrovaní a disciplinárnych konaní, predbežných činností týkajúcich sa prípadov možných nezrovnalostí nahlasovaných úradu OLAF, postupov pre prípady oznamovania protispoločenskej činnosti, vykonávania (formálnych a neformálnych) postupov pre prípady obťažovania, vybavovania interných a externých sťažností, vykonávania vnútorných auditov, vyšetrovaní, ktoré vykonáva zodpovedná osoba v súlade s článkom 45 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725 a vyšetrovaní v oblasti bezpečnosti informačných technológií vykonávaných interne alebo so zapojením externých subjektov (napr. CERT-EU) a vybavovania žiadosti zamestnancov o prístup k ich zdravotnej dokumentácii.

               3.   Kategórie dotknutých osobných údajov predstavujú tvrdé údaje („objektívne“ údaje, ako sú identifikačné údaje, kontaktné údaje, služobné údaje, správne údaje, údaje získané z konkrétnych zdrojov, elektronické komunikácie a prevádzkové údaje) a/alebo mäkké údaje („subjektívne“ údaje týkajúce sa konkrétneho prípadu, ako napríklad odôvodnenie, údaje o správaní, hodnotenia, údaje o výkonnosti a výkone povolania a údaje súvisiace s predmetom alebo predložené v súvislosti s predmetom postupu alebo činnosti).

               4.   Ak úrad EASO vykonáva svoje povinnosti v súvislosti s právami dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, vezme do úvahy, či sa vzťahuje niektorá z výnimiek stanovených v uvedenom nariadení.

               5.   Za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí sa obmedzenia môžu vzťahovať na tieto práva: právo na informácie, ktoré sa majú poskytnúť dotknutej osobe, právo dotknutej osoby na prístup, práva dotknutej osoby na opravu, vymazanie údajov a na obmedzenie spracúvania a práva na oznámenie porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe a na dôvernosť elektronickej komunikácie.

            Článok 2
            Špecifikácia prevádzkovateľa a záruk

               1.   Úrad EASO zavedie tieto záruky s cieľom zabrániť zneužívaniu alebo nezákonnému prístupu alebo prenosu:

                           a)

                           papierové dokumenty sa uchovávajú v zabezpečených skriniach a prístup k nim majú len oprávnení zamestnanci;

                           b)

                           všetky elektronické údaje sa uchovávajú v zabezpečenej počítačovej aplikácii v súlade s bezpečnostnými štandardmi úradu EASO, ako aj v špecifických elektronických adresároch, ku ktorým majú prístup len oprávnení zamestnanci. Príslušné úrovne prístupu sa udeľujú individuálne;

                           c)

                           informačné prostredie úradu EASO musí byť prístupné prostredníctvom jednotného systému prihlasovania a automaticky napojené na identifikátor a heslo používateľa. Elektronické záznamy sa uchovávajú v bezpečí, aby sa zabezpečila dôvernosť a ochrana údajov, ktoré obsahujú;

                           d)

                           všetky osoby, ktoré majú prístup k údajom sú viazané povinnosťou zachovávať dôvernosť.

               2.   Prevádzkovateľom vo vzťahu k spracovateľským operáciám je úrad EASO, zastúpený svojím výkonným riaditeľom, ktorý môže funkciu prevádzkovateľa delegovať. V prípadoch, keď výkonný riaditeľ podlieha administratívnemu vyšetrovaniu, disciplinárnemu konaniu alebo vnútornému vyšetrovaniu, správna rada zastupuje úrad EASO ako kontrolór údajov (ako menovací orgán výkonného riaditeľa). Dotknuté osoby sú o delegovanom prevádzkovateľovi informované prostredníctvom oznámení o ochrane údajov alebo záznamov uverejnených na webovej stránke a na intranete úradu EASO.

               3.   Obdobie uchovávania osobných údajov uvedené v článku 1 ods. 3 tohto rozhodnutia nesmie byť dlhšie, ako je nevyhnutné a primerané na účely, na ktoré sa údaje spracúvajú. V žiadnom prípade nesmie byť dlhšie, než je obdobie uchovávania údajov uvedené v oznámeniach o ochrane údajov alebo v záznamoch uvedených v článku 3 ods. 3 tohto rozhodnutia.

               4.   Ak úrad EASO uvažuje o uplatnení obmedzenia, zváži riziko spojené s právami a slobodami dotknutej osoby, najmä v porovnaní s rizikom pre práva a slobody iných dotknutých osôb a rizikom, že oslabí účinnosť vyšetrovaní alebo postupov úradu EASO, najmä tým, že zničí dôkazy. Riziká týkajúce sa práv a slobôd dotknutej osoby sa týkajú predovšetkým, ale nielen, rizika poškodenia dobrej povesti a rizík spojených s právom na obhajobu a právom na vypočutie.

            Článok 3
            Obmedzenia

               1.   Úrad EASO uplatňuje každé obmedzenie len na základe jedného alebo viacerých dôvodov uvedených v článku 25 ods. 1 písm. a) až i) nariadenia (EÚ) 2018/1725. Konkrétne, v súvislosti s účelmi spracúvania osobných údajov uvedenými v článku 1 ods. 2 tohto rozhodnutia sa obmedzenia môžu zakladať na týchto dôvodoch:

                           a)

                           pri vykonávaní administratívnych vyšetrovaní a disciplinárnych konaní môžu obmedzenia vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. b), c), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           b)

                           pri vykonávaní predbežných činností súvisiacich s prípadmi možných nezrovnalostí nahlasovaných úradu OLAF môžu obmedzenia vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. b), c), f), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           c)

                           pri postupoch oznamovania protispoločenskej činnosti môžu obmedzenia vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. b), c), f), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           d)

                           pri (formálnych a neformálnych) postupoch pre prípady obťažovania môžu obmedzenia vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. b), f), h) a i) nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           e)

                           pri vybavovaní interných a externých sťažností môžu obmedzenia vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. c), e), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           f)

                           pri vnútorných auditoch môžu obmedzenia vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. c), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           g)

                           pri vyšetrovaniach zo strany zodpovednej osoby v súlade s článkom 45 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725 môžu obmedzenia vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. c), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           h)

                           pri vyšetrovaniach v oblasti bezpečnosti informačných technológií vykonávaných interne alebo so zapojením externých subjektov (napr. CERT-EU) môžu obmedzenia vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. c), d), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           i)

                           pri vybavovaní žiadosti zamestnancov o prístup k ich zdravotnej dokumentácii môžu obmedzenia vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. h) nariadenia (EÚ) 2018/1725.

               2.   Ako osobitné uplatňovanie účelov opísaných v odseku 1 môže úrad EASO uplatňovať obmedzenia práv uvedených v článku 1 ods. 5 tohto rozhodnutia za týchto okolností:

                           a)

                           pokiaľ by iná inštitúcia, orgán, úrad alebo agentúra Únie bola oprávnená obmedziť uplatňovanie týchto práv na základe iných aktov stanovených v článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo v súlade s kapitolou IX uvedeného nariadenia alebo v súlade s ich zakladajúcimi aktmi a účel takéhoto obmedzenia touto inou inštitúciou, orgánom, úradom alebo agentúrou Únie by bol ohrozený, ak by úrad EASO neuplatnil rovnocenné obmedzenie vo vzťahu k rovnakým osobným údajom;

                           b)

                           pokiaľ je príslušný orgán členského štátu oprávnený obmedziť uplatňovanie týchto práv na základe aktov uvedených v článku 23 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (3) alebo na základe vnútroštátnych opatrení, ktorými sa transponuje článok 13 ods. 3, článok 15 ods. 3 alebo článok 16 ods. 3 smernice Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/680 (4), a účel takéhoto obmedzenia zo strany tohto príslušného orgánu členského štátu by bolo ohrozený, ak by úrad EASO neuplatnil rovnocenné obmedzenie vo vzťahu k rovnakým osobným údajom;

                           c)

                           pokiaľ by uplatňovanie uvedených práv mohlo ohroziť spoluprácu úradu EASO s tretími krajinami alebo medzinárodnými organizáciami pri plnení svojich úloh.

                     Pred uplatnením obmedzení za okolností uvedených v prvom pododseku v písmenách a) a b) sa úrad EASO poradí s príslušnými inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie alebo príslušným orgánom členského štátu, pokiaľ nie je úradu EASO zrejmé, že uplatnenie obmedzenia sa stanovuje v niektorom z právnych aktov uvedených v týchto písmenách.

               3.   Úrad EASO zahrnie do oznámení o ochrane osobných údajov alebo záznamov v zmysle článku 31 nariadenia (EÚ) 2018/1725, ktoré sú uverejnené na jeho webovej stránke a na intranete na účely informovania dotknutých osôb o ich právach v rámci príslušného postupu, informácie týkajúce sa možného obmedzenia týchto práv. Ide o informácie o tom, ktoré práva môžu byť obmedzené, dôvody a možné trvanie obmedzenia.
               Bez toho, aby boli dotknuté ustanovenia článku 5 ods. 2, úrad EASO, ak je to primerané, individuálne, bez zbytočného odkladu a písomne, informuje všetky dotknuté osoby, o ktorých sa domnieva, že sa týka konkrétna spracovateľská operácia, o ich právach v súvislosti so súčasnými alebo budúcimi obmedzeniami.

               4.   Každé obmedzenie je nevyhnutné a primerané pri zohľadnení rizík spojených s právami a slobodami dotknutých osôb a rešpektuje podstatu základných práv a slobôd v demokratickej spoločnosti.

               5.   V prípade, že sa zvažuje uplatnenie obmedzenia, na základe príslušných pravidiel sa vykoná test nevyhnutnosti a primeranosti. V jednotlivých prípadoch sa overenie zdokumentuje formou oznámenia o vnútornom posúdení na účely vyvodenia zodpovednosti.

               6.   Obmedzenia sa zrušia, len čo prestanú existovať okolnosti, na základe ktorých boli zavedené. Platí to najmä v prípade, ak sa predpokladá, že výkon obmedzeného práva by už nerušil účinok uloženého obmedzenia ani nepriaznivo neovplyvňoval práva alebo slobody iných dotknutých osôb.

            Článok 4
            Preskúmanie zodpovednou osobou

               1.   Zodpovedná osoba úradu EASO sa bez zbytočného odkladu informuje vždy, keď prevádzkovateľ obmedzí uplatňovanie práv dotknutých osôb alebo rozšíri obmedzenie v súlade s týmto rozhodnutím. Prevádzkovateľ poskytne zodpovednej osobe prístup k záznamu, ktorý obsahuje posúdenie nevyhnutnosti a primeranosti obmedzenia, a v zázname uvedie dátum informovania zodpovednej osoby. Zodpovedná osoba by mala by zapojená počas celého postupu až do zrušenia obmedzenia.

               2.   Zodpovedná osoba môže písomne požiadať prevádzkovateľa o preskúmanie uplatňovania obmedzení. Prevádzkovateľ písomne informuje zodpovednú osobu o výsledku požadovaného preskúmania.

               3.   Prevádzkovateľ informuje zodpovednú osobu o zrušení obmedzenia.

            Článok 5
            Obmedzenie práva na informácie, ktoré sa majú poskytnúť dotknutej osobe

               1.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ obmedziť právo na informácie, ktoré sa majú poskytnúť dotknutej osobe v súvislosti s týmito spracovateľskými operáciami:

                           a)

                           vykonávanie administratívnych vyšetrovaní a disciplinárnych konaní;

                           b)

                           predbežné činnosti súvisiace s prípadmi možných nezrovnalostí nahlasovaných úradu OLAF;

                           c)

                           postupy oznamovania protispoločenskej činnosti;

                           d)

                           (formálne a neformálne) postupy pre prípady obťažovania;

                           e)

                           vybavovanie interných a externých sťažností;

                           f)

                           vnútorné audity;

                           g)

                           vykonávanie vyšetrovaní zo strany zodpovednej osoby v súlade s článkom 45 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           h)

                           vyšetrovania v oblasti bezpečnosti informačných technológií vykonávané interne alebo so zapojením externých subjektov (napr. CERT-EU).

               2.   Ak úrad EASO úplne alebo čiastočne obmedzí právo na informácie poskytované dotknutým osobám podľa článku 14 až 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725, zaznamená dôvody tohto obmedzenia, právnye) základy) v súlade s článkom 3 tohto rozhodnutia vrátane posúdenia nevyhnutnosti a primeranosti obmedzenia.
               Uvedený záznam a v náležitých prípadoch aj dokumenty obsahujúce súvisiace skutkové a právne prvky sa zaregistrujú. Na požiadanie sa sprístupnia európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.

               3.   Obmedzenie uvedené v odseku 2 sa uplatňuje dovtedy, kým platia dôvody, ktoré ho opodstatňujú.
               Ak dôvody na obmedzenie prestanú platiť, úrad EASO poskytne dotknutej osobe informácie o hlavných dôvodoch, na základe ktorých bolo obmedzenie uplatnené. Súčasne bude úrad EASO dotknutú osobu informovať o práve podať kedykoľvek sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov, alebo žiadať o súdne prostriedky nápravy na Súdnom dvore Európskej únie (ďalej len „Súdny dvor“).
               Úrad EASO preskúma uplatňovanie obmedzenia každých šesť mesiacov od jeho zavedenia a pri ukončení príslušného skúmania, postupu alebo vyšetrovania. Prevádzkovateľ následne každých šesť mesiacov sleduje, či je potrebné zachovať všetky obmedzenia. Test nevyhnutnosti a primeranosti podľa článku 3 ods. 5 sa vykoná aj v rámci každého pravidelného preskúmania po posúdení toho, či sa ešte stále uplatňujú skutkové a právne dôvody obmedzenia.

            Článok 6
            Obmedzenie práva dotknutej osoby na prístup k údajom

               1.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to nevyhnutné a primerané, obmedziť právo dotknutej osoby na prístup k údajom v súvislosti s týmito spracovateľskými operáciami:

                           a)

                           vykonávanie administratívnych vyšetrovaní a disciplinárnych konaní;

                           b)

                           predbežné činnosti súvisiace s prípadmi možných nezrovnalostí nahlasovaných úradu OLAF;

                           c)

                           postupy oznamovania protispoločenskej činnosti;

                           d)

                           (formálne a neformálne) postupy pre prípady obťažovania;

                           e)

                           vybavovanie interných a externých sťažností;

                           f)

                           vnútorné audity;

                           g)

                           vykonávanie vyšetrovaní zo strany zodpovednej osoby v súlade s článkom 45 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           h)

                           vyšetrovania v oblasti bezpečnosti informačných technológií vykonávané interne alebo so zapojením externých subjektov (napr. CERT-EU);

                           i)

                           vybavovanie žiadosti zamestnancov o prístup k ich zdravotnej dokumentácii.

                     Ak dotknuté osoby žiadajú o prístup k svojim osobným údajom spracúvaným v súvislosti s jedným alebo viacerými konkrétnymi prípadmi alebo s konkrétnou spracovateľskou operáciou v súlade s článkom 17 nariadenia (EÚ) 2018/1725, úrad EASO obmedzí svoje posúdenie žiadosti len na takéto osobné údaje.

               2.   Ak úrad EASO úplne alebo čiastočne obmedzí právo prístupu uvedené v článku 17 nariadenia (EÚ) 2018/1725, prijme tieto kroky:

                           a)

                           vo svojej odpovedi na príslušnú žiadosť informuje danú dotknutú osobu o uplatnenom obmedzení a o hlavných dôvodoch tohto obmedzenia, ako aj o možnosti podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov alebo požiadať o súdny prostriedok nápravy na Súdnom dvore;

                           b)

                           v oznámení o vnútornom posúdení sa zdokumentujú dôvody obmedzenia vrátane posúdenia nevyhnutnosti a primeranosti obmedzenia a dĺžky jeho trvania.

                     Obmedzenia práva na prístup zamestnancov k ich zdravotnej dokumentácii sa týkajú len žiadostí o priamy prístup zamestnancov k zdravotným údajom psychologickej alebo psychiatrickej povahy, ak sa na základe individuálneho posúdenia zistí, že nepriamy prístup je nevyhnutný na ochranu dotknutej osoby. Prístup k takýmto údajom sa poskytuje prostredníctvom lekára určeného príslušnou dotknutou osobou. Lekárovi, ktorého si dotknutá osoba zvolila, bude poskytnutý prístup ku všetkým informáciám a bude môcť podľa vlastného uváženia rozhodnúť o tom, ako a aký prístup poskytnúť dotknutej osobe.
               Poskytnutie informácií uvedených v písmene a) sa môže odložiť, môže sa od neho upustiť alebo sa môže zamietnuť, ak by sa ním zrušil účinok obmedzenia v súlade s článkom 25 ods. 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725.
               Úrad EASO preskúma uplatňovanie obmedzenia každých šesť mesiacov od jeho zavedenia a pri ukončení príslušného skúmania, postupu alebo vyšetrovania. Prevádzkovateľ následne každých šesť mesiacov sleduje, či je potrebné zachovať všetky obmedzenia.
               Test nevyhnutnosti a primeranosti podľa článku 3 ods. 5 sa vykoná aj v rámci každého pravidelného preskúmania po posúdení toho, či sa ešte stále uplatňujú skutkové a právne dôvody obmedzenia.

               3.   Uvedený záznam a v náležitých prípadoch aj dokumenty obsahujúce súvisiace skutkové a právne prvky sa zaregistrujú. Na požiadanie sa sprístupnia európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.

            Článok 7
            Obmedzenie práv dotknutých osôb na opravu, vymazanie a obmedzenie spracúvania

               1.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to nevyhnutné a primerané, obmedziť práva dotknutých osôb na opravu, vymazanie a obmedzenie spracúvania v súvislosti s týmito spracovateľskými operáciami:

                           a)

                           vykonávanie administratívnych vyšetrovaní a disciplinárnych konaní;

                           b)

                           predbežné činnosti súvisiace s prípadmi možných nezrovnalostí nahlasovaných úradu OLAF;

                           c)

                           postupy oznamovania protispoločenskej činnosti;

                           d)

                           (formálne a neformálne) postupy pre prípady obťažovania;

                           e)

                           vybavovanie interných a externých sťažností;

                           f)

                           vnútorné audity;

                           g)

                           vykonávanie vyšetrovaní zo strany zodpovednej osoby v súlade s článkom 45 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           h)

                           vyšetrovania v oblasti bezpečnosti informačných technológií vykonávané interne alebo so zapojením externých subjektov (napr. CERT-EU);

               2.   Ak úrad EASO úplne alebo čiastočne obmedzí uplatňovanie práva dotknutej osoby na opravu, vymazanie a obmedzenie spracúvania uvedeného v článkoch 18, 19 ods. 1 a 20 ods. 1 nariadenia (EÚ) 2018/1725, vykoná kroky stanovené v článku 6 ods. 2 tohto rozhodnutia a v súlade s článkom 6 ods. 3 tohto rozhodnutia.

            Článok 8
            Obmedzenie práv na oznamovanie porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe a na dôvernosť elektronických komunikácií

               1.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to nevyhnutné a primerané, obmedziť právo na oznamovanie porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe v súvislosti s týmito spracovateľskými operáciami:

                           a)

                           vykonávanie administratívnych vyšetrovaní a disciplinárnych konaní;

                           b)

                           predbežné činnosti súvisiace s prípadmi možných nezrovnalostí nahlasovaných úradu OLAF;

                           c)

                           postupy oznamovania protispoločenskej činnosti;

                           d)

                           vybavovanie interných a externých sťažností;

                           e)

                           vnútorné audity;

                           f)

                           vykonávanie vyšetrovaní zo strany zodpovednej osoby v súlade s článkom 45 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725;

                           g)

                           vyšetrovania v oblasti bezpečnosti informačných technológií vykonávané interne alebo so zapojením externých subjektov (napr. CERT-EU).

               2.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to nevyhnutné a primerané, obmedziť právo na dôvernosť elektronických komunikácií v súvislosti s týmito spracovateľskými operáciami:

                           a)

                           vykonávanie administratívnych vyšetrovaní a disciplinárnych konaní;

                           b)

                           predbežné činnosti súvisiace s prípadmi možných nezrovnalostí nahlasovaných úradu OLAF;

                           c)

                           postupy oznamovania protispoločenskej činnosti;

                           d)

                           formálne postupy pre prípady obťažovania;

                           e)

                           vybavovanie interných a externých sťažností;

                           f)

                           vyšetrovania v oblasti bezpečnosti informačných technológií vykonávané interne alebo so zapojením externých subjektov (napr. CERT-EU).

               3.   Ak úrad EASO obmedzí právo na oznamovanie porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe alebo na dôvernosť elektronických komunikácií podľa článkov 35 a 36 nariadenia (EÚ) 2018/1725, zaznamená a zaregistruje dôvody obmedzenia v súlade s článkom 5 ods. 2 tohto rozhodnutia. Uplatňuje sa aj článok 5 ods. 3 tohto rozhodnutia.

            Článok 9
            Nadobudnutie účinnosti
            Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.

            Vo Valletta Harbour 6. júla 2020

                  Za Európsky podporný úrad pre azyl

               David COSTELLO

                  predseda správnej rady

            (1)  Ú. v. EÚ L 295, 21.11.2018, s. 39.

            (2)  Ú. v. EÚ L 132, 29.5.2010, s. 11.

            (3)  Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (Ú. v. EÚ L 119, 4.5.2016, s. 1).

            (4)  Smernica Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/680 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov príslušnými orgánmi na účely predchádzania trestným činom, ich vyšetrovania, odhaľovania alebo stíhania alebo na účely výkonu trestných sankcií a o voľnom pohybe takýchto údajov a o zrušení rámcového rozhodnutia Rady 2008/977/SVV (Ú. v. EÚ L 119, 4.5.2016, s. 89).