               EUROPSKA KOMISIJA
            Bruxelles, 24.4.2020.
            COM(2020) 159 final
            2020/0064(NLE)
            Prijedlog
            ODLUKE VIJEĆA
            o stajalištu koje treba zauzeti u ime Europske unije u Regionalnom upravljačkom odboru Prometne zajednice u pogledu određenih administrativnih i kadrovskih pitanja te u pogledu utvrđivanja financijskih pravila za Prometnu zajednicu

               OBRAZLOŽENJE

               1.PREDMET PRIJEDLOGA

               Ovaj se prijedlog odnosi na odluku o utvrđivanju stajališta koje treba zauzeti u ime Europske unije u Regionalnom upravljačkom odboru uspostavljenom na temelju Ugovora o osnivanju Prometne zajednice (dalje u tekstu: „TCT”) u vezi s predviđenim donošenjem odluka Regionalnog upravljačkog odbora u pogledu putovanja, nadoknade troškova te financijskih pravila i postupaka primjenjivih na Prometnu zajednicu.

               2.KONTEKST PRIJEDLOGA

               2.1.Ugovor o osnivanju Prometne zajednice

               Europska unija stranka je TCT-a, koji se privremeno primjenjuje od 2017. te je stupio na snagu 1. svibnja 2019.
                  1

               2.2.Regionalni upravljački odbor

                  Regionalni upravljački odbor osnovan je člankom 24. TCT-a i odgovoran je za upravljanje tim ugovorom i osiguravanje njegove pravilne provedbe. U tu svrhu Odbor daje preporuke i donosi odluke u slučajevima koji su predviđeni TCT-om. Konkretno, Regionalni upravljački odbor:

               (a) priprema rad Vijeća ministara;

               (b) odlučuje o osnivanju tehničkih odbora;

               (c) daje preporuke i donosi odluke u skladu s TCT-om;

               (d) kad je riječ o novodonesenim aktima EU-a, poduzima odgovarajuće radnje, konkretno revidira Prilog I. TCT-u;

               (e) nakon savjetovanja s Vijećem ministara imenuje direktora Stalnog tajništva;

               (f) može imenovati jednog zamjenika direktora Stalnog tajništva ili više njih;

               (g) utvrđuje pravila Stalnog tajništva;

               (h) može odlukom preispitati razinu proračunskih doprinosa;

               (i) donosi godišnji proračun Prometne zajednice;

               (j) donosi odluku kojom utvrđuje postupak za izvršavanje proračuna, za podnošenje i reviziju izvještaja te za inspekciju;

               (k) donosi odluke u slučaju sporova među ugovornim strankama;

               (l) donosi opća načela kad je riječ o pristupu dokumentima koji su u posjedu tijela osnovanih TCT-om ili na temelju njega;

               (m) donosi godišnja izvješća o provedbi sveobuhvatne mreže na uvid Vijeću ministara;

               (n) kad je riječ o određenim aktima Unije, utvrđuje rokove i načine prenošenja u strankama iz jugoistočne Europe.

               2.3.Predviđeni akti Regionalnog upravljačkog odbora

                  Regionalni upravljački odbor treba donijeti odluke o pravilima o putovanjima koja se odnose na osoblje Prometne zajednice, o pravilima za nadoknadu troškova vanjskih stručnjaka pozvanih da sudjeluju na sastancima Prometne zajednice, o postupku za izvršavanje proračuna Prometne zajednice te za podnošenje i reviziju izvještaja.

                  Predviđene odluke postat će pravno obvezujuće za stranke u skladu s člankom 25. stavkom 1. TCT-a.

                  Proračun i financijska pravila

                  Do imenovanja direktora Stalnog tajništva Prometne zajednice, proračunom izravno upravlja Europska komisija, kako ju je za to ovlastio Regionalni upravljački odbor
                     2
                  , a u skladu s financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije.

                  Donošenjem unutarnjih financijskih pravila omogućit će se direktoru Stalnog tajništva, nakon što on bude imenovan, izvršavanje proračuna Prometne zajednice u skladu s člankom 36. TCT-a.

               3.STAJALIŠTE KOJE TREBA ZAUZETI U IME UNIJE

               Donošenje ovih odluka Regionalnog upravljačkog odbora nužno je za provedbu TCT-a i potpunu financijsku autonomiju Stalnog tajništva. Budući da je Unija stranka TCT-a, potrebno je utvrditi stajalište Unije.

               4.PRAVNA OSNOVA

               4.1.Postupovna pravna osnova

               4.1.1. Načela

                  Člankom 218. stavkom 9. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU) predviđeno je da Vijeće donosi odluke kojima se utvrđuju „stajališta koja u ime Unije treba donijeti tijelo osnovano na temelju sporazuma kada je to tijelo pozvano donositi akte koji proizvode pravne učinke, uz iznimku akata kojima se dopunjuje ili mijenja institucionalni okvir sporazuma”.

                  Pojam „akti koji proizvode pravne učinke” obuhvaća akte koji proizvode pravne učinke na temelju pravila međunarodnog prava kojima se uređuje predmetno tijelo. Obuhvaća i instrumente koji nemaju obvezujući učinak na temelju međunarodnog prava, ali mogu „presudno utjecati na sadržaj propisa koje donese zakonodavac Unije”
                     3
                  .

               4.1.2. Primjena u ovom slučaju

               Regionalni upravljački odbor tijelo je osnovano na temelju sporazuma, to jest TCT-a.

               Akti koje Regionalni upravljački odbor treba donijeti akti su koji proizvode pravne učinke. U skladu s člankom 30. TCT-a, Regionalni upravljački odbor ovlašten je propisivati pravila Stalnog tajništva, ponajprije pravila o uvjetima rada osoblja Tajništva. Na temelju članka 35. TCT-a, Regionalni upravljački odbor ovlašten je donositi odluke o postupku za izvršavanje proračuna, za podnošenje i reviziju izvještaja te za inspekciju. Prema svojoj prirodi te u skladu s međunarodnim pravom kojim su uređuje rad Regionalnog upravljačkog odbora ta pravila sadržavaju elemente koji utječu na pravni položaj stranaka TCT-a, a time i na pravni položaj Unije. Stoga se mora smatrati da proizvode pravne učinke.

               Predviđenim aktima ne dopunjuje se i ne mijenja institucijski okvir TCT-a.

               Stoga je postupovna pravna osnova predložene odluke članak 218. stavak 9. UFEU-a.

               4.2.Materijalnopravna osnova

               4.2.1.Načela

               Materijalnopravna osnova odluke na temelju članka 218. stavka 9. UFEU-a prije svega ovisi o cilju i sadržaju predviđenog akta o kojemu se zauzima stajalište u ime Unije. Ako predviđeni akt ima dva cilja ili dva elementa te ako se može utvrditi da je jedan od tih dvaju ciljeva ili elemenata glavni, a drugi samo sporedan, odluka na temelju članka 218. stavka 9. UFEU-a mora se temeljiti na samo jednoj materijalnopravnoj osnovi, to jest onoj koju zahtijeva glavni ili prevladavajući cilj ili element.

               4.2.2.Primjena u ovom slučaju

               Predviđeni akti nužni su za pravilno funkcioniranje TCT-a. TCT pak ima ciljeve i elemente u područjima cestovnog i željezničkog prometa te prometa unutarnjim plovnim putovima, što su vrste obuhvaćene člankom 91. UFEU-a, kao i u području pomorskog prometa, vrste obuhvaćene člankom 100. stavkom 2. UFEU-a. Zbog svoje horizontalne prirode predviđeni akt odnosi se na sve navedene elemente.

                  Stoga materijalnopravnu osnovu predložene odluke čine sljedeće odredbe: članak 91. i članak 100. stavak 2. UFEU-a.

               4.3.Zaključak

                  Pravna osnova predložene odluke trebali bi biti članak 91. i članak 100. stavak 2. UFEU-a, u vezi s člankom 218. stavkom 9. UFEU-a.

               5. OBJAVA PREDVIĐENOG AKTA

               U skladu s člankom 25. stavkom 2. TCT-a, odluke Regionalnog upravljačkog odbora objavljuju se u Službenom listu Europske unije.

               2020/0064 (NLE)

               Prijedlog

               ODLUKE VIJEĆA

               o stajalištu koje treba zauzeti u ime Europske unije u Regionalnom upravljačkom odboru Prometne zajednice u pogledu određenih administrativnih i kadrovskih pitanja te u pogledu utvrđivanja financijskih pravila za Prometnu zajednicu

               VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,

               uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 91. i članak 100. stavak 2., u vezi s člankom 218. stavkom 9.,

               uzimajući u obzir prijedlog Europske komisije,

               budući da:

               (1)Unija je potpisala Ugovor o osnivanju Prometne zajednice („TCT”) u skladu s Odlukom Vijeća (EU) 2017/1937
                  4
               . TCT je odobren u ime Europske unije 4. ožujka 2019.
                  5
                te je stupio na snagu 1. svibnja 2019.

               (2)U skladu s člancima 30. i 35. TCT-a, Regionalni upravljački odbor može donositi pravila o uvjetima rada osoblja Stalnog tajništva Prometne zajednice te pravila o izvršavanju proračuna i pravila za podnošenje i reviziju izvještaja.

               (3)Regionalni upravljački odbor Prometne zajednice („Upravljački odbor”) treba donijeti odluke o pravilima o putovanjima koja se odnose na osoblje Prometne zajednice, o pravilima za nadoknadu troškova vanjskih stručnjaka pozvanih da sudjeluju na sastancima Prometne zajednice te o postupku za izvršavanje proračuna Prometne zajednice te za podnošenje i reviziju izvještaja.

               (4)Primjereno je utvrditi stajalište koje treba zauzeti u ime Unije u Upravljačkom odboru jer su takve odluke potrebne za dobro funkcioniranje Stalnog tajništva Prometne zajednice i imat će pravne učinke u odnosu na Uniju.

               DONIJELO JE OVU ODLUKU:

               Članak 1.

               Stajalište koje treba zauzeti u ime Unije u Upravljačkom odboru Prometne zajednice jest to da se podržava donošenje odluka o pravilima o putovanjima koja se odnose na osoblje Prometne zajednice, o pravilima za nadoknadu troškova vanjskih stručnjaka pozvanih da sudjeluju na sastancima Prometne zajednice te o postupku za izvršavanje proračuna Prometne zajednice i za podnošenje i reviziju izvještaja. To stajalište temelji se na nacrtima odluka Upravljačkog odbora priloženima ovoj Odluci.

               Članak 2.

               Ova je Odluka upućena Komisiji.

               Sastavljeno u Bruxellesu,

                     Za Vijeće

                     Predsjednik

                     (1)

                        ODLUKA VIJEĆA (EU) 2019/392 od 4. ožujka 2019. o sklapanju, u ime Europske unije, Ugovora o osnivanju Prometne zajednice

                     (2)

                        Odluka br. 2019/1 Regionalnog upravljačkog odbora Prometne zajednice.

                     (3)

                        Presuda Suda od 7. listopada 2014., Njemačka protiv Vijeća, predmet C-399/12, ECLI:EU:C:2014:2258, točke od 61. do 64.

                     (4)

                        Odluka Vijeća (EU) 2017/1937 od 11. srpnja 2017. o potpisivanju, u ime Europske unije, i privremenoj primjeni Ugovora o osnivanju Prometne zajednice (SL L 278, 27.10.2017., str. 1.).

                     (5)

                        ODLUKA VIJEĆA (EU) 2019/392 od 4. ožujka 2019. o sklapanju, u ime Europske unije, Ugovora o osnivanju Prometne zajednice.

    ---documentbreak---

               EUROPSKA KOMISIJA
            Bruxelles, 24.4.2020.
            COM(2020) 159 final
            PRILOZI

            Prijedlogu odluke Vijeća
            o stajalištu koje treba zauzeti u ime Europske unije u Regionalnom upravljačkom odboru Prometne zajednice u pogledu određenih administrativnih i kadrovskih pitanja te u pogledu utvrđivanja financijskih pravila za Prometnu zajednicu

               PRILOG I.

               NACRT

               ODLUKE br. 2020/
                  REGIONALNOG UPRAVLJAČKOG ODBORA PROMETNE ZAJEDNICE

               od …

                  o donošenju pravila o putovanjima koja se odnose na osoblje Prometne zajednice

               REGIONALNI UPRAVLJAČKI ODBOR PROMETNE ZAJEDNICE,

               uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Prometne zajednice, a posebno njegov članak 24. stavak 1. i članak 30.,

               ODLUČIO JE:

               Članak 1.

               Donose se pravila o putovanjima Prometne zajednice.

                     Za Regionalni upravljački odbor

                     Predsjednik

               Pravila o putovanjima Prometne zajednice

               1.Područje primjene

               1.1.Pravila o putovanjima primjenjuju se na sva službena putovanja iz mjesta zaposlenja koja se obavljaju u interesu Prometne zajednice.

               1.2.Pravila se primjenjuju na sve članove osoblja Prometne zajednice koji podliježu Pravilniku o osoblju Prometne zajednice.

               2.Odobrenja putovanja

               2.1.Prije odlaska na službeno putovanje za putovanje se mora dobiti odobrenje u obliku odobrenog putnog zahtjeva. Putne zahtjeve pismeno odobrava direktor ili službenik kojeg je direktor ovlastio za to. U zahtjevu za odobrenje putovanja direktoru se moraju navesti sve pojedinosti koje su mu potrebne za donošenje informirane odluke, primjerice:

               –svrha putovanja, njegovo odredište te vremena početka i završetka sastanka/sastanaka,

               –trajanje putovanja na temelju korištenih prijevoznih sredstava te vremena i plan putovanja u oba smjera, uključujući lokalni prijevoz prema potrebi,

               –pojedinosti o organizaciji smještaja,

               –procijenjeni troškovi putovanja na temelju optimalne troškovne učinkovitosti.

               2.2.Član osoblja/službenik odgovoran je za dobivanje potrebnog odobrenja prije početka službenog putovanja. Član osoblja mora čuvati odobreni putni zahtjev i priložiti ga zahtjevu za nadoknadu putnih troškova, zajedno s izvješćem o putovanju, nakon povratka sa službenog putovanja.

               2.3.Kad je riječ o putovanjima direktora, dokument o putovanju izradit će se unaprijed, na temelju predloška iz Priloga I., a potpisat će ga sam direktor. U dokumentu o putovanju navest će se razlog putovanja i njegovo predviđeno trajanje. Direktor je pritom dužan pridržavati se zajedničkih postupaka kako su predviđeni u ovim pravilima.

               3.Prijevoz između mjesta zaposlenja i mjesta službenog putovanja

               3.1.Kao opće pravilo, za putovanja će se odobriti troškovno najučinkovitije prijevozno sredstvo, s obzirom na svrhu i trajanje putovanja.

               3.2.Putovanja zrakoplovom moraju se odvijati najizravnijim putem i po najnižoj dostupnoj cijeni. Ako su datumi putovanja takvi da je u njega potrebno uključiti i vikend kako bi se dobila „APEX” karta
                  1
               , član osoblja imat će pravo na dodatne dnevnice, pod uvjetom da je „APEX” karta najjeftinija dostupna karta te da se time mogu ostvariti uštede u pogledu cjelokupnih troškova.

               3.3.Kao uobičajen standard za putovanja vlakom, na udaljenostima do 200 km putuje se drugim razredom, a na udaljenostima većima od 200 km prvim razredom.

               3.4.Ako nije dostupan prijevoz zrakoplovom ili vlakom ili ako on nije troškovno učinkovit, odobrit će se putovanje autobusom ili automobilom.

               3.5.Ako je odobreno putovanje automobilom, člana osoblja potiče se na korištenje usluga unajmljivanja automobila koje osigurava Prometna zajednica. Prometna zajednica pobrinut će se da član osoblja dobije najveće moguće osigurateljsko pokriće koje je dostupno. Ako, unatoč tomu, osiguranje uključuje učešće u šteti, Prometna zajednica dužna ga je pokriti. Prometna zajednica ne odgovara za slučajeve u kojima osiguranje ne pokriva štetu, gubitak ili krađu.

               3.6.U iznimnim slučajevima može se odobriti korištenje privatnog automobila. U tom će se slučaju troškovi članu osoblja nadoknaditi u iznosu koji je jednak troškovima karte za vlak odgovarajućeg razreda u skladu s točkom 3.3. Ako automobilom putuje više članova osoblja, troškovi se nadoknađuju samo vlasniku automobila. U slučaju korištenja privatnog automobila Prometna zajednica ne može preuzeti odgovornost ni za kakvo potraživanje trećih strana, štetu na automobilu te gubitak ili krađu osobnih predmeta ostavljenih u automobilu.

               3.7.Članovi osoblja smiju uključiti privatna odredišta u plan službenog putovanja samo ako je za to dobiveno propisno odobrenje direktora. Ako uključivanje privatnog odredišta dovede do viših troškova, član osoblja mora platiti razliku između cijene prijevoza iz plana službenog putovanja i promijenjene cijene prijevoza.

               4.Kupovanje putnih karata

               4.1.Obavljanje rezervacija za putovanja i organiziranje putovanja centralizirano je u okviru administrativnog odjela Stalnog tajništva Prometne zajednice.

               4.2.Od članova osoblja očekuje se da što ranije priopće svoje potrebe povezane s putovanjima kako bi se mogla dobiti najpovoljnija cijena prijevoza.

               4.3.Administrativni odjel poslat će odobreni putni zahtjev ovlaštenoj putničkoj agenciji i vratiti ga osobi koja ide na službeno putovanje. Prometna zajednica daje putničkoj agenciji upute o tome da ne izdaje i ne isporučuje prijevozne karte prije nego što telefaksom primi odobreni putni nalog. Isti se postupak primjenjuje i na karte za vlak. U slučaju da se karte za vlak ne mogu dobiti preko putničke agencije, članovi osoblja mogu sami kupiti karte za vlak, a troškovi tih karata nadoknadit će im se nakon što podnesu odgovarajući zahtjev za nadoknadu putnih troškova.

               5.Putni troškovi

               Putni troškovi koje plaća ili nadoknađuje Prometna zajednica na temelju popratnih dokumenata obuhvaćaju:

               –troškove prijevoza, uključujući prijevoz do/od zračne luke ili druge točke dolaska ili polaska (tj. hotela, drugog mjesta boravka, mjesta održavanja sastanka, poslovnih prostora Stalnog tajništva Prometne zajednice),

               –dnevnice,

               –ostale troškove koji su izravno povezani s putovanjem i odobreni u putnom nalogu (npr. dodatna prtljaga, troškovi izdavanja viza, kotizacije za konferencije, seminare itd.).

               6.Prijevoz do/od zračnih luka, luka i postaja u mjestu zaposlenja

               Kao opće pravilo, članovi osoblja trebali bi se koristiti javnim prijevozom. Međutim, direktor može odobriti prijevoz taksijem ako je on opravdan, osobito ako se taksijem voze dva člana osoblja (ili više njih) koji su na službenom putovanju, u slučajevima kada nisu dostupne nikakve druge mogućnosti prijevoza ili kada se prijevoz odvija prije 8 sati ujutro ili nakon 21 sat navečer. Odgovarajući troškovi nadoknađuju se po predočavanju popratnih dokumenata. Korištenje privatnog vozila može se odobriti pod uvjetom da je opravdano. U tom je slučaju nadoknada troškova ograničena na naknade za parkiranje (u zračnoj luci, postaji ili luci), koje se nadoknađuju po predočavanju popratnih dokumenata.

               7.Prijevoz u mjestu u kojem se odvija službeno putovanje

               Kao opće pravilo, trebalo bi koristiti javni prijevoz.  Unatoč tomu, korištenje taksija dopušteno je ako javni prijevoz nije prihvatljiva alternativa (primjerice, zbog sigurnosnih razloga). Direktor potvrđuje tu činjenicu potpisivanjem zahtjeva za nadoknadu troškova predmetnog člana osoblja. Troškovi će se nadoknaditi po predočenju popratnih dokumenata.

               8.Otkazivanje i izmjena putovanja prije polaska

               Ako se službeno putovanje otkaže ili izmijeni, član osoblja mora:

               –odmah obavijestiti direktora i administrativni odjel te navesti razloge,

               –pisanim putem odmah otkazati ili ponovo rezervirati prijevozne karte i rezervacije koje je izdala ovlaštena putnička agencija, čak i ako za njih nije moguće dobiti povrat novca,

               –poduzeti potrebne korake radi otkazivanja ili ponovne rezervacije prijevoznih karata koje su dobivene izravno na drugi način,

               –pisanim putem odmah otkazati ili izmijeniti rezervacije hotela ili najma automobila,

               –sastaviti obračun troškova nastalih uslijed otkazivanja/izmjene.

               Prometna zajednica nadoknadit će troškove otkazivanja i ponovne rezervacije neovisno o načinima na koje su rezervacije dobivene.

               9.Produljenje

               Službeno putovanje možda će se morati produljiti zbog nepredviđenih okolnosti. Ako se trajanje putovanja koje je izvorno navedeno u putnom nalogu produlji, čime su nastali dodatni troškovi, to se mora navesti u zahtjevu za nadoknadu putnih troškova (vidjeti točku 15.).

               10.Prekid

               Službeno putovanje može se prekinuti zbog zahtjeva službe, zbog razloga više sile ili zbog osobnih razloga ozbiljne prirode, a koje je kao takve potvrdio direktor. Direktor mora unaprijed odobriti prekid, osim u slučajevima krajnje nužde ili ako se s direktorom ne može stupiti u kontakt. Sve troškovi koji su proizašli iz prekida koji je odobrio direktor na temelju prethodno navedenih razloga pokrit će Prometna zajednica i nadoknaditi ih u okviru službenog putovanja.

               11.Promjene zbog osobnih razloga

               Članovima osoblja koji idu na službeno putovanje može se odobriti da zbog osobnih razloga izmijene vremenski raspored te pojedinosti u vezi sa smještajem ili prijevozom. U tom slučaju oni moraju u zahtjev za odobrenje putovanja uključiti usporedbu predloženih troškova i troškova koji bi nastali bez takvih promjena. Ta usporedba mora se sastaviti istodobno, primjenom jedne od metoda odabranih za organiziranje putovanja i na temelju sličnih uvjeta. Osoba koja ide na putovanje izravno će i osobno pokriti (na način o kojem je obavijesti administrativni odjel):

               –sve dodatne troškove
                  2
                koji proizlaze iz promjena izvršenih zbog osobnih razloga, uključujući polazak s druge lokacije i/ili povratak na nju, ako usporedba upućuje na povećanje troškova službenog putovanja,

               –sve naknade naplaćene za provođenje usporedbe ako je to napravila putnička agencija.

               12.Dnevnice

               12.1.Dnevnice uključuju troškove plaćenog smještaja i obroka, darove zahvalnosti i druge nepredviđene troškove.

               12.2.Iznosi dnevnica koji se primjenjuju na ugovore o vanjskoj pomoći koje financira EU primjenjuju se u skladu s njihovim najnovijim ljestvicama
                  3
                .

               Primjenjiv iznos dnevnica onaj je koji se odnosi na mjesto u kojem član osoblja noći. Za dan na koji putovanje započne plaća se puna dnevnica. Za dan na koji putovanje završi ne plaća se dnevnica, tj. dnevnice se plaćaju na temelju broja noćenja tijekom putovanja.

               12.3.Direktor u iznimnim slučajevima može odobriti višu nadoknadu, na pojedinačnoj osnovi, ako se od osobe na službenom putovanju traži da odsjeda u unaprijed određenim hotelima u kojima bi se na cijenu sobe potrošilo 60 % iznosa dnevnice ili više. U takvim se slučajevima troškovi smještaja nadoknađuju po predočenju predmetnog računa. U svakom slučaju, okolnosti koje dovode do zahtjeva za veću nadoknadu troškova moraju se opisati u putnom zahtjevu i odobriti prije polaska.

               12.4.Smanjeni iznosi dnevnica primjenjuju se u sljedećim slučajevima:

               12.4.1.kada putovanje ne uključuje noćenje:

               –za putovanje u trajanju od osam sati ili više isplaćuje se 50 % iznosa dnevnice za odgovarajuće odredište,

               –za putovanje u trajanju kraćem od osam sati, a duljem od pet sati isplaćuje se 35 % iznosa dnevnice,

               –za putovanje u trajanju do pet sati isplaćuje se 20 % iznosa dnevnice;

               12.4.2.kada se osobi na službenom putovanju osigurava besplatan smještaj:

               –isplaćuje se 50 % iznosa dnevnice za odgovarajuće odredište;

               12.4.3.kada putovanje uključuje prekonoćne međukontinentalne letove ili prekonoćne vožnje vlakom:

               –isplaćuje se 50 % iznosa dnevnice za odgovarajuće odredište;

               12.4.4.kada se osobi na službenom putovanju osiguravaju besplatni obroci (doručak, ručak i/ili večera):

               –za svaki besplatan obrok iznos dnevnice umanjuje se za 10 %;

               12.4.5.kada se osobi na službenom putovanju osiguravaju besplatan smještaj i besplatni obroci:

               –isplaćuje se 20 % iznosa dnevnice.

               12.5.Kada se putovanje odnosi na putovanje unutar zemlje domaćina (Srbija), primjenjivat će se iznosi dnevnica zemlje domaćina. Za odgovarajuća umanjenja iznosa dnevnica unutar Srbije primjenjuju se iste odredbe kao i one za putovanja u inozemstvo.

               12.6.Ako sve troškove snosi organizator događanja, primjenjivat će se gore navedene odredbe o izračunu dnevnica.

               12.7.Za dio putovanja u pogledu kojeg je došlo do promjena na temelju članka 11. (promjene zbog osobnih razloga) neće se isplatiti nikakve dnevnice.

               13.Predujmovi za putovanja

               13.1.Ako to zatraži osoba koja ide na službeno putovanje, Prometna zajednica platit će joj predujam za službeno putovanje u iznosu do 80 % dnevnica za to putovanje. Zahtjevi za plaćanje predujmova za putovanja moraju se podnijeti najmanje četiri radna dana prije dana polaska.

               13.2.Svi iznosi isplaćeni u obliku predujma oduzet će se od iznosa nadoknade za pokrivanje troškova službenog putovanja. Ako je isplaćen predujam za koji se pokaže da je bio veći od stvarnog troška službenog putovanja, taj prekomjerni iznos naplatit će se jednokratno iz sljedeće plaće osobe koja je bila na službenom putovanju. Ako je članu osoblja isplaćen predujam za službeno putovanje koje je kasnije otkazano, iznos tog predujma automatski će se odbiti od iznosa njegove sljedeće plaće.

               14.Izvješća o putovanju

               Od članova osoblja koji idu na službena putovanja zahtijeva se da podnesu kratko izvješće o putovanju u roku od tjedan dana nakon povratka u ured. To izvješće mora potpisati nadzornik te se ono prilaže zahtjevu za nadoknadu putnih troškova i šalje direktoru te predmetnim članovima osoblja, prema potrebi.

               15.Nadoknada putnih troškova

               15.1.Zahtjev za nadoknadu putnih troškova kojemu se prilažu izvješće o putovanju, odobrenje putovanja i popratna dokumentacija podnosi se administrativnom odjelu i direktoru u roku od tjedan dana nakon povratka u ured, neovisno o tome je li isplaćen predujam za putovanje. Nije potrebno prilagati račune za hotele, obroke i druge nepredviđene troškove jer utvrđena dnevnica čini paušalnu nadoknadu za te troškove.

               15.2.U slučaju da je član osoblja uzeo predujam za putovanje, a nije podnio odgovarajući zahtjev za nadoknadu putnih troškova u propisanom roku, iznos predujma za putovanje odbit će se od iznosa njegove sljedeće plaće. Odbijeni iznos predujma za putovanje nadoknadit će mu se samo ako podnese zahtjev za nadoknadu putnih troškova.

               16.Odgovornost osoblja

               Članovi osoblja odgovorni su za točnost i potpunost izjava i činjenica koje iznose pri planiranju i izvršenju svojih putovanja te izvješćivanju o njima. Oni će, ne dovodeći u pitanje odredbe Pravilnika o osoblju Prometne zajednice, biti odgovorni za svaki prekomjerni uočeni iznos ili povredu dužnosti.

               Članovi osoblja moraju obavljati službena putovanja u skladu s općim zahtjevima u pogledu izvršavanja dužnosti propisanima u Pravilniku o osoblju Prometne zajednice. Od članova osoblja očekuje se da postižu najviše standarde profesionalne etičnosti i ostanu neovisni u svakom trenutku.

               17.Mjere kontrole

               Prometna zajednica čuvat će, u razdoblju od pet godina, evidenciju, dokumentaciju i dokaze povezane s odobravanjem, planiranjem i organizacijom putovanja te s izvršavanjem plaćanja.

               Primjenjuju se financijska pravila i revizijski postupci Prometne zajednice.

               18.Završne napomene

               Ova pravila o putovanjima primjenjiva su počevši od dana nakon datuma kada ih donese Regionalni upravljački odbor.

               PRILOG I. – B

               DOKUMENT O PUTOVANJU

               za službeno putovanje direktora

               Stalnog tajništva Prometne zajednice

               Popuniti i potpisati prije polaska:

                        SVRHA PUTOVANJA

                        ODREDIŠTE

                        DATUM POLASKA

                        DATUM POVRATKA

                        PLAN PUTOVANJA

                        ORGANIZACIJA SMJEŠTAJA

                        KOMBINIRANJE PUTOVANJA S PRIVATNIM PUTOVANJEM

                        □ ne

                        □ da:

                            □ trošak putovanja zajedno s troškom privatnog putovanja: ……….

                            □ trošak putovanja bez troška privatnog putovanja ……..

                        PROCIJENJENI TROŠKOVI

                        NAPOMENE

               Potpis:

               Datum:

               Popuniti i potpisati nakon povratka:

                        KONAČNI TROŠKOVI

                        Putni troškovi:

                        Dnevnice:

                        Ostalo:

                        UKUPNI TROŠAK:

                        JE LI OSTVAREN CILJ PUTOVANJA?

                        DA/NE

                        NAPOMENE:

               Potpis:

               Datum:

               PRILOG II.

               NACRT

               ODLUKE br. 2020/
                  REGIONALNOG UPRAVLJAČKOG ODBORA PROMETNE ZAJEDNICE

               od …

               o donošenju pravila o nadoknadi troškova osoba izvan Stalnog tajništva Prometne zajednice pozvanih da sudjeluju na sastancima u svojstvu stručnjaka

               REGIONALNI UPRAVLJAČKI ODBOR PROMETNE ZAJEDNICE,

               uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Prometne zajednice, a posebno njegov članak 24. stavak 1. i članak 35.,

               ODLUČIO JE:

               Članak 1.

               Donose se pravila o nadoknadi troškova osoba izvan Stalnog tajništva Prometne zajednice pozvanih da sudjeluju na sastancima Prometne zajednice u svojstvu stručnjaka.

                     Za Regionalni upravljački odbor

                     Predsjednik

               Pravila o nadoknadi troškova osoba izvan Stalnog tajništva Prometne zajednice pozvanih da sudjeluju na sastancima u

               svojstvu stručnjaka

               ČLANAK 1.

               1.Ova se pravila primjenjuju na:

               (a)sve osobe izvan Prometne zajednice koje su pozvane da iznesu određeno stručno mišljenje u odboru ili radnoj skupini, neovisno o mjestu održavanja sastanka;

               (b)sve osobe odgovorne za pratnju osobe s invaliditetom koju je Prometna zajednica pozvala da sudjeluje na sastanku u svojstvu stručnjaka.

               2.Stručnjaci mogu biti stručnjaci iz privatnog sektora ili vladini stručnjaci:

               (a)stručnjaci iz privatnog sektora osobe su koje predstavljaju civilno društvo ili rade za privatnu organizaciju i koje su pozvane da svoje osobno stručno znanje stave na raspolaganje Prometnoj zajednici ili da predstavljaju svoje organizacije u određenom području, ali da pritom ne brane interese određene zemlje;

               (b)vladini stručnjaci osobe su koje su pozvane kao predstavnici nacionalnog, regionalnog ili lokalnog javnog tijela države članice EU-a ili stranke iz jugoistočne Europe ili koje je imenovalo takvo tijelo.

               ČLANAK 2.

               Stalno tajništvo Prometne zajednice nije odgovorno ni za kakvu materijalnu, nematerijalnu ili fizičku štetu koju su pozvani stručnjaci ili osobe odgovorne za pratnju stručnjaka s invaliditetom pretrpjeli tijekom svojeg putovanja do mjesta na kojem se održava sastanak ili tijekom boravka u tom mjestu, osim ako se ta šteta može izravno pripisati Stalnom tajništvu Prometne zajednice.

               Posebno, Prometna zajednica nije odgovorna ni za kakvu nezgodu koju su doživjeli pozvani stručnjaci koji za putovanje na sastanak koriste vlastita prijevozna sredstva.

               ČLANAK 3.

               1.Svi stručnjaci ostvaruju pravo na nadoknadu putnih troškova od mjesta navedenog u njihovoj pozivnici (adresa na radnom mjestu ili kućna adresa) do mjesta održavanja sastanka i to najprikladnijim prijevoznim sredstvom s obzirom na udaljenost. Općenito, za putovanja kraća od 400 km (u jednom smjeru i sukladno službenoj udaljenosti željeznicom) to znači putovanje prvim razredom vlaka, a za udaljenosti veće od 400 km putovanje zrakoplovom u ekonomskom razredu. Ako putovanje zrakoplovom uključuje let u trajanju četiri sata ili više, nadoknađuju se troškovi putne karte za poslovni razred.

               2.Direktor Stalnog tajništva Prometne zajednice posebno pokušava osigurati da se sastanci organiziraju na način koji omogućuje da stručnjaci iskoriste povoljnosti najekonomičnijih putnih troškova. Direktor Stalnog tajništva Prometne zajednice posebno pomno istražuje sve zahtjeve za nadoknadu troškova koji uključuju neuobičajeno skupe letove. On ima pravo provoditi sve potrebne provjere te u tu svrhu od stručnjaka zahtijevati sve potrebne dokaze. Uz to, ako se čini opravdanim, ima pravo na ograničenje nadoknade troškova na uobičajene cijene putovanja od radnog mjesta ili mjesta stanovanja stručnjaka do mjesta održavanja sastanka.

               3.Putni troškovi nadoknađuju se po predočenju izvornih popratnih dokumenata: karata i računa ili, u slučaju internetske rezervacije, tiskanih elektroničkih rezervacija i ukrcajnih propusnica za polazno putovanje. Predočena dokumentacija mora sadržavati razred u kojem se putovalo, vrijeme putovanja i plaćeni iznos.

               4.Cijena putovanja privatnim automobilom nadoknađuje se po istoj cijeni kao i karta za prvi razred vlaka.

               5.Ako na toj relaciji ne prometuje vlak, putni troškovi za putovanje privatnim automobilom nadoknađuju se u iznosu od 0,22 EUR po kilometru.

               6.Ne nadoknađuju se troškovi taksija.

               ČLANAK 4.

               1.Dnevnica za svaki dan proveden na sastanku paušalni je iznos koji pokriva sve troškove nastale na mjestu održavanja sastanka, uključujući, primjerice, obroke i lokalni prijevoz (autobus, tramvaj, podzemna željeznica, taksi, parkiranje, cestarine itd.), kao i putno osiguranje te osiguranje u slučaju nezgode.

               2.Dnevnica iznosi 92,00 EUR.

               3.Ako je mjesto polaska navedeno u pozivnici udaljeno 100 km ili manje od mjesta održavanja sastanka, dnevnica se umanjuje za 50 %.

               4.Stručnjaci koji moraju provesti jednu ili više noći na mjestu održavanja sastanka zbog toga što vrijeme održavanja sastanaka nije usklađeno s voznim redom zrakoplova ili vlakova
                  4
                ostvaruju pravo i na naknadu za troškove smještaja. Ta naknada iznosi 100,00 EUR po noćenju. Broj noćenja ne može prelaziti broj dana provedenih na sastancima + 1.

               5.Iznimno se može isplatiti dodatna naknada za troškove smještaja i/ili dnevnica ako bi produžetak boravka omogućio stručnjaku da dobije umanjenu cijenu prijevoza u vrijednosti većoj od iznosa te naknade i/ili dnevnice.

               6.Iznos dnevnice i/ili naknade za troškove smještaja za stručnjake vrlo visoke razine može se povećati za 50 % obrazloženom odlukom direktora Stalnog tajništva Prometne zajednice.

               ČLANAK 5.

               Kada se, uzimajući u obzir sve troškove stručnjaka s invaliditetom koji su nastali zbog njihova invaliditeta ili osoba u njihovoj pratnji, čini da su naknade i/ili dnevnice predviđene člankom 4. očito neprikladne, troškovi se nadoknađuju na zahtjev direktora Stalnog tajništva Prometne zajednice nakon predočenja popratnih dokumenata.

               ČLANAK 6.

               1.Osim ako u pozivu na sastanak i zahtjevu za organizaciju sastanka nije drugačije navedeno, stručnjaci iz privatnog sektora ostvaruju pravo na dnevnicu za svaki dan održavanja sastanka i, prema potrebi, na naknadu za troškove smještaja, pod uvjetom da službeno izjave da ne primaju slične dnevnice i/ili naknade od druge institucije za isti posjet. Direktor Stalnog tajništva Prometne zajednice dužan je osigurati usklađenost sadržaja pozivnica i zahtjeva za organizaciju sastanka.

               2.Vladini stručnjaci dobivaju dnevnicu za svaki dan održavanja sastanka i, prema potrebi, naknadu za troškove smještaja, pod uvjetom da je to predviđeno poslovnikom odbora ili radne skupine i pod uvjetom da službeno izjave da ne primaju slične dnevnice i/ili naknade od svoje vlade za isti posjet.

               3.Direktor Stalnog tajništva Prometne zajednice može, obrazloženom odlukom i nakon predočenja popratnih dokumenata, odobriti nadoknadu troškova koje su pozvani stručnjaci morali snositi zbog posebnih uputa koje su dobili u pisanom obliku.

               4.Sve nadoknade putnih troškova, dnevnice i/ili naknade za troškove smještaja isplaćuju se na jedan te isti bankovni račun.

               5.Nadoknade troškova vladinih stručnjaka isplaćuju se na račun na ime vlade, jednog od njezinih ministarstava ili javnog tijela ako ne postoji nikakvo izuzeće vlade, jednog od njezinih ministarstava ili javnog tijela.

               ČLANAK 7.

               1.Neovisno o tome ostvaruju li pravo na nadoknadu troškova, na sastanku mogu sudjelovati maksimalno po jedan stručnjak iz svake stranke iz jugoistočne Europe i države članice EU-a koji su pozvani kao vladini stručnjaci te niz stručnjaka iz privatnog sektora čiji je ukupan broj jednak broju vladinih stručnjaka.

               2.Direktor Stalnog tajništva Prometne zajednice može, s pomoću obrazložene odluke, odstupiti od ovog pravila u slučaju zajedničkih sastanaka nekoliko odbora ili radnih skupina.

               ČLANAK 8.

               1.Nalog za plaćanje sastavlja se na temelju zahtjeva za nadoknadu troškova i on mora biti propisno ispunjen te ga moraju potpisati stručnjak i tajnik sastanka koji je odgovoran za potvrđivanje prisutnosti stručnjaka na sastanku.

               2.Stručnjaci dokumentaciju potrebnu za nadoknadu svojih troškova moraju dostaviti tajniku sastanka dopisom, telefaksom ili elektroničkom poštom pri čemu datum na poštanskom žigu ili datum slanja ne smije biti kasniji od 30 kalendarskih dana nakon zadnjeg dana sastanka.

               3.Stalno tajništvo Prometne zajednice dužno je nadoknaditi troškove stručnjaka u roku od 30 kalendarskih dana.

               4.Ako stručnjak ne ispuni obvezu iz stavka 2., Prometna zajednica oslobađa se od bilo kakve obveze nadoknađivanja putnih troškova ili plaćanja bilo kakvih dnevnica i/ili naknada, osim ako stručnjak može pružiti valjano opravdanje za neispunjavanje te obveze koje obrazloženom odlukom prihvati direktor Stalnog tajništva Prometne zajednice.

               ČLANAK 9.

               1.Nadoknada putnih troškova izvršava se u eurima, a prema potrebi preračunava se prema tečaju važećem na dan sastanka.

               2.Dnevnice i, prema potrebi, naknade za troškove smještaja nadoknađuju se u eurima u paušalnom iznosu primjenjivom na dan sastanka.

               PRILOG III.

               NACRT

               ODLUKE br. 2020/

               REGIONALNOG UPRAVLJAČKOG ODBORA PROMETNE ZAJEDNICE

               od …

               o postupku za izvršavanje proračuna te podnošenje i reviziju izvještaja, koji se primjenjuje na Prometnu zajednicu

               REGIONALNI UPRAVLJAČKI ODBOR PROMETNE ZAJEDNICE,

               uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Prometne zajednice, a posebno njegov članak 24. stavak 1. i članak 35.,

               ODLUČIO JE:

               Članak 1.

               Donose se financijska pravila i revizijski postupci koji se primjenjuju na Prometnu zajednicu.

                     Za Regionalni upravljački odbor

                     Predsjednik

               PRILOG III.

               SADRŽAJ

               GLAVA I.: PREDMET

               GLAVA II.: OBVEZE STRANAKA

               GLAVA III.: PRORAČUNSKA NAČELA

               POGLAVLJE 1. NAČELO TOČNOSTI PRORAČUNA

               POGLAVLJE 2. NAČELO JEDNE GODINE

               POGLAVLJE 3. NAČELO URAVNOTEŽENOSTI

               POGLAVLJE 4. NAČELO OBRAČUNSKE JEDINICE

               POGLAVLJE 5. NAČELO UNIVERZALNOSTI

               POGLAVLJE 6. NAČELO SPECIFIKACIJE

                POGLAVLJE 7. NAČELO DOBROG FINANCIJSKOG UPRAVLJANJA

               POGLAVLJE 8. NAČELO TRANSPARENTNOSTI

               POGLAVLJE 9. UNUTARNJA KONTROLA IZVRŠAVANJA PRORAČUNA

               GLAVA IV.: ODBOR ZA PRORAČUN

               GLAVA V.: IZVRŠAVANJE PRORAČUNA

               POGLAVLJE 1. OPĆE ODREDBE

                POGLAVLJE 2. FINANCIJSKI IZVRŠITELJI

                POGLAVLJE 3. ODGOVORNOST FINANCIJSKIH IZVRŠITELJA

               POGLAVLJE 4. PRIHODI

                POGLAVLJE 5. RASHODI

               GLAVA VI.: JAVNA NABAVA

               GLAVA VII.: FINANCIJSKO IZVJEŠĆIVANJE I RAČUNOVODSTVO

                POGLAVLJE 1. FINANCIJSKO IZVJEŠĆIVANJE

                POGLAVLJE 2. RAČUNOVODSTVO

               POGLAVLJE 3. POPIS IMOVINE

               GLAVA VIII.: VANJSKA REVIZIJA I ZAŠTITA FINANCIJSKIH INTERESA

                POGLAVLJE 1. VANJSKA REVIZIJA

               GLAVA IX.: PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

               GLAVA I.

               PREDMET

               Članak 1.

               Ovim pravilima utvrđuju se postupci za izvršavanje proračuna Prometne zajednice u skladu s člankom 35. Ugovora o Prometnoj zajednici (dalje u tekstu: „Ugovor”)
                  5
               .

               GLAVA II.

               OBVEZE STRANAKA

               Članak 2.

               1.Stranke prenose 75 % svojih financijskih doprinosa Prometnoj zajednici najkasnije do 31. ožujka svake godine. Stranke prenose preostalih 25 % svojih doprinosa najkasnije do 30. lipnja svake godine.

               2.Financijski doprinosi stranaka Prometnoj zajednici moraju se isplatiti u eurima.

               3.Prometna zajednica snosi troškove transakcija koje zaračunava njezin pružatelj platnih usluga, a ugovorne stranke snose troškove transakcija koje zaračunavaju njihovi pružatelji platnih usluga.

               GLAVA III.

               PRORAČUNSKA NAČELA

               Članak 3.

               Izvršavanje proračuna Prometne zajednice (dalje u tekstu: „proračun”) mora biti u skladu s načelima točnosti proračuna, jedne godine, uravnoteženosti, obračunske jedinice, univerzalnosti, specifikacije, dobrog financijskog upravljanja koje zahtijeva djelotvornu i učinkovitu unutarnju kontrolu i načelom transparentnosti, kako je propisano ovim pravilima.

               POGLAVLJE 1.

               NAČELO TOČNOSTI PRORAČUNA

               Članak 4.

               Ne smije se preuzeti obveza za rashode ili odobriti rashod izvan okvira odobrenih sredstava.

               POGLAVLJE 2.

               NAČELO JEDNE GODINE

               Članak 5.

               Administrativni rashodi koji proizlaze iz ugovora koji obuhvaćaju razdoblja koja se protežu izvan financijske godine, bilo u skladu s lokalnom praksom ili u odnosu na opskrbu opremom, terete proračun financijske godine u kojoj se ostvaruju.

               Članak 6.

               1.Odobrena sredstva za relevantnu financijsku godinu smiju se koristiti isključivo za pokrivanje rashoda odobrenih i plaćenih u toj financijskoj godini, kao i za pokrivanje nepodmirenih iznosa za preuzete obveze iz prethodne financijske godine.

               2.Odobrena sredstva za preuzimanje obveza knjiže se za financijsku godinu na temelju pravnih obveza preuzetih do 31. prosinca predmetne godine.

               3.Odobrena sredstva za plaćanje knjiže se za financijsku godinu na temelju plaćanja koja je računovodstveni službenik izvršio najkasnije do 31. prosinca predmetne godine.

               4.Odobrena sredstva prenesena iz prethodnih financijskih godina tim se redoslijedom posebno evidentiraju u poslovnim knjigama.

               POGLAVLJE 3.

               NAČELO URAVNOTEŽENOSTI

               Članak 7.

               Prometna zajednica ne smije uzimati zajmove.

               POGLAVLJE 4.

               NAČELO OBRAČUNSKE JEDINICE

               Članak 8.

               Proračun se izvršava u eurima te se i računi iskazuju u eurima. Međutim, za potrebe novčanog toka Stalno tajništvo Prometne zajednice ovlašteno je obavljati transakcije u drugim valutama.

               POGLAVLJE 5.

               NAČELO UNIVERZALNOSTI

               Članak 9.

               1.Sljedeće se može odbiti od zahtjeva za plaćanje, faktura ili izvoda, koji se zatim prosljeđuju na plaćanje u neto iznosu:

               (a)sankcije koje su izrečene ugovornim strankama, uključujući ugovore o javnoj nabavi;

               (b)prilagodbe za nepravilno uplaćene iznose, koje se mogu izvršiti putem izravnih odbitaka od novog plaćanja iste vrste u korist istog primatelja plaćanja po istom poglavlju, članku i financijskoj godini za koje je izvršeno prekomjerno plaćanje, a koji su doveli do privremenog plaćanja ili plaćanja preostalih iznosa.

               2.Popusti, povrati i rabati po fakturama i zahtjevima za plaćanje ne evidentiraju se kao prihod Prometne zajednice.

               3.Svaki negativni saldo unosi se u proračun kao rashod.

               POGLAVLJE 6.

               NAČELO SPECIFIKACIJE

               Članak 10.

               1.Direktor može koristiti odobrena sredstva dodijeljena određenoj proračunskoj liniji za potrebe koje se u proračunu pripisuju drugoj proračunskoj liniji, pod uvjetom da se to dopušta odlukom Regionalnog upravljačkog odbora i unutar ograničenja u okviru kojih se to dopušta.

               2.Direktor je o tome dužan obavijestiti Regionalni upravljački odbor u roku od sedam dana od donošenja odluke u skladu sa stavkom 1.

               POGLAVLJE 7.

               NAČELO DOBROG FINANCIJSKOG UPRAVLJANJA

               Članak 11.

               4.Odobrena proračunska sredstva koriste se u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, koje obuhvaća načela ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti.

               5.Načelo ekonomičnosti zahtijeva da su sredstva kojima se Prometna zajednica koristi pri obavljanju svojih djelatnosti pravodobno dostupna, u primjerenoj količini i primjerene kvalitete te po najboljoj cijeni.

               6.Načelo učinkovitosti odnosi se na postizanje najboljeg odnosa između upotrijebljenih sredstava i postignutih rezultata.

               7.Načelo djelotvornosti odnosi se na postizanje specifičnih ciljeva i predviđenih rezultata. Ti se rezultati ocjenjuju.

               POGLAVLJE 8.

               NAČELO TRANSPARENTNOSTI

               Članak 12.

               8.Proračun se izvršava te se financijski izvještaji prikazuju u skladu s načelom transparentnosti.

               9.Proračun i izmijenjeni proračuni, kako su konačno doneseni, objavljuju se na internetskim stranicama Stalnog tajništva Prometne zajednice.

               POGLAVLJE 9.

               UNUTARNJA KONTROLA IZVRŠAVANJA PRORAČUNA

               Članak 13.

               1.Proračun Prometne zajednice izvršava se u skladu s djelotvornom i učinkovitom unutarnjom kontrolom.

               2.Za potrebe izvršenja proračuna Prometne zajednice, unutarnja kontrola definira se kao proces koji se primjenjuje na svim razinama upravljanja, a osmišljen je kako bi osigurao prihvatljivo jamstvo za postizanje sljedećih ciljeva:

               (a)djelotvornost, učinkovitost i ekonomičnost poslovanja;

               (b)pouzdanost izvješćivanja;

               (c)zaštita imovine i informacija;

               (d)sprečavanje, otkrivanje, ispravljanje i praćenje prijevara i nepravilnosti;

               (e)odgovarajuće upravljanje rizicima povezanima sa zakonitošću i pravilnošću temeljnih transakcija, uzimajući u obzir višegodišnju narav programa kao i narav predmetnih plaćanja.

               3.Djelotvorna i učinkovita unutarnja kontrola temelji se na najboljim primjerima iz međunarodne prakse i posebno obuhvaća elemente utvrđene u članku 36. stavcima 3. i 4. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, uzimajući u obzir ustroj i veličinu Prometne zajednice, narav zadaća koje su joj povjerene, iznose o kojima je riječ te uključene financijske i operativne rizike.

               GLAVA IV.

                ODBOR ZA PRORAČUN

               Članak 14.

               1.Ovim se osniva Odbor za proračun.

               2.Odbor za proračun savjetuje direktora u području financijskog upravljanja poslovanjem Prometne zajednice.

               3.Odbor za proračun može podnositi izvješća Regionalnom upravljačkom odboru i izdavati preporuke o proračunskim pitanjima te o svim pitanjima koja mogu utjecati na proračun.

               4.Kako bi mogao izvršavati svoje zadaće kako su opisane u stavku 2., Odboru za proračun dostavljaju se sve potrebne informacije ili objašnjenja o proračunskim pitanjima i pitanjima s potencijalnim učinkom na proračun.

               Članak 15.

               1.Odbor za proračun sastoji se od jednog člana iz svake stranke iz jugoistočne Europe i dvaju članova iz Europske unije, koju predstavlja Europska komisija.

               2.Sastancima Odbora za proračun predsjedava Europska komisija. Predsjednik Odbora može imenovati supredsjedatelja.

               3.Odbor za proračun godišnje održava najmanje dva redovna sastanka. Osim toga, sastaje se na zahtjev predsjednika ili na zahtjev barem trećine svojih članova.

               4.Odbor za proračun donosi svoj interni poslovnik. Njegove preporuke mogu se donositi pisanim postupkom. Odbor za proračun odlučuje običnom većinom glasova, uz nužan pozitivan glas Europske unije. U slučaju izjednačenog broja glasova, odlučujući glas ima Europska unija.

               5.Stalno tajništvo Prometne zajednice osigurava administrativnu podršku Odboru za proračun.

               6.Stalno tajništvo na sastancima Odbora za proračun ima svoje predstavnike koji nemaju pravo glasa.

               GLAVA V.

                IZVRŠAVANJE PRORAČUNA

               POGLAVLJE 1.

               OPĆE ODREDBE

               Članak 16.

               Dužnosti dužnosnika za ovjeravanje obavlja direktor.

               Članak 17.

               Direktor može ovlasti za izvršavanje proračuna delegirati osoblju Stalnog tajništva. Osobe ovlaštene na taj način mogu djelovati samo u okviru izričito dodijeljenih ovlasti i obvezne su pridržavati se ove Odluke. Direktor je dužan Regionalnom upravljačkom odboru dostaviti primjerak svake odluke o delegiranju ovlasti donesene na temelju ovog članka.

               Članak 18.

               1.Svim financijskim izvršiteljima u smislu poglavlja 2. ove glave zabranjuje se poduzimanje bilo kakvih mjera za izvršavanje proračuna kojima bi njihovi interesi mogli doći u sukob s interesima Prometne zajednice. Ako dođe do takvog slučaja, taj izvršitelj mora prekinuti poduzimati takve mjere i obratiti se nadležnom tijelu.

               2.Sukob interesa postoji ako je ugroženo nepristrano i objektivno obnašanje funkcije izvršitelja u izvršavanju proračuna ili revizora zbog obiteljskih ili privatnih razloga, političkih ili nacionalnih sklonosti, ekonomskog interesa ili bilo kojeg drugog zajedničkog interesa s korisnikom ili ugovarateljem.

               3.Nadležno tijelo iz stavka 1. neposredno je nadređeno predmetnom članu osoblja. Ako je taj član osoblja direktor, nadležno je tijelo Regionalni upravljački odbor.

               Članak 19.

               Stručni tehnički poslovi i administrativni, pripremni ili pomoćni poslovi, koji ne uključuju ni izvršavanje javnih ovlasti ni primjenu ovlaštenja za odlučivanje na temelju diskrecijskog prava, mogu se na temelju ugovora povjeriti vanjskim subjektima ili tijelima ako se to pokaže nužnim.

               POGLAVLJE 2.

               FINANCIJSKI IZVRŠITELJI

               Odjeljak 1.

               Načelo razdvajanja dužnosti

               Članak 20.

               Dužnosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika strogo su odvojene i međusobno nespojive.

               Odjeljak 2.

               Dužnosnik za ovjeravanje

               Članak 21.

               1.Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za izvršavanje prihoda i rashoda.

               2.Kako bi izvršio rashode, dužnosnik za ovjeravanje preuzima proračunske i pravne obveze, potvrđuje rashode i odobrava plaćanja u skladu s relevantnim odredbama iz ove Odluke te poduzima radnje za izvršenje odobrenih sredstava.

               3.Izvršenje prihoda obuhvaća sastavljanje procjena iznosa potraživanja, utvrđivanje dodijeljenih prava čiji je povrat potrebno izvršiti i izdavanje naloga za povrat. Ono uključuje odricanje od utvrđenih prava kada je to primjereno.

               4.Dužnosnik za ovjeravanje osigurava propisno čuvanje sve popratne dokumentacije koja se odnosi na izvršene operacije u razdoblju od pet godina.

               Članak 22.

               1.Uzimajući u obzir rizike povezane s upravljačkim okruženjem i prirodu financiranih aktivnosti, dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja organizacijsku strukturu, interno upravljanje te sustave i postupke za kontrolu (dalje u tekstu: „interna pravila za upravljanje financiranjem Prometne zajednice”) pogodne za izvršavanje njegovih dužnosti, uključujući, prema potrebi, ex post provjere.

               2.Prije odobravanja operacije, članovi osoblja, osim osobe koja je operaciju započela, provjeravaju operativne i financijske aspekte te operacije. Pokretanje te ex ante i ex post provjera određene operacije smatraju se odvojenim funkcijama.

               3.Članovi osoblja odgovorni za provjere moraju biti različiti od članova osoblja koji pokreću određenu operaciju te im ne smiju biti podređeni.

               Članak 23.

               Direktor, u svojstvu dužnosnika za ovjeravanje, podnosi Regionalnom upravljačkom odboru godišnje izvješće o radu (dalje u tekstu: „izvješće dužnosnika za ovjeravanje”) koje sadržava financijske informacije i informacije o upravljanju.

               Članak 24.

               Svaki član osoblja koji je uključen u financijsko upravljanje i kontrolu transakcija koji smatra da je odluka koju mora izvršiti ili prihvatiti na zahtjev nadređenoga nepravilna ili u suprotnosti s ovim pravilima ili pravilima struke koja taj član osoblja mora poštovati, o tome pisanim putem obavještava direktora. Direktor je dužan poduzeti mjere u razumnom roku. Ako on to ne učini, član osoblja o tome je dužan obavijestiti Regionalni upravljački odbor.

               Članak 25.

               Ako su ovlasti za izvršavanje proračuna delegirane, članak 21. ovih pravila primjenjuje se mutatis mutandis na ovlaštene službenike.

               Odjeljak 3.

               Računovodstveni službenik

               Članak 26.

               1.Direktor na prijedlog Europske komisije imenuje računovodstvenog službenika, u skladu s važećim poslovnikom u pogledu zapošljavanja, uvjeta rada i zemljopisne ravnoteže osoblja Stalnog tajništva, koji je u Stalnom tajništvu odgovoran za:

               (a)pravilno izvršavanje plaćanja, prikupljanje prihoda i povrat iznosa utvrđenih kao potraživanja;

               (b)sastavljanje i podnošenje izvještaja u skladu s glavom V.;

               (c)vođenje računovodstva u skladu s glavom V.;

               (d)provedbu, u skladu s glavom V., računovodstvenih pravila i metoda te računskog plana;

               (e)utvrđivanje i potvrđivanje računovodstvenih sustava te, prema potrebi, potvrđivanje sustava koje je utvrdio dužnosnik za ovjeravanje radi pribavljanja ili opravdavanja računovodstvenih informacija;

               (f)upravljanje riznicom.

               2.U skladu sa stavkom 3., samo je računovodstveni službenik ovlašten upravljati novcem i drugom imovinom te je odgovoran za njihovo čuvanje.

               3.Ako je potrebno, računovodstveni službenik može delegirati određene zadaće, ne dovodeći pritom u pitanje načelo razdvajanja dužnosti.

               POGLAVLJE 3.

               ODGOVORNOST FINANCIJSKIH IZVRŠITELJA

               Odjeljak 1.
                  Opća pravila

               Članak 27.

               1.Odgovornost na temelju ovih pravila osobna je.

               2.U slučaju nezakonitih aktivnosti, prijevare, korupcije ili nepravilnosti koje mogu štetiti interesima Prometne zajednice, financijski izvršitelj dužan je bez odgode o tome obavijestiti direktora ili, ako to smatra korisnim, Regionalni upravljački odbor ili Europski ured za borbu protiv prijevara. Pojam „financijski interesi Prometne zajednice” znači svi prihodi, rashodi i imovina koji su obuhvaćeni proračunom Prometne zajednice, stečeni preko njega ili čine potraživanja tog proračuna.

               3.Ako su se u okviru određene aktivnosti pojavile nepravilnosti ili prijevara, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje dužan je suspendirati taj postupak i može poduzeti sve potrebne mjere, uključujući poništenje svake odluke donesene u okviru predmetne aktivnosti. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje dužan je odmah obavijestiti sva nadležna tijela, uključujući, ako je to primjenjivo, Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) i Ured europskog javnog tužitelja (EPPO), o slučajevima kod kojih se sumnja na postojanje prijevare ili nepravilnosti.

               Članak 28.

               1.Dužnosnik za ovjeravanje može u svakom trenutku, privremeno ili konačno, povući svako delegiranje ovlasti. O tom se postupku odmah obavješćuje Regionalni upravljački odbor i predsjednik Odbora za proračun uz davanje valjanog obrazloženja.

               2.Direktor može, uz prethodnu suglasnost Europske komisije, u svakom trenutku, privremeno ili konačno, suspendirati računovodstvenog službenika s njegovih dužnosti. Direktor, na prijedlog Europske komisije, imenuje privremenog računovodstvenog službenika, a nakon toga i stalnog računovodstvenog službenika, u skladu s pravilima o zapošljavanju Prometne zajednice.

               Članak 29.

               1.Odredbama ovog poglavlja ne dovodi se u pitanje kaznena odgovornost koju dužnosnik za ovjeravanje i osobe iz ovog poglavlja mogu snositi na temelju primjenjivog nacionalnog prava države njihova boravišta i na temelju važećih odredbi o zaštiti financijskih interesa Prometne zajednice i borbi protiv korupcije u koju su uključeni dužnosnici Prometne zajednice ili službenici ugovornih stranaka.

               2.U slučaju da postoje dokazi o nezakonitim aktivnostima, prijevari ili korupciji koje mogu štetiti interesima Prometne zajednice, predmet se upućuje nadležnim tijelima.

               Odjeljak 2.

               Pravila koja se primjenjuju na dužnosnika za ovjeravanje

               Članak 30.

               1.Od dužnosnika za ovjeravanje može se zatražiti da nadoknadi, u cijelosti ili djelomično, štetu koju je pretrpjela Prometna zajednica zbog njegove teške povrede radnih obveza za vrijeme izvršavanja njegovih dužnosti ili u vezi s tim izvršavanjem, osobito ako on utvrđuje prava čiji je povrat potrebno osigurati ili izdaje naloge za povrat, preuzima obveze za rashode ili potpisuje naloge za plaćanje, a da se pritom ne pridržava ove Odluke. Isto se primjenjuje u slučaju u kojem, uslijed teške povrede dužnosti, dužnosnik za ovjeravanje:

               (a) ne sastavi dokument kojim se utvrđuje iznos potraživanja;

               (b)ne izda nalog za povrat ili bez opravdanja kasni s njegovim izdavanjem;

               (c)ne izda nalog za plaćanje ili kasni s njegovim izdavanjem, dovodeći time do nastanka građanskopravne odgovornosti Prometne zajednice prema trećim stranama.

               2.Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti koji smatra da je odluka donesena pod njegovom odgovornošću nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja, pisanim putem obavješćuje tijelo koje je delegiralo ovlasti. Ako tijelo koje delegira ovlast tada dužnosniku za ovjeravanje na osnovi delegiranja dostavi obrazloženi pisani nalog za izvršenje predmetne odluke, dužnosnik za ovjeravanje mora je izvršiti i ne može se smatrati odgovornim.

               3.U slučaju delegiranja ovlasti, dužnosnik za ovjeravanje i dalje je odgovoran za djelotvornost uspostavljenih unutarnjih pravila za upravljanje i za odabir dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti.

               4.Dužnosnik za ovjeravanje ne smatra se odgovornim ni za jednu odluku koju je donio Regionalni upravljački odbor, u slučaju da se te odluke strogo poštuju. Ako se dužnosnik za ovjeravanje ne slaže s bilo kojom od tih odluka, ima pravo o tome pisanim putem obavijestiti mjerodavno tijelo. Međutim, obvezan je pridržavati se predmetnih odluka.

               POGLAVLJE 4.

               PRIHODI

               Odjeljak 1.

               Opće odredbe

               Članak 31.

               Obračunate kamate u poslovnim knjigama Prometne zajednice dio su njezinih prihoda, zajedno s doprinosima ugovornih stranaka.

               Odjeljak 2.

               Procjena iznosa potraživanja

               Članak 32.

               Procjenu iznosa potraživanja najprije radi dužnosnik za ovjeravanje odgovoran s obzirom na bilo koju mjeru ili okolnost zbog koje može nastati ili kojom se može izmijeniti iznos koji se duguje tijelu Prometne zajednice.

               Odjeljak 3.

               Utvrđivanje iznosa potraživanja od trećih strana

               Članak 33.

               1.Utvrđivanje iznosa potraživanja postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje ili dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja:

               (a)provjerava postoji li dug;

               (b)utvrđuje ili provjerava istinitost i iznos duga;

               (c)provjerava uvjete dospijeća duga.

               2.Svaki iznos potraživanja koji je utvrđen kao nesporan, u fiksnom iznosu i dospio mora se utvrditi u nalogu za povrat koji se upućuje računovodstvenom službeniku, nakon čega se dužniku šalje obavijest o terećenju. Oba ta dokumenta sastavlja i šalje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.

               3.U propisno obrazloženim slučajevima moguće je privremeno utvrditi određene rutinske prihode.

               Privremeno utvrđivanje obuhvaća naplatu više pojedinačnih iznosa koje stoga ne treba utvrditi pojedinačno.

               Prije kraja financijske godine dužnosnik za ovjeravanje ispravlja privremeno utvrđene iznose kako bi osigurao njihovu usklađenost sa stvarno utvrđenim iznosima potraživanja.

               Članak 34.

               Odobravanje povrata postupak je kojim odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, izdavanjem naloga za povrat daje nalog računovodstvenom službeniku da osigura povrat iznosa potraživanja koji je utvrdio predmetni odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.

               Članak 35.

               4.Osigurava se povrat pogrešno isplaćenih iznosa.

               5.Računovodstveni službenik postupa prema nalogu za povrat za iznose potraživanja koje je propisno utvrdio dužnosnik za ovjeravanje ili odgovorni dužnosnik za ovjeravanje. On mora postupati s dužnom pažnjom kako bi osigurao da Prometna zajednica primi svoje prihode i da njezina prava budu zaštićena.

               6.U slučaju kada se odgovorni dužnosnik za ovjeravanje planira odreći povrata utvrđenog iznosa potraživanja, on osigurava da je odricanje pravilno i u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja. Takvo odricanje utvrđuje se odlukom dužnosnika za ovjeravanje koja mora biti obrazložena. Dužnosnik za ovjeravanje ne može delegirati donošenje takve odluke. U odluci o odricanju navodi se koje su mjere poduzete kako bi se osigurao povrat te pravni i činjenični aspekti na kojima se odluka temelji.

               7.Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje poništava utvrđeni iznos potraživanja u slučaju kada se pokaže da zbog pravne ili činjenične pogreške iznos potraživanja nije bio ispravno utvrđen. Odluku o poništenju, koje mora biti odgovarajuće obrazloženo, donosi odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.

               8.Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje prilagođava iznos utvrđenog duga na viši ili niži iznos kada otkriće činjenične pogreške dovede do promjene iznosa duga, pod uvjetom da takav ispravak ne podrazumijeva gubitak utvrđenih prava Prometne zajednice. Odluku o prilagodbi, koja mora biti odgovarajuće obrazložena, donosi odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.

               9.Ako dužnik ima potraživanja prema Prometnoj zajednici, u fiksnom iznosu te koja su dospjela u vezi s iznosom utvrđenim u nalogu za plaćanje, računovodstveni službenik, po isteku roka navedenog u obavijesti o terećenju, osigurava povrat utvrđenih iznosa potraživanja prijebojem.

               U iznimnim okolnostima, ako je potrebno zaštititi financijske interese Prometne zajednice i ako računovodstveni službenik opravdano smatra da bi iznos koji se duguje Prometnoj zajednici bio izgubljen, računovodstveni službenik može osigurati povrat prijebojem prije isteka roka navedenog u obavijesti o terećenju.

               Računovodstveni službenik može osigurati povrat prijebojem i prije isteka roka navedenog u obavijesti o terećenju ako je dužnik s time suglasan.

               10.Prije svake naplate u skladu sa stavkom 9. ovog članka računovodstveni službenik savjetuje se s dužnosnikom za ovjeravanje i obavješćuje predmetne dužnike.

               11.Prijeboj iz stavka 9. ima jednak učinak kao i plaćanje te oslobađa Prometnu zajednicu od iznosa duga te, gdje je potrebno, dospjelih kamata.

               Članak 36.

               1.Nakon što je povrat dospjelog iznosa ostvaren, računovodstveni službenik ga knjiži i o tome obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.

               2.Za svaku gotovinsku uplatu izvršenu računovodstvenom službeniku izdaje se potvrda o plaćanju.

               Članak 37.

               1.Ako se povrat ne izvrši u roku utvrđenom u obavijesti o terećenju, računovodstveni službenik o tome mora obavijestiti nadležnog dužnosnika za ovjeravanje i odmah pokrenuti postupak za izvršenje povrata bilo kojim zakonom predviđenim sredstvima.

               2.Računovodstveni službenik osigurava povrat iznosa prijebojem jednakovrijednih potraživanja koje ima Prometna zajednica prema bilo kojem dužniku koji i sam ima potraživanje prema Prometnoj zajednici koje je nesporno, u fiksnom iznosu i dospjelo, uz uvjet da je prijeboj pravno moguć.

               Članak 38.

               Računovodstveni službenik, u suradnji s odgovornim dužnosnikom za ovjeravanje, može produljiti rok plaćanja samo na pisani, primjereno obrazloženi zahtjev dužnika, uz uvjet da su ispunjena sljedeća dva uvjeta:

               (a)dužnik se obvezuje platiti kamate za cijelo dopušteno dodatno razdoblje koje počinje od datuma kad je plaćanje izvorno dospjelo, po stopi koju primjenjuje Europska središnja banka za svoje glavne operacije refinanciranja u eurima (referentna stopa) uvećanoj za osam bodova. Referentna je stopa stopa koja je na snazi, kako je objavljena u seriji C Službenog lista Europske unije, prvog dana mjeseca u kojemu završava razdoblje otplate;

               (b) kako bi se zaštitila prava Prometne zajednice, dužnik osigurava financijsko jamstvo koje pokriva iznos glavnice i kamata.

               POGLAVLJE 5.

               RASHODI

               Članak 39.

               1.Svaka stavka rashoda preuzima se kao obveza i mora se platiti.

               Odjeljak 1.

               Preuzimanje obveza za rashode

               Članak 40.

               1.Preuzimanje proračunske obveze postupak je rezerviranja odobrenih sredstava potrebnih za pokrivanje naknadnih plaćanja kako bi se ispunila preuzeta pravna obveza.

               2.Preuzimanje pravne obveze akt je kojim odgovorni dužnosnik za ovjeravanje preuzima ili uspostavlja obvezu koja ima za posljedicu terećenje proračuna.

               Članak 41.

               1.S obzirom na mjere zbog kojih može nastati rashod na teret proračuna, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje mora prvo preuzeti proračunsku obvezu prije nego što preuzme pravnu obvezu prema trećim stranama.

               2.Pojedinačne pravne obveze koje se odnose na pojedinačne proračunske obveze zaključuju se do 31. prosinca tekuće financijske godine.

               Članak 42.

               1.Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje do 31. prosinca godine N+1 opoziva neiskorištena salda proračunskih obveza koje se odnose na godinu N.

               2.Preuzete pravne obveze za aktivnosti koje traju dulje od jedne financijske godine te odgovarajuće proračunske obveze imaju krajnji datum izvršenja, utvrđen u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, osim u slučaju rashoda za osoblje. Opoziva se svaki dio takvih preuzetih obveza koji nije izvršen šest mjeseci od tog krajnjeg datuma.

               3.Ako preuzeta pravna obveza nije izvršena plaćanjem nakon razdoblja od tri godine, opoziva je odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.

               Članak 43.

               Kada se preuzimaju proračunske obveze, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:

               (a)da rashod tereti točnu proračunsku stavku;

               (b)da su odobrena sredstva raspoloživa;

               (c)da je rashod u skladu s primjenjivim odredbama, osobito onima iz Ugovora, i s unutarnjim pravilima za upravljanje Prometne zajednice;

               (a)da se poštuje načelo dobrog financijskog upravljanja.

               Odjeljak 2.

               Potvrđivanje rashoda

               Članak 44.

               Potvrđivanje rashoda postupak je kojim odgovorni dužnosnik za ovjeravanje:

               (a)provjerava postojanje prava vjerovnika;

               (b)provjerava uvjete pod kojima plaćanje dospijeva;

               (c)utvrđuje ili provjerava istinitost i iznos potraživanja.

               Članak 45.

               1.Potvrđivanje svih rashoda temelji se na pratećoj dokumentaciji koja potvrđuje prava vjerovnika na temelju izjave o stvarno pruženim uslugama, stvarno isporučenoj robi ili stvarno izvršenim radovima ili na temelju drugih dokumenata koji opravdavaju plaćanje.

               2.Odluka o potvrđivanju izražava se potpisivanjem potvrde „odobreno za plaćanje”, što obavlja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.

               Odjeljak 3.

               Odobravanje rashoda

               Članak 46.

               1.Odobravanje rashoda postupak je u kojem odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, izdavanjem naloga za plaćanje, nalaže računovodstvenom službeniku da izvrši plaćanje iznosa rashoda koji je potvrdio.

               2.Na nalog za plaćanje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje stavlja datum i potpis te ga prosljeđuje računovodstvenom službeniku. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje čuva popratnu dokumentaciju u skladu s člankom 35. stavkom 4.

               3.Uz nalog za plaćanje dostavljen računovodstvenom službeniku, prema potrebi, prilaže se dokument kojim se potvrđuje da je roba upisana u evidenciju iz članka 60.

               Odjeljak 4.

               Plaćanje rashoda

               Članak 47.

               1.Plaćanje se obavlja na osnovi predočenog dokaza da je odgovarajuća aktivnost provedena u skladu s odredbama temeljnog akta te obuhvaća jedan od sljedećih postupaka:

               (a)plaćanje cjelokupnog dospjelog iznosa;

               (b)plaćanje dospjelog iznosa na bilo koji od sljedećih načina:

               –pretfinanciranje koje se može podijeliti na više plaćanja,

               –jedno privremeno plaćanje ili više njih,

               –plaćanje preostalog dospjelog iznosa. Pretfinanciranje se pripisuje u cijelosti ili djelomično privremenim plaćanjima.

               Cjelokupno pretfinanciranje i privremena plaćanja pripisuju se plaćanju preostalog iznosa.

               2.U poslovnim knjigama potrebno je napraviti razliku između različitih vrsta plaćanja iz stavka 1. u vrijeme kad su izvršena.

               Članak 48.

               Plaćanje rashoda obavlja računovodstveni službenik u okviru raspoloživih sredstava.

               GLAVA VI.

               JAVNA NABAVA

               Članak 49.

               Primjenjuje se Direktiva 2014/24/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 26. veljače 2014. o javnoj nabavi i o stavljanju izvan snage Direktive 2004/18/EZ.

               GLAVA VII.

               FINANCIJSKO IZVJEŠĆIVANJE I RAČUNOVODSTVO

               POGLAVLJE 1.

               FINANCIJSKO IZVJEŠĆIVANJE

               Članak 50.

               Godišnja računovodstvena dokumentacija Prometne zajednice obuhvaća:

               (a)financijske izvještaje Prometne zajednice i popratne priloge;

               (b)izvješće o izvršenju proračuna Prometne zajednice.

               Članak 51.

               Računovodstvena dokumentacija mora biti u skladu s računovodstvenim pravilima utvrđenima u Uredbi (EU, Euratom) 2018/1046 te mora biti točna i sveobuhvatna te davati istinit i točan prikaz:

               (a)u pogledu financijskih izvještaja, aktive i pasive, rashoda i prihoda, prava i obveza koji nisu prikazani kao aktiva i pasiva te novčanog toka;

               (b)u pogledu izvješća o izvršenju proračuna, operacija prihoda i rashoda.

               Članak 52.

               Financijski izvještaji iskazuju podatke, uključujući podatke o računovodstvenim načelima, tako da se osigurava njihova relevantnost, pouzdanost, usporedivost i razumljivost. Financijski izvještaji sastavljaju se u skladu s općeprihvaćenim računovodstvenim načelima utvrđenima u računovodstvenim pravilima u skladu s člankom 80. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ili međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor na temelju nastanka poslovnog događaja (dalje u tekstu: „IPSAS”).

               Članak 53.

               1.U skladu s računovodstvom prema načelu nastanka poslovnog događaja, prihodi i troškovi evidentiraju se u razdoblju u kojem su ostvareni ili nastali, bez obzira na datum plaćanja ili naplate.

               2.Vrijednost aktive i pasive utvrđuje se u skladu s pravilima vrednovanja utvrđenima računovodstvenim metodama propisanima u okviru međunarodnog računovodstvenog standarda i, prema potrebi, u nacionalnim standardima države rezidentnosti.

               Članak 54.

               1.Financijski izvještaji iskazuju se u eurima i obuhvaćaju:

               (a)bilancu stanja i izvještaj o financijskom rezultatu, koji predstavljaju svu aktivu i pasivu, financijski položaj i poslovni rezultat na dan 31. prosinca prethodne financijske godine; iskazuju se u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 80. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ili međunarodnim računovodstvenim standardima za javni sektor na temelju nastanka poslovnog događaja (IPSAS);

               (b)izvještaj o novčanom toku u kojem se prikazuju naplaćeni i isplaćeni iznosi tijekom godine te završno stanje riznice;

               (c)izvještaj o promjenama kapitala tijekom financijske godine.

               2.Prilog financijskim izvještajima dopunjuje i daje komentare na podatke prikazane u izvještajima iz stavka 1. te pruža sve dodatne podatke propisane međunarodno prihvaćenom računovodstvenom praksom kad su takvi podaci bitni za aktivnosti Prometne zajednice.

               POGLAVLJE 2.
                  RAČUNOVODSTVO

               Odjeljak 1.

               Zajedničke odredbe

               Članak 55.

               1.Računovodstveni sustav Prometne zajednice skup je ručnih i računalnih postupaka i kontrola kojima se osigurava utvrđivanje relevantnih transakcija ili događaja, pripremanje točnih izvornih dokumenata, točno unošenje podataka u računovodstvenu evidenciju, točna obrada transakcija, ispravno ažuriranje glavnih datoteka te izrada točnih dokumenata i izvješća.

               2.Računovodstvo se sastoji od općeg računovodstva i proračunskog računovodstva. Vodi se u eurima na temelju kalendarske godine.

               3.Podaci općeg i proračunskog računovodstva zaključuju se na završetku financijske godine, čime se omogućuje sastavljanje izvještaja iz poglavlja 1.

               4.Računovodstveni službenik dužan je primjenjivati pravila i metode kod kojih se uzimaju u obzir međunarodno prihvaćeni računovodstveni standardi za javni sektor i, prema potrebi, pravila koja primjenjuju javna tijela zemlje domaćina.

               Odjeljak 2.
                  Opće računovodstvo

               Članak 56.

               Općim računovodstvom bilježe se, kronološkim redom, koristeći se načelom dvojnog knjigovodstva, svi događaji i postupci koji utječu na ekonomsku i financijsku situaciju te aktivu i pasivu Prometne zajednice.

               Članak 57.

               1.Kretanja po računima i salda vode se u poslovnim knjigama.

               2.Svi računovodstveni zapisi, uključujući usklađenja računa, moraju se temeljiti na popratnoj dokumentaciji na koju se pozivaju.

               3.Računovodstveni sustav mora biti takav da ostavlja trag svih računovodstvenih zapisa.

               Članak 58.

               Računovodstveni službenik Prometne zajednice, nakon završetka financijske godine i do datuma podnošenja završnih financijskih izvještaja, izvršava sva potrebna usklađenja, bez posezanja za isplatom ili naplatom u vezi s tom godinom, radi istinitog i točnog financijskog izvješćivanja u skladu s ovim pravilima.

               Odjeljak 3.
                  Proračunsko računovodstvo

               Članak 59.

               1.Proračunsko računovodstvo pruža detaljan prikaz izvršenja proračuna.

               2.Za potrebe stavka 1. proračunsko računovodstvo bilježi sve proračunske prihode i rashode.

               3.Stalno tajništvo sastavlja godišnje izvješće najkasnije do 30. ožujka svake godine. To izvješće mora uključivati:

               –operativno izvješće, u kojemu se objašnjava rad koji obavlja Stalno tajništvo te ostvareni rezultati. U tom se izvješću daje pregled napretka u ostvarivanju ciljeva utvrđenih u godišnjem programu rada Stalnog tajništva;

               –financijsko izvješće o izvršenju proračuna.

               POGLAVLJE 3.

               POPIS IMOVINE

               Članak 60.

               Prometna zajednica vodi evidenciju koja prikazuje količinu i vrijednost sve materijalne, nematerijalne i financijske aktive koja čini imovinu Prometne zajednice.

               GLAVA VIII.

               VANJSKA REVIZIJA I ZAŠTITA FINANCIJSKIH INTERESA

               Članak 61.

               Računovodstveni službenik, najkasnije do 31. ožujka svake godine, izrađuje računovodstvenu dokumentaciju za prethodnu godinu. Tu računovodstvenu dokumentaciju potvrđuje direktor.

               Članak 62.

                Godišnju reviziju Prometne zajednice provode neovisni vanjski revizori koje treba odabrati Regionalni upravljački odbor. Uvjeti pružanja usluga vanjskih revizora obnavljaju se svake godine, osim ako Regionalni upravljački odbor ne odredi drugačije.

               Članak 63.

               1.Vanjski revizori podnose izvješće Regionalnom upravljačkom odboru, zajedno s izvještajem o imovini i obvezama te ovjerenim financijskim izvještajima, najkasnije osam mjeseci nakon završetka financijske godine na koju se oni odnose. Regionalni upravljački odbor može Odboru za proračun dostaviti sve informacije koje smatra prikladnima.

               2.Direktor o izvješću vanjskih revizora iznosi sva opažanja koja smatra prikladnima.

               3.Vanjski revizori provode reviziju na način koji smatraju prikladnim, u skladu s njihovim odobrenim opisom poslova. Vanjski revizori posebno su dužni pregledati računovodstvenu evidenciju i postupke Prometne zajednice u svrhu provjeravanja točnosti i potpunosti te evidencije. U okviru vanjske revizije utvrđuje se cjelokupna valjanost financijskih izvještaja.

               4.Vanjski revizori Regionalnom upravljačkom odboru podnose izvješće o reviziji i ovjerene financijske izvještaje, zajedno s izjavom o jamstvu u pogledu pouzdanosti računovodstvene dokumentacije te zakonitosti i pravilnosti osnovnih transakcija, najkasnije osam mjeseci nakon završetka financijske godine na koju se računovodstvena dokumentacija odnosi. Ako Regionalni upravljački odbor to zatraži, Odbor za proračun dužan je Regionalnom upravljačkom odboru iznijeti sva opažanja koja smatra prikladnima o dokumentima koje su dostavili revizori.

               Članak 64.

               1. Dužnosnik za ovjeravanje i Regionalni upravljački odbor dužni su bez odgode proslijediti OLAF-u i Europskoj komisiji sve informacije dobivene u skladu s člankom 27.

               2. Regionalni upravljački odbor i osoblje Prometne zajednice moraju u potpunosti surađivati u zaštiti financijskih interesa Unije, osobito s Uredom europskog javnog tužitelja i OLAF-om te im davati relevantne informacije i, na njihov zahtjev, pružati im svu pomoć koja im je potrebna za izvršavanje njihovih odgovarajućih ovlasti, uključujući provođenje istraga u skladu s Uredbom Vijeća (EU) 2017/1939 i Uredbom (EU, Euratom) 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća. Osim toga, dužnosnik za ovjeravanje osigurava da sve treće osobe koje su uključene u izvršavanje proračuna Prometne zajednice u potpunosti surađuju s Uredom europskog javnog tužitelja i OLAF-om i da im daju jednaka prava.

               3. OLAF je ovlašten provoditi administrativne istrage u poslovnim prostorima Prometne zajednice, uključujući pravo pristupa radi provođenja inspekcija u skladu s Uredbom (EU, Euratom) 883/2013.

               GLAVA IX.

                PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

               Članak 65.

               Regionalni upravljački odbor ovlašten je da dobiva sve informacije ili objašnjenja o izvršavanju proračuna.

               Članak 66.

               Uz odobrenje Europske komisije, direktor, prema potrebi, može donijeti smjernice za primjenu ovih pravila.

               Članak 67.

               Dok se ne imenuju članovi Odbora za proračun, njegove funkcije na temelju članka 14. stavka 2. obavljat će Europska komisija.

               Članak 68.

               Ova pravila u cijelosti su obvezujuća za ugovorne stranke Ugovora i tijela osnovana na temelju Ugovora.

               Ova pravila stupaju na snagu na datum kada ih donese Regionalni upravljački odbor.

                     (1)

                        APEX (engl. Advance Purchase Excursion): karta s popustom koji je dostupan za neke zrakoplovne karte i karte za vlak ako se one kupe određen broj dana unaprijed.

                     (2)

                        Izmjerene u odnosu na ukupne troškove službenog putovanja (bez dnevnica).

                     (3)

                  https://ec.europa.eu/international-partnerships/system/files/per-diem-rates-20200201_en.pdf

                     (4)

                        Kao opće pravilo, od stručnjaka se ne može tražiti da: – napuste svoje mjesto rada ili stanovanja ili mjesto na kojemu se održava sastanak prije 7 sati ujutro (postaja ili drugo prijevozno sredstvo) ili 8 sati ujutro (zračna luka),  – stignu na mjesto održavanja sastanka poslije 21 sat navečer (zračna luka) ili 22 sata (postaja ili drugo prijevozno sredstvo).

                     (5)

                        SL L 278, 27.10.2017., str. 3.–53.