               EUROPSKA KOMISIJA
            Bruxelles, 13.10.2016.
            COM(2016) 656 final
            2016/0324(NLE)
            Prijedlog
            ODLUKE VIJEĆA
            o stajalištu koje Unija treba donijeti u  Pododboru za sanitarne i fitosanitarne mjere, Pododboru za trgovinu i održivi razvoj, Carinskom pododboru i Pododboru za oznake zemljopisnog podrijetla, koji su osnovani Sporazumom o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane, o donošenju poslovnika Pododbora za sanitarne i fitosanitarne mjere, Pododbora za trgovinu i održivi razvoj, Carinskog pododbora i Pododbora za oznake zemljopisnog podrijetla

               OBRAZLOŽENJE

               1.KONTEKST PRIJEDLOGA

               •Razlozi i ciljevi prijedloga

               Priloženi prijedlog pravni je instrument za odobravanje stajališta koje Unija treba donijeti u Pododboru za sanitarne i fitosanitarne mjere („Pododbor za SPS”), Pododboru za trgovinu i održivi razvoj („Pododbor za TDS”), Carinskom pododboru i Pododboru za oznake zemljopisnog podrijetla (dalje u tekstu „Pododbor za OZP”) koji su osnovani Sporazumom o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane („Sporazum”), o donošenju poslovnika Pododbora za SPS, Pododbora za trgovinu i održivi razvoj, Carinskog pododbora i Pododbora za oznake zemljopisnog podrijetla.

               Sporazum je potpisan u Bruxellesu 27. lipnja 2014., a njegova glava IV., Trgovina i pitanja povezana s trgovinom (DCFTA), privremeno se primjenjuje od 1. siječnja 2016.

               Sporazumom su osnovani Pododbor za sanitarne i fitosanitarne mjere, Pododbor za trgovinu i održivi razvoj, Carinski pododbor i Pododbor za oznake zemljopisnog podrijetla. Zadaća je tih pododbora praćenje provedbe dijela Sporazuma koji se odnosi na DCFTA-u i rješavanje povezanih pitanja. Pododbori moraju donijeti svoje poslovnike. Očekuje se da će se prvi sastanci pododborâ održati u drugoj polovini 2016. Poslovnici tih pododbora, priloženi ovom Prijedlogu, temelje se na poslovniku Odbora za pridruživanje.

               •Dosljednost s postojećim odredbama u određenom području

               Ovim se prijedlogom provodi zajednička trgovinska politika Unije prema Ukrajini, partnerskoj zemlji istočnog susjedstva, na temelju odredaba prethodno navedenog Sporazuma, a posebno njegova cilja da se između stranaka stvori područje produbljene i sveobuhvatne slobodne trgovine (DCFTA).

               •Dosljednost u odnosu na druge politike Unije

               Ovaj je prijedlog u skladu s drugim vanjskim politikama Unije te doprinosi njihovoj provedbi, a to posebno vrijedi za europsku politiku susjedstva i politiku razvojne suradnje u pogledu Ukrajine.

               2.
                     PRAVNA OSNOVA, SUPSIDIJARNOST I PROPORCIONALNOST

               •Pravna osnova

               Pravna osnova za utvrđivanje stajališta koje u ime Unije treba zauzeti u odborima i pododborima osnovanima Sporazumom jest Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 207. stavak 4. u vezi s člankom 218. stavkom 9.

               U svjetlu odobrenja četiriju nacrta tekstova poslovnika od strane Ukrajine, na temelju članka 207. stavka 4. i članka 218. stavka 9. UFEU-a Europska komisija predlaže da Vijeće donese Odluku o odobrenju stajališta Unije o odlukama koje se trebaju donijeti na prvim sastancima Pododbora za SPS EU-a i Ukrajine, Pododbora za trgovinu i održivi razvoj EU-a i Ukrajine, Carinskog pododbora EU-a i Ukrajine i Pododbora za oznake zemljopisnog podrijetla EU-a i Ukrajine u pogledu njihovih poslovnika.

               Člankom 74. Sporazuma osniva se Pododbor za SPS te se predviđa da bi trebao donijeti svoje radne postupke na prvom sastanku. Očekuje se da će se prvi sastanak Pododbora za SPS održati u drugoj polovini 2016. Za prvi je sastanak potrebno pripremiti stajalište Unije o nacrtu poslovnika navedenog pododbora. Ukrajina je odobrila priloženi nacrt poslovnika.

               Člankom 300. Sporazuma osniva se Pododbor za trgovinu i održivi razvoj te se predviđa da donese svoj poslovnik. Prvi sastanak trebao bi se održati u drugoj polovini 2016. Stoga je potrebno pripremiti stajalište Unije o poslovniku navedenog Pododbora. Ukrajina je odobrila priloženi nacrt poslovnika.

               Člankom 83. Sporazuma osniva se Carinski pododbor te se predviđa da donese svoj interni poslovnik. Prvi sastanak trebao bi se održati u drugoj polovini 2016. Stoga je potrebno pripremiti stajalište Unije o poslovniku navedenog Pododbora. Ukrajina je odobrila priloženi nacrt poslovnika.

               Člankom 211. Sporazuma osniva se Pododbor za oznake zemljopisnog podrijetla te se predviđa da donese svoj poslovnik. Prvi sastanak trebao bi se održati u drugoj polovini 2016. Stoga je potrebno pripremiti stajalište Unije o poslovniku navedenog Pododbora. Ukrajina je odobrila priloženi nacrt poslovnika.

               •Supsidijarnost (za neisključivu nadležnost)

               Zajednička trgovinska politika u skladu s člankom 3. UFEU-a definira se kao isključiva nadležnost Unije. Stoga se ne primjenjuje načelo supsidijarnosti.

               •Proporcionalnost

               Ovaj prijedlog nužan je radi provedbe međunarodnih obveza Unije utvrđenih Sporazumom s Ukrajinom.

               •Odabir instrumenta

               Ovaj Prijedlog u skladu je s člankom 218. stavkom 9. UFEU-a kojim se predviđa da Vijeće donosi odluke o utvrđivanju stajališta koja u ime Unije treba donijeti  u tijelu osnovanomnom na temelju sporazuma kada je to tijelo pozvano donositi akte koji proizvode pravne učinke. Ne postoji drugi pravni instrument kojim bi se moglo koristiti u svrhu postizanja cilja iz ovog prijedloga.

               3.
                     REZULTATI EX POST EVALUACIJA, SAVJETOVANJA S DIONICIMA I PROCJENE UČINAKA

               •Ex post evaluacija / provjera primjerenosti postojećeg zakonodavstva

                  Nije primjenjivo.

               •Savjetovanja s dionicima

               Savjetovanja s dionicima ne primjenjuju se na ovaj Prijedlog jer cilj mu je samo provedba obveza Unije utvrđenih u Sporazumu.

               •Prikupljanje i primjena stručnih znanja

                  Nije primjenjivo.

               •Procjena učinka

               Trgovinske i s trgovinom povezane odredbe Sporazuma bile su predmet ex ante procjene učinka (procjena učinka na održivost trgovine koju je naručila Glavna uprava za trgovinu iz 2007.) koja je uključena u pregovarački postupak o DCFTA-i. Tom je studijom potvrđeno da bi provedba trgovinskih i s trgovinom povezanih odredbi imala pozitivan gospodarski učinak i za EU i za Ukrajinu. Prijedlog nema negativan učinak na gospodarsku, socijalnu ili okolišnu politiku Unije.

               •
                     Primjerenost propisa i pojednostavnjivanje

                  U ovoj fazi Sporazum ne podliježe postupcima Programa za primjerenost i učinkovitost propisa (REFIT), ne podrazumijeva nikakve troškove za mala i srednja poduzeća Unije i ne pokreće pitanja s gledišta digitalnog okruženja.

               •Temeljna prava

               Prijedlogom se ne utječe na zaštitu temeljnih prava u Uniji.

               4.
                     UTJECAJ NA PRORAČUN

                  Nije primjenjivo.

               5.
                     OSTALI DIJELOVI

               •
                     Planovi provedbe i mehanizmi praćenja, evaluacije i izvješćivanja

                  Vijeće za pridruživanje EU-a i Ukrajine i njemu podređena tijela osnovana Sporazumom redovito provjeravaju provedbu tog Sporazuma. Osim toga, Europska komisija izvješćuje Europski parlament i Vijeće o sastancima Odbora EU-a i Ukrajine za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu koji se održavaju najmanje jednom godišnje, uključujući i o elementima obuhvaćenima ovim Prijedlogom.

               •Dokumenti s obrazloženjima (za direktive)

                  Nije primjenjivo.

               •Detaljno obrazloženje posebnih odredbi prijedloga

                  Cilj je prijedloga donošenje stajališta Unije u odnosu na sljedeće:

               Područje produbljene i sveobuhvatne slobodne trgovine (DCFTA), kao dio Sporazuma o pridruživanju između EU-a i Ukrajine („Sporazum”), primjenjuje se od 1. siječnja 2016. Sporazumom je osnovan niz zajedničkih institucija, među njima Pododbor za sanitarne i fitosanitarne mjere/za upravljanje sanitarnim i fitosanitarnim mjerama?, Pododbor za trgovinu i održivi razvoj, Carinski pododbor i Pododbor za oznake zemljopisnog podrijetla, koji su nadležni za provedbu obveza u okviru DCFTA-e povezanih s njihovim područjima stručnosti.

               U skladu s člankom 218. stavkom 9. UFEU-a svaka zajednička odluka s pravnim posljedicama koju donosi tijelo Sporazuma o pridruživanju zahtijeva prethodnu odluku Vijeća o stajalištu Unije.

               •

               2016/0324 (NLE)

               Prijedlog

               ODLUKE VIJEĆA

               o stajalištu koje Unija treba donijeti u  Pododboru za sanitarne i fitosanitarne mjere, Pododboru za trgovinu i održivi razvoj, Carinskom pododboru i Pododboru za oznake zemljopisnog podrijetla, koji su osnovani Sporazumom o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane, o donošenju poslovnika Pododbora za sanitarne i fitosanitarne mjere, Pododbora za trgovinu i održivi razvoj, Carinskog pododbora i Pododbora za oznake zemljopisnog podrijetla

               VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,

               uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 207. stavak 4. u vezi s člankom 218. stavkom 9.,

               uzimajući u obzir prijedlog Komisije,

               budući da:

               (1)Člankom 486. Sporazuma o pridruživanju („Sporazum”) između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane, predviđa se privremena primjena dijelova Sporazuma.

               (2)U članku 4. Odluke Vijeća 2014/668/EU
                  1
                od 23. lipnja 2014. utvrđuju se odredbe Sporazuma koje će se primjenjivati privremeno, uključujući odredbe o osnivanju i radu Pododbora za sanitarne i fitosanitarne mjere („Pododbor za SPS”), Pododbora za trgovinu i održivi razvoj („Pododbor za TDS”), Carinskog pododbora i Pododbora za oznake zemljopisnog podrijetla („Pododbor za OZP”).

               (3)Člankom 74. Sporazuma predviđa se da bi Pododbor za SPS na svojem prvom sastanku trebao utvrditi svoje radne postupke.

               (4)Člankom 300. Sporazuma predviđa se da bi Pododbor za trgovinu i održivi razvoj trebao utvrditi svoj poslovnik.

               (5)Člankom 83. Sporazuma predviđa se da bi Carinski pododbor trebao utvrditi svoj poslovnik.

               (6)Člankom 211. Sporazuma predviđa se da bi Pododbor za OZP trebao utvrditi svoj poslovnik.

               DONIJELO JE OVU ODLUKU:

               Članak 1.

               1.Utvrđuje se stajalište koje Unija treba zauzeti u Pododboru za SPS osnovanom u skladu s člankom 74. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane, na temelju nacrta Odluke o poslovniku Pododbora za SPS priloženog ovoj Odluci.

               2.Predstavnici Unije u Pododboru za SPS mogu dogovoriti manje izmjene nacrta Odluke bez daljnje odluke Vijeća.

               Članak 2.

               1.Utvrđuje se stajalište koje Europska unija treba zauzeti u Pododboru za trgovinu i održivi razvoj osnovanom u skladu s člankom 300. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane, na temelju nacrta Odluke o poslovniku Pododbora za trgovinu i održivi razvoj priloženog ovoj Odluci.

               2.Predstavnici Unije u Pododboru za trgovinu i održivi razvoj mogu dogovoriti manje izmjene nacrta Odluke bez daljnje odluke Vijeća.

               Članak 3.

               1.Utvrđuje se stajalište koje Unija treba zauzeti u Carinskom pododboru osnovanom u skladu s člankom 83. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane, na temelju nacrta Odluke o poslovniku Carinskog pododbora priloženog ovoj Odluci.

               2.Predstavnici Unije u Carinskom pododboru mogu dogovoriti manje izmjene nacrta Odluke bez daljnje odluke Vijeća.

               Članak 4.

               1.Utvrđuje se stajalište koje Unija treba zauzeti u Pododboru za OZP osnovanom u skladu s člankom 211. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane, na temelju nacrta Odluke o poslovniku Pododbora za OZP priloženog ovoj Odluci.

               2.Predstavnici Unije u Pododboru za OZP mogu dogovoriti manje izmjene nacrta Odluke bez daljnje odluke Vijeća.

               Članak 5.

               Ova Odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja.

               Sastavljeno u Bruxellesu

                     Za Vijeće

                     Predsjednik

                     (1)
                  Odluka Vijeća od 23. lipnja 2014. o potpisivanju, u ime Europske unije, i privremenoj primjeni Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane, u pogledu glave III. (uz iznimku odredbi koje se odnose na postupanje prema državljanima trećih zemalja koji su zakonito zaposleni kao radnici na državnom području druge stranke) i glava IV., V., VI. i VII. Sporazuma, kao i povezanih priloga i protokola (SL L 278, 20.9.2014., str. 1.).

    ---documentbreak---

               EUROPSKA KOMISIJA
            Bruxelles, 13.10.2016.
            COM(2016) 656 final
            PRILOG

            Prijedlogu odluke Vijeća
            o stajalištu koje Unija treba donijeti u  Pododboru za sanitarne i fitosanitarne mjere, Pododboru za trgovinu i održivi razvoj, Carinskom pododboru i Pododboru za oznake zemljopisnog podrijetla, koji su osnovani Sporazumom o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane, o donošenju poslovnika Pododbora za sanitarne i fitosanitarne mjere, Pododbora za trgovinu i održivi razvoj, Carinskog pododbora i Pododbora za oznake zemljopisnog podrijetla

               NACRT

               ODLUKE br. 1/2016 Pododbora EU-a i UKRAJINE za sanitarne i fitosanitarne mjere

               od … 2016.

               o donošenju poslovnika

               PODODBOR ZA SANITARNE I FITOSANITARNE MJERE EU-a I UKRAJINE,

               uzimajući u obzir Sporazum o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane („Sporazum”), a posebno njegov članak 74.,

               budući da:

               (1)U skladu s njegovim člankom 486., dijelovi Sporazuma, uključujući poglavlje 4. (Sanitarne i fitosanitarne mjere) glave IV. (Trgovina i pitanja povezana s trgovinom), primjenjuju se privremeno od 1. siječnja 2016.

               (2)Člankom 74. Sporazuma predviđeno je da bi Pododbor za sanitarne i fitosanitarne mjere („Pododbor za SPS”) trebao razmotriti sva pitanja povezana s provedbom poglavlja 4. (Sanitarne i fitosanitarne mjere) glave IV. (Trgovina i pitanja povezana s trgovinom) Sporazuma.

               (3)Člankom 74. stavkom 5. Sporazuma predviđeno je da bi Pododbor za SPS trebao donijeti svoj poslovnik,

               ODLUČIO JE:

               Članak 1.

               Donosi se poslovnik Pododbora za SPS kako je utvrđen u Dodatku.

               Članak 2.

               Ova Odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja.

               Sastavljeno u … …

                        Za Pododbor za SPS

                        Predsjednik

               Dodatak

               Poslovnik Pododbora za sanitarne i fitosanitarne mjere EU-a i Ukrajine

               Članak 1.

               Opće odredbe

               1.Pododbor za sanitarne i fitosanitarne mjere („Pododbor za SPS”), osnovan u skladu s člankom 74. stavkom 1. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane („Sporazum”), pomaže Odboru za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu, kako je predviđeno člankom 465. stavkom 4. glave IV. Sporazuma, pri obavljanju njegovih dužnosti.

               2.Pododbor za SPS obavlja zadaće utvrđene u članku 74. stavku 2. Sporazuma u svjetlu ciljeva poglavlja 4. glave IV. utvrđenih u članku 59. Sporazuma.

               3.Pododbor za SPS sastavljen je od predstavnika Europske komisije i Ukrajine nadležnih za sanitarna i fitosanitarna pitanja.

               4.Predstavnik Europske komisije ili Ukrajine nadležan za sanitarna i fitosanitarna pitanja djeluje kao predsjednik u skladu s člankom 2. u nastavku.

               5.Stranke ovog poslovnika definiraju se kako je predviđeno u članku 482. Sporazuma.

               Članak 2.

               Predsjedanje

               Stranke naizmjenično predsjedaju Pododborom za SPS u razdobljima od 12 mjeseci. Prvo razdoblje započinje na datum prvog sastanka Vijeća za pridruživanje, a završava 31. prosinca iste godine.

               Članak 3.

               Sastanci

               1.Osim ako se stranke dogovore drugačije, Pododbor za SPS sastaje se u roku od tri mjeseca od stupanja na snagu Sporazuma, na zahtjev stranke ili najmanje jednom godišnje.

               2.Sve sastanke Pododbora za SPS saziva predsjednik u vrijeme i na mjestu o kojima su se složile obje stranke. Obavijest o sazivanju sastanka izdaje predsjednik Pododbora za SPS najkasnije 28 kalendarskih dana prije početka sastanka, osim ako se stranke dogovore drugačije.

               3.Kad god je to moguće, redoviti sastanak Pododbora za SPS saziva se pravodobno prije redovitog sastanka Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

               4.Sastanci Pododbora za SPS mogu se održavati putem svih dogovorenih tehnoloških sredstava, poput videokonferencija ili audiokonferencija.

               5.Pododbor za SPS može pitanja rješavati i izvan sjednice, pisanim putem.

               Članak 4.

               Izaslanstva

               Prije svakog sastanka Tajništvo obavješćuje stranke o predviđenom sastavu izaslanstava koja će sa svake strane prisustvovati sastanku.

               Članak 5.

               Tajništvo

               1.Dužnosnik Europske komisije i dužnosnik Ukrajine djeluju zajednički kao tajnici Pododbora za SPS i zajednički obavljaju tajničke zadaće u duhu obostranog povjerenja i suradnje.

               2.Tajništvo Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu obavješćuje se o svim odlukama, mišljenjima, preporukama, izvješćima i ostalim dogovorenim mjerama Pododbora za SPS.

               Članak 6.

               Korespondencija

               1.Korespondencija naslovljena na Pododbor za SPS šalje se tajniku jedne od stranaka, koji zatim obavješćuje drugog tajnika.

               2.Tajništvo osigurava da se korespondencija naslovljena na Pododbor za SPS prosljeđuje predsjedniku Pododbora za SPS i da se, prema potrebi, prosljeđuje kao dokumentacija iz članka 7. poslovnika.

               3.Korespondenciju predsjednika Pododbora za SPS strankama u njegovo ime šalje Tajništvo Pododbora za SPS. Takva korespondencija prosljeđuje se, prema potrebi, kako je predviđeno člankom 7. ovog poslovnika.

               Članak 7.

               Dokumenti

               1.Dokumenti se prosljeđuju preko tajnikâ Pododbora za SPS.

               2.Svaka stranka šalje svoje dokumente svojem tajniku. Tajnik prosljeđuje te dokumente tajniku druge stranke.

               3.Tajnik Unije dokumente prosljeđuje nadležnim predstavnicima Unije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Ukrajine i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

               4.Tajnik Ukrajine dokumente prosljeđuje nadležnim predstavnicima Ukrajine te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Unije i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

               5.Tajnici Pododbora za SPS služe kao kontaktne točke za razmjenu informacija predviđene člankom 67. Sporazuma.

               Članak 8.

               Povjerljivost podataka

               Osim ako stranke odluče drugačije, sastanci Pododbora za SPS nisu javni. Ako jedna stranka Pododboru za SPS dostavi informacije označene kao povjerljive, druga stranka s njima postupa kao s takvima.

               Članak 9.

               Dnevni red sastanaka

               1.Tajništvo Pododbora za SPS na temelju prijedlogâ stranaka sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak te nacrt operativnih zaključaka kako je predviđeno u članku 10. Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je Tajništvo Pododbora za SPS od jedne od stranaka najkasnije 21 kalendarski dan prije datuma sastanka zaprimilo zahtjev za uključivanje u dnevni red, popraćen odgovarajućim dokumentima.

               2.Privremeni dnevni red, zajedno s odgovarajućim dokumentima, upućuje se kako je predviđeno u članku 7., najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka.

               3.Pododbor za SPS donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točke koje se ne nalaze na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.

               4.Predsjedatelj sastanka Pododbora za SPS može, nakon dogovora s drugom strankom, ad hoc pozvati predstavnike drugih tijela stranaka ili neovisne stručnjake za predmetno područje da sudjeluju na sastancima kako bi dali informacije o određenim pitanjima. Stranke osiguravaju da ti promatrači ili stručnjaci poštuju zahtjeve o povjerljivosti.

               5.Predsjednik Pododbora za SPS u dogovoru sa strankama može skratiti rokove utvrđene u stavcima 1. i 2. kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti.

               Članak 10.

               Zapisnik i operativni zaključci

               1.Nacrt zapisnika sa svakog sastanka zajedno sastavlja dvoje tajnika.

               2.U pravilu se u zapisniku u vezi sa svakom točkom dnevnog reda navode:

               (a)sudionici sastanka, dužnosnici u pratnji i svi promatrači ili stručnjaci koji su prisustvovali sastanku;

               (b)dokumenti dostavljeni Pododboru za SPS;

               (c)izjave čije je uključivanje u zapisnik zatražio Pododbor za SPS i

               (d)operativni zaključci sa sastanka, kako je predviđeno stavkom 4.

               3.Nacrt zapisnika podnosi se na odobrenje Pododboru za SPS. Odobrava se u roku od 28 kalendarskih dana nakon svakog sastanka Pododbora za SPS. Primjerak se šalje svim primateljima iz članka 7. poslovnika.

               4.Nacrt operativnih zaključaka sa svakog sastanka sastavlja tajnik Pododbora za SPS stranke koja njime predsjeda te se on prosljeđuje strankama zajedno s dnevnim redom, u pravilu najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka. Taj se nacrt ažurira tijekom sastanka te Pododbor za SPS na kraju sastanka, osim ako se stranke dogovore drugačije, donosi operativne zaključke u koje su uključene popratne mjere koje su stranke dogovorile. Nakon usuglašavanja operativni zaključi prilažu se zapisniku, a njihova se provedba preispituje na bilo kojem sljedećem sastanku Pododbora za SPS. U tu svrhu Pododbor za SPS donosi predložak kojim se omogućuje praćenje svake mjere u odnosu na poseban rok.

               Članak 11.

               Odluke i preporuke

               1.Pododbor za SPS donosi odluke, mišljenja, preporuke, izvješća i zajedničke mjere kako je predviđeno člankom 74. Sporazuma. Te odluke, mišljenja, preporuke, izvješća i zajedničke mjere stranke donose konsenzusom nakon dovršetka odgovarajućih unutarnjih postupaka za njihovo donošenje. Odluke su za stranke obvezujuće i one poduzimaju odgovarajuće mjere za njihovu provedbu.

               2.Predsjednik potpisuje sve odluke, mišljenja, preporuke ili izvješća, a njihovu vjerodostojnost potvrđuju dva tajnika. Ne dovodeći u pitanje stavak 3., predsjednik potpisuje te dokumente tijekom sastanka na kojem su donesene odgovarajuće odluke, mišljenja, preporuke ili izvješća.

               3.Pododbor za SPS može donositi odluke, preporuke, mišljenja ili izvješća pisanim postupkom nakon dovršetka odgovarajućih unutarnjih postupaka ako se stranke tako dogovore. Pisani postupak sastoji se od razmjene nota između dvaju tajnika, koji djeluju u dogovoru sa strankama. U tu svrhu tekst prijedloga prosljeđuje se u skladu s člankom 7. s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana za iznošenje mogućih zadrški ili izmjena. U dogovoru sa strankama predsjednik Pododbora za SPS može skratiti rokove navedene u ovom stavku kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti. Nakon što se dogovori tekst akta, predsjednik potpisuje odluku, mišljenje, preporuku ili izvješće, a njihovu vjerodostojnost potvrđuju dva tajnika.

               4.Akti Pododbora za SPS naslovljuju se kao „Odluka”, „Mišljenje”, „Preporuka” odnosno „Izvješće”. Svaka odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja osim ako je odlukom predviđeno drugačije.

               5.Odluke, mišljenja, preporuke i izvješća prosljeđuju se objema strankama.

               6.Svaka stranka može donijeti odluku o objavljivanju odluka, mišljenja i preporuka Pododbora za SPS u svojim službenim publikacijama.

               Članak 12.

               Izvješća

               Pododbor za SPS Odboru za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu podnosi izvješće o svojim aktivnostima i o aktivnostima  tehničkih radnih skupina ili ad hoc skupina koje je osnovao. Izvješće se podnosi 25 dana prije redovitog godišnjeg sastanka Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

               Članak 13.

               Jezici

               1.Radni jezici Pododbora za SPS jesu engleski i ukrajinski.

               2.Osim ako je odlučeno drugačije, Pododbor za SPS svoje rasprave temelji na dokumentaciji pripremljenoj na tim jezicima.

               Članak 14.

               Troškovi

               1.Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Pododbora za SPS, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.

               2.Troškove povezane s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.

               3.Troškove povezane s usmenim prevođenjem na sastancima te pismenim prevođenjem dokumenata na engleski i ukrajinski ili s engleskog i ukrajinskog, u skladu s člankom 13. stavkom 1. ovog poslovnika, snosi stranka koja je domaćin sastanka.

               Troškove usmenog i pismenog prevođenja na druge jezike ili s njih izravno snosi stranka koja to zatraži.

               Članak 15.

               Izmjena poslovnika

               Ovaj se poslovnik može izmijeniti odlukom Pododbora za SPS u skladu s člankom 74. stavkom 5. Sporazuma.

               Članak 16.

               Tehničke radne skupine i ad hoc skupine

               1.Pododbor za SPS može u skladu s člankom 74. stavkom 3. Sporazuma donijeti odluku o osnivanju ili raspuštanju, prema potrebi, tehničkih radnih skupina ili ad hoc radnih skupina, uključujući znanstvene skupine.

               2.Članstvo u ad hoc radnim skupinama ne mora biti ograničeno na predstavnike stranaka. Stranke osiguravaju da članovi svih skupina koje je osnovao Pododbor za SPS poštuju sve odgovarajuće zahtjeve u pogledu povjerljivosti.

               3.Osim ako je odlučeno drugačije, skupine koje je osnovao Pododbor za SPS djeluju pod nadzorom Pododbora za SPS kojem odgovaraju.

               4.Sastanci radnih skupina mogu se održavati kad je to potrebno, uz osobnu nazočnost sudionika, putem videokonferencije ili audiokonferencije.

               5.Tajništvu Pododbora za SPS dostavljaju se cjelokupna relevantna korespondencija, dokumenti i komunikacije/obavijesti koji se odnose na aktivnosti radnih skupina.

               6.Radne skupine ovlaštene su davati pisane preporuke Pododboru za SPS. Preporuke se donose konsenzusom i podnose predsjedniku Pododbora za SPS, koji ih prosljeđuje kako je predviđeno člankom 7.

               7.Ovaj poslovnik primjenjuje se mutatis mutandis na sve tehničke radne skupine ili ad hoc radne skupine koje je osnovao Pododbor za SPS osim ako je u ovom članku određeno drugačije. Upućivanja na Odbor za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu smatrat će se upućivanjima na Pododbor za SPS.

               NACRT

               ODLUKE br. 1/2016 Pododbora za trgovinu i održivi razvoj EU-a i Ukrajine

               od … 2016.

               o donošenju poslovnika

               PODODBOR ZA TRGOVINU I ODRŽIVI RAZVOJ EU-a I UKRAJINE,

               uzimajući u obzir Sporazum o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane („Sporazum”), a posebno njegov članak 300.,

               budući da:

               (1)U skladu s njegovim člankom 486., dijelovi Sporazuma, uključujući poglavlje 13. (Trgovina i održivi razvoj) glave IV. (Trgovina i pitanja povezana s trgovinom), primjenjuju se privremeno od 1. siječnja 2016.

               (2)Člankom 300. Sporazuma predviđeno je da bi Pododbor za trgovinu i održivi razvoj trebao nadzirati provedbu poglavlja 13. (Trgovina i održivi razvoj) glave IV. (Trgovina i pitanja povezana s trgovinom) Sporazuma.

               (3)Člankom 300. stavkom 1. Sporazuma predviđeno je da bi Pododbor za trgovinu i održivi razvoj trebao donijeti svoj poslovnik,

               ODLUČIO JE:

               Članak 1.

               Donosi se poslovnik Pododbora za trgovinu i održivi razvoj kako je utvrđen u Dodatku.

               Članak 2.

               Ova Odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja.

               Sastavljeno u … …

                        Za Pododbor za trgovinu i održivi razvoj

                        Predsjednik

               Dodatak

               Poslovnik Pododbora za trgovinu i održivi razvoj EU-a i Ukrajine

               Članak 1.

               Opće odredbe

               1.Pododbor za trgovinu i održivi razvoj, osnovan u skladu s člankom 300. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane („Sporazum”), pomaže Odboru za pridruživanje u sastavu za trgovinu, kako je utvrđeno u članku 465. stavku 4. Sporazuma, pri obavljanju njegovih dužnosti.

               2.Pododbor za trgovinu i održivi razvoj obavlja funkcije utvrđene u poglavlju 13. (Trgovina i održivi razvoj) glave IV. (Trgovina i pitanja povezana s trgovinom) Sporazuma.

               3.Pododbor za trgovinu i održivi razvoj sastavljen je od predstavnika Europske komisije i Ukrajine, nadležnih za pitanja trgovine i održivog razvoja.

               4.Predstavnik Europske komisije ili Ukrajine nadležan za pitanja trgovine i održivog razvoja djeluje kao predsjednik Pododbora za trgovinu i održivi razvoj.

               5.Pojam „stranke” u ovom se poslovniku definira kako je predviđeno člankom 482. Sporazuma.

               Članak 2.

               Posebne odredbe

               1.Primjenjuju se članci 2. do 14. poslovnika Odbora za pridruživanje EU-a i Ukrajine, osim ako je u ovom poslovniku predviđeno drugačije.

               2.Upućivanja na Vijeće za pridruživanje tumače se kao upućivanja na Odbor za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu. Upućivanja na Odbor za pridruživanje ili Odbor za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu tumače se kao upućivanja na Pododbor za trgovinu i održivi razvoj.

               Članak 3.

               Sastanci

               Pododbor za trgovinu i održivi razvoj sastaje se prema potrebi. Stranke se nastoje sastati jednom godišnje.

               Članak 4.

               Izmjena poslovnika

               Ovaj se poslovnik može izmijeniti odlukom Pododbora za trgovinu i održivi razvoj EU-a i Ukrajine u skladu s člankom 240. Sporazuma.

               NACRT

               ODLUKE br. 1/2016 CARINSKOG PODODBORA EU-a I UKRAJINE

               od … 2016.

               o donošenju poslovnika

               CARINSKI PODODBOR EU-a I UKRAJINE,

               uzimajući u obzir Sporazum o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane („Sporazum”), a posebno njegov članak 83.,

               budući da:

               (1)U skladu s njegovim člankom 486., dijelovi Sporazuma, uključujući poglavlje 5. (Carinski režim i olakšavanje trgovine) glave IV. (Trgovina i pitanja povezana s trgovinom), primjenjuju se privremeno od 1. siječnja 2016.

               (2)Člankom 83. Sporazuma predviđeno je da Carinski pododbor prati provedbu i primjenu poglavlja 5. (Carinski režim i olakšavanje trgovine) glave IV. (Trgovina i pitanja povezana s trgovinom) Sporazuma.

               (3)Člankom 83. točkom (e) Sporazuma predviđeno je da bi Carinski pododbor trebao donijeti svoj poslovnik,

               ODLUČIO JE:

               Članak 1.

               Donosi se poslovnik Carinskog pododbora kako je utvrđen u Dodatku.

               Članak 2.

               Ova Odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja.

               Sastavljeno u … …

                        Za Uniju

                        Za Ukrajinu

               Dodatak

               Poslovnik Carinskog pododbora EU-a i Ukrajine

               Članak 1.

               Opće odredbe

               1.Carinski pododbor, osnovan u skladu s člankom 83. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane („Sporazum”), obavlja svoje dužnosti kako je predviđeno u istom članku Sporazuma.

               2.Carinski pododbor sastavljen je od predstavnika Europske komisije i Ukrajine nadležnih za carinska pitanja i pitanja povezana s carinom.

               3.Predstavnik Europske komisije ili Ukrajine nadležan za carinska pitanja i pitanja povezana s carinom djeluje kao predsjednik u skladu s člankom 2. u nastavku.

               4.Stranke ovog poslovnika definiraju se kako je predviđeno u članku 482. Sporazuma.

               Članak 2.

               Predsjedanje

               Stranke naizmjenično predsjedaju Carinskim pododborom u razdobljima od 12 mjeseci. Prvo razdoblje započinje na dan prvog sastanka Vijeća za pridruživanje, a završava 31. prosinca iste godine.

               Članak 3.

               Sastanci

               1.Osim ako se stranke dogovore drugačije, Carinski pododbor sastaje se jednom godišnje ili na zahtjev stranke.

               2.Sve sastanke Carinskog pododbora saziva predsjednik u vrijeme i na mjestu o kojima su se složile obje stranke. Predsjednik Carinskog pododbora izdaje obavijest o sazivanju sastanka najkasnije 28 kalendarskih dana prije početka sastanka osim ako se stranke dogovore drugačije.

               3.Sastanci Carinskog pododbora mogu se održavati s pomoću svih dogovorenih tehnoloških sredstava, poput videokonferencija ili audiokonferencija.

               5.Carinski pododbor može pitanja rješavati i izvan sjednice, pisanim putem.

               Članak 4.

               Izaslanstva

               Prije svakog sastanka stranke putem Tajništva obavješćuju o predviđenom sastavu svojih izaslanstava koja će prisustvovati sastanku.

               Članak 5.

               Tajništvo

               1.Dužnosnik Europske komisije i dužnosnik Ukrajine koji su nadležni za carinska pitanja i pitanja povezana s carinom djeluju zajednički kao tajnici Carinskog pododbora i zajednički obavljaju tajničke zadaće u duhu obostranog povjerenja i suradnje.

               2.Tajništvo Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu obavješćuje se o svim odlukama, mišljenjima, preporukama, izvješćima i ostalim dogovorenim mjerama Carinskog pododbora.

               Članak 6.

               Korespondencija

               1.Korespondencija naslovljena na Carinski pododbor šalje se tajniku jedne od stranaka, koji zatim obavješćuje drugog tajnika.

               2.Tajništvo osigurava da se korespondencija naslovljena na Carinski pododbor prosljeđuje predsjedniku Carinskog pododbora i da se, prema potrebi, prosljeđuje kao dokumenti iz članka 7. poslovnika.

               3.Korespondenciju predsjednika Carinskog pododbora strankama u njegovo ime šalje Tajništvo Carinskog pododbora. Takva korespondencija prosljeđuje se, prema potrebi, kako je predviđeno člankom 7. ovog poslovnika.

               Članak 7.

               Dokumenti

               1.Dokumenti se prosljeđuju preko tajnikâ Carinskog pododbora.

               2.Svaka stranka šalje svoje dokumente svojem tajniku. Tajnik prosljeđuje te dokumente tajniku druge stranke.

               3.Tajnik Unije dokumente prosljeđuje nadležnim predstavnicima Unije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Ukrajine. Tajnik Unije šalje primjerak završnih dokumenata tajnicima Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

               4.Tajnik Ukrajine dokumente prosljeđuje nadležnim predstavnicima Ukrajine te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Unije. Tajnik Ukrajine šalje primjerak završnih dokumenata tajnicima Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

               Članak 8.

               Povjerljivost podataka

               Osim ako stranke odluče drugačije, sastanci Carinskog pododbora nisu javni. Ako jedna stranka Carinskom pododboru dostavi informacije označene kao povjerljive, druga stranka s njima postupa kao s takvima.

               Članak 9.

               Dnevni red sastanaka

               1.Tajništvo Carinskog pododbora na temelju prijedlogâ  stranaka sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak. Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je Tajništvo Carinskog pododbora od jedne od stranaka najkasnije 21 kalendarski dan prije datuma sastanka zaprimilo zahtjev za uključivanje u dnevni red, popraćen odgovarajućim dokumentima.

               2.Privremeni dnevni red, zajedno s odgovarajućim dokumentima, upućuje se kako je predviđeno u članku 7. najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka.

               3.Carinski pododbor donosi dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točke koje se ne nalaze na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.

               4.Predsjedatelj sastanka Carinskog pododbora može, nakon dogovora s drugom strankom, ad hoc pozvati predstavnike drugih tijela stranaka ili neovisne stručnjake za predmetno područje da sudjeluju na sastancima kako bi dali informacije o određenim pitanjima. Stranke osiguravaju da ti promatrači ili stručnjaci poštuju zahtjeve o povjerljivosti.

               5.Predsjednik Carinskog pododbora u dogovoru sa strankama može skratiti rokove utvrđene u stavcima 1. i 2. kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti.

               Članak 10.

               Zapisnik i operativni zaključci

               1.Tajnik Carinskog pododbora stranke koja njime predsjeda sastavlja nacrt zapisnika svakog sastanka, uključujući operativne zaključke.

               2.Nacrt zapisnika, uključujući operativne zaključke, podnosi se na odobrenje Carinskom pododboru. Odobrava se u roku od 28 kalendarskih dana nakon svakog sastanka Carinskog pododbora. Primjerak se šalje svim primateljima iz članka 7. poslovnika.

               Članak 11.

               Odluke i preporuke

               1.Carinski pododbor donosi praktične aranžmane, mjere, odluke (dalje u tekstu „odluke”) i preporuke kako je predviđeno člankom 83. Sporazuma. Stranke ih donose konsenzusom nakon dovršetka odgovarajućih unutarnjih postupaka za njihovo donošenje. Te su odluke obvezujuće za stranke i one poduzimaju odgovarajuće mjere za njihovu provedbu.

               2.Svaku odluku ili preporuku potpisuje predstavnik svake stranke. Ne dovodeći u pitanje stavak 3., predstavnici potpisuju te dokumente tijekom sastanka na kojem je donesena odgovarajuća odluka ili preporuka.

               3.Carinski pododbor može donositi odluke ili preporuke pisanim postupkom nakon dovršetka odgovarajućih unutarnjih postupaka, ako se stranke tako dogovore. Pisani postupak sastoji se od razmjene nota između dvaju predsjednika, koji djeluju u dogovoru sa strankama. U tu svrhu tekst prijedloga prosljeđuje se u skladu s člankom 7. s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana za iznošenje mogućih zadrški ili izmjena. U dogovoru sa strankama predsjednik Carinskog pododbora može skratiti rokove navedene u ovom stavku kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti. Nakon što se postigne dogovor o tekstu, odluku ili preporuku potpisuje predstavnik svake stranke.

               4.Akti Carinskog pododbora naslovljuju se kao „Odluka” odnosno „Preporuka”. Svaka odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja osim ako je odlukom predviđeno drugačije.

               5.Vjerodostojnost odluka i preporuka Carinskog pododbora potvrđuje dvoje tajnika.

               6.Odluke i preporuke prosljeđuju se objema strankama.

               7.Svaka stranka može donijeti odluku o objavljivanju odluka i preporuka Carinskog pododbora u svojim službenim publikacijama.

               Članak 12.

               Izvješća

               Carinski pododbor podnosi izvješće Odboru za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu na svakom redovitom godišnjem sastanku Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

               Članak 13.

               Jezici

               1.Radni jezici Carinskog pododbora jesu engleski i ukrajinski.

               2.Osim ako je odlučeno drugačije, Carinski pododbor svoje rasprave temelji na dokumentaciji pripremljenoj na tim jezicima.

               Članak 14.

               Troškovi

               1.Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Carinskog pododbora, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.

               2.Troškove povezane s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.

               3.Troškove povezane s usmenim prevođenjem na sastancima te pismenim prevođenjem dokumenata na engleski i ukrajinski ili s engleskog i ukrajinskog, kako je navedeno u članku 13. stavku 1. ovog poslovnika, snosi stranka koja je domaćin sastanka.

               Troškove pismenog i usmenog prevođenja na druge jezike ili s njih izravno snosi stranka koja to zatraži.

               Članak 15.

               Izmjena poslovnika

               Ovaj se poslovnik može izmijeniti odlukom Carinskog pododbora u skladu s člankom 83. točkom (e) Sporazuma.

               NACRT

               ODLUKE br. 1/2016 PODODBORA ZA OZNAKE ZEMLJOPISNOG PODRIJETLA EU-a I UKRAJINE

               od … 2016.

               o donošenju poslovnika

               PODODBOR ZA ZA OZNAKE ZEMLJOPISNOG PODRIJETLA EU-a I UKRAJINE,

               uzimajući u obzir Sporazum o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane („Sporazum”), a posebno njegov članak 211.,

               budući da:

               (1)U skladu s njegovim člankom 486., dijelovi Sporazuma, uključujući pododjeljak 3. (Oznake zemljopisnog podrijetla) odjeljka 2. poglavlja 9. (Intelektualno vlasništvo) glave IV. (Trgovina i pitanja povezana s trgovinom), primjenjuju se privremeno od 1. siječnja 2016.

               (2)Člankom 211. Sporazuma predviđeno je da Pododbor za oznake zemljopisnog podrijetla („Pododbor za OZP”) prati razvoj Sporazuma u području oznaka zemljopisnog podrijetla i služi kao forum za suradnju i dijalog o oznakama zemljopisnog podrijetla.

               (2)Člankom 211. stavkom 2. Sporazuma predviđeno je da bi Pododbor za OZP trebao donijeti svoj poslovnik,

               ODLUČIO JE:

               Članak 1.

               Donosi se poslovnik Pododbora za OZP kako je utvrđen u Dodatku.

               Članak 2.

               Ova Odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja.

               Sastavljeno u

                        Za Uniju

                        Za Ukrajinu

               Dodatak

               Poslovnik Pododbora za oznake zemljopisnog podrijetla EU-a i Ukrajine

               Članak 1.

               Opće odredbe

               1.Pododbor za oznake zemljopisnog podrijetla („Pododbor za OZP”), osnovan u skladu s člankom 211. Sporazuma o pridruživanju između Europske unije i Europske zajednice za atomsku energiju te njihovih država članica, s jedne strane, i Ukrajine, s druge strane („Sporazum”), pomaže Odboru za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu, kako je utvrđeno u članku 465. stavku 4. glave IV. Sporazuma, pri obavljanju njegovih dužnosti.

               2.Pododbor za OZP obavlja zadaće navedene u članku 211. Sporazuma.

               3.Pododbor za OZP sastavljen je od dužnosnika Europske komisije i Ukrajine nadležnih za oznake zemljopisnog podrijetla.

               4.Svaka od stranaka imenuje šefa delegacije koji je osoba za kontakt za sva pitanja povezana s Pododborom.

               5.Šef delegacije djeluje kao predsjednik u skladu s člankom 2. u nastavku.

               6.Svaki šef delegacije može delegirati sve funkcije ili neke od funkcija šefa delegacije imenovanom zamjeniku te se u tom slučaju sva upućivanja na šefa delegacije u daljnjem tekstu jednako primjenjuju na imenovanog zamjenika.

               7.Stranke ovog poslovnika definiraju se kako je predviđeno u članku 482. Sporazuma.

               Članak 2.

               Predsjedanje

               Stranke naizmjenično predsjedaju Pododborom za OZP u razdobljima od 12 mjeseci. Prvo razdoblje započinje na dan prvog sastanka Vijeća za pridruživanje, a završava 31. prosinca iste godine.

               Članak 3.

               Sastanci

               1.Osim ako stranke dogovore drugačije, Pododbor za OZP sastaje se na zahtjev jedne od stranaka, naizmjenično u EU-u i Ukrajini, te u svakom slučaju najkasnije u roku od 90 dana od podnošenja zahtjeva.

               2.Sve sastanke Pododbora za OZP saziva predsjednik u vrijeme i na mjestu o kojima su se složile obje stranke. Obavijest o sazivanju sastanka izdaje predsjednik Pododbora za OZP najkasnije 28 kalendarskih dana prije početka sastanka, osim ako se stranke dogovore drugačije.

               3.Kad god je to moguće, redoviti sastanak Pododbora za OZP saziva se pravodobno prije redovitog sastanka Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

               4.Iznimno, sastanci Pododbora za OZP mogu se održati putem bilo kojeg tehnološkog sredstva o kojem se stranke dogovore, uključujući videokonferencije.

               Članak 4.

               Izaslanstva

               Prije svakog sastanka stranke putem Tajništva obavješćuju o predviđenom sastavu svojih izaslanstava koja će prisustvovati sastanku.

               Članak 5.

               Tajništvo

               1.Predstavnik Europske komisije i predstavnik Ukrajine djeluju zajednički kao tajnici Pododbora za OZP, nakon što ih imenuju šefovi delegacija, i zajednički obavljaju tajničke zadaće u duhu obostranog povjerenja i suradnje.

               2.Tajništvo Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu obavješćuje se o svim odlukama, izvješćima i ostalim dogovorenim djelovanjima Pododbora za OZP.

               Članak 6.

               Korespondencija

               1.Korespondencija naslovljena na Pododbor za OZP šalje se tajniku jedne od stranaka, koji će zatim obavijestiti drugog tajnika.

               2.Tajništvo osigurava da se korespondencija naslovljena na Pododbor za OZP prosljeđuje predsjedniku Pododbora za OZP i da se, prema potrebi, prosljeđuje kao dokumenti iz članka 7. ovog poslovnika.

               3.Korespondenciju predsjednika Pododbora za OZP strankama u njegovo ime šalje Tajništvo Pododbora za OZP. Takva korespondencija prosljeđuje se, prema potrebi, kako je predviđeno člankom 7. ovog poslovnika.

               Članak 7.

               Dokumenti

               1.Dokumenti se prosljeđuju preko tajnikâ Pododbora za OZP.

               2.Svaka stranka šalje svoje dokumente svojem tajniku. Tajnik prosljeđuje te dokumente tajniku druge stranke.

               3.Tajnik Unije dokumente prosljeđuje nadležnim predstavnicima Unije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Ukrajine i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

               4.Tajnik Ukrajine dokumente prosljeđuje nadležnim predstavnicima Ukrajine te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Unije i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.

               Članak 8.

               Povjerljivost podataka

               Osim ako stranke odluče drugačije, sastanci Pododbora za OZP nisu javni. Ako jedna stranka Pododboru za OZP dostavi informacije označene kao povjerljive, druga stranka s njima postupa kao s takvima.

               Članak 9.

               Dnevni red sastanaka

               1.Tajništvo Pododbora za OZP na temelju prijedlogâ  stranaka sastavlja privremeni dnevni red za svaki sastanak te nacrt operativnih zaključaka kako je predviđeno u članku 10. Privremeni dnevni red sadržava točke u vezi s kojima je Tajništvo Pododbora za OZP od jedne od stranaka najkasnije 21 kalendarski dan prije datuma sastanka zaprimilo zahtjev za uključivanje u dnevni red, popraćen odgovarajućom dokumentacijom.

               2.Privremeni dnevni red, zajedno s odgovarajućim dokumentima, upućuje se kako je predviđeno u članku 7., najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka.

               3.Predsjednik i drugi šef delegacije donose dnevni red na početku svakog sastanka. U dnevni red moguće je uključiti točke koje se ne nalaze na privremenom dnevnom redu ako se stranke tako dogovore.

               4.Predsjedatelj sastanka Pododbora za OZP može, nakon dogovora s drugom strankom, ad hoc pozvati predstavnike drugih tijela stranaka ili neovisne stručnjake za predmetno područje da sudjeluju na sastancima kako bi dali informacije o određenim pitanjima. Stranke osiguravaju da ti promatrači ili stručnjaci poštuju zahtjeve o povjerljivosti.

               5.Predsjednik Pododbora za OZP u dogovoru sa strankama može skratiti rokove utvrđene u stavcima 1. i 2. kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti.

               Članak 10.

               Zapisnik i operativni zaključci

               1.Nacrt zapisnika sa svakog sastanka zajedno sastavlja dvoje tajnika.

               2.U pravilu se u zapisniku u vezi sa svakom točkom dnevnog reda navode:

               (a)sudionici sastanka, dužnosnici u pratnji i svi promatrači ili stručnjaci koji su prisustvovali sastanku;

               (b)dokumenti dostavljeni Pododboru za OZP;

               (c)izjave čije je uključivanje u zapisnik zatražio Pododbor za OZP i

               (d)prema potrebi operativni zaključci sa sastanka, kako je predviđeno stavkom 4.

               3.Nacrt zapisnika podnosi se na odobrenje Pododboru za OZP. Odobrava se u roku od 28 kalendarskih dana nakon svakog sastanka Pododbora za OZP. Primjerak se šalje svim primateljima iz članka 7. poslovnika.

               4.Nacrt operativnih zaključaka sa svakog sastanka sastavlja tajnik Pododbora za OZP stranke koja njime predsjeda te se on prosljeđuje strankama zajedno s dnevnim redom, u pravilu najkasnije 15 kalendarskih dana prije početka sastanka. Taj se nacrt ažurira tijekom sastanka te Pododbor za OZP na kraju sastanka, osim ako se stranke dogovore drugačije, donosi operativne zaključke u koje su uključene popratne mjere koje su stranke dogovorile. Nakon usuglašavanja operativni zaključi prilažu se zapisniku, a njihova se provedba preispituje na bilo kojem sljedećem sastanku Pododbora za OZP. U tu svrhu Pododbor za OZP donosi predložak kojim se omogućuje praćenje svake mjere u odnosu na poseban rok.

               Članak 11.

               Odluke

               1.Pododbor za OZP ovlašten je donositi odluke u slučajevima predviđenima u članku 211. stavku 3. Sporazuma. Stranke ih donose konsenzusom nakon dovršetka odgovarajućih unutarnjih postupaka za njihovo donošenje. Odluke su za stranke obvezujuće i one poduzimaju odgovarajuće mjere za njihovu provedbu.

               2.Svaku odluku potpisuje predstavnik svake stranke. Ne dovodeći u pitanje stavak 3., predstavnici potpisuju te dokumente tijekom sastanka na kojem je donesena odgovarajuća odluka.

               3.Pododbor za OZP može donositi odluke pisanim postupkom nakon dovršetka odgovarajućih unutarnjih postupaka, ako se stranke tako dogovore. Pisani postupak sastoji se od razmjene nota između dvaju tajnika, koji djeluju u dogovoru sa strankama. U tu svrhu tekst prijedloga prosljeđuje se u skladu s člankom 7. s rokom od najmanje 21 kalendarskog dana za iznošenje mogućih zadrški ili izmjena. U dogovoru sa strankama predsjednik Pododbora za OZP može skratiti rokove navedene u ovom stavku kako bi se u obzir uzele posebne okolnosti. Nakon što se postigne dogovor o tekstu, odluku potpisuje predstavnik svake stranke.

               4.Akti Pododbora za OZP naslovljuju se kao „Odluka”. Svaka odluka stupa na snagu na dan njezina donošenja osim ako je odlukom predviđeno drugačije.

               5.Vjerodostojnost odluka Pododbora za OZP potvrđuje dvoje tajnika.

               6.Odluke se prosljeđuju objema strankama.

               7.Svaka stranka može donijeti odluku o objavljivanju odluka Pododbora za OZP u svojim službenim publikacijama.

               Članak 12.

               Izvješća

               1.Pododbor za OZP podnosi izvješće o svojim aktivnostima Odboru za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu na svakom redovitom sastanku navedenog Odbora.

               2.Izvješća se donose konsenzusom između stranaka te se naslovljuju kao „Izvješće”. Izvješća se prosljeđuju objema strankama.

               3.Postupak donošenja odluka utvrđen u članku 11. stavcima 2. i 3. primjenjuje se mutatis mutandis na izvješća.

               Članak 13.

               Jezici

               1.Radni jezici Pododbora za OZP jesu engleski i ukrajinski.

               2.Osim ako je odlučeno drugačije, Pododbor za OZP svoje rasprave temelji na dokumentaciji pripremljenoj na tim jezicima.

               Članak 14.

               Troškovi

               1.Svaka stranka snosi sve troškove nastale njezinim sudjelovanjem na sastancima Pododbora za OZP, kako u vezi s izdacima u pogledu osoblja, putovanja i dnevnica, tako i u vezi s poštanskim i telekomunikacijskim izdacima.

               2.Troškove povezane s organizacijom sastanaka i umnožavanjem dokumenata snosi stranka koja je domaćin sastanka.

               3.Troškove povezane s usmenim prevođenjem na sastancima te pismenim prevođenjem dokumenata na engleski i ukrajinski ili s engleskog i ukrajinskog, kako je navedeno u članku 13. stavku 1. ovog poslovnika, snosi stranka koja je domaćin sastanka.

               Troškove pismenog i usmenog prevođenja na druge jezike ili s njih izravno snosi stranka koja to zatraži.

               Članak 15.

               Izmjena poslovnika

               Ovaj se poslovnik može izmijeniti odlukom Pododbora za OZP u skladu s člankom 211. stavkom 2. Sporazuma.