title: Решение 2007/643/ОВППС на Съвета от 18 септември 2007 година относно финансовите правила на Европейската агенция по отбраната и относно правилата за възлагане на обществени поръчки и правилата за финансовите вноски от оперативния бюджет на Европейската агенция по отбраната

text:
               12.10.2007

               BG

               Официален вестник на Европейския съюз

               L 269/1

      РЕШЕНИЕ 2007/643/ОВППС НА СЪВЕТА

   от 18 септември 2007 година
   относно финансовите правила на Европейската агенция по отбраната и относно правилата за възлагане на обществени поръчки и правилата за финансовите вноски от оперативния бюджет на Европейската агенция по отбраната
   СЪВЕТЪТ НА EВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
   като взе предвид Съвместно действие 2004/551/ОВППС на Съвета от 12 юли 2004 г. за създаването на Европейска агенция по отбраната, и по-специално член 18, параграф 1 от него (1),
   като има предвид, че:

               (1)

               На 13 септември 2004 г. Съветът прие Решение 2004/658/ОВППС относно финансовите разпоредби, приложими за общия бюджет на Европейската агенция по отбраната (2).

               (2)

               На 21 ноември 2005 г. Съветът прие Решение 2005/821/ОВППС за изменение на Решение 2004/658/ОВППС (3), което постановява, че Управителният съвет на агенцията следва при необходимост да преразгледа или измени тези финансови разпоредби преди 31 декември 2006 г.

               (3)

               На 13 ноември 2006 г. Управителният съвет прие Решение 2006/29 (Cor.), с което се изменят и заменят дялове I, II и IV на съществуващите „Финансови разпоредби, приложими към общия бюджет на агенцията“ с „Финансови правила на Европейската агенция по отбраната“.

               (4)

               На 14 декември 2006 г. Управителният съвет прие Решение 2006/34, с което се изменя и заменя дял III на съществуващите „Финансови разпоредби, приложими към общия бюджет на агенцията“ с „Правила за възлагане на обществени поръчки и правила за финансовите вноски от оперативния бюджет на Европейската агенция по отбраната“.

               (5)

               При приемането на горепосочените решения Управителният съвет предложи също така на Съвета да овласти постоянно Управителния съвет да променя тези правила.

               (6)

               Новите финансови правила, приети от Управителния съвет на агенцията, следва да бъдат утвърдени и Управителният съвет на агенцията следва да бъде упълномощен когато е необходимо да преразглежда и изменя тези правила в определени граници,

         РЕШИ:
   Член 1
   1.   Финансовите правила на Европейската агенция по отбраната, както и правилата за възлагане на обществени поръчки и правилата за финансовите вноски от оперативния бюджет на Европейската агенция по отбраната са определени в приложението. Тези правила заменят разпоредбите от приложението към Решение 2004/658/ОВППС, изменени от Управителния съвет (4).
   2.   Ако е необходимо, Управителният съвет преразглежда и приема технически изменения на тези правила, по-специално за да осигури съвместимост със съответните правила на Общността. Съществените изменения на техния обхват и цел, на принципите на финансово и бюджетно управление и на общите разпоредби относно възлагането на обществени поръчки, както и всички нови правила, които имат значително отражение върху бюджета, се представят на Съвета за одобрение.
   Член 2
   Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.
   Член 3
   Настоящото решение се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.

      Съставено в Брюксел на 18 септември 2007 година.

            За Съвета

            Председател

         R. PEREIRA

      (1)  ОВ L 245, 17.7.2004 г., стр. 17.

      (2)  ОВ L 300, 25.9.2004 г., стр. 52.

      (3)  ОВ L 305, 24.11.2005 г., стр. 43.

      (4)  Решение 2005/06 на Управителния съвет от 21 юни 2005 г.

      ПРИЛОЖЕНИЕ
      ФИНАНСОВИ ПРАВИЛА НА ЕВРОПЕЙСКАТА АГЕНЦИЯ ПО ОТБРАНАТА
      СЪДЪРЖАНИЕ

                  ПРИЛОЖНО ПОЛЕ

                  ДЯЛ I

                  ПРИНЦИПИ НА ОБЩИЯ БЮДЖЕТ

                     Член 1

                  Общ бюджет

                     Член 2

                  Оперативен бюджет

                     Член 3

                  Финансова рамка

                     Член 4

                  Приемане на общия бюджет

                     Член 5

                  Целеви приходи

                     Член 6

                  Управление на разходи от агенцията от името на участващите държави-членки

                     Член 7

                  Вноски

                     Член 8

                  Бюджетен излишък

                     Член 9

                  Бюджетни принципи

                     Член 10

                  Счетоводни стандарти

                     Член 11

                  Преноси

                     Член 12

                  Коригиращ бюджет

                     Член 13

                  Ревизиран бюджет

                  ДЯЛ II

                  ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ОБЩИЯ БЮДЖЕТ

                     ГЛАВА 1

                     Финансов персонал

                     Член 14

                  Принцип на разделяне на задълженията

                     Член 15

                  Роля на разпоредителя с бюджетни кредити

                     Член 16

                  Отговорности на разпоредителя с бюджетни кредити

                     Член 17

                  Разделяне на задълженията по иницииране на дадена операция и нейната проверка

                     Член 18

                  Процедури за управление и вътрешен контрол

                     Член 19

                  Роля на счетоводителя

                     Член 20

                  Отговорности на счетоводителя

                     ГЛАВА 2

                     Отговорност на финансовия персонал

                     Член 21

                  Общи правила

                     Член 22

                  Правила, приложими за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити

                     Член 23

                  Правила, приложими за счетоводители

                     ГЛАВА 3

                     Приходи

                     Член 24

                  Предоставяне на приходите на агенцията

                     Член 25

                  Предварителна оценка на вземанията

                     Член 26

                  Установяване на вземанията

                     Член 27

                  Разрешаване на събирането на вземания

                     Член 28

                  Събиране на вземания

                     Член 29

                  Лихви за просрочени плащания

                     ГЛАВА 4

                     Разходи

                     Член 30

                  Общи принципи

                     Член 31

                  Определение за бюджетно задължение

                     Член 32

                  Процедура за поемане на задължение

                     Член 33

                  Разрешаване на поемането на задължение

                     Член 34

                  Утвърждаване на разходи

                     Член 35

                  Разрешаване на разходи

                     Член 36

                  Плащане на разходи

                     Член 37

                  Срокове за плащане

                     ГЛАВА 5

                     Системи на информационните технологии

                     Член 38

                  Счетоводен софтуер

                     ГЛАВА 6

                     Вътрешен одит

                     Член 39

                  Роля на вътрешния одитор

                     Член 40

                  Отговорности на вътрешния одитор

                  ДЯЛ III

                  ФИНАНСОВА ОТЧЕТНОСТ И ГОДИШЕН ОДИТ

                     Член 41

                  Бюджетен и отчетен график

                     Член 42

                  Тримесечен отчет

                     Член 43

                  Одиторска колегия

                     Член 44

                  Годишен одит

                     Член 45

                  Заключителен член

            ПРИЛОЖНО ПОЛЕ:
      Финансовите правила на Европейската агенция по отбраната прилагат и допълват съответните членове относно финансовите аспекти от Съвместно действие 2004/551/ОВППС на Съвета от 12 юли 2004 г. за създаване на Европейска агенция по отбраната (1) („СД“/„JA“).
      ДЯЛ I
      ПРИНЦИПИ НА ОБЩИЯ БЮДЖЕТ
      Член 1
      Общ бюджет
      1.   Общият бюджет се състои от приходна и разходна част за една финансова година.
      2.   Общият бюджет спазва напълно границите, определени във финансовата рамка, одобрена от Съвета, в съответствие с член 3.
      3.   Разходната част се състои от бюджетни кредити за персонала, бюджетни кредити за дейността, оперативни и временни бюджетни кредити. Приходната част се състои от различни приходи, включително удръжки от възнагражденията на персонала и лихви, получени от банковите сметки на агенцията, и от вноски от държавите-членки, които участват в агенцията („участващи държави-членки“).
      4.   Функциониращ бюджет е общият бюджет с изключение на оперативния бюджет, съгласно определението в член 2.
      Член 2
      Оперативен бюджет
      1.   Оперативният бюджет съставлява част от общия бюджет и включва бюджетни кредити за предоставяне на външни консултации, по-специално оперативни анализи от съществено значение за агенцията при изпълнение на нейните задачи, както и за специални дейности в областта на научните изследвания и технологиите от обща полза за всички участващи държави-членки, по-специално за технически анализ на конкретни случаи и предварителни проучвания за перспективност.
      2.   Главният изпълнителен директор редовно информира Управителния съвет за текущите и бъдещи нужди по оперативния бюджет.
      Член 3
      Финансова рамка
      На всеки три години Съветът одобрява с пълно мнозинство финансова рамка за агенцията за следващите три години. Тази финансова рамка определя договорените приоритети и представлява правно обвързващ таван. Първата финансова рамка обхваща периода от 2007 до 2009 г.
      Член 4
      Приемане на общия бюджет
      1.   Ръководителят на агенцията представя на Управителния съвет до 30 юни всяка година цялостна предварителна оценка за проекта за общ бюджет за следващата година, като спазва стриктно границите, определени във финансовата рамка.
      2.   Ръководителят на агенцията внася проекта за общ бюджет пред Управителния съвет до 30 септември всяка година. Проектът включва:

                  а)

                  считаните за необходими бюджетни кредити:

                              i)

                              за покриване на разходите на агенцията за функциониране, персонал и провеждане на заседания;

                              ii)

                              за предоставяне на външни консултации, по-специално оперативни анализи от съществено значение за агенцията при изпълнение на нейните задачи, както и за специални дейности в областта на научните изследвания и технологиите от обща полза за всички участващи държави-членки, по-специално за технически анализ на конкретни случаи и предварителни проучвания за перспективност;

                  б)

                  предварителна оценка за приходите, необходими за покриване на разходите.

            3.   Управителният съвет има за цел да гарантира, че сумите, посочени в параграф 2, буква а), ii), представляват значителен дял от общите суми, посочени в параграф 2. Тези суми отразяват действителните нужди и правят възможна оперативната роля на агенцията.
      4.   Проектът за общ бюджет се придружава от пълно длъжностно разписание и подробна обосновка.
      5.   Управителният съвет може да реши с единодушие, че проектът за общ бюджет покрива освен това някой конкретен проект или програма, когато това е явно от обща полза за всички участващи държави-членки.
      6.   Бюджетните кредити се класифицират в дялове и глави, които обединяват разходите по тип или цел, подразделени съответно на статии.
      7.   Всеки дял може да включва глава с наименование „временни бюджетни кредити“. Тези бюджетни кредити се въвеждат, когато съществува основателна несигурност относно размера на необходимите бюджетни кредити или обхвата за изпълнение на внесените бюджетни кредити.
      8.   Приходите се състоят от:

                  а)

                  различни приходи;

                  б)

                  вноски, платими от участващите в агенцията държави-членки, въз основа на таблицата за брутния национален доход (БНД).

            Проектът за общ бюджет съдържа редове, в които се поместват целевите приходи, и когато това е възможно, посочва прогнозните суми.
      9.   Управителният съвет приема проекта за общ бюджет до 31 декември всяка година в границите на финансовата рамка на агенцията. При приемането Управителният съвет се председателства от ръководителя на агенцията или от посочен от него представител от Генералния секретариат на Съвета, или от поканен от него член на Управителния съвет. Главният изпълнителен директор декларира, че бюджетът е бил приет и нотифицира участващите държави-членки.
      10.   Ако в началото на финансовата година проектът за общ бюджет не е приет, всеки месец може да се изразходва сума равна на не повече от една дванадесета от бюджетните кредити за предходната финансова година по отношение на всяка глава или друго подразделение на бюджета. Това условие обаче няма за ефект поставянето на разположение на агенцията на повече бюджетни кредити от една дванадесета от предвидените в проекта за общ бюджет, който е в процес на подготовка. Управителният съвет, приемайки с квалифицирано мнозинство предложение от главния изпълнителен директор, може да разреши по-голям разход от една дванадесета. Главният изпълнителен директор може да поиска вноските, необходими за покриване на разрешените по настоящия параграф бюджетни кредити, които са платими в рамките на 30 дни след отправяне на искането за вноски.
      Член 5
      Целеви приходи
      1.   Агенцията може да получи в общия си бюджет финансови вноски под формата на целеви приходи за специални цели, предназначени за покриване на разходи, различни от посочените в член 4, параграф 2, буква а), i):

                  а)

                  от общия бюджет на Европейския съюз, като се решава поотделно за всеки случай, при пълно спазване на правилата, процедурите и процесите на вземане на решения, приложими към него;

                  б)

                  от участващите държави-членки, трети държави или други трети страни.

            2.   Целевите приходи могат да бъдат използвани само за специалната цел, за която са предназначени.
      Член 6
      Управление на разходи от агенцията от името на участващите държави-членки
      1.   Управителният съвет, по предложение на главния изпълнителен директор или на участваща държава-членка, може да реши, че агенцията може да бъде натоварена посредством договор от участваща държава-членка с административното и финансово управление на някои дейности в рамките на нейните компетенции.
      2.   В своето решение Управителният съвет може да упълномощи агенцията да влиза в договорни отношения от името на някои участващи държави-членки. Той може да разреши на агенцията да събере предварително необходимите средства от тези участващи държави-членки, за да плати в срок по сключените договори.
      Член 7
      Вноски
      1.   Определяне на вноски, когато се прилага таблицата за брутния национален доход (БНД).

                  1.1.

                  Когато се прилага таблицата за БНД, разбивката на вноските между държавите-членки, от които се изисква участие под формата на вноски, се определя в съответствие с таблицата за брутния национален продукт, както е посочено в член 28, параграф 3 от Договора за ЕС и в съответствие с Решение 2000/597/ЕО, Евратом на Съвета от 29 септември 2000 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (2), или в съответствие с всяко друго решение на Съвета, което може да го замени.

                  1.2.

                  Данните за изчисляването на всяка вноска са данните, определени в колоната „БНД собствени ресурси“ от таблицата „Резюме на финансирането от общия бюджет по вид на собствените ресурси и по държава-членка“, приложена към последния бюджет, приет от Европейските общности. Вноската на всяка държава-членка, която дължи такава, е пропорционална на дела на брутния национален доход (БНД) на тази държава-членка в общия сбор на БНД на държавите-членки, които дължат вноски.

            2.   Схема за плащане на вноските

                  2.1.

                  Вноските, предназначени за финансиране на общия бюджет, се заплащат от участващите държави-членки на три равни дяла — до 15 февруари, 15 юни и 15 октомври на съответната финансова година.

                  2.2.

                  Когато е приет коригиращ бюджет, необходимите вноски се заплащат от съответните участващи държави-членки в рамките на 60 дни след отправяне на искането за вноски.

                  2.3.

                  Всяка участваща държава-членка заплаща банковите разноски, свързани с плащането на собствените си вноски.

            Член 8
      Бюджетен излишък
      Всякакъв бюджетен излишък, които произтича от финансовата година в резултат на различия между приходите и разходите, се счита за наличен кредит за участващите държави-членки и им се връща под формата на приспадане на сумата от третата вноска за следващата финансова година (15 октомври).
      Член 9
      Бюджетни принципи
      1.   Бюджетите, изготвени в еуро, са актовете, които за всяка финансова година залагат и разрешават всички приходи и разходи, управлявани от агенцията.
      2.   Въведените в бюджета бюджетни кредити се разрешават за времетраенето на финансовата година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември същата година.
      3.   За всеки бюджет приходната и разходната част трябва да бъдат балансирани. Всички приходи и разходи се въвеждат напълно в съответната бюджетна част без всякакви насрещни корекции.
      4.   Бюджетът съдържа диференцирани бюджетни кредити, които се състоят от бюджетни задължения и заделени за плащания суми, и недиференцирани бюджетни кредити.
      5.   Бюджетните кредити за поети ангажименти покриват общите разходи по правните задължения, сключени през текущата финансова година. Финансовите задължения, обаче, могат да бъдат поемани общо или на годишни вноски. Финансовите задължения се въвеждат в отчетите въз основа на правните задължения, сключени до 31 декември.
      6.   Бюджетните кредити за плащания покриват плащания, направени, за да се изпълнят правните задължения, сключени през текущата финансова година и/или през предишни финансови години. Плащанията се въвеждат в отчетите въз основа на бюджетните задължения до 31 декември.
      7.   Приходите от определена финансова година се въвеждат в отчетите за финансовата година въз основа на събраните през финансовата година суми.
      8.   Нито приходите, нито разходите могат да бъдат реализирани по начин, различен от вписване в съответния раздел на бюджета и в рамките на отпуснатите суми, разписани там.
      9.   Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципите на добро финансово управление, а именно в съответствие с принципите за икономия, ефективност и ефикасност.
      10.   Третиране на активите и амортизация: по отношение на бюджета, всички разходи, свързани с придобиването на активи, се включват в бюджета като направени; не се прилага амортизационно отчисление.
      Член 10
      Счетоводни принципи
      1.   Финансовият отчет се съставя в съответствие с общоприетите счетоводни принципи на Европейския съюз, по-специално:

                  а)

                  принципа на действащото предприятие, което означава, че агенцията се счита за създадена за неопределен срок;

                  б)

                  принципа на предпазливост, което означава, че активите и доходите не се завишават, а пасивите и разходите не се занижават;

                  в)

                  принципа на последователност на счетоводните методи, което означава, че структурата на елементите на финансовите отчети, счетоводните методи и правилата за оценка не може да се променят в дадена година за следващата. Счетоводителят не може да се отклонява от принципа на последователност на счетоводните методи, освен в изключителни случаи — по-конкретно когато направената промяна цели по-подходящо представяне на счетоводните операции;

                  г)

                  принципа на съпоставимост на информацията, което означава, че за всяка позиция финансовите отчети отразяват и размера на съответната позиция за предходната година. Когато представянето или класифицирането на някой от елементите на финансовите отчети се променя, съответните размери за предходната година се правят съпоставими и се класифицират отново;

                  д)

                  принципа на значимост, което означава, че всички операции, които имат значение за търсените данни, се вземат предвид във финансовите отчети. Значимостта се оценява по-конкретно по отношение на характера или стойността на сделката;

                  е)

                  принципа на некомпенсиране, което означава, че вземанията и задълженията не могат да се прихващат едни срещу други, като същото се отнася и за разходите и приходите, освен когато произтичат от една и съща сделка, от сходни сделки или от хеджиране, при условие че сами по себе си не са съществени;

                  ж)

                  принципа на предимство на съдържанието пред формата, което означава, че счетоводните записи във финансовите отчети се представят според своя икономически характер;

                  з)

                  счетоводния принцип на текущо начисляване, което означава, че сделките и събитията се записват в сметките при тяхното възникване, а не когато се реализира фактическото плащане или събиране;

                  и)

                  принципа на проследимост на активите и дълговете, което означава, че агенцията води инвентарен опис, който отразява количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, включително дълговете.

            2.   Когато в конкретен случай счетоводителят счита, че следва да бъде направено изключение по съдържанието на някой от счетоводните принципи, посочени в параграф 1, това изключение следва да бъде надлежно обосновано и докладвано.
      Член 11
      Преноси
      1.   Бюджетните кредити, които не са били усвоени към края на финансовата година, за която са били предвидени, се анулират.
      2.   Предвидените бюджетни кредити, обаче, за които към края на финансовата година още не е поето задължение, могат да се пренесат по отношение на сумите, съответстващи на бюджетните кредити за поети задължения, за които до 31 декември са били изпълнени повечето от подготвителните етапи на процедурата за поемане на задължение, а именно подбора на потенциални изпълнители. Задължение за тези суми може да се поеме след това до 31 март следващата година.
      3.   Бюджетните кредити за плащания могат да бъдат пренесени по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато бюджетните кредити, предвидени в съответните редове в бюджета за следващата финансова година, не покриват нуждите. Специалните бюджетни кредити се пренасят само веднъж.
      4.   Бюджетните кредити, оставени в резерв, и бюджетните кредити за разходи за персонал не могат да бъдат пренасяни.
      5.   Неусвоените целевите приходи и бюджетните кредити в наличност към 31 декември, възникващи от целевите приходи, посочени в член 5, се пренасят автоматично и могат да бъдат използвани само за конкретната цел, за която са предназначени. Наличните бюджетни кредити, съответстващи на пренесен целеви приходи, трябва да бъдат усвоени най-напред.
      6.   Главният изпълнителен директор представя пред Управителния съвет предложение за преносите до 15 февруари. Управителният съвет взема решение до 15 март.
      Член 12
      Коригиращ бюджет
      1.   В случай на неизбежни, изключителни или непредвидени обстоятелства, главният изпълнителен директор може да предложи проект за коригиращ бюджет в границите, определени от финансовата рамка, съгласно член 3.
      2.   Проектът за коригиращ бюджет се изработва, предлага и приема и се дава нотификация в съответствие със същата процедура както за общия бюджет, в границите, определени от финансовата рамка. Управителният съвет действа, като надлежно се съобразява с неотложността.
      3.   В случаите когато границите, определени във финансовата рамка, се считат за недостатъчни поради изключителни и непредвидени обстоятелства и като се вземат предвид правилата, определени в член 4, параграфи 2 и 3, Управителният съвет представя коригиращ бюджет за приемане от Съвета, като взема решение с пълно мнозинство.
      Член 13
      Ревизиран бюджет
      1.   Ако е необходимо, главният изпълнителен директор може да представи пред Управителния съвет ревизиран бюджет за текущата финансова година, въз основа на действителните разходи, направени през първите девет месеца, и на прогнозните разходи до края на финансовата година в рамките на приетия бюджет.
      2.   Главният изпълнителен директор може да прави трансфери от един дял в друг, от една глава в друга или от една статия в друга, в рамките на общ лимит от 10 % от бюджетните кредити, определени за финансовата година.
      3.   Три седмици преди извършването на трансферите, посочени в параграф 2, главният изпълнителен директор информира Управителния съвет за своите намерения. В случай на надлежно обосновани причини, представени през този период от участваща държава-членка, Управителният съвет взема решение.
      4.   Главният изпълнителен директор може да направи трансфери в рамките на статиите и да предложи други трансфери на Управителния съвет.
      ДЯЛ II
      ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ОБЩИЯ БЮДЖЕТ
      ГЛАВА 1
      Финансов персонал
      Член 14
      Принцип на разделяне на задълженията
      Задълженията на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя са разделени и несъвместими.
      Член 15
      Роля на разпоредителя с бюджетни кредити
      1.   Главният изпълнителен директор изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити от името на агенцията.
      2.   Агенцията определя във вътрешните си административни правила подходящото ниво на персонал, до което главният изпълнителен директор може да възлага задълженията на разпоредител с бюджетни кредити, и обхвата на предоставените правомощия в съответствие с условията на процедурния правилник на агенцията.
      3.   Правомощията на разпоредител с бюджетни кредити се възлагат само на нает пряко от агенцията по договори с определен срок персонал, подбран измежду граждани на участващите държави-членки, в съответствие с член 11, параграфи 3 и 3.1 от Съвместно действие 2004/551/ОВППС на Съвета.
      4.   Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити може да действа само в рамките, определени му от оправомощаващия инструмент. Отговорният оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган при изпълнението на задачите си от един или повече служители, за които е отговорен, на които са поверени за извършване определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и представянето на отчетите.
      Член 16
      Отговорности на разпоредителя с бюджетни кредити
      1.   Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходната и разходната част на бюджета в съответствие с принципите на доброто финансово управление, включително принципите за икономичност, ефективност и ефикасност, както и за гарантиране на спазването на изискванията за законност и съобразеност с правилата.
      2.   За изпълнението на разходната част оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити поема бюджетни задължения и правни задължения, утвърждава разходи и разрешава плащания и предприема предварителните действия за изпълнение на бюджетните кредити.
      3.   Изпълнението на приходната част включва изготвяне на предварителни оценки за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нареждания за тяхното събиране. В него при необходимост се включва и отказът от събиране на установените вземания.
      4.   В съответствие с приетите от агенцията минимални стандарти и като обръща нужното внимание на рисковете, свързаните с управленската среда и характера на финансираните дейности, оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити въвежда необходимите за изпълнението на неговите задължения организационна структура и процедури за вътрешно управление и контрол, включително когато това е целесъобразно, и последващи проверки. Преди да бъде разрешена дадена операция, оперативните и финансовите аспекти се проверяват от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Инициирането и предварителните и последващите проверки на дадена операция са отделни функции.
      5.   Всички членове на персонала, който отговаря за контрола по управлението на финансовите операции, притежават необходимите професионални умения. Те отговарят на изискванията от кодекса на професионалните стандарти на агенцията.
      6.   Всеки член на персонала, участващ във финансовото управление и контрола върху сделките, считащ, че дадено решение, което прекият му ръководител изисква да изпълни или да даде съгласието си за него, е нередно или противоречи на принципите на доброто финансово управление или на задължителните за служителя професионални правила, информира разпоредителя с бюджетни кредити в писмена форма; и ако последният не предприеме мерки, служителят информира писмено органа, посочен в член 22, параграф 3. В случай на каквато и да е незаконна дейност, измама или корупция, която може да навреди на интересите на агенцията, разпоредителят с бюджетни кредити информира властите и органите, определени в приложимото законодателство.
      7.   Разпоредителят с бюджетни кредити се отчита пред Управителния съвет за изпълнението на задълженията си като предоставя годишен доклад за дейностите, придружен от финансова и управленска информация. Този доклад показва резултатите от операциите спрямо поставените цели, свързаните с тези операции рискове, използването на предвидените ресурси и начина, по който функционира системата за вътрешен контрол. Вътрешният одитор взема под внимание годишния доклад и други видове посочена информация.
      Член 17
      Разделяне на задълженията по иницииране на дадена операция и нейната проверка
      1.   Инициирането на дадена операция означава всички операции, които обикновено се извършват от персонала, посочен в член 16, параграфи 4 и 5, и които имат подготвителен характер по отношение на приемането на актовете за изпълнение на бюджета от компетентния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
      2.   Предварителната проверка на дадена операция означава всички предварителни прегледи, въведени от оправомощения отговорен разпоредител с бюджетни кредити за удостоверяване на нейните оперативни и финансови аспекти.
      3.   Всяка операция е обект най-малкото на предварителна проверка. Целта на тази проверка е да се удостовери, че:

                  а)

                  разходите и приходите са редовни и правомерни, по-специално по отношение на разпоредбите за бюджета и други приложими разпоредби, както и по отношение на разпоредбите или актовете, приети в изпълнение на Договорите и приложимото законодателство и съответно по отношение на договорните условия;

                  б)

                  прилага се принципът за рационално финансово управление.

            4.   Последващите проверки и съответно проверките на документи на място установяват дали финансираните от бюджета операции са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в параграф 3. Тези проверки могат да бъдат организирани на извадков принцип, като се използва анализ на риска.
      5.   Длъжностните лица или други служители, които отговарят за проверките, посочени в параграфи 2 и 4, са различни от тези, които изпълняват задачите по инициирането, посочени в параграф 1, и не са техни подчинени.
      Член 18
      Процедури за управление и вътрешен контрол
      Системите и процедурите за управление и вътрешен контрол са предназначени да:

                  а)

                  постигат целите на политиките, програмите и действията на агенцията в съответствие с принципите за рационално финансово управление;

                  б)

                  се съобразяват с правилата на законодателството на ЕС и минималните стандарти за контрол, установени от агенцията;

                  в)

                  опазват активите и информацията на агенцията;

                  г)

                  предотвратяват и откриват нередности, грешки и измами;

                  д)

                  идентифицират и предотвратяват управленски рискове;

                  е)

                  осигуряват надеждно изготвяне на финансова и управленска информация;

                  ж)

                  съхраняват оправдателна документация, свързана със и последваща изпълнението на бюджета и мерките за изпълнението на бюджета;

                  з)

                  съхраняват документи, отнасящи се до гаранциите по аванси за агенцията, и водят записи, даващи възможност за адекватно проследяване на такива гаранции.

            Член 19
      Роля на счетоводителя
      Агенцията назначава счетоводител измежду персонала, назначен пряко от агенцията на срочен договор, подбран измежду гражданите на участващите държави-членки, в съответствие с член 11, параграфи 3 и 3.1 от Съвместно действие 2004/551/ОВППС на Съвета. Счетоводителят се назначава от Управителния съвет въз основа на неговата компетентност, доказана с документи за професионална квалификация или равностоен професионален опит.
      Член 20
      Отговорности на счетоводителя
      1.   Счетоводителят отговаря в агенцията за:

                  а)

                  правилното извършване на плащания, събиране на приходи и събиране на суми, установени като вземания, включително лихви по просрочени плащания по определението в член 29;

                  б)

                  изготвянето и представянето на отчети;

                  в)

                  воденето на отчетност;

                  г)

                  установяването на счетоводни правила и методи и на сметкоплан;

                  д)

                  създаването и утвърждаването на счетоводни системи и съответно утвърждаването на системи, определени от разпоредителя с бюджетни кредити, за предоставяне или оправдаване на счетоводна информация;

                  е)

                  разпореждане с касови средства.

            2.   Счетоводителят получава от разпоредителите с бюджетни кредити, които гарантират нейната достоверност, цялата информация, необходима за изготвянето на отчетите, които дават вярна представа за активите на агенцията и за изпълнението на бюджета.
      3.   Единствено счетоводителят е упълномощен да управлява паричните наличности и другите активи. Той или тя отговаря за тяхното опазване.
      4.   При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да възложи някои задачи на подчинени от персонала, набран пряко от агенцията чрез срочни договори и подбран измежду гражданите на участващите държави-членки, в съответствие с член 11, параграфи 3 и 3.1 от Съвместно действие 2004/551/ОВППС на Съвета. В оправомощаващия документ се определят задачите, възложени на оправомощените лица.
      ГЛАВА 2
      Отговорност на финансовия персонал
      Член 21
      Общи правила
      1.   Без да се засягат други дисциплинарни мерки, органът, назначил оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, може по всяко време да отнеме временно или окончателно предоставените им от него правомощия.
      2.   Без да се засягат други дисциплинарни мерки, счетоводителят може по всяко време да бъде временно или окончателно отстранен от своите задължения от назначилия го орган.
      3.   Разпоредбите на тази глава не засягат наказателноправната отговорност, под която лицата в този член могат да бъдат подведени, както е предвидено в приложимото национално законодателство и в действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Европейските общности и за борбата срещу корупцията, засягаща длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на участващите държавите-членки.
      4.   Всеки разпоредител с бюджетни кредити или счетоводител подлежи на дисциплинарна отговорност и плащане на компенсация. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интереса на агенцията, въпросът ще бъде отнесен до властите и органите, определени от приложимото законодателство.
      Член 22
      Правила, приложими за упълномощени разпоредители с бюджетни кредити
      1.   От разпоредителя с бюджетни кредити може да се изисква да компенсира изцяло или частично всякаква щета, понесена от агенцията в резултат на сериозно неправомерно поведение от негова страна по време на или във връзка с изпълнението на неговите задължения, по-специално ако той или тя установи вземания, издаде нареждане за събиране на вземания, поеме задължения за разход или подпише платежно нареждане, без да се съобразява с настоящите финансови правила. Същото важи, когато в резултат на сериозно неправомерно поведение той или тя не състави документ, установяващ вземане, или ако не издаде нареждане за събиране на вземания или забави неоснователно неговото издаване, или ако не издаде платежно нареждане или неоснователно забави неговото издаване, с което изложи агенцията на отговорност по граждански иск от трети страни.
      2.   Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който счита, че от него или нея се изисква вземане на решение, което е нередно или в нарушение на принципите за добро финансово управление, информира писмено оправомощаващия орган. Ако тогава оправомощващият орган даде обосновано писмено указание до оправомощения разпоредител с бюджетни кредити за вземане на въпросното решение, разпоредителят с бюджетни кредити не може да бъде държан отговорен. В случай на каквато и да е незаконна дейност, измама или корупция, която може да навреди на интересите на агенцията, оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити информира властите и органите, определени от приложимото законодателство.
      3.   Агенцията създава специализиран орган от експерти по финансови нарушения, който да функционира независимо и определя дали има финансово нарушение и какви трябва да бъдат последствията, ако има такива. Въз основа на становището на този орган агенцията решава дали да заведе дело за подвеждане под отговорност с налагане на дисциплинарна мярка или заплащане на компенсация. Ако органът разкрие системни проблеми, той изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и оправомощения разпоредител с бюджетни кредити, при условие че последният не е замесеното лице, както и до вътрешния одитор.
      Член 23
      Правила, приложими за счетоводителите
      От счетоводителя може да се изисква да компенсира изцяло или частично всякаква щета, понесена от агенцията в резултат на сериозно неправомерно поведение по време на или във връзка с изпълнението на неговите задължения. Той или тя може, по-специално, да бъде подведен под отговорност за някоя от следните прояви на неправомерно поведение:

                  а)

                  загуба или повреда на парични наличности, активи и документи, които са му поверени;

                  б)

                  погрешна промяна на банкови сметки;

                  в)

                  събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;

                  г)

                  несъбиране на дължими приходи.

            ГЛАВА 3
      Приходи
      Член 24
      Предоставяне на приходите на агенцията
      В общия бюджет се вписва предварителна оценка на приходите, състоящи се от различни приходи и вноските на участващите държави-членки в еуро. Вноските на участващите държави-членки покриват общия сбор на бюджетните кредити, вписани в общия бюджет, след приспадането на другите приходи.
      Член 25
      Предварителна оценка на вземанията
      1.   Разпоредителят с бюджетни кредити, отговорен за всички мерки или положения, които могат да доведат до пораждане или изменение на размера на дължимото на агенцията вземане, изготвя предварителна оценка на вземанията.
      2.   Разпоредителят с бюджетни кредити издава нареждане за събиране на вземанията по отношение на тези суми.
      Член 26
      Установяване на вземанията
      1.   Установяването на вземанията е актът, с който оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити:

                  а)

                  проверява дали съществува дълг;

                  б)

                  определя или проверява истинността и размера на дълга;

                  в)

                  проверява условията, при които дългът е платим.

            2.   Приходите на агенцията и всяко вземане, за което е установено, че представлява определена и дължима сума, трябва да бъдат установени чрез нареждане за събиране на вземания до счетоводителя, последвано от дебитно известие до длъжника, и двете съставени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
      3.   Погрешно изплатените суми се възстановяват.
      Член 27
      Разрешаване на събирането на вземания
      1.   Разрешаването на събирането на вземания е актът, с който оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити инструктира счетоводителя, като издава нареждане за събиране, да събере вземането, което той е установил.
      2.   Агенцията може да установи официално една сума като подлежаща на вземане от лица, различни от държави, посредством решение, прилагането на което се подчинява на правилата за гражданското производство в сила в държавата, на чиято територия то се извършва.
      Член 28
      Събиране на вземания
      1.   Счетоводителят действа съгласно нареждането за събиране на вземания за суми, надлежно установени от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Той действа добросъвестно, за да гарантира, че агенцията ще получи своя приход, и за да осигури опазването на нейните права.
      Счетоводителят събира сумите по всички искове на агенцията.
      2.   Когато разпоредителят с бюджетни кредити планира да се откаже от събирането на установена сума на вземане, той трябва да се увери, че отказът е редовен и е в съответствие с принципа за рационалното финансово управление и пропорционалност, съгласно процедурите и критериите, предвидени в правилата по изпълнението. Решението за отказ трябва да бъде мотивирано.
      Член 29
      Лихви за просрочени плащания
      1.   Всяко вземане, което не е погасено на датата на падежа, носи лихва в съответствие с параграфи 2 и 3.
      2.   Лихвеният процент по вземанията, които не са погасени на датата на падежа, е процентът, прилаган от Европейската централна банка при нейните главни операции по рефинансиране, публикуван в серия C на Официален вестник на Европейския съюз, в сила от първия календарен ден на месеца, на който започва да тече падежът, увеличен със:

                  а)

                  седем процентни пункта, когато задължаващото събитие е договор за доставка и услуга по обществена поръчка;

                  б)

                  три и половина процентни пункта във всички останали случаи.

            3.   Лихвата се начислява от календарния ден, следващ датата на падежа, посочена в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е погасен напълно.
      4.   Всякакви частични плащания покриват първо лихвата, определена в съответствие с параграфи 2 и 3.
      5.   В случай на глоби, когато длъжникът предоставя финансова гаранция, която се приема от счетоводителя като условно плащане, приложимият от датата на падежа процент е процентът, посочен в параграф 2, увеличен само с един и половина процентни пункта.
      6.   За да се предотврати начисляването на лихви по просрочени вноски от страна на участващите държави-членки, същите получават от агенцията оригиналната подписана покана за плащане на вноската най-малко 30 дни преди датата за внасяне на транша, съгласно член 7, параграф 2.1.
      ГЛАВА 4
      Разходи
      Член 30
      Общи принципи
      1.   По всяко разходно перо се поема задължение, като перото се утвърждава, разрешава и изплаща.
      2.   Поемането на задължението за разхода се предхожда от финансово решение, взето от агенцията или от властите, на които са били предоставени правомощия от агенцията.
      Член 31
      Определение за бюджетно задължение
      1.   Бюджетно задължение е операция, с която се запазва бюджетният кредит, необходим за покриване на последващи плащания с оглед изпълнение на правно задължение. Правното задължение е акт, с който разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение, който води до разход. Бюджетното задължение и правното задължение се приемат от един и същ разпоредител с бюджетни кредити, с изключение на надлежно обосновани случаи, както е предвидено в правилата за изпълнение.
      2.   Бюджетното задължение е индивидуално, когато бенефициерът и размерът на разходите са известни. Бюджетното задължение е глобално, когато поне един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен. Бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, когато или сумата, или крайните бенефициери не са окончателно известни.
      3.   Бюджетните задължения за действия, превишаващи една финансова година, могат да бъдат разпределени за няколко години на годишни вноски само когато основният акт предвижда това и само за административни разходи. Когато бюджетното задължение е разделено по този начин на годишни вноски, в правното задължение трябва да се посочва това, освен когато се отнася до разходи за персонала.
      Член 32
      Процедура за поемане на задължение
      1.   По отношение на всяка мярка, която може да поражда разходи за сметка на бюджета, отговорният разпоредител с бюджетни кредити трябва първо да поеме бюджетно задължение и след това да поема правно задължение към трети страни.
      2.   Глобалните бюджетни задължения покриват общите разходи по съответните индивидуални правни задължения, сключени до 31 декември на година n + 1.
      Съгласно член 31, параграф 3, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година n.
      В края на периодите, посочени в първата и втората алинея, неусвоеният остатък от тези бюджетни задължения се отменя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
      Размерът на всяко индивидуално правно задължение, поето след глобално задължение, преди подписването се отбелязва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се отразява в общо поетото задължение.
      3.   Правните задължения, поети за продължаващи повече от една финансова година действия, и съответните бюджетни задължения, с изключение на разходите за персонал, имат окончателна дата за изпълнение, определена в съответствие с принципа за рационално финансово управление.
      Всякакви части от подобни задължения, които не са били изпълнени шест месеца след тази дата, се отменят, като съответните бюджетни кредити се анулират.
      Когато правно задължение не е довело до плащане след период от три години, отговорният разпоредител с бюджетни кредити го отменя.
      Член 33
      Разрешаване на поемане на задължение
      1.   При поемане на бюджетно задължение отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:

                  а)

                  разходите са били за сметка на правилната позиция от бюджета;

                  б)

                  има в наличност бюджетни кредити;

                  в)

                  разходите са в съответствие с разпоредбите на Договорите, бюджета, настоящите разпоредби и приложимото законодателство;

                  г)

                  принципът на стабилното финансово управление е спазен.

            2.   При отбелязване на правно задължение разпоредителят с бюджетни кредити се уверява, че:

                  а)

                  задължението е покрито от съответното бюджетно задължение;

                  б)

                  разходите са редовни и са в съответствие с разпоредбите на Договорите, бюджета, настоящите разпоредби и приложимото законодателство;

                  в)

                  принципът на стабилно финансово управление е спазен.

            Член 34
      Утвърждаване на разходи
      Утвърждаването на разходи е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити:

                  а)

                  проверява наличието на право на кредитора;

                  б)

                  определя или проверява истинността и размера на иска;

                  в)

                  проверява условията, при които е дължимо плащането.

            Член 35
      Разрешаване на разходи
      Разрешаването на разходи е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити, след като е установил наличието на бюджетните кредити, с издаване на платежно нареждане разпорежда на счетоводителя да изплати сумата за разхода, който е утвърдил.
      Член 36
      Плащане на разходи
      1.   Плащането се извършва при представянето на доказателство, че дадено действие е в съответствие с разпоредбите на основния акт или договора и покрива една или повече от следните операции:

                  а)

                  плащането на цялата дължима сума;

                  б)

                  плащане с едно или повече междинни плащания.

            2.   В отчетите се прави разлика между различните видове плащания, посочени в параграф 1, в момента на тяхното извършване.
      3.   Плащането на разходи се извършва от счетоводителя в рамките на лимитите на наличните средства.
      Член 37
      Срокове за плащане
      1.   Дължимите суми се плащат в рамките на не повече от 45 календарни дни от датата, на която е регистрирано искането за допустимо плащане, от упълномощения отдел на отговорния разпоредител с бюджетни кредити; дата на плащане означава датата, на която се дебитира сметката на агенцията.
      Искането за плащане не е допустимо, ако не е спазено дори едно основно изискване.
      2.   Независимо от параграф 1, периодът на плащане, посочен в параграф 1, е 30 календарни дни за плащания, свързани с договори за услуги или доставка, с изключение на случаите, когато договорите предвиждат друго.
      3.   За договори или споразумения, по които плащането зависи от одобрението на доклад, срокът за периодите на плащане, посочени в параграфи 1 и 2, започва да тече едва когато въпросният доклад бъде одобрен или пряко, с изричното информиране на бенефициера, или косвено, тъй като времето за одобрение, позволено от договора, е изтекло, без същият да бъде прекратен с официален документ, изпратен на бенефициера.
      Времето, отпуснато за одобрение, не може да превишава:

                  а)

                  20 календарни дни за обикновени договори, свързани с доставка на стоки или оказване на услуги;

                  б)

                  45 календарни дни за други договори и споразумения по субсидии;

                  в)

                  60 календарни дни за договори, включващи технически услуги, които са особено сложни за оценяване.

            4.   Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може временно да преустанови срока за плащане чрез информиране на кредиторите по всяко време през периода, посочен в параграф 1, за това, че искането за плащане не може да бъде изпълнено или защото сумата не е дължима, или защото подходящите оправдателни документи не са представени. Ако до знанието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити достигне информация, която поставя под съмнение допустимостта на разхода, съдържащ се в искането за плащане, същият може временно да спре срока за плащането за целите на по-нататъшна проверка, включително проверка на място, за да удостовери преди плащането, че разходът е наистина допустим. Разпоредителят с бюджетни кредити информира въпросния бенефициер колкото е възможно по-скоро.
      Времето от остатъка от периода за плащане започва да тече отново от датата, на която е регистрирано правилно формулираното искане за плащане.
      5.   При изтичане на сроковете, предвидени в параграфи 1 и 2, в рамките на два месеца от получаването на просрочено плащане кредиторът може да поиска лихва в съответствие със следните разпоредби:

                  а)

                  лихвените проценти са процентите, посочени в член 29, параграф 2, първа алинея;

                  б)

                  лихвата е платима за периода от календарния ден, следващ изтичането на срока за плащането, до деня на плащането.

            Първа алинея от настоящия параграф не се отнася за участващи държави-членки.
      ГЛАВА 5
      Системи за информационни технологии
      Член 38
      Счетоводен софтуер
      1.   Счетоводният софтуер на агенцията отразява принципите, заложени в настоящите финансови правила.
      2.   Документите могат да бъдат подписвани чрез защитена компютърна или електронна процедура.
      ГЛАВА 6
      Вътрешен одит
      Член 39
      Роля на вътрешния одитор
      1.   Агенцията създава функция за вътрешен одит, която трябва да бъде изпълнявана при спазването на съответните международни стандарти. Вътрешният одитор, назначен от агенцията, отговаря пред последната за проверяването на правомерното функциониране на системите и процедурите за изпълнение на бюджета. Вътрешният одитор не може да бъде разпоредител с бюджетни кредити или счетоводител.
      2.   Агенцията предвижда специални правила, приложими за вътрешния одитор, които да гарантират пълната му независимост при изпълнението на неговите задължения и да определят неговите отговорности.
      Член 40
      Отговорности на вътрешния одитор
      1.   Вътрешният одитор консултира агенцията относно справянето с рискове, като издава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и като отправя препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и насърчава рационалното финансово управление.
      Вътрешният одитор отговаря по-специално:

                  а)

                  за преценяване доколко са подходящи и ефективни системите за вътрешно управление и резултатите на отделите при прилагането на политиките, програмите и действията спрямо свързаните с тях рискове;

                  б)

                  за преценяване доколко са подходящи и качествени системите за вътрешен контрол и одит, приложими към всяка операция по изпълнението на бюджета.

            2.   Вътрешният одитор изпълнява своите задължения относно всички дейности и отдели на агенцията. Той или тя притежава пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнението на задълженията му/ѝ, ако е необходимо и на място.
      3.   Вътрешният одитор докладва на агенцията относно своите констатации и препоръки. Агенцията осигурява предприемането на действия по отношение на препоръките, получени в резултат на одитите. Вътрешният одитор представя на агенцията и годишен доклад за вътрешните одити, в който се посочва броят и видът на извършените вътрешни одити, направените препоръки и предприетите действия по отношение на тези препоръки.
      4.   Всяка година главният изпълнителен директор препраща на Управителния съвет доклад, в който се обобщават броят и видът на извършените вътрешни одити, направените препоръки и действията, предприети на базата на тези препоръки.
      ДЯЛ III
      ФИНАНСОВА ОТЧЕТНОСТ И ГОДИШЕН ОДИТ
      Член 41
      Бюджетен и отчетен график
      Агенцията предоставя на Управителния съвет следните документи:

                  а)

                  до 15 февруари, предложение за пренасянията, както е постановено в член 11;

                  б)

                  до 30 юни, цялостна предварителна оценка на проекта за общ бюджет за следващата година, както е постановено в член 4, параграф 1;

                  в)

                  до 30 септември, проект за общ бюджет за следващата финансова година, както е постановено в член 4, параграф 9;

                  г)

                  ако е необходимо, след първите девет месеца на финансовата година — ревизиран бюджет за текущата финансова година, както е постановено в член 13;

                  д)

                  тримесечни финансови отчети, както е постановено в член 42;

                  е)

                  отчети относно оперативния бюджет, както е постановено в член 2;

                  ж)

                  проверения финансов отчет, одобрен от Управителния съвет на 1 септември, както е постановено в член 44.

            Член 42
      Тримесечен отчет
      Всяко тримесечие главният изпълнителен директор представя на Управителния съвет отчет за изпълнението на приходите и разходите през предходното тримесечие и от началото на финансовата година.
      Член 43
      Одиторска колегия
      1.   След края на всяка финансова година се извършва външен одит на разходите, включително на функционалния и оперативния бюджет, и на приходите, управлявани от агенцията.
      2.   Одиторската колегия се състои от трима одитори от три различни участващи държави-членки, подпомагани съответно от персонал под тяхно ръководство.
      3.   Членовете на одиторската колегия се назначават за период от три последователни одита, с изключение на първоначалните членове, които се назначават съответно за три, два и един одит. Следва да се осигури справедлива ротация между участващите държави-членки, които желаят да изпратят одитори.
      4.   Управителният съвет назначава одиторската колегия измежду предложените от участващите държави-членки кандидати. Кандидатите са за предпочитане членове на висшите национални институции за одит на участващите държави-членки и предлагат подходящи гаранции за сигурност и независимост. Те са на разположение за изпълнението на задачи от името на агенцията, когато това е необходимо. При изпълнението на тези задачи:

                  а)

                  членовете на колегията продължават да получават възнаграждението си от своя одиторски орган по произход, като агенцията само възстановява разходите им за изпълнение на задачата на същата основа, каквато е предвидена в правилата, приложими за служители на Европейските общности с равностоен ранг;

                  б)

                  те нито искат, нито получават указания, различни от тези на Управителния съвет; в рамките на своя мандат за одит одиторската колегия и нейните членове са напълно независими и отговарят единствено за провеждането на външния одит;

                  в)

                  те се отчитат по задачата си само пред Управителния съвет;

                  г)

                  те проверяват дали приходите и разходите, управлявани от агенцията, са изпълнени в съответствие с приложимото законодателство и принципите на рационалното финансово управление, тоест в съответствие с принципите за икономия, ефективност и ефикасност.

            5.   Всяка година одиторската колегия избира свой председател за предстоящата финансова година. Тя приема правилата, приложими за одитите, извършвани от нейните членове в съответствие с най-високите международни стандарти за одит. Одиторската колегията одобрява докладите за одит, изготвени от нейните членове, преди тяхното предаване на главния изпълнителен директор и на Управителния съвет.
      6.   Одиторите гарантират, че спазват поверителността на информацията и защитават данните, които са узнали по време на одита, в съответствие с правилата, приложими за тази информация и данни.
      7.   Одиторите имат незабавен достъп без предизвестие, до документите и до съдържанието на всички материални носители на данни, свързани с приходите и разходите, включително до всички документи, посочени в член 22, както и до помещенията, където се пазят тези документи и материални носители на данни. Те могат да правят копия. Лицата, участващи в изпълнението на приходите и разходите на агенцията, оказват необходимата помощ на главния изпълнителен директор и на лицата, отговорни за одита на тези разходи, при изпълнението на техните задачи. Разходите, свързани с одита, са за сметка на общия бюджет на агенцията.
      8.   Управителният съвет, въз основа на предложение от главния изпълнителен директор или от държава-членка, може по всяко време да назначи допълнително външни одитори, като сам определя задачите им и условията за наемане на работа.
      Член 44
      Годишен одит
      1.   До 31 март след края на финансовата година главният изпълнителен директор представя пред одиторската колегия за преглед и становище проект за годишен финансов отчет.
      Финансовият отчет на Европейската агенция по отбраната се състои от различни секции, по-специално:

                  а)

                  отчет за дейността, който описва най-важните аспекти на финансовата година;

                  б)

                  отчети за управлението, които показват, за всеки управляван от агенцията бюджет, бюджетните кредити, поетите и платени разходи, както и разни приходи и приходите от участващите държави-членки и други страни;

                  в)

                  счетоводен баланс към края на финансовата година, който показва активите, принадлежащи на агенцията, и нейните пасиви, като взема предвид амортизацията и евентуално ликвидиране.

            2.   До 15 юни след края на финансовата година одиторската колегия представя пред главния изпълнителен директор своя годишен доклад за одит, който съдържа становището на колегията и забележките по проекта за финансов отчет, посочен в параграф 1.
      3.   До 15 юли след края на финансовата година главният изпълнителен директор представя пред Управителния съвет заверения финансов отчет и доклада за одит, придружен от отговорите му.
      4.   До 1 септември след края на финансовата година Управителният съвет одобрява заверения финансов отчет и освобождава от отговорност главния изпълнителен директор и счетоводителя за финансовата година.
      5.   След като бъде одобрен от Управителния съвет, публикуването на заверения финансов отчет се обявява в Официален вестник на Европейския съюз.

      6.   Всички отчети и инвентарни описи се съхраняват от счетоводителя за период от пет години от датата, на която е дадено съответното освобождаване от отговорност.
      Член 45
      Заключителен член
      Настоящите финансови правила не засягат съществуващите мерки, приети от участващите държави-членки съгласно член 296 от Договора за създаване на Европейската общност или съгласно членове 10 и 14 от Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки. (3)

         (1)  ОВ L 245, 17.7.2004 г., стр. 17.

         (2)  ОВ L 253, 7.10.2000 г., стр. 42.

         (3)  ОВ L 134, 30.4.2004 г., стр. 114. Директива, последно изменена с Директива 2006/97/EО на Съвета (ОВ L 363, 20.12.2006 г., стр. 107).

      ПРАВИЛА ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ И ПРАВИЛА ЗА ФИНАНСОВИТЕ ВНОСКИ ОТ ОПЕРАТИВНИЯ БЮДЖЕТ НА ЕВРОПЕЙСКАТА АГЕНЦИЯ ПО ОТБРАНАТА („АГЕНЦИЯТА“)
      СЪДЪРЖАНИЕ

                  ГЛАВА 1

                  ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ

                     Член 1

                  Определения и приложно поле

                     Член 2

                  Принципи на възлагане и договори с обособени позиции

                     Член 3

                  Публикуване

                     Член 4

                  Процедури за възлагане на обществени поръчки

                     Член 5

                  Прагове и оценяване на договорната стойност

                     Член 6

                  Покана за участие в тръжна процедура

                     Член 7

                  Участие в тръжни процедури

                     Член 8

                  Споразумение в СТО относно държавните поръчки

                     Член 9

                  Критерии за изключване

                     Член 10

                  Липса на конфликт на интереси и на представяне на неверни данни

                     Член 11

                  Централна база данни

                     Член 12

                  Административни или финансови санкции

                     Член 13

                  Критерии за подбор и процедури за възлагане

                     Член 14

                  Общи принципи на тръжната процедура

                     Член 15

                  Договори между агенцията и кандидатите или участниците в тръжната процедура

                     Член 16

                  Информиране на кандидатите и участниците в тръжната процедура

                     Член 17

                  Анулиране или прекратяване на процедурата

                     Член 18

                  Гаранции

                     Член 19

                  Нищожност на процедурата

                  ГЛАВА 2

                  УСЛОВИЯ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ

                     Член 20

                  Рамкови споразумения и конкретни договори

                     Член 21

                  Обявяване на договорите, уредено с Директива 2004/18/ЕО

                     Член 22

                  Обявяване на договорите, които не са обхванати от Директива 2004/18/ЕО

                     Член 23

                  Публикуване на обявленията

                     Член 24

                  Други форми на обявяване

                     Член 25

                  Типове процедури за възлагане на обществена поръчка

                     Член 26

                  Брой кандидати при ограничената процедура или при процедурата на договаряне

                     Член 27

                  Условия на процедурите на договаряне

                     Член 28

                  Конкурси за проекти

                     Член 29

                  Динамична система за покупка

                     Член 30

                  Състезателен диалог

                     Член 31

                  Използване на процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за поръчка

                     Член 32

                  Използване на процедурата на договаряне след предварително публикуване на обявление за поръчка

                     Член 33

                  Покана за заявяване на интерес

                     Член 34

                  Поръчки с малка стойност

                     Член 35

                  Прагове за предварителни обявления

                     Член 36

                  Прагове, приложими към процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО

                     Член 37

                  Документи, свързани с поканата за участие в тръжна процедура

                     Член 38

                  Технически спецификации

                     Член 39

                  Коригиране на цената

                     Член 40

                  Административни и финансови санкции

                     Член 41

                  Доказателствени документи

                     Член 42

                  Критерии за подбор

                     Член 43

                  Икономически и финансов капацитет

                     Член 44

                  Технически и професионален капацитет

                     Член 45

                  Условия и критерии за възлагане

                     Член 46

                  Използване на електронни търгове

                     Член 47

                  Необичайно ниски оферти

                     Член 48

                  Срокове за получаване на офертите и заявленията за участие

                     Член 49

                  Срокове за достъп до тръжната документация

                     Член 50

                  Срокове в спешни случаи

                     Член 51

                  Методи на комуникация

                     Член 52

                  Отваряне на офертите и заявките за участие

                     Член 53

                  Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие

                     Член 54

                  Член 296 от Договора за създаване на Европейската общност

                  ГЛАВА 3

                  ПРАВИЛА ЗА ФИНАНСОВИ ВНОСКИ ОТ ОПЕРАТИВНИЯ БЮДЖЕТ

                     Член 55

                  Обхват

                     Член 56

                  Оценка на предложенията

                     Член 57

                  Съдържание на поканата за предложения

                     Член 58

                  Формуляри за кандидатстване за финансова помощ

                     Член 59

                  Съдържание на договора за финансова помощ

                     Член 60

                  Оправдателни документи за исканията за плащане

            ГЛАВА 1
      ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
      Член 1
      Определения и приложно поле
      1.   Договорите за обществени поръчки са договори за паричен интерес, сключени в писмена форма от агенцията, в качеството на възложител, за да получи срещу заплащане на цена, платена изцяло или частично от общия бюджет, доставката на движимо или недвижимо имущество, изпълнението на работи или предоставянето на услуги.
      Договорите за обществени поръчки обхващат:

                  а)

                  договори за покупка или наемане на сграда;

                  б)

                  договори за доставка;

                  в)

                  договори за извършване на работи;

                  г)

                  договори за услуги.

                  2.

                              а)

                              Договорите за строителство обхващат закупуването, дългосрочния лизинг, лизинга, отдаването под наем или наемането, със или без възможност за закупуване, на земя, съществуващи сгради или друго недвижимо имущество.

                              б)

                              Договорите за доставка обхващат закупуването, лизинга, отдаването под наем или наемането, със или без възможност за закупуване, на различни продукти. Договор за доставка на продукти и, евентуално, за разполагане и инсталиране, се счита за договор за доставка.

                              в)

                              Договорите за извършване на работи обхващат или изпълнението, или проектирането и извършването на работи или работа, свързана с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (1) или реализацията с каквито и да е средства на работа, съответстваща на определените от агенцията изисквания. „Работа“ означава резултата от строителни или инженерни работи в тяхната цялост, който е достатъчен сам по себе си за изпълнението на икономическа или техническа функция.

                              г)

                              Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези, които са обхванати от договорите за доставки, за извършване на работи и за строителство. Тези услуги са изредени в приложения IIА и IIБ към Директива 2004/18/ЕО.

                              д)

                              Договор, който обхваща продукти и услуги, се счита за договор за услуги, когато стойността на въпросните услуги надвишава стойността на продуктите, включени в договора.
                              Договор, който има за предмет услуги и включва работи, които имат страничен характер по отношение на главния предмет на договора, се счита за договор за услуги.
                              Договор, който има за предмет услугите, посочени в приложение IIА към Директива 2004/18/ЕО, и услугите, посочени в приложение IIБ към същата директива, се счита за договор от обхвата на приложение IIА, ако стойността на услугите, посочени в това приложение, надвишават стойността на услугите, посочени в приложение IIБ.

                              е)

                              Описанието на различните типове договори се основава на номенклатурата, разработена от Общия терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (СРV) по смисъла на Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (2).
                              В случай на различия между Общия терминологичен речник, свързан с обществените поръчки и Статистическата класификация на икономическите дейности в Европейската общност (NACE), посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или между Общия терминологичен речник, свързан с обществените поръчки и Централния класификатор на продуктите (СРС) (временна версия), посочени в приложение II към тази директива, предимство имат номенклатурата в Статистическата класификация на икономическите дейности в Европейската общност или съответно номенклатурата в Централния класификатор на продуктите.

                              ж)

                              Термините „изпълнител“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице или обществена институция или консорциум от такива лица и/или органи, които предлагат съответно да извършат работи, да доставят продукти или да предоставят услуги. Терминът „икономически оператор“ покрива „изпълнител“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“. Икономическите оператори, които са подали оферта по тръжна процедура се наричат „участници в търга“. Тези, които са подали молба да им бъде разрешено да участват по ограничена процедура, включително в състезателен диалог, или в процедура на договаряне, се наричат „кандидати“.

                              з)

                              Терминът „оперативен бюджет“ се отнася до член 2 от Финансовите правила на Европейската агенция по отбраната, а терминът „функционален бюджет“ се отнася до общия бюджет (както е определен в член 1 от Финансовите правила на Европейската агенция по отбраната), с изключение на оперативния бюджет.

                              и)

                              Терминът „договор, свързан с отбраната“ означава договор, който трябва да се сключи от агенцията в областите, в които държавите-членки могат да се позоват на изключението в член 10 от Директива 2004/18/ЕО.

            Член 2
      Принципи на възлагане и договори с обособени позиции
      1.   Всички договори за обществени поръчки, финансирани изцяло или частично от общия бюджет, спазват принципите за прозрачност, съразмерност, равнопоставеност и недискриминация.
      2.   Всички договори за обществени поръчки се възлагат чрез тръжна процедура с възможно най-широка основа, освен когато се използва процедурата на договаряне, посочена в член 4, параграф 1, буква е).
      3.   Разчетната стойност на дадена поръчка не може да се определя с оглед на избягването на изискванията по настоящия регламент, нито могат да се разделят поръчките за същите цели.
      4.   Когато предметът на договор за услуги или извършване на работи се разделя на няколко позиции, като всяка от тях е предмет на отделен договор, стойността на всяка позиция се взема предвид при общата оценка на приложимия праг.
      Когато общата стойност на позициите е равна на праговете по член 36 или е по-висока от тях, тогава към всяка от позициите се прилагат разпоредбите на членове 3 и 4, с изключение на позициите с разчетна стойност, по-малка от 80 000 EUR в случаите на договори за услуги или доставки, или по-малка от един милион еуро при поръчките за извършване на работи, при условие че съвкупната сума на позициите не надхвърля 20 % от съвкупната стойност на всички позиции, включени в съответната поръчка.
      5.   Когато планираната покупка на стандартни стоки може да доведе до едновременни договори в отделни позиции, разчетната стойност на всички позиции се взема за основа за определяне на приложимия праг.
      Член 3
      Публикуване
      1.   Освен в случаите на секретни договори и освен ако в настоящото не е предвидено друго за договорите, отнасящи се до отбраната, всички договори, надхвърлящи предвидените в Директива 2004/18/ЕО прагове, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз.

      Обявленията за договорите се публикуват предварително, освен в случаите на договори с малка стойност, посочени в член 34 и освен ако в настоящото не е предвидено друго.
      Публикуването на определена информация след възлагането на договора може да отпадне, когато това би затруднило прилагането на закона или би било в противоречие с обществения интерес или с интереса на Агенцията или на ЕС, би навредило на законни стопански интереси на обществени или частни предприятия или би могло да наруши лоялната конкуренция между тях.
      2.   Договори със стойност под праговете, предвидени в член 34, съответно се обявяват, освен ако в настоящото не е предвидено друго.
      Член 4
      Процедури за възлагане на обществени поръчки
      Процедурите за обществени поръчки са в една от следните форми:

                  а)

                  открита процедура;

                  б)

                  ограничена процедура;

                  в)

                  конкурс за проект;

                  г)

                  динамична система за покупка;

                  д)

                  състезателен диалог;

                  е)

                  процедура на договаряне.

            Член 5
      Прагове и оценяване на договорната стойност
      1.   Освен ако в настоящото не е предвидено друго, за свързаните с отбраната договори праговете се определят от Директива 2004/18/ЕО, в която се посочват:

                  а)

                  условията за публикуване, посочени в член 3;

                  б)

                  избора на процедури, посочен в член 4;

                  в)

                  съответните срокове.

            2.   Оправомощените или вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити оценяват дали са били достигнати праговете, посочени в параграф 1.
      3.   С цел изчисляване на разчетната стойност на дадена поръчка агенцията включва общата разчетна стойност на възнаграждението на изпълнителя.
      Когато при дадена поръчка са възможни различни варианти или подновяване, основата за изчисляване е максимално допустимата сума, включително при използване на клаузите за различни варианти или при подновяване.
      Този разчет се прави след като е изпратено обявлението за договора или, когато не е предвидено такова, след като Агенцията постави начало на процедурата по възлагане.
      4.   По отношение на рамковите споразумения и динамичните системи за покупка стойността се изчислява въз основа на максималната стойност на всички обществени поръчки, предвидени за целия срок на действие на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
      5.   При поръчките за услуги се вземат предвид:

                  а)

                  при застрахователни услуги — дължимата премия и други форми на възнаграждение;

                  б)

                  при банкови или финансови услуги — таксите, комисионите, лихвите и останалите видове възнаграждения;

                  в)

                  при поръчките за проектиране — хонорарите, дължимите комисиони и други форми на възнаграждение.

            6.   При поръчките за услуги, които не конкретизират общата цена, или при договорите за доставка, за лизинг, за отдаване под наем или наемане, или за покупка на изплащане на продукти, стойността, която се взема като основа за изчисляване на разчетната стойност, представлява:

                  а)

                  за поръчки с фиксиран срок:

                              i)

                              когато срокът е 48 месеца или по-малко, в случай на предоставяне на услуги, или 12 месеца или по-малко, в случай на доставки, общата стойност на поръчката за нейното времетраене;

                              ii)

                              когато срокът е повече от 12 месеца в случай на доставки, общата стойност, включително разчетната остатъчна стойност;

                  б)

                  в случай на поръчки с неопределен период или в случай на услуги за период, надхвърлящ 48 месеца, месечната стойност, умножена по четиридесет и осем.

            7.   В случай на поръчки за услуги или доставки, които се възлагат редовно или се подновяват през определен период от време, договорната стойност се определя въз основа на:

                  а)

                  или фактическите брутни разходи по сходни договори, сключени за същата категория услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор; или

                  б)

                  разчетните брутни разходи по последователно сключени договори, през 12-те месеца след първата предоставена услуга или първата доставка, или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.

            8.   При поръчките за извършване на строителни работи се взема предвид не само стойността на предвидените работи, но и разчетната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които агенцията предоставя на изпълнителя.
      Член 6
      Покана за участие в тръжна процедура
      В документите, свързани с поканата за участие в тръжна процедура, се дава пълно, ясно и точно описание на предмета на договора.
      Член 7
      Участие в тръжни процедури
      1.   Участието в тръжните процедури е открито при равни условия за всички физически и юридически лица, попадащи в приложното поле на Договорите, и за всички физически и юридически лица в трета държава, която има специално споразумение с Европейските общности в областта на възлагането на обществени поръчки при условията, предвидени в това споразумение.
      2.   Участието в тръжни процедури за поръчки, свързани с отбраната, е открито и при равни условия само за физически и юридически лица, които имат технологична и/или промишлена база, подходяща за съответния договор на територията на която и да е от държавите-членки на Европейския съюз или на територията на някоя трета държава, която има административна спогодба с агенцията, при условие че физически и юридически лица от тази страна могат да участват в тръжни процедури за поръчки, свързани с отбраната, при условията, посочени в тази спогодба.
      3.   Консорциуми от икономически оператори имат право да подават оферти за търг или да кандидатстват. Агенцията не може да изисква консорциумите да имат определена правна форма, за да им се разреши да подадат оферта за търг или молба за участие, но от избрания консорциум може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му е била възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за правилното изпълнение на поръчката.
      Член 8
      Споразумение в СТО относно държавните поръчки
      С изключение на поръчките, свързани с отбраната, за които се прилага многостранното споразумение за държавните поръчки, сключено в рамките на Световната търговска организация, поръчките са открити и за граждани на държавите, ратифицирали това споразумение, при условията, предвидени в него.
      Член 9
      Критерии за изключване
      1.   Кандидатите или участниците в тръжната процедура се изключват от участие в процедурата по възлагане на обществена поръчка, ако:

                  а)

                  са фалирали или са в процедура по ликвидация, ако дейността им се управлява от съда, имат сключено споразумение с кредитори, временно са преустановили дейността си, обект са на производство, свързано с тези въпроси, или се намират в някаква аналогична ситуация, произтичаща от подобна процедура, предвидена в национално законодателство или разпоредби;

                  б)

                  са осъдени за престъпление, свързано с професионалното им поведение, с присъда по влязло в сила съдебно решение;

                  в)

                  са виновни за тежко професионално нарушение, доказано по начин, за който агенцията може да намери оправдание;

                  г)

                  не са изпълнили задължения, свързани с плащането на вноски по социално осигуряване или данъци, в съответствие със законовите разпоредби на страната, в която са установени, или разпоредбите на страната на агенцията, или пък на страната, където ще се изпълнява договорът;

                  д)

                  са били обект на присъда по влязло в сила съдебно решение за измама, корупция, участие в престъпна организация или в някаква друга незаконна дейност, вредна за финансовите интереси на Общностите или на агенцията;

                  е)

                  след друга процедура за обществена поръчка или процедура, финансирана от бюджета на Европейския съюз или общия бюджет на Агенцията, те са обявени в сериозно нарушение на договора поради неспазване на договорните им задължения.

            2.   Без да се засяга член 41, кандидатите или участниците в тръжна процедура трябва да удостоверят, че не се намират в някоя от ситуациите, изброени в параграф 1.
      Член 10
      Липса на конфликт на интереси и на представяне на неверни данни
      Поръчки не могат да бъдат възлагани на кандидати или участници в тръжна процедура, които по време на процедурата:

                  а)

                  са свързани с конфликт на интереси;

                  б)

                  са дали подвеждаща информация при предоставянето на информацията, изисквана от възложителя като условие за участие в договорната процедура, или не са предоставили тази информация.

            Член 11
      Централна база данни
      Агенцията създава централна база данни, съдържаща данни за кандидати и участници в тръжна процедура, които са в някоя от ситуациите, описани в членове 9 и 10. Единствената цел на базата данни е да гарантира правилното прилагане на членове 9 и 10, в съответствие с правилата на Общността относно обработката на личните данни.
      Член 12
      Административни или финансови санкции
      Възложителят може да наложи административни или финансови санкции на кандидатите или участниците в тръжната процедура, които попадат в някой от случаите за изключване, предвидени в членове 9 и 10, след като им е дадена възможност да представят своите коментари.
      Тези санкции могат да включват:

                  а)

                  изключване на въпросния кандидат или участник в тръжната процедура от договори, финансирани от общия бюджет на агенцията, за максимален период от пет години;

                  б)

                  плащане на финансови санкции от изпълнителя в случая, за който става дума в член 9, параграф 1, буква е), и от кандидата или участника в тръжната процедура в случаите, посочени в член 10, когато те са действително сериозни, и без да се превишава стойността на въпросния договор.

            Наложените санкции са пропорционални на важността на поръчката и тежестта на нарушението.
      Член 13
      Критерии за подбор и процедури за възлагане
      1.   Критериите за подбор и оценяване на възможностите на кандидатите или участниците в тръжната процедура и критериите за възлагане за оценяване на съдържанието на офертите се определят предварително и се излагат в поканата за участие в тръжната процедура.
      2.   Поръчките могат да бъдат възложени посредством процедура за автоматично възлагане или чрез процедура за възлагане на икономически най-изгодната оферта.
      Член 14
      Общи принципи на тръжната процедура
      1.   Условията за представяне на офертите гарантират, че е налице истинска конкуренция и че съдържанието на офертите остава поверително, докато не бъдат отворени всички едновременно.
      2.   Агенцията може да изиска от участниците в тръжната процедура, съгласно член 18, да депозират предварително гаранция, че представените оферти няма да бъдат оттеглени.
      3.   С изключение на поръчките със стойност по-ниска или равна на 60 000 EUR, заявленията и офертите се отварят от комисия по отваряне на офертите, назначена за целта. Всички оферти или заявления, обявени от комисията за неотговарящи на предвидените условия, се отхвърлят.
      4.   Всички заявления или оферти, обявени от комисията по отварянето като удовлетворяващи предвидените условия, се оценяват въз основа на критериите за подбор и възлагане, посочени предварително в документите, свързани с поканите за участие в тръжна процедура, от назначена за тази цел комисия, с оглед да предложи на кого да бъде възложен договорът.
      Член 15
      Договори между агенцията и кандидатите или участниците в тръжната процедура
      1.   Докато тече процедурата по възлагане на обществената поръчка, всички контакти между Агенцията и кандидатите или участниците в тръжната процедура отговарят на условията, осигуряващи прозрачност и равнопоставеност, съгласно определените в параграфи 2 и 3 условия. Те не могат да водят до промяна на условията на поръчката или условията на първоначалната оферта.
      2.   Преди крайния срок за подаване на оферта за търга, по отношение на допълнителните документи и информация, посочени в член 49, Агенцията може:

                  а)

                  по искане на участниците в тръжната процедура да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички участници в тръжната процедура, които са поискали уточнения;

                  б)

                  по собствена инициатива, при откриване на грешка, неяснота, пропуск или друг вид технически недостатък в текста на обявлението за поръчка, поканата за участие в търг или тръжните условия, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин идентичен на този, използван в първоначалната поканата за участие в търг.

            3.   Ако след отваряне на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, Агенцията може да установи контакт със съответния участник в търга, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
      4.   Във всички случаи, когато е установен контакт, се съставя „паметна записка за сведение“.
      5.   В случай на поръчки за правни услуги по смисъла на приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО и в случай на поръчки, свързани с отбраната, Агенцията може да осъществи необходимите контакти с участниците за да провери спазването на критериите за подбор и/или възлагане.
      Член 16
      Информиране на кандидатите и участниците в тръжната процедура
      1.   Разпоредителят с бюджетни кредити решава на кого да бъде възложена поръчката в съответствие с критериите за подбор и възлагане, посочени предварително в документите, свързани с поканата за участие в тръжна процедура и правилата за възлагане на обществени поръчки.
      2.   Агенцията нотифицира всички кандидати или участници в тръжната процедура, чиито заявления или оферти са отхвърлени, за основанията, на които е взето решението, и всички участници в тръжната процедура, чиито оферти са приемливи и които отправят писмено запитване, за характеристиките и относителните предимства на спечелилия тръжната процедура участник, и им съобщава името на участника, на когото се възлага поръчката. Някои данни обаче не трябва да бъдат оповестявани, когато оповестяването би попречило на прилагането на закона, когато би било в противоречие с обществения интерес или с интереса на агенцията или на ЕС, или когато би навредило на законните стопански интереси на обществени или частни предприятия или би могло да наруши лоялната конкуренция между тези предприятия.
      Агенцията информира успелия участник в тръжната процедура за решението за възлагане по същото време, по което информира неуспелите кандидати или участници в тръжната процедура, че техните оферти или заявления не са били приети, като уточнява, че обявеното решение не съставлява ангажимент от страна на агенцията.
      Член 17
      Анулиране или прекратяване на процедурата
      Агенцията може, преди подписването на договора, да прекрати или да анулира процедурата за възлагане, без кандидатите или участниците в тръжната процедура да имат право на искане за обезщетение. Решението трябва да бъде мотивирано и да бъде доведено до вниманието на кандидатите или участниците в тръжната процедура.
      Член 18
      Гаранции
      1.   Агенцията може и, в някои предвидени по-долу случаи, изисква изпълнителите да депозират предварително гаранция, за да:

                  а)

                  гарантира пълното изпълнение на договора;

                  б)

                  ограничи финансовите рискове, свързани с предварителните плащания.

            2.   Агенцията може да изиска тръжна гаранция, представляваща 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката. Тръжната гаранция се освобождава, след като бъде възложена поръчката. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
      3.   Когато от доставчиците, изпълнителите или доставчиците на услуги се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя следва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното задействане. Гаранцията се представя от банка или правоспособна финансова институция. Тя може да се замени от гаранция, дадена лично и солидарно от приемлива за Агенцията трета страна. Гаранцията се предоставя в еуро. Съгласно гаранцията банката или финансовата институция, или третата страна поема неотменимо солидарно задължение да обезпечи задълженията на изпълнителя или да действа като пръв гарант за изпълнението.
      4.   Разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението в съответствие с обичайните търговски условия по поръчки за доставка на стоки и услуги и в съответствие със специалните тръжни условия по поръчките за извършване на строителни работи. Такава гаранция е задължителна при поръчки за извършване на строителни работи на стойност над 345 000 EUR. Гаранцията в размер до 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване. Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или работите. Гаранциите се освобождават съгласно условията по договора, освен ако поръчката не е изпълнена или е изпълнена неправилно или със закъснение. В такива случаи се удържа част от гаранцията пропорционално на тежестта на нанесените вреди.
      5.   Изисква се гаранция в замяна на всяко предварително плащане, което надхвърля 150 000 EUR, или в случаите, посочени в член 42, параграф 6.
      Въпреки това, ако изпълнителят е публичен орган, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценката на риска, да отмени това задължение.
      Гаранцията се освобождава при приспадането на предварителното плащане от междинните или окончателните плащания, извършени в полза на изпълнителя съгласно условията по договора.
      Член 19
      Нищожност на процедурата
      1.   Когато процедурата по възлагане или изпълнението на договора са опорочени от значителни грешки или нарушения или от измама, агенцията замразява изпълнението на поръчката. Замразяването на поръчките цели да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок (и Агенцията разрешава удължаване на срока за изпълнение на поръчката).
      2.   Когато такива грешки, нарушения или измама са по вина на изпълнителя, Агенцията може освен това да откаже да извърши плащания или може да изиска възстановяването на вече изплатени суми, пропорционално на тежестта на грешките, нарушенията или измамата.
      3.   Съществена грешка или нередност е всяко нарушение на клауза от договора или нормативна разпоредба, в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини щети на бюджета на Агенцията.
      ГЛАВА 2
      УСЛОВИЯ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ
      Член 20
      Рамкови споразумения и конкретни договори
      1.   Рамково споразумение е споразумението между агенцията и един или повече икономически оператори, чиято цел е да установи условията на поръчките, които могат да бъдат възложени през определен период, по-специално по отношение на цена и, когато е необходимо, по отношение на предвидените количества. Когато рамковото споразумение се сключва с няколко икономически оператори, последните трябва да бъдат най-малко трима на брой, в случай че има достатъчен брой икономически оператори, които удовлетворяват критериите за избор и/или достатъчно на брой приемливи оферти, които удовлетворяват критериите за възлагане.
      Рамковото споразумение с няколко икономически оператори може да бъде под формата на отделни договори, но сключени при еднакви условия.
      Времетраенето на рамковите споразумения не може да превишава четири години, освен в изключителни случаи, оправдани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
      Агенцията не може да използва рамковите споразумения неправомерно, по такъв начин, че целта или резултатът да бъде възпрепятстване, ограничаване или нарушаване на лоялната конкуренция.
      Рамковите споразумения се третират като договори за обществена поръчка за целите на процедурата по възлагане, включително обявяването.
      2.   Конкретните договори въз основа на рамковото споразумение се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение, само между Агенцията и икономическите оператори, които са първоначална страна по рамковото споразумение.
      Когато се възлагат конкретни договори, страните не могат да правят съществени изменения в условията, заложени в рамковото споразумение, по-специално в случаите, посочени в параграф 3.
      3.   Когато се сключва рамково споразумение с един икономически оператор, конкретните договори въз основа на това споразумение се възлагат в рамките на условията, предвидени в рамковото споразумение.
      За възлагането на тези конкретни договори Агенцията може писмено да се консултира с икономическия оператор, който е страна по споразумението, като изиска той да допълни своята оферта, ако е необходимо.
      4.   Конкретните договори въз основа на рамково споразумение, сключено с няколко икономически оператори, се възлагат в съответствие със следните условия:

                  а)

                  при спазване на условията, заложени в рамковото споразумение, без отново да се открива конкурс;

                  б)

                  когато не всички условия са предвидени в рамковото споразумение — след като страните се състезават отново въз основа на същите или, ако е необходимо, въз основа на по-точно формулирани условия, или, когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в уточненията по рамковото споразумение.

            За всеки конкретен договор, който се възлага в съответствие с условията по първа алинея, буква б), Агенцията се консултира писмено с икономическия оператор, който е в състояние да изпълни договора, като определя достатъчно дълъг срок, позволяващ представянето на оферта. Офертите се представят в писмен вид. Агенцията възлага всеки конкретен договор на участника в тръжната процедура, който е представил най-добра оферта въз основа на критериите за възлагане, определени в уточненията към рамковото споразумение.
      5.   Само конкретни договори, сключени по рамкови споразумения, се предхождат от бюджетен ангажимент.
      Член 21
      Обявяване на договорите, уредено с Директива 2004/18/ЕО
      1.   В случай на договори, уредени с Директива 2004/18/ЕО, публикуването се състои от предварително обявление, обявление за поръчка и обявление за възлагане.
      2.   Предварително обявление е обявлението, с което Агенцията оповестява, с информативна цел, разчетната обща стойност на поръчките по категории услуги или групи стоки, както и основните характеристики на поръчките за извършване на строителни работи, които възнамерява да възложи през бюджетната година. Предварителното обявление е задължително само когато разчетната обща стойност на поръчките е равна или по-голяма от праговете, посочени в член 35, и Агенцията възнамерява да използва възможността за съкращаване на срока за получаване на оферти в съответствие с член 48, параграф 4.
      Предварителното обявление се изпраща на Службата за официални публикации на Европейските общности колкото е възможно по-рано и не по-късно от 31 март на всяка бюджетна година в случай на поръчки за доставка или за услуги, а в случай на договори за строителни работи — колкото е възможно по-скоро след решението, с което се одобрява програмата за тези поръчки.
      Ако Агенцията публикува предварително обявление за профил на купувача, тя изпраща в Службата за официални публикации на Европейските общности, по електронен път и като използва формата и процедурите за изпращане, уточнени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, съобщение за публикуването на предварително обявление за профил на купувача.
      3.   Обявлението за поръчка е средството, чрез което Агенцията обявява намерението си да започне процедура за възлагане на обществена поръчка. То е задължително за поръчки с разчетна стойност равна или по-голяма от праговете, предвидени в букви а) и в) от член 36. То не е задължително за конкретни договори, възложени по рамково споразумение.
      Ако Агенцията желае да възложи конкретен договор въз основа на динамична система за покупка, тя обявява намерението си посредством опростено обявление за поръчка.
      Когато има неограничен, пряк и пълен достъп до поканата за участие в тръжната процедура по електронен път, по-специално при динамичната система за покупка, посочена в член 29, интернет адресът, на който могат да бъдат прегледани тези документи, се посочва в обявлението за поръчката.
      При открита процедура обявлението за поръчката посочва датата, часа и мястото на заседанието на комисията по отварянето на офертите, което ще бъде открито за участниците в тръжната процедура, с изключение на поръчките в областта на отбраната.
      Когато желае да организира конкурс, Агенцията публикува обявление, в което съобщава своите намерения.
      4.   Обявлението за възлагане съобщава резултата от процедурата за възлагане на обществената поръчка. В случай на поръчки, чиято стойност е равна или по-голяма от праговете, предвидени в член 36, обявлението за възлагане на поръчката е задължително. То не е задължително за конкретни договори, възложени по рамково споразумение.
      Обявлението за възлагане на поръчката се изпраща на Службата за официални публикации на Европейските общности не по-късно от четиридесет и осем календарни дни след датата, на която е подписан договорът.
      Обявленията, свързани с поръчки по динамичната система за покупка, обаче, могат да бъдат групирани заедно на тримесечен принцип. В такива случаи те се изпращат на Службата за официални публикации на Европейските общности не по-късно от четиридесет и осем дни след края на всяко тримесечие.
      Ако Агенцията е провела конкурс в областта на проектирането, тя изпраща в Службата за официални публикации на Европейските общности обявление за резултатите от конкурса.
      5.   Обявлението се съставя в съответствие със стандартната форма, приета от Комисията съгласно Директива 2004/18/ЕО.
      Член 22
      Обявяване на договорите, които не са обхванати от Директива 2004/18/ЕО
      1.   Договорите със стойност под праговете, предвидени в членове 35 и 36, и договорите за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО и поръчките в областта на отбраната, с изключение на секретните поръчки, се обявяват с подходящи средства, за да се гарантират конкурентни оферти и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществената поръчка. Това обявяване включва:

                  а)

                  ако не е публикувано обявление за поръчка съгласно член 21, обявление с покана за заявяване на интерес към поръчки, обхващащи сходен предмет, с равна или по-голяма стойност от сумата, посочена в член 33, параграф 1;

                  б)

                  годишното публикуване на списък с изпълнителите, уточняващ предмета и стойността на възложените поръчки, за поръчки със стойност равна или по-голяма от 25 000 EUR.

            Публикуването, предвидено в буква б) от първа алинея, не е задължително за конкретните договори въз основа на рамкови споразумения, нито за поръчките в областта на отбраната.
      2.   Списъкът на изпълнителите, на които са възложени договори за строителство, се публикува ежегодно, като се указват предметът и стойността на възложените договори. Списъкът на изпълнителите, на които са възложени поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 31, параграф 1, буква й), се изпраща ежегодно на управителния съвет, като се указват предметът и стойността на възложените поръчки.
      3.   С изключение на договорите в областта на отбраната, информацията, свързана с договори с равна или по-голяма стойност от сумата, посочена в член 33, параграф 1, се изпраща на Службата за официални публикации на Европейските общности. Годишният списък на изпълнителите се изпраща не по-късно от 31 март след края на финансовата година.
      Предварителното обявяване и годишното публикуване на списъка на изпълнителите за другите поръчки, с изключение на секретните поръчки, се прави на интернет страницата на Агенцията; последващото публикуване трябва да се състои до 31 март на следващата финансова година. Публикуването може да се извърши и в Официален вестник на Европейския съюз.
      Член 23
      Публикуване на обявленията
      1.   Службата за официални публикации на Европейските общности публикува обявленията, посочени в членове 21 и 22, в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след изпращането им.
      Този период, определен в първа алинея, се намалява на пет календарни дни в случай на бързите процедури, посочени в член 50.
      2.   Агенцията трябва да може да предостави доказателство за датата на изпращането.
      Член 24
      Други форми на обявяване
      1.   В допълнение към обявяването, предвидено в членове 21, 22 и 23, поръчките могат да бъдат обявявани по всякакъв друг начин, по-специално в електронна форма. Всяко подобно обявяване се позовава на обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз, предвидено в член 23, ако е публикувано такова, и не може да предхожда публикуването на това обявление, което единствено е автентично.
      2.   Подобно обявяване не може да въвежда каквато и да е дискриминация между кандидатите или участниците в тръжната процедура, нито да съдържа различни данни от тези, съдържащи се в обявлението за поръчката в Официален вестник на Европейския съюз, ако такова е публикувано.
      Член 25
      Типове процедури за възлагане на обществена поръчка
      1.   Поръчките се възлагат с покана за участие в тръжна процедура, като се използва открита процедура, ограничена процедура или процедура на договаряне (включително състезателен диалог), след публикуването на обявление за поръчка в Официален вестник на Европейския съюз, или с процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за поръчка, след конкурс за проект, когато е уместно.
      2.   Поканите за участие в тръжна процедура са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори могат да подадат оферта. Това важи и в случай на използване на системата за динамична покупка, посочена в член 29. Поканите за участие в тръжна процедура са ограничени, когато всички икономически оператори могат да заявят участие, но само кандидатите, които удовлетворяват критериите за подбор, посочени в член 42, и поканени едновременно и в писмена форма от Агенцията, могат да представят оферта или решение при процедурата на състезателен диалог, посочена в член 30.
      Фазата на подбора може да бъде повторена за всеки отделен договор, също и при процедурата на състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък от потенциални кандидати съгласно процедурата, посочена в член 33.
      3.   При процедура на договаряне агенцията се консултира с избрани от нея участници, които отговарят на критериите за подбор, предвидени в член 42, и преговаря по условията на поръчката с един или повече от тях.
      При процедури на договаряне, когато се публикува обявление за поръчка съгласно член 32, агенцията едновременно и в писмена форма кани подбраните кандидати за преговори.
      4.   Конкурсите за проекти са процедури, които дават възможност на агенцията да придобие, главно в областта на архитектурата и строителството или обработката на данни, план или проект, предложен от комисия по подбора, след като са били подложени на конкурентна тръжна процедура със или без присъждане на награди.
      Член 26
      Брой кандидати при ограничената процедура или при процедурата на договаряне
      1.   При ограничената процедура, включително процедурата по смисъла на член 33, броят на кандидатите, поканени да представят оферта, не може да бъде по-малък от пет, при условие че достатъчен брой кандидати удовлетворяват критериите за подбор.
      Агенцията може също така да предвиди максимален брой от двадесет кандидати, в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи обхватът и критериите се указват в обявлението за поръчката или в поканата за заявяване на интерес, предвидени в членове 21 и 22.
      Във всеки случай броят на кандидатите, поканени да представят оферта, трябва да бъде достатъчен, за да се осигури реална конкуренция.
      2.   При процедурите на договаряне и при ограничените процедури, след провеждането на състезателен диалог броят на кандидатите, поканени да преговарят или да представят оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати удовлетворяват критериите за подбор.
      Във всеки случай броят на кандидатите, поканени да представят оферта, трябва да бъде достатъчен, за да се осигури реална конкуренция.
      Първа и втора алинея не се прилагат в следните случаи:

                  а)

                  при поръчки за много малки суми, съгласно член 34, параграф 3;

                  б)

                  при поръчки за правни услуги по смисъла на приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО;

                  в)

                  при поръчки, обявени за секретни съгласно член 31, параграф 1, буква й);

                  г)

                  в тези случаи, посочени в член 31, когато Агенцията е упълномощена да преговаря само с един участник в тръжната процедура или да възложи поръчката само на един икономически оператор.

            3.   Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните нива, е по-малък от минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, Агенцията може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимите способности. Агенцията не може да включи обаче други икономически оператори, които не са поискали да вземат участие, или кандидати, които нямат необходимите способности.
      Член 27
      Условия на процедурите на договаряне
      При процедури на договаряне Агенцията преговаря с участниците в тръжната процедура по офертите, които са представили, за да се адаптират същите към изискванията, определени в обявлението за поръчката, съгласно член 21, или в уточненията и във всякакви допълнителни документи, за да се намери участникът, който предлага икономически най-изгодната оферта. По време на преговорите Агенцията гарантира равнопоставеност на всички участници в тръжната процедура.
      Когато, в съответствие с член 32, Агенцията може да възложи поръчки по процедурата на договаряне след публикуване на обявление за поръчката, тя може да се споразумее процедурата на договаряне да се проведе на етапи, така че да се намали броят на офертите за договаряне, прилагайки същевременно критериите за възлагане, посочени в обявлението за поръчката или в уточненията. Обявлението за поръчката или уточненията посочват, че тази възможност трябва да се използва.
      Член 28
      Конкурси за проекти
      1.   Правилата за организиране на конкурс за проект се съобщават на тези, които се интересуват от участие. Във всеки случай броят на кандидатите, поканени да вземат участие, трябва да бъде достатъчен, за да се гарантира реална конкуренция.
      2.   Комисията по подбора се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тя е съставена изключително от физически лица, които са независими от участниците в конкурса за проект. Когато се изисква специална професионална квалификация за участие в даден конкурс за проект, най-малко една трета от членовете на комисията по подбора трябва да имат същата или равностойна квалификация.
      Комисията по подбора е независима в своите становища. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, представени ѝ анонимно от кандидатите, и единствено в светлината на критериите, определени в обявлението за конкурс за проект.
      3.   Предложенията на комисията по подбора, основани на достойнствата на всеки проект, както и нейните констатации, се записани в доклад, подписан от членовете. Кандидатите остават анонимни, докато комисията по подбора не даде своето становище. Комисията по подбора може да поиска от кандидатите да отговорят на въпроси, записани в доклада, за да пояснят някой проект. Съставя се пълен доклад за последвалия диалог.
      4.   След това Агенцията взема решение, като посочва името и адреса на избрания кандидат и обосновката за избора според критериите, изложени в обявлението за конкурса за проект, особено ако решението се отклонява от предложенията, направени в становището на комисията по подбора.
      Член 29
      Динамична система за покупки
      1.   Динамичната система за покупки, посочена в член 1, параграф 6 и в член 33 от Директива 2004/18/ЕО, е изцяло електронна процедура за извършване на обичайни покупки, която е открита за времетраенето си за всеки икономически оператор, който отговаря на критериите за подбор и е подал индикативна оферта, отговаряща на спецификациите и на всякакви допълнителни документи. Индикативните оферти могат да бъдат подобрени по всяко време, при условие че продължават да са в съответствие със спецификациите.
      2.   За целите на провеждането на динамична система за покупки Агенцията публикува обявление за поръчка, което посочва, че се използва динамичната система за покупки и съдържа интернет адреса, който предлага неограничен, пряк и пълен достъп към спецификацията и към всякакви допълнителни документи от времето на публикуване на обявлението до изтичането на срока на системата.
      Тя посочва в спецификацията, освен другото, естеството на бъдещите покупки по тази система, както и необходимата информация относно системата за покупка, използваното електронно оборудване и схемите и спецификациите на техническото свързване.
      3.   През времетраенето на динамичната система за покупки Агенцията предоставя възможност на всеки икономически оператор да представи примерна оферта с оглед да бъде допуснат до системата при условията, посочени в параграф 1. Тя извършва оценка в рамките на максимум 15 дни от датата на подаване на примерната оферта. Все пак тя може да удължи периода за оценка, при условие че междувременно не е изпратена покана за представяне на оферта.
      Агенцията уведомява участниците в процедурата при първа възможност, че са допуснати до динамичната система за покупки или че тяхната оферта е била отхвърлена.
      4.   Всеки конкретен договор е предмет на покана за тръжна процедура. Преди да публикува тази покана, Агенцията публикува опростено обявление за поръчка, с което кани заинтересованите икономически оператори да представят примерни оферти в рамките на определен срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Агенцията не може да пристъпи към тръжна процедура, докато не приключи оценката на всички примерни оферти, получени преди изтичане на крайния срок.
      Агенцията кани всички допуснати до системата участници да представят оферта в рамките на разумен период от време. Тя възлага поръчката на участника в тръжната процедура, който е представил най-икономически изгодна оферта, въз основа на критериите за възлагане, определени в обявлението за поръчка посредством динамичната система за покупки. Ако е необходимо, тези критерии могат да бъдат формулирани по-точно в поканата за участие с оферта.
      5.   Динамичната система за покупки не може да продължи повече от 4 години, с изключение на надлежно обосновани изключителни случаи.
      Агенцията не може да използва тази система, за да предотврати, ограничи или наруши конкуренцията.
      На заинтересованите икономически оператори или на страните по системата не могат да се начисляват такси.
      Член 30
      Състезателен диалог
      1.   При особено сложни поръчки, когато Агенцията счита, че прякото използване на открита процедура или съществуващите споразумения по ограничената процедура няма да позволи възлагане на поръчката на икономически най-изгодната оферта, тя може да използва състезателния диалог по смисъла на член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
      Дадена поръчка се счита за „особено сложна“, когато Агенцията не е в състояние обективно да определи техническите средства, които могат да удовлетворят нуждите или целите, или не е в състояние да определи правните или финансовите измерения на проекта.
      2.   Агенцията публикува обявление за поръчката, където излага своите нужди и изисквания, които определя в това обявление и/или в описателен документ.
      3.   Агенцията влиза в диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, посочени в член 42, за да идентифицира и уточни най-подходящите начини да удовлетвори своите нужди.
      По време на диалога Агенцията гарантира равнопоставеност на всички участници в тръжната процедура и поверителност по отношение на предложените решения или друга информация, съобщена от даден кандидат по време на участието в диалога, освен ако той/тя не се съгласи с оповестяването ѝ.
      Агенцията може да предвиди процедурата да се проведе на последователни етапи, за да намали броя решения, които трябва да се обсъдят по време на етапа на диалога, като приложи критериите за възлагане в обявлението за поръчка или в описателния документ, ако в обявлението за поръчка или в описателния документ е посочена тази възможност.
      4.   След като информира участниците, че диалогът е приключил, Агенцията изисква те да представят окончателните си оферти въз основа на решението или решенията, които са представени и уточнени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички необходими елементи, които се изискват за осъществяване на проекта.
      По искане на Агенцията тези оферти могат да бъдат изяснени, уточнени и подобрени при условие, че това не води до промяна на основни аспекти от офертата или от поканата за участие в тръжната процедура, чието изменение би нарушило лоялната конкуренция или би имало дискриминационен ефект.
      По инициатива на агенцията от участника в тръжната процедура, определен като представил икономически най-изгодната оферта, може да се поиска да поясни аспекти от офертата или да потвърди посочените в нея ангажименти, при условие че това не води до промяна на съществени аспекти на офертата или на поканата за участие в тръжната процедура, не рискува нарушаване на лоялната конкуренция и не води до дискриминация.
      5.   Агенцията може да предостави на участниците в диалога подробности за цените или плащанията.
      Член 31
      Използване на процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за поръчка
      1.   Агенцията може да използва процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за поръчка, независимо от разчетната стойност на поръчката, в следните случаи:

                  а)

                  когато не са били представени оферти или не са били представени подходящи оферти, или не са били представени заявления в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, определени в предвидената от член 37 покана за участие в тръжна процедура, не са променени значително;

                  б)

                  когато поради технически или художествени причини или по причини, свързани със защитата на изключителни права, поръчката може да бъде възложена само на конкретен икономически оператор;

                  в)

                  доколкото е изрично необходимо, когато поради изключителна неотложност, наложена от непредвидими събития, които не са по вина на агенцията в случай на поръчки по смисъла на Директива 2004/18/ЕО, е невъзможно да се спазят сроковете, определени за други процедури и предвидени в членове 48, 49 и 50;

                  г)

                  когато някоя поръчка за услуги следва конкурс за проект и трябва, съгласно приложимите правила, да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати; в последния случай всички успели кандидати се канят да участват в договарянето;

                  д)

                  за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално разглеждания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за изпълнението на услугите или строителните работи, като се спазят определените в параграф 2 условия;

                  е)

                  за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на подобни услуги или работи, поверени на икономическия оператор, на който е била възложена първоначалната поръчка на Агенцията, при условие че тези услуги или работи съответстват на някакъв основен проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена чрез открита или ограничена процедура, като са спазени определените в параграф 3 условия;

                  ж)

                  за договори за доставка:

                              i)

                              в случай на допълнителни доставки, които са предназначени или за частична подмяна на нормални доставки или инсталации, или за разширяване на съществуващи доставки или инсталации, когато промяната на доставчика би задължила Агенцията да придобие оборудване с различни технически характеристики, които биха довели до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката; продължителността на такива поръчки не може да превишава три години;

                              ii)

                              когато продуктите са произведени единствено с цел изследване, експеримент, проучване или разработка, с изключение на изпитанията за търговска надеждност и едромащабно производство, имащо за цел възстановяване на разходи за дейност по изследване и развитие;

                              iii)

                              за доставки, котирани и купени на стоковата борса;

                              iv)

                              по отношение на закупуване при особено изгодни условия или от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от съдия-изпълнителите или синдиците в производство на несъстоятелност, конкордати или аналогични производства съгласно националното законодателство;

                  з)

                  за строителни договори, след проучване на местния пазар;

                  и)

                  при поръчки за правни услуги по смисъла на приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО; при условие че тези поръчки са подходящо оповестени;

                  й)

                  за поръчки, обявени за секретни от агенцията, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби, или когато защитата на ключови интереси на Агенцията или на една или повече участващи държави-членки или на ЕС изисква това;

                  к)

                  за поръчки със стойност по-малка или равна на 60 000 EUR;

                  л)

                  за поръчки за научноизследователски или развойни услуги, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18 ЕО;

                  м)

                  за поръчки извън обхвата на Директива 2004/18/ЕО, различни от посочените на други места в този параграф, когато е публикувана покана за проява на интерес;

                  н)

                  когато поръчката може да бъде възложена само на конкретен икономически оператор поради причини, свързани с големи предварителни инвестиции в оборудване или технологии в областта на отбраната за конкретни уникални отбранителни съоръжения, или за да се гарантира сигурността на доставките на оборудване или технологии с оглед на необходимостта от по-нататъшната разработка на новаторски отбранителни технологии, създадени от този оператор;

                  о)

                  когато Европейската комисия или друга европейска или международна организация или обществена институция са сключили споразумение с конкретен икономически оператор относно научни изследвания в областта на сигурността и когато е уместно да се възложи на същия икономически оператор поръчка за научно изследване, свързано с отбраната;

                  п)

                  за поръчки, свързани с отбраната, които трябва да останат в рамките на някоя програма или проект, управлявани съвместно с друга международна организация.

            2.   За допълнителни услуги и работи, посочени в параграф 1, буква д), Агенцията може да използва процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за поръчка, при условие че договорът се възлага на изпълнителя, който вече работи по поръчката:

                  а)

                  когато такива допълнителни договори не могат технически или икономически да бъдат отделени от главния договор без сериозни неудобства за агенцията; или

                  б)

                  когато подобни услуги или строителни работи, въпреки че могат да се отделят от изпълнението на първоначалния договор, са изрично необходими за неговото приключване.

            Освен в случай на поръчки, свързани с отбраната, сборната стойност на допълнителните договори не може да надхвърля 50 % от сумата на първоначалната поръчка.
      3.   В случаите, посочени в параграф 1, първа алинея, буква е), възможността за използване на процедурата на договаряне се посочва веднага след като първата операция е подложена на конкурентна тръжна процедура и общата разчетна сума на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляване на праговете, предвидени в член 36. Тази процедура може да се използва само по време на трите години след сключването на първоначалния договор.
      Член 32
      Използване на процедурата на договаряне след предварително публикуване на обявление за поръчка
      1.   Агенцията може да използва процедурата на договаряне след като е публикувала обявление за поръчка, независимо от разчетната стойност на поръчката, в следните случаи:

                  а)

                  когато са представени оферти, които са нередовни или неприемливи, по-специално по отношение на критериите за подбор или възлагане, в отговор на приключила открита или ограничена процедура или състезателен диалог, при условие че първоначалните условия на поръчката, определени в поканата за участие в тръжна процедура, предвидена в член 37, не са съществено променени, като не се засяга прилагането на параграф 2;

                  б)

                  в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато естеството им или рискът не позволяват предварително определяне на цялостна цена от страна на участника в тръжната процедура;

                  в)

                  когато естеството на услугата, която ще бъде предоставена, по-специално в случай на финансови и интелектуални услуги, е такова, че не могат да бъдат установени достатъчно точни спецификации за поръчката, които да позволят възлагането ѝ чрез подбирането на най-добрата оферта, съгласно регламентиращите откритите или ограничените процедури правила;

                  г)

                  по отношение на договори за строителни работи, когато същите се изпълняват единствено с цел изследване, изпитване или разработване, а не с цел осигуряване на рентабилност или възстановяване на разходи за научни изследвания или разработка;

                  д)

                  за поръчки за услуги по смисъла на приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, като се спазват изискванията на член 31, параграф 1, първа алинея, букви и) и й) и втора алинея от същия член;

                  (е)

                  без да се засяга член 31, параграф 1, за поръчки, свързани с отбраната, когато не е била публикувана нито покана за заявяване на интерес, нито някакво предварително обявление за информация.

            2.   В случаите, посочени в параграф 1, буква а), Агенцията може да се въздържи от публикуването на обявление за поръчка, ако включи в процедурата на договаряне всичките участници в тръжната процедура или само отговарящите на критериите за подбор участници, които по време на предишната процедура са представили оферти в съответствие с официалните изисквания на процедурата за възлагане на обществени поръчки.
      Член 33
      Покана за заявяване на интерес
      1.   Поканата за заявяване на интерес представлява начин за предварителен подбор на кандидати, които ще бъдат поканени да представят оферти в отговор на бъдещи покани за участие в ограничени тръжни процедури за поръчки със стойност над 60 000 EUR при условията на член 31 или член 32. Съгласно член 31 или 32, поканата за заявяване на интерес се използва също така като средство за предварителен подбор на кандидати, които ще бъдат поканени да представят оферти в отговор на бъдещи покани за тръжни процедури, свързани с отбраната, независимо от стойността на поръчката и използваната процедура — ограничена или чрез договаряне.
      2.   Съставеният след поканата за заявяване на интерес списък е валиден за не повече от три години от датата, на която обявлението за поръчка, посочено в член 22, параграф 1, буква а), е изпратено на Службата за официални публикации на Европейските общности или е публикувано на интернет страницата на агенцията. Всяко заинтересовано лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Този списък може да бъде разделен на подкатегории съгласно вида на поръчката, за която е валиден списъкът.
      3.   Когато трябва да бъде възложен конкретен договор, Агенцията кани да представят оферта или всички кандидати, включени в списъка, или само някои от тях, въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор, специфични за този договор.
      Член 34
      Поръчки с малка стойност
      1.   За поръчките със стойност по-малка или равна на 60 000 EUR, финансирани от функционалния бюджет, и за тези със стойност по-малка от 137 000 EUR, финансирани от оперативния бюджет, съгласно член 31 или член 32, може да се използва процедура на договаряне, като се консултират най-малко петима кандидати.
      Ако след консултирането с кандидатите агенцията получи само една технически и административно валидна оферта, поръчката може да бъде възложена, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
      2.   За поръчките със стойност по-малка или равна на 25 000 EUR, финансирани от функционалния бюджет, и за тези със стойност по-малка от 60 000 EUR, финансирани от оперативния бюджет, може да се използва процедура на договаряне, като се консултират най-малко трима кандидати.
      3.   Поръчките със стойност по-малка или равна на 3 500 EUR, финансирани от функционалния бюджет, или тези със стойност по-малка от 5 000 EUR, финансирани от оперативния бюджет, могат да бъдат възлагани въз основа на една представена оферта.
      4.   Плащания на суми по-малки или равни на 200 EUR във връзка с позиции от разходната част могат да се състоят просто в плащане срещу фактура, без предварително приемане на оферта.
      Член 35
      Прагове за предварителни обявления
      Праговете за публикуване на предварително обявление са:

                  а)

                  750 000 EUR за поръчките за доставки и услуги, изброени в приложение IIА към Директива 2004/18/ЕО;

                  б)

                  5 278 000 EUR за договори за строителни работи.

            Член 36
      Прагове, приложими към процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
      Праговете, посочени в член 5, са:

                  а)

                  137 000 EUR за поръчките за доставки и услуги, изброени в приложение IIА към Директива 2004/18/ЕО, с изключение на поръчките за научни изследвания и разработки, изброени в категория 8 от това приложение;

                  б)

                  211 000 EUR за поръчките за услуги, изброени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО и за поръчките за научни изследвания и разработки, изброени в категория 8 от приложение IIА към тази директива;

                  в)

                  5 278 000 EUR за договори за строителни работи.

            Член 37
      Документи, свързани с поканата за участие в тръжна процедура
      1.   Документите, свързани с поканата за участие в тръжна процедура, включват поне:

                  а)

                  покана за участие в тръжна процедура или за договаряне, или за участие в диалог, съгласно определената в член 30 процедура;

                  б)

                  приложените спецификации, към които се добавят общите ред и условия, приложими към поръчките, или в случай на състезателен диалог по смисъла на член 30, документ с описание на нуждите и изискванията на Агенцията, или указание за интернет адрес, на който могат да бъдат прегледани такива спецификации или документи;

                  в)

                  образец на договор.

            Документите, отнасящи се до покана за участие в тръжна процедура, съдържат препратка към мерките за обявяване, предприети съгласно членове от 21 до 24.
      2.   Поканата за участие в тръжна процедура, за договаряне или за участие в диалога най-малко:

                  а)

                  посочва правилата за подаване и представяне на оферти, включително, по-специално, крайната дата и час за подаване, всякакви изисквания по отношение на използването на стандартен формуляр за отговор, документите, които следва да се приложат, включително доказващите финансовия, икономическия, техническия и професионалния капацитет по смисъла на член 42, ако тези документи не са уточнени в обявлението за поръчката, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;

                  б)

                  посочва, че представянето на офертата означава приемане на спецификациите и на общия ред и условия, посочени в параграф 1, с които е свързана офертата, и че това представяне обвързва изпълнителя, на когото се възлага договорът, за времето на изпълнение на договора;

                  в)

                  посочва периода, през който офертата остава валидна и не може да бъде променяна в каквото и да е отношение;

                  г)

                  забранява всякакъв контакт между агенцията и участника в тръжната процедура по време на процедурата, освен по изключение, а когато има разпоредба за посещение на място, посочва уговорките за такова посещение.

                  д)

                  в случай на състезателен диалог, уточнява определения адрес и дата за начало на фазата на консултиране.

            3.   Спецификацията най-малко:

                  а)

                  посочва критериите за изключване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при ограничена процедура, включително след състезателен диалог, и при процедура на договаряне след публикуването на обявление съгласно член 32; в такива случаи тези критерии се появяват единствено в обявлението за поръчката или в поканата за заявяване на интерес;

                  б)

                  определя критериите за възлагане и тяхната относителна тежест или, когато е уместно, низходящия ред на значимост, ако това не е уточнено в обявлението за поръчката;

                  в)

                  определя техническите спецификации, посочени в член 38;

                  г)

                  посочва минималните изисквания, на които трябва да отговарят вариантите при процедурите, предвидени в член 45, параграф 2, по които договорът се възлага на участника в тръжната процедура, предложил икономически най-изгодната оферта, когато Агенцията е посочила в обявлението за поръчката, че подобни варианти се разрешават;

                  д)

                  посочва, че се прилага решението на представителите на правителствата на държавите-членки на Европейския съюз, заседаващи в рамките на Съвета, относно привилегиите и имунитетите, предоставени на Европейската агенция по отбрана и на нейните служители, от 10 ноември 2004 г., допълнено с допълнителен протокол между Кралство Белгия и Агенцията;

                  е)

                  посочва доказателството за достъп до поръчки, както е предвидено в член 41.

                  ж)

                  при динамичната система за покупки по смисъла на член 29, посочва естеството на предвижданите покупки, както и необходимата информация за системата за покупки, за използваното електронно оборудване и за схемите и спецификациите на техническо свързване.

            4.   Образецът на договор по-специално:

                  а)

                  посочва неустойките за неспазване на клаузите му;

                  б)

                  посочва данните, които трябва да се съдържат във фактурите или в съответните оправдателни документи;

                  в)

                  посочва закона, приложим към договора, и компетентния съд, към който да се отнасят споровете.

            5.   Агенцията може да изиска информация от участника в тръжната процедура за всяка част от договора, за която участникът може да възнамерява да подпише договор с трета страна, и за самоличността на всеки подизпълнител.
      6.   В контекста на предоставяне на технически спецификации на заинтересованите икономически оператори, на подбор на икономически оператори и на възлагане на поръчки, Агенцията може да налага изисквания, за да се защити поверителният или класифициран характер на информацията, която тя предоставя.
      7.   Без да се засягат разпоредбите относно задълженията, свързани с обявяването на възложените поръчки и с информацията за кандидатите и участниците в тръжни процедури, Агенцията не разкрива предоставената ѝ от икономически оператори информация, която те са посочили като поверителна; тази информация включва, по-специално, технически или търговски тайни и поверителни аспекти от офертите или заявленията за участие. Класифицираната информация, разменена между Агенцията и кандидатите или участниците в тръжните процедури, се използва, прехвърля, съхранява, обработва и опазва в съответствие с Решение 2001/264/ЕО на Съвета от 19 март 2001 г. за приемане за регламентите относно сигурността на Съвета (3).
      Член 38
      Технически спецификации
      1.   Техническите спецификации предоставят еднакъв достъп за кандидати и участници в тръжната процедура и нямат за последица създаването на неоправдани препятствия пред конкурентното представяне на оферти. Спецификациите определят характеристиките, изисквани за даден продукт, услуга, материал или работа, по отношение на целта, за която са предвидени от Агенцията.
      2.   Характеристиките, посочени в параграф 1, включват:

                  а)

                  нивото на качество;

                  б)

                  екологичното изпълнение;

                  в)

                  когато е възможно, критериите за достъп на хора с увреждания или дизайна за всички потребители;

                  г)

                  нивата и процедурите за оценка на съответствието;

                  д)

                  годност за употреба;

                  е)

                  безопасност или размери, включително (за доставки) име на продаваните стоки и упътвания за потребителя, и (за всички договори) терминология, символи, изпитване и методи на изпитване, опаковка, маркировка и етикетиране, производствени процедури и методи;

                  ж)

                  за договори за строителни работи — процедурите, свързани с осигуряване на качеството, и правилата, свързани с проекта и определянето на себестойността, изпитването, инспектирането и условията за приемане на работите, както и методите или техниките за строителство и всички други технически условия, които агенцията може да наложи съгласно общите или специалните регламенти по отношение на завършените работи и материалите или частите, които те включват.

            3.   Техническите спецификации се формулират, както следва:

                  а)

                  въз основа на европейските стандарти или европейските технически одобрения или общи технически спецификации, когато съществуват такива, въз основа на международни стандарти или други технически референтни материали, издадени от европейските органи по стандартизация, или, при липсата на такива, въз основа на техните национални еквиваленти. Всяко позоваване е последвано от израза „или еквивалентен на“; или

                  б)

                  по отношение на изпълнението или на функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и са достатъчно подробни, за да позволят на участниците в тръжната процедура да определят целта на поръчката и на Агенцията да възложи поръчката; или

                  в)

                  посредством комбинация от тези два метода за формулиране.

            4.   Когато Агенцията използва възможността за позоваване на спецификациите, посочени в параграф 3, буква а), те не могат да отхвърлят дадена оферта на основание, че не отговаря на тези спецификации, ако участникът в тръжната процедура или кандидатът докаже убедително на Агенцията, по всякакви подходящи начини, че офертата удовлетворява по съответен начин определените изисквания.
      Подходящият начин може да е под формата на техническо досие на производителя или доклад за изпитване от акредитиран орган.
      5.   Когато Агенцията се възползва от възможността, предвидена в параграф 3, буква б), за определянето на спецификациите по отношение на работните характеристики или функционалните изисквания, тя не може да отхвърли оферта, която съответства на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, международен стандарт или технически референтен материал, издаден от европейски орган по стандартизация, ако тези спецификации са свързани с необходимите работни характеристики или функционални изисквания.
      Участникът в тръжната процедура трябва да докаже убедително на Агенцията и чрез всякакви подходящи средства, че офертата удовлетворява изискванията за изпълнение или функционалните изисквания, поставени от агенцията. Подходящият начин може да е под формата на техническо досие на производителя или доклад за изпитване от акредитиран орган.
      6.   Когато Агенцията определя екологични характеристики по отношение на изпълнението или на функционалните изисквания, тя може да използва подробните спецификации или, при необходимост, части от тях, съгласно определението на европейски, международни или национални екомаркировки или съгласно всякакви други екомаркировки, стига да са изпълнени следните условия:

                  а)

                  използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на договора;

                  б)

                  изискванията за маркировката са съставени въз основа на научна информация;

                  в)

                  екомаркировките са приети чрез процедура, съгласно която могат да участват всички заинтересовани страни, като правителствени органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;

                  г)

                  екомаркировките са достъпни за всички заинтересовани страни.

            Агенцията може да посочи, че продуктите или услугите, които носят екологичната маркировка, следва да отговарят на техническите спецификации, определени в документите за договора. Агенцията приема всякакви подходящи средства за доказателство, като например технически досиета на производителя или доклад за изпитване от акредитиран орган.
      7.   Акредитиран орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за изпитване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти
      8.   Освен в изключителни случаи, надлежно обосновани от предмета на договора, тези спецификации не могат да се позовават на конкретен модел или източник, или на конкретен процес, или на търговски марки, патенти, типове, или на конкретен произход или производство, които биха имали ефект на протекция или на елиминиране на определени продукти или икономически оператори. Когато не е възможно да се предостави достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на договора, всяко позоваване е последвано от израза „или еквивалентен“.
      Член 39
      Коригиране на цената
      1.   Документите, свързани с покана за участие в тръжна процедура, посочват ясно дали трябва да бъде предложена твърда цена, която не може да се коригира.
      2.   Ако случаят не е такъв, документите, свързани с поканата за участие в тръжна процедура, предвиждат условията и/или формулите за коригиране на цените по време на периода на договора. В такива случаи Агенцията обръща специално внимание на:

                  а)

                  предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се осъществява;

                  б)

                  вида на задачите и договора и тяхното времетраене;

                  в)

                  своите финансови интереси.

            Член 40
      Административни и финансови санкции
      1.   Без да се засяга прилагането на неустойките, предвидени в договора, кандидатите или участниците в тръжната процедура и изпълнителите, които са виновни за даването на декларации с невярно съдържание, или бъде установено, че са имали сериозно неизпълнение на свои договорни задължения при предишни процедури за обществени поръчки, се изключват от всички договори, финансирани от общия бюджет на агенцията, за максимум две години от момента на установяване на нарушението, което се потвърждава след производство по спор с изпълнителя.
      Този период може да бъде продължен до три години в случай на повторно нарушение в рамките на пет години от първото нарушение.
      На участниците в тръжната процедура или кандидатите, които са виновни за даването на декларации с невярно съдържание, се налагат също и финансови санкции, представляващи 2—10 % от общата стойност на възлагания договор.
      На изпълнители, за които се констатира, че имат сериозни неизпълнения на договорните си задължения, ще бъдат наложени финансови санкции, представляващи 2—10 % от общата стойност на въпросния договор.
      Този процент може да бъде увеличен на 4—20 % в случай на повторно нарушение в рамките на пет години от първото нарушение.
      2.   В случаите, посочени в член 9, параграф 1, букви а), в) и г), кандидатите или участниците в тръжната процедура се изключват от всички договори за максимум две години от момента на установяване на нарушението, което е потвърдено след производство по спор с изпълнителя.
      В случаите, посочени в член 9, параграф 1, букви б) и д), кандидатите или участниците в тръжна процедура се изключват от всички договори за минимум една година и максимум четири години от датата на обявяването на съдебното решение.
      Тези периоди могат да бъдат удължени до пет години в случай на повторно нарушение в рамките на пет години от първото нарушение или първото съдебно решение.
      3.   Случаите, посочени в член 9, параграф 1, буква д), са, както следва:

                  а)

                  случаи на измама, посочени в член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с Акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (4);

                  б)

                  случаите на корупция, посочени в член 3 от Конвенцията за борбата срещу корупцията, в която са замесени длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите-членки на Европейския съюз, изготвена с Акт на Съвета от 26 май 1997 г. (5);

                  в)

                  случаи на участие в престъпна организация по смисъла на член 2, параграф 1 от Съвместно действие 98/733/ПВР на Съвета от 21 декември 1998 г. относно криминализирането на участието в престъпна организация в държавите-членки на Европейския съюз (6);

                  г)

                  случаи на пране на пари по смисъла на член 1 от Директива 91/308/ЕИО на Съвета от 10 юни 1991 г. относно предотвратяване на използването на финансовата система за изпиране на пари (7).

            Член 41
      Доказателствени документи
      1.   Агенцията приема като задоволително доказателство, че кандидатът или участникът в тръжната процедура, на които ще се възлага поръчката, не се намират в някоя от ситуациите, описани в член 9, параграф 1, букви а), б) или д), представянето на валидно свидетелство за съдимост, или при липса на такова, валиден равностоен документ, издаден от съдебен или административен орган в страната на произход, показващ, че тези изисквания са изпълнени. Агенцията приема като задоволително доказателство, че кандидатът или участникът в тръжната процедура не се намира в ситуацията, описана в член 9, параграф 1, буква г), представянето на валидно удостоверение, издадено от компетентната власт на съответната страна.
      Когато документът или удостоверението, посочени в първа алинея, не се издава в съответната страна, и за другите случаи на изключване по смисъла на член 9, то може да бъде заменено от клетвена декларация, или при липсата на такава, от официална декларация, направена от заинтересованата страна пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифициран професионален орган в неговата страна на произход.
      2.   За поръчките със стойност по-малка или равна на 60 000 EUR, финансирани от функционалния бюджет, и за тези със стойност по-малка от 137 000 EUR, финансирани от оперативния бюджет, Агенцията може, в зависимост от анализа на рисковете, извършен от разпоредителя с бюджетни кредити, да поиска от кандидатите или участниците в тръжната процедура да представят само декларация за добросъвестност, че не се намират в някоя от ситуациите, посочени в членове 9 и 10.
      Когато става въпрос за консорциуми, независимо от стойността на поръчката, Агенцията може да приеме само ръководителят на консорциума да представи изискваните по горния параграф 1 документи, при условие че този ръководител приеме да носи солидарно и поотделно отговорност с всички други членове на консорциума по време на тръжната процедура и изпълнението на последващия договор, ако има такъв; и при условие също така, че другите членове на консорциума представят на Агенцията декларация за добросъвестност, че не се намират в някоя от ситуациите, посочени в членове 9 и 10.
      3.   В зависимост от националното законодателство на страната, в която е установен участникът в тръжната процедура или кандидатът, документите, посочени в параграф 1, се отнасят за юридически и/или физически лица, включително когато се считат за необходими от възложителя, директора на компанията или някое лице с право да представлява, да взема решения или да контролира във връзка с кандидата или участника в тръжната процедура.
      4.   Когато Агенцията има съмнения дали някой кандидат или участник в тръжната процедура не е в някоя от ситуациите за изключване, тя може по своя инициатива да подаде заявление пред посочените в параграф 1 компетентни органи, за да получи всякаква информация, която счита за необходима за такава ситуация.
      5.   Агенцията може да отмени задължението на даден кандидат или участник в тръжната процедура да представи доказателствените документи по смисъла на параграф 1, ако такова доказателство вече е било представено за целите на друга процедура за възлагане на обществена поръчка и при условие, че документите не са издадени повече от една година по-рано и те все още са валидни.
      В такъв случай кандидатът или участникът в тръжната процедура декларира добросъвестно, че доказателствените документи вече са представени при предишна процедура за възлагане на обществена поръчка и потвърждава, че в неговото положение не са настъпили изменения.
      6.   Участниците в тръжната процедура посочват в коя държава са установили своето седалище или постоянен адрес и представят доказателствен документ, който е приемлив според собственото им законодателство.
      Член 42
      Критерии за подбор
      1.   Агенцията изготвя ясни и недискриминационни критерии за подбор.
      2.   Критериите за подбор се прилагат при всяка процедура за възлагане на обществени поръчки, за да се оценят финансовият, икономическият, техническият и професионалният капацитет на кандидатите или участниците в тръжната процедура.
      Агенцията може да определи минимални нива на капацитета, под който кандидатите не могат да бъдат избрани.
      3.   От всеки участник в тръжната процедура или кандидат може да бъде поискано да докаже, че има право да изпълнява договора съгласно националното законодателство, което се доказва от присъствието му в търговски или професионален регистър или от клетвена декларация или удостоверение, от членство в конкретна организация, от изрично упълномощаване или регистрация в регистъра по ДДС.
      4.   Агенцията посочва в обявлението за договора или в поканата за проява на интерес, или в поканата за представяне на оферта избраните референции за проверка на статута и правоспособността на участниците в тръжната процедура или кандидатите.
      5.   Информацията, поискана от Агенцията като доказателство за финансовия, икономическия, техническия и професионалния капацитет на кандидата или участника в тръжната процедура, и минималните нива на капацитет, изисквани съгласно параграф 2, не може да излизат извън предмета на договора и отчитат легитимните интереси на икономическите оператори, по-специално по отношение на опазването на фирмените технически и стопански тайни.
      6.   За поръчките със стойност по-малка или равна на 60 000 EUR, финансирани от функционалния бюджет, и за тези със стойност по-малка или равна на 137 000 EUR, финансирани от оперативния бюджет, агенцията може, в зависимост от анализа на рисковете, извършен от разпоредителя с бюджетни кредити, да реши да не иска от кандидатите или участниците в тръжната процедура да представят документи за доказателство за финансовия, икономическия, техническия и професионалния си капацитет. В този случай не се извършва предварително или междинно плащане.
      7.   С оглед на специфичните изисквания за правилното изпълнение на някоя поръчка, Агенцията може да поиска следната допълнителна информация по отношение на кандидатите или участниците в тръжната процедура и техните подизпълнители, ако има такива: наличие на валидно разрешение за сигурност на съоръжението на подходящо ниво и разрешения за сигурност за онези лица, които участват в изпълнението на поръчката, информация за тяхната технологична или промишлена база на територията на всяка от участващите държави-членки. Тези изисквания се посочват в обявлението за поръчката или в поканата за проява на интерес или в поканата за представяне на оферта.
      8.   За поръчки в областта на отбраната агенцията може да насърчи, на прозрачна и недискриминационна основа, консорциуми от икономически оператори, които отговарят на определените в член 7, параграф 2 условия, и да подкрепи принципи, подобни на тези в Кодекса за най-добри практики на агенцията във веригата на доставки, за да окуражи повишената конкуренция и равните възможности за всички доставчици, включително за малки и средни предприятия (МСП) надолу по веригата на доставки. Позоваването на принципи, подобни на тези в Кодекса за най-добри практики на Агенцията във веригата на доставки, може да бъде направено в обявлението за поръчката или в поканата за заявяване на интерес, или в поканата за представяне на оферта.
      Член 43
      Икономически и финансов капацитет
      1.   Доказателство за икономически и финансов капацитет може да бъде представено по-специално чрез един или повече от следните документи:

                  а)

                  подходящи банкови извлечения или доказателство за застраховка срещу професионален риск;

                  б)

                  представяне на счетоводни баланси или извлечения от баланси поне за последните две години, за които сметките са приключени, когато се изисква публикуване на счетоводния баланс съгласно търговския закон на страната, в която е установен икономическият оператор;

                  в)

                  отчет за общия оборот и оборота, свързан със строителните работи, доставките или услугите от обхвата на поръчката за период, който не може да бъде по-дълъг от последните три финансови години.

            2.   Ако поради някаква изключителна причина, която Агенцията счита за основателна, участникът в тръжната процедура или кандидатът не може да предостави референциите, поискани от агенцията, той може да докаже своя икономически и финансов капацитет по някакъв друг начин, който Агенцията счита за подходящ.
      3.   Когато е подходящо и за конкретен договор, даден икономически оператор може да разчита на капацитета на други предприятия, независимо от правното естество на връзките, които той има с тях. В този случай той трябва да докаже пред Агенцията, че ще има на свое разположение ресурсите, необходими за изпълнението на договора, например чрез представянето на документ за ангажимент от страна на тези предприятия да предоставят тези ресурси на негово разположение.
      Консорциум от икономически оператори по смисъла на член 7, параграф 2 може да разчита при същите условия на капацитета на членове на консорциума или на други предприятия.
      Член 44
      Технически и професионален капацитет
      1.   Техническият и професионалният капацитет на икономическите оператори се оценява и проверява в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедурите за възлагане на обществени поръчки за доставки, изискващи обектови или монтажни операции, услуги и/или строителни работи, този капацитет се оценява, по-специално, по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
      2.   Доказателството за техническия и професионалния капацитет на доставчика на услуги или на изпълнителя, в зависимост от естеството, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които трябва да бъдат предоставени, може да бъде представено на базата на следните документи:

                  а)

                  образователните и професионалните квалификации на доставчика на услуги или на изпълнителя и/или ръководния му персонал, и по-специално тези на лицето или лицата, отговарящо/и за предоставянето на услугите или извършването на работите;

                  б)

                  списък:

                              i)

                              на главните предоставяни услуги и извършени доставки през последните три години, със суми, дати и получатели, обществени или частни;

                              ii)

                              на строителните работи, извършвани през последните пет години, със суми, дати и място. Списъкът на най-важните строителни работи се придружава от сертификати за добро изпълнение, посочващи дали същите са изпълнени по професионален начин и дали са били напълно приключени;

                  в)

                  описание на техническото оборудване, инструменти, машини и съоръжения, които ще се използват от доставчика на услуги или изпълнителя за изпълнението на договора за услуги или за строителни работи;

                  г)

                  описание на техническото оборудване и на мерките, използвани за гарантиране на качеството на доставките и услугите, и описание на базата за проучване и разработка на доставчика на услуги или изпълнителя;

                  д)

                  посочване на участващите техници или технически органи, независимо дали принадлежат пряко на доставчика на услуги или изпълнителя, особено тези, отговарящи за качествения контрол;

                  е)

                  по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или сертификати, изготвени от официални институти или агенции за качествен контрол с призната компетентност, удостоверяващи съответствието на продуктите със спецификациите или действащите стандарти;

                  ж)

                  отчет за средногодишната работна сила и числеността на ръководния персонал на доставчика на услуги или изпълнителя през последните три години;

                  з)

                  указване на частта от договора, която доставчикът на услуги или изпълнителят има намерение да възложи на подизпълнител.

                  и)

                  при обществени поръчки за строителни работи или за услуги, и само в подходящите случаи, указване на мерките за управление на околната среда, които икономическият оператор ще бъде в състояние да прилага при изпълнението на поръчката.

            Когато услугите или доставките, посочени в буква б), i), се предоставят на Агенцията, доказателството за изпълнението е под формата на сертификати, издадени или заверени от компетентна власт.
      3.   Когато услугите или продуктите, които ще се предоставят, са сложни или по изключение се изискват за специална цел, доказателството за техническия и професионалния капацитет може да бъде осигурено посредством проверка, извършвана от Агенцията или от действащ от нейно име компетентен официален орган на страната, в която е регистриран доставчикът на услуги или изпълнителят, при условие че бъде получено съгласието на този орган. Такива проверки се отнасят до техническия и производствения капацитет на доставчика на услуги или изпълнителя и, ако е необходимо, до неговата дейност по изследване и развитие.
      4.   Когато изисква представянето на удостоверения, изготвени от независими органи, които потвърждават съответствието на икономическия оператор с определени стандарти за гарантиране на качество, Агенцията се обръща към системи за гарантиране на качеството, основани на съответните европейски серии от стандарти, заверени от отговарящи на тези стандарти органи.
      5.   Когато Агенцията изисква получаването на удостоверения, издадени от независими органи и удостоверяващи съответствието на икономическия оператор с определени стандарти за екологично управление, тя посочва схемата на Общността по управление на околната среда и одитиране (СОУОСО), предвидена в Регламент (ЕО) № 761/2001 на Европейския парламент и на Съвета (8) или стандарти за управление на околната среда, основаващи се на съответните европейски или международни стандарти, удостоверени от органи, които отговарят на законодателството на Общността или на съответните европейски или международни стандарти относно удостоверяването. Агенцията признава еквивалентни удостоверения от органи, установени в други държави-членки. Тя приема също така други доказателства или еквивалентни мерки по управление на околната среда от икономически оператори.
      6.   Където е подходящо и за конкретен договор, доставчикът на услуги или изпълнителят може да разчита на капацитета на други предприятия, независимо от правното естество на връзките, които има с тях. В този случай той трябва да докаже пред Агенцията, че ще има на свое разположение ресурсите, необходими за изпълнението на договора, например чрез представянето на документ за ангажимент от страна на тези предприятия да предоставят въпросните ресурси на негово разположение.
      Консорциум от икономически оператори по смисъла на член 7, параграф 2 може да разчита при същите условия на капацитета на членове на консорциума или на други предприятия.
      Член 45
      Условия и критерии за възлагане
      1.   Без да се засяга член 10, поръчките се възлагат по един от следните два начина:

                  а)

                  по процедурата за автоматично възлагане, в който случай поръчката се възлага на офертата, която предлага най-ниската цена, като същевременно е редовна и отговаря на предвидените условия;

                  б)

                  по процедурата за икономически най-изгодната оферта.

            2.   Икономически най-изгодната оферта е тази с най-доброто съотношение цена—качество, като се вземат предвид критерии, обосновани от предмета на поръчката, като например предложената цена, технически достойнства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, текущи разходи, рентабилност, срокове за приключване или доставка, поддръжка и техническа помощ.
      3.   Агенцията посочва, в обявлението за поръчката или в спецификациите, или в описателния документ, относителната тежест, която ще се прилага за всеки от критериите за определянето на икономически най-изгодната оферта. Относителната тежест може да бъде изразена като определени граници с подходящ максимален обхват.
      Относителната тежест, която се прилага към цената във връзка с другите критерии, не води в резултат до неутрализиране на цената при избор на изпълнител, без да се засягат тарифите на Агенцията за възнаграждението на някои услуги, като тези, предоставени от експерти за целите на оценяване.
      Ако, в изключителни случаи, определянето на относителна тежест е технически невъзможно, особено като се има предвид предметът на поръчката, Агенцията просто определя важността на прилагане на критериите в низходящ ред.
      4.   По отношение на поръчките в областта на отбраната основният критерий за подбор на изпълнител ще бъде икономически най-изгодното разрешение за конкретните изисквания, като се вземат предвид, inter alia, съображенията за цената (за придобиване и за жизнения цикъл), техническото съответствие, гаранциите за качество и графика за доставка, както и, където е уместно, сигурността на доставките или предложения подход за подбор на източниците на доставки, като се имат предвид принципите на Кодекса на най-добрите практики във веригата на доставки (CoBPSC).
      Член 46
      Използване на електронни търгове
      1.   При открита процедура, ограничена процедура или процедура на договаряне в случая по член 32, параграф 1, буква а), агенцията може да реши възлагането на обществената поръчка да бъде предшествано от електронен търг, както е предвидено в член 54 от Директива 2004/18/ЕО, когато спецификациите на поръчката могат да бъдат точно определени.
      При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при подновяване на процедурата между страните по рамково споразумение, както е предвидено в член 20, както и при подновяване на процедурата за обществени поръчки, които ще бъдат възлагани съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 29.
      Електронният търг се основава или само на цените, в който случай поръчката се възлага на офертата с най-ниска цена, или на цената и/или на стойността на характеристиките на офертите, посочени в спецификацията, в който случай поръчката се възлага на икономически най-изгодната оферта.
      2.   Ако Агенцията реши да проведе електронен търг, тя оповестява този факт в обявлението за поръчката.
      Спецификацията включва следните данни:

                  а)

                  характеристиките, чиято стойност ще бъде предмет на електронния търг, при условие че тези характеристики са измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;

                  б)

                  всякакви граници за стойностите, които могат да се предлагат, зависещи от свързаните с предмета на поръчката спецификации;

                  в)

                  информацията, която ще се предостави на участниците в тръжната процедура по време на електронния търг и, когато е уместно, кога ще им бъде предоставена;

                  г)

                  подходящата информация, свързана с хода на електронния търг;

                  д)

                  условията, при които участниците в тръжната процедура ще могат да наддават, по-специално минималните разлики, които при необходимост ще се изискват за наддаването;

                  е)

                  съответната информация относно използваното електронно оборудване и разпоредбите и техническите спецификации за връзка.

            3.   Преди да пристъпи към електронен търг, Агенцията прави пълна начална оценка на офертите съгласно определените критерии за възлагане и с фиксираните за тях относителни тежести.
      Всички участници в търга, които са представили допустими оферти, се канят едновременно по електронен път да предложат нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа цялата подходяща информация относно индивидуалната връзка с електронното оборудване, което се ползва, и посочва датата и часа на началото на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да започне по-скоро от два работни дни след датата на изпращане на всички покани.
      4.   Когато обществената поръчка се възлага въз основа на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултата от пълната оценка на съответната оферта, извършен в съответствие с относителните тежести на критериите по смисъла на член 45, параграф 3, първа алинея.
      Поканата съдържа също и математическата формула, която ще се използва при електронния търг за определяне на автоматичното прекласиране въз основа на представените нови цени и/или стойности. Формулата включва относителната тежест на всички критерии, които определят икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществена поръчка или в спецификацията; за тази цел обаче всички тарифи се редуцират предварително до определена стойност.
      Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предоставя отделна формула.
      5.   В течение на всяка фаза от електронния търг Агенцията незабавно предоставя на всички участници в търга поне достатъчно информация, която да им даде възможност да проверят мястото си в класирането във всеки един момент. Агенцията може също така да предостави друга информация относно представените цени и стойности при условие, че това е посочено в спецификацията. Тя може също така по всяко време да обяви броя на участниците в текущия етап на търга. В никакъв случай обаче агенцията няма право да разкрива самоличността на участниците в тръжната процедура по време на който и да е етап от електронния търг.
      6.   Агенцията приключва електронния търг по един или повече от следните начини:

                  а)

                  в поканата за участие в тръжната процедура Агенцията посочва определените предварително дата и час;

                  б)

                  когато Агенцията вече не получава нови цени или нови стойности, които да отговарят на изискванията относно минималните различия. В този случай, Агенцията посочва в поканата за участие в тръжната процедура времето, което ще изчака да изтече след получаването на последното предложение, преди да закрие електронния търг;

                  в)

                  когато завършат етапите на търга, чийто брой е определен в поканата за участие в тръжната процедура.

            Когато Агенцията е решила да закрие електронния търг в съответствие с буква в), което е възможно и в комбинация с определените в буква б) условия, поканата за участие в тръжната процедура посочва времеви график за всеки етап на търга.
      7.   След приключването на електронния търг Агенцията възлага поръчката в съответствие с член 45, въз основа на резултатите от същия.
      Агенцията не може да прилага електронните търгове по неправомерен начин, нито може да ги използва по начин, който препятства, ограничава или нарушава конкуренцията, или който променя предмета на поръчката, поставена на търг в публикуваното обявление и определена в спецификацията.
      Член 47
      Необичайно ниски оферти
      1.   Ако за дадена поръчка офертите изглеждат необичайно ниски, преди да отхвърли тези оферти единствено на това основание, Агенцията изисква в писмена форма подробности за съставните елементи на офертата, които счита за подходящи, и проверява тези съставни елементи, след като надлежно изслуша страните, вземайки предвид получените обяснения. Тези подробности може да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите, свързани със защитата на наемането на работна ръка и с работните условия, които се прилагат на мястото, където ще се извърши работата, услугите или доставките.
      Агенцията може, по-специално, да вземе предвид обясненията, свързани със:

                  а)

                  икономиката на производствения процес, на предоставянето на услугите или на метода на строителство;

                  б)

                  избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на участника в тръжната процедура;

                  в)

                  оригиналността на офертата.

            2.   Когато Агенцията установи, че дадена оферта е необичайно ниска в резултат на предоставена държавна помощ, тя може да отхвърли офертата единствено на това основание, само ако участникът в тръжната процедура не може да докаже, в рамките на определено от агенцията разумно време, че въпросната помощ е била дадена категорично и в съответствие с процедурите и решенията, определени в правилата на Общността относно държавната помощ.
      Член 48
      Срокове за получаване на офертите и заявленията за участие
      1.   Сроковете за получаване на офертите и заявленията за участие, определени от агенцията в календарни дни, са достатъчно дълги, за да позволят на заинтересованите страни разумен и подходящ период, за да подготвят и представят своите оферти, като обърнат особено внимание на сложността на поръчката или на необходимостта да се посети обектът или да се прегледат на място документите, приложени към спецификациите.
      2.   При откритите процедури за поръчки със стойност равна или по-голяма от праговете, определени в член 36, срокът за получаване на офертите е не по-малък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за поръчката.
      3.   При ограничените процедури, включително в случаите на използване на състезателен диалог по смисъла на член 30, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за поръчката за поръчки със стойност равна или по-голяма от посочените в член 36 прагове, срокът за получаване на заявления за участие е не по-малък от 37 дни от датата, на която е изпратено обявлението за поръчката.
      При ограничените процедури за договори със стойност равна или по-голяма от праговете, определени в член 36, срокът за получаване на оферти е не по-малък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за участие в тръжната процедура.
      При ограничената процедура и при процедурата на договаряне след покана за заявяване на интерес, предвидена в член 33, обаче, срокът за получаване на офертите е не по-малък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за участие в тръжната процедура.
      4.   Когато Агенцията, в съответствие с член 21, параграф 2, е изпратила за публикуване предварително обявление или самата тя е публикувала такова относно профила на купувача, срокът за получаване на офертите може, по принцип, да бъде намален до 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за поръчката или поканата за участие в тръжната процедура.
      Съкратеният срок, посочен в първа алинея, се разрешава само ако предварителното обявление отговаря на следните условия:

                  а)

                  съдържа цялата информация, необходима за обявлението за поръчка, доколкото тази информация е налична по времето на публикуване на обявлението;

                  б)

                  същото е изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за поръчката.

            5.   Срокът за получаване на офертите може да бъде съкратен с 5 дни, ако е налице неограничен и пряк достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за участие в тръжната процедура, от датата на публикуване на обявлението за поръчката или на поканата за заявяване на интерес.
      Член 49
      Срокове за достъп до тръжната документация
      1.   При условие че са поискани достатъчно време преди крайния срок за подаване на офертите, спецификациите или описателните документи по процедурата съгласно член 30, както и допълнителни документи, се предоставят, не по-късно от шест календарни дни след получаване на заявлението, на всички икономически оператори, които са поискали спецификациите или са заявили интерес да вземат участие в диалог или да подадат оферта, като се спазват разпоредбите на параграф 4. Агенцията няма задължение да отговори на искания за документи, отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
      2.   При условие че искането е отправено достатъчно време преди крайния срок за представяне на офертите или на заявленията за участие, допълнителна информация, свързана с поканата за участие в тръжна процедура или с поканата за заявления за участие, се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са показали интерес да участват в процедурата, не по-късно от шест дни преди съответния краен срок, или в случай на заявления за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок, колкото е възможно по-бързо след получаване на заявлението. Агенцията няма задължение да отговори на искания за допълнителна информация, отправени по-малко от пет работни дни преди съответния краен срок.
      3.   Ако по каквато и да е причина спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в рамките на срока, определен в параграфи 1 и 2, или когато офертите могат да бъдат изготвени единствено след посещение на обекта или след преглеждане на място на документите, приложени към спецификациите, сроковете за получаване на офертите, посочени в член 48, се удължават, за да дадат възможност на всички икономически оператори да се запознаят с цялата необходима информация за подготвяне на офертите. Това удължаване се обявява по подходящ начин, в съответствие с членове 21—24.
      4.   При открита процедура, включително динамичната система за покупки по смисъла на член 29, ако има неограничен и пълен пряк достъп по електронен път до цялата покана за участие в тръжна процедура и всякакви допълнителни документи, параграф 1 не се прилага. Посоченото в член 21, параграф 3 обявление за поръчката посочва интернет страницата, на която могат да се прегледат тези документи.
      В такива случаи всякакви допълнителни документи и информация също са свободно, напълно и пряко достъпни, веднага щом бъдат предоставени на всички икономически оператори, които са поискали спецификациите или са изразили интерес към представянето на оферта.
      Член 50
      Срокове в спешни случаи
      1.   Където надлежно обоснован спешен случай прави неизпълними минималните срокове, предвидени в член 48, параграф 3, за ограничени процедури и процедури на договаряне с публикувано обявление за поръчката, както и за процедури на договаряне без публикуване за свързани с отбраната поръчки, Агенцията може да определи следните срокове, изразени в календарни дни:

                  а)

                  срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за поръчката, или 10 дни, ако обявлението е изпратено до Службата за публикации на Европейските общности по електронен път;

                  б)

                  срок за получаване на оферти, който не може да бъде по-малък от 10 дни от датата на поканата за участие в тръжна процедура.

            2.   При ограничените процедури и бързите процедури на договаряне допълнителната информация по спецификациите се съобщава на всички кандидати или участници в тръжната процедура, при условие че е поискана своевременно, не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
      Член 51
      Методи на комуникация
      1.   Условията за представяне на офертите и на заявленията за участие се определят от агенцията, която може да избере специфичен метод на представяне. Офертите или заявленията за участие могат да се подават с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат също така да се подават по факс. Заявления за участие, представени по факс или по електронна поща, се потвърждават преди изтичането на сроковете, определени в член 48.
      Избраните средства за комуникация имат недискриминационен характер и не водят до ограничаване на достъпа на икономическите оператори до процедурата по възлагане.
      Избраните средства за комуникация са такива, че да гарантират изпълнението на следните условия:

                  а)

                  всяко представено досие съдържа цялата информация, необходима за неговата оценка;

                  б)

                  запазва се целостта на данните;

                  в)

                  запазва се поверителността на офертите и агенцията разглежда съдържанието на офертите едва след като е изтекъл крайният срок, определен за подаването им.

            Агенцията може да изиска електронните търгове да бъдат придружени с усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (9).
      2.   Когато Агенцията разрешава подаването на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техните технически характеристики са недискриминационни по характер, общодостъпни и оперативно съвместими с продуктите на информационните и комуникационните технологии в обща употреба. Информацията, свързана с необходимите спецификации за представянето на офертите или заявленията за участие, включително кодирането, се предоставя на участниците в тръжната процедура или кандидатите.
      Освен това устройствата за електронно получаване на офертите и заявленията за участие отговарят на изискванията на приложение Х към Директива 2004/18/ЕО.
      3.   Когато подаването става с писмо, кандидатите или участниците в тръжната процедура могат да изберат да представят заявления за участие или оферти:

                  а)

                  или чрез препоръчана поща, за която цел съответната дата е действителната дата на получаване (в работно време) на регистрираната пратка от Агенцията; или

                  б)

                  чрез доставка на ръка в офиса на Агенцията от кандидата или участника в тръжната процедура лично или чрез посредник, включително куриерска служба, като за целта агенцията посочва отдела, до който се отправят заявленията за участие или офертите, срещу разписка за получаване с дата и подпис, и че съответната дата е действителната дата на получаване (в рамките на работното време) от агенцията.

            4.   За опазването на тайната и избягването на всякакви трудности, когато офертите се изпращат по пощата, поканата за представяне на оферти трябва да включва следната разпоредба:

         „Офертите трябва да бъдат представяни в запечатан плик, който на свой ред да бъде поставен във втори запечатан плик. Освен името на отдела, до който е адресиран, както е указано в поканата за участие в тръжната процедура, вътрешният плик трябва да бъде надписан със следния текст: „Покана за участие в тръжна процедура – Да не се отваря от пощенската служба.“ Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща лента и подателят трябва да се подпише напряко през нея.“

      Член 52
      Отваряне на офертите и заявките за участие
      1.   Всички заявки за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 51, параграфи 1 и 2, се отварят.
      2.   Когато стойността на поръчката надвишава 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комитет за отваряне на офертите.
      Комитетът за отваряне на офертите се състои от поне трима души, представляващи поне две организационни единици на Агенцията без йерархична връзка между тях, поне един от които не е на пряко подчинение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези лица избягват всякакъв конфликт на интереси.
      3.   Когато молбите за участие или офертите се подават по поща или куриерска служба или се предават на ръка, един или повече членове на комитета по отваряне на офертите парафират документите, удостоверявайки датата и времето на получаване на всяка оферта.
      Те парафират също така:

                  а)

                  или всяка страница на всяка оферта; или

                  б)

                  челната страница и страниците, съдържащи финансови данни, на всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира с всякакви подходящи методи, използвани от отдел, който е независим от оторизиращия отдел.

            Когато договорът се възлага по процедурата за автоматично възлагане в съответствие с член 45, параграф 1, буква а), цените, посочени в офертите, които удовлетворяват изискванията, се оповестяват.
      Членовете на комитета подписват писмен протокол за отварянето на получените оферти, който идентифицира тези оферти, които отговарят на изискванията, и тези, които не отговарят, и който посочва основанията за отхвърляне на офертите поради несъответствие с изискванията, като се позовава на методите за представянето на офертите, посочени в член 51.
      Член 53
      Комитет за оценка на офертите и заявленията за участие
      1.   Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията, се оценяват и класират от комитет за оценка, създаден за всеки от двата етапа, въз основа на предварително обявените критерии за изключване, подбор и възлагане.
      Комитетът за оценка се назначава от разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за даване на консултативно становище за поръчките със стойност, надвишаваща прага, посочен в член 34, параграф 2.
      2.   Комитетът за оценка се състои от поне трима души, представляващи поне две организационни единици на агенцията без йерархична връзка между тях, поне един от които не е на пряко подчинение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези лица избягват всякакъв конфликт на интереси. Комитетът за оценка може да се състои от същите членове, както комитета за отваряне на офертите.
      По решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити външни експерти могат да помагат на комитета. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти нямат конфликт на интереси.
      3.   Заявките за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, определени в придружаващата документация към поканите за участие в тръжна процедура, или на специфичните изисквания, предвидени там, се елиминират.
      Комитетът за оценка обаче може да поиска от кандидатите или участниците в тръжната процедура да предоставят допълнителни материали или да пояснят придружаващите документи, представени във връзка с критериите за изключване и подбор, в рамките на определен от него срок.
      4.   В случай на необичайно ниски оферти, предвиден в член 47, комитетът за оценка изисква всякаква подходяща информация във връзка със състава на офертата.
      Член 54
      Член 296 от Договора за създаване на Европейската общност
      Настоящите финансови разпоредби не засягат съществуващите мерки, приети от държавите-членки съгласно член 296 от Договора за създаване на Европейската общност или съгласно членове 10 и 14 от Директива 2004/18/ЕО.
      ГЛАВА 3
      ПРАВИЛА ЗА ФИНАНСОВИ ВНОСКИ ОТ ОПЕРАТИВНИЯ БЮДЖЕТ
      Член 55
      Обхват
      1.   Агенцията е упълномощена да отпуска вноски от оперативния си бюджет за проекти, предназначени да подпомогнат постигането на някоя цел, която съставлява част от годишната работна програма на Агенцията, разработени и финансирани от частни или публични институции на някоя от участващите държави-членки или в сътрудничество с всяка друга европейска институция или международна организация.
      2.   Управителният съвет решава каква сума от оперативния бюджет ще се изразходва посредством финансови вноски. Един проект може да даде основание за отпускането само на една финансова помощ от Агенцията.
      3.   Финансовите вноски от Агенцията се уреждат с писмен договор с бенефициера.
      4.   Финансовите вноски се предоставят след покани за предложения, освен в случаи, когато Европейската комисия или друга европейска или международна организация или институция е сключила споразумение с конкретен икономически оператор в областта на изследвания, свързани със сигурността, или в областта на отбраната, и е уместно Агенцията за предостави финансова помощ на същия икономически оператор.
      5.   Финансовата помощ може да бъде предоставена за проект, който вече е започнал, само когато кандидатът може да докаже необходимостта от започването на проекта, преди да е подписан договорът. В такива случаи одобрените разходи за финансиране не могат да бъдат направени преди датата на подаване на формуляра за кандидатстване за финансова помощ, освен в надлежно обосновани изключителни случаи. Не може да бъде отпускана финансова помощ със задна дата за проекти, които вече са приключили.
      6.   Финансовата помощ не може да покрива всички разходи по проекта. Проектът трябва да включва съфинансиране. Бенефициерът представя доказателство за получено съфинансиране или от собствени ресурси, или под формата на финансов превод от трети страни. Разпоредителят с бюджетни кредити може, в надлежно обосновани изключителни случаи, да приеме съфинансиране в натура. В такива случаи стойността на такъв принос не може да надхвърля действително направените разходи, надлежно оправдани със счетоводни документи.
      7.   Финансовата помощ не може да има за ефект образуването на разлика между получените суми и разходите по въпросния проект, когато бъде направено искането за окончателното плащане на финансовата помощ за даден проект.
      8.   Следните разпоредби се прилагат mutatis mutandis към процедурата по предоставяне на финансова помощ и подписване на договора с бенефициента: член 2, параграф 1 и членове 7, 9, 10, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 22, 40, 41, 42, 43, 44, 48, 50, 51, 52 и 53, при които режимът, който се прилага за финансовите помощи, е режим и за договори в областта на отбраната, ако е уместно.
      Член 56
      Оценка на предложенията
      1.   Предложенията се оценяват въз основа на предварително обявени критерии за подбор и предоставяне, публикувани в поканата за предложения, от съставен за целта комитет за оценка, с оглед да се определи кои предложения може да бъдат финансирани.
      2.   Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че дават възможност оценяването на финансовия и оперативен капацитет на кандидата да изпълни предложения проект. Кандидатът трябва да има стабилни и достатъчни източници на финансиране, за да поддържа своята дейност по време на целия период на изпълнение на проекта или през годината, за която е предоставена финансовата помощ, и да участва в неговото финансиране. Кандидатът трябва да има необходимите професионални компетенции и квалификации за изпълнение на предложения проект.
      3.   Критериите за предоставяне са такива, че да позволят финансовата помощ да бъде предоставена на проектите, които максимално засилват общата ефективност на осъществяваната годишна работна програма на агенцията. Тези критерии се определят по такъв начин, че да гарантират също така, че средствата на агенцията са рационално управлявани и че е възможно впоследствие да бъде извършена оценка.
      4.   След извършването на своята оценка, разпоредителят с бюджетни кредити, въз основа на същата, подбира бенефициера и определя финансовата помощ.
      Член 57
      Съдържание на поканата за предложения
      1.   Поканата за предложения определя:

                  а)

                  преследваните цели;

                  б)

                  приемливост, критерии за подбор и предоставяне и подходящи оправдателни документи;

                  в)

                  условия за финансиране от Агенцията;

                  г)

                  условия и крайна дата за представяне на предложение и възможна дата за започване на проектите, както и планирана дата за приключване на процедурата по предоставяне.

            2.   Поканите за предложения се публикуват на интернет страницата на Европейската агенция по отбрана и, когато е уместно, в друга медия, включително Официален вестник на Европейския съюз, за да се гарантира максимална публичност сред потенциалните бенефициери.
      Член 58
      Формуляри за кандидатстване за финансова помощ
      1.   Кандидатстването става в определената форма и в съответствие с определените в поканата за предложения критерии.
      2.   Формулярът за кандидатстване показва, че кандидатът съществува като юридическо лице и има финансовия и оперативен капацитет да завърши предложения проект. За тази цел разпоредителят с бюджетни кредити изисква декларация за добросъвестност от потенциалните бенефициери. Отчетът за приходите и разходите, счетоводният баланс за последната финансова година, за която са приключени отчетите, както и всякакви други доказателствени документи, които са упоменати в поканата за предложения, също се прилагат към формуляра за кандидатстване, в зависимост от анализа на управленските рискове, проведен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
      3.   Бюджетът за проекта или оперативният бюджет, приложен към формуляра за кандидатстване, трябва да има балансирана приходна и разходна част и ясно да показва разходите, които са допустими за финансиране от бюджета на Агенцията.
      4.   За финансови помощи от над 25 000 EUR формулярът за кандидатстване се придружава от доклад за външен одит, изготвен от правоспособен одитор. Докладът удостоверява наличните отчети за последната финансова година и дава оценка на финансовата надеждност на кандидата. Разпоредбите на тази алинея се прилагат само за първия формуляр за кандидатстване, подаден от определен бенефициер до определен разпоредител с бюджетни кредити за всяка бюджетна година. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от своя анализ на управленските рискове, да се откаже от това изискване по отношение на публичните органи и европейските институции или по отношение на международни организации.
      5.   Кандидатът посочва източниците и сумите на всякакво друго финансиране, което е получено или за което е кандидатствано през същата финансова година за същия проект или за всеки друг проект, и за рутинни дейности.
      Член 59
      Съдържание на договора за финансова помощ
      Договорът за финансова помощ определя по-специално:

                  а)

                  предмета;

                  б)

                  бенефициера;

                  в)

                  продължителността, а именно:

                              i)

                              датата на влизането му в сила и на приключването му;

                              ii)

                              началната дата и продължителността на проекта;

                  г)

                  максималната сума на финансовата помощ; и

                  д)

                  подробно описание на проекта;

                  е)

                  общите правила и условия, които се прилагат към договори от този тип, като ПИС, определяне на приложимото законодателство, съда, компетентен да изслуша спорове, и приемането от бенефициера на одити от Европейската агенция по отбрана и нейните одитори, както и правилата за последващо публикуване, посочени в член 3;

                  ж)

                  определената финансова помощ и подробни данни за допустимите разходи по проекта;

                  з)

                  темпото на разплащане, като се вземат предвид включените финансови рискове, продължителността и напредъкът на проекта и разходите, направени от бенефициера;

                  и)

                  отговорностите на бенефициера, по-специално по отношение на рационалното финансово управление и подаването на отчети за дейността и финансови отчети;

                  й)

                  условията и сроковете за утвърждаване на тези отчети и за извършване на плащания от Европейската агенция по отбрана;

                  к)

                  разпоредби за упражняване на правата на контрол на Европейската агенция по отбрана и нейните одитори върху документите и върху помещенията, както и върху всички изпълнители и подизпълнители, които са получили финансиране от Агенцията.

            Член 60
      Оправдателни документи за исканията за плащане
      1.   За всяка финансова вноска, когато финансирането е разделено на дялове, всяко ново плащане се извършва при условие, че са изразходвани поне 70 % от общата сума на всякакви предходни финансирания. В подкрепа на всяка заявка за ново плащане се прилага декларация за разноските на бенефициера.
      2.   Бенефициерът удостоверява с декларация за добросъвестност, че информацията в исканията за плащане е пълна, надеждна и вярна. Той също така удостоверява, че направените разходи могат да се считат за допустими в съответствие с договора за финансова помощ и че искането за плащане е подкрепено от съответните доказателствени документи, които могат да бъдат проверени.
      3.   В подкрепа на всяко плащане от отговорния разпоредител на бюджетни кредити, въз основа на неговия анализ на рисковете, може да бъде поискан външен одит на финансовата декларация и прилежащите ѝ сметки, който се извършва от правоспособен одитор. В случай на финансова помощ за проект или в случай на оперативна финансова помощ, докладът за одит се прикрепя към искането за плащане. Неговата цел е да удостовери, че декларираните от бенефициера във финансовата декларация разходи, на които се основава искането за плащане, са действителни, точни и допустими в съответствие с договора за финансовата помощ.
      В зависимост от своя анализ на рисковете, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също така да се откаже от задължението за външен одит по отношение на публичните органи и на други европейски институции и международни организации.
      4.   Сумата на финансовата помощ става окончателна едва след като институцията е приела окончателните доклади и отчети, без да се засягат последващите проверки.

         (1)  ОВ L 134, 30.4.2004 г., стр. 114. Директива, последно изменена с Директива 2006/97/EО на Съвета (ОВ L 363, 20.12.2006 г., стр. 107).

         (2)  ОВ L 340, 16.12.2002 г., стр. 1.

         (3)  ОВ L 101, 11.4.2001 г., стр. 1. Решение, последно изменено с Решение 2007/438/ЕО (ОВ L 164, 26.6.2007 г., стр. 24).

         (4)  ОВ C 316, 27.11.1995 г., стр. 48.

         (5)  ОВ C 195, 25.6.1997 г., стр. 1.

         (6)  ОВ L 351, 29.12.1998 г., стр. 1.

         (7)  ОВ L 166, 28.6.1991 г., стр. 77. Директива, изменена с Директива 2001/97/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (ОВ L 344, 28.12.2001 г., стр. 76).

         (8)  ОВ L 114, 24.4.2001 г., стр. 1.

         (9)  ОВ L 13, 19.1.2000 г., стр. 12.