title: Decizia Comisiei din 17 aprilie 2019 privind stabilirea noului mandat pentru metodologia de evaluare bazată pe piloni care urmează să fie utilizată în temeiul Regulamentului (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului

text:
                  6.6.2019

                  RO

                  Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

                  C 191/2

         DECIZIA COMISIEI
         din 17 aprilie 2019
         privind stabilirea noului mandat pentru metodologia de evaluare bazată pe piloni care urmează să fie utilizată în temeiul Regulamentului (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului
         (2019/C 191/02)
         COMISIA EUROPEANĂ,
         având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,
         având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 iulie 2018 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii, de modificare a Regulamentelor (UE) nr. 1296/2013, (UE) nr. 1301/2013, (UE) nr. 1303/2013, (UE) nr. 1304/2013, (UE) nr. 1309/2013, (UE) nr. 1316/2013, (UE) nr. 223/2014, (UE) nr. 283/2014 și a Deciziei nr. 541/2014/UE și de abrogare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 (1), în special articolul 154 alineatele (3) și (4),
         întrucât:

                     (1)

                     Articolul 154 alineatul (3) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 (denumit în continuare „Regulamentul financiar”) prevede obligația Comisiei de a efectua o evaluare a sistemelor, a normelor și a procedurilor persoanelor sau entităților care execută fondurile Uniunii în cadrul gestiunii indirecte, în cazul în care aceasta intenționează să se bazeze pe respectivele sisteme, norme și proceduri pentru punerea în aplicare a acțiunii. Evaluarea vizează să asigure un nivel de protecție a intereselor financiare ale Uniunii echivalent cu cel prevăzut atunci când Comisia execută bugetul prin gestiune directă.

                     (2)

                     În plus, articolul 154 alineatul (4) din Regulamentul financiar prevede obligația Comisiei de a evalua dacă persoanele sau entitățile care execută fonduri ale Uniunii în cadrul gestiunii indirecte au instituit o serie de sisteme, norme și proceduri specifice în ceea ce privește, de exemplu, controalele interne, contabilitatea și gestionarea datelor. Comisia poate evalua, de asemenea, alte norme și proceduri ale persoanelor sau entităților în cauză, dacă acestea sunt de acord.

                     (3)

                     Evaluările care urmează să fie efectuate în temeiul articolului 154 alineatele (3) și (4) din Regulamentul financiar sunt, de obicei, efectuate de auditori externi, pe baza unui mandat stabilit de Comisie.

                     (4)

                     Având în vedere cerințele suplimentare care decurg din Regulamentul financiar, inclusiv normele privind garanțiile bugetare, precum și recentele politici ale Uniunii privind evitarea obligațiilor fiscale, spălarea banilor și finanțarea terorismului, este necesar să se revizuiască mandatul existent și metodologia aferentă care trebuie utilizate pentru evaluări.

                     (5)

                     Având în vedere articolul 154 alineatul (4) din Regulamentul financiar, mandatul ar trebui să acopere nouă domenii diferite (sau piloni), unele dintre aceste domenii fiind obligatorii pentru toate persoanele și entitățile (și anume controlul intern, contabilitatea, auditul extern), iar unele dintre acestea fiind stabilite în funcție de activitățile pe care persoana sau entitatea urmează să le desfășoare (și anume granturi, achiziții publice și instrumente financiare, iar în cadrul acestora, excluderea de la accesul la finanțare, publicarea informațiilor privind destinatarii și protecția datelor cu caracter personal). Pentru toți pilonii aplicabili, mandatul ar trebui să garanteze obținerea de către Comisie a dovezilor potrivit cărora nivelul de protecție a intereselor financiare ale Uniunii este echivalent cu cel prevăzut atunci când Comisia execută fondurile prin gestiune directă, ținând seama de posibilele măsuri de supraveghere adoptate de Comisie în conformitate cu articolul 154 alineatul (5) din Regulamentul financiar. În plus, potrivit articolului 154 alineatul (6) litera (c) din Regulamentul financiar, Comisia poate decide să nu solicite o evaluare ex ante, astfel cum se menționează la alineatele (3) și (4), pentru procedurile solicitate în mod specific de către Comisie, inclusiv pentru propriile proceduri și pentru procedurile specificate în actele de bază.

                     (6)

                     Având în vedere principiul proporționalității, mandatul nu ar trebui să impună nicio cerință privind o structură organizațională specifică sau privind un anumit număr de angajați specializați, deoarece acest lucru ar fi disproporționat pentru entitățile mici. Cu toate acestea, pentru punerea în aplicare a principiilor stabilite în mandat, nu este adecvat să se creeze excepții pentru entitățile noi și/sau mici, deoarece este important să se asigure un nivel înalt de gestionare.

                     (7)

                     Articolul 279 alineatul (3) din Regulamentul financiar prevede că evaluările existente bazate pe piloni efectuate în temeiul Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului (2) vor continua să se aplice și trebuie revizuite după caz. În măsura în care mandatul stabilit prin prezenta decizie conține cerințe care nu erau cuprinse în mandatul anterior, persoanele și entitățile evaluate în temeiul mandatului anterior vor trebui să facă obiectul unei evaluări suplimentare în ceea ce privește cerințele respective,

               DECIDE:

            Articol unic
            Mandatul care trebuie utilizat pentru efectuarea evaluărilor în temeiul articolului 154 alineatele (3) și (4) din Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 este prevăzut în anexa la prezenta decizie.

            Adoptată la Bruxelles, 17 aprilie 2019.

                  Pentru Comisie

               Günther OETTINGER

                  Membru al Comisiei

            (1)  JO L 193, 30.7.2018, p. 1.

            (2)  Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (JO L 298, 26.10.2012, p. 1).

            ANEXĂ

                  <ANTETUL AUTORITĂȚII CONTRACTANTE>

               MANDATUL PENTRU EVALUAREA BAZATĂ PE PILONI A UNEI ENTITĂȚI CARE SOLICITĂ SĂ I SE ÎNCREDINȚEZE EXECUȚIA BUGETULUI UE ÎN CADRUL GESTIUNII INDIRECTE

               [DENUMIREA ENTITĂȚII]

                        Entitatea care solicită evaluarea:

                        [Denumirea entității și adresa completă]

                        Țara:

                        [Țara în care își are sediul entitatea]

                        Referința/data solicitării serviciilor:

                        [Referința/data solicitării serviciilor sau alt document echivalent eliberat de către entitate]

                        Perioada supusă evaluării:

                        [Anul (perioada de 12 luni) care se încheie în ziua începerii activității de teren (a procedurilor la fața locului) pentru evaluare]

                        Data de începere a evaluării:

                        [Data de începere orientativă. Data contractuală estimată a evaluării (data bonului de comandă)]

                        Data încheierii evaluării:

                        [Data de încheiere orientativă. Data estimată a primirii raportului final]

               CUPRINS

                        1.

                     Introducere
                     4

                        2.

                     Obiective
                     6

                        3.

                     Standarde și orientări
                     7

                        4.

                     Cerințe privind auditorul
                     7

                        5.

                     Domeniul de aplicare
                     9

                        6.

                     Proceduri de evaluare
                     11

                        7.

                     Diverse
                     13
                  Anexe
                     14

                           INSTRUCȚIUNI DE UTILIZARE A PREZENTULUI MANDAT

                        Textul evidențiat în gri și scris <cursiv> constituie instrucțiune și va trebui eliminat.
                        Textul indicat între paranteze drepte [text] trebuie completat de către entitate
                        Textul și formularea prevăzute ale prezentului mandat ar trebui să fie respectate în orice moment și nu pot fi modificate.
                        Această instrucțiune ar trebui să fie eliminată din mandat

                  1.   INTRODUCERE

                  Context

            Articolul 154 din Regulamentul financiar (1) (denumit în continuare „RF”) aplicabil bugetului general al Uniunii Europene („UE”) stabilește metodele de execuție a bugetului, inclusiv în cadrul „gestiunii indirecte”. În cadrul gestiunii indirecte, Comisia poate încredința executarea fondurilor sau a garanțiilor bugetare ale Uniunii țărilor, organizațiilor și organismelor (denumite în continuare „entități”) indicate la articolul 62 din RF. Pot fi vizate următoarele entități:

                        —

                        țări terțe sau organisme pe care acestea le-au desemnat, de exemplu Ministerul de Interne, Regatul Cambodgia;

                        —

                        organizații internaționale și agențiile acestora, de exemplu Programul Națiunilor Unite pentru Dezvoltare (PNUD);

                        —

                        organisme de drept public, de exemplu Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

                        —

                        organisme de drept privat, însă care îndeplinesc o misiune de serviciu public, cu condiția să prezinte garanții financiare adecvate, de exemplu, Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

                  În cazul în care gestionează fonduri ale UE, aceste entități trebuie să garanteze un nivel de protecție a intereselor financiare ale UE echivalent cu cel impus prin RF. În mod specific, acestea trebuie să îndeplinească cerințele privind cei nouă „piloni”. Acești piloni se referă la:

                        1.

                        sistemul de control intern;

                        2.

                        sistemul contabil;

                        3.

                        un audit extern independent;

                  precum și norme și proceduri privind:

                        4.

                        acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul granturilor;

                        5.

                        achizițiile publice;

                        6.

                        instrumentele financiare (2);

                  și, de asemenea:

                        7.

                        excluderea de la accesul la finanțare;

                        8.

                        publicarea de informații referitoare la beneficiari;

                        9.

                        protecția datelor cu caracter personal.

                  Prin urmare, entitățile care doresc să lucreze cu fonduri ale UE în cadrul gestiunii indirecte trebuie să fie supuse unei evaluări cuprinzătoare bazate pe piloni. Pe baza rezultatelor evaluării bazate pe piloni, Comisia va decide dacă: (i) poate încredința entității sarcini de execuție bugetară; și (ii) poate încheia acorduri specifice (și anume, acorduri de contribuție aferente gestiunii indirecte) cu entitatea. Cu toate acestea, în cazul în care temeiul juridic prevede acest lucru, aceste condiții pot fi precizate în acordul cu Comisia sau prin trimitere la documente de orientare (de exemplu, Ghidul destinat agențiilor naționale în cazul programului Erasmus) pentru a asigura punerea în aplicare armonizată și egalitatea de tratament pentru beneficiarii unui program UE în toate țările participante.
            În continuare este prezentat mandatul pe baza căruia [denumirea și adresa completă a autorității contractante] este de acord să angajeze auditorul în vederea efectuării unei evaluări bazate pe piloni cu privire la [denumirea entității] și a prezentării unui raport cu privire la această evaluare. Mandatul este anexat la [solicitarea de servicii sau un document echivalent] a/al entității.
            În prezentul mandat și în anexele 1-4, care fac parte integrantă din mandat, se aplică următorii termeni:

                        —

                           „evaluare pe bază de piloni”, „evaluare” sau „misiune” se referă la prezenta misiune de asigurare. În acest context, pilonii constituie domeniile generale care fac obiectul acestei evaluări; acestea includ controlul intern, contabilitatea, auditul extern independent, excluderea de la accesul la finanțare, publicarea informațiilor privind beneficiarii și protecția datelor cu caracter personal. Entitatea va trebui să fie evaluată întotdeauna pentru a verifica dacă poate îndeplini cerințele în aceste domenii. Pe lângă cei șase piloni obligatorii enumerați mai sus, există trei piloni opționali care se referă la procedurile și normele privind granturile, achizițiile publice și instrumentele financiare..

                        —

                        Termenul „auditor” se referă la firma de audit contractată pentru a duce la îndeplinire această misiune și a prezenta Comisiei un raport cu privire la aceasta. Termenul „auditor” poate face referire la persoana sau persoanele care desfășoară evaluarea, de obicei partenerul de misiune sau alți membri ai echipei de misiune. Partenerul de misiune este partenerul sau o altă persoană din cadrul firmei care: (i) este responsabil(ă) pentru misiune și îndeplinirea acesteia, precum și pentru raportul emis în numele firmei; și (ii) deține autoritatea corespunzătoare din partea unui organism profesional, juridic sau de reglementare.

                        —

                        Termenul „entitate” se referă la entitatea care face obiectul evaluării bazate pe piloni. Pentru această evaluare, entitatea este, în general (3), autoritatea contractantă.

                        —

                        „Comisia” se referă la Comisia Europeană, care poate fi reprezentată de serviciul sau de unitatea relevantă din cadrul direcției generale relevante a Comisiei sau de o delegație a UE, după caz.

                  2.   OBIECTIVE

            Auditorul este angajat să evalueze sistemele instituite, precum și măsurile de control, normele și procedurile aplicate de către entitate pentru fiecare pilon pe baza criteriilor stabilite de către Comisie pentru fiecare pilon. Obiectivul acestei evaluări bazate pe piloni este: (i) de a permite auditorului să determine, în raportul său, dacă entitatea îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 154 alineatul (4) literele (a)-(f) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene și la articolul 29 alineatul (1) din Regulamentul financiar aplicabil Fondului european de dezvoltare pentru fiecare pilon relevant; și (ii) de a exprima o concluzie privind măsura în care entitatea:

                        —

                        a instituit și asigură funcționarea, sub toate aspectele semnificative, a unui sistem de control intern eficace, eficient și economic, bazat pe cele mai bune practici internaționale și conform cu criteriile stabilite de Comisia Europeană;

                        —

                        utilizează un sistem contabil care furnizează, în mod prompt și sub toate aspectele semnificative, informații exacte, complete și fiabile pe baza standardelor internaționale de contabilitate și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană;

                        —

                        face obiectul unui audit extern independent, care se impune a fi realizat, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional, de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcțional de entitatea în cauză și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană;

                        —

                        aplică norme și proceduri adecvate sub toate aspectele semnificative pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul granturilor și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană; <se elimină în cazul în care acest pilon nu este aplicabil>.

                        —

                        aplică norme și proceduri adecvate sub toate aspectele semnificative pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul achizițiilor publice și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană; <se elimină în cazul în care acest pilon nu este aplicabil>.

                        —

                        aplică norme și proceduri adecvate sub toate aspectele semnificative pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE/garanții bugetare prin intermediul instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană; <se elimină în cazul în care acest pilon nu este aplicabil>.

                        —

                        aplică norme și proceduri adecvate pentru excluderea părților terțe de la accesul la finanțare prin intermediul achizițiilor publice, al granturilor și/sau al instrumentelor financiare;

                        —

                        publică informații cu privire la beneficiarii fondurilor în mod corespunzător și în timp util;

                        —

                        asigură o protecție a datelor cu caracter personal echivalentă celei prevăzute la articolul 5 din RF.

                  În plus, de comun acord cu entitatea în cauză și fără a aduce atingere punctajului final, auditorul poate evalua dacă entitatea respectă standarde echivalente cu legislația aplicabilă a UE și standarde internaționale și ale UE convenite în ceea ce privește măsurile de control legate de evitarea obligațiilor fiscale și de jurisdicțiile necooperante, precum și de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului. În cazul în care entitatea este de acord să fie evaluată cu privire la acest set specific de aspecte, auditorul va fi angajat să raporteze cu privire la aceasta în cadrul pilonului 6. Pentru a executa fondurile Uniunii prin intermediul instrumentelor financiare, fie că este vorba sau nu de cele susținute de o garanție bugetară, entitatea va trebui să respecte cerințele relevante care sunt prevăzute în Regulamentul financiar și care figurează în secțiunile suplimentare 6B și 6C, prin angajamente contractuale corespunzătoare, chiar dacă decide să nu supună aceste secțiuni evaluării bazate pe piloni.
            3.   STANDARDE ȘI ORIENTĂRI

            Auditorul care efectuează această evaluare bazată pe piloni trebuie să respecte:

                        —

                        Cadrul internațional al IFAC pentru misiunile de asigurare și standardul internațional pentru misiunile de asigurare („ISAE”) 3000 pentru alte misiuni de asigurare decât auditurile sau revizuirile informațiilor financiare istorice, în măsura în care acestea pot fi aplicate în contextul specific al acestei evaluări bazate pe piloni.

                        —

                           Codul deontologic al experților contabili al IFAC, emis de Consiliul pentru Standarde Internaționale de Etică pentru Contabili (International Ethics Standards Board for Accountants – IESBA), care stabilește principii etice fundamentale pentru auditori în ceea ce privește integritatea, obiectivitatea, independența, competența profesională și atenția cuvenită, confidențialitatea, conduita profesională și standardele tehnice;

                        —

                           Standardele internaționale privind controlul calității ale IFAC (ISQC), care stabilesc standarde și oferă îndrumări cu privire la sistemul de control al calității al unui auditor.

                  4.   CERINȚE PRIVIND AUDITORUL

            4.1.   Principii generale

            Auditorul trebuie să fie un auditor extern independent, care este membru înregistrat al unui organism sau al unei instituții naționale de contabilitate sau de audit, care, la rândul său, este membru al/membră a Federației Internaționale a Contabililor (IFAC) și care este certificat(ă) pentru a efectua audituri.
            Auditorul trebuie să fie independent din punct de vedere funcțional de entitatea în cauză. Prin urmare, auditorul intern al unei entități supuse evaluării nu este eligibil pentru a efectua o evaluare bazată pe piloni.
            Prin acceptarea prezentului mandat, auditorul confirmă că îndeplinește cel puțin una dintre următoarele condiții:

                        —

                        Auditorul și/sau firma este membru al/membră a unui organism sau al unei instituții naționale de contabilitate sau de audit, care, la rândul său, este membru al/membră a Federației Internaționale a Contabililor (IFAC).

                        —

                        Auditorul și/sau firma este membru al/membră a unui organism sau al unei instituții naționale de contabilitate sau de audit. Deși această organizație nu este membră a IFAC, auditorul se angajează să întreprindă această misiune în conformitate cu standardele și cu deontologia IFAC prezentate în mandat.

                        —

                        Auditorul și/sau firma este înregistrat(ă)/sunt înregistrate ca auditor(i) statutar(i) în registrul public al unui organism public de supraveghere dintr-un stat membru, în conformitate cu principiile supravegherii publice prevăzute în Directiva 2006/43/CE a Parlamentului European și a Consiliului (4). Acest lucru este valabil pentru auditorii și firmele de audit care își au sediul într-un stat membru al UE.

                        —

                        Auditorul și/sau firma este înregistrat(ă)/sunt înregistrați ca auditor(i) statutar(i) în registrul public al unui organism public de supraveghere dintr-o țară terță, iar acest registru este supus principiilor supravegherii publice prevăzute în legislația țării în cauză (se aplică în cazul auditorilor și firmelor de audit care au sediul într-o țară terță).
                        Atunci când acest lucru este permis de temeiul juridic subiacent (de exemplu în cazul Erasmus), auditorul poate fi organismul de audit independent desemnat în conformitate cu articolul 155 alineatul (1) din Regulamentul financiar.

                  4.2.   Calificări, experiență și componența echipei (5)

                  Calificări și experiență

            Auditorul trebuie să utilizeze suficient personal care să dețină: (i) calificările profesionale adecvate și experiența corespunzătoare în ceea ce privește standardele IFAC, în special ISAE 3000 pentru alte misiuni de asigurare decât auditurile sau revizuirile informațiilor financiare istorice; și (ii) experiență în efectuarea de evaluări instituționale sau de conformitate și/sau în efectuarea de audituri de sistem sau în desfășurarea de misiuni echivalente ale unor entități comparabile – ca dimensiune și complexitate – cu entitatea în cauză.
            În plus, echipa de misiune, în ansamblu, deține:

                        —

                        experiență în efectuarea de evaluări instituționale sau de conformitate și/sau în efectuarea de audituri de sistem sau în desfășurarea de misiuni echivalente ale programelor finanțate de UE și ale proiectelor finanțate de donatori și de instituții naționale și/sau internaționale. Este de dorit ca liderul echipei de teren, și anume fie administratorul (categoria 2), fie auditorul principal (categoria 3), să aibă experiență în ceea ce privește auditul de sistem al acțiunilor de ajutor extern finanțate de UE și/sau al altor acțiuni finanțate de UE și/sau în ceea ce privește evaluările instituționale sau de conformitate ale organizațiilor din sectorul ajutorului pentru dezvoltare și/sau din sectorul economic.

                        —

                        [Opțional: fluență în [precizați limba (limbile)]]

                  Componența echipei

            Echipa de auditori necesară pentru această evaluare bazată pe piloni este compusă dintr-un auditor din categoria 1, care deține responsabilitatea finală pentru evaluare, și o echipă de misiune alcătuită dintr-o combinație adecvată de auditori din categoriile 2-4. Auditorul este cel care are responsabilitatea de a propune și de a utiliza o echipă de misiune alcătuită dintr-o combinație adecvată de auditori pentru această misiune.
            Comisia distinge patru categorii de auditori.

               Categoria 1 – Partenerul de audit

            Un partener de audit este un expert înalt calificat, care deține o calificare profesională relevantă și care își asumă sau și-a asumat responsabilități de rang superior și de conducere în practica de audit public.
            Persoana respectivă ar trebui să fie membră a unui organism sau a unei instituții naționale de contabilitate sau de audit și trebuie să aibă o experiență profesională de cel puțin 12 ani în calitate de auditor sau de contabil profesionist în practica de audit public. Va fi luată în considerare, de asemenea, experiența colaborării cu țările beneficiare ale ajutorului extern acordat de UE.
            Un partener de audit sau o altă persoană aflată într-o poziție similară celei de partener este persoana din cadrul firmei de audit care este responsabilă de audit și de efectuarea acestuia, precum și de raportul care este emis în numele firmei. Partenerul de audit este autorizat în mod corespunzător de către un organism profesional, juridic sau de reglementare și este autorizat să certifice conturile conform legislației țării în care este înregistrată firma de audit.

               Categoria 2 – Responsabilul de audit

            Responsabilii de audit ar trebui să fie experți calificați cu o diplomă universitară sau o calificare profesională corespunzătoare. Aceștia ar trebui să aibă cel puțin șase ani de experiență ca auditori sau contabili profesioniști în practica de audit public, inclusiv experiență managerială relevantă în conducerea echipelor de audit.

               Categoria 3 – Auditorul principal

            Auditorii principali ar trebui să fie experți calificați cu o diplomă universitară sau calificări profesionale relevante și cu o experiență profesională de cel puțin trei ani în practica de audit public.

               Categoria 4 – Auditor asistent

            Auditorii asistenți ar trebui să aibă o diplomă universitară relevantă și o experiență profesională de cel puțin șase luni în practica de audit public.

                  Curriculum vitae (CV-uri)

            Auditorul pune la dispoziția autorității contractante CV-urile partenerului sau ale unei alte persoane din cadrul firmei de audit care este responsabilă pentru evaluarea bazată pe piloni și pentru semnarea raportului și prezintă, de asemenea, CV-urile directorilor, ale auditorilor principali și ale auditorilor asistenți propuși în cadrul echipei de misiune. CV-urile vor include detalii adecvate privind tipul de misiuni desfășurate de către personal, indicând capabilitatea și capacitatea de a efectua evaluarea și vor include, de asemenea, detalii privind experiența specifică relevantă. Autoritatea contractantă va examina CV-urile înainte de a semna un bon de comandă sau un alt document contractual aplicabil respectivei misiuni și își rezervă dreptul de a le respinge în cazul în care acestea nu sunt considerate ca fiind adecvate pentru cerințele misiunii.
            5.   DOMENIUL DE APLICARE

            5.1.   Locul și perioada vizate de evaluare

            Această evaluare bazată pe piloni va fi efectuată la [
                  locul (locurile)
               ]. <Este esențial să se indice locul (locurile) corect(e) în care urmează să fie efectuată evaluarea>. Auditorul ar trebui să confirme locul (locurile) evaluării cu autoritatea contractantă înainte de începerea activității de teren și să se asigure că, în timpul evaluării, vor fi disponibile atât documentele justificative relevante, cât și personalul-cheie. Auditorul ar trebui să țină seama de faptul că, în mod normal, entitatea solicită stabilirea de întâlniri pentru a pregăti evaluarea și a discuta proiectul de raport și că acest lucru poate presupune deplasări suplimentare (a se vedea secțiunea 7).
            În mod normal, perioada care urmează să fie vizată de evaluare ar trebui să fie anul (și anume, perioada de 12 luni) care se încheie în ziua în care începe activitatea de evaluare pe teren, și anume ziua în care auditorul începe efectiv procedurile și testele de evaluare la fața locului (adică la sediul entității).
            5.2.   Contextul misiunii

                  Utilizarea anexei 1, Contextul misiunii – Informații esențiale pentru o evaluare bazată pe piloni

            Auditorul obține o prezentare preliminară pentru înțelegerea contextului misiunii pe baza
                  anexei 1, Contextul misiunii – Informații esențiale pentru o evaluare bazată pe piloni. Înțelegerea trebuie să fie suficientă pentru ca auditorul să prezinte autorității contractante o ofertă semnificativă.

                  Utilizarea anexei 2a, Chestionarul de evaluare

            Entitatea prezintă auditorului
                  anexa 2a
                completă cât mai curând posibil după ce autoritatea contractantă a încheiat un contract cu auditorul, însă înainte de începerea procedurilor de evaluare ale auditorului.
            Într-o a doua etapă,
                  anexa 2a
                va deveni un instrument de sprijin care va fi utilizat de către auditor atunci când va concepe, va planifica și va desfășura procedurile de evaluare și care va servi la analizarea criteriilor a căror respectare de către entitatea supusă evaluării este considerată a fi esențială sau importantă de către Comisia Europeană.
            Chestionarul completat din
                  anexa 2a
                constituie o sursă esențială de informații și dovezi pentru evaluarea pentru auditor. Însă acesta nu reprezintă în niciun caz singura sursă care trebuie utilizată de către auditor pentru a planifica și a desfășura procedurile de evaluare și pentru a formula concluziile. Toate informațiile completate și furnizate de către entitate sunt provizorii și sunt supuse procedurilor de evaluare pe care auditorul le consideră necesare. Auditorul nu trebuie să se bazeze pe informații înainte de a se fi asigurat, prin intermediul procedurilor de evaluare, că informațiile sunt suficient de exacte și complete în scopul evaluării și al formulării de concluzii în cunoștință de cauză în cazul întrebărilor-cheie.
            Prin urmare, auditorul poate să modifice, să completeze și să adauge informații în coloana de constatări, după cum consideră necesar. De asemenea, auditorul poate adăuga întrebări suplimentare în cazul în care consideră că acest lucru este necesar pentru a formula o concluzie în cunoștință de cauză cu privire la întrebările-cheie.
            Auditorul trebuie să țină seama de circumstanțele specifice ale misiunii și să aplice un raționament profesional pe parcursul întregului proces de evaluare. Auditorul rămâne pe deplin responsabil, în orice moment, pentru conceperea, planificarea și desfășurarea procedurilor de evaluare pe care le consideră necesare, în plus față de întrebările și procedurile din chestionarul
                  anexei 2a
               .
            Auditorul va utiliza informațiile chestionarului din
                  anexa 2a
                și rezultatele procedurilor de evaluare pentru a completa
                  anexa 2 Chestionar și criterii de evaluare (a se vedea secțiunea 5.4 de mai jos) și pentru a formula o concluzie pentru fiecare pilon evaluat.
            5.3.   Natura, amploarea și calendarul procedurilor și al testelor pentru fiecare pilon

            Pentru fiecare pilon, auditorul trebuie să evalueze structura sistemelor, a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor relevante. Aceasta înseamnă că auditorul ar trebui să efectueze proceduri și teste pe baza cărora să ajungă la o concluzie privind prezența (adică existența) sistemului, a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor.
            În plus, auditorul trebuie să evalueze eficacitatea operațională a sistemelor, a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor pentru toți pilonii relevanți (a se vedea secțiunea 2, Obiective, de mai sus), cu excepția pilonului „audit extern independent”, pentru care auditorul evaluează doar modul în care sunt concepute procedurile pentru auditul extern.
            Structura și eficacitatea operațională a sistemelor, a normelor și a procedurilor relevante trebuie să fie evaluate în funcție de criteriile definite de către Comisie pentru fiecare pilon (a se vedea secțiunea 5.4 de mai jos). În acest scop, auditorul trebuie să utilizeze chestionarele puse la dispoziție de către Comisie.
            Auditorul stabilește natura, amploarea și calendarul tuturor procedurilor și testelor pe care le consideră necesare pentru a ajunge la o concluzie în ceea ce privește structura și eficacitatea operațională a sistemelor, a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor.
            5.4.   Criteriile și pragul de semnificație

            Pentru fiecare pilon există trei niveluri de criterii care au fost definite de către Comisia Europeană prin formularea unor întrebări (cheie) în
                  anexa 2, Chestionar și criterii de evaluare și în
                  anexa 2a, Chestionar de evaluare.
            Pentru a stabili ceea ce constituie un punct slab sau o deficiență semnificativă la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor și al procedurilor, auditorul trebuie să ia în considerare criteriile și nivelurile de importanță (și anume pragurile de punctare) definite de către Comisie, întrucât acești factori ar putea influența decizia Comisiei de a încredința entității sarcini de execuție bugetară în cadrul gestiunii indirecte.

                  Nivelul 1 (Regulamentul financiar)

            Pentru fiecare pilon există o singură întrebare generală de nivelul 1 (în
                  anexa 2, Chestionar și criterii de evaluare) stabilită pe baza Regulamentului financiar. Această întrebare este fundamentală. Sunt posibile doar două tipuri de concluzii:

                        —

                        Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este „da”. Aceasta înseamnă că entitatea respectă cerințele pentru pilonul în cauză. Concluzia auditorului trebuie să fie formulată sub o formă pozitivă, ceea ce echivalează cu o „opinie fără rezerve”.

                        —

                        Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este „nu”. Aceasta înseamnă că entitatea nu respectă cerințele pentru pilonul în cauză. În acest caz, concluzia trebuie să fie formulată sub forma opusă, ceea ce echivalează cu ceea ce se numește „o opinie contrară” în conformitate cu standardele internaționale.

                  Nivelul 2 (componentele-cheie ale pilonilor)

            Întrebările-cheie de nivelul 2 se referă la criteriile pe care Comisia le consideră esențiale. În acest scop, se stabilesc întrebările și criteriile-cheie pentru componentele-cheie ale fiecărui pilon. Componentele sunt, în esență, „subpiloni” care, la rândul lor, sunt alcătuiți din blocurile de întrebări din
                  anexa 2a, Chestionar de evaluare.
            Auditorul trebuie să aplice un raționament profesional pentru atribuirea unui punctaj de la 0 la 10 fiecărei componente de nivelul 2 din
                  anexa 2, Chestionar și criterii de evaluare, pe baza informațiilor și a dovezilor obținute în urma aplicării
                  anexei 2a
               .

                  Nivelul 3 (Chestionar de evaluare cu blocuri de întrebări)

                  Anexa 2a, Chestionar de evaluare, include blocuri de întrebări care se referă la componentele-cheie de nivelul 2 ale pilonilor. Aceste blocuri de întrebări detaliate nu sunt exhaustive. Aceasta înseamnă că auditorul ar trebui să utilizeze cel puțin aceste (blocuri de) întrebări pentru a stabili punctajul pentru fiecare componentă de nivelul 2.
            Auditorul poate să formuleze întrebări suplimentare și să efectueze teste și proceduri suplimentare, după cum consideră necesar sau oportun. Auditorul aplică pe deplin raționamentul profesional pentru toate întrebările din
                  anexa 2a
                pentru a atribui punctaje componentelor-cheie de nivelul 2 ale pilonilor.
            5.5.   Limitări ale domeniului de aplicare

            Auditorul va informa autoritatea contractantă cu privire la orice limitări ale domeniului de aplicare al activității – identificate înainte sau în timpul evaluării – și va discuta cu autoritatea contractantă pentru a stabili ce acțiuni pot fi necesare, dacă evaluarea poate continua și în ce mod poate continua aceasta.
            6.   PROCEDURI DE EVALUARE

            Auditorul ar trebui să efectueze evaluarea în conformitate cu
                  anexa 3, Proceduri de evaluare, care se referă la documentație și dovezi, planificare, activitatea de teren și raportare. Anexa 3 include procedurile de evaluare pe care auditorul ar trebui să le aplice și procedurile pe care auditorul poate opta să le utilizeze. Se atrage atenția auditorului cu privire la aspectele specifice prevăzute în secțiunile 6.1-6.3 de mai jos. Auditorul ar trebui să dea dovadă de atenția și raționamentul profesional cuvenit și să stabilească natura, calendarul și amploarea procedurilor de evaluare în funcție de obiectivele, domeniul de aplicare și contextul evaluării.
            6.1.   Documentație și dovezi

            Auditorul ar trebui, în conformitate cu ISAE 3000, să elaboreze documentația și să obțină suficiente dovezi adecvate pentru a susține constatările evaluării și a formula concluzii rezonabile pentru a fundamenta concluzia evaluării pentru fiecare pilon. Auditorul aplică raționamentul profesional pentru a stabili dacă dovezile sunt suficiente și adecvate (a se vedea anexa 3.1).
            6.2.   Planificarea și activitatea pe teren

                  Începerea evaluării

            Data oficială de începere a evaluării este data semnării bonului de comandă al autorității contractante sau a altui document contractual aplicabil pentru evaluare. Auditorul trebuie să stabilească apoi, de comun acord cu entitatea, cât mai curând posibil, o dată pentru începerea activității pe teren.

                  Ședința pregătitoare cu entitatea

            Entitatea programează o ședință pregătitoare cu auditorul (a se vedea anexa 3.2.1), care va avea loc la [numele și adresa entității]. Entitatea informează Comisia cu privire la această ședință, la care pot participa reprezentanți ai Comisiei.

                  Proceduri pentru planificarea evaluării și activitatea pe teren

            Procedurile auditorului ar trebui să includă obținerea unei prezentări pentru înțelegerea contextului misiunii, care să fie suficientă pentru a concepe și a desfășura proceduri de evaluare suplimentare. Aceasta include:

                        —

                        obținerea de dovezi cu privire la structura sistemelor, a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor (anexa 3.3.1);

                        —

                        efectuarea de teste cu privire la eficacitatea operațională a sistemelor, a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor (anexa 3.3.2);

                        —

                        eșantionarea și alte mijloace de selectare a elementelor pentru testare, după caz (anexa 3.3.3);

                        —

                        utilizarea activității auditorilor interni, după caz (anexa 3.3.4).

                  6.3.   Raportare

                  Utilizarea modelului de raport pentru evaluarea bazată pe piloni din anexa 4

            Utilizarea modelului de raport pentru evaluarea bazată pe piloni din anexa 4 este obligatorie.

                  Limba

            Raportul ar trebui să fie prezentat în [limba]. [Un rezumat al raportului de evaluare în limba [engleză/franceză] ar trebui să fie prezentat împreună cu raportul] (a se vedea anexa 3.3.1). <Se elimină dacă nu se aplică>.

                  Constatări

            Există două tipuri de constatări:

                        —

                           Constatările principale sunt constatări care se referă la punctele slabe sau deficiențele semnificative la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor și al procedurilor. „Semnificativ” înseamnă că auditorul consideră că acești factori sunt atât de importanți pentru Comisie, încât ar putea influența decizia acesteia de a încredința entității sarcini de execuție bugetară în cadrul gestiunii indirecte. Prin urmare, în cazul în care sunt identificate constatări semnificative în cazul unui pilon, acest lucru trebuie să determine auditorul să formuleze o concluzie negativă pentru pilonul respectiv.
                        Principalele constatări includ, de asemenea, cazurile în care există mai multe constatări care, considerate în mod individual, nu se referă la un punct slab sau o deficiență semnificativă, dar care, atunci când sunt considerate în ansamblu, implică identificarea unui punct slab sau a unei deficiențe semnificative. Impactul combinat al unor astfel de constatări este atât de semnificativ (adică substanțial), încât aceasta trebuie să determine auditorul să formuleze concluzia că entitatea nu îndeplinește cerințele pentru pilonul în cauză (și anume concluzia este „nu”).

                        —

                           Alte constatări constituie toate constatările nesemnificative pe care auditorul consideră că ar trebui să le aducă la cunoștința entității. Aceste constatări se referă la puncte slabe și deficiențe identificate la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor sau al procedurilor, care, individual sau în ansamblu, implică un nivel de risc mai puțin imediat de neîndeplinire a obiectivelor legate de pilonul în cauză.

                  Constatările trebuie să fie raportate în conformitate cu formatele (sub formă de tabel) specificate în modelul de raport pentru o evaluare bazată pe piloni din anexa 4. Principalele constatări, precum și alte constatări ale auditorului pot constitui baza pentru măsurile de supraveghere care trebuie luate de Comisie în conformitate cu articolul 154 alineatul (5) din Regulamentul financiar.

                  Recomandări

            Există două tipuri de recomandări:

                        —

                           Recomandările esențiale se referă la punctele slabe și deficiențele identificate la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor sau al procedurilor, precum și la cazurile în care criteriile Comisiei și/sau standardele acceptate la nivel internațional pentru piloni nu sunt respectate (în mod regulat).

                        —

                           Alte recomandări se referă la toate celelalte constatări care nu prezintă un caracter semnificativ. În aceste cazuri, punctele slabe și deficiențele identificate la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor sau al procedurilor nu au un impact major și imediat asupra obiectivelor acestor sisteme, măsuri de control, norme sau proceduri. Cu toate acestea, este relevant ca entitatea să pună în aplicare măsurile sugerate, deoarece acest lucru i-ar oferi posibilitatea de a-și îmbunătăți sistemele, măsurile de control, normele sau procedurile și de a obține un nivel mai ridicat de eficacitate și/sau eficiență.

                  Recomandările trebuie să fie raportate în conformitate cu formatele (sub formă de tabel) specificate în modelul de raport pentru o evaluare bazată pe piloni din anexa 4.

                  Concluzii

            Raportul de evaluare ar trebui să includă o concluzie pentru fiecare pilon. Există două tipuri de concluzii. Concluziile trebuie să fie formulate fie într-o formă pozitivă (și anume „a instituit”, „utilizează”, „face obiectul” sau „aplică”), fie prin utilizarea unei formulări negative (și anume „nu a instituit”, „nu utilizează”, „nu face obiectul” sau „nu aplică”).
            Utilizarea unei concluzii cu rezerve (și anume, prin utilizarea formulării „cu excepția”) nu este posibilă în cadrul unei evaluări bazate pe piloni.

                  Data raportului de evaluare

            Data proiectului de raport și a raportului preliminar ar trebui să fie data la care aceste rapoarte sunt trimise spre consultare. Data raportului final de evaluare ar trebui să fie data semnării raportului final al auditorului independent (anexa 3.4.2).

                  Proceduri și calendarul pentru depunerea proiectelor de rapoarte de evaluare și a rapoartelor finale de evaluare

            Auditorul ar trebui să respecte procedurile și calendarul pentru consultarea și depunerea proiectului de raport de evaluare și a raportului final de evaluare, astfel cum este prevăzut în anexele 3.4.3 și 3.4.4.
            Se atrage atenția auditorului în special asupra următoarelor aspecte:

                        —

                        Auditorul ar trebui să prezinte entității un proiect de raport în termen de [21 – a se stabili de către autoritatea contractantă] zile calendaristice de la data ședinței de încheiere (și anume sfârșitul activității pe teren).

                        —

                        Perioada cuprinsă între ședința de încheiere a evaluării și data la care se prezintă entității raportul final de evaluare nu ar trebui să depășească [105 – a se stabili de către autoritatea contractantă] zile calendaristice sau [15] săptămâni. Auditorul ar trebui să explice și să documenteze orice întârzieri de raportare în documentele de lucru.

                  7.   DIVERSE

            7.1.   Informații privind practicile de calcul și de raportare a costurilor

            Orice informații furnizate de o entitate în scopul prezentei evaluări a metodologiei utilizate pentru calcularea și raportarea costurilor nu sunt considerate a fi aprobate de Comisie în ceea ce privește bugetul oricărei acțiuni specifice. O astfel de aprobare este posibilă numai în cazul în care au fost aplicate procedurile specifice stabilite în decizia Comisiei privind evaluarea ex ante a costurilor unitare și a ratelor forfetare (cunoscute și sub denumirea de „opțiuni simplificate în materie de costuri”). În absența unei evaluări ex ante a opțiunilor simplificate în materie de costuri, eligibilitatea costurilor pentru orice acțiune specifică se stabilește exclusiv prin trimitere la dispozițiile acordului (acordurilor) relevant(e) încheiat(e) cu entitatea
            7.2.   Monitorizare

            Autoritatea contractantă ar putea solicita ca auditorul să ofere asistență suplimentară în cadrul monitorizării raportului final de evaluare. Autoritatea contractantă poate solicita, de asemenea, ca auditorul să re-evalueze unul sau mai mulți piloni în cazul în care în raportul final de evaluare s-a concluzionat că entitatea nu respectă cerințele pentru pilonul (pilonii) în cauză.
            Prezentul mandat nu se referă la niciun fel de asistență suplimentară acordată de auditor în legătură cu monitorizarea de către autoritatea contractantă a raportului final de evaluare; în cazul în care se solicită o astfel de asistență, autoritatea contractantă va trebui să emită un act adițional la bonul de comandă sau la celălalt document contractual aplicabil pentru o astfel de misiune.
            7.3.   Chestiuni diverse

               Anexe

                        Anexa 1

                        Contextul misiunii – Informații esențiale pentru o evaluare bazată pe piloni

                        Anexa 2

                        Chestionar și criterii de evaluare

                        Anexa 2a

                        Chestionar de evaluare

                        Anexa 3

                        Proceduri de evaluare

                        Anexa 4

                        Raportul evaluării bazate pe piloni

               IMPORTANT: Anexele 1-4 fac arte integrantă din prezentul mandat.

               (1)  Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046.

               (2)  Se consideră că o trimitere la „instrumentele financiare” include, de asemenea, garanțiile bugetare.

               (3)  Comisia poate fi autoritatea contractantă în cazurile justificate în mod corespunzător.

               (4)  Directiva 2006/43/CE a Parlamentului European a Consiliului din 17 mai 2006 privind auditul legal al conturilor anuale și al conturilor consolidate, de modificare a Directivelor 78/660/CEE și 83/349/CEE ale Consiliului și de abrogare a Directivei 84/253/CEE a Consiliului (JO L 157, 9.6.2006, p. 87), astfel cum a fost modificată prin Directiva 2014/56/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 16 aprilie 2014 (JO L 158, 27.5.2014, p. 196).

               (5)  În cazul în care organismul de audit nu provine din sectorul privat, ar trebui să se aplice niveluri echivalente privind vechimea în muncă, calificările și experiența.

               Anexa 1
               Contextul misiunii – Informații esențiale pentru o evaluare bazată pe piloni

                              ENTITATEA SUPUSĂ EVALUĂRII

                           <se precizează denumirea completă a entității evaluate>

                              PILON

                           PILON SUPUS EVALUĂRII (1)

                                       1.

                                       CONTROL INTERN

                              DA

                                       2.

                                       CONTABILITATE

                              DA

                                       3.

                                       AUDIT EXTERN

                              DA

                                       4.

                                       GRANTURI

                              DA/NU <se elimină ceea ce nu se aplică>

                                       5.

                                       ACHIZIȚII PUBLICE

                              DA/NU <se elimină ceea ce nu se aplică>

                                       6.

                                       INSTRUMENTE FINANCIARE
                                        (2)

                              DA/NU <se elimină ceea ce nu se aplică>

                                       7.

                                       EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE

                              DA

                                       8.

                                       PUBLICAREA DE INFORMAȚII PRIVIND BENEFICIARII

                              DA

                                       9.

                                       PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

                              DA

                              Pilonii 1, 2, 3, 7, 8 și 9 sunt întotdeauna supuși evaluării
                               (3).

                              Pilonii 4-6 pot fi supuși evaluării, în funcție de natura sarcinilor de execuție bugetară care urmează să fie încredințate.

                              DATE DE CONTACT

                              Entitatea: [denumirea completă a entității supuse evaluării]

                           Adresa

                           Țara

                           Telefon

                           Fax

                           Site web

                              Persoana de contact principală

                           Nume

                           Funcția

                              <se menționează funcția executivă, de exemplu director, director general, șef al departamentului de finanțe și contabilitate>

                           E-mail

                           Telefon/Fax

                              Delegația Uniunii Europene în [țara] <se elimină acest tabel dacă nu se aplică>

                           Adresa

                           Țara

                           Telefon

                           Fax

                              Persoana de contact principală

                           Nume

                           Funcția

                           E-mail

                           Telefon/Fax

                              Serviciul Comisiei Europene responsabil pentru programul UE de finanțare relevant <se elimină dacă nu se aplică>

                              Persoana de contact principală

                           Nume

                           Funcția/Unitatea

                           E-mail

                           Telefon/Fax

                  PILONUL 1 – CONTROL INTERN

               Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului de control intern, abordând:

                           —

                           Mediul de control

                                       —

                                       valori de integritate și etice

                                       —

                                       structura organizatorică și atribuirea autorității

                                       —

                                       structura de supraveghere a guvernanței

                           —

                           Evaluarea riscurilor

                           —

                           Activități de control, inclusiv:

                                       —

                                       separarea sarcinilor (inclusiv măsuri de evitare a conflictelor de interese)

                                       —

                                       sisteme de prelucrare a informațiilor și sisteme de informații computerizate (inclusiv măsuri generale de control al sistemelor informatice, măsuri de control al aplicațiilor, integritatea datelor și piste de audit)

                                       —

                                       prevenirea, detectarea și corectarea erorilor, a fraudelor și a neregulilor

                                       —

                                       gestionarea băncii/numerarului

                                       —

                                       gestiune salarială și gestionarea timpului

                           —

                           Informare și comunicare

                                       —

                                       raportarea internă

                                       —

                                       raportarea externă: situații financiare; raportarea către donatori

                           —

                           Monitorizare

                                       —

                                       monitorizarea (componentelor) sistemului de control intern

                                       —

                                       funcția de audit intern.

                  PILONUL 2 – CONTABILITATE

               Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului de contabilitate:

                           —

                           Sistemul și politicile contabile

                           —

                           Întocmirea bugetului

                           —

                           Contabilitatea și întocmirea bugetului pentru proiecte, activități, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare.

                  PILONUL 3 – AUDIT EXTERN INDEPENDENT

               Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a funcției de audit extern, abordând:

                           —

                           Cadrul de reglementare pentru auditul extern

                           —

                           Auditorul extern al entității și standardele de audit.

                  PILONUL 4 – GRANTURI

               Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului de granturi al entității, abordând:

                           —

                           Cadrul juridic și de reglementare

                           —

                           Principii privind granturile, vizând în special măsurile de evitare a conflictelor de interese pe parcursul întregului proces de acordare a granturilor

                           —

                           Tipuri de granturi utilizate

                           —

                           Organizare (sarcini și responsabilități)

                           —

                           Documentarea și înregistrarea procesului de acordare a granturilor

                           —

                           Procedurile de acordare a granturilor, inclusiv:

                                       —

                                       publicarea cererii de propuneri

                                       —

                                       depunerea propunerilor

                                       —

                                       securitatea și confidențialitatea propunerilor

                                       —

                                       primirea, înregistrarea și deschiderea propunerilor

                                       —

                                       proceduri de selecție și evaluare

                                       —

                                       acordarea de granturi

                                       —

                                       notificare și publicare

                                       —

                                       acorduri de grant și contracte.

                  PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE

               Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului de achiziții publice al entității, abordând:

                           —

                           Cadrul juridic și de reglementare

                           —

                           Principii privind achizițiile publice, în special:

                                       —

                                       măsuri privind transparența, precum publicarea ex ante a procedurilor de ofertare și publicarea ex post a contractanților

                                       —

                                       măsuri de evitare a conflictelor de interese pe parcursul procesului de achiziție

                           —

                           Tipurile de achiziții publice utilizate (lucrări, servicii, bunuri)

                           —

                           Tipurile de proceduri de achiziții publice competitive utilizate

                           —

                           Organizare (sarcini și responsabilități)

                           —

                           Documentarea și înregistrarea procesului de achiziții publice

                           —

                           Proceduri de achiziții publice:

                                       —

                                       invitația de participare la licitație

                                       —

                                       proceduri de selecție și evaluare și atribuirea contractelor

                                       —

                                       sistemele privind reclamațiile.

                  PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE (4)

               Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a instrumentelor financiare, abordând:

                           —

                           Cadrul juridic și de reglementare. Aspecte vizate:

                                       —

                                       descrieri ale instrumentelor, inclusiv ale strategiilor sau politicilor de investiții, tipul de sprijin acordat, criteriile de eligibilitate pentru intermediarii financiari și beneficiarii finali, precum și cerințele operaționale suplimentare care transpun obiectivele de politică ale instrumentului;

                                       —

                                       cerințele pentru un interval-țintă de valori pentru efectul de levier (contribuția UE la un instrument financiar are drept obiectiv mobilizarea unei investiții totale care depășește valoarea contribuției UE conform indicatorilor definiți în prealabil);

                                       —

                                       o definiție a activităților neeligibile;

                                       —

                                       dispoziții care să asigure alinierea intereselor și să abordeze eventualele conflicte de interese;

                                       —

                                       dispoziții privind selecția intermediarilor financiari (intermediarii financiari trebuie să fie selectați pe baza unor proceduri deschise, transparente, proporționale și nediscriminatorii, cu evitarea conflictelor de interese) și înființarea de vehicule investiționale specifice, dacă este cazul;

                                       —

                                       dispoziții privind răspunderea entității căreia i se încredințează executarea și a altor entități implicate în executarea instrumentelor financiare;

                                       —

                                       dispoziții privind soluționarea litigiilor;

                                       —

                                       dispoziții privind guvernanța instrumentelor;

                                       —

                                       dispoziții privind utilizarea și reutilizarea contribuției UE, dacă este cazul (articolul 209 din RF);

                                       —

                                       dispoziții privind gestionarea contribuțiilor din partea Uniunii și a conturilor fiduciare, inclusiv a riscurilor de contraparte, a operațiunilor de trezorerie acceptabile, a responsabilităților părților în cauză, a măsurilor de remediere în cazul unor solduri excesive în conturile fiduciare, a păstrării evidențelor și a raportării;

                                       —

                                       norme de contabilitate și de raportare financiară (raportare financiară separată pentru fiecare instrument financiar);

                                       —

                                       dispoziții privind durata, posibilitatea de prelungire și încetarea instrumentului financiar, inclusiv privind condițiile pentru încetarea anticipată și, după caz, strategiile de ieșire;

                                       —

                                       dispoziții privind monitorizarea punerii în aplicare a sprijinului acordat intermediarilor financiari și beneficiarilor finali, inclusiv raportarea de către intermediarii financiari;

                           —

                           Principii de bază: instrumentele financiare se utilizează în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare, ale transparenței, ale proporționalității, ale nediscriminării, ale egalității de tratament și ale subsidiarității, precum și în conformitate cu obiectivele lor;

                           —

                           Orientări și norme de funcționare pentru utilizarea instrumentelor financiare;

                           —

                           Organizare (sarcini și responsabilități);

                           —

                           Sistemul de gestionare a riscului de credit și sistemul intern de clasificare a riscurilor – dacă este cazul (numai pentru entitățile care intenționează să solicite o garanție bugetară din partea UE);

                           —

                           Norme și proceduri pentru măsurile de control legate de evitarea obligațiilor fiscale și jurisdicțiile necooperante;

                           —

                           Norme și proceduri pentru măsurile de control legate de spălarea banilor sau finanțarea terorismului.

                  PILONUL 7 – EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE

               Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului de excludere al entității, abordând:

                           —

                           Cadrul juridic și de reglementare

                           —

                           Criteriile de excludere.

                           —

                           Procedurile. În mod specific, precizați dacă aspectele enumerate mai sus sunt vizate de proceduri și modul în care acestea sunt aplicate.

                  PILONUL 8 – PUBLICAREA DE INFORMAȚII PRIVIND BENEFICIARII

               Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului entității privind publicarea de informații despre beneficiarii fondurilor, abordând:

                           —

                           Cadrul juridic și de reglementare;

                           —

                           Cerințele privind publicarea. În mod specific, precizați dacă următoarele aspecte sunt vizate de proceduri și modul în care acestea sunt aplicate:

                                       —

                                       denumirea, localitatea, natura și scopul, suma;

                                       —

                                       calendarul;

                                       —

                                       mijloacele de publicare.

                  PILONUL 9 – PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

               Vă rugăm să prezentați o descriere (maximum cinci pagini) a sistemului entității privind protecția datelor cu caracter personal, abordând:

                           —

                           Cadrul juridic și de reglementare

                           —

                           Cerințele privind protecția datelor cu caracter personal. În mod specific, precizați dacă aceste cerințe sunt vizate de proceduri și modul în care acestea sunt aplicate.

                  (1)  Entitatea ar trebui să menționeze aici DA sau NU pentru a indica dacă pilonul este supus evaluării.

                  (2)  Se consideră că trimiterea la „instrumentele financiare” include, de asemenea, garanțiile bugetare.

                  (3)  În cazul excepțional în care nu se evaluează nici normele și procedurile pentru granturi, nici cele pentru achiziții, nici cele pentru instrumentele financiare (adică niciunul dintre pilonii 4-6), nu este necesar să se evalueze normele și procedurile de excludere și publicare (și anume pilonii 7 și 8).

                  (4)  „Instrumentele financiare” includ și garanțiile bugetare.

               Anexa 2

                  CHESTIONAR ȘI CRITERII DE EVALUARE

                              PILONUL 1 – CONTROL INTERN

                              Nivelul 1 (Regulamentul financiar). A instituit și asigură entitatea funcționarea, sub toate aspectele semnificative, a unui sistem de control intern eficace, eficient și economic, bazat pe cele mai bune practici internaționale și conform cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                              DA/NU

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (cinci componente pentru control intern)

                              PUNCTAJ

                              (0-10)

                                       1.

                                       Mediul de control

                                          Mediul de control al entității asigură o bază adecvată pentru efectuarea controlului intern în cadrul organizației?

                              ../10

                                       2.

                                       Evaluarea riscurilor
                                       Identifică entitatea riscurile pentru realizarea obiectivelor sale în cadrul entității, inclusiv prin evaluarea potențialului de fraudă, și sunt riscurile analizate pentru ca, prin aceasta, să se stabilească modul în care acestea ar trebui gestionate?

                              ../10

                                       3.

                                       Activități de control
                                       Desfășoară entitatea activități de control eficace și eficiente, inclusiv prevenirea, detectarea și corectarea neregulilor și a fraudelor?

                              ../10

                                       4.

                                       Informare și comunicare
                                       A instituit entitatea măsuri de control și proceduri care să asigure o raportare fiabilă – atât la nivel intern, cât și la nivel extern (spre interior și spre exterior) – în conformitate cu cerințele și standardele aplicabile?

                              ../10

                                       5.

                                       Monitorizare

                                          Monitorizează entitatea măsurile de control intern în mod regulat și eficace?

                              ../10

                              Punctaj total

                              ../50

                              PUNCTAJ

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este DA dacă punctajul total pentru toate cele cinci componente este de cel puțin 70 % și punctajul pentru fiecare componentă este de cel puțin 2/10 sau 20 %.

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este NU dacă punctajul total este sub 70 % sau punctajul pentru oricare dintre componente este sub 2/10 sau 20 %.

                              PILONUL 2 – CONTABILITATE

                              Nivelul 1 (Regulamentul financiar). Utilizează entitatea un sistem contabil care furnizează, în mod prompt și sub toate aspectele semnificative, informații exacte, complete și fiabile pe baza standardelor internaționale de contabilitate și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                              DA/NU

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (trei componente pentru contabilitate)

                              PUNCTAJ

                              (0-10)

                                       1.

                                       Sistemul și politicile contabile
                                       Utilizează entitatea un sistem contabil adecvat și dispune de politici contabile clare și scrise?

                              ../10

                                       2.

                                       Întocmirea bugetului
                                       Dispune entitatea de un sistem și proceduri bugetare care să genereze bugete transparente și fiabile pentru operațiunile și activitățile sale?

                              ../10

                                       3.

                                       Contabilitatea și întocmirea bugetului pentru proiecte, activități, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare specifice
                                        (1)
                                       , dacă este cazul
                                       Dispune entitatea de: (i) proceduri contabile și bugetare care să permită raportarea adecvată și promptă către donatori/furnizori de fonduri (inclusiv Comisia Europeană) cu privire la utilizarea fondurilor furnizate de aceștia pentru proiecte, activități, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare; și (ii) capacitatea și procesele necesare pentru întocmirea situațiilor financiare
                                           (2)?

                              ../10

                              Punctaj total

                              ../30

                              PUNCTAJ

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este DA dacă punctajul total pentru toate cele trei componente este de cel puțin 70 % și punctajul pentru fiecare componentă este de cel puțin 2/10 sau 20 %.

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este NU dacă punctajul total este sub 70 % sau punctajul pentru oricare dintre componente este sub 2/10 sau 20 %.

                              PILONUL 3 – AUDIT EXTERN INDEPENDENT

                              Nivelul 1 (Regulamentul financiar). Face entitatea obiectul unui audit extern independent care se impune a fi realizat, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional, de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcțional de entitate, și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                              DA/NU

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (trei componente pentru auditul extern independent)

                              PUNCTAJ

                              (0-10)

                                       1.

                                       Cadrul juridic și de reglementare.
                                       Dispune entitatea de un cadru de reglementare clar pentru auditul extern?

                              ../10

                                       2.

                                       Principii.
                                       Se pot distinge trei situații posibile, în funcție de cadrul de reglementare aplicabil și de standardele de audit.

                                          Întrebare-cheie (nivelul 2) – Se aplică în cazul în care auditul extern este efectuat de către o firmă de audit extern specializată independentă (sectorul privat) în conformitate cu standarde echivalente cu standardele internaționale de audit. Este entitatea supusă unui audit extern care este:

                                                   —

                                                   efectuat de către o firmă de audit extern specializată, care este independentă de entitate și care respectă principiile fundamentale ale eticii profesionale, care includ: integritatea, obiectivitatea, competența profesională și prudența cuvenită, confidențialitatea și conduita profesională?

                                                   —

                                                   efectuat în conformitate cu standarde de audit echivalente cu standardele internaționale de audit (ISA) emise de Consiliul pentru standarde internaționale de audit și asigurare (International Auditing and Assurance Standards Board – IAASB)?

                                          Întrebare-cheie (nivelul 2) – Se aplică în cazul în care auditul extern este efectuat de către o instituție de audit națională (sectorul public) în conformitate cu standarde echivalente cu standardele internaționale de audit. Este entitatea supusă unui audit extern care este:

                                                   —

                                                   efectuat de către o instituție de audit națională sau o instituție de audit supremă (de exemplu, un tribunal național al auditorilor sau un organism echivalent), care este independentă de entitate și care respectă principiile fundamentale ale eticii profesionale, care includ: integritatea, obiectivitatea, competența profesională și prudența cuvenită, confidențialitatea și conduita profesională?

                                                   —

                                                   efectuat în conformitate cu standarde de audit echivalente cu principiile, standardele și orientările emise de Organizația Internațională a Instituțiilor Supreme de Audit (INTOSAI)?

                                          Întrebare-cheie (nivelul 2) – Se aplică în cazul în care auditul extern este efectuat de către un organism extern de audit sau de supraveghere care acționează în baza unui cadru specific de reglementare sau instituționalizat (de exemplu, auditorul extern al ONU) și care este independent de entitate în conformitate cu standarde echivalente cu standardele internaționale de audit. Este entitatea supusă unui audit extern care este:

                                                   —

                                                   efectuat de către un organism extern de audit sau de supraveghere care este independent de entitate și care respectă principiile fundamentale ale eticii profesionale, care includ: integritatea, obiectivitatea, competența profesională și prudența cuvenită, confidențialitatea și conduita profesională?

                                                   —

                                                   efectuat în conformitate cu standarde de audit echivalente cu standardele internaționale de audit („ISA”) sau cu standardele INTOSAI?

                              ../10

                                       3.

                                       Proceduri de audit extern
                                       Este entitatea supusă unor proceduri de audit extern adecvate?

                              ../10

                              Punctaj total

                              ../30

                              PUNCTAJ

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este DA dacă punctajul total pentru toate cele trei componente este de cel puțin 70 % și punctajul pentru fiecare componentă este de cel puțin 2/10 sau 20 %.

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este NU dacă punctajul total este sub 70 % sau punctajul pentru oricare dintre componente este sub 2/10 sau 20 %.

                              PILONUL 4 – GRANTURI

                              Nivelul 1 (Regulamentul financiar). Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul granturilor și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                              DA/NU

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (trei componente pentru granturi)

                              PUNCTAJ

                              (0-10)

                                       1.

                                       Cadrul juridic și de reglementare
                                       Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare clar pentru acordarea de granturi?

                              ../10

                                       2.

                                       Principii
                                       Sunt următoarele principii integrate în procedurile, normele și criteriile sistemului de acordare a granturilor al entității: transparența, egalitatea de tratament, criteriile de eligibilitate, evitarea dublei finanțări, conflictele de interese?
                                       Aceste principii trebuie integrate în procedurile, normele și criteriile sistemului de acordare a granturilor al entității în conformitate cu principiul fundamental al proporționalității. Principiile nu sunt absolute și pot fi permise un număr limitat de excepții, cu condiția ca aceste excepții să fie clar enunțate, rezonabile și justificate.

                              ../10

                                       3.

                                       Proceduri privind granturile
                                       Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul granturilor și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                              ../10

                              Punctaj total

                              ../30

                              PUNCTAJ

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este DA dacă punctajul total pentru toate cele trei componente este de cel puțin 70 % și punctajul pentru fiecare componentă este de cel puțin 2/10 sau 20 %.

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este NU dacă punctajul total este sub 70 % sau punctajul pentru oricare dintre componente este sub 2/10 sau 20 %.

                              PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE

                              Nivelul 1 (Regulamentul financiar). Aplică entitatea norme și proceduri adecvate sub toate aspectele semnificative pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul achizițiilor publice și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                              DA/NU

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (trei componente pentru achiziții publice)

                              PUNCTAJ

                              (0-10)

                                       1.

                                       Cadrul juridic și de reglementare
                                       Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare clar pentru achiziții publice?

                              ../10

                                       2.

                                       Principii
                                       Sunt următoarele principii integrate în procedurile, normele și criteriile sistemului de achiziții publice al entității: transparența, egalitatea de tratament, accesul publicului la informații privind achizițiile publice, conflictele de interese și utilizarea procedurilor competitive de atribuire a contractelor și a procedurii ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic?
                                       Aceste principii trebuie integrate în procedurile, normele și criteriile sistemului de achiziții publice al entității în conformitate cu principiul fundamental al proporționalității. Principiile nu sunt absolute și pot fi permise un număr limitat de excepții, cu condiția ca aceste excepții să fie clar enunțate, rezonabile și justificate.

                              ../10

                                       3.

                                       Proceduri de achiziții publice
                                       Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru achizițiile publice?

                              ../10

                              Punctaj total

                              ../30

                              PUNCTAJ

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este DA dacă punctajul total pentru toate cele trei componente este de cel puțin 70 % și punctajul pentru fiecare componentă este de cel puțin 2/10 sau 20 %.

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este NU dacă punctajul total este sub 70 % sau punctajul pentru oricare dintre componente este sub 2/10 sau 20 %.

                              PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE
                               (3)

                              Nivelul 1 (Regulamentul financiar). Aplică entitatea norme și proceduri adecvate sub toate aspectele semnificative pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE/garanții bugetare prin intermediul instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                              DA/NU

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (trei componente pentru instrumente financiare)

                              PUNCTAJ

                              (0-10)

                                       1.

                                       Cadrul juridic și de reglementare
                                       Entitatea dispune de un cadru juridic și de reglementare clar pentru utilizarea și execuția instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare?

                              ../10

                                       2.

                                       Principii
                                       Sunt următoarele principii și condiții integrate în procedurile, normele și criteriile instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare ale entității?

                                             Principii de bază [articolul 209 alineatul (1) din RF].
                                           O bună gestiune financiară, transparență, proporționalitate, nediscriminare, egalitate de tratament și subsidiaritate.

                                             Selecția intermediarilor financiari [articolul 216 alineatul (3) din RF].
                                           Intermediarii financiari trebuie să fie selecționați pe baza unor proceduri deschise, transparente, proporționale și nediscriminatorii, evitându-se conflictele de interese.

                                             Condiții privind instrumentele financiare și garanțiile bugetare [articolul 209 alineatul (2) din RF].
                                           Instrumentele financiare și garanțiile bugetare trebuie să respecte următoarele condiții de bază: să abordeze deficiențele pieței sau situațiile de investiții sub nivelul optim, adiționalitatea, efectul de levier și alinierea intereselor, precum și, dacă este cazul, nedenaturarea concurenței pe piața internă și consecvența cu normele privind ajutoarele de stat.

                              ../10

                                       3.

                                       Procedurile privind instrumentele financiare/garanțiile bugetare
                                       Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru utilizarea instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare?

                              ../10

                              Punctaj total

                              ../30

                              PUNCTAJ

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este DA dacă punctajul total pentru toate cele trei componente este de cel puțin 70 % și punctajul pentru fiecare componentă este de cel puțin 2/10 sau 20 %.

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este NU dacă punctajul total este sub 70 % sau punctajul pentru oricare dintre componente este sub 2/10 sau 20 %.

                              PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE – secțiunea suplimentară 6A [întrebări suplimentare pentru garanțiile bugetare
                               (4)
                              ]

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (patru componente suplimentare pentru garanțiile bugetare) Dispune entitatea de un sistem de gestionare a riscului de credit și utilizează aceasta un sistem intern de clasificare a riscurilor corespunzător naturii, dimensiunii și complexității activităților sale?

                              DA/NU

                                       1.

                                       Politica de risc/Cadrul strategic
                                       A instituit entitatea o politică și o strategie solidă de identificare, gestionare, măsurare și control al riscului (cu accent pe riscul de credit)?

                              ../10

                                       2.

                                       Guvernanța riscurilor
                                       Dispune entitatea de un cadru organizațional adecvat pentru a permite gestionarea, măsurarea și controlul eficace al riscului de credit, cu suficiente resurse umane și tehnice calitative și cantitative pentru îndeplinirea sarcinilor necesare?

                              ../10

                                       3.

                                       Sistemul de identificare, analiză și monitorizare a riscului de credit
                                       Dispune entitatea de un sistem funcțional de identificare, analiză și monitorizare a riscului de credit?

                              ../10

                                       4.

                                       Sistemul intern de clasificare a riscurilor
                                       Utilizează entitatea un sistem intern de clasificare a riscurilor corespunzător naturii, dimensiunii și complexității activităților sale?

                              ../10

                              Punctaj total

                              ../40

                              PUNCTAJ

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 2 este DA dacă punctajul total pentru toate cele patru componente este de cel puțin 70 % și punctajul pentru fiecare componentă este de cel puțin 2/10 sau 20 %.

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 2 este NU dacă punctajul total este sub 70 % sau punctajul pentru oricare dintre componente este sub 2/10 sau 20 %.

                              PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE – secțiunile suplimentare 6B și 6C [opțional
                               (5)
                              ]

                              Nivelul 1. Pune entitatea în aplicare, în procesul de selecție/executare a instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare sprijinite din fonduri ale Uniunii, standarde echivalente legislației UE aplicabile și standarde convenite la nivel internațional și la nivelul Uniunii și, prin urmare: (a) nu sprijină acțiunile care contribuie la evitarea obligațiilor fiscale; și (b) nu desfășoară operațiuni cu entități înregistrate sau stabilite în jurisdicții necooperante în scopuri fiscale?

                              DA/NU

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (două componente pentru măsurile de control legate de evitarea obligațiilor fiscale și jurisdicțiile necooperante)

                              PUNCTAJ

                              (0-10)

                              Măsuri de control privind evitarea obligațiilor fiscale și jurisdicțiile necooperante

                           Pune entitatea în aplicare, în procesul de selecție/executare a instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare sprijinite din fonduri ale Uniunii, standarde echivalente legislației UE aplicabile și standarde convenite la nivel internațional și la nivelul Uniunii (6) și, prin urmare:

                                       1.

                                       nu sprijină acțiuni care contribuie la evitarea obligațiilor fiscale; și

                                       2.

                                       nu desfășoară operațiuni cu entități înregistrate sau stabilite în jurisdicții necooperante în scopuri fiscale.

                              ../10

                              Nivelul 1. Pune entitatea în aplicare, în procesul de selecție/executare a instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare, standarde echivalente legislației UE aplicabile și standarde convenite la nivel internațional și la nivelul Uniunii și, prin urmare: (c) nu sprijină acțiuni care contribuie la spălarea banilor și la finanțarea terorismului; și (d) nu desfășoară operațiuni noi sau reînnoite cu entități înregistrate sau stabilite în jurisdicții identificate ca țări terțe cu grad ridicat de risc?

                              DA/NU

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (două componente pentru măsurile de control legate de combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului)

                              PUNCTAJ

                              (0-10)

                              Combaterea spălării banilor (CSB) și combaterea finanțării terorismului (CFT)

                           Pune entitatea în aplicare, în procesul de selecție/executare a instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare, standarde echivalente legislației UE aplicabile și standarde convenite la nivel internațional și la nivelul Uniunii care prevăd garanții suficient de eficace și, prin urmare:

                                       1.

                                       nu sprijină acțiuni care contribuie la spălarea banilor și la finanțarea terorismului; și

                                       2.

                                       nu desfășoară operațiuni noi sau reînnoite cu entități înregistrate sau stabilite în jurisdicții identificate ca țări terțe cu grad ridicat de risc (7).

                              ../10

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este DA dacă punctajul total pentru secțiunea relevantă este de cel puțin 70 %.

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este NU dacă punctajul total pentru secțiunea relevantă este sub 70 %.

                              PILONUL 7 – EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE

                              Nivelul 1 (Regulamentul financiar). Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru excluderea terților de la accesul la finanțare prin intermediul achizițiilor publice, al granturilor și/sau al instrumentelor financiare (8)?

                              DA/NU

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (trei componente pentru excluderea de la accesul la finanțare)

                              PUNCTAJ

                              (0-10)

                                       1.

                                       Cadrul juridic și de reglementare
                                       Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare clar privind excluderea de la finanțare?

                              ../10

                                       2.

                                       Criterii de excludere
                                       Sunt criteriile de excludere integrate în procedurile și normele privind atribuirea contractelor de achiziții, a granturilor și/sau a instrumentelor financiare?

                              ../10

                                       3.

                                       Proceduri de excludere
                                       Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru excluderea prevăzută la punctul 2?

                              ../10

                              Punctaj total

                              ../30

                              PUNCTAJ

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este DA în cazul în care punctajul total pentru toate cele trei componente este de cel puțin 70 % și punctajul pentru componenta 1 sau 3 este de cel puțin 2/10 sau 20 % ori punctajul pentru componenta 2 este de cel puțin 5/10 sau 50 %.

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este NU în cazul în care punctajul total este sub 70 % sau punctajul pentru componenta 1 sau 3 este sub 2/10 sau 20 % ori punctajul pentru componenta 2 este sub 5/10 sau 50 %.

                              PILONUL 8 – PUBLICAREA DE INFORMAȚII PRIVIND BENEFICIARII ȘI ALTE INFORMAȚII

                              Nivelul 1 (Regulamentul financiar) Publică entitatea informații cu privire la beneficiarii fondurilor în mod corespunzător și în timp util
                               (9)?

                              DA/NU

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (trei componente pentru publicarea beneficiarilor)

                              PUNCTAJ

                              (0-10)

                                       1.

                                       Cadrul juridic și de reglementare
                                       Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare clar cu privire la publicarea beneficiarilor, care vizează: 1. publicarea informațiilor corespunzătoare privind beneficiarii fondurilor; 2. o trimitere la un standard internațional comun care să asigure protecția drepturilor fundamentale și a intereselor comerciale; și 3. actualizări periodice ale textelor publicate?

                              ../10

                                       2.

                                       Cerințe
                                       În cazul în care cadrul de reglementare este pus în aplicare printr-un set suplimentar de proceduri pentru publicare, acestea din urmă integrează cerințele cadrului?

                              ../10

                                       3.

                                       Proceduri de publicare
                                       Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru publicare întemeiate pe cerințele menționate la punctul 2?

                              ../10

                              Punctaj total

                              ../30

                              PUNCTAJ

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este DA dacă punctajul total pentru toate cele trei componente este de cel puțin 70 % și punctajul pentru fiecare componentă este de cel puțin 2/10 sau 20 %.

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este NU dacă punctajul total este sub 70 % sau punctajul pentru oricare dintre componente este sub 2/10 sau 20 %.

                              PILONUL 9 – PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

                              Nivelul 1 (Regulamentul financiar) Asigură entitatea o protecție a datelor cu caracter personal echivalentă celei prevăzute la articolul 5 din RF
                               (10)
                              ?

                              DA/NU

                              Criterii/întrebări de nivelul 2 (trei componente pentru protecția datelor cu caracter personal)

                              PUNCTAJ

                              (0-10)

                                       1.

                                       Cadrul juridic și de reglementare
                                       Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare clar privind protecția datelor cu caracter personal?

                              ../10

                                       2.

                                       Cerințe
                                       Sunt integrate cerințele în procedurile și normele pentru protecția datelor cu caracter personal?

                              ../10

                                       3.

                                       Proceduri
                                       Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri (de exemplu, măsuri tehnice și organizatorice adecvate) pentru protecția datelor cu caracter personal (în acordarea de granturi/achiziții/instrumente financiare, după caz) pe baza cerințelor menționate la punctul 2?

                              ../10

                              Punctaj total

                              ../30

                              PUNCTAJ

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este DA dacă punctajul total pentru toate cele trei componente este de cel puțin 70 % și punctajul pentru fiecare componentă este de cel puțin 2/10 sau 20 %.

                              Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este NU dacă punctajul total este sub 70 % sau punctajul pentru oricare dintre componente este sub 2/10 sau 20 %.

                  (1)  Se consideră că trimiterea la „instrumentele financiare” include, de asemenea, garanțiile bugetare.

                  (2)  A se vedea articolul 209 alineatul (4) din Regulamentul financiar al UE din 2018 (RF).

                  (3)  Se aplică numai dacă entitatea intenționează să solicite o garanție bugetară din partea UE.

                  (4)  Se aplică numai dacă entitatea intenționează să solicite o garanție bugetară din partea UE.

                  (5)  Pentru a executa fondurile Uniunii prin intermediul instrumentelor financiare, entitatea va trebui să respecte cerințele relevante care sunt prevăzute în Regulamentul financiar și care figurează în secțiunile suplimentare 6B și 6C, prin angajamente contractuale corespunzătoare, chiar dacă decide să nu supună aceste secțiuni evaluării bazate pe piloni.

                  (6)  Politica fiscală și cadrul de reglementare ale Uniunii includ în special și sub rezerva evoluțiilor viitoare: Codul de conduită în domeniul impozitării întreprinderilor, 1.12.1997 (JO C 2, 6.1.1998); Directiva 2011/96/UE a Consiliului din 30 noiembrie 2011 privind regimul fiscal comun care se aplică societăților-mamă și filialelor acestora din diferite state membre (JO L 345, 29.12.2011, p. 8); Directiva 2003/49/CE a Consiliului din 3 iunie 2003 privind sistemul comun de impozitare, aplicabil plăților de dobânzi și de redevențe efectuate între societăți asociate din state membre diferite (JO L 157, 26.6.2003, p. 49); Recomandarea 2012/772/UE a Comisiei din 6 decembrie 2012 privind planificarea fiscală agresivă (JO L 338, 12.12.2012, p. 41); Directiva 2011/16/UE a Consiliului din 15 februarie 2011 privind cooperarea administrativă în domeniul fiscal și de abrogare a Directivei 77/799/CEE (JO L 64, 11.3.2011, p. 1); Pachetul antievaziune al Comisiei: Pașii următori spre realizarea impozitării efective și spre creșterea transparenței fiscale în UE (COM/2016/23), Recomandarea (UE) 2016/136 a Comisiei din 28 ianuarie 2016 privind punerea în aplicare a măsurilor împotriva abuzurilor în ceea ce privește tratatele fiscale (JO L 25, 2.2.2016, p. 67); Directiva (UE) 2016/1164 a Consiliului din 12 iulie 2016 de stabilire a normelor împotriva practicilor de evitare a obligațiilor fiscale care au incidență directă asupra funcționării pieței interne (JO L 193, 19.7.2016, p. 1); concluziile Consiliului Ecofin din 12 februarie, 8 martie, 25 mai, 17 iunie, 8 noiembrie și 5 decembrie 2016, 5 decembrie 2017, 23 ianuarie și 13 martie 2018.

                  (7)  Având în vedere Directiva (UE) 2015/849.

                  (8)  Excluderea terților trebuie să fie evaluată în ceea ce privește granturile, achizițiile publice și/sau instrumentele financiare după evaluarea pilonului respectiv (granturi, achiziții publice și instrumente financiare). Se consideră că o trimitere la „instrumente financiare” și „fonduri ale UE” include, de asemenea, garanțiile bugetare.

                  (9)  Publicarea de informații privind beneficiarii trebuie să fie evaluată în ceea ce privește granturile, achizițiile publice și/sau instrumentele financiare după evaluarea pilonului aferent (granturi, achiziții publice și instrumente financiare).

                  (10)  În conformitate cu Regulamentele (UE) 2018/1725 și (UE) 2016/679.

                  Anexa 2A

                     CHESTIONAR DE EVALUARE

                                 PILON

                                 PILON SUPUS EVALUĂRII
                                  (1)

                                          1.

                                          CONTROL INTERN

                                 DA

                                          2.

                                          CONTABILITATE

                                 DA

                                          3.

                                          AUDIT EXTERN

                                 DA

                                          4.

                                          GRANTURI

                                 DA/NU <se elimină ceea ce nu se aplică>

                                          5.

                                          ACHIZIȚII PUBLICE

                                 DA/NU <se elimină ceea ce nu se aplică>

                                          6.

                                          INSTRUMENTE FINANCIARE
                                           (2)

                                 DA/NU <se elimină ceea ce nu se aplică>

                                          7.

                                          EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE

                                 DA

                                          8.

                                          PUBLICAREA DE INFORMAȚII PRIVIND BENEFICIARII

                                 DA

                                          9.

                                          PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

                                 DA

                                 Pilonii 1, 2, 3, 7, 8 și 9 sunt întotdeauna supuși evaluării.

                                 Pilonii 4-6 pot fi supuși evaluării, în funcție de natura sarcinilor de execuție care urmează să fie încredințate.

                     SCOPUL ȘI UTILIZAREA PREZENTULUI DOCUMENT

                              1.

                              Într-o primă fază, entității i se va solicita să răspundă la întrebările relevante din anexa 2a și să transmită anexa 2a completată autorității contractante (dacă este diferită de entitatea însăși) și auditorului.
                              Atenție: entității i se solicită să răspundă la întrebările care includ mențiunea „a se completa de entitate”, „ASCDE” în coloana intitulată „Observațiile entității”. Auditorul trebuie să răspundă la întrebările-cheie numai pe baza raționamentului său profesional și a procedurilor și testelor de evaluare efectuate.
                              Autoritatea contractantă va prezenta auditorului chestionarul din anexa 2a completat cât mai curând posibil după ce s-a încheiat un contract cu auditorul, însă înainte de începerea procedurilor de evaluare ale auditorului.

                              2.

                              Într-o a doua etapă, anexa 2a va deveni un instrument de sprijin utilizat de către auditor pentru a concepe, a planifica și a desfășura procedurile de evaluare și pentru a ține seama de criteriile a căror respectare de către entitatea supusă evaluării este considerată a fi esențială sau importantă de către Comisia Europeană.
                              Chestionarul completat constituie o sursă esențială de informații și dovezi privind evaluarea pentru auditor. Însă acesta nu reprezintă în niciun caz singura sursă care trebuie utilizată de către auditor pentru a planifica și a desfășura procedurile de evaluare și pentru a formula concluziile. Toate informațiile completate și furnizate de către entitate sunt supuse procedurilor de evaluare pe care auditorul le consideră necesare. Auditorul nu trebuie să se bazeze pe informații până când nu s-a asigurat, prin intermediul procedurilor de evaluare, că informațiile sunt suficient de exacte și complete în scopul evaluării și pentru a se ajunge la concluzii formulate în cunoștință de cauză în cazul întrebărilor-cheie.
                              Prin urmare, auditorul poate să modifice, să completeze și să adauge informații în coloana „Observațiile auditorului”, după cum consideră necesar. De asemenea, auditorul poate adăuga întrebări suplimentare în cazul în care consideră că acest lucru este necesar pentru a formula o concluzie în cunoștință de cauză cu privire la întrebările-cheie.
                              Utilizarea coloanei „Observațiile auditorului” – Se recomandă ferm ca auditorul să utilizeze cât mai mult posibil observațiile și explicațiile sintetizate pentru a evita introducerea unor texte lungi în coloana „Observațiile auditorului”. Auditorul poate adapta lățimea și/sau lungimea acestei coloane pentru a introduce informații și observații. În mod alternativ, auditorul poate utiliza anexe (de exemplu, descrieri elaborate și/sau documente obținute de la entitate) la care se poate face trimitere.
                              Auditorul rămâne pe deplin responsabil, în orice moment, pentru conceperea, planificarea și desfășurarea procedurilor de evaluare pe care le consideră necesare pentru a formula o concluzie pentru fiecare pilon vizat de evaluare. Auditorul trebuie să țină seama de circumstanțele specifice ale misiunii și să aplice un raționament profesional pe parcursul întregului proces de evaluare.

                                 PILONUL 1 – CONTROL INTERN

                                 ÎNTREBĂRI-CHEIE (nivelul 1)

                                 Observațiile auditorului

                                 Entitatea a instituit și a asigurat funcționarea, sub toate aspectele semnificative, a unui sistem de control intern eficace, eficient și economic și care respectă criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                                 Orientări

                                 Articolul 154 din Regulamentul financiar

                              Comisia poate accepta faptul că sistemele contabile și sistemele de control intern utilizate de entitățile și persoanele cărora li s-a încredințat execuția fondurilor sau a garanțiilor bugetare ale Uniunii oferă niveluri echivalente de protecție a intereselor financiare ale Uniunii și de asigurare rezonabilă în ceea ce privește îndeplinirea obiectivelor de gestionare.

                                 PILONUL 1 – CONTROL INTERN

                                          1.

                                          MEDIU DE CONTROL – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Asigură mediul de control al entității o bază adecvată pentru efectuarea controlului intern în cadrul organizației?

                                 Notă: Mediul de control include funcțiile de guvernanță și de conducere, precum și atitudinile, sensibilizarea și acțiunile celor însărcinați cu guvernanța și conducerea în ceea ce privește controlul intern al entității și importanța sa în cadrul entității.

                                          1.1.

                                             Valori de integritate și etice

                                             Conducerea își demonstrează angajamentul de a comunica și a pune în aplicare valorile privind integritatea și cele etice?

                              1.1.1.

                              Există un cod de conduită scris care este comunicat întregului personal sau un manual al personalului care conține dispoziții de promovare a conduitei și valorilor etice?

                              ASCDE

                              1.1.2.

                              Personalul de conducere subliniază și transmite angajaților importanța integrității și a valorilor etice („exemplul conducerii superioare”)?

                              ASCDE

                              1.1.3.

                              Există proceduri (de exemplu, sancțiuni disciplinare, răspundere financiară și răspunderea persoanei) pentru personalul care nu respectă regulile de integritate și valorile etice?

                              ASCDE

                              1.1.4.

                              Există proceduri pentru a aborda posibilele conflicte de interese la nivel de conducere?

                              ASCDE

                                          1.2.

                                             Structura organizatorică și încredințarea autorității și a responsabilității

                                             Dispune entitatea de o structură organizatorică bine definită și adecvată și sunt responsabilitățile-cheie clar definite?

                              1.2.1.

                              Dispune entitatea de o structură organizatorică bine definită (și anume cadrul în care sunt planificate, executate, controlate și revizuite activitățile unei entități pentru îndeplinirea obiectivelor sale) care susține o bună conducere și guvernanță?

                              ASCDE

                              1.2.2.

                              Care este structura decizională și autoritatea de decizie de la cel mai înalt nivel?

                              ASCDE

                              1.2.3.

                              Sunt liniile de raportare și responsabilitățile clar definite? De exemplu: sunt responsabilitățile, autoritățile și liniile de raportare clar stipulate în contractele de muncă și/sau în manualele operaționale?

                              ASCDE

                              1.2.4.

                              Există fișe de post?

                              ASCDE

                              1.2.5.

                              Cum se încredințează autoritatea și responsabilitatea pentru activitățile operaționale și cum sunt stabilite relațiile de raportare și ierarhiile de autorizare?

                              ASCDE

                              1.2.6.

                              Care sunt politicile și practicile legate, de exemplu, de recrutare, orientare, formare, evaluare, consiliere, promovare, compensare și de măsurile de remediere?

                              ASCDE

                                          1.3.

                                             Structura de supraveghere a guvernanței

                                             Dispune entitatea de o structură adecvată de supraveghere a guvernanței?

                              1.3.1.

                              Există un organism de supraveghere a guvernanței (de exemplu, autorități de supraveghere, un comitet de audit, autorități de reglementare, un consiliu de conducere, un organ executiv) care este independent de conducerea entității?

                              ASCDE

                              1.3.2.

                              Există norme privind numirea, remunerarea și demisia membrilor organului de supraveghere a guvernanței?

                              ASCDE

                              1.3.3.

                              Dacă nu există un organ de supraveghere a guvernanței, organele de conducere ale entității au luat măsuri pentru a-și îndeplini responsabilitățile în materie de supraveghere a guvernanței?

                              ASCDE

                              1.3.4.

                              Dispune entitatea de o funcție de audit intern? Dacă răspunsul este „da”, consultați secțiunea 5.2.

                              ASCDE

                              1.3.5.

                              Dacă răspunsul este „nu”, în ce mod (și anume prin ce alte măsuri) exercită organul de conducere funcția de supraveghere a realizării și desfășurării controlului intern?

                              ASCDE

                                          1.4.

                                             Procesul de atragere, dezvoltare și păstrare a persoanelor competente

                                             Demonstrează entitatea faptul că respectă angajamentul de a atrage, a dezvolta și a păstra persoanele competente în concordanță cu obiectivele?

                              1.4.1.

                              A instituit entitatea politici și practici formale scrise în materie de resurse umane?

                              ASCDE

                              1.4.2.

                              A instituit entitatea politici de recrutare și remunerare?

                              ASCDE

                              1.4.3.

                              Dispune entitatea de un sistem de dezvoltare (care vizează nevoile de dezvoltare și formare) și de evaluare a personalului?

                              ASCDE

                                 PILONUL 1 – CONTROL INTERN

                                          2.

                                          EVALUAREA RISCURILOR – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Identifică entitatea riscurile pentru realizarea obiectivelor sale în cadrul entității și sunt riscurile analizate pentru ca, prin aceasta, să se stabilească modul în care acestea ar trebui gestionate?

                              2.1.

                              Își specifică entitatea obiectivele suficient de clar pentru a permite identificarea și evaluarea riscurilor legate de obiective?

                              2.2.

                              A instituit entitatea proceduri de evaluare a riscurilor care să permită conducerii să identifice, să evalueze și să abordeze problemele existente sau potențiale care ar putea împiedica atingerea obiectivelor entității?

                              ASCDE

                              2.3.

                              Sunt evaluate riscurile pe baza unui proiect sau în cadrul entității în ansamblu?

                              ASCDE

                              2.4.

                              Sunt documentate procedurile de evaluare a riscurilor?

                              ASCDE

                              2.5.

                              Dispune entitatea de un registru al riscurilor?

                              ASCDE

                              2.6.

                              A instituit entitatea proceduri de evaluare a riscurilor prin care:

                                          —

                                          Să identifice evenimentele și riscurile care afectează realizarea obiectivelor, inclusiv posibilitatea de fraudă?

                                          —

                                          Să analizeze importanța riscurilor și probabilitatea apariției lor?

                                          —

                                          Să stabilească acțiunile și mecanismele de monitorizare necesare ca răspuns la riscuri?

                                          —

                                          Să pună în aplicare și să modifice măsurile de control pentru a răspunde modificărilor produse la nivelul riscurilor identificate?

                              ASCDE

                                 PILONUL 1 – CONTROL INTERN

                                          3.

                                          ACTIVITĂȚI DE CONTROL – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): desfășoară entitatea activități de control eficace și eficiente?

                                          3.1.

                                             Generalități

                                             A instituit entitatea politici și proceduri formale și scrise pentru activitățile de control?

                              3.1.1.

                              Desfășoară entitatea activități de control

                                          —

                                          prin intermediul unor politici și proceduri formale și scrise?

                                          —

                                          care contribuie la diminuarea la niveluri acceptabile a riscurilor care amenință realizarea obiectivelor?

                                          —

                                          care sunt relevante, și anume bazate pe o evaluare a riscurilor și a măsurilor de control necesare pentru a gestiona aceste riscuri?

                              ASCDE

                              3.1.2.

                              Sunt abordate următoarele aspecte-cheie prin activitățile de control desfășurate de către entitate?

                                          —

                                          fiabilitatea contabilității și a raportării (a se vedea secțiunea 4 – Informare și comunicare);

                                          —

                                          protejarea activelor și a informațiilor;

                                          —

                                          respectarea normelor în procedurile de achiziții publice și în alte procese privind cheltuielile;

                                          —

                                          prevenirea, detectarea și corectarea erorilor, a fraudei și a neregulilor.

                              ASCDE

                                          3.2.

                                             Separarea sarcinilor – generalități

                                             Există o separare efectivă a sarcinilor pentru următoarele funcții-cheie:

                                                      —

                                                         ordonatorul de credite (și anume mandatul de a autoriza tranzacțiile în aspecte operaționale și/sau financiare) și contabilul (și anume autoritatea de executare a plăților);

                                                      —

                                                         autorizarea, prelucrarea, înregistrarea și revizuirea tranzacțiilor;

                                                      —

                                                         supravegherea operațională și financiară.

                              3.2.1.

                              Este separarea sarcinilor prevăzută în mod formal, de exemplu într-un manual de operare sau de procedură?

                              ASCDE

                                          3.3.

                                             Protecția informațiilor – documentare, îndosariere și păstrarea de evidențe

                                             Dispune entitatea de proceduri adecvate și eficace pentru documentarea, îndosarierea și păstrarea de evidențe, precum și măsuri de control privind caracterul complet și exactitatea informațiilor?

                              3.3.1.

                              Care sunt principalele caracteristici ale sistemelor de îndosariere ale entității (electronice, pe hârtie, instrucțiuni de utilizare, utilizarea de baze de date și sisteme de arhivare electronică)?

                              ASCDE

                              3.3.2.

                              Se identifică și se documentează caracteristicile esențiale ale sistemului/procedurilor de îndosariere.

                              ASCDE

                              3.3.3.

                              A instituit entitatea o politică sau proceduri specifice pentru documentarea și îndosarierea proceselor privind granturile, achizițiile publice și instrumentele financiare?

                                 Notă: se pot aplica cerințe specifice, cum ar fi transparența și confidențialitatea.

                              ASCDE

                                          3.4.

                                             Sistemele de prelucrare a informațiilor și cele de informații computerizate

                                             A instituit entitatea proceduri și măsuri de control eficace cu privire la sistemele informatice, care să mențină integritatea informațiilor și securitatea datelor pe care le prelucrează aceste sisteme?

                              3.4.1.

                              A instituit entitatea proceduri și măsuri de control formale și scrise cu privire la sistemele sale informatice?

                              ASCDE

                              3.4.2.

                              A instituit entitatea proceduri adecvate și eficace pentru inițierea, aprobarea, înregistrarea, prelucrarea și raportarea tranzacțiilor?

                              3.4.3.

                              Aplică entitatea o combinație adecvată de elemente manuale și automate în controlul intern, ținând cont de natura și complexitatea utilizării de către entitate a sistemelor informatice și a sistemelor de informații computerizate?

                              3.4.4.

                              Măsurile de control privind sistemele informatice ale entității includ măsuri generale eficace de control al sistemelor informatice și măsuri eficace de control al aplicațiilor?

                                 Orientări referitoare la sistemele de informații computerizate

                              Procesele comerciale/de activitate ale entității determină tranzacții care sunt inițiate, înregistrate, prelucrate și raportate prin sistemul de informații, care este operat fie manual, fie pe calculator, fie printr-o combinație de proceduri manuale și computerizate.
                              Există o separare adecvată a sarcinilor pentru principalele funcții contabile, și anume pentru inițierea, aprobarea, înregistrarea, prelucrarea (adică transferul în registrul general) și raportarea situațiilor financiare?
                              Utilizarea informaticii influențează modul în care sunt puse în aplicare activitățile de control. Măsurile de control al sistemelor informatice sunt eficace atunci când mențin integritatea informațiilor și securitatea datelor pe care le prelucrează astfel de sisteme și atunci când includ măsuri generale eficace de control al sistemelor informatice și măsuri eficace de control al aplicațiilor.
                              Măsurile generale de control al sistemelor informatice sunt politici și proceduri care se referă la numeroase aplicații și care sprijină funcționarea eficace a măsurilor de control al aplicațiilor. Acestea se aplică mediilor care constituie unități centrale de procesare și unități reduse de procesare, precum și mediilor pentru utilizatorii finali. Măsurile generale de control al sistemelor informatice care mențin integritatea informațiilor și securitatea datelor includ, de regulă, măsuri de control privind următoarele aspecte:

                                          —

                                          centrul de date și operațiunile din rețea;

                                          —

                                          achiziționarea, schimbarea și întreținerea software-ului sistemului;

                                          —

                                          schimbarea programului;

                                          —

                                          securitatea accesului;

                                          —

                                          achiziționarea, dezvoltarea și întreținerea sistemului de aplicații.

                                    Măsurile de control al aplicațiilor sunt proceduri manuale sau automate care, de regulă, funcționează la nivel de proces comercial și se aplică în cazul procesării tranzacțiilor prin aplicații individuale. Măsurile de control al aplicațiilor pot fi de natură preventivă sau de detectare și sunt concepute pentru a asigura integritatea înregistrărilor contabile. În consecință, măsurile de control al aplicațiilor se referă la procedurile utilizate pentru inițierea, înregistrarea, procesarea și raportarea tranzacțiilor sau a altor date financiare. Aceste măsuri de control contribuie la asigurarea faptului că tranzacțiile au avut loc, sunt autorizate și sunt înregistrate și procesate în totalitate și cu exactitate. Printre exemple se numără verificările cu privire la editarea datelor de intrare și verificările secvenței numerice cu urmărirea manuală a rapoartelor privind excepțiile sau corectarea la introducerea datelor.
                              Utilizarea elementelor manuale sau automate în controlul intern influențează, de asemenea, modul în care sunt inițiate, înregistrate, procesate și raportate tranzacțiile:

                                          —

                                          Măsurile de control dintr-un sistem manual pot include proceduri precum aprobările și analizele tranzacțiilor, precum și reconcilieri și urmărirea elementelor de reconciliere. În mod alternativ, o entitate poate utiliza proceduri automatizate pentru a iniția, a înregistra, a prelucra și a raporta tranzacții, iar în acest caz înregistrările în format electronic înlocuiesc documentele pe suport de hârtie.

                                          —

                                          Măsurile de control pentru sistemele informatice constau într-o combinație de controale automatizate (de exemplu, controale integrate în programele de calculator) și controale manuale. Controalele manuale pot fi independente de tehnologia informației, pot utiliza informații generate de aceasta sau pot fi limitate la monitorizarea funcționării eficace a controalelor informatice și a celor automatizate, precum și la gestionarea excepțiilor. În cazul în care se utilizează tehnologia informației pentru a iniția, a înregistra, a procesa ori a raporta tranzacții sau alte date financiare pentru a fi incluse în situațiile financiare, sistemele și programele pot include măsuri de control referitoare la afirmațiile corespunzătoare pentru conturile semnificative sau pot fi esențiale pentru funcționarea eficace a controalelor manuale care depind de tehnologia informației.

                                    Combinația de elemente manuale și automatizate ale unei entități în controlul intern variază în funcție de natura și complexitatea utilizării de către entitate a tehnologiei informației.

                                          3.5.

                                             Prevenirea, detectarea și corectarea erorilor, a fraudei și a neregulilor

                                             Dispune entitatea de proceduri adecvate și eficace pentru prevenirea, detectarea și corectarea erorilor, a fraudelor și a neregulilor?

                              3.5.1.

                              Ține cont entitatea de posibilitatea de eroare, fraudă și nereguli în evaluarea riscurilor în ceea ce privește atingerea obiectivelor?

                              ASCDE

                              3.5.2.

                              Identifică entitatea posturile (sensibile) cu risc de coluziune (de exemplu, funcții de gestionare a băncii și a numerarului, de achiziții publice și de cumpărare) și există măsuri de supraveghere (de exemplu, rotația funcțiilor, controale suplimentare)?

                              ASCDE

                              3.5.3.

                              Există proceduri pentru raportarea și monitorizarea erorilor, a fraudei și a neregulilor?

                              ASCDE

                                          3.6.

                                             Protecția activelor fixe

                                             A instituit entitatea un sistem adecvat și eficace de gestionare a activelor fixe și necorporale care să asigure protecția activelor fixe și a celor necorporale și să urmărească activele fixe în scopul contabilizării financiare, al întreținerii preventive și al descurajării furtului?

                              3.6.1.

                              Deține entitatea o descriere a manualului de procedură sau un manual de procedură pentru sistemul său de gestionare a activelor?

                              ASCDE

                              3.6.2.

                              Se asigură o înțelegere suficientă a sistemului de gestionare a activelor al entității, și anume a practicilor și procedurilor pentru achiziționarea și gestionarea terenurilor și a clădirilor, a utilajelor, a vehiculelor, a echipamentelor și a activelor necorporale (de exemplu, drepturi de proprietate intelectuală, licențe).
                              Notă: o atenție deosebită ar trebui acordată normelor privind achizițiile publice care sunt aplicabile pentru achiziționarea de active fixe și necorporale (a se vedea pilonul 5 – Achiziții publice).

                                 Orientări

                              Se documentează procedura de mai sus, cu descrieri și trimiteri la materialul-sursă relevant (de exemplu, sisteme, diagrame, manuale etc.) și se identifică orice deficiențe în sistemul de gestionare a activelor al entității.
                              Printre aspectele relevante se numără: roluri și responsabilități (separarea sarcinilor) pentru gestionarea procedurilor de achiziție și cumpărare de active, înregistrarea activelor (utilizarea de registre de active, de registre ale vehiculelor), măsuri de control și proceduri privind accesul, controlul și monitorizarea, proceduri privind protecția și accesul, cedarea activelor și transferul de active.

                                          3.7.

                                             Protejarea inventarelor și a conturilor de creanțe și datorii

                                             A instituit entitatea un sistem adecvat și eficace de gestionare a inventarului (bunuri, produse și materiale) care să asigure protecția inventarelor și care să urmărească inventarele în scopul contabilizării financiare, al întreținerii preventive și al descurajării furtului?

                                             Dispune entitatea de un sistem de gestionare adecvat și eficace care să asigure reconcilierea plăților cu conturile de creanțe și datorii?

                              3.7.1.

                              Deține entitatea o descriere a manualului de procedură sau un manual de procedură pentru sistemul său de gestionare a inventarelor?

                              ASCDE

                              3.7.2.

                              Se obține o înțelegere suficientă a sistemului de gestionare a inventarelor entității (practici și proceduri pentru achiziționarea, cumpărarea și gestionarea bunurilor precum materialele, uneltele, piesele de schimb și articolele de birotică).

                                 Notă: o atenție deosebită ar trebui acordată normelor privind achizițiile publice care sunt aplicabile pentru achiziția de bunuri, produse și materiale (a se vedea pilonul 5 – Achiziții publice).

                                 Orientări

                              Se documentează procedura de mai sus, cu descrieri și trimiteri la materialul-sursă relevant (de exemplu, sisteme, diagrame, manuale etc.) și se identifică orice deficiențe în sistemul de gestionare a inventarelor al entității.
                              Printre aspectele relevante se numără: (i) rolurile și responsabilitățile pentru gestionarea inventarelor, procedurile de achiziție și cumpărare și registrele de inventar; (ii) garanțiile, accesul și utilizarea; (iii) procedurile de control și monitorizare, verificarea stocurilor și reconcilierile; (iv) utilizarea și eliminarea stocurilor

                                          3.8.

                                             Gestionarea bancară și protejarea numerarului în cadrul băncii

                                             Dispune entitatea de un sistem de gestionare bancară adecvat și eficace care să asigure protecția conturilor bancare și care să permită contabilizarea corectă a numerarului colectat și utilizat?

                              3.8.1.

                              Deține entitatea o descriere a manualului de procedură sau un manual de procedură pentru sistemul său de gestionare bancară?

                              ASCDE

                              3.8.2.

                              Efectuează entitatea periodic (cel puțin o dată pe lună) reconcilieri ale datelor contabile deținute în conturile entității (contul contabil general, registrul de casă) cu date privind conturile bancare și astfel încât să nu rămână diferențe semnificative neexplicate?

                              3.8.3.

                              Se asigură o înțelegere suficientă a sistemului de gestionare bancară al entității (practici și proceduri pentru gestionarea conturilor bancare).

                                 Orientări

                              Se documentează procedura de mai sus, cu descrieri și trimiteri la materialul-sursă relevant (de exemplu, sisteme, diagrame, manuale etc.) și se identifică orice deficiențe în procedurile de gestionare bancară ale entității.
                              Printre aspectele relevante se numără: roluri și responsabilități (separarea sarcinilor, drepturi de acces, utilizarea unei funcții de trezorerie separate) pentru gestionarea conturilor bancare, tipul de conturi (de exemplu, conturi purtătoare de dobândă, monede utilizate), utilizarea procedurilor cu dublă semnătură, reconcilierile bancare periodice, supravegherea și controlul, utilizarea conturilor bancare speciale/specifice pentru proiecte; politicile de trezorerie.

                                          3.9.

                                             Gestionarea numerarului și protejarea numerarului aflat în casă

                                             Dispune entitatea de un sistem de gestionare a numerarului adecvat și eficace care să asigure protecția numerarului (de valori mici) și care să permită contabilizarea corectă a numerarului colectat și utilizat?

                              3.9.1.

                              Deține entitatea o descriere a manualului de procedură sau un manual de procedură pentru sistemul său de gestionare a numerarului?

                              ASCDE

                              3.9.2.

                              Efectuează entitatea periodic (cel puțin o dată pe lună) reconcilieri ale datelor contabile deținute în conturile sale (contul contabil general, registrul de casă) cu date privind conturile bancare și astfel încât să nu rămână diferențe semnificative neexplicate?

                              3.9.3.

                              Există proceduri adecvate pentru deținerea și calcularea lichidităților?

                              3.9.5.

                              Verifică și reconciliază entitatea conturile tranzitorii și avansurile, adică plățile în numerar efectuate, din care nu au fost încă înregistrate cheltuieli, cel puțin lunar, în termen de 30 de zile de la sfârșitul fiecărei luni? Astfel de avansuri pot include avansuri pentru deplasare și conturi de avans (3) operaționale. Aici pot fi incluse, de asemenea, transferuri către alte entități, care sunt clasificate drept cheltuieli atunci când sunt efectuate, chiar dacă se preconizează că orice parte alocată din transferuri este raportată periodic.

                              3.9.6.

                              Se asigură o înțelegere suficientă a sistemului de gestionare a numerarului al entității (practici și proceduri pentru gestionarea numerarului).

                                 Orientări

                              Se documentează procedura de mai sus cu descrieri și trimiteri la materialul-sursă relevant (de exemplu sisteme, diagrame, manuale etc.) și se identifică orice deficiențe în procedurile de gestionare a numerarului ale entității.
                              Printre aspectele relevante se numără: roluri și responsabilități (separarea sarcinilor, drepturi de acces, utilizarea unei funcții de trezorerie separate) pentru gestionarea numerarului; proceduri de manipulare a numerarului și limite ale numerarului de deținut; contabilizarea valorilor mici și regulate de numerar și reconcilieri; gestionarea avansurilor în numerar (utilizare, autorizare, limite, monitorizare și verificare).

                                          3.10.

                                             Recrutare

                                             Dispune entitatea de proceduri adecvate și eficace pentru recrutarea personalului (atât permanent, cât și temporar)?

                              3.10.1.

                              Deține entitatea o descriere a manualului de procedură sau un manual de procedură pentru sistemul său de recrutare?

                              ASCDE

                              3.10.2.

                              Se asigură o înțelegere suficientă a sistemului de recrutare al entității (practici și proceduri pentru gestionarea persoanelor expatriate, a personalului local sau a altor membri ai personalului).

                              3.10.3.

                              Se parcurge procesul de recrutare de la aprobarea procedurii de selecție la semnarea contractului de muncă.

                                 Orientări

                              Se documentează procedurile de mai sus, cu descrieri și trimiteri la materialul-sursă relevant (de exemplu sisteme, diagrame, manuale etc.) și se identifică orice deficiențe în procedurile de recrutare ale entității
                              Printre aspectele relevante se numără: rolurile și responsabilitățile pentru gestionarea personalului; proceduri de selecție și aprobare; stabilirea și aprobarea salariilor, a indemnizațiilor și a altor condiții de angajare; utilizarea de contracte de muncă; fișele posturilor.

                                          3.11.

                                             Gestiune salarială și gestionarea timpului

                                             Dispune entitatea de un sistem de gestiune salarială și de gestionare a timpului adecvat și eficace?

                              3.11.1.

                              Deține entitatea o descriere a manualului de procedură sau un manual de procedură pentru sistemul său de gestiune salarială și de gestionare a timpului?

                              ASCDE

                              3.11.2.

                              Se asigură o înțelegere suficientă a sistemului de gestiune salarială și de gestionare a timpului al entității, practici și proceduri pentru gestiunea salarială și gestionarea timpului.

                              3.11.3.

                              Baza de date privind personalul (4) și remunerația sunt corelate în mod direct pentru asigurarea consecvenței datelor? Se efectuează reconcilieri în mod regulat (în principiu lunar)?

                              3.11.4.

                              Sunt sistemele de gestiune salarială și de gestionare a timpului corelate pentru asigurarea unui calcul corect al salariilor și al remunerațiilor, după caz?

                              3.11.5.

                              Este limitată autoritatea de modificare a evidențelor și a salariilor și există piste de audit?

                              3.11.6.

                              Există proceduri (de aprobare) adecvate pentru modificarea registrelor de personal?

                              3.11.7.

                              Există proceduri pentru identificarea deficiențelor în materie de control și/sau a lucrătorilor fantomă? De exemplu: auditurile salariale (anuale) sunt efectuate de o autoritate de audit intern?

                              3.11.8.

                              Dispune entitatea de un sistem de alocare de personal, de salarii și de costuri aferente pentru proiecte?

                              3.11.9.

                              Ce principii (și anume, plauzibilitatea ipotezelor de bază utilizate și a elementelor-cheie de alocare) utilizează entitate pentru a aloca salarii și costuri legate de salarii pentru proiecte? Cum se aprobă și se înregistrează timpul alocat de membrii personalului pentru proiecte specifice?

                                 Orientări

                              Se documentează procedurile de mai sus cu descrieri și trimiteri la materialul-sursă relevant (de exemplu, sisteme, diagrame, manuale etc.) și se identifică orice deficiențe în sistemul de gestiune salarială și de gestionare a timpului al entității.
                              Printre aspectele relevante se numără: rolurile și responsabilitățile pentru gestiunea salarială și gestionarea timpului; înregistrarea, calcularea și aprobarea salariilor și a componentelor salariale (fixe/variabile; orele suplimentare; securitate socială). Ar trebui să se acorde o atenție deosebită sistemului de gestionare a timpului al entității: proceduri și registre de evidență a timpului (utilizarea fișelor de pontaj), proceduri de supraveghere, control și aprobare.

                                          3.12.

                                             Măsuri de control pentru alte cheltuieli salariale și indemnizații

                                             Dispune entitatea de măsuri de control adecvate și efective pentru alte cheltuieli salariale și indemnizații?

                                 Întrebare-cheie (nivelul 3):

                              3.12.1.

                              Deține entitatea o descriere a manualului de procedură sau un manual de procedură pentru măsurile sale de control privind alte cheltuieli salariale și indemnizații?

                              ASCDE

                              3.12.2.

                              Ce proceduri și măsuri de control sunt instituite pentru a stabili și a plăti indemnizațiile de deplasare și de cazare (adică diurnele)?

                              3.12.3.

                              Ce proceduri și măsuri de control sunt instituite pentru a stabili și a plăti cheltuielile pentru instruirea și dezvoltarea personalului?

                                          3.13.

                                             Achiziția de servicii și costurile serviciilor

                                             Dispune entitatea de măsuri de control adecvate și eficace pentru achiziția de servicii și pentru contabilizarea costurilor aferente serviciilor?

                              3.13.1.

                              Ce proceduri a instituit entitatea pentru încheierea de contracte de servicii cu furnizori de servicii externe (de exemplu, studii și cercetări; acțiuni de publicitate, promovare, publicare și vizibilitate; evaluări; servicii de audit, contabilitate și servicii juridice; asistență tehnică; traducere și interpretare; organizarea de conferințe și seminarii; acțiuni de vizibilitate)?
                              Notă: o atenție deosebită ar trebui acordată normelor privind achizițiile publice care sunt aplicabile pentru achiziția de servicii (a se vedea pilonul 5 – Achiziții publice).

                              ASCDE

                                          3.14.

                                             Măsuri de control privind cheltuielile pentru alte cheltuieli (nesalariale)

                                             Dispune entitatea de măsuri de control adecvate și eficace pentru alte cheltuieli legate de salarii?

                                             Notă: acestea includ toate costurile, altele decât salariile, cheltuielile salariale, precum și indemnizațiile și costurile serviciilor. Printre exemple se numără: costurile de birotică, precum chiria, consumabilele și articolele de birotică, costurile utilităților (electricitate, apă, gaz, combustibil), impozite și taxe (de exemplu, costurile de canalizare și de eliminare a deșeurilor solide), curățenie și întreținere; comunicare (telefon, fax, internet); asigurări, administrație și contabilitate, tipărire.

                              3.14.1.

                              Deține entitatea o descriere a manualului de procedură sau un manual de procedură pentru măsurile sale de control privind alte cheltuieli (nesalariale)?

                              ASCDE

                              3.14.2.

                              Se asigură o înțelegere suficientă a sistemului de control al cheltuielilor al entității (practici și proceduri pentru controlul cheltuielilor).

                                 Orientări

                              Se documentează procedurile de mai sus cu descrieri și trimiteri la materialul-sursă relevant (de exemplu, sisteme, diagrame, manuale etc.) și se identifică orice deficiențe în procedurile de control al cheltuielilor ale entității.
                              Printre aspectele relevante se numără: roluri și responsabilități pentru controlul cheltuielilor; proceduri de gestionare care asigură conformitatea controlului cheltuielilor cu procedurile entității; autorizarea și aprobarea cheltuielilor; efectuarea unor comparații periodice ale cheltuielilor efective din punctul de vedere al bugetului.

                                          3.15.

                                             Monitorizarea performanței activității

                                             Dispune entitatea de măsuri de control adecvate și eficace pentru performanța activității?

                              3.15.1.

                              Deține entitatea o descriere a unui manual de procedură sau un manual cu procedurile sale de monitorizare a performanței activității?

                              ASCDE

                              3.15.2.

                              Ce măsuri a instituit entitatea pentru a analiza performanța activității, și anume, progresele înregistrate în ceea ce privește punerea în aplicare a activităților și a proiectelor?

                              ASCDE

                              3.15.3.

                              A adoptat entitatea standarde de calitate (de exemplu, ISO)?

                              ASCDE

                              3.15.4.

                              Dacă nu se aplică standarde externe, există standarde interne?

                              ASCDE

                              3.15.5.

                              Dispune entitatea de proceduri pentru evaluarea performanței activității (înainte, în timpul și după punerea în aplicare)?

                              ASCDE

                              3.15.6.

                              Cine (la nivel intern sau extern) efectuează aceste evaluări și cum sunt raportate și monitorizate rezultatele?

                              ASCDE

                                          3.16.

                                             Respectarea reglementărilor și a normelor privind utilizarea fondurilor

                                             Dispune entitatea de măsuri de control adecvate și eficace pentru a asigura conformitatea cu reglementările și normele UE privind finanțarea activităților și proiectelor entității?

                              3.16.1.

                              Deține entitatea o descriere a unui manual de procedură sau un manual cu procedurile sale pentru a asigura conformitatea cu reglementările și normele privind utilizarea fondurilor?

                              ASCDE

                              3.16.2.

                              A instituit entitatea proceduri care să garanteze conformitatea cheltuielilor efective suportate și a veniturilor încasate pentru activități și proiecte cu normele aplicabile, și anume cu condițiile prevăzute în contracte și acorduri?

                              3.16.3.

                              A instituit entitatea proceduri care să garanteze că normele și condițiile specifice sunt bine cunoscute și respectate? Astfel de norme și condiții se pot referi, de exemplu, la: eligibilitatea cheltuielilor, norme privind achizițiile publice (a se vedea pilonul 5), reguli privind originea, reguli privind vizibilitatea acțiunilor finanțate de UE și norme privind transferul de active la sfârșitul unui proiect.

                                 PILONUL 1 – CONTROL INTERN

                                          4.

                                          INFORMARE ȘI COMUNICARE – întrebări/criterii

                                 Orientări

                              Sunt necesare informații pentru ca entitatea să îndeplinească responsabilități de control intern în vederea susținerii eforturilor de îndeplinire a obiectivelor sale. Organele de conducere ale entității obțin sau generează și utilizează informații relevante și de calitate din surse interne și externe pentru a susține funcționarea altor componente ale controlului intern.

                                 Raportare internă (informare și comunicare internă)
                              Aceasta se referă la raportarea internă, care cuprinde raportarea financiară și raportarea către organele de conducere ale entității cu privire la aspectele calitative ale punerii în aplicare a activităților și proiectelor în cadrul entității.

                                 Raportare externă (informare și comunicare externă)

                              Se pot distinge două fluxuri de informare și comunicare externă:

                                          —

                                          Raportarea externă spre exterior: raportarea financiară și raportarea către părțile interesate externe cu privire la aspectele calitative și cantitative ale punerii în aplicare de către entitate a activităților și proiectelor.
                                          Aceasta se referă, în esență, la situațiile financiare anuale ale entității și la răspunderea sa față de părțile interesate (externe) ale acesteia.

                                          —

                                          Raportarea externă spre interior: raportarea financiară și raportarea către entitate cu privire la aspectele calitative și cantitative ale punerii în aplicare de către beneficiarii de granturi a activităților și proiectelor.

                                    Aceasta se referă la fluxurile de raportare din partea beneficiarilor de granturi către entitate, precum și la răspunderea acestora față de entitate. Raportarea se bazează pe norme și condiții specifice stabilite de către entitate pentru respectarea cerințelor (inclusiv a cerințelor de raportare) privind finanțarea acordată de către UE și de către alți donatori. Aceste fluxuri de raportare constituie un element esențial de control intern.
                              Cele două tipuri de raportare externă de mai sus sunt tratate în cadrul pilonului 2 – Contabilitate.

                                 PILONUL 1 – CONTROL INTERN

                                          4.

                                          INFORMARE ȘI COMUNICARE (continuare) – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): A instituit entitatea măsuri de control și proceduri care să asigure o raportare fiabilă – atât la nivel intern, cât și la nivel extern (spre interior și spre exterior) – în conformitate cu cerințele și standardele aplicabile?

                                          4.1.

                                             Raportare internă

                                             A instituit entitatea măsuri de control adecvate și eficace pentru a se asigura că raportarea internă furnizează informații relevante și de calitate organelor de conducere?

                              4.1.1.

                              Obține sau generează și utilizează entitatea informații relevante de calitate (din surse interne și/sau externe) pentru compilarea rapoartelor de gestiune?

                              ASCDE

                              4.1.2.

                              Primesc organele de conducere ale entității rapoarte periodice (lunare, trimestriale) privind progresele înregistrate cu privire la obiective, activități, proiecte?

                              ASCDE

                              4.1.3.

                              Informațiile se referă la aspecte calitative ale punerii în aplicare, cum ar fi utilizarea indicatorilor de performanță, stadiul de implementare și întârzierile, principalele probleme și aspecte?

                              ASCDE

                              4.1.4.

                              Informațiile se referă la aspecte financiare precum comparațiile efective din punctul de vedere al bugetului și analize ale cheltuielilor suportate pe activități/proiecte?

                              ASCDE

                              4.1.5.

                              Comunică entitatea la nivel intern informații, inclusiv obiective și responsabilități de control intern, care sunt necesare pentru a susține funcționarea controlului intern?

                              ASCDE

                                          4.2.

                                             Raportare externă (spre exterior) – situații financiare

                                             Întocmește și prezintă entitatea situații financiare anuale care sunt fiabile și conforme cu standardele internaționale aplicabile?

                              4.2.1.

                              Întocmește și prezintă entitatea situații financiare anuale care sunt fiabile?
                              „Fiabil” înseamnă că situațiile financiare:

                                          —

                                          reflectă cu fidelitate poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de numerar ale entității;

                                          —

                                          reflectă fondul economic al tranzacțiilor, al altor evenimente și condiții, nu doar forma juridică;

                                          —

                                          sunt neutre, adică lipsite de influențe;

                                          —

                                          sunt prudente; și

                                          —

                                          sunt complete din toate punctele de vedere semnificative.

                                 Orientări

                              Situațiile financiare de la sfârșitul exercițiului financiar reprezintă o condiție esențială pentru transparență. Capacitatea de a întocmi situații financiare la sfârșitul exercițiului financiar în timp util este un indicator-cheie al modului în care funcționează sistemul contabil și al calității menținute a evidențelor.
                              Pentru a fi utile și pentru a contribui la transparență, situațiile financiare trebuie să fie inteligibile pentru cititor și să abordeze tranzacțiile, activele și pasivele într-un mod transparent și consecvent. Acesta este scopul standardelor de raportare financiară. Unele țări au propriile standarde de raportare financiară în sectorul public, care sunt stabilite de către guvern sau de un alt organism autorizat. Pentru a fi în general acceptabile, astfel de standarde naționale sunt, de obicei, aliniate la standardele internaționale, cum ar fi Standardele internaționale de contabilitate pentru sectorul public (IPSAS), unele dintre acestea fiind relevante pentru țările care adoptă contabilitatea de angajamente, în timp ce altele sunt relevante pentru sistemele bazate pe contabilitate pe bază de numerar.

                              4.2.2.

                              Informațiile financiare prezentate în situațiile financiare îndeplinesc următoarele calități care le determină utilitatea pentru utilizatori?

                                          —

                                             Relevanță Informațiile financiare ar trebui să fie relevante pentru nevoile decizionale ale utilizatorilor.

                                          —

                                             Semnificație Ar trebui să se pună accentul pe informații financiare care sunt prevăzute să afecteze deciziile utilizatorilor.

                                          —

                                             Reprezentare fidelă Informațiile financiare ar trebui să fie veridice și corecte și fără prezentări eronate.

                                          —

                                             Comparabilitate Informațiile financiare ar trebui să fie comparabile între perioade și organizații.

                                          —

                                             Verificabilitate Informațiile ar trebui să comunice economia care stă la baza activităților entității.

                                          —

                                             Promptitudine Prezentarea informațiilor financiare nu ar trebui să fie întârziată în mod excesiv.

                                          —

                                             Inteligibilitate Informațiile financiare trebuie să fie inteligibile de către utilizatori care posedă un nivel rezonabil de cunoștințe în ceea ce privește activitățile entității.

                              4.2.3.

                              Întocmește și prezintă entitatea situații financiare anuale care sunt conforme cu standardele internaționale aplicabile? Care este cadrul de raportare financiară aplicabil? Care sunt regulamentele și normele de bază pe care entitatea trebuie să le respecte atunci când își întocmește și își prezintă situațiile financiare anuale?

                              ASCDE

                              4.2.4.

                                 Alte prezentări privind bunele practici

                              Situațiile financiare ale entității prezintă:

                                          —

                                          adresa și forma juridică a entității și jurisdicția în cadrul căreia aceasta își desfășoară activitatea?

                                          —

                                          natura operațiunilor entității și principalele sale activități?

                                          —

                                          o trimitere la cadrul juridic și de reglementare care reglementează operațiunile entității?

                                          —

                                          numele și identitatea entității care controlează (dacă este cazul)?

                                          —

                                          comparații efective dintre buget și credite/angajamente și plăți?

                                          —

                                          detalii privind sursele de finanțare (sume primite/de primit și identitatea furnizorilor de fonduri)?

                                          —

                                          situațiile poziției financiare și ale performanței financiare pe tipuri de activități, programe, proiecte, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare pentru perioada acoperită de situațiile financiare?

                              4.2.5

                              Respectă entitatea standardele naționale de contabilitate (inclusiv cele de raportare financiară) care se aplică în țara în care este stabilită? De exemplu: Banca Mondială, și anume Banca Internațională pentru Reconstrucție și Dezvoltare (BIRD) și Asociația Internațională pentru Dezvoltare (IDA), respectă principiile contabile general acceptate ale SUA (GAAP din SUA).

                              4.2.6.

                              Respectă entitatea standardele internaționale de contabilitate (inclusiv cele de raportare financiară) sau politicile și normele contabile prevăzute de reglementări sau convenții specifice?

                                          —

                                          Standardele internaționale de contabilitate pentru sectorul public (IPSAS)

                                          —

                                          Standardele Internaționale de Raportare Financiară (IFRS)

                                          —

                                          Alte convenții și norme specifice, cum ar fi, de exemplu, Standardele de contabilitate ale sistemului Organizației Națiunilor Unite (UNSAS)

                              ASCDE

                              4.2.7.

                              Care este baza contabilă pentru întocmirea și prezentarea situațiilor financiare ale entității:

                                          —

                                          baza de angajamente

                                          —

                                          baza de numerar

                                          —

                                          baza de numerar modificată sau baza de angajamente modificată (și anume, mixtă).

                                    Notă de subsol: „Bază de angajamente” înseamnă o bază de contabilizare în cadrul căreia sunt recunoscute tranzacțiile și alte evenimente în momentul în care se produc (și nu numai atunci când se primesc sau se plătesc valori în numerar sau echivalentul acestora). Prin urmare, tranzacțiile și evenimentele sunt înregistrate în evidențele contabile și recunoscute în situațiile financiare aferente perioadelor la care se referă. Elementele recunoscute în contabilitatea de angajamente sunt activele, pasivele, activele nete/capitalurile proprii, veniturile și cheltuielile.

                              ASCDE

                              4.2.8.

                              Ce perioadă de timp utilizează entitatea ca exercițiu financiar?

                              ASCDE

                              4.2.9.

                              Situațiile financiare ale entității includ următoarele componente:

                                          —

                                          situația modificărilor la nivelul activelor nete/capitalurilor proprii situația poziției financiare (denumită, de asemenea, bilanț sau situația activelor și pasivelor);

                                          —

                                          contul de profit și pierdere (denumit, de asemenea, situația veniturilor și cheltuielilor, rezultatul exercițiului sau situația privind exploatarea);

                                          —

                                          situația modificărilor activelor nete/capitalurilor proprii;

                                          —

                                          situația fluxurilor de numerar; și

                                          —

                                          politicile contabile și notele la situațiile financiare.

                              ASCDE

                              4.2.10.

                              Sunt situațiile financiare ale entității prezentate pentru audit extern în termen de șase luni de la sfârșitul exercițiului financiar?

                              ASCDE

                                          4.3.

                                             Raportare externă (spre exterior) – raportare specifică adresată donatorilor/furnizorilor de fonduri

                                             A instituit entitatea proceduri de raportare care să permită raportarea adecvată și promptă către donatori/furnizori de fonduri (inclusiv Comisia Europeană) cu privire la utilizarea fondurilor pentru proiecte, a fondurilor (fiduciare) și a instrumentelor financiare furnizate de către aceștia?

                              4.3.1.

                              A instituit entitatea proceduri de raportare specifice și speciale pentru activități, proiecte sau fonduri (fiduciare) și instrumente financiare finanțate de UE sau de alți donatori?

                              ASCDE

                                          4.4.

                                             Raportarea externă (spre interior) – raportarea de către sub-delegați și beneficiarii de granturi

                                             Ia entitatea măsurile corespunzătoare care să asigure, într-o măsură rezonabilă, furnizarea de către beneficiarii de granturi a unor rapoarte fiabile și în timp util cu privire la utilizarea fondurilor care le-au fost furnizate de către entitate?

                              4.4.1.

                              A instituit entitatea proceduri de raportare specifice și speciale pentru activități, proiecte, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare finanțate de UE sau de alți donatori?

                              ASCDE

                              4.4.2.

                              Asigură entitatea condiții pentru raportarea de către beneficiarii de granturi cu privire la aspectele financiare și calitative ale punerii în aplicare a activităților, a proiectelor, a fondurilor (fiduciare) și a instrumentelor financiare?

                              ASCDE

                              4.4.3.

                              Sunt condițiile de raportare comunicate în mod clar și corespunzător (de exemplu, utilizarea mandatului, utilizarea de linii directoare (pe internet), instrucțiuni, broșuri)?

                                          —

                                          Care sunt principalele condiții de raportare?

                                          —

                                          Sunt aceste condiții obligatorii? De exemplu: există condiții prevăzute în (anexele) la acordurile sau contractele încheiate de către entitate cu beneficiarii de granturi?

                                          —

                                          Sunt explicate consecințele nerespectării condițiilor (de exemplu, norme privind eligibilitatea cheltuielilor)?

                              ASCDE

                              4.4.4.

                              Monitorizează/verifică entitatea dacă sunt respectate condițiile de raportare?

                              ASCDE

                              4.4.5.

                              Obține și verifică entitatea periodic rapoartele privind progresele înregistrate întocmite de beneficiarii granturilor?

                              ASCDE

                              4.4.6.

                              Tratează entitatea în mod eficace și în timp util problemele identificate ca urmare a analizei acestor rapoarte? Astfel de probleme cuprind: diferențe semnificative între cheltuielile prevăzute în buget și cheltuielile efective, elemente de cheltuieli neobișnuite, (posibile) cheltuieli neeligibile, întârzieri în implementarea proiectului, activități ale proiectului care nu au fost executate conform planului.

                              ASCDE

                                 PILONUL 1 – CONTROL INTERN

                                          5.

                                          MONITORIZARE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Monitorizează entitatea în mod regulat și eficace sistemul său intern de control sau componentele acestuia?

                                          5.1.

                                             Monitorizarea (componentelor) sistemului de control intern (dacă entitatea nu are funcție de audit intern)

                                             Dacă entitatea nu are o funcție de audit intern, dispune aceasta de măsuri adecvate și eficace de monitorizare a controlului intern?

                              5.1.1.

                              Care sunt principalele activități pe care le utilizează entitatea pentru a monitoriza sistemul său de control intern sau componentele acestuia?

                              ASCDE

                              5.1.2.

                              Cum inițiază entitatea acțiuni de remediere a deficiențelor din sistemul său de control intern sau din componentele acestuia?

                              ASCDE

                                          5.2.

                                             Funcția de audit intern

                                             Dispune entitatea de o funcție de audit intern eficace?

                              5.2.1.

                                 Standarde și carta auditului intern

                              Respectă funcția de audit intern standardele profesionale internaționale și Codul de etică emis de Institutul Auditorilor Interni (www.theiia.org)?

                              ASCDE

                                 Orientări

                              Se impune prezentarea unui feedback periodic și adecvat organelor de conducere cu privire la performanța sistemelor de control intern, prin intermediul unei funcții de audit intern sau al unei funcții echivalente de monitorizare a sistemelor. În unele țări, funcțiile de audit intern se ocupă numai de auditul prealabil al tranzacțiilor, care este apoi considerat o parte integrantă a activităților de control intern.

                              5.2.2.

                                 Standarde și carta auditului intern (continuare)

                              A adoptat funcția de audit intern o cartă a auditului intern care este în concordanță cu definiția auditului intern, Codul de etică și standardele publicate de Institutul Auditorilor Interni?
                              Notă de subsol: O cartă a auditului intern este un document oficial care prezintă scopul, autoritatea și responsabilitatea activității de audit intern. Carta auditului intern: (i) stabilește poziția activității de audit intern în cadrul organizației, inclusiv natura relației de raportare funcțională a directorului executiv de audit cu consiliul de administrație; (ii) autorizează accesul la evidențe, la personal și la proprietățile fizice relevante pentru îndeplinirea misiunilor; și (iii) stabilește domeniul de aplicare al activităților de audit intern. Sarcina de aprobare finală a cartei auditului intern îi revine personalului de conducere de nivel superior al entității sau unui organism de supraveghere (comitetul de audit), după caz.

                              ASCDE

                              5.2.3.

                                 Independență

                              Cum se încadrează funcția de audit intern în structura organizatorică a entității?

                              ASCDE

                              5.2.4.

                                 Independență

                              Este funcția de audit intern independentă, adică nu îi sunt impuse condiții care să îi amenințe capacitatea de a îndeplini responsabilitățile de audit intern în mod imparțial?

                              ASCDE

                              5.2.5.

                                 Independență (continuare)

                              Are directorul executiv de audit/șeful funcției de audit intern acces direct și nerestricționat la personalul de conducere de nivel superior și la organismul de supraveghere, după caz?

                              ASCDE

                              5.2.6.

                                 Obiective și sfera de activitate

                              Care este natura responsabilităților funcției de audit intern?

                              ASCDE

                              5.2.7.

                                 Obiective și sfera de activitate (continuare)

                              Care sunt activitățile desfășurate sau care urmează să fie desfășurate de către funcția de audit intern?

                              ASCDE

                              5.2.8.

                                 Obiective și sfera de activitate

                              Carta auditului intern definește natura serviciilor (de asigurare) furnizate entității?

                                 Notă: „Servicii de asigurare” implică evaluarea obiectivă de către auditorul intern a dovezilor care îi permit acestuia să emită un aviz sau concluzii independente cu privire la o entitate, la funcționare, la o funcție, la un proces, la un sistem sau la un alt obiect. Natura și domeniul de aplicare ale misiunii de asigurare sunt stabilite de către Standardele internaționale pentru practica profesională a auditului intern.

                              ASCDE

                              5.2.9.

                                 Obiective și sfera de activitate

                              Funcția de audit intern elaborează o evaluare a riscurilor aferente activităților și/sau funcțiilor organizatorice (de exemplu, departamente, unități)?

                                 Notă: Dovezile existenței unei funcții de audit intern (sau de monitorizare a sistemelor) eficace ar include, de asemenea, o axare pe domenii cu grad de risc ridicat.

                              ASCDE

                              5.2.10.

                                 Obiective și sfera de activitate

                              Întocmește funcția de audit intern un plan de audit multianual (de regulă, la trei ani) și planuri operaționale anuale? Cum și de către cine sunt selectate și aprobate elementele vizate pentru audit?

                              ASCDE

                              5.2.11.

                                 Obiective și sfera de activitate (continuare)

                              Includ aceste planuri o serie adecvată de tipuri de audit, inclusiv audituri de conformitate, audituri financiare, audituri ale salariilor, audituri ale sistemelor care includ tehnologia informației, audituri criminalistice și audituri de performanță?

                              ASCDE

                              5.2.12.

                                 Obiective și sfera de activitate

                              Este auditul intern operațional pentru toate activitățile gestionate de către entitate?

                              ASCDE

                              5.2.13.

                                 Raportare

                              Sunt finalizate și publicate rapoartele de audit intern la un termen stabilit și sunt acestea distribuite personalului de conducere de nivel superior și unui organism de supraveghere sau comitetului de audit, după caz?

                              ASCDE

                              5.2.14.

                                 Raportare (continuare)

                              Prezintă funcția de audit intern periodic (și anume lunar, trimestrial) rapoarte intermediare conducerii entității și unui organism de supraveghere/comitetului de audit, după caz?

                              ASCDE

                              5.2.15.

                                 Monitorizarea constatărilor și a recomandărilor auditului intern

                              Sunt constatările și recomandările rezultate în urma auditului intern adresate în mod corespunzător (personalului de conducere de nivel superior al entității și unui organism de supraveghere/comitetului de audit, după caz) și soluționate?

                              ASCDE

                              5.2.16.

                                 Monitorizarea constatărilor și a recomandărilor auditului intern

                              Personalul de conducere al entității răspunde prompt la constatările auditului intern?

                              ASCDE

                              5.2.17.

                                 Monitorizarea constatărilor și a recomandărilor auditului intern

                              Sunt recomandările auditului intern puse în aplicare în totalitate și cu promptitudine?

                                 Notă: Dovezile existenței unei funcții de audit intern (sau de monitorizare a sistemelor) eficace ar include, de asemenea, luarea de măsuri de către conducere cu privire la constatările auditului intern. Acest lucru este extrem de important, deoarece lipsa acțiunii cu privire la constatări subminează în totalitate raționamentul care stă la baza funcției de audit intern.

                              ASCDE

                                          5.3.

                                             Declarația conducerii cu privire la eficacitatea sistemului de control intern

                                             Emite conducerea entității o declarație cu privire la eficacitatea sistemului de control intern?

                              5.3.1

                              Include conducerea unui raport privind eficacitatea sistemului său de control intern (și anume un raport de control intern) în situațiile financiare anuale/raportul anual al entității?
                              Dacă da, se analizează rapoartele de control intern ale entității din ultimii trei ani și raportul auditorului independent privind declarația conducerii referitoare la eficacitatea sistemului de control intern.
                              Dacă da, ce tip de aviz (fără rezerve, cu rezerve) au emis auditorii externi cu privire la declarația conducerii referitoare la eficacitatea sistemului său de control intern?

                              ASCDE

                                 PILONUL 2 – CONTABILITATE

                                 ÎNTREBĂRI-CHEIE (nivelul 1)

                                 Observațiile auditorului

                                 Utilizează entitatea un sistem contabil care furnizează, în mod prompt și sub toate aspectele semnificative, informații exacte, complete și fiabile pe baza standardelor naționale și/sau internaționale de contabilitate și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                                 Orientări

                              Politicile contabile reprezintă principiile, bazele, convențiile, regulile și practicile specifice aplicate de către entitate la întocmirea și prezentarea situațiilor financiare. O bază fiabilă înseamnă că entitatea aplică politici contabile care sunt relevante pentru nevoile decizionale ale utilizatorilor și fiabile în sensul că situațiile financiare:

                                          —

                                          reflectă cu fidelitate poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de numerar ale entității;

                                          —

                                          reflectă fondul economic al tranzacțiilor, al altor evenimente și condiții, nu doar forma juridică;

                                          —

                                          sunt neutre, adică lipsite de influențe;

                                          —

                                          sunt prudente; și

                                          —

                                          sunt complete din toate punctele de vedere semnificative.

                                 Articolul 154 din Regulamentul financiar

                              Comisia poate accepta faptul că sistemele contabile și sistemele de control intern utilizate de entitățile și persoanele cărora li se încredințează sarcini de execuție bugetară în numele Comisiei oferă niveluri echivalente de protecție a intereselor financiare ale Uniunii și de asigurare rezonabilă în ceea ce privește îndeplinirea obiectivelor de gestionare.

                                 PILONUL 2 – CONTABILITATE

                                          1.

                                          SISTEMUL ȘI POLITICILE CONTABILE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                          1.

                                          Sistemul și politicile contabile

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Utilizează entitatea un sistem contabil adecvat și dispune de politici contabile clare și scrise?

                              1.1.

                              Aplică entitatea politici contabile care:

                                          —

                                          sunt relevante pentru nevoile decizionale ale utilizatorilor și care oferă o bază fiabilă pentru întocmirea situațiilor financiare ale entității?

                                          —

                                          respectă standardele naționale și/sau internaționale de contabilitate aplicabile sau politicile și normele contabile prevăzute de reglementări sau convenții specifice?

                              1.2.

                              Deține entitatea un manual de politici și proceduri contabile, inclusiv descrieri detaliate ale procedurilor contabile pentru diferitele tipuri de tranzacții financiare și contabile?

                              ASCDE

                              1.3.

                              Aplică entitatea un sistem de evidență contabilă/sistem contabil în partidă dublă?

                                 Notă: Un sistem contabil „în partidă dublă” reprezintă un set de norme pentru înregistrarea informațiilor financiare într-un sistem de contabilitate financiară în care fiecare tranzacție sau eveniment modifică cel puțin două registre contabile nominale diferite.

                              ASCDE

                              1.4.

                              Dispune entitatea de un plan al conturilor care să reflecte în mod corespunzător operațiunile și activitățile sale?

                              ASCDE

                              1.5.

                              Efectuează entitatea reconcilieri bancare periodice și reconcilieri ale registrului de casă (dacă este cazul)?

                              ASCDE

                              1.6.

                              Efectuează entitatea reconcilieri și verificări periodice ale conturilor tranzitorii și ale avansurilor? Se ține contabilitatea separată (registrul general) pentru contabilizarea avansurilor și a plăților finale pentru diferite proiecte?

                                 Notă: raportarea fiabilă a informațiilor financiare presupune verificarea constantă a practicilor de înregistrare. Aceasta constituie o parte importantă a controlului intern și o bază pentru informații de bună calitate pentru conducere și pentru rapoartele externe. Reconcilierea oportună și frecventă a datelor din diferite surse este esențială pentru fiabilitatea datelor.

                              ASCDE

                              1.7.

                              Permite sistemul de contabilitate prelucrarea și raportarea informațiilor contabile și financiare referitoare la proiecte, activități, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare specifice, indiferent dacă acestea sunt finanțate de către entitatea însăși și/sau din surse externe (cum ar fi Comisia Europeană)?

                              ASCDE

                              1.8.

                              Poate entitatea să asigure o pistă de contabilitate pentru tranzacții (venituri și cheltuieli) referitoare la proiecte, activități, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare specifice, indiferent dacă acestea sunt finanțate de către entitatea însăși și/sau din surse externe (cum ar fi Comisia Europeană)?

                              ASCDE

                              1.9.

                              Cum sunt contabilizate în evidențele contabile ale entității plățile în avans efectuate de către organizații externe (de exemplu, Comisia Europeană) pentru finanțarea unor proiecte, activități, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare specifice în contul entității?

                              ASCDE

                              1.10.

                              Dispune entitatea de proceduri pentru „verificarea” plăților în avans efectuate de către aceasta în contul beneficiarilor de granturi (de exemplu, sunt verificate avansurile pe baza rapoartelor de audit privind utilizarea fondurilor depuse de beneficiarii granturilor)?

                                 PILONUL 2 – CONTABILITATE

                                          2.

                                          ÎNTOCMIREA BUGETULUI – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                          2.

                                          Întocmirea bugetului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): dispune entitatea de un sistem și proceduri bugetare care să genereze bugete transparente și fiabile pentru operațiunile și activitățile sale?

                              2.1.

                              Sunt procedurile bugetare formalizate (de exemplu, prin intermediul unui manual de buget sau al unor circulare bugetare)?

                              ASCDE

                              2.2.

                              La ce intervale se întocmesc bugetele (anual, semestrial, trimestrial)?

                              ASCDE

                              2.3.

                              Care sunt principalii actori implicați în procesul bugetar?

                              ASCDE

                              2.4.

                              Ce date contabile și alte surse de date sunt utilizate?

                              ASCDE

                              2.5.

                              Dispune entitatea de un sistem adecvat de clasificare bugetară (criteriile de clasificare ar putea include, de exemplu: cheltuieli operaționale și de capital, bugete pe activități sau clasificarea funcțională, analitică, clasificarea pe proiecte/subproiecte).

                              ASCDE

                              2.6.

                              Oferă bugetele o prezentare consecventă și clară a costurilor preconizate/estimate în concordanță cu activitățile, operațiunile și proiectele entității?

                              ASCDE

                              2.7.

                              Sunt bugetele transparente și cuprinzătoare și reflectă în mod corespunzător operațiunile entității?

                              2.8.

                              Sunt plauzibile ipotezele utilizate pentru întocmirea bugetelor și calcularea cheltuielilor preconizate și estimate? Sunt elementele-cheie de alocare a costurilor, care sunt aplicate pentru a calcula datele privind costurile bugetare, bazate pe ipoteze și principii logice, consecvente și plauzibile?

                              2.9.

                              Sunt datele bugetare relevante și fiabile, astfel încât să fie cu adevărat utile conducerii și/sau altor utilizatori?

                              ASCDE

                              2.10.

                              Cum și de către cine sunt aprobate bugetele?

                              ASCDE

                              2.11.

                              Poate sistemul contabil să genereze rapoarte complexe pentru cheltuielile efective realizate în comparație cu bugetul inițial?

                              ASCDE

                              2.12.

                              Rapoartele care declară cheltuielile totale reale realizate în raport cu cheltuielile totale prevăzute inițial în buget sunt întocmite în mod regulat (trimestrial, semestrial) și sunt emise într-un interval de timp rezonabil (o lună) după sfârșitul perioadei?

                              ASCDE

                              2.13.

                              Sunt examinate și explicate în mod corespunzător diferențele dintre cheltuielile efective și cheltuielile prevăzute inițial în buget?

                              ASCDE

                              2.14.

                              În cazurile în care componența cheltuielilor diferă semnificativ de bugetul inițial, sunt astfel de variații aprobate în mod corespunzător?

                              ASCDE

                              2.15.

                              Rapoartele privind execuția bugetară cuprind și cheltuielile efectuate din transferuri către părți ale entității (de exemplu, către birouri aflate în alt loc) care își desfășoară activitatea în mod autonom/independent de sediul central al entității?

                              ASCDE

                                 PILONUL 2 – CONTABILITATE

                                          3.

                                          CONTABILITATEA ȘI ÎNTOCMIREA BUGETULUI PENTRU PROIECTE, ACTIVITĂȚI, FONDURI (FIDUCIARE), INSTRUMENTE FINANCIARE ȘI GARANȚII BUGETARE SPECIFICE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                              Scopul întrebărilor din această secțiune este de a evalua dacă sistemul contabil al entității poate produce rapoarte fiabile și prompte cu privire la utilizarea de către entitate – și/sau de către beneficiarii granturilor – a fondurilor pentru activități, proiecte, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare specifice (5). Utilizatorii acestor rapoarte sunt personalul de conducere al entității și/sau părțile externe care au furnizat finanțare (cum ar fi Comisia Europeană).

                                          3.

                                          Contabilitatea și întocmirea bugetului pentru proiecte, activități, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): dispune entitatea de proceduri contabile și bugetare care să permită raportarea adecvată și promptă către donatori/furnizorii de fonduri (inclusiv Comisia Europeană) cu privire la utilizarea fondurilor furnizate de aceștia pentru proiecte, activități, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare și de capacitatea și procesele necesare pentru întocmirea situațiilor financiare
                                  (6)?

                              3.1.

                              Dispune entitatea de un sistem și proceduri contabile care permit generarea de informații relevante și fiabile pentru întocmirea rapoartelor (cu informații financiare și calitative) și a situațiilor financiare privind activitățile, proiectele, fondurile (fiduciare) și instrumentele financiare finanțate de către UE sau de alți donatori?

                              ASCDE

                              3.2.

                              Sistemul contabil al entității permite generarea de rapoarte financiare pentru activități, proiecte, fonduri (fiduciare) și instrumente financiare specifice sau generarea de date contabile agregate, care pot fi utilizate direct pentru compilarea rapoartelor financiare și a situațiilor financiare?

                              ASCDE

                                 Orientări

                              Sistemul de informații al unei entități include, de regulă, utilizarea de date de intrare în registru standard care sunt necesare în mod repetat pentru înregistrarea tranzacțiilor. Printre exemple se pot număra datele de intrare în registru pentru evidența costurilor salariale în registrul general.
                              Procesul de raportare financiară al unei entități include, de asemenea, utilizarea de date de intrare în registru non-standard pentru înregistrarea tranzacțiilor sau ajustărilor nerecurente și neobișnuite. Acestea ar putea fi necesare pentru a explica elementele de cost (inclusiv alocarea costurilor) legate de un anumit proiect, care nu sunt acoperite de procedurile contabile standard și de datele de intrare în registru. În sistemele de registre generale manuale, datele de intrare în registru non-standard pot fi identificate prin inspectarea registrelor, a jurnalelor și a documentelor justificative.

                              3.3.

                              În ce măsură trebuie ca entitatea să introducă date suplimentare în registru, să ajusteze datele de intrare și/sau să realizeze alte activități de prelucrare manuală și manipulare a datelor financiare și de costuri pentru întocmirea unor rapoarte complete și fiabile?

                              ASCDE

                              3.4.

                              În ce măsură utilizează entitatea tabele de alocare intermediare și/sau (a costurilor) care urmăresc informațiile financiare prezentate în cadrul informațiilor specifice proiectului în registrului general de contabilitate și/sau în conturile de calcul al costurilor ale entității?

                              ASCDE

                              3.5.

                              În ce măsură utilizează entitatea programe informatice suplimentare (de exemplu, aplicații de calcul cum ar fi MS Excel) în afara programelor sale de contabilitate obișnuite pentru a întocmi rapoarte financiare?

                              ASCDE

                              3.6.

                              Se asigură o înțelegere suficientă a modului în care informațiile financiare (și anume cheltuielile) pentru proiecte sunt justificate în sistemul contabil al entității (și anume ipoteze principale, principii de alocare) și a modului în care aceste informații au fost extrase și incluse (ajustări automate/manuale) în rapoartele financiare.

                              ASCDE

                              3.7.

                              Dispune entitatea de un sistem și proceduri de întocmire a bugetului care permit generarea de informații relevante și fiabile pentru întocmirea bugetelor aferente activităților, proiectelor, fondurilor (fiduciare) și instrumentelor financiare?

                                 Notă: în principiu, aceleași întrebări se aplică în cazul procesului de întocmire a bugetului general al entității.

                              ASCDE

                                 PILONUL 3 – AUDIT EXTERN INDEPENDENT

                                 ÎNTREBĂRI-CHEIE (nivelul 1)

                                 Observațiile auditorului

                                 Face entitatea obiectul unui audit extern independent, care va fi realizat, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional, de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcțional de entitate și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                                 Orientări

                              Un audit extern de înaltă calitate constituie o cerință esențială pentru asigurarea transparenței în utilizarea de către entitate a resurselor, inclusiv a fondurilor furnizate de donatori. Elementele-cheie ale calității auditului extern sunt: obiectivele și domeniul de aplicare a auditului, precum și respectarea standardelor de audit corespunzătoare, inclusiv independența auditorului extern, și anume a instituției de audit.

                                 PILONUL 3 – AUDIT EXTERN INDEPENDENT

                                          1.

                                          CADRUL DE REGLEMENTARE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): dispune entitatea de un cadru de reglementare clar pentru auditul extern?

                              1.1.

                              Este entitatea supusă unui audit extern efectuat de către o firmă de audit extern specializată independentă (sectorul privat) în conformitate cu standarde echivalente cu standardele internaționale de audit?

                                 În caz afirmativ, răspundeți la întrebările de la punctul 2.1 (Principii) și 3 (Proceduri de audit extern).

                              ASCDE

                              1.2.

                              Este entitatea supusă unui audit extern efectuat de către o instituție de audit de la nivel național (sectorul public) în conformitate cu standarde echivalente cu standardele internaționale de audit? În caz afirmativ, răspundeți la întrebările din secțiunea 3 de mai jos.

                                 În caz afirmativ, răspundeți la întrebările de la punctul 2.2 (Principii) și 3 (Proceduri de audit extern).

                              ASCDE

                              1.3.

                              Este entitatea supusă unui audit extern efectuat de către un organism extern de audit sau de supraveghere care acționează în baza unui cadru specific de reglementare sau instituționalizat (de exemplu, auditorul extern al ONU) în conformitate cu standarde echivalente cu standardele internaționale de audit? În caz afirmativ, răspundeți la întrebările din secțiunea 4 de mai jos.

                                 În caz afirmativ, răspundeți la întrebările de la punctul 2.3 (Principii) și 3 (Proceduri de audit extern).

                              ASCDE

                                 PILONUL 3 – AUDIT EXTERN INDEPENDENT

                                          2.

                                          PRINCIPII – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                          2.1.

                                          Auditul extern este efectuat de către o firmă de audit extern specializată independentă (sectorul privat) în conformitate cu standarde echivalente cu standardele internaționale de audit.

                                             Întrebare-cheie (nivelul 2): Este entitatea supusă unui audit extern care este:

                                                      —

                                                      efectuat de către o firmă de audit extern specializată, care este independentă de entitate și care respectă principiile fundamentale ale eticii profesionale, care includ: integritatea, obiectivitatea, competența profesională și prudența cuvenită, confidențialitatea și conduita profesională?

                                                      —

                                                      efectuat în conformitate cu standarde de audit echivalente cu standardele internaționale de audit (ISA) emise de Consiliul pentru standarde internaționale de audit și asigurare (International Auditing and Assurance Standards Board – IAASB)?

                              2.1.1.

                              Este auditul efectuat de către o firmă de audit extern specializată care este un membră a unui organism național de contabilitate sau de audit?
                              Este organismul național de contabilitate sau de audit membru al IFAC?

                              2.1.2.

                              Este auditul efectuat în conformitate cu standardele naționale de audit aplicabile și sunt aceste standarde în conformitate cu standardele internaționale de audit („ISA”) emise de Consiliul pentru standarde internaționale de audit și asigurare (IAASB)?

                              2.1.3.

                              Este auditorul care efectuează auditul guvernat de un cod de etică ce stabilește principiile etice fundamentale pentru auditori în ceea ce privește integritatea, obiectivitatea, independența, competența profesională și grija cuvenită, confidențialitatea, conduita profesională și standardele tehnice?
                              Este acest cod de etică în conformitate cu Codul de etică al IFAC pentru experții contabili, emis de Consiliul pentru standarde internaționale de etică pentru contabili (IESBA)?

                              2.1.4.

                              Este respectat pe deplin principiul fundamental al independenței?

                                          2.2.

                                          Auditul extern este efectuat de către o instituție de audit de la nivel național (sectorul public) în conformitate cu standarde echivalente cu standardele internaționale de audit.

                                             Întrebare-cheie (nivelul 2): Este entitatea supusă unui audit extern care este:

                                                      —

                                                      efectuat de către o instituție de audit națională sau o instituție de audit supremă (de exemplu, un tribunal național al auditorilor sau un organism echivalent), care este independentă de entitate și care respectă principiile fundamentale ale eticii profesionale, care includ: integritatea, obiectivitatea, competența profesională și prudența cuvenită, confidențialitatea și conduita profesională?

                                                      —

                                                      efectuat în conformitate cu standarde de audit echivalente cu principiile, standardele și orientările emise de Organizația Internațională a Instituțiilor Supreme de Audit (INTOSAI)?

                              2.2.1.

                              Este auditul efectuat de către o instituție națională de audit care este membră a INTOSAI?

                              2.2.2.

                              Este auditul efectuat în conformitate cu standardele naționale de audit aplicabile și sunt aceste standarde în conformitate cu standardele INTOSAI?

                              2.2.3.

                              Este auditorul care efectuează auditul guvernat de un cod de etică ce stabilește principiile etice fundamentale pentru auditori în ceea ce privește integritatea, obiectivitatea, independența, competența profesională și grija cuvenită, confidențialitatea, conduita profesională și standardele tehnice?
                              Este acest cod de etică în conformitate cu Codul de etică INTOSAI (ISSAI 30) sau cu unul echivalent acestuia?

                              2.2.4.

                              Este respectat pe deplin principiul fundamental al independenței?

                                          2.3.

                                          Auditul extern este efectuat de către un organism extern de audit sau de supraveghere care acționează în baza unui cadru specific de reglementare sau instituționalizat (de exemplu, auditorul extern al ONU) și care este independent de entitate în conformitate cu standarde echivalente cu standardele internaționale de audit.

                                             Întrebare-cheie (nivelul 2): Este entitatea supusă unui audit extern care este:

                                                      —

                                                      efectuat de către un organism extern de audit sau de supraveghere care este independent de entitate și care respectă principiile fundamentale ale eticii profesionale, care includ: integritatea, obiectivitatea, competența profesională și prudența cuvenită, confidențialitatea și conduita profesională?

                                                      —

                                                      efectuat în conformitate cu standardele de audit echivalente cu standardele internaționale de audit („ISA”) sau standardele INTOSAI?

                              2.3.1.

                              Este auditul efectuat de către un organism extern de audit sau de supraveghere care își desfășoară activitatea în temeiul unui cadru specific de reglementare sau instituționalizat? Se obține o scurtă descriere a acestui cadru.

                              2.3.2.

                              Este auditul efectuat în conformitate cu standardele echivalente cu standardele internaționale de audit („ISA”) sau standardele INTOSAI?

                              2.3.3.

                              Este auditorul care efectuează auditul guvernat de un cod de etică ce stabilește principiile etice fundamentale pentru auditori în ceea ce privește integritatea, obiectivitatea, independența, competența profesională și grija cuvenită, confidențialitatea, conduita profesională și standardele tehnice?
                              Este acest cod de etică în conformitate cu principiile Codului de etică al IFAC pentru experții contabili, emis de Consiliul pentru standarde internaționale de etică pentru contabili (IESBA), ale Codului de etică INTOSAI (ISSAI 30) sau ale unui cod de etică echivalent?

                              2.3.4.

                              Este respectat pe deplin principiul fundamental al independenței?

                                 PILONUL 3 – AUDIT EXTERN INDEPENDENT

                                          3.

                                          PROCEDURI DE AUDIT EXTERN – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): face entitatea obiectul unor proceduri de audit externe adecvate?

                              2.1.

                              Ce tip (tipuri) de audit extern se aplică entității (de exemplu, audituri anuale ale situațiilor financiare ale entității, audituri de conformitate și alte audituri)?
                              Care sunt obiectivele și domeniul de aplicare al acestor audituri? Acoperă auditurile, de asemenea, aspecte privind legalitatea și regularitatea în legătură cu finanțarea acordată de Comisia Europeană și/sau alți furnizori de fonduri?
                              Cu ce frecvență sunt efectuate auditurile?
                              Cui îi adresează auditorul raportul său?

                              ASCDE

                              2.2.

                              Ce auditor(i) efectuează aceste audituri (a se vedea punctul 1 – Cadrul de reglementare)?

                              ASCDE

                              2.3.

                              În câte luni de la sfârșitul exercițiului financiar al entității este emis un raport de audit privind situațiile sale financiare?
                              Ce tip de opinie de audit a fost emisă cu privire la situațiile financiare în ultimii trei ani?

                              ASCDE

                              2.4.

                              Sunt constatările și recomandările rezultate în urma auditurilor externe adresate în mod corespunzător (personalului de conducere de nivel superior al entității și unui organism de supraveghere/comitetului de audit, după caz) și soluționate?

                              ASCDE

                              2.5.

                              Personalul de conducere al entității răspunde prompt la constatările auditului extern?

                              ASCDE

                              2.6.

                              Sunt recomandările auditului extern puse în aplicare în totalitate și cu promptitudine?

                              ASCDE

                                 PILONUL 4 – GRANTURI

                                 ÎNTREBĂRI-CHEIE (nivelul 1)

                                 Observațiile auditorului

                                 Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul granturilor și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                                 Orientări

                              Entitatea poate încheia contracte de grant în mod direct cu beneficiarii granturilor
                                  (7). Un grant este o contribuție financiară sub formă de donație acordată unui anumit beneficiar pentru a finanța activitățile desfășurate de beneficiar sau pentru a finanța funcționarea (cheltuielile de funcționare ale) beneficiarului.

                              Entitatea ar trebui să instituie proceduri care să asigure, într-o măsură rezonabilă, faptul că acești beneficiari de granturi îndeplinesc cerințele pentru controlul intern, contabilitate și auditul extern. Principiile unui sistem de granturi trebuie să fie enunțate într-un cadru juridic și de reglementare bine definit și transparent, care să stabilească în mod clar politici, proceduri, responsabilități și măsuri de control adecvate. Deși sistemul de granturi funcționează în propriul său cadru, acesta beneficiază de mediul de control general, inclusiv de accesul public la informații, de controalele interne efectuate de către entitate, de sistemul contabil al entității și de auditul extern.
                              Comisia poate accepta că normele și procedurile privind granturile sunt adecvate în cazul în care sunt îndeplinite următoarele condiții:

                                          (a)

                                          acestea respectă principiul proporționalității, al bunei gestiuni financiare, al egalității de tratament și al nediscriminării;

                                          (b)

                                          acestea asigură transparența, cu publicarea adecvată a cererilor de propuneri, procedurile de atribuire directă fiind limitate la sume rezonabile sau fiind justificate în mod corespunzător;

                                          (c)

                                          acestea previn conflictele de interese pe durata întregii proceduri de atribuire de granturi;

                                 PILONUL 4 – GRANTURI

                                          1.

                                          CADRUL JURIDIC ȘI DE REGLEMENTARE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare clar pentru acordarea de granturi?

                              1.1.

                              Ce tipuri de granturi oferă entitatea? Definește cadrul în mod corespunzător termenul „granturi” și formele de granturi [de exemplu, cuantumul maxim, procentul din costul total (eligibil) al acțiunii, utilizarea finanțării pe bază de sumă forfetară etc.]?

                              ASCDE

                              1.2.

                              În cazul granturilor acordate în urma unor cereri de propuneri, există orientări pentru solicitanții de granturi, iar aceste orientări descriu în mod clar procedurile și normele începând de la depunerea cererii de finanțare până la acordarea granturilor?

                                          —

                                          Sunt aceste orientări publicate și ușor accesibile?

                                          —

                                          Descriu orientările în mod clar principii-cheie (a se vedea mai jos) și aspecte esențiale, cum ar fi normele de eligibilitate și documentele justificative necesare și prezintă o descriere a activităților/acțiunii?

                                          —

                                          Includ orientările documente precum formulare de cerere de grant și modele de buget al acțiunii?

                                          —

                                          Există măsuri de reparare disponibile, ușor accesibile, transparente, nediscriminatorii, eficiente și eficace? Sunt beneficiarii/solicitanții informați cu privire la drepturile lor pe parcursul întregului proces?

                              ASCDE

                              1.3.

                              Utilizează entitatea modele standard pentru contractele de grant?
                              Permit modelele de contract definirea în mod clar a acțiunilor/activităților?
                              Sunt toți beneficiarii identificați în contracte?
                              Prevăd contractele cel puțin obiectul, beneficiarul (beneficiarii), durata, valoarea maximă a finanțării, un buget al acțiunii sau al programului de lucru și responsabilitățile beneficiarului/beneficiarilor?

                              ASCDE

                              1.4.

                              Sunt prevăzute în contracte, în mod clar, condițiile, normele și criteriile care trebuie respectate?
                              În cazul în care grantul este acordat mai multor entități, sunt prevăzute în contractele de grant, în mod clar, obligațiile și responsabilitățile coordonatorului, dacă există, și ale celorlalți beneficiari, precum și condițiile pentru adăugarea sau eliminarea unui beneficiar?
                              Modificările aduse contractelor de grant nu trebuie să implice modificări care ar influența decizia de acordare a grantului sau tratamentul egal al solicitanților, dacă este cazul. Sunt respectate aceste criterii?
                              Există norme de bază pentru costurile eligibile (de exemplu, costurile reale suportate de beneficiarul grantului)?

                              ASCDE

                                 PILONUL 4 – GRANTURI

                                          2.

                                          PRINCIPII – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): sunt următoarele principii integrate în procedurile, normele și criteriile sistemului de acordare a granturilor al entității: transparența, egalitatea de tratament, criteriile de eligibilitate și evitarea conflictelor de interese?
                              Aceste principii trebuie integrate în procedurile, normele și criteriile sistemului de acordare a granturilor al entității în conformitate cu principiul fundamental al proporționalității. Principiile nu sunt absolute și pot fi prevăzute un număr limitat de excepții, cu condiția ca aceste excepții să fie clar enunțate, rezonabile și justificate.

                              2.1.

                                 Transparență Sunt cererile de propuneri publicate pe scară largă și într-un mod ușor accesibil? Dispun solicitanții de granturi de suficient timp pentru a prezenta propuneri?

                              2.2.

                                 Tratament egal Sunt cererile de propuneri evaluate de către un comitet de evaluare care este imparțial și care utilizează criterii clare și publicate? Sunt selecțiile și acțiunile de acordare realizate exclusiv pe baza cererii? În aceste faze este permisă comunicarea cu solicitanții de granturi?

                              2.3.1.

                                 Criterii de eligibilitate Prevede sistemul de acordare a granturilor criterii de eligibilitate care sunt transparente și nediscriminatorii? Sunt criteriile de eligibilitate publicate și ușor accesibile?

                              2.3.2.

                                 Criterii de eligibilitate Există criterii de eligibilitate pentru solicitanții de granturi (de exemplu, statutul juridic și administrativ și norme privind cetățenia)?

                              2.3.3.

                                 Criterii de eligibilitate Există criterii de eligibilitate pentru acțiunile care urmează să fie finanțate prin granturi (de exemplu, tipuri de activități, sectoare sau teme și arii geografice acoperite de grant)?

                              2.5.

                                 Evitarea dublei finanțări Sistemul de acordare a granturilor include norme de bază care indică în mod clar faptul că aceleași costuri nu pot fi finanțate de două ori pentru aceeași acțiune?

                              2.6.

                                 Evitarea conflictelor de interese Sistemul de atribuire a granturilor include proceduri și norme de prevenire a conflictelor de interese pe parcursul procesului de atribuire a grantului?

                                 PILONUL 4 – GRANTURI

                                          3.

                                          PROCEDURI PRIVIND GRANTURI – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru acordarea de granturi?

                                          3.1.

                                             Publicarea cererilor de propuneri – Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru publicarea cererilor de propuneri?

                              3.1.1.

                              Sunt cererile de propuneri publicate în mass-media națională/internațională (de exemplu, presă, internet)?

                              ASCDE

                              3.1.2.

                              Sunt documentele relevante disponibile și ușor accesibile (de exemplu, pe site-uri web) pentru solicitanții de granturi? Documentele relevante pot include: ghiduri pentru solicitanți, care includ criterii importante precum regulile de eligibilitate pentru solicitanți, acțiuni și cheltuieli, formularele de cerere de grant, modele de acord sau contract de grant și anexe.

                              ASCDE

                              3.1.3.

                              Asigură sistemul de acordare a granturilor posibilitatea de acordare a granturilor fără o cerere de propuneri (și anume, atribuire directă)? Sunt condițiile pentru o procedură de atribuire directă definite în mod strict și limitate la situații excepționale și justificate în mod corespunzător, de exemplu, granturi acordate unor țări beneficiare, situații de criză, situații de monopol sau cazuri similare?

                              ASCDE

                              3.1.4.

                              Prevede sistemul de acordare a granturilor o funcție de sprijin și de informare (de exemplu, se organizează sesiuni de informare cu solicitanții potențiali, există un punct de contact/o funcție de asistență, există un mecanism de întrebări frecvente, manuale)?

                                          —

                                          Este posibil ca solicitanții de granturi să prezinte întrebări după publicarea cererii de propuneri și înainte de termenul-limită pentru prezentarea propunerilor?

                                          —

                                          Sunt răspunsurile la întrebările unui solicitant partajate cu alți solicitanți?

                              ASCDE

                                          3.2.

                                             Depunerea propunerilor – Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru depunerea propunerilor?

                              3.2.1.

                              A instituit entitatea proceduri pentru primirea, înregistrarea și păstrarea propunerilor făcute de solicitanții de granturi?
                              Utilizează entitatea sisteme electronice/informatice pentru înregistrarea și procesarea cererilor de grant? Există măsuri și acțiuni de control care să asigure integritatea, disponibilitatea și, dacă este cazul, confidențialitatea documentelor, precum și protecția datelor cu caracter personal?

                              ASCDE

                              3.2.2.

                              Sunt termenele de depunere a propunerilor comunicate solicitanților de granturi?

                              ASCDE

                                          3.3.

                                             Securitatea și confidențialitatea propunerilor – Aplică entitatea norme și proceduri care garantează securitatea și confidențialitatea propunerilor?

                              3.3.1.

                              Include sistemul de acordare a granturilor norme care să asigure securitatea și confidențialitatea propunerilor depuse, în special prin:

                                          —

                                          asigurarea existenței unor măsuri necesare pentru securitatea și stocarea propunerilor (de exemplu, păstrarea unui registru al documentelor, numerotarea tuturor documentelor sau deținerea unui spațiu central de stocare a tuturor documentelor), precum și pentru limitarea accesului la documente; și

                                          —

                                          având în vedere aspectele legate de securitatea electronică și având în vedere procesele documentate pentru stocarea și comunicarea electronică (de exemplu, propunerile depuse electronic sunt protejate de acces înainte de termenul-limită; sistemul are capacitatea de a respinge în mod automat propunerile întârziate).

                              ASCDE

                                          3.4.

                                             Primirea, înregistrarea și deschiderea propunerilor – Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru primirea, înregistrarea și deschiderea propunerilor?

                              3.4.1.

                              Sunt prevăzute în sistemul de acordare a granturilor proceduri pentru deschiderea propunerilor, în special prin:

                                          —

                                          deschiderea și autentificarea propunerilor de către o comisie de evaluare cât mai curând posibil după ora prevăzută;

                                          —

                                          stabilirea de criterii pentru numirea membrilor comisiei;

                                          —

                                          deschiderea propunerilor într-un context în care informațiile de bază cu privire la propuneri sunt prezentate și înregistrate în procese-verbale oficiale;

                                          —

                                          stabilirea situațiilor clare de definire a politicilor în care propunerile ar fi anulate (de exemplu, propunerile primite după termenul-limită sunt anulate, cu excepția cazului în care întârzierea s-a datorat unei erori a entității de acordare a granturilor; criteriile de eligibilitate a ofertanților);

                                          —

                                          asigurarea faptului că orice clarificare a propunerilor depuse nu determină modificări de fond după termenul-limită pentru depunere; și

                                          —

                                          întocmirea unui raport clar și oficial al tuturor propunerilor primite înainte ca acestea să fie transmise persoanelor responsabile de evaluarea acestora.

                              ASCDE

                                          3.5.

                                             Proceduri de selecție și evaluare – Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru selecția și evaluarea propunerilor de grant?

                              3.5.1.

                                    Responsabilii/comisia de evaluare (pentru orientări privind comisia de evaluare, consultați secțiunea aferentă achizițiilor publice)

                                          —

                                          Sunt procedurile de selecție și de evaluare desfășurate de către mai mulți responsabili de evaluare sau, de preferință, de către o comisie?

                                          —

                                          Sunt prevăzute criterii de numire a comisiei de evaluare? În funcție de valoarea propunerilor și de nivelul de risc, comisia ar putea include nu numai responsabili din diferite departamente fără legături ierarhice, ci și, eventual, experți externi.

                                          —

                                          Sunt descrise rolul, funcția, componența și normele de funcționare a comisiilor de evaluare? Sunt descrise în mod clar responsabilitățile președintelui fără drept de vot și ale membrilor cu drept de vot ai comisiei?

                                          —

                                          Există proceduri pentru păstrarea propunerilor (confidențiale) și pentru accesul la acestea?

                                          —

                                          Nu se află persoanele oficiale responsabile cu evaluarea într-o situație de conflict de interese (de exemplu, prin divulgare obligatorie) și sunt acestea supuse unor cerințe de confidențialitate? În cazul unei comisii de evaluare, trebuie să se țină seama de considerente de integritate și profesionale la selecția membrilor.

                                          —

                                          Sunt incluse toate aspectele relevante ale evaluării într-un raport scris semnat de către responsabilii de evaluare/comisie?

                              ASCDE

                              3.5.2.

                                    Verificări administrative și formale

                              Sunt propunerile supuse unor verificări administrative și formale din partea comisiei de evaluare sau a altor categorii de personal, iar în acest caz rezultatele activității lor trebuie să fie verificate de către comisie?
                              Sunt aceste verificări axate pe completarea integrală și corectă a formularului de cerere de grant și pe depunerea tuturor documentelor justificative necesare?
                              Pot aceste verificări să conducă la respingerea unei cereri, ceea ce înseamnă că o propunere nu este avută în vedere pentru o evaluare ulterioară?
                              Este posibil ca solicitanții să prezinte, într-un termen stabilit, informații lipsă sau documente justificative sau să ofere clarificări?

                              ASCDE

                              3.5.3.

                                    Eligibilitate

                              Sunt propunerile supuse unor verificări de eligibilitate din partea comisiei de evaluare sau a altor categorii de personal, iar în acest caz rezultatele activității lor trebuie să fie verificate de către comisie?
                              Sunt aceste verificări efectuate pe baza unei liste de verificare cu criterii de eligibilitate?
                              Notă: aceste criterii pot include criterii de eligibilitate pentru solicitanții de granturi (de exemplu, statutul juridic și administrativ, norme privind cetățenia și motivele excluderii), precum și criterii de eligibilitate pentru acțiunile care urmează să fie finanțate prin granturi (de exemplu, tipuri de activități, sectoare sau teme și arii geografice vizate de grant).
                              Implică aceste verificări o analiză a documentelor justificative necesare?
                              Pot aceste verificări să conducă la respingerea unei cereri, ceea ce înseamnă că o propunere nu este avută în vedere pentru o evaluare ulterioară?

                              ASCDE

                              3.5.4.

                                    Capacitatea financiară și operațională

                              Sunt propunerile supuse unor verificări ale capacității financiare și operaționale din partea comisiei de evaluare sau a altor categorii de personal, iar în acest caz rezultatele activității lor trebuie să fie verificate de către comisie?
                              Sunt aceste verificări efectuate pe baza unei liste de verificare cu criterii?
                              Prezintă sistemul de acordare a granturilor criterii clare, obiective și nediscriminatorii pentru a evalua dacă solicitanții au o capacitate financiară și operațională suficientă?
                              Sunt aceste criterii specificate și notificate în cererea de propuneri?

                                 Notă: Sintagma „capacitate financiară” se referă la disponibilitatea unor surse de finanțare stabile și suficiente pentru a asigura performanța operațională pe tot parcursul perioadei de acțiune. Sintagma „capacitate operațională” se referă la competența profesională, competențele, calificările și experiența disponibile pentru a finaliza acțiunea propusă. Evaluările pot fi efectuate pe baza documentelor justificative ale propunerii, cum ar fi situațiile financiare și rapoartele de audit, precum și a dovezii finalizării acțiunilor de către solicitant.
                              Pot aceste verificări să conducă la respingerea unei cereri, ceea ce înseamnă că o propunere nu este avută în vedere pentru o evaluare ulterioară?

                              ASCDE

                              3.5.5.

                                    Structura și conținutul acțiunii

                              Prevede sistemul de acordare a granturilor proceduri, norme și criterii clare pentru evaluarea propunerilor în raport cu obiectivele stabilite? Aspectele-cheie pot include: structura acțiunii, priorități, tipul activităților, aspecte legate de calitate, impactul preconizat, durabilitate, eficiență și eficacitate, vizibilitate.
                              Este utilizată o grilă de evaluare care prezintă toate criteriile relevante de evaluare? Includ grilele de evaluare un sistem de punctare a aspectelor-cheie ale evaluării?

                              ASCDE

                              3.5.6.

                                    Concluziile comisiei de evaluare

                              Întocmește și semnează comisia de evaluare un raport de evaluare a tuturor propunerilor clasificate în funcție de punctajele atribuite propunerilor? Sunt incluse în acest raport grilele de evaluare completate?
                              Conțin aceste rapoarte concluzii clare în ceea ce privește solicitanții câștigători și cei necâștigători?

                              ASCDE

                                          3.6.

                                             Acordarea granturilor – Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru acordarea granturilor?

                              3.6.1.

                              Este decizia de acordare a unui grant luată la un nivel corespunzător (de exemplu, propunerea este făcută de comisia de evaluare, iar decizia oficială este luată de personalul de conducere de nivel superior al entității)?

                              ASCDE

                              3.6.2.

                              Deciziile de acordare a granturilor au o formă adecvată (sunt disponibile modele de decizie)?
                              Se specifică în deciziile de acordare a granturilor: valoarea totală a finanțării; detalii privind beneficiarul grantului; titlul/descrierea acțiunii/activității; după caz, motivele care au stat la baza acordării, în special în cazul în care acestea nu sunt în concordanță cu opinia comisiei de evaluare; numele solicitanților respinși și motivele respingerii.

                              ASCDE

                              3.6.3.

                              Sunt luate decizii specifice cu privire la cererile respinse?

                              ASCDE

                                          3.7.

                                             Notificarea și publicarea după decizia de acordare – Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru notificarea și publicarea deciziilor de acordare a granturilor?

                              3.7.1

                                    Notificarea solicitanților cu privire la acordarea grantului

                              Sunt solicitanții câștigători notificați în scris cu privire la acordarea grantului și la detalii relevante (de exemplu, cel puțin valoarea finanțării) la scurt timp după luarea deciziei de acordare a grantului?
                              Sunt solicitanții necâștigători informați în scris cu privire la acordarea grantului la scurt timp după luarea deciziei de acordare a grantului și se prezintă motivele pentru care cererea lor a fost respinsă?

                              ASCDE

                                          3.8.

                                             Contractele de grant – Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru încheierea contractelor de grant?

                              3.8.1.

                              Încheie entitatea contracte de grant cu solicitanții/beneficiarii la scurt timp după ce decizia de acordare a grantului a fost luată?

                              ASCDE

                              3.8.2.

                              Includ contractele de grant condiții și norme pentru plata granturilor, cum ar fi documente justificative, suspendarea/rezilierea/reducerea granturilor în caz de punere în aplicare defectuoasă/parțială/cu întârziere? Au beneficiarii posibilitatea de a formula observații cu privire la aceste aspecte?

                              ASCDE

                              3.8.3.

                              A instituit entitatea proceduri pentru a verifica dacă costurile declarate de beneficiari în cererile lor de plată (de exemplu, o declarație sub forma unui raport financiar) sunt reale, exacte, înregistrate în mod corespunzător și eligibile în conformitate cu condițiile prevăzute în contractul de grant?

                              ASCDE

                              3.8.4.

                              A instituit entitatea:

                                          —

                                          proceduri de suspendare/încetare a executării unui grant sau a plăților în cadrul unui grant ori a participării unui beneficiar în cazul în care s-au produs nereguli, fraude sau încălcări ale condițiilor contractuale?

                                          —

                                          norme și proceduri adecvate pentru recuperarea fondurilor plătite în mod necuvenit, inclusiv, dacă este cazul, prin introducerea de acțiuni în instanță și prin încercarea de a depune plângeri împotriva beneficiarilor săi de grant la autoritatea contractantă sau la Comisia Europeană?

                              ASCDE

                              3.8.5.

                              Prevăd contractele de grant cerințe privind controlul intern, contabilitatea (inclusiv raportarea financiară) și auditul extern?

                              ASCDE

                              3.8.6.

                              A instituit entitatea proceduri care să asigure, într-o măsură rezonabilă, faptul că beneficiarii de granturi îndeplinesc cerințele (contractuale) pentru controlul intern, contabilitate și auditul extern?

                                 PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE

                                 ÎNTREBĂRI-CHEIE (nivelul 1)

                                 Observațiile auditorului

                                 Aplică entitatea norme și proceduri adecvate sub toate aspectele semnificative pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul achizițiilor publice și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                                 Orientări

                              Principiile unui sistem de achiziții publice trebuie să fie enunțate într-un cadru juridic și de reglementare bine definit și transparent, care să stabilească în mod clar politici, proceduri, responsabilități și măsuri de control adecvate. Unul dintre principiile-cheie stabilite prin acest cadru juridic este utilizarea transparenței și a concurenței ca mijloc de a obține prețuri echitabile și rezonabile și oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. Deși sistemul de achiziții publice funcționează în propriul său cadru, acesta beneficiază de mediul de control general, inclusiv de accesul public la informații, de controalele interne efectuate de către entitate, de sistemul contabil al entității și de auditul extern.

                                    Principiile din articolul 154 din Regulamentul financiar

                              Comisia poate accepta că normele și procedurile privind achizițiile publice sunt adecvate în cazul în care sunt îndeplinite următoarele condiții:

                                          (a)

                                          acestea respectă principiul concurenței extinse între ofertanți pentru a obține oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, iar procedurile negociate sunt limitate la sume rezonabile sau sunt justificate în mod corespunzător;

                                          (b)

                                          acestea asigură transparența datorită unei publicări ex ante adecvate, în special a procedurilor de ofertare, și datorită unei publicări ex post adecvate a contractanților;

                                          (c)

                                          acestea asigură egalitatea de tratament, proporționalitatea și nediscriminarea;

                                          (d)

                                          acestea previn conflictele de interese pe durata întregii proceduri de achiziții;

                                          (e)

                                          acestea aplică proceduri și norme de examinare adecvate pentru recuperarea fondurilor plătite în mod necuvenit, precum și norme pentru excluderea de la accesul la finanțare (motivele excluderii urmează să fie analizate în cadrul pilonului de excludere).

                                    Legislația națională a statelor membre sau a țărilor terțe de transpunere a Directivei 2014/24/UE (de abrogare a Directivei 2004/18/CE) ar trebui considerată drept echivalentă cu normele aplicate de instituții în conformitate cu Regulamentul financiar.

                                 PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE

                                          1.

                                          CADRUL JURIDIC ȘI DE REGLEMENTARE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare clar pentru achiziții publice?

                              1.1.

                              Este cadrul juridic și de reglementare organizat ierarhic, iar cazurile care prevalează sunt stabilite în mod clar?

                              ASCDE

                              1.2.

                              Este acesta gratuit și ușor accesibil publicului prin intermediul unor mijloace adecvate?

                              ASCDE

                              1.3.

                              Se aplică acesta în cazul tuturor achizițiilor publice desfășurate?

                              ASCDE

                              1.4.

                              Ce tipuri de achiziții publice (de exemplu lucrări, servicii și bunuri) sunt reglementate de acest cadru?

                              ASCDE

                                 PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE

                                          2.

                                          PRINCIPII – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): sunt următoarele principii integrate în procedurile, normele și criteriile sistemului de achiziții publice al entității: transparența, egalitatea de tratament, accesul publicului la informații privind achizițiile publice, evitarea conflictelor de interese și utilizarea procedurilor competitive de atribuire a contractelor și a procedurii ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic?
                              Aceste principii trebuie integrate în procedurile, normele și criteriile sistemului de achiziții publice al entității în conformitate cu principiul fundamental al proporționalității. Principiile nu sunt absolute și ar putea fi permise un număr limitat de excepții, cu condiția ca aceste excepții să fie clar enunțate, rezonabile și justificate.

                              2.1.

                                 Transparență. Asigură sistemul de achiziții publice un grad adecvat de transparență pe parcursul întregului ciclu de achiziții publice (și anume, invitația de participare la procedura de ofertare, evaluare, atribuire și soluționarea litigiilor) pentru a promova un tratament corect și echitabil al ofertanților, și anume al potențialilor furnizori și contractanți?

                              2.2.1.

                                 Egalitate de tratament. Prevede sistemul de achiziții publice proceduri care să asigure faptul că toți ofertanții eligibili au șanse egale de a concura și de a asigura nediscriminarea?

                              ASCDE

                              2.2.2.

                                 Egalitate de tratament. Cuprinde sistemul de achiziții publice dispoziții privind accesul egal pentru toți candidații potențiali? Acestea includ, de exemplu: absența unor restricții pentru anumiți candidați, măsuri de publicare și de publicitate care să asigure cea mai mare participare posibilă, dispoziții care să asigure faptul că în caietul de sarcini nu există obstacole nejustificate în calea accesului candidaților [de natură tehnică, administrativă (de exemplu, criterii de selecție, de excludere și de atribuire) și din punctul de vedere al calendarului și al termenelor].

                              ASCDE

                              2.2.3.

                                 Egalitate de tratament. Prevede sistemul de achiziții publice evitarea restricțiilor inutile în ceea ce privește dimensiunea, componența sau natura ofertanților?

                              ASCDE

                              2.2.4.

                                 Egalitate de tratament. Conține acesta norme pentru a menține costurile de ofertare scăzute (de exemplu, prin: nemodificarea în mod inutil a formularelor de ofertă, nesolicitarea de informații care sunt prea puțin utile, acordarea de timp pentru pregătirea ofertelor și utilizarea de sisteme electronice de ofertare, dacă este posibil).

                              ASCDE

                              2.2.5.

                                 Egalitate de tratament. Există măsuri pentru conceperea licitațiilor într-un mod prin care să se evite manipularea procedurilor de cerere de oferte? De exemplu: pentru nedivulgarea identității ofertanților, folosind numere în locul numelor pentru identificarea acestora, și pentru încurajarea participării multor ofertanți.
                              Orientare: manipularea procedurilor de cerere de oferte se produce atunci când ofertanții convin între ei să elimine concurența în cadrul procesului de achiziții publice, respingând astfel un preț echitabil pentru public.

                              ASCDE

                              2.3.

                                 Publicarea informațiilor privind achizițiile publice. Prevede sistemul de achiziții publice accesul public la toate informațiile relevante privind achizițiile publice, de exemplu, la planurile de achiziții publice, oportunitățile de ofertare și atribuirile de contracte, precum și la informații privind soluționarea plângerilor referitoare la achizițiile publice?

                                 Orientări

                              Publicarea informațiilor prin intermediul unor mijloace adecvate (de exemplu, site-uri guvernamentale sau ale agențiilor, jurnale de achiziții publice, ziare cu acoperire națională sau regională sau la cerere din partea organismelor de achiziții publice) cu privire la procesele de achiziții publice și la rezultatele acestora constituie unul dintre elementele esențiale ale transparenței. Pentru a genera date prompte și fiabile, un bun sistem de informații va colecta date privind tranzacțiile de achiziții publice și va fi securizat.

                              ASCDE

                              2.4.

                                 Evitarea conflictelor de interese. Include sistemul de achiziții publice proceduri și norme pentru prevenirea conflictelor de interese pe parcursul procedurilor de achiziții publice?

                              2.5.1.

                                 Utilizarea procedurilor de achiziții competitive și oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. Prevede sistemul de achiziții publice proceduri de achiziții competitive care să permită obținerea calității dorite a serviciilor, bunurilor sau lucrărilor la cel mai bun preț posibil?

                              ASCDE

                              2.5.2.

                                 Utilizarea procedurilor de achiziții competitive și oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. Sunt definite în sistemul de achiziții publice, în mod clar, diferitele proceduri de achiziții publice care pot fi utilizate și modul de justificare a alegerii acestora? Elemente care trebuie luate în considerare:

                                          —

                                          natura achizițiilor publice: servicii (de exemplu, asistență tehnică și studii), bunuri (de exemplu, echipamente și materiale) și lucrări (de exemplu, infrastructură și alte lucrări de proiectare);

                                          —

                                          tipul procedurii de achiziții publice: procedură deschisă, restrânsă, competitivă cu negociere etc.;

                                          —

                                          valoarea achizițiilor publice și pragurile pentru diferite contracte, de exemplu, servicii, bunuri și lucrări.

                              2.5.3.

                                 Utilizarea procedurilor de achiziții competitive și oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. Care dintre următoarele tipuri de proceduri de achiziții publice sunt prevăzute prin sistemul de achiziții publice: procedura deschisă (internațională sau locală), procedura restrânsă, contractele-cadru, sistemul dinamic de achiziții, dialogul competitiv, procedura negociată (utilizarea procedurii negociate ar trebui să se limiteze la sume rezonabile sau să fie justificată în mod corespunzător) și procedura de licitație unică etc.?

                              ASCDE

                              2.5.4

                                 Utilizarea procedurilor de achiziții competitive și oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. Sunt aceste proceduri concepute astfel încât să permită o concurență echitabilă și transparentă?

                                 PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE

                                 Orientări privind tipurile de proceduri de achiziții publice

                                    Procedura deschisă

                              În procedurile de ofertare „deschise” (internaționale sau locale), toate întreprinderile și alte tipuri de operatori economici pot depune o ofertă. Este asigurată publicitatea maximă pentru contract prin publicarea unui anunț în ziarele naționale sau internaționale și prin orice alte mijloace de comunicare în masă adecvate. Orice persoană fizică sau juridică care dorește să participe la licitație poate solicita dosarul de licitație (care este posibil să fie acordat contra cost) în conformitate cu procedurile specificate în anunțul de participare. Se examinează ofertele. Se verifică eligibilitatea și capacitatea financiară, economică, tehnică și profesională a ofertanților pentru a se ajunge la o selecție. Se compară ofertele și se atribuie contractul. Nu este permisă negocierea.

                                    Procedura restrânsă

                              În procedurile de ofertare „restrânse”, toate întreprinderile și alte tipuri de operatori economici pot solicita să depună o ofertă, însă numai cei care îndeplinesc criteriile de selecție pot fi invitați să facă acest lucru. Criteriile de selecție și sarcinile care vor fi întreprinse sunt descrise în contractul publicat. „Lista lungă” cuprinzând toți candidații care au răspuns la anunț este redusă la o listă scurtă cu cei mai calificați candidați, pe baza răspunsurilor primite. Este asigurată publicitatea maximă pentru contract prin publicarea unui anunț în ziarele naționale sau internaționale și prin orice alte mijloace de comunicare în masă adecvate. Dosarele de licitație sunt trimise candidaților incluși pe lista scurtă. După ce ofertele au fost analizate, acestea sunt comparate și se alege ofertantul câștigător. Nu este permisă negocierea.

                                    Contractele-cadru

                              Un contract-cadru este un acord încheiat între una sau mai multe autorități contractante și unul sau mai mulți operatori economici. Scopul acestuia este de a stabili termenii care reglementează contractele specifice care pot fi atribuite într-o perioadă dată, în special durata, obiectul, prețul, valoarea maximă, normele de executare și cantitățile avute în vedere. Contractele-cadru cu mai mulți operatori economici sunt numite „contracte-cadru multiple”. Acestea iau forma unor contracte separate, dar sunt încheiate în termeni identici. Caietul de sarcini trebuie să indice atât numărul minim, cât și numărul maxim de operatori cu care autoritatea contractantă intenționează să încheie contracte. Durata unor astfel de contracte nu poate depăși un anumit număr de ani (de exemplu, patru ani), decât în cazuri excepționale justificate în special de obiectul contractului-cadru. Autoritățile contractante nu pot să facă uz în mod abuziv de contractele-cadru sau să le utilizeze astfel încât scopul sau efectul să fie prevenirea, limitarea sau denaturarea concurenței. Contractele specifice bazate pe contracte-cadru sunt atribuite în condițiile contractului-cadru și trebuie să respecte principiul transparenței, al proporționalității, al egalității de tratament, al nediscriminării și al concurenței loiale.

                                    Sistemul dinamic de achiziții

                              Un sistem dinamic de achiziții este un proces integral electronic de achiziții comune pentru o perioadă limitată. Acesta este deschis oricărei întreprinderi sau oricărui alt operator economic care îndeplinește criteriile de selecție și care a prezentat o ofertă orientativă conformă din punct de vedere tehnic. Nu se aplică niciun prag specific. Pentru fiecare contract individual, autoritatea contractantă publică un anunț de participare și invită toți contractanții admiși în sistem să liciteze. Contractul este atribuit ofertantului care depune oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic (adică unicul criteriu de atribuire este oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic).

                                    Dialog competitiv

                              În cazul contractelor deosebit de complexe, în care autoritatea contractantă consideră că nici utilizarea directă a procedurii deschise, nici aranjamentele care reglementează procedura restrânsă nu vor avea ca rezultat oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, aceasta poate recurge la dialogul competitiv. Un contract poate fi considerat a fi „deosebit de complex” atunci când autoritatea contractantă nu poate să stabilească în mod obiectiv nici mijloacele tehnice prin care să își satisfacă necesitățile sau obiectivele, nici cadrul juridic sau financiar al proiectului. Nu se aplică niciun prag specific. Autoritățile contractante trebuie să publice un anunț de participare în care să prezinte sau la care să anexeze nevoile și cerințele lor. Acestea trebuie să inițieze un dialog cu candidații, cu îndeplinirea criteriilor de selecție din anunțul de participare. Dialogul poate acoperi toate aspectele ofertei. Însă dialogul se desfășoară separat cu fiecare candidat, pe baza soluțiilor și ideilor propuse de aceștia. Autoritatea contractantă trebuie să asigure egalitatea de tratament a ofertanților și să păstreze confidențialitatea acestora. Prin urmare, nu este permisă alegerea celor mai bune soluții de la diferiți ofertanți. Minimum trei candidați sunt invitați să depună o ofertă. În cazul în care mai puțin de trei candidați îndeplinesc criteriile de selecție, autoritatea contractantă poate continua procedura cu unul sau doi candidați care îndeplinesc criteriile. Autoritatea contractantă nu poate constitui numărul prin adăugarea altor operatori economici care nu au luat parte la procedură sau a unor candidați care nu îndeplinesc criteriile de selecție. Pe parcursul dialogului, autoritățile contractante trebuie să trateze toți ofertanții în mod egal și să se asigure că soluțiile propuse sau alte informații primite în cadrul dialogului sunt păstrate confidențiale, cu excepția cazului în care candidatul este de acord cu divulgarea. Autoritatea contractantă trebuie să întocmească un raport în care să justifice modul în care s-a desfășurat dialogul.
                              După informarea participanților în legătură cu închiderea dialogului, autoritățile contractante trebuie să le ceară acestora să își prezinte ofertele finale pe baza soluțiilor prezentate și specificate pe parcursul dialogului. Ofertele trebuie să cuprindă toate informațiile solicitate care sunt necesare pentru realizarea proiectului. La solicitarea autorității contractante, aceste oferte pot fi clarificate, explicate și îmbunătățite, cu condiția ca acest lucru să nu aibă drept consecință modificarea aspectelor de bază ale ofertei sau ale invitației de participare la procedura de ofertare, întrucât variațiile ar putea denatura concurența sau ar putea avea un efect discriminatoriu. La solicitarea autorității contractante, ofertantului care prezintă oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic i se poate cere să clarifice unele aspecte ale ofertei sau să confirme unele angajamente din ofertă, cu condiția ca acest lucru să nu determine modificarea aspectelor esențiale ale ofertei sau ale procedurii de ofertare și să nu riște să denatureze concurența sau să producă discriminare.
                              Autoritățile contractante pot transmite participanților prețuri sau plăți în cadrul dialogului. Contractul este atribuit pentru oferta conformă din punct de vedere tehnic, care este cea mai avantajoasă din punct de vedere economic (adică unicul criteriu îl constituie oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic). Modelele standard trebuie să fie adaptate după caz.

                                    Procedura de negociere/procedura unică de licitație

                              Un contract poate fi atribuit în mod direct (utilizând „procedura unică de licitație” sau „procedura de negociere”) în anumite circumstanțe (de exemplu, în cazurile în care contractul care urmează să fie încheiat nu depășește o anumită valoare sau în cazul în care există circumstanțe excepționale care justifică o atribuire directă). În cazul unei proceduri de negociere, trebuie să fie desemnată o comisie de evaluare care să lanseze negocierile. În toate cazurile, autoritatea contractantă trebuie să redacteze un raport în care să explice modul în care a (au) fost selectat (selectați) participantul (participanții) la negocieri și prețul stabilit, precum și motivele care au stat la baza deciziei de atribuire. Autoritatea contractantă ar trebui să se asigure că se aplică în mod corespunzător principiile de bază privind procedurile de achiziții publice, cum ar fi verificarea respectării normelor de eligibilitate (normele privind cetățenia), precum și criteriile de selecție și de excludere.

                                 Notă: în conformitate cu anexa I secțiunea 2, 11-12 din Regulamentul financiar, utilizarea procedurii de negociere ar trebui să fie limitată la sume rezonabile sau să fie justificată în mod corespunzător.

                                 PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE

                                          3.

                                          PROCEDURI DE ACHIZIȚII PUBLICE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru achiziții publice?

                                          3.1.

                                             Invitația de participare la licitație. Există norme și proceduri adecvate pentru invitația de participare la licitație și pentru fiecare tip de achiziții publice (de exemplu, proceduri deschise, restrânse și de negociere)?

                              3.1.1.

                              Asigură sistemul de achiziții publice un nivel suficient de transparență în ceea ce privește oportunitățile de achiziții publice?

                                          —

                                          În cazul procedurii de licitație deschisă, sunt publice informațiile privind achizițiile publice, inclusiv criteriile de evaluare aferente; și

                                          —

                                          În cazul metodelor restrânse/selective și de negociere/limitate, se publică informații privind calificarea printr-un mijloc accesibil, într-un termen și într-un mod care ar permite în mod rezonabil furnizorilor eligibili să depună oferte?

                              3.1.2.

                              Prevede sistemul de achiziții publice norme pentru publicarea unui anunț de participare care include:

                                          —

                                          informații privind natura produsului sau a serviciului care urmează a fi achiziționat, specificații, cantitatea, termenul de livrare, datele și orele realiste de încheiere, locul de unde se obțin documente și unde se depun oferte;

                                          —

                                          o descriere clară și completă a criteriilor de selecție și de atribuire, care să fie nediscriminatorii și să nu poată fi modificate ulterior;

                                          —

                                          detalii privind gestionarea contractului, precum și planul și metoda de plată și, eventual, garanțiile, atunci când este necesar; și

                                          —

                                          detalii privind punctul de contact pentru întrebări?

                              ASCDE

                              3.1.3.

                              Prevede sistemul de achiziții publice norme pentru comunicarea cu potențialii furnizori în același interval de timp și în același mod, în special prin:

                                          —

                                          încurajarea schimbului de informații în mod oficial (de exemplu, puncte de contact pentru solicitări de informații, sesiuni de informare, module online pentru a urmări ședințele de clarificare, publicarea online a întrebărilor și răspunsurilor);

                                          —

                                          asigurarea faptului că răspunsurile la întrebările de clarificare sunt furnizate prompt și că aceste informații sunt transmise tuturor părților interesate;

                                          —

                                          comunicarea imediată a modificărilor, de preferință prin intermediul aceluiași canal utilizat inițial; și

                                          —

                                          publicarea de informații, de preferat online, pentru a permite monitorizarea externă și controlul public?

                              ASCDE

                                          3.2.

                                             Proceduri de selecție și evaluare și atribuirea contractelor

                                             Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru evaluare și atribuire?

                                             Există norme care să asigure faptul că procesul de evaluare se desfășoară în mod corespunzător și confidențial și că nu este părtinitor?

                                             Aplică entitatea criterii adecvate pentru evaluare?

                                             Există criterii clare pentru selectarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, de exemplu, cel mai scăzut preț, raportul preț/calitate sau altele?

                                          3.2.1.

                                             Securitatea și confidențialitatea informațiilor

                              3.2.1.1.

                              Include sistemul de achiziții publice norme care să asigure securitatea și confidențialitatea informațiilor depuse, în special prin:

                                          —

                                          asigurarea existenței unor măsuri necesare pentru securitatea și stocarea documentelor de licitație (de exemplu, păstrarea unui registru al documentelor, numerotarea tuturor documentelor sau deținerea unui spațiu central de stocare a tuturor documentelor), precum și pentru limitarea accesului la documente; și

                                          —

                                          având în vedere aspectele legate de securitatea electronică și având în vedere procesele documentate pentru stocarea și comunicarea electronică (de exemplu, ofertele depuse pe cale electronică sunt protejate de acces înainte de termenul de încheiere și sistemul are capacitatea de a respinge automat ofertele depuse cu întârziere)?

                              ASCDE

                                          3.2.2.

                                             Proceduri pentru deschiderea ofertei

                              3.2.2.1.

                              Este prevăzută în sistemul de achiziții publice o procedură clară pentru deschiderea ofertei, în special prin:

                                          —

                                          numirea unei echipe (sau a unei comisii de evaluare) pentru a deschide, a autentifica și a duplica ofertele sigilate cât mai curând posibil după ora prevăzută, urmată imediat de o deschidere publică, dacă este posibil;

                                          —

                                          stabilirea de criterii pentru numirea membrilor acestei echipe;

                                          —

                                          deschiderea ofertelor, de preferat în fața unui public, unde sunt prezentate și înregistrate în procese-verbale oficiale informații de bază cu privire la oferte;

                                          —

                                          stabilirea situațiilor de definire a politicilor, în care ofertele ar fi anulate (de exemplu, ofertele primite după termenul de încheiere sunt anulate, cu excepția cazului în care întârzierea este datorată unei erori a agenției de achiziții), și a criteriilor de eligibilitate pentru ofertanți;

                                          —

                                          asigurarea faptului că orice clarificare a ofertelor depuse nu determină modificări de fond după termenul-limită pentru depunere; și

                                          —

                                          asigurarea faptului că se întocmește un raport clar și oficial al tuturor ofertelor primite (inclusiv data și ora sosirii acestora, precum și observațiile primite din partea ofertanților) înainte de a le transmite persoanelor responsabile de evaluarea acestora?

                              ASCDE

                                          3.2.3.

                                             Criterii de selecție și de includere pe lista scurtă

                              3.2.3.1.

                              Prevede sistemul de achiziții publice criterii clare, obiective și nediscriminatorii pentru:

                                          —

                                          aprecierea faptului că ofertanții dețin o capacitate financiară, economică, tehnică și profesională suficientă; și

                                          —

                                          selecția și includerea pe lista scurtă a candidaților și ofertanților care îndeplinesc aceste criterii?

                              ASCDE

                              3.2.3.2.

                              Sunt aceste criterii de selecție prevăzute și notificate în anunțurile de participare?

                              ASCDE

                              3.2.3.3.

                              Prevede sistemul de achiziții publice criterii clare și obiective pentru evaluarea capacității economice și financiare a ofertanților?
                              Exemple de criterii: date din bilanț pentru ultimii trei ani, date privind cifra de afaceri/venituri/venituri din exploatare în ultimii trei ani, personalul angajat în ultimii trei ani.

                              ASCDE

                              3.2.3.4.

                              Prevede sistemul de achiziții publice criterii clare și obiective pentru evaluarea capacității tehnice și profesionale a ofertanților?
                              Exemple de criterii: servicii prestate, bunuri livrate și lucrări executate în ultimii trei ani, modele, descrieri, fotografii, specificații ale produselor și/sau echipamentelor livrate.

                              ASCDE

                                          3.2.4.

                                             Criterii de evaluare și atribuire

                              3.2.4.1.

                              Prevede sistemul de achiziții publice criterii clare, obiective și nediscriminatorii pentru o evaluare detaliată a aspectelor tehnice și financiare ale ofertelor?

                              ASCDE

                              3.2.4.2.

                              Există criterii și reguli clare și obiective pentru stabilirea rezultatelor evaluării (de exemplu, numirea criteriilor esențiale pentru fiecare candidat sau ofertant)?

                              ASCDE

                              3.2.4.3.

                              Sunt contractele atribuite pe baza unor criterii de atribuire clare și notificate? Sunt contractele atribuite pentru oferta care indică cel mai mic preț sau în cadrul procedurii ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic (adică oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic)?

                              ASCDE

                                          3.2.5.

                                             Responsabilii/comisia de evaluare

                              3.2.5.1.

                              Sunt evaluările efectuate împreună cu mai mulți responsabili de evaluare sau, de preferință, de către o comisie?

                              ASCDE

                              3.2.5.2.

                              Sunt prevăzute criterii de numire a comisiei de evaluare? În funcție de valoarea achizițiilor publice și de nivelul de risc, comisia ar putea include nu numai responsabili din diferite departamente, ci și, eventual, experți externi.

                              ASCDE

                              3.2.5.3.

                              Sunt descrise rolul, funcția, componența și normele de funcționare a comisiilor de evaluare? Sunt descrise în mod clar responsabilitățile președintelui fără drept de vot și ale membrilor cu drept de vot ai comisiei? Există un secretar al comisiei care să fie responsabil de îndeplinirea tuturor sarcinilor administrative legate de procedura de evaluare?

                              ASCDE

                              3.2.5.4.

                              Există proceduri adecvate pentru păstrarea și accesul la documente de licitație și propuneri (confidențiale!)?

                              ASCDE

                              3.2.5.5.

                              Nu se află persoanele oficiale responsabile cu evaluarea într-o situație de conflict de interese (de exemplu, prin divulgare obligatorie) și sunt acestea supuse unor cerințe de confidențialitate? În cazul unei comisii de evaluare, considerațiile privind integritatea și cele profesionale trebuie să fie avute în vedere la selectarea membrilor și să implice un membru care este extern echipei de achiziții publice, atunci când este posibil.

                              ASCDE

                              3.2.5.6.

                              Sunt toate aspectele relevante ale evaluării incluse într-un raport scris semnat de către responsabilii/comisia de evaluare?

                              ASCDE

                                 PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE

                                 Orientări privind comisiile de evaluare

                                    Numire și componență

                              Ofertele ar trebui să fie deschise și evaluate de către responsabilii de evaluare sau de o comisie de evaluare desemnată în mod oficial de către autoritatea contractantă, care cuprinde un președinte fără drept de vot, un secretar fără drept de vot și un număr impar de membri cu drept de vot. Evaluatorilor trebuie să li se furnizeze informații detaliate cu privire la calendarul prevăzut și la volumul de lucru presupus pentru un evaluator. Evaluatorii trebuie să fie disponibili în perioada de evaluare planificată. Ar trebui ca, pentru fiecare procedură, să se numească evaluatori suplinitori pentru a preveni întârzierile în cazurile de indisponibilitate. Membrii cu drept de vot trebuie să aibă un nivel rezonabil de cunoaștere a limbii în care sunt depuse ofertele. Membrii cu drept de vot trebuie să aibă capacitatea tehnică și administrativă de a emite un aviz în cunoștință de cauză cu privire la oferte. Identitatea evaluatorilor ar trebui să rămână confidențială.

                                    Imparțialitate și confidențialitate

                              Membrii comisiei de evaluare trebuie să semneze o declarație de imparțialitate și confidențialitate. Orice membru care are sau ar putea avea un conflict de interese efectiv sau potențial cu orice ofertant sau solicitant trebuie să îl declare și să se retragă imediat din comisia de evaluare.
                              În timpul procedurii de achiziții publice, toate contactele dintre autoritatea contractantă și candidați, solicitanți sau ofertanți trebuie să se stabilească în condiții care să asigure transparența și egalitatea de tratament. Nu se pot divulga informații cu privire la examinarea, clarificarea sau evaluarea ofertelor sau a propunerilor ori la deciziile privind atribuirea unui contract, înainte de aprobarea raportului de evaluare de către autoritatea contractantă. Orice încercare a unui ofertant, candidat sau solicitant de a influența procesul în orice mod (prin luarea legăturii cu membrii comisiei de evaluare sau în alt mod) poate atrage după sine excluderea imediată a ofertei sau a propunerii sale de la evaluarea ulterioară.
                              În afară de sesiunea de deschidere a ofertelor, lucrările comisiei de evaluare sunt confidențiale. Pentru a păstra confidențialitatea lucrărilor, participarea la reuniunile comisiei de evaluare este strict limitată la membrii comisiei desemnate.
                              Pe lângă copiile transmise evaluatorilor, ofertele sau propunerile nu trebuie să părăsească încăperea/clădirea în care au loc reuniunile comisiei înainte de încheierea lucrărilor comisiei de evaluare. Acestea trebuie să fie păstrate într-un loc sigur atunci când nu sunt utilizate.

                                    Responsabilitățile membrilor comisiei de evaluare

                              Președintele este responsabil de coordonarea procesului de evaluare și de asigurarea imparțialității și transparenței acestuia. Membrii cu drept de vot ai comisiei de evaluare au o responsabilitate colectivă pentru deciziile luate în cadrul comisiei.
                              Secretarul comisiei este responsabil de îndeplinirea tuturor sarcinilor administrative legate de procedura de evaluare. Acestea includ, printre altele, păstrarea proceselor-verbale ale reuniunilor comisiei de evaluare, ținerea evidențelor și a documentelor relevante și întocmirea de rapoarte de evaluare. Orice solicitare de clarificare care necesită comunicarea cu ofertanții sau solicitanții în cursul procesului de evaluare trebuie realizată în scris.

                                    Calendar

                              Comisia de evaluare trebuie să fie constituită cu suficient timp înainte pentru a se asigura de disponibilitatea membrilor pentru pregătirea și desfășurarea procesului de evaluare. Ofertele trebuie să fie evaluate în timp util pentru a permite încheierea procedurii în perioada de valabilitate a ofertelor. Este foarte important ca toți ofertanții, câștigători sau necâștigători, să primească informații fără întârziere.
                              După finalizarea evaluării, autoritatea contractantă ar trebui să ia imediat decizia de atribuire, prin aprobarea rapoartelor de evaluare.

                                    Perioada de valabilitate

                              Ofertanții sunt obligați să își respecte oferta pentru perioada prevăzută în scrisoarea de invitație la licitație și/sau în dosarul de licitație. Această perioadă trebuie să fie suficientă pentru a permite autorității contractante să examineze ofertele, să aprobe propunerea de atribuire a contractului, să notifice ofertanții declarați câștigători și cei necâștigători și să încheie contractul. Perioada de valabilitate a ofertelor ar trebui să fie stabilită la un număr corespunzător de zile calendaristice (de exemplu, 90 de zile) de la termenul de depunere a ofertelor.

                                 PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE

                                          3.

                                          PROCEDURI DE ACHIZIȚII PUBLICE (continuare) – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                          3.2.6.

                                             Atribuirea contractelor

                              3.2.6.1

                              Prevede sistemul de achiziții publice norme privind informarea ofertanților și a publicului larg cu privire la rezultatul procesului de licitație, prin:

                                          —

                                          informarea ofertanților declarați câștigători și a ofertanților respinși cu privire la rezultatul ofertelor lor, precum și cu privire la data și locul publicării informațiilor referitoare la atribuirea contractelor;

                                          —

                                          având în vedere posibilitatea publicării motivelor atribuirii, inclusiv atenția acordată elementelor calitative ale ofertei. Nu divulgă informații sensibile din punct de vedere comercial cu privire la oferta câștigătoare sau la alte oferte care ar putea favoriza coluziunea în cadrul achizițiilor viitoare; și

                                          —

                                          asigurarea perioadei de așteptare obligatorii, dacă există, înainte de începerea contractului?

                              ASCDE

                              3.2.6.2.

                              Prevede sistemul de achiziții publice norme care oferă posibilitatea de a informa furnizorii, la cerere, prin:

                                          —

                                          reținerea informațiilor confidențiale (de exemplu, secrete comerciale sau stabilirea prețurilor);

                                          —

                                          evidențierea punctelor forte și a punctelor slabe ale ofertei necâștigătoare;

                                          —

                                          pentru informările scrise, asigurarea faptului că raportul scris este aprobat în prealabil de către un responsabil de achiziții publice de rang superior; și

                                          —

                                          organizarea de informări orale, cu condiția ca discuțiile să se desfășoare într-un mod structurat, astfel încât acestea să nu divulge informații confidențiale, și să fie înregistrate în mod corespunzător?

                              ASCDE

                                          3.3.

                                             Sistemul de depunere a plângerilor

                                             Prevede sistemul de achiziții publice un proces de verificare administrativă a achizițiilor publice independent, transparent, nediscriminatoriu, eficient și eficace pentru tratarea plângerilor privind achizițiile publice primite din partea participanților nu numai înainte, ci și după atribuirea contractului și înainte de semnarea acestuia?

                                             Soluționarea promptă a plângerilor este necesară pentru a permite anularea atribuirii contractelor, dacă este necesar, și pentru a limita măsurile reparatorii la pierderea de profit și la costurile asociate pregătirii ofertei sau propunerii după semnarea contractului. Un bun proces include, de asemenea, capacitatea de a deferi soluționarea plângerilor unei autorități independente de nivel superior pentru căi de atac.

                              3.3.1.

                              Asigură sistemul de achiziții publice privind modul de depunere a unei plângeri în legătură cu procedura de achiziții publice? Sunt plângerile examinate de către o funcție sau un organism care:

                                          —

                                          este compus din specialiști cu experiență, familiarizați cu cadrul juridic pentru achiziții publice și include membri din sectorul privat, societatea civilă și guvern;

                                          —

                                          nu este implicat în nicio calitate în tranzacțiile de achiziții publice sau în procesul care conduce la adoptarea deciziilor de atribuire a contractelor;

                                          —

                                          nu aplică taxe care interzic accesul părților în cauză;

                                          —

                                          urmează procesele de depunere și soluționare a plângerilor, care sunt clar definite și publicate;

                                          —

                                          exercită autoritatea de a suspenda procedura de achiziții publice;

                                          —

                                          emite decizii în termenul prevăzut în norme/regulamente; și

                                          —

                                          emite decizii obligatorii pentru toate părțile (fără a exclude accesul ulterior la o autoritate externă de nivel superior)?

                              ASCDE

                                 PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE
                                  (8)

                                 ÎNTREBĂRI-CHEIE (nivelul 1)

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Aplică entitatea norme și proceduri adecvate sub toate aspectele semnificative pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE/garanții bugetare prin intermediul instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare și în conformitate cu criteriile stabilite de Uniunea Europeană?

                                 Orientări

                              Un instrument financiar poate lua forma unor investiții de capital sau cvasicapital, împrumuturi sau garanții ori a altor instrumente de repartizare a riscurilor și poate fi combinat cu alte forme de sprijin financiar.

                                    Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Uniunii Europene.

                              Comisia poate executa instrumente financiare („IF”) prin gestiune indirectă prin încredințarea de atribuții entităților și intermediarilor lor financiari. Titlul X din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Uniunii Europene stabilește principiile și condițiile pentru executarea instrumentelor financiare, după cum urmează:

                                          —

                                          instrumentele financiare executate prin gestiune directă și indirectă (articolul 208 din RF);

                                          —

                                          selecția entităților cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare prin gestiune indirectă [articolul 208 alineatul (4) din RF];

                                          —

                                          principii și condiții aplicabile instrumentelor financiare și garanțiilor bugetare (articolul 209 din RF);

                                          —

                                          conținutul acordului de contribuție cu entități cărora li se încredințează executarea instrumentelor financiare prin gestiune indirectă [articolul 155 alineatul (6) din RF; articolul 208 din RF];

                                          —

                                          monitorizarea instrumentelor financiare (articolele 155 și 209 din RF); și

                                          —

                                          norme și punere în aplicare (articolul 215 din RF).

                                    Standarde internaționale de contabilitate pentru entitățile din sectorul privat

                              În conformitate cu IAS (Standardul internațional de contabilitate) 32 și 39, un instrument financiar este definit ca fiind „orice contract care generează un activ financiar al unei entități și o datorie financiară sau un instrument de capital al unei alte entități”.
                              IAS 32 (Instrumente financiare) prezintă cerințele contabile pentru prezentarea instrumentelor financiare, în special în ceea ce privește clasificarea unor astfel de instrumente în active financiare, datorii financiare și instrumente de capital. De asemenea, standardul oferă orientări privind clasificarea dobânzilor, a dividendelor și a câștigurilor/pierderilor aferente și pentru cazurile în care activele financiare și datoriile financiare pot fi compensate. IAS 39 a fost republicat în decembrie 2003, se aplică pentru perioade anuale începând de la sau după 1 ianuarie 2005 și este înlocuit de IFRS 9 Instrumente financiare pentru perioade anuale începând de la sau după 1 ianuarie 2015. IFRS 9 Instrumente financiare prevede cerințele de recunoaștere și măsurare a instrumentelor financiare și unele contracte de cumpărare sau vânzare a elementelor nefinanciare. Consiliul pentru standarde internaționale de contabilitate (IASB) aduce completări la standard pe măsură ce încheie diferitele etape ale proiectului său complex privind instrumentele financiare și, astfel, va înlocui în cele din urmă integral standardul IAS 39 Instrumente financiare: Recunoaștere și măsurare.

                                    Standarde internaționale de contabilitate pentru entitățile din sectorul public

                              Pentru entitățile din sectorul public se aplică IPSAS (Standardele internaționale de contabilitate pentru sectorul public) 28-30. Definițiile unui instrument financiar și ale activelor financiare, ale datoriilor financiare și ale instrumentelor de capital sunt, în esență, identice cu cele din IAS 32. IFRS 9 nu are echivalent în IPSAS și, prin urmare, nu se aplică în IPSAS. Instrumentele financiare pot fi clasificate pe baza metodei lor de evaluare:

                                          —

                                          instrumente financiare evaluate la valoarea curentă (de obicei, prețul pieței): instrumente în numerar, titluri de valoare, instrumente financiare derivate, obligațiuni, instrumente de capital tranzacționate pe piețele active;

                                          —

                                          instrumente financiare evaluate la costul amortizat: dare cu împrumut, creanțe, luare cu împrumut, instrumente de capital fără piață activă.

                                 PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE

                                          1.

                                          CADRUL JURIDIC ȘI DE REGLEMENTARE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare clar pentru utilizarea și executarea instrumentelor financiare?
                              Principiile utilizării instrumentelor financiare (IF) trebuie să fie enunțate într-un cadru juridic și de reglementare bine definit și transparent, care să stabilească în mod clar politici, proceduri, responsabilități și măsuri de control adecvate. Deși instrumentele financiare funcționează în propriul lor cadru, acestea beneficiază de mediul de control general, de controalele interne efectuate de către entitate, de sistemul contabil al entității și de auditul extern.

                              1.1.

                              Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare pentru IF care conține:

                                          —

                                          descrieri ale IF, inclusiv ale strategiilor sau politicilor de investiții, tipul de sprijin acordat, criteriile de eligibilitate pentru intermediarii financiari și beneficiarii finali, precum și cerințele operaționale suplimentare care transpun obiectivele de politică ale IF;

                                          —

                                          sisteme, norme și proceduri pentru a realiza și a măsura un interval-țintă de valori pentru efectul de levier și efectele de multiplicare (contribuția UE la un IF ar trebui să vizeze mobilizarea unei investiții totale care depășește valoarea contribuției UE conform indicatorilor definiți în prealabil);

                                          —

                                          dispoziții privind gestionarea contribuțiilor din partea terților, inclusiv posibilitatea de a deschide conturi fiduciare în numele unui terț, riscurile de contraparte, operațiunile de trezorerie acceptabile, responsabilitățile părților în cauză, măsurile de remediere în cazul unor solduri excesive în conturile fiduciare, păstrarea evidențelor și raportarea (9) care să fie echivalente cu cerințele UE;

                                          —

                                          norme de contabilitate, raportare financiară (raportare financiară separată pentru fiecare IF) și audit extern;

                                          —

                                          sisteme, norme și proceduri de reglementare a duratei, a posibilității de prelungire și a rezilierii IF, inclusiv condițiile pentru reziliere anticipată și, dacă este cazul, strategii de ieșire, precum și pentru rambursări efectuate/care urmează a fi efectuate în contul terțului sau în conturi fiduciare;

                                          —

                                          sisteme, norme și proceduri de monitorizare a punerii în aplicare a sprijinului în favoarea intermediarilor financiari și a beneficiarilor finali, inclusiv rapoartele pe care urmează să le prezinte intermediarii financiari?

                              ASCDE

                              1.2.

                              Ce tipuri de IF utilizează sau intenționează să utilizeze entitatea? Se obține o descriere detaliată a:

                                          —

                                          Tipurilor de IF utilizate, inclusiv explicații privind termenii și abrevierile (tehnice). IF pot include împrumuturi cu rate ale dobânzii comerciale (preț de piață), împrumuturi cu dobânzi și termene de rambursare favorabile, împrumuturi cu termene de rambursare care depind de performanță, micro-împrumuturi, granturi nerambursabile, garanții, cadre pentru cooperarea cu terții, cum ar fi facilități de investiții și facilități de finanțare mixtă etc.

                                          —

                                          Riscurile asociate fiecărui FI, modul în care sunt gestionate aceste riscuri și ce măsuri corective sunt instituite. Riscurile tipice pot include, printre altele, riscurile asociate cursului de schimb (împrumuturi emise și rambursabile în monede locale și finanțate prin intermediul monedelor internaționale convertibile) și riscurile de credit (bonitatea debitorilor).

                              ASCDE

                              1.3.

                              Cum sunt IF acordate beneficiarilor (debitorilor)? Cum sunt acestea garantate și prin ce tip de pasive și/sau garanții?
                              Vă rugăm să răspundeți la următoarele, făcând referire la:

                                          —

                                          Sprijin prin intermediari financiari (finanțare cu intermediari)

                                          —

                                          Sprijin direct pentru beneficiarii finali (finanțare fără intermediari)

                              ASCDE

                              1.4.

                              Prezintă entitatea orientări sau norme de funcționare și manuale de operare pentru IF utilizate?

                              ASCDE

                              1.5.

                              Utilizează entitatea modele standard pentru furnizarea IF, cum ar fi modelele de contract?
                              Vă rugăm să răspundeți la următoarele, făcând referire la:

                                          —

                                          Intermediari financiari

                                          —

                                          Beneficiari finali (în cazul finanțării fără intermediari)

                              ASCDE

                              1.6.

                              Stabilesc aceste contracte în mod clar termenii și condițiile relevante?

                              ASCDE

                                 PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE

                                          2.

                                          PRINCIPII – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): sunt următoarele principii și condiții integrate în procedurile, normele și criteriile instrumentelor financiare ale entității?

                                    Principii de bază [articolul 209 alineatul (1) din RF]

                              Instrumentele financiare se utilizează în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare, transparenței, proporționalității, nediscriminării, egalității de tratament și subsidiarității, precum și în conformitate cu obiectivele și pe durata stabilite în actul de bază pentru IF.

                                    Selectarea intermediarilor financiari (articolul 208 din RF)

                              Intermediarii financiari sunt selectați pe baza unor proceduri deschise, transparente, proporționale și nediscriminatorii, evitându-se conflictele de interese. Intermediarii financiari sau beneficiarii finali ai instrumentelor financiare sunt selectați ținând cont de natura instrumentului financiar care urmează să fie executat, de experiența și de capacitatea operațională și financiară a entităților în cauză și/sau de viabilitatea economică a proiectelor beneficiarilor finali. Alegerea este transparentă, justificată de motive obiective și nu generează niciun conflict de interese.

                                    Condiții privind instrumentele financiare și garanțiile bugetare (articolul 209 din RF)

                              Instrumentele financiare/garanțiile bugetare respectă următoarele condiții de bază: abordează disfuncționalităților pieței sau situațiile suboptime în ceea ce privește investițiile, adiționalitatea, nedenaturarea concurenței pe piața internă și consecvența cu normele privind ajutoarele de stat, efectul de levier și alinierea dobânzii, precum și acordarea de remunerații în concordanță cu repartizarea riscurilor.

                                 Orientări

                              Principiile de mai sus trebuie integrate în procedurile, normele și criteriile instrumentelor financiare ale entității în conformitate cu principiul fundamental al proporționalității. Principiile nu sunt absolute și pot fi permise un număr limitat de excepții, cu condiția ca aceste excepții să fie clar enunțate, rezonabile și justificate.

                              2.1.1.

                                 Principii de bază. Sunt următoarele principii de bază integrate în procedurile, normele și criteriile de utilizare și executare a instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare ale entității?

                                          —

                                          buna gestiune financiară;

                                          —

                                          transparența;

                                          —

                                          proporționalitatea;

                                          —

                                          nediscriminarea; și

                                          —

                                          egalitatea de tratament?

                              ASCDE

                              2.2.1

                                 Selectarea intermediarilor financiari. Care este procedura pe care entitatea o aplică pentru selectarea intermediarilor financiari (10)?

                              ASCDE

                              2.2.2.

                                 Selectarea intermediarilor financiari. Sunt intermediarii financiari selectați pe baza unor proceduri deschise, transparente, proporționale și nediscriminatorii, evitându-se conflictele de interese?

                              2.2.3.

                                 Selectarea intermediarilor financiari. Sunt intermediarii financiari sau beneficiarii finali ai IF selectați ținând cont de natura IF care urmează să fie executat, de experiența și de capacitatea operațională și financiară a entităților în cauză și/sau de viabilitatea economică a proiectelor beneficiarilor finali?
                              Este selecția transparentă, justificată de motive obiective și nu generează niciun conflict de interese?

                              2.3.1

                                 Condiții pentru IF. Sistemele, normele și procedurile entității îi permit acesteia să execute IF care abordează disfuncționalități ale pieței sau situații suboptime în ceea ce privește investițiile, care sunt considerate a fi viabile din punct de vedere economic în conformitate cu standardele acceptate la nivel internațional, dar care nu generează finanțare suficientă din surse de pe piață?

                              ASCDE

                              2.3.2

                                 Condiții pentru IF. Sistemele, normele și procedurile entității îi permit acesteia să execute IF care respectă principiul adiționalității (IF nu ar trebui să vizeze înlocuirea instrumentelor dintr-un stat membru, finanțarea privată sau o altă intervenție financiară din partea UE)?

                              ASCDE

                              2.3.3

                                 Condiții pentru IF. Sistemele, normele și procedurile existente în cadrul entității îi permit acesteia să respecte condiția de aliniere a dobânzii prin dispoziții precum cele privind coinvestițiile, cerințele de repartizare a riscurilor sau stimulentele financiare, prevenind totodată un conflict de interese cu alte activități ale entității căreia i-a fost încredințată atribuția?

                              ASCDE

                              2.3.4

                                 Condiții pentru IF. Sistemele, normele și procedurile entității îi permit acesteia să realizeze și să măsoare un efect de levier și un efect multiplicator, inclusiv, după caz, maximizarea investițiilor private?

                              ASCDE

                                 PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE

                                          3.

                                          PROCEDURI PRIVIND INSTRUMENTELE FINANCIARE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru utilizarea și executarea instrumentelor sale financiare?

                                          3.1.

                                             Monitorizare. Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri adecvate pentru monitorizarea instrumentelor financiare?

                              3.1.1.

                              Dispune entitatea de proceduri pentru monitorizarea utilizării IF care se bazează pe rapoartele și conturile furnizate de intermediarii financiari și pe auditurile disponibile și controalele efectuate de intermediarul financiar?

                              ASCDE

                              3.1.2.

                              În cazul în care nu există un intermediar financiar, dispune entitatea de proceduri de monitorizare directă a utilizării IF pe baza rapoartelor și a conturilor furnizate de beneficiarii finali?

                              ASCDE

                                 Orientare: Monitorizarea instrumentelor financiare

                                          1.

                                          Pentru a asigura monitorizarea armonizată a instrumentelor financiare menționate la articolul 215 alineatul (3) din Regulamentul financiar, ordonatorul de credite competent instituie un sistem de monitorizare pentru a contribui la obținerea unei asigurări rezonabile cu privire la faptul că fondurile UE sunt utilizate în conformitate cu articolul 36 alineatul (2) din Regulamentul financiar.

                                          2.

                                          Ar trebui utilizat următorul sistem de monitorizare pentru: (i) a evalua progresele înregistrate în executarea instrumentelor financiare în ceea ce privește îndeplinirea obiectivelor de politică reflectate în indicatorii relevanți de realizare și de rezultat stabiliți prin evaluarea ex ante; (ii) a analiza în ce măsură executarea respectă cerințele definite în conformitate cu articolul 209 alineatul (2) din Regulamentul financiar; și (iii) a furniza baza pentru raportarea de către Comisie în temeiul articolului 41 alineatul (4) și al articolului 140 alineatul (8) din Regulamentul financiar.

                                          3.2.

                                             Împrumuturi. Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru contractarea de împrumuturi?

                              3.2.1.

                              Care sunt sistemele și procedurile de înregistrare și de raportare pentru împrumuturi?

                              ASCDE

                              3.2.2.

                              Sunt aceste sisteme și proceduri adecvate?

                              3.2.3.

                              Sunt contractele de credit aprobate pe baza unor criterii adecvate și transparente?

                              3.2.4.

                              Este contul (registrul general) al contractului reconciliat periodic (cel puțin o dată pe lună) cu sistemul de înregistrare a contractelor?

                              ASCDE

                                          3.3.

                                             Garanții. Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru emiterea de garanții?

                              3.3.1.

                              Care sunt sistemele și procedurile de înregistrare și de raportare pentru garanții?

                              ASCDE

                              3.3.2.

                              Sunt aceste sisteme și proceduri adecvate?

                              3.3.3.

                              Sunt garanțiile aprobate pe baza unor criterii adecvate și transparente?

                              3.3.4.

                              Este contul (registrul general) al contractului reconciliat periodic (cel puțin o dată pe lună) cu sistemul de înregistrare a contractelor?

                              ASCDE

                              3.3.5.

                              În ceea ce privește garanțiile bugetare, are entitatea capacitatea de a raporta în mod adecvat cu privire la executarea acestora, inclusiv în situația în care contribuția rambursează cheltuielile, la conturile întocmite pentru cheltuielile suportate, și de a emite o declarație de gestiune care confirmă că: (i) informațiile sunt prezentate în mod adecvat, sunt complete și exacte; (ii) contribuția a fost utilizată în scopul prevăzut; (iii) sistemele de control instituite oferă garanțiile necesare cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente; și că (iv) este elaborată o sinteză a rapoartelor finale de audit și a controalelor efectuate, care să includă o analiză a naturii și a amplorii erorilor și deficiențelor identificate în cadrul sistemelor, precum și că au fost luate sau se prevede luarea de măsuri de remediere?

                                          3.4.

                                             Reduceri/subvenții la rata dobânzii. Dispune entitatea de un sistem adecvat de înregistrare și raportare pentru a furniza reduceri/subvenții la rata dobânzii?

                              3.4.1.

                              Care sunt sistemele și procedurile de înregistrare și de raportare pentru reducerile la rata dobânzii?

                              ASCDE

                              3.4.2.

                              Sunt aceste sisteme și proceduri adecvate?

                              3.4.3.

                              Sunt reducerile la rata dobânzii aprobate pe baza unor criterii adecvate și transparente?

                                          3.5.

                                             Capitaluri proprii. Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru desfășurarea operațiunilor legate de capitaluri proprii?

                              3.5.1.

                              Dispune entitatea de o strategie sau orientări privind capitalurile proprii pentru investiții de capital și un proces de diligență, aprobate de consiliul de administrație sau de un alt organ de guvernanță adecvat?

                              ASCDE

                              3.5.2.

                              Efectuează entitatea în mod sistematic o evaluare a operațiunilor sale privind capitalul propriu la momentul aprobării și periodic pe parcursul duratei de viață a investiției? Se descriu informațiile și metoda (metodele) utilizată (utilizate) pentru evaluare.

                              3.5.3.

                              A instituit entitatea un proces pentru gestionarea ieșirilor investițiilor sale de capital? Prevede strategia capitalului propriu cerințe pentru un plan de ieșire în timp util?

                              3.5.4.

                              Gestionează entitatea în mod activ portofoliul său de acțiuni? Are membri ai consiliului de administrație mandatați în societățile în care a investit (pentru investiții directe de capital) sau mijloace similare pentru a monitoriza îndeaproape performanțele societăților sale în care a investit? În cazul investițiilor în fonduri, are entitatea membri desemnați în organismele care reprezintă investitorii în fonduri?

                              ASCDE

                                 PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE – ÎNTREBĂRI SUPLIMENTARE PENTRU GARANȚIILE FINANCIARE (opțional)
                                  (11)

                                          6.a.

                                          GARANȚII BUGETARE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Deține entitatea un sistem de gestionare a riscului de credit și utilizează aceasta un sistem intern de clasificare a riscurilor corespunzător naturii, dimensiunii și complexității activităților sale?

                                 Orientări

                              Majoritatea entităților care execută garanții bugetare sunt instituții de credit sau firme de investiții care sunt supuse reglementării și supravegherii, inclusiv normelor privind riscul de credit, evaluarea riscurilor și sistemele informatice, precum și procedurilor de funcționare a acestora.
                              Scopul acestei subsecțiuni este de a evalua fiabilitatea funcției de gestionare a riscurilor din cadrul entității, inclusiv a sistemului său de guvernanță și a sistemului său intern de evaluare a riscului de credit, care este semnificativ pentru o evaluare viitoare a acordurilor de repartizare a riscurilor între UE și entitate, precum și pentru remunerația UE care rezultă din riscul asumat de UE [articolul 209 alineatul (2) litera (f) din RF].
                              Expunerea UE la contrapărți în cadrul garanțiilor bugetare include o datorie contingentă, care reprezintă datoria financiară a UE care nu este acoperită integral de provizioane (articolul 211 din RF). Pentru a evalua riscul ca unele contrapărți să solicite plăți din partea UE pentru cererile de executare a garanției peste provizioanele disponibile, Comisia trebuie să monitorizeze, cel puțin o dată pe an, expunerea la nivelul UE asociată fiecărei garanții bugetare. În acest scop, se solicită contrapărților să furnizeze anual Comisiei informații cu privire la obligațiile financiare în curs care decurg pentru UE din garanțiile bugetare, inclusiv o evaluare a riscurilor, informații privind clasificarea și cazuri de nerambursare preconizate în ceea ce privește operațiunile acoperite de garanția bugetară [articolul 219 alineatul (6) din RF]. Comisia se bazează pe aceste informații pentru a evalua sustenabilitatea datoriilor contingente [articolul 210 alineatul (3) din RF] și pentru a revizui periodic rata de provizionare a fiecărei garanții bugetare [articolul 211 alineatul (1) din RF].
                              Standardele privind reglementarea, supravegherea și gestionarea riscurilor băncilor sunt descrise în:

                                          —

                                          la nivel internațional: „Basel III”, un set de măsuri convenite la nivel internațional, care au fost elaborate de către Comitetul de la Basel pentru supraveghere bancară, inclusiv „Principiile de bază pentru o supraveghere eficace”, în special principiile 15 (procesul de gestionare a riscurilor) și 17 (riscul de credit);

                                          —

                                          la nivelul UE: Directiva 2013/36/UE cu privire la accesul la activitatea instituțiilor de credit și supravegherea prudențială a instituțiilor de credit și a firmelor de investiții; Regulamentul (UE) nr. 575/2013 privind cerințele prudențiale pentru instituțiile de credit și firmele de investiții; Directiva 2014/65/UE privind piețele instrumentelor financiare.

                              6a.1.

                              Politica riscurilor/Cadrul strategic. A instituit entitatea o politică și o strategie solidă de identificare, gestionare, măsurare și control al riscului (cu accent pe riscul de credit)?

                              6a.1.1.

                              Dispune entitatea de o politică a riscurilor care:

                                          —

                                          definește în mod clar și repartizează responsabilități în cadrul organizației;

                                          —

                                          ia în considerare soliditatea, raționalitatea și fezabilitatea; și

                                          —

                                          rămâne disponibilă și ușor de înțeles în cadrul întregii organizații?

                              ASCDE

                              6a.1.2.

                              Dispune entitatea de o strategie sau de orientări cu privire la riscuri, care este aprobată de personalul de conducere de nivel superior și care, în mod regulat:

                                          —

                                          definește limitele și considerațiile comerciale conform cărora se preconizează că entitatea va funcționa atunci când își pune în aplicare strategia de afaceri;

                                          —

                                          stabilește riscurile individuale și agregate, precum și diferitele tipuri de risc (capacitatea de risc, inclusiv limitele) pe care entitatea este dispusă și în măsură să le accepte pentru a-și desfășura activitățile comerciale;

                                          —

                                          comunică în mod eficace apetitul la risc al consiliului de administrație în cadrul entității, corelându-l cu procesul decizional zilnic în cadrul activității și stabilind mijloacele de creștere a gradului de sensibilizare cu privire la riscuri în cadrul entității;

                                          —

                                          asigură continuitatea ținând seama de aspectele ciclice ale economiei în care entitatea își desfășoară activitatea și de variațiile rezultate în ceea ce privește compoziția și calitatea portofoliului în ansamblu; și

                                          —

                                          include atât considerații atât cantitative, cât și calitative?

                              ASCDE

                              6a.2.

                              Guvernanța riscurilor. Dispune entitatea de un cadru organizațional adecvat pentru a permite gestionarea, măsurarea și controlul eficace al riscului de credit, cu suficiente resurse umane și tehnice calitative și cantitative pentru îndeplinirea sarcinilor necesare?

                              6a.2.1.

                              Este alocarea responsabilităților în cadrul entității definită în mod clar, astfel încât:

                                          —

                                          consiliul de administrație sau un alt organ de conducere să aprobe politicile privind gestionarea și controlul riscurilor și să le revizuiască în mod regulat și să își asume un rol activ în definirea apetitului la risc și în asigurarea alinierii acestuia la planurile strategice, de capital și financiare ale entității, precum și la practicile de compensare;

                                          —

                                          personalul de conducere de nivel superior să fie responsabil pentru elaborarea și punerea în aplicare a normelor și procedurilor de gestionare, măsurare și control al riscurilor;

                                          —

                                          să existe linii clare de responsabilitate pentru asumarea, măsurarea, monitorizarea, gestionarea și raportarea riscurilor;

                                          —

                                          personalul de conducere de nivel superior să se asigure că personalul implicat în toate etapele procesului de gestionare a riscurilor este calificat, competent și dispune de pregătirea, disponibilitatea și experiența necesare pentru a exercita o apreciere prudentă în evaluarea, gestionarea și/sau controlul riscurilor și a dovedi o bună înțelegere a direcției strategice, a politicilor, a procedurilor, a toleranței la risc și a limitelor de risc ale entității;

                                          —

                                          funcția de gestionare a riscurilor să fie implicată în orice activități generatoare de venituri; și

                                          —

                                          responsabilul principal cu gestionarea riscurilor (CRO) să raporteze consiliului de administrație sau comitetului său de risc și să aibă acces direct la acesta fără obstacole?

                              ASCDE

                              6a.2.2.

                              Este separarea sarcinilor pusă în aplicare astfel încât:

                                          —

                                          funcția de gestionare a riscului de credit să fie complet independentă de funcția comercială și să cuprindă „trei linii de apărare” ușor de recunoscut, după cum urmează:

                                                      1.

                                                      linia comercială (și anume prima linie de apărare) are „drept de proprietate” asupra riscului, prin care aceasta recunoaște și gestionează riscul pe care îl suportă în desfășurarea activităților sale;

                                                      2.

                                                      funcția de gestionare a riscurilor (și anume, a doua linie de apărare) este responsabilă pentru identificarea, măsurarea, monitorizarea și raportarea în continuare a riscului la nivelul întregii entități, ca parte a celei de-a doua linii de apărare, independent de prima linie de apărare (12);

                                                      3.

                                                      există o funcție de audit/conformitate internă (a treia linie de apărare), care revizuiește periodic riscul și, în special, aspectele legate de riscul de credit?

                              ASCDE

                              6a.2.3.

                              Sunt activitățile funcției de gestionare a riscurilor suficient de cuprinzătoare în ceea ce privește domeniul de aplicare, astfel încât să includă cât mai mult posibil următoarele aspecte:

                                          —

                                          identificarea riscurilor individuale, agregate și emergente semnificative;

                                          —

                                          evaluarea acestor riscuri și măsurarea expunerii entității la acestea?

                              ASCDE

                              6a.2.4.

                              Subliniază politicile entității în mod clar nivelurile de delegare a aprobărilor pentru conducere (13) și sunt aprobările efectuate în conformitate cu politicile și orientările scrise ale entității și acordate de nivelul corespunzător de conducere?

                              ASCDE

                              6a.3.

                              Dispune entitatea de un sistem funcțional de identificare, analiză și monitorizare a riscului de credit?

                              6a.3.1.

                              Cuprinde sistemul de identificare a riscurilor al entității următoarele:

                                          —

                                          toate riscurile semnificative pentru entitate, bilanțiere și extrabilanțiere, precum și la nivel de grup, de portofoliu, de ramură de activitate și de tranzacție; și

                                          —

                                          o analiză permanentă a riscurilor existente, precum și identificarea riscurilor noi sau emergente?

                              ASCDE

                              6a.3.2.

                              Efectuează funcția de gestionare a riscurilor o evaluare imparțială a calității creditelor/investițiilor individuale și a portofoliului agregat, inclusiv a caracterului adecvat al ratingului de risc de credit și al pierderilor estimate? Este această a doua opinie dată în etapa de aprobare și apoi revizuită, în mod regulat, pe durata de viață a operațiunilor?

                              ASCDE

                              6a.3.3.

                              Se ține seama, la măsurarea riscului de credit, cât mai mult posibil de următoarele aspecte:

                                          —

                                          natura specifică a creditului/investiției și condițiile sale contractuale și financiare;

                                          —

                                          profilul de expunere până la scadență în raport cu mișcările potențiale de pe piață și cu ciclul economic;

                                          —

                                          existența garanțiilor reale sau a garanțiilor;

                                          —

                                          potențialul implicit pe baza ratingului de risc intern;

                                          —

                                          evaluarea cantitativă (de exemplu, modelarea financiară), precum și evaluarea calitativă; și

                                          —

                                          obligația de diligență sistematică și analiza de risc a tuturor tranzacțiilor, în cazul în care constatările privind obligația de diligență au un impact asupra aprobării de către conducere și/sau a modului de structurare a operațiunii?

                              ASCDE

                              6a.3.4.

                              Include sistemul informațional de gestionare (a riscului de credit) al entității următoarele caracteristici:

                                          —

                                          asigură informații adecvate (calitate, detalii, actualitate) privind compoziția portofoliului de credite/investiții;

                                          —

                                          este suficient de fiabil și de cuprinzător, astfel încât entitatea să se bazeze pe date interne și externe exacte, solide și fiabile pentru a putea identifica, evalua și atenua riscurile; și

                                          —

                                          include simulări de criză și analize de scenarii revizuite periodic, pentru a fi utilizate de către entitate în vederea unei mai bune înțelegeri a eventualelor expuneri la risc într-o varietate de circumstanțe nefavorabile?

                              ASCDE

                              6a.4.

                              Utilizează entitatea un sistem intern de clasificare a riscurilor corespunzător naturii, dimensiunii și complexității activităților sale?

                              6a.4.1.

                              Este entitatea în măsură să documenteze raționamentul care stă la baza alegerii sale a criteriilor de clasificare și să furnizeze date și analize care să demonstreze că acele criterii și proceduri de clasificare ar putea conduce la ratinguri care diferențiază în mod semnificativ riscul?

                              ASCDE

                              6a.4.2.

                              Include sistemul de clasificare a riscurilor al entității, în măsura posibilității, următoarele caracteristici:

                                          —

                                          toate expunerile la credit sunt evaluate din perspectiva riscurilor;

                                          —

                                          acesta cuprinde un număr adecvat de ratinguri, care sunt rezonabile, oportune și dinamice;

                                          —

                                          există un proces care permite stabilirea unei corespondențe între sistemul intern de clasificare a riscurilor și grilele clasificărilor reglementare și/sau cele ale agențiilor rating de credit;

                                          —

                                          criteriile de rating reflectă o combinație adecvată de factori calitativi și cantitativi, iar criteriile de atribuire a fiecărui rating sunt definite în mod clar;

                                          —

                                          există un orizont de timp pentru ratingul de risc;

                                          —

                                          ratingurile reflectă atât performanța preconizată a debitorului, cât și structura tranzacției;

                                          —

                                          atunci când entitatea utilizează o bază de date externă pentru a-și completa datele și/sau un model de rating extern, aceasta demonstrează caracterul adecvat al datelor externe și faptul că înțelege filosofia ratingului care stă la baza modelului; și

                                          —

                                          este ratingul atribuit unei operațiuni bine susținut și documentat?

                              ASCDE

                              6a.4.3.

                              Reține entitatea date privind ratele de nerambursare realizate asociate claselor de rating și migrației ratingurilor?

                              ASCDE

                              6a.4.4.

                              Dispune entitatea de politici și proceduri cuprinzătoare cu privire la validarea eficace a sistemului de rating (14) și revizuiește în mod periodic și independent caracterul adecvat al sistemului intern de clasificare a riscurilor?

                              ASCDE

                                 PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE – ÎNTREBĂRI SUPLIMENTARE (opțional)
                                  (15)

                                          6.b.

                                          EVITAREA OBLIGAȚIILOR FISCALE ȘI JURISDICȚII NECOOPERANTE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Pune entitatea în aplicare, în procesul de selecție/executare a instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare sprijinite din fonduri ale Uniunii, standarde echivalente legislației UE aplicabile și standarde convenite la nivel internațional și la nivelul Uniunii și, prin urmare: (a) nu sprijină acțiunile care contribuie la evitarea obligațiilor fiscale; și (b) nu desfășoară operațiuni cu entități înregistrate sau stabilite în jurisdicții necooperante în scopuri fiscale?

                                 Orientări

                              Standardele pentru evitarea obligațiilor fiscale vizează, în ansamblu, asigurarea faptului că sunt în vigoare și nu sunt eludate norme fiscale pentru impozitarea efectivă:

                                          —

                                          La nivelul OCDE, acestea includ în special principiile transparenței și al schimbului de informații, precum și lucrările privind erodarea bazei impozabile și transferul profiturilor (BEPS)

                                          —

                                          Mai precis, la nivelul UE, acestea includ politica fiscală a UE și cadrul de reglementare privind evitarea obligațiilor fiscale (16), ca de exemplu: angajamentele de politică pentru combaterea evitării obligațiilor fiscale (inclusiv politica UE privind jurisdicțiile necooperante în scopuri fiscale), Codul de conduită în domeniul impozitării întreprinderilor (concurența fiscală dăunătoare), măsurile de combatere a abuzului prevăzute în diferite directive, pachetul cuprinzător antievaziune adoptat în 2016 și transpunerea normelor BEPS în cadrul juridic al UE, normele UE privind cooperarea administrativă și transparența prevăzute în directivele corespunzătoare.

                                    Pe baza acestor standarde de combatere a evitării obligațiilor fiscale, proiectele finanțate de UE nu ar trebui să implice o planificare fiscală agresivă și ar trebui să fi stabilit motive economice solide (altele decât cele fiscale) pentru o structură dată, fără a profita de detaliile tehnice ale unui sistem fiscal sau de neconcordanțele dintre două sau mai multe sisteme fiscale pentru a reduce obligațiile fiscale. Lista „semnelor distinctive” din Directiva (UE) 2018/822 („DAC6”) facilitează identificarea tranzacțiilor care pot include caracteristici de evitare a obligațiilor fiscale sau de abuz fiscal și care ar putea fi utilizate ca elemente de referință de către evaluatori.
                              Atunci când se evaluează dacă procedurile și normele de evaluare ex ante ale entității privind obligația de diligență sunt suficient de cuprinzătoare pentru a-i permite să îndeplinească cerințele acestui pilon, următoarele elemente ar trebui, de asemenea, luate în considerare:

                                          (a)

                                          Dacă domeniul de aplicare al obligației de diligență fiscală acoperă entitățile relevante din structura proiectului. De exemplu, pe lângă beneficiarii efectivi, entitățile relevante ar trebui să includă entități cu care, în ceea ce privește un anumit proiect, entitatea are un contract sau o relație indirectă bazată pe acest contract (17).

                                          (b)

                                          Fluxurile financiare relevante ale structurii proiectului (și tratamentul fiscal aferent acestora), inclusiv, de exemplu, dacă fluxurile financiare relevante ar fi efectiv impozitate (18) și dacă proiectul nu a fost structurat în mod artificial (19).

                                          (c)

                                          Evaluarea și reducerea riscurilor de evitare a obligațiilor fiscale în cazul unor operațiuni specifice, care decurg din prezența unor deficiențe la nivel fiscal în legătură cu: (i) criterii de transparență; (ii) criterii de impozitare echitabile; și (iii) criteriile BEPS pentru jurisdicțiile care s-au angajat să soluționeze astfel de deficiențe identificate de UE (20).

                                          (d)

                                          Procedurile entității privind desfășurarea de operațiuni noi sau reînnoite cu entități înregistrate sau stabilite în jurisdicțiile enumerate în politica UE relevantă privind jurisdicțiile necooperante, inclusiv, de exemplu, dacă se aplică astfel de interdicții; care sunt entitățile legate de proiect pe care le vizează; cum definește entitatea operațiunile „noi sau reînnoite”; dacă astfel de interdicții se aplică contractelor pentru operațiuni noi sau reînnoite din momentul în care jurisdicția este adăugată pe lista UE și ce derogări sunt permise de la aceste interdicții (21).

                                    În evaluarea lor, evaluatorii ar trebui să țină seama de orientările relevante publicate de către Comisie, cum ar fi Comunicarea Comisiei privind noi cerințe împotriva evitării obligațiilor fiscale în legislația UE care reglementează în special operațiunile de finanțare și de investiții [C(2018) 1756 final] și actualizările ulterioare.

                              6b.1.

                              Conțin normele organizației în temeiul căreia sunt selectate/executate instrumentele financiare sprijinite prin fonduri ale UE o trimitere explicită la evaluarea riscurilor de evitare a obligațiilor fiscale și la interdicții în legătură cu jurisdicțiile necooperante în scopuri fiscale, ținând seama de următoarele standarde:

                                          (a)

                                          principiile OCDE ale transparenței și ale schimbului de informații, precum și lucrările privind erodarea bazei impozabile și transferul profiturilor (BEPS); și

                                          (b)

                                          politica fiscală și cadrul de reglementare al UE privind evitarea obligațiilor fiscale (astfel cum sunt detaliate în notele de orientare de mai sus) sau echivalentul acestora?

                              ASCDE

                              6b.2.

                              În ceea ce privește controalele legate de evitarea obligațiilor fiscale, ce norme și proceduri a instituit entitatea, astfel încât instrumentele financiare sprijinite prin fonduri ale UE să nu susțină acțiuni care contribuie la evitarea obligațiilor fiscale?

                              ASCDE

                              6b.2.1.

                              Sunt procedurile și normele de evaluare ex ante privind obligația de diligență ale entității suficient de cuprinzătoare pentru a acoperi entitățile relevante implicate în fluxurile financiare ale proiectului?

                              6b.2.2.

                              Evaluarea ex ante a entității privind obligația de diligență fiscală îi permite entității să evalueze, până la beneficiarul efectiv, dacă este necesar, dacă:

                                          (a)

                                          fluxurile financiare relevante ar fi impozitate în mod efectiv; și

                                          (b)

                                          proiectul nu a fost structurat în mod artificial pentru a evita impozitarea?

                              6b.2.3.

                              Se consideră, în evaluarea ex ante a obligației de diligență fiscală a entității, că prezența jurisdicțiilor care s-au angajat să abordeze deficiențele identificate de UE în entitățile relevante (22) reprezintă un posibil risc de evitare a obligațiilor fiscale, de exemplu în ceea ce privește: (i) transparența; (ii) echitatea fiscală; și (iii) erodarea bazei impozabile și transferul profiturilor (BEPS), ținând seama de concluziile Consiliului de stabilire a criteriilor pentru lista UE a jurisdicțiilor necooperante în scopuri fiscale?
                              În cazul unui răspuns afirmativ, evaluarea privind obligația de diligență fiscală a entității identifică posibile măsuri de supraveghere pentru remedierea acestor deficiențe?

                              6b.3.

                              În ceea ce privește jurisdicțiile necooperante, asigură normele și procedurile entității faptul că, atunci când entitatea execută instrumente financiare sprijinite din fonduri ale UE, aceasta:

                                          (a)

                                          identifică, în cadrul proiectului și al entităților relevante ale proiectului, prezența jurisdicțiilor enumerate în anexa I la concluziile Consiliului UE;

                                          (b)

                                          aplică măsuri sporite de precauție privind clientela pentru operațiuni care implică entități înregistrate sau stabilite în jurisdicții necooperante în scopuri fiscale;

                                          (c)

                                          nu desfășoară operațiuni noi sau reînnoite cu entități înregistrate sau stabilite în jurisdicțiile prevăzute în anexa I la concluziile Consiliului UE; și

                                          (d)

                                          derogă de la litera (c) numai în cazul în care acțiunea este pusă în aplicare fizic în aceeași jurisdicție și nu prezintă niciun indiciu că operațiunea în cauză contribuie la spălarea banilor, finanțarea terorismului, evitarea obligațiilor fiscale, frauda fiscală sau evaziunea fiscală?

                              ASCDE

                                 PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE – ÎNTREBĂRI SUPLIMENTARE (opțional)
                                  (23)

                                          6.c.

                                          COMBATEREA SPĂLĂRII BANILOR și A FINANȚĂRII TERORISMULUI – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Pune entitatea în aplicare, în procesul de selecție/executare a instrumentelor financiare/garanțiilor bugetare, standarde echivalente legislației UE aplicabile și standarde convenite la nivel internațional și la nivelul UE? Prin urmare: (a) nu sprijină acțiuni care contribuie la spălarea banilor și la finanțarea terorismului; și (b) nu desfășoară operațiuni noi sau reînnoite cu entități înregistrate sau stabilite în jurisdicții identificate de UE ca fiind țări terțe cu grad ridicat de risc?

                                 Orientări privind combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului (CSB/CFT)

                              Standardele privind CSB/CFT vizează, în ansamblu, prevenirea utilizării necorespunzătoare a sistemului financiar în scopul spălării banilor și al finanțării terorismului prin aplicarea de măsuri preventive.

                                          —

                                          La nivel internațional, aceasta include activitatea Grupului de Acțiune Financiară Internațională (GAFI).

                                          —

                                          În mod specific, la nivelul UE, aceasta include Directiva (UE) 2015/849.

                                    O examinare a normelor și a procedurilor entității ar încerca să răspundă la următoarele întrebări:

                                          (a)

                                          dacă normele și procedurile entității prevăd o evaluare a riscului în ceea ce privește spălarea banilor și finanțarea terorismului și interdicții referitoare la „țări terțe cu un grad ridicat de risc” și, în cazul unui răspuns afirmativ, în ce măsură evaluarea riscurilor poate conduce la adoptarea unor măsuri de supraveghere pentru a contracara riscurile;

                                          (b)

                                          dacă entitatea dispune de politici, măsuri de control și proceduri adecvate, inclusiv de măsuri de control intern, de o politică de audit, de măsuri de formare și de norme pentru ca personalul/angajații care raportează tranzacții sau încălcări suspecte în conformitate cu obligațiile CSB/CFT să fie protejat/protejați împotriva represaliilor;

                                          (c)

                                          dacă entitatea dispune de un proces de diligență ex ante pentru a verifica dacă informațiile corespunzătoare cu privire la plătitori și la beneficiarii plăților însoțesc transferurile de fonduri, precum și domeniul de aplicare al unui astfel de proces (24);

                                          (d)

                                          dacă normele și procedurile entității includ cerințe de precauție privind clientela (CDD), păstrarea evidențelor și monitorizarea tranzacțiilor și, în cazul unui răspuns afirmativ, în ce măsură includ acestea măsuri rezonabile pentru a verifica identitatea beneficiarului efectiv (beneficiarilor efectivi) al (ai) clienților (și anume, persoane juridice și acorduri juridice) și pentru a înțelege proprietatea și controlul clientului, precum și măsurile aplicabile în cazul în care entitatea detectează o tranzacție suspectă.

                                          (e)

                                          dacă entitatea aplică cerințe sporite privind obligația de diligență, ținând seama de Directiva (UE) 2015/849, atunci când abordează „țări terțe cu un grad ridicat de risc”; și

                                          (f)

                                          dacă entitatea aplică anumite interdicții pentru proiecte care implică jurisdicții identificate ca țări cu grad ridicat de risc (25).

                              6c.1

                              În ceea ce privește combaterea spălării banilor (CSB) și combaterea finanțării terorismului (CFT), a instituit entitatea politici, controale și proceduri adecvate pentru a se asigura că acțiunile finanțate de UE nu contribuie la spălarea banilor sau la finanțarea terorismului?

                              6c.1.1

                              A instituit entitatea politici, măsuri de control și proceduri adecvate pentru identificarea și evaluarea riscurilor privind spălarea banilor și finanțarea terorismului, luând în considerare factorii de risc, inclusiv cei referitori la clienți, țări sau arii geografice, produse, servicii, tranzacții sau canale de distribuție?

                              6c.1.2

                              Atunci când furnizează fonduri ale UE unor terțe părți, aplică entitatea măsuri de precauție privind clientela care cuprind:

                                          (a)

                                          identificarea părții terțe și verificarea identității părții terțe pe baza documentelor, a datelor sau a informațiilor obținute dintr-o sursă credibilă și independentă;

                                          (b)

                                          identificarea beneficiarului efectiv și adoptarea unor măsuri rezonabile pentru a verifica identitatea acestuia, astfel încât entitatea să aibă certitudinea că știe cine este beneficiarul efectiv, inclusiv prin adoptarea unor măsuri rezonabile, în ceea ce privește persoanele juridice, fiduciile, societățile, fundațiile și construcțiile juridice similare, pentru a înțelege structura de proprietate și de control a părții terțe;

                                          (c)

                                          evaluarea și, după caz, obținerea de informații privind scopul și natura prevăzută a relației de afaceri;

                                          (d)

                                          realizarea unei monitorizări continue a relației de afaceri, inclusiv prin examinarea tranzacțiilor încheiate pe toată durata relației respective, pentru a se asigura că tranzacțiile realizate sunt conforme cu informațiile obligatorii de care dispune entitatea cu privire la client, la activitate și la profilul de risc, inclusiv, dacă este cazul, la sursa fondurilor, precum și că documentele, datele sau informațiile deținute sunt ținute la zi (26)?

                                    Atunci când aplică aceste măsuri de precauție privind clientela, aplică entitatea cerințe sporite de precauție privind clientela, în special când este vorba despre:

                                          —

                                          țări terțe cu un grad ridicat de risc identificate, ținând seama de Directiva (UE) 2015/849;

                                          —

                                          o relație de activitate bancară transfrontalieră cu o instituție respondentă dintr-o țară terță; sau

                                          —

                                          când se confruntă cu tranzacții sau relații de afaceri care implică persoane expuse politic și alte cazuri de risc mai ridicat identificate de entitate?

                              6c.2

                              În cazul jurisdicțiilor identificate ca fiind țări terțe cu grad ridicat de risc, ținând seama de Directiva (UE) 2015/849, entitatea, atunci când pune în aplicare un proiect finanțat de UE:

                                          (a)

                                          identifică, în cadrul proiectului și al entităților relevante ale proiectului, prezența jurisdicțiilor identificate ca fiind „țări terțe cu un grad ridicat de risc”;

                                          (b)

                                          aplică măsuri sporite de precauție privind clientela în cazul operațiunilor care implică „țări terțe cu un grad ridicat de risc”;

                                          (c)

                                          nu desfășoară operațiuni noi sau reînnoite cu entități înregistrate sau stabilite în jurisdicții identificate ca țări terțe cu grad ridicat de risc, ținând seama de Directiva (UE) 2015/849;

                                          (d)

                                          derogă de la litera (c) numai în cazul în care acțiunea este pusă în aplicare fizic în aceeași jurisdicție și nu prezintă niciun indiciu că operațiunea în cauză contribuie la spălarea banilor, finanțarea terorismului, evitarea obligațiilor fiscale, frauda fiscală sau evaziunea fiscală?

                                 PILONUL 7 – EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE

                                 ÎNTREBĂRI-CHEIE (nivelul 1)

                                 Observațiile auditorului

                                 Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru excluderea terților de la accesul la finanțare prin intermediul achizițiilor publice, al granturilor și/sau al instrumentelor financiare
                                  (27)?

                                 PILONUL 7 – EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE

                                          1.

                                          CADRUL JURIDIC ȘI DE REGLEMENTARE

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare clar privind excluderea de la finanțare?

                              ASCDE

                                 PILONUL 7 – EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE

                                          2.

                                          CRITERII DE EXCLUDERE

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Sunt următoarele criterii de excludere integrate în procedurile și normele privind atribuirea contractelor de achiziții, a granturilor și/sau a instrumentelor financiare (28)?

                              ASCDE

                              2.1.

                              Sunt terții excluși de la finanțare dacă aceștia sau o persoană care are putere de reprezentare, decizie sau control asupra lor ori un membru al organului lor administrativ, de conducere sau de control a făcut obiectul unei hotărâri definitive sau al unei decizii administrative definitive pentru unul dintre motivele de mai jos (29)

                                          (a)

                                          proceduri de faliment, de insolvență sau de lichidare;

                                          (b)

                                          încălcarea obligațiilor referitoare la plata impozitelor sau a contribuțiilor de asigurări sociale;

                                          (c)

                                          o abatere profesională gravă, care include prezentarea de date eronate

                                          (d)

                                          fraudă;

                                          (e)

                                          corupție;

                                          (f)

                                          comportament legat de o organizație criminală;

                                          (g)

                                          spălarea banilor sau finanțarea terorismului;

                                          (h)

                                          Infracțiuni teroriste sau infracțiuni legate de activități teroriste;

                                          (i)

                                          exploatarea prin muncă a copiilor și alte tipuri de trafic de persoane;

                                          (j)

                                          nereguli (30);

                                          (k)

                                          crearea unei societăți de tip „cutie poștală”;

                                          (l)

                                          funcționarea ca societate de tip „cutie poștală”

                                    Există derogări de la cele de mai sus din motive justificate, cum ar fi:

                                          —

                                          motive imperative de interes general, cum ar fi sănătatea publică sau protecția mediului?

                              2.2.

                              Este proporționalitatea luată în considerare atunci când se ia o decizie cu privire la excluderea de la finanțare?

                              2.3.

                              Este dreptul la apărare luat în considerare atunci când se ia o decizie cu privire la excluderea de la finanțare?

                              2.4.

                              Este evaluarea măsurilor de remediere, care sunt aplicate de către entitate pentru a-și demonstra fiabilitatea, luată în considerare atunci când se ia o decizie cu privire la excluderea de la finanțare?

                                 PILONUL 7 – EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE

                                          3.

                                          PROCEDURI

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru excludere (în acordarea de granturi/achiziții/instrumente financiare, după caz) pe baza cerințelor menționate la punctul 2?

                              ASCDE

                              3.1.

                              Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru excluderea de la acordarea de granturi?

                              3.2.

                              Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru excluderea de la procesul de achiziții publice?

                              3.3.

                              Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru excludere în cadrul instrumentelor financiare?

                                 PILONUL 8 – PUBLICAREA DE INFORMAȚII DESPRE BENEFICIARII FONDURILOR ȘI ALTE INFORMAȚII

                                 ÎNTREBĂRI-CHEIE (nivelul 1)

                                 Observațiile auditorului

                                 Publică entitatea informațiile privind beneficiarii fondurilor în mod adecvat și în timp util?

                                 PILONUL 8 – PUBLICAREA DE INFORMAȚII DESPRE BENEFICIARII FONDURILOR ȘI ALTE INFORMAȚII

                                          1.

                                          CADRUL JURIDIC ȘI DE REGLEMENTARE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare clar pentru publicarea beneficiarilor, care cuprinde: (i) elemente de publicare adecvate ale beneficiarilor; (ii) o trimitere la un standard internațional comun care să asigure protecția drepturilor fundamentale și a intereselor comerciale; și (iii) actualizări periodice ale textelor publicate?

                              ASCDE

                                 PILONUL 8 – PUBLICAREA DE INFORMAȚII DESPRE BENEFICIARII FONDURILOR ȘI ALTE INFORMAȚII

                                          2.

                                          CERINȚE – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebarea-cheie (nivelul 2) Sunt următoarele cerințe integrate în procedurile și normele pentru publicare?

                              ASCDE

                              2.1.

                              De regulă, publică entitatea informații cu privire la beneficiarii fondurilor, care conțin cel puțin următoarele elemente: denumire, localitate, natură și scop și suma?
                              Fără a aduce atingere normelor și procedurilor privind protecția datelor abordate în cadrul pilonului privind protecția datelor, există derogări din motive justificate, cum ar fi:

                                          —

                                          entitatea poate renunța la publicare din motive de confidențialitate și securitate, de exemplu, în cazul în care publicarea ar amenința drepturile și libertatea persoanelor sau ar dăuna intereselor comerciale ale beneficiarului; sau

                                          —

                                          entitatea poate renunța la publicare în cazul contractelor cu valori reduse?

                              2.2.

                              Publică entitatea informațiile în mod regulat (de exemplu: cel puțin o dată pe an)?

                              2.3.

                              Publică entitatea informațiile în mod adecvat pe baza standardelor internaționale comune? Care dintre standarde (de exemplu: IATI, OCDE)?

                                 PILONUL 8 – PUBLICAREA DE INFORMAȚII DESPRE BENEFICIARII FONDURILOR ȘI ALTE INFORMAȚII

                                          3.

                                          PROCEDURI PRIVIND PUBLICAREA – întrebări/criterii

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru publicare (în acordarea de granturi/achiziții/instrumente financiare, după caz) pe baza cerințelor menționate la punctul 2?

                              ASCDE

                              3.1.

                              Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru publicare în contextul acordării de granturi?

                              3.2.

                              Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru publicare în procesul de achiziții publice?

                              3.3.

                              Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru publicare în cadrul instrumentelor financiare?

                                 PILONUL 9 – PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

                                 ÎNTREBĂRI-CHEIE (nivelul 1)

                                 Observațiile auditorului

                                 Asigură entitatea o protecție a datelor cu caracter personal echivalentă celei prevăzute la articolul 5 din Regulamentul financiar
                                  (31)?

                                 PILONUL 9 – PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

                                          1.

                                          CADRUL JURIDIC ȘI DE REGLEMENTARE

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Dispune entitatea de un cadru juridic și de reglementare clar pentru protecția datelor cu caracter personal?

                              ASCDE

                                 PILONUL 9 – PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

                                          2.

                                          CERINȚE

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Sunt integrate următoarele cerințe în procedurile și normele pentru protecția datelor cu caracter personal?

                              2.1.

                              În general, sunt datele cu caracter personal:

                                          —

                                          prelucrate în mod legal, echitabil și transparent pentru persoana în cauză;

                                          —

                                          colectate în scopuri specificate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu scopurile respective;

                                          —

                                          adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în scopurile în care sunt prelucrate;

                                          —

                                          exacte și, dacă este necesar, actualizate;

                                          —

                                          păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care sunt prelucrate datele cu caracter personal;

                                          —

                                          prelucrate într-un mod care asigură securitatea corespunzătoare a datelor cu caracter personal?

                              2.2.

                              Procedurile și normele încorporează următoarele principii:

                                          —

                                          dreptul la informare;

                                          —

                                          dreptul de a accesa și de a rectifica sau șterge datele cu caracter personal;

                                          —

                                          dreptul la portabilitatea datelor;

                                          —

                                          dreptul la confidențialitatea comunicațiilor electronice?

                                 PILONUL 9 – PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

                                          3.

                                          PROCEDURI

                                 Observațiile entității

                                 Observațiile auditorului

                                 Întrebare-cheie (nivelul 2): Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri (de exemplu, măsuri tehnice și organizatorice adecvate) pentru protecția datelor cu caracter personal (în acordarea de granturi/achiziții/instrumente financiare, după caz) pe baza cerințelor menționate la punctul 2?

                              3.1.

                              Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru protecția datelor cu caracter personal în contextul acordării de granturi?

                              ASCDE

                              3.2.

                              Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru protecția datelor cu caracter personal în procesul de achiziții publice?

                              ASCDE

                              3.3.

                              Aplică entitatea în mod eficace norme și proceduri pentru protecția datelor cu caracter personal în cadrul instrumentelor financiare?

                              ASCDE

                     (1)  Entitatea/auditorul ar trebui să menționeze aici DA sau NU pentru a indica dacă pilonul este supus evaluării.

                     (2)  Se consideră că trimiterea la „instrumentele financiare” include, de asemenea, garanțiile bugetare.

                     (3)  Sistemul conturilor de avans constituie o formă de sistem de contabilizare financiară. Cel mai răspândit sistem de conturi de avans îl constituie sistemul de numerar în valori mici. Caracteristica de bază a unui sistem de conturi de avans este aceea că se rezervă o sumă fixă și ulterior contul este realimentat după o anumită perioadă de timp sau atunci când există situații care impun acest lucru, deoarece au fost cheltuiți bani. Această realimentare va proveni dintr-o altă sursă de cont, de exemplu se va efectua o realimentare cu valori mici în numerar prin încasarea unui cec cu debitarea unui cont bancar.

                     (4)  Gestiunea salarială eficace ar trebui să fie susținută de o bază de date a personalului (în unele cazuri denumită „listă nominală” și nu neapărat în format computerizat), care cuprinde o listă a tuturor membrilor personalului care ar trebui remunerați lunar și care pot fi verificați pe baza unei liste aprobate a personalului și a registrelor individuale de personal (sau a dosarelor personalului). Legătura dintre baza de date a personalului și salarii constituie o măsură de control-cheie. Orice modificări care se impun a fi aduse bazei de date a personalului ar trebui să fie prelucrate în timp util prin intermediul unui raport de modificare și ar trebui să conducă la o pistă de audit. Ar trebui să se desfășoare în mod regulat audituri salariale pentru a identifica lucrătorii fantomă, a completa lacunele în materie de date și a identifica deficiențele în materie de control.

                     (5)  Se consideră că o trimitere la „instrumentele financiare” include, de asemenea, garanțiile bugetare.

                     (6)  În conformitate cu articolul 209 alineatul (4) din RF.

                     (7)  Noțiunea de „beneficiari de granturi” se înțelege în sensul larg, și anume poate include, de asemenea, țări partenere/țări beneficiare și partenerii de implementare ai entității.

                     (8)  Se consideră că o trimitere la „instrumente financiare” și „fonduri ale UE” include, de asemenea, garanțiile bugetare.

                     (9)  Pentru organizațiile care nu aplică încă Standardele internaționale de contabilitate pentru sectorul public (IPSAS), s-a convenit că raportarea financiară poate fi efectuată în conformitate cu Standardele internaționale de raportare financiară (IFRS).

                     (10)  Uneori, instituțiile financiare internaționale acționează, de asemenea, prin intermediul unor organisme din țara parteneră (fonduri naționale), care sunt asimilate intermediarilor financiari.

                     (11)  Se aplică numai dacă entitatea intenționează să solicite o garanție bugetară din partea Uniunii Europene.

                     (12)  Funcția de conformitate este considerată, de asemenea, ca parte a celei de a doua linii de apărare.

                     (13)  Și anume, când să se utilizeze o autoritate de semnătură individuală, autorități duale sau comune sau un comitet de credit/de investiții, în funcție de dimensiunea și natura tranzacției.

                     (14)  De exemplu, examinarea dovezilor care justifică structura modelului, testarea ex-post, evaluarea comparativă, evaluarea puterii discriminatorii a ratingurilor.

                     (15)  Entitatea poate încă să treacă cu succes testul acestui pilon, chiar dacă punctajul pentru această secțiune nu atinge pragul necesar, dar sub rezerva măsurilor de supraveghere care vor fi aplicate la nivel contractual, după caz.

                     (16)  Politica fiscală și cadrul de reglementare ale Uniunii includ în special și sub rezerva evoluțiilor viitoare: Codul de conduită în domeniul impozitării întreprinderilor (JO C 2, 6.1.1998, p. 2); Directiva 2011/96/UE a Consiliului din 30 noiembrie 2011 privind regimul fiscal comun care se aplică societăților-mamă și filialelor acestora din diferite state membre (JO L 345, 29.12.2011, p. 8); Directiva 2003/49/CE a Consiliului din 3 iunie 2003 privind sistemul comun de impozitare, aplicabil plăților de dobânzi și de redevențe efectuate între societăți asociate din state membre diferite (JO L 157, 26.6.2003, p. 49); Recomandarea 2012/772/UE a Comisiei din 6 decembrie 2012 privind planificarea fiscală agresivă (JO L 338, 12.12.2012, p. 41); Directiva 2011/16/UE a Consiliului in 15 februarie 2011 privind cooperarea administrativă în domeniul fiscal și de abrogare a Directivei 77/799/CEE (JO L 64, 11.3.2011, p. 1); Pachetul antievaziune al Comisiei: Pașii următori spre realizarea impozitării efective și spre creșterea transparenței fiscale în UE (COM/2016/23); Recomandarea (UE) 2016/136 a Comisiei din 28 ianuarie 2016 privind punerea în aplicare a măsurilor împotriva abuzurilor în ceea ce privește tratatele fiscale (JO L 25, 2.2.2016, p. 67); Directiva (UE) 2016/1164 a Consiliului din 12 iulie 2016 de stabilire a normelor împotriva practicilor de evitare a obligațiilor fiscale care au incidență directă asupra funcționării pieței interne (JO L 193, 19.7.2016, p. 1); concluziile Consiliului Ecofin din 12 februarie, 8 martie, 25 mai, 17 iunie, 8 noiembrie și 5 decembrie 2016, 5 decembrie 2017, 23 ianuarie și 13 martie 2018.
                  Aceste informații pot fi consultate la adresa: politica UE privind jurisdicțiile necooperante în scopuri fiscale (https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_en); pachetul antievaziune (site-ul Comisiei: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/anti-tax-avoidance-package_en; Site-ul Consiliului: http://www.consilium.europa.eu/en/policies/anti-tax-avoidance-package/); politica UE pentru combaterea concurenței fiscale dăunătoare (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/harmful-tax-competition_en) care include activitatea Grupului privind codul de conduită în domeniul impozitării întreprinderilor (site-ul Consiliului: http://www.consilium.europa.eu/en/council-eu/preparatory-bodies/code-conduct-group/); activitatea UE privind cooperarea administrativă în domeniul impozitării directe (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/tax-cooperation-control/administrative-cooperation/enhanced-administrative-cooperation-field-direct-taxation_en); cu privire la transparența pentru intermediari (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/transparency-intermediaries_en); și cadrul de reglementare al UE privind impozitarea (http://eur-lex.europa.eu/browse/directories/consleg.html?root_default=CC_1_CODED%3D09&displayProfile=lastConsDocProfile&classification=in-force#arrow_09).

                     (17)  A se vedea, în special, secțiunea IV (1) punctul 1.2 din Comunicarea Comisiei [C(2018) 1756 din 21 martie 2018].

                     (18)  Aceasta ar însemna, de exemplu, să se analizeze dacă profiturile realizate sunt impozitate conform normelor standard aplicabile (dacă nu, să se treacă la nivelul următor în cadrul entității) și dacă profiturile canalizate sunt impozitate conform normelor standard aplicabile (dacă nu, se trece la nivelul următor în cadrul entității, până la beneficiarii efectivi, dacă este cazul). Cu toate acestea, odată ce este stabilită impozitarea efectivă pentru un anumit flux financiar, nu este necesară nicio altă probă cu privire la impozitarea acestui flux.

                     (19)  Aceasta ar putea include, de exemplu, furnizarea de dovezi privind fundamentarea economică a unei structuri, a fondului efectiv al diferitelor entități (a se vedea, de exemplu, p. 125 și următoarele http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10421-2018-INIT/en/pdf, și http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5814-2018-REV-3/en/pdf) și impactul fiscal al structurării.

                     (20)  Prezența jurisdicțiilor incluse în anexa II la concluziile Consiliului UE în structura unei operațiuni ar trebui să declanșeze o examinare de la caz la caz și să necesite o atenție deosebită pentru a se obține certitudinea că preocupările pe care aceste jurisdicții s-au angajat să le abordeze pentru a respecta criteriile de bună guvernanță fiscală nu sunt exploatate în cadrul unor proiecte finanțate din fonduri ale UE. Aceste preocupări pot fi legate de oricare dintre criteriile menționate în anexa V la concluziile Consiliului din 5 decembrie 2017, și anume: (i) transparența și schimbul de informații; (ii) impozitarea echitabilă (inclusiv criteriul 2.2); și (iii) standardele BEPS. De exemplu, fluxurile financiare ale proiectelor finanțate din fonduri ale UE nu ar trebui să beneficieze de regimuri fiscale dăunătoare pe care o jurisdicție s-a angajat să le elimine. În mod similar, în cazul în care o jurisdicție încă nu îndeplinește criteriile de transparență din cauza schimbului insuficient de mecanisme de informare cu statele membre ale UE, ar trebui să se verifice dacă informațiile fiscale care nu sunt raportabile în fluxurile financiare ale proiectului ar putea împiedica impozitarea efectivă a acestui flux financiar.

                     (21)  Singura derogare permisă în temeiul Regulamentului financiar al UE este derogarea pentru punerea în aplicare fizică. Atunci când aplică această derogare, entitatea ar trebui să evalueze localizarea fizică a proiectului (de exemplu, prin intermediul unui test adecvat privind substanța economică) și dacă există indicii că proiectul în cauză contribuie la evitarea obligațiilor fiscale.

                     (22)  Și anume, jurisdicțiile incluse în anexa II la concluziile Consiliului UE.

                     (23)  Entitatea poate încă să treacă cu succes testul acestui pilon, chiar dacă punctajul pentru această secțiune nu atinge pragul necesar, sub rezerva măsurilor de supraveghere care vor fi aplicate la nivel contractual, după caz.

                     (24)  În conformitate cu Regulamentul (UE) 2015/847 și cu Directiva (UE) 2015/849.

                     (25)  Având în vedere Directiva (UE) 2015/849.

                     (26)  Având în vedere Directiva (UE) 2015/849.

                     (27)  Se consideră că o trimitere la „instrumente financiare” și „fonduri ale UE” include garanțiile bugetare.

                     (28)  În cazul în care entitatea aplică Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achizițiile publice și de abrogare a Directivei 2004/18/CE (JO L 94, 28.3.2014, p. 65) (articolul 57 sau legislația națională de transpunere a respectivei directive, protecția intereselor financiare ale UE este considerată echivalentă cu normele, politicile și procedurile Uniunii).

                     (29)  Directiva 2014/24/UE (de abrogare a Directivei 2004/18/CE) este considerată echivalentă cu Regulamentul financiar al UE. Prin urmare, această secțiune poate fi verificată în raport cu sistemele, normele și procedurile de aplicare a directivei menționate anterior sau a legislației naționale de transpunere a directivei menționate anterior

                     (30)  Nu se aplică instrumentelor financiare.

                     (31)  Fără a aduce atingere Regulamentelor (UE) 2018/1725 și (UE) 2016/679.

               Anexa 3

                  PROCEDURI DE EVALUARE

               3.1.   Documentația și dovezile de evaluare

               1.   Documentația de evaluare (documente de lucru)

               Auditorul trebuie, în conformitate cu ISAE 3000, să întocmească documentația care asigură:

                           —

                           păstrarea unei evidențe suficiente și adecvate a bazei pentru raportul de audit; și

                           —

                           dovezi pentru faptul că evaluarea a fost planificată și efectuată în conformitate cu standardul ISAE 3000 și cu cerințele juridice și de reglementare aplicabile.

                     „Documentație” sau „documente de lucru” înseamnă evidența procedurilor de evaluare desfășurate, a dovezilor obținute și a concluziilor la care a ajuns auditorul. Un „dosar de evaluare” se referă la unul sau mai multe dosare sau la alte suporturi de stocare, în formă fizică sau electronică, care conțin evidențe cuprinzând documentația de evaluare sau documente de lucru pentru o anumită misiune.
               2.   Dovezi

               În conformitate cu ISAE 3000, auditorul ar trebui să se asigure că sunt colectate dovezi pentru a sprijini concluziile auditorului și dovezi pentru faptul că evaluarea a fost efectuată în conformitate cu cadrul internațional al IFAC pentru misiunile de asigurare și cu standardul internațional pentru misiunile de asigurare („ISAE”) 3000 pentru alte misiuni de asigurare decât auditurile sau revizuirile informațiilor financiare istorice.

               Auditorul ar trebui să obțină suficiente dovezi adecvate pentru a fundamenta constatările evaluării și a formula concluzii rezonabile pe care să își întemeieze concluziile evaluării. Auditorul aplică raționamentul său profesional pentru a stabili dacă dovezile sunt suficiente și adecvate.
               3.   Păstrarea documentației de evaluare (documente de lucru) <Autoritatea contractantă poate înlătura sau adapta această parte după cum consideră de cuviință>

               Auditorul ar trebui să păstreze documentația pentru misiune (inclusiv dovezile privind taxele și cheltuielile, cum ar fi facturi pentru cazarea la hotel, tichete de îmbarcare în avion, chitanțe, fișe de pontaj etc.), pentru a fi supuse inspecției din partea autorității contractante, pe o perioadă de cinci ani de la data plății de către autoritatea contractantă a facturii finale a auditorului pentru această misiune. La cerere și în conformitate cu legislația din țara în care se află biroul responsabil de evaluare, autoritatea contractantă ar trebui să aibă acces la documentația de evaluare în această perioadă de cinci ani.
               4.   Accesul la evidențele și documentele entității

               Auditorul ar trebui să aibă în orice moment acces total și nerestricționat la toate evidențele și documentele (inclusiv înregistrări contabile, contracte, procese-verbale ale ședințelor, evidențe bancare, facturi etc.), la angajații și locațiile entității, în măsura în care acest lucru este posibil și relevant pentru evaluare. Auditorul poate solicita entității accesul la băncile sale (de exemplu, pentru a solicita o confirmare din partea băncii), la consultanți și alte entități sau la firme cu care entitatea a stabilit legături.
               3.2.   Planificare

               1.   Ședința pregătitoare cu entitatea

               Entitatea planifică, de regulă, o ședință pregătitoare cu auditorul. Această ședință va avea loc la sediul social al entității sau într-o altă locație, în funcție de ceea ce este cel mai adecvat și mai convenabil pentru ambele părți. Scopul acestei ședințe este de a discuta despre planificarea evaluării, munca de teren și raportarea, precum și de a clarifica probleme existente. Entitatea și auditorul ar putea conveni asupra unor metode alternative de pregătire a evaluării (de exemplu, teleconferințe). Pe durata ședinței pregătitoare, auditorul poate solicita informații și documente suplimentare pe care le consideră necesare sau utile pentru planificarea evaluării și activitatea de teren.
               Entitatea ar trebui să informeze Comisia cu privire la această ședință, la care pot participa reprezentanți ai Comisiei.
               2.   Activități de planificare, planul de evaluare și programe de lucru pentru evaluare

               Auditorul ar trebui să planifice evaluarea astfel încât aceasta să se desfășoare în mod eficace și eficient. O planificare adecvată presupune acordarea unei atenții corespunzătoare domeniilor de evaluare importante, identificarea și rezolvarea promptă a eventualelor probleme, precum și organizarea și gestionarea corespunzătoare a evaluării, astfel încât aceasta să fie eficace și eficientă.
               Auditorul ar trebui să aibă un plan de evaluare (sau un document de planificare similar, cum ar fi un plan de lucru pentru evaluare sau un memorandum de planificare) care să prezinte abordarea evaluării și principiile-cheie ale planificării, activitatea de teren și raportarea. Auditorul ar trebui să dispună de programe de lucru pentru evaluare care să detalieze și să documenteze testele și procedurile de evaluare.
               3.3.   Activitatea de teren

               1.   Obținerea de dovezi cu privire la structura sistemelor, a măsurilor de control, a procedurilor și a normelor

               Domeniul de aplicare al activității ar trebui să includă o evaluare a structurii sistemelor, măsurilor de control, procedurilor și normelor relevante care prezintă relevanță pentru pilonul în cauză.
               Procedurile de obținere a dovezilor cu privire la structura sistemelor, a măsurilor de control, a procedurilor și a normelor ar putea include:

                           —

                           discutarea cu membrii personalului entității care ar putea deține informații relevante;

                           —

                           evaluarea dacă descrierile, dacă există, prezintă în mod echitabil sistemele, măsurile de control, procedurile și normele care au fost concepute și puse în aplicare de către entitate;

                           —

                           verificarea documentelor juridice și de reglementare (de exemplu, acte cu putere de lege, regulamente, contracte și acorduri), a instrucțiunilor interne și a documentelor de orientare (de exemplu, norme de funcționare, manuale de control intern etc.) și a oricăror alte documente pe care auditorul le consideră relevante;

                           —

                           observarea operațiunilor și inspectarea documentelor, a rapoartelor, a evidențelor tipărite și electronice ale prelucrării tranzacțiilor, a procedurilor contabile (de exemplu, reconcilierea bancară) și a altor proceduri de aprobare și de control intern esențiale (de exemplu, rapoarte periodice privind cheltuielile, comparații efective cu bugetul, examinarea și aprobarea fișelor de pontaj, etc.), documente referitoare, de exemplu, la: (i) cadrul de reglementare pentru auditul extern; (ii) proceduri de atribuire a granturilor și de achiziții publice; și (iii) instrumente financiare și tranzacțiile cu instrumente financiare; și

                           —

                           măsuri de control și proceduri repetitive.

                     Auditorul poate dori să utilizeze diagrame sau chestionare pentru a contribui la evaluarea structurii măsurilor de control, a procedurilor și a normelor.
               2.   Testarea sistemelor, a măsurilor de control și a procedurilor

               Domeniul de aplicare al activității ar trebui să includă o evaluare a funcționării eficace a sistemelor, măsurilor de control, procedurilor și normelor relevante.
               Un sistem, o măsură de control, o procedură sau o normă funcționează în mod eficace dacă, individual sau în combinație cu alte sisteme, măsuri de control, proceduri sau norme, oferă o asigurare rezonabilă a faptului că:

                           —

                           obiectivele entității (de exemplu, obiectivele sistemului de control intern sau ale unui proces de acordare de granturi sau de achiziții publice) sunt îndeplinite și, în special, că riscurile pentru îndeplinirea obiectivelor sunt gestionate și controlate în mod corespunzător;

                           —

                           riscurile de eroare, de nereguli și de fraudă sunt prevenite, detectate și corectate în mod corespunzător și cu promptitudine.

                     Atunci când concepe și efectuează teste asupra măsurilor de control, auditorul ar trebui:

                           —

                           să desfășoare alte proceduri, în plus față de anchete, pentru a obține dovezi cu privire la:

                                       —

                                       modul în care a funcționat un sistem sau modul în care s-a aplicat o măsură de control, o procedură sau o normă;

                                       —

                                       consecvența cu care a funcționat sistemul sau cu care s-a aplicat o măsură de control, o procedură sau o normă; și

                                       —

                                       de către cine sau prin ce mijloace au fost aplicate măsurile de control, procedurile sau normele;

                           —

                           să stabilească mijloacele de selectare a elementelor pentru testare care sunt eficace în îndeplinirea obiectivelor procedurii.

                     Atunci când stabilește amploarea testelor asupra măsurilor de control, a procedurilor sau a normelor, auditorul trebuie să ia în considerare factori precum caracteristicile populației care urmează să fie testată, natura măsurilor de control, a procedurilor și a normelor, frecvența aplicării acestora (de exemplu, lunar, zilnic, de mai multe ori pe zi) și rata de abatere estimată.
               Testele asupra măsurilor de control, a procedurilor și a normelor ar putea include, printre altele, inspecții (asupra evidențelor, documentelor și activelor), observarea, intervievarea personalului de conducere și a altor persoane din cadrul entității, confirmarea, recalcularea și repetarea anumitor proceduri.
               3.   Eșantionarea și alte mijloace de selectare a elementelor pentru testare

               La conceperea și desfășurarea testelor asupra sistemelor, a măsurilor de control, a procedurilor și a normelor, auditorul poate utiliza eșantionarea sau alte modalități de selectare a elementelor pentru testare. Eșantionarea implică aplicarea procedurilor la mai puțin de 100 % din elementele relevante pentru evaluare (de exemplu, o selecție de tranzacții sau balanțe de conturi), astfel încât toate unitățile de eșantionare să aibă o șansă de a fi selectate. Aceasta va oferi auditorului o bază rezonabilă pentru a trage concluzii cu privire la întreaga populație.
               Eșantionarea poate urma fie o abordare statistică, fie o abordare nestatistică. Auditorul ar putea efectua o selecție, pe baza unei bune aprecieri, a anumitor elemente dintr-o populație (de exemplu, elemente cu valoare ridicată sau elemente-cheie, toate elementele care depășesc o anumită sumă, elemente pentru a obține informații sau elemente pentru a testa activități sau proceduri ori norme de control). Examinarea selectivă nu constituie eșantionare.
               Deși examinarea selectivă a anumitor elemente va fi adesea un mijloc eficient de obținere a dovezilor, aceasta nu constituie eșantionare. Rezultatele procedurilor aplicate elementelor selectate în acest mod nu pot fi proiectate sau extrapolate la întreaga populație. Prin urmare, examinarea selectivă a anumitor elemente nu furnizează dovezi cu privire la restul populației. Eșantionarea, pe de altă parte, este concepută pentru a permite formularea unor concluzii cu privire la întreaga populație, pe baza testării unui eșantion prelevat din aceasta.
               4.   Utilizarea activității auditorilor interni

               Atunci când auditorul stabilește că o funcție de audit intern ar putea să fie relevantă pentru evaluare, acesta: (a) stabilește dacă și în ce măsură poate fi utilizată o anumită activitate a auditorilor interni; și (b) în cazul în care utilizează activitatea specifică a auditorilor interni, dacă activitatea respectivă este adecvată scopului auditului. Auditorul ar trebui să respecte ISA 610 „Utilizarea activității auditorilor interni”, în măsura în care acest standard ISA este relevant pentru evaluare.
               5.   Declarații scrise

               În cadrul altor misiuni de asigurare decât auditurile sau revizuirile informațiilor financiare istorice (ISAE 3000), auditorul ar trebui să obțină declarații din partea conducerii. O declarație scrisă reprezintă o declarație din partea conducerii acordată auditorului pentru a confirma anumite aspecte sau pentru a susține alte dovezi ale evaluării.
               Auditorul poate solicita o scrisoare de reprezentare semnată de membrul (membrii) conducerii entității care dețin(e) responsabilitatea principală pentru sistemele, măsurile de control, procedurile și normele entității.
               6.   Nota de informare („aide mémoire”)

               Auditorul va pregăti o notă de informare pentru discuții în cadrul ședinței de încheiere. Nota de informare ar trebui să prezinte principalele constatări ale evaluării care au rezultat din activitatea de teren și recomandări. O copie a notei de informare ar trebui trimisă directorului de audit al autorității contractante.
               7.   Ședința de încheiere

               Auditorul ar trebui să organizeze o ședință de încheiere cu entitatea. Entitatea ar trebui să informeze Comisia cu privire la această ședință, la care pot participa reprezentanți ai Comisiei.
               Scopul acestei ședințe este de a discuta nota de informare și de a obține confirmarea entității și observațiile inițiale cu privire la constatările și recomandările auditorului. Auditorul și entitatea pot conveni ca informațiile existente să fie furnizate de către entitate și, dacă este cazul, asupra unui termen de depunere. Auditorul poate informa entitatea cu privire la procedurile de raportare. Auditorul ar trebui să documenteze orice observații (verbale și scrise) formulate de către entitate și de către reprezentanții Comisiei și să le ia în considerare pentru raportul de evaluare.
               3.4.   Raportare

               1.   Cerințe de raportare de bază și limba

               Auditorul ar trebui să raporteze rezultatele evaluării în conformitate cu cadrul internațional al IFAC pentru misiunile de asigurare și cu ISAE 3000, cu practicile societății sale de audit și cu cerințele prezentului mandat.
               Raportul ar trebui să fie obiectiv, clar, concis, oportun și constructiv.
               Raportul ar trebui să fie prezentat în limba indicată în secțiunea 6.4 din mandat. Dacă limba raportului este alta decât limba engleză sau franceză, auditorul ar trebui să prezinte, de asemenea, un rezumat al raportului în limba engleză sau în limba franceză.
               2.   Data raportului de evaluare

               Data proiectului de raport și a raportului preliminar ar trebui să fie data la care aceste rapoarte sunt trimise spre consultare. Data de pe coperta raportului final de evaluare ar trebui să fie data semnării raportului final de evaluare.
               Faptele și evenimentele care au ajuns în atenția auditorului înainte de semnarea raportului final și care au un impact asupra constatărilor din raportul respectiv trebuie luate în considerare. Însă, auditorul nu are obligația de a solicita informații personalului de conducere al entității și/sau de a desfășura alte proceduri după ședința de încheiere și înainte de semnarea raportului final.
               3.   Procedura de consultare și de depunere a proiectului de raport <Autoritatea contractantă poate adapta această parte după cum consideră de cuviință, deoarece textul propus se bazează pe procedurile Comisiei. Atenție: trebuie să se păstreze părțile în care Comisia este consultată/informată >

               Auditorul ar trebui să depună un proiect de raport la autoritatea contractantă în termen de < 21> de zile calendaristice după data ședinței de încheiere (și anume sfârșitul activității de teren). Proiectul de raport ar trebui să includă observațiile entității, în măsura în care acestea au fost deja obținute în timpul evaluării în teren și în timpul ședinței de încheiere.

                  Proiectul de raport ar trebui să fie transmis pe hârtie și în format electronic, împreună cu o scrisoare de înaintare. Cuvântul „proiect” ar trebui să fie indicat în mod clar pe toate versiunile.
               Entitatea poate trimite Comisiei Europene o copie a proiectului de raport de evaluare bazată pe piloni pentru a solicita opinia Comisiei cu privire la anumite elemente din proiectul de raport (1).
               Autoritatea contractantă ar trebui să transmită observații auditorului în termen de 21 de zile calendaristice de la primirea proiectului de raport.
               Auditorul ar trebui să prezinte autorității contractante un proiect de raport revizuit care să ia în considerare eventualele observații primite în termen de < 7> zile calendaristice de la primirea observațiilor.
               Autoritatea contractantă ar trebui să transmită observații auditorului în termen de < 21> de zile calendaristice de la primirea proiectului de raport.
               4.   Procedura de consultare și de depunere a raportului final <Autoritatea contractantă poate adapta această parte după cum consideră de cuviință, deoarece textul propus se bazează pe procedurile Comisiei. Atenție: trebuie să se păstreze părțile în care Comisia este consultată/informată >

               Dacă nu este necesară o activitate de teren suplimentară, auditorul ar trebui să prezinte autorității contractante un raport preliminar în termen de <7> zile calendaristice de la primirea observațiilor cu privire la proiectul de raport. Cuvântul „preliminar” ar trebui să fie indicat pe coperta raportului preliminar. Autoritatea contractantă ar trebui să informeze în scris auditorul dacă acceptă raportul preliminar în termen de <14> zile calendaristice de la primirea raportului preliminar.
               Auditorul ar trebui să prezinte un raport final în termen de <7> zile calendaristice de la primirea observațiilor cu privire la raportul preliminar.
               Ulterior, auditorul ar trebui să prezinte entității raportul final într-un exemplar original și în format electronic, împreună cu o notă de înaintare.
               Rapoartele ar trebui să fie prezentate cu antetul original al auditorului. Cuvântul „final” ar trebui să fie indicat în mod clar pe toate versiunile. De asemenea, auditorul ar trebui să transmită entității o versiune electronică a raportului final [și anume o copie scanată (în format PDF) a raportului final semnat și datat, având antetul auditorului].
               Perioada dintre ședința de încheiere și transmiterea către autoritatea contractantă a raportului final nu ar trebui să depășească <105> zile calendaristice sau <15> săptămâni.
               Auditorul ar trebui să trimită raportul de evaluare bazată pe piloni final Comisiei Europene în format electronic și pe suport de hârtie:

                           Comisia Europeană

                           Direcția Generală […]

                           Unitatea de audit și control

                           1040 Bruxelles/Brussel

                           BELGIQUE/BELGIË

                  (1)  Fără a aduce atingere măsurilor de supraveghere pe care le adoptă Comisia, în conformitate cu articolul 154 alineatul (5) din Regulamentul financiar

               Anexa 4

                  RAPORTUL DE EVALUARE BAZATĂ PE PILONI

                     <ANTETUL AUDITORULUI>

                  RAPORT [PROIECT, PRELIMINAR SAU FINAL]

                  [data]

               <pentru raportul final, aceasta este data la care este semnat raportul final al auditorului independent; pentru proiectul de raport sau raportul preliminar, aceasta este data la care aceste rapoarte sunt transmise spre consultare>

                  EVALUARE BAZATĂ PE PILONI

                  A [DENUMIREA ENTITĂȚII]

                           Entitatea supusă evaluării:

                           [Denumirea entității]

                           Țara:

                           [Țara în care își are sediul entitatea]

                           Auditorul:

                           [Firma de audit și biroul responsabil de evaluare]

                           Perioada supusă evaluării:

                           [date] până la [data] [aceasta ar trebui să reprezinte, de regulă, anul (perioada de 12 luni) care se încheie în ziua în care începe activitatea de teren (proceduri la fața locului) a evaluării]

                           Datele activității de teren pentru evaluare:

                           [[data] până la [data]

                  CUPRINS

               Raport de asigurare independent
                        112

                           1.

                        Rezumat
                        117

                           2.

                        Contextul misiunii
                        126

                           3.

                        Sistemul de control intern.
                        127

                           4.

                        Sistemul contabil
                        129

                           5.

                        Auditul extern independent
                        129

                           6.

                        Granturi
                        129

                           7.

                        Achiziții publice
                        130

                           8.

                        Instrumente financiare
                        130

                           9.

                        Excluderea de la accesul la finanțare
                        131

                           10.

                        Publicarea de informații privind beneficiarii
                        131

                           11.

                        Protecția datelor cu caracter personal
                        131
                     Anexe
                        133

                              INSTRUCȚIUNI PENTRU UTILIZAREA ACESTUI MODEL DE RAPORT

                           Acest model de raport pentru evaluarea bazată pe piloni oferă auditorului un format și o structură de raportare și include orientări pentru conținutul secțiunilor raportului.

                                       —

                                       Textul evidențiat în gri și scris <cursiv> constituie instrucțiune și trebuie să fie eliminat.

                                       —

                                       Textul care nu este evidențiat în gri poate fi utilizat de către auditor pentru întocmirea raportului. Auditorul poate modifica textul după cum consideră necesar, cu excepția textului prevăzut în raportul auditorului independent.

                              Textul prevăzut și formularea din raportul de asigurare al auditorului independent ar trebui să fie respectate în orice moment și nu pot fi modificate.

                              Această pagină de instrucțiuni ar trebui să fie eliminată din raport

                  RAPORT DE ASIGURARE INDEPENDENT

                  Evaluare bazată pe piloni

               [denumirea și adresa completă a entității]
               Am efectuat o evaluare bazată pe piloni (denumită în continuare „evaluare”) cu privire la [denumire]; denumită în continuare „entitate”. Obiectivul evaluării este de a oferi Comisiei Europene asigurarea rezonabilă cu privire la îndeplinirea de către entitate a cerințelor prevăzute la articolul 154 alineatul (4) literele (a)-(f) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comisiei Europene și la articolul 29 alineatul (1) din Regulamentul financiar aplicabil Fondului european de dezvoltare cu privire la următorii piloni:

                           1.

                           Sistemul de control intern

                           2.

                           Sistemul contabil

                           3.

                           Auditul extern independent

                           4.

                           Granturi <se elimină dacă nu se aplică>

                           5.

                           Achiziții publice <se elimină dacă nu se aplică>

                           6.

                           Instrumente financiare (1) <se elimină dacă nu se aplică>

                           7.

                           Excluderea de la accesul la finanțare

                           8.

                           Publicarea de informații cu privire la beneficiari

                           9.

                           Protecția datelor cu caracter personal

                     Domeniul de aplicare al activității noastre și concluziile noastre pentru fiecare dintre pilonii respectivi sunt prezentate mai jos.

                     Responsabilitățile respective ale organului de conducere al entității și ale auditorului

               Organul de conducere al entității este responsabil de asigurarea faptului că sistemele, măsurile de control, normele și procedurile legate de piloni sunt conforme cu standardele acceptate la nivel internațional și cu criteriile stabilite de Comisia Europeană pentru fiecare pilon. Organul de conducere al entității este responsabil, de asemenea, pentru furnizarea de informații și documente auditorului, precum și pentru asigurarea accesului acestuia la sisteme și la personalul entității, în măsura în care acest lucru este necesar și relevant în scopul prezentei evaluări.
               Responsabilitatea noastră este de a evalua sistemele instituite și măsurile de control, normele și procedurile aplicate de către entitate pentru fiecare pilon în raport cu criteriile pentru fiecare pilon și de a raporta constatările noastre în conformitate cu mandatul prevăzut pentru această evaluare.
               Acest mandat prevede faptul că trebuie să ne desfășurăm activitatea în conformitate cu standardul internațional pentru misiuni de asigurare 3000 (emis de Federația Internațională a Contabililor) cu privire la alte misiuni de asigurare decât auditurile sau revizuirile informațiilor financiare istorice, în măsura în care acest standard poate fi aplicat în contextul specific al acestei evaluări bazate pe piloni. Acest standard ne impune să respectăm standardele etice aplicabile în desfășurarea activității noastre.

                     Domeniul de aplicare al activității pentru toți pilonii

               Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare a fiecărui pilon și a sistemelor puse în aplicare, precum și a măsurilor de control, a normelor și a procedurilor aplicate de către entitate.
               În funcție de cerințele pentru pilonul în cauză, evaluarea noastră a vizat structura sau structura și eficacitatea operațională a sistemelor, a măsurilor de control, a procedurilor și a normelor relevante.
               Evaluarea noastră a presupus compararea informațiilor și a datelor concrete referitoare la sisteme, măsuri de control, norme și proceduri cu criteriile Comisiei. Aceste criterii și nivelurile de importanță (pragul de semnificație) sunt prezentate în capitolul 2.3 al raportului nostru detaliat.
               Pentru a stabili ceea ce constituie un punct slab sau o deficiență semnificativă la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor și al procedurilor, am luat în considerare criteriile și nivelurile de importanță definite de către Comisie, întrucât acești factori ar putea influența decizia Comisiei de a încredința entității sarcini de execuție bugetară în cadrul gestiunii indirecte.
               Această evaluare a analizat, în primul rând, sistemele, măsurile de control, normele și procedurile instituite pentru operațiunile regulate ale entității. Concluziile acestei evaluări nu se referă la acțiuni, proiecte, contracte sau acorduri specifice prezente sau viitoare.
               Din cauza limitărilor sale inerente, este posibil ca, prin controlul intern și alte sisteme, norme și proceduri, să nu fie neapărat prevenite sau detectate erori. De asemenea, previziunile acestei evaluări istorice a structurii și eficacității sistemelor, măsurilor de control, normelor și procedurilor pentru perioadele viitoare sunt supuse riscului ca aceste sisteme, măsuri de control, norme și proceduri să devină necorespunzătoare din cauza modificărilor de la nivelul condițiilor sau ca gradul de conformitate cu normele și procedurile să se deterioreze.
               Am luat în considerare toate dovezile disponibile care ne-au fost prezentate în cursul activității pe teren pe care le-am finalizat la data de [data ședinței de încheiere], inclusiv observațiile și informațiile ulterioare ale entității și ale Comisiei Europene până la data prezentului raport.
               Considerăm că dovezile pe care le-am obținut sunt suficiente și adecvate pentru a fundamenta concluziile noastre.

                  PILONUL 1 – SISTEMUL DE CONTROL INTERN

               Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea a instituit și a asigurat funcționarea unui sistem de control intern eficace, eficient și economic. În consecință, procedurile întreprinse de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a sistemului de control intern.
               Activitatea noastră s-a axat pe componentele de control intern și pe măsurile de control pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare.

                     Concluzii

               <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea a instituit și a asigurat funcționarea, sub toate aspectele semnificative, a unui sistem de control intern eficace, eficient și economic și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.
               <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului de control intern.
               În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu a instituit și nu a asigurat funcționarea, sub toate aspectele semnificative, a unui sistem de control intern eficace, eficient și economic care să fie conform cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.

                  PILONUL 2 – SISTEMUL CONTABIL

               Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea utilizează un sistem contabil care oferă informații exacte, complete, fiabile și prompte. Procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a sistemului contabil.
               Activitatea noastră s-a axat pe acele aspecte și componente ale sistemului contabil pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare.

                     Concluzii

               <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea utilizează un sistem contabil care asigură, sub toate aspectele semnificative, informații exacte, complete, fiabile și prompte și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.
               <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului contabil.
               În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu utilizează un sistem contabil care să asigure, sub toate aspectele semnificative, informații exacte, complete, fiabile și prompte în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.

                  PILONUL 3 – AUDITUL EXTERN INDEPENDENT

               Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea face obiectul unui audit extern independent, efectuat în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcțional de entitatea în cauză. În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura cadrului de audit extern la care este supusă entitatea.
               Activitatea noastră s-a axat pe acele aspecte și componente ale cadrului pentru un audit extern independent pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare.

                     Concluzii

               <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea face obiectul unui audit extern independent, care se impune a fi efectuat, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional, de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcțional de entitate și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.
               <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul cadrului pentru un audit extern independent.
               În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu face obiectul unui audit extern independent, care se impune a fi efectuat, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional, de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcțional de entitate și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.

                  PILONUL 4 – GRANTURI

               Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru acordarea de finanțare din fondurile UE prin intermediul granturilor. În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a sistemului de granturi.
               Activitatea noastră s-a axat pe acele aspecte și componente ale sistemului de granturi pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare.

                     Concluzii

               <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul granturilor și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.
               <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului de granturi.
               În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru a acorda finanțare din fonduri ale UE prin intermediul granturilor și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.

                  PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE

               Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru acordarea de finanțare din fondurile UE prin intermediul achizițiilor publice. În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a sistemului de achiziții publice.
               Activitatea noastră s-a axat pe acele aspecte și componente ale sistemului de achiziții publice pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare.

                     Concluzii

               <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul achizițiilor publice și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.
               <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului de achiziții publice.
               În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru a acorda finanțare din fonduri ale UE prin intermediul achizițiilor publice și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.

                  PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE (2)

               Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru acordarea de finanțare din fondurile UE prin intermediul instrumentelor financiare. În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a instrumentelor financiare utilizate de către entitate.
               Activitatea noastră s-a axat pe acele aspecte și componente ale instrumentelor financiare utilizate de către entitate, pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare.

                     Concluzii

               <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul instrumentelor financiare și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.
               <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul instrumentelor financiare utilizate de către entitate.
               În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate, sub toate aspectele semnificative, pentru a acorda finanțare din fonduri ale UE prin intermediul instrumentelor financiare și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.

                  PILONUL 7 – EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE

               Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru excluderea terților de la accesul la finanțare.
               În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a măsurilor luate de către entitate în acest scop.
               Activitatea noastră s-a axat pe acele motive și măsuri luate pentru excludere de către entitate pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare.

                     Concluzii

               <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru excluderea terților de la accesul la finanțare în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.
               <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului de excludere al entității.
               În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate pentru excluderea terților de la accesul la finanțare în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.

                  PILONUL 8 – PUBLICAREA DE INFORMAȚII PRIVIND BENEFICIARII

               Domeniul de aplicare al misiunii noastre include o evaluare pentru a stabili dacă entitatea publică în mod adecvat și în timp util informații cu privire la beneficiarii de fonduri.
               În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a măsurilor luate de către entitate în acest scop.
               Activitatea noastră s-a axat pe acele cerințe pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare.

                     Concluzii

               <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru publicarea în mod adecvat și în timp util a informațiilor despre beneficiarii de fonduri în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.
               <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului entității de publicare a informațiilor despre beneficiari.
               În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate pentru publicarea în mod adecvat și în timp util a informațiilor despre beneficiarii fondurilor în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.

                  PILONUL 9 – PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

               Domeniul de aplicare al misiunii noastre include evaluarea pentru a stabili dacă entitatea asigură o protecție a datelor cu caracter personal echivalentă celei prevăzute la articolul 5 din Regulamentul financiar.
               În consecință, procedurile desfășurate de către noi au vizat structura și eficacitatea operațională a măsurilor luate de către entitate în acest scop.
               Activitatea noastră s-a axat pe acele cerințe și măsuri luate de către entitate pe care Comisia le consideră importante și care sunt detaliate în chestionarele de evaluare.

                     Concluzii

               <formularea de utilizat pentru o concluzie pozitivă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               În general, în opinia noastră, pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea aplică norme și proceduri adecvate pentru asigurarea protecției datelor cu caracter personal în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.
               <formularea de utilizat pentru o concluzie negativă; se elimină această parte dacă nu se aplică>
               Facem trimitere la constatările noastre prezentate în secțiunea 1.3: Sinteza constatărilor din raportul nostru detaliat care prezintă punctele slabe și deficiențele semnificative de la nivelul sistemului de excludere al entității.
               În general, în opinia noastră, din cauza caracterului semnificativ al aspectelor menționate la paragraful anterior și pe baza activității pe care am desfășurat-o, entitatea nu aplică norme și proceduri adecvate pentru asigurarea protecției datelor cu caracter personal în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană.

                     Distribuție și utilizare

               Entitatea a solicitat acest raport și este destinat exclusiv informării și utilizării de către entitate și de către Comisia Europeană.

                  Semnătura auditorilor
                  <persoană sau societate, ori ambele, după caz>.

                  Numele auditorului semnatar
                  <persoană sau societate, ori ambele, după caz>.

                  Adresa auditorului
                  <biroul responsabil de audit>.

                  Data semnării
                  <nu este valabil pentru proiectele de rapoarte. Data semnării raportului final.>

               1.   REZUMAT

               1.1.   Concluzii

               În continuare este prezentat un rezumat al concluziilor noastre pentru fiecare pilon.

                              PILON

                              CONCLUZIE

                                       1.

                                       Sistemul de control intern

                              DA/NU

                           Entitatea a instituit și a asigurat funcționarea, sub toate aspectele semnificative, a unui sistem de control intern eficace, eficient și economic și care respectă criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                                       2.

                                       Sistemul contabil

                              DA/NU

                           Utilizează entitatea un sistem contabil care asigură, sub toate aspectele semnificative, informații exacte, complete, fiabile și prompte și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                                       3.

                                       Auditul extern independent

                              DA/NU

                           Face entitatea obiectul unui audit extern independent, care se impune a fi efectuat, sub toate aspectele semnificative, în conformitate cu standardele de audit acceptate la nivel internațional, de către un serviciu de audit independent din punct de vedere funcțional de entitate și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                                       4.

                                       Granturi

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                           Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul granturilor și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                                       5.

                                       Achiziții publice

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                           Aplică entitatea norme și proceduri adecvate sub toate aspectele semnificative pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul achizițiilor publice și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?

                                       6.

                                       Instrumente financiare

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                           Aplică entitatea norme și proceduri adecvate sub toate aspectele semnificative pentru acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul instrumentelor financiare și în conformitate cu criteriile stabilite de Comisia Europeană?
                           Mai precis, aplică entitatea norme și proceduri adecvate în ceea ce privește:

                           Sistemul de gestionare a riscului de credit și utilizarea unui sistem intern de clasificare a riscurilor?

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                           Evitarea obligațiilor fiscale și jurisdicțiile necooperante?

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                           Combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului?

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                                       7.

                                       Excluderea de la accesul la finanțare

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                           Aplică entitatea norme și proceduri adecvate pentru excluderea terților de la accesul la finanțare prin intermediul achizițiilor publice, al granturilor și/sau al instrumentelor financiare?

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                                       8.

                                       Publicarea de informații privind beneficiarii

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                           Publică entitatea informații cu privire la beneficiarii de fonduri în mod corespunzător și într-un termen rezonabil?

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                                       9.

                                       Protecția datelor cu caracter personal

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                           Asigură entitatea o protecție a datelor cu caracter personal echivalentă celei prevăzute la articolul 5 din Regulamentul financiar (3)?

                              DA/NU/NU SE APLICĂ

                     1.2.   Foaie de parcurs

                  <Mărimea sugerată a foii de parcurs: maximum 2 pagini>

               Am ajuns la concluzia că entitatea nu respectă pe deplin cerințele pilonului (pilonilor) [specificați pilonul (pilonii)].
               Am constatat deficiențe și puncte slabe semnificative la nivelul… <se descriu pe scurt principalele puncte slabe și deficiențe pentru pilonul (pilonii) în cauză conform constatărilor de la secțiunea 1.3>.
               Am formulat o serie de recomandări esențiale pentru remedierea acestor puncte slabe majore <se descriu pe scurt recomandările esențiale pentru pilonul (pilonii) în cauză conform recomandărilor de la secțiunea 1.3>.
               Sugerăm ca entitatea să pună în aplicare aceste recomandări pentru a deveni eligibilă pentru a i se încredința de către Comisia Europeană sarcini de execuție bugetară în cadrul gestiunii indirecte.
               În acest scop, propunem un plan de acțiune, și anume o foaie de parcurs care include un calendar pentru abordarea și remedierea deficiențelor și a punctelor slabe. Această foaie de parcurs și calendarul însoțitor pentru punerea în aplicare a măsurilor propuse de noi au fost discutate și convenite împreună cu entitatea <Foaia de parcurs ar trebui, în măsura posibilității, să fie stabilită de comun acord cu entitatea înainte de emiterea raportului final al auditorului. Dacă acest lucru nu este posibil, ar trebui să se explice în mod clar motivele>.

                     Foaie de parcurs

                  <Se prezintă aici o descriere a foii de parcurs, prin abordarea următoarelor aspecte-cheie pentru fiecare pilon în cauză:

                           —

                              o scurtă
                                    descriere
                                  a principalelor constatări, și anume punctele slabe sau deficiențele semnificative ale sistemelor, ale măsurilor de control, ale procedurilor și ale normelor;

                           —

                              o scurtă
                                    descriere
                                  a planului de acțiune propus pentru remedierea acestor puncte slabe sau deficiențe.

                              Planul de acțiune ar trebui să stabilească în mod clar măsurile propuse (și anume recomandările esențiale) care vor fi puse în aplicare și modul de punere în aplicare a acestora, precum și un calendar clar și realist.>

                     1.3.   Sinteza constatărilor și recomandări

               A se vedea în continuare un rezumat al constatărilor și recomandări pentru fiecare pilon.

                     Constatări

               Constatările principale sunt cele care se referă la puncte slabe sau deficiențe semnificative la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor și al procedurilor. „Semnificativ” înseamnă că noi considerăm acești factori ca fiind atât de importanți pentru Comisie, încât ar putea influența decizia acesteia de a încredința entității sarcini de execuție bugetară în cadrul gestiunii indirecte. Prin urmare, în cazul în care am identificat constatări semnificative pentru un pilon, aceasta ne-a determinat să formulăm o concluzie negativă pentru acesta.
               Principalele constatări includ, de asemenea, cazurile în care mai multe constatări care au fost considerate în mod individual nu se referă la un punct slab sau o deficiență semnificativă, dar care, atunci când sunt considerate în ansamblu, implică identificarea unui punct slab sau a unei deficiențe semnificative. Impactul combinat al unor astfel de constatări este considerat atât de important (și anume semnificativ), încât aceasta ne-a determinat să formulăm concluzia că entitatea nu îndeplinește cerințele pentru pilonul în cauză (și anume concluzia este „nu”).
               Celelalte constatări constituie toate constatările nesemnificative pe care considerăm că ar trebui să le aducem în atenția entității. Aceste constatări se referă la puncte slabe și deficiențe identificate la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor și al procedurilor, care, individual sau în ansamblu, implică un nivel de risc mai puțin imediat de neîndeplinire a obiectivelor legate de pilonul în cauză.

                     Recomandări

               Recomandările esențiale se referă la puncte slabe și deficiențe identificate la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor sau al procedurilor, precum și la cazurile în care criteriile Comisiei Europene și/sau standardele acceptate la nivel internațional pentru piloni nu sunt respectate (în mod regulat).
               Celelalte recomandări ale noastre se referă la toate celelalte constatări care nu prezintă un caracter semnificativ. În aceste cazuri, punctele slabe și deficiențele identificate la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor sau al procedurilor nu au un impact major și imediat asupra obiectivelor acestor sisteme, măsuri de control, norme sau proceduri. Cu toate acestea, considerăm că este relevant ca entitatea să pună în aplicare măsurile sugerate pentru a avea oportunitatea de a-și îmbunătăți sistemele, măsurile de control, normele sau procedurile și de a obține un nivel mai ridicat de eficacitate și/sau eficiență.
               Fiecare dintre recomandările noastre este prezentată în detaliu la capitolele 3-8.
               Sugerăm ca entitatea să pună în aplicare recomandările noastre esențiale, astfel cum sunt prezentate în foaia de parcurs, la secțiunea 1.2 din prezentul raport.

                              PILONUL 1 – SISTEM DE CONTROL INTERN

                                 Principalele constatări/recomandări esențiale

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                                 Alte constatări/alte recomandări

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                              Notă: Numărul și descrierea constatării/recomandării trebuie să corespundă constatării/recomandării detaliate în secțiunea 3.3.1 și, respectiv, 3.3.2.

                              PILONUL 2 – SISTEMUL CONTABIL

                                 Principalele constatări/recomandări esențiale

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                                 Alte constatări/alte recomandări

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                              Notă: Numărul și descrierea constatării/recomandării trebuie să corespundă constatării/recomandării detaliate în secțiunea 4.3.1 și, respectiv, 4.3.2.

                              PILONUL 3 – AUDIT EXTERN INDEPENDENT

                                 Principalele constatări/recomandări esențiale

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                                 Alte constatări/alte recomandări

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                              Notă: Numărul și descrierea constatării/recomandării trebuie să corespundă constatării/recomandării detaliate în secțiunea 5.3.1 și, respectiv, 5.3.2.

                              PILONUL 4 – GRANTURI

                                 Principalele constatări/recomandări esențiale

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                                 Alte constatări/alte recomandări

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                              Notă: Numărul și descrierea constatării/recomandării trebuie să corespundă constatării/recomandării detaliate în secțiunea 6.3.1 și, respectiv, 6.4.2.

                              PILONUL 5 – ACHIZIȚII PUBLICE

                                 Principalele constatări/recomandări esențiale

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                                 Alte constatări/alte recomandări

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                              Notă: Numărul și descrierea constatării/recomandării trebuie să corespundă constatării/recomandării detaliate în secțiunea 7.3.1 și, respectiv, 7.3.2.

                              PILONUL 6 – INSTRUMENTE FINANCIARE

                                 Principalele constatări/recomandări esențiale

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                                 Alte constatări/alte recomandări

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                              Notă: Numărul și descrierea constatării/recomandării trebuie să corespundă constatării/recomandării detaliate în secțiunea 8.3.1 și, respectiv, 8.3.2.

                              PILONUL 7 – EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE

                                 Principalele constatări/recomandări esențiale

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                                 Alte constatări/alte recomandări

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                              Notă: Numărul și descrierea constatării/recomandării trebuie să corespundă constatării/recomandării detaliate în secțiunea 9.3.1 și, respectiv, 9.3.2.

                              PILONUL 8 – PUBLICAREA DE INFORMAȚII PRIVIND BENEFICIARII

                                 Principalele constatări/recomandări esențiale

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                                 Alte constatări/alte recomandări

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                              Notă: Numărul și descrierea constatării/recomandării trebuie să corespundă constatării/recomandării detaliate în secțiunea 10.3.1 și, respectiv, 10.3.2.

                              PILONUL 9 – PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

                                 Principalele constatări/recomandări esențiale

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                                 Alte constatări/alte recomandări

                           Nr.

                              Descrierea constatării/recomandării

                           1

                              Constatare: <descriere succintă a constatării, maximum 2 rânduri>

                              Recomandare: <descriere succintă a recomandării, maximum 2 rânduri>

                           2

                           3

                           Etc.

                              Notă: Numărul și descrierea constatării/recomandării trebuie să corespundă constatării/recomandării detaliate în secțiunea 11.3.1 și, respectiv, 11.3.2.

                     2.   CONTEXTUL MISIUNII

               2.1.   Context

               Articolul 154 din Regulamentul financiar (4) („RF”) aplicabil bugetului general al Uniunii Europene („UE”) stabilește metodele de execuție a bugetului, inclusiv în cadrul „gestiunii indirecte”. În cadrul gestiunii indirecte, Comisia poate încredința sarcinile de execuție bugetară țărilor, organizațiilor și organismelor (denumite în continuare „entități”) indicate la articolul 62 din RF. Pot fi vizate următoarele entități:

                           —

                           țări terțe sau organisme pe care acestea le-au desemnat, de exemplu Ministerul de Interne, Regatul Cambodgia;

                           —

                           organizații internaționale și agențiile acestora, de exemplu Programul Națiunilor Unite pentru Dezvoltare (PNUD);

                           —

                           organisme de drept public, de exemplu Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

                           —

                           organisme de drept privat, însă care îndeplinesc o misiune de serviciu public, cu condiția să prezinte garanții financiare adecvate, de exemplu Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

                     În cazul în care gestionează fonduri ale UE, aceste entități trebuie să garanteze un nivel de protecție a intereselor financiare ale UE echivalent cu cel impus prin RF. În mod specific, acestea trebuie să îndeplinească cerințele privind cei nouă „piloni”. Acești piloni se referă la:

                           1.

                           sistemul de control intern;

                           2.

                           sistemul contabil;

                           3.

                           un audit extern independent;

                     precum și norme și proceduri privind:

                           4.

                           acordarea de finanțare din fonduri ale UE prin intermediul granturilor;

                           5.

                           achizițiile publice;

                           6.

                           instrumentele financiare (5)

                     și, de asemenea:

                           7.

                           excluderea de la accesul la finanțare;

                           8.

                           publicarea de informații referitoare la beneficiari;

                           9.

                           protecția datelor cu caracter personal.

                     Prin urmare, entitățile care doresc să lucreze cu fonduri ale UE în cadrul gestiunii indirecte trebuie să fie supuse unei evaluări cuprinzătoare bazate pe piloni. Pe baza rezultatelor evaluării bazate pe piloni, Comisia va decide dacă: (i) poate încredința entității sarcini de execuție bugetară și (ii) poate încheia acorduri specifice (și anume, acorduri de delegare a gestiunii indirecte) cu entitatea.
               2.2.   Descrierea entității supuse evaluării

                  <Se prezintă o descriere a entității. Mărimea sugerată: 2 pagini.

                  Principalele particularități și caracteristici ale entității, structura organizatorică, natura activităților și a operațiunilor etc.>

               2.3.   Criteriile utilizate pentru evaluare și pragul de semnificație

               Pentru fiecare pilon există trei niveluri de criterii care au fost definite de către Comisia Europeană prin formularea unor întrebări (cheie) în
                     anexa 2 și anexa 2a
                   a mandatului (Chestionar și criterii de evaluare și Chestionar de evaluare). Pentru a stabili ceea ce constituie un punct slab sau o deficiență semnificativă la nivelul sistemelor, al măsurilor de control, al normelor și al procedurilor, am luat în considerare criteriile și nivelurile de importanță (și anume pragurile de punctare) definite de către Comisie, întrucât acești factori ar putea influența decizia Comisiei de a încredința entității sarcini de execuție bugetară în cadrul gestiunii indirecte.

                     Nivelul 1 (Regulamentul financiar)

               Pentru fiecare pilon există o singură întrebare generală de nivelul 1 (în
                     anexa 2 Chestionar și criterii de evaluare) stabilită pe baza Regulamentului financiar. Sunt posibile doar două răspunsuri:

                           —

                           Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este „da”. Aceasta înseamnă că entitatea respectă cerințele pentru pilonul în cauză. Concluzia noastră este pozitivă, ceea ce echivalează cu o „opinie fără rezerve”.

                           —

                           Răspunsul la întrebarea de nivelul 1 este „nu”. Aceasta înseamnă că entitatea nu respectă cerințele pentru pilonul în cauză. În acest caz, concluzia noastră este negativă, ceea ce echivalează cu o „opinie contrară” în conformitate cu standardele internaționale.

                     Nivelul 2 (componentele-cheie ale pilonilor)

               Întrebările-cheie de nivelul 2 se referă la criteriile pe care Comisia le consideră esențiale. În acest scop, se stabilesc întrebările-cheie și criteriile pentru componentele-cheie ale fiecărui pilon. Componentele sunt, în esență, „subpiloni” care, la rândul lor, sunt alcătuiți din blocurile de întrebări din
                     anexa 2a
                  , Chestionar de evaluare.
               Am aplicat un raționament profesional pentru atribuirea unui punctaj de la 0 la 10 fiecărei componente de la nivelul 2 din
                     anexa 2 Chestionar și criterii de evaluare pe baza informațiilor și a dovezilor pe care le-am obținut și care sunt prezentate în
                     anexa 2a
                  .

                     Nivelul 3 (Chestionar de evaluare cu blocuri de întrebări)

                     Anexa 2a, Chestionar de evaluare, include blocuri de întrebări care se referă la componentele-cheie de nivelul 2 ale pilonilor. Aceste blocuri de întrebări detaliate ne-au îndrumat și constituie, în esență, exemple neexhaustive. Aceasta înseamnă că putem, însă nu trebuie neapărat, să utilizăm (toate) aceste (blocuri de) întrebări pentru a stabili punctajul pentru fiecare componentă de nivelul 2.
               Am formulat întrebări suplimentare și am efectuat proceduri și teste suplimentare, după cum am considerat necesar sau oportun. Am aplicat pe deplin raționamentul nostru profesional pentru toate întrebările din
                     anexa 2a
                   pentru a atribui punctaje componentelor-cheie de nivelul 2 ale pilonilor.
               3.   SISTEMUL DE CONTROL INTERN

               3.1.   Descrierea sistemului de control intern

                  <Se descriu principalele caracteristici ale sistemului de control intern al entității. Mărimea sugerată: 2 pagini>

               3.2.   Sinteza activității desfășurate și criteriile utilizate pentru evaluare

                  <Se prezintă o descriere sintetică a activității, și anume a procedurilor și a testelor efectuate pentru a evalua pilonul sistemului de control intern. Se descriu pe scurt criteriile utilizate pentru evaluarea acestui pilon. Auditorul poate face trimitere la capitolul 2.3 și la chestionarul și criteriile de evaluare completate din anexele 2 și 3.>

               3.3.   Constatări și recomandări

               Constatările și recomandările noastre detaliate sunt prezentate mai jos.

                  <Utilizarea formatului de tabel de mai jos este obligatorie, acesta trebuind să fie respectat în permanență>

               3.3.1.   Principalele constatări și recomandări esențiale

                              Constatarea/recomandarea nr.: [număr]

                              Titlu: [descriere succintă a constatării și a recomandării]

                              Descrierea constatării:

                           [se descrie constatarea în detaliu, inclusiv datele factuale, criteriile, cauza și impactul]

                              Descrierea recomandării:

                           [se descrie recomandarea în detaliu]

                              Observațiile entității:

                           [se precizează dacă entitatea este de acord sau nu cu constatarea/recomandarea și se prezintă o descriere a observațiilor entității]

                              Observațiile Comisiei:

                           [Se prezintă o descriere a observațiilor Comisiei]

                              Observații suplimentare din partea auditorului:

                           [se completează numai în cazul în care entitatea nu este de acord cu constatarea/recomandarea auditorului, deși auditorul are în continuare convingerea valabilității constatării/recomandării. În acest caz, auditorul ar trebui să respingă observațiile entității și să justifice menținerea constatării]

                     3.3.2.   Alte constatări și recomandări

                              Constatarea/recomandarea nr.: [număr]

                              Titlu: [descriere succintă a constatării și a recomandării]

                              Descrierea constatării:

                           [se descrie constatarea în detaliu, inclusiv datele factuale, criteriile, cauza și impactul]

                              Descrierea recomandării:

                           [se descrie recomandarea în detaliu]

                              Observațiile entității:

                           [se precizează dacă entitatea este de acord sau nu cu constatarea/recomandarea și se prezintă o descriere a observațiilor entității]

                              Observațiile Comisiei:

                           [Se prezintă o descriere a observațiilor Comisiei]

                              Observații suplimentare din partea auditorului:

                           [se completează numai în cazul în care entitatea nu este de acord cu constatarea/recomandarea auditorului, deși auditorul are în continuare convingerea valabilității constatării/recomandării. În acest caz, auditorul ar trebui să respingă observațiile entității și să justifice menținerea constatării]

                     4.   SISTEMUL CONTABIL

                  <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.>

               4.1.   Descrierea sistemului contabil

               […]
               4.2.   Sinteza activității desfășurate și criteriile utilizate pentru evaluare

                  <Se prezintă o descriere sintetică a activității, și anume a procedurilor și a testelor efectuate pentru a evalua pilonul contabil. Se descriu pe scurt criteriile utilizate pentru evaluarea acestui pilon. Auditorul poate face trimitere la capitolul 2.3 și la chestionarul și criteriile de evaluare completate din anexele 2 și 3.>

               4.3.   Constatări și recomandări

               Constatările și recomandările noastre detaliate sunt prezentate mai jos.

                           (i)

                              Principalele constatări și recomandări esențiale

                           […]

                           (ii)

                              Alte constatări și recomandări

                           […]

                     5.   AUDITUL EXTERN INDEPENDENT

                  <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.>

                           (a)

                              Descrierea cadrului pentru un audit extern independent

                           […]

                           (b)

                              Sinteza activității desfășurate și criteriile utilizate pentru evaluare

                           <Se prezintă o descriere sintetică a activității, și anume a procedurilor și a testelor efectuate pentru a evalua pilonul auditului extern independent. Se descriu pe scurt criteriile utilizate pentru evaluarea acestui pilon. Auditorul poate face trimitere la capitolul 2.3 și la chestionarul și criteriile de evaluare completate din anexele 2 și 3.>

                           (c)

                              Constatări și recomandări

                           Constatările și recomandările noastre detaliate sunt prezentate mai jos.

                                       (i)

                                          Principalele constatări și recomandări esențiale

                                       […]

                                       (ii)

                                          Alte constatări și recomandări

                                       […]

                     6.   GRANTURI

                  <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.>

                           (a)

                              Descrierea sistemului de granturi

                           […]

                           (b)

                              Sinteza activității desfășurate și criteriile utilizate pentru evaluare

                           <Se prezintă o descriere sintetică a activității, și anume a procedurilor și a testelor efectuate pentru a evalua pilonul granturilor. Se descriu pe scurt criteriile utilizate pentru evaluarea acestui pilon. Auditorul poate face trimitere la capitolul 2.3 și la chestionarul și criteriile de evaluare completate din anexele 2 și 3.>

                           (c)

                              Constatări și recomandări

                           Constatările și recomandările noastre detaliate sunt prezentate mai jos.

                                       (i)

                                          Principalele constatări și recomandări esențiale

                                       […]

                                       (ii)

                                          Alte constatări și recomandări

                                       […]

                     7.   ACHIZIȚII PUBLICE

                  <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.>

                           (a)

                              Descrierea sistemului de achiziții publice

                           […]

                           (b)

                              Sinteza activității desfășurate și criteriile utilizate pentru evaluare

                           <Se prezintă o descriere sintetică a activității, și anume a procedurilor și a testelor efectuate pentru a evalua pilonul achizițiilor publice. Se descriu pe scurt criteriile utilizate pentru evaluarea acestui pilon. Auditorul poate face trimitere la capitolul 2.3 și la chestionarul și criteriile de evaluare completate din anexele 2 și 3.>

                           (c)

                              Constatări și recomandări

                           Constatările și recomandările noastre detaliate sunt prezentate mai jos.

                                       (i)

                                          Principalele constatări și recomandări esențiale

                                       […]

                                       (ii)

                                          Alte constatări și recomandări

                                       […]

                     8.   INSTRUMENTE FINANCIARE (6)

                  <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.>

                           (a)

                              Descrierea instrumentelor financiare

                           [….]

                           (b)

                              Sinteza activității desfășurate și criteriile utilizate pentru evaluare

                           <Se prezintă o descriere sintetică a activității, și anume a procedurilor și a testelor efectuate pentru a evalua pilonul instrumentelor financiare. Se descriu pe scurt criteriile utilizate pentru evaluarea acestui pilon. Auditorul poate face trimitere la capitolul 2.3 și la chestionarul și criteriile de evaluare completate din anexele 2 și 3.>

                           (c)

                              Constatări și recomandări

                           Constatările și recomandările noastre detaliate sunt prezentate mai jos.

                                       (i)

                                          Principalele constatări și recomandări esențiale

                                       […]

                                       (ii)

                                          Alte constatări și recomandări

                                       […]

                     9.   EXCLUDEREA DE LA ACCESUL LA FINANȚARE

                  <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.>

                           (a)

                              Descrierea sistemului utilizat pentru excluderea beneficiarilor de la accesul la finanțare

                           [….]

                           (b)

                              Sinteza activității desfășurate și criteriile utilizate pentru evaluare

                           <Se prezintă o descriere sintetică a activității, și anume a procedurilor și a testelor efectuate pentru a evalua pilonul privind excluderea de la accesul la finanțare. Se descriu pe scurt criteriile utilizate pentru evaluarea acestui pilon. Auditorul poate face trimitere la capitolul 2.3 și la chestionarul și criteriile de evaluare completate din anexele 2 și 3.>

                           (c)

                              Constatări și recomandări

                           Constatările și recomandările noastre detaliate sunt prezentate mai jos.

                                       (i)

                                          Principalele constatări și recomandări esențiale

                                       […]

                                       (ii)

                                          Alte constatări și recomandări

                                       […]

                     10.   PUBLICAREA DE INFORMAȚII PRIVIND BENEFICIARII

                  <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.>

                           (a)

                              Descrierea sistemului utilizat pentru publicarea informațiilor privind beneficiarii

                           […]

                           (b)

                              Sinteza activității desfășurate și criteriile utilizate pentru evaluare

                           <Se prezintă o descriere sintetică a activității, și anume a procedurilor și a testelor efectuate pentru a evalua pilonul privind publicarea informațiilor privind beneficiarii. Se descriu pe scurt criteriile utilizate pentru evaluarea acestui pilon. Auditorul poate face trimitere la capitolul 2.3 și la chestionarul și criteriile de evaluare completate din anexele 2 și 3.>

                           (c)

                              Constatări și recomandări

                           Constatările și recomandările noastre detaliate sunt prezentate mai jos.

                                       (i)

                                          Principalele constatări și recomandări esențiale

                                       […]

                                       (ii)

                                          Alte constatări și recomandări

                                       […]

                     11.   PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

                  <A se vedea capitolul 3: Sistemul de control intern. Ar trebui utilizată aceeași structură și același conținut.>

                           (a)

                              Descrierea sistemului utilizat pentru asigurarea protecției datelor cu caracter personal

                           […]

                           (b)

                              Sinteza activității desfășurate și criteriile utilizate pentru evaluare

                           <Se prezintă o descriere sintetică a activității, și anume a procedurilor și a testelor efectuate pentru a evalua pilonul privind protecția datelor cu caracter personal. Se descriu pe scurt criteriile utilizate pentru evaluarea acestui pilon. Auditorul poate face trimitere la capitolul 2.3 și la chestionarul și criteriile de evaluare completate din anexele 2 și 3.>

                           (c)

                              Constatări și recomandări

                           Constatările și recomandările noastre detaliate sunt prezentate mai jos.

                                       (i)

                                          Principalele constatări și recomandări esențiale

                                       […]

                                       (ii)

                                          Alte constatări și recomandări

                                       […]

                  (1)  Se consideră că trimiterea la „instrumentele financiare” include garanțiile bugetare.

                  (2)  Sunt incluse aici garanțiile bugetare, cerințele privind impozitarea și cerințele privind CSB/CFT. Vă rugăm să furnizați concluzii pentru fiecare subsecțiune (6a, 6b, 6c), pe lângă concluziile generale pentru pilonul global

                  (3)  Fără a aduce atingere Regulamentelor (UE) 2018/1725 și (UE) 2016/679.

                  (4)  Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046

                  (5)  Se consideră că o trimitere la „instrumentele financiare” include, de asemenea, garanțiile bugetare.

                  (6)  Inclusiv garanțiile bugetare.

                  Anexa 1
                  Persoane contactate sau implicate în evaluare

                                 Auditorul – [denumirea firmei de audit]

                              [Denumirea 1]

                              [se indică poziția/funcția persoanei în cadrul firmei de audit care este responsabilă în ultimă instanță pentru misiune și îndeplinirea acesteia, precum și pentru raportul emis în numele firmei, de exemplu, partener, director sau o funcție echivalentă]

                              [Denumirea 2; opțional]

                              [opțional (dacă acest lucru nu este contrar practicilor și politicilor privind resursele umane ale firmei de audit). Se indică poziția/funcția persoanei în cadrul firmei de audit care a gestionat auditul, de exemplu, persoana de conducere de nivel superior]

                                 Entitatea care face obiectul evaluării – [denumirea entității]

                              [Denumirea 1]

                              [se indică poziția/funcția în cadrul entității, de exemplu, director, director financiar, contabil, director de program]

                              [Denumirea 2]

                              [în calitate de 1]

                              [Denumirea 3 etc.]

                              [în calitate de 1]

                     <Ar trebui să se completeze următoarele tabele numai dacă și atunci când Comisia a fost asociată cu evaluarea și/sau a fost consultată cu privire la un proiect de raport de evaluare. În caz contrar, aceste tabele pot fi eliminate>

                                 Direcția Generală Cooperare Internațională și Dezvoltare/Altă direcție generală

                              [Denumirea 1]

                              [se indică poziția/funcția și unitatea din cadrul Comisiei, de exemplu, șeful unității de finanțe, contracte și audit]

                              [Denumirea 2]

                              [în calitate de 1]

                              [Denumirea 3 etc.]

                              [în calitate de 1]

                                 Delegația Uniunii Europene în [țara]

                              [Denumirea 1]

                              [se indică poziția în cadrul delegației UE, de exemplu, șeful unității de finanțe și contracte, responsabilul de program, responsabilul de contracte, responsabilul de finanțe etc.]

                              [Denumirea 2]

                              [în calitate de 1]

                              [Denumirea 3 etc.]

                              [în calitate de 1]

                        [Se indică numele oricărei alte organizații externe sau persoane contactate sau implicate în audit, cum ar fi auditorii legali sau asistenții tehnici ai entității. Se elimină acest tabel dacă nu se aplică]

                              [Denumirea 1]

                              [se indică poziția/funcția în cadrul organizației]

                              [Denumirea 2 etc.]

                              [în calitate de 1]

                  Anexa 2
                  Chestionar și criterii de evaluare

                     <Această anexă trebuie să includă o copie a anexei 2 la mandat, și anume Chestionar și criterii de evaluare, completată de către auditor >.

                  Anexa 3
                  Chestionar de evaluare

                     <Această anexă trebuie să includă o copie integrală a anexei 2a la mandat, și anume Chestionar de evaluare, completată de către auditor. Auditorul poate prezenta acest document ca anexă separată la prezentul raport.>