title: Deċiżjoni tal-Kummissjoni tas-17 ta’ April 2019 dwar li tistabbilixxi termini ta’ referenza ġodda għall-metodoloġija tal-valutazzjoni tal-pilastru li għandha tintuża skont ir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill

text:
                  6.6.2019

                  MT

                  Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

                  C 191/2

         DEĊIŻJONI TAL-KUMMISSJONI
         tas-17 ta’ April 2019
         dwar li tistabbilixxi termini ta’ referenza ġodda għall-metodoloġija tal-valutazzjoni tal-pilastru li għandha tintuża skont ir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill
         (2019/C 191/02)
         IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
         Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
         Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, li jemenda r-Regolamenti (UE) Nru 1296/2013, (UE) Nru 1301/2013, (UE) Nru 1303/2013, (UE) Nru 1304/2013, (UE) Nru 1309/2013, (UE) Nru 1316/2013, (UE) Nru 223/2014, (UE) Nru 283/2014, u d-Deċiżjoni Nru 541/2014/UE u li jħassar ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 154(3) u (4) tiegħu.
         Billi:

                     (1)

                     L-Artikolu 154(3) tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 (“ir-Regolament Finanzjarju”) jirrikjedi li l-Kummissjoni twettaq valutazzjoni tas-sistemi, tar-regoli u tal-proċeduri ta’ persuni jew entitajiet li jimplimentaw il-fondi tal-Unjoni b’ġestjoni indiretta, jekk ikollha l-ħsieb li tiddependi fuq tali sistemi, regoli u proċeduri għall-implimentazzjoni tal-azzjoni. Il-valutazzjoni għandha tiżgura livell ta’ protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni ekwivalenti għal dak previst meta l-Kummissjoni timplimenta l-baġit b’ġestjoni diretta.

                     (2)

                     Barra minn hekk, l-Artikolu 154(4) tar-Regolament Finanzjarju jirrikjedi li l-Kummissjoni tivvaluta li persuni jew entitajiet li jimplimentaw fondi tal-Unjoni b’ġestjoni indiretta jkollhom fis-seħħ għadd ta’ sistemi, regoli u proċeduri speċifiċi relatati ma’, pereżempju, kontrolli interni, kontabbiltà u ġestjoni tad-data. Il-Kummissjoni tista’ wkoll tivvaluta regoli u proċeduri oħra tal-persuna jew tal-entità inkwistjoni, jekk huma jaqblu.

                     (3)

                     Il-valutazzjonijiet li għandhom jitwettqu skont l-Artikolu 154(3) u (4) tar-Regolament Finanzjarju normalment jitwettqu minn awdituri esterni, fuq il-bażi ta’ sett ta’ termini ta’ referenza stabbiliti mill-Kummissjoni.

                     (4)

                     Minħabba r-rekwiżiti addizzjonali li jirriżultaw mir-Regolament Finanzjarju, inklużi r-regoli dwar il-garanziji baġitarji, u minħabba l-politiki riċenti tal-Unjoni dwar l-evitar tat-taxxa, il-ħasil tal-flus u l-finanzjament tat-terroriżmu, huwa meħtieġ li jiġu riveduti t-termini ta’ referenza eżistenti u l-metodoloġija tagħhom biex jintużaw għat-twettiq tal-valutazzjonijiet.

                     (5)

                     B’kunsiderazzjoni tal-Artikolu 154(4) tar-Regolament Finanzjarju, it-termini ta’ referenza għandhom ikopru disa’ oqsma (jew pilastri) differenti li wħud minnhom huma obbligatorji għall-persuni u għall-entitajiet kollha (jiġifieri l-kontroll intern, il-kontabilità, l-awditjar estern) u li xi wħud minnhom huma determinati skont l-attivitajiet li l-persuna jew l-entità se tkun qed tagħmel (jiġifieri, għotjiet, akkwist u strumenti finanzjarji u fihom, esklużjoni mill-aċċess għall-finanzjament, il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar ir-riċevituri u l-protezzjoni ta’ data personali). Għall-pilastri kollha applikabbli, it-termini ta’ referenza jenħtieġ li jiżguraw li l-Kummissjoni trid tikseb evidenza li l-livell ta’ protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni huwa ekwivalenti għal dak li jingħata meta l-Kummissjoni timplimenta l-fondi b’ġestjoni diretta, filwaqt li jkunu kkunsidrati l-miżuri superviżorji possibbli meħuda mill-Kummissjoni skont l-Artikolu 154(5) tar-Regolament Finanzjarju. Barra minn hekk, l-Artikolu 154(6)(c) tar-Regolament Finanzjarju jiddikjara li l-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li ma tirrikjedix il-valutazzjoni ex ante kif imsemmi fil-paragrafi (3) u (4), għal dawk il-proċeduri speċifikament meħtieġa mill-Kummissjoni, inklużi tagħha stess u dawk speċifikati f’atti bażiċi.

                     (6)

                     Meta jitqies il-prinċipju tal-proporzjonalità, it-termini ta’ referenza jentħtieġ li la jimponu xi rekwiżit għal struttura organizzazzjonali speċifika u lanqas ċertu numru ta’ persunal speċjalizzat, billi dan ikun sproporzjonat għal entitajiet żgħar. Madankollu, għall-implimentazzjoni tal-prinċipji stabbiliti fit-termini ta’ referenza, mhuwiex xieraq li jinħolqu eċċezzjonijiet għal entitajiet ġodda u/jew għal entitajiet żgħar billi huwa importanti li jkun żgurat standard għoli ta’ ġestjoni.

                     (7)

                     L-Artikolu 279(3) tar-Regolament Finanzjarju jipprovdi li l-valutazzjonijiet eżistenti tal-pilastru li jitwettqu skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (2) se jkomplu japplikaw u jridu jiġu rieżaminati kif xieraq. Sakemm it-termini ta’ referenza stabbiliti b’din id-Deċiżjoni jinkludu rekwiżiti li ma kinux inklużi fit-termini ta’ referenza preċedenti, il-persuni u l-entitajiet ivvalutati skont it-termini ta’ referenza preċedenti jkollhom jgħaddu minn valutazzjoni supplimentari fir-rigward ta’ dawk ir-rekwiżiti.

               IDDEĊIEDA KIF ĠEJ:

            Artikolu Uniku
            It-termini ta’ referenza li għandhom jintużaw għat-twettiq ta’ valutazzjonijiet skont l-Artikolu 154(3) u (4) tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 huma stabbiliti fl-Anness ma’ din id-Deċiżjoni.

            Magħmul fi Brussell, is-17 ta’ April 2019.

                  Għall-Kummissjoni

               Günther OETTINGER

                  Membru tal-Kummissjoni

            (1)  ĠU L 193, 30.7.2018, p. 1.

            (2)  Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (ĠU L 298, 26.10.2012, p. 1).

            ANNESS

                  <INTESTAZZJONI TAL-AWTORITÀ KONTRAENTI>

               TERMINI TA’ REFERENZA GĦAL VALUTAZZJONI TAL-PILASTRI TA’ ENTITÀ LI TITLOB LI TIĠI INKARIGATA BL-IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT TAL-UE TAĦT ĠESTJONI INDIRETTA

               [ISEM TAL-ENTITÀ]

                        L-entità li qed titlob il-valutazzjoni:

                        [Isem u indirizz sħiħ tal-entità]

                        Pajjiż:

                        [Pajjiż fejn hi stabbilita l-entità]

                        Referenza/data tat-talba għas-servizzi:

                        [Referenza/data tat-talba għas-servizzi jew dokument ekwivalenti ieħor maħruġ mill-entità]

                        Perjodu soġġett għall-valutazzjoni:

                        [Is-sena (perjodu ta’ 12-il xahar) li tintemm fil-jum tal-bidu tax-xogħol prattiku (proċeduri fuq il-post) għall-valutazzjoni]

                        Data tal-bidu tal-valutazzjoni:

                        [Id-data indikattiva tal-bidu. Id-data kuntrattwali stmata tal-valutazzjoni (data tal-formola tal-ordni)]

                        Data tat-tmiem tal-valutazzjoni:

                        [Data indikattiva tat-tmiem. Id-data stmata tar-riċevuta tar-rapport finali]

               WERREJ

                        1.

                     Introduzzjoni
                     4

                        2.

                     Objettivi
                     6

                        3.

                     Standards u gwida
                     7

                        4.

                     Rekwiżiti għall-awditur
                     7

                        5.

                     Ambitu
                     9

                        6.

                     Proċeduri ta’ valutazzjoni
                     11

                        7.

                     Kwistjonijiet oħra
                     13
                  Annessi
                     14

                           STRUZZJONIJIET DWAR L-UŻU TA’ DAWN IT-ToR

                        It-test kollu ta’ kulur griż fil-<Korsiv> hu gwida, li għandha titneħħa.
                        It-test indikat f’[test] irid jimtela mill-entità
                        It-test u l-frażijiet stipulati ta’ dawn it-termini ta’ referenza għandhom jiġu rispettati f’kull ħin u ma jistgħux jinbidlu.
                        Din l-istruzzjoni għandha titneħħa mit-ToR

                  1.   INTRODUZZJONI

                  Kuntest

            L-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju (1) (“RF”) applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea (“UE”) jistabbilixxi l-metodi ta’ implimentazzjoni tal-baġit, li jinkludu l-“ġestjoni indiretta”. Bil-ġestjoni indiretta, il-Kummissjoni tista’ tafda l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-fondi tal-Unjoni jew garanziji baġitarji lill-pajjiżi, lill-organizzazzjonijiet u lill-korpi (imsejħa wkoll bħala “entitajiet”) indikati fl-Artikolu 62 tar-RF. L-entitajiet li ġejjin jistgħu jkunu kkonċernati:

                        —

                        pajjiżi terzi jew il-korpi li jkunu ddeżinjaw, pereż. il-Ministeru tal-Intern, ir-Renju tal-Kambodja;

                        —

                        organizzazzjonijiet internazzjonali u l-aġenziji tagħhom, pereż. il-Programm ta’ Żvilupp tan-Nazzjonijiet Uniti (UNDP);

                        —

                        korpi rregolati bil-liġi pubblika, pereż. Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

                        —

                        il-korpi rregolati bil-liġi privata iżda b’missjoni ta’ servizz pubbliku, sakemm dawn jipprovdu garanziji finanzjarji adegwati, pereż. Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

                  Meta t-tali entitajiet jimmaniġġaw fondi tal-UE, dawn huma meħtieġa jiggarantixxu livell ta’ protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-UE ekwivalenti għal dak meħtieġ skont ir-RF. B’mod aktar speċifiku, dawn iridu jissodisfaw ir-rekwiżiti fir-rigward ta’ disa’ “pilastri”. Dawn il-pilastri huma relatati mal-aspetti li ġejjin:

                        1.

                        is-sistema ta’ kontroll intern;

                        2.

                        is-sistema kontabilistika;

                        3.

                        awditjar estern indipendenti;

                  kif ukoll regoli u proċeduri għal:

                        4.

                        provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz ta’ għotjiet;

                        5.

                        akkwist;

                        6.

                        strumenti finanzjarji (2);

                  kif ukoll:

                        7.

                        esklużjoni mill-aċċess għall-finanzjament;

                        8.

                        pubblikazzjoni tal-informazzjoni dwar ir-riċevituri;

                        9.

                        protezzjoni ta’ data personali.

                  Għaldaqstant, entitajiet li jixtiequ jaħdmu b’fondi tal-UE taħt il-modalità ta’ ġestjoni indiretta trid issirilhom valutazzjoni tal-pilastri komprensiva. Fuq il-bażi tal-valutazzjoni tal-pilastri, il-Kummissjoni se tiddeċiedi jekk: (i) tistax tafda l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit lill-entità u; (ii) tistax tikkonkludi ftehimiet speċifiċi (jiġifieri ftehimiet ta’ kontribuzzjoni tal-ġestjoni indiretta) mal-entità. Madankollu, jekk meħtieġ mill-bażi ġuridika, dawn il-kundizzjonijiet jistgħu jkunu speċifikati fil-ftehim mal-Kummissjoni jew b’referenza għad-dokumenti ta’ gwida (pereżempju il-Gwida għall-Aġenziji Nazzjonali fil-każ ta’ Erasmus) biex tkun żgurata l-implimentazzjoni armonizzata u t-trattament indaqs tal-benefiċjarji ta’ programm tal-UE fil-pajjiż kollha parteċipanti.
            Dawn li ġejjin huma t-termini ta’ referenza (Terms of Reference, “ToR”) li fuqhom [isem u kunjom u indirizz tal-Awtorità Kontraenti] taqbel li tqabbad l-awditur biex iwettaq valutazzjoni tal-pilastri ta’ [isem tal-entità] u jirrapporta dwar din il-valutazzjoni. Dawn it-ToR huma mehmuża ma’ [talba għas-servizzi; jew dokument ekwivalenti] tal-entità.
            F’dawn it-ToR u fl-Annessi minn 1 sa 4, li jifformaw parti integrali minn dawn it-ToR, japplikaw it-termini li ġejjin:

                        —

                              “Valutazzjoni tal-pilastri”, “valutazzjoni” jew “inkarigu”
                            tirreferi għal dan l-inkarigu ta’ aċċertament. F’dan il-kuntest, il-pilastri huma l-oqsma ġeneriċi koperti minn din il-valutazzjoni; dawn jinkludu l-kontroll intern, il-kontabilità, l-awditjar estern indipendenti, l-esklużjoni mill-aċċess għall-finanzjament, il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar ir-riċevituri u l-protezzjoni ta’ data personali. L-entità dejjem se jkollha bżonn tiġi vvalutata biex jiġi vverifikat li hi tista’ tissodisfa r-rekwiżiti f’dawn l-oqsma. Minbarra s-sitt pilastri obbligatorji elenkati hawn fuq, hemm tliet pilastri fakultattivi, li jkopru proċeduri u regoli għall-għotjiet, għall-akkwist u għall-istrumenti finanzjarji.

                        —

                           “Awditur” tirreferi għad-ditta tal-awditjar li titqabbad biex twettaq dan l-inkarigu u tissottometti rapport dwaru lill-Kummissjoni. “Awditur” tista’ tirreferi għall-persuna jew għall-persuni li jwettqu l-valutazzjoni, normalment is-sieħeb tal-inkarigu jew membri oħra tat-tim tal-inkarigu. Is-sieħeb tal-inkarigu hu s-sieħeb jew persuna oħra fid-ditta li: (i) hi responsabbli għall-inkarigu u għall-eżekuzzjoni tiegħu, u għar-rapport maħruġ f’isem id-ditta; u (ii) għandha l-awtorità xierqa minn korp professjonali, legali jew regolatorju.

                        —

                           “Entità”, tirreferi għall-entità soġġetta għall-valutazzjoni tal-pilastri. Ġeneralment l-entità tkun (3) l-awtorità kontraenti għal din il-valutazzjoni.

                        —

                           “Il-Kummissjoni” tirreferi għall-Kummissjoni Ewropea, li tista’ tkun rappreżentata mis-servizz jew l-unità rilevanti tad-Direttorat Ġenerali tal-Kummissjoni jew minn Delegazzjoni tal-UE, kif ikun xieraq.

                  2.   OBJETTIVI

            L-awditur hu inkarigat biex jivvaluta s-sistemi implimentati u l-kontrolli, ir-regoli u l-proċeduri applikati mill-entità għal kull pilastru kontra l-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni għal kull pilastru. L-objettiv ta’ din il-valutazzjoni tal-pilastru hu li: (i) tippermetti lill-awditur jirrapporta dwar jekk l-entità tissodisfax ir-rekwiżiti stabbiliti fil-punti minn (a) sa (f) tal-Artikolu 154(4) tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-Baġit Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea u fl-Artikolu 29(1) tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-Fond Ewropew għall-Iżvilupp għal kull pilastru rilevanti; u (ii) tesprimi konklużjoni dwar jekk l-entità:

                        —

                        stabbilixxietx u tiżgurax il-funzjonament, f’kull aspett materjali, ta’ sistema ta’ kontroll intern effettiva, effiċjenti u ekonomika msejsa fuq l-aħjar prattiki internazzjonali u allinjata mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea;

                        —

                        tużax sistema kontabilistika li tipprovdi f’kull aspett materjali informazzjoni akkurata, kompluta u affidabbli b’mod tempestiv, imsejsa fuq standards kontabilistiċi internazzjonali u allinjata mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea;

                        —

                        hijiex soġġetta għal awditjar estern indipendenti, li hu meħtieġ li jitwettaq f’kull aspett materjali f’konformità ma’ standards tal-awditjar aċċettati f’livell internazzjonali minn servizz tal-awditjar funzjonalment indipendenti mill-entità kkonċerneta u f’konformità mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea;

                        —

                        tapplikax regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz ta’ għotjiet u f’konformità mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea; <neħħi jekk dan il-pilastru mhuwiex applikabbli>.

                        —

                        tapplikax regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz tal-akkwist u f’konformità mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea; <neħħi jekk dan il-pilastru mhuwiex applikabbli>.

                        —

                        tapplikax regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE/garanziji baġitarji permezz ta’ strumenti finanzjarji/garanziji baġitarji u f’konformità mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea; <neħħi jekk dan il-pilastru mhuwiex applikabbli>.

                        —

                        tapplikax ir-regoli u l-proċeduri xierqa għall-esklużjoni ta’ terzi persuni minn aċċess għal finanzjament permezz tal-akkwist, ta’ għotjiet u/jew ta’ strumenti finanzjarji;

                        —

                        tagħmilx pubblika l-informazzjoni dwar ir-riċevituri tal-fondi b’mod xieraq u tempestiv;

                        —

                        tiżgurax il-protezzjoni ta’ data personali ekwivalenti għal dik imsemmija fl-Artikolu 5 tar-RF.

                  Barra minn hekk, jekk ikun hemm qbil mal-entità kkonċernata, u mingħajr preġudizzju għall-għoti ta’ punteġġ finali, l-awditur jista’ jivvaluta jekk l-entità tissodisfax l-istandards ekwivalenti għal-leġiżlazzjoni applikabbli tal-UE u l-istandards miftiehma f’livell internazzjonali u tal-UE rigward kontrolli relatati mal-evitar tat-taxxa u ma’ ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx, il-ġlieda kontra l-ħasil tal-flus u l-ġlieda kontra l-finanzjament tat-terroriżmu. Jekk l-entità taqbel li tiġi vvalutata fuq dan is-sett partikolari ta’ kwistjonijiet, l-awditur se jkun inkarigat jirrapporta dwar dan taħt il-pilastru 6. Sabiex jiġu implimentati l-fondi tal-Unjoni permezz ta’ strumenti finanzjarji, ikunu dawk sostnuti minn garanzija baġitarja jew le, l-entità trid tikkonforma mar-rekwiżiti rilevanti skont ir-Regolament Finanzjarju kopert fit-taqsimiet addizzjonali 6B u 6C permezz ta’ arranġamenti kuntrattwali xierqa, anki jekk tagħżel li ma tgħaddix mill-valutazzjoni tal-pilastru ta’ dawn it-taqsimiet.
            3.   STANDARDS U GWIDA

            L-awditur li jagħmel din il-valutazzjoni tal-pilastri jrid ikun irregolat minn:

                        —

                        Il-Qafas Internazzjonali tal-IFAC għall-Inkarigi ta’ Aċċertament u l-Istandard Internazzjonali dwar l-Inkarigi ta’ Aċċertament (International Standard on Assurance Engagements, “ISAE”) 3000 għall-Inkarigi ta’ Aċċertament għajr Awditi jew Rieżamijiet ta’ Informazzjoni Finanzjarja Storika sa fejn dawn jistgħu jiġu applikati f’dan il-kuntest speċifiku ta’ din il-valutazzjoni tal-pilastri.

                        —

                        Il-Kodiċi ta’ Etika għall-Kontabilisti Professjonali tal-IFAC, maħruġ mill-Bord Internazzjonali tal-Istandards Etiċi għall-Kontabilisti (International Ethics Standards Board for Accountants, IESBA), li jistabbilixxi prinċipji etiċi fundamentali għall-awdituri fir-rigward tal-integrità, tal-oġġettività, tal-indipendenza, tal-kompetenza professjonali u tad-diliġenza dovuta, tal-kunfidenzjalità, tal-imġiba professjonali u tal-istandards tekniċi;

                        —

                        L-Istandards Internazzjonali dwar il-Kontroll tal-Kwalità (ISQCs) tal-IFAC, li jistabbilixxu standards u jipprovdu gwida dwar sistema ta’ kontroll tal-kwalità tal-awdituri.

                  4.   REKWIŻITI GĦALL-AWDITUR

            4.1.   Prinċipji ġenerali

            L-awditur irid ikun awditur estern indipendenti li jkun membru reġistrat ta’ korp jew istituzzjoni nazzjonali tal-kontabilità jew tal-awditjar li, min-naħa tagħha, tkun membru tal-Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti (IFAC) u jkunu ċċertifikati biex iwettqu awditi.
            L-awditur irid ikun funzjonalment indipendenti mill-entità kkonċernata. B’hekk, l-awditur intern ta’ entità soġġetta għall-valutazzjoni mhuwiex eliġibbli biex iwettaq valutazzjoni tal-pilastri.
            Billi jaqbel ma’ dawn it-ToR, l-awditur jikkonferma li huma jissodisfaw tal-anqas waħda minn dawn il-kundizzjonijiet li ġejjin:

                        —

                        L-awditur u/jew id-ditta huma membru ta’ korp jew ta’ istituzzjoni nazzjonali tal-kontabilità jew tal-awditjar li, min-naħa tagħha, hija membru tal-Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti (International Federation of Accountants, IFAC).

                        —

                        L-awditur u/jew id-ditta hija membru ta’ korp jew ta’ istituzzjoni nazzjonali tal-kontabilità jew tal-awditjar. Għad li din l-organizzazzjoni mhix membru tal-IFAC, l-awditur jieħu impenn li jwettaq dan l-inkarigu f’konformità mal-istandards u mal-etika tal-IFAC stabbiliti f’dawn it-ToR.

                        —

                        L-awditur u/jew id-ditta jkunu reġistrati bħala awditur statutorju fir-reġistru pubbliku ta’ korp ta’ sorveljanza pubblika fi Stat Membru tal-UE skont il-prinċipji ta’ sorveljanza pubblika stabbiliti fid-Direttiva 2006/43/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4). Dan japplika għal awdituri u għal ditti tal-awditjar ibbażati fi Stat Membru tal-UE.

                        —

                        L-awditur u/jew id-ditta hija reġistrata bħala awditur statutorju fir-reġistru pubbliku ta’ korp ta’ sorveljanza pubblika f’pajjiż terz u dan ir-reġistru hu soġġett għall-prinċipji ta’ sorveljanza pubblika kif stabbiliti fil-leġiżlazzjoni tal-pajjiż ikkonċernat (dan japplika għal awdituri u għal ditti tal-awditjar ibbażati f’pajjiż terz).
                        Meta permess mill-bażi ġuridika sottostanti (pereżempju Erasmus), l-awditur jista’ jkun Korp tal-Awditjar Indipendenti kif deżinjat skont l-Artikolu 155(1) tar-Regolament Finanzjarju.

                  4.2   Kwalifiki, esperjenza u kompożizzjoni tat-tim (5)

                  Kwalifiki u Esperjenza

            L-awditur irid jimpjega biżżejjed persunal: (i) bi kwalifiki professjonali xierqa u b’esperjenza adattata skont l-istandards tal-IFAC, b’mod partikolari l- ISAE 3000 għall-Inkarigi ta’ Aċċertament għajr Awditi jew Rieżamijiet ta’ Informazzjoni Finanzjarja Storika; u (ii) b’esperjenza fit-twettiq ta’ valutazzjonijiet istituzzjonali jew tal-konformità u/jew fit-twettiq ta’ awditi tas-sistemi jew ta’ inkarigi ekwivalenti ta’ entitajiet komparabbli fid-daqs u fil-kumplessità tagħhom għall-entità inkwistjoni.
            Barra minn hekk, it-tim tal-inkarigu kollu għandu jkollu:

                        —

                        Esperjenza f’valutazzjonijiet istituzzjonali jew tal-konformità u/jew f’awditi tas-sistemi jew f’inkarigi ta’ programmi ffinanzjati mill-UE u proġetti ffinanzjati minn donaturi u minn istituzzjonijiet nazzjonali u/jew internazzjonali. Ikun ideali li kieku l-mexxej tal-ħdima prattika, jiġifieri l-maniġer (kategorija 2) jew l-awditur anzjan (kategorija 3) ikollu esperjenza f’awditi tas-sistemi ta’ azzjonijiet ta’ għajnuna esterna ffinanzjati mill-UE u/jew azzjonijiet oħra ffinanzjati mill-UE, u/jew f’valutazzjonijiet istituzzjonali jew tal-konformità ta’ organizzazzjonijiet fis-settur tal-għajnuna għall-iżvilupp u/jew fis-settur ekonomiku.

                        —

                        [Fakultattiv: għarfien tajjeb ta’ [lingwa/i speċifika/speċifiċi]]

                  Kompożizzjoni tat-tim

            It-tim tal-awdituri meħtieġ għal din il-valutazzjoni tal-pilastri għandu jkun imsawwar minn awditur tal-kategorija 1 li jkollu r-responsabbiltà finali għall-valutazzjoni, u tim tal-inkarigu msawwar minn taħlita xierqa ta’ awdituri tal-kategorija 2-4. Hi r-responsabbiltà tal-awditur li jipproponi u juża tim tal-inkarigu msawwar minn taħlita xierqa ta’ awdituri għal dan l-inkarigu.
            Il-Kummissjoni tagħmel distinzjoni bejn erba’ kategoriji ta’ awdituri.

               Kategorija 1 — Sieħeb tal-awditjar

            Sieħeb tal-awditjar għandu jkun espert bi kwalifiki għoljin u bi kwalifika professjonali rilevanti u li jassumi jew li jkun assuma responsabbiltajiet superjuri u maniġerjali fil-prattika tal-awditjar pubbliku.
            Dik il-persuna għandha tkun membru ta’ korp jew ta’ istituzzjonali nazzjonali tal-kontabilità jew tal-awditjar, u jrid ikollha tal-anqas 12-il sena esperjenza professjonali bħala awditur jew kontabilist professjonali fil-prattika tal-awditjar pubbliku. Esperjenza f’ħidma mal-pajjiżi benefiċjarji ta’ għajnuna esterna tal-UE tiġi kkunsidrata wkoll.
            Sieħeb tal-awditjar, jew persuna oħra f’kariga simili għal dik ta’ sieħeb, hi l-persuna fid-ditta tal-awditjar li tkun responsabbli għall-awditjar u għall-eżekuzzjoni tiegħu, u għar-rapport li jinħareġ f’isem id-ditta. Is-sieħeb tal-awditjar ikollu l-awtorità xierqa minn korp professjonali, legali jew regolatorju u hu awtorizzat jiċċertifika l-kontijiet skont il-liġijiet tal-pajjiż li fih hi rreġistrata d-ditta tal-awditjar.

               Kategorija 2 — Maniġer tal-awditjar

            Il-maniġers tal-awditjar għandhom ikunu esperti kwalifikati b’lawrea universitarja jew bi kwalifika professjonali rilevanti. Għandu jkollhom tal-anqas 6 snin esperjenza bħala awditur jew kontabilist professjonali fi prattika tal-awditjar pubbliku li tinkludi esperjenza maniġerjali rilevanti ta’ tmexxija tat-timijiet tal-awditjar.

               Kategorija 3 — Awditur anzjan

            L-awdituri anzjani għandhom ikunu esperti kwalifikati b’lawrea universitarja jew bi kwalifika professjonali rilevanti u b’tal-anqas 3 snin esperjenza professjonali fi prattika tal-awditjar pubbliku.

               Kategorija 4 — Assistent awditur

            L-assistenti awdituri għandu jkollhom lawrea universitarja rilevanti u tal-anqas 6 xhur esperjenza professjonali fi prattika tal-awditjar pubbliku.

                  Curricula vitae (CVs)

            L-awditur għandu jipprovdi lill-awtorità kontraenti CV tas-sieħeb jew ta’ persuna oħra fid-ditta tal-awditjar li jkunu respnsabbli għall-valutazzjoni tal-pilastri u għall-iffirmar tar-rapport, u jipprovdi wkoll is-CVs tal-maniġers, tal-awdituri anzjani u tal-assistenti awdituri proposti bħala parti mit-tim tal-inkarigu. Is-CVs iridu jinkludu dettalji xierqa dwar it-tip ta’ inkarigi mwettqa mill-persunal, filwaqt li jindikaw il-ħila u l-kapaċità li jwettqu l-valutazzjoni, u jridu jinkludu wkoll dettalji dwar l-esperjenza speċifika rilevanti. L-awtorità kontraenti teżamina s-CVs qabel ma tiffirma formola ta’ ordni jew dokument kuntrattwali applikabbli ieħor għal dan l-inkarigu u tirriżerva d-dritt li tirrifjutahom jekk ma jitqisux xierqa għar-rekwiżiti tal-inkarigu.
            5.   AMBITU

            5.1.   Il-post u l-perjodu koperti mill-valutazzjoni

            Din il-valutazzjoni tal-pilastri se ssir f’[
                  post(ijiet)
               ]. <Hu essenzjali li jiġi/jiġu indikat(i) il-post(ijiet) korrett(i) fejn tkun se ssir il-valutazzjoni>. L-awditur għandu jikkonferma l-post(ijiet) tal-valutazzjoni mal-awtorità kontraenti qabel ma tinbeda l-ħidma prattika u jiżgura li d-dokumenti ta’ sostenn rilevanti kif ukoll il-persunal prinċipali jkunu disponibbli matul il-valutazzjoni. L-awditur għandu jqis li l-entità normalment tkun teħtieġ laqgħat biex tħejji l-valutazzjoni u tiddiskuti l-abbozz tar-rapport u li dawn jistgħu jinvolvu vjaġġar addizzjonali (ara t-Taqsima 7).
            Il-perjodu li għandu jkun kopert mill-valutazzjoni normalment għandu jkun is-sena (jiġifieri l-perjodu ta’ 12-il xahar) li tintemm dakinhar tal-bidu tal-ħidma prattika tal-valutazzjoni, jiġifieri dakinhar meta l-awditur effettivament jibda l-proċeduri u t-testijiet ta’ valutazzjoni fis-sit (jiġifieri fil-post fejn tkun stabbilita l-entità).
            5.2.   Kuntest tal-inkarigu

                  Użu tal-Anness 1 Kuntest tal-inkarigu — Informazzjoni prinċipali għal valutazzjoni tal-pilastri

            L-awditur għandu jikseb fehim preliminari tal-kuntest tal-inkarigu fuq il-bażi tal-
                  Anness 1 Kuntest tal-inkarigu — Informazzjoni prinċipali għal valutazzjoni tal-pilastri. Il-fehim irid ikun suffiċjenti biex l-awditur jissottometti offerta sinifikattiva lill-awtorità kontraenti.

                  Użu tal-Anness 2a Kwestjonarju tal-Valutazzjoni

            L-entità għandha tipprovdi
                  Anness 2a
                komplut lill-awditur mill-aktar fis possibbli wara li l-awditur ikun ġie kkuntrattat mill-awtorità kontraenti iżda qabel il-bidu tal-proċeduri ta’ valutazzjoni tal-awditur.
            Fit-tieni fażi, l-
                  Anness 2a
                jsir għodda ta’ sostenn li għandha tintuża mill-awditur meta jfassal, jippjana u jwettaq il-proċeduri ta’ valutazzjoni u biex jitqiesu l-kriterji li l-Kummissjoni Ewropea tqis essenzjali jew importanti li jiġu rrispettati mill-entità li tkun qed tiġi vvalutata.
            Il-kwestjonarju mimli tal-
                  Anness 2a
                hu sors essenzjali ta’ informazzjoni ta’ valutazzjoni u ta’ evidenza għall-awditur. Madankollu, bl-ebda mod ma hu l-uniku sors li għandu jintuża mill-awditur biex jippjana u jwettaq proċeduri ta’ valutazzjoni u jislet konklużjonijiet. L-informazzjoni mimlija u pprovduta kollha mill-entità hi provviżorja, u hi soġġetta għall-proċeduri ta’ valutazzjoni li l-awditur iqis li jkunu neċessarji. L-awditur ma jistax joqgħod fuq l-informazzjoni qabel ma jkun żgura, permezz ta’ proċeduri ta’ valutazzjoni, li l-informazzjoni tkun akkurata u kompluta biżżejjed għall-fini tal-valutazzjoni u għall-ħruġ ta’ konklużjonijiet informati għall-mistoqsijiet ewlenin.
            B’hekk, l-awditur jista’ jimmodifika, jimla u jżid informazzjoni fil-kolonna tas-sejbiet hekk kif iqis li jkun xieraq. L-awditur jista’ jżid ukoll mistoqsijiet addizzjonali jekk hu jqis li jkun hemm bżonn ta’ dawn biex joħroġ konklużjoni informata dwar mistoqsijiet ewlenin.
            L-awditur irid iqis iċ-ċirkustanzi speċifiċi tal-inkarigu u japplika ġudizzju professjonali matul il-proċess ta’ valutazzjoni kollu kemm hu. L-awditur jibqa’ kompletament responsabbli f’kull ħin għat-tfassil, għall-ippjanar u għat-twettiq tal-proċeduri ta’ valutazzjoni li hu jqis neċessarji minbarra l-mistoqsijiet u l-proċeduri fil-kwestjonarju tal-
                  Anness 2a
               .
            L-awditur juża l-informazzjoni fil-kwestjonarju tal-
                  Anness 2a
                u r-riżultati tal-proċeduri ta’ valutazzjoni biex jimla l-Kwestjonarju u l-kriterji ta’ valutazzjoni tal-Anness 2
                (ara t-Taqsima 5.4 aktar ’il quddiem) u jislet konklużjoni għal kull pilastru li jiġi vvalutat.
            5.3.   In-natura, il-firxa u t-twaqqit tal-proċeduri u tat-testijiet għal kull pilastru

            Għal kull pilastru, l-awditur irid jivvaluta d-disinn tas-sistemi, tal-kontrolli, tar-regoli u tal-proċeduri rilevanti. Dan ifisser li l-awditur għandu jwettaq proċeduri u testijiet li fuq il-bażi tagħhom għandu joħroġ konklużjoni dwar jekk is-sistema, il-kontrolli, ir-regoli u l-proċeduri humiex preżenti, jiġifieri eżistenti.
            Barra minn hekk, l-awditur irid jivvaluta l-effikaċja operatorja tas-sistemi, tal-kontrolli, tar-regoli u tal-proċeduri għall-pilastri rilevanti kollha (ara t-Taqsima 2 — Objettivi aktar ’il fuq) ħlief għall-pilastru tal-“awditjar estern indipendenti”, li għalih l-awditur jivvaluta biss id-disinn tal-proċeduri għall-awditjar estern.
            Id-disinn u l-effikaċja oepratorja tas-sistemi, tar-regoli u tal-proċeduri rilevanti jridu jiġu vvalutati fl-isfond tal-kriterji definiti mill-Kummissjoni għal kull pilastru (ara t-Taqsima 5.4 aktar ’il quddiem). Għal dan l-għan, l-awditur irid juża l-kwestjonarji pprovduti mill-Kummissjoni.
            L-awditur jiddetermina n-natura, il-firxa u t-twaqqit tal-proċeduri u tat-testijiet kollha li hu jqis neċessarji li jwettaq biex jislet konklużjoni rigward id-disinn u l-effikaċja operatorja tas-sistemi, tal-kontrolli, tar-regoli u tal-proċeduri.
            5.4.   Il-kriterji u l-materjalità

            Għal kull pilastru hemm tliet livelli ta’ kriterji li ġew definiti mill-Kummissjoni Ewropea permezz tal-formulazzjoni ta’ mistoqsijiet (ewlenin) fil-Kwestjonarji u l-Kriterji tal-Valutazzjoni tal-Anness 2
                u fil-Kwestjonarju tal-valutazzjoni tal-Anness 2a
               .
            Biex jiddetermina dawk li huma meqjusa bħala dgħufija jew nuqqas materjali fis-sistemi, fil-kontrolli, fir-regoli u fil-proċeduri, l-awditur irid iqis il-kriterji u l-livelli ta’ importanza (jiġifieri l-livelli limitu tal-għoti ta’ punteġġ) definiti mill-Kummissjoni billi dawn il-fatturi jistgħu jinfluwenzaw id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tafda l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit permezz tal-ġestjoni indiretta lill-entità.

                  Livell Nru 1 (Regolament Finanzjarju)

            Għal kull pilastru, hemm mistoqsija globali waħda tal-livell nru 1 (fl-
                  Anness 2 Kwestjonarju u kriterji tal-valutazzjoni) stabbilita fuq il-bażi tar-Regolament Finanzjarju. Din il-mistoqsija hi fundamentali. Huma possibbli biss żewġ tipi ta’ konklużjonijiet:

                        —

                        It-tweġiba għall-mistoqsija fil-livell nru 1 hi “iva”. Din tfisser li l-entità tikkonforma mar-rekwiżiti għall-pilastru kkonċernat. Il-konklużjoni tal-awditur trid tkun ifformulata fil-forma pożittiva, li hi ekwivalenti għal “opinjoni mhux kwalifikata”.

                        —

                        It-tweġiba għall-mistoqsija fil-livell nru 1 hi “le”. Din tfisser li l-entità ma tikkonformax mar-rekwiżiti għall-pilastru kkonċernat. F’dan il-każ, il-konklużjoni trid tiġi fformulata fil-forma avversa, li hi ekwivalenti għal dik li hi msejħa “opinjoni avversa” skont standards internazzjonali.

                  Livell Nru 2 (Komponenti ewlenin tal-pilastri)

            Il-mistoqsijiet ewlenin fil-livell numru 2 huma relatati mal-kriterji li l-Kummissjoni tqis li huma essenzjali. Għal dan l-għan, jiġu stabbiliti l-mistoqsijiet ewlenin u l-kriterji jikkonċernaw il-komponenti ewlenin ta’ kull pilastru. Il-komponenti huma essenzjalment “subpilastri”, li min-naħa tagħhom huma msawra minn blokok ta’ mistoqsijiet fil-Kwestjonarju tal-valutazzjoni tal-Anness 2a
               .
            L-awditur irid japplika ġudizzju professjonali biex jattribwixxi punteġġ fuq skala minn 0 sa 10 għal kull komponent tal-livell nru 2 fil-Kwestjonarju u kriterji tal-valutazzjoni tal-Anness 2
                fuq il-bażi tal-informazzjoni u tal-evidenza miksuba mill-applikazzjoni tal-
                  Anness 2a
               .

                  Livell Nru 3 (Kwestjonarju tal-valutazzjoni bi blokok ta’ mistoqsijiet)

            Il-Kwestjonarju tal-valutazzjoni tal-Anness 2a
                jinkludi blokok ta’ mistoqsijiet li huma relatati mal-komponenti ewlenin tal-pilastri fil-livell nru 2. Dawn il-blokok ta’ mistoqsijiet dettaljati mhumiex eżawrjenti. Dan ifisser li l-awditur għandu almenu juża dawn il-(blokok ta’) mistoqsijiet biex jiddetermina punteġġ għal kull komponent fil-livell nru 2.
            L-awditur jista’ jifformula mistoqsijiet addizzjonali u jagħmel testijiet u proċeduri addizzjonali, skont kif iqis neċessarju jew xieraq. L-awditur japplika bis-sħiħ ġudizzju professjonali għall-mistoqsijiet kollha fl-
                  Anness 2a
                biex jattribwixxi punteġġi għall-komponenti ewlenin tal-pilastri fil-livell nru 2.
            5.5.   Limitazzjonijiet fl-ambitu

            L-awditur jinforma lill-awtorità kontraenti dwar kwalunwke limitazzjoni fl-ambitu tal-ħidma identifikata qabel jew matul il-valutazzjoni, u jiddiskuti mal-awtorità kontraenti x’azzjoni tista’ tkun meħtieġa u jekk il-valutazzjoni tistax titkompla jew kif.
            6.   PROĊEDURI TA’ VALUTAZZJONI

            L-awditur għandu jwettaq il-valutazzjoni skont il-Proċeduri ta’ valutazzjoni tal-Anness 3
               , li jkopru d-dokumentazzjoni u l-evidenza, l-ippjanar, il-ħidma prattika u r-rapportar. L-Anness 3 jinkludi proċeduri ta’ valutazzjoni li l-awditur għandu japplika u l-proċeduri li l-awditur jista’ jagħżel li juża. L-attenzjoni tal-awditur tinġibed lejn l-aspetti speċifiċi stabbiliti fit-Taqsimiet 6.1 sa 6.3 aktar ’il quddiem. L-awditur għandu jeżerċita l-attenzjoni u l-ġudizzju professjonali dovuti u jiddetermina n-natura, it-twaqqit u l-firxa tal-proċeduri ta’ valutazzjoni biex jara li jkunu jkopru l-objettivi, l-ambitu u l-kuntest tal-valutazzjoni.
            6.1.   Dokumentazzjoni u evidenza

            Skont l-ISAE 3000, l-awditur għandu jħejji d-dokumentazzjoni u jikseb evidenza xierqa u suffiċjenti biex isostni s-sejbiet tal-valutazzjoni u jislet konklużjonijiet raġonevoli li fuqhom jibbaża l-konklużjoni tal-valutazzjoni għal kull pilastru. L-awditur juża ġudizzju professjonali biex jiddetermina jekk l-evidenza hix suffiċjenti u xierqa (ara l-Anness 3.1).
            6.2.   Ippjanar u ħidma prattika

                  Bidu tal-valutazzjoni

            Id-data tal-bidu uffiċjali tal-valutazzjoni hi d-data tal-iffirmar tal-formola tal-ordni tal-awtorità kontraenti jew ta’ dokument kuntrattwali applikabbli ieħor għall-valutazzjoni. Imbagħad l-awditur irid jaqbel mill-aktar fis possibbli dwar data biex tinbeda l-ħidma prattika mal-entità.

                  Laqgħa preparatorja mal-entità

            L-entità għandha torganizza laqgħa preparatorja mal-awditur (ara l-Anness 3.2.1), li għandha ssir f’[isem u indirizz tal-entità]. L-entità tinforma lill-Kummissjoni dwar din il-laqgħa, li jistgħu jattendu għaliha r-rappreżentanti tal-Kummissjoni.

                  Proċeduri għall-ippjanar u għall-ħidma prattika tal-valutazzjoni

            Il-proċeduri tal-awditur għandhom jinkludu l-kisba ta’ fehim tal-kuntest tal-inkarigu, li hu biżżejjed biex jitfasslu u jitwettqu proċeduri ta’ valutazzjoni ulterjuri. Dan jinkludi:

                        —

                        il-kisba ta’ evidenza rigward id-disinn tas-sistemi, tal-kontrolli, tar-regoli u tal-proċeduri (l-Anness 3.3.1);

                        —

                        it-twettiq ta’ testijiet fuq l-effikaċja operazzjonali tas-sistemi, tal-kontrolli, tar-regoli u tal-proċeduri (l-Anness 3.3.2);

                        —

                        il-kampjunar u mezzi oħra ta’ għażla ta’ partiti għall-ittestjar, fejn xieraq (l-Anness 3.3.3);

                        —

                        l-użu tal-ħidma tal-awdituri interni fejn applikabbli (l-Anness 3.3.4).

                  6.3.   Rapportar

                  L-użu tar-rapport mudell tal-valutazzjoni tal-pilastri fl-Anness 4

            L-użu tar-rapport mudell għal valutazzjoni tal-pilastri fl-Anness 4 hu obbligatorju.

                  Il-lingwa

            Ir-rapport għandu jiġi ppreżentat bil-[lingwa]. [Flimkien mar-rapport għandu jitħejja sommarju eżekuttiv tar-rapport ta’ valutazzjoni bl-[Ingliż/Franċiż]] (Ara l-Anness 3.3.1). <Ħassar jekk mhux applikabbli>.

                  Sejbiet

            Hemm żewġ tipi ta’ sejbiet:

                        —

                           Is-sejbiet ewlenin huma sejbiet li huma relatati ma’ dgħufijiet jew ma’ nuqqasijiet materjali fis-sistemi, fil-kontrolli, fir-regoli u fil-proċeduri. “Materjali” tfisser li l-awditur iqis li dawn il-fatturi tant huma importanti għall-Kummissjoni li jistgħu jinfluwenzaw id-deċiżjoni tagħha li tafda l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit taħt ġestjoni indiretta lill-entità. B’hekk, meta jsiru sejbiet materjali għal pilastru, dan irid iwassal biex l-awditur jesprimi konklużjoni avversa għal dak il-pilastru.
                        Is-sejbiet ewlenin jinkludu wkoll każijiet li fihom diversi sejbiet, li meta jitqiesu individwalment ma jkunux relatati ma’ dgħufija jew ma’ nuqqas materjali iżda, meta jitqiesu f’daqqa, jinvolvu sejba ta’ dgħufija jew ta’ nuqqas materjali. L-impatt kombinat tat-tali sejbiet tant ikun sinifikanti (jiġifieri materjali), li bilfors irid iwassal lill-awditur għall-konklużjoni li l-entità ma tissodisfax ir-rekwiżiti għall-pilastru kkonċernat (jiġifieri l-konklużjoni hi “Le”).

                        —

                           Sejbiet oħra huma s-sejbiet mhux materjali kollha li l-awditur jemmen li għandhom jinġiebu għall-attenzjoni tal-entità. Dawn is-sejbiet huma relatati ma’ dgħufijiet u ma’ nuqqasijiet fis-sistemi, fil-kontrolli, fir-regoli jew fil-proċeduri, li, b’mod individwali jew kollha flimkien, jinvolvu livell anqas immedjat ta’ riskju li ma jinkisbux l-objettivi għall-pilastru kkonċernat.

                  Is-sejbiet iridu jiġu rapportati skont il-formati (tat-tabella) speċifikati fir-rapport mudell għal valutazzjoni tal-pilastri fl-Anness 4. Is-sejbiet ewlenin kif ukoll sejbiet oħra mill-Awditur jistgħu jkunu l-bażi għal miżuri superviżorji li għandhom jittieħdu mill-Kummissjoni skont l-Artikolu 154(5) tar-Regolament Finanzjarju.

                  Rakkomandazzjonijiet

            Hemm żewġ tipi ta’ rakkomandazzjonijiet:

                        —

                           Rakkomandazzjonijiet kritiċi huma relatati ma’ dgħufijiet u ma’ nuqqasijiet materjali fis-sistemi, fil-kontrolli, fir-regoli jew fil-proċeduri u ma’ każijiet li fihom il-kriterji tal-Kummissjoni u/jew l-istandards aċċettati f’livell internazzjonali għall-pilastri ma jkunux irrispettati (fuq bażi regolari).

                        —

                           Rakkomandazzjonijiet oħra huma relatati mas-sejbiet l-oħra kollha li ma jkunux ta’ natura materjali. F’dawn il-każijiet, id-dgħufijiet u n-nuqqasijiet fis-sistemi, fil-kontrolli, fir-regoli jew fil-proċeduri ma jkollhom ebda impatt maġġuri u immedjat fuq l-objettivi ta’ dawn is-sistemi, il-kontrolli, ir-regoli jew il-proċeduri. Minkejja dan, ikun rilevanti għall-entità li timplimenta l-miżuri ssuġġeriti, billi dawn ikunu jagħtuha opportunità li ttejjeb is-sistemi, il-kontrolli, ir-regoli jew il-proċeduri tagħha biex tikseb effikaċja u/jew effiċjenza akbar.

                  Ir-rakkomandazzjonijiet iridu jiġu rapportati skont il-formati (tat-tabella) speċifikati fir-rapport mudell għal valutazzjoni tal-pilastri fl-Anness 4.

                  Konklużjonijiet

            Ir-rapport ta’ valutazzjoni għandu jinkludi konklużjoni għal kull pilastru. Hemm żewġ tipi ta’ konklużjonijiet. Il-konklużjonijiet iridu jew ikunu fformulati fil-forma pożittiva (jiġifieri, “stabbilixxiet”, “tuża”, “hi soġġetta għal” jew “tapplika”) jew billi jużaw formulazzjoni avversa (jiġifieri, “ma stabbilixxietx”, “ma tużax”, “mhijiex soġġetta għal” jew “ma tapplikax”).
            L-użu ta’ konklużjoni tat-tip kwalifikat (jiġifieri l-użu tal-formulazzjoni “ħlief għal”) mhuwiex possibbli f’valutazzjoni tal-pilastri.

                  Data tar-rapport ta’ valutazzjoni

            Id-data tal-abbozz tar-rapporti u tar-rapporti prefinali għandha tkun id-data li fiha dawn ir-rapporti jintbagħtu għal konsultazzjoni. Id-data tar-rapport ta’ valutazzjoni finali għandha tkun id-data li fiha jiġi ffirmat ir-rapport finali indipendenti tal-awditur (l-Anness 3.4.2).

                  Proċeduri u skeda ta’ żmien għas-sottomissjoni tal-abbozz tar-rapporti ta’ valutazzjoni u tar-rapporti ta’ valutazzjoni finali

            L-awditur għandu jikkonforma mal-proċeduri u mal-iskeda ta’ żmien għall-konsultazzjoni u għas-sottomissjoni tal-abbozz tar-rapport ta’ valutazzjoni u tar-rapport ta’ valutazzjoni finali, kif stipulat fl-Anness 3.4.3 u 3.4.4.
            L-attenzjoni tal-awditur hi miġbuda b’mod speċifiku lejn dawn li ġejjin:

                        —

                        L-awditur għandu jissottometti abbozz tar-rapport lill-entità fi żmien [21; li għandu jiġi ddeterminat mill-awtorità kontraenti]jum tal-kalendarju wara l-jum tas-sessjoni ta’ għeluq (jiġifieri tmiem il-ħidma prattika).

                        —

                        Il-perjodu bejn is-sessjoni ta’ għeluq tal-valutazzjoni u s-sottomissjoni tar-rapport finali ta’ valutazzjoni lill-entità ma għandux jaqbeż il-[105; li għandu jiġi ddeterminat mill-awtorità kontraenti] ijiem tal-kalendarju jew [15]-il ġimgħa. L-awditur għandu jispjega u jiddokumenta kwalunkwe dewmien fir-rapportar fid-dokumentazzjoni tal-awditjar.

                  7.   KWISTJONIJIET OĦRA

            7.1.   Informazzjoni dwar prattiki għall-kalkolu u għar-rapportar tal-kostijiet

            Kwalunkwe informazzjoni pprovduta minn entità għall-iskopijiet ta’ din il-valutazzjoni dwar il-metodoloġija użata għall-kalkolu u għar-rapportar tal-kostijiet ma għandhiex tkun ikkunsidrata approvata mill-Kummissjoni fir-rigward tal-baġit ta’ xi azzjoni speċifika. Tali approvazzjoni hija possibbli biss meta l-proċeduri speċifiċi stabbiliti fid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar il-valutazzjoni ex ante tal-kostijiet tal-unità u dwar ir-rati fissi (magħrufa wkoll bħala Opzjonijiet relatati mal-Kostijiet Simplifikati) ikunu ġew segwiti. Fin-nuqqas ta’ valutazzjoni ex ante tal-Opzjonijiet relatati mal-Kostijiet Simplifikati, l-eliġibbiltà tal-kostijiet għal xi azzjoni speċifika għandha tkun iddeterminata esklussivament permezz ta’ referenza għad-dispożizzjonijiet tal-ftehim(iet) rilevanti mal-entità.
            7.2.   Segwitu

            L-awtorità kontraenti tista’ titlob li l-awditur jipprovdi assistenza ulterjuri bħala parti mis-segwitu għar-rapport finali ta’ valutazzjoni. L-awtorità kontraenti tista’ titlob ukoll li l-awditur jerġa’ jivvaluta pilastru wieħed jew aktar jekk ir-rapport finali ta’ valutazzjoni jikkonkludi li l-entità ma tikkonformax mar-rekwiżiti għall-pilastru/i kkonċernat(i).
            Dawn it-ToR ma jkoprux kwalunkwe assistenza ulterjuri pprovduta mill-awditur b’rabta mas-segwitu tal-awtorità kontraenti għar-rapport finali ta’ valutazzjoni; jekk it-tali assistenza tkun meħtieġa, l-awtorità kontraenti jkollha bżonn toħroġ addendum għall-formola tal-ordni jew għad-dokument kuntrattwali applikabbli l-ieħor għal inkarigu bħal dan.
            7.3.   Diversi kwistjonijiet

               Annessi

                        Anness 1

                        Kuntest tal-Inkarigu — Informazzjoni ewlenija għal valutazzjoni tal-pilastri

                        Anness 2

                        Kwestjonarju u kriterji tal-valutazzjoni

                        Anness 2a

                        Kwestjonarju tal-Valutazzjoni

                        Anness 3

                        Proċeduri ta’ valutazzjoni

                        Anness 4

                        Rapport ta’ valutazzjoni tal-pilastri

               IMPORTANTI: L-Annessi 1 sa 4 jifformaw parti integrali mit-termini ta’ referenza preżenti.

               (1)  Ir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046.

               (2)  Referenza għal “strumenti finanzjarji” hi meqjusa li tinkludi garanziji baġitarji wkoll.

               (3)  Il-Kummissjoni tista’ tkun l-awtorità kontraenti f’każijiet debitament ġustifikati.

               (4)  Id-Direttiva 2006/43 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-17 ta’ Mejju 2006 dwar il-verifiki statutorji tal-kontijiet annwali u tal-kontijiet konsolidati, li temenda d-Direttivi tal-Kunsill 78/660/KEE u 83/349/KEE u li tħassar id-Direttiva tal-Kunsill 84/253/KEE (ĠU L 157, 9.6.2006, p. 87), kif emendata bid-Direttiva 2014/56/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta’ April 2014 (ĠU L 158, 27.5.2014, p. 196)..

               (5)  Meta l-korp tal-awditjar mhux mis-settur privat, jenħtieġ li jkunu applikati livelli ekwivalenti tal-anzjanità, tal-kwalifiki u tal-esperjenza.

               Anness 1
               Kuntest tal-Inkarigu — Informazzjoni ewlenija għal valutazzjoni tal-pilastri

                              ENTITÀ SOĠĠETTA GĦALL-VALUTAZZJONI

                           <iddikjara l-isem sħiħ tal-entità li tkun qed tiġi vvalutata>

                              PILASTRU

                           PILASTRU SOĠĠETT GĦALL-VALUTAZZJONI (1)

                                       1

                                       KONTROLL INTERN

                              IVA

                                       2

                                       KONTABILITÀ

                              IVA

                                       3

                                       AWDITJAR ESTERN

                              IVA

                                       4

                                       GĦOTJIET

                              IVA/LE <neħħi dak li mhuwiex applikabbli>

                                       5

                                       AKKWIST

                              IVA/LE <neħħi dak li mhuwiex applikabbli>

                                       6

                                       STRUMENTI FINANZJARJI
                                        (2)

                              IVA/LE <neħħi dak li mhuwiex applikabbli>

                                       7

                                       ESKLUŻJONI MILL-AĊĊESS GĦALL-FINANZJAMENT

                              IVA

                                       8.

                                       PUBBLIKAZZJONI TAL-INFORMAZZJONI DWAR IR-RIĊEVITURI

                              IVA

                                       9.

                                       PROTEZZJONI TA’ DATA PERSONALI

                              IVA

                              Il-pilastri 1, 2, 3, 7, 8 u 9 dejjem huma soġġetti għall-valutazzjoni
                               (3).

                              Il-Pilastri mill-4 sas-6 jistgħu jkunu suġġetti għal valutazzjoni, skont in-natura tal-kompiti ta’ implimentazzjoni baġitarja li għandhom ikunu inkarigati.

                              DETTALJI TA’ KUNTATT

                              Entità: [isem sħiħ tal-entità soġġetta għall-valutazzjoni]

                           Indirizz

                           Pajjiż

                           Telefown

                           Faks

                           Sit web

                              Kuntatt ewlieni

                           Isem

                           Kariga

                              <indika l-kariga eżekuttiva pereż. Direttur, Maniġer Ġenerali, Kap tal-Finanzi u tal-Kontabilità>

                           Posta Elettronika

                           Telefown/Faks

                              Delegazzjoni tal-Unjoni Ewropea f’[Pajjiż] <ħassar din it-tabella jekk mhix applikabbli>

                           Indirizz

                           Pajjiż

                           Telefown

                           Faks

                              Kuntatt ewlieni

                           Isem

                           Kariga

                           Posta Elettronika

                           Telefown/Faks

                              Is-servizz tal-Kummissjoni Ewropea responsabbli mill-programm rilevanti ta’ finanzjament tal-UE <ħassar jekk mhux applikabbli>

                              Kuntatt ewlieni

                           Isem

                           Kariga/unità

                           Posta Elettronika

                           Telefown/Faks

                  PILASTRU 1 — KONTROLL INTERN

               Ipprovdi deskrizzjoni (massimu ta’ 5 paġni) tas-sistema ta’ kontroll intern li tindirizza:

                           —

                           L-ambjent tal-kontroll

                                       —

                                       l-integrità u l-valuri etiċi

                                       —

                                       l-istruttura organizzazzjonali u l-assenjament tal-awtorità

                                       —

                                       l-istruttura ta’ sorveljanza tal-governanza

                           —

                           Valutazzjoni tar-riskji

                           —

                           L-attivitajiet ta’ kontroll li jinkludu:

                                       —

                                       is-segregazzjoni tal-kompiti (li jinkludu miżuri għall-evitar ta’ kunflitti ta’ interess)

                                       —

                                       is-sistemi ta’ proċessar ta’ informazzjoni u s-sistemi ta’ informazzjoni kompjuterizzati (li jinkludu kontrolli ġenerali tal-IT, kontrolli tal-applikazzjonijiet, integrità tad-data u r-rendikont tal-entrati)

                                       —

                                       il-prevenzjoni, id-detezzjoni u l-korrezzjoni ta’ erruri, ta’ frodi u ta’ irregolaritajiet

                                       —

                                       il-ġestjoni bankarja/tal-flus

                                       —

                                       il-ġestjoni tar-remunerazzjoni u tal-ħin

                           —

                           Informazzjoni u komunikazzjoni

                                       —

                                       ir-rapportar intern

                                       —

                                       ir-rapportar estern; ir-rapporti finanzjarji; ir-rapportar lid-donaturi

                           —

                           Monitoraġġ

                                       —

                                       il-monitoraġġ (tal-komponenti) tas-sistema ta’ kontroll intern

                                       —

                                       il-funzjoni tal-awditjar intern.

                  PILASTRU 2 — KONTABILITÀ

               Ipprovdi deskrizzjoni (massimu ta’ 5 paġni) tas-sistema kontabilistika:

                           —

                           Sistema u politiki kontabilistiċi

                           —

                           Ibbaġitjar

                           —

                           Kontabilità u bbaġitjar għal proġetti, għal attivitajiet, għal fondi (fiduċjarji) u għal strumenti finanzjarji.

                  PILASTRU 3 — AWDITJAR ESTERN INDIPENDENTI

               Ipprovdi deskrizzjoni (massimu ta’ 5 paġni) tal-funzjoni tal-awditjar estern li tindirizza:

                           —

                           Il-qafas regolatorju għall-awditjar estern

                           —

                           L-awditur estern tal-entità u l-istandards tal-awditjar.

                  PILASTRU 4 — GĦOTJIET

               Ipprovdi deskrizzjoni (massimu ta’ 5 paġni) tas-sistema ta’ għotjiet tal-entità li tindirizza:

                           —

                           Il-qafas legali u regolatorju

                           —

                           Il-prinċipji tal-għotjiet, li jkopru b’mod partikolari l-miżuri biex jiġu evitati kunflitti ta’ interess matul il-proċess ta’ għoti tal-għotjiet

                           —

                           It-tipi ta’ għotjiet użati

                           —

                           Organizzazzjoni (il-kompiti u r-responsabbiltajiet tagħha)

                           —

                           Dokumentazzjoni u arkivjar tal-proċess ta’ għotjiet

                           —

                           Proċeduri ta’ għotjiet, li jinkludu:

                                       —

                                       il-pubblikazzjoni ta’ sejħa għal proposti

                                       —

                                       is-sottomissjoni tal-proposti

                                       —

                                       is-sigurtà u l-kunfidenzjalità tal-proposti

                                       —

                                       ir-riċevuta, ir-reġistrazzjoni u l-ftuħ tal-proposti

                                       —

                                       il-proċeduri tal-għażla u ta’ evalwazzjoni

                                       —

                                       l-għoti ta’ għotjiet

                                       —

                                       in-notifika u l-pubblikazzjoni

                                       —

                                       il-ftehimiet u l-kuntratti ta’ għotja.

                  PILASTRU 5 — AKKWIST

               Ipprovdi deskrizzjoni (massimu ta’ 5 paġni) tas-sistema tal-akkwist tal-entità li tindirizza:

                           —

                           Il-qafas legali u regolatorju

                           —

                           Prinċipji tal-akkwist, b’mod partikolari:

                                       —

                                       il-miżuri ta’ trasparenza bħall-pubblikazzjoni ex ante ta’ sejħiet għall-offerti u l-pubblikazzjoni ex post tal-kuntratturi

                                       —

                                       il-miżuri għall-evitar ta’ kunflitti ta’ interess matul il-proċess tal-akkwist

                           —

                           It-tipi ta’ akkwist użati (xogħlijiet, servizzi, provvisti)

                           —

                           It-tipi ta’ proċeduri tal-akkwist kompetittivi użati

                           —

                           Organizzazzjoni (il-kompiti u r-responsabbiltajiet tagħha)

                           —

                           Dokumentazzjoni u preżentazzjoni tal-proċess tal-akkwist

                           —

                           Proċeduri ta’ akkwist:

                                       —

                                       stedina għall-preżentazzjoni tal-offerti

                                       —

                                       il-proċeduri ta’ għażla u ta’ evalwazzjoni u l-għoti ta’ kuntratti

                                       —

                                       sistemi ta’ lmentar.

                  PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI (4)

               Ipprovdi deskrizzjoni (massimu ta’ 5 paġni) tal-istrumenti finanzjarji li tindirizza:

                           —

                           Il-qafas legali u regolatorju. Aspetti li għandhom ikunu koperti:

                                       —

                                       deskrizzjonijiet tal-istrumenti, inklużi l-istrateġiji jew il-politiki ta’ investiment, it-tip ta’ appoġġ mogħti, il-kriterji ta’ eliġibbiltà għall-intermedjarji finanzjarji u r-riċevituri finali, u r-rekwiżiti operazzjonali addizzjonali li jittrasponu l-objettivi tal-politika tal-istrument;

                                       —

                                       ir-rekwiżiti għal medda fil-mira ta’ valuri għall-effett ta’ ingranaġġ (il-kontribuzzjoni tal-UE għal strument finanzjarju għandu jkollha l-għan li timmobilizza investiment totali li jisboq id-daqs tal-kontribuzzjoni tal-UE skont l-indikaturi definiti minn qabel);

                                       —

                                       definizzjoni ta’ attivitajiet mhux eliġibbli;

                                       —

                                       dispożizzjonijiet li jiżguraw allinjament tal-interessi u li jindirizzaw kunflitti possibbli tal-interessi;

                                       —

                                       dispożizzjonijiet għall-għażla tal-intermedjarji finanzjarji (l-intermedjarji finanzjarji jridu jintgħażlu fuq il-bażi ta’ proċeduri miftuħa, trasparenti, proporzjonati u nondiskriminatorji, filwaqt li jiġu evitati kunflitti ta’ interess) u għat-twaqqif ta’ veikoli ta’ investiment dedikati, jekk ikunu applikabbli;

                                       —

                                       dispożizzjonijiet dwar l-obbligazzjoni tal-entità inkarigata u ta’ entitajiet oħra involuti fl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji;

                                       —

                                       dispożizzjonijiet dwar is-soluzzjoni ta’ tilwimiet;

                                       —

                                       dispożizzjonijiet dwar il-governanza tal-istrumenti;

                                       —

                                       dispożizzjonijiet rigward l-użu u l-użu mill-ġdid tal-kontribuzzjoni tal-UE fejn applikabbli (l-Artikolu 209 tar-RF);

                                       —

                                       dispożizzjonijiet għall-ġestjoni tal-kontribuzzjonijiet mill-UE u għall-ġestjoni tal-kontijiet fiduċjarji, inklużi r-riskji tal-kontroparti, operazzjonijiet tat-teżor aċċettabbli, responsabilitajiet tal-partijiet ikkonċernati, azzjonijiet ta’ rimedju fil-każ ta’ bilanċi eċċessivi fuq kontijiet fiduċjarji, iż-żamma ta’ rekords u r-rapportar;

                                       —

                                       regoli għar-rapportar kontabilistiku u finanzjarju (rapportar finanzjarju separat għal kull strument finanzjarju);

                                       —

                                       dispożizzjonijiet dwar id-durata, il-possibilità ta’ estensjoni, u t-terminazzjoni tal-istrument finanzjarju, inklużi l-kundizzjonijiet għal terminazzjoni bikrija u, fejn xieraq, l-istrateġiji ta’ ħruġ;

                                       —

                                       dispożizzjonijiet dwar il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tal-appoġġ għall-intermedjarji finanzjarji u r-riċevituri finali, inkluż ir-rapportar mill-intermedjarji finanzjarji;

                           —

                           Prinċipji bażiċi: l-istrumenti finanzjarji għandhom jintużaw f’konformità mal-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, trasparenza, proporzjonalità, nondiskriminazzjoni, trattament indaqs u sussidjarjetà u f’konformità mal-objettivi tagħhom;

                           —

                           Linji gwida u regoli operatorji għall-użu tal-istrumenti finanzjarji;

                           —

                           Organizzazzjoni (il-kompiti u r-responsabbiltajiet tagħha);

                           —

                           Is-sistema ta’ ġestjoni tar-riskju ta’ kreditu — jekk applikabbli (biss għall-entitajiet li jippjanaw li jitolbu garanzija baġitarja mill-UE);

                           —

                           Regoli u proċeduri għall-kontrolli relatati mal-evitar tat-taxxa u ma’ ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx;

                           —

                           Regoli u proċeduri għall-kontrolli relatati mal-ħasil tal-flus jew mal-finanzjament tat-terroriżmu.

                  PILASTRU 7 — ESKLUŻJONI MILL-AĊĊESS GĦALL-FINANZJAMENT

               Ipprovdi deskrizzjoni (massimu ta’ 5 paġni) tas-sistema ta’ esklużjoni tal-entità li tindirizza:

                           —

                           Il-qafas legali u regolatorju

                           —

                           Kriterji ta’ esklużjoni.

                           —

                           Proċeduri. Iddikjara b’mod partikolari jekk l-aspetti elenkati hawn fuq humiex koperti fil-proċeduri u kif inhuma applikati.

                  PILASTRU 8 — PUBBLIKAZZJONI TAL-INFORMAZZJONI DWAR IR-RIĊEVITURI

               Ipprovdi deskrizzjoni (massimu ta’ 5 paġni) tas-sistema tal-entità għall-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar ir-riċevituri li tindirizza:

                           —

                           Il-qafas legali u regolatorju;

                           —

                           Ir-rekwiżiti għall-pubblikazzjoni. Iddikjara b’mod partikolari jekk l-aspetti li ġejjin humiex koperti fil-proċeduri u kif inhuma applikati:

                                       —

                                       l-isem, il-lokalità, in-natura u l-iskop, l-ammont;

                                       —

                                       it-tempestività;

                                       —

                                       il-mezzi ta’ pubblikazzjoni.

                  PILASTRU 9 — PROTEZZJONI TA’ DATA PERSONALI

               Ipprovdi deskrizzjoni (massimu ta’ 5 paġni) tas-sistema tal-entità għall-protezzjoni ta’ data personali li tindirizza:

                           —

                           Il-qafas legali u regolatorju

                           —

                           Ir-rekwiżiti għall-protezzjoni ta’ data personali. Iddikjara b’mod partikolari jekk dawn ir-rekwiżiti humiex koperti fil-proċeduri u kif inhuma applikati:

                  (1)  L-entità għandha tiddikjara IVA jew LE hawnhekk biex tindika jekk il-pilastru huwiex soġġett għall-valutazzjoni.

                  (2)  Ir-referenza għal “strumenti finanzjarji” hi meqjusa li tinkludi garanziji baġitarji wkoll.

                  (3)  F’każ eċċezzjonali li la r-regoli u l-proċeduri għall-għotjiet u lanqas dawk għall-akkwist jew għall-istrumenti finanzjarji ma jkunu vvalutati (jiġifieri l-ebda mill-pilastri 4 sa 6), ma jkun hemm l-ebda bżonn li jkunu vvalutati r-regoli u l-proċeduri għall-esklużjoni u l-pubblikazzjoni (jiġifieri il-pilastri 7 u 8).

                  (4)  “Strumenti finanzjarji” jinkludi wkoll il-garanziji baġitarji.

               Anness 2

                  KWESTJONARJU U KRITERJI TAL-VALUTAZZJONI

                              PILASTRU 1 — KONTROLL INTERN

                              Livell Nru 1 (Regolament Finanzjarju). L-entità stabbilixxiet u żgurat il-funzjonament, f’kull aspett materjali, ta’ sistema ta’ kontroll intern effettiva, effiċjenti u ekonomika msejsa fuq l-aħjar prattiki internazzjonali u allinjata mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                              IVA/LE

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-Livell Nru 2 (5 komponenti għall-kontroll intern)

                              PUNTEĠĠ

                              (0 – 10)

                                       1.

                                       Ambjent tal-kontroll
                                       L-ambjent tal-kontroll tal-entità jipprovdi bażi adegwata għat-twettiq ta’ kontroll intern fi ħdan l-organizzazzjoni sħiħa?

                              ../10

                                       2.

                                       Valutazzjoni tar-riskju
                                       L-entità tidentifika riskji għall-ilħuq tal-objettivi fl-entità kollha, li jnkludu l-valutazzjoni tal-potenzjal ta’ frodi, u r-riskji jiġu analizzati bħala bażi għad-determinazzjoni ta’ kif għandhom jiġu ġestiti?

                              ../10

                                       3.

                                       Attivitajiet tal-kontroll
                                       L-entità tniedi attivitajiet tal-kontroll effettivi u effiċjenti, li jinkludu l-prevenzjoni, id-detezzjoni u l-korrezzjoni ta’ irregolaritajiet u ta’ frodi?

                              ../10

                                       4.

                                       Informazzjoni u komunikazzjoni
                                       L-entità għandha kontrolli u proċeduri fis-seħħ li jiżguraw rapportar affidabbli — kemm intern kif ukoll estern (f’direzzjoni ’l ġewwa u ’l barra) — f’konformità mar-rekwiżiti u mal-istandards applikabbli?

                              ../10

                                       5.

                                       Monitoraġġ
                                       L-entità timmonitorja l-kontrolli interni b’mod regolari u effettiv?

                              ../10

                              Punteġġ Totali

                              ../50

                              PUNTEĠĠ

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi IVA jekk il-punteġġ totali għall-5 komponenti kollha kemm huma jkun tal-anqas ta’ 70 % u l-punteġġ għal kull komponent individwali jkun tal-anqas 2/10 jew 20 %.

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi LE jekk il-punteġġ totali jkun anqas minn 70 % jew il-punteġġ għal komponent individwali wieħed ikun anqas minn 2/10 jew 20 %.

                              PILASTRU 2 — KONTABILITÀ

                              Livell Nru 1 (Regolament Finanzjarju). L-entità tuża sistema kontabilistika li tipprovdi f’kull aspett materjali informazzjoni akkurata, kompluta u affidabbli b’mod tempestiv, imsejsa fuq standards kontabilistiċi internazzjonali u allinjata mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                              IVA/LE

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-Livell Nru 2 (3 komponenti għall-kontabilità)

                              PUNTEĠĠ

                              (0 – 10)

                                       1.

                                       Sistema u politiki kontabilistiċi
                                       L-entità tuża sistema kontabilistika adegwata, u għandha politiki kontabilistiċi ċari u miktuba?

                              ../10

                                       2.

                                       Ibbaġitjar
                                       L-entità għandha sistema u proċeduri baġitarji li jirriżultaw f’baġits trasparenti u affidabbli għall-operazzjonijiet u għall-attivitajiet tagħha?

                              ../10

                                       3.

                                       Kontabilità u bbaġitjar għal proġetti, għal attivitajiet, għal fondi (fiduċjarji) u għal strumenti finanzjarji speċifiċi
                                        (1)
                                       , fejn rilevanti.
                                       L-entità għandha: (i) proċeduri kontabilistiċi u baġitarji li jippermettu r-rapportar adegwat u tempestiv lid-donaturi/lill-fornituri ta’ fondi (inkluża l-Kummissjoni Ewropea) dwar l-użu tal-fondi pprovduti minnhom għal proġetti, għal attivitajiet, għal fondi (fiduċjarji) u għal strumenti finanzjarji? u (ii) il-kapaċità u l-proċessi fis-seħħ biex tipproduċi rapporti finanzjarji
                                           (2)
                                          ?

                              ../10

                              Punteġġ Totali

                              ../30

                              PUNTEĠĠ

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi IVA jekk il-punteġġ totali għat-3 komponenti kollha kemm huma jkun tal-anqas ta’ 70 % u l-punteġġ għal kull komponent individwali jkun tal-anqas 2/10 jew 20 %.

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi LE jekk il-punteġġ totali jkun anqas minn 70 % jew il-punteġġ għal komponent individwali wieħed ikun anqas minn 2/10 jew 20 %.

                              PILASTRU 3 — AWDITJAR ESTERN INDIPENDENTI

                              Livell Nru 1 (Regolament Finanzjarju). L-entità hi soġġetta għal awditjar estern indipendenti, li hu meħtieġ li jitwettaq f’kull aspett materjali f’konformità ma’ standards tal-awditjar aċċettati f’livell internazzjonali minn servizz tal-awditjar li hu funzjonalment indipendenti mill-entità, u f’konformità mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                              IVA/LE

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-Livell Nru 2 (3 komponenti għall-awditjar estern indipendenti)

                              PUNTEĠĠ

                              (0 – 10)

                                       1.

                                       Qafas legali u regolatorju
                                       L-entità għandha qafas regolatorju ċar għall-awditjar estern?

                              ../10

                                       2.

                                       Prinċipji.
                                       Tista’ ssir distinzjoni bejn tliet sitwazzjonijiet possibbli skont il-qafas regolatorju applikabbli u l-istandards dwar l-awditjar.

                                          Mistoqsija ewlenija (livell nru 2) — Tapplika jekk l-awditjar estern jitwettaq minn ditta professjonali u indipendenti tal-awditjar estern (settur privat) skont l-istandards ekwivalenti għall-istandards internazzjonali dwar l-awditjar. L-entità hi soġġetta għal awditjar estern li:

                                                   —

                                                   jitwettaq minn ditta professjonali tal-awditjar estern li hi indipendenti mill-entità u li tikkonforma mal-prinċipji fundamentali tal-etika professjonali, li jinkludu: l-integrità, l-oġġettività, il-kompetenza professjonali u d-diliġenza dovuta, il-kunfidenzjalità u l-imġiba professjonali?

                                                   —

                                                   jitwettaq skont standards tal-awditjar ekwivalenti għall-istandards internazzjonali dwar l-awditjar (International Standards on Auditing, “ISAs”) maħruġa mill-Bord tal-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar u l-Aċċertament (International Auditing and Assurance Standards Board, IAASB)?

                                          Mistoqsija ewlenija (livell nru 2) — Tapplika jekk l-awditjar estern jitwettaq minn istituzzjoni nazzjonali tal-awditjar (settur pubbliku) skont l-istandards ekwivalenti għall-istandards internazzjonali dwar l-awditjar. L-entità hi soġġetta għal awditjar estern li:

                                                   —

                                                   jitwettaq minn istituzzjoni nazzjonali tal-awditjar jew minn istituzzjoni suprema tal-awditjar (pereż. qorti nazzjonali tal-awdituri jew korp ekwivalenti) li hi indipendenti mill-entità u li tikkonforma mal-prinċipji fundamentali tal-etika professjonali, li jinkludu: l-integrità, l-oġġettività, il-kompetenza professjonali u d-diliġenza dovuta, il-kunfidenzjalità u l-imġiba professjonali?

                                                   —

                                                   jitwettaq skont standards tal-awditjar ekwivalenti għall-prinċipji, għall-istandards u għall-gwida maħruġa mill-Organizzazzjoni Internazzjonali tal-Istituzzjonijiet Supremi tal-Awditjar (International Organisation of Supreme Audit Institutions, INTOSAI)?

                                          Mistoqsija prinċipali (livell nru 2) — Tapplika jekk l-awditjar estern jitwettaq minn korp tal-awditjar jew ta’ sorveljanza estern li jopera taħt qafas regolatojru jew istituzzjonalizzat speċifiku (pereż. awditur estern tan-NU) u li hu indipendenti mill-entità skont l-istandards ekwivalenti għall-istandards internazzjonali dwar l-awditjar. L-entità hi soġġetta għal awditjar estern li:

                                                   —

                                                   jitwettaq minn korp tal-awditjar jew ta’ sorveljanza estern li hu indipendenti mill-entità u li jikkonforma mal-prinċipji fundamentali tal-etika professjonali, li jinkludu: l-integrità, l-oġġettività, il-kompetenza professjonali u d-diliġenza dovuta, il-kunfidenzjalità u l-imġiba professjonali?

                                                   —

                                                   jitwettaq skont standards tal-awditjar ekwivalenti għall-istandards internazzjonali dwar l-awditjar (“ISAs”) jew l-istandards tal-INTOSAI?

                              ../10

                                       3.

                                       Proċeduri tal-awditjar estern
                                       L-entità hi soġġetta għal proċeduri xierqa tal-awditjar estern?

                              ../10

                              Punteġġ Totali

                              ../30

                              PUNTEĠĠ

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi IVA jekk il-punteġġ totali għat-3 komponenti kollha kemm huma jkun tal-anqas ta’ 70 % u l-punteġġ għal kull komponent individwali jkun tal-anqas 2/10 jew 20 %.

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi LE jekk il-punteġġ totali jkun anqas minn 70 % jew il-punteġġ għal komponent individwali wieħed ikun anqas minn 2/10 jew 20 %.

                              PILASTRU 4 — GĦOTJIET

                              Livell Nru 1 (Regolament Finanzjarju). L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz ta’ għotjiet u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                              IVA/LE

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-Livell Nru 2 (3 komponenti għall-għotjiet)

                              PUNTEĠĠ

                              (0 – 10)

                                       1.

                                       Qafas legali u regolatorju
                                       L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar biex tipprovdi għotjiet?

                              ../10

                                       2.

                                       Prinċipji
                                       Il-prinċipji li ġejjin huma integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji tas-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tal-entità: it-trasparenza, it-trattament indaqs, il-kriterji ta’ eliġibbiltà, l-evitar ta’ finanzjament doppju, il-kunflitti ta’ interess?
                                       Dawn il-prinċipji jridu jiġu integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji tas-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tal-entità skont il-prinċipju globali ta’ proporzjonalità. Il-prinċipji mhumiex assoluti u numru limitat ta’ eċċezzjonijiet jista’ jkun awtorizzat dment li t-tali eċċezzjonijiet ikunu stipulati b’mod ċar, raġonevoli u ġustifikati.

                              ../10

                                       3.

                                       Proċeduri tal-għoti
                                       L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa biex tipprovdi’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz ta’ għotjiet u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                              ../10

                              Punteġġ Totali

                              ../30

                              PUNTEĠĠ

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi IVA jekk il-punteġġ totali għat-3 komponenti kollha kemm huma jkun tal-anqas ta’ 70 % u l-punteġġ għal kull komponent individwali jkun tal-anqas 2/10 jew 20 %.

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi LE jekk il-punteġġ totali jkun anqas minn 70 % jew il-punteġġ għal komponent individwali wieħed ikun anqas minn 2/10 jew 20 %.

                              PILASTRU 5 — AKKWIST

                              Livell Nru 1 (Regolament Finanzjarju). L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha biex tipprovdi’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz tal-akkwist u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                              IVA/LE

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-Livell Nru 2 (3 komponenti għall-akkwist)

                              PUNTEĠĠ

                              (0 – 10)

                                       1.

                                       Qafas legali u regolatorju
                                       L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar għall-akkwist?

                              ../10

                                       2.

                                       Prinċipji
                                       Il-prinċipji li ġejjin huma integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji tas-sistema tal-akkwist tal-entità: it-trasparenza, it-trattament indaqs, l-aċċess pubbliku għal informazzjoni dwar l-akkwist, il-kunflitti ta’ interess u l-użu ta’ proċeduri kompetittivi għas-sejħiet għal offerti u l-aħjar kwalità meta mqabbla mal-prezz?
                                       Dawn il-prinċipji jridu jiġu integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji tas-sistema tal-akkwist tal-entità skont il-prinċipju globali ta’ proporzjonalità. Il-prinċipji mhumiex assoluti u numru limitat ta’ eċċezzjonijiet jista’ jkun awtorizzat dment li t-tali eċċezzjonijiet ikunu stipulati b’mod ċar, raġonevoli u ġustifikati.

                              ../10

                                       3.

                                       Proċeduri tal-akkwist
                                       L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-akkwist?

                              ../10

                              Punteġġ Totali

                              ../30

                              PUNTEĠĠ

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi IVA jekk il-punteġġ totali għat-3 komponenti kollha kemm huma jkun tal-anqas ta’ 70 % u l-punteġġ għal kull komponent individwali jkun tal-anqas 2/10 jew 20 %.

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi LE jekk il-punteġġ totali jkun anqas minn 70 % jew il-punteġġ għal komponent individwali wieħed ikun anqas minn 2/10 jew 20 %.

                              PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI
                               (3)

                              Livell Nru 1 (Regolament Finanzjarju). L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE/garanziji baġitarji permezz ta’ strumenti finanzjarji/garanziji baġitarji u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                              IVA/LE

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-Livell Nru 2 (3 komponenti għall-istrumenti finanzjarji)

                              PUNTEĠĠ

                              (0 – 10)

                                       1.

                                       Qafas legali u regolatorju
                                       L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar għall-użu u għall-implimentazzjoni ta’ strumenti finanzjarji/ta’ garanziji baġitarji?

                              ../10

                                       2.

                                       Prinċipji
                                       Il-prinċipji u l-kundizzjonijiet li ġejjin huma integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji tal-istrumenti finanzjarji/tal-garanziji baġitarji tal-entità?

                                             Prinċipji bażiċi (l-Artikolu 209(1) RF)).
                                           Ġestjoni finanzjarja tajba, trasparenza, proporzjonalità, nondiskriminazzjoni, trattament indaqs u sussidjarjetà.

                                             Għażla tal-intermedjarji finanzjarji (l-Artikolu 216(3) RF).
                                           L-intermedjarji finanzjarji jridu jintgħażlu fuq il-bażi ta’ proċeduri miftuħa, trasparenti, proporzjonati u nondiskriminatorji, biex jiġu evitati kunflitti ta’ interess.

                                             Kundizzjonijiet għall-istrumenti finanzjarji u għall-garanziji baġitarji (l-Artikolu 209(2) RF).
                                           L-istrumenti finanzjarji u l-garanziji baġitarji jridu jikkonformaw mal-kundizzjonijiet bażiċi li ġejjin: jindirizzaw il-fallimenti tas-suq jew sitwazzjonijiet ta’ investiment subottimali, l-addizzjonalità, l-effett ta’ ingranaġġ u l-allinjament tal-interess, kif ukoll, fejn applikabbli, in-nuqqas ta’ distorsjoni tal-kompetizzjoni fis-suq intern u l-konsistenza mar-regoli dwar l-għajnuna mill-Istat.

                              ../10

                                       3.

                                       Proċeduri tal-istrumenti finanzjarji/tal-garanziji baġitarji
                                       L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-użu ta’ strumenti finanzjarji/garanziji baġitarji?

                              ../10

                              Punteġġ Totali

                              ../30

                              PUNTEĠĠ

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi IVA jekk il-punteġġ totali għat-3 komponenti kollha kemm huma jkun tal-anqas ta’ 70 % u l-punteġġ għal kull komponent individwali jkun tal-anqas 2/10 jew 20 %.

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi LE jekk il-punteġġ totali jkun anqas minn 70 % jew il-punteġġ għal komponent individwali wieħed ikun anqas minn 2/10 jew 20 %.

                              PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI — Taqsima 6 A addizzjonali (mistoqsijiet addizzjonali għall-garanziji baġitarji
                               (4)
                              )

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-livell nru 2 (erba’ komponenti addizzjonali għall-garanziji baġitarji) L-entità għandha sistema għall-ġestjoni tar-riskju ta’ kreditu u tuża sistema interna ta’ klassifikazzjoni tar-riskju li hi xierqa għan-natura, għad-daqs u għall-kumplessità tal-attivitajiet tagħha?

                              IVA/LE

                                       1.

                                       Politika tar-riskju/qafas strateġiku
                                       L-entità għandha politika u strateġija solidi fis-seħħ biex tidentifika, timmaniġġa, tkejjel u tikkontrolla r-riskju (enfasi fuq ir-riskju ta’ kreditu)?

                              ../10

                                       2.

                                       Governanza tar-riskju
                                       L-entità għandha qafas organizzazzjonali xieraq li jippermetti l-ġestjoni, il-kejl u l-kontroll effettivi tar-riskju ta’ kreditu, b’riżorsi umani u tekniċi kwalitattivi u kwantitattivi suffiċjenti għat-twettiq tal-kompiti meħtieġa?

                              ../10

                                       3.

                                       Sistema ta’ identifikazzjoni, ta’ analiżi u ta’ monitoraġġ tar-riskju ta’ kreditu
                                       L-entità għandha sistema li taħdem kif suppost ta’ identifikazzjoni, ta’ analiżi u ta’ monitoraġġ tar-riskju ta’ kreditu?

                              ../10

                                       4.

                                       Sistema interna ta’ klassifikazzjoni tar-riskju (IRRS)
                                       L-entità tuża sistema interna ta’ klassifikazzjoni tar-riskju (IRRS) xierqa għan-natura, għad-daqs u għall-kumplessità tal-attivitajiet tagħha?

                              ../10

                              Punteġġ Totali

                              ../40

                              PUNTEĠĠ

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 2 hi IVA jekk il-punteġġ totali għall-4 komponenti kollha kemm huma jkun tal-anqas ta’ 70 % u l-punteġġi għal kull komponent ikunu tal-anqas 2/10 jew 20 %.

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 2 hi LE jekk il-punteġġ totali jkun anqas minn 70 % jew il-punteġġ għal komponent wieħed ikun anqas minn 2/10 jew 20 %

                              PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI — Taqsimiet 6B u 6C addizzjonali (fakultattivi
                               (5)
                              )

                              Livell Nru 1. L-Entità timplimenta fl-għażla/fl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji/tal-garanziji baġitarji sostnuti mill-fondi tal-Unjoni, standards ekwivalenti għal-leġiżlazzjoni applikabbli tal-Unjoni u għall-istandards internazzjonali u tal-Unjoni miftiehma, u għaldaqstant: a) ma ssostnix azzjonijiet li jikkontribwixxu għall-evitar tat-taxxa u b) ma tidħolx f’operazzjonijiet ma’ entitajiet inkorporati jew stabbiliti f’ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx għal finijiet tat-taxxa?

                              IVA/LE

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-livell nru 2 (żewġ komponenti għall-kontrolli relatati mal-evitar tat-taxxa u ma’ ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx)

                              PUNTEĠĠ

                              (0 – 10)

                              Kontrolli relatati mal-Evitar tat-taxxa u ma’ Ġurisdizzjonijiet li Ma Jikkooperawx (Non-Cooperative Jurisdictions, NCJs)

                           L-Entità timplimenta fl-għażla/fl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji/tal-garanziji baġitarji sostnuti mill-fondi tal-Unjoni, standards ekwivalenti għal-leġiżlazzjoni applikabbli tal-Unjoni u għall-istandards internazzjonali u tal-Unjoni miftiehma (6), u għaldaqstant:

                                       1)

                                       ma ssostnix azzjonijiet li jikkontribwixxu għall-evitar tat-taxxa u

                                       2)

                                       ma tidħolx f’operazzjonijiet ma’ entitajiet inkorporati jew stabbiliti f’ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx għall-finijiet tat-taxxa,

                              ../10

                              Livell Nru 1. L-Entità timplimenta fl-għażla/fl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji/tal-garanziji baġitarji, standards ekwivalenti għal-leġiżlazzjoni applikabbli tal-Unjoni u għall-istandards internazzjonali u tal-Unjoni miftiehma, u għaldaqstant: c) ma ssostnix azzjonijiet li jikkontribwixxu għall-ħasil tal-flus u għall-finanzjament tat-terroriżmu u d) ma tidħolx f’operazzjonijiet ġodda jew imġedda ma’ entitajiet inkorporati jew stabbiliti f’ġurisdizzjonijiet identifikati bħala pajjiżi terzi b’riskju għoli?

                              IVA/LE

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-livell nru 2 (żewġ komponenti għall-kontrolli relatati mal-ġlieda kontra l-ħasil tal-flus u mal-ġlieda kontra l-finanzjament tat-terroriżmu)

                              PUNTEĠĠ

                              (0 – 10)

                              Il-Ġlieda kontra l-ħasil tal-flus (Anti-Money Laundering, AML) u l-ġlieda kontra l-finanzjament tat-terroriżmu (Countering Terrorism Financing, CTF)

                           L-Entità timplimenta fl-għażla/fl-implimentazzjoni tal-Istrumenti Finanzjarji/tal-Garanziji Baġitarji, standards ekwivalenti għal-leġiżlazzjoni applikabbli tal-Unjoni u għall-istandards internazzjonali u tal-Unjoni miftiehma li jipprovdu salvagwardji effettivi b’mod raġonevoli, u għaldaqstant:

                                       1)

                                       ma ssostnix azzjonijiet li jikkontribwixxu għall-ħasil tal-flus u għall-finanzjament tat-terroriżmu u

                                       2)

                                       ma tidħolx f’operazzjonijiet ġodda jew imġedda ma’ entitajiet inkorporati jew stabbiliti f’ġurisdizzjonijiet identifikati bħala pajjiżi terzi b’riskju għoli (7)

                              ../10

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi IVA jekk il-punteġġ totali għat-taqsima rilevanti jkun tal-anqas ta’ 70 %.

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi LE jekk il-punteġġ totali għat-taqsima rilevanti jkun anqas minn 70 %.

                              PILASTRU 7 — ESKLUŻJONI MILL-AĊĊESS GĦALL-FINANZJAMENT

                              Livell Nru 1 (Regolament Finanzjarju). L-entità tapplika r-regoli u l-proċeduri xierqa għall-esklużjoni ta’ terzi persuni minn aċċess għal finanzjament permezz tal-akkwist, ta’ għotjiet u/jew ta’ strumenti finanzjarji (8)?

                              IVA/LE

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-Livell Nru 2 (3 komponenti għall-esklużjoni mill-aċċess għall-finanzjament)

                              PUNTEĠĠ

                              (0 – 10)

                                       1

                                       Qafas legali u regolatorju
                                       L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar rigward l-esklużjoni mill-finanzjament?

                              ../10

                                       2

                                       Kriterji ta’ esklużjoni
                                       Il-kriterji ta’ esklużjoni huma integrati fil-proċeduri u fir-regoli għall-għoti ta’ kuntratti tal-akkwist, ta’ għotjiet u/jew ta’ strumenti finanzjarji?

                              ../10

                                       3

                                       Proċeduri ta’ esklużjoni
                                       L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-esklużjoni msemmija fil-punt 2?

                              ../10

                              Punteġġ Totali

                              ../30

                              PUNTEĠĠ

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi IVA jekk il-punteġġ totali għat-3 komponenti kollha kemm huma jkun tal-anqas ta’ 70 % u l-punteġġ għall-komponenti individwali 1 jew 3 ikun tal-anqas 2/10 jew 20 % jew il-punteġġ għall-komponent individwali 2 ikun tal-anqas 5/10 jew 50 %.

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi LE jekk il-punteġġ totali jkun anqas minn 70 % jew il-punteġġ għall-komponenti individwali 1 jew 3 ikun anqas minn 2/10 jew 20 % jew il-punteġġ għall-komponent individwali 2 ikun anqas minn 5/10 jew 50 %.

                              PILASTRU 8 — PUBBLIKAZZJONI TA’ INFORMAZZJONI DWAR IR-RIĊEVITURI U INFORMAZZJONI OĦRA

                              Livell Nru 1 (Regolament Finanzjarju) L-entità tagħmel informazzjoni dwar ir-riċevituri tal-fondi pubblika b’mod xieraq u tempestiv
                               (9)
                              ?

                              IVA/LE

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-Livell Nru 2 (3 komponenti għall-pubblikazzjoni tar-riċevituri)

                              PUNTEĠĠ

                              (0 – 10)

                                       1.

                                       Qafas legali u regolatorju
                                       L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar dwar il-pubblikazzjoni tar-riċevituri, li jkopri (1) il-pubblikazzjoni tal-informazzjoni xierqa dwar il-benefiċjarji tal-fondi; (2) referenza għal standard internazzjonali komuni li jiżgura l-protezzjoni tad-drittijiet fundamentali u tal-interessi kummerċjali; u (3) aġġornamenti regolari tal-pubblikazzjoni?

                              ../10

                                       2.

                                       Rekwiżiti
                                       Jekk il-qafas regolatorju hu implimentat b’sett addizzjonali ta’ proċeduri għall-pubblikazzjoni, dawn tal-aħħar jintegraw ir-rekwiżiti tiegħu?

                              ../10

                                       3.

                                       Proċeduri tal-pubblikazzjoni
                                       L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-pubblikazzjoni fuq il-bażi tar-rekwiżiti msemmija fil-punt 2?

                              ../10

                              Punteġġ Totali

                              ../30

                              PUNTEĠĠ

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi IVA jekk il-punteġġ totali għat-3 komponenti kollha kemm huma jkun tal-anqas ta’ 70 % u l-punteġġ għal kull komponent individwali jkun tal-anqas 2/10 jew 20 %.

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi LE jekk il-punteġġ totali jkun anqas minn 70 % jew il-punteġġ għal komponent individwali wieħed ikun anqas minn 2/10 jew 20 %.

                              PILASTRU 9 — PROTEZZJONI TA’ DATA PERSONALI

                              Livell Nru 1 (Regolament Finanzjarju) L-entità tiżgura l-protezzjoni ta’ data personali ekwivalenti għal dik imsemmija fl-Artikolu 5 tar-RF
                               (10)
                              ?

                              IVA/LE

                              Kriterji/mistoqsijiet tal-Livell Nru 2 (3 komponenti għall-protezzjoni ta’ data personali)

                              PUNTEĠĠ

                              (0 – 10)

                                       1.

                                       Qafas legali u regolatorju
                                       L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar rigward il-protezzjoni ta’ data personali?

                              ../10

                                       2.

                                       Rekwiżiti
                                       Ir-rekwiżiti huma integrati fil-proċeduri u fir-regoli għall-protezzjoni ta’ data personali?

                              ../10

                                       3.

                                       Proċeduri
                                       L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri (pereż. miżuri tekniċi u organizzazzjonali xierqa) għall-protezzjoni ta’ data personali (fil-provvista ta’ għotjiet/tal-akkwist/ta’ strumenti finanzjarji, kif xieraq) fuq il-bażi tar-rekwiżiti msemmija taħt il-punt 2?

                              ../10

                              Punteġġ Totali

                              ../30

                              PUNTEĠĠ

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi IVA jekk il-punteġġ totali għat-3 komponenti kollha kemm huma jkun tal-anqas ta’ 70 % u l-punteġġ għal kull komponent individwali jkun tal-anqas 2/10 jew 20 %.

                              It-tweġiba għall-mistoqsija tal-livell nru 1 hi LE jekk il-punteġġ totali jkun anqas minn 70 % jew il-punteġġ għal komponent individwali wieħed ikun anqas minn 2/10 jew 20 %.

                  (1)  Ir-referenza għal “strumenti finanzjarji” hi meqjusa li tinkludi garanziji baġitarji wkoll.

                  (2)  Ara l-Artikolu 209(4) tar-Regolament Finanzjarju (RF) 2018 tal-UE.

                  (3)  Referenza għal “strumenti finanzjarji” u għal “fondi tal-UE” hi meqjusa li tinkludi garanziji baġitarji wkoll.

                  (4)  Applikabbli biss jekk l-entità tippjana li titlob garanzija baġitarja mingħand l-UE.

                  (5)  Sabiex jiġu implimentati l-fondi tal-Unjoni permezz ta’ strumenti finanzjarji, l-entità trid tikkonforma mar-rekwiżiti rilevanti skont ir-Regolament Finanzjarju koperti fit-taqsimiet addizzjonali 6B u 6C permezz ta’ arranġamenti kuntrattwali xierqa, anki jekk tagħżel li ma tgħaddix mill-valutazzjoni tal-pilastru ta’ dawn it-taqsimiet.

                  (6)  Il-qafas tal-politika u dak regolatorju tal-UE dwar it-taxxa jinkludi, b’mod partikolari u soġġett għal żviluppi ulterjuri: Kodiċi tal-Kondotta dwar it-tassazzjoni tal-intrapriżi, 1.12.1997ĠU C 2, 6.1.1998; id-Direttiva 2011/96/UE dwar is-sistema komuni tat-tassazzjoni li tapplika fil-każ tal-kumpaniji prinċipali u sussidjarji ta’ Stati Membri differenti; id-Direttiva tal-Kunsill 2003/49/KE dwar sistema komuni ta’ tassazzjoni applikabbli għall-pagamenti ta’ imgħax u ta’ royalties bejn kumpaniji assoċjati ta’ Stati Membri differenti; ir-Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni tas-6 ta’ Diċembru 2012 dwar il-pjanifikazzjoni fiskali aggressiva 2012/772/UE; id-Direttiva tal-Kunsill 2011/16/UE dwar il-kooperazzjoni amministrattiva fil-qasam tat-tassazzjoni; il-Pakkett tal-Kummissjoni Kontra l-Evitar tat-Taxxa: Il-pass li jmiss lejn it-twettiq ta’ tassazzjoni effettiva u trasparenza fiskali akbar fl-UE (COM/2016/23), ir-Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni (UE) 2016/136 tat-28 ta’ Jannar 2016 dwar l-implimentazzjoni ta’ miżuri kontra l-abbuż ta’ trattat dwar it-taxxa; id-Direttiva tal-Kunsill (UE) 2016/1164 tat-12 ta’ Lulju 2016 li tistabbilixxi regoli kontra l-prattiki ta’ evitar tat-taxxa li jaffettwaw direttament il-funzjonament tas-suq intern; il-konklużjonijiet tal-Kunsill ECOFIN tat-12 ta’ Frar, tat-8 ta’ Marzu, tal-25 ta’ Mejju, tas-17 ta’ Ġunju, tat-8 ta’ Novembru u tal-5 ta’ Diċembru 2016, tal-5 ta’ Diċembru 2017, tat-23 ta’ Jannar u tat-13 ta’ Marzu 2018.

                  (7)  B’kunsiderazzjoni tad-Direttiva (UE) 2015/849

                  (8)  L-esklużjoni ta’ terzi persuni trid tiġi vvalutata għal għotjiet, għall-akkwist u/jew għal strumenti finanzjarji meta jkun ġie vvalutat il-pilastru rispettiv (għotjiet, akkwist u strumenti finanzjarji). Referenza għal “strumenti finanzjarji” u għal “fondi tal-UE” hi meqjusa li tinkludi garanziji baġitarji wkoll.

                  (9)  Il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar ir-riċevituri trid tiġi vvalutata għal għotjiet, għall-akkwist u/jew għal strumenti finanzjarji ladarba jkun ġie vvalutat il-pilastru korrispondenti (għotjiet, akkwist u strumenti finanzjarji).

                  (10)  F’konformità mar-Regolament tal-UE 2018/1725 u mar-Regolament tal-UE Nru 2016/679.

                  Anness 2A

                     KWESTJONARJU TAL-VALUTAZZJONI

                                 PILASTRU

                                 PILASTRU SOĠĠETT GĦALL-VALUTAZZJONI
                                  (1)

                                          1

                                          KONTROLL INTERN

                                 IVA

                                          2

                                          KONTABILITÀ

                                 IVA

                                          3

                                          AWDITJAR ESTERN

                                 IVA

                                          4

                                          GĦOTJIET

                                 IVA/LE <neħħi dak li mhuwiex applikabbli>

                                          5

                                          AKKWIST

                                 IVA/LE <neħħi dak li mhuwiex applikabbli>

                                          6

                                          STRUMENTI FINANZJARJI
                                           (2)

                                 IVA/LE <neħħi dak li mhuwiex applikabbli>

                                          7

                                          ESKLUŻJONI MILL-AĊĊESS GĦALL-FINANZJAMENT

                                 IVA

                                          8

                                          PUBBLIKAZZJONI TAL-INFORMAZZJONI DWAR IR-RIĊEVITURI

                                 IVA

                                          9

                                          PROTEZZJONI TA’ DATA PERSONALI

                                 IVA

                                 Il-pilastri 1, 2, 3, 7, 8 u 9 dejjem huma soġġetti għall-valutazzjoni.

                                 Il-Pilastri mill-4 sas-6 jistgħu jkunu suġġetti għal valutazzjoni, skont in-natura tal-kompiti ta’ implimentazzjoni li għandhom ikunu inkarigati.

                     GĦAN U UŻU TA’ DAN ID-DOKUMENT

                              1

                              Fl-ewwel fażi, l-entità tintalab timla l-mistoqsijiet rilevanti fl-Anness 2a u tissottometti Anness 2a komplut lill-awtorità kontraenti (jekk tkun differenti mill-entità stess) u lill-awditur.
                              Attenzjoni: l-entità hi mitluba timla l-mistoqsijiet indikati b’“għandha timtela mill-entità”, “TBCBE” fil-kolonna bl-intestatura “Kummenti tal-entità”. Il-mistoqsijiet prinċipali jridu jimtlew biss mill-awditur fuq il-bażi tal-ġudizzju professjonali tiegħu u tal-proċeduri ta’ valutazzjoni u tat-testijiet imwettqa.
                              L-awtorità kontraenti tipprovdi kwestjonarju tal-Anness 2a komplut lill-awditur mill-aktar fis possibbli wara li l-awditur ikun ġie kkuntrattat iżda qabel il-bidu tal-proċeduri ta’ valutazzjoni tal-awditur.

                              2

                              Fit-tieni fażi, l-Anness 2a jsir għodda ta’ sostenn użata mill-awditur biex ifassal, jippjana u jwettaq il-proċeduri ta’ valutazzjoni u biex jitqiesu l-kriterji li l-Kummissjoni Ewropea tqis essenzjali jew importanti li jiġu rrispettati mill-entità soġġetta għall-valutazzjoni.
                              Il-kwestjonarju mimli hu sors essenzjali ta’ informazzjoni ta’ valutazzjoni u ta’ evidenza għall-awditur. Madankollu, bl-ebda mod ma hu l-uniku sors li għandu jintuża mill-awditur biex jippjana u jwettaq proċeduri ta’ valutazzjoni u jislet konklużjonijiet. L-informazzjoni mimlija u pprovduta kollha mill-entità hi soġġetta għall-proċeduri ta’ valutazzjoni li l-awditur iqis li jkunu neċessarji. L-awditur ma jistax joqgħod fuq l-informazzjoni qabel ma jiżgura, permezz ta’ proċeduri ta’ valutazzjoni, li l-informazzjoni tkun akkurata u kompluta biżżejjed għall-fini tal-valutazzjoni u għall-ħruġ ta’ konklużjonijiet informati għall-mistoqsijiet ewlenin.
                              B’hekk, l-awditur jista’ jimmodifika, jimla u jżid informazzjoni fil-kolonna “Kummenti tal-awditur” hekk kif iqis li jkun xieraq. L-awditur jista’ jżid ukoll mistoqsijiet addizzjonali jekk hu jqis li jkun hemm bżonn ta’ dawn biex joħroġ konklużjoni informata għall-mistoqsijiet ewlenin.
                              L-użu tal-kolonna “Kummenti tal-awditur” — Hu ferm rakkomandat li l-awditur juża kemm jista’ jkun il-kummenti u n-narrattivi fil-forma sommarja biex jevita milli jdaħħal test twil wisq fil-kolonna “Kummenti tal-awditur”. L-awditur jista’ jadatta l-ħxuna u/jew it-tul ta’ din il-kolonna biex idaħħal informazzjoni u kummenti. Inkella, l-awditur jista’ juża hemżiet (pereż. narrattivi twal u/jew dokumenti miksuba mill-entità) li jista’ jsir riferiment għalihom.
                              L-awditur jibqa’ kompletament responsabbli f’kull ħin għat-tfassil, għall-ippjanar u għat-twettiq tal-proċeduri ta’ valutazzjoni li hu jqis neċessarji biex jasal għal konklużjoni għal kull pilastru kopert mill-valutazzjoni. L-awditur irid iqis iċ-ċirkustanzi speċifiċi tal-inkarigu u japplika ġudizzju professjonali matul il-proċess ta’ valutazzjoni kollu kemm hu.

                                 PILASTRU 1 — KONTROLL INTERN

                                 MISTOQSIJA EWLENIJA (livell nru 1)

                                 Kummenti tal-awditur

                                 L-entità stabbilixxiet u żgurat il-funzjonament, f’kull aspett materjali, ta’ sistema ta’ kontroll intern effettiva, effiċjenti u ekonomika skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                                 Gwida

                                 L-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju

                              Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li s-sistemi kontabilistiċi u s-sistemi ta’ kontroll intern użati mill-entitajiet u mill-persuni inkarigati bl-implimentazzjoni tal-fondi jew tal-garanziji baġitarji tal-Unjoni qed jipprovdu livelli ekwivalenti ta’ protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u ta’ garanzija raġonevoli ta’ lħuq tal-objettivi tal-ġestjoni.

                                 PILASTRU 1 — KONTROLL INTERN

                                          1

                                          AMBJENT TAL-KONTROLL — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-ambjent tal-kontroll tal-entità jipprovdi bażi adegwata għat-twettiq ta’ kontroll intern fl-organizzazzjoni sħiħa?
                              Nota: L-ambjent tal-kontroll jinkludi l-funzjonijiet ta’ governanza u ta’ ġestjoni u l-attitudnijiet, l-għarfien u l-azzjonijiet ta’ dawk inkarigati bil-governanza u bil-ġestjoni rigward il-kontroll intern tal-entità u l-importanza ta’ dan fl-entità.

                                          1.1

                                             L-integrità u l-valuri etiċi.

                                             Il-maniġment juri impenn ta’ komunikazzjoni u ta’ infurzar tal-integrità u tal-valuri etiċi?

                              1.1.1

                              Hemm kodiċi tal-kondotta miktub li jiġi kkomunikat lill-persunal kollu jew manwal tal-persunal li fih dispożizzjonijiet li jipprowovu mġiba u valuri etiċi?

                              TBCBE

                              1.1.2

                              Il-maniġment jisħaq u jikkomunika l-importanza tal-integrità u tal-valuri etiċi lill-persunal (“ton mill-kapijiet”)?

                              TBCBE

                              1.1.3

                              Hemm proċeduri (pereż. sanzjonijiet dixxiplinari, responsabbiltà finanzjarja u personali) għal persunal li ma jikkonformax mar-regoli dwar l-integrità u mal-valur etiċi?

                              TBCBE

                              1.1.4

                              Hemm proċeduri fis-seħħ li jindirizzaw il-kunflitti possibbli ta’ interess fil-livell maniġerjali?

                              TBCBE

                                          1.2

                                             L-istruttura organizzazzjonali u l-assenjament tal-awtorità u tar-responsabbiltà.

                                             L-entità għandha struttura organizzazzjonali ċara u adegwata u r-responsabbiltajiet ewlenin huma definiti b’mod ċar?

                              1.2.1

                              L-entità għandha struttura organizzazzjonali ċara (jiġifieri l-qafas li fih huma ppjanati, eżegwiti, ikkontrollati u rieżaminati l-attivitajiet ta’ entità għall-ilħuq tal-objettivi tagħha) li ssostni ġestjoni u governanza tajbin?

                              TBCBE

                              1.2.2

                              X’inhi l-istruttura tat-teħid ta’ deċiżjonijiet u min hi l-ogħla awtorità tat-teħid ta’ deċiżjonijiet?

                              TBCBE

                              1.2.3

                              Il-linji u r-responsabbiltajiet ta’ rapportar huma definiti b’mod ċar? Pereżempju: ir-responsabbiltajiet, l-awtoritajiet u l-linji ta’ rapportar huma stipulati b’mod ċar fil-kuntratti ta’ impjieg u/jew fil-manwali operatorji?

                              TBCBE

                              1.2.4

                              Hemm deskrizzjonijiet tal-impjiegi disponibbli?

                              TBCBE

                              1.2.5

                              Kif inhuma assenjati l-awtorità u r-responsabbiltà għall-attivitajiet operatorji u kif inhuma stabbiliti r-relazzjonijiet ta’ rapportar u l-ġerarkiji ta’ awtorizzazzjoni?

                              TBCBE

                              1.2.6

                              X’inhuma l-politiki u l-prattiki li huma relatati, pereżempju, mar-reklutaġġ, mal-orjentazzjoni, mat-taħriġ, mal-evalwazzjoni, mal-konsulenza, mal-promozzjoni, mal-kumpens u mal-azzjonijiet ta’ rimedju?

                              TBCBE

                                          1.3

                                             Struttura ta’ sorveljanza tal-governanza

                                             L-entità għandha struttura ta’ sorveljanza tal-governanza adegwata?

                              1.3.1

                              Hemm korp ta’ sorveljanza tal-governanza (pereż. awtoritajiet ta’ sorveljanza, kumitat tal-awditjar, regolaturi, bord tat-tmexxija, korp eżekuttiv) li hu indipendenti mill-maniġment tal-entità?

                              TBCBE

                              1.3.2

                              Hemm regoli għall-ħatra, għar-remunerazzjoni u għar-riżenja tal-membri tal-korp ta’ sorveljanza tal-governanza?

                              TBCBE

                              1.3.3.

                              Jekk ma hemm ebda korp ta’ sorveljanza tal-governanza, il-maniġment tal-etità ħa miżuri biex iwettaq ir-responsabbiltajiet ta’ sorveljanza tal-governanza tiegħu?

                              TBCBE

                              1.3.4

                              L-entità għandha funzjoni tal-awditjar intern? Jekk iva, irreferi għat-Taqsima 5.2.

                              TBCBE

                              1.3.5

                              Jekk le, il-maniġment kif (jiġifieri b’liema miżuri oħra) jeżerċita s-sorveljanza tal-iżvilupp u tal-prestazzjoni tal-kontroll intern?

                              TBCBE

                                          1.4

                                             Proċess għall-attrazzjoni, għall-iżvilupp u għaż-żamma ta’ individwi kompetenti.

                                             L-entità turi impenn biex tattira, tiżviluppa u żżomm individwi kompetenti f’allinjament mal-objettivi?

                              1.4.1

                              L-entità għandha politiki u prattiki formali miktuba dwar ir-riżorsi umani?

                              TBCBE

                              1.4.2

                              L-entità għandha politiki dwar ir-reklutaġġ u r-remunerazzjoni?

                              TBCBE

                              1.4.3

                              L-entità għandha sistema ta’ żvilupp (li tkopri l-ħtiġijiet ta’ żvilupp u ta’ taħriġ) u ta’ evalwazzjoni tal-persunal?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 1 — KONTROLL INTERN

                                          2

                                          VALUTAZZJONI TAR-RISKJU — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità tidentifika riskji għall-ilħuq tal-objettivi fl-entità kollha u r-riskji jiġu analizzati bħala bażi għad-determinazzjoni ta’ kif għandhom jiġu ġestiti?

                              2.1

                              L-entità tispeċifika l-objettivi tagħha b’ċarezza suffiċjenti biex ikunu jistgħu jiġu identifikati u vvalutati r-riskji relatati mal-objettivi?

                              2.2

                              L-entità għandha proċeduri ta’ valutazzjoni tar-riskju fis-seħħ li jippermettu lill-maniġment jidentifika, jivvaluta u jindirizza problemi eżistenti jew potenzjali li jistgħu jxekklu l-ilħuq tal-objettivi tal-entità?

                              TBCBE

                              2.3

                              Ir-riskji jkunu vvalutati fuq il-bażi tal-proġett jew fuq il-bażi tal-entità kollha kemm hi?

                              TBCBE

                              2.4

                              Il-proċeduri ta’ valutazzjoni tar-riskju huma ddokumentati?

                              TBCBE

                              2.5

                              L-entità għandha reġistru tar-riskji?

                              TBCBE

                              2.6

                              L-entità għandha proċeduri ta’ valutazzjoni tar-riskju li:

                                          —

                                          Jidentifikaw l-avvenimenti u r-riskji li jaffettwaw il-kisba tal-objettivi, li jinkludu l-potenzjal ta’ frodi?

                                          —

                                          Janalizzaw is-sinifikat tar-riskji u l-probabbiltà li jseħħu?

                                          —

                                          Jiddeterminaw l-azzjonijiet u l-mekkaniżmi ta’ segwitu meħtieġa bħala rispons għar-riskji?

                                          —

                                          Jimplimentaw u jimmodifikaw il-kontrolli b’reazzjoni għat-tibdiliet fir-riskji identifikati?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 1 — KONTROLL INTERN

                                          3

                                          ATTIVITAJIET TAL-KONTROLL — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): l-entità timplimenta attivitajiet ta’ kontroll effettivi u effiċjenti?

                                          3.1

                                             Ġenerali

                                             L-entità għandha politiki u proċeduri formali u bil-miktub għall-attivitajiet ta’ kontroll?

                              3.1.1

                              L-entità twettaq attivitajiet ta’ kontroll

                                          —

                                          permezz ta’ politiki u ta’ proċeduri formali bil-miktub?

                                          —

                                          li jikkontribwixxu għall-mitigazzjoni tar-riskji għall-ilħuq tal-objettivi għal livelli aċċettabbli?

                                          —

                                          li huma rilevanti, jiġifieri fuq il-bażi ta’ valutazzjoni tar-riskji u tal-kontrolli meħtieġa biex jiġu mmaniġġati dawn ir-riskji?

                              TBCBE

                              3.1.2

                              L-aspetti ewlenin li ġejjin huma indirizzati mill-attivitajiet ta’ kontroll imnedija mill-entità?

                                          —

                                          l-affidabbiltà tal-kontabilità u tar-rapportar (ara t-Taqsima 4 — Informazzjoni u Komunikazzjoni);

                                          —

                                          is-salvagwardja tal-assi u tal-informazzjoni;

                                          —

                                          il-konformità mar-regoli fl-akkwist u proċessi oħra tan-nefqa;

                                          —

                                          il-prevenzjoni, id-detezzjoni u l-korrezzjoni ta’erruri, ta’ frodi u ta’ irregolaritajiet.

                              TBCBE

                                          3.2

                                             Segregazzjoni tad-dmirijiet — ġenerali

                                             Hemm segregazzjoni effettiva tad-dmirijiet għall-funzjonijiet ewlenin li ġejjin:

                                                      —

                                                         uffiċjal tal-awtorizzazzjoni (jiġifieri mandat biex jawtorizza tranżazzjonijiet għal kwistjonijiet operazzjonali u/jew finanzjarji) u uffiċjal tal-kontabilità (jiġifieri awtorità biex jeżegwixxi pagamenti);

                                                      —

                                                         awtorizzazzjoni, proċessar, reġistrazzjoni u rieżami tat-tranżazzjonijiet;

                                                      —

                                                         superviżjoni operazzjonali u finanzjarja.

                              3.2.1

                              Is-segregazzjoni tad-dmirijiet hi stipulata b’mod formali, pereżempju f’manwal operazzjonali jew tal-proċeduri?

                              TBCBE

                                          3.3

                                             Salvagwardja tal-informazzjoni — dokumentazzjoni, arkivjar u żamma tar-rekords

                                             L-entità għandha proċeduri adegwati u effettivi għad-dokumentazzjoni, għall-arkivjar u għaż-żamma ta’ rekords, u kontrolli fuq il-kompletezza u l-preċiżjoni tal-informazzjoni?

                              3.3.1

                              X’inhuma l-karatteristiċi ewlenin tas-sistemi ta’ arkivjar tal-entità (elettroniċi, karti, struzzjonijiet operazzjonali, użu ta’ bażijiet ta’ data u sistemi tal-arkivjar elettroniċi)?

                              TBCBE

                              3.3.2

                              Identifika u ddokumenta l-karatteristiċi ewlenin tas-sistema/tal-proċeduri ta’ arkivjar.

                              TBCBE

                              3.3.3

                              L-entità għandha politika jew proċeduri speċifiċi għad-dokumentazzjoni u għall-arkivjar relatati mal-proċessi għall-għotjiet, għall-akkwist u għall-istrumenti finanzjarji?
                              Nota: jistgħu japplikaw rekwiżiti speċifiċi, bħat-traspareza u l-kunfidenzjalità.

                              TBCBE

                                          3.4

                                             Sistemi ta’ proċessar tal-informazzjoni u sistemi ta’ informazzjoni kompjuterizzati.

                                             L-entità għandha proċeduri u kontrolli effettivi fuq is-sistemi tal-IT li jżommu l-integrità tal-informazzjoni u s-sigurtà tad-data li jipproċessaw dawn is-sistemi?

                              3.4.1

                              L-entità għandha proċeduri u kontrolli formali u bil-miktub rigward is-sistemi tal-IT tagħha?

                              TBCBE

                              3.4.2

                              L-entità għandha proċeduri adegwati u effettivi għat-tnedija, għall-approvazzjoni, għar-reġistrazzjoni, għall-ipproċessar u għar-rapportar ta’ tranżazzjonijiet?

                              3.4.3

                              L-entità tapplika taħlita xierqa ta’ elementi manwali u awtomatizzati fil-kontroll intern, b’kunsiderazzjoni tan-natura u tal-kumplessità tal-użu mill-entità tas-sistemi tal-IT u tas-sistemi tal-informazzjoni kompjuterizzati?

                              3.4.4

                              Il-kontrolli fuq is-sistemi tal-IT tal-entità jinkludu kontrolli ġenerali effettivi tal-IT u kontrolli tal-applikazzjoni?

                                 Gwida relatata ma’ sistemi tal-informazzjoni kompjuterizzati

                              Il-proċessi tan-negozju/tal-attività tal-entità jirriżulaw fi tranżazzjonijiet li jitnedew, jiġu rreġistrati, jiġu proċessati u jiġu rapportati mis-sistema tal-informazzjoni, li tkun operata b’mod manwali jew bil-kompjuter jew permezz ta’ taħlita ta’ proċeduri manwali u operati bil-kompjuter.
                              Hemm segregazzjoni xierqa tad-dmirijiet għall-funzjonijiet kontabilistiċi ewlenin, jiġifieri għat-tnedija, għall-approvazzjoni, għar-reġistrazzjoni, għall-ipproċessar (jiġifieri t-trasferiment fil-ktieb ġenerali tat-tranżazzjonijiet) u għar-rapportar fir-rapporti finanzjarji?
                              L-użu tal-IT jaffettwa l-mod li bih jiġu implimentati l-attivitajiet ta’ kontroll. Il-kontrolli fuq is-sistemi tal-IT ikunu effettivi meta dawn iżommu l-integrità tal-informazzjoni u s-sigurtà tad-data li jipproċessaw it-tali sistemi, u jinkludu kontrolli ġenerali effettivi tal-IT u kontrolli tal-applikazzjoni.
                              Il-kontrolli ġenerali tal-IT huma politiki u proċeduri li jirrelataw ma’ ħafna applikazzjonijiet u jsostnu l-funzjonament effettiv tal-kontrolli tal-applikazzjoni. Dawn japplikaw għall-mainframe, għall-miniframe u għall-ambjenti tal-utent finali. Il-kontrolli ġenerali tal-IT li jżommu l-integrità tal-informazzjoni u s-sigurtà tad-data spiss jinkludu kontrolli fuq dawn li ġejjin:

                                          —

                                          operazzjonijiet taċ-ċentri tad-data u tan-netwerks;

                                          —

                                          akkwiżizzjoni, tibdil u manutenzjoni tas-softwer tas-sistemi;

                                          —

                                          tibdil tal-programmi;

                                          —

                                          sigurtà tal-aċċess;

                                          —

                                          akkwiżizzjoni, żvilupp u manutenzjoni tas-sistema tal-applikazzjoni.

                                    Il-kontrolli tal-applikazzjoni huma proċeduri manwali u awtomatizzati li tipikament joperaw fil-livell ta’ proċess tan-negozju u japplikaw għall-ipproċessar tat-tranżazzjonijiet minn applikazzjonijiet individwali. Il-kontrolli tal-applikazzjoni jistgħu jkunu ta’ natura preventiva jew detettiva u huma mfassla biex jiżguraw l-integrità tar-rekords kontabilistiċi. Għalhekk, il-kontrolli tal-applikazzjoni huma relatati mal-proċeduri użati għat-tnedija, għar-reġistrazzjoni, għall-ipproċessar u għar-rapportar ta’ tranżazzjonijiet jew ta’ data finanzjarja oħra. Dawn il-kontrolli jgħinu biex ikun żgurat li t-tranżazzjonijiet seħħew, huma awtorizzati u huma rreġistrati u pproċessati fis-sħuħija tagħhom u b’mod akkurat. Eżempji jinkludu kontrolli tal-editjar tad-data tal-input, u kontrolli tas-sekwenza numerika b’segwitu manwali tar-rapporti ta’ eċċezzjonijiet jew b’korrezzjoni fil-punt tad-dħul tad-data.
                              L-użu ta’ elementi manwali jew awtomatizzati fil-kontroll intern jaffettwa wkoll il-mod li bih it-tranżazzjonijiet jitnedew, jiġu rreġistrati, ipproċessati u rrapportati:

                                          —

                                          Il-kontrolli f’sistema manwali jistgħu jinkludu proċeduri bħal approvazzjonijiet jew rieżamijiet tat-tranżazzjonijiet, u rikonċiljazzjonijiet u segwitu tal-entrati saldatorji. Inkella, entità tista’ tuża proċeduri awtomatizzati għat-tnedija, għar-reġistrazzjoni, għall-ipproċessar u għar-rapportar ta’ tranżazzjonijiet, f’liema każ ir-rekords f’format elettroniku jieħdu post id-dokumenti tanġibbli.

                                          —

                                          Il-kontrolli fis-sistemi tal-IT jikkonsistu f’taħlita ta’ kontrolli awtomatizzati (pereżempju, kontrolli inkorporati fi programmi tal-kompjuter) u kontrolli manwali. Il-kontrolli manwali jistgħu jkunu indipendenti mill-IT, jistgħu jużaw informazzjoni prodotta mill-IT, jew jistgħu jkunu limitati għall-monitoraġġ tal-funzjonament effettiv tal-IT u tal-kontrolli awtomatizzati, u għall-immaniġġar tal-eċċezzjonijiet. Meta tintuża l-IT għat-tnedija, għar-reġistrazzjoni, għall-ipproċessar jew għar-rapportar ta’ tranżazzjonijiet, jew ta’ data finanzjarja oħra għall-inklużjoni f’rapporti finanzjarji, is-sistemi u l-programmi jistgħu jinkludu kontrolli relatati mal-asserzjonijiet korrispondenti għal kontijiet materjali jew jistgħu jkunu kritiċi għall-funzjonament effettiv tal-kontrolli manwali li jiddependi fuq l-IT.

                                    It-taħlita tal-entità ta’ elementi manwali u awtomatizzati fil-kontroll intern tvarja skont in-natura u l-kumplessità tal-użu mill-entità tal-IT.

                                          3.5

                                             Il-prevenzjoni, id-detezzjoni u l-korrezzjoni ta’ erruri, ta’ frodi u ta’ irregolaritajiet

                                             L-entità għandha proċeduri adegwati u effettivi għall-prevenzjoni, għad-detezzjoni u għall-korrezzjoni ta’ erruri, ta’ frodi u ta’ irregolaritajiet?

                              3.5.1

                              L-entità tqis il-potenzjal ta’ erruri, ta’ frodi u ta’ irregolaritajiet fil-valutazzjoni tar-riskji għall-ilħuq tal-objettivi?

                              TBCBE

                              3.5.2

                              L-entità tidentifika karigi (sensittivi) b’riskju ta’ kollużjoni (pereż. ġestjoni bankarja u tal-flus, funzjonijiet tal-akkwist u tax-xiri) u hemm miżuri superviżorji (pereż. rotazzjoni tal-karigi, kontrolli addizzjonali)?

                              TBCBE

                              3.5.3

                              Hemm proċeduri għar-rapportar u għas-segwitu ta’ erruri, ta’ frodi u ta’ irregolaritajiet?

                              TBCBE

                                          3.6

                                             Salvagwardja ta’ assi fissi

                                             L-entità għandha fis-seħħ sistema adegwata u effettiva ta’ ġestjoni tal-assi fissi u intanġibbli li tiżgura s-salvagwardja ta’ assi fissi u intanġibbli u tintraċċa l-assi fissi għall-finijiet ta’ kontabilità finanzjarja, ta’ manutenzjoni preventiva u ta’ deterrenza ta’ serq?

                              3.6.1

                              L-entità għandha deskrizzjoni tas-sistema ta’ ġestjoni tal-assi tagħha jew manwal tal-proċeduri għal din?

                              TBCBE

                              3.6.2

                              Ikseb fehim suffiċjenti tas-sistema ta’ ġestjoni tal-assi tal-entità, jiġifieri l-prattiki u l-proċeduri għall-akkwiżizzjoni u għall-ġestjoni tal-artijiet u tal-binjiet, ta’ makkinarju, ta’ vetturi, ta’ tagħmir u ta’ assi intanġibbli (pereż. drittijiet ta’ proprjetà intellettwali, liċenzji).
                              Nota: għandha tingħata attenzjoni speċifika għar-regoli dwar l-akkwist li huma applikabbli għall-akkwiżizzjoni ta’ assi fissi u intanġibbli (irreferi għall-pilastru 5 — akkwist).

                                 Gwida

                              Iddokumenta l-proċedura msemmija hawn fuq b’deskrizzjonijiet u b’referenzi għall-materjal tas-sors rilevanti (pereż. sistemi, flowcharts, manwali eċċ.) u identifika kwalunkwe nuqqas fis-sistema ta’ ġestjoni tal-assi tal-entità.
                              Il-kwistjonijiet rilevanti jinkludu: ir-rwoli u r-responsabbiltajiet (segregazzjoni tad-dmirijiet) għall-ġestjoni tal-proċeduri ta’ akkwiżizzjoni u ta’ xiri ta’ assi, għar-reġistrazzjoni tal-assi (reġistri dwar l-użu tal-assi, il-logbooks tal-vetturi), għall-kontrolli u għall-proċeduri għall-aċċess, għall-proċeduri ta’ kontroll u ta’ monitoraġġ, għall-proċeduri ta’ salvagwardja u ta’ aċċess, għad-disponiment tal-assi u għat-trasferiment tal-assi.

                                          3.7

                                             Salvagwardja tal-inventarji u tal-kontijiet riċevibbli u tad-djun

                                             L-entità għandha fis-seħħ sistema adegwata u effettiva ta’ ġestjoni tal-inventarji (provvisti, oġġetti u materjali) li tiżgura s-salvagwardja tal-inventarji u li tintraċċa l-inventarji għall-finijiet ta’ kontabilità finanzjarja, ta’ manutenzjoni preventiva u ta’ deterrenza ta’ serq?

                                             L-entità għandha sistema adegwata u effettiva ta’ ġestjoni fis-seħħ li tiżgura r-rikonċiljazzjoni tal-pagamenti mal-kontijiet riċevibbli u mad-djun?

                              3.7.1

                              L-entità għandha deskrizzjoni tas-sistema ta’ ġestjoni tal-inventarji tagħha jew manwal tal-proċeduri għal din?

                              TBCBE

                              3.7.2

                              Ikseb fehim suffiċjenti dwar is-sistema ta’ ġestjoni tal-inventarji tal-entità (prattiki u proċeduri għall-akkwiżizzjoni, għax-xiri u għall-ġestjoni ta’ provvisti bħal materjali, għodod, parts tal-bdil u provvisti tal-uffiċċju).
                              Nota: għandha tingħata attenzjoni speċifika għar-regoli dwar l-akkwist li huma applikabbli għall-akkwiżizzjoni ta’ provvisti, ta’ oġġetti u ta’ materjali (irreferi għall-pilastru 5 — akkwist).

                                 Gwida

                              Iddokumenta l-proċedura msemmija hawn fuq b’deskrizzjonijiet u b’referenzi għall-materjal tas-sors rilevanti (pereż. sistemi, flowcharts, manwali eċċ.) u identifika kwalunkwe nuqqas fis-sistema ta’ ġestjoni tal-inventarji tal-entità.
                              Il-kwistjonijiet rilevanti jinkludu: (i) ir-rwoli u r-responsabbiltajiet għall-ġestjoni tal-inventarji, għall-proċeduri ta’ akkwiżizzjoni u ta’ xiri, u għar-rekords tal-inventarji; (ii) salvagwardji, aċċess u użu; (iii) proċeduri ta’ kontroll u ta’ monitoraġġ, rendikont tal-ħażniet u rikonċiljazzjonijiet; (iv) użu u disponiment tal-ħażniet

                                          3.8

                                             Il-ġestjoni bankarja u s-salvagwardja tal-flus fil-bank

                                             L-entità għandha sistema ta’ ġestjoni bankarja adegwata u effettiva fis-seħħ li tiżgura s-salvagwardja tal-kontijiet tal-bank u li tippermetti għall-kontabilità xierqa tal-flus miġbura u użati?

                              3.8.1

                              L-entità għandha deskrizzjoni tas-sistema ta’ ġestjoni bankarja tagħha jew manwal tal-proċeduri għal din?

                              TBCBE

                              3.8.2

                              L-entità tagħmel rikonċiljazzjonijiet regolari (tal-anqas darba fix-xahar) tad-data kontabilistika miżmuma fil-kontijiet tal-entità (kont tal-ktieb tat-tranżazzjonijiet ġenerali, ktieb tal-flus) mad-data dwar il-kontijiet tal-bank, u b’tali mod li ma titħalla ebda differenza materjali mhux spjegata?

                              3.8.3

                              Ikseb fehim suffiċjenti dwar is-sistema ta’ ġestjoni bankarja tal-entità (prattiki u proċeduri għall-ġestjoni tal-kontijiet tal-bank).

                                 Gwida

                              Iddokumenta l-proċedura msemmija hawn fuq b’deskrizzjonijiet u b’referenzi għall-materjal tas-sors rilevanti (pereż. sistemi, flowcharts, manwali eċċ.) u identifika kwalunkwe nuqqas fil-proċeduri ta’ ġestjoni bankarja tal-entità.
                              Il-kwistjonijiet rilevanti jinkludu: ir-rwoli u r-responsabbiltajiet (segregazzjoni tad-dmirijiet, drittijiet ta’ aċċess, użu ta’ funzjoni tat-teżor separata) għall-ġestjoni tal-kontijiet tal-bank, it-tip ta’ kontijiet (pereż. bl-imgħax, il-muniti użati), l-użu ta’ proċeduri ta’ firma doppja, rikonċiljazzjonijiet bankarji regolari, superviżjoni u kontroll, użu ta’ kontijiet tal-bank dedikati/speċifiċi għall-proġetti; politiki tat-teżor.

                                          3.9

                                             Il-ġestjoni tal-flus u s-salvagwardja tal-flus fl-idejn

                                             L-entità għandha sistema adegwata u effettiva ta’ ġestjoni tal-flus fis-seħħ li tiżgura s-salvagwardja tal-flus (fl-idejn) u li tippermetti għall-kontabilità xierqa tal-flus miġbura u użati?

                              3.9.1

                              L-entità għandha deskrizzjoni tas-sistema ta’ ġestjoni tal-flus tagħha jew manwal tal-proċeduri għal din?

                              TBCBE

                              3.9.2

                              L-entità tagħmel rikonċiljazzjonijiet regolari (tal-anqas darba fix-xahar) tad-data kontabilistika miżmuma fil-kontijiet tagħha (kont tal-ktieb tat-tranżazzjonijiet ġenerali, ktieb tal-flus) mad-data dwar il-kontijiet tal-bank, u b’tali mod li ma titħalla ebda differenza materjali mhux spjegata?

                              3.9.3

                              Hemm proċeduri xierqa għaż-żamma tal-flus u tal-għadd tal-flus?

                              3.9.5

                              L-entità tikklerja u tirrikonċilja kontijiet ta’ sospiża u pagamenti bil-quddiem, jiġifieri tal-pagamenti li jsiru fi flus, li minnhom ma tkun għadha ġiet irreġistrata ebda nefqa, tal-anqas ta’ kull xahar fi żmien 30 jum minn meta jintemm kull xahar? It-tali pagamenti bil-quddiem jistgħu jinkludu pagamenti bil-quddiem għall-ivvjaġġar u kontijiet ta’ nota imprest (3) operazzjonali. Dan jista’ jinkludi wkoll trasferimenti lil entitajiet oħra, li huma klassifikati bħala nefqiet meta dawn isiru, anki jekk ir-rapportar dwar kwalunkwe sehem allokat tat-trasferimenti jkun mistenni b’mod perjodiku.

                              3.9.6

                              Ikseb fehim suffiċjenti dwar is-sistema ta’ ġestjoni tal-flus tal-entità (prattiki u proċeduri għall-ġestjoni tal-flus).

                                 Gwida

                              Iddokumenta l-proċedura msemmija hawn fuq b’deskrizzjonijiet u b’referenzi għall-materjal tas-sors rilevanti (pereż. sistemi, flowcharts, manwali eċċ.) u identifika kwalunkwe nuqqas fil-proċeduri ta’ ġestjoni tal-flus tal-entità.
                              Il-kwistjonijiet rilevanti jinkludu: ir-rwoli u r-responsabbiltajiet (segregazzjoni tad-dmirijiet, drittijiet ta’ aċċess, użu ta’ funzjoni separata tat-teżor) għall-ġestjoni tal-flus; proċeduri għall-immaniġġar tal-flus u limiti tal-flus li jistgħu jinżammu; għadd u rikonċiljazzjonijiet regolari tal-flus kontanti għal spejjeż żgħar; ġestjoni tal-pagamenti bil-quddiem fi flus (użu, awtorizzazzjoni, limiti, monitoraġġ u kklerjar).

                                          3.10.

                                             Reklutaġġ:

                                             L-entità għandha proċeduri adegwati u effettivi għar-reklutaġġ tal-persunal (kemm permanenti kif ukoll temporanju)?

                              3.10.1

                              L-entità għandha deskrizzjoni tas-sistema ta’ reklutaġġ tagħha jew manwal tal-proċeduri għal din?

                              TBCBE

                              3.10.2

                              Ikseb fehim suffiċjenti dwar is-sistema ta’ reklutaġġ tal-entità (prattiki u proċeduri għall-ġestjoni ta’ persunal espatrijat, lokali u ieħor).

                              3.10.3

                              Spjega l-proċess ta’ reklutaġġ mill-approvazzjoni tal-proċedura ta’ għażla sal-iffirmar tal-kuntratt ta’ impjieg.

                                 Gwida

                              Iddokumenta l-proċeduri msemmija hawn fuq b’deskrizzjonijiet u b’referenzi għall-materjal tas-sors rilevanti (pereż. sistemi, flowcharts, manwali eċċ.) u identifika kwalunkwe nuqqas fil-proċeduri ta’ reklutaġġ tal-entità
                              Il-kwistjonijiet rilevanti jinkludu: ir-rwoli u r-responsabbiltajiet għall-ġestjoni tal-persunal; il-proċeduri tal-għażla u ta’ approvazzjoni; id-determinazzjoni u l-approvazzjoni ta’ salarji, ta’ allowances u ta’ kundizzjonijiet oħra ta’ impjieg; l-użu ta’ kuntratti ta’ impjieg; deskrizzjonijiet tal-impjiegi.

                                          3.11.

                                             Il-ġestjoni tar-remunerazzjoni u tal-ħin.

                                             L-entità għandha sistema adegwata u effettiva ta’ ġestjoni tar-remunerazzjoni u tal-ħin?

                              3.11.1

                              L-entità għandha deskrizzjoni tas-sistema ta’ ġestjoni tar-remunerazzjoni u tal-ħin tagħha jew manwal tal-proċeduri għal din?

                              TBCBE

                              3.11.2

                              Ikseb fehim suffiċjenti dwar is-sistema ta’ ġestjoni tar-remunerazzjoni u tal-ħin tal-entità, jiġifieri prattiki u proċeduri għall-ġestjoni tar-remunerazzjoni u tal-ħin.

                              3.11.3

                              Il-bażi ta’ data tal-persunal (4) (ara aktar ’il quddiem) u r-remunerazzjoni għandhom link diretta biex tiġi żgurata konsistenza fid-data? Isiru rikonċiljazzjonijiet fuq bażi regolari (fil-prinċipju ta’ kull xahar)?

                              3.11.4

                              Is-sistemi ta’ ġestjoni tar-remunerazzjoni u tal-ħin huma llinkjati biex jiġi żgurat il-kalkolu korrett tas-salarji u tal-pagi fejn applikabbli?

                              3.11.5

                              Hi ristretta l-awtorità biex jitbiddlu r-rekords u r-remunerazzjoni u hemm rendikonti tal-entrati disponibbli?

                              3.11.6

                              Hemm proċeduri (ta’ approvazzjoni) xierqa għat-tibdiliet fir-rekords dwar il-persunal?

                              3.11.7

                              Hemm proċeduri għall-identifikazzjoni tad-dgħufijiet fil-kontroll u/jew tal-ħaddiema fittizji? Pereżempju: jitwettqu awditi tar-remunerazzjoni (annwali) minn kapaċità tal-awditjar intern?

                              3.11.8

                              L-entità għandha sistema biex talloka persunal, salarji u l-kostijiet relatati għal proġetti?

                              3.11.9

                              Xi prinċipji (jiġifieri l-plawżibbiltà ta’ suppożizzjonijiet bażiċi użati u l-koefiċjenti tal-kontribuzzjoni) tuża l-entità biex talloka salarji u kostijiet relatati mas-salarji għal proġetti? Kif inhu approvat u rreġistrat l-ħin li l-persunal jalloka għal proġetti speċifiċi?

                                 Gwida

                              Iddokumenta l-proċeduri msemmija hawn fuq b’deskrizzjonijiet u b’referenzi għall-materjal tas-sors rilevanti (pereż. sistemi, flowcharts, manwali eċċ.) u identifika kwalunkwe nuqqas fis-sistemi ta’ ġestjoni tar-remunerazzjoni u taż-żmien tal-entità.
                              Il-kwistjonijiet rilevanti jinkludu: ir-rwoli u r-responsabbiltajiet għall-ġestjoni tar-remunerazzjoni u tal-ħin; ir-reġistrazzjoni, il-kalkolu u l-approvazzjoni tas-salarji u tal-komponenti tas-salarji (fissi/varjabbli; sahra; sigurtà soċjali). Għandha tingħata attenzjoni speċjali għas-sistema ta’ ġestjoni tal-ħin tal-entità: il-proċeduri u r-rekords ta’ żamma tal-ħin (użu ta’ skedi tal-ħinijiet), proċeduri ta’ kontroll u ta’ approvazzjoni tas-superviżjoni.

                                          3.12

                                             Kontrolli għal infiq ieħor relatat mas-salarji u għal allowances.

                                             L-entità għandha kontrolli adegwati u effettivi għal infiq ieħor relatat mas-salarji u għal allowances?

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 3):

                              3.12.1

                              L-entità għandha deskrizzjoni għall-kontrolli tagħha ta’ infiq ieħor relatat mas-salarji u għal allowances jew manwal tal-proċeduri għal dawn?

                              TBCBE

                              3.12.2

                              Xi proċeduri u kontrolli hemm fis-seħħ biex jiġu ddeterminati u jitħallsu allowances għall-ivvjaġġar u għall-akkomodazzjoni (jiġifieri per diem)?

                              3.12.3

                              Xi proċeduri u kontrolli hemm fis-seħħ biex tiġi ddeterminata u titħallas in-nefqa għat-taħriġ u għall-iżvilupp tal-persunal?

                                          3.13.

                                             Akkwiżizzjoni ta’ servizzi u kostijiet tas-servizzi.

                                             L-entità għandha kontrolli adegwati u effettivi għall-akkwiżizzjoni ta’ servizzi u għall-kontabilità tal-kostijiet tas-servizzi?

                              3.13.1

                              Xi proċeduri għandha fis-seħħ l-entità għall-ikkuntrattar ta’ servizzi ma’ fornituri ta’ servizzi esterni (pereż. studji u riċerka; reklamar, promozzjoni, pubblikazzjoni u azzjonijiet ta’ viżibilità; evalwazzjonijiet; servizzi tal-awditjar, tal-kontabilità u legali; assistenza teknika; traduzzjoni u interpretazzjoni; organizzazzjoni ta’ konferenzi u ta’ seminars; azzjonijiet ta’ viżibilità)?
                              Nota: għandha tingħata attenzjoni speċifika għar-regoli dwar l-akkwist li huma applikabbli għall-akkwiżizzjoni ta’ servizzi (irreferi għall-pilastru 5 — akkwist).

                              TBCBE

                                          3.14.

                                             Kontrolli tan-nefqa għal nefqa oħra (mhux relatata mas-salarji).

                                             L-entità għandha kontrolli adegwati u effettivi għal nefqa oħra (mhux relatata mas-salarji)?

                                          Nota: dan jinkludi l-kostijiet kollha għajr is-salarji, in-nefqa relatata mas-salarji u l-allowances u l-kostijiet tas-servizzi. Eżempji jinkludu: kostijiet tal-uffiċċju bħall-kiri, il-konsumabbli u l-provvisti tal-uffiċċju, il-kostijiet tal-utilitajiet (elettriku, ilma, gass, fjuwil), taxxi u imposti (pereż. tariffi għad-drenaġġ u għall-iskart solidu), tindif u manutenzjoni; komunikazzjoni (telefown, faks, Internet); assigurazzjoni, amministrazzjoni u kontabilità, stampar.

                              3.14.1

                              L-entità għandha deskrizzjoni tal-kontrolli tagħha ta’ nefqa oħra (mhux relatata mas-salarji) jew manwal tal-proċeduri għal dawn?

                              TBCBE

                              3.14.2

                              Ikseb fehim suffiċjenti dwar is-sistema tal-entità għall-kontroll tan-nefqa (prattiki u proċeduri għall-kontroll tan-nefqa).

                                 Gwida

                              Iddokumenta l-proċeduri msemmija hawn fuq b’deskrizzjonijiet u b’referenzi għall-materjal tas-sors rilevanti (pereż. sistemi, flowcharts, manwali eċċ.) u identifika kwalunkwe nuqqas fil-proċeduri tal-entità għall-kontroll tan-nefqa.
                              Il-kwistjonijiet rilevanti jinkludu: ir-rwoli u r-responsabbiltajiet għall-kontroll tan-nefqa; il-proċeduri ta’ ġestjoni li jiżguraw li l-kontroll tan-nefqa jkun allinjat mal-proċeduri tal-entità; l-awtorizzazzjoni u l-approvazzjoni tan-nefqa; it-twettiq ta’ tqabbil regolari bejn in-nefqa bbaġitjata u dik reali.

                                          3.15.

                                             Monitoraġġ tal-prestazzjoni operazzjonali.

                                             L-entità għandha kontrolli adegwati u effettivi għall-prestazzjoni operazzjonali?

                              3.15.1

                              L-entità għandha deskrizzjoni jew manwal tal-proċeduri tagħha għall-monitoraġġ tal-prestazzjoni operazzjonali?

                              TBCBE

                              3.15.2

                              X’miżuri għandha fis-seħħ l-entità biex tirrieżamina l-prestazzjoni operazzjonali, jiġifieri l-progress li sar fl-implimentazzjoni tal-attivitajiet u tal-proġetti?

                              TBCBE

                              3.15.3

                              L-entità adottat standards tal-kwalità (pereż. ISO)?

                              TBCBE

                              3.15.4

                              Jekk ma jintużawx standards esterni, hemm standards interni?

                              TBCBE

                              3.15.5

                              L-entità għandha proċeduri għall-evalwazzjoni tal-prestazzjoni operazzjonali (qabel, matul l-implimentazzjoni u wara l-implimentazzjoni)?

                              TBCBE

                              3.15.6

                              Minn min (intern jew estern) jitwettqu dawn l-evalwazzjonijiet u r-riżultati kif inhuma rapportati u segwiti?

                              TBCBE

                                          3.16.

                                             Konformità mar-regolamenti u mar-regoli għall-użu tal-fondi.

                                             L-entità għandha kontrolli adegwati u effettivi għall-iżgurar tal-konformità mar-regoli u mar-regoli tal-UE għall-finanzjament tal-attivitajiet u tal-proġetti tal-entità?

                              3.16.1

                              L-entità għandha deskrizzjoni jew manwal tal-proċeduri tagħha biex tiżgura l-konformità mar-regolamenti u mar-regoli għall-użu tal-fondi?

                              TBCBE

                              3.16.2

                              L-entità għandha proċeduri fis-seħħ li jiżguraw li n-nefqa attwali mġarrba u d-dħul riċevut għall-attivitajiet u għall-proġetti huma konformi mar-regoli applikabbli, jiġifieri l-kundizzjonijiet stipulati fil-kuntratti u fil-ftehimiet?

                              3.16.3

                              L-entità għandha proċeduri fis-seħħ li jiżguraw li r-regoli u l-kundizzjonijiet speċifiċi huma magħrufa sew u rrispettati? It-tali regoli u kundizzjonijiet jistgħu jkunu relatati ma’, pereż.: l-eliġibbiltà tan-nefqa, ir-regoli dwar l-akkwist (ara l-pilastru 5), ir-regoli dwar l-oriġini, ir-regoli għall-viżibbiltà ta’ azzjonijiet iffinanzjati mill-UE, u r-regoli għat-trasferiment ta’ assi fi tmiem proġett.

                                 PILASTRU 1 — KONTROLL INTERN

                                          4

                                          INFORMAZZJONI U KOMUNIKAZZJONI — mistoqsijiet/kriterji

                                 Gwida

                              L-informazzjoni hi neċessarja biex entità twettaq responsabbiltajiet ta’ kontroll intern biex issostni l-ilħuq tal-objettivi tagħha. Il-maniġment tal-entità jikseb jew jiġġenera u juża informazzjoni rilevanti u ta’ kwalità kemm minn sorsi interni kif ukoll esterni biex isostni l-funzjonament ta’ komponenti oħra tal-kontroll intern.

                                 Rapportar intern (informazzjoni u komunikazzjoni interni)
                              Dan jikkonċerna r-rapportar intern, li jkopri r-rapportar finanzjarju u r-rapportar lill-maniġment tal-entità dwar l-aspetti kwalitattivi tal-implimentazzjoni tal-attivitajiet u tal-proġetti fi ħdan l-entità.

                                 Rapportar estern (informazzjoni u komunikazzjoni esterni)

                              Tista’ ssir distinzjoni bejn żewġ flussi ta’ informazzjoni u ta’ komunikazzjoni esterni.

                                          —

                                          Rapportar estern ’il barra: rapportar finanzjarju u rapportar lil partijiet ikkonċernati esterni dwar l-aspetti kwalitattivi u kwantitattivi tal-implimentazzjoni tal-attivitajiet u tal-proġetti mill-entità.
                                          Dan jikkonċerna essenzjalment ir-rapporti finanzjarji annwali tal-entità u r-responsabbiltà tagħha lejn il-partijiet ikkonċernati (esterni) tagħha.

                                          —

                                          Rapportar estern ’il ġewwa: rapportar finanzjarju u rapportar lill-entità dwar l-aspetti kwalitattivi u kwantitattivi tal-implimentazzjoni tal-attivitajiet u tal-proġetti mill-benefiċjarji tal-għotjiet.

                                    Dan jikkonċerna l-flussi tar-rapportar mill-benefiċjarji tal-għotjiet lill-entità u r-responsabbiltà tagħhom lejn l-entità. Ir-rapportar hu bbażat fuq regoli u kundizzjonijiet speċifiċi stabbiliti mill-entità biex jiġu rrispettati r-rekwiżiti (li jinkludu r-rekwiżiti ta’ rapportar) għall-finanzjament ipprovdut mill-UE minn donaturi oħra. Dawn il-flussi ta’ rapportar jikkostitwixxu element vitali tal-kontroll intern.
                              Dawn iż-żewġ tipi ta’ hawn fuq ta’ rapportar estern huma indirizzati taħt il-pilastru 2 — kontabilità.

                                 PILASTRU 1 — KONTROLL INTERN

                                          4

                                          INFORMAZZJONI U KOMUNIKAZZJONI (kontinwazzjoni) — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità għandha kontrolli u proċeduri fis-seħħ li jiżguraw rapportar affidabbli — kemm interni kif ukoll esterni (f’direzzjoni ’l ġewwa u ’l barra) — f’konformità mar-rekwiżiti u mal-istandards applikabbli?

                                          4.1

                                             Rapportar intern

                                             L-entità għandha kontrolli adegwati u effettivi għall-iżgurar li r-rapportar intern jipprovdi informazzjoni rilevanti u ta’ kwalità lill-maniġment?

                              4.1.1

                              L-entità tikseb jew tiġġenera u tuża informazzjoni rilevanti ta’ kwalità (sorsi interni u/jew esterni) biex tikkumpila rapporti tal-maniġment?

                              TBCBE

                              4.12

                              Il-maniġment tal-entità jirċievi rapporti regolari (ta’ kull xahar, trimestru) dwar il-progress li sar fl-objettivi, fl-attivitajiet, fil-proġetti?

                              TBCBE

                              4.1.3

                              L-informazzjoni tkopri l-aspetti kwalitattivi tal-implimentazzjoni bħall-użu ta’ indikaturi tal-prestazzjoni, l-istatus u d-dewmien tal-implimentazzjoni, il-problemi u l-kwistjonijiet ewlenin?

                              TBCBE

                              4.1.4

                              L-informazzjoni tkopri aspetti finanzjarji bħat-tqabbil bejn in-nefqa bbaġitjata u dik reali u l-analiżi tan-nefqa mġarrba mill-attività/proġett?

                              TBCBE

                              4.1.5

                              L-entità tikkomunika internament informazzjoni, li tinkludi l-objettivi u r-responsabbiltajiet għall-kontroll intern, neċessarja biex ikun sostnut il-funzjonament tal-kontroll intern?

                              TBCBE

                                          4.2

                                             Rapportar estern (‘il barra) — rapporti finanzjarji

                                             L-entità tħejji u tippreżenta rapporti finanzjarji annwali li huma affidabbli u allinjati mal-istandards internazzjonali applikabbli?

                              4.2.1

                              L-entità tħejji u tippreżenta rapporti finanzjarji annwali li huma affidabbli?
                              “Affidabbli” tfisser r-rapporti finanzjarji:

                                          —

                                          jirrappreżentaw b’mod leali l-pożizzjoni finanzjarji, il-prestazzjoni finanzjarja u l-fluss tal-flus tal-entità;

                                          —

                                          jirriflettu s-sustanza ekonomika tat-tranżazzjonijiet, avvenimenti u kundizzjonijiet oħra u mhux biss il-forma legali;

                                          —

                                          huma newtrali, jiġifieri ħielsa minn preġudizzji;

                                          —

                                          huma prudenti; u

                                          —

                                          huma kompluti fl-aspetti materjali kollha.

                                 Gwida

                              Ir-rapporti finanzjarji ta’ tmiem is-sena huma kundizzjoni kritika għat-trasparenza. Il-ħila li jitħejjew rapporti finanzjarji ta’ tmiem is-sena b’mod tempestiv hu indikatur importanti ta’ kemm qed topera sew is-sistema kontabilistika, u tal-kwalità tar-rekords miżmuma.
                              Biex ikunu utli u jikkontribwixxu għat-trasparenza, ir-rapporti finanzjarji jridu jkunu jinftiehmu mill-qarrej u jindirizzaw tranżazzjonijiet, assi u obbligazzjonijiet b’mod trasparenti u konsistenti. Dan hu l-iskop tal-istandards tar-rapportar finanzjarju. Ċerti pajjiżi għandhom l-istandards tar-rapportar finanzjajru tas-settur pubbliku tagħhom stess, stabbiliti mill-gvern jew minn korp awtorizzat ieħor. Biex ikunu ġeneralment aċċettabbli, it-tali standards nazzjonali normlament ikunu allinjati ma’ standards internazzjonali bħall-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS), li wħud minnhom huma rilevanti għal pajjiżi li jadottaw kontabilità fuq il-bażi tad-dovuti, filwaqt li oħrajn huma rilevanti għal sistemi bbażati fuq flus.

                              4.2.2

                              L-informazzjoni finanzjarja ppreżentata fir-rapporti finanzjarji tissodisfa l-kwalitajiet li ġejjin li jagħmluha utli għall-utenti?

                                          —

                                             Rilevanza L-informazzjoni finanzjarja għandha tkun rilevanti għall-ħtiġijiet ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet tal-utenti.

                                          —

                                             Materjalità Għandu jkun hemm enfasi fuq informazzjoni finanzjarja li hi mistennija li taffettwa d-deċiżjonijiet tal-utenti.

                                          —

                                             Rappreżentazzjoni legali L-informazzjoni finanzjarja għandha tkun vera u ġusta u ħielsa minn dikjarazzjonijiet skorretti.

                                          —

                                             Komparabbiltà L-informazzjoni finanzjarja għandha tkun komparabbli bejn il-perjodi u bejn l-organizzazzjonijiet.

                                          —

                                             Verifikabbiltà L-informazzjoni għandha tikkomunika l-ekonomija sottostanti tal-attivitajiet tal-entità.

                                          —

                                             Puntwalità Id-divulgazzjoni tal-informazzjoni finanzjarja ma għandhiex tiġi ttardjata b’mod eċċessiv.

                                          —

                                             Komprensibbiltà L-informazzjoni finanzjarja trid tkun tinftiehem mill-utenti b’għarfien raġonevoli dwar l-attivitajiet tal-entità.

                              4.2.3

                              L-entità tħejji u tippreżenta rapporti finanzjarji annwali li huma allinjati mal-istandards internazzjonali applikabbli? X’inhu l-qafas tar-rapportar finanzjarju applikabbli? Liema huma ir-regolamenti u r-regoli bażiċi li l-entità trid tirrispetta meta tħejji u tippreżenta r-rapporti finanzjarji annwali tagħha?

                              TBCBE

                              4.2.4

                                 Prattiki tajba oħra ta’ divulgazzjonijiet

                              Ir-rapporti finanzjarji tal-entità jiddivulgaw:

                                          —

                                          l-indirizz u l-forma ġuridika tal-entità u l-ġurisdizzjoni li topera fiha?

                                          —

                                          in-natura tal-operazzjonijiet u tal-attivitajiet prinċipali tal-entità?

                                          —

                                          referenza għall-qafas legali u regolatorju li jirregola l-operazzjonijiet tal-entità?

                                          —

                                          l-isem u l-identità tal-entità kontrollanti (fejn applikabbli)?

                                          —

                                          it-tqabbil bejn l-approprjazzjonijiet/tal-impenji u tal-iżborż ibbaġitjati u dawk reali?

                                          —

                                          dettalji tas-sorsi ta’ finanzjament (ammonti riċevuti/riċevibbli u l-identità tal-fornituri tal-fondi)?

                                          —

                                          dikjarazzjonijiet tal-pożizzjoni finanzjarja u tal-prestazzjoni finanzjarja skont it-tip ta’ attività, il-programm, il-proġett, il-fondi (fiduċjarji) u l-istrumenti finanzjarji għall-perjodu kopert mir-rapporti finanzjarji?

                              4.2.5

                              L-entità tirrispetta l-istandards nazzjonali dwar il-kontabilità (inkluż ir-rapportar finanzjarju) li japplikaw fil-pajjiż fejn hi stabbilita? Pereżempju: il-Bank Dinji, jiġifieri l-Bank Internazzjonali għar-Rikostruzzjoni u l-Iżvilupp (International Bank for Reconstruction and Development, IBRD) u l-Assoċjazzjoni Internazzjonali għall-Iżvilupp (International Development Organisation, IDA) jikkonformaw mal-Prinċipji tal-Kontabilità Ġeneralment Aċċettati tal-Istati Uniti (, US Generally Accepted Accounting Principles, US GAAP).

                              4.2.6

                              L-entità tikkonforma mal-istandards internazzjonali tal-kontabilità (li jinkludu r-rapportar finanzjarju) jew il-politiki u r-regoli dwar il-kontabilità stipulati mir-regolamenti jew mill-konvenzjonijiet speċifiċi?

                                          —

                                          Standards Internazzjonali tal-Kontabilità għas-Settur Pubbliku (IPSAS)

                                          —

                                          Standards Internazzjonali ta’ Rapportar Finanzjarju (IFRSs)

                                          —

                                          Konvenzjonijiet u regoli speċifiċi oħra bħal pereżempju l-Istandards dwar il-Kontabilità tas-Sistemi tan-Nazzjonijiet Uniti (UNSAS)

                              TBCBE

                              4.2.7

                              X’inhi l-bażi kontabilistika għat-tħejjija u għall-preżentazzjoni tar-rapporti finanzjarji tal-entità:

                                          —

                                          Bażi tad-dovuti

                                          —

                                          Bażi tal-ħlas

                                          —

                                          Bażi modifikata tal-ħlas jew tad-dovuti (jiġifieri mħallta)

                                    Nota f’qiegħ il-paġna: “Bażi tad-dovuti” tfisser bażi tal-kontabilità li fiha t-tranżazzjonijiet u avvenimenti oħra jiġu rikonoxxuti meta jseħħu (u mhux biss meta jiġu riċevuti jew jitħallsu l-flus jew l-ekwivalenti tagħhom). Għaldaqstant, it-tranżazzjonijiet u l-avvenimenti jiġu rreġistrati fir-rekords kontabilistiċi u jiġu rikonoxxuti fir-rapporti finanzjarji tal-perjodi li huma relatati magħhom. L-elementi rikonoxxuti fil-kontabilità tad-dovuti huma assi, obbligazzjonijiet, assi/ekwità netti, dħul u spejjeż.

                              TBCBE

                              4.2.8.

                              X’perjodu ta’ żmien tuża l-entità bħala s-sena finanzjarja tagħha?

                              TBCBE

                              4.2.9.

                              Ir-rapporti finanzjarji tal-entità jinkludu l-komponenti li ġejjin:

                                          —

                                          rapport tal-bidliet fl-assi/ekwità fir-rapport tal-pożizzjoni finanzjarja (imsejħa wkoll il-karta bilanċjali jew dikjarazzjoni tal-assi u tal-obbligazzjonijiet);

                                          —

                                          dikjarazzjoni tal-prestazzjoni finanzjarja (imsejħa wkoll dikjarazzjoni tad-dħul u tal-ispejjeż, dikjarazzjoni tal-introjtu, dikjarazzjoni operatorja, jew rapport tal-introjtu);

                                          —

                                          rapport tal-bidliet fl-assi/ekwità netti;

                                          —

                                          rapport tal-flussi tal-flus; u

                                          —

                                          politiki kontabilistiċi u noti mar-rapporti finanzjarji.

                              TBCBE

                              4.2.10

                              Ir-rapporti finanzjarji tal-entità jiġu ppreżentati għall-awditjar estern fi żmien 6 xhur minn meta tintemm is-sena finanzjarja?

                              TBCBE

                                          4.3

                                             Rapportar estern (‘il barra) — rapportar speċifiku għad-donaturi/għall-fornituri ta’ fondi

                                             L-entità għandha proċeduri ta’ rapportar li jippermettu rapportar adegwat u tempestiv lid-donaturi/lill-fornituri ta’ fondi (inkluża l-Kummissjoni Ewropea) dwar l-użu tal-fondi għal proġetti, għal fondi (fiduċjarji) u għal strumenti finanzjarji pprovduti minnhom?

                              4.3.1

                              L-entità għandha proċeduri ta’ rapportar speċifiċi u dedikati għal attivitajiet, għal proġetti jew għal fondi (fiduċjarji) u għal strumenti finanzjarji ffinanzjati mill-UE jew minn donaturi oħra?

                              TBCBE

                                          4.4

                                             Rapportar estern (‘il ġewwa) — rapportar minn subdelegati u minn benefiċjarji tal-għotjiet

                                             L-entità tieħu miżuri xierqa li jiżguraw, sa ċertu punt raġonevoli, li l-benefiċjarji tal-għotjiet jipprovdu rapporti affidabbli u tempestivi dwar l-użu tal-fondi pprovduti lilhom mill-entità?

                              4.4.1

                              L-entità għandha proċeduri ta’ rapportar speċifiċi u dedikati għal attivitajiet, għal proġetti, għal fondi (fiduċjarji) u għal strumenti finanzjarji ffinanzjati mill-UE jew minn donaturi oħra?

                              TBCBE

                              4.4.2

                              L-entità tipprovdi kundizzjonijiet għar-rapportar minn benefiċjarji ta’ għotjiet fuq l-aspetti finanzjarji u kwalitattivi tal-implimentazzjoni ta’ attivitajiet, ta’ proġetti, ta’ fondi (fiduċjarji) u ta’ strumenti finanzjarji?

                              TBCBE

                              4.4.3

                              Il-kundizzjonijiet għar-rapportar huma komunikati b’mod ċar u kif xieraq (pereż. l-użu ta’ termini ta’ referenza, l-użu ta’ linji gwida (ibbażati fuq il-web), ta’ struzzjonijiet, ta’ fuljetti)?

                                          —

                                          X’inhuma l-kundizzjonijiet ewlenin tar-rapportar?

                                          —

                                          Dawn il-kundizzjonijiet huma vinkolanti? Pereżempju: il-kundizzjonijiet huma stabbiliti fi ftehimiet jew f’kuntratti konklużi mill-entità (jew f’annessi għal dawn) ma’ benefiċjarji tal-għotjiet?

                                          —

                                          Il-konsegwenzi għan-nuqqas ta’ rispett tal-kundizzjonijiet (pereż. regoli għall-eliġibbiltà tan-nefqa) huma spjegati?

                              TBCBE

                              4.4.4

                              L-entità timmonitorja/tivverifika jekk humiex rispettati l-kundizzjonijiet tar-rapportar?

                              TBCBE

                              4.4.5

                              L-entità tikseb u tirrieżamina l-progress li jsir mill-benefiċjarji tal-għotjiet fuq bażi regolari?

                              TBCBE

                              4.4.6

                              L-entità twieġeb b’mod effettiv u tempestiv għal kwistjonijiet li jirriżultaw mir-rieżami ta’ dawn ir-rapporti? Dawn il-kwistjonijiet jistgħu jinkludu: differenzi sinifikanti fit-tqabbil bejn in-nefqa bbaġitjata u dik reali, partiti mhux tas-soltu tan-nefqa, nefqa ineliġibbli (possibbli), dewmien fl-implimentazzjoni tal-proġetti, attivitajiet tal-proġetti mhux implimentati kif ippjanati.

                              TBCBE

                                 PILASTRU 1 — KONTROLL INTERN

                                          5

                                          MONITORAĠĠ — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità timmonitorja (l-komponenti ta’) is-sistema ta’ kontroll intern tagħha b’mod regolari u effettiv?

                                          5.1.

                                             Monitoraġġ (tal-komponenti) tas-sistema ta’ kontroll intern (jekk l-entità ma għandha l-ebda funzjoni tal-awditjar intern)

                                             Jekk l-entità ma jkollha l-ebda funzjoni tal-awditjar intern, għandha miżuri adegwati u effettivi biex timmonitorja l-kontroll intern?

                              5.1.1

                              X’inhuma l-attivitajiet ewlenin li tuża l-entità biex timmonitorja (il-komponenti) is-sistema tal-kontroll intern tagħha?

                              TBCBE

                              5.1.2

                              L-entità kif tniedi azzjonijiet ta’ rimedju għal nuqqasijiet (fil-komponenti) fis-sistema tal-kontroll intern tagħha?

                              TBCBE

                                          5.2.

                                             Funzjoni tal-awditjar intern.

                                             L-entità għandha funzjoni effettiva tal-awditjar intern?

                              5.2.1

                                 Standards u karta tal-awditjar intern

                              Il-funzjoni tal-awditjar intern jikkonforma mal-istandards professjonali internazzjonali u mal-Kodiċi ta’ Etika maħruġ mill-Istitut tal-Awdituri Interni (www.theiia.org)?

                              TBCBE

                                 Gwida

                              Feedback regolari u adegwat għall-maniġment hu meħtieġ rigward il-prestazzjoni tas-sistemi tal-kontroll intern, permezz ta’ funzjoni tal-awditjar intern jew sistemi ekwivalenti li jimmonitorjaw il-funzjoni. F’ċerti pajjiżi, il-funzjoni tal-awditjar intern ikollha x’taqsam biss mal-preawditjar tat-tranżazzjonijiet, li mbagħad jitqies bħala parti mill-attivitajiet tal-kontroll intern.

                              5.2.2

                                 Standards u karta tal-awditjar intern (kontinwazzjoni)

                              L-funzjoni tal-awditjar intern adotta karta tal-awditjar intern li hi konsistenti mad-Definizzjoni tal-Awditjar Intern, mal-Kodiċi ta’ Etika u mal-istandards maħruġa mill-Istitut tal-Awdituri Interni?
                              Nota f’qiegħ il-paġna: Karta tal-awditjar intern hi dokument formali li jistabbilixxi l-iskop, l-awtorità u r-responsabbiltà tal-attività tal-awditjar intern. Il-karta tal-awditjar intern: (i) tistabbilixxi l-pożizzjoni tal-attività tal-awditjar intern fi ħdan l-organizzazzjoni, li tinkludi n-natura tar-relazzjoni tar-rapportar funzjonali tal-kap eżekuttiv tal-awditjar mal-bord; (ii) tawtorizza l-aċċess għar-rekords, għall-persunal u għall-proprjetajiet fiżiċi rilevanti għat-twettiq tal-inkarigi; u (iii) tiddetermina l-ambitu tal-attivitajiet tal-awditjar intern. L-approvazzjoni finali tal-karta tal-awditjar intern tirrisjedi mal-maniġment superjuri tal-entità jew ma’ korp ta’ sorveljanza (kumitat tal-awditjar), fejn xieraq.

                              TBCBE

                              5.2.3

                                 Indipendenza

                              L-funzjoni tal-awditjar intern kif jidħol fl-istruttura organizzazzjonali tal-entità?

                              TBCBE

                              5.2.4

                                 Indipendenza

                              L-funzjoni tal-awditjar intern hu indipendenti, jiġifieri hu liberu minn kundizzjonijiet li jheddu l-ħila tiegħu li jwettaq responsabbiltajiet tal-awditjar intern mingħajr preġudizzji?

                              TBCBE

                              5.2.5

                                 Indipendenza (kontinwazzjoni)

                              Il-kap eżekuttiv tal-awditjar/il-kap tal-funzjoni tal-awditjar intern għandu aċċess dirett u mingħajr restrizzjoni għall-maniġment superjuri u għall-korp ta’ sorveljanza kif xieraq?

                              TBCBE

                              5.2.6

                                 Objettiv u ambitu tal-ħidma

                              X’inhi n-natura tar-responsabbiltajiet tal-funzjoni tal-awditjar intern?

                              TBCBE

                              5.2.7

                                 Objettiv u ambitu tal-ħidma (kontinwazzjoni)

                              X’inhuma l-attivitajiet imwettaq, jew li għandhom jitwettqu, mill-funzjoni tal-awditjar intern?

                              TBCBE

                              5.2.8

                                 Objettiv u ambitu tal-ħidma

                              Il-karta tal-awditjar intern tiddefinixxi n-natura tas-servizzi (ta’ aċċertament) ipprovduti lill-entità?
                              Nota: Is-“servizzi ta’ aċċertament” jinvolvu l-valutazzjoni oġġettiva tal-awditur intern tal-evidenza biex jipprovdi opinjoni jew konklużjonijiet indipendenti rigward entità, operazzjoni, funzjoni, proċess, sistema jew suġġett ieħor. In-natura u l-ambitu tal-inkarigu ta’ aċċertament huma ddeterminati mill-Istandards Internazzjonali għall-Prattika Professjonali tal-Awditjar Intern.

                              TBCBE

                              5.2.9

                                 Objettiv u ambitu tal-ħidma

                              Il-funzjoni tal-awditjar intern tħejji valutazzjoni tar-riskju tal-attivitajiet u/jew tal-funzjonijiet organizzazzjonali (pereż. dipartimenti, unitajiet)?
                              Nota: L-evidenza ta’ funzjoni tal-awditjar intern effettiva (jew ta’ monitoraġġ tas-sistemi) tkun tinkludi wkoll fokus fuq oqsma ta’ riskju għoli.

                              TBCBE

                              5.2.10

                                 Objettiv u ambitu tal-ħidma

                              L-funzjoni tal-awditjar intern tfassal pjan tal-awditjar pluriennali (normalment ta’ tliet snin) kif ukoll pjanijiet operazzjonali annwali? Kif u minn min jintgħażlu u jiġu approvati s-suġġetti tal-awditjar?

                              TBCBE

                              5.2.11

                                 Objettiv u ambitu tal-ħidma (kontinwazzjoni)

                              Dawn il-pjanijiet jinkorporaw medda xierqa ta’ tipi tal-awditjar li jinkludu l-konformità, l-awditi finanzjarji, l-awditi tar-remunerazzjoni, l-awditi tas-sistema li jinkludu awditi tat-teknoloġija tal-informazzjoni, l-awditi forensiċi u tal-prestazzjoni?

                              TBCBE

                              5.2.12

                                 Objettiv u ambitu tal-ħidma

                              L-awditu intern hu operazzjonali għall-attivitajiet kollha ġestiti mill-entità?

                              TBCBE

                              5.2.13

                                 Rapportar

                              Ir-rapporti tal-awditjar intern jitlestew u jinħarġu skont skeda fissa u huma mqassma lill-maniġment superjuri u lil korp ta’ sorveljanza jew lil kumitat tal-awditjar kif xieraq?

                              TBCBE

                              5.2.14

                                 Rapportar (kontinwazzjoni)

                              L-funzjoni tal-awditjar intern tippreżenta rapporti ta’ progress regolari (jiġifieri ta’ kull xahar, trimestru) lill-maniġment tal-entità u lil korp ta’ sorveljanza/kumitat tal-awditjar kif xieraq?

                              TBCBE

                              5.2.15

                                 Segwitu għas-sejbiet u għar-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar intern

                              Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet li jirriżultaw mill-awditjar intern huma indirizzati kif xieraq (lill-maniġment superjuri u lil korp ta’ sorveljanza/kumitat tal-awditjar tal-entità skont kif ikun xieraq) u solvuti?

                              TBCBE

                              5.2.16

                                 Segwitu għas-sejbiet u għar-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar intern

                              Il-maniġment tal-entità jwieġeb minnufih għas-sejbiet tal-awditjar intern?

                              TBCBE

                              5.2.17

                                 Segwitu għas-sejbiet u għar-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar intern

                              Ir-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar intern huma implimentati bis-sħiħ u fil-ħin?
                              Nota: L-evidenza ta’ funzjoni tal-awditjar intern effettiva (jew ta’ monitoraġġ tas-sistemi) tkun tinkludi wkoll azzjoni mill-maniġment dwar is-sejbiet tal-awditjar intern. Dan hu ta’ importanza kritika billi nuqqas ta’ azzjoni fuq is-sejbiet ixekkel kompletament il-ħsieb wara l-funzjoni tal-awditjar intern.

                              TBCBE

                                          5.3.

                                             Dikjarazzjoni mill-maniġment rigward l-effikaċja tas-sistema ta’ kontroll intern

                                             Il-maniġment tal-entità jagħmel dikjarazzjoni rigward l-effikaċja tas-sistema ta’ kontroll intern?

                              5.3.1

                              Il-maniġment jinkludi rapport rigward l-effikaċja tas-sistema ta’ kontroll intern tiegħu (jiġifieri rapport dwar il-kontroll intern) fir-rapporti finanzjarji annwali/fir-rapport annwali tal-entità?
                              Jekk iva, irrieżamina r-rapporti dwar il-kontroll intern tal-entità tal-aħħar 3 snin u r-rapport tal-awditur indipendenti dwar id-dikjarazzjoni tal-maniġment rigward l-effikaċja tas-sistema ta’ kontroll intern.
                              Jekk iva, liema tip ta’ opinjoni (mhux kwalifikata, kwalifikata) esprimew l-awdituri esterni dwar id-dikjarazzjoni tal-maniġment rigward l-effikaċja tas-sistema ta’ kontroll intern tiegħu?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 2 — KONTABILITÀ

                                 MISTOQSIJA EWLENIJA (livell nru 1)

                                 Kummenti tal-awditur

                                 L-entità tuża sistema kontabilistika li tipprovdi f’kull aspett materjali informazzjoni akkurata, kompluta u affidabbli b’mod tempestiv, imsejsa fuq standards kontabilistiċi nazzjonali u/jew internazzjonali u allinjata mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                                 Gwida

                              Politiki kontabilistiċi huma l-prinċipji, il-bażijiet, il-konvenzjonijiet, ir-regoli u l-prattiki speċifiċi applikati mill-entità fit-tħejjija u fil-preżentazzjoni tar-rapporti finanzjarji. Bażi affidabbli tfisser li l-entità tapplika politiki tal-kontabilità li huma rilevanti għall-ħtiġijiet ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet tal-utenti, u affidabbli billi r-rapporti finanzjarji:

                                          —

                                          jirrappreżentaw b’mod leali l-pożizzjoni finanzjarji, il-prestazzjoni finanzjarja u l-fluss tal-flus tal-entità;

                                          —

                                          jirriflettu s-sustanza ekonomika tat-tranżazzjonijiet, avvenimenti u kundizzjonijiet oħra u mhux biss il-forma legali;

                                          —

                                          huma newtrali, jiġifieri ħielsa minn preġudizzji;

                                          —

                                          huma prudenti; u

                                          —

                                          huma kompluti fl-aspetti materjali kollha.

                                 L-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju

                              Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li s-sistemi kontabilistiċi u s-sistemi ta’ kontroll intern użati mill-entitajiet u mill-persuni li se jkunu inkarigati b’kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit f’isem il-Kummissjoni qed jipprovdu livelli ekwivalenti ta’ protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u ta’ garanzija raġonevoli ta’ lħuq tal-objettivi tal-maniġment.

                                 PILASTRU 2 — KONTABILITÀ

                                          1

                                          SISTEMA U POLITIKI KONTABILISTIĊI — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                          1

                                          Sistema u politiki kontabilistiċi

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità tuża sistema kontabilistika adegwata u għandha politiki kontabilistiċi ċari u miktuba?

                              1.1

                              L-entità tapplika politiki kontabilistiċi li:

                                          —

                                          huma rilevanti għall-ħtiġijiet ta’ teħid ta’ deċiżjoni tal-utenti u li jipprovdu bażi affidabbli għat-tħejjija tar-rapporti finanzjarji tal-entità?

                                          —

                                          jikkonformaw mal-istandards kontabilistiċi nazzjonali u/jew internazzjonali applikabbli jew mal-politiki u mar-regoli kontabilistiċi stipulati minn regolamenti jew minn konvenzjonijiet speċifiċi?

                              1.2

                              L-entità għandha manwal ta’ politiki u ta’ proċeduri kontabilistiċi, li jinkludi deskrizzjonijiet dettaljati tal-proċeduri kontabilistiċi għad-diversi tipi ta’ tranżazzjonijiet finanzjarji u kontabilistiċi?

                              TBCBE

                              1.3

                              L-entità topera sistema ta’ żamma tal-kotba/kontabilità b’kontroentrati?
                              Nota: Sistema kontabilistika “b’kontroentrati” hi sett ta’ regoli għar-reġistrazzjoni ta’ informazzjoni finanzjarja f’sistema tal-kontabilità finanzjarja li fiha kull tranżazzjoni jew avveniment ibiddel tal-anqas żewġ kontijiet nominali differenti tal-ktieb tat-tranżazzjonijiet.

                              TBCBE

                              1.4

                              L-entità għandha karta tal-kontijiet li tirrifletti kif xieraq l-operazzjonijiet u l-attivitajiet tagħha?

                              TBCBE

                              1.5

                              L-entità tagħmel rikonċiljazzjonijiet bankarji regolari u rikonċiljazzjonijiet regolari tal-libro-kassa (fejn applikabbli)?

                              TBCBE

                              1.6

                              L-entità tagħmel rikonċiljazzjonijiet u kklerjar regolari ta’ kontijiet ta’ sospiża u ta’ pagamenti bil-quddiem? Jinżammu kontijiet (tat-tranżazzjonijiet ġenerali) separati għall-kontabilità tal-pagamenti bil-quddiem u dawk finali għal proġetti differenti?
                              Nota: ir-rapportar finanzjarju ta’ informazzjoni finanzjarja jeħtieġ kontrollar u verifikar kostanti tal-prattiki ta’ reġistrazzjoni. Dan hu parti importanti mill-kontroll intern u pedament għal informazzjoni ta’ kwalità tajba għall-maniġment u għar-rapporti esterni. Ir-rikonċiljazzjoni tempestiva u frekwenti ta’ data minn sorsi differenti hi fundamentali għall-affidabbiltà tad-data.

                              TBCBE

                              1.7

                              Is-sistema kontabilistika tippermetti l-ipproċessar u r-rapportar ta’ informazzjoni kontabilistika u finanzjarja relatata ma’ proġetti, ma’ attivitajiet, ma’ fondi (fiduċjarji) u ma’ strumenti finanzjarji speċifiċi, indipendentement minn jekk dawn ikunux iffinanzjati mill-entità stess u/jew minn sorsi esterni (bħall-Kummissjoni Ewropea)?

                              TBCBE

                              1.8

                              L-entità tista’ tiżgura rendikont kontabilistiku għat-tranżazzjonijiet (introjtu u nefqa) relatati ma’ proġetti, ma’ attivitajiet, ma’ fondi (fiduċjarji) u ma’ strumenti finanzjarji speċifiċi, indipendentement minn jekk dawn ikunux iffinanzjati mill-entità stess u/jew minn sorsi esterni (bħall-KE)?

                              TBCBE

                              1.9

                              Il-pagamenti bil-quddiem kif isiru
                                    lill-
                                 entità mill-organizzazzjonijiet esterni (pereż. il-KE) għall-finanzjament ta’ proġetti, ta’ attivitajiet, ta’ fondi (fiduċjarji) u ta’ strumenti finanzjarji speċifiċi inklużi fir-rekords kontabilistiċi tal-entità?

                              TBCBE

                              1.10

                              L-entità għandha proċeduri għall-“ikklerjar” ta’ pagamenti bil-quddiem li jsiru
                                    minnha
                                  lil benefiċjarji tal-għotjiet (pereż. il-pagamenti bil-quddiem jiġu kklerjati fuq il-bażi ta’ rapporti tal-awditjar dwar l-użu ta’ fondi sottomessi minn benefiċjarji tal-għotjiet)?

                                 PILASTRU 2 — KONTABILITÀ

                                          2

                                          IBBAĠITJAR — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                          2

                                          Ibbaġitjar

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): l-entità għandha sistema u proċeduri baġitarji li jirriżultaw f’baġits trasparenti u affidabbli għall-operazzjonijiet u għall-attivitajiet tagħha?

                              2.1

                              Il-proċeduri tal-baġits huma formalizzati (pereż. permezz ta’ manwal jew ċirkulari dwar il-baġits?)

                              TBCBE

                              2.2

                              B’liema frekwenza jitħejjew il-baġits (kull sena, kull sitt xhur, kull trimestru)?

                              TBCBE

                              2.3

                              Min huma l-atturi ewlenin involuti fil-proċess tal-baġit?

                              TBCBE

                              2.4

                              Liema sorsi kontabilistiċi u sorsi oħra ta’ data jintużaw?

                              TBCBE

                              2.5

                              L-entità għandha sistema xierqa ta’ klassifikazzjoni tal-baġits (il-kriterji ta’ klassifikazzjoni jistgħu jinkludu, pereżempju: nefqa operazzjonali u kapitali, baġits ibbażati fuq l-attività jew klassifikazzjoni funzjonali, analitika, klassifikazzjoni skont il-proġett/is-subproġett).

                              TBCBE

                              2.6

                              Il-baġits jipprovdu preżentazzjoni koerenti u ċara ta’ kostijiet projjettati/stmati f’konformità mal-attivitajiet, mal-operazzjonijiet u mal-proġetti tal-entità?

                              TBCBE

                              2.7

                              Il-baġits huma trasparenti u komprensivi u jirriflettu kif xieraq l-operazzjonijiet tal-entità?

                              2.8

                              Is-suppożizzjonijiet użati biex jitħejjew il-baġits u biex tiġi kkalkolata n-nefqa projjettata u stmata huma plawżibbli? Iċ-ċwievet tal-allokazzjoni tal-kostijiet, li huma applikati għall-kalkolu tad-data dwar il-kostijiet tal-baġits, huma bbażati fuq suppożizzjoni u prinċipji konsistenti u plawżibbli?

                              2.9

                              Id-data dwar il-baġit hi rilevanti u affidabbli biex tkun ta’ użu veru għall-maniġment u/jew għal utenti oħra?

                              TBCBE

                              2.10

                              Kif u minn min jiġu approvati l-baġits?

                              TBCBE

                              2.11

                              Is-sistema kontabilistika tista’ tipproduċi rapporti komprensivi għan-nefqa attwali mġarrba meta mqabbla mal-baġit inizjali?

                              TBCBE

                              2.12

                              Ir-rapporti jiddikjaraw in-nefqa totali attwali meta mqabbla man-nefqa totali bbaġittjata oriġinarjament imħejjija fuq bażi regolari (kull trimestru, kull sitt xhur) u dawn jinħarġu f’ammont raġonevoli ta’ żmien (xahar) wara li jintemm il-perjodu?

                              TBCBE

                              2.13

                              Id-differenzi bejn in-nefqa attwali u n-nefqa bbaġitjata oriġinarjament huma eżaminati u spjegati kif xieraq?

                              TBCBE

                              2.14

                              F’każijiet li fihom il-kompożizzjoni tan-nefqa tvarja b’mod sinifikanti mill-baġit oriġinali, it-tali varjanzi jiġu approvati kif xieraq?

                              TBCBE

                              2.15

                              Ir-rapporti dwar l-eżekuzzjoni tal-baġit iqisu wkoll in-nefqa li ssir minn trasferimenti għal partijiet (pereż. uffiċċji f’postijiet oħra) tal-entità li joperaw b’mod awtonomu/indipendenti mill-kwartieri ġenerali tal-entità?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 2 — KONTABILITÀ

                                          3

                                          KONTABILITÀ U BBAĠITJAR GĦAL PROĠETTI, GĦAL ATTIVITAJIET, GĦAL FONDI (FIDUĊJARJI), GĦAL STRUMENTI FINANZJARJI U GĦAL GARANZIJI BAĠITARJI SPEĊIFIĊI — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                              L-iskop tal-mistoqsijiet f’din it-taqsima hu li jivvalutaw jekk is-sistema kontabilistika tal-entità tistax tipproduċi rapporti affidabbli u tempestivi dwar l-użu li jsir mill-entità — u/jew mill-benefiċjarji tal-għotjiet — ta’ fondi għal attivitajiet, għal proġetti, għal fondi (fiduċjarji) u għal strumenti finanzjarji speċifiċi (5). L-utenti ta’ dawn ir-rapporti huma l-maniġment tal-entità u/jew il-partijiet esterni li pprovdew il-finanzjament (bħall-Kummissjoni Ewropea).

                                          3

                                          Kontabilità u bbaġitjar għal proġetti, għal attivitajiet, għal fondi (fiduċjarji) u għal strumenti finanzjarji

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): l-entità għandha proċeduri kontabilistiċi u baġitarji li jippermettu r-rapportar adegwat u tempestiv lid-donaturi/lill-fornituri ta’ fondi (inkluża l-Kummissjoni Ewropea) dwar l-użu tal-fondi pprovduti minnhom għal proġetti, għal attivitajiet, għal fondi (fiduċjarji) u għal strumenti finanzjarji u kapaċità u proċessi fis-seħħ biex tipproduċi rapporti finanzjarji
                                  (6)
                                 ?

                              3.1

                              L-entità għandha sistema u proċeduri kontabilistiċi li jippermettu l-ġenerazzjoni ta’ informazzjoni rilevanti u affidabbli għat-tħejjija ta’ rapporti (b’informazzjoni finanzjarja u kwalitattiva) u rapporti finanzjarji dwar attivitajiet, proġetti, fondi (fiduċjarji) u strumenti finanzjarji ffinanzjati mill-UE jew minn donaturi oħra?

                              TBCBE

                              3.2

                              Is-sistema kontabilistika tal-entità tippermetti l-ġenerazzjoni ta’ rapporti finanzjarji għal attivitajiet, għal proġetti, għal fondi (fiduċjarji) u għal strumenti finanzjarji speċifiċi, jew il-ġenerazzjoni ta’ data kontabilistika aggregata, li jistgħu jintużaw b’mod dirett fil-kumpilazzjoni ta’ rapporti finanzjarji u ta’ dikjarazzjonijiet finanzjarji?

                              TBCBE

                                 Gwida

                              Is-sistema tal-informazzjoni ta’ entità tipikament tinkludi l-użu ta’ entrati standard fil-ġurnal li huma meħtieġa fuq bażi rikorrenti għar-reġistrazzjoni tat-tranżazzjonijiet. L-eżempji jistgħu jkunu entrati fil-ġurnal għar-reġistrazzjoni ta’ kostijiet salarjali fil-ktieb tat-tranżazzjonijiet ġenerali.
                              Il-proċess ta’ rapportar finanzjarju ta’ entità jinkludi wkoll l-użu ta’ entrati mhux standard fil-ġurnal għar-reġistrazzjoni ta’ tranżazzjonijiet jew ta’ aġġustamenti mhux rikorrenti u mhux tas-soltu. Dawn jistgħu jkunu neċessarji biex jitqiesu l-partiti tal-kostijiet (li jinkludu l-allokazzjoni tal-kostijiet) relatati ma’ proġett speċifiku u li ma jkunux koperti minn proċeduri kontabilistiċi u minn entrati fil-ġurnal standard. Fis-sistemi manwali tal-ktieb tat-tranżazzjonijiet ġenerali, l-entrati mhux standard fil-ġurnal jistgħu jkunu identifikati permezz ta’ spezzjoni ta’ kotba tat-tranżazzjonijiet, ta’ ġurnali u ta’ dokumentazzjoni ta’ sostenn.

                              3.3

                              L-entità kemm għandha bżonn tagħmel entrati addizzjonali fil-ġurnal, tirranġa l-entrati u/jew twettaq proċessar u manipulazzjoni manwali oħrajn tad-data finanzjarja u dwar il-kostijiet biex tħejji rapporti kompluti u affidabbli?

                              TBCBE

                              3.4

                              L-entità kemm tuża t-tabelli intermedji u/jew ta’ allokazzjoni (tal-kostijiet) li jintraċċaw l-informazzjoni finanzjarja ppreżentata f’informazzjoni speċifika għall-proġetti għall-kontijiet tal-ktieb tat-tranżazzjonijiet ġenerali tal-entità u/jew għall-kontijiet tal-kostijiet?

                              TBCBE

                              3.5

                              L-entità kemm tuża softwer addizzjonali (pereż. applikazzjonijiet ta’ spreadsheet bħal MS Excel) minbarra s-softwer kontabilistiku regolari tagħha biex tipproduċi rapporti finanzjarji?

                              TBCBE

                              3.6

                              Ikseb fehim suffiċjenti ta’ kif l-informazzjoni finanzjarja (jiġifieri n-nefqa) għall-proġetti titqies fis-sistema kontabilistika tal-entità (jiġifieri s-suppożizzjonijiet ewlenin, il-prinċipji ta’ allokazzjoni) u kif din l-informazzjoni ġiet estratta u inkluża (b’mod awtomatiku/aġġustamenti manwali) fir-rapporti finanzjarji.

                              TBCBE

                              3.7

                              L-entità għandha sistema u proċeduri ta’ bbaġitjar li jippermettu l-ġenerazzjoni ta’ informazzjoni rilevanti u affidabbli għat-tħejjija ta’ baġits dwar attivitajiet, proġetti, fondi (fiduċjarji) u strumenti finanzjarji?
                              Nota: fil-prinċipju, japplikaw l-istess mistoqsijiet bħal fil-każ tal-proċess tal-baġit ġenerali tal-entità.

                              TBCBE

                                 PILASTRU 3 — AWDITJAR ESTERN INDIPENDENTI

                                 MISTOQSIJA EWLENIJA (livell nru 1)

                                 Kummenti tal-awditur

                                 L-entità hi soġġetta għal awditjar estern indipendenti, li għandu jitwettaq f’kull aspett materjali f’konformità ma’ standards tal-awditjar aċċettati f’livell internazzjonali minn servizz tal-awditjar funzjonalment indipendenti mill-entità, u f’konformità mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                                 Gwida

                              Awditjar estern ta’ kwalità għolja hu rekwiżit essenzjali għall-ħolqien ta’ trasparenza fl-użu mill-entità tar-riżorsi, li jinkludu l-fondi pprovduti mid-donaturi. L-elementi ewlenin tal-kwalità tal-awditjar estern huma: l-objettivi u l-ambitu tal-awditjar, u l-aderenza ma’ standards xierqa tal-awditjar li jinkludu l-indipendenza tal-awditur estern, jiġifieri l-istituzzjoni tal-awditjar.

                                 PILASTRU 3 — AWDITJAR ESTERN INDIPENDENTI

                                          1

                                          QAFAS REGOLATORJU — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): l-entità għandha qafas regolatorju ċar għall-awditjar estern?

                              1.1

                              L-entità hi soġġetta għal awditjar estern imwettaq minn ditta professjonali u indipendenti tal-awditjar estern (settur privat) skont l-istandards ekwivalenti għall-istandards internazzjonali dwar l-awditjar?

                                 Jekk iva, wieġeb il-mistoqsijiet fi 2.1 (Prinċipji) u fi 3 (Proċeduri tal-awditjar estern).

                              TBCBE

                              1.2

                              L-entità hi soġġetta għal awditjar estern imwettaq minn istituzzjoni nazzjonali tal-awditjar (settur pubbliku) skont l-istandards ekwivalenti għall-istandards internazzjonali dwar l-awditjar? Jekk iva, wieġeb il-mistoqsijiet fit-Taqsima 3 ta’ hawn taħt.

                                 Jekk iva, wieġeb il-mistoqsijiet fi 2.2 (Prinċipji) u fi 3 (Proċeduri tal-awditjar estern).

                              TBCBE

                              1.3

                              L-entità hi soġġetta għal awditjar estern imwettaq minn korp estern tal-awditjar jew ta’ sorveljanza li jopera f’qafas regolatojru jew istituzzjonalizzat speċifiku (pereż. awditur estern tan-NU) skont l-istandards ekwivalenti għall-istandards internazzjonali dwar l-awditjar? Jekk iva, wieġeb il-mistoqsijiet fit-Taqsima 4 ta’ hawn taħt.

                                 Jekk iva, wieġeb il-mistoqsijiet fi 2.3 (Prinċipji) u fi 3 (Proċeduri tal-awditjar estern).

                              TBCBE

                                 PILASTRU 3 — AWDITJAR ESTERN INDIPENDENTI

                                          2

                                          PRINĊIPJI — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                          2.1.

                                          L-awditjar estern jitwettaq minn ditta professjonali u indipendenti tal-awditjar estern (settur privat) skont l-istandards ekwivalenti għall-istandards internazzjonali dwar l-awditjar.

                                             Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità hi soġġetta għal awditjar estern li:

                                                      —

                                                      jitwettaq minn ditta professjonali tal-awditjar estern li hi indipendenti mill-entità u li tikkonforma mal-prinċipji fundamentali tal-etika professjonali, li jinkludu: l-integrità, l-oġġettività, il-kompetenza professjonali u d-diliġenza dovuta, il-kunfidenzjalità u l-imġiba professjonali?

                                                      —

                                                      jitwettaq skont standards tal-awditjar ekwivalenti għall-Istandards Internazzjonali dwar l-Awditjar (“ISAs”) maħruġa mill-Bord tal-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar u l-Aċċertament (IAASB)?

                              2.1.1

                              L-awditjar jitwettaq minn ditta professjonali tal-awditjar estern li hi membru ta’ korp nazzjonali tal-kontabilità jew tal-awditjar stabbilit?
                              Il-korp nazzjonali tal-kontabilità jew tal-awditjar hu membru tal-IFAC?

                              2.1.2

                              L-awditjar jitwettaq skont l-istandards nazzjonali applikabbli dwar l-awditjar u dawn huma standards konformi mal-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar (“ISAs”) maħruġa mill-Bord tal-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar u l-Aċċertament (IAASB)?

                              2.1.3

                              L-awditur li jwettaq l-awditjar hu rregolat minn kodiċi ta’ etika li jistabbilixxi l-prinċipji etiċi fundamentali għall-awdituri fir-rigward tal-integrità, tal-oġġettività, tal-indipendenza, tal-kompetenza professjonali u tad-diliġenza dovuta, tal-kunfidenzjalità, tal-imġiba professjonali u tal-istandards tekniċi?
                              Dan il-kodiċi ta’ etika hu konformi mal-Kodiċi ta’ Etika tal-IFAC għall-Kontabilisti Professjonali maħruġ mill-Bord Internazzjonali tal-Istandards Etiċi għall-Kontabilisti (IESBA)?

                              2.1.4

                              Il-prinċipju fundamentali ta’ indipendenza hu rrispettat fis-sħuħija tiegħu?

                                          2.2.

                                          L-awditjar estern jitwettaq minn istituzzjoni nazzjonali tal-awditjar (settur pubbliku) skont l-istandards ekwivalenti għall-istandards internazzjonali dwar l-awditjar.

                                             Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità hi soġġetta għal awditjar estern li:

                                                      —

                                                      jitwettaq minn istituzzjoni nazzjonali tal-awditjar jew minn istituzzjoni suprema tal-awditjar (pereż. qorti nazzjonali tal-awdituri jew korp ekwivalenti) li hi indipendenti mill-entità u li tikkonforma mal-prinċipji fundamentali tal-etika professjonali, li jinkludu: l-integrità, l-oġġettività, il-kompetenza professjonali u d-diliġenza dovuta, il-kunfidenzjalità u l-imġiba professjonali?

                                                      —

                                                      jitwettaq skont standards tal-awditjar ekwivalenti għall-prinċipji, għall-istandards u għall-gwida maħruġa mill-Organizzazzjoni Internazzjonali tal-Istituzzjonijiet Supremi tal-Awditjar (INTOSAI)?

                              2.2.1

                              L-awditjar jitwettaq minn istituzzjoni nazzjonali tal-awditjar li hi membru tal-INTOSAI?

                              2.2.2

                              L-awditjar jitwettaq skont l-istandards nazzjonali applikabbli dwar l-awditjar u dawn l-istandards huma konformi mal-Istandards tal-INTOSAI?

                              2.2.3

                              L-awditur li jwettaq l-awditjar hu rregolat minn Kodiċi ta’ Etika li jistabbilixxi l-prinċipji etiċi fundamentali għall-awdituri fir-rigward tal-integrità, tal-oġġettività, tal-indipendenza, tal-kompetenza professjonali u tad-diliġenza dovuta, tal-kunfidenzjalità, tal-imġiba professjonali u tal-istandards tekniċi?
                              Dan il-Kodiċi ta’ Etika hu konformi mal-Kodiċi ta’ Etika tal-INTOSAI (ISSAI 30) jew ma’ ieħor ekwivalenti?

                              2.2.4

                              Il-prinċipju fundamentali ta’ indipendenza hu rrispettat fis-sħuħija tiegħu?

                                          2.3.

                                          L-awditjar estern jitwettaq minn korp tal-awditjar jew ta’ sorveljanza estern li jopera f’qafas regolatojru jew istituzzjonalizzat speċifiku (pereż. awditur estern tan-NU) u li hu indipendenti mill-entità skont l-istandards ekwivalenti għall-istandards internazzjonali dwar l-awditjar.

                                             Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità hi soġġetta għal awditjar estern li:

                                                      —

                                                      jitwettaq minn korp tal-awditjar jew ta’ sorveljanza estern li hu indipendenti mill-entità u li jikkonforma mal-prinċipji fundamentali tal-etika professjonali, li jinkludu: l-integrità, l-oġġettività, il-kompetenza professjonali u d-diliġenza dovuta, il-kunfidenzjalità u l-imġiba professjonali?

                                                      —

                                                      jitwettaq skont standards tal-awditjar ekwivalenti għall-Istandards Internazzjonali dwar l-Awditjar (“ISAs”) jew l-istandards tal-INTOSAI?

                              2.3.1

                              L-awditjar jitwettaq minn korp estern tal-awditjar jew ta’ sorveljanza li jopera f’qafas regolatorju jew istituzzjonalizzat speċifiku? Ikseb deskrizzjoni qasira ta’ dan il-qafas.

                              2.3.2

                              L-awditjar jitwettaq skont standards ekwivalenti għall-Istandards Internazzjonali dwar l-Awditjar (“ISAs”) jew l-istandards tal-INTOSAI?

                              2.3.3

                              L-awditur li jwettaq l-awditjar hu rregolat minn Kodiċi ta’ Etika li jistabbilixxi l-prinċipji etiċi fundamentali għall-awdituri fir-rigward tal-integrità, tal-oġġettività, tal-indipendenza, tal-kompetenza professjonali u tad-diliġenza dovuta, tal-kunfidenzjalità, tal-imġiba professjonali u tal-istandards tekniċi?
                              Dan il-Kodiċi ta’ Etika hu konformi mal-prinċipji tal-Kodiċi ta’ Etika tal-IFAC għall-Kontabilisti Professjonali maħruġ mill-Bord Internazzjonali tal-Istandards Etiċi għall-Kontabilisti (IESBA), mal-Kodiċi ta’ Etika tal-INTOSAI (ISSAI 30) jew ma’ kodiċi ta’ etika ekwivalenti?

                              2.3.4

                              Il-prinċipju fundamentali ta’ indipendenza hu rrispettat fis-sħuħija tiegħu?

                                 PILASTRU 3 — AWDITJAR ESTERN INDIPENDENTI

                                          3

                                          PROĊEDURI TAL-AWDITJAR ESTERN — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): l-entità hi soġġetta għal proċeduri xierqa tal-awditjar estern?

                              2.1

                              X’tip(i) ta’ awditjar estern japplika(w) għall-entità (pereż. awditi annwali tar-rapporti finanzjarji tal-entità, awditi tal-konformità u awditi oħra)?
                              X’inhuma l-objettivi u l-ambitu ta’ dawn l-awditi? L-awditi jkopru wkoll aspetti ta’ legalità u ta’ regolarità relatati mal-finanzjament ipprovdut mill-Kummissjoni Ewropea u/jew minn fornituri oħra ta’ fondi?
                              B’liema frekwenza jsiru l-awditi?
                              Lil min joħroġ ir-rapport tiegħu l-awditur?

                              TBCBE

                              2.2

                              Minn liema awditur(i) jitwettqu dawn l-awditi (ara 1 — qafas regolatorju)?

                              TBCBE

                              2.3

                              Fi żmien kemm-il xahar minn tmiem is-sena finanzjarja tal-entità jinħareġ rapport tal-awditjar dwar ir-rapporti finanzjarji tagħha?
                              Liema tip ta’ opinjoni dwar l-awditjar inħarġet dwar ir-rapporti finanzjarji fl-aħħar 3 snin?

                              TBCBE

                              2.4

                              Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet li jirriżultaw mill-awditi esterni huma indirizzati kif xieraq (lill-maniġment superjuri u lil korp ta’ sorveljanza/kumitat tal-awditjar tal-entità skont kif ikun xieraq) u solvuti?

                              TBCBE

                              2.5

                              Il-maniġment tal-entità jwieġeb minnufih għas-sejbiet tal-awditjar estern?

                              TBCBE

                              2.6

                              Ir-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar estern huma implimentati bis-sħiħ u b’mod tempestiv?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 4 — GĦOTJIET

                                 MISTOQSIJA EWLENIJA (livell nru 1)

                                 Kummenti tal-awditur

                                 L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz ta’ għotjiet u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                                 Gwida

                              L-entità tista’ tikkonkludi kuntratti ta’ għotjiet direttament mal-benefiċjarji tal-għotjiet
                                  (7). Għotja hi kontribuzzjoni finanzjarja permezz ta’ donazzjoni mogħtija lil benefiċjarju speċifiku biex jiġu ffinanzjati l-attivitajiet imwettqa mill-benefiċjarju jew biex tiġi ffinanzjata l-operazzjoni (jiġifieri l-kostijiet operatorji) tal-benefiċjarju.

                              L-entità għandu jkollha proċeduri fis-seħħ biex tiżgura, sa limitu raġonevoli, li dawn il-benefiċjarji tal-għotjiet jissodisfaw ir-rekwiżiti għall-kontroll intern, għall-kontabilità u għall-awditjar intern. Il-prinċipji ta’ sistema tal-għotjiet iridu jiġu ddikjarati f’qafas legali u regolatorju definit sew u trasparenti li jistabbilixxi biċ-ċar politiki, proċeduri, responsabbiltà u kontrolli xierqa. Filwaqt li s-sistema tal-għotjiet topera fil-qafas tagħha stess, din tibbenefika mill-ambjent tal-kontroll ġenerali, inkluż l-aċċess pubbliku għall-informazzjoni, il-kontrolli interni operati mill-entità, is-sistema kontabilistika tal-entità u l-awditjar estern.
                              Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li r-regoli u l-proċeduri dwar l-għotjiet huma xierqa jekk jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:

                                          (a)

                                          ikunu konformi mal-prinċipji tal-proporzjonalità, ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, tat-trattament indaqs u ta’ ebda diskriminazzjoni;

                                          (b)

                                          huma jiżguraw trasparenza, b’pubblikazzjoni adegwata tas-sejħiet għal proposti, bil-proċeduri ta’ għotjiet diretti li jkunu limitati għal ammonti raġonevoli jew ikunu ġġustifikati kif xieraq;

                                          (c)

                                          jipprevjenu l-kunflitti ta’ interess matul il-proċedura kollha ta’ għoti tal-għotjiet;

                                 PILASTRU 4 — GĦOTJIET

                                          1

                                          QAFAS LEGALI U REGOLATORJU — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar għall-provvista tal-għotjiet?

                              1.1

                              X’tipi ta’ għotjiet tipprovdi l-entità? Il-qafas jiddefinixxi kif xieraq it-terminu “għotjiet” u l-forom tal-għotjiet (pereż. ammont massimu, perċentwal mill-kost (eliġibbli) totali tal-azzjoni, użu ta’ finanzjament b’somom f’daqqa, eċċ.)?

                              TBCBE

                              1.2

                              Għal għotjiet mogħtija wara sejħiet għal proposti, hemm il-linji gwida għall-applikanti għall-għotjiet u dawn il-linji gwida jistgħu jiddeskrivu biċ-ċar il-proċeduri u r-regoli mill-applikazzjoni għall-għoti tal-għotjiet?

                                          —

                                          Dawn il-linji gwida huma ppubblikati u aċċessibbli faċilment?

                                          —

                                          Il-linji gwida jiddeskrivu biċ-ċar il-prinċipji ewlenin (ara aktar ’il quddiem) u kwistjonijiet ewlenin bħar-regoli dwar l-eliġibbiltà, id-dokumenti ta’ sostenn meħtieġa u jipprovdu deskrizzjoni tal-attivitajiet/azzjoni?

                                          —

                                          Il-linji gwida jinkludu dokumenti bħal formoli għall-applikazzjoni għal għotjiet u mudelli tal-baġit tal-azzjonijiet?

                                          —

                                          Hemm mezz ta’ rimedju disponibbli, faċilment aċċessibbli, trasparenti, nondiskriminatorju, effiċjenti u effettiv? Il-benefiċjarji/l-applikanti huma informati dwar drittijiethom matul il-proċess kollu?

                              TBCBE

                              1.3

                              L-entità tuża mudelli standard għall-għotjiet ta’ kuntratti?
                              Il-mudelli tal-kuntratti jippermettu biex l-azzjonijiet/attivitajiet ikunu definiti b’mod ċar?
                              Il-benefiċjarji kollha huma identifikati fil-kuntratti?
                              Il-kuntratti jispeċifikaw tal-anqas is-suġġett, il-benefiċjarju/i, id-durata, l-ammont massimu tal-finanzjament, baġit għall-azzjoni jew għall-programm ta’ ħidma u r-responsabbiltajiet tal-benefiċjarju/i?

                              TBCBE

                              1.4

                              Il-kuntratti jistabbilixxu biċ-ċar il-kundizzjonijiet, ir-regoli u l-kriterji li jridu jiġu rrispettati?
                              Jekk tingħata għotja lil diversi entitajiet, il-kuntratti tal-għotjiet jistabbilixxu biċ-ċar l-obbligi u r-responsabbiltajiet tal-koordinatur, jekk eżistenti, u tal-benefiċjarji l-oħra, u l-kundizzjonijiet għaż-żieda jew għat-tneħħija ta’ benefiċjarju?
                              L-emendi għall-kuntratti tal-għotjiet ma jistgħux jinvolvu xi tibdil li jkun jinfluwenza d-deċiżjoni dwar l-għoti ta’ għotja jew it-trattament indaqs tal-applikanti, fejn rilevanti. Dawn il-kriterji huma rrispettati?
                              Hemm regoli bażiċi għall-kostijiet eliġibbli (pereż. kostijiet attwali mġarrba mill-benefiċjarju tal-għotjiet)?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 4 — GĦOTJIET

                                          2

                                          PRINĊIPJI — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): il-prinċipji li ġejjin huma integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji tas-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tal-entità: it-trasparenza, it-trattament indaqs, il-kriterji ta’ eliġibbiltà u l-evitar ta’ kunflitti ta’ interess?
                              Dawn il-prinċipji jridu jiġu integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji tas-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tal-entità skont il-prinċipju globali ta’ proporzjonalità. Il-prinċipji mhumiex assoluti u jista’ jiġi stabbilit numru limitat ta’ eċċezzjonijiet dment li dawn ikunu stipulati b’mod ċar, raġonevoli u ġustifikati.

                              2.1

                                 Trasparenza Is-sejħiet għal proposti huma ppubblikati b’mod mifrux u faċilment aċċessibbli? L-applikanti għall-għotjiet għandhom biżżejjed żmien biex jippreżentaw il-proposti?

                              2.2

                                 Trattament indaqs Is-sejħiet għal proposti huma evalwati minn kumitat ta’ evalwazzjoni li hu imparzjali u li juża kriterji ċari u ppubblikati? L-għażliet u l-għotjiet isiru fuq il-bażi unika tal-applikazzjoni? Il-komunikazzjoni mal-applikanti għall-għotjiet hi permessa f’dawn il-fażijiet?

                              2.3.1

                                 Kriterji ta’ eliġibbiltà Is-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tipprovdi kriterji ta’ eliġibbiltà li huma trasparenti u nondiskriminatorji? Dawn il-kriterji ta’ eliġibbiltà huma ppubblikati u aċċessibbli faċilment?

                              2.3.2

                                 Kriterji ta’ eliġibbiltà Hemm kriterji ta’ eliġibbiltà għall-applikanti għal għotjiet (pereż. status legali u amministrattiv u regoli dwar in-nazzjonalità)?

                              2.3.3

                                 Kriterji ta’ eliġibbiltà Hemm kriterji ta’ eliġibbiltà għall-azzjonijiet li jridu jiġu ffinanzjati mill-għotjiet (pereż. tipi ta’ attivitajiet, ta’ setturi jew ta’ temi u ż-żoni ġeografiċi koperti mill-għotja)?

                              2.5

                                 L-evitar ta’ finanzjament doppju Is-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tinkludi regoli bażiċi li jagħmluha ċara li l-istess kostijiet ma jistgħux jiġu ffinanzjati darbtejn għall-istess azzjoni?

                              2.6

                                 L-evitar ta’ kunflitti ta’ interess Is-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tinkludi proċeduri u regoli li jipprevjenu kunflitti ta’ interess matul il-proċess ta’ għoti tal-għotjiet?

                                 PILASTRU 4 — GĦOTJIET

                                          3

                                          PROĊEDURI TA’ GĦOTJIET — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-għoti ta’ għotjiet?

                                          3.1

                                             Pubblikazzjoni ta’ sejħa għal proposti — L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-pubblikazzjoni tas-sejħiet għal proposti?

                              3.1.1

                              Is-sejħiet għal proposti huma ppubblikati f’mezzi nazzjonali/internazzjonali (pereż. stampa, Internet)?

                              TBCBE

                              3.1.2

                              Hemm dokumenti rilevanti disponibbli u faċilment aċċessibbli (pereż. fuq siti web) għall-applikanti għal għotjiet? Id-dokumenti rilevanti jistgħu jinkludu: linji gwida għall-applikanti li jinkludu kriterji importanti bħar-regoli dwar l-eliġibbiltà għall-applikanti, għall-azzjonijiet u għan-nefqa, il-formoli għall-applikazzjoni għal għotjiet, mudelli u annessi għal ftehimiet jew kuntratti ta’ għotjiet.

                              TBCBE

                              3.1.3

                              Is-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tipprovdi l-possibbiltà li jingħataw għotjiet mingħajr sejħa għal proposti (jiġifieri għotja diretta)? Il-kundizzjonijiet għal proċedura ta’ għotja diretta huma definiti b’mod strett u limitati għal sitwazzjonijiet eċċezzjonali u ġġustifikati kif xieraq, pereż. għotjiet lil pajjiżi benefiċjarji, sitwazzjonijiet ta’ kriżi, sitwazzjonijiet ta’ monopolju jew każijiet simili?

                              TBCBE

                              3.1.4

                              Is-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tipprovdi funzjoni ta’ sostenn u ta’ informazzjoni (pereż. jiġu organizzati sessjonijiet ta’ informazzjoni ma’ applikanti potenzjali, hemm punt ta’ kuntatt/funzjoni ta’ helpdesk, hemm mekkaniżmu ta’ mistoqsijiet u tweġibiet, manwali)?

                                          —

                                          Hu possibbli li l-applikanti għal għotjiet jippreżentaw mistoqsijiet wara l-pubblikazzjoni tas-sejħa għal proposti u qabel l-iskadenza għas-sottomissjoni tal-proposti?

                                          —

                                          It-tweġibiet għall-mistoqsijiet ta’ applikant huma kondiviżi ma’ applikanti oħra?

                              TBCBE

                                          3.2

                                             Sottomissjoni ta’ proposti — L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għas-sottomissjoni ta’ proposti?

                              3.2.1

                              L-entità għandha proċeduri fis-seħħ għar-riċevuta, għar-reġistrazzjoni u għaż-żamma ta’ proposti magħmula mill-applikanti għal għotjiet?
                              L-entità tuża sistemi elettroniċi/tal-IT biex tirreġistra u tipproċessa applikazzjonijiet għal għotjiet? Hemm miżuri u kontrolli fis-seħħ li jiżguraw l-integrità, id-disponibbiltà u, fejn xieraq, il-kunfidenzjalità tad-dokumenti u l-protezzjoni ta’ data personali?

                              TBCBE

                              3.2.2

                              L-iskadenzi għas-sottomissjoni tal-proposti huma komunikati lill-applikanti għal għotjiet?

                              TBCBE

                                          3.3

                                             Sigurtà u kunfidenzjalità tal-proposti — L-entità tapplika regoli u proċeduri li jiggarantixxu s-sigurtà u l-kunfidenzjalità tal-proposti?

                              3.3.1

                              Is-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tinkludi regoli li jiżguraw is-sigurtà u l-kunfidenzjalità tal-proposti sottomessi, b’mod partikolari billi:

                                          —

                                          tiżgura li jkun hemm miżuri fis-seħħ għas-sigurtà u għall-ħżin ta’ proposti (pereż. iż-żamma ta’ reġistru ta’ dokumenti, l-enumerazzjoni tad-dokumenti kollha jew iż-żamma ta’ żona ta’ ħżin ċentrali għad-dokumenti kollha), kif ukoll għal-limitazzjoni tal-aċċess għad-dokumenti; u

                                          —

                                          tikkunsidra kwistjonijiet relatati mas-sigurtà elettronika u maż-żamma ta’ proċessi dokumentati għall-ħżin u għall-komunikazzjoni elettroniċi (pereż. proposti sottomessi elettronikament jiġu ssalvagwardjati mill-aċċess qabel il-ħin tal-għeluq; is-sistema għandha l-kapaċità li tirrifjuta proposti li jaslu tard b’mod awtomatiku).

                              TBCBE

                                          3.4

                                             Ir-riċevuta, ir-reġistrazzjoni u l-ftuħ tal-proposti — L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għar-riċevuta, għar-reġistrazzjoni u għall-ftuħ tal-proposti?

                              3.4.1

                              Is-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tistabbilixxi proċeduri għall-ftuħ tal-proposti, b’mod partikolari billi:

                                          —

                                          ikun hemm kumitat ta’ evalwazzjoni li jiftaħ u jawtentika l-proposti mill-aktar fis possibbli wara ż-żmien deżinjat;

                                          —

                                          jiġu speċifikati kriterji għan-nomina tal-membri tal-kumitat;

                                          —

                                          il-ftuħ tal-proposti jsir f’kuntest li fih informazzjoni bażika dwar il-proposti tiġi ddivulgata u rreġistrata fil-minuti uffiċjali;

                                          —

                                          jiġu speċifikati ċirkustanzi ċari li jiddefinixxu l-politika li fihom il-proposti jkunu invalidati (pereż. proposti riċevuti wara l-ħin tal-għeluq jiġu invalidati sakemm dan ma jkunx dovut għal żball mill-entità tal-għoti tal-għotjiet; kriterji għall-eliġibbiltà tal-offerenti);

                                          —

                                          jiġi żgurat li kwalunkwe kjarifika tal-proposti sottomessi ma tirriżultax f’tibdil sostantiv wara l-iskadenza għas-sottomissjoni; u

                                          —

                                          jiġi żgurat li jiġi prodott rapport ċar u formali tal-proposti kollha qabel ma dawn jingħaddew lill-uffiċjali responsabbli għall-evalwazzjoni tagħhom.

                              TBCBE

                                          3.5

                                             Proċeduri ta’ għażla u ta’ evalwazzjoni — L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-għażla u għall-evalwazzjoni tal-proposti għal għotjiet?

                              3.5.1

                                    Uffiċjali/kumitat ta’ evalwazzjoni (għall-gwida għall-kumitat ta’ evalwazzjoni, ara l-akkwist)

                                          —

                                          Il-proċeduri ta’ għażla u ta’ evalwazzjoni jitwettqu minn aktar minn uffiċjal wieħed ta’ evalwazzjoni jew, idealment, minn kumitat?

                                          —

                                          Huma speċifikati kriterji għan-nomina tal-kumitat ta’ evalwazzjoni? Skont il-valur tal-proposti u l-livell ta’ riskju, il-kumitat jista’ jinkludi mhux biss uffiċjali minn dipartimenti differenti b’ebda rabta ġerarkika iżda possibilment esperti esterni wkoll.

                                          —

                                          Ir-rwol, il-funzjoni, il-kompożizzjoni u r-rwol operazzjonali tal-kumitati ta’ evalwazzjoni huma deskritti? Ir-responsabbiltajiet tal-President mingħajr vot u tal-membri li jivvotaw tal-kumitat huma deskritti b’mod ċar?

                                          —

                                          Hemm proċeduri għaż-żamma ta’ dokumenti (kunfidenzjali) ta’ proposti?

                                          —

                                          L-uffiċjali inkarigati mill-evalwazzjoni huma ħielsa minn sitwazzjoni ta’ kunflitt ta’ interess (pereż. permezz ta’ divulgazzjoni obbligatorja) u huma marbuta b’rekwiżiti relatati mal-kunfidenzjalità? Fil-każ ta’ kumitat ta’ evalwazzjoni, l-integrità u kunsiderazzjonijiet professjonali jridu jiġu kkunsidrati meta jintgħażlu l-membri.

                                          —

                                          L-aspetti rilevanti kollha tal-evalwazzjoni huma inklużi f’rapport bil-miktub iffirmat mill-uffiċjali/kumitat ta’ evalwazzjoni?

                              TBCBE

                              3.5.2

                                    Kontrolli amministrattivi u formali

                              Il-proposti huma soġġetti għal kontrolli amministrattivi u formali mill-kumitat ta’ evalwazzjoni jew minn persunal ieħor, f’liema każ ir-riżultati tal-ħidma tagħhom iridu jiġu rieżaminati mill-kumitat?
                              Dawn il-kontrolli jiffokaw fuq tlestija sħiħa u korretta tal-formola ta’ applikazzjoni għal għotjiet u fuq is-sottomissjoni tad-dokumenti ta’ sostenn meħtieġa kollha?
                              Dawn il-kontrolli jistgħu jirriżultaw fir-rifjut ta’ applikazzjoni, li jfisser li proposta ma tiġix ikkunsidrata għal evalwazzjoni ulterjuri?
                              Hu possibbli li l-applikanti jipprovdu, fi skadenza stabbilita, informazzjoni nieqsa jew dokumenti ta’ sostenn jew jipprovdu kjarifika?

                              TBCBE

                              3.5.3

                                    Eliġibbiltà

                              Il-proposti huma soġġetti għal kontrolli tal-eliġibbiltà mill-kumitat ta’ evalwazzjoni jew minn persunal ieħor, f’liema każ ir-riżultati tal-ħidma tagħhom iridu jiġu rieżaminati mill-kumitat?
                              Dawn il-kontrolli jitwettqu fuq il-bażi ta’ lista ta’ kontroll bil-kriterji ta’ eliġibbiltà?
                              Nota: dawn il-kriterji jistgħu jinkludu kriterji ta’ eliġibbiltà għall-applikanti għal għotjiet (pereż. status legali u amministrattiv, regoli dwar in-nazzjonalità u r-raġunijiet għall-esklużjoni) u kriterji ta’ eliġibbiltà għall-azzjonijiet li jridu jiġu ffinanzjati bl-għotjiet (pereż. tipi ta’ attivitajiet, setturi jew temi u żoni ġeografiċi koperti mill-għotja).
                              Dawn il-kontrolli jinvolvu rieżami tad-dokumenti ta’ sostenn meħtieġa?
                              Dawn il-kontrolli jistgħu jirriżultaw fir-rifjut ta’ applikazzjoni, li jfisser li proposta ma tiġix ikkunsidrata għal evalwazzjoni ulterjuri?

                              TBCBE

                              3.5.4

                                    Il-kapaċità finanzjarja u operazzjonali

                              Il-proposti huma soġġetti għal kontrolli tal-kapaċità finanzjarja u operazzjonali mill-kumitat ta’ evalwazzjoni jew minn persunal ieħor, f’liema każ ir-riżultati tal-ħidma tagħhom iridu jiġu rieżaminati mill-kumitat?
                              Dawn il-kontrolli jitwettqu fuq il-bażi ta’ lista ta’ kontroll bil-kriterji?
                              Is-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tipprovdi kriterji ċari, oġġettivi u nondiskriminatorji biex ikun ivvalutat li l-applikanti jkollhom biżżejjed kapaċità finanzjarja u operazzjonali?
                              Dawn il-kriterji huma speċifikati u nnotifikati fis-sejħa għal proposti?
                              Nota: “Kapaċità finanzjarja” tirreferi għad-disponibbiltà ta’ sorsi stabbli u suffiċjenti ta’ finanzjament biex tiġi żgurata l-eżekuzzjoni operazzjonali matul il-perjodu ta’ azzjoni kollu. “Kapaċità operazzjonali” tirreferi għall-kompetenza professjonali, għall-ħiliet, għall-kwalifiki u għall-esperjenza disponibbli biex titlesta l-azzjoni proposta. Jistgħu jsiru valutazzjonijiet fuq il-bażi tad-dokumenti ta’ sostenn għall-proposta, bħal dikjarazzjonijiet finanzjarji u rapporti tal-awditjar, u prova tal-azzjonijiet imwettqa mill-applikant.
                              Dawn il-kontrolli jistgħu jirriżultaw fir-rifjut ta’ applikazzjoni, li jfisser li proposta ma tiġix ikkunsidrata għal evalwazzjoni ulterjuri?

                              TBCBE

                              3.5.5

                                    Disinn u kontenut tal-azzjoni

                              Is-sistema ta’ għoti tal-għotjiet tipprovdi proċeduri, regoli u kriterji ċari għall-evalwazzjoni tal-proposti kontra l-objettivi stabbiliti? Il-kwistjonijiet ewlenin jistgħu jinkludu: it-tfassil tal-azzjoni, il-prijoritajiet, it-tip ta’ attivitajiet, l-aspetti tal-kwalità, l-impatt mistenni, is-sostenibbiltà, l-effiċjenza u l-effikaċja, il-viżibbiltà.
                              Qed isir użu minn grilja ta’ evalwazzjoni li tistabbilixxi l-kriterji ta’ evalwazzjoni rilevanti kollha? Il-grilji ta’ evalwazzjoni jinkludu l-għoti ta’ punteġġ għall-aspetti ewlenin tal-evalwazzjoni?

                              TBCBE

                              3.5.6

                                    Konklużjonijiet tal-kumitat ta’ evalwazzjoni

                              Il-kumitat ta’ evalwazzjoni jfassal u jifforma rapport ta’ evalwazzjoni tal-proposti kollha klassifikati skont il-punteġġi attribwiti lill-proposti? Il-grilji ta’ evalwazzjoni kompluti jiġu mehmuża ma’ dan ir-rapport?
                              Dawn ir-rapporti jipprovdu konklużjonijiet ċari dwar l-applikanti aċċettati u dawk mhux aċċettati?

                              TBCBE

                                          3.6

                                             Għoti tal-għotjiet — L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-għoti ta’ għotjiet?

                              3.6.1

                              Id-deċiżjoni li tingħata għotja tittieħed f’livell xieraq (pereż. proposta magħmula mill-kumitat ta’ evalwazzjoni u deċiżjoni formali meħuda mill-maniġment superjuri tal-entità)?

                              TBCBE

                              3.6.2

                              Id-deċiżjonijiet ta’ aġġudikazzjoni għandhom forma xierqa (hemm mudelli tad-deċiżjonijiet disponibbli)?
                              Id-deċiżjonijiet ta’ aġġudikazzjoni jispeċifikaw: l-ammont totali ta’ finanzjament; id-dettalji tal-benefiċjarju tal-għotja; it-titolu/id-deskrizzjoni tal-azzjoni/attività; fejn rilevanti, ir-raġunijiet għall-għotja, b’mod partikolari jekk dawn ma jkunux allinjati mal-opinjoni tal-kumitat ta’ evalwazzjoni; l-ismijiet tal-applikanti rifjutati u r-raġunijiet għar-rifjut.

                              TBCBE

                              3.6.3

                              Jittieħdu deċiżjonijiet speċifiċi fir-rigward ta’ applikazzjonijiet sħaħ bla suċċess?

                              TBCBE

                                          3.7

                                             Notifika u pubblikazzjoni wara l-għotjiet — L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għan-notifika u għall-pubblikazzjoni tal-għotjiet?

                              3.7.1

                                    Notifika tal-għoti ta’ għotjiet lill-applikanti

                              L-applikanti aċċettati jiġu notifikati bil-miktub dwar l-għoti ta’ għotjiet u d-dettalji rilevanti (pereż. tal-anqas l-ammont tal-finanzjament) ftit wara li tittieħed id-deċiżjoni ta’ aġġudikazzjoni?
                              L-applikanti mhux aċċettati jiġu notifikati bil-miktub dwar l-għoti ta’ għotjiet ftit wara li tittieħed id-deċiżjoni dwar l-għotjiet u jiġu pprovduti r-raġunijiet għar-rifjut tal-applikazzjoni tagħhom?

                              TBCBE

                                          3.8

                                             Kuntratti ta’ għotjiet — L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-konklużjoni ta’ kuntratti ta’ għotjiet?

                              3.8.1

                              L-entità tikkonkludi kuntratti ta’ għotjiet mal-applikanti/benefiċjarji ftit wara li tittieħed id-deċiżjoni ta’ aġġudikazzjoni?

                              TBCBE

                              3.8.2

                              Il-kuntratti ta’ għotjiet jinkludu kundizzjonijiet u regoli għall-ħlas ta’ għotjiet bħal dokumenti ta’ sostenn, sospensjoni/terminazzjoni/tnaqqis ta’ għotjiet fil-każ ta’ implimentazzjoni batuta/parzjali/tard? Il-benefiċjarji għandhom l-opportunità li jagħmlu osservazzjonijiet fuq dawn il-kwistjonijiet?

                              TBCBE

                              3.8.3

                              L-entità għandha proċeduri fis-seħħ biex tivverifika li l-kostijiet iddikjarati mill-benefiċjarji fit-talbiet ta’ ħlas tagħhom (pereż. dikjarazzjoni fil-forma ta’ rapport finanzjarju) huma reali, preċiżi, reġistrati kif suppost u eliġibbli skont il-kundizzjonijiet tal-kuntratt tal-għotja?

                              TBCBE

                              3.8.4

                              L-entità għandha fis-seħħ:

                                          —

                                          proċeduri biex tissospendi/tittermina l-implimentazzjoni ta’ għotja jew ta’ pagamenti ta’ għotjiet, jew il-parteċipazzjoni ta’ benefiċjarju f’każ li jseħħu irregolaritajiet jew frodi jew ksur tal-kundizzjonijiet kuntrattwali?

                                          —

                                          regoli u proċeduri xierqa biex jiġu rkuprati fondi mħallsa b’mod indebitu, inkluż fejn xieraq billi jinfetħu proċedimenti legali u billi jittieħed impenn biex jiġu assenjati pretensjonijiet kontra l-benefiċjarji tagħha lill-awtorità kontraenti jew lill-Kummissjoni Ewropea?

                              TBCBE

                              3.8.5

                              Il-kuntratti ta’ għotjiet jistipulaw ir-rekwiżiti għall-kontroll intern, għall-kontabilità (li tinkludi r-rapportar finanzjarju) u għall-awditjar estern?

                              TBCBE

                              3.8.6

                              L-entità għandha proċeduri fis-seħħ biex tiżgura, sa limitu raġonevoli, li l-benefiċjarji tal-għotjiet jissodisfaw ir-rekwiżiti (kuntrattwali) għall-kontroll intern, għall-kontabilità u għall-awditjar intern?

                                 PILASTRU 5 — AKKWIST

                                 MISTOQSIJA EWLENIJA (livell nru 1)

                                 Kummenti tal-awditur

                                 L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz tal-akkwist u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                                 Gwida

                              Il-prinċipji ta’ sistema tal-akkwist iridu jiġu ddikjarati f’qafas legali u regolatorju definit sew u trasparenti li jistabbilixxi biċ-ċar politiki, proċeduri, responsabbiltà u kontrolli xierqa. Wieħed mill-prinċipji ewlenin stabbiliti minn dan il-qafas legali hu l-użu tat-trasparenza u tal-kompetizzjoni bħala mezzi kif jinkisbu prezzijiet ġusti u raġonevoli u valur kumplessiv għall-flus. Filwaqt li s-sistema tal-akkwist topera fi ħdan il-qafas tagħha stess, din tibbenefika mill-ambjent tal-kontroll ġenerali, inkluż l-aċċess pubbliku għall-informazzjoni, il-kontrolli interni operati mill-entità, is-sistema kontabilistika tal-entità u l-awditjar estern.

                                    Il-prinċipji fl-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju

                              Il-Kummissjoni tista’ taċċetta li r-regoli u l-proċeduri dwar l-akkwist huma xierqa jekk jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet li ġejjin:

                                          (a)

                                          ikunu konformi mal-prinċipju ta’ kompetizzjoni wiesgħa tal-offerenti biex jiksbu l-aħjar kwalità meta mqabbla mal-prezz, u l-proċeduri nnegozjati jkunu limitati għal ammonti raġonevoli jew ikunu debitament ġustifikati;

                                          (b)

                                          jiżguraw it-trasparenza bil-pubblikazzjoni ex ante adegwata, b’mod partikolari ta’ sejħiet għal offerti, u l-pubblikazzjoni ex post adegwata tal-kuntratturi;

                                          (c)

                                          jiżguraw it-trattament indaqs, il-proporzjonalità u ebda diskriminazzjoni;

                                          (d)

                                          jipprevjenu l-kunflitti ta’ interess matul il-proċedura kollha tal-akkwisti;

                                          (e)

                                          japplikaw proċeduri ta’ rieżami xierqa, regoli għall-irkupru ta’ fondi mħallsa b’mod indebitu u regoli għall-esklużjoni mill-aċċess għall-finanzjament (raġunijiet għall-esklużjoni li jridu jiġu vvalutati skont il-pilastru tal-esklużjoni).

                                    Il-liġi nazzjonali tal-Istati Membri jew ta’ pajjiżi terzi li tittrasponi d-Direttiva 2014/24/UE (li tħassar id-Direttiva 2004/18/KE) għandha titqies ekwivalenti għar-regoli applikati mill-istituzzjonijiet f’konformità mar-Regolament Finanzjarju.

                                 PILASTRU 5 — AKKWIST

                                          1

                                          QAFAS LEGALI U REGOLATORJU — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar għall-akkwist?

                              1.1

                              Il-qafas legali u regolatorju hu organizzat b’mod ġerarkiku u l-preċedenza hi stabbilita b’mod ċar?

                              TBCBE

                              1.2

                              Hu liberament u faċilment aċċessibbli għall-pubbliku bil-mezzi xierqa?

                              TBCBE

                              1.3

                              Japplika għal kull akkwist imwettaq?

                              TBCBE

                              1.4

                              X’tipi ta’ akkwist (pereż. xogħlijiet, servizzi u provvisti) huma rregolati b’dan il-qafas?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 5 — AKKWIST

                                          2

                                          PRINĊIPJI — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): il-prinċipji li ġejjin huma integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji tas-sistema tal-akkwist tal-entità: it-trasparenza, it-trattament indaqs, l-aċċess pubbliku għal informazzjoni dwar l-akkwist, l-evitar ta’ kunflitti ta’ interess u l-użu ta’ proċeduri kompetittivi għas-sejħiet għal offerti u l-aħjar kwalità meta mqabbla mal-prezz?
                              Dawn il-prinċipji jridu jiġu integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji tas-sistema tal-akkwist tal-entità skont il-prinċipju globali ta’ proporzjonalità. Il-prinċipji mhumiex assoluti u numru limitat ta’ eċċezzjonijiet jista’ jkun awtorizzat dment li t-tali eċċezzjonijiet ikunu stipulati b’mod ċar, raġonevoli u ġustifikati.

                              2.1

                                 Trasparenza. Is-sistema tal-akkwist tipprovdi grad adegwat ta’ trasparenza fiċ-ċiklu tal-akkwist sħiħ (jiġifieri stedina għall-offerti, evalwazzjoni, għoti u soluzzjoni ta’ tilwim) biex jiġi promoss trattament ġust u indaqs għall-offerenti, jiġifieri l-fornituri u l-kuntratturi potenzjali?

                              2.2.1

                                 Trattament indaqs. Is-sistema tal-akkwist tistipula proċeduri li jiżguraw li l-offerenti eliġibbli kollha jkollhom opportunità indaqs biex jikkompetu u li jiżguraw nondiskriminazzjoni?

                              TBCBE

                              2.2.2

                                 Trattament indaqs. Is-sistema tal-akkwist fiha dispożizzjonijiet għall-aċċess indaqs għall-kandidati potenzjali kollha? Din tinkludi pereżempju: assenza ta’ restrizzjoni għal ċerti kandidati, miżuri ta’ pubblikazzjoni u ta’ reklamar li jiżguraw l-akbar parteċipazzjoni possibbli, dispożizzjonijiet li jiżguraw li l-ispeċifikazzjonijiet tas-sejħa għal offerti ma fihomx ostakli mhux ġustifikati għall-aċċess tal-kandiati (f’livell tekniku, amministrattiv (pereż. kriterji tal-għażla, ta’ esklużjoni u għall-għoti) u fir-rigward tat-twaqqit u tal-iskadenzi).

                              TBCBE

                              2.2.3

                                 Trattament indaqs. Is-sistema tal-akkwist tistipula l-evitar ta’ restrizzjonijiet inutli fuq id-daqs, il-kompożizzjoni jew in-natura tal-offerenti?

                              TBCBE

                              2.2.4

                                 Trattament indaqs. Fiha regoli għaż-żamma tal-kostijiet tal-offerti baxxi (pereżempju billi: ma jinbidlux formoli tal-offerti għalxejn, ma tkunx meħtieġa informazzjoni li ftit li xejn tkun siewja, l-għoti ta’ biżżejjed żmien biex jitħejjew l-offerti u l-użu ta’ sistemi elettroniċi għall-offerti, jekk possibbli).

                              TBCBE

                              2.2.5

                                 Trattament indaqs. Hemm miżuri għat-tfassil tas-sejħiet għal offerti b’mod li jevita l-immanuvrar tal-offerti? Pereżempju: għaż-żamma tal-identità tal-offerenti mhux divulgata bl-użu ta’ numru, minflok ismijiet, biex jiġu identifikati u għat-tħeġġiġ tal-parteċipazzjoni minn ħafna offerenti.
                              Gwida: l-immanuvrar tal-offerti jseħħ meta l-offerenti jaqblu bejniethom li jeliminaw il-kompetizzjoni fil-proċess tal-akkwist, u b’hekk iċaħħdu lill-pubbliku minn prezz ġust.

                              TBCBE

                              2.3

                                 Pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar l-akkwist. Is-sistema tal-akkwist tipprovdi għal aċċess pubbliku għall-informazzjoni rilevanti kollha dwar l-akkwist, pereż. pjanijiet ta’ akkwist, opportunitajiet ta’ offerti, għoti ta’ kuntratti u informazzjoni dwar is-soluzzjoni għal ilmenti dwar l-akkwist?

                                 Gwida

                              Id-disseminazzjoni pubblika ta’ informazzjoni permezz ta’ mezzi xierqa (pereż. siti web fil-livell tal-gvern jew tal-aġenzija, ġurnali tal-akkwist, gazzetti nazzjonali jew reġjonali jew fuq talba mingħand korpi tal-akkwist) dwar il-proċessi tal-akkwist u l-eżiti tagħhom huma elementi importanti tat-trasparenza. Biex tiġi ġġenerata data tempestiva u affidabbli, sistema tajba ta’ informazzjoni tikseb data dwar it-tranżazzjonijiet tal-akkwist u tkun sigura.

                              TBCBE

                              2.4

                                 L-evitar ta’ kunflitti ta’ interess Is-sistema tal-akkwist tinkludi proċeduri u regoli għall-prevenzjoni ta’ kunflitti ta’ interess matul il-proċeduri tal-akkwist kollha?

                              2.5.1

                                 Użu ta’ proċeduri tal-offerti kompetittivi u l-aħjar kwalità meta mqabbla mal-prezz. Is-sistema tal-akkwist tipprovdi għal proċeduri tal-offerti kompetittivi li jippermettu biex tinkiseb il-kwalità mixtieqa ta’ servizzi, ta’ provvisti jew ta’ xogħlijiet bl-aħjar prezz possibbli?

                              TBCBE

                              2.5.2

                                 Użu ta’ proċeduri tal-offerti kompetittivi u l-aħjar kwalità meta mqabbla mal-prezz. Is-sistema tal-akkwist tiddefinixxi biċ-ċar il-proċeduri tal-akkwist differenti li jistgħu jintużaw u kif dan għandu jiġi ġġustifikat? Elementi li għandhom jiġu kkunsidrati:

                                          —

                                          in-natura tal-akkwist: servizzi (pereż. assistenza teknika u studji), provvisti (pereż. tagħmir u materjali) u xogħlijiet (pereż. infrastruttura u xogħlijiet oħra tal-inġinerija);

                                          —

                                          it-tip tal-proċedura tal-akkwist: miftuħa u ristretta, ristretta, proċedura nnegozjata b’mod kompetittiv, eċċ.;

                                          —

                                          il-valur tal-akkwist u l-limiti għall-kuntratti differenti, pereż. servizzi, provvisti u xogħlijiet.

                              2.5.3

                                 Użu ta’ proċeduri tal-offerti kompetittivi u l-aħjar kwalità meta mqabbla mal-prezz. Liema mit-tipi li ġejjin ta’ proċeduri tal-akkwist huma previsti mis-sistema tal-akkwist: miftuħa (internazzjonali jew lokali), proċedura ristretta, kuntratti qafas, sistema dinamika ta’ xiri, djalogu kompetittiv, proċedura negozjata (l-użu tal-proċedura negozjata għandu jkun limitat għal ammonti raġonevoli jew ikun ġustifikat kif xieraq) u proċedura unika tal-offerti, eċċ.?

                              TBCBE

                              2.5.4

                                 Użu ta’ proċeduri tal-offerti kompetittivi u l-aħjar kwalità meta mqabbla mal-prezz. Dawn il-proċeduri huma mfassla b’tali mod li jippermettu kompetizzjoni ġusta u trasparenti?

                                 PILASTRU 5 — AKKWIST

                                 Gwida dwar it-tipi ta’ proċeduri tal-akkwist

                                    Proċedura miftuħa

                              F’sejħiet “miftuħa” għal offerti (internazzjonali jew lokali), in-negozji kollha u kull tip ieħor ta’ attur ekonomiku jistgħu jippreżentaw offerta. Il-kuntratt jingħata pubbliċità massima billi jiġi ppubblikat avviż f’gazzetti nazzjonali jew internazzjonali u fi kwalunkwe mezz xieraq ieħor. Kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika li tixtieq tagħmel offerta tista’ titlob li tirċievi l-fajl tal-offerta (li jista’ jkun li jkun bi ħlas), skont il-proċeduri speċifikati fl-avviż tal-kuntratt. L-offerti jiġu eżaminati. L-eliġibbiltà u l-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-offerenti jiġu kontrollati biex issir għażla. L-offerenti jitqabblu u jingħata l-kuntratt. Mhu permess ebda negozjar.

                                    Proċedura ristretta

                              F’sejħiet “ristretti” għall-offerti, in-negozji kollha u tipi oħra ta’ atturi ekonomiċi jistgħu jitolbu biex jippreżentaw offerta iżda biss dawk li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla jistgħu jiġu mistiedna jagħmlu dan. Il-kriterji tal-għażla u l-kompiti li għandhom jitwettqu huma deskritti fl-avviż tal-kuntratt ippubblikat. “Lista twila” tal-kandidati kollha li jwieġbu għall-avviż titnaqqas għal lista qasira tal-aħjar kwalifikati, fuq il-bażi tat-tweġibiet tagħhom. Il-kuntratt jingħata pubbliċità massima billi jiġi ppubblikat avviż f’gazzetti nazzjonali jew internazzjonali u fi kwalunkwe mezz xieraq ieħor. Il-fajls tal-offerta jintbagħtu lill-kandidati fil-lista qasira. Ladarba jiġu analizzati l-offerti, dawn jitqabblu u jintgħażel l-offerent rebbieħ. Mhu permess ebda negozjar.

                                    Kuntratti qafas

                              Kuntratt qafas hu ftehim bejn awtorità kontraenti waħda jew aktar u attur ekonomiku wieħed jew aktar. Għandu l-għan li jistabbilixxi t-termini li jirregolaw kuntratti speċifiċi li jistgħu jingħataw matul perjodu partikolari, b’mod partikolari d-durata, is-suġġett, il-prezz, il-valur massimu, ir-regoli ta’ implimentazzjoni u l-kwantitajiet previsti. Kuntratti qafas b’diversi atturi ekonomiċi jissejħu kuntratti qafas “multipli”. Dawn jieħdu l-forma ta’ kuntratti separati iżda lkoll jiġu konklużi bl-istess termini. L-ispeċifikazzjonijiet iridu jiddikjaraw kemm in-numru minimu kif ukoll dak massimu ta’ atturi li magħhom l-awtorità kontraenti jkun biħsiebha tikkonkludi kuntratti. Id-durata tat-tali kuntratti ma tistax taqbeż ċertu numru ta’ snin (pereż. 4), ħlief f’każijiet eċċezzjonali ġustifikati b’mod partikolari mis-suġġett tal-kuntratt qafas. Awtoritajiet kontraenti ma jistgħux jużaw b’mod mhux xieraq kuntratti qafas jew jużawhom b’mod li l-iskop jew l-effett ikun li jipprevjenu, jirrestrinġu jew joħolqu distorsjoni tal-kompetizzjoni. Kuntratti speċifiċi bbażati fuq kuntratti qafas jingħataw skont it-termini tal-kuntratt qafas u jridu jobdu l-prinċipji ta’ trasparenza, ta’ proporzjonalità, ta’ trattament indaqs, ta’ nondiskriminazzjoni u ta’ kompetizzjoni ġusta.

                                    Sistema dinamika ta’ xiri

                              Sistema dinamika ta’ xiri hi proċess elettroniku mill-bidu sal-aħħar biex isiru xirjiet komuni għal perjodu limitat. Hi miftuħa għal kwalunkwe negozju jew attur ekonomiku ieħor li jissodisfa l-kriterji tal-għażla u jkun issottometta offerta indikattiva teknikament konformi. Ma japplika ebda limitu speċifiku. Għal kull kuntratt individwali, l-awtorità kontraenti tippubblika avviż tal-kuntratt u tistieden lill-kuntratturi kollha ammessi fis-sistema biex jagħmlu offerta. Il-kuntratt jingħata lill-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża (jiġifieri l-uniku kriterju għall-għoti hu l-aħjar kwalità meta mqabbla mal-prezz).

                                    Djalogu kompetittiv

                              Fil-każ ta’ kuntratti partikolarment kumplessi, li fihom l-awtorità kontraenti tqis li la użu dirett tal-proċedura miftuħa u lanqas l-arranġamenti li jirregolaw il-proċedura ristretta ma jirriżultaw fl-aħjar kwalità meta mqabbla mal-prezz, din tista’ tuża d-djalogu kompetittiv. Kuntratt jitqies bħala “partikolarment kumpless” jekk l-awtorità kontraenti ma tkunx oġġettivament kapaċi tispeċifika la l-mezzi tekniċi biex jiġu ssodisfati l-ħtiġijiet jew l-objettivi tagħha u lanqas in-natura legali jew finanzjarja tal-proġett. Ma japplika ebda limitu speċifiku. L-awtoritajiet kontraenti jridu jippubblikaw avviż tal-kuntratt li jistabbilixxi jew jehmeż il-ħtiġijiet u r-rekwiżiti tagħhom. Dawn iridu jiftħu djalogu mal-kandidati li jissodisfaw il-kriterji tal-għażla fl-avviż tal-kuntratt. Id-djalogu jista’ jkopri l-aspetti kollha tas-sejħa għal offerti. Madankollu, dan isir b’mod separat ma’ kull kandidat fuq il-bażi tas-soluzzjonijiet u tal-ideat proposti tiegħu. L-awtorità kontraenti trid tiżgura trattament indaqs tal-offerenti u żżomm l-offerenti kunfidenzjali. Għaldaqstant, ma tistax tagħżel l-aqwa soluzzjonijiet mingħand offerenti differenti. In-numru minimu ta’ kandidati mistiedna biex jagħmlu offerti hu tlieta. Jekk anqas minn tliet kandidati jissodisfaw il-kriterji tal-għażla, l-awtorità kontraenti tista’ tkompli l-proċedura ma’ dak jew ma’ dawk it-tnejn li jissodisfa(w) il-kriterji. L-awtorità kontraenti ma tistax tpatti għan-numru b’atturi ekonomiċi oħra li ma jkunux ħadu sehem fil-proċedura jew b’kandidati li ma jissodisfawx il-kriterji tal-għażla. Matul id-djalogu, l-awtoritajiet kontraenti jridu jittrattaw lill-offerenti kollha b’mod indaqs u jiżguraw li s-soluzzjonijiet proposti jew informazzjoni oħra riċevuta fid-djalogu jinżammu kunfidenzjali sakemm il-kandidat ma jaqbilx mad-divulgazzjoni. L-awtorità kontraenti trid tħejji rapport li jiġġustifika l-mod li bih twettaq id-djalogu.
                              Wara li jinfurmaw lill-parteċipanti dwar il-konklużjoni tad-djalogu, l-awtoritajiet kontraenti jridu jitolbuhom jissottomettu l-offerti finali tagħhom fuq il-bażi tas-soluzzjoni ppreżentata u speċifikata matul id-djalogu. L-offerti jridu jinkludu l-informazzjoni kollha meħtieġa u neċessarji għat-twettiq tal-proġett. B’talba tal-awtorità kontraenti, dawn l-offerti jistgħu jiġu ċċarati, speċifikati u mtejba bil-kundizzjoni li dan ma jkollux l-effett li jinbidlu aspetti bażiċi tal-offerta jew tas-sejħa għall-offerti, billi bidla tista’ twassal għal distorsjoni tal-kompetizzjoni jew ikollha effett diskriminatorju. Fuq talba tal-awtorità kontraenti, l-offerent bl-aħjar kwalità meta mqabbla mal-prezz jista’ jintalab jiċċara aspetti tal-offerta jew jikkonferma l-impenji kontenuti fiha, bil-kundizzjoni li dan ma jwassalx għal bidla f’aspetti importanti tal-offerta jew tas-sejħa għall-offerti u ma jirriskjax li joħloq distorsjoni tal-kompetizzjoni jew li jikkawża diskriminazzjoni.
                              L-awtoritajiet kontraenti jistgħu jispeċifikaw il-prezzijiet jew il-pagamenti għall-parteċipanti fid-djalogu. Il-kuntratt jingħata lill-offerta teknikament konformi li tkun l-aktar ekonomikament vantaġġuża (jiġifieri l-uniku kriterju għall-għoti hu l-aħjar kwalità meta mqabbla mal-prezz). Il-mudelli standard iridu jiġu adattati kif meħtieġ.

                                    Proċedura negozjata/proċedura b’offerta waħda

                              Kuntratt jista’ jingħata direttament (bl-użu tal-“proċedura b’offerta waħda” jew tal-“proċedura negozjata”) f’ċirkustanzi definiti (pereż. f’każijiet li fihom il-kuntratt li jkun se jiġi konkluż ma jaqbiżx ċertu valur jew fejn ċirkustanzi eċċezzjonali jiġġustifikaw għotja diretta). Fil-każ ta’ proċedura negozjata, kumitat tal-evalwazzjoni jrid jiġi nominat biex jipproċedi bin-negozjar. Fil-każijiet kollha, l-awtorità kontraenti trid tabbozza rapport li jispjega kif intgħażel/intgħażlu l-parteċipant(i) fin-negozjati u kif ġie stabbilit il-prezz, u r-raġunijiet għad-deċiżjoni ta’ aġġudikazzjoni. L-awtorità kontraenti għandha tiżgura li l-prinċipji bażiċi relatati mal-proċeduri tal-akkwist bħall-kontroll tal-konformità mar-regoli ta’ eliġibbiltà (regoli dwar in-nazzjonalità), il-kriterji tal-għażla u ta’ esklużjoni huma applikati kif xieraq.

                                 Nota: skont l-Anness I, Taqsima 2, 11-12 tar-Regolament Finanzjarju, l-użu tal-proċedura negozjata għandu jkun limitat għal ammonti raġonevoli jew ikun ġustifikat kif xieraq.

                                 PILASTRU 5 — AKKWIST

                                          3

                                          PROĊEDURI TAL-AKKWIST — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): l-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-akkwist?

                                          3.1

                                             Stedina għas-sejħa għal offerti. Hemm regoli u proċeduri xierqa għall-istedina għas-sejħa għal offerti u għal kull tip ta’ akkwist (eż. proċeduri miftuħa, ristretti u nnegozjati)?

                              3.1.1

                              Is-sistema tal-akkwist tiżgura livell suffiċjenti ta’ trasparenza fl-opportunità tal-akkwist?

                                          —

                                          Għal sejħa għal offerti miftuħa, l-informazzjoni dwar l-akkwist titqiegħed għad-dispożizzjoni pubblika, inklużi l-kriterji ta’ evalwazzjoni relatati; u

                                          —

                                          għal metodi ristretti/selettivi u nnegozjati/limitati, hi ppubblikata informazzjoni fuq kif tikkwalifika f’mezz disponibbli mingħajr problemi f’perjodu ta’ żmien u b’mod li jkun jippermetti b’mod raġonevoli lill-fornituri eliġibbli biex japplikaw?

                              3.1.2

                              Is-sistema tal-akkwist tistabbilixxi regoli għall-pubblikazzjoni ta’ avviż ta’ sejħa għal offerti li jinkludi:

                                          —

                                          informazzjoni dwar in-natura tal-prodott jew tas-servizzi li għandu jinxtara, l-ispeċifikazzjonijiet, il-kwantità, il-perjodu ta’ żmien għall-konsenja, id-dati u l-ħinijiet tal-għeluq realistiċi, fejn tinkiseb id-dokumentazzjoni u fejn jiġu ppreżentati l-offerti;

                                          —

                                          deskrizzjoni ċara u kompluta tal-kriterji tal-għażla u tal-għoti li hi nondiskriminatorja u li, wara, ma tkunx tista’ tinbidel;

                                          —

                                          dettalji dwar il-ġestjoni tal-kuntratt u l-pjan u l-metodu għall-ħlas u, possibilment, il-garanziji, meta jkunu meħtieġa; u

                                          —

                                          dettalji tal-punt ta’ kuntatt għall-mistoqsijiet?

                              TBCBE

                              3.1.3

                              Is-sistema tal-akkwist tipprovdi regoli għall-komunikazzjoni ma’ fornituri potenzjali fl-istess perjodu ta’ żmien u bl-istess mod, b’mod partikolari billi:

                                          —

                                          jitħeġġeġ l-iskambju ta’ informazzjoni fuq bażi formali (pereż. punti ta’ kuntatt għad-domandi, sessjonijiet ta’ informazzjoni, modulu online biex jiġu osservati laqgħat ta’ kjarifika, tlugħ online ta’ mistoqsijiet u ta’ tweġibiet);

                                          —

                                          żgurar li l-mistoqsijiet għall-kjarifika jitwieġbu minnufih u li din l-informazzjoni tintbagħat lill-partijiet interessati kollha;

                                          —

                                          komunikazzjoni tat-tibdiliet minnufih, idealment permezz tal-istess mezz użat oriġinarjament; u

                                          —

                                          pubblikazzjoni ta’ informazzjoni, idealment online, biex ikunu jistgħu jsiru monitoraġġ estern u skrutinju pubbliku?

                              TBCBE

                                          3.2

                                             Il-proċeduri ta’ għażla u ta’ evalwazzjoni u l-għoti ta’ kuntratti.

                                             L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-evalwazzjoni u għall-għoti?

                                             Hemm regoli li jiżguraw li l-proċess ta’ evalwazzjoni jitwettaq kif suppost u b’mod kunfidenzjali u mhuwiex preġudikat?

                                             L-entità tapplika kriterji xierqa għall-evalwazzjoni?

                                             Hemm kriterji ċari għall-għażla tal-offerta li tkun l-aktar ekonomikament vantaġġuża, pereż. l-anqas prezz, proporzjon prezz/kwalità jew ieħor?

                                          3.2.1

                                             Sigurtà u kunfidenzjalità tal-informazzjoni

                              3.2.1.1

                              Is-sistema tal-akkwist tinkludi regoli li jiżguraw is-sigurtà u l-kunfidenzjalità tal-informazzjoni sottomessa, b’mod partikolari billi:

                                          —

                                          tiżgura li jkun hemm miżuri fis-seħħ għas-sigurtà u għall-ħżin ta’ proposti (pereż. iż-żamma ta’ reġistru ta’ dokumenti tal-offerti, l-enumerazzjoni tad-dokumenti kollha jew iż-żamma ta’ żona ta’ ħżin ċentrali għad-dokumenti kollha), kif ukoll għal-limitazzjoni tal-aċċess għad-dokumenti; u

                                          —

                                          tikkunsidra kwistjonijiet relatati mas-sigurtà elettronika u ż-żamma ta’ proċessi dokumentati għall-ħżin u għall-komunikazzjoni elettroniċi (pereż. offerti sottomessi elettronikament jiġu ssalvagwardjati mill-aċċess qabel il-ħin tal-għeluq u s-sistema għandha l-kapaċità li tirrifjuta offerti tard b’mod awtomatiku)?

                              TBCBE

                                          3.2.2

                                             Proċeduri għall-ftuħ tal-offerta

                              3.2.2.1

                              Is-sistema tal-akkwist tiddefinixxi proċeduri ċari għall-ftuħ tal-offerti, b’mod partikolari billi:

                                          —

                                          ikun hemm tim (jew kumitat tal-evalwazzjoni) li jiftaħ, jawtentika u jidduplika l-offerti ssiġillati mill-aktar fis possibbli wara l-ħin deżinjat, segwit minnufih mill-ftuħ pubbliku, jekk possibbli;

                                          —

                                          jiġu speċifikati kriterji għan-nomina tal-membri ta’ dan it-tim;

                                          —

                                          il-ftuħ tal-offerti, isir idealment quddiem udjenza pubblika, li fih informazzjoni bażika dwar l-offerti tiġi ddivulgata u rreġistrata fil-minuti uffiċjali;

                                          —

                                          jiġu speċifikati ċirkustanzi li jiddefinixxu l-politika li fihom l-offerti jkunu invalidati (pereż. offerti riċevuti wara l-ħin tal-għeluq jiġu invalidati sakemm dan ma jkunx dovut għal żball mill-aġenzija akkwirenti) u l-kriterji ta’ eliġibbiltà għall-offerti;

                                          —

                                          jiġi żgurat li kwalunkwe kjarifika tal-offerti sottomessi ma tirriżultax f’tibdil sostantiv wara l-iskadenza għas-sottomissjoni; u

                                          —

                                          jiġi żgurat li jiġi prodott rapport ċar u formali tal-offerti kollha (inklużi d-data u l-ħin tal-wasla tagħhom, kif ukoll il-kummenti riċevuti mill-offerenti) qabel ma jingħaddew lill-uffiċjali responsabbli għall-evalwazzjoni tagħhom?

                              TBCBE

                                          3.2.3

                                             Kriterji tal-għażla u tal-inklużjoni fil-lista qasira

                              3.2.3.1

                              Is-sistema tal-akkwist tipprovdi kriterji ċari, oġġettivi u nondiskriminatorji:

                                          —

                                          għall-valutazzjoni li l-offerenti għandhom kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali suffiċjenti; u

                                          —

                                          għall-għażla u għall-inklużjoni fil-lista qasira tal-kandidati u tal-offerenti li jissodisfaw dawn il-kriterji?

                              TBCBE

                              3.2.3.2

                              Dawn il-kriterji tal-għażla huma speċifikati u notifikati fl-avviżi tal-kuntratti?

                              TBCBE

                              3.2.3.3

                              Is-sistema tal-akkwist tipprovdi kriterji ċari u oġġettivi għall-valutazzjoni tal-kapaċità ekonomika u finanzjarja tal-offerenti?
                              Eżempji tal-kriterji: data tal-karta bilanċjali għall-aħħar 3 snin, data dwar il-fatturat/id-dħul/l-introjtu operatorju għall-aħħar 3 snin, persunal impjegat għall-aħħar 3 snin.

                              TBCBE

                              3.2.3.4

                              Is-sistema tal-akkwist tipprovdi kriterji ċari u oġġettivi għall-valutazzjoni tal-kapaċità teknika u professjonali tal-offerenti?
                              Eżempji tal-kriterji: is-servizzi pprovduti, il-provvisti fornuti u x-xogħlijiet imwettqa fl-aħħar 3 snin, kampjuni, deskrizzjonijiet, ritratti, speċifikazzjonijiet ta’ prodotti u/jew tagħmir fornut.

                              TBCBE

                                          3.2.4

                                             Kriterji ta’ evalwazzjoni u għall-għoti

                              3.2.4.1

                              Is-sistema tal-akkwist tipprovdi kriterji ċari, oġġettivi u nondiskriminatorji għal evalwazzjoni dettaljata tal-aspetti tekniċi u finanzjarji tal-offerti?

                              TBCBE

                              3.2.4.2

                              Hemm kriterji u regoli ċari u oġġettivi għad-determinazzjoni tar-riżultati tal-evalwazzjoni (pereż. kwotazzjoni tal-kriterji ewlenin għal kull kandidat jew offerent)?

                              TBCBE

                              3.2.4.3

                              Il-kuntratti jingħataw fuq il-bażi ta’ kriterji għall-għoti ċari u notifikati? Il-kuntratti jingħataw lill-offerta li tikkwota l-orħos prezz jew permezz tal-proċedura tal-aħjar valur għall-flus (jiġifieri l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża).

                              TBCBE

                                          3.2.5

                                             Uffiċjali/kumitat ta’ evalwazzjoni

                              3.2.5.1

                              L-evalwazzjonijiet jitwettqu minn aktar minn uffiċjal wieħed ta’ evalwazzjoni jew, idealment, minn kumitat?

                              TBCBE

                              3.2.5.2

                              Huma speċifikati kriterji għan-nomina tal-kumitat ta’ evalwazzjoni? Skont il-valur tal-akkwist u l-livell ta’ riskju, il-kumitat jista’ jinkludi mhux biss uffiċjali minn dipartimenti differenti iżda possibilment esperti esterni wkoll.

                              TBCBE

                              3.2.5.3

                              Ir-rwol, il-funzjoni, il-kompożizzjoni u r-regoli operatorji tal-kumitati ta’ evalwazzjoni huma deskritti? Ir-responsabbiltajiet tal-President mingħajr vot u tal-membri tal-kumitat li jivvotaw huma deskritti b’mod ċar? Hemm segretarju għall-kumitat responsabbli għat-twettiq tal-kompiti amministrattivi kollha marbuta mal-proċedura ta’ evalwazzjoni?

                              TBCBE

                              3.2.5.4

                              Hemm proċeduri xierqa għaż-żamma ta’ dokumenti (kunfidenzjali) ta’ proposti u ta’ offerti u għall-aċċess għal dawn?

                              TBCBE

                              3.2.5.5

                              L-uffiċjali inkarigati mill-evalwazzjoni huma ħielsa minn sitwazzjoni ta’ kunflitt ta’ interess (pereż. permezz ta’ divulgazzjoni obbligatorja) u huma marbuta b’rekwiżiti relatati mal-kunfidenzjalità? Fil-każ ta’ kumitat ta’ evalwazzjoni, l-integrità u l-kunsiderazzjonijiet professjonali jridu jiġu kkunsidrati fl-għażla tal-membri u għandu jkun involut membru li jkun estern għat-tim tal-akkwist, meta dan ikun possibbli.

                              TBCBE

                              3.2.5.6

                              L-aspetti rilevanti kollha tal-evalwazzjoni huma inklużi f’rapport bil-miktub iffirmat mill-uffiċjali/kumitat ta’ evalwazzjoni?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 5 — AKKWIST

                                 Gwida relatata mal-kumitati ta’ evalwazzjoni

                                    Ħatra u kompożizzjoni

                              L-offerti għandhom jinfetħu u jiġu evalwati minn uffiċjali ta’ evalwazzjoni jew minn kumitat ta’ evalwazzjoni maħtur b’mod formali mill-awtorità kontraenti u li jinkludi President mingħajr vot, segretarju mingħajr vot u numru fard ta’ membri votanti. L-evalwaturi jridu jiġu pprovduti b’informazzoni dettaljata dwar l-iskeda ta’ żmien ippjanata u l-volum ta’ xogħol involut għal evalwatur. L-evalwaturi jridu jkunu disponibbli matul il-perjodu ta’ evalwazzjoni skedat. Għal kull proċedura għandhom jinħatru evalwaturi supplenti biex jiġi evitat dewmien f’każ ta’ indisponibilità. Il-membri li jivvotaw irid ikollhom għarfien raġonevoli tal-lingwa li biha jiġu ppreżentati l-offerti. Il-membri li jivvotaw irid ikollhom il-ħila teknika u amministrattiva biex jagħtu opinjoni informata dwar l-offerti. L-identità tal-evalwaturi għandha tinżamm kunfidenzjali.

                                    Imparzjalità u kunfidenzjalità

                              Il-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jridu jiffirmaw dikjarazzjoni ta’ imparzjalità u ta’ kunfidenzjalità. Kwalunkwe membru li jkollu jew li jista’ jkollu kunflitt ta’ interess potenzjali jew attwali ma’ kwalunkwe offerent jew applikant irid jiddikjarah u minnufih jirtira mill-kumitat ta’ evalwazzjoni.
                              Matul il-proċedura ta’ akkwist, il-kuntatti kollha bejn l-awtorità kontraenti u l-kandidati, l-applikanti jew l-offerenti jridu jsiru f’kundizzjonijiet li jiżguraw trasparenza u trattament indaqs. Ma tista’ tiġi ddivulgata ebda informazzjoni dwar l-eżaminazzjoni, il-kjarifika, jew l-evalwazzjoni tal-offerti, jew il-proposti, jew id-deċiżjonijiet dwar l-għoti ta’ kuntratt, qabel l-approvazzjoni tar-rapport ta’ evalwazzjoni mill-awtorità kontraenti. Kwalunkwe tentattiv minn offerent, minn kandidat jew minn applikant biex jinfluwenza l-proċess b’xi mod (kemm jekk billi jagħmel kuntatt mal-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni jew b’xi mod ieħor) jista’ jirriżulta fl-esklużjoni immedjata tal-offerta jew tal-proposta tiegħu minn kunsiderazzjoni ulterjuri.
                              Minbarra s-sessjoni ta’ ftuħ tal-offerti, il-proċedimenti tal-kumitat ta’ evalwazzjoni huma kunfidenzjali. Biex il-proċedimenti jinżammu kunfidenzjali, l-attendenza fil-laqgħat tal-kumitat ta’ evalwazzjoni hi strettament limitata għall-membri tal-kumitat maħtura.
                              Minbarra l-kopji mogħtija lill-evalwaturi, l-offerti jew il-proposti ma jistgħux joħorġu mill-kamra/bini li fihom iseħħu l-laqgħat tal-kumitat qabel ma tiġi konkluża l-ħidma tal-kumitat ta’ evalwazzjoni. Dawn iridu jinżammu f’post sikur meta ma jkunux qed jintużaw.

                                    Responsabbiltajiet tal-membri tal-kumitat ta’ evalwazzjoni

                              Il-President hu responsabbli għall-koordinazzjoni tal-proċess ta’ evalwazzjoni u għall-iżgurar tal-imparzjalità u tat-trasparenza tiegħu. Il-membri li jivvotaw tal-kumitat ta’ evalwazzjoni għandhom responsabbiltà kollettiva għad-deċiżjonijiet meħuda mill-kumitat.
                              Is-segretarju għall-kumitat hu responsabbli għat-twettiq tal-kompiti amministrattivi kollha marbuta mal-proċedura ta’ evalwazzjoni. Dawn jinkludu, fost l-oħrajn, iż-żamma tal-minuti tal-laqgħat tal-kumitat ta’ evalwazzjoni, iż-żamma ta’ rekords u ta’ dokumenti rilevanti u t-tfassil ta’ rapporti ta’ evalwazzjoni. Kwalunkwe talba għal kjarifika li teħtieġ komunikazzjoni mal-offerenti jew mal-applikanti matul il-proċess ta’ evalwazzjoni trid issir bil-miktub.

                                    Skeda ta’ żmien

                              Il-kumitat ta’ evalwazzjoni jrid jiġi informat minn kmieni biżżejjed biex jiġi żgurat li l-membri jkunu disponibbli biex iħejju u jmexxu l-proċess ta’ evalwazzjoni. L-offerti jridu jiġu evalwati fil-ħin biex il-proċedura tkun tista’ titlesta fil-perjodu ta’ validità tal-offerti. Hu importanti ħafna li l-offerenti kollha, kemm dawk li jintgħażlu kif ukoll dawk li ma jintgħażlux, jirċievu informazzjoni mingħajr dewmien.
                              Ladarba titlesta l-evalwazzjoni, l-awtorità kontraenti minnufih għandha tieħu d-deċiżjoni ta’ aġġudikazzjoni billi tapprova r-rapporti ta’ evalwazzjoni.

                                    Perjodu ta’ validità

                              L-offerenti huma marbuta bl-offerti tagħhom għall-perjodu speċifikat fl-ittra ta’ stedina għall-offerti u/jew fil-fajl tas-sejħa għal offerti. Dan il-perjodu jrid ikun twil biżżejjed biex l-awtorità kontraenti tkun tista’ teżamina lill-offerenti, tapprova l-proposta ta’ għoti ta’ kuntratt, tinnotifika lill-offerenti li jintgħażlu u lil dawk li ma jintgħażlux u tikkonkludi l-kuntratt. Il-perjodu ta’ validità tal-offerti għandu jkun fiss b’numru xieraq ta’ jiem tal-kalendarju (pereż. 90 jum) mill-iskadenza għas-sottomissjoni tal-offerti.

                                 PILASTRU 5 — AKKWIST

                                          3

                                          PROĊEDURI TAL-AKKWIST (kontinwazzjoni) — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                          3.2.6

                                             Għoti ta’ kuntratti

                              3.2.6.1

                              Is-sistema tal-akkwist tipprovdi regoli għall-informar tal-offerenti kif ukoll tal-pubbliku ġenerali dwar l-eżitu tal-proċess tal-offerti billi:

                                          —

                                          l-offerenti li jintgħażlu u dawk li ma jintgħażlux jiġu nnotifikati dwar l-eżitu tal-offerti tagħhom, kif ukoll meta u fejn tiġi ppubblikata l-informazzjoni dwar l-għoti tal-kuntratt.

                                          —

                                          tiġi kkunsidrata l-possibbiltà ta’ pubblikazzjoni tar-raġunijiet għall-għoti, inkluża l-kunsiderazzjoni mogħtija lill-elementi kwalitattivi tal-offerta. Nuqqas ta’ divulgazzjoni ta’ informazzjoni kummerċjalment sensittiva dwar l-offerta rebbieħa jew dwar offerti oħra, li tista’ tiffavorixxi kollużjoni fl-akkwisti fil-ġejjieni; u

                                          —

                                          l-għoti tal-perjodu sospensiv obbligatorju, fejn ikun jeżisti wieħed, qabel il-bidu tal-kuntratt?

                              TBCBE

                              3.2.6.2

                              Is-sistema tal-akkwist tipprovdi regoli li jagħtu l-possibbiltà ta’ ġbir ta’ informazzjoni għall-fornituri fuq talba billi:

                                          —

                                          tinżamm informazzjoni kunfidenzjali (pereż. sigrieti tal-mestier jew prezzar);

                                          —

                                          jiġu enfasizzati l-aspetti pożittivi u negattivi tal-offerta li ma tintgħażilx.

                                          —

                                          għall-ġbir ta’ informazzjoni bil-miktub, l-iżgurar li r-rapport bil-miktub jiġi approvat minn qabel minn uffiċjal superjuri tal-akkwist; u

                                          —

                                          l-organizzar ta’ ġbir ta’ informazzjoni orali, dment li d-diskussjonijiet isiru b’mod strutturat biex ma jiddivulgawx informazzjoni kunfidenzjali, u jkunu rreġistrati kif xieraq?

                              TBCBE

                                          3.3

                                             Sistema ta’ lmenti

                                             Is-sistema tal-akkwist tipprovdi għal proċess amministrattiv ta’ rieżami tal-akkwist li hu indipendenti, trasparenti, nondiskriminatorju, effiċjenti u effettiv għall-immaniġġar tal-ilmenti dwar l-akkwist minn parteċipanti mhux biss qabel iżda anki wara l-għoti u qabel l-iffirmar ta’ kuntratt?

                                             Is-soluzzjoni minnufih tat-tilwim hi neċessarja biex l-għoti ta’ kuntratti jitreġġa’ lura jekk ikun hemm bżonn u jiġu limitati r-rimedji marbuta mat-telf fil-profitt u mal-kostijiet assoċjati mat-tħejjija ta’ offerti jew ta’ proposti wara l-firem tal-kuntratti. Proċess tajjeb jinkludi wkoll il-possibbiltà li s-soluzzjoni tal-ilmenti tiġi riferita lil awtorità superjuri indipendenti għall-appelli.

                              3.3.1

                              Is-sistema tal-akkwist tipprovdi informazzjoni dwar kif tippreżenta lment b’rabta mal-proċess tal-akkwist? L-ilmenti jiġu rieżaminati minn funzjoni jew minn korp li:

                                          —

                                          huwa msawwar minn professjonisti esperjenzati, li huma midħla tal-qafas legali għall-akkwist, u jinkludu membri mis-settur privat, mis-soċjetà ċivili u mill-gvern;

                                          —

                                          mhumiex involuti f’xi kapaċità fi tranżazzjonijiet tal-akkwist jew fil-proċess li jwassal għal deċiżjonijiet relatati mal-għoti ta’ kuntratti;

                                          —

                                          ma jitolbux tariffi li jipprojbixxu l-aċċess minn partijiet ikkonċernati;

                                          —

                                          isegwu l-proċessi għas-sottomissjoni u għas-soluzzjoni ta’ tilwim li jkunu definiti biċ-ċar u disponibbli b’mod pubbliku;

                                          —

                                          jeżerċitaw l-awtorità biex jissospendu l-proċess tal-akkwist;

                                          —

                                          joħorġu deċiżjonijiet fi ħdan il-perjodu ta’ żmien speċifikat fir-regoli/regolamenti; u

                                          —

                                          joħorġu deċiżjonijiet li jkunu vinkolanti fuq il-partijiet kollha (mingħajr ma jkun prekluż l-aċċess għal awtorità superjuri esterna)?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI
                                  (8)

                                 MISTOQSIJA EWLENIJA (livell nru 1)

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE/garanziji baġitarji permezz ta’ strumenti finanzjarji u skont il-kriterji stabbiliti mill-Unjoni Ewropea?

                                 Gwida

                                 Strument finanzjarju jista’ jkollu l-forma ta’ investimenti ta’ ekwità jew ta’ kważi ekwità, ta’ self jew ta’ garanziji jew il-forma ta’ strumenti oħra ta’ kondiviżjoni tar-riskju u jista’ jkun ikkombinat ma’ forom oħra ta’ appoġġ finanzarju.

                                    Ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea.

                              Il-Kummissjoni tista’ timplimenta strumenti finanzjarji (“FIs”) bil-ġestjoni indiretta billi tafda kompiti lil entitajiet u lill-intermedjarji finanzjarji tagħhom. It-Titolu X tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea jistabbilixxi l-prinċipji u l-kundizzjonijiet għall-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji, kif ġej:

                                          —

                                          strumenti finanzjarji taħt ġestjoni diretta u indiretta (l-Artikolu 208 RF);

                                          —

                                          għażla tal-entitajiet inkarigati bl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji f’ġestjoni indiretta (l-Artikolu 208.4 RF);

                                          —

                                          il-prinċipji u l-kundizzjonijiet applikabbli għal strumenti finanzjarji u għal garanziji baġitarji (l-Artikolu 209 RF);

                                          —

                                          il-kontenut tal-ftehim ta’ kontribuzzjoni ma’ entitajiet inkarigati bl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji f’ġestjoni indiretta (l-Artikolu 155.6 RF; l-Artikolu 208 RF);

                                          —

                                          monitoraġġ tal-intermedjarji finanzjarji (l-Artikoli 155 u 209 RF); u

                                          —

                                          regoli u implimentazzjoni (l-Artikolu 215 RF).

                                    Standards kontabilistiċi internazzjonali għall-entitajiet tas-settur privat

                              Skont l-IAS (Standard Internazzjonali tal-Kontabilità) 32 u 39, strument finanzjarju hu definit bħala “kwalunkwe kuntratt li jwassal għal assi finanzjarju ta’ entità waħda u għal obbligazzjoni finanzjarja jew għal strument ta’ ekwità ta’ entità oħra”.
                              IAS 32 (Strumenti Finanzjarji) jispjega r-rekwiżiti kontabilistiċi għall-preżentazzjoni tal-FIs, b’mod partikolari fir-rigward tal-klassifikazzjoni tat-tali strumenti f’assi finanzjarji, f’obbligazzjonijiet finanzjarji u fi strumenti ta’ ekwità. L-istandard jipprovdi wkoll gwida dwar il-klassifikazzjoni ta’ mgħax, ta’ dividendi u ta’ qligħ/telf relatati, u meta l-assi finanzjarji u l-obbligazzjonijiet finanzjarji jkunu jistgħu jiġu paċuti. IAS 39 reġa’ nħareġ f’Diċembru 2003, japplika għal perjodi annwali li jibdew fil-1 ta’ Jannar 2005 jew wara, u hu preċedut mill-IFRS 9 Strumenti Finanzjarji għal perjodi annwali li jibdew fl-1 ta’ Jannar 2015 jew wara. IFRS 9 Strumenti Finanzjarji jistabbilixxi r-rekwiżiti dwar ir-rikonoxximent u l-kejl għall-FIs u ċerti kuntratti għax-xiri jew għall-bejgħ ta’ assi mhux finanzjarji. Il-Bord dwar l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà (IASB) qed iżid mal-istandard hekk kif ilesti d-diversi fażijiet tal-proġett komprensiv tiegħu dwar l-FIs, u eventwalment se jifforma standard sostitut għalkollox għall-IAS 39 Strumenti Finanzjarji: Rikonoxximent u Kejl.

                                    Standards kontabilistiċi internazzjonali għall-entitajiet tas-settur pubbliku

                              Għall-entitajiet tas-settur pubbliku japplikaw l-IPSAS (Standards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku) 28-30. Id-definizzjonijiet ta’ strument finanzjarju u ta’ assi finanzjarji, ta’ obbligazzjonijiet finanzjarji u ta’ strumenti ta’ ekwità essenzjlament huma l-istess bħal fl-IAS 32. L-IFRS 9 m’għandux ekwivalenti fl-IPSAS u, b’hekk, ma japplikax fl-IPSAS. L-istrumenti finanzjarji jistgħu jiġu kkategorizzati fuq il-bażi tal-metodu ta’ valwazzjoni tagħhom:

                                          —

                                          strumenti finanzjarji vvalutati bil-valur kurrenti (normalment il-prezz tas-suq): strumenti fi flus, titoli, derivattivi, bonds, strumenti ta’ ekwità nnegozjati fi swieq attivi;

                                          —

                                          strumenti finanzjarji vvalutati bil-kost amortizzat: self, riċevibbli, teħid b’self, strumenti ta’ ekwità mingħajr suq attiv.

                                 PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI

                                          1

                                          QAFAS LEGALI U REGOLATORJU — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar għall-użu u għall-implimentazzjoni tal-FIs?
                              Il-prinċipji tal-użu tal-istrumenti finanzjarji (“FIs”) iridu jiġu ddikjarati f’qafas legali u regolatorju definit sew u trasparenti li jistabbilixxi biċ-ċar politiki, proċeduri, responsabbiltà u kontrolli xierqa. Filwaqt li l-istrumenti finanzjarji joperaw fi ħdan il-qafas tagħhom stess, dawn jibbenefikaw mill-ambjent tal-kontroll ġenerali, mill-kontrolli interni operati mill-entità, mis-sistema kontabilistika tal-entità u mill-awditjar estern.

                              1.1

                              L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar għall-FIs li fih:

                                          —

                                          deskrizzjonijiet tal-FIs, inklużi l-istrateġiji jew il-politiki ta’ investiment, it-tip ta’ appoġġ mogħti, il-kriterji ta’ eliġibbiltà għall-intermedjarji finanzjarji u r-riċevituri finali kif ukoll ir-rekwiżiti operazzjonali addizzjonali li jittrasponu l-objettivi tal-politika tal-FI;

                                          —

                                          sistemi, regoli u proċeduri għall-kisba u għall-kejl ta’ medda fil-mira ta’ valuri għall-ingranaġġ u għall-effetti multiplikatur (il-kontribuzzjoni tal-UE għal FI għandu jkollha l-għan li timmobilizza investiment globali li jisboq id-daqs tal-kontribuzzjoni tal-UE skont l-indikaturi definiti minn qabel);

                                          —

                                          dispożizzjonijiet għall-ġestjoni tal-kontribuzzjonijiet minn terzi persuni li jinkludu l-possibbiltà li jinfetħu kontijiet fiduċjarji f’isem terza persuna, riskji ta’ kontropartijiet, operazzjonijiet aċċettabbli tat-teżor, responsabbiltajiet tal-partijiet ikkonċernati, azzjonijiet ta’ rimedju fil-każ ta’ bilanċi eċċessivi f’kontijiet fiduċjarji, iż-żamma ta’ rekords u r-rapportar (9) ekwivalenti għar-rekwiżiti tal-UE;

                                          —

                                          regoli għar-rapportar kontabilistiku, għar-rapportar finanzjarju (rapportar finanzjarju separat għal kull FI) u għall-awditjar estern;

                                          —

                                          sistemi, regoli u proċeduri għar-regolamentazzjoni tad-durata, tal-possibbiltà ta’ estensjoni, u tat-terminazzjoni tal-FI, li jinkludu l-kundizzjonijiet għat-terminazzjoni bikrija u, fejn xieraq, għall-istrateġiji ta’ ħruġ kif ukoll dwar ir-ripagamenti mħallsa/li għandhom jitħallsu lura lil terza persuna jew f’kontijiet fiduċjarji;

                                          —

                                          sistemi, regoli u proċeduri għall-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tal-appoġġ għall-intermedjarji finanzjarji u għar-riċevituri finali, inkluż ir-rapportar mill-intermedjarji finanzjarji?

                              TBCBE

                              1.2

                              X’tipi ta’ FIs tuża jew biħsiebha tuża l-entità? Ikseb deskrizzjoni dettljata ta’:

                                          —

                                          It-tipi ta’ FIs użati, inklużi spjegazzjonijiet ta’ termini (tekniċi) u ta’ abbrevjazzjonijiet. L-FIs jistgħu jinkludu self b’rati tal-imgħax (bil-prezz tas-suq) kummerċjali, self b’rati tal-imgħax favorevoli u termini ta’ ripagament, self b’termini ta’ ripagament li jiddependu mill-prestazzjoni, mikroself, għotjiet li ma jistgħux jitroddu lura, garanziji, oqfsa għall-kooperazzjoni ma’ terzi persuni, bħal faċilitajiet ta’ investiment u faċilitajiet ta’ tħallit, eċċ.

                                          —

                                          Ir-riskji assoċjati ma’ kull FI, kif dawn ir-riskji huma mmaniġġati u x’miżuri ta’ rimedji huma fis-seħħ. Ir-riskji tipiċi jistgħu jinkludu, iżda mhumiex limitati għal, riskji tal-kambju (self maħruġ u ripagabbli f’muniti lokali u ffinanzjat permezz ta’ muniti konvertibbli b’mod internazzjonali) u riskji ta’ kreditu (affidabbiltà kreditizzja tal-mutwatarji).

                              TBCBE

                              1.3

                              L-FIs kif inhuma pprovduti lill-benefiċjarji (mutwatarji)? Kif inhuma garantiti u b’liema tip ta’ obbligazzjoni u/jew ta’ garanzija?
                              Wieġeb għal dawn li ġejjin b’referenza għal:

                                          —

                                          Appoġġ permezz ta’ intermedjarji finanzjarji (finanzjament intermedjarju)

                                          —

                                          Appoġġ dirett lir-riċevituri finali (finanzjament mhux intermedjarju)

                              TBCBE

                              1.4

                              L-entità għandha linji gwida jew regoli u manwali operazzjonali għall-FIs użati?

                              TBCBE

                              1.5

                              L-entità tagħmel użu minn mudelli standard għall-provvista tal-FIs, bħal kuntratti mudell?
                              Wieġeb għal dawn li ġejjin b’referenza għal:

                                          —

                                          Intermedjarji finanzjarji

                                          —

                                          Riċevituri finali (fil-każ ta’ finanzjament mhux intermedjarju)

                              TBCBE

                              1.6

                              Dawn il-kuntratti jistabbilixxu biċ-ċar il-patti u l-kundizzjonijiet rilevanti?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI

                                          2

                                          PRINĊIPJI — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): il-prinċipji u l-kundizzjonijiet li ġejjin huma integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji tal-istrumenti finanzjarji tal-entità?

                                    Prinċipji bażiċi (l-Artikolu 209(1) RF).

                              L-istrumenti finanzjarji għandhom jintużaw f’konformità mal-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, trasparenza, proporzjonalità, nondiskriminazzjoni, trattament indaqs u sussidjarjetà u f’konformità mal-objettivi tagħhom u, fejn applikabbli, mad-durata stabbilita fl-att bażiku għall-FIs.

                                    Għażla tal-intermedjarji finanzjarji (l-Artikolu 208 RF)

                              L-intermedjarji finanzjarji għandhom jiġu magħżula abbażi ta’ proċeduri miftuħa, trasparenti, proporzjonati u nondiskriminatorji, biex jiġu evitati l-kunflitti ta’ interess. L-intermedjarji finanzjarji jew ir-riċevituri finali tal-istrumenti finanzjarji għandhom jintgħażlu billi jiġu kkunsidrati n-natura tal-istrument finanzjarju li jrid jiġi implimentat, l-esperjenza u l-kapaċità operazzjonali u finanzjarja tal-entitajiet ikkonċernati, u/jew il-vijabbiltà ekonomika tal-proġetti tar-riċevituri finali. L-għażla trid tkun trasparenti, iġġustifikata minn raġunijiet oġġettivi u ma għandhiex twassal għal kunflitt ta’ interessi.

                                    Kundizzjonijiet għall-istrumenti finanzjarji u għall-garanziji baġitarji (l-Artikolu 209 RF)

                              L-istrumenti finanzjarji/il-garanziji baġitarji għandhm jikkonformaw mal-kundizzjonijiet bażiċi li ġejjin: jindirizzaw fallimenti tas-suq jew sitwazzjonijiet ta’ investiment subottimali, l-addizzjonalità, in-nuqqas ta’ distorsjoni tal-kompetizzjoni fis-suq intern u l-konsistenza mar-regoli dwar l-għajnuna mill-Istat, l-effett ta’ ingranaġġ u l-allinjament tal-interess u l-provvista ta’ remunerazzjoni konsistenti mal-kondiviżjoni tar-riskju.

                                 Gwida

                              Il-prinċipji ta’ hawn fuq iridu jiġu integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji tal-istrumenti finanzjarji tal-entità skont il-prinċipju globali ta’ proporzjonalità. Il-prinċipji mhumiex assoluti u numru limitat ta’ eċċezzjonijiet jista’ jiġi awtorizzat dment li dawn ikunu stipulati b’mod ċar, raġonevoli u ġustifikati.

                              2.1.1

                                 Prinċipji bażiċi. Il-prinċipji bażiċi li ġejjin huma integrati fil-proċeduri, fir-regoli u fil-kriterji għall-użu u għall-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji/tal-garanziji baġitarji tal-entità?

                                          —

                                          ġestjoni finanzjarja tajba;

                                          —

                                          trasparenza;

                                          —

                                          proporzjonalità;

                                          —

                                          nondiskriminazzjoni; u

                                          —

                                          trattament indaqs?

                              TBCBE

                              2.2.1

                                 Għażla tal-intermedjarji finanzjarji. X’inhi l-proċedura tal-entità biex tagħżel l-intermedjarji finanzjarji (10)?

                              TBCBE

                              2.2.2

                                 Għażla tal-intermedjarji finanzjarji. L-intermedjarji finanzjarji jintgħażlu fuq il-bażi ta’ proċeduri miftuħa, trasparenti, proporzjonati u nondiskriminatorji, waqt li jkunu evitati kunflitti ta’ interess?

                              2.2.3

                                 Għażla tal-intermedjarji finanzjarji. L-intermedjarji finanzjarji jew ir-riċevituri finali tal-FIs jintgħażlu billi jiġu kkunsidrati n-natura tal-FI li jrid jiġi implimentat, l-esperjenza u l-kapaċità operazzjonali u finanzjarja tal-entitajiet ikkonċernati, u/jew il-vijabbiltà ekonomika tal-proġetti tar-riċevituri finali?
                              L-għażla hi trasparenti, iġġustifikata minn raġunijiet oġġettivi u ma twassalx għal kunflitt ta’ interess?

                              2.3.1

                                 Kundizzjonijiet għall-FIs. Is-sistemi, ir-regoli u l-proċeduri tal-entità jippermettulha timplimenta FIs li jindirizzaw il-fallimenti tas-suq jew sitwazzjonijiet ta’ investiment subottimali, li huma meqjusa bħala ekonomikament vijabbli skont standards aċċettati internazzjonalment li però ma jwasslux għal finanzjament suffiċjenti minn sorsi tas-suq?

                              TBCBE

                              2.3.2

                                 Kundizzjonijiet għall-FIs. Is-sistemi, ir-regoli u l-proċeduri tal-entità jippermettulha timplimenta FIs li jikkonformaw mal-prinċipju ta’ addizzjonalità (l-FIs għandhom jimmiraw li jissostitwixxu dawk ta’ Stat Membru, finanzjament privat jew intervent finanzjarju ieħor tal-UE)?

                              TBCBE

                              2.3.3

                                 Kundizzjonijiet għall-FIs. Is-sistemi, ir-regoli u l-proċeduri tal-entità jippermettulha tikkonforma mal-kundizzjoni ta’ allinjament tal-interess b’dispożizzjonijiet bħall-koinvestiment, rekwiżiti dwar il-kondiviżjoni tar-riskju jew inċentivi finanzjarji, filwaqt li jipprevjenu kunflitt ta’ interess ma’ attivitajiet oħra tal-entità inkarigata)?

                              TBCBE

                              2.3.4

                                 Kundizzjonijiet għall-FIs. Is-sistemi, ir-regoli u l-proċeduri tal-entità jippermettulha tikseb u tkejjel effett ta’ ingranaġġ u multiplikatur li jinkludi, fejn xieraq, il-massimizzazzjoni tal-investiment privat?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI

                                          3

                                          PROĊEDURI TAL-ISTRUMENTI FINANZJARJI — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): l-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-użu u għall-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji tagħha?

                                          3.1

                                             Monitoraġġ. L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri xierqa għall-monitoraġġ tal-istrumenti finanzjarji?

                              3.1.1

                              L-entità għandha fis-seħħ proċeduri għall-monitoraġġ tal-użu tal-FIs li jibnu fuq ir-rapportar u l-kontijiet ipprovduti mill-intermedjarji finanzjarji u fuq l-awditi disponibbli u fuq il-kontrolli mwettqa mill-intermedjarju finanzjarju?

                              TBCBE

                              3.1.2

                              Meta ma jkun jeżisti ebda intermedjarju finanzjarju, l-entità għandha fis-seħħ proċeduri għall-monitoraġġ dirett tal-użu tal-FIs fuq il-bażi tar-rapportar u tal-kontijiet ipprovduti mir-riċevituri finali?

                              TBCBE

                                 Gwida: Monitoraġġ tal-istrumenti finanzjarji

                                          1.

                                          Biex ikun żgurat il-monitoraġġ armonizzat tal-istrumenti finanzjarji msemmija fl-Artikolu 215(3) tar-Regolament Finanzjarju, għandha tiġi implimentata sistema ta’ monitoraġġ mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex tgħin fil-forniment ta’ garanzija raġonevoli li l-fondi tal-UE qegħdin jintużaw skont l-Artikolu 36(2) tar-Regolament Finanzjarju.

                                          2.

                                          Is-sistema ta’ monitoraġġ għandha tintuża biex: (i) tivvaluta l-progress tal-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji fil-kisba tal-objettivi tal-politika riflessi fl-indikaturi rilevanti tal-outputs u tar-riżultati stabbiliti mill-evalwazzjoni ex ante; (ii) tanalizza kemm l-implimentazzjoni tikkonforma mar-rekwiżiti definiti skont l-Artikolu 209(2) tar-Regolament Finanzjarju; u (iii) tipprovdi l-bażi għar-rapportar tal-Kummissjoni meħtieġ skont l-Artikoli 41(4) u 140(8) tar-Regolament Finanzjarju.

                                          3.2

                                             Self. L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-ikkuntrattar tas-self?

                              3.2.1

                              X’inhuma s-sistemi u l-proċeduri ta’ reġistrazzjoni u ta’ rapportar għas-self?

                              TBCBE

                              3.2.2

                              Dawn is-sistemi u l-proċeduri huma adegwati?

                              3.2.3

                              Il-kuntratti tas-self huma approvati fuq il-bażi ta’ kriterji adegwati u trasparenti?

                              3.2.4

                              Il-kont (tat-tranżazzjonijiet ġenerali) tal-kuntratti jiġi rikonċiljat fuq bażi regolari (tal-anqas darba fix-xahar) mas-sistema ta’ reġistrazzjoni tal-kuntratti?

                              TBCBE

                                          3.3

                                             Garanziji L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-ħruġ ta’ garanziji?

                              3.3.1

                              X’inhuma s-sistemi u l-proċeduri ta’ reġistrazzjoni u ta’ rapportar għall-garanziji?

                              TBCBE

                              3.3.2

                              Dawn is-sistemi u l-proċeduri huma adegwati?

                              3.3.3

                              Il-garanziji huma approvati fuq il-bażi ta’ kriterji adegwati u trasparenti?

                              3.3.4

                              Il-kont (tat-tranżazzjonijiet ġenerali) tal-kuntratti jiġi rikonċiljat fuq bażi regolari (tal-anqas darba fix-xahar) mas-sistema ta’ reġistrazzjoni tal-kuntratti?

                              TBCBE

                              3.3.5

                              Rigward il-garanziji baġitarji, l-entità hi kapaċi tirrapporta b’mod adegwat dwar l-implimentazzjoni tagħhom, inkluż fejn il-kontribuzzjoni tirrimborża n-nefqa - fuq kontijiet mfassla għan-nefqa mġarrba u dikjarazzjoni mill-maniġment li tikkonferma li: (i) l-informazzjoni hi ppreżentata kif suppost, kompluta u akkurata; (ii) il-kontribuzzjoni ntużat għall-iskop maħsub tagħha; (iii) is-sistemi ta’ kontroll stabbiliti jagħtu l-garanziji neċessarji fir-rigward tal-legalità u tar-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti; u (iv) sommarju tar-rapporti finali tal-awditjar u tal-kontrolli kollha mwettqa, inkluża analiżi tan-natura u tal-firxa tal-erruri u tad-dgħufijiet identifikati fis-sistemi u ttieħdet jew hi ppjanata azzjoni korrettiva?

                                          3.4

                                             Ribassi/sussidji tar-rati tal-imgħax. L-entità għandha sistema xierqa ta’ reġistrazzjoni u ta’ rapportar biex tipprovdi ribassi/sussidji tar-rati tal-imgħax?

                              3.4.1

                              X’inhuma s-sistemi u l-proċeduri ta’ reġistrazzjoni u ta’ rapportar għar-ribassi tar-rati tal-imgħax?

                              TBCBE

                              3.4.2

                              Dawn is-sistemi u l-proċeduri huma adegwati?

                              3.4.3

                              Ir-ribassi tar-rati tal-imgħax huma approvati fuq il-bażi ta’ kriterji adegwati u trasparenti?

                                          3.5

                                             Ekwità. L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għat-twettiq ta’ operazzjonijiet ta’ ekwità?

                              3.5.1

                              L-entità għandha strateġija ta’ ekwità jew linji gwida għall-investimenti ta’ ekwità u proċess ta’ diliġenza dovuta, approvati mill-bord jew minn korp ta’ governanza xieraq ieħor?

                              TBCBE

                              3.5.2

                              L-entità twettaq b’mod sistematiku valwazzjoni tal-operazzjoni(jiet) ta’ ekwità tagħha, fil-mument tal-approvazzjoni u b’mod perjodiku tul il-ħajja tal-invesitment? Iddeskrivi l-informazzjoni u l-metodu/i użat(i) għall-valwazzjoni.

                              3.5.3

                              L-entità għandha proċess stabbilit biex timmaniġġa l-ħruġ tal-investimenti ta’ ekwità tagħha? L-istrateġija ta’ ekwità tistabbilixxi xi rekwiżit għal pjan ta’ ħruġ fil-ħin?

                              3.5.4

                              L-entità qed timmaniġġa l-portafoll ta’ ekwità tagħha b’mod attiv? Għandha membri tal-bord b’mandat fil-kumpaniji tagħha li fihom isir investiment (għal investimenti ta’ ekwità diretta), jew mezzi simili biex timmonitorja mill-qrib il-prestazzjoni tal-kumpaniji tagħha li fihom isir investiment? Fil-każ ta’ investimenti f’fondi, l-entità għandha membri nominati fil-korpi li jirrappreżentaw lil investituri fil-fondi?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI — MISTOQSIJIET ADDIZZJONALI GĦALL-GARANZIJI BAĠITARJI (fakultattivi)
                                  (11)

                                          6.a

                                          GARANZIJI BAĠITARJI — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità għandha sistema għall-ġestjoni tar-riskju ta’ kreditu u tuża sistema interna ta’ klassifikazzjoni tar-riskju (IRRS) xierqa għan-natura, għad-daqs u għall-kumplessità tal-attivitajiet tal-entità?

                                 Gwida

                              Ħafna mill-entitajiet li jimplimentaw il-garanziji baġitarji huma istituzzjonijiet ta’ kreditu jew ditti ta’ investiment li huma soġġetti għal regolamentazzjoni u għal sorveljanza, inklużi regoli dwar ir-riskju ta’ kreditu, dwar il-klassifikazzjoni tar-riskju u dwar is-sistemi tal-IT u l-proċeduri biex jiġu operati.
                              L-iskop ta’ din is-subtaqsima hu li tivvaluta l-affidabbiltà tal-funzjoni tal-immaniġġar tar-riskji tal-entità, inklużi l-governanza tagħha u s-sistema interna tagħha ta’ klassifikazzjoni tar-riskju ta’ kreditu, li hi materjali għal valutazzjoni futura tal-arranġamenti ta’ kondiviżjoni tar-riskju bejn l-UE u l-entità, kif ukoll għar-remunerazzjoni tal-UE li tirriżulta mir-riskju meħud mill-UE (l-Artikolu 209(2)(f) RF).
                              L-iskopertura tal-UE għall-kontropartijiet taħt garanziji baġitarji tinkludi obbligazzjoni kontinġenti, li tirrappreżenta l-obbligazzjoni finanzjarja tal-UE li mhix koperta għalkollox minn provvedimenti (l-Artikolu 211 RF). Biex tivvaluta r-riskju li l-kontropartijiet jitolbu pagamenti tal-UE għal sejħiet ta’ garanziji ogħla mill-proviżjonament disponibbli, il-Kummissjoni trid timmonitorja tal-anqas darba fis-sena l-iskopertura tal-UE li tirriżulta minn kull garanzija baġitarja. Għal dan l-għan, il-kontropartijiet huma mitluba jipprovdu lill-Kummissjoni ta’ kull sena b’informazzjoni dwar l-obbligi finanzjarji pendenti li jirriżulta għall-UE mill-garanziji baġitarji, inklużi valutazzjoni tar-riskju, informazzjoni dwar il-klassifikazzjoni u l-inadempjenzi mistennija rigward l-operazzjonijiet koperti mill-garanzija baġitarja (l-Artikolu 219(6) RF). Il-Kummissjoni tibbaża fuq din l-informazzjoni biex twettaq il-valutazzjoni tas-sostenibbiltà tal-obbligazzjonijiet kontinġenti (l-Artikolu 210(3) RF) u biex tirrieżamina b’mod regolari r-rata ta’ proviżjonament ta’ kull garanzija baġitarja (l-Artikolu 211(1) RF).
                              L-istandards dwar ir-regolamentazzjoni, is-superviżjoni u l-ġestjoni tar-riskju tal-banek huma deskritti:

                                          —

                                          fil-livell internazzjonali: “Basel III”, sett ta’ miżuri miftiehem f’livell internazzjonali żviluppat mill-Kumitat ta’ Basel dwar is-Superviżjoni Bankarja, li jinkludi l-“Prinċipji ċentrali għas-superviżjoni effettiva”, b’mod partikolari l-prinċipji 15 (proċess ta’ ġestjoni tar-riskju) u 17 (riskju ta’ kreditu);

                                          —

                                          fil-livell tal-UE: id-Direttiva 2013/36 dwar l-aċċess għall-attività tal-istituzzjonijiet ta’ kreditu u s-superviżjoni prudenzjali tal-istituzzjonijiet ta’ kreditu u tad-ditti tal-investiment; ir-Regolament 575/2013 dwar ir-rekwiżiti prudenzjali għall-istituzzjonijiet ta’ kreditu u għad-ditti ta’ investiment; id-Direttiva 2014/65 dwar is-swieq fl-istrumenti finanzjarji.

                              6a.1

                              Politika tar-riskju/qafas strateġiku. L-entità għandha politika u strateġija solidi fis-seħħ biex tidentifika, timmaniġġa, tkejjel u tikkontrolla r-riskju (b’enfasi fuq ir-riskju ta’ kreditu)?

                              6a.1.1

                              L-entità għandha politika tar-riskju li:

                                          —

                                          tiddefinixxi u talloka biċ-ċar ir-responsabbiltajiet fi ħdan l-organizzazzjoni;

                                          —

                                          tqis is-solidità, ir-razzjonalità u l-fattibbiltà; u

                                          —

                                          tibqa’ disponibbli u tinftiehem fi ħdan l-organizzazzjoni sħiħa?

                              TBCBE

                              6a.1.2

                              L-entità għandha strateġija jew linji gwida dwar ir-riskju, approvati mill-maniġment superjuri, li b’mod regolari:

                                          —

                                          jiddefinixxu l-limiti u kunsiderazzjonijiet kummerċjali li skont dawn l-entità hi mistennija topera meta teżegwixxi l-istrateġija kummerċjali tagħha;

                                          —

                                          jistabbilixxu r-riskji fil-livell individwali u aggregat u t-tipi differenti ta’ riskju (kapaċità tar-riskju, inklużi l-limiti) li l-entità lesta u kapaċi taċċetta biex twettaq l-attivitajiet kummerċjali tagħha;

                                          —

                                          jikkomunikaw l-aptit tar-riskju tal-bord b’mod effettiv fi ħdan l-entità kollha, filwaqt li jorbtuh mat-teħid ta’ deċiżjonijiet operazzjonali ta’ kuljum tagħha u jistabbilixxu l-mezz biex jiżdied l-għarfien madwar l-entità;

                                          —

                                          jipprovdu kontinwità billi jqisu l-aspetti ċikliċi tal-ekonomija fejn topera l-entità u t-tibdil li jirriżulta fil-kompożizzjoni u fil-kwalità tal-portafoll ġenerali; u

                                          —

                                          jinkludu kemm kunsiderazzjonijiet kwantitattivi kif ukoll kwalitattivi?

                              TBCBE

                              6a.2

                              Governanza tar-riskju. L-entità għandha qafas organizzazzjonali xieraq li jippermetti l-ġestjoni, il-kejl u l-kontroll effettivi tar-riskju ta’ kreditu, b’riżorsi umani u tekniċi kwalitattivi u kwantitattivi suffiċjenti għat-twettiq tal-kompiti meħtieġa?

                              6a.2.1

                              L-allokazzjoni tar-responsabbiltajiet fi ħdan l-entità hi definita b’mod ċar b’tali mod li:

                                          —

                                          il-bord jew korp regolatorju ieħor japprova l-politiki għall-ġestjoni u għall-kontroll tar-riskju u jirrieżaminahom b’mod regolari, u jieħu rwol attiv fid-definizzjoni tal-aptit għar-riskju u fl-iżgurar tal-allinjament ta’ dan mal-prattiki strateġiċi, tal-pjanijiet kapitali u finanzjarji, u tal-kumpens tal-entità;

                                          —

                                          il-maniġment superjuri hu responsabbli għat-tfassil u għall-implimentazzjoni tar-regoli u tal-proċeduri għall-ġestjoni, għall-kejl u għall-kontroll tar-riskju;

                                          —

                                          hemm linji ċari ta’ responsabbiltà għat-teħid, għall-kejl, għall-monitoraġġ, għall-ġestjoni u għar-rapportar tar-riskju;

                                          —

                                          il-maniġment superjuri jiżgura li l-persunal involut fil-fażijiet kollha tal-proċess ta’ ġestjoni tar-riskju hu kwalifikat, kompetenti u għandu t-taħriġ, ir-rieda u l-esperjenza neċessarji biex jeżerċita ġudizzju prudenti fil-valutazzjoni, fil-ġestjoni u/jew fil-kontroll tar-riskju, u fehim solidu tad-direzzjoni strateġika, tal-politiki, tal-proċeduri, tat-tolleranza għar-riskju u tal-limiti tar-riskju tal-entità;

                                          —

                                          il-funzjoni tal-immaniġġar tar-riskji hi involuta fi kwalunkwe attività li tiġġenera d-dħul; u

                                          —

                                          l-uffiċjal kap tar-riskju (chief risk officer, CRO) jirrapporta għand il-bord jew il-kumitat tar-riskju tagħha u għandu aċċess għal dan mingħajr xkiel?

                              TBCBE

                              6a.2.2

                              Is-separazzjoni tad-dmirjiet hi implimentata b’tali mod li:

                                          —

                                          il-funzjoni tal-immaniġġar tar-riskji ta’ kreditu hi indipendenti għalkollox mill-funzjoni kummerċjali u tinkludi “tliet linji tad-difiża” li jintgħarfu b’mod ċar, kif ġej:

                                                      1.

                                                      il-linja kummerċjali (jiġifieri l-ewwel linja tad-difiża) għandha “sjieda” tar-riskju, li biha hi tirrikonoxxi u timmaniġġa r-riskju li ġġarrab fit-twettiq tal-attivitajiet tagħha;

                                                      2.

                                                      il-funzjoni tal-immaniġġar tar-riskji (jiġifieri t-tieni linja tad-difiża) hi responsabbli għall-identifikazzjoni, għall-kejl, għall-monitoraġġ u għar-rapportar ulterjuri tar-riskju fuq bażi li tkopri l-entità sħiħa bħala parti mit-tieni linja tad-difiża, indipendentement mill-ewwel linja tad-difiża (12);

                                                      3.

                                                      hemm funzjoni tal-awditjar intern/tal-konformità (it-tielet linja tad-difiża) li, kull ċertu żmien, tirrieżamina r-riskju u b’mod partikolari l-aspetti tar-riskju ta’ kreditu?

                              TBCBE

                              6a.2.3

                              L-attivitajiet tal-funzjoni tal-immaniġġar tar-riskji huma komprensivi biżżejjed fl-ambitu tagħhom b’tali mod li jinkludu l-akbar ammont possibbli mill-aspetti li ġejjin:

                                          —

                                          l-identifikazzjoni ta’ riskji individwali, aggregati u emerġenti materjali;

                                          —

                                          il-valutazzjoni ta’ dawn ir-riskji u l-kejl tal-iskopertura tal-entità għalihom?

                              TBCBE

                              6a.2.4

                              Il-politiki tal-entità jispjegaw biċ-ċar il-livelli ta’ delegazzjoni tal-approvazzjonijiet lill-maniġment (13) u l-approvazzjonijiet isiru skont il-politiki bil-miktub u l-linji gwida tal-entità u jingħataw mil-livell xieraq ta’ maniġment?

                              TBCBE

                              6a.3

                              L-entità għandha sistema li taħdem kif suppost ta’ identifikazzjoni, ta’ analiżi u ta’ monitoraġġ tar-riskju ta’ kreditu?

                              6a.3.1

                              Is-sistema ta’ identifikazzjoni tar-riskju tal-entità tkopri dawn li ġejjin:

                                          —

                                          ir-riskji materjali kollha għall-entità, fil-karta bilanċjali u barra l-karta bilanċjali u madwar il-grupp kollu, madwar il-portafoll kollu, fil-livelli tal-linji operazzjonali u tat-tranżazzjonijiet; u

                                          —

                                          analiżi kurrenti tar-riskji eżistenti kif ukoll l-identifikazzjoni ta’ riskji ġodda jew emerġenti?

                              TBCBE

                              6a.3.2

                              Il-funzjoni tal-immaniġġar tar-riskji twettaq valutazzjoni mhux preġudikata tal-kwalità tal-krediti/investimenti individwali u tal-portafoll aggregat, li jinkludi l-adegwatezza tal-klassifikazzjoni tar-riskju ta’ kreditu u tal-istima tat-telf? Din it-tieni opinjoni tingħata fl-istadju tal-approvazzjoni u mbagħad tiġi rieżaminata b’mod regolari tul il-ħajja tal-operazzjonijiet?

                              TBCBE

                              6a.3.3

                              Il-kejl tar-riskju ta’ kreditu jqis kemm jista’ jkun l-aspetti li ġejjin:

                                          —

                                          in-natura speċifika tal-kreditu/investiment u l-kundizzjonijiet kuntrattwali u finanzjarji tiegħu;

                                          —

                                          il-profil tal-iskopertura sal-maturità b’rabta maċ-ċaqliq potenzjali tas-suq u maċ-ċiklu ekonomiku;

                                          —

                                          l-eżistenza ta’ kollateral jew ta’ garanziji;

                                          —

                                          il-potenzjal predefinit fuq il-bażi tal-klassifikazzjoni interna tar-riskju;

                                          —

                                          il-valutazzjoni kwantitattiva (pereż. mudellar finanzjarju) kif ukoll il-valutazzjoni kwalitattiva; u

                                          —

                                          id-diliġenza dovuta u l-analiżi tar-riskju sistematiċi tat-tranżazzjonijiet kollha, fejn is-sejbiet tad-diliġenza dovuta jkollhom impatt fuq l-approvazzjoni mill-maniġment u/jew l-istrutturar tal-operazzjoni?

                              TBCBE

                              6a.3.4

                              Is-sistema ta’ informazzjoni dwar il-ġestjoni (tar-riskju ta’ kreditu) tal-entità tinkludi l-karatteristiċi li ġejjin:

                                          —

                                          tipprovdi informazzjoni adegwata (kwalità, dettall, tempestività) dwar il-kompożizzjoni tal-portafoll tal-kreditu/tal-investiment;

                                          —

                                          hi affidabbli u komprensiva biżżejjed b’tali mod li l-entità tibbaża fuq data interna u esterna akkurata, robusta u affidabbli biex tkun tista’ tidentifika, tivvaluta u timmitiga r-riskji; u

                                          —

                                          tinkludi testijiet tal-istress u analiżi tax-xenarji rieżaminati b’mod perjodiku li għandhom jintużaw mill-entità biex tifhem aħjar l-iskoperturi potenzjali għar-riskju taħt firxa ta’ ċirkustanzi avversi?

                              TBCBE

                              6a.4

                              L-entità tuża sistema interna ta’ klassifikazzjoni tar-riskju (IRRS) xierqa għan-natura, għad-daqs u għall-kumplessità tal-attivitajiet tagħha?

                              6a.4.1

                              L-entità kapaċi tiddokumenta l-ħsieb wara l-għażla tagħha għall-kriterji ta’ klassifikazzjoni u tipprovdi data u analiżi li juru li l-kriterji u l-proċeduri ta’ klassifikazzjoni aktarx li jirriżultaw fi klassifikazzjonijiet li jagħmlu distinzjoni sinifikanti tar-riskju?

                              TBCBE

                              6a.4.2

                              Is-sistema ta’ klassifikazzjoni tar-riskju tal-entità tinkludi kemm jista’ jkun il-karatteristiċi li ġejjin:

                                          —

                                          l-iskoperturi ta’ kreditu kollha huma klassifikati skont ir-riskju;

                                          —

                                          tkopri numru adegwat ta’ klassifikazzjonijiet, li huma raġonevoli, tempestivi u dinamiċi;

                                          —

                                          hemm proċess biex jiġi mmappjat l-IRRS mal-klassifikazzjoni regolatorja u/jew mal-iskali tal-aġenziji tal-klassifikazzjoni tal-kreditu;

                                          —

                                          il-kriterji ta’ klassifikazzjoni jirriflettu taħlita xierqa ta’ fatturi kwalitattivi u kwantitattivi u l-kriterji biex tiġi assenjata kull klassifikazzjoni huma definiti biċ-ċar;

                                          —

                                          hemm perjodu ta’ żmien għall-klassifikazzjoni tar-riskju;

                                          —

                                          il-klassifikazzjonijiet jirriflettu kemm il-prestazzjoni mistennija tal-mutwatarju kif ukoll l-istruttura tat-tranżazzjoni;

                                          —

                                          meta l-entità tuża bażi ta’ data esterna biex tissupplimenta d-data tagħha u/jew mudell ta’ klassifikazzjoni estern, din turi l-adegwatezza tad-data esterna u li l-entità tifhem il-filosofija tal-klassifikazzjoni li fuqha hu msejjes il-mudell; u

                                          —

                                          il-klassifikazzjoni assenjata għal operazzjoni hi sostnuta u dokumentata sew?

                              TBCBE

                              6a.4.3

                              L-entità żżomm data dwar ir-rati ta’ inadempjenzi realizzati assoċjati mal-gradi ta’ klassifikazzjonijiet u mal-migrazzjoni ta’ klassifikazzjonijiet?

                              TBCBE

                              6a.4.4

                              L-entità għandha politiki u proċeduri komprensivi dwar il-validazzjoni effettiva tas-sistema ta’ klassifikazzjoni (14) u tirieżamina b’mod indipendenti u regolari l-adegwatezza tal-IRRS?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI — MISTOQSIJIET ADDIZZJONALI (fakultattivi)
                                  (15)

                                          6.b

                                          EVITAR TAT-TAXXA U ĠURISDIZZJONIJIET LI MA JIKKOOPERAWX — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità timplimenta fl-għażla/fl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji/tal-garanziji baġitarji sostnuti mill-fondi tal-UE, standards ekwivalenti għal-leġiżlazzjoni applikabbli tal-UE u għall-istandards internazzjonali u tal-UE miftiehma u għaldaqstant: a) ma ssostnix azzjonijiet li jikkontribwixxu għall-evitar tat-taxxa u b) ma tidħolx f’operazzjonijiet ma’ entitajiet inkorporati jew stabbiliti f’ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx għal finijiet tat-taxxa?

                                 Gwida

                              L-istandards dwar l-evitar tat-taxxa b’mod ġenerali jimmiraw li jiżguraw li jiġu implimentati u mhux evitati r-regoli dwar it-taxxa għal tassazzjoni effettiva:

                                          —

                                          Fil-livell tal-OECD dawn jinkludu b’mod partikolari l-prinċipji ta’ trasparenza u ta’ skambju ta’ informazzjoni, u l-ħidma fuq l-erożjoni tal-bażi u trasferiment tal-profitt (base erosion and profit shifting, BEPS)

                                          —

                                          B’mod aktar speċifiku fil-livell tal-UE dawn jinkludu l-politika tat-taxxa u l-qafas regolatorju tal-UE dwar l-evitar tat-taxxa (16), bħal: l-impenji politiċi kontra l-evitar tat-taxxa (inkluża l-politika tal-UE dwar ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx għall-finijiet tat-taxxa), il-Kodiċi tal-kondotta għat-tassazzjoni tal-intrapriżi (kompetizzjoni tat-taxxa dannuża), il-miżuri kontra l-abbuż ipprovduti f’diversi direttivi, il-pakkett komprensiv dwar il-Ġlieda kontra l-Evitar tat-Taxxa fl-2016 u t-traduzzjoni tar-regoli dwar il-BEPS fil-qafas legali tal-UE, ir-regoli tal-UE dwar il-kooperazzjoni amministrattiva u t-trasparenza pprovduti fid-direttivi korrispondenti.

                                    Filwaqt li jibnu fuq dawn l-istandards dwar l-evitar tat-taxxa, il-proġetti ffinanzjati mill-UE ma għandhomx jinvolvu ppjanar aggressiv tat-taxxa u għandu jkollhom raġunijiet kummerċjali tajbin stabbiliti (għajr raġunijiet tat-taxxa) għal struttura partikolari, mingħajr ma jisfruttaw it-teknikalitajiet ta’ sistema tat-taxxa jew ta’ diskrepanzi bejn żewġ sistemi tat-taxxa jew aktar biex inaqqsu l-obbligazzjoni tat-taxxa. Il-lista ta’ “karatteristiċi distintivi” fid-Direttiva 2018/822/UE tal-25 ta’ Mejju 2018 (“DAC6”) tiffaċilita l-identifikazzjoni tat-tranżazzjonijiet li jistgħu jinkludu karatteristiċi ta’ evitar jew ta’ abbuż tat-taxxa u tista’ tintuża bħala referenza mill-assessuri.
                              Meta jiġi vvalutat jekk il-proċeduri u r-regoli ta’ entità dwar id-diliġenza dovuta ex ante humiex komprensivi biżżejjed biex tkun tista’ tissodisfa r-rekwiżiti ta’ dan il-pilastru, l-elementi li ġejjin għandhom jiġu kkunsidrati wkoll:

                                          (a)

                                          Jekk l-ambitu tad-diliġenza dovuta tat-taxxa jkoprix l-entitajiet rilevanti fl-istruttura tal-proġetti. Pereżempju, minbarra s-sidien benefiċjarji finali, l-entitajiet rilevanti għandhom jinkludu entitajiet li magħhom, b’rabta ma’ proġett partikolari, l-Entità għandha kuntratt jew relazzjoni indiretta fuq il-bażi ta’ dan il-kuntratt (17).

                                          (b)

                                          Il-flussi finanzjarji rilevanti tal-istruttura tal-proġetti (u t-trattament tat-taxxa rispettiv tagħhom), inkluż pereżempju jekk il-flussi finanzjarji rilevanti jkunux intaxxati b’mod effettiv (18), u jekk il-proġett ġiex strutturat artifiċjalment (19).

                                          (c)

                                          Il-valutazzjoni u l-mitigazzjoni tar-riskji ta’ evitar tat-taxxa f’operazzjonijiet speċifiċi li jirriżultaw mill-preżenza ta’ nuqqasijiet relatati mat-taxxa b’rabta ma’ (i) kriterji ta’ trasparenza; (ii) kriterji dwar it-tassazzjoni ġusta; u (iii) il-kriteri tal-BEPS għal ġurisdizzjonijiet li jieħdu impenn li jindirizzaw it-tali nuqqasijiet identifikati mill-UE (20).

                                          (d)

                                          Il-proċedura tal-entità għad-dħul f’operazzjonijiet ġodda jew imġedda ma’ entitajiet inkorporati jew stabbiliti f’ġurisdizzjonijiet elenkati taħt il-politika rilevanti tal-UE dwar ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx, inkluż pereżempju jekk it-tali projbizzjonijiet humiex applikati; liema entitajiet relatati mal-proġetti jkopru; kif l-entità tiddefinixxi operazzjonijiet “ġodda jew imġedda”; jekk it-tali projbizzjonijiet japplikawx għal kuntratti għal operazzjonijiet ġodda jew imġedda mill-mument li fih il-ġurisdizzjoni tiddaħħal fil-lista tal-UE u liema derogi huma awtorizzati minn dawn il-projbizzjonijiet (21).

                                    Fit-twettiq tal-valutazzjoni tagħhom, l-assessuri għandhom iqisu l-gwida rilevanti ppubblikata mill-Kummissjoni, bħall-Komunikazzjoni mill-Kummissjoni dwar rekwiżiti ġodda kontra l-evitar tat-taxxa fil-leġiżlazzjoni tal-UE li jirregolaw b’mod partikolari operazzjonijiet ta’ finanzjament u ta’ investiment (C(2018) 1756 final) u l-aġġornamenti sussegwenti.

                              6b.1

                              Ir-regoli tal-organizzazzjoni li skont dawn l-istrumenti finanzjarji sostnuti minn fondi tal-UE huma magħżula/implimentati fihom referenza espliċita għall-valutazzjoni tar-riskji ta’ evitar tat-taxxa u għal projbizzjonijiet relatati ma’ ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx (NCJs) għall-finijiet tat-taxxa, li jkopru l-istandards li ġejjin:

                                          (a)

                                          il-prinċipji tal-OECD ta’ trasparenza u ta’ skambju ta’ informazzjoni, u l-ħidma fuq l-erożjoni tal-bażi u trasferiment tal-profitt (BEPS); u

                                          (b)

                                          il-politika tat-taxxa u l-qafas regolatorju tal-UE dwar l-evitar tat-taxxa (kif spjegati fin-noti tal-gwida aktar ’il fuq), jew ekwivalenti?

                              TBCBE

                              6b.2

                              Fir-rigward tal-kontrolli relatati mal-evitar tat-taxxa, liema regoli u proċeduri għandha fis-seħħ l-entità biex l-istrumenti finanzjarji sostnuti minn fondi tal-UE ma jsostnux azzjonijiet li jikkontribwixxu għall-evitar tat-taxxa?

                              TBCBE

                              6b.2.1

                              Il-proċeduri u r-regoli ta’ valutazzjoni tad-diliġenza dovuta ex ante tal-entità huma komprensivi biżżejjed fl-ambitu biex ikopru l-entitajiet rilevanti involuti fil-flussi finanzjarji tal-proġett?

                              6b.2.2

                              Il-valutazzjoni tad-diliġenza dovuta tat-taxxa ex ante tal-entità tippermettilha tivvaluta jekk meħtieġ sas-sid benefiċjarju aħħari jekk:

                                          (a)

                                          il-flussi finanzjarji rilevanti jkunux intaxxati b’mod effettiv; u

                                          (b)

                                          il-proġett ġiex strutturat b’mod artifiċjali bl-għan li tiġi evitata t-taxxa?

                              6b.2.3

                              Il-valutazzjoni tad-diliġenza dovuta tat-taxxa ex ante tal-entità tikkunsidra l-preżenza ta’ ġurisdizzjonijiet li ħadu impenn li jindirizzaw dgħufijiet identifikati mill-UE fl-entitajiet rilevanti (22) bħala riskju possibbli ta’ evitar tat-taxxa, pereż. b’rabta ma’ (i) trasparenza; (ii) tassazzjoni ġusta; u (iii) erożjoni tal-bażi u trasferiment tal-profitt (BEPS), b’kunsiderazzjoni tal-konklużjonijiet tal-Kunsill li jistabbilixxu l-kriterji għal-lista tal-UE ta’ ġurisdizzjonijiet li ma jikkoperawx għall-finijiet tat-taxxa?
                              Fl-affermattiv, il-valutazzjoni tad-diliġenza dovuta tat-taxxa tal-entità tidentifika miżuri superviżorji possibbli għall-indirizzar tat-tali nuqqasijiet?

                              6b.3

                              Fir-rigward tal-NCJs, ir-regoli u l-proċeduri tal-entità jiżguraw li, meta timplimenta strumenti finanzjarji sostnuti minn fondi tal-UE, l-entità:

                                          (a)

                                          tidentifika, fil-proġett u fl-entitajiet rilevanti tal-proġett, il-preżenza tal-ġurisdizzjonijiet elenkati fl-Anness I tal-konklużjonijiet tal-Kunsill tal-UE;

                                          (b)

                                          tapplika miżuri msaħħa ta’ diliġenza dovuta tal-klijenti għal operazzjonijiet li jinvolvu entitajiet inkorporati jew stabbiliti f’ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx għall-finijiet tat-taxxa;

                                          (c)

                                          ma tidħolx f’operazzjonijiet ġodda jew imġedda ma’ entitajiet inkorporati jew stabbiliti f’ġurisdizzjonijiet elenkati fl-Anness I tal-konklużjonijiet tal-Kunsill tal-UE; u

                                          (d)

                                          tidderoga minn c) biss jekk l-azzjoni tkun implimentata fiżikament fl-istess ġurisdizzjoni, u ma tippreżentax xi indikazzjoni li l-operazzjoni rilevanti tikkontribwixxi għal ħasil tal-flus, finanzjament tat-terroriżmu, evitar tat-taxxa, frodi tat-taxxa jew evażjoni tat-taxxa?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI — MISTOQSIJIET ADDIZZJONALI (fakultattivi)
                                  (23)

                                          6.c

                                          ĠLIEDA KONTRA L-ĦASIL TAL-FLUS u ĠLIEDA KONTRA L-FINANZJAMENT TAT-TERRORIŻMU — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-Entità timplimenta fl-għażla/fl-implimentazzjoni tal-istrumenti finanzjarji/tal-garanziji baġitarji, standards ekwivalenti għal-leġiżlazzjoni applikabbli tal-Unjoni u għall-istandards internazzjonali u tal-Unjoni miftiehma? Għaldaqstant hi: a) ma ssostnix azzjonijiet li jikkontribwixxu għall-ħasil tal-flus u għall-finanzjament tat-terroriżmu; u b) ma tidħolx f’operazzjonijiet ġodda jew imġedda ma’ entitajiet inkorporati jew stabbiliti f’ġurisdizzjonijiet identifikati mill-UE bħala pajjiżi terzi b’riskju għoli?

                                 Gwida dwar il-ġlieda kontra l-ħasil tal-flus u l-ġlieda kontra l-finanzjament tat-terroriżmu (AML/CTF)

                              L-istandards dwar l-AML/CTF għandhom b’mod ġenerali l-għan li jipprevjenu l-użu ħażin tas-sistema finanzjarja għall-fini ta’ ħasil tal-flus u ta’ finanzjament tat-terroriżmu billi japplikaw miżuri preventivi.

                                          —

                                          Fil-livell internazzjonali, dawn jinkludu l-ħidma tat-Task Force ta’ Azzjoni Finanzjarja (FATF).

                                          —

                                          B’mod aktar speċifiku fil-livell tal-UE, dawn jinkludu d-Direttiva 2015/849 tal-UE.

                                    Eżaminazzjoni tar-regoli u tal-proċeduri tal-entità tanalizza:

                                          (a)

                                          jekk ir-regoli u l-proċeduri tal-entità jippjanawx għal valutazzjoni tar-riskju dwar il-ħasil tal-flus u l-finanzjament tat-terroriżmu u għal projbizzjonijiet relatati ma’ “pajjiżi terzi ta’ riskju għoli”, u fl-affermattiv kemm il-valutazzjoni tar-riskju tista’ twassal għall-adozzjoni ta’ miżuri superviżorji biex jiġu indirizzati r-riskji;

                                          (b)

                                          jekk l-entità għandhiex politiki, kontrolli u proċeduri xierqa fis-seħħ, inklużi miżuri ta’ kontroll intern, politika tal-awditjar, miżuri ta’ taħriġ u regoli għall-protezzjoni ta’ persunal/impjegati li jirrapportaw tranżazzjonijiet suspettużi jew ksur tar-regoli skont l-obbligi tal-AML/tas-CFT minn ritaljazzjoni;

                                          (c)

                                          jekk l-entità għandhiex proċess ta’ diliġenza dovuta ex ante biex tivverifika informazzjoni xierqa dwar dawk li jħallsu u dawk li jirċievu l-ħlas takkumpanja t-trasferimenti ta’ fondi u l-ambitu tat-tali proċess (24);

                                          (d)

                                          jekk ir-regoli u l-proċeduri tal-entità jinkludux ir-rekwiżiti tad-diliġenza dovuta tal-klijent(CDD), iż-żamma ta’ rekords u l-monitoraġġ ta’ tranżazzjonijiet, u fl-affermattiv, kemm dawn jinkludu miżuri raġonevoli għall-ivverifikar tal-identità tas-sid(ien) benefiċjarju/i tal-klijenti (jiġifieri persuni ġuridiċi u arranġamenti legali) u għall-fehim tas-sjieda u tal-kontroll tal-klijent u l-miżuri li jkunu applikabbli jekk l-entità tidentifika tranżazzjoni suspettuża.

                                          (e)

                                          jekk l-entità tapplikax rekwiżiti msaħħa tad-diliġenza dovuta, b’kunsiderazzjoni tad-Direttiva (UE) 2015/849, meta jkollha x’taqsam ma’ “pajjiżi terzi ta’ riskju għoli”; u

                                          (f)

                                          jekk l-entità tapplikax ċert projbizzjonijiet għal proġetti li jinvolvu ġurisdizzjonijiet identifikati bħala pajjiżi ta’ riskju għoli (25).

                              6c.1

                              Fir-rigward tal-ġlieda kontra l-ħasil tal-flus (anti-money laundering, AML) u tal-ġlieda kontra l-finanzjament tat-terroriżmu (CFT), l-entità għandha politiki, kontrolli u proċeduri xierqa fis-seħħ biex tiżgura li l-azzjonijiet iffinanzjati mill-UE ma jikkontribwixxux għall-ħasil tal-flus jew għall-finanzjament tat-terroriżmu?

                              6c.1.1

                              L-entità għandha politiki, kontrolli u proċeduri xierqa fis-seħħ biex tidentifika u tivvaluta r-riskji ta’ ħasil tal-flus u ta’ finanzjament tat-terroriżmu tagħha filwaqt li tikkunsidra fatturi ta’ riskju, inklużi dawk relatati mal-klijenti, mal-pajjiżi jew maż-żoni ġeografiċi, mal-prodotti, mas-servizzi, mat-tranżazzjonijiet jew ma’ kanali ta’ distribuzzjoni tagħhom?

                              6c.1.2

                              Meta tipprovdi fondi tal-UE lil terzi persuni, l-entità tapplika miżuri ta’ diliġenza dovuta tal-klijent li jinkludu:

                                          (a)

                                          l-identifikazzjoni tat-terza persuna u l-verifika tal-identità tat-terza persuna fuq il-bażi ta’ dokumenti, ta’ data jew ta’ informazzjoni li jinkisbu minn sors affidabbli u indipendenti;

                                          (b)

                                          l-identifikazzjoni tas-sid benefiċjarju u t-teħid ta’ miżuri raġonevoli biex tiġi vverifikata l-identità ta’ dik il-persuna biex l-entità tkun sodisfatta li taf min hu s-sid benefiċjarju, inklużi, fir-rigward ta’ persuni ġuridiċi, ta’ trusts, ta’ kumpaniji, ta’ fondazzjonijiet, u ta’ arranġamenti legali simili, billi jittieħdu miżuri raġonevoli biex tinftiehem is-sjieda u l-istruttura ta’ kontroll tat-terza persuna;

                                          (c)

                                          il-valutazzjoni u, kif xieraq, il-kisba ta’ informazzjoni fuq l-għan u n-natura maħsuba tar-relazzjoni ta’ negozju;

                                          (d)

                                          il-monitoraġġ kontinwu tar-relazzjoni ta’ negozju, inkluż bi skrutinju tat-tranżazzjonijiet mwettaq matul il-kors ta’ dik ir-relazzjoni biex ikun żgurat li jkunu konsistenti mal-għarfien obbligatorju tal-entità dwar il-klijent, in-negozju u l-profil tar-riskju, inkluż fejn ikun neċessarju s-sors tal-fondi, u billi jiġi żgurat li d-dokumenti, id-data jew l-informazzjoni miżmuma jinżammu dejjem aġġornati (26)?

                                    Meta tapplika dawk il-miżuri tad-Diliġenza Dovuta tal-Klijent, l-entità tapplika r-rekwiżiti msaħħa tad-diliġenza dovuta tal-klijent, b’mod partikolari meta jkollha x’taqsam ma’:

                                          —

                                          pajjiżi terzi ta’ riskju għoli identifikati, b’kunsiderazzjoni tad-Direttiva (UE) 2015/849;

                                          —

                                          relazzjoni bankarja transfruntiera ma’ istituzzjoni konvenuta minn pajjiż terz; jew

                                          —

                                          meta jkollha x’taqsam ma’ tranżazzjonijiet jew relazzjoni ta’ negozju li tinvolvi persuni politikament esposti u każijiet ta’ riskju ogħla oħrajn identifikati mill-entità?

                              6c.2

                              Għal ġurisdizzjonijiet identifikati bħala pajjiżi terzi ta’ riskju għoli, b’kunsiderazzjoni tad-Direttiva (UE) 2015/849, l-entità — meta timplimenta proġett iffinanzjat mill-UE:

                                          (a)

                                          tidentifika, fil-proġett u fl-entitajiet rilevanti tal-proġett, il-preżenza tal-ġurisdizzjonijiet identifikati bħala “pajjiżi terzi ta’ riskju għoli”;

                                          (b)

                                          tapplika miżuri msaħħa tad-diliġenza dovuta tal-klijenti għal operazzjonijiet li jinvolvu “pajjiżi terzi ta’ riskju għoli”;

                                          (c)

                                          ma tidħolx f’operazzjonijiet ġodda jew imġedda ma’ entitajiet inkorporati jew stabbiliti f’ġurisdizzjonijiet identifikati bħala pajjiżi terzi b’riskju għoli, b’kunsiderazzjoni tad-Direttiva (UE) 2015/849;

                                          (d)

                                          tidderoga minn c) biss jekk l-azzjoni tkun implimentata fiżikament fl-istess ġurisdizzjoni, u ma tippreżentax xi indikazzjoni li l-operazzjoni rilevanti tikkontribwixxi għal ħasil tal-flus, finanzjament tat-terroriżmu, evitar tat-taxxa, frodi tat-taxxa jew evażjoni tat-taxxa?

                                 PILASTRU 7 — ESKLUŻJONI MILL-AĊĊESS GĦALL-FINANZJAMENT

                                 MISTOQSIJA EWLENIJA (livell nru 1)

                                 Kummenti tal-awditur

                                 L-entità tapplika r-regoli u l-proċeduri xierqa għall-esklużjoni ta’ terzi persuni minn aċċess għal finanzjament permezz tal-akkwist, ta’ għotjiet u/jew ta’ strumenti finanzjarji
                                  (27)
                                 ?

                                 PILASTRU 7 — ESKLUŻJONI MILL-AĊĊESS GĦALL-FINANZJAMENT

                                          1.

                                          QAFAS LEGALI U REGOLATORJU

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar għall-esklużjoni mill-finanzjament?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 7 — ESKLUŻJONI MILL-AĊĊESS GĦALL-FINANZJAMENT

                                          2.

                                          KRITERJI TA’ ESKLUŻJONI

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): Il-kriterji ta’ esklużjoni li ġejjin huma integrati fil-proċeduri u fir-regoli għall-għoti ta’ kuntratti tal-akkwist, ta’ għotjiet u/jew ta’ strumenti finanzjarji (28)?

                              TBCBE

                              2.1

                              Terzi persuni jiġu esklużi mill-finanzjament jekk huma jew persuna li jkollha setgħat ta’ rappreżentazzjoni, ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet jew ta’ kontroll fuqha, jew membru tal-korp amministrattiv, maniġerjali jew superviżorju tagħha, ikunu ġew soġġetti għal sentenza finali jew għal deċiżjoni amministrattiva finali għal waħda mir-raġunijiet li ġejjin (29)

                                          (a)

                                          proċeduri ta’ falliment, insolvenza jew stralċ;

                                          (b)

                                          ksur tal-obbligi relatati mal-ħlas tat-taxxi jew mal-kontribuzzjonijiet tas-sigurtà soċjali;

                                          (c)

                                          imġiba ħażina professjonali gravi, inkluż dikjarazzjoni falza

                                          (d)

                                          frodi;

                                          (e)

                                          korruzzjoni;

                                          (f)

                                          imġiba relatata ma organizzazzjoni kriminali;

                                          (g)

                                          ħasil tal-flus jew finanzjament tat-terroriżmu;

                                          (h)

                                          reati terroristiċi jew reati marbuta ma’ attivitajiet terroristiċi;

                                          (i)

                                          it-tħaddim tat-tfal u tip ieħor ta’ traffikar tal-bnedmin;

                                          (j)

                                          irregolarità (30)

                                          (k)

                                          il-ħolqien ta’ kumpanija fantażma;

                                          (l)

                                          ikunu kumpanija fantażma

                                    Hemm xi deroga minn dawn ta’ hawn fuq fuq il-bażi ta’ raġunijiet ġustifikati, bħal:

                                          —

                                          raġunijiet prevalenti ta’ interess pubbliku bħas-saħħa pubblika jew il-ħarsien tal-ambjent?

                              2.2

                              Il-proporzjonalità tiġi kkunsidrata meta tittieħed deċiżjoni dwar l-esklużjoni minn finanzjament?

                              2.3

                              Id-dritt tad-difiża jiġi kkunsidrat meta tittieħed deċiżjoni dwar l-esklużjoni minn finanzjament?

                              2.4

                              Il-valutazzjoni tal-miżuri ta’ rimedju, implimentati mill-entità biex turi l-affidabbiltà tagħha, tiġi kkunsidrata meta tittieħed deċiżjoni dwar l-esklużjoni minn finanzjament?

                                 PILASTRU 7 — ESKLUŻJONI MILL-AĊĊESS GĦALL-FINANZJAMENT

                                          3.

                                          PROĊEDURI

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-esklużjoni (fil-provvista ta’ għotjiet/tal-akkwist/ta’ strumenti finanzjarji, kif xieraq) fuq il-bażi tar-rekwiżiti msemmija fil-punt 2?

                              TBCBE

                              3.1

                              L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-esklużjoni fl-għoti ta’ għotjiet?

                              3.2

                              L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-esklużjoni fil-proċess tal-akkwist?

                              3.3

                              L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-esklużjoni skont l-istrumenti finanzjarji?

                                 PILASTRU 8 — PUBBLIKAZZJONI TA’ INFORMAZZJONI DWAR IR-RIĊEVITURI TAL-FONDI U INFORMAZZJONI OĦRA

                                 MISTOQSIJA EWLENIJA (livell nru 1)

                                 Kummenti tal-awditur

                                 L-entità tagħmel pubblika l-informazzjoni dwar ir-riċevituri tal-fondi b’mod xieraq u tempestiv?

                                 PILASTRU 8 — PUBBLIKAZZJONI TA’ INFORMAZZJONI DWAR IR-RIĊEVITURI TAL-FONDI U INFORMAZZJONI OĦRA

                                          1.

                                          QAFAS LEGALI U REGOLATORJU — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar għall-pubblikazzjoni tar-riċevituri li jkopri: (i) elementi tal-pubblikazzjoni adegwata tal-benefiċjarji; (ii) referenza għal standard internazzjonali komuni li jiżgura l-protezzjoni tad-drittijiet fundamentali u tal-interessi kummerċjali; u (iii) aġġornamenti regolari tal-pubblikazzjoni?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 8 — PUBBLIKAZZJONI TA’ INFORMAZZJONI DWAR IR-RIĊEVITURI TAL-FONDI U INFORMAZZJONI OĦRA

                                          2.

                                          REKWIŻITI — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell 2) Ir-rekwiżiti li ġejjin huma integrati fil-proċeduri u fir-regoli għall-pubblikazzjoni?

                              TBCBE

                              2.1

                              Bħala regola ġenerali, l-entità tippubblika informazzjoni dwar ir-riċevituri tal-fondi li tal-anqas ikun fiha l-elementi li ġejjin: l-isem, il-lokalità, in-natura u l-iskop u l-ammont?
                              Mingħajr preġudizzju għar-regoli u għall-proċeduri dwar il-protezzjoni tad-data indirizzati fil-pilastru tal-protezzjoni tad-data, hemm xi eżenzjoni għal raġunijiet ġustifikati bħal:

                                          —

                                          l-entità tista’ tiċħad il-pubblikazzjoni għal raġunijiet ta’ kunfidenzjalità u ta’ sigurtà, pereżempju jekk il-pubblikazzjoni tkun ta’ theddida għad-drittijiet u għal-libertajiet tal-individwi jew ta’ ħsara għall-interess kummerċjali tar-riċevitur; jew

                                          —

                                          l-entità tista’ tiċħad il-pubblikazzjoni fejn il-kuntratti jkunu għal ammonti baxxi?

                              2.2

                              L-entità tippubblika l-informazzjoni b’mod regolari (pereżempju: tal-inqas darba fis-sena)?

                              2.3

                              L-entità tippubblika l-informazzjoni bbażata b’mod adegwat fuq standards internazzjonali komuni? Liema (pereżempju: IATI, OECD)?

                                 PILASTRU 8 — PUBBLIKAZZJONI TA’ INFORMAZZJONI DWAR IR-RIĊEVITURI TAL-FONDI U INFORMAZZJONI OĦRA

                                          3.

                                          PROĊEDURI TAL-PUBBLIKAZZJONI — mistoqsijiet/kriterji

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-pubblikazzjoni (fil-provvista ta’ għotjiet/tal-akkwist/ta’ strumenti finanzjarji, kif xieraq) fuq il-bażi tar-rekwiżiti msemmija fil-punt 2?

                              TBCBE

                              3.1

                              L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-pubblikazzjoni fl-għoti ta’ għotjiet?

                              3.2

                              L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-pubblikazzjoni fil-proċess tal-akkwist?

                              3.3

                              L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-pubblikazzjoni skont l-istrumenti finanzjarji?

                                 PILASTRU 9 — PROTEZZJONI TA’ DATA PERSONALI

                                 MISTOQSIJA EWLENIJA (livell nru 1)

                                 Kummenti tal-awditur

                                 L-entità tiżgura protezzjoni ta’ data personali ekwivalenti għal dik imsemmija fl-Artikolu 5 tar-Regolament Finanzjarju
                                  (31)
                                 ?

                                 PILASTRU 9 — PROTEZZJONI TA’ DATA PERSONALI

                                          1.

                                          QAFAS LEGALI U REGOLATORJU

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità għandha qafas legali u regolatorju ċar għall-protezzjoni ta’ data personali?

                              TBCBE

                                 PILASTRU 9 — PROTEZZJONI TA’ DATA PERSONALI

                                          2.

                                          REKWIŻITI

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): Ir-rekwiżiti li ġejjin huma integrati fil-proċeduri u fir-regoli għall-protezzjoni ta’ data personali?

                              2.1

                              Bħala regola ġenerali, id-data personali:

                                          —

                                          tiġi proċessata b’mod legali, ġust u trasparenti għall-individwu inkwistjoni;

                                          —

                                          tinġabar għal finijiet speċifiċi, espliċiti u leġittimi u ma tiġix proċessata ulterjorment b’mod li ma jkunx kompatibbli ma’ dawk il-finijiet;

                                          —

                                          tkun adegwata, rilevanti, u limitata għal dak li hu meħtieġ għall-finijiet li għalihom tkun qed tiġi proċessata;

                                          —

                                          tkun akkurata u, fejn ikun meħtieġ, tinżamm aġġornata;

                                          —

                                          miżmuma b’mod li tippermetti l-identifikazzjoni tal-individwi għal mhux aktar milli jkun meħtieġ għall-finijiet li għalihom tiġi proċessata d-data personali;

                                          —

                                          tiġi pproċessata b’mod li jiżgura s-sigurtà xierqa ta’ data personali?

                              2.2

                              Il-proċeduri u r-regoli jkopru l-prinċipji li ġejjin:

                                          —

                                          dritt għall-informazzjoni;

                                          —

                                          dritt ta’ aċċess għad-data personali u ta’ rettifika jew ta’ tħassir ta’ din;

                                          —

                                          dritt għall-portabbiltà tad-data;

                                          —

                                          dritt għall-kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi?

                                 PILASTRU 9 — PROTEZZJONI TA’ DATA PERSONALI

                                          3.

                                          PROĊEDURI

                                 Kummenti tal-entità

                                 Kummenti tal-awditur

                                 Mistoqsija ewlenija (livell nru 2): L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri (pereż. miżuri tekniċi u organizzazzjonali xierqa) għall-protezzjoni ta’ data personali (fil-provvista ta’ għotjiet/tal-akkwist/ta’ strumenti finanzjarji, kif xieraq) fuq il-bażi tar-rekwiżiti msemmija fil-punt 2?

                              3.1

                              L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-protezzjoni ta’ data personali fl-għoti ta’ għotjiet?

                              TBCBE

                              3.2

                              L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-protezzjoni ta’ data personali fil-proċess tal-akkwist?

                              TBCBE

                              3.3

                              L-entità tapplika b’mod effettiv ir-regoli u l-proċeduri għall-protezzjoni ta’ data personali skont l-istrumenti finanzjarji?

                              TBCBE

                     (1)  L-entità/l-awditur għandhom jiddikjaraw IVA jew LE hawnhekk biex jindikaw jekk il-pilastru huwiex soġġett għall-valutazzjoni.

                     (2)  Ir-referenza għal “strumenti finanzjarji” hi meqjusa li tinkludi garanziji baġitarji wkoll.

                     (3)  Is-sistema imprest hi forma ta’ sistema ta’ kontabilità finanzjarja. L-aktar sistema imprest komuni hi s-sistema tal-flus flus kontanti għal spejjeż żgħar. Il-karatteristika bażika ta’ sistema imprest hi li jiġi riżervat ammont fiss, li sussegwentement jiġi rifornit wara ċertu perjodu ta’ żmien jew meta ċ-ċirkustanzi jkunu jeħtieġu dan, għaliex il-flus ikunu ntefqu. Dan ir-riforniment isir minn sors ta’ kont ieħor, pereż. il-flus kontanti għal spejjeż żgħar jiġu riforniti billi jissarraf ċekk prelevat minn kont tal-bank.

                     (4)  Il-ġestjoni effettiva tar-remunerazzjoni għandha tkun sostnuta minn bażi ta’ data dwar il-persunal (f’ċerti każijiet tissejjaħ “nominal roll” u mhux bilfors tkun kompjuterizzata), li tipprovdi lista tal-persunal kollu, li għandu jitħallas ta’ kull xahar u li tista’ tiġi verifikata permezz ta’ lista approvata ta’ persunal u r-rekords tal-persunal individwali (jew il-fajls tal-persunal). Il-link bejn il-bażi ta’ data dwar il-persunal u r-remunerazzjoni hi kontroll importanti. Kwalunkwe emenda meħtieġa fil-bażi ta’ data dwar il-persunal għandha tiġi pproċessata fil-ħin permezz ta’ rapport dwar it-tibdil, u għandha tirriżulta f’rendikont tal-entrati. L-awditi tar-remunerazzjoni għandhom isiru b’mod regolari biex jiġu identifikati ħaddiema fittizji, jitneħħew il-lakuni fid-data u jiġu identifikati d-dgħufijiet fil-kontrolli.

                     (5)  Referenza għal “strumenti finanzjarji” hi meqjusa li tinkludi garanziji baġitarji wkoll.

                     (6)  Skont l-Artikolu 209(4) tar-RF.

                     (7)  Il-kunċett ta’ “benefiċjarji tal-għotjiet” għandu jinftiehem f’sens ġeneriku, jiġifieri jista’ jinkludi wkoll pajjiżi sħab/benefiċjarji u s-sħab tal-implimentazzjoni tal-entità.

                     (8)  Referenza għal strumenti finanzjarji u għal fondi tal-UE hi meqjusa li tinkludi garanziji baġitarji wkoll.

                     (9)  Għal dawk l-organizzazzjonijiet li għadhom ma japplikawx l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku (IPSAS), kien miftiehem li r-rapportar finanzjarju jista’ jsir skont l-Istandards Internazzjonali ta’ Rapportar Finanzjarju (IFRS).

                     (10)  Kultant, l-IFIs jaħdmu wkoll permezz ta’ korpi mill-pajjiż sieħeb (fondi nazzjonali), li jiġu assimilati mal intermedjarji finanzjarji.

                     (11)  Applikabbli biss f’każ li l-entità tippjana li tapplika għal garanzija baġitarja mingħand l-Unjoni Ewropea.

                     (12)  Il-funzjoni tal-konformità hi meqjusa wkoll bħala parti mit-tieni linja tad-difiża.

                     (13)  jiġifieri meta għandha tintuża awtorità ta’ firma individwali, awtoritajiet doppji jew konġunti jew kumitat ta’ kreditu/investiment skont id-daqs u n-natura tat-tranżazzjoni.

                     (14)  pereż. rieżami tal-evidenza li ssostni t-tfassil tal-mudell, l-ittestjar retrospettiv, il-parametraġġ referenzjarju, il-valutazzjoni tas-setgħa diskrezzjonali tal-klassifikazzjonijiet.

                     (15)  L-entità xorta tista’ tgħaddi minn dan il-pilastru anki jekk il-punteġġatura għal din it-taqsima ma tilħaqx il-livell limitu, iżda suġġetta għall-miżuri superviżorji li se jkunu applikati fil-livell kuntrattwali kif xieraq.

                     (16)  Il-qafas tal-politika u regolatorju tal-UE dwar it-taxxa jinkludi, b’mod partikolari u soġġett għal żviluppi ulterjuri: il-Kodiċi tal-Kondotta għat-tassazzjoni tal-intrapriżi, 1.12.1997 (ĠU C 2, 6.1.1998); id-Direttiva 2011/96/UE tat-30 ta’ Novembru 2011 dwar is-sistema komuni tat-tassazzjoni li tapplika fil-każ tal-kumpaniji prinċipali u sussidjarji ta’ Stati Membri differenti (ĠU L 345, 29.12.2011, p. 8); id-Direttiva tal-Kunsill 2003/49/KE tat-3 ta’ Ġunju 2003 dwar sistema komuni ta’ tassazzjoni applikabbli għall-pagamenti ta’ imgħax u ta’ royalties bejn kumpaniji assoċjati ta’ Stati Membri differenti (ĠU L 157, 26.6.2003, p. 49); ir-Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni 2012/772/UE tas-6 ta’ Diċembru 2012 dwar il-pjanifikazzjoni fiskali aggressiva (ĠU L 338, 12.12.2012, p. 41); id-Direttiva tal-Kunsill 2011/16/UE tal,-15 ta’ Frar 2011 dwar il-kooperazzjoni amministrattiva fil-qasam tat-tassazzjoni u li jħassar id-Direttiva 77/799/KEE (ĠU L 64, 11.3.2011, p. 1); il-Pakkett tal-Kummissjoni Kontra l-Evitar tat-Taxxa: Il-pass li jmiss lejn it-twettiq ta’ tassazzjoni effettiva u trasparenza fiskali akbar fl-UE (COM/2016/23), ir-Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni (UE) 2016/136 tat-28 ta’ Jannar 2016 dwar l-implimentazzjoni ta’ miżuri kontra l-abbuż ta’ trattat dwar it-taxxa (ĠU L 25, 2.2.2016, p. 67); id-Direttiva tal-Kunsill (UE) 2016/1164 tat-12 ta’ Lulju 2016 li tistabbilixxi regoli kontra l-prattiki ta’ evitar tat-taxxa li jaffettwaw direttament il-funzjonament tas-suq intern (ĠU L 193, 19.7.2016, p. 1); il-konklużjonijiet tal-Kunsill ECOFIN tat-12 ta’ Frar, tat-8 ta’ Marzu, tal-25 ta’ Mejju, tas-17 ta’ Ġunju, tat-8 ta’ Novembru u tal-5 ta’ Diċembru 2016, tal-5 ta’ Diċembru 2017, tat-23 ta’ Jannar u tat-13 ta’ Marzu 2018.
                  Din l-informazzjoni tista’ tiġi kkonsultata online fuq: il-politika tal-UE dwar ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx għall-finijiet tat-taxxa (https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_en); il-pakkett dwar il-ġlieda kontra l-evitar tat-taxxa (sit web tal-Kummissjoni: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/anti-tax-avoidance-package_en; is-sit web tal-Kunsill: http://www.consilium.europa.eu/en/policies/anti-tax-avoidance-package/); il-politika tal-UE konra l-kompetizzjoni tat-taxxa dannuża (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/harmful-tax-competition_en) inkluża l-ħidma tal-Grupp tal-Kodiċi ta’ kondotta dwar it-tassazzjoni tal-intrapriżi (is-sit web tal-Kunsill: http://www.consilium.europa.eu/en/council-eu/preparatory-bodies/code-conduct-group/); il-ħidma tal-UE fuq il-kooperazzjoni amministrattiva fil-qasam tat-tassazzjoni diretta (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/tax-cooperation-control/administrative-cooperation/enhanced-administrative-cooperation-field-direct-taxation_en); dwar it-trasparenza għall-intermedjarji (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/transparency-intermediaries_en); u l-qafas regolatorju tal-UE dwar it-tassazzjoni (https://eur-lex.europa.eu/browse/directories/consleg.html?root_default=CC_1_CODED%3D09&classification=in-force&displayProfile=lastConsDocProfile&locale=mt#arrow_09).

                     (17)  Ara, b’mod partikolari, it-Taqsima IV (1) 1.2 tal-Komunikazzjoni tal-Kummissjoni (C(2018)1756, 21.3.2018).

                     (18)  Dan ikun ifisser, pereżempju, l-analiżi dwar jekk il-profitti li jsiru humiex intaxxati skont ir-regoli standard applikabbli (jekk le, mur għal-livell tal-entità li jmiss), u jekk il-profitti inkanalati humiex intaxxati skont ir-regoli standard applikabbli (jekk le, mur għal-livell tal-entità li jmiss, sas-sidien benefiċjarji finali jekk ikun hemm bżonn). Madankollu, ladarba t-tassazzjoni effettiva tiġi stabbilita għal fluss finanzjarju partikolari, ma tkun meħtieġa ebda evidenza ulterjuri dwar it-tassazzjoni ta’ dan il-fluss.

                     (19)  Dan jista’ jinkludi pereżempju l-provvista ta’ evidenza dwar il-ħsieb ekonomiku wara struttura, is-sustanza effettiva tad-diversi entitajiet (ara pereżempju p. 125 sq http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10421-2018-INIT/en/pdf, u http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5814-2018-REV-3/en/pdf) u l-impatt fuq it-taxxa tal-istrutturar.

                     (20)  Il-preżenza ta’ ġurisdizzjonijiet inklużi fl-Anness II tal-konklużjonijiet tal-Kunsill tal-UE fl-istruttura ta’ operazzjoni għandha tniedi eżaminazzjoni każ b’każ u tkun teħtieġ attenzjoni speċifika biex jiġi żgurat li t-tħassib, li dawn il-ġurisdizzjonijiet ħadu impenn li jindirizzaw biex jikkonformaw mal-kriterjie dwar il-governanza tajba tat-taxxa, ma jkunx sfruttat fi proġetti ffinanzjati minn fondi tal-UE. Dan it-tħassib jista’ jkun relatat ma’ kwalunkwe wieħed mill-kriterji msemmija fl-Anness V għall-konklużjonijiet tal-Kunsill tal-5 ta’ Diċembru 2017, jiġifieri: (i) trasparenza u skambju ta’ informazzjoni; (ii) tassazzjoni ġusta (inkluż il-kriterju 2.2); u (iii) l-istandards dwar il-BEPS. Pereżempju, il-flussi finanzjarji ta’ proġetti ffinanzjati minn fondi tal-UE ma għandhomx jibbenefikaw minn reġimi tat-taxxa dannużi li ġurisdizzjoni tkun ħadet impenn li tabolixxi. B’mod simili, meta ġurisdizzjoni ma tkunx għadha tissodisfa l-kriterji dwar it-trasparenza minħabba mekkaniżmi insuffiċjenti ta’ skambju ta’ informazzjoni mal-Istati Membri tal-UE, għandu jiġi vverifikat jekk l-informazzjoni tat-taxxa mhux rapportabbli fil-flussi finanzjarji tal-proġett tistax tipprevjeni t-tassazzjoni effettiva ta’ dan il-fluss finanzjarju.

                     (21)  L-unika deroga awtorizzata permezz tar-Regolament Finanzjarju tal-UE hi d-deroga għall-implimentazzjoni fiżika. Meta tapplika din id-deroga, l-entità għandha tivvaluta l-post fiżiku tal-proġett (pereż. permezz ta’ test tas-sustanza ekonomika xieraq) u jekk hemmx indikazzjoni li l-proġett rilevanti jikkontribwixxix għall-evitar tat-taxxa.

                     (22)  Jiġifieri ġurisdizzjonijiet inklużi fl-Anness II tal-Konklużjonijiet tal-Kunsill tal-UE.

                     (23)  L-entità xorta tista’ tgħaddi minn dan il-pilastru anki jekk il-punteġġatura għal din it-taqsima ma tilħaqx il-livell limitu, iżda suġġetta għall-miżuri superviżorji li se jkunu applikati fil-livell kuntrattwali kif xieraq.

                     (24)  F’konformità mar-Regolament (UE) 2015/847 u mad-Direttiva (UE) 2015/849.

                     (25)  B’kunsiderazzjoni tad-Direttiva (UE) 2015/849.

                     (26)  B’kunsiderazzjoni tad-Direttiva (UE) 2015/849.

                     (27)  Referenza għal strumenti finanzjarji u għal fondi tal-UE hi meqjusa li tinkludi garanziji baġitarji.

                     (28)  Jekk l-entità tapplika d-Direttiva 2014/24/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-26 ta’ Frar 2014 dwar l-akkwist pubbliku u li tħassar id-Direttiva 2004/18/KE (l-Artikolu 57) jew dritt nazzjonali li jittrasponi din id-Direttiva, il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-UE għandhom ikunu kkunsidrati bħala ekwivalenti għar-regoli, għall-politiki u għall-proċeduri tal-Unjoni.

                     (29)  Id-Direttiva 2014/24/UE (li tħassar id-Direttiva 2004/18/KE) għandha tkun ikkunsidrata ekwivalenti għar-Regolament Finanzjarju tal-UE. Għalhekk, din it-taqsima tista’ tkun ivverifikata fl-isfond ta’ sistemi, regoli u proċeduri li japplikaw id-Direttiva jew id-dritt nazzjonali li jittrasponi d-Direttiva hawn fuq imsemmija.

                     (30)  Mhux applikabbli għal strumenti finanzjarji.

                     (31)  Mingħajr preġudizzju għar-Regolament (UE) 2018/1725 u għar-Regolament (UE) 2016/679.

               Anness 3

                  PROĊEDURI TA’ VALUTAZZJONI

               3.1.   Dokumentazzjoni u evidenza tal-valutazzjoni

               1)   Dokumentazzjoni tal-valutazzjoni (dokumentazzjoni tal-awditjar)

               F’konformità mal-ISAE 3000, l-awditur għandu jħejji dokumentazzjoni li tipprovdi:

                           —

                           rekord suffiċjenti u xieraq tal-bażi tar-rapport tal-awditur; u

                           —

                           evidenza li l-valutazzjoni kienet ippjanata u twettqet skont l-ISAE 3000 u r-rekwiżiti legali u regolatorji applikabbli.

                     “Dokumentazzjoni” jew “dokumentazzjoni tal-awditjar” ifissru r-rekord tal-proċeduri ta’ valutazzjoni mwettqa, l-evidenza rilevanti miksuba u l-konklużjonijiet misluta tal-awditur. “Fajl tal-valutazzjoni” tfisser fowlder jew mezz ta’ ħżin ieħor wieħed jew aktar, f’forma fiżika jew elettronika, li jkun fih ir-rekords li jinkludu d-dokumentazzjoni tal-valutazzjoni jew id-dokumentazzjoni tal-awditjar għal inkarigu speċifiku.
               2)   Evidenza

               F’konformità mal-ISAE 3000, l-awditur jenħtieġ li jiżgura li l-evidenza tinġabar b’sostenn tal-konklużjoni u tal-evidenza tal-awditur li l-valutazzjoni twettqet skont il-Qafas Internazzjonali tal-IFAC għall-Inkarigi ta’ Aċċertament u l-Istandard Internazzjonali dwar l-Inkarigi ta’ Aċċertament (“ISAE”) 3000 għall-Inkarigi ta’ Aċċertament għajr Awditi jew Rieżamijiet ta’ Informazzjoni Finanzjarja Storika.
               L-awditur jenħtieġ li jikseb biżżejjed evidenza xierqa biex isostni s-sejbiet tal-valutazzjoni u jislet konklużjonijiet raġonevoli li fuqhom jibbaża l-konklużjonijiet tal-valutazzjoni. L-awditur juża l-ġudizzju professjonali tiegħu biex jiddetermina jekk l-evidenza hix suffiċjenti u xierqa.
               3)   Żamma tad-dokumentazzjoni tal-valutazzjoni (dokumenti ta’ ħidma) <L-Awtorità Kontraenti tista’ tneħħi jew tadatta din il-parti kif jidhrilha hi>

               L-awditur għandu jżomm id-dokumentazzjoni għall-inkarigu (inkluża evidenza għat-tariffi u għall-ispejjeż bħal fatturi għall-akkomodazzjoni f’lukandi, dokumenti tat-tlugħ abbord tal-ajruplani, il-partijiet tal-biljetti li jinżammu, l-iskedi tal-ħin, eċċ.) għall-ispezzjoni mill-awtorità kontraenti għal 5 snin mid-data tal-ħlas mill-awtorità kontraenti tal-fattura finali tal-awditur għal dan l-inkarigu. Fuq talba u f’konformità mal-leġiżlazzjoni fil-pajjiż fejn ikun ibbażat l-uffiċċju li jkun responsabbil għall-valutazzjoni, l-awtorità kontraenti għandu jkollha aċċess għad-dokumentazzjoni tal-valutazzjoni matul dan il-perjodu ta’ ħames snin.
               4)   Aċċess għar-rekords u għad-dokumenti tal-entità

               L-awditur għandu jkollu aċċess sħiħ u mingħajr restrizzjoni fi kwalunkwe ħin għar-rekords u għad-dokumenti kollha (inklużi rekords kontabilistiċi, kuntratti, minuti tal-laqgħat, rekords tal-bank, fatturi, eċċ.), għall-impjegati u għall-postijiet tal-entità sa fejn dan ikun possibbli u rilevanti għall-valutazzjoni. L-awditur jista’ jitlob lill-entità biex jaċċessa l-banek tagħha (pereż. jitlob konferma mill-bank), il-konsulenti tagħha u oħrajn, jew id-ditti li tkun inkarigat l-entità.
               3.2.   Ippjanar

               1)   Laqgħa preparatorja mal-entità

               Normalment l-entità tippjana għal laqgħa preparatorja mal-awditur. Din il-laqgħa sseħħ fil-kwartieri ġenerali tal-entità jew f’post ieħor, skont fejn ikun l-aktar xieraq u konvenjenti għaż-żewġ partijiet. L-iskop ta’ din il-laqgħa hu li jiġu diskussi l-ippjanar, il-ħidma prattika u r-rapportar tal-valutazzjoni u biex jiġu ċċarati kwistjonijiet pendenti. L-entità u l-awditur jistgħu jaqblu fuq metodi alternattivi biex iħejju l-valutazzjoni (pereż. telefonati f’modalità ta’ konferenza). Matul il-laqgħa preparatorja, l-awditur jista’ jitlob informazzjoni u dokumenti addizzjonali li hu jqis neċessarji jew utli għall-ippjanar u għall-ħidma prattika tal-valutazzjoni.
               L-entità jenħtieġ li tinforma lill-Kummissjoni dwar din il-laqgħa, li jistgħu jattendu għaliha r-rappreżentanti tal-Kummissjoni.
               2)   Ippjanar tal-attivitajiet, tal-pjan tal-valutazzjoni u tal-programmi ta’ ħidma tal-valutazzjoni

               L-awditur jenħtieġ li jippjana l-valutazzjoni biex din titwettaq b’mod effettiv u effiċjenti. Ippjanar adegwat jinvolvi d-dedikar ta’ attenzjoni xierqa għal oqsma importanti tal-valutazzjoni, l-identifikazzjoni u s-soluzzjoni ta’ problemi potenzjali minnufih, u l-organizzar u l-ġestjoni xierqa tal-valutazzjoni biex din tkun effettiva u effiċjenti.
               L-awditur jenħtieġ li jkollu pjan tal-valutazzjoni (jew dokument tal-ippjanar simili bħal pjan ta’ ħidma tal-valutazzjoni jew memorandum tal-ippjanar) li jistabbilixxi l-approċċ tal-valutazzjoni u l-prinċipji ewlenin tal-ippjanar, tal-ħidma prattika u tar-rapportar. L-awditur għandu jkollu programmi ta’ ħidma tal-valutazzjoni li jispjegaw u jiddokumentaw it-testijiet u l-proċeduri tal-valutazzjoni.
               3.3)   Ħidma prattika

               1)   Il-kisba tal-evidenza fuq it-tfassil tas-sistemi, tal-kontrolli, tal-proċeduri u tar-regoli

               L-ambitu tal-ħidma jenħtieġ li jinkludi valutazzjoni tad-disinn tas-sistemi, tal-kontrolli, tal-proċeduri u tar-regoli rilevanti li huma rilevanti għall-pilastru kkonċernat.
               Il-proċeduri għall-kisba tal-evidenza fuq id-disinn tas-sistemi, tal-kontrolli, tal-proċeduri u tar-regoli jistgħu jinkludu:

                           —

                           it-tħaddit ma’ membri tal-persunal tal-entità li jista’ jkollu informazzjoni rilevanti;

                           —

                           l-evalwazzjoni dwar jekk id-deskrizzjonijiet, jekk disponibbli, jippreżentawx ġustament is-sistemi, il-kontrolli, il-proċeduri u r-regoli li tfasslu u ġew implimentati mill-entità;

                           —

                           l-ispezzjonar ta’ dokumenti legali u regolatorji (pereż. liġijiet, regolamenti, kuntratti u ftehimiet), ta’ struzzjonijiet interni u ta’ dokumenti ta’ gwida (pereż. regoli operazzjonali, manwali tal-kontroll intern, eċċ.) u kwalunkwe dokument ieħor li l-awditur jista’ jqis rilevanti;

                           —

                           l-osservazzjoni tal-operazzjonijiet u l-ispezzjonar ta’ dokumenti, ta’ rapporti, ta’ rekords stampati u elettroniċi ta’ proċessar tat-tranżazzjonijiet, ta’ proċeduri kontabilistiċi (pereż. rikonċiljazzjoni bankarja) u ta’ proċeduri ewlenin oħra ta’ approvazzjoni u ta’ kontroll intern (pereż. rapporti perjodiċi dwar in-nefqa, tqabbil bejn dak li ġir bbaġitjat u r-realtà, rieżami u approvazzjoni tal-iskedi tal-ħinijiet, eċċ.), dokumenti relatati ma’ pereżempju: (i) il-qafas regolatorju għall-awditjar estern; (ii) il-proċeduri ta’ għoti u tal-akkwist; u (iii) l-istrumenti finanzjarji u t-tranżazzjonijiet tal-istrumenti finanzjarji; u

                           —

                           ir-ripetizzjoni ta’ kontrolli u ta’ proċeduri.

                     L-awditur jista’ jkun jixtieq juża flowcharts jew kwestjonarji biex jgħinuh jivvaluta d-disinn tal-kontrolli, tal-proċeduri u tar-regoli.
               2)   Testijiet tas-sistemi, tal-kontrolli u tal-proċeduri

               L-ambitu tal-ħidma għandu jinkludi valutazzjoni dwar jekk is-sistemi, il-kontrolli, il-proċeduri u r-regoli rilevanti humiex qed joperaw b’mod effettiv.
               Sistema, kontroll, proċedura jew regola jkunu qed joperaw b’mod effettiv jekk, individwalment jew flimkien ma’ sistemi, ma’ kontrolli, ma’ proċeduri jew ma’ regoli oħra, jipprovdu garanzija raġonevoli li:

                           —

                           jinkisbu l-objettivi tal-entità (pereż. l-objettivi tas-sistema ta’ kontroll intern jew ta’ proċess ta’ għoti jew tal-akkwist) u, b’mod partikolari, li r-riskji għall-kisba tal-objettivi huma ġestiti u kkontrollati kif xieraq;

                           —

                           ir-riskji ta’ żball, ta’ irregolaritajiet u ta’ frodi huma evitati, individwati u kkoreġuti kif suppost u minnufih.

                     Meta jfassal u jwettaq it-testijiet tal-kontrolli, l-awditur jenħtieġ li:

                           —

                           iwettaq proċeduri oħra minbarra l-investigazzjoni biex jikseb evidenza dwar:

                                       —

                                       kif sistema kienet imħaddma jew kif kontroll, proċedura jew regola ġew applikati;

                                       —

                                       il-konsistenza li biha ħadmet is-sistema jew li biha ġew applikati kontroll, proċedura jew kontroll; u

                                       —

                                       minn min jew b’xiex ġew applikati l-kontrolli, il-proċeduri jew ir-regoli;

                           —

                           jiddetermina mezzi ta’ kif jintgħażlu l-partiti għall-ittestjar li jkunu effettivi fl-ilħuq tal-objettivi tal-proċedura.

                     Meta jiddetermina l-firxa tat-testijiet tal-kontrolli, tal-proċeduri jew tar-regoli, l-awditur irid jikkunsidra fatturi bħall-karatteristiċi tal-popolazzjoni li għandha tiġi ttestjata, in-natura tal-kontrolli, tal-proċeduri u tar-regoli, il-frekwenza tal-applikazzjoni tagħhom (pereżempju ta’ kull xahar, kuljum, numru ta’ drabi kull jum), u r-rata mistennija ta’ devjazzjoni.
               It-testijiet tal-kontrolli, tal-proċeduri u tar-regoli jistgħu jinkludu iżda mhumiex limitati għal spezzjoni (ta’ rekords, ta’ dokumenti u ta’ assi), osservazzjoni, intervistar tal-maniġment u ta’ oħrajn fi ħdan l-entità, konfermar, kalkolu mill-ġdid u ripetizzjoni ta’ ċerti proċeduri.
               3)   Il-kampjunar u mezzi oħra ta’ għażla ta’ partiti għall-ittestjar

               Meta jfassal u jwettaq it-testijiet tas-sistemi, tal-kontrolli, tal-proċeduri u tar-regoli, l-awditur jista’ juża l-kampjunar jew modi oħra kif jagħżel il-partiti għall-ittestjar. Il-kampjunar jinvolvi l-applikazzjoni tal-proċeduri għal anqas minn 100 % tal-partiti ta’ rilevanza għall-valutazzjoni (pereż. għażla ta’ tranżazzjonijiet jew ta’ bilanċi tal-kontijiet) b’tali mod li l-unitajiet kollha tal-kampjunar ikollhom possibbiltà li jintgħażlu. Dan jipprovdi lill-awditur b’bażi raġonevoli li fuqha jibbaża l-konklużjonijiet dwar il-popolazzjoni sħiħa.
               Il-kampjunar jista’ jieħu approċċ statistiku jew mhux statistiku. L-awditur jista’ jagħmel għażla ġġudikata sew ta’ partiti speċifiċi minn popolazzjoni (pereż. partiti b’valur għoli jew ewlenin, il-partiti kollha ogħla minn ċertu ammont, partiti biex tinkiseb informazzjoni jew partiti għall-ittestjar tal-attivitajiet tal-kontroll jew tal-proċeduri jew tar-regoli). Eżaminazzjoni selettiva ma tikkostitwixxix kampjunar.
               Filwaqt li l-eżaminazzjoni selettiva ta’ partiti speċifiċi spiss tkun mezz effiċjenti kif tinkiseb evidenza, din ma tikkostitwixxix kampjunar. Ir-riżultati tal-proċeduri applikati għal oġġetti magħżula b’dan il-mod ma jistgħux jiġu proġettati jew estrapolati għall-popolazzjoni sħiħa. Għaldaqstant, l-eżaminazzjoni selettiva ta’ partiti speċifiċi ma tipprovdix evidenza fuq il-bqija tal-popolazzjoni. Min-naħa l-oħra, il-kampjunar hu mfassal biex jippermetti li jinħarġu konklużjonijiet dwar popolazzjoni sħiħa fuq il-bażi tal-ittestjar ta’ kampjun meħud minnha.
               4)   Użu tal-ħidma tal-awdituri interni

               Meta l-awditur jiddetermina li funzjoni tal-awditjar intern aktarx li tkun rilevanti għall-valutazzjoni, dan: (a) jiddetermina jekk u kemm jista’ jintuża x-xogħol speċifiku tal-awdituri interni; u (b) jekk juża x-xogħol speċifiku tal-awdituri interni, jekk dak ix-xogħol huwiex adegwat għall-finijiet tal-awditjar. L-awditur għandu jikkonforma mal-ISA 610 “L-Użu tal-Ħidma tal-Awdituri Interni” sa fejn dan l-ISA ikun rilevanti għall-valutazzjoni.
               5)   Rappreżentazzjonijiet bil-miktub

               F’inkarigi ta’ aċċertament għajr awditi jew rieżamijiet ta’ informazzjoni finanzjarja storika (ISAE 3000), l-awditur għandu jikseb rappreżentazzjonijiet mingħand il-maniġment. Rappreżentazzjoni bil-miktub hi dikjarazzjoni mill-maniġment ipprovduta lill-awditur biex jiġu kkonfermati ċerti kwistjonijiet jew tiġi sostnuta evidenza oħra tal-valutazzjoni.
               L-awditur jista’ jitlob ittra ta’ rappreżentazzjoni ffirmata mill-membru/i tal-maniġment tal-entità li jkollu/jkollhom ir-responsabbiltà primarja għas-sistemi, għall-kontrolli, għall-proċeduri u għar-regoli tal-entità.
               6)   Memorandum ta’ ġbir ta’ informazzjoni (“aide mémoire”)

               L-awditur iħejji memorandum ta’ ġbir ta’ informazzjoni għad-diskussjoni fil-laqgħa tal-għeluq. Il-memorandum jenħtieġ li jispjega s-sejbiet ewlenin tal-valutazzjoni li jirriżultaw mill-ħidma prattika u mir-rakkomandazzjonijiet. Kopja tal-memorandum jenħtieġ li tintbagħat lill-maniġer tal-inkarigu tal-awditjar tal-awtorità kontraenti.
               7)   Laqgħa tal-għeluq

               L-awditur jenħtieġ li jorganizza laqgħa tal-għeluq mal-entità. L-entità għandha tinforma lill-Kummissjoni dwar din il-laqgħa, li jistgħu jattendu għaliha r-rappreżentanti tal-Kummissjoni.
               L-iskop ta’ din il-laqgħa hu li fiha jiġi diskuss il-memorandum tal-ġbir ta’ informazzjoni u jinkisbu l-konferma u l-kummenti inizjali tal-entità dwar is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-awditur. L-awditur u l-entità jistgħu jaqblu fuq l-informazzjoni pendenti li għandha tiġi pprovduta mill-entità u, fejn applikabbli, skadenza għas-sottomissjoni. L-awditur jista’ jinforma lill-entità dwar il-proċeduri ta’ rapportar. L-awditur għandu jiddokumenta kwalunkwe kumment (verbali u miktub) magħmul mill-entità u mir-rappreżentanti tal-Kummissjoni u jqishom għar-rapport ta’ valutazzjoni.
               3.4.   Rapportar

               1)   Rekwiżiti bażiċi tar-rapportar u lingwa

               L-awditur għandu jirrapporta r-riżultati tal-valutazzjoni skont il-Qafas Internazzjonali tal-IFAC għall-Inkarigi ta’ Aċċertament u l-ISAE 3000, il-prattiki tad-ditta tal-awditjar tiegħu u r-rekwiżiti ta’ dawn it-termini ta’ referenza (ToR).
               Ir-rapport jenħtieġ li jkun oġġettiv, ċar, konċiż, tempestiv u kostruttiv.
               Ir-rapport jenħtieġ li jiġi ppreżentat fil-lingwa kif indikata fit-Taqsima 6.4 tat-ToR. Jekk il-lingwa tar-rapport ma tkunx l-Ingliż jew il-Franċiż, l-awditur jenħtieġ li jipprovdi wkoll sommarju eżekuttiv tar-rapport bl-Ingliż jew bil-Franċiż.
               2)   Data tar-rapport ta’ valutazzjoni

               Id-data tal-abbozz tar-rapporti u tar-rapporti prefinali għandha tkun id-data li fiha dawn ir-rapporti jintbagħtu għal konsultazzjoni. Id-data fuq il-paġna tal-qoxra tar-rapport ta’ valutazzjoni finali għandha tkun id-data li fiha jiġi ffirmat ir-rapport ta’ valutazzjoni finali.
               Fatti u avvenimenti li jinġiebu għall-attenzjoni tal-awditur qabel ma jiġi ffirmat ir-rapport finali u li jkollhom impatt fuq is-sejbiet f’dak ir-rapport iridu jiġu kkunsidrati. Madankollu, l-awditur mhuwiex obbligat jagħmel domandi lill-maniġment tal-entità u/jew iwettaq proċeduri ulterjuri wara l-laqgħa tal-għeluq u qabel l-iffirmar tar-rapport finali.
               3)   Proċedura għall-konsultazzjoni u għas-sottomissjoni tal-abbozz tar-rapport <L-awtorità kontraenti tista’ tadatta din il-parti hekk kif jidhrilha li jkun xieraq billi t-test propost hu bbażat fuq il-proċeduri tal-Kummissjoni. Attenzjoni: partijiet li fihom tiġi kkonsultata/informata l-Kummissjoni jridu jinżammu>
               L-awditur għandu jissottometti abbozz ta’ rapport lill-awtorità kontraenti f’< 21> jum tal-kalendarju wara l-jum tal-laqgħa tal-għeluq (jiġifieri tmiem il-ħidma prattika). L-abbozz tar-rapport jenħtieġ li jinkludi l-kummenti tal-entità dment li dawn diġà jkunu nkisbu matul il-ħidma prattika ta’ valutazzjoni u l-laqgħa tal-għeluq.
               Jenħtieġ li tiġi sottomessa verżjoni fuq karta u elettronika tal-abbozz tar-rapport flimkien ma’ ittra ta’ akkumpanjament. Il-kelma “abbozz” jenħtieġ li tkun indikata b’mod ċar fuq il-verżjonijiet kollha.
               L-entità tista’ tibgħat kopja tar-rapport ta’ valutazzjoni tal-abbozz ta’ pilastru lill-Kummissjoni Ewropea biex tfittex il-fehma tal-Kummissjoni dwar elementi speċifiċi tal-abbozz ta’ rapport (1).
               L-awtorità kontraenti jenħtieġ li tipprovdi kummenti lill-awditur fi żmien 21 jum tal-kalendarju mir-riċevuta tal-abbozz tar-rapport.
               L-awditur jenħtieġ li jissottometti lill-awtorità kontraenti abbozz rivedut tar-rapport li jqis kwalunkwe kumment riċevut fi żmien < 7> ijiem tal-kalendarju mir-riċevuta tal-kummenti.
               L-awtorità kontraenti jenħtieġ li tissottometti kummenti lill-awditur fi żmien < 21> jum tal-kalendarju mir-riċevuta tal-abbozz tar-rapport.
               4)   Proċedura għall-konsultazzjoni u għas-sottomissjoni tar-rapport finali <L-awtorità kontraenti tista’ tadatta din il-parti hekk kif jidhrilha li jkun xieraq billi t-test propost hu bbażat fuq il-proċeduri tal-Kummissjoni. Attenzjoni: partijiet li fihom tiġi kkonsultata/informata l-Kummissjoni jridu jinżammu>

               Jekk ma jkunx hemm bżonn li ssir aktar ħidma prattika, l-awditur jenħtieġ li jissottometti rapport prefinali lill-awtorità kompetenti fi żmien < 7> ijiem tal-kalendarju mir-riċevuta tal-kummenti dwar l-abbozz tar-rapport. Il-kelma “prefinali” għandha tkun indikata fuq il-karta tal-qoxra tar-rapport prefinali. L-awtorità kontraenti jenħtieġ li tinforma lill-awditur bil-miktub jekk hi taċċettax ir-rapport prefinali fi żmien < 14>-il jum tal-kalendarju mir-riċevuta tar-rapport prefinali.
               L-awditur jenħtieġ li jissottometti rapport finali fi żmien < 7> ijiem tal-kalendarju mir-riċevuta tal-kummenti dwar ir-rapport prefinali.
               Imbagħad l-awditur jenħtieġ li jissottometti verżjoni stampata oriġinali u verżjoni elettronika tar-rapport finali flimkien ma’ nota ta’ akkumpanjament lill-entità.
               Ir-rapporti jenħtieġ li jiġu pprovduti fuq l-intestazzjoni oriġinali tal-awditur. Il-kelma “finali” jenħtieġ li tkun indikata b’mod ċar fuq il-verżjonijiet kollha. L-awditur jenħtieġ li jibgħat ukoll verżjoni elettronika tar-rapport finali (jiġifieri kopja skennjata (f’format PDF) tar-rapport finali ffirmat u datat bl-intestazzjoni tal-awditur) lill-entità.
               Il-perjodu bejn il-laqgħa tal-għeluq u s-sottomissjoni lill-awtorità kontraenti tar-rapport finali m’għandux jaqbeż il-< 105> ijiem tal-kalendarju jew il-< 15>-il ġimgħa.
               L-awditur jenħtieġ li jibgħat kopja elettronika u stampata tar-rapport finali ta’ valutazzjoni tal-pilastri lill-Kummissjoni Ewropea:

                           European Commission

                           Direttorat Ġenerali għall-[…]

                           Unità ta’ Awditu u Kontroll

                           1040 Bruxelles/Brussel

                           BELGIQUE/BELGIË

                  (1)  Mingħajr preġudizzju għall-miżuri superviżorji li l-Kummissjoni għandha tieħu, skont l-Artikolu 154(5) tar-Regolament Finanzjarju

               Anness 4

                  RAPPORT TA’ VALUTAZZJONI TAL-PILASTRI

                     <INTESTAZZJONI TAL-AWDITUR>

                  RAPPORT [ABBOZZ, PREFINALI JEW FINALI]

                  [data]

               <għar-rapport finali, din id-data li fiha jiġi ffirmat ir-rapport finali indipendenti tal-awditur; għal abbozz ta’ rapport jew għal rapport prefinali, din hi d-data li fiha dawn ir-rapporti jintbagħtu għall-konsultazzjoni>

                  VALUTAZZJONI TAL-PILASTRI

                  TA’ [ISEM TAL-ENTITÀ]

                           Entità soġġetta għall-valutazzjoni:

                           [Isem tal-entità]

                           Pajjiż:

                           [Pajjiż fejn hi stabbilita l-entità]

                           Awditur:

                           [Ditta tal-awditjar u uffiċċju responsabbli għall- valutazzjoni]

                           Perjodu soġġett għall-valutazzjoni:

                           [data] sa [data] [normalment din għandha tkun is-sena (perjodu ta’ 12-il xahar) li tintemm fil-jum tal-bidu tal- ħidma prattika (proċeduri fuq il-post) tal-valutazzjoni]

                           Dati tal-ħidma prattika tal-valutazzjoni:

                           [[data] sa [data]

                  WERREJ

               Rapport Indipendenti ta’ Aċċertament
                        112

                           1.

                        Sommarju Eżekuttiv
                        117

                           2.

                        Kuntest tal-Inkarigu
                        126

                           3.

                        Sistema ta’ Kontroll Intern
                        127

                           4.

                        Sistema ta’ Kontabilità
                        129

                           5.

                        Awditjar Estern Indipendenti
                        129

                           6.

                        Għotjiet
                        129

                           7.

                        Akkwist
                        130

                           8.

                        Strumenti Finanzjarji
                        130

                           9.

                        Esklużjoni mill-Aċċess għall-Finanzjament
                        131

                           10.

                        Pubblikazzjoni tal-Informazzjoni dwar ir-Riċevituri
                        131

                           11.

                        Protezzjoni tad-Data Personali
                        131
                     Annessi
                        133

                              STRUZZJONIJIET GĦALL-UŻU TA’ DAN IR-RAPPORT MUDELL

                           Dan ir-rapport mudell għal valutazzjoni tal-pilastri jipprovdi format u struttura ta’ rapport għall-awditur u jinkludi gwida għall-kontenut tat-taqsimiet tar-rapport.

                                       —

                                       It-test kollu ta’ kulur griż fil-<Korsiv> hu gwida, li għandha titneħħa.

                                       —

                                       It-test kollu li mhuwiex ta’ kulur griż jista’ jintuża mill-awditur biex ifassal ir-rapport. L-awditur jista’ jimmodifika t-test hekk kif jidhirlu li jkun xieraq ħlief għat-test prestabbilit tar-rapport indipendenti tal-awditur.

                              It-test u l-frażijiet prestzbbiliti tar-rapport indipendenti ta’ aċċertament tal-awditur għandhom jiġu rispettati f’kull ħin u m’għandhomx jinbidlu.

                              Din il-paġna ta’ struzzjoni għandha titneħħa mir-rapport

                  RAPPORT INDIPENDENTI TA’ AĊĊERTAMENT

                  Valutazzjoni tal-pilastri

               [l-isem sħiħ u l-indirizz tal-entità]
               Aħna għamilna valutazzjoni tal-pilastru (“valutazzjoni”) ta’ [isem]; l-“entità”. L-objettiv ta’ din il-valutazzjoni hu li tipprovdi aċċertament raġonevoli lill-Kummissjoni Ewropea dwar jekk l-entità tissodisfax ir-rekwiżiti stabbiliti fil-punti (a) sa (f) tal-Artikolu 154(4) tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-Baġit Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea u fl-Artikolu 29.1 tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-Fond Ewropew għall-Iżvilupp fir-rigward tal-pilastri li ġejjin:

                           1.

                           Sistema ta’ kontroll intern

                           2.

                           Sistema kontabilistika

                           3.

                           Awditjar estern indipendenti

                           4.

                           Għotjiet <ħassar jekk mhux applikabbli>

                           5.

                           Akkwist <ħassar jekk mhux applikabbli>

                           6.

                           Strumenti finanzjarji (1)<ħassar jekk mhux applikabbli>

                           7.

                           Esklużjoni mill-aċċess għall-finanzjament

                           8.

                           Pubblikazzjoni tal-informazzjoni dwar ir-riċevituri

                           9.

                           Protezzjoni ta’ data personali

                     L-ambitu tal-ħidma tagħna u l-konklużjonijiet tagħna għal kull wieħed mill-pilastri rispettivi huma stabbiliti hawn taħt.

                     Responsabbiltajiet rispettivi tal-maniġment tal-entità u tal-awditur

               Il-maniġment tal-entità hu responsabbli biex jiżgura li s-sistemi, il-kontrolli, ir-regoli u l-proċeduri marbuta mal-pilastri jikkonformaw ma’ standards aċċettati f’livell internazzjonali u mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea għal kull pilastru. Il-maniġment tal-entità hu responsabbli wkoll biex jipprovdi informazzjoni, dokumenti u aċċess għas-sistemi u għall-persunal tal-entità lill-awditur sa fejn dawn ikunu neċessarji u rilevanti għall-fini ta’ din il-valutazzjoni.
               Ir-responsabbiltà tagħna hi li nivvalutaw is-sistemi implimentati u l-kontrolli, ir-regoli u l-proċeduri applikati mill-entità għal kull pilastru kontra l-kriterji għal kull pilastru u li nirrapportaw is-sejbiet tagħna skont it-termini ta’ referenza għal din il-valutazzjoni.
               Dawn it-termini ta’ referenza jispeċifikaw li aħna nwettqu l-ħidma tagħna skont l-Istandard Internazzjonali għall-Inkarigi ta’ Aċċertament 3000 (maħruġ mill-Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti) dwar Inkarigi ta’ Aċċertament għajr Awditi jew Rieżamijiet ta’ Informazzjoni Finanzjarja Storika sa fejn dan l-istandard jista’ jiġi applikat fil-kuntest speċifiku ta’ din il-valutazzjoni tal-pilastri. Dan l-istandard jeħtieġ li aħna nosservaw l-istandards etiċi applikabbli fit-twettiq tal-ħidma tagħna.

                     Ambitu tal-ħidma għall-pilastri kollha

               L-ambitu tal-inkarigu tagħna jinkludi valutazzjoni ta’ kull pilastru u tas-sistemi implimentati u tal-kontrolli, tar-regoli u tal-proċeduri applikati mill-entità.
               Skont ir-rekwiżiti għall-pilastru kkonċernat, il-valutazzjoni tagħna kopriet id-disinn jew id-disinn u l-effikaċja operazzjonali tas-sistemi, tal-kontrolli, tal-proċeduri u tar-regoli rilevanti.
               Il-valutazzjoni tagħna involviet it-tqabbil ta’ informazzjoni u ta’ data fattwali relatata ma’ sistemi, ma’ kontrolli, ma’ regoli u ma’ proċeduri mal-kriterji tal-Kummissjoni. Dawn il-kriterji u l-livelli ta’ importanza (materjalità) huma stabbiliti fil-Kapitolu 2.3 tar-rapport dettaljat tagħna.
               Biex niddeterminaw dawk li huma meqjusa bħala dgħufija jew nuqqas materjali fis-sistemi, fil-kontrolli, fir-regoli u fil-proċeduri, aħna qisna l-kriterji u l-livelli ta’ importanza definiti mill-Kummissjoni billi dawn il-fatturi jistgħu jinfluwenzaw id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tafda l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit permezz tal-ġestjoni indiretta lill-entità.
               Din il-valutazzjoni primarjament ħarset lejn is-sistemi, il-kontrolli, ir-regoli u l-proċeduri li huma implimentati għall-operazzjonijiet regolari tal-entità. Il-konklużjonijiet ta’ din il-valutazzjoni mhumiex relatati ma’ azzjonijiet, ma’ proġetti, ma’ kuntratti jew ma’ ftehimiet speċifiċi, u lanqas mal-preżent jew mal-futur.
               Minħabba l-limitazzjonijiet inerenti tagħha, jista’ jkun li sistemi ta’ kontroll intern u sistemi, regoli u proċeduri oħra ma jipprevjenux jew ma jindividwawx l-erruri. Barra minn hekk, il-projjezzjonijiet ta’ din il-valutazzjoni storika tad-disinn u tal-effikaċja tas-sistemi, tal-kontrolli, tar-regoli u tal-proċeduri għal perjodi futuri huma soġġetti għar-riskju li dawn is-sistemi, il-kontrolli, ir-regoli u l-proċeduri jistgħu jsiru inadegwati minħabba tibdiliet fil-kundizzjonijiet, jew li l-grad ta’ konformità mar-regoli u l-proċeduri jista’ jmur lura.
               Aħna qisna wkoll l-evidenza disponibbli kollha ppreżentata lilna matul il-ħidma prattika tagħna li ffinalizzajna fi [data tal-laqgħa tal-għeluq], inklużi l-kummenti u l-informazzjoni sussegwenti tal-entità u tal-Kummissjoni Ewropea sad-data ta’ dan ir-rapport.
               Aħna nemmnu li l-evidenza li ksibna hi suffiċjenti u xierqa biex tipprovdi bażi għall-konklużjonijiet tagħna.

                  PILASTRU 1 — SISTEMA TA’ KONTROLL INTERN

               L-ambitu tal-inkarigu tagħna jinkludu valutazzjoni dwar jekk l-entità stabbilixxietx u żguratx il-funzjonament ta’ sistema ta’ kontroll intern effettiva, effiċjenti u ekonomika. Konsegwentement, il-proċeduri mwettqa minna koprew id-disinn u l-effikaċja operazzjonali tas-sistema ta’ kontroll intern.
               Il-ħidma tagħna kkonċentrat fuq il-komponenti tal-kontroll intern u fuq il-kontrolli li l-Kummissjoni tqis importanti u li huma spjegati fil-kwestjonarji tal-valutazzjoni.

                     Konklużjoni

               <test li għandu jintuża għal konklużjoni pożittiva; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità stabbilixxiet u żgurat il-funzjonament, f’kull aspett materjali, ta’ sistema ta’ kontroll intern effettiva, effiċjenti u ekonomika li hi konformi mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.
               <test li għandu jintuża għal konklużjoni avversa; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Aħna nirreferu għas-sejbiet tagħna kif stipulati fit-Taqsima 1.3: Sommarju tas-Sejbiet tar-rapport dettaljat tagħna li jistabbilixxi d-dgħufijiet u n-nuqqasijiet materjali fis-sistema ta’ kontroll intern.
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, minħabba n-natura materjali tal-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu ta’ qabel dan u fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità ma stabbilixxietx u ma żguratx il-funzjonament, f’kull aspett materjali, ta’ sistema ta’ kontroll intern effettiva, effiċjenti u ekonomika li hi konformi mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.

                  PILASTRU 2 — SISTEMA TA’ KONTABILITÀ

               L-ambitu tal-inkarigu tagħna jinkludi valutazzjoni dwar jekk l-entità tużax sistema kontabilistika li tipprovdi informazzjoni akkurata, kompluta, affidabbli u minnufih. Il-proċeduri mwettqa minna koprew id-disinn u l-effikaċja operazzjonali tas-sistema kontabilistika.
               Il-ħidma tagħna kkonċentrat fuq dawk l-aspetti u l-komponenti tas-sistema kontabilistika li l-Kummissjoni tqis importanti u li huma spjegati fil-kwestjonarji tal-valutazzjoni.

                     Konklużjoni

               <test li għandu jintuża għal konklużjoni pożittiva; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità tuża sistema kontabilistika li tipprovdi f’kull aspett materjali informazzjoni akkurata, kompluta, affidabbli u minnufih skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.
               <test li għandu jintuża għal konklużjoni avversa; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Aħna nirreferu għas-sejbiet tagħna kif stipulati fit-Taqsima 1.3: Sommarju tas-Sejbiet tar-rapport dettaljat tagħna li jistabbilixxi d-dgħufijiet u n-nuqqasijiet materjali fis-sistema kontabilistika.
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, minħabba n-natura materjali tal-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu ta’ qabel dan u fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità ma tużax sistema kontabilistika li tipprovdi f’kull aspett materjali informazzjoni akkurata, kompluta, affidabbli u minnufih skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.

                  PILASTRU 3 — AWDITJAR ESTERN INDIPENDENTI

               L-ambitu tal-inkarigu tagħna jinkludi valutazzjoni dwar jekk l-entità hix soġġetta għal awditjar estern indipendenti, imwettaq skont l-istandards tal-awditjar aċċettati f’livell internazzjonali minn servizz tal-awditjar funzjonalment indipendenti mill-entità kkonċernata. Konsegwentement, il-proċeduri mwettqa minna koprew id-disinn tal-qafas tal-awditjar estern li għalih hi soġġetta l-entità.
               Il-ħidma tagħna kkonċentrat fuq dawk l-aspetti u l-komponenti tal-qafas għal awditjar estern indipendenti li l-Kummissjoni tqis importanti u li huma spjegati fil-kwestjonarji tal-valutazzjoni.

                     Konklużjoni

               <test li għandu jintuża għal konklużjoni pożittiva; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità hi soġġetta għal awditjar estern indipendenti, li hu meħtieġ li jitwettaq f’kull aspett materjali f’konformità ma’ standards tal-awditjar aċċettati f’livell internazzjonali minn servizz tal-awditjar funzjonalment indipendenti mill-entità, u f’konformità mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.
               <test li għandu jintuża għal konklużjoni avversa; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Aħna nirreferu għas-sejbiet tagħna kif stipulati fit-Taqsima 1.3: Sommarju tas-Sejbiet tar-rapport dettaljat tagħna li jistabbilixxi d-dgħufijiet u n-nuqqasijiet materjali fil-qafas għal awditjar estern indipendenti.
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, minħabba n-natura materjali tal-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu ta’ qabel dan u fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità mhijiex soġġetta għal awditjar estern indipendenti, li hu meħtieġ li jitwettaq f’kull aspett materjali f’konformità ma’ standards tal-awditjar aċċettati f’livell internazzjonali minn servizz tal-awditjar funzjonalment indipendenti mill-entità, u f’konformità mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.

                  PILASTRU 4 — GĦOTJIET

               L-ambitu tal-inkarigu tagħna jinkludi valutazzjoni dwar jekk l-entità tapplikax ir-regoli u l-proċeduri xierqa għall-provvista ta’ finanzjament mill-fondi tal-UE permezz tal-għotjiet. Konsegwentement, il-proċeduri mwettqa minna koprew id-disinn u l-effikaċja operazzjonali tas-sistema tal-għotjiet.
               Il-ħidma tagħna kkonċentrat fuq dawk l-aspetti u l-komponenti tas-sistema tal-għotjiet li l-Kummissjoni tqis importanti u li huma spjegati fil-kwestjonarji tal-valutazzjoni.

                     Konklużjoni

               <test li għandu jintuża għal konklużjoni pożittiva; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz ta’ għotjiet u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.
               <test li għandu jintuża għal konklużjoni avversa; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Aħna nirreferu għas-sejbiet tagħna kif stipulati fit-Taqsima 1.3: Sommarju tas-Sejbiet tar-rapport dettaljat tagħna li jistabbilixxi d-dgħufijiet u n-nuqqasijiet materjali fis-sistema tal-għotjiet.
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, minħabba n-natura materjali tal-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu ta’ qabel dan u fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità ma tapplikax ir-regoli u l-proċeduri xierqa f’kull aspett materjali għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz ta’ għotjiet u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.

                  PILASTRU 5 — L-AKKWIST

               L-ambitu tal-inkarigu tagħna jinkludi valutazzjoni dwar jekk l-entità tapplikax ir-regoli u l-proċeduri xierqa għall-provvista ta’ finanzjament mill-fondi tal-UE permezz tal-akkwist. Konsegwentement, il-proċeduri mwettqa minna koprew id-disinn u l-effikaċja operazzjonali tas-sistema tal-akkwist.
               Il-ħidma tagħna kkonċentrat fuq dawk l-aspetti u l-komponenti tas-sistema tal-akkwist li l-Kummissjoni tqis importanti u li huma spjegati fil-kwestjonarji tal-valutazzjoni.

                     Konklużjoni

               <test li għandu jintuża għal konklużjoni pożittiva; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz tal-akkwist u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.
               <test li għandu jintuża għal konklużjoni avversa; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Aħna nirreferu għas-sejbiet tagħna kif stipulati fit-Taqsima 1.3: Sommarju tas-Sejbiet tar-rapport dettaljat tagħna li jistabbilixxi d-dgħufijiet u n-nuqqasijiet materjali fis-sistema tal-akkwist.
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, minħabba n-natura materjali tal-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu ta’ qabel dan u fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità ma tapplikax ir-regoli u l-proċeduri xierqa f’kull aspett materjali għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz tal-akkwist u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.

                  PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI (2)

               L-ambitu tal-inkarigu tagħna jinkludi valutazzjoni dwar jekk l-entità tapplikax ir-regoli u l-proċeduri xierqa għall-provvista ta’ finanzjament mill-fondi tal-UE permezz tal-istrumenti finanzjarji. Konsegwentement, il-proċeduri mwettqa minna koprew id-disinn u l-effikaċja operazzjonali tal-istrumenti finanzjarji użati mill-entità.
               Il-ħidma tagħna kkonċentrat fuq dawk l-aspetti u l-komponenti tal-istrumenti finanzjarji użati mill-entità li l-Kummissjoni tqis importanti u li huma spjegati fil-kwestjonarji tal-valutazzjoni.

                     Konklużjoni

               <test li għandu jintuża għal konklużjoni pożittiva; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz tal-istrumenti finanzjarji u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.
               <test li għandu jintuża għal konklużjoni avversa; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Aħna nirreferu għas-sejbiet tagħna kif stipulati fit-Taqsima 1.3: Sommarju tas-Sejbiet tar-rapport dettaljat tagħna li jistabbilixxi d-dgħufijiet u n-nuqqasijiet materjali fl-istrumenti finanzjarji użati mill-entità.
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, minħabba n-natura materjali tal-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu ta’ qabel dan u fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità ma tapplikax ir-regoli u l-proċeduri xierqa f’kull aspett materjali għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz tal-istrumenti finanzjarji u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.

                  PILASTRU 7 — ESKLUŻJONI MILL-AĊĊESS GĦALL-FINANZJAMENT

               L-ambitu tal-inkarigu tagħna jinkludi valutazzjoni dwar jekk l-entità tapplikax ir-regoli u l-proċeduri xierqa għall-esklużjoni ta’ terzi persuni mill-aċċess għall-finanzjament.
               Konsegwentement, il-proċeduri mwettqa minna koprew id-disinn u l-effikaċja operatorji tal-miżuri meħuda mill-entità għal dan l-għan.
               Il-ħidma tagħna kkonċentrat fuq dawk ir-raġunijiet u l-miżuri ta’ esklużjoni meħuda mill-entità li l-Kummissjoni tqis importanti u li huma spjegati fil-kwestjonarji tal-valutazzjoni.

                     Konklużjoni

               <test li għandu jintuża għal konklużjoni pożittiva; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-esklużjoni ta’ terzi persuni mill-aċċess għall-finanzjament skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.
               <test li għandu jintuża għal konklużjoni avversa; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Aħna nirreferu għas-sejbiet tagħna kif stipulati fit-Taqsima 1.3: Sommarju tas-Sejbiet tar-rapport dettaljat tagħna li jistabbilixxi d-dgħufijiet u n-nuqqasijiet materjali fis-sistema ta’ esklużjoni tal-entità.
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, minħabba n-natura materjali tal-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu ta’ qabel dan u fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità ma tapplikax ir-regoli u l-proċeduri xierqa għall-esklużjoni ta’ terzi persuni mill-aċċess għall-finanzjament skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.

                  PILASTRU 8 — PUBBLIKAZZJONI TAL-INFORMAZZJONI DWAR IR-RIĊEVITURI

               L-ambitu tal-inkarigu tagħna jinkludi valutazzjoni dwar jekk l-entità tagħmilx pubblika informazzjoni dwar ir-riċevituri ta’ fondi b’mod xieraq u tempestiv.
               Konsegwentement, il-proċeduri mwettqa minna koprew id-disinn u l-effikaċja operazzjonali tal-miżuri meħuda mill-entità għal dan l-għan.
               Il-ħidma tagħna kkonċentrat fuq dawk ir-rekwiżiti li l-Kummissjoni tqis importanti u li huma spjegati fil-kwestjonarji tal-valutazzjoni.

                     Konklużjoni

               <test li għandu jintuża għal konklużjoni pożittiva; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa biex tagħmel pubblika informazzjoni dwar ir-riċevituri ta’ fondi b’mod xieraq u tempestiv skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.
               <test li għandu jintuża għal konklużjoni avversa; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Aħna nirreferu għas-sejbiet tagħna kif stipulati fit-Taqsima 1.3: Sommarju tas-Sejbiet tar-rapport dettaljat tagħna li jistabbilixxi d-dgħufijiet u n-nuqqasijiet materjali fis-sistema ta’ pubblikazzjoni tal-informazzjoni dwar ir-riċevituri.
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, minħabba n-natura materjali tal-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu ta’ qabel dan u fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità ma tapplikax ir-regoli u l-proċeduri xierqa biex tagħmel pubblika l-informazzjoni dwar ir-riċevituri ta’ fondi b’mod xieraq u tempestiv skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.

                  PILASTRU 9 — PROTEZZJONI TA’ DATA PERSONALI

               L-ambitu tal-inkarigu tagħna jinkludi valutazzjoni dwar jekk l-entità tiżgurax protezzjoni ta’ data personali ekwivalenti għal dik imsemmija fl-Artikolu 5 tar-Regolament Finanzjarju.
               Konsegwentement, il-proċeduri mwettqa minna koprew id-disinn u l-effikaċja operazzjonali tal-miżuri meħuda mill-entità għal dan l-għan.
               Il-ħidma tagħna kkonċentrat fuq dawk ir-rekwiżiti u l-miżuri meħuda mill-entità li l-Kummissjoni tqis importanti u li huma spjegati fil-kwestjonarji tal-valutazzjoni.

                     Konklużjoni

               <test li għandu jintuża għal konklużjoni pożittiva; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-iżgurar tal-protezzjoni ta’ data personali skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.
               <test li għandu jintuża għal konklużjoni avversa; neħħi din il-parti jekk mhix applikabbli>
               Aħna nirreferu għas-sejbiet tagħna kif stipulati fit-Taqsima 1.3: Sommarju tas-Sejbiet tar-rapport dettaljat tagħna li jistabbilixxi d-dgħufijiet u n-nuqqasijiet materjali fis-sistema ta’ esklużjoni tal-entità.
               Kumplessivament, fl-opinjoni tagħna, minħabba n-natura materjali tal-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu ta’ qabel dan u fuq il-bażi tal-ħidma li wettaqna, l-entità ma tapplikax ir-regoli u l-proċeduri xierqa għall-iżgurar tal-protezzjoni ta’ data personali skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea.

                     Distribuzzjoni u użu

               L-entità talbet dan ir-rapport u dan hu maħsub unikament biex jinforma lill-entità u lill-Kummissjoni Ewropea u biex jintuża minnhom.

                  Firma tal-awditur
                  <persuna jew ditta jew it-tnejn, kif ikun xieraq>.

                  Isem tal-awditur li jiffirma
                  <persuna jew ditta jew it-tnejn, kif ikun xieraq>.

                  Indirizz tal-awditur
                  <l-uffiċċju li jkun responsabbli għall-awditjar>.

                  Data tal-firma
                  <m’għandhiex tintuża għal abbozzi ta’ rapporti. Id-data li fiha jiġi ffirmat ir-rapport finali.>

               1.   SOMMARJU EŻEKUTTIV

               1.1   Konklużjonijiet

               Hawn taħt hu pprovdut sommarju tal-konklużjonijiet tagħna għal kull pilastru.

                              PILASTRU

                              KONKLUŻJONI

                                       1.

                                       Sistema ta’ kontroll intern

                              IVA/LE

                           L-entità stabbilixxiet u żgurat il-funzjonament, f’kull aspett materjali, ta’ sistema ta’ kontroll intern effettiva, effiċjenti u ekonomika skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                                       2.

                                       Sistema kontabilistika

                              IVA/LE

                           L-entità tuża sistema kontabilistika li tipprovdi f’kull aspett materjali informazzjoni akkurata, kompluta, affidabbli u minnufih li hi konformi mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                                       3.

                                       Awditjar estern indipendenti

                              IVA/LE

                           L-entità hi soġġetta għal awditjar estern indipendenti, li hu meħtieġ li jitwettaq f’kull aspett materjali f’konformità ma’ standards tal-awditjar aċċettati f’livell internazzjonali minn servizz tal-awditjar funzjonalment indipendenti mill-entità, u f’konformità mal-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                                       4.

                                       Għotjiet

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                           L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz ta’ għotjiet u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                                       5.

                                       L-Akkwist

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                           L-entità tap plika regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz tal-akkwist u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?

                                       6.

                                       Strumenti finanzjarji

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                           L-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa fl-aspetti materjali kollha għall-provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz tal-istrumenti finanzjarji u skont il-kriterji stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea?
                           B’mod partikolari, l-entità tapplika regoli u proċeduri xierqa b’referenza għal:

                           Sistema tal-ġestjoni tar-riskju tal-kreditu u użu ta’ sistema tal-gradazzjoni interna tar-riskju?

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                           Evitar tat-taxxa u ġurisdizzjonijiet li ma jikkooperawx?

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                           Ġlieda kontra l-ħasil tal-flus u ġlieda kontra l-finanzjament tat-terroriżmu?

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                                       7.

                                       Esklużjoni mill-aċċess għall-finanzjament

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                           L-entità tapplika r-regoli u l-proċeduri xierqa għall-esklużjoni ta’ terzi persuni minn aċċess għal finanzjament permezz tal-akkwist, ta’ għotjiet u/jew ta’ strumenti finanzjarji?

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                                       8.

                                       Pubblikazzjoni tal-informazzjoni dwar ir-riċevituri

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                           L-entità tagħmel pubblika l-informazzjoni dwar ir-riċevituri ta’ fondi kif xieraq u f’perjodu ta’ żmien raġonevoli?

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                                       9.

                                       Protezzjoni ta’ data personali

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                           L-entità tiżgura protezzjoni ta’ data personali ekwivalenti għal dik imsemmija fl-Artikolu 5 tar-Regolament Finanzjarju (3)?

                              IVA/LE/MHUX APPLIKABBLI

                     1.2   Pjan Direzzjonali

                  <Tul issuġġerit tal-pjan direzzjonali: massimu ta’ 2 paġni>

               Aħna kkonkludejna li l-entità ma tikkonformax mar-rekwiżiti tal-pilastru/i [speċifika l-pilastru/i].
               Aħna sibna nuqqasijiet u dgħufijiet sinifikanti fi … <iddeskrivi fil-qosor id-dgħufijiet u n-nuqqasijiet ewlenin għall-pilastru/i kkonċernat(i) skont is-sejbiet fit-Taqsima 1.3>.
               Aħna għamilna numru ta’ rakkomandazzjonijiet kritiċi biex jiġu rimedjati dawn id-dgħufijiet ewlenin <iddeskrivi fil-qosor ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi għall-pilastru/i kkonċernat(i) skont ir-rakkomandazzjonijiet fit-Taqsima 1.3>.
               Aħna nissuġġerixxu li l-entità timplimenta dawn ir-rakkomandazzjonijiet biex hi ssir eliġibbli biex tiġi inkarigata b’kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit b’ġestjoni indiretta mill-Kummissjoni Ewropea.
               Għal dan l-għan, aħna nipproponu pjan ta’ azzjoni, jiġifieri pjan direzzjonali li jinkludi skeda ta’ żmien biex jiġu indirizzati u rimedjati n-nuqqasijiet u d-dgħufijiet. Dan il-pjan direzzjonali u l-iskeda ta’ żmien li takkumpanjah għall-implimentazzjoni tal-miżuri proposti minnha ġew diskussi u maqbula mill-entità <Il-pjan direzzjonali, kemm jista’ jkun, għandu jkun miftiehem mal-entità qabel ma jinħareġ ir-rapport finali tal-awditur. Jekk dan ma jkunx possibbli, ir-raġunijiet għandhom ikunu spjegati b’mod ċar>.

                     Pjan Direzzjonali

                  <Iddeskrivi hawnhekk il-pjan direzzjonali billi tindirizza l-aspetti ewlenin li ġejjin għal kull pilastru kkonċernat:

                           —

                                    spjegazzjoni
                                  qasira tas-sejbiet ewlenin, jiġifieri d-dgħufijiet jew in-nuqqasijiet materjali fis-sistemi, fil-kontrolli, fil-proċeduri u fir-regoli;

                           —

                                    spjegazzjoni
                                  qasira tal-pjan ta’ azzjoni propost biex jiġu rimedjati dawn id-dgħufijiet jew in-nuqqasijiet.

                              Il-pjan ta’ azzjoni għandu jistabbilixxi biċ-ċar liema miżuri proposti (jiġifieri rakkomandazzjonijiet kritċi) se jiġu implimentati u kif dawn se jiġu implimentati u skeda ta’ żmien ċara u realistika.>

                     1.3   Sommarju tas-sejbiet u tar-rakkomandazzjonijiet

               Ara hawn taħt sommarju tas-sejbiet u tar-rakkomandazzjonijiet tagħna għal kull pilastru.

                     Sejbiet

               Is-sejbiet ewlenin huma dawk relatati ma’ dgħufijiet jew ma’ nuqqasijiet materjali fis-sistemi, fil-kontrolli, fir-regoli u fil-proċeduri. “Materjali” tfisser li aħna nqisu li dawn il-fatturi tant huma importanti għall-Kummissjoni li jistgħu jinfluwenzaw id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tafda l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit b’ġestjoni indiretta lill-entità. Għaldaqstant, fejn aħna sibna sejbiet materjali għal pilastru, dan wassalna biex nesprimu konklużjoni negattiva għalih.
               Is-sejbiet ewlenin jinkludu wkoll każijiet li fihom diversi sejbiet, meta jitqiesu individwalment, ma jkunux relatati ma’ dgħufija jew ma’ nuqqas materjali iżda, meta jitqiesu flimkien, jinvolvu sejba ta’ dgħufija jew ta’ nuqqas materjali. L-impatt kombinat tat-tali sejbiet tant huwa kkunsidrat importanti (jiġifieri materjali), li dan wassalna biex nikkonkludu li l-entità ma tissodisfax ir-rekwiżiti għall-pilastru kkonċernat (jiġifieri l-konklużjoni hi “le”).
               Is-sejbiet l-oħra huma s-sejbiet mhux materjali kollha li aħna nemmnu li għandhom jinġiebu għall-attenzjoni tal-entità. Dawn is-sejbiet huma relatati ma’ dgħufijiet u ma’ nuqqasijiet fis-sistemi, fil-kontrolli, fir-regoli u fil-proċeduri, li, b’mod individwali jew flimkien, iġorru livell anqas immedjat tar-riskju li l-objettivi tal-pilastru kkonċernat ma jintlaħqux.

                     Rakkomandazzjonijiet

               Ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi huma relatati ma’ dgħufijiet u ma’ nuqqasijiet materjali fis-sistemi, fil-kontrolli, fir-regoli jew fil-proċeduri u ma’ każijiet li fihom il-kriterji tal-Kummissjoni Ewropea u/jew l-istandards aċċettati f’livell internazzjonali għall-pilastri ma jkunux irrispettati (b’mod regolari).
               Ir-rakkomandazzjonijiet l-oħra tagħna huma relatati mas-sejbiet l-oħra kollha li mhumiex ta’ natura materjali. F’dawn il-każijiet, id-dgħufijiet u n-nuqqasijiet fis-sistemi, fil-kontrolli, fir-regoli jew fil-proċeduri ma għandhom l-ebda impatt kbir u immedjat fuq l-objettivi ta’ dawn is-sistemi, il-kontrolli, ir-regoli jew il-proċeduri. Minkejja dan, aħna nemmnu li jkun rilevanti għall-entità li timplimenta l-miżuri ssuġġeriti biex ikollha l-opportunità li ttejjeb is-sistemi, il-kontrolli, ir-regoli jew il-proċeduri biex tikseb effikaċja u/jew effiċjenza akbar.
               Kull waħda mir-rakkomandazzjonijiet tagħna hi spjegata f’dettall fil-Kapitoli 3 sa 8.
               Aħna nissuġġerixxu li l-entità timplimenta r-rakkomandazzjonijiet kritiċi tagħna kif stipulat fil-pjan direzzjonali fit-Taqsima 1.2 ta’ dan ir-rapport.

                              PILASTRU 1 — SISTEMA TA’ KONTROLL INTERN

                                 Is-sejbiet ewlenin/ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                                 Sejbiet oħra/rakkomandazzjonijiet oħra

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                           Nota: In-numru u d-deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni jridu jikkorrispondu għas-sejba/għar-rakkomandazzjoni dettaljata fit-Taqsima 3.3.1 u fit-Taqsima 3.3.2 rispettivament.

                              PILASTRU 2 — SISTEMA KONTABILISTIKA

                                 Is-sejbiet ewlenin/ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                                 Sejbiet oħra/rakkomandazzjonijiet oħra

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                           Nota: In-numru u d-deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni jridu jikkorrispondu għas-sejba/għar-rakkomandazzjoni dettaljata fit-Taqsima 4.3.1 u fit-Taqsima 4.3.2 rispettivament.

                              PILASTRU 3 — AWDITJAR ESTERN INDIPENDENTI

                                 Is-sejbiet ewlenin/ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                                 Sejbiet oħra/rakkomandazzjonijiet oħra

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                           Nota: In-numru u d-deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni jridu jikkorrispondu għas-sejba/għar-rakkomandazzjoni dettaljata fit-Taqsima 5.3.1 u fit-Taqsima 5.3.2 rispettivament.

                              PILASTRU 4 — GĦOTJIET

                                 Is-sejbiet ewlenin/ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                                 Sejbiet oħra/rakkomandazzjonijiet oħra

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                           Nota: In-numru u d-deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni jridu jikkorrispondu għas-sejba/għar-rakkomandazzjoni dettaljata fit-Taqsima 6.3.1 u fit-Taqsima 6.4.2 rispettivament.

                              PILASTRU 5 — AKKWIST

                                 Is-sejbiet ewlenin/ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                                 Sejbiet oħra/rakkomandazzjonijiet oħra

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                           Nota: In-numru u d-deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni jridu jikkorrispondu għas-sejba/għar-rakkomandazzjoni dettaljata fit-Taqsima 7.3.1 u fit-Taqsima 7.3.2 rispettivament.

                              PILASTRU 6 — STRUMENTI FINANZJARJI

                                 Is-sejbiet ewlenin/ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                                 Sejbiet oħra/rakkomandazzjonijiet oħra

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                           Nota: In-numru u d-deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni jridu jikkorrispondu għas-sejba/għar-rakkomandazzjoni dettaljata fit-Taqsima 8.3.1 u fit-Taqsima 8.3.2 rispettivament.

                              PILASTRU 7 — ESKLUŻJONI MILL-AĊĊESS GĦALL-FINANZJAMENT

                                 Is-sejbiet ewlenin/ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                                 Sejbiet oħra/rakkomandazzjonijiet oħra

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                           Nota: In-numru u d-deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni jridu jikkorrispondu għas-sejba/għar-rakkomandazzjoni dettaljata fit-Taqsima 9.3.1 u fit-Taqsima 9.3.2 rispettivament.

                              PILASTRU 8 — PUBBLIKAZZJONI TAL-INFORMAZZJONI DWAR IR-RIĊEVITURI

                                 Is-sejbiet ewlenin/ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                                 Sejbiet oħra/rakkomandazzjonijiet oħra

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                           Nota: In-numru u d-deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni jridu jikkorrispondu għas-sejba/għar-rakkomandazzjoni dettaljata fit-Taqsima 10.3.1 u fit-Taqsima 10.3.2 rispettivament.

                              PILASTRU 9 — PROTEZZJONI TA’ DATA PERSONALI

                                 Is-sejbiet ewlenin/ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                                 Sejbiet oħra/rakkomandazzjonijiet oħra

                           Nru

                              Deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni

                           1

                              Is-sejba: <deskrizzjoni qasira tas-sejba, massimu ta’ 2 linji>

                              Ir-rakkomandazzjoni: <deskrizzjoni qasira tar-rakkomandazzjoni, massimu ta’ 2 linji>

                           2

                           3

                           Eċċ.

                           Nota: In-numru u d-deskrizzjoni tas-sejba/tar-rakkomandazzjoni jridu jikkorrispondu għas-sejba/għar-rakkomandazzjoni dettaljata fit-Taqsima 11.3.1 u fit-Taqsima 11.3.2 rispettivament.

                     2.   KUNTEST TAL-INKARIGU

               2.1.   Kuntest

               L-Artikolu 154 tar-Regolament Finanzjarju (4) (“RF”) applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea (“UE”) jistabbilixxi l-metodi ta’ implimentazzjoni tal-baġit, li jinkludu l-“ġestjoni indiretta”. Bil-ġestjoni indiretta, il-Kummissjoni tista’ tafda l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit lill-pajjiżi, lill-organizzazzjonijiet u lill-korpi (imsejħa wkoll bħala “entitajiet”) indikati fl-Artikolu 62 tar-RF. L-entitajiet li ġejjin jistgħu jkunu kkonċernati:

                           —

                           pajjiżi terzi jew il-korpi li jkunu ddeżinjaw, pereż. il-Ministeru tal-Intern, ir-Renju tal-Kambodja;

                           —

                           organizzazzjonijiet internazzjonali u l-aġenziji tagħhom, pereż. il-Programm ta’ Żvilupp tan-Nazzjonijiet Uniti (UNDP);

                           —

                           korpi rregolati bil-liġi pubblika, pereż. Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

                           —

                           il-korpi rregolati bil-liġi privata iżda b’missjoni ta’ servizz pubbliku, sa fejn jipprovdu garanziji finanzjarji adegwati, pereż. Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

                     Meta t-tali entitajiet jimmaniġġaw fondi tal-UE, dawn huma meħtieġa jiggarantixxu livell ta’ protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-UE ekwivalenti għal dak meħtieġ skont ir-RF. B’mod aktar speċifiku, dawn iridu jissodisfaw ir-rekwiżiti fir-rigward ta’ disa’ “pilastri”. Dawn il-pilastri huma relatati mal-aspetti li ġejjin:

                           (1)

                           is-sistema ta’ kontroll intern;

                           (2)

                           is-sistema kontabilistika;

                           (3)

                           awditjar estern indipendenti;

                     kif ukoll regoli u proċeduri għal:

                           (4)

                           provvista ta’ finanzjament minn fondi tal-UE permezz ta’ għotjiet;

                           (5)

                           akkwist;

                           (6)

                           strumenti finanzjarji (5)

                     kif ukoll:

                           (7)

                           esklużjoni mill-aċċess għall-finanzjament;

                           (8)

                           pubblikazzjoni tal-informazzjoni dwar ir-riċevituri;

                           (9)

                           protezzjoni ta’ data personali.

                     Għaldaqstant, entitajiet li jixtiequ jaħdmu b’fondi tal-UE taħt il-modalità ta’ ġestjoni indiretta trid issirilhom valutazzjoni tal-pilastri komprensiva. Fuq il-bażi tal-valutazzjoni tal-pilastri, il-Kummissjoni se tiddeċiedi jekk: (i) tistax tafda l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit lill-entità u; (ii) tistax tikkonkludi ftehimiet speċifiċi (jiġifieri ftehimiet ta’ delegazzjoni tal-ġestjoni indiretta) mal-entità.
               2.2.   Deskrizzjoni tal-entità soġġetta għall-valutazzjoni

                  <Ipprovdi deskrizzjoni tal-entità. Massimu ssuġġerit: 2 paġni.

                  Il-partikolaritajiet u l-karatteristiċi ewlenin tal-entità, l-istruttura organizzazzjonali, in-natura tal-attivitajiet u tal-operazzjonijiet, eċċ.>

               2.3.   Kriterji użati għall-valutazzjoni u għall-materjalità

               Għal kull pilastru hemm tliet livelli ta’ kriterji li ġew definiti mill-Kummissjoni Ewropea permezz tal-formulazzjoni ta’ mistoqsijiet (ewlenin) fl-
                     Anness 2 u 2a
                   tat-termini ta’ referenza (Kwestjonarju u kriterji ta’ valutazzjoni u Kwestjonarju tal-valutazzjoni). Biex niddeterminaw dawk li huma meqjusa bħala dgħufija jew nuqqas materjali fis-sistemi, fil-kontrolli, fir-regoli u fil-proċeduri, aħna qisna l-kriterji u l-livelli ta’ importanza (jiġifieri l-livelli limitu tal-għoti ta’ punteġġ) definiti mill-Kummissjoni billi dawn il-fatturi jistgħu jinfluwenzaw id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tafda l-kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit permezz tal-ġestjoni indiretta lill-entità.

                     Livell Nru 1 (Regolament Finanzjarju)

               Għal kull pilastru, hemm mistoqsija globali waħda tal-livell nru 1 (fl-
                     Anness 2 Kwestjonarju u kriterji tal-valutazzjoni) definita fuq il-bażi tar-Regolament Finanzjarju. Żewġ tweġibiet biss huma possibbli:

                           —

                           It-tweġiba għall-mistoqsija fil-livell nru 1 hi “iva”. Din tfisser li l-entità tikkonforma mar-rekwiżiti għall-pilastru kkonċernat. Il-konklużjoni tagħna hi pożittiva, li hi ekwivalenti għal “opinjoni mhux kwalifikata”.

                           —

                           It-tweġiba għall-mistoqsija fil-livell nru 1 hi “le”. Din tfisser li l-entità ma tikkonformax mar-rekwiżiti tal-pilastru kkonċernat. F’dan il-każ, il-konklużjoni tagħna tkun negattiva, li hi ekwivalenti għal “opinjoni avversa” skont l-istandards internazzjonali.

                     Livell Nru 2 (Komponenti ewlenin tal-pilastri)

               Il-mistoqsijiet ewlenin fil-livell numru 2 huma relatati mal-kriterji li l-Kummissjoni tqis li huma essenzjali. Għal dan l-għan, jiġu definiti l-mistoqsijiet ewlenin u l-kriterji għall-komponenti ewlenin ta’ kull pilastru. Il-komponenti huma essenzjalment “subpilastri”, li min-naħa tagħhom huma msawra minn blokok ta’ mistoqsijiet fil-Kwestjonarju tal-valutazzjoni tal-Anness 2a
                  .
               Aħna applikajna ġudizzju professjonali biex nattribwixxu punteġġ fuq skala minn 0 sa 10 għal kull komponent tal-livell nru 2 fil-Kwestjonarju u kriterji tal-valutazzjoni tal-Anness 2
                   fuq il-bażi tal-informazzjoni u tal-evidenza li aħna ksibna fl-
                     Anness 2a
                  .

                     Livell Nru 3 (Kwestjonarju tal-valutazzjoni bi blokok ta’ mistoqsijiet)

               L-
                     Anness 2a
                   il-Kwestjonarju tal-valutazzjoni jinkludi blokok ta’ mistoqsijiet li huma relatati mal-komponenti ewlenin tal-pilastri fil-livell nru 2. Dawn il-blokok ta’ mistoqsijiet dettaljati ggwidawna u bażikament huma eżempji mhux eżawrjenti. Dan ifisser li aħna nistgħu — iżda m’aħniex obbligati — nużaw dawn il-(blokok ta’) mistoqsijiet (kollha) biex niddeterminaw punteġġ għal kull komponent fil-livell nru 2.
               Aħna fformulajna mistoqsijiet addizzjonali u għamilna proċeduri u testijiet addizzjonali, skont kif qisna neċessarju jew xieraq. Aħna applikajna bis-sħiħ il-ġudizzju professjonali tagħna għall-mistoqsijiet kollha fl-
                     Anness 2a
                   biex nattribwixxu punteġġi għall-komponenti ewlenin tal-pilastri fil-livell nru 2.
               3.   SISTEMA TA’ KONTROLL INTERN

               3.1.   Deskrizzjoni tas-sistema ta’ kontroll intern

                  <Iddeskrivi l-karatteristiċi ewlenin tas-sistema ta’ kontroll intern tal-entità. Massimu ssuġġerit: 2 paġni>

               3.2.   Sommarju tal-ħidma mwettqa u tal-kriterji użati għall-valutazzjoni

                  <Ipprovdi deskrizzjoni qasira tal-ħidma, jiġifieri tal-proċeduri u tat-testijiet imwettqa għall-valutazzjoni tal-pilastru tas-sistema ta’ kontroll intern. Iddeskrivi fil-qosor il-kriterji użati għall-valutazzjoni ta’ dan il-pilastru. L-awditur jista’ jirreferi għall-Kapitolu 2.3 u għall-Kwestjonarju komplut u għall-kriterji tal-valutazzjoni fl-Annessi 2 u 3.>

               3.3.   Sejbiet ewlenin u rakkomandazzjonijiet

               Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet dettaljati tagħna huma stipulati hawn taħt.

                  <L-użu tal-format tat-tabella ta’ hawn taħt hu obbligatorju u jrid jiġi rrispettat f’kull ħin>

               3.3.1.   Is-sejbiet ewlenin u r-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                              Nru tas-sejba/tar-Rakk.: [numru]

                              Titolu: [deskrizzjoni qasira tas-sejba u tar-rakkomandazzjoni]

                              Deskrizzjoni tas-sejba:

                           [iddeskrivi s-sejba f’dettall, filwaqt li tkopri fatti, kriterji, kawża u impatt]

                              Deskrizzjoni tar-rakkomandazzjoni:

                           [iddeskrivi r-rakkomandazzjoni f’dettall]

                              Il-kummenti mill-entità:

                           [iddikjara jekk l-entità taqbilx jew le mas-sejba/mar-rakkomandazzjoni u ddeskrivi l-kummenti tal-entità]

                              Il-kummenti mill-Kummissjoni:

                           [Iddeskrivi l-kummenti mill-Kummissjoni]

                              Il-kummenti ulterjuri tal-awditur:

                           [imla biss jekk l-entità ma taqbilx mas-sejba/mar-rakkomandazzjoni tal-awditur minkejja li l-awditur ikun għadu jemmen li s-sejba/ir-rakkomandazzjoni hi valida. F’dak il-każ, l-awditur għandu jirreplika għall-kummenti tal-entità hawnhekk u jiġġustifika għaliex is-sejba hi sostnuta]

                     3.3.2.   Sejbiet u rakkomandazzjonijiet oħra

                              Nru tas-sejba/tar-Rakk.: [numru]

                              Titolu: [deskrizzjoni qasira tas-sejba u tar-rakkomandazzjoni]

                              Deskrizzjoni tas-sejba:

                           [iddeskrivi s-sejba f’dettall, filwaqt li tkopri fatti, kriterji, kawża u impatt]

                              Deskrizzjoni tar-rakkomandazzjoni:

                           [iddeskrivi r-rakkomandazzjoni f’dettall]

                              Il-kummenti mill-entità:

                           [iddikjara jekk l-entità taqbilx jew le mas-sejba/mar-rakkomandazzjoni u ddeskrivi l-kummenti tal-entità]

                              Il-kummenti mill-Kummissjoni:

                           [Iddeskrivi l-kummenti mill-Kummissjoni]

                              Il-kummenti ulterjuri tal-awditur:

                           [imla biss jekk l-entità ma taqbilx mas-sejba/mar-rakkomandazzjoni tal-awditur minkejja li l-awditur ikun għadu jemmen li s-sejba/ir-rakkomandazzjoni hi valida. F’dak il-każ, l-awditur għandu jirreplika għall-kummenti tal-entità hawnhekk u jiġġustifika għaliex is-sejba hi sostnuta]

                     4.   SISTEMA TA’ KONTABILITÀ

                  <Ara l-Kapitolu 3: Sistema ta’ Kontroll Intern. Għandhom jintużaw l-istess struttura u kontenut.>

               4.1.   Deskrizzjoni tas-sistema kontabilistika

               […]
               4.2.   Sommarju tal-ħidma mwettqa u tal-kriterji użati għall-valutazzjoni

                  <Ipprovdi deskrizzjoni sommarja tal-ħidma, jiġifieri tal-proċeduri u tat-testijiet imwettqa għall-valutazzjoni tal-pilastru tal-kontabilità. Iddeskrivi fil-qosor il-kriterji użati għall-valutazzjoni ta’ dan il-Pilastru. L-awditur jista’ jirreferi għall-Kapitolu 2.3 u għall-Kwestjonarju komplut u għall-kriterji tal-valutazzjoni fl-Annessi 2 u 3.>

               4.3.   Sejbiet ewlenin u rakkomandazzjonijiet

               Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet dettaljati tagħna huma stipulati hawn taħt.

                           i.

                              Is-sejbiet ewlenin u r-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                           […]

                           ii.

                              Sejbiet u rakkomandazzjonijiet oħra

                           […]

                     5.   AWDITJAR ESTERN INDIPENDENTI

                  <Ara l-Kapitolu 3: Sistema ta’ Kontroll Intern. Għandhom jintużaw l-istess struttura u kontenut.>

                           a)

                              Deskrizzjoni tal-qafas għall-awditjar estern indipendenti

                           […]

                           b)

                              Sommarju tal-ħidma mwettqa u tal-kriterji użati għall-valutazzjoni

                           <Ipprovdi deskrizzjoni sommarja tal-ħidma, jiġifieri tal-proċeduri u tat-testijiet imwettqa għall-valutazzjoni tal-pilastru tal-awditjar estern indipendenti. Iddeskrivi fil-qosor il-kriterji użati għall-valutazzjoni ta’ dan il-pilastru. L-awditur jista’ jirreferi għall-Kapitolu 2.3 u għall-Kwestjonarju komplut u għall-kriterji tal-valutazzjoni fl-Annessi 2 u 3.>

                           c)

                              Sejbiet u rakkomandazzjonijiet

                           Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet dettaljati tagħna huma stipulati hawn taħt.

                                       i.

                                          Is-sejbiet ewlenin u r-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                                       […]

                                       ii.

                                          Sejbiet u rakkomandazzjonijiet oħra

                                       […]

                     6.   GĦOTJIET

                  <Ara l-Kapitolu 3: Sistema ta’ Kontroll Intern. Għandhom jintużaw l-istess struttura u kontenut.>

                           a)

                              Deskrizzjoni tas-sistema tal-għotjiet

                           […]

                           b)

                              Sommarju tal-ħidma mwettqa u tal-kriterji użati għall-valutazzjoni

                           <Ipprovdi deskrizzjoni sommarja tal-ħidma, jiġifieri tal-proċeduri u tat-testijiet imwettqa għall-valutazzjoni tal-pilastru tal-għotjiet. Iddeskrivi fil-qosor il-kriterji użati għall-valutazzjoni ta’ dan il-pilastru. L-awditur jista’ jirreferi għall-Kapitolu 2.3 u għall-Kwestjonarju komplut u għall-kriterji tal-valutazzjoni fl-Annessi 2 u 3.>

                           c)

                              Sejbiet u rakkomandazzjonijiet

                           Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet dettaljati tagħna huma stipulati hawn taħt.

                                       i.

                                          Is-sejbiet ewlenin u r-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                                       […]

                                       ii.

                                          Sejbiet u rakkomandazzjonijiet oħra

                                       […]

                     7.   AKKWIST

                  <Ara l-Kapitolu 3: Sistema ta’ Kontroll Intern. Għandhom jintużaw l-istess struttura u kontenut.>

                           a)

                              Deskrizzjoni tas-sistema tal-akkwist

                           […]

                           b)

                              Sommarju tal-ħidma mwettqa u tal-kriterji użati għall-valutazzjoni

                           <Ipprovdi deskrizzjoni sommarja tal-ħidma, jiġifieri tal-proċeduri u tat-testijiet imwettqa għall-valutazzjoni tal-pilastru tal-akkwist. Iddeskrivi fil-qosor il-kriterji użati għall-valutazzjoni ta’ dan il-pilastru. L-awditur jista’ jirreferi għall-Kapitolu 2.3 u għall-Kwestjonarju komplut u għall-kriterji tal-valutazzjoni fl-Annessi 2 u 3.>

                           c)

                              Sejbiet u rakkomandazzjonijiet

                           Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet dettaljati tagħna huma stipulati hawn taħt.

                                       i.

                                          Is-sejbiet ewlenin u r-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                                       […]

                                       ii.

                                          Sejbiet u rakkomandazzjonijiet oħra

                                       […]

                     8.   STRUMENTI FINANZJARJI (6)

                  <Ara l-Kapitolu 3: Sistema ta’ Kontroll Intern. Għandhom jintużaw l-istess struttura u kontenut.>

                           a)

                              Deskrizzjoni tal-istrumenti finanzjarji

                           […]

                           b)

                              Sommarju tal-ħidma mwettqa u tal-kriterji użati għall-valutazzjoni

                           <Ipprovdi deskrizzjoni sommarja tal-ħidma, jiġifieri tal-proċeduri u tat-testijiet imwettqa għall-valutazzjoni tal-pilastru tal-istrumenti finanzjarji. Iddeskrivi fil-qosor il-kriterji użati għall-valutazzjoni ta’ dan il-pilastru. L-awditur jista’ jirreferi għall-Kapitolu 2.3 u għall-Kwestjonarju komplut u għall-kriterji tal-valutazzjoni fl-Annessi 2 u 3.>

                           c)

                              Sejbiet u rakkomandazzjonijiet

                           Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet dettaljati tagħna huma stipulati hawn taħt.

                                       i.

                                          Is-sejbiet ewlenin u r-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                                       […]

                                       ii.

                                          Sejbiet u rakkomandazzjonijiet oħra

                                       […]

                     9.   ESKLUŻJONI MILL-AĊĊESS GĦALL-FINANZJAMENT

                  <Ara l-Kapitolu 3: Sistema ta’ Kontroll Intern. Għandhom jintużaw l-istess struttura u kontenut.>

                           a)

                              Deskrizzjoni tas-sistema użata għall-esklużjoni tar-riċevituri mill-aċċess għall-finanzjament

                           […]

                           b)

                              Sommarju tal-ħidma mwettqa u tal-kriterji użati għall-valutazzjoni

                           <Ipprovdi deskrizzjoni sommarja tal-ħidma, jiġifieri tal-proċeduri u tat-testijiet imwettqa għall-valutazzjoni tal-pilastru dwar l-esklużjoni mill-aċċess għall-finanzjament. Iddeskrivi fil-qosor il-kriterji użati għall-valutazzjoni ta’ dan il-pilastru. L-awditur jista’ jirreferi għall-Kapitolu 2.3 u għall-Kwestjonarju komplut u għall-kriterji tal-valutazzjoni fl-Annessi 2 u 3.>

                           c)

                              Sejbiet u rakkomandazzjonijiet

                           Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet dettaljati tagħna huma spjegati hawn taħt.

                                       i.

                                          Is-sejbiet ewlenin u r-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                                       […]

                                       ii.

                                          Sejbiet u rakkomandazzjonijiet oħra

                                       […]

                     10.   PUBBLIKAZZJONI TAL-INFORMAZZJONI DWAR IR-RIĊEVITURI

                  <Ara l-Kapitolu 3: Sistema ta’ Kontroll Intern. Għandhom jintużaw l-istess struttura u kontenut.>

                           a)

                              Deskrizzjoni tas-sistema użata għall-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar ir-riċevituri

                           […]

                           b)

                              Sommarju tal-ħidma mwettqa u tal-kriterji użati għall-valutazzjoni

                           <Ipprovdi deskrizzjoni sommarja tal-ħidma, jiġifieri tal-proċeduri u tat-testijiet imwettqa għall-valutazzjoni tal-pilastru dwar il-pubblikazzjoni tal-informazzjoni dwar ir-riċevituri. Iddeskrivi fil-qosor il-kriterji użati għall-valutazzjoni ta’ dan il-pilastru. L-awditur jista’ jirreferi għall-Kapitolu 2.3 u għall-Kwestjonarju komplut u għall-kriterji tal-valutazzjoni fl-Annessi 2 u 3.>

                           c)

                              Sejbiet u rakkomandazzjonijiet

                           Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet dettaljati tagħna huma stipulati hawn taħt.

                                       i.

                                          Is-sejbiet ewlenin u r-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                                       […]

                                       ii.

                                          Sejbiet u rakkomandazzjonijiet oħra

                                       […]

                     11.   PROTEZZJONI TA’ DATA PERSONALI

                  <Ara l-Kapitolu 3: Sistema ta’ Kontroll Intern. Għandhom jintużaw l-istess struttura u kontenut.>

                           a)

                              Deskrizzjoni tas-sistema użata għall-iżgurar tal-protezzjoni ta’ data personali

                           […]

                           b)

                              Sommarju tal-ħidma mwettqa u tal-kriterji użati għall-valutazzjoni

                           <Ipprovdi deskrizzjoni sommarja tal-ħidma, jiġifieri tal-proċeduri u tat-testijiet imwettqa għall-valutazzjoni tal-pilastru dwar il-protezzjoni ta’ data personali. Iddeskrivi fil-qosor il-kriterji użati għall-valutazzjoni ta’ dan il-pilastru. L-awditur jista’ jirreferi għall-Kapitolu 2.3 u għall-Kwestjonarju komplut u għall-kriterji tal-valutazzjoni fl-Annessi 2 u 3.>

                           c)

                              Sejbiet u rakkomandazzjonijiet

                           Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet dettaljati tagħna huma stipulati hawn taħt.

                                       i.

                                          Is-sejbiet ewlenin u r-rakkomandazzjonijiet kritiċi

                                       […]

                                       ii.

                                          Sejbiet u rakkomandazzjonijiet oħra

                                       […]

                  (1)  Referenza għal strumenti finanzjarji hi meqjusa li tinkludi garanziji baġitarji.

                  (2)  Din tinkludi garanziji baġitarji, tassazzjoni u rekwiżiti AML/CTF. Ipprovdi konklużjonijiet għal kull subtaqsima (6a, 6b, 6c) flimkien ma’ konklużjonijiet ġenerali għall-pilastru ġenerali

                  (3)  Mingħajr preġudizzju għar-Regolament (UE) 2018/1725 u għar-Regolament (UE) Nru 2016/679.

                  (4)  Ir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046.

                  (5)  Referenza għal “strumenti finanzjarji” hi meqjusa li tinkludi garanziji baġitarji wkoll.

                  (6)  Inklużi garanziji baġitarji.

                  Anness 1
                  Persuni kkuntattjati jew involuti fil-valutazzjoni

                                 L-awditur — [isem tad-ditta tal-awditjar]

                              [Isem 1]

                              [indika l-kariga/titolu tal-persuna fid-ditta tal-awditjar li għandha r-responsabbiltà finali għall-inkarigu u għat-twettiq tiegħu, u għar-rapport li jinħareġ f’isem id-ditta, pereż. sieħeb, direttur jew ekwivalenti]

                              [Isem 2; fakultattiv]

                              [fakultattiv (jekk mhux f’kunflitt mal-prattiki u mal-politiki dwar ir-riżorsi umani tad-ditta tal-awditjar). Indika l-kariga/titolu tal-persuna fid-ditta tal-awditjar li kienet qed timmaniġġa l-awditjar, pereż. maniġer superjuri]

                                 L-entità soġġetta għall-valutazzjoni — [isem tal-entità]

                              [Isem 1]

                              [indika l-kariga/it-titolu fl-entità, pereż. direttur, maniġer tal-finanzjament, kontabilist, maniġer tal-programm]

                              [Isem 2]

                              [bħal f’1]

                              [Isem 3, eċċ.]

                              [bħal f’1]

                     <It-tabelli li ġejjin għandhom jimtlew biss jekk u meta l-Kummissjoni tkun ġiet assoċjata mal-valutazzjoni u/jew tkun ġiet ikkonsultata fuq abbozz ta’ verżjoni tar-rapport ta’ valutazzjoni. Jekk le, dawn it-tabelli jistgħu jitneħħew>

                                 Id-Direttorat Ġenerali għall-Kooperazzjoni Internazzjonali u l-Iżvilupp/Direttorat Ġenerali ieħor

                              [Isem 1]

                              [indika l-kariga/it-titolu u l-unità fil-Kummissjoni, pereż. kap tal-finanzjament, tal-kuntratti u tal-awditjar]

                              [Isem 2]

                              [bħal f’1]

                              [Isem 3, eċċ.]

                              [bħal f’1]

                                 Delegazzjoni tal-Unjoni Ewropea f’[pajjiż]

                              [Isem 1]

                              [indika l-kariga fid-Delegazzjoni tal-UE, pereż. kap tal-finanzjament u tal-kuntratti, uffiċjal tal-programmi, uffiċjal tal-kuntratti, uffiċjal tal-finanzjament, eċċ.]

                              [Isem 2]

                              [bħal f’1]

                              [Isem 3, eċċ.]

                              [bħal f’1]

                        [Indika l-isem ta’ kwalunkwe organizzazzjoni jew persuna esterna oħra kkuntattjata jew involuta fl-awditu, bħall-awdituri statutorji jew l-assistenti tekniċi tal-entità. Neħħi din it-tabella jekk mhix applikabbli]

                              [Isem 1]

                              [indika l-kariga/it-titolu fl-organizzazzjoni]

                              [Isem 2, eċċ.]

                              [bħal f’1]

                  Anness 2
                  Kwestjonarju u kriterji tal-valutazzjoni

                     <Dan l-Anness irid jinkludi kopja tal-Anness 2 tat-termini ta’ referenza, jiġifieri l-Kwestjonarju u l-kriterji tal-valutazzjoni, mimlija mill-awditur >.

                  Anness 3
                  Kwestjonarju tal-Valutazzjoni

                     <Dan l-Anness irid jinkludi kopja sħiħa tal-Anness 2a tat-ToR, jiġifieri l-Kwestjonarju tal-valutazzjoni, mimlija mill-Awditur. L-Awditur jista’ jipprovdi dan id-dokument bħala hemża separata ma’ dan ir-rapport.