Bei der Gewährung des Zugangs zu amtlichen Dokumenten, die persönliche Daten Dritter enthalten, ist ein mehrstufiges Verfahren zu durchlaufen. In einem ersten Schritt ist zu prüfen, ob eine Veröffentlichung überhaupt in Betracht fällt. Ist dies der Fall, sind in der Regel die betroffenen Dritten anzuhören und ist erst gestützt auf deren Stellungnahmen zu entscheiden. Von der Anhörung darf abgesehen werden, wenn die vorläufige Interessenabwägung eindeutig zugunsten der Veröffentlichung ausfällt und die Durchführung des Konsultationsverfahrens unverhältnismässig erscheint (E. 4.6).
La procédure d'autorisation d'accès à des documents officiels comprenant des données personnelles de tiers est composée de plusieurs étapes. Dans un premier temps, il faut examiner si une publication peut en principe entrer en considération. Si c'est le cas, les tiers concernés doivent être entendus et la décision ne doit intervenir qu'après, sur la base de leurs prises de position. Il peut être renoncé à leur audition lorsque la pesée des intérêts en présence donne clairement la prépondérance à la publication et que la consultation apparaît disproportionnée (consid. 4.6).
Per la concessione dell'accesso a documenti ufficiali che contengono dati personali di terzi deve essere svolta una procedura plurifase. In una prima fase, occorre esaminare se di principio una pubblicazione entra in considerazione. Se ciò è il caso, i terzi interessati di regola devono essere sentiti e la decisione può essere emanata soltanto sulla base delle loro prese di posizione. Si può prescindere dall'audizione quando la ponderazione provvisoria degli interessi risulti chiaramente a favore della pubblicazione e lo svolgimento della procedura di consultazione appaia sproporzionato (consid. 4.6).