Proje Yönetimi ile ilgili Metaforlar
13/03/2015 By KevserAydin
Kendimi bildim bileli sosyal tarafım çok güçlü olsa da kendini sürekli hatırlatan analitik tarafım da güçlü olmuştur. Hayatım dönüşmeye başlayana kadar da çevrem, hayatında en az bir kere matematik dersinde integral problemi çözmüş mühendislerle doluydu. Doğal olarak hayatıma birçok matematiksel deneyim sığdırdım. Bunlardan biri de proje yönetimi. Nasıl yani? Proje yönetimi matematiksel değildir ki?!? Açıkçası, benim için proje bir matematik problemidir. Ürünüm yani problemin sonucu, ne zaman çözülmesi gerektiği ve kaynaklarım yani bilgi birikimim, kalemim, defterim herşey mevcut. Proje yönetimi ise bu problemi hangi yöntemle çözdüğümdür.
Koçlukla tanıştıktan sonra, hayatında matematiğin yeri çok az olan bir arkadaşım benden proje yönetimi eğitimi almak istediğini iletti. Benim için değişik bir deneyim olacaktı ki, öyle de oldu. Çünkü konuyu anlatırken proje yönetiminin ne kadar çok koçluk yeteneği gerektirdiğini gördüm.
Gelin en temelinden bakalım projeye ve proje yönetimine. Proje, benzersiz bir ürünün/hizmetin veya sonucun ortaya çıkması için gerçekleştirilmiş olan geçici bir girişimdir. (“Project Management for Dummies”, Stanley E. Portny) Projenin temel öğeleri ürün, zaman ve kaynaklar’dır.
Birşeyleri birşeylere benzetmekte üstüme yoktur. Koçluk yaparken kişinin hedeflediği dönüşüme “ürün” diyorum. Zamanı zaten “koçluk-danışan” birlikteliğini şekillendirirken belirliyoruz. “İnsanlar doğal olarak yaratıcı, becerikli ve bütündür” cümlesini temel aldığımızda ise danışanımız ve koç olarak biz bu projenin başlıca kaynaklarıyız. Bu üç öğe arasında çift yönlü bir ilişki vardır. Beklenen ürün ne kadar değişkenlik gösterirse kullanacağımız zaman ve/ veya kaynaklar da o kadar değişir. Burada kendimle ters düşen ve yeni mezun bir koç olarak bende bir dönüşüm için 6 aylık süreçte toplam 12 görüşmenin makul olduğu bilgisi mevcutken öğeler arasındaki ilişkiyi nasıl yorumlamalıyım? Danışanın dönüşüm yolculuğunda giderken istenen ürün yolda değişirse kaynağımızın sabit olduğunu düşünürsek (“insanlar doğal olarak yaratıcı, becerikli ve bütündür”) harcanan zaman değişecektir. (mi acaba?)
Peki bu projenin proje yöneticisi kimdir? Koç olarak biz miyizdir yoksa danışan mıdır? Bence danışan bu sürecin hem baş kahramanı hem projenin yöneticisi hem de sponsorudur. Bizler koç olarak sadece bir kaynağızdır. Hatta ,eğer bir bilgi işlem projesinde rol aldıysanız, projeye bir plan çerçevesinde dahil olan dış kaynaklar gibiyizdir. Proje yöneticisi, planlanan zamanlarda bizimle görüşür ve dönüşümü katalize olur.
Proje yönetimi, projenin başlangıcından kapanışına kadar yaşanan sürede projeye rehberlik etmektir.
Proje yönetimi süreçleri de sizlere çok tanıdık gelecektir. Bunlar, projeye başlama, planlama, gerçekleme ve kapanış süreçleridir.Biz koçlar her ne kadar danışanımızın projesinin dış kaynağı olsak da her danışan bizim için bir projedir ve bizler de kendi projemizin yöneticileriyizdir. Projenin ilk fazında yani başlama süreçlerinde danışan bizimle iletişime geçer, ilk buluşmamızı gerçekleştirir ve koçluk yolculuğuna çıkmak için ilk adımımızı atarız. Ayrıca bu süreçte danışanımızın dönüşümüne dair isteğini netleştiririz, lojistiği (Nerde hangi sıklıklarla buluşulur? bu işin bütçesi nedir? gibi.) konuşur aramızdaki birlikteliğin şeklini çizer ve aynı yolda yürümek üzere el sıkışırız. Planlama süreçlerinde ise kendi ajandamıza bağımlı kalmadan her görüşme sonrasında danışanımızın bir sonraki görüşmeye kadar yapmak istediklerini planlaması için alan tanırız. Gerçekleme süreçlerinin “tadına doyum” olmayan süreçler olduğunu düşünüyorum. Danışanımız istediği dönüşümü gerçekleştirmek için adım atıyordur, konfor alanının dışındadır, risk almanın tadına varıp bazen tepede olmanın bazen de dibe vurmanın deneyimini yaşıyordur. İşte burada monitör ve kontrol süreçleri daha da çok işliyordur. Danışan istediği yöntemle bize yaptıkları hakkında haber veriyordur. Danışanın ihtiyacı olanı alıp almadığını koçluk becerilerimizle kontrol eder ve danışanımızla beraber monitör ederiz. Ve danışan istediği dönüşümü yakaladığında ise koçluk görevimiz sona erer. Danışanımızla bir araya gelir yolculuktaki deneyimlerimizi konuşur el sıkışır ve koçluk ilişkimizi kapatırız.
Ve Stanley E. Portney “Project Management for Dummies” kitabında der ki bu süreçleri başarılı gerçekleştirmek için açık, proje sürecindeki gruplar ve kişilerle zamanında bilginin paylaşıldığı bir iletişim şekline, projede yer alan kişilerin taahhütüne, ihtiyaç duyulan verilerin doğru şekilde ve zamanında elde edilmesine ihtiyaç vardır. Eminim ki bu da sizlere çok tanıdık gelmiştir. Danışanımızla beraber koçluk serüveninde istenen dönüşümü gerçekleştirmek için en çok iyi iletişim becerilerine ve taahhüte ihtiyacımız vardır.
Peki iyi bir proje yöneticisinin yetenekleri neler olmalıdır? Bu yetenekler koçluk becerileri ile örtüşür mü? Proje başarısız olursa naparız? Proje yönetiminde de “Bu deneyimden ne öğrendik?” sorusu var mıdır? Gelin bu soruların cevabını da bir sonraki bültende beraber verelim. Görüşmek dileğiyle…
Kevser Aydın, “Ben sevgi dolu bir ışığım”
*Bu yazı benim kişisel deneyimlerime dayanmaktadır. Bilimsel bir çalışma değildir.
**”Metafor”un kelime anlamı “Benzetme”dir. Fransızca kökenlidir.