problem | Savaş Şakar
Etiket arşivi: problem
Patron Problemleri İle Baş Etme
Her yiğidin farklı bir yoğurt yiyişi, her patronunda kendine has bir tarzı var. Bana sorulan ve deneyimlediklerim ile ilgili bir kaç öneri;
Kronik mikro yönetici problemi
Eğer patronumuz bir şey yapmamızı istiyor ama tam ve açık olarak ne istediğini söylemiyor, işimizi yaptığımızda “olmamış” diyebiliyor. Yapmamız gereken her işimizi planlamak, sık ve düzenli raporlayarak doğru yolda olup olmadığımızı teyit etmektir.
Patronumuzun sürekli öncelikleri değişiyor, başlanan işler yarısında bırakılıyor, yapılan işlerin getirisine ya da faydasına bakılmaksızın sadece “patronumuz istediği” için yapılıyor olabilir. Yapmamız gereken, patrondan yapmamız gerekenler konusunda ne anladığımızı yazarak, teyit etmektir. Eğer bazı işleri yarıda kesmek zorunda kalacağımızı biliyor, ileride tekrar gün yüzüne çıkabileceğini düşünüyorsak ilgili tüm bilgi ve dokümanları saklamamızda fayda var.
Hatalara yaklaşım, kişilerin kalitesini ve zekasını gösterir. Patronumuz çok çabuk sinirleniyor olabilir. Sakin kalmalı, bize gerçekten ne söylemeye çalıştığını, gerçekte neye kızdığını anlamaya çalışmamız gerekiyor. Mümkünse kızgın anını sadece kafa sallayıp onaylamak, sakinleştiğinde gidip konuşmak gerekiyor.
Patron işi yapanların verdikleri süreleri sürekli öne çekmeye çalışıyor, onlara danışmadan çok kısa tamamlanma süreleri taahhüt ediyorsa güven problemi vardır. Patronumuzun karar verme dinamiklerini öğrenmeli, daha doğru tahmin yapma konusunda desteklemeliyiz.
Patronumuz astlarına başkalarının yanında olumsuz geri beslemelerde bulunuyor, söylediklerini yalanlıyor ya da sürekli düzeltiyorsa güven problemi var demektir. Özel bir görüşmeyle herkesin içinde yaşanan bu durumun bizi ne kadar olumsuz etkilediğini, demotivasyon ve verim düşüklüğüne yol açtığı açıklamalıyız.
Sürekli kararsız ve noktayı koyamayan patronlar belirsizlik ortamları yaratırlar. Onların karar vermelerini kolaylaştırıcı rapor ve sayıları hazırlamalı, gerekli çalışmaları yapmalıyız. Onların kararlılığı bizim huzurunuzdur.
Fazla mesai yapmayı performans olarak görmüş ve çalışanlarından da aynı şekilde davranmalarını bekleyen patronlarımız olabiliyor. Fazla mesai yapanları takdir edip, yapmayanları eleştirirler. Bu durumda ya mesaiyi uzatmak ya da sonuçlarına katlanmak gerekiyor.
Proje Yöneticisi, Proje Yönetimi, Stres içinde öncelik, iş, mesai, Patron, problem, yönetici, yönetim etiketleriyle 06/06/2020 tarihinde savassakar tarafınadan gönderildi.
Bugüne kadar yöneticilerinizden, astlarınızdan, arkadaşlarınızdan, ailenizden nasıl yardım istediğinizi düşündünüz mü? Her yardım istediğinizde istediğiniz gibi bir karşılık gördünüz mü? Görmediğiniz durumlarda sizce suçlu kimdi?
“Bu dediğini nasıl yapacağım?” dedi Ahmet.
Elvan bir konuda yardım istemeye yönelik bir kaç ipucunu Ahmet’e vermişti. Yardım istemenin bir adabı, ahlakı ve etiği var. Yardım istediğimizde hem yardımı alabilmemiz hem de doğru yardımı alabilmemiz önemlidir. Bu sebeple yardım istemeden önce bazı konularda hazırlıklı olmamız gerekir;
Kendi yapabileceğiniz her şeyi önce kendiniz yapmaya çalışmalısınız. Sadece yapamadığınız ve tıkandığınız noktada yardım istemelisiniz.
Kimden yardım isteyebileceğinizi iyi değerlendirin. Yanlış kişiden yardım isteyip hem kendi vaktinizi hem de onun vaktini boşuna harcamayın.
Yardım istediğinizi kişinin vaktinin ve koşullarının uygun olup olmadığını mutlaka sorun.
Geç kalmadan yardım isteyin. Geciken yardımın faydadan çok zararı olabilir. Zamanında davranın.
Alternatifleri araştırın. İnsanlar, hazırlıksız, ne istediğini bilmeyen ve dar görüşlü kişilere yardım etmekte isteksiz olurlar, unutmayın.
Size uzatılan yardım elini mutlaka tutun. Bir yardım talebini redderek ya da göz ardı ederek başka problemlerin doğmasına yol açmayın.
Yardım eden, yardım bulur. Siz elinizden geldiğince yardımcı olun çevrenizdekilere ve size uzatılan yardım tekliflerini asla geri çevirmeyin.
İletişim Yönetimi, Proje Yöneticisi, Proje Yönetimi içinde aile, alternatif, ödev, istemek, kurum, problem, yardım etiketleriyle 08/05/2020 tarihinde savassakar tarafınadan gönderildi.
Ördekler kadar uyanık olun
Problemleri çözmeye çalıştığımızda karşımıza çıkabilecek farklı görüşleri, gerekçeli tartışmaları az çok tahmin ederiz. Sabit düşünceler ve özellikle sınırlı tartışmalar beklenmedik riskleri yaşamamızın önünü açarlar.
Ankara’da kışın ortalarında Gölbaşı mevkiindeki göl donar. Bazı ördekler ve kuşları görürsünüz, yani hayat bir şekilde devam etmektedir. Ördekler yeni doğan günün ışıklarını farkında olarak birbirlerini ısıtmak için yan yana dururlar. Sadece onlar için konforlu olacak bir biçimde hem kanatları hemde vücütlarını birbirlerini ısıtmak için pozisyonlandırırlar.
Gözlerini kaparlar ama uyumuyorlardır. Sık sık olası bir tehlikeye karşı etraflarını kolaçan ederler. Herhangi bir durumda hepsi farklı bir tarafı görüyor olacak şekilde hepsinin kafası başka yöne doğrudur.
Ördeklerin tamamı etraflarının %100’ünü görmektedir. Herhangi bir tehlike durumunda tehlikeyi farkeden diğerlerini uyarır.
Bu sistem işler çünkü her ördek kendi için konforlu olan farklı bir nokta yakalayabilmektedir. Ne hepsi aynı yöne bakmakta ne de aynı kanadın altına girmeye çalışmaktadırlar. Farklı yönler sürünün güvenliğini garantilemektedir. Problem çözümlerinde bu noktayı bazen unuturuz.
Ses getiren kararlar için güçlü tartışmalara gerek duyulur. Bazen önerilerin çok fazla sorgulanması kişilerin kendini güvensiz hissedecekleri kadar büyük bir güç yaratabilir.
“Eleştiri-Geliştiri Ekipleri” Kurmak
Herhangi bir fikriniz olduğunda bu fikre karşı çıkacak ve geliştirecek şirket içinden birilerini bir araya getirin. Onların görevi zor sorular sormak ve “eğer şu olursa” vb. sorularla önerinizi değerlendirmek olacaktır. Bu yaklaşım fikri güçlendirecektir. Bu işi katılımcıları rahatsız etmeyecek bir düzende tekrar etmeye dikkat ediniz.
“Eleştiri-Geliştiri Ekipleri” ile birkaç aylık bir çalışma sonrasında alınan kararların ve getirilen önerilerin ne kadar güçlendiğini göreceksiniz.
Bu çalışmalarda suni sorunlar yaratmaktan kaçınılmalıdır. Mümkün olduğunca verimliliği artıracak gerçek durumlar üzerinden gitmeniz gerekir.Böylelikle, herkesin diğerlerine güveneceği bir ortamda yaratılmış olacaktır.
Kisisel Gelisim, Kontrol ve İzleme, Proje Yönetimi içinde etraf, görüş, kolaçan, problem, sınırlı, tartışma etiketleriyle 24/03/2020 tarihinde savassakar tarafınadan gönderildi.
Acil durumlarda ve özellikle kriz durumlarında eğer şirketin ve çalışanların geleceği risk altındaysa problem çözümü çok önemli bir hale gelmektedir. Bu noktada şirket ya da ekip olarak problem çözümüne yönelik yapabileceğiniz bazı şeyleri sizlerle paylaşmak istiyorum.
Toplantı bittiğinde herkes durumun sandıklarından daha vahim olduğunu farketmişti. birisi şöyle bir şey sordu: “Diğer firmalarda acaba böyle mi düşünüyorlar? Ne düşünüyorlardır sizce?”
Bu tip durumlarda kolaylıkla “Evet, herkes böyle düşünüyor” ya da “Sadece biz akıllıyız ve farkındayız.” demek zordur. “Emin değilim.” dedi oturanlardan birisi. “Ama herkesin umudu olduğuna ve bu krizden akıllıca çıkış yolları bulmaya çalıştıklarına ve bunu yaparken acil problemlerine öncelik vermeleri gerektiğinin farkında olduklarına eminim.” dedi. Herkes gülümsedi, soran hariç.
“O zaman durumumuzun farkındayız ve acil problemlerimiz için çözüm üretmeye başlayalım” dedi katılımcılardan birisi. Herkes istekli ve heyecanlıydı. Problemlerinin çözümünün kendilerinde olduğunu biliyorlardı.
Bu tip durumlarda grubu konuya odaklamak ve dikkatlerinin başka şeye kaymamasını sağlamak önemlidir. Ne yapılmalı;
Suçlu aranmasını engelleyin
Birilerini suçlamak yada mazeret bulmak problemi çözmez. Eğer acil çözüm istiyorsanız zaman çok önemlidir.
Sakın “ben demiştim” demeyin
Bu da bir tür suçlamadır. Kendinizin zamanında haklı olduğunu ve diğerlerinin sizi dikkate almadıkları için bu duruma düşüldüğünü söylemek onları suçlamaktır. Bu davranış problemi çözmediği gibi karşı taraftakileri savunma y da karşı saldırıya teşvik edecektir.
Çözümler faydalarına göre sıralanmalıdır
Çözümü önerenin ünvanı değil önerilen çözümün fayda tesiri önemlidir. Bazıları iyi hatip olarak kendi fikirlerini empoze etmeye çalışabilirler fakat çözümler fayda tabanında ele alınmalıdır.
Kararlı ve ani hareket edilmelidir
Ben askerdeyken eğer roket geldiğini görürsek 2 sn. içinde uzaklaşmamız gerektiğini öğrenmiştik ki 2 sn. anında harekete geçen bir için 10-20 mt eder ve saklanmanız için yeterlidir. Acil durumlarda hızlı hareket önemlidir. Ayrıca hereketin dağdan düşen kar topu gibi olması gerekir. Problem çözme ile ilgili yapılanlar dışarıda açık iş bırakmamalı, bir bütün halinde hareket edilmelidir. Gecikme risk getirir.
Acil durum hiyerarşisi içinde yerinizi kabul edin.
Acil durumlarda herkese bir rol düşer ve siz ünvanınızın dışında gerekli bir konuda görevlendirilebilirsiniz. Acil durumlar adiliyeti ya da normal hiyerarşileri ortadan kaldırabilirler ve gayet normaldir.
Herkesin birbirine bağlı olduğunu unutmayın
Eğer bir görev ya da sorumluluk alıyorsanız berbaer olduğunuz ekibinde düşünce ve beklentilerine uygun davranmanız gerektiğini onlara karşıda bir sorumluluğunuz olduğunu unutmamalısınız. Sadece kendi alanınızda bir şeyler iyi yapmanız herkesin yararına ve doğru bir şey yaptığınız anlamına gelmez.
İnsanların dediklerini duyun ve dinleyin
Sadece işinize yada sorumluluğunuza odaklanıp başka problemler atlar ya da yanlış anlarsanız daha büyük problemlere sebebiyet verebilirsiniz. Sabırla ve dikkatlice dinlemeyi öğrenmelisiniz.
En önemlisi her ne kadar olağanüstü ve kötü bir durum olsada pozitif tarafınızı asla kaybetmemeniz gerekliliğidir. Negatif düşünce olumlu alternatifleri bulmanıza engeldir. Birlikte ve ekip olarak başaracağınıza inanmanız önemlidir.
Kisisel Gelisim, Kontrol ve İzleme, Proje Yönetimi içinde şirket, çözüm, kariyer, kriz, problem, risk etiketleriyle 18/03/2020 tarihinde savassakar tarafınadan gönderildi.
Projelerde Erken Uyarı Sinyalleri
Projelerde erken uyarı sinyalleri ne kadar erken fark edilirse, durumu düzeltmek için o kadar fırsat yaratılabilir. Görmememek, görmezden gelmek veya önemsememek daha büyük problemlere yol açar.
Erken uyarı sinyalleri nelerdir;
Projenin İş Gerekçesinde belirtilen koşulların dışına çıkması
Projenin amacı ve hedefleri hakkında paydaşların farklı görüşleri ve yaklaşımları
Mutsuz / ilgisiz paydaşlar, ekip ve yönetim
Paydaşların sürekli eleştiri yapmaya başlaması
Etkilenebilecek paydaşlara herhangi bir uyarı olmaksızın yapılan değişiklikler
Proje kapsamının bayatlaması, teslimatlar veya ürün için talebin kalmaması
Sponsorun projeye ilgisini kaybetmesi, zaman ayırmaması,
Yönetimsel kararların gecikmeye başlaması
Gergin geçen toplantılar
İşlerin ortada kalmaması, rol ve sorumluluklara ilişkin çatışmalar
İhtiyacı karşılayacak şirket içi süreç, politika vb.nin yetersiz kalması, olmaması
Aşamaların tam anlamıyla tamamlanmadan kapatılması
Şirket içinde kritik çalışan devir hızının yükselmesi
Beklentilerin sık ve gerçekçi olmayacak bir biçimde değişmesi
Eksik ve yetersiz raporlama
Aşırı iş yükü, fazla mesailer, uzun çalışma saatleri
Her şeyi acil olarak yorumlama, yapmaya ve istemeye çalışma
Toplantı katılımlarında azalma
Problemlerin geç fark edilmesi
Yeniden çalışma gerekliliklerinin artması
Değişikliklerin artması ve yönetilememeye başlaması
Erken uyarı işaretlerinin iyi değerlendirilirse, proje ile ilgili aşağıdaki yorumlar yapılabilir;
Orijinal gereksinimlere göre başarılı olabilir, ancak bazı küçük değişikliklere ihtiyaç var.
Düzeltilebilir, ancak büyük değişiklikler yapılması gerekebilir
Başarılı olamaz ve proje durdurulmalı
Bu durum üç sonuç üretir;
Proje tamamlanabilir, ancak büyük maliyetli değişikliklere katlanmak zorundayız.
Proje iptal edilmeli.
Kontrol ve İzleme, Proje Yönetimi içinde erken uyarı işareti, problem, projeproblemleri etiketleriyle 03/04/2019 tarihinde savassakar tarafınadan gönderildi.
Proje Başarısızlık Sebepleri
Proje başarısızlığının sayısız sebebi var. Bazı sebepler bilişim teknolojisi gibi belirli endüstrilerde oldukça yaygındır, bazıları ise tüm sektörlerde görülebilir.
Proje başarısızlığının sebepleri üç geniş kategoriye ayrılabilir:
Yönetim hataları: Çok fazla gereksiz kapsam değişikliğine izin vermek, doğru yönetişim sağlayamamak, zamanında karar verememek ve proje yöneticisinin yardım talebini göz ardı etmek suretiyle, paydaş yönetimindeki başarısızlıktan kaynaklanmaktadır. Aynı zamanda altın kaplama (fazla kapsam) ve proje sağlık kontrollerinin yapılmamasının bir sonucudur.
Planlama hataları: PMBOK® Kılavuzunda belirtilen ilkelerin izlenmemesi, planında “durdurma düğmesi” bulunmayan, proje denetimleri veya sağlık kontrolleri için planlama yapılmayan, doğru proje seçilmemesi nedeniyle uygun izleme ölçümleri geliştirilemeyen kötü proje yönetiminin sonucudur.
Dış etkiler: Çevresel girdi faktörlerini doğru değerlendirmedeki başarısızlıklardan kaynaklanır.
Aşağıda, başarısızlığın genel sebeplerine ilişkin listeyi görebilirsiniz;
Projeye dahil edilmeyen veya son anda edilen paydaşlar
Projenin paydaş önceliklerine girmemesi, az destek ve sahiplenmeme
Projenin gerçekleştirilme gerekçesine inanmama
Kurumsal hedeflerin alt organizasyon seviyelerinde anlaşılmaması
Gerçekçi olmayan bitiş tarihleri ve bütçeler
Kötü tahminleme (Özellikle finansal)
Paydaş beklenti ve gereksinimlerinin net olmaması
Gerçek dışı varsayımlar
Planlama için yetersiz ve kalitesiz veri olması
Planlamanın tüm paydaşların katkısı olmadan yapılması
Yetersiz veya eksik şartlar
Atanan kaynakların bilgi ve deneyim eksikliği
Sürekli değişen kaynaklar
Zayıf proje planlaması
Projeyi kurtarıcı alternatif planların olmaması
Düzensiz veya bir sisteme bağlı olmadan yeniden planlama
Projenin insan tarafına özen gösterilmemesi
Planlama yeterli zaman ayırılmaması
Yapılan planlardan ekibin haberdar olmaması, yanlış bilgilendirilmesi
Paydaşlar arası çatışmalar
Planı önemsememe ve uymama
İzleme ve kontrol eksiklikleri
Erken uyarı sinyallerini dikkate almama
Ortak dil olmaması
Paydaşlar arası iletişimsizlik
Risk Yönetimi yerine problem yönetimini tercih etme
Rol ve sorumlulukların net olmaması
Proje Yönetimi konusunda bilgi sahibi olmama
Paydaş önceliklerinin çatışması
Kaynak: Harold Kerzner’den esinlendim ama Türkiye’de yaşanan önemli problemleri kendim ekledim.
Kontrol ve İzleme, Proje Yönetimi içinde başarısız proje, başarısızlık, başarısızlık sebepleri, problem etiketleriyle 01/04/2019 tarihinde savassakar tarafınadan gönderildi.