Etkili Proje Yöneticisinin Yedi Alışkanlığı* Yazı Dizisi-III | İzge Yazılım & Eğitim ve Danışmanlık
AnasayfaProje Yönetimi Bilgi KütüphanesiEtkili Proje Yöneticisinin Yedi Alışkanlığı* Yazı Dizisi-III
Etkili Proje Yöneticisinin Yedi Alışkanlığı* Yazı Dizisi-III
Bu yazı dizimizi Stephen R. Covey’in Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı kitabından yola çıkarak başarılı proje yöneticilerinin hangi alışkanlıklara sahip olmaları gerektiği üzerine oluşturduğumuzu söylemiştik. İlk yazılarımıza buradan ulaşabilirsiniz.
Proje Teslim Töreninizin Nasıl Olmasını İsterdiniz?
Çok büyük bir projeyi üstlendiğinizi ve bundan tam üç yıl sonra bugünün bu projenin teslim tarihi olduğunu farz edelim. Bütün işinizi gücünüzü on dakikalığına bırakın, sessiz bir ortama geçip bundan üç yıl sonrasını, o büyük günü düşünün. Bugüne özel bir program hazırlandığını, bu programda 4 konuşmacı olduğunu hayal edin:
Şirketin üst düzey yöneticilerinden birisi,
Kişiliğiniz, çalışmalarınız hakkında bilgi verecek proje ekibinizden birisi
Ailenizden birisi ve
Hizmet verdiğiniz toplumsal bir kurumdan birisi olmak üzere tam dört kişi sizin hakkınızda konuşacak.
Şimdi iyice düşünün.
Bu konuşmacıların her birinin sizinle, işinizle, yaşamınızla ve onlara kattıklarınızla ilgili neler söylemelerini isterdiniz? Sizde ne tür bir karakter görmüş olmalarını, ne tür başarılarınızı hatırlamalarını arzu ederdiniz? Projeyi yürüttüğünüz süreçte, beklenmedik risklerle karşılaştığınızda (Covid19 gibi), insan kaynaklarının dönüşümünde hızlı, çevik (agile) aksiyonlar alabildiniz mi? Kendi kendine organize olabilen (self-organized) takımlar kurabildiniz mi? Onların beklenemedik risklere karşı adaptasyonunu nasıl sağladınız? Bunu yaparken verimliliği de artırabildiniz mi? Bilgi, beceri ve yeteneklerinizi nasıl kullandınız?
İlk ya da zihinsel yaratım ve ikinci ya da fiziksel yaratım. Bu her şey için geçerlidir. Örneğin bir ev projesinde evin yapımı hakkında, önce evin taslağı, planı çıkartılır, sonra imar aşamasına geçilir. Sonunu düşünerek işe başlama derecesi, başarılı bir iş yaratıp yaratılmayacağını belirler. İki yaratım ilkesini anlar ve her ikisinin sorumluluğunu da üstlenirsek, etki alanı içinde hareket eder ve bu alanın sınırlarını genişletiriz.
“Sonunu düşünerek işe başlama”nın en temel uygulaması, bugüne; başladığınız projenin sonucuna dair bir imge, bir resim ya da paradigma ile başlamaktır. Geride kalan her şey bu değer yargınız ya da kıstasınıza göre incelenecek ve bütün davranışlarınız, kararlarınız bu bütüne göre şekil alacaktır. O sonu aklınızda tutarsanız, bir gün içinde ne yaparsanız yapın, son derece önem verdiğiniz bu kriterlere aykırı olmamasını sağlarsınız.
Kişisel Liderlik İlkeleri
Proje yönetiminde bazen uğraşır, didinir ama sonunda boş zaferler kazandığınızı fark edersiniz. Elde ettiğiniz başarılara karşın, birden bire kendiniz için çok daha değerli şeyleri kaybettiğinizi anlarsınız. Daha fazla para, itibar veya daha yüksek bir profesyonellik düzeyine erişmek için verdiğimiz mücadelede acaba neleri kaybediyoruz?
Kişisel yaşantımızda öz bilincimizi geliştiremez ve ilk yaratımların sorumluluğunu üstlenemezsek, bu ihmalimiz yüzünden Etki Alanımızın dışındaki diğer insanlara ve koşullara, yaşantımızın önemli bir bölümünü biçimlendirme yetkisini vermiş oluruz. Böylelikle ya kendi proaktif modelimizin ikinci yaratımı ya da başkalarının programlarının, koşullarının ya da eski alışkanlıkların ikinci yaratımı oluruz.
Kendinizin Birinci Yaratıcısı Olmak:
Daha önce de açıklandığı gibi, proaktivite, insanlara özgü bir yeti olan öz bilince dayanır. Buna ek olarak, proaktivitemizi genişletmemizi ve yaşamımızda liderlik yapmamızı sağlayan, yine insanlara özgü iki eşsiz yeti ise hayal gücü ve vicdandır. Hayal gücümüzden yararlanarak en derin değerlerimize ve bu değerlere anlam kazandıran doğru ilkelere uyan daha etkili yeni senaryolar üretmek bizim sorumluluğumuzdur. Ayrıca vicdan sahibi olduğumuz için uyguladığımız senaryoların uyumsuzluğunu fark edip değişim yaratabiliriz.
Kendimizin 1. Yaratımı için projemizin yöneticisi değil lideri olarak düşünürsek, proaktif olarak sorunlara yaklaşır, etki alanımızı genişletebiliriz. Agile yaklaşımdaki anlık müdahaleler de bunu kapsar.
Projenizi baştan sona incelediğinizde neyi merkezinize aldığınızı düşünün. Yazılı bir projenin her maddesi adeta o projenin anayasası gibidir. O zaman doğru ilkelere dayalı bir proje size güç verir. Zamanınızı, yeteneklerinizi ve enerjinizi en etkili biçimde kullanmanızla ilgili her karar, bu ilkelere göre ölçülebilir.
Etkili Bir Proje Lideri Olarak Kişisel Misyon Bildirimi:
“Sonunu düşünerek işe başlama”yla ilgili en etkili yol, bir kişisel misyon bildirimi, felsefesi ya da inancı geliştirmektir. Burada odak noktası, olmak istediğiniz (karakter) ve yapmak istediğiniz (katkı ve başarılar) ile olmanın ve yapmanın temelindeki değerler ya da ilkelerdir. Bunlar projenizi yürütürken, katkılarınızı düşünürken izlemeniz gereken yolun yapı taşlarıdır.
Kişisel bir Misyon Bildirgesi yazmak için Etki Alanımızın merkez noktasından başlamamız ve bu alanı genişletmemiz gerekir. Bu ÜY (Üretme Yeteneği) çalışmasıdır. Projemizin merkezinde ne varsa, Güvenlik, Rehberlik, Bilgelik ve Gücümüzün kaynağını o oluşturur ve bunlar birbirlerine bağımlıdır.
Kendimiz ve Ekibimiz İçin:
Güvenlik: Değer anlayışımız, kurum kimliğimiz, özsaygımız
Rehberlik: Projemize yön veren kaynaktır. Standartlar, ilkeler ve üstü örtülü kıstaslar (etik kurallar)
Bilgelik: Projemize bakış açımız, denge duygumuz, yargı, ayırt etme
Güç: Aksiyon alma, proaktif olma becerisi, kuvvet, çevik olma, yaşamsal enerji
Bu dört etken bir arada bulunduğu, birbirini canlandırdığı ve uyum sağladığı zaman, dengeli bir yönetimin, mükemmel bir şekilde bütünleşmiş bir liderin müthiş gücünü yaratır.
Bu dört etken siz projenizi yürütürken, sizin ve ekibinizin katılımını ve bağlılığınızı sağlar.
Alternatif Merkezler: Herkesin bir merkezi vardır, ama genelde bunun tam olarak farkında olmayız. İnsanların iş hayatında sahip oldukları tipik merkezler şunlardır: Kariyer– merkezlilik, Para–merkezlilik, Dost/Düşman–merkezlilik, Ben–merkezlilik, Güç-merkezlilik
Projemizin merkezini doğru ilkeler, değerler üstüne oturtursak, projemizi destekleyen dört etkenin gelişmesi için sağlam bir temel de yaratmış oluruz.
Bu merkez diğer merkezlerin tümünü bir perspektife yerleştirir. Tüm bunlar da bize vizyonumuzu sağlayacaktır.
Vizyon: Ne olmak, ne yapmak istediğimizle ilgili resmi görüş açımızı genişleterek, üç boyutlu olarak gözümüzde canlandırır ve bu görüntüyü onaylarsak etkili liderlik görüşümüzü kazanmış oluruz. Unutmayın gözünüzde yanlış şeyi canlandırırsanız yanlış sonuca yol açarsınız. Etkili liderlikte, göz önünde canlandırma ve onaylama teknikleri, proje yöneticisinin yaşam merkezi halini alan, inceden inceye düşünülmüş, amaç ve ilkeler temelinden doğal bir biçimde ortaya çıkar.
Projenizde üstlendiğiniz rolleri ve hedefleri yazılı hale getirip şöyle bir misyon bildirgesi hazırlayabilirsiniz:
Siz de kurumunuzda herkesin katkısını sağlayarak Kurumsal Misyon Bildirgeleri oluşturabilir ve kurumsal inanç sisteminizi yaratabilirsiniz. Projeleriniz için de sonucunun mükemmel olmasını istiyorsanız paydaşlardan, ekibinizden, en alttan en üste herkesten böyle bir bildirgeye katkı vermesini sağlayın.
Unutmayın; katılım yoksa bağlılık da olmaz.
Şimdi karar sizin: Projenizi teslim ettiğinizde sizin hakkınızda neler söylenmesini istiyorsunuz?
Gelecek yazımızda, Covey’in 7 alışkanlığından 3.sü olan “Önemli İşlere Öncelik Ver” konusunu proje yönetimi çerçevesinde ele alacağız.