EMO - EMO KONGRE, KURULTAY VE SEMPOZYUM DÜZENLEME YÖNERGESİ
Bu yönerge, Elektrik Mühendisleri Odası Yönetim Kurulunun 13.08.2010 tarih ve 42/12 sayılı toplantısında kabul edilerek yürürlüğe girmiştir. Yönergede Yönetim Kurulunun 08.02.2013 tarih ve 43/33 sayılı toplantısında değişiklik yapılmıştı.
TÜRK MÜHENDİS VE MİMAR ODALARI BİRLİĞİ ELEKTRİK MÜHENDİSLERİ ODASI KONGRE, KURULTAY VE SEMPOZYUM DÜZENLEME YÖNERGESİ
Madde 1 – Bu Yönerge, Oda uzmanlık alanlarına giren konularda gerçekleştirilecek Kongre, Kurultay, Sempozyum vb. etkinlikleri düzenleme usul ve esaslarını tanımlamak amacıyla hazırlanmıştır.
Madde 2 - Bu yönerge Elektrik Mühendisleri Odası tarafından gerçekleştirilecek etkinliklerin düzenlenmesi, organlarının belirlenmesi ve Oda örgüt birimlerinin etkinliklere katılımına ilişkin usul ve esasları kapsar. Oda tarafından yapılacak seminer, panel, forum, çalıştay, sergi vb. çalışmalar ile TMMOB adına yapılacak etkinlikler bu yönerge kapsamı dışındadır.
Madde 3 – Bu yönerge Elektrik Mühendisleri Odası Ana Yönetmeliği hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Madde 4 - Bu yönergede;
"TMMOB" Türk Mühendis ve Mimar Odaları Birliği‘ni,
"Oda" TMMOB Elektrik Mühendisleri Odası‘nı,
"OYK" Oda Yönetim Kurulu‘nu,
"ŞYK" Şube Yönetim Kurulu‘nu,
"Etkinlik" Oda adına yapılan Kongre, Kurultay, Sempozyum vb. etkinlikleri
"Düzenleme Kurulu" Etkinliğin tüm sorumluluğunu alacak kurulu,
"Yürütme Kurulu" Etkinliğin uygulama sorumluluğunu üstlenen kurulu,
"Danışma Kurulu" Etkinliğin yaygınlaştırılması ve hedefine ulaştırılmasına yönelik çalışmalarda bulunacak kurulu,
"Bilim Kurulu" Etkinlik kapsamında sunulmak üzere gönderilen bilimsel makaleleri değerlendirmek üzere oluşturulan kurulu,
"Düzenleme Kurulu Başkanı" OYK tarafından görevlendirilmiş Oda üyesini,
"Yürütme Kurulu Başkanı veya eş-başkanları" Yürütme Kurulu‘nu temsilen belirlenen Yürütme Kurulu üye ve/veya üyelerini,
"Etkinlik Sekreteri" Etkinlik organizasyonunu yürütecek Oda üyesini,
"Sonuç Bildirgesi Komisyonu" Sonuç Bildirgesini hazırlayacak Düzenleme Kurulu üyeleri arasından belirlenen komisyonu
Etkinlik Düzenleme Kararı
a) Etkinlikler; Oda Genel Kurulu veya Oda örgüt birimlerinin öneri ve istekleri değerlendirilerek OYK kararı ile Oda adına düzenlenir.
b) Etkinlikler; OYK veya OYK tarafından görevlendirilen ŞYK‘larca gerçekleştirilir.
c) OYK tarafından etkinlik düzenleme kararı, etkinliğin başlangıç tarihinden en az bir yıl önce alınır. Kararı alınmış etkinlik, düzenleme ve yürütme kurulunun ortak önerisi, Oda Koordinasyon Kurulu‘nun eğilimi doğrultusunda, olağanüstü haller haricinde, etkinlik düzenleme tarihinden en az 3 ay önce OYK tarafından ertelenebilir veya iptal edilebilir.
d) Oda örgüt birimlerince mesleki, bilimsel, demokratik ilkelere ve kamu yararına aykırı etkinlikler düzenlenmesi önerilemez.
e) Çeşitli kurum ve kuruluşlar tarafından düzenlenecek etkinliklere Oda olarak katkıda bulunmak, etkinlik düzenleme kurullarında ve destekleyen kuruluş olarak yer almak ancak OYK kararı ile gerçekleştirilir.
(1) Etkinlik Düzenleme Kurulu, OYK ve/veya ŞYK‘nın önerileri doğrultusunda Oda Bilim Kurulu üyeleri, Oda üyeleri ve/veya OYK/ŞYK‘nın önerdiği uzmanlardan oluşur.
(2) Etkinlik Düzenleme Kurulu, Etkinlik Düzenleme Kurulu Başkanı tarafından toplantıya çağrılır. Nedeni ne olursa olsun üç toplantıya katılmayan, mazeretsiz olarak arka arkaya iki toplantıya katılmayan Etkinlik Düzenleme Kurulu Üyesinin üyeliği düzenleme kurulu kararıyla düşer.
(3) Etkinlik Düzenleme Kurulu OYK‘ya ve Oda adına etkinlik yürütücülüğünü üstlenen ŞYK‘ya karşı sorumlu olarak çalışır. Etkinlik Düzenleme Kurulu‘nun görevi OYK kararı ile başlar ve etkinliğin düzenlenmesi sonrası sonuç raporunun OYK‘ya sunulması ile sona erer. Bu süre etkinlik bitiminden itibaren en geç 30 gündür.
(4) Etkinlik Düzenleme Kurulu, etkinliğe ilişkin olarak belirleyeceği; amaç, kapsam, yer, düzenleme takvimi, Yürütme Kurulu, Danışma Kurulu, Destekleyen Kurum ve Kuruluşlar, tahmini gelir-gider bütçesi, reklam ve sergi katılım şartnameleri ile taslak Etkinlik programını OYK onayına sunar.
(5) Etkinlik Düzenleme Kurulu, Etkinlikle ilgili tüm yazılı ve basılı materyalleri, resmi yazışmaları, toplantı tutanaklarını, bütçe ve harcama bilgileriyle ilgili resmi belge ve kayıtları; kurullar, katılımcı listelerini iletişim bilgileriyle birlikte bir sonraki Etkinlik Düzenleme Kurulu‘na aktarılmak üzere OYK veya ŞYK‘ya iletir.
b) Etkinlik Yürütme Kurulu:
(1) Etkinlik Yürütme Kurulu, OYK veya ŞYK tarafından, Etkinlik Düzenleme Kurulu önerisi ile Etkinlik Düzenleme Kurulu üyeleri arasından belirlenir.
(2) Etkinlik Yürütme Kurulu, Etkinlik Sekreteri tarafından toplantıya çağrılır ve yapılan çalışmalar, alınan kararlar Etkinlik Düzenleme Kurulu‘na ve OYK‘ya iletilmek üzere ŞYK‘ya sunulur.
(3) Etkinlik Yürütme Kurulu başkanı veya eş-başkanları Yürütme Kurulu‘nun ilk toplantısında, Kurulu temsil etmek üzere belirlenir.
c) Etkinlik Danışma Kurulu
(1) Etkinlik Danışma Kurulu, düzenlenen etkinliğin planlanması ve ilgili uzmanların görüşünün alınması için Etkinlik Düzenleme Kurulu tarafından yapılan çağrı ile oluşturulur. Etkinlik Danışma Kurulu üyeleri, TMMOB‘ye bağlı Oda üyeleri dışında konuyla ilgili diğer kurum, kuruluş ve uzman kişilerden de belirlenebilir.
(2) Etkinlik Danışma Kurulu, etkinlik düzenlenmesi sürecinde; OYK ve/veya ŞYK tarafından en az bir kez toplantıya çağrılır.
d) Etkinlik Bilim Kurulu
Etkinlik Bilim Kurulu, düzenlenen etkinlik kapsamında sunulmak üzere Etkinlik Sekreteri‘ne başvurusu yapılmış bilimsel bildirileri değerlendirir. Etkinlik programında yer verilmesi uygun bulunan bildiriler, Yürütme Kurulu‘na sunulur.
e) Etkinlik Sekreteri
(1) Oda adına düzenlenecek Etkinliklerde, Oda adına Etkinlik düzenleme görevi verilen ŞYK tarafından Etkinlik Düzenleme Kurulu önerisi doğrultusunda bir Oda üyesi "Etkinlik Sekreteri" olarak görevlendirilir.
(2) Etkinlik Sekreteri; Etkinlik ile ilgili olarak Etkinlik Düzenleme Kurulu ve Etkinlik Yürütme Kurulu‘na karşı sorumludur. Etkinlik Düzenleme, Yürütme ve Danışma Kurulları toplantılarının tutanaklarını tutar, Etkinlik yazışmalarının koordinasyonunu sağlar.
f) Destekleyen Kurum ve Kuruluşlar
Etkinliğin hedefine yönelik olarak Düzenleme Kurulu‘nun önerileri doğrultusunda kamu, özel kurum ve kuruluşlar destekleyen kuruluşlar olarak Düzenleme Kurulu tarafından belirlenir ve OYK ve/veya ŞYK tarafından onaylanır.
g) Kurullarda görev alan Oda üyelerinin, üyelik yükümlülüklerini yerine getirmiş olması esastır.
Etkinlik Yazışmaları ve Duyuruları
a) Etkinlik adına yapılacak her türlü yazışma Yürütme Kurulu adına Etkinlik Sekreteri tarafından yapılır.
b) Duyurularda Danışma Kurulu, Düzenleme Kurulu ve Yürütme Kurulu‘nu oluşturan kurul üyelerinin varsa Oda görevi, unvanı, mesleği ve/veya bağlı olduğu kurum veya kuruluşun adı belirtilir.
a) Etkinliğin bütçesi Etkinliği gerçekleştirilecek ŞYK tarafından hazırlanır ve OYK onayına sunulur.
b) ŞYK tarafından yapılan etkinliklerde şube sınırları dışında yapılan etkinlik kapsamındaki giderler etkinlik bütçesinden karşılanır.
c) Etkinlik Danışma, Düzenleme ve Yürütme Kurulu üyelerinin ulaşım ve konaklama giderlerinin karşılanmasında Oda Mali İşler Yönetmeliği hükümleri uygulanır.
d) Oda etkinliklerinde kurum ve kuruluşlardan alınacak ayni ve nakdi desteklerin belirlenmesinde "TMMOB ve Bağlı Odaların Düzenleyeceği Etkinliklerde Destek ve Sponsorluk Uygulamaları Esasları Yönergesi" hükümleri uygulanır.
e) Etkinlerde denk bütçe yapılması esastır.
(YK 08.02.2013 43/33 ) f) Oda tarafından yapılan tüm etkinliklerde katılım ücreti belirlenmesi durumunda yükümlülüklerini yerine getirmiş Oda ve TMMOB‘ye bağlı diğer Oda üyelerine yüzde elli indirim yapılır.
Madde 9 - Bu yönerge, EMO Yönetim Kurulunun 13.08.2010 tarih ve 42/12 sayılı toplantısında kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.
Madde 10 - Bu yönerge hükümlerini Türk Mühendis ve Mimar Odaları Birliği Elektrik Mühendisleri Odası Yönetim Kurulu yürütür.