Toplantılar korkulu rüyanız olmasın
Bir Amerikan atasözü, “Zamanı boşa harcama. Zaman hayatın özüdür” der. Ama ne yazık ki fayda sağlamak için bir araya geldiğimiz toplantılar zamanın en fazla hor kullanıldığı yerler halini alıyor. Çoğu kez önemli bir gelişme sağlayamadan, uzun bir zaman diliminin ardından toplantıları bitiriyoruz. Durumdan herkes şikayet ediyor her seferinde, fakat nedense yine her toplantı benzer bir sonla bitiyor.
Özellikle bayanlar için bu durum, daha da can sıkıcı olabiliyor. Malum ev hayatını düzenleme sorumluluğu kadınların üzerinde. Okuldan çocuklar gelecek, yemek pişecek, belki alışveriş yapacak, belki akşama misafir ağırlayacak, belki eşi eve gelmek üzere. Toplantı uzadıkça karnına bir ağrı saplanır, kalbine sıkıntı dolar, kıvranır durur kadın. Yüzünde bir ızdırap ifadesiyle, sabırla toplantının sonunu bekleme mücadelesi verir. Ama laflar uzar, asıl konuların çoğu ise hala sırada beklemektedir. Yüzünün ızdıraplı ifadesi, kalbinin sıkıntısı, bunlara bağlı olarak da kıvranmalarının şiddeti gittikçe artar.
Buraya kadar yazılanların yüzlerde bir tebessüm oluşturduğunu görür gibiyim. Ne de olsa herkesin böyle anıları olmuştur. Peki, ne yapmak gerekiyor ki toplantı kalite ve faydasını yükseltirken, zaman sorunu da yaşamayalım? Her şeyden önce toplantıya zamanında gelmeyi başarmalıyız. Bu konuya da öncelikle toplantının üst pozisyonundakiler dikkat etmeli. Çünkü o şahıslar her konuda olduğu gibi, toplantıya zamanında gelip gelmediği noktasında da taklit edilir.
Ancak ne yazık ki, genel olarak halkımızda etkili bir geç kalma teamülü söz konusu. Bu durumu konferanslardan tutun da, en basit ev toplantılarına kadar her yerde görmek mümkün. “Nasıl olsa geç kalıyorlar” diye toplantı saatini belirleyenler, düşünülen saatten yarım ya da bir saat öncesini söylüyor. Toplantıya gelecek olan da, “Nasıl olsa toplantı geç başlıyor” diye yarım ya da bir saat sonra geliyor. Bu geç kalma teamülünü kırmak isteyenler de bir süre sonra, “Akıntıya karşı kürek çekilemiyor” deyip topluluğun genel saat çizelgesine uymak zorunda kalıyor. Böylece geç kalışlar kangrenleşiyor. Ama bu konuda başarılı olanlar da yok değil. Bir hoca efendinin anlattığına göre, Süleymaniye’de yıllarca devam eden pazar sabahı sohbetlerine ilk başladığında cemaat, “Nasıl olsa geç başlar” diye önceleri geç gelmiş. Sonraları bakmışlar ki hoca tam söylediği dakikada sohbete başlıyor. Bir süre sonra bu yeni saat çizelgesine alışmışlar. Hatta kimileri sohbet için saatlerini ayarlar olmuş. Aslında yapılması gereken şey basit. Toplantı saatini belirledikten sonra, tamı tamına o saatte toplantıya başlamak. O saatin geç kalma teamülüne göre belirlenen saat olmadığı anlaşılıp, birkaç kez toplantı başladıktan sonra gelme durumunda kalınınca, vaktinde gelme öğrenilecektir.
AH O BİTMEK BİLMEYEN SON CÜMLELER! Toplantıların verimsiz ve geç bitmesini sağlayan bir neden de, bir türlü bitmek bilmeyen son cümleler. Nedense sanki durulur durulur da tüm önemli sözler ayrılık saatine bırakılır. Gitmesi gereken kişiyi birileri adeta kolundan çeker; ama konuşmak isteyen şahış, ölmeden önceki son sözleri önemliliğinde, insanların sabır taşlarını çatlatma pahasına o sonu gelmez cümlelerini sıralar. Belli ki, kendisi evdeki işlerini halletmiştir. O an için herkesin kendisi gibi müsait olduğunu sanır ve konuşur da konuşur. Dinleyenlerin ise artık sadece bedenleri ordadır, kalpleri/zihinleri yetiştirmesi gereken işler ya da gitmesi gereken yerlerde geziniyordur. Belki yetiştirilemeyen o iş için evden veyahut bulunulması zorunlu yerden azar işitecektir. O acıyla tebessüm etmeye çalışır, ama nafile.
TOPLANTININ UZAMASI BEYNİ YORAR
Verimli bir ders saati için 45 dakikalık bir süre belirlenmişken, 5 saat süren bir toplantıdan ne kadar hayır beklenebilir? 5-6 saatlik bir toplantıda başta konuşulanlar daha mekandan ayrılmadan unutulabiliyor. Yine toplantının gündemli olması gerekir. Belirsiz bir şekilde ne görüşüleceği tespit edilmeden toplanmak, her kafadan bir ses çıkmasına neden olur. Toplantıyı yöneten kişinin, toplantı bitiş saatini ve gündemini belirterek, kişileri belirli sürelerle konuşturması önemli. Konuşmacıların süre ihlallerine, ilgili ilgisiz her konuda dağınık konuşarak asıl konulardan sapmalarına göz yumulmamalı. Ne söylenildiğinin anlaşılamadığı, aralarda yapılan konuşmalarla oluşan uğultulara da engel olunmalı.
Dikkat edilmesi gereken diğer bir husus, konuşanın sözünün kesilip, araya girerek konuyla ilgili ya da ilgisiz ayrıca konuşmamak. Defter-kalem hazır bulundurarak, akla gelen şeyin unutulmaması için gerektikçe notlar almak, o şahsın konuşması bitince de söz alarak konuşmak adaba da daha uygundur. Bununla birlikte söylenecek şey, eğer çok da önemli değilse, sözü uzatacak tarzdaysa ya da vakit sorunu varsa konuşmamak tercih edilmeli.
Bir de söz sırası kendisine gelen, az önce konuşma sırası beklerkenki ruh halini unutmamalı. Hani bir an önce konuşmanın uzatılmadan bitirilmesi ve sıranın bize gelmesini istiyorduk ya, işte o kısmı. Şunu da akılda tutmak gerekiyor: Çok konuşmak insanın benliğini açığa çıkarır. Başlangıçta ürkek yapılan konuşmalar, bir süre sonra beğeniye dönüşür. Ardından konuşmaktan alınan zevkle daha da uzatılır. Ama nefisle kendimizi sergilemek için sözü uzatırken, başkalarının hakkına girdiğimizi göz ardı etmemeliyiz. Herkes bu ve benzeri şartlara dikkat ederse toplantılar hem kaliteli olur, hem de zamanında bitme şansı yükselir. Bizler de hem lüzumsuz zaman kaybından kurtuluruz, hem de yapmak durumunda olduğumuz işleri vakitlice halletmiş oluruz. Bu durum toplantıları korkulu rüya olmaktan çıkardığı gibi, başka işlerimizin de sekteye uğramamasını sağlar. Ruh sağlığımız için de, kalp sağlığımız için de böylesi daha iyi.
Tabi bu usulüne uygun yapılmayan uzun toplantılar sadece bayanların değil, beylerin de sorunu. Onların da bir türlü bitmeyen toplantıları yüzünden evde çoluk çocuk hasretle, “Baba” diye diye uykuya dalmak zorunda. Hanım Allah rızası için sabır taşı kesilmekte. Elbette tüm beyler anlayışlı bir sabır taşına sahip bulunmayabilir. Eh, o zaman da seyreyle gümbürtüyü!..
Kaynak:Ahsen Nur EREN