Yeni toplantı kuralları - Capital
19 OCAK, 20160
Amerika Birleşik Devletleri’nde iş dünyası toplantılarda yapılan hatalar nedeniyle her yıl 37 milyar dolarlık bir kayıp yaşıyor. Ancak sektöründe önde gelen şirketler ve onların etkili liderlerinin bu rakamda payı yok. Örneğin Apple bu şirketlerden biri… Efsane lideri Steve Jobs’un yarattığı toplantı kültürü sayesinde şirket, verimli toplantılar konusunda öncü kuruluşlar arasında... “Insanely Simple/Delice Basit” kitabının yazarı eski Apple çalışanı Ken Segal, kitabında Jobs’un toplantıları mümkün olduğunca az kişiyle yaptığını belirtiyor ve şöyle anlatıyor: “Toplantıları olabildiğince az kişiyle yapardı. Sadece işin ana muhatapları katılırdı. Jobs resmi prezantasyonlardan da nefret ederdi. Her çarşamba öğleden sonra pazarlama ve reklam takımıyla kısa süreli toplanırdı. Bu toplantılarda slide show’lar yasaktı. Çünkü toplantılarda teknolojiye bağlı olmadan eleştirel bir tartışma ortamı yaratılmasını isterdi, hatta ‘Düşünmek yerine PowerPoint yapan insanlardan nefret ediyorum’ derdi.”
İş dünyasına baktığımızda sektörünün dâhisi denilebilecek isimlerin de aslında kendisine özel toplantı kuralları olduğu dikkat çekiyor. Amazon’un CEO’su Jeff Bezos, toplantı konusuna hassas yaklaşıyor. Sadece gerçekten ihtiyaç olduğunda toplantı yapılması taraftarı olan Bezos, toplantılarında da “2 Pizza” adını verdiği kuralı uyguluyor. Bu kurala göre Bezos’un yer aldığı toplantılarda 2 pizzanın doyurabileceğinden fazla kişi yer alamıyor. Başarılı iş insanı, “Bence bir toplantı ne kadar kalabalıksa ondan verim alma ihtimali o kadar düşüyor. Toplantılar az sayıda kişiyle odaklanılmadan, tam bir organizasyon yapılmadan, özgür düşüncelerin rahatça ifade edildiği şekilde gerçekleştirildiğince amaca ulaşır” diye konuşuyor. Google’ın yönetim kurulu başkanı Eric Schmidt ve SVP Kurucusu Jonathan Rosenberg’in de mükemmel toplantı için özel formülleri var. Schmidt, toplantının net bir amacı ve yapısı olması gerektiğini belirtiyor. “Toplantının sonucu özetlenmeli ve her bir katılımcıya e-posta ile bildirilmeli” diyor. Rosenberg de 8 kişiden daha fazla kişiyle yapılan toplantılara karşı. Her toplantının zamanında yapılması gerektiğini düşünüyor ve toplantılarda tam odaklanma sağlanması için iletişim araçlarıyla ilgilenilmesini istemiyor.
MESAİ BAŞLAMADAN TOPLANTI
Türkiye’de de birçok iş insanı kendine özgü toplantı kurallarına sahip. Collezione Yönetim Kurulu Başkanı Ekrem Akyiğit’in bir numaralı kuralı sabah mesai başlamadan toplantı yapmak. Konuyla ilgili kişiyi toplantı moderatörü olarak atayan ve ilgili kişilere konu başlıklarını bir gün önceden e-postayla gönden Akyiğit, diğer kurallarını da şöyle sıralıyor: “Tam vaktinde başlamak ve toplantıyı sonlandırmak, telefonları kapatmak, mutlaka karar alacak şekilde toplantıyı bitirmek, her konu başlığına hak ettiği süreyi verip tartışmak benim için en önemli noktalar. Şirketin ana hedefleri doğrultusunda ayda bir toplantı yapıyoruz. Toplantılarda karar almadan çıkmıyoruz. Rutin toplantıların uzamaması için ön görüş alışverişinde WhatsApp’ı kullanıyoruz.”
HEDEF KARAR ALMAK
Kısa süreli ve verimli toplantılar yapmak Sodexo Avantaj ve Ödüllendirme Hizmetleri İcra Kurulu Başkanı Burçin Ressamoğlu’nun olmazsa olmaz kuralı. Toplantıların bilgi paylaşımından çok aksiyona geçmek ve karar almak için yapılması gerektiğine inanan Ressamoğlu, bu nedenle sadece konuyla ilgili kişilerin toplantıya davet ettiğini vurguluyor ve “Yönettiğim toplantılarda bu kuralı itinayla gözetirken katkı sağlayabileceğim toplantılara davet edilmeyi ve katılmayı önemsiyorum” diyor. Ressamoğlu, sözlerine şöyle devam ediyor: “Her geçen gün daha verimli tartışmaların yaşandığı, farklı fikirlerin görüşüldüğü toplantıları önceki yıllara oranla daha kısa zaman diliminde gerçekleştiriyoruz. Önceleri toplantılarımız için ofis ortamını tercih ediyorduk. Sonra fark ettim ki toplantıları zaman zaman dışarıda gerçekleştirmek katılımcıların verimliliğini artırabiliyor. Edindiğim bu tecrübeyle artık bazı toplantıları ofis dışında yapmayı tercih ediyorum. Önümüzdeki dönemde toplantı odalarını küçültüp açık ofisleri artırarak bilgi paylaşımını hızlandırmayı planlıyor.
VERİMLİLİK İÇİN 3 PRENSİP
Dakiklik, tam katılım ve net bir amaç olması… İşte bu 3 prensip, Dell Türkiye Ülke Müdürü Didem Duru’nun toplantı konusundaki başarı formülü. Muhakkak davetlilerin kabul veya ret yanıtını vermesini beklediğini dile getiren Duru, “Katılamayacak olanlarınsa bu bilgiyi verirken mazeretlerini de sunması beni memnun eder. Katılımcıların vaktini boşa harcayan toplantıların önüne geçmek için bitiş saatlerine özen gösteririm. Benim prensiplerime göre toplantının hedefi, amacı ve katılımcılardan beklentiler toplantıdan önce paylaşılmalı” diyor. Duru, dünyanın en önemli teknoloji markalarından birinin ülke müdürü olarak toplantı sırasında bilgisayar ya da cep telefonuyla ilgilenilmesine karşı. “Bu gibi cihazlar toplantı veriminin düşmesine sebep olurken konuşulanların yeterince anlaşılmasının da önüne geçebiliyor” diye konuşuyor. Duru, önümüzdeki dönemde verimliliği artırmak için sabah erken saatlerde ve 15 dakikayı aşmayan toplantılar yapmayı planlıyor.