Download "Hesapların Belirlenmesi Bölümünde Kayıtlı Gelen Entegrasyon Tablosu Dosyaları Listesi"
1 22 Ekim 2009 Đlgili Versiyon/lar : ETA:SQL, ETA:V.8-SQL Đlgili Modül/ler : Bordro BORDRO MUHASEBE ENTEGRASYONU Bordro modülünü kullanan müşterilerimiz bordroya ait bilgileri otomatik olarak Muhasebe modülüne muhasebe fişi olarak gönderebilirler. Đstenilirse tek bir ekrandan tüm şirketlerine ait bordrolar Muhasebe modülüne entegre edilebilmektedir. Entegrasyon Tanımı Nasıl Yapılır? Bordro modülünde Servis / Muhasebe Entegrasyonu / Hesapların Belirlenmesi bölümüne girilerek ekrana default olarak gelen BMENT, BMENT1 veya BMENT2 dosyalarından herhangi birini seçmemiz gerekmektedir. Hesapların Belirlenmesi Bölümünde Kayıtlı Gelen Entegrasyon Tablosu Dosyaları Listesi Bu dosyalar sizlere yardımcı olması için hazırlanmış örnek tanımlardır. Bu dosyaların içeriklerini firmanıza özel tanımlayabilirsiniz. Seçilen Entegrasyon Tanım Dosyaları Đçerisinde; Muhasebe fişine hangi değerlerin aktarılacağı (Örn. Net Ödenen, Gelir Vergisi, damga vergisi tutarları vb... ) ve bu değerlerin muhasebe fişinde hangi muhasebe kodu ile nasıl işleneceği (borç veya alacak) tanımlanır. Bu bölüm Borçlu Hesap Tanımları ve Alacaklı Hesap Tanımları başlıkları altında iki bölümden oluşmaktadır. Bu bölümlere zaten tanımlı gelen saha kodu ve saha adı satırlarının yanında yer alan Hesap Kodu bölümüne her sahanın muhasebe kodu, şirketin kendi hesap planı yapısına göre tanımlanır. Bunu Hesap Planı sahasında listeleme butonuna basarak yapabiliriz. Tanımlama işlemi sonrası F2 - Kayıt tuşu ile kayıt yapılmalıdır.
2 Bu tabloya istenilen sahalar eklenip çıkartılabilmektedir. Mevcut olan sahaların dışında muhasebe modülüne gitmesini istediğimiz bir saha olursa CTRL+INSERT tuşu ile istenildiği kadar satır açılabilir. F4- Sahalar tuşuna basılarak ekrana gelen tablodan istenilen sahaların kodları öğrenilebilir. Đstenmeyen sahaların silinmesi ise CTRL+DELETE tuşu ile yapılmaktadır. Bment1 Tablosunun Borçlu Hesap Tanımları Bölümüne Entegre Edilecek Şirketin Hesap Kodu Tanımlanmış Hali. Bment1 Tablosunun Alacaklı Hesap Tanımları Bölümüne Entegre Edilecek Şirketin Hesap Kodu Tanımlanmış Hali.
3 Bment1 tablosu içerisinden F4-Sahalar tuşu yardımı ile tüm saha kodları ve anlamları liste halinde ekrana gelecektir. Bu listeden yararlanılarak istenilirse tabloya yeni sahalar eklenebilir. Örn. Ödenek 1 sahasının saha kodu 151 dir. Muhasebeye ödenek1 sahasının da entegre edilmesi isteniyorsa Saha kodu na 151 tanımı yapılmalıdır. Sizler için hazırladığımız 3 farklı Bment dosyalarından hangisi size daha uygun ise onu seçebilirsiniz. Eğer uygun değil ise istenilen şekilde tanımlama yapmak mümkündür. Öneğin; BMENT1 dosyasının adı değiştirebilir ve içeriğine saha ekleyip kaldırdıktan sonra kayıt edilebilir. Bu işlem ile tablo farklı bir isimle kayıt edilmiş olacaktır. Bu sayede her şirketin hesap planı yapısına göre ayrı ayrı tablolar oluşturmak mümkün olacaktır. Örnekte biz BMENT1 dosyasını seçtik ve sadece hesap planlarını muhasebe hesap planımıza göre tek tek tanımladık. Tanımlama F2-Kayıt işlemi ile kayıt edilmelidir. Muhasebe Kayıtları Farklı ve Bordro Kayıtları Farklı Şirketlerde Takip Ediliyorsa Nasıl Bir Tanım Yapılması Gereklidir? Bordro bilgilerinin kayıtlı olduğu şirketin; Şirket Bilgileri Modülünden / Servis / Sabit Tanımlar / Genel Parametreler / Bordro Genel Parametreleri bölümüne girilir; Muhasebe/Đşletmeye Entegre Edilecek Şirket Bilgileri bölümünden; Muh./Đşl. Başka Bir Şirkete Entegre Edilecek parametresi işaretlenir ve Hedef Şirket bölümüne ise listeleme butonuna basılarak Muhasebe kayıtlarının tutulduğu şirket seçilir. Not: Eğer Bordro ve Muhasebe bilgileriniz aynı şirkette ise bu tanımlamayı yapmanıza gerek yoktur.
4 Bordro Genel Parametrelerinde Muhasebe Fişinin TML2009 Kodlu Şirkete Đşlenmesi Đçin Yapılan Tanım Muhasebe Entegrasyonu Nasıl Yapılır? Bütün bu tanımlamalar yapıldıktan sonra Bordro modülünde Servis / Muhasebe Entegrasyonu / Entegrasyon Đşlemleri bölümüne girilir. Bu bölümde istenilen tanım aralıkları verildikten sonra muhasebeleştirme işlemi yapılabilir. Bu bölümde yer alan saha başlıkları; Asgari Ücret Bilgilerini Tabloya Taşı 011- Asgari Ücret [Evet/Hayır]: Bu parametre işaretlenir ise Asgari ücret ile çalışan personele ait muhasebeleştirme işlemi yapılır Diğer Ücret [Evet/Hayır]: Asgari ücret dışında farklı ücret ile çalışan personel için bu parametre işaretlenir. Bu iki parametrenin ikisi birden seçilemez. Entegrasyon işlemi Asgari ücretli veya diğer ücretli seçimi yapılarak ayrı ayrı yapılmalıdır. Đşyeri Kodu Đşyeri Kodu: Muhasebeleştirme işleminin hangi işyeri kodu için yapılacağı belirtilir. (Merkez, şube vb.) Sadece seçili işyerinde çalışan personelin bordroları muhasebeleştirme işlemi yapılır. Birden Fazla Şirkette Đşlem: Bu parametre işaretlenir ise alt bölümde yer alan şirket kodları ve şubelerini belirleme gridinde belirtilen şirketler için muhasebe entegrasyonu yapılabilir. Bu parametre sayesinde tek bir ekrandan istenilen tüm şirketlerin muhasebe entegrasyonunu yapabilirsiniz. Entegrasyon Parametresi [1-3]: Birden Fazla Şirkette Đşlem parametresi işaretli iken kullanılacak entegrasyon parametrelerinin nereden alınacağı belirtilir.
5 1-Ekrandan Al > Entegrasyon Parametreleri sekmelerinde belirtilen parametreler kullanılarak işlem yapar. 2-Şirkete Göre> Entegrasyon yapılan şirkete ait entegrasyon parametreleri kullanılır. Muhasebe Entegrasyon tanımları her şirket için farklı bir BMENT ismi ile kayıtlı olsun. Bu parametre seçildiği takdirde toplu şirket entegrasyonu yapıldığında her şirket kendi Entegrasyon parametresinde yazılı olan BMENT dosyası kullanılarak muhasebe fişi kesecektir. Örn. A şirketinin BMENT-A ve B şirketin ise BMENT-B tanım dosyası Entegrasyon Parametresinde kayıtlı olsun ( bir defa entegrasyon yapıldığında program otomatik olarak entegrasyon parametresini hafızada tutmaktadır ) her bir şirket kendi Bment dosyasına göre muhasebe fişi kesecektir. 3-Onay Al > Entegrasyon işlemi sırasında her şirketin tek tek entegrasyon parametreleri kontrol edilip değiştirerek veya onaylanarak entegrasyon yapılmak isteniliyorsa bu parametre kullanılmalıdır. Şirket/Đşyeri Belirtilmesi Bu bölüm birden fazla şirkette entegrasyon yapılmak istendiğinde kullanılır. Bu bölümde F6- >Şirket Ekle butonu kullanılarak döküm alınması istenen Şirket/Đşyeri listelenebilir. Onay bölümü otomatik olarak işaretli gelir. Döküm alınması istenmeyen şirketlerin/işyerlerinin yanındaki onay bölümüne mouse ile çift tıklanarak ya da space tuşu kullanılarak işaret kaldırılabilir. F6->Şirket Belirleme Bu bölüm birden fazla şirkette raporlama yapılmak istendiğinde kullanılır. Bu bölümde entegrasyon yapılmak istenen şirketlere ait kıstaslar belirtilir. Đşyeri Belirleme: Bu bölümde işleme katılması istenen şirketler/işyerlerine ait kriter belirtilir. 1-Tüm Đşyerleri> Bu parametre işaretlenir ise belirtilen kıstaslara uyan tüm şirketler/işyerleri ekrana taşınır. 2-Bordro Đşyeri> Bu parametre işaretlenir ise belirtilen kıstaslara uyan şirketlerin bordro genel parametrelerinde belirtilen default işyerleri ekrana taşınır. Yani her şirket için bir işyeri ekrana taşınmış olur. 3-Aktif Đşyeri > Bu parametre işaretlenir ise belirtilen kıstaslara uyan şirketlerde aktif kullanılan işyeri bilgisi atanarak ekrana taşınır. 4-Đlk Đşyeri > Bu parametre işaretlenir ise şirket kullanıcı parametreleri Đlk Değerler bölümünde belirtilen default işyeri ekrana taşınarak işlem yapılır. Entegrasyon Parametreleri Bu bölümde entegrasyon işleminde oluşacak muhasebe fişine ait parametreler belirtilir. Fiş Tarihi: Entegrasyon sonunda oluşacak muhasebe fişine ait tarih bilgisi yer alır. Bordro hangi ayda ise o ayın son günü otomatik olarak muhasebe fiş tarihi olarak belirlenir. Bu sahaya müdahale edilemez. Açıklama: Entegrasyon sonunda oluşacak muhasebe fişine ait açıklama bilgisi belirtilir. Buraya yazılacak bilgi muhasebe fişinin kalemlerinde yer alan açıklama sahasına otomatik olarak taşınacaktır.
6 Özel Kod: Entegrasyon sonunda oluşacak muhasebe fişine ait fiş özel kodu belirtilir. Muhasebe Bağlantı Grubu: Bordro muhasebe grubu belirtilir. Saha üzerindeki buton yardımıyla daha önce tanımlanan bordro muhasebe grup bilgileri listelenir ve buradan da seçim yapılabilir. Örn. BMENT1 dosyası gibi. Muhasebe Fiş Tipi: Entegrasyon sonunda oluşacak muhasebe fişine fiş tipi belirtilir. Saha üzerindeki buton yardımıyla daha önce tanımlanan fiş tipleri listelenir ve buradan da seçim yapılabilir. Örn. 1 Mahsup fiş tipi seçimi gibi. Satır Topla: Bu parametre işaretlenirse oluşacak muhasebe fişinde aynı hesaplar varsa bu hesaplar toplayarak tek bir satırda fişe işlenir. Bordro dan Son Kayıt Edilen Muhasebe Fişi Fiş Tarihi: Daha önce yapılmış olan muhasebe entegrasyonunda oluşan fişe ait fiş tarihi görüntülenir. Kullanıcı tarafından müdahale edilemez. Referans No: Daha önce yapılmış olan muhasebe entegrasyonunda oluşan fişe ait fiş tarihi görüntülenir. Muhasebeye Entegre Edilecek Şirket Bilgileri Eğer muhasebe entegrasyonu başka bir şirkete yapılıyor ise bu bölümde entegrasyon işlemi esnasında muhasebe entegrasyonu yapılacak olan şirket kodu görüntülenir. Kullanıcı tarafından müdahale edilemez. Tanımlama işlemi tamamlandıktan sonra F2 Đşlem tuşu ile muhasebeleşme işlemi başlatılır. Đşlem sonunda Entegrasyon Parametreleri bölümünde tanımlama bilgileriniz ve oluşan muhasebe fişine ait tarih ve referans numarası bilgileri ekranda saklı kalacaktır. Bir sonraki ay entegrasyon işleminde veya toplu şirket bazlı entegrasyon işleminde bu bilgileri kullanma imkanınız olacaktır.
7 Muhasebe Entegrasyon Tablosunun Kriterler Sekmesi Bu bölümde asgari ücretli ve Merkez şubesine ait personellerin entegrasyon tanımı yapılmış durumdadır. Muhasebe Entegrasyon Tablosunun Entegrasyon Parametreleri Sekmesi
8 Bu tanımlamada BMENT1 tanımına göre mahsup fişi kesilecek ve fiş kalem açıklama sahaların Bordro Tah Dönemi açıklaması yazılacaktır. Bordro Modülünden Muhasebe Entegrasyon Đşlemi Sonucunda Muhasebede Oluşan Muhasebe Fişi Ek Bilgi : Yapılan Entegrasyon işlemi sonucunda Muhtasar beyannamenin hazırlanmasında kullanılmak üzere Muhasebe4 modülüne de bilgi gönderilmektedir. Muhasebe4 modülünde Beyannameler / Muhtasar Beyanname / Muhtasar Beyanname Tanımı / Diğer Bilgiler bölüme girilerek incelenebilir. Bu bölümün 2. sayfasına Asgari ücretlilerin ve 3. sayfasına ise Diğer ücretlilerin Muhasebe Entegrasyon yapılan Bordro ait Ay/Yıl, Brüt Gelir, Gelir Vergisi, Damga Vergisi değerlerinin OTOMATĐK olarak taşındığını göreceksiniz. Bu değerleri Muhtasar beyanname oluşturma aşamasında kullanılmaktadır. Bu değerleri Muhtasar Beyanname oluşturmada kullanmak mümkündür. Bunun için yine bu bölümün 1. sayfada yer alan Tablodan Değer Okuma parametresi seçilmesi gerekmektedir. Eğer bordro ve muhasebe şirketlerimiz farklı iki şirket ise 1. sayfada yer alan Bordro Bilgilerinin Okunacağı Şirket Bilgileri bölümünün mutlaka tanımlanması gerekmektedir.
9 Entegrasyon Đşlemi Sonucunda Otomatik Oluşan Asgari Ücret Değerleri Bordroya ait Asgari Geçim Đndirim değeri, Muhasebeden ilgili hesap kodu tanımı ile otomatik çekilebilmektedir. Tanım için Muhasebe4 modülünde Beyannameler / Muhtasar Beyanname / Muhtasar Beyaname Tanımı / Ortak Tanımlar bölümüne girilir. Bu bölümde yer alan Asg. Geçim Đndirimi Hesap Kodu bölümüne muhasebe hesap kodu tanımlanarak kayıt yapılması gerekmektedir. Asg. Geçim Đndirimi Hesap Kodu Tanımı Yapılan Ortak Tanımlar Menüsü