Yazılım ve Yönetim | İrade
YAZILIM VE YÖNETİM
YAZILIMIN YÖNETİME CEVAP VERMESİ GEREKEN
3 İHTİYAÇ ALANI
Bu 3 konu da yönetim sistematiğiyle ilgilidir. Bir yönetim sistematiği tanımlanmamış kuruluşlarda hazır paket bir programı kuruma nüfûz ettirmek mümkün değildir.
Kuruluşlarda yönetim hiyerarşisinde yukarı çıkıldıkça bilgiye olan ihtiyaç artar. Bilgi, bir ihtiyacı karşılıyorsa bilgi niteliğindedir. Aksi takdirde elde edilenler sadece malumat ve vukuat raporlarından öteye geçemez. Kurum kendi bilgisini üretmek zorundadır. Özellikle irade için gerekli olan bilgi ithal edilemez.
Genellikle kurum, yazılımın vazettiği yönetim sistematiğine uyumlandırılmaya zorlanmaktadır. Bu kuruluşların kendi iş yapış biçimleri ve bir kültürü oluşmuştur. Bu kültür sadece iç yapıya değil içinde bulunduğu sektöre/piyasaya/evrene de nüfûz etmiştir. Dolayısıyla bir yazılımın başarısı kurumun bu değerlerini doğru analiz ederek kurum ihtiyaçlarına göre tasarlanması veya uyumlandırılması ile mümkündür.
Yazılım konusundaki yanlış algılamaların başında bir bilgisayar programı ile yönetim işlerinin çözülebileceğine olan inanç gelir,
“Bir tuşa basarak her şeyi görmek!”,
“İnternet üzerinden, herhangi bir yerden işleri yönetmek!”,
“Evde bile işleri kontrol etmek!”.
“İşlerin çok kolaylaşması ve herkesin rahat edeceği bir yapının oluşması…” gibi sloganvari yaklaşımlarla pek çok kurum yazılım projeleri başlatmış, bilinen en meşhur yazılımları (veya en ucuzunu) alarak sorunlarının çözüleceğine inanmıştır (Yapılan bir çalışmada bu tip projelerin %70’inden fazlasının başarısızlıkla sonuçlandığı tespit edilmiştir). Oysa günümüzdeki “paket yazılımlar” genellikle başka bir kuruluşun yönetim yapısına göre şekillendirilmiştir. Dolayısıyla kurum bir paket yazılım aldığında başka bir kurumun yönetim sistematiğini de kendi bünyesine adapte etmek zorunda kalmaktadır.
Bu durum muhasebe, stok yönetimi gibi ulusal standartları oturmuş mesleki alanlarda otomasyonu sağlamakta, teşkilatı denetleyecek bilgileri üretmekte zorluk yaşamamaktadır. Ancak kurumun yönetim yapısı başka bir kuruluşa benzemediğinden, sektörel bir yazılım olsa dahi yönetim için gerekli bilgiyi üretememekte, iş otomasyonunu sağlamaktan uzak kalmaktadır. Zira yönetim, iradenin aldığı kararların tecellisi için planlama, örgütleme, koordinasyon ve denetleme faaliyetlerini içerir. Tüm bu işler için yönetim kademesinin de bilgiye ihtiyacı vardır.
Kuruluşlarda yönetim hiyerarşisinde yukarı çıkıldıkça bilgiye olan ihtiyaç artar.
Bilgi, bir ihtiyacı karşılıyorsa bilgi niteliğindedir.
Aksi takdirde elde edilenler sadece malumat ve vukuat raporlarından öteye geçemez.
Kurum kendi bilgisini üretmek zorundadır. Özellikle irade için gerekli olan bilgi ithal edilemez.
Ancak yönetim kademesi ve irade kademesi taze bilgiyle hareket etmek zorundadır. Zamanında ve doğru usullerle bilgi üretemeyen kuruluşların isabetli kararlar alamayacağı, hatta kuruma zarar vereceği açıktır. Dolayısıyla yazılım, kurumun tüm kademelerinin ihtiyacı olan bilgiyi üretmek zorundadır. Burada önemli olan kademelerin hangi bilgiye, ne sıklıkta ve derinlikte ihtiyaç duyduğudur. Yine yazılım belirli periyotlarda başta irade kademesi olmak üzere tüm kademelere bilgi
üretebilmelidir. Yazılım literatüründe “raporlar” olarak adlandırılan bu süreçte bazı kuruluşlarda yüzlerce rapor üretilmektedir. Ancak bu raporlar kurum iradesi ve yöneticilerinin ifadesi ile hiçbir işe yaramamaktadır. Oysa her bir kademenin hangi periyotlarda, hangi konularda ne tür kararlar verdiği, işletmeye ve işleyişe nasıl müdahale ettiği bilindiğinde, üretilecek bilgi bu süreçleri destekleyeceğinden, tüm raporların bir karşılığı olacaktır.
Diğer önemli bir husus ise kurumun kök değerleridir. Kurum, zamanla iş yapış biçimleriyle beraber ilişkilerini de geliştirir. Kurum kültürü olarak da adlandırılan bu değerler üretilen bilginin nasıl ve ne şekilde kullanıldığını belirler. Tabiatıyla kurumun kök değerleri doğru analiz edildiğinde üretilecek raporların (bilgilerin) biçimi, süresi, sunuş şekli, sınırları, kimlere ne şekilde iletileceği, hangi bilgilerin kimler tarafından kullanılmak zorunda olduğu, hangi kademenin hangi kararlarında hangi raporların
dayanak teşkil etmek zorunda olduğu, hangi raporların kimlere ne sıklıkta bilgi olarak iletilmesi gerektiği ortaya çıkacaktır. Diğer önemli bir husus ise yazılımla bazı işlemler bitecek, bazılarının süresi değişecekken bazı işlemler de sürece dâhil edilecektir. Dünya tecrübesi yazılımla beraber kurumların %30’lara varan oranlarda personel tasarrufu sağladığı yönündedir. Zira yazılım, kurumun yönetim sistematiğini hızlandırdığından adamXay maliyetlerini önemli ölçüde düşürür.
İRADE’nin Türkiye’de yaptığı gözlemlerde ise yazılımla beraber kuruluşların personel sayılarının artmakta olduğu sonucuna ulaşılmıştır. Bunun nedeni; yazılımın bünyeye nüfûz etmek yerine protez bir uzuv gibi eklenmesi, sonuçta onu işletmek için de ayrı bir uzmanlığa ihtiyaç duyulmasıdır. Oysa yazılım sinir ağı gibi kurum bünyesine nüfûz etmeli ve tüm kademeler bu sisteme dâhil olmalıdır. Ancak bu durumda yazılım yarar sağlayabilir. Sınıf eğitimleri yeterli değildir. Yazılım sürecine tüm kurumun dâhil edilmesi gerekir.
Yazılım, -satın alınmakla beraber- aslında bir proje olarak başlatılır. Zira yukarıda da bahsedildiği gibi yazılım stokta duran veya demirbaş olarak kullanılan bir emtia değildir. Yazılım kurumun ilgili tüm süreçlerine nüfûz eden bir gayri maddi varlıktır.
Bu nedenle yazılım projeleri öncelikle kurumun kendi iç ve dış çevrelerini tanımakla başlar. Konu sadece iş analizleri değildir. İhtiyaç analizleri, hizmet alan analizleri, tüketim analizleri, insan kaynağı analizleri, iş-süreç analizleri, stok analizleri, tedarik sistem analizleri, tedarikçi analizleri, sektör analizleri mutlaka yapılmalıdır. Bu analizler neticesinde boyutlandırılmış, bir kurum ve kurumun da içinde hareket ettiği ortam tasviri/resmi ortaya çıkacaktır. Ortaya çıkan bu resmin kurum irade kademesiyle mutlaka çalışılması, resmin açıklanması, olayların anlaşılması ve anlamlı hale getirilmesi gerekmektedir. Bu çalışmayı müteakip kurum irade kademesinin kurumu taşımak istedikleri istikamet belirlenmeli ve buna göre bir hareket planı oluşturulmalıdır. Böylece irade ve iradeyi temsil edenler nasıl bir kuruluşları olduklarını, bu kuruluşun gelecekte nereye doğru aktığını görecekler ve buna göre ne tür kararlar almak zorunda kalacaklarını, bu kararlar için ne tür bilginin üretilmesi gerektiğini bileceklerdir. İşte bu çalışmalar yazılımın sistem mimarisini oluşturacaktır. Böylece kurumu değerli yapan kök değerler, temel yetenekler ve teknik yeterlilikler yazılıma kurban edilmeyecek bilakis yazılımla beraber güçlenecektir.