KIYI EMNİYETİ VE GEMİ KURTARMA İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNÜN 4734 SAYILI KAMU İHALE KANUNUNUN 3/G MADDESİ UYARINCA YAPACAĞI MAL VE HİZMET ALIMLARINDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK
Yayımlandığı Resmi Gazete Tarihi: 27/02/2004
Yayımlandığı Resmi Gazete No: 25386
Madde 1 - Bu Yönetmeliğin amacı, Kıyı Emniyeti ve Gemi Kurtarma İşletmeleri Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatının Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) bendi ile istisnaya tabi tutulan mal ve hizmet alımları için uygulanacak olan esas ve usulleri belirlemektir.
Madde 2 - 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) bendi ile istisnaya tabi tutulan mal ve hizmet alımları için uygulanacak olan esas ve usulleri kapsar.
Madde 3 - Bu Yönetmelik, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) bendi ve Geçici 4 üncü maddesinin son fıkrasına dayanarak hazırlanmıştır.
Madde 4 - 4734 sayılı Kanunda yer alan tanımlara ilave olarak, bu Yönetmelikte geçen;
İdare: Kıyı Emniyeti ve Gemi Kurtarma İşletmeleri Genel Müdürlüğünü,
İhale Yetkilisi: İdarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi ve kurulları (Kıyı Emniyeti ve Gemi Kurtarma İşletmeleri Genel Müdürlüğü Yönetim Kurulu) ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılan görevlilerini,
Sipariş Mektubu: İdare tarafından ihalenin üzerinde bırakıldığı istekliye gönderilen "Sözleşme" niteliğindeki yazılı belgeyi,
Teyit Mektubu: İdare tarafından gönderilen sipariş mektubuna karşılık olarak, ihalenin üzerinde bırakıldığı isteklinin siparişi/akdi kabul ettiğini belirtmek üzere İdareye gönderilen yazılı belgeyi,
Madde 5 - İdare, bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde, saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.
Yıllık yatırım programında ve işletme bütçesinde yer almayan, ödeneği bulunmayan işler için ihaleye çıkılamaz ve tedarik yapılmaz. Ancak ertesi mali yılda gerçekleşebilecek veya süreklilik arz eden (Ödeneği her yıl rutin olarak programlanan) mal ve hizmet alımları için bir önceki mali yıl sona ermeden ihaleye çıkılabilir.
Bu Yönetmeliğe göre yapılacak İhalelerde Açık İhale Usulü temel usuldür. Diğer ihale usulleri özel hallerde kullanılabilir.
Madde 6 - Bu Yönetmeliğin kapsamına giren işlerde, kendilerine görev verilen her kademedeki personel; üstlenmiş/yetkilendirilmiş/görevlendirilmiş olduğu görev, yetki ve etkinliği çerçevesinde sorumludur.
Madde 7 - Satınalma ve ihale organları aşağıda belirtilmiştir.
a) Malzeme Dairesi Başkanlığı (Mal ve Hizmet Alımları için),
b) Gemi Kurtarma ve Tahlisiye Hizmetleri Dairesi Başkanlığı (Hizmet alımları için),
c) Seyir Yardımcıları Dairesi Başkanlığı (Hizmet alımları ile taşra seyir yardımcılarına ait mal alımları),
d) İhale yetkilisinin yetkilendireceği diğer satınalma ve ihale organları (mal ve hizmet alımları için).
Madde 8 - İhale yetkilisi İdarenin Yönetim Kuruludur. Yönetim Kurulu bu yetkisini limit altında Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcıları ile satınalma ve ihale organlarına devredebilir. Bu durumda devir olunanlar limit altında ihale yetkilisidir.
İhale Yetkilileri ve Yetki Limitlerinin Değiştirilmesi
Madde 9 - Devir olunan ihale yetkilileri ve yetki limitleri ile bu Yönetmelik hükümleri günün şartlarına göre Genel Müdürlüğün teklifi ve Yönetim Kurulunun onayıyla değiştirilir.
Madde 10 - Yetki limitleri hiçbir şekilde aşılamaz, ancak zorunluluk gerektirdiğinde limitlerin üzerindeki alımlar için yetkilisinden onay alınması gerekir.
Madde 11 - İhale yetkilisi, idare personelinden ihale komisyonunu oluşturur.
İhale komisyonları; ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması kaydıyla, mali işlerden sorumlu bir ve ilgili idare personelinden en az beş ve tek sayıdan yedekleri ile birlikte oluşturulan heyetten oluşur.
İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınmaz. Komisyon Başkanı ve üyeleri kullandığı oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini Komisyon Kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.
İhale komisyonları firmaların ticari durumu ve imkanları, idareyle olan iş ilişkilerini, taahhütlerine karşı bağlılıklarını, genel olarak iş tutumlarını, yapılacak alımın fiyatını, kalitesini, teslim süresini, yerini, ödeme şartlarını, diğer tüm teknik ve ticari durumları gibi İdarenin menfaatlerini ilgilendiren hususlarını göz önünde tutarak teknik ve idari şartnamelere uygun olanlar arasında İdareye en yararlı olacak teklifi tespit eder.
Madde 12 - İhale ile ilgili işlemlerde; ihale ilanı yayımlanıncaya/duyurusu yapılıncaya kadar olan ve ihale yetkilisinin onayından sonra olan işlemler satınalma ve İhale organlarınca; İhale dosyası açıldıktan sonraki işlemler, ihale yetkilisinin ilgili onayının istihsalinin sonuna kadar ilgili Komisyon tarafından yapılır.
Madde 13 - Satınalmalar aşağıdaki esaslara göre yapılır.
b) Toplu satın alınması gereken mal ve hizmetler tanınan yetki limitlerine düşürmek amacıyla bölünemez. Ancak parça halinde ihale edilmesi zorunluluğu olduğu ahvallerde gruplara bölünebilir.
c) Satınalmalar, yatırım programlarına ve işletme bütçesindeki satın alma programlarına göre yapılır.
İhtiyaç Talep Belgelerinin Hazırlanması ve Talep Esasları
Madde 14 - Üniteler talep etme yetkileri dahilinde doğrudan, yetkileri üzerindeki talepleri ise Genel Müdür Yardımcıları/Genel Müdür'den onay almak suretiyle satınalma ve ihale organından talep eder. Satınalma ve ihale organı Mali İşler Dairesi Başkanlığından ödeneğini temin edip ödenek çerçevesinde alıma geçer. Ödeneksiz hiçbir ihtiyaç talebi yapılamaz. İşin özelliği gereği müteakip yıl için ihtiyaç sürekliliği arz eden mal ve hizmet alımları içinse, sonraki yıla ait ödeneğinin temin edileceğine dair Mali İşler Dairesi Başkanlığından onay alınmak kaydıyla yapılabilir.
Taleplerin; İdarenin hizmetine yönelik gerçek ihtiyaçları tarif eder şekilde piyasa şartlarına (isim vb) göre anlaşılır bir şekilde tanımlandıktan sonra toplu halde yapılması esastır.
Talepler; teknik şartnameleri düzenlenerek veya teknik şartnamesi düzenlenmesinin mümkün olmadığı mal alımlarında, ihtiyaç talep belgeleriyle kriterleri detaylı bir şekilde tanımlandıktan sonra satın alma ve ihale organına intikal ettirilir.
İhtiyaç talep belgelerinde bulunması gereken bilgiler aşağıdaki gibidir:
a) İhtiyacın ismi, miktarı, kullanım yeri,
b) Talep; Yatırım Projesi kapsamında ise A.P.K. Dairesi Başkanlığından temin edilecek ödenek tefriki yazısı ve eki onaylar,
c) Teslim tarihi,
d) Teknik şartnamesi veya teknik şartnamesinin düzenlenmesinin mümkün olmadığı mal alımlarında, ihtiyaç talep belgesi, (Nitelik ve kriterleri detaylı bir şekilde tanımlanmış olarak)
e) Bakım onarım hizmet alımları taleplerinde bakım-onarımı istenen emtianın etiket (marka, model, tip,seri no. vb.) değerleri.
Yalnız malzeme Dairesi Başkanlığınca stok çalışması yapılan malzemeler için Malzeme Dairesi Başkanlığından sadece ihtiyacın ismi, miktarı, kullanım yeri ile yetki limitleri çerçevesinde ilgili merciin onayı ile talep edilecektir.
İhtiyaç Talep Belgelerinin Teslim Tarihi
Madde 15 - Teslim tarihi, mal ve hizmetin istek sahibi üniteye ulaşması gereken en son tarihtir. Bu tarih talep sahibi ünitece belirtilir.
Bu tarihin tespitinde, ihtiyaç talep belgesinin düzenlenmesinden satınalma ve ihale organına ulaşıncaya kadar geçecek süre ve satınalma ve ihale organı için gerekli araştırma ve satınalma süresi göz önünde tutulur.
Dış Piyasadan sağlanacak malzeme isteklerinde; üniteler dış ticaret rejimine (İthalat, Kambiyo ve gümrük mevzuatı) uygun olarak bakanlıklara müracaat ve transfer süreleri, firmaların sevk ve imal durumları, muafiyet isteme ve gümrükten çekiliş sürelerinin de göz önünde tutulması gereklidir.
Madde 16 - Mal veya hizmet alımları ihalesi yapılmadan önce İdarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Bu yaklaşık maliyete ihale ilanlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanamaz. Gemi kurtarma ve tahlisiye operasyonu esnasında gerekecek hizmet alımlarında yaklaşık maliyet aranmaz.
İKİNCİ BÖLÜM:İhale Dokümanları ve İhale İlanı
Madde 17 - İhale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartname, ihtiyaç listesi, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur.
Madde 18 - Mal veya hizmet alımlarının her türlü özelliğini belirten idari ve Teknik şartnamelerin İdarece hazırlanması esastır. Şartname hazırlama esasları aşağıda belirtilmiştir.
İdari Şartnameler tip olarak tüm Kuruluş bünyesinde kullanılmak üzere Hukuk Başmüşavirliğinin mütalaasından ve Yönetim Kurulunun Onayından geçirilmesi esastır. İşin özelliğine göre gerektiğinde yetki limitlerine bağlı olarak Genel Müdür ve İlgili Daire Başkanlığınca alım için bu Yönetmelik hükümlerine bağlı kalınarak özel idari şartnameler hazırlanabilir. Bu durumda Hukuk Baş müşavirliğinin mütalaasının alınması zorunludur.
Mal veya hizmet alımlarının teknik kriterlerine ihale dokümanın bir parçası olan Teknik Şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır.
İhale konusu Malın/Hizmetin tek kaynaktan ve/veya uluslararası kabul gören, parça numarası, üretici firma kodu ve/veya prospektüsü ve benzeri yolla alınabileceğini, usulüne göre belirlenmesi halinde, bu durum gerekçeleri ile birlikte yetki limitleri çerçevesinde ilgili merciin, onay alındığı yazıda belirtilmesi koşuluyla teknik şartname hazırlanmaksızın tedarik yapılabilir.
Ayrıca; İdare standardizasyon nedeniyle, ekonomik olduğu tespit edilen durumlarda, teknik zorunluluklar nedeniyle birden fazla ürünü içine alan bir kalite bandı oluşturmak amacıyla ve ayrıca, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunması veya teknik özelliklerinin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka, model veya patent belirtilebilir.
Teknik şartnameler; ihtiyaç konusu alımın bütün özelliklerini, cins, miktarı, karakteristiği, varsa kodu, Türk ve dünya standartları ve normları gibi aranılacak belgeleri tanımlayan, garanti, temini müteakip servis garantisi özelliğine göre kabullerde aranılacak kriterleri, teslim yerini ve şeklini, aranılması halinde Türk resmi otoritelerinin gereken izni temin edecek muhatabın belirtilmesi suretiyle diğer Daire Başkanlıklarıyla işbirliği yapılmak suretiyle hazırlanır.
c) Şartnamelerde Bulunması Gereken Hususlar
1) Satın alınacak malzeme ve hizmetin niteliği, ismi, miktarı, özelliği ve mevcut ise Türk Standartları Enstitüsü Standartı ve/veya uluslar arası normu,
2) İşin ve hizmetin yapılma yeri, malzemenin teslim yeri, şekli, şartları teslim süresi,
3) Gerektiğinde Firmalardan istenecek garantilerin mahiyeti ve şekli,
4) Numune isteniyorsa bu husus,
5) Firmalarda aranılan şartlar ve belgeler,
6) Ödeme yeri ve şartları ile avans verilip verilemiyeceği, verilecekse şartları ve miktarı,
7) Fiyat esasları,
8) Teslimat gecikmelerinde uygulanacak cezalar,
9) Muayene, kabul ve tesellüm yeri ve şartları,
10) Ambalaj şekli,
11) Tekliflerin verileceği yer, tarih ve saatin belirtilmesi, teklifler açılırken teklif verenlerin isterlerse hazır bulunabilecekleri,
12) Tekliflerin ne şekilde verileceğinin belirtilmesi,
13) Teklif giderleri, sözleşme akdi ile işin yürütülmesiyle ilgili vergi, resim, harç, masraflarının kime ait olacağı,
14) Teklif opsiyonu,
15) Sevkıyat ve sigorta işleri,
16) Talep olunacak geçici ve kesin teminatların şekil ve şartları,
17) İhtilafların çözüm yeri ve şekli,
18) İdarenin 4734 ve 4735 sayılı Kanunlara tabi olmadığı, ihaleyi yapıp yapmamakta ve uygun bedelin tespitinde serbest olduğu,
19) Diğer lüzumlu hususların,
d) Şartnamelerin Satılması
İdare, ihale şartnamelerini kamu kurum ve kuruluşlarına, yabancı elçilik, konsolosluk ve ataşeliklerine bedelsiz olarak verebilir. Şartnamelerin bedeli satınalma ve ihale organlarınca tespit edilir ve bu bedel karşılığında satılır. Firmalar isterlerse ücretsiz şartnameleri görüp inceleyebilir. Şartnameler Mali İşler ve Muhasebe Dairesi Başkanlığınca satılır.
Madde 19 - 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve bunu tadil eden Kanunlarda ihalelere katılamıyacak olanlar için geçerli olan hükümler uygulanır.
Madde 20 - İhale konusu alımlar işin özelliğine göre; bütün isteklilere tekliflerini hazırlayabilmeleri için işin niteliğine göre yeterli süre tanımak suretiyle aşağıdaki şekillerden biri veya birkaçı ile ilan edilmek suretiyle duyurulur:
a) Resmi ve/veya özel gazete ile ilan vermek,
b) İhale konusu işle iştigal ettiği bilinen firmalara yazı ile duyurmak,
c) Belediye ve ticaret odaları ve benzeri odalar, birlikler aracılığıyla duyurmak,
d) Bilgi işlem ağı ve elektronik haberleşme (internet) yolu ile ilan etmek.
T.C. Resmî Gazete İlanı dışındaki Gazete ilanları Basın İlan Kurumu aracılığıyla yapılır. Taşrada yapılacak ihalelerle ilgili ilanlar ise yerel gazetelerde yayınlanmak üzere valilik ve kaymakamlıklar vasıtasıyla yapılır.
Bütün isteklilere tekliflerini hazırlayabilmeleri için işin özelliğine göre yeterli süre tanımak suretiyle ihale teklif verme süreleri 7 günden az olmamak üzere satınalma ve ihale organınca tespit edilir.
Ancak uluslar arası ilan yapılmak suretiyle yapılacak ihalelerde, yukarıda belirtilen ilan sürelerine 12 gün eklenir.
Belli istekliler arasında yapılacak ihalelerde ilanlar, son başvuru tarihinden en az 7 gün önce yapılmalıdır. Ön yeterlik sonucu yeterliği belirlenen adaylara son teklif verme gününden en az 15 gün önce davet mektubu gönderilmesi zorunludur.
İhale İlanlarında Bulunması Zorunlu Olan Hususlar
İhale dokümanında belirtilmeyen hususlara ilanlarda yer verilmez. İhale ilanlarında aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur:
d) İhalenin dokümanının nerede görülebileceği ve hangi bedelle alınacağı,
e) İhalenin nerede, hangi tarih ve saatte ve hangi usulle yapılacağı ve tekliflerin ihale saatine kadar nereye verileceği,
f) İhaleye katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu ve hangi bedelle alınacağı,
h) Teklif edilen bedelin en az %3 'ünden az olmamak üzere isteklice belirlenecek oranda geçici teminat verileceği,
j) İdarenin 4734 ve 4735 sayılı Kanunlara tabi olmadığı.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM:İhale Usulleri, Teklifler, Hazırlanması ve Sunulması
Madde 21 - Mal veya hizmet alımları ihalelerinde aşağıdaki usullerden biri uygulanır.
Madde 22 - Açık ihale usulü, bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür.
Madde 23 - Belli istekliler arasında ihale usulü, yapılacak ön yeterlik değerlendirmesi sonuncunda İdarece davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür. İşin özelliğinin uzmanlık ve/veya ileri teknoloji gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı mal veya hizmet alımlarının ihalesi bu usule göre yaptırılabilir.
Ön yeterlik dokümanı ile ön yeterlik ilanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre adayların ön yeterlik değerlendirilmesi yapılır. Belirtilen asgari yeterlik koşullarını sağlayamayanlar yeterli kabul edilmez. Yeterli olduğu tespit edilen bütün adaylara tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterince süre verilerek ihaleye davet mektubu gönderilir.
Madde 24 - Aşağıda belirtilen hallerde pazarlık usulü ile ihale yapılabilir:
a) Açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda yeterli teklif çıkmaması veya çıkan tekliflerden hiç birinin uygun görülmemesi,
b) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya İdare tarafından önceden öngörülmeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması,
c) Can ve mal kaybı ile ilgili önceden tesbit edilemiyenlerden acilen temini zaruret kesbeden özel durumların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması,
d) İhale konusu mal veya hizmet alımlarının araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması,
e) İhale konusu mal veya hizmet alımlarının özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve mali özelliklerinin gerekli olan nitelikte belirlenememesi,
f) İdarenin yaklaşık maliyeti Elli milyar Türk Lirasına kadar olan mamul mal, malzeme veya hizmet alımları,
(f) bendi kapsamında yapılan mal alımlarında, malın ihaleyi kazanan firmaya bildirimden sonra en geç 15 gün içerisinde teslim etmesi ve bunun İdarece uygun bulunması halinde, sözleşme düzenlenmesi ve kesin teminat alınması zorunlu değildir.
Alımın pazarlık usulü yapılması gerekçesi ihale onay belgesine derc edilerek bu usulle yapılacak alımlarda pazarlık, ihale komisyonu tarafından, yazılı veya sözlü teklif istemek ve yazılı olarak teklif ve bedelini almak ve neticesinde pazarlık sonucunda, anlaşmaya varılan fiyat ve gerekli görülecek diğer hususlar bir tutanakla tespit olunur ve bu tutanak taraflarca imzalanır. Alımın yetki limitlerine göre ilgili merciinin onayını müteakip firma ile sözleşme yapılır. (Yukarıda (f) bendindeki açıklama altında olanlar hariç)
Alımın pazarlık usulü ile yapılma gerekçesinin, pazarlığın ne şekilde yapıldığının, ne gibi fiyatlar teklif edildiğinin, alım yapılacak firma veya kimsenin niçin tercih edildiğinin kararda belirtilmesi zorunludur.
İhale Usullerine Tabi Olmayan Özelliği Olan Alımlar
Madde 25 - Aşağıda belirtilen hallerde ihtiyaçların, ilan yapılmaksızın, teminat alma zorunluluğu olmaksızın (Onay merciinin veya satınalma ve ihale organının kararı ile ihtiyari olarak sözleşme yapılıp/yapılmaması kaydıyla) yapılacak alımlar,
b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması,
c) Mevcut mal, makine tesis, teçhizat, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için, ihtiyaç duyulan orijinal yedek parça, ek malzeme veya bakım, onarım, revizyon, teknik destek ve hizmetlerin ilk yapılan gerçek veya tüzel kişinin kendisi ile gerekli formaliteleri tamamlayarak ve talep sahibi ünitenin de uygun görüşünü alarak, sözleşme yapma zorunluluğu ve teminat alma zorunluluğu olmaksızın alım gerçekleştirilir.
d) İdarenin yirmi milyar Türk Lirasını aşmayan ihtiyaçları, (bu rakam her yıl İdarece güncellenir.)
f) Gemi kurtarma ve tahlisiye operasyonu esnasında temini gereken mal ve hizmet alımları. (Limbo, çevre ekipmanı, Yangın söndürme köpüğü vb.)
(a) ve (b) bentlerine göre, tekliflerin hazırlanması için yeterli süre tanınmak suretiyle davet edilecek istekli ile İdarenin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılamak amacıyla teknik şartlar ve fiyat üzerinde görüşme yapılarak Onaya yetkili merciinin onayını almak suretiyle ihtiyaçlar temin edilir.
(d) ve (f) bentlerine göre yapılacak alımlarda, onaya yetkili merciinin onayını almak kaydıyla; İhale komisyonu kurma ve yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, görevlendirilecek kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılıp tutanağa bağlanarak onaya yetkili merciinin onayı ile ihtiyaçlar temin edilir.
(e) bendinin uygulanması halinde de, piyasa fiyat araştırması yapılması zorunludur.
(a), (b), (d), (e) ve (f) bentlerinde sözleşme yapma zorunluluğu ve teminat alma zorunluluğu yoktur. Ancak İdare gerekmesi halinde ihtiyari olarak sözleşme düzenleyebilir.
Kamu Kurum ve Kuruluşlardan Temin: Genel ve Katma bütçeli idareler, özel idareler ile kendilerine kamu görevi verilmiş tüzel kişiliğe sahip kuruluşlar, bağımsız bütçeli kuruluşlar, Kamu İktisadi Teşebbüsleri ile bu kuruluşların yarıdan fazla sermaye ile ortak oldukları her çeşit kuruluş, müessese ve ortaklıkların sahip oldukları, sattıkları veya ürettikleri mal ve hizmetler doğrudan doğruya bu kuruluşlardan teminat almaksızın, sözleşme düzenlenmeksizin (ihtiyari olarak sözleşme düzenleyebilir) temin edilir.
Madde 26 - a) Teklifin Dili: Teklifleri oluşturan belgeler ve ekleri ile diğer dokümanlar Türkçe olmalıdır. Başka bir dilde sunulan belgeler, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılır. Bu durumda teklifin veya belgenin yorumlanmasında Türkçe tercümesi esas alınır. Uluslar arası ihalelerde ise ihalenin başlangıcından dosyanın kapanmasına kadar olan merhalelerde Türkçe ve İngilizce lisan kullanılacak olup, iki lisan arasında tercüme farklılıkları olduğu takdirde Türkçe olan geçerli olacaktır.
b) Teklif Türü: Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak İhalelerde her bir iş kaleminin miktarı ile bu iş kalemleri işin teklif edilen birim fiyatlarının çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden teklif alınır. Ancak şartlara göre götürü bedel teklif alınabilir.
c) Tekliflerde Geçerli Para Birimi: Tekliflerin Türk Lirası olarak verilmesi zorunludur. Ancak, İhale Onay Belgesinde/İhale usullerine tabi olmayan özelliği olan alım onaylarında belirtilmek suretiyle başka para birimi cinsinden teklif alınabilir.
Madde 27 - Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligat esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan İdarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir veya kaşelenir.
Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar İdareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.
Madde 28 - Tekliflerin geçerlilik süresi İhale dokümanında belirtilir. İdarece ihtiyaç duyulması halinde bu süre, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla uzatılabilir.
Madde 29 - Tekliflerin geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla süreli olmak kaydıyla, geçici teminat mektuplarında süre belirtilir. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde, geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır. Kesin teminat mektupları süresiz veya otomatik temditli olarak verilir. İlgili mevzuatına aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları kabul edilmez.
İhalelerde, teklif edilen bedelin %3'ünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır.
Taahhüdün sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle en az %6 oranında kesin teminat alınır.
c) Avans Teminat
İhale şartnamesinde verilmesi öngörülen avans ödemeleri için alım dosyası kapanıncaya kadar tutulmak üzere ödenecek peşin ödeme meblağına bire bir eşit meblağda olmak üzere Bankalarca düzenlenmiş avans teminat mektupları alınır.
d) Teminat Olarak Kabul Edilecek Değerler
1) Tedavüldeki Türk Parası veya Merkez Bankasınca konvertibilitesi kabul edilen yabancı para,
2) Bankalar veya özel finans kurumları tarafından verilen teminat mektupları,
3) Hazine Müsteşarlığınca ihraç edilen Devlet iç borçlanma senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler.
(3) numaralı alt bentte belirtilen senetler ve bu senetler yerine düzenlenen belgelerden nominal değere faiz dahil edilerek ihraç edilenler, anaparaya tekabül eden satış değeri üzerinden teminat olarak kabul edilir.
Banka teminat mektupları dışındaki teminatlar ihale komisyonlarınca teslim alınmaz. Bunların muhasebe birimlerine yatırılması zorunludur.
İhale üzerinde kalan istekli ile ikinci uygun teklifin sahibi istekliye ait geçici teminatlar sözleşme akdini müteakip iade edilir.
Kesin teminat ve avans teminat mektupları alımın tamamlanmasını müteakip sözleşmesinde belirtilen esaslar dahilinde idarenin herhangi bir engelleyici sebebi yok ise ilgilisine iade edilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM:İhale Süreci ile İlgili Hükümler
Madde 30 - Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar İdareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Zarfları isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.
Madde 31 - İhale Komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.
Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu, teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerin eksik olması veya belgelerde önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, İdarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik belge veya bilgileri tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede eksik belge veya bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.
En son aşamada, isteklilerin teklif mektubu ve istenmişse eki cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Teklif edilen fiyatları gösteren teklif mektubu ve istenmişse eki cetvelde çarpım ve toplamlarda aritmetik hata bulunması halinde, isteklilerce teklif edilen birim fiyatlar esas alınmak kaydıyla, aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından resen düzeltilir. Yapılan bu düzeltme sonucu bulunan teklif isteklinin esas teklifi olarak kabul edilir ve bu durum hemen istekliye yazı ile bildirilir. İstekli düzeltilmiş teklifi kabul edip etmediğini verilen süre içerisinde bildirilmesi ve bu bildirimde olumlu cevap vermemişse veya bu süre içinde herhangi bir cevap vermemesi halinde, teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatı gelir kaydedilir.
Madde 32 - İhale komisyonu verilen teklifleri bu Yönetmeliğin 31 inci maddesine göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
Madde 33 - Bu Yönetmeliğin 30 ve 31inci maddelerine göre yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır.
Ancak, en düşük teklif sahibi ile gerektiğinde fiyat indirimi amacıyla görüşme yapılarak, ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir.
En düşük fiyatın ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak değerlendirildiği ihalelerde, birden fazla istekli tarafından aynı fiyatın teklif edildiği ve bunların da ekonomik açıdan en avantajlı teklif olduğu anlaşıldığı takdirde, ikinci fıkrada belirtilen fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınmak suretiyle veya aynı fiyatı teklif eden istekliler komisyona davet edilerek nihai fiyatları alınır. Davete icabet etmeyen firmanın fiyat teklifi aynı kabul edilerek ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenerek ihale sonuçlandırılır.
İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihale tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.
Madde 34 - İhale sonucu, ihale kararlarının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç beş gün içinde, ihale üzerinde bırakılan istekliye şartnamesinde belirtilen süre zarfında kesin teminatın verilerek sözleşmenin akdedilmesi gerektiği iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle veya imza karşılığı tebliğ edilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün kararın isteklilere tebliğ tarihi sayılır.
Madde 35 - İhale üzerinde kalan istekli kesin teminatı vererek sözleşmeyi imzalamak veya siparişi kabul etmek zorundadır. Sözleşme imzalandıktan sonra geçici teminat iade edilir.
İdarenin sözleşmeyi yapmaması veya sipariş vermemesi halinde, istekli taahhüdünden vazgeçebilir. Bu takdirde teminat iade edilir. İstekli hiçbir masraf ve sebeple zarar ve ziyan iddiasında bulunamaz.
BEŞİNCİ BÖLÜM:Sözleşme Süreci ve İlgili İşlemler
Madde 36 - Yapılan bütün ihaleler aşağıda belirtilen hususları ayrıntılı bir şekilde kapsayan bir sözleşmeye bağlanır.
Sözleşmeler; ihale yetkilisi ile yüklenici tarafından imzalanarak (yüklenicinin ortak girişim olması halinde sözleşmeler ortak girişimin bütün ortakları tarafından imzalanır.) veya İdarece, yükleniciye sipariş mektubu yazılması ve teyit alma şeklinde akdedilir. İdare, bu iki şekilden birini seçmekte serbesttir. Noter marifetiyle sözleşme yapılmasını seçmesi İdarenin takdirindedir.
Yüklenicinin kesin teminatı vermesinden sonra süresi içinde sözleşmeyi imzalanması veya taahhüdünden vazgeçmesi veya sözleşme hükümlerine aykırı olarak taahhüdünü kısmen veya tamamen yerine getirmemesi halinde ihtara, protesto çekmeye, hüküm veya yüklenicinin rızasını almaya ve sair kanuni merasimin yapılmasına lüzum kalmaksızın kesin teminatı idare lehine gelir kaydedilir ve akdedilmiş ise sözleşme feshedilir.
Tip Sözleşmeler: İhalelerde Hukuk Müşavirliğinin görüşünü müteakip Genel Müdürlükçe onaylanmış tip sözleşme uygulanır. Ancak tip sözleşmeye dayalı, özel sözleşme uygulamasını gerekli kılan hallerde hazırlanacak özel sözleşmenin Hukuk Baş Müşavirliğinin görüşünden geçirilmesi zorunludur.
Sözleşmeler yetki limitlerine göre ilgili onay merciinin imzalarıyla yapılır.
Sözleşmenin devri veya sözleşmenin feshi aşağıda belirtilmiştir.
a) İhalesine karar veren merciinin izni olmadıkça sözleşme konusu işin bir kısmı veya tamamı, başkasına devredilemez.
b) Sözleşme yapıldıktan sonra yüklenicinin taahhüdünü şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmemesi durumlarında gecikme 20 günü aştığı takdirde verilmiş ceza varsa bu cezayı devam ettirmekte veya sözleşmeyi fesh etmekte ve işi yüklenici nam ve hesabına yaptırıp yaptırmamakta idare serbesttir.
Madde 37 - Sözleşmede yer alması gereken hususlar şunlardır:
g) İşin yapılma yeri, teslim etme ve teslim alma şekli ve şartları,
k) Sözleşmenin yürütülmesi sırasında gerekli olabilecek diğer hususlar.
Madde 38 - a) Fiyat farkı verilebilmesi: Şartnamesinde belirtilmek koşuluyla, sözleşme türlerine göre fiyat farkı verilebilmesi öngörülen durumlarda, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 31/12/2002 tarihli ve 24980/3 Mükerrer sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Bakanlar Kurulu Kararnameleri çerçevesinde işlem yapılır. Fiyat farkı ödenmesi öngörülerek ihale edilen işlerde, fiyat farkı olarak ödenecek bedel ile sözleşme bedelinde artış meydana gelmesi halinde, bu artış tutarının en az %6'sı oranında ek kesin teminat alınır. Fiyat farkı olarak ödenecek bedel üzerinden hesaplanan ek kesin teminat hakedişlerden kesinti yapmak suretiyle de karşılanabilir.
b) Sözleşmede belirtilen işin artışı: Mal ve hizmet alımları sözleşmelerinde, öngörülmeyen durumlar nedeniyle bir iş artışının zorunlu olması halinde, artışa konu olan iş;
2) Asıl işten ayrılmasının teknik veya ekonomik olarak mümkün olmaması şartıyla, birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilen mal ve hizmet alımları sözleşmelerinde %20'sine kadar oran dahilinde, süre hariç sözleşme ve ihale dokümanındaki hükümler çerçevesinde aynı yükleniciye yaptırılabilir.
3) Gemi bakım ve onarım hizmet alımlarında klas kuruluşunun ve/veya yetkili kuruluşların bakım onarım esnasında önceden tespit edilemeyen ek bir hizmet alımı gerekmesi halinde yetkili merciinin onayını alarak işe devam edilir.
Madde 39 - Mücbir sebep olarak kabul edilebilecek haller aşağıda belirtilmiştir:
Süre uzatımı verilmesi, sözleşmenin feshi gibi durumlar da dahil olmak üzere, İdare tarafından yukarıda belirtilen hallerin mücbir sebep olarak kabul edilebilmesi için; yükleniciden kaynaklanan bir kusurdan ileri gelmemiş olması, taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelikte olması, yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemiş bulunması, mücbir sebebin meydana geldiği tarihi izleyen yirmi gün içinde yüklenicinin İdareye yazılı olarak bildirimde bulunması ve yetkili merciler tarafından belgelenmesi zorunludur. Mücbir sebeplerden dolayı sözleşmenin feshedilmesi halinde hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilerek kesin teminat ve varsa ek kesin teminatlar iade edilir.
Madde 40 - Bu Yönetmelikte yer alan parasal limitler İdarenin Yönetim Kurulu tarafından Genel Müdürün teklifi ile günün şartlarına göre güncelleştirilir.
Madde 41 - Teslim edilen mal, hizmet veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak ikisi konunun uzmanı en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından (gerektirmesi halinde bizzat kullanıcı ünitenin en az üç personeli tarafından) yapılır. Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz.
Ancak sözleşmesinde hüküm bulunması halinde; imalat veya üretim süreci gerektiren işlerin, muayene ve kabul komisyonları, ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre işin yapılıp yapılmadığını belirli aşamalarda ve aralıklarda denetleyerek Muayene ve kabul işlemlerini yapar.
Madde 42 - Alım organlarınca iş ilişkisi olan veya ilişki kurulmasında fayda görülen iç ve dış firmalar, iştigal konularına göre sınıflandırılarak bir repertuar tutulur.
Madde 43 - Bu Yönetmelikte ve ihale dokümanlarında hüküm bulunmayan hallerde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümleri uygulanır.
Geçici Madde 1 - Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce ihale edileceği yazılı olarak duyurulmuş veya ilanı yapılmış olan işler, ilgili kanun ve usullere göre sonuçlandırılır.
Madde 45 - Bu Yönetmelik hükümlerini Kıyı Emniyeti ve Gemi Kurtarma İşletmeleri Genel Müdürü yürütür.