﻿ Benim Burada Ne İşim Var? « Hamle Gazetesi
Bu haber 07 Mart 2018 - 0:31 'de eklendi ve 917 kez görüntülendi.
İş hayatının en önemli organizasyonlarından biri de toplantılardır. Her toplantı ile birtakım sonuçların elde edilmesi hedeflenir. Ancak yapılan tüm toplantıların hedefine ulaştığını söylemek pek mümkün değil. Toplantılardan bir sonuç alabilmek, hem toplantı başkanının hem de katılımcıların toplantı kurallarına uymasına bağlı. Toplantıların verimliliği, toplantı adabının bilinmesi ve uygulanması ile mümkün.
Amacına ve yerine göre farklı toplantı türleri olmakla birlikte, zaman zaman farklı kurumların yönetici ve temsilcilerinin katıldığı işbirliği, planlama, koordinasyon, izleme, değerlendirme ve strateji belirleme toplantıları yapılıyor. Ben de işim gereği bazen bu toplantılara katılıyorum. Bu toplantılarda katılımcıları rahatsız eden, toplantıyı sabote eden bazı durumlara şahit oluyorum. Bu sıkıcı durumlar arka arkaya eklenince iç sesimle “Benim burada ne işim var?” diyorum. Birçok katılımcının yüz ifadelerinden benim gibi düşündüklerini anlamak zor değil.
Örneğin bazı temsilciler sunum yaparken, bilgilendirme yapmak yerine diğer katılımcıları bir kursiyer olarak görüp ders vermeye yelteniyor; toplantıyı bir hizmet içi eğitim programına dönüştürüyor.
Bazı katılımcılar sunum sırasında herkesçe bilinen kavram ve konuları açıklayarak bilgisini gösterme gayretine giriyor, “Fazla uzatmayacağım.” diye diye dakikalarca konuşuyor.
Bazı temsilciler, kurumlar arasındaki rekabet veya sorunları toplantıya yansıtarak tarafları şaibe altında bırakacak açıklamalar yapıyor. Tarafların birbirini itham etmesiyle de toplantıda gereksiz bir gerginlik yaşanıyor.
Bazı konuşmacılar sürekli kendisini veya yöneticisini öne çıkarmaya çalışıyor. Bu çabanın bir sonucu olarak sunum içinde sık sık kendi yöneticisine atıfta bulunup, yöneticisinin lütuflarından bahsediyor.
Bazı temsilciler, sunum sırasında konu ile ilgili bilgi vermek, kurumsal faaliyetleri anlatmak yerine; toplantıyı kurumunun ve projelerinin reklamını yapmak için bir fırsata dönüştürüyor.
Bazı temsilciler ise konuya yabancı ve ilgisiz bir tavırla sessizce toplantının bitmesini bekliyor. Konu ve konuşulanları pek umursamıyor. Bazı katılımcılar ise bu toplantıları hepten gereksiz görüyor. Galiba onlar da başkaca önemli işleri olduğundan(!) “Benim burada ne işim var?” diyor. İlgisiz bir şekilde toplantıyı takip edenlerin yanında, bazıları da sürekli hareket ederek, kalem oynayarak, cep telefonu ile meşgul olarak ve hatta geç gelerek katılımcıların dikkatini dağıtıyor.
Katılımcıların motivasyonunu ve toplantının verimliliğini olumsuz etkileyen bu davranışlar, bana bir yönüyle de katılımcılarla alay etmek gibi geliyor.
Toplantılar; somut hedefleri yakalamanın yanı sıra kurumsal işleyiş, imaj, kişisel ve kurumsal saygınlık açısından da önemli organizasyonlardır. Bu nedenle, kurumlarda toplantı kültürünün geliştirilmesi; özellikle birden çok kurumun katılımı ile yapılan toplantılarının, kurumsal imaja ve protokol kurallarına uygun planlanması ve yapılması önemlidir.
Öncelikle ev sahibi kurum, toplantı öncesinde davet edilen katılımcılardan dönüş alarak toplantıya kimlerin katılacağını belirlemeli ve hazırlıklarını buna göre yapmalıdır. Ancak toplantı öncesinde doğru planlama ve bilgilendirme yapılarak keyfilikler önlenebilir ve toplantının başlamasıyla yaşanan kargaşanın ve protokol krizlerinin önüne geçilebilir.
Yine toplantı öncesinde konunun sınırları, kimlerin sunum yapacağı, sunumların kaç dakika ile sınırlı olduğu belirlenerek taraflara iletilmelidir.
Diğer taraftan toplantı sonunda hedeflenen sonuca ulaşmak, iyi bir toplantı yönetimine bağlıdır. Bu nedenle toplantı başkanının yönetim biçimi ve oluşturduğu iklim önemlidir. Nitelikli bir kişi başkanlığındaki toplantı, etkili bir iletişim ve eşgüdüm sağlayacaktır. Aksi durumlarda sıkıcı ve rutin bir araya gelmelerin ötesine geçemeyen ve amaçsız toplanmalar olarak kalacaktır.
Diğer önemli bir konu da, koordinasyon, izleme, işbirliği toplantılarına katılan temsilcilerin; konunun bir tarafı olmakla birlikte bütüncül bir bakışı yakalayabilmesi, olayları bu yaklaşımla değerlendirmesidir. Aksi durumda konuya sadece kendi penceresinden bir bakışla yaklaşmak ortak bir düşünce, hedef ve sonucun çıkmasını engelleyecektir.
Aynı masa etrafında bir araya gelenlerin, aynı hedefe odaklanması önemlidir.