Ana Sayfa / + 1. Mağaza merkez Yönetimi / Mağazacılık ve Perakende de Hile ve Hırsızlığın Kalıcı Çözüm Yolları…
Mağazacılık ve Perakende de Hile ve Hırsızlığın Kalıcı Çözüm Yolları… için yorumlar kapalı 138 Görüntülenme
Hile eylemi ve sonuçları ile ilgili olarak bir belirleme yapabiliriz:
Bu kabul, bir fayda-maliyet analizi olarak da açıklanabilir. Hileden elde edilebilecek yararın etkisi, hile yapmayı düşünen kişinin yoldan çıkmasında tetikleyici etki yapmaktadır. Diğer taraftan kişinin hile sonucu yakalandığında katlanacağı cezaların etkisi de onu yoldan çıkmama konusunda frenlemektedir. Yarar, maliyetten fazla olduğu sürece büyük olasılıkla hile eylemi gerçekleşmektedir. Tersine, maliyet yarardan fazla olduğu sürece de çoğunlukla hile eylemi gerçekleşmemektedir.
Çoğu durumda hile eyleminden kazançlı çıkan olmamaktadır. Hile eyleminin gerçekleşmesi ile hileyi yapan belirli bir düzeyde ve bir zaman parçası süresince yarar sağlamakta, yaşam seviyesi yükselmektedir. Ancak hilenin ortaya çıkması sonucunda, yapan açısından sıkıntılı bir süreç başlatmakta, cezalar gelmekte, eldeki varlık yok olabilmekte, aile içinde ve toplumda konum sarsılmaktadır. Hile eyleminin kurbanı ise, varlıklarını kaybetmekte, itibarı zedelenmekte, güven bunalımı oluşmakta ve işleri aksamaktadır.
Hilenin önlenmesi ile ilgili yapılan çalışmalar, ortaya çıkartılmasından çok daha önemlidir. Hileyi oluşmadan önlemek, doğacak zararları yok etmenin tek etkili yoludur. Hile yoksa hilenin ortaya çıkartılması ve araştırılması gibi bir süreç de olmayacaktır. Hilenin önlenmesinin maliyeti, ortaya çıkartılmasından çok daha az olduğundan dolayı, azımsanmayacak bir maddi tasarruf sağlanmaktadır. Diğer taraftan sağlanacak manevi tasarruf ise daha da önemlidir.
Çalışanların büyük bir kısmının dürüst olduğunu söyleyebilmek çok iyi olurdu. Böylece hileyi önlemeye yönelik bir işletme ortamı yaratılmaz ve var olabilecek hile olasılıkları fazlaca dert edilmezdi. Ne yazık ki bu gibi düşünceler gerçek olmaktan çok uzaktır. Birçok çalışan hile yapmaya yetenekli ve açık bir davranış içerisindedir. Diğer taraftan birçok çalışan bulundukları işletmelerde karşılaştıkları dürüst olmayan ortamlara çabuk uyum gösterebilmektedir. Bu aşamada Sutherland’ın öğrenme teorisi akla gelmektedir. İşletmede dürüst olmayan bir ortamın etkili olması, zayıf kontroller, yetki ve sorumlulukların bulunmaması ve de çeşitli baskılar kişiyi rahatça hile ortamının içine çekebilmektedir. Örneğin, tepe yöneticilerinin dürüst olmayan uygulamaları, düz çalışanları da bu yola sokabilmektedir.
Daha önceki bölümlerde ortaya koymaya çalıştığımız gibi, hile eylemine hiçbir zaman bulaşmayacak çalışan oranı, oldukça az olarak ortaya çıkmaktadır. Bu sonuç çeşitli araştırmalarla ortaya konulmuştur. Ne yazık ki çalışanların çok önemli bir kısmı, fırsatını bulunca hile yapabilmektedir. Bu nedenle hilenin önlenmesi adına yapılacak her çalışma, bu fırsat olasılığını azaltacak ve hile az görülür olabilecektir.
Bu işletmede oluşan düşük dürüstlük ortamı, zayıf kontrol yapısı, sorumlulukların oluşmaması ve aşırı baskılar gibi nedenler çalışanları hile yapmaya iten önemli etkenlerdir. Bu nedenle hilenin önlenmesi adına işletmelerin önünde belirli seçenekler bulunmaktadır. Bir işletmede düşük hile olasılığı ortamı yaratmak adına yapılması gereken önemli çalışmalar bulunmaktadır. Bu bölümde hilenin önlenmesi genel başlığı altında bu unsurlar üzerinde durulacaktır.
Hile ile savaş adını da verebileceğimiz hilenin önlenmesi çalışmaları iki ana başlık altında toplanmaktadır:
Dürüstlük, şeffaflık ve yardımcı olma kültürünün yaratılması çalışmaları
Hile riskini azaltmaya yönelik çalışmalar.
Bir işletmede dürüst ve şeffaf bir çalışma ortamının sağlanması ve çalışanlara birçok konuda yardımcı olacak destek hatlarının oluşturulması, hile ile ilgili savaşta önemli yapı taşlarıdır. Bu yapılanmada yerine getirilmesi gereken dört adet çalışma bulunmaktadır:
Dürüst kişilerin işe alınması ve onlara hileden kaçınma adına eğitim verilmesi,
Olumlu bir çalışma ortamının yaratılması,
İşletmede iyi anlaşılmış etik yapının oluşturulması ve buna uyumun sağlanması,
Çalışanlara destek programlarının oluşturulması.
DÜRÜST KİŞİLERİN İŞE ALINMASI VE HİLEDEN KAÇINMA ADINA EĞİTİM VERİLMESİ
İşi daha başında sıkı tutmak için dürüst sayılabilecek adayların işe alınmasının sağlanması, bu süreçte önemli bir başlangıçtır. Bilindiği gibi düşük oranlarda da olsa, her durumda hileye başvuranlar ile her durumda hileye başvurmayan çalışanlar bulunmaktadır. Diğer büyük grubu oluşturanlar ise, fırsatını bulduklarında hile yapmaktadır. İşe alım sürecinde esas amaç, her durumda hile yapan grubu işletmeden içeri sokmamak, hiç yapmayanları işe alabilmektir. Diğer bir anlatımla daha önce hile yapmış veya dürüst olmayan davranış göstermiş olan adaylar işe alınmamalıdır.
Günümüzde uygun çalışan alımı yapabilmeleri için, düzgün bir biçimde oluşturulmuş eleman alım ve izleme politikalarının bulunması gerekmektedir. Başlangıç aşamasında bu politikaların oluşturulması, zaman alıcı ve maliyet arttırıcı gibi görünse de, sonradan sağlayacağı yararlar bu olumsuz etkiyi yok edecektir. İşletmeler, işe alma süresinde yararlı politikalar oluşturdukça dürüst adayları seçebilecekler ve hile olasılığını azaltabileceklerdir. Bu amaçla kullanılabilecek çeşitli araçlar ve veri tabanları bulunmaktadır. Dürüst adayın işe alınmasını sağlamada önemli araçlardan biri, sıkı bir değerlendirme yapmayı sağlayan görüşmelerdir. Bu görüşmelerde adayın aşağıda sıralanan özelliklerine bakılmaktadır:
Fiziki özellikler- görünüm ve konuşma biçimi,
Beceriler- eğitim ve deneyim,
Genel zeka düzeyi,
Yukarıda sıralanan genel araştırmalar yanında, aşağıda yer alan ve özellikle dürüstlük göstergelerine yönelik incelemeler de yapılmalıdır:
Başvuranın kişisel borç durumunun araştırılması,
Başvuranın geçmiş çalışma yaşamı ve referanslarının araştırılması,
Başvuranın suç sicilinin incelenmesi,
Başvuranın kişisel alışkanlıklarının araştırılması. Örneğin kumar ve uyuşturucu alışkanlıkları gibi.
Bu araştırmalar çeşitli kurumlar ve veri tabanları aracılığı ile yapılabilmektedir. Bunun yanında farklı yöntemler de bulunmaktadır. Özel olarak eğitim almış kişiler adaylarla yaptıkları mülakatlarda, aşağıda sıralanan yöntemleri uygulamaktadırlar:
Kalem ve Kâğıt Testleri,
Bu gibi testler, adayın aldatıcı bir biçimde yalan konuşup konuşmadığını ortaya koymakta ve böylece karakter analizleri yapılabilmektedir. Bu çalışmalarda amaç;
Adayın verdiği bilgilerin doğru olup olmadığını,
Sabıka kaydı olup olmadığını,
Borç çıkmazında olup olmadığını,
Fiziksel ve akli hastalıklarının bulunup bulunmadığını,
Alkol ve uyuşturucu alışkanlıklarının olup olmadığını,
Kontrol edemediği aşırı davranışlarının olup olmadığını anlayabilmektir.
Bu gibi olumsuz durumların belirlenmesi, başlangıçta işe almama sonucunu doğuracağından hile olma olasılığını oldukça azaltacaktır. Diğer taraftan bu araştırmalar sonucu dürüst kabul edilip işe alınan çalışanların, sonradan gerçek yüzlerinin ortaya çıkma olasılığına karşı bir izleme sürecinin de yürütülmesi gerekmektedir.
İşe yeni alınan çalışanların, işletmenin değerleri ve yürütme kurallarının neler olduğu konusunda eğitime alınması gereklidir. Diğer taraftan çalışanların tümünden hile gerçeğinin ne olduğu konusunda bilgi sahibi olmaları beklenmemelidir. Bu nedenle çalışanların hile konusunda eğitilmesinde önemli yararlar bulunmaktadır. Oluşturulacak bir eğitim programı ile yeni ve eski çalışanlara aşağıda sıralanan konularda bilgi ve bilinç kazandırılmalıdır:
Hile hakkında genel bilgi,
Hilenin ve diğer olumsuz olayların neden olduğu maliyetler,
İşletme ortamında nelerin kabul edilebilir, nelerin kabul edilemez olduğu,
Bir çalışanın dürüst olmayan bir davranış sergilediğinde diğerlerinin bundan nasıl zarar göreceği,
Hileli davranışları ortaya koyabilecek unsurların neler olduğu,
Bir çalışanın dürüst olmayan bir davranış sergilediğinde, diğerlerinin nasıl davranması gerektiği,
Hile eyleminin veya şüphesinin yönetime bildirilme biçimi,
Hilenin hiçbir biçimde hoş görülmeyeceği ve yapanın kesinlikle cezalandırılacağı.
Mutlaka Okumalısın! İşletmelerin Çevre İlişkileri ve Sorumlulukları
Bu gibi çalışmalar, belirli arlıklarla yinelenmeli ve gerekli değerlendirmeler yapılmalıdır.
OLUMLU BİR ÇALIŞMA ORTAMININ YARATILMASI
Hangi tür işletme olursa olsun, çalışanlar için olumlu bir çalışma ortamı yaratılamıyorsa, hileyle ilgili savaşta başarıyı yakalamak oldukça güçleşmektedir. Yapılan araştırmalar, işletme çalışanlarının pozitif bir düşünce içinde olduklarında, olumsuz durumların daha az ortaya çıktığını göstermektedir. İşletmede pozitif bir çalışma ortamı sağlanmadığında, zayıf çalışan moralinin oluşması için birçok fırsat ortaya çıkmaktadır. Böyle bir durum çalışanın işletmesine karşı hile yapma olasılığını güçlendirmektedir.
Bir işletmede olumlu bir çalışma ortamı kendi kendine ortaya çıkmamakta, belli bir süreçte çeşitli çabalarla yaratılması gerekmektedir.
Olumlu çalışma ortamının yaratılmasının yolu, işletmede ‘Açık kapı politikasının’ ve ‘Olumlu ve katılımcı çalışan ve faaliyet prosedürlerinin’ oluşturulmasından geçmektedir.
İşletmede açık kapı politikası iki açıdan yararlı olmaktadır:
Kimseyle konuşamayan, içini dökemeyen destek ve yardım alamayan birçok çalışan, hile eylemine kalkışabilmektedir. Düşüncelerini ve sıkıntılarını paylaşamayan çalışan içine kapanmakta, bakış açısını ve sağlıklı değerlendirme yapma yeteneğini kaybedebilmektedir. Doğru ve yanlış hareketi ayrıştırmakta zorlanmaktadır. Yapmayı düşündüğü yanlış hareketin analizini yapamadığından dolayı da kolaylıkla kendini hile eyleminin içinde bulabilmektedir.
Çalışanlarına açık kapı politikasını uygulayan yöneticiler, onların üzerindeki baskıları, sıkıntıları ve kendilerini haklı gösterme çabalarını görmekte ve bu sorunlara çözüm aramakta ve bulmaktadırlar. Bu durum, yöneticileri hilenin önlenmesinde sürekli olarak aktif bir durumda tutmaktadır.
Bir işletmede düşük veya yüksek hile olasılığı içeren ortamlar yaratmanın diğer bir yolu da, çalışanlar ve faaliyetler üzerinde oluşturulan prosedürlerden geçmektedir. Bir işletmede yüksek hile olasılığını tetikleyecek uygulamalardan bazı örnekleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
Tepe yönetiminin uygun ve dürüst davranışlara itibar etmemesi ve ödüllendirmemesi,
Organizasyon içinde haksız uygulamaların açığa çıkması,
Yönetime kötü haberleri bildirmede yaşanan korkular,
Yetersiz ücret ödemeleri,
İş değerlendirmesi ile ilgili tanımlamaların yapılmamış olması,
Mantık dışı bütçe beklentileri,
Çalışanlardan belirli bir düzeyde yaşam sürmelerinin beklenmesi,
Organizasyondaki kalitesizliklerin ortaya çıkması,
Katılımcı yönetim yerine, otokratik ve diktatör bir yönetim,
Düşük işletme sadakati,
Kısa vadeli işletme hedefleri,
Kriz yaşayan bir yönetim,
Zayıf terfi olanakları,
Olumsuzluk içeren çalışma ortamları,
Yüksek oranda çalışan değişimi ve devamsızlıklar,
Nakit akışında ve diğer alanlarda yaşanan parasal krizler,
Dinamik ve katılımcı olmayan bir yönetim,
Düşüncesiz hareket eden, duyarsız, duygusuz ve baskın kişisel özelliklere sahip yöneticiler,
Destekleyici ilişkilerin olmadığı bir ortam,
Zayıf kalitede ve düzeyde eğitim,
Organizasyon içi sorumluluklarda netlik olmaması,
İşletme içi iletişimin zayıf olması.
İşletmenin insan hakları bölümü, uygun bir kültür yapısı ve pozitif bir çalışma ortamı yaratmada etkin rol alacak konumdadır. Bölüm çalışanları, işletme yönetiminin politikaları doğrultusunda bu ortamı sağlayacak programları ve prosedürleri hayata geçirmelidir. Yukarıda sayılan riskleri azaltmaya yarayacak önlemler arasında aşağıdaki örnekler sayılabilir:
İşletmenin amaç ve sonuçlarına hizmet edecek tanımlamaların ve ödül sisteminin oluşturulması,
Çalışanlara sağlanan fırsatlarda eşit davranma,
Ekip ruhunun oluşturulması ve katılımcı karar alma ortamının sağlanması,
Profesyonel mantıkta yürütülen eğitim programları ve işletmenin önceliklerini dikkate alan bir kariyer gelişim politikasının oluşturulması,
Mantıklı bir bütçe ve diğer mali hedeflerin oluşturulması,
Adil ve eşitlikçi bir terfi sisteminin oturtulması,
İletişimde net kanalların ve yöntemlerin oluşturulması.
Diğer taraftan her çalışanın bulunduğu ortama uyduğu ve sergilenen davranışları taklit ettiği unutulmamalıdır. Genelde her ast, üstünün işletme içindeki tavırlarını ve davranışlarını izlemektedir. Bir yönetici, çalışanlarından belli bir standart düzeyi bekliyorsa, öncelikle kendisinin o düzeyi yakalaması ve örnek olması gerekmektedir. Bir çalışan, yöneticisini dürüst olmayan bir davranış içinde gördüğünde, kendisi de bu konuda cesaretlenmektedir. Bu işletmede oluşturulmuş belirli standartlara tüm çalışanların uyması genel standarttır.
İŞLETME ETİK KURALLARININ GELİŞTİRMESİ
İşletmede uygun bir ortamı sağlamanın diğer vazgeçilmez koşulu da, etik kuralların ayrıntılı bir biçimde geliştirilmesi ve bunlara uyumun sağlanmasıdır. Bir çalışanı dürüst davranmaya zorlamanın yolu, dürüst davranışın ne olduğunu tam olarak belirlenmesinden geçmektedir. Hilenin önlenmesinde etik kurallar önemli bir yapı taşıdır. Genel anlamıyla etik kurallar, neyin kabul edilebilir veya neyin kabul edilemez olduğunu ortaya koymaktadır. Belirli dönemlerde işletme çalışanlarının oluşturulmuş olan etik kuralları okumaları ve altını imzalamaları, onlara uygun ve uygun olmayan davranışlar konusunda oldukça yararlı olmaktadır. Açık ve şeffaf beklentiler, işletmede hilenin azalmasına oldukça katkı sağlamaktadır. Açık kurallar ve beklentiler hile yapmaya yönelebilecek çalışanların, kendilerini haklı gösterme çabalarını önleyebilmektedir. Örneğin neyin yanlış davranış olduğunun bilinmesiyle, hile yapacak olan çalışan, yapacağım hırsızlık işletmede kimseye zarar vermez düşüncesinin arkasına saklanamayacaktır.
Yönetim kurulu ve tepe yöneticilerinden başlayan etik kurallara uyma zorunluluğu, dalga dalga tüm işletme çalışanlarına yayılmalıdır. Böyle bir davranış, işletmenin pazardaki performansını ve hisse değerini arttırırken, hileli davranışların azalmasına neden olacaktır.
İşletme etiği, temel ahlaki değerlerden ve davranış standartlarından oluşmaktadır. Etik mantığın ve ortamın oluşturulması ve korunması, işletmenin şöhretinin selameti açısından da çok önemlidir. Ancak bunun başarılması oldukça zordur. Dolayısıyla etik olmayan davranışlar, işletmenin oluşturduğu çeşitli değerleri yok etmektedir. İşletmenin şöhretine katkıda bulunan etik yapıyı kurmak zaman almaktadır. Ancak bunun yok olması, kısa zamanda gerçekleşip, etkilerini uzun süre koruyabilmektedir.
Etik yapının aşamalarına kısa ve basit bir biçimde bakmaya çalışırsak, aşağıdaki yer alan değerlendirmeler ortaya çıkmaktadır:
Hukuk bir bütün olarak toplumun hangi eylemleri izinli olarak yapabilecekleri veya yapamayacaklarını tanımlamaktadır.
İşletmenin politika ve prosedürleri çalışanların günlük kararlarını belirleyen özel kılavuzlardır.
Ahlak ise, işletme çalışanlarına biçimsel kurallar ile kontrol altına alınmamış olaylarda alacakları kararları şekillendirmektedir. Etik değerler erken yaşlarda aile içinde başlamakta, din ve eğitim kurumları aracılığı ile devam etmektedir. Etik davranışın temel belirleyeni eğitimdir. Her işletme çalışanı en azından günde bir kere bir etik davranma kararı ile karşı karşıya kalabilmektedir. Bunun seçimini yapmak da oldukça zordur. Etik değerler adaleye benzetilebilir ve çalıştırıldıkça güçlenir. Etik davranış pratik bir hüner içerir. Kişilerin üzerinde oluşan çeşitli baskılar, etik değerleri kolayca yok saymalarına neden olabilir. Genel bir araştırmada yöneticilerin %75’inin iş yaşamlarının bir aşamasında, etik davranma biçimi ile kâr yaratma çatışması arasında kaldıklarını göstermektedir. Diğer bir araştırma ise, yöneticilerin %65’inin bazen kişisel etik değerlerini bozmaya yönelik baskılar hissettiklerini ortaya koymaktadır. Destekleyici bir etik yapı olmaksızın, çalışanların yanlış seçimler yaparak yollarından çıkabildikleri sıkça görülmektedir.
Mutlaka Okumalısın! Satış Elemanlarının Motivasyonunun İşletme Açısından Önemi
Yanlış bir yaklaşımla, işletmenin ilkeleri ile kâr elde etme güdüsü arasında bir çatışma olduğu varsayılmaktadır. Ancak uzun vadede bakıldığında, işletme etik ilkeleri ile kâr elde etme amacı at başı gidebilmektedir. Yapılan bir araştırma, profesyonel yöneticilerin %63’ünün yüksek etik standartların sağlanması ile işletmenin rekabet gücünün güçleneceği şeklinde düşündüklerini ortaya koymuştur.
İşletmelerde etik değerlere uymak istememenin veya bunlardan uzaklaşmanın çeşitli nedenleri bulunmaktadır:
Etik kararlar bireysel kararlardır. Bu nedenle her zaman birileri bunu bozabilir.
Bazı durumlarda işletme kültürü, etik olmayan unsurlardan etkilenebilir.
Normalde etik bir yapıya sahip çalışanlar sağlıklı bir değerlendirme yapamayacak bir körlük içine düşerek, etik olmayan davranışlar sergileyebilirler.
Bazı durumlarda çalışanlar kendilerini haklı gösterecek dürtüleri kullanarak, etik olmayan davranış içine girebilirler (Örneğin, bunu herkes yapıyor, benim yerimde olsan sen de yapardın, bu aşamada etik davranma çok lüks bir düşünce, etik davranışa değil sonuca önem veriliyor gibi).
Rekabet ortamı işletmeyi çok etkilemeye başlarsa, yöneticiler etik olmayan kararlar almaya zorlanabilmektedir.
İşletmede etik olmayan davranış sergilemeye ortam sağlayan fırsatlar bulunuyorsa, bir kısım çalışan bu yola girebilir.
Etik olmayan davranışlara büyük ödüller veya küçük cezalar yoldan çıkmayı hızlandırır.
Ulusal veya uluslararası düzeyde önemli konumlara sahip bir kısım işletmenin etik olmayan davranışlar sergilemesi, diğer düzgün işletmeleri yoldan çıkartabilir.
HİLE RİSKİNİN TANIMLANMASI VE ÖLÇÜLMESİ
Hile üçgeninde yer alan üç adet unsur, ‘Baskı, Fırsat, Haklı Gösterme’ bir araya geldiğinde, hile çoğunlukla kaçınılmaz duruma gelmektedir. Bir kişinin hile yapmasını haklı gösterecek baskı unsurları oluşsa bile, işletmede hile yapmaya fırsat veren bir ortam bulunmuyorsa, hile eyleminin gerçekleşmesi oldukça güçleşmektedir. Bu nedenle işletmelerin hile yapılma olasılığını azaltacak tüm önlemleri almaları esastır.
Yönetimin esas görev ve sorumluluklarından biri, işletmenin hile riski değerlendirmesini yapmak, bunları önleme faaliyetlerini hayata geçirecek politika ve prosedürleri oluşturmak ve izlemektir. İşletmenin hile riski değerlendirmesinin yapılması ayrı bir çalışma gerektirmektedir. Bu amaçla işletmenin tümünü kapsayan risk değerlendirme programları kullanılabilir. Risk değerlendirme çalışmaları özellikle işletmenin hileye karşı duyarlı alanlarında yoğunlaşmaktadır. Bu değerlendirmelerin belirli zamanlarda süreklilik kazanmasında yarar bulunmaktadır. Bölümün sonunda örnek olabilmesi amacıyla bir ‘Hile Riski Değerlendirme Kontrol Listesi’ yer almaktadır.
İşletmeler hile olasılığını azaltabilmek için çeşitli alt unsurlardan oluşan politika ve prosedürler oluşturmak zorundadırlar. Hile riskini azaltmanın yol haritasında üç ana bölüm bulunmaktadır:
Hile riskinin tanımlanması ve ölçülmesi,
Tanımlanmış risklerin gerçekleşme olasılığını azaltacak adımların atılması,
İç kontrol ve diğer caydırıcı önlemlerin alınması.
Yönetimin birinci sorumluluğu, işletmenin hile riski değerlendirmesini yapmak, önleyici faaliyetleri oluşturmak ve gözlemci konumunda olmaktır. Hile ile ilgili riskler işletmenin genel risk politikası içinde yer alabileceği gibi ayrıca da ele alınabilir. Bazı işletmeler belirli zamanlarda çeşitli soru listeleri kullanarak hile riskini tanımlama ve ölçme yoluna gitmektedirler. Bunların kullanımında hile bilgi ve deneyimine sahip olunması gerektiği unutulmamalıdır. Ancak çoğu işletme yönetiminin, hile konusunda inançsız olmaları, işletmelerinde çeşitli nedenlerle hile yapılabileceğini kabul etmemeleri bu konudaki önemli dar boğazlardan biridir. Hile riski değerlendirmesi, işletmenin tüm hile unsurlarına karşı olan duyarlılığını anlamaya yönelik bir süreçten oluşmaktadır. Hile risklerini tanımlamada, örgütsel yapı yanında, sektör ve ülke yapısının özelliklerinden de yararlanmak gerekmektedir.
Risk değerlendirmesinin yapısı ve kapsamı işletmenin büyüklüğüne ve faaliyetlerinin karmaşıklığına göre değişebilmektedir. Her tür ve büyüklükte işletmede hile yapılabileceği unutulmadan, küçük bir işletmede daha az hile eylemi olacağı kabul edilebilir. Bu kabullere göre her yönetim, işletmelerinde hile farkındalığına uyarak, uygun bir hile risk yönetim programı oluşturmalıdır.
TANIMLANMIŞ RİSKLERİN GERÇEKLEŞME OLASILIĞINI AZALTACAK ADIMLARIN ATILMASI
Bir işletmenin faaliyetlerinde ve çeşitli süreçlerinde değişikliklere gidilerek, belirli hile risklerinin ortadan kaldırılması veya azaltılması olasıdır. Bazı işletme faaliyetlerinin işletme dışına verilmesi, bazı yerlerde bazı işlerin yapılmaması veya bir kısım sürecin yeniden yapılandırılması ile riskin azalması veya yok olması sağlanabilir. Örneğin nakit işlemlerin çok aza indirilmesi, faaliyetlerin çoğunun bankadan geçirilmesi, menkul kıymetlerin işletme yerine bankada saklanması, tahsilat ve ödemelerin bankadan yapılmasının sağlanması, görevlerin ayrılığı ilkesinin güçlendirilmesi, yapılabilecek değişikliklerin bazılarıdır. Satın alma sürecinin sıkı bir biçimde kontrol edilmesi, rüşvet eylemlerini en aza indirebilir. Güçlü bir iç ve dış denetim faaliyetinin oluşturulması hile riskini azaltabilir.
İÇ KONTROL VE DİĞER CAYDIRICI ÖNLEMLERİN ALINMASI
İç Kontrol Yapısının Oluşturulması
Hile ile ilgili savaşta, işletmelerde oluşturulacak güçlü bir iç kontrol yapısının önemli bir yeri olduğunu belirtmeye çalışmıştık. Bilindiği üzere birçok işletmede doğrudan önlenemeyen çeşitli risk unsurları bulunmaktadır. Bu tür risklere Doğal Risk adı verilmektedir. Örneğin birçok çalışanın fırsatını bulduğunda, hile yapması, her işletmenin doğrudan önleyemediği bir doğal risktir. Var olan doğal riskler belirlendikten sonra, bunlar en aza indirmeye çalışılmalıdır. Doğal riskleri azaltmanın en önemli yolu, oluşturulacak iç kontrol sistemleridir.
İç kontrol sistemleri,
İyi oluşturulmuş bir kontrol ortamından,
Etkili ve güvenilir bilgi sisteminden,
Uygun ve yeterli kontrol faaliyetlerinden,
Gözleme faaliyetlerinden oluşmaktadır.
Özellikle, tepe yönetimlerinin önemli görevlerinden biri de, işletmede var olan kontrolleri değerlendirerek, hile riskini arttıran zayıf noktaları ortaya çıkartmaktır. Bu görev çoğunlukla iç denetim bölümüne bırakılmaktadır. İşletmelerde yapılan hilelerde, hile yapan açısından başarılı olmanın yolu, var olan kontrolleri aşabilmekten geçmektedir. Dikkat edilirse büyük tutarlı hileler üst düzey yöneticiler tarafından yapılmaktadır. Bunun nedeni üst düzey yöneticilerin ellerindeki gücü kontrolleri delmekte kullanmaları veya kontrollerin zayıf noktalarını bilmeleridir.
Hile eylemi büyük oranda bir işletme çalışanı tarafından tek başına yapılmaktadır. Yapılan araştırmalar bu durumu kanıtlamaktadır. Bu oran neredeyse %70’lere varmaktadır. Hile eyleminde işbirliği ise aşağıdaki biçimlerde gerçekleşmektedir:
Birden fazla çalışanın işbirliği,
Çalışan ile yönetici işbirliği,
Çalışan ile işletmenin satıcısı arasında işbirliği,
Çalışan ile işletmenin müşterisi arasında işbirliği.
İşbirliği biçiminde yapılan hileler, tek başına yapılan hilelerden daha tehlikeli ve zarar verici hilelerdir. Ortaya çıkartılmaları daha güç olup, maddi anlamda daha büyük zararlara neden olurlar. İşin içinde birden fazla taraf olduğundan, hile daha yavaş gelişir, güven unsuru ön planda olduğundan daha geç anlaşılır ve daha geniş bir katılım olduğundan dolayı ihbar mekanizması daha zor işler.
İşbirliği içeren hileleri önlemenin yollarından biri, çalışanlara zorunlu izin verilmesi ve iş değişimleridir. Diğer taraftan yapılması gerekenlerden biri de görevlerin ayrılığı ilkesini uygulayarak iş sürecini olabildiğince farklı kişiler arasında paylaştırmaktır. Örneğin bir işletme çok uzun yıllar boyunca satıcıları ve müşterileri ile sözleşme yapma işini aynı kişiye bırakmışsa, hile ve zarar riski giderek artıyor demektir. Diğer taraftan grup işletmelerinde, karmaşık iç işlemler olabildiğinden işbirliği hileleri artabilir. Karmaşık işlemli ortamlarda güvenilir çalışanlar ön plana çıkmakta ve bunların hile yapma riski artmaktadır.
Örneğin bir çalışan tek başına işletmenin büyük hacimli sözleşmelerinin yapılmasından sorumlu ise, rüşvet eylemi riski oldukça artmaktadır. Bir çakışan sözleşme koşullarında çok küçük bir değişiklikle, normal ücretini üç dört katına çıkartabilir.
SATICI VE MÜŞTERİLERİN İŞLETME POLİTİKALARI KONUSUNDA UYARILMALARI
Bazı durumlarda dürüst müşteri veya satıcılar, bazı çalışanlar tarafından korkutularak hile eyleminin içine çekilebilmektedir. Örneğin “Senden mal almayı durdururum” tehdidi ile bir satın alma elemanı, satıcıdan zorla rüşvet alabilir. Müşteri ve satıcıların çoğunlukla çok az sayıda çalışanla iletişimde olmaları, bu sonucun doğmasına neden olmaktadır. Belirli zamanlarda satıcı ve müşterilere işletmenin etik ve yürütme politikalarının açıklandığı mektupların gönderilmesi, bunların işletmeye karşı nasıl bir davranış biçimi gösterecekleri kararına yardımcı olmaktadır. İşletmenin hile kapsamına nelerin girdiği, hileye bakışın ne olduğu ve nasıl davranılacağı bildirildiğinde gizli kalmış hile eylemleri gün ışığına çıkabilir ve gelecekte önlenebilir.
Hile yapan bir çalışan çaldığı paraları bir süre harcamadan bekleyebilir. Hiç harcanmadığı sürece yapılan hırsızlığın ve eldeki paranın bir anlamı yoktur. Bu nedenle bir süre sonra harcama aşaması gelir. Ve genellikle harcamalar pahalı tutkular yönünde yapılır. Yapılan harcamaların hile yapanın yaşam biçimini değiştirmesi ve bunun izlenebilmesi olayın erken sayılabilecek bir zamanda ortaya çıkartılmasına yardımcı olur.
Çalışanların bu mantıkla gözlenebilmesi, hile eylemini erken olarak ortaya çıkartabileceği gibi, önleyici etki de yapar. Denetimin ortaya çıkartıcı etkisinin yanında önemli bir ayağı daha vardır. Önleyici etki. Hile yapmayı düşünen çalışanın bir biçimde birilerinin kendisini gözlediğini bilmesi onun hile yapma olasılığını azaltıcı etki yapar.
İHBAR HATLARININ OLUŞTURULMASI
İşin ilginç ve acı tarafı, birçok hile ihbar yoluyla ortaya çıkmaktadır. Bir işletme, ortaya çıkarttığı hilelerinin %33’ünün ihbarla, %18’inin denetçileri aracılığı ile gerçekleştiğini bildirmiştir. Bir başka işletmede ihbar ve şikâyet oranı, toplam hile eylemi içerisinde %42’ye ulaşmıştır. Gereklerine göre oluşturulan isimsiz ihbar hatları ve fısıltı ortamı, önemli bir hile önleme aracı durumuna gelmiştir. Arkadaşlarının hile konusunda bilinçli olduğunu ve düzgün işleyen bir iletişim mekanizmasının bulunduğunu bilen çalışanın hile yapma olasılığı azalacaktır. Çünkü yakalanma olasılığı artmıştır.
‘Fısıltı Ortamı’ adı verilen hareket biçimi ve bununla ilgili uygulamalar teoride ve uygulamada yoğun bir biçimde incelenmiş ve çeşitli modeller oluşturulmuştur.
Fısıltı ortamında, fısıldayanlara ‘Ahlak Bekçileri’ adını vermek mümkündür. Fısıltı eyleminin birbirine yakın anlamları olan çeşitli tanımları bulunmaktadır.
Bu tanımlarda dikkati çeken önemli noktalar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
İşletmede yanlış giden bir uygulama konusunda bilgi sahibi kişinin, bu olaya çare bulunması için bir yetkiliyi bilgilendirmesidir.
Fısıltı eylemi işletme içindeki veya dışındaki kişiler tarafından yapılabilir,
Bir işletme çalışanının normal olmayan bir hareketi, emir komuta zinciri dışında işletme yetkililerine bildirmesi, ‘iç Kanallar’ aracılığı ile yapılan bir fısıltıdır,
Bu gibi eylemlerin işletme dışında kalan birimlere bildirilmesi ise, ‘Dış Kanallar’ aracılığı ile yapılan bir fısıltıdır,
Özellikle işletme içinde bilgi verilecek birimler arasında, hile şüphesi taşımayan yöneticiler, yönetim kurulu, denetim komitesi, iç denetçi ve bağımsız denetçiler sayılabilir. Örneğin, bir finansal tablo hilesi şüphesi durumunda, dışarıdan, sermaye piyasası kurulu, maliye veya emniyet birimleri bu olayda rol alabilirler.
Fısıltı eylemi veya bir tür ihbar mekanizması, hilelerin önlenmesinde veya erken ortaya çıkartılmasında, etkili bir iç kontrol aracı olarak ortaya çıkmaktadır.
Dikkat edilmesi gereken nokta, fısıldayan kişinin güdüleridir. Örneğin kişisel yarar sağlamak amacıyla bu eylemi yapan bir çalışanın, işletmenin iç kontrol sisteminin etkinliğini ve dürüstlüğünü bozabileceği unutulmamalıdır.
Fısıltı ortamının başarılı olabilmesi için, fısıldayan çalışanın,
Yanlış bir eylemi tanımlamada gerekli etik duyarlılığa,
Yanlış bir eylemi kavrayabilecek yeteneğe,
Eylemini bir bildirim veya rapor biçimine getirecek azme sahip olması gerekmektedir.
CEZALANDIRILMA KORKUSUNUN YARATILMASI
İşletme için önemli bir tehlike de, çalışanların zihinlerinde hile yapanın, yaptığının yanına kâr kaldığı düşüncesinin oluşmasıdır. Yakalandığında önemli cezalar ile karşılaşacağını bilmek, hile ile savaşta önemli bir araçtır. Cezalandırılma korkusu, hile yapmayı düşüneni bir kere daha düşünmeye itmektedir.
Önce YÖNETİM DEĞERLENDİRMESİ
Sonraki Durumsal Liderlik Modelleri