MADDE 1 — Bu yönetmeliğin amacı Bakırköy Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün teşkilatı, görev ve yetkileriyle, çalışma usul ve esaslarını, hizmetlerin planlı programlı, etkin ve uyum içinde yürütülmesini sağlayacak şekilde düzenlemektir.
MADDE 2 — Bu yönetmelik hükümleri Bakırköy Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde uygulanır.
MADDE 3 — Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. maddesinin ( b ) bândine istinaden hazırlanmıştır.
MADDE 4 — Yazı İşleri Müdürlüğü bir Müdürle Müdürlük hizmetlerinde görevli yeteri kadar personelden oluşur. Müdürlük doğrudan Belediye Başkanına bağlı olabileceği gibi Belediye Başkanının görev tevdii ve yetki devri ile Başkan Yardımcısına da bağlı çalışabilir.
MADDE 5 — Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. maddesinde yazılı Müdürlüklerdendir. Yazı İşleri Müdürü, Müdürlüğü Başkanlığa karşı temsil eder. Müdürlüğthı 5018 sayılı Yasaya göre harcama yetkilisi sıfatıyla birlikte, Müdürlük personelinin disiplin amiri olma yetkisini kullanır. Belediye Başkanlığına gelen tüm evrakların havalesini, Meclis ve Encümenin sekretaryasını yapar. Müdürlüğe bağlı tüm birimlerin yasal çerçevede sevk ve idaresinden sorumludur.
Belediye: Bakırköy Belediyesini
Başkanlık: Bakırköy Belediye Başkanlığını
Başkan : Bakırköy Belediye Başkanı
Başkan Yardımcısı : Yazı İşleri Müdürlüğünü yönetme görevi verilen ve yetki devrinde bulunulan Başkan Yardımcısını
Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğü
Şeflik: Bağlı Şeflikleri
Personel: Yazı İşleri Müdürlüğünün tüm personelini
Meclis: Bakırköy Belediye Meclisini
Encümen: Bakırköy Belediyesi Encümenini ifade eder.
MADDE 7 - Yazı İşleri Müdürlüğü bir Müdür yönetiminde aşağıdaki şefliklerden ve yeteri kadar personelden oluşmaktadır. Görev yeri Bakırköy Belediye Başkanlığıdır.
1- Genel Evrak şefliği
2- Encümen Şefliği
Yazı İşleri Müdürü ve Müdürlüğünün Görevleri
1 — Yazı İşleri Müdürü
MADDE 8 — Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıya çıkarılmıştır,
a) Müdürlük ile ilgili işlerin Yasa, Tüzük ve Yönetmeliklere, Başkanlığın görüş ve talimatlarına uygun ve zamanında yapılmasını sağlayarak gerekli tedbirleri alır.
b) Çalışma Programım hazırlar ve uygulatır.
c) Müdürlüğünde ve bağlı birimlerinde görevli elemanların disiplin ve çalışma düzenini sağlar.
d) 5018 sayılı Yasaya göre harcama yetkilisi sıfatım kullanır.
e) Müdürlüğünde ve bağlı birimlerinde bulunan personelinin disiplin amiri olma yetkisini kullanır.
f) Belediyeye gelen tüm evrakların ilgili Müdürlüklere havalesini yapar ve yine Müdürlüklere gönderilmesini kayda aldırmak suretiyle sağlar.
g) Belediye Meclisinin ve encümenin sekretarya görevini yapar veya yaptırır. Meclis ve Encümenin gündemine ilişkin evrakları Başkanlık adına toplar. Karara bağlanan evrakların ilgili yerlere dağıtımım sağlar. Belediye Başkanının Meclis ve Encümen ile ilgili tüm talimatlarım uygular.
h) Evlendirme Memurluğunun işleyiş, sevk ve idaresinden sorumludur.
i) Çözüm Masasının işleyiş, sevk ve idaresinden sorumludur.
MADDE 9 - Yazı işleri Müdürünün Atanması
Yöneticilik sıfatına haiz 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve bu Kanuna dayanılarak çıkarılmış bulunan Yönetmeliklerin aradığı şartlan taşıyanlar arasından Belediye Başkanı tarafından atanır.
2- Yazı İşleri Müdürlüğü
MADDE 10 — Müdürlüğümüze bağlı olarak çalışmakta olan Genel Evrak Şefliği, Encümen Şefliği, Meclis Şefliği, Evlendirme Memurluğu ile Çözüm Masasının görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
MADDE 11 — Genel Evrak Şefliğinin görev ve sorumlulukları:
a) Başkanlığa gelen ve konularına göre havalesi yapılan tüm resmi evrakların, vatandaşların istek ve şikâyetlerini içeren dilekçelerin kayıt işlemlerini yapar. Havale yerlerine zimmetle teslimini sağlar,
b) Dilekçe ve resmî evrakların birden çok Müdürlüğe havale edilmesi durumunda, havale edilen Müdürlükler tarafından cevaplandırılması yönünde koordinasyonu sağlar.
c) Müdürlüklerden Belediye dışına gidecek olan yazı ve tebligat gibi *evrakları zimmetle teslim alır, kaydını yaparak ilgili yerlere posta yolu veya elden zimmet ile teslimini sağlar.
d) Belediye Başkanlığına verilen genel nitelikteki teftiş ve denetleme raporlarının topluca sonuçlandırılmasını sağlar.
e) Evrakların arşivlenmesini sağlar.
f) Müdürlük personelinin izin ve rapor İşlemlerini yapar.
g) Demirbaş malzeme alımı ve kayıtlarını yapar.
h) Ödeme emri evrakım hazırlar.
i) Müdürlüğün 5393 sayılı Belediye Kanununun 41. maddesi ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 9. maddesi gereği Müdürlüğün performans programı ile Stratejik Planını hazırlar ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne sunar.
j) Müdürlüğün 5393 sayılı Belediye Kanununun 62. maddesi ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 13. maddesi gereğince bütçe taslağı ile gelir gider tahminlerinin gösterildiği cetvelleri hazırlar ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne sunar.
MADDE 12 — Encümen Şefliğinin görev ve sorumlulukları:
a) Başkanlık Makamınca encümene sevk edilen evrakların kaydını alır. Gündemi hazırlar.
b) Encümen toplantılarında alınan kararların yazılması ile yazılan kararların ve karar defterinin toplantıya katılan başkan ve üyelerince imzalanmasını sağlar,
c) İmzalanan encümen kararlarını ilgili Müdürlüklere gönderir.
d) Encümen kararlarının arşivlenmesinden sorumludur.
e) Encümen ile ilgili her türlü yazışmayı takip eder ve sonuçlandırır.
MADDE 13 — Meclis Şefliğinin görev ve sorumlulukları:
a) Olağan ve Olağanüstü Belediye Meclisinin gündemlerini hazırlar.
b) Yasal mevzuatın belirlediği çerçevede Meclis gündeminin mecliğ üyelerine ve halka duyurulmasını sağlar.
c) Meclis görüşmelerindeki konuşmaları tutanağa aktarır, bu tutanaklara dayalı olarak meclis kararlarını yazar.
d) Yazılan tutanak ve kararların başkan ve kâtip üyelerce imzalanmasını takip eder.
e) İmzalanan meclis kararlarının ilgili Yasa hükümlerine göre Mülki İdare Amirine, Büyükşehir Belediye Başkanlığına ve ilgili Müdürlüklere süresinde gönderilmesini sağlar.
f) Büyükşehir Belediye Başkanlığından gelen kararların dağıtımını sağlar.
g) Meclis kararlarının arşivlenmesinden sorumludur.
h) Meclis ile ilgili her türlü yazışmayı takip eder ve sonuçlandırır,
MADDE 14 — Evlendirme Memurluklarının görev ve sorumlulukları:
a) Nikâh müracaatında bulunan çiftlerin kayıtlarını alır, kontrollerini yapar ve işlemleri tamamlayarak nikâh günü verir.
b) Nikâh akdini gerçekleştirir.
c) Başka bir Evlendirme Memurluğunda nikâh akdini gerçekleştirmek isteyen çiftlere izin belgesi düzenler.
d) Gerçekleştirilen akitlerin Bakırköy İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirimini yapar.
e) Evlendirme ile ilgili birim arşivinden sorumludur.
f) Evlendirme ile ilgili her türlü yazışmayı takip eder ve sonuçlandırır.
MADDE 15 - Çözüm Masasının Görev ve Sorumlulukları:
Çözüm Masası; halkımızın bürokratik engellere takılmadan, birebir muhatap bulmak suretiyle Belediyeyi ilgilendiren isteklerinin, şikâyet ve önerilerinin yazılı veya sözlü olarak kayıt edilerek, Belediyemizin ilgili birimine ulaştırılması, takip edilmesi ve bunIarın sonuçlarından başvuru sahiplerinin haberdar edilmesi işini yürütür.
a) Sorunlarını Belediye Başkanı'na iletmek üzere gelen vatandaşları dinleyerek onları ilgililere yönlendirir.
b) Gelen talep ve/veya şikâyetleri kayıt altına alır.
c) Talebin çözüme kavuşturulması için ilgili muhatabı tespit ederek, iletimini sağlar.
d) Talep veya şikâyet konusunun çözüldüğü hususunda vatandaştan teyit alarak evrakı kapatır.
MADDE 16 — Yazı İşleri Müdürü, Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısına karşı sorumludur. Müdür, Müdürlüğüne bağlı personellerin iş ve işlemlerinden, performans çizgijerinin ölçüm ve takibinden sorumludur. Yazı işleri Müdürlüğünde çalışanlar kendilerine tevdii edilen işlemlerin zamanında ve eksiksiz yerine getirilmesinden Müdüre karşı sorumludur, Müdür mevzuata uygun olarak görevini yerine getirir, Harcama yetkilisi ve Disiplin Amiri Müdürdür,
MADDE 17 — Müdürlüğün denetimi belediye mevzuatına bağlı olarak belirlenen usullere göre yapılır. Başkanlık Makamı veya sorumlu Başkan Yardımcısı gerek gördüğünde her zaman denetim yapabilir,
MADDE 18 — Bu Yönetmelikte konu edilmeyen durumlar karşısında 5393 sayılı Kanun hükümleri ve Başkanlık Genelgeleri göz önüne alınarak işlem yapılır.
MADDE 19 — Bu Yönetmelik hükümleri Bakırköy Belediye Meclisinin kabulü ile Belediyemiz Resmi Web Sitesinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
MADDE 20 — Bu Yönetmelik hükümlerini Bakırköy Belediye Başkanı yürütür.