Anasayfa / Kurumsal / Müdürlükler / Bilgi Işlem Müdürlüğü / Bilgi Işlem Müdürlüğü Görev Ve çalişma Yönetmeliği
BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
A. Adalar Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü, 27.11.2011 tarihli ve 28125 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelikte Değişiklik yapılmasına Dair Yönetmelik” çerçevesinde, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. Maddesi gereğince Adalar Belediye Meclisinin 07.11.2016 tarih ve 2016/50 sayılı kararıyla kurulmuştur.
B. Adalar Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü şu alt birimlerden oluşur;
1. Yazılım ve Sistem yönetim Birimi
2. Donanım ve Teknik Servis Birimi
MADDE 7– Adalar Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü’nde bir Müdür ile yürürlükteki norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.
MADDE 8– Müdürlüğün genel görevleri şunlardır:
A. Stratejik plan ve gelecekteki ihtiyaçların ve mevcut durumun analizini yaparak her takvim yılına ait müdürlük yatırım programını ve bütçesini hazırlayarak karara bağlanmak üzere Belediye Meclisine gönderir,
B. Yatırım Programı dâhilinde İhalesi yapılacak işlere ait dosyaları hazırlar,
C. İhalesi gerçekleştirilen işlerin şartname ve sözleşmelerine uygun yapımını takip ve kontrol eder,
D. Belediye birimlerinden gelen evrakı, konusuna göre sonuçlandırıp takibini yapar ve dosyasına kaldırır.
E. Belediye bilişim teknolojik sistemlerinin ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi için tedbirler alır,
F. Diğer müdürlüklerin bilgi teknolojileri kullanımlarını koordine eder. Bu amaçla, gerektiğinde yasal dayanaklar ve belediye başkanının verdiği yetki çerçevesinde, diğer müdürlüklerin iş ve işlemlerinde gerekli müdahale ve iyileştirmeleri yapar.
G. Belediye birimlerinin bilgisayar ve iletişim teknolojisinden en iyi biçimde ve ortak olarak yararlanabilmesi için gerekli altyapı çalışmalarını yapar. Belediye bilgisayar sistemini bir bütün olarak kurar ve işletir,
H. Belediye bilgisayar/bilişim teknolojilerinin bütünleşik olarak ve için de uyum içinde çalışması amacıyla diğer müdürlüklerin kullandığı/kullanacağı sistem, cihaz ve yazılımları belirler, yönetir, değiştirir/günceller,
İ. Belediyenin bilişim teknolojilerini kullanması ve hizmet olarak sunması için gerekli teknolojileri planlar, araştırır, geliştirir veya satın alarak uygular.
J. Yönetim Bilgi Sistemi, Coğrafi Bilgi Sistemi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, e-Belediyecilik, M-belediyecilik sistemlerini işletilir. İş süreçlerini elektronik ortama taşıyarak hizmet kalitesini yükseltici, çeşitlendirici, verimliliği artırıcı yeni sistemleri tasarlar ve kurar,
K. Belediyemiz ihtiyaçları doğrultusunda kullanılacak yazılımları güncel mevzuata uygun biçimde yazar veya hizmet alımı yoluyla temin eder. Yazılımların uyum içinde ortak veri havuzuna dayalı çalışmasını sağlar.
L. Sistem yönetimi kavramı içinde bilgisayar sistemine bağlı bilgisayar ve çevre cihazlarının kullanıcıların yanlış veya hatalı kullanımlarından kaynaklanan nedenlerle ya da sistemde kendiliğinden kaynaklanan (yıpranma, dış etkenler v.b.) nedenlerle çıkan sorunları gidererek sistemin sorunsuz çalışmasını sağlar ve sistemi yönetir.
M. Bilgisayar sisteminin devamlılığını sağlayıcı gerekli güvenlik sistemini kurar, gerekli güvenlik tedbirlerini alır.
N. Belediye bilgisayar sistemi kullanıcıları için kullanıcı adları ve şifreler oluşturur ya da iptal eder, yetkilerine göre sistem kaynaklarına erişim sağlar ya da kısıtlar, (e-posta, programlar, veri depoları v.b.).
O. Bilgisayar sistemindeki kurumsal verilerin güvenliği ile ilgili tüm tedbirleri alır. Kurumsal verileri güvenli biçimde depolar, yedeklerini tipine, risk ve önem derecesine göre belirleyeceği aralıklarla yedekler ve arşivler, (saatlik, günlük, haftalık, aylık, 3 aylık, 6 aylık aralıklarla) alır.
P. Belediye bilgisayar sistemi kullanıcıları için teknik destek verir.
Q. Belediye bilgisayar sistemine bağlı bilgisayar ve çevre birimlerinin, kesintisiz güç kaynaklarının ve veri iletişim ve güvenlik altyapısının bakım ve tamirini yapar/yaptırır.
R. Bilgisayar sisteminin işleyişi için gerekli donanım, yedek parça ve sarf malzemelerini temin eder, stoklar, stok takibi yapar.
S. Belediyemizde hizmet verimliliğini ve çeşitliliğini artırmak adına bilgisayar teknolojilerini daha iyi kullanan personeller yetiştirilmesine yönelik eğitimler verir veya hizmet alımı yoluyla verdirir.
T. Yeni teknolojileri takip ederek kuruma adaptasyonunu sağlayıcı araştırma ve geliştirme çalışmaları yapar, analizler ve raporlar hazırlar.
U. İş süreçlerinin elektronik ortama aktarılması sonrasında bürokratik işlemleri azaltıcı süreç optimizasyonlarını başkana önerir.
V. Belediyemiz faaliyetlerinin ya da hizmetlerinin kentliye elektronik ortamda ulaştırılması için gerekli çalışmaları yapar.
W. Gerekli durumlarda görevlerini yerine getirmek amacıyla çeşitli mal ve hizmetleri satın alma yoluyla üçüncü şahıslardan ya da firmalardan temin eder.
MADDE 8- Bilgi işlem Müdürünün görevleri aşağıda sıralanmıştır;
A. Müdürlüğü Başkana karşı temsil eder,
B. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,
C. Çalışmaları yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,
D. Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur,
E. Personel arasında görev dağılımı yapar,
F. Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup, memur, işçi ve diğer personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar,
G. Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını mer’i mevzuat çerçevesinde belirler,
H. Müdürlük bünyesinde görev yapan birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini gözetir. Ayrıca sorumlu olduğu memur, işçi, geçici işçi, sözleşmeli ve diğer personelin özlük işlemlerinin mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlar,
İ. Bilgi İşlem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler ve ilgili birimler arasında koordinasyonu sağlar,
J. 4734 sayılı Kamu ihale Kanunu gereğince Müdürlüğün ihtiyacı olan mal ve Hizmet alımı işlerini yürütmek
K. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince müdürlüğün bütçesini hazırlamak ve harcama yetkilisi olarak giderlerin tahakkukunu imzalamak,
L. Üst birimlerce kendisine verilen diğer görevleri yerine getirmek,
MADDE 9- Bilgi işlem Müdürünün yetkileri şunlardır;
A. Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi,
B. Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi,
C. Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi,
D. Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi,
E. Birimdeki tüm personele görev dağılımını yapma yetkisi,
F. Müdürlüğe bağlı çalışanları denetleme ve karşılaştığı aksaklıkları giderme yetkisi,
G. Mazeretine binaen bir güne kadar mazeret izni vermek ve ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak, sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi,
H. Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi,
İ. Disiplin amiri olarak sorumlu olduğu personele, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi,
MADDE 10- Bilgi işlem Müdürü; Belediye Mevzuatı, göreviyle ilgili diğer mevzuat ve bu yönetmelik ile kendisine verilen görevlerinin gereği gibi yerine getirilmesinden; yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına ve Belediye Başkanına karşı sorumludur.
Müdürlüğe Bağlı Birimler ve görevleri:
MADDE 11– Yazılım ve Sistem yönetimi Biriminin görevleri :
A. Belediyecilik işlemlerinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlamak üzere analiz ve fizibilite çalışmaları yapar, bu analizlere dayalı bilgisayar sistemleri kurar/kurdurur, işletir, kurulu sistemlerin kesintisiz çalışmasını sağlamak üzere bakımlarını yapar/yaptırır,
B. Belediye bilgi sistemlerinin entegre çalışarak iş ve işlemlerinin kalitesini ve verimliliğini arttırıcı, süresini kısaltıcı teknolojileri araştırmak, alternatif sistemler geliştirmek, sistem tasarımı yapmak, (Sistem Geliştirme, Ar-Ge, ve Sistem Tasarımı);
C. Belediye bilgi teknolojilerine ilişkin “Risk Analizi” yapmak, mevcut ve olası riskler ile olabilirliklerini ve çözüm önerilerini rapor olarak sunmak,
D. Belediye bilgi teknolojileri ve sistemlerini iyileştirici, genişletici önerilerde bulunmak, yatırım programı taslağı oluşturmak amacıyla Teknolojik gelişmeleri izlemek ve bunları “Teknolojik Gelişmeler Raporu” ile sunmak,
E. Yönetim Bilgi Sistemi, Coğrafi Bilgi Sistemi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, E-Belediye (elektronik belediyecilik), T-Belediye (telefon belediyeciliği), Kiosk Belediyeciliği, M-Belediye (Mobil Belediyecilik) gibi sistemleri de içinde barındıran Bilgi sistemlerine dayalı bireylerin hizmetleri üretip tüketebildiği Bireysel Belediyecilik sisteminin hayata geçirilmesine yönelik çalışmalar yapmak.
F. Bilgi ve iletişim ağını (kablolu ve kablosuz olarak) kurum içi ve dışında, hizmetin gerektirdiği her noktaya en güncel teknolojiler ile yaymak,
G. Belediyecilik işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasını sağlayıcı belediyecilik yazılımlarının, işletim sistemlerinin, hizmet ve yönetim yazılımlarını temin etmek kurulumlarını yapmak/yaptırmak, güncellemek/güncellettirmek, sistem devamlığını sağlamak,
H. Ağ cihaz ve yazılımlarını kurar, internet ve intranet bağlantılarını yönetir,
İ. Fiziksel/yazılımsal sunucu temin eder, kurar, işletir, bakımını yapar, kullanıcılara merkezi destek verir,
J. Bilgi sistemlerinin güncelliğini, stabilitesini, optimizasyonunu sağlamak,
K. Yazılım geliştirme çalışmaları ve yapmak,
L. Bilgisayar sistemlerinin fiziksel güvenliğinin ötesinde, yazılımsal güvenlini de sağlamak. Elektronik ortamda sisteme yapılabilecek saldırıları (virus, worm, rootkit, backdoor, trojan, hacker keyloger, spyware v.b. ) engellemek,
M. Veri güvenliği ile ilgili her türlü tedbiri almak ve her kullanıcın bu tedbirler doğrultusunda hareket etmesini sağlamak.
N. Verileri güvenli biçimde depolamak, paylaştırmak, yedeklemek ve güvenli biçimde arşivlemek
O. Her kullanıcının kurumsal yetkileri ölçüsünde sistem kaynaklarını kullanabilmesini ve verilere ulaşabilmelerini sağlamak, yetkisiz kişilerin bu kaynakları kullanmasına engel olmak,
P. Kurumsal web sitesinin, kurumsal e-posta sunucusunun devamlılığını ve yayınını sağlamak,
Q. Belediye web sitesini ilgili mevzuata ve kurumsal kimliğe uygun biçimde tasarlamak ve güncel kalmasını sağlamak. Bu iş için gerekli yazılımları temin etmek ve kurmak.
R. Sistem için gerekli donanım ve yazılımların listesini çıkarmak, onay ile alımlarını sağlamak,
S. Yazılım lisanslamasını takip etmek, gerekli yazılımların satın alınmasını sağmak,
T. Kurumsal verilerin ortak bir veritabanında tutulmasını sağlamak, veritabanlarını yönetmek,
U. Yeni teknolojilerin kullanımı ve verimliliğin arttırılması için personele bilgisayar eğitimi planlamak, eğitim vermek / verdirmek.
V. Belediye destek birimlerince Müdürlük adına yapılan işleri takip ve kontrol etmek.
W. 4734 sayılı Kamu ihale Kanunu gereğince Müdürlüğün ihtiyacı olan mal ve Hizmet alımı işlerini yürütmek,
X. 18.01.2007 gün ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen görevleri yerine getirmek.
Y. Gelecekteki çalışmalara ışık tutacak analiz ve raporları hazırlamak.
Z. Müdürlüğe gelen ve giden evrakların kayıtlarını tutmak, ilgililerine tebliğini ve dağıtımını yapmak.
MADDE 12– Donanım ve Teknik Servis Biriminin görevleri;
A. Belediyede kullanılmak üzere alınacak veya Belediyemize hibe olarak verilecek kullanıcı bilgisayarları ve çevre birimlerinin (yazıcı, tarayıcı gibi) teknik özelliklerini belirlemek, kontrollerini ve kabul işlemlerini yapmak.
B. Belediyede kullanılan kullanıcı bilgisayarları ve çevre birimlerinin (yazıcı, tarayıcı gibi) arızalarını giderir, bakım ve onarımını yapar/yaptırır,
C. Kullanıcı hatalarından kaynaklanan teknik sorunları giderir. Kullanıcılara teknik destek verir,
D. Sistem odası dahil sisteme bağlı tüm çevre cihazların tamir ve bakımını yaptırarak cihazları çalışır duruma getirir,
E. Bilgisayar sistem ile ilgili sarf malzemelerini temin eder, stoklar, ve uygun biçimde dağıtır, müdürlük ambar takibini yapar.
F. Belediyemizin çeşitli toplantı, gösteri ve etkinliklerinde ilgili birimlere teknik destek vermek.
Görev ve Sorumlulukların Yerine Getirilmesi, Koordinasyon,
A. Müdürlük görevleri belediye başkanının müdür’e sözlü veya yazılı talimatı yada müdürün sorumlulukları gereği re’sen alacağı karar üzerine, verilecek işin niteliğine göre ilgili personele sözlü veya yazılı iletilmesi ile yerine getirilir.
B. Müdürlük işleyişinde asıl olan görev ve emirlerin yazılı olarak verilmesidir. Verilen görevin/emrin mevzuata uygunluğu görevi verenin sorumluluğundadır.
C. Müdürlük görev planının hazırlanmasında stratejik plan, belediye başkanının emir ve görevlendirmeleri ile, belediye birimlerinin mevcut ve muhtemel ihtiyaçları göz önüne alınarak yıllık olarak planlanır, belediye birimlerinin müdürlük tarafından düzenlenen plan çerçevesinde yürütülür.
D. Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde müdürlük imkânları ve bütçe, bu çalışma yönetmeliğinde tanımlanan görev ve sorumlulukları dikkate alınır.
E. Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesi müdür’ün koordinasyonu ve marifeti ile olur.
F. Müdürlük personelinden işleri gereği vakıf olabilecekleri, ilgisi olmayan kişiler tarafından bilindiğinde belediyenin yada bir kurum çalışanının zarar görme olasılığı bulunan ve gizli kalması gereken çeşitli bilgileri gizli tutarlar (şifreler, IP adresleri, port bilgileri, mali resmi, hukuki ve kişisel bilgiler gibi.)
G. Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel, kendisine zimmetli eşyayı veya kendisinden başka kimsenin bilmediği kuruma ait bilgileri müdürlüğe teslim edip görevinden bu şekilde ayrılmak zorundadır. Aksi halde hakkında yasal işlem yapılır
A. Gelen ve giden evraklar mevzuat ve belediye başkanının verdiği yetkiye dayanılarak müdür veya imza yetkisi verilen kişi tarafından imzalanarak diğer müdürlüklere gönderilir veya kişilere havale edilir.
B. Gelen ve giden evrakların işlem görmüş suretleri dosyalarında saklanır, dış birimlere gönderilen evrak zimmet karşılığı teslim edilir.
C. Elektronik ortamda nitelikli sayısal sertifika kullanılarak imzalanan ve elektronik olarak karşı tarafa teslim edilen yazışmalarda zimmet defteri kullanılmaz.
MADDE 14- İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
MADDE 15– Bu Yönetmelik hükümleri; Adalar Belediye Meclisi’nin kararı ve onayından sonra yayımı ile yürürlüğe girer.
MADDE 16– Bu Yönetmelik hükümlerini Adalar Belediye Başkanı yürütür.