Muhasebe Uygulamalari-1 / Netsis Nedir?
Haberler 11 Kasım 2007 Pazar
NETSISTE MUHASEBE UYGULAMALARI VE ANALIZLER
ALTERNATIF SUBE BAZLI DENETIM VE ANALIZ UYGULAMALARI MODELI
NETSIS, subeli yapiyi Muhasebe Modülünde de kullanmaya basladiginda birçok yenilikle birlikte birçok uygulama problemini de beraberinde getirdi. Sube bazli Stok, Cari, Muhasebe takip etmek isteyen firmalar için birçok avantajlari olmakla birlikte Muhasebe sistemini merkezden yöneten firmalar için, özellikle yilsonlarinda bazi soru isaretlerini de beraberinde getirmistir. Bu konuda karsilasilan durumlardan biri olan ve çözümü zaman alan konu resmi defter yazdirmaktir. Öyle ki, bilmeyenler için bir parametre kutucugunun isaretli olmasi yada sonradan kaldirilmasi gibi sebepten, resmi defter yazdirma sorun olabilmekteydi. Elbette ki bu süreç sirketin muhasebe kayitlarinin yogunluguna bagli olarak degiskenlik gösterebilir.
Üzerinde duracagimiz konu, stok ve satis noktalari açisindan NETSIS programini subeli yapida kullanan kurumlarin muhasebe uygulamalari olacak. Asagida detaylari ile anlatilacak olan uygulama, Muhasebe sistemi tek noktadan ve tüm sube kayitlarini içine alacak sekilde kullanmak zorunda olan firmalar içindir. Ayni zamanda bu uygulama, Hesap Planinda, tüm subelerinin Gelir, Gider, Kasa gibi bütün muavin hesaplarini, sube bazli takip edebilecekleri ve ayni zamanda birçok analizlerini yapabilecekleri bir sistemdir. Kisacasi, tüm Hesap Plani subelere göre ayri ayri takip edilebilecektir.
Bu noktada akla su soru gelebilir. Böyle bir yapiyi kurmaya çalisilacagina neden NETSIS in sube uygulamasi kullanilmiyor? Çünkü, tüm subelerde yeterince kalifiye elemaniniz yoksa ve tüm muhasebeyi merkezden takip ediyor veya ettiriyorsaniz bu yapinin getirecegi bazi sorunlarla karsilasabilirsiniz. Bununla birlikte, sunulacak alternatif uygulama modeli, subeli muhasebe kullanan kurumlar da yapilabilir.
Modelin çalisabilmesi için hesap planindaki, Ek bilgiler sekmesinin altinda bulunan KULLANICI TANIMLI SAHALAR inkullanilmasi gerekmektedir. Bu alanlari kullanarak yaklasik onlarca subesi olan Merkezi Muhasebe sistemine sahip bir isletmenin tüm Muhasebe raporlarini (Yönetime Verilen Her türlü raporlar ile Devlete Verilen Her Türlü Beyannameler) yönetmek mümkün olacaktir.
Kullanici tanimli sahalarin nasil kullanilabilecegi ile ilgili örnek tanimlama ekrani asagidadir. Burada birden çok sube veya depo kullanan bir isletmenin tanimlamasi yapilmaya çalisilmistir. Sirketin ihtiyacina göre bu tanimlamalar arttirilip azaltilabilir. Örnegin Genel Müdürlük veya Bölge Müdürlükleri gibi satis noktasi olmayan yerlerde olusan gider tutarlarini ilgili sube veya depolara dagitmak isteyen firmalarda Sayisal sahalar kullanilarak bir dagitim anahtari olusturulabilir. Dagitilmak istenen hesaba bir deger ve dagitim yapilacak hesaplara da bu degeri referans gösterecek bir deger atanarak dagitim anahtari olusturulabilir. Dagitim islemi dönem sonunda (Aylik, 3 Aylik veya Yillik olabilir) manüel olarak yapilabilecegi gibi bir ara yüz gelistirilerek bu islem çok daha kisa sürede de yapilabilir.
NETSIS programi Muhasebe Modülü altinda hali hazirda benzer çözümü gelistirmistir. Ancak genel yapisi geregi yukarda bahsedilen sistem kadar esnek degildir. NETSIS içindeki Dagitim Tablosu altindaki islemler ya her hesap için belirlenecek sabit bir orana ya da sabit bir tutara göre yapilmaktadir. Yukarida açiklanan sistemde ise dagitim anahtarini bir degiskene göre degil ayni anda birden fazla degisken kullanarak olusturmak mümkündür. Personel sayisi, Satis noktasi alani, Dönemsel satis hâsilati veya isletmenin belirleyecegi baska bir parametreye göre olabilecegi gibi bütün bu kisimlarin ortalamasi veya her birine belirli bir oran vererek olusturulacak bir katsayi üzerinden yapilabilir. Yukarida izah edilmeye çalisilan sistem uygulama yerine göre NETSIS ‘ in içinde var olan sistemden daha karmasik gibi görülebilir. Ama size NETSIS’ in tanimadigi esnekligi saglayacaktir.
Firmanin bu isi yapabilecek seviyede bilgili IT departmani varsa bu talep onlar tarafindan karsilanabilecegi gibi disardan NETSIS destegi veren firmalardan da bu uygulama talep edilebilir.
Böyle bir yapini kurulmasindan sonra ne gibi rapor veya analizler yapilabilir?
Firma ihitacina göre hesap planini düzenleyip bu bilgileri geçmis yil database lerine de uygulayabilirse (Burada yine bir IT departmani veya Disardan Destek Saglayan Firma olmasi islem sürecini kisaltir) yil, ay, sube , depo daha dogrusu olusturulmus tanimlamalar bazinda karsilastirmali raporlar alinabilir. Yani tek bir özet tablo ile istenilirse tüm giderlerin yillar ve aylar itibari ile karsilastirilmasi yapilirken ayni özet tablonun sahalarinin degistirilmesi ile örnegin bir subenin belirli yillar ve aylardaki tüm giderleri veya daha spesifik olarak bir gider kaleminin seyri görülebilir. Bu varyasyonlar çok daha arttirilabilir. Burada ki en önemli nokta bir özet tablo ile sirketin bütün muhasebe kayitlarinin (gelir veya gider hesaplari gibi gruplandirilabilir)tek özet tabloda anlik veri yenileme suretiyle kullanicinin elinin altinda olmasidir. Özetlestirilmis bu yapi ile her seferinde rapor hazirlamak yerine hazirlanan bir rapor ile tüm ihtiyaçlar karsilanabilir.
Yukarida ki yapi baz alindiginda asagida olusturulmus SQL cümlesi ile UNION fonksiyonu kullanilarak birden fazla sirketten veri alinabilir. Ayrica bu cümleye kullanici ihtiyaci olan baska sahalarida ekleyebilir.
,AY_KODU ,TARIH ,HES_KOD ,HS_ADI ,ACIKLAMA ,FISNO ,SIRA
,REFERANS_aDI=(SELECT TOP 1 GRUP_ISIM FROM TBLMUHAREF WITH(NOLOCK) WHERE GRUP_KOD = REF_KOD)
,BÖLGE_KODU = KULL1N
,SUBE_KODU = KULL2N
,DEPO_KODU = KULL3N
,BÖLGE_ADI = KULL1S
,ŞUBE_ADI = KULL2S
,DEPO_ADI = KULL3S
,HS_GRUP_ADI = KULL4S
,HS_DETAY_ADI = KULL5S
,SIRKET_ADI = KULL6S
,BORCTUT= CASE WHEN BA ='1' THEN TUTAR ELSE 0 END
,BORCTUT= CASE WHEN BA ='2' THEN TUTAR ELSE 0 END
,BAKIYE =CASE WHEN BA ='1' THEN TUTAR ELSE 0 END - CASEWHEN BA ='2' THEN TUTAR ELSE 0 END
FROM TBLMUPLAN T1 WITH (NOLOCK) INNER JOIN TBLMUPLANEK T2WITH (NOLOCK) ON (T1.HESAP_KODU=T2.KOD)
INNER JOIN TBLMUHFIS T3 WITH (NOLOCK) ON (T1.HESAP_KODU=T3.HES_KOD)
Buraya kadar anlatilmaya çalisilan konu muhasebe yapilabilecek raporlama altyapisinin kurulmasi idi. Bütün bu çalismalar bu isin devami olacak Bölge, Depo veya Sube bazinda Basa Bas Analizlerinin de alt yapisini olusturacaktir. Netice de sube veya depo bazinda gider takip edilemiyorsa BBN analizi de yapilamaz.