HASAN KALYONCU ÜNİVERSİTESİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ - PDF
Download "HASAN KALYONCU ÜNİVERSİTESİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ"
1 HASAN KALYONCU ÜNİVERSİTESİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ İÇİNDEKİLER Genelge... 2 EBYS Giriş... 3 Şifre Değiştirme... 4 Örnek Belge Oluşturma... 5 Olur Yazısı ) Süreç Kayıt ) İmzalayacak Birim Personeller ) Evrak Kayıt Evrak Tipi/ Gönderim Belgenin Gönderilmesi Olur, Yazısı Ön izlemesi EBYS de Satın alma Talep Formu Hazırlama Satın Alma Talep Formu Ön izlemesi... 18
2 16 Temmuz 2008 ÇARŞAMBA Resmî Gazete Sayı : Başbakanlıktan: Konu: Elektronik Belge Standartları. Genelge GENELGE 2008/16 Kamu adına görev yapan kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınması ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde yönetilmesi, kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası ve bir kamu görevidir. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Elektronik ortamda sunulan hizmetlerin ve e-kurum yapısının temelini elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır. Kamu kurum ve kuruluşlarınca üretilen elektronik bilgi ve belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihi gerekçelerle korunmasının sağlanması ve bunların gelecek nesillere aktarılması ancak standart belge yapılarının oluşturulması ile mümkündür. Elektronik belgeye ilişkin standartlar ile belgelerin korunmasına ve erişimine imkan sağlayacak tedbirlerin elektronik belge yönetim sistemlerinin tasarım aşamasında ele alınması gerekmektedir. Elektronik belgelerin kayıt altına alınması, kullanılması ve arşivlenmesi konularında çalışma yapma görevi E- Dönüşüm İcra Kurulu nun 9 Eylül 2004 tarih ve 7 numaralı Kararı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne verilerek TSE no lustandardın yayınlanması sağlanmıştır. Hazırlanan bu standart kamu kurum ve kuruluşlarının kullanacakları elektronik belge yönetim sistemleri için temel bir kaynak teşkil etmektedir. Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE no lu standarda göre işlem yapacak, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilecektir. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Recep Tayyip ERDOĞAN Başbakan
3 EBYS Giriş adresini kullanarak sistem açılır. Karşımıza gelen panelden kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılır. Giriş panelinde kullanıcı adı (isim.soyisim) şifre her kullanıcı için (hku123456!) standart olarak belirlenmiştir. Örnek (sadik.seckin),(hmerve.tatli), (aaykut.aydogdu)
4 Şifre Değiştirme Not: Giriş işlemi yaptıktan sonra şifrenizi değiştiriniz. Kullanıcı panelinizden yönetim menüsü altında şifre değiştir seçeneğine tıklayarak yeni şifrenizi oluşturabilirsiniz.
5 Örnek Belge Oluşturma Olur Yazısı Kullanıcı panelinizde bulunan e-imza sekmesi altında imzaya gönder seçeneğini tıklayarak belge hazırlamaya başlıyoruz.
6 Sık olarak kullanacağımız bu pencereyi 3 adımda inceleyelim 1) Süreç Kayıt a) Konu: Kırmızı belirtilen alan zorunlu doldurulması gereken alandır. Konu kısmı eksik olduğu takdirde belgeye oluştururken hata verecektir. b) Süreç Başlama: Tarihi otomatik olarak gelmektedir. Belgeyi hazırlarken belgenin işleme konulacağı ileri bir tarihte atabilirsiniz. c) Açıklama: Belgeye ait açıklama ekleyebilirsiniz.
7 Bu alanda sıklıkla kullanacağımız seçeneklerden biri ise ekliyoruz. Şekil A da görüldüğü gibi seçeneği üst yazı, olur yazısı, atama kararı vb. gibi yazılarımızı bu alana Örnek Şekil A Bu alana ilgili yazımızı ekledikten sonra Tamam seçeneğine tıklayınca ön yazımız hazırlanmış olur. Dilerseniz tamam seçeneğinin solunda dokümana isim vererek Dokümanlarıma Ekle seçeneği ile bu belgeyi taslak olarak saklayabilirsiniz.
8 2) İmzalayacak Birim Personeller
9 a) Belge onay aşamaları olarak 3 adımda gerçekleşmektedir. 1 Adım: Dekanlık veya Müdürlük; Bağlı bulunduğunuz fakülte veya yüksekokul dekanlığı veya müdürlüğü seçilmelidir ilgili birimin parafına sunulmaktadır. Yazı dekanlık veya müdürlük tarafından paraflandıktan sonra 2 adım olarak personel müdürlüğünün gelen kutusuna düşmektedir. 2 Adım: Personel Müdürlüğü; Yazı Rektörlük makamına imzadan önce yazmış olduğunuz yazıda herhangi bir eksiklik veya yanlışlık olmaması için kontrol mekanizması olarak Personel Müdürlüğü seçilmelidir. Bu alan Personel Müdürlüğü nün parafına açılır. 3 Adım: Hasan Kalyoncu Üniversitesi (Rektörlük) seçilmelidir. Personel müdürlüğü tarafından kontrol edilen yazı paraflandıktan sonra rektörlük makamı gelen kutusuna düşmektedir. İlgili yazınız rektörlük tarafından onaylandıktan sonra imzala işlemi tamamlanmış olur. DEKANLIK veya MÜDÜRLÜK YAZISI PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ REKTÖRLÜK Şekil C İmza Onay Süreci
10 3) Evrak Kayıt Şekil B Şekil B de ise yazı türlerini belirleyerek imzaya göndereceğimiz yazıya devam ediyoruz. NORMAL, DAĞITIMLI, OLUR yazısı olmak üzere 3 adet yazı türü mevcuttur. Yukarıda OLUR yazısı eklediğimizden dolayı olur yazısına devam edelim. Yazıya devam etmeden önce elimizde bulunan aşağıdaki bir olur yazısı örneğini inceleyelim.
12 Yukarıda bulunan olur yazısını EBYS üzerindeki işlemlere devam edelim. Evrak Kayıt tipi olarak OLUR butonu işaretlenir.
13 Evrak Tipi/ Gönderim a) Kurum içi; Birimler arası yazışmalarda kullanır NORMAL veya DAĞITIMLI evraklarda kurum içi kullanılabilir. b) Personel Şahıs; Genellikle personel müdürlüğü tarafından kişiye özel bir bilgilendirme yapılacak ise bu seçenek seçilmelidir. c) Resmi Daire; Kamu kurum ve kuruluşlarına evrak gönderileceği zaman bu seçenek işaretlenmediler. d) Gerçek veya Tüzel Kişilere gönderileceği zaman bu seçenek işaretlenmelidir Olur, Yazımızda kurum içi seçeneğini işaretledikten sonra Kırmızı olarak belirtilen Std Dos Pl. Kodu girilmelidir sayfa sonunda standart dosya plan kodları mevcuttur. Olur, yazısına ait 020-Olurlar, Onaylar dosya plan kodunu yazıyoruz. Dosya plan kodunu bilmiyor isek manuel yazarak (olur) ilgili plan kodunu bulabilirsiniz. Gönderen Birim; Belge hazırlamada gönderen birim daima bulunduğunuz birim ismi yazması gerekmektedir. OLUR, yazısı belgemizi sistem üzerinden tamamlamış olmaktayız. Yukarıdaki Güzel Sanatlar ve Mimarlık Fakültesi Olur yazısı ve kendi yazımızı inceleyelim. Belgenin Gönderilmesi Ön izleme butonuna tıklayarak oluşturduğumuz yazının görünümüne bakıyoruz eğer bir hata veya eksik var ise ön izleme butonunu kapatıp ile belgemiz üzerinde değişiklikleri yaptıktan sonra Kaydet butonuna tıklayarak belgemizi dekanlık parafına hazır hale getirilmiştir. seçeneği Dekanlık tarafından paraflanan belge bir sonra kontrol mekanizması olarak Personel Müdürlüğü Gelen Kutusuna düşecektir. Göndermiş olduğunuz belgenin takibi için kullanıcı panelinizden Evrak Kutusu sekmesi altında Giden Evrak seçeneği ile evrakınızın takibini yapabilirsiniz. Evraklarınız Personel Müdürlüğü tarafından kontrol edilip paraflandıktan sonra Rektörlük makamı Gelen Kutusuna düşecektir. Aşağıda yazdığımız yazının ön izlemesini görebilirsiniz.
14 Olur, Yazısı Ön izlemesi Yazı taslak olarak gözükmektedir Rektörlük makamınca onaylandıktan sonra taslak ibaresi yerinde kare kod olacaktır.
15 EBYS de Satın alma Talep Formu Hazırlama Mühendislik Fakültesi tarafından talep edilen Satın alma Talep Formu Hazırlaması Satın alma ile ilgili konu yazılır bir sonraki seçenek ise doldurulur. seçeneğine tıklanır açılan pencereden satın alma talep formu seçilir ilgili alanlar
16 Form doldurulduktan sonra Kaydet/Parafla seçeneğine tıklayarak formu oluşturmuş oluyoruz. Bir sonraki işlem ise imzalayacak birimleri seçiyoruz. Normal süreçte de olduğu gibi satın alma talep formu; 1 Fakülte Sekreteri veya birim tarafından hazırlanır. 2 Dekanlık veya Birim amiri imzası 3 Genel Sekreterlik İmzası 4 Rektörlük İmzası
17 Kullanıcı panelimiz üzerinden hazırladığımız satın alma talep formunu oluşturduktan sonra imzalanacak birimleri aşağıda resimde görüldüğü gibi diğer Evrak kayıt tipleri seçeneğini dolduruyoruz.
18 Satın Alma Talep Formu Ön izlemesi
19 Burada önemli olan yukarıda talep formu doldurulurken kırımızı olarak yazılan (Gönderilen) seçeneğidir. Bu alanda ise talepler Mali İşler ve Satın Alma Müdürlüğü tarafından yürütüldüğünden dolayı talep formu hazırlanırken bu seçenek sürekli Mali İşler ve Satın Alma birimi seçilmelidir. İlgili alanları da doldurduktan sonra kaydet butonuna tıklayınca satın alma formumuz imza sürecine girmiş olup kullanıcı panelinizde takibini yapabilirsiniz. 1 Adımda ilgili birim amiri tarafından (Mühendislik Fakültesi Dekanlığı) onayı 2 Adımda Genel Sekreterlik onayı 3 Adımda ise Rektörlük tarafından imza onayı Talep formu onayı alındıktan sonra satın alma işlemi gerçekleştirilmiş olup talep formu Mali İşler ve Satın Alma Müdürlüğü EBYS paneli gelen kutusuna düşmektedir. Gerekli satın alma işlemi ilgili müdürlük tarafından yürütülür. Kullanıcı paneliniz ve diğer problemleriniz ile ilgili geri dönüş için adresinden iletişim kurabilirsiniz.