1. Ofisinizden elektronik ortamda alışveriş yapabilmek için hangi adımların izlenmesi gerekmektedir?
Elektronik Satış Sitemizden, malzeme isteğinde bulunmak isteyen müşterilerimizin, "E-Satış Portalı -> Yeni Üyelik" seçeneğini tıklayarak “Yeni Müşteri Üyeliği” formunu doldurmaları gerekmektedir.
"Yeni Müşteri Üyeliği" formu doldurulup kaydedildikten sonra; müşteri numarası, kullanıcı adı ve şifre söz konusu adım kapsamında belirtilen e-posta adresine yaklaşık 1 (bir) iş günü sonra gönderilmektedir.
"E-Satış Portalı -> Giriş" işlemleri yapılarak "Hesabım -> Kullanıcı İşlemleri" sayfasından şifre ve e-posta adresi değişikliği yapılabilir.
Kullanıcı adı ve şifre alındıktan sonra "E-Satış Portalı -> Giriş" işlemlerinden kullanıcı adı ve şifre girilerek sipariş işlemlerine başlanabilir.
Elektronik Satış bölümünde bulunan ürün kategorilerinden seçilen ürünlerin adetleri belirlenerek “Sepete ekle” butonu ile sipariş listesi oluşturulabilir. Oluşturulan sipariş listesi kurum yetkilileri ile değerlendirilip daha sonra sipariş vermek üzere kaydedilebilir ve/veya çıktı alınabilir.
Açılan müşteri oturumu kapatılmadan “Sepetim” sekmesinden, Ofisin banka hesaplarına yapılan ödemeye ilişkin alınan dekont üzerindeki Banka Referans Numarası girilerek “Sipariş Onayla” butonuna basılır ve sipariş işlemleri tamamlanır.
Yapılan sipariş işlemlerinin istenildiği zaman takibi için “E-Satış Portalı -> Giriş” işlemleri yapılarak “Sepetim” sayfasından verilen siparişin Ofisin tedarik sürecinde hangi aşamada olduğu ve ilgili personel bilgileri takip edilebilir.
2. Ofisiniz personel ihtiyacı nasıl karşılanmaktadır?
Ayrıca, Devlet Personel Başkanlığınca merkezi yerleştirme işlemi ile kontenjan dahilinde, Ofisimize 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanununun Ek 1 inci maddesi kapsamında, Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü aracılığı ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanununun Ek 1 inci maddesi hükümleri kapsamında Şehit ve Gazi Yakınları ile Gazilerin atamaları yapılarak personel istihdamı sağlanmaktadır.
Ofisimiz Daimi İşçi Kadrolarına “Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Daimi Kadrolarına İlk Defa İşçi Olarak Alınacaklar Hakkında Uygulanacak Sınav Yönetmeliği” gereğince İş Kurumu kanalı ile eleman temin edilmektedir. Ancak, Ofisimize işçi alımı yapılmamaktadır.
3. Ofisinizden ürün satınalırken dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?
Tüm kamu kurum ve kuruluşlarının Ofisimizden alım yapabilmesi için öncelikle "Kamu Kurum ve Kuruluşlarının, Devlet Malzeme Ofisi’nden Yapacakları Mal ve Malzeme Taleplerine İlişkin Yönetmelik" ile açıklanan hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.
3.1. Katalog Ürün Talepleri:
- E-Satış üzerinden yapılan talepler:
3.1.1. Satın alınmak istenilen malzemenin miktarının belirlenmesinin akabinde, miktar sekmesinin yanında bulunan “Sepete Ekle” butonu ile müşteri daire sepetini oluşturur. (Sepete eklemek için Müşteri Kullanıcı Adı ve Şifresi ile giriş yapılmalıdır.)
3.1.2. Müşteri numarası ve şifresi ile girdiğiniz ve eklediğiniz ürünler “Sepetim” sekmesine tıklanarak görülebilir ayrıca gerektiğinde ekleme ve çıkarma işlemi yapılabilmektedir.
3.1.3. Fiyat bilgileri ve yatırılacak hesap numarası görüntülenir.
3.1.4. Paranın ilgili hesaplara yatırılması sonrası “Siparişi Onayla” butonu tıklanır. İstenilen bilgiler doldurulur, son aşamada “Sepetteki Ürünlerin Siparişini Onaylıyorum” butonuna tıklanır.
3.1.5. “Siparişiniz başarıyla oluşturuldu” mesajı ile birlikte e-satış siparişi alınmış olur.
- E-Satış üzerinden yapılmayan talepler:
3.1.6.Satın alınmak istenilen malzemeler E-Satış Portalında (www.dmo.gov.tr) belirlendikten sonra “E-İşlemler -> Bilgilendirme -> Müşteri Tedarik Formları” içerisinde bulunan “Malzeme İstem Formu” doldurulur.
3.1.7.İlgili malzemeler için oluşan tutarın Ofisimiz hesaplarına yatırılması sonrası “Dekont” ve “Muhasebe İşlem Fişi” düzenlenir.
3.1.8.Bir üst yazı ekinde “Malzeme İstem Formu”, “Dekont” ve “Muhasebe İşlem Fişi” ile birlikte Ofisimizin ilgili satış organlarına talep yapılır.
3.2. Nakil Vasıta Talepleri:
- Protokol Kapsamındaki Nakil Vasıta Talepleri:
3.2.1. Satın alınmak istenilen nakil vasıtalarının DMO ürün kodları E-Satış Portalında (www.dmo.gov.tr) belirlendikten sonra “E-İşlemler -> Bilgilendirme -> Müşteri Tedarik Formları” içerisinde bulunan “Protokol Kapsamındaki Nakil Vasıta Talep Formu” ve “Taahhütname” doldurulur.
3.2.2. İlgili nakil vasıtalarının tutarları resmi internet sitemizden teyit edilerek Ofisimiz hesaplarına yatırılması sonrası “Dekont” ve “Muhasebe İşlem Fişi” düzenlenir.
3.2.3. Bir üst yazı ekinde “Protokol Kapsamındaki Nakil Vasıta Talep Formu”, “Taahhütname”, “Dekont” ve “Muhasebe İşlem Fişi” ile birlikte Ofisimizin ilgili satış organlarına talep yapılır.
- Müteferrik Nakil Vasıta Talepleri:
3.2.4. Satın alınmak istenilen nakil vasıtası belirlendikten sonra “E-İşlemler -> Bilgilendirme -> Müşteri Tedarik Formları” içerisinde bulunan ”Araç Müteferrik Talep Formu” ve “Taahhütname” doldurulur.
3.2.5. İlgili nakil vasıtalarının yaklaşık maliyet tutarlarının Ofisimiz hesaplarına yatırılması sonrası “Dekont” ve “Muhasebe İşlem Fişi” düzenlenir.
3.2.6. Bir üst yazı ekinde “Araç Müteferrik Talep Formu”, “Taahhütname”, “Dekont” ve “Muhasebe İşlem Fişi (üst yapılı araç taleplerinde, talep konusu araca ait onaylı teknik şartname eklenir.)” ile birlikte Ofisimizin ilgili satış organlarına talep yapılır.
3.3. Müteferrik Ürün Talepleri:
Talep edilen ürünün stoklarımızda ve kataloğumuzda bulunmaması halinde, teknik şartname ile alıma uygunsa, teknik şartnamesiyle birlikte başvurduğunuz takdirde talebiniz müteferrik alım usulüyle karşılanır.
İhtiyaç sahibi kamu kurum ve kuruluşları tarafından yaklaşık maliyet 150.000.-TL.’yi aşmayan tek marka veya tek firmaya yönelik müteferrik alım talepleri, tüm sorumluluk ihtiyaç sahibi kurum veya kuruluşa ait olmak üzere karşılanabilecektir. Bu tutarı aşan talepler ise, ihtiyaç sahibi kamu kurum ve kuruluşunca hazırlanacak teknik şartnamelere göre ve “Devlet Malzeme Ofisi Satınalma Yönetmeliği” hükümleri çerçevesinde ihale yapılmak suretiyle karşılanır.
3.3.1. Satın alınmak istenilen malzemeler için E-Satış Portalında (www.dmo.gov.tr) “Eİşlemler -> Bilgilendirme -> Müşteri Tedarik Formları” içerisinde bulunan ”Müteferrik Talep Formu” ve “Araç Dışındaki Ürünlere İlişkin Taahhütname” doldurulur.
3.3.2. İlgili malzemeler için oluşturulan yaklaşık maliyet tutarının Ofisimiz hesaplarına yatırılması sonrası “Dekont” ve “Muhasebe İşlem Fişi” düzenlenir.
3.3.3. Bir üst yazı ekinde “Müteferrik Talep Formu”, “Araç Dışındaki Ürünlere İlişkin Taahhütname”, “Dekont” ve “Muhasebe İşlem Fişi (talep konusu ürün ile ilgili teknik şartname gerekiyor ise, onaylı teknik şartname eklenir.)” ile birlikte Ofisimizin ilgili satış organlarına talep yapılır.
4. Ofisinizde uygulanan satınalma usulleri nelerdir?
4.1. Kapalı Teklif Usulü:
4.1.1. Kapalı teklif usulü, ilan etmek suretiyle bütün isteklilerin yazılı ve nihai tek teklif verebildiği usuldür.
4.1.2. İstekliler ilanda belirtilen ihale saatine kadar ihale komisyonlarına ulaşmış olmak şartıyla, tekliflerini iadeli taahhütlü bir mektupla da gönderebilirler.
4.1.3. İlanda belirtilen İhale saatinde, komisyon, isteklilerin belgelerini ve geçici teminat verip vermediklerini inceleyerek kimlerin ihaleye katılabileceğini tespit eder. Katılamayacakların fiyat tekliflerini içeren iç zarfları ve teminatlarının geri verilmesi kararlaştırılır. Bu işlemler, isteklilerin önünde bir tutanakla tespit edilir.
4.2. Açık Teklif Usulü:
4.2.1. Açık teklif usulüne göre ihaleler, ilan etmek suretiyle isteklilerin ilk tekliflerini yazılı olarak bildirmeleri ve devamında sözlü olarak tekliflerini sürdürmeleri şeklinde yapılır.
4.2.2. Ayrıca istekliler ilanda belirtilen ihale saatine kadar ihale komisyonlarına ulaşmış olmak şartıyla, tekliflerini iadeli taahhütlü bir mektupla da gönderebilirler. Teklif sahibi komisyonda hazır bulunmadığı takdirde posta ile gönderilen teklifler son ve kesin teklif olarak kabul edilir.
4.2.3. İlanda belirtilen ihale saatinde, komisyon, isteklilerin belgelerini ve geçici teminat verip vermediklerini inceleyerek kimlerin ihaleye katılabileceğini tespit eder. Katılamayacakların fiyat tekliflerini içeren iç zarfları ve teminatlarının geri verilmesi kararlaştırılır. Bu işlemler, istekliler önünde bir tutanakla tespit edilir.
4.2.4. Tutanaktan sonra, ihaleye giremeyecekler ihale yerinden çıkartılır. Diğer istekliler, yazılı teklifleri açılıp okunduktan sonra sıra ile tekliflerini vermeye çağırılır. Komisyon başkanı posta ile yapılmış teklifler varsa okutarak bu tekliflerin de tutanağa yazılmasını sağlar. Yapılacak teklifler bir tutanağa yazılır ve teklif sahipleri tarafından imzalanır.
4.2.5. İhaleden çekilen isteklilerin bu durumları tutanağa yazılır ve imzaları alınır. İlgilinin imzadan çekinmesi halinde durum ayrıca belirtilir. İhaleden çekilenler yeniden teklifte bulunamazlar.
4.3. Belli İstekliler Arasında İhale Usulü:
4.3.1. İlan etmeksizin doğrudan doğruya isteklilere mektup göndermek suretiyle kapalı veya açık teklif istenmesi yöntemiyle alım usulüdür.
4.3.2. Belli nitelikleri taşıdığı varsayılan ve açık satış satışlara ait satınalma sözleşmesi, protokol veya çerçeve anlaşma yapılmış olan ve farklı markayı sunan birden fazla müteşebbis arasından en düşük fiyat esasına göre alımın karşılanmasına yönelik bir talebin bulunması,
4.3.3. Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen olaylar veya gerek Ofis gerekse müşteriler tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine, ihalenin ivedi olarak birden fazla müteşebbis arasında en düşük fiyat esasına göre yapılması yönünde bir talebin olması,
4.3.4. Açık satışlara ait satınalma, protokol veya çerçeve anlaşma yapılmış olan ancak mutabık kalınan ürünler dışında ürünleri istenilen müteşebbisler arasından en düşük fiyat esasına göre alımın karşılanmasına yönelik bir talebin bulunması, hallerinde uygulanır.
4.4. Pazarlık Usulü:
4.4.1. İstekli ile satınalmaya yetkili olanlar arasında pazarlık yapılması usulüdür.
4.4.2. Bu usul aşağıdaki durumlardan en az birinin meydana gelmesi halinde uygulanır.
a. İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,
b. Müşteri tercihleri de dikkate alınarak, mal veya hizmetin özelliği, markası, modeli, ivediliği veya önemi itibariyle satınalmanın belli bir müteşebbisten yapılmasının lüzumu,
c. Derhal onarımı gereken teknik arıza veya ani harabiyet sonucu taşıma aracı, makinelerin, onarım zarureti veya işletme malzemesinin işletmeyi durduracak ve Ofis zararını doğuracak bir seviyeye düşmesi,
d. Müşterilerce zorunluluk ve ihtiyaçlarına binaen marka, model, tip, özellik ve benzeri hususlar belirtilmek suretiyle belli bir müteşebbisten malzeme talep edilmesi,
e. Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen olaylar veya gerek Ofis gerekse müşteriler tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine, yeterli süre bulunmaması gibi nedenlerle alımın ivedi olarak tek bir müteşebbisten yapılması yönünde bir zorunluluğun veya talebin olması,
f. Açık satışlara ait satınalma sözleşmesi, protokol veya çerçeve anlaşma kapsamında yer almakla birlikte, bu ürünlere Ofisçe belirlenen doğrudan siparişe ilişkin parasal limit veya miktarı üzerinde talep olması,
g. Açık teklif usulü veya kapalı teklif usulü ile yapılan ihalelerde, istekli çıkmaması, isteklilerin belgeleri veya teklif ettikleri bedelin komisyonlarca uygun görülmemesi veya ihalenin herhangi bir sebeple iptal edilmesi halinde, Ofis yararının görülmesi nedeniyle alımın pazarlıkla yapılması zaruretinin olması,
h. Acilen karşılanması gereken mal ve hizmet alımları ile ilgili yapılacak ihalenin sonuçlandırılmasına kadar geçecek süre içindeki ihtiyaçların giderilmesine yönelik mal ve hizmet alımları,
4.4.3. Bu madde kapsamında yapılacak alımlarla ilgili ikinci fıkrada belirtilen şartların mevcudiyeti konusunda sorumluluk talepte bulunan kamu kurum ve kuruluşuna veya birime aittir.
4.4.4. Pazarlık usulünün tatbikinde satınalmayla görevli merciler, istekli ile pazarlık yapar. Pazarlık muhabere suretiyle de yapılabilir. İhale, şartname esaslarına uygun mal bulunamaması sebebiyle geri kalmış ise, zaruret nedeniyle şartname düzenlenmeyip, ihtiyaç ve istek yazılarında gösterilen özellikler veya numuneler esas tutulmakla yetinilebilir.
4.5. Mutemet Eliyle Alım Usulü:
4.5.1. Satınalma ile ilgili personel tarafından, piyasa araştırması yapılmak suretiyle icra edilen, merkezde ilgili birim yetkilisinin, taşra teşkilatında müdürlerin onayı ile kesinleşen satınalma usulüdür.
4.5.2. Bu suretle yapılacak satınalma limiti, Genel Müdürlük ve taşra teşkilatı için Yönetim Kurulunca tespit edilir.
4.5.3. Talep yazısındaki vasıfları gereğince veya numune suretiyle, şartname düzenlenmeksizin alım yapılabilir.
4.5.4. Bu satınalmalar, mutemetlerce alınacak avans yolu ile de yapılabilir.
4.6. Doğrudan Sipariş Usulü:
Genel Müdürlükçe belirlenen parasal tutarı veya miktarı aşmayan ve Yönetim Kurulunca onaylanan açık satışlara ait satınalma sözleşmesi, protokol ve çerçeve anlaşma hükümleri dahilinde, bu kapsamda yer alan mal ve hizmetlerin, doğrudan yüklenici firmaya sipariş verilmek suretiyle temin edilmesi usulüdür.
5. Satışa sunulan malzemeyi nasıl görebiliriz?
Ofisimizce satışa sunulan malzemelere E-Satış Portalında yer alan (www.dmo.gov.tr) “Ürün Arama" motoru vasıtasıyla ulaşılabilmektedir.
6. Ürünlerle ilgili teslim sürelerini nasıl görebiliriz?
Ofisimizce satışa sunulan malzemelerin, azami teslim süreleri, teknik açıklama, fiyat ve resimlerine E-Satış Portalında yer alan (www.dmo.gov.tr) “Ürün Arama" motoru vasıtasıyla ulaşılan ürünlerin detay sayfasını görüntüleyerek öğrenilebilmektedir.
7. Mal ve hizmet talepleri ile ilgili işlemler nelerdir?
Mal ve hizmet talepleri ile ilgili işlemler, Kurumsal Web Sitemizde (https://kurumsal.dmo.gov.tr) “İlgili Mevzuat -> Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü Mevzuatı” veya E-Satış Portalında (www.dmo.gov.tr), "Mevzuat" adımları ile ulaşılan "Kamu Kurum ve Kuruluşlarının, Devlet Malzeme Ofisi’nden Yapacakları Mal ve Malzeme Taleplerine İlişkin Yönetmelik" ile açıklanmaktadır.
8. Müşteri olabilmek için ne yapılmalıdır?
Müşteri dairelerin elektronik ortamda alışverişi, “Yeni Müşteri Üyeliği” Kayıt Formu doldurup kaydedildikten sonra verilecek müşteri numarası ve şifresinin, kayıt formunda belirtilen e-posta adresine gönderilmesinden sonra mümkün olabilmektedir.
Bu konuda detaylı bilgiye (www.dmo.gov.tr) adresimizdeki, “Yeni Üyelik” adımıyla ulaşılabilmektedir.
9. Özel sektöre satış yapılmakta mıdır?
Kurumsal Web Sitemizde (https://kurumsal.dmo.gov.tr) “İlgili Mevzuat -> Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü Mevzuatı” veya E-Satış Portalında (www.dmo.gov.tr) "Mevzuat” başlığı altında yer alan “DMO Ana Statüsü “nün 6. maddesi 1. fıkrasında da belirtildiği üzere, Ofisimizin mal ve hizmet sağladığı kuruluşlar arasında özel sektör yer almamaktadır.
10. Ofisinizin hangi satış organlarından alışveriş yapabilir ve sipariş verilen malzemenin ücretini ofisinizin hangi hesap numaralarına yatırabiliriz?
E-Satış Portalında (www.dmo.gov.tr) "İletişim -> Satış Birimleri" sekmelerinden ya da aynı sayfada bulunan harita vasıtasıyla sorumluluk alanına girdiğiniz satış birimimizi öğrenebilir ve banka hesap numaralarımıza ulaşabilirsiniz.