BÜRO İÇİNDE YÖNETİCİ SEKRETERİNİN GÖREVLERİ
21 Kasım 2013 Zeren Eren Yazılar 0
Toplum yapısı karmaşıklaşıp, iş bölümü artınca; uzmanlık alanları büyük önem kazanmaya başlamıştır. Günümüzde sekreterlik mesleği iş yerlerinde yerini almış,iş yerleri ile sekreterlik birbirlerini hem etkilemiş hem de tamamlamışlardır. İşyerlerinin varlık ve gelişme etkeni olan yönetici sekreterlerin çalıştıkları bürolarda yerine getirmek zorunda oldukları birtakım görevler bulunmaktadır.
Profesyonel bir sekreterin, beceri ve yeteneğini göstereceği faaliyetlerin başında, telefon görüşmeleri gelmektedir. Telefon görüşmelerinde her şeyden önce telefonun etkin bir biçimde kullanımı için makinenin uygun bir yerde bulunması gerekmektedir. Sekreterler, arayanların en az yarısıyla kendisi görüşebilmeli, onlara organizasyonun faaliyetleri konusunda yeterli bilgi verebilmelidir. Sekreter telefonla görüşme yaparken, görüşmesine bir limit koymalı ve bunu nezaketsizliğe kaçmadan karşı tarafa ses tonuyla hissettirebilmelidir.tutum bir sekreterin önem vermesi gereken konuların başında gelmektedir. Bu sadece telefonda konuştuğu kişiye karşı nazik ve ince olması açısından değil, her iki tarafın da vakit kazanması açısından önemlidir. iyi bir sekreter, her telefon konuşmasının bir yararı olduğunu unutmamalı ve olayların akışına göre gerekli adımları atmalıdır. Sekreterlerin telefonla ilgili görevlerinin başında, telefon bağlamaya ilişkin kurallar gelmektedir. Sekreterin telefon bakarken dikkat edeceği kurallardan biri, karşı tarafı telefonda fazla bekletmemektir. Telefon görüşmelerinde şu kuralların uygulanması iletişim etkinliği artıran görgü ve nezaket kuralı sayılmaktadır
1- Konuşmaya bir selamlaşma sözcüğü ile başlanmalı,
2- Sekreter, resmi telefon konuşmalarında “efendim”, üstlere ise, “buyurun efendim” demelidir. Direkt telefon edildiğinde önce kendini tanıtmalıdır. Konuşurken mesajın karşıdaki tarafından net olarak algılanmasına çaba göstermeli, hem sözcük seçiminde, hem de konuşma hızı bakımından buna dikkat edilmeli,
3- Telefon görüşmelerinde yanıtlar açıklayıcı olmalıdır. Kısa yanıtlar da nezaket kurallarına da aykırıdır.
4- Telefon başka departmanlara, ise, o departmanını numarasını vermek yerine mümkünse aktarma yolunu seçmek, nezaket kurallarına daha uygundur.
5- Telefonu beklemeye aldığınız durumlarda, zaman zaman kişiye dönerek onunla ilgilendiğinizi göstermelisiniz. Bekleme durumunun uzun sürecekse, karşı tarafa “dilerseniz numaranızı bırakın daha sonra biz sizi arayalım” şeklinde bir önünde bulunulmalıdır.
6- Yönetici toplantıda iken ona acil ve önemli telefonların gelmesi durumunda toplantının bölünmemesi için bu durum yöneticiye bir notla iletilmelidir.
7- Aranan şahsın yerinde olmaması durumunda, karşı tarafa arayan kişinin yerinde olmadığı iletilip kimin aradığını sorup not alınmalıdır.
8- Görüşme yapmadan önce kimin aradığı öğrenilmek isteniyorsa bunun karşı tarafa hissettirilmemesi gerekir. Arayan kişi tanınıyor ve yöneticinin o şahısı görüşmek isteyeceği düşünülüyorsa bağlantı kurmalı aksi halde “ bir bakayım yerinde mi” denmeli ve arayan şahsın adı sorulmalı.
9- Konuşmaların bitirilmesinde karşı taraf beklenmeli, konuşmanın sürdürülme konusunda bir isteksizlik ima ettirilmemelidir
Sekreterin önemli görevlerinden birisi de günlük randevuların tespiti ve programlandırılmasıdır. Yöneticinin zamanı çok değerli ve kısıtlıdır. Bu yüzden belirli zamanların ziyaretçilere ayrılması gerekmekte, eldeki zamanın durumuna göre ziyaretçilere randevu verilerek belirli bir gün ve saatte gelmeleri istenmektedir. Randevuların verilmesinde sekreterin en önemli yardımcısı randevu defteridir. Bazen yöneticiler randevu defterini masalarında bulundururlar. Bu durumda sekreter verilen randevuların bir kopyasını çıkarıp kendinde bulundurmalıdır.
Randevular ya yönetici ve sekreterin ortak kararı sonucunda verilmeli ya da yöneticiyi randevulardan sekreteri haberdar etmelidir. Gerektiği durumlarda randevu iptalleri 24 saat önce bildirilmelidir. Randevular, yönetici ve sekreter tarafından karşılıklı haberleşme ile tespit edildiği gibi, gerekli süre öncesinden sekreterine bildirilmeli ve çakışmalar önlenmelidir.
Bir sekreterin randevu verme işini düzgün ve aksaksız yürütebilmesi için yöneticisinin günlük programını, alışkanlıklarını, iş yerinin özelliklerini çok iyi bilmesi gerekmektedir. Sekreter, randevu verirken yöneticisinin o saatte başka bir işi olmadığına ve randevu isteyen kişiyle görüşmek istediğine emin olmalıdır. Bunun için yöneticinin sekretere bir randevu programı bırakması, hangi gün ve saatlerde kaç kişi ile görüşebileceğini ve kimlere randevu verilmesi gerektiğini belirtmesi uygun olmaktadır.
Ziyaretçiler büyük bir nezaketle karşılanmalı, ikram yapılmalı, Yönetici, ziyaretçiyi kabule hazır olduğunda kibarca buyur edilmelidir. Randevulu olduğu halde beklerken, yöneticinin ani bir işi çıkması nedeniyle görüşme yapamayan ziyaretçilerden özür dilemek de sekretere düşebilir. Böyle durumlarda konu yöneticiye açıklanmalı, bekleyen ziyaretçi veya ziyaretçiler olduğu hatırlatılmalı, başka bir gün ve saat için randevu verilmeye çalışılmalıdır.
İş yerinin ilk temsilcisi sekreter olduğu için gelen ziyaretçilerde iyi ve olumlu izlenimler Bırakabilmek için şu hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:
1-Daima temiz, şık, abartısız giyinmeli,
2-Ziyaretçileri güler yüzle karşılamalı,
3-Bilmediği veya tanımadığı kişileri ilk gözlemiyle sınıflayabilmeli,
4- İkram için hazırlıklı bulunmalı,
5- önemini bildiği ziyaretlerde gerekli ön hazırlıkları yapmalı,
6-İptal edilmiş bir randevu varsa, her iki tarafa da durumu zamanında geç kalmadan bildirmeli,
7-Ziyaretçilerin sayısında fazlalık olduğunda adil bir sıra ile onları kabul etmeli,
8-Ziyaretçilere karşı alay, küçümseme, sıkıntı belirtme gibi sözlü yada sözsüz bir davranış göstermemeli.
3- Ziyaretçilerin Kabulü ve Ağırlanması
Yönetimin aynı zamanda toplumsal bir süreç olması nedeniyle yöneticilerin çeşitli ziyaret ve ziyaretçileri bulunmaktadır. Bu ziyaretçiler üstler, eşit düzeydeki kişiler, astlar, dostlar, arkadaşlar, iş sahipleri, yabancılar olabilmektedir. Bu ziyaretler iş ziyareti, resmi amaçlı bir görüşme ziyareti, iş sohbeti veya özel amaçlı çay ziyareti olabilir. Her ziyaret bir zaman ve iş kaybı olsa da, aynı zamanda insan ilişkileri ve sosyal ilişkiler açısından önemli bir yakınlık pekiştirme aracıdır.
Ziyaretçilerin karşılanması büyük önem taşımaktadır. Ziyaretçi geldiğinde çekingen, sinirli yada ön yargılı olabilir. Bu yüzden ona oldukça kibar ve ilgili yaklaşmak gerekmektedir.
Sekreter, yöneticiyle aynı odada çalışıyorsa, konuk doğrudan doğruya yöneticisini odasına girer. Çünkü kapıda kendisine gerekli sorular sorulmamıştır. Ancak, sekreterin masası yöneticisinin odasına giden bir bölümün üzerindeyse gelen konularla ilgili sorumluluk sekretere aittir. Muhakeme becerisi güçlü olan bir sekreter yöneticisinin odasına izin almaksızın girebilecek insanları sezebilir. Yöneticinin yoğun olduğu zamanlarda, durum uygun bir dille bildirilmelidir
5- Ziyaretçi İsimlerinin Kaydedilmesi
Sekreter kısa zamanda iş yeri ile ilişkili ziyaretçilerin adlarını ve yöneticisini ziya ret sebeplerini öğrenmektedir. Eğer sekreter gelen ziyaretçi tanımıyorsa kimliğini, bağlı bulunduğu kurumunu, ziyaret sebebini ve randevu olup olmadığını öğrenmelidir.
Bir kuruluşun başarısını, yöneticinin, sekreterin ve diğer büro elemanlarının, birbirleriyle başarılı ilişki kurmaları yanında, müşteriyle olan ilişkileri de önemli ölçüde etkilemektedir. Bir kurum veya işletmeye gelen müşteriyle haberleşme yüz yüze olacağından, bu müşteriyle ilişkisi bulunan personelin dikkatle seçilmesi yetiştirilmesi gerekmektedir. Sekreter, gelen konuklara isimleriyle hitap etmeyi alışkanlık haline getirmelidir.
6- Seyahat Organizasyonu
Yönetici sekreterin önemli görevlerinden biri de seyahat düzenlemesidir. Çünkü günümüzde birçok iş şehirler arası veya ülkeler arası boyutta yapılmakta ve yöneticilerin iş seyahatlerinin programlanmasına daha çok ihtiyaçları olmaktadır. Seyahat organizasyonu doğrudan doğruya sekreter tarafından organize edilebileceği gibi, seyahat acenteleri aracılığıyla da gerçekleştirilebilmektedir. Sekreter, sadece bilet bulma ve rezervasyonları gerçekleştirme işlerini üstlenebileceği gibi, gezi ile ilgili tüm görevlerde etkin rol de alabilir. Seyahat için hazırlıklara yöneticinin seyahat amacını tam olarak öğrenmeyle başlanmalıdır. Nereye, ne kadar süreyle ve hangi bilgi ve belgeleri götürmek istediği tam olarak öğrenilmelidir. Seyahat hazırlıkları şu şekilde sıralanabilmektedir.
1-Seyahat ile ilgili bütün evrakı koymak üzere bir dosya hazırlanır.
2-Ulaşım araçları tarifesine bakarak gerekli bilgiler alınır, rezervasyonlar yapılır.
3-Seyahatle ilgili randevular yapılır.
4-Seyahat süresince ihtiyaç duyulacak bilgiler, belgeler, malzemeler, dokümanlar hazırlanır.
5- Seyahat avansları alınır.
6- Seyahat süresince programa bağlı her türlü işlerin yer, gün ve saatleri yazılır.
7- Donuş aracının yeri, tarihi, zamanı belirlenir.
8- Seyahate gidecek her kişiye, bütün bilgileri içeren birer dosya hazırlanmalıdır.
Çağdaş iş yaşamında önemli bir yer tutan iş toplantılarının, büyüklüğüne küçüklüğüne ve yöneticinin bu konudaki beklentilerine göre, sekreterin toplantı ile ilgili görevleri değişmektedir. Sekreter, bir toplantıyı başından sonuna kadar her şeyi ile düzenleyebileceği gibi sadece salon rezervasyonunu yapabilir ve toplantıya katılacaklara duyuru yapabilir. Sekreterler toplantıdan önce yöneticiyle konuşarak, uygun bir yeri, toplantı için ayarlar. Toplantıya katılması istenen kişiler, toplantıya davet edildikten sonra toplantı gündemi belirlenir ve öncelikle toplantıyla neyin amaçlandığı tespit edilir. Toplantıya katılanların toplantıda kullanacakları malzemeleri hazırlamak, toplantı gündemini çoğaltarak, katılanların hazırlanmaları için yeterli zaman öncesinde katılımcılara dağıtmak, kent dışından katılacak olanların barınma, gezi ve yiyecek rezervasyonlarını yapmak, toplantı tutanaklarına ve basınla olan ilişkilere yönelik hazırlıklar yapmak, sekreterin yerine getirecekleri görevlerin başında gelmektedir. Toplantılarda sekreterin görevlerini şu şekilde sıralamak mümkün olmaktadır.
• Toplantıdan önce yöneticisiyle görüşerek amaca uygun bir toplantı mekanı ayarlamak,
• Toplantı gündemini, önceden yönetici ile tespit ederek yazmak, toplantıya katılacak kişileri, toplantı yeri, saati ve tarihi konularında bilgilendirmek,
• Yöneticisinin toplantı sırasında ihtiyaç duyacağı tüm bilgi ve belgeleri hazır
bulundurmak, kendisini uyarmak,
• Toplantı sırasında kullanılacak belgelerin katılımcı sayısı kadar çoğaltılmasını sağlamak,
• Basın duyurusu yapılacaksa hazırlıklara katılmak, toplantı tutanaklarının hazırlanmasını sağlamak yada hazırlamak,
• Toplantı mekanı düzenlemelerinin tümüyle ilgilenmek. Şehir dışından gelecek katılımcılar için otel rezervasyonu yaptırmak, gerekirse ulaşımlarını organize etmek,
• Toplantı gündemleri için ne kadar sürenin ayrıldığını göstermek, toplantının başlangıç süresi gibi bitiş süresini de belirtmek,
• Toplantının bölünmesine izin vermemek,
• Toplantı sonrasında alınan kararların toplantıya katılanlara sunulmasını sağlamak,
• Toplantı bittikten sonra gerekli tutanakların dağıtılması, ödemelerin kontrolü ve teşekkür mektuplarının yazımını takip etmek, gerekiyorsa yapmak,
• Alınan kararlara göre ilgili kişi yada kuruluşlara teşekkür yada tebrik mektupları yazmak,
• Alınan kararlar çerçevesinde yöneticinin yapması gereken işler konusunda yardımcı olmak ve toplantıya ait tüm evrakın dosyalanmasını yapmak.
8- Evraka Yönelik Dosya ve Arşiv Düzenlenmesi
Dosyalama, bir iş yerinde türlü faaliyetler sonucu üretilen belgelerin düzgün bir şekilde saklanması, arandığında hemen bulunabilmesi ve işi bittiğinde ait olduğu yere kaldırılmasıdır.‘Büro faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında gelen yazıların, belgelerin, formların, belli bir düzen içinde tutulması ve istenilen zamanda bunlara ulaşma kolaylığının sağlanması, dosyalama sisteminin varlık nedenidir’. Günümüzde özellikle bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan gelişmeler, büroları kağıtsız bürolar haline getirmektedir. Kağıtsız büro, aynı zamanda bu kağıtların saklandığı dosyalara olan ihtiyacı da ortadan kaldırmaktadır. Ofis otomasyonuna dayalı büro yönetimi anlayışı, dosyalama sistemleri konusunda kullanılan teknolojiye göre yeni yöntemlerin ve araçların kullanılmasını gerekli kılmaktır.
Büro işlerinin, belli bir sistematik çerçevede yürütülmesi için imza formları, evrak kayıt defterleri ve zamanında kayıt ve takip işlemleri yapılarak, evrakların kaybolması engellenmektedir. Kayıt işlemleri sayesinde evraklar kolaylıkla bulunmaktadır. Bu kayıt işlemleri sayesinde alınan evrakların kim tarafından alındığını ve yerine konup konmadığını takip etmek kolaylaşmaktadır. Yerinde olmayan dosyaların yerleri belirlenir. Sekreterlerin evrak ve dosya kayıt işlemlerinde yapmaları gereken şey, evrak ve dosyaların imza karşılığında alınması ve teslim edilmesidir .
Arşivlemede öncelikle hangi belgelerin alınacağı kararlaştırılmaktadır. Bu eleme işlemİ eğer varsa ilgili yönetmelik hükümlerine göre, yoksa işletme içinden konu ile ilgili kişilerden oluşan bir komisyonun vereceği karar doğrultusunda yapılmaktadır. Bunun yanında çağdaş bürolarda kayıt yönetimi ile görevli bir kişi bulunur. Bu kişi, belge ve dosyaları sınıflandırmakta, saklama sürelerini saptamakta ve aktif dosyalardan arşive yapılacak aktarmaları denetlemektedir.
Sekreterin en önemli görevlerinden birisi de denetim ve izlemedir. Randevuların, yazıların, imzalanacak dokümanların, yöneticinin özel iş ve görüşmelerinin izlenmesi, sekreterin dinamik dikkatli ve pratik olmasını gerektirmektedir. Belli bir düzen içerisinde imza dosyaları kullanarak, yazıların önem ve acelelik derecelerine göre sıralanarak izlenmesi ve denetlenmesi gerekmektedir. Mektuplar açılarak gerekli notlar alınmalı, eğer sekreterin cevaplayabileceği durumdaysa hemen cevaplanmalıdır. Bütün bunların yapılabilmesi iyi bir denetim ve izlemeden geçmektedir. Ancak iyi bir kontrol için sekreterin, kuruluşun çalışma konusunun içeriğini iyi bilmesini gerektirmektedir. Bilgilenmeye zaman ayrılmalı, gerekiyorsa ilgili yayınlara başvurmalıdır.
Kariyer Planı Yaparken Nelere Dikkat Edilmeli ?
12. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekretelik Kongresi Başladı