BAĞIMSIZ DENETİM ŞİRKETLERİ VASITASIYLA TEMİN EDİLECEK DENETİM TEKLİF ŞARTNAMESİ
Bu Şartnamede teklif isteyen taraf İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği, (İTKİB olarak anılacaktır) teklif veren taraf ise İSTEKLİ olarak tanımlanmıştır.
Bu Şartname, İTKİB/ İhracatçı Birlikleriin yerleşkesinde (Dış Ticaret Kompleksi) 2018 Hesap yılına ait hesap ve işlemler ile bunlarla ilgili kayıtların 5910 sayılı Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında kanun ile bu kanuna ilişkin yönetmelik, Türkiye İhracatçılar Meclisi tarafından yayımlanmış olan Muhasebe Uygulama Usul ve Esasları ile Satın Alma ve Satım Uygulama Usul ve Esaslarına ve diğer İhracatçı Birlikleri mevzuatlarına uygunluğunun denetimi ve mali tabloların Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlke ve Standartlarına uygunluğun incelenmesi ve raporlanması, 01.01.2018-31.12.2018 hesap dönemini kapsayan 3 aylık periyotlarla Bağımsız Denetim ve Raporlama Hizmetinin İSTEKLİ vasıtasıyla yerine getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere düzenlenmiştir.
"Bu şartname 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'na tabi olmayıp, 5910 sayılı Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun ile Türkiye İhracatçılar Meclisi ve İhracatçı Birlikleri Satın Alma ve Satım Uygulama Usul ve Esasları'na dayanılarak hazırlanmıştır."
3. ALINACAK HİZMETİN TANIMI VE KAPSAMI
Bu şartname, İTKİB ve bünyesindeki İhracatçı Birliklerinin 2018 yılına ait hesap ve işlemleri ile bunlarla ilgili kayıtların ve mali tabloların, denetim şirketi tarafından Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve 5910 sayılı Kanun ile bu Kanuna ilişkin yönetmelik, tebliğ, uygulama usul ve esaslar ile talimatlar, İTKİB/İhracatçı Birliklerinin Yönetim Kurulu Kararları ile genel kabul görmüş muhasebe ilke ve standartlarına uygun olarak kontrolü ile gerekli görülecek diğer yöntem ve teknikleri içerek şekilde incelenmesi ve raporlanmasıdır.
Söz konusu incelemelerin detayı aşağıdaki gibidir:
Denetleme Yöntemine İlişkin Bilgiler:
İTKİB/İhracatçı Birlikleri'nin 2018 yılı hesapları 3 aylık periyotlarla en az %40 oranında örnekleme yöntemi ile incelenecektir. Yapılan bu incelemelerde;
Muhasebe hesap ve işlemleri ile mali tabloların genel kabul görmüş muhasebe ilke ve standartlarına uygunluğunun denetimi,
Muhasebe kayıtlarına esas teşkil eden gelirler ile harcama belgelerinin, geçerli belgelere dayalı olarak ilgili bütçe fasıllarından gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin kontrolü,
Kullanılan resmi defterlerin tasdikinin kontrolü,
KDV ve muhtasar beyannameleri ile SGK bildirgelerinin kanuni defter kayıtları ve belgelere uygun olarak tanzim edilip edilmediğinin kontrolü,
Banka ekstreleri ile muhasebe kayıtlarının birbiriyle uyumlu olup olmadığı, denetim periyotları sonu itibariyle çalışılan tüm bankalardan hesap ekstrelerinin alınıp alınmadığı, yılsonu itibariyle en yoğun çalışılan ilk 5 bankalarla yazılı mutabakatın yapılıp yapılmadığının kontrolü,
Mali tablolarda yer alan, müşterilerden alacaklar hesabı ile satıcılara borçlar hesabını oluşturan en yüksek tutarlı ilk 20 adet borç ile ilk 10 adet alacağın mutabakatlarının yılsonlarında yapılıp yapılmadığının kontrolü,
Beyannamelerin ve SGK bildirgelerinin ve ödemelerinin doğru olarak ve zamanında verilip verilmediği,
Maddi ve Maddi Olmayan Duran Varlık giriş çıkışlarının belgeleri ile yıl sonu itibariyle sabit kıymet sayımının yapılıp yapılmadığının kontrolü,
Kıdem Tazminat, İhbar Tazminatı vb. diğer hak edişlerin hesaplamasının kontrolü,
Dövizli hesaplar kur güncellemeleri ile vadeli hesap faiz tahakkukları ve diğer tahakkukların 3 aylık periyotlarda gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin kontrolü,
Vezne işlemleri denetimi ve süreç kontrolü,
Personelin aylık maaş ödemelerinin tamamının aylık bordro icmalleri ve ilgili banka hareketleriyle uyumlu olup olmadığının; bordrolarda görülen ve maaş alan personel içinden rastgele örnekleme yöntemi ile seçilecek en az 10 personelin özlük dosyalarının içeriklerinin incelenerek ve ilgili personelin çalışıp çalışmadığının fiziki olarak kontrolü,
Görevli Yönetim Kurulu üyeleri ile personelin temsil yetkilerinin devam edip etmediğinin kontrolü,
- 5910 sayılı Kanun ile bu Kanuna ilişkin yönetmelik, tebliğ ve Bakanlık/TİM talimatları kapsamında incelenmesi:
a. Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun; Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında Yönetmelik kapsamında İTKİB/İhracatçı Birliklerinin bütçesinden yapılan tüm harcamaların en az %20 oranında örnekleme yöntemi ile denetlenmesi,
b. Türkiye İhracatçılar Meclisi ve İhracatçı Birlikleri İnsan Kaynakları Yönetmeliği ile Türkiye İhracatçılar Meclisi ve İhracatçı Birlikleri İnsan Kaynakları Sınav Yönetmeliği kapsamında, İTKİB/ İhracatçı Birlikleri İnsan Kaynakları uygulamaların, Personel Bordro ve Harcırah Beyannamelerinin, Ücret Tahakkuklarının doğru yapılıp yapılmadığının, fazla mesai formlarının, Personel Sözleşmelerinin Hazırlanmasının, Özlük Dosyalarının Hazırlanmasının, Yıllık İzinlerin Takibinin, TİM/Bakanlık onaylı kadro cetvellerinin mevcudiyetinin, Görevde Yükselmelerin, Unvan Değişikliklerinin, İTKİB/ İhracatçı Birlikleri, Personel Alımlarının, Sınav Duyurularının, Sınav Kurulunun oluşturulması ve diğer uygulamaların denetlenmesi;
c. Türkiye İhracatçılar Meclisi ve İhracatçı Birlikleri Satın Alma ve Satım Uygulama Usul ve Esasları kapsamında, en az %40 oranında örnekleme yöntemi ile İTKİB/ İhracatçı Birliklerinin bütçesinden yapılan tüm satın alımların, alınan tekliflerin sayılarının, satın alma komisyon kararlarının, satın alma komisyon kararlarının harcama limitlerine uygunluğu, Yönetim Kurulu Kararının-TİM Uygunluğunun-Bakanlık Onayının bulunup bulunmadığını ile diğer uygulamaların denetlenmesi;
d. Türkiye İhracatçılar Meclisi ve İhracatçı Birlikleri Muhasebe Uygulama Usul ve Esasları kapsamında, TİM/Birlik bütçesinden yapılan harcamaların ilgili fasıllardan yapılıp yapılmadığı, Bilanço-Gelir/Gider Tablosu Hesaplarının kontrolü, Personele verilen avansların zamanında kapatılıp katılmadığının kontrolü, Ek Bütçe ihtiyacında TİM/Bakanlık onayının alınıp alınmadığı, TİM/İhracatçı Birlikleri Müşterek Hesap Katkı Paylarının doğru hesaplanıp hesaplanmadığı, Birliklerin bütçe ödenek Aktarmalarının, Yedek Akçe Kullanımlarının ve diğer uygulamaların mevzuata uygunluğunun denetlenmesi;
e. TİM ve İhracatçı Birlikleri Yönetim Kurulu Görev Seyahatleri Uygulama Usul ve Esasları ile TİM ve İhracatçı Birlikleri Personel Geçici Görevlendirme Uygulama Usul ve Esasları kapsamında, TİM/Birlik Yönetim Kurulları Üyeleri ve Personelinin Yurtiçi/Yurtdışı Seyahatlerinde görevlendirilmelerine ilişkin YK kararının ve/veya Seyahat Formunun olup olmadığı, Organizasyonlara katılan YK üyeleri-Personel-Dışarıdan davet edilen ilgili kişilerin sayısı ile seyahat işlemlerinin ve diğer uygulamaların en az %40 oranında örnekleme yöntemi ile denetlenmesi;
f. Sektörel Tanıtım Gruplarının Kuruluşu ve Faaliyetine İlişkin Tebliğ kapsamında, Sektörel Tanıtım Grupları bütçesinden yapılan harcamaların en az %40 oranında örnekleme yöntemi ile İTKİB/ İhracatçı Birliklerinde olduğu gibi denetimi;
Denetim şirketi, yapacağı çalışmaların sonunda hizmet verilen dönemle ilgili olarak rapor düzenleyecektir. Denetim Şirketi, düzenlediği tüm raporları İTKİB/ İhracatçı Birlikleri Yönetim Kurulu'na ve Türkiye İhracatçılar Meclisine sunar.
Rapor, her dönem hesap, işlem ve tabloları hakkındaki sonuçları içerecek biçimde düzenlenecek, uygulanan standardın ve hizmetin temel amaçlarının gereklerine göre hazırlanacaktır.
İşbu Şartname kapsamında İSTEKLİ tarafından hazırlanacak rapor, belge ve sair her türlü materyalin basma, çoğaltma, kopyalama, yayma, kullanma, dağıtma gibi hakları da dahil olmak üzere tüm fikri sınai mülkiyet hakları İTKİB'e aittir.
İSTEKLİ tarafından üretilen ve hazırlanan rapor, belge ve sair materyal ile ilgili olarak 3. Şahıslar tarafından FSEK (Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu) kapsamında yapılacak başvurulardan ve tazminat taleplerinden doğacak tüm sorumluluklar İSTEKLİ'ye aittir.
5.1. İSTEKLİ, bu şartname kapsamında karşılamayı taahhüt ettiği Denetim hizmetini rakamla ve yazıyla belirten imzalı teklif mektubunu, İSTEKLİ'ye ait imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi fotokopisi ile birlikte Kapalı Zarf ile ve zarfın üzerine İSTEKLİ'nin isim ve teklif konusu yazılmak ve zarfın kapanan kısmı da İSTEKLİ tarafından firma kaşesi ile kaşelenmek ve imzalanmak suretiyle en geç 16.01.2018 tarihi Saat: 16.00'a kadar, Çobançeşme Mevkii, Sanayi Caddesi, Dış Ticaret Kompleksi B Blok 3. Kat İTKİB Satın Alma Ve Destek Hizmetleri Şubesine elden teslim edilmesi gerekmektedir. Söz konusu gün ve saatten sonraki gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir.
5.2. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.
5.3 İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İTKİB'i bilgilendirecektir.
5.4 Teklif Veremeyecek Olanlar:
· Satın almayı yapacak TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli,
· Satın almayı yapacak TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,
· Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,
· Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
· Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler,
· Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar
5.5 İhale Dışı Bırakılma Nedenleri
· Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,
· Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,
· İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.
6. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ
6.1 Teklifler, İTKİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir Komisyon tarafından değerlendirilecektir.
6.4 İSTEKLİ'ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde İTKİB'den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
7.1. İTKİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.
7.2. İSTEKLİLER, İTKİB'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
İşbu Şartnameden doğacak uyuşmazlıkların hallinde İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.