Anasayfa MEB Şube Müdürlüğü Sınavı Şube Müdürlüğü Sınavı HALKLA İLİŞKİLER VE DAVRANIŞ KURALLARI Ders Notları 2018
LHalkla İlişkiler Kavramı
Halkla ilişkiler nedir? Sorusuna somut yanıt vermek mümkün değildir. Tanımlamadaki güçlüğün sebebi uygulama alanının geniş ve yaygın olması, reklamcılık, propaganda ve pazarlama kavramlarına yakın olmasından kaynaklandığı kuskusudur.
Çağımızın mesleği olarak kabul edilen halkla ilişkiler, kamu ve özel sektör kuruluşları için zorunlu bir ihtiyaç haline gelmiştir. Günümüzde, her şey artık kamuoyu önünde geçmekte, kapalı kapılar ardında alman kararlar dönemi kapanmış bulunmaktadır. Bu bakımdan halkla ilişkiler, kuruluşların, birincil işlevi konumuna gelmiştir
-Halkla ilişkiler, bir örgütle kamu kumlusu arasında karşılıklı anlayışın kurulması amacım taşıyan, önceden düşünülüp tasarlanmış planlı ve sürekli çabadır.
Gerçekten halkla ilişkiler etkinliği, bir çok öğenin uyumlu bir biçimde düzenlenmesiyle hayata geçirilebilir. Her şeyden önce planlı bir biçimde en uygun zaman ve yerde yapılmalıdır. Halkla ilişkiler etkinlikleri iki yönlü ve karşılıklı olmalıdır. Reklam ve propaganda gibi ayrı amaç ve yöntemlerle yapılan iletişimden ayrılmalı, doğruluk, inandırıcılık ve karşılıklı yarar ilkelerine dayandırılmalıdır.
Halkla ilişkiler işlevinin anlamını daha tutarlı olarak değerlendirebilmek için, bu işlevin amaçları ile halkla ilişkiler açısından söz konusu olan temel değerlerin neler olduğunun incelenmesinde de yarar vardır.
A.Halkla İlişkilerde Genel Amaçlar
Genel olarak halkla ilişkilerin amaçları şöyle sıralanmaktadır:
- Kamuoyunun kuruluşa ilişkin eğimlerini, tutum ve beklentilerini saptayarak, kuruluşta uygun iyileştirilmelerin yapılması için önerilerde bulunmak,
- İnsan davranış ve tutumlarının gerçek nedenlerini anlamak,
- Örgüte ilişkin olarak, kamuoyunda ortaya çıkmış olan yanlış anlamaları önlemek,
- Kuruluşla halk arasında karşılıklı saygı ve toplumsal sorumluluk duygularını geliştirmek,
- Özel çıkarlarla, kamusal çıkarlar arasında uyum sağlamak,
- Mal ve hizmetlerin niteliklerinin geliştirilmesine katkıda bulunmak,
- Örgütün kurumsal kimliğinin oluşturulması ve benimsetilmesine yardımcı olmak,
- Demokratik değerlerin gelişmesine katkıda bulunmak.
B.Kamu Yönetiminde Haİkia İlişkilerin Amaçlan
Kamu yönetiminde halkla ilişkilerin amaçlan ise şöyle sıralanmaktadır:
- Kamuoyunu aydınlatmak, örgütü, onun izlediği hizmet politikasını benimsetmek,
» Halkta yönetime karşı daha olumlu tutumlar oluşturmak,
- Yönetimle olan ilişkilerde halkın işini kolaylaştırmak,
- Alınacak kararların daha yerinde olmasını sağlayacak bilgileri halktan elde etmek,
- Yasaklar üzerinde aydınlatıcı bilgiler vererek, yurttaşların yasaklara uymasını sağlamak,
- Hizmetlerin görülmesinde halkın işbirliğini sağlamak,
-Yasalardaki, yönetsel yöntemlerdeki aksaklıkların saptanmasında, giderilmesinde halkın dileklerinden,
örgütlenmelerinden, yakınmalarından yararlanmak.
C.Yerel Yönetimlerde Halkla İlişkilerin Amaçlan
Özel olarak yerel yönetimlerde halkla ilişkilerin temel amaçları dört başlık altında toplanmaktadır:
- Vatandaşlara, yerel yönetim kuruluşunun hizmet politikaları ve uygulamalarına ilişkin olarak bilgi vermek,
- Yerel yönetim kuruluşlarınca kesin kararlar alınmadan önce, önemli yeni projeler hakkında vatandaşlara görüşlerini belirtme fırsatı vermek,
- Yerel yönetimlerin sistemi ve işleyişi ile kendi hak ve sorumlulukları konularında vatandaşları aydınlatmak,
-Vatandaşlık gururunu aşılamak ve geliştirmek.
Kısaca ifade etmek gerekirse halkla ilişkilerin amacı bir kuruluş ile ilgili olduğu hedef kitle arasında karşılıklı anlayış uyum ve iyi niyeti gerçekleştirme, kuruluş amaçlan ile toplumun gereksinme tutum ve davranışlarını kamu yaran etrafında bütünleştirme ve böylece toplumda görüş birliğini sağlamaktır.
IILHalkla İlişkilerin Temel İlkeleri
Halkla ilişkiler etkinliği, ister kamu yönetimi ister özel sektör tarafından yapılsın, belirli bir takım ilkelere dayanma zorunluluğu vardır. Aşağıda bu ilkelerden dürüstlük, inandırıcılık ve yineleme ilkelerinden kısaca şöyle özetlenebilir.
Dürüstlük, halkla ilişkilerde kesinlikle yerine getirilmesi gereken en Önemli koşuldur. Araştırma, değerlendirme yöntem ve araçların saptanmasında ve planların uygulanmasında dürüstlük ilkesi en sağlıklı biçimde uygulanmalıdır. Bu konuda gösterilecek titizlik, çalışmanın başarısını geniş ölçüde etkileyecektir. Gerçeklerden ayrılmadan, güven ve destek sağlayacağına inanarak yapılan tanıtma çalışmaları, dürüstlük ilkesinin temelidir. Halkla ilişkiler çalışmalarında yalnız gerçeğin yeri vardır. Gerçek olan duyurulur, tanıtılır.
Halkla ilişkiler çabası içinde hedef kitle için hazırlanan duyurma, tanıtma mesajlarının dürüstlükten ayrılmaması gerekir. Halkla ilişkilerde hedef kitleyi kandırmak, onu etkilemek ve belli bir yöne itmek için her yola başvurmak söz konusu değildir. Halkla ilişkiler bu noktada propaganda ve beyin yıkamadan ayrılmaktadır.
Halkla ilişkilerde ikinci ilke mesajların sunulmasında inandırıcı olabilmektir. İnandırıcı olabilmek çeşitli etkenlere bağlıdır. Hedef kitleyi tanımak, onun özelliklerini, beklentilerini, isteklerini iyi bilmek gerekir. Bu gerekler yerine getirilmişse gerçeklerden ayrılmadan, belli ilkelere uyarak hazırladığımız mesajın inandırıcı olmasını bekleyebiliriz. Bu konuda en etkili ve önemli özelliklerden biri de kullanılan dildir. Dilinin rahatlıkla ve özenle kullanılabilen bir tanıtıcının inandırıcı olmadaki şansı daha fazladır.
Bu ilke başlığı altında halkla ilişkilerde ikna yönteminden de söz etmek yerinde olur. Halkla ilişkiler iletişiminin başarısı aslında ikna sürecinin gerçekleşmesine bağlıdır. İkna etme, halkla ilişkilerin hedefi olmakla birlikte burada iletişim sürecinin çeşitli boyutları, bu boyutlarla ilgili çeşitli özellikler, etmenler belirleyici olur.
İkna edici iletişimde ana düşünce alıcının mesajdaki görüşleri gönüllü olarak kabul etmesidir. Bununla birlikte ikna edici iletişim, özel olarak karşımızdaki birey, grup ya da kitlede belli tutum veya davranış değişimi, başka deyişle belli bir konuda belli bir biçimde düşünmesini ve davranmasını sağlama amacıyla planlı bir biçimde gerçekleştirilen iletişim olarak nitelenebilir. İletişimin başarısı da bu amacın gerçekleşme derecesi ile ölçülür.
Halkla ilişkilerin diğer bir ilkesi yineleme, yani mesajların birçok kez tekrar edilmesidir. Böylece kamu oyunun (hedef kitle) konuyu bir daha unutmayacak biçimde belleğine yerleştirmesi sağlanır. Tekrarlar sonucunda hedefe aktarılan konunun ilgili kişilerce ve türlü görüş sahiplerince tartışması sağlanarak kalıcılığı sağlanır.
Halkla ilişkiler sürekli olan, sabır ile çalışmak isteyen bir faaliyettir. Bir günde, saygı, sevgi, nüfus kazanılamaz. Sağlam bir halkla ilişki, sağlam bir dostluğa benzetebilir. Sağlam dostluğun kazanılması nasıl zamana bağlı ise, iyi bir halkla ilişkilerin kurulabilmesi de zamana ve sabırlı çalışmaya bağlıdır.
IV.Halkla İlişkiler Çalışmalarının Aşamaları
Halkla ilişkilerde çalışma biçiminin saptanması için önce olayların sistemli olarak araştırılması, analizi, ölçülmesi ve bundan sonra planlı bir şekilde çalışmaların hazırlanması gerekir. Halkla ilişkiler operasyonlarının yürütülmesi için, plan hazırlamak kesinlikle zorunludur.
Bir halkla ilişkiler çalışmasında izlenecek belli başlı aşamalar şunlardan ibarettir:
Bir halkla ilişkiler faaliyetinde atılacak ilk adım, bilgi topîanmasıdır. İlişki kurulacak hedef hakkında bilgi sahibi olmadan, kurulacak ilişkileri yürütmek kolay değildir.
İkinci aşama, elimizdeki bulgulardan da yararlanarak çalışma planının hazırlanmasıdır. Bu çalışma sırasında hedefe neyin nasıl söyleneceği de kararlaştırılacak, yeni haberleşme mesajları hazırlanacaktır.
Üçüncü aşama, hazırlanan planların belli bir yöntem ile uygulanmasıdır. Çeşitli haberleşme araçlarından ve kitleyle ilişki kurulacak çeşitli yöntemlerden yararlanılarak, hedef kitleler için hazırlanan mesajlar yerine ulaştırılır.
Uygulanan programda son aşama, uygulama sonuçlarının değerlendirilmesidir. Bu değerlendirme ile nasıl sonuç verdiği ve hedef kitlenin tepkileri incelenir. Bu değerlendirme aynı zamanda bir sonraki program için bir ön araştırmadır. Bu bilgiler, bize çalışma planlarındaki yanlışlıkları ve eksiklikleri düzeltme olanağı verir.
Araştırma ve bilgi toplama halkla ilişkiler çalışmalarının üzerine oturacağı temellerin oluşturulmasını sağlayacaktır. Bu araştırma yapılmadan ve hedef kitle hakkında hiçbir şey bilmeden çalışmalara başlanırsa kampanya dağınık ve yararsız bir görünüm içinde olur ve istenilen sonuca varılamaz.
Hedef olarak alınacak kitlenin özelliklen, eğilimleri, düşünceleri, toplumsal ve kültürel yapıları bilinmedikçe halkla ilişkiler çalışmalarının amacına ulaşması mümkün değildir. Yapılacak araştırma, hedef kitlenin davranışları ve toplumsal özellikleriyle ilgili olduğundan sosyoloji ve psikoloji gibi davranış bilimleriyle yakın ilişkisi vardır. Bu tür bir sosyal araştırmada ilk aşama, sorunun saptanarak, en açık biçimde ortaya konmasıdır.
Önem taşıyan ikinci nokta, araştırmada kullanacağımız araç ve yöntemlerin ne derece güvenilir olduğunun bilinmesidir. Bu araç ve yöntemler, yazılı cevaplanacak anketler, soru-cevap görüşmeleri, telefonla ya da yüz yüze yapılacak soruşturmalar ve bunun gibi yöntemlerdir.
Üçüncü sorun bu araçların en uygun ve verimli biçimde kullanılmasıdır. Araştırma çalışmasını yapacak iş görenlerin nitelikleri, eğitim düzeyleri ve yetenekleri, yapılacak çalışmalarda sağlıklı sonuçlara ulaşmayı etkileyecektir.
Bilgi toplama türlü yöntemler kullanılarak yapılabilir. Hedef olarak alman toplumun özellikleri, o toplumun hakkında yayınlanmış kitap, makale, inceleme gibi yayınlardan veya o toplumun içinde uzun süre yaşamış kişilerden elde edilebilir. Kuruluşa gelen mektuplar ve başvurular, hedef kitleleri temsil edebilecek kişilerle yapılan görüşmeler, çeşitli danışmanların görüşleri gibi veriler incelenerek bilgi toplama işlemi yerine getirilebilir.
Daha ayrıntılı ve güvenilir sonuçlar alabilmek içinse daha etkin metotlar kullanılmalıdır. Bu metotlardan birisi kişisel soruşturma yöntemidir. Ancak, hedef kitlenin tümü yerine örnekleme metodunu kullanmak daha iyidir. Bilgi toplamanın bir başka yolu da anketlerdir. Anket yönteminde soruların hazırlanması büyük önem taşır.
Halkla ilişkiler sürecinin ikinci aşaması planlamadır. Planlama belirlenen amaçları gerçekleştirmek için gerekli olan araçların saptanması ile ilgili bir kavram olup, amaçların ve bu
amaçlara ulaşmak için nelerin, ne zaman, nerede, neyle ve kimlere, nasıl yapılacağının belirlenmesi olarak tanımlanabilir.
Halkla ilişkilerde planlar, diğer çalışmalarda olduğu gibi uzun, orta ve kısa dönemli olarak ayırabiliriz. Uzun ve orta dönemli planlar daha çok bir örgütün halka ilişkiler politikasının gerçekleşmesine ilişkin planlan içerir. Kısa dönemli planlar ise daha güncel noktalarda yoğunlaşan, genel planlama amaçlarının ayrıntılarının belirlendiği ve bunlara ulaşma yöntemlerin tesbit edildiği planlamadır.
Hazırlanan programın uygulanması halkla ilişkiler sürecin üçüncü adımıdır. Halkla ilişkiler sürecinin en göze çaıpan yönü hedef kitlelere bilgi aktarmaya veya onları etkilemeye yönelik olan iletişim aşamasıdır. Basit olarak iletişim ortak semboller yoluyla anlamların, duygu, düşünce ve davranışların aktarılması süreci olarak tanımlanır. Yazılı ya da sözlü sözcükler, resimler, davranışlar ortak sembolleri oluşturur. Her iletişim sürecinde, kaynak, ileti (mesaj) ve alıcı olmak üzere üç temel öge bulunur. Bunlara bir de iletinin aktarıldığı araç yada kanal eklenir.
Halkla ilişkiler sürecinin son aşaması, değerlendirme olarak adlandırılır. Bu aşamada uygulanan programın etkilerinin ölçülmesi ve programın amacına ulaşma derecesi saptanır. Elde edilen sonuçlar hazırlayacağımız bir sonraki çalışma planlan için en değerli malzemeyi oluşturacaktır. Başka bir değişle değerlendirme, sonraki programın da bilgi toplama aşamasını oluşturur.
V.Halkla İlişkilerde Kullanılan Araçlar
Halkla ilişkiler kamuoyuna bilgi aktarılmasında ve bu kamuoyu ile ilişkilerin düzenlenmesinde çeşitli araçlardan yararlanılır. Hangi araç ya da araçların kullanılacağı kamuoyuna ulaşılmak istenen grubun ve aracın özelliklerine bağlı olarak belirlenir. Halkla ilişkilerde kullanılan araçları şu şekilde sıralayabiliriz.
A.Yazıiı ve basılı araçlar:
4.E1 Kitapları Klavuzlar
11.Yönlendirici yol göstericiler
B.Yayım ve Görsel İşitsel Araçlar:
1.Radyo ve Televizyon 2. Sergiler
C.Sosyal ve Kültürel Etkinlikler
3.Destek ve sponsorluk D.Eğitim
Vl.Çalışanlar ve Halkla İlişkiler
Halkla ilişkilerde kamu(halk) kavramı içine yalnızca dış çevredeki birey, grup ve kuruluşlar girmez. Her kuruluşta çalışanlar halkla ilişkiler açısından o kuruluşun iç kamularını oluşturur. Bir kuruluşun halkla ilişkilerinin niteliği, yalnızca o kuruluştaki halkla ilişkiler biriminin yaptığı işler tarafından değil, kuruluşun tüm kararları, uygulamaları, çalışanların davranışları tarafından da belirlenmektedir. Bu çerçevede halkla ilişkiler aslında o kuruluşun tüm etkinlikleri ve bunların niteliği ile ilgilidir.
A.Kurum İçi İlişkiler
Halkla ilişkilerde, kurum içi ilişkiler büyük önem taşır. Bu bakımdan halkla ilişkilerde başarı sağlanması için halkla ilişkilerde görevli olsun olmasın, bütün personelin kuruluşunun amaçlarını iyi bilmesi ve çalışmaların işbirliği içinde yürütülmesi gerekir. Diğer bir ifade ile, halkla ilişkilerde iç ilişkiler, dış ilişkiler kadar önemlidir ve birlikte sürdürülmesi gerekir.
Halkla ilişkilerin temelinde, iyi insan ilişkilerinin ya da iyi insan ilişkileri için tüm personel arasında haberleşme ve bilgi akışının sağlanması gerekir. Haberleşmede personel ile yönetim arasında karşılıklı diyalogun mutlaka bulunması gerekir.
Çalışanlar, kuruluşun dış dünyasıyla ilişkilerin üzerinde belirleyici bir etkiye sahiptir. Bu etki daha çok gündelik ilişkilerde olumlu ya da olumsuz biçimde ortaya çıkar. Bu nedenle çalışanların davranışlarında özenli olmaları Önemli bir noktadır.
Çalışanların etkisinin ortaya çıktığı bir başka nokta işlerin düzenli ve hızlı yürütülmesi ile ilgilidir. Kuruluşlar işlerin kolay ve hızlı yürütebilmesi için kamuoyu ile aralarında ortak anlayış ve davranış biçimi geliştirmek zorundadır. Ayrıca işle ilgili birimlerin bina içinde yerini bilmek, ilgili birimlerin birbirine yakın olması, işlerin hızlı yapılması açısından Önemlidir. Bütün bunlara ek olarak kuruluşun fiziki görünümü, temizliği, çalışanların giyim ve kuşamları, tertipliliği, kişiliği ve genel davranışı kuruluş hakkında varılan yargılarda etkili olur.
B.Personelde Aranılacak Nitelikler
Burada üzerinde durulması gereken konulardan biri de yalnız halkla ilişkiler birimlerinde çalışan personelde değil, tüm çalışanlarda aranan genel niteliklerdir. Personelde bulunması gereken niteliklerin başlıcası şöyle Özetleyebiliriz:
Görünüş iş hayatında olduğu kadar halkla ilişkiler açısından da etkili unsurlardan biridir. îyi görünüşte giyimi, temizlik, düzenlilik, sağlık ile tedbirli ve kontrollü olma gibi hususlar rol oynar.
İnsanlar eğitimleri, görüşleri, bilgileri, tecrübeleri ve dünya görüşleri bakımından birbirine göre farklılıklar göstermelerine rağmen, iş hayatî sahip olunması gereken bir takım şahsi vasıflan gerektirir. Bunlar işbirliği anlayışı içinde çalışabilme, yerinde hareket edebilme, teşebbüs kabiliyeti, problemlere acil çözüm getirebilme, görgü ve tolerans gibi hususlardır. İş hayatında çevresi ile iyi geçinen, yardımlaşma ve arkadaşlarına önem veren, iş hayatı ile özeî hayatım ayırabilen, anlayışlı, hoşgörülü ve nazik davranabilen, güler yüzlü kişiler daha başarılı olabilirler.
İş hayatında güvenilir olma vazgeçilmez bir unsurdur. Bu unsur çalışma saatlerine uygun olarak işe gelip gitme, bu sürede görev dışı işle meşgul olmama, görevi istekle yapma, görevin gerektirdiği gizliliğe riayet etme, sadakat ve yaptığı işe saygı duyma gibi hususları kapsar.