Toplantı mı?? | ENDÜSTRİ MÜHENDİSLİĞİ
> Proje Yönetimi	> Toplantı mı??	Toplantı mı??
İş hayatında en sık duyduğumuz yakınma cümlelerinden biri “toplantı yapmaktan çalışamıyoruz” cümlesidir herhalde. Yoğun toplantı trafiği bazen gerçekten de insanları gerçek işin yürütülmesinden alıkoyabiliyor. Uzadıkça uzayan ama bir sonuca ulaşmayan hatta konunun sonunda daha da karmaşık hale geldiği toplantılar, çay-kahve partisi ve arkadaş sohbetlerine dönüşen toplantılar, çok ilgisiz konulara ısrarla dalıp toplantının ilerlemesini engelleyen katılımcılar… Sonuçta verimsiz geçen zaman ve doğal olarak bitmeyen işler…
Toplantıları planlayabilmek ve başarılı toplantılar yürütebilmek bana göre gerçekten bir sanat. Bugüne kadar edindiğim deneyimlere dayanarak toplantıları yürütmekle ilgili bazı önerilerim olacak. Bunlar yeni söylenen şeyler değil, evrensel kurallar ama yine de tekrarlamak istiyorum.
• Öncelikle toplantı planlanmalı: amacı ve gündemi mutlaka önceden belli olmalı.
• Gündeme göre kimlerin katılması gerektiği doğru belirlenmeli
• Süresi önceden belirlenmeli, mümkün olduğu kadar kısa tutulmalı
• Toplantılar zamanında başlamalı
• İyi yönetilmeli, konunun dağılmasına izin verilmemeli
• Katılımcılar hazırlıklı gelmeli
• Toplantının amacı ne ise, onun gerçekleştirildiğinden emin olunmalı
• Toplantı sonunda görüşülenler özetlenmeli ve bir sonraki adımda alınacak aksiyonlar belirlenmeli
• Mutlaka alınan kararları, işlerin sorumluları ve son tarihlerini belirten bir toplantı notu yayınlanmalı
• Mail ya da telefon yolu ile çözülebilecek konular için toplantı yapılmamalı.
Projelerde Toplantı Proje yönetirken de toplantılar önemli bir iletişim, yürütme ve takip aracı. Özellikle aynı ofiste bir arada çalışmayan proje ekipleri için, bir araya geldikleri bu kısıtlı zamanlar çok değerli. Yine de kaynakların ve proje yöneticisi olarak sizlerin zamanının çok değerli olduğunu unutmamak gerek. Projeler planlanırken; iletişim yönetimi ve entegrasyon yönetimi başlıkları altında toplantı ihtiyacı analiz edilmeli. Bu ihtiyaç projenin kapsamına, işin niteliğine, süresine, proje ekibinin büyüklüğüne, paydaşların ihtiyaçlarına vs vs. bağlı olarak farklılıklar gösterebilir. Eğer kurumun bir proje yönetimi prosedürü varsa standart olarak yapılması gereken proje toplantıları bu dokümanda belirtilmeli.
Çalıştığım büyük bir projede, şirketin IT departmanı ile tedarikçimizin teknik ekibi arasında bir iletişim sorunu yaşanıyordu. Performans, kurulum, sistem hataları gibi konularla ilgili sorunlar gittikçe uzayan ve zaman zaman çirkinleşen mail zincirleri ile yürütülüyor ve çözümsüz kalıyordu. Herkes topu birbirine atıp duruyordu. IT koordinatörü olarak atandıktan sonra bu ekiplerin haftada bir yarım saatlik toplantılarla bir araya gelmesini ve işleri bir liste üzerinden takip etmesini sağladıktan sonra süreç daha sorunsuz yürümeye başladı. Bir masa etrafında oturup konuşurken insanlar maillerindeki gibi sert olamıyordu.
Doğru toplantıları planladıktan sonra sıra toplantıları doğru yönetmeye geliyor. PMI’ın ekip yönetimi ile ilgili sunduğu önerilerden biri projeye başlarken proje yöneticisinin saha kurallarını (ground rules) belirlemesi. Bu kuralların bir bölümü toplantı adabı ile ilişkili olabilir; örneğin toplantıya mutlaka zamanında gelinmeli, konu ile ilgili hazırlık yapılmalı, toplantı sırasında cep telefonları kullanılmamalı, katılımcılar kesinlikle kendi aralarında konuşmamalı gibi.
Proje yöneticisi aynı zamanda iyi bir moderatör de olmalı, toplantıları başarıyla yönetebilmeli. • Özellikle çok katılımcının olduğu uzun toplantılar bağımsız konuları içeriyorsa birden fazla oturuma bölünebilir. • Kalabalık toplantılarda dikkatleri tekrar toplamak için bir tokmak ya da zilden yararlanılabilir. • Herkesin görüşlerini özgürce belirtebileceği bir iklim sağlanmalı, projenin sağlığı açısından bu çok önemli. • Konuyu dağıtan katılımcılar nazikçe yönlendirilmeli, ısrarla açılan gündem dışı konular için gerekirse başka toplantılar planlanmalı. • Toplantı notları mutlaka proje dokümanlarına kaydedilmeli. • Toplantıdan sonra zaman kaybetmeden gereken aksiyonlar alınmalı. • Toplantılarda ortaya çıkan görevler gerekirse yeni işler olarak proje planına eklenmeli • İlerlemenin izlendiği rutin toplantılarda bir önceki toplantı notu üzerinden geçmek faydalı olabilir.
SON SÖZ: Toplantılar aslında gerekli ve faydalı faaliyetlerdir, ama doğru şekilde yapılırsa… Saadet TEKEL, PMP Mart 2012