Apartman ve sitelerde ev sahiplerinin ya da vekâlet verdikleri kiracılarının yılda en az bir kere toplantı yapmaları gerekmektedir. Bu yapılan toplantılara olağan apartman ya da site kurulu toplantısı denilmektedir.
Özel bir durumun oluşması durumunda ise olağan dışı toplantılar da yapılabilmektedir. Yönetim planında apartman ya da site toplantısının ne zaman yapılacağı belirtilmemişse her takvim yılının ilk ayı içerisinde bu toplantılar yapılır.
Toplantı öncesinde gündem maddeleri oluşturulmalıdır. Ayrıca apartman ya da site sakinleri toplantı öncesinde toplantının tarihi, saati ve yeri konusunda bilgilendirilmelidir. Toplantıda yeterli sayı sağlanamazsa ikinci toplantı için tarih belirlenir.
Bu yüzden yapılacak çağrı davetine toplantı gündem maddeleri, çoğunluk sağlanamaması halinde yapılacak 2. toplantının tarih, yer ve zamanı mutlaka belirtilmelidir.
Toplantıda başkan ve kâtip seçilir. Toplantı başkan tarafından yönetilir. Kâtip tarafından da tutanaklara geçirilir. Toplantıda belirlenen gündem maddeleri saygı çerçevesinde tartışılır ve mevcut sorunlara çözümler üretilmeye çalışılır.
Toplantıda yeni yönetim seçilecekse seçim işlemi gene aynı kişiler tarafından yapılır. Yeni yönetici seçilir ve karar defterine yazılır. Seçilecek yönetim bundan sonraki projelerini ve bundan sonraki döneme ait bütçesini toplantıda açıklar ve onaylatır.
Toplantıya katılan apartman ya da site sakinlerinin öneri ve şikâyetlerinin dinlenmesinin ardından toplantı bitirilir.