YYS sahibi firmaların almış oldukları sertifikanın devamlılığını sağlamak ve belgedeki hakları korumak için aşağıdaki konularda dikkatli olmaları gerekmektedir.
Öte yandan burada yer alan şartların ve başvuru esnasında doldurulan soru formu ve eklenen prosedürlerde yer alan talimatların şirket içinde birer alışkanlık haline getirilmesi önem arz etmektedir.
1) KOŞULLARIN DEVAMI
İlk ve en önemli konu, belge alırken sağlanan koşulların devamlılığını gözetmek ve bu koşulları kaybetmemek için gerekli dikkat ve özeni göstermek olarak karşımıza çıkıyor. Zira bu koşulların kaybedilmesi halinde sertifikanın askıya alınması veya iptali söz konusu olacaktır.
Bahse konu koşullar aşağıdaki şekilde sıralanabilir.
1-1- Güvenilirlik Koşulu
- Adli sicil kayıtlarına ilişkin şart devam ettirilmeli (Konuyla ilgili YYS ve CEZA DAVASI başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz)
- Ceza kararları için GİK Yönetmeliğinde belirlenen limitler aşılmamalı, kendini ihbar ve uzlaşma müesseselerinden yararlanarak ceza kararlarının YYS siciline işlenmesinin önüne geçilmelidir.
- Kesinleşmiş Vergi/SGK borcu olmamalıdır.
1.2- Ticari Kayıtların Güvenirliliği ve İzlenebilir Olması Koşulu
- İzlenebilir ve güvenilir kayıt düzenine sahip olunmalı.
Bu çerçevede bağlantı numarası vasıtasıyla para transferleri, lokal masraflar, navlun, sigorta gibi giderlerin beyanname ile bağlantısını kurabilmek sonradan kontrollerde müfettiş denetimlerinin kolay geçmesi adına oldukça önem arz etmektedir. Bunun için aşağıdaki yazılarımızı inceleyebilirsiniz.
- Gümrük idaresinin kayıtlara erişimine olanak sağlanmalı
- Serbest dolaşımda olan ve olmayan eşyayı gösterir stok takip sistemine sahip olunmalıdır. Bunun için yukarıda yer alan muhasebe ve arşiv düzeni ile ilgili yazı incelenebilir.
- Yasadışı ve usulsüz işlemlerin tespitine ilişkin iç kontrol ve organizasyona sahip olunmalı
- Gümrük işlemlerinin mevzuata uygunluğu ile doğru beyanname verilmesi için kurum içi bir sistematiğe sahip olunmalı ve bunun sağlanması için gümrük ve dış ticaret mevzuatı eğitimi alınmalı, mevzuat değişikliklerinin takibi yapılmalı, gümrük işlemlerinin cari kontrolü ile kayıt ve belge üzerinden geriye dönük olarak kontrolü yapılmalı veya yaptırılmalı.
- Alınan eğitimler dosyalanmalı, katılımcı ve eğitmenin imzaları alınmalıdır.
- Mevzuat takip programına sahip olunmalı, ilgili kişiler/şirketler tarafından yapılan günlük duyurular takip edilmelidir.
- Tescil öncesinde taslak beyannameler ile işlemi biten ve gümrük müşavirliğinden gelen dosyalar şirket personeli tarafından kontrol edilmeli, tespit edilen aykırılıklar bir yerde listelenmeli ve raporlama yapılabilmelidir.
- Belgeler 5 yıl saklanmalı
1-3- Mali Yeterlilik Koşulu
- Şirket, taahhütlerini karşılayacak mali güce sahip olmalı
1-4- Emniyet ve Güvenlik Koşulu
- Tesislere ve hassas yerlere yetkisiz girişler önlenmiş olmalı ve tesislerin genel güvenlik tedbirleri alınmış olmalı
- Uluslararası arz zincirinin güvenilirliğinden emin olunmalı
- Bilgi güvenliği anlamında yetkisiz girişler önlenmeli
- Hassas pozisyondaki çalışanlar hakkında işe başlama öncesi ve sonrasında periyodik olarak güvenlik araştırması yapılmalı
- Arz zinciri güvenliği eğitimi alınmalı
1-5- ISO Belgeleri
- ISO 9001 sertifikası, başvuru sahibinin gümrük, dış ticaret, üretim, lojistik, yönetim ve idari organizasyon faaliyetlerini kapsamalıdır.
- ISO 27001 sertifikası; gümrük ve dış ticaret işlemlerini ve bu işlemlerine ilişkin lojistik, depolama, muhasebe, finans ve bilgi işlem faaliyetlerinin bilgi varlıkları ile bu varlıkları korumak amacıyla kullandığı güvenlik önlemlerini kapsamalıdır.
- Belgelerin geçerlilik süresi takip edilmeli ve gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
2) HAKLARIN KORUNMASI
2-1- Eksik Beyanda Bulunma Yetkisinin Korunması
- Eksik belge veya belgeler gümrük beyannamesinin tescil tarihinden itibaren bir ay içinde ibraz edilmelidir.
2-2- Kısmi Teminat Yetkisinin Korunması
- Kesinleşmiş vergi ve SGK borcu bulunmamalıdır.
2-3- Götürü Teminat Yetkisinin Korunması
- Götürü teminatlar 1 yıl geçerli olduğu için güncellemeleri yapılmalıdır.
- Şirket ünvanı değişirse, yeni ünvanı içeren teminat mektubu ibraz edilmelidir.
- Verilen teminatlar geçerliliğini yitirmemelidir.
2-4- A.TR Dolaşım Belgesi Düzenleme ve Vize Etme İzninin Korunması
- 10895 sayılı Karar hükümlerine ve GİK Yönetmeliğinde bulunan koşullara aykırı hareket edilmemelidir.
- Serbest dolaşımda olmayan eşyaya A.TR dolaşım belgesi düzenlenmemeli, stokta serbest dolaşımda olmayan eşyanın ayrımı yapılabilmelidir.
2-5- Fatura Beyanı veya EUR.MED Fatura Beyanı Düzenleyebilme İzninin Korunması
- STA, PAAMK, AB Tarım Ürünü Ticareti, GTS vs hakkındaki yönetmeliklere aykırı davranılmamalıdır.
- İlgili düzenlemelerde belirtilen şartlar yerine gelmeden tercihli rejimden yararlanılmasını sağlayacak belge düzenlenmemelidir.
2-6- Beyanın Kontrol Türüne İlişkin Kolaylaştırma Hakkının Korunması (Yeşil Hat)
- Tescil anında mevcut olduğu halde, beyannameye eklenmesi gereken belgeler temin edilmeden eşya teslim alınmamalıdır.
- Beyannameye eklenmesi zorunlu olmayan ancak saklanması gereken belgeler dikkatle saklanmalıdır.
- Gümrük Yönetmeliğinin 196/1-a ve ç (dökme petrol ve işlenmiş tarım ürünleri) maddelerinde yer alan tahlile tabi eşya yeşil hatta işlem göremez. Beyanname yeşil hatta düşerse gümrük idaresine bildirilmeli ve diğer muayene hatlarında işlem görmesi sağlanmalıdır
- Yeşil hat kapsamında ithal edilen eşyada tarife, kıymet, miktar ve tercihli rejim ihlali veya ihracı gerçekleştirilen eşyanın %10 dan fazla miktar, kıymet ve cins yönüyle beyana aykırılık olmamalıdır. (Tahlil sonucu değişen GTP hariç)
- Eksik belge tamamlama formunda tamamlanmış olduğu beyan edilen eksik belge veya belgeler formda belirtildiği tarihlerde tamamlanmış olmalıdır.
- Yeşil hat kapsamında ithal edilen eşya firmanın iştigal alanında olmalıdır.
3) SERTİFİKA SAHİBİNİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ
- Sertifika için aranan koşullarda herhangi bir değişiklik ortaya çıkınca derhal bildirilmelidir.
- Sertifikalandırma sırasında mevcut olmayan ancak sertifika alındıktan sonra gerçekleşen yeni bir hizmet alımı olması, sözleşme yapılması, taahhüt alınması gibi durumlarda, sertifikanın alınmasında sağlanan tüm koşullara uygun şekilde işlem yapılması zorunludur
- Yönetim kurulu üyeleri, sermayesinin yüzde onundan fazlasına sahip gerçek kişiler ile gümrük ve dış ticaret işlemlerinde temsil yetkisini haiz çalışanların değişmesi halinde 5 iş günü içinde bildirimde bulunulmalıdır.
- Mevcut tesislerin fiziki yapısında değişiklik yapılması veya yeni tesis, depo açılması ya da kiralanması gibi değişiklikler olması halinde 5 iş günü içinde bildirimde bulunulmalıdır.
- Ticaret unvanı, vergi numarası, adres, ticaret siciline kayıtlı olunan yer, ticaret sicil numarasının değişmesi halinde 5 iş günü içinde bildirimde bulunulmalıdır. Ticaret unvanının değişmesi götürü teminat uygulaması kapsamındaki mevcut teminat mektuplarının yenilenmesini gerektirir.
- Konuya ilişkin olarak aşağıdaki yazılarımızı okuyabilirsiniz.
- Gümrük idaresi tarafından yapılacak kontroller için gerekli her türlü kolaylık sağlanmalıdır.
- Soru formu, sertifikanın düzenlendiği tarihten itibaren üç yılda bir kez güncellenmelidir.
- Faaliyet raporu yazdırılmalı ve GİK Yönetmeliğinin 158. maddesinde belirtilen süre içinde bölge müdürlüğüne sunulmalıdır.
Not: YYS ve OKSB belgelerinin karşılaştırıldığı YYS vs OKSB başlıklı yazımızı da iki belgenin karşılaştırılması adına okumanızı tavsiye ederiz.