Bir yazılım şirketi olan Basecamp 2007 yılında ilginç bir karar aldı. Mayıs ayından ekim ayına kadar haftalık çalışma gününü 5 günden 4 güne indirdiler. (Sadece müşteri destek bölümü hariç tutuldu.)Bu karar ile birlikte şirketin göstereceği performans merakla takip edilmeye başlandı. Yazar Tara Weiss bu kararı eleştiren bir yazı yazdı. Çalışanların işleri yetiştirmek için bu dört günde daha çok çalışacaklarını, bunun sonucunda da daha çok yorulacaklarını iddia etti. Buna karşılık Genel Müdür Fried kendilerinin yanlış anlaşıldığını, 8 saatten daha uzun çalışmadıklarını, çalışanlarının yazın güneşli günlerinden daha fazla faydalanmalarını istediklerini söyledi. Ayrıca şunları ilave etti:
Çok az kişi günde 8 saat çalışıyor. Toplantıların, gereksiz bölünmelerin, web’de sörf yapmanın, ofis bürokrasisinin ve kişisel işlerin arasında zaman bulabilirseniz çok şanslısınız.
Çalışma günlerimiz azaldığında, çalışanlarımızın işleri yetiştirmek için daha az zamanları oldu ve mevcut zamanlarına olan duyarlılıkları arttı.
Genel Müdür Fried, bir yıl sonra ilginç bir karar daha aldı. Haziran ayında çalışanlar işe gelmeyecekler ve sadece kendi istedikleri projelere zaman ayıracaklardı. Toplantı, sunum, gereksiz e-postalar olmayacaktı. Bu sürede şirket için değer yaratacak fikirler üretmelerini istedi. Bu nerede, ne zaman, nasıl, kiminle ve ne şekilde yapacakları tamamen kendilerine kalmıştı. Tek yapmaları gereken dönüşte bir sunum yapmaları idi. Şirket iki tane çok önemli ürün çıkardı. Bu ürünler ciroyu ve karlılığı arttırdı. İkisi de bu dönemde çalışanlar tarafından üretilmiş ürünlerdi.
A.B.D’de yapılan bir araştırmada işyerinde verimli şekilde geçirilen zamanın %60 veya daha az olduğu ortaya çıktı. Ben bunun Türkiye’de daha düşük olduğuna inanıyorum. Basecamp örneği bütün sektörlere uygulanamayabilir ancak işyerinde zamanı verimli kullandığımızda neler olabileceğinin güzel bir örneğidir. Verimsizliğin bir çok nedeni var. Aşağıda bazılarını özetlemeye çalıştım.
Gereksiz ofis bürokrasileri: Bir çok işyerinde sistem iş yapma üzerine değil “topu ayakta tutmama” üzerine kurulmuştur. Karar verme mekanizmalarının yavaşlığı, hiyerarşinin getirdiği gereksiz yazışmalar, gereksiz işler, her aşamada onay alma zorunluluğu gereksiz bürokrasinin göstergesidirler
Gereksiz ve uzun toplantılar: Toplantılar, net bir amacının ve ajandasının olmaması, iyi yönetilmemesi ve bu nedenle etkin kararlar alınamaması gibi nedenlerle şirketlerin en büyük maliyet kalemlerinden bir tanesidir. Dünyada bazı şirketler katılımcıların daha iyi odaklanmasını sağlamak için toplantılara hiç bir elektronik cihaz getirmesine izin vermiyor. Bazı şirketlerde daha kısa sürmesi için toplantı odalarından masa ve sandalyeleri kaldırmaya başladılar.
Gelişen teknoloji ile gereksiz bilgi akışının artması: Bir çok şirkette sosyal ağlar, “whatsapp” gibi anında mesajlaşma teknolojileri gereğinden fazla kullanılarak çalışanların gerçekten önemli olana odaklanmasına engel olunuyor. Gereksiz e-postalar anlamlı işler yapmanın önündeki en büyük engellerden bir tanesi. Üstelik e-postalar artık yöneticilerin bir motivasyon malzemesi haline gelmiş durumda. Örneğin çalışan basit bür ürün sattığında anında e-posta ile bunun reklamını yapma gereği duymakta, yöneticiler yine e-posta ile abartılı övgüler yağdırmakta ve sonu gelmeyen mesajlaşmalar çalışanların verimliliğini azaltmaktadır.
İyi önceliklendirme yapılamaması: İş hayatının hızlı dinamikleri öceliklerin de kısa sürede değişmesine neden oluyor. Bu önceliklerin net olarak belirlenmemesi ve düzenli olarak gözden geçirilmemesi çalışanların zamanlarını katma değeri düşük işlerle geçirmelerine neden oluyor.
İyi planlama yapılamaması: Türk milleti olarak en büyük eksiklerimizden bir tanesi planlama yapmayı sevmememizdir. Plan yoksa gereksiz iş yükünün altında boğulmak kaçınılmazdır.
Açık ofisler: Ofislerde yeni trend çalışanların açık bir alanda birbirleri ile etkileşim halinde çalışmasıdır. Bu işbirliğini arttırmakla birlikte yapılan işe odaklanmayı azaltmakta ve bölünmeyi arttırmaktadır. Çalışanların verimliliği konusunda hassas bir çok dünya şirketi artık ofislerde ses yalıtımına ve ışığa özel bir önem vermekte, açık ofislerden vazgeçmese bile isteyenlerin istediği zaman gidip sessiz bir ortamda çalışabilecekleri yerler oluşturmaktadır.
Bütün bunlar çalışanların kendilerini çok yoğun hissetmesine neden olmakta ancak anlamlı ve değer yaratan işler yapamadıkları için motivasyon eksikliğine ve tatminsizliğe neden olmaktadır.
←Çoklu İş Yapmanın Ölümcül Sonuçları