Önce çoklayanları bulmak kurallarını tanımlamalıyız. Bunun yapıldığı yer Duplicate Detection Rules kısmıdır. Buraya tıkladığınızda CRM’in kurulumuyla birlikte gelen bir çok hazır tanımlı kural gelir. Mesela aynı eposta adresine sahip account ve contact kayıtları gibi. Bu kurallar tanımlanırken publish kavramı vardır. Yani tanımladığınız bir kuralın geçerli olup olmamasını publish veya unpublish ederek değiştirebilirsiniz.
Bir örnek üzerinden gidelim. İki aynı contact içinde birbirinin aynı iki cep telefon numarası olamasın. New diyerek Kuralı açın ve aşağıdaki gibi doldurun.
Base Record Type ve Matching Record Type karşılaştırdığımız ve karşılaştırılan entityleri ifade eder. Biz Contact kayıtları içinde aynı cep numaralarını aradığımız için ikisinde de Contact ifadesini seçtik. Ama bu entityler farklı da olabilir. Mesela, Account ekranındaki eposta adresinin Contact kayıtlarındaki bir eposta ile aynı olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Farklı entitylerin benzer alanlarını birbirine kıyaslayarak çiftleri bulabilmesi CRM’in güçlü bir özelliğidir. Çiftleri ayırmak için alanların birebir aynı olması gerekmez. Criteria alanından baştan itibaren şu kadar karakterin uyuşması veya sondan itibaren bu kadar karakterin uyuşması yeterlidir de diyebilirsiniz.
Telefon örneğimizden gidecek olursak mesela aynı telefon 505 111 11 11 olarak da veya 0505 111 11 11 şeklinde de yazılmış olabilir. Bu durumda sondan itibaran belli sayıda karakteri karşılaştırmak isteyebilirsiniz. Kaydedip Publish ettikten sonra artık bu kural aktif olarak işleyecektir. İki tane aynı cep telefonuna sahip Contact oluşturmaya veya güncellemeye çalıştığınızda aşağıda gibi bir pencere açılacak ve hangi kayıtla benzeştiğini gösterecektir.
CRM ne kadar çiftlemeyi bulsa da Save Record düğmesine tıklayarak gene kaydedebilirsiniz.
Mevcut Kayıtlar İçinde Sorgulamak
Yukarıdaki yöntem ile kaydetme veya güncelleme anında çiftlemeleri yakalayabiliyorduk. Benzer işlemi zaten sistemde bulunan kayıtlar üzerinde de yapmanız mümkündür. Bunun için Duplicate Detection Jobs linkini tıklayarak yeni bir Job oluşturmanız gerekir. Karşınıza çıkan pencerede Look For alanından içinde arama yapmak istediğiniz entity’yi seçebilirsiniz. Bizim örneğimiz için Contact’ı seçip şart olarak da Cep numarasının verilen numara olmasını istedik.
İsterseniz Preview records düğmesine tıklayarak bu kayıtların neler olduğunu da görebilirsiniz. Bu basit bir örnektir. Bunları çoğaltmak mümkündür. Mesela vergi no’su olmayan müşterileri bul gibi bir sorgu da tanımlayabilirsiniz.
Bu Jobı açıp View Duplicates bağlantısına tıkladığınızda sistem çiftlemeleri gösterecektir.
Bu kontrollerinin hangi durumlarda kontrol edileceğini belirleyeceğiniz yer ise gene CRM’da Data Management sayfası altındaki Duplicate Detection Settings alanıdır.