Genel Satınalma Eğitimleri – OSMED
GENEL SATINALMA EĞİTİMLERİ
“Satınalma’’bir malın işletmenin tedarik politikasına uygun olarak araştırılması, seçimi satın alınması, teslim alınması, depolanması ve nihai kullanımı ile ilgili bir fonksiyon’’olarak tanımlanmaktadır. Bu tanıma dayanılarak denilebilir ki ağırlama hizmet işletmelerinde satın alma işlemlerinden sorumlu kişi sadece satın alma işlerinden değil aynı zamanda satın alınan malzemenin tesellümü, depolanması ve dağıtımı faaliyetleri ile de yakınen ilgilidir.
Diğer yandan satın alma fonksiyonu yiyecek üretimini amaçlara uygun olarak gerçekleştirilmesini etkileyecek en önemli faktördür. Görüldüğü gibi ağırlama hizmet işletmelerinde paranın kazanılması veya kaybedilmesi satın alma işleminin nasıl çalıştığına bağlıdır. Örneğin düşük stokla ve en az miktarda yiyecek malzemesi satın alınırsa satışlardan kayıplar meydana gelirken müşteri kayıplarına da sebep olabilir. Şayet gereğinden fazla stoklama yapılırsa para boşa harcanacak ve istenmeyen stoklama envanter problemleri yanı sıra malların korunma sorunlarını da getirecektir. Bu nedenle optimum satın alma programı geliştirilebilir ve ekonomik sorunlar işletmenin lehine çevrilebilir.
Satın alma programının amaçları:
a.menüye göre en uygun yiyecek maddesi satın alınmalıdır.
b.en uygun miktarlar satın alınmalıdır.
c.en uygun fiyat ödenmelidir
d.en uygun satıcıdan alınmalıdır.’‘şeklinde belirlenebilir.
Etkin bir satın alma fonksiyonu doğru ürünün istenilen kalitede uygun fiyata doğru yerden doğru zamanda tedarik edilmesi amaçlarını taşır. İyi yönetilmezse işletme açısından kar/maliyet düzeyi müşteri açısından hoşnutsuzluk gibi sorunlara yol açar. Satın alma faaliyeti işletmenin ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik bir faaliyettir. Bu nedenle ihtiyaçların doğru ve mantıklı olarak saptanması satın almayı yönlendirecek uygun ve gerekli kalitede ve miktarda malzemenin alınmasını ve böylece nakit akışının kontrolüne ve işletmenin paralel hedeflerine Ulaşımına neden olmaktadır.
-Hangi pazar diliminin amaca uygun olduğu karalaştırılır.
-Satın almalar için ödenebilecek fiyatların kararlaştırılması.
-Müşterilerin arzu edecekleri malzemelerin karşılaştırılması. Miktar Tahmini
-Satın alınacak miktarın belirlenmesi.
-Her birimden gelecek talepleri gösterebilmesi.
-Satıcıların seçilmesi,kontratların hazırlanması,satın alınacak miktarlar ve özelliklerin her bir malzeme bazında tespiti
-satıcıların sürekliliğinin temini. -Kalite ve kalite kontrollerinin yapılması.
-Her bir malzeme için uygun depolama şartlarının temini.
-Stok kayıtlarının tutulması.
-Uygun stok seviyesi.
-Depodan çıkışların doğruluğu.
-Satın alınan malzemelerin hazırlanması.
-Elde edilen ürünlerin en uygun satış fiyatı ve maliyetinin tespiti.
-Her bir satış biriminden elde edilen sonuçların performansının ölçülmesi. Denetim -Bilgilerin yönetime geri bildirimi.
Satın Alma Fonksiyonu Satın alma departmanının etkili satın alma işlemini gerçekleştirmesi için dört ‘NE’ olarak adlandırılan
Ne?,Ne zaman?,Nerede?,Niçin? Sorularının cevaplarını iyi vermeleri gerekmektedir.
1.Ne? Satın alma departmanı veya müdürü işletmenin ne kadar ve ne tür malzemeye gereksinim duyduğunu bilebilmelidir.Satın almanın gerçekleşmesi işletmede uygulanan menü ve reçetelerin ne olduğunun bilinmesi ona uygun malzemenin alımını kolaylaştıracaktır.
2.Ne zaman? Malzemeye ne zaman gereksinim duyulduğunun bilinmesi demek onun ne zaman servis edileceği ve ne kadar süre depolanacağı demektir.Şayet gıdalar ön hazırlık aşamasından çok önce satın alınırsa bozulma söz konusu olacağından para ısrafı demektir.
3.Nerede? Yiyeceklerin nereden alınacağı,nerede depolanacağı ve nereden alındığında nereye gideceği konuları satın almada cevaplanması gereken önemli sorulardır.
4.Niçin? Malzemelerin hazırlanması düşünülen menü için gerekli olduğu bilincinden hareketle satın alınmalıdır.Ayrıca satın alınan gıdaların kalitelerinin belirlenmesinde niçin sorusu sormalıdır.
Satın alma işleminden kim sorumlu olursa olsun her şeyden önce işletmenin çıkarlarını gözeten namuslu ve karakter sahibi kişi olmalıdır. Çünkü satın alma işlemi her zaman için dedikodu üretilmeye uygun bir iştir.bu nedenle bugün ülkemizde genellikle konaklama ve yeme içme işletmelerinde patronların yakınları veya onların güvenebilecekleri kişiler satın alma işlerinden sorumlu olmaktadırlar.Ancak,böyle bir yaklaşım her zaman geçerliliğini korumamalıdır.Çünkü,satın alma prosedüründeki tutarlı davranışlar satın alam şartnamelerinin uygulanması titizliği ve satın almada üst yönetimin uyguladığı satın alma metotları takip edilir ve üst kademelerce denetlenirse sonuç daima olumlu olacaktır.
Satın alma işleminden sorumlu olan kişiler her şeyden önce mutfak, piyasa muhasebe işlerinde bilgi sahibi olmalı ve malların kalitesini iyi bilmelidir.
Satın alma sorumlusu mutfağın ne olduğunu ve nasıl çatıştığını, yiyeceklerin hangi hazırlık safhasından geçtikten sonra mutfağın hangi hazırlık safhalarından geçtikten sonra mutfağın hangi kısmında hangi pişirme metotlarıyla pişirildiğini bilmelidir. Diğer yandan etlerle ilgili mutfak bilgisini artırabilmek için aşçıbaşı veya kasapla birlikte mutfak et deneyleri yapmalı ve etleri iyi tanımalıdır.
Yiyeceklerin satın alınmasında satın alma sorumlusu yanında etkinliği sağlamak için aşçıbaşı ile satıcılar arasında işbirliğine de gereksinim vardır.Böylece aşçıbaşı satıcılarla yaptığı görüşmelerde yiyeceklerin zamanında getirilmesini ve ürünlerin kontrolünü sağlarken yeni ürünlerin neler olduğunu pazarın durumu ve mevsimlik olanakları da öğrenmiş olacaktır.
Satın alma sorumlusu gıdaların ve diğer gereksinim duyulan malzemelerin temininde iç ve dış piyasa şartlarını çok iyi takip edebilmelidir.Bunun için ekonomi kanunlarını bilerek ekonomik konjonktürü takip etmelidir.Böylece işletmenin mevcut koşullarda ve gelecekte karlı olmasını sağlayabilecektir.
Satın alma sorumlusu işletmenin muhasebe yapısını bildiği takdirde irsaliye, fatura ve sipariş fişlerinin nasıl doldurulması gerektiğinde hatalar yapmadığından muhasebecilerin işlerini kolaylaştırmış olur.
Satın alma sorumlusu her türlü gıda maddelerinin özellik ve kalitesini bilmeli ve farklılıkları görebilmelidir.Ancak bu konuda satın alma sorumlusunun güç durumlara düşeceği gerçeğinden hareketle onun özellikle gıdalarda aşçıbaşının öneri ve onayına başvurması gerekmektedir.
Satın alma sorumlusunun görev ve sorumlulukları Nelerdir
a. Satın alma müdürü departmanındaki tüm çalışmaları işletme politikasına uygun olarak yürütür, denetler ve koordine eder.
b. Satın alma müdürü işletmenin diğer departman sorumluları ile sıkı işbirliği içinde çalışarak onlardan gelecek siparişleri belirlenmiş kurallar çerçevesinde değerlendirir.Piyasa araştırmaları yaparak fiyat ve örnekler toplar.
c. Satın alınacak malzemelerin bütçeye uygunluğunu miktar,cins ve fiyat bakımından araştırır ve kontrol eder.
d. Hazırladığı piyasa sipariş emrini muhasebe müdürü veya genel müdürün onayına sunar.
e. Onaylanan sipariş emirlerini muhasebe müdürü veya genel müdürün onayına sunar.
f. Bütün malzemelerin ilgili departmanlara istenildiğinde dağıtımını yapar.
g. Kendi personelini eğitir ve yeni kural ve metotları onlara açıklar.Günlük iş dağıtımını yapar ve denetler.
h. İyi bir dosyalama sistemi kurarak firmalardan gelen teklif mektuplarını,broşür ve katalogları saklar.
i. Satıcıları kabul eder,onlarla konuşur ve satın alınacak mal hakkında tüm bilgileri toplar.
j. Diğer departmanlarda kuracağı iyi ilişkilerle satın alınacak malzemelerde standardizasyonu sağlar ve gereksiz malzeme işlevlerinden işletmeyi korur.
k. Satın aldığı mal gerekli tüm bilgilere sahip olması ve o malla ilgili karşılaşılacak sorunları ve bu sorunların çözülmesindeki metotları iyi bilmesi gerekmektedir.
l. Mutfak departmanıyla kuracağı sağlıklı ilişkilerle en uygun stok seviye tespitini gerçekleştirerek aşırı ve yetersiz stoklamayı engeller. Aynı şekilde mevcut depolama olanaklarına göre hareket eder ve gıdaların depolama özelliklerini bilir.
m. Menüdeki yiyeceklerin özellilikle yanında pazardaki ürünlerin mevsimlik özelliğine dayanarak yeni ürünlerin değerlendirilmesini yapar.
Yiyecek malzemeleriyle ilgili satın alma işlemleri büyük otel işletmelerinde satın alma müdürü ve yeteri sayıda satın alam memurlarınca otel işletmelerinde ise satın alam memurunca yapılır.
Satın alma işlemleri otel işletmesini tipini, kuruluş yılını ve büyüklüğüne göre farklı şekilde yapılabilir. Ama satın alma işlemleri bir düzen dahilinde yapılmalıdır. Kamu kurumlarınca işletilen otel işletmelerinde belirli bir bedelin üzerindeki satın almalarda komisyonlarca piyasadan teklif alınmak suretiyle en uygun şartta teklif edilen yiyecek malzemesinin satın alınmasına karar verilebilir. Özel teşebbüse ait otel işletmelerinde ise satın alınmasına karar verilen yiyecek malzemeleri için satın alma görevlisi piyasayı dolaşır veya telefonla fiyat teklifleri toplar en uygun teklif vermiş olan yere siparişi vermiş olur. Bunun için satın alma memuru her ihtiyaç maddelerinin bir envanterini yapar ve o günkü tahmini müşteri sayısını gözden geçirir. Böylece satın alınacak yiyecek maddelerinin cins ve miktarını belirler ve bunları piyasaya satın alma fiyat listesine sıralar. Telefon ile sipariş verecek ise telefon siparişi düzenler.
Genel olarak kuru yiyecekler veya dayanıklı yiyecekler, yiyecekler içinde yukarıdaki işlem iki ya da üç defa yapılır. Uygulamada en az stok seviyesinin altına inildiğinde satın alma işlemine girişilir. Balık, süt gibi günlük yiyecekler ise servis yapılacağı gün alınır.
Satın Alma Metotları:
Ağırlama hizmet işlemlerinde satın alma metotları temelde iki bölümde incelenebilir ve toplanabilir. Satın alma metotlarında herhangi birinin seçimini, işletmenin konumunu, işletmenin tipi ve büyüklüğünü satın alma kapasitesi ve satın alınacak malın cinsi etkiler.
Satıcıların belirlenmesi işlemini işletmelerin ilk etapta yapmaları gereken işlerdendir. Satın alınacak mallar direkt üreticiden, toptancıdan, perakendeciden, kooperatiflerden ve komisyonculardan alınabilir.
Malların satın alınacağı bu yerlerin belirlenmesinde beş ana faktörün göz önünde bulundurulması önemlidir. Bu faktörler; kalite, hizmet, potansiyel, fiyat ve değerdir. Her bir faktörün kendi içinde değerlendirilmesi satıcıların seçiminde yeterli olmaz. Şüphesiz ki fiyat kriteri satıcıların belirlenmesinde çok önemlidir. Ancak, geniş yiyecek çeşitlerine verilen değerle ilişkisi olmadıkça fiyata verilen önem anlamsızdır.
Değer faktörü fiyatlarda çok önemlidir. Fakat pahalı olmayan bir ürün değerli olabilir.
Yiyeceklerin satın alma özellikleri ve kaliteleri belirlenmesine rağmen kalite ölçülmesi zor olan bir kriterdir. Kalite fiyat ve değerle yekinen ilişkilidir. Örneğim, en iyi her zaman en iyi değer anlamına gelmez. Bir başka değişle, bir yiyecekle ilgili olarak kalite veya birinci kalite her zaman en iyi demek değildir.
Servis çok önemli bir kriterdir.İyi bir satıcı işletmeden talep geldiğinde hemen ürünü teslim edebilmelidir.Aynı zamanda Pazar araştırması yaparak pazarın durumu hakkında alıcıları bilgilendirdiği gibi bulunması zor olan malları bile bulup getirebilmelidir.
Potansiyel kriteri, satın alınan malda hem işletmenin tüketim kapasitesi hem de satıcının bu isteğe cevap verebilme durumunu ifade eder. Bu beş önemli faktörlere dayanarak satın almadan sorumlu olan kişinin bilgi ve deneyimi de etkili satın almayı gerçekleştirir.
Satın Alma Metotları
1.Kapalı Zarf Usulü
Bu usul ekseriyetle toplu beslenme uygulanan kurum ve kuruluşlarca benimsenir. Bunlar; özellikle hastaneler, fabrikalar, üniversiteler kurumlar, kolejler ve kamu kurumları yemekhaneleridir.
Bu tür kurum ve kuruluşlar satın almak istedikleri malzemelerle ilgili gazete ilanları vererek satıcılara çağrıda bulunurlar. Satıcıların teklifleri kapalı zarf usulü ile kuruluşlara ulaşır. Gelen teklifler kuruluşların komisyonlarınca değerlendirilir. Ve böylece işletmenin şartlarına en uyan teklif değerlendirilir. Kapalı zarf usulü ile satın alma işlemi sözleşmeye dayanır.
Kontrata dayalı satın almalarda kontrat iki önemli kısımdan oluşur. Birincide kontratın genel şartları yazılıdır. İkincisinde ise özel şartlar ve istekler bulunur.
Kontrata dayalı satın alma usulü temelde iki amaca dayanır. Birincisi özel bir süreyi içeren kontrat, ikincisi belirli miktara yönelik kontrattır.
Birinci usulde satın alınması düşünülen malzemelerin fiyatları ile satıcıların temin edebilmesine dayalı olarak 3-6-12 aylık sürelerle sınırlanabilir.
İkinci usulde ise belirlenmiş miktardaki malzemenin satıcı tarafından piyasa fiyatlarının yükselmesi ve düşmesinden etkilenmeden belirlenen periyotlarda sürekliliğin sağlanması amacına yöneliktir. Her ne şekil olursa olsun kontrata dayalı satın alma işlemlerinin avantaj ve dezavantajları vardır.
Talep edilen malzemenin belirlenen fiyatla sürekli olarak işletmeye gelişi sağlanır.
Malzeme cinsi, miktarı, fiyatı konusundaki günlük alıcı ve satıcı arasındaki müzakereleri ortadan kaldırılır.
Büyük miktardaki depolama problemlerini azaltır.
Gereğinden fazla siparişi önler.
Düzenli sipariş ve dağıtım sağlanır.
Satıcıların seçiminde işletmeye fazla inisiyatif vermemesi.
Fiyatları indirilebilmesi ve özel avantajların elimine edilebilmesi.
Müşteri talep değerlendirmelerinin malzemelere yansımasının zorluğu.
Satıcıların değiştirilebilme zorluğunun yaratacağı hizmetlerde aksamaların olması.
2.Piyasada Temin Usulü
Satın alma işlerinden sorumlu olan kişi ve kişiler aşağıda belirlenen yöntemlerle gereksinim duydukları malzemeleri piyasadan temin ederler.
Günlük Piyasa Sipariş Listesine Dayanılarak Satın Alma İşlemi
Bu usul özellikle bozulabilir malların günlük alımında çok kullanılır. Ayrıca satıcıların bir kısmının karşılaştırılması sağlanır. Bu tür satın alma işleminde genellikle işletmenin daha önce hazırlamış olduğu şartnamelere dayanılarak satıcılarla tlf görüşmesi yapar ve aldığı fiyatlara uygun siparişler verir. Piyasa sipariş listesi mutfak şefinin ertesi gün için vereceği sipariş miktarları ile ilgili sütuna yazılır ve satıcılar araştırılır. Bu listeler hazırlanırken aşçıbaşı ve satın alma sorumlusu beraber çalışır. Satın alma sorumlusu büyük yerlerden birçok teklif alabilmesine rağmen küçük yerlerde bu sayı düşer.
Bu sistemin avantajlarını; satıcıları fiyat konusunda seçebilme olanağı, satıcılarla pazarlık yapabilme, istenildiği kadar sipariş verebilme ve bunun gibi noktalarda toplayabiliriz. Dezavantajları ise; zaman kaybına sebep olması, küçük miktardaki alımlarda küçük işletmeler için fazla pratik olmaması satıcıların iyi hizmet sunmaları söz konusu olduğunda fiyat rekabetinden yaralanamama alanı belirleyebiliriz.
3.Peşin Alış İşlemi
Bu genellikle orta ve küçük ölçekli işletmelerin uyguladıkları metottur. Çünkü bu tür işletmeler az ve sürekli satın alma faaliyetinde bulunmak durumunda kalırlar. Malzemelerini ise genellikle toptancı veya perakendecilerden alırlar.
Satın alma işleminden sorumlu kişi toptancı veya perakendeci satıcıları dolaşır ve anında kararını vererek alım işlemini gerçekleştirir. bu usulde alıcının malları, fiyatları ve ödeme şekillerini anında belirlemesi söz konusudur.
Bu metodun avantajlarını; satıcıların işletmelerin bulundukları yerlere yakın olması satın alma işleminde zaman tasarrufu sağlar, küçük veya büyük miktardaki alımlarda pazarlık gücü verir,alıcıların ürün çeşitlerini görme ve seçme avantajlarını sağlar.
Satın alma memurunun stok seviyesine dayanarak rahat alım yapabilmesini sağladığı gibi ani malzeme isteğini temin etme kolaylığını da verir.
Bu metodun dezavantajları; iki noktada toplayabiliriz. Birincisi, alıcının satın alma işlemini ve malzemelerin işletmeye olan nakliyesini kendisi üslenebilir. İkincisi, alıcı malın bedelini peşin ödemek zorundadır.
4.Bedeli Önceden Ödenmiş Satın Alma Metodu;
Restoran işletmelerinin en önemli girdisi durumunda olan herhangi bir ana maddenin bedelinin peşin ödenerek satın alınması usulüdür. Böylece, restoranın haftalık siparişleri satıcı firma tarafından kesintisiz sağlanmış olacağı gibi işletme depolama masraflarından da kurtulmuş olacaktır.
5.Maliyete Dayalı Satın Alma Metodu;
Bu metot daha çok restoran işletmelerinde başarıyla uygulanmaktadır. Daha bireysel ilişkileri kuvvetli olan satıcıların uyguladıkları usuldür. Maliyete dayalı satın alma metodunda yiyecek standartları yüksek tutulabilir. Satıcı alıcıdan gelen siparişleri düzenler ve malın maliyeti üzerinde taraflarca varılan anlaşma gereği kar marjı ilave edilerek satış işlemi tamamlanır.
Alıcı maliyete dayalı satın alma metodunda anlaşmış olduğu malları ve satıcıyı değiştirmez. Özellikleri belirlenmiş kaliteli yiyecek alımlarında bu metot çok geçerlidir. Satıcı firma alıcıyı memnun edebilmek için daha çok zaman, enerji ve dikkat sarf eder.
6.Satış Arabalarından Satın Alma Usulü
Ağırlama hizmet işletmelerinin büyük çoğunluğunun şehir merkezlerine uzak bir yerlerde kurulduğu gerçeği göz önünde tutulursa bu yönetimin faydaları görülecektir. Küçük veya büyük işletmeler bu yönteme zaman zaman başvurabilirler. Bazı bölge satıcıları ve ülkesel iş yapan satıcı firmalar her türlü ürünlerini işletmelerden çağrı almadan belirli periyotlarla ziyaret ederek gösterme şansını bu yöntemle elde ederler. Böylece satın alma müdürü veya memuru istediklerini seçerek hemen alabilir ve ödemeyi peşin veya aylık olarak yapabilir. Dayanıklı mallar dışında bozulabilir mallar da amaca uygun olarak dizayn edilmiş araçlarla işletmelere getirilebilir.
a-alıcının ürün çeşitlerini görme olanağı vardır.
b-özel istekler varsa anında karşılanabilir.
c-satıcının iş kapasitesi ve ticari yaklaşımı hemen belirlenebilir.
d-stok durumu kolayca kontrol edilir.
Bu yönetimin dezavantajları:
a.satın alınması düşünülen ürün bulunmayabilir.
b.fiyatlar konusunda serbest Pazar araştırmalarına göre farklılık olabilir.
c.alıcının seçim şansı sınırlı kalır.
7.Merkezi Satın Alma Usulü:
Bu usulü zincir konaklama ve yeme içme işletmeleri tercih ederler.Bu usule göre kurulan merkeze satın alma departmanı işletmelerden gelen talepleri toplar değerlendirir ve işlemi gerçekleştirir.Bu usulde satın alınan istekler ya merkezi satın alma departmanı tarafından ilgili işletmelere gönderilir yada satıcıların talep edilen malzemeleri ilgili işletmelere teslim etmesi sağlanır.
a.Toplu alımlar söz konusu olduğu için fiyatlarda pazarlık gücü bulunur.
b.Büyük miktarlarda alımdan dolayı geniş Pazar tarama şansı olur.
c.Satın alma özelliklerinde öncelik hakkına sahiptirler
d.Satın alma faaliyeti ve giderleri konusunda önemli ölçüde tasarruf sağlanabilir.
e.Satın alınan ürünlerin dağıtımı ve taşınmasında üstünlük sağlanır.
f.Alınan ürünlerin dağıtımı yapılmadan önce kalite testi yapılarak farklı ürünler denenebilir.
g.Büyük alımlarda işletme bazındaki denetimlerle hem merkezi satın alma örgütü hem de satıcılar denetlenebilir.
a.Zincire bağlı işletmelerin stoklama özgürlükleri olmadığından özel gereksinimlerinde zor duruma düşebilirler.
b.Zincire bağlı birimlerin menü üretim ve standartlarını geliştirebilmelerinde ve değiştirebilmelerinde sınırlı özgürlüklere sahip olurlar.
c.Bölgesel fiyat avantajlarından yararlanılamaz.
d.Merkezi dağıtım problemleri ortaya çıkabilir.
Satın Alma Kontrolü:
Yiyecek maliyetinin kontrolü satın almayla başlar.Satın alma işlemlerine girmeden önce otel işletmesinin tipi ve kuruluş yerini satın alma ve satış politikasını menü çeşitlerini depo imkanlarını satış yeri ve zamanı çok iyi bilinmelidir.Dikkat edilmesi gereken hususlar;
-İhtiyaç maddelerinin türleri, nerede yetiştikleri, kalitesi bilinmeli bulunmayan malın yerine nelerin alınabileceği bilinmelidir.
-Satın almada karar verirken en düşük fiyat verende alınmalıdır. Her malzeme için standart malzeme özellikleri kartı düzenlenip buna uygun olanı alınmalıdır. Ayrıca ne kadar ucuz olursa olsun satışından kar elde edilmeyecekse alınmamalıdır.
-Çabuk bozulan malzemeler için günlük tahmin yapılıp satın alınmalı ve bu malzemeler doğrudan mutfağa gönderilmelidir. Dayanıklı yiyecek malzemeleri ise en az stok seviyesinin altına indiğinde alınmalı ve depolanmalıdır.
-Herhangi bir yiyecek maddesi için haftanın belli bir günü sipariş verilmeli ve gereğinden fazla alınmamalıdır.
-Satın alma mutfak ve teslim alma bölümleri arasında koordinasyon bulunmalıdır.
-Muhasebe departmanı sipariş fişleri ile faturalar karşılaştırılarak gerçeğe uygun satın alınma yapılıp yapılmadığı araştırılmalıdır.
Satın Alma Özellikleri
Açıklanan satın alma metotlarının başarıyla uygulanması için ürünler bazında geliştirilen satın alma özellikleri formunun kullanılması gerekir. Bu form yardımı ile standart satın alma işlemi gerçekleştirilir.
Satın alma özellikleri formu satın alınacak malın kalitesi, ağırlığı, büyüklüğü, orijini ve paketlenmesi gibi özellikleri hakkında detayları gösterir.
Her bir mal için hazırlanan satın alama özellikleri formu işletmeden işletmeye farklılık gösterir ancak temelde aynıdırlar.
Satın alma özellikleri formu işletmede bu konuda yetki ve sorumluluk taşıyan bu kişilerin oluşturacağı bir ekip tarafından hazırlanmalıdır.Ekip çalışmalarında işletme politikası planlama mönü ve fiyat değişmeleri gibi faktörler göz önünde bulundurulur.Bu hallerde satın alma özellikleri formunun hazırlanmasında satıcılarında önerilerine bakılması faydalıdır.
Satın alma özellikleri formunun yararları;
a.Satın alma müdürü veya memuruna standart malların seçimi satın almasında kolaylık sağlanır
b.Satıcılar ve satın alma sorumlusu arasında olabilecek anlaşmazlıkları ayıklar.
c.Satın alma özellikleri formu farklı satıcılara dağıtılmak sureti ile alıcıya fiyat karşılaştırma olanağı sağlar.
d.Tesellüm memuru ve depo memuru malla ilgili detaylı bilgiler elde edip işlerinde kolaylık sağlarlar.
e.Üretimde kalite ve kantiteye ulaşmada mutfak personeline kolaylık sağlar.
Malların özellikleri konusunda Avrupa ülkelerinde standardizasyon çalışmaları oldukça gelişme göstermiştir. Çoğu sebze ve meyvelerin piyasalardaki özellikleri tamamıyla standardize edildiğinden diğer ülkelerde bu konuda etkilenmektedir.
Küçük işletmelerde satın alma işleminde direkt patron – yöneticiler sorumlu olmakla birlikte büyük işletmelerde yiyeceklerin satın alınmasında doğrudan doğruya satın alma departmanı sorumludur.Çünkü ,genel kural olarak işletmeler satın alma işleminde ya kar yada zarar etmek durumu ile karşı karşıyadırlar.Bu mantıkla meseleye bakıldığında işletmenin yiyecek maliyetini minimize etmesi bakımından satın alma işlemi önemini korurken etkili satın alma prosedürü ve ekibi net karı etkileyecektir.
Satın alma departmanının başarılı olması için satın alma sisteminin (prosedür) kurulması ve sağlıklı çalışması sağlanmalıdır. Sistem kurulurken satın alma işlemi tesellüm, depolama ve mutfakta olan ilişkilerini göz önünde bulundurmak gerekir.
Satın alma prosedürü beş aşamalı bir işlemden gece bilir.
a).ilgili deparmanları yetkililerinden gelecek malzeme istekleri satın alma müdüründe toplanır. Örneğin: aşçı başı, restoran müdürü veya depo memuru
b.Satıcıların seçimi yapılır
c. satıcılarla daha önceden varılan anlaşmaya dayanarak piyasa sipariş şifresi telefon görüşmesi sonunda doldurulur. Bu görüşme sırasında analaşmaya varılan fiyat , malzemelerin ne zaman getirileceği gibi konularda anlaşılır.
d. Sipariş verilen malzemelerin kalite ve kantite yönünden denetimi yapılarak sapmalar varsa düzeltilir.
e. İşletmeye gelen malzemenin sipariş verilen departmanlara dağıtımı sağlanır.
Satın alma istek formu departmanlarının istekleri doğrultusunda doldurulur ve o departmanın yetkilisi tarafından imzalanır. Departman sorumlusu herhangi bir nedenle işletmede bulunduğu zamanlarda yetkisini yardımcısına devreder.
Satın alma istek formları numaralıdır. Fakat departmanlardan karışık sıra numarası ile Gönderilebilir. Satın alma istek formu yiyecek grupları için ayrı ayrı doldurulur. Satın alma istek formu işletmelere göre farklılıklar gösterebilir. Ancak, genelde bilgiler aynı olmaktadır.
Form üç nüshadır.
Birinci nüsha (beyaz); imzalar tamamlandıktan sonra satın alma servisinde dosyalanır
İkinci nüsha (sarı); imzalar tamamlandıktan sonra tesellüm memuruna gönderilir.
Üçüncü nüsha (yeşil); istek departmandan geldiği anda imzalanıp geri verilir. böylece siparişi yapan departman malını takip eder. Departmanlardan gelen satın alma isteği satın alma servisinde değerlendirilir. Satın alma formu üzerindeki mallar için firma veya firmalardan fiyat alınır.
Fiyatlar satın alma isteği üzerine işlenir ve genel müdür muavinine veya işletme müdürüne onaylattırılır.
İşletme politikalarına göre farklılık gösteren sipariş işinde belirli bir rakamın altındaki istekler hemen telefonla satıcılara sipariş verilir ve malın işletmeye gelmesi takip edilir. Şayet satın alma istekleri bu miktarın üzerinde ise satın alma departmanı tarafından sipariş emri formu hazırlanır. Sipariş emri kayıt defterine işlenir.
Sipariş emri dört nüsha veya büyük işletmelerde altı nüsha şeklinde hazırlanabilir. Satın alma prosedürü diyagramındaki yolu takip ettiğimizde birinci nüsha satıcılara.
İkinci nüsha muhasebeye. Üçüncü nüsha tesellüm memuruna ve dördüncü nüshada satın alma servisinin dosyasında saklanır.
Satıcılar siparişi verilen malzemeleri tesellüm alanına getirerek tesellüm memuruna irsaliye fişi veya faturayla veya her ikisiyle birlikte teslim eder .
Satın alınan malzemeler miktar, fiyat ve kalite kontrolünden geçtikten sonra uygun depolara tesellüm memurları tarafından transfer edilirler ve irsaliye veya fatura muhasebeye gönderilirler. Muhasebe departmanı yukarıda prosedürde belirtildiği üzere fatura kontrolünü yaparak bedelini satıcılara öder.
Yiyecek maliyet kontrol süreci içerisinde tesellüm işi oldukça önemlidir. Çoğu işletmelerde tesellüm işine gereken önem verilmediği görülmektedir. Çoğu büyük işletmelerde bile personel tasarrufu açısından tesellüm işi depo memuruna yüklenmektedir.
Tesellüm işlemi oldukça önemli ve zordur. Yiyecekler daha önceden belirlenen özelliklere göre satın alındıktan sonra işletmeye gelir. Tesellüm görevlisinin başarılı olabilmesi için yiyeceklerin özelliklerinin bilmesi gerekmektedir. Satın almada özellikler geliştirilmemiş ise tesellüm memurunun malların özellikleri konusunda deneyimli olması şarttır. Aksi taktirde görevini başarılı bir şekilde yapamaz.
Tesellüm memuru satın alınan malları ağırlık. Büyüklük ve sayısal kontrollerini yaparken aynı zamanda kalite, tazelik ve temizlik kontrollerinide yapar.
Tesellüm memuru iyi eğitim görmüş malların tesliminde örnekleme metotları becerebilen ve satıcıların zamanlarının kıymetli olduğunu düşünerek seri görev yapabilen kişi olmalıdır. Tesellüm memurunun işini iyi yapabilmesi için işletmede standart tesellüm sipesifikasyonlarının geliştirilmesi önemlidir. Böylece, tesellüm memuru tahminlere dayalı8 çalışma yerine belirlenen özelliklere uygun olarak malların teslim alınmasını sağlar. Yiyecek maddelerinin sipesifikasyonlarını kapsayan şemaların tesellüm memurunun odasında durması zorunludur.
Tesellüm memuru mutfak şefiyle yakın ilişki içinde bulunmak suretiyle ne tür malların mutfak için ve hangi sürelerde olması gereğini bildiğinden karar almada daha çabuk olabilir.
Tesellüm işleminin kolaylıkla ve etkinlikte gerçekleştirilebilmesi için gerekli şartlar nelerdir
a. tesellüm alanının malların getirdiği kapı ile depolar arasında veya yakınlarında bir yerde olması. Örneğin, bir restorant işletmesinde satın alınan yiyeceklerin işletmeye gelişi arka kapıdan olmalı ve şekilde görüldüğü gibi aynı platformda olması hali en iyi düzenleme biçimidir
Dağıtım Tesellüm Depolar
Mutfak alanı Müşteri girişi
…………………………………………………………….. Zemin Zemin
Bugün çoğu işletmelerde tesellüm ve depolama olanaklar işletmenin arka kapısında özellikle zemin seviyesi altında düzenlenmektedir. Bu çeşit düzenleme işletmelere daha fazla kullanılabilir alan olanağı vermeklşe birlikte malzemelerin akışında karşılık ve masraf çıkarılabilmektedir.
b. Tesellüm alanı için yeterli alan ayrılmalıdır.
c. Satın alınan mallar işletmeye getirildiğinde tesellüm alanında yığılmalara olanak verilmemelidir. Aksi taktirde sağlıklı tesellüm yapılamaz çoğu satıcılar bu şekilde davranışları ile işletmeye istenmeyen kalite ve ölçüde malları vermeyi amaçlayabilirler
d. Tesellüm alnında tesellümü kolaylaştıran araç-gereçlerin bulundurulması gerekir bunlar: hassas terazi ve kantarlar, iki ve dört tekerlikli arabalardır. Bunlara ilaveten girişlerin yoğun olduğu işletmelerde yürüyen bant sistemi kullanılır diğer yandan bazı işletmelerin tesellüm alanları zemin üstü konumuna sahip olabilir ve depolara göre yüksekçe bir yerde bulunabilir. Bu durumda kaydırılmasında sakınca görülmeyen malzemeler kaydıraklarla taşınabilir.
e. Tesellüm alanında çalışma masası ve tesellümde kullanılacak kırtasiyenin bulundurulması.
TESELLÜM İŞLEMİNİN AMAÇLARI
Tesellüm işinde gösterilen titizlik satın alma çabalarını etkisini artıracaktır. Bu genel amaçların yanında tesellüm işleminin amaçlarını şöyle sıralayabiliriz.
a. tesellüm yapılan malların satın alma sipariş emirlerinde belirtildiği miktarda olmasını sağlar.
b. Tesellüm yapılan malların satın alma özelliklerinde belirtildiği şekilde kalite kontrolünü sağlar.
c. Satın alınan malların fiyat karşılaştırılması ve denkliği sağlanır.
d. Satın alınan malların kalite ve kantite karşılaştırılmalarında sapmaların bulunduğunda satın alma bürosu veya müdürü aydınlatılır. Ve malın iadesi yapılırken başka satıcıların devreye sokulması sağlanır.
e. Tesellüm işlemi yapılan bütün mallar malzeme tesellüm defterine günlük olarak kaydedilir.