Ayarlar — Turkcell e-Şirket Kullanım Kılavuzu 1.0.1 belgelendirme çalışması
Ayarlar bölümü, e-Defter için Şirket Tanımlamalarının yapıldığı bölümdür ve Şirket Bilgileri, Muhasebeci Bilgileri ve Şirket Ayarları olmak üzere 3 sekmeye ayrılmaktadır. Eğer şubeli bir hesap ile çalışılıyorsa bu 3 sekmeye ek olarak Şube Bilgileri sekmesi de kullanıcıya gösterilir.
Ayarlar bölümünde gerekli düzenlemeler ilk yüklemeden önce yapılır ve bir kez yapıldıktan sonra, sonraki defter yüklemelerinde o mali yıl içinde ayarları tekrar düzenlemeye gerek bulunmamaktadır.
Her bir sekmede yapılan değişikliğin kaydedilmesi için o sekmede değişiklikler yapılıp “Kaydet” düğmesine tıklanmalıdır. Aksi halde sekmeler arası geçiş yapıldığında, yapılan değişiklikler kaydedilmemektedir.
Bu bölümdeki sekmeler ve içerikleri aşağıdaki şekildedir.
Şirket Bilgileri sekmesinde 2 bölüm bulunmaktadır:
Şirket Tanımı bölümünde kurumun Unvanı, Vergi Kimlik Numarası ya da TC Kimlik Numarası ve NACE/Faaliyet Kodu alanları bulunur.
Şirket Adresi bölümünde şirket adres ve iletişim bilgileri girilir.
e-Defter’in sorunsuz oluşması için Telefon Numarası Açıklama alanında doğru seçimin yapılması önemlidir, bu alanda özel bir durum yok ise, Merkez seçeneğinin kullanılması faydalıdır.
Şirket için defter tutan Muhasebeciye ait bilgiler bu alanda girilir.
-Eğer defteri SM (Serbest Muhasebeci) ya da SMMM (Serbest Muhasebeci Mali Müşavir) tutuyorsa, bu alanda o SM ya da SMMM’nin bilgileri girilmelidir. Eğer defterler şirket bünyesinde tutulyorsa, bu alanda şirketin Muhasebe Bölüm yetkilisinin bilgileri girilmelidir.
-Ayrıca eğer şirket YMM (Yeminli Mali Müşavir) ile anlaşma yapmış ise, yeni bir Muhasebeci daha ekleyerek, şirketin Tam Tasdik Sözleşmesi yaptığı Yeminli Mali Müşavir’in bilgileri girilmelidir.
Bu bölümde bir muhasebeci eklemek için,
-“Muhasebeci Ekle” düğmesine tıklanır ve açılan “Muhasebeci Tanımı” ekranında ilgili muhasebecinin bilgileri girilir.
-Muhasebeci Unvanı seçildikten sonra, Muhasebeci Adı, başında Unvanı olmadan yazılır.
-Sonrasında, eğer SM, SMMM ya da YMM bilgileri giriliyorsa, yapılan anlaşmaya ait sözleşme bilgileri eklenir ve muhasebeciye ait adres ve iletişim bilgileri girilir.
-Kaydet düğmesine tıklanarak Muhasebeci bilgileri her e-Defter’de eklenmek üzere Turkcell e-Şirket sistemine kaydedilir ve Muhasebeci bölümünde Unvan, İsim, Sözleşme çeşidi ve tarihi bilgileri ile listelenir.
Bu listede, düzenle ile ilgili kaydın güncellenebilmesi sağlanmaktadır.
Sil ile ilgili kayıt silinebilmektedir.
Şirket ayarlarında e-Defter ile ilgili tarihler ve defter içeriğinde kullanılan numaralar ayarlanır.
Bu bölümdeki alanları inceleyelim:
Şirket Kuruluş Tarihi: Bu alanda e-Defterin bilgilerinin, döneminin doğru oluşturulabilmesi için Şirket Kuruluş Tarihi bilgisi girilmelidir.
e-Defter Başlangıcı: Turkcell e-Şirket aracılığı ile oluşturulacak ve GİB sistemine beratları iletilecek ilk defter için dönem başlangıcı belirlenir. Bu alan ile, daha önce farklı bir yöntem ile e-Defter kullanımı olan ve Turkcell e-Şirket’e geçiş yapan şirketlerin e-Defterlerinin kalınan yerden devam edilerek yüklenebilmesini sağlanmaktadır.
Hesap Dönemi Başlangıcı: Şirketin mali yıl başlangıç tarihi bu alanda girilir. Standart hesap dönemi ile çalışan firmalar için bu alanda 01.01 (yani 1 Ocak) değeri girilmelidir. Özel Hesap Dönemi ile çalışan firmalar içinse bu alanda o hesap dönemi için mali yıl başlangıç tarihi yazılmalıdır.
Yevmiye Sıra Numarası: Turkcell e-Şirket aracılığı ile oluşturulacak ve GİB sistemine beratları iletilecek ilk defter için, daha önce yüklenmiş bir defter var ise, son yüklenen defterde bulunan son Yevmiye Sıra Numarası bu alanda yazılır.
Mali yıl başlangıcında bu alanın değeri otomatik olarak sıfır(0) getirilmektedir.
Satır Sıra Numarası: Turkcell e-Şirket aracılığı ile oluşturulacak ve GİB sistemine beratları iletilecek ilk defter için, daha önce yüklenmiş bir defter var ise, son yüklenen defterde bulunan son Satır Sıra Numarası bu alanda yazılır.
Defter Parçası Yıl Tekil Numarası: Mali yıl ortasında Özel Entegratör ya da yöntem değiştiren şirketler Turkcell e-Şirket’te ilk e-Defter yüklemelerinde, daha önce yüklenmiş bir defter var ise, son defter parçasına ait “Yıl Tekil Numarası” bu alanda yazılır.
Tasfiye Dönemi Defteri: Bu işaret kutusu, şirket tasfiye haline girdiğinde, tasfiye öncesine ait tüm e-Defterlerin yüklemesi tamamlandıktan sonra işaretlenmelidir.
Bu alan işaretlendiğinde “Tasfiye Dönemi Başlangıç Tarihi” alanı otomatik olarak getirilmektedir. Yani, bu tarihten öncesi “tasfiye öncesi” dönemi; bu tarihten sonrası ise “tasfiye” dönemi olarak ifade edilir. Bu tarihte, yeni bir mali yıla girilmiş olur.
Tasfiye Dönemi Başlangıç Tarihi tam olarak tasfiyenin başladığı gün olarak girilir. Kaydet’e basılıp tasfiye bilgisi kaydedildiğinde, bundan sonra yüklenecek olan defterlerin tümü Tasfiye Dönemine ait olarak yüklenir.
Borç-Alacak Satırları Sıralansın: Bu işaret kutusu , e-Defter yüklemelerinde Borç-Alacak sıralamasında hata alınması, yani defter verinizi üreten kaynak uygulamanızda gerekli düzenlemelerin yapılmaması durumunda, işaretlenmelidir.
Bu alan işaretlendiğinde defter yüklemek için kullandığınız dosyadaki kayıtlar borç-alacak sıralamasına uygun olacak şekilde düzenlenir.
Şube bilgileri, Şubeli çalışan firmaların kullandığı bir sekmedir.
Şubeli çalışma bilgisi, sözleşme aşamasında Turkcell e-Şirket yetkililerine bildirilmekte ve yetkililer tarafından ilk tanımlamalar buna göre yapılmaktadır. Her bir şube için ayrı bir müşteri hesabı tanımlanır ve bunların birbirleri ile ilişkileri Turkcell e-Şirket üzerinde tanımlanır.
Şubeli Çalışma seçeneği işaretli iken, Şube Numarası, Şube Adı ve Şube Açılış Tarihi bilgileri bu sekmede getirilmektedir. Ayrıca aynı firmaya ait, yani aynı VKN’ye sahip, diğer şubeler yine bu sekmede listelenmektedir.
Aynı defter yükleme dönemi (ay) içinde tüm şubeler için defter yüklemesi tamamlanmadan, herhangi bir şube için bir sonraki ayın yüklemesi yapılamaz.