Microsoft Dynamics AX / CRM / NAV ERP Çözümleri: Ekim 2010
Projenin ne olduğunu tanımlamak Proje Yönetimi Metodolojisinin ne olduğunu ve etkinliğini anlamak açısından önemlidir.
Proje Yönetimi Metodolojileri projelerin verimili çalışabilmesi için süre, maliyet, duyarlılık, personel sayısı, önem, aciliyet, karmaşıklık düzeyi vb. kriterlere göre değerlendirilmelerini ve kategorize edilmelerini öngörür. örnek bir projede yapılan çalışmalar sonucunda Proje Kategorizasyonunun ;
> 1000 iş günü
100-1000 iş günü
< 100 iş günü
> 4 Birim
< 2 Birim
olması öngörülmüştür. Bu değerler çalışmanın yapıldığı andaki durum dikkate alınarak hazırlanmıştır. Bu matris zaman içinde ve birimlerin kendi koşullarını değerlendirmesi sonrası değiştirilebilecektir.
NOT: Bu çalışmada ayrıca Proje Yönetimi maliyetlerinin proje maliyetinin % 2-10'u arasında değiştiği kabnul edilmiştir.
Proje sadece başarılması gereken aktiviteler bütünü olarak değil, amaçlara ulaşmak için bir süreç olarak ele alındığında proje yöneticisi işi aktiviteler düzeyine indirerek incelemelidir. Aktivitelerin bitişi projenin amacına ulaşmasını sağlayacak şekilde tüm proje ekibi tarafından belirlenmelidir.
Projeler geçici süreçlerdir, son hedefe ulaşıldığında proje tamamlanmış olacaktır. Bu yüzden projenin başarıyla tamamlanması için projenin erken safhalarında projenin bitiş noktası yada ulaşılmak istenen hedefler tanımlanmalıdır. Birçok projenin bitmemesinin sebebi ise projeyi neyin sonlandıracağının tanımlanmamış olmasıdır.
Sponsor üst yönetiminde hem fikir olduğu son ürünü tanımlamalıdır. Projenin başarı kriteri taraflar arasında açık ve net bilinmelidir. Projenin başarı kriterinin tanımlanması için sorulabilecek en basit soru: "Bu projeyi neden yapıyoruz?" olacaktır. Başarı kriteri ölçülebilir olmalı ve yönetimsel (business) değerlerle dile getirilmelidir. Yönetimsel dile getirme ürünün piyasa araştırması, reklam beklentisi, tanıtımının nasıl olacağı, rakiplerin durumu vb. çalışmaların sonucunda ürünün kabul edilebilirliğini ortaya koymaktır.
İyi Tanımlanmış Hedefler
[Alis] “Bana hangi yoldan gitmem gerektiğini söyler misin?"
"Bu neyi istediğine ve neye ulsşmaya çalıştığına bağlı" dedi kedi “"Şey, bilmem ki………"dedi Alis "O zaman hangi yoldan gittiğin farketmez" dedi kedi “
—Alis Harkalar Diyarında
İyi tanımlanmış hedefler ki bunlar projenin kilometretaşları, teslimatları olacak ve araştırma sonuçları, beklentiler ve gereksinimlerden kaynaklanacaktır.
İsteklerin yada problemin tanımlanması dikkatli ve çok yönlü düşünme gerektirir.(Araştırma Raporu) Bu sayede projenin hedeflerinde netlik ve çözüm yaklaşımının ne olacağı konusunda karar verilebilir.
Projeleri gerçekleştirmek için gerekli tüm araç ve tekniklerin bir arada kullanılmasıdır. Projenin tanımlanmasını, kategorize edilmesini ve gerçekleştirilmesini sağlamaya yönelik çalışmalar bütünüdür. Bu suretle her projede yer alan tanımlama, planlama, uygulama ve kontrol süreçlerine ilişkin aktiviteler proje yönetiminin bir parçasıdır.
Başarılı Proje Yönetimi, organizasyonun var olan yapısındaki uygulamaları dikkate alarak süreçlerin değerlendirilmesini, şirket politika ve prosedürlerinin projelerde işlerlik kazanmasını amaçlamaktadır. Örneğin performans değerlendirme, problem raporlama vb. uygulamalar için örnek verilebilir. Proje Yönetimi aynı zamanda organizasyonun bu yöndeki ihtiyaçlarınıda tanımlayarak verimliliğin artmasını sağlayacaktır.
Projeler genellikle ideal koşullar altında gerçekleşirler, ancak istenmeyen ortamlar ki; personel dirençleri vb. başarıyı olumsuz yönde etkileyecektir. Örneğin, şirketin personel politikaları kişileri motive etmiyorsa bu bir direnç oluşturacaktır.
Proje Yönetimi genel yönetim bilgisini gerektirir. Genel yönetim kuralları, çalışmaları, kavramları, teknikleri, araçları ve yetenekleri Proje Yönetimi için temel oluşturur. Ayrıca, başkalarıyla kolay çalışabilme, sorumluluk alabilme, gruba liderlik edebilme ve karar almada bu istenen özellikler içerisindedir.
İşin başlangıcında hangi teknolojiyi kimin teslim alacağına, teknolojiyi kimin kullanacağına ve proje ile ilgili anlaşmaların hazırlanmasına kimlerin katılacağı (PROJE EKİBİ) belirlenecektir. Bu süreç aşağıdaki şekille açıklanmaktadır
Bu aşamada proje ile ilgili parametrelerinin tanımlanması ve projede ne şekilde yer alacakları belirlenecektir.
Projenin başlatıldığını ve onaylandığını kabul ettiğimiz takdirde, beklentiler doğrultusunda kavramsal olarak proje tanımlanmaya hazır demektir.
Proje başlangıç bilgilerinin geliştirilmesi ile ilgili kurallar ve süreçler değişmeyecektir. örnek proje başlangıcındaki tanımlama çalışması Proje Tanımlama Dokümanı ile olacaktır.
Tanımlama aşamasının temel adımları şunlardır;
Tanımlama Başlangıcı Projede yer alacak proje birimlerinin belirlenmesi
Proje tanım dokümanının hazırlanması
İş analizlerinin tamamlanması.
Proje Tanımlama çalışması projeyi açıklayıcı nitelikte olup proje organizasyonunun yönetimsel ve teknik uyumun olduğu güvencesini vermeyi amaçlar. Üst düzey bir yaklaşımı, proje başarı faktörlerini ve üst düzey planlama bilgilerini tanımlar.
Proje tanımının içerdiği bilgi yönetimsel ve teknik olarak projenin ihtiyaç duyacağı bilgi ve diğer tüm desteğini tanımlamalıdır.
Tanımlamanın başlangıcında yapılan araştırmalar sonucunda sponsorun gerçekleştirilmek istenen işle ilgili temel bilgileri yazılı hale getirmesi gerekmektedir. Üst düzey bir bilgi olup değişiklik istekleri olduğunda yada planlama aşamasında bu bölümdeki bilgiler değişebilecektir.
2. Proje Bildirimi
Projede Yer Alacak SOL Birimlerinin Belirlenmesi
Bu tanımlar ve araştırma sonuçları doğrultusunda sponsor ve proje yöneticisi projenin tanımlama ihtiyacını kararlaştırmalıdırlar. Bu konudada Fonksiyonel Gereklilik Kontrol Listesindeki alanlar üzerinde çalışmalıdırlar.
Projede tanıtım faaliyetleri yer alacak mıdır? Evetse;
Şirket İçi Tanıtım
Diğer sitelerden verilecek linkler (World, N1et, …)
Projeye reklam alınacak mıdır? Evetse;
Basılı Malzeme (Internet Box, Guide kitabı, vb.)
Diğer Elektronik (SolGUIDE, yazılım, CD,..)
Projenin Desteğe yada Kullanıcı tarafına İhtiyacı var mıdır? Evetse;
Yazılı Online (help, FAQ)
Satışa sunulacak mıdır? Evetse;
Satış hangi kanalla gerçekleştirilecektir? (Bayi Kanalı, CSC, Direk Satış)
Satışın yapılması için ne gerekecektir? (Kutu, Şifre zarfı, CD, vb..)
Projenin 3.parti firmalarla bir ilişkisi olacak mıdır? Evetse;
Yapılmış/Yapılması gereken bir sözleşme/anlaşma var mı?
Sözleşmenin hazırlanma, onaylama işlemleri/mercileri nelerdir?
Outsource edilecek kısımlar nelerdir?
Outsource firmalar belirlenmi? midir?
Outsource edilecek ürün için istenilen özellikler belirlenmi? midir?
Fizibilite çalışması yapılmış mıdır?*
Fiyatlama politikası nedir?
Hedeflerin tahmininde kullanılan varsayımlar ve bilgiler nelerdir?
Fizibilite Raporu(eğer varsa) alternatifleri para,zaman,kalite ve uygunluk açısından karşılaştırmalıdır.
İsim, LOGO, Görsel Tasarım nerede yapılacaktır? (ATCW,)
Hazırlanan görsel unsurların onay merkezleri kimlerdir (ATCW, Üst Yönetim)
Türkçe metin/çeviri ihtiyacı var mı?
Prototip hazırlanacak mı?
Server çalışma platformu (ları) nedir?
Desteklenen clientlar nelerdir?
Sistem için beklenen performans nedir?
Kullanıcının şifresi olacak mı?
Güvenli Web Server gerekli mi?
Firewall gerekli mi?
Güvenlik için getirilecek kısıtlamalar nelerdir?
Verilerin Saklanması gerekli mi?
Nasıl bir veri saklama yöntemi izlenecek? (Kapsam, sıklık, yer)
Kullanılacak yazılım geliştirme platformu?
Geliştirme için kullanılacak diğer araçlar nelerdir?
Veritabanı kullanılacak mıdır?
Hangi veritabanı kullanılacaktır?
Sistemin testi nasıl yapılacaktır?
Test için kullanılacak araçlar nelerdir?
Test’lerin kabul kriterleri nelerdir?
Test edilmesi gereken özel noktalar nelerdir?
Kullanıcı testi yapılacak mıdır?
Kullanıcı test grubu kimlerden oluşacaktır?
Kullanıcı testi ne kadar sürecektir?
Kullanıcı testi sonrası onay kriteri nedir?
Üretilmesi beklenen veriler, nelerdir?
Üretilecek bilgiler nerede, nasıl sunulacaktır?
İşletim sırasında kontrol altında tutulması gerekli konular nelerdir?
İstenilen işletim raporlaması?
Disaster recovery planları nelerdir?
İşletmede karşılaşılabilecek problemler, riskler ve bunların etkileri, sonuçları nelerdir?
İşletmede karşılaşılacak risklere karşı hareket tarzı ne olacaktır?
Sistemin kabul edilebilir çalışmama süresi nedir?
Gerekli onay merkezleri nelerdir?
Online etme prosedürü nedir?
Bu çalışma sonrası projede yer alması gereken birimler aşağıdaki tablo yardımıyla belirlenecektir.
IT – Uygulama Geliştirme
IT – Uygulama Yönetim
IT – Sistem Ağ
IT – Operation
Türkiye’de sektörünün lideri olan Ağaoğlu İnşaat, faaliyet gösterdiği pek çok alanda, teknoloji kullanımında ilklere imza atmıştır. Kurumsal yazılım platformunu yenileme kararı alan Ağaoğlu, tüm şirket ve şantiyelerini Microsoft Dynamics NAV üzerinde birleştirirken, Omni Teknoloji tarafından geliştirilmiş sektör çözümü ile hem merkezin konsolide bütçe ve bilanço ihtiyacını, hem de şantiyelerin proje takibi, satınalma, taşeron hizmetleri ve hakediş yönetimi ihtiyaçlarını karşılamıştır.
1981 yılında Akdeniz İnşaat olarak yola çıkan Ağaoğlu Şirketler Grubu, bugün 10 ayrı şirketi ile projelerini sürdürmektedir. 1995 yılında turizm ve hizmet sektöründe faaliyet göstermeye başlayan Ağaoğlu, 1998'den itibaren müşterilerinin ihtiyacı doğrultusunda, farklı niteliklerde yaşam projelerini hayata geçirmektedir. Ağaoğlu Grubu inşaat, turizm ve otelcilik, hizmet ve enerji sektörlerinde faaliyet gösteren 10 ayrı şirket ile başarıdan başarıya koşmaktadır.
1981 yılında Akdeniz İnşaat olarak yola çıkan Ağaoğlu Şirketler Grubu, bugün 10 ayrı şirketi ile faaliyetlerini sürdürmektedir. 1995 yılında turizm ve hizmet sektöründe faaliyet göstermeye başlayan Ağaoğlu, 1998'den itibaren müşterilerinin ihtiyacı doğrultusunda, farklı niteliklerde yaşam projelerini hayata geçirmektedir. Ağaoğlu Şirketler Grubu inşaat, turizm, otelcilik, hizmet ve enerji sektörlerinde faaliyet gösteren 10 ayrı şirket ile başarıdan başarıya koşmaktadır. 2000 yılında 592 daireden oluşan Ümraniye My City, 2003 yılında 116 Villa ve 176 konaktan kurulu Samandıra My Village, 2005 yılında 560 daireden oluşan Ümraniye My Town, 2006 yılında 159 villa ve 112 Konaktan kurulu Çekmeköy MyCountry, 2007 yılında 3636 daireden oluşan Ataşehir My World, 2007 yılında 1111 daireden oluşan Ümraniye Eltes Güneşi gibi projeler ile toplam 10,000 adet konut inşaat eden Ağaoğlu, önümüzdeki bir kaç ay içinde 10,000 konutluk yeni projelerini satışa çıkartmaya hazırlanmaktadır.
Her ne kadar Ağaoğlu İnşaat amiral gemisi olarak kamuoyu tarafından en çok bilinen firma olsa da, Ağaoğlu Gayrimenkul, Eltes İnşaat Tesisat, Uludağ Tur, Kuşaklıkaya Turizm, Ağaoğlu Turizm, Akdeniz Elektrik Üretim, Marmares Elektrik Üretim, Deryalar Elektrik Üretim firmaları ile farklı sektörlerde faaliyet göstermektedir. Şantiyeleri, konutları, otelleri, sağlık klüpleri ve enerji yatırımları ile Ağaoğlu Grubu İstanbul dışında tüm Türkiye’ye yayılmış bulunmaktadır.
Tüm bu firmaların farklı muhasebe sistemleri olması, merkezde konsolide bilanço hazırlanmasını ve bütçe kontrolünü zorlaştırmaktaydı. Bilgiler pek çok farklı birimde mükerrer olarak girilmekte, farklı departman ve şirketlerden gelen bilgilerin toplanması ve raporlanması çok zaman almaktaydı. Giderek büyüyen firmanın, yüksek hedeflerine ulaşması için proje takibini, bütçe kontrolünü ve nakit akışını anlık ve doğru olarak yapması için tüm şirketlerin aynı platformda çalışması gerekliliğini gören firma, kurumsal yazılım arayışına girdi.
Ağaoğlu Grubu’nun ana iş kolu olan inşaat sektörünün ihtiyaçları öne çıkarılarak aday firmalar ile görüşmeler başlatıldı. Görüşülen firmalar arasında hem global yazılımlar hem yerel yazılımlar hemde sektöre özel yazılımlar vardı. Uluslararası bilinen yazılımların ve yerel çözümlerin inşaat sektörüne özel ihtiyaçları karşılamakta zorlandığını hisseden Ağaoğlu, sektöre özel çözümler üreten firmaları daha detaylı incelemeye aldı. Ancak bu çözümlerin de muhasebe tarafında ihtiyaç duyulan konsolidasyon, bütçe takibi ve nakit akışı gibi ihtiyaçları karşılamada yetersiz olacağı görüldü. Bu arada OMNi tarafından Microsoft Dynamics NAV üzerinde İnşaat Sektörü için entegre bir çözüm geliştirildiğini öğrenen Ağaoğlu, bu çözümün tüm ihtiyaçlarını karşılayacağını gördü. Özellikle kolay geliştirme platformu ile ek ihtiyaçlarını da kolaylıkla sisteme aktarabileceğini gören Ağaoğlu, Microsoft Dynamics NAV’da karar kaldı.
Seçim aşamasını Bilgi Sistemleri Direktörü Sn. Hakan Cem Topal: ‘İncelediğimiz yazılımların hepsinde hoşumuza giden, öne çıkan bir özellik vardı. Bazıları muhasebe departmanı tarafından çok beğeniliyordu, bazıları da şantiyedeki çalışanlarn çok beğendiği özelliklere sahipti. Biri çıksa bunları entegre etse diye düşünürken OMNi ile tanıştık. Microsoft Dynamics NAV üzerinde tüm departmanlarımızın ihtiyaçlarını karşılayan bir çözüm üretildiğini gördük.” şeklinde özetliyor.
2008 Şubat ayında başlayan proje ile tüm departmanlar ihtiyaçlarını belirleyip, iş akışlarını yeniden düzenlediler. Muhasebe, finans, bütçe, satınalma, proje yönetimi, insan kaynakları ve bordro süreçlerini merkezi bir sistemde buluşturma konusunda OMNi tarafından geliştirilen çözüm başlangıç noktasını teşkil ederek, hızlı bir kurulum için gerekli ivmeyi kazandırdı. Ağaoğlu personeli sektörel çözümün eğitimini aldıktan sonra, OMNi mevcut çözümün üstüne departmanlardan gelen ek istekleri de geliştirmeye başladı. Özellikle taşeron sözleşmeleri ve hakediş süreçleri için istenen ek geliştirmeler hızla hayata geçirildi ve sistem Temmuz 2008’de paralel kullanıma alındı. Hazır bir çözümün getirdiği hız ve esnek geliştirme ortamı ile çözüme istenen eklerin yapılabilmesi Ağaoğlu’nun çalışmalarına çok büyük bir değer kattı. Projenin bundan sonraki aşamalarında üst yönetim için raporlamalara ağırlık verilmesi planlanıyor.
Ağaoğlu Planlama Grup Şefi Sn.Burak Türkel ‘Üst yönetime tek bir sayfalık rapor ile şirketin mevcut durumunu aktarmayı hedefliyorum. Üst yönetimin ek bir soru ve bilgiye ihtiyaç duymadan, tüm projeler hakkındaki durumu bu tek sayfada görmesini arzuluyoruz. Artık bu raporu hazırlayacak tüm verilere sahip ortak bir sisteme sahibiz. “ diyor.
İkinci fazda devreye alınacak diğer bir süreç ise Satış Sonrası Servis. Yaklaşık 10,000 konut sahibi olan Ağaoğlu çok kısa sürede devreye alacağı diğer büyük projelerle birlikte, satış sonrası konut sahiplerinden gelen istek ve şikayetleri de Microsoft Dynamics NAV ile yönetmeyi planlamakta.
Ağaoğlu Şirketler Grubu giderek büyüyen yapısını merkez tarafından kontrol edebilmek için herkesin uyması gereken standartları belirlemek ve bunların uygulanmasını sağlamak için merkezi bir sisteme ihtiyaç duyarken, aynı zamanda farklı departman ve şirketlerin kritik iş süreçlerine uyum sağlayabilecek kadar esnek bir yazılım olmasını da istiyordu.
Burak Türkel “Şantiyelerin belirlediğimiz iş süreçlerine uygun çalışması bizim için çok önemli. Kimsenin bu standartların dışına çıkabilme imkanı olmasını istemiyoruz. Ancak bu standartları Ağaoğlu’nun yıllardır alışık olduğu ve kendisine sektörde birinciliği getirmiş alışkanlıklara göre belirleyebilecek kadar esnek olması da önemli” diyor. Ağaoğlu yeni sistem ile istediği iş sürecini sisteme tanıtmayı başarırken, kullanıcıların belirlenen bu süreç dışına çıkmasını engelleyecek kadar katı kurallar koydu. Böylece rekabetçi iş süreçlerini yeni sisteme tanıtmayı başarırken, kurumsallaşma yolunda çok önemli bir adım olan tüm şirkette aynı standartta iş yapılmasını sağladı.
Departmanlar Arası Artan İletişim ve Sahiplenme
“Bu projenin hiç beklemediğimiz bir faydası ise şirket içindeki iletişimi arttırması, birbirimizi daha yakın tanımamızı sağlaması oldu.” diyor Sn. Burak Türkel. Merkezi bir sisteme geçerken, iş süreci üzerindeki tüm departmanların ihtiyacını anlamak ve karşılamak zorundasınız. Bu proje ile Ağaoğlu, yılların getirdiği alışkanlıkları masaya yatırarak, yeniden düzenledi. Farklı birimlerin ihtiyaç duyduğu bilgilerin zamanında ve tek seferde sisteme girilmesini sağladı. Başka bir yazılım ile o yazılımın standart süreçlerini öğrenmek ve ona uymak için harcanacak zaman kazanıldı. Her departmana uyacak şekilde iş süreçleri belirlendi ve sisteme tanıtıldı. Oluşan sistem Ağaoğlu’nun ruhunu ve tecrübesini yansıtan bir sistem oldu. Bu yüzden genelde bu tür yeni sistemlere karşı görülen direnişe rastlanmadı. Herkesin sistemden yararlanacak olması, herkesin enerjisini sistemin hayata geçmesi için harcamasını sağladı.
Güncel Bilgiye Kolay Erişim
Büyüyen ve dağınık bir yapıya sahip olan Ağaoğlu, yeni sistemle birlikte kritik bilgilere anlık olarak ulaşmayı başardı. Türkiye’ye yayılmış şantiyelerdeki stok durumu, projelerin mevcut aşaması, fiili harcamalar, iş programı ve ilerlemeleri, sözleşmeler, sözleşmelere istinaden yapılan işler, hakedişler gibi bilgilere anlık olarak ulaşılabiliyor. Böylece merkez ile şantiyeler arasında güçlü bir bağ kuruldu. Her ay sonunda hakedişlerin tamamlanıp, sonuçların merkeze gönderilmesini beklemeden anlık durum incelenebiliyor. Sözleşmeler eskiden dosyalarda saklanırken, artık sistemde saklanmakta. Merkez tüm sözleşmelere erişebilmekte, inceleyebilmekte. Hakedişler sonucunda, sözleşmedeki şartlara uygun olarak fatura kabulü ve ödemeler planlanmakta. Şirketin mai durumunu görmek için ay sonu raporlamalarının tamamlanmasını beklemeden, anlık raporlara ulaşılmakta..
Çevre Bilincine Olumlu Katkı
Ağaoğlu şirket misyonundan biri de “Gelecek kuşakların doğayı korumayı öğrenecek ve öğretecek bireyler olarak yetişmesini sağlamak”. Tüm yaşam projelerinde bu misyonlarını gözönünde bulunduran Ağaoğlu, Microsoft Dynamics NAV ile gerçekleştirdiği proje sonrasında kendi içinde tükettiği kağıt miktarını çok azalttı. Microsoft Dynamics NAV öncesinde bir yılda yapılan her biri yaklaşık 20 sayfa olan ortalama 220 sözleşme için, 10 adet kopya alınıp farklı birimler tarafından dosyalanmaktaydı. Ancak yeni sisteme geçildiğinde artık sözleşmeler sistemde yaratıldı ve yazılı bir kopyaya ihtiyaç kalmadı. Bir sene de sadece sözleşmelerin sisteme aktarılmış olmasından dolayı, yaklaşık 44 bin sayfa tasarruf sağlanmış olmakta. Aynı şekilde hakedişlerin de fotokopisi alınıp arşivlenirdi. Artık hakedişler de sisteme girilmekte ve çıktı alınmasına ihtiyaç duyulmamaktadır. Satınalma taleplerinin de yazılı bir çıktısı yerine sistemden elektronik olarak iletilip onaylanarak sipariş haline geçiriliyor olması da kağıt kullanımını çok azaltmış durumda. Ağaoğlu sadece yaşam projelerinde değil, kendi iş süreçlerinde de çevreye olan saygısını gösterme fırsatı buldu.
Rekabette Sağlanan Avantaj
Microsoft Dynamics NAV ile hem finansal hem operasyonel süreçler tek bir sistemde birleştirilerek rekabette de önemli avantajlar sağlanıyor. Satınalmanın daha hızlı çalışıyor olması, stokların daha verimli kullanılması, proje takibinin daha kolay ve anlık olarak yapılabilmesi, sözleşmelere kolay ve anlık erişim sayesinde uyuşmazlıkların hızla çözülmesi, Ağaoğlu projelerinin daha hızlı ve başarılı tamamlanmasını sağlayacak.
Aynı şekilde hakedişlerin ay sonlarında sisteme aktarılması, ay içinde projelerin durumlarını ve nakit akışını gecikmeli olarak izlenmesine neden oluyordu. Microsoft Dynamics NAV ile birlikte, tüm şirket anlık durumu izleyebilir hale geldi. Böylece kullanıcılar sistemi sevdi ve işlerini daha iyi yapmaları için etkin bir araç olduğunu gördü. Kullanıcılar işlerini daha iyi yapmak için bilgisayarı zorlaştırıcı değil kolaylaştırıcı bir araç olarak görmeye başladılar. İlk tasarım aşamalarında düşünülmeyen, katma değer arttıracak talepler de bulunmaya başladılar. Microsoft Dynamics NAV ile bu talepleri kolaylıkla hayata geçiren Ağaoğlu, bu sürekli gelişim ile her geçen gün rekabetçi gücünü arttırıyor.
• Kurumsal ihtiyaçların Karşılanması
• Artan Çalışan Verimliliği
Etiketler: ağaoğlu inşaat, BH, Business intelligence, Dynamics NAV, Dynamics NAV 2009, ERP, inşaat projesi, inşaat sektörü için erp, inşaat sektöründe erp
Kuruluşlar, üretmiş oldukları ürün ya da hizmetlerden yararlanan müşterilerinin ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak için, süreçlere gereksinim duyarlar. Süreç Yönetimi, Avrupa Kalite Yönetim Vakfının İş Mükemmelliği Modelinde yer alan dokuz kriterden biridir. Ayıca ISO 9000:2000 Revizyonu da önemli ölçüde süreç modeline dayandırılarak hazırlanmıştır. Bu her iki neden, organizasyonları Süreç Yönetimine yönlendirmiştir. Süreç Yönetimi; fonksiyonel örgütlenmeye bağlı kalınarak süreçlerin sistematik iyileştirilmesi olarak ele alındığında “Süreçlerin Yönetimi”, bir yönetim tarzı olarak ele alındığında ise “Süreçlerle Yönetim” olarak adlandırılır. “Süreçlerin Yönetimi”, mevcut fonksiyonel ve hiyerarşik örgüt yapılarına uyabilirken, “Süreçlerle Yönetim” başta örgüt yapısı olmak üzere pek çok klasik yönetsel yaklaşımın sorgulanmasını gündeme getirmektedir.
Süreç Yönetimi, süreçlerin nasıl çalıştığını anlamak ve iyileştirebilmek için
şirketin tüm süreçlerinin belirlenmesi, tanımlanması, belgelenmesi, tüm süreçlere sahip atanması, düzenli olarak süreç performans göstergelerinin izlenerek ve değerlendirilmesi ve gerektiğinde küçük iyileştirmelerin ya da sil baştan / kökten tasarımların yapılmasıdır. Süreç yönetimi ve süreç iyileştirme bir kerede yapılıp bitirilecek bir proje değildir. Sürekli İyileştirme, süreç yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Süreç İyileştirme uygulanan firmada bütün çalışanların katılımı gerekir. Devamlılık gerektiren bir çalışmadır.
Süreç yönetimi ile herhangi bir sürecin gerçekten nasıl çalıştığı açıklanır, sürecin sonuçlarını gösteren performansı sürekli ve düzenli olarak izlenir ve performansın iyileştirmesi için sürecin işleyiş biçimi yeniden tasarlanır.
Bugün “süreç yönetimi” üretim ve iş süreçleri dahil tüm süreçleri kapsamakta ve esasen iş süreçlerinin yönetimi (Business Process Management) anlaşılmalıdır. Çünkü, ancak BPM ortaya çıktıktan sonradır ki süreçlere üstten bir bütün olarak bakma, süreçleri, bölümlerin içinde yapılan minik işler olarak görme, tanımlama, iyileştirmeye çalışma yerine, belirli bir hiyerarşi içinde düşünme (süreç, alt süreç, detay süreç) ve dolayısıyla fonksiyonlar arası sorunlara eğilme (ki en büyük zaman kayıpları; dolayısıyla maliyet kaybı, ayrıca sürtüşme buralardadır), tüm süreci izleme gibi kavramlar gündeme gelmiştir.
Toplam Kalite EFQM Mükemmellik modeline göre bir sistem kurmak veya son yıllarda popülerlik kazanan CRM – Müşteri İlişkileri Yönetimi’ne geçmek isteyen veya ISO 9000 belgesi almak isteyen firmalar için Süreç Yönetimi hayatidir. ISO 9000 standardının 1994 versiyonunda yer almayan ‘süreç yönetimi, süreç göstergelerinin izlenmesi ve sürekli iyileştirme’ kavramları ISO 9000: 2000 revizyonunda artık yer almaktadır. Ancak, bir firmanın süreç yönetimine başlaması ve sürekli iyileştirme çalışmalarını benimsemesi için mutlaka ISO 9000, Toplam Kalite veya CRM çalışmaları içinde olması gerekmemektedir. Süreç-odaklılık, bir firmada, genel müdür ve üst yönetimin kararı, kararlılığı ve kaynak ayırması olmadan gerçekleşemez. Ayrıca süreç-odaklılık firmada kültür değişimi gerektirir; çünkü işler alışılagelenden biraz veya çok daha farklı biçimde yapılmaya başlanacaktır.
Geleneksel yönetim yaklaşımı iş bölümü ve hiyerarşi ile tanımlanabilir. Bu yaklaşım, işlerin doğal akışı önünde sistemin hızlı çalışmaması, sistemin değişimlere geç yanıt vermesi, çalışanların işin bütününü görememesi, katma değer yaratmayan işlerin ortadan kaldırılmaması, departmanlar arası çatışmaların olması, dikey ve yatay iletişimin yeterince sağlanamaması gibi engeller oluşturmaktadır. Oysa yapılan iş, belli gereksinimleri karşılamak amacıyla bir araya gelen, birbirini izleyen faaliyetlerden oluşmaktadır.
Bu nedenle işin gereksinimler yönünde doğal olarak ilerlemesi gerekmektedir. Yine aynı kapsamda kuruluşlarda yönetici ve çalışanların olaylara sadece fonksiyonel bakış açılarının egemen olduğunu görüyoruz. Dolayısıyla yönetici ve çalışanlar, hangi departmanda çalışıyorlarsa ister istemez olaylara sadece o gözle bakma eğilimindeler.
Aynı zamanda verimlilik kayıpları, çalışan tatminsizliği, düzelmeyen ve tekrarlanan hatalar, satış, kar ve müşteri kayıpları, yeterince değerlendirilemeyen insan, zaman ve bilgi kaynağı gibi kayıplar ve fırsatlar söz konusu olmaktadır. İşte yapılan işi bu engellerden kurtarmak için gündeme gelen yönetim anlayışı Süreç Yönetimidir. Günümüzde geliştirme ve iyileştirmeyi sürekli ve katılımcı bir mekanizmaya dönüştürmek büyük önem taşıyor. Mevcut çalışma akışlarının süreç yönetimi ilkeleriyle yeniden değerlendirilmesi sırasında önemli katkılar ve iyileştirmeler sağlanabiliyor.
Süreç yönetiminin amaçları şöyle sıralanabilir:
· Müşteri odaklı yönetimi teşvik etmesi
· Şirket önceliklerine sistematik yaklaşım getirmesi
· Fonksiyonel sınırların ortadan kaldırılarak, fonksiyonlar arası ilişkilerin geliştirilmesi
· Katma değer yaratmayan faaliyetlerin belirlenmesi
· Kaynakların etkin kullanımının sağlanması
· İyileşme olanaklarının tespit edilmesi
· Hızlı karar alma avantajı sağlaması
· Sorumlulukların açıklıkla belirlenmesi
Filiz Eyüboğlu. “Süreç Yönetimi ve Süreç İyileştirme”’den alıntıdır.
Etiketler: BPM, Business intelligence, Business Process Management, CRM, EFOM, ERP, ERP Süreç Yönetimi, ISO, ISO 9000, İş Süreçleri Yönetimi, Kalite Yönetimi, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Süreç Yönetimi, TR
SMMM Arif AYTULUN’dan alıntıdır.