Çeviri yapan kuruluşlar için müşteri memnuniyetini sağlamak, hizmet sektöründeki diğer firmalardan hiç de kolay değildir.Özellikle yabancı dil kullanımı söz konusu olduğundan, müşteri memnuniyeti güven unsuru ile birlikte daha öne çıkmaktadır. Bir de işin sürekliliği konusu var.Çünkü bu güven unsuru yaratıldıktan sonra müşterilere sürekliliği esas alan en uygun çözümler üretmek temel amaçtır. Bunun için de çeviri işlerinin taahhüt edilen süre içinde tamamlanması, müşterilerin beklentilerine cevap verecek kalitede olması ve olası en düşük fiyata yapılması gerekmektedir.
Şimdi bu temel yaklaşıma yeni bir kriter daha ekleniyor. O da TS EN 15038 Tercüme Hizmetleri Yönetim Sistemi belgesine sahip olmak.Çeviri hizmetleri veren kuruluşlar için belirlenen bir kalite standardı olan bu belgeye sahip olmak, artık çeşitli ihalelerde de aranmaktadır. Aslında çeviri yapan kuruluşlar için, belirlenmiş standartlara göre hizmet vermenin yararlarıçok fazladır. Performansa odaklı olmak, verimli çalışmak, sürdürülebilir bir başarı yaratmak, hep bu satandartlar sayesinde olacaktır.
Bu standardın amacıçeviri hizmeti evren kuruluşların, temel çeviri sürecindeki hizmet kalitesi koşullarını tanımlamaktır. Ama aynı zamanda sadece çeviri hizmeti veren kuruluşlar değil, çeviri hizmeti alan kişi ve kuruluşlar açısından da standartlar belirlenmiş olmaktadır.
Standardın kapsamı olarak, insan ve teknik kaynaklar, kalite ve proje yönetimi ve sözleşmeyle belirlenmiş hizmet yöntemleri kapsamında, çeviri hizmeti veren kuruluşların sahip olacağı gerekler belirlenmiştir. Ayrıca sözlüçeviri hizmetlerinin kapsam dışında tutulduğu belirtilmiştir.
Çeviri hizmetleri veren kuruluşlarda insan kaynağı en önemli unsurdur.Çeviri projelerinde çalışacak kişilerin yanında, düzeltmen ve denetici olacak kişilerin de sahip olması gereken beceri ve özellikler sayılmıştır.
Çevirmenlerde olması gereken mesleki yeterlilik koşullarışunlardır:
Çeviri yapan kuruluşların teknik kaynaklarına gelince.Çeviri projelerinin sorunsuz bir şekilde tamamlanabilmesi gerekir. Bunun için belge ile verilerin sağlıklı ve güvenilir olarak işlenmesi, saklanması, gerektiğinde geri alınması, arşivlenmesi ve yok edilmesi için gerekli sistemler kurulmuş olmalıdır.
Tercüme hizmetleri aslında yasaların kolayca uygulanabileceği bir alan değildir. Bu yüzden de çeviri gereksinimi duyan insanlar, bu hizmeti veren kuruluşların ne kadar yetkin oldukları, ne kadar doğru ve hatasız çeviri yapabildikleri ve verdikleri hizmetin ne kadar kaliteli olduğu konusunda tereddüt duymaktadırlar. TS EN 15038 Tercüme Hizmetleri Yönetim Sistemi, bu eksikliği gidermek amacı ile kurulmuş bir sistemdir veBelgelendirme hizmetleri veren şirketler aracılığı ile alınan bu belge, çeviri alanında faaliyet gösteren şirketlerin uluslararası bir güvene sahip olmalarına olanak tanımaktadır.
TS EN 15038 Tercüme Hizmetleri Yönetim Sistemi, çeviri hizmetleri veren kuruluşlar için geliştirilmiş bir kalite standardıdır.Çeviri yapan kuruluşlar, hizmet kalitesini göstermek amacıyla bu belgeye sahip olmaktadırlar. Günümüz koşullarında bilgi, teknoloji ve iletişim alanlarında yaşanan baş döndürücü rekabet ve her an yeni gelişmelerin yaşandığı ekonomik koşullar, tercüme hizmetleri veren şirketleri de zorluyordu. Bu yüzden de bu kuruluşlar ISO 9000 Kalite Sistem Standartları içinde ISO 9001 belgesi alıyorlardı. Bu belge ile, o şirketin müşteri koşullarını ve uygulanabilir standartları karşılayan ürünleri sağlama yeteneğine sahip olduğu belgelenmiş oluyordu. Bu şekilde belge, şirketin müşteri memnuniyetini artırmayı hedeflediğini ve bunun için de gerekli kalite yönetim sisteminin koşullarını yerine getirdiğini gösteriyordu.
Avrupa’da çeviri sektöründe evrensel bir kalite standardı kurmak için çalışmalara 1990’lı yılların sonlarında başlanmıştır. Avrupa Standartlar Komitesi 2003 yılında ilk taslakları oluşturmuş, 2006 yılı Mayıs ayında ise bu standart yayımlanmıştır.Ülkemizde ise 2008 yılında ilk çalışmaları yapılmış ve hizmete alınmıştır.
Tercüme Hizmetleri Yönetim Sistemi belgesini ulusal ve uluslararası tercüme yapan bütün firmalar alabilmektedir. Neticede bu belge çeviri hizmeti veren kuruluşların kaliteli hizmet koşularını tanımlamaktadır. Aslında bu standartları uygulamak, sadece uygulama talimatlarını kayıt altına almak değildir.Çeviri bekleyen kişi veya kuruluşların beklentilerini en doğru bir şekilde karşılamak için, o işe en uygun çevirmenin atanması, en az çeviriyi yapan kadar yetkin bir düzeltmen tarafından çevirinin kontrol edilmesi ve işin standartlara uygum şekilde denetlenmesi gerekmektedir.
Herşeyden önce EN 15038 Tercüme Hizmetleri Yönetim Sistemi, şu temel satandartların sağlanmasınıöngörmektedir:
Bu arada şunu da belirtmekte yarar var: sözlüçeviri hizmetleri bu standardın kapsamına girmemektedir.
Bütün bu standartların düzenlenmesi, iş akışlarının belirlenmesi, sorumlulukların ve görev tanımlarının hazırlanması uzmanlık gerektiren işlerdir. Bu işlerin yapılmasını ise belgelendirme kuruluşlarıüstlenmektedir.
Çeviri çalışmalarının bir özelliği vardır. Bu çalışmaların sonuçlarının kaliteli olduğu ilk bakışta anlaşılamaz. Ancak bu hizmetin verildiği kişi veya kuruluşlar bir sorun ile karşılaştıklarında hizmetin kalitesi ortaya çıkar. Diğer taraftan ülkemizde çeviri hizmeti veren 600’den fazla kuruluş var.Çeviri yaptırmak ihtiyacında olan kişilerin bir seçim yapması kolay değil. TS EN 15038 Tercüme Hizmetleri Yönetim Sistemi belgesine sahip olmak bu açıdan çok önemli.Çeviri hizmeti veren kuruluşların yetkinliklerinden, uzmanlıklarından ve çevirinin kalitesinden ancak bu şekilde emin olunabilir.
ISO standartları, örneğin ISO 9001 standardı, hizmet kalitesini kurmak ve iyileştirmek için oluşturulan standartlardır. Bu standartlar birçok sektörde uygulama alanı bulsalar da hizmete özel olarak hazırlanan standartlar o hizmeti veren kuruluşlar için çok daha kolay uygulanabilir olmakta ve amaca hizmet etmektedir. Bu farklı hizmet alanlarından biri de çeviri hizmeti veren kuruluşlardır. TS EN 15038 Tercüme Hizmetleri Yönetim Sistemi standardı bu şekilde ortaya çıkmıştır.Ülkemizde çeviri hizmeti veren kuruluşlar da bu standarda uygun sistemler kurmaya başlamışlardır.
Aynışekilde çeviri yaptırmak ihtiyacında olan kişi ve kuruluşlar da, yapılan çeviri çalışmalarının hatasız olup olmadıkları, çevriyi yapan kişilerin o dilde yeterince yetkin olup olmadıkları ve çeviri hizmeti veren kuruluşların kaliteli hizmet üretip üretmedikleri konusunda emin olamıyorlardı.
Bir kere en bu belgeye sahip olmanın en büyük katısı, çeviri hizmetli alan müşterilerde güven oluşturmasıdır.Çeviri yaptıran kişi veya kuruluşlar, çeviri yapan kuruluşun, hizmet ve personel yekinliği konusunda gerekli koşullara sahip olduğuna peşinen inanmaktadır. Aynı zamanda işin belgeyi almakla bitmediğine ve çeviri yapan kuruluşun izlendiğine ve kontrol edildiğine inanmaktadır. Bu da güven unsuru yaratmaktadır.
Tabii bir de işin kalite yönü var. Bu belgeye sahip olmak beraberinde kaliteyi de getirecektir.Çalışma ortamında iş akışlarının düzene girmesi, uygulama talimatlarının hazılanması, çalışanların yetkinlik ve performans değerlendirme sistemlerinin kuruluması, üretilen hizmetin de kalitesini artıracak ve bu şekilde hem müşterilere hem de iş ortaklarına hizmet kalitesi gösterilmiş olacaktır.
Diğer taraftan Tercüme Hizmetleri Yönetim Sistemi belgesi bugün Avrupa Birliği ihale şartnamelerinde aranan bir belge olmaya başlamıştır. Bu açıdan belge sahibi çeviri yapan bir kuruluş, tedarikçi olarak ayrıcalıklı olacaktır.İhalelere katılırken bu belgenin varlığı rakipler önünde fark yaratacaktır.