İş akışları nelerdir?
İş akışlarını InfoPath formlarıyla kullanmanın yolları
Office SharePoint Server 2007 uygulamasında bulunan iş akışları
Windows SharePoint Services 3.0 veya Office SharePoint Server 2007'de özel iş akışları desteği
İş akışlarının kullanılması sırasında eklenen adımlar
Belge veya öğe üzerinden iş akışı başlatma
Kimi zaman iş akışı bir sonuç üreten bir dizi görev olarak açıklanır. Microsoft SharePoint Ürünleri ve Teknolojileri bağlamında iş akışının, iş süreciyle ilişkili belirli bir eylemler veya görevler dizisi boyunca belgelerin veya öğelerin otomatikleştirilmiş hareketleri olarak daha kesin bir tanımı vardır. İş akışları, kuruluşların SharePoint listesi veya kitaplığında yer alan belgelere veya öğelere iş mantığını eklemelerine olanak tanıyarak, kuruluş içinde sık kullanılan iş süreçlerini tutarlı bir şekilde yönetmek için kullanılabilir. İş mantığı, temelde belge veya öğede gerçekleşen eylemleri belirten ve denetleyen bir yönergeler kümesidir.
İş akışları, bu süreçlere katılan ve insanlar tarafından yerine getirilen görevleri yönetmek ve izlemek yoluyla, proje onayı veya belge incelemesi gibi sık kullanılan iş süreçlerinin eşgüdümü için gereken maliyeti ve süreyi düzenleyebilir. Örneğin, Microsoft Office SharePoint Server 2007 sitesinde belge kitaplığı, bir belgeyi onay için bir grup kişiye yönlendiren bir iş akışı ekleyebilirsiniz. Belgenin yazarı söz konusu kitaplıkta yer alan bir belgede bu iş akışını başlattığında, iş akışı belge onay görevleri oluşturur, bu görevleri iş akışına katılanlara atar ve ardından katılımcıları uyaran ve görev yönergeleriyle onaylanacak belgenin bağlantısını içeren birer e-posta iletisi gönderir. İş akışı sürerken, iş akışının sahibi (bu örnekte belgenin yazarı) veya iş akışının katılımcıları, hangi katılımcıların iş akışı görevlerini tamamladığını görmek için İş Akışı Durumu sayfasına bakabilirler. İş Akışı Durumu sayfası, belge kitaplığındaki bir belge veya öğenin iş akışı durumu tıklatılarak kullanılabilir. Katılımcılar iş akışı görevlerini tamamladıklarında iş akışı sona erer ve iş akışının tamamlandığı sahibine otomatik olarak bildirilir.
Aşağıdaki çizimde Onay iş akışı süreci gösterilir.
İş akışları varolan el ile çalışma süreçlerini desteklemekle kalmaz, kişilerin belgelerle, listelerle ve kitaplıklarla işbirliği yapma ve çalışma yollarını da geliştirir. Site kullanıcıları, SharePoint listesi veya kitaplığında yer alan bir belge veya öğeden erişilebilen özelleştirilmiş formlar kullanarak iş akışları başlatabilir ve bunlara katılabilir. Bu özelleştirilmiş formlar, kullanıcıların iş akışını gözden geçirmesine veya iş akışında değişiklikler yapmasına yardımcı olan SharePoint sayfalarıdır. Bunlara ek olarak, Office SharePoint Server 2007'nin iş akışı işlevselliği 2007 Microsoft Office sistemi'yle sıkı bir şekilde bütünleştirilmiştir. Aşağıdaki iş akışı görevleri hem Office SharePoint Server 2007 sitesinde hem de doğrudan 2007 Office sürümünün bazı programlarında yerine getirilebilir:
Belge veya öğe üzerinde iş akışı başlatın.
İş akışı görevini görüntüleyin, düzenleyin veya yeniden atayın.
İş akışı görevini tamamlayın.
Ayrıca, formların iş akışlarına farklı yollarla yanıt vermesini sağlamak için de kuralları kullanabilirsiniz. Örneğin, belirli bir iş akışı durumuna özgü yönergelerin bulunduğu iletişim kutusu iletisini görüntülemek için bir kural kullanabilirsiniz.
Not : Kullanıcıların Web tarayıcısında doldurduğu tarayıcı uyumlu form şablonlarında iletişim kutuları otomatik olarak görüntülenmez.
İş akışlarının InfoPath formlarında kullanılabilir olmaları için, bir listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklenmeleri gerekir. Sitede kullanılabilen iş akışı türleri, sitenin türüne, iş akışlarının etkinleştirilip etkinleştirilmediğine ve Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kullanılarak özel iş akışlarının oluşturulup oluşturulmadığına göre değişiklik gösterir. Sitenizde yüklü ve kullanıma hazır olan iş akışlarını saptamak için Web grubu yöneticinize başvurun.
SharePoint sitelerine eklenen iş akışları
Aşağıdaki iş akışları sık kullanılan iş senaryolarına çözüm getirir ve bunlar Windows SharePoint Services 3.0 ile Office SharePoint Server 2007'ye eklenmiştir.
Windows SharePoint Services 3.0'a eklenen iş akışları
Üç durumlu iş akışı Windows SharePoint Services 3.0 ve Office SharePoint Server 2007 sitelerine eklenmiştir. Üç durumlu iş akışı, kuruluşların müşteri desteği sorunları, satış fırsatları veya proje görevleri gibi büyük hacimli sorunları veya öğeleri izlemesini gerektiren iş süreçlerini yönetmek için kullanılabilir.
Office SharePoint Server 2007'ye eklenen iş akışları
Office SharePoint Server 2007 siteleri yaygın iş senaryolarına çözüm getiren aşağıdaki iş akışlarını da içerir:
Onay Bu iş akışı formu onay için bir grup kişiye yönlendirir. Varsayılan olarak, Onay iş akışı Belge içerik türüyle ilişkilendirilmiştir; bu, belge kitaplıklarında otomatik olarak kullanılabilir durumda olduğu anlamına gelir. Onay iş akışının bir uyarlaması da varsayılan olarak yayımlama sitesindeki Sayfalar kitaplığıyla ilişkilendirilmiştir ve bu iş akışı Web sayfalarının yayımlanmasında onay sürecini yönetmek için kullanılabilir.
Görüş Toplama Bu iş akışı görüşlerini almak için formu bir grup kişiye yönlendirir. Gözden geçirenler görüşlerini bildirebilir ve bunlar da daha sonra birleştirilerek iş akışını başlatan kişiye gönderilir. Varsayılan olarak, Görüş Toplama iş akışı Belge içerik türüyle ilişkilendirilmiştir; bu, Belge içerik türünün belge kitaplıklarında otomatik olarak kullanılabilir durumda olduğu anlamına gelir.
Not : Bu iş akışı InfoPath formlarıyla kullanılamaz.
Bırakma Onayı Kayıt yönetimi süreçlerini destekleyen bu iş akışı, kullanıcılara süresi dolan belgeleri saklamaya veya silmeye karar verme olanağı tanıyarak belgenin süre sonunu ve alıkoyulmasını yönetir. Bırakma Onayı iş akışı, birincil olarak Kayıt Merkezi sitesinde kullanmaya yöneliktir.
Grup Onayı Bu iş akışı Onay iş akışına benzer ancak belirli bir belge kitaplığı kullanır ve kullanıcının katılabileceği onay sürecinin kişiselleştirilmiş bir görünümünü sunar. Bu iş akışı, onaylayanların seçileceği hiyerarşik bir kuruluş şeması sağlar ve onaylayanların imza yerine bir damga denetimi kullanmalarına olanak tanır. Bu çözüm yalnızca Office SharePoint Server 2007'nin Doğu Asya sürümlerinde kullanılabilir.
Çeviri Yönetimi Bu iş akışı, çevrilecek belgenin kopyalarını oluşturarak ve çevirmenlere çeviri görevleri atayarak el ile belge çevirisi sürecini yönetir. Bu iş akışı yalnızca Çeviri Yönetimi kitaplıklarında kullanılabilir.
Yukarıdaki iş akışlarından her biri, kuruluşunuza uygun olarak çeşitli yollarla özelleştirilebilir. Örneğin, bir iş akışını belgelerde veya öğelerde kullanılabilmesi için listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklediğinizde, iş akışıyla ilgili bilgilerin depolandığı görev listelerini ve geçmiş listelerini özelleştirebilirsiniz.
Kullanıcı belgede veya öğede iş akışını başlattığında, iş akışının türüne bağlı olarak kullanıcıya katılımcılar listesini, son tarihi ve görev yönergelerini belirleme gibi daha fazla özelleştirme seçeneği de sağlanabilir.
Kuruluşunuz, size özgü iş süreçleri için özel iş akışları geliştirmeyi ve dağıtmayı seçebilir. İş akışları kuruluşta gereken iş süreçlerine uygun olarak çok basit veya çok karmaşık olabilir. Geliştiriciler site kullanıcıları tarafından başlatılan iş akışları oluşturabilecekleri gibi, belge kitaplığında bir SharePoint liste öğesinin veya formun oluşturulması veya değiştirilmesi gibi belirli bir olay temelinde otomatik olarak başlatılan iş akışları da oluşturulabilirler. Kuruluşunuzda özel iş akışları geliştirildi ve dağıtıldıysa, bu iş akışları sitenizde kullanıma hazır olabilirler.
İş akışını oluşturma işlemine katılanlara bağlı olarak, Windows SharePoint Services 3.0 veya Office SharePoint Server 2007 için özel iş akışları oluşturmanın iki yolu vardır:
Profesyonel yazılım geliştiriciler Profesyonel yazılım geliştiriciler Microsoft Windows İş Akışı Kuruluşu için Visual Studio 2005 Uzantılarını kullanarak iş akışları oluşturabilirler. Bu iş akışları özel kod ve iş akışı etkinlikleri içerir. Profesyonel bir geliştirici özel iş akışları oluşturduktan sonra, sunucu yöneticisi bu iş akışlarını birden çok siteye dağıtabilir.
Web tasarımcıları Web tasarımcıları Microsoft Office SharePoint Designer 2007 gibi Windows SharePoint Services'la uyumlu bir Web tasarım programı kullanarak belirli bir listede veya kitaplıkta kullanmak üzere kod içermeyen iş akışları oluşturabilirler Bu iş akışları kullanılabilir iş akışı etkinlikleri listesinden oluşturulur ve bu iş akışlarından birini oluşturan Web tasarımcısı tarafından doğrudan bunların kullanılacağı listeye veya belge kitaplığına dağıtılabilir.
Belgede veya öğede iş akışı kullanma işleminin bazı adımları vardır. Adımlardan her biri, farklı rollerdeki kişiler tarafından tamamlanacak şekilde tasarlanmıştır. Örneğin, site yöneticisi iş akışını belge kitaplığına ekleyebilir, içerik oluşturucusu iş akışını başlatabilir veya devam eden iş akışında değişiklik yapabilir ve belgeyi gözden geçiren veya onaylayan da iş akışı görevini tamamlayabilir.
Bir sonraki bölümde, iş akışlarını kullanmayla ilgili olarak şu süreçler açıklanmaktadır:
İş akışını listeye, kitaplığa veya içerik türüne ekleme
Devam eden iş akışında değişiklik yapma
İş akışının kullanılabilmesi için, önce listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklenmesi gerekir. İş akışını listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklemek için Listeleri Yönetme izinler olmalıdır. Çoğu durumda, bu görevi site yöneticileri veya belirli liste ya da kitaplıkları yöneten kişiler yerine getirir.
İş akışını listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklediğinizde, aşağıdaki seçeneklerden birini belirterek iş akışını bulunduğu konuma göre özelleştirebilirsiniz:
İş akışıyla ilişkili tüm olayların kaydedildiği geçmiş listesi.
İş akışının başlatılmasını istediğiniz yöntem.
Tek tek iş akışlarına özgü ek seçenekler. Örneğin, görevlerin katılımcılara nasıl yönlendirildiği, hangi durumların iş akışını tamamladığı ve iş akışı tamamlandıktan sonra hangi eylemlerin gerçekleşeceği.
Not : İş akışını listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklediğinizde, bunun belirli bir konumda yer alan belgeler veya öğeler için kullanılabilir olmasını sağlarsınız. Gerçek iş akışını başlatmazsınız. Ayrıca Bkz bölümünde iş akışlarını listelere, kitaplıklara veya içerik türlerine ekleme hakkında daha fazla bilgiye ulaşmanızı sağlayacak bağlantılar bulabilirsiniz.
İş akışı listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklendikten sonra, bu konumdaki bir belgede veya öğede iş akışını başlatabilirsiniz (iş akışı el ile başlatmaya izin verecek şekilde yapılandırıldıysa). İş akışını başlatmak için, belge veya öğe için kullanılabilir iş akışları listesinde istediğiniz iş akışını seçersiniz. Gerekirse, iş akışının gerektirdiği bilgilerle bir form doldurabilirsiniz. İş akışının tasarımına ve yapılandırmasına bağlı olarak, iş akışını başlattığınızda katılımcıları, son tarihi ve görev yönergelerini belirleme seçenekleri gibi daha fazla özelleştirme seçeneğiniz olabilir.
İş akışı başlatıldıktan sonra, bu iş akışında değişiklik yapmanız gerekebilir. Örneğin, ek katılımcılar eklemeniz gerekebilir veya iş akışı katılımcısı kendi görevini başka bir kişiye yeniden atamaya gerek duyabilir ya da iş akışının odağını oluşturan belge veya öğeyi değiştirme isteğinde bulunabilir. Office SharePoint Server 2007'de yer alan önceden tanımlanmış iş akışlarından bazılarını, iş akışı devam ederken değiştirebilirsiniz. Kuruluşunuzda özel bir iş akışı geliştirildi ve dağıtıldıysa, iş akışının devam ederken değiştirilip değiştirilemeyeceği bunun nasıl tasarlandığına bağlıdır.
Kullanıcı etkileşimi gerektiren tüm iş akışı olayları bir iş akışı göreviyle temsil edilir. Görev iş akışı katılımcısına atandığında, görevin alıcısı bu görevi tamamlayabilir veya ilişkilendirilmiş iş akışı görev formunu düzenleyerek iş akışının değiştirilmesi isteğinde bulunabilir. Office SharePoint Server 2007'de, iş akışı katılımcıları iş akışı görevlerini SharePoint sitesinde veya doğrudan bir Microsoft Office 2007 programında (Microsoft Office InfoPath 2007 gibi) tamamlayabilirler. İş akışı katılımcısı iş akışı görevini tamamladığında veya iş akışının değiştirilmesi isteğinde bulunduğunda, sunucudan iş akışı durumunu iş akışındaki bir sonraki adıma taşıması istenir.
İş akışı sahipleri ve katılımcıları, SharePoint sitesinde iş akışıyla ilişkilendirilmiş durum sayfasına bakarak iş akışının ilerlemesini izleyebilirler. Durum sayfasında, tamamlanmamış iş akışı görevleriyle ilgili durum bilgileri yer alır. Ayrıca bu sayfa, iş akışı için uygun geçmiş bilgilerini de içerir.
Office SharePoint Server 2007, iş akışı geçmişinin toplu bir çözümlemesini sağlayan raporlama araçları da içerir. Kuruluşlar, süreçlerde geliştirilmesi gereken alanları belirlemek veya belirli bir iş sürecinde bir grubun performans hedeflerine ulaşıp ulaşamadığını saptamak için bu çözümlemeyi kullanabilirler. Office SharePoint Server 2007, tüm iş akışlarıyla kullanılabilecek önceden tanımlanmış birkaç Microsoft Excel raporu içerir. Buna ek olarak, iş akışı geçmiş bilgileri de Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 veya özel iş süreci izleme çözümleri gibi başka programlarda kullanılabilen ve çözümlenebilen bir SharePoint listesi veri kaynağı olarak kullanılabilir.