Belediyeler İçin Harcama Belgeleri Mevzuatının Önemi - Haberler Ankara
Bilindiği üzere, 24 Aralık 2003 gün ve 25326 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 1927 yılından beri uygulanan 1050 Sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununu yürürlükten kaldırmıştır.
Buna göre merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri için 1991 yılından beri uygulanan Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır, 31.12.2005 tarih ve 26040 Sayılı 3. Mükerrer Resmi Gazetede yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği yürürlüğe girmiştir.
20 Aralık 1341 tarihli ve 2899 numaralı Kanuna bağlı cetvel olarak yayımlanan Mesarifi Umumiye Tahakkuk ve Tediye Evrakı Musbite Cetveli, kamuda bir gider yapılırken hangi belgelerin düzenlenmesi gerektiğini göstermekteydi. Bu cetvel, 28.03.1945 tarih ve 1637 tarihli Mali Müşavere Encümeninin (Mali Danışma Kurulunun) kararıyla yayımlanan ve 01.081945 tarihinde yürürlüğe giren Bütçe Giderlerinde Aranacak Belgeler adındaki yönetmeliğin 3. maddesi kaldırarak harcama belgelerinde yeni bir düzenleme getirilmiştir.
Bu yönetmeliğin adı, 11.03.1970 tarih ve 8377 sayılı Mali Danışma Kurulu kararı ile “Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği” olarak değiştirilmiştir. Söz konusu Yönetmeliğin eki belgelere; konularına göre birer sıra numarası verilerek, günün koşullarına göre sürekli değişebilen belgelere yapılacak ekler düşünülerek (7-9, 23-24, 30-34, …) sayılar ilerde benzeri belgelerde kullanılmak üzere boş bırakılmıştır.
Bu yönetmelik de 14.10.1991 tarih ve 21021 tarihli Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 62. maddesi ile kaldırılmıştır. 01.01.1992 tarihinden itibaren uygulanan bu yönetmeliği de 31.12.2005 tarihli ve 26040 sayılı 3.Mükerrer Resmi Gazete yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği 68.maddesi yürürlükten kaldırmıştır.
1991 tarihli belediyeleri de kapsayan yönetmelik kaldırılınca ve 5018 sayılı Kanuna göre de belediyeler için İçişleri Bakanlığının belediyeler için bir yönetmelik hazırlaması gerektiğinden, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği yayımlanır yayımlanmaz İl Özel İdareleri, Belediyeler, Bunlara Bağlı İdareler ile Mahalli İdare Birliklerinin yapacakları harcamalarda, ödeme emrine eklenecek gerçekleştirme belgeler ile ilgili işlemlerini, söz konusu Yönetmeliğe göre yapacağı hususu 02.01.2006 Tarihli Bakanlık Onayı ile uygun görülmüş, İçişleri Bakanlığı’nın 03.01.2006 tarih ve 45006 sayılı Genelgesi ile de duyurulmuştur.
İçişleri Bakanlığı tarafından Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği hazırlanmış ve 15.08.2007 Tarih ve 26614 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Bu yönetmelik ile Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği karşılaştırıldığında;
Öncelikle kamu giderinin bir tanımını yapmakta yarar görüyoruz. Kamu gideri hem 5018 sayılı Kanun’da hem de muhasebe yönetmeliklerinde (Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ile Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği) tanımlanmıştır. Buna Göre;
— Kamu Gideri, 5018 S. Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 3/h maddesinde;
- Kanunlarına dayanılarak yaptırılan iş, alınan mal ve hizmet bedelleri,
- Sosyal güvenlik katkı payları,
- İç ve dış borç faizleri,
- Borçlanma genel giderleri,
- Borçlanma araçlarının ıskontolu satışından doğan farklar,
- Ekonomik, mali ve sosyal transferler,
- Verilen bağış ve yardımlar,
—Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 4. maddelerinde de, ilk defa hesaplara alınacak varlıklar ile yeniden değerleme farkları dışında, öz kaynakta artışa neden olan her türlü işlem,
4.1. Harcama Yetkilisinin Görev ve Sorumluluğu
5018 sayılı Kanunun 3’üncü maddesinin (k) bendinde, kamu idaresi bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birim harcama birimi olarak tanımlanmıştır. Kanunun 31’inci maddesinde bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisinin harcama yetkilisi olduğu ifade edilmiş, 32’nci maddesinde ise; bütçeden harcama yapılabilmesi harcama yetkilisinin, harcama talimatı vermesine bağlanmış, harcama talimatlarında da hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgilerin yer alacağı, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken işlemlerden harcama yetkililerinin sorumlu oldukları belirtilmiştir.
Diğer taraftan 14.06.2007 tarihli Sayıştay Genel Kurul Kararında “…Bu hükümler karşısında, bütçeden yapılacak harcamalar konusunda 5018 sayılı Kanunda öngörülen harcama sürecinde tek ve tam yetkili olan, giderin yapılmasına karar vermekten ödeme aşamasına kadar tüm işlemleri emir ve talimatı çerçevesinde yürüten ve maiyetindekileri ve onların eylem ve işlemlerini gözetmek ve denetlemekle yükümlü olan harcama yetkilisinin, Sayıştay’a karşı hesap verme konusunda tam ve doğrudan sorumlu olduğu anlaşılmaktadır. Bu nedenle, harcama yetkililerinin, harcama talimatlarının ve buna konu olan harcamaların bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygunluğundan sorumlu olduklarına” oybirliği ile karar verildiği belirtilmekte olup, harcama yetkililerinin sorumlu olduğu alanlar ifade edilmiştir.
4.2. Gerçekleştirme Görevlisinin Görev ve Sorumluluğu
Gerçekleştirmeyle görevli olanlar ise giderin belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler, (5018 Sayılı Kanunun 33. maddesi 2.fıkrası gereği). Gerçekleştirme görevlileri, 5018 Sayılı Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar (5018 Sayılı Kanunun 33. maddesi 4.fıkrası gereği).
14.06.2007 tarihli Sayıştay Genel Kurul Kararında “aslî bir gerçekleştirme belgesi olan ödeme emri belgesini düzenleyen sıfatıyla imzalayan gerçekleştirme görevlisinin, düzenlediği belge ile birlikte harcama sürecindeki diğer belgelerin doğruluğundan ve mevzuata uygunluğundan harcama yetkilisi ile birlikte sorumlu tutulması gerektiğine” çoğunlukla karar verilerek, gerçekleştirme görevlilerinin sorumlu olduğu alanlar ifade edilmiştir.
4.3. Muhasebe Yetkilisinin Görev ve Sorumluluğu
5018 sayılı Kanunun 61’inci maddesi uyarınca muhasebe yetkilisinin, gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini yürüteceği belirtilmiş olup, yine 5018 sayılı Kanunun 61’inci maddesi ile Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 29’uncu maddesinde, muhasebe yetkilisinin taahhüt ve tahakkuk aşamaları tamamlanmış, ödeme emri belgesi düzenlenmiş ve ön mali kontrolden geçerek ödenmek üzere muhasebe birimine gelmiş bulunan gider ve muhasebe belgeleri ile ön ödeme belgeleri üzerinde, ödemeye ilişkin belgelerin tamam olup olmadığını ve maddi hata bulunup bulunmadığını kontrol etmekle yükümlü olduğu, ilgili mevzuatında belirtilen belgeler dışında belge aramayacağı ve sorumluğunun görevi gereği incelemesi gereken belgelerle sınırlı olduğu belirtilmektedir.
Diğer taraftan, konuyla ilgili Sayıştay Genel Kurul Kararında “…Bu nedenle, hak sahibi olmayan kişilere ödeme yapılması nedeniyle ortaya çıkan kamu zararından, doğrudan ve tek başına muhasebe yetkilisinin sorumlu tutulması” ifade edildiğinden uygulamada bu hususa dikkat edilmesi gerekecektir.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 15. maddesinde bütün muhasebeleştirme işlemlerinin kanıtlayıcı belgelere dayandırılmasının zorunlu olduğu ve kanıtlayıcı belgelerin, muhasebeleştirme belgesinin hazırlanmasını gerektiren ve ilgili mevzuatında belirtilen belgelerden oluşacağı belirtilmiştir.
Diğer taraftan, Mahalli İdareler Muhasebe Yönetmeliğinin 461. maddesinde ise, her muhasebe kaydının bir belgeye dayanması ve mali sonuç doğuran bütün işlemlerin muhasebe kayıtlarında gösterilmesi zorunludur hükmü yer almıştır.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği uyarınca bütçeden yapılacak kesin ödemelerde ödeme emri, ön ödeme suretiyle yapılacak ödemelerde ise muhasebe işlem fişi kullanılacaktır.
Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği gereğince ödeme belgesi en az üç nüsha düzenlenir. İlk nüshası bu Yönetmelikte belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştaya gönderilmek, ikinci nüshası ise saklanmak üzere muhasebe birimine verilir. Üçüncü nüsha da harcama biriminde muhafaza edilir.
Ödeme belgesinin birinci nüshasına, kanıtlayıcı belgelerin aslı veya yasal bir sebeple aslı temin edilemeyenlerin onaylı suretleri bağlanır. Fatura ve taşınır işlem fişlerinin asıllarının bağlanması esas olmakla birlikte kaybolma, yırtılma, yanma gibi mücbir sebeplerle aslının temin edilemediği hallerde fatura ve/veya taşınır işlem fişinin onaylı örnekleri bağlanmak suretiyle ödeme yapılabilir.
Onaylı suretlerin, onaylayan ilgili birim yetkilisinin adı, soyadı, ünvanı, imzası ve resmi mühür ile onay tarihini taşıması gerekir.
6.2. Kanıtlayıcı Belgeler
Kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin ilgili maddelerinde belirtilen belgelerdir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği uyarınca bütçeden yapılacak kesin ödemelerde ödeme emri, ön ödeme suretiyle yapılacak ödemelerde ise muhasebe işlem fişi kullanılacaktır.
6.3. Harcama Talimatı ve İhale Onay Belgesi
Kamu ihale mevzuatına tabi olmayan bir giderin idare adına geçici veya kesin olarak ödenebilmesi için giderin konusunu, gerekçesini, yapılacak iş veya hizmetin süresini, hukuki dayanaklarını, tutarını, kullanılabilir ödeneğini, tertibini, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgedir.
İhale usulüyle yapılacak alımlarda, kamu ihale mevzuatında standart form olarak belirlenen ihale onay belgelerini; doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgedir.
6.4. Taahhüt Dosyası ve Hakediş Raporu
Taahhüt dosyası, ödemeden önce veya ilk hakedişle birlikte biri asıl diğeri onaylı suret olmak üzere iki nüsha (taahhüt olunan işin bedeli bir defada tahakkuk ettirildiği takdirde bir nüsha) olarak muhasebe yetkilisine verilir.
İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak yapım işleri ile hizmet alımlarında, sözleşme ve/veya şartname hükümlerine göre yerine getirilen taahhütlerin bedellerinin ödenmesinde Yapım İşleri Hak ediş Raporu ve Hizmet İşleri Hak ediş Raporu düzenlenir.
Yapım İşleri Hakediş Raporu, yapım işlerinde yükleniciye ödenecek ara ve kesin hakediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden, Hizmet İşleri Hakediş Raporu ise, hizmet işlerinde yükleniciye ödenecek ara ve kesin hakediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden oluşur.
Yapım veya hizmet türüne göre ilgili sayfaları ve gerekli gören diğer belgeler düzenlenerek yüklenici ve yapı denetim elemanlarınca imzalanır.
İş, mal veya hizmet alımlarında, işin, malın veya hizmetin özelliğine veya alımın yapıldığı yere göre düzenlenmesi gereken belgelerden;
Diğer taraftan faturanın kaybedilmesi durumunda;
6.6. Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı
Doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılacak alımlarda; alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri, uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren ve söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan tutanağı ifade eder.
ı) Mahalli idare personelinin aylık, ücret ve düzenli olarak yapılan benzeri alacaklarının, harcama yetkililerince yazılı olarak görevlendirilen mutemetlere ödenmesinde Mutemet Görevlendirme Yazısı .
j) Mahalli idare personelinin yolluk, tedavi gideri ve benzeri münferit alacakları ile kamu personeli olmayan kişilerin hizmetleri karşılığı gerçekleşen yolluk, ders ücreti, huzur ücreti, konferans ücreti ve benzeri alacaklarının mutemetlerine ödenmesinde, her ödemeyle ilgili Şahsi Mutemet Dilekçesi .
l) Alacakların hak sahiplerinin banka hesaplarına aktarılması suretiyle ödenmesinde, alacaklının harcama birimince onaylanmış yazılı talebi (Hak sahipleri tarafından düzenlenen fatura üzerinde alacaklının banka hesap numarasının yer alması halinde ayrıca yazılı talepleri aranmaz.).
Bütçeden yapılacak bir giderin ödenmesi harcama belgeleri yönetmeliklerinde sayılan belgelerin hazırlanarak tamamlanmasına bağlıdır. Harcama belgeleri yönetmeliklerinde sayılan bu belgelerin, aynı bilgileri kapsamak koşuluyla, ebadına ve şekil şartına bağlı kalmaksızın basılı olarak veya elektronik ortamda düzenleyebilirler.
Giderin belgelendirilmesi ilgili yönetmeliklerinde sayılan belgelerin hazırlanması ve tamamlanması anlamına gelmekte olup, giderin mevzuata uygun yapılması konusunda sorumluluğu olanlar için de bir emniyet unsurudur. Çünkü ilgili belgelerin hazırlanmasıyla hatalar, eksiklikler veya sorunların en aza ineceği unutulmamalıdır.
 Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği, Türk İdareciler Derneği Yayını, No:3, 1978