Etkili Bir Toplantı Yönetimi Nasıl Olmalı? - Çam Termal Otel
Toplantı yönetimi, profesyonel yaşamda değeri en bilinmeyen terimler arasında yer alıyor. Birçok çalışan tarafından vakit kaybı olarak görülen haftalık ve aylık değerlendirme toplantılarının yerini, verimli ve etkili toplantılara bırakabilmesi için çalışma hayatındaki herkesin öğrenmesi gereken metotlar var. Günümüzde birçok çalışan, mesai zamanının en az %10’unu çeşitli toplantılarda geçirmekte. Doğru şekilde yönetildiğinde efektif sonuçlar doğurabilen bu toplantılar, yanlış yönetim ile vakit kaybı haline gelebiliyor. Siz de ekibinizle birlikte etkili toplantılar gerçekleştirmek istiyorsanız, doğru toplantı yönetimi metotlarını incelediğimiz bu yazı işinize oldukça yarayacak.
Çalışma hayatında kullanıldığı şekli ile toplantı yönetimi, belirli bir konuyu neticelendirmek için bir araya gelen kişilerin yönlendirilmesidir. Bir toplantı, doğru planlama ve yönlendirmeler sayesinde çok daha hızlı sonuçlanır. Doğru toplantı yönetiminin işin genel işleyişine de büyük katkıları vardır. Toplantı sonucunda alınan kararların uygulanması için gerekli birçok metot, toplantı yönetimi kapsamında içerisinde değerlendirilebilir. Verimli bir toplantı için dikkat edilmesi gereken bazı temel noktalar ve uygulanabilecek yöntemler bulunur.
Verimli Toplantılar İçin Temel Düzenlemeler
Gerçekleştireceğiniz toplantıların verimli olabilmesi için, toplantı öncesi hazırlık aşamasının özenli şekilde yürütülmesi gerekir. Yeterli hazırlık yapılmayan toplantıların verimli geçmesi mümkün değildir. Toplantı öncesi hazırlık aşamasına P.A.T. Yöntemi ile başlayabilirsiniz. Bu yöntemde “P” harfi amacı, “A” harfi gündemi, “T” harfi ise zamanı belirtir.
Toplantı davetinde toplantının amacının kesin ve net bir dille belirtilmesi önemlidir. Örneğin; “Yılbaşı özel indirim ve promosyon kampanyalarının planlanması” ve “Sipariş teslim süreçlerinde kullanılan kargo opsiyonlarının incelenmesi” gibi cümleler yeterli olacaktır.
Gündem içerisinde toplantıda üzerine tartışılacak konuların belirtilmesi gerekir. Gündeme gelecek konuların ana ve alt başlıklar şeklinde listelenmesi, her bir başlık için yetkili kişinin belirtilmesi ve bir zaman çizelgesi oluşturulması önemlidir.
Gündemin açık ve net şekilde belirtilmiş olması, katılımcıların soracakları soruları önceden belirlemelerine de yardımcı olur. Bu sayede her katılımcı, ön hazırlık yapma şansı yakalar ve toplantı gündemini kendi açısından değerlendirir.
Toplantı davetinde, başlangıç ve bitiş saatinin doğru şekilde belirtilmesi de önemli diğer konulardan biridir. Etkin bir yönetim yapılabilmesi için, toplantının belirlenen saatte başlaması gerekir. Geç kalan katılımcıların toplantıya dahil olup olamayacakları da önceden belirtilmelidir.
Toplantı başladıktan sonra gelen katılımcılar için, tartışılan konuları özetlemekten kaçınmalısınız. Bu sayede hem vakit kaybının önüne geçecek, hem de gelecek toplantılar için katılımcıların zamanında hazır bulunmalarını özendirmiş olacaksınız.
Etkili Toplantı Yönetimi Tavsiyeleri
Toplantınızın zamanını, gündemini ve amacınızı belirlediniz. Peki toplantınızı daha verimli hale nasıl getireceksiniz?
Etkili bir toplantı yönetimi için en önemli noktalardan biri de, katılımcıların doğru belirlenmesidir. Konuyla ilgili ve karar verici yetkideki kişilerin yanı sıra, hazırlanacak iş planında yer alacak ekip üyelerinin de toplantıda bulunması gerekir.
Toplantı katılımcılarının yanlış seçilmesi, katılımcılardan bazılarının konuşma ve fikir alışverişlerine ilgi duymaması ile sonuçlanabilir, diğer katılımcıların da dikkati dağılabilir.
Ofis içerisinde toplantı düzenlemek, katılımcıların konuya gösterecekleri ilgiyi azaltabilir. Bu nedenle toplantılarınızı ofis dışında; yakınlarınızdaki bir kafede ya da kahve dükkanında gerçekleştirmeniz verim arttırıcı unsurlar arasındadır. Mekan değişikliği sayesinde katılımcılar daha enerjik olacak ve toplantıya daha fazla katkı sağlayacaklardır.
Toplantı sırasında katılımcıların söz alabildiklerinden emin olmak da önemlidir. Her katılımcı fikir beyan edebilmeli ve görüşlerini sunabilmelidir. Birçok toplantının verimsiz şekilde geçmesindeki temel sebep, katılımcıların görüş belirtmekten kaçınmaları ya da çekinmeleridir. Bu nedenle toplantı yönetirken, katılımcıların söz almalarını desteklemelisiniz.
Gündeme aldığınız konu üzerinde çalışmalar yapan ve bilgili olan katılımcıların görüşlerini sormak gerekir. Aynı zamanda çözüm sunarken, ilgili görevi üstlenecek kişilerin de fikirlerine danışmak önemlidir.
Zaman kullanımının etkin şekilde yapılabilmesini sağlamak amacıyla, söz alan katılımcıların ayağa kalkmasını da isteyebilirsiniz. Bir toplantı sırasında ayakta durmak, diğer tüm katılımcıların dikkatini çekmenize ve sözlerinizin daha etkili şekilde dinlenmesine yardımcı olur. Aynı zamanda ayakta durarak konuşan bir katılımcı, sözlerini daha kısa tutmak amacıyla gereksiz cümleler kurmaktan kaçınacaktır.
Söz hakkı alan katılımcıları dikkatle dinlemek ve konudan sapmamalarını sağlamak da, zamanı etkin kullanmak açısından önemlidir. Neredeyse her toplantıda yaşanan durumlardan biri, katılımcılardan birinin söz alarak tartışılan konudan bağımsız bir görüş belirtmesidir. Hem zaman kaybı, hem de dikkat dağınıklığı yaratan bu sorunun üstesinden gelmek için söz alan katılımcıyı sorularla yönlendirebilirsiniz.
Toplantının en başında katılımcılar arasında görev dağılımı yapmak, ilgi seviyesini yükseltmenize yardımcı olur. Notların kim tarafından tutulacağı, yönlendirmelerin kim tarafından yapılacağı ve toplantıyı kimin yöneteceği belirlendikten sonra gündem üzerinde görüşmelerinize başlayabilirsiniz.
Etkili bir toplantı yönetimi için, iletişimin doğru kurulması ve tüm katılımcıların ortak bilgi seviyesine ulaşması önemlidir. Toplantı sonunda soru-cevap uygulaması yapmak, katılımcıların anlamadıkları ya da kaçırdıkları noktaları sorabilmelerini sağlar. Genellikle toplantının en sonundaki birkaç dakikaya sıkıştırılan bu uygulama, verimli sonuçlar alabilmek için önemlidir. Katılımcıların soru sormalarını teşvik edecek ve kafa karıştırıcı konulara açıklık getirecek birkaç cümle söyleyerek soru-cevap bölümünü başlatabilirsiniz.
Toplantı sırasında tutulan notların tek bir kanal üzerinden takip edilmesi, iş yönetimi verimliliğinin arttırılmasına yardımcı olur. Her katılımcının kendi notlarını tuttuğu toplantılar sonucunda yapılması planlanan işler aylarca tamamlanamayabilir ve iletişim sorunları yaşanabilir. Toplantı sonrası yönetim, kararlaştırılan aksiyon planının etkin şekilde uygulanmasını sağlamanız açısından önemlidir. Birçok toplantı, alınan kararların uygulanamaması veya aksiyon planlarının gerçekleştirilmemesi nedeni ile verimsiz sonuçlanır.
Verimli Toplantılar İçin Aradığınız Çözüm Çam Hotel’de
Şirket çalışanlarınız için düzenleyeceğiniz iş geliştirme ve projelendirme toplantılarından, gerçekleştirmek istediğiniz ulusal bayilik toplantılarına kadar oldukça geniş bir yelpazede çözümler sunan Çam Termal Hotel; beş yıldızlı konforunu toplantı salonlarına da yansıtıyor. En güncel teknolojiler ile donatılmış, rahat ve huzurlu bir toplantı ortamı sunan 8 farklı salonla hizmet veren otelde istediğiniz büyüklük ve kapasitede çözümler bulmanız mümkün. Ekip eğitimleri ve seminerler için tercih edilen sınıf düzeninde de kullanılması mümkün olan salonlarda kolon bulunmaz. Bu sayede toplantıya katılan her birey, sunum alanını ve konuşmacıyı doğrudan görebilir. Otel içerisindeki tüm salonlarda ses sistemi, havalandırma ve projeksiyon sistemleri yer alır. Bu sayede şehir ya da ülke dışından toplantıya katılacak olan konuklarınızı da en etkin şekilde ağırlamanız ve toplantıya dahil etmeniz sağlanır.
Farklı Salonlar Farklı Özellikler
Sınıf ve U düzende 40 kişilik kapasitesi bulunan Ardıç Toplantı Salonu, yaklaşık olarak 63 metrekarelik bir alan kullanımına sahiptir. Tüm katılımcıların kendini rahat hissedebilmesi için oluşturulan oturma düzenlerinde kahve ve çay ikramlarının yanı sıra, dilenirse atıştırmalık ve aperatif servisi de yapılabilir. Kokteyl organizasyonlarında ise salonun kapasitesi 85 kişidir. Sedir Toplantı Salonu, Ardıç salonunda olduğu gibi sınıf ve U oturma düzeninde 40 kişi kapasitelidir. 66 metrekarelik alan kullanımı sayesinde tanıtım ve satış toplantılarında sıkça kullanılan roll-up ve flama gibi pazarlama materyallerinin de sergilenebileceği bir ortam yaratır. Uluslararası organizasyonlar ve toplantılar için de sıkça tercih edilen salonda, resepsiyon düzenindeki kapasite 85 kişidir. 30 metrekarelik alan kullanımına sahip olan Defne Toplantı Salonu, küçük grupların verimli bir toplantı gerçekleştirmesine yardımcı olacak tüm donanımlara sahiptir. Genel ofis tasarımlarına kıyaslandığında daha samimi bir ortam sunan salonda kapasite, 16 kişidir. Özel misafirlerinizi ve ekip toplantılarınızı gerçekleştirmeniz için konforlu bir seçenektir. Selvi Toplantı Salonu, şirket etkinlikleriniz ve tanıtım toplantılarınız için doğru seçimdir. Sınıf düzeninde 45, resepsiyon düzeninde ise 110 kişi kapasiteli olan salonda özel davetlerinizi ve kutlamalarınızı da gerçekleştirebilirsiniz. Resepsiyon düzeninde 400 kişilik kapasiteye sahip olan Göknar Toplantı Salonu ise, bayi toplantıları ve ulusal ya da uluslararası düzeydeki organizasyonlar için idealdir. Orman manzarasına da sahip olan ve salon içerisinden teras erişimi de sağlayan salonda, sınıf düzeni için kapasite 130 kişidir. Çok amaçlı kullanım için hazırlanan Çamzade salonunda yemekli toplantılarınızı ve organizasyonlarınızı gerçekleştirmeniz mümkündür. Her cephesinde Kızılcahamam’ın çam ağaçları ile kaplı ormanlarına bakan salonda, uzman ekibimizin de desteği ile verimli ve keyifli zaman geçirebilirsiniz. Ladin Balo Salonu, otelimiz bünyesinde hizmet veren 1.000 kişi kapasiteli ana balo salonudur. Kongre, seminer ve toplantı organizasyonları için gerekli tüm teknik donanımlara sahip olan salon yaklaşık 645 metrekarelik bir alan kullanımı gerçekleştirir. İstenen tüm düzenlerde hazırlanabilen salon, uluslararası organizasyonlar için de sıkça tercih edilir. Gerçekleştirmek istediğiniz organizasyona uygun olarak ikram ve servisler belirlenir, uzman ekibimiz salon kullanımınız boyunca hizmet vermeye devam eder. Çam Otel’in özel müşteri portföyüne uygun şekilde geliştirdiği İğde Toplantı Salonu, üst düzey misafirleriniz ve müşterileriniz için ideal seçimdir. Özel dekorasyonu ve ferah tasarımı ile konuklarınızın ihtiyaç duyacakları tüm donanımlara sahip olan İğde toplantı salonunda, birinci önceliklerimizden biri gizliliktir. Üst düzey anlaşmaların ve toplantıların en güvenli şekilde gerçekleştirilmesine imkan sağlayan salonda, dilenirse ikram ve servis hizmetleri de sunulmaktadır. Siz de işletmeniz veya organizasyonunuz için en doğru toplantı salonunu belirlemek ve hemen rezervasyonunuzu gerçekleştirmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.