IT’nin her halükârda kaçınması gereken 12 uygulama | CIO Türkiye
IT organizasyonlarını ne başarısız yapar? Sıklıkla daha iyi bilmesi gereken ama muhtemelen öyle olmayan, zira işi hiçbir zaman yapmaması gereken kişiler tarafından benimsenen sözüm ona en iyi endüstri uygulamalarıdır.
Kurum içi müşteriler oluşturmaktan, geri ödemelere ve ROI üzerinde ısrarcı olmaya kadar çok sayıda tavsiye 15 km yukarıdan bakıldığında makul görülebilir. Fakat ilk adımı attığınızda bunların IT’nin başarısı için yanlış formüller olduğunu görmeye başlayacaksınız.
1. Herkese onların sizin müşteriniz olduğunu söyleyin
Başarısız olmaya mı çalışıyorsunuz? IT’deki herkesin IT dışındaki herkese “Siz benim müşterimsiniz. Benim için sizin beklentilerinizi aşmak (veya daha kötüsü “sizi memnun etmek”)” dediğinden emin olun.
IT dışındaki çalışanlar IT’nin müşterisi değildir. Onlar IT’nin iş arkadaşlarıdır, IT’nin eşit derecede işbirliği yaptığı. İyi bir şey olacaksa bu firmanın bütünü içindir.
İdeal dâhili müşteri fikrini yasallaştırmak IT’yi bir hizmetkâr pozisyonuna sokar. Bu durumda IT’deki herkes iş arkadaşlarını memnun etmek durumundadır, bunu yapmak işletme için mantıklı olsun ya da olmasın. Firmanın asıl müşterilerini daha fazla ürün ve hizmet satın almaya cesaretlendirmede onu yalnız bırakır.
2. SLA’ler oluşturun ve onlara kontrat gibi davranın
Biraz zarar mı vermek istiyorsunuz? Resmi servis seviyesi anlaşmaları oluşturun, “dâhili müşterilerinizin” bunları imzalamasında ısrarcı olun ve SLA’lere kontrat muamelesi yapın.
Gerçekten IT’nin başarısız olmasını istiyorsanız “dâhili müşterilerinizden” biri IT’yi ihtiyaç duyduğu şeyi yapmadığını her iddia ettiğinde SLA’lerinizden memnun olup olmadığınızı tartışın. Bu ilişkileri bozmanın harika bir yoludur.
Şayet başarıyı tercih ederseniz o zaman ilişkilerin güvene ihtiyaç duyduğunu, iş arkadaşlarınızı gerçek insanlar olarak görmedikçe ilişkinin gerçekleşmeyeceğini, sizi sevdikleri takdirde ters giden bir şey olduğunda sizinle çalışacaklarını, kontratların amacının ilişkileri tanımlamak olmadığını aksine güven olmadığında ve bir şeyler gerçekten kötü gittiğinde ne yapılacağını tanımladığını, hatırlayacaksınız.
3. Aptal kullanıcı hikâyeleri anlatın
Onları biliyorsunuz. Klasikler arasında “ekran üzerinde daksil,” “Şunu dosdoğru anlatayım; bir elektrik kesintisi var ve PC’nizin neden açılmadığını merak ediyorsunuz” ve “Ona yazıcısındaki fişi ters çevirmeyi denemesini söyledim ve o üç pinli bir fişti!” yer alıyor.
Diğer IT çalışanları bunları anlattığında gülün, bilhassa isimleri de zikredildiğinde. Veya IT’nin başarısızlığını garanti etmek isterseniz, onlara kendiniz anlatın. Bu yolla hem size hem de IT’deki diğer her kese artık kimsenin saygı duymamasını temin edeceksiniz.
Bu meseleye yardımcı olacaktır.
4. Geri ödemeler talep edin
Bilgi teknolojilerinin kullanımında cesaret kırmanın felaket bir yolu: Geri ödemeler isteyin. Ve sadece herhangi bir geri ödeme değil; CPU çevrimlerinden SAN ve NAS depolamaya (bunları ayırın elbette), geliştirici saatlerinden 10 dakikalık aralıklarla ücretlendirilen yardım masası çağrılarına kadar her bir maliyet merkezideki tüm harcama kategorilerini detaylandıran faturalar üretin.
Hangi kurumsal cüzdanın parayı elinde tutacağını belirleyen faturaların doğruluğunu tartışmak kadar hiçbir şey işbirliğini teşvik edemez.
5. ROI’de ısrarcı olun
Kritik projelerin fonlanmamasını temin etmek mi istiyorsunuz? IT yönetim sürecinin belirgin, somut, mali yatırım geri dönüşü gerektirdiğinde ısrar edin. Bunu yapmak hiç şüphesiz değer kaybını garanti eder; zira departmanların daha iyi sonuçları daha hızlı biçimde sağlamasına yardımcı olan teknolojiler fonlanmaz ve müşteri memnuniyetini teşvik edilmesine yardımcı olan projelere (maliyetleri düşürürken satışları arttıran ama IT’nin kanıtlayabileceği yollardan değil) onu öneren kişiyle birlikte kıs kıs gülünür.
6. IT projelerini anlaşmaya bağlayın
İş/IT fonksiyon bozukluğu için bir formül mü lazım? Yazılım dağıtımı anlamında projeleri öyle tanımlayın ki yazılım gereksinimleri tatmin ettiğinde ve özellikleri karşıladığında IT’nin işi bitsin.
Bu şekilde iş yönetimi yazılımın onların ihtiyacı olan bir şeyi karşılamadığı için şikâyet ettiğinde, onun yapması gereken şeyi tam olarak yerine getirdiğini savunmada siz mükemmel bir pozisyondasınız çünkü özellikleri karşılıyor, öyle değil mi? Ve bu işe yaramazsa ve proje gereksinimleri tatmin etmiyorsa o zaman da gereksinimlerin hatalı olduğunu iddia edebilirsiniz. Bu kimin hatası? Elbette onları imzalamış olan iş yöneticileri.
Veya işe yarayan şeyi yaparsınız: Projelerinize nasıl isim verdiğinizle başlayarak, iş sonuçları anlamında herkesi tanımlayın (“satış verimliliğini artırın”), yazılımı değil (“Salesforce.com’u uygulayın”).
7. Proje sponsorları atayın
Proje yönetim çemberlerinde her bir projenin bir iş sponsoruna sahip olması şartı iyi bilinir aksi halde başarılı olma şansı çok azdır. Bir projenin başarısız olduğundan emin olmak mı istiyorsunuz? Bir tane sponsor atayın.
Sponsorlar (gerçek sponsorlar, SINO’lar [“sadece adı sponsor olanlar”] değil) projelerinin başarılı olmasını tüm hücrelerine kadar isterler, projelerinin başarısını temin etmek için gerektiğinde riskleri almaya gönüllüdürler ve projelerinin iş yararlarına ilişkin isimlerini ve itibarlarını koyarlar. Sponsor olarak atanan birinin bunları yapacağını düşünür müsünüz? Kendim bile değil.
8. Bir bulut bilgi işlem stratejisi yerleştirin
IT’nin başarısız olmasını garantileyecek harika bir yol; bir bulut bilgiişlem stratejisi oluşturun. Bu yoldan sonucu varsayabilirsiniz. Bulutta olmanız gerektiğinizi biliyorsunuz, bu yüzden stratejinin amacı bunun olmasını sağlamak.
Ne yaparsanız yapın bundan daha geniş biçimde düşünmeyin. Hizmetler anlamında tanımlanan yönetimli bir teknik mimariyi dikkate almayın. Nihayetinde bunu yaptığınızda ihtiyacınız olan şeyin hizmetler olduğuna sizi inanmaya yöneltebilir ve bu bulut bunlardan bazılarını devreye sokmanın bir yolu olabilir.
Eski bir kuraldır: Form fonksiyonu izler. Servisler fonksiyonlardır. Bulut ihtiyacınız olan servislerin bazılarının üstlenebileceği bir yapıdır. Bu şekilde düşünmekten kaçının, tabi IT’nin başarılı olmasını istiyorsanız. O zaman o zorunludur.
9. Çeviğe yönelin. Denizaşırıya yönelin. Aynı anda her ikisini yapın
Çevik metodolojileri onlara yönelmek için çok şeye sahip. Başarı için ön gereksinimlerden bir tanesi sıradan kullanıcıların yüksek seviyeden katılımıdır ki süreçteki düzeltmeler sık ve küçüktür, geliştiriciler ilerlemeyi her gün görür ve kullanıcı kabul testleri günlük olarak meydana gelir.
Denizaşırı ona yönelmek için tek şeye sahiptir: İş gücü için daha düşük saat maliyetleri. Sahip olmadığı şey ise Çevik’in dayandığı yüksek seviyeden sıradan kullanıcı katılımıdır. 12 saatlik zaman farkını, dil engellerini, kültürel farkları ve Wen konferans ile ele alınabilen kısıtlı etkileşimleri birleştirdiğinizde Çevik oldukça zahmetlidir.
İşe yaramasını sağlamak mümkün ama cesur olmayanlara göre değil ve hiç şüphesiz Çevik konusunda acemi olan IT organizasyonları için de
Çevik mi istiyorsunuz? Denizaşırı mı istiyorsunuz? Birini seçin.
10. Aynı anda çok iş yapın
IT başarısızlığını elde etmenin bir sonraki adımı herkesin çoklu görev yapmasında ısrar etmektir. Nihayetinde bu fazlasıyla arzu edilen bir beceri, değil mi? Gerçekten sahip olduğu anlam ise verimliliğin ve kalitenin azaltılması, diğer yandan daha fazla şey yerine getirilmeye çalışılırken stresin arttırılmasıdır.
Ne zaman birisinden üzerinde çalıştığı şeyi durdurup başka bir şey yapmasını istediğinizde, unutmayın: İnsanlar aynı anda birden fazla iş yapamaz. En iyi ihtimalle bir görevden diğerine ileri geri hareket ederler. Bunu her yaptıklarında zihin dişlilerini değiştirerek zaman kaybederler ve bir görev ne kadar fazla konsantrasyon gerektirirse, sık görev değiştirdiklerinde daha fazla zaman kaybederler.
IT’nin başarılı olmasını mı yeğlersiniz? Başka bir şeye yönelmezden evvel insanların üzerinde çalıştıkları şeyi tamamlamalarına müsaade edin.
11. Bir sürü projeyle oynayın
IT hiçbir zaman herkesin istediği her şeyi ele alacak yeterli ekibe sahip değildir ki bu yüzden çok sayıda projeyi başlatarak ve insanları bunların arasında ileri geri hareket ettirerek yapabileceğiniz her şeyi yapmak mantıklı görünüyor.
Şayet istediğiniz tüm projelerin çok daha uzun sürmesi, çok daha maliyetli olması ve standartların altında sonuçlar elde etmek ise bunu yapın.
Fakat IT’nin iyi bir itibar geliştirmesini isterseniz şu kuralı uygulayın: Başlatılan her proje eksiksiz personele sahip olacak. Eksiksiz personelin manası projenin hiçbir zaman bir ekip üyesini üzerinde çalışması için beklemeyecek olmasıdır.
Bunu yapın ve her proje, sizi oyalamış olan herhangi bir projeden önce tamamlanmış olacak.
12. Talep ne olursa olsun hayır veya evet deyin
IT başarısızlığını taahhüt eden en son ve en iyi yol talep ne olursa olsun hayır ya da evet demektir. Hayır deyin ve ilişkilerinize zarar verin. Evet deyin ve yerine getiremeyeceğiniz vaatler yapın çünkü sizin ve diğer herkesin zamanı tamamen doludur.
Şayet başarılı olmak isterseniz doğru yanıt, “Bunu yapabiliriz. Bu şu şekilde olur,” olmalı.
Talep yönetiminin çiğnenemez bir kuralı var. Talep ister bir proje kapsam değişimi, bir yazılım iyileştirme veya ister bir kişiye program dışında bir laptop sağlamak olsun: Hiçbir şey bedava değil.
Hayır demeyin. Evet demeyin. Talepleri tatmin etmek için neler yapmanız gerektiğini açıklayın. Bunu takip eden bir tartışmadan ziyade bir iletişim olacaktır.
Tags:	IT, IT organizasyonu, Proje Yönetimi, strateji