Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır? | idenfit.com
İnsan kaynakları departmanı, faaliyette bulunduğu kurumun ihtiyaç duyduğu insan kaynağının sağlanması, her türlü işe alım sürecinin organize edilip hayata geçirilmesi ve aktif olarak çalışan personelle kurum arasındaki tüm iletişimin ve ilişkinin düzenlenmesinden sorumludur. Bu birimin sorumluluk alanları arasında personele dair her türlü bilgi, belge ve kayıtların tedarik edilip korunması da yer alır.
Çalışanlara dair söz konusu kayıt dosyalarının başında özlük dosyaları gelmektedir.
İşletmeler, işe yeni başlayacak olan personelden bir dizi belge talep eder. Bu belgeler kurumdan kuruma birtakım farklılıklar gösterebilir. Personelin işe başlamasıyla birlikte teslim alınan bu belgeler, çalışanla ilgili her türlü özel bilgiyi içerir ve çalışmanın devam ettiği süre boyunca güncel halleriyle muhafaza edilmelidir. Söz konusu belgelerin tamamı, personelin özlük dosyasını oluşturur.
Bir başka deyişle “Özlük dosyası nedir?” sorusunun cevabı; herhangi bir şirketin her bir çalışanı için ayrı ayrı tutması gereken, içinde çalışana dair her türlü bilginin yer aldığı çalışan kayıt dosyasıdır, şeklinde verilebilir.
Personel özlük dosyası konusunda 4857 sayılı İş Kanunu Madde 75’de; işverenin, yönetimi altında çalışan her işçi için ayrı bir özlük dosyası düzenlemesi gerektiği belirtilir. İşveren söz konusu özlük dosyasında, işçiye ait kimlik bilgilerinin yanında düzenlemekle yükümlü olduğu tüm resmi belge ve kayıtları saklamak ve gerek görülmesi durumunda bu belgeleri yetkili kişilere göstermekle yükümlüdür. İşçi hakkındaki tüm bilgileri, dürüstlük kuralları ve yasal zemin çerçevesinde kullanmak ve işçinin çıkarları doğrultusunda gizli kalması gereken bilgileri gizli tutmak zorundadır.
Kanuna göre, kurumların özlük dosyası tutmaları ve bu dosyaları güncel olarak muhafaza etmeleri zorunludur.
Personel Özlük Dosyası Tutmak Neden Gereklidir?
Personelin çalıştığı süre boyunca ıslak imzalı olarak tutulması gereken belgelerin bir arada bulunduğu özlük dosyası, her şeyden önce kişinin o iş yerinde çalıştığının ispatını sağlar.
Ayrıca personel özlük dosyası, çalışma süresi boyunca çalışanla işveren arasındaki iş ilişkisine dair atılan adımları özetleyen evrak ve yazışmaları içerir. Böylece herhangi bir anlaşmazlık durumunda, özlük dosyasında yer alan bu belgeler gün yüzüne çıkar. Çalışanın ve işverenin iddialarına dair kanıtlar söz konusu belgeler içinde aranır. Dolayısıyla özlük dosyası evrakları güncel olarak ve asıl nüshaları ile birlikte muhafaza edilmelidir.
Herhangi bir şirkette, hakkında özlük dosyası tutulmayan bir çalışan bulunması durumunda kurum, idari para cezasıyla karşı karşıya kalabilir.
Özlük Dosyası Nasıl Tutulur?
Şirketlerde özlük işleri göreviyle ilgilenen personel tarafından tutulması gereken personel özlük dosyası kırtasiyelerde rahatlıkla bulunabilir. Öte yandan, İş Kanunu’nda özlük dosyalarının özellikle belirli bir formatta hazırlanmasını gerektirecek herhangi bir madde bulunmaz. Dolayısıyla personele ait özel bilgilerin yer aldığı tüm evrakları herhangi bir dosyada da muhafaza edebilirsiniz. Bu anlamda, özlük dosyalarını nasıl tutacağına kurum kendisi karar verebilir.
Önemli olan, çalışanlara ait özel bilgilerin işveren tarafından hukuka uygun olarak kullanılması ve çalışan mağduriyeti ile sonuçlanabilecek herhangi bir özel bilginin yetkili olmayan kişilerle paylaşılmamasıdır. Bu nedenle özlük dosyalarının kişisel verilerin gizliliği ilkesi doğrultusunda, başkalarının göremeyeceği yerlerde saklanması önemlidir.
Aslında hayatın her alanında kendini gösteren dijitalleşmeye paralel olarak özlük dosyaları da dijital ortamlara aktarılabilmektedir. Ancak herhangi bir denetim durumunda, bu evrakların matbu olarak ibraz edilmesi gerektiğinden belgelerin ıslak imzalı kopyalarının da muhafaza edilmesi gerekir.
Öte yandan herhangi bir sebeple çalışanla ilgili bir belgeye ihtiyaç duyulması halinde, ulaşmak çok daha pratik, hızlı ve kolay olduğu için, insan kaynakları personeli tarafından özlük dosyalarının dijital kopyaları kullanılmaktadır.
Özlük Dosyasında Neler Olmalı?
Personel özlük dosyası, yalnızca personelin işe girerken kuruma teslim etmek zorunda olduğu belgelerden oluşmaz. Çalışma süresi boyunca çalışan-kurum arasındaki her türlü ilişkinin özetlendiği evraklar da bu dosyadaki yerini almalıdır. İzin formları, raporlar, disiplin cezaları bu türden belgelere sadece birkaç örnektir.
Özlük dosyasında olması gerekenler güncelliğini de korumalıdır. Zira İş Kanunu’nda işverenin, özlük dosyasında bulunan kimlik bilgileri ile bu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi gereken tüm belge ve kayıtları saklaması gerektiği ve ihtiyaç duyulduğu takdirde bu bilgileri ancak yetkili kişi veya mercilere göstermek zorunda olduğu açıkça belirtilmiştir.
Personel özlük dosyasının içinde yer alan belgelerin eksiksiz ve güncel olması zorunludur. Bu dosyalar, personelin çalışması devam ettiği müddetçe sürekli olarak yenilenen, içeriği değişen ve güncel evraklarla zenginleşen kayıtlar olma özelliği taşır.Kurumdan kuruma farklılık gösterebilmekle birlikte, genel olarak özlük dosyasında bulunması gerekenler şu şekilde listelenebilir:
Çalışana ait nüfus cüzdanı fotokopisi
Çalışana ait ikametgah belgesi
Çalışanın aldığı eğitimi belgeleyen diploma fotokopisi ya da mezuniyet belgesi
Erkek çalışanların askerlik durumunu bildiren belge
İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi
Bunlar dışında işçinin niteliklerine ve işin niteliğine göre özlük dosyasında bulunması gereken evraklar, işe devam süresince ve işten çıkışta özlük dosyasına eklenmesi gereken evraklar da bu listede yer almalıdır.
İşverenler Özlük Dosyalarını Ne Kadar Süre ile Saklamalıdır?
İş Kanunu’nda personel özlük dosyalarının ne kadar süre ile muhafaza edilmesi gerektiğine dair herhangi bir hüküm bulunmaz. Dolayısıyla bu konu, zaman zaman işverenin ve insan kaynakları personelinin kafasını karıştırabilir.
Bu noktada SGK mevzuatını dikkate almak doğru olabilir. SGK mevzuatı, iş yerine ait resmi kayıt ve belgelerin on yıl süreyle muhafaza edilmesi gerektiğini söyler. Personel özlük dosyaları da kurumsal kayıt evrakları sınıfına girer. Bu durumda özlük dosyalarının da on yıl süreyle saklanması gerektiğini söylemek yanlış olmayacaktır.
Idenfit Özlük Dosyası
Personel özlük dosyalarının hazırlanması, bu dosyaların takibinin yapılması ve güncelliğinin muhafaza edilmesi gibi işler hayli mesai gerektirir. Hali hazırda pek çok farklı görevi bulunan insan kaynakları personeli, özlük dosyalarının takibinde kimi zaman zorlanabilir ve yaşanabilecek herhangi bir aksaklık işverene para cezası olarak geri dönebilir.Halbuki özlük işleri ile ilgili var olan kurumsal yükünüzü hafifletmek mümkündür. Idenfit’in akıllı İnsan Kaynakları Modülü sayesinde personel operasyonlarına ayırdığınız zaman ve mesai hissedilir oranlarda azalır. Idenfit özlük dosyası uygulaması aracılığıyla;
Kimlik bilgileri, finansal bilgiler, sosyal medya bilgileri, yetkinlik bilgileri gibi çalışanlarınıza dair tüm bilgileri dijital ortamda tutabilirsiniz.
Çalışanların kuruma giriş ve çıkış bilgilerini takip edebilirsiniz.
Personelin geçmişe dönük almış olduğu izinleri ya da yaklaşan izinlerini akıllı panel üzerinden kolaylıkla görüntüleyebilirsiniz.
Sistem üzerinde default olarak bulunan alanlar dışında kurumunuza ve personelinize özel, özelleştirilebilir alan tanımlamaları yapabilirsiniz.
Çalışanlara ait kişisel verilerin tamamı KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) uyarınca anonim olarak tutulur.
Çalışanlara ait tüm bilgilere, yani personel özlük dosyalarına internetin olduğu her yerden, mobil olarak ya da web sitesi üzerinden dilediğiniz zaman ulaşabilirsiniz.
Kullanıcı dostu bir tasarım üzerinden, otomatikleştirilmiş hizmetler içinde işlemleri yönetmenize olanak sağlayan Idenfit imzalı esnek ve akıllı insan kaynakları modülü sayesinde, insan kaynakları alanında daha verimli ve pratik çözümlere kavuşabilirsiniz.
BES Bireysel Emeklilik Otomatik Katılım Kimleri Kapsıyor?
İş Mülakatlarında Verilmiş En İyi Cevaplar