pmo | Emre Alıç, PMP
Proje Yönetim Ofisi Unsurları
Proje yönetim ofisini hayata geçirmeden önce, ilk olarak proje yönetim ofisinin ne için var olacağına ve kapsamına karar vermelisiniz. Bu temel unsurlar olmadan geri kalan yapacağınız tüm faaliyetler tehlikeye düşecektir. Bu size yaptıklarınızda ve yapacaklarınızı neden ve niçin yaptığınızı net bir şekilde anlatmanızda yardımcı olacaktır. Bu bilgiler herkesin (müşteriler, paydaşlar ve kendi personeliniz) ortak beklentisidir.
Misyonumuz: Proje yönetim ofisinin ne olduğunu nasıl çalıştığını ve kimler için çalıştığını tanımlayın. Proje yönetim ofisine düzen ve mantıklı süreçler kazandırmak işletme için önemli bir değerdir. Proje yönetimi ofisi misyonunuz için şöyle bir örnek verilebilir : “Acme” Proje yönetim ofisi yöneticilerini projelerini daha hızlı ve daha yüksek kaliteyle sunmalarını için desteklemektedir.
Sponsor: Hemen hemen tüm organizasyonlar sponsor desteğinden yararlanamamaktadır ancak proje yönetim ofisi sponsor desteğine sahiptir. Sponsor genellikle proje yönetim ofisi fonlarından sorumlu olan kişidir ve birçok durumda sponsor proje yönetim ofisinin bildirdiği yöneticidir.
Paydaşlar(Ortaklar): Bunlar proje yönetim ofisinin sağladığı ürün yada hizmetlerin kısmi hisselerine sahip kişi veya kişi gruplarıdır. Organizasyonun içinde çalışabilirler ancak tam olarak proje yönetim ofisi çatısı altındadır diyemeyiz.
Amaç: Amaç kısa süre içinde ya da belirli süreye kadar proje yönetim ofisinin neleri başaracağını gösteren, tanımlayan bir ifadedir. Amaçlar yazılı bir şekilde bulundurulmalıdır ki dönem sonu gelindiğinde bu amaçlara ulaşıp ulaşılmadığı değerlendirilebilsin.
Geçici Faaliyetler: Geçici faaliyetler proje yönetim ofisini uygulamak için gerekli olan belirli faaliyetler ve projelerdir. Eğer proje yönetim ofisi yeni ise bu faaliyetler yeni çalışanlar ve organizasyon için düzenlenmelidir. Bu faaliyetler daha önceden organizasyon değerlendirilirken ortaya konulan ürün ve hizmetleri oluşturmak için tasarlanmıştır.Organizasyonun diğer yönleri ise şöyle tanımlanabilir: proje yönetim ofisi vizyonu , ilkeleri , hedefleri ,becerileri, rolleri ve sorumlulukları.
Kaynak: Proje Eğitim Merkezi-PEM
Etiketler:pmbok, pmo, PMP, proje yönetim ofisi, pyo
O halde ne yapmak lazım? Yapılması gereken proje yönetimini organizasyonel bir kültür haline getirmeye çalışmaktır. Dikkat ettiyseniz “getirmektir” ifadesini kullanmıyoruz; çünkü bir şirketin iş yapış şeklinin değiştirilmesi gerçekten de zorlu bir süreçtir. Burada ufak bir ayrıntı üzerinde de durmak lazım. “Değişim” kelimesinin son 10 yılda aşırı kullanımdan dolayı fazla ısındığını bilmeliyiz. Çalışanlarınıza “değişim”, “değişiklik”, “farklılık” gibi söylemlerle yaklaştığınız zaman alacağınız geri dönüş beklediğiniz yönde olmayabilir.
Aslında bu durumun biraz da başarısız uygulamalardan kaynaklı bir algı olarak karşımıza çıktığı söylenebilir.Bu noktada “gelişim” kelimesi personelin bilgi ve kabiliyetlerinin geliştirilmesine ve organizasyonun karlılığını artırabilmesine vurgu yaptığından daha pozitif bir algı oluşturabilecek gibi duruyor. Zira insanlar artık günlük mesailerinde kendilerine ekstra yazılımsal ve bürokratik süreçler zorlayan değişimlerden hoşlanmıyor ve adaptasyon aşamasında direnç gösteriyorlar.
Özetle şirketinizi götürmek istediğiniz hedeflere doğru ilerlerken personelinizin de buna paralel olarak mesleki yeteneklerini geliştirebiliyor ve bunu minimum iş yükü ile yapabiliyor olmaları gerekiyor.Rekabetçi pazara ilişkin gereksinimler, bunlara bağlı stratejik kararlar, projelerin bu stratejik kararların uygulanması noktasındaki rolü, proje yönetimine ilişkin standartlar, organizasyonel kültürün başarıyla ilişkisi ve “değişim-gelişim” konularından bahsettik.
Sonuç olarak proje yönetim ofislerinin varlık sebebi bu olgular arasındaki ilişkilerin etkin bir şekilde yönetimi ve organizasyonel kültürün geliştirilmesi demek oluyor.
RT @kaid_edh: Exemplar Global Onaylı Online ISO/IEC 27001:2013 Baş Tetkikçi Eğitimi 19 Ağustos'ta başlıyor. Eğitim hakkında bilgi almak ve…. E.Alıç	10 hours ago