Belge yönetimi (DMS) - ECM - Kurumsal İçerik Yönetimi
Doxis4 ile belge yönetimi
Elektronik bir belge yönetimi sisteminin (DMS) desteği olmadan evrak bakımından yoğun işlemler çoğu zaman sadece sırayla işlenebilir, şeffaf değildir, hataya eğilimlidir ve uzun hareket yollarına sahiptir. Doxis4 DMS bunu ve başka dezavantajları telafi eder.
Bir belgenin son hali mevcut olmadan ve revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenmeden önce sık sık farklı kullanıcılar tarafından çoğu zaman çok sayıda düzenleme ve onay adımı uygulanmalıdır. Doxis4 DMS, tüm konu ve işlem ile ilgili iş süreçleri için belge yönetimi fonksiyonları sunar: şablon yönetiminden değiştirilemeyen biçimleri (PDF; TiFF vs.) düzenlemek için ek açıklamalara ve belgelere kolay erişimden belge alışverişine. Doxis4 Content Repository, Doxis4 e-dosya ve Doxis4 SmartOffice ile birlikte dosya dizinlerin ve dağıtılmış kayıt sistemlerinin görevi devralınabilir.
Microsoft Office ile günlük işler için akıllı çözüm
Kullanıcılar, Doxis4 DMS'nin avantajlarını daha belgeleri oluşturma aşamasında tecrübe etmektedir. Kullanıcı, Doxis4 SmartOffice aracılığıyla konu ve işleme göre yeni belgeler oluşturmaya yardımcı olan ve en iyi durumda şablon olarak kullanılabilen ve sadece uyarlanması gereken bilgileri ve belgeleri doğrudan MS Office'te araştırabilir. Burada revizyon bakımından güvenli biçimin (PDF, TIFF vs.) yanı sıra Word, Excel & vs. programlardan ilgili orijinal dosyanın da kaydedilmesini mümkün kılan Doxis4 Content Repository'nin biçimden bağımsız kayıt işlevi ön plana çıkmaktadır. Bu da kullanıcının, her dosyanın yeniden düzenlenmesi gerekmediğinden, önemli bir zaman tasarrufunda bulunmasını sağlar.
Belge oluşturma işleminin standart hale getirilmesi, Doxis4'te örneğin doğrudan Doxis4 istemcisinde bulunan elektronik bir dosyadan veya Doxis4 SmartOffice'teki şablon fonksiyonu üzerinden şablon yönetimini mümkün kılar. Doxis4 şablonları, sadece şirket Cl'sine uyarlanmış olan, basit mektup şablonları sunmakla kalmaz. Yön (gelen/giden) ve başlık/konu gibi belge öznitelikleri, doğrudan şablonlardan devralınır. Örneğin bir kullanıcı bir iş ortağı ile yeni bir yazışmaya başladığında, şablondan oluşturulan Word belgesine iş ortağının adı ve adresi gibi merkezi bilgiler yerleştirilir. Kullanıcı, bir proje durum raporu oluşturduğunda, en önemli proje parametreleri şablona devralınır. Bu şekilde hatalar önceden önlenebilir. Yeni belgeler daha hızlı bir şekilde oluşturulabilir. Doxis4 şablonları, tam etkilerini e-dosyalar ile birlikte sergiler. Şablonlar, kayıt işlemini daha verimli bir hale getirmek üzere önceden belirli klasörlere atanabilir. Bunun yanı sıra belirli klasörlere veya önceden tanımlanmış belge tiplerine kayıt, iş akışlarını başlatmak için de kullanılabilir, örneğin bir proje bitirme raporunun oluşturulması.
"Canlı" belgelerin ortak bir şekilde düzenlenmesi
Birçok belge uzun bir süre boyunca ve/veya çok sayıda personelin ortak çalışması ile oluşturulur. Bunun sonucunda yönetilmesi gereken farklı belge sürümleri ortaya çıkar. Doxis4 bunun için ana sürümler ve çalışma sürümleri arasında da ayrım yapabilen kapsamlı bir sürüm yönetimi sunar. Kullanıcı Doxis4'te "Düzenle" üzerine tıkladığında, ilgili belgenin çıkışı yapılır ve böylece başka kullanıcılar tarafından düzenlemeye engellenir, ancak araştırma yapmak için hala kullanılabilir. Belge yeniden düzenlendikten ve girişi yapıldıktan sonra Doxis4 otomatik olarak yeni bir belge sürümü oluşturur. Bu yeni sürümün bir çalışma sürümü mü yoksa yeni bir ana sürüm mü olduğu, uygulama durumuna bağlı olarak doğrudan kullanıcının kendisi tarafından veya süreç tabanlı bir şekilde bir onay iş akışı üzerinden belirlenebilir. İhtiyaç halinde her zaman önceki sürümlere erişmek mümkündür, gerekirse eski sürüm Doxis4'te tekrar etkinleştirilebilir.
Geçici çalışma alanları ile işbirliği
Belgelerin güvenli bir şekilde ortak düzenlenebilmesinin temelini, kimin hangi sürümleri görebildiğini, kimin nerede değişiklikler yapabildiğini veya kimin bir belgenin çıkışını yapabildiğini tam olarak belirleyen ve nesne düzeyine kadar olan detaylı bir hak yönetimi oluşturmaktadır. Workspaces (çalışma alanları) oluşturma fonksiyonu, ekip çalışması için konforlu bir destek sunar. Doxis4 böylece modern işbirliği çözümleri anlamında birçok farklı belge, işlem ve nesne içerebilen ve çalışma grubunun tamamının erişebildiği geçici bir proje dosyası oluşturma imkanı sunar. Belirli bir belgenin bir iş arkadaşı tarafından düzenlenip düzenlenmediğini öğrenmek için belgeyi sürekli kontrol etme ihtiyacını kaldırmak için bir abonelik fonksiyonu gibi belirli belgelerde veya kayıt klasörlerinde değişiklikleri hemen e-posta üzerinden bildiren Notification Service bulunmaktadır. Bu şekilde tüm proje katılımcıları, asgari zaman ihtiyacı ile her zaman güncel bilgilere sahip olur. Bir proje tamamlandığında, Workspace tekrar silinebilir ve ortaklaşa oluşturulan içerikler, sadece son sürüm olarak veya oluşturma sürecindeki sürümleri ile birlikte arşive aktarılabilir.
Doxis4, Audit Trail fonksiyonu aracılığıyla kimin ne zaman hangi belgeleri oluşturduğunu, eklediğini, düzenlediğini, görüntülediğini, değiştirdiğini veya sildiğini, revizyon bakımından güvenli bir şekilde belgeler. Böylece tüm işlem adımları, protokollerin oluşturulmasıyla şeffaf tutulur. Bu yasal ve firma içi düzenlemelerin geçerli olduğu Compliance'ın yanı sıra anlaşmazlık veya hasar durumunda garanti durumları için de önemli olabilir.
Doxis4 DMS, Doxis4 arşivi ile birlikte oluşturmadan işlemeye, versiyonlamadan bitirmeye ve uzun süreli güvenli saklamaya kadar olmak üzere belge kullanım ömrünün tüm ihtiyaçlarını karşılar. Bunun yanı sıra ilave suretler (Renditions), belge bağlantıları ve dijital imzalar yönetilir. Tüm dosya ve kayıt yönetimlerinin bölüm, proje, işlem ve konu düzeyinde gerçekleştirilebildiği elektronik dosyalar ve evrak bakımından yoğun iş süreçlerinin otomatik kontrolü ve denetimi için iş akışı fonksiyonları, Doxis4 DMS'yi mükemmel bir şekilde tamamlar.
Doxis4 belge yönetimi hakkında daha fazla bilgi alın
"Canlı" belgeleri kaydetmek ve düzenlemek için kapsamlı seçenekler
Çalışma sürümleri ve ana sürümler ile versiyonlama
Pratik genel bakış fonksiyonlu kapsamlı ek açıklama seçenekleri
Akıllı şablon yönetimi
Doxis4 mimarisi bağlamında belge yönetimi (DMS)
Belge yönetimi ve ekip içerisinde işbirliği (Collaboration) için temel Doxis4 fonksiyonlarını DMS Service ve Storage Service sunar. Yararlı ilave bileşenler arasında Workspaces ve belge bağlantıları oluşturmak için Relationship Service, ilişkili tam metin araması için Text Mining Service ve örneğin belge ve dosyalarda değişiklik yapıldığında, otomatik bilgilendirme için Notification Service yer almaktadır. Fonksiyon kapsamı ayrıca belge kullanım ömrünün tamamını kontrol etmek için ILM Service veya kapsamlı belge miktarlarını otomatik olarak devralmak için File Import Service ile genişletilebilir.
Beceriler & Güçlü yanlar
Doxis4 DMS, uzun bir süre boyunca ve/veya çok sayıda personelin ortak çalışması ile oluşturulan belgeleri takip edebilir bir şekilde düzenlemek için kapsamlı bir sürüm yönetimi sunar. Burada ana sürümler ve çalışma sürümleri (major/minor versions) arasında ayrım yapılabilir ve bunlar için örneğin bölüm seviyesinde farklı erişim izinleri tanımlanabilir. Bir Check-in-/Check-out mekanizması, her düzenleme işleminin ardından bir belgenin otomatik olarak yeni bir sürümünün oluşturulmasını sağlar. Böylece yanlışlıkla içeriklerin ve yapılan düzenlemelerin üzerine yazılmaz. Bu yeni sürümün bir çalışma sürümü mü yoksa yeni bir ana sürüm mü olduğu, uygulama durumuna bağlı olarak doğrudan kullanıcının kendisi tarafından veya süreç tabanlı bir şekilde bir onay iş akışı üzerinden belirlenebilir. İhtiyaç halinde her zaman önceki sürümlere erişmek mümkündür. Doxis4 arşiv ve DMS fonksiyonlarının birbirine yakın bağlantısı, "canlı" belgeler ile çalışmalar esnasında her zaman değiştirilemeyen bir sürümün "dondurulmasını" ve ardından revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenmesini sağlar.
Microsoft Office, günlük ofis hayatının bir vazgeçilmezidir. Belgelerin, tabloların, sunumların ve e-postaların Microsoft Office uygulamalarından Doxis4 Content Repository'ye aktarımı bu nedenle elbette Doxis4'ün standart fonksiyonlarından biridir. Doxis4 SmartOffice Plus eklentisi ile Word, Excel ve PowerPoint Microsoft Office uygulamalarına entegrasyon çok daha fazlasıdır: Eklenti, belgeleri konforlu bir şekilde kaydetme imkanının yanı sıra arşivlenmiş olan belgelerde araştırma, Doxis4'ten tanınan filtreleme seçenekleri ile konforlu bir sonuç listesi, Check-in/Check-out işlevselliği, Doxis4'te şablon yönetimine doğrudan erişim ve örneğin PDF versiyonu gibi ilave suretler (Renditions) oluşturma imkanı sunar. Kullanıcılar, tüm fonksiyonları doğrudan alışık oldukları MS Office ortamında kullanır.
Doxis4'teki şablon yönetimi, hem Doxis4 istemcilerinde hem de SmartOffice üzerinden belge oluşturma ve kaydetme işlevlerini standart hale getirmek için katkıda bulunur. Doxis4 şablonları, yön (gelen/giden) ve başlık/konu gibi temel belge özniteliklerinin şablondan türetilmesini ve adres verileri, işlem numaraları vs. gibi merkezi içeriklerin doğrudan oluşturulan belgeye devralınmasını mümkün kılar. Bu da yeni belgelerin oluşturulmasını hızlandırır ve aynı zamanda hataların önlenmesine yardımcı olur. Elektronik dosyalarda, kayıt işlemini daha verimli bir hale getirmek üzere şablonlar, belirli klasörlere atanabilir. Bunun yanı sıra belirli klasörlere veya önceden tanımlanmış belge tiplerine kayıt, iş akışlarını başlatmak için de kullanılabilir, örneğin bir proje bitirme raporunun oluşturulması.
Ek açıklamalar ve ek açıklamalara genel bakış
Belgelere ve özellikle PDF ve TiFF gibi aslında değiştirilemeyen biçimlere, kağıt evraklarla çalışmalardan alışıldığı gibi çok yönlü ek açıklamalar uygulanabilir, örneğin yorumlar, notlar, damgalar, oklar ve metinler. Her bir kullanıcı için kendi ek açıklama düzeyi oluşturulur ve bu düzeye bireysel yetkiler verilebilir. Ancak kağıt evraklara kıyasla Doxis4'te ek açıklamalar, asla bir belgenin sabit bir parçası haline gelmez, onun yerine kendi düzeylerinde (çıkarılabilir şeffaf folyolar gibi) kalırlar ve gerektiğinde gizlenebilirler ve bu da örneğin içeriklerinin değiştirilmesine izin verilmeyen sözleşmelerde büyük bir avantaj sunar. Konforlu bir ek açıklama genel bakışı, kapsamlı belgelerde de anlaşılırlığın kaybolmamasını ve güncel değişikliklerin görünür olmasını sağlar.
Bilgi araştırması ve bulunulan yerden bağımsız erişim
Düzenlenecek olan belgelere erişim, Doxis4 istemcilerinde dizin veya tam metin araması aracılığıyla veya doğrudan Microsoft Office uygulamalarından gerçekleştirilir (bkz. Microsoft Office entegrasyonu). Dizin araştırmasında hızlı ve hedefli bir şekilde belirli dosyalar veya belgeler aranırken, tam metin araması (Textmining) belge içeriklerinin tamamında arama yapar. Belge ve dosya araştırması, entegre edilmiş olan tüm içerikler, "canlı" belgeleri ve revizyon bakımından güvenli bir şekilde arşivlenen nesneleri kapsar. Doxis4 ile belge yönetimi, birden fazla merkezden çalışan şirketlere büyük avantajlar sunar: Belgelere erişim, saklama alanından ayrılır. Belgeler, ilgili kişi uygun yetkiye sahip olduğu sürece bulunulan yerden bağımsız olarak, isteğe bağlı olarak Web istemcisi veya mobil istemci üzerinden erişim aracılığıyla kullanıma sunulur!
Workspaces ve abonelik fonksiyonu
Doxis4, belge ve dosyaların ortak bir şekilde düzenlenebilmesi için Relationship Service üzerinden örneğin ortak çalışma alanları (Workspaces) ve ilgili dizin yapılarını tanımlama ve yönetme imkanı sunar. Proje işbirliği (Collaboration) için birçok farklı belge, işlem ve nesne içeren ve bir proje grubunun bölümler arasında erişime sahip olduğu geçici bir proje dosyası oluşturulabilir. Tüm katılımcıların en güncel bilgi durumuna sahip olması için belge değişikliği yapıldığında veya proje dizinlerinde belgeler yeniden ayarlandığında Notification Service üzerinden otomatik bildirimler gönderilir. Kullanıcılar bir abonelik fonksiyonu üzerinden hangi belgelerin, dizinlerin, dosyaların veya arama işlemlerinin denetleneceğini ve hangi tür değişikliklerde bildirim almak istediklerini kendileri tanımlayabilir. Bir proje tamamlandığında bu tür bir Workspace tekrar silinebilir ve oluşturulan içerikler birlikte, son sürümler olarak veya tüm işlem adımları ile birlikte arşivlenebilir.
Güvenlik mekanizmaları ve erişim koruması
Canlı belgelere erişim, değişiklik, silme vs. hakları, tek belge düzeyine kadar olmak üzere atanabilir, ancak örneğin elektronik dosya kullanımında klasör ve dosya düzeyinde gerçekleştirilebilir. Kişisel kullanıcı yetkilendirmesi ve kimlik doğrulaması, istemci-sunucu iletişiminin SSL şifrelemesi ve üçüncü sistemlerden (örn. LDAP) yetkilerin devralınması, düzenleme esnasında prensip itibarıyla güvenlik sağlar. Audit Trail fonksiyonu aracılığıyla kimin ne zaman belgeler eklediği, görüntülediği, değiştirdiği veya sildiği, revizyon bakımından güvenli bir şekilde belgelenir. Böylece tüm işlem adımları, protokollerin oluşturulmasıyla şeffaf tutulur.
Kağıt evraklarla olduğu gibi çalışma
Çok sayıda belge içeren süreçleri, komple elektronik olan işleme bölümüne aktarırken elbette metin işaretleyici, not, damga vs. gibi alışmış olduğunuz yardımcı araçlardan vazgeçmek zorunda değilsiniz. Doxis4, bu işaretleme seçeneklerinin tümünü, ek açıklamalar olarak dijital biçimde sunar.
Ek açıklamalara genel bakış sayesinde anlaşılır
Pratik ek açıklamalara genel bakış, tüm ek açıklamaları kolay anlaşılır bir şekilde liste biçiminde gösterir. Çift tıklayarak doğrudan istediğiniz yere atlayabilirsiniz. Özellikle sözleşmeler, gereksinim şartnameleri vb. kapsamlı belgelerde büyük bir avantaj sunar. İş arkadaşlarınızın tüm dipnotlarını, bilgilerini ve notlarını bulmak için 80 sayfalık bir belgede sayfa sayfa arama yapmanıza gerek yok.
Akıllı Office entegrasyonu
Doxis4'in isteğe bağlı Office entegrasyonu, Word, Excel ve PowerPoint Microsoft ofis uygulamalarını doğrudan Doxis4 belge yönetimine bağlar. Office uygulamalarının menü çubuğundaki ilave menüler ve iletişim kutuları üzerinden belgeleri kaydedebilir ve tüm Repository'de araştırma yapabilirsiniz. Araştırma, oluşturma ve versiyonlama ile birlikte işleme işlevlerinin tamamını dosya sistemi üzerinden dolambaçlı yollara gerek kalmadan doğrudan alıştığınız Office ortamından gerçekleştirebilirsiniz.
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen'de Doxis4 iECM-Suite'dan arşiv, DMS, e-dosyalar, posta kutuları, iş akışı, Capture ve SmartOfficePlus uygulamaları kullanılmaktadır.
Göttingen Belediyesi, eGovernment'a geçiş yaptı ve SER'in desteği ile ilk organizasyon birimlerinde elektronik dosya yönetimini uygulamaya aldı.
Tek tip, yapılandırılmış dosya kaydı, her zaman erişim ve istenen süreç iyileştirmelerinin temeli olarak Doxis4'e dayanan elektronik inşaat dosyası (EBA) uygulamaya alındı.
BAUHAUS AG, 2007 yılında elektronik hukuk dosyasını hukuk bölümünde uygulamaya aldı. Avukat bürosu yönetim sistemi bugün Doxis4 temelinde hukuk bölümü içerisindeki iletişim akışının tamamını kontrol etmektedir.
EDEKA Nord, belgeleri hızlı ve sorunsuz bir şekilde kağıt olmadan kullanıma sunmak amacıyla piyasalarındaki planları, kabulleri, sözleşmeleri, cari hesapları vs. elektronik nesne dosyalarında yönetmektedir.
DHL, 2010 yılından beri HP ortağı ile dünya çapında en büyük ticari belge arşivlerinden birini oluşturmak için Doxis4 temelinde tek tip olan, şirket genelinde kullanılan bir DMS çözümü kullanmaktadır.
LBS'nin Doxis4 sisteminde bugün şimdiden 43 milyon belge bulunmaktadır. 300 LBS çalışanı, örneğin yapı tasarruf dosyası, kredi dosyası, hukuk dosyası gibi elektronik dosyalarla çalışmaktadır.
Doxis4 ile belge yönetimine genel bakış
Belge yönetimi (DMS)
Kapsamlı versiyonlama (ana sürümler/çalışma sürümleri)
Kapsamlı şablon yönetimi
Ortak çalışma alanları (Workspaces, örneğin geçici proje dosyaları için (Relationship Service)
Belge değişiklikleri yapıldığında ve ilgili dizinlere yeni belgeler kaydedildiğinde otomatik bildirim (Notification Service)
Dizin ve tam metin araması üzerinden bağlanan tüm içeriklerde arama/araştırma yapılabilir
Çok yönlü ek açıklama seçenekleri (örn. yorumlar, notlar, damgalar, dikdörtgenler, oklar ve metinler)
Bireysel yetki verilen ek açıklama düzeyleri
Pratik ek açıklamalara genel bakış
Belge kaydı ve dizinlemesi için kapsamlı seçenekler (örn. Doxis4 istemcileri, tarayıcı bağlantısı, otomatik dosya içe aktarma üzerinden)
MS-Office için önemli belge yönetimi fonksiyonları olmak üzere işlevsel genişletme
Doxis4 SmartOffice üzerinden doğrudan MS-Office'te kullanım
Doxis4'ten bilinen dosyalama iletişim kutuları ve parametreleri ile yapılandırılmış belge kaydı
Mevcut olan tüm belgelerde arama, Office belgeleri ile sınırlı değildir
Check-in/Check-out, ve bunun sonucunda versiyonlama
İlave biçimler oluşturma
Doğrudan Microsoft Office'ten Doxis4 şablon yönetimine erişim
Tek belge düzeyine kadar olmak üzere canlı belgelere erişim, değiştirme ve silme yetkileri için hak ataması
Güvenli istemci-sunucu iletişimi (SSL tabanlı)
Tüm işlem adımlarını belgelemek için Audit Trail fonksiyonu
Sertifikalı revizyon bakımından güvenli arşivleme (IDW PS 880)