K12NET’de Kayıt Sözleşmesi ekranından, gecikmiş ödemeler listesi alınıyor. “Gecikmiş ödeme nedir?” Eğer dün borcu olan bir veli varsa ve dün borcunu ödemediyse, resmi olarak bu gecikmiş bir ödemedir. Oysa bu tanım, okullara göre değişiklik gösterebiliyor. Bir kurum, bir aydan daha fazla gecikmiş ödemesi olanlarla ilgilenirken, başka bir kurumda bu süre, bir hafta olabilmektedir. K12NET, bugüne kadar bu listeyi veriyordu. Oysa gecikmiş ödemede dikkate alınması gereken başka unsurlar da var. Yeni çıkardığımız güncelleme, artık bu unsurları da içeriyor. Şimdi aşağıdaki iki durumu inceleyelim:
1-Bir veli,5 aydır borcunu ödemiyor, beşinci taksiti geçmiş, borcu 5 bin lira. Bir veli var, bir aydır borcunu ödemiyor, borcunu tek taksitte ödeyecek, tutarı, 5 bin lira. Her iki velinin borcu da 5 bin lira olmasına rağmen, iki velinin durumu aynı değildir. Bu iki veliye, aynı şekilde yaklaşılmamalıdır.
2-Bir velinin 4 taksit gecikmiş ödemesi bulunuyor. Gecikmiş ödemelerin toplamı 400 Lira. Bir velinin gecikmiş iki ay borcu bulunuyor, gecikmiş ödemelerin toplam tutarı 5 bin lira. Bu olayda da yaklaşım şeklinin farklı olması gerekiyor. Birinci örnekte borcun tekrarlama sayısı ön plandayken, ikinci örnekte toplam borç miktarı daha önemli hale gelebilmektedir.
Okullar, gecikmiş ödemesi olan velilere, SMS gönderimi yaparlar. SMS’lerin içerikleri, yukarıda anlattığımız durumlara göre değişiklik gösterebilir. Gecikmiş ödemesi olanlarla ilgili öyle bir analiz hazırlayalım ki, “muhasebeci, velilerin kaç kere taksiti geç kalmış, gecikmelerin gün olarak süresi ne kadar olmuş, gecikmiş ödemelerin toplam miktarı ne kadarmış?”, bunları excelde istediği gibi filtrelesin, hemen listesindeki veli ya da (KPSS gibi yetişkin öğrenci grupları için) öğrencilere SMS gönderebilsin istedik. Muhasebe yetkilileri, artık çok kolay ve en önemlisi yazılımcıların belirlediği klişe mesaj içerikleri ile değil, farklı durumlarda, kendilerinin istedikleri özgür içeriklerle, velilere gecikmiş ödeme SMS içerikleri hazırlayabileceklerdir.
Bu rapor, Muhasebe Modülü-Kayıt Sözleşmesi Ekranı- sayfanın altındaki raporlar bölümü Gecikmiş Ödemeler Raporu sihirbazından alınmaktadır. Excelin ilk çalışma sayfası, tüm borçlu kayıtlarını, Öğrenciye Göre Gruplama isimli çalışma sayfası ise bu yeni yaptığımız güncellemeyi içermektedir. Konu ile ilgili ayrıntılı bilgileri, K12NET ekran mesajlarından göndereceğimiz, ekran mesajının ekli dokümanında bulabilirsiniz.