Bu yönergenin amacı Uzundere Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum, kuruluş ve birimlerde;
1.1. Kaymakam adına imzaya yetkili makamları belirlemek,
1.2. Verilen yetkileri belli ilkelere bağlamak,
1.3. Hizmet, iş ve işlem akışını hızlandırmak,
1.4. Kırtasiyeciliği en az düzeye indirmek, hizmetlerin etkinlik ve verimliliğini artırmak
1.5. Üst düzey yöneticilere zaman kazandırmak, çalışmalarını ilçe yönetiminin daha iyi planlamasına, örgütlenmesine, koordine edilmesine ve denetlenmesine yöneltmek, temel konularda daha iyi değerlendirme yapabilmelerini sağlamak.
1.6. Kendilerine yetki devredilenlerin sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirmek, işlerine daha sıkı ve istekli sarılmalarını özendirmek,
1.7. Halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlamak, idareye karşı saygınlığı ve güven duygusunu güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmaktır. Bu yönerge; 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca Kaymakamlık ve Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum ve kuruluşların; Valilik, yargı mercileri, askeri makamlar, Kaymakamlıklar, özel kuruluşlar ve mesleki kuruluşlarla yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde imza yetkilerini ve bu yetkilerinin tam ve etkili olarak kullanılmasına dair ilke ve usulleri kapsar.
Bu yönergede yer alan deyimlerden; -
Valilik: Erzurum Valiliğini -
Vali : Erzurum Valisini -
Kaymakamlık: Uzundere Kaymakamlığını -
Kaymakam: Uzundere Kaymakamını -
Birim: Bakanlıkların Uzundere ilçesindeki kuruluşlarını, -
Birim Amirleri: Bakanlıkların veya ilgili Genel Müdürlüklerin İlçe Mülki İdare Bölümü içindeki kuruluşlarının başında bulunan, yazışmalarını 5442 Sayılı Kanun'a göre kaymakamlık aracılığı ile yapan genel, yerel teşkilatlarının başlarında bulunan seçilmiş ve atanmış amirlerini, -
Yazı İşleri Müdürlüğü: Uzundere Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğünü, -
Yazı İşleri Müdürü: Uzundere Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürünü, -
Yazı İşleri Şefi: Uzundere Kaymakamlığı Yazı İşleri Şefini -
Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni: Uzundere Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğü Veri Hazırlama Kontrol İşletmenini ifade eder.
3. YASAL DAYANAKLAR /REFERANSLAR -
5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu, - 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanunun 38 inci maddesi - 3152 Sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanunun 34 üncü Maddesi - Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği - Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik - İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının 17/06/2011 tarih ve 604 sayılı Genelgesi hükümlerine dayanılarak çıkarılmıştır.
4. YÖNERGE DETAYI:
4.1. Yetkililer: Bu yönergede adı geçen yetkilileri; - Kaymakam - Yazı İşleri Müdürü - Birim Amirleri - Yazı İşleri Şefi - Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni'dir.
4.2. İlkeler ve Yöntemler: Bu yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilke ve yöntemler geçerlidir; - Yetkilerin, sorumluluklarla dengeli, eksiksiz ve doğru kullanılması esastır. - İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 28 nci ve 33 ncü maddelerine dayanılarak hazırlanmış olan Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat Görev ve Çalışma Yönetmeliği 08/06/2011 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. - Konu ile ilgili olarak; İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının 17/06/2011 tarih ve 604 sayılı yazısı gereğince; 01 Ağustos 2011 tarihinden itibaren; tüm Bakanlık merkez birimleriyle valilik, kaymakamlık iş ve işlemleri aşağıdaki hükümleri çerçevesinde uygulanacaktır.
a. Birimlere ait iş ve işlemlerin e-içişleri Projesi üzerinden elektronik ortamda yürütülmesine devam edilecektir.
b. Birimlerimiz tarafından hazırlanan tüm evrak kayıtlarının elektronik ortamda e-içişleri Sistemi içerisinde oluşturularak güvenli elektronik imza ile paraflanması ve imzalanması esastır.
c. Birimlerimiz arasında yapılacak olan tüm yazışmalarda kağıt kullanılmayacak, evraklar sistem üzerinden gönderilecektir. Evrakta ek olması durumunda ekler taratılarak ek kısmına yüklenecek ve ilgileri sistem içerisinden eklenecektir.
d. Evraklara dış kurumlara gidecek olması, evrak ekinde belgenin aslının (fatura, soruşturma raporu, tebligat, mahkeme evrakı vb) gönderilmesinin gerekli olması veya taranamayacak büyüklükte eklerinin bulunması gibi zorunlu durumlarda, evrak yine sistem üzerinden oluşturulup güvenli elektronik imzayla imzalanacak, ardından çıktısı alındıktan ve ıslak imza ile imzalandıktan sonra ekleriyle birlikte normal yoldan postalanacaktır. Ancak, e-imzayla imzalanmış bu evraklar, birimlerimize elektronik ortamda e-içişleri üzerinden postalanacak olup, yukarıda belirtilen zorunlu durumlar dışında kâğıt evrak gönderilmeyecektir.
e. Bakanlık merkez ve taşra birimleri arasında yapılan yazışmalarda kâğıt aslının gönderilmesi durumunda kayıtlarda mükerrerlik oluşmaması için yeni gelen evrak olarak kaydı yapılmayacak, sadece sistem üzerinden teslim alınacak ve ilgili birime gönderilecektir.
f. E-içişleri sistemine kaydedilmemiş dilekçe veya dış kurumlardan posta ile gelen evraklar için gelen evrak kaydı yapılacak ve evrak asılları taratılarak sisteme yüklenerek havale işlemi başlatılacaktır.
g. e-imzalı bir evraktan çıktı alınıp gönderilmesi gereken durumlarda, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve ünvanı belirtilmek suretiyle görevli tarafından imzalanacak ve kırmızı veya mavi mühürle mühürlenecektir. İmza ile mührün üst üste gelmemesine dikkat edilecektir.
h. Birimler arasında yapılan yazışmaların elektronik ortamda yürütülecek olmasından dolayı postalama ve teslim alma işlemlerinin düzenli olarak takip edilmesi gerekmektedir.
i. e-imza olmayan veya bir şeklide kullanılamaz durumda olan eİçişleri kullanıcıları için gecikmeksizin e-imza temin işlemi başlatılacaktır.
j. Tüm kayıt işlemlerine ait defter ve raporlamalar e-içişleri Projesi içerisinde ilgili modülde tutulacak ve fiziksel kayıt defterleri kullanılmayacaktır.
k. Teftiş denetimlerinde elektronik ortamdaki defter ve kayıtların incelenmesi esas olup, e-içişleri Projesinde ilgili birimlere veri girişlerinin tamamlanması gerekmektedir. Denetim birimleri modüllerin raporlama sayfaları aracılığıyla iş ve işlemlerin raporlarını alabileceklerdir.
- Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar ile atama onayları, yer değiştirme, işten el çektirme, memur-gerçek ve tüzel kişilere yazılan ceza işlem ve onayları, açma-kapama, insan hakları yazıları gibi önem arz eden işlemler birim amirlerince bizzat Kaymakamın imzasına sunulur.
- Her makam sahibi, imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
- Tüm yazılar, bütün ara kademe amirlerinin ve nihayet birim amirlerinin parafı alındıktan sonra imzaya sunulur.
- Yazılar, varsa evveliyatı ve ekleri ile birlikte imzaya sunulur. Konunun yasal dayanağı ve yine varsa ilgi yazı ya da yazılar "ilgi" kısmanda veya yazı metninde mutlaka belirtilir.
- Ekler, "EKLER" başlıklı, numaralı ve onaylı olur.
- Her kademe sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetkisi derecesinde bilme hakkını kullanır.
- Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere, bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır.
- Kaymakam ilçe örgütlerinin tümüyle, Yazı İşleri Müdürü ve Birim Amirleri kendi birimleriyle ilgili olarak " Bilme Hakkını" kullanır.
- İmza yetkisinin kullanılmasında hitap edilen makamların seviyesi ile konunun kapsam ve önemi göz önünde tutulur.
- Bu yönerge ile devredilen yetkiler çerçevesinde Kaymakam adına yapılacak her türlü havale, onay ve yazışmalar " Kaymakam Adına" ibaresi kullanılarak yetki devredilenin ismi ve unvanı yazılmak suretiyle yapılır.
- Yazılar, ilgili olduğu birimde hazırlanır ve oradan yayımlanır. Ancak, acele ve gerekli görüldüğü hallerde Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğünde de hazırlanabilir. Bu durumda hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birime gönderilir.
- Yetkilinin bulunmadığı veya izinli bulunduğu hallerde resmi yetkili imza yetkisini kullanır. Önemli konularda sonradan esas yetkili ve sorumluya bilgi verir.
- Kaymakamlık Makamı, vatandaşların ve kamu çalışanlarının her türlü dilek ve şikâyetlerine daima açıktır.
- Dilekçeler prensip olarak Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak Yazı İşleri Müdürü, ihbar ve şikâyet içermeyen hususlar ile mukteza belirtmeyen her türlü dilekçelerin havalesine yetkili kılınmıştır.
- Vatandaşlarımızın yazılı ve sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler bizzat Kaymakam tarafından kabul edilir, havalesi yapılır, yasal gereği yerine getirilerek cevapları Kaymakam imzası ile verilir.
- Kamu personelinin görev ve / veya görev yeri değişiklik talepleri ile genel idare teşkilatının her hangi bir kademesinde geçici veya sürekli işçi, memur veya sözleşmeli olarak çalışma istemlerini içeren dilekçeler doğrudan Kaymakamlık Makamına verilir. Kaymakam tarafından havalesi yapılır ve cevabı Kaymakam imzası ile verilir.
- Dilekçeler yasal süre içinde gereği yapılır ve cevapları verilir. Kaymakamın havalesine tabi dilekçeler yine kaymakam imzasıyla cevaplandırılır. Gereği yasal süre içinde yerine getirilemeyen dilekçeler ile ilgili olarak da her otuz gün içinde süreç ( ne yapıldığı-ne aşamada olduğu) hakkında ilgili kişi ve makamlara bilgi yazılır.
- İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.
- Birim amirleri Kaymakamlık havalesinden geçmeden her nasılsa doğrudan kendilerine intikal eden ve kurumlarında çalışan personelleri ile ilgili her türlü yazılı ve sözlü şikâyetleri mümkün olan en kısa zamanda kaymakamlık Makamına yönlendirip, acil hallerde gereğini yapıp derhal bilgi verip alacakları talimat doğrultusunda hareket etmekle yükümlüdürler.
- Kaymakam başkanlığında yapılması gereken İdare Kurulu, Umumi Hıfzıssıhha Meclisi, İnsan Hakları Kurulu, Soysal Yardımlaşma Vakfı vb. toplantıların gündemi toplantıdan önce ilgili birim Müdürü tarafından makama sunulur.
- Basında çıkan ihbar, şikayet ve dilekler ilgili daire müdürleri tarafından herhangi bir emir beklemeksizin günlük olarak doğrudan doğruya dikkatle incelenir ve sonuç değerlendirmeleri ile birlikte en kısa zamanda Kaymakama sunulur.
- Kaymakam tarafından özel yetki verilmeksizin hiçbir personel tarafından basın veya yayın organlarına herhangi bir şekilde bilgi veya demeç verilemez.
- Yetki devredilen kişi kendiliğinden bu yetkiyi devredemez. Kaymakamın onayını alma durumu saklıdır.
- İlçelerde kuruluşu bulunmayan Bakanlık veya tüzel kişiliği haiz Müdürlüklerin iş ve işlemlerini, Bakanlık veya tüzelkişiliği haiz müdürlüklerin görevlerine en yakın görevi yerine getiren birim üstlenir.
- Birim Amirleri gerek kendilerinin gerekse Kaymakam adına attıkları imzalarından yine birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve işlemlerden bizzat sorumludurlar.
- Bu yönerge doğrultusunda birimler kendi aralarında emir ve direktif niteliği içermeyen yazışmaları doğrudan yapabilirler.
4.2.1. İMZA İÇİN KAYMAKAMLIĞA SUNULACAK YAZILARIN SUNULMASINDA USÜL:
- Birimlerce imza için Kaymakama sunulacak yazılar Özel Kaleme teslim edilir.
- Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilmeyip, teslim edilen ilgiliden bilahare geri alınır.
- Kaymakamlığa imza için sunulacak yazılar bu işle görevlendirilmiş memur tarafından takip edilir.
- Kaymakam imzasına sunulacak yazılar hiçbir şekilde ilgili olmayan kişiler tarafından takip edilmez ve her ne amaçla olursa olsun takip için ilgisi olmayan kişilere kurumlarca evrak teslimi yapılmaz. - Atama, yer değiştirme, açığa alınma, işten el çektirme, göreve iade, açma, kapatma, memurlara veya gerçek tüzel kişilere ceza yazılması, insan hakları, tüketici sorunları ile ilgili yazılar gibi önem arz eden yazılar bizzat daire amirleri tarafından imzaya sunulur
- Şikâyetler, tayin, yer değişikliği, görev değişikliği içeren dilekçeler, asaleten veya vekaleten her türlü görevlendirme ve atama talepleri Kaymakamlığa yapılır. Kaymakam tarafından havale edilirler. Bu tür talepler kurumlara gelmiş olsa dahi kurum amirleri bu tür yazıları kaymakama yönlendirir ve Kaymakam tarafından havale edilmesini sağlarlar.
4.2.2. İ M Z A Y E T K İ L E R İ KAYMAKAM TARAFINDAN AÇILACAK VE HAVALE EDİLECEK YAZILAR:
Kaymakam tarafından açılacak ve havale edilecek evraklar şunlardır; " Gizli", " Çok Gizli", "Kişiye Özel" ve " ...isme..." yazılarla şifreler, Kaymakam tarafından bizzat açılır, havale işlemleri Kaymakam tarafından yapılır. Gizli kaşeli olanların dışındakilerin kaydı özel büroda tutulur.
KAYMAKAM TARAFINDAN HAVALE EDİLECEK YAZILAR: Kaymakam tarafından havale edilecek yazılar şunlardır;
- Cumhurbaşkanlığı ve Cumhurbaşkanlığına bağlı kuruluşlardan, TBMM Başkanlığı ve TBMM'nin Birim ve Komisyonlarından, Başbakanlık, Bakanlıklar ile müstakil Genel Müdürlüklerden ve Valilikten gelen bütün yazılar,
- Her türlü şikâyet dilekçeleri, yeni düzenlemeleri yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler,
- Her türlü atamayı, yer değişikliğini, görev değişikliğini ve görevlendirme taleplerini içeren dilekçeler,
- Birim amirlerinin, müdür yardımcılarının, şube müdürlerinin, Halk Eğitim Müdürü, Okul Müdürleri gibi müstakil kurumların 1. ve 2. derece yöneticilerinin atama emirleri,
- Asayiş ve güvenlik ile ilgili önemli yazılar,
- Garnizon Komutanı imzasıyla gelen yazılar,
- Yargı organlarından gelen yazılar,
KAYMAKAM TARAFINDAN İMZA EDİLECEK YAZILAR:
Kaymakam tarafından imza edilecek yazılar şunlardır;
- Valilik Makamına veya diğer Valilik ve kaymakamlıklar, Genel Müdürlükler ile bölge Kuruluşlarına, bakanlıkların bağlı kuruluşlarına ve ( acil hallerde ) doğrudan Bakanlıklara hitaben yazılan bütün yazılar,
- Prensip, yetki uygulama, usul ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
- Birimlere gönderilecek direktifler, tamimler ve genelgeler,
- Birim amirlerine gönderilen taltif, tenkit ve ceza maksadıyla yazılan yazılar,
- 4483 Sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun ile ilgili her türlü yazılar.
- 3091 Sayılı Yasa ile ilgili müracaatlarda muhakkik tayin yazıları ve yine aynı kanuna göre verilen " Müdahalenin Men'i" " Talebin Reddi" kararları ve yazıları,
- Yargı kuruluşlarına gönderilecek bilgilendirme, inceleme, itiraz, savunma, iddia, temyiz vb. her türlü yazılar.
- Askeri Makamlarla yapılan her türlü yazışmalar, - Hizmetlerin anlatılmasına yönelik dahi olsa basına verilecek her türlü bilgi, yazı ve düzeltme metinleri,
- İlçe idare şube başkanları ve yardımcısı durumunda olanlar ile Halk Eğitim Merkez Müdürü, Okul müdürleri ve bunların yardımcıları gibi müstakil müesseselerden sorumlu olan idarecilerin yıllık, yasal ve mazeret izinleri dâhil olmak üzere göreve başlama ve görevden ayrılma yazıları,
- Vatandaşlarımızın yazılı veya sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçelere verilecek cevaplar.
- Umuma açık yerlerde verilecek ruhsatların ön işlemlerinin hazırlanması aşamasında Belediyelere ve Özel İdareye yazılacak yazılar;
1- Görüş bildirme yazıları,
2- Denetim sonuçlarının bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması amacıyla gönderilmesini içeren yazılar gibi tüm yazışmalar,
- Her türlü verile emirleri ile ödeme emirleri,
- Ataması Kaymakamlığa ait memurların derece ve kademe terfileri ile onayları,
- Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar, - Yatırımlar, plan ve programlarla ilgili yazışmalar,
- Görevden uzaklaştırma ve göreve iade yazıları,
- Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin ilanı için hazırlanan yazılar,
- Kişiye özel, gizli ve gizlilik dereceli yazılar,
- Afet Acil Durum Müdürlüğü ile ilgili yazışmalar
- Görevlendirme yazıları,
- Her türlü inceleme, ön inceleme ve disiplin soruşturması açılması ve bunların işleme konulması ile ilgili konular,
- Komisyon kararları,
- İlçe sınırları dışına araç görevlendirmeleri,
- Güvenlik soruşturmalarıyla ilgili yazılar,
- Bir birime ait iken başka birimin faydalanması için verilecek veya devredilecek her türlü demirbaş eşya, alet, vb. malzemelerin kullanım, intifa ve/veya devir izinleri ile ilgili yazılar,
- Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği yazılar ve onaylar,
- Kaymakamın uygun göreceği diğer yazılar,
Aşağıdaki konulara ilişkin yazılar Kaymakam tarafından onaylanır.
- Mevzuata göre bizzat Kaymakam tarafından onaylanması veya verilmesi gereken kararlar ve onaylar,
- Muhtemel olayları önleme ve müdahale planlarına, toplantı ve gösteri yürüyüşü yapılacak yerlerin tespit ve ilanına, kamulaştırma yasası gereği " Kamu Yararı" varlığına, hükümet komiseri atanmasına, umumi hıfzısıhha yasası gereğince yapılacak uygulamalara vb. işlemlere ilişkin onaylar,
- Memurların atama, yer değiştirme, görev yerlerinin belirlenmesi, istifa, emeklilik işlemlerine ait onaylar,
- İlçe idare şube başkanları ve yardımcı durumda olanlar ile Halk Eğitim Merkezi Müdürü, okul müdürleri ve bunların yardımcıları gibi müstakil müesseselerden sorumlu olan 1. ve 2.derece idarecilerin senelik, mazeret ve hastalık izinlerine ait onaylar ile sağlık izinlerini çalıştıkları mahal dışında geçirmeleri onayları,
- Her türlü vekâlet onayları, - İlçe İdare Şube Başkanlarının ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirilmelerine dair onaylar,
- Birim Amirlerinin Yıllık İzinleri Kaymakam tarafından Kurum personeline ait yıllık izin onayları kurum amiri tarafından verilecektir. ( Mazeret izin onayları ve sağlık izinleri Kaymakamca İmzalanacaktır.
- Memurlar hakkında soruşturma, el çektirme, göreve iade kararları,
- 4483 sayılı Yasa hükümleri ve/veya disiplin hükümlerine göre inceleme, soruşturma açma ve muhakkik ( ön incelemeci) görevlendirilmesine ilişkin her türlü onaylar,
- Memurların beş günden fazla mazeret ve otuz günden fazla yıllık izin onayları,
- İlçe dışına çıkacak resmi hizmete mahsus araçların taşıt görev formları,
- 5302 sayılı İl Özel İdare Kanununa, 2559 sayılı Polis Vazife ve Salahiyetleri Kanununa ve 2803 sayılı Jandarma Teşkilat, Görev ve Yetkileri Kanunu vb. ilgili mevzuata göre verilecek işyeri açma, kapatma ve ceza onayları,
- Personelin geçici veya sürekli görev veya görev yeri değişiklikleri,
- Birimlerin taşınmaz mal satın alınması veya kiralaması ile ilgili olaylar,
- Noter senedine bağlanması gerekli alım, satım, ihale işleri ile mukavele onayları,
- 3091 Sayılı Yasa uygulaması ile ilgili tüm onaylar,
- Köy bütçelerinin tasdik edilmesi,
- Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerinin lüzum müzekkereleri ile satın alma komisyon kararlarının onayları,
- Her türlü ihale ve ödeme emirleri onayları,
YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN " KAYMAKAM ADINA" İMZALAYACAĞI YAZILAR ·
Gelen-Giden Evrak Havale İşlemleri: Yazı İşleri Müdürü, aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar,
- Kaymakamlığa gelen gizli", "çok gizli", "kişiye özel", "isme", yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir. - "İvedi", "Çok İvedi", " Günlü" ibareli yazılar ile ( Telgraf, teleks, faks, tele fakslar gibi) değerli evrak Kaymakam ilçede ise Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda yazı İşleri müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir.
- Doğrudan Kaymakamlık Makamına yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydı yapılarak, ilgili daireye, yine Yazı İşleri Müdürü veya yokluğunda Kaymakamlık Yazı İşleri Şefi ve/veya Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni tarafından havale edilir . Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur. Ancak cevaplar Kaymakam tarafından imzalanır. Kaymakam dışında yapılan havalelerde herhangi bir mukteza tayin edilemez. ·
İmza İşlemleri: Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından" Kaymakam Adına" imza edilir.
- İhtiyar Meclisi Üyeleri, Çiftçi Malları Koruma Başkanlığı Yönetim Kurulu üyelerinin imzalarının tasdikleri,
- Kaymakamın ilçe dışında olması ve hemen dönmesi mümkün görülmeyen zamanlarda, Kaymakamın ilçeye döndüğünden itibaren yazışma hakkında derhal bilgi verilmesi şartı ile Kaymakam tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,
- 4483 Sayılı yasa gereğince Kaymakam tarafından verilen " Soruşturma İzni Verilmesi" ve "Soruşturma İzni Verilmemesi" kararlarının ilgili makam ve kişilere ( üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliğ ve tebellüğü işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,
- Mahalle muhtarlıkları ile ilgili yazışmalar,
- İkamet ettiği köyün veya mahallenin muhtarı tarafından onaylanmış olmak kaydıyla, Kredi Yurtlar Kurumuna, Başbakanlık Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışmayı Teşvik Fonuna veya Üniversitelere takdim edilmek amacıyla öğrenciler tarafından istenen öğrenci ailelerine yönelik "Meslek Beyan Belgeleri",
- Yurt dışında kullanılacak belgelerin ( Bakım, Yaşam Apostil ) tasdik işlemleri,
- 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve Uygulama Yönetmelikleri gereği yapılan her türlü yazışmalar.
BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR: ·
Birim amirleri doğrudan kendilerine gelen yazılarla ilgili olarak aşağıdaki işlemleri yaparlar;
- Birim amirleri sadece kendi konuları ile ilgili başvuruları bu yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde ( ihbar, şikâyet, atama vb. istisnalar dışında) doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus; bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.(İlgili yazının bir örneği bilgi amaçlı Kaymakamlık Makamına da yazılır.)
- Birim amirleri üst makamları tarafından gönderilen ve Kaymakamlık aracılığı ile gönderilmesi gerekirken her nasılsa doğrudan kendilerine gelen yazıları inceleyerek derhal makama bilgi verirler ve alacakları talimat doğrultusunda hareket ederler.
- Ön incelemeyi gerektiren durumlarda Birim Amirleri tarafından memurları ile ilgili ön inceleme onayı alınması halinde alınan ön inceleme onayları ve ilgili dilekçenin bir örneği Yazı İşleri Müdürlüğüne yazılı olarak bildirilir.
- Kaymakamın emri ve/veya onayı ile yapılan veya Kaymakamın bizzat Başkanı olduğu, ancak sekretarya işleri Yazı İşleri Müdürlüğünce yapılmayan her türlü denetim, toplantı ve uygulamalarla ilgili karar ve/veya tutanaklar bilgi amacıyla Kaymakamlık Makamına gönderilir. Bu tür yazılar kaymakam tarafından havale edilir, Yazı İşleri Müdürlüğü'nce dosyalanır. ·
Birim Amirlerinin " Kaymakam Adına" İmzalayacağı Yazılar: Birim Amirleri, aşağıda belirtilen konuları içeren yazıları " Kaymakam Adına" imza ederler;
- Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamlığın takdirini gerektirmeyen ve bir direktif niteliği taşımayan mutat yazılar ile teknik, istatistik ve hesaplara ilişkin yazılar, - Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge ve bilgi istenmesi, teftiş rapor ve layihalarının izlenmesine dair yazılar,
- Mevzuat ve bu yönerge gereği Kaymakam tarafından imzalanması gerekmeyen yazılar,
- Yetkili kurullar tarafından verilmiş kararların işleme konulması, tebliğ-tebellüğü, ilanı, ilgili kişi, bu yönergede istisnaları belertilmiş ( İlçe içi eş ve ast ) kurum ve makamların bilgilendirilmesi hususları ile ilgili yazılar,
- İlçe dışına tayini çıkan personelin "Personel Nakil Bildirimleri" evrakında kurum yetkilisi olarak Kaymakamın imza edeceği bölümün imza edilmesi,
· Birim Amirlerinin Yıllık Ve Mazeret İzinlerini Kullandırmada Göz Önünde Bulundurmaları Gereken Hususlar:
- Hizmetlerin her hal ve şartta aksatılmadan yürütülmesi esastır. Bu amaçla aynı statüdeki toplam çalışanı; 4 memura kadar dairelerde aynı zaman diliminde 1, 8 memura kadar olan dairelerde aynı zaman diliminde 2 memurdan fazla personele izin verilmemesi, 12 memurdan fazla personelin bulunduğu dairelerde aynı anda izinli olabilecek personel sayısı her 4 memurda 1 kişi olmak üzere artırılabileceği tavsiye edilmiştir.
- Aynı şekilde izne çevrilmiş sağlık raporunu çalıştığı mahal dışında geçirmek isteyen memurlar ve birim amirleri yazılı onay almadan görev yaptıkları yerin mülki hudutlarını terk etmeyeceklerdir. - Gerek izinleri, gerek mazeret izinlerinin ve gerekse sağlık raporlarının alınması ve kullanılmasında Birim Amirleri son derece titiz davranmak, şüpheli durumlarda derhal yasal işlem yapmakla mükelleftirler.
İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜNÜN "KAYMAKAM ADINA" İMZALAYACAĞI DİĞER YAZILAR:
İlçe Milli Eğitim Müdürü bu Yönergenin Yazı İşleri Müdürünün "Kaymakam Adına" İmzalayacağı Yazılar bölümünün İmza İşlemleri bölümü ve Birim Amirlerinin İmzalayacağı Yazılar bölümünün Birim Amirlerine Doğrudan Gelen Yazılar bölümünde bahsedilen sayılan hususlara ek olarak aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemleri yapar;
- İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı okullardaki öğrencilerle ilgili istatistiklere ait yazışmalar,
- İlçemizdeki eğitim-öğretim hizmetleri kapsamındaki mesleki ve rehberlik çalışmaları ile ilgili yazışmalar,
- Sadece kendi muadil ve astlarına hitaben yazılar yazıyor ise öğrenci nakilleri, devamsız öğrenciler vb. öğrenci işleriyle ilgili yazışmalar,
- Halk Eğitim Müdürlüğünün bilgilendirmeye yönelik ve istatistiklere ait yazışmalar,
- Milli Eğitimle ilgili komisyon kararlarını imzalamak,
- Birimlere ait yıllık izin planlarının onayları,
- Hüküm ve Karar ifade etmeyen, icrai nitelikte olmayan sadece bilgi aktarılmasına yönelik Erzurum Valiliği ( İl Milli Eğitim Müdürlüğüne ) yazılan yazılar ( her türlü personel ve yönetici atama, yatırım teklifi, ödenek talep yazıları hariç),
- Bakanlığa gönderilen takdir yetkisi olmayan meslek içi eğitim kurslarının başlayış ve bitişleri ile istatistik bilgilere ilişkin yazılar,
- İlçeye atanan personelin göreve başlama ve ayrılma yazıları,
- Başkanı Kaymakam ve İlçe Milli Eğitim Müdürü olmayan kurul ve komisyon onayları,
4.2.3. Y A Z I Ş M A L A R YAZIŞMALARDA USÜL:
Birimler, yazışmalarında aşağıdaki hususları uyarlar;
- Yazışmalar şekil ve esas bakımından Başbakanlık Makamınca çıkartılan ve 02.02.2015 tarih ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan " Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" e uygun olarak yapılacaktır.
- Yazışmalarda standartlaşmaya özen gösterilecektir.
Örnek -1: Bir yazıda "Vilayet Makamına " bir başka yazıda " İl Makamına" değil her yazıda "ERZURUM VALİLİĞİ" olarak yazılacaktır.
Örnek -2:Onaylarda " OLUR" deyimi kullanılacak, imza yeri için yeterli bir aralık bırakılacaktır. " OLUR" tarih, (İmza boşluğu), Ad-Soyad ve Unvan alt-alta yazılacaktır.
Örnek -3: Sonuç ifadeleri; "Bilgilerinizi rica ederim." "Bilgilerinize arz ederim." "Bilgi ve gereğini rica ederim." Veya "Gereğini bilgilerinize arz ederim." Üst ve ast makamlara veya eş ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılarda ise duruma göre; b-a) Bilgi ve gereğini arz ve rica ederim. b-b) Gereğini arz ve rica ederim. b-c) Bilgilerinize arz ve rica ederim. şeklinde olacaktır.
- Kurumlar arası yazışmalar " arz ederim", Kurum içi yazışmalar " rica ederim" ifadeleri ile yazılacaktır.
- Yazıların, Türkçe Dil Bilgisi kurslarına uygun, kısa, öz, tekrardan uzak, açık ifade ile ve maksadı tam olarak anlatan nitelikte hazırlanıp yazılması zorunludur. Ayrıca cümlelerin yüklemleri arasında ses uyumuna dikkat edilecektir. Bu amaçla tüm daire amirleri bürolarında yukarıda zikredilen Yönetmelik ile kendilerine ait Türkçe İmla Kılavuzu ve Türkçe Sözlük bulundurmaya özen gösterecektirler.
- Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından Birim Amiri ile ilgili memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmez. Günlü ve İvedi yazılar -
- belirtilen gününde, normal yazılar ise işlemi gerektirenler hariç en geç üç gün içinde gereği yapılarak cevaplandırılır.
- Her türlü dilekçenin en geç bir ay içinde cevabı verilir. Eğer işlemleri devam ediyorsa hangi safhada olduğuna dair yine en geç birer aylık zaman aralıklarıyla ilgili makam ve kişilere cevabı yazılır. Bu durumda ayrıca sonuç bildirilir. 4892 Sayılı bilgi Edinme Kanunu kapsamında olan dilekçeler için bu kanunda belirtilen sürelere ve prosedüre uyulur.
4.2.4. S O R U M L U L U K UYGULAMA VE SORUMLULUK:
Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasında, yönergeye uygunluğun sağlanmasında Birim Amirleri, yazışmaların emir ve usullere uygun yapılmasından ve dosyaların korunmasından birimlerin yazı işleri görevlileri sorumludur. Buna esas olmak üzere Yönerge zaman zaman tüm memurlara imza karşılığında okutulacak ve yönergenin bir örneği birim amirlerince el altında bulundurulacak, uygulaması sağlanacaktır.
4.2.5. YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN YÖNERGE:
10.09.2012 tarihli Uzundere Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.
YÜRÜRLÜK: Bu yönerge onay tarihi itibariyle yürürlüğe girer.
YÜRÜTME: Bu Yönergeyi Uzundere Kaymakamı yürütür.
5. UYGULAMA ve SORUMLULUK:
Bu yönerge Kaymakam tarafından onaylanır.
Bu Yönergenin uygulanmasından, 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca Uzundere İlçesinde Kaymakamlık ve Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum ve kuruluşlar sorumludur.
Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından, yönergeye uygunluğun sağlanmasından Birim Amirleri, yazışmaların emir ve usullere uygun yapılmasından ve dosyaların korunmasından birimlerin yazı işleri görevlileri sorumludur. Buna esas olmak üzere Yönerge zaman zaman tüm memurlara imza karşılığında okutulacak ve yönergenin bir örneği birim amirlerince el altında bulundurulacak, uygulanması sağlanacaktır.