PLANLAMA - Ayyıldız Danışmanlık
Günümüzde hayatın akışı o kadar hızlanmış durumda ki, bu hıza ayak uydurmak için hiç durmamak ve atılan adımları doğru ve emin atmak gerekmektedir. En genel tanımıyla planlama geleceğe yönelik ve belirli bir amaca veya amaçlara ilişkin olarak gerçekleştirilen, rasyonel bir süreçtir. Buna göre planlamanın üç önemli özelliği geleceğe yönelik olması, belirli bir amaca ilişkin olması ve rasyonel olması şeklinde ortaya konulabilir.
Belli bir amaç veya kullanım göz önünde tutularak elverişli ve metotlu bir biçimde düzenleme eylemidir. Yapılacak olan bir işi belirli bir plana göre düzenlemek, plana bağlamaktır. En basit tanımıyla planlama gelecekte yapılacak işlerin bugünden belirlenmesidir. Diğer bir tanım ise; amaçlar ile bunlara ulaşmayı sağlayacak araç ve olanakların belirlenmesidir.
Planlamanın en önemli özelliği geleceğe yönelik olmasıdır. Planlama bilinen olaylarla ilgili olarak, tutulacak yolu seçmeye yaradığı gibi, ileride meydana gelebilecek sorunların araştırılmasını da kapsar. Genel olarak bir planlama sürecinde, amaçların belirlenmesi, fırsatların araştırılması, alternatif politika ve stratejilerin oluşturulması, hedeflerin belirlenmesi ve planın denetlenmesi aşamalarını görebiliriz.
Planlamanın öncesinde düşünmek yatar. Düşünmeden bir şeyi planlanması olanaksızdır. İnsan önce ne yapacağını, ne yapması gerektiğini düşünür. Ona göre bir faaliyet planı ortaya koyar. Yapılan plandan sonrada, bu planın yönetilmesi gerekmektedir. İyi yönetilmeyen bir plandan da güzel sonuç almak çok zordur. Yapılan planın iyi yönetilmesi ve eksiklerin giderilmesi ya da planın revize edilmesi gerekebilir. Bunlar iyi bir yönetimle olur.
Planlamanın en temelinde yatan ise hedeflerdir. Hedefler ulaşmak için plan yapılır. Hedefsiz plan yapmak haritasız yola çıkmak gibi bir şeydir. Çünkü plan hedefler doğrultusunda yapılır. Planın esas amacı hedeflere ulaşmaktır. Bunun için öncelikle hedefler çok iyi şekilde tespit edilmelidir. Rasyonel olunmalı, ortaya konan hedefler ölçülebilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Sonra rahatlıkla bu doğrultuda plan yapılabilecektir.
Planlama işi, nereye, nasıl gideceğini mantıklı bir biçimde ortaya koyma sanatıdır. Bu sanatı icra etmekte çok kolay değildir. Bunu ortaya koyabilenler hayatlarında başarıya ulaşmakta hatta başarıdan başarıya koşmaktadırlar. Bu gibi şeyler anlatıldığı zaman çok kolay görünmektedir. Fakat başarıya giden yol bu kadar kolay yürünmemektedir. Bu yolda karşına çıkacak engelleri bir bir aşmak, bazen yokuş yukarı çıkmak gerekmektedir. Bu ise her baba yiğidin harcı değildir. Bu bir değişimdir. Değişim ise en zor olandır. Çünkü insan stotükocudur. Stotükoyu yani durağanlığı çok sever. Bu ne demektir. Alışkanlıkların ipleri bizi öyle bağlamış, inandıklarımız bizi öyle kuşatmıştır ki harekete geçmek ve değişmek bizim için çok ama çok zordur. Bu kişinin kendi kurallarına karşı gelmesi yeni bir yaşam felsefesini benimsemesidir. İşte başarıya giden yol budur. Başarının felsefesi budur. Başarı hedeflere ulaşmaktır. Bu hedeflere varmak içinse planlama şarttır. Planlama ile yapılması gerekenler ortaya konur ve yapılır. Patika yollardan çıkılır ve hedeflere giden yoldan yürünür. Bu da başarı yoludur zaten.
Planlamanın belli başlı bazı aşamaları mevcuttur. İş akışı bu aşamaların en önde geleni ve en önemlilerindendir. İş akışından kasıt süreler, ölçümler, hatalar gibi işin yapılmasında etkin olan şeylerdir. Bunları rasyonel şekilde tespit edilmelidir. Bunların sonuçları yapılan planda etkin şekilde kullanılacaktır. İşin süresi ile yapılan işin ne kadar süreceği tespit edilmelidir. Yapılan işin rasyonel olarak ölçümleri yapılmalı, planın uygulanabilir olması için doğru ölçümler elde edilmelidir. Aynı zaman da işte yapılan hataların da tespit edilmesi ve buna göre önlemler alıp, yapılan planda bunu yer vermek, buna karşı önlem almak ta planın uygulanabilirliğini etkin bir şekilde arttıracaktır.
Bunların yapılmasından sonra hedeflerin gözden geçirilmesi yapılabilir. Çünkü hedef koymak demek değişmez bir anayasa belirlemek değildir. Bunun üzerinde revizyonlar yapılabilir. Hedeflerde küçük sorunlar bile planın uygulanmasında ortaya çıkacaktır. Onun için bunlar kesinlikle göz ardı edilmemelidir.
Bu aşamadan sonra planlama yapılabilir. Bu önceki aşamaların ışığında yapılan plan çok daha etkin ve uygulanabilir olacaktır. Hatta planda çıkacak küçük sorunlar bile kolayca aşılabilecektir.
Herhangi bir faaliyetin başlangıç ve bitiş süreleri de belirtilmelidir. Bu da yapılan planın uygulanmasın da çok önemlidir. Çünkü planlamanın yanında zamanın etkin ve verimli kullanılması da gereklidir. Planlamada zaman etkin kullanılmalıdır. Etkin bir plan için bu şarttır. Zamanını etkin kullananların, planlarını da gerçekleştirmeleri de kaçınılmazdır.
Günümüzde birçok planlama yöntemi ortaya çıkmıştır. Fakat bunlar içinde en çok kullanılanı ve başarılı olunanı matris yöntemiyle planlama olmuştur. Matris yönteminde yapılması gereken faaliyetler bir tablo halinde yukarıdan aşağıya doğru yazılır. Daha sonra da bu faaliyetlerin yapılaması gereken süre dilimine göre üst kısıma yazılır. Burada önemli olan faaliyetlerin hedeflenen sürede yapılmasıdır. Matris yöntemi faaliyetleri öne çıkarmakla birlikte zamanın da etkin kullanılmasını sağlayarak, etkin bir planlama olarak karşımıza çıkar. Bu yöntem ile öncelikle uzun vadeli hedeflere göre plan yapılıp sonra yaşanan saatte kadar inilmesi ile çok rahatlıkla hedeflere ulaşılması sağlanacaktır. Bu da başarı demektir.
Bu anlatılanları yapmak ne çok kolaydır ne de çok zordur. Kolay değildir çünkü istemeyi, sabretmeyi, çalışmayı ve en önemlisi ise değişmeyi gerektirmektedir. Ama diğer taraftan zorda değildir. Bu kişinin kendisinde bitmektedir. Başkası ile hiç ama hiç uzaktan yakından ilgisi yoktur. Başarıya ulaşmak için harita mevcuttur. Sadece yola çıkmak ve bu yolda ne olursa olsun sürekli ilerlemeye devam etmektedir. Bu yolda da plansız gidilmemesi gerektiği aşikârdır. Bunun için yapılması gereken öncelikle hedeflerin belirlenmesi ve bu hedefler doğrultusunda plan yapıp bunu uygulamaktır. Mutlaka burada sorunlar olacaktır. Sorunlar hep olacaktır. Ama bu dünyada çözümü olmayan sorun yoktur. Önemli olan çözümlere odaklanmaktır. Kendimize sorduğumuz sorunun olabilir mi değil nasıl olabilir olmasıdır.
Kaynak: İsa ATEŞ/ Yönetim Danışmanı