<< Önceki Jun 2019 İleri >>
Doküman Yönetim Sistemi Nedir ve Ne Getirir?
Doküman yönetim sistemi, "kağıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir.
Akla gelebilecek tüm iş ortamlarında bilgi, değişik tür dokümanlarda saklanır ve yapılandırılmış ve yapılandırılmamış olmak üzere farklılaşan bilgi kümeleri dahilinde birikir.
Yapılandırılmış bilgi kümeleri, kurumsal kaynak planlama ( ERP ), Müşteri İlişkileri Yönetimi ( CRM ), Tedarik Zinciri Yönetimi ( SCM ) veya finansal uygulamaları tipi bütünleşik sistemler dahilinde yaratılan, işlenen ve saklanan kurumsal bilgileri içerir. Bu tarz bilgi kümeleri, veritabanları gibi formatlı yapılarda tutulur ve arayüz programları tarafından ayrıştırılarak başka sistemlere aktarılabilirler.
Yapılandırılmamış bilgi kümeleri ise E-Posta mesajları, notlar, dokümanlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerini içerir. Bu tip bilgi kümelerinin bir kısmı elektronik olarak bir kısmı ise kağıt üzerinde saklanırlar. Özellikle yapılandırılmamış bilgi kümelerinde yer alan bilgiler, dağınık ve genellikle kendini tekrarlar biçimde birikir.
Doküman yönetimi ve takibinin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin ve dokümanların çoklu kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktır.
Amaç; ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenebilir, hızla erişilerek paylaşılabilir halde bulunmasıdır. Bununla birlikte birçok kurum basılı kağıdı en yaygın doküman aracı olarak kullanmaktadır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ile elde edilmiş olmaktadır. Verimliliği ve etkinliği arttırmanın bir sonraki aşaması, doküman yönetiminin ana iş uygulamaları ile entegrasyonudur. Yapılandırılmış bilgi kümelerinin devreye gireceği bu aşamada, artık bilgi statik bir biçimde birikmenin ötesine geçerek, akan süreçler halinde sisteme gireceklerdir.
KOBİ'ler ve Etik DokümanMatik;
Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenebilir, hızla erişilerek paylaşılabilir halde bulunmasıdır.
Bu amacı gerçekleştirmek üzere, oluşturulan DokümanMatik yazılımı Web tabanlıdır. Küçük ve orta büyüklükte KOBİ'ler için son derece kullanışlıdır.
Yazılım açık kaynak kodludur, geliştirmeye açıktır. PHP ile yazılmış olup, MySQL veritabanı kullanmaktadır.
Bu yazılımı web sitenize kolayca entegre ederek web sunucunuzda çalıştırılabilirsiniz. Ayrıca dilerseniz firmanızdaki windows ve/veya linux tabanlı bir sunucu üzerinde de çalıştırılabilirsiniz.