Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur? - Teknik Yazılar
Ana Sayfa / Firma Sistemleri / Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?
by Fatih Demirbaş on 12/21/2015 in Firma Sistemleri
Firmalar her yönetici istihdamında, değişikliğinde veya yeni departmanlar oluştururken organizasyon şemasını güncellemek durumunda kalır. Bu değişiklikler hem zor bir süreçtir hem de bölümler arasında bir kargaşa yaratır. Çünkü organizasyon şemaları departmanların bağlı olduğu birimleri ve sınırlarını belirlemektedir. Bu taşlardan birinin yerini oynatmak demek tüm birimlerin bu işlemden etkilenmesi demektir. Kısacası sancılı bir sürecin oluşumuna zemin hazırlamış oluruz. Bu süreçte hangi departmanın hangi yöneticiye, hangi birime bağlanacağı konusunda sorunlar ve tartışmalar çıkar. Kimseyi gücendirmemek adına da belirli bir düzen ve mantıktan yoksun olarak şemaya yeni eklemeler yapılır. Oluşan yeni şemada kimseyi memnun etmez ve kağıt üzerinde göstermelik bir şema olmaktan öteye gidemez. Sadece müşteri ve sistem denetimlerinde mantığını kavramadığınız ve içselleştirmediğiniz organizasyon şemanızı gösterir geçersiniz. Var mı – var düşüncesiyle hareket etmekten ötesine geçilemez.
Kurumsallaşmada ki ve firmanın sürdürülebilir yapısının devamlılığını organizasyon şemaları sağlamaktadır. Organizasyon şeması, günü kurtarmak amacından öte ileride eklenecek departmanları da hesaba katarak oluşturmak gerekir. Bir pozisyon için alım yapılacaksa, organizasyon şemasında daha önce oluşturduğumuz bölüm bazında alımları gerçekleştirmek gerekir. Bu şekilde hareket etmek hem organizasyon şemamızı sürekli güncellemeden işlevselliğini sağlar hem de şemaya göre plan oluşturmamıza katkıda bulunur. Ayrıca insan için çok kıymetli olan zaman faktöründen de tasarruf sağlamış oluruz.
Firmalar kendine bir stratejik plan oluşturmalıdır. Bu stratejik planlar 3 yıllık 5 yıllık veya 10 yıllık yapılabilir. Bunun için büyüme hedefi ve vizyonu oluşturulmalıdır. Bu belirlenen plan çerçevesinde firmanın şu anki ve belirlenen süreçteki ihtiyaçları göz önünde bulundurulmalıdır. Bu planlar, belirlenen sürecin sonundaki firmanın hangi düzeyde olacağı düşünülerek hazırlanacağı için hangi fonksiyonların ve departmanların firmada oluşturulması gerekeceği ortaya çıkacaktır. Böylece istenilen kalitede ve işlevsellikte organizasyon şeması oluşturmak için öngörünüz hazır olacaktır. Sonuçta istihdama bağlı değil sisteme bağlı bir organizasyon şeması oluşacaktır. Organizasyon şemaları, yıllık olarak değerlendirmeli ve revize edilmelidir. Yıllık revize ve kontrollerin yapılması stratejik planlar çerçevesinde oluşturulan organizasyon şemalarının ne kadar sağlıklı olduğu hakkında size geri bildirim verir. Henüz açılmamış bölümler ihtiyaç duyulduğunda kafa karışıklığı yaratmamakla beraber nereye bağlanacağı apaçık ortaya çıkacaktır.
İdari İşler: Şirketin yemek, servis, bina bakımı, güvenlik gibi iç hizmet faaliyetlerin sağlanması görevini üstlenir. Şirketin yönetim ve üretim alanlarının çalışmaya müsait olmasını, yemek, servis, bakım, güvenlik, bilgi işlem gibi iç hizmet ihtiyaçlarının giderilmesini sağlar. Satınalma departmanı ile sıkı diyalog halindedir. Bazen insan kaynaklarının istihdamını ve hizmetlerini de üstlenir.
Mali İşler: Muhasebe ve finans işlerini yürüten birimdir. Gelen ve çıkan evrakların kaydını yapar. Alacakların tahsilatını ve borçların ödemesini yapar. Resmi dairelerle ve bankalarla ilişkileri yürütür. Denetim fonksiyonu da vardır. Şirkette bulunan demirbaş, sarf malzemesi, hammadde, yarı mamul, bitmiş mamul ve diğer varlıkların sayımını ve raporlamasını yapar.
Satınalma: Şirket ve bölümler için ihtiyaç duyulan tüm malzemelerin alımını yapar. Hammadde, yardımcı malzeme, sarf malzeme alımı ve yatırımlara yön verir. (satınalma ile ilgili yazımızı inceleyiniz)
Üretim: Fabrikanın varoluş sebebidir. Ürün veya hizmetin üreten birimdir. Üretimde çalışan verimliliğini ve takibini yapar. Dışarıya yaptırılan fason üretimlerin kalitesini de takip eder. Araştırma Geliştirme ve Üretim Geliştirme bölümleri genelde bu bölüme bağlıdır.
Satış: Müşterilere hizmet üreten, bayilik teşkilatını oluşturur ve yönetir, Hedef bölgelere ziyaretleriyle satışları ve bayi sayısını artırmaya çalışır. Eğer bulunduğu ülkenin dışına da satış yapılıyorsa; yurtiçi ve yurt dışı olarak kısımlara ayrılabilir.
İnsan Kaynakları: Bu bölüm şartlar gereği temel departman olarak yerini almaktadır. Firmanın ihtiyacı olan istihdamı ve kaliteli personeli bölge şartlarını gözeterek sağlamaktadır. Personelin her türlü faaliyetini (işe giriş, çıkış, izinler vb.) raporlamakta ve yasal mevzuatlara göre işlem yapmaktadır. Ayrıca personelin moral, motivasyon ve ihtiyaçları bu bölüm önderliğinde yapılmaktadır.
Kalite Kontrol-Kalite Güvence: İlk başta temel birim olarak düşünülmese de üretim yapan firmalarda müşteri beklentilerinin yükselmesiyle temel ihtiyaç haline dönüşmüştür. İlk başta sadece ürünün kalitesine bakılan kalite kontrol, müşteri ye yönelik satış sonrası hizmet ihtiyacı ve daha kapsamlı kalite hizmetleri ile yerini kalite güvenceye bırakmıştır.
Yönetim Temsilciliği: Bu birimde ilk başta temel birim olarak görülmemektedir. Ancak firmalar büyüdükçe kalite sistemlerine uyumluluğu zorunlu hale gelmiştir. Ayrıca dış müşteri denetimleri de bu bölümü temel bölüm haline gelmesinde etkili olmuştur. Sistem gereği bu bölümün işini rahatça yapabilmesi ve sözünü dinletebilmesi açısında firmanın tepe yönetimine bağlanması gerekmektedir.
Bu belirtilen temel departmanlar şartlar gereği arttırılabilir, birleştirilebilir veya şartlar gereği farklı birimlere bağlanabilir. Ayrıca farklı bir birim, koşullar ve ihtiyaç halinde temel departman haline getirilebilir. Bu yapılan işlemler iş gücü azaltmaya yönelik de olabilir. Son yıllarda orta ölçekli firmalarda dahi Pazarlama, Planlama, Lojistik, Ar-ge/ Ür-ge gibi birimler haklı olarak temel fonksiyon haline gelmiştir. Ayrıca Marka Yönetimi, Reklam ve Halkla İlişkiler gibi bölümler departman olarak değerlendirilmektedir. Her firma işinin gerektirdiği temel fonksiyonlara göre departmanlarını, birimlerini ve pozisyonlarını belirlemelidir.
İyi bir organizasyon şeması sayesinde çalışanlar firmalarını, diğer çalışanları ve sorumluluklarını daha kolay anlayacaklardır. Ayrıca organizasyon şemasına bakarak kendi kariyer planlarını yapabileceklerdir. İşe yeni başlayanlar ise firmada nereye konumlandıklarını, hangi görevi yerine getireceklerini ve firmalarını daha kolay anlayacaklardır. Aynı durum müşteriler içinde geçerlidir ve organizasyon şemasına baktığı anda firmanın işleyişi hakkında bilgi edinecektir. Bu sebeplerden ötürü organizasyon şemaları herkesin görebileceği bir yerde olmalıdır.
Organizasyon şeması yöneticileriniz arasında kurduğunuz dengeye göre değil, şirketin sürdürülebilir büyüme hedeflerine göre belirlenmelidir. İyi bir organizasyon şeması kurumsallaşmanızı da kolaylaştıracaktır. Kurumsallaşmanın önemli bir göstergesi olan organizasyon şeması uzun yıllar ufak değişikliklerle kullanılmalıdır.
Firmada, sürdürülebilir büyümeyi planlayan oluşturan kişilerin veya grupların organizasyon şemasını hazırlaması daha doğrudur. Şemayı hazırlarken İnsan Kaynakları ve Kurumsal İletişim yöneticilerinden de fikir almak sağlıklı bir organizasyon şeması için gereklidir. Son olarak organizasyon şeması Üst Yönetime sunularak onaylanmalıdır.
By Fatih Demirbaş Tarih: 12/21/2015