Çalışma Esasları Ynt.
ATGV Sigorta ve Aracılık Hizmetleri Ltd. Şti.
ATGV İhtiyaç Maddeleri ve Depoculuk Ltd. Şti.
Keşif İcra Araçları İktisadi İşletmesi
PERSONEL GÖREV YETKİ
f) İktisadi İşletme: Vakfa bağlı hakimevi, sosyal tesis, kreş, yediemin deposu ve Vakfın % 50’den fazla
hissesine sahip olduğu ticari şirketi,
g) Tesis İşletme Müdürü : Vakfa bağlı iktisadi işletmelerin Müdürünü ifade eder.
VAKIF MERKEZ TESKILATI
A- Genel Müdür
c) Vakıf adına yapılacak ödemeler, Vakıf Senedi uyarınca yönetim kurulu başkanı veya vekili ile yönetim kurulu üyelerinden birisinin imzasıyla yapılır.
B-Genel Müdür Yardımcısı
c) Vakfin tanitim maksadiyla çesitli tanitici ve animsatici materyaller (dergi, brosür, tanitim katalogu, web sitesi ve promosyon malzemeleri gibi) için gerekli bilgi ve doküman birikimini saglamak, bu materyallerin hazirlanmasi ve karara baglanmasini temin etmek ve bu materyaller ile Vakfi kamuoyuna tanitmak,
d) Vakfin web sitesini gelistirmek ve güncellestirmek, site üzerinden gelen elektronik postalari cevaplandirmak,
e) Vakifla ilgili tören, kutlama, karsilama, ugurlama ve agirlama konularinda gerekli görevleri yerine getirmek, fotograf ve görüntü çekimini saglamak ve arsivlemek,
f) Vakfin bagis gelirlerinin arttirilmasina yönelik strateji belirlemede katkida bulunmak, plan ve program hazirlamak,
g) Uzmanlik alaniyla ilgili olarak Genel Müdür tarafindan verilecek diger görevleri yapmak.
D- Mali Isler Müdürü (Muhasebe Müdürü)
1) Mali Isler Müdürünün görev, yetki ve sorumluluklari:
1) Kendisine teslim edilen araci; ilgili mevzuata, trafik kurallarina ve teknik tarifnamesine uygun sekilde kullanmak,
2) Kendisine teslim edilen araci, her zaman göreve hazir bir vaziyette, temiz ve bakimli bulundurmak,
Insaat ve Emlak Müdürünün görev, yetki ve sorumluluklari:
a) Vakfa ait tasinmaz mallarin kiralama ve devir islemlerini yürütmek, kira sözlesmeleri ile sartnamelerini hazirlamak, kiralarin düzenli bir sekilde ve zamaninda tahsilini saglayici tedbirleri almak, kira artislarinda, artis tebligatini hazirlamak ve sonucunu takip etmek,
e) Vakif emlakinin, kütük defterine islenmesini, kütük defteri, tapu senedi dosyalari, kira mukavelesi vb. yazisma evrakinin düzenli bir sekilde korunmasini saglamak ve envanter çalismalarini yürütmek,
f) Vakifça yaptirilacak insaatlarin ve mevcut binalarindaki tadilat ve onarim islerinin projeleriyle ilgili sartname ve sözlesmeleri hazirlamak, proje ve kesiflerin düzenlenmesi islerini organize etmek ve uygulamaya hazir hale getirmek,
g) Çizdirilen projeleri, mahal listeleri ve detaylarini incelemek, uygulama projelerinin mahal listeleri ile detaylarinin hazirlanmasini, bir bütün olarak incelenmesini temin etmek, varsa eksikliklerinin giderilmesini saglamak,
h) Ihale dosyalari ile is programlarinin hazirlanmasini ve gereginin yapilmasini saglamak,
i) Vakif adina yaptirilan binalarin teslim alinmadan önce kontrollerinin yapilmasi için gerekli kabul heyetlerini olusturmak, kabul heyetlerinin tespit ettigi eksikliklerin giderilmesini temin etmek,
i) Vakifça yapilacak ve yaptirilacak insaat, tadilat, onarim, elektrik, asansör, telefon, sihhi tesisat vb. projelerinin çizimlerinin yapilmasini, gerektiginde detay ve resimlerinin çizilmesini saglamak,
m) Hukuki ve teknik konularda Vakif uzmanlarinin görüsüne basvurmak ve islemlerin verilen görüs dogrultusunda yapilmasini saglamak,
n)Genel Müdür ve Genel Müdür Yardimcisi tarafindan verilen diger görevleri yapmak,
A) Sosyal Tesisler
c) Tesis Isletme Müdürüne, isletmede bulunmadigi hallerde verilen yazili yetkiyle sinirli kalmak kaydiyla vekalet etmek, tesis müdürünün izinli, raporlu veya geçici görevli oldugu dönemlerde tesis müdürüne ait yetkileri kullanmak,
d) Tesisin dis yazismalarini kontrol ettikten sonra parafe etmek, Tesis Isletme Müdürünün verdigi yetki sinirlari içerisinde iç yazismalari imzalamak,
g) Tesis Isletme Müdürü tarafindan görevlendirilmesi halinde Gece Müdürü sifatiyla tesisi yönetmek.
Tesis Isletme Müdür Yardimcisi, bu görevlerin yerine getirilmesinde Tesis Isletme Müdürüne karsi sorumludur.
3) Tesis isletme müdürlügüne bagli birimler, görev, yetki ve sorumluluklari:
Kasa Sorumlusu; isletmedeki günlük tahsilatin kasaya alinmasindan, Isletme Müdürü ile Muhasebe Müdürünün müsterek talimati ile ödeme yapilmasindan, kasa defterinin günü gününe düzenli bir sekilde tutulmasindan, kasa fazlasinin bankaya yatirilmasindan, kasada çikacak fazla ve noksanliklardan sorumludur.
Muhasebe Servisinde görevli anilan personel, yukarida belirtilen islemlerin yerine getirilmesinde Muhasebe Sefine, Muhasebe Müdürüne ve Tesis Isletme Müdürüne karsi sorumludurlar.
Tesisteki konaklama, yemek, temizlik, güvenlik, restoran, toplanti ve organizasyon gibi hizmetlerin verilmesini saglayan servistir. Dogrudan Isletme Müdürüne bagli olarak görev yapar, asagidaki birimlerden olusur. Ilgili birimlerde islerin düzenli sekilde yürütülmesinden bizzat birim sefleri sorumludur.
Ön Büro (Resepsiyon); Resepsiyon sefinin sorumlulugunda, resepsiyon görevlileri ve bellboylarin görev yaptigi birimdir. Resepsiyon-müsteri iliskilerinin iyi bir sekilde olmasini saglamak, rezervasyonlarin aksatilmadan yapilmasini temin etmek, kasiyerlerden gelen hasilati teslim alarak muhasebeye tevdi etmek ve resepsiyonda yapilmasi gereken sair isleri yerine getirmekle yükümlüdür.
Halka Iliskiler Sefligi; Isletmede verilebilecek dügün, nisan, ziyafet, konferans vb. organizasyon hizmetlerini tanitir, bu konudaki talepleri degerlendirerek hizmetin verilmesini saglar.
Restoran Sefligi; Restorana gelen müsterilerin karsilanmasi, restoranin genel temizligi, verilen siparislerin zamaninda karsilanmasi, siparis fisleri ve adisyonlarin düzenlenmesi ile yükümlüdür. Restoran Sefinin (Maitre d’hotel) sorumlulugunda sefler, kaptanlar, garsonlar ve komiler görev yapar.
Mutfak Sefligi; Isletmede hizmete sunulan tüm yemeklerin saglikli, lezzetli ve temiz bir sekilde zamaninda çikmasindan, çalisma programi ve yemek listelerinin hazirlanmasindan, mutfaga giren ve çikan malzemelerin kullanilmasindan, cost-control görevlisine gerekli bilgiyi vermekten ve mutfagin temiz tutulmasindan sorumludur. Asçibasinin sorumlulugunda asçilar, pastacilar, asçi yardimcilari ve tabakçilar görev yapar.
Vakif ve Tesislerde görevlendirilen bölüm sefleri ve yardimcilari:
a) Emirlerindeki personelin sevk ve idaresinden, görevlerini dikkat ve itina ile yerine getirmelerinden,
b) Hizmeti isler halde tutmak için gereken tedbirlerin alinmasindan ve mahiyetlerinde çalisan personelin yetismesi ve izlenmesinden,
c) Islerin zamaninda ve eksiksiz yürütülmesinin koordinasyonundan,
d) Bölümlerinde bulunan demirbas esya ve malzemelerin korunmasindan,
Yeni Servis Kurulmasi
Hizmetin yerine getirilmesinde yeni kurulacak bir servise ihtiyaç duyulmasi halinde, isletme müdürü tarafindan gerekçesi ve görevleri belirlenerek hazirlanan servis kurulma istemi Vakif Genel Müdürünün onayina sunulur ve onaya müteakip hizmet birimi olusturularak yazili olarak teblig edilecek görev ve yetkiler dogrultusunda hizmet vermesi saglanir.
B) Diger Iktisadi Isletmeler
Hizmet sektöründe, yediemin ve mahcuz mal deposu isletmeciligi, kesif araçlari isletmeciligi gibi faaliyetlerde bulunur.
a) Yediemin ve Mahcuz Mal Deposu Isletmesi
aa) Kiymeti süratle düsen,
dd) Bir arada bulunduklari esya için tehlike arz eden veya yas deri gibi fena koku yayan,
Mallar alinmaz. Depoya alinmayacak mallar hakkinda Icra ve Iflas Kanununun 113/2. maddesi uyarinca icra memurlugunca islem yapilir.
Icra dairesi tarafindan gönderilen mahcuz mal, düzenlenen giris makbuzu mukabilinde depo veya garaja alinir ve “Depo ve Garaj Emanet Defteri” ne kaydedilir.
Depo ve Garaj Emanet Defteri, depo ve garajda muhafaza edilmek üzere icra memurluklarinca teslim edilen mahcuz mallarin kaydinin yapildigi defterdir.
Bu defter, sira numarasi, icra ve iflas dairesi esas numarasi, alacakli ve borçlunun adi, soyadi ve ikametgah adresi, giris ve çikista mali teslim eden ve teslim alan görevlinin adi, soyadi ve imzasi, malin cinsi, miktari, adedi, teslim tarihindeki evsafi, tasitlarda ekspertiz raporu, modeli, marka, tipi, icra memurlugunca taktir edilen degeri, malin depoya giris ve çikis tarihi, kalma süresi, alinan ücret ve düsünceler sütunlarini ihtiva eder.
Muhabere defteri, depo ve garaj faaliyetleri için yazilan yada bu isle ilgili olarak gelen her türlü evrak ve yazilarin kaydina mahsustur.
Bu defter, sira numarasi, evrakin tarih ve numarasi, gönderilen veya gönderen daire, gelis veya sevk tarihi, evrakin özeti ve düsünceler sütunlarini ihtiva eder.
Zimmet defteri, depo ve garajin isletildigi isletmeden muhtelif mercilere gönderilen evrakin kaydina mahsustur.
Bu defter, sira ve evrak numarasi, gönderildigi yer, alindigi tarih, alanin adi ve soyadi ile imza yeri sütunlarini ihtiva eder.
Defterler kullanilmadan önce her sayfasina numara verilir ve mühürlenir. Defterin son sayfasina kaç sayfadan ibaret oldugu belirtilerek isletme müdürü tarafindan onaylanir.
Defterlerin bütün sütunlari eksiksiz bir sekilde doldurulur. Defterlerde, silinti ve kazinti yapilmaz. Yapilan yanlisliklarin üzeri okunabilecek sekilde çizildikten sonra yanina dogrusu yazilir ve imzalanir.
Mahcuz esyanin depo ve garaja alindigina dair makbuzlar, geri verildigine dair makbuzlar, giden ve gelen evrak, tarih ve sira numaralarina göre ayri ayri klasörlerde yapilacak denetimlere hazir vaziyette muhafaza edilir.
Giris Makbuzu, mahcuz mal depo ve garaja alinirken iki nüsha olarak düzenlenir. Asli mali teslim eden görevliye icra dosyasina konulmak üzere verilir. Diger nüsha dipkoçan olarak birakilir. Makbuz, sira numarasini, mali teslim eden icra memurlugunun adi ve dosya numarasini, alacakli ve borçlunun adi ve soyadini, malin cins, miktar ve adedini, mali teslim eden ve alanin adi ve soyadi ile imzasini, ihtiva eder.
Çikis Makbuzu, mahcuz malin muhafazasi sona erip geri verilirken iki nüsha olarak düzenlenir. Asli mali teslim eden görevliye icra dosyasina konulmak üzere verilir. Diger nüsha dipkoçan olarak birakilir.
Mahcuz mali depo veya garaja tevdi edecek icra dairesince, malin cins, tür, marka, model, numara ve ölçü gibi, benzerlerinden ayirmaya yeterli bütün nitelikleri ile icra dairesindeki dosya numarasini, alacakli ve borçlunun ad ve soyadini kapsayan bir etiket yapistirilir.
Ilgili icra dairesince, mahcuz mal görülecek sekilde baglanip numaralandirildiktan sonra, mum üzerine o icra dairesinin mührü basilmak suretiyle mühürlenir. Herhangi bir sebeple mührün bozulmasi halinde, bu durum tutanakla tevsik edildikten sonra mühürleme islemi tekrar ettirilir. Mührü bulunmayan esya kabul edilmez.
Depo ve garajlarda muhafaza edilecek mahcuz mallarin bu yerlere getirilmesi, teslimi, yerlestirilmesi ve geri alinmasi isleri ilgili icra dairesince yerine getirilir. Bu islere ait masraflar, icra dairesince alacaklidan pesin alinan avanstan karsilanir.
Muhafaza ücretinin hesabi, miktari ve azami haddi konusunda, Adalet Bakanliginca her yil yayimlanan ücret tarifesi uygulanir. Yeni tarife yürürlüge girinceye kadar eski tarife uygulanir.
Muhafaza ücreti, bildirilen tarifeye göre ilgili icra dairesince, malin muhafaza islemi sona erdiginde hesap edilip, pesin alinan avanstan ödenmek üzere, en geç 15 gün içinde banka hesabina yatirilir. Paranin bankaya yatirildigina dair dekont isletmeye intikal ettigi anda ilgili icra müdürlügü adina fatura düzenlenir.
Bu talimatnamede hüküm bulunmayan hallerde ilgili mevzuat hükümleri uygulanir.
b)Kesif Araçlari Isletmesi
Kesif araçlari hiçbir sekilde özel islerde kullanilamaz. Hizmetin verilmedigi zamanlarda araçlar adliye otoparkinda veya idarece belirlenecek güvenli bir otoparkta bulundurulur.
1- Iktisadi Isletmelerde her türlü ödemeler Isletme Müdürü ve Muhasebe Müdürünce müstereken imzalanacak çek veya ödeme emrine istinaden yapilir. Interaktif bankacilik hizmetlerinin kullanilmasi suretiyle hiçbir sekilde ödeme yapilamaz.
Iktisadi Isletmelerde, her yil ocak ayinda Yönetim Kurulu karari ile belirlenecek miktarlarin üzerindeki ödemeler ile satin almalar için Yönetim Kurulunun izni gerekir.
2- Iktisadi Isletmelerde günlük mal ve malzeme aliminda kullanilmak üzere her yil Ocak ayinda Yönetim Kurulu karari ile belirlenecek miktari asmamak üzere belli bir meblag, Isletme Müdürü ve Muhasebe Müdürünün alacagi kararla mutemede avans olarak verilebilir. Avans alimlari en geç ay sonlarinda kapatilir.
4- Vakif ve Iktisadi Isletmelerde görev yapacak personel Yönetim Kurulu karari ile ise alinir ve Yönetim Kurulu karari ile is akdi feshedilebilir. Yönetim Kurulu karari olmaksizin personelin özlük haklarinda degisiklige yol açacak sekilde görevlendirme ve uygulama yapilamaz.
5- Vakif Genel Müdürü ve Iktisadi Isletme Müdürlerinin aylik ücretleri disindaki özlük haklari (harcirah, izin ücreti gibi) ile ilgili her türlü ödemeler Vakif Yönetim Kurulunun izni ile yapilir.
6- Vakif ve Iktisadi Isletmelerde görevli personele, maasinin tamami ve belli bir bölümü için sebebi ne olursa olsun avans adi altinda borç para verilmez.
7- Vakif ve Iktisadi Isletmelerde görevli tüm personelin yillik izin haklarini kullanmalari esastir. Yil içerisinde kullanilamayan izinler bir sonraki yilda kullanilabilir. Zorunlu nedenlerle iznin kullanilamamasi halinde, ilgililerin en fazla iki yillik izin haklari için Yönetim Kurulunun onayi dahilinde ücret ödenebilir.
8- Vakif ve Iktisadi Isletmelerde görevli Genel Müdür ve Isletme Müdürleri disindaki personele Is Kanunu, Toplu Is Sözlesmesi ve Vakif Iç Yönetmeligi hükümleri dahilinde fazla mesai yaptirilabilir. Fazla mesai yapacak personel hizmetin gereklerine göre belirlenir. Kisisel sebeplerle fazla mesai yaptirilamaz. Bir personel için yillik fazla mesai 270 saati geçemez.
Iktisadi isletmelerde personele ödenen fazla mesai ücretleri, miktarlari ve saatleri belirtilerek her ay liste halinde Genel Müdürlüge bildirilir.
11- Iktisadi Isletmelerde satin alinan emtianin düzenlenecek ambar alindisi ile ambara giris kaydi yapilir.
Departmanlarin ihtiyaci olan emtianin düzenlenecek ambar talep ve ihraç müzekkeresine istinaden ambardan çikisi yapilir.
Ambar alindisi ve ambar talep ve ihraç müzekkereleri isletme müdürü ile muhasebe müdürünün uygun görmesi halinde isleme konulur.
Ambar talep ve ihraç müzekkeresi olmadan ambardan hiçbir surette emtia çikarilamaz. Bu konuda hiçbir kimse ambar görevlisini zorlayamaz ve baski yapamaz.
Ambardan mutfaga verilen emtianin kullanimi yemek çesitlerine göre hazirlanacak standart reçetelere göre yapilir ve aranan hasilatta bu reçeteler esas alinir.
12- Garsonlarin düzenledigi müsteri siparis fisi olmadan mutfaktan ve bardan hiçbir surette yiyecek ve içecek çikarilamaz. Bu konuda hiçbir kimse asçi ve görevlileri zorlayamaz ve baski yapamaz.
Garsonlarin düzenledigi müsteri siparis fisine istinaden kasiyerlerin düzenledigi adisyon fisi müsteriye mutlaka imzalatilir.
13- Kasa sorumlulari ve resepsiyon görevlileri haricinde görevi ne olursa olsun hiçbir personel tahsilat yapamaz. Gece veya tatil günlerinde kasa sorumlusunun tesiste bulunmamasi halinde, tahsilatlar restoran veya resepsiyonda görevli personel tarafindan yapilabilir. Belge karsiligi olamadan hiçbir görevli tarafindan tahsilat yapilamaz.
14- Sosyal Tesislerde yapilacak nisan, dügün, toplu yemek, toplanti, konferans gibi organizasyonlar için istemde bulunan kisi veya sirketlerle bir sözlesme yapilir ve sözlesme sirasinda tahmini organizasyon bedelinin % 25’i kaparo olarak alinir.
Organizasyonun yapilacagi gün, tahmini bedelin geri kalan % 75’lik kisminin tamami alinarak organizasyonun yapilmasi saglanir. Organizasyon sirasinda sözlesme tutarini asan harcamalar ise ayrica tahsil edilir.
Ilgilisinin talebi üzerine, 15 günden az olmamak üzere ve Genel Müdürlügün uygun görecegi geçerli bir mazeretin bulunmasi halinde organizasyon iptal edilebilir, bu durumda alinan kaparo kendisine iade edilir. Ölüm, agir hastalik gibi geçerli bir mazeret olmaksizin organizasyonun iptali durumunda ise alinan kaparo iade edilmeyerek gelir kaydedilir.
Organizasyonlar “organizasyon takip defteri”ne kaydedilir.
Bu defter, sira numarasi, organizasyon sahibinin adi ve unvani, sözlesme tarihi, alinan kaparo tutari, hesaplanan organizasyon tutari ve açiklama sütunlarini ihtiva eder.
Organizasyon kimin adina yapilmis ise faturasi onun adina düzenlenir.
Her ay sonunda, ay içerisinde yapilan organizasyonlarla ilgili bilgileri içeren bir liste yapilir ve Genel Müdürlüge bildirilir.
Bu Talimatnamenin uygulanmasindan, takip ve kontrolünden, Vakif merkez ve iktisadi isletmelerinde görev alan bütün personel sorumludur.
Adres: Ehlibeyt Mah. Ceyhun Atuf Kansu Cad. 1265 Sk. No:10 Balgat Çankaya/ANKARA
Faks: +90 312 479 40 65