Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ocak, 2012
YayınlayanReyhan Ozkan Değiştirilmiş 3 yıl önce
... konulu sunumlar: "Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ocak, 2012"— Sunum transkripti:
1 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ocak, 2012
T.C. YALOVA ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ocak, 2012
SİZCE İÇ KONTROL NEDİR?
3 iç kontrol – internal control OTO KONTROL
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı iç kontrol – internal control OTO KONTROL İş Aile Eğitim Harcama Yatırım Gelir
4 iç kontrol – internal control OTO KONTROL
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı iç kontrol – internal control OTO KONTROL Personel Planlaması Harcamalar İletişim Bilgi İşlem Hizmetlerin kalitesi Yönetim Bütçe Hesap verme sorumluluğu İnşa Faaliyetleri
6 İÇ KONTROL BİR SÜREÇTİR KİŞİLER TARAFINDAN UYGULANIR
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İÇ KONTROL BİR SÜREÇTİR bir amaç değil hedefe ulaşmak için bir araçtır. KİŞİLER TARAFINDAN UYGULANIR sadece prosedürlerden oluşmaz kurumun her düzeyindeki personeli kapsar BİR SÜREÇTİR: bir amaç değil hedefe ulaşmak için bir araçtır. KİŞİLER TARAFINDAN UYGULANIR: sadece prosedürlerden oluşmaz kurumun her düzeyindeki personeli kapsar YÖNETİME MAKUL GÜVENCE SAĞLAR HEDEFLERE ULAŞMAYA YÖNELİKTİR
7 İÇ KONTROLDE SORUMLUKLUKLAR
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İÇ KONTROLDE SORUMLUKLUKLAR Üst Yönetici (Rektör): Üniversitemizde iç kontrol sisteminin kurulması, geliştirilmesi ve gözetilmesinden sorumludur. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı: İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve ön mali kontrol faaliyetini yürütmekten sorumludur. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md. 8
8 İÇ KONTROLDE SORUMLUKLUKLAR
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İÇ KONTROLDE SORUMLUKLUKLAR Harcama Yetkilileri (Dekan, Yüksekokul ve Enstitü Müdürü, Yabancı Diller Yüksekokul Müdürü, Genel Sekreter, Daire Başkanı, Hukuk Müşaviri ): Görev ve yetki alanları çerçevesinde idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumludurlar. Kurum personeli: Kurumda çalışan herkes, iç kontrolün işletilmesinden sorumludur. İç kontrolün herkesin sorumluluğunda olması nedeniyle, her bir çalışan görev tanımı çerçevesinde kendisine verilen iş/işlemleri etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütmek durumundadır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md. 8
İÇ KONTROLÜN AMAÇLARI İDARENİN; Faaliyetlerinin Kanunlara Düzenlemelere İlgili Mevzuata UYGUNLUĞUNU SAĞLAMAK 5018 Sayılı Kanun/56. Md.
İÇ KONTROLÜN AMAÇLARI İDARENİN; Gelir Gider Varlık Yükümlülük Etkili Ekonomik Verimli Bir şekilde yönetmek 5018 Sayılı Kanun/56. Md.
İÇ KONTROLÜN AMAÇLARI İDARENİN; Mali Karar İşlem Yetki Uygulamalar Usulsüzlük Yolsuzluk İltibası ÖNLEMEK 5018 Sayılı Kanun/56. Md.
12 Bilgi ve Rapor Edinmesini Sağlamak
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İÇ KONTROLÜN AMAÇLARI İDARENİN; Karar Oluşturmak İzlemek Politika Belirlemek Düzenli Zamanında Güvenilir Bilgi ve Rapor Edinmesini Sağlamak 5018 Sayılı Kanun/56. Md.
13 İÇ KONTROLÜN AMAÇLARI İDARENİN;
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İÇ KONTROLÜN AMAÇLARI İDARENİN; Varlıkların Kaynakların Kötüye Kullanılmasını ve İsrafı Önlemek Kayıplara Karşı Korunmasını Sağlamak 5018 Sayılı Kanun/56. Md.
14 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
İÇ KONTROL NE DEĞİLDİR? Sadece belirli evrakların kişilerin veya olayların kontrolü değildir. Amaçlanan hedefe doğru gidip gitmediğimiz Hedefe ulaşmak için yapılan faaliyetlerde ne kadar kontrol sahibi olduğumuzdur
15 İç kontrol statik bir sistem değildir
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İÇ KONTROL NE DEĞİLDİR? İç kontrol statik bir sistem değildir Sürekli izleme ve geliştirme gerekir
İÇ KONTROL GEREKLİ Mİ? Gelişen ve değişen koşullar sonucu, Üniversitemiz faaliyetlerinin sayısı ve karmaşıklığı artmaktadır. Üniversitemiz faaliyetlerinin doğrudan doğruya kontrol edilebilmesi için iç kontrol sisteminin oluşturulması gereklidir.
İÇ KONTROL GEREKLİ Mİ? Sağlıklı bir iç kontrol sistemi oluşturan ve bu bilincin devamını sağlayan kurumların hedeflerini gerçekleştirme ve başarılı olma olasılıkları çok yüksektir. 1992 yılında kurulan Sakarya Üniversitesi İç Kontrol Sistemindeki etkin çalışmalarıyla uluslararası bir başarı kazanmış olup, aynı dönemde kurulan bir çok üniversite bu başarıyı yakalayamamıştır EFQM Mükemmellik Modeli çerçevesinde 5 yıldız seviyesine çıkarak Ulusal Kalite Büyük Ödülü almıştır.
NEDEN İÇ KONTROL ? İç kontrol varmak istediğimiz hedefe gidip gitmediğimiz ve bu amaçla yapılan faaliyetlerde ne kadar kontrol sahibi olduğumuzla ilgilidir
19 Mevzuat Analizi İÇ KONTROL
20 İÇ KONTROLE İLİŞKİN MEVZUAT
21 ULUSLAR ARASI TAAHHÜTLER (Avrupa Birliği, Stand-by)
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ULUSLAR ARASI TAAHHÜTLER (Avrupa Birliği, Stand-by) Ülkemizde Avrupa Birliği mali mevzuatına uyum çerçevesinde tarihinde kabul edilerek yasalaşan 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamu mali yönetiminde köklü bir değişiklik yapılmıştır. Yapılan en önemli değişikliklerden birisi de merkezi kontrolden iç kontrole geçiş olmuştur. Ülkemizde kamu kurum ve kuruluşlarında, uluslararası standartlara uygun olarak iç kontrol sisteminin kurulması konusu, Avrupa Birliği müzakere sürecinde Mali Kontrol başlıklı 32. fasıl kapsamında yer almıştır. Bu fasıl kapsamında, 2003 yılı Aralık ayından itibaren tarama süreci içinde öncelikler listesinde yer alan yasal ve idarî düzenlemeler yürürlüğe konulmuştur. Söz konusu yasal ve idarî düzenlemelerin yürürlüğe konulmasıyla Mali Kontrol başlıklı 32. fasılda tarama süreci tamamlanmış ve 26 Haziran 2007 tarihinden itibaren de müzakere süreci başlamıştır. Bu fasılda müzakere süreci, öngörülen sistemin uluslararası standartlara uygun olarak gerçekleştirilmesiyle tamamlanacaktır.
22 ULUSAL TAAHHÜTLER (Hükümet Programları, STÖ Raporları)
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ULUSAL TAAHHÜTLER (Hükümet Programları, STÖ Raporları) Kamu yönetiminde yapı, mevzuat ve zihniyet değişimi sağlamak Kamu çalışanlarının ve yöneticilerinin modern yönetim kültürüne sahip olmalarını sağlamak Kurumların politika hazırlama, uygulama, eşgüdüm, izleme ve değerlendirme konularında kapasitelerini geliştirmek Stratejik planlama ve performans esaslı bütçe uygulamalarının etkinliğini arttırmak. Ülkemizde Avrupa Birliği mali mevzuatına uyum çerçevesinde tarihinde kabul edilerek yasalaşan 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamu mali yönetiminde köklü bir değişiklik yapılmıştır. Yapılan en önemli değişikliklerden birisi de merkezi kontrolden iç kontrole geçiş olmuştur. Ülkemizde kamu kurum ve kuruluşlarında, uluslararası standartlara uygun olarak iç kontrol sisteminin kurulması konusu, Avrupa Birliği müzakere sürecinde Mali Kontrol başlıklı 32. fasıl kapsamında yer almıştır. Bu fasıl kapsamında, 2003 yılı Aralık ayından itibaren tarama süreci içinde öncelikler listesinde yer alan yasal ve idarî düzenlemeler yürürlüğe konulmuştur. Söz konusu yasal ve idarî düzenlemelerin yürürlüğe konulmasıyla Mali Kontrol başlıklı 32. fasılda tarama süreci tamamlanmış ve 26 Haziran 2007 tarihinden itibaren de müzakere süreci başlamıştır. Bu fasılda müzakere süreci, öngörülen sistemin uluslararası standartlara uygun olarak gerçekleştirilmesiyle tamamlanacaktır. 61. Hükümet Programı
23 5018 sayılı kanun ve iç kontrol
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 5018 sayılı kanun ve iç kontrol Performans esaslı bütçeleme İç kontrol Stratejik plan Mali Saydamlık Hesap verme sorumluluğu Stratejik planlama Performans programı İç kontrol Faaliyet Raporu
24 6085 SAYILI SAYIŞTAY KANUNU
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 6085 SAYILI SAYIŞTAY KANUNU DENETİM ALANLARI: Düzenlilik denetimi Mali denetim Uygunluk denetimi Etkililik, ekonomiklik ve verimlilik denetimi Performans denetimi
25 6085 SAYILI SAYIŞTAY KANUNU
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 6085 SAYILI SAYIŞTAY KANUNU 17 Aralık 2011 tarihli Sayıştay Denetim Yönetmeliği’nin 11. maddesinde; Kamu kaynaklarının elde edilmesi, kayıt edilmesi, muhafazası ve kullanılması sürecinde görev, yetki ve sorumluluğa sahip kamu görevlilerinin ilgisine göre sorumluluk alanları açıkça belirtilmiştir. Sayıştay Denetim Yönetmeliği Madde 11
26 ANCAK ETKİN BİR İÇ KONTROL SİSTEMİNİN VARLIĞI İLE MÜMKÜNDÜR.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Belirtilen iş ve işlemlerin ; Kanunlara ve ilgili mevzuatına uygun şekilde gerçekleştirilmesi, Gerçekleştirildiği konusunda makul güvence sahibi olunması, Sonuçlarının raporlanması, Yeterli bilgi, deneyim ve özellikteki personel tarafından yapılmasının sağlanması vb… ANCAK ETKİN BİR İÇ KONTROL SİSTEMİNİN VARLIĞI İLE MÜMKÜNDÜR.
27 Kavram Analizi İÇ KONTROL
28 İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ Kontrol Ortamı Risk Değerlendirme Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme
KONTROL ORTAMI İç kontrolün temel unsurudur. İç kontrolün başarılı ya da başarısız olması, kontrol ortamına bağlıdır. Kontrol ortamı, kurumun iş görme biçimini ifade eder. İç kontrolün gerçekleştirilmesinde en önemli rolü çalışanlar oynadığı için, kurum bünyesindeki her bireyin sorumluluklarını ve yetkilerinin sınırını iyi bilmesi gerekmektedir.
30 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
KONTROL ORTAMI Çalışanlar, kişisel ve mesleki dürüstlüğü, etik değerleri sürdürüp sergilemek ve yürürlükteki davranış kurallarına her zaman uymak durumundadır. Yönetim ve çalışanların, iç kontrole yönelik pozitif ve destekleyici bir ortam oluşturması ve sürdürmesi büyük önem taşımaktadır.
31 KONTROL ORTAMININ BAŞARISI
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı KONTROL ORTAMININ BAŞARISI pozitif negatif pro-aktif reaktif stratejik işlevsel değişim eylemsizlik
RİSK DEĞERLENDİRME RİSK YÖNETİMİ belirleme değerlendirme yönetme ölçme Kurumun hedeflerini gerçekleştirmesini engelleyen önemli riskleri tespit ve analiz etme, gerekli tedbirleri belirleme sürecidir
RİSK DEĞERLENDİRME Değişen koşulları devamlı takip ederek fırsatları, riskleri tespit ve analiz etmek ve koşulların değişmesine bağlı olarak meydana gelen risklerle başa çıkabilmek üzere iç kontrolde sürekli değişiklik yapmayı ifade eder. Sistemin zayıf ve güçlü yönlerine ilişkin olarak analiz yapılması, Risk alanlarının belirlenmesi ve kontrol faaliyetlerinin bu alanlarda yoğunlaştırılması
34 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
YÖNETİMİ ADIMLARI Riskleri tespit et Oluşabilecek zararları tespit et Mevcut kontrolleri kontrol et, yeterli mi karar ver Bulduklarını kaydet Yeniden gözden geçir
KONTROL FAALİYETLERİ Riskleri göğüslemek ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmek üzere uygulamaya konulan politikalar ve prosedürlerdir Etkin olmaları için, Kontrol faaliyetlerinin amaca uygun olması, Planlandığı şekilde uygulanabilmesi, Maliyetlerinin makul olması, Hedeflerle doğrudan bağlantılı olması gerekir.
KONTROL ÖRNEKLERİ Yetki devri ve onay prosedürleri Görevlerin birbirinden ayrılması Görevlendirmelerin personel yetkinlikleri göz önünde bulundurularak yapılması, İş yapma performansına ilişkin eylemler Görevlilerin ve sorumluluklarının belirlenmesi Kayıtlara erişim yetkisi Hizmet içi eğitim
37 karar alma mekanizmasına yardımcı tüm yapılanma içerisinde
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı BİLGİ VE İLETİŞİM Bilgi karar alma mekanizmasına yardımcı doğru zamanında güncel elde edilebilir İletişim tüm yapılanma içerisinde aşağıdan yukarıya yukarıdan aşağıya
NEDEN BİLGİ İlerlemeyi kaydetmek Bir şeyi nasıl yapacağımızı bilmek Doğru kararlar vermememize yardımcı olmak NEDEN İLETİŞİM Bilginin aynı zamanda etkin ve hızlı biçimde yayılmasını sağlamak Görevi yerine getirebilmek için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmek
İZLEME İç kontrol sistemi performansının değerlendirilmesi için dönem içinde izlenmelidir İç kontrolün izlenmesinin amacı kontrollerin istenilen şekilde çalışıyor olmasını ve zaman içinde değişimlere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamaktır
40 YALOVA ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI MATRİSİ
BİLEŞENLERİ STANDART KODU STANDART ADI GENEL ŞART SAYISI BELİRLENEN EYLEM SAYISI KONTROL ORTAMI 1 ETİK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK 6 23 2 MİSYON, ORGANİZASYON YAPISI VE GÖREVLER 7 12 3 PERSONEL YETERLİLİĞİ VE PERFORMANSI 8 16 4 YETKİ DEVRİ 5 RİSK DEĞERLENDİRME PLANLAMA VE PROGRAMLAMA 10 RİSKLERİN BELİRLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ KONTROL FAALİYETLERİ KONTROL STRATEJİLERİ VE YÖNTEMLERİ 11 PROSEDÜRLERİN BELİRLENMESİVE BELGELENDİRİLMESİ 9 GÖREVLER AYRILIĞI HİYERARŞİK KONTROLLER FAALİYETLERİN SÜREKLİLİĞİ BİLGİ SİSTEMLERİ KONTROLLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM 13 15 14 RAPORLAMA KAYIT VE DOSYALAMA HATA USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ İZLEME 17 İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ 18 İÇ DENETİM TOPLAM 79 152
ÖRNEK EYLEM SONUÇ Yönetim Bilgi Sistemi ve Elektronik Doküman sistemi kurulacaktır. Üniversitemizin henüz toplu bir kampüs alanına sahip olmaması, kampüs alanı tamamlandıktan sonra da ilçelerde ve ilçe beldelerinde birimlerimizin yer alacak olması nedeniyle bilginin paylaşımı, evrak havalesi vb. gibi konularda yaşanacak sıkıntıları en aza indirecektir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
ÖRNEK EYLEM SONUÇ Yönetim Bilgi Sistemi ve Elektronik Doküman sistemi kurulacaktır. Yöneticilerimizin hedeflerine ulaşmada ihtiyaç duydukları bilgileri daha iyi izleme ve değerlendirme yapmalarını olanaklı hale getirecektir. Bilgi ve iletişim sisteminin kurulması, yönetici ve çalışanlarımızın görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli bilgiye zamanında ulaşmalarını ve sağlıklı karar alabilmelerini sağlayacaktır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
43 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
ÖRNEK EYLEM SONUÇ Harcama birimleri tarafından mali ve mali olmayan işlerle ilgili olarak iş süreçleri çıkarılacak, çıkarılan süreçlere ilişkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik, strateji ve kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. İş süreçlerimizin şematik olarak yapılandırılması risklerimizin tespit edilmesini kolaylaştıracaktır. Risk odaklı, mali olmayan süreçleri de kapsayan bir iç kontrol sisteminin kurulması yöneticilerimizin tatsız sürprizler ile karşılaşmasını engelleyecek, riskler ortaya çıksa dahi, yönetimin o riske ilişkin bir planı bulunduğundan, kurumumuz bu olumsuz durumdan ya zarar görmeyecek ya da daha az zararla kurtulabilecektir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
44 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
ÖRNEK EYLEM SONUÇ Üniversitemiz tüm Harcama Birimlerinde risk analizi yapılacak, tespit edilen risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik birimlerce eylem planları hazırlanacaktır. Risklerin kontrol altında tutulmasını, kurumumuzun hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini sürdürmesini sağlayacaktır. Üniversitemizin, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşılmasını engelleyecek iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirmemizi sağlayarak, faaliyetlerimizin, ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflerine uygunluğunun sağlanmasına yardımcı olacaktır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
ÖRNEK EYLEM SONUÇ Üniversitemizin faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürler ve dokümanlar mevzuata uygun olarak hazırlanıp, intranet ortamında yetkilendirilecek personelin erişimine açık bir şekilde bulundurulması sağlanacak, intranet ortamında bulunan bilgilerin güncelleme ve revizyon işlemlerinden ilgili birimler sorumlu olacaktır. Faaliyetlerimiz ile mali karar ve işlemlerimizin prosedürlerinin yazılı olarak belirlenmesi, yönetici ve çalışanlarımızın tüm faaliyetleri bilmelerini sağlayacak, faaliyetlerimizin sürekliliği kişi odaklı olmaktan kurtulacak ve kurumsallaşma sağlanacaktır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
46 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
ÖRNEK EYLEM SONUÇ Üniversitenin misyonu, vizyonu, temel ilke ve politikalarını gerçekleştirmeye yönelik İnsan Kaynakları Yönetimi Stratejisi oluşturulacaktır. Personel yeterliliği ve performansı, yılda en az bir kez değerlendirilecektir. Üniversitemizde, etkin bir performans değerlendirme sisteminin geliştirilmesini öngörerek, performansı yetersiz olan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmasını, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları oluşturulmasını sağlayacaktır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
47 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
PLANLANAN EYLEMLER Yönetim Bilgi Sistemine dayanak olacak şekilde elektronik dokümantasyon sistemi oluşturulacaktır. Bu yolla; kurum içi bilgi dolaşımının etkin şekilde sağlanması ve zamandan tasarruf edilmesi planlanmaktadır.
48 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
PLANLANAN EYLEMLER 1. ADIM (a) Tüm birimlerin; Organizasyon şemaları gözden geçirilerek, ilgili mevzuat, yapılan iş ve işlemler doğrultusunda, ihtiyaca uygun olarak güncellenecek. Organizasyon şemaları web sayfalarında yayınlanacak. Not: Organizasyon şeması incelendiğinde birimde yapılan işlerle ilgili özet bilgiye ulaşılması sağlanmalıdır.
49 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
PLANLANAN EYLEMLER 1. ADIM (b) Tüm görevlerin; Birimler bazında, Alt birimler bazında, Personel bazında belirlenmesi sağlanacak.
50 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
PLANLANAN EYLEMLER 1. ADIM (c) Belirlenecek olan görevler itibariyle, Mali ve mali olmayan tüm iş ve işlemler için iş akış şemaları hazırlanacak. Not: İş akış şemaları, işi yapan personel tarafından hazırlanmalıdır. İşin yapılış sürecine ilişkin tam ve anlaşılır bilgi sağlamalıdır.
51 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
PLANLANAN EYLEMLER 1. ADIM (d) Süreklilik arz eden işlerle ilgili gerekli standart formlar oluşturulacak. Not: İş süreçlerini kısaltmak ve yapılan işlemlerin aynı standartlarda gerçekleştirilmesi amacına yönelik olmalıdır. İlgili formlar kullanıcıların doğrudan erişime sunulmalıdır.
"Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ocak, 2012" indir ppt