KAIZEN TOPLANTISI NASIL YAPILIR? - YöNETIM
Kaizen Toplantısı Nasıl Yapılır?
Kaizen, sürekli iyileştirme kavramı, bir organizasyonun önceden belirlenmiş bir hedefe yönelik izlediği ilerlemenin etrafında dönen bir Japon iş felsefesidir. Masaaki Imai gibi bazı kaizen pratisyenleri bu felsefenin uygulandığı özel yöntemler sunarken, kaizen toplantısının nasıl yapılacağını açıklayan adım adım bir yöntem yoktur. Daha ziyade, kaizen yönteminin vurgusu, paylaşılan ilkelerin değerini yeniden kurmaya koyulur - takım çalışması, iletişim, esneklik, uyum, çaba ve kalite. Yalın üretimin sağlanabileceği bu kolektif onay sürecidir.
Toplantının amacını belirle. Kaizen'de, toplantılar ya takım belirleme ve görev dağılımı ya da ekip üyelerinin başarı ve zorluklarını bildirdikleri proje gözden geçirmeyi içeren proje planlamasıdır.
Tüm takımı toplantıya davet et. Çevre personelinin katılımını ihmal etmeyin; Dahil olmaları tüm meslektaşlarınızı döngü içinde tutmanıza yardımcı olur.
Şirket içinde yatay entegrasyon ve topluluk duygusu geliştirmek için proje yöneticilerini ilgili projelerden davet edin.
Toplantıya hoş geldiniz katılımcılar. İsim etiketlerini ve koltuk görevlerini gerektiği şekilde sağlayın. Yüz yüze etkileşimi en üst düzeye çıkaracak bir yer ayırdığınızdan emin olun. Küçük bir grup için yuvarlak veya oval bir masa en iyisidir.
Toplantı hedeflerini belirgin bir konumda yayınlayın. Gruptaki hedefleri okuyun ve açıklama için gerekli olan kısa soruları yanıtlayın.
Gruptan hedef hakkında giriş isteyin. Örneğin, haftada bir hedefe ulaşıldı mı veya aşıldı? Katılımcıların girdilerini vermeleri için birden fazla araç sağlayın; fikirler bir el gösterisi, sözlü yorumlar, yazılı ifadeler veya ortak bir beyin fırtınası çizelgesi ile paylaşılabilir.
Girişi toplayın ve gruba yeniden gönderin. Olumsuz yorumları ihmal etmeyin veya olumluyu fazla vurgulamayın. Olumsuz yorumlar açığa çıkmakta, iyileştirilmesi gereken alanlara dikkat çekmektedir.
Kısa vadeli hedefler belirleyin veya yeniden onaylayın. Not kartlarındaki görevleri ve alt hedefleri not edin. Her bir katılımcıya kendi kişisel hedeflerini ve görevlerini bildiren bir not kartı verin.
Kalan sorunlara veya sorulara yanıt verin.
Toplantı tartışmasını, tüm endişelerin ele alınacağı şekilde yönlendirin, proje lideri olarak bakış açınız, bu endişelerin geçerliliğini görmeyi zorlaştırsa bile.
Bir kaizen sürecinde dört ana aşama vardır: algı, fikir gelişimi, karar verme ve uygulama. Toplantılar bu ifadelerden herhangi birinde ve arasında gerçekleşebilir ve bu süreçlerin herhangi birine göre uyarlanabilir. Örneğin, bir projenin başlangıcındaki bir toplantı, mevcut sorunları gözden geçirmeye ve kurum kültürünün etkilerini gözlemlemeye odaklanabilir.