ELEKTRONİK İHALENİN GERÇEKLEŞMESİ
: EKAP üzerinden yapılan ihalelerde idarece hazırlanan yaklaşık maliyet EKAP’a kaydedilir ve yaklaşık maliyetin açıklanması aşamasına kadar şifreli olarak tutulur.
İHALE KAYDI VE İKN ALINMASI: İhale ve/veya ön yeterlik dokümanının hazırlanmasından önce EKAP üzerinden idare tarafından ihale kaydı yapılır. İhale kaydı yapılan her bir ihaleye İKN verilir ve bu aşamadan sonra EKAP üzerinden yapılacak ihale ile ilgili bütün işlemlerde bu numara kullanılır.
DOKÜMAN HAZIRLANMASI: İdare tarafından, ihale ve/veya ön yeterlik dokümanı EKAP üzerinden hazırlanır ve kayıt altına alınır.
İDARİ ŞARTNAME, ÖN YETERLİK ŞARTNAMESİ, SÖZLEŞME TASARISI VE ÇERÇEVE ANLAŞMA TASARISI: İdare tarafından alımın türü ve uygulanacak ihale usulüne göre ilgili uygulama yönetmeliği ekinde yer alan tip idari şartname, tip ön yeterlik şartnamesi ve tip sözleşme tasarısı esas alınarak EKAP üzerinden hazırlanır.istekliler tarafından e-imza kullanılarak EKAP üzerinden indirilir
TEKNİK ŞARTNAMELER:Teknik şartnameler, Kanun ve ilgili uygulama yönetmeliklerinde düzenlenen esaslara göre idareler tarafından hazırlanarak Kurumun belirlediği elektronik formatta EKAP’a yüklenir
İHALE KOMİSYONUNUN KURULMASI VE ÇALIŞMA ESASLARI: İhale yetkilisi tarafından yedekleriyle birlikte görevlendirilen ihale komisyonu başkan ve üyeleri, görevlendirildikleri ihaleyle sınırlı olarak birinci fıkrada belirtilen süre içerisinde idare tarafından EKAP’ta tanımlanır. Her bir ihale komisyonu üyesine EKAP üzerinden görevli oldukları ihaleyle ilgili bilgilere ve ihale ve/veya ön yeterlik dokümanına erişim yetkisi verilir.
İLANLAR:İhale ve ön yeterlik ilanı, iptal ilanı, düzeltme ilanı, sonuç ilanı Kanunun 13, 16, 26 ve 47 nci maddeleri ile ilgili uygulama yönetmeliğinde yer alan hükümlere göre EKAP üzerinden hazırlanır.
DOKÜMANIN GÖRÜLMESİ, SATIN ALINMASI VE EKAP ÜZERİNDEN İNDİRİLMESİ: EKAP’a kayıtlı gerçek veya tüzel kişilerin, ihale dokümanını e-imza kullanarak EKAP üzerinden indirmeleri zorunludur. “EKAP Üzerinden e-İmza Kullanılarak Doküman İndirilmesine İlişkin Form” EKAP üzerinden düzenlenir. Dokümanın, EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirilmesi durumunda doküman satın alınmış sayılır ve doküman bedeli ödenmez.
DOKÜMANDA DEĞİŞİKLİK VEYA AÇIKLAMA YAPILMASI: İdarelerce zeyilname düzenlenmesi durumunda ZEYİNAME, e-imza kullanarak dokümanı indirmiş olan gerçek ve tüzel kişilere EKAP üzerinden gönderilir. Bu durumda e-tekliflerini geri almak isteyen istekliler, EKAP üzerinden e-imza kullanarak e-teklifi silmek suretiyle bu işlemi gerçekleştirirler.
BAŞVURULARIN VE TEKLİFLERİN ALINMASI, AÇILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ: Uygulama yönetmelikleri ile bu Yönetmelikteki hükümlere göre başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesine ilişkin olarak gerçekleştirilen işlemler EKAP’a kaydedilir.
E-TEKLİFLERİN HAZIRLANMASI VE SUNULMASI:E-TEKLİFLER, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortak girişim ortaklarının tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. EKAP, e-imza ile imzalanmış e-teklifi Kuruma göndermeden önce şifreleme işlemi yapar. Şifreleme sonucunda EKAP tarafından oluşturulan e-anahtar, istekli tarafından kaydedilir. e-teklifin ihale dokümanında belirtilen tekliflerin açılma zamanına kadar EKAP üzerinde Kurum tarafından belirlenecek şifreleme ve saklama yöntemleri ile saklanarak açılmaması sağlanır. Teklife ilişkin e-anahtar ihale tarih ve saatinden sonra, tekliflerin açılacağı tarih ve saate kadar EKAP üzerinden gönderilir. Bu tarih ve saate kadar e-anahtarları gönderilmeyen teklifler değerlendirme dışı bırakılır.
EKAP’tan kaynaklanan teknik problemlerden veya olağanüstü durumlar nedeniyle EKAP’a erişimin uzun süreli sağlanamamasından dolayı ihale tarih ve saatine kadar e-tekliflerin EKAP’a iletilemediğinin ve/veya tekliflerin açılma tarih ve saatinde e-tekliflerin açılamadığının idare tarafından Kuruma bildirilmesi veya Kurum tarafından tespit edilmesi durumunda, Kurum ihale tarih ve saatini ve/veya tekliflerin açılma tarih ve saatini en fazla beş iş günü erteleyebilir. Erteleme yapılması durumunda ihalenin ertelendiği EKAP üzerinden idare ile isteklilere ve/veya istekli olabileceklere bildirilir ve EKAP üzerinden görülebilir. Bu erteleme süresinde de teknik problemlerin çözülememesi veya EKAP’a erişimin sağlanamaması durumunda idare tarafından ihale iptal edilir.
Mal alımı ihalelerinde, isteklilerden numune istenilmesi durumunda, numunelerin ihale tarih ve saatinden sonra sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin teslim alınması ve değerlendirilmesine ilişkin düzenleme idari şartnamede yapılır. Numunelerin ihale tarih ve saatinden önce sunulması yönünde düzenleme yapılamaz. Teslim alınan numune için idarece iki nüsha tutanak düzenlenerek tutanağın bir nüshası istekliye verilir.
GEÇİCİ TEMİNATLAR: Geçici teminat mektupları Kurumla “EKAP Üzerinden Online Bilgi Alışverişine Yönelik İşbirliği Yapılmasına Dair Protokol” imzalamış olan bankalardan elektronik ortamda alınır. Elektronik ortamda düzenlenen geçici teminat mektubuna ilişkin bilgiler, banka tarafından e-imza kullanılarak EKAP’a aktarılır. Elektronik ortamda düzenlenen geçici teminat mektubuna banka tarafından ayırt edici bir numara verilir ve bu numara istekli tarafından EKAP üzerinden e-teklif kapsamında gönderilir. Geçici teminat mektubu dışındaki teminatların saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırıldığına ilişkin belgeler bilgisayarda taratılarak, istekli tarafından EKAP üzerinden e-teklif kapsamında gönderilir.
E-TEKLİFLERİN AÇILMASI: e-teklifler, ihale dokümanında belirtilen ihale tarihini izleyen ilk iş günü ihale saatiyle aynı saatte istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır. EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “e-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” düzenlenir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanır Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez.
E-TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ: e-tekliflerin açılması ve ilk oturumun kapatılmasından sonra Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 23 üncü madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya belgelerinin eksik olduğu ya da geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilenlerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve buna ilişkin kayıt yapılır. Bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir. EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin e-teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz ve bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.
İHALENİN KARARA BAĞLANMASI, ONAYLANMASI VEYA İPTAL EDİLMESİ: Yapılan değerlendirme sonucu ihale ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır ve EKAP üzerinden “İhale komisyonu kararı tutanağı” düzenlenir İhale kararı ihale yetkilisince onaylanmadan önce, ihale üzerinde kalan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı EKAP üzerinden teyit edilerek İhale; Onay ve iptal işlemleri, ayrıca EKAP üzerinde kayıt altına alınır.
KESİNLEŞEN İHALE KARARININ BİLDİRİLMESİ VE SÖZLEŞMENİN İMZALANMASI: İlgili uygulama yönetmeliklerinde öngörülen sürelerin bitiminden sonra ihale üzerinde kalan istekli sözleşmeye davet edilir. İhale üzerinde kalan istekli tarafından ihale tarihinde Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen ihale dışı bırakılma durumlarında olmadığını gösteren belgelerden elektronik ortamda EKAP üzerinden sorgulanamayanlar ile tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde bunlara ek olarak; 19 uncu maddenin birinci fıkrası, 20 nci maddenin ikinci fıkrası ve 21 inci maddenin üçüncü fıkrası uyarınca bilgisayarda taratılarak sunulan belgeler sözleşme imzalanmadan önce idareye sunulur. Sözleşmenin imzalanacağı tarihte ihale üzerinde kalan isteklinin yasaklılık teyidi yapılır. İhale sonucu, sözleşmenin imzalanmasından sonra EKAP’ta kayıt altına alınır ve EKİB’de yayımlanarak ihale işlemi tamamlanır.08.04.2011
NOT: 20.03.2011TARİH VE 27880 SAYILI RESMİ GAZETE YAYINLANAN ELEKTRONİK İHALE UYGULAMA YÖNETMELİĞİNDEN YARARLANILARAK HAZIRLANMIŞTIR.
ELEKTRONİK İHALE ÖNCESİ İDARE VE İSTEKLİLERCE YAPILACAKLAR