GİDEN ÖĞRENCİLER İÇİN
Tam akademik tanınma Erasmus programı çerçevesinde öğrenci hareketliliği için temel koşuldur. Tam akademik tanınma, yurtdışındaki çalışma süresinin (sınavlar veya diğer değerlendirme biçimleri de dahil olmak üzere), ev sahibi enstitüdeki (sınavlar veya diğer değerlendirme biçimleri de dahil olmak üzere) benzer eğitim süresinin yerini alması anlamına gelir. Tamamlanmış çalışmaların tam olarak tanınmasını sağlamak için, öğrenci, ev sahibi enstitü ve misafir eden enstitü arasında üç taraflı bir öğrenim sözleşmesi yapılacaktır. Öğrenci, tüm değişim süresince bu sözleşmeyi takip etmelidir. Tanıma, ancak öğrenci gerekli seviyeye ulaşmazsa veya ön şartları yerine getirmezse reddedilebilir. Öğrenim Sözleşmesi (ÖS), alınacak eğitim programlarını ve öğrencilerin yanı sıra ev sahibi ve misafir eden enstitülerin tatmin edici sonuçlandırmaları için verilecek olan ECTS kredilerini de kapsar. Not çizelgesi bir bakıma öğrencilerin öğrenme başarılarını, kapsamlı, yaygın olarak anlaşılan ve bir kurumdan diğerine kolayca aktarılabilecek bir şekilde gösterir. Tanınma Belgesi öğrencilere, yurtdışında eğitim döneminin ev sahibi enstitüde tanındığını göstermektedir. AHEP Üniversitesinde, tanıma prosedürü, giden öğrenci ayrılmadan önce başlar. Öğrenci ayrılmadan önce, öğrencinin öğrenim sözleşmesinde ders çalışma planı kullanılarak ‘Tanınma Belgesi’ hazırlanır ve tam akademik tanınma ilgili Fakülte Yürütme Komitesi tarafından onaylanır. Misafir eden enstitüdeki kazanılacak ECTS kredileri garanti altına alınmıştır. Yurtdışında yapılan çalışmaların tamamlanmasının ardından 'Tanınma Kanıtı', ilgili Fakültenin Bölüm Koordinatörü tarafından hazırlanır ve misafir eden enstitü tarafından verilen ‘Not Çizelgesi’ dikkate alınarak Fakülte Yönetim Kuruluna onay için sunulur. ECTS kredileri, misafir eden üniversiteden alınan her dersin içeriği, öğrenim çıktıları ve ödevleri değerlendirilerek Bölüm Koordinatörü tarafından yerel kredilere dönüştürülür. Dönüşüm sürecinden sonra, misafir eden üniversiteden alınan dersler, Not Çizelgesinde orijinal kodları ve isimleri ile gösterilir. Hareketlilik(mobilite) döneminde öğrencilerin yaptıkları çalışmalar AHEP Üniversitesi tarafından verilen Diploma Eki'nde açıkça belirtilmektedir.
GELEN ÖĞRENCİLER İÇİN
Gelen öğrencilere göre, Uluslararası İlişkiler Ofisi ile koordineli olarak, Bölüm Erasmus Koordinatörü, bölüme danışarak başvuruyu kabul eder. Erasmus + koordinatörü ile Uluslararası İlişkiler Ofisi, kararını gönderen enstitüye onaylar ve değişim öğrencisine "Kabul Mektubu" verir. Değişim öğrencisi AHEP Üniversitesine geldiğinde, öğrenim sözleşmesini Departman koordinatörü ile inceler ve gerekirse değişiklikler yapar. Eğer herhangi bir değişiklik varsa, modifiye edilen öğrenim sözleşmesi onay için öğrencinin ev sahibi enstitüsüne gönderilir. Değişim süresi sona erdiğinde, öğrenciye AHEP Üniversitesinde tamamlanan çalışmaları açıklayan bir Not Çizelgesi verilir. Not çizelgesi, alınan ders birimlerini, kazanılan kredileri, verilen yerel notları ve ilgili ECTS notlarını listeler. Değişim süreci bitiminden sonra bir ay içinde öğrenciye ve gönderen enstitüye "Katılım Onayı" da gönderilir.
Stajyerlik mobilitesi için benzer prosedür uygulanacaktır. Yurtdışındaki stajyerlikten önce: AHEP ve alıcı kuruluş, yurtdışı değişiminin şeffaf ve verimli bir şekilde hazırlanabilmesi için Stajyerlik için bir Öğrenim Anlaşması imzalamalıdır. Bu belge, çeşitli tarafların haklarını ve sorumluluklarını, stajyerliğin detaylı bir programını, sigorta ile ilgili bilgileri ve stajyerliğinizin başarıyla tamamlanmasının ardından nasıl tanınacağını belirtir. Yurtdışındaki stajyerlikten önce:
Alıcı kuruluş / işletme, öğrenciye ve AHEP' e, normal olarak stajyerlik başarıyla tamamlandıktan sonra beş hafta içinde bir Staj Sertifikası göndermelidir. AHEP, öğrenim sözleşmesinde üzerinde anlaşmaya varılan taahhütlere göre ve daha başka gereksinimler olmaksızın, öğrenci stajlarını yurtdışında tanıyacaktır.