MATBAA ERP SİSTEMİ
Program tamamen kullanıcı tanımlı olarak sektör/firma özelliklerine göre yönlendirme planlama, fiili üretim aşamalarını icra edebilecek tarzda hazırlanmıştır. TAM matbaa erp sistemi bir süreci teklif aşamasından başlayarak teslimata kadar yönetecek içeriğe sahiptir. Program aşağıda belirtilen tüm işlevleri yerine getirirken son derece gelişmiş bir dokümantasyon/belge print yapısını da içermektedir.
Program temel olarak ;
Ana adımlarının altında;
Fiili satış / sevk işlemleri (Barkod ile sevk opsiyon)
Mali enstrümanlar ve ilişkiler
Tüm sürece ilişkin standart ve kullanıcı tanımlı analitik raporlama
Muhasebeleşme (opsiyon) işlevlerini içermektedir.
II- PROGRAMLARIN DETAY İÇERİĞİ
II.1 ERP bölümü
II.1.1 ERP bölümü temel parametreleri
Programın aşağıda çok genel verilen içeriğinin icra edilebilmesi için sektörünüze / kurumunuza özgü bazı temel verilerin bir kez (her zaman değiştirilebilir, ekleme yapılabilirler) tanıtılmaları gereklidir.
İş süreçleri (karton kutu basım süreci vb)
İş süreçlerinde icra edilebilecek detay işlemler (tasarım, maket, pencere vb)
Alt süreçler içindeki detay bilgiler (ör: maket hazırlama da söz konusu ise bu işleve yönelik detay bilgiler vb)
Makine parkı. Program her aşamada kullanıcıya doğru soruları sorarak yönlendirir veya doğrudan kendisi işlemi icra eder. Ör: Makine parti usulü mü (boya miktarına göre vb) veya süreli mi (rulo vb) veya insana bağlı mı (mesai arasında durması gerekir mi vb) çalışır soruları kullanıcıyı yönlendirir. Bu bilgiler daha sonra planlama sırasında program tarafından dikkate alınır.
Çalışma süreçlerinde kullanılan malzemeler (kalıp, baskı malzemeleri, bıçak fiyatları vb )
Personel ve personelin sistemi kullanım yetkileri
Süreçlerde icra edilecek işlemlerin maliyetlendirme bilgileri . (Ör: Personel saat maliyetleri, sabit maliyetler, üretimde kullanılacak tüketim malzemelerinin maliyetlerinin sistem tarafından nasıl algılanacağı vb)
Vardiyalar / süreçlerin zorluk dereceleri.
II.1.2 Teklif hazırlama
Teklifler müşteri / iş bazlı olarak hazırlanabilir.
Teklifte kullanıcı öncelikle ;
Ebat / gramaj / renk / tabakada yer alacak baskı sayısı bilgilerini girer.
Sürecin zorluk derecesini tanımlar ve daha sonra ;
Program teklif hazırlama sürecindeki tüm işlevleri temel parametrelerden hareketle yönlendirme amaçlı olarak kullanıcıya sunar. Ör: Kullanıcı karton kutu teklifi hazırlama sürecini seçmiş ise kendisine otomatik olarak tasarım, maket, grafik, pencere açma vb seçenekler sunulur.
Kullanıcı hazırlayacağı teklifin hangi asıl ve detay süreçlerden geçmesi gerektiğini kendisine sunulan soruları cevaplayarak tüm detayları ile tanıtabilir. Yetkileri yeterli ise yeni özellikler ekleyebilir.
Program bilgilerin tamamlanması ile temel parametrelerde verilen mantıklara göre istenen miktar için kaç adet baskı yapılması gerektiğini otomatik olarak hesaplar. Ör: Nihai olarak 10000 adet pizza kutusu elde edebilmek için 10319 adet baskı yapılması gerektiği hesaplanır.
Program teklif hazırlama (doğal olarak sonraki süreçlerde de) sırasında sürekli olarak otomatik birimler arası dönüşüm ile çalışabilir. 10319 adet baskı için x kg karton tüketimi gereksinimi vb.
Program yine temel parametrelerde tanıtılmış bilgilere dayanarak 10319 adet için teklif bedelini otomatik olarak hesaplar.
Program teklif bilgilerinin bitmesi ile oransal ve tutarsal karlılığı hesaplayarak görüntüler.
Program dökümantasyon modülü sayesinde yapılan her işlemin çıktısını alabileceği gibi, bir işlem için yazılmış her türlü metni (mail vb) içine kaydedebilir.
Bir teklif hazırlandıktan sonra aynı teklifin ek numaraları verilerek çok küçük değişkenlerle alternatifleri otomatik olarak çıkartılabilir. Ör: 2 ana ve 15 alt süreci içeren ve 280 gr karton kullanılan bir teklifte sadece karton gramajı değiştirilerek yeni bedelin ne olması gerektiği aynı teklif numarasının 2. alternatifi olarak adeta tek tuşa basılarak çıkarılabilir.
Hazırlanan teklif istenen bir diğer personele (ör: satış müdür yardımcısına) yönlendirilebilir.
Hazırlanan bir teklif dahili iş akış şemasına uygun onay süreçlerini geçirdikten sonra müşteriye gönderilir ve bu gönderimde sistemde saklanır.
Sistemde yetkili personel tarafından, verilmiş ve onaylanmamış teklifler alternatifleri ile birlikte her an izlenebilirler.
Müşteri tarafından onaylanan teklifler otomatik olarak kesin siparişe dönüştürülebilirler.
Program müşteri sipariş numarası kavramını içerir
Program satılacak ürünlere müşterilerin verdikleri farklı kodlar varsa ve müşteri tarafından bu kodlamanın kullanılması isteniyor ise bu kodları kullanabilir / saklayabilir.
Müşteri sipariş sürecinde kullanıcı yapacağı hazırlıkları kaydedebilir / izleyebilir (maket hazırlama, maketi müşterinin onayına sunma, grafik hazırlama, grafiği müşteri onayına sunma vb)
Müşteriden yapılan her dönüşüm dokümantasyon modülü içerisinde saklanır/izlenir.
Sipariş süreci içerisinde üretim gerçekleşmesine yönelik mali koşullar var ise sistem peşinat tahsilatı yapılmadan asıl maketlerin grafiklerin yapılmasına geçilmemesi kontrollarını / uyarılarını sağlar.
Program avans tahsilat sürecini takip eder.
Gelen ödemeler programın cari modülleri sayesinde iş bazlı olarak müşteri alacağına işlenir. İş bazlı kavramı herhangi bir paranın değil X1 işinin peşinatının müşterinin alacağına işlenmesi anlamındadır. Bu nedenle müşteri kuruluşunuzdan alacaklı gözüktüğü sırada bu alacağın gerekçesi bilindiğinden bir başka proje için yeniden avans talebinde bulunulabilmesini sağlar.
Program bu süreç içerisinde yapılacak iş için gerekli tüm stokları kontrol eder ve eksik listelerini (varsa) üretir. Ör: 10319 adet baskıya yetecek miktarda karton var mı vb. Program projeli çalışma nedeni stoklarda bu iş için yetecek kadar karton varsa dahi eğer bu kartonlar başka bir projeye aitse eksik hesaplarını yapar.
Program eğer eksikler söz konusu ise satın alma sürecini iş bazlı olarak başlatabilir. (Alım siparişi, alım irsaliye, alım fatura süreci.)
Alım irsaliye / fatura işlemleri firmanızın borçlanması stoklarınızın + yönde güncellenmesi, fiziksel alım maliyetlerinin oluşması için yeterlidir.
Kullanıcı müşteriden kesin satış siparişini sisteme işleyebilir ve satış sözleşmesini programdan üretebilir. Bu onay sürecini olduğu gibi dokümantasyon modülünde saklayabilir.
Yetkili personel bekleyen tüm alım ve satış siparişlerini istediği tüm detaylar ile sistemden izleyebilir.
Program siparişin müşteri tarafından onaylanması ile planlama işlemlerine geçer. Planlama sırasında temel parametrelerde tanımlanmış makine parkı bilgilerinden yararlanarak otomatik olarak işlemlerin hangi makinelerde icra edilmesi gerektiği seçilir.
İş sırasının hangi makineler dizininde gideceği sistem tarafından belirlenir.
Planlama sırasında hazırlık, temizlik, ve total makine çalışabilme süreleri dikkate alınır.
Program planlama sırasında kullanılması gerekli malzemeler ile makine arasındaki uyumluluk kontrollarını da yapar.
Yetkili personel planlama analiz raporlarını çeşitli kriterlere göre alabilir.
II.1.5 Üretim emirleri / üretim
Planlama sürecinden sonra fiili üretim aşamasına geçilebilir.
Program her makine / tezgah için üretim emri basabilir. İş emirlerinde kullanılacak stoklar, miktarları ve işin nelere dikkat edilerek yapılacağı iş emirlerinde yer alır.
Üretim yetkilisi personelin iş emri için depolardan yaptığı çekilişlerin fiş numaraları da iş emri üzerine işlenebilir.
Üretim emirlerinde üretim sürecinde çıkan ara malların nasıl etiketleneceği belirtilebilir. Fiili üretim sırasında üretim işlemleri üzerine üretim emri için fiilen kullanılan malzemeler işlenir. Program iş emri miktarı ile fiili kullanım miktarını ayrı ayrı takip eder / raporlar.
Fiili üretim işlemi detay bilgileri için bant sorumlusu sisteme, iş durum kodları ile ve fiilen icracı personeli belirterek giriş yapabilir. Ör: Erhan bey saat 10.22 de makine hazırlığına başladı, 10.40 da fiili baskıya geçti, 12.00 da öğle yemeği molası için makine durdurulup baskıya ara verdi vb.
Bir makineden çıkış iş niteliği değişerek diğer makinede işlem görmeye başlayabilir.
Fiili üretim süreçlerinde vardiyaya, personele, mevsimlere, iş zorluk derecelerine göre performans ölçümleri yapılarak yetkili personele gerekli raporlar üretilir.
Nihai mamulun elde edilmesi ile program tüm süreci raporlayabilir ve mamulu ilgili sevk ambarına transfer eder.
Üretimin bitmesi ile fiili üretim maliyetleri (sistemin dolaylı maliyetleri dikkate alması istenmiş ise) dolaylı maliyetler ile birlikte hesaplanır ve raporlanır.
Fiili üretim süreci tüm stokların otomatik olarak – ve + yönlerde güncellenmesini sağlar.
Yetkili personel sürece yönelik tüm analitik raporları alır.
II.2 Fiili üretim sonrası süreçler
II.2.1 Satış / sevk işlemleri (barkodlu el bilgisayarları ile çalışma opsiyondur)
Fiili üretim sonrasında program otomatik olarak satış siparişlerini irsaliye ve/veya faturaya çevirebilir.
İrsaliye / fatura işlemleri iş / proje bazlı (numaralı) olarak yapılabilir. İrsaliye / fatura işlemlerinin yapılması müşteri carisinin borçlanması, mamul stoklarının – yönde güncellenmesi anlamındadır. İş bazlı olarak faturalama bir işin kapanışını sürüp giden bir cari ilişki içerisinde ayrıca takip etmenize olanak sağlar.
Fiili sevk işlemleri için firmanız tarafından talep edilebilecek hemen her türlü detay sistemde mevcuttur. (Ör: Aynı sevk belgesi üzerinde farklı fatura ve sevk adreslerinin yar alması, belge üzerinde yer alan ürün açıklamalarının müşteri açıklamaları olması vb.)
II.2.2 Fiili satış süreçleri icrası için kullanılan cari bilgileri / cari işlemler
Not: Aşağıda belirtilen müşterileriniz için yapılabilecek tüm detay tanımlama, özellik ve olanaklar tedarikçileriniz içinde geçerlidir.
Müşterileriniz üst gruplar altında tasniflenebilir. Ör. Şekerli ürün üreticileri, Beyaz et grubu, tarımsal ürünler grubu vb.
Cari üst grubu içerisinde istenilen şekilde ilişkili alt tasnifler yapılabilir. Ör : Şekerli ürün üreticileri içerisinde lokum üreticileri vb
Sevk adres/leri, fatura adresi, posta kodu, bölge, yöre, il, firma yetkilisi, Telefon,fax, modem numaraları ve e-mail adres bilgileri tanımlanabilir.
Müşterileriniz için standart iskonto oranları, risk limitleri, kanuni takip limitleri vb bilgiler tanımlanarak projeleriniz için sevk öncesi uyarılar / raporlar almanız sağlanabilir.
Her müşteri için farklı ödeme planları oluşturularak bu planın sipariş/faturalama işlemleri sırasında otomatik olarak kullanılması sağlanabilir.
Müşterilere bir ciro hedefi verilebilir. Hedef verilmesi halinde program kesilen faturalar ile verilen hedefi karşılaştırarak ciro/hedef gerçekleşme raporlarını, çok değişik kıstaslara göre analitik olarak raporlar. Bu sayede hangi müşterinizin sizler için ne kadar verimli olduğunu ölçebilirsiniz.
Yapılan tüm tedarik / satış işlemleri için cari ile ilişkili veya cariden bağımsız standart ve/veya tamamen kullanıcı tanımlı son derece analitik (bazıları grafik) raporlar alınabilir
Cari hesabın, KDV dahil, hariç veya KDV uygulanmadan çalışacağı belirtilir. İşlem anında aynı stok için farklı KDV uygulanabilir.
Müşteri standart olarak belirli bir döviz cinsi ile çalışacak ise bu döviz cinsi tanıtılarak fatura kesim işlemlerinde otomatik kullanımı sağlanabilir.
Yapılabilecek tüm tahsil ve tediyeler iş/proje numarası bazlı ve tamamen istenilen nitelikler ile programa işlenebilirler. (Nakit, eft vb)
İşlem sırasında açık cari hesap kayıtları tek tuş ile izlenerek istenen hareket için kapatma yapılabilir. (İstenir ise açık hesaplar hiç gösterilmeden işlem tarihine veya vadeye göre programa otomatik kapatma yaptırılabilir.)
Kapatma açık hesabın tamamı kadar yapılabileceği gibi istenen bir tutar üzerinden de yapılabilir.
Carileriniz için çek senet dışında ipotek vb teminat takipleri yapılabilir ve cari risk raporlarının alınması sırasında almış olduğunuz ipotekler var ise aynı raporda detayları ile yer alması sağlanabilir.
II.2.3 Stok tanımları
Stok kodu üst ve ilişkili alt gruplara bağlanabilir. (Ör: Gıda, ana grubu içerisinde lokum, şeker, baharat vb) Bu sayede sadece ana grubun veya ana grup içerisindeki alt grubun veya alt grup içerisindeki diğer alt grubun veya tek stok kodunun analitik raporları alınabilir.
Stoklar, ambalaj maddesi, hammadde, mamul madde, yarı mamul madde ve diğer olarak sınıflandırılabilir, bu sınıflandırmalara göre raporlar alınabilir.
Eğer dövizli olarak çalışılıyor ve stoğun sabit bir döviz cinsi var ise bu döviz tanıtılabilir. Ör: Hizmetler TL, ürünler EURO olarak satılır.
Bir stoğun durması gereken ambar tanımlanabilir. Daha sonra giriş / çıkış işlemleri sırasında farklı yerlerdeki tüm stoklar tek fişte olması gereken ambarlara otomatik transfer edilirler. Ör: Bıçak doğrudan hammadde ambarına gitmelidir.
Bir stoğun (özellikle hammadde) temin edilmesi gerekli tedarikçi bilgileri tanımlanabilir. Bu sayede hangi stok hangi tarihler arasında hangi bedellerle hangi tedarikçilerden alınması gerekir izlenebilir.
Çok ambarlı/yerli çalışılması halinde ambar/yer bazında maliyet alınabilir.
II.2.4 Hizmet tanımları
Hizmetler bir fatura giriş çıkış işlemi sırasında bir projeye bağlı veya bağımsız olarak bedellendirilebilir. Ör: Satın alınan emtea girişi sırasında mal bedeli yanısıra, nakliye bedeli de aynı fatura üzerinde kaydedilerek maliyetlere yansıtılabilir.
II.2.5 Çek senet işlemleri
Çek, senet kayıtları tüm detayları ile yapılabilir. Bir başka deyişle çek no, bankası, portföyü, ciranta vb bilgiler cari muhasebe işlemleri sırasında doğrudan açık hesabın üzerinde işlenebilirler. Hatta bir çek ve/veya senedin parçalı olarak tahsil edilmesi dahi söz konusu olabilir. Bu durumda program adeta tek çekin carisini tutabilmektedir. Bu adımda çek ciroları, karşılıksız çekler, vb tüm işlemler icra edilebilirler.
II.2.6 Kasa hareketleri
Genellikle bir cari muhasebe hareketinden bağımsız olarak yapılan ödeme veya tahsilatlar için kasa defteri mantığında son derece hızlı ve basit olarak işlemler icra edilebilir. Ör: Kargo firmasından gelen paket ödemesi hemen bu adımdan makbuz karşılığı yapılabilir veya bir personelin avans geri ödemesi hızla bu adımdan alınabilir. Bu adımda ayrıca banka defterleri vb. kayıtlarda tutulabilir. Yine kasa adımından bir cari muhasebe kaydı yapılabilir veya cari muhasebe adımından yapılan bir tahsilat veya ödeme otomatik olarak kasa hareketlerine yansır. Bu nedenle günlük devir bakiyeli olarak nihai kasa defterleriniz çekilebilir.
II.3 Raporlama işlemleri
Yukarda açıklanan tüm işlemlere ait tanımlanabilir ve/veya standart raporlar sistem içerisinde yer almaktadır. Sistemde yar alan ve/veya kullanıcı tarafından tanımlanan tüm raporlar Excel ortamına tek tuşla aktarılabilirler.
II.4 Muhasebe entegrasyonu
Yukarda açıklanan tüm işlemler tamamen kuruluş prensiplerine uygun olarak TAM muhasebe yazılımına entegre edilebilirler.
Copyright © Tam Bilgisayar Hizmetleri A.Ş. 2011