YÖNETİCİLERE ZAMAN YÖNETİMİ | Zamanın Değeri
+ Sabah ve öğleden sonra görüşmelerinizi sabit bir zamana alın. Bu her ikinize de diğer çalışmalarınız için kesintisiz bir zaman dilimi sağlar. Bu biraraya gelmeleri dokunulmaz kılın -tıpkı programınızdaki diğer işler gibi- "daha önemli bir şey çıktığı için" durmadan ertelemeyin.
+ Sekreterinizi sık sık yanınıza çağırmayın. Kendi notlarınızı ve hatırlatıcılarınızı masanızda tutun ve talimatlarınızı bir kerede verin; pek çoğu bekleyebilir. Eğer acil bir bilgi gereksiniminiz yoksa, aynı şeyi karşı taraftan da isteyin.
+ Sekreterinize güncel bilgiler verin. Onu, bölüm değişiklikleri, süregiden projeler, başkalarına verilen işler, ödüç verdiğiniz dosyalar, telefonlarınız (özellikle önemli telefonlar) hakkında bilgilendirin.
Evrak yönetiminde yöneticinin payına düşenler
+ Günlük dosyalar çekmecenizde bulunsun. Durmadan sekreterinizi çağırmak yerine, üzerinde en çok çalıştığınız projeyi yanınızda bulundurun. Her biri bittiğinde dosyayı aynı cins işleri tuttuğunuz klasöre havale edin.
+ Haftalık, onbeş günlük ya da aylık işler için sürekli bir dosya tutun. Bu, gerekli verileri elde edebilmek için son dakikada elinizin ayağınıza dolaşmasını önleyecektir.
+ Sekreteriniz mümkün olduğunca fazla mektuba baksın. Genellikle öyle becerikli hale geliyorlar ki posta gelir gelmez ya da sizden sözlü bir 'evet' ya da 'hayır' alır almaz, imzalamak üzere mektup taslağı hazırlayabiliyorlar.
Zamanı iyi kullanmak adına, Zaman Yönetimi uzmanı Ray Josephs tarafından kaleme alınmış, yöneticinizin kulağına küpe olabilecek küçük hatırlatmalar (2)
RUTİN İŞLERİ KİM ÜSTLENECEK?
Rutin işlerin pek çoğu için sekreterinize ya da yardımcınıza bütün sorumluluğu verin. Eğer yardımcınız o alanda bilgi sahibi ise pek çok araştırmayla doğrudan ilgilenebilir. Aksi takdirde zamanınızı, arayanları sorunlarıyla ilgilenileceğine ikna etmekle geçirirsiniz. Konuşma biçimi, taşınan otorite ve karşınızdakini hor görmekten veya gergin bir hava yaratmaktan kaçınmak, arayanın daha hızlı ve daha iyi ilgi göreceğine emin olmasını sağlar.
Yeni yöntemler, materyaller ve büro malzemeleri bulmaya çalışın. Bu, her ikiniz için de işi kolaylaştırır. Değişmez eski iş programına uymak zorunda değilsiniz.
BAŞVURU KAYNAĞINIZ NERESİ?
Referans ve çalışma kitaplarından oluşan bir kitaplık oluşturun. Bu, oldukça faydalı bir zaman kazandırıcıdır.
Sekreterinizin gelişimi için profesyonel bir kuruma katılmasını önerin. Sekreterinizi, alanınızdaki seminerlere ve konferanslara gönderin. Sekreterinizin gelişmesini istiyorsanız, bölgenizde ne tür kurslar olduğunu araştırın.
Şu iki küçük kelimenin tabiatında varolan dürtüyü ve moral yapıcı etkiyi sakın unutmayın: Teşekkür ederim Her dakikasını sonuna kadar kullandığınız telaşlı bir günün sonunda ya da çalışmanızın sürekli kesintiye uğramasına rağmen sizin için bir mucize yarattığında, sekreterinize bu davranışının size ne kadar yardımcı olduğunu ve zaman kazandırdığını söyleyin.
Arada sırada sekreterinizi bürodan dışarı çıkarın. Özel bir araştırma projesi için şehir dışına yapacağı küçük bir yolculuk gerçek bir ödül olabilir.
Kaynak: ZAMAN YÖNETİMİ - Ray Josephs
‹ Teknolojik Hayatımız ve ZAMAN YÖNETİMİ yukarı Zaman Kazanmanızda Yardımcı 10 İpucu ›