Toplantılarda Uyulması Gereken Kurallar
Çevremize baktığımız zaman toplantıkolik olarak değerlendirilebilecek birçok insan mevcuttur. Sürekli olarak toplantıdan toplantıya koşuşturup dururlar. Bu hallerine şahitlik eden insanların bazıları çok fazla gelir elde ettiği düşünürken, kimileri de çok fazla işi çözmüş olduğunu düşünmektedir. Aslında bu insanların yaptıklarını yakından incelemeye başladığınız da hiçte durumun bu şekilde olmadığını görürsünüz.
Toplantı denildiği zaman insanların aklına hemen iş dünyası gelmektedir. Aslına bakılacak olur ise, sadece iş dünyası değil, farklı alanlarda bile insanlar birden fazla toplantı yapmaya devam eder. Sadece toplantıların kendi aralarında değer sınıflandırılması yapılabilir. Mesela onlarca personel çalıştıran bir firma iş toplantısı gerçekleştirdiğinde şirketi geleceği açısından çok önemli bir yaptırım olacaktır. Her bir ey ile tek tek konuşma zamanı bulunamayacağı için, bir toplantıda yapılacaklar aktarılarak neticelendirilmesi sağlanabilir.
Diğer toplantılardan bahsedilecek olursa da, okullardaki veli toplantıları, öğretmen toplantıları, oturulan binadaki yönetim toplantısı ve arkadaşlar ile gerçekleştirilecek eğlenceli bir toplantı gibi farklı sınıflarda da olduğu görülecektir.
Etkin toplantılar yapılabilmesi için uyulması gereken kurallar
Amaç: Tüm toplantılar gerçekleştirilmeye başlamadan önce amacının ne olduğu belirlenmelidir. Basit ve toplantı gerektirmeyen konular üzerinde durulmaması gerekir.
Zamanın planlanması: Toplantıya başlamadan önce mutlaka başlangıç ve bitiş zamanlarının belirlenmesi gerekir. Çünkü ne zaman bitirileceği belli olmayan ucu açık toplantılar belirsizliğini koruduğu için sıkıcı gelmeye başlar. Bu da toplantıdan alınacak verimin düşüklüğüne neden olur.
Gündem: Toplantıya katılacak kişilere toplantı öncesinde gündem konusu duyurulmuş ya da tam anlamıyla belge dahilinde imzalatılmış olması gerekir.
Katılımcılar: Sadece gündeme ilişkin kişilerin toplantıya katılmalarını beklemek maliyet açısından da uygun olacaktır. Ayrıca zamanı da etkili bir şekilde kullanmanıza imkan sağlanmış olunur.
Görevler: Toplantı geniş çaplı bir şekilde yerine getirilecek ise, toplantı da mutlaka bir moderatör bulundurulmalıdır. Aynı zamanda tüm konuşmaları not edecek katip de görevlendirilmelidir. Toplantıya başlandığı zaman moderatör tarafından toplantının yapılmasındaki temel amaç toplantıya katılanlara aktarılır. Bunun yanı sıra mevcut zamanlama, başlangıçta yapılacak konuşmalar, kimlerin sıra ile konuşacağı ve konuşma süreleri gibi durumlarda moderatör tarafından duyurulur. Ayrıca oylama söz konusu ise yine moderatör oylamanın yapılmasını sağlamak ile görevlidir.