1 İZMİR ÜNİVERSİTESİ ERASMUS VE DİĞER DEĞİŞİM PROGRAMLARI YÖNERGESİ Birinci Bölüm AMAÇ VE KAPSAM MADDE 1: Amaç: Bu Yönergenin amacı, Erasmus ve diğer değişim programlarına ilişkin işleyişi düzenlemektir. Kapsam: Yönerge, Üniversitenin uluslararası ilişkilerinin işbirliği protokolleri aracılığıyla geliştirilmesini gözetir. Yönergede belirtilen esaslar, Erasmus ve diğer Değişim Programlarına katılan öğrenci, akademik ve idari personelin yanı sıra; ilgili birim ve kişilerin görev ve yetkilerini kapsar. TANIMLAR MADDE 2: Bu Yönergede geçen; Üniversite: İzmir Üniversitesi ni, İZÜ: İzmir Üniversitesi ni UİO: Rektörlüğe bağlı olarak faaliyet gösteren Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörlüğü nü, Birim: Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Bölüm ve İdari birimleri, Ulusal Ajans: Başbakanlık Devlet Planlama Teşkilatı na bağlı olarak faaliyet gösteren ve Erasmus programının Türkiye deki koordinasyonundan sorumlu olan Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı nı, Hayat Boyu Öğrenme Programı (Lifelong Learning Program): Avrupa Birliği tarafından 2013 yılının sonuna kadar süreceği ilan edilen, Avrupa Birliği üye ve aday üyelerinin katılımına açık yükseköğrenim hareketlilik programını, Değişim Programı: Öğrencilerin bir sömestr veya bir akademik yıl boyunca üniversitenin yurtdışında işbirliği içinde olduğu bir kurumda eğitim almalarını, akademik personelin yurtdışında ders vermesini, idari veya akademik personelin mesleki eğitim almasını sağlayacak olan programı, Erasmus Programı: Hayat Boyu Öğrenme Programının yüksek öğretimle ilgili öğrencilere yönelik eğitim (ders alma) ve staj (yerleştirme) hareketliliği, akademik personelin yurtdışında ders vermesini, idari veya akademik personelin mesleki eğitim almasını sağlayacak olan programı, AKTS/ECTS: Avrupa Kredi Transfer Sistemini (European Credit Transfer System) AKTS/Erasmus Bölüm Koordinatörü: Çalıştığı birim amiri (Dekan, bölüm başkanı, vb.) tarafından görevlendirilen ve o bölüm adına AKTS, Bologna Süreci çalışmaları ve Erasmus Programına ilişkin iş ve işlemleri yürütmekle yükümlü akademik personeli, Erasmus Üniversite Beyannamesi (Erasmus University Charter): Hayat Boyu Öğrenme Programına katılabilmek için Avrupa Komisyonu tarafından üniversitelere verilen yetki belgesini, Erasmus Öğrenci Beyannamesi: Erasmus değişimine katılacak öğrencilere Üniversite den ayrılmadan önce verilen ve öğrencinin hak ve sorumluluklarını belirten belgeyi, İşbirliği Protokolü: Erasmus programı dışındaki işbirliklerinin resmileştirildiği belgeleri, İkili Anlaşma: Erasmus Programı kapsamında yapılan öğrenci, akademik ve idari personelin değişim anlaşmasını, Taraf (Partner) Üniversite: Anlaşmamız bulunan yurtdışındaki üniversiteyi, Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement): Değişime katılan öğrencinin gideceği üniversite, alacağı dersler ve kredisini gösteren ve öğrencinin kendisi, Erasmus Bölüm Koordinatörü, gideceği üniversite nin Erasmus Bölüm Koordinatörü ve her iki üniversitenin Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından imzalanan anlaşmayı, Öğrenim İzni: Programdan yararlanacak öğrencinin değişim süresince öğrencilik hakkını saklı tutan, ilgili birim tarafından verilen izni,
2 Komisyon: Rektörlük tarafından görevlendirilen, Erasmus ve diğer değişim programlarına yapılan öğrenci ve personel başvurularını değerlendiren bağımsız komisyonu, Hibe Sözleşmesi: Erasmus öğrenim hareketliği ve staj hareketliliği programlarından yararlanan öğrenci veya personel ile üniversite arasında yapılan ve formatı standart olarak Ulusal Ajans tarafından ilan edilen sözleşmeyi, Tanınma Tablosu: Öğrenci yurtdışındaki üniversitede değişim dönemini tamamlayıp İzmir Üniversitesi ne döndükten sonra, karşı üniversitenin göndereceği not belgesi (transkript) temel alınarak hazırlanan, Erasmus Bölüm Koordinatörü, Öğrenci İşleri Müdürü ve öğrencinin kendisi tarafından imzalanan belgeyi, Öğretim Programı: Erasmus ders verme hareketliliği kapsamında yurtdışında ders verecek olan personelin karşı üniversitede vereceği dersin adını, içeriğini ve saatlerini belirten, giden personel, uluslararası ofis ve karşı üniversite tarafından imzalanan belgeyi, İş Planı: Erasmus eğitim alma hareketliliği kapsamında yurtdışına gidecek olan personelin karşı üniversitede gerçekleştireceği çalışmaların içeriğini ve saatlerini belirten, giden personel, uluslararası ofis ve karşı üniversite tarafından imzalanan belgeyi, Staj Eğitim Anlaşması: Gönderen kuruluş, karşılayan kuruluş ve öğrenci arasında imzalanan belgeyi (çalışma programı, beceri, yeterlilikler, usta öğreticilik ve tanınma vs. gibi konulara ait bilgileri içerir) Staj Yerleştirme Anlaşması: Gönderen kuruluş ile öğrenci arasında imzalanan belgeyi (ortaklar, yer, süre ve mali katkı vs. gibi konulara ait bilgileri içerir) ifade eder. Gelen Personel: Partner Üniversite tarafından İZÜ ye gelen akademik/ idari personel. Gelen Öğrenci: Partner Üniversite tarafından bir ya da iki dönem Erasmus öğrenim hareketliliği için İZÜ ye gelen öğrenci. YETKİLİ KİŞİ VE BİRİMLER MADDE 3 Uluslararası İlişkiler Koordinatörü Uluslararası İlişkiler Koordinatörü (UİK) Rektör tarafından atanır. Erasmus programı ve Uluslararası anlaşmalar ile ilgili her konuda Üniversite genelinde eşgüdümü sağlar. Erasmus ve diğer öğrenim anlaşmalarını imzalar. Üniversite Erasmus Komisyonu ile birlikte, Üniversite genelinde Erasmus Programı ve diğer değişim programları ile ilgili kararları alır. Bu programların işleyişini koordine ve kontrol eder. Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü nün öğrencilerin seçim ve yerleştirmelerini yapmasını sağlar. Süreçle ilgili takvime karar verir. İzmir Üniversitesi ne Erasmus anlaşmaları çerçevesinde gelen değişim öğrencilerinin ve gitmek üzere seçilen öğrencilerin idari işlemlerini yürütülmesini sağlar. Erasmus Programı nın üniversite içinde tanıtılmasını ve tanıtım materyallerinin hazırlanmasını, ilgili üniversitelerle yazışmaların yürütülmesini ve anlaşmaların güncellenmesini sağlar. Ayrıca Rektörlük, Dekanlık- Müdürlük, Bölüm Başkanları, Bölüm koordinatörleri, Öğrenci İşleri Müdürlüğü ile arasındaki koordinasyonu sağlar. Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü Rektörlük bünyesinde çalışan Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü (UİK), İzmir Üniversitesi nin Erasmus anlaşmaları çerçevesinde gelen değişim öğrencilerinin ve gitmek üzere seçilen öğrencilerin idari işlemlerini yürütür. Erasmus Programı nı üniversite içinde tanıtır, tanıtım materyallerini hazırlar. İlgili üniversitelerle yazışmaları yürütür; anlaşmaları günceller; ilgili koordinatörlerle iletişim içinde çalışır. UİK giden öğrencinin vize ve yurt işleri konusunda sorumlu değildir.
3 Üniversite Erasmus Komisyonu Üniversite Uluslararası Ofisten Sorumlu Rektör Yardımcısı başkanlığında Rektörlük tarafından görevlendirilen, Erasmus ve diğer değişim programlarına yapılan öğrenci ve personel başvurularını değerlendiren bağımsız komisyon. Bölüm Erasmus Koordinatörü Bölüm Erasmus Koordinatörü ilgili Bölüm Başkanı tarafından öğretim elemanları arasından atanır. Bölüm Erasmus Koordinatörü Erasmus programını ilgili bölümde tanıtır, bu program ile ilgili haberleri duyurur, değişim programlarından yararlanmak isteyen öğrencilere üniversite ve ders seçimlerinde yardımcı olur. Öğrenim anlaşmalarını imzalar, Uluslararası İlişkiler Ofisi (UIO) ve Bölüm Başkanlığı ile eşgüdüm halinde programa katılmak isteyen öğrencilerin seçimi ve anlaşmaların yapılıp yürütülmesinden sorumlu olur. Yurtdışından dönen öğrencileri değişim döneminde aldıkları derslerin programlarına sayımları konusunda yönlendirir. Bölüm Erasmus Koordinatörleri, Erasmus değişim programı ile yurtdışından gelen öğrencilere de ders seçimleri konusunda danışmanlık yaparlar. İkinci Bölüm Erasmus Öğrenci Öğrenim Hareketliliği ve Staj Hareketliliği Genel İlkeleri Başvuru Koşulları MADDE 4 Erasmus öğrenim hareketliliğinde bütün değişimler için İZÜ ile EÜB sahibi üniversiteler arasında imzalanmış geçerli bir ikili anlaşmanın var olması gerekir. Staj hareketliliğinde ikili anlaşma ve üniversitenin EÜB sahibi olması zorunlu değildir; niyet beyanı yeterlidir. Bu bağlamda ilgili tarafların dahil olduğu bireysel öğrenci staj anlaşma/sözleşmeleri de bağlayıcı olacaktır. Başvuru için koşullar aşağıdaki gibidir. a) Erasmus öğrenim hareketliliğinden yararlanmak isteyen öğrenciler, tam zamanlı bir lisans, yüksek lisans veya doktora programına kayıtlı olmak zorundadır. Bu öğrenciler, kayıtlı oldukları programa uygun akademik faaliyetleri yerine getirmek üzere yurt dışına giderler ve Erasmus hibesi alırlar. b) Lisansüstü Programlarında hazırlık sınıfı öğrencileri değişimden faydalanamaz. c) Önlisans ve Lisans programlarının hazırlık ve birinci sınıfında okuyan öğrenciler, Erasmus öğrenim hareketliliğinden yararlanamaz; ancak ikinci sınıfta Erasmus öğrencisi olabilmek için başvurusunu öğrenimlerinin birinci yılında yapabilirler. Staj hareketliliğinde sınıf şartı aranmaz. d)yüksek lisans ve doktora programlarına kayıtlı öğrenciler, ders veya tez döneminde danışmanlarının uygun görüşü ile Erasmus Programından faydalanabilirler. e) Programa başvuracak ön lisans ve lisans öğrencilerinin Ulusal Ajans tarafından belirlenen minimum akademik başarı seviyesine uygun şekilde genel not ortalamasının 4 lük sistemde en az 2.20, lisansüstü ve doktora öğrencileri için ise bu baraj 4 lük sistemde en az 2.50 olarak belirlenmiştir. f) Alttan dersi olan öğrencilerin başvuru yapamayacağına yönelik ilgili bölüm kurul kararı yoksa alttan dersi olan öğrenciler başvuru yapabilir. g) Bir öğrenci, Erasmus Öğrenim ve Staj Hareketliliğinden birden fazla kez hibe alabilir. h) Başvuru alınacağı dönemlerde UİO tarafından öğrencilere yönelik tanıtım toplantıları/sunumları yapılır. Başvurularla ilgili bilgiler UİO internet sayfasında ve panolarda duyurulur. i)erasmus öğrenim hareketliliği ikili anlaşmaları gösteren listeler UİO nin panosunda ve üniversitenin web sayfasında ilan edilir. Öğrenciler, Erasmus öğrenci değişimi ve başvurusu hakkındaki bilgileri, Erasmus koordinatörlüklerinden ve web sayfasından elde eder. j) Öğrenci başvurusunu UİO e yapar. Başvuru formunu ve not ortalamasını belirten transkriptini UİO ya ilanda belirtilen tarihe kadar elden teslim eder.
4 k) Öğrenci başvuru formunda tercih ettiği üniversiteleri belirtir. Bir öğrenci en fazla üç tercih hakkında sahiptir. Öğrenci bu tercihlerini Erasmus Koordinatörü ile beraber yapar. Bu tercihler belirlenirken, ilgili üniversitenin ders programı, derslerin yapısı ve içeriği, öğretim dili, derslerin Avrupa Kredi Transfer Sistemi (AKTS/ECTS) kredileri vb. etkenler; Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından göz önüne alınır. Öğrenci, uygun görülen üniversiteleri başvuru formunda belirtir. l) UİO Koordinatörlüğü tarafından yürütülen Erasmus öğrenci yerleştirmeleri sonucu boş kontenjan kalması durumunda, UİO boş kalan kontenjanlar için yeni başvuru almak üzere ek bir başvuru ve değerlendirme takvimi belirleyebilir. Başvuru Değerlendirme MADDE 5 a) Başvurular, Hayatboyu Öğrenme Programları için Avrupa Komisyonu tarafından yayınlanan teklif çağrısı, faaliyetin uygulanacağı akademik yıl için Ulusal Ajans tarafından hazırlanan Uygulama El Kitabı nda ilan edilen kıstaslar ve ulusal öncelikler göz önüne alınarak değerlendirilir. b) Erasmus seçimleri, değişimin gerçekleşeceği dönemden bir dönem önce yapılır. c) Öğrencilerin, Erasmus Öğrenim Hareketliliğine ve Staj Hareketliliğine katılabilmesi için Yabancı Diller Yüksekokulu (YDYO) tarafından yapılan yabancı dil sınavından 100 puan üzerinden en az 50 puan almış olmaları gerekir. 50 puanın altında alan öğrenciler ilgili dönem için Erasmus faaliyetinden yararlanamaz. d) Yabancı dil sınavının sonuçları yabancı diller yüksekokulu tarafından İZÜ Rektörlüğüne iletilir ve Rektörlük tarafından Uluslararası İlişkiler Ofisine gönderilir. e) Ulusal Ajans tarafından belirlenen koşullar doğrultusunda, yabancı Dil Sınavından başarılı olan öğrencinin Erasmus notu, öğrenim hareketliliği için genel not ortalamasının %50 si ile yabancı dil sınav notunun %50 sinin toplamıdır. Staj hareketliliği için ise genel not ortalamasının %55 i ile yabancı dil sınav notunun %45 inin toplamıdır. f) Öğrencilerin, Erasmus Bölüm Koordinatörleri ile beraber tercih ettikleri üniversiteler, ilgili üniversitelerin Erasmus kontenjanları, Üniversiteye tahsis edilen hibe miktarı göz önüne alınarak Erasmus notu başarı sıralamasına göre UİO tarafından yerleştirmeler yapılır. g) Değerlendirme ve yerleştirme sonuçları, partner üniversitelerin kontenjanları doğrultusunda belirlenen asil ve yedek liste UİO internet sayfasında ve panolarda duyurulur. h) Değişimden yararlanamayan veya yararlanmayan asil aday bu durumu seçim listesinin ilan tarihinden sonra en geç iki ay içerisinde Erasmus kurum koordinatörlüğüne yazılı olarak bildirmekle yükümlüdür. Bu durumda, ilan edilen seçim listesinde ilk sıradaki yedek aday programdan yararlandırılır. Şayet öğrenci iki ay içerisinde hakkından vazgeçtiğini yazılı olarak bildirmezse ilgili bölümü hakkında soruşturma açma hakkında sahiptir.
5 Üçüncü Bölüm Öğrenci Seçimi Sonrası Yapılması Gereken İşlemler Öğrenim Anlaşması MADDE 6 a) Öğrenci, Erasmus Öğrenim Hareketliliği Bölüm Koordinatörü ile birlikte Öğrenim Anlaşmasını (Learning Agreement) hazırlar. Hazırlanan bu öğrenim anlaşması öğrencinin değişim döneminde alacağı dersleri kredileri ile beraber ve bu derslerin İZÜ karşılıklarını kredileri ile beraber gösterir. Erasmus değişim programlarından yararlanan öğrencilerin bir dönemde yaklaşık olarak 30 AKTS (Avrupa Kredi Transfer Sistemi; ECTS) kredilik ders almaları sağlanır. Ön Lisans /Lisans Programındaki öğrenciler için Üniversitede geçerli olacak eşdeğer derslerin kredileri toplamı, Üniversitenin ilgili yönetmeliğinin ders yüküne ilişkin maddelerinde belirtilen sınırları aşamaz. Değişime katılan öğrencilerin ders eşleştirmeleri yapılırken İZÜ de eşdeğer tutulan derslerin toplam ECTS leri yurtdışından almış oldukları ECTS toplamından daha yüksek veya daha az olabilir. Öğrencinin yurtdışında alacağı dersler ile İZÜ derslerin birebir örtüşmesi gerekmez. Ancak içerik olarak en yakın derslerin seçilmesine özen gösterilir. b)öğrenim Anlaşması önce Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından imzalanır ve öğrenci tarafından Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü ne iletilir. Uluslararası Ofis Koordinatörü öğrenim anlaşmasını teknik olarak inceler, kontrolü yapıldıktan sonra da imzalanır. İmzalanan bu öğrenim anlaşması karşı kuruma öğrenci tarafından gönderilir. c)öğrenci karşı üniversitede ilgili dönemi tamamlamadan önce çeşitli sebeplerle öğrenim anlaşmasında yapılacak olan değişikliklerin öğrencinin gittiği yükseköğretim kurumunda akademik dönemin başlamasını takiben en geç 1 ay içinde yapılmış olması ve öğrencinin kendi yükseköğretim kurumu ve öğrencinin gittiği yükseköğretim kurumu yetkilileri tarafından tekrar onaylanması gerekir. Öğrenci tarafından zamanında bildirilmeyen değişikliklerin yol açabileceği ders ve dönem kaybından öğrenci sorumludur. d)lisansüstü öğrenim hareketliliği kapsamında tez döneminde giden öğrenciler, her dönem için yaptıkları çalışmalarına karşılık en az 30 AKTS kredisi alacak şekilde gidilen üniversite ile öğrenim anlaşması yapmak durumundadır. Yurt dışına giden lisansüstü öğrencisi tez danışmanı ile sürekli iletişim halinde olmak ve çalışmalarının her aşaması hakkında danışman öğretim üyesini bilgilendirmekle yükümlüdür. Tez döneminde giden lisansüstü öğrencilerinin yaptıkları çalışmalar araştırma niteliğinde olsa dahi bu öğrenciler, karşılığı olan AKTS kredilerini gösteren başarı durumunu ilgili enstitüye sunmak zorundadırlar. Yerleştirme Anlaşması MADDE 7 a) Staj hareketliliğinde Yerleştirme Anlaşması (Placement Agreement), İZÜ ve öğrenci arasında imzalanır. Öğrenci, Yerleştirme Anlaşmasını öğrencisi olduğu ilgili bölüme bir dilekçe ile birlikte iletir. Eğitim anlaşması (Training Agreement), İZÜ, misafir olunan kuruluş ve öğrenci arasında imzalanır. Öğrenci, çalışma programı, beceri, yeterlilikler, usta öğreticilik ve tanınma gibi konulara ait bilgileri içeren eğitim anlaşmasını Erasmus Bölüm Koordinatörü ve misafir olunan kuruluş ile birlikte hazırlar. Erasmus staj hareketliliği öğrencisinin müfredat programı kapsamındaki zorunlu staj süresi tam olarak ve AKTS kredileri kullanılarak tanınır, Diploma Eki ne kaydedilir. Stajın müfredat programında zorunlu olmadığı hallerde ise, yurtdışında geçirilen yerleştirme süresi Diploma Eki nde kaydedilmek ve ek 3 AKTS verilme suretiyle tanınma gerçekleştirilir. Bu program çerçevesinde yapılan stajın öğrencinin kayıtlı olduğu programdaki zorunlu staja sayılabilmesi için o programın staj yapma ilkelerine uyması gereklidir. Öğrenci stajını tamamladıktan sonra getirdiği rapor doğrultusunda o stajın zorunlu bir staj yerine saydırılması hususu Erasmus Bölüm Koordinatörünün ve Bölüm Başkanı nın yetkisi ile olur.
6 Karşı Üniversiteye Başvuru ve Kabul Süreci MADDE 8 a) UİO, kesinleşen listeye göre partner üniversitelere atamaları (Nominasyon) yapar. Partner üniversite ile olan atama yazışmalarını UİO yürütür. Ders denkliği veya öğrenim anlaşması ile ilgili konularda ise, partner üniversite ile yazışmak Erasmus bölüm koordinatörünün görevidir. b) Öğrenciler UİO tarafından partner üniversiteye aday gösterildikten sonra partner üniversite öğrenciye başvuru ile ilgili olarak e-posta atar. Başvuru için istenilen belgelerin zamanında hazırlanması öğrencinin sorumluluğundadır. Belgelerin hazırlanmasında Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörlüğü öğrencilere danışmanlık hizmeti vermekle yükümlü değildir. Başvuru evraklarını son tarihine kadar partner üniversitelerin ilgili ofislerine iletmek öğrencinin kendi sorumluluğundadır. c) Seyahat, vize, yurt veya kalacak yer işlemleri öğrencilerin kendi sorumluluğundadır. Ancak öğrenciler pasaport ve vize başvuruları için resmi makamlar tarafından istenen belgeleri üniversiteden alabilirler. Hibeler MADDE 9 a) Hibe verilecek öğrenci sayısı, Ulusal Ajans tarafından Üniversitemize tahsis edilecek hibe miktarına uygun olarak belirlenir. b) Bir akademik yıl için tahsis edilen hibelerin güz ve bahar dönemleri arasındaki dağılımı uluslararası ofis belirler. c) Hibeden, öncelikle asil listede yer alan adaylar yararlanacaklar; asil listedeki adaylığını geri çekenlerin olması halinde ise boş kalan kontenjanlar için Erasmus notu sıralamasına göre yedek adaylara hibe kullandırılır. d) Değerlendirme Erasmus notunun sıralamasına göre yapılacak ve puanı en yüksek öğrenciden başlamak üzere hibeler dağıtılır. e) Bir öğrenci, Erasmus Öğrenim ve Staj Hareketliliğinden birden fazla kez hibe alabilir. f) Ulaşım, konaklama, beslenme, sağlık sigortası, kişisel harcamalar vb. tüm yaşam masrafları öğrencilerin sorumluluğundadır. g) Erasmus Öğrenim veya Staj Hareketliliğinden yararlanacak olan öğrenci yurtdışına gitmeden önce İzmir Üniversitesi ile öğrenci arasında hibe sözleşmesi imzalanır. Hibe sözleşmesinin formatı standart olup, Ulusal Ajans tarafından sunulur. Bu sözleşme ile öğrencinin Erasmus değişim programına katılacağı kesinleşir. h) Öğrenim hareketliliği öğrencileri, Erasmus değişim hibesi almadan önce, Üniversiteyle bir öğrenci sözleşmesi ve İZÜ nün basılı olarak hazırladığı bir taahhütname imzalar. i) UİO, öğrencilere ödenecek olan hibe miktarını ve T.C. Kimlik numaralarını Rektörlük Makamı na resmi yazıyla bildirir. j) Erasmus Öğrenim veya Staj Hareketliliğinden yararlanacak olan öğrenciye alacağı toplam hibenin %80 i öğrenciye gitmeden önce ödenir. İzmir Üniversitesi hibeleri öğrenciye talimat yolu ile verebilir veya Euro hesabına yatırabilir. Öğrencinin geri kalan %20 lik hibeyi alabilmesi için, değişim öğrencisi olduğu tarihleri belirten imzalı ve mühürlü orijinal katılım sertifikasını ve pasaportunu UİO ya sunması gerekir. Öğrencinin geri kalan hibesi, resmi katılım sertifikasındaki ve pasaportundaki tarihler göz önüne alınarak ödenir. k) Birden fazla dönem için giden Erasmus Öğrenim öğrencisine hibesinin %80 i iki ayrı ödemede gerçekleştirilir. l) Değişim için hibe tutarı, her yıl Ulusal Ajans Erasmus Koordinatörlüğü tarafından belirlenir. m) Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü, değişimden yararlanan öğrencinin yurt dışındaki öğrenimi sırasında başarılı olmaması durumunda bağlı bulunduğu birim yönetim kurulu tarafından verilecek kararlara göre verilen hibenin bir kısmının ya da tamamının öğrenciden geri ödemesini kararlaştırabilir. n) Hibesi hesabına aktarılmış ve son anda gitmekten vazgeçmiş olan öğrenciler hibeyi, hibenin yatırıldığı tarihten itibaren en geç 1 ay içerisinde ilgili hesaba iade eder. Öğrenci ilgili makbuzu Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğüne teslim etmekle yükümlüdür.
7 o) Avrupa Komisyonu tarafından yürütülen herhangi başka bir faaliyet ya da program, Erasmus Öğrenci Hareketliliği Programı kapsamında desteklenemez ve harcamaları karşılamak amacı ile hibe verilemez. Öğrenim Ücretleri, Kayıt ve Diğer MADDE 10 a) Öğrenciler yurt dışında okudukları süre boyunca kendi üniversitelerine kayıt yaptırırlar fakat ders seçimi yapmazlar. Burssuz öğrenciler İZÜ ye eğitim ücretlerini de öderler. Gittikleri partner üniversiteye ayrıca bir öğrenim ücreti ödenmez. b) Öğrenciler kayıtlarını dondurmazlar. Öğrencilerin İzmir Üniversitesi ndeki öğrencilik statüleri devam eder. c)öğrencilere, Erasmus Öğrenim Hareketliliği Programı kapsamında yurtdışında bulunacakları süre için Öğrenim İzni verilir. d)yurt dışına gidecek olan burslu öğrencilerin bursları devam eder. Değişim öğrencilerinin döndükten sonra burslarının devam etmesi için sağlamaları gereken akademik yeterliliği sürdürmeleri beklenir. e) Her öğrenciye öğrenim dönemi başlamadan önce Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü aracılığıyla hak ve yükümlülükleri gösteren Erasmus Öğrenci Beyannamesi verilir. Seçilen öğrencilerin yurt dışına gitmeden önce üniversitesi tarafından düzenlenecek bir Oryantasyon eğitimine katılması, muhtemel karşılaşacağı problemleri bertaraf etmesi ve hareketliliğinin başarılı geçmesi için çok önemlidir. Dördüncü Bölüm Öğrenci Döndükten Sonra Yapılması Gereken İşlemler Akademik Tanınma MADDE 11 a)yurt dışındaki eğitim-öğretimini tamamlayan Lisansüstü programı öğrencilerinin notlandırma işlemleri, İZÜ Lisansüstü Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliğinin ilgili maddeleri esas alınır ve yurt dışında eğitim gördüğü kurumun not değerlendirme sistemi de dikkate alınarak ilgili birim yönetim kurulu tarafından yapılır. b) Öğrenci; yurt dışındaki her bir eğitim döneminin sonunda eğitim aldığı üniversiteden; aldığı notları gösteren bir not çizelgesi (Transcript of Records) ve üniversitede eğitim aldığı sürenin başlangıç-bitiş tarihlerini gösteren katılım sertifikasını (Confirmation Letter) almak zorundadır. Staj öğrencisi de staj yaptığı yerden stajın başlangıç-bitiş tarihlerini gösteren katılım sertifikası (Certificate of Attendance) alır. c) Transkriptte belirtilmeyen dersler, imzalı ve mühürlü orijinal ders sertifikası olması halinde tanınma tablosuna Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından eklenir. d) Öğrencinin karşı kurumdan aldığı transkript temel alınarak Tanınma Tablosu hazırlanır. İzmir Üniversitesi senatosunun 02/04/2013 tarihli ve 2013/4 numaralı kararı doğrultusunda partner üniversitenin transkriptinde yer alan notlar İzmir Üniversitesi not sistemine çevrilerek öğrencinin not dönüşümü ilgili Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından yapılır. Tanınma tablosu Erasmus Bölüm Koordinatörü, Öğrencinin kendisi ve Öğrenci İşleri Müdürü tarafından imzalanır. Tanınma Tablosu taraflarca imzalandıktan sonra ilgili fakülte yönetim kurulu kararı alır. Bu karar bilgi için UİO ve Öğrenci İşleri Müdürlüğü ne gönderilir. Öğrenci işleri bu karar doğrultusunda öğrencinin İZÜ transkriptine karşı kurumdan aldığı dersleri isimleri ve kredileri ile beraber, İzmir Üniversitesindeki karşılıkları o derslerin yanlarına parantez içerisinde yazar. e) Sayılan dersler Öğrenci İşleri tarafından öğrenci bilgi sistemine işlenerek öğrencinin not belgesi (transkript) ve diploma ekinde gösterilir.
8 Beşinci Bölüm Gelen Öğrenci ve Gelen Personel Kabul Süreci MADDE 12 a) Gelen yabancı öğrencilerin kendi üniversiteleri tarafından seçildiği, öncelikle ortak üniversitenin Uluslararası İlişkiler / Erasmus Ofisi tarafından UİO ya e-postayla bildirilmelidir. b) Yabancı öğrencilere, yapmaları gereken işlemlerle ilgili UİO tarafından bilgilendirme e-postası gönderilir. c) Kendi üniversiteleri tarafından Erasmus / değişim öğrencisi olarak seçilen öğrenciler, UİO internet sayfasından temin ettiği başvuru formunu doldurup, öğrenim anlaşması ve istenen diğer belgelerle birlikte ilan edilen son tarihten önce gönderirler. Belgeleri öğrenciler adına kendi üniversitelerinin Uluslararası İlişkiler / Erasmus Ofisi de gönderebilir. d) Başvuru evrakları ve öğrenim anlaşması alındıktan sonra, UİO tarafından öğrencilerin kabul mektupları hazırlanır ve gönderilir. e) Erasmus dışındaki diğer değişim programlarında, iki üniversite arasındaki değişim dengesi (giden-gelen öğrenci sayısı arasındaki oran) ve öğrencinin akademik durumu göz önüne alınarak başvurusu değerlendirilir. f) Başvuru belgelerinin tamamlanmasının ardından öğrencilere UİO tarafından kabul mektupları gönderilir. Gelen öğrenciler gerekli vize işlemlerini kendileri yürütürler. Ders Seçimi ve Öğrenim Anlaşması MADDE 13 a) Gelen öğrenci, İzmir Üniversitesi nden alacağı derslerin seçimi için kendi üniversitesi ile görüşerek UİO ya başvurur. b) Öğrenim Anlaşması nı doldurarak alacağı dersleri belirtir. Derslerin açılmaması durumunda kendi üniversitesiyle görüşerek öğrenim anlaşmasında belirtilen derslerde değişiklik yapılabilir. Gelen öğrencinin İZÜ de alacağı dersler, öğrenim anlaşmasındaki ilgili imzalar tamamlanınca kesinleşir. c) Gelen öğrenim hareketliliği öğrencisi için gerektiğinde yabancı dilde dersler açılır veya gerektiğinde yabancı dilde ara ve yarıyıl sonu sınavı yapılır. d) Gelen öğrencilerin akademik danışmanlık görevini ilgili Erasmus Bölüm Koordinatörleri yürütürler. e) Erasmus Bölüm Koordinatörleri, Erasmus ve Diğer Değişim Programları kapsamında gelen öğrencilerin ders seçimlerine yardımcı olurlar ve öğrencilerin öğrenim anlaşmalarını imzalarlar. Destek MADDE 14 a) Gelen yabancı değişim öğrencileri için UİO tarafından uyum (oryantasyon) programı düzenlenir. b) Yabancı öğrenciler, Türkiye ye girişlerinden sonra 30 gün içinde oturma izni almak üzere Emniyet Müdürlüğü Yabancılar Şubesi ne başvurmalıdır. Yabancılar Şubesi tarafından değişim öğrencileriyle ilgili istenen resmi belgeler UİO tarafından hazırlanır. c) Gelen her yabancı değişim öğrencisine, İzmir Üniversitesi öğrencileri arasından bir gönüllü kardeş atanır. Gönüllü kardeşler, yabancı öğrencilere destek olurlar. Gönüllü kardeşlerle ilgili işlemler UİO tarafından yürütülür. d) Gelen yabancı öğrenciler ve aldıkları dersler Öğrenci İşleri tarafından Öğrenci Bilgi Sistemi ne işlenir. e) Yabancı öğrencilere öğrenci kartı verilir.
9 Dönüş MADDE 15 a) Üniversitemizdeki dönemini tamamlayan Erasmus / Değişim öğrencilerine UİO tarafından kaldıkları tarihleri belirten katılım sertifikası düzenlenir ve not belgeleri (transkriptleri) üniversitelerine gönderilir. Gelen Personel MADDE 16 a) Gelen yabancı personelin gelme talebi partner üniversitenin Uluslararası İlişkiler / Erasmus Ofisi tarafından UİO ya e-postayla bildirilmelidir. b) Gelen yabancı personelin talebi ilgili bölüm veya birime sorulur, uygun görüldüğü takdirde uluslararası ofis tarafından gelen personelden geleceği tarihleri de bildiren bir iş planı/ öğretim programı istenir. c) Gelen personelin iş planı/öğretim programı ilgili birim/bölüm tarafından uygun görülürse kendisine Uluslararası Ofis tarafından bir kabul mektubu gönderilir. d) Gelen personel İZÜ deki programını ilgili birim/ bölüm yardımı ile tamamlar, Uluslararası Ofis tarafından kendisine bir sertifika verilir ve ülkesine geri döner. Altıncı Bölüm Personel Değişimi Ders Verme Hareketliliği MADDE 17 Erasmus Personel Hareketliliği, EÜB sahibi yükseköğretim kurumunun Erasmus hareketliliğini gerçekleştirmek üzere var olan kurumlar arası anlaşmaları çerçevesinde ya da EÜB sahibi yükseköğretim kurumu ile işletmeler arasında (kurumlar arası anlaşma gerekmeksizin) gerçekleştirilebilir. Erasmus Personel Hareketliliği faaliyeti kendi içerisinde 2 alt faaliyete ayrılmaktadır: a) Ders Verme Hareketliliği: EÜB sahibi yükseköğretim kurumlarında çalışan öğretim elemanlarının 1 akademik yıl içerisinde en az 5 saat ders vermek şartı ile en çok 6 haftaya kadar farklı bir Avrupa ülkesinde EÜB sahibi bir yükseköğretim kurumunda ders vermesine imkan sağlayan alt faaliyet alanıdır. b) Hareketlilik faaliyeti için ziyaret edilecek kurum bir üniversite ise, kurumlar arasında ikili anlaşma olması ve her iki tarafın da Erasmus Üniversite Beyannamesi (EÜB) ne sahip olması gerekir. c) Değişimden faydalanacak personel yurtdışında geçireceği süre için ilgili birim yöneticisinden izin almakla yükümlüdür. Araştırma Görevlilerinin, başvuru aşamasında ilgili Bölüm Başkanlığı ve Dekanlıktan izin almaları gerekir d) İzmir Üniversitesi nde tam zamanlı öğretim elemanı olunması gerekir. e) Seçim kritleri olarak İzmir Üniversitesi senatosunun 16/01/2014 tarihli ve 2014/1 numaralı kararı doğrultusunda puantaj kullanılır. Herhangi bir dil sınavı uygulanmaz. f) Ders Verme Hareketliliğinde hem gönderen hem de misafir olunan yükseköğretim kurumu tarafından kabul edilen bir öğretim programının olması gerekir. Öğretim programı Ulusal Ajans ile yükseköğretim kurumu arasında imzalanan sözleşmenin ekinde verilen asgari şartları taşımalı ve ilgili taraflarca imzalanmış olmalıdır. g) Misafir olunan yükseköğretim kurumu tarafından gönderilen, öğretim elemanının değişim faaliyetinden yararlanacağı süreyi içeren bir davet mektubunun (letter of invitation) olması gerekir. h) Öğretim elemanının değişim süresinin 1 haftadan kısa olması durumunda en az 5 ders saatini içeren çalışma yapması gerekir. Değişim sürecinde çalışma süresi altı ayı geçemez. i) Öğretim elemanları bir akademik yılda en fazla bir kez değişimden yararlanma hakkına sahiptir. Ancak yeterli sayıda ve nitelikte başvuru olmaması durumunda İzmir Üniversitesi aynı öğretim elemanını aynı akademik yıl içinde birden fazla değişime gönderebilir.
10 j) Öğretim elemanının seçiminde, mesleki alanında daha önce yurt dışına çıkmamış öğretim elemanlarına öncelik sağlanır. k) Değişim gerçekleştirmemiş ya da değişim sayısı az olan bölümlere öncelik verilir. l) Başvurular, Rektörlükçe görevlendirilen komisyon tarafından değerlendirilir. m) Değişimden yararlanan akademik personelin maaş ve diğer hakları aynen devam eder, bu süre içerisinde izinli sayılır. n) İlgili personel gitmeden önce, İzmir Üniversitesi ile formatı Ulusal Ajans tarafından belirlenmiş hibe sözleşmesini imzalar. Bu sözleşme ile ilgili personelin Personel Hareketliliği programına katılacağı kesinleşir. İZÜ Hibenin kabulüne dair bütün sorumlulukların taraflarca kabul edilmesini sağlar. o) Personel değişimden faydalanacak kişilere gitmeden önce toplam hibelerinin %80 i ya da % 100 ü verilir. %80 i verildiği durumlarda geriye kalan %20 lik kısım, dönüşünde ilgili belgeleri getirmesinden sonra verilir. p) Hibeler o akademik yıl için UA tarafından Uygulama El Kitabı nda belirtilen şekilde ödenir. q) Personel hareketliliğinden hibesiz olarak faydalanılabilinir. r) Erasmus Personel Hareketliliğinden faydalanan akademik personel misafir olduğu yükseköğretim kurumunda misafir kaldığı ve ders verdiği süreyi belirten bir katılım sertifikası getirmekle yükümlüdür. s) Hareketlilik süresini tamamlayan personel Katılım Sertifikasını, Rapor Formunu, pasaport fotokopisini ve Seyahat Giderleri Belgelerini UİO ya teslim etmekle yükümlüdür. t)erasmus Personel Hareketliliğinden faydalanan personel, hareketlilik faaliyeti sonunda, faaliyetin tamamlanmasını takiben en geç 30 gün içerisinde Ulusal Ajans tarafından belirlenen şekilde faaliyet raporu sunmakla yükümlüdür. Eğitim Alma Hareketliliği MADDE 18 a) Eğitim Alma Hareketliliği: Türkiye de EÜB sahibi bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmiş herhangi bir personelin en az 5 gün en çok 6 hafta süre ile AB üye ülkelerinden birinde eğitim almasına imkan sağlayan faaliyet alanıdır. Bu faaliyet aracılığı ile yükseköğretim kurumu personeli eğitim almak üzere bir yükseköğretim kurumuna ya da bir işletmeye gidebilmektedir. b) Hareketlilik faaliyeti için ziyaret edilecek kurum bir üniversite ise, kurumlar arasında ikili anlaşma olması ve her iki tarafın da Erasmus Üniversite Beyannamesi (EÜB) ne sahip olması gerekir. c) Değişimden faydalanacak personel yurtdışında geçireceği süre için ilgili birim yöneticisinden izin almakla yükümlüdür. d) İzmir Üniversitesi nde kadrolu idari personel ya da yönetici olunması gerekir. e) Seçim kritleri: İZÜ Yabancı Diller Yüksekokulu (YDYO) tarafından yapılan yabancı dil sınavından 100 puan üzerinden en az 50 puan almak. f) Eğitim Alma Hareketliliğinde hem gönderen hem de misafir olunan yükseköğretim kurumu tarafından kabul edilen bir iş planının olması gerekir. İş planı Ulusal Ajans ile yükseköğretim kurumu arasında imzalanan sözleşmenin ekinde verilen asgari şartları taşımalı ve ilgili taraflarca imzalanmış olmalıdır. g) Misafir olunan yükseköğretim kurumu tarafından gönderilen, idari personelin değişim faaliyetinden yararlanacağı süreyi içeren bir davet mektubunun (letter of invitation) olması gerekir. h) İdari personelin değişim süresinin 1 haftadan kısa olması durumunda en az 5 eğitim saatini içeren çalışma yapması gerekir. Değişim sürecinde çalışma süresi altı ayı geçemez. i) İdari personel bir akademik yılda en fazla bir kez değişimden yararlanma hakkına sahiptir. Ancak yeterli sayıda ve nitelikte başvuru olmaması durumunda İzmir Üniversitesi aynı idari personeli aynı akademik yıl içinde birden fazla değişime gönderebilir. j) İdari personelin seçiminde, mesleki alanında daha önce yurt dışına çıkmamış idari personele öncelik sağlanır. k) Başvurular, Rektörlükçe görevlendirilen komisyon tarafından değerlendirilir.
11 l) Değişimden yararlanan idari personelin maaş ve diğer hakları aynen devam eder, bu süre içerisinde izinli sayılır. m) İlgili personel gitmeden önce, İzmir Üniversitesi ile formatı Ulusal Ajans tarafından belirlenmiş hibe sözleşmesini imzalar. Bu sözleşme ile ilgili personelin Personel Hareketliliği programına katılacağı kesinleşir. İZÜ Hibenin kabulüne dair bütün sorumlulukların taraflarca kabul edilmesini sağlar. n) Personel değişimden faydalanacak kişilerin seyahati ile ilgili belgelerin asıllarının Erasmus ofisine tesliminden sonra, Ulusal Ajansın El kitabından belirlenen kurallar dâhilinde uygun bulunan seyahat giderlerinin 400 ya kadar olan bölümü tamamen, 400 yu aşan bölümü %50 oranında karşılanır. Bilet satın alma işleminin en uygun şekilde olabilmesi için uluslararası ofis ile beraber yapılmalıdır. o) Seyahat edilecek ulaşım aracının personelin kendisinden kaynaklanan sebeplerle kaçırılması, ertelenmesi, iptali vb. durumlardan doğabilecek ilave ücretler uygun gider olarak kabul edilmez. p) İki nokta arasındaki tren/otobüs/uçak bileti ücreti uygun seyahat gideri olarak kabul edilebilir. Toplu taşıma araçlarını kullanmayıp, kendi özel aracı ile ulaşımını sağlayan personele fatura karşılığında benzin ücreti ödenmez. Araç kiralama giderleri de uygun gider değildir. q) Personel değişimden faydalanacak kişilere gitmeden önce toplam hibelerinin %80 i ya da % 100 ü verilir. %80 i verildiği durumlarda geriye kalan %20 lik kısım, dönüşünde ilgili belgeleri getirmesinden sonra verilir. r) Hibeler o akademik yıl için UA tarafından Uygulama El Kitabı nda belirtilen şekilde ödenir. s) Personel hareketliliğinden hibesiz olarak faydalanılabilinir. t) Erasmus Personel Hareketliliğinden faydalanan idari personel misafir olduğu yükseköğretim kurumunda misafir kaldığı ve eğitim aldığı süreyi belirten bir katılım sertifikası getirmekle yükümlüdür. u) Hareketlilik süresini tamamlayan personel Katılım Sertifikasını, Rapor Formunu, pasaport fotokopisini ve Seyahat Giderleri Belgelerini UİO ya teslim etmekle yükümlüdür. v)erasmus Personel Hareketliliğinden faydalanan personel, hareketlilik faaliyeti sonunda, faaliyetin tamamlanmasını takiben en geç 30 gün içerisinde Ulusal Ajans tarafından belirlenen şekilde faaliyet raporu sunmakla yükümlüdür. Yedinci Bölüm Engelli Öğrenciler ve Öğretim Elemanları İçin Ek Hibeler MADDE 19 Aşağıdaki koşullarda engelli öğrenci/öğretim elemanlarına ek hibeler ödenebilir: a) Değişim giderlerinin Erasmus Değişim El Kitabında belirtilen hibe tutarlarını aşması durumunda, b) Yerel, bölgesel ya da ulusal düzeyde başka kaynakların sağlanamaması durumunda. MADDE 20 Üniversite Erasmus Koordinatörlüğü engelli veya özel ihtiyaçlı öğrenciler ve öğretim elemanları için Ulusal Ajans a kaynak başvurusu yapar. Hüküm Bulunmayan Haller MADDE 21 Bu yönergede hüküm bulunmayan konularda, İzmir Üniversitesi Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği çerçevesinde Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) tarafından her akademik yıl için hazırlanan Erasmus Uygulama El Kitabı nda geçen hükümlere göre, diğer konularda ise ilgili birim Yönetim Kurulu kararlarına göre işlem yapılır.
12 Yürütme MADDE 22 Yönerge hükümleri, İzmir Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür. Yürürlük MADDE 23 12/09/2013 tarih ve sayılı Senato kararı ile kabul edilmiş olan İzmir Üniversitesi Erasmus ve Diğer Değişim Programları Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 24 Bu yönerge İzmir Üniversitesi Senatosunun 22/07/2014 tarih ve 2014/10 sayılı senato kararıyla kabul edilerek yürürlüğe girmiştir.