Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş öyküsü 2
Şimdi size Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş hikayesinin ikinci bölümünü sunacağız. Eğer bu harika BPM Hikayesinin ilk bölümünü henüz okumadıysanız buradan okuyabilirsiniz. Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş öyküsü 2…
Fatih: Bir gün katıldığım bir toplantıda, iş süreçleri yönetimi yazılımı hakkında bize bir konferans verdiler. Onu denemeye karar verdim… Bu yüzden, iş süreçlerinin yürütülmesini denetlemek için özel bir yazılım sundukları o konferansa katıldım.
Ahmet: Evet evet, bunu duymuştum. Kameraları kurarsınız ve insanların yaptıklarını izlersiniz. Çok kullanışlı! 🙂
Fatih: Ne? Yok hayır! Sen neden bahsediyorsun? Her insanı izleyecek misin yani? Ne yaptıklarının farkında değilken, sadece orada oturanları izlemek doğru değil..? Onların doğru yaptıklarını nasıl bileceksiniz?
Ahmet: Ben şöyle yapıyorum: İş yerinde çalışmayanları ofisteki odama davet ediyorum, onlara işle ilgili sorular soruyor, bazen fırçalıyor, bazen de bağırıyorum!
Fatih: O halde her konuda her insanla uğraşmanız gerekecek.
Bak Ahmet! Büyük düşünmelisin!
Çünkü iş takibi için daha kolay bir yol var! O da BPM Yazılımı.
Ahmet, işler düzgün yürümediği için çalışanlarına kızıyor!
Ahmet: “Bilemiyorum Altan” (Herşey Çok güzel olacak filiminden bir replik) :)… Fatih, peki bana bir örnek verebilir misin? Örneğin, bazen faturaları kaybediyoruz hatta bazen kimi faturalar için iki kez ödeme yaptığımız oluyor. Bu yüzden durumdan hiç memnun değilim.
Tedarikçiler sıklıkla beni arayıp, ne zaman ödeme alacaklarını soruyorlar ama ben gerçekte bir fatura olduğunu bile bilmiyorum. Bunula birlikte, faturalar birileri tarafından onaylanması gerekiyor ve bazen süreç boyunca kaybolan faturalar oluyor. Bazen iki fatura alırız ve ikisine de ödeme yaparız. Bana ne yapacağımı söyler misin Fatih?
Fatih: Elbette, senin şirketin için hemen bir süreç hazırlayayım.
Peki sen ne ile uğraşıyorsun?
Fatura alımını, girişini, onaylanmasını nasıl yapıyorsunuz?
Ahmet: Genellikle Faturaları veya e-postaları Jale‘ye gönderirler.
Onu biliyorsun? O inanılmaz özverili ve çalışkan birisidir!..
Fatih: Evet biliyorum.
Ancak noktaya bağlı kalalım ve sürecimizi modelleyip çizelim.
Ahmet bana söyler misin, Jale hanım bir fatura aldıktan sonra ne yapar? Yani sizdeki mevcut süreç nasıl işliyor?
Ahmet: Tam Bilemiyorum Fatih. Dur bir dakika, Jale hanımı çağırayım,
Jale hanım, lütfen buraya gelir misiniz?
….ve Jale hanım yanlarına gelir…
Ahmet: Jale, bize niçin fatura sorunları yaşadığımızı söyleyebilir misin?
Fatura işi nasıl gidiyor?
Jale: Faks veya e-posta ile bir fatura alıyorum.
Daha sonra onaylamak veya faturayı e-postayla göndermek için bölüm şeflerine gidiyorum.
Onlara sık sık iki veya üç kez gitmeliyim çünkü dışarıdalar ve faturadaki imzalarına ihtiyacım var.
Bu arada, Fatih dizüstü bilgisayarında Fatura girişleri için iş süreci modellemesi yapıyordu.
Fatih Fatura girişi için iş süreci modellemesi yapıyor…
Ahmet: Sonra ne oldu?
Jale: Sonrası şu, ya imzalamış oluyorlar ya da bir sorun çıkmışsa sorunu çözmek için tedarikçileri arıyorlar ve faturayı muhasebeciye veriyorlar.
Ahmet: Yeterince basit görünüyor. Peki neden sorun yaşıyoruz?
Jale: Şöyle şeyler yaşanıyor. Misal geçenlerde, faturayı bir departman müdürünün masasına koydum ama unutmuşlar.
Tedarikçi arıyor, faturasının neden ödenmediğini soruyor ve para talep ediyor, ne varki departman müdürümüz bir iş gezisinde. Faturayı ödersek, bilmediğimiz bazı sorunlar olduğu için başka sorunlar ortaya çıkabiliyor. Aslında, sana bunu daha önce söylemek istedim, fakat söyleyemedim.
Müdürler zamanında onay vermiyorlar ve tedarikçiler ise telefonda karşılarına ben çıktığım için haliyle benden talep ediyorlar. Geçen gün biri arayıp bana baya bağırdı ve beni gözyaşlarına bıraktı.
Bu benim hatam değildi… Çünkü her şeyi doğru yapmıştım…
Ahmet: Jale hanım sizi anladım.
Lütfen üzülmeyin ve tedarikçilerin yanlış ve küstahça tavırlarını şahsi almayın.
Ahmet bey, Jale hanımı rahatlatmaya çalışırken, Fatih bey ise bu süre zarfında kullandığı BPM yazılımı olan iş süreci yönetim sisteminde fatura girişi ve onaylaması için bir iş süreci modelledi.
Fatih beyin yaptığı işte o iş süreci modeli şöyle:
iş süreci diyagramı! Fatih bey iş süreci modellemesi yapıyor…
Fatih: İşte bu, ilk sürecin sürümü.
Ahmet: Ya Fatih bunu nasıl bu kadar çabuk yaptın?
Fatih: Aslında Basit.
Jale hanım, şimdi size o kadar çok şey yapmadan süreci nasıl yürüteceğini göstereceğim.
Jale: Tamam, ne yapacağız?
Fatih: Fatura Ödeme Sürecini başlatın.
Sistem size bir görev gönderir.
O görevi açtığınızda, faturayı ekleyip onaylayanı seçebileceğiniz basit bir form görürsünüz.
Jale: Çok iyi anladım, hemen yapacağım.
Fatih: Onaylamaları için Gönder butonuna tıklayın ve görev bölüm şeflerine gönderilir.
Ahmet: Bunun e-postadan pek de farklı bir yanı yok gibi görünüyor?
Bunu biz daha önce yapıyorduk.
Fatih: Hayır Ahmet, bilakis Çok farklı!
Sistemde, onaylamanın bir günden uzun süreceğini ayarlayabilirsiniz. Onaylayan zamanında bunu yapmazsa, sistem alarm verir: bir bildirim gönderebilir veya görevi başka bir kişiye yeniden atayabilir. Bir kişi görevleri zamanında tamamlamazsa, bonusunu bile düşürebilirsiniz.
Çalışanlarınıza Teşvikler vererek Verimliliği artırın..!
Ahmet: Bu gereçekten çok ilginç. Ya birisi iş gezisinde olursa? Sistem o zaman nasıl işliyor?
Fatih: Mobil uygulamalar var. Eğer size ait görevler varsa sizi uyaracaktır.
Uygulamayı açıp görevi tamamlayabilirsiniz. İşte bu kadar basit.
Ne düşünüyorsunuz, Jale Hanım?
Jale: İlginç geliyor.
Kesinlikle faturaları kontrol etmek için daha az zaman harcayacağım ve saatlerce çalışmak zorunda kalmayacağım.
Süreç iyileştirmeleri için Çalışanlar kendi aralarında iş süreçlerini tartışmalıdırlar…
Ahmet: Sağol, dostum, şimdi çok daha net!
Bu arada, bu yazılım hakkında nerede daha fazla bilgi bulabilirim?
Fatih: Sana ücretsiz demo versiyonunu incelemen için bir bağlantı göndereceğim
Kendi PC’nizde hemen deneyebilirsiniz.
BPM Hikayesinin ikinci bölümünü umarız beğenmişsinizdir. Alfa şirketinin iş süreçleri yönetimine geçiş öyküsünün 3. bölümü siz değerli okuyucularımıza dikkatine sunulmuştur. Eğer Alfa şirketinin BPM Hikayesini okumak isterseniz lütfen aşağıdaki linke tıklayın.
Diğer adı: Alfa şirketinin iş süreç yönetimine geçiş ve uygulama sonuçları öyküsü 3