Google'ın Yöneticilerini Eğiten Verimlilik Uzmanından Zaman Yönetimi İçin İpuçları - CEOtudent
Laura Mae Martin, çocukluğundan beri görev optimize etme konusunda başarılı oldu. Verimlilik onun için bir eğlence haline geldi.
Şimdi ise Martin, Google'ın kurum içerisinde, 15 kişilik bir ekibe liderlik ediyor ve "Google çalışanlarının" çalışma saatleri içinde kendisine ayırabilecekleri zamanın %20'sini kullanarak kendi icat ettiği bir rolde yöneticilere danışmanlık yapıyor.
Daha önceleri, Google'daki çeşitli satış ve yönetim işlerinde Gmail organizasyonu ve üretkenliği hakkında sık sık ipuçları ve öneriler paylaşıyordu. Martin'in koçluk yaptığı bir yönetici bir gün ona şunu söyledi:
"Yeteneğiniz açıkça bu konudaki düşünme biçiminiz ve Gmail'i bunun için sadece araç olarak kullanıyorsunuz."
Bu farkındalık, kendisini hala geliştirmekte olan ve şimdilik "bilinçli verimlilik" olarak adlandırdığı kendi zaman yönetimi teorisi hakkında ciddi bir şekilde düşünmeye başlamasına neden oldu.
İşte bizimle paylaştığı beş verimlilik ipucu:
Üretken bir günün tanımını yeniden düşünün.
Çoğu insan için üretken bir gün, yapılacaklar listesindeki tüm görevlerin tamamlandığı gündür. Ancak Martin'e göre bu doğru değil. Eğer o günü Netflix izleyerek geçirmeyi düşündüyseniz ve bütün gününüzü buna ayırdıysanız o gün üretken bir gündür. Martin'e göre, verimlilik, "yapmak istediğin şeyi bilmek ve onu yapmak" ile ilgilidir.
Google yöneticileri, çocuklarıyla zaman geçirmenin onlar için bir öncelik olduğunu söylediğinde, onlara "Eğer hedeflerinizden biri buysa, takviminize eklemelisiniz." önerisinde bulunuyor.
Martin'e göre gününüzdeki boşlukları mesajlarınızı kontrol ederek veya sosyal medyada dolaşarak doldurduğunuzda, mesela sıra beklerken veya işe gidip gelirken, yani düşüncelerde kaybolma fırsatını kaybettiğinizde, aklınıza yeni fikirler gelmesi olasıdır.
Bu teoriyi test eden psikologlar, zihinsel korumamız düştüğünde, özellikle de molalar sırasında, birinin düşüncelerinin mevcut ve çıkmaz kalıplardan kopmasının daha kolay olduğuna inanıyor. Bir sorunun çözümünü, bilinçli olarak düşünmeden bulabiliriz.
Bazı insanlar buna "duş anları" diyor ancak kendinize boşluk açabilirseniz her yerde olabilirler.
"Ben buna 'bir döngü açmak' diyorum, bu da beyninize yeni bağlantılar kurmak için boşluk verdiğiniz anlamına geliyor. E-postalarınızı yanıtladığınızda veya bir toplantıya gittiğinizde döngüyü kapatıyorsunuz. Bir denge bulmak önemlidir, bu yüzden her toplantıya evet derseniz, ne zaman kendinize bir döngü açacaksınız?"
Toplantıları programınızın çerçevesinde gerçekleştirin.
Martin, "güç saatlerinin" 07.00'da başladığını belirtiyor. Artık bir projeyi başlatmak veya herhangi bir kesinti olasılığı olmadan yüksek öncelikli bir görevi üstlenmek her gün kendisi için 30 dakika sürüyor ve kişisel zamanı bitene kadar e-postasını dahi kontrol etmiyor.
Google çalışanlarına, ne zaman ellerinden gelenin en iyisini yapma eğiliminde olduklarını sorduğunda, genellikle "akşamları" cevabını alıyor. Nedenini sorduğunda ise cevap aynı: "Çünkü bütün gün toplantıdayım."
Bunun yerine, önce kendinize zaman ayırabilecek şekilde takviminizi düzenlemeyi alışkanlık haline getirmelerini öneriyor.
Bu alışkanlığı edinebilen yöneticiler ise Martin'i "ezberbozan" olarak tanımlıyor.
Kişisel hayatınızda, iş yerinizde üretken olmak için kullandığınız yöntemin karşıtını kullanın.
Martin, Google'da yönetici asistanı olarak çalıştığında, yöneticileri "Benim için planladığın yolculuklar mükemmel şekilde organize edilmişler. Senin tatillerinin de harika geçtiğine eminim." deseler de kendi tatillerinin oldukça dağınık olduğunu söylüyor.
Benzer şekilde, satışta çalışırken eve geldiğinde ev arkadaşı ile konuşmak istemediğini çünkü bütün gün enerjisini kullandığını söylüyor. "Bu benim denge tanımım." diye açıklıyor.
Tükenmişliği önlemek için diğer Google çalışanlarına aynı yaklaşımı yapmalarını öneriyor. Amaç, temelde farklı sosyal ve bilişsel kasları esnetmektir.
Uygulama ayarlarınızı kontrol edin.
Bu sadece birkaç dakika sürecek ama hayatınızda sert bir etki yaratabilir. Martin deneyimlerine göre birçok insanın bu adımı atladığını söylüyor. Verimliliği arttırmak için en basit tavsiyesi, en sık kullandığınız uygulamalardaki ayarlara alışmaktır. Büyük olasılıkla kısayollar için seçenekler keşfedecek ve kesintileri nasıl engelleyeceğinizi öğreneceksiniz.
Martin, yeni bir uygulamaya dalmadan ve çevresinde düzenli alışkanlıklar edinmeye başlamadan önce bir ayar incelemesi yapmanızı önerir. Dalmadan önce duraklayın ve sizin için nasıl çalışacağını bulun önerisinde bulunuyor. Bu, yalnızca uygulamaları kullandığınız zamanlar için değil, sağlam bir tavsiyedir.