system de suivi satellite
UPİ TRANS DIŞ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
İ – KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINA İLİŞKİN USULLER, TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kanun 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunudur.
Yönetmelik Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliktir.
Tebliğ Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun 10.03.2018 günü Resmi Gazetede yayımlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğdir.
Kurul Kişisel Verileri Koruma Kuruludur
Kayıt Ortamı Kısmen ya da tamamen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamdır.
Kişisel Veri İşleme Envanteri Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanterdir.
İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.
Periyodik İmha Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemidir.
Sicil Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicilidir.
Veri Kayıt Sistemi Kişisel verilerin belli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.
Veri Sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
Alıcı Grubu Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisidir.
İlgili Kullanıcı Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
Şirket İş bu politikayı belirleyen ve uygulayacak olan Veri Sorumlusu tüzel kişidir.
C. AMAÇ VE İLKELER
İlgili yasal mevzuat gereğince, Veri Siciline Kayıt yükümlülüğü bulunan şirketimiz, Veri Sorumlusu olarak, uhdesinde bulunan kişisel verileri, kişisel veri envanterinde uygun bir şekilde saklamak ve gerektiğinde silmek, yok etmek ya da anonim hale getirmek için bir Politika hazırlamak ve bu Politikaya uygun olarak hareket etmekle yükümlüdür.Bu politikanın amacı veri güvenliğinin sağlanmasıdır.
a. Kişisel verilerin toplanması, saklanması, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun’un 4. maddesinde sayılan ilkeler ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politikanın İ. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya uygun hareket edilecektir.
b. Kişisel verilerin toplanması, saklanması, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler kayıt altına alınacak ve bu kayıtlar yasal mevzuatın öngördüğü sürece muhafaza edilecektir.
c. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
d. Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler tarafımızdan re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir. Bu konuda İlgili Kişi tarafından şirketimize başvurulması halinde;
i. İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılacak ve ilgili kişiye bilgi verilecektir.
ii. Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilecek ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilecektir.
6-Yazıcı, kart okuyucu gibi çevre birimler
8- Flash bellekler
9-Her türlü yazılı, basılı belge kâğıt ve defterler
E. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN DURUMLAR
c. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
d. Kişisel verilerin şirketin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
f. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması
a. Kanuna Aykırılık
b. Veri İşleme Şartlarının Ortadan Kalkması
i. Kişisel verileri işlemeye esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ortadan kaldırılması
ii. Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi
iii. Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması
iv. Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması
v. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde ilgili kişinin rızasını geri alması
vi. İlgili kişinin, Kanunun 11. maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verileri işleme faaliyetine ilişkin olarak yaptığı usule uygun başvurunun veri sorumlusu tarafından kabulü
vii. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından yapılan kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi halinde; Kurula şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
viii. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami süre geçmiş olmasına rağmen kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
a. Kişisel Verilerin Silinmesi
i. Kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde arşivlenmesi
ii. Kişisel verilerin her türlü iletişime kapalı olması
iii. Kişisel verilere yalnızca gerekli durumlarda yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması
b. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
c. Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi
i. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır. Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi; merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi veya taşınabilir medyada yani flash ortamında bulunan verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi bu kapsamda sayılabilecektir. Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.
ii. Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme:Şirket, belirli bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinir.
iiiKağıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması: Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili kişisel verilerin fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.
b. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi:
i. De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek değerde manyetik alanda fiziksel değişime tabi tutularak üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir.
ii. Fiziksel Yok Etme: Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür verilerin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Özellikle yazılı kağıt ve defterler ve mikrofişler bu şekilde yok edilebilir.
iii. Üzerine Yazma: Üzerine yazma yöntemi, özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az 8 kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir
iv. Bulut İmhası: Bulut sistemler üzerinde tutulan kişisel verilerin imha bildiriminin anlaşmalı servis sağlayıcıya yapılmasının ardından kişisel verilerin şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının imha edilmesi işlemidir.
v. Çevresel Sistemlerde Yer Alan Kişisel Verilerin İmhası: Yazıcı, parmak izi ünitesi, kapı giriş turnikesi gibi sistemler içerisinde yer alan kişisel verileri barındıran cihazlar, üzerine yazma, manyetize etme veya fiziksel yok etme uygulanarak imha edilir. Bu imha işlemleri, cihazların yedekleme, bakım ve benzeri işlemlere tabi tutulmasından önce yapılır.
H. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
a. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında 2. bent kapsamında işlem yapılır.
b. Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;
i. Kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının şirket nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.
ii. Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında şirketin meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
iii. Verinin saklanmasının KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
Şirketimiz tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha süreleri, işbu Politika’nın ekinde yer alan ‘‘Veri Saklama ve İmha Süreleri Tablosu’nda açıklanmıştır.
Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nınekinde yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.
İ. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINA İLİŞKİN USULLER, TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Şirketin istihdam kapsamında yerine getirmesi gereken yükümlülüklerini yerine getirebilmesi, bir hakkın tesisi için veri işlemenin zorunlu olması, müşteri hizmetleri, tüketici hakları ve diğer imkânlardan istifade edebilmeniz ve/veya bunlarla ilgili ticari mali hukuki sorumluluk ve yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, Şirketin güvenliğinin sağlanması veya Şirketin meşru amaçları için kişisel verilerinizin işlenmesine gerek olması halinde toplanılacak olan kişisel veriler hukuka uygun olarak işlenmektedir.
a. İdari Tedbirler
• Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır.
• Teknik Tedbirler:
• Şirket teknik tedbirler kapsamında;
İ. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜK TARİHİ
İşbu Politika, 01.01.2020 tarihinde yürürlüğe girer.
KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU
VERİ KATEGORİSİ SAKLAMA SÜRESİ İMHA SÜRESİ
Kimlik 10 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
İletişim 10 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
Lokasyon 2 AY Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
Özlük 10 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
Hukuki İşlem 10 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
Müşteri İşlem 10 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
Fiziksel Mekan Güvenliği 2 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
İşlem Güvenliği SÜRESİZ Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
Finans 10 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
Mesleki Deneyim 10 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
Görsel Ve İşitsel Kayıtlar 10 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
Felsefi İnanç, Din, Mezhep Ve Diğer İnançlar 10 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
Sağlık Bilgileri 10 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri 10 YIL Süre Bitimi Sonrasında ki 180 Gün İçerisinde