T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ MİMARLIK VE TASARIM FAKÜLTESİ KAMU STANDARTLARI EL KİTABI
Download "T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ MİMARLIK VE TASARIM FAKÜLTESİ KAMU STANDARTLARI EL KİTABI"
1 2015 T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ KAMU STANDARTLARI EL KİTABI
2 Sayfa No 2 ÖNSÖZ 5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinde iç kontrol, "idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanmıştır. Kanunun 56 ncı maddesinde iç kontrolün amaçları; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfının önlenmesini ve de kayıplara karşı korunmasını, sağlamak olarak belirlenmiştir. Kanunun 57 nci maddesinde ise kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluştuğu belirtilmiş, yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi, Kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemlerin alınması öngörülmüştür. İç Denetim bir standartlar bütünüdür. Standartların oluşmasında tam katılım ve kalite odaklı çalışmak esastır. Sorunların çözümü ve süreç iyileştirmenin en etkin yolu, çok fonksiyonlu küme çalışmasının başarısına bağlıdır. Tam katılım için sorumluluk paylaşımının sağlanması da bir başka koşuldur. Tam katılım kesinlikle yetkili kılınma ile karıģtırılmamalıdır. Tam katılım bir talebi, gönüllülüğü ifade eder. Sorumluluğu ve katkıyı kapsar. Yönetimden ve yönetilenden, ben bu örgüte nasıl katkıda bulunabilirim? sorusunu sormasını bekler. PROF. DR. Nevnihal ERDOĞAN
3 Sayfa No 3 Diğer taraftan tam katılım, çalışanların akıllarını evde bırakmayıp işe getirmeyi amaçlar. Tam katılım çalışanların sadece kendilerine verilen görevleri yapmalarını değil, yaptıkları işi niçin yaptıklarını, nasıl yaptıklarını ve daha iyi ne şekilde yapabileceklerini sorgulamayı ve bu konuda bilimsel aklı kullanmayı öngörmektedir. Kalitenin kendiliğinden olmayacağı ve yönetilmesi gerektiği bugün herkes tarafından kabul edilen bir olgudur. Dolayısıyla kuruluştaki tüm çalışanları ilgilendirip etkilemesi ve tüm örgüte uygulanması gerekmektedir. Bir kalite zincirinin herhangi bir noktasının ihtiyaçlara yanıt vermemesi sistemin başka bir yerinde bir kusur veya arızaya neden olur. Bu ise kendiliğinden bir kısır döngüye yol açar. Kalitenin bedeli ihtiyaçların sürekli olarak incelenmesi ve bunlara yanıt verebilme yeteneğidir ve ancak bu yolladır ki sürekli gelişme süreci uygulama alanı bulabilir Bu doğrultuda Fakültemiz bünyesinde yer alan tüm personelin Akademisyenden güvenlikçiye, memurdan yardımcı hizmetliye kadar herkesin, standartlara uymada sorumluluk ve gönüllülük esasına dayalı çalışması ile Fakültemizin kurumsallaşması mümkün olabilecektir. Kurumsallaşma, kurumun tüm stratejik kararlarına ve faaliyetlerine yön veren vizyon, ana amacı ve üstlendiği ana görevini tanımlayan misyon, faaliyetlerini yürütürken uyacağını beyan ettiği kavramları içeren ilke ve değerler, faaliyetini yürütürken izlediği yol ve yöntemleri yansıtan politikalar ve hedeflerine ulaģmak için sürdüreceği uygulamalar açısından belirli bir niteliğe, canlılığa ve sürekliliğe sahip olmasıdır. KurumsallaĢmanın temel amacı, kurumun (Dekan,, Memur, Öğretim Elemanı vb.) kiģilerden ve onların kendi becerilerine bağlı icra yöntemlerinden bağımsız hale gelmesi ve sürekliliğinin sağlanmasıdır. Bu, kurumun önemli noktalarında insanın olmayacağı değil, fakat onlar olmadığında aksama yaşanmadan her şeyin kaldığı yerden devam edebilmesi anlamına gelir. Bu noktadan hareketle Fakültemizde gerçekleştirilen tüm eylemlerin (eğitim, idari), mümkün olan en detaylı şekliyle belirlenmesi ve yukarıda da belirttiğimiz gibi tüm personelin katılımıyla mümkün olabilecektir. Fakültemiz tüm personelin görev tanımlarını personelimizin katılımlarıyla 2547 sayılı yasaya ve işleyişin uygunluğuna bağlı olarak belirlemiştir. Tüm personelimizin bu standartlara uyması ve bu doğrultuda hareket etmesi iç denetim standartlarının hayata geçirilmesinde ana etken olacaktır. YÜKSEL YILMAZ PROF. DR. NEVNİHAL ERDOĞAN
4 Sayfa No 4 Bu doğrultuda Fakültemizde: 2009 yılı Haziran ayından itibaren Faaliyet raporlarını ve performans raporlarını her yıl hazırlanmaktadır. Stratejik Planlama komisyonu tarafından yılları Stratejik planı hazırlanmıştır. KOU Kamu Standartları uyum eylem planı kapsamında belirlenen standartlar, tarih sırasına göre dizilerek, KOU Kamu Standartları uyum eylem planı El Kitabı oluşturulmuş ve kitap tüm personelimize sunulmaya hazır halegetirilmiştir. Kitabımız en kısa sürede tüm personele dağıtılacak ve 2010 yılına ait güncellememiz ardından tüm personelimize yönelik bilgilendirme toplanıtısı yapılacaktır. Bilgilerinize sunar çalışmalarınızda başarılar dilerim. Her hakkı saklıdır MTF dışındaki kurum ve kuruluşlarca kopyalanamaz, çoğaltılamaz YÜKSEL YILMAZ PROF. DR. NEVNİHAL ERDOĞAN
5 Sayfa No 5 Genel Tanıtım Kurumsal Kimlik Kurumun Adı : Mimarlık ve Tasarım Fakültesi Bağlı Olduğu Kuruluş : Kocaeli Üniversitesi/Yükseköğretim Kurumu Faaliyet Gösterdiği Sektör : Eğitim- Öğretim Hizmetleri Kuruluş Tarihi : Bütçesi : Özel Bütçe İlgili Mevzuat : Milli Eğitim Bakanlığı nın 26/01/2006 tarihli ve 1232 sayılı yazısı üzerine, 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı kanunun ek 30 uncu maddesine göre, İletişim Adresi : Anıtpark Yerleşkesi Anıtpark Yanı Bulvar- İzmit Telefon No : Faks No : Web Site Adresi : YÜKSEL YILMAZ PROF. DR. NEVNNİHAL ERDOĞAN
6 Sayfa No 6 Fakültenin Tarihçesi Kocaeli Üniversitesi Mimarlık ve Tasarım Fakültesi Milli Eğitim Bakanlığı nın 26/01/2006 tarihli ve 1232 sayılı yazısı üzerine, 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı kanunun ek 30 uncu maddesine göre, 03/02/2006 tarihinde kurulmuģtur. Üniversitemize bağlı olarak yeni kurulmuş olan Mimarlık ve Tasarım Fakültesi ne Güzel Sanatlar Fakültesi nden İç Mimarlık Bölümü, Mühendislik Fakültesi nden Mimarlık ve Şehir Bölge Planlama Bölümleri aktarılmış olup; Endüstri Ürünleri Tasarımı Bölümünün de açılması kararı çıkmış bulunmaktadır. Fakültemiz Mühendislik Fakültesinden aktarılan Mimarlık Bölümünde öğrenim görmekte olan 93, Güzel Sanatlar Fakültesinden aktarılan İç Mimarlık Bölümünde öğrenim gören 238 öğrenci ve Eğitim ve Öğretim Yılında Mimarlık ve Tasarım Fakültesi adı altında ilk kez her iki bölüme de 40 kişi olmak üzere alınan toplam 411 öğrenciyle, daha önce Rektörlük ve Teknik Eğitim Fakültesi olarak kullanılmakta olan Anıtpark Yerleşkesi A blokta toplam 21 öğretim elemanı ve 3 idari personelle eğitime başlamıştır Fakültemizde halen Kadrolu 2 Profesör, 13 Yrd. Doç. 7 Öğretim Görevlisi 7 Arş. Gör. yanında 2547 sayılı yasanın 31. Mad. gereği görevlendirmeler yapılmakta,ayrıca üniversitemizin diğer birimlerinden destek alınarak eğitim verilmektedir Eğitim Öğretim yılından itibaren o güne kadar özel yetenek sınavı ile öğrenci almakta olan İç Mimarlık Bölümü sayısal puanla öğrenci almaya başlamıştır. Fakültemizin halen İç Mimarlık Bölümünde 291 Mimarlık Bölümünde 278 öğrenci olmak üzere toplam 569 öğrencisi bulunmaktadır. Şehir ve Bölge Planlama ile Endüstri Ürünleri Tasarımı Bölümlerinde eğitim-öğretime başlaması için hazırlık çalışmaları sümektedir. Fakültemiz faliyette bulunan her iki bölümünde yüksek lisans eğitimi sürmekte Fakültemiz ve çeşitli üniversitelerin ilgili birimlerinden mezun öğrencilerine yüksek lisans eğitimi verilmektedir. Fakültemizin öğretim elemanları kendi Akademik çalışmalarının yanında yurtiçi üniversitelerdeki kısa süreli eğitim faliyetleri ( yaz okulu, atölye çalışması, workshop vb. ), ulusal ve yerel kurullarda üye olarak görev yapmakta, 2547 sayılı yasanın 37. maddesi uyarınca danışmanlık, proje ve kontrolörlük hizmetleri vermekte ve bu yolla bulunduğumuz yöreye, kente katkıda bulunmaktadır. Yerel yönetimler, sivil toplum örgütleri ve meslek odalarıyla sürekli işbirliği içerisinde çeşitli çalışmalar yürütülmektedir. Fakültemizce gerçekleştirilen mesleki etkinlikler ve sergiler yoluyla da kentin sosyal ve kültürel yaģamına katkıda bulunmakta; ulusal ve uluslar arası düzeyde bilimsel etkinliklere katılarak Üniversitemizi temsil YÜKSEL YILMAZ PROF. DR. NEVNİHAL ERDOĞAN
7 Sayfa No 7 etmektedir. Ayrıca uluslar arası öğrenci değişiminde üniversitemizin en aktif Fakültelerinden biri olma özelliği taşımaktadır. Kurulu Bulunan Birim Adları Bulunduğu Şehir Faal Değil Eğitim - öğretime başladığı yıl Mimarlık Kocaeli 2003 İç Mimarlık Kocaeli 1998 Endüstriyel ürün Tasarımı x Şehir ve Bölge Planlama x. YÜKSEL YILMAZ Prof. Dr. NEVNİHAL ERDOĞAN
8 Sayfa No 8 Referans Standart ve Mevzuat Yasal Referanslar MTF Kuruluş kararı 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname Mali mevzuat Kamu Personeli Genel Mevzuat Bakanlar Kurulu Kararları Yönetmelikler, Yönergeler Tebliğler, Genelgeler, Usul ve Esaslar Yeri geldikçe, verilen hizmetlerin biçimlerinin anlatıldığı prosedürlerde dikkate alınması gereken ulusal ve uluslararası standartlara ve yasal mevzuat gibi düzenlemelere atıflarda bulunulacaktır. YÜKSEL YILMAZ PROF. DR. NEVNİHAL ERDOĞAN
9 Sayfa No 9 Bölüm 1 Dağıtım Listesi Dağıtım yapılacak Yonetici/birim/öğretim elemanı adı Ünvanı Kopya Sayısı Rektörlük Makamı 1 Prof. Dr.Nevnihal ERDOĞAN Dekan 1 Yrd. Doç. Dr. Ersan KOÇ Dekan Yrd. 1 Yrd. Doç. Dr. Mehtap ÖZBAYRAKTAR Dekan Yrd. Prof.Dr.Nevnihal ERDOĞAN Bölüm Başkanı Doç.Dr.Deniz DEMİRASLAN Bölüm Başkanı Doç. Dr. Oya ŞENYURT Yrd. Doç. Dr. Sonay AYYILIDIZ Öğretim Üyesi 1 Yrd.Doç. Dr. Emre KİSHALI 1 Yrd.Doç.Dr.. Nurdan KUBAN Öğretim Üyesi 1 Yrd. Doç.Dr. Yeşim KÖSTEN Öğretim Üyesi 1 Yrd. Doç.Dr. Z.Gamze MERT Öğretim Üyesi 1 Yrd. Doç. Dr. Gül KÖKSAL Öğretim Üyesi 1 Yrd. Doç. Dr. Didem E. BİLGİÇ Öğretim Üyesi 1 Yrd. Doç.Dr. Rüveyda KÖMÜRLÜ Öğretim Üyesi 1 Yrd.Doç.Dr. Neslihan T. BAYRAKTAR Öğretim Üyesi 1 Yrd. Doç. Dr. Özgü ÖZTURAN Öğretim Üyesi 1 Yrd.Doç.Dr. Bülent AYB ERK Öğretim Üyesi 1 Yrd.Doç.Dr.Mehmet ŞENER Öğretim Üyesi Yrd. Doç. Dr. Neşe Çakıcı ALP :Öğretim Üyesi Ögr. Gör. S. Ahmet ÇAĞLAYAN Öğretim Üyesi 1 Ögr. Gör. Mehmet KILDİŞ Öğretim Görevlisi 1 Öğr. Gör. Burak SAVÇIN Öğretim Görevlisi 1 Ögr. Gör. Ahmet Kıvanç KUTLUCA Öğretim Görevlisi 1 Ögr. Gör. Nilgün ÇAĞLAR Öğretim Görevlisi 1 Arş.Gör.Seda KAPLAN AraştırmaGörevlisi 1 AraştırmaGörevlisi 1 ArĢ.Gör. Özgür ALGAN AraştırmaGörevlisi 1 ArĢ.Gör. Pelin ŞENTÜRK AraştırmaGörevlisi 1 ArĢ.Gör. Gülhis DUYGUN AraştırmaGörevlisi 1 ArĢ.Gör. Ġrem USLU ÖZTÜRK AraştırmaGörevlisi 1 ArĢ.Gör. Deniz GREÇEK AraştırmaGörevlisi 1 Arş.Gör.Senem MÜŞTAK AraştırmaGörevlisi 1 Arş.Gör.Meltem Ezel ÇIRPI Araştırma Görevlisi 1 YÜKSEL YILMAZ Prof. Dr. NEVNİHAL ERDOĞAN
10 Sayfa No 10 Bölüm 1 Kapsam Kocaeli Üniversitesi Kamu Standartları Uyum Eylem Planı referans alınarak Kamu Standartları uyum el kitabı Eğitim öğretim ve destek hizmetleri kapsamında yer alan tüm faaliyetler için uygulamaya konmuştur. Kocaeli Üniversitesi Mimarlık ve Tasarım Fakültesi, Dekanlık ve koordinatörlük tarafından hizmet alanlarında yürütülen faaliyetleri kapsamaktadır. YÜKSEL YILMAZ Prof. Dr. NEVNİHAL ERDOĞAN
11 Sayfa No 11 Bölüm KOU Kamu İç Denetim Standartları Uyum Eylem Planı I. Kontrol Ortamı Standarları Standart Kod No : KOS2 Etik Değerler ve Dürüstlük Standardı Genel ġartlarını karşılamak üzere Fakültemizde yapılan ve yapılacak çalışmalar; -İç kontrol sisteminin kurulmasında öncelikle; çalışmalara uygun tutum takınmaları ve destek vermeleri için yöneticiler ve tüm personel, Fakültemizde uygulanacak iç kontrol standartları konusunda bilgilendirilerek, bu çalıģmaların bir proje disiplini içerisinde tüm çalışanların katılımı ile yürütülmesi sağlanacaktır. Kocaeli Üniversitesi Etik Kurulunca Hazırlanan KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ ETİK KURUL Yönergesi dikkate alınarak Mimarlık ve Tasarım Fakültesi Etik Sözleşmesi Hazırlanmış olup uyum el kitabı içerisinde akademik ve idari personele dağıtılacak ve imzalanması sağlanacaktır. Her kademedeki yöneticilerinin görev tanımları doğrultusunda iģi sahiplenerek alt çalışanlarına örnek tutum ve davranış içerisinde olması sağlanacaktır. Birim faaliyetlerinin yerine getirilmesinde TKY anlayışıyla (Planla, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al Döngüsü İçerisinde Yaptığını Kaydet, Kaydettiğini Sakla) faaliyetlerin şeffaf, saydam ve hesap verilebilirliğinin sağlanmasına yönelik önlemler alınacaktır. Tanımlanmış önemli mali karar ve işlemlerin sonuçlarının web sitesinde açıklanması sağlanacaktır. Fakültemiz Stratejik Planlama Kurulu tarafından Stratejik Plan, faaliyet raporları, performans raporları ve hizmet envanteri hazırlanarak web sitesinde yayınlanmaya başlamıştır Faaliyet raporları, Performans programları her yıl düzenli olarak hazırlanmakta Rektörlük Makamına sunulmakta olup, internet sitemizde de yayınlanmaktadır yılı programları hazırlandığında web sitesi revize edilecektir Tüm paydaşlara eşit ve adil hizmet verilmesi sağlanacak. Bunun için (Çalışma saatlerine uyumun etik hale getirilmesi ve personelin sosyal alanlardan alt-üst ayımı yapılmadan eşit şekilde faydalanması sağlanacaktır o Bu doğrultuda memnuniyet anketleri hazırlanmıģtır yılı için devam eden anket çalışmalarımızın sonuçları WEB sitemizde yayınlanacaktır..ekler 1- ETİK SÖZLEŞMESİ WEB SİTESİ YAYINI 1- Stratejik Plan 2- Performans Bütçe (Tablo) Faaliyet Raporu YÜKSEL YILMAZ PROF. DR. NEVNİHAL ERDOĞAN
12 Sayfa No 12 Bölüm Kamu İç KOU Kamu İç Denetim Standartları Uyum Eylem Planı I- Kontrol Ortamı Standarları Misyon Organizasyon yapısı ve Görevler KOS 2 Kontrol Standartlarından birisi olan misyon, organizasyon yapısı ve görevler standardı uyarınca kurulacak iç kontrol sisteminin sağlıklı işlemesi açısından Fakültemizin mevcut teşkilat yapısının amaçlarına uygun olup olmadığı saptanmıştır. Fakültemiz teşkilat analizi yapılarak bu analiz sonucunda, akademik ve idari personel sayısının ve fiziki yapımızın yetersiz olduğu, akademik personelin ders yükünün çokluğu, yapılan idari işlerle birlikte görev yükünün ağırlaştığı, idari personel sayısında yetersizlik olduğu ve görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı; buna karşın personelin büyük bir bölümünün gönüllülük esasına dayalı çalıştığı gözlemlenmiştir. Oluşturulan teşkilat şeması Fakülte faaliyetleri içerecek şekilde hazırlanmıģtır. Bu teşkilat analizi yapılırken Fakültemizin organizasyon yapısının temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmasına dikkat edilmiştir.. Fakültemizde iç kontrol sisteminin kurulması aşamasında süreç analizleri yapılırken süreç yönetimi bazlı görev tanımlamalarına yer verilmiştir.. Görev tanımlamalarında sorumluluk, hesap verebilme ve raporlama ilişkisi belirtilmiş ve süreç içerisinde rol alan her bir görevlinin görevlerinin kendilerine açık, net ve anlaģılır şekilde ve yazılı olarak verilmesi hedeflenmiştir.. Bu şekilde Fakültemiz içinde tüm kademelerdeki personelin, iç kontrol süreci içindeki rolünü anlaması ve bu sürece dahil olması sağlanacak, hazırlanan süreç şemalarının ayrıntılı anlatımı personele bir seminerle duyurulacak, ayrıca el kitabı olarak da dağıtımının yapılması sağlanacaktır. Böylece birimimizde görev yapmakta olan tüm personelin iç denetim sistemine dahil olması hedefine ulaşılabilecektir. Yapılan bilgilendirmeler sonucunda eksik yada eklenilmesi örenilen süreçler dikkate alınarak plan revize edilecektir. Fakültemiz misyonu ve vizyonu ile birimlerin misyon ve vizyonları, personel tarafından benimsenmesini sağlamak amacıyla; Fakültemizin web sayfasının ilgili bölümünde yayımlanacaktır. Fakültemizin tüm birimlerinin görev tanımları hazırlanarak Üst Yöneticinin onayına sunulmuş olup ve Üst Yönetici onayını müteakip çalışanlara tebliğ edilmiştir.. Fakülte faaliyetlerine ilişkin çalışanların üstlendikleri görev ve sorumluluklar yazılı olarak belirlenmiş olup bu yazılı prosedürler birim yöneticisi tarafından onaylanacak, buna ilişkin görev dağılım çizelgesi ve tanımları ile çalışanlara tebliğ edilmiş ayrıca web sitesinde yayımlanmıştır. Hassas görevlere ilişkin prosedürler ayrıca belirlenerek personele duyurulacaktır. YÜKSEL YILMAZ Prof. Dr. NEVNİHAL ERDOĞAN
13 Sayfa No 13 Hassas pozisyonlar Harcama Yetkisi Gerçekleştirme Görevlisi Güvenlik Şefliği/Şefi Öğrenci İşleri Gizlilik arz eden yazışmalar (sicil raporları, disiplin soruşturmaları) Teknik Hizmetler (Elektrik, Kalorifer kazanı bakımı ve işletilmesi vb.) Mutemetlik görevi Taşınır Kayıt Kontrol Hassas görevlere ilişkin risk envanteri hazırlanmıştır. Hassas pozisyonlarda görevli personel Harcama Yetkilisi Aziz AYDIN Deniz BOLAT Şenay ÖZDEN Metin KAHRİMAN Gerçekletirme Görevlisi Mutemet Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Öğrenci İşleri Yazı İşleri Zeliha SOFUOĞLU Yazı İşleri Hacer AKTEPELİ Erdal ÇUKUR Memiş BORAN Müjdat ULUÇ Muharrem KILIÇ Dekan Sekreteri Teknisyen Teknisyen Memur Bölüm Sekreteri Nurdane DURSUN Bölüm Sekreteri Fakültemizde görevlerin sonucunu görmeye yönelik mekanizmalar oluģturulmaya başlanmıştır. İzleme mekanizmaları takip edilecek, eksik veya hatalı olanlar revize edilecektir. EKLER Akademik ve Ġdari personele misyon ve kamu Standartları duyurusu ve toplu görev tanımı Fakültede yürütülen görevlere ilişkin görev tanımları Örgüt ġeması Temel yetki ve sorumluluk ilişkisini içeren örgüt şeması
14 Sayfa No 14 Bölüm KOU Kamu İç Denetim Standartları Uyum Eylem Planı I- Kontrol Ortamı Standarları Personelin Yeterliliği ve Performansı KOS 3 -Fakültemiz her düzeydeki yöneticileri sorumluluk alanındaki personelin görevlerinin etkin ve etkili bir şekilde yönetilmesi amacıyla kişisel gelişiminin sağlanması için gerekli önlemleri alacaktır. Özellikle yeni memuriyete başlayan personelin yasal mevzuat yanında, organizasyon içerisinde işi yaparken eğitimini sağlayacak veya çalışanların kendi kendilerini geliştirmelerini teşvik edici yeni yöntemler araştırılacaktır. Tüm personele işlemlerin aksamadan yürütülmesini sağlamak amacıyla yıllık çalışma programları ve örnek uygulamalar gösterilerek uygulanması sağlanacaktır. Ayrıca çalışanların görevleriyle ilgili hangi eğitimin gerçekleştirilmesi gerektiği saptanarak Personel Daire Başkanlığı ile iletişime geçilecek ve hizmet içi eğitimlerin yapılmasına özen gösterilecek, bunun yanında fakültemiz bütçe olanakları çerçevesinde, kamu ve özel kuruluşlar tarafından verilen eğitimlere katılımları sağlanacaktır. Eğitim sonrası personel izlenecek ve yapılacaktır. Eğitimlerin sürekli olması için eğitim faaliyetleri her yıl planlanacaktır.. değerlendirme Personel Daire Başkanlığı tarafından görevlendirilen personelin; Fakültenin boş pozisyonları,ihtiyaçlar ve personelin deneyimleri dikkate alınarak bilgili ve deneyimli olduğu alanda görevlendirilmesine, göreve yeni baģlayanların ise ilgi alanlarına (mezun olduğu bölüm, daha önce yaptığı görevler vb.) göre görevlendirme yapılmasına özen gösterilmektedir. Ancak yeni kurulan ve gelişmekte olan bir birim olduğumuz göz önüne alınarak bazı durumlarda zorunlu görevlendirmeler yapılabilmektedir Bu durumunda personelin yeni görevine uym sağlayabilmesi için ön eğitim verilerek süreç takip edilmekte ve iyileştirici yöntemler saptanmaya çalıģılmaktadır. ( daha önce sayısal yetersizlik nedeniyle zorunlu görevlendirilen personelin deneyimleri ile yeni gelen personelin deneyimleri karşılaştırılmakta ve görev değişimi yapılmaktadır.) Personel değerlendirme kriterleri oluşturulmuş, pilot uygulama yapılmıştır. Personel performans değerlemesi öncelikle peronelin kendini değerlendirmesi, daha sonra birim yöneticisi ile karşılıklı konuşarak ortak değerlendirme son olarak da üst yönetici tarafından nihai değerlendirmenin yapılması sağlanmıştır. EKLER Personel Performans Değerlendirme formu.
15 Sayfa No 15 Bölüm KOU Kamu İç Denetim Standartları Uyum Eylem Planı I- Kontrol Ortamı Standarları Yetki Devri KOS 4 İç kontrol standartlarına uyum süreci içerisindehazırlanacak süreç analizlerine temel teşkil etmek ve parallelik sağlamak üzere fakültemizde görevli her düzeydeki yönetici ve personelin imza yetkileri ile yetki devirlerini içeren talimatları hazırlanmıştır. Hazırlanan talimat uyum el kitabı ile birlikte tüm personele duyurulacak ayrıca yapılacak seminer ile de anlatılacaktır. Yetki devrinin sınırlarına, devredilen yetkinin önemine ve riskine, yetki devrini belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı olmasına ve yetki devrinde yetki devredilecek kişide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler gibi hususlara dikkat edilecek ayrıca yetki devrinin başlaması ve bitiminde hazırlanan yetki devri formaları karşılıklı olarak imzalanacaktır. İç kontrol sisteminin kurulmasında koordinasyonun sağlanmasına yönelik düzenlemelerde bulunulmasının ve ortak alanların belirlenmesinin hem mükerrer çalışmanın önüne geçilmesi, hem de daha etkin bir çalışma ortamının sağlanması bakımından önemlidir. Bu amaçla Fakültemizin tüm faaliyet ve işlemlerinin en riskli alanlardan başlanarak (mali veya yönetsel nitelikte tüm faaliyet ve işlemlerinin) yazılı olarak süreç akış semaları ile büyük oranda belirlenmiş olup, iç kontrol standartları süreci içerisinde revize edilecek numaralanacak sıralandırılacak ve belgelenecektir. EKLER Yetki devri ve imza. yetkileri talimatı Yetki devri formu Süreç Akış şemaları (mali ve mali olmayan tüm faaliyetlere ilişkin)
16 Sayfa No 16 Bölüm KOU Kamu İç Denetim Standartları Uyum Eylem Planı II Risk değerlendirme Standartları Planlama ve programlama Fakültemiz, faaliyetlerinin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamak için çalışmalar yapmaktadır. Stratejik planımız stratejik planlama komisyonu tarafından hazırlanmıştır Performans programımız belirlenen hedeflere ulaşılabilmek için mali imkanlar zorunlu harcamalar dikkate alınarak hazırlanmaktadır. Söz konusu hedefelerimiz stratejik planımız içerisinde web sitesinde yayınlanmakta olup ayrıca 2011 şubat ayı içerisinde yapacağımız bilgilendirme toplantısında tüm personelimize anlatılacaktır. Fakültemiz ADEK alt komisyonu özdeğerlendirme konuları çerçevesinde, stratejik plan ve performans programını dikkate alarak sorunlar ve çözüm önerileri doğrultusunda rapor hazırlamış olup her yıl raporun değerlendirmesi yapılmakta çözüm önerilerin gerçekleştirme oranlarına bakılarak, hedeflerimize ulaşma yönünde çalışmalarına devam etmektedir. Fakültemizce yürütmekte olduğu faaliyetler aşağıdaki şekilde gruplandırmıştır. Eğitim Öğretim Faaliyetleri Yönetsel faaliyetler Araştırma ve Geliştime Faaliyetleri İdari ve destek faaliyetler Her bir faaliyetin gerçekleşmesinde belirlenen süreçler takip edilmektedir. Her bir faaliyetin gerçekleştirilmesinde gerekli süreç belirlenerek süreçin bileşenleri ile faaliyetin gerçekleşmesinde olası riskler belirlenecektir. Bu doğrultuda risk tabloları oluşturulacak ve riskin önlenmesi için gerekli çalışmalar yapılacaktır.
17 Sayfa No 17 MĠMARLIK VE TASARIM FAKÜLTESĠ FAALĠYETLERĠ VE FAALĠYETLERĠ GERÇEKLEġTĠRMEDEKĠ PAYDAġLAR VE ARAÇLAR İdari ve destek Eğitim Öğretim Yönetsel Faaliyetler AraĢtırma geliģtirme faaliyetler Faaliyetleri faaliyeti Öğrenci Öğretim elemanı Ders programları Bilgi Teknolojileri ve Kaynakları Fiziksel Mekan ve Donanımları Organizasyon yapısı Stratejik hedefler Ġnsan Kaynakları yönetimi Finans kaynaklarının yönetimi Personelin Memnuniyeti Öğrenci Memnuniyeti Projeler Sanayi ile işbirliği Kamu kurumları ve kuruluşları ile ilişkiler ve iģbirliği Yerel KuruluĢlar ile İlişki ve İşbirliği Meslek Örgütleri ile İlşki ve İşbirliği Diğer Üniversitelerin İlgili Bölümleri ile İlişkive İşbirliği Öğrenci ĠĢleri Bölüm ĠĢleri Mali ĠĢlemler Teknik Hizmetler Destek Hizmetler
18 Sayfa No 18 Eğitim Öğretim Faaliyetleri Fakültemizde Eğitim Öğretim Faaliyetleri: 2547 sayılı yükseköğretim kanun ile akademik teşkilat.. Kanununa göre yerine getirilmektedir. Eğitim Faaliyetleri kapsamında Fakültemiz Öğrenci sayıları ve öğrencilerin nitelik düzeyi, Öğretim elemanlarının sayı unvan ve nitelik açısından değerlendirilmesi Ders programlarının yeterliliği ve programların uluslar arası, ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu, programların kapsamı ve nieliklerinin ( ders çeşitleri, ders yükleri ve uyumluluğu) Öğrencilere verilen rehberlik ve danışmanlık hizmetleri Yeni öğrencilerin programlara hazırlanma prosedür ve uygulamalar Programların ulusal ve uluslar arası programlara uyumluluğu Uluslararası değişim programlarına öğrenci ve öğretim elemanlarının katılımı Fiziksel mekanların yeterliliği ve geliştirimesi Bilgi teknolojilerinin yeterliliği ve geliştirimesi Başlıkları altında eğitim ve öğretim faaliyetlerini düzenlemektedir. Öz değerlendirme tablolarının doldurulmasında objektif tutum sergilenmektedir. Yetersiz alanların belirlenmesine özen gösterilmiş ayrıca bu alanlarda iyileştirme faaliyetlerine yönelik çözüm önerileri getirilmiştir. Çözüm önerilerimizin gerçekleşme oranları her yıl incelenecek ve gerçekleşme oranları belirlenecektir. Yönetsel Faaliyetler Yönetsel alanda ilgili mevzuat hükümleri uyarınca yönetimimizin sorumluluk alanındaki faaliyetleri gerçekleģtirilmektedir. Startejik hedeflerimiz ve performans programımız faaliyetlerimiz ile uyumludur. Mevcut insan kaynaklarımız, mali olanaklarımız, fiziki kaynaklarımızla gerçekleştirdiğimiz faaliyetler her yıl raporlanmaktadır. Faaliyetlerimizin sonuçları memnuniyet anketleri ile de değerlendirilmektedir. Anketlermizin bir bölümü fakültemiz tarafından gerçekleştirilirken, Rektörlüğümüz tarafından yapılan anketler de sürekli olarak incelenmekte ve çıkarımlarda bulunulmaktadır. Araştırma geliştirme faaliyetleri Üstlendiği misyon gereği Fakültemiz; ülkemize, bulunduğumuz yöreye de katkı sağlamayı hedef almıştır. Bu doğrultuda bir yandan ulusal düzeyde bilimsel ve akademik açıdan gerekli araģtırma faliyetlerinin yürütülmesine çaba gösterirken, bir yandan da bu çalışmalar için bölge ve yöre verilerinin kullanılmasına özen göstermekte; yapılan araştırmalar ve çalışmaların sonuçları yerel yönetimlerle, ulusal düzeyde kamuoyuna aktarılmaya, üst yönetimin çalışmalarına destek olması ve Fakülte faliyetlerinin de desteklenmesine çalışılmaktadır. Bu faliyetlerde Üniversitemizin ve yerel meslek odalarının, yerel yöneticilerin destekleri alınmaktadır.
19 Sayfa No 19 İdari ve destek faaliyetler. İdari birimler tarafından yerine getirilecek faaliyetler 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamede belirlenmiştir. Öğrenci İşleri, Bölüm İşlemleri, Mali İşlemler, teknik hizmetler, destek hizmetleri ve Güvenlik hizmetleri; 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname gereğince idari birimler tarafından gerçekleştirilmekte ve bu hizmetler ile ilgili planlama hizmetin sunulmasından sorumlu idari birim amiri tarafından yapılmaktadır. İdari ve destek faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi ve idari birimler tarafından sunulan hizmetlerin belirlenen Şartları karşıladığa dair kayıtlar iş akış süreçleri ile belirlenmiştir. Belirlenen süreçlerin kayıtlara uygun olarak gerçekleşip gerçekleşmediği ilgili birim amiri tarafından dökümanlarla izlenecektir. EKLER Stratejik Hedefler ve hedeflere ulaşmada öneriler Özdeğerlendirme Tablolarının değerlendirilmesinde belirlenen zayıf yönler ve çözüm önerileri
20 Sayfa No 20 RİSKLERİN BELİRLENMESİ Faklütemiz Planlama ve programlama standardardında belirttiği tüm faaliyetler ve bu faaliyetlere gerçekleştirmede belirlediği hedeflere ulaşmayı engelleyebilecek iç ve dış riskleri belirlemiş ve risk kütüğü oluşturmuştur. RİSK SINIFI RİSKİN ADI ÖNEM DÜZEYİ Eğitim Öğretim Faaliyetleri RİSK FAKTÖRLERİ RİSK NUMARASI Öğrenci sayısı ve niteliği Yüksek 1 Öğretim elemanlarının sayısı Yüksek 2 Ders programlarının yeterliliği Yüksek 3 Öğrencilere verilen rehberlik ve Danışmanlık hizmetleri Yeni öğrencilerin programlara Hazırlanma prosedür ve uygulamalar Orta 4 Düşük 5 Programların ulusal ve uluslar arası programlara uyumluluğu Fiziksel mekanların yeterliliği ve Geliştirimesi Bilgi teknolojilerinin yeterliliği ve Geliştirimesi Yüksek 6 Yüksek 7 Yüksek 8 YÖNETSEL Faaliyetler Stratejik hedefler Eğitim ve öğretimin kalite ve altyapısının geliştirilmesi Yüksek 9 Araştırma kalitesini artırarak, ulusal ve Yüksek 10 uluslararası sorunların çözümüne bilgi ve teknolojik katkı sağla İnsan kaynaklarını geliştirmek, çalışanların Yüksek 11 kurum içi memnuniyetini yükselterek motivasyonlarını artırmak Üniversitemizin yerleşkelerinin altyapı ve Yüksek 12 fiziksel alanlarının geliştirilmesi ve etkin kullanımının sağlanması Tüm paydaşlarımızla ilişkileri geliştirmek ve Yüksek 13
21 Sayfa No 21 güçlendirmek. İç denetimin etkin bir şekilde yürütülmesi, geliştirilmesi ve başarıyla uygulanması. Yüksek 14 İDARİ FAALİYETLER Öğrenci İşleri Öğrenci bilgilerinin eksiksiz ve hatasız Yüksek 16 işlenmesi Öğrenci belge isteklerinin zamanında ve 17 hatasız karşılanması Mezuniyet işlemlerin hızlı ve eksiksiz Yüksek 18 tamamlanması OSYM Raporlarının hazırlanması Yüksek 19 Öğrenci Harç ve burs işlemleri Yüksek 20 Eğitilmiş Personel sayısı Yüksek 21 Bölüm İşleri 22 Tahakkuk ve taşınır işlemleri Güvenlik Teknik Hizmetler Destek Hizmetler Ders Görevlendirmelerinin eksiksiz ve Yüksek 23 zamanında yapılması Bölüm Kurul kararlarının zamanında alınması Orta 24 Ders,sınav programlarının zamanında Orta 25 hazırlanması Yazışmaların zamanında ve kayıtlara uygun Düşük 26 yapılması Ek ders puantajlarının zamanında ve hatasız Yüksek 27 yapılması Maaş, ek ders tahakkuk işlemleri Yüksek 28 Satınalma İşlemleri Yüksek 29 SGK İşlemleri Yüksek 30 Yolluk, Tüketim faturaları Orta 31 Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri Orta 32 düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndereme Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları Orta 33 bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak Taşınır kayır kontrol altındaki tüm işlemler Orta 34 Tüm Güvenlik Faaliyetleri Yüksek 35 Arzalara zamanında müdahele etmek Orta 36 Koordinatörlükte bulunan işletmelerin elektrik Orta 37 su doğalgaz sayaçlarının zamanında ve doğru okunması Koordinatörlük düzeninin sağlanması Düşük 38