Arşiv; kurumların, gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri sonucunda üretilen kurumsal değeri olan her türlü görsel ve yazılı verilerin muhafaza edildiği yerdir. Arşivde saklanacak verilerin kanıt değeri ya da idari, hukuki, mali ve/veya tarihi bilgi değeri bulunmaktadır. Bu belge ve bilgilerin tekrar kullanılması gerektiğinden fiziksel olarak belge ve dosya şeklinde saklanan evrak, harita, plan, çizim vb. gibi materyallere fiziksel arşiv olarak adlandırılır.
Şirket ve kurumlara ait fiziksel olarak arşivlerinde bulunan belge, kitap, yazışma, ciltli evrak ve benzeri tüm dokümanların sistemli bir şekilde önceden hazırlanmış plan ve program doğrultusunda taranıp, veri girişine tabi tutularak bilgisayar ortamına aktarılma ve saklama işidir. Ayrıca bu Servis Büro Hizmeti olarak da bilinmektedir.
Standart bir Dijitalleştirme Hizmeti aşağıdaki adımlardan oluşur:
Evrak Giriş: Dijitalleştirilmesi için gelen dosyaların tüm dijitalleştirme tarihçesi ve indeks bilgisinin barkod etiketlerinin düzenlenerek sisteme dahil edilen ilk adımıdır. Dosyanın künyesi olarak da tanımlanabilir.
Evrak Tasnif: Evrak girişi yapılan dosyalar, tasnif birimine aktarılarak evraklardaki zımba, ataş gibi tarayıcılarda sorun çıkarabilecek malzemeler çıkarılır. Ayrışmış farklı evraklar arasına ayraçlar yerleştirilip, evrakların düzenlenip tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde taramaya hazır hale getirilmesidir.
Evrak Tarama: Düzenlenen evraklar A3 ebadına kadar dakikada yüksek volümde hızlı tarama yapabilen otomatik kâğıt beslemeli profesyonel doküman tarayıcılar ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır. Bu tarayıcılarda çift kağıt geçişini engelleme/algılama, çift yüzlü tarama, otomatik görüntü iyileştirme gibi özellikler bulunur. Ayrıca ciltli ve tarihi değeri olan kitap ve belgeler için kitap tarayıcılar kullanılarak fotoğraflama, pafta ve çizimler içinde A0 tarayıcılar kullanılarak dijital ortama alınır.
Görüntü İyileştirme: Tarama esnasında görüntülerin kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanır. Bu işlemler yeniden taramaya gerek kalmadan istenilen parametreler tanımlanarak yazılımsal olarak veya görüntü işleme kartlarıyla gerçekleştirilir.
İndeksleme: Bu adımda evraklar için arama/tasnifleme kriterleri girilir. Bu kriterler; dosya numarası, müşteri adı, müşteri numarası, evrak tipi, evrak sayısı, evrak tarihi gibi bilgileri içerebilir. Evrak taramadan geçen evrakların dijital halleri üzerinde sayfaların birleştirilmesi ve evrakların birbirinden ayrıştırılması işlemleri de bu aşamada yapılır.
Kalite Kontrol: Hızlı ve kısa sürede çok fazla sayıda evrağın işlenmesi nedeniyle çeşitli hatalar oluşabilir. Verilerde hatalı girilen ya da taranmayan evraklara bilgisayar ortamından erişim mümkün olmaz, bu nedenle veri ve belgelerin hatasız olarak aktarılması şarttır. Kalite kontrol aşamasında olası hatalar; tarama ve indeksleme süreçleri sonrası ayrı ayrı uygulanan kalite kontrol işlemleriyle tespit edilip, gerekli aşamalardan tekrar geçirilip düzeltilir.
Evrak Toplama: Kalite kontrolü yapılan dosyalar toplama ekibi tarafından kurumdan geldiği şekilde toplanıp dosyalanarak iadeye hazır hale getirilir.
Aktarma: Taranmış, görüntü işleme tabi tutulmuş, verileri girilmiş evrakların doküman arşiv sistemlerine kaydedilmesiyle dijitalleştirme süreci tamamlanmış olur.
Evrak İade: Toplanan dosyanın fiziksel hali iade biriminde gerekli girişleri yapılarak iade etiketi ile birlikte kuruma teslim edilir.
Dijital Arşivleştirme Hizmetinin Faydaları
Herhangi bir ihtiyaç duyulan belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olur.
Bilginin paylaşımı ve kurumsal verimlilik artar,
Kurum içi veya dışı birden fazla kişinin yetkisi dahilinde eş zamanlı olarak bilgiye erişebilmesini sağlar,
Fiziksel Arşiv evrakların sık kullanımı nedeniyle yıpranmasının önüne geçer,
Evrakların yetki dahili dışında silinme veya kaybolma riski ortadan kaldırır,
Dijital arşiv; yangın, sel deprem gibi diğer olaylardan etkilenmediği için belge kaybı olmayacaktır.
Dijital Arşiv Hizmetinin Getirileri
Orijinal kopya kullanımından, kağıt masrafından ve israfından tasarruf edilir.
Maliyeti yüksek yerler için depolama maliyetinden tasarruf yapılır. Kurum içinde kullanım alanları bakımından yer kazanımı olur.
Fazla istihdam ortadan kalkar.
Arşivinizin taşınma sorunu ve maliyeti ortadan kalkar.