İletişim Yönetimi | Savaş Şakar | Sayfa 2
PMBOK® Guide 6, İletişim Modelini, proje süresince iletişim sürecinin nasıl olacağını açıklayan süreç, şema vb. olarak tanımlıyor. PMP sınavına girenlerin bilmesi gereken konulardan biridir.
İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde üç şekilde ele alınıyor;
Basit – Gönderen ve alıcı
Interaktif – Gönderen-alıcı-geri besleme
Karmaşık – Gönderenler – Alıcılar ve aralarındaki iletişimlerin karmaşıklığı
Basit Gönderen/Alıcı İletişim Modeli – İletişim iki taraf arasındaki bir süreç olarak ele alınır. Önemli olan mesajın iletilmesidir, anlaşılması değildir. Şu adımlardan geçer;
Kodlama -Mesaj iletilmek üzere sembollere, yazıya veya sese dönüştürülür.
Mesajı iletme – Mesaj iletişim kanalından gönderilir. Mesaj çeşitli faktörlerden dolayı olumsuz etkilenebilir. (örneğin bilinmeyen teknoloji, yetersiz altyapı vb.)
Deşifre Etme – Ulaşan mesaj alıcı tarafından anlaşılır hale gelir.
Basit İnteraktif İletişim Modeli – Gönderici ve alıcı arasndaki iletişim prosedir ancak mesajın anlaşıldığına emin olunur. Mesafe, taraflar arasındaki anlayış farklılıkları, bilgi yetersizliği veya ilgisizlik süreci olumsuz etkileyebilir. Basit Gönderen/Alıcı Modelindeki sürece ek olarak aşağıdakiler yer alır;
Mesajın Alındığını Bildirme – Alıcı mesajı aldığına dair yanıt döner. Bu yanıt mesajın anlaşıldığını garantilemez.
Geribildirimde Bulunma/Yanıt Verme – Mesaj deşifre edilip anlaşılmışsa alıcı düşünce ve fikirlerini mesajı gönderene iletir. Eğer gönderici, gönderdiği mesaj ile aldığı yanıtı eşleştirir ise iletişim başarılı olmuş demektir. Geribildirimde Bulunma/Yanıt Verme, kişiler arasında aktif dinleme varsa gerçekleşir.
İletişim sürecinde, gönderen mesajı iletmekten, mesajın anlaşılır ve tam olmasından sorumludur.
Alıcı, aldığı mesajın bütünlüğünden, mesajı ve ihtiyacı olan açıklamanın iletildiğini aldığını bildirmekten, geri bildirimde bulunmaktan sorumludur.
PMI’ın bu konuyu açıklayıcı grafiği aşağıdaki gibidir;
Bu yazı Araç&Teknikler, İletişim Yönetimi, PMP®, Proje Yönetimi kategorisine 04 Nisan 2018 tarihinde savassakar tarafından gönderildi.
PMBOK® Guide 6’ın tanımına göre proje paydaşları arasında bilgi transfer için kullanılan sistemli prosedür, teknik ya da süreçlerdir. PMP Sınavına gireceklerin bilmesi gereken konulardan biridir.
PMBOK® Guide 6, İletişim Yönetiminin Planlanması sürecinde birbirinden değişik iletişim yöntemlerini açıklıyor;
İnteraktif İletişim– Birden fazla tarafın gerçek zamanlı iletişimi – Telefon, mesajlaşma, sosyal medya, video konferans
İtme İletişimi – Bilgi almak isteyenlere doğrudan mesaj gönderme – Mektup, e-posta, rapor, faks, sesli mesaj, blog yazısı, basin duyurusu vb. Bu yöntem mesajın teslim alındığını ve nalaşıldığını garantilemez.
Çekme İletişimi – Çok ve büyük bilgi veya ilgili varsa güvenliğe dikkat edilerek bilgiye erişimlerini sağlama – web sitesi, intranet, e-öğrenme, alınan dersler bilgi tabanı, bilgi depoları vb.
İletişim Yönetimi Planında yer alan iletişim gereksinimleri farklı yaklaşımlarla gerçekleştirilebilir;
Kişilerarası İletişim – Bilgi bireyler arasında karşılıklı değiştirilir – Yüz yüze görüşme vb.
Küçük Grup İletişimi – 3-6 kişi arasındaki grupların bilgi paylaşımı yapması
Umumi İletişim – Tek bir konuşmacı bir gruba konuşarak
Kalabalık İletişim – Genellikle grupla birebir iletişim kurmadan, bir kişinin büyük bir gruba mesaj iletmesi.
Sosyal Ağlar – Sosyal ağlar ve bilgisayar sistemleri ile mesajı iletme
PMBOK® Guide 6 aşağıdaki yöntemleri örnek olarak veriyor;
Çalışanlara gönderilen mektuplar
E-posta ve intranet mesajları
Ekip Toplantıları, Bilgilendirmeleri
İletişimlerin Yönetilmesi sürecinde paydaş grupları değiştiğinde veya paydaşların beklentileri, gereksinimleri değiştiğinde uyum sağlayabilecek “esnek” yöntemler tercih edilmesi gerektiği belirtiliyor.
Bu yazı Araç&Teknikler, İletişim Yönetimi, PMP®, Proje Yönetimi kategorisine 03 Nisan 2018 tarihinde savassakar tarafından gönderildi.