Kariyerinizdeki başarı, kaleminizin ucunda | İşim İletişim haberleri
Özellikle satış ve pazarlama alanında birçok iş ilanında aranan özellikler arasındadır 'iletişim yeteneğinin gelişmiş' olması. Çoğu zaman kastedilen kişilerin ağzı laf yapan kişiler olduğunu düşünürüz. Evet, iletişim yeteneği ileri seviyede olan kişinin konuşması etkileyici, kurduğu cümleler anlamlı ve ölçülü olmalıdır ancak iletişimi sözlü iletişimle sınırlamak yanlış olur. İyi iletişim kuran bir profesyonelin yazılı iletişimi de layıkıyla yürütüyor olması beklenir. Atalarımız 'söz uçar, yazı kalır' demiş. Bu atasözü birçok karmaşık bilginin uçuştuğu günümüzde belki eskisinden daha da önemli. Yazılı iletişim sözlüye göre daha çok akılda kalan, iletişim içindeki kişilerin görüştükleri konuyu doğru hatırlamalarını ve değerlendirmelerini sağlayan bir alışveriş. Kariyerinde ilerlemek isteyen her profesyonelin yazı dilini geliştirmesi kendisine yaptığı kişisel gelişim yatırımlarının başında gelmeli.
Bir insan kaynakları profesyoneli, kendi işinin patronu veya yönetici olarak size günde kaç CV gönderiliyor? Her birine ne kadar zaman harcıyorsunuz? Peki, CV'lerde en çok ne gözünüzü tırmalıyor? İmla hataları mı? Cümle düşüklükleri mi? CV'de hiç yeri olmayan bilgilerin istilası mı? Tüm bunlar o adayı işe almamanız için size işaretler… üstelik bu işaretleri aday size kendisi veriyor. Şirketinize başvurmadan CV'sini tekrar tekrar okuyup imla hatalarını, cümle düşüklüklerini düzeltme gayretinde bulunmamış, yeterli özeni göstermemiş. Ya da yazılı iletişimin gücüne inanmıyor, yazdıklarının kendinin bir resmi veya okul karnesi gibi birçok özelliğine ışık tutacağını düşünemiyor. Oysa siz organizasyonunuzda yazılı iletişime önem veren kişilerle çalışmalısınız. Neden mi? Hatalı CV'leriyle işe başvuranların şirketinizde çalışacakları ilk günden itibaren nasıl e-mail yazacaklarını, raporlama yapacaklarını, müşterilere şirketinizi nasıl temsil edeceklerini az çok kestirebilirsiniz. Yazı ile etkili bir şekilde kendini ifade eden kişiler ise, kurumunuzun iş yapışını, kalitesini net ve doğru sözcükler seçerek yansıtacaktır.
Daha iyi yazmak için Linkedin'den deneyimlerini paylaşıyor Likeable Business kitabının yazarı Dave Kerpen.
Az sözcükle ifade etmek sözcük kalabalığından çok daha değerlidir. Yazdıklarınızı revize ederken 'aynı şeyi daha az sözcük kullanarak nasıl söylerim?' diye düşünün. Unutmayın ki kimsenin uzun e-mailler okuyacak, sayfalarca raporu detaylı bir şekilde inceleyecek zamanı yok. En kısa şekilde ifade edilen rapor en makbulüdür. Telefon mesajı göndermek ve Tweet atmak insanı kısa yazmak konusunda zorlayan ve geliştiren şeyler. Daha iyi anlaşılmak için yalın ifadeler kullanmaya zorlayın kendinizi.
Kerpen'in önerileri her meslekten profesyonelin kendini yazı alanında geliştirmesine yönelik. Eğer iş yazışmaları konusunda yol kat etmek istiyorsanız yakın zamanda Harvard Business Review tarafından basılan HBR Guide to Better Business Writing kitabındaki spesifik adımları dikkate alabilirsiniz. Bryan A. Garner tarafından yazılan 200 sayfalık kitabının 8 anahtar adımını Forbes yazarı Susan Adams şöyle özetliyor:
Yazdığınız yazının gerekçeleri, amacı ve hedef kitlesi konusunda net olun. Bu hedefi yazınızı okuyacak hedef kitlenizle açıkça paylaşın. Garner kitabında hassas bir konunun nasıl ele alınması gerektiğiyle ilgili güzel bir örnek veriyor: Şirket binanızın evsahibi özürlü çalışanlarınızın ihtiyaçlarını (tekerlekli sandalye için rampa, otomatik kapılar gibi) iş yasasının belirlediği şekilde yerine getirmiyor. Siz de şirket olarak kira kontratınızı fes etmek istiyorsunuz ancak evsahibinizle ilişkinizi de en iyi şekilde noktalamak hedefindesiniz. Garner mektubuna şöyle bir cümle ekliyor: 'Konuyla ilgili ihmallerin iyi niyetli olduğu konusunda hiçbir şüphemiz olmamakla beraber, şirketimizin binada kalmaya devam etmesinin mümkün olmayacağını anlayacağınızı ümit ediyoruz.' Bu cümleyle üç amacına birden ulaşıyor: 1. kira kontratına son verdiğini; 2. Bu kararın arkasındaki sebebini ve 3. İyi kiracı-ev sahibi ilişkisini devam ettirme çabasını gösteriyor.
Kimsenin kaybedecek zamanı olmadığını bilin. Hızla konuya girin, ilgili konulara odaklanın ve okuyucu kitlenizin alışık olduğu tonla/üslupla iletişim kurun. Karşınızdakilerin zekasından şüphe eden bir üslup yerine, sizin alanınızın uzmanı olmayan kişilere bilgi verir gibi açıklama yapın. Warren Buffett'nin yolunu izleyin. Yıllık raporlarında yatırımcılara akıllı kardeşlerine bilgi verir gibi açıklamalarda bulunuyor, finans alanında uzman olmayan zeki profesyonellere gerekli bilgileri aktarıyor.
Garner'a göre, yazıya hazırlık 4 aşamadan oluşuyor: Deli, Mimar, Marangoz ve Hakim. Deli araştırmayı yapar, Mimar bulduğu verileri organize eder, Marangoz ilk müsveddeyi yazar ve Hakim okuyup son düzenlemeleri yapar. Garner'a göre, iş yazı olduğunda, ilham bekleyip işi ağırdan almaktansa, hızla işe koyulmak en iyi yöntem. Eğer bir noktada tıkandıysanız atlayın, yazıyı sonuna kadar bitirin sonra geri döner takıldığınız yeri tamamlarsınız.
İyi yazı yazmanın kurallarını anlatan rehberler bıkmadan usanmadan şunu tekrar ederler: 'Söyleme, göster.' Yani, okuyucular tarafından tam anlamıyla anlaşılabilmek için, fikirlerinizi hayatın içinden örneklerle sağlamlaştırmanız gerekir. Örneğin, bir kişinin kötü bir yönetici olduğunu söylemek istiyorsanız, genel bir yorum yapmak yerine, asistanının hazırladığı detaylı raporlar sayesinde terfi etti ancak şirketin rekor kar oranlarına rağmen asistanına herhangi bir maaş artışı vermedi.
Tüm yönetim ders kitaplarının, dergilerin, yöneticilerin, danışmanların ağzında sakız olmuş sözcükleri sözcük hanenize dahil etmeyin. 'Kutunun dışında düşünün,' 'kaldıraç etkisi,' 'start almak,' 'inovasyon' gibi terimleri basma kalıp kullananlardan olmayın. Söyleyeceğinizi klişelerden uzak durarak doğrudan söyleyin.