Hedef: Riskleri belirleme ve plan yapma
Risk, oluşması halinde bir projeye olumsuz etki yapacak bir olay veya durumla karşılaşma olasılığıdır. Proje başladıktan sonra, tahmin edilmesi güç olaylar yeni riskler yaratabilir. Örneğin, zamansız bir yağmur inşaat projesinin bitiş tarihini tehdit edebilir.
Proje süresince değişik zamanlarda riskler için planlama yapılması, risklerin belirlenmesi ve azaltılması projenin zamanlamaya uygun ve bütçe dahilinde ilerlemesini sağlamanıza yardımcı olabilir.
Beklenmedik durum planı hazırlama İyi bir risk planının parçası olarak, riskli olaylar meydana gelmesi halinde gerçekleştirilecek önlemleri belirlemelisiniz; böylece, bu olaylara daha hızlı ve etkili bir şekilde karşılık verebilirsiniz.
Eksiksiz ve ayrıntılı bir proje planı, projenizde karşılaşılması beklenen olaylarda size yol gösterebilir. Ancak, beklenmedik olaylarda, özellikle de projeniz açısından bir risk unsuru oluşturan olaylarda size yol gösterecek olan nedir?
risk yönetim planı, ortaya çıkabilecek çoğu riskli durumla hızlı ve etkili bir şekilde baş etmenize yardımcı olabilir. Bu plan aşağıdakileri içermelidir:
Olası risklerin bir listesi
Risk oluştuğunu veya oluşmak üzere olduğunu gösteren tetikleyiciler veya belirtiler
Riski nasıl azaltmayı planladığınızın bir ifadesi
Karşılık vereceğiniz riskler ve görmezden geleceğiniz riskler
Riskleri hafifletmek için atacağınız adımlar
Risk yönetim planınızda ayrıca, her bir risk türünü yönetmekten sorumlu kişilere, maliyet ve zamanlama yedeklerini ne şekilde tahsis edeceğinize ve alternatif strateji uygulama koşullarına yer verilmelidir.
Risk yönetim planınızı, Microsoft Office Word 2007 gibi bir sözcük işleme programında yazabilirsiniz. Daha sonra bu planı, Microsoft Office Project 2007'deki proje dosyanıza bağlayabilirsiniz.
Microsoft Office Project Web Access kullanıyorsanız, başkalarıyla paylaşabileceğiniz riskler oluşturup görüntüleyebilirsiniz.
Yüksek riskli görevleri belirleme Risk yönetiminin kritik bir bileşeni, büyük olasılıkla beklenenden uzun sürecek, bitiş tarihi geçtikten sonra bitecek, diğer görevlerin başlama veya bitiş tarihlerini etkileyecek veya projenin geç tamamlanmasına yol açacak görevleri belirlemektir.
Görünüme filtre uygulama Tahmini süre veya uzun süre gibi belirli ölçütlere sahip görevleri gözden geçirmek için kullanılır.
Projenizin nasıl zamanlandığını öğrenmek için görev zamanlama bilgilerini görüntüleyin. Projenizdeki tarihlere yön veren faktörleri görerek, bazı görevlerin diğerlerine göre daha riskli olmasının nedenlerini öğrenebilirsiniz.
Projenin bitiş tarihine yön veren faktörleri görme Projenizin kritik yol anlamak içindir.
Görev sürelerini tahmin etmek için PERT çözümlemesi kullanma İyimser, kötümser ve beklenen görev sürelerinin ağırlıklı ortalamasına dayanarak yapılır.
Bütçe risklerini belirleme Bütçeyi aşan, bütçeyi aşması olası veya tüm projenin bütçeyi aşmasına neden olabilecek görevleri görmek için, projenizin bütçe risklerini belirlemeniz gerekir.
Proje maliyetlerini görüntüleme Her bir görev veya kaynağa ilişkin maliyetleri görüntülemek içindir. Bütçe riskleri bulunan görevleri veya kaynakları belirleyebilir ve görev veya kaynak maliyetlerini, toplam proje maliyetinin bütçe dahilinde olmasını sağlayacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
Kazanılan değer çözümlemesiyle proje performansını çözümleme O zamana kadar yapılan çalışmanın miktarı ve görev, atama veya kaynaklar için temel maliyet göz önünde bulundurularak, bütçenin ne kadarının harcanmış olması gerektiğini belirlemek için kullanılır.
Kaynak risklerini belirleme Kaynak riskleri, en üst düzeye yakın, en üst düzeyde veya bu düzeyin üzerinde kullanılabilirlik ile çalışan; olmadığında projeyi geciktirebilecek; veya projenin bağımlı olduğu uzman becerilerine sahip kaynakları içerir.
Kaynak iş yükünü ve kullanılabilirliğini görüntüleme Projenizdeki kaynakların ne kadar etkin kullanıldığını gözden geçirmek ve ayarlama yapmanızın gerekli olup olmadığına karar vermek için kullanılır.
Görsel rapor oluşturma, temel rapor oluşturma ve yazdırma veya özel bir temel rapor oluşturma Projenizin kaynak kullanımını çözümlemek için kullanılır.
Riskleri belirlemek için diğer kaynaklara başvurma Riskleri belirlemenize yardımcı olabilecek önemli kişiler ile diğer kaynakları ve bu kaynaklara nasıl başvurulacağını bilmek istiyorsanız, etkili bir iletişim aracına gereksiniminiz vardır.
Riskleri belirlemenize en çok yardımcı olabilecek kaynaklar görev listesi, zamanlama ve projenin planlama ve yürütülmesinde rol oynayan önemli kişilerdir. Proje planınızda önce kritik yol görevlerine ve ardından kritik olmayan görevlere bakın. Aşağıdakileri arayın:
Ekibinizin çok az ya da hiç deneyim sahibi olmadığı görevler. Bu görevlere ilişkin süre ve maliyet tahminleri hatalı olabilir.
Çok iyimser süre ve maliyet tahminleri. Tahminde bulunanlara, özellikle kritik görevler için tahminlerinden ne kadar emin olduklarını sorun.
Kullanılabilir kaynaklar çok az olan veya yalnızca özel becerilere sahip kaynaklar tarafından yapılabilecek görevler. Zamanlamanın, özellikle kaynakların tam olarak yüklendiği, fazla yüklendiği veya kullanılamaz hale gelebileceği (örneğin, terfi nedeniyle veya bir başka projede çalışmak üzere projenizden ayrılarak) bölümlerine bakın.
Bazı öncülleri olan görevler. Görevin bağımlı olduğu öncüllerin sayısı arttıkça, bu öncüllerden birinin geç bitme ve görevi geciktirme olasılığı da artar.
Yalnızca proje zamanlamasını çözümlerseniz, projenizin tüm risklerini belirleyemeyebilirsiniz. Önemli proje kaynaklarıyla da görüşmeli ve riskleri belirlemelerini istemelisiniz. Deneyimli proje yöneticilerinin planınızı gözden geçirmesine izin verin ve projenizin belirli alanlarında uzman kişilerle konuşun. Örneğin, sözleşmeli bir şirketle çalışıyorsanız, bu şirketten yararlanmış kişilerle konuşun.
Risk olasılığını belirtme Microsoft Office Project Server kullanıyorsanız, görevin para kaybına veya projenin gecikmesine yol açacak bir risk taşıma olasılığını belirleyebilirsiniz.
Proje sorunlarını ve risklerini görüntüleme ve düzenleme