E-Fatura Başvuru ve Mühür İşlemleri Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
1.e-Fatura Uygulamasına Geçmeye Zorunlu muyum?
397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile uygulanmaya başlanan e-Fatura Uygulaması
kapsamında, zorunluluk durumunuzun 421,433,454,464 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel
Tebliğleri kapsamında değerlendirilmesi gerekmektedir. Söz konusu tebliğlere ve eklerine
2.e-Fatura Uygulamasına Başvuru Yapabilmek İçin Ne Yapmam Lazım?
e-Fatura Uygulamasına başvurabilmek için öncelikle Mali Mühür almanız gerekmektedir.
3.Mali Mührü Nasıl Alabilirim?
Mali Mührü alabilmek için istisnai durumlar haricinde elektronik ortamda başvuru yapılması
gerekmektedir. Online mali mühür başvurusu yapamayan, şirketi temsile yetkili olan kişilerin yabancı olduğu kurumlar (%100 yabancı ortaklı kurumlar), Adi ortaklıklar, Kooperatifler, Fonlar, OSB ve Kollektif
Şirketler ilgili evrakları göndererek yazılı başvurabilirler. Detaylı bilgi için; Konuyla ilgili http://forum.efatura.gov.tr/ sitesindeki 25572 nolu sorunun cevabını inceleyiniz. Online başvuru yapabilmek için http://forum.efatura.gov.tr/ sitesindeki 24088 nolu sorunun cevabını inceleyiniz.
4.Başvuru Aşamasında Tüzel veya Gerçek Kişi olarak sorun yaşanması halinde ne yapmalıyım?
Tüzel kişi mükellefler, Mali Mühür başvurularında, kimlik doğrulama sorunuyla karşılaşmaları halinde öncelikle Ticaret Sicil Müdürlüklerine başvurarak bilgilerini güncelletmelidirler. Güncelleme yapıldıktan sonra mersis.gumrukticaret.gov.tr internet adresinden bilgilerinin güncellendiğini teyit etmelidirler. Gerçek kişi mükellefler ise kimlik doğrulama sorunuyla karşılaşmaları halinde, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünden nüfus bilgilerini kontrol ettirmelidirler. Başvuru ekranları Kamu Sertifikasyon Merkezine ait olmakla birlikte kimlik doğrulama hizmetleri yukarıda bilgileri verilen kurumlarca yapıldığından yaşanan hatanın Gelir İdaresi Başkanlığı ya da Kamu Sertifikasyon Merkezi ile bir ilgisi bulunmamaktadır.
5.Sertifika Sorumlusu Kimdir?
Elektronik ortamda başvuru yapan mükellefler için sertifika sorumlusu şirketi temsile yetkili kişidir. Posta yoluyla yapılan istisnai başvurularda ise, sertifika sorumlusunun sorumluluğu; sadece mali mühür sertifikasının tesliminde muhatap alınacak kişi olmasıdır. Devamını gerektirecek başkaca bir sorumluluk bulunmamaktadır. "Sertifika Sorumlusu" olarak bildireceğiniz kişinin T.C. vatandaşı bir personelinize ait bilgilerin olması gerekmektedir. Yabancı uyruklu kişilerde sorun yaşanmaktadır.
6.e-Fatura Uygulamasına Nasıl Başvurabilirim?
7.Şirketime ait şubeler için de mali mühür almalı mıyım?
E-Fatura uygulamasına başvuran mükellefler için üretilen mali mühürler şirketin vergi numarası ve
ünvanına üretilmektedir. GİB-Portal yöntemi için, eğer şubelerinizde fatura düzenliyorsanız ikinci bir mali mühür de almalısınız. Şubeleriniz için aldığınız mühürde de merkezin vergi numarası ve ünvanı yer alacaktır. Düzenlenen faturaların not alanına şube bilgileri girilebilir. e-Fatura portalına aynı anda giriş
yapamazsınız, farklı zamanlarda giriş yapabilirsiniz. Entegrasyon ve özel entegrasyon yönteminde tek bir mali mührün sistem üzerinde şube ve merkeze ayrı ayrı hizmet verecek şekilde konumlandırılmış olması durumu söz konusu olabilmektedir. Bu durumda tek bir mali mühür yeterli olabilir. Bu durumu yazılım sağlayıcınızla görüşmeniz gerekmektedir.
8.Uygulamadan Yararlanma Yöntemleri Nelerdir?
e-Fatura Uygulamasından Özel Entegrasyon, Entegrasyon, e-Fatura Portalı ile yararlanabilirsiniz.
http://www.efatura.gov.tr/efaturayararlanmayontemleri.html [^] adresinde açıklanan yöntemlerden
firmanıza uygun olan yöntemi seçebilirsiniz.
9.İsteğe bağlı olarak e-Fatura Kullanıcısı olup daha sonra ayrılmam mümkün müdür?
Mükellefler e-Fatura Uygulamasına isteğe bağlı olarak başlayabildikleri gibi zorunluluk kapsamında olmamaları halinde Başkanlığa dilekçe ile başvurarak uygulamadan ayrılabilirler.
10.e-Fatura Portalını kullanabilmek için gereksinimlerim nelerdir?
Portala geçiş aşamasında yapılması gerekenler http://forum.efatura.gov.tr/ sitesindeki 327 nolu sorunun cevabında açıklanmıştır.
11.e-Fatura oluştururken ID Numarasını (kağıt faturada seri-sıra numarası) nasıl oluşturmalıyız?
Fatura ID numarası 3 haneli birim kod ve sonraki müteselsil numaranın ilk dört hanesi faturanın düzenlendiği yılı kalan dokuz hane ise müteselsil numarayı ifade etmektedir. Her yıl başladığında düzenlenen ilk faturanın müteselsil numarasının 1?den başlaması gerekmektedir (ABC2017000000001). Portal kullanıcıları ön ekleri ilk kestikleri faturada kendi istedikleri bir seri ile başlayabilirler. Yükleme modülü kullanan mükellefler ise FYS olarak kesmek zorundadırlar. Özel Entegrasyon ve Entegrasyon yapan mükellefler organizasyon yapıları içinde birden fazla seri kullanabilirler. Bu durumda da her seri kendi içerisinde numara/tarih müteselsilliğini sağlamalıdır.
12.e-Fatura oluştururken sıra atlaması durumunda ne yapabiliriz?
1. Yazılımınızın imkan vermesi halinde atlanılan numaralara iptal kaydı düşülmelidir.
2. Bağlı bulunulan Vergi Dairesi Müdürlüğüne dilekçe ile izahatte bulunulması gerekmektedir.
Yeni düzenleyeceğiniz faturaları aynı seri numarasını kullanarak en son kesilen fatura numarasından sıra atlamadan ve atladığınız sıra numaralarını kullanmadan devam edebilirsiniz.
13.Portal Kullanıcısıyım eFaturayı oluşturmada ve onaylamada hata alıyorum?
Portal kullanıcıları için bazı Web tarayıcılarının java applet desteğini kaldırması veya kaldıracak olması nedeniyle imzalama işlemleri için (giriş,fatura onaylama,başvuru) imzalama aracı geliştirilmiştir.
İlgili Kılavuza http://efatura.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/%C4%B0mzalama_Araci_Kullanim_Kilavuzu.pdf adresinden ulaşabilirsiniz. Konu ile ilgili olarak ayrıca http://forum.efatura.gov.tr adresindeki 45337 numaralı forum sorusunun cevabını inceleyebilirsiniz
14.Entegrasyon Yöntemini Seçtim Hangi süreçleri gerçekleştirmeliyim?
www.efatura.gov.tr internet adresimizde Mevzuat ve Teknik Mimari içerisinde yer alan kılavuzlar başlığı altında bulunan test planına göre testlerinizi tamamlayıp test bitirme tarihi ve 0 kdv?li oluşturulan zarf numarasının efatura@gelirler.gov.tr mail adresimize iletmeniz halinde testleriniz değerlendirilip sizlerle iletişime geçilecektir. Testleri başarı ile tamamlayan mükelleflere elektronik ortamda test onayı verilerek canlı tanım formu yüklemesine onay verilecektir. Durum ayrıca e-posta ile mükellefe bildirilecektir.
15.Entegrasyon yöntemini kullanan mükelleflerdenim grup şirketlerimiz mevcuttur aynı teknik alt yapıyı kullanabilir miyiz?
Bir işletmeye bağlı tüm grup şirketler belirleyecekleri (lider) firmanın alt yapısı üzerinden hizmet alabilir. Bir IP'nin farklı firmalar tarafından ortak olarak kullanılması için firmalar arasında organik bağ bulunması ve firmaların grup-lider ilişkisine sahip olması gerekmektedir.
Her firma için ayrı ayrı olmak üzere, Başkanlığımıza durumu açıklayan bir dilekçe ile ortaklık
bağını gösteren belge (hazirun cetvelini) ile Gelir İdaresi Başkanlığı Denetim ve Uyum Yönetimi
Daire Başkanlığı (33.Müdürlük) Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No: 16 06110 Dışkapı/ANKARA
adresine posta yoluyla gönderilmelidir.
Lider firma entegrasyon testlerinden geçse dahi diğer grup firmalarda e fatura alım-gönderim işlemi yapacağı için ayrı ayrı aynı testlerden geçmeleri gerekmektedir. (Lider firma canlı ortamdayken, test yapacak olan grup firmasının canlı ortamdakinden FARKLI IP ve web servis uç noktası ile testlerini yapması gerekmektedir. Çünkü canlı ortamda yer alan IP'lerden test ortamına erişim yapılması engellenmiştir.
16.Canlı sistemde IP değişikliği yapıldığında GİB'e bilgi vermeli miyiz?
Mükellefler canlı ortama geçtikten sonra IP değişikliklerini ister test onayını veren ilgili personele isterlerse efatura@gelirler.gov.tr mail adresine bildirmeleri halinde yetkilendirmeleri yapılacaktır aksi halde sistemleri yetki almadığı için erişim sağlayamayacaktır.
17.E-Fatura sistemi, sistemsel çalışmadan dolayı belli bir süre kapatıldığında GİB'e bu konuda bildirim yapmalı mıyız?
18.Şirketlerin Nevi Değişikliği Durumlarında ne yapmalıyız?
Nevi değişikliği yapılması halinde öncelikle yeni unvana ait Mali Mühür alınmalıdır. Aynı zamanda Başkanlığımıza ileteceğiniz dilekçenize Ticaret Sicil Gazetesini de ekleyerek posta ile yollamanız gerekmektedir. Konuyla ilgili detaylı bilgiye ve yapmanız gereken işlem adımlarına http://forum.efatura.gov.tr/ adresindeki 21717 nolu sorunun cevabından ulaşabilirsiniz.
19.Şirketlerin Unvan değişikliği halinde ne yapılmalıdır?
Öncelikle yeni ünvana ait Mali Mühür alınmalıdır. Ancak VKN bilgisi değişmediği için yeni mali mühür gelene kadar eski mali mührünüz ile çalışmaya devam etmeniz gerekmektedir. Konuyla ilgili detaylı bilgiye ve yapmanız gereken işlem adımlarına http://forum.efatura.gov.tr/ adresindeki 20835 nolu sorunun cevabından ulaşabilirsiniz.
20.Şirket Birleşmesi halinde ne yapmalıyız?
Başkanlığımıza ileteceğiniz dilekçenize birleşmenin yer aldığı Ticaret Sicil Gazetesini de ekleyerek Gelir İdaresi Başkanlığı Denetim Ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı (I) Elektronik Defter ve Belge Yönetim Md.
Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No: 16 06110 Dışkapı / ANKARA adresine iletmeniz gerekmektedir. Başvurunuza istinaden devrolma nedeniyle sonlanan firmanızın e-Fatura hesabı hemen, e-Defter hesabı ise yüklenmesi gereken son e-Defter beratının yüklendiği tarihten sonra kapatılacaktır.
21.Şirketlerin Nevi Değişikliği Tam bölünme Birleşme halinde uygulamaya geçme süresi nedir?
22.Şirketin iflas ve Tasfiyesi halinde ne gibi işlemler yapılmalıdır?
Ticaret şirketleri açısından mükellefiyetin sona erdirilmesi tasfiye ve iflas hallerinde inhisar ettirilmiştir. Türk Ticaret Kanunu'nda öngörülen işlemler yerine getirilmeden ve tasfiye ve iflasın sona erdiği tescil ve ilan edilmeden tasfiyenin sona erdiğinin kabul edilmesi ve şirketin tüzel kişiliğinin ortadan kaldırılması mümkün değildir. Yukarıdaki açıklamalar uyarınca, tasfiye süreci sona ermemiş bir firmanın hala faal kabul edileceği, henüz tasfiye sürecine girmemiş olmakla beraber gayri faal durumda olan bir firmanın ise bağlı bulunulan vergi dairesi tarafından re'sen terk ettirilmediği müddetçe uygulamadan yararlanmaya devam edecekleri açıktır. Bu nedenle Tasfiyeye giren şirketin ünvanına Tasfiye halinde ibaresi ekleneceği için yeniden mali mühür alması gerekmektedir. İlgili durumların sonlanması halinde Başkanlığımıza dilekçe ve Ticaret Sicil Gazetesini ekleyerek posta veya kargo ile göndermeniz gerekmektedir.
23.Şirketin diğer bilgilerinde değişiklik olması halinde nasıl yapmalıyız?
Portalde yer alan adres, telefon, e-posta, web sitesi, vergi dairesi (listede olmayan bilgiyi yazıyla yazabilirsiniz), mersis no, ticaret sicil no, işletme merkezi, fatura ön eki gibi bilgilerinizi "Kullanıcı Bilgileri" menüsünden değiştirebilirsiniz. (Bu değişiklikler otomatik olarak güncellenmemektedir. Kullanıcı tarafından değiştirilebilmektedir.)
- Web adresi bilgisinin başına "http://" [^] yazmanız gerekmektedir.
- Sicil No bilgisi faturanızın "Not" alanında görünecektedir.
Entegrasyon, özel entegrasyon ya da GİB-Portalinde yükleme araçları bölümünü kullanıyorsanız bu konuyu yazılım sağlayıcınızla görüşmeniz gerekmektedir. Fatura üzerindeki bilgiler faturanın göndericisi tarafından belirlenmektedir. Fatura üzerinde yanlış bilgilerin yer alması halinde, sebebi göndericinin bu bilgilerle faturayı oluşturmuş olmasıdır.
24.e-Fatura Uygulamasına geçtikten sonra ne kadar süre ile kağıt fatura kabul edilebilir?
e-Fatura uygulamasına yeni kaydolan firmaların “Kayıtlı Kullanıcılar Listesinde” ilan edilmelerini izleyen 7 gün içerisinde e-Fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e-Fatura göndermeleri zorunlu değildir. e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler hesaplarının açılmasını takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-Fatura göndermek ve almak zorundadırlar.
25.KDV iadesi talep eden mükelleflerde iade talep eden mükellef ile iade listelerinde bulunan mükellefler e-fatura uygulaması kapsamında bulunmakla birlikte düzenlenen faturalar e-fatura veri ambarında bulunmamaktadır şeklinde hata alınması ile ilgili ne yapılabilir?
İndirilecek KDV listesine KDV iadesi talep eden mükellef alış fatura numarasını girerken 16 haneli numaranın tümünü fatura sıra no?su kısmına yazmalıdır, fatura serisi alanı boş bırakılmalıdır. Fatura numarası doğru girildiği halde hata veriyorsa faturayı düzenleyen mükellef ile iletişime geçilerek faturanın başarılı bir şekilde iletilip iletilmediğinden emin olunması gerekir. Bununla ilgili olarak mükellefler efatura.gov.tr adresindeki 13.08.2014 tarihli duyuruya yönlendirilebilir. İlgili duyuru www.efatura.gov.tr de yer almaktadır. Ayrıca www.efatura.gov.tr adresi üzerinden kullanıma sunulan e-Fatura görüntüleyici programının son sürümü ile sorgulama yapıldığında da e-Faturanın GİB kayıtlarındaki statüsü görünütülenebilmektedir. e- Fatura Kullanıcılarının e-Fatura Düzenleyip Gönderdikten Sonra Zarf Durum Takibi Yapmaları Gerekliliği Hakkında Mükelleflerin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar için tıklayınız.
26.Hatalı oluşturulup gönderilen fatura ile ilgili ne yapılabilir?
Hatalı oluşturulan bir fatura mevzuat açısından da geçerli olmayacağından iptal edilmesi gerekmektedir. Konuyla ilgili http://forum.efatura.gov.tr/ sitesindeki 9920 nolu sorunun cevabına göre hareket etmeniz gerekmektedir.
27.Temel Faturayı Nasıl İptal Edilebilir?
e-Fatura uygulamasında iptal müessesesi bulunmamaktadır. Bununla birlikte TTK?da açıklanan usullere göre alıcısı tarafından itiraz edilmelidir. İtiraz şekilleri diğer tüm değerli kağıtlarda olduğu gibi TTK?nın 18 inci maddesinin c bendine göre (noter, KEP, iadeli taahhütlü mektup vb.)yapılmak zorundadır.
28.e-Fatura Uygulamasında geriye dönük fatura düzenlenebilir mi?
e-Fatura Uygulamasında geriye dönük fatura düzenlenmesi teknik olarak mümkündür. Ancak bu durum mükellefin yasal yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. VUK?da belirtilen sürelere dikkat edilmelidir.
29.Sistemde Kayıtlı Kullanıcı olunmayan tarihe e-Fatura düzenlenebilir mi?
Mükelleflerin uygulamada yer almadığı tarihlere düzenlenen faturalar teknik olarak Başkanlık sisteminden başarı ile geçseler bile 213 Sayılı VUK gereği geçersiz faturalardır. Bu nedenle, alıcının e-Faturayı kabul etmeyip Türk Ticaret Kanunundaki harici yollarla faturaya itiraz etmesi veya ticari faturaysa ret yanıtı vermesi gerekmektedir. İtiraza istinaden e-Fatura yerine genel hükümler çerçevesinde kâğıt ya da (düzenleyen e-Arşiv kullanıcısı ise) e-Arşiv Faturası düzenlenmelidir.
30.Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğümüz ne zamana kadardır?
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri, gerekse adlarına düzenlenen faturaları, yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler. e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mührü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir. Mükellefler istemeleri halinde kendilerine 421 Sıra Nolu VUK Genel Tebliği kapsamında saklama izni verilen mükellefler nezdinde de muhafaza edebilirler.
31.e-Fatura Uygulamasında KAYITLI MÜKELLEFLERDEN Mali Mührü Arızalananlar ne yapmalıdır?
Bilindiği üzere 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği?nin “Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler” başlıklı 9 uncu bölümünde; “e-Fatura düzenleme yetkisi bulunan mükelleflerin gerek kendi sistemlerinde gerekse e-Fatura Uygulamasında meydana gelebilecek arıza ve kesinti durumlarında fatura düzenleyebilmek için yeteri kadar basılı kağıt fatura bulundurmaları zorunludur.” açıklamalarına yer verilmiştir. Söz konusu Tebliğ hükmünden de anlaşılacağı üzere “mali mührü arızalanan” mükelleflerimiz, yeni mali mühürlerini temin edene kadar “kendi sistemlerinde arıza veya kesinti durumunun bulunması”
gerekçesiyle; Vergi Usul Kanunu?nun genel hükümleri çerçevesinde kağıt fatura (e-Arşiv uygulamasından özel entegrasyon yöntemi ile yararlanan mükellefler e-Arşiv Fatura) düzenleyebileceklerdir. Bu durum hakkında Başkanlığa yazılı başvuruda bulunan ve uygulamadan portal yöntemi ile yararlanan mükelleflere, Başkanlık tarafından portal uygulamasına girebilmeleri ve kendilerine düzenlenen faturalara erişebilmeleri için geçici kullanıcı adı ve şifre verilebilecektir. Ancak bu dönemde düzenlenen kağıt faturaların yetkili makamlara ibrazı halinde, işlemin esas mahiyeti hakkında izahat verme ve mali mühürlerinde arızalı olduğunun durumu tevsik edici başkaca belgelerle (Tübikat KamuSM?ye yapılan başvuruya ilişkin dilekçe, Başkanlığa yapılan bildirime ait dilekçe, vb.) tevsik etme yükümlülüğü mükelleflerimize ait olacaktır. Ayrıca, mükelleflerimizin bu tür sorunlarla tekrar karşılaşmaması adına; kendi adlarına birden fazla mali mühür temin etmeleri imkânı da bulunmaktadır.
32.e-Fatura da Arşivlemeyi nasıl yapabilirim?