Mavi Gümrük Kurumsal
Mavi Gümrük Uygulamasının minimum paket düzeyinde 3 kullanıcıya kadar çalıştırılabilmesi için sunucu / sunucu yerine geçecek bilgisayarın aşağıdaki konfigürasyona sahip olması tavsiyemizdir.
Tavsiye edilen minimum sunucu / server konfigürasyonu :
- Pentium 4 2.6 Ghz ve üzeri
- 10 GB boş disk alanı
- 10K rpm SCSI Disk veya minimum 7200 rpm HDD veya RAID-1-5
- Windows 2000 ve üzeri İşletim Sistemi
- İnternet Explorer 6.0
- Dijital Arşiv Modülü için tif / pdf formatı destekli Tarayıcı,
Mavi Gümrük Yazılımlarının, sunucunuzda kullanılması için gereksinim duyduğu ilave yazılımlar bulunmaktadır. Bunlar;
- Microsoft SQL Server(MSDE),
- Microsoft .Net Framework (v2.0),
Yukarıda varsa alternatifleri ile sayılan yazılımlar eğer sunucunuzda mevcut ise varolan yapı üzerinden kullanılacak yoksa tarafımızdan ya da tarafınızdan temin edilerek Proje uygulamaya başlatılacaktır.
Paketimiz, MS SQL Server(MSDE) veritabanında MAVIBILISIM Instance üzerinde, Web Server sunucusunda da mavi Virtual Directory üzerinde çalışmaktadır. Bu ayarların ardından sunucunuza veriler ve program dosyaları kurulacak, tarafınıza verilecek Müşteri No ve buna bağlı kullanıcı(lar) tanımlanarak Platform kullanımınıza hazır halde teslim edilecektir.
Paketimiz, Mavi Mevzuat Programını içerdiğinden dolayı internetten günlük güncellemeler ile güncel tutulması gerekmektedir. Bu noktada paketimizin içinde bulunan Otomatik Güncelleme Programı, manuel veya otomatik olarak çalıştırılıp, internet protokolleri (http/ftp) ile sunucumuza bağlanılarak güncelleme yapılması gerekmektedir.
Modüller (Modül içerikleri için lütfen tıklayınız)
Mavi Yazılım Platformları, mimari altyapısı itibariyle kontrolü ve güvenliği ön planda tutmaktadır. Bu yapıdan hareketle Kullanıcı ve yetki tanımlaması ayrıntılı bir şekilde ele alınmıştır.
Kullanıcı tanımlaması yapılmadan önce kullanıcıların dahil edilecekleri gruplar tanımlanmaktadır.
Kullanıcı Grupları; hiyerarşik anlayışla denetlenen ve yetkilendirilen bir anlayışla hazırlanmıştır. Kullanıcı grubu oluştururken merkez, şube ve gümrükler bağlamında ayrı ayrı gruplar oluşturulmalıdır. Her kullanıcı, dahil olduğu grubun üyelerinin oluşturduğu dosyaları görebilir ve takip edebilir.
örneğin “merkez.ihracat”, “merkez.ithalat” gibi gruplara üye olan kullanıcılar, üye oldukları grubun diğer üyelerinin dosyalarını görebilir ve bilgi alışverişi yapabilirler. Bu duruma ilave olarak; “merkez.yönetici” grubu üyeleri “merkez” ile başlayan diğer grupların oluşturduğu dosyalara hakim olabilir, yönetebilir ve takip edebilirler. Yani hem ithalat hem de ihracat grubunun ürettiği dosyaları görebilir ve takip edebilirler. Ancak “merkez.yönetici” grubu üyelerinin ürettiği dosyaları ithalat ve ihracat grubu üyeleri göremeyeceklerdir.
Gruplandırmanın akabinde, kullanıcı tanımlama sırasında aşağıdaki kriterlere göre kullanıcıların yetkileri istenilen düzeyde belirlenebilmektedir:
Firma Bazında Yetki Belirleme; tanımladığınız kullanıcıların sorumlu olduğu firmaları belirleyerek, ilgili kullanıcının başka firmalar adına dosya üretmelerine ve üretilen dosyaları görüntülemelerine engel olabilirsiniz. Müşteri Temsilcisi pozisyonunun geçerli olduğu firmalarda uygulanacak bu yöntemle, her kullanıcı kendi sorumlu olduğu firmalara dosya üretebilir, takip edebilir ve yanlışlıkla veya bilerek başka firmaların dosyalarına müdahale etme imkanı da ortadan kalkar.
Gümrük Bazında Yetki Belirleme; Firma gruplandırması dışında kullanıcıları görev yaptıkları gümrük bazında kategorize edebilirsiniz. özellikle gümrüklerde görev yapan çalışanlar düşünülerek tasarlanmış bu özellik sayesinde, kullanıcının sorumlu olduğu gümrük veya gümrükleri belirleyebilir ve ilgili kullanıcının başka gümrüklerden üretilen dosyaları görmesine ve müdahale etmesine engel olmuş olursunuz. Bu tedbir aynı zamanda kullanıcının ekranında oluşacak dosya kalabalığını da önlemiş olacaktır.
Yetki Düzeyi; Genel olarak programın tüm bölümlerine etki eden yetki düzeyi uygulamasında üST, ORTA ve ALT olmak üzere üç düzey bulunmaktadır. üST düzey grubundaki kullanıcılar diğer yetkilerine bağlı olarak engel olmaksızın işlem yapabilirken, ORTA yetki grubundaki kullanıcılar sadece yeni kayıt oluşturabilir, değiştirme ve silme gibi işlemleri yapamazlar. ALT yetki grubundaki kullanıcılar ise programın belli kısımlarında sadece izleme yetkisine sahip olabilirler.
Sadece Kendi Referanslarını Görme Yetkisi; Tanımladığınız kullanıcının sorumlu olduğu firmaların başka kullanıcılar tarafından da takip edildiği, yani bir firmanın birden fazla müşteri temsilcisinin olduğu durumlarda her kullanıcının sadece kendi ürettiği dosyaları takip edebilmesine imkan tanıyan bir seçenektir. BU seçeneğin seçili olduğu kullanıcılar sadece kendi ürettikleri İş Emri’ni takip edebilir ve görüntüleyebilirler.
Genel Yetkiler; Programın tüm kısımları için yetki düzeyi dört aşamalı olarak belirlenmiştir. Bunlar Yeni, İzle, Değiştir ve Sil şeklinde belirlenmiştir. Herhangi bir bölüm hakkında kullanıcıya yetki verirken bu dört seçenek ayrı ayrı yetkiye bağlanmalıdır. örneğin bir kullanıcının Yeni İş Emri açabilmesini ancak önceden açılan iş emirleri üzerinde değişiklik yapmamasını istiyorsanız söz konusu kullanıcı için sadece İş Emri – Yeni ve İş Emri-İzle yetkisini vermeniz gerekecektir.
Gümrük modülündeki yetkilendirme yapısı Muhasebe için de geçerlidir. Muhasebe modülünde programın birimlerinin kullanımı ile ilgili yetki belirlemesinin yanında işlem yapılacak hesaplar için de yetki belirlenebilmektedir. örneğin bir kullanıcı herhangi bir hesaba ait muhasebe fişi kaydı girebilir ancak Değiştir ve Sil yetkisi vermemeniz durumunda girdiği kaydı değiştirmesine ve silmesine engel olabilirsiniz.
Yukarıda örnekleri verilen yetkilendirme mantığı, her kullanıcının sadece sorumlu olduğu alanda sorumlulukları dahilinde yetkiye sahip olması gerektiğini öngörmüştür. Bu yöntem, kullanıcıların bilerek veya yanlışlıkla hata yapma ve sorumluluklarının dışında işlem yapma olasılıklarını da ortadan kaldırmaktadır.
Ayrıca; yoğun dosya hareketinin olduğu firmalarda dosyalar arasında kullanıcıların boğulmaması ve sorumluluk alanlarındaki dosyaları güncel bir şekilde takip edebilmeleri için de yukarıdaki yetkilendirme yaklaşımı büyük avantajlar ve kolaylıklar sağlamaktadır.
Mavi Mevzuata Entegre Yapı
Bağımsız olarak kullanıcılarımızın istifadesine sunduğumuz, hem internet üzerinden hem de kurulu versiyonla kullanılabilen Mavi Mevzuat programımız bağımsız olarak kullanılabilmesinin yanında Gümrük programı ile de %100 entegrasyon içerisinde çalışmaktadır. Bu sayede, beyanname yazımında kalem bilgilerinin girişi sırasında GTİP, menşe, rejim, muafiyet ve dolaşım belge bilgilerine bağlı olarak Mavi Mevzuat aracılığıyla tarife çağırma işlemi yapılarak eşyaya konu tarife mesajlarının görüntülenmesine imkan tanınmaktadır. Eşyanızın durumuna bağlı olarak bu mesajlara verilecek Evet/hayır cevaplarına istinaden gümrükçe istenmesi öngörülen belgeler ve tahakkuk etmesi öngörülen vergiler hesaplanarak bilginize sunulmaktadır. Bu sayede, Mavi’nin hesapladığı vergiler ile gümrük sisteminin hesaplayacağı vergileri mukayese edip gümrük sisteminin eksik / geç güncellemelerinden kaynaklanan hatalı beyanların önüne geçmenize imkan tanımaktayız. Bu vesileyle hatalı vergi beyanıyla beyanname tescil edip gümrükte düzeltme için zaman kaybetmeye de gerek kalmayacaktır. çünkü Mavi Mevzuat’ın hesapladığı referans vergiler sayesinde mukayese imkanı doğmakta ve tarife mesajlarının dayanak belgeleri de kullanıcıya sunularak kullanıcının doğru karar vermesine yardımcı olunmaktadır.
Yine girişi yapılan kalem tutarı ve kilogram bilgisine istinaden; gözetim uygulaması olan bir GTİP kullanılıyorsa, kıymet artırımı otomatik yapılarak ilgili kalemin Yurtdışı masraflar hanesine aktarılmakta, eksik veya fazla beyan olması durumunda kullanıcı ikaz edilmektedir.
Ayrıca; Mavi Mevzuat’ın akıllı sorgu mekanizması sayesinde yukarıda bahsedilen ölçütlere bağlı olarak eşyanıza muhatap olmayan tarife mesajları otomatik olarak gizlenmekte ve Kapsam Dışı Mevzuat kategorisine alınmaktadır. örneğin; yetkili gümrük uygulaması olan bir eşyanın ithalatında yetkili bir gümrük tercih edilmişse ilgili mesajı gizlemekle beraber, yetkili olmayan bir gümrük kodu girilmişse “Bu gümrükten işlem yapılamaz” mesajıyla kullanıcının hata yapmasının önüne geçilmektedir.
Mavi Mevzuat hakkında daha geniş bilgi için lütfen ürünlerimiz arasında bulunan Mavi Mevzuat sayfasını ve videolarını inceleyiniz
İş Emri/Beyanname Modulü
İş talimatı müşteri temsilcisine ulaştığı anda, sistem içerisinde İŞ EMRİ kaydı oluşturmak için harekete geçilmelidir. İş talimatı verilirken eksik bilgi verilmiş olsa dahi, talimatı veren firma bilgisi net olduğu için o firma adına iş emri oluşturulması, firmanın takip edilmesi gereken bir işleminin olduğunun tüm çalışanlarca bilinmesi açısından önemlidir.
İş Emri penceresinde doldurulması zorunlu alan olarak Firma, Rejim ve İş Emrinin Veriliş Şekli alanları bulunmaktadır.
- Firma Alanı; iş talimatını geçen firma seçiminin yapıldığı alandır. Bu firma, Müşteri İlişkileri Yönetimi tablosu aracılığı ile sisteme tanıtılmış, Faal durumda ve vekalet süresi dolmamış olması gerekmektedir. Aksi durumda ilgili firma adına İş Emri kaydı oluşturulmasına sistem izin vermeyecektir.
- İş Emri Türü Alanı; beyanname için iş emri üretilen durumlarda İş Emri Türü olarak beyanname seçilmesi durumunda Rejim alanı aktif hale gelmektedir.
- Rejim Alanı; İş talimatının ulaştırıldığı sırada elde edilen bilgiler ışığında girilmesi gereken, İş Emri türünü de belirleyecek unsur olması bakımından önemlidir. Bazı durumlarda iş türünün tam belli olmadığı veya sonradan değişebileceği gerçeğinden hareketle, sistem içerisinde sonradan rejim değiştirilebilmesine ve dolayısıyla referans bilgisinin de değişmesine imkân verilmiştir.
- İş Emrinin Veriliş Şekli Alanı; iş talimatını alan müşteri temsilcisinin talimatı kimden ve hangi yöntemle aldığını kayda geçirmesini sağlayan alandır. örneğin iş talimatı e-mail yoluyla gelmiş ise “E-Mail Ayşe Hanım” metni yazılabilir. İş Emri oluşturma sırasında kaydedilecek bu bilgi sayesinde; çalışanlarınızın herhangi biri, iş talimatıyla ilgili firmayla irtibat kurması gerektiğinde kiminle muhatap olması gerektiğini bilebileceği gibi, iş talimatını veren firma internet üzerinden Hizmet Online modülü aracılığı ile dosyalarını takip etmek istediğinde, hangi dosyasını hangi personelinin size ulaştırdığını da takip edebilecektir. Bu bakımdan ilgili alana yazılacak bilginin doğru ve net olması önem taşımaktadır.
İş Emri oluşturma ekranında zorunlu olmamakla birlikte, beyanname sürecinde de olsa doldurulması gereken alanlar ise aşağıda sıralanmıştır:
- Müşteri İş No Alanı; MAVİ’nin ürettiği referansa ilave olarak, yukarıda zikredildiği gibi, tamilatı veren kişi tarafından müşteri temsilcisine iletilen ve iş talimatının alındığı süreçten dosyanın arşive kaldırılmasına kadarki süreçte kullanılabilecek, sorgu aracı olarak değerlendirilebilecek ve fatura/dekont baskılarına da yansıtılabilecek bir bilgidir.
- Karşı Firma Alanı; rejime bağlı olarak gönderici veya alıcı pozisyonunda olacağını sistemin otomatik belirleyeceği Yurtdışı Firma tercihini yapacağınız alandır. Bazı durumlarda iş talimatı ilk ulaştırıldığında karşı firma bilgisi netleşmeyebileceğinden bu alan İş Emri ekranında zorunlu yapılmamıştır. Daha sonra beyanname aşamasında da bu alan doldurulabilmektedir.
- Gümrük Alanı; karşı firma bilgisinde olduğu gibi beyanname aşamasında sonradan da doldurulabilecek bir alandır.
- Açıklama ve Notlar Alanı; İş talimatı alındığı anda eldeki bilgiler ışığında diğer çalışanlar ve yöneticilerle paylaşılması gereken veya unutulmaması gereken tüm detaylar not olarak kayıt altına alınabilir. Kayıt altına alan kullanıcı bilgisi, kayıt tarih ve saat bilgisi de birlikte görüntülenecektir. Kaydedilen konu ile ilgili güncel bir değişiklik varsa bu değişiklik de İş Emri veya Operasyon Takip tabloları aracılığı ile kayda alınarak, işlemi takip eden diğer tüm kullanıcıların ve yöneticilerin konu hakkında bilgi sahibi olmasına imkan tanınmış olacaktır. Bu yöntemle ofis içi sesli haberleşme, söylenenin unutulması ve buna benzer olumsuzluklar da ortadan kalkacaktır.
- Yönetici Uyarıları Alanı; standart olarak alınan notların dışında, iş emrine konu işlem belli bir operasyonel aşamaya geldiğinde kullanıcıların ve yöneticilerin görmesi gereken bir mesaj varsa bu bölüm aracılığıyla kayda alınmalı ve hangi operasyon tablosunda görüntüleneceği işaretlenmelidir. örneğin bir ithalat işlemi ile ilgili muhasebe departmanının özellikle dikkatine sunmak istediğiniz bir detay olduğunda İş Emri ekranında Yönetici Uyarıları bölümü aracılığı ile bu notu kaydedip, mesajın görüntüleneceği tablo olarak da MUHASEBE tablosunu seçtiğinizde, dosya operasyon sürecinde ilerleyip muhasebe aşamasına geldiğinde sadece muhasebe tablosunu görmeye yetkili kişiler tarafından görülebilecektir.
- İlk Ref Alanı; oluşturmaya çalıştığınız İş Emri, daha önce oluşturulmuş bir dosyanın devamı niteliğinde veya dosya ile irtibatlı işlem ise önceki dosyanın referansını bu alana yazarak ilişki kurulmasını sağlayabilir, sonraki süreçlerde geriye dönük sorgulamalar yaptığınızda bu ilişkileri görüntüleyebilirsiniz.
İş Emri kaydı oluşturulduğunda, rejime bağlı olarak sistem IHR, ANT, ITH, TRN ile başlayan, güncel yıl bilgisinin son iki hanesini ve beş haneli sıra numarasını barındıran bir referans üretecektir (örn; IHR-10-00742 => 2010 yılında üretilmiş ihracat rejimli bir referans örneği). Referansın başında bulunan üç harfli kısaltma, sonradan gerçekleştirilecek rejim değişikliğine bağlı olarak otomatik değişmektedir.
B. BEYANNAME HARİCİ İŞLEMLER İçİN İŞ EMRİ
Beyanname dışında firma olarak takip etmeniz gereken, belli bir süre içerisinde tamamlanması ihtiyacı duyulan, dijital arşiv kaydı oluşturulacak evraklar içeren, muhasebesel işlemler görebilecek her türlü iş ve işlemler için İŞ EMRİ oluşturabilirsiniz.
Teminat çözümü, Küşat işlemi, Faks Fatura ve kapaması, Süre Uzatma, Dilekçe Başvuruları, Kontrol Belgesi İşlemleri, Paket Posta İşlemleri gibi tüm işlemler için İş emri oluşturarak, süre sonu belirtebilir ve belirttiğiniz süre zarfında işlemin tamamlanmaması durumunda sistem tarafından e-mail yoluyla otomatik bilgilendirme mailleri alırsınız.
Bu sayede takip etmeniz gereken iş ve işlemleri zamanında tamamlama konusunda manüel süre takibini ortadan kaldırmış olacaksınız. Ayrıca; İş Emri aracılığı ile takip ettiğiniz işiniz için ürettiğiniz referans sayesinde süreci tüm çalışanların takip edebilmesini, dijital arşiv kayıtlarının bir referansa bağlı olarak oluşturulabilmesini ve muhasebesel işlemlerin de referansla ilişkilendirilmesini sağlamış olacaksınız.
Beyanname harici işlemlerde İş Emri oluşturmak için İş Emri Türü olarak DİĞER’i seçip, karşınıza çıkan listeden Teminat çözümü, Paket Posta İşlemi, Kontrol Belgesi İşlemi ve tanımlamasını sizin yapacağınız Diğer İşlemleri seçmeli ve Süre Bitimi seçeneği aracılığıyla da takip ettiğiniz işi hangi süre zarfında bitirmeniz gerektiğini kayda almalısınız.
C. OTOMATİK OLUŞTURULAN İŞ EMRİ
Kullanıcı marifetiyle oluşturulan İş Emri kayıtlarına ilave olarak, bazı operasyonel durumlarda Mavi de otomatik İş Emri oluşturabilmektedir. BU iş emirleri kullanıcıların takip etmeyi atlayabilecekleri ve bu atlamaların cezai durumlar doğuracağı işlemlerde daha da önemini artırmaktadır. Mavi’nin otomatik oluşturduğu iş emirleri ve hangi aşamada oluşturulduğu konusunda detaylar aşağıdadır:
- İptal Edilen İhracat Beyannamelerinde Damga Vergisi İçin İş Emri; tescil edilmiş ihracat beyannamelerinin operasyon aşamalarında İptal edildiğine dair işaretlemenin yapılması durumunda, halihazırda ihracat işlemi döviz kazandırıcı faaliyet olarak kabul edildiği ve bu kazanımın iptal edilmesi söz konusu olduğu için Damga Vergisi’nin yatırılması gerekmekte olup, bu işlemin takibi adına DGR ile başlayan damga vergisi İş Emri otomatik oluşturulur.
- Geçici girişlerde Teminat çözümü için İş Emri; geçici yurda giren ve teminata bağlanmış işlemlerde yurttan çıkış süreci tamamlanıp bakiye sıfırlandığında, bakiyeyi sıfırlayan işlemin operasyon süreci sonlandığı anda sistem Teminat çözümü takibi için TEM ile başlayan bir referans üretmek adına onayınıza başvuracaktır. Onayınıza istinaden Teminat çözümü İş emri otomatik olarak açılarak teminat çözümü bu iş emrine bağlı olarak takip edilir. Teminat çözümü işlemi tamamlandığında da ilgili iş emri operasyon ve sonra da muhasebe süreçlerinden geçerek arşive kaldırılır. Böylece geçici girişi yapılan eşyanın çıkışının takip edildiği belge de kapanmış olur.
- Sonradan ödenen Royalti İşlemleri için İş Emri; beyanı yapılan eşyalarla ilgili Royalti var ise ve ödemesi sonradan gerçekleştirilecek ise, beyannamenin operasyon süreci sonlandığında Royalti ödemesinin takip edilebilmesi için otomatik olarak DGR ile başlayan bir iş emri açılır ve bu sürecin takip edilmesi sağlanır.
- 5100 ve 4000 rejimlerinin bir arada kullanıldığı durumlarda Damga Vergisi için İş Emri; bahsi geçen ve ana rejimi 5100 olan beyannamelerde 4000 rejimli kati ithalat kaleminin de olduğu durumlarda bu kalem için damga vergisi tahakkuk ettirilmemektedir. BU vesileyle, operasyon sürecinin bitimiyle birlikte bu verginin ödemesinin takip edilebilmesi için ilgili beyanın operasyon süreci tamamlandığı anda sistem tarafından otomatik olarak DGR ile başlayan bir iş emri açılır ve Damga Vergisi ödemesi bu referans aracılığı ile takip edilip neticelenmesi sağlanabilir.
- Belge Kapatma / Sonlandırma İşleminin Takibi için İş Emri; süreli bir belgenin kapatılması veya gümrükte işlemlerinin sonlandırılması için belgenin Mavi’de kapatılması sırasında DGR iş emri açılmasına imkan verilerek bu kapatma işleminin takip edilmesi ve belirlenecek süre sonuna istinaden işlemi takip eden kullanıcının e-mail yoluyla ikaz edilmesi sağlanmaktadır.
Yukarıda açıklamaya çalıştığımız niteliklerle birlikte İş Emri modülü, firmanızın takip etmesi gereken tüm iş ve işlemler için bir başlangıç noktası olmakla birlikte, bitiş noktasına ulaşabilmeniz adına da kılavuz olma görevi üstlenmektedir. Sistemin bir bütün içerisinde ele alınması gerekliliğinden hareketle, talimatın ulaşmasından işlemin arşive kaldırılmasına kadar tüm süreçlerde sorgulamalar, kayıt girişleri ve diğer işlemler İş Emri vasıtasıyla gerçekleştirilmektedir. Söz konusu modülde girilen bilgiler angarya bir bilgi olmayıp, sonraki tüm aşamalarda mükerrer veri girişi yaptırılmadan bu bilgiler kullanılmaktadır.
Açılan iş emrine bağlı olarak, iş emrinde tercih edilen rejimin doldurulmasını zorunlu kıldığı alanları ön plana çıkaracak şekilde Gümrük Beyannamesi üretmenizi sağlayan modüldür. Beyanname bilgileri doldurulurken kullanıcı hatasını ortadan kaldırmak adına Mavi Mevzuat desteğiyle birlikte birçok kontrol mekanizması işletilmekte olup, uyarı mesajı ve gerektiğinde kısıtlamalarla hatalı beyanın önüne geçilmesi sağlanmaktadır.
Beyanname ekranında rejime göre alanlar aktif/pasif olarak şekillendirildiğinden; ithalat, ihracat, transit ve antrepo ana rejimleri gibi tüm rejimlerde beyannameyi aynı ortak ekrandan hazırlayabilirsiniz.
Beyanname hazırlığı sırasında ihtiyaç duyulan güncel döviz kurları bilgisi tarafımızca her gün kurların açıklanmasını müteakiben otomatik olarak tüm kullanıcılarımıza gönderilmekte olup, kur kaydının kullanıcı marifetiyle oluşturulmasına ihtiyaç duyulmamaktadır.
Beyanname kalem bilgileri de fatura tanımlamalarına bağlı olarak girilmekte ve tanımlanan her bir faturanın bağlı kalemlerinin girilmesi sağlanarak, fatura tutar ve net/brüt değerleriyle paralel ilerlemesi sağlanmaktadır. Bu sayede fatura değerlerinin aksine eksik ya da fazla kalem beyanının önüne geçilmesi sağlanmıştır.
Beyanname kalemlerinin yazımı sırasında kıymete oranla kilo dağıtımının yanı sıra, fatura tanıtımı sırasında belirtilmesi durumunda navlun ve sigorta değerleri de kalemlere dağıtılabilmektedir.
Müşteri İlişkileri Yönetim Modülü, hizmet alışverişi söz konusu olabilecek tüm firmalara yönelik firma bilgilerinin kaydedildiği, kaydedilen bilgilerin diğer modüller ile entegre kullanılabilmesine imkan veren ve kaydedilen bilgilere bağlı dijital arşiv bilgilerinin oluşturulmasını sağlayan merkezi bir modüldür.
Müşteri İlişkileri modülünü fonksiyonel açıdan başlıklandıracak olursak; Kayıt, Entegrasyon, Dijital Arşiv ve İletişim olarak dört ana başlıkta değerlendirebiliriz. Modül fonksiyonları ve bu fonksiyonlara bağlı çalışan uygulamaları aşağıda ifade etmeye çalışacağız:
- Firma Bilgileri; Adına hizmet ürettiğiniz firmanızın ünvan, adres, vergi dairesi-numarası, sektör/faaliyet alanı, banka, mali müşavir bilgisi ve telefon/faks/e-mail/web adresi gibi tüm iletişim bilgilerini kayıt altına alınabilir.
- Sektör / Faaliyet Alanı Bilgisi; Faaliyet yürüttüğü sektör tercihi yaparak sektörel açısından firma performans ve iş oranı raporları üretebilirsiniz. Ayrıca; faaliyet alanlarını (ithalat, ihracat, nakliyeci, imalatçı vs.) belirleyerek hangi işlemler için o firma adına iş emri açılabileceğini de belirlemiş olursunuz.
- Firma Son Durum Bilgisi; Oluşturulan kayıtlar, yetkisi olan bir kullanıcı tarafından bilgileri kontrol edilerek Faal hale getirilmekte ve dosya üretilmesine bu sayede imkân tanınmaktadır. Bu kontrolün amacı, hem yurtiçi firmaların doğru bilgilerle kaydedilerek beyannameye yansıtılmasını sağlamak, hem de alıcı/satıcı ilişkisi olan yurtdışı firmaların ilişki tanımlamalarının gözden kaçırılmaması için bir yetkili nezaretinde bu tanımlamaların yapılmasını sağlamaktır. Hizmet üretmeyi durdurduğunuz / ara verdiğiniz firmalarınızın listelemelerde çıkmaması için de dosya son durumu KAPALI hale getirilebilmektedir.
- Vekâlet Bilgisi; Vekâlet bilgilerinin ( vekalet numarası, başlangıç-bitiş tarihi, noter bilgisi) kayıt altına alınabilmesine ve vekalet süresinin bitimi yaklaştığında müşteri temsilcisine / sorumlusuna e-mail yoluyla bilgilendirme yapılmasına imkan tanınmaktadır.
- Vekâlet Kapsamı Yetkisi; Vekaletin kapsamı paralelinde sistemde vekalet kapsamı yetkisini belirlenebilmektedir. Bu sayede; firmanız sadece ihracat işlemleri için vekalet yetkisi vermişse, ilgili firma adına ithalat beyannamesi üretilmesinin önüne geçebilirsiniz.
- Alıcı / Satıcı İlişkisi; aralarında yasal ilişki bulunan yurtdışı firmalar sisteme tanıtılarak yurtiçi ve yurtdışı firmalar arasındaki ilişki, ilişki kodu ile birlikte tanımlanmalıdır.
- Royalti/Lisans Anlaşması Bilgisi; Tanımlanan yasal ilişkiye paralel olarak Royalti/Lisans anlaşması söz konusu olan firmalarda anlaşmaya bağlı yüzde değeri ilişki sırasında tanımlanır. Bu sayede; beyanname yazımı sırasında beyanname kıymeti göz önünde bulundurularak, belirtilen yüzde değere karşılık gelen tutar Yurtdışı masraflara sistem tarafından otomatik kaydedilir.
- Firmanın Belge ve Dokümanları; İmza sirküleri, Vekalet belgeleri gibi tüm belgeler oluşturduğunuz firma kaydı ile ilişkilendirilerek kaydedilebilir. Tanımladığınız belgeler arasında süreli belgeler varsa, süre sonlarını da kayıt altına alarak sürelerinin sistem tarafından otomatik olarak takip edilmesini sağlayabilirsiniz.
- Firma üyelik Bilgileri; Müşterinizin Kayıtlı / üye olduğu tüm dernek ve kuruluşları kaydetmenize imkan sağlayan bir fonksiyondur.
- İlişkili Gümrükleme / Nakliyat Firmaları; sizinle birlikte işlemlerini yürüten başka gümrük müşavirliği firmaları ve birlikte çalışılan nakliyat firmaları varsa bunlar da kayıt altına alınarak gerektiğinde irtibat kurulabilmesini sağlayabilirsiniz.
- Firma Yetkilileri; Hizmet ürettiğiniz müşterilerinizin departman çalışanları, sorumluları ve yöneticileri e-mail adresleri ve diğer tüm iletişim bilgileriyle birlikte tanımlanmalıdır. Bu sayede; iletişime geçilmesi gerektiğinde hangi departmanda hangi sorumluyla muhatap olunması gerektiği, tüm çalışanların erişebileceği bir bilgi konumuna gelecektir. Ayrıca bu tanımlamayla birlikte görevini yerine getiremeyecek bir çalışanın yerine bir başka personeliniz görevi rahatlıkla devralabilecektir. Tanımlanan yetkililerin yetki düzeyleri aşağıdaki şekilde belirlenebilir:
Süre Takip Bilgilendirmeleri; bir yetkilide işaretlenmesi durumunda, beyannamelerin özet beyan süreleri ve süreli belgelerin süre bitişleri ile ilgili kritik sürece girildiğinde bilgilendirme maillerinin gelmesi sağlanmış olur.
Mevzuat Bilgilendirmeleri; Mavi Mevzuat aracılığı ile; genelge, tebliğ, kanun gibi yazılar topluca firma yetkilileriyle paylaşılabilir. Toplu gönderimler yapılmak istendiğinde mevzuat bilgilendirme maili gitmesi istenen yetkililer için bu seçenek işaretlenmelidir.
Dosya Durumu Otomatik Mail; üretilen dosyaların operasyon süreçleri ilerledikçe, dosyanın gördüğü işlemler ile ilgili ( Tescil, Muayene Durumu, TSE/Kimyahane başvuruları, Fatura Dekont Kesimi vb. ) müşteri temsilcisinin yanında firma yetkilisine de bilgi maili gitmesini sağlayabilirsiniz. Bu mail sayesinde firmanız hangi dosyanın hangi aşamada olduğunu anlık bilgi akışıyla takip etme fırsatı elde eder.
Beyanname Otomatik Mail; Tescil edilen beyanname suretlerinin kullanıcı müdahalesine gerek kalmaksızın beyannameye konu firma yetkilisine otomatik olarak mail yoluyla ulaştırılmasını sağlayan bir seçenektir.
- Firma Vekâlet Takip Bilgileri; Vekâlet belgesinin noter onaylı suretini paylaştığınız tüm kurum ve kuruluşları kayıt altına alabilir, vekâlet bilgisinin hangi tarihte hangi çalışanınız tarafından hangi kurumla ve kurum yetkilisiyle paylaşıldığını da kaydederek gerektiğinde geriye dönük sorgulama ve takip yapabilirsiniz.
- Onaylanmış Kişi Statüsü Bilgileri, Teminat Türü ve A.TR bilgileri; Hizmet ürettiğiniz Firmanız bünyesinde Onaylanmış Kişi statüsündeki çalışanın onaylanmış kişi ve süre bilgilerini, teminat türü ve tutarlarını, A.TR seri aralıklarını kayıt altına alabilirsiniz.
- Bilgilendirme; Beyanname üretme aşamalarında ihtiyaç duyulan bilgilendirmelerde, bilgilendirmenin yapılacağı firma yetkilisine ait bilgilerin otomatik olarak kullanıcının karşısına çıkmasına ve tercih yapılmasına imkan tanınmaktadır. örneğin; firmaya Vergi ve Masraf Bildirimi yapılmak istendiğinde, bu bilgiler beyannameye bağlı otomatik oluşabilir ve bildirimin hangi firma yetkilisine yapılacağı ilgili ekrandan seçilerek e-mail gönderilebilir.
Ayrıca; Mavi Mevzuat modülü sayesinde güncel olarak takip edilebilen mevzuat detayları hakkında firmalarınızı bilgilendirmeniz gerektiğinde, tanımlı firma yetkililerine yönelik olarak, yetki grubunu da dikkate alacak şekilde toplu bilgilendirme yapabilirsiniz. örneğin; yürürlüğe giren ve ithalat müşterilerinizin çoğunluğunu ilgilendiren bir genelge yayımlandığında bu genelgeyi tüm ithalat yetki grubundaki müşterilerinize, ilave bir tanımlama ve bilgi girişi yapmaksızın rahatlıkla gönderebilirsiniz.
- Hesaplama/Kontrol; Tanımlanan alıcı satıcı ilişkilerine bağlı olarak Royalti/lisans anlaşması için belirlenen yüzde değeri, beyanname kıymetine oranlanarak hesaplanır ve Yurtdışı Masraflar arasına sistem tarafından otomatik atılır. Bu sayede, eksik kıymet bildirimi ve yasal ilişki tanımlı olduğu halde bu ilişkinin beyan edilmemesi gibi hatalı beyan ihtimalleri de ortadan kalkmış olacaktır.
Ayrıca; firmanız sabit bir banka ile çalışıyorsa, tanımlama sırasında banka bilgisini de kayıt altına alabilir ve üretilen tüm beyannamelerde banka bilgisinin otomatik çıkmasını sağlayabilirsiniz.
- Muhasebe; Fatura dönem aralıkları, fatura ödemesinin yapılması gereken vade süresi, ve ödeme günlerini kayıt altına almanız durumunda hem müşteri bilgileri ekranından borç bakiyesini takip edebilir hem de vadesi geçmiş ödeme tutarını görerek firmanız ile sağlıklı bilgiler ışığında irtibata geçebilirsiniz.
C. DİJİTAL ARŞİV
- Firma Belgeleri; Vekâletname, imza sirküleri ve diğer tüm firma evraklarını tarayıcı marifetiyle tarayarak dijital ortama aktarabilir ve firmanız ile ilişkilendirebilirsiniz. Bu sayede; evraklara ihtiyaç duyduğunuzda firmanızı sistemden çağırarak ihtiyaç duyduğunuz belgeyi çift tıklayıp açabilir; e-mail, faks gönderimi ve yazdırma yoluyla ihtiyaçlarınızı giderebilirsiniz.
- Firmanın Devam Eden İşlemleri; Henüz arşive kaldırılmamış tüm iş ve işlemleri topluca görüntüleyebilirsiniz. özellikle firmanız ile telefon irtibatı kurduğunuz durumlarda, dosyalar ile ilgili sorulara anlık cevaplar verebilmeniz adına önemli bir takip ekranıdır. Hazırlık aşamasındaki dosyalarını, operasyonel süreci başlamış dosyalarını, muhasebesel süreçteki dosyalarını, kurye aşamasındaki dosyalarını, arşiv işlemi tamamlanmak üzere olan dosyalarını tek bir tabloda görebilmekle birlikte, hangi dosyanın hangi aşamada olduğunu takip edebilir ve operasyon süreciyle ilgili kayıt altına alınan notları, gelişmeler hakkında bilgileri takip edip paylaşabilirsiniz.
- Firmanın Arşive Kaldırılmış İşlemleri; İşlemleri tamamlanmış ve arşive kaldırılmış dosyalara erişebilir; oluşan dijital arşiv belge ve bilgilerine, kullanıcılar tarafından kaydedilen notlara ve dosyaların geçirdiği süreçlere anlık olarak erişebilirsiniz.
- Yurtdışı Firmalar; Rejime bağlı olarak Gönderici / Alıcı pozisyonunda olan ve sorgulamak istediğiniz yurtiçi firmanızla işlem yapan yurtdışı firma listesine ulaşabilirsiniz. İhtiyaç duyulduğunda, ilave bir rapor hazırlığına veya çalışmasına gerek kalmadan firmanızın çalıştığı yurtdışı firmaların unvan, adres ve menşe ülke bilgilerini görüntüleyebilmekle birlikte bu raporu Excel, HTML gibi formatlarda kaydedebilirsiniz.
- Mal Kodları; İthalatı gerçekleştirilen eşyalara bağlı olarak kaydedilen mal kodlarını topluca görüntüleyebilirsiniz. Mal kodu uygulaması ayrı bir modül başlığı altında ayrıca izah edilmiş olup, incelemenizi öneririz.
- Firma Süreli Düşümlü Belgeleri; Sisteme kayıtlı ve beyannamelerde gerektiğinde kullanılan tüm süreli ve düşümlü belgelerinin listesine ulaşabilirsiniz.
- Fiyat Teklifleri; Sözleşme dahilinde belirlenen, rejim ve gümrük bazında tüm kriterleri dikkate alarak tanımlayabildiğiniz fiyat tekliflerini görüntüleyebilirsiniz.
Beyanname Tescil Modülü
İş emrine bağlı olarak üretilen beyannamelerin EDI / E-IMZA sistemi vasıtasıyla onaylanarak gümrük sistemine gönderilmesine ve bilgilerin doğruluğunu müteakiben gümrük sisteminin ürettiği tescil tarih ve numarasının ilgili beyannameye kaydedilmesine olanak tanıyan bir modüldür.
Tescilden önceki süreçte, beyanname gümrük sistemine kontrole gönderilerek tarife sorgulaması yaptırılabilir ve eşyanın türü ile ilgili gümrükçe sorulan tarife mesajlarına verilecek cevaplara bağlı olarak gerekli vergilerin ve belgelerin netleştirilmesi sağlanır. Bu sayede, Gümrük sistemi tarafından tahakkuk ettirilen vergilerle Mavi sisteminin tarife çağırma işlemi sayesinde tahakkuk ettirdiği vergileri karşılaştırarak daha doğru bilgilerle tescil yapabilirsiniz.
E-Birlik Onay Modülü
Gönderici firmanın üye olduğu ihracatçı birliklerinin sisteme kaydedilmesiyle birlikte her ödemede birlik seçimine gerek kalmadan İhracat beyannamelerinin birlik ödemelerinin internet üzerinden kolaylıkla yapılmasına imkan tanıyan modüldür.
Yapılan birlik ödemelerinin firmaya dekont edildiği öngörülerek, birlik ödemesi yapıldığı anda ilgili masrafın firmaya dekont edilecek masraflar arasına otomatik eklenmesi sağlanmıştır. Ayrıca; birlik ödemesi esnasında birlik makbuzunun da dijital arşive kaydedilmesine imkan tanınmıştır. Bu sayede, birlik ödemesi gerçekleştirildiği anda hem birlik makbuzu dijital arşiv kayıtlarına eklenmiş olacak, hem de firmaya dekont edilecek masraflar arasında makbuz görüntüsüyle birlikte birlik aidat tutarı görüntülenecektir.
Bu aşamadan sonra Muhasebe’de ilgili sorumlu kişiye masraf üzerinde çift tıklayarak dijital makbuzu görme ve gerektiğinde döküm alma / e-mail atma imkanı verilmiş olacaktır.
Kayıt Belgesi Modülü
Kayıt Belgesi’ne tabi eşyaları içeren beyannamelerde, Kayıt Belgesi başvurularının özellikle çok kalemli faturalarda sorunsuz ve kısa sürede gerçekleştirilebildiği, ayrıca Kota/Kayıt Belgesi ayrımının Mavi Mevzuat entegrasyonu sayesinde otomatik olarak yapılabildiği modüldür.
Eşya bilgileri girilen beyannameler, Kayıt Belgesi modülü aracılığı ile İTKİB’e otomatik olarak gönderilir ve varsa hata / uyarılar ışığında gerekli düzeltme yapıldıktan sonra kayıt numarası alınır. Bu aşamadan sonra yine Kayıt Belgesi modülü üzerinden İTKİB sayfasına bağlanarak işlemlerinize devam edebilirsiniz. Bazı durumlarda yüzlerce kalemlik eşyanın kayıt edilmesi için saatlerce zaman ayırmanız gerektiğini dikkate alacak olursanız, bu modül sayesinde önemli bir vakit kazancı elde etmiş olacaksınız
Süre Takip Modülü
Süre takip modülü sayesinde; İthalat beyannamelerinin özet Beyan Süreleri, İhracat beyannameleri için 30 günlük süreler, süreli ve düşümlü belge modülü aracılığı ile sisteme tanımlanan belgelerin süreleri, vekâlet süreleri gibi daha birçok konuda süre sonu sistem tarafından otomatik olarak takip edilir ve belirli periyotlarda ilgili müşteri temsilcisi başta olmak üzere yöneticiler ve firmalara bilgi maili gönderilir. Geçici giriş çıkışı yapılan eşyaların süreleri de dahil olmak üzere tüm tanımlanan belgelerin süreleri uzatılabilir, durdurulabilir ve işlemi biten belgeler kapatılarak süre takibinin sonlanması sağlanabilir.
Yine Süre Takip Modülü sayesinde kritik sürece girmiş belge ve beyannameler raporu ayrı ayrı alınarak güncel bir şekilde süre takibi yapılabilmektedir.
Evrak Hazırlama Modülü
İş emrine bağlı olarak üretilen beyannamelerde, rejimle paralel olarak ihtiyaç duyulan her türlü form, dilekçe, taahhütname, dolaşım belgeleri, başvuru formları, yazışma örneklerine sistem üzerinden erişebilirsiniz. örneğin ihracat beyannamenizin menşe bilgisine bağlı olarak A.TR, FORM.A gibi dolaşım belgesini beyannameden gerekli bilgileri çekerek döktürebilirsiniz. Veya tescil edilen ithalat beyannameniz için %3 Navlun %10 Sigorta dilekçesini beyanname bilgilerinden gerekli bilgiler otomatik gelecek bir şekilde yazdırabilirsiniz.
ürettiğiniz dökümler üzerinde istediğiniz müdahaleyi yapabilmekle birlikte, yaptığınız müdahaleler sonucu oluşan döküm otomatik olarak dijital arşive kaydedilir ve geriye dönük sorgulamalarınızda hangi belgenin hangi beyanname için hangi bilgilerle dökümünün alındığı sorusuna cevap bulabilirsiniz.
Ayrıca; ürettiğiniz her türlü dökümü, daha önce Müşteri İlişkileri Yönetimi modülü aracılığı ile tanımlamış olduğunuz firma yetkililerine ve ayrıca belirteceğiniz e-mail adreslerine mail gönderebilir veya cihazınızın faks desteği olması durumunda faks yoluyla paylaşabilirsiniz.
Süreli/Düşümlü Belge Takip Modülü
Belgelerin ve beyannamelerin süre takibi dışında düşüm takibi de Mavi aracılığıyla yapılabilmektedir. Dahilde İşleme İzin belgeleri, Geçici Giriş / çıkışlar ve diğer düşüm takibi yapılması gereken tüm belgelerde ilgili belgeler beyannamelerde kullanıldığında sistem otomatik olarak düşüme yönlendirir ve belgeden beyan edilen miktar ve tutar oranınca düşüm yapılması sağlanır. Süre takibinin otomatik olarak takip edilip kullanıcının bilgilendirilmesiyle birlikte, düşüm takibi de yapılır ve bakiyenin yetersiz olduğu durumlarda kullanıcı ikaz edilerek gerekli tedbirin alınması sağlanır.
Tanımlanan süreli ve/veya düşümlü belgelerin kullanılacağı gümrüklerle ilgili kısıtlama getirilebileceği gibi, belirleyeceğiniz menşe dışındaki eşyalarda kullanılmasının da önüne geçebilirsiniz.
Bu niteliklere ilave olarak; tanıttığınız belgelerin dijital arşiv görüntülerini de belge ile ilişkilendirerek kaydedebilirsiniz. Herhangi bir süreli ve düşümlü belgenin dijital ortamda görüntüsüne ihtiyaç duyduğunuzda belge numarasını bilmeniz ve belgeyi çağırmanız yeterli olacaktır. Belgeyi çağırdığınızda tek tıklamayla dijital arşiv görüntüsüne ulaşabilir ve belge görüntüsünü yazdırabilir, e-mail gönderebilir veya faks çekebilirsiniz.
Mevzuat Bilgilendirme Modülü
Mavi mevzuat içerisinden erişilebilen bu modül sayesinde, Mavi Mevzuat ile Mavi Gümrük sisteminin entegre yapısından da istifade ederek toplu müşteri bilgilendirmeleri yapabilirsiniz. Müşterilerinizin e-mail adresleri Müşteri İlişkileri Yönetimi modülünde yetkiler tanımlanırken kayda alındığından, bilgilendirme yapmak için yeniden mail adresi yazmanıza gerek kalmamaktadır.
Mevzuat yazıları dışında dilerseniz bu mekanizma sayesinde özel duyurular, bilgilendirmeler kutlamalar gönderebilirsiniz. Bu gönderimlerinizi İthalat / İhracat / Muhasebe ve Yönetici gibi kategorilere ayırarak da gönderebilirsiniz.
Şifre Takip Modülü
Bu modül sayesinde; Gümrük Bilge şifresini her değiştirdiğinizde bu değişikliğin tarih ve saatini kayıt altına alarak yeni şifrenin paylaşıldığı kişilerin de takip edilmesini sağlayabilirsiniz. Geçmiş tarihli bir problemle karşılaşıldığında şifre ve şifreyi bilen / kullanan kullanıcılar takip edilerek daha net sonuca ulaşılabilecektir.
Hizmet verdiğimiz firmalarımızın tüm yazılımsal ihtiyaçlarını tek platformda karşılama düşüncesinden hareketle, gümrük modülüyle tam entegre muhasebe modülümüz de hizmetinizdedir.
Muhasebe modülü, hem ön muhasebe hem de genel muhasebenin tutulabilmesi için uygun içeriğe ve detaylara sahip olmakla birlikte, gümrük modülü entegrasyonu sayesinde raporlama ve veriye hızlı ulaşma açısından çok önemli avantajlar ve vakit kazanımları sunmaktadır.
Firmadan alınan iş talimatıyla birlikte başlayan ve operasyon aşamasında karşılaşılan durumların kayıt altına alınmasıyla birlikte nasıl faturalandırılacağı yetkililer tarafından şekillendirilen dosyalar muhasebe departmanına ulaştığında; sisteme tanımlı fiyat tekliflerinin de desteğiyle fatura edilecek tutarlar otomatik oluşmuş olacak ve muhasebe sorumlusuna sadece “kontrol” görevi kalacaktır.
Kurgumuz, firma adına yapılan harcamaların özellikle harcamayı yapan kişiler tarafından beyan edilerek hem kişinin masraf beyanını sağlıklı bir şekilde yapmasına, hem ilgili masraflara ait makbuzların dijital ortama aktarılmasına hem de muhasebe sorumlularının sadece kontrol ve hatalar için yapacakları müdahalelerle sistemin yürütülmesine imkan verecek şekilde tasarlanmıştır. Gümrük verileriyle %100 entegre olduğu için, üretilen raporlar sadece muhasebesel rakamları yansıtmayıp, operasyonel parametrelerle de desteklenebilmektedir.
Yıllık ve aylık ciro analizleri, bilançolar, gelir gider tabloları, mali raporlar, dönemsel raporlar, karlılık analizleri, dosya başı masraf analizleri gibi birçok rapor türevi üretilebilmekte ve oluşturulabilmektedir.
Gümrük ve Muhasebe entegrasyonunun olmadığı sistemlerde bir beyanname bilgileri, fatura edilecek tutar ve diğer fatura parametrelerini girerek bir fatura oluşturmak için yaklaşık 10 dakika harcanırken, Mavi’de fatura kesme aşamasına gelmiş bir dosya fatura kesme işlemi 15 saniyeyi geçmeyecektir.
Zamanı en iyi şekilde değerlendirebilmenin yanında, kontrolü elden bırakmamak ve hataları da ortadan kaldırabilmek için tasarlanan bu entegrasyonlar programın birçok modülünde karşınıza çıkacaktır.
Operasyon Takip Modülü
Mavi Yazılım Platformu’nun işlevsellik bakımından öncelikli değerlendirilmesi gereken modüllerinden biri de Operasyon Takip modülüdür. Karmaşık iş yapısı, anlık olarak süreçleri takip etme gerekliliği, her an tüm gelişmelerin bilgi ve kontrol dâhilinde olması ihtiyacından hareketle operasyon takip modülü geliştirilmiştir.
Operasyon takip modülü, takip ettiğiniz iş ve işlemlerle ilgili gelinen aşamaları anlık olarak görüntülemeye imkân veren, işi takip eden kullanıcıların edindiği bilgileri ve son gelişmeleri paylaşmalarını sağlayan, bu süreçler içerisinde oluşan dijital arşivin anlık olarak görüntülenmesini sağlayan tablolar zinciridir.
Bahsi geçen tablolar kendi içinde hem gümrük, hem de rejim bazında dosyaları kategorize ederek listelemekle birlikte, özellikle birden fazla şube ile faaliyet yürüten firmalarda, şube bazında dosya takibine de imkân tanımaktadır. Merkez şubede görevli yöneticiler tek tıklamayla istedikleri şubenin sorumluluğunda süreci devam eden dosyaları ve geldikleri aşamayı rahatlıkla görebilirler.
Operasyon takip tabloları 7 ayrı bölümden oluşmaktadır. Bu tabloların sıralaması işlemlerin ilerleyiş süreçleri dikkate alınarak belirlenmiş ve aşağıda detayları verilmiştir:
A. İŞ HAZIRLIK TABLOSU
İş talimatının ulaşmasıyla birlikte oluşturulan ve henüz tescil edilmemiş / hazırlığı tamamlanmamış İş Emri kayıtlarının rejim, gümrük ve iş türü kriterlerine göre ayrı ayrı başlıklarda listelendiği tablodur.
İş hazırlık tablosunda kullanıcılar evrak temini, eksik bilgilerin tamamlanması gibi süreçleri işlem aşamalarında işaretleyerek kayıt altına alabilirler. örneğin bir dosya için Analiz başvurusu yapılacaksa bu tabloda gerekli işaretleme yapılır ve analiz sonuçlandığında da gerekli işaretleme yapılarak hem bu tür işlemlerin ne kadar zaman aldığı değerlendirilebilir, hem de tüm çalışanların ve yetkililerin süreçten haberdar olması sağlanmış olur.
İş hazırlık tablosu ve aşağıda açıklamasını okuyacağınız diğer tüm tablolarda, işlem türleri dikkate alınarak belirlenen operasyon süreçlerini işaretlemenin yanında, özel açıklama ve notlar ekranı aracılığı ile kullanıcılar ilave gelişmeleri not olarak kaydedebilirler. Kaydedilen notların hangi tablo aşamasında, hangi kullanıcı tarafından ve hangi tarih-saatte kaydedildiği görüntülenebilir bir bilgi olur.
B. GÜMRÜK OPERASYON MODÜLÜ
İş Hazırlık tablosunda hazırlık süreci tamamlanan dosyalar tescil edilmeleriyle birlikte otomatik olarak bu tablodan çıkarak Gümrük Operasyon tablosuna geçerler. Aynı şekilde hazırlıkları ve evrakları tamamlanan beyanname harici iş takipleri de İş hazırlık tablosunda gerekli işaretleme yapıldıktan sonra Gümrük Operasyon tablosunda listelenmeye başlarlar.
Gümrük Operasyon tablosu, gümrükte işlemleri başlamış dosyalarla ilgili gelişmelerin anlık olarak takip edilmesine imkan tanıyacaktır. İş Hazırlık tablosundaki analiz başvurusu örneğinde olduğu gibi, dosyaların gümrükteki iş süreçlerinde karşılaştıkları bütün uygulamalar telefon yoluyla ofise bildirilerek ofisteki çalışanların elde ettikleri bilgileri tabloya yansıtmaları sağlanabilir. Daha doğru ve güncel bir yöntem olarak da gümrükte işi takip eden çalışanlar veya şef pozisyonundaki yöneticiler, dosyalarla ilgili süreçleri (TSE, Kimyahane başvuruları, Muayene Hat Durumu vb.) herhangi bir bağlantı yöntemiyle programa giriş yapıp işaretleyerek kayıt altına alabilirler. Bu sayede hem ofis içerisindeki çalışanlar ve yöneticiler, hem de hizmet ürettiğiniz firmalarınız internet üzerinden dosyaların operasyon süreçlerini anlık olarak takip edebileceklerdir.
Gümrük Operasyon tablosunda yapılan işaretlemeler bazı kolaylıklara da zemin hazırlamaktadır. Şöyle ki;
- Gümrük Operasyon tablosunda yapılan TSE, Kimyahane gibi işaretlemeler sayesinde, ilgili dosyanın bu tür başvuruları için firmaya yansıtılacak tutarların otomatik hesaplanması ve muhasebe aşamasında fatura kesiminde kullanıcının karşısına çıkması sağlanmaktadır.
- Bu işaretlemelerle birlikte gümrüklerde masraf yapan kullanıcıların yaptıkları masrafların takip edilmesi mümkün hale gelir.
- Yapılan işaretlemeler ile ilgili müşterinize e-mail gönderilmesi sağlanabilir. örneğin nakliyeciye teslimat yapıldığına dair müşteriniz bilgi talep ediyorsa, işlem aşamalarında Nakliyeciye Teslim Edildi seçeneği seçildiği anda firmanıza beyanname özet bilgilerinin ve teslimat bilgilerinin otomatik olarak ulaşmasını sağlayabilirsiniz.
Gümrük operasyon tablosunda bu niteliklere ek olarak; takip ekranındaki alanlar aracılığıyla güncel bilgi paylaşımı da yapılabilmektedir. Müşteriden vergi için avans talep edildiğinde talep edilen tutar girilerek talebin gerçekleştirildiğine dair işaretleme yapılır ve ücret transferi gerçekleştiğinde de muhasebe departmanı tahsilâtı yaptığına dair işaretlemeyi yaparak müşteri temsilcisinin ve yöneticilerin bilgi sahibi olmalarını sağlayabilmektedir.
Operasyon sürecinde yapılan işaretlemeler ve gelişmeler hakkında kaydedilen notlarla birlikte dosyanın operasyon süreci bittiğinde, işlem aşamalarında Gümrükten Evrak Teslim alındı seçeneğinin işaretlenmesiyle birlikte dosyanın operasyon süreci sonlanır ve Fatura Hazırlık süreci başlar. Bu işaretleme; dosyanın operasyon sürecinin ne zaman sonlandığının kayıt altına alınmasıyla birlikte, özellikle geçici giriş çıkış rejimlerinde önceki rejime ilişkin beyanname kaydının düşüm yapılacak miktarlar ve süre takibiyle birlikte otomatik oluşmasını ve gümrük çalışanlarının yaptıkları masrafların otomatik olarak hesaplanmasını sağlamaktadır.
C. FATURA HAZIRLIK TABLOSU
Operasyon süreci tamamlanan ve gümrükten teslim alınan dosyalar Fatura Hazırlık tablosunda listelenmeye başlayacaktır. Gümrükten gelen dosyaları teslim alan müşteri temsilcileri, eksik evrakların taranarak dijital ortama aktarılmasını sağlamalıdırlar.
Bu çalışmaların hemen ardından, dosyayı muhasebe departmanına teslim etmeden önce dosyanın nasıl faturalandırılacağını, ne tür işlemler yapıldığını Gümrük Operasyon tablosundaki işaretlemelere ilave olarak belirlemelidir.
örneğin; dosya bir karayolu ithalat işlemi olmakla birlikte, özet beyan ve serbest bölge işlem formu düzenlenmiş bir dosya olduğu durumda, bu işaretlemelerin yapılması, dosyanın nasıl faturalandırılacağının belirlenmesi açısından önemlidir.
Faturalandırma tercihini ifade eden işaretlemeler sayesinde muhasebe departmanı önüne gelen ve işlemi bitmiş dosyanın nasıl fatura edileceğini sormak veya araştırmak yerine, sistemde kayıtlı fiyat tekliflerine bağlı olarak karşısına otomatik çıkan tutarları inceleyip onaylar ve faturalandırma sürecini tamamlamış olur. Bu mekanizma ile birlikte, eksik/fazla tutar yansıtmaları, fatura kesimlerinin atlanması, dosya kaybı gibi olasılıklar da ortadan kalkmış olacaktır.
Yapılacak işaretlemelerin akabinde dosya fatura kesime yollanarak muhasebe departmanının işlem yapmasına imkan tanınmış olacaktır.
Müşteri temsilcisi veya iç operasyon şefleri tarafından operasyon süreci sonlandırılan ve nasıl faturalandırılacağı da belirlenen dosyalar Faturalandırma / Fatura Kesim tablosunda listelenmeye başlar. Bu tabloda muhasebe departmanı dosyayı fiziki olarak da teslim aldığına dair Teslim Alındı işaretlemesi yaparak, henüz kendisine ulaşmayan dosyaları tespit etmiş olacaktır. Teslim alma işleminden sonra, dosyalar üzerinde sağ tıklayıp Fatura İzle/Kes seçeneği seçildiğinde, önceden tanımlı fiyat teklifleri ve müşteri temsilcilerinin faturalandırmaya etki eden işaretlemelerine istinaden fatura edilecek tutarlar otomatik oluşacaktır. Ortaya çıkan tutarlara kullanıcı gerektiğinde müdahale ederek rakamları değiştirebilmektedir.
Bu tabloda faturası veya dekontu kesilen dosyalar farklı bir renkle vurgulanarak henüz işlem görmemiş dosyaların görsel olarak da ayırt edilmesi sağlanmıştır.
Muhasebe departmanı tarafından faturalandırma ve dekont işlemleri tamamlanan dosyalar İmzalanmasıyla birlikte Kapak Sayfası üretilerek müşteriye ulaştırılmak üzere hazırlanır ve Evrak Dağıtıma gönderildiğine dair yapılacak işaretlemeyle birlikte Faturalandırma /Fatura Kesim tablosundan çıkması sağlanır. Bu sayede muhasebe çalışanları sadece sorumlu oldukları ve muhasebe işlemleri devam eden dosyaları listeleme ve takip etme fırsatı elde ederler.
E. EVRAK DAGITIM
Evrak dağıtım tablosu Kurye Sorumlusunun takip edebileceği bir tablo olmakla birlikte, Kurye yapılanması olmayan kurumlarda evrakları müşterilere dağıtmak için organizasyon yapmakla görevli kişi tarafından da takip edilmektedir.
Evrak Dağıtım tablosuna düşen dosyalar, operasyon ve muhasebe süreci bitmiş ve müşteriye ulaştırılması gereken dosyaları ifade etmektedir. Dağıtım sorumlusu, evrakları müşteriye ulaştırma yöntemini sistemde gerekli işaretlemeyi yaparak kayıt altına almalıdır. örneğin evraklar elden teslim edilebilmekle birlikte, kurye ve kargo gibi seçeneklerle de müşteriye ulaştırılabilmektedir. Evrak teslimini yaptığı kişi veya kurumla ilgili isim ve detay bilgileri de yine Evrak Dağıtım tablosundaki ilgili ekranlar aracılığıyla kayıt altına almalıdır.
Firmalara teslim alındı belgesi ile birlikte gönderilen dosyalar, ilgili belgenin imzalanması ve ofise ulaştırılmasından sonra teslim alındı belgesi eklenerek Evrak Dağıtım tablosundan Arşivleme tablosuna gönderilir.
Dağıtım süreci tamamlanan ve teslim alındı belgesi gelen dosyalar Arşivleme tablosuna gönderilir. Bu tabloda arşiv sorumlusu çalışanlar aracılığı ile taraması gerçekleştirilmemiş evraklar kontrol edilerek taranıp ilişkilendirilmelidir. Dosyanın arşive kaldırılmadan önceki son aşaması olan bu tabloda son kontroller yapılır ve herhangi bir eksikliği bulunmayan dosyalar arşive kaldırılır.
Tüm süreçleri tamamlanmış dosyaların tarih aralığına göre listelenebildiği, listelenen dosyaların tüm dijital arşiv detaylarına ulaşılabilen ve dosyanın İş Emri oluşturulduğu süreçten arşive kaldırıldığı sürece kadar gördüğü tüm işlemlerin tarih saat bilgileriyle ve işlemi yapan kullanıcı bilgisiyle birlikte görüntülendiği tablodur.
Takip tablolarının kurgulanmasındaki amaç; tüm süreçlere ilgililerin ve yetkililerin hakim olmasını, tüm aşamaları anlık olarak takip edebilmelerini sağlamaktır. Operasyonel ve muhasebesel tüm süreçlerde elde edilen bilgilerin, gelişmelerin, gecikmelerin, problemlerin takip tablolarında kayıt altına alınarak herkesçe görülebilmesi, bilgi paylaşımının sağlıklı yapılabilmesi açısından çok önemlidir. Bu mekanizma sayesinde yoğun telefon trafiği, ofis içi sesli iletişim, kişinin bildiğini sadece kendine saklaması, bilginin iletilmesinin unutulması gibi tüm olumsuzluklar ortadan kalkar ve tüm sorumluların her ana ve sürece hakim olmasını sağlayan bir tablo ortaya çıkmaktadır.
Mal/Eşya Bilgileri Modülü
Yedek parça gibi çeşitli eşya türleri için yapılan ithalatlarda eşyaların kod / article no / order no bilgileri ışığında, eşyaya özel diğer parametrelerle birlikte sisteme kaydedilmesine olanak tanıyan bir modüldür.
Bu modül sayesinde firmanızın ithalatını gerçekleştirdiği eşyaları sisteme kaydederek sonraki ithalatlarda yeni kayıt yapmaya gerek kalmadan seçebilir ve eşyanın bağlı bilgilerini de beraberinde getirebilirsiniz. Yine bu modülle birlikte kayda aldığınız eşyanın yurtdışından gelen eşyaya özel evraklarını süre bilgileriyle birlikte kaydedebilir ve evrak görüntüsünü dijital ortama aktararak eşyanın koduyla ilişkilendirebilirsiniz.
Bu bilgi girişleri sayesinde firmalarınızın ithalatlarında kullanılan eşyalarla ilgili çeşitli raporlar üretebilir ve istatistiki sonuçlar elde edebilirsiniz.
Dijital Arşiv Modülü
Firmalar adına yapılan tüm iş ve işlemlerin ekli belgelerinin, bu iş ve işlemlere bağlı olarak dijital ortamda üretilen tüm dokümanların, yazdırılan belgelerin, e-mail veya faks yoluyla gönderilen yazıların muhafaza edildiği ve referansla ilişkilendirilerek istenildiği an kullanıcılar, yöneticiler ve hatta firmalarınız tarafından erişilebilmesine olanak tanıyan bir modüldür.
Dijital arşiv modülünde arşivleme işlemi iki farklı koldan gerçekleştirilmektedir:
- Sistem tarafından üretilen dijital arşiv; İş Emri ile birlikte başlayan süreçte oluşturulan beyanname, rejime bağlı olarak dökümü alınan evraklar, müşteriye e-mail ve faks yoluyla gönderilen tüm dokümanlar otomatik olarak dijital arşive kaydedilmektedir. Kaydedilen bu dokümanlar İş Emri referansı ve Müşteri referansı ile de ilişkilendirildiğinden, erişimi kolay olmakla birlikte aynı bilgilerin kullanılması gerektiğinde yeniden yazılmasına da ihtiyaç duyulmayacaktır. Bu sayede geriye dönük sorgulamalarda beyannamelere bağlı olarak üretilen belgelerin hangi bilgiler içerdiği ve hangi kullanıcı tarafından kullanıldığı, yazdırıldığı, e-mail faks gönderildiği de takip edilebilmektedir.
- Kullanıcı marifetiyle taranarak ilişkilendirilen dijital arşiv; sistemin otomatik oluşturduğu dijital arşiv dokümanlarına ilave olarak; müşteriden iş emri için talimat alındığı andan itibaren muhasebe aşamalarının tamamlanıp müşteriye evrak dağıtımının tamamlandığı sürece kadar eline belge ulaşan tüm çalışanların belgeleri tarayarak dijital ortama aktarmaları ve referansla ilişkilendirmeleri öngörülen bir süreç daha söz konusudur.
Dijital arşivleme işleminin son aşamaya bırakılmayıp, ofise belge ve bilgi aktıkça dijital ortama aktarılması, masrafı yapan kullanıcıların yaptıkları masrafları belgeleyen evrakları tarayarak dijital ortama aktarması hem sizler hem de hizmet ürettiğiniz firmaların istedikleri belgelere anında ulaşabilmeleri açısından önem arz etmektedir. Aksi durumda bir dosyanın belgelerine erişmek için dosyanın tüm Operasyonel ve muhasebesel süreçlerinin bitmesini beklemek gerekir.
Güncel ve sağlıklı bilgiyi ihtiyaç duyulduğu an erişilebilir tutmak adına dijital arşiv büyük önem taşımakta ve birçok alanda tasarruf sağlanmasına da imkân tanımaktadır.
Kıymetli Evrak Modülü
Kıymetli evrak Modülü; para verilerek satın alınan, seri numarası ihtiva eden kıymetli evrakların sistem üzerinden takibine imkan veren kullanışlı bir modüldür.
İhracat işlemlerinde kullanılan A.TR belgeleri, EUR-1 Belgeleri gibi belgeler tedarik edildiğinde seri aralıklarıyla sisteme tanımlanarak seri aralığının kısım kısım hangi departmana, şubeye teslim edildiği kaydedilir ve tutanakla ilgili belgeler ilgili departmana/şubeye zimmetlenir. Bu aşamadan sonra, ilgili şube/departman çalışanları her belge dökümü aldıklarında sıradaki seri numarası ekrana gelir ve kullanıcının teyidi istenir. Eğer ilgili belge kayboldu veya kullanılamaz duruma geldiyse bu açıklama ekrandaki kutucuğa yazılarak kayda geçirilmiş olur. Böylece; hangi belgenin hangi kullanıcı tarafından hangi beyanname için ne zaman dökümünün alındığı sorusuna anlık olarak cevap bulunmuş olacaktır.
Buna ilave olarak, kullanılabilir durumda kaç adet belge kaldığı, kaçının kaybolduğu, kaçının iptal edildiği her an görüntülenebilir ve planlı bir şekilde yeni belge alımları gerçekleştirilebilir.
Oluşturulan kıymetli evrak kütüğü ve bu kütüğe bağlı olarak kullanılan belgelerle ilgili hem Yetkilendirilmiş Gümrük Müşavirleri’nin beyan etmek zorunda olduğu dönemsel ATR EUR1 raporları için hem de farklı amaçlara hizmet edecek nitelikte detaylı raporlar alabilirsiniz.
Ayrıca; belirli periyotlarda karşılaşılan teftiş ve benzeri detay kontrollerinde araştırmayı yapan kişi veya kuruluşa anında net bilgi verilebilmesi adına da bu evrakların kayıt altında tutulması büyük önem taşımaktadır.
GÜVAS Beyanname Kontrol Modülü
Bu modül sayesinde, Mavi platformunda ürettiğiniz ve tescilini gerçekleştirdiğiniz beyannameleri GüVAS (Gümrük Veri Ambar Sistemi) ‘taki veri havuzu ile eşleştirerek veri farklılıklarını tespit edebilirsiniz.
Şöyle ki; Mavi’de üretilen bir beyannamenin muayene durumu ile gümrükteki kayıtları eşleştirip müşteri temsilcilerinin ve gümrük operasyon çalışanlarının işaretleme doğruluklarını teyit edebilirsiniz.
Ayrıca; Mavi’de üretilen beyanname sayısı ile gümrükte müşavir şifresi ile üretilen beyanname bilgilerini eşleştirip, Mavi’de kayıtlı olmadığı halde gümrükte kaydı görünen beyannameleri takip etme ve müşavirin şifresi kullanılarak kontrol dışı beyanname üretilmesini kısa zamanda tespit edip tedbir alma imkanı elde etmiş olursunuz.
Kurye Takip Modülü
İş hacmi yüksek olan firmalarda daha aktif kullanılabilen Kurye Takip modülü sayesinde evrak dağıtım ve kurye hareketlerini güncel olarak takip edebilirsiniz.
Müşteri temsilcilerinin ve diğer çalışanların kurye ihtiyaçlarını bildirebildikleri, bu bildirimde öncelik durumu, muhataplar, işin sonlandırılması gereken tarih ve süre gibi bir çok detay barındırabilen bir modüldür.
çalışanların bildirdikleri talepler kurye sorumlusu tarafından incelenir ve talebin istikametine ve içeriğine bağlı olarak kurye sorumlusu uygun gördüğü kuryeye işi devrederek görevlendirme yapar. Yapılan görevlendirme ile ilgili detayları içeren iş pusulasını da çıktı alarak kuryeye vererek kuryenin eksik bilgi ile işlem yapmasının da önüne geçmiş olacaktır.
Hizmet Online Modülü
Adına hizmet üretilen firmalarla ilgili ofis içerisinde oluşan bilgi havuzunun belirlenen yetkiler dâhilinde internet üzerinden firmalarla paylaşılmasına olanak tanıyan ve günümüz şartlarında ihtiyaç duyulan önemli modüllerden biri de Hizmet Online modülüdür.
Firmalardan alınan iş talimatlarına bağlı olarak oluşturulan iş emirleri ve bu iş emirlerinin geçtiği operasyonel süreçleri internet üzerinden ilgili firma yetkilileriyle paylaşabilmekle birlikte, iş emirlerine bağlı oluşan dijital arşiv belgelerinin de firma yetkililerince görüntülenmesini sağlayabilirsiniz.
Bu sayede hizmet verdiğiniz firma yetkilileri operasyon süreçlerine anlık olarak hakim olabilecek, dijital evraklara istediği an ulaşabilecek ve bu gerekçelerle size daha az dönüş ve daha az meşguliyet imkanı verecektir.
Yine Hizmet Online modülü aracılığı ile ihracat işlemlerini yürüttüğünüz firmalarınız ihracat iş talimatlarını Hizmet Online modülü üzerinden bilgi girişi yaparak Müşteri temsilcisine ulaştırabilirler. Bu sayede girilen bilgiler Mavi Mevzuat entegrasyonu sayesinde kontrol edilir ve eksik alanlar Müşteri Temsilcisi tarafından tamamlanarak beyannamenin daha hızlı oluşturulmasına imkan tanınmış olur.
Hizmet online modülü, yukarıdaki faydaların yanı sıra onlarca raporun internet üzerinden müşterilerinizle paylaşılmasına da imkan vermektedir. örneğin firmanız internet üzerinden günlük hesap ekstresine ulaşabilir, belirteceği tarih aralığında üretilmiş beyannameleri istediği kritere göre sorgulayabilir, hangi türden eşyalarla hangi tarife pozisyonlarıyla işlem yapıldığını yakinen takip edip bu sonuçları çeşitli formatlarda kaydederek değerlendirebilecektir. Hangi raporların müşterilerinizce kullanılabileceği yine verilecek yetki ve yapılacak tanımlamalarla netlik kazanacak ve her aşamada olduğu gibi bu modülde de kontrol her an için sizde olacaktır.
Bu modülde kullanıma sunulan raporlar sadece hizmet ürettiğiniz firmalara açık olmayıp ofisinizdeki çalışanların da istifadesine sunulmuştur. Ayrıca, hizmet verdiğiniz firmalarınızın her türlü rapor ihtiyaçları tarafımızca oluşturularak sisteme entegre edilip en kısa zamanda kullanımınıza sunulmaktadır.
Felsefemiz; sizden bilgi talep eden firmanıza anında ihtiyaç duyduğu bilgiyi ulaştırabilmenize ve girişi yapılan tüm bilgilerin sorgulanabilmesine, her türlü varyasyonlarda sonuç döndürülebilmesine imkân tanımak yönündedir.