Otomatik Arama Sistemi (Predictive Dialer)- Cosmoscell | Sanal santral ve Toplu SMS Hizmetleri|
Otomatik Arama Sistemi, Çağrı Merkezi Sistemine Türkçe arayüzlü ek modül olarak yüklenir. Otomatik arama sisteminde, aranması istenen datalar (numaralar) sisteme yüklenir. Sistem, datadaki numaraları belirlediğiniz senaryolara göre otomatik olarak aramaya başlar. Müşterilerinize önceden belirlediğiniz sesli mesajınızı (reklam) dinletebilir ve sistemin ön bilgi sunduğu müşterilerinizi agent ile görüştürür. Böylece zamanı optimum şekilde kullanmış olur ve operatörlerinizin (agent) verimliliğini arttırabilirsiniz.
Sistem bir sonraki aramayı planlarken 2 istatistik değeri baz alır:
Çağrıların Cevaplanma Oranı: Örneğin aramaların ortalama 3 çağrıda bir açılma oranı varsa sistem aynı anda 3 arama göndererek zaman kaybının önüne geçer.
Çağrıların Cevaplanma Süresi: Otomatik arama gönderildiğinde kişiler telefonu hemen açmazlar. Telefonun bir ortalama açılma süresi vardır. Genel olarak 10 sn. bekleme olduktan sonra telefonların açıldığını varsayalım. Her konuşmanın ortalama 90 saniye sürdüğünü düşünelim. Bu durumda Prediktif Arama Sistemi bu zaman kaybının önüne geçmek amacı ile 80 saniyede bir arama gerçekleştirir. Böylelikle 10 saniyelik boşa bekleme süresinin önüne geçilir.
Agentlar, sisteme giriş yaparak önceden belirlenmiş müziği dinlemeye başlarlar. Herhangi bir tuşlama işlemi yapmadan otomatik olarak aranmış olan müşteri, operatörlere bağlanır ve çağrı bilgileri operatörün ekranında görüntülenir.
Proje oluştururken farklı projeleriniz için farklı çağrı metinleri oluşturabilirsiniz. Böylelikle kendisine çağrı bağlanan agent, hangi proje için müşteriyle görüşeceğini görüntüler ve çağrı metnini okuyarak sunumunu gerçekleştirebilir.
Agent, görüşme yaparken ileri bir tarihe çağrı zamanlayabilir. Çağrı ileri bir tarihe veya proje sonuna da zamanlanabilir. Agent, çağrının kendisine bağlanmasını isterse ‘yine çağrı bana gelsin’ seçeneğini işaretleyerek zamanlayabilir.
Agent molaya çıkmak istediğinde, önceden belirlenmiş mola formundaki seçeneklerden birini işaretleyerek molaya çıkabilir. Alınan tüm molalar, türüne göre süreleriyle birlikte raporlanmaktadır.
Predictive Dialer’da karşı taraf telefona cevap verdikten sonra bekleme süresinin hesaplanıp, müsait müşteri temsilcisi olmadığında ise otomatik olarak Sesli Mesaj ve IVR devreye girer ve müşterinin telefonu kapatmasının önüne geçilir. Tüm bunlar sayesinde çağrı merkezlerinden alınan verim büyük oranda artar ve daha kısa sürede daha fazla kişiye ulaşmak mümkün olur.