Sanal Ofis Avantajları Nelerdir? | finanskredirehberi.com
Anasayfa > İş Fikirleri > Sanal Ofis Avantajları Nelerdir?
Sanal ofis kullananlar tarafından sanal ofisin birçok avantajı olduğu söylenmekte ve bu sebeple sanal ofis kullanımları artmaktadır. Sanal ofislerin birçok avantajı bulunmaktadır ve başlıca avantajı ise ofise sürekli gitmek zorunda olmamanızdır. Ofise gitmediğiniz süre boyunca gelen müşteri, arama ve kargolar ile ilgilenen bir sekreteriniz olacak ve ofise gitme zorunluluğundan kurtulmuş olacaksınız.
Özellikle günümüzde değişen iş ve çalışma saatleri anlayışı sebebi ile sanal ofisler sıklıkla tercih edilmektedir.
Yeni Ofis Türü Olan Sanal Ofis Nedir?
Sanal ofis nedir; sanal ofis kiralayan firmalar tarafından müşteri memnuniyeti bir hayli önemlidir. Müşterilerini kaybetmek istemezler ve bu sebeple birçok avantajı müşterilerine sunmaktan kaçınmazlar. Sanal ofisler; home ofis çalışanlar, freelance çalışanlar ve sürekli şehir dışına çıkmak zorunda olan müşteriler tarafından kullanılmaktadır.
Özellikle az sayıda çalışanları bulunuyor ise sadece yasal işlemler için adres beyanında da kullanılmaktadır. Çalışanlar müşteriler ile olan toplantılarını ya da iş sebebi ile gelecek olan kargoları burada karşılayabilirler. Bunun yanı sıra geleneksel olmayan sanal ofislerin kullanımı birçok kişinin endişe etmesine sebep olmaktadır. Ancak sanal ofislerin birçok avantajı bulunmaktadır ve tüm bu süreçler yasal olduğu için çoğu kullanıcı sanal ofisi tercih etmektedir.
Sanal Ofisler Kimler Tarafından Kullanılmaktadır?
Sanal ofisler birçok kişi tarafından kullanılmakta ve kullanılmaya devam edilmektedir. Sanal ofisleri düzenli bir işe sahip olan firmalar haricinde birçok kurum kullanabilmektedir. Düzenli işe sahip firmalar genellikle büyük ölçekli firmalar olup düzenli ofislere ihtiyaç duymaktadırlar. Müşterileri ile düzenli toplantılar yapmakta ve ofiste bulunmaları gerekmektedir. Sanal ofisin portföyünü ise bu durumun dışında kalan müşteriler oluşturmaktadır. Sanal ofis kullanan grupları şu şekilde sıralayabiliriz;
Proje bazlı çalışan kişiler tarafından sanal ofisler tercih edilmektedir. Aldıkları proje süresince sadece gerekli görüşmeler ve kargo takipleri için ofise ihtiyacı olan bu kişi ya da firmalar tarafından sanal ofis kullanılmaktadır.
Freelance çalışan kişiler, sanal ofisin avantajları sebebiyle sanal ofisi kullanmaktadır. Ayrıca kartvizitleri üzerinde yer alan adres, yasal işlemler için adres beyanı ve müşterilerinde profesyonel bir izlenim bırakma sebebiyle tercih edilmektedir.
Asıl çalışma yeri şantiye olan; mimar ve mühendisler tarafından sanal ofis sıklıkla tercih edilmektedir.
İş sebebi ile sürekli olarak yurt içi ve yurt dışına seyahat etmesi gereken kişilerin de tercihi sanal ofistir.
Danışmanlık yapanlar da müşterileri ile görüşmek için sanal ofisleri tercih etmektedir.
Denetim işlerinde çalışanlar,
Kurumsal bir ofise bağlı kalmadan çalışabilecek kişiler,
Geleneksel ofis anlayışından uzaklaşmak isteyenler,
Home office çalışanlar tarafından da sanal ofis seçeneği tercih edilmektedir.
Sanal ofisin birçok avantajı bulunmaktadır ve bu avantajlar sebebiyle geniş bir müşteri yelpazesine sahiptir. Sanal ofisin avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz;
Yasal ve resmî işlemler için adres beyanı sırasında sanal ofis gösterilebilmektedir.
Kartvizitinizde ev adresiniz yerine sanal ofis adresinizin olması daha profesyonel bir görünüm kazandırır.
Müşterileriniz ile daha kurumsal bir yerde toplantı yapabilir ve onlarda profesyonel bir izlenim bırakırsınız.
Kiranızın içinde sekreter ücreti, faturalar ve diğer gerekli harcamalar yer almaktadır. Hepsini ayrı ayrı düşünmek ve ayrı ödeme planları çıkarma zorunluluğundan kurtulursunuz.
Ofis için gerekli malzemeleri satın almanıza gerek kalmaz. Sanal ofislerde bir ofis için gerekli olabilecek tüm malzeme ve eşya yer almaktadır. Masa, sandalye, faks cihazı, fotokopi makinesi, yazıcı gibi birçok gerekli malzeme ile ek masrafa girmeden işlerinizi yapabilirsiniz.
Ofis dekorasyonunu düşünmenize gerek kalmaz, sizin yerinize sanal ofisler bu işi en başından halletmişlerdir. Tek yapmanız gereken bilgisayarınızı ve dosyalarınızı alarak ofisinize gitmektir.
Posta ve kargo gönderimi ya da alımı gibi işlemler siz yokken sanal ofiste yer alan sekreter tarafından yapılmaktadır. Gerektiği durumda ofis dışındaki adresinize sekreter tarafından gerekli kargo ve evraklar gönderilecektir.
Sanal ofislerde iş çeşitliliği oldukça fazladır. Yan ofisinizde sizin alanınızdan uzak bambaşka bir iş ile uğraşan birileri mutlaka olacaktır. Sanal ofisler ile networkünüzü arttırabilirsiniz.
Sanal ofis muhasebe bürosu çoğu firma tarafından sağlanmaktadır. Bu sayede muhasebe işlerinizi de sanal ofisiniz sayesinden kolaylıkla yapabilirsiniz.
Yurt dışı menşeili bir firma ya da şirket iseniz sanal ofisler işinizi oldukça kolaylaştıracaktır.
Birkaç aylık ya da dönemlik ofis gerekiyor ise hazır ofis ya da normal ofislerin yerine sanal ofis ve paylaşımlı ofisleri tercih edebilirsiniz. Hem daha az maliyetli olur hem de sözleşmenizi istediğiniz süreye göre düzenleyebilirsiniz.
Sanal ofis kiralarken dikkat edilmesi gereken birkaç husus bulunmaktadır. Bu hususlara dikkat ettiğiniz takdirde sanal ofisinizi hiçbir problem yaşamadan kullanmaya devam edebilirsiniz. Sanal ofiste dikkat edilmesi gerekenleri şu şekilde sıralayabiliriz;
Sanal ofis kiralarken öncelikle olarak sözleşmenize dikkat etmeniz gerekmektedir. Sözleşmede yer alan kısıtlamaları dikkatli okuyup gereken maddeleri değiştirmeli ya da başka bir sanal ofis firması ile görüşmelisiniz.
Ofisinizi 7/24 kullanmak istiyorsanız sözleşmelerde yer alan gün ve saat kısıtlamalarına dikkat etmeniz gerekmektedir. Birçok sanal ofis firması, ofisinizi belli günler ve saatlerde kullanmanıza izin vermektedir. Bu saat ve gün dışındaki kullanımlardan ek ücret talep edilmektedir. 7/24 kullanılan bir ofis seçmeniz daha az maliyetli ve daha güvenilir olacaktır.