Firma — Turkcell e-Şirket Kullanım Kılavuzu 1.0.1 belgelendirme çalışması
Firma ayarları ile ilgili tanımlamaların yapıldığı bölümdür.
Firma Ayarları, Genel Ayarlar, Adres Ayarları, Yetkili Tanımlama, Veri Ayarları ve Defter Ayarları olmak üzere 5 tab’dan oluşmaktadır.
Genel Ayarlar tab’ı üzerinden firmaya ait “Mali Dönem Başlangıç Tarihi”, “Uygulama Başlangıç Tarihi”, “Format”, “Tutar Formatı” ve “Maliyetlendirme Tipi” bilgileri tanımlanmaktadır. Kullanıcı gerekli tanımlamaları yapıp “Kaydet” butonuna tıkladıktan sonra ayarlar kaydedilecektir.
Mali Dönem Başlangıç Tarihi: İlgili firma için mali dönemin başlangıç kabul edildiği tarih bilgisidir.
Format: Uygulamanın kullanılacağı dil bilgisidir. (Türkçe veya İngilizce)
Maliyetlendirme Tipi: Firmanın kullandığı maliyetlendirme yöntemi bilgisidir. (Ağırlıklı Ortalama Maliyet, Hareketli Ağırlıklı Ortalama Maliyet, Gerçek Maliyet)
Şube: Şube alanında firmaya tanımlı tüm şubeler ve Tümü seçeneği listelenmektedir. Bu alanda bir şube seçimi yapılması durumunda tüm işlem ekranlarında ön tanımlı olarak burada tanımlanan şube seçili olarak getirilecektir. Tümü seçimi yapılırsa işlem ekranlarında herhangi bir şube ön tanımlı olarak getirilmeyecektir.
Dönem Kilit Tarihi: Bu alan ön tanımlı olarak Dönem Kilit Tarihi olarak getirilmektedir. Mali dönem başlangıç tarihinden önceki bir tarih seçimi yapılamamaktadır. Bu alanda seçilecek olan tarihten önce oluşturulmuş kayıtlar üzerinde değişiklik yapılamayacak ve geriye dönük kayıt oluşturulamayacaktır.
Ekranda sol altta bulunan “Defter oluşturmayı durdur.” toggle butonu ile defter oluşturma işleminin kullanıcı seçimine bırakılması amaçlanmıştır. Buton aktif durumda iken, defter oluşturma sürecinde muhasebeleşmemiş kayıtlar olması durumunda defter oluşturma sürecinin durdurulmasını sağlamaktadır. Buton pasif durumda iken, defter oluşturma sürecinde muhasebeleşmemiş kayıtlar varsa kullanıcı, sistem tarafından bilgilendirilir. Kullanıcı, defter oluşturma sürecine muhasebeleşmemiş kayıtları olduğu halde devam etmek isterse defter oluşturulmaya devam edecektir.
“Beyanname oluşturmayı durdur.” seçimi ön tanımlı olarak pasif durumda getirilmektedir. Butonun aktif durumda kaydedilmesi halinde Form BA/BS ve KDV1/KDV2 Beyannameleri için kontrol edilen belgelerde beyanname oluşturulmak istenen periyodda muhasebeleşmemiş fatura kaydı bulunuyorsa beyanname oluşturma işlemi durdurularak uyarı verilmektedir. İlgili dönem içerisinde faturaların muhasebeleşmesi halinde beyanname oluşturulabilecektir.
Şubeli Yapı Parametre Ayarları
Bu parametre butonları ile fatura, banka, kasa, fiş hareketi ve irsaliye işlemlerinde farklı şubelere göre işlem yapılabilmektedir. Başlık ve işlem satırlarında farklı şubeler veya aynı VKN/TCKN için hesap eşleştirme tab’ında tanımlı farklı hesaplar seçerek kayıt işlemi gerçekleştirilmesi sağlanmaktadır.
Fatura ekranları için şubeli yapı kullanımı ile satırlardaki şube seçimine bağlı olarak mal/hizmet kartları, depo kartları, KDV tanımları, vergi açıklaması ve vergi oranları listelenecektir. Faturanın başlık kısmında seçilen cari hesap kartına göre şube bazında fiş kaydı oluşturulabilmesi için “Cari hesap şube bazında dağıtılsın” parametresi aktifleştirilmelidir. Pasif olması durumunda sadece satırda seçilen mal/hizmet, kdv, vergi, iskonto alanlarına göre şube bazında fiş hareketi oluşturulacaktır. Cari hesaba ait hesap bilgisi için fatura başlığında seçilen şube ve hesap için kayıt oluşturulacaktır.
Kasa/Banka ekranları için şubeli yapı kullanımı ile satırlardaki şube seçimine bağlı olarak hesap ve KDV tanımları listelenecektir. Kasa/Banka başlık alanlarında kasa/bana kartı başlık alanındaki şube bilgisine göre getirilecektir.
İrsaliye ekranları için şubeli yapı kullanımı ile satırlardaki şube seçimine bağlı olarak mal/hizmet ve depo kartları listelenecektir. İrsaliyeye ait başlık alanında seçilen şube bilgisi sadece müşteri için geçerlidir. Stok hareketleri seçilen şube ve depo bazında oluşturulacaktır.
Fiş hareketleri ekranında şubeli yapı kullanımı ile başlık alanındaki şube seçimi kaldırılarak satırlara getirilmiştir. Böylelikle tek bir fiş içerisinde farklı şubeler seçilerek kayıt işlemi gerçekleştirilebilmektedir.
Şubeli yapı ile beraber değişen kayıtlar için raporlar da değişen yapıya uygun oluşturulacaktır. Analitik Mizan, Mizan, Bilanço, Gelir Tablosu, KDV Durum Raporu, Maliyet Raporu, Stok Yaşlandırma, Stok Kar/Zarar, Kasa/Banka, Alış/Satış ve Cari Yaşlandırma Raporlarında belge satırları kontrol edierek rapor oluşturulacaktır. (Şube bazında rapor oluşturulmak istendiğinde.)
Şubeli Yapı Kullanımı: Butonun aktifleştirilmesi halinde tek bir belge içerisinde 1’den fazla şube için işlem girişi yapılabilmektedir. Yeni kayıt belge ekranları bu işlem butonu ile değişmektedir. Şubeli yapı ile sistemde kayıt oluşturulması halinde bu buton tekrar pasif duruma getirilememektedir. Butonun pasif duruma getirilebilmesi için şubeli yapı ile oluşturulmuş kayıtların silinmesi gerekmektedir.
Cari Hesap Şube Bazında Dağıtılsın: Bu butonun aktif duruma getirilmesi için sistemdeki ön koşul Şubeli Yapı Kullanımı butonunun aktif durumda olmasıdır. Şubeli Yapı Kullanımı aktif durumda olmaması halinde bu buton aktif olarak kaydedilemeyecektir. Butonun aktif olması halinde işlem ekranlarında üst bölümde seçilen cari hesap kartının işlem kalemlerinde seçili şube bazında dağılımını gerçekleştirmektedir.
Silme, Güncelleme ve Ters Kayıt Parametre Ayarları
Silme, Güncelleme ve Ters Kayıt toggle butonları ile Finans Yönetimi modülünde; Kasa, Banka, Çek ve Senet İşlemleri, Alış/Satış Yönetimi modülünde; Fatura ve İrsaliye, Muhasebe Yönetimi modülü Fiş Hareketleri (Manuel oluşmuş fiş kayıtları, amortisman fiş kaydı, kur değerleme fiş kaydı), Dönem Sonu İşlemler ve Maliyetlendirme, Sabit Kıymet Yönetimi modülü Sabit Kıymet Hareketleri ekranlarında silme, güncelleme ve ters kayıt işlemlerinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmeyeceği belirlenecektir. Bu butonlardan herhangi biri aktif veya pasif olarak ayarlanırsa belirtilen tüm alt modüllerde ilgili işlem butonu aktif veya pasif durumda olacaktır.
Silme İşlemi: Sil işlem butonu ile ters kayıt alınmadan silme işlemi gerçekleştirilebilecektir. Silme işlem butonunun pasif durumda olması halinde İşlemler arasında “Sil” işlem butonu görülmeyecek ve silme işlemi gerçekleştirilemeyecektir. Bu buton aktif durumda olmadığı sürece belge ve fiş kayıtları üzerinde silme işlemi gereçekleştirilemeyecektir.
Güncelleme İşlemi: Güncelleme işlem butonunun pasif durumda olması halinde “Güncelleme/Düzenleme” işlem butonları görüntülenmeyecektir. Bu buton aktif durumda olmadığı sürece belge ve fiş kayıtları üzerinde güncelleme işlemi gereçekleştirilemeyecektir.
Ters Kayıt İşlemi: Ters Kayıt işlem butonunun pasif durumda olması halinde “Ters Kayıt” işlem butonu görüntülenmeyecektir. Bu buton aktif durumda olmadığı sürece belge ve fiş kayıtları üzerinde ters kayıt işlemi gereçekleştirilemeyecektir.
Silme, Güncelleme ve Ters Kayıt butonları aynı anda aktif veya pasif durumda olabilmektedir. Butonlar birbirinden bağımsız olarak çalışmaktadır.
Manuel oluşmuş fiş hareketleri için fiş hareketleri ekranı üzerinden Silme işlemi gerçekleştirilebilmektedir. Manuel oluşan ve ters kaydı alınmış bir kayıt için, ilk girilen fiş kaydı için silme işlemi gerçekleştirildiğinde otomatik olarak ters kayıt da silinecektir.
Ters kaydı alınmış bir kayda ait ters kayıt tek başına silinebilmektedir. İlgili kaydın yalnızca ters kaydı silindikten sonra kayıt tekrar ters kaydı alınmamış statüsüne getirilir.
Belge ekranlarından (kasa, banka, çek, senet, fatura) herhangi bir işlemin silinmesi halinde belge ile birlikte fiş hareketleri ekranından fiş hareketinin de silinmesi sağlanmaktadır.
Banka işlem tipi: kredi kartı olan bir işlem için taksit kapama işlemi bulunuyorsa belge ile birlikte fiş hareketlerinden bu işleme ait taksit kapamaların da silinmesi sağlanmaktadır.
İşlem tipi: kredi kartı olan bir banka işleminin taksit kapaması bulunuyorsa, banka kaydının ters kaydı alınırken önce taksit kapama işleminin ters kaydının alınması yönünde kural bulunmaktadır.
Çek/Senet işlemlerinin silinebilmesi için herhangi bir tahsilat/ödeme kaydının bulunmaması gerekmektedir.
Sabit kıymete ait muhasebeleştirilmiş bir alış faturasının silinebilmesi için, ilgili sabit kıymet kartına ait amortisman kaydının olmaması, sabit kıymet kartına ait transfer hareketi bulunmaması, satışı yapılmış bir sabit kıymet kartını içermemesi, içerisinde durumu pasif olan bir cari hesap tanımının olmaması ve ilgili faturaya ait fiş kaydının defterde beyan edilmemiş olması gerekmektedir.
Sabit kıymet kartına ait alış faturası sonrasında farklı bir depoya transfer hareketi gerçekleştiyse, başka bir transfer hareketi oluşturularak tekrar depoya alınması durumunda silme işlemi gerçekleştirilebilmektedir. Böyle bir durumda fatura ile birlikte ilgili tüm transfer hareketleri de silinmektedir.
Muhasebeleştirilmiş bir satış faturasının silinebilmesi için, içerisinde durumu pasif olan bir cari hesap tanımının olmaması ve defterde beyan edilmemiş olması gerekmektedir.
Tür bilgisi “Kağıt” olan her fatura için işlemler alanında sil (Silme işlemi toggle buton aktif ise) butonu görüntülenmektedir.
Tür bilgisi “e-Fatura” veya “e-Arşiv” olan faturalar için durum bilgisi kontrol edilmektedir. Durum bilgisi “Taslak” veya “Hata” olan faturalar için işlemler arasında “Sil” butonu görüntülenmektedir.
İrsaliyeli faturanın silinmesi durumunda irsaliyenin muhasebeleşmesiyle oluşmuş stok hareketleri ve seri no tarihçesi silinmeyecektir(kullanıcının irsaliyeyi silmesi durumunda stok hareketleri silinir). Bu kapsamda, ilgili fatura için kontroller yapılırken stok kontrolleri gerçekleştirilmemektedir(eğer fatura ile stok hareketi atılmamışsa, irsaliye seçildiği halde stok hareketi de varsa kontroller geçerli olacaktır).
Durum bilgisi; Red olan faturalar için İşlemler alanında Ayarlar ekranındaki Sil/Ters Kayıt parametrelerinden bağımsız olarak her zaman Ters Kayıt işlemi görüntülenecektir. Silme parametresi; aktif durumda kaydedilse bile hiçbir zaman Sil butonu bu alanda görülmeyecek, Ters Kayıt parametresi; pasif durumda olsa bile her zaman Ters Kayıt butonu bu alanda görüntülenmeye devam edecektir.
Herhangi bir faturada kullanılmamış, muhasebeleşmiş bir irsaliye için silme işlemi gerçekleştirildiğinde sistemde bu belgeye bağlı olarak oluşmuş tüm stok hareketleri silinmelidir. (Ters kayıt ve yeniden muhasebeleştirme işlemleri ile oluşmuş hareketler) Seri numaralı takip edilen stok kartları için seri numaraları tarihçeleri ve depolardaki stok bilgileri güncellenmektedir.
Dönem sonu işlemler için silme işlemi yalnızca dönem sonu işlemler ekranından gerçekleştirilebilmektedir.
Yansıtma ile oluşan kayıtlardan herhangi birinin silinmesi durumunda diğer kaydın da otomatik olarak silinmesi sağlanmaktadır. Aynı şekilde ilgili fiş kaydının ters kaydı alınmış ise yansıtma fiş kayıtları ile birlikte ters kayıtlar da ekranlardan otomatik olarak silinmektedir.
Mevcut bulunan kapanış fişinin silinebilmesi için, kapanış fişinden ileri tarihli açılış kaydı olup olmadığı kontrol edilmekte ve açılış kaydı silinmeden kapanış kaydının silinmesine izin verilmemektedir.
Bulunulan mali yıl içerisinde kapanış fiş kaydı oluşturulmadıysa açılış fiş kaydı silinebilmektedir.
Devir hareketinin silinebilmesi için ilgili sabit kıymet kartı için amortisman fiş kaydı, belge tipi: transfer olan sabit kıymet hareketi ve muhasebeleşmiş satış faturası bulunmamalıdır.
Amortisman hesabı yapılan sabit kıymet kartının seçili olduğu muhasebeleşmiş giden fatura bulunuyorsa satış işleminden sonra oluşturulmuş amortisman fiş kayıtlarının mevcut ise faturanın silinmesi engellenmektedir.
Amortisman fiş kayıtlarının silinebilmesi için en son ay için atılan fiş kaydından başlanarak silme işlemi gerçekleştirilmelidir. Silinmek istenen amortisman fişinden, ileri tarihli bir amortisman fiş kaydı bulunuyorsa silme işlemi engellenmektedir.
Amortisman fiş kaydının ters kaydı alındıktan sonra ters kaydın silinebilmesi için ters kaydı alınan ay da dahil olmak üzere ileri aylar için amortisman fiş kaydı atılmamış olmalıdır.
Adres ayarları tab’ı üzerinden firmanın adres bilgileri tanımlanmaktadır. Bu tab üzerinde Unvan/İsim, Soyad, Ad Eki, Orta İsim, Vergi Dairesi, Şehir, Cadde İsmi, Bina Numarası, Posta Kodu, Mersis No, E-posta, Ülke, TCKN/VKN, Sicil No, İşletme Türü, Web Site, İlçe, Bina Adı, Daire No, Adres Bölgesi, Telefon ve Fax Numarası bilgi girişleri yapılmaktadır.
Kullanıcı gerekli tanımlamaları yapıp “Kaydet” butonuna tıkladıktan sonra ayarlar kaydedilecektir.
Yetkili tanımlama tab’ı ilk açıldığında ekranın sağ üst köşesinde grid üzerinde listelenen tanımlı yetkililerin excel formatında dışa aktarılabilmesi için “Excel İndir” ve yeni yetkili tanımlanabilmesi için “Yeni Kayıt” butonları, Filtreler, Görünüm ve hemen altında tanımlı yetkililerin listelendiği grid bulunmaktadır.
Yetkili Tanımlama tab’ı ekranında “Yeni Kayıt” butonuna tıklandığında Yeni Giriş ekranı açılmaktadır. Gerekli tanımlamalar yapıldıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklandığında yetkili gridi üzerinde listelenecektir. “Vazgeç” butonuna tıklandığında ise yapılan hiçbir değişiklik kaydedilmeden ilk ekrana geri dönülmektedir.
Grid üzerinde listelenen tanımlı yetkililer için Güncelle ikonuna tıklandığında Güncelleme ekranı açılmaktadır. Yetkili bilgilerinin düzenlenmesini sağlamaktadır. Grid üzerinden Sil ikonuna tıklandığında kayıt silinmektedir.
Veri Ayarları tab’ı üzerinde 2 buton bulunmaktadır. Uygulama üzerinde tanımlı bütün verilerin silinebilmesi için “Tüm Verileri Sil” ve sistemde oluşan hareketlerin silinebilmesi için “Sadece Hareketleri Sil” butonu bulunmaktadır.
Defter oluşturabilmek için Defter Ayarları tab’ı üzerinden başlangıç tanımları yapılmaktadır. Bu alanda E-Defter Başlangıç Tarihi, Hesap Dönemi Başlangıcı, Yevmiye Sıra Numarası, Satır Sıra Numarası ve Defter Parçası Yıl Tekil Numarası bilgi girişleri yapılmaktadır.
E-Defter Başlangıç Tarihi: Defter kullanım başlangıç tarihini belirtmektedir.
Hesap Dönemi Başlangıcı: Defter döneminin başlangıcını belirtmektedir.
Yevmiye Sıra Numarası: Sisteme son yüklenen defterin yevmiye numarasını belirmektedir. Yıl ortasında defter kullanımına geçiliyorsa, manuel olarak ilk yüklenecek defterin hangi yevmiye numarasından başlaması gerektiği kullanıcı tarafından belirtilmektedir. Mali yıl başlangıcı ise (ocak ayı ise ) 0 olarak girilmelidir.
Satır Sıra Numarası: Sisteme son yüklenen defterin satır sıra numarasını belirmektedir. Yıl ortasında defter kullanımına geçiliyorsa, manuel olarak ilk yüklenecek defterin satır sıra numarasından başlaması gerektiği kullanıcı tarafından belirtilmektedir. Mali yıl başlangıcı ise (ocak ayı ise ) 0 olarak girilmelidir.
Defter Parçası Yıl Tekil Numarası: Sistem de oluşturulan defter parça sayısını belirtmektedir. Sistemde defter oluşturuldukça sistem tarafından güncellenmektedir.
Kullanıcı gerekli bilgi girişlerini yapıp “Kaydet” butonuna tıkladığında Defter Ayarları kaydedilmiş olacaktır.