Zamanı iyi yönetmek iş hayatının da, günlük hayatın da daha verimli olmasını sağlar. Gün bittiği zaman aslında o gün pekala da yapıp bitirebilecek işlerin hala yapılmamış olması bu şekilde engellenebilir. Zaman yönetimi yapabilen kişi depolanması, satın alınması, geri döndürülmesi mümkün olmayan bir kaynak olan zamandan en iyi, en doğru şekilde faydalanır. Hedeflerinize ulaşmak, kariyerinizde ilerlemek, görev ve sorumluluklarınızı eksiksiz olarak yerine getirmek ve bunların yanı sıra size zevk veren kişisel etkinlikleri de yapmak istiyorsanız zamanınızı iyi kullanmayı öğrenmeniz gerekir.
Zamanı verimli kullanmak için yapılması gereken şeylerden biri zamanın kötü kullanılmasına yol açan, onu tüketen kişisel tercihleri gözden geçirmektir. Sıklıkla gereksiz ve uzun telefon konuşmaları yapmak, insanlara “Hayır” diyememek, düzensiz ve dağınık olmak, toplantılarla çok fazla zaman kaybetmek, görev ve sorumlulukları doğru kişilerle paylaşmamak, kararsızlık, aşırı çalışarak bedeni ve beyni yıpratıp zayıf düşürmek, not tutmamak gibi etkenler zamanın ziyan edilmesine yol açar. İnsan zamanı iyi kullanamamasına yol açan unsurların hepsini ortadan kaldıramayabilir ama hemen her zaman kişisel düzeyde yapılabilecek bir şeyler vardır. Zaman paha biçilmez bir değerdir ve kullanımını şansa ve olayların akışına bırakmayıp planlamak gerekir. Elbette ki hayatta her şey insanların düşündüğü gibi gitmez, planlar, kontrol edemediğimiz olaylar yüzünden aksayabilir. Ama zaman yönetimi yapamayan insanlar için bu sıklıkla böyledir. Zamanını doğru planlayabilenler daha az aksaklık yaşar, daha çok iş çıkarır ve özel hayatlarına daha çok zaman ayırabilirler.
Etkili zaman yönetimi yapabilmek için kişinin önceliklerini belirlemesi, gün içinde yapması gereken işleri en önemli ve acil olanlardan daha az acil olanlara doğru sıralayarak halletmesi gerekir. Çalışma ortamı düzenli olmalıdır, çünkü bu kişinin aklının dağılmasını önler, zihnin de düzenli çalışmasını sağlar. Beklemekle zaman kaybetmek bazen zorunludur (Duraklar, kuyruklar vb.), bu sırada mümkünse bazı işleri halletmek faydalı olur. Örneğin telefondan maillerinize bakabilirsiniz. En verimli olunan saatleri tespit etmek ve işleri buna göre planlamak da işe yarar. Sırf toplantı olsun diye yapılan gereksiz toplantılara katılmamanın veya işyerinde bu tip toplantıları azaltmanın yolları aranabilir. Toplantıların doğru bir şekilde zamanlanması da zaman kaybını azaltabilir. Sabah saatlerinde başlayan toplantılar genelde daha uzun sürer. Öğle arasına veya mesainin bitmesine 1 saat kadar kala başlayan toplantılar ise, katılımcılar azalan zamanlarında gereksiz konuları ele almaktan kaçınacakları için daha kısa sürecektir.
Belki siz de birçok kişinin durumundasınız; yani zaman yönetimi yapmanız gerektiğinin, bunun işinize yarayacağının farkındasınız ama bu konuda bir türlü harekete geçmiyorsunuz. Oysa sadece 1 ayı kararlı ve düzenli bir şekilde kısa vadeli planlar yapıp bunları uygulayarak, işlerinizi küçük parçalara ayırarak, ertelemeyerek, zaman kaybetmenize yol açan günlük alışkanlıklarınızı belirleyip bunlardan vazgeçmeye çalışarak geçirseniz alacağınız sonuç hoşunuza gidecek ve durumu hep devam ettirmek, hatta daha da iyi hale getirmek isteyeceksiniz. Ama bunun için önce zamanınızı doğru kullanmaya başlamanız gerekiyor. Buna hemen başlamaya ne dersiniz?