Excel Services ve Excel Web Access'e giriş
Excel HizmetleriMicrosoft Office Excel 2007 çalışma kitaplarının (.xslx, xslb) kuruluşunuzda tutarlı bir şekilde etkileşimli rapor olarak kullanımını, paylaşımını, güvenliğinin sağlanmasını ve yönetilmesini kolaylaştıran Microsoft Office SharePoint teknolojisidir.
Excel Hizmetleri nedir?
Microsoft Office Excel Web Access nedir?
Excel Services ile Office Excel 2007 uygulaması bir arada nasıl çalışır?
Excel Hizmetleri içinde Excel çalışma kitabı ile etkileşim
Excel Services senaryoları
"Tek sürüm" oluşturma
Veriye güvenli bir yolla bağlanma
Excel Hizmetleri ve Bilgi Hakları Yönetimi
Excel Services'i diğer Karar Destek Sistemi özellikleri ile kullanma
Bir birleriyle ve bütün Excel Services tasarımı ile etkileşim kuran üç temel Excel Services vardır.
1. Excel Calculation Services (ECS) çalışma kitabını yükleyen ve tamamiyle güvenilir olarak Microsoft Office Excel 2007 ile hesaplayan, dış verileri yenileyen ve oturumları sürdüren bir "motordur".
3. Excel Web Services (EWS) bir geliştiricinin uygulama programlama arabirimi (API-application programmming interface) olarak Excel çalışma kitabına bağlı olan özel uygulamalar geliştirmek için kullanabileceği birkaç yöntem sunan Microsoft Office SharePoint Services'da barındırılan Web hizmetidir.
Excel Services Microsoft Office SharePoint Server 2007 uygulamasının bir bileşeni olduğundan denetleme, güvenlik, elektronik tablolara erişimin yönetilmesi gibi birçok SharePoint teknolojisi özelliklerinden, sunucu tabalı performans ve kullanıcı eklendiğinde ölçeklendirme yeteneklerinden yararlanabilirsiniz.
Microsoft Office Excel Web Accessnedir?
Excel Web Access, Excel Çalışma Kitabı'ndan verileri ve grafikleri görüntüleyen Web Bölümüdür ve Microsoft Office Excel ile sayfa sekmeleri, taslak düğmeleri, açılır oklar gibi benzer "görünüm ve izlenime" sahiptir, Web Bölümünü özelleştirmek için de birçok yol sunar.
1. Üst bölümde başlık ile bazı menülerin, komutların ve açılır listenin yer aldığı araç çubuğu bulunmaktadır.
2. Ana pencere Çalışma Sayfası görünümündeki bir veya daha çok çalışma sayfasını, Adlandırılmış Öğe görünümdeki grafik veya Excel tablosu gibi bir adlandırılmış öğeyi ve isteğe bağlı olarak da taslak alanını görüntüler.
3. Parametreler Görev Bölmesinde parametre etiketleri, veri girişi için metin kutuları ve isteğe bağlı olan her parametre hakkında daha çok bilgi sunan araç ipuçları vardır.
4. Alt bölüm veri yenileme iletilerini görüntüler.
Önce Office Excel 2007 uygulamasını kullanarak bir Excel çalışma kitabı oluşturmanız gerekmektedir ve ardından Excel Services'te söz konusu çalışma kitabını kaydedin. Aslında Office Excel 2007 uygulaması yazma aracıdır; Excel Services ise raporlama aracıdır.
1. Çalışma kitabı yazarı (genelde iş analisti) Excel çalışma kitabı oluşturmak, isteğe bağlı olarak görüntülemek üzere adlandırılmış öğeleri belirlemek ve isteğe bağlı olarak parametreleri tanımlamak için Office Excel 2007 uygulamasını kullanır.
2. Çalışma kitabı yazarı çalışma kitabını yönetileceği ve SharePoint yöneticisi tarafından korunacak Excel Services'teki belge kitaplığına (ağa veya Web klasörüne) kaydeder.
3. Çalışma kitabı yazarı ve diğer kullanıcılar çalışma kitabını kullanan rapor, Web Bölümü Sayfası, Karar Destek Sistemi panoları oluşturabilir.
4. Çoğu işletme kullanıcıları çalışma kitabına tarayıcıda görüntüleyerek erişebilir ve hatta çalışma kitabı dış veri kaynağına bağlıyken verileri yenileyebilir.
5. Uygun izinlerle işletme kullanıcıları çalışma kitabının geçerli durumunu ve sıralama ve filtre uygulama gibi geçerli oturumda yapılan etkileşimleri Excel çalışma kitabı olarak ya da anlık görüntü olarak sonraki çözümlemeler için istemci bilgisayara kopyalayabilir.
Excel çalışma kitabı ile Excel Services'te etkileşim kurma
Excel Services'te Excel çalışma kitabını düzenleyemezsiniz, ancak birçok şekilde verilerle iletişim kurabilirsiniz. Veriler hakkındaki özel, beklenmedik sorularınızı yanıtlamak için, aşağıdaki etkileşim özelliklerini kullanarak bilgi bulabilir ve görüntüleyebilirsiniz:
Çalışma kitabında verileri yeniden hesaplayarak en son formüllerin sonuçlarını görüntüleme.
Bir veritabanı veya bir Çevrimiçi Analitik İşlem (OLAP) küpü gibi bir dış veri kaynağından canlı veriyi yenileme.
Farklı çalışma sayfalarında, çalışma sayfası parçalarında veya çalışma kitabındaki bir grafik veya Excel tablosu gibi seçilen adlandırılmış öğelerde gezinme.
Verileri sıralama ve filtre uygulama.
Veri düzeylerini genişletme veya daraltma ve ÖzetTablo raporunda rapor filtresi kullanma
Bir formülün sonuçlarını güncelleştirmek veya basit durum çözümlemesi yapmak için parametreleri girerek geçici olarak hücre değerlerini değiştirme.
Web Bölümüne Filtre Uygula veya Liste Görünümü Web Bölümü gibi başka bir bağlı Web Bölümünden veri seçerek farklı sonuçları veya görünümleri pano veya Web Bölümü Sayfasında elde etme.
Not: Excel çalışma kitabını kopyalayabilir, bilgisayarınızdaki Excel 2007 uygulamada açabilirsiniz ve ardından durum çözümleme ve iyi biçimlendirilmiş yazdırma da dahil olmak üzere Excel'in bütün özellikleri kullanabilirsiniz.
Elbette Excel Services'te kullanabileceğiniz sayısız yol vardır. Ancak aşağıda Excel Services'i nasıl kullanabileceğinizi daha iyi anlamanıza yardımı olacak senaryoların örnek bir listesi vardır.
Karar destek sistemi panoları Şirketinizin en güncel finansal tablosu olarak çalışan birkaç şirket panosuna yürütme kurulu erişebilir. Şirket performansını sürekli değerlendirmek için, ana tablo aylık olarak satış hedefleri, hedef gelirler ve kar marjı gibi Temel Performans Göstergelerini (KPI) özetler. başka panolar farklı yatırım portföylerini değerlendirmenize yardımcı olmak üzere önemli finansal verilerin grafiklerini görüntülemek için ve geçerli ve yeni projeler için fidansal riski çözümlemenize yardımcı olacak pazar haberlerini özetler.
Pazar analizi bilgi sistemi Spor kıyafetleri malzemeleri satan bir şirketteki pazarlama bölümü cinsiyet, yaş, bölge, gelir düzeyi ve tercih edilen etkinlikler gibi temel nüfus bilgilerini özetleyen bilgileri tutar. Pazarlama bölümündeki çoğu çalışan isteğe bağlı olarak bilgisayarlarında Excel çalışma kitabı açabilir ve bütün verilerin "durum" çözümlemesini yapabilir veya iyi biçimlendirilmiş raporları yazdırabilir. Zamanla kullanıcılar paylaşmak üzere raporları diğerleri için kolayca ekleyebilir.
Profesyonel sporcu istatistikleri Büyük bir spor ligi organizasyonu oyuncuların performans ve maaşları ile ilgili geçmiş ve bugünkü istatistikleri paylaşır. Bu veriler satış yapmak, ve iş kontratlarını görülmek için kullanılır. Özellikle sezon öncesinde yeni raporlar ve çözümlemeler oluşturulur, gözden geçirilir ve sahipler tarafından paylaşılır.
Perakende mağazası karar aracı Bir perakende zinciri haftalık olarak satış noktalarını özetler ve tedarikçilerle, finans analizcileriyle ve yöneticilerle paylaşır. Raporlarda envanter altındaki geçerli öğeler, satış kategorilerine göre en çok satan 20 öğe, önemli dönemlik bilgiler, ve her mağazaya göre işlem hesapları bulunur.
Satış hesabı yönetim raporu sistemi Satış grubu en iyi satış elemanı, aylık satış hedeflerine ulaşma durumu, başarılı satış programları ve az çalışan dağıtım kanalları gibi önemli verileri yakalayan günlük bilgilendirme raporları grubuna erişir. başka raporlar bölge, ürün hattı ve ay ile haftalık satış telefonları, kapanan telefonlar gibi önemli değişkenlere göre satışları özetler. Tek tek satıcılar söz konusu raporları görüntülediğinde, sistem kullanıcı adına göre tanımladığından otomatik olarak yaptıkları satış sayısını görebilirler.
Mühendislik projesi günlük özeti Bir mühendislik grubu hata sayısı, talimatların durumu, ilerleme şemaları ve öncelikler gibi önemli proje zamanlama verilerini özetleyen Web Bölümü sayfası geliştirir ve ana kaynak ve kişilere bağlar. Bu veri proje veritabanları ve talimat listeleri gibi bazı dış veri kaynaklarından geri çekilir.
Özel finansal çözümleme hesap modeli Büyük bir finansal kurum özel bir fikri hak olan fiyatlandırma modelini araştırdı ve geliştirdi. Formül sonuçlarının bazı yatırım yöneticileri ile paylaşılması gerekiyor, ancak fiyatlandırma modeli gizli olmalı ve asla alenen açıklanmamalı. Söz konusu fiyatlandırma modeli son derece karmaşık ve hesaplamak vakit alıyor. Her gece fiyatlandırma modeli hesaplanıyor ve hızlı bir sunucuda oluşturulup güvenilir bir konuma kaydediliyor ve yalnızca uygun izni olanlar tarafından Web Bölümü Sayfasında görüntüleniyor.
Birçok kuruluşta belirli bir zamanda, genellikle de düzenli olarak önemli çalışma kitapları oluşturmanız gerekmektedir. Örneğin mali yıllar arasında satışları, envanterleri, gelirleri, karları karşılaştırmak için üzerinde anlaşılmış bir tarihte güvenli bir çalışma kitabı oluşturabilirsiniz. çalışma kitabının içindeki bilgilerin başka bir kullanıcı tarafından değiştirildiği ve hesaplardaki beklenmeyen farklılıkların ve sonuçların karar verirken karışıklığa neden olması konusunda endişelenmek istemiyorsunuz. Böyle zamanlarda bu, verilerin tutarlı görünümü olduğunu doğrulamak için, aynı çalışma kitabı raporunu başka kullanıcılarla karşılaştırdığınızda tek bir zaman dilimine (çalışma kitabının oluşturulduğu tarih ve saat) güvendiğiniz anlamına gelen "tek sürüm"ü oluşturma olarak adlandırılır.
1. Ana çalışma kitabında düzenli olarak güncelleştirilen ortalama finansal veriler bulunur.
2. Her mali çeyreğin sonunda çalışma kitabı yayımlanır.
3. "Tek sürüm" karar vermeyi ve mali çeyrekler arasında karşılaştırma yapmayı kolaylaştırır.
Güvenli bir şekilde verilere bağlanma
Excel Services'e kaydedilen bazı Excel çalışma kitapları için, bütün veriler çalışma kitabında saklanır. Excel Services'de verileri güncelleştirmek için, Excel çalışma kitabının yeniden kaydedilmesi gerekmektedir. Diğer çalışma kitapları için, veri tabanları veya OLAP küpleri gibi dış veri kaynaklarına bir veya daha çok bağlantı vardır. Söz konusu bağlantılarda bilgilerin nasıl bulunacağı, oturum açılacağı, sorgulanacağı ve dış veri kaynaklarına erişileceği hakkında bilgiler bulunur. Bu bağlantı bilgileri çalışma kitabında saklanabilmesine rağmen, özellikle birçok kullanıcı tarafında veriler paylaşıldığında ve bağlantının güncelleştirilmesi gerektiğinde genelde Office Veri Bağlantısı (.odc) dosyasında saklanır. çalışma kitabı yazarı veya yönetici Excel 2007 uygulamasını kullanarak bağlantı yazmak ve ardından bağlantı bilgisini bir .odc dosyasına vermek için bağlantı bilgisi oluşturabilir.
Veri Bağlantısı Kitaplığı (Data Connection Library-DCL) güvenilir konum kitaplığı olarak tanımlanan ve .odc dosyalarının saklanmasını, korunmasını paylaşılmasını, ve yönetilmesini kolaylaştıran özel bir SharePoint belge kitaplığıdır. Örneğin, bir yöneticinin veritabanını sınama sunucusundan ürün sunucusuna taşıması veya verilere erişen bir sorguyu güncelleştirmesi gerekebilir. DCL'ye kaydedilmiş bir .odc dosyasını kullanarak bağlantı bilgisinin yönetimi kolaylaşır ve kullanıcının verilere erişimi bütün çalışma kitapları aynı bağlantı dosyasını ve yenileme bağlantısını kullandığından ister istemci veya isterse de sunucu bilgisayarda olsun daha verimlidir ve söz konusu bağlantı dosyasına en güncel değişiklikleri alır. Office SharePoint Server kurabilir ve kullanıcının istemci bilgisayarını otomatik olarak bağlantı dosyasında yapılan değişiklikleri tespit edecek ve bağlantı dosyasının en güncel şeklini kullanacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
Daha fazla bilgi için Microsoft Office Excel 2007 Yardım sistemine ve Office SharePoint Server Yönetim Merkezi Yardım sistemine bakın.
Excel Services ve Bilgi Hakları Yönetimi
Bilgi Hakları Yönetimi (IRM) Microsoft Office belgesinde gizliliğin korunmasını sağlamanın ve hassas bilgilerin uygun kişilerce görüntülenmesini sağlamanın bir yoludur. Örneğin, üç aylık dönemlere ait finans verilerini, veriler mali durum tablosunda alenen verilmeden bir ay önce yalnızca yönetim kurulunun seçilen üyelerine rapor etmek isteyebilirsiniz, böylece halkla ilişkilerin yanıtlarını hazırlamak ve işle ilgili doğru kararları almak için vakit kazanırlar.
Windows SharePoint Services Sürüm 3.0 veya sonraki sürümü belge kitaplığındaki IRM'yi, ve söz konusu kitaplıktaki bütün belgeleri (tek tek bu belgelerde IRM etkinleştirilsin veya etkinleştirilmesin) destekler, geçerli belge IRM etkin olur.
Excel Services IRM'nin etkinleştirildiği Excel çalışma kitaplarının yüklenmesini desteklemez ve IRM'nin etkinse veya IRM'nin etkin olduğu bir çalışma kitabından geliyorsa Excel çalışma kitabını Excel Services'e yüklemez. Ancak IRM'den yararlanmak istediğinizde, Excel çalışma kitabını Excel Services'te IRM'siz yükleyebilir ve çalışma kitabını anlık görüntü olarak açıp ardından IRM'nin etkinleştirildiği belge kitaplığına anlık görüntüyü kaydedebilirsiniz.
Excel Services, tek tek, ekip halindeki veya bütün kurumların kullanabileceği topluca Karar Destek Sistemi olarak adlandırılan Office SharePoint özelliklerinin toplamının bir kısmıdır. Bu özellikler birlikte çalışmak ve hızlı destek vermek üzere tasarlanmıştır ve çeşitli veri kaynaklarına erişebilen (genellikle kod kullanmadan) özelleştirilen karar araçlarının hızlı gelişimidir.
Rapor Merkezi çeşitli Karar Destek Sistemi verileri ve nesnelerine merkezi konum sağlar ve raporları,listeleri, Web Bölümlerini, Web Bölümü Sayfası şablonlarını ve .odc dosyalarını saklamak için özel belge kitaplıkları bulundurur. Rapor Merkezi içinde kullanıcılar kategorileri kullanarak öğeleri aratabilir, ilerideki raporların takvimini görüntüleyebilir ve ilgili gördükleri raporlara üye olabilirler.
Varsayılan olarak, Rapor Merkezinde yayımlanan ve belge kitaplığına kaydedilen Excel çalışma kitabı tarayıcı görünümünde açılacak şekle tek tıklatmayla etkinleştirilir. Bu şekilde çalışma kitabını Web Bölümü Sayfasına eklemeden görüntülemenin en elverişli yoludur.
KPI Listesi Web Bölümü
KPI Listesi Web Bölümü verileri SharePoint listelerinden, Excel çalışma kitaplarından, Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services'ten veya elle veri girişinden alıp ardından ölçülebilen hedeflere doğru yapılan ilerlemenin miktarını aktaran görsel ipucu olan Temel Performans Göstergesi'ni (KPI) görüntüler. KPI kullanarak kolayca aşağıdaki soruların yanıtlarını görselleştirebilirsiniz:
Önümde ve arkamda ne var?
Ne kadar ileride veya gerideyim?
Tamamladığım en düşün oran nedir?
Kullanıcılar görsellik arkasındaki ayrıntıları görmek için listede ayrıntılara gidebilir. Örneğin, KPI'nin durumu kırmızı olduğunda (sorun olduğunu gösterir) KPI'yi tıklatmak otomatik olarak kullanıcıyı zaman içindeki KPI'ın eğiliminin nasıl olduğunu, eşikleri ve KPI'nin geçerli durumuna karar vermek için kullanılan verileri gösteren rapor sayfasına götürür.
Elde etmeye çalışılan hedefler bağlı olarak her iş alanı farklı KPI türünü izlemeyi tercih edebilir. örneğin, müşteri memnuniyetini arttırmak için, çağrı merkezi daha kısa süre zarfında belirli sayıda çağrıyı cevaplandırmayı tercih edebilir. Aylık yapılan satış aramalarının sayısı gibi performans hedeflerini koymak için satış bölümü KPI kullanabilir.
Web Bölümlerine Filtre Uygulama ve Filtre Uygula Düğmesi
Diğer Web Bölümlerinde görmek istediğiniz veri alt kümelerini görüntülemek için Web Bölümlerine Filtre Uygula'yı ve filtre işlemlerini gerçekleştirmek için isteğe bağlı olarak Filtre Uygula Düğmesi'ni kullanabilirsiniz. Örneğin, veri kaynağı bütün bir ülke /bölge için birden çok ürünün beş yıllık geçmişini bulundurabilir. Web Bölümlerine Filtre Uygula ve Filtre Uygula Düğmesi'ni kullanarak birkaç Excel Web Access Web Bölümünde aynı anda yalnızca tek bir satış bölgesi, ürün, geçerli yıl için kalıcı verileri görüntüleyebilirsiniz.
Office SharePoint Services'te gerek duyduğunuz bilgileri doğru olarak görüntülemek üzere bir sayfadaki bir veya daha çok Web Bölümünün içeriğini değiştirmek için b,r veya daha çok değeri seçmenizi veya girmenizi sağlayan farklı Web Bölümlerine Filtre Uygula seçenekleri vardır.
daha fazla bilgi için bkz:Web Bölümlerine Filtre Uygulamayı Excel Web Access'e Bağlama.
Office Shared Services Panoları
Microsoft Office SharePoint Server 2007 Panoları durumu aktarmak, eğilimleri gözlemlemek, sorun ve fırsatları öngörmek, karar vermek ve eylemem geçmek için kullanılan (genellikle grafik veya çizimlerle) araçlardır. Pano raporlar, ölçü birimleri, Temel Performans Göstergeleri (KPI) gibi bilgileri farklı veri kaynaklarından görüntüleyen Web Bölümü Sayfasıdır.
Varolan Web Bölümlerini hızlıca bağlamak, Web Bölümlerini eklemek veya kaldırmak ve sayfanın görünümünü özelleştirmek için Pano şablonunu kullanarak kendi panonuzu oluşturabilirsiniz.
Aşağıdaki Web Bölümlerine Pano şablonları eklenebilir.
Excel çalışma kitabını, seçili çalışma sayfalarını veya adlandırılmış aralık veya grafik gibi adlandırılmış öğeyi görüntüleme.
KPI grafiğini ve arkasındaki verileri görüntüleme.
Filtre (ve Filtre Uygula düğmesi)/
Verilere nasıl filtre uygulanacağı ve filtre işleminin gerçekleştirileceğini belirtme.
İlgili sayfalara bağlama.
Planlar ve durum hakkındaki bilgileri açıklama.
Pano hakkında temasa geçilecek kişinin adını listeleme.