ZAMAN YÖNETİMİLive A+
Genel, İş Hayatı, Kişisel Gelişim 25 Ağustos 2014
Zaman, “sağlık” ile birlikte, modern insanın en değerli ve yoksunluğunu, yetersizliğini en çok çektiği varlıklarından biri. Günümüzde, şehir hayatında artan imkanlara, artan alternatiflere, -birçokları için- iyileşen maddi koşullara kıyasla, en çok azalan varlıklardan biri “zaman” olarak görünüyor. “Bir gün” bundan yüz yıl önce de 24 saatti, bugün de 24 saat. Ancak teknoloji, aletler, sistemler artıyor olmasına rağmen, çalışan insanın, kişisel ya da iş hayatı ile ilgili bir günde yapması gerekenler, azalmıyor tam tersine artıyor.
Neredeyse yarım asır önce aya giden uzay aletlerini yöneten bilgisayar sistemlerinden daha kuvvetli bilgi işlem ekipmanlarını artık cebimizde taşıyoruz. Evlerimizde, ofislerimizde, çok daha kuvvetli bilgisayarlar kullanıyoruz. Bu bilgisayarlar ile her an her yere bağlıyız, her türlü bilgiye anında ulaşma imkanına sahibiz. Ancak bu aletler bir yandan bazı işlerimizi daha kolay yapmamızı sağlarken, diğer yandan da bazı yeni “iş” lerin de ortaya çıkmasına sebep oluyor. Öyle ya, bundan yirmi yıl önce gecenin bir saatinde e-mail’imizi kontrol etmemiz gerekmiyordu. Ya da tuvalete gitmeden önce bir el Candy Crash oynamak, arkadaşımızdan duyduğumuz güzel bir sözü Twitlemek, öğlen yediğimiz yemeğin resmini Instagram’a yüklemek veya Facebook sayfamızda paylaştığımız bir komik videoya yorum yapan hınzır arkadaşımıza cevap vermek gibi “ihtiyaç” larımız yoktu. Evet, teknoloji bir yandan bize zaman kazandırırken, bir yandan da daha fazla zaman ihtiyacına sebep oluyor.
Öte yandan zaman eksikliği, modern hayata ayak uydurmaya çalışan insanlara başarısızlık, yetersiz hissetme, mutsuzluk, stres ve dolaylı yollardan da olsa bir diğer önemli değerimiz olan “sağlık” ile ilgili problemler olarak geri dönüyor. Bu durum da bir şekilde görünmez bir kısır döngü yaratıyor ve zaman yetmediği için ortaya çıkan problemleri çözmek daha çok zaman gerektirmeye başlıyor.
Bu noktada “Zaman Yönetimi” kavramı, hayatın temposunun artmasına paralel olarak popülerleşen ve gün geçtikçe daha çok kişinin daha yeni yöntemlerle ihtiyaç duymaya başladığı bir kavram olarak hayatımızdaki önemini arttırıyor. Eskiden sadece işimizi veya bütçemizi yönetmeye ihtiyacımız varken, artık zamanımızı da yönetmemiz, hem de iyi şekilde yönetmemiz gerekiyor.
Tıpkı “Diyet” planlarında olduğu gibi, “Zaman Yönetimi” yöntemlerinde de gün geçtikçe çeşitler, alternatifler, moda yöntemler, farklı disiplinler önümüze çıkıyor.
Farklı disiplinlere ait de olsalar, Zaman Yönetimi ile ilgili uzmanların ortak noktalarda buluştuğu bazı tavsiyeler de mevcut. Birçok uzmanın süzgecinden geçmiş ortak kazanımlar olan bu tavsiyelere kısaca göz atalım:
(görsel © spinsucks.com)
Öncelikle, “zaman” ınızı harcayacağınız şeyin ne olduğunu sizin belirliyor olmanız, zamanınızı iyi yönetmenin en önemli başlangıç noktasıdır. Bazı uzmanlar buna çok temelden, “değerler” inizi, “kim olduğunuzu”, “hayattaki amacınızı” tanımlamaktan başlıyorlar. Bazılar ise sadece o gün ya da o zaman diliminde yapılacak işleri belirlemenin yeterli olacağını düşünüyorlar. Sonuç olarak, yönetmeye talip olduğunuz zamanınızı ne için harcayacağınızı bilmek o zamanı daha iyi, daha kolay ve daha verimli yönetmenizi sağlayacaktır. İşleriniz ya da konumuza daha uygun bir söylemle, “Zaman” sizi yönetmesin. “Siz” onu yönetin. Yani, “Nasıl” yaptığınızdan önce “Ne” yaptığınıza karar vermeniz gereklidir.
2. Önceliklerinizi Belirleyin:
“Ne” yapacağınıza karar verdiğinizde, doğal olarak elinizde tek bir maddeden oluşacak bir listeniz olmayacaktır. Listenizde birkaç madde de olsa, onlarca yapmanız gereken iş olduğuna da karar vermiş olsanız, bunların önceliklerine karar verilmesi gereklidir. İşlerinizi mutlaka önceliklendirmelisiniz.
Öncelik belirlerken herkes kendine göre bir yöntem kullanabilir.
Uzmanlardan bazıları yapılacak işleri “önemli” ve “daha az önemli” olarak iki kategoriye ayırmayı yeterli bulurken, bazı uzmanlara göre bu kategorilerin sayısı daha fazla olmaktadır.
Örneğin, gelmiş geçmiş en popüler Kişisel Gelişim sistemlerinden biri olan “7 Habits of Highly Effective People” da (“Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı”) Stephen Covey, işleri “Önemli / Önemsiz” ve “Acil / Acil Değil” şeklinde kategorize etmeyi, “Önemli ve Acil” kategorisindeki işlere en büyük önceliği vermeyi ve mümkünse Proaktif bir yaklaşım sergileyerek “Önemli” işleri daha “Acil” hale gelmeden önce bitirerek bu kategoriye hiçbir iş kalmamasını sağlamayı salık vermektedir. Covey’e göre ne Önemli ne de Acil olmayan işlerle ise hiç zaman kaybedilmemelidir.
Covey’inkine benzer olmakla birlikte, bir başka yaklaşım, işleri şöyle kategorize etmeyi tavsiye eder:
A- Yapılmak zorunda olunan işler
B- Yapılması gereken işler (daha az önemli ve etkisi daha zayıf olanlar)
C- Yapılabilecek işler
D- Delege edilebilecek işler
E- Elenebilecek (Eliminate) işler
Bu sisteme göre, E’lerle asla ilgilenilmemeli, D’ler yapabilecek başkalarına aktarılmalı, geri kalanlar da kendi önem derecelerine göre sıraya sokularak yapılmalı. Yani asla B’leri bitirmeden bir C ile ilgilenilmemeli. Planlamayı kolaylaştırmak için de aynı kategorideki işlerin kendi aralarında bir öncelik sırasında olması hayatı kolaylaştıracaktır.
Zaman Yönetimi’nin belki de en önemli parçası olan “Öncelik Belirleme” de her birey kendine özgü yöntemi mutlaka belirlemelidir.
Bir önceki maddede anlatılan “Önceliklendirme” işlemi ne kadar başarılı yapıldıysa, işler ne kadar rafine kategorize edildiyse, planlamanın yapılması da o kadar kolay olacaktır.
Yaptığınız öncelik sırasına göre en önemli, acil, öncelikli işleriniz başta olmak üzere gününüzü, haftanızı, zamanınızı planlamalısınız.
Yine Stephen Covey’e referans vermek gerekirse önemli işler planlandıktan sonra daha küçük ya da önemsiz işler kendilerine mutlaka yer bulacaklardır. Covey’in ünlü “Big Rocks” demonstrasyonu konuyu çok net görselleştirmektedir.
Covey, bir seminerinde bir izleyicisini sahneye davet etmekte ve bir grup çakıltaşını (ki bunlar az önemli işleri temsil etmektedir) bir günümüzü temsil eden bir kavanoza boşaltmasını ister. Sonrasında biraz daha önemli işleri temsil eden biraz daha irice taşlar da aynı kavanoza boşaltılır. Son olarak da çok acil ve önemli işleri temsil eden en büyük kayaların aynı kavanoza sığdırılması istenir. Tabii ki sığmazlar.
Sonrasında aynı deney ters sırada tekrarlanır. Önce aynı miktarda en büyük kaya, sonra biraz daha küçükleri ve en son da çakıltaşları aynı kavanoza rahatça sığarlar. Yani, kavanozumuza önce “Büyük Kayaları” koyar ve onları kıpırdatmazsak küçüklerin yerleşmesi mümkün olacaktır.
Uzmanlar ayrıca planlama yaparken her bir iş için gerçekçi sürelerin de planlamaya dahil edilmesini tavsiye etmekteler. Planladığınız bir işin belirli bir bitiş süresini dikkate alarak o iş üzerinde çalışmak işin veriminin artmasına da destek olacaktır.
Planlama konusunda son bir tavsiye de, planlama yaparken planlanan zaman diliminin tamamının doldurulmaması yönündedir. Örneğin bir gündeki 8 iş saatinizi planlıyorsanız, planınıza en fazla 5 saatlik iş eklemeniz, planladığınız bazı işlerin bir sonraki güne ertelenmesini önleyecektir. Yukarıda da belirttiğimiz gibi beklenmeyen işler her zaman olacaktır. Küçük çakıl taşlarına biraz yer ayırmakta fayda var.
Yapılan işin önemi ne olursa olsun, o işe odaklanmanın, işin daha hızlı ve daha kaliteli şekilde yapılmasına olan katkısı yadsınamaz. Yani ne kadar odaklanırsanız o kadar iyi sonuç elde edeceksiniz. Bir işle ilgilenirken, odaklanmanızı etkileyecek faktörlerden uzak durmalısınız. Mümkünse e-mail ve sosyal medya bildirimleriniz kapalı olmalı. İşinizin önemine göre telefonunuzun sesini bile kapatmayı değerlendirebilirsiniz. Tamam, hayat artık eskisinden hızlı akıyor ve birçok alanda hayatın hızına yetişmeye çalışıyoruz, ancak yapmakta olduğunuz işin, odaklanmanızı kaybetmenizden dolayı gereksiz yere kesintiye uğraması da o çok değerli zamanınızdan geri döndürülemeyecek kıymetli dakikaları, saatleri belki de günleri kaybetmenize sebep olacaktır. Bu yüzden yüksek odaklanma size yüksek kaliteli sonuçlar sağlayacaktır.
Odaklanmadan çalışmak, ki buna “yarı zamanlı çalışma” diyebiliriz, hem yapacağınız işin kalitesini düşürecek hem de sonuca daha geç ulaşmanıza sebep olacaktır. “Yarı Zamanlı” değil “Tam Zamanlı” çalışmayı alışkanlık haline getirin.
5. Her Seferinde Tek Bir İş
Her ne kadar aynı anda birkaç işi yapmak daha verimli çalışmakmış gibi görünebilse de aslında durum öyle değil. Verimi arttıran en önemli etkenlerden biri bir önceki maddede anlattığımız “odaklanma” nın sağlanmasından geçmektedir. Aynı anda birden fazla iş yapmaya çalıştıkça, birden fazla konuya odaklanmanız gerekecektir ki bu mümkün değildir. Araştırmalar, odağın bir konudan başka bir konuya geçişinin belli bir zaman aldığı ve beyninizin bunun için ciddi bir enerji harcadığını göstermektedir. Dolayısı ile odağın sürekli bir noktadan başka bir noktaya yönlenmesi, beyninizin daha fazla çalışması, çok daha çabuk yorulması, zihninizin berraklığını kaybetmesi ve kısa süre sonra hatalı kararlar almaya başlamanıza sebep olacaktır.
Bu sebeple, “multiprocessing” den (veya “multitasking”) mümkün olduğunca uzaklaşıp bir seferde tek bir işe odaklanarak o işi bitirdikten sonra diğer bir işe geçmek zamanınızı daha iyi yönetmenizi sağlayacaktır.
Bu 5 önemli davranışı alışkanlık haline getirdiğinizde, zamanınızı daha iyi yönetir hale geldiğinizi göreceksiniz. Ancak bu önemli maddelerin dışında da aşağıda bazılarını bulacağınız ipuçlarından faydalanarak veriminizi arttırmak mümkün olacaktır.
– Günleri planladığınız gibi, işlerin de kendi içinde planlaması için zaman ayırın. Başlayacağınız bir işe direk girişmektense, önce o işi nasıl kotaracağınızı kafanızda belirlemek için zaman ayırmanız işi daha verimli ve kısa sürede tamamlamanıza katkıda bulunacaktır. İşi yaparken nasıl yapılacağını düşünmek sizi yavaşlatır.
– Önemli toplantılarınızı ve stratejik kararlarınızı zihninizin daha berrak olduğu sabah saatlerinde yapmaya çalışın. Saatler ilerledikçe yorgunluk ve stresin artışı yanlış düşünmenize sebep olabilir.
– Devasa işlerinizi tek parça halinde değil, küçük parçalara bölerek yapmaya çalışın. Kavanoza yerleştirmeye çalıştığınız kaya ne kadar büyük olursa, onu yerleştirmesi de o kadar zor olacaktır. Kayayı küçülttüğünüz ölçüde yönetmeniz de kolaylaşacaktır.
– İşlerin arasında mutlaka küçük soluk alma boşluklarınız olsun. Bu boşluklarda sosyal medya hesabınızı kontol edebilir, gazeteye göz atabilir ya da yapmanız gereken önemsiz telefon konuşmalarınızı tamamlayabilirsiniz.
– Her gün için “mutlaka bitirilmesi gereken” bir iş belirlemek sizi motive edecektir.
– Dünü dünde bırakın. Bir önceki günün sonuçları elbette ki yeni günün planlamasında etkili olacaktır. Ancak biten günün sayfasını kapatıp yeni günü sıfırdan planlamak, dünün başarısızlık ya da sıkıntılarının bugünü etkilememesini sağlayacaktır.
– Not almayı günlük hayatınızın bir parçası haline getirin. Hafızanız ne kadar kuvvetli olursa olsun herşeyi hatırlamak mümkün değildir. Notlar almak hayatınızı kolaylaştırır. Çalışma sisteminize ve karakterinize uygun not alma yönteminizi geliştirin ve buna mümkün olduğu kadar sadık kalmaya çalışın. Bu sistem bir not defteri ya da ajanda kullanmak da olabilir, elektronik ortamda not almayı ve verimliliği arttırmayı sağlayan bir uygulamadan destek almak da olabilir.
Zaman planlaması ile ilgili anlatılan bu yöntemlerin hemen hemen tamamını özel hayatınızda da rahatlıkla kullanabilirsiniz. Ayrıca, zamanınızı doğru planlama alışkanlığı edinmek, iş hayatınızda daha iyi sonuçlara daha hızlı şekilde ulaşmanızı sağlayacaktır. Bu durumun size getireceği memnuniyet ve tatmin, hem diğer işleriniz için motivasyon sağlayacak, hem de özel hayatınızı daha iyi yaşamanızı sağlayacaktır.
Etiketler: İş Hayatı, Planlama, Verimlilik, Zaman, Zaman Yönetimi, Zaman Yönetimi İpuçları
Pingback: Çokgörevlilik Beyninizi Nasıl Öldürüyor | LiveAPlus on 12 Kasım 2014