Danışmanlık Modülleri İçDen'e Yüklenmiştir - 25.03.2016
DANIŞMANLIK FAALİYETLERİNE İLİŞKİN İÇDEN KAPSAMINDA YAPILAN GELİŞTİRMELER
Danışmanlık faaliyetlerinin İçDen kapsamında yürütülmesine yönelik yapılan çalışmalar tamamlanmıştır.
Kamu İç Denetim Rehberinde belirtildiği üzere danışmanlık faaliyetleri kapsamına göre;
Geniş kapsamlı danışmanlık faaliyetleri; Bir haftadan fazla bir süre denetim kaynağı kullanımını gerektiren kolaylaştırıcılık faaliyeti ya da öneri geliştirme gibi sonucunda spesifik çıktıların üretilmesini amaçlayan danışmanlık faaliyetleridir.
Ayrıca Kamu İç Denetim Rehberi Ek-20’de Danışmanlık Raporu düzenlenecek olan danışmanlık görevleri geniş kapsamlı danışmanlık görevleri olarak kabul edilmektedir.
Dar kapsamlı danışmanlık faaliyetleri; Kısmi mevzuat değişikliklerine görüş verilmesi veya eğitim faaliyetleri ya da çeşitli proje toplantılarına gözlemci statüsünde katılma gibi çok kısa süreli ve detaylı bir raporlama gerektirmeyen danışmanlık faaliyetleridir.
1. Geniş Kapsamlı Danışmanlık Faaliyeti
Geniş kapsamlı danışmanlık faaliyetlerine ilişkin İçDen’de yer alan modüllerin ekran görüntüsü aşağıda yer almaktadır.
1.1. Danışmanlık Kaynağının Belirlenmesi
“Denetim Stratejisi”-“Kaynak Tahsisi” bölümünde yer alan “Danışmanlık” bölümü, hem geniş hem de dar kapsamlı danışmanlık faaliyeti için ayrılacak denetim kaynağını göstermektedir.
1.2. Danışmanlık Görevinin Girişi
Geniş kapsamlı danışmanlık faaliyetlerinin girişi denetim faaliyetleri gibi “Denetim Alanları” modülünden yapılmakta ve buradan da “Denetim Planı” ve “Denetim Programı” modüllerine yansımaktadır. Geniş kapsamlı danışmanlık faaliyetlerine ilişkin “Başlama Tarihi”, “Bitirme Tarihi”, “Denetim Türü/Danışmanlık”, “Başkan”, “Gözetim Sorumlusu”, “İç Denetçiler” gibi bilgiler “Denetim Programı” modülünün “Denetim” sekmesinden girilir.
1.3. Program Dışı Danışmanlık Faaliyeti
Yıl içerisinde ortaya çıkabilecek olan danışmanlık faaliyeti ihtiyaçlarına ilişkin girişler ise “Program Dışı Denetim/Danışmanlık” modülünden gerçekleştirilir ve Denetim Programında yer alan danışmanlık faaliyetleri gibi “Denetim/Danışmanlık Görevleri” bölümünden yürütülür.
1.4. Danışmanlık Görevinin Başlatılması
Denetim faaliyetlerinde olduğu gibi danışmanlık faaliyetlerinde de, “Denetim/Danışmanlık Seç” bölümünden yürütülecek olan danışmanlık faaliyeti seçilmek suretiyle İDB Başkanı tarafından “Danışmanlık Başlatma” modülünden ilgili danışmanlık faaliyeti başlatılır.
1.5. Mutabakat Metninin İncelenmesi
Danışmanlık faaliyetlerinin ilgili birim ile hazırlanacak olan mutabakat metnine dayalı olarak yürütülmesi esas olup söz konusu metin “Ön Çalışma” modülünün “Dosyalar” sekmesinden eklenebilmektedir.
1.6. İzleme Yapılıp Yapılmayacağına Karar Verilmesi
“Danışmanlık” sekmesinde ise İDB Başkanının yetkisinde olan ve mutabakat metnine dayalı olarak ilgili danışmanlık faaliyetinde izleme yapılıp yapılmayacağına göre “İzleme Var”, “İzleme Yok” seçenekleri yer almaktadır.
1.6.1. İzleme Yapılması
“Ön Çalışma” modülünde bulunan ve İDB Başkanının yetkisinde olan “İzleme Var” seçeneğinin işaretlenmesi durumunda aşağıda yer alan modüller ekrana gelecektir.
Ancak, Ön Çalışma modülünde Başkan tarafından seçilen “İzleme Var” veya “İzleme Yok” seçeneği ihtiyaç olması halinde Danışmanlık Raporunun tamamlanması sonrası yine Başkan tarafından güncellenebilmektedir. Örneğin, ön çalışma modülünde izleme yapılacağı mutabakat metninde belirtilen bir danışmanlık görevinde önerilerde mutabakata varılamaması sonucunda izleme yapılmamasına karar verilmesi durumunda Danışmanlık Raporu modülünde “İzleme Yok” seçeneği işaretlenerek ilgili danışmanlık faaliyeti için izleme yapılmaktan vazgeçilebilir.
1.6.2. İzleme Yapılmaması
Mutabakat metnine dayalı olarak danışmanlıkta izleme yapılmamasına karar verilmesi ve “İzleme Yok” seçeneği işaretlenmesi durumunda izlemeye ilişkin modüller ekranda görüntülenmeyecektir.
Böylece, “Risk Güncellemesi ve Danışmanlığın Kapatılması” modülüyle beraber danışmanlık faaliyeti sona erecektir.
1.7. Risk Kontrol Matrisi
Danışmanlık faaliyeti, genel olarak denetim faaliyeti gibi yürütülmekle birlikte risk kontrol matrisine risk ve kontrol eklemek zorunlu değildir. Ancak risk ve kontrole bağlı olmaksızın en az bir test eklenmesi gerekmektedir. Ancak, Danışmanlıkta risk kontrol matrisine risk ve kontrol eklenmediği durumda, rapor sonrası risk güncellemesi ve izleme sonrası risk güncellemesi modüllerinde Başkan herhangi bir güncelleme işlemi yapmadan “Tamamla” diyerek bir sonraki aşamaya geçebilir.
1.8. Risk Güncelleme
Risk kontrol matrisine risk ve kontrol eklendiği durumda denetim faaliyetlerinde olduğu gibi Başkan tarafından rapor sonrası ve izleme sonrası risk güncellemesi yapılacaktır.
Bulguların paylaşılması modülü Rehbere uygun olarak “Tespit ve Değerlendirmelerin Paylaşılması” olarak değiştirilmiştir. Tespit ve değerlendirmelerin oluşturulması aşamasında diğer unsurların (neden, risk ve etkileri, kriter, sorumlu kişi ) girişi zorunlu değildir.
2. Dar Kapsamlı Danışmanlık Faaliyeti
2.1. Danışmanlık Görevinin Girişi
Dar kapsamlı danışmanlık faaliyetlerinin girişleri Başkan tarafından “Denetim Programı” modülünün “Denetim Dışı” sekmesinden gerçekleştirilecektir. Bu sekmede aynı zamanda “İçDen Girişinden Sorumlu Denetçi” de belirlenecektir.
2.2. Danışmanlık Görevinin Başlatılması
“Denetim Dışı” sekmesinden girişleri yapılan dar kapsamlı danışmanlık faaliyetleri Denetim Dışı Görevler bölümünde yer alan “Denetim Dışı Görev Başlatma” modülünden başlatılacaktır. Bu modüle girişler “İçden Girişinden Sorumlu Denetçi” tarafından gerçekleştirilecektir.
2.3. Danışmanlık Görevinin Yürütülmesi ve Tamamlanması
“Denetim Dışı” sekmesinden girişleri yapılan dar kapsamlı danışmanlık faaliyetleri Denetim Dışı Görevler bölümünde yer alan “Denetim Dışı Görev Çalışması” modülünden yürütülecek ve tamamlanacaktır. Bu modüle girişler “İçDen Girişinden Sorumlu Denetçi” tarafından gerçekleştirilecektir. Denetim Dışı Görev Çalışması modülünde çalışma kağıtlarının yanısıra dosya ekleyebilme imkanı da mevcuttur.
2.4. Program Dışı Danışmanlık Faaliyeti
Yıl içerisinde ortaya çıkabilecek olan dar kapsamlı danışmanlık faaliyetleri ihtiyaçlarına ilişkin girişler ise “Program Dışı Diğer Görevler” modülünden yapılacak ve “Denetim Dışı” sekmesine girilen dar kapsamlı danışmanlık faaliyetleri gibi “Denetim Dışı Görevler” bölümünden başlatılacak, yürütülecek ve tamamlanacaktır.
Hem dar kapsamlı hem de geniş kapsamlı danışmanlık faaliyetlerinin yürütülmesinde “Denetim Görüşü” modülü kaldırılmıştır.
Bundan böyle İçDen kullanan idarelerde danışmanlık faaliyetleri de sistem üzerinden yürütülebilecektir.