SATINALMA KAÇAKLARINI ÖNLEME
Perakende sektörü Deloitte 2013 Raporuna göre 311 Milyar Dolara ulaştı. Yine aynı rapora göre Gıda Perakendeciliğinin payı %44, bu pay içinde organize gıda perakendeciliği ise %55’lik bir orana sahip. Bu oranlar ile organize gıda perakendeciliğinin 75 milyar dolarlık bir hacmi aştığını söyleyebiliriz. Bu verilere ekleyebileceğimiz bir diğer veri ise geleneksel yapının (yerel bakkalların veya şubesiz marketlerin) giderek kaybolduğudur. (2007 72.5%, 2011 50%, 2013 44%)
Organize gıda ve gıda dışı tedarikçileri ile (ki bu firmalar genelde üreticilerdir) bu organize perakende şirketleri birbirine bağlayan ise perakende şirketlerinin satınalma departmanıdır
Verdiğimiz bu bilgileri aklımızda tutarak, tedarikçiler ve satınalma departmanlarının ilişkilerine bakarsak; Satınalma departmanının asıl amacı mağaza reyonlarına ürün yerleştirmektir. Burada tedarikçi seçiminde rol oynayan kriterler; ürün gamı, lojistik, devamlılık, son kullanıcı üzerinde algısı ve tabi ki maliyet. Uygun Tedarikçiyi arama, bulma ve sonrası, satınalmayı şirkete sadece maliyet yaratan bir departman olarak gösterir. Bununla beraber tedarikçilerin ürünlerini mağazaya koymak için verdiği mücadele, satınalma departmanlarını kaynak üretir hale getirir. Ürünleri satarak para kazanan satışçılar, ürünlerini satmak için para veriyorlar. İronik gibi görünüyor ama özellikle gıda perakendeciliğinde çok alışılageldik bir durum.
Bu kaynakları ikiye bölmek gerekirse; birincisi ayrıca en önemlisi, tedarikçi ve organize gıda perakende şirketi ile yapılan yıllık satın alma sözleşmeleri, ikinci olarak da yıl içinde çeşitli nedenlerle yaplan tek seferlik sözleşmelar. Tüm koşulları ürün fiyatına yansıtmak da bir başka yöntem olarak görülebilir ama pek tercih edilen bir yol değildir.
Yıllık sözleşmeden önce tedarikçi seçiminde önemli olan 8 kriteri hatırlayalım.
UZUN SÜRELİ İLİŞKİLERE DAYANAN
KONTRAT YÖNETİM ESASLI
BEKLENTLERİMİZİ İYİ ANLAYAN
BEKLENTİLERİNİ İYİ ANLADIĞIMIZ
GELİŞİME AÇIK, YARATICI
EN AZ SAYIDA
Söz Uçar Yazı Nerede Kalır
Yıllık sözleşmeler önemli dedik. Daha önemlisi bu sözleşmelerin yazılı olarak belirli formatlara göre yapılması ve şartlarına bağlı kalınarak uygulanmasıdır. Bu sözleşmelerde, tedariğin lojistiği, vade ve ihtilaflar gibi konular yer alırken bizim birinci kaynak diye bahsettiğimiz koşullar, kondisyonlar bölümüdür. Alım ve satım miktarları ve tutarlarına göre bu koşullar değişmektedir. Her müzakerede olduğu gibi, bu yıllık sözleşme toplantısı da, maksimum değer sağlamak isteyen iki tarafın bir araya gelerek pozisyonları üzerinde sözleşme sağlamaya çalışmasıdır. Bu müzakerede biraz kaba bir tabirle “YEDİ KOCALI HÜRMÜZ” diyebileceğimiz satın alan tarafın gücü biraz daha yüksektir. Tedarikçilerin pazarlık kapasitesi ise ürünlerinin niteliğine ve bulunduğu pazara göre değişiklik göstermektedir.
ŞARTLAR PAZARLIK DERECESİ
Pazarda çok sayıda uygun tedarikçi YÜKSEK
Sözleşme mümkün YÜKSEK
Pazarda rekaber ortamı düzenlenmiş ORTA
Sözleşme henüz müzekere edilmiş DÜŞÜK
Ürün ya da hizmet patent altında YOK
Kaynak devletin kontrolünde YOK
Cezbedici iş hacmi YÜKSEK
Yalnızca bir tane tedarik kaynağı YOK
Yıllık sözleşmeye ek olarak veya sadece bu tip sözleşmelare dayalı tek seferlik sözleşmeler de bahsettiğimiz ikinci kaynaktır.
YENİ MAĞAZA AÇILIŞI
ÖZEL DÖNEMLER (RAMAZAN, OKUL AÇILIŞI, YARIYIL TATİLİ)
MAĞAZA İÇİ AKTİVİTELER
Sözleşme yapıldı, ya iki tarafta mutlu oldu ya bir taraf mutlu oldu ya da iki taraf da “eh işte” diyerek sözleşmeyi imzaladılar. Belirlenen dönem içinde ticaret başladı, dönem içinde her ticari işlemde olduğu gibi günlük sorunlarla uğraşılmaya yoğunlaşmak zorunda kalındı. Yapılan sözleşmedeki koşullar şirketin ticari sistemine girildi ve belirlenen bütçeler otomatik olarak kesildi. Yukardaki cümle çok iyimser bir cümle oldu, olması gereken tabi ki bu ama;
SİSTEMİN KOŞUL GİRİŞİNE ELVERİŞLİ OLMAMASI
KOŞULUN OTOMATİK HESAPLANMASININ MÜNKÜN OLMAMASI
YIL İÇİNDE DEĞİŞEN KONDİSYONLAR
SİSTEM KAYIT HATALARI
TEDARİKÇİ İLE TİCARETİN DURDURULMASI
EN BÜYÜK KAYNAK VE EN BÜYÜK HATA SEBEBİ, İNSAN FAKTÖRÜ (İnsanın sistemi atlatması, veri girişinde olabilecek hatalar, şirketin insan kaynağı sirkülasyonu…)
ve benzer sebeplerle, imkansızlıklarla planlanan bütçeler ile faturalanan bütçeler arasında kaynaklar kaybolur gider.
Satınalma departmanlarının ticari yoğunluğu devam edeceğine göre bu kayıpların telafisi nasıl olmalıdır ? Her konuda olduğu gibi bu konuda da uzman kişilere başvurmak en akılcı çözümdür. Satınalma sürecinizi analiz ederek, gerekli denetim yöntemlerini uygulayarak size ve şirketinize yardımcı olmak için hazırız.
Dip not olarak belirtmeliyim ki, Türk Ticaret Kanunu Madde 101’e göre, işletmelerin 5 yıllık zamanaşımı süresi dolmadan bu işlemi ve gerekli tahsilatı yapması gerekmektedir. Geç Kalmayın.